›

Khóa luận Mô tả thực trạng quản lý hàng tồn kho tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco năm 2018 - 2020

pdf 54 trang thiennha21 18/04/2022 4560
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Mô tả thực trạng quản lý hàng tồn kho tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco năm 2018 - 2020", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_mo_ta_thuc_trang_quan_ly_hang_ton_kho_tai_kho_than.pdf

Nội dung text: Khóa luận Mô tả thực trạng quản lý hàng tồn kho tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco năm 2018 - 2020

  1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y DƢỢC NGUYỄN THỊ HIỀN MÔ TẢ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI KHO THÀNH PHẨM CÔNG TY CỔ PHẨN TRAPHACO NĂM 2018 - 2020 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH DƢỢC HỌC HÀ NỘI - 2021
  2. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y DƢỢC NGUYỄN THỊ HIỀN MÔ TẢ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI KHO THÀNH PHẨM CÔNG TY CỔ PHẨN TRAPHACO NĂM 2018 - 2020 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH DƢỢC Khóa: QH.2016.Y Người hướng dẫn: PGS.TS HÀ VĂN THÚY ThS. BÙI THỊ XUÂN HÀ NỘI – 2021
  3. LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và thực hiện luận văn này em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ của các thầy giáo, cô giáo trường Đại học Y Dược – Đại học Quốc Gia Hà Nội, ban lãnh đạo công ty cổ phần Traphaco. Lời đầu tiên, em xin được chân thành cảm ơn PGS.TS Hà Văn Thúy và ThS. Bùi Thị Xuân – thày cô đã trực tiếp đồng hành, gợi ý, hướng dẫn và chỉ bảo em trong suốt thời gian hoàn thành khoá luận. Em xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo, Bộ môn Quản lý và Kinh tế Dược đã tận tình giảng dạy và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành khoá luận. Đồng thời em cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo công ty cổ phần Traphaco, nơi em nghiên cứu và tham khảo số liệu để hoàn thành khoá luận. Cuối cùng em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với gia đình, bạn bè đã luôn bên cạnh động viên, ủng hộ và giúp đỡ em trong thời gian em thực hiện luận văn này. Do chưa có nhiều kinh nghiệm nên trong quá trình thực hiện đề tài em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong sẽ nhận được ý kiến đóng góp từ quý thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2021 Sinh viên Nguyễn Thị Hiền
  4. DANH MỤC CÁC HÌNH Tên hình Trang Hình 1.1. Sơ đồ phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC 4 Hình 1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Traphaco 16 Hình 2.1. Khung nghiên cứu đề tài 20 Hình 3.1. Sơ đồ kho thành phẩm Hoàng Liệt 25 Hình 3.2. Cách sắp xếp hàng trên giá nhìn từ mặt chính 27 Hình 3.3. Cách sắp xếp hàng hoá trong kho nhìn từ phía bên 27
  5. DANH MỤC CÁC BẢNG Tên bảng Trang Bảng 1.1. Số liệu dùng để phân tích theo kỹ thuật ABC 5 Bảng 1.2. Bảng thống kê chi phí lưu kho 8 Bảng 1.3. Các điều kiện bảo quản cụ thể trong kho 13 Bảng 3.1. Trình độ nhân sự kho thành phẩm Hoàng Liệt năm 2020 21 Bảng 3.2. Trang thiết bị bảo quản của kho thành phẩm Hoàng Liệt 23 Bảng 3.3. Phương pháp xếp hàng hoá trên kệ của kho 28 Bảng 3.4. Bảng khảo sát nhiệt độ, độ ẩm trung bình tháng năm 2019 29 Bảng 3.5. Bảng hướng dẫn thực hiện vệ sinh trong kho 30 Bảng 3.6. Giá trị tồn kho thành phẩm năm 2018, 2019 32 Bảng 3.7. Giá vốn hàng bán thành phẩm năm 2018,2019 33 Bảng 3.8. Hệ số quay vòng và tốc độ luân chuyển hàng tồn của 33 thành phẩm Bảng 3.9. Bảng các nội dung chuẩn bị trước khi vận chuyển 34 Bảng 3.10. Quy trình xuất hàng thành phẩm 37
  6. MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 CHƢƠNG 1 - TỔNG QUAN 2 1.1. Các lý thuyết liên quan đến quản trị hàng tồn kho 2 1.1.1. Các khái niệm cơ bản về hàng tồn kho của doanh nghiệp 2 1.1.1.1. Khái niệm hàng tồn kho của doanh nghiệp 2 1.1.1.2. Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp 2 1.1.1.3. Vai trò hàng tồn kho của doanh nghiệp 2 1.1.1.4. Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp 3 1.1.2. Tổng quát về quản lý hàng tồn kho 6 1.1.2.1. Khái niệm quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp 6 1.1.2.2. Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 6 1.1.2.3. Chi phí tồn kho 7 1.1.2.4. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp 9 1.2. Tổng quan về tồn trữ thuốc 9 1.2.1. Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc 10 1.2.2. Chức năng của kho 10 1.3. Nội dung cơ bản của nguyên tắc thực hành tốt bảo quản thuốc 10 1.3.1. Nhân sự 11 1.3.2. Nhà kho và trang thiết bị 11 1.3.3. Bảo quản thuốc thành phẩm 12 1.3.3.1. Các điều kiện bảo quản trong kho 12 1.3.3.2. Hướng dẫn về điều kiện bảo quản cụ thể 13 1.3.4. Vệ sinh 13 1.3.5. Yêu cầu lưu trữ 13 1.4. Giới thiệu chung về công ty cổ phần Traphaco 14 1.4.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty 14 1.4.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh 14
  7. 1.4.3. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Traphaco 15 1.5. Một số nghiên cứu khác đã từng thực hiện cùng nội dung 17 CHƢƠNG 2 - ĐỐI TƢỢNG VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 19 2.1. Đối tƣợng nghiên cứu 19 2.2. Thời gian nghiên cứu 19 2.3. Địa điểm nghiên cứu 19 2.4. Phƣơng pháp nghiên cứu 19 2.4.1. Phương pháp nghiên cứu mô tả cắt ngang 19 2.4.2. Phương pháp hồi cứu số liệu 19 2.4.3. Phương pháp thu thập dữ liệu 19 2.4.3.1. Thu thập các dữ liệu có trong sổ sách 19 2.4.3.2. Phương pháp quan sát 20 2.5. Phƣơng pháp xử lý và phân tích số liệu 20 2.6. Khung nghiên cứu đề tài 20 CHƢƠNG 3 - KẾT QUẢ 22 3.1. Mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho năm 2020 22 3.1.1. Tổ chức nhân sự của kho thành phẩm 22 3.1.2. Các loại máy móc, trang thiết bị 23 3.1.3. Sơ đồ bố trí kho và các khu vực bảo quản 25 3.1.4. Các kiểu chất xếp hàng hóa trong kho 27 3.1.4.1. Cách sắp xếp hàng trên giá 27 3.1.4.2. Phương pháp xếp hàng hóa trong kho 28 3.1.5. Nhiệt độ và độ ẩm trong kho năm 2019 29 3.1.6. Công tác vệ sinh kho 30 3.1.7. Phòng cháy, chữa cháy, bảo hiểm cháy nổ 32 3.2. Mô tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc năm 2018-2019 33
  8. 3.2.1. Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho 33 3.2.2. Quy trình vận chuyển hàng 35 3.2.2.1. Điều kiện xe chuyên dụng vận chuyển dược phẩm 35 3.2.2.2. Chuẩn bị các điều kiện trước khi vận chuyển 35 3.2.2.3. Kiểm tra nhận hàng từ kho 36 3.2.2.4. Chuyển hàng lên thùng xe 36 3.2.2.5. Theo dõi và xử lý các phát sinh trong quá trình vận chuyển 36 3.2.2.6. Giao nhận hàng tại địa chỉ của khách hàng 37 3.2.2.7. Báo cáo sau giao hàng 37 3.2.2.8. Quy định về diệt côn trùng trong xe vận chuyển 37 3.2.3. Quy trình xuất hàng thành phẩm 38 CHƢƠNG 4 - BÀN LUẬN 39 4.1. Mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho năm 2020 39 4.1.1. Tổ chức nhân sự của kho thành phẩm 39 4.1.2. Các loại máy móc, trang thiết bị 39 4.1.3. Sơ đồ bố trí kho và các khu vực bảo quản 39 4.1.4. Các kiểu chất xếp hàng hóa trong kho 40 4.1.5. Nhiệt độ và độ ẩm trong kho 40 4.1.6. Công tác vệ sinh kho 40 4.1.7. Phòng cháy, chữa cháy, bảo hiểm cháy nổ 40 4.2. Mô tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc năm 2018-2019 40 4.2.1. Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho 40 4.2.2. Quy trình vận chuyển hàng 41 4.2.3. Quy trình xuất hàng thành phẩm 41 4.3. Ƣu điểm và nhƣợc điểm của đề tài so với các đề tài khác 41 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 43
  9. MỞ ĐẦU Hàng hóa tồn kho là một bộ phận vốn lưu động của doanh nghiệp, có vai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất – kinh doanh. Quản lý lượng hàng tồn kho tốt sẽ giúp cho quá trình vận hành không bị gián đoạn. Đồng thời, đáp ứng đủ nguồn cung cấp cho thị trường khi cần thiết. Để quản lý tốt hàng tồn kho đòi hỏi phải có sự kết hợp ăn ý giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Tùy vào mỗi doanh nghiệp mà hàng tồn kho thường tồn tại ở nhiều hình thái khác nhau, đa dạng về đặc điểm, chủng loại và có điều kiện bảo quản khác nhau. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đồng thời tạo ra lợi nhuận cho công ty vừa là mục tiêu nhưng cũng là thách thức lớn đối với các doanh nghiệp hiện nay. Thuốc tồn kho là một loại hàng tồn kho đặc biệt, có yêu cầu về điều kiện bảo quản rất cao, công tác quản lý được thực hiện nghiêm ngặt. Ở nước ta, khí hậu nhiệt đới ẩm là điều kiện không thuận lợi cho việc bảo quản, tồn trữ thuốc. Vì vậy, vấn đề quản lý thuốc tồn kho hiệu quả càng là vấn đề gây nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp. Công ty cổ phần Traphaco là một trong những đơn vị quan trọng trong lĩnh vực y tế nói chung và ngành Dược nói riêng. Trong những năm gần đây Traphaco đều có tên trong danh sách Top 10 công ty Dược phẩm Việt Nam uy tín [3]. Hiện nay, sản phẩm của công ty có mặt tại khắp nơi ở cả thị trường trong và ngoài nước. Chính vì vậy công tác quản lý hàng tồn kho ở công ty là một trong những vấn đề đang được quan tâm hàng đầu. Xuất phát từ những ý trên cùng với mong muốn tìm hiểu thực trạng quản lý thuốc tồn kho tại công ty cổ phần Traphaco, đề tài “Mô tả thực trạng quản lý hàng tồn kho tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco năm 2018-2020” đã được thực hiện với các mục tiêu dự kiến như sau: 1. Mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco năm 2020. 2. Mô tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco năm 2018-2019.
  10. Chƣơng 1 - TỔNG QUAN 1.1. Các lý thuyết liên quan đến quản trị hàng tồn kho 1.1.1. Các khái niệm cơ bản về hàng tồn kho của doanh nghiệp 1.1.1.1. Khái niệm hàng tồn kho của doanh nghiệp Là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ [1]. 1.1.1.2. Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp Một là, thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (thường chiếm 40-50%). Hai là, thường được hình thành dựa trên sự phân công lao động xã hội, chuyên môn hóa sản xuất, không bán được hàng, đề phòng rủi ro, để cân bằng cung – cầu đối với những mặt hàng có tính thời vụ [24]. Ba là, mỗi công đoạn sản xuất đều có một lượng tồn kho riêng trong quá trình sản xuất. Nếu không có một lượng nguyên liệu hay bán thành phẩm dự trữ nào đó thì một công đoạn sẽ hoàn toàn bị lệ thuộc vào các bộ phận đứng trước đó [19]. Bốn là, đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm là vô hình: lời khuyên của các công ty tư vấn, sự giải trí của người tiêu dùng thông qua các hoạt động giải trí. Hàng tồn kho chủ yếu là dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất. Năm là, ở lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua bán kiếm lời, hàng tồn kho chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng. Sáu là, trong lĩnh vực sản xuất, sản phẩm phải trải qua một quá trình chế biến để biến đầu vào là nguyên vật liệu thành sản phẩm ở đầu ra nên hàng tồn kho bao gồm hết các loại từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dây chuyền và thành phẩm cuối cùng khi đến tay người tiêu dùng. 1.1.1.3. Vai trò hàng tồn kho của doanh nghiệp 2
  11. Hàng tồn kho góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, tránh gián đoạn trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất kỳ tình huống nào [24]. Chẳng hạn như, nguyên liệu tồn kho cần được duy trì để làm giảm tính không chắc chắn của sự chậm trễ ngoài dự kiến trong vận chuyển, giao hàng. Dĩ nhiên, sự chậm trễ này có thể xảy ra bởi rất nhiều lý do như sự mất khả năng cung ứng đột ngột của nhà cung cấp, do thiên tai hay do sự chậm trễ trong vận chuyển. 1.1.1.4. Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 thì hàng tồn kho được phân loại như sau: - Hàng hóa mua về để bán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến. - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. - Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. - Chi phí dịch vụ dở dang: Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Giá hiện hành: là khoản tiền phải trả để mua một loại hàng tồn kho tương tự tại ngày lập bảng cân đối kế toán. Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật phân tích ABC 3
  12. 90% 80% 70% 60% 50% Nhóm A 40% Nhóm B 30% Nhóm C % về về % giá trị hàngdự trữ 20% 10% 0% 15 30 35 % về số chủng loại Hình 1.1. Sơ đồ phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC Để làm rõ hơn, chúng ta xét ví dụ: Một công ty tổ chức quản lý dự trữ 10 loại nguyên vật liệu có mã hiệu từ A101 đến A110. Các số liệu được tính toán và ghi trong bảng sau 4
  13. Bảng 1.1. Số liệu dùng để phân tích theo kỹ thuật ABC Số % so với Lượng yêu Giá mua Giá trị % về giá Xếp loại loại tổng số cầu hằng một đơn hằng trị so với hàng loại hàng năm vị hàng năm tổng giá dự trữ trị năm A101 20 1000 90 90.000 38,78 A A102 500 154 77.000 33,18 A103 30 1550 17 26.350 11,35 B A104 350 42,86 15.001 6,46 A105 1000 12,50 12.500 5,39 A106 50 600 14,17 8.520 3,67 C A107 2000 0,6 1.200 0,52 A108 100 8,5 850 0,37 A109 1200 0,42 504 0,22 A110 250 0,6 150 0.06 Từ bảng và đồ thị trên, hàng hóa tồn kho được chia thành 3 loại [24]: - Nhóm A: là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70-80% so với tổng giá trị hàng hóa được dự trữ trong kho. - Nhóm B: bao gồm những loại hàng có giá trị trung bình, đem lại 15% giá trị dự trữ hàng hóa cho doanh nghiệp. - Nhóm C: gồm những loại hàng có giá trị thấp nhất, giá trị dự trữ chiếm 5% so với tổng giá trị hàng dự trữ của doanh nghiệp. Hiện nay, sử dụng phương pháp phân tích ABC có thể thực hiện thông qua hệ thống quản trị tồn kho tự động hóa bằng máy tính nên rất thuận tiện cho các doanh nghiệp. 5
  14. Kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản trị hàng tồn kho có tác dụng giúp xác định thứ tự ưu tiên trong việc bố trí nguồn vốn, tập trung làm công tác quản trị, Cụ thể: - Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần nhiều hơn so với nhóm C. Do vậy cần có sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A. - Các loại mặt hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát về hiện vật. Thường xuyên thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất. 1.1.2. Tổng quát về quản lý hàng tồn kho 1.1.2.1. Khái niệm quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp Quản lý hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lý để lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp [21]. Quản lý hàng tồn kho là công tác: - Đảm bảo cho hàng hóa có đủ về số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán hàng bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh ứ đọng hàng hóa [22]. - Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát, gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp. - Đảm bảo cho lượng vốn của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa. 1.1.2.2. Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp - Đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. - Đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường. - Xác định được điểm cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích thu được. - Chi phí cho quản lý hàng tồn kho là thấp nhất. 6
  15. 1.1.2.3. Chi phí tồn kho a. Chi phí đặt hàng Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hóa. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường rất ổn định, không phụ thuộc vào số hàng được mua [19]. Trong một số trường hợp, chi phí đặt hàng thường tỷ lệ thuận với số lần đặt hàng trong năm. Khi khối lượng hàng của mỗi lần đặt là nhỏ, số lần đặt hàng tăng và chi phí đặt hàng cao. Khi khối lượng mỗi lần đặt hàng lớn, số lần đặt hàng giảm và chi phí đặt hàng cũng thấp hơn. b. Chi phí lưu kho Chi phí lưu kho là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động dự trữ [23]. Những chi phí này được thống kê dưới bảng sau: 7
  16. Bảng 1.2. Bảng thống kê chi phí lưu kho Nhóm chi phí Tỷ lệ so với giá trị tồn kho 1. Chi phí về nhà cửa và kho hàng Chiếm từ 3-10% - Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa - Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng - Chi phí thuê nhà đất 2. Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện Chiếm từ 1-4% - Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị - Chi phí năng lượng - Chi phí vận hành thiết bị 3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản Chiếm từ 3-5% lý tồn kho 4. Phí tồn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho Chiếm từ 6-24% - Thuế đánh vào hàng tồn kho - Chi phí vay vốn - Chi phí bảo hiểm hàng tồn kho 5. Thiệt hại hàng tồn kho do mất mát, hư Chiếm từ 2-5% hỏng hoặc không sử dụng được  Tỷ lệ trên chỉ có tính tương đối, chúng phụ thuộc vào từng doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành. Thông thường chi phí lưu kho hằng năm chiếm 40% giá trị hàng tồn kho. c. Chi phí mua hàng Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng nhiều đến việc lựa chọn mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo lượng mua [23]. 8
  17. 1.1.2.4. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp - Chỉ tiêu đánh giá tốc độ luân chuyển hàng tồn kho Chỉ tiêu hệ số quay vòng hàng tồn kho Hệ số này cho biết trong một năm hàng tồn kho quay vòng được bao nhiêu lần. Tỷ số càng thấp chứng tỏ các loại hàng hóa tồn kho quá cao so với doanh số bán [18]. Nếu tỷ số cao chứng tỏ doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, vốn không bị ứ đọng. Tuy nhiên không phải lúc nào tỷ số cao cũng là tốt, tỷ số thấp cũng là xấu. Tỷ số quá cao đồng nghĩa với việc hàng tồn kho thấp, có thể sẽ không đủ để cung ứng cho thị trường. Công thức: 푖á 푣ố푛 ℎà푛 á푛 Hệ số quay vòng hàng tồn kho = 푖á 푡 ị ℎà푛 푡ồ푛 ℎ표 ì푛ℎ 푞 â푛 Chỉ tiêu thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình (tốc độ hàng hóa luân chuyển) Công thức: 365 Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho = ệ 푠ố 푞 푣ò푛 ℎà푛 푡ồ푛 ℎ표 Đây là thông số xác định số ngày dự trữ hàng trong kho. Nếu số ngày dự trữ dài hơn so với mức bình quân ngành, điều này chứng tỏ hàng tồn kho bị ứ đọng quá nhiều và có nguy cơ công ty phải giảm giá mạnh để giải phóng hàng tồn kho. 1.2. Tổng quan về tồn trữ thuốc Tồn trữ thuốc không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà nó còn là cả 1 quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn chỉnh trong kho. Công tác tồn trữ là một trong những mắt xích quan trọng của việc đảm bảo cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng đủ nhất và chất lượng tốt nhất, giảm tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc [16]. 9
  18. 1.2.1. Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc Chúng ta cần phải dự trữ thuốc vì những lý do sau đây: - Đảm bảo tính sẵn có: tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của cung và cầu, giảm nguy cơ hết hàng. - Duy trì niềm tin trong hệ thống: nếu tình trạng hết hàng xảy ra thường xuyên, bệnh nhân sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh của hệ thống cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe. - Tránh tình trạng thiếu kinh phí: nếu không có tồn kho hoặc tồn kho không đủ sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp phải sự tăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi đặt hàng thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn. - Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: những thay đổi trong nhu cầu về loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được. Do đó, lượng tồn kho thích hợp sẽ giúp hệ thống đối phó với sự thay đổi đó. 1.2.2. Chức năng của kho - Bảo quản: hàng hóa trong kho được bảo quản tốt về số lượng và chất lượng, hạn chế hao hụt hư hỏng, quá hạn dùng, mất mát có nghĩa là kho góp phần vào việc đảm bảo chất lượng thuốc, góp phần tăng năng suất lao động xã hội và thúc đẩy ngành sản xuất thuốc phát triển. - Dự trữ: đảm bảo cho quá trình sản xuất được đồng bộ và liên tục. Đồng thời kho cũng góp phần mở rộng lưu thông hàng hóa trong nền kinh tế quốc dân. - Kiểm tra, kiểm soát: khi xuất nhập khập và trong quá trình bảo quản, kho dược góp phần tạo ra những sản phẩm thuốc có đủ tiêu chuẩn chất lượng, ngăn ngừa hàng giả, kém chất lượng, quá hạn lọt vào lưu thông, góp phần bảo vệ quyền lợi cho người sử dụng. - Cân đối nhu cầu: kho là nơi dự trữ, tập trung một số lượng lớn vật tư hàng hóa. Do đó nó đảm bảo cho việc điều hòa vật tư hàng hóa từ nơi thừa sang nơi thiếu, đảm bảo thỏa mãn kịp thời cho các nhu cầu phòng và chữa bệnh, góp phần thực hiện cân đối cung cầu [13]. 1.3. Nội dung cơ bản của nguyên tắc thực hành tốt bảo quản thuốc GSP 10
  19. 1.3.1. Nhân sự Kho thuốc phải có đủ nhân viên, các công việc được giao phải phù hợp với trình độ. Mỗi nhân viên đều phải thường xuyên được đào tạo về thực hành tốt bảo quản thuốc. Thủ kho phải là người có trình độ, hiểu biết cần thiết về dược, về nghiệp vụ bảo quản (phương pháp bảo quản, quản lý số sách, theo dõi xuất nhập, chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc ). Thủ kho phải có trình độ tối thiểu là dược sĩ trung học đối với các cơ sở bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc hóa dược, vắc xin, sinh phẩm y tế [2]. Đối với thủ kho thuốc, nguyên liệu thuốc được kiểm soát đặc biệt thì cần đáp ứng các quy định pháp luật có liên quan. 1.3.2. Nhà kho và trang thiết bị Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cống rãnh thoát nước, để đảm bảo thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt. Kho phải có một địa chỉ xác định, có hệ thống đường giao thông công cộng hoặc giao thông nội bộ đủ rộng, đảm bảo thuận tiện cho việc vận chuyển, xuất nhập, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy. Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và bảo trì một cách hệ thống sao cho có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể có, như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng và không ảnh hưởng tới chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc [2]. Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế, xây dựng sao cho đảm bảo sự thông thoáng, luận chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão, Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và được xử lý thích hợp để đảm bảo tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, đảm bảo hoạt động của nhân viên làm việc trong kho, và sự di chuyển của các phương tiện cơ 11
  20. giới. Không được có các khe, vết nứt gãy, là nơi tích lũy bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng. Kho bảo quản phải có diện tích đủ rộng để bố trí các khu vực cho các hoạt động sau: tiếp nhận, biệt trữ, kiểm tra, kiểm soát chất lượng thuốc, bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc, Kho phải được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như: nhiệt kế, giá, kệ, tủ lạnh, xe nâng, xe chở hàng, phục vụ cho công tác quản lý hàng tồn kho. Các thiết bị phải được kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ để có hoạt động ổn định, chính xác. Các thiết bị đo phải được hiệu chỉnh định kỳ theo quy định của pháp luật về hiệu chỉnh thiết bị đo. Phải có máy tính kết nối internet và thực hiện quản lý hoạt động bảo quản thuốc bằng phần mềm vi tính. Có cơ chế kết nối thông tin từ hoạt động nhập, xuất, phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc cho khách hàng, thông tin về chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc từ nhà sản xuất và khách hàng cũng như việc chuyển giao thông tin cho cơ quan quản lý liên quan khi được yêu cầu. Kho phải được chiếu đủ sáng để cho phép tiến hành một cách chính xác và an toàn tất cả hoạt động trong khu vực kho. Các khu vực của kho phải có biển hiệu chỉ rõ công năng của từng khu vực, phải có diện tích phù hợp, đủ không gian để cho phép việc phân loại sắp xếp hàng hóa theo chủng loại thuốc, nguyên liệu khác nhau. 1.3.3. Bảo quản thuốc thành phẩm Thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải sắp xếp trên giá, kệ, tấm kê panel và được bảo quản ở vị trí cao hơn sàn nhà. Các bao, thùng thuốc, nguyên liệu làm thuốc có thể xếp chồng lên nhau nhưng phải đảm bảo không có nguy cơ đổ vỡ, hoặc gây hại tới bao, thùng thuốc bên dưới. Bao bì thuốc phải được giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản. Không dùng lẫn lộn bao bì đóng gói của loại này cho loại khác. 1.3.3.1. Các điều kiện bảo quản trong kho - Bảo quản điều kiện thường 12
  21. Bảo quản trong môi trường khô (độ ẩm 75%), ở nhiệt độ từ 15-30°C. Trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt, tại một số thời điểm trong ngày, nhiệt độ có thể trên 30°C nhưng không vượt quá 32°C và độ ẩm không vượt quá 80%. Phải thoáng khí, tránh ảnh hưởng từ các mùi, các yếu tố gây tạp nhiễm và ánh sáng mạnh. Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản thì bảo quản ở điều kiện thường. - Điều kiện bảo quản đặc biệt Bao gồm các trường hợp có yêu cầu bảo quản khác với bảo quản ở điều kiện thường. 1.3.3.2. Hướng dẫn về điều kiện bảo quản cụ thể Bảng 1.3. Các điều kiện bảo quản cụ thể trong kho Thông tin trên nhãn Yêu cầu về điều kiện bảo quản Không bảo quản quá 30 °C từ +2 °C đến +30 °C Không bảo quản quá 25 °C từ +2 °C đến +25 °C Không bảo quản quá 15 °C từ +2 °C đến +15 °C Không bảo quản quá 8 °C từ +2 °C đến +8 °C Không bảo quản dưới 8 °C từ +8 °C đến +25 °C Bảo quản lạnh từ +2 °C đến +8 °C Bảo quản mát từ +8 °C đến +15 °C Khô, Tránh ẩm Không quá 75% độ ẩm tương đối trong điều kiện bảo quản thường; hoặc với điều kiện được chứa trong bao bì chống thấm đến tận tay người bệnh. Tránh ánh sáng Bảo quản trong bao bì tránh ánh sáng đến tận tay người bệnh 1.3.4. Vệ sinh - Khu vực bảo quản phải sạch sẽ, không có côn trùng, không có bụi bẩn tích tụ. - Phải có sổ sách, văn bản phân công, theo dõi công tác vệ sinh. - Phải có các đội kiểm tra công tác vệ sinh trong kho. 1.3.5. Yêu cầu lưu trữ 13
  22. - Cần có các hướng dẫn và hồ sơ bằng văn bản ghi lại tất cả các hoạt động trong khu vực, kể cả việc xử lý hàng hết hạn sử dụng [25]. - Cần lưu hồ sơ cho mỗi lần giao hàng. - Tất cả các hồ sơ phải được lưu giữ trong thời gian một năm sau khi hết hạn sử dụng vật liệu và sản phẩm. 1.4. Giới thiệu chung về công ty cổ phần Traphaco - Tên đầy đủ: Công ty cổ phần Traphaco - Tên tiếng anh: Traphaco Joint Stock Company - Trụ sở chính của công ty đặt tại: Số 75 – phố Yên Ninh – Quận Ba Đình – Hà Nội - Ngành nghề kinh doanh: Thu mua dược liệu, sản xuất và kinh doanh dược phẩm, các thiết bị vật tư y tế. - Email: Traphaco@fpt.vn - Website: - Tel: (84-4) 6810724-(84-4)537665 - Fax: (84-4) 8430076 1.4.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty Công ty cổ phần Traphaco tiền thân là tổ sản xuất thuộc Ty Y Tế Đường sắt được thành lập ngày 28/11/1972. Đến ngày 28/05/1981, tổ được mở rộng ra thành xưởng sản xuất thuốc đường sắt. Tuy nhiên, hình thức của tổ vẫn là tự sản xuất và tiêu dùng nên quy mô vẫn chưa lớn. Sau nhiều năm đổi mới và không ngừng phát triển, ngày 05/07/2001, đổi tên công ty thành công ty cổ phần Traphaco. Cho đến nay công ty vẫn hoạt động dưới tên gọi đó. 1.4.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh Traphaco có một công ty mẹ, nơi đặt nhà máy Hoàng Liệt và 04 công ty con. Có 2 công ty Traphaco sở hữu 100% cổ phần là công ty TNHH MTV Traphaco Sapa và công ty TNHH Traphaco Hưng Yên. Ngoài ra Traphaco còn liên kết với hai công ty chuyên gia công các sản phẩm nguyên dược liệu đầu vào là công ty cổ phần Dược vật tư Y tế Đắk Lắk và công ty cổ phần công nghệ cao Traphaco. Cả 4 nhà máy trên đều được cấp chứng nhận GMP – 14
  23. WHO. Ngày 29/3/2018, nhà máy mới Traphaco Sapa đã được Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn GMP – WHO. Công ty Traphaco có 4 loại kho: kho thành phẩm, kho dược liệu, kho phụ liệu và kho hoá chất. Các kho của công ty đều đạt tiêu chuẩn GSP. Doanh thu của Traphaco trong 3 năm gần đây biến động ở mức 1700 tỷ - 1900 tỷ và có dấu hiệu tăng trưởng tốt. 1.4.3. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Traphaco Công ty cổ phần Traphaco hiện nay tổ chức quản lý theo hình thức trực tuyến. 15
  24. Đại hội đồng cổ đông HĐQT Ban kiểm soát PGĐ điều hành Giám đốc điều phụ trách KHKD hành Cung P. Tổ chức hành Phòng kế ứng chính hoạch vật tư KD P. Tài chính – Kho hóa chất kế toán Kho dược liệu P. Nghiên cứu Kho phụ liệu phát triển Kho 108 thành P. Đảm bảo chất công Kho thành lượng Các cửa hàng phẩm P. Kiểm tra chất bán buôn lượng Các cửa hàng PX viên nén bán lẻ GMP, PX viên hoàn, PX sơ chế, PX thực nghiệm, PX thuốc ống, PX thuốc mỡ, PX thuốc bột, PX tây y Hình 1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Traphaco 16
  25. 1.5. Một số nghiên cứu khác đã từng thực hiện cùng nội dung Quản lý hàng tồn kho là một trong những vấn đề cấp thiết nên đã có rất nhiều đề tài về vấn đề này đã được thực hiện. Tuy nhiên các đề tài nghiên cứu về thực trạng quản lý thuốc tồn kho thì lại không có nhiều. Dưới đây là một số đề tài đã được thực hiện có nội dung hoặc phương pháp liên quan với đề tài của em. Đề tài của Đỗ Thu Hà được thực hiện năm 2014 có tên là Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Nhật Dương [15]. Đây là đề tài nghiên cứu về vấn đề quản lý hàng tồn kho của công ty TNHH sản xuất và thương mại Nhật Dương từ năm 2011-2013. Điểm tương đồng với đề tài của em là việc sử dụng các phương pháp nghiên cứu tài liệu, phân tích số liệu, việc sử dụng chỉ tiêu tốc độ luân chuyển hàng tồn kho để đánh giá thực trạng quản lý tồn trữ thuốc. Tuy nhiên trong đề tài của em ngoài chỉ tiêu nêu trên còn sử dụng nguyên tắc GSP để đánh giá thực trạng bảo quản hàng tồn kho. Đề tài của Lê Thị Duy Lành được thực hiện năm 2012 có tên là Thực trạng công tác kế toán và quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dược Trung Ương Medipharco – Tenamyd [17]. Đề tài này nghiên cứu về thực trạng kế toán và quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dược Trung Ương Medipharco – Tenamyd năm 2010-2012. Đề tài có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu tương tự với đề tài của em đó là: phương pháp nghiên cứu số liệu, phương pháp thu thập số liệu, phương pháp phỏng vấn trực tiếp, phương pháp xử lý số liệu. Tuy nhiên đề tài này chủ yếu tập trung vào phần kế toán của công ty. Đề tài của Phạm Minh Trang được thực hiện năm 2017 có tên là Khảo sát thực trạng tồn trữ thuốc tại kho thuốc thành phẩm của công ty cổ phần Dược – Vật tư Y tế Thanh Hóa năm 2017 [20]. Đề tài này có sự tương đồng nhiều nhất với đề tài của em, về cả phương pháp nghiên cứu và chỉ tiêu nghiên cứu. Một số chỉ tiêu nghiên cứu tương tự như: Tổ chức nhân sự, điều kiện bảo quản, quay vòng tồn kho, vệ sinh trong kho, Điểm khác biệt đó là 17
  26. đề tài chỉ thực hiện nghiên cứu mô tả cắt ngang trong năm 2017. Còn trong đề tài của em thực hiện nghiên cứu mô tả cắt ngang đồng thời hồi cứu số liệu 2 năm 2018, 2019. 18
  27. Chƣơng 2 - ĐỐI TƢỢNG VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. Đối tƣợng nghiên cứu - Các kho bảo quản hàng hóa - Sổ sách trong kho phục vụ cho công tác quản lý hàng tồn kho - Hồ sơ, sổ sách ở phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính – kế toán - Quy trình thao tác chuẩn kho - Thủ kho, nhân viên vận chuyển hàng hóa và các nhân viên làm ở những vị trí khác trong kho 2.2. Thời gian nghiên cứu - Năm 2020 2.3. Địa điểm nghiên cứu - Kho thành phẩm của công ty cổ phần Traphaco. - Trường Đại học Y Dược – Đại học Quốc gia Hà Nội. 2.4. Phƣơng pháp nghiên cứu 2.4.1. Phương pháp nghiên cứu mô tả cắt ngang Nghiên cứu mô tả cắt ngang là nghiên cứu được thực hiện tại một thời điểm hay trong một khoảng thời gian ngắn. Các thông tin được thu thập trong một thời gian nhất định [14]. Trong đề tài này, các kết quả trong phần mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho sẽ được thu thập tại một thời điểm khảo sát nhất định trong năm 2020, tại kho thành phẩm của công ty cổ phần Traphaco. 2.4.2. Phương pháp hồi cứu số liệu Sử dụng phương pháp này khi các chỉ tiêu cần nghiên cứu đã xảy ra trước thời điểm bắt đầu nghiên cứu. Trong đề tài này, các kết quả trong phần mô tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc tại các năm 2018, 2019 sẽ được thu thập ở hồ sơ, sổ sách ở kho, phòng tổ chức hành chính và phòng tài chính – kế toán. 2.4.3. Phương pháp thu thập dữ liệu 2.4.3.1. Thu thập các dữ liệu có trong sổ sách - Thu thập các số liệu về số lượng hàng nhập kho, xuất kho, số lượng máy móc, trang thiết bị, trong sổ sách, quy trình thao tác chuẩn ở kho. 19
  28. - Thu thập dữ liệu về tổ chức nhân sự kho trong sổ sách phòng tổ chức hành chính. 2.4.3.2. Phương pháp quan sát - Tự khảo sát các kiểu bố trí bộ phận, công tác phòng chống cháy nổ, công tác vệ sinh, trong kho. 2.5. Phƣơng pháp xử lý và phân tích số liệu - Sau khi thu thập số liệu, xử lý số liệu bằng các phần mềm Microsolf Excel để nhập liệu. - Vẽ sơ đồ, lập bảng Sử dụng các phần mềm Microsoft Excel để vẽ, lập bảng, sơ đồ trong các phần như: mô hình quản trị hàng tồn kho, phương pháp phân loại ABC, các bảng số liệu được lấy để phục vụ cho nghiên cứu, Sử dụng phần mềm soạn thảo Microsoft Word để ghi các ký tự toán học. - Phân tích, so sánh Sử dụng phương pháp so sánh, so sánh bằng giá trị tuyệt đối hệ số quay vòng và tốc độ hàng hóa luân chuyển giữa các năm 2018, 2019, từ đó phân tích thực trạng quản lý tồn trữ thuốc từ năm 2018-2019. 2.6. Khung nghiên cứu đề tài 20
  29. Mô tả thực trạng quản lý hàng tồ n kho tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco năm 2018-2020 Tổng hợp các cơ sở lý thuyết có liên quan đến hàng tồn kho Mô tả thực trạng bảo Mô tả thực trạng quản quản hàng tồn kho tại kho lý tồn trữ thuốc tại kho thành phẩm của công ty thành phẩm của công ty cổ phần Traphaco năm cổ phần Traphaco năm 2020 2018-2019 Bàn luận Kết luận và nêu ý kiến cá nhân Hình 2.1. Khung nghiên cứu đề tài 21
  30. Chƣơng 3 - KẾT QUẢ 3.1. Mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho năm 2020 Công ty cổ phần Traphaco có các kho thành phẩm được đặt ở công ty mẹ và các công ty con. 1 kho thành phẩm được đặt ở Ngọc Hồi, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội. Các kho khác được đặt ở các công ty con trước khi cung ứng cho các chi nhánh, phòng kinh doanh, bệnh viện, nhà thuốc, Do tình hình dịch bệnh phức tạp cũng như vị trí của các kho thành phẩm nên em đã lựa chọn kho thành phẩm Hoàng Liệt để thực hiện khảo sát, lấy số liệu cho đề tài. 3.1.1. Tổ chức nhân sự của kho thành phẩm Trình độ, vị trí công tác [8] và số lượng nhân viên tại kho thành phẩm Hoàng Liệt của công ty được trình bày qua bảng 3.1. Bảng 3.1. Trình độ nhân sự kho thành phẩm Hoàng Liệt năm 2020 STT Trình độ Vị trí công tác Kho thuốc Số lƣợng Tỷ lệ (%) (ngƣời) 1 Đại học Phụ trách kho 1 6,25 2 Cao đẳng Thủ kho 2 12,5 Dưới cao Lái xe tải 8 3 đẳng Lái xe nâng 1 81,25 Nhân viên phụ kho 4 Tổng cộng 16 100 Từ bảng 3.1 cho thấy: Hiện tại trong kho thuốc thành phẩm của công ty có 01 cán bộ có trình độ chuyên môn là đại học, là phụ trách kho, chiếm tỷ lệ 6,25% tổng số nhân viên trong kho. Trình độ cao đẳng có 02 người, là thủ kho, chiếm tỷ lệ 12,5% 22
  31. tổng số nhân viên trong kho. Trình độ dưới cao đẳng có 13 người, bao gồm lái xe tải, lái xe nâng và nhân viên phụ kho, chiếm 81,25% tổng số nhân viên trong kho. Kho thuốc có số lượng nhân viên đầy đủ và trình độ phù hợp với công việc đang được giao. Theo tiêu chuẩn GSP về nhân sự, thủ kho phải có trình độ tối thiểu là dược sĩ trung học đối với các cơ sở bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc hóa dược, vắc xin, sinh phẩm y tế. Như vậy tổ chức nhân sự của kho đã đáp ứng được tiêu chuẩn GSP. Các nhân viên trong kho đều có trình độ chuyên môn và dược. Các nhân viên được thường xuyên đào tạo thêm về kiến thức về nghiệp vụ, nguyên tắc GSP và các luật mới của nhà nước về việc bảo quản, tồn trữ thuốc. 3.1.2. Các loại máy móc, trang thiết bị Kho thuốc được trang bị các thiết bị [9] phục vụ cho công tác bảo quản thuốc trong kho. Kết quả khảo sát các thiết bị bảo quản được trình bày trong bảng 3.2. 23
  32. Bảng 3.2. Trang thiết bị bảo quản của kho thành phẩm Hoàng Liệt Đơn vị: Cái Phân loại Tên thiết bị Số Tình trạng lƣợng sử dụng Trang thiết bị văn Máy tính 1 Sử dụng tốt phòng Máy in 1 Sử dụng tốt Điện thoại 1 Sử dụng tốt Tủ lưu trữ công văn, giấy tờ 2 Sử dụng tốt Bàn làm việc 3 Sử dụng tốt Bàn tiếp khách 2 Sử dụng tốt Trang thiết bị dùng Xe đẩy hàng 3 Sử dụng tốt để vận chuyển hàng Xe tải 3 Sử dụng tốt hóa Xe nâng 2 Sử dụng tốt Trang thiết bị dùng Pallet nhựa 350 Sử dụng tốt để chất xếp hàng Kệ 8 Sử dụng tốt hóa Máy móc điều hòa Điều hòa 7 Sử dụng tốt nhiệt độ không khí Nhiệt kế 2 Sử dụng tốt Ẩm kế 2 Sử dụng tốt Quạt cắt gió 6 Sử dụng tốt Mành cửa 3 Sử dụng tốt Các trang thiết bị Bể chứa nước 1 Sử dụng tốt phòng chống cháy Bình chữa cháy 5 Sử dụng tốt Máy bơm nước 5 Sử dụng tốt Bảng hướng dẫn công tác 5 Sử dụng tốt PCCC Hệ thống báo cháy tự động 1 Sử dụng tốt Các phương tiện để Máy hút bụi 2 Sử dụng tốt làm vệ sinh và bảo Quần áo bảo hộ lao động 16 Sử dụng tốt hộ lao động Găng tay 16 Sử dụng tốt Từ bảng 3.2 cho thấy: Kho thuốc được trang bị các thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, tủ đựng hồ sơ nhằm đáp ứng nhu cầu liên lạc, sắp xếp và bảo quản các giấy tờ trong kho. 24
  33. Các thiết bị dùng để bảo quản hàng hoá bao gồm: điều hoà, nhiệt kế, ẩm kế, quạt cắt gió, mành cửa. Các thiết bị đều được cài đặt và kiểm soát để đáp ứng được yêu cầu của kho về bảo quản hàng hoá. Kho có đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công tác vận chuyển, chất xếp hàng hoá như: xe đẩy hàng, xe tải, xe nâng. Công tác phòng chống chữa cháy trong kho rất được chú trọng. Trong kho được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phòng cháy chữa cháy nhằm đảm bảo an toàn cho nhân viên cùng hàng hoá trong kho. Hệ thống báo cháy tự động giúp kiểm soát sự cố cháy, nổ nhanh và hiệu quả nhất, ngay cả ngoài giờ làm việc. Các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản hàng hoá trong kho đều trong tình trạng sử dụng tốt. Kho thuốc được trang bị các máy tính có kết nối mạng nội bộ với phần mềm kế toán, giúp việc quản lý thông tin từ hoạt động nhập, xuất, phân phối thuốc và nguyên liệu làm thuốc được tốt hơn. Như vậy, so sánh đối chiếu với tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc GSP về trang thiết bị thì kho thuốc thành phẩm đạt yêu cầu về trang thiết bị. 3.1.3. Sơ đồ bố trí kho và các khu vực bảo quản Kho thuốc được xây dựng trong khuôn viên của trụ sở tại ngõ 15 Ngọc Hồi, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội. Qua khảo sát trực tiếp ở kho, sơ đồ bố trí kho thành phẩm Hoàng Liệt [10] được trình bày trong hình dưới đây: 25
  34. Cửa thoát hiểm Hàng Khu vực ra lẻ sản xuất Cửa xuất kho Văn phòng Hàng khai thác kho Kho biệt trữ hàng chờ xử Thuốc nhập khẩu lý Cửa Sảnh tiếp nhận tiếp nhận C Kho biệt trữ sản Cầu Kho dụng cụ Kho dụng cụ Kho quà tặng phẩm chờ huỷ thang 26
  35. Hình 3.1. Sơ đồ kho thành phẩm Hoàng Liệt Kho được xây dựng ở nơi khô ráo, thoáng mát, không bị ánh sáng trực tiếp chiếu vào. Địa điểm của kho được đặt ở gần trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc đi lại, trao đổi, buôn bán. Kho có tổng diện tích là 970,2 m2 [10], được chia thành nhiều khu vực bảo quản khác nhau: kho dụng cụ, kho biệt trữ sản phẩm chờ huỷ, kho quà tặng, thuốc nhập khẩu, hàng khai thác, hàng sản xuất. Kho có 3 cửa bao gồm: cửa tiếp nhận, cửa xuất kho và cửa thoát hiểm. Khoảng cách giữa mỗi dãy khoảng 2m nên thuận tiện cho các xe đi lại để vận chuyển hàng hoá. Các xe nâng được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ trong quá trình sử dụng. Trong kho được chia thành các khu vực để hàng. Mỗi giá để hàng được chia thành 2 bên và được ký hiệu bằng các chữ in hoa từ A đến Q theo thứ tự từ trái sang phải. Có 8 kệ để hàng bao gồm: 01 giá thuốc nhập khẩu, 01 hàng khai thác và 06 hàng sản xuất.Trong kho có các kho với chức năng riêng biệt như: kho dụng cụ, kho biệt trữ sản phẩm chờ huỷ, kho quà tặng, văn phòng kho. Như vậy, theo quy định GSP về nhà xưởng, trang thiết bị thì kho đã đáp ứng tốt yêu cầu. 3.1.4. Các kiểu chất xếp hàng hóa trong kho 3.1.4.1. Cách sắp xếp hàng trên giá Hàng hoá trong kho được xếp theo từng khu vực riêng biệt bao gồm: hàng nhập khẩu, hàng khai thác, hàng sản xuất. Nhìn từ mặt chính mỗi kệ hàng được chia thành 2 kệ nhỏ và được đánh dấu bằng các chữ cái in hoa. Mỗi kệ được chia thành 4 tầng. Mỗi ô vuông trong hình 3.2 được biểu tượng cho 15 thùng hàng. 27
  36. A Hình 3.2. Cách sắp xếp hàng trên giá nhìn từ mặt chính Nhìn từ phía bên của kệ, hàng hóa được sắp xếp theo hình 3.3. Mỗi ô vuông trong hình 3.3 biểu tượng cho 15 thùng hàng. Hình 3.3. Cách sắp xếp hàng hoá trong kho nhìn từ phía bên 3.1.4.2. Phương pháp xếp hàng hóa trong kho 28
  37. Bảng 3.3. Phương pháp xếp hàng hoá trên kệ của kho Lớp thứ nhất Lớp thứ 2 Phía bên Mỗi ô vuông hoặc ô chữ nhật trong bảng 3.3 biểu thị cho 1 thùng hàng. Như vậy theo nguyên tắc thực hành tốt bảo quản thuốc – mục bảo quản thuốc và nguyên liệu làm thuốc thì ở 1 số vị trí, cách sắp xếp hàng hóa trong kho chưa đạt yêu cầu. Các thùng được để trực tiếp dưới sàn và không được để trên tấm pallet ở trên kệ cao. Tuy nhiên, các thuốc đều có khu vực bảo quản riêng và có biển hiệu rõ ràng, tránh nhầm lẫn, thất thoát thuốc. Các thùng được sắp xếp chồng lên nhau chắc chắn, thuận tiện cho việc vận chuyển hàng, không có nguy cơ đổ vỡ, không gây hại tới thùng hàng bên dưới. 3.1.5. Nhiệt độ và độ ẩm trong kho năm 2019 Trong công tác bảo quản thuốc, việc duy trì nhiệt độ và độ ẩm theo đúng quy định là điều vô cùng quan trọng. Tại kho nhiệt độ, độ ẩm được đo bởi các thiết bị và dược ghi chép, theo dõi bởi các nhân viên trong kho. Mỗi ngày đo nhiệt độ, độ ẩm 2 lần vào sáng và chiều. Dưới đây là bảng số liệu nhiệt độ, độ ẩm của kho tính theo trung bình tháng được hồi cứu năm 2019. Kết quả được trình bày trong bảng 3.4. 29
  38. Bảng 3.4. Bảng khảo sát nhiệt độ, độ ẩm trung bình tháng năm 2019 Nhiệt độ Độ ẩm Tháng 1 26,5 68,5 Tháng 2 25,7 62,6 Tháng 3 25.,9 58,5 Tháng 4 26,2 56,5 Tháng 5 26.8 54,5 Tháng 6 24,2 52,3 Tháng 7 24,5 61,5 Tháng 8 25,1 60,5 Tháng 9 26,2 65,4 Tháng 10 24,8 67,6 Tháng 11 26,1 59,5 Tháng 12 24,7 69,5 Trung bình năm 25,56 61,4 Từ bảng 3.4 cho thấy: Nhiệt độ trung bình tháng tại kho luôn lớn hơn 15 độ C và nhỏ hơn 30 độ C. Độ ẩm trung bình của tháng luôn nhỏ hơn 80%. Theo thông tư số 36/2018/TT-BYT về thực hành tốt bảo quản thuốc và nguyên liệu làm thuốc, mục điều kiện bảo quản chung thì nhiệt độ và độ ẩm trong kho đạt yêu cầu. Thuốc thành phẩm được bảo quản ở nhiệt độ từ 15-30 độ C, độ ẩm nhỏ hơn hoặc bằng 75%. 3.1.6. Công tác vệ sinh kho Tại thời điểm khảo sát, kho có sạch sẽ, thoáng mát. Công tác vệ sinh ở kho được thực hiện theo từng tuần do nhân viên trong kho thực hiện [5]. Thủ kho là người tổ chức cho nhân viên thực hiện vệ sinh kho, thiết bị kho, phương tiện vận chuyển và kiểm tra công tác vệ sinh tại kho. Người thực hiện phải ghi sổ theo dõi vệ sinh tại kho và thiết bị kho, sổ theo dõi vệ sinh phương tiện vận chuyển. 30
  39. Cán bộ quản lý, cán bộ quản lý chất lượng sẽ xuống kho kiểm tra định kỳ hoặc kiểm tra đột xuất khi cần thiết. Công tác vệ sinh tại kho được thực hiện theo bảng sau: Bảng 3.5. Bảng hướng dẫn thực hiện vệ sinh trong kho Đối tượng Thao tác vệ sinh Tần suất Trách vệ sinh nhiệm thực hiện Dọn - Thu gom rác và bao bì trong và Sau khi Thủ kho quang ngoài kho, để vào nơi quy định. xuất, nhập và nhân viên kho Quét, dọn, - Dùng chổi hoặc máy hút bụi làm Hằng Thủ kho lau sàn sạch bụi bẩn trên sàn. ngày và nhân - Dùng cây lau nhà có tẩm chất tẩy viên kho rửa để lau sạch các vết bẩn bám dính và để khô tự nhiên. Bàn cân - Dùng khăn ẩm lau sạch, lau lại Sau khi sử Cán bộ và cân bằng khăn khô dụng lấy mẫu Xe đẩy - Dùng khăn ẩm lau sạch, lau lại Sau khi sử Thủ kho trong kho, bằng khăn khô dụng và nhân xe nâng, viên kho thang gấp Giá kệ sắt - Dùng khăn ẩm lau sạch bụi bẩn Cuối tuần Thủ kho mặt ngoài/ phía dưới tất cả các giá và nhân kệ, mặt trong/ phía trên đối với các viên kho giá kệ không chứa hàng. Pallet - Vết bẩn nhỏ, dễ lau: dùng máy hút Khi có vết Thủ kho bụi hoặc khăn ẩm lau sạch. bẩn và nhân - Vết bẩn lớn. mốc, kẽ bẩn ở kẽ, khó viên kho lau: chuyển giá kệ ra ngoài kho dùng nước tẩy rửa (Natri laurylsulfat 14%). Mành cắt - Dùng khăn ấm/ tấm nước rửa kính, Cuối Thủ kho gió, cửa ra lau đến sạch hoặc tối thiểu lau lại tháng và nhân vào lần 2 bằng khăn ẩm sạch. viên kho Điều hòa - Dùng khăn ẩm lau sạch, lau lại 6 tháng/ Cán bộ kỹ cây/cục bằng khăn khô lần thuật bộ, máy hút ẩm Trần, - Dùng máy hút bụi/ chổi cán dài, có Cuối quí Thủ kho 31
  40. tường, thể làm ẩm chổi bằng nước/ nước và nhân vách kính rửa kính/ nước tẩy rửa. viên kho - Vệ sinh từ trần đến tường cho sạch bụi. Phương - Dùng chổi/ máy hút bụi vệ sinh Hằng Lái xe tiện vận sàn xe. ngày chuyển - Thuê rửa xe Khi xe Lái xe bẩn Vệ sinh - Dùng khăn ẩm lau sàn 1 tuần/ lần Thủ kho/ đèn bắt nhân viên muỗi kho 3.1.7. Phòng cháy, chữa cháy, bảo hiểm cháy nổ - Phòng cháy Trong kho có các nội quy, bảng hướng dẫn xử lý khi có cháy nổ [12]. Có 5 hộp chữa cháy đặt rải rác ở các vị trí trong kho. Mỗi hộp chữa cháy bao gồm bình chữa cháy, ống bơm nước. Đảm bảo hạn chế để các đồ vật, vật liệu dễ cháy tại nơi làm việc Đảm bảo mọi công việc có khả năng dẫn đến gia tăng rủi ro về cháy phải được tuân thủ theo quy trình “quản lý nhà thầu về an toàn, môi trường”. Đảm bảo mọi khu vực làm việc được thông gió tốt, lối thoát hiểm không bị cản trở. Xác định tất cả những khả năng có thể gây cháy hoặc gây nổ, kể cả hình thức lửa lan truyền. Nhận dạng ngọn lửa hở, kể cả các nguồn tạm thời và dễ kiểm soát để ngăn ngừa những mồi lửa tương tác với các vật liệu dễ cháy. Hiểu và biết rõ về các nguy cơ cháy của những vật liệu được sử dụng trong quá trình làm việc - Chữa cháy Theo quy trình ứng phó tình huống khẩn cấp Thực hiện các bước theo tiêu lệnh chữa cháy Đội trưởng/ Nhân viên an toàn thực hiện báo cáo sự cố theo quy trình. Chế độ tham gia với người chữa cháy: người tham gia chữa chát được hưởng chế độ bồi dưỡng về vật chất, trường hợp bị chết, bị thương, bị 32
  41. tổn hại sức khỏe, bị tổn thất về tài sản thì được hưởng chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật. - Bảo hiểm cháy nổ Định kỳ hằng năm người đứng đầu công ty sẽ mua bảo hiểm cháy nổ bắt buộc đối với tài sản của công ty. Việc lựa chọn đối tác bảo hiểm phải đủ năng lực theo yêu cầu của pháp lực. 3.2. Mô tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc năm 2018-2019 3.2.1. Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho Giá trị hàng tồn kho thành phẩm của năm 2018,2019 - Giá trị hàng tồn kho thành phẩm trong năm 2018 [4] và giá trị hàng tồn kho thành phẩm trong năm 2019 [6] được trình bày ở bảng dưới đây. Bảng 3.6. Giá trị tồn kho thành phẩm năm 2018, 2019 Đơn vị: VNĐ Năm Giá trị tồn kho đầu năm Giá trị tồn kho cuối năm 2018 332.830.780.428 337.532.727.721 2019 337.532.727.721 364.250.561.407 Từ bảng 3.6 cho thấy: Qua khảo sát lượng hàng tồn kho đầu năm và cuối năm từ 2019-2020 cho thấy. Giá trị tồn kho đầu năm 2018 nhỏ hơn so với giá trị tồn kho đầu năm 2019. Đồng thời giá trị tồn kho cuối năm 2018 nhỏ hơn so với giá trị tồn kho cuối năm 2019. Giá vốn hàng bán thành phẩm - Giá vốn hàng bán năm 2018 [4] và giá vốn hàng bán năm 2019 [6] được trình bày trong bảng dưới đây: 33
  42. Bảng 3.7. Giá vốn hàng bán thành phẩm năm 2018,2019 Đơn vị: VNĐ Năm 2018 Năm 2019 Giá vốn hàng bán 863.658.955.814 770.011.246.983 Từ bảng 3.7 cho thấy: Giá vốn hàng bán của năm 2018 cao hơn so với giá vốn hàng bán của năm 2019. Tức là chi phí để tạo ra sản phẩm cho công ty của năm 2019 đã được cân đối lại, giảm hơn so với năm 2018. - Hệ số quay vòng và tốc độ luân chuyển hàng tồn kho được tính theo 2 công thức sau đây: 푖á 푣ố푛 ℎà푛 á푛 Hệ số quay vòng hàng tồn kho = 푖á 푡 ị ℎà푛 푡ồ푛 ℎ표 ì푛ℎ 푞 â푛 Trong đó: Giá trị hàng tồn kho bình quân là trung bình cộng của giá trị tồn kho cuối năm và giá trị tồn kho đầu năm. 365 Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho= ệ 푠ố 푞 푣ò푛 ℎà푛 푡ồ푛 ℎ표 Bảng 3.8. Hệ số quay vòng và tốc độ luân chuyển hàng tồn của thành phẩm Hệ số quay Tốc độ luân vòng hàng tồn chuyển hàng hoá kho (ngày) Năm 2018 (1) 2,58 141,47 Năm 2019 (2) 2,19 166,7 34
  43. Theo tính toán năm 2018, hệ số quay vòng là 2,58 lần. Qua thông số này cho thấy công ty đang quản lý hàng tồn kho rất tốt, vốn không bị ứ đọng. Trong năm 2019, hệ số quay vòng là 2,19 lần, thấp hơn so với năm 2018. 3.2.2. Quy trình vận chuyển hàng Việc vận chuyển hàng hoá [7] được diễn ra theo các quy trình sau đây: 3.2.2.1. Điều kiện xe chuyên dụng vận chuyển dược phẩm - Phương tiện vận chuyển: xe ô tô do công ty trang bị hoặc xe thuê vận chuyển theo hợp đồng. - Thùng xe có lớp cách nhiệt, làm bằng kim loại không rỉ sét, dễ vệ sinh. - Thùng xe phải kín ngăn được các tác nhân bên ngoài và sự nhiễm bẩn, có khoá chắc chắn. - Thùng xe đã được thẩm định đạt độ đồng đều về nhiệt độ, độ ẩm. - Thiết bị theo dõi nhiệt độ, độ ẩm trên xe phải được đánh giá, định kỳ hiệu chuẩn. - Xe được bảo dưỡng định kỳ theo quy định. - Xe có trọng tải thích hợp đảm bảo an toàn khi vận chuyển - Duy trì điều kiện bảo ôn của xe vận tải trong suốt quá trình vận chuyển hàng từ kho Traphaco đến địa điểm giao hàng cuối cùng trong chuyến hàng. 3.2.2.2. Chuẩn bị các điều kiện trước khi vận chuyển Bảng 3.9. Bảng các nội dung chuẩn bị trước khi vận chuyển Nội Cách thức – Yêu cầu Ngƣời dung thực hiện Vệ sinh - Nhặt rác trong xe/quét sàn Lái xe thùng xe - Dùng khăn ẩm lau sàn, vách thùng xe đến sạch - Thùng xe luôn được đảm bảo kín, khoá chắc chắn sau mỗi lần giao nhận hàng và vệ sinh Kiểm tra - Nếu phát hiện côn trùng thì dùng bình xịt côn côn trùng có sẵn tại kho để xịt thùng xe trong tình trùng trạng không có hàng, đóng cửa thùng xe 15 phút và mở cửa để thông thoáng khoảng 5 phút, sau đó vệ sinh thùng xe sạch sẽ. - Khi phát hiện có mốc: dùng khăn có tẩm acid benzoic pha trong Ethanol 70 độ để lau sạch 35
  44. mốc, sau đó vệ sinh lại bằng khăn tẩm cồn 70 độ. Bật điều - Bật trước 5 phút so với thời điểm xếp hàng lên Lái xe hoà xe thùng xe Ghi nhận - Lái xe phải đủ sức khoẻ cho chuyến giao hàng. Lái xe tình - Không mắc các vấn đề về đường hô hấp, bệnh trạng sức truyền nhiễm hoặc có vết thương hở. khoẻ của lái xe Vật dụng - Thùng carton dự phòng đựng thuốc trả lại/ thu cần thiết hồi/ có bất thường. khác - Băng dính, túi PE sạch, khăn lau khô sạch, bút dạ. - Nhãn thành phẩm chờ xử lý 3.2.2.3. Kiểm tra nhận hàng từ kho Thủ kho và lái xe thực hiện: - Kiểm tra đối chiếu phiếu xuất kho/ hoá đơn và hàng hoá: tên sản phẩm, nhà sản xuất, chủng loại, quy cách, số lượng, số lô, hạn dùng, tên khách hàng, - Kiểm tra hàng hoá tại khu tiếp nhận hàng: kiểm tra tổng thể bằng cảm quan các bao kiện hàng hoá, nếu có rách, ẩm ướt, mất niêm phong phải báo cho thủ kho hoặc người phụ trách kho để có hướng giải quyết. 3.2.2.4. Chuyển hàng lên thùng xe Thủ kho Traphaco bố trí người thực hiện bốc xếp hàng lên xe: - Sắp xếp hàng hoá lên xe theo thứ tự hàng hoá của khách đến sau thì vào trước và ngược lại [7]. - Hàng nguyên kiện nặng để phía dưới, hàng nhẹ dễ vỡ đổ để lên trên, không chất hàng hoá quá cao để tránh đè bẹp, đổ vỡ và mất mát, thao tác chất hàng phải nhẹ nhàng, ngăn nắp, sắp xếp theo đúng chiều. - Không ném, quăng hàng, chèn hàng gây bẹp, vỡ. 3.2.2.5. Theo dõi và xử lý các phát sinh trong quá trình vận chuyển - Lái xe chịu trách nhiệm: 36
  45. Trước khi xuất phát, cập nhập thông tin ngày giờ [7], nhiệt độ, độ ẩm thùng xe vào biên bản giao nhận kiêm hồ sơ vận chuyển và ghi nhiệt độ - độ ẩm thùng xe. Trên đường vận chuyển nếu xe hư hỏng thì phải tìm bóng mát để đậu xe, không nên để phơi nắng. Trường hợp phát hiện hàng hoá thất thoát, hư hao do trên đường vận chuyển thì ghi nhận vào hồ sơ vận chuyển. Trường hợp phát hiện điều kiện vận chuyển vượt xa giới hạn nhiệt độ, độ ẩm quy định liên tục trong 30 phút thì lái xe ghi nhận vào phần hồ sơ. 3.2.2.6. Giao nhận hàng tại địa chỉ của khách hàng - Thực hiện giao hàng kèm hoá đơn và hoàn tất hồ sơ vận chuyển - Khách hàng và lái xe trực tiếp xem xét về cảm quan hàng hoá, nếu có phát hiện dấu hiệu bất thường ghi diễn biến chất lượng vào hồ sơ vận chuyển và phải chuyển ngay về phòng kinh doanh để giải quyết và ghi nhận các phản hồi của khách hàng. - Trong quá trình kiểm nhập hàng phát hiện có dấu hiệu ô nhiễm, hư hỏng, bao bì không nguyên vẹn, ẩm mốc thì phải đóng gói riêng, gắn nhãn, ghi đủ thông tin để thực hiện theo đúng quy định. - Hồ sơ vận chuyển lập thành 02 bản có đủ chữ ký của bên giao và bên nhận hàng. - Lái xe chuyển hồ sơ vận chuyển gốc về thủ kho Traphaco lưu trữ, quản lý. 3.2.2.7. Báo cáo sau giao hàng - Sau mỗi ngày giao hàng, lái xe báo cáo cho thủ kho về các bất thường phát sinh. - Hàng quý phụ trách kho thành phẩm đánh giá phương tiện vận chuyển qua phiếu đánh giá phương tiện vận chuyển. 3.2.2.8. Quy định về diệt côn trùng trong xe vận chuyển - Khi kiểm tra xe tại kho Traphaco trước và sau mỗi ngày giao hàng. Nếu phát hiện có côn trùng dùng bình xịt có sẵn tại kho để xịt thùng xe trong tình trạng không có hàng, đóng cửa thùng xe 15 phút và mở cửa để thông thoáng khoảng 5 phút, sau đó vệ sinh thùng xe sạch sẽ. 37
  46. - Khi phát hiện có mốc: dùng khăn có tẩm acid benzoic pha trong Ethanol 70 độ để lau sạch mốc, sau đó vệ sinh lại bằng khăn tẩm cồn 70 độ. 3.2.3. Quy trình xuất hàng thành phẩm Từ SOP xuất hàng thành phầm [13] của công ty cổ phần Traphaco có bảng sau: Bảng 3.10. Quy trình xuất hàng thành phẩm STT Trách nhiệm Nội dung công việc 1 Thủ kho Nhận, kiểm tra hoá đơn 2 Thủ kho Soạn hàng theo hoá đơn Nhân viên kho 3 Thủ kho Giao hàng cho lái xe, nhân viên giao hàng Lái xe, nhân viên giao hàng 4 Thủ kho Chốt hoá đơn Nhân viên điều vận 5 Thủ kho Cập nhật thẻ kho 38
  47. Chƣơng 4 - BÀN LUẬN 4.1. Mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho năm 2020 4.1.1. Tổ chức nhân sự của kho thành phẩm Theo số liệu từ phần kết quả thì hiện tại kho 01 cán bộ có trình độ chuyên môn là đại học, là phụ trách kho, chiếm tỷ lệ 6,25% tổng số nhân viên trong kho. Trình độ cao đẳng có 02 người, là thủ kho, chiếm tỷ lệ 12,5% tổng số nhân viên trong kho. Trình độ dưới cao đẳng có 13 người, bao gồm lái xe tải, lái xe nâng và nhân viên phụ kho, chiếm 81,25% tổng số nhân viên trong kho. Theo kết quả trên có thể thấy rằng nhân lực của kho mặc dù đạt tiêu chuẩn GSP nhưng chiếm tỷ lệ không đồng đều. Số lượng dược sĩ đại học và dược sĩ cao đẳng vẫn còn rất ít. Với nhu cầu về thuốc của xã hội ngày càng lớn và khối lượng công việc ngày càng nhiều thì số lượng nhân sự của kho thuốc thành phẩm Hoàng Liệt trên là ít. 4.1.2. Các loại máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý hàng hóa Theo số liệu phần kết quả thì máy móc, trang thiết bị trong kho khá đầy đủ và vẫn còn sử dụng tốt. Tuy nhiên một số trang thiết bị bảo quản thuốc như điều hòa nhiệt độ đã khá cũ, có khả năng xảy ra trục trặc trong quá trình bảo quản thuốc. Mặc dù các nhân viên trong kho đã được phát đầy đủ trang phục bảo hộ nhưng tại thời điểm khảo sát đồ bảo hộ không được mặc đầy đủ. Nhân viên chỉ mặc quần áo đúng quy định, các đồ bảo hộ khác đều thiếu. 4.1.3. Sơ đồ bố trí kho và các khu vực bảo quản Địa điểm của kho được đặt ở gần trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc đi lại, trao đổi, buôn bán. Kho có tổng diện tích là 970,2 m2, được chia thành nhiều khu vực bảo quản khác nhau: kho dụng cụ, kho biệt trữ sản phẩm chờ huỷ, kho quà tặng, 39
  48. thuốc nhập khẩu, hàng khai thác, hàng sản xuất, đảm bảo việc bảo quản và vận chuyển hàng hóa được diễn ra tốt nhất. Tuy nhiên trong trường hợp thuốc nhập với số lượng lớn thì vẫn phải tạm thời để trên sàn. 4.1.4. Các kiểu chất xếp hàng hóa trong kho Theo kết quả khảo sát trực tiếp và được trình bày ở phần 3.1.4 thì cách sắp xếp hàng hóa trong kho và cách chất xếp hàng hóa trên kệ là rất hợp lý. Đảm bảo cho các loại máy móc hoạt động một cách thuận tiện và dễ dàng. Đồng thời cũng giúp phân chia, bảo quản và theo dõi hàng hóa tốt hơn. 4.1.5. Nhiệt độ và độ ẩm trong kho Theo kết quả hồi cứu nhiệt độ và độ ẩm năm 2019 (tính theo trung bình tháng) thì công tác bảo quản thuốc ở kho thực hiện rất tốt. Nhiệt độ và độ ẩm các tháng trong kho luôn đạt yêu cầu nguyên tắc GSP. 4.1.6. Công tác vệ sinh kho Công tác vệ sinh trong kho được đảm bảo và thực hiện đúng theo quy trình trong SOP mà công ty đã xây dựng. Tại thời điểm khảo sát vấn đề vệ sinh trong kho khá tốt, không có bụi bẩn, các kệ, xe vận chuyển, điều hòa đều sạch sẽ. 4.1.7. Phòng cháy, chữa cháy, bảo hiểm cháy nổ Vấn đề phòng cháy, chữa cháy trong kho được thực hiện một cách nghiêm ngặt. Trong kho được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho công việc phòng cháy, chữa cháy. Các biển hiệu hướng dẫn phòng chống cháy nổ được đặt ở những nơi dễ nhìn thấy trong kho. Mọi nhân viên trong kho tại thời điểm khảo sát đều nắm chắc các quy trình chữa cháy và có ý thức phòng cháy rất tốt. 4.2. Mô tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc năm 2018-2019 4.2.1. Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho Từ kết quả đã được trình bày ở phần 3.2.1 cho thấy vòng quay hàng tồn kho trong 2 năm 2018 và 2019 khá ổn định. Điều này có được do công ty đã 40
  49. chủ động được kế hoạch sản xuất và kinh doanh, quản lý tồn trữ thuốc hợp lý. Năm 2019, vòng quay hàng tồn kho có giảm nhẹ so với năm 2018. Do công ty chủ động dự trữ hàng hoá để đảm bảo không bị thiếu hụt hàng hoá trong tháng 1 năm 2020. Năm 2018, sau 141 ngày thì hàng tồn kho được quay vòng 1 lần. Năm 2019, sau 167 ngày thì hàng tồn kho được quay vòng 1 lần. So với bình quân ngành thì số ngày tồn trữ thuốc của công ty cổ phần Traphaco là hoàn toàn hợp lý. 4.2.2. Quy trình vận chuyển hàng Việc vận chuyển hàng hóa được đảm bảo đúng với quy trình trong SOP vận chuyển hàng mà công ty đã đề ra. Tại thời điểm khảo sát ở kho, các xe đều được chuẩn bị kỹ càng, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu. Công tác chuẩn bị trước khi vận chuyển hàng được thực hiện đầy đủ. Giấy tờ trước và sau khi vận chuyển đầy đủ và được lưu giữ bản cứng tại tủ đựng của kho. 4.2.3. Quy trình xuất hàng thành phẩm Trong thời điểm khảo sát, việc xuất hàng thành phẩm được thực hiện đầy đủ các bước theo quy trình trong SOP xuất hàng thành phẩm. Thủ kho và các nhân viên trong kho thực hiện nghiêm chỉnh đúng với trách nhiệm của mình. 4.3. Ƣu điểm và nhƣợc điểm của đề tài so với các đề tài khác Đề tài đã tiến hành mô tả thực trạng hàng tồn kho tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco và đánh giá dựa trên nguyên tắc thực hành tốt bảo quản thuốc. Tuy nhiên đề tài vẫn còn một số hạn chế như sau: So với đề tài của Đỗ Thu Hà và Lê Thị Duy Lành: việc đánh giá công tác quản lý tồn trữ thuốc trong đề tài không tỉ mỉ và chi tiết như hai đề tài trên. Tuy nhiên về phần mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho của đề tài đầy đủ hơn. 41
  50. So với đề tài Phạm Minh Trang: chưa khảo sát được vấn đề kiểm soát hạn sử dụng và xử lý hàng trả về của kho. Tuy nhiên đề tài đã đánh giá được thực trạng quản lý tồn trữ thuốc trong kho. 42
  51. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KẾT LUẬN Về công tác bảo quản thuốc tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco Đối với nhân sự trong kho: dược sĩ đại học chiếm tỷ lệ 6,25%, dược sĩ cao đẳng có 02 người, chiếm tỷ lệ 12,5, trình độ dưới cao đẳng có 13 người chiếm 81,25% tổng số nhân viên trong kho. Nhân sự trong kho tuy đầy đủ nhưng chênh lệch về trình độ khá lớn và có nguy cơ thiếu trong tương lai nếu nhu cầu cung ứng và tồn trữ thuốc lớn hơn. Các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho quá trình bảo quản đầy đủ, sử dụng tốt nhưng có một số máy khá cũ, có nguy cơ bị hỏng hóc cao. Kho chưa có những loại máy móc có khả năng tự đo nhiệt độ, độ ẩm và sau đó ghi lại số liệu đã đo được. Kho có tổng diện tích là 970,2 m2, khá rộng. Tuy nhiên trong một số trường hợp nhập hàng nhiều thì vẫn có tình trạng các thùng được xếp dưới nền đất. Công tác vệ sinh, phòng cháy chữa cháy được thực hiện tốt, đúng theo SOP ban hành. Về công tác quản lý tồn trữ thuốc tại kho thuốc thành phẩm - Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho năm 2018 và 2019 lần lượt khoảng 141 và 167 ngày. Khả năng tồn trữ thuốc của công ty hoàn toàn hợp lý. So với bình quân ngành việc thực hiện tồn trữ được thực hiện rất tốt. Qua 2 năm khảo sát tốc độ luân chuyển hàng tồn kho không có sự chênh lệch nhiều. - Việc vận chuyển hàng hoá, nhập hàng và xuất hàng của kho được thực hiện đúng theo quy trình ghi trong SOP thao tác chuẩn. Mỗi bước thực hiện được ghi lại rõ ràng. Khi có vấn đề phát sinh nhanh chóng được báo cho cấp trên và tiến hành xử lý. ĐỀ XUẤT Trên cơ sở kết quả đã nghiên cứu và khảo sát, em có một số kiến nghị và đề xuất như sau: - Nên bổ sung thêm nhân viên làm việc trong kho. 43
  52. - Thường xuyên kiểm tra, sửa chữa, thay mới các thiết bị trong kho để đảm bảo việc bảo quản và quản lý tồn trữ thuốc được tốt nhất. - Đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra và đánh giá thường xuyên về vấn đề nhân viên trang bị đầy đủ đồ bảo hộ khi làm việc trong kho. Nhằm ngăn ngừa những tai nạn xấu trong quá trình làm việc. - Nên bổ sung thêm những thiết bị đo độ ẩm và nhiệt độ có khả năng tự ghi kết quả một cách chính xác. - Xem xét khả năng mở rộng kho thêm đồng thời bổ sung thêm các kệ hàng và pallet để bảo quản thuốc tốt hơn. 44
  53. TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt 1. Bộ tài chính (2001), Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 ban hành và công bố theo quyết định số 149/2001QĐ-BTC, Hà Nội. 2. Bộ Y tế (2018), Thực hành tốt bảo quản thuốc được ban hành và công bố theo quyết định số 36/2018/TT-BYT ngày 22/11/2018, Hà Nội. 3. Công ty cổ phần Traphaco (2016), Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần Traphaco. 4. Công ty cổ phần Traphaco (2018), Báo cáo tài chính thường niên năm 2018 của công ty cổ phần Traphaco năm 2018. 5. Công ty cổ phần Traphaco (2018), Quy trình vệ sinh lao động trong kho thành phẩm Hoàng Liệt. 6. Công ty cổ phần Traphaco (2019), Báo cáo tài chính thường niên năm 2019 của công ty cổ phần Traphaco năm 2019. 7. Công ty cổ phần Traphaco (2019), SOP vận chuyển hàng của công ty 8. Công ty cổ phần Traphaco (2020), Báo cáo tổ chức nhân sự công ty năm 2020. 9. Công ty cổ phần Traphaco (2020), Hồ sơ quản lý trang thiết bị trong kho công ty năm 2020. 10. Công ty cổ phần Traphaco (2020), Sơ đồ bố trí kho thành phẩm Hoàng Liệt. 11. Công ty cổ phần Traphaco (2020), Sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm của kho thành phẩm Hoàng Liệt năm 2020. 12. Công ty cổ phần Traphaco (2020), Quy trình phòng cháy chữa cháy trong kho thành phẩm Hoàng Liệt. 13. Công ty cổ phần Traphaco (2020), SOP xuất thành phẩm của công ty. 14. Trương Việt Dũng (2016), Phương pháp nghiên cứu khoa học, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội, Hà Nội. 15. Đỗ Thu Hà (2014), Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Nhật Dương, Trường Đại học Thăng Long, Hà Nội.
  54. 16. Nguyễn Thị Thái Hằng (2010), Pháp chế Dược, NXB Giáo dục, Hà Nội. 17. Lê Thị Duy Lành (2012), Thực trạng công tác kế toán và quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dược Trung Ương Medipharco – Tenamyd, Trường Đại học Kinh tế Huế, Huế. 18. Nguyễn Thanh Liêm (2009), Giáo trình quản trị tài chính, NXB Thống kê, Hà Nội. 19. Nguyễn Hải Sản (2000), Cẩm nang nghiệp vụ quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Thống Kê, Hà Nội. 20. Phạm Minh Trang (2017), Khảo sát thực trạng tồn trữ thuốc tại kho thuốc thành phẩm của công ty cổ phần Dược – Vật tư Y tế Thanh Hóa năm 2017, Trường Đại học Dược Hà Nội, Hà Nội. 21. Phạm Quang Trung (2011), Giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội. 22. Nguyễn Thu Thủy (2011), Giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Lao Động, Hà Nội. 23. Trương Đoàn Thể (2004), Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp, NXB Lao động xã hội, Hà Nội. 24. Đoàn Thị Hồng Vân (2010), Logistics những vấn đề cơ bản, NXB Lao động xã hội, Hà Nội. Tiếng Anh 25. WHO (2003), Guide to good storage practices for pharmaceuticals.