Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho thuê tài chính tại công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín

84 trang thiennha21 23/04/2022 3630

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho thuê tài chính tại công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_tim_hieu_he_thong_kiem_soat_noi_bo_trong_hoat_dong.pdf

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho thuê tài chính tại công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG KHÓ A LUÂṆ TỐ T NGHIÊP̣ TÌM HIỂ U VÀ ĐÁ NH GIÁ HÊ ̣ THỐ NG KIỂ M SOÁ T NÔỊ BÔ ̣ TRONG HOAṬ ĐÔṆ G CHO THUÊ TÀ I CHÍNH TAỊ CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀ I CHÍNH NGÂN HÀ NG SÀ I GÒ N THƯƠNG TÍN Ngành: Kế toán Chuyên ngành: Kế toán – Kiểm toán Giảng viên hướng dẫn: Ths. THÁ I THI ̣NHO Sinh viên thực hiện: Phan Thi ̣Thanh Vy MSSV: 1211180789 Lớp: 12DKKT02 TP. Hồ Chí Minh, 2016 i
LỜ I CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận được thực hiện tại Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngà y thá ng năm 20 Tác giả (Ký tên) i
LỜI CẢM ƠN Để có được những kết quả của ngày hôm nay, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý thầy cô trong Khoa Kế toán – Kiểm toán của nhà trường, những người đã dìu dắt, hướng dẫn cũng như truyền đạt những kiến thức quý báu trong suốt thời gian chúng em học tập tại trường. Và trên hết, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến: Cô Thái Thi Ṇ ho đã tận tình hướng dẫn chúng em trong quá trình nghiên cứu và giúp đỡ chúng em hoàn thành tốt bài khóa luâṇ tốt nghiêp̣ này. Ban lãnh đạo cùng toàn thể anh chị trong Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín cũng đã tạo điều kiện tốt nhất để em có cơ hội được thưc̣ tâp̣ , tiếp xúc với môi trường thực tế để em có thể thực hiện bài khóa luâṇ này. Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện bài khóa luâṇ tốt nghiêp̣ này, mặc dù đã rất cố gắng, tuy nhiên do năng lực cũng như thời gian còn hạn chế nên em cũng không tránh khỏi những thiếu sót cần phải bổ sung và hoàn thiện hơn. Rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô cùng Ban lãnh đạo công ty cho bài khóa luâṇ tốt nghiêp̣ này để em có thêm kiến thức cùng kinh nghiệm ngày càng hoàn thiện bản thân và lấy đó làm hành trang để chuẩn bi ̣vững bước vào xa ̃ hôị thưc̣ hiêṇ tiếp ước mơ của bản thân. Xin chân thành cảm ơn! TP. Hồ Chí Minh, ngà y thá ng năm 20 (SV Ký và ghi rõ ho ̣ tên) ii
DANH MUC̣ CÁ C TỪ VIẾ T TẮ T STT TỪ VIẾ T TẮ T TỪ VIẾ T ĐẦ Y ĐỦ 1 TNHH Trách nhiêṃ hữu haṇ 2 MTV Môṭ thành viên 3 CTTC Cho thuê tài chính 4 NH Ngân hàng 5 NHTM Ngân hàng thương maị 6 NHNN Ngân hàng nhà nước 7 TMCP Thương maị cổ phần 8 TGĐ Tổng giám đốc 9 HĐQT Hôị đồng quản tri ̣ 10 GTGT Giá tri ̣gia tăng 11 QHKH Quan hê ̣khách hàng 12 TD Thẩm điṇ h 13 BGĐ Ban giám đốc 14 CMND Chứ ng minh nhân dân 15 HĐMB Hơp̣ đồng mua bán 16 TCKT Tài chính kế toán 17 BCTC Báo cáo tài chính 18 CP Cổ phần 19 HTKD Hỗ trơ ̣ kinh doanh iii
DANH MUC̣ CÁ C BẢ NG Bảng 3.1: Tình hình hoaṭ đôṇ g kinh doanh của công ty từ năm 2013 đến năm 2016 Bảng 3.2: Tình hình tổng dư ̣ nơ ̣ theo đối tươṇ g khách hàng của công ty từ năm 2013 đến năm 2016 Bảng 3.3: Tiǹ h hình tài sản có và vốn tư ̣ có của các công ty CTTC taị Viêṭ Nam DANH MUC̣ CÁ C BIỂ U ĐỒ Biểu đồ 3.1: Dư nơ ̣ theo đối tươṇ g khách hàng của công ty vào Quý 1/2016 DANH MUC̣ CÁ C SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Quy trình chung cho viêc̣ đánh giá rủi ro Sơ đồ 2.2: Quy trình cho thuê tài chính hai bên Sơ đồ 2.3: Quy trình cho thuê tài chính liên quan giữa 3 bên Sơ đồ 2.4: Quy trình chung của hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính Sơ đồ 3.1: Tổ chứ c bô ̣máy quản lý của công ty Sơ đồ 4.1: Trình tư ̣ tiếp nhâṇ hồ sơ cho thuê tài chính của Sacombank – SBL Sơ đồ 4.2: Trình tư ̣ thẩm điṇ h cho thuê tài chính taị Sacombank – SBL Sơ đồ 4.3: Trình tư ̣ xét duyêṭ cho thuê tài chính taị Sacombank – SBL Sơ đồ 4.4: Trình tư ̣ giải ngân cho thuê tài chính taị Sacombank – SBL Sơ đồ 4.5: Trình tư ̣ hac̣ h toán viêc̣ thu nơ ̣ khách hàng Sơ đồ 4.6: Quy trình lưu trữ chứ ng từ hac̣ h toán taị phòng tài chính kế toán Sơ đồ 4.7: Sơ đồ dòng dữ liêụ lưu trữ chứ ng từ DANH MUC̣ CÁ C HÌNH Ả NH Hình 4.1: Mô phỏng mâũ daṇ g tóm lươc̣ mâũ tờ trình đề xuất cho thuê tài chính Hình 4.2: Mâũ thông báo đồng ý cho thuê tài chính của Sacombank Leasing Hình 4.3: Mô phỏng daṇ g tóm lươc̣ của hơp̣ đồng cho thuê tài chính Hình 4.4: Mô phỏng mâũ thông báo thanh lý hơp̣ đồng cho thuê tài chính Hình 4.5: Mâũ biên bản thanh lý hơp̣ đồng cho thuê tài chính iv
MUC̣ LUC̣ CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI 1 1.1 Lý do chọn đề tài 1 1.2 Mục đích nghiên cứu 1 1.3 Đối tươṇ g và phạm vi nghiên cứu 2 1.4 Phương pháp nghiên cứu 2 1.5 Kết cấu đề tài: gồm 5 chương 2 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HÊ ̣ THỐ NG KIỂ M SOÁ T NÔỊ BÔ ̣ 3 2.1 Khái niêṃ , bản chất và muc̣ tiêu hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣ 3 2.1.1 Môṭ số khái niệm về hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣ 3 2.1.2 Bản chất của kiểm soát nôị bô ̣ 4 2.1.3 Các muc̣ tiêu cơ bản của kiểm soát nôị bô ̣ 4 2.1.4 Vai trò của hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣ 5 2.2 Các yếu tố cơ bản của hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣ 6 2.2.1 Môi trường kiểm soát 6 2.2.2 Đánh giá rủi ro 7 2.2.3 Hoaṭ đôṇ g kiểm soát 8 2.2.4 Thông tin và truyền thông 9 2.2.5 Giám sát 10 2.3 Vai trò và trách nhiêṃ của các đối tươṇ g có liên quan đến kiểm soát nôị bô ̣ 11 2.4 Những lơị ích và haṇ chế tiềm tàng của hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣ 12 2.4.1 Lơị ích của hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣ 12 2.4.2 Haṇ chế tiềm tàng của hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣ 12 2.5 Tổng quan về hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính 13 2.5.1 Khái niêṃ hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính 13 2.5.2 Các chủ thể tham gia vào giao dic̣ h cho thuê tài chính 14 2.5.3 Môṭ số loaị hình cho thuê tài chính 15 2.5.4 Đăc̣ điểm của hơp̣ đồng cho thuê tài chính 17 2.6 Kiểm soát nôị bô ̣đối với hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính 19 2.6.1 Muc̣ đích kiểm soát nôị bô ̣đối với hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính 19 v
2.6.2 Các hoaṭ đôṇ g kiểm nôị bô ̣quy trình cho thuê tài chính 19 CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG SÀI GÒN THƯƠNG TÍN 20 3.1 Tổng quan về quá trình hình thành và phát triển của công ty 20 3.1.1 Vài nét về Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín – Sacombank 20 3.1.2 Lic̣ h sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính NH Sài Gòn Thương Tín 21 3.2 Cơ cấu tổ chức, bô ̣máy quản lý của công ty 23 3.3 Tình hình công ty trong những năm 2013-2016 26 3.3.1 Tình hình tổng quan của công ty trong những năm 2013-2016 26 3.3.2 Tình hình hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính taị công ty trong năm 2013-2016 27 3.3.3 Tình hình về thị trường cho thuê tài chính Việt Nam 28 CHƯƠNG 4: THƯC̣ TRAṆ G HÊ ̣ THỐ NG KIỂ M SOÁ T NÔỊ BÔ ̣ HOAṬ ĐÔṆ G CHO THUÊ TÀ I CHÍNH TAỊ CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀ I CHÍNH NGÂN HÀ NG SÀ I GÒ N THƯƠNG TÍN 30 4.1 Muc̣ tiêu kiểm soát 30 4.2 Môi trường kiểm soát 30 4.2.1 Tính trung thưc̣ và giá tri ̣đaọ đứ c 30 4.2.2 Cam kết về năng lưc̣ 31 4.2.3 Hôị đồng quản tri ̣và Ủ y ban kiểm toán 31 4.2.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý 31 4.2.5 Cơ cấu tổ chứ c 32 4.2.6 Phân điṇ h quyền haṇ và trách nhiêṃ 32 4.2.7 Chính sách nhân sư ̣ 33 4.3 Đánh giá rủi ro 33 4.3.1 Nhâṇ daṇ g rủi ro trong hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính 33 4.3.2 Đánh giá 34 4.3.3 Biêṇ pháp 34 4.4 Hoaṭ đôṇ g kiểm soát 35 4.4.1 Các thủ tuc̣ kiểm soát chung 35 vi
4.4.2 Các thủ tuc̣ kiểm soát chi tiết 38 4.4.2.1 Kiểm soát viêc̣ tiếp nhâṇ hồ sơ cho thuê tài chính 38 4.4.2.2 Kiểm soát viêc̣ thẩm điṇ h đánh giá dư ̣ án/ tài sản cho thuê tài chính 39 4.4.2.3 Kiểm soát quá trình xét duyêṭ và giải ngân 41 4.4.2.4 Kiểm soát viêc̣ bàn giao và nghiêṃ thu tài sản 44 4.4.2.5 Kiểm soát quá trình giám sát viêc̣ cho thuê tài chính 44 4.4.2.6 Kiểm soát viêc̣ tất toán hơp̣ đồng cho thuê tài chính 47 4.4.2.7 Kiểm soát viêc̣ lưu trữ hồ sơ khách hàng 48 4.4.3 Minh hoạ 49 4.5 Thông tin và truyền thông 57 4.6 Giám sát 58 CHƯƠNG 5: ĐÁ NH GIÁ VÀ KIẾ N NGHI ̣VỀ HÊ ̣ THỐ NG KIỂ M SOÁ T NÔỊ BÔ ̣ QUY TRÌNH CHO THUÊ TÀ I CHÍNH TAỊ CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀ I CHÍNH NGÂN HÀ NG SÀ I GÒ N THƯƠNG TÍN 59 5.1 Đánh giá về hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣ 59 5.1.1 Các kết quả đaṭ đươc̣ 59 5.1.2 Môṭ số điểm haṇ chế 60 5.1.3 Môṭ số kiến nghi ̣khắc phuc̣ haṇ chế 61 5.2 Môṭ số kiến nghi ḳ hác 62 5.2.1 Kiến nghi ̣đối với Ban giám đốc 62 5.2.2 Kiến nghi ̣với các phòng ban 62 5.2.3 Kiến nghi ̣đối với các tổ chứ c khác 63 KẾ T LUÂṆ 65 TÀ I LIÊỤ THAM KHẢ O 66 PHU ̣ LUC̣ 67 vii
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI 1.1 Lý do choṇ đề tài Với bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hiện nay đang vận hành theo cơ chế thị trường và trong xu thế hội nhập, cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt, khốc liệt đòi hỏi các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải mở rộng theo cả chiều rộng lẫn chiều sâu nếu như các đơn vị muốn tồn tại một cách ổn định và bền vững trên thị trường từ đó ngày càng phát triển. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể quản lý cũng như kiểm soát tốt tình hình hoạt động, tính tuân thủ theo các quy định cũng như báo cáo tài chính của đơn vị. Là hoaṭ đôṇ g tín duṇ g trung và dài haṇ , cho thuê tài chính luôn ẩn chứ a rất nhiều những rủi ro. Chính vì vâỵ viêc̣ thành lâp̣ hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣là môṭ vấn đề cấp thiết và quan troṇ g hiêṇ nay đối với các tổ chứ c tín duṇ g nói chung và các tổ chứ c cho thuê tài chính nói riêng khi thi ṭ rường cho thuê tài chính taị Viêṭ Nam đang đươc̣ đánh giá là thi ṭ rường đầy tiềm năng phát triển trong tương lai. Tuy chỉ là những chính sách hoăc̣ các thủ tuc̣ những quy điṇ h nhưng nó đóng môṭ vai trò khá quan troṇ g, quyết điṇ h sư ̣ thành công hay thất baị của môṭ tổ chứ c. Nhâṇ thứ c đươc̣ điều đó em quyết điṇ h choṇ đề tài “TÌM HIỂ U HÊ ̣ THỐ NG KIỂ M SOÁ T NÔỊ BÔ ̣ TRONG HOAṬ ĐÔṆ G CHO THUÊ TÀ I CHÍNH TAỊ CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀ I CHÍNH NGÂN HÀ NG SÀ I GÒ N THƯƠNG TÍN” môṭ phần để so sánh áp duṇ g những lý thuyết đa ̃ hoc̣ vào viêc̣ quan sát và hoc̣ tâp̣ thưc̣ tế taị công ty, môṭ phần muốn hoc̣ hỏi và trau dồi những kiến thứ c về quy trình hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣chung trong hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính này, đồng thời biết rõ hơn về thưc̣ traṇ g kiểm soát nôị bô ̣taị Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín. Có thể nói, hoaṭ đôṇ g trong liñ h vưc̣ với rủi ro mang laị cho đơn vi ̣cho thuê tài chính là khá cao, nhưng Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín đa ̃ xây dưṇ g cho mình môṭ hê ̣thống kiểm soát tuy có thể nói là chưa hoàn thiêṇ nhưng bên caṇ h đó công ty đa ̃ kiểm soát cũng như xử lý các tình huống cho thuê tài chính khá tốt và làm cho chúng luôn nằm ở dưới tầm kiểm soát. 1.2 Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu và đánh giá thưc̣ traṇ g hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣taị Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín trong thời 1
gian qua để từ đó đưa ra những nhâṇ xét kiến nghi đ̣ ứ ng dưới vai trò là thưc̣ tâp̣ sinh khi đươc̣ tiếp xúc với môi trường làm viêc̣ taị đơn vi.̣ 1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng và phaṃ vi nghiên cứ u là tìm hiểu và đánh giá hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣taị Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín. 1.4 Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử duṇ g phương pháp nghiên cứ u điṇ h tính như sau: - Phương pháp so sánh, suy luâṇ : so sánh giữa dưạ trên lý thuyết khuôn khổ theo COSO 2013 với mô hình kiểm soát nôị bô ̣đang đươc̣ áp duṇ g taị công ty. - Phương pháp quan sát: tiến hành quan sát thưc̣ tế công tác kiểm soát nôị bô ̣taị công ty từ bô ̣ máy quản lý đến chứ c năng, nhiêṃ vu ̣ của từ ng phòng ban liên quan đến công tác kiểm soát nôị bô ̣taị công ty. - Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn trưc̣ tiếp cá nhân có trách nhiêṃ liên quan công tác kiểm soát nôị bô ̣để tìm hiểu thưc̣ traṇ g công tác nôị bô ̣taị công ty. 1.5 Kết cấ u đề tài Kết cấu của đề tài gồm 5 chương Chương 1: GIỚ I THIÊỤ VỀ ĐỀ TÀ I Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHUNG VỀ HÊ ̣ THỐ NG KIỂ M SOÁ T NÔỊ BÔ ̣ Chương 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG SÀI GÒN THƯƠNG TÍN Chương 4: THỰC TRAṆ G HÊ ̣THỐ NG KIỂ M SOÁ T NÔỊ BÔ ̣ TAỊ CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀ I CHÍNH NGÂN HÀ NG SÀ I GÒ N THƯƠNG TÍN Chương 5: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 2
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HÊ ̣ THỐ NG KIỂ M SOÁ T NÔỊ BÔ ̣ 2.1 Khá i niêṃ , bản chấ t và muc̣ tiêu củ a hê ̣thống kiểm soá t nôị bô ̣ Hoaṭ đôṇ g kiểm soát luôn là khâu quan troṇ g trong quá trình quản lý, điều hành của nhà quản tri ̣nhằm đaṭ đươc̣ các muc̣ tiêu của tổ chứ c. Hoaṭ đôṇ g kiểm soát nôị bô ̣ đươc̣ gắn liền với hê ̣thống kiểm soát nôị bô.̣ Cùng với sư ̣ phát triển của thưc̣ tiêñ quản lý, khái niêṃ kiểm soát nôị bô ̣đa ̃ hình thành và phát triển để trở thành môṭ hê ̣thống lý luâṇ về vấn đề kiểm soát trong tổ chứ c. 2.1.1 Môṭ số khá i niêṃ về hê ̣thống kiểm soá t nôị bô ̣ Hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣ là công cu ̣ chủ yếu để thưc̣ hiêṇ chứ c năng kiểm soát trong moị quy trình quản lý của đơn vi.̣ Hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣cung cấp thông tin cho cả bên trong và bên ngoài của môṭ tổ chứ c. - Theo Hôị kế toán Anh quốc (England Association of Accountant – EAA) điṇ h nghiã hê ̣ thống kiểm soát nôị bô ̣ như sau: “Môṭ hê ̣ thống kiểm soá t nôị toà n diêṇ có kinh nghiêṃ tà i chính và liñ h vưc̣ khá ch nhau đươc̣ thà nh lâp̣ đươc̣ thà nh lâp̣ bởi Ban quản lý : Tiến hà nh kinh doanh của đơn vi ̣ trong trâṭ tư ̣ và có hiêụ quả; đảm bảo tuân thủ tuyêṭ đối đườ ng lối kinh doanh của ban quản tri;̣ giữ an toà n tà i sản; đảm bảo tính toà n diêṇ và chính xá c của số liêụ hac̣ h toá n, những thà nh phần riêng lẻ của hê ̣ thống kiểm soá t nôị bô ̣ đươc̣ coi là hoaṭ đôṇ g kiểm tra hoăc̣ hoaṭ đôṇ g kiểm tra nôị bô”̣ - Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFCA) thì: “Hê ̣thống kiểm soá t nôị bô ̣ là kế hoac̣ h của đơn vi ̣và toà n bô ̣ cá c phương phá p, cá c bướ c công viêc̣ mà cá c nhà quản lý doanh nghiêp̣ tuân theo. Hê ̣ thống kiểm soá t nôị bô ̣ trơ ̣ giú p cho cá c nhà quản lý đaṭ đươc̣ muc̣ tiêu môṭ cá ch chắc chắ n theo trình tư ̣ và kinh doanh có hiêụ quả kể cả viêc̣ tôn troṇ g cá c quy chế quản lý ; giữ an toà n tà i sản, ngăn chăṇ , phá t hiêṇ sai phaṃ và gian lâṇ ; ghi ché p kế toá n đầy đủ, chính xá c, lâp̣ bá o cá o tà i chính kip̣ thờ i, đá ng tin câỵ .” - Theo Báo cáo COSO - Committee of Sponsoring Organization (1992) điṇ h nghiã : “Kiểm soá t nôị bô ̣ là môṭ quá trình, chiụ ảnh hưởng bởi Hôị đồng Quản tri,̣ ngườ i quản lý và cá c nhân viên của đơn vi,̣ đươc̣ thiết lâp̣ để cung cấp môṭ sư ̣ đảm bảo hơp̣ lý nhằ m đaṭ đươc̣ cá c muc̣ tiêu về hoaṭ đôṇ g, bá o cá o tà i chính, tuân thủ”. 3
2.1.2 Bản chấ t củ a kiểm soá t nôị bô ̣ Kiểm soát nôị bô ̣ là một quá trình: tức khẳng định kiểm soát nôị bô ̣ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong doanh nghiệp. kiểm soát nôị bô ̣ tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xâ dựng như một phần cơ bản trong hoạt động của doanh nghiệp chứ không phải là một sự bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. kiểm soát nôị bô ̣phải là một bộ phận giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Kiểm soát nôị bô ̣ bị chi phối bởi con người trong đơn vị (bao gồm ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên). Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng tới các mục tiêu đã định. Ngược lại, kiểm soát nôị bô ̣ cũng tác động đến hành vi của con người. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán. kiểm soát nôị bô ̣sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức. Đảm bảo hợp lý: kiểm soát nôị bô ̣chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho ban giám đốc và nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Điều này là do những hạn chế tiềm tàng trong hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣như: sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên hê ̣thống kiểm soát nôị bô.̣ 2.1.3 Các mục tiêu cơ bản củ a kiểm soá t nôị bô ̣ Kiểm soát nôị bô ̣là môṭ chứ c năng thường xuyên của các đơn vi,̣ tổ chứ c và trên cơ sở xác điṇ h rủi ro có thể xảy ra trong từ ng khâu công viêc̣ để tìm ra biêṇ pháp ngăn chăṇ nhằm thưc̣ hiêṇ hiêụ quả tất cả các muc̣ tiêu đăṭ ra của đơn vi ̣như sau: Mục tiêu về tính trung thưc̣ và đá ng tin câỵ của báo cáo tài chính Đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp. Thông tin kế toán, tài chính do bô ̣máy kế toán tài chính xử lý và tổng hơp̣ là căn cứ quan troṇ g cho viêc̣ hình thành các quyết điṇ h của các nhà quản lý. Điều này cho thấy các thông tin cung cấp cần phải đảm bảo tính kip̣ thời về thờ i gian, tính chính xác và tin câỵ về thưc̣ traṇ g hoaṭ đôṇ g, phản ánh đầy đủ và khách quan các nôị dung chủ yếu của moị hoaṭ đôṇ g kinh tế, tài chính. 4
Mục tiêu về tính tuân thủ cá c luâṭ lê ̣và quy điṇ h Hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣đươc̣ thiết kế trong doanh nghiêp̣ phải đảm bảo các quyết điṇ h và chế đô ̣pháp lý đươc̣ tuân thủ đúng mứ c. Cu ̣thể hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣cần: - Duy trì và kiểm tra viêc̣ tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoaṭ đôṇ g của doanh nghiêp̣ . - Ngăn chăṇ và phát hiêṇ kip̣ thời cũng như xử lý các sai phaṃ và gian lâṇ trong moị hoaṭ đôṇ g của doanh nghiêp̣ . - Đảm bảo viêc̣ ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như viêc̣ lâp̣ báo cáo tài chính trung thưc̣ và khách quan. Muc̣ tiêu về sư ̣ hữu hiêụ và hiêụ quả của cá c hoaṭ đôṇ g Các quá trình kiểm soát trong môṭ đơn vi ̣đươc̣ thiết kế nhằm ngăn ngừ a sư ̣ lăp̣ laị không cần thiết các tác nghiêp̣ , gây ra sư ̣ quản lý trong hoaṭ đôṇ g và sử duṇ g kém hiêụ quả các nguồn lưc̣ trong doanh nghiêp̣ , ngoài ra còn giúp đơn vi ṇ âng cao uy tín, mở rôṇ g thi p̣ hần, thưc̣ hiêṇ các chiến lươc̣ kinh doanh, Bên caṇ h đó điṇ h kỳ, các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoaṭ đôṇ g trong doanh nghiêp̣ đươc̣ thưc̣ hiêṇ với cơ chế giám sát của hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣doanh nghiêp̣ nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bô ̣máy quản lý doanh nghiêp̣ . 2.1.4 Vai trò củ a hê ̣thống kiểm soá t nôị bô ̣ Nhờ có hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣ mà doanh nghiêp̣ hoaṭ đôṇ g hiêụ quả hơn và ngày càng phát triển, giảm thiểu những sai sót và rủi ro trong quản lý cũng như trong hoaṭ đôṇ g kinh doanh. Thông qua hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣doanh nghiêp̣ phát hiêṇ đươc̣ những thiêṭ haị, sai sót và hành vi vi phaṃ trong viêc̣ sử duṇ g tài sản chung của doanh nghiêp̣ . Từ đó đề ra đươc̣ những biêṇ pháp bảo vê ̣ tài sản hữu hiêụ và sử duṇ g hơp̣ lý hơn nguồn tài sản của doanh nghiêp̣ . Hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣duy trì và kiểm tra viêc̣ tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoaṭ đôṇ g, ngăn chăṇ và phát hiêṇ kip̣ thời những gian lâṇ và sai sót trong moị hoaṭ đôṇ g của doanh nghiêp̣ . Ngoài ra, những thông tin không đáng tin câỵ cũng đươc̣ phát hiêṇ nếu kiểm soát nôị bô ̣hữu hiêụ . Theo báo cáo của COSO 2013, sư ̣ hữu hiêụ của hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣ đươc̣ đánh giá dưạ trên 5 bô ̣phâṇ của hê ̣thống kiểm soát nôị bô.̣ Viêc̣ xác điṇ h tổng quan hê ̣thống kiểm 5
soát nôị bô ̣có hiêụ quả hay không là kết quả của viêc̣ đánh giá liêụ mỗi bô ̣phâṇ của hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣có hữu hiêụ và hiêụ quả hay không. 2.2 Cá c yếu tố cơ bản củ a hê ̣thống kiểm soá t nôị bô ̣theo COSO 2013 2.2.1 Môi trường kiểm soát Là những yếu tố bên trong và bên ngoài của công ty ảnh hưởng đến hoaṭ đôṇ g của hê ̣ thống kiểm soát nôị bô ̣và là các yếu tố taọ ra môi trường mà trong đó toàn bô ̣thành viên của công ty nhâṇ thứ c đươc̣ tầm quan troṇ g của hê ̣thống kiểm soát nôị bô.̣ Tạo ra sắc thái chung trong đơn vị - nơi mỗi người tiến hành các hoạt động và thực hiện nghĩa vụ kiểm soát của mình. Chính môi trường kiểm soát làm nền tảng cho các thành phần khác của hê ̣thống kiểm soát nôị bô.̣ Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: - Sư ̣ trung thưc̣ và giá tri ̣đaọ đứ c: các nhà quản lý cấp cao phải xây dưṇ g những chuẩn mưc̣ về đaọ đứ c trong đơn vi đ̣ ể ngăn cản và haṇ chế những hành vi thiếu đaọ đứ c hoăc̣ sư ̣ vi phaṃ đaọ đứ c của các thành viên trong đơn vi.̣ Đồng thời, nhà quản lý cũng cần phải làm gương cho cấp dưới về viêc̣ tuân thủ các chuẩn mưc̣ đaọ đứ c và cần phải phổ biến những chuẩn mưc̣ đaọ đứ c cho tất cả các thành viên bằng moị hình thứ c thích hơp̣ . - Đảm bảo về năng lưc̣ : là sư ̣ đảm bảo rằng moị nhân viên có những ky ̃ năng chuyên môn và hiểu biết cần thiết trong từ ng phần công viêc̣ mà mình phu ̣trách, nếu như không đáp ứ ng đươc̣ điều kiêṇ căn bản này thì se ̃ dâñ đến viêc̣ không hữu hiêụ và hiêụ quả trong các nhiêṃ vu ̣đươc̣ giao phó. - Hôị đồng quản tri ṿ à Ban kiểm soát: thông qua các hoaṭ đôṇ g giám sát của mình (sư ̣ tuân thủ pháp luâṭ, lâp̣ báo cáo tài chính, giữ sư ̣ đôc̣ lâp̣ của kiểm toán nôị bô,̣ ) các bô ̣ phâṇ này có những tác đôṇ g quan troṇ g cho viêc̣ thưc̣ hiêṇ các muc̣ tiêu của đơn vi.̣ - Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: điều này thể hiêṇ qua quan điểm và nhâṇ thứ c của người quản lý; phong cách điều hành laị thể hiêṇ qua cá tính, tư cách và thái đô ̣của ho ̣khi điều hành đơn vi.̣ - Cơ cấu tổ chứ c: đây là sư ̣ phân chia trách nhiêṃ và quyền haṇ giữa các bô ̣ phâṇ trong đơn vi,̣ nó góp phần rất lớn trong viêc̣ đaṭ đươc̣ muc̣ tiêu. Môṭ cơ cấu phù hơp̣ se ̃ là cơ sở để lâp̣ kế hoac̣ h, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoaṭ đôṇ g. Ngươc̣ laị, nếu thiết kế không phù hơp̣ se ̃ khiến cho các thủ tuc̣ kiểm soát mất tác duṇ g. 6
- Cách thứ c phân điṇ h quyền haṇ và trách nhiêṃ : đây là viêc̣ cu ̣thể hóa về quyền haṇ và trách nhiêṃ của từ ng thành viên trong đơn vi,̣ giúp cho từ ng thành viên nhâṇ thứ c đươc̣ những công viêc̣ cu ̣thể mà mình cần phải đảm nhiêṃ và thưc̣ hiêṇ như thế nào để cùng nhau đaṭ đươc̣ muc̣ tiêu chung đa ̃ đăṭ ra. - Chính sách nhân sư ̣ và viêc̣ áp duṇ g vào thưc̣ tế: là các chính sách và thủ tuc̣ về tuyển duṇ g, huấn luyêṇ , bổ nhiêṃ , đánh giá, sa thải, đề baṭ, khen thưở ng và kỷ luâṭ các nhân viên trong đơn vi.̣ Đây là nhân tố có ảnh hưởng đáng kể đến sư ̣ hữu hiêụ của môi trường thông qua viêc̣ tác đôṇ g đến các nhân tố khác trong môi trườ ng kiểm soát. Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng quan troṇ g đến quá trình thưc̣ hiêṇ và kết quả của các thủ tuc̣ kiểm soát. Môṭ môi trường kiểm soát tốt có thể haṇ chế phần nào sư ̣ thiếu sót của các thủ tuc̣ kiểm soát. Tuy nhiên, môi trường kiểm soát không thể thay thế cho các thủ tuc̣ kiểm soát cần thiết. 2.2.2 Đánh giá rủi ro Moị hoaṭ đôṇ g bên trong và bên ngoài của môṭ đơn vi đ̣ ều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát đươc̣ tất cả. Mỗi đơn vị phải ý thức được và đối phó với rủi ro mà mình gặp phải. Tiền đề cho việc đánh giá rủi ro là việc đặt ra mục tiêu (bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của doanh nghiệp). Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa các mục tiêu của mình. Trên cơ sở nhận dạng và phân tích các rủi ro, nhà quản lý sẽ xác định rủi ro nên được xử lý như thế nào. Để giới haṇ đươc̣ rủi ro ở mứ c chấp nhâṇ đươc̣ , người quản lý dưạ trên muc̣ tiêu đa ̃ đươc̣ xác điṇ h của đơn vi,̣ nhâṇ daṇ g và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản tri ̣rủi ro. Sơ đồ 2.1: Quy triǹ h chung cho viêc̣ đá nh giá rủ i ro (Nguồn: “Hê ̣thống KSNB”, ketoankiengiang.com (2013)) 7
- Cu ̣thể hóa các muc̣ tiêu của đơn vi:̣ muc̣ tiêu của đơn vi ̣là điều kiêṇ tiên quyết để đánh giá rủi ro. Trong quá trình đánh giá rủi ro, người quản lý cần phải dưạ vào muc̣ tiêu đa ̃ đươc̣ thiết lâp̣ để cu ̣thể hóa thành các muc̣ tiêu và phổ biến để từ ng bô ̣phâṇ , từ ng hoaṭ đôṇ g có thể nhâṇ daṇ g rủi ro. - Nhâṇ daṇ g rủi ro: rủi ro có thể tác đôṇ g đến toàn đơn vi ̣(sư ̣ đổi mới về ky ̃ thuâṭ, nhu cầu khách hàng, cải tiến sản phẩm của đối thủ, thay đổi chính sách nhà nướ c ) hoăc̣ từ ng bô ̣phâṇ hoaṭ đôṇ g cu ̣ thể trong đơn vi ̣(như hoaṭ đôṇ g mua hàng, bán hàng, ). Nhà quản lý sử duṇ g nhiều phương pháp để nhâṇ daṇ g những rủi ro khác nhau như: phương tiêṇ dư ̣ báo, phân tích các dữ liêụ quá khứ , cho đến viêc̣ rà soát thườ ng xuyên các hoaṭ đôṇ g. - Phân tích và đánh giá rủi ro: viêc̣ phân tích và đánh giá rủi ro khá phứ c tap̣ và cần nhiều phương pháp quy trình khác nhau. Đầu tiên ước lươṇ g mứ c ảnh hưở ng của rủi ro đến muc̣ tiêu, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biêṇ pháp có thể sử duṇ g để ứ ng phó với rủi ro. Trong liñ h vưc̣ kế toán, có thể se ̃ có những rủi ro đe doạ sư ̣ trung thưc̣ và hơp̣ lý của báo cáo tài chính như ghi nhâṇ các tài sản không có thưc̣ hoăc̣ là không thuôc̣ quyền sở hữu của đơn vi,̣ đánh giá tài sản và các khoản nơ ̣ phải trả không phù hơp̣ với các chuẩn mư;̣ chế đô ̣kế toán; khai báo không đầy đủ thu nhâp̣ và chi phí; trình bày những thông tin tài chính không phù hơp̣ với yêu cầu của chuẩn mưc và chế đô ̣kế toán,, 2.2.3 Hoạt động kiểm soát Là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện đối phó vớ i rủi ro đe doạ đến viêc̣ đaṭ đươc̣ các muc̣ tiêu của tổ chứ c. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi hoạt động. Moị hoaṭ đôṇ g kiểm soát bao gồm 2 yếu tố: Chính sá ch kiểm soá t: là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho viêc̣ thưc̣ hiêṇ các thủ tuc̣ kiểm soát. Chính sách kiểm soát có thể đươc̣ tài liêụ hóa đầy đủ và có hê ̣thống hoăc̣ đươc̣ lưu hành theo kiểu truyền miêṇ g. Thủ tuc̣ kiểm soá t: là những quy điṇ h cu ̣thể để thưc̣ thi chính sách kiểm soát. Môṭ thủ tuc̣ se ̃ không có tác duṇ g nếu áp duṇ g môṭ cách máy móc mà không tâp̣ trung vào những yêu cầu nhà quản lý đa ̃ đề ra thông qua các chính sách. Viêc̣ thiết lâp̣ các thủ tuc̣ kiểm soát cần phải cân đối mối quan hê ̣giữa lơị ích và chi phí, cân đối giữa hoaṭ đôṇ g kiểm soát và rủi ro phát sinh. 8
Các hoaṭ đôṇ g kiểm soát do các nhà quản lý xây dưṇ g dưạ trên 3 nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiêṃ , nguyên tắc phân công, phân nhiêṃ rõ ràng và chế đô ̣ủ y quyền. a. Nguyên tắc bất kiêm nhiêṃ Nguyên tắc này quy điṇ h sư ̣ cách ly thích hơp̣ về trách nhiêṃ trong các nghiêp̣ vu ̣có liên quan nhằm ngăn ngừ a các sai phaṃ và hành vi laṃ duṇ g quyền haṇ . Ví du,̣ trong tổ chứ c nhân sư ̣ không thể bố trí các nhiêṃ vu ̣ phê chuẩn và thưc̣ hiêṇ , thưc̣ hiêṇ và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản. b. Nguyên tắc phân công, phân nhiêṃ Theo nguyên tắc này, trách nhiêṃ và công viêc̣ cần đươc̣ phân chia cu ̣thể cho nhiều bô ̣phâṇ và nhiều người trong bô ̣ phâṇ . Viêc̣ phân công, phân nhiêṃ rõ ràng taọ sư ̣ chuyên môn hóa trong công viêc̣ , sai sót ít xảy ra và khi xảy ra se ̃ dê ̃ dàng phát hiêṇ . c. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn Theo sư ̣ủ y quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới đươc̣ giao cho quyết điṇ h và giải quyết môṭ số công viêc̣ trong phaṃ vi nhất điṇ h. Quá trình ủ y quyền đươc̣ tiếp tuc̣ mở rôṇ g xuống các cấp thấp hơn taọ nên môṭ hê ̣thống phân chia trách nhiêṃ và quyền haṇ mà vâñ không làm mất tính tâp̣ trung của doanh nghiêp̣ . Bên caṇ h đó, để tuân thủ đúng các quá trình kiểm soát, moị nghiêp̣ vu ̣ kinh tế phải đươc̣ phê chuẩn đúng đắn. Sư ̣ phê chuẩn đươc̣ thưc̣ hiêṇ qua 2 loaị: phê chuẩn chung và phê chuẩn cu ̣thể. - Sư ̣ phê chuẩn chung đươc̣ thưc̣ hiêṇ thông qua viêc̣ xây dưṇ g các chính sách chung về những măṭ hoaṭ đôṇ g cu ̣thể cho các cán bô ̣cấp dưới tuân thủ. - Sư ̣ phê chuẩn cu ̣thể đươc̣ thưc̣ hiêṇ theo từ ng nghiêp̣ vu ̣kinh tế riêng. Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tuc̣ kiểm soát còn bao gồm: viêc̣ quy điṇ h chứ ng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vâṭ chất đối với tài sản và sổ sách, kiểm soát đôc̣ lâp̣ viêc̣ thưc̣ hiêṇ các hoaṭ đôṇ g của đơn vi.̣ 2.2.4 Thông tin và truyền thông Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi trong đơn vị dưới hình thức và thời gian thích hợp sao cho nó giúp mọi người trong đơn vị thực hiện được nhiệm vụ của mình. Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều 9
hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau. Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣cũng như hoạt động của cá nhân có tác động tới công việc của người khác như thế nào. Ngoài ra, cũng cần có sự trao đổi hữu hiệu giữa đơn vị với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông và các cơ quan quản lý. Thông tin đươc̣ cung cấp thông qua hê ̣thống thông tin. Trong hê ̣thống thông tin, hê ̣thống thông tin kế toán là môṭ phân hê ̣rất quan troṇ g, đầu vào của hê ̣thống là các sư ̣ kiêṇ kinh tế đươc̣ biểu hiêṇ dưới daṇ g nghiêp̣ vu ̣kế toán, đầu ra của hê ̣thống là các báo cáo kế toán, những báo cáo này có tính chất quan troṇ g trong viêc̣ tuân thủ quy điṇ h của pháp luâṭ cũng như viêc̣ ra quyết điṇ h của các nhà quản tri.̣ Hê ̣thống thông tin của đơn vi ̣có thể đươc̣ xử lý trên máy tính, qua hê ̣thống thủ công hoăc̣ kết hơp̣ cả hai. Các hoaṭ đôṇ g kiểm soát taị đơn vi c̣ hỉ có thể thưc̣ hiêṇ nếu thông tin thích hơp̣ , kip̣ thời, câp̣ nhâṭ, chính xác và truy câp̣ thuâṇ tiêṇ . Thông tin truyền thông chính là điều kiêṇ không thể thiếu cho viêc̣ thiết lâp̣ , duy trì và nâng cao năng lưc̣ kiểm soát trong đơn vi ̣thông qua viêc̣ hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoaṭ đôṇ g, tài chính và sư ̣ tuân thủ, bao gồm cả bên trong và bên ngoài doanh nghiêp̣ . 2.2.5 Giám sát Là quá trình đánh giá chất lượng của hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣ qua thời gian, là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Những khiếm khuyết của hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣cần được báo cáo lên cấp trên và điều chỉnh lại khi cần thiết. Giám sát có vai trò quan troṇ g trong kiểm soát nôị bô ̣ duy trì đươc̣ sư ̣ hữu hiêụ trong các thời kì khác nhau. Các hoaṭ đôṇ g giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát điṇ h kì - Giám sát thườ ng xuyên diêñ ra ngay trong quá trình hoaṭ đôṇ g, do các nhà quản lý và các nhân viên thưc̣ hiêṇ trong trách nhiêṃ của mình. - Giám sát điṇ h kỳ: đươc̣ tiến hành điṇ h kỳ, se ̃ thay đổi trong phaṃ vi và tần số phu ̣thuôc̣ vào đánh giá rủi ro, hiêụ quả của viêc̣ đánh giá liên tuc̣ và sư ̣ cân nhắc trong quản lý. Giám sát điṇ h kỳ thường thưc̣ hiêṇ thông qua chứ c năng kiểm soát nôị bô ̣ hoăc̣ các hoaṭ đôṇ g điṇ h kỳ 10
của Ban kiểm soát, qua đó phát hiêṇ kip̣ thời những yếu kém của hê ̣thống để đưa ra các biêṇ pháp cải thiêṇ . Nếu hoaṭ đôṇ g giám sát thường xuyên càng hữu hiêụ thì giám sát điṇ h kỳ se ̃ giảm đi. Viêc̣ tổ chứ c giám sát điṇ h kỳ hoàn toàn là do xét đoán của ngườ i quản lý dưạ trên các yếu tố: bản chất và mứ c đô ̣của các thay đổi và những rủi ro, năng lưc̣ và kinh nghiêṃ của người thưc̣ hiêṇ kiểm soát, kết quả của các hoaṭ đôṇ g giám sát thường xuyên. Giám sát thường xuyên đươc̣ thưc̣ hiêṇ ngay trong các hoaṭ đôṇ g thườ ng ngày và lăp̣ đi lăp̣ laị, do vâỵ se ̃ hiêụ quả hơn so với giám sát điṇ h kỳ. 2.3 Vai trò và trá ch nhiêṃ củ a cá c đối tươṇ g có liên quan đến kiểm soá t nôị bô ̣ Có nhiều nguồn lực hỗ trợ nhân viên quản lý các hệ thống, quy trình kiểm soát nôị bô.̣ Các nguồn lực chủ yếu bao gồm Hôị đồng quản tri,̣ Ban giám đốc và Bộ phận kiểm toán nội bộ. Nhìn chung, trong khi tất cả nhân viên chịu trách nhiệm về chất lượng của hê ̣thống kiểm soát nôị bô,̣ Hôị đồng quản tri cḥ ịu trách nhiệm đảm bảo có một hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣tốt, đề ra các chính sách phù hợp nhằm duy trì hê ̣thống kiểm soát nôị bô,̣ thường xuyên đảm bảo hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣vận hành một cách có hiệu quả cũng như đầy đủ trong việc quản trị rủi ro. - Ban giám đốc sẽ chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện các chính sách của Hôị đồng quản tri;̣ xác định và đánh giá các rủi ro chủ yếu; thiết kế, vận hành và theo dõi hê ̣thống kiểm soát nôị bô.̣ - Bộ phận kiểm soát nội bộ (nếu hiện diện trong doanh nghiệp) chủ yếu chịu trách nhiệm hỗ trợ Ban giám đốc trong các nhiệm vụ giám sát, điều hành thông qua các cuộc kiểm tra, các ý kiến tư vấn độc lập nhằm đánh giá, phát huy hiệu quả của hê ̣thống kiểm soát nôị bô.̣ - Sau cùng, vì hệ thống kiểm soát nội bộ và công tác quản trị rủi ro là một bộ phận không thể thiếu trong việc quản lý các doanh nghiệp, Ban giám đốc cần được tư vấn tốt để huy động nguồn lực, nhằm xem xét hiện trạng của các quy trình giám sát và hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣ tùy theo từng thời điểm. Kết quả của các cuộc kiểm tra này sẽ giúp xác định các biện pháp hoàn thiện liên tục trong thời gian trước mắt và lâu dài. 11
2.4 Những lơị ích và haṇ chế củ a hê ̣thống kiểm soá t nôị bô ̣ 2.4.1 Những lơị ích củ a hê ̣thống kiểm soá t nôị bô ̣ Những vấn đề xung đôṭ quyền lơị giữa những người sử duṇ g lao đôṇ g và người lao đôṇ g là điều không thể tránh khỏi đối với bất kỳ môṭ doanh nghiêp̣ nào. Chính vì vâỵ mà người lao đôṇ g đôi khi vì quá chú troṇ g đến lơị ích riêng của bản thân mình mà cố tình vi phaṃ hoăc̣ có những hành vi cố tình gian lâṇ làm ảnh hưởng đến quyền lơị chung của tổ chứ c. Viêc̣ thiết lâp̣ hê ̣thống kiểm soát nôị bô,̣ se ̃ giúp nhà quản tri ̣giảm thiểu đươc̣ những rủi ro thông qua viêc̣ phân quyền, ủ y nhiêṃ , giao viêc̣ cho cấp dưới môṭ cách chính xác, khoa hoc̣ chứ không phải chỉ dưạ trên sư ̣ tin tưởng cảm tính. Môṭ hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣se ̃ mang laị cho tổ chứ c các lơị ích: - Giảm bớt các nguy cơ về sai sót vô tình gây thiêṭ haị, các rủi ro làm châṃ kế hoac̣ h, tăng chi phí, bảo vê ̣tài sản khỏi bi ̣hư hỏng, mất mát bởi hao huṭ , gian lâṇ , lừ a gaṭ, trôṃ cắp. - Đảm bảo tính chính xác và đúng theo quy điṇ h của các số liêụ kế toán và báo cáo tài chính. - Đảm bảo moị thành viên trong đơn vi ṭ uân thủ đúng theo các quy điṇ h, luâṭ lê,̣ quy trình hoaṭ đôṇ g của tổ chứ c. - Đảm bảo tổ chứ c hoaṭ đôṇ g hiêụ quả, sử duṇ g tối ưu các nguồn lưc̣ và đaṭ đươc̣ muc̣ tiêu đề ra là bảo vê ̣quyền lơị của nhà đầu tư, cổ đôṇ g và xây dưṇ g lòng tin đối với ho.̣ Như vâỵ , môṭ hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣vững maṇ h là môṭ nhân tố của hê ̣thống quản tri ̣doanh nghiêp̣ vững maṇ h và điều này rất quan troṇ g đối với doanh nghiêp̣ khi thu hút các nhà đầu tư bên ngoài. 2.4.2 Những haṇ chế củ a hê ̣thố ng kiểm soá t nôị bô ̣ Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối mà chỉ bảo đảm hợp lý trong công việc đạt được các mục tiêu của mình vì nó luôn tồn tại các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây: - Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như viêc̣ ra quyết điṇ h sai do thiếu thông tin, bi ạ ́p lưc̣ trong sản xuất kinh doanh, sư ̣ vô ý, bất cẩn, đãng trí, hiểu sai chỉ dâñ của cấp trên hoăc̣ báo cáo của cấp dưới, viêc̣ đảm nhâṇ vi ̣trí công viêc̣ taṃ thời, thay thế cho người khác. - Sự gian lận của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài tổ chức. 12
- Kiểm soát nôị bô ̣ khó ngăn cản đươc̣ gian lâṇ của những nhà quản lý cấp cao. Các thủ tuc̣ kiểm soát là do người quản lý đăṭ ra để kiểm tra viêc̣ gian lâṇ và sai sót của nhân viên. Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lâṇ , ho ̣ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tuc̣ kiểm soát cần thiết. - Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua. - Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra. - Luôn có khả năng là các cá nhân chịu trách nhiệm kiểm đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm mục đích mưu đồ riêng - Điều kiện hoạt động của tổ chức thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp. 2.5 Tổng quan về hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính 2.5.1 Khá i niêṃ hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính Theo Điều 3 khoản 7 Nghi đ̣ iṇ h số 39/2014/NĐ-CP về hoaṭ đôṇ g của công ty tài chính và cho thuê tài chính (2014) điṇ h nghiã : “Cho thuê tài chính là hoạt động cấp tín dụng trung hạn, dài hạn trên cơ sở hợp đồng cho thuê tài chính giữa bên cho thuê tài chính với bên thuê tài chính. Bên cho thuê tài chính cam kết mua tài sản cho thuê tài chính theo yêu cầu của bên thuê tài chính và nắm giữ quyền sở hữu đối với tài sản cho thuê tài chính trong suốt thời hạn cho thuê. Bên thuê tài chính sử dụng tài sản thuê tài chính và thanh toán tiền thuê trong suốt thời hạn thuê quy định trong hợp đồng cho thuê tài chính.” Theo quy điṇ h của Ủ y ban tiêu chuẩn kế toán quốc tế, bất cứ môṭ giao dic̣ h cho thuê nào phải thõa mañ ít nhất môṭ trong bốn tiêu chuẩn sau đây đều goị là cho thuê tài chính: Môṭ là, quyền sở hữu tài sản đươc̣ chuyển giao khi chấm dứ t thời haṇ hơp̣ đồng. Hai là, hơp̣ đồng có quy điṇ h quyền choṇ mua. Ba là, thời haṇ hơp̣ đồng bằng phần lớn thời gian hoaṭ đôṇ g của tài sản. Bốn là, hiêṇ giá của các khoản tiền thuê lớn hơn hoăc̣ gần bằng giá tri ̣của tài sản. 13
2.5.2 Cá c chủ thể tham gia vào giao dic̣ h cho thuê tài chính - Bên cho thuê Là nhà tài trợ vốn cho bên thuê và là chủ sở hữu tài sản trong một giao dịch cho thuê tài chính. Bên cho thuê có trách nhiệm thực hiện các thủ tục mua tài sản, thanh toán toàn bộ giá trị của tài sản thuê và chuyển giao tài sản cho bên thuê theo đúng các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng cho thuê tài chính. Đồng thời, bên cho thuê thông thường cũng là người thực hiện các thủ tục mua bảo hiểm và tiến hành các thủ tục liên quan đến quy định của Pháp luật (như đăng ký giao dịch đảm bảo) cho dịch vụ cho thuê tài chính. - Bên đi thuê Là bên nhận sự tài trợ tín dụng của công ty thuê mua hay là khách hàng thuê mua thiết bị, tài sản của người cho thuê. Người thuê cũng là người có quyền sử dụng, hưởng dụng những lợi ích do tài sản đem lại và có trách nhiệm trả những khoản tiền theo thỏa thuận. - Nhà cung cấp Nhà cung cấp có vai trò cung ứng thiết bị, tài sản theo hợp đồng mua bán đã ký với bên cho thuê (hoặc trong một số trường hợp là Hợp đồng mua bán ba bên). Nhận tiền thanh toán từ bên cho thuê, chuyển giao tài sản và có thể nhận thực hiện các dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng tài sản cho bên cho thuê. Nhà cung cấp có thể chính là các đơn vị trực tiếp sản xuất ra thiết bị, tài sản hoặc là các trung gian thương mại thực hiện việc bán các tài sản này. - Tà i sản cho thuê tà i chính Tùy thuôc̣ vào các quy đinḥ của từ ng quốc gia trong từ ng thờ i kỳ mà tài sản cho thuê tài chính có thể có bao gồm những loaị khác nhau. Taị phần lớ n các nước, tài sản cho thuê tài chính là tất cả các loại động sản như tài sản thuộc nhóm phương tiện vận chuyển, các tài sản thuộc máy móc thiết bị và các tài sản là bất động sản như đất đai, nhà cửa phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh và tiêu dùng đều có thể tham gia trên thị trường cho thuê tài chính. Tuy nhiên, do quy đinḥ của từ ng quốc gia khác nhau mà các tài sản cho thuê tài chính có thể không giống nhau. Hiêṇ tai,̣ trên thi ̣trường cho thuê tài chính Viêṭ Nam, bất đông̣ sản không đươc̣ xem là hàng hoá trên thi ̣trường cho thuê tài chính và do đó, các Công ty cho thuê tài chính không đươc̣ phép thưc̣ hiêṇ cho thuê tài chính đối với các tài sản là bất đông̣ sản. Như vâỵ , so với các quốc gia khác, chủng loaị hàng hoá trên thi ̣trường cho thuê tài chính của Viêṭ Nam có phaṃ vi nhỏ hơn. 14
2.5.3 Môṭ số loaị hiǹ h cho thuê tài chính a. Phương thứ c cho thuê tà i chính trưc̣ tiếp (cho thuê tà i chính hai bên) Hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính ở phương thứ c này chỉ có hai bên tham gia là bên cho thuê và bên đi thuê, trong đó bên cho thuê thườ ng là các nhà cung cấp, nhà sản xuất máy móc, thiết bi.̣ Theo phương thứ c này trước khi thưc̣ hiêṇ nghiêp̣ vu ̣ cho thuê, tài sản cho thuê đã thuôc̣ quyền sở hữu của bên cho thuê bằng cách bên cho thuê mua tài sản hoăc̣ tư ̣ xây dưṇ g, sau đó kí hơp̣ đồng cho thuê với khách hàng. Sơ đồ 2.2: Quy triǹ h cho thuê tài chính hai bên 2 BÊN CHO THUÊ 1 BÊN ĐI THUÊ 3 Nguồn: Phan Thi ̣Thanh Vy (2016) (1) Bên cho thuê và bên đi thuê kí hơp̣ đồng cho thuê tài chính. (2) Bên cho thuê lâp̣ thủ tuc̣ chuyển giao và giao tài sản cho bên đi thuê. (3) Theo điṇ h kỳ bên đi thuê thanh toán tiền thuê cho bên cho thuê. b. Phương thứ c cho thuê tà i chính thuần hoăc̣ giá n tiếp (cho thuê tà i chính ba bên) Đây là phương thứ c cho thuê tài chính phổ biến nhất hiêṇ nay do nó đem laị nhiều lơị ích với bên cho thuê như khả năng quay vòng vốn nhanh, haṇ chế nhiều rủi ro liên quan đến tài sản cho thuê và đem laị sư ̣ lưạ choṇ chủ đôṇ g cho khách hàng với tài sản mong muốn thuê. Trong quy trình cho thuê tài chính có sư ̣ tham gia của ba bên: bên cho thuê, bên đi thuê, nhà cung cấp. Theo phương thứ c này bên cho thuê thưc̣ hiêṇ viêc̣ mua tài sản theo yêu cầu của bên đi thuê và đươc̣ thỏa thuâṇ trong hơp̣ đồng thuê. 15
Sơ đồ 2.3: Quy triǹ h cho thuê tài chính liên quan giữa 3 bên 5 BÊN CHO THUÊ 1 BÊN ĐI THUÊ 2 3 4 NHÀ CUNG CẤ P Nguồn: Phan Thi ̣Thanh Vy (2016) (1) Bên cho thuê và bên đi thuê kí hơp̣ dồng cho thuê tài chính. (2) Bên cho thuê và nhà cung cấp kí hơp̣ đồng mua tài sản theo yêu cầu của bên đi thuê. (3) Bên cho thuê thanh toán tiền mua tài sản cho nhà cung cấp sau khi nhà cung cấp đa ̃ lâp̣ thu ̣tuc̣ chuyển giao quyền sở hữu cho bên cho thuê. (4) Nhà cung cấp chuyển giao tài sản cho bên đi thuê. (5) Theo điṇ h kỳ bên đi thuê thanh toán tiền thuê cho bên cho thuê c. Phương thứ c cho thuê tà i chính đăc̣ biêṭ Ngoài hai phương thứ c cho thuê tài chính nêu trên, ta còn có các phương thứ c cho thuê tài chính đăc̣ biêṭ tiêu biểu như: - Cho thuê tài chính giáp lưng: là phương thứ c cho thuê tài chính mà người cho thuê thứ nhất cho người đi thuê thứ hai thuê laị tài sản là người đi thuê thứ nhất đa ̃ thuê từ người cho thuê thông qua sư ̣ đồng ý của người cho thuê bằng văn bản. Đây là phương thứ c cho thuê khá linh đôṇ g và có khả năng khuyến khích các doanh nghiêp̣ tham gia. - Cho thuê tài chính hơp̣ tác: là phương thứ c cho thuê tài chính mà trong đó người cho thuê đi vay phần lớn (khoảng 60% - 80%) chi phí mua sắm tài sản cho thuê từ môṭ hoăc̣ nhiều ngườ i cho vay. Đây là hình thứ c cho thuê thường áp duṇ g đối với tài sản có giá tri ḷ ớn, bên cho thuê không đủ vốn để tài trơ ̣ hoăc̣ sơ ̣ rủi ro cao vì vốn tâp̣ trung khá lớn vào môṭ khách hàng. - Cho thuê hình thứ c tái cho thuê: là hình thứ c cho thuê tài chính mà người sở hữu tài sản bán tài sản cho môṭ công ty cho thuê tài chính và đồng thời kí kết môṭ hơp̣ đồng thuê laị tài sản đó. Các giao dic̣ h bán rồi thuê laị nhằm giải quyết viêc̣ thiếu vốn lưu đôṇ g cho môṭ số doanh nghiêp̣ không đủ uy tín để vay vốn ngân hàng khai thác tài sản cố điṇ h hiêṇ có. 16
2.5.4 Đăc̣ điểm củ a hơp̣ đồng cho thuê tài chính Thuê tài chính là một hợp đồng không thể hủy ngang và phải có một trong các đặc điểm sau: - Quyền sở hữu thường được chuyển giao cho người thuê khi bên thuê thanh toán hết số tiền thuê còn nợ và giá trị còn lại như đã thỏa thuận trong hợp đồng thuê. - Phí thuê có thể được cơ cấu để phù hợp với yêu cầu của bên thuê. - Hợp đồng thuê tài sản có qui định quyền chọn mua tài sản, hai bên có thể thỏa thuận quyền sở hữu hay bán lại tài sản hay tiếp tục thuê khi kết thúc hợp đồng. - Hiện giá của khoản tiền thuê phải lớn hơn hoặc bằng giá trị thị trường của tài sản tại thời điểm thuê. - Tài sản cho thuê do bên thuê lựa chọn từ nhà cung cấp, không phải do bên cho thuê lựa chọn. - Người cho thuê là chủ sở hữu của tài sản cho thuê trong suốt thời gian của hợp đồng. - Bên thuê độc chiếm quyền sử dụng tài sản thuê trong suốt thời gian của hợp đồng nhưng không được chuyển nhượng quyền sử dụng tài sản thuê cho một bên nào khác. - Giá trị hợp đồng cho thuê tài sản tối thiểu bằng tổng chi phí mua tài sản của bên cho thuê bao gồm các khoản tiền mua thiết bị, chi phí vận chuyển, nhập khẩu, thuế và các loại phí. - Từ khi thiết bị được chuyển giao cho bên thuê từ nhà cung cấp thì mọi trách nhiệm và rủi ro liên quan đến tài sản cũng đồng thời được chuyển giao cho bên thuê. 17
Quy trình tổng quá t của hoaṭ đôṇ g cho thuê tà i chính taị cá c công ty cho thuê tà i chính Sơ đồ 2.4: Quy triǹ h chung củ a hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính Tiếp xúc vớ i khách hàng Thanh lý hơp̣ đồng CTTC Tiếp nhâṇ hồ sơ xin thuê Kiểm tra sau khi cho thuê Thẩm điṇ h Thu nơ ̣ va xư ly nơ ̣ Phê duyêṭ và thông báo ̀ ̉ ́ Đàm phán, ký cươc̣ , đăṭ Đăng kí tài sản cho thuê coc̣ Ký kết hơp̣ đồng CTTC Chuyển giao hồ sơ cho thuê Ký kết hơp̣ đồng bảo Giao nhâṇ và đính ký hiêụ tài hiểm sản cho thuê (Nguồn: Luâṇ văn Võ Văn Tấn, ĐH Đà Nẵng (2011)) 18
2.6 Kiểm soá t nôị bô ̣đối vớ i hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính 2.6.1 Muc̣ đích kiểm soá t nôị bô ̣đối vớ i hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính Cho thuê tài chính là nghiêp̣ vu ̣ taọ ra thu nhâp̣ lớn cho công ty nhưng đồng thờ i cũng chứ a nhiều rủi ro xuyên suốt từ lúc nhâṇ hồ sơ cho đến khi giải ngân và tất toán hơp̣ đồng. Môṭ sai sót trong quá trình thưc̣ hiêṇ có thể dâñ đến những hâụ quả khôn lường cho công ty. Viêc̣ không thu hồi đươc̣ nơ ̣ đã cho thuê công ty se ̃ là người chiụ tổn thất nhiều nhất. Công ty không những không thu hồi đươc̣ nơ,̣ mà còn laị phải mất chi phí cho viêc̣ sử duṇ g vốn, chi phí cấp tín duṇ g. Tóm laị, quy trình cho thuê tài chính chứ a đưṇ g rất nhiều rủi ro trong đó bao gồm cả rủi ro chủ quan và rủi ro về măṭ khách quan. Trong đó rủi ro chủ quan ta có thể kiểm soát và khắc phuc̣ đươc̣ bằng cách thiết lâp̣ môṭ hê ̣thống kiểm soát trong nôị bô.̣ Xây dưṇ g môṭ hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣se ̃ haṇ chế, ngăn ngừ a, và phát hiêṇ rủi ro trong quá trình thưc̣ hiêṇ cho thuê. 2.6.2 Cá c hoaṭ đôṇ g kiểm nôị bô ̣quy triǹ h cho thuê tài chính  Kiểm soá t quá triǹ h xét duyêṭ cho thuê tài chính - Nhằm đảm bảo rằng các hồ sơ cũng như yêu cầu từ phía khách hàng là rõ ràng, là đúng sư ̣ thâṭ và hơp̣ pháp trên phương diêṇ pháp luâṭ. - Nhằm đảm bảo viêc̣ phân công nhân viên là hơp̣ lý và chăṭ che ̃ trong quá trình tiếp nhâṇ và thẩm điṇ h khoản đầu tư cho thuê tài chính. - Nhằm đảm bảo các thủ tuc̣ luôn tuân thủ theo đúng quy điṇ h của pháp luâṭ nhà nước ban hành.  Kiểm soá t quá triǹ h giải ngân Kiểm soát hình thứ c và nôị dung chứ ng từ minh chứ ng muc̣ đích sử duṇ g phải phù hơp̣ với muc̣ đích trên hơp̣ đồng cho thuê tài chính, kiểm soát viêc̣ ghi chép và lâp̣ các báo cáo liên quan.  Kiểm soá t quá triǹ h sau khi giải ngân - Nhằm đảm bảo viêc̣ tuân thủ đúng các cam kết trong hơp̣ đồng cho thuê tài chính: về muc̣ đích sử duṇ g, về thanh toán nơ ̣gốc và laĩ , câp̣ nhâṭ thường xuyên tình hình tài chính, tình hình sản xuất của người đi thuê tài chính. - Nhằm đảm bảo rằng thủ tuc̣ kiểm tra, giám sát sau cho thuê đươc̣ thưc̣ hiêṇ đầy đủ và có căn cứ . 19
CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG SÀI GÒN THƯƠNG TÍN 3.1 Tổng quan về quá trình hình thành và phát triển của công ty 3.1.1 Vài nét về Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín – Sacombank Sacombank là một trong những ngân hàng thương mại cổ phần (TMCP) đầu tiên được thành lập tại Thành phố Hồ Chí Minh (TP.HCM) từ việc hợp nhất Ngân hàng Phát triển Kinh tế Gò Vấp cùng với 03 hợp tác xã tín dụng là tân Bình, Thành Công và Lữ Gia và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 21/12/1991. Trong những năm đầu mới thành lập, Sacombank là một tổ chức tín dụng nhỏ với vốn điều lệ khoảng 3 tỷ đồng. Trong những năm 1995-1998, với sáng kiến phát hành cổ phiếu đại chúng (Sacombank là một trong những công ty đầu tiên phát hành cổ phiếu đại chúng ở Việt Nam), Sacombank là ngân hàng TMCP có vốn điều lê ̣lớn nhất Viêṭ Nam, thuộc Top 5 ngân hàng lớn nhất Việt Nam với tổng tài sản đạt 290.861 tỷ đồng; vốn chủ sở hữu đạt 22.645 tỷ đồng, trong đó vốn điều lệ là 18.853 tỷ đồng; mạng lưới hoạt động lên đến 567 điểm giao dịch trên toàn quốc và 2 nước Lào, Campuchia; tổng số cán bộ nhân viên là trên 15.500 người. Liñ h vưc̣ hoaṭ đôṇ g của NH Sacombank: Hiện tại Sacombank kinh doanh trong các lĩnh vực chính sau đây: huy động vốn, tiếp nhận vốn vay trong nước; cho vay, hùn vốn và liên doanh, làm dịch vụ thanh toán giữa các khách hàng; Huy động vốn ngắn hạn, trung hạn, dài hạn của các tổ chức, dân cư dưới các hình thức gửi tiền có kỳ hạn, không kỳ hạn, chứng chỉ tiền gửi, tiếp nhận vốn đầu tư và phát triển của các tổ chức trong nước, vay vốn của các tổ chức tín dụng khác, cho vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn đối với các tổ chức và cá nhân, chiết khấu các thương phiếu, trái phiếu và giấy tờ có giá, hùn vốn và liên doanh theo pháp luật; Làm dịch vụ thanh toán giữa các khách hàng; Kinh doanh vàng bạc, ngoại tệ, thanh toán quốc tế; huy động vốn từ nước ngoài và các dịch vụ ngân hàng khác trong mối quan hệ với nước ngoài khi được Ngân hàng Nhà nước cho phép. Môṭ số các công ty con của Sacombank: Sacombank – SBL (công ty cho thuê tài chính), Sacombank – SBA (công ty quản lý nơ ̣và khai thác tài sản), Sacombank – SBR (công ty kiều hối), Sacombank – SBJ (công ty vàng bac̣ đá quý), Sacombank – SBS (công ty chứ ng khoán), 20
3.1.2 Lic̣ h sử hiǹ h thành và phá t triển củ a Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân Hàng Sài Gòn Thương Tín a. Và i nét về công ty - Tên goị : Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín - Tru ̣ sở chính: 230 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường 6, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. - Chi nhánh: 60A Nguyễn Chí Thanh, Phường Láng Thượng, Quâṇ Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam. - Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín là tổ chức tín dụng phi ngân hàng được thành lập tại nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam. - Vốn điều lệ: Vốn điều tại công ty tính đến 31 tháng 12 năm 2015 là 300.000.000.000 VND Công ty được thành lập và hoạt động theo Giấy phép số 04/GP-NHNN được cấp bởi NHNN Việt Nam ngày 12 tháng 4 năm 2006, theo Giấy chứng nhận kinh doanh số 4104000176 ngày 5 tháng 6 năm 2006 và các giấy phép điều chỉnh do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh ban hành. Thời gian hoạt động của công là 50 năm kể từ ngày cấp giấy phép hoạt động lần đầu tiên. Công ty là doanh nghiệp thành viên thuộc sở hữu 100% của Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín, được Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín cấp vốn điều lệ ban đầu và hoạt động theo quy định tại Điều lệ của Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín. Với vị thế là Công ty Cho thuê tài chính đầu tiên của khối NHTM cổ phần, Sacombank – SBL tham gia vào thị trường Cho thuê tài chính Việt Nam trong bối cảnh cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam còn rất xa lạ với khái niệm Cho thuê tài chính. Tuy nhiên, sự khởi đầu đầy khó khăn đó không ngăn được những quyết tâm của Tập thể cán bô ̣ nhân viên Sacombank – SBL trong việc biến thách thức thành cơ hội để trở thành một trong những Công ty tiên phong đưa loại hình Cho thuê tài chính đến với các doanh nghiệp, thực sự tạo ra một kênh dẫn vốn hiệu quả cho nền kinh tế và góp phần làm giảm áp lực cho hệ thống NHTM – Đây cũng chính là sứ mệnh mà Ngân hàng Sacombank đã gửi gắm vào Sacombank – SBL khi thành lập Công ty ngày 10/07/2006. 21
Nỗ lực hoạt động để hình thành nên hệ khách hàng rộng khắp cả nước và trở thành Công ty Cho thuê tài chính có hiệu quả hoạt động cao nhất trong Hiệp hội Cho thuê tài chính Việt Nam chính là thành quả cho vai trò tiên phong và cho những nhiệt huyết của Sacombank – SBL trong việc tạo dựng niềm tin về sản phẩm và thương hiệu. Và quan trọng hơn cả chính là sự ghi nhận của thị trường cho những nỗ lực của Sacombank – SBL trong việc thay đổi cách nhìn nhận và tiếp cận của các doanh nghiệp đối với hình thức tín dụng trung và dài hạn này. Từ các động lực đó, Sacombank - SBL sẽ tiếp tục vững vàng với những bước tiến đầy nội lực trong hành trình xây dựng và phát triển Công ty trong lĩnh vực Cho thuê tài chính. Hoạt động như một đối tác tài chính uy tín, Sacombank-SBL tự tin đáp ứng mọi nhu cầu về nguồn vốn đầu tư. Là nhà tư vấn chuyên nghiệp, Sacombank-SBL tự hào cam kết luôn đồng hành vì sự phát triển của doanh nghiệp. Với mục tiêu trở thành công ty cho thuê tài chính tốt nhất Việt Nam trong tương lai không xa, với những thành quả ghi dấu trong gần 10 năm qua; Sacombank – SBL đã, đang và sẽ cùng với các đối tác của mình ngày càng phát triển vững mạnh. b. Hoaṭ đôṇ g của công ty Công ty đươc̣ thành lâp̣ nhằm thưc̣ hiêṇ các giao dic̣ h bao gồm: cho thuê tài chính và cá nhân theo quy điṇ h của pháp luâṭ Viêṭ Nam, nhâṇ tiền gử i có kỳ haṇ từ môṭ năm trở lên của các tổ chứ c theo quy điṇ h của NHNN; phát hành trái phiếu, chứ ng chỉ tiền gử i và các giấy tờ có giá khác có kỳ haṇ trên môṭ năm để huy đôṇ g vốn của tổ chứ c trong và ngoài nước khi đươc̣ NHNN cho phép; vay vốn của các tổ chứ c tín duṇ g trong và ngoài nước; nhâṇ các nguồn vốn khác theo quy điṇ h của pháp luâṭ; cho thuê tài chính đối với các doanh nghiêp̣ thành lâp̣ theo pháp luâṭ Viêṭ Nam, các thành phần kinh tế, cá nhân, hô ̣ kinh doanh có nhu cầu và trưc̣ tiếp sử duṇ g tài sản cho thuê cho muc̣ đích kinh doanh hơp̣ pháp; mua và cho thuê laị tài sản là máy móc, thiết bi,̣ phương tiêṇ vâṇ chuyển và các đôṇ g sản để phuc̣ vu ̣ hoaṭ đôṇ g kinh doanh của khách hàng cho thuê tài chính; tư vấn cho khách hàng về những vấn đề có liên quan đến nghiêp̣ vu ̣cho thuê tài chính; và thưc̣ hiêṇ các dic̣ h vu ̣ủ y thác, quản lý tài sản và bảo lañ h liên quan đến hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính. Công ty cũng đươc̣ phép cung cấp những dic̣ h vu ̣ về ngoaị tê,̣ nhâṇ tiền gử i có kỳ haṇ môṭ năm trở lên; phát hành trái phiếu và giấy tờ có giá; vay các tổ chứ c tín duṇ g trong và ngoài nước; thưc̣ hiêṇ các dic̣ h vu ̣ủy thác và quản lý tài sản bằng ngoaị tê.̣ 22
c. Chiến lược phát triển của công ty - Tầm nhìn: Công ty TNHH MTV Cho thuê Tài chính Ngân hàng Sài gòn Thương tín (Sacombank-SBL) luôn năng động, sáng tạo và đi tiên phong xây dựng những sản phẩm cho thuê tài chính thiết thực nhằm không ngừng tạo dựng giá trị gia tăng cho khách hàng, phấn đấu trở thành một trong những công ty có chất lượng dịch vụ tốt nhất trên thị trường cho thuê tài chính Việt Nam. - Sứ mệnh: Sacombank-SBL không ngừng phát triển nhằm cung ứng những sản phẩm cho thuê tài chính thiết thực, tiện dụng thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng; mang lại sự thịnh vượng và niềm tự hào cho nhân viên; tối đa hoá giá trị gia tăng của cổ đông; thực thi trách nhiệm với cộng đồng và xã hội. 3.2 Cơ cấ u tổ chứ c bô ̣má y quản lý củ a công ty Sơ đồ 3.1: Tổ chứ c bô ̣má y quản lý củ a công ty HÔỊ ĐỒ NG ̉ BAN KIỂ M SOÁ T BP. KIÊM TOÁ N THÀ NH VIÊN NÔỊ BÔ ̣ BAN TỔ NG GIÁ M ĐỐ C PHÒ NG QUAN HÊ ̣ KHÁ CH HÀ NG PHÒ NG HỖ TRƠ ̣ KINH DOANH PHÒ NG THẨ M ĐIṆ H PHÒ NG QUẢ N LÝ RỦ I RO PHÒ NG TÀ I CHÍNH KẾ TOÁ N PHÒ NG HÀ NH CHÍNH TỔ NG HƠP̣ BÔ ̣ PHÂṆ PHÁ P CHẾ (Nguồn: Phòng hành chính tổng hơp̣ , Sacombank Leasing) 23
Cơ cấu công ty bao gồm các thành phần: hôị đồng thành viên, ban kiểm soát, bô ̣phâṇ kiểm toán nôị bô,̣ ban tổng giám đốc, phòng quan hê ̣khách hàng, phòng hỗ trơ ̣ kinh doanh, phòng thẩm điṇ h, phòng quản lý rủi ro, phòng tài chính kế toán, phòng hành chính tổng hơp̣ , bô ̣phâṇ pháp chế. Chứ c năng và nhiêṃ vu ̣củ a cá c phòng ban a. Phòng quan hê ̣khá ch hà ng - Đây là phòng trưc̣ tiếp tiến hành nghiêp̣ vu ̣ cho thuê tài chính từ khâu tiếp xúc khách hàng đến khâu giải ngân đối với các dư ̣ án có dư nơ ̣ dưới 2 tỷ đồng. - Thưc̣ hiêṇ viêc̣ theo dõi sau cho thuê, quản lý hơp̣ đồng cho thuê tài chính. - Theo dõi và đôn đốc viêc̣ trả nơ ̣của khách hàng điṇ h kỳ, đề xuất các biêṇ pháp xử lý đối với các vấn đề phát sinh sau khi thuê. Ngoài ra phòng còn đảm nhiêṃ viêc̣ xây dưṇ g kế hoac̣ h phát triển thi ṭ rường và sản phẩm cho thuê tài chính của công ty như tiến hành xây dưṇ g, đánh giá tình hình thưc̣ hiêṇ kế hoac̣ h tiếp thi,̣ đề xuất giải pháp phát triển thi ̣trường. b. Phòng hô ̃ trơ ̣ kinh doanh Phòng đươc̣ chia ra thành 2 bô ̣phâṇ : bô ̣phâṇ quản lý hơp̣ đồng, bô ̣phâṇ hỗ trơ.̣ - Soaṇ thảo và lưu trữ các hơp̣ đồng cho thuê tài chính - Hỗ trơ ̣ thưc̣ hiêṇ các thủ tuc̣ mua bán, nhâp̣ khẩu tài sản cho thuê. - Thưc̣ hiêṇ các thủ tuc̣ liên quan đến đăng kí giao dic̣ h đảm bảo tài sản cho thuê tài chính theo quy điṇ h của pháp luâṭ. - Thưc̣ hiêṇ các thủ tuc̣ liên quan đến mua bảo hiểm tài sản thuê. - Hỗ trơ ̣ và cung cấp các hồ sơ liên quan đến viêc̣ sử duṇ g tài sản cho khách hàng thuê theo quy điṇ h của pháp luâṭ. - Tiến hành các thủ tuc̣ liên quan đến viêc̣ xử lý tài sản thuê, tài sản đảm bảo (nếu có) khi hơp̣ đồng cho thuê tài chính chấm dứ t. c. Phòng thẩm điṇ h - Thẩm điṇ h các hồ sơ, dư ̣ án theo yêu cầu của cấp thẩm quyền. - Tái thẩm điṇ h. - Tổng hơp̣ dữ liêụ , chuẩn bi ḥ ồ sơ, lên kế hoac̣ h hop̣ Hôị đồng xét duyêṭ cho thuê đối với các dư ̣ án cho thuê thuôc̣ quyền phán quyết của Hôị đồng xét duyêṭ. 24
d. Phòng quản lý rủi ro - Thưc̣ hiêṇ các công viêc̣ quản lý, theo dõi danh muc̣ nơ,̣ tình hình tăng giảm dư ̣ nơ,̣ đề xuất giải pháp haṇ chế rủi ro, nâng cao hiêụ quả hoaṭ đôṇ g. - Theo dõi và kiểm soát chăṭ che ̃ tình hình gia haṇ nơ,̣ nơ ̣ quá haṇ , đề xuất các biêṇ pháp để giảm nơ ̣ quá haṇ . - Thưc̣ hiêṇ viêc̣ phân loaị nơ,̣ trích lâp̣ dư ̣ phòng rủi ro theo quy điṇ h. - Xây dưṇ g và quản lý hê ̣thống xếp haṇ g tín duṇ g phuc̣ vu ̣cho hoaṭ đôṇ g của công ty. - Quản lý các rủi ro phi tín duṇ g (rủi ro thi ̣trường, rủi ro thanh khoản, rủi ro hoaṭ đôṇ g) - Lâp̣ báo cáo, thống kê cơ quan thẩm quyền theo quy điṇ h. - Cung cấp thông tin về viêc̣ quản lý rủi ro cho các phòng ban khác. e. Phòng tà i chính kế toá n - Xây dưṇ g và kiểm tra chế đô ̣kế toán tài chính của toàn công ty: như xây dưṇ g hê ̣thống tài khoản kế toán, thiết lâp̣ hê ̣thống chứ ng từ theo biểu mâũ , sổ sách, hướ ng dâñ và kiểm tra công tác hac̣ h toán kế toán - Thưc̣ hiêṇ công tác kế toán quản tri:̣ xây dưṇ g hê ̣thống báo cáo kế toán quản tri,̣ phân tích các chỉ tiêu tài chính, theo dõi và kiểm tra viêc̣ thưc̣ hiêṇ kế hoac̣ h tài chính. - Chứ c năng quản lý nguồn vốn và an toàn kho quy ̃ thông qua viêc̣ tổ chứ c thu chi tiền măṭ, vàng và các chứ ng chỉ tiền gử i; cân đối nguồn vốn và sử duṇ g vốn đảm bảo tỷ lê ̣an toàn vốn, quản lý kho quy,̃ lưu trữ các hồ sơ. f. Phòng hà nh chính tổng hơp̣ - Với chứ c năng hành chính quản tri ṭ hưc̣ hiêṇ nhiêṃ vu:̣ quản lý các hồ sơ pháp lý; tiếp nhâṇ , kiểm tra, phân phối, lưu trữ văn thư, khuôn dấu, ấn chỉ, ấn phẩm, - Với chứ c năng là hành chính phuc̣ vu ̣thưc̣ hiêṇ các thủ tuc̣ cần thiết cho hoaṭ đôṇ g của công ty, in ấn chứ ng từ , hơp̣ đồng với các đơn vi ṭ ruyền thông và thưc̣ hiêṇ công tác tiêṇ ích (lê ̃ tân, quản lý tài sản lao đôṇ g, bảo vê ̣an ninh, đôị xe) - Với chứ c năng hành chính nhân sư:̣ phòng se ̃ phu ̣trách viêc̣ tuyển duṇ g và quản lý nhân sư ̣ của công ty. Ngoài ra, phòng hành chính thưc̣ hiêṇ viêc̣ quản lý tài nguyên công nghê ̣thông tin thôg tin (triển khai hê ̣thống ngân hàng lõi, các chương trình phần mềm hê ̣thống của công ty, bảo mâṭ an ninh maṇ g, bảo trì tin hoc̣ , công nghê ̣thông tin, .) 25
g. Bô ̣ phâṇ phá p chế Bô ̣phâṇ pháp chế có nhiêṃ vu ̣ tư vấn các thủ tuc̣ pháp lý, tham gia soaṇ thảo, thẩm điṇ h các hơp̣ đồng do công ty kí kết, trưc̣ tiếp soaṇ thảo các văn bản lâp̣ quy; thay măṭ công ty giải quyết các tranh chấp; thường xuyên câp̣ nhâṭ về các văn bản pháp luâṭ và những quy điṇ h thay đổi của nhà nước để thông báo cũng như làm cơ sơ cho các quyết điṇ h liên quan đến tình hình hoaṭ đôṇ g của công ty. Trong tổ chức bộ máy của công ty, tuy các phòng ban hoạt động độc lập có những chứ c năng và nhiêṃ vu ̣ tách biêṭ nhau nhưng có quan hệ mật thiết với nhau trong suốt quá trình thực hiện các hoạt động của công ty. h. Bô ̣ phâṇ kiểm toá n nôị bô ̣ - Lâp̣ kế hoac̣ h và triển khai thưc̣ hiêṇ kế hoac̣ h kiểm toán nôị bô ̣theo kế hoac̣ h đa ̃ đươc̣ duyêṭ. - Kiểm tra, giám sát viêc̣ tuân thủ các quy điṇ h của pháp luâṭ và các quy chế, quy điṇ h của Công ty. Kiểm tra và đánh giá tính chính xác của các số liêụ báo cáo, tính hiêụ quả và mứ c đô ̣ rủi ro của các măṭ hoaṭ đôṇ g. - Kiến nghi ̣các biêṇ pháp khắc phuc̣ sai sót; tham mưu, góp ý nhằm hoàn chỉnh, cải tiến các quy chế, quy điṇ h của Công ty. Giải quyết các yêu cầu liên quan đến công tác thanh tra, kiểm tra và đầu mối làm viêc̣ với kiểm toán nôị bô ̣của Ngân hàng. 3.3 Tiǹ h hiǹ h hoaṭ đôṇ g củ a công ty trong những năm 2013 – 2016 3.3.1 Tiǹ h hiǹ h tổng quan củ a công ty trong những năm 2013-2015 Bảng 3.1: Tiǹ h hiǹ h hoaṭ đôṇ g kinh doanh củ a công ty từ năm 2013 đến năm 2015 ĐVT: đồng CHỈ TIÊU Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Tổng thu nhâp̣ hoaṭ 104,029,131,873 104,270,263,816 107,300,719,332 đôṇ g 27,578,982,188 25,159,336,951 27,374,920,148 Tổng chi phí hoaṭ đôṇ g Chi phí dư ̣ phòng rủi ro 1,657,603,822 1,006,485,733 3,893,694,752 cho thuê tài chính Lơị nhuâṇ trước thuế 74,792,545,863 78,104,441,132 76,032,104,432 Lơị nhuâṇ sau thuế 55,627,489,468 60,471,179,319 58,185,865,317 Nguồn: BCTC của Sacombank Leasing (2013-2015) 26
Công ty hoaṭ đôṇ g trong liñ h vưc̣ cho thuê tài chính tuy đây là liñ h vưc̣ kinh doanh đầy tiềm năng phát triển taị Viêṭ Nam, nhưng nhìn chung tổng mứ c thu nhâp̣ hoaṭ đôṇ g của công ty chưa thưc̣ sư ̣ tăng maṇ h so với cùng kì giữa các năm từ năm 2013 đến 2015. Trong những năm trở laị đây công ty nhờ có các chính sách và sư ̣ kiểm soát khá tốt nên tổng chi phí hoaṭ đôṇ g của công ty khá ổn điṇ h (chiếm trên 20% tổng thu nhâp̣ hoaṭ đôṇ g theo từ ng thời kì) qua từ ng năm nhưng chi phí dư ̣ phòng rủi ro cho thuê tài chính vâñ còn tăng maṇ h so với cùng kì giữa các năm từ năm 2013 đến 2015. Nhưng viêc̣ tăng maṇ h và không đều qua từ ng kì của chi phí dư ̣ phòng rủi ro cho thuê tài chính ảnh hưởng không đáng kề đến lơị nhuâṇ trước thuế của công ty. Tóm laị dù còn găp̣ nhiều khó khăn nhưng với những thành tưụ mà Sacombank – SBL đa ̃ đang xây dưṇ g đa ̃ góp phần thay đổi cách nhìn và tiếp câṇ của doanh nghiêp̣ đối với hình thứ c tín duṇ g trung và dài haṇ này. Chứ ng minh đươc̣ liñ h vưc̣ cho thuê tài chính đang là liñ h vưc̣ có rất nhiều cơ hôị phát triển trên thi ̣trườ ng Viêṭ Nam. 3.3.2 Tiǹ h hiǹ h hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính taị công ty trong những năm 2013-2016 Là môṭ công ty con và là môṭ trong những thành viên của tâp̣ đoàn Sacombank dù hoaṭ đôṇ g đươc̣ 10 năm nhưng với sư ̣ nỗ lưc̣ của tâp̣ thể lañ h đaọ và nhân viên trong công ty trong thời gian vừ a qua dần dần công ty đã khẳng điṇ h và xây dưṇ g đươc̣ uy tín và thương hiêụ trên thi ̣trường. Tuy quy mô hoaṭ đôṇ g vâñ còn chưa thưc̣ sư ̣ mang tầm ảnh hưởng ra phaṃ vi lớn Trong bối cảnh tình hình cho thuê tài chính trên thi ̣trườ ng Viêṭ Nam vâñ đang găp̣ rất nhiều khó khăn và thử thách thâṃ chí có môṭ số công ty cho thuê tài chính phải buôc̣ lòng giải thể và xóa sổ nhưng công ty đa ̃ không ngừ ng nỗ lưc̣ phát triển trong những năm vừ a qua. Bảng 3.2: Tiǹ h hiǹ h tổng dư ̣ nơ ̣ theo đố i tươṇ g khá ch hàng củ a công ty từ năm 2013 đến Quý I/2016 ĐVT: triêụ đồng ĐỐ I TƯƠṆ G KHÁ CH HÀ NG NĂM 2013 NĂM 2014 NĂM 2015 QUÝ 1/2016 Cho thuê các tổ chứ c kinh tế 960.358 1.190.092 1.404.917 1.353.023 Cho thuê cá nhân 11.762 13.031 8.081 7.205 Cho thuê khác - 2.585 2.275 2.049 Nguồn: BCTC của Sacombank leasing (2013 – 2016) Từ năm 2013 đến quý 1/2016 tổng dư nơ ̣của các đối tươṇ g từ đối tươṇ g khách hàng là các tổ chứ c kinh tế đến các đối tươṇ g là cá nhân và cho thuê khác đều có sư ̣ tăng trưởng qua 27
từ ng năm. Đối tươṇ g khách hàng chủ yếu và chiếm tỷ troṇ g hơn 50% tổng dư nơ ̣ của công ty là các tổ chứ c kinh tế. Biểu đồ 3.1: Dư nơ ̣ theo đối tươṇ g khá ch hàng củ a công ty vào Quý 1/2016 Dư nợ theo loại hình doanh nghiệp Quý 1/2016 3% 3% Công ty nhà nước 27% Công ty cổ phần Công ty TNHH 67% Doanh nghiệp tư nhân Nguồn: BCTC của Sacombank Leasing (Quý 1/2016) Xét theo đối tươṇ g khách hàng, khách hàng cho thuê chủ yếu là công ty TNHH (chiếm hơn 50%), công ty cổ phần (chiếm hơn 20%). Tỷ lê ̣cho thuê của đối tươṇ g khách hàng là công ty nhà nước và doanh nghiêp̣ tư nhân thì chiếm chưa tới 10% so với tổng dư nơ ̣ của công ty. Có thể thấy rằng, đối tươṇ g cho thuê của công ty còn chưa đa daṇ g, chưa có quan hê ̣giao dic̣ h cho thuê với các thành phần khách hàng thuôc̣ phân khúc doanh nghiêp̣ nhà nước, công ty có vốn đầu tư nướ c ngoài và các doanh nghiêp̣ tư nhân. Điều này dâñ đến doanh số cho thuê và dư nơ ̣ cho thuê chưa cao. 3.3.3 Tiǹ h hiǹ h về thị trường cho thuê tài chính Việt Nam Theo một cuộc khảo sát 1.000 doanh nghiệp thuộc các ngành nghề khác nhau thì hơn 70% số doanh nghiệp trả lời rằng họ biết rất ít và chưa bao giờ tìm hiểu dịch vụ thuê tài chính từ công ty cho thuê tài chính; gần 20% hoàn toàn không biết về dịch vụ tài chính này, thậm chí có doanh nghiệp hiểu cho thuê tài chính như hoạt động trả góp và không hiểu đây là nghiệp vụ cấp tín dụng, cũng như tính ưu việt lẫn hiệu quả. Công ty cho thuê tài chính tại Việt Nam cho đến nay tình trạng thua lỗ kéo dài, có nguy cơ mất an toàn, vi phạm nghiêm trọng các quy định an toàn hoạt động ngân hàng. Mặc dù, theo thống kê từ NHNN có đến 12 công ty cho thuê tài chính đang hoạt động, nhưng gần đây hoạt động này dần rơi rụng và thu hẹp quy mô hoạt động. 28
Bảng 3.3: Tiǹ h hiǹ h tài sản có và vốn tư ̣ có củ a cá c công ty CTTC taị Viêṭ Nam ĐVT: triêụ đồng Tổng tài sản có Vốn tư ̣ có Tỷ lê ̣cấp tín Tỷ lê ̣an Tốc đô ̣ Tốc đô ̣ duṇ g so với Số tuyêṭ Số tuyêṭ toàn vốn Chi tiêu tăng tăng nguồn vốn ̉ đối đối tối thiểu trưởng trưởng huy đôṇ g Công ty cho 62.958 -3.80% 2.22 -16.97 3.35% 237.86% thuê tài chính Nguồn: Thống kê NHNN (2014) Từ nguồn dữ liệu của NHNN, hoạt động cho thuê tài chính đầy tiềm năng khi hoạt động ở Việt Nam, nơi mà có doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm trên 95% tổng số doanh nghiệp. Tuy nhiên, tổng dư nợ và tài sản Có của loại hình này đang ngày càng giảm. Đặc biệt, giá trị vốn tự đang suy giảm trầm trọng, và có những công ty đã âm vốn chủ sở hữu với số tiền khá lớn. Đồng thời, tỷ lệ an toàn vốn tối thiểu (CAR) của toàn ngành chỉ 3,35%, trong khi đó, yêu cầu tối thiểu phải là 13%. Đến đây, mệnh lệnh tái cơ cấu hoạt động công ty cho thuê tài chính bắt buộc phải diễn ra và phải ngày càng khẩn trương. Sự ra đời và phổ biến của hoạt động cho thuê tài chính và công ty cho thuê tài chính là điều tất yếu trong sự hoàn thiện hệ thống tài chính. Những đóng góp của công ty cho thuê tài chính sẽ giúp cân bằng sự phát triển giữa thị trường tiền tệ và thị trường vốn (thị trường vốn, trong đó có hoạt động cho thuê tài chính đang khá èo uột và “đẩy” nhiệm vụ nguồn vốn trung dài hạn sang thị trường tiền tệ), đồng thời gia tăng thêm nguồn vốn trung dài hạn trong lựa chọn hình thành tài sản dài hạn của doanh nghiệp. Nên nhớ, “sự giàu có không phải nằm trong quyền sử hữu tài sản mà là trong quyền sử dụng nó” và các doanh nghiệp với phương án sử dụng tài sản khả thi lẫn nhận thức được vai trò của hoạt động thuê tài chính sẽ tối đa được lợi nhuận theo đuổi. Còn các công ty cho thuê tài chính sẽ đóng vai trò lớn trong kênh truyền dẫn vốn trung dài hạn đến các chủ thể kinh tế. Chắc chắn, hoạt động cho thuê tài chính ở Việt Nam trong tương lai là một tiềm năng cần khai thác. 29
CHƯƠNG 4: THƯC̣ TRAṆ G HÊ ̣ THỐ NG KIỂ M SOÁ T NÔỊ BÔ ̣ HOAṬ ĐÔṆ G CHO THUÊ TÀ I CHÍNH TAỊ CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀ I CHÍNH NGÂN HÀ NG SÀ I GÒ N THƯƠNG TÍN 4.1 MUC̣ TIÊU KIỂ M SOÁ T - Sư ̣ hữu hiêụ và hiêụ quả trong hoaṭ đôṇ g: đảm bảo các hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính mang đến cho khách hàng môṭ sản phẩm dic̣ h vu ̣tốt nhất, khả năng xảy ra các rủi ro nằm trong tầm kiểm soát nhất điṇ h. Viêc̣ cung ứ ng, thu hồi nơ ̣đươc̣ thưc̣ hiêṇ đúng đối tươṇ g, đúng thời gian, đảm bảo đươc̣ uy tín của công ty. - Báo cáo tài chính trung thưc̣ , đáng tin câỵ : kế toán ghi nhâṇ kip̣ thời và đúng với giá tri, đúng hơp̣ đồng, đúng đối tươṇ g khi phát sinh hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính và tiến hành theo dõi vào các sổ sách có liên quan. - Tuân thủ pháp luâṭ và các quy điṇ h: đảm bảo các thủ tuc̣ khi tiến hành cho thuê tài chính đươc̣ thưc̣ hiêṇ đúng với những quy điṇ h và pháp luâṭ về măṭ giấy tờ, hồ sơ, đầy đủ các chứ ng từ cần thiết và đươc̣ tiến hành theo đúng quy trình đa ̃ quy điṇ h taị công ty. Đồng thời các hóa đơn, chứ ng từ , hồ sơ pháp lý liên quan cũng phải đảm bảo hơp̣ pháp về măṭ quy điṇ h của nhà nước. 4.2 MÔI TRƯỜ NG KIỂ M SOÁ T 4.2.1 Tính trung thưc̣ và giá tri đ̣ aọ đứ c Qua kết quả khảo sát taị công ty cho thấy các nhà quản lý luôn quan tâm nhiều đến viêc̣ xây dưṇ g môṭ hê ̣thống kiểm soát nôị bô ̣hữu hiêụ . Các nhà quản lý không những là người đưa ra những điều đúng và có lơị cho công ty mà còn luôn thể hiêṇ mình phải là tấm gương cho nhân viên noi theo. Công ty luôn thưc̣ hiêṇ các nghiã vu ̣nôp̣ ngân sách đối với nhà nước, luôn tham gia và có măṭ đầy đủ trong tất cả những buổi hôị thảo, truyền đaṭ về những sư ̣ thay đổi liên quan đến luâṭ pháp cho nhà nướ c tổ chứ c. Muc̣ tiêu mở rôṇ g thi ṭ rường, tăng doanh thu, nâng cao uy tín về chất lươṇ g sản phẩm dic̣ h vu ̣ đươc̣ đăṭ lên hàng đầu vì thế công ty đa ̃ tiến hành triển khai và tâp̣ luyêṇ cho toàn thể nhân viên về văn hóa giai tiếp. Bên caṇ h đó, viêc̣ xây dưṇ g và phổ biến các văn hóa liên quan đến phòng chống tham nhũng, thưc̣ hiêṇ chính sách tiết kiêṃ đối với các tài sản chung, chống lañ g phí đa ̃ đươc̣ thưc̣ 30
hiêṇ . Hôị đồng quản tri ̣cũng như ban lañ h đaọ luôn hướng các nhân viên tới viêc̣ thưc̣ hiêṇ đúng theo quy điṇ h về hê ̣thống sổ sách chứ ng từ về thuế, chế đô ̣ kế toán giúp cung cấp báo cáo tài chính đáng tin câỵ nhất cho các đối tươṇ g sử duṇ g. Ngoài ra, bô ̣ phâṇ kiểm soát nôị bô ̣ của công ty đa ̃ thiết lâp̣ quan điểm về tính trung thưc̣ và ý thứ c về viêc̣ kiểm soát đồng thời xây dưṇ g chuẩn mưc̣ ứ ng xử về đaọ đứ c chính vì vâỵ các nhân viên đa ̃ có thể hiểu rõ hành vi nào là thiếu đaọ đứ c hoăc̣ phaṃ pháp không thể đươc̣ chấp nhâṇ trong công ty. Chuẩn mưc̣ này cũng nêu rõ ho ̣se ̃ bi ṇ hững kỷ luâṭ và hình phaṭ như thế nào nếu vi phaṃ , chính điều này giúp công ty ngăn chăṇ các hành vi gian lâṇ hoăc̣ phaṃ pháp của nhân viên. 4.2.2 Cam kết về năng lưc̣ Với kết quả cho thấy 80% cho biết công ty có bảng mô tả nhiêṃ vu ̣ của từ ng phòng ban với công viêc̣ chứ c năng và nhiêṃ vu ̣ cu ̣ thể. Điều này là môṭ lơị thế khi công ty tiến hành chính sách tuyển duṇ g, nhân viên khi tuyển duṇ g se ̃ có thể biết đươc̣ công viêc̣ cần làm, có kiến thứ c và kinh nghiêṃ thích hơp̣ từ đó ho ̣ có thể thưc̣ hiêṇ đươc̣ nhiêṃ vu ̣ môṭ cách hữu hiêụ và hiêụ quả. 4.2.3 Hôị đồng quản tri ṿ à Ủ y ban kiểm toá n Taị công ty Hôị đồng quản tri ̣và Ủ y ban kiểm toán với Ban điều hành luôn phối hơp̣ giải quyết các khó khăn liên quan đến viêc̣ thưc̣ hiêṇ các kế hoac̣ h. Điṇ h lỳ Hôị đồng quản tri ̣và Ban giám đốc tổ chứ c các cuôc̣ hop̣ nhằm đánh laị kết quả thưc̣ hiêṇ muc̣ tiêu và chiến lươc̣ của công ty. Ngoài ra, vớ i 100% ý kiến xác nhâṇ công ty đa ̃ thành lâp̣ Ban kiểm soát đôc̣ lâp̣ để đánh giá, kiểm tra, kiểm soát các hoaṭ đôṇ g của công ty như: tính hơp̣ lý về quy trình cho thuê tài chính taị công ty, các nguyên tắc tuân thủ quy điṇ h trong quá trình làm hồ sơ, thủ tuc̣ pháp lý, chứ ng từ liên quan đến hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính, sư ̣ trung thưc̣ và đáng tin câỵ của báo cáo tài chính môṭ cách khách quan và chính xác nhất. 4.2.4 Triết lý quản lý và phong cá ch điều hành củ a nhà quản lý Do là liñ h vưc̣ ngành nghề kinh doanh của công là cung cấp các sản phẩm dic̣ h vu ̣ liên quan đến hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính nên chiụ khá nhiều rủi ro trong kinh doanh. Chính vì thế mà các nhà quản lý trong công ty rất quan tâm đến viêc xây dưṇ g chiến lươc̣ kinh doanh cũng như phải kiểm soát đươc̣ nguồn vốn hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính. Qua khảo sát cho thấy với 100% ý kiến cho biết nhà lañ h đaọ của công ty rất quan troṇ g viêc̣ thưc̣ hiêṇ đúng các quy 31
điṇ h về măṭ thủ tuc̣ pháp lý, các thông tin xác minh rõ ràng cu ̣ thể từ phía khách hàng, mong muốn thiết lâp̣ hê ̣thống kiểm soát chăṭ che ̃ các giấy tờ chứ ng từ liên quan đến hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính, chứ ng từ hac̣ h toán kế toán và báo cáo tài chính phải luôn thể hiêṇ đươc̣ môṭ cách đầy đủ, rõ ràng chính xác tình hình hoaṭ đôṇ g của công ty. Bên caṇ h đó, với 75% ý kiến cho biết taị công ty các nhà quản lý luôn thảo luâṇ với nhân viên cấp dưới về vấn đề chuyên môn và khi nhâṇ đươc̣ ý kiến của cấp dưới các cấp trưở ng phòng, phó phòng của đơn vi ̣se ̃ xem xét và đề xuất kiến nghi ̣của mình lên cấp lañ h đaọ cao hơn, điều này là môṭ ưu điểm giúp cho công viêc̣ đươc̣ giải quyết môṭ cách suông sẻ. 4.2.5 Cơ cấ u tổ chứ c Cơ cấu tổ chứ c của công ty đươc̣ xây dưṇ g trên cơ sở chứ c năng nhiêṃ vu ̣của từ ng phòng ban. Nôị dung của các phòng ban đươc̣ quy điṇ h ngay từ khi thiết lâp̣ nên các nhân viên của từ ng phòng ban se ̃ biết đươc̣ nhiêṃ vu ̣ chính của phòng mình. Tuy nhiên, uy tín của công ty ngày càng cao dâñ đến lươṇ g khách hàng cũng như hơp̣ đồng cho thuê tài chính ngày càng tăng điều này dâñ đến môṭ số phòng ban bi ̣thay đổi thêm hoăc̣ bớ t môṭ số chứ c năng nhiêṃ vu ̣ nhất điṇ h nhưng những viêc̣ thay đổi đó chưa thấy có văn bản chỉnh sử a, câp̣ nhâṭ mà chỉ là trao đổi thông tin bằng miêṇ g giữa những nhà quản tri ̣hay sư ̣ chỉ đaọ từ các cấp trưởng phòng trong các cuôc̣ hop̣ . Như vâỵ , vấn đề trên se ̃ dê ̃ dâñ đến viêc̣ đùn đẩy trách nhiêṃ cho nhau trong tương lai, bô ̣phâṇ này làm ảnh hưởng đến bô ̣phâṇ khác và các trưởng, phó phòng có thể se ̃ không thể hiêṇ hết đươc̣ trách nhiêṃ mà ho ̣quản lý. 4.2.6 Phân điṇ h quyền haṇ và trá ch nhiêṃ Với kết quả khảo sát 80% cho thấy công ty đa ̃ xây dưṇ g bảng mô tả nêu rõ quyền haṇ và trách nhiêṃ của từ ng nhân viên từ cấp lañ h đaọ đến các cấp trưởng, phó phòng, nhân viên trong các phòng ban. Chính vì vâỵ , khi thay đổi về nhân sư ̣ cấp cao thì quyền haṇ và trách nhiêṃ đươc̣ câp̣ nhâṭ kip̣ thời bằng văn bản còn khi thay đổi nhân viên trong từ ng bô ̣phâṇ thì quyền haṇ và trách nhiêṃ của các nhân viên này chủ yếu do cấp lãnh đaọ phòng quy điṇ h. Với sư ̣ phân điṇ h quyền haṇ và trách nhiêṃ của từ ng nhà lañ h đaọ trong công ty đa ̃ giúp cho ho ̣hiểu rõ đươc̣ nhiêṃ vu ̣ mình cần làm là gì và mối quan hê ̣vớ i người khác. Do đó, ho ̣ thấy đươc̣ trách nhiêṃ phải kiểm tra, đối chiếu, phân tích công viêc̣ của bản thân trước khi cung cấp báo cáo cho các phòng ban khác hoăc̣ cấp trên. 32
Bên caṇ h đó, để hoaṭ đôṇ g của công ty diêñ ra môṭ cách thuâṇ lơị và đúng thời điểm, tiến trình, công ty đa ̃ tiến hành ủ y quyền cu ̣thể là viêc̣ ủ y quyền giữa Tổng giám đốc cho Phó giám đốc về viêc̣ xét duyêṭ cho thuê tài chính, hoăc̣ viêc̣ ủ y quyền môṭ số công viêc̣ từ cấp trưởng phòng xuống cho nhân viên phu ̣ trách. Viêc̣ ủy quyền đươc̣ thưc̣ hiêṇ bằng văn bản cu ̣ thể. Chính chiến lươc̣ này đa ̃ giúp cho công ty có đươc̣ những quyết điṇ h kip̣ thời, giúp cho viêc̣ tiến hành cho thuê tài chính khi có phát sinh đươc̣ diêm̃ ra môṭ cách nhanh chóng và làm hài lòng khách hàng. 4.2.7 Chính sá ch nhân sư ̣ Với kết quả khảo sát cho thấy 100% công ty không ban hành chính sách tuyển duṇ g cu ̣thể phổ biến và rôṇ g raĩ . Quá trình xét duyêṭ hồ sơ tuyển duṇ g nhân sư ̣ không khách quan, vâñ còn hiêṇ tươṇ g ưu tiên những ứ ng viên có quen biết gử i gắm. Điều này có thể dẫn đến viêc̣ tuyển duṇ g không hiêụ quả, bỏ sót những ứ ng viên thưc̣ sư ̣ có năng lưc̣ và tiềm năng, cũng như phẩm chất tốt. Taị công ty 70% ý kiến của đối tươṇ g khảo sát taị công ty chính sách kỷ luâṭ đươc̣ xây dưṇ g khá tốt, phân công nhân viên giám sát và theo dõi tình hình nhân viên trong công ty về măṭ kỷ luâṭ. Nhưng bên caṇ h đó, viêc̣ đánh giá tính kỷ luâṭ cũng còn xuất phát từ quan điểm chủ quan, vâñ còn viêc̣ xử lý vi phaṃ theo cảm tính và vi ̣nể. Tuy nhiên đối với những cán bô ̣ nhân viên có những đóng góp giúp phát triển hoaṭ đôṇ g của công ty thì các nhà quản tri ̣luôn có những chính sách khen thưở ng, đôṇ g viên sư ̣ góp ý. 4.3 ĐÁ NH GIÁ RỦ I RO 4.3.1 Nhâṇ daṇ g rủ i ro và cá c nguyên nhân dẫn đến rủ i ro trong hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính Doanh thu chủ yếu của công ty là phần laĩ phát sinh khi tiến hành các nghiêp̣ vu ̣cho thuê tài chính với khách, các phần chênh lêc̣ h tỷ giá khi có các nghiêp̣ vu ̣ cho thuê tài chính phát sinh liên quan đến ngoaị tê.̣ Cá c nguyên nhân có thể dâñ đến những rủi ro trong hoaṭ đôṇ g cho thuê tà i chính - Từ phía khách hàng Khách hàng không có khả năng thanh toán nơ ̣ cho công ty. Khách hàng làm giả giấy tờ thông tin liên quan, khách hàng “ảo”. Khách hàng không thưc̣ hiêṇ đúng các yêu cầu như đa ̃ cam kết trong hơp̣ đồng. 33
- Từ phía nhà cung cấp Cung ứ ng những sản phẩm không đúng tiêu chuẩn và chất lươṇ g như đa ̃ thỏa thuâṇ . Nhà cung ứ ng chiếm duṇ g vốn không chiụ thưc̣ hiêṇ đúng tiến đô ̣như đa ̃ cam kết. - Từ phía công ty Không đủ nguồn vốn cung ứ ng khi có nghiêp̣ vu ̣cho thuê tài chính phát sinh. Viêc̣ không thu hồi đươc̣ nơ ̣ từ phía khách hàng làm ảnh hưởng nghiêm troṇ g đến tình hình tài chính của công ty. Nhân viên thẩm điṇ h có kết quản thẩm điṇ h không đúng hoăc̣ chưa có cở sở thỏa đáng đối với các điều kiêṇ cho thuê tài chính với khách hàng. Viêc̣ thông đồng giữa nhân viên và khách hàng làm cho các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính. 4.3.2 Đá nh giá Những thiêṭ haị trên khi xảy ra không những làm ảnh hưởng nghiêm troṇ g đến tình hình doanh thu của công ty mà còn có thể khiến cho công ty có tình traṇ g nơ ̣xấu tăng cao, gây mất uy tín của công ty. Do là hoaṭ đôṇ g chủ yếu mang đến nguồn thu quan troṇ g cho công ty nên viêc̣ khách hàng không thanh toán nơ ̣ rất se ̃ làm ảnh hưởng đến kế hoac̣ h và chiến lươc̣ của công ty khi nguồn thu thất thoát mà nguồn chi thì tăng do các khoản chi phí phải thanh toán trong quá trình thưc̣ hiêṇ cho thuê tài chính. 4.3.3 Biêṇ phá p Các biêṇ pháp mà công ty tiến hành như sau: - Thiết lâp̣ hê ̣thống kiểm soát chăṭ che ̃ từ viêc̣ xét duyêṭ hồ sơ đến giai đoaṇ tìm hiểu nhà cung ứ ng, quá trình giải ngân, và cuối cùng là quá trình thanh toán tất toán hơp̣ đồng cho thuê tài chính. - Thưc̣ hiêṇ viêc̣ mở rôṇ g hơp̣ tác với các công ty bảo hiểm, nhằm mang laị cho khách hàng những sản phẩm dic̣ h vu ̣tốt nhất ở khắp moị nơi. - Thiết lâp̣ rõ ràng các điều lê ̣cũng như quy điṇ h đối với viêc̣ thanh toán nơ ̣ trong quá trình cho thuê tài chính trong hơp̣ đồng đã kí với khách hàng, truyền tải thông tin môṭ cách cu ̣ thể đến với khách hàng. 34
4.4 HOAṬ ĐÔṆ G KIỂ M SOÁ T 4.4.1 Cá c thủ tuc̣ kiểm soá t chung 4.4.1.1 Phân chia trá ch nhiêṃ Qua khảo sát cho thấy, hầu hết các bô ̣phâṇ đền phân chia nhiêṃ vu ̣và trách nhiêṃ cho mỗi thành viên, không có hiêṇ tươṇ g môṭ cá nhân nắm giữ nhiều công viêc̣ nhiều bướ c trong môṭ quy trình cho thuê tài chính. Thông quan khảo sát các trưởng, phó phòng ban, thì viêc̣ phân chia nhiêṃ vu ̣trách nhiêṃ cho từ ng nhân viên đều tách biêṭ chứ c năng xét duyêṭ và bảo quản tài sản, chứ c năng kế toán với bảo vê ̣tài sản, chứ c năng xét duyêṭ với kế toán. Dưới đây là bảng phân công công viêc̣ theo từ ng phòng ban. BÔ ̣ PHÂṆ THƯC̣ HIÊṆ CÔNG VIÊC̣ ĐẢ M NHIÊṂ - Xem xét và tiếp nhâṇ yêu cầu của khách hàng. - Hướng dâñ và hoàn tất thủ tuc̣ pháp lý cho khách hàng Bô ̣phâṇ quan hê ̣khách hàng khi có nhu cầu. - Theo dõi tình hình thông tin về khách hàng trong suốt giai đoaṇ CTTC. - Đưa ra nhâṇ xét về khả năng thưc̣ hiêṇ các hơp̣ đồng cho thuê tài chính đối với khách hàng, tính khả thi trong Bô ̣phâṇ thẩm điṇ h từ ng trường hơp̣ . - Là nơi lưu trữ tất cả các hồ sơ pháp lý, thông tin khách hàng. - Đánh giá và xem xét về tất cả các khả năng xảy ra rủi ro khi tiến hành cho thuê tài chính. Bô ̣phâṇ quản lý rủi ro - Thiết lâp̣ kế hoac̣ h xây dưṇ g để kiểm soát rủi ro. - Đề ra biêṇ pháp để kiểm soát quy trình cho thuê tài chính. - Thưc̣ hiêṇ viêc̣ hoàn tất các hơp̣ đồng ( cho thuê tài chính, bảo hiểm, mua bán, ) khi có quyết điṇ h từ Ban Bô ̣phâṇ hỗ trơ ̣ kinh doanh giám đốc. - Thiết lâp̣ viêc̣ thanh toán tình hình trả nơ ̣ để theo dõi và đôn đốc quá trình trả nơ.̣ 35
- Theo dõi viêc̣ trả nơ ̣ của khách hàng và căn cứ vào giấy tờ liên quan để tiến hành hac̣ h toán. Bô ̣phâṇ kế toán - Lâp̣ báo cáo điṇ h kỳ về tình hình khách hàng taị công ty cho lañ h đaọ cấp cao biết. - Quản lý các quyền truy câp̣ của toàn bô ̣nhân viên. Bô ̣phâṇ công nghê ̣thông tin - Thiết lâp̣ ngăn chăṇ và giới haṇ theo từ ng chứ c năng và nhiêṃ vu ̣của nhân viên. Bảo trì các thiết bi,̣ máy móc văn phòng, tuyển duṇ g, Bô ̣phâṇ nhân sư ̣ đồng phuc̣ cho nhân viên, 4.4.1.2 Kiểm soá t quá triǹ h xử lý thông tin a. Kiểm soá t đối tươṇ g sử duṇ g Công ty sử duṇ g phần mềm Smartbank, mở dùng theo dõi trong nôị bô,̣ để haṇ chế viêc̣ truy câp̣ không cần thiết vào hê ̣thống thông tin của công ty, mỗi nhân viên se ̃ đươc̣ cấp môṭ mâṭ khẩu và tên sử duṇ g riêng và tiến hành phân quyền truy câp̣ (xem, taọ , chỉnh sử a) trong phaṃ vi của công viêc̣ . Viêc̣ phân quyền này đươc̣ thưc̣ hiêṇ bởi quản lý cấp cao của công ty. Các mâṭ khẩu se ̃ đươc̣ tiến hành thay đổi điṇ h kỳ (6 tháng/ 1 lần). Các đối tươṇ g không liên quan, bên ngoài đều không thể truy câp̣ vào hê ̣thống, chỉ đươc̣ truy câp̣ vào cổng hê ̣thống thông tin chung thông quan mâṭ khẩu và tài khoản riêng của từ ng khách hàng mà nhân viên công ty cấp. b. Kiểm soá t dữ liêụ - Sử duṇ g phần mềm Smartbank giúp cho nhân viên của công ty có thể dê ̃ dàng trao đổi thông tin giữa các bô ̣ phâṇ và với chi nhánh thông qua các báo cáo thiết lâp̣ tư ̣ đôṇ g có trong hê ̣ thống. Các nhân viên phu ̣ trách có thể nắm rõ hết tình hình của môṭ khách hàng khi mới bắt đầu đến khi kết thúc hơp̣ đồng cho thuê tài chính, điều này giúp viêc̣ xử lý thông tin đẩy nhanh tiến đô ̣và đươc̣ quản lý dê ̃ dàng hơn. - Với sư ̣ hỗ trơ ̣ của bô ̣ phâṇ quản lý công nghê ̣thông tin các quy điṇ h về viêc̣ lưu trữ thông tin khách hàng trên hê ̣thống phần mềm, thay đổi mâṭ khẩu, phân quyền truy câp̣ , giúp cho thông tin của công ty cũng như khách hàng đươc̣ bảo mâṭ, an toàn, đươc̣ sử duṇ g đúng muc̣ đích, đúng đối tươṇ g. 36
- Bên caṇ h đó, bô ̣ phâṇ kế toán còn có thêm phần mềm Fox, phần mềm taọ báo cáo về tình hình hoaṭ đôṇ g của công ty hằng ngày giữa Hôị sở, chi nhánh và công ty. c. Kiểm soá t chứ ng từ , sổ sá ch Các chứ ng từ phải đươc̣ các bô ̣phâṇ có liên quan tâp̣ hơp̣ đầy đủ theo quy điṇ h của công ty. (các chứ ng từ lưu trữ taị từ ng phòng ban se ̃ đươc̣ trình bày cu ̣thể trong phần “Kiểm tra chi tiết). Đối với các chứ ng từ liên quan đến viêc̣ thu hồi nơ ̣ từ khách hàng đươc̣ phòng kế toán hac̣ h toán thì se ̃ đươc̣ lưu chung với các chứ ng từ phát sinh khác và đươc̣ đánh số thứ tư ̣ theo từ ng trang, và đươc̣ lưu theo từ ng ngày. Đối với các chứ ng từ liên quan đến nhu cầu cho thuê tài chính, hoăc̣ tiến hành hơp̣ đồng cho thuê tài chính với khách hàng từ ng bô ̣phâṇ se ̃ lưu theo file hồ sơ dữ liêụ , mỗi khách hàng mỗi hơp̣ đồng se ̃ đươc̣ lưu thành môṭ file, đánh số thứ tư ̣ cho từ ng file và theo dõi chúng trên hê ̣thống phần mềm. Các loaị sổ sách như nhâṭ ký chung, sổ theo dõi chi tiết các khoản nơ ̣phát sinh, các loaị báo cáo, đươc̣ tích hơp̣ sẵn trong hê ̣thống, dê ̃ dàng cho viêc̣ sử duṇ g và quản lý của công ty. 4.4.1.3 Ủ y quyền và xét duyêṭ Viêc̣ xét duyêṭ môṭ nhu cầu cho thuê tài chính của khách hàng sau khi đa ̃ có kết quả từ phòng thẩm điṇ h cần phải thông qua sư ̣ đồng ý và ký duyêṭ của Ban giám đốc (cu ̣ thể là Phó Tổng giám đốc) đối vớ i haṇ mứ c xét duyêṭ cho thuê tài chính dưới 2 tỷ đồng. Đối với haṇ mứ c xét duyêṭ trên 2 tỷ đồng thì cần có sư ̣ phên duyêṭ của Tổng giám đốc. Nếu như Tổng giám đốc không thể xét duyêṭ vì lý do cá nhân, đi công tác, thì có thể ủ y quyền laị cho người trong Ban giám đốc (cu ̣thể là Phó Tổng giám đốc) bằng văn bản và chứ ng từ này phải đươc̣ lưu vào hồ sơ quản lý. 4.4.1.4 Kiểm tra đôc̣ lâp̣ viêc̣ thưc̣ hiêṇ Các chứ ng từ liên quan đến viêc̣ kí hơp̣ đồng, giải ngân, đều phải đươc̣ tâp̣ hơp̣ đầy đủ về phòng (bản photo đính kèm chữ ký của nhân viên phu ̣trách, lañ h đaọ phòng), kế toán viên căn cứ vào đó kiểm tra và xác nhâṇ trên hê ̣thống về thông tin khách hàng thưc̣ hiêṇ giao dic̣ h hoăc̣ tiến hành hac̣ h toán khi có phát sinh nghiêp̣ vu.̣ 37
Đồng thời bô ̣phâṇ kiểm soát nôị bô ̣của công ty se ̃ thường xuyên kiểm tra đôṭ xuất các chứ ng từ liên quan đến hoaṭ đôṇ g cho thuê tài chính của từ ng phòng ban (ví du:̣ kiểm tra laị chứ ng từ , giấy tờ liên quan đến môṭ vài hơp̣ đồng cho thuê tài chính, các chứ ng từ hac̣ h toán nơ,̣ giải ngân của kế toán). Ngoài ra, theo sư ̣ phân công của Hôị sở (Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương tín – Sacombank), điṇ h kỳ vào giữa tháng 5, tháng 6 hằng năm, se ̃ phân công bô ̣ phâṇ kiểm soát nôị bô ̣xuống công ty để tiến hành kiểm tra, rà soát laị viêc̣ tuân thủ quy điṇ h cũng như là xem xét đánh giá cách thứ c quản lý, hoaṭ đôṇ g của công ty. 4.4.2 Cá c thủ tuc̣ kiểm soá t chi tiết 4.4.2.1 Kiểm soá t viêc̣ tiếp nhâṇ hồ sơ cho thuê tài chính a. Hồ sơ phá p lý - Trình tư:̣ nhân viên phòng quan hê ̣khách hàng tiếp nhâṇ nhu cầu cho thuê tài chính từ khách hàng. Sau đó hướng dâñ khách hàng làm thủ tuc̣ và nôp̣ các hồ sơ pháp lý. Tiếp xúc khách hàng lần đầu tiên để có đươc̣ nhâṇ xét ban đầu Sơ đồ 4.1: Triǹ h tư ̣ tiếp nhâṇ hồ sơ cho thuê tài chính củ a Sacombank - SBL KH P.QHKH Hương dâñ va tiếp ̀ ́ ̀ NHU CÂU nhâṇ hồ sơ Xác minh Hồ sơ khách thưc̣ tế hàng (Nguồn: Phòng Quan hê ̣khách hàng, Sacombank Leasing) - Kiểm tra tính đầy đủ, hơp̣ lê,̣ hơp̣ pháp của hồ sơ (phu ̣ luc̣ 1 – danh muc̣ hồ sơ khá ch hà ng là doanh nghiêp̣ ) (phu ̣ luc̣ 2 – danh muc̣ hồ sơ khá ch hà ng là cá nhân). Chỉ có các tài liêụ văn bản liên quan đến quyết điṇ h phê duyêṭ của Hôị đồng quản tri,̣ liên quan đến viêc̣ ký duyêṭ với các nhà cung ứ ng, các văn bản chỉ đaọ , các văn bản liên quan đến bên thứ 3, thì công ty mớ i cần bản chính, còn về măṭ nguyên tắc các hồ sơ pháp lý liên quan đến viêc̣ quản lý của nhà 38
nước, chính phủ (giấy đăng kí kinh doanh, đăng kí ma ̃ số thuế, CMND, ) công ty chỉ cần bản sao có xác nhâṇ của công chứ ng hoăc̣ cơ quan có thẩm quyền. - Tiến hành đối chiếu sư ̣ khớp đúng thông tin của khách hàng trên hồ sơ pháp lý với thông tin trên cổng thông tin ngân hàng nhà nước và kiểm tra đối chiếu tình hình tín duṇ g trên hê ̣thống liên ngân hàng và hê ̣thống ngân hàng Sacombank liên quan đến khách hàng. b. Hồ sơ tà i chính - Kiểm tra sư ̣ đầy đủ của hồ sơ tài chính. - Kiểm tra các bằng chứ ng chứ ng minh quá trình góp vốn điều lê ̣của khách hàng, đánh giá tính hơp̣ pháp hơp̣ lê ̣của hình thứ c góp vốn. - Kiểm tra năng lưc̣ tài chính của khách hàng thông qua viêc̣ phân tích báo cáo tài chính, từ đó áp duṇ g các chính sách phù hơp̣ theo duy điṇ h của công ty. 4.4.2.2 Kiểm soá t viêc̣ thẩm điṇ h đá nh giá dư ̣ á n/ tài sản cho thuê tài chính - Đối với hồ sơ dư ̣ tính từ 2 tỷ đồng trở xuống thì phòng quan hê ̣khách hàng chủ đôṇ g đi xác minh, thẩm điṇ h khi hoàn tất trình lên cho ban lañ h đaọ công ty. Đối với hồ sơ dư nơ ̣ dư ̣ tính cho thuê trên 2 tỷ đồng thì phòng quan hê ̣khách hàng sau khi thẩm điṇ h xong chuyển qua cho phòng tái thẩm điṇ h trước khi trình lên cho lãnh đaọ công ty. Phòng thẩm điṇ h có quyền đươc̣ đi chung với phòng quan hê ̣khách hàng trưc̣ tiếp xác minh. Các giai đoaṇ thẩm điṇ h: a. Thu thâp̣ thông tin Châṃ nhất 2 ngày sau khi tiếp xúc lần đầu tiên với khách hàng taị nôị thành và 5 ngày đối với khách hàng ngoaị thành, nhân viên phải thu thâp̣ thông tin đa ̃ yêu cầu khách hàng cung cấp và chuyển cho bô ̣ phâṇ hỗ trơ ̣ để scan gử i cho phòng thẩm điṇ h hoăc̣ thông báo cho Ban tổng giám đốc về viêc̣ châṃ trê ̃ thu thâp̣ thông tin từ phía khách hàng. b. Xá c minh thưc̣ tế Căn cứ vào kế hoac̣ h thẩm điṇ h, phòng quan hê ̣ khách hàng (và phòng thẩm điṇ h) đi thẩm điṇ h thưc̣ tế khách hàng. c. Lâp̣ tờ trình Sau khi thu thâp̣ thông tin và thẩm điṇ h thưc̣ tế taị khách hàng, nhân viên tiến hành lâp̣ tờ trình cho lãnh đaọ phòng. Nôị dung tờ trình phải đảm bảo các nôị dung sau: - Giới thiêụ khách hàng và tình traṇ g pháp lý của khách hàng 39
- Sơ lươc̣ tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng như quy mô hoaṭ đôṇ g, sản phẩm (dic̣ h vu)̣ , thi ̣trường chủ yếu, bô ̣ máy quản lý điều hành của doanh nghiêp̣ từ đó làm cơ sở để đánh giá các rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra đối với ngành nghề kinh doanh, và tài sản cho thuê tài chính của khách hàng. - Phân tích tình hình tài chính: chủ yếu phân tích dưạ vào bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoaṭ đôṇ g kinh doanh, quan hê ̣tín duṇ g vớ i Sacombank và các tổ chứ c tín duṇ g khác, các chỉ số tài chính như khả năng thanh toán hiêṇ thời, khả năng thanh toán nhanh, vòng quay hàng tồn kho, dòng tiền của khách hàng, tỷ lê ̣nơ ̣ trên vốn chủ sỡ hữu, laĩ ròng trên doanh thu - Xem xét dư ̣ án thuê theo đề xuất của khách hàng: giới thiêụ dư ̣ án thuê, nguồn vốn tham dư ̣ dư ̣ án, nhà cung ứ ng, nguồn vốn dùng để trả nơ ̣ cho thuê tài chính. Tính toán hiêụ quả của tài sản cho thuê tài chính: dưạ trên những giả điṇ h và cơ sở về thời gian khấu hao, thuế thu nhâp̣ doanh nghiêp̣ , để tính toán dòng tiền thu chi mà dư ̣ án mang laị, thời gian hoàn vốn, suất sinh lơị IRR, Sơ đồ 4.2: Triǹ h tư ̣ thẩm điṇ h cho thuê tài chính taị Sacombank - SBL P.QHKH P.TD Tờ trình A Hồ sơ khách hàng Tờ trình kết So sánh quả TD đánh giá A (Nguồn: Phòng Thẩm điṇ h, Sacombank Leasing) - Kiểm tra nôị dung tờ trình thẩm điṇ h dư ̣ án/ tài sản cho thuê tài chính từ phòng quan hê ̣ khách hàng gử i cho phòng thẩm điṇ h. - Kiểm tra báo cáo kết quả thẩm điṇ h gử i cho Ban tổng giám đốc, có chữ ký đầy đủ của nhân viên phòng quan hê ̣khách hàng, trưởng phòng quan hê ̣khách hàng, trưởng phòng thẩm điṇ h, ký duyêṭ của Ban lãnh đaọ . - Xem xét về tính phù hơp̣ của muc̣ đích muốn đầu tư tài sản của khách hàng thông qua viêc̣ thuê tài chính. 40
- Đối chiếu kết quả thẩm điṇ h, phân tích rủi ro với chi tiết tình hình dư ̣ án cho thuê tài chính của khách, tình hiǹ h laĩ lỗ của khách hàng, khả năng thanh toán hiêṇ taị của khách hàng, 4.4.2.3 Kiểm soá t quá triǹ h xét duyêṭ và giải ngân a. Kiểm soá t quá trình xét duyêṭ cho thuê tà i chính Từ những phân tích trong quá trình thẩm điṇ h, nhân viên lâp̣ tờ trình se ̃ đưa ra đề xuất cho thuê tài chính hay không cho thuê cùng những điều kiêṇ cu ̣ thể đi kèm. Chẳng haṇ , nếu cho thuê thì tỉ lê ̣kí cươc̣ , đăc̣ coc̣ , laĩ suất cho thuê như thế nào, thời haṇ cho thuê bao lâu, giá tri ̣ mua laị tài sản khi kết thúc hơp̣ đồng là bao nhiêu, Nhâṇ đươc̣ tờ trình, lañ h đaọ phòng cho ý kiến tham mưu lên tờ trình và trình lên Ban Tổng giám đốc. Ban Tổng giám đốc kiểm tra laị nôị dung tờ trình đề xuất cho thuê tài chính, kết quả thẩm điṇ h, đánh giá mứ c đô ̣ đầy đủ và chi tiết đối với những ý kiến của cấp lañ h đaọ về dư ̣ án cho thuê tài chính của khách hàng. - Xem xét viêc̣ haṇ mứ c cho thuê tài chính đươc̣ duyêṭ có vươṭ quyền phán quyết của ngườ i duyêṭ hay không; đăc̣ biêṭ chú troṇ g các trườ ng hơp̣ khách hàng tiến hành thưc̣ hiêṇ nhiều hơp̣ đồng cho thuê tài chính. Nếu vươṭ thẩm quyền phán quyết của Ban tổng giám đốc, Ban tổng giám đốc se ̃ cho ý kiến tham mưu Hôị đồng xét duyêṭ cho thuê. Trong ngày khi nhâṇ đươc̣ phán quyết về viêc̣ ra quyết điṇ h cho thuê hoăc̣ không cho thuê thì se ̃ gử i thông báo đến cho khách hàng. - Chứ ng từ yêu cầu: tờ trình xét duyêṭ cho thuê tài chính, báo cáo đánh giá tình hình tài chính của khách hàng, quy điṇ h văn bản liên quan đến haṇ mứ c xét duyêṭ, giấy ủ y quyền xét duyêṭ (nếu có). 41