Khóa luận Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty TNHH Tôn Bảo Khánh

90 trang thiennha21 25/04/2022 3270

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty TNHH Tôn Bảo Khánh", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_thuc_trang_he_thong_kiem_soat_noi_bo_chu_trinh_ban.pdf

Nội dung text: Khóa luận Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty TNHH Tôn Bảo Khánh

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH Sinh viên th c hi n: Trường Đại họcự Kinhệ tế Huế Hoàng Thị Kiều My Khóa học: 2015 - 2019
ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH Sinh viên thực hiện Giảng viên hướng dẫn HoàngTrường Thị Kiều MyĐại học KinhThs. Nguy tếễ nHuế Ngọc Thủy Lớp: K49A – Kiểm toán Niên khóa: 2015-2019 Huế, tháng 1 năm 2019
LỜI CẢM ƠN Được sự đồng ý của Trường Đại học kinh tế Huế, khoa Kế Toán - Kiểm Toán cùng với sự giúp đỡ của cô Nguyễn Ngọc Thủy, được sự cho phép của công ty TNHH Tôn Bảo Khánh, em đã hoàn thành tốt đợt thực tập cuối khóa này. Để hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập này, em xin chân thành cảm ơn trường Đại học kinh tế Huế, đặc biệt là cô Nguyễn Ngọc Thủy đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo em trong thời gian qua. Ngoài ra, em cũng xin cảm ơn các thầy cô trong khoa Kế toán – Kiểm toán đã trang bị cho em các kiến thức hữu ích cho đợt thực tế này. Đồng thời, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc và lòng biết ơn đối với Giám đốc công ty cùng các anh chị ở các phòng ban khác nhau trong công ty TNHH Tôn Bảo Khánh, đặc biệt là các anh chị ở bộ phận kế toán đã giúp đỡ tận tình em trong thời gian vừa qua. Ngoài ra, em cũng đặc biệt cảm ơn bạn bè, người thân và gia đình đã luôn luôn ủng hộ và động viên em trong suốt bốn năm đại học. Em muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến ba và mẹ em, những người đã giúp em được ngồi trên giảng đường đại học và có được ngày hôm nay. Mặc dù đã cố gắng hết sức để hoàn thành bài báo cáo thực tập nghề nghiệp một cách tốt nhất, song do hạn chế về thời gian, kiến thức và chưa có kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Vì vậy em rất mong nhận được những sự góp ý của các thầy cô để bài báo cáo này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Trường Đại học Kinh tế Huế i
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BCTC Báo cáo tài chính BPBH Bộ phận bán hàng BPGH Bộ phận giao hàng BTC Bộ tài chính ĐĐH Đơn đặt hàng GĐ Giám đốc GTGT Giá trị gia tăng HĐQT Hội đồng quản trị KH Khách hàng HTK Hàng tồn kho KSNB Kiểm soát nội bộ NVBH Nhân viên bán hàng NVGH Nhân viên giao hàng PXK Phiếu xuất kho TGNH Tiền gửi ngân hàng TSDH Tài sản dài hạn TSNH Tài sản ngắn hạn VCSH Vốn chủ sở hữu Trường Đại học Kinh tế Huế ii
DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Mục tiêu kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn 18 Bảng 1.2 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền. 19 Bảng 1.3 Kiểm soát quá trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu. 22 Bảng 1.4 Kiểm soát quá trình bán hàng. 23 Bảng 1.5 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn 24 Bảng 1.6 Kiểm soát đối với phương thức bán chịu 25 Bảng 2.1 Tình hình cơ cấu tài sản – nguồn vốn của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh trong ba năm 2015 – 2017 37 Bảng 2.3 Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh trong ba năm 2015 - 2017 39 Bảng 2.4 Đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. 58 DANH MỤC BIỂU Biểu 2.1 Tổng hợp công nợ phải thu tháng 9 năm 2018 của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 45 Biểu 2.2 Báo giá Công ty TNHH MTV Long Tý 47 Biểu 2.3 Đơn đặt hàng của Công ty TNHH MTV Long Tý 48 Biểu 2.4Trường Phiếu xuất kho củ aĐại Công ty TNHHhọc MTV Kinh Long Tý tế Huế 49 Biểu 2.5 Biên bản bàn giao của Công ty TNHH MTV Long Tý 50 Biểu 2.6 Hóa đơn GTGT - Hóa đơn chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử của Công ty TNHH MTV Long Tý 51 Biểu 2.7 Phiếu thu của Công ty TNHH MTV Long Tý 52 iii
DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 32 Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 34 Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA theo hình thức sổ nhật ký chung 36 DANH MỤC LƯU ĐỒ Lưu đồ 2.1 Kiểm soát giai đoạn xử lý ĐĐH. 62 Lưu đồ 2.2 Kiểm soát giai đoạn xuất kho và giao hàng cho khách hàng 63 Lưu đồ 2.3 Kiểm soát giai đoạn lập Hóa đơn và theo dõi nợ phải thu 64 Lưu đồ 2.4 Kiểm soát giai đoạn thanh toán 65 Trường Đại học Kinh tế Huế iv
DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Tiêu chí làm việc và nguyên tắc phát triển của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 53 Hình 2.2 Nội quy và văn hóa ứng xử của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 54 Hình 2.3 Lễ trao học bổng khuyến học hàng tháng của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 57 Trường Đại học Kinh tế Huế v
DANH MỤC KÝ HIỆU Chứng từ đầu vào (hoặc chứng từ đầu ra) bằng giấy Nhập chứng từ vào máy tính (nhập bằng tay) Xử lý thủ công Xử lý bằng máy tính Dữ liệu đầu vào, đầu ra Bắt đầu, kết thúc Lưu trữ thủ công: N N: Lưu theo số thứ tự A: Lưu theo Alphabel D: Lưu theo ngày Trường Đại họcLưu trữ Kinhtrong máy tính tế Huế vi
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ii DANH MỤC BẢNG, BIỂU iii DANH MỤC SƠ ĐỒ iv DANH MỤC HÌNH ẢNH v DANH MỤC KÝ HIỆU vi MỤC LỤC vii PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 I.1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu 1 I.2. Mục tiêu nghiên cứu 2 I.3. Đối tượng nghiên cứu 2 I.4. Phạm vi nghiên cứu 2 I.5. Phương pháp nghiên cứu 2 I.6 Kết cấu đề tài 3 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 4 1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 4 1.1.1 Định nghĩa 4 1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 5 1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 5 1.1.4 CácTrường bộ phận của hệ thĐạiống kiểm soáthọc nội b ộKinhtrong doanh tếnghi ệHuếp 6 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát 6 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro 10 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát 13 1.1.4.4 Thông tin và truyền thông 15 1.1.4.5 Giám sát 15 1.2 Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp 16 vii
1.3 Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền 16 1.3.1 Các chức năng cơ bản và mục tiêu trong chu trình bán hàng – thu tiền 17 1.3.2 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền 19 1.4. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp 21 1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung 21 1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể cho từng giai đoạn 22 1.4.3 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền 26 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH 29 2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 29 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 29 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 31 2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ 31 2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý 32 2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán 33 2.1.6 Các chính sách kế toán áp dụng 35 2.1.7 Nguồn lực kinh doanh 36 2.2 Hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 41 2.2.1 Mô tả các hoạt động của chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 41 2.2.2 Ví dụ về chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 47 2.2.3 Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo KhánhTrường Đại học Kinh tế Huế 53 2.2.3.1 Môi trường kiểm soát 53 2.2.3.2 Đánh giá rủi ro 58 2.2.3.3 Hoạt động kiểm soát 60 2.2.3.4 Thông tin và truyền thông 66 2.2.3.5 Giám sát 67 viii
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH 68 3.1 Đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 68 3.1.1 Ưu điểm 68 3.1.2 Nhược điểm 71 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 73 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 77 1. Kết luận 77 2. Kiến nghị 78 Trường Đại học Kinh tế Huế ix
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ I.1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu Trong nền kinh tế thị trường mang tính cạnh tranh cao như hiện nay, các doanh nghiệp không chỉ phải cạnh tranh với các đối thủ trong nước mà còn phải nỗ lực để vượt qua các doanh nghiệp nước ngoài. Muốn đứng vững trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải có các chiến lược kinh doanh nhạy bén, các chính sách kinh doanh phù hợp, đội ngũ nhân viên chất lượng cao, chất lượng sản phẩm tốt, Bên cạnh đó, một nhân tố hết sức quan trọng giúp cho doanh nghiệp phát triển ổn định và bền vững đó chính là hệ thống KSNB của doanh nghiệp. Hệ thống KSNB là nền tảng để các hoạt động thông thường có thể diễn ra một cách hiệu quả và hiệu năng. Đó chính là nguyên nhân tại sao các kiểm toán viên quan tâm đến hệ thống KSNB đầu tiên khi thực hiện kiểm toán tại một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có hệ thống KSNB yếu kém sẽ có rủi ro và khả năng gian lận cao hơn một doanh nghiệp có hệ thống KSNB hữu hiệu. Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh là một công ty kinh doanh tổng hợp đa loại sản phẩm bao gồm: Các loại sản phẩm từ sắt thép, các vật liệu xây dựng bằng kim khí, vật liệu xây dựng bằng gốm sứ, vật trang trí nội thất. Các hoạt động kinh doanh này đều mang lại lợi nhuận lớn cho công ty. Công ty có một trụ sở chính và 13 cơ sở kinh doanh do đó “Chu trình bán hàng – thu tiền” của công ty diễn ra liên tục và thường xuyên nên dễ xảy ra rủi ro và gian lận. Vì vậy, công ty cần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ để giúp cho nhà quản lý trong việc thực hiện các mục tiêu đề ra, từ đóTrường duy trì hiệu quả ho Đạiạt động kinh học doanh cKinhủa công ty. tế Huế Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, tôi đã lựa chọn đề tài “Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH Tôn Bảo Khánh” để nghiên cứu trong đợt thực tập này. Việc thực hiện đề tài này sẽ giúp cho công ty đánh giá lại công tác quản lý từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh trong thời gian tới. Ngoài ra, nó cũng sẽ cung cấp cho tôi những kiến thức thực tế về hệ thống KSNB trong doanh nghiệp. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 1
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy I.2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm: Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp. Hai là, tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. Ba là, thông qua cơ sở lý luận để đánh giá được các điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống KSNB tại công ty. Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH Tôn Bảo Khánh để ngăn ngừa những rủi ro và gian lận có thể xảy ra. I.3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài chính là thực trạng hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh, thực trạng kiểm soát trong từng giai đoạn, công đoạn của quy trình bán hàng – thu tiền. I.4. Phạm vi nghiên cứu + Phạm vi về không gian: Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh tại trụ sở chính (199 Bà Triệu, Phường Xuân Phú, TP Huế) và Cơ sở 14 (54 Phạm Văn Đồng, Phường Vỹ Dạ, TP Huế). + Phạm vi về thời gian: Đề tài nghiên cứu trên cơ sở các số liệu được sử dụng trong 3 năm từ năm 2015 – 2018. Cụ thể, số liệu phân tích tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh của công ty được lấy từ các Báo cáo tài chính của công ty trong 3 năm từTrường2015 – 2017. Bên Đạicạnh đó cáchọcsố liệu trongKinh các chứ ngtế từ , sHuếổ sách ở chương 2 được lấy từ các nghiệp vụ phát sinh trong năm 2018. I.5. Phương pháp nghiên cứu + Phương pháp thu thập dữ liệu: Thực hiện nhiều cách thức để thu thập dữ liệu cần thiết cho việc làm bài. Thu thập các dữ liệu trong giáo trình, chế độ, chuẩn mực về kế toán, kiểm toán, các bài khóa luận có liên quan, các trang web để hệ thống hóa cơ SVTH: Hoàng Thị Kiều My 2
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền. Ngoài ra, thực hiện quan sát và ghi chép lại các hoạt động bán hàng – thu tiền diễn ra tại kho và tại phòng kế toán tại trụ sở chính của công ty để tìm hiểu công việc thực tế diễn ra tại công ty. Phỏng vấn trực tiếp những người tham gia vào chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty để thu thập được các thông tin cần thiết và thu thập được số liệu thô. + Phương pháp thu thập và phân tích số liệu: Tiến hành thu thập số liệu, thu thập các chứng từ và sổ sách liên quan tại phòng kế toán và tiến hành chọn lọc, phân tích dựa trên các dữ liệu thu thập được để đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của công ty. Ngoài ra, phương pháp này còn giúp cho việc phân tích tình hình tài sản nguồn vốn để biết được tình hình hoạt động của công ty. I.6 Kết cấu đề tài Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. Chương 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. Phần III: Kết luận và kiến nghị Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Hoàng Thị Kiều My 3
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1 Định nghĩa KSNB đóng vai trò hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Và trên thế giới cũng đã diễn ra rất nhiều tranh luận và hình thành nên rất nhiều định nghĩa về KSNB. Sau đây là một vài định nghĩa đáng chú ý: Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc tế (IFAC –The International Federation of Accountant): “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm tuân thủ luật pháp; đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.” Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA - American Institute of Certified Public Accountants): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận rong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.” TheoTrườngChuẩn Mực Ki ểĐạim Toán Quhọcốc Tế (ISA)Kinh 400: H ệtếthống Huế KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 4
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Định nghĩa được chấp nhận rộng rãi nhất về hệ thống KSNB hiện nay là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, là Ủy ban của các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway được thành lập vào năm 1985. Theo COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” 1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo định nghĩa trên, Báo cáo COSO xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới, bao gồm: + Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. + Nhóm mục tiêu về báo cáo, gồm báo cáo tài chính và cả báo cáo phi tài chính cho bên ngoài và bên trong: Nhóm mục tiêu này nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài. + Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. 1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Hiện nay, các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường phát triển liên tục, vì vậy rủi ro màTrườngdoanh nghiệp ph ảiĐạiđối mặt chọcũng không Kinhngừng thay tếđổi. KiHuếểm soát nội bộ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nếu như không có hệ thống kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ lỏng lẻo, yếu kém sẽ dễ dẫn đến các gian lận và rủi ro làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các yếu kém trong hệ thống KSNB sẽ gây ra những tổn thất to lớn đối với doanh nghiệp và gây cản trở đối với việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 5
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ giúp Ban giám đốc đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và đồng thời cũng ngăn chặn các rủi ro, sai sót và gian lận. 1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Theo báo cáo của COSO 2013, hệ thống KSNB gồm 5 bộ phận, đó là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và cuối cùng là giám sát. 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị. Theo Báo cáo COSO 1992, các nhân tố cấu thành môi trường kiểm soát bao gồm: + Tính trung thực và các giá trị đạo đức, Cam kết về năng lực, Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán, Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý, Cơ cấu tổ chức, Phân định quyền hạn và trách nhiệm, Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế. Còn theo Báo cáo COSO 2013, môi trường kiểm soát được đánh giá là hữu hiệu nếu đảm bảo được 5 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức. Để thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức, đơn vị cần lưu ý các điểmTrường quan trọng sau: Đại học Kinh tế Huế + Quan điểm của người lãnh đạo cấp cao nhất trong đơn vị: Hội đồng quản trị và các nhà quản lý cấp cao cần có quan điểm đúng đắn trong việc xây dựng các giá trị của đơn vị, xác định triết lý kinh doanh và thể hiện thông qua phong cách điều hành. Tính trung thực và các giá trị đạo đức được phản ánh thông qua sứ mạng và các giá trị cốt lõi, các chuẩn mực hay quy tắc ứng xử, các chính sách ban hành và thực tiễn áp dụng; SVTH: Hoàng Thị Kiều My 6
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy các nguyên tắc điều hành; các hướng dẫn, chi thị; thái độ và cách thức xử lý đối với các sai phạm cũng như các hành động hàng ngày của các nhà lãnh đạo ở các cấp trong đơn vị. + Các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập nằm hướng dẫn nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hàng ngày và khi đưa ra các quyết định để đạt được mục tiêu của đơn vi. + Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn về ứng xử đã được xây dựng phải là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị đọa đức của mọi cá nhân trong đơn vị và cả các nhà cung cấp dịch vụ. Việc đánh giá sự tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể được thực hiện bởi người quản lý hoặc bởi một bộ phận độc lập.Các nhân viên cũng có thể tham gia vào quá trình đánh giá và báo cáo về các vi phạm thông qua các kênh chính thức và không chính thức. Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Để đảm bảo sự độc lập và nâng cao vai trò giám sát của HĐQT cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT: HĐQT có quyền tuyển dụng, sa thải Giám đốc điều hành hay các chức vụ tương đương. HĐQT có trách nhiệm giám sát và chất vấn nhà quản lý về các quyết định và hành động của họ, gồm cả trách nhiệm liên quan đến việc thiết kế và vận hành một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị. + TrườngĐộc lập và có chuyên Đại môn phù học hợp: HĐQT Kinh phải đ ộctế lập vHuếới nhà quản lý và các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng giám sát. HĐQT cần có các thành viên độc lập ngoài các thành viên kiêm nhiệm điều hành để đánh giá khách quan cũng như có thái độ hoài nghi mang tính xây dựng. + Giám sát của HĐQT: Chức năng giám sát của HĐQT trong thiết kế và vận hành HTKSNB liên quan đến cả năm bộ phận của HTKSNB. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 7
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Để thực hiện nguyên tắc này, cần chú ý các điểm quan trọng sau: + Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo: Nhà quản lý cấp cao và HĐQT thiết lập cơ cấu tổ chức và các cấp bậc báo cáo cần thiết để giúp lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp. + Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhím người trong việc đề xuất và giải quyết các vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan. + Giới hạn việc ủy quyền: Ủy quyền đem lại quyền lực cần thiết cho một người để thực hiện một vai trò nào đó. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả của việc ủy quyền, cần xác định giới hạn của việc ủy quyền. Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nhân lực thông qua thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Để thể hiện các cam kết này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Chính sách nguồn nhân lực và việc áp dụng trong thực tế: Chính sách và thực tế về nguồn nhân lực là các hướng dẫn, quy định về tuyển dụng, đãi ngộ để giữ chân các nhân viên có năng lực và việc áp dụng các các hướng dẫn, quy định này vào thực tế. Nó là cơ sở để giúp đơn vị đạt được mục tiêu, cũng như có phản ứng phù hợp với các thayTrường đổi trong môi trườ ngĐại kinh doanh. học Kinh tế Huế + Thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực: Chính sách và nguồn nhân lực thể hiện thông qua việc thu hút, phát triển, đánh giá và giữ chân các nhà quản lý, các nhân viên và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài phù hợp với việc đạt được mục tiêu của đơn vị. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 8
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy + Lên kế hoạch và chuẩn bị cho việc kế nhiệm: Nhà quản lý cần xác định và đánh giá vị trí (chức năng) nào là chính yếu, quan trọng nhất giúp đạt được mục tiêu của đơn vị. Các vị trí quan trọng cần chuẩn bị tốt người kế nhiệm cũng như cần có nguồn lực dự phòng để đảm bảo rằng các mục tiêu vẫn đạt được cho dù các cá nhân đảm nhận vị trí này vắng mặt. Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm soát của họ để đạt được mục tiêu được thiết lập. Để đảm bảo trách nhiệm giải trình của từng cá nhân, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Xác lập trách nhiệm giải trình thông qua cơ cấu, quyền hạn và trách nhiệm: HĐQT cần khẳng định Giám đốc điều hành là người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc điều hành, là người hiểu rõ các rủi ro mà đơn vị đối mặt cũng như nhận trách nhiệm thiết lập một hệ thống KSNB để giảm thiểu rủi ro. Giám đốc điều hành và các nhà quản lý cấp cao có trách nhiệm thiết kế, triển khai, đánh gái định kỳ cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận để xác lập trách nhiệm giải trình về KSNB đối với tất cả các cấp trong đơn vị. + Xác lập tiêu thức đo lường kết quả hoạt động trong đó gồm cả biện pháp khuyến khích và khen thưởng: Nhà quản lý và HĐQT chịu trách nhiệm xây dựng tiêu thức đo lường kết quả hoạt động trong đó cần chú ý đén các biện pháp khuyến khích và khen thưởng phù hợp với các trách nhiệm khác nhau ở tất cả các cấp cũng như xem xét việc đáp ứng cả mục tiêu ngắn và dài hạn. + Xem xét các áp lực quá mức: Trong quá trình xây dựng các mục tiêu cần đạt được, cóTrường khi vô tình tạo ra Đạiáp lực trong học đơn vị . KinhNhà quản lý vàtế H ĐQTHuế cần nắm rõ áp lực và cân bằng chúng với các thông điệp, khuyến khích và khen thưởng phù hợp. + Đánh giá hiệu quả làm việc, khen thưởng và kỷ luật: HĐQT đánh gá hiệu quả làm việc của Giám đốc điều hành. Giám đốc điều hành đánh gái hiệu quả làm việc của các nhà quản lý cấp cao khác. Các nhà quản lý cấp cao lại đánh gái hiệu quả làm việc của các nhà quản lý cấp trung gian. Cuối cùng hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ SVTH: Hoàng Thị Kiều My 9
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy được đánh giá. Việc đánh gái hiệu quả làm việc cũng như các biện pháp khen thưởng, kỷ luật cần được truyền đạt rõ ràng để nhân viên hiểu và thực hiện. 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Rủi ro được định nghĩa là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra có thể tác động tiêu cực đến việc đạt được mục tiêu. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu , từ đó có thể quản trị được rủi ro. Khi đánh giá rủi ro đe dọa mục tiêu của doanh nghiệp cần xem xét trong mối liên hệ với các ngưỡng chịu đựng rủi ro đã thiết lập. Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định pháp lý luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này. Theo Báo cáo COSO 2013, đánh giá rủi ro cần tuân thủ các nguyên tắc sau: Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu một cách cụ thể, tạo điều kiện cho việc nhận dạng và đánh giá rủi ro liên quan đến việc đạt được mục tiêu. Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng các rủi ro đe dọa mục tiêu của đơn vị và phân tích rủi ro để quản trị các rủi ro này. Nguyên tắc 8: Đơn vị cân nhắc khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro đe dọa đạt được mục tiêu. Nguyên tắc 9: Đơn vị nhận dạng và đánh giá các thay đổi có thể ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB. TrườngThiết lập mụ cĐại tiêu: học Kinh tế Huế - Có hai mức độ mục tiêu: Mục tiêu ở mức độ toàn đơn vị và mục tiêu ở mức độ từng bộ phận. - Các loại mục tiêu: Theo Báo cáo COSO 2013, có ba nhóm mục tiêu đối với một đơn vị bao gồm: Mục tiêu hoạt động; mục tiêu báo cáo (gồm mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính, mục tiêu báo cáo nội bộ) và mục tiêu tuân thủ. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 10
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy + Mục tiêu hoạt động: Nhóm mục tiêu này gắn liền với nhiệm vụ cơ bản của đơn vị, liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả hoạt động trong đơn vị. + Mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính: Liên quan đến việc lập các báo cáo có chất lượng, tức là các báo cáo phải đáng tin cậy, kịp thời, minh bạch để cung cấp cho các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị, bao gồm các thông tin tài chính và phi tài chính. + Mục tiêu báo cáo nội bộ: Cung cấp thông tin về quản trị doanh nghiệp cho các nhà điều hành và các cấp quản lý thông qua các báo cáo tài chính nội bộ, báo cáo kiểm soát nội bộ. + Mục tiêu tuân thủ: Liên quan đến sự tôn trọng các luật lệ và quy định trong môi trường kinh doanh và pháp lý mà đơn vị đang hoạt động.  Nhận dạng rủi ro: Việc nhận dạng rủi ro cần phải xem xét ở các cấp khác nhau trong đơn vị. Căn cứ vào mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến đơn vị, có thể nhận dạng các loại rủi ro như sau: Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị: Có thể xuất phát từ những yếu tố bên trong và bên ngoài đơn vị. + Nhân tố bên ngoài: bao gồm kinh tế, môi trường, luật pháp, các hoạt động ở nước ngoài, kỹ thuật và xã hội. + Nhân tố bên trong: chẳng hạn như việc thay đổi người quản lý có thể ảnh hưởng đến những cách thức kiểm soát. Rủi ro ở mức độ hoạt động: Là rủi ro xảy ra ở cấp độ từng bộ phận, từng hoạt động, từTrườngng quy trình kinh doanhĐại như họcbán hàng, Kinhmua hàng, s ảtến xu ất,Huế tiếp thị, kỹ thuật, hay nghiên cứu và phát triển. Việc đánh giá đúng đắn rủi ro ở mức độ hoạt động sẽ góp phần duy trì rủi ro ở mức độ toàn đơn vị trong phạm vi chấp nhận được.  Phân tích rủi ro: Bao gồm các bước thực hiện như sau: B1. Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro (cả về định lượng và định tính) B2. Đánh giá xác suất xảy ra rủi ro. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 11
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy B3. Xem xét phương pháp quản trị rủi ro: so sánh giữa chi phí và lợi ích. B4. Xác định mức rủi ro chấp nhận được.  Đánh giá rủi ro gian lận tiềm tàng Gian lận tiềm tàng bao gồm: + Lập báo cáo tài chính gian lận. + Biển thủ tài sản + Thực hiện các hành vi không tuân thủ pháp luật và các quy định. Khi đánh giá rủi ro gian lận tiềm tàng cần chú ý đến các hành vi hối lộ và người quản lý khống chế hệ thống KSNB. Ngoài ra, cần xem xét đến ba nhân tố liên quan đến gian lận: Áp lực, cơ hội và thái độ, cá tính.  Quản trị sự thay đổi Để KSNB phù hợp với sự thay đổi của môi trường, việc nhận dạng rủi ro phải thực hiện liên tục theo sự thay đổi này, đó chính là quản trị sự thay đổi. Nhà quản lý cần có cơ chế để nhận dạng những thay đổi đã hay sẽ xảy ra trong thời gian tới. Các cơ chế này cần hướng đến tương lai để đơn vị có thể lường trước và có kế hoạch cho các thay đổi quan trọng. Nhà quản lý nên xây dựng hệ thống cảnh báo nhằm nhận dạng dấu hiệu rủi ro có thể phát sinh. Ngoài ra cũng cần thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát có liên quan đến việc vận hành các cơ chế này. Để quản trị sự thay đổi cần chú ý đến các vấn đề sau: - Thay đổi từ bên ngoài: + Sự thay đổi của môi trường hoạt động + Biến động của môi trường tự nhiên - ThayTrường đổi trong hoạt đĐạiộng kinh họcdoanh: Kinh tế Huế + Thay đổi mô hình kinh doanh + Mua, bán, hợp nhất các hoạt động kinh doanh quan trọng + Mở rộng hoat động nước ngoài + Tăng trưởng nhanh chóng + Kỹ thuật mới - Thay đổi trong lãnh đạo chủ chốt: SVTH: Hoàng Thị Kiều My 12
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy + Thay đổi nhân sự chủ chốt 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát Là tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý để giảm thiểu rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi cấp độ tổ chức trong đơn vị, ở các giai đoạn khác nhau của quy trình kinh doanh và bao gồm cả các kiểm soát đối với công nghệ. Khi xây dựng các hoạt động kiểm soát cần chú ý đến sự cân đối giữa chi phí và lợi ích, cân đối giữa hoạt động kiểm soát với rủi ro phát sinh. Nếu các biện pháp kiểm soát quá nhiều, gây tốn kém thì cần thay đổi cơ cấu kiểm soát và ngược lại. Theo Báo cáo COSO 2013, hoạt động kiểm soát hữu hiệu cần thỏa mãn 3 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro (đe dọa đến việc đạt được mục tiêu) xuống mức thấp nhất có thể thực hiện được. Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua chính sách và thủ tục kiểm soát. Xét về mục đích, có các hoạt động kiểm soát sau: kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đắp. + Kiểm soát phòng ngừa: Là hoat động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năngTrường xảy ra sai sót và Đạigian lận, họcảnh hưởng Kinhđến việc đ ạttế đượ cHuế các mục tiêu của doanh nghiệp. + Kiểm soát phát hiện: Là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời những hành vi gian lận hoặc sai sót nào đó đã được thực hiện. + Kiểm soát bù đắp: Là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện các sai phạm và bù đắp cho sự thiếu hụt hay khiếm khuyết của một thủ tục kiểm soát khác. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 13
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Xét về chức năng, các loại hoạt động kiểm soát phổ biến của doanh nghiệp bao gồm: + Soát xét của nhà quản lý cấp cao: Là việc soát xét của nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp như so sánh thực tế và dự toán, dự báo; so sánh kết quả của kỳ này so với kỳ trước, Nhà quản lý cần soát xét các chương trình, kế hoạch của doanh nghiệp để xác định mức độ hoàn thành. + Quản trị hoạt động: Nhà quản lý ở các cấp trung gian sẽ soát xét và báo cáo về hiệu quả hoạt động so với kế hoạch, dự toán đã đề ra. Nội dung soát xét phải tập trung vào cả ba mục tiêu của KSNB: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ. + Phân chia trách nhiệm hợp lý: Dựa trên hai nguyên tắc là phân công, phân nhiệm và bất kiêm nhiệm. Việc phân chia trách nhiệm yêu cầu không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu cua một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc. Đồng thời phải tách biệt giữa các chức năng: chức năng xét duyệt và chức ăng bảo quản tài sản, chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản, chức năng xét duyệt và chức năng kế toán. + Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng. Kiểm soát chung áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng đê đảm bảo cho các hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định. Còn kiểm soát ứng dụng là kiểm soát cho từng hệ thống cụ thể, ví dụ như quá trình bán hàng, mua hàng, quản lý công nợ hay chi phí. + Bảo vệ tài sản: Là các hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu mất mát,Trường lãng phí, lạm dụng, Đại hư hỏng học và phá ho Kinhại tài sản củ a tếdoanh Huế nghiệp, bao gồm: Hạn chế tiếp cận tài sản, kiểm kê tài sản, sử dụng thiết bị và bảo vệ thông tin. + Phân tích rà soát: Mục đích của hoạt động kiểm soát này là phát hiện các biến động bất thường từ đó xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời. Phương pháp là đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trước, SVTH: Hoàng Thị Kiều My 14
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy 1.1.4.4 Thông tin và truyền thông Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm của mình. Chất lượng thông tin sẽ ảnh hưởng tới sự hữu hiệu của hệ thống KSNB. Thông tin có chất lượng cần đảm bảo các thuộc tính sau: dễ dàng truy cập, đúng đắn, cập nhật, bảo mật, lưu trữ, đủ chi tiết, kịp thời, có thật, có thể xác minh được. + Truyền thông là quá trình cung cấp, trao đổi và chia sẻ thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp, gồm hai bộ phận: truyền thông bên trong va truyền thông bên ngoài. Thông tin và truyền thông phải đảm bảo phủ sóng tới mọi bộ phận, phòng ban và cá nhân trong từng doanh nghiệp cũng như các đối tượng bên ngoài có liên quan. Theo Báo cáo COSO 2013, thông tin và truyền thông liên quan đến 3 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, tạo lập và sử dụng các thông tin thích hợp và có chất lượng nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB. Nguyên tắc 14: Đơn vị truyền thông trong nội bộ các thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB. Nguyên tắc 15: Đơn vị truyền thông với bên ngoài các vấn đề có tác động tới việc vận hành của KSNB. 1.1.4.5 Giám sát Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian. CóTrường hai loại giám sát làĐại giám sát thưhọcờng xuyên Kinh và giám sáttế định Huế kỳ. + Giám sát thường xuyên: Là việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ ngay trong quá trình điều hành doanh nghiệp hàng ngày, thường được thực hiện bởi các nhà quản lý các cấp. + Giám sát định kỳ: Bên cạnh giám sát thường xuyên, đơn vị cần có một cái nhìn khách quan, độc lập hơn về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB thông qua sự đánh giá SVTH: Hoàng Thị Kiều My 15
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy định kỳ hay còn gọi là giám sát định kỳ. Giám sát định kỳ còn giúp đánh giá sự hữu hiệu của đánh giá thường xuyên. Giám sát định kỳ được thực hiện bởi kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, Theo Báo cáo COSO 2013, giám sát hữu hiệu cần thỏa mãn 2 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn, triển khai và thực hiện việc giám sát thường xuyên và định kỳ để đảm bảo rằng các bộ phận của KSNB hiện hữu và hoạt động hữu hiệu. Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá và truyền đạt các khiếm khuyết về KSNB kịp thời cho các cá nhân có trách nhiệm để họ thực hiện các hành động sửa chữa, bao gồm các nhà quản lý cấp cao và Hội đồng quản trị, khi cần thiết. 1.1.5 Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Một hệ thống KSNB hữu hiệu cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Vì vậy, để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, cần xem xét đến ba tiêu chí chính sau: + Hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào. + BCTC đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy. + Các luật lệ và quy định đang được tuân thủ. Ngoài ra, mỗi bộ phận của hệ thống KSNB và các nguyên tắc liên quan tương ứng phải hiện hữu và vận hành trên thực tế. Cả năm bộ phận này cùng vận hành một cách thích hợp. Đồng thời mỗi nguyên tắc cần phù hợp với toàn bộ tổ chức, tất cả các nguyên tắc cần liên quan với nhau ngoại trừ trong một số tình huống nhất định. Những thiếu sótTrường của KSNB khi xét Đại tổng hợp trênhọc 5 bộ phKinhận cấu thành tế không Huế dẫn đến một hay nhiều thiếu sót nghiêm trọng. 1.2 Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng đối với mọi doanh nghiệp nói chung. Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình bán hàng – thu tiền ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp luôn quan tâm SVTH: Hoàng Thị Kiều My 16
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy đến các vấn đề như có bán được hàng hay không, có kiểm soát được nợ phải thu hay không, có tổn thất tài sản hay không, Chu trình này bao gồm các giai đoạn cơ bản sau: + Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, + Xét duyệt bán chịu + Giao hàng + Lập hóa đơn + Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng Chu trình bán hàng – thu tiền gồm các quyết định các quá trình cần thiét cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng sau khi chúng đã sẵn sàng chờ bán. 1.3.1 Các chức năng cơ bản và mục tiêu trong chu trình bán hàng – thu tiền a) Chức năng: Các chức năng thông thường của chu trình bán hàng – thu tiền đối với một doanh nghiệp bao gồm: + Xử lý đặt hàng của người mua + Xét duyệt bán chịu + Chuyển giao hàng hóa + Lập và kiểm tra hóa đơn + Xử lý và ghi sổ doanh thu + Theo dõi thanh toán + XTrườngử lý và ghi sổ các khoĐạiản giả mhọc trừ doanh Kinh thu tế Huế + Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và cho phép xóa sổ nợ phải thu quá hạn. b) Mục tiêu kiểm soát: Việc kiểm soát tốt chu trình bán hàng – thu tiền sẽ giúp đơn vị đạt được ba nhóm mục tiêu chung của Báo cáo COSO 2013, đó là: SVTH: Hoàng Thị Kiều My 17
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy + Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: Ở đây, sự hữu hiệu được hiểu là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng. Còn tính hiệu quả được hiểu là mỗi tương quan giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra như chi phí quảng cáo, khuyến mãi, chi phí của đội ngũ bán hàng, vận chuyển, chi phí hoa hồng, + Báo cáo đáng tin cậy: Những khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh hưởng bởi chu trình bán hàng – thu tiền được trình bày trung thực và hợp lý, phản ánh đúng kết quả kinh doanh thực tế của doanh nghiệp. Có nghĩa là các khoản mục như doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu khách hàng, hàng tồn kho, tiền được trình bày đúng đắn. Ngoài ra, các báo cáo khác như báo cáo bán hàng cho toàn đơn vị, theo từng mặt hàng, theo từng vùng địa lý, cũng phải cung cấp thông tin đáng tin cậy. + Tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động bán hàng cũng phải chịu sự chi phối của một số quy định pháp luật cũng như của chính đơn vị. Chẳng hạn, quy định liên quan đến việc ký kết hợp đồng mua bán, quản lý hóa đơn, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập phiếu xuất kho, Mục tiêu cụ thể: + Đối với bán hàng: bán đúng khách hàng, bán đúng giá. + Đối với thu tiền: Thu đúng (đúng người, đúng lô hàng), thu đủ (đủ số tiền cần phải thu), thu kịp thời (không để nợ quá hạn), ghi nhận và báo cáo (đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và dễ hiểu) Mục tiêu cụ thể trong từng giai đoạn chẳng hạn như: Bảng 1.1 Mục tiêu kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn. M c tiêu GiaiTrường đoạn Đại học Kinhụ tế Huế c x lý k p th i, không b sót. Xử lý ĐĐH + Các ĐĐH đượ ử ị ờ ỏ + Xét duy Xét duyệt bán chịu ệt đúng. Giao hàng + Giao hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm. + Bảo vệ hàng tránh hư hỏng, mất phẩm chất khi giao hàng. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 18
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy + Tuân th nh pháp lu nh v l p ch ng Lập hóa đơn và thu ủ quy đị ật và các quy đị ề ậ ứ t . tiền ừ + Doanh thu và nợ phải thu khách hàng được ghi nhận chính xác. + Thu đủ, thu đúng, thu kịp thời nợ phải thu của khách hàng. + Theo dõi chi ti t t ng khách hàng. Quản lý nợ phải thu ế ừ + Thu nợ đúng hạn. + Lập dự phòng kịp thời và phù hợp. 1.3.2 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền Chu trình bán hàng – thu tiền trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền, nên dễ xảy ra rủi ro, gian lận. Dưới đây là một số các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – tiền: Bảng 1.2 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền. Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra Xử lý ĐĐH + Chấp nhận ĐĐH không được phê duyệt. + Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng. + Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác. Xét duyTrườngệt bán chịu + Bán Đại chịu cho học những kháchKinh hàng không tế đ ủHuếtiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền. + Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 19
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Giao hàng + Giao hàng khi chưa dược xét duyệt. + Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng khách hàng. + Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm. + Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng. Lập hóa đơn và thu + Bán hàng nhưng không lập hóa đơn. ti n ề + Lập hóa đơn sai về mặt giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng. + Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn. Theo dõi nợ phải + Ghi sai (tên khách hàng, thời hạn thanh toán, niên độ về thu doanh thu và nợ phải thu khách hàng, số tiền), ghi trùng hay ghi sót hóa đơn. + Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ hay không đòi được nợ + Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt. + Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt. Trường+ N ợĐạiphải thu bhọcị thất thoát Kinh do không theo tế dõi Huế chặt chẽ. + Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng. + Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ. + Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 20
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy 1.4. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp 1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung a) Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng: Để đảm bảo phân chia trách nhiệm hợp lý đối với chu trình bán hàng – thu tiền, cần tách biệt các chức năng, bộ phận sau: + Bộ phận xét duyệt bán chịu phải tách biệt với bộ phận bán hàng. + Bộ phận bán hàng phải tách biệt với bộ phận ghi nhận nợ phải thu. + Bộ phận bán hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền. + Người có quyền xóa sổ nợ phải thu khó đòi độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu. + Kế toán nợ phải thu khách hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền. b) Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:  Kiểm soát chung: bao gồm các thủ tục kiểm soát: + Kiểm soát đối tượng sử dụng: Đối với đối tượng bên trong: thực hiện phân quyền sử dụng, mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của mình. Đối với đối tượng bên ngoài: Cần thiết lập mật khẩu để người ngoài không truy cập được vào hệ thống. + Trường Kiểm soát dữ liệu: Đại Nên nhậ phọc liệu càng Kinh sớm càng tốtết và saoHuế lưu dữ liệu đề phòng mất mát, hư hỏng.  Kiểm soát ứng dụng: bao gồm: + Kiểm soát dữ liệu: tức là kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 21
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy + Kiểm soát quá trình nhập liệu: để đảm bảo các vùng dữ liệu cần nhập đều có đầy đủ thông tin và đảm bảo tính chính xác.  Kiểm soát chứng từ sổ sách: + Đánh số thứ tự liên tục cho tất cả các ấn chỉ quan trọng, ví dụ như hóa đơn, PXK, Các biểu mẫu phải rõ ràng, cần đánh số tham chiếu để có thể kiểm tra khi cần thiết. + Các hóa đơn bán hàng cần được lập dựa trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh bán hàng, trước khi lập phải đối chiếu với phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, vận đơn. + Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng hay tiền bán hàng thu được.  Ủy quyền và xét duyệt: Các cam kết về ngày giao hàng, lượng hàng bán ra, cá đề nghị mua chịu của khách hàng, cần được người có thẩm quyền xét duyệt. Ngoài ra, nhà quản lý cũng có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt thông qua việc ban hành các chính sách. c) Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra và công việc kiểm tra. 1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể cho từng giai đoạn Bảng 1.3 Kiểm soát quá trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu. MTrườngục tiêu Đại họcTh ủKinhtục kiểm soát tế Huế Chỉ bán hàng cho Xác minh người mua hàng bằng cách liên hệ với khách hàng các khách hàng có để đảm bảo ĐĐH thật sự xuất phát từ họ. thật. Bán hàng cho các + Xây dựng chính sách bán chịu và cần có một hệ thống kiểm khách hàng có khả tra về tín dụng của khách hàng. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 22
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy năng thanh toán. + Xét duyệt bán chịu, căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng. + Lập lệnh bán hàng sau đó gửi mọi lệnh bán hàng qua cho bộ phận xét duyệt bán chịu. + Bộ phận xét duyệt hạn mức tín dụng phải độc lập với bộ phận bán hàng. + Đưa ra quy định chặt chẽ đối với những khách hàng giao dịch lần đầu. Đảm bảo tính pháp + Đối chiếu đơn giá trên ĐĐH của khách hàng với bảng giá lý của các giao chính thức của đơn vị. dịch với khách hàng. Có đủ hàng để giao + Xác nhận khả năng cung ứng bằng cách nhân viên bán hàng theo yêu cầu của liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có được khách hàng. thông tin về số lượng tồn kho. Bảng 1.4 Kiểm soát quá trình bán hàng. Th t c ki m soát Mục tiêu ủ ụ ể + Khi bán hàng, c n có s phê duy t giá bán c i có Giá bán đúng với ầ ự ệ ủa ngườ th m quy n. bảng giá của công ẩ ề ty. + Thường xuyên cập nhật giá mới trên Bảng giá chính thức Trườngcủa côngĐại ty. học Kinh tế Huế Tính toán chính Kiểm soát độc lập, tức là có người độc lập kiểm tra tính chính xác c a s ti n ph i thu khách hàng. xác số tiền phải thu ủ ố ề ả khách hàng. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 23
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Bảng 1.5 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn. Th t c ki m soát Mục tiêu ủ ụ ể Trên ch ng t v n chuy n, phi u giao hàng c n ghi rõ s Giao hàng đúng ứ ừ ậ ể ế ầ ố ng, quy cách, ch ng hàng hóa, th i h n và các thông chủng loại, số lượng, lượ ất lượ ờ ạ tin c n thi t khác v khách hàng. quy cách và thời ầ ế ề gian. Khi l vào: Lập hóa đơn đầy đủ ập hóa đơn cần căn cứ + Ch ng t ã c khách hàng ký nh n. cho các trường hợp ứ ừ giao hàng đ đượ ậ ã i chi u v i ch ng t v n chuy n. đã giao hàng, tránh + Đơn đặt hàng đ được đố ế ớ ứ ừ ậ ể + H ng giao hàng (n u có) lập hóa đơn khống, ợp đồ ế trùng lắp hóa đơn. Thông tin trên hóa + Sử dụng bảng giá đã được phê duyệt để ghi chính xác giá đơn là chính xác. bán trên hóa đơn. + Hóa đơn sau khi lập cần một nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên lại về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn như số tiền, mã số thuế, địa chỉ khách hàng, hoặc kiểm tra các hóa đơn có số tiền vượt quá một giá trị nhất định. Chứng từ giao hàng có thể là lệnh xuất hàng hay phiếu xuất kho. Các phiếu này được lập căn cứ trên lệnh bán hàng đã được phê chuẩn và phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Chứng từ giao hàng được gửi cho bộ phận kho để xuất hàng và lưu trữ. KhiTrường nhận hàng từ kho, Đại nhân viên học giao hàng Kinh cần đối chitếếu sôHuế lượng hàng thực nhận với chứng từ giao hàng. Nếu như xảy ra chênh lệch, cần thông báo ngay cho bộ phận xử lý ĐĐH (báo cho khách hàng biết) hoặc nếu hàng bị mất thì báo cho bộ phận mua hàng để tiến hành mua thêm hàng. Trong trường hợp cần vận chuyển hàng để giao cho khách hàng, khi khách hàng thực nhận phù hợp với chứng từ giao hàng, nhân viên giao hàng lập chứng từ vận SVTH: Hoàng Thị Kiều My 24
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy chuyển (vận đơn) làm 3 liên: một liên gửi kèm với hàng, một liên gửi cho bộ phận lập hóa đơn để biết là hàng đã gửi đi và một liên lưu. Còn nếu khách hàng nhận trực tiếp: Lập chứng từ giao hàng gồm 3 liên: một liên gửi kèm với hàng, một liên gửi cho bộ phận lập hóa dơn để họ biết là hàng đã được giao và một liên lưu trữ. Khách hàng cần ký lên chứng từ giao hàng. Hóa đơn cần lập trên cơ sở Đơn đặt hàng đã được phê duyệt, chứng từ giao hàng đã được khách hàng xác nhận và hợp đồng giao hàng (nếu có).  Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng: - Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt: Mục tiêu: Tiền thu đủ và kịp thời. Một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụng: + Khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn, biên lai khi thu tiền. + Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng. + Tách biệt thủ quỹ và kế toán. + Cuối mỗi ngày, tiến hành đối chiếu sổ sách giữa thủ quỹ và kế toán để phát hiện ra chênh lệch. + Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện ra sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi vào sổ. - Đối với phương thức bán chịu: Bảng 1.6 Kiểm soát đối với phương thức bán chịu. MTrườngục tiêu Đại họcTh Kinhủ tục kiểm soáttế Huế Theo dõi đầy đủ, + Ghi sổ dựa trên ĐĐH, lệnh bán hàng, chứng từ gửi hàng, chính xác nợ phải chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng. thu, s sách ghi chép ổ + Mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng. chính xác và đầy đủ. + Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng SVTH: Hoàng Thị Kiều My 25
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy cách đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan hay giữa sô liệu kế toán và số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng. Các khoản phải thu Nhắc nợ và thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng. không bị chiếm dụng. Chỉ xóa sổ những Ban hành chính sách lập dự phòng phải thu khó đòi và chính khoản nợ thật sự khó sách xóa sổ nợ phải thu khó đòi bao gồm các tiêu chuẩn và đòi. người có thẩm quyền phê duyệt. Lập báo cáo tài chính Theo dõi riêng công nợ của khách hàng trên hai tài khoản trung thực và hợp lý. phải thu và phải trả độc lập nhưng sử dụng cùng một mã khách hàng (nếu như khách hàng vừa là người mua, vừa là người bán). Ngoài ra, trong trường hợp bán hàng nội bộ giữa các đơn vị trong cùng công ty, nếu cần thiết, đơn vị nên lập bảng chỉnh hợp nợ phải thu. Bảng chỉnh hợp sẽ giải thích những nguyên nhân khác biệt giữa số liệu từ hai nguồn khác nhau, cũng như giúp phát hiện ra các sai phạm (nếu có). 1.4.3 Một số gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền và thủ tục kiểm soát:  Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng: LoTrườngại gian lận này xả y Đạira khi nhân học viên bán Kinh hàng bán cho tế khách Huế với giá thấp hơn giá niêm yết, cho khách hàng hưởng chiết khấu không đúng hay bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán để thu về các lợi ích cá nhân. Thủ tục kiểm soát: + Xây dựng chính sách bán hàng chi tiết và thường xuyên cập nhật chính sách này. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 26
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy + Tách biệt bộ phận bán hàng và bộ phận thu tiền, định kỳ tiến hành đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận này nhằm kịp thời phát hiện các chênh lệch và xử lý thỏa đáng.  Biển thủ tiền bán hàng thu được: Loại gian lận này xảy ra khi nhân viên bán hàng chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng và không ghi chép nghiệp vụ này vào sổ sách hoặc nhân viên bán hàng ghi nhận số tiền lưu trên hóa đơn hay phiếu thu thấp hơn số tiền thực tế mà khách hàng đã trả. Thủ tục kiểm soát: + Lắp đặt camera tại nơi thu tiền. + Tách biệt chức năng bán hàng và chức năng thu tiền và chức năng kế toán.  Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm: Hành vi gian lận này được thực hiện bằng một số thủ thuật như: gối đầu (lapping), tạo cân bằng giả, thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ hoặc xóa sổ nợ phải thu không đúng. Cụ thể là: + Thủ thuật gối đầu (lapping): Thủ thuật này được thực hiện bằng cách ghi Có tài khoản Nợ phải thu của một khách hàng bằng số tiền trả nợ của một khách hàng khác. Đối tượng gian lập lặp đi lặp lại tiến trình này, lấy khoản tiền trả nợ của khách hàng sau bù cho khách hàng đã trả tiền trước đó. + Thủ thuật tạo cân bằng giả: Được thực hiện khi người gian lận vừa thu tiền vừa ghi sổ nợ phải thu khách hàng. Chẳng hạn, sau khi lấy tiền họ vẫn ghi sổ nợ phải thu sau đó khai khống số dư tiền để tạo cân bằng giả. Cách khác, họ cố tình ghi Nợ sai tài khoản, thay vì ghi Nợ tài khoản TiTrườngền, họ sẽ ghi Nợ tài Đại khoản Ph họcải thu củ a Kinhkhách hàng khác.tế Huế + Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ: Sau khi chiếm đoạt tiền khách hàng đã trả, khoản nợ đó sẽ trở thành nợ quá hạn. Công ty sẽ gửi thư nhắc nợ lần hai, người gian lận sẽ thay đổi địa chỉ khách hàng trên cơ sở dữ liệu. Hoặc họ có thể làm giả thư gửi cho khách hàng thông báo rằng đơn vị đã nhận được tiền của khách hàng. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 27
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy + Thủ thuật xóa sổ nợ phải thu không đúng: Đối tượng gian lận có thể chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả rồi đề nghị xóa sổ nợ phải thu vì không thu hồi được nợ. Một cách khác, đó là họ sẽ ghi nhận một khoản giảm trừ nào đó , chẳng hạn như chiết khấu thanh toán tương ứng với số tiền mà họ đã đoạt. - Thủ tục kiểm soát: + Tách biệt chức năng thu tiền, ghi sổ nợ phải thu và xóa sổ nợ phải thu. + Thường xuyên đối chiếu sổ phụ ngân hàng hàng tháng với số liệu kế toán để phát hiện ra chênh lệch. + Bố trí nhân viên kiểm tra độc lập tổng phát sinh Có của TK 131 với số tiền thu được trong ngày để phát hiện chênh lệch. + Kiểm tra đột xuất việc ghi chép sổ nợ phải thu. + Phân công cho một nhân viên độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu khách hàng thực hiện đối chiếu công nợ đột xuất với khách hàng. + Bắt buộc phải có sự phê chuẩn khi xóa sổ nợ phải thu hay cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán, thậm chí phải có sự phê chuẩn các bút toán điều chỉnh liên quan đến tài khoản phải thu của khách hàng. Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Hoàng Thị Kiều My 28
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH 2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Được thành lập vào năm 2017, công ty với tên gọi đầu tiên là Công ty TNHH SX-TM-DV Chiến Quý (nay là công ty TNHH Tôn Bảo Khánh) chỉ có hai cửa hàng bán lẻ trực thuộc với vài nhân viên, chỉ phục vụ kinh doanh cho một số ít khách hàng trong Thành phố Huế với doanh số hàng tháng không đáng kể, chỉ đủ chi phí cho nội bộ Công ty mà không có lãi. Giờ đây, Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh đã có 13 đơn vị trực thuộc, với đội ngũ cán bộ lãnh đạo cần mẫn, đầy kinh nghiệm cùng với hàng chục cán bộ quản lý có trình độ nghiệp vụ ngày càng cao, chuyên nghiệp, với sự tận tâm, tận lực của toàn thể lao động trong công ty. Trước đây, công ty chỉ kinh doanh các mặt hàng sắt, thép đơn thuần thì hiện nay Công ty đã có những siêu thị, bán hàng trăm loại mặt hàng đa cấp, đa dạng như: Siêu thị gạch men, siêu thị nội thất đồ gỗ, Từ việc mua đi bán lại, sau đó công ty đã tự sản xuất ra hàng chục loại sản phẩm có chất lượng cao, giá thành hợp lý được khách hàng ưa chuộng. Từ việc thu chỉ đủ chi phí trang trải cho công ty đến nay, công ty đã có doanh thu hàng trăm tỷ đồng. Công ty cũng trở thành một trong những nhà bán lẻ hàng đầu trên đất Thừa Thiên Huế. Kể từ năm 2017 công ty không còn sản xuất các mặt hàng mà chuyển sang kinh doanh thương mại và mở rộng sang lĩnh vựcTrường khách sạn. Hiện tạĐạii, công ty họcđang sở hữKinhu khách sạn tếANNA Huế MAISON tại Đà Nẵng và đang xây dựng thêm một khách sạn nữa cũng tại đây. Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh đang không ngừng thay đổi, ngày càng đa dạng hóa các mặt hàng và lĩnh vực kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng và giữ vững vị thế trên thị trường. Tên chính thức: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TÔN BẢO KHÁNH Tên giao dịch: BẢO KHÁNH CO., LTD Giám đốc công ty: Hoàng Ngọc Gia SVTH: Hoàng Thị Kiều My 29
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Địa chỉ trụ sở chính: 199 Bà Triệu, Phường Xuân Phú, Thành phố Huế, Thừa Thiên Huế. Mã số thuế: 3300464657 Điện thoại/Fax: 0234 3932 732 Chủ sở hữu: Phạm Thị Quỳnh Như Website: Mail: ctytonbaokhanh@gmail.com Hiện công ty có 13 cơ sở trực thuộc: Cơ sở 1: Thôn Ngọc Anh, xã Phú Thượng, huyện Phú Vang, TT Huế Cơ sở 3: 275 Tăng Bạch Hổ, phường Phú Bình, TP Huế, TT Huế Cơ sở 4: Thôn 1, phường Thủy Dương, TX Hương Thủy, TT Huế Cơ sở 5: Số 110 Nguyễn Tất Thành, phường Phú Bài, TX Hương Thủy, TT Huế Cơ sở 6: QL1 A, xã Hương Văn, huyện Hương Trà, TT Huế Cơ sở 8: Lô số 5, Dãy A1 KQH TT TM Quảng Điền, TT Sịa, huyện Quảng Điền, TT Huế Cơ sở 9: Thôn Khánh Mỹ, TT Phong Điền, huyện Phong Điền, TT Huế. Cơ sở 11: Số 3, Trấn Hải Thành, thôn Minh Hải, TT Thuận An, huyện Phú Vang, TT Huế Cơ sở 12: KQH Nam Vỹ Dạ (giai đoạn 5) phường Vỹ Dạ, TP Huế, TT Huế. CơTrường sở 14: 54 Phạm Văn Đại Đồng, TPhọc Huế, TT Kinh Huế. tế Huế Cơ sở 16: 824 Nguyễn Tất Thành, P. Thủy Dương, TX Hương Thủy, TT Huế. Cơ sở 17: 70 Phạm Văn Đồng, TP Huế, TT Huế. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 30
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm Trước đây, Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh vừa sản xuất một số sản phẩm vừa kinh doanh thương mại các sản phẩm còn lại.Tuy nhiên, vì một số lý do nên công ty đã ngừng sản xuất kể từ đầu năm 2017 đến bây giờ. Hiện tại, Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh là một công ty thương mại chuyên kinh doanh tổng hợp đa dạng các loại sản phẩm như: + Các loại sản phẩm từ sắt thép có chất lượng cao như: Cửa uốn, cửa kéo, xe rùa và sản phẩm khác, + Vật liệu xây dựng bằng kim khí: Sắt thép, xà gồ, tôn lợp mái, tôn la phong, + Vật liệu xây dựng bằng gốm sứ: Gạch men các loại ốp tường, lát nền nhà và trang trí nội thất. + Vật tư trang trí nội thất là các sản phẩm đồ gỗ: Bàn ghế, tủ, giường và các bức tranh bằng nhiều loại chất liệu cao cấp khác nhau. Ngoài ra, công ty còn kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ, cụ thể là trong lĩnh vực khách sạn. Tuy nhiên, do bị giới hạn về không gian và thời gian nên đề tài không nghiên cứu về lĩnh vực này. 2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ a) Chức năng: Trải qua 11 năm hoạt động kinh doanh từ năm 2017, Công ty đã khẳng định được tầm quan trọng trong xã hội, với chức năng kinh doanh các sản phẩm làm từ sắt thép, vật liệu xây dựng bằng kim khí và gốm sứ, vật tư trang trí nội thất. Công ty đang hướng đTrườngến việc mở rộng đ ịĐạia bàn kinh học doanh ra Kinhcác tỉnh khác tế ngoài Huế địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế và mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang lĩnh vực khách sạn với một khách sạn tên ANNA MAISON đã hoạt động và một khách sạn đang tiến hành xây dựng thêm cũng tại TP Đà Nẵng. b) Nhiệm vụ: Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh hoạt động với nhiệm vụ là tối đa hóa lợi nhuận, mang lại lợi tức cho các cổ đông tuy nhiên, công ty vẫn đảm bảo yếu tố hàng đầu là SVTH: Hoàng Thị Kiều My 31
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy chất lượng sản phẩm và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động, đóng góp vào ngân sách nhà nước. 2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý HĐQT TGĐ GĐ kinh doanh GĐ điều hành GĐ kế hoạch Phòng kế Các chi nhánh toán tài chính cơ sở Các trưởng cơ sở Bộ phận Bộ phận Bộ phận Thủ quỹ bán hàng kho giao hàng Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. TrongTrường đó: Đại học Kinh tế Huế + Hội đồng quản trị: Là cơ quan có quyền lực cao nhất trong công ty, đề ra các quy chế, các quyết định và giao nhiệm vụ cho Tổng Giám đốc công ty thực hiện, đây là cơ quan có quyền quyết định đến mọi hoạt động của công ty. + Tổng Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, là đại diện pháp nhân của công ty. Là người điều hành mọi hoạt động của công ty, có quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 32
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy + Giám đốc kinh doanh: Tham mưu cho Tổng giám đốc về hoạt động kinh doanh của công ty và tổ chức việc thực hiện các hoạt động đó. + Giám đốc điều hành: Tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác liên quan đến cơ cấu tổ chức, phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty và nhân sự, về các công tác quản lý nhân viên, các biện pháp khen thưởng, kỷ luật và các chính sách khác đối với nhân viên. + Giám đốc kế hoạch: Theo dõi tình hình hoạt động của công ty và tham mưu cho Tổng Giám đốc, xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, hàng năm và dài hạn cho công ty, xây dựng chiến lược phát triển, phương án đầu tư kinh doanh nhằm giúp cho Tổng giám đốc lựa chọn phương án tối ưu, đem lại hiệu quả kinh tế cao trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. + Phòng kế toán – tài chính: Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác tài chính nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, tìm kiếm nguồn vốn và thực hiện công tác kế toán, chịu trách nhiệm lập Báo cáo tài chính, kê khai quyết toán thuế. + Các chi nhánh cơ sở: Là nơi trực tiếp diễn ra hoạt động mua hàng từ nhà cung cấp và bán hàng cho khách hàng, có bộ phận bán hàng và bộ phận kho. Hiện tại, công ty có 13 chi nhánh cơ sở đang hoạt động. + Các trưởng cơ sở: Là người đứng đầu các cơ sở, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về hoạt động kinh doanh tại các cơ sở. Trưởng cơ sở có nhiệm vụ theo dõi mọi hoạt động tại cơ sở, đánh giá hoạt động của cơ sở và lập kế hoạch giúp cơ sở kinh doanh hiệu quả. 2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Hoàng Thị Kiều My 33
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp và thuế Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán NH Thủ quỹ bán hàng công nợ HTK và lương Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh Trong đó: + Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo toàn bộ công tác kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về hoạt động tài chính, có nhiệm vụ quản lý các nhân viên trong phòng kế toán, tham mưu cho Ban Giám đốc về lĩnh vực kế toán tài chính. + Kế toán tổng hợp và thuế: Tập hợp đầy đủ các số liệu, sổ sách, chứng từ ở các bộ phận khác nhau của các bộ phận kế toán. Đồng thời có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn có nhiệm vụ lập các Bảng kê mua Trườngvào, bán ra để hạch Đại toán thu ếhọcGTGT ph Kinhải nộp, quyế t tếtoán vàHuế lập tờ khai thuế, nộp thuế cho cơ quan thuế. + Kế toán bán hàng: Có nhiệm vụ thu thập chứng từ và theo dõi doanh thu của lượng hàng hóa bán ra trong kỳ. + Kế toán công nợ: Có trách nhiệm theo dõi các khoản nợ phải trả, phải thu của công ty, đôn đúc khách hàng trả nợ, tránh trường hợp công ty bị chiếm dụng vốn. Lập SVTH: Hoàng Thị Kiều My 34
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy các báo cáo và phân tích công nợ, tham mưu cho Ban giám đốc các chính sách thu hồi và quản lý công nợ có hiệu quả. + Kế toán HTK: Phụ trách công tác mua bán hàng hóa, quản lý kế toán về vật tư, CCDC, xuất - nhập - tồn kho, + Kế toán ngân hàng và lương: Theo dõi tình hình tiền gửi ngân hàng, tính tiền lương cho cán bộ nhân viên và các khoản trích theo lương, theo dõi các khoản tạm ứng của nhân viên. + Thủ quỹ: Theo dõi tồn quỹ, quản lý các hoạt động thu chi của công ty và lập Báo cáo quỹ. 2.1.6 Các chính sách kế toán áp dụng + Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC. + Niên độ kế toán năm tài chính: Bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12. + Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam Đồng (VNĐ). + Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. + Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân tức thời. + Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng. + Hình thức kế toán: Kế toán máy trên phần mềm MISA SME.NET 2017 theo hình thức nhật ký chung. Theo đó, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán chỉ cần nhập liệu vào phầTrườngn mềm. Sai đó, ph ầĐạin mềm s ẽ họctự động cậKinhp nhật lên S ổtếcái, SHuếổ chi tiết, Sổ nhật ký chung và các tài liệu liên quan khác. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 35
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy + Sổ NKC + Sổ cái + S chi ti t Chứng từ Phần mềm kế ổ ế toán MISA kế toán + Báo cáo tài chính Ghi chú: + Báo cáo kế toán quản trị Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA theo hình thức sổ nhật ký chung 2.1.7 Nguồn lực kinh doanh a) Nguồn lao động: Khi mới thành lập, Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh chỉ có 2 cửa hàng với vài nhân viên. Hiện tại, khi đã mở rộng cơ sở kinh doanh với 13 cơ sở và 1 trụ sở chính, số lao động của công ty tăng lên đáng kể. Hiện công ty có 20 cổ đông và 100 lao động. Lao động của công ty với nhiều cấp bậc trình độ khác nhau từ lao động phổ thông, trung cấp, cao đẳng và đại học. Số lao động nam trong công ty nhiều hơn lao động nữ vì đặc thù tính chất công việc của công ty. b)TrườngTài sản và ngu Đạiồn vốn học Kinh tế Huế SVTH: Hoàng Thị Kiều My 36
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Bảng 2.1 Tình hình cơ cấu tài sản – nguồn vốn của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh trong ba năm 2015 – 2017. (ĐVT: đồng) Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 2016/2015 2017/2016 Chỉ tiêu Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị % A. TÀI SẢN 32.726.770.574 100 33.831.516.228 100 18.709.838.494 100 1.104.745.654 3,38 (15.121.677.734) (44,70) I. TSNH 28.702.607.827 87,70 29.765.075.203 88 15.194.370.474 81,21 1.062.467.376 3,70 (14.570.704.729) (48,95) II. TSDH 4.024.162.747 14,02 4.066.441.025 14 3.515.468.020 23,14 42.278.278 1,05 (550.973.005) (13,55) B. NGUỒN VỐN 32.726.770.574 100 33.831.516.228 100 18.709.838.494 100 1.104.745.654 3,38 (15.121.677.734) (44,70) I. Nợ phải trả 26.635.840.871 81,39 27.331.026.206 80,79 13.099.579.626 70,01 695.185.335 2,61 (14.231.446.580) (52,07) 1. Nợ ngắn hạn 26.635.840.871 100 27.331.026.206 100 13.099.579.626 100 695.185.335 2,61 (14.231.446.580) (52,07) 2. Nợ dài hạn - 0 - 0 - 0 - 0 - - II. VCSH 6.090.929.703 18,Trường61 6.500.490.022 Đại19,21 học5.610.258. 868Kinh29,99 tế409.560. Huế319 6,72 (890.231.154) (13,69) SVTH: Hoàng Thị Kiều My 37
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Tổng tài sản năm 2016 tăng so với năm 2015 là 3,38% tương ứng với tăng 1.104.745.654 đồng. Sang đến năm 2017 tổng tài sản lại giảm đi (15.121.677.734) đồng tương ứng với giảm 44,7%. Tỷ trọng tài sản ngắn hạn trong tổng tài sản năm 2016 chiếm 88% và năm 2015 chiếm 87,7%, tài sản ngắn hạn năm 2016 tăng 3,7% tương ứng với tăng 1.062.467.376 so với năm 2015. Đến năm 2017 tỷ trọng tài sản ngắn hạn giảm xuống còn 81,21% giảm (14.570.704.729) đồng tương ứng với giảm 48,95% so với năm 2016. Tỷ trọng tài sản dài hạn năm 2016 chiếm 14% trong tổng tài sản, năm 2015 chiếm 14,02%, tài sản dài hạn năm 2016 so với năm 2015 tăng 42.278.278 đồng tương ứng với tăng 1,05%. Trong khi đó tỷ trọng tài sản dài hạn năm 2017 là 23,14%, tài sản dài hạn năm 2017 giảm so với năm 2016 là 13,55% tương ứng (550.973.005) đồng. Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ do đó hàng tồn kho khá nhiều chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản ngắn hạn ở mức 13.817.924.328 đồng (năm 2017). Tài sản ngắn hạn của công ty chủ yếu gồm tiền, hàng tồn kho, phải thu ngắn hạn của khách hàng, chi phí trả trước ngắn hạn. Tài sản ngắn hạn nhiều chứng tỏ khả năng thanh toán của công ty lớn. Nguồn vốn của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh chủ yếu từ Nợ phải trả. Năm 2016, khoản nợ phải trả của công ty chiếm 80,79% còn năm 2015 chiếm 81,39%. Nợ phải trả năm 2016 tăng so với năm 2015 là 695.185.335 đồng tương ứng với tăng 2,61%. Sang đến năm 2017, tỷ trọng Nợ phải trả giảm xuống chiếm 70,01% , giảm (14.231.446.580) đồng tương đương với giảm 52,07% so với năm 2016. Nợ phải trả của công ty toàn bộ đều là nợ ngắn hạn. Vốn chủ sở hữu năm 2016 tăng so với năm 2015 là 6,72% tương ứng với tăng 409.560.319 đồng, trong khi đó vốn chủ sở hữu năm 2017 giảm 13,69% tương ứng với giảm (890.231.154) đồng so với năm 2016. Khoản nợ phải trả của công ty đến từ các khoảnTrường nợ ngắn hạn như Đạiphải trả ng họcười bán ngắnKinh hạn, vay tếvà n ợHuế thuê tài chính ngắn hạn, phải trả ngắn hạn khác, phải nộp nhà nước, phải trả người lao động. Trong cơ cấu nguồn vốn, khoản Nợ phải trả chiếm phần lớn cho thấy Công ty còn chưa tự chủ được trong tài chính, còn phụ thuộc vào những khoản nợ bên ngoài. Mặc dù vậy, đây là cách mà công ty sử dụng đòn bẩy tài chính và các khoản lãi vay sẽ là lá chắn thuế hữu hiệu. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 38
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy c) Hoạt động kinh doanh Bảng 2.3 Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh trong ba năm 2015 - 2017 (ĐVT: đồng) Năm 2016/2015 Năm 2017/2016 Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Giá trị % Giá trị % Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 56.592.170.283 55.622.131.879 72.644.159.739 (970.038.404) -1,71 17.022.027860 30,60 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 56.592.170.283 55.622.131.879 72.644.159.739 (970.038.404) -1,71 17.022.027.860 30,60 Giá vốn hàng bán 49.707.349.000 48.747.146.018 67.015.604.481 (960.202.982) -1,93 18.268.458.463 37,48 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 6.884.821.283 6.874.985.861 5.628.555.258 (9.835.422) -0,14 (1.246.430.603) -18,13 Doanh thu hoạt động tài chính 1.698.786 1.452.398 969.284 (246.388) -14,50 (483.114) -33,26 Chi phí tài chính 1.269.743.511 1.364.875.718 1.449.710.883 95.132.207 7,49 84.835.165 6,22 Chi phí bán hàng 0 0 534.706.743 534.706.743 Chi phí quản lý doanh nghiệp 5.576.282.497 5.023.031.206 3.575.753.315 (553.251.291) -9,92 (1.447.277.891) -28,81 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 40.494.061 488.531.335 69.353.601 448.037.274 1106,43 (419.177.734) -85,80 Thu nhập khác 1.491.862.712 23.419.063 60.435.454 (1.468.443.649) -98,43 37.016.391 158,06 Chi phí khác 1.217.207.752 0 3.961.520 (1.217.207.752) -100 3.961.520 Lợi nhuận khác 274.654.960 23.419.063 56.473.934 (251.235.897) -91,47 33,054,871 141,15 Lợi nhuận kế toán trước thuế 315.149.021 511.950.398 125.827.535 196.801.377 62,45 (386.122.863) -75,42 Chi phí thuế TNDN 69.332.784 102.390.080 0 33.057.296 47,68 (102.390.080) -100,00 Lợi nhuận sau thuế TNDN Trường245.816. Đại237 học409.560.318 Kinh125.827.535 tế 163.744.Huế081 66,61 (283.732.783) -69,28 SVTH: Hoàng Thị Kiều My 39
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty giảm qua từng năm. Năm 2016, lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm (9.835.422) đồng tương đương với giảm 0,14% so với năm 2015. Sang đến năm 2017, lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ lại tiếp tục giảm mạnh (1.246.430.603) đồng tương đương với giảm 18,13% so với năm 2016. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2017 giảm mạnh so với năm 2016 là do chỉ tiêu Giá vốn hàng bán tăng mạnh, tăng 18.268.458.463 đồng tương đương với tăng 37,48%. Nguyên nhân Giá vốn hàng bán tăng có thể là do phía nhà cung cấp tăng giá hàng bán hoặc chi phí vận chuyển tăng, Công ty nên xem xét về phía các nhà cung cấp. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty năm 2016 tăng mạnh 448.037.274 đồng tương đương tăng 1106,43% so với năm 2015. Sự tăng mạnh này là do Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty năm 2016 giảm mạnh so với năm 2015 (553.251.291) đồng tương đương với giảm 9,92%. Nguyên nhân chính có thể là do công ty thay đổi chính sách quản lý hiệu quả hơn chẳng hạn như việc thắt chặt chi tiêu hơn. Đây là một thay đổi tích cực và Công ty nên phát huy điều này. Tuy nhiên, sang đến năm 2017 chỉ tiêu này lại giảm mạnh (419.177.734) đồng tương đương với giảm 85,8% so với năm 2016. Nguyên nhân chủ yếu là do phát sinh khoản chi phí bán hàng là 534.706.743 đồng. Lợi nhuận kế toán trước thuế năm 2016 tăng mạnh 196.801.377 đồng tương đương với tăng 62,45%. Nguyên nhân là do Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh tăng mạnh như đã nêu trên và đồng thời trong năm 2016 cũng không phát sinh bất kỳ một khoản chi phí khác Trườngnào. Trong khi đó, ĐạiLợi nhuận học kế toán trKinhước thuế của tếnăm Huế2017 lại giảm mạnh (386.122.863) đồng tương đương với giảm 75,42% so với năm 2016. Nguyên nhân của sự sụt giảm này là do chỉ tiêu Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2017 giảm mạnh so với năm 2016 và ngoài ra, năm 2017 cũng có phát sinh chi phí khác. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 40
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy 2.2 Đặc điểm hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 2.2.1 Mô tả các hoạt động của chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty a) Xử lý đơn đặt hàng: Bộ phận bán hàng là bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Công ty tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng theo nhiều cách khác nhau như gặp trực tiếp, đặt hàng qua điện thoại, qua fax, qua website, hợp đồng. Đối với các khách lẻ có thể mua hàng trực tiếp đến công ty gặp nhân viên bán hàng mua hàng hoặc đặt mua qua điện thoại, qua fax. Còn đối với các khách hàng lớn bao gồm các doanh nghiệp hay đại lý sẽ mua bán thông qua hợp đồng và được hưởng chiết khấu theo quy định của công ty. Khi khách hàng đặt hàng, NVBH sẽ kiểm tra tập tin HTK để xem có đủ hàng trong kho để bán cho khách hàng hay không và đồng thời kiểm tra tập tin khách hàng. Nếu khách hàng đã từng giao dịch với Công ty, nhân viên bán hàng sẽ đối chiếu thông tin khách hàng với hồ sơ lưu. Nếu có khác biệt sẽ liên hệ với khách hàng để xác minh lại thông tin và cập nhật trên tập tin khách hàng. Còn nếu khách hàng lần đầu đến giao dịch thì nhân viên bán hàng sẽ lưu các thông tin cần thiết của khách hàng bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, email vào tập tin khách hàng, đồng thời thu thập các thông tin cần thiết về việc đặt hàng bao gồm tên hàng, loại hàng, số lượng, thời gian và địa điểm giao hàng. Sau đó, NVBH sẽ chuyển những thông tin này cho bộ phận kế toán, KTBH sẽ lập Báo giá dTrườngựa trên Bảng giá chính Đại thức củahọc Công tyKinhtrên phần mềm tế rồi Huế in ra 2 liên trên cơ sở mặt hàng mà khách hàng đặt sau đó chuyển cho NVBH 1 liên để NVBH liên hệ với khách hàng xem khách hàng có chấp nhận mức giá bán này hay không. Lưu ý rằng giá bán đối với khách lẻ và đối với các đại lý, khách truyền thống và bán cho các công trình là không giống nhau, ngoài ra đôi khi cũng có thể bán theo giá đối thủ nếu có sự phê duyệt của các Giám đốc. Sau khi khách hàng xác nhận đồng ý giá bán, KTBH tiến hành SVTH: Hoàng Thị Kiều My 41
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy lập ĐĐH dựa trên Báo giá và các thông tin mà NVBH chuyển đến. ĐĐH được lập rồi in làm 3 liên, được lập theo mẫu có sẵn của Công ty. Trên ĐĐH có đầy đủ các thông tin bao gồm: tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, thông tin về mặt hàng cần mua như tên hàng, loại hàng, số lượng, thời hạn và địa điểm giao hàng. Sau khi lập 3 liên của ĐĐH sẽ chuyển cho Trưởng cơ sở kinh doanh ký duyệt và khách hàng ký xác nhận. Sau đó, chuyển 1 liên cho KH, 1 liên chuyển cho bộ phận bán hàng lưu lại theo ngày để theo dõi quá trình bán hàng và liên còn lại lưu theo ngày tại phòng kế toán của công ty. b) Quá trình xuất kho và giao hàng: Kế toán HTK căn cứ vào ĐĐH đã lưu tại phòng kế toán để lập PXK trên phần mềm rồi in ra làm 4 liên chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, đóng dấu. PXK sau khi có xác nhận của kế toán trưởng và giám đốc sẽ được chuyển cho thủ kho để xuất kho, ghi số lượng thực xuất và ký xác nhận số lượng thực xuất và tại đây, khách hàng cũng sẽ ký xác nhận. Một liên của PXK sẽ chuyển cho bộ phận giao hàng, một liên thủ kho giữ lại để theo dõi xuất nhập kho, một liên gửi cho khách hàng và một liên lưu tại phòng kế toán làm căn cứ lập hóa đơn GTGT. Thủ kho sau khi kiểm tra các thông tin trên PXK như loại hàng, số lượng, mẫu mã sẽ tiến hành xuất kho khi có sự phê duyệt và ký để xác nhận số lượng thực xuất lên PXK và lưu lại theo số thứ tự. Nhân viên giao hàng nhận hàng từ thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu số hàng nhận được với PXK. Sau khi giao hàng cho khách hàng và khách hàng xác nhận hàng thực nhận hoàn toàn phù hợp với ĐĐH, nhân viên giao hàng sẽ tiến hành lập Biên bản bàn giao gồm 3 liên: 1 liênTrường gửi kèm với hàng Đại cho khách học hàng, 1Kinh liên gửi lại chotế bộ Huếphận kế toán để tiến hành lập hóa đơn và một liên lưu lại. c) Quá trình lập Hóa đơn: Căn cứ vào ĐĐH đã được khách hàng xác nhận, PXK đã duyệt và Biên bản bàn giao đã có chữ ký của khách hàng được nhân viên giao hàng gửi về, KTBH sẽ đối chiếu và tiến SVTH: Hoàng Thị Kiều My 42
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy hành lập Hóa đơn điện tử đã có chữ ký số của công ty (Công ty sử dụng phần mềm VNPT EINVOICE của VNPT) rồi gửi mã và link tra cứu qua điện thoại cho khách hàng và gửi hóa đơn bản PDF và XML cho khách hàng qua mail. Sau đó, chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn chuyển đổi và đồng thời KTBH lưu trữ cả file gốc XML và file PDF và xuất ra 2 liên hóa đơn chuyển đổi: 1 liên lưu lại trên máy để theo dõi tại bộ phận kế toán và một liên xuất cho bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu. Nếu khách hàng có nhu cầu thì công ty sẽ gửi hóa đơn chuyển đổi đã có chữ ký, đóng dấu của công ty và người chuyển đổi là kế toán bán hàng đến cho khách hàng. Đối với tất cả các nghiệp vụ bán ra kể cả các khách lẻ, công ty vẫn sẽ xuất hóa đơn GTGT bình thường. d) Quá trình thanh toán: + Thu tiền mặt: Khi khách hàng đến nộp tiền hàng, kế toán bán hàng sẽ kiểm tra lại Hóa đơn GTGT và lập phiếu thu trên phần mềm MISA gồm 3 liên có chữ ký của mình và khách hàng rồi chuyển cho kế toán trưởng ký và giám đốc ký duyệt, đóng dấu. Sau khi đã được ký duyệt, 3 liên của Phiếu thu đã duyệt sẽ chuyển sang cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền và ký xác nhận đã nhận tiền, đóng dấu “Đã thu tiền” và đồng thời ghi sổ quỹ. Sau đó, gửi lại tại phòng kế toán 1 liên lưu theo số thứ tự, 1 liên thủ quỹ lưu lại để theo dõi và một liên chuyển cho khách hàng. Cuối ngày, thủ quỹ tại các cơ sở sẽ chuyển tiền về tại trụ sở chính và đối chiếu lại thêm một lần nữa với Kế toán bán hàng tại đây. + ĐTrườngối với hình thức chuyển Đại khoản học (thu tiền quaKinh ngân hàng): tế Huế Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng cách chuyển khoản qua ngân hàng, Công ty sau khi nhận được Giấy báo Có của ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ tiến hành nhập liệu và hạch toán giảm nợ cho khách hàng vào phần mềm. Công ty giao dịch chủ yếu với 4 ngân hàng: MB Bank (Ngân hàng thương mại cổ phần Quân đội), Vietinbank (Ngân hàng Thương mại cổ phần Công thương Việt Nam), SVTH: Hoàng Thị Kiều My 43
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy VP Bank (Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng) và Ngân hàng ACB (Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu). Đối với hai hình thức này, kế toán bán hàng cập nhật thông tin vào các tập tin hàng ngày và cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu với kế toán kho và thủ kho để đối chiếu số lượng hàng bán ra và doanh thu thu được. Cuối mỗi ngày, kế toán bán hàng và thủ quỹ và cùng với giám đốc kinh doanh tiến hành kiểm kê tồn quỹ để phát hiện ra chênh chệch nếu có. + Đối với phương thức bán chịu: Sau khi kế toán bán hàng lập Hóa đơn điện tử, Kế toán công nợ sẽ tiến hành ghi nhận vào tập tin Nợ phải thu khách hàng và ghi nhận doanh thu. Kế toán công nợ thường xuyên liên hệ bằng cách gọi điện thoại cho khách hàng để tiến hành thu hồi nợ chứ không lập Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng. Kế toán công nợ theo dõi các khoản nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng. Hàng tháng, kế toán công nợ sẽ tiến hành in Bảng tổng hợp công nợ từ phần mềm MISA gửi cho Tổng giám đốc xem và kiểm tra tình hình công nợ hàng tháng của công ty để có kế hoạch thu hồi nợ hợp lý. Công ty có rất ít các khoản phải thu khó đòi, tuy nhiên trong một số trường hợp vẫn có xảy ra. Việc xóa sổ nợ phải thu khó đòi này phải được Tổng giám đốc phê duyệt thì mới được xóa sổ. Hằng năm, công ty cũng trích lập các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi. Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Hoàng Thị Kiều My 44
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Biểu 2.1 Tổng hợp công nợ phải thu tháng 9 năm 2018 của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI THU Tài khoản: 131; Tháng 9 năm 2018 Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Mã khách TK công Tên khách hàng hàng nợ Nợ Có Nợ Có Nợ Có B038-KH CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY ĐÔNG ANH 131 80.281.963 0 0 80.281.963 0 0 H009-KH Trường Tiểu học Phú Thanh 131 0 0 16.500.000 16.500.000 0 0 H035-KH Công ty Cổ phần Vận tải Hùng Đạt 131 39.725.308 0 16.383.299 39.725.308 16.383.299 0 H072-KH Doanh Nghiệp Tư Nhân Tất Đoán 131 0 0 130.109.887 0 130.109.887 0 Công ty TNHH Qu à H H078-KH ảng cáo v ội chợ Thương mại 131 153.382.221 0 2.200.176 0 155.582.397 0 Thành Công H111-KH Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Havi 131 0 0 12.810.006 12.810.000 6 0 Công ty C à d H116-KH ổ phần Thương mại xây dựng v ịch vụ Green 131 0 1.261.887 1.262.052 0 165 0 House H165-KH Công ty TNHH Mai Anh 131 0 21 450.159.081 135.047.700 315.111.360 0 H170-KH Công ty TNHH MTV Xây dựng Quốc Anh 131 55 0 0 0 55 0 H243-KH Trường Tiểu Học Phú Hồ Trường Đại131 học 17Kinh0 tế Huế0 0 17 0 H260-KH Công ty TNHH MTV sản xuất và thương mại tổng hợp 131 .0 0 37.704.053 37.704.053 0 0 SVTH: Hoàng Thị Kiều My 45
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Phước Thành H364-KH Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Hồng Phước 131 80.000.070 0 0 0 80.000.070 0 H407-KH Công ty TNHH MTV Quế Lâm Miền Trung 131 0 0 0 45.000.000 0 45.000.000 CÔNG TY TNHH M ÀNH VIÊN XÂY D H500-KH ỘT TH ỰNG 131 0 0 77.933.051 77.933.051 0 0 CƯỜNG TRANG H574-KH BỘ CHỈ HUY QUÂN SỰ TỈNH THỪA THIÊN HUẾ 131 0 0 17.895.020 0 17.895.020 0 H638-KH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TRƯỜNG LỘC 1-5 131 8.510.100 0 0 0 8.510.100 0 H652-KH CÔNG TY CỔ PHẦN WEMEG 131 55.405.150 0 0 0 55.405.150 0 NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ H H682-KH ỘI HUYỆN 131 0 0 26.900.000 26.900.000 0 0 PHONG ĐIỀN H692-KH TRƯỜNG TH & THCS THỦY TÂN 131 0 0 20.040.000 20.040.000 0 0 H693-KH TRƯỜNG TIỂU HỌC QUANG TRUNG 131 0 0 4.560.000 4.560.000 0 0 H696-KH CÔNG TY CỔ PHẦN VINH LONG 131 0 0 35.162.263 35.162.263 0 0 H699-KH TRƯỜNG TIỂU HỌC PHƯỚC VĨNH 131 0 0 1.200.078 1.200.078 0 0 H705-KH CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ 131 0 0 37.340.070 0 37.340.070 0 CÔNG TY TNHH M N041-KH ỘT THÀNH VIÊN CƠ KHÍ XÂY 131 0 190.112.624 279.122.021 245.395.600 0 156.386.203 DỰNG HUY HOÀNG S òng = ố d 417.304.884 191.374.532 1.167.281.057 778.260.016 816.337.596 201.386.203 24 Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Hoàng Thị Kiều My 46
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy 2.2.2 Ví dụ về chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty Ngày 20/10/2018, Công ty TNHH MTV Long Tý đã cử anh A đến trực tiếp tại kho CS 14 đặt mua 325.27 kg Tôn mạ màu L1 và 296.52kg Thép hộp mạ kẽm L1. NVBH sau khi nhận được đề nghị đặt hàng sẽ kiểm tra tập tin hàng tồn kho xem trong kho có đủ hàng để bán không, sau khi xác nhận có đủ hàng để bán, NVBH gửi các thông tin đặt mua hàng của anh A thông báo đến phòng kế toán. Sau đó, KTBH lập Báo giá dựa trên Bảng giá chính thức của Công ty và gửi cho anh A một liên, một liên lưu lại theo ngày. Biểu 2.2 Báo giá Công ty TNHH MTV Long Tý Công Ty TNHH Tôn Bảo Khánh Công ty TNHH MTV Long Tý 224 Ph - Xã Phú Th - Huy Phú Kho CS14 Đ/C: ạm Văn Đồng ượng ện Vang - Tỉnh TT Huế 54 Phạm Văn Đồng - P Vỹ Dạ - TP Huế MST: 3301576667 BÁO GIÁ SỐ ĐƠN THÀNH GHI STT DIỄN GIẢI ĐVT LƯỢNG GIÁ TIỀN CHÚ 1 Tôn mạ màu L1 Kg 325,27 20.800 6.765.616 2 Thép hộp mạ kẽm L1 Kg 296,52 18.000 5.337.360 Tổng cộng: 12.102.976 Thuế VAT 10% 1.210.298 TỔNG CỘNG: 13.313.274 Huế, ngày , tháng, năm 2018 Sau Trườngkhi Công ty TNHH ĐạiMTV Long học Tý chấp Kinh nhận mức giá tế bán trHuếên, KTBH sẽ lập ĐĐH dựa trên Báo giá và theo mẫu sẵn của công ty làm 3 liên chuyển cho Trưởng cơ sở kinh doanh ký duyệt và khách hàng ký xác nhận. Sau khi đã được ký duyệt, 1liên của ĐĐH sẽ lưu tại phòng kế toán, 1 liên gửi cho khách hàng và 1 liên lưu tại bộ phận bán hàng để theo dõi. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 47
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Biểu 2.3 Đơn đặt hàng của Công ty TNHH MTV Long Tý CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc ⁕⁕⁕⁕⁕⁕ Huế, ngày tháng năm 2018 ĐƠN ĐẶT HÀNG Hôm nay, tại Huế chúng tôi gồm có : ĐẠI DIỆN BÊN A : Công ty TNHH MTV Long Tý Đại diện Ông : Chức vụ : Địa chỉ : 224 Phạm Văn Đồng - Xã Phú Thượng - Huyện Phú Vang - Tỉnh TT Huế Mã số thuế : 3301309608 Điện thoại : ĐẠI DIỆN BÊN B : CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH Đại diện Bà : Phạm Thị Cẩm Vân Chức vụ : Trưởng Cơ Sở Địa chỉ : 54 Phạm Văn Đồng, P.Vỹ Dạ, TP.Huế Mã số thuế : 3300464657 Điện thoại : 0968.332.641 STK ; 11.0000.163.256 NH Vietinbank - CN An Cựu - Huế STK : 124.798.319 NH Á Châu - CN An cựu - Huế STK : 28.68.18.68 NH VP Bank - Huế STK: 50211.000.95004 NH Quân Đội Nam Vỹ Dạ - Huế Bên A giao và Bên B nhận cung cấp hàng hóa cho bên A với bàng kê chi tiết như sau: ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN STT LOẠI SẢN PHẨM ĐVT SL (Vnđ) (Vnđ) 1 Tôn mạ màu L1 Kg 325,27 20.800 6.765.616 2 Thép hộp mạ kẽm L1 Kg 296,52 18.000 5.337.360 Tổng Cộng: 12.102.976 Thuế VAT 10% 1.210.298 Tổng Tiền Thanh Toán: 13.313.274 Số tiền viết chữ: Mười ba triệu ba trăm mười ba nghìn hai trăm bảy mươi bốn đồng chẵn./. * Thời gian giao hàng : * Đia chỉ giao hàng: TrườngĐẠI DIỆN BÊN A Đại học Kinh ĐẠItế DIỆN Huế BÊN B Sau khi Công ty TNHH MTV Long Tý chấp nhận mức giá bán, Kế toán HTK sẽ tiến hành lập PXK gồm 4 liên đã có chữ ký của mình và chuyển cho kế toán trưởng ký và Giám đốc ký, đóng dấu. Sau đó chuyển cho thủ kho ghi số lượng thực xuất và ký xác SVTH: Hoàng Thị Kiều My 48
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy nhận, tại đây khách hàng cũng ký xác nhận. Sau đó, 1liên thủ kho lưu lại theo dõi, 1 liên gửi cho khách hàng và lưu lại tại phòng kế toán theo dõi và một liên chuyển cho BPGH. Biểu 2.4 Phiếu xuất kho của Công ty TNHH MTV Long Tý Mẫu số: 02 – VT Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Số 199 Bà Triệu, Phường Xuân Phú, Thành Phố Huế, Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam PHIẾU XUẤT KHO Ngày 30 tháng 9 năm 2018 Nợ: 632 Số: BH09.18.291 Có: 1561 - Họ tên người nhận hàng: Công ty TNHH MTV Long Tý - Địa chỉ (bộ phận): 224 Phạm Văn Đồng - Xã Phú Thượng - Huyện Phú Vang - Tỉnh Thừa Thiên Huế - Việt Nam - Lý do xuất kho: Xuất kho bán hàng Công ty TNHH MTV Long Tý theo hóa đơn 0000982 - Xuất tại kho (ngăn lô): Kho Tổng Địa điểm: 199 Bà Triệu Tên, nhãn hiệu, quy Số lượng Đơn cách, phẩm chất vật STT Mã số vị Đơn giá Thành tiền tư, dụng cụ sản phẩm, Yêu Th tính ực hàng hóa cầu xuất A B C D 1 2 3 4 TONMAMA 1 Tôn m àu L1 Kg 325,27 19.698,53 6.407.341 ạ m U019 THEPHOPK 2 Thép h Kg 296,52 16.833,50 4.991.469 ộp mạ kẽm L1 EM009 Cộng 11.398.810 - Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Mười một triệu ba trăm chín mươi tám nghìn tám trăm mười đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày tháng năm Người lậpTrường phiếu Người nhận Đạihàng họcThủ kho KinhKế toán trư ởngtế HuếGiám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Nhân viên giao hàng sau khi nhận được hàng từ thủ kho sẽ đối chiếu với phiếu xuất kho mà thủ kho lưu và sau đó giao hàng cho khách hàng. Sau khi khách hàng đối chiếu số hàng đã nhận phù hợp với Phiếu xuất kho, Báo giá và ĐĐH, nhân viên giao hàng lập SVTH: Hoàng Thị Kiều My 49
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Biên bản bàn giao gồm 3 liên. Một liên gửi cho khách hàng còn 1 liên mang về gửi cho kho và kế toán để xác nhận đã giao hàng và một liên lưu lại. Biểu 2.5 Biên bản bàn giao của Công ty TNHH MTV Long Tý Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh Số 199 Bà Triệu, Phường Xuân Phú, Thành Phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam BIÊN BẢN BÀN GIAO Đại diện bên nhận (Bên A): Công ty TNHH MTV Long Tý Ông (Bà): Chức vụ: Đại diện bên giao (Bên B): Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh Ông (Bà): Chức vụ: Ngày 30 tháng 09 năm 2018 tại Đơn Thời hạn STT Mã hàng Tên hàng Số lượng Số Serial vị tính bảo hành 1 TONMAMAU019 Tôn mạ màu L1 Kg 325,27 2 THEPHOPKEM009 Thép hộp mạ kẽm L1 Kg 296,52 Hóa đơn tài chính số: 0000982 Bảo hành: theo tiêu chuẩn của hãng sản xuất và Phiếu bảo hành số: Xin Quý khách vui lòng xem kỹ điều kiện bảo hành trong Phiếu bảo hành kèm theo. ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi nhận được Biên bản bàn giao từ NVGH, KTBH sẽ lập Hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của Công ty trên phần mềm VNPT EINVOICE và chuyển đổi thành hóa đơn chuyTrườngển đổi. KTBH lưu Đại trữ vào máyhọchóa đơnKinh điện tử file tế XML, Huế PDF và hóa đơn chuyển đổi và đồng thời gửi mã và link tra cứu cho khách hàng, gửi qua mail cho khách hàng file XML và PDF của hóa đơn điện tử. Sau đó gửi 1 liên hóa đơn chuyển đổi cho bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 50
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Biểu 2.6 Hóa đơn GTGT - Hóa đơn chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử của Công ty TNHH MTV Long Tý Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Hoàng Thị Kiều My 51
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Vì công ty quy định lái xe không được phép thu tiền khách hàng nên Công ty TNHH MTV Long Tý phải đến tại Cơ sở 14 để trả tiền hàng. Kế toán công nợ sẽ lập Phiếu thu trên phần mềm rồi in làm 3 liên đã có chữ ký của mình và khách hàng rồi chuyển cho kế toán trưởng ký xác nhận và Giám đốc ký, đóng dấu sau đó chuyển cho thủ quỹ ký và chuyển lại 1 liên để phòng kế toán lưu, 1 liên thủ quỹ lưu và 1 liên gửi cho khách hàng. Biểu 2.7 Phiếu thu của Công ty TNHH MTV Long Tý Mẫu số 01 - TT Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Số 199 Bà Triệu, Phường Xuân Phú, Thành Phố Huế, Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam PHIẾU THU Quyển số: Ngày 30 tháng 9 năm 2018 Số: PT09.18.270 Nợ: 1111 Có: 5111, 33311 Họ tên người nộp tiền: Công ty TNHH MTV Long Tý Địa chỉ: 224 Phạm Văn Đồng - Xã Phú Thượng - Huyện Phú Vang - Tỉnh Thừa Thiên Huế - Việt Nam Lý do nộp: Thu tiền bán hàng Công ty TNHH MTV Long Tý theo hóa đơn 0000982 Số tiền: 13.313.274 VND Viết bằng chữ: Mười ba triệu ba trăm mười ba nghìn hai trăm bảy mươi bốn đồng chẵn. Kèm theo: chứng từ gốc Ngày tháng năm Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ Trườngtên, đóng dấu) (Ký, Đạihọ tên) học(Ký, họ tên) Kinh(Ký, họ tếtên) Huế(Ký, họ tên) SVTH: Hoàng Thị Kiều My 52
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy 2.2.3 Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty 2.2.3.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là nền tảng của hệ thống KSNB. Đối với Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh, môi trường kiểm soát thể hiện trên 5 nguyên tắc như sau: + Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức: Ban lãnh đạo Công ty ngay từ đầu đã xây dựng các chuẩn mực đạo đức và quy tắc ứng xử bắt buộc mỗi nhân viên và lãnh đạo các cấp đều phải tuân theo. Trong đó lấy “trung thực để phát triển”, công ty luôn nhấn mạnh yếu tố trung thực của mỗi người, nếu ai vi phạm nguyên tắc này đều sẽ bị loại trừ khỏi Công ty. Công ty cũng xây dựng văn hóa riêng của Công ty. Trong đó, đề cao văn hóa chào hỏi và sự tôn trọng, bình đẳng đối với khách hàng và đối với đồng nghiệp. Và ngay cả giữa các lãnh đạo và nhân viên khi gặp nhau, lãnh đạo vẫn phải cúi đầu chào nhân viên để thể hiện sự tôn trọng của mình. Trường Đại học Kinh tế Huế Hình 2.1 Tiêu chí làm việc và nguyên tắc phát triển của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh SVTH: Hoàng Thị Kiều My 53
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Trường Đại học Kinh tế Huế Hình 2.2 Nội quy và văn hóa ứng xử của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh SVTH: Hoàng Thị Kiều My 54
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy + Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB. Đối với Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh, Hội đồng quản trị có quyền tuyển dụng, sa thải Giám đốc điều hành hay các chức vụ tương đương. Một số thành viên trong Hội đồng quản trị đồng thời đảm nhiệm chức năng Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành. Ngoài ra, một số thành viên không thuộc vào Ban Quản lý của Công ty. Chẳng hạn như Chủ tịch Hội đồng Quản trị không thuộc Ban Quản lý, tuy nhiên chồng bà lại là Tổng Giám đốc công ty. Hội đồng quản trị luôn có trách nhiệm giám sát mọi hoạt động Công ty từ việc tuân thủ các quy tắc ứng xử, đánh giá các rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, giám sát hoạt động của các Giám đốc điều hành. Ngoài ra, Hội đồng quản trị cũng thường xuyên tổ chức các cuộc họp để đánh giá các rủi ro, rà soát lại hoạt động Công ty và đề xuất các biện pháp giải quyết kịp thời. + Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ cấu tổ chức, xác định các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp mục tiêu đã xác lập: Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm được thể hiện như sau: Hội đồng quản trị là cấp cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm giám sát và cho ý kiến đối với các quyết định quan trọng. Tổng Giám đốc và các Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm đối với Hội đồng quản trị trong viTrườngệc đưa ra các chỉ thĐạiị, hướng dhọcẫn. Kinh tế Huế Các trưởng phòng chịu trách nhiệm thực hiện các chỉ thị của Tổng Giám đốc và Giám đốc điều hành đề ra. Nhân viên là người hoàn thành các công việc được trưởng phòng giao cho. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 55
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Trong các trường hợp cần thiết, Công ty thực hiện việc Ủy quyền cho các cấp dưới thấp hơn để đảm bảo hoạt động kinh doanh của Công ty. Chẳng hạn, khi Tổng Giám đốc vắng mặt những công ty có một văn kiện nào đó cần xử lý thì Tổng giám đốc sẽ ủy quyền cho Giám đốc điều hành xử lý thay. Tuy nhiên, việc ủy quyền này chỉ nằm trong một phạm vi nhất định. + Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nguồn nhân lực có chất lượng thông qua thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị: Nguyên tắc này được thể hiện thông qua việc Công ty thường xuyên tham gia ngày hội việc làm và tạo cơ hội tuyển dụng cho các lao động có năng lực. Và điều kiện quan trọng để tuyển vào Công ty không chỉ dựa trên năng lực mà còn dựa trên cách ứng xử của người lao động đó. Công ty chỉ tuyển những nhân viên mới ra trường, chưa có kinh nghiệm làm việc để kịp thời thích nghi với sự thay đổi không ngừng của công ty. Mỗi một lần tuyển nhân viên, công ty tuyển 3 người. Các nhân viên mới vào Công ty sẽ được học việc trong vòng 3 tháng, được đào tạo các kiến thức nghiệp vụ và các văn hóa ứng xử của Công ty, sau đó sẽ tiến hành đánh giá để chọn ra người đảm bảo được năng lực làm việc phù hợp và tuân thủ quy tắc xử của Công ty sẽ được giữ lại làm việc. Bên cạnh đó, công ty cũng thường xuyên khen thưởng các nhân viên xuất sắc, kỷ luật các nhân viên vi phạm bất kỳ nguyên tắc nào của Công ty. Ban lãnh đạo cũng quan tâm đến tâm lý nhân viên khi có quà tặng khuyến khích các chị em trong dịp 20/10 hay động viên nhân viên thông qua tiền thưởng tết hay tổ chức cấp học bổng hàng tháng cho con em cánTrường bộ công nhân viên Đại trong công học ty. Kinh tế Huế SVTH: Hoàng Thị Kiều My 56
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Hình 2.3 Lễ trao học bổng khuyến học hàng tháng của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. + Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm soát của họ nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị. Tổng giám đốc Hoàng Ngọc Gia và các Giám đốc điều hành có trách nhiệm giải trình (báo cáo) cho Hội đồng quản trị về các quyết định, về mọi hoạt động mà mình chịu trách nhiệTrườngm. Các trưởng cơ sởĐạivà trưở nghọc phòng s ẽKinhchịu trách nhi tếệm báoHuế cáo với các Giám đốc và Tổng giám đốc. Các trưởng cơ sở và trưởng phòng sẽ đánh giá các nhân viên thuộc bộ phận mình. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 57
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy 2.2.3.2 Đánh giá rủi ro Hàng tháng, công ty thường tổ chức các cuộc họp giữa Ban giám đốc với HĐQT để nhận dạng và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra có thể làm ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của công ty. Kết quả của cuộc họp là tìm ra các giải pháp để ngăn ngừa và hạn chế các rủi ro đó. Dưới đây là một số các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. Bảng 2.4 Đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. Giai đoạn Mục tiêu Rủi ro có thể xảy ra Tiếp nhận + Chỉ bán hàng + Bán hàng cho những khách hàng giả mạo, giao ĐĐH và cho những khách hàng nhưng không có khách hàng dẫn đến không xét duyệt hàng có thật và thu được tiền, tốn kém chi phí giao hàng. bán ch u. c ti n. ị thu đượ ề + Bán hàng cho những khách hàng không có khả + Lập ĐĐH năng thanh toán nên không thu được tiền. đúng. + Lập sai thông tin trên ĐĐH như thông tin + Có đủ hàng để khách hàng, tên, địa chỉ, mã hàng, số lượng, giao cho khách + Giá bán trên ĐĐH không đúng với bảng giá hàng. chính thức của công ty, thực hiện chiết khấu không đúng cho khách hàng. Trường Đại+ Nhhọcận và đKinhã chấp nhận ĐtếĐH Huế của khách hàng trong khi hàng không có ở trong kho. Xuất kho + Xuất kho đúng. + Xuất kho không đúng mục đích, xuất nhiều lần và giao cho cùng m +Giao hàng đúng ột đơn hàng. hàng khách hàng, chất + Giao hàng sai thời gian, địa điểm, dẫn đến SVTH: Hoàng Thị Kiều My 58
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy lượng, số lượng, không thu được tiền hàng, tốn kém chi phí vận thời gian và địa chuyển. m. điể + Nhầm lẫn số lượng và loại hàng cần giao cho + Bảo vệ hàng khách hàng dẫn đến mất uy tín đối với khách hóa trong quá hàng. trình giao hàng. + Hàng hóa trong quá trình vận chuyển bị hư hỏng, đổ vỡ, thất thoát mà không xác định được người chịu trách nhiệm. Lập hóa + Lập hóa đơn + Quên lập hóa đơn cho khách hàng trong khi đơn đúng và đầy đủ. hàng đã được giao. + Lập hóa đơn bị sai về mã số thuế, tên khách hàng, địa chỉ, mã hàng, đơn giá, số tiền, + Lập hóa đơn nhiều lần cho một đơn hàng. Theo dõi + Theo dõi đầy + Ghi sai thông tin khách hàng, niên độ, số tiền nợ phải thu đủ, chính xác nợ khách hàng phải thanh toán, và thu ti n ph i thu. ề ả + Nhân viên kế toán công nợ thông đồng với thủ + Các khoản phải quỹ chiếm dụng số tiền khách hàng trả nợ dẫn thu không bị đến khách hàng có thể đã trả tiền nhưng lại bị liệt chiếm dụng. vào danh sách nợ quá hạn và xóa sổ. Trường+ Chỉ xóa s ổĐạicác học Kinh tế Huế khoản nợ thật sự khó đòi. + Tiền thu đủ và kịp thời. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 59