›

Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát

pdf 96 trang thiennha21 25/04/2022 3150
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_tim_hieu_he_thong_kiem_soat_noi_bo_chu_trinh_ban_h.pdf

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát

  1. ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT Sinh viên thực hiện: TRƯƠNG THỊ THÚY VÂN Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa học: 2016 - 2020
  2. ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT Họ, tên sinh viên: Giáo viên hướng dẫn: Trương Thị Thúy Vân ThS: Nguyễn Trà Ngân Lớp: K50D - Kế Toán Niên khóa: 2016 - 2020 Trường Đại học Kinh tế Huế
  3. Huế, tháng 01 năm 2020 Trường Đại học Kinh tế Huế
  4. Được sự đồng ý và cho phép của Trường Đại học Kinh tế Huế, của Khoa Kế toán – Kiểm toán, của công ty Cổ phần Tài Phát và sự giúp đỡ của cô Nguyễn Trà Ngân, tôi đã hoàn thành tốt đợt thực tập cuối khóa với đề tài tốt nghiệp “Tìm hiểu hệ thống Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát”. Để có thể hoàn thành tốt đợt thực tập cuối khóa này, tôi xin chân thành cảm ơn trường Đại học Kinh tế Huế, đặc biệt là cô – Th.S Nguyễn Trà Ngân đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi để có thể hoàn thiện khóa luận một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, cũng xin cảm ơn quý thầy cô trong khoa Kế toán – Kiểm toán đã trang bị cho tôi những kiến thức cần thiết thông qua các môn học để có thể sử dụng trong đợt thực tập này. Đồng thời, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến công ty Cổ phần Tài Phát, đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội tìm hiểu, làm quen với môi trường làm việc thực tế, đặc biệt gửi lời cảm ơn đến các anh chị ở bộ phận kế toán và văn phòng, đã tận tình chỉ bảo tôi trong thời gian vừa qua. Ngoài ra, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến bố mẹ, bạn bè và những người thân đã luôn bên cạnh ủng hộ, động viên tôi trong suốt bốn năm Đại học. Mặc dù đã cố gắng hết sức để hoàn thiện bài báo cáo thực tập tốt nghiệp, song do hạn chế về thời gian, kiến thức và chưa có kinh nghiệm nên không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận được những đóng góp từ phía quý thầy cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn. TrườngTôi xin chân cảm Đạiơn! học Kinh tế Huế Huế, tháng 01 năm 2020 Sinh viên thực hiện Trương Thị Thúy Vân
  5. MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT IV DANH MỤC SƠ ĐỒ V DANH MỤC LƯU ĐỒ V DANH MỤC BẢNG VI DANH MỤC BIỂU VI DANH MỤC KÝ HIỆU VII PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI 1 2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2 3 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU 2 4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2 5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2 6 KẾT CẤU ĐỀ TÀI 3 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 4 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4 1.1.1 Khái niệm về Kiểm soát nội bộ 4 1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 5 1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 5 1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 6 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát 6 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro 10 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát 13 1.1.4.4 Thông tin và truyền thông 15 1.1.4.5 Giám sát 15 Trường1.1.5 Những hạn chế cĐạiủa hệ thống kihọcểm soát nội bKinhộ tế Huế16 1.2 KHÁI QUÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 16 1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền 16 1.2.2 Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền 17 i
  6. 1.3 MỘT SỐ THỦ THUẬT GIAN LẬN THƯỜNG GẶP TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 21 1.3.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng 21 1.3.2 Biển thu tiền bán hàng thu được 21 1.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm 21 1.4 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 22 1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung 22 1.4.1.1 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng 22 1.4.1.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin 23 1.4.1.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiện 24 1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn 24 1.4.2.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu 24 1.4.2.2 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn 25 1.4.2.3 Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng 26 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 28 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 28 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần Tài Phát 28 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của công ty 28 2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ 29 2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý 29 2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán 31 2.1.6 Các chính sách kế toán áp dụng 33 2.1.7 Nguồn lực kinh doanh 34 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 40 2.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát 40 Trường2.2.2 Kiểm soát nội b ộ Đạichu trình bán họchàng – thu ti ềKinhn công ty cổ phầ n tếTài Phát Huế 70 2.2.2.1 Môi trường kiểm soát 70 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro 71 2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát 73 2.2.2.4 Thông tin và truyền thông 76 ii
  7. 2.2.2.5 Giám sát 77 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 78 3.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 78 3.1.1 Ưu điểm 78 3.1.1 Hạn chế 81 3.2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 83 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 86 1. KẾT LUẬN 86 2. KIẾN NGHỊ 87 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 88 Trường Đại học Kinh tế Huế iii
  8. DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT BCTC: Báo cáo tài chính CCDC: Công cụ dụng cụ CP: Cổ phần ĐĐH: Đơn đặt hàng GTGT: Giá trị gia tăng HĐQT: Hội đồng quản trị HTK: Hàng tồn kho KH: Khách hàng KSNB: Kiểm soát nội bộ MTV: Một thành viên NKC: Nhật ký chung NNH: Nợ ngắn hạn NVL: Nguyên vật liệu NXB: Nhà xuất bản PTKH: Phải thu khách hàng TMCP: Thương mại cổ phần TNDN: Thu nhập doanh nghiệp TNHH: Trách nhiệm hữu hạng Trường ĐạiTP: họcThành phKinhố tế Huế TSCĐ: Tài sản cố định TSNH: Tài sản ngắn hạn iv
  9. DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty CP Tài Phát trang 30 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty CP Tài Phát trang 32 Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA trang 33 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức Ban kế toán khi có thêm phòng Xét duyệt bán chịu. trang 84 DANH MỤC LƯU ĐỒ Lưu đồ 2.1: Giai đoạn xử lý ĐĐH trang 43 Lưu đồ 2.2: Giai đoạn xuất kho, giao hàng trang 52 Lưu đồ 2.3: Lập hóa đơn, quản lý nợ PTKH trang 55 Trường Đại học Kinh tế Huế v
  10. DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền trang 17 Bảng 1.2: Mục tiêu kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn trang 20 Bảng 1.3: Kiểm soát quá trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu trang 24 Bảng 1.4: Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn trang 25 Bảng 2.1: Tình hình lao động công ty CP Tài Phát năm 2017-2018 trang 34 Bảng 2.2: Tình hình cơ cấu Tài sản và Nguồn vốn của công ty CP Tài Phát trong năm 2017-2018 trang 36 Bảng 2.3: Tình hình kinh doanh của công ty CP Tài Phát năm 2017-2018 trang 38 Bảng 2.4: Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn tại công ty CP Tài Phát trang 75 DANH MỤC BIỂU Biểu 2.1: Hợp đồng nguyên tắc công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế trang 41 Biểu 2.2: Báo giá công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế trang 45 Biểu 2.3: ĐĐH công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế trang 47 Biểu 2.4: Maquette sản phẩm trang 48 Biểu 2.5: Hợp đồng nguyên tắc Bưu điện Thành Phố Huế trang 50 Biểu 2.6: Phụ lục kèm theo hợp đồng Bưu điện Thành Phố Huế trang 51 Biểu 2.7: Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa trang 54 Biểu 2.8: Hóa đơn GTGT điện tử trang 56 TrườngBiểu 2.9: Hóa đơn GTGT Đại số 971 học Kinh tế Huếtrang 57 Biểu 2.10: Giấy báo có ngân hàng BIDV trang 60 Biểu 2.11: Sổ chi tiết công nợ phải thu trang 61 Biểu 2.12: Sổ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng trang 64 vi
  11. DANH MỤC KÝ HIỆU Chứng từ Nhập liệu Xử lý thủ công Xử lý bằng máy tính Sổ sách, báo cáo Bắt đầu, kết thúc Lưu trữ thủ công: N N: Lưu theo số thứ tự A: Lưu theo Alphabel D: Lưu theo ngày Tập tin trong máy tính Điểm nối cùng trang Trường Đại họcĐiểm nố i Kinhsang trang tế Huế vii
  12. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 Lý do lựa chọn đề tài Nền kinh tế thế giới phát triển hội nhập đã đem đến cho những doanh nghiệp tại Việt Nam rất nhiều cơ hội để phát triển, bên cạnh đó cũng tồn tại không ít những thách thức. Một doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường cạnh tranh khốc liệt như ngày nay, ngoài chiến lược kinh doanh khôn khéo, doanh nghiệp phải không ngừng chú trọng vào hiệu quả quản lý nhằm nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Mọi doanh nghiệp đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình hữu hiệu và hiệu quả, vì vậy việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt là vô cùng cần thiết. Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một bộ phận rất quan trọng giúp nhà quản lý có thể giám sát mọi hoạt động trong doanh nghiệp, giúp loại bỏ cũng như phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra, từ đó giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu đặt ra một cách nhanh chóng và hiệu quả. Một doanh nghiệp có hệ thống KSNB yếu kém sẽ có rủi ro và khả năng xảy ra gian lận cao hơn một doanh nghiệp có hệ thống KSNB hữu hiệu, chính vì thế việc xây dựng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp hữu hiệu là xu hướng chung mà mọi doanh nghiệp hướng đến nhằm nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả kinh doanh của mình. Công ty cổ phần Tài Phát là công ty có quy mô vừa, chuyên sản xuất và cung cấp thùng giấy carton cho rất nhiều doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế và các tỉnh lân cận. Để công ty hoạt động một cách thực sự hiệu quả và đem lại lợi nhuận tốt thì phải đặc biệt chú trọng đến chu trình bán hàng – thu tiền, vì đây là quá trình chuyển quyền sử dụng hàng hóa – tiền tệ giữa người mua, người bán, quyết định trực tiếp đến lợi ích kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền chặt chẽ, đầy đủ và chính xác để tránh Trườngmất mát và thất thoát tàiĐại sản của công học ty là vô cùng Kinh cần thiết. tế Huế Từ những vấn đề trên, tôi quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát” để làm đề tài tốt nghiệp nhằm tìm hiểu kĩ hơn vấn đề kiểm soát nội bộ và góp phần đưa ra một số Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 1
  13. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty. 2 Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu chung: Tìm hiểu, nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát. - Mục tiêu cụ thể: + Hệ thống lại một số lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền. + Tìm hiểu, nghiên cứu về thực trạng tình hình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát. + Đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty. 3 Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát. 4 Phạm vi nghiên cứu - Về thời gian: đề tài nghiên cứu tập trung vào những thông tin số liệu trên BCTC của công ty trong 2 năm 2017, 2018 và thông tin về Hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền năm 2018 tại công ty cổ phần Tài Phát. - Về không gian: không gian nghiên cứu tại công ty cổ phần Tài Phát, đặc biệt tập trung vào bộ phận kế toán – tài chính. 5 Phương pháp nghiên cứu Trường- Phương pháp thuĐại thập số liệ uhọc: Số liệu thu thKinhập bao gồm cả sốtếliệu sơ Huế cấp và số liệu thứ cấp. + Số liệu sơ cấp: các số liệu ghi nhận được từ phỏng vấn những nhà quản lý. Trao đổi, phỏng vấn Giám đốc, Trưởng các bộ phận tại công ty, đặc biệt là bộ phận kế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 2
  14. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân toán để được giải đáp các thắc mắc, cũng như được hướng dẫn về nghiệp vụ liên quan, từ đó có cái nhìn tổng quan về công tác kế toán và kiểm soát nội bộ tại công ty. + Số liệu thứ cấp: thu được từ BCTC của công ty, từ chứng từ, sổ sách. BCTC được Kế toán trưởng xuất từ phần mềm kế toán sử dụng tại doanh nghiệp, cụ thể là phần mềm MISA. Các chứng từ kế toán khác như Phiếu xuất kho và giao nhận, sổ chi tiết công nợ khách hàng cũng được nhân viên kế toán cung cấp để tham khảo. - Phương pháp phân tích, so sánh: tiến hành so sánh số liệu giữa các năm để thấy được biến động, từ đó phân tích và tìm hiểu nguyên nhân gây ra những biến động đó. Đồng thời, so sánh Hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền thực tiễn với cơ sở lý luận để thấy được những ưu, nhược điểm tồn tại ở công ty. - Phương pháp tổng hợp, đánh giá: Từ những số liệu, thông tin thu thập được về chu trình bán hàng – thu tiền, tổng hợp lại để đưa ra đánh giá khách quan hoạt động kiểm soát chu trình này tại đơn vị. 6 Kết cấu đề tài Gồm 3 phần: Phần 1: Đặt vấn đề Phần 2: Nội dung và kết quả nghiên cứu: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát. Chương 3: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát. Phần 3: Kết luận và kiến nghị. Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 3
  15. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1 Khái niệm về Kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là thuật ngữ được xuất hiện đầu tiên trong lĩnh vực kiểm toán, sau đó lan rộng sang các lĩnh vực khác. Có rất nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ, được thể hiện trong các công bố của các tổ chức nghề nghiệp khác nhau như Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA), COSO - Ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về BCTC, Một số khái niệm về Kiểm soát nội bộ có thể kể đến như sau: Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc Tế (IFAC- The International Federation Of Accountant): “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm tuân thủ pháp luật; bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.” Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Quốc Tế (ISA) 400: “Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám Đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn.” Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA – American TrườngInstitute of Certified PublicĐại Accountants) học: “Ki ểmKinh soát nội bộ bao gtếồm k ế Huếhoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 4
  16. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.” Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực, hợp lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.” Định nghĩa được chấp nhận và sử dụng rộng rãi nhất về hệ thống KSNB là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), Ủy ban của các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway được thành lập vào năm 1985. Theo COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi HĐQT, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” Theo định nghĩa này, KSNB chính là quá trình kiểm soát các hoạt động lập kế hoạch, thực hiện và giám sát tại đơn vị, được thiết kế và vận hành bởi con người, bao gồm HĐQT, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. 1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Báo cáo COSO 2013 đã xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực như nhân lực, vật lực và tài lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo: gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài. - Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy Trườngđịnh, cụ thể là các quy đĐạiịnh pháp lu ậthọc ban hành và quyKinh định của công tếty. Huế 1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp là một công cụ hữu hiệu nhằm giúp nhà quản lý giám sát, kiểm tra các hoạt động trong doanh nghiệp, loại bỏ cũng như phòng Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 5
  17. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân ngừa các rủi ro có thể xảy ra, từ đó giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu đặt ra một cách nhanh chóng và hiệu quả. 1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Theo báo cáo COSO năm 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng dựa trên năm bộ phận, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát. 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình, và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị. Môi trường kiểm soát bao gồm tính trung thực và các giá trị đạo đức, các yếu tố cho phép HĐQT thực hiện trách nhiệm giám sát; cơ cấu tổ chức, việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn; quy trình thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực; các biện pháp khen thưởng và kỷ luật để đảm bảo trách nhiệm giải trình của mỗi cá nhân về kết quả đạt được. Theo báo cáo COSO 2013, môi trường kiểm soát được đánh giá là hữu hiệu nếu đảm bảo được năm nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức. Để thể hiện được sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: - Quan điểm của người lãnh đạo cấp cao nhất trong đơn vị: HĐQT và các nhà quản lý cấp cao cần có quan điểm đúng đắn trong việc xây dựng các giá trị của đơn vị, xác định triết lý kinh doanh và thể hiện thông qua phong cách điều hành. Quan điểm về tính chính trực và các giá trị đạo đức trong đơn vị bị tác động và chi phối bởi phong Trườngcách điều hành và ứng Đạixử cá nhân củhọca người quả n Kinhlý cũng như HĐQT tế, thái đHuếộ đối với rủi ro, quan điểm trong việc lựa chọn các chính sách hay ước tính, và mức độ hình thức trong các quy định. Như vậy, quan điểm của HĐQT và nhà quản lý cấp cao trong đơn vị là nhân tố quan trọng trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 6
  18. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân nhà quản lý cấp cao nhất có thể được xem là người thúc đẩy nhưng cũng đồng thời có thể xem là người gây trở ngại đối với hệ thống kiểm soát nội bộ, điều này phụ thuộc vào quan điểm điều hành của chính nhà quản lý đó. - Các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập nhằm hướng dẫn nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hằng ngày và khi đưa ra các quyết định để đạt được mục tiêu của đơn vị. - Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn về ứng xử đã được xây dựng phải là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị đạo đức của mọi cá nhân trong đơn vị và cả các nhà cung cấp dịch vụ. Việc đánh giá tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể được thực hiện bởi người quản lý hoặc bởi một bộ phận độc lập. Các nhân viên cũng có thể tham gia vào quá trình đánh giá và báo cáo về các vi phạm qua các kinh chính thức và không chính thức. Nguyên tắc 2: HĐQT thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Để đảm bảo sự độc lập và nâng cao vai trò giám sát của HĐQT, cần lưu ý các điểm quan trọng sau: - Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT: HĐQT có quyền tuyển dụng, sa thải Giám đốc điều hành và các chức vụ tương đương, là người chịu trách nhiệm về việc triển khai các chiến lược, thực thi các mục tiêu, và đảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. HĐQT còn có trách nhiệm giám sát và chất vấn nhà quản lý về các quyết định và hành động của họ, gồm cả trách nhiệm liên quan đến việc thiết kế và vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu tại đơn vị. - Độc lập và có chuyên môn phù hợp: HĐQT phải độc lập với nhà quản lý và các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng giám sát. Thành viên HĐQT luôn được kỳ vọng là những người trung thực và tôn trọng các giá trị đạo đức, có khả năng lãnh đạo, có tư duy phê phán và có kỹ năng giải Trườngquyết các vấn đề. Đại học Kinh tế Huế - Giám sát của HĐQT: Chức năng giám sát của HĐQT trong thiết kế và vận hành hệ thống KSNB liên quan đến cả năm bộ phận của hệ thống KSNB. Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 7
  19. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của HĐQT, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Để thực hiện tốt nguyên tắc này, đơn vị cần chú trọng các điểm sau: - Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo: Nhà quản lý cấp cao và HĐQT thiết lập cơ cấu tổ chức và các cấp bậc báo cáo cần thiết để giúp lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp. - Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm người trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan. Cách thức phân định trách nhiệm và quyền hạn chung trong đơn vị thông thường như sau: + HĐQT chịu trách nhiệm giám sát, thông qua chất vấn nhà quản lý cấp cao khi cần thiết, và cho ý kiến đối với các quyết định quan trọng. + Nhà quản lý cấp cao, bao gồm Giám đốc điều hành hoặc tương đương, chịu trách nhiệm trước HĐQT và các bên liên quan trong việc đưa ra các chỉ thị, hướng dẫn và kiểm soát để giúp mọi người trong đơn vị hiểu và thực hiện trách nhiệm của họ. + Nhà quản lý ở các cấp trung gian thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý cấp cao tại bộ phận của mình. + Nhân viên được mong đợi là hiểu rõ các tiêu chuẩn ứng xử, các mục tiêu liên quan đến phạm vi trách nhiệm của mình, các rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông, và các giám sát để đảm bảo họ hoàn thành trách nhiệm được giao. - Giới hạn việc ủy quyền: Ủy quyền đem lại quyền lực cần thiết cho một người để thực hiện một vai trò nào đó, tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả của việc ủy quyền, cần xác định giới hạn của việc ủy quyền. Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nhân lực thông qua thu hút, phát Trườngtriển và giữ chân các cáĐại nhân có năng học lực phù hợ pKinh với mục tiêu của đơntế vị . Huế Để thực hiện cam kết này, đơn vị lưu ý các điểm quan trọng sau: - Chính sách nguồn nhân lực và việc áp dụng trong thực tế: Chính sách và thực tế về nguồn nhân lực là các hướng dẫn, quy định về tuyển dụng, đãi ngộ, để giữ chân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 8
  20. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân các nhân viên có năng lực và việc áp dụng các hướng dẫn, quy định này vào thực tế. Chính sách và thực tế phải phản ánh các mong đợi và yêu cầu của nhà đầu tư, cơ quan nhà nước và các bên liên quan khác, và là nền tảng để xác định năng lực cần thiết cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Nó là cơ sở giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu, cũng như có phản ứng phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh. - Thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực: Chính sách về nguồn nhân lực thể hiện thông qua sự thu hút, phát triển, đánh giá và giữ chân các nhà quản lý, các nhân viên và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài phù hợp với việc đạt được mục tiêu của đơn vị. - Lên kế hoạch và chuẩn bị cho việc kế nhiệm: Người quản lý cần xác định và đánh giá vị trí nào là chính yếu, quan trọng nhất giúp đạt được các mục tiêu của đơn vị. Các vị trí quan trọng cần chuẩn bị tốt người kế nhiệm cũng như cần có nguồn lực dự phòng. Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm soát của họ để đạt được mục tiêu được thiết lập. Để đảm bảo trách nhiệm giải trình của từng cá nhân, đơn vị cần chú trọng các điểm sau: - Xác lập trách nhiệm giải trình thông qua cơ cấu, quyền hạn và trách nhiệm: Trách nhiệm giải trình đề cập đến việc một cá nhân khi được giao trách nhiệm về KSNB thì phải báo cáo và chịu trách nhiệm về việc thực thi KSNB tại đơn vị hay bộ phận của mình, qua đó giúp đơn vị đối phó với các rủi ro và đạt được mục tiêu của đơn vị. Trách nhiệm giải trình bị chi phối bởi quan điểm của người lãnh đạo cao nhất trong đơn vị cũng như cam kết tính trung thực và các giá trị đạo đức, năng lực của đội ngũ nhân viên, cơ cấu tổ chức. - Xác lập tiêu thức đo lường kết quả hoạt động, trong đó gồm cả biện pháp khuyến khích và khen thưởng: Nhà quản lý và HĐQT chịu trách nhiệm xây dựng tiêu Trườngthức đo lường kết qu ả hoĐạiạt động, trong học đó cần chú Kinh ý đến các biện pháptế khuy Huếến khích và khen thưởng phù hợp với các trách nhiệm khác nhau ở tất cả các cấp cũng như xem xét cả việc đáp ứng cả mục tiêu ngắn và dài hạn. Ngoài việc thiết lập các tiêu chuẩn Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 9
  21. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân đánh giá, cần có biện pháp khuyến khích tạo động lực cho các nhà quản lý và nhân viên hoàn thành nhiệm vụ. - Xem xét các áp lực quá mức: Trong quá trình xây dụng các mục tiêu cần đạt được, có khi vô tình tạo ra các áp lực trong đơn vị. Nhà quản lý cần nắm rõ các áp lực và cân bằng chúng với những thông điệp, khuyến khích và khen thưởng phù hợp. - Đánh giá hiệu quả làm việc, khen thưởng và kỷ luật: HĐQT đánh giá hiệu quả làm việc của Giám đốc điều hành, Giám đốc điều hành đánh giá hiệu quả làm việc của các nhà quản lý cấp cao khác. Các nhà quản lý cấp cao lại đánh giá hiệu quả làm việc của các nhà quản lý trung gian và tiếp tục như vậy đến các cấp thấp hơn trong đơn vị. Cuối cùng hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ được đánh giá. Việc đánh giá hiệu quả làm việc cũng như các biện pháp khen thưởng, kỷ luật cần được truyền đạt rõ ràng để nhân viên hiểu và thực hiện. 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong và bên ngoài. Rủi ro được định nghĩa là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra có thể tác động tiêu cực đến việc đạt được mục tiêu. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị rủi ro. Khi đánh giá rủi ro đe dọa mục tiêu của doanh nghiệp cần xem xét trong mối quan hệ với các ngưỡng chịu đựng rủi ro đã thiết lập. Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Nhà quản lý cũng cần xem xét sự phù hợp của các mục tiêu đối với đơn vị. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định pháp lý luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này. Ngưỡng chịu đựng rủi ro là mức độ dao động tối đa có thể chấp nhận được khi so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra. Ngưỡng chịu đựng rủi ro thường được xác Trườngđịnh trong quá trình thi ếĐạit lập mục tiêu học của đơn vị . Kinh tế Huế Theo báo cáo COSO 2013, đánh giá rủi ro cần tuân thủ bốn nguyên tắc sau: Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu một cách cụ thể, tạo điều kiện cho việc nhận dạng và đánh giá rủi ro liên quan đến việc đạt được mục tiêu. Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 10
  22. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Để đánh giá rủi ro, trước tiên cần xác định mục tiêu. Thiết lập mục tiêu và xây dựng chiến lược không phải là một nhân tố của KSNB, nhưng nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm soát. Có ba nhóm mục tiêu đối với một đơn vị: hoạt động, báo cáo và tuân thủ. - Mục tiêu hoạt động: Gắn liền với việc hoàn thành nhiệm vụ cơ bản của đơn vị. Chúng bao gồm những mục tiêu chi tiết có liên quan đến hoạt động nhằm nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả trong việc đạt được mục đích cuối cùng của đơn vị. Mục tiêu hoạt động thường phản ánh đặc điểm hoạt động, ngành nghề và môi trường kinh doanh mà đơn vị đang hoạt động. Mục tiêu hoạt động càng rõ ràng sẽ tạo điều kiện phân bổ các nguồn lực chủ yếu của đơn vị dễ dàng hơn. - Mục tiêu báo cáo: Liên quan đến việc lập các báo cáo có chất lượng, tức là báo cáo phải đáng tin cậy, kịp thời, minh bạch để cung cấp cho các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị, bao gồm các thông tin tài chính và phi tài chính. Các báo cáo bên ngoài phải tuân thủ các quy định, các chuẩn mực do cơ quan chức năng, luật pháp hoặc cơ quan khác ban hành. Các báo cáo bên trong cần đáp ứng yêu cầu về định hướng chiến lược, và các mong đợi của nhà quản lý và HĐQT. - Mục tiêu tuân thủ: Liên quan đến việc chấp hành các luật lệ và quy định được đặt ra. Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng các rủi ro đe dọa mục tiêu của đơn vị và phân tích rủi ro để quản trị các rủi ro này. Để thực hiện việc nhận dạng và phân tích rủi ro, đơn vị cần lưu ý các điểm sau: - Nhận dạng rủi ro: Nhận dạng rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại và thường nằm trong quy trình lập kế hoạch của một đơn vị. Nhận dạng rủi ro cần xem xét các rủi ro ở các cấp khác nhau trong cơ cấu tổ chức của đơn vị, bao gồm rủi ro ở mức độ toàn đơn vị và rủi ro ở mức độ hoạt động. Trường- Phân tích rủi ro:Đại Sau khi đã nhhọcận dạng rủ i Kinhro ở mức độ toàn tếđơn v ị vàHuế mức độ hoạt động, cần tiến hành phân tích rủi ro. Quá trình phân tích rủi ro nhìn chung thường bao gồm đánh giá khả năng rủi ro xảy ra và ước tính các tác động của chúng, từ đó xác định tầm quan trọng của rủi ro. Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 11
  23. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân - Phản ứng với rủi ro đã xác định: Một khi đã đánh giá tầm quan trọng của rủi ro, nhà quản lý cần xem xét phương pháp để quản trị rủi ro một cách thích hợp nhất. Khi lựa chọn các biện pháp quản trị rủi ro cần đảm bảo biện pháp đó sẽ giảm rủi ro còn lại dưới hoặc bằng ngưỡng chịu đựng rủi ro của đơn vị. Nguyên tắc 8: Đơn vị cân nhắc khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro đe dọa đạt được mục tiêu. Để xem xét khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro, đơn vị cần lưu ý các điểm sau: - Nhận diện các loại gian lận: Các loại gian lận thường bao gồm gian lận trong việc lập và trình bày báo cáo, biển thủ tài sản và tham ô. - Sự lạm quyền của nhà quản lý: Là hành động mà nhà quản lý vượt qua hệ thống KSNB nhằm đem lại lợi ích cá nhân, hay làm đẹp BCTC để từ đó có được các khoản lương thưởng cao. - Các nhân tố tác động đến rủi ro có gian lận: Rủi ro có gian lận thường phát sinh khi hội đủ ba nhân tố, đó là động cơ hay áp lực dẫn đến việc thực hiện gian lận, cơ hội thực hiện gian lận và thái độ hay sự hợp lý hóa để biện minh cho các gian lận thực hiện. Nguyên tắc 9: Đơn vị nhận dạng và đánh giá các thay đổi có thể ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB. Để nhận dạng và đánh giá sự thay đổi, đơn vị cần lưu ý đến quản trị sự thay đổi. Để KSNB phù hợp với sự thay đổi của môi trường, việc nhận dạng rủi ro phải thực hiện liên tục theo sự thay đổi này, đó chính là quản trị sự thay đổi. Quản trị sự thay đổi là một phần của quy trình đánh giá rủi ro nhưng nó thường được trình bày tách biệt nhằm lưu ý nhà quản lý vì chúng dễ dàng bị bỏ qua hay thiếu sự quan tâm Trườngđúng mức trong quá trìnhĐại giải quy ếthọc những vấn đKinhề xảy ra hằng ngày. tế Để quHuếản trị sự thay đổi, cần chú ý các vấn đề: - Thay đổi từ bên ngoài: + Sự thay đổi của môi trường hoạt động Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 12
  24. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân + Biến động của môi trường tự nhiên - Thay đổi trong hoạt động kinh doanh: + Thay đổi mô hình kinh doanh + Mua, bán, hợp nhất các hoạt động kinh doanh quan trọng + Mở rộng hoạt động nước ngoài + Tăng trưởng nhanh chóng + Kỹ thuật mới - Thay đổi trong lãnh đạo chủ chốt: + Thay đổi nhân sự chủ chốt 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý để giảm thiểu rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi cấp độ tổ chức trong đơn vị, ở các giai đoạn khác nhau của quy trình kinh doanh bao gồm cả các kiểm soát đối với công nghệ. Khi xây dựng các hoạt động kiểm soát cần chú ý đến sự cân đối giữa chi phí và lợi ích, cân đối giữa hoạt động kiểm soát với rủi ro phát sinh. Nếu các biện pháp kiểm soát quá nhiều, gây tốn kém thì cần thay đổi cơ cấu kiểm soát và ngược lại. Theo Báo cáo COSO 2013, hoạt động kiểm soát hữu hiệu cần thỏa mãn 3 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro (đe dọa đến việc đạt được mục tiêu) xuống mức thấp nhất có thể thực hiện được. TrườngNguyên tắc 11: ĐơnĐại vị lựa ch ọnhọc và xây dựng Kinh các hoạt động ki ểtếm soát Huếchung đối với công nghệ nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua chính sách và thủ tục kiểm soát. Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 13
  25. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Xét về mục đích, có các hoạt động kiểm soát sau: kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đắp. - Kiểm soát phòng ngừa: Là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót và gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. - Kiểm soát phát hiện: Là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời những hành vi gian lận hoặc sai sót nào đó đã được thực hiện. - Kiểm soát bù đắp: Là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện các sai phạm và bù đắp cho sự thiếu hụt hay khiếm khuyết của một thủ tục kiểm soát khác. Xét về chức năng, các loại hoạt động kiểm soát phổ biến của doanh nghiệp bao gồm: - Soát xét của nhà quản lý cấp cao: Là việc soát xét của nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp như so sánh thực tế và dự toán, dự báo; so sánh kết quả của kỳ này so với kỳ trước, Nhà quản lý cần soát xét các chương trình, kế hoạch của doanh nghiệp để xác định mức độ hoàn thành. - Quản trị hoạt động: Nhà quản lý ở các cấp trung gian sẽ soát xét và báo cáo về hiệu quả hoạt động so với kế hoạch, dự toán đã đề ra. Nội dung soát xét phải tập trung vào cả ba mục tiêu của KSNB: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ. - Phân chia trách nhiệm hợp lý: Dựa trên hai nguyên tắc là phân công, phân nhiệm và bất kiêm nhiệm. Việc phân chia trách nhiệm yêu cầu không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc. Đồng thời phải tách biệt giữa các chức năng: chức năng xét duyệt và chức ăng bảo quản tài sản, chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản, chức năng xét duyệt và chức năng kế toán. - Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứng Trườngdụng. Đại học Kinh tế Huế Kiểm soát chung áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng để đảm bảo cho các hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định. Còn kiểm soát ứng dụng là kiểm soát cho Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 14
  26. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân từng hệ thống cụ thể, ví dụ như quá trình bán hàng, mua hàng, quản lý công nợ hay chi phí. - Bảo vệ tài sản: Là các hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng và phá hoại tài sản của doanh nghiệp, bao gồm: Hạn chế tiếp cận tài sản, kiểm kê tài sản, sử dụng thiết bị và bảo vệ thông tin. - Phân tích rà soát: Mục đích của hoạt động kiểm soát này là phát hiện các biến động bất thường từ đó xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời. Phương pháp là đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trước, 1.1.4.4 Thông tin và truyền thông Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm của mình. Chất lượng thông tin sẽ ảnh hưởng tới sự hữu hiệu của hệ thống KSNB. Thông tin có chất lượng cần đảm bảo các thuộc tính sau: dễ dàng truy cập, đúng đắn, cập nhật, bảo mật, lưu trữ, đủ chi tiết, kịp thời, có thật, có thể xác minh được. Truyền thông là quá trình cung cấp, trao đổi và chia sẻ thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp, gồm hai bộ phận: truyền thông bên trong và truyền thông bên ngoài. Truyền thông bên trong đóng vai trò là phương tiện giúp truyền tải thông tin khắp trong đơn vị. Truyền thông bên ngoài giúp truyền tải thông tin thích hợp từ bên ngoài vào trong đơn vị đồng thời cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài theo yêu cầu của họ. Thông tin và truyền thông liên quan đến ba nguyên tắc sau đây của KSNB: Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, tạo lập và sử dụng các thông tin thích hợp và có chất lượng nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB. Nguyên tắc 14: Đơn vị truyền thông trong nội bộ các thông tin cần thiết nhằm hỗ Trườngtrợ cho sự vận hành c ủaĐại KSNB. học Kinh tế Huế Nguyên tắc 15: Đơn vị truyền thông với bên ngoài các vấn đề có tác động tới việc vận hành của KSNB. 1.1.4.5 Giám sát Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 15
  27. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng hệ thống KSNB theo thời gian. Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. - Giám sát thường xuyên: Là việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ ngay trong quá trình điều hành doanh nghiệp hàng ngày, thường được thực hiện bởi các nhà quản lý các cấp. - Giám sát định kỳ: Bên cạnh giám sát thường xuyên, đơn vị cần có một cái nhìn khách quan, độc lập hơn về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB thông qua sự đánh giá định kỳ hay còn gọi là giám sát định kỳ. Giám sát định kỳ còn giúp đánh giá sự hữu hiệu của đánh giá thường xuyên. Giám sát định kỳ được thực hiện bởi kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, Theo Báo cáo COSO 2013, giám sát hữu hiệu cần thỏa mãn 2 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn, triển khai và thực hiện việc giám sát thường xuyên và định kỳ để đảm bảo rằng các bộ phận của KSNB hiện hữu và hoạt động hữu hiệu. Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá và truyền đạt các khiếm khuyết về KSNB kịp thời cho các cá nhân có trách nhiệm để họ thực hiện các hành động sửa chữa, bao gồm các nhà quản lý cấp cao và Hội đồng quản trị, khi cần thiết. 1.1.5 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB dù được thiết kế và vận hành một cách tốt nhất, cũng chỉ đảm bảo một cách hợp lý đạt được các mục tiêu của đơn vị, không thể đảm bảo tuyệt đối do luôn có các hạn chế tiềm tàng. Hạn chế này có thể xuất phát từ xét đoán không hợp lý của con người khi đưa ra quyết định, cũng có thể xuất phát từ sự thông đồng giữa các nhân viên, hay người quản lý khống chế hệ thống KSNB. Do đó, trong quá trình thiết kế và vận hành, người quản lý cần chú trọng đến các Trườnghạn chế tiềm tàng khi Đạilựa chọn, phát học triển và m ởKinhrộng các kiểm soáttế để giHuếảm thiểu được những hạn chế của hệ thống KSNB. 1.2 Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền 1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 16
  28. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng của mọi đơn vị kinh doanh. Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình bán hàng – thu tiền. Những mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý trong chu trình này đó là hàng hóa dịch vụ có bán được hay không, kiểm soát được nợ phải thu hay không, tài sản có bị tổn thất hay không, Theo giáo trình Kiểm soát nội bộ của Nhà xuất bản Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, chu trình bán hàng – thu tiền thông thường bao gồm các bước công việc cơ bản sau: - Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng - Lập lệnh bán hàng - Xét duyệt bán chịu - Giao hàng - Lập hóa đơn - Theo dõi nợ phải thu - Thu tiền Chu trình bán hàng – thu tiền là chu trình trải qua nhiều khâu, thường xuyên liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền, nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng. Hơn nữa, liên quan đến nợ phải thu khách hàng, là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị bởi trong môi trường cạnh tranh gây gắt như ngày nay, nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và chính điều này làm tăng khả năng xảy ra rủi ro trong chu trình. 1.2.2 Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền Khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình bán hàng – thu tiền diễn ra khá phổ biến với những mức độ khác nhau do những đặc điểm nhất định của chu trình này. TrườngDưới đây là một sĐạiố sai phạm có học thể xảy ra trong Kinh chu trình bán hàngtế– thuHuế tiền: Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền. Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 17
  29. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Xử lý ĐĐH của + Chấp nhận ĐĐH không được phê duyệt. khách hàng + Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng. + Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác. Sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo trong chu trình bán hàng – thu tiền, gây ấn tượng không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới hình ảnh của đơn vị. Xét duyệt bán chịu + Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền. + Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức. Giao hàng + Giao hàng khi chưa dược xét duyệt. + Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng khách hàng. + Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm. + Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng. Lập hóa đơn + Bán hàng nhưng không lập hóa đơn. + Lập hóa đơn sai về mặt giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của Trường kháchĐại hàng. học Kinh tế Huế + Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn. Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 18
  30. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Ghi chép doanh thu + Ghi sai (tên khách hàng, thời hạn thanh toán, niên độ về và ghi nhận nợ doanh thu và nợ phải thu khách hàng, số tiền), ghi trùng hay phải thu khách ghi sót hóa đơn. hàng + Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ hay không đòi được nợ + Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt. + Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt. + Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ. + Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng. + Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ. + Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp. (Nguồn: Giáo trình KSNB, NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh) 1.2.3 Mục tiêu kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền Theo COSO 2013, việc thiết lập các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng – thu tiền nhằm hạn chế tối đa các sai phạm có thể xảy ra, giúp đơn vị đạt được ba mục tiêu chung, đó là: - Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: Sự hữu hiệu và hiệu quả ở đây được hiểu là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng. Tính hiệu quả được hiểu là mối quan hệ giữa kết quả đạt được Trườngvà chi phí bỏ ra. Đại học Kinh tế Huế - Báo cáo đáng tin cậy: Những khoản mục trên BCTC bị ảnh hưởng bởi chu trình bán hàng – thu tiền được trình bày trung thực và hợp lý, phản ánh đúng kết quả kinh doanh của đơn vị. Cụ thể, các khoản mục như doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 19
  31. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân khách hàng, tiền, hàng tồn kho, được trình bày đúng đắn. Bên cạnh đó, các báo cáo quản trị cũng phải cung cấp các thông tin đáng tin cậy. - Tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động bán hàng phải chịu sự chi phối bởi một số quy định của pháp luật cũng như của chính đơn vị. Do đó, đơn vị cần tuân thủ các quy định đặc thù của pháp luật liên quan đến ngành nghề kinh doanh. Với ba mục tiêu kiểm soát trên, đơn vị hướng đến hàng đầu là mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả trong chu trình bán hàng – thu tiền với các mục tiêu cụ thể như sau: Bảng 1.2 Mục tiêu kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn. Giai đoạn Mục tiêu c x lý k p th i, không b sót. Xử lý ĐĐH + Các ĐĐH đượ ử ị ờ ỏ + Các nghi p v bán ch c xét duy t nh m Xét duyệt bán chịu ệ ụ ịu đều đượ ệ ằm đả bảo khả năng trả được nợ của khách hàng. Giao hàng + Giao hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm. + Bảo vệ hàng tránh hư hỏng, mất phẩm chất khi giao hàng. + Tuân th nh pháp lu nh v l p ch ng Lập hóa đơn ủ quy đị ật và các quy đị ề ậ ứ từ. + Doanh thu và nợ phải thu khách hàng được ghi nhận chính xác. p th i n ph i thu c a khách Thu tiền + Thu đủ, thu đúng, thu kị ờ ợ ả ủ hàng. + Bảo vệ tài sản (tiền, séc, ) + Theo dõi chi ti t t ng khách hàng. Quản lý nợ phải thu ế ừ + Thu nợ đúng hạn. Trường Đại+ Lập dự phòng học kịp thời vàKinh phù hợp. tế Huế (Nguồn: Giáo trình KSNB, NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh) Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 20
  32. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân 1.3 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền 1.3.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng Đây là gian lận thường xảy ra trong thực tế, đặc biệt đối với các đơn vị không có chính sách bán hàng hoặc thiếu kiểm tra giám sát đối với việc bán hàng. Loại gian lận chủ yếu ở khâu này là nhân viên bán hàng cho khách với giá thấp hơn giá niêm yết, cho khách hàng hưởng chiết khấu không đúng hay bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán để thu về lợi ích cá nhân. Để ngăn ngừa các gian lận trên, đơn vị có thể sử dụng các thủ tục kiểm soát sau: - Xây dựng chính sách bán hàng một cách chi tiết và thường xuyên cập nhật chính sách này. - Tách biệt bộ phận bán hàng với bộ phận phận thu tiền nhằm hạn chế tối đa những sai phạm có thể xảy ra do vừa bán hàng vừa thu tiền. Định kỳ đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận này. 1.3.2 Biển thu tiền bán hàng thu được Loại gian lận này xảy ra khi nhân viên bán hàng chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng và không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách hoặc nhân viên bán hàng ghi nhận số tiền trên liên lưu của hóa đơn thấp hơn số tiền khách thực trả. Thủ tục kiểm soát cho loại gian lận này đó là: - Lắp đặt camera tại nơi thu tiền. - Tách biệt chức năng bán hàng, thu tiền và ghi sổ kế toán. 1.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm Loại gian lận này xảy ra khá phổ biến, đối tượng thực hiện hành vi gian lận phải tìm cách che giấu bằng một số thủ thuật như gối đầu, tạo cân bằng giả, thay đổi hoặc làm giả chứng từ nhắc nợ, xóa sổ nợ phải thu không đúng. - Thủ thuật gối đầu: Được thực hiện bằng cách ghi Có tài khoản Nợ phải thu Trườngcủa một khách hàng bằĐạing số tiền s ốhọctiền trả nợ củKinha một khách hàng tế khác. ĐHuếối tượng gian lận cứ lặp lại tiến trình này, bằng cách lấy khoản tiền trả nợ của khách hàng sau bù cho khách hàng đã trả tiền trước đó. Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 21
  33. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân - Thủ thuật tạo cân bằng giả: Được thực hiện khi người gian lận vừa thu tiền vừa ghi sổ nợ phải thu khách hàng. Chẳng hạn, sau khi lấy tiền họ vẫn ghi sổ nợ phải thu sau đó khai khống số dư tiền để tạo cân bằng giả. Cách khác, họ cố tình ghi Nợ sai tài khoản, thay vì ghi Nợ tài khoản Tiền, họ sẽ ghi Nợ tài khoản Phải thu của khách hàng khác. - Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ: Sau khi chiếm đoạt tiền khách hàng đã trả, khoản nợ đó sẽ trở thành nợ quá hạn. Công ty sẽ gửi thư nhắc nợ lần hai, người gian lận sẽ thay đổi địa chỉ khách hàng trên cơ sở dữ liệu. Hoặc họ có thể làm giả thư gửi cho khách hàng thông báo rằng đơn vị đã nhận được tiền của khách hàng. - Thủ thuật xóa sổ nợ phải thu không đúng: Đối tượng gian lận có thể chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả rồi đề nghị xóa sổ nợ phải thu vì không thu hồi được nợ. Một cách khác, đó là họ sẽ ghi nhận một khoản giảm trừ nào đó , chẳng hạn như chiết khấu thanh toán tương ứng với số tiền mà họ đã đoạt. Các thủ tục kiểm soát có thể áp dụng để ngăn ngừa gian lận xảy ra là: - Tách biệt chức năng thu tiền, ghi sổ nợ phải thu và xóa sổ nợ phải thu. - Thường xuyên đối chiếu sổ phụ ngân hàng hàng tháng với số liệu kế toán để phát hiện ra hàn vi sử dụng thủ tục tạo cân bằng giả. - Kiểm tra đột xuất việc ghi chép sổ nợ phải thu. - Bắt buộc phải có sự phê chuẩn khi xóa sổ nợ phải thu hay cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán, thậm chí phải có sự phê chuẩn các bút toán điều chỉnh liên quan đến tài khoản phải thu của khách hàng. 1.4 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng – thu tiền 1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung 1.4.1.1 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng Để đảm bảo phân chia trách nhiệm hợp lý đối với chu trình bán hàng – thu tiền, Trườngđơn vị cần tách biệt các Đại bộ phận ch ứchọc năng sau: Kinh tế Huế - Bộ phận xét duyệt bán chịu tách biệt với bộ phận mua hàng. - Bộ phận bán hàng tách biệt với bộ phận ghi nhận nợ phải thu. - Bộ phận bán hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền. Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 22
  34. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân - Người có quyền xóa sổ nợ phải thu khó đòi độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu. - Kế toán nợ phải thu khách hàng không được kiêm nghiệm việc thu tiền. 1.4.1.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin a. Kiểm soát chung Thủ tục kiểm soát bao gồm: - Kiểm soát đối tượng sử dụng: + Đối tượng bên trong: Phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của mình. + Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập trái phép vào hệ thống. - Kiểm soát dữ liệu: + Nhập liệu càng sớm càng tốt. + Sao lưu dữ liệu để phòng mất mát, hư hỏng. b. Kiểm soát ứng dụng - Kiểm soát dữ liệu: + Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. + Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ. - Kiểm soát quá trình nhập liệu: + Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin. + Để đảm bảo tính chính xác. c. Kiểm soát chứng từ sổ sách - Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các ấn chỉ quan trọng. Các biểu mẫu cần rõ ràng, cần đánh số tham chiếu để có thể kiểm tra khi cần thiết. - Các hóa đơn bán hàng phải được lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh bán hàng. Trước khi lập hóa đơn phải đối chiếu với phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, Trườngvận đơn. Đại học Kinh tế Huế - Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, hay tiền bán hàng thu được. Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 23
  35. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân d. Ủy quyền và xét duyệt Các cam kết về ngày giao hàng, lượng hàng bán ra, đề nghị mua chịu của khách hàng, cần được người có thẩm quyền xét duyệt. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt thông qua việc ban hành các chính sách. Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra và công việc kiểm tra. Thủ tục này nhằm nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận trong đơn vị. 1.4.1.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiện 1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn 1.4.2.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu Bảng 1.3 Kiểm soát quá trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu Mục tiêu Thủ tục kiểm soát Chỉ bán hàng cho + Xác minh người mua hàng bằng cách liên hệ với khách các khách hàng có hàng để đảm bảo ĐĐH thật sự xuất phát từ họ, nhất là những thật. đơn đặt hàng có giá trị lớn. Đảm bảo giá bán + Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với đúng với bảng giá bảng giá chính thức của đơn vị đơn vị đưa ra Có đủ hàng để giao + Xác nhận khả năng cung ứng bằng cách nhân viên bán hàng theo yêu cầu của liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có khách hàng. được thông tin về số lượng tồn kho. Bán hàng cho các + Xây dựng chính sách bán chịu và cần có một hệ thống kiểm khách hàng có khả tra về tín dụng của khách hàng. Trườngnăng thanh toán. +Đại Xét duyệt bánhọcchịu, căn Kinh cứ vào chính sách tế bán chHuếịu, bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng. + Lập lệnh bán hàng sau đó gửi mọi lệnh bán hàng qua cho bộ Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 24
  36. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân phận xét duyệt bán chịu. + Bộ phận xét duyệt hạn mức tín dụng phải độc lập với bộ phận bán hàng. + Đưa ra quy định chặt chẽ đối với những khách hàng giao dịch lần đầu. (Nguồn: Giáo trình KSNB, NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh) Để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong khâu tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu, đơn vị nên tách biệt bộ phận bán hàng với bộ phận xét duyệt hạn mức bán chịu. Đơn vị phải có chính sách bán chịu và cần có hệ thống kiểm tra tín dụng của khách hàng. 1.4.2.2 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn Bảng 1.4 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn Mục tiêu Thủ tục kiểm soát Trên ch ng t v n chuy n, phi u giao hàng c n ghi rõ s Giao hàng đúng ứ ừ ậ ể ế ầ ố ng, quy cách, ch ng hàng hóa, th i h n và các thông chủng loại, số lượng, lượ ất lượ ờ ạ tin c n thi t khác v khách hàng. quy cách và thời ầ ế ề gian. Khi l vào: Lập hóa đơn đầy đủ ập hóa đơn cần căn cứ + Ch ng t ã c khách hàng ký nh n. cho các trường hợp ứ ừ giao hàng đ đượ ậ ã i chi u v i ch ng t v n chuy n. đã giao hàng, tránh + Đơn đặt hàng đ được đố ế ớ ứ ừ ậ ể + H ng giao hàng (n u có) lập hóa đơn khống, ợp đồ ế trùng lắp hóa đơn. Thông tin trên hóa + Sử dụng bảng giá đã được phê duyệt để ghi chính xác giá Trườngđơn là chính xác. Đạibán trên hóa họcđơn. Kinh tế Huế + Hóa đơn sau khi lập cần một nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên lại về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn như số tiền, mã số thuế, địa chỉ khách hàng, hoặc Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 25
  37. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân kiểm tra các hóa đơn có số tiền vượt quá một giá trị nhất định. (Nguồn: Giáo trình KSNB, NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh) 1.4.2.3 Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng a. Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt Khi xảy ra nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt, số lượng tiền mạt tại quỹ lớn, dó đó thủ quỹ hoạc thu ngân có thể đánh cắp số tiền đó trước khi nó được ghi nhận vào sổ sách. Để giảm thiểu rủi ro này, một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụng như sau: - Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tin dụng. - Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn. - Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn ở các điểm bán hàng. - Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tiền. - Nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên sổ cái. - Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi sổ. b. Đối với phương thức bán chịu Việc kiểm soát tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ. Với mục tiêu theo dõi đầy đủ, chính xác nợ phải thu, sổ sách ghi chép chính xác, đầy đủ; không để các khoản phải thu bị chiếm dụng quá lâu; chỉ xóa nợ các khoản phải thu thực sự khó đòi; và quan trọng là lập BCTC trung thực và hợp lý, đơn vị có thể áp dụng các thủ tục kiểm soát sau: Trường- Ghi sổ dựa trên Đại ĐĐH, lệnh bánhọc hàng, ch ứngKinh từ gửi hàng, ch ứtếng từ vậHuến chuyển và hóa đơn bán hàng. - Mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng. Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 26
  38. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân - Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan hay giữa sô liệu kế toán và số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng. - Nhắc nợ và thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng. - Ban hành chính sách lập dự phòng phải thu khó đòi và chính sách xóa sổ nợ phải thu khó đòi bao gồm các tiêu chuẩn và người có thẩm quyền phê duyệt. - Theo dõi riêng công nợ của khách hàng trên hai tài khoản phải thu và phải trả độc lập nhưng sử dụng cùng một mã khách hàng (nếu như khách hàng vừa là người mua, vừa là người bán). Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 27
  39. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Tài Phát 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần Tài Phát Công ty cổ phần Tài Phát được thành lập vào ngày 14/02/2007, chuyên sản xuất, cung cấp thùng carton giấy theo yêu cầu khách hàng. Khi mới thành lập, công ty chỉ nhận được các đơn hàng nhỏ, lẻ từ các đối tác thuộc địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Sau hơn 12 năm hoạt động, công ty cổ phần Tài Phát không ngừng phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm. Giờ đây, công ty đã nhận được các đơn hàng lớn, thường xuyên và ổn định từ các khách hàng lớn trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế như Công ty Scavi Huế, Công ty Cổ phần Tập đoàn Vitto, và các khách hàng ở các tỉnh lận cận như Quảng Trị, Quảng Nam, Công ty Cổ phần Tài Phát đang ngày càng nỗ lực để mở rộng thị trường, cung cấp những sản phẩm tốt nhất cho khách hàng. Tên hợp pháp: CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT. Tên giao dịch đối ngoại: TAI PHAT JOINT STOCK COMPANY. Tên viết tắt: TAI PHAT. Co Mã số thuế: 3300478258 Trụ sở giao dịch: Lô K3 Khu công nghiệp Phú Bài, Phường Phú Bài, Thị xã Hương Thủy, Tỉnh Thừa Thiên Huế. Số điện thoại: 0234.2470789. Fax: 0234.3951212 Thành phần cổ đông gồm: 1. Ông Lê Minh Tùng 2. Ông Lưu Văn Toản 3. Ông Hồ Văn Hào 4. Bà Đồng Thị Phương Trường5. Ông Trần Công Đại Quốc học Kinh tế Huế 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của công ty Công ty Cổ phần Tài Phát chuyên sản xuất, in ấn bao bì carton, nhận sản xuất các đơn hàng thùng carton theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra còn có hoạt động mua Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 28
  40. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân bán giấy và vận chuyển hàng hóa, tuy nhiên sản xuất, in ấn bao bì carton vẫn là hoạt động chính và đem lại nguồn doanh thu lớn nhất cho công ty. 2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ a. Chức năng Với hơn 12 năm hoạt động và phát triển, công ty không ngừng khẳng định vị thế và tầm quan trọng trong xã hội với chức năng sản xuất và in ấn bao bì carton. Công ty đang nỗ lực để mở rộng thị trường rộng rãi hơn sang các tỉnh thành lân cận, nhằm đem đến cho khách hàng nhiều sự lựa chọn hơn trong lĩnh vực này. b. Nhiệm vụ Không ngừng phát triển các hoạt động sản xuất, thương mại dịch vụ, phát huy tối đa lợi nhuận, tăng lợi tức cho các cổ đông, cải thiện đời sống, tăng thu nhập cho người lao động và hoàn thành nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. 2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Cổ phần Tài Phát được mô tả như sơ đồ 2.1 ở trang 30, bao gồm những bộ phận sau: - HĐQT: Là cơ quan có quyền lực cao nhất trong công ty, đề ra các quy chế, các quyết định và giao nhiệm vụ cho Tổng Giám đốc công ty thực hiện, đây là cơ quan có quyền quyết định đến mọi hoạt động của công ty. - Ban giám đốc: điều hành mọi hoạt động của công ty, có quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. - Ban điều hành: Bao gồm ba phòng ban phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sự và phòng mua hàng. + Phòng kinh doanh: Có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty; Trườngđiều độ kiểm tra việc thĐạiực hiện kế ho họcạch; tìm hiể u Kinhnghiên cứu thị trư ờtếng; tổ chHuếức công tác bán hàng có hiệu quả, tăng thu giảm nợ; tổ chức công tác mua hàng hiệu quả nhất; tiếp nhận, xử lý các thông tin về ý kiến, khiếu nại của khách hàng được phân chia thực hiện bởi ba phòng ban đó là phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sự và phòng mua hàng. Thực tế, Phòng kinh doanh của công ty chỉ có một người đảm nhận mọi Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 29
  41. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân việc từ tiếp nhận, xử lý các đơn hàng cũng như xét duyệt bán chịu. Nhân viên kinh doanh cũng chính là Trưởng phòng kinh doanh và là Phó giám đốc của công ty. + Phòng hành chính nhân sự: Đảm bảo số lượng, chất lượng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bằng các biện pháp thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực; thực hiện công tác quản lý hành chính; tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện phát triển nguồn nhân lực. + Phòng mua hàng: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ bộ phận có nhu cầu, tiến hành phân tích, xác định rõ các yêu cầu mua hàng: màu sắc, thành phần, kích thước, thông số kỹ thuật; lập kế hoạch thu mua hàng hóa đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu, trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN GIÁM ĐỐC BAN KỸ THUẬT BAN KẾ TOÁN BAN ĐIỀU HÀNH BAN SẢN XUẤT PHÒNG PHÒNG PHÒNG TỔ SÓNG KẾ KINH KCS TOÁN DOANH TỔ IN-BỒI-BẾ PHÒNG PHÒNG VẬT TƯ- THIẾT KẾ PHÒNG TỔ THÀNH PHẨM KHO HÀNH CHÍNH- Trường Đại họcNHÂN KinhSỰ TtếỔ CƠ ĐIHuếỆN PHÒNG MUA HÀNG Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Tài Phát Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 30
  42. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân - Ban kế toán: Gồm phòng kế toán và phòng vật tư kho. + Phòng kế toán: Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác tài chính nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, tìm kiếm nguồn vốn và thực hiện công tác kế toán, chịu trách nhiệm lập Báo cáo tài chính, kê khai quyết toán thuế. + Phòng vật tư – kho: Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho; đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho; kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt, - Ban kỹ thuật: Gồm phòng KCS và phòng thiết kế. + Phòng KCS: Bao quát chung về công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm; theo dõi, kiểm tra tỉ lệ và đánh giá cụ thể tình hình chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng; phân tích các phát sinh về chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất. + Phòng thiết kế: Phối hợp với bộ phận liên quan họp bàn, triển khai lên ý tưởng để thiết kế mẫu mã, bao bì sản phẩm của công ty, đảm bảo đặc điểm nhận dạng thương hiệu doanh nghiệp và phù hợp với thị hiếu của đối tượng khách hàng mục tiêu; thực hiện việc thiết kế bao bì, vỏ hộp, tem, nhãn cho các sản phẩm của công ty theo ý tưởng đã thống nhất. - Ban sản xuất: Gồm tổ sóng, tổ in – bồi bế, tổ thành phẩm và tổ cơ điện. Bốn tổ phối hợp để thực hiện các hoạt động sản xuất, đảm bảo sản xuất kịp tiến độ yêu cầu và chất lượng sản phẩm. Ngoài các phòng ban nêu trên, công ty còn có các bộ phận đảm nhận công tác vệ sinh và phục vụ ăn trưa cho công nhân của công ty. Các phòng ban cùng nhau phối hợp, xây dựng một tổ chức vững mạnh, giúp công ty ngày càng phát triển. 2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 31
  43. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp và kế toán thuế) Kế toán HTK Kế toán bán Kế toán ngân hàng hàng và công nợ và tiền lương Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Tài Phát Trong đó: - Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo toàn bộ công tác kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về hoạt động tài chính, có nhiệm vụ quản lý các nhân viên trong phòng kế toán, tham mưu cho Ban Giám đốc về lĩnh vực kế toán tài chính. Đồng thời, Kế toán trưởng cũng là người đảm nhận vai trò của kế toán tổng hợp và thuế. Tập hợp đầy đủ các số liệu, sổ sách, chứng từ ở các bộ phận khác nhau của các bộ phận kế toán, lập BCTC và các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Ban giám đốc, lập các Bảng kê mua vào, bán ra để hạch toán thuế GTGT phải nộp, quyết toán và lập tờ khai thuế, nộp thuế cho cơ quan thuế. - Kế toán HTK: Phụ trách công tác mua bán hàng hóa, quản lý kế toán về vật tư, CCDC, xuất - nhập - tồn kho, - Kế toán bán hàng và công nợ: Có nhiệm vụ thu thập chứng từ và theo dõi doanh thu của lượng hàng hóa bán ra trong kỳ và Có trách nhiệm theo dõi các khoản nợ phải trả, phải thu của công ty, đôn đúc khách hàng trả nợ, tránh trường hợp công ty bị chiếm dụng vốn. Lập các báo cáo và phân tích công nợ, tham mưu cho Ban giám Trườngđốc các chính sách thu Đại hồi và quả n họclý công nợ cóKinh hiệu quả. Kế toán tế bán hàngHuế cũng đảm nhận vai trò của một thủ quỹ, quản lý tiền mặt của công ty. Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 32
  44. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân - Kế toán ngân hàng và tiền lương: Theo dõi tình hình tiền gửi ngân hàng, tính tiền lương cho cán bộ nhân viên và các khoản trích theo lương, theo dõi các khoản tạm ứng của nhân viên. 2.1.6 Các chính sách kế toán áp dụng Công ty Cổ phần Tài Phát áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính + Niên độ kế toán năm tài chính: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12. + Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam Đồng (VNĐ). + Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc. + Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng. + Hình thức kế toán: Kế toán máy trên phần mềm MISA SME.NET 2017 theo hình thức nhật ký chung. Theo đó, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán chỉ cần nhập liệu vào phần mềm. Sau đó, phần mềm sẽ tự động cập nhật lên Sổ cái, Sổ chi tiết, Sổ nhật ký chung và các tài liệu liên quan khác. Chứng từ + Sổ NKC kế toán + Sổ cái Phần mềm + Sổ chi tiết k toán Bảng tổng ế MISA hợp chứng + Báo cáo tài chính từ kế toán + Báo cáo kế toán quản trị Trườngcùng loại Đại học Kinh tế Huế Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA theo hình thức sổ nhật ký chung Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 33
  45. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Ghi chú Nhập số liệu hằng ngày In sổ, báo cáo định kỳ, cuối tháng, cuối năm. Đối chiếu, kiểm tra. 2.1.7 Nguồn lực kinh doanh a. Nguồn lao động Với quy mô doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhưng công ty Cổ phần Tài Phát vẫn không ngừng mở rộng quy mô, số lượng lao động ngày càng tăng. Với đặc thù sản xuất, in ấn bao bì carton gọn và nhẹ, công ty có cả lao động nam và nữ. Một số bộ phận như chạy sóng, in ấn đòi hỏi tay nghề và kinh nghiệm cao, do đó lao động tại công ty với nhiều cấp bậc trình độ khác nhau từ tốt nghiệp phổ thông, trung cấp, cao đẳng đến đại học. Bảng 2.1 Tình hình lao động của công ty CP Tài Phát năm 2017-2018 Đơn vị tính: Người Năm 2017 Năm 2018 2018/2017 Số lượng % Số lượng % Số lượng % Tổng số lao động 81 100 87 100 6 7.41 Phân theo giới tính Nam 48 59.26 52 59.77 4 8.33 Nữ 33 40.74 35 40.23 2 6.06 Phân theo trình độ văn hóa Đại học, trên đại học 13 16.05 13 14.94 0 0.00 Cao đẳng, trung cấp 18 22.22 21 24.14 3 16.67 Lao động phổ thông 50 61.73 53 60.92 3 6.00 (Nguồn: Phòng nhân sự, công ty CP Tài Phát) Số lượng người lao động tại công ty CP Tài Phát chưa đến 90 người, trong hai năm gần đây, số lượng lao động tại công ty có biến động nhưng không nhiều. Trong Trườngđó nam chiếm gần 60% Đạivà nữ chiế mhọc hơn 40%. V ớKinhi đặc thù sản xu ất tếbao bì cartonHuế nên công việc không quá nặng và ở một số vị trí yêu cầu sự khéo léo do đó lao động nữ vẫn có thể làm tốt công việc ở một số bộ phận như tổ thành phẩm, vì vậy công nhân nữ luôn chiếm một tỷ lệ tương đối trong cơ cấu lao động tại công ty. Dù số lượng lao Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 34
  46. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân động thay đổi qua các năm, nhưng công ty luôn giữ tỉ lệ nam nữ tương ứng 60% và 40% trong cơ cấu lao động. Trình độ lao động của công ty đa số là lao động phổ thông, bậc đại học đa số là nhân viên văn phòng thuộc phòng kinh doanh, kế toán và kỹ thuật. b. Cơ cấu tài sản, nguồn vốn Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 35
  47. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Bảng 2.2 Tình hình cơ cấu Tài sản, Nguồn vốn công ty Cổ phần Tài Phát năm 2017-2018 (Đơn vị tính: đồng) Mã 2017 2018 2018/2017 Chỉ tiêu số Giá trị % Giá trị % ± % TÀI SẢN Tiền và các khoản tương đương tiền 110 169,054,371 0.52 193,047,216 0.48 23,992,845 14.19 Các khoản phải thu 130 1,313,329,537 4.02 9,109,139,560 22.74 7,795,810,023 593.59 Hàng tồn kho 140 18,172,888,302 55.62 19,268,972,602 48.11 1,096,084,300 6.03 Tài sản cố định 150 11,808,511,465 36.14 10,714,517,875 26.75 (1,093,993,590) -9.26 XDCB dở dang 170 60,131,000 0.15 60,131,000 Tài sản khác 180 1,211,532,042 3.71 706,301,799 1.76 (505,230,243) -41.70 TỔNG CỘNG TÀI SẢN 200 32,675,315,717 100.00 40,052,110,052 100.00 7,376,794,335 22.58 NGUỒN VỐN Nợ phải trả 300 27,369,606,840 83.76 32,366,485,168 80.81 4,996,878,328 18.26 Vốn chủ sở hữu 400 5,305,708,877 16.24 7,685,624,884 19.19 2,379,916,007 44.86 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 500 32,675,315,717 100.00 40,052,110,052 100.00 7,376,794,335 22.58 (Nguồn: BCTC công ty Cổ phần Tài Phát) Trương Thị Thúy VânTrường– K50D Kế toán Đại học Kinh tế Huế 36
  48. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Tổng tài sản của công ty năm 2018 đạt 40.052.110.052 đồng, tăng 22,58% so với năm 2017. Tổng tài sản tăng lên là do sự tăng lên của Tiền và các khoản tương đương tiền, Các khoản phải thu và Hàng tồn kho, trong khi TSCĐ và các tài sản khác giảm xuống. Các khoản phải thu tăng mạnh trong năm 2018, tăng 593,59% so với năm 2017, khoản phải thu lớn và tăng mạnh cho thấy công ty đang bị chiếm dụng vốn, đây có thể là chính sách bán chịu của công ty để giữ khách hàng, tuy nhiên công ty cần quản lý tốt công nợ phải thu để tránh bị chiếm dụng vốn vì đây là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản. Tổng nguồn vốn của công ty năm 2018 là 40.052.110.052 đồng, tăng 22,58% so với năm 2017, tổng nguồn vốn tăng lên do sự tăng lên của Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu. Nợ phải trả của công ty chiếm 80,81% trong cơ cấu nguồn vốn, nợ phải trả tăng lên là do sự tăng mạnh của khoản mục Phải trả người bán và Phải trả khác. Vốn chủ sở hữu năm 2018 đạt 7.685.624.884 đồng, chiếm 19,19% trong cơ cấu nguồn vốn năm 2018, tăng lên 44,86% so với năm 2017. Nguyên nhân là khoản lỗ từ năm 2016 trở về trước được bù bởi lợi nhuận của năm 2018, làm cho khoản chuyển lỗ giảm đi, còn lại (1.314.375.116) đồng, giảm 64,42% so với năm 2017. Trong cơ cấu nguồn vốn, Nợ phải trả chiếm tỷ trọng cao hơn Vốn chủ sở hữu cho thấy rằng công ty vẫn chưa tự chủ được tài chính, còn phụ thuộc vào nguồn vốn bên ngoài. Tuy nhiên, sử dụng vốn vay là cách mà công ty dùng đòn bẩy tài chính để nâng cao lợi nhuận và là lá chắc thuế hữu hiệu cho đơn vị. d. Tình hình hoạt động kinh doanh Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 37
  49. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Bảng 2.3 Tình hình kinh doanh của công ty Cổ phần Tài Phát năm 2017-2018 (Đơn vị tính: đồng) Chỉ tiêu Mã 2017 2018 2018/2017 số Giá trị Giá trị ± % 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 32,414,393,990 50,931,233,326 18,516,839,336 57.13 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 - - - 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 10 32,414,393,990 50,931,233,326 18,516,839,336 57.13 (10 = 01 - 02) 4. Giá vốn hàng bán 11 29,713,806,743 45,027,065,509 15,313,258,766 51.54 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 2,700,587,247 5,904,167,817 3,203,580,570 118.63 (20 = 10 - 11) 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 554,696 458,081 (96,615) -17.42 7. Chi phí tài chính 22 497,050,033 895,843,089 398,793,056 80.23 - Trong đó: Chi phí lãi vay 23 497,050,033 895,843,089 398,793,056 80.23 8. Chi phí quản lý kinh doanh 24 1,880,109,718 2,560,807,550 680,697,832 36.21 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 323,982,192 2,447,975,259 2,123,993,067 655.59 (30 = 20 + 21 - 22 - 24) 10. Thu nhập khác 31 9,983,402 1,549,091 (8,434,311) -84.48 11. Chi phí khác 32 12,948,616 69,608,343 56,659,727 437.57 12. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40 (2,965,214) (68,059,252) (65,094,038) 2195.26 13. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30 + 40) 50 321,016,978 2,379,916,007 2,058,899,029 641.37 14. Chi phí thuế TNDN 51 - - - 15. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 60 321,016,978 2,379,916,007 2,058,899,029 641.37 (60 = 50 - 51) (Nguồn: BCTC công ty Cổ phần Tài Phát) Trương Thị Thúy VânTrường– K50D Kế toán Đại học Kinh tế Huế 38
  50. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Doanh thu thuần về bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ năm 2018 đạt 50.931.233.326 đồng, tăng 57,13% so với năm 2017. Giá vốn hàng bán năm 2018 là 45.027.065.509 đồng, tăng 51,54% so với năm 2017. Do tốc độ tăng của doanh thu lớn hơn tốc độ tăng của giá vốn hàng bán nên lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2018 tăng 118,63% so với năm 2017, cụ thể lợi nhuận gộp đạt 5.904.167.817 vào năm 2018. Doanh thu tăng lên là do trong năm 2018, công ty nhận được các đơn hàng từ HBI và Công ty cổ phần tập đoàn Vitto, là hai khách hàng lớn và thường xuyên của công ty. Và đến nay, đây là hai khách hàng chủ lực và được ưu tiên trong việc sản xuất các đơn hàng. Các khoản chi phí của công ty tăng mạnh trong năm 2018, cụ thể chi phí tài chính chiếm 895.843.089 đồng, tăng 80,23% so với năm 2017; chi phí quản lý kinh doanh chiếm 2.447.975.259 đồng, tăng 36,21% so với năm 2017, chi phí tăng lên là do công ty đang nâng cao chất lượng quản lý và sử dụng đòn bẩy tài chính. Năm 2018, Lợi nhuận kế toán trước thuế tăng mạnh, đạt 2.379.916.007 đồng, tăng 641,37% so với năm 2017, cho thấy rằng công ty đang trên đà vực dậy sau khó khăn khi mất đi đơn hàng sản xuất bao bì carton cho Huda Huế. Năm 2017, 2018 là hai năm liên tục công ty không phải đóng thuế TNDN do khoản chuyển lỗ từ năm 2016 vẫn còn. Tình hình kinh doanh của công ty đang có dấu hiệu tốt lên sau khủng hoảng năm 2016, đó là sự cố gắng của ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên của công ty. Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 39
  51. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân 2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát 2.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát a. Nhận và xử lý đơn đặt hàng Phòng kinh doanh là bộ phận tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng. Công ty tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng qua nhiều cách thức khác nhau, có thể gặp mặt trực tiếp, nhận đơn đặt hàng qua email, điện thoại, zalo, Khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp với các đơn hàng số lượng lớn và kí hợp đồng lâu dài. Khách hàng đặt hàng được chia ra hai nhóm: Khách hàng cũ và khách hàng mới. - Đối với khách hàng cũ: Thông thường những khách hàng cũ của công ty là những khách hàng đã kí hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng có giá trị đến thời điểm hai bên kí hợp đồng mới, nên khi tiếp tục đặt hàng sẽ không cần phải làm hợp đồng mới. Hợp đồng nguyên tắc là một loại hợp đồng thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên về mua bán hàng hóa hay cung ứng một loại dịch vụ nào đó, tuy nhiên hợp đồng nguyên tắc chỉ mang tính chất định hướng, các vấn đề chi tiết khác như số lượng, giá cả, sẽ được các bên thỏa thuận sau thông qua đơn đặt hàng hoặc các phụ lục của hợp đồng. Dưới đây là minh họa về hợp đồng nguyên tắc đã phát sinh giữa công ty CP Tài Phát và công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế và ngày 02/01/2018. Sau khi hai bên ký kết hợp đồng nguyên tắc này, nếu có phát sinh giao dịch mới sẽ được thỏa thuận thông qua Đơn đặt hàng. Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 40
  52. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Biểu 2.1 Hợp đồng nguyên tắc công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 41
  53. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Khi khách hàng cũ đặt hàng, Nhân viên kinh doanh sẽ kiểm tra lại thông tin có sẵn của khách hàng trong tập tin khách hàng, nếu có thay đổi về thông tin sẽ xác nhận lại với phía khách hàng thông qua trao đổi điện thoại hoặc email và tiến hành sửa đổi ở tập tin khách hàng. Về công nợ, Nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với Nhân viên kế toán công nợ để xem xét tình hình công nợ của khách hàng. Nếu khả năng thanh toán của khách hàng tốt, sẽ tiếp tục giao dịch; còn nếu công nợ hết hạn thanh toán nhưng khách hàng chưa thanh toán và khách hàng thường xuyên thanh toán không đúng hạn thì sẽ không tiếp nhận đơn đặt hàng trước khi khách thanh toán hết số nợ hết hạn thanh toán đó. Tuy nhiên, việc đánh giá và xét duyệt bán chịu này là ý kiến chủ quan của trưởng phòng kinh doanh nên vẫn có một số trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn nhưng vẫn tiếp nhận đơn hàng mới, điều này làm cho công nợ phải thu của công ty tăng lên đáng kể. Sau khi kiểm tra thông tin khách hàng và tình hình công nợ, Nhân viên kinh doanh sẽ xem xét đơn đặt hàng, nếu mẫu mã quy cách giống với đơn hàng trước thì liên hệ với Kế toán HTK để kiểm tra tồn kho thành phẩm cũng như tồn kho NVL có đáp ứng sản xuất kịp tiến độ giao hàng không. Nếu đáp ứng được sẽ chấp nhận đơn đặt hàng; nếu không đáp ứng kịp tiến độ do thiếu NVL hoặc quá nhiều đơn đặt hàng đang chở xử lý thì thương lượng lại với khách về thời gian giao hàng. Nếu là khách cũ nhưng đặt hàng với mẫu mã khác, thì khách hàng sẽ làm việc với phòng kinh doanh và phòng thiết kế để chốt mẫu mã, quy cách sản phẩm và lập maquette sản phẩm theo mẫu của công ty; đồng thời lập bảng báo giá gửi khách hàng. Khách hàng chấp nhận mức giá đó thì sẽ tiến hành sản xuất. Dưới đây là lưu đồ tóm tắt quá trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng tại công ty CP Tài Phát: Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 42
  54. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Phòng Kinh doanh Phòng Thiết kế KH KH Gọi điện, Trao đổi email đặt chi tiết về hàng sản phẩm KH KH Kiểm tra, cập Làm maquette nhật, lập báo giá sản phẩm HTK HTK Maquette 2 Báo giá 2 Maquette 1 Báo giá 2 Báo giá 1 D KH D 1 1 ĐĐH 2 Maquette ĐĐH 1 1111dd11 đã duyệt 1111dd11 Phê duyệt ĐĐH 1 ĐĐH 2 1111dd11 Maquette1111dd11 Trường Đạiđã duyệt học Kinh tế Huế KH 2 Lưu đồ 2.1 Giai đoạn xử lý ĐĐH Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 43
  55. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Lấy ví dụ về khách hàng là công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế đã ký hợp đồng nguyên tắc với công ty CP Tài Phát như ở trên. Kể từ đó, hai bên tuân thủ đúng mọi điều khoản trong hợp đồng và hoàn thành rất nhiều đơn hàng với nhau. Là khách hàng thân thiết và giao dịch thường xuyên, nên giá sản phẩm chỉ cần báo giá và đồng ý một lần sẽ được sử dụng cho các lần tiếp theo. Bảng báo giá sẽ có hiệu lực từ thời điểm kí cho đến khi Bảng báo giá mới, Bảng báo giá mới được lập khi có đơn hàng cho sản phẩm mới hoặc sản phẩm cũ có sự thay đổi giá, và trên bảng báo giá chỉ thể hiện các sản phẩm có sự thay đổi về giá. Bảng báo giá cập nhật mới nhất cho công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế là bảng báo giá được lập vào ngày 02/01/2019 cho các sản phẩm mới và giá trên đó được sử dụng cho đến hiện tại. Dưới đây là bảng báo giá đã được hai bên đồng ý và áp dụng. Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 44
  56. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Biểu 2.2 Báo giá công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 45
  57. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Ngày 27/09/2019, Trưởng bộ phận mua hàng công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế đến công ty gặp nhân viên kinh doanh và bộ phận kỹ thuật để trao đổi về sự thay đổi của mẫu thùng carton Gojyo Maru 4L. Sau khi trao đổi, hai bên đã thỏa thuận lại mẫu mã thùng, đại diện bộ phận kỹ thuật của công ty Tài Phát đã lập maquette sản phẩm và gửi đến công ty Thực Phẩm Huế. Đến ngày 30/09/2019, Công ty Thực Phẩm Huế gửi đến Đơn đặt hàng kèm theo maquette đã được duyệt. Dưới đây là ĐĐH và Maquette sản phẩm được công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế gửi đến công ty CP Tài Phát: Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 46
  58. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Biểu 2.3 Đơn đặt hàng công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 47
  59. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Biểu 2.4 Maquette sản phẩm (đính kèm theo Đơn đặt hàng) Trương Thị Thúy VânTrường– K50D Kế toán Đại học Kinh tế Huế 48
  60. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Nhận được đơn đặt hàng, nhân viên kinh doanh trao đổi trực tiếp với kế toán công nợ về khoản nợ của công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế. Kế toán công nợ kiểm tra sổ Tổng hợp công nợ phải thu tháng 08/2019 nhận thấy số nợ vào cuối tháng 08/2019 của công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế với Tài Phát là 57.858.312 đồng, với kỳ hạn nợ là 30 ngày thì công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế phải trả số nợ trên trong cuối tháng 09 - đầu tháng 10/2019. Công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế từ trước đến nay đã hoàn thành nhiều đơn hàng và trả nợ tương đối đúng hạn và giá trị đơn hàng lần này không quá lớn nên công ty đã quyết định nhận đơn hàng này. Đại điện công ty CP Tài Phát ký kết đơn hàng này là nhân viên, cũng là Trưởng phòng kinh doanh và là Phó giám đốc của công ty. ĐĐH sau khi được ký xác nhận được chuyển về công ty Thực Phẩm Huế một bản, bản còn lại chuyển cho bộ phận kế toán để làm căn cứ xuất kho sau này. - Đối với khách hàng mới: Nhân viên kinh doanh sẽ cập nhật thông tin về đơn vị khách hàng như: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, email, vào tập tin khách hàng và tiến hàng kiểm tra tính xác thực của đơn hàng và tình hình kinh doanh của khách hàng để quyết định nên hợp tác hay không. Việc kiểm tra tính xác thực và tình hình kinh doanh của khách hàng được thực hiện chủ yếu bằng cách kiểm tra thông tin có sẵn trên mạng, hỏi thăm những người đã hợp tác và có hiểu biết về khách hàng. Cách kiểm tra này tuy nhanh chóng nhưng khả năng chính xác không cao. Sau khi đã kiểm tra thông tin khách hàng, nếu muốn hợp tác, bộ phận kinh doanh sẽ trao đổi với khách hàng về thông tin mẫu mã sản phẩm cần đặt để làm bảng báo giá gửi đến khách hàng. Khách hàng xem xét giá, nếu duyệt hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nguyên tắc cho lần đầu tiên hợp tắc. Những lần sau khi đặt hàng, khách hàng chỉ cần gửi đơn đặt hàng kèm maquette đã được duyệt. Trong năm 2019, công ty có thêm nhiều khách hàng mới, lấy ví dụ ở đây về một khách hàng mới đó là Bưu điện Thành Phố Huế. Khi nhận được yêu cầu hợp tác từ Trườngphía bưu điện Thành PhĐạiố Huế, nhân họcviên kinh doanh Kinh cập nhật thông tếtin về kháchHuế hàng thông qua trao đổi trực tiếp. Khách hàng là Bưu điện Thành Phố Huế nên nhân viên kinh doanh đã không tìm hiểu về tình hình kinh doanh mà chỉ trao đổi thông tin đơn vị và thông tin đơn hàng. Sau quá trình trao đổi, hai bên đi đến ký kết hợp đồng nguyên Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 49
  61. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân tắc, và sau này, khi phát sinh đơn hàng mới, hai bên sẽ thỏa thuận là lập phụ lục kèm theo hợp đồng để là căn cứ mua bán. Dưới đây là hợp đồng và phụ lục được hai bên ký kết vào ngày 10 và 11/06/2019. Biểu 2.5: Hợp đồng nguyên tắc Bưu điện Thành Phố Huế Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 50
  62. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Biểu 2.6 Phụ lục kèm theo hợp đồng (Bưu điện Thành Phố Huế) Trương Thị Thúy VânTrường– K50D Kế toán Đại học Kinh tế Huế 51
  63. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân b. Quá trình xuất kho và giao hàng 2 3 4 Bộ phận giao hàng Phòng Kế toán Phòng Vật tư- kho ĐĐH 2 5 PXK 2 đã duyệt 1 PXK 1 PXK 2 1 PXK1 1 PXK 1 1 1 Lập PXK và Giao nhận hàng hóa Kiểm tra, ghi sổ Kiểm tra, N Khách hàng xác nhận PXK 2 Sổ chi tiết NXT PXK1 1 PXK 2 1 PXK1 1 PXK 2 1 1PXK 1 1 Phê duyệt K.Hàng 4 5 PXK 2 ĐĐH 2 1PXK 1 đã duyệt 1 Lưu đồ 2.2 Giai đoạn xuất kho, giao hàng 3 D Trương Thị Thúy Vân – K50DTrường Kế toán Đại học Kinh tế Huế 52
  64. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Kế toán bán hàng tiến hành lập Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa theo số lượng dựa trên đơn đặt hàng, nhưng ít khi số lượng số lượng thực giao đúng bằng số lượng trên ĐĐH mà thường nhiều hơn. Bởi vì trong quá trình sản xuất trải qua nhiều công đoạn nên thùng carton có thể bị hư hỏng, do đó để sản xuất được đúng số lượng đặt hàng, lệnh sản xuất phải sản xuất với số lượng lớn hơn để dự phòng nếu bị lỗi trong quá trình sản xuất. Vì vậy lượng sản xuất được thường lớn hơn số lượng trên ĐĐH. Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa được kí xác nhận và đóng dấu bởi Kế toán trưởng. Phiếu xuất kho được lập thành hai liên, sau đó được chuyển ra bộ phận kho để tiến hành xuất kho. Thủ kho tiến hành kiểm tra hàng hóa và xuất kho đúng số lượng và loại hàng hóa trên phiếu. Sau đó, cả hai liên của Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa đều được chuyển đến khách hàng cùng hàng hóa mà không có liên nào lưu tại kho, khách hàng sẽ xác nhận số lượng thực nhận và kí xác nhận. Sau khi kí xác nhận vào phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa, khách hàng giữ một liên và liên còn lại được gửi về phòng kế toán để làm căn cứ lập hóa đơn thuế GTGT. Phiếu xuất kho và giao nhận khi đã có đầy đủ chữ kí và xác nhận của khách hàng, kế toán dùng để làm căn cứ nhập liệu vào phần mềm, sau đó lưu tại phòng kế toán theo số thứ tự. Trở lại ví dụ về đơn hàng với công ty Thực phẩm Huế, sau khi đơn hàng được ký kết như trên, công ty CP Tài Phát tiến hành sản xuất và giao hàng đúng hẹn vào ngày 10/10/2019. Theo ĐĐH, khách hàng đặt 600 thùng Gojyu Maru 4L, nhưng công ty sản xuất 645, hai bên đã trao đổi thông qua điện thoại để tiến hành giao hết 645 thùng và không để tồn kho sản phẩm vì mỗi sản phẩm sản xuất cho khách nào thì chỉ cung cấp được riêng cho khách đó mà không hề có bất kì cam kết nào trên giấy tờ. Ngày 10/10/2019 Kế toán bán hàng lập Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa gồm 2 liên với số lượng 645 cái, được ký xác nhận bởi Kế toán trưởng và chuyển đến Trườngcho thủ kho để cho hàng Đại lên xe của cônghọc ty. Đối vKinhới công ty Thực Phtếẩm Hu Huếế, công ty Tài Phát nhận giao hàng tại kho của khách hàng. Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa được gửi theo xe đi giao hàng, sau khi khách hàng xác nhận số lượng thực nhận và ký xác nhận, khách hàng giữ một liên và liên còn lại được gửi về phòng kế toán để làm Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 53
  65. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân căn cứ ghi sổ và lập hóa đơn GTGT. Dưới đây là Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa cho đơn hàng trên: Biểu 2.7 Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 54
  66. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân c. Quá trình lập hóa đơn Kế toán bán hàng Kế toán công nợ ĐĐH 2 PXK 1 đã đã duyệt duyệt Tập tin bán hàng Đối chiếu và i chi u, Lập Hóa đơn, Đố ế ki m tra công Ký điện tử ể Tập tin nợ bán hàng SCT Nợ PTKH Hóa đơn Bộ chứng điện tử từ Hóa đơn điện tử KH N N Lưu đồ 2.3: Lập hóa đơn, quản lý nợ PTKH Sau khi nhận lại Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa, kế toán bán hàng tiến hành ghi sổ nghiệp vụ bán hàng và chưa lập hóa đơn GTGT ngay lập tức nếu khách hàng chưa yêu cầu gấp. Hóa đơn GTGT được lập sau vài ngày khi đơn hàng được giao và không có phản hồi sai sót gì từ phía khách hàng. Căn cứ vào đơn đặt hàng và phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa được được kí xác nhận, kế toán bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT. Trước đây công ty sử dụng hóa đơn GTGT tự in, sau khi lập và kí duyệt sẽ gửi 1 liên theo đường chuyển phát Trườngnhanh cho khách hàng Đạihoặc gửi theo học lần giao hàng Kinh tiếp theo nếu khách tế hàng Huế đặt hàng thường xuyên và liên tục. Hai liên còn lại được lưu tại bộ phận kế toán. Kể từ ngày 23/10/2019 công ty bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử (Công ty sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cung cấp bởi Công ty cổ phần BKAV), hóa đơn điện tử sau khi được Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 55
  67. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân lập và kí điện tử bởi công ty cổ phần Tài Phát sẽ được gửi bằng file PDF và XML đến email của khách hàng và xuất một liên lưu tại bộ phận kế toán. Nếu khách hàng có nhu cầu, công ty sẽ gửi hóa đơn chuyển đổi đã có chữ kí và đóng của công ty đến khách hàng. Dưới đây là mẫu hóa đơn GTGT điện tử được công ty áp dụng kể từ ngày 23/10/2019: Biểu 2.8 Hóa đơn GTGT điện tử (được sử dụng từ ngày 23/10/2019) Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 56
  68. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Với đơn hàng của công ty Thực Phẩm Huế, hóa đơn GTGT được lập sau vài ngày nhưng ngày thể hiện trên hóa đơn chính là ngày giao hàng. Hóa đơn GTGT được kế toán bán hàng lập và Kế toán trưởng ký xác nhận. Sau khi lập và được ký, hóa đơn được chuyển đến cho khách hàng là công ty Thực Phẩm Huế một bản và lưu tại phòng kế toán hai bản. Dưới đây là hóa đơn GTGT cho đơn hàng của công ty Thực Phẩm Huế: Biểu 2.9 Hóa đơn GTGT số 971 Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 57
  69. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân d. Quá trình thanh toán và theo dõi công nợ Phương thức thanh toán được quy định và ghi rõ ở đơn đặt hàng và được hai bên cam kết thực hiện. - Thanh toán bằng tiền mặt: Khi khách hàng đến thanh toán bằng tiền mặt, kế toán bán hàng sẽ tiến hành kiểm tra lại hóa đơn GTGT, thu tiền và lập Phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên, sau khi có chữ kí của người lập và khách hàng, chuyển cho kế toán trưởng xác nhận. Phiếu thu sau khi được đóng dấu “Đã thu tiền” được chuyển cho khách hàng 1 liên, một liên làm căn cứ để nhập liệu vào phần mềm, sau đó lưu tại phòng kế toán theo số thứ tự - Thanh toán bằng chuyển khoản: Khi khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng, sau khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, nhân viên kế toán tiến hành nhập liệu và hạch toán giảm nợ cho khách hàng. Công ty giao dịch với hai ngân hàng chủ yếu đó là ngân hàng BIDV (Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam) và ngân hàng Agribank (Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn). Cứ định kỳ cuối mỗi tuần, kế toán trưởng tiến hành in sao kê của ngân hàng và giao cho kế toán ngân hàng để đối chiếu lại các nghiệp vụ thu tiền cũng như chi tiền bằng chuyển khoản. Sau khi kế toán ngân hàng đối chiếu xong, kế toán trưởng sẽ tiến hành xem xét lại số dư tài khoản ngân hàng trên sao kê và trên sổ chi tiết số dư tài khoản trên phần mềm có khớp với nhau hay chưa. - Đối với phương thức bán chịu: Phương thức bán chịu và tình hình công nợ được công ty thỏa thuận và ghi rõ ở hợp đồng nguyên tắc. Tùy vào mức độ đánh giá mà công ty có các mức bán chịu như Trườngcông nợ 30 ngày, công Đại nợ 60 ngày họchay công nợ 90Kinh ngày. Mức bán tế chịu đưHuếợc quyết định dựa trên sự đánh giá chủ quan của trưởng phòng kinh doanh, do đó không được chính xác và công nợ phải thu thường xuyên không được thu đúng hạn. Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 58
  70. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Kế toán công nợ theo dõi công nợ và định kỳ lập Biên bản đối chiếu công nợ đối với khách hàng. Bên cạnh đó, kế toán công nợ cũng theo dõi các khoản phải thu chi tiết theo từng khách hàng, tùy khách hàng mà Biên bản đối chiếu công nợ có thể lập định kỳ hằng tháng hoặc hàng quý, nửa năm hoặc một năm. Công ty có ít các khoản phải thu khó đòi, tuy nhiên trong một số trường hợp, nếu xảy ra trường hợp nợ xấu, Tổng giám đốc phê duyệt thì mới được xóa sổ khoản nợ đó. Công ty không trích lập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi. Trở lại ví dụ về khách hàng là công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế, thời hạn thanh toán đối với Công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế là 30 ngày, khách hàng thường chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng BIDV của công ty. Theo hợp đồng, định kỳ cuối mỗi tháng, công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế sẽ phải thanh toán toàn bộ số nợ của tất cả các đơn hàng trong tháng, nhưng trên thực tế, công ty Thực Phẩm Huế thanh toán trễ hạn từ 10-15 ngày so với thời hạn quy định trên hợp đồng. Khi nhận giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm để cập nhật tình hình tiền gửi cũng như công nợ khách hàng. Giấy báo có sau khi được dùng để làm căn cứ ghi nhận được lưu tại phòng kế toán theo ngày. Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 59
  71. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Biểu 2.10: Giấy báo có ngân hàng BIDV Kế toán công nợ theo dõi tình hình công nợ khách hàng thông qua hai sổ chủ yếu đó là sổ Chi tiết công nợ phải thu theo mặt hàng của từng khách hàng và sổ Tổng hợp công nợ phải thu khách hàng. Dưới đây là mẫu sổ được công ty sử dụng, được xuất từ phần mềm kế toán MISA SME.NET: Trường Đại học Kinh tế Huế Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 60
  72. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT Biểu 2.11 Sổ chi tiết công Lô K3, Khu công nghiệp Phú Bài, Phường Phú Bài, Thị xnãợ Hphươngải Thuthuỷ, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI THU THEO MẶT HÀNG Tháng 10 năm 2019 Tài khoản: 131 - Phải thu của khách hàng Mã khách hàng: SAKE Tên khách hàng: Công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế Số TK Trả CK thanh Ngày Ngày Đơn vị Số Chiết Số đã chứng Diễn giải đối Đơn giá Số phải thu lại/Giảm toán/Giảm Số dư hạch toán chứng từ tính lượng khấu thu từ ứng giá trừ khác A B C D E F 1 2 3 4 5 6 7 8 Số dư đầu kỳ 76.372.720 Bán hàng Công ty TNHH 01/10/2019 02/10/2019 0000958 1TV Thực Phẩm Huế Thùng Tairiku 5L 5112 Cái 1.135,00 10.023,00 11.376.105 87.748.825 Thu GTGT - Thùng Tairiku ế 33311 5L 1.137.611 88.886.436 Thùng Ume Hajime 0,5L 5112 Cái 1.120,00 8.160,00 9.139.200 98.025.636 Thu GTGT - Thùng Ume ế 33311 Hajime 0,5L 913.920 98.939.556 Cộng 2.255,00 22.566.836 98.939.556 Bán hàng Công ty TNHH 04/10/2019 04/10/2019 0000964 1TV Thực Phẩm Huế Thùng Đế Vương 0,3L 5112 Cái 935,00 5.400,00 5.049.000 103.988.556 Thu GTGT - ế Thùng Đế Vương 33311 0,3L 504.900 104.493.456 Cộng 935,00 5.553.900 104.493.456 Trương Thị Thúy VânTrường– K50D Kế toán Đại học Kinh tế Huế 61
  73. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân T008/10/ Thu tiền bán hàng tháng 08/10/2019 08/10/2019 19-BIDV 7+8.2019 Thu tiền bán hàng tháng 57.858.31 1121 46.635.144 7+8.2019 2 Cộng 57.858.31 46.635.144 2 MISA SME.NET 1/3 CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT Lô K3, Khu công nghiệp Phú Bài, Phường Phú Bài, Thị xã Hương Thuỷ, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam Số TK Trả CK thanh Ngày Ngày Đơn vị Số Chiết Số đã chứng Diễn giải đối Đơn giá Số phải thu lại/Giảm toán/Giảm Số dư hạch toán chứng từ tính lượng khấu thu từ ứng giá trừ khác A B C D E F 1 2 3 4 5 6 7 8 Bán hàng Công ty TNHH 10/10/2019 10/10/2019 0000971 1TV Thực Phẩm Huế theo hóa đơn 0000971 Thùng Gojyu maru 4l 20độ 5112 Cái 645,00 10.973,00 7.077.585 53.712.729 Thuế GTGT - Thùng Gojyu 33311 707.759 54.420.488 maru 4l 20độ Cộng 645,00 7.785.344 54.420.488 Bán hàng Công ty TNHH 22/10/2019 22/10/2019 0000999 1TV Thực Phẩm Huế Thùng carton shochu 750ml 5112 Cái 2.220,00 5.349,00 11.874.780 66.295.268 Thu GTGT - Thùng carton ế 33311 shochu 750ml 1.187.478 67.482.746 Thùng Đế Vương Vàng 0,75L 5112 Cái 1.500,00 5.349,00 8.023.500 75.506.246 Trương Thị Thúy VânTrường– K50D Kế toán Đại học Kinh tế Huế 62
  74. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Thu GTGT - ế Thùng Đế Vương 33311 Vàng 0,75L 802.350 76.308.596 Cộng 3.720,00 21.888.108 76.308.596 Bán hàng Công ty TNHH 22/10/2019 22/10/2019 0000999 1TV Thực Phẩm Huế Thùng Đế Vương Vàng 0,75L 5112 Cái 1.475,00 5.349,00 7.889.775 84.198.371 Thu GTGT - ế Thùng Đế Vương 33311 Vàng 0,75L 788.978 84.987.349 Cộng 1.475,00 8.678.753 84.987.349 Tổng cộng 9.030,00 66.472.941 57.858.31 84.987.349 2 MISA SME.NET 2/3 CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT Lô K3, Khu công nghiệp Phú Bài, Phường Phú Bài, Thị xã Hương Thuỷ, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam Công nợ đầu kỳ: 76.372.720 Số phát sinh trong kỳ: 66.472.941 Số đã thanh toán: 57.858.312 Công nợ còn lại: 84.987.349 Trương Thị Thúy VânTrường– K50D Kế toán Đại học Kinh tế Huế 63
  75. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Biểu 2.12 Sổ Tổng hợp công nợ phải thu khách hàng TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI THU Tài khoản: 131; Tháng 8 năm 2019 TK công Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Mã khách hàng Tên khách hàng nợ Nợ Có Nợ Có Nợ Có ACHAUFOOD Công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Thực Phẩm Á Châu 131 7,380,000 0 7,800,000 7,380,000 7,800,000 0 ANHCAN Anh Cần (than Quảng Trị) 131 0 0 16,211,000 16,211,000 0 0 ANHIEU Công ty TNHH Truyền Thông An Hiếu 131 5,595,500 0 0 0 5,595,500 0 ANHTHU Anh Thủ (than Quảng Trị) 131 0 2,091,000 0 0 0 2,091,000 ANHVAN anh Văn - Cảng cá Thuận An 131 0 0 25,200,000 25,200,000 0 0 BUUDIEN Bưu Điện Tỉnh Thừa Thiên Huế 131 6,533,890 0 13,128,060 13,095,390 6,566,560 0 BUUDIENHUONGTRA Bưu Điện Thị Xã Hương Trà 131 0 0 4,988,940 1,160,500 3,828,440 0 CAPNUOC Công ty Cổ phần Cấp Nước Thừa Thiên Huế 131 48,618,020 0 92,792,480 56,642,300 84,768,200 0 CONGQUOC Trần Công Quốc 131 325,000 0 0 0 325,000 0 DONGKINH Công ty TNHH Thương Mại - Du Lịch Đông Kinh 131 43,733,503 0 10,999,351 0 54,732,854 0 DUMI PHAN VIÊN DU MI 131 834,000 0 0 0 834,000 0 Công ty TNHH Thủy Sản Liên Hiệp Quốc Tế Elites Việt ELITES 131 0 0 67,782,000 67,782,000 0 0 Trung GIAODUCHUE Công ty CP In Và Dịch Vụ Giáo Dục Huế 131 7,638,400 0 0 0 7,638,400 0 HELLO Công ty Cổ phần Hello Quốc Tế Việt Nam 131 13,132,985 0 0 0 13,132,985 0 HOAMATTROI Công ty TNHH Gạch Hoa Mặt Trời 131 36,772,102 0 57,047,260 0 93,819,362 0 HOANGTUANTUNG Công ty TNHH MTV Hoàng Tuấn Tùng 131 430,100 0 0 0 430,100 0 HUETRONIC Công ty Cổ Phần Huế Tronics 131 128,016,584 0 57,297,680 0 185,314,264 0 HUNGLONG Chi nhánh Công ty TNHH TM Hùng Long 131 110,000,000 0 0 0 110,000,000 0 HUYNGUYEN Công ty TNHH MTV Huy Nguyễn 131 1,576,872 0 0 0 1,576,872 0 HVKHOA Hồ Văn Khoa 131 259,990,153 0 272,452,000 370,000,000 162,442,153 0 KHANUOT NGUYỄN THỊ THÙY NHI - KHĂN ƯỚT 131 0 0 7,384,000 7,384,000 0 0 L&P Công ty TNHH Lee & Park Wood Complex 131 17,788,800 0 0 0 17,788,800 0 Trương Thị Thúy VânTrường– K50D Kế toán Đại học Kinh tế Huế 64
  76. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân LIENMINH Công ty cổ phần Liên Minh 131 0 19,308,851 0 0 0 19,308,851 PIZZA Cơ Sở Bánh Pizza (Anh Hậu) 131 8,510,000 0 0 0 8,510,000 0 PIZZAAMOUR TIỆM BÁNH PIZZA AMOUR 131 0 0 630,000 0 630,000 0 PIZZAGLENDA Tiệm Bánh Pizza Glenda 131 4,140,800 0 0 0 4,140,800 0 PIZZAHOME Tiệm bánh Pizza Home 131 2,297,000 0 0 0 2,297,000 0 PIZZAHT TIỆM BÁNH PIZZA HT 131 1,500,000 0 0 0 1,500,000 0 PIZZAHUY Tiệm Bánh Pizza Huy 131 0 0 2,133,000 0 2,133,000 0 PIZZAKAT Tiệm Bánh Pizza Kat 131 14,401,600 0 0 0 14,401,600 0 PREMO Công ty TNHH Premo Việt Nam 131 37,728,500 0 118,225,000 37,728,500 118,225,000 0 PSH Công ty TNHH XNK Thủy Sản Phú Song Hường 131 36,347,527 0 35,108,700 20,367,600 51,088,627 0 PTBNGOC Phan Thị Bích Ngọc 131 224,415,700 0 99,164,600 100,000,000 223,580,300 0 ROT Công ty TNHH ROT & M 131 464,000 0 0 0 464,000 0 SAKE Công ty TNHH 1TV Thực Phẩm Huế 131 121,821,048 0 34,940,521 98,903,257 57,858,312 0 SCAVI Công ty Cổ phần Scavi 131 0 0 4,185,720 0 4,185,720 0 SCAVIHUE Công ty Scavi Huế 131 16,139,200 0 13,590,049 16,139,200 13,590,049 0 SH Công ty Cổ Phần Khoáng Sản SH 131 60,011,970 0 0 55,962,500 4,049,470 0 SONGTHIENLONG Công ty TNHH MTV Song Thiên Long 131 29,834,365 0 0 0 29,834,365 0 SOUTHSEA Công ty TNHH South Sea Leatherwares Việt Nam 131 177,311,219 0 67,920,110 42,201,252 203,030,077 0 TAKSON Công ty TNHH MTV Takson Huế 131 771,760 0 0 0 771,760 0 TANTIEN Công ty TNHH Dịch Vụ In Tân Tiến 131 73,338,672 0 0 0 73,338,672 0 TCVINA Công ty TNHH MTV Xuất nhập khẩu TCVina 131 18,182,000 0 0 0 18,182,000 0 THAIBINH Công ty Cổ phần Thương Mại & Sản Xuất Nến Thái Bình 131 18,761,743 0 4,767,840 0 23,529,583 0 Công ty Cổ Phần Thương Mại Và Sản Xuất Nhang Thái THAIHUNG 131 197,297,579 0 9,680,664 92,766,542 114,211,701 0 Hưng THANG Anh Thắng - Thủy Sản Quảng Trị 131 45,014,500 0 0 0 45,014,500 0 THANQUANGTRI Công ty TNHH Genshai Food 131 29,645,550 0 0 0 29,645,550 0 THUANPHAT CÔNG TY CP IN THUẬN PHÁT 131 1,425,600 0 4,871,900 0 6,297,500 0 TIENPHONG Công ty TNHH MTV Xuất Nhập Khẩu Tiên Phong 131 0 0 32,470,350 10,000,000 22,470,350 0 TOANPHAT CÔNG TY TNHH TOÀN PHÁT 131 2,454,705,693 0 3,022,380,196 4,400,110,033 1,076,975,856 0 Trương Thị Thúy VânTrường– K50D Kế toán Đại học Kinh tế Huế 65