›

Khóa luận Kế toán nợ phải thu tại Công ty cổ phần Tập đoàn muối miền Nam

pdf 79 trang thiennha21 23/04/2022 3591
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Kế toán nợ phải thu tại Công ty cổ phần Tập đoàn muối miền Nam", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_ke_toan_no_phai_thu_tai_cong_ty_co_phan_tap_doan_m.pdf

Nội dung text: Khóa luận Kế toán nợ phải thu tại Công ty cổ phần Tập đoàn muối miền Nam

  1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯ ỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG BÁO CÁO KHÓA LU ẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MUỐI MIỀN NAM Ngành: KẾ TOÁN Chuyên ngành: KIỂM TOÁN Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thanh Nam. Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hoàng Phương Vy. MSSV: 1211181020 Lớp: 12DKKT01 i
  2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯ ỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG BÁO CÁO KHÓA LU ẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MUỐI MIỀN NAM Ngành: KẾ TOÁN Chuyên ngành: KIỂM TOÁN Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thanh Nam. Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hoàng Phương Vy. MSSV: 1211181020 Lớp: 12DKKT01 ii
  3. LỜI CAM ĐOAN Chúng tôi xin cam đoan những gì chúng tôi trình bày đều là sự thật, tham khảo một cách có chọn lọc và có căn cứ rõ ràng. Nếu những điều chúng tôi nói có sai sự thật thì chúng tôi xin chịu mọi trách nhiệm. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn. TP. Hồ Chí Minh, ngày 23 tháng 06 năm 2015 (SV ký và ghi rõ họ tên) NGUYỄN HOÀNG PHƯƠNG VY iii
  4. LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian học tập tại Trường Đại học Công nghệ TP.HCM cũng như thực tập tại Công ty cổ phần Tập đoàn muối miền Nam, nhờ vào sự tận tình giảng dạy và truyền đạt những kiến thức của các thầy cô, sự giúp đỡ tận tình của các quý cô chú, anh chị ở Công ty, đã giúp chúng em nắm bắt, cũng như củng cố kiến thức và kỹ năng cơ bản, đồng thời chia sẻ cho chúng em những kinh nghiệm giúp chúng em có thể tiếp cận với công việc thực tế sau này. Chúng em chân thành cảm ơn các Quý thầy cô đã tận tâm truyền đạt những kiến thức cơ bản và những kiến thức thực tế, tạo nền móng để chúng em hoàn thành thật tốt bài Báo cáo thực tập này. Đặc biệt là thầy Nguyễn Thanh Nam đã tận tình, cố gắng hướng dẫn, giúp đỡ chúng em hoàn thành báo cáo này. Chúng em xin chân thành cảm ơn các Quý cô chú trong Ban lãnh đạo Công ty, các Anh chị ở Phòng Tài chính - Kế toán, mặc dù bận rộn nhưng vẫn cố gắng bỏ chút thời gian quý báu để hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc và cung cấp những số liệu cần thiết giúp chúng em hoàn thành bài báo cáo thực tập. Trong quá trình học tập và tìm hiểu, do thời gian hạn hẹp, cũng như hạn chế về kiến thức nên không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót. Do đó chúng em cũng rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ thầy cô và Quý cô chú, anh chị. Kính chúc Quý thầy cô, Quý cô chú, anh chị trong Công ty dồi dào sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong công việc và cuộc sống. Kính chúc Công ty ngày càng vững mạnh và phát triển. TP.Hồ Chí Minh, ngày 23 tháng 06 năm 2015 (SV ký và ghi rõ họ tên) NGUYỄN HOÀNG PHƯƠNG VY iv
  5. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Tên đơn vị thực tập: CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MUỐI MIỀN NAM. Địa chỉ: 2 Bis Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM. Điện thoại liên lạc: 08.38238523 – 08.38244507 – 08.38298366 Email: kd@sosalgroup.vn - vanphong@sosalgroup.vn NHẬN XÉT VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN: Họ và tên sinh viên: NGUYỄN HOÀNG PHƯƠNG VY MSSV: 1211181020 Lớp: 12DKKT01 Thời gian thực tập tại đơn vị: Từ đến Tại bộ phận thực tập: Trong quá trình thực tập tại đơn vị sinh viên đã thể hiện: 1. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật: Tốt Khá Trung bình Không đạt 2. Số buổi thực tập thực tế tại đơn vị: >3 buổi/tuần 1-2 buổi/tuần ít đến đơn vị 3. Báo cáo thực tập phản ánh được thực trạng hoạt động của đơn vị: Tốt Khá Trung bình Không đạt 4. Nắm bắt được những quy trình nghiệp vụ chuyên ngành (Kế toán, Kiểm toán, Tài chính, Ngân hàng ): Tốt Khá Trung bình Không đạt TP. HCM, Ngày tháng .năm 2016 Đơn vị thực tập (ký tên và đóng dấu) v
  6. TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN: Họ và tên sinh viên: NGUYỄN HOÀNG PHƯƠNG VY MSSV: 1211181020 Lớp: 12DKKT01 Thời gian thưc tập: Từ đến Tại đơn vị: . Trong quá trình viết báo cáo thực tập sinh viên đã thể hiện: 1. Thực hiện viết báo cáo thực tập theo quy định: Tốt Khá Trung bình Không đạt 2. Thường xuyên liên hệ và trao đổi chuyên môn với giảng viên hướng dẫn: Thường xuyên Ít liên hệ Không 3. Báo cáo thực tập đạt chất lượng theo yêu cầu: Tốt Khá Trung bình Không đạt TP. HCM, ngày . tháng .năm 2016 Giảng viên hướng dẫn (Ký tên, ghi rõ họ tên) vi
  7. DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt Nội dung BCTC Báo cáo tài chính BĐS Bất động sản BGĐ Ban giám đốc Bộ NN PTNT Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn BQLDA Ban quản lý dự án CNV Công nhân viên ĐVCD Đơn vị cấp dưới ĐVCT Đơn vị cấp trên GTGT Giá trị gia tăng GTHM Giá trị hao mòn HĐQT Hội đồng quản trị HTK Hàng tồn kho TK Tài khoản TSCĐ Tài sản cố định TT – BTC Thông tư – Bộ Tài chính TW Trung ương XDCB Xây dựng cơ bản XNK Xuất nhập khẩu vii
  8. DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ Đồ thị 3.1: Tình hình công ty trong những năm gần đây 29 Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy công ty 23 Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán 24 Sơ đồ 3.3: Sơ đồ trình tự chứng từ 26 Sơ đồ 3.4: Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Tập đoàn 30 Sơ đồ 4.1: Sơ đồ luân chuyển chứng từ nợ phải thu khách hàng 35 Sơ đồ 4.2: Sơ đồ luân chuyển chứng từ phải thu nội bộ .38 Sơ đồ 4.3: Sơ đồ luân chuyển chứng từ phải thu khác 41 Sơ đồ 4.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ tạm ứng .44 viii
  9. MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1 1.1. Lý do chọn đề tài: 1 1.2. Mục đích nghiên cứu: 2 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 2 1.4. Phương pháp nghiên cứu: 2 1.5. Kết cấu đề tài: gồm 5 chương 2 CHƯƠNG 2: CƠ SƠ LÝ LUẬN KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU 3 2.1. Tổng quan về kế toán nợ phải thu: 3 2.1.1. Khái niệm: 3 2.1.2. Đặc điểm: 3 2.1.3. Phân loại: 3 2.2. Chính sách kế toán nợ phải thu: 4 2.2.1. Kiểm soát nợ phải thu trong hạn: 4 2.2.2. Kiểm soát nợ phải thu khó đòi: 5 2.3. Nội dung kế toán nợ phải thu: 8 2.3.1. Phải thu của khách hàng: 8 2.3.1.1. Khái niệm: 8 2.3.1.2. Nguyên tắc: 8 2.3.1.3. Chứng từ sử dụng: 8 2.3.1.4. Kế toán chi tiết: 9 2.3.1.5. Kế toán tổng hợp: 9 2.3.2. Phải thu nội bộ: 12 2.3.2.1. Khái niệm: 12 2.3.2.2. Nguyên tắc: 12 2.3.2.3. Chứng từ sử dụng: 13 2.3.2.4. Kế toán chi tiết: 13 2.3.2.5. Kế toán tổng hợp: 13 2.3.3. Phải thu khác: 18 ix
  10. 2.3.3.1. Khái niệm: 18 2.3.3.2. Nguyên tắc: 18 2.3.3.3. Chứng từ sử dụng: 18 2.3.3.4. Kế toán chi tiết: 19 2.3.3.5. Kế toán tổng hợp: 19 2.3.4. Tạm ứng: 20 2.3.4.1. Khái niệm: 20 2.3.4.2. Nguyên tắc: 20 2.3.4.3. Chứng từ sử dụng: 21 2.3.4.4. Kế toán chi tiết: 21 2.3.4.5. Kế toán tổng hợp 21 2.3.5. Dự phòng phải thu khó đòi: 22 2.3.5.1. Khái niệm: 22 2.3.5.2. Nguyên tắc: 22 2.3.5.3. Chứng từ sử dụng: 22 2.3.5.4. Kế toán chi tiết: 22 2.3.5.5. Kế toán tổng hợp 23 CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MUỐI MIỀN NAM. 25 3.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Tập đoàn muối miền Nam: 25 3.1.1. Giới thiệu chung: 25 3.1.2. Lịch sử hình thành: 26 3.2. Cơ cấu tổ chức quản lý tại Tập đoàn Muối miền Nam: 27 3.2.1. Sơ đồ tổ chức quản lý: 27 3.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: 28 3.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Tập đoàn: 28 3.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán: 28 3.3.2. Hệ thống sổ sách áp dụng tại Tập đoàn: 29 x
  11. 3.3.3. Hệ thống chứng từ kế toán: 30 3.3.4. Hệ thống tài khoản: 31 3.3.5. Hệ thống báo cáo kế toán: 31 3.3.6. Chính sách kế toán áp dụng tại Tập đoàn: 31 3.3.7. Hệ thống thông tin kế toán tại Tập đoàn: 31 3.4. Tình hình công ty trong những năm gần đây: 32 3.5. Hình thức tổ chức công tác kế toán: 33 3.6. Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển: 33 CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MUỐI MIỀN NAM 35 4.1. Chính sách nợ phải thu tại Công ty cổ phần Tập đoan muối miền Nam: 35 4.2. Nội dung chi tiết các khoản phải thu tại Tập đoàn: 36 4.2.1. Phải thu khách hàng: 36 4.2.1.1. Nội dung: 36 4.2.1.2. Nguyên tắc hạch toán: 36 4.2.1.3. Chứng từ sử dụng: 36 4.2.1.4. Kế toán chi tiết: 36 4.2.1.5. Kế toán tổng hợp: 36 4.2.1.6. Sơ đồ luân chuyển chứng từ: 37 4.2.1.7. Một số ví dụ: 38 4.2.2. Phải thu nội bộ: 40 4.2.2.1. Nội dung: 40 4.2.2.2. Nguyên tắc hạch toán: 40 4.2.2.3. Chứng từ sử dụng: 40 4.2.2.4. Kế toán chi tiết: 40 4.2.2.5. Kế toán tổng hợp: 40 4.2.2.6. Sơ đồ luân chuyển chứng từ: 41 4.2.2.7. Một số ví dụ: 41 4.2.3. Phải thu khác (1388): 43 xi
  12. 4.2.3.1. Nội dung: 43 4.2.3.2. Nguyên tắc hạch toán: 43 4.2.3.3. Chứng từ sử dụng: 43 4.2.3.4. Kế toán chi tiết: 43 4.2.3.5. Kế toán tổng hợp: 43 4.2.3.6. Sơ đồ lưu chuyển chứng từ: 44 4.2.3.7. Một số ví dụ: 45 4.2.4. Tạm ứng: 47 4.2.4.1. Nội dung: 47 4.2.4.2. Nguyên tắc hạch toán: 47 4.2.4.3. Chứng từ sử dụng: 47 4.2.4.4. Kế toán chi tiết: 47 4.2.4.5. Kế toán tổng hợp: 47 4.2.4.6. Sơ đồ lưu chuyển chứng từ: 48 4.2.4.7. Một số ví dụ: 50 CHƯƠNG 5: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 52 5.1. Nhận xét: 52 5.2. Kiến nghị: 54 5.2.1. Hạch toán: 54 5.2.2. Chính sách đối với các khoản phải thu: 54 5.2.3. Hệ thống kế toán và hình thức tổ chức kế toán: 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 xii
  13. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1. Lý do chọn đề tài: Trong nền kinh tế thị trường dưới sự quản lý vĩ mô của nhà nước như hiện nay cùng với sự khó khăn của nên kinh tế toàn cầu các doanh nghiệp phải tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh cùng mới môi trường cạnh tranh gay gắt. Thị trường tài chính Việt Nam đang sôi động từng ngày bởi sự lớn mạnh của các doanh nghiệp trong và ngoài nước kéo theo đó là sự phát triển không ngừng của toàn bộ nền kinh tế Việt Nam tạo cho nước ta một vị thế không nhỏ trên trường quốc tế. Để thúc đẩy cỗ máy kinh tế đó hoạt động tốt các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế cũng như mọi cá nhân đã đang và sẽ nỗ lực không ngừng trong khả năng có thể, đưa doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp phải đối mặt khi nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển đó là các quan hệ tín dụng ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp, chính từ đó sự phát sinh nợ đã trở thành một yếu tố tất nhiên trong hoạt động kinh doanh, trong đó bao gồm cả tín dụng ngân hàng và tín dụng thương mại. Tình trạng nợ nần này phải được nhìn từ cả hai khía cạnh: từ phía người cho vay (bên cung cấp tín dụng hay là chủ nợ) và phía người đi vay (bên nhận tín dụng hay khách nợ), và đôi khi phải tính đến cả những yếu tố thị trường nữa (những tác nhân bên ngoài ảnh hưởng tới quan hệ tín dụng của cả hai bên). Hiện nay ở nước ta nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với rủi ro tín dụng rất cao trong đó rủi ro rủi ro về tổn thất nợ khó đòi là một trong những nhân tố cần được kiểm soát chặt chẽ. Trong nhiều trường hợp, tổn thất nợ khó đòi giữa các doanh nghiệp đang tiếp tục gia tăng làm suy giảm năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, thậm chí dẫn tới nguy cơ phá sản. Trước nền kinh tế đã được hội nhập, trước môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, vấn đề quản lý công nợ phải thu và xử lý nợ khó đòi đã và đang trở nên vôcùng cần thiết đối với các doanh 1 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  14. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam nghiệp ở nước ta hiện nay. Nhận thấy tính cần thiết của việc quản lý công nợ phải thu, qua quá trình thực tập ở Công ty cổ phần Tập đoàn muối miền Nam em đã đi sâu tìm hiểu tình hình hoạt động của công ty và đã quyết định chọn đề tài: “Kế toán nợ phải thu tại Công ty cổ phần Tập đoàn muối miền Nam”. 1.2. Mục đích nghiên cứu: Thông qua quá trình thực tập để thấy được cách thức hạch toán, cách quản lý các khoản phải thu từ doanh nghiệp. Qua đó nhận định được hoạt động của doanh nghiệp trong quá trình quản lý công nợ phải thu có hợp lý, hiệu quả và phù hợp với quy định của pháp luật. 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: - Các sổ sách, chứng từ liên quan đến công nợ phải thu. Phạm vi nghiên cứu: - Số liệu dùng để nghiên cứu hạch toán là số liệu năm 2015 - Các kiến thức đã học trên lớp liên quan đến công nợ phải thu 1.4. Phương pháp nghiên cứu: Tham khảo số liệu từ phòng kế toán của Công ty. Tham khảo các sách, báo, tài liệu có liên quan đến đề tài. 1.5. Kết cấu đề tài: gồm 5 chương Chương 1: Giới thiệu. Chương 2: Cơ sở lý luận kế toán nợ phải thu. Chương 3: Tổng quan về Công ty cổ phần Tập đoàn Muối miền Nam. Chương 4: Thực trạng công tác kế toán nợ phải thu tại Tập đoàn Muối miền Nam. Chương 5: Nhận xét và kiến nghị. 2 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  15. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam CHƯƠNG 2: CƠ SƠ LÝ LUẬN KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU 2.1. Tổng quan về kế toán nợ phải thu: 2.1.1. Khái niệm: Nợ phải thu là khoản phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp khi doanh nghiệp thực hiện việc cung cấp hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ và các trường hợp khác liên quan đến một bộ phận vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời như chi hộ cho đơn vị bạn hoặc cấp trên, cho mượn ngắn hạn 2.1.2. Đặc điểm: - Là tài sản của doanh nghiệp bị đơn vị khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi. - Đây là các khoản mục quan trọng trên bảng cân đối kế toán liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, do đó nó là công cụ thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. - Phải được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Tuy nhiên lập dự phòng phải thu khó đòi cho nợ phải thu khách hàng thường dựa vào ước tính của nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra. - Trong đó, nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của đơn vị bởi vì cạnh tranh gay gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng việc bán chịu. 2.1.3. Phân loại: Vì nợ phải thu là mối quan hệ giữa chủ nợ - khách nợ thông qua đối tượng nợ. Đối tượng nợ ở đây chính là những khoản tiền, giá trị mà khách nợ đang chiếm dụng của công ty và chưa thanh toán. Để tiện theo dõi các khoản phải thu ta có thể phân loại nợ phải thu theo khách nợ. Nợ phải thu bao gồm: - Nợ phải thu khách hàng. - Phải thu nội bộ. - Phải thu khác. - Tạm ứng. - Dự phòng phải thu khó đòi. 3 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  16. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 2.2. Chính sách kế toán nợ phải thu: 2.2.1. Kiểm soát nợ phải thu trong hạn: a) Xây dựng chính sách tín dụng: Chính sách tín dụng của doanh nghiệp ảnh hưởng đến kỳ thu tiền bình quân hay nói cách khác, nó ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có kỳ thu tiền bình quân dài có nghĩa là doanh nghiệp đó đang thực hiện chính sách nới lỏng tín dụng. Việc nới lỏng chính sách tín dụng giúp khách hàng của doanh nghiệp có nhiều thời gian hơn để trả nợ qua đó thu hút được nhiều khách hàng. Tuy nhiên việc kéo dài thời gian trả nợ cho khách hàng dẫn đến thời hạn của các khoản phải thu tăng lên, nói cách khác là thời gian bị chiếm dụng vốn của doanh nghiệp tăng lên, gây ảnh hưởng không tốt đến dòng tiền của doanh nghiệp. Ngược lại, việc thực hiện chính sách thắt chặt tín dụng giúp doanh nghiệp nhanh thu hồi các khoản phải thu, cải thiện dòng tiền. Tuy nhiên, việc này sẽ làm giảm lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp với đối thủ. Để xây dựng một chính sách tín dụng hiệu quả, các nhà quản trị phải thực hiện những bước sau: Chính sách chiết khấu Tại đây, doanh nghiệp xác định chi phí tín dụng thương mại trong hàng trả chậm. Ví dụ: 2/10 net 30 có nghĩa: thời hạn thanh toán nợ là 30 ngày, nếu doanh nghiệp mua hàng trả trong vòng 10 ngày đầu sẽ nhận được chiết khấu 2% trên giá trị đơn hàng. Thời hạn tín dụng Tiến hành so sánh kỳ thu tiền bình quân với thời hạn tín dụng và nếu có sai lệch lớn thì cần điều chỉnh. Ví dụ: Mỗi ngày doanh nghiệp bán chịu 4 triệu hàng hóa, thời hạn tín dụng là 30 ngày thì doanh nghiệp sẽ có khoản phải thu trung bình là 120 triệu. Mỗi ngày doanh nghiệp mua chịu 3 triệu hàng hóa, thời hạn tín dụng là 20 ngày thì các khoản phải trả trung bình là 60 triệu. Như vậy doanh nghiệp đã cấp tín dụng nhiều hơn nhận tín dụng là 60 triệu đồng. Doanh nghiệp cần tận dụng việc mua chịu như nguồn tài trợ và cân đối để hạn chế tối thiểu vốn bị chiếm dụng trong khoản phải thu. Chính sách thi hành Doanh nghiệp quyết định những hình thức xử lý khi khách hàng nợ quá hạn thanh toán. 4 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  17. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Qua phân tích, chúng ta có thể thấy tầm quan trọng của chính sách tín dụng đối với dòng tiền và chi phí sử dụng vốn của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một chính sách tín dụng phù hợp để tối thiểu hóa chi phí sử dụng vốn, đáp ứng nhu cầu tín dụng của khách hàng qua đó giúp gia tăng năng lực cạnh tranh của mình. b) Tổ chức quản lý thu nợ: Tổ chức công tác quản lý thu nợ theo chính sách thu nợ đã đề ra ở trong chính sách tín dụng của doanh nghiệp. Việc thu hồi nợ này nên được giao cho những người chuyên trách để công việc có hiệu quả hơn. Như vậy công tác quản lý các khoản phải thu rất khó khăn phức tạp bởi nó liên quan tới rất nhiều yếu tố, nhiều biến số kinh tế. Tuy nhiên việc quản lý tốt các khoản phải thu sẽ tránh cho các doanh nghiệp tình trạng phải giải quyết các khoản phải thu khó đòi. Khi xuất hiện các khoản phải thu khó đòi các doanh nghiệp phải nhanh chóng xử lý. 2.2.2. Kiểm soát nợ phải thu khó đòi: Nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển thì các quan hệ tín dụng ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp. Sự phát sinh nợ là một yếu tố tất nhiên trong hoạt động kinh doanh, trong đó bao gồm cả tín dụng ngân hàng và tín dụng thương mại. Tình trạng nợ nần và việc kiểm soát nợ cần được nhìn nhận từ cả hai góc độ: bên cung cấp tín dụng và bên đi vay. Nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với rủi ro tín dụng rất cao, trong đó rủi ro về tổn thất nợ khó đòi là một trong những nhân tố cần được kiểm soát chặt chẽ. Trong nhiều trường hợp tổn thất nợ tồn đọng trong doanh nghiệp gia tăng làm giảm năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp thậm chí có khi dẫn tới nguy cơ phá sản. Chính vì thế mà mục tiêu xử lý nợ tồn đọng trong các doanh nghiệp chủ yếu là xoá các khoản nợ khó đòi tránh gây tổn thất nợ khó đòi ảnh hưởng tới tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; Làm trong sạch hoá tình hình tài chính của doanh nghiệp; giảm bớt chi phí quản lý do phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi để có thêm một khoản tiền đầu tư vào sản xuất kinh doanh. Việc xử lý nợ khó đòi cần phải được tiến hành theo qui trình sau:  Kiểm tra nguyên nhân xuất hiện nợ khó đòi Công ty có khoản phải thu khó đòi phải tiến hành rà soát lại các khoản khó đòi và lên phương án xử lý khoản nợ khó đòi đó. Công ty phải xem xét kỹ khoản 5 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  18. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam nợ và các yếu tố xung quanh khoản nợ đó. Khoản nợ đó vì sao khó đòi? Nguyên nhân từ đâu? Từ phía doanh nghiệp hay từ phía đối tác hay do điều kiện chính sách pháp luật thay đổi? Nếu nguyên nhân từ phía doanh nghiệp thì cần phải tiến hành xem xét lại các tiêu chuẩn tín dụng của doanh nghiệp, các chính sách bán hàng, thái độ làm việc của nhân viên .Từ đó đưa ra nhưng kiến nghị để chấn chỉnh sao cho phù hợp và có thể thu hồi được những khoản nợ khó đòi. Nếu nguyên nhân từ phía khách hàng (thường nguyên nhân từ phía khách hàng nhiều hơn) thì doanh nghiệp càng cần phải tìm hiểu kỹ nguyên nhân khách hàng không trả tiền là do đâu? Có phải là do khách hàng không muốn trả hay do điều kiện kinh doanh không như mong muốn mà khách hàng không thể trả được khoản nợ cho doanh nghiệp? Nếu do khách hàng không muốn trả thì vì sao họ không muốn trả? Vì họ muốn giữ mối quan hệ đối tác với công ty, vì họ muốn giữ khoản vốn có giá rẻ này để đầu tư vào hàng hoá dịch vụ khác hay vì vấn đề đạo đức nghề nghiệp mà họ không muốn trả nợ Người làm tài chính của công ty cần phải xem xét kỹ nguyên nhân để có những biện pháp thu hồi hợp lý. Muốn đưa ra những biện pháp thu hồi nợ thì người quản lý công nợ phải thu phải tiếp xúc với khách hàng, phải đốc thúc khách hàng trả nợ cho công ty, hoặc tuỳ từng hoàn cảnh của khách hàng để đưa ra những chính sách thu hồi nợ cần thiết. Còn nếu do khách hàng không thể trả được thì vì sao? Khách hàng đã không trả được thì thường do công ty khách hàng làm ăn thua lỗ, họ không bán được hàng của công ty mình nên chưa thu hồi được tiền để trả nợ. Khi đó người làm tài chính cần phân tích khả năng của khách hàng khi kinh doanh để ra quyết định nên tiếp tục bán chịu cho họ để họ tiếp tục kinh doanh thu hồi lại vốn trả nợ cho công ty trong trường hợp khách hàng có những chính sách mới, thay đổi phương pháp kinh doanh phù hợp với điều kiện môi trường kinh doanh trong tương lai hay bằng mọi cách thu hồi nợ về nếu xét thấy khách hàng không còn khả năng kinh doanh tiếp. Người làm tài chính sẽ phải tính đến khả năng khách hàng trả nợ xem khách hàng trả được bao nhiêu và cả chi phí để thu hồi nợ. Nếu chi phí quá lớn mà khoản thu về lại nhỏ không đáng kể thì công ty phải có biện pháp khác, có thể xoá nợ cho khách hàng đồng thời hạch toán vào chi phí kinh doanh hoặc sử dụng một số những biện pháp khác theo đúng chế độ xử lý nợ khó đòi mà Nhà nước đã ban hành. 6 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  19. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Khi lập dự phòng cần thỏa mãn các điều kiện sau thì mới được trích lập dự phòng: Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi: - Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thu tục giải thể: người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. - Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định phải xử lý như một khoản tổn thất. Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có dối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ, bảng đối chiếu công nợ và các chứng từ khác, bản thanh lý hợp đồng cam kết nợ.  Xây dựng quy trình quản lý Sau khi xem xét và đốc thúc khách hàng trả nợ nhưng không được thì khoản nợ đó đã trở thành khoản nợ khó đòi và đến cuối niên độ kế toán, kế toán viên phải tiến hành trích lập dự phòng cho những khoản nợ của những khách hàng có khả năng không trả được nợ nhằm xác định đúng giá trị thuần của các khoản phải thu trong Báo cáo tài chính và khoản dự phòng đó được tính vào chi phí kinh doanh. Để đi sâu tìm hiểu về qui trình xử lý nợ khó đòi chúng ta cần hiểu thế nào là dự phòng nợ phải thu khó đòi? Cách trích lập như thế nào? Xử lý các khoản dự phòng ra sao? Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi trên. Trong đó: Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: - 100% giá trị đối với khoản phải thu từ 3 năm trở lên. - 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. - 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. 7 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  20. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam - 30% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm. Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết, thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. 2.3. Nội dung kế toán nợ phải thu: 2.3.1. Phải thu của khách hàng: 2.3.1.1. Khái niệm: Các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp gồm: phải thu với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ. và các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu XDCB đã hoàn thành. 2.3.1.2. Nguyên tắc: Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là khách hàng có mối quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, kể cả TSCĐ, BĐS đầu tư. Kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản phải thu không đòi được. 2.3.1.3. Chứng từ sử dụng: - Hóa đơn thuế VAT đầu ra. - Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng. - Sổ báo cáo hàng hóa. - Bản kiểm kê quỹ. - Biên bản bù trừ công nợ. 8 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  21. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 2.3.1.4. Kế toán chi tiết: - Sổ chi tiết tài khoản 131. - Sổ cái tài khoản 131. - Sổ tổng hợp nợ phải thu khách hàng. 2.3.1.5. Kế toán tổng hợp: Tài khoản sử dụng: TK 131 – Phải thu khách hàng Nội dung kết cấu tài khoản nợ phải thu khách hàng TK 131 - Số tiền phải thu khách hàng về sản - Số tiền khách hàng đã trả nợ; phẩm, hàng hóa. BĐS đầu tư, TSCĐ - Số tiền đã nhận ứng trước, trả đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được trước của khách hàng; xác định là bán trong kỳ; - Doanh thu của số hàng đã bán bị - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. người mua trả lại; - Đánh giá lại các khoản phải thu - Số tiền chiết khấu thanh toán và bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá chiết khấu thương mại cho người ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam. mua. - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam. Số tiền còn phải thu của khách hàng Số tiền khách hàng trả thừa cho doanh nghiệp Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn". Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu: Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu, ghi: 9 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  22. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam - Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế) Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. - Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi: Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Kế toán hàng bán bị trả lại: Nợ TK 5213 - Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế) Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán: - Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá; - Trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi: Nợ TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5212)(giá chưa có thuế) Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảmgiá, chiết khấu thương mại) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá). 10 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  23. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản phải thu khách hàng, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. Nhận được tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi: Nợ các TK 111, 112, Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi). Trường hợp nhận ứng trước bằng ngoại tệ thì bên Có TK 131 ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giá mua của ngân hàng nơi thực hiện giao dịch) Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xóa sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ, ghi: Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số chưa lập dự phòng) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. Kế toán phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính: - Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131). - Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi: Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. 11 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  24. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 2.3.2. Phải thu nội bộ: 2.3.2.1. Khái niệm: Nợ phải thu nội bộ là các khoản phải thu phát sinh giữa các đơn vị trong cùng một công ty, công ty như quan hệ giữa đơn vị cấp trên với đơn vị trực thuộc hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau về các khoản đã chi hộ, thu hộ, các khoản đơn vị trực thuộc phải nộp lên, hoặc đơn vị cấp trên phải cấp xuống. 2.3.2.2. Nguyên tắc: a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với các đơn vị cấp dưới hoặc các đơn vị cấp dưới trực thuộc doanh nghiệp độc lập. Các đơn vị cấp dưới trực thuộc trong trường hợp này là các đơn vị không có tư cách pháp nhân, hạch toán phụ thuộc nhưng có tổ chức công tác kế toán, như các chi nhánh, xí nghiệp, Ban quản lý dự án hạch toán phụ thuộc doanh nghiệp. Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các công ty thành viên, xí nghiệp là đơn vị có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập không phản ánh trong tài khoản này mà phản ánh như đối với các công ty con. b) Nội dung các khoản phải thu nội bộ phản ánh vào Tài khoản 136 bao gồm: Ở doanh nghiệp cấp trên (Doanh nghiệp độc lập, tổng công ty): - Vốn, quỹ hoặc kinh phí đã giao, đã cấp cho cấp dưới; - Vốn kinh doanh cho cấp dưới vay không tính lãi; - Các khoản cấp dưới phải nộp lên cấp trên theo quy định; - Các khoản nhờ cấp dưới thu hộ; - Các khoản đã chi, đã trả hộ cấp dưới; - Các khoản đã giao cho đơn vị trực thuộc để thực hiện khối lượng giao khoán nội bộ và nhận lại giá trị giao khoán nội bộ; - Các khoản phải thu vãng lai khác. Ở doanh nghiệp cấp dưới (Doanh nghiệp thành viên trực thuộc hoặc đơn vi hạch toán phụ thuộc): - Các khoản được đơn vị cấp trên cấp nhưng chưa nhận được (Trừ vốn kinh doanh và kinh phí); - Khoản cho vay vốn kinh doanh; - Các khoản nhờ đơn vị cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác thu hộ; - Các khoản đã chi, đã trả hộ cấp trên và đơn vị nội bộ khác; - Các khoản phải thu vãng lai khác. c) Tài khoản này không phản ánh số vốn đầu tư mà công ty mẹ đầu tư vốn vào các công ty con và các khoản thanh toán giữa công ty mẹ và công ty con. 12 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  25. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam d) Tài khoản 136 phải hạch toán chi tiết theo từng đơn vị có quan hệ thanh toán và theo dõi riêng từng khoản phải thu nội bộ. Từng doanh nghiệp cần có biện pháp đôn đốc giải quyết dứt điểm các khoản nợ phải thu nội bộ trong niên độ kế toán. e) Cuối kỳ kế toán, phải kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư Tài khoản 136 “Phải thu nội bộ”, Tài khoản 336 “Phải trả nội bộ” với các đơn vị có quan hệ theo từng nội dung thanh toán. Tiến hành thanh toán bù trừ theo từng khoản của từng đơn vị có quan hệ, đồng thời hạch toán bù trừ trên 2 Tài khoản 136 “Phải thu nội bộ” và Tài khoản 336 “Phải trả nội bộ” (Theo chi tiết từng đối tượng).Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời. 2.3.2.3. Chứng từ sử dụng: - Quyết định cấp vốn. - Quyết định thu hồi vốn. - Biên bản giao nhận nhận vốn. - Phiếu thu, giấy báo có. - Phiếu xuất kho, 2.3.2.4. Kế toán chi tiết: - Sổ cái tài khoản 136 - Sổ chi tiết tài khoản 136. - Sổ tổng hợp kế toán nợ phải thu nội bộ. 2.3.2.5. Kế toán tổng hợp: Tài khoản sử dụng: TK 136 – “Phải thu nội bộ”. Tài khoản 136 – “Phải thu nội bộ”, có 4 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1361 - “Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc”: Tài khoản này chỉ mở ở doanh nghiệp cấp trên để phản ánh số vốn kinh doanh hiện có ở các đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc do doanh nghiệp cấp trên giao. Tài khoản này không phản ánh số vốn công ty mẹ đầu tư vào các công ty con hoặc số vốn doanh nghiệp đầu tư các đơn vị trực thuộc có tư cách pháp nhân hạch toán độc lập. Vốn đầu tư vào các đơn vị trên trong trường hợp này phản ánh trên Tài khoản 221 “Đầu tư vào công ty con”. 13 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  26. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam - Tài khoản 1362 – “Phải thu nội bộ về chênh lệch tỷ giá”: Tài khoản này chỉ mở ở các doanh nghiệp là Chủ đầu tư có thành lập BQLDA, dùng để phản ánh khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh ở các BQLDA chuyển lên. - Tài khoản 1363 – “Phải thu nội bộ về chi phí đi vay đủ điều kiện được vốn hóa”: Tài khoản này chỉ mở ở các doanh nghiệp là Chủ đầu tư có thành lập BQLDA, dùng để phản ánh khoản chi phí đi vay được vốn hóa phát sinh tại BQLDA. - Tài khoản 1368 – “Phải thu nội bộ khác”: Phản ánh tất cả các khoản phải thu khác giữa các đơn vị nội bộ. Nội dung kết cấu tài khoản phải thu nội bộ: TK 136 - Số vốn kinh doanh giao cho ĐVCD - Thu hồi vốn, quỹ ở ĐVCD. - Các khoản đã chi hộ, trả hộ ĐVCT, - Quyết toán với ĐVCD. ĐVCD. - Sồ tiền thu về nội bộ. - Số tiền ĐVCT phải thu. - Bù trừ phải thu – phải trả nội bộ. - Số tiền ĐVCD phải nộp. - Số tiền phải thu về hàng hóa, dịch vụ cho ĐVCT, ĐVCD - Các khoản phải thu nội bộ khác - Kinh phí chủ đầu tư giao cho BQLDA Các khoản nợ cuối kỳ còn phải thu nội bộ. Một số giao dịch kinh tế chủ yếu nợ phải thu nội bộ: a) Tại đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc: Khi chi hộ, trả hộ doanh nghiệp cấp trên và các đơn vị nội bộ khác: Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368) Có TK 111,112, Căn cứ vào thông báo của doanh nghiệp cấp trên về số quỹ khen thưởng, phúc lợi được cấp, ghi: Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368) Có TK 353 – Quỹ khen thưởng phúc lợi 14 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  27. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và phân cấp của từng đơn vị: - Trường hợp đơn vị hạch toán phụ thuộc được phân cấp ghi nhận doanh thu, ghi: Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368) Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (chi tiết giao dịch bán hàng nội bộ) Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Đồng thời ghi nhận giá vốn, ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 154, 155, 156 - Trường hợp đơn vị hạch toán phụ thuộc không được phân cấp ghi nhận doanh thu, giá trị sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cung cấp nội bộ được phản ánh là khoản phải thu nội bộ, ghi: Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368) Có TK 154, 155,156 Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Khi nhận được tiền hoặc vật tư, tài sản của cấp trên hoặc doanh nghiệp nội bộ khác thanh toán về các khoản phải thu, ghi: Nợ TK 111,112,152,153, Có TK 136 – Phải thu nội bộ (1368) Bù trừ công nợ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, ghi: Nợ TK 336 – Phải trả nội bộ (3368) Có TK 136 – Phải thu nội bộ (1368) b) Hạch toán ở doanh nghiệp cấp trên: Khi doanh nghiệp cấp trên giao vốn kinh doanh cho đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc: - Trường hợp giao vốn bằng tiền, ghi: Nợ TK 1361 – Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc Có TK 111,112 15 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  28. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam - Trường hợp giao vốn bằng TSCĐ, ghi: Nợ TK 1361 – Phải thu nội bộ (giá trị còn lại của TSCĐ) Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn TSCĐ) Có TK211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá) Trường hợp các đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc nhận vốn kinh doanh trực tiếp từ Ngân hàng Nhà nước theo sự ủy quyền của doanh nghiệp cấp trên, khi đơn vị cấp dưới thực nhận vốn, doanh nghiệp cấp trên ghi: Nợ TK 1361 – Phải thu nội bộ Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu Khi doanh nghiệp cấp trên cấp kinh phí sự nghiệp, dự án cho đơn vị cấp dưới, ghi: Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368) Có TK 111, 112, 461, Trường hợp đơn vị không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc phải hoàn lại vốn kinh doanh cho doanh nghiệp cấp trên, khi nhận được tiền do đơn vị hạch toán phụ thuộc nộp lên, ghi: Nợ TK 111,112, Có TK 136 – Phải thu nội bộ (1361) Căn cứ vào báo cáo của đơn vị hạch toán phụ thuộc về số vốn kinh doanh đơn vị hạch toán phụ thuộc đã nộp Ngân sách Nhà nước theo sự ủy quyền của cấp trên, ghi: Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu Có TK 136 – Phải thu nội bộ (1361) Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và phân cấp của từng đơn vị, doanh nghiệp có thể ghi nhận doanh thu tại thời điểm chuyển giao hàng hóa dịch vụ cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc hoặc tại thời điểm khi đơn vị hạch toán phụ thuộc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra bên ngoài: - Trường hợp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu tại thời điểm chuyển giao hàng hóa, dịch vụ cho đơn vị hạch toán phụ thuộc, ghi: 16 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  29. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368) Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (chi tiết giao dịch bán hàng nội bộ) Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước - Trường hợp doanh nghiệp không ghi nhận doanh thu tại thời điểm chuyển giao hàng hóa, dịch vụ cho đơn vị hạch toán phụ thuộc: Khi chuyển giao hàng hóa, dịch vụ, ghi: Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368) Có TK 154, 155,156 Khi đơn vị hạch toán phụ thuộc thông báo đã tiêu thụ được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho bên thứ ba bên ngoài doanh nghiệp, kế toán ghi nhận doanh thu, ghi: Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368) Có TK 511 – Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ Đồng thời ghi nhận giá vốn, ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 136 – Phải thu nội bộ (1368) Khoản phải thu về lãi của hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động khác ở các đơn vị cấp dưới, ghi: Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368) Có TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối. Khi chi hộ, trả hộ các đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc, ghi: Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368) Có TK 111, 112, Khi nhận được tiền do đơn vị cấp dưới nộp lên về tiền lãi kinh doanh, thanh toán các khoản đã chi hộ, trả hộ đơn vị cấp dưới, ghi: Nợ TK 111, 112, Có TK 136 – Phải thu nội bộ (1368) Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, ghi: 17 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  30. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Nợ TK 336 – Phải trả nội bộ (3368) Có TK 136 – Phải thu nội bộ (1368) 2.3.3. Phải thu khác: Tài khoản phải thu khác bao gồm nhiều khoản mục khác phải thu ngoài các khoản phải thu của tài khoản (131, 136), nó chứa đựng 3 tài khoản loại 2. Tuy nhiên, phần lớn công ty hạch toán nhiều trên tài khoản 1388 nên tôi sẽ đi sâu nghiên cứu tài khoản này thay vì 2 tài khoản con còn lại. 2.3.3.1. Khái niệm: Nợ phải thu khác là phản ánh các khoản phải thu như thu về bồi thường, các khoản tiền phải thu do cho mượn, các khoản phải thu về ủy thác xuất nhập khẩu, phải thu về khoản nhận cổ tức, tiền lãi đầu tư, các khoản thu khác, từ đó theo dõi tinh hình thanh toán của các khoản phải thu này. 2.3.3.2. Nguyên tắc: - Các khoản phải thu về bồi dưỡng vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn, đã được xử lý bắt bồi thường. - Các khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời không lấy lãi. - Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi. - Các khoản đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu chi hộ cho đơn vị ủy thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, - Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính. - Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên. 2.3.3.3. Chứng từ sử dụng: - Phiếu thu, phiếu chi. - Giấy báo nợ, giấy báo có. - Biên bản kiểm kê quỹ, 18 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  31. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 2.3.3.4. Kế toán chi tiết: - Sổ chi tiết tài khoản 138 - Sổ cái tài khoản 138 - Sổ tổng hợp các khoản phải thu khác 2.3.3.5. Kế toán tổng hợp: Tài khoản sử dụng: TK 1388 – “Phải thu khác” Nội dung kết cấu tài khoản nợ phải thu khác: TK 138 - Phải thu của cá nhân, tập thể (trong - Số tiền đã thu được các khoản nợ phải và ngoài đơn vị) đối với tài sản thiếu thu khác. đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay. - Phải thu về tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải các hoạt động đầu tư tài chính. - Các khoản nợ phải thu khác. Các khoản nợ phải thu khác chưa được Số đã thu nhiều hơn số phải thu thu Một số nghiệp vụ thường gặp trong doanh nghiệp: Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 1388 – Phải thu khác Định kỳ khi xác định tiền lãi phải thu và số cổ tức, lợi nhuận được chia, ghi: Nợ TK 111, 112, (Số đã thu được tiền) Nợ TK 1388 – Phải thu khác Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính Các khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn tạm thời và các khoản phải thu khác, ghi: Nợ TK 1388 – Phải thu khác Có TK 111, 112, 152, 153 19 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  32. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Khi đơn vị ủy thác xuất khẩu chi hộ cho bên ủy thác xuất khẩu các khoản phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, ghi: Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 1388 – Phải thu khác 2.3.4. Tạm ứng: 2.3.4.1. Khái niệm: Khoản tạm ứng là các khoản tiền hoặc vật tư doanh nghiệp giao cho người tạm ứng để thực hiện một số công việc sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết công việc được giao như đi mua vật tư, ký kết hợp đồng, đi công tác, 2.3.4.2. Nguyên tắc: - Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. - Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nàm đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản. - Người nhận tạm ứng (có tư cách pháp nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng. - Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập thành bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu. - Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng. 20 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  33. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 2.3.4.3. Chứng từ sử dụng: - Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng. - Phiếu thu, phiếu chi. - Các chứng từ gốc: Hóa đơn mua hàng, biên lai cước phí, vận chuyển, 2.3.4.4. Kế toán chi tiết: - Sổ cái tài khoản 141. - Sổ chi tiết tài khoản 141. - Sổ tổng hợp các khoản tạm ứng. 2.3.4.5. Kế toán tổng hợp Tài khoản sử dụng: TK 141 – “Tạm ứng”. Nội dung kết cấu tài khoản tạm ứng. TK141 - Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng - Các khoản tạm ứng đã được thanh cho người lao động của doanh nghiệp. toán. - Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương. - Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho. Số tạm ứng chưa thanh toán Một số giao dịch kinh tế chủ yếu tài khoản tạm ứng: Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi: Nợ TK141 – Tạm ứng Có TK 111, 112, 152, Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi: Nợ TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, Có TK 141 – Tạm ứng 21 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  34. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi: Nợ TK 111, 152, 334 Có TK 141 – Tạm ứng Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi: Nợ TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627, Có TK 111 – Tiền mặt 2.3.5. Dự phòng phải thu khó đòi: 2.3.5.1. Khái niệm: Cuối niên độ kế toán hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ, doanh nghiệp xác định các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc các khả năng không đòi được để trích lập hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí hoặc giảm chi phí quản lý doanh nghiệp vào kỳ báo cáo. 2.3.5.2. Nguyên tắc: - Căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi (khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản, nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần nhưng vẫn không thu được nợ). - Theo quy định hiện hành thì các khoản phải thu được coi là khoản phải thu khó đòi phải có các bằng chứng chủ yếu dưới đây: o Số tiền phải thu phải theo dõi được cho từng đối tượng, theo từng nội dung, từng khoản nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. o Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ chưa trả, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bảng thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ, 2.3.5.3. Chứng từ sử dụng: - Bảng tính dự phòng, các quyết định liên quan. 2.3.5.4. Kế toán chi tiết: - Sổ cái tài khoản 2293 - Sổ chi tiết tài khoản 2293 - Sổ tổng hợp các khoản dự phòng phải thu khó đòi. 22 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  35. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 2.3.5.5. Kế toán tổng hợp Tài khoản sử dụng: TK 2293 – “Dự phòng phải thu khó đòi”. Nội dung kết cấu tài khoản dự phòng phải thu khó đòi: TK 2293 - Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu - Số dư nợ phải thu khó đòi được lập và khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp - Xóa sổ các khoản nợ phải thu khó đòi Số dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu dự phòng phải thu khó đòi: Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ các khoản nợ phải thu được phân loại là nợ phải thu khó đòi, nếu số sự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi: Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ các khoản nợ phải thu được phân loại là nợ phải thu khó đòi, nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi: Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là không thể thu hồi được, kế toán thực hiện xoá nợ theo quy định của pháp luật hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ, ghi: Nợ các TK 111, 112, 331, 334 .(phần tổ chức cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)(phần đã lập dự phòng) 23 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  36. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí) Có các TK 131, 138, 128, 244 Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi: Nợ các TK 111, 112, . Có TK 711 – Thu nhập khác. Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thoả thuận, tuỳ từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau: - Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi: Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận) Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ) Có các TK 131, 138,128, 244 - Trường hợp khoản phải thu quá hạn đã lập dự phòng phải thu khó đòi nhưng số đã lập dự phòng không đủ bù đắp tổn thất khi bán nợ thì số tổn thất còn lại được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi: Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận) Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng) Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ) Có các TK 131, 138,128, 244 Kế toán xử lý các khoản dự phòng phải thu khó đòi trước khi doanh nghiệp Nhà nước chuyển thành công ty cổ phần: Khoản dự phòng phải thu khó đòi sau khi bù đắp tổn thất, nếu được hạch toán tăng vốn Nhà nước, ghi: Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.” 24 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  37. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MUỐI MIỀN NAM. 3.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Tập đoàn muối miền Nam: 3.1.1. Giới thiệu chung: Là một doanh nghiệp Nhà nước được cổ phần hóa theo quyết định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn với trên 14 Công ty thành viên và các Công ty liên kết, địa bàn hoạt động trải dài theo vùng biển duyên hải miền Trung từ Khánh Hòa đến Tiền Giang, Bến Tre, Tập đoàn muối miền Nam là một đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực sản xuất, chế biến muối ở Việt Nam. Tên doanh nghiệp:Công ty cổ phần Tập đoàn muối miền Nam. (Viết tắt: Tập đoàn muối miền Nam). Tên giao dịch: SOUTHERN SALT GROUP JOINT STOCK COMPANY. Tên viết tắt: SOSAL GROUP. Hình thức doanh nghiệp: Công ty cổ phần. Địa chỉ:173 Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, Thành Phố Hồ Chí Minh. Điện Thoại: (84).8.38298366 – (84).8.38238523 – (84).8.38244507 Fax: (84).8.38296329 Email: kd@sosalgroup.vn- nghiepvu@sosalgroup.vn Website: www.sosalgroup.vn Các đơn vị thành viên: - Công ty cổ phần muối Vĩnh Hảo. - Công ty TNHH Tín Hưng và Cộng Sự. - Công ty cổ phần muối và thương mại Khánh Hòa. - Công ty cổ phần muối và thương mại Ninh Thuận. - Công ty cổ phần muối và thương mại Bình Thuận. - Công ty cổ phần muối và thương mại Bà Rịa Vũng Tàu. - Công ty cổ phần muối và thương mại Tiền Giang. - Công ty cổ phần muối và thương mại Bến Tre. - Công ty cổ phần muối và thương mại Hải Phòng. - Công ty cổ phần muối và thương mại Cần Giờ. - Công ty cổ phần đầu tư Sao Mai. - Công ty cổ phần đầu tư đĩa ốc Phương Đông. - Công ty cổ phần đầu tư Phương Bắc. 25 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  38. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam - Cửa hàng Thương mại và Dịch vụ Tổng hợp. - Chi nhánh Hà Nội. Vốn điều lệ được xác định vào năm 2011 là: 500.000.000.000 VND (Năm trăm tỷ đồng). Cơ cấu phân theo sở hữu: STT Nội dung Tỷ lệ (%) Số cổ Giá trị cổ phần phần (đồng) 1 Cổ phần Nhà nước tại doanh 0,36 177.845 1.778.450.000 nghiệp 2 Cổ phần nhà đầu tư chiến lược 1,37 682.500 6.825.000.000 (Công ty cổ phần Muối Vĩnh Hảo) 3 Trần Quang Phụng 67,47 33.734.455 337.344.550.000 4 Trần Nam Trung 29,80 14.900.000 149.000.000.000 5 Cổ đông khác (90 cổ đông) 1,00 457.700 4.577.000.000 Tổng cộng 100% 50.000.000 500.000.000.000 3.1.2. Lịch sử hình thành: Tập đoàn Muối Miền Nam là doanh nghiệp được chuyển đổi từ Doanh nghiệp Nhà Nước công ty Muối Miền Nam, trực thuộc Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn. Nhận thức được tầm quan trọng của việc dự trữ và lưu thông mặt hàng muối trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước, tháng 7 năm 1977 Bộ Nội Thương (nay là Bộ Thương Mại) quyết định thành lập Công Ty Buôn Bán Muối Miền Nam trực thuộc Công Ty Muối TW. Năm 1985, để thống nhất quản lý. Nhà Nước quyết định sát nhập Cục muối thuộc Bộ Công nghiệp thực phẩm với Công ty Muối Trung ương thành Tổng Công ty muối Việt Nam - Bộ nội thương. Năm 1986 Bộ thương mại quyết định thành lập Công ty muối 3 trên cơ sở hợp nhất giữa Chi nhánh bao bì muối với Công ty muối Miền Nam. Tháng 5/1993 Công ty Muối 3 được công nhận là một Doanh nghiệp Nhà Nước theo quyết định số 338/TTg của Thủ Tướng Chính Phủ và quyết định số 626/TM-TCCB của Bộ Thương Mại. Tháng 12 năm 1997 Thủ Tướng Chính phủ ra quyết định chuyển giao nhiệm vụ quản lý Nhà Nước về sản suất kinh doanh muối từ Bộ Thương Mại về Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn. 26 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  39. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Tháng 3 năm 2002 Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn ra Quyết định 780/QĐ/BNN-TCCB ngày 11/03/2002 đổi tên Công Ty Muối 3 thành: Công Ty Muối Miền Nam (Trực Thuộc Tổng Công Ty Muối) Ngày 16/10/2006 Bộ NN PTNT ra QĐ số 2996/QĐ-BNN-ĐMDN phê duyệt phương án cổ phần hoá và chuyển doanh nghiệp nhà nước công ty Muối Miền Nam thành công ty Cổ Phần Muối Và Thương Mại Miền Nam. Ngày 08/08/2008 Đại hội đồng Cổ đông Công ty quyết định chuyển Công ty thànhTập đoàn Muối Miền Nam. 3.2. Cơ cấu tổ chức quản lý tại Tập đoàn Muối miền Nam: 3.2.1. Sơ đồ tổ chức quản lý: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TẬP ĐOÀN MUỐI MIỀN NAM CHỦ TỊCH TẬP ĐOÀN BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ PHÓ PHÓ KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC 1 TỔNG GIÁM ĐỐC 2 TỔNG GIÁM ĐỐC 3 VĂN PHÒNG PHÒNG PHÒNG KINH PHÒNG TÀI PHÒNG TẬP ĐOÀN NGHIỆP VỤ DOANH CHÍNH PHÁP CHẾ CÁC CÔNG TY THÀNH VIÊN Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy công ty Nguồn: Công ty, 2016 27 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  40. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 3.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: Chủ tịch tập đoàn: được bầu bởi thành viên HĐQT. Chủ tịch tập đoàn có thể kiêm Tổng giám đốc. Nhiệm vụ chủ yếu là lập chương trình, kế hoạch hoạt động của HĐQT; chủ tọa cuộc họp HĐQT, Đại hội đồng cổ đông; tổ chức thông qua quyết định của HĐQT; giám sát quá trình thực hiện quyết định. Tổng giám đốc: điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Tập đoàn; chịu sự giám sát của HĐQT và chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Phó tổng giám đốc: có trách nhiệm giúp Tổng giám đốc quản lý công việc hằng ngày tại Tập đoàn, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc. Ban kiểm soát: thực hiện giám sát HĐQT, Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành Tập đoàn, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông; kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, trung thực trong các hoạt động của Tập đoàn; thẩm định các báo cáo và đánh giá công tác quản lý của HĐQT lên Đại hội đồng cổ đông; Kế toán trưởng: phụ trách, chỉ đạo chung và tham mưu chính cho HĐQT về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán cho Tập đoàn; hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh những công việc của kế toán viên. Các phòng ban khác: thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao góp phần vào việc phát triển của Tập đoàn. 3.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Tập đoàn: 3.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán: KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN THỦ QUỸ HỢP – THUẾ THANH TOÁN XNK - LƯƠNG Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán Nguồn: Công ty, năm 2016. Kế toán trưởng: phụ trách, chỉ đạo chung và tham mưu chính cho HĐQT về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán cho Tập đoàn; hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh những công việc của kế toán viên. 28 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  41. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Kế toán tổng hợp - thuế: kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp; kiểm tra định khoản nghiệp vụ phát sinh; kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp, Kế toán thanh toán: quản lý các khoản phải thu – phải chi; kiểm soát hoạt động thu ngân; theo dõi quản lý quỹ tiền mặt; tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền; phối hợp với các bộ phận kế toán có liên quan, kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp các hóa đơn chứng từ đầu vào, đầu ra đảm bảo phù hợp với quy định của Nhà nước, Kế toán XNK – lương: làm hồ sơ kê khai thuế hải quan; chứng từ XNK; cập nhật thông tin về tỷ giá ngoại tệ trong ngày; lập bảng lương hàng tháng cho CNV; Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, hàng tuần đối chiếu với kế toán tổng hợp. 3.3.2. Hệ thống sổ sách áp dụng tại Tập đoàn: Áp dụng hình thức Nhật ký chung kết hợp xử lý số liệu bằng máy tính. Trình tự luân chuyển chứng từ: - Hàng ngày căn cứ chứng từ gốc đã được kiểm tra, lấy số liệu nhập vào máy tính, sau đó ghi trực vào Nhật ký chung. - Căn cứ số liệu ghi trên Nhật ký chung để ghi vào tài khoản phù hợp với Sổ Cái. - Số liệu liên quan đến số thẻ cũng được ghi vào sổ, thẻ chi tiết tương ứng. Trình tự ghi sổ: - Hàng ngày: dựa vào các chứng từ đã kiểm tra làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ Nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt. Sau đó căn cứ số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán đã phát sinh. - Cuối quý, hàng năm: Cộng tổng số phát sinh Nợ/Có, tính ra số dư cuối kỳ của từng tài khoản để làm căn cứ để lập Bảng cân đối số phát sinh. Tổng hợp số liệu trên Sổ, thẻ chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết. Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết với số phát sinh Nợ/Có và số dư cuối từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu có sự trùng khớp giữa số liệu trên Sổ Cái và Bảng Tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. 29 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  42. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ NHẬT KÝ SỔ NHẬT KÝ SỔ, THẺ KẾ ĐẶC BIỆT CHUNG TOÁN CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sơ đồ 3.3: Sơ đồ trình tự chứng từ Nguồn: Công ty, 2016 Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra 3.3.3. Hệ thống chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng theo hướng dẫn tại Phụ lục 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC bao gồm 5 loại chứng từ kế toán: - Lao động tiền lương: bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, 30 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  43. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam - Hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bản kê mua hàng, - Bán hàng: bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi; thẻ; hóa đơn thuế GTGT. - Tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, bảng kiểm kê quỹ, - Tài sản cố định: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, 3.3.4. Hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản được áp dụng theo phụ lục 1 Thông tư 200/2014/TT-BTC bao gồm 8 loại tài khoản chứa 76 tài khoản cấp 1 3.3.5. Hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo kế toán áp dụng theo biểu mẫu BCTC của Thông tư 200/2014/TT-BTC. 3.3.6. Chính sách kế toán áp dụng tại Tập đoàn: Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/20XX và kết thúc ngày 31/12/20XX. Đơn vị tiền tệ: tiền đồng Việt Nam, ngoại tệ quy đổi ra tiền đồng theo tỷ giá thực tế bình quân liên Ngân hàng.  Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: nguyên giá – GTHM lũy kế. Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng.  Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp đánh giá HTK: Bình quân gia quyền. Phương pháp hạch toán HTK: Kê khai thường xuyên.  Phương pháp hạch toán ngoại tệ: Quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế, chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ và cuối kỳ hạch toán vào chi phí và doanh thu tài chính. 3.3.7. Hệ thống thông tin kế toán tại Tập đoàn: Tập đoàn sử dụng hệ thống thông tin bán thủ công: sử dụng phần mềm kế toán TAFi đồng thời ghi sổ nhật ký trực tiếp. 31 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  44. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Ưu điểm: cập nhật thông tin nhanh chóng, dễ xử lý khi sai sót trên máy, Khuyết điểm: chi phí cao khi sử dụng phần mềm kế toán, mất nhiều thời gian khi tìm kiếm lỗi sai trên sổ sách, 3.4. Tình hình công ty trong những năm gần đây: Tình hình hoạt động của Tập đoàn có sự gia tăng đáng kể trong 3 năm gần đây từ năm 2013 đến năm 2015. Doanh thu tăng đều qua các năm: đạt 198.598.133.236 đồng năm 2013; 211.349.133.968 đồng năm 2014 tăng 6,42% so với năm 2013 và đạt 226.387.675.600 năm 2015 tăng 7,12% so với năm 2014. Tuy nhiên cũng có sự gia tăng chi phí đáng kể qua các năm: đạt 195.156.517.203 đồng năm 2013; 207.530.235.965 đồng, tăng 6,34% so với năm 2014 và 222.020.586.700 năm 2015, tăng 6,98% so với năm 2014. Từ đó ta có thể so sánh được lợi nhuận trước thuế: đạt 3.441.616.033 đồng năm 2013; 3.818.898.003 đồng năm 2014, tăng 10,96% so với năm 2013 và đạt 4.367.088.900 đồng tăng 14,35%. Qua đây cho thấy hoạt động của công ty khá ổn định và có sự tăng trưởng tốt. Nguyên nhân chủ yếu là do công ty mở rộng làm ăn với nhiều đối tác, đồng thời tỷ giá hối đoái có sự gia tăng cũng làm gia tăng doanh thu xuất khẩu, từ đó tác động không nhỏ đến sự phát triển của Tập đoàn. 230 225 220 215 210 205 Doanh thu 200 Chi phí 195 190 185 180 175 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Đồ thị 3.1: Tình hình công ty trong những năm gần đây Nguồn: Công ty (2016) 32 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  45. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 3.5. Hình thức tổ chức công tác kế toán: Tổ chức công tác kế toán tại Tập đoàn theo hình thức phân tán. Ngoài bộ phận kế toán ở trụ sở chính, Tập đoàn còn có các bộ phận kế toán được thiết lập tại các đơn vị thành viên. Nguyên nhân chủ yếu là do Tập đoàn muối miền Nam là một công ty lớn trải dài khắp cả nước do đó việc quản lý sẽ khó khăn nếu thực hiện hình thức kế toán tập trung, từ đó có thể kiểm soát hoạt động một cách có hiệu quả nhất. Đơn vị kế toán trung tâm KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN XNK - KẾ TOÁN THANH KẾ TOÁN TỔNG THỦ QUỸ LƯƠNG TOÁN HỢP – THUẾ Đơn vị kế toán cấp dưới Cửa hàng TM Chi nhánh Hà Công ty cổ phần đầu và DV tổng hợp Nội tư Phương Bắc Các nhân viên ở các đơn vị phụ thuộc Sơ đồ 3.4: Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Tập đoàn Nguồn: Công ty, 2016 3.6. Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển: - Thuận lợi: vì đất nước ta trải dài là biển nên việc sản xuất muối là hết sức thuận lợi, nguồn cung dồi dào cho việc sản xuất. Đồng thời, những khách hàng là những đối tác làm ăn lâu năm với Tập đoàn nên đảm bảo được đầu ra ổn định. 33 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  46. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam - Khó khăn: tình hình thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc thu mua, sản xuất muối. Đặc biệt là đối với mùa mưa, do đó công ty phải dự trữ một lượng muối lớn trong những mùa khô để đảm bảo có thể cung ứng muối đầy đủ trong những mùa mưa cho khách hàng. Vì vậy, công ty cũng gặp nhiều khó khăn trong vấn đề kho bãi dự trữ muối. Việc sản xuất muối còn thực hiện bằng thủ công khá nhiều nên phần nào cũng ảnh hưởng đến quá trình cung ứng muối cho khách hàng. - Phương hướng phát triển: đầu tư các máy móc thiết bị nhằm đẩy nhanh quá trình sản xuất muối thay cho việc sản xuất bằng thủ công; đầu tư thêm kho bãi để tăng lương dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường trong những mùa sản xuất muối khó khăn; mở rộng thêm thị trường, ký kết các hợp đồng mới, 34 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  47. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MUỐI MIỀN NAM 4.1. Chính sách nợ phải thu tại Công ty cổ phần Tập đoan muối miền Nam: a) Xây dựng chính sách tín dụng: Chính sách chiết khấu Tại đây, Tập đoàn xác định chi phí tín dụng thương mại trong hàng trả chậm. Thông thường, công ty thường áp dụng thời hạn thanh toán là 2/10 net 30 hoặc 2/10 net 60 tùy vào từng khách hàng mà công ty áp dụng thời hạn chiết khấu khác nhau. Chính sách thi hành Tập đoàn quyết định những hình thức xử lý khi khách hàng nợ quá hạn thanh toán. Vì hầu hết những khách hàng của Tập đoàn là khách hàng thường xuyên nên khi có nợ quá hạn Công ty thường ráo riết đòi nợ mà không có chính sách cụ thể cho những khoản nợ quá hạn đó. Chính sách tạm ứng Tập đoàn có chính sách tạm ứng cụ thể trong doanh nghiệp. Người nhận tạm ứng trước hết phải là nhân viên của Tập đoàn, nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ mua nguyên vật liệu, vật dụng, sửa chữa cho Tập đoàn. Khoản tạm ứng tối đa cho các nhân viên thông thường là 50.000.000/người/lần. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc phòng kinh doanh, cung ứng vật tư) phải được ban giám đốc chỉ định bằng văn bản và mức tạm ứng tối đa là 200.000.000/người/lần. Tuy nhiên viêc tạm ứng phải đảm bảo người nhận tạm ứng đã trả hết khoản tạm ứng trước đó thì mới được nhận khoản tạm ứng mới. Khoản tạm ứng sử dụng không hết phải hoàn lại cho công ty, nếu không thì sẽ xem xét trừ vào lương nhân viên hoặc xử lý theo quy định của công ty. b) Tổ chức quản lý thu nợ: Tổ chức công tác quản lý thu nợ theo chính sách thu nợ đã đề ra ở trong chính sách tín dụng của Tập đoàn. Việc thu hồi nợ này nên được giao cho kế toán thanh toán thực hiện. Như vậy công tác quản lý các khoản phải thu rất khó khăn phức tạp bởi nó liên quan tới rất nhiều yếu tố, nhiều biến số kinh tế. Tuy nhiên việc quản lý tốt các khoản phải thu sẽ tránh cho các Tập đoàn tình trạng phải giải quyết các khoản phải thu khó đòi. Khi xuất hiện các khoản phải thu khó đòi Tập đoàn phải nhanh chóng xử lý. 35 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  48. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 4.2. Nội dung chi tiết các khoản phải thu tại Tập đoàn: Sản phẩm chính tại Tập đoàn chủ yếu là muối chưa qua chế biến, hay nói cách khác là sản phẩm tạo ra trực tiếp từ biển nên Tập đoàn sẽ không phải nộp thuế đầu ra đối với sản phẩm muối. 4.2.1. Phải thu khách hàng: 4.2.1.1. Nội dung: Kế toán nợ phải thu khách hàng là phản ánh các khoản nợ phải thu về tiền bán sản phẩm và tình hình thanh toán các khoản nợ đó của khách hàng trong khoản một thời gian đã được quy định trong hợp đồng. 4.2.1.2. Nguyên tắc hạch toán: - Kế toán hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu khách hàng theo tên khách hàng và được ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu của Tập đoàn là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua bán sản phẩm. - Cuối kỳ kế toán tổng hợp công nợ theo từng khách hàng để biết được tình hình công nợ phải thu nhằm đưa ra các biện pháp thu hồi nợ để đảm bảo hoạt động của công ty. 4.2.1.3. Chứng từ sử dụng: - Phiếu thu. - Giấy báo có của ngân hàng. - Hóa đơn VAT. - Bảng tổng hợp công nợ. - Hợp đồng, 4.2.1.4. Kế toán chi tiết: - Sổ chi tiết tài khoản 131. - Sổ tổng hợp 131. - Sổ cái tài khoản 131. - Sổ nhật ký bán hàng. 4.2.1.5. Kế toán tổng hợp: - Tài khoản sử dụng: TK 131_0X_YZ Với 0X: mã bộ phận. Ví dụ: 01 là văn phòng công ty, 02 là cửa hàng tổng hợp 36 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  49. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam YZ: mã khách hàng - Trình tự hạch toán: Dựa vào các điều khoản thanh toán và giá trị trên hợp đồng, dựa vào bảng tổng hợp công nợ kế toán thanh toán lập phiếu thu và hóa đơn VAT, nếu khách hàng chưa trả tiền thì kế toán ghi tăng các khoản nợ phải thu (chi tiết theo từng khách hàng) vào phần mềm kế toán. Khi khách hàng thanh toán thì ghi giảm các khoản nợ phải thu và lên sổ chi tiết công nợ phải thu theo từng khách hàng, còn sổ tổng hợp và nhật ký bán hàng phần mềm sẽ tự động cập nhật. 4.2.1.6. Sơ đồ luân chuyển chứng từ: Phòng kinh doanh Phòng kế toán Khách hàng A 1 H ợp đồng 2 1 Phiếu xuất kho Lập phiếu xuất kho và g ửi cho BGĐ và Lập hóa đơn và theo dõi công kế toán trưởng nợ cho từng Sổ chi tiết nợ ký duyệt khách hàng phải thu KH 1 2 Hợp đồng 2 1 2 Phiếu xuất kho 1 Phiếu xuất kho Hóa đơn VAT 1 N A N Bộ phận kho Khách hàng Sơ đồ 4.1: Sơ đồ luân chuyển chứng từ nợ phải thu khách hàng Nguồn: Công ty, 2016 37 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  50. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam - Bước 1: Khách hàng ký kết hợp đồng với phòng kinh doanh. - Bước 2: Phòng kinh doanh dựa trên hợp đồng lập phiếu xuất kho 2 liên và gửi cho Ban Giám Đốc ký duyệt. - Bước 3: Hợp đồng lưu tại phòng kinh doanh theo số hợp đồng và chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán. - Bước 4: Kế toán dựa trên phiếu xuất kho lập hóa đơn 2 liên và theo dõi công nợ phải thu theo từng khách hàng. - Bước 5: Gửi phiếu xuất kho cho bộ phận kho, lưu hóa đơn liên 1 tại phòng kế toán theo số hóa đơn, liên 2 phiếu xuất kho và hóa đơn gửi cho khách hàng. 4.2.1.7. Một số ví dụ: - Ngày 08/10/2015, Tập đoàn nhận 500.000.000 đồng tiền bán hàng kỳ trước từ công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản Sài Gòn. Nợ TK112101: 500.000.000 Có TK 13101: 500.000.000 - Ngày 26/11/2015, bán cho công ty cổ phần muối và thương mại Khánh Hòa 20.000 tấn muối với giá 1.980.000 đồng. Nợ TK 13101: 39.600.000 Có TK511: 39.600.000 - Ngày 14/12/2015, công ty cổ phần muối và thương mại Ninh Thuận thanh toán nợ mua hàng 100.000.000 đồng qua ngân hàng Công thương chi nhánh 7 Nợ TK 112101: 100.000.000 Có TK 13101: 100.000.000 - Ngày 31/12/2015, kế toán tổng hợp hàng bán trả lại của công ty Nestle với giá trị 5.350.150 đồng Nợ TK 521201 5.350.150 Có TK 13101 5.350.150 38 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  51. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Công ty cổ phần Tập đoàn muối miền Nam Mẫu số: S03a4-DN 173 Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, TP.HCM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm 2015 Đơn vị tính: VND Ngày Chứng từ Diễn giải Phải thu từ Ghi có tài khoản doanh tháng người mua thu ghi sổ Số hiệu Ngày (ghi nợ) Hàng Thành Dịch tháng hóa phẩm vụ A B C D 1 2 3 4 Số trang trước 7.026.794.350 chuyển sang 21/11 0006478 21/11 Xuất bán muối 39.600.000 39.600.000 31/12 0006503 31/12 Hàng bán trả lại (5.350.150) (5.350.150) Công ty cổ phần Tập đoàn muối miền Nam Mẫu số: S03a1-DN 173 Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, TP.HCM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Năm 2015 Đơn vị tính: VND Ngày Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK Ghi có các tài khoản tháng 112101 Số Ngày 1311 ghi sổ hiệu tháng A B C D 1 2 3 4 Số trang trước 294.018.136.964 chuyển sang 08/10 30PT 08/10 Thu tiền hàng kỳ 500.000.000 trước 14/12 68PT 14/12 Thu tiền hàng 100.000.000 39 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  52. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 4.2.2. Phải thu nội bộ: 4.2.2.1. Nội dung: Kế toán phải thu nội bộ là tài khoản phản ánh khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với các đơn vị cấp dưới trực thuộc công ty, các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân, hạch toán phụ thuộc nhưng có bộ phận kế toán độc lập. 4.2.2.2. Nguyên tắc hạch toán: Hạch toán vào tài khoản chi hộ hoặc bán hàng cho đơn vị trực thuộc dựa trên đơn đặt hàng. Hạch toán chi tiết theo từng đơn vị cấp dưới có quan hệ thanh toán và theo dõi riêng từng khoản phải thu nội bộ, do đó doanh nghiệp có biện pháp đôn đốc giải quyết dứt điểm các khoản nợ phải thu nội bộ trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán tổng hợp công nợ phải thu nội bộ kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, thực hiện cấn trừ công nợ đối với khoản phải trả nội bộ. Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời. 4.2.2.3. Chứng từ sử dụng: - Giấy báo có của ngân hàng. - Phiếu thu. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, 4.2.2.4. Kế toán chi tiết: - Sổ chi tiết tài khoản 136. - Sổ cái tài khoản 136. - Sổ nhật ký chung 4.2.2.5. Kế toán tổng hợp: - Tài khoản sử dụng: TK 136X_0Y Với 136X: tài khoản loại 2 0Y: mã bộ phận - Trình tự hạch toán: Khi phát sinh chi phí chi hộ hoặc bán hàng cho đơn vị trực thuộc chưa thu tiền thì kế toán ghi tăng khoản nợ phải thu nội bộ, khi nhận tiền thanh toán thì kế toán ghi giảm khoản nợ phải thu nội bộ. 40 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  53. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 4.2.2.6. Sơ đồ luân chuyển chứng từ: - Bước 1: Phòng kế toán tiếp nhận đơn đặt hàng của đơn vị trực thuộc. - Bước 2: Dựa vào đơn đặt hàng, phòng kế toán lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và gửi cho Ban giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt. - Bước 3: Lưu đơn đặt hàng tại phòng kinh doanh theo ngày đồng thời theo dõi công nợ phải thu nôi bộ, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gửi cho thủ kho - Bước 4: Dựa trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyể nội bộ, thủ kho xuất hàng và giao liên 2 cho đơn vị trực thuộc, lưu liên 1 theo ngày. Phòng kế toán Thủ kho Đơn vị trực thuộc A Đơn đặt hàng 1 2 Phiếu xuất kho 1 Lập phiếu xuất kho và g ửi cho BGĐ và Xuất hàng hóa kế toán trưởng ký duyệt 1 Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho 2 1 2 Đơn đặt hàng Phiếu xuất 1 kho N Đơn vị trực thuộc N A Sơ đồ 4.2: Sơ đồ luân chuyển chứng từ phải thu nội bộ Nguồn: Công ty, 2016 4.2.2.7. Một số ví dụ: - Ngày 09/11/2015, xuất kho đơn hàng trị giá 22.040.000 đồng cho cửa hàng thương mại và dịch vụ tổng hợp. 41 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  54. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Nợ TK 136101: 22.040.000 Có TK 511: 22.040.000 - Ngày 10/11/2015, cửa hàng thương mại và dịch vụ tổng hợp nộp tiền muối 3.520.000 đồng. Nợ TK 111101: 3.520.000 Có TK 136101: 3.520.000 - Ngày 30/11/2015, kế toán ghi nhận lợi nhuận mà Cửa hàng thương mại và dịch vụ tổng hợp báo về là 13.560.000 đồng Nợ TK 136101: 13.560.000 Có TK 421101: 13.560.000 Công ty cổ phần Tập đoàn muối miền Nam Mẫu số: S03a-DN 173 Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, TP.HCM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2015 Đơn vị tính: VND Ngày Chứng từ Diễn giải Đã STT Số Số phát sinh tháng ghi dòng hiệu Số hiệu Ngày Nợ Có ghi sổ sổ TK tháng Cái đối ứng A B C D E G H 1 2 09/11 0000325 09/11 Xuất kho cho 37 1361 22.040.000 cửa hàng 38 5111 22.040.000 30/11 TB11 30/11 Lợi nhuận cửa 85 1361 13.260.000 hàng 86 4211 13.560.000 42 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  55. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 4.2.3. Phải thu khác (1388): 4.2.3.1. Nội dung: Kế toán các khoản nợ phải thu khác phản ánh các khoản phải thu lại của khách hàng khi đã chi hộ khách hàng trong quá trình bán hàng, phải thu đối với các khoản thu cổ phiếu từ các đơn vị thành viên, các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra và các khoản phải thu khác ngoài phạm vi phản ánh của các tài khoản phải thu (TK131, 136) 4.2.3.2. Nguyên tắc hạch toán: - Hạch toán vào tài khoản này các khoản chi hộ khách hàng trong quá trình liên quan đến các công việc vận chuyển, bóc dở, cho các đối tượng bên ngoài, bên trong công ty vay tạm hoặc vay tính lãi. - Hạch toán cho các khoản tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động tài chính. - Đối với các đối tượng có số dư nợ phải thu và sau đó phát sinh số phải trả (tức công ty vay, mượn của đối tượng này) thì không được mở chi tiết phải trả mà phải theo dõi luôn trên tài khoản phải thu khác này để phần mềm tự động cấn trừ công nợ. 4.2.3.3. Chứng từ sử dụng: - Phiếu thu, phiếu chi. - Ủy nhiệm chi. - Phiếu đề nghị thanh toán, 4.2.3.4. Kế toán chi tiết: - Sổ chi tiết: hạch toán chi tiết theo từng khách hàng và do kế toán lập. - Sổ tổng hợp: phần mềm tự lên các số liệu tổng hợp. - Sổ nhật ký chung: phần mềm tự lên các số liệu. 4.2.3.5. Kế toán tổng hợp: - Tài khoản sử dụng: 1388 - Trình tự hạch toán: Khi phát sinh phí chi hộ hoặc các khoản vay tạm, các tài sản thiếu chờ xử lý kế toán thanh toán ghi tăng các khoản nợ phải thu khác, khi nhận tiền kế toán tiến hành ghi giảm các khoản nợ phải thu khác. 43 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  56. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 4.2.3.6. Sơ đồ lưu chuyển chứng từ: - Bước 1: Phòng kế toán tiếp nhận phiếu đề nghị vay tiền của người vay. - Bước 2: Phòng kế toán kiểm tra số dư nợ và trình lên cho Ban giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt. - Bước 3: Kế toán dựa trên phiếu đề nghị vay tiền lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi 2 liên. Lưu phiếu đề nghị vay tiền theo số. Nếu lập ủy nhiệm chi thì kế toán chuyển tiền qua ngân hàng. Nếu lập phiếu chi thi kế toán chuyển qua thủ quỹ. - Bước 4: Thủ quỹ tiến hành chi tiền theo phiếu chi. - Bước 5: Thủ quỹ lưu phiếu chi liên 1 theo số, liên 2 chuyển cho người vay. Phòng kế toán Thủ quỹ Người vay A Phiếu đề nghị 1 2 vay tiền 1 Phiếu chi Kế toán kiểm tra số dư nợ vay và trình lên cho BGĐ Chi tiền và kế toán trưởng ký duyệt 1 Phiếu chi 1 Phiếu chi 2 Phiếu đề nghị vay tiền Người vay Lập ủy nhiệm chi N hoặc phiếu chi Sơ đồ 4.3: Sơ đồ luân chuyển Phiếu đề nghị 1 2 chứng từ phải thu khác vay tiền 1 Phiếu chi Nguồn: Công ty N A 44 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  57. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 4.2.3.7. Một số ví dụ: - Ngày 06/10/2015, thu lãi vay của Trần Nam Trung 3.400.000.000 đồng. Nợ TK 111101: 3.400.000.000 Có TK 138801: 3.400.000.000 - Ngày 31/10/2015, thanh toán tiền nợ thẻ Visa cho ông Trần Quang Phụng tháng 10/2015 với số tiền 35.705.022 đồng tại ngân hàng An Bình. Nợ TK 138801: 35.705.022 Có TK 112101: 35.705.022 - Ngày 23/11/2015, thanh toán tiền dư nợ thẻ tín dụng cho ông Trần Nam Trung 46.751.247 đồng qua ngân hàng Vietinbank. Nợ TK 138801: 46.751.247 Có TK 112101: 46.751.247 - Ngày 31/12/2015, thu thuế TNCN của Đào Văn Quế năm 2015 với số tiền 33.657.800 đồng: Nợ TK 111101: 33.657.800 Có TK 138801: 33.657.800 - Ngày 31/12 thu tiền bảo hiểm năm 2014 và 2015 với tổng số tiền là 23.771.500 đồng Nợ TK 111101: 23.771.500 Có TK 138801: 23.771.500 45 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  58. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Công ty cổ phần Tập đoàn muối miền Nam Mẫu số: S03b-DN 173 Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, TP.HCM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm 2015 Tên tài khoản: Phải thu khác Số hiệu: 138801 Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký Số Số tiền tháng chung hiệu TK ghi sổ Số Ngày, Trang STT Nợ Có hiệu Tháng sổ dòng đối ứng A B C D E G H 1 2 Chuyển từ Nhật ký thu tiền mặt Thu lãi 1111 3.400.000.000 vay của 06/10 1APT 06/10 ông Trần Nam Trung Thu thuế 1111 33.657.800 TNCN 31/12 26PT 31/12 năm 2015 Thu tiền 1111 23.771.500 bảo hiểm 31/12 27PT 31/12 2014 và 2015 Chuyển từ Nhật ký chi TGNH Thanh 1121 35.705.022 31/10 UNC25 31/10 toán tiền nợ thẻ 46 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  59. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Visa Thanh 1121 46.751.247 23/11 UNC34 23/11 toán thẻ dư nợ 4.2.4. Tạm ứng: 4.2.4.1. Nội dung: Tài khoản tạm ứng là tài khoản phản ánh các khoản chi cho nhân viên vật tư, sửa chữa tài sản, về vấn đề thực hiện các giao dịch, hồ sơ, thanh toán các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hợp đồng ký kết với khách hàng và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. 4.2.4.2. Nguyên tắc hạch toán: - Chỉ tạm ứng cho nhân viên vật tư, sửa chữa tài sản, - Chỉ được tạm ứng khi đã thanh toán xong số tạm ứng cũ. - Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên phải được Ban giám đốc chỉ định bằng văn bản. - Khi làm xong việc mua hàng người nhận tạm ứng phải lập phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng, đính kèm với chứng từ gốc liên quan để thanh toán và xử lý số tiền thanh toán thừa, thiếu. 4.2.4.3. Chứng từ sử dụng: - Phiếu chi. - Phiếu thu. - Phiếu đề nghị tạm ứng và thanh toán. 4.2.4.4. Kế toán chi tiết: - Sổ chi tiết: hạch toán chi tiết theo từng nhân viên và do kế toán lập. - Sổ tổng hợp: phần mềm tự lên các số liệu tổng hợp. - Sổ nhật ký chung: phần mềm tự lên số liệu. 4.2.4.5. Kế toán tổng hợp: - Tài khoản sử dụng: TK 141_0X_YZT Với 0X: mã phòng ban YZT: mã nhân viên 47 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  60. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam - Trình tự hạch toán: Khi nhận phiếu đề nghị tạm ứng, kế toán tiến hành ghi tăng các khoản tạm ứng vào sổ chi tiết tạm ứng theo từng đối tượng, khi nhận được phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng, kế toán tiến hành ghi giảm vào sổ chi tiết tạm ứng. 4.2.4.6. Sơ đồ lưu chuyển chứng từ: - Bước 1: Người nhận tạm ứng gửi phiếu đề nghị tạm ứng cho kế toán. - Bước 2: Kế toán kiểm tra công nợ liên quan đến người nhận tạm ứng xem có còn dư nợ cũ không. Nếu không thì chuyển cho Ban giám đốc và kế toán trưởng xét duyệt. - Bước 3: Dựa vào phiếu đề nghị tạm ứng đã xét duyệt, kế toán thanh toán lập phiếu chi 2 liên và liên và gửi cho thủ quỹ, lưu lại phiếu đề nghị tạm ứng theo số và theo dõi tài khoản tạm ứng của người nhận tạm ứng. - Bước 4: Thủ quỹ dựa phiếu chi chi tiền cho người nhận kèm theo phiếu chi liên 2, thủ quỹ lưu liên 1 theo số. 48 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  61. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Phòng kế toán Thủ quỹ Người nhận tạm ứng A 1 Phiếu đề nghị 2 1 tạm ứng Phiếu chi Kiểm tra số dư nợ và chuy ển sang cho BGĐ và kế Chi tiền toán trư ởng ký duy ệt Phiếu đề nghị 1 tạm ứng Phiếu chi 1 Phiếu chi 2 Kiểm tra số dư nợ và chuy ển sang cho BGĐ và kế N Người nhận tạm ứng toán trưởng ký duy ệt 1 2 1 Phiếu đề nghị Phiếu chi tạm ứng N BGĐ ký duyệt và theo dõi sổ chi tiết tạm ứng 2 Sổ chi Phiếu chi 1 A tiết tạm ứng Sơ đồ 4.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ tạm ứng Nguồn: Công ty, 2016. 49 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  62. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 4.2.4.7. Một số ví dụ: - Ngày 15/10/2015, thu tạm ứng PC06 ngày 03/09/2015 – Lưu Văn Tiến với số tiền 10.000.000 đồng. Nợ TK 111101: 10.000.000 Có TK 14101: 10.000.000 - Ngày 09/11/2015, thu lại tạm ứng PC17 ngày 09/07/2015 với số tiền là 7.000.000 đồng. Nợ TK 111101: 7.000.000 Có TK 14101: 7.000.000 - Ngày 23/11/2015, chi tạm ứng chi phí sửa xe cho nhân viên Phạm Văn Bân 10.300.000 đồng. Nợ TK 14101: 10.300.000 Có TK 111101: 10.300.000 - Ngày 18/12/2015, nhân viên Đào Duy Anh gửi hóa đơn mua hàng trị giá 7.850.000 đồng đã tạm ứng tiền 10.000.000 vào ngày 10/12/2015, nhưng không nộp lại số tiền thừa, cấp trên quyết định trừ vào lương tháng này của nhân viên này. Nợ TK 33401: 2.150.000 Có TK 14101: 2.150.000 50 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  63. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Công ty cổ phần Tập đoàn muối miền Nam Mẫu số: S03b-DN 173 Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, TP.HCM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm 2015 Tên tài khoản: Tạm ứng Số hiệu: 14101 Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký Số Số tiền tháng chung hiệu TK ghi sổ Số Ngày, Trang STT Nợ Có hiệu Tháng sổ dòng đối ứng A B C D E G H 1 2 Chuyển từ Nhật ký thu tiền mặt Thu tạm 1111 10.000.000 15/10 8PT 15/10 ứng PC06 Thu tạm 1111 7.000.000 09/11 6PT 09/11 ứng PC17 Chuyển từ Nhật ký chi tiền mặt Chi tạm ứng 1111 10.300.000 23/11 32PC 23/11 Trừ lương 2.150.000 18/12 TB8 18/12 nhân viên 51 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  64. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam CHƯƠNG 5: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 5.1. Nhận xét: Công tác kế toán các khoản phải thu được công ty tổ chức khá chặt chẽ theo quy trình thống nhất. Theo quy trình này, các bộ phận có chức năng và nhiệm vụ riêng nhưng tất cả đều phối hợp với nhau để theo dõi các nghiệp vụ của công ty một cách tốt nhất theo đúng quy định của Nhà nước. Có sử dụng phần mềm kế toán nhằm hỗ trợ công việc, giảm thiểu được thời gian thực hiện và tránh được sai sót. - Về cơ cấu tổ chức bộ máy: Bộ máy quản lý của tập đoàn được tổ chức phù hợp với đặc điểm và quy mô Tập đoàn. Do đó, mọi công việc đều được thực hiện theo tuần tự và được giám sát chặt chẽ từ trên xuống. Các chỉ đạo của Ban giám đốc sẽ nhanh chóng chuyển tới các đối tượng thực hiện, ngược lại các thông tin báo cáo thực hiện cũng được phản hồi một cách nhanh chóng để Ban giám đốc xử lý được kịp thời giúp những người chịu trách nhiệm thực hiện hoàn thành tốt công việc và kế hoạch của công ty được triển khai tốt. Với mô hình tổ chức các phòng, các bộ phận được quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ ít xảy ra chồng chéo trong công việc, ít gây ra lãng phí và đạt hiệu quả cao trong công việc. - Về chứng từ kế toán: Công tác hạch toán ban đầu được kế toán sử dụng đầy đủ các loại chứng từ cần thiết để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý giúp cho kế toán tổng hợp được thông tin chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán được nhanh chóng và chính xác, kế toán cập nhật chứng từ kịp thời, tạo thuận lợi cho việc hạch toán nhanh chóng và chính xác. - Về sổ sách kế toán: Về công tác hạch toán thì kế toán hạch toán hợp lý, phù hợp với quy định chế độ kế toán hiện hành. Hình thức kế toán tại Tập đoàn: hiện nay Tập đoàn đang sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và áp dụng phần mềm kế toán nhằm làm nhanh chóng, đơn giản, đảm bảo chính xác, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và cung cấp số liệu kịp thời khi có yêu cầu. 52 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  65. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Đối với kế toán các khoản phải thu khách hàng: Công ty lập riêng Bảng the dõi các khoản phải thu theo công nợ thính theo số ngày nợ và theo từng khách hàng trên hóa đơn để tiện theo dõi khách hàng cần thu hồi nợ. Việc theo dõi thường xuyên các khoản nợ làm cho công tác quản lý thuận lợi, dễ đối chiếu, kiểm tra chi tiết, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị trong việc ra quyết định. - Về quản lý công nợ phải thu hồi: Công ty đào tạo được đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình. Kế toán thanh toán của công ty có sự kết hợp với phòng ban khác để đòi nợ khách hàng tránh tình trạng chồng chất kéo dài. Cập nhật kịp thời các số liệu có liên quan để giúp cho ban lãnh đạo lấy đó làm cơ sở để điều hành tốt công ty. Tránh được những rủi ro, thất thoát một cách hiệu quả nhất có thể, Số liệu dễ hiểu, minh bạch, rõ ràng, có phân chia khách hàng chi tiết và số liệu tổng hợp, có phân tích tuổi nợ và theo dõi thời hạn nợ của từng khách hàng. Tuy nhiên, Tập đoàn còn một số vấn đề cần phải khắc phục: - Hình thức kế toán: Việc áp dụng phần mềm kế toán thì Tập đoàn sẽ phải bỏ ra một chi phí khá cao cho việc mua và sử dụng phần mềm. Ngoài ra còn có chi phí đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm kế toán, - Về quản lý thu hồi nợ phải thu: Kế toán đôi khi chưa theo dõi thật sát sao việc thu thập số liệu từ các phòng ban liên quan để làm cơ sở cập nhật số liệu chính xác và kịp thời. Ban giám đốc chưa có công văn cụ thể bằng văn bản dành cho khách hàng được hưởng chế độ chiết khấu thương mại giảm giá hàng bán, dẫn đến khó khăn cho việc bù trừ công nợ và dễ gây hiểu lầm. Khoản nợ chiếm dụng của công ty còn khá cao, công ty cần có chính sách thích hợp đối với công nợ của khách hàng. - Về hình thức tổ chức quản lý kế toán: Chưa có sự phân chia rõ ràng các bộ phận trong phòng kế toán. Vì đây là công ty lớn, đồng thời có nhiều công ty con trực thuộc, nên cần có sự phân chia thành 53 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  66. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam nhiều bộ phận khác nhau, để đảm bảo việc xử lý một cách kịp thời giữa công ty mẹ và các bộ phận trực thuộc. 5.2. Kiến nghị: 5.2.1. Hạch toán: Công ty nên mở thêm tài khoản 229 nhằm có kế hoạch dự phòng rõ ràng tránh sự thất thoát tài sản, trong đó có dự phòng khoản phải thu khách hàng. Tập đoàn nên đưa ra chính sách thời hạn nợ phù hợp để đưa ra các phương án thu hồi nợ hiệu quả. Đối với một số tài khoản khác như tài khoản 242 khi mua công cụ dụng cụ có giá trị lớn, công ty nên nhập kho rồi sau đó mới phân bổ nhằm giúp công ty kiểm soát chặt chẽ hơn tài sản của công ty. Ví dụ: Công ty mua máy tính Acer vào ngày 21/11/2015, trả bằng tiền mặt vào ngày 24/12/2015 trị giá 10.000.000 đồng: Nợ TK242201 10.000.000 Có TK111101 10.000.000 Khi qua tài khoản 153, sẽ có hạch toán như sau: Mua : Nợ TK15301: 10.000.000 Có TK111101: 10.000.000 Khi sử dụng: Nợ TK242201: 10.000.000 Có TK15301: 10.000.000 Sau đó phân bổ vào chi phí của bộ phận sử dụng theo thời gian (ví dụ phân bổ 10 tháng cho bộ phận quản lý): Nợ TK642301: 1.000.000 Có TK242201: 1.000.000 5.2.2. Chính sách đối với các khoản phải thu: Khi ký kết hợp đồng, công ty nên ghi rõ thời hạn thanh toán, nếu mua hàng trả chậm thì số dư nợ của khách hàng không quá 20% doanh thu, thời gian nợ trong vòng 1 năm phải thanh toán nếu quá hạn thì phải chịu lãi suất theo lãi suất ngân hàng tại thời điểm thanh toán. Đồng thời đưa ra các mức lãi suất cụ thể đối với các hợp đồng quá hạn ngày thanh toán nhưng dưới 1 năm và số dư nợ cao hơn 20% doanh thu (thông thường thời hạn thanh toán trong hợp đồng đối với công ty là 30 ngày hoặc 45 ngày): Lãi suất 0,5% đối với phần doanh thu vươt mức 25% doanh thu cho quý đầu tiên 54 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  67. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Lãi suất 0,75% đối với phần doanh thu vươt mức 25% doanh thu cho quý thứ 2. Lãi suất 1% đối với phần doanh thu vươt mức 25% doanh thu cho quý thứ 3 Lãi suất 1.3% đối với phần doanh thu vươt mức 25% doanh thu cho 45 ngày hoặc 2 tháng cuối cùng thanh toán của hạn nợ 1 năm. Công ty nên tăng cường tìm kiếm các hợp đồng của khách hàng có phương thức thanh toán nhanh, điều tra về tình hình tài chính và khả năng chi trả của khách hàng trước khi ký hợp đồng. Có kế hoạch quản lý các khoản thu hợp lý với từng hợp đồng kinh tế. nếu hợp đồng nào có quy mô lớn, công ty nên chia thành các lần thanh toán để khách hàng trả dứt điểm. Phương thức thanh toán này làm cho giảm phần nào áp lực thanh toán với các bên đối tác 5.2.3. Hệ thống kế toán và hình thức tổ chức kế toán: - Hình thức kế toán phân tán là một hình thức phù hợp đối với một công ty có địa bàn hoạt động rộng lớn. Tuy nhiên, Tập đoàn cần xây dựng một hệ thống thật phù hợp với hoạt động của Công ty. Ví dụ, công ty nên chia bộ phận kế toán trung tâm thành các bộ phận nhỏ như Bộ phận kế toán tài chính, bộ phận kế toán tổng hợp, và bộ phận kiểm tra kế toán (nhằm kiểm tra để tránh sai sót của phòng kế toán đơn vị cấp dưới). Cách thực hiện rõ ràng như vậy cũng tránh được sự kiêm nhiệm nhiều phần hành trong bộ máy kế toán của Tập đoàn. - Mặt khác, Tập đoàn nên chuyển đổi phần mềm quản lý. Phần mềm hiện tại chỉ có phòng kế toán là người nắm bắt. Khi cần xem xét những chứng từ đều phải thông qua phòng kế toán, do đó sẽ mất thời gian và kém hiệu quả, mặt khác cũng khó quản lý một cách chính xác hoạt động của công ty con. Do đó công ty có thể chuyển đổi quản lý bằng công nghệ qua điện tín đám mây. Mọi thông tin đều được lưu trữ rõ ràng mà các nhân viên trong Tập đoàn có thể tìm kiếm các thông tin mình cần một cách rõ ràng, chính xác và các nhà quản trị công ty có thể kiểm soát được các hoạt động tại công ty con. Đối với những thông tin cần được bảo mật thì cũng có thể thực hiện thao tác phân quyền đối tượng mà vẫn được đảm bảo tốt. 55 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  68. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam Đơn vị kế toán trung tâm KẾ TOÁN TRƯỞNG BỘ PHẬN KẾ BỘ PHẬN KẾ BỘ PHẬN KIỂM TOÁN HOẠT TOÁN TỔNG HỢP TRA KẾ TOÁN ĐỘNG TÀI CHÍNH Đơn vị kế toán cấp dưới Cửa hàng TM Chi nhánh Hà Công ty cổ phần đầu và DV tổng hợp Nội tư Phương Bắc Các nhân viên ở các đơn vị phụ thuộc Sơ đồ 5.1: Hình thức tổ chức kế toán kiến nghị 56 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  69. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Thông tư 200/2014/TT – BTC của Bộ Tài chính. 2. Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán 2 (Trường Hutech – Lưu hành nội bộ). 3. Giáo trình Kế toán tài chính 1 (Trường Hutech – Lưu hành nội bộ). 4. Giáo trình Kiểm toán 2, 3 (Trường Hutech – Lưu hành nội bộ). 5. Website công ty: Sosalgroup.vn 6. Các chứng từ, sổ sách tại Tập đoàn muối miền Nam. 57 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  70. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 58 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  71. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 59 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  72. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 60 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  73. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 61 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  74. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 62 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  75. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 63 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  76. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 64 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  77. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 65 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  78. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 66 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020
  79. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam 67 SVTH: Nguyễn Hoàng Phương Vy MSSV: 1211181020