Khóa luận Kế toán tài sản cố định tại Công ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam

Nội dung text: Khóa luận Kế toán tài sản cố định tại Công ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam

1. 1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH SANOFI-AVENTIS VIỆT NAM Ngành: KẾ TOÁN Chuyên ngành: KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Giảng viên hướng dẫn: Ths. Thái Trần Vân Hạnh Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Trà Mi MSSV: 1054030906 Lớp: 10DKTC04 TP. Hồ Chí Minh, năm 2014
2. i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH SANOFI-AVENTIS VIỆT NAM Ngành: KẾ TOÁN Chuyên ngành: KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Giảng viên hướng dẫn: Ths. Thái Trần Vân Hạnh Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Trà Mi MSSV: 1054030906 Lớp: 10DKTC04 TP. Hồ Chí Minh, năm 2014
3. ii LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận tốt nghiệp được thực hiện tại Công ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 07 năm 2014. Sinh viên (Ký và ghi rõ họ tên) Nguyễn Thị Trà Mi
4. iii LỜI CẢM ƠN Để có được một nguồn kiến thức như ngày nay và hoàn thành chuyên đề này, em vô cùng biết ơn các thầy cô giảng viên của trường Đại học Công Nghệ Thành Phố Hồ Chí Minh đã trao đổi kiến thức cho em trong thời gian qua. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn Cô Thái Trần Vân Hạnh đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Đồng thời em xin gửi đến ban lãnh đạo, cô chú anh chị trong Công Ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam lời cảm ơn chân thành nhất. Với những kiến thức đã được học cùng với quá trình thực tập tại công ty, bước đầu em đã quen với thực tế và học hỏi thêm rất nhiều nghiệp vụ chuyên môn, em sẽ cố gắng vận dụng và không ngừng học hỏi để ngày càng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cũng như kinh nghiệm cho công việc sau này. Mặc dù đã cố gắng nhưng em vẫn không tránh khỏi những sai sót do thời gian tiếp xúc với thực tế còn hạn chế. Chính vì vậy, em kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy (cô), anh (chị) và các bạn. Tp. Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 07 năm 2014. Sinh viên (Ký và ghi rõ họ tên) Nguyễn Thị Trà Mi
5. iv CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên : MSSV : Khoá : 1. Thời gian thực tập 2. Bộ phận thực tập 3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật 4. Kết quả thực tập theo đề tài 5. Nhận xét chung Tp. Hồ Chí Minh, ngày .tháng .năm 2014. Đơn vị thực tập (Ký tên và đóng dấu)
6. v NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN TP. Hồ Chí Minh, ngày .tháng .năm 2014. Giáo viên hướng dẫn
7. vi DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BHXH Bảo hiểm xã hội BTC Bộ Tài Chính CBCNV Cán bộ công nhân viên CCDC Công cụ dụng cụ CĐKT Cân đối kế toán CP Chi phí DN Doanh nghiệp GTCL Giá trị còn lại GTHM Giá trị hao mòn GTGT Giá trị gia tăng KH Khấu hao KH&ĐT Kế hoạch và đầu tư MST Mã số thuế NG Nguyên giá NVL Nguyên vật liệu NXT Nhập xuất tồn SCL Sửa chữa lớn SĐT Số điện thoại SPDD Sản phẩm dở dang SXKD Sản xuất kinh doanh TK Tài khoản TNHH Trách nhiệm hữu hạn TP Thành phẩm TP. Thành phố TS Tài sản TSCĐ Tài sản cố định TT-BTC Thông tư - Bộ tài chính XDCB Xây dựng cơ bản
8. vii DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1. Bảng hệ thống tài khoản liên quan đến TSCĐ. Bảng 1.2. Hệ số điều chỉnh xác định theo thời gian trích khấu hao của TSCĐ. Bảng 2.1. Bảng phân loại TSCĐ tại Công ty Sanofi-Aventis Việt Nam. Bảng 2.2. Bảng hệ thống tài khoản TK 211 và TK 213. Bảng 2.3. Bảng kê chi tiết tăng tài sản cố định (SAV) năm 2014 (Trích bảng) xem phụ lục 2.10. Bảng 2.4. Sổ chi tiết các tài khoản (SAV) năm 2014 (Trích sổ) xem phụ lục 2.11. Bảng 2.5. Bảng một số mã tài sản gồm nhiều tài sản cùng loại, giá trị thấp. Bảng 2.6. Bảng tổng hợp khấu hao TSCĐ SAV tháng 6/2014 (Trích bảng) xem phụ lục 2.13. Bảng 2.7. Một số chi phí nâng cấp, sửa chữa lớn tòa nhà văn phòng số 10 Hàm Nghi khi đưa vào hệ thống SAP.
9. viii DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ trong trường hợp mua sắm TSCĐ trong nước. Sơ đồ 1.2. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ trong trường hợp nhập khẩu TSCĐ. Sơ đồ 1.3. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ trong trường hợp mua chậm, trả góp. Sơ đồ 1.4. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. Sơ đồ 1.5. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do nhận vốn góp liên doanh, liên kết, nhận ngân sách cấp. Sơ đồ 1.6. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do được tài trợ, biếu tặng. Sơ đồ 1.7. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do chuyển sản phẩm do doanh nghiệp tự xây dựng hoặc tự chế thành TSCĐ. Sơ đồ 1.8. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ khi mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, đưa vào sử dụng ngay cho SXKD. Sơ đồ 1.9. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do thuê tài chính. Sơ đồ 1.10. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do thuê hoạt động Sơ đồ 1.11. Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐ do nhượng bán, thanh lý TSCĐ phục vụ SXKD: Sơ đồ 1.12. Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐ do góp vốn, đầu tư dài hạn. Sơ đồ 1.13. Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐ do trả lại vốn góp. Sơ đồ 1.14. Sơ đồ hạch toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ. Sơ đồ 1.15. Sơ đồ hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ. Sơ đồ 1.16. Sơ đồ hạch toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ. Sơ đồ 1.17. Sơ đồ hạch toán trao đổi TSCĐ tương tự. Sơ đồ 1.18. Sơ đồ hạch toán trao đổi TSCĐ không tương tự Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Sanofi-Aventis Việt Nam. Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam. Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy.
10. ix MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH. 3 1.1. Những vấn đề chung về tài sản cố định: 3 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định: 3 1.1.2. Phân loại TSCĐ: 3 1.1.2.1. Phân loại TSCĐ theo tính chất: 3 1.1.2.2. Phân loại TSCĐ theo công dụng và tình hình sử dụng: 4 1.1.2.3. Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu: 5 1.1.2.4. Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành: 5 1.1.3. Đánh giá giá trị của TSCĐ: 5 1.1.3.1. Giá trị ban đầu của TSCĐ: 5 1.1.3.1.1.Nguyên giá TSCĐ hữu hình: 5 1.1.3.1.2.Nguyên giá TSCĐ vô hình: 8 1.1.3.1.3.Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính: 8 1.1.3.2. Giá trị hao mòn (GTHM) của TSCĐ: 9 1.1.3.3. Giá trị còn lại (GTCL) của TSCĐ: 9 1.2. Kế toán tài sản cố định: 9 1.2.1. Nhiệm vụ của Kế toán tài sản cố định: 9 1.2.2. Chứng từ, tài khoản sử dụng trong kế toán tài sản cố định: 10 1.2.2.1. Chứng từ sử dụng trong kế toán tài sản cố định: 10 1.2.2.2. Tài khoản sử dụng trong kế toán tài sản cố định: 10 1.2.3. Kế toán chi tiết tài sản cố định: 11 1.2.3.1. Nguyên tắc quản lý và sử dụng TSCĐ: 11 1.2.3.2. Kế toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán và các đơn vị, bộ phận sử dụng: 12 1.2.3.2.1.Kế toán chi tiết TSCĐ tại các nơi sử dụng, bảo quản TSCĐ: 12 1.2.3.2.2.Kế toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán doanh nghiệp: 12 1.2.4. Kế toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ: 13 1.2.4.1. Tài khoản sử dụng: 13 1.2.4.2. Phương pháp hạch toán tăng TSCĐ: 13 1.2.4.2.1.Kế toán TSCĐ mua sắm: 13
11. x 1.2.4.2.2.Kế toán TSCĐ đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng: 13 1.2.4.2.3. Kế toán TSCĐ nhận vốn góp liên doanh, liên kết, nhận ngân sách cấp: 13 1.2.4.2.4.Kế toán TSCĐ được tài trợ, biếu tặng: 14 1.2.4.2.5.Kế toán chuyển sản phẩm do doanh nghiệp tự xây dựng hoặc tự chế thành TSCĐ: 14 1.2.4.2.6. Kế toán khi mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, đưa vào sử dụng ngay cho SXKD: 14 1.2.4.2.7.Kế toán TSCĐ thuê tài chính và thuê hoạt động (Áp dụng cho doanh nghiệp đi thuê): 14 1.2.4.3. Phương pháp hạch toán giảm TSCĐ: 14 1.2.4.3.1.Kế toán nhượng bán, thanh lý TSCĐ phục vụ SXKD: 14 1.2.4.3.2.Kế toán giảm TSCĐ hữu hình do góp vốn, đầu tư dài hạn: 14 1.2.4.3.3.Kế toán giảm TSCĐ hữu hình do trả lại vốn góp: 14 1.2.5. Kế toán khấu hao TSCĐ: 15 1.2.5.1. Khái niệm về khấu hao TSCĐ: 15 1.2.5.2. Tài khoản sử dụng: 15 1.2.5.3. Nguyên tắc trích khấu hao TSCĐ: 15 1.2.5.4. Xác định thời gian trích khấu hao TSCĐ: 16 1.2.5.4.1.Đối với TSCĐ hữu hình: 16 1.2.5.4.2.Đối với TSCĐ vô hình: 17 1.2.5.5. Phương pháp tính khấu hao: 17 1.2.5.5.1.Phương pháp khấu hao đường thẳng: 17 1.2.5.5.2.Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh: 18 1.2.5.5.3.Phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm: 19 1.2.5.6. Phương pháp hạch toán khấu hao TSCĐ: 20 1.2.6. Kế toán sửa chữa TSCĐ: 20 1.2.6.1. Đối với sửa chữa thường xuyên TSCĐ (Sửa chữa nhỏ TSCĐ): 20 1.2.6.2. Đối với sửa chữa lớn TSCĐ: 20 1.2.6.3. Đối với sửa chữa nâng cấp TSCĐ: 21 1.2.7. Kế toán theo dõi tình hình biến động khác của TSCĐ: 21 1.2.7.1. Kế toán kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ: 21 1.2.7.2. Kế toán trao đổi TSCĐ: 22 1.2.7.3. Kế toán chuyển TSCĐ không đủ tiêu chuẩn qui định trong chuẩn mực TSCĐ sang CCDC: 22
12. xi CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH SANOFI- AVENTIS VIỆT NAM 23 2.1. Giới thiệu khái quát về công ty: 23 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 23 2.1.1.1. Giới thiệu sơ lược: 23 2.1.1.2. Quá trình hình thành và các giai đoạn phát triển: 24 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ : 24 2.1.2.1. Chức năng: 24 2.1.2.2. Nhiệm vụ: 25 2.1.3. Tổ chức hoạt động kinh doanh trong công ty: 25 2.1.3.1. Ngành nghề kinh doanh: 25 2.1.3.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh: 25 2.1.3.2.1.Đặc điểm sản phẩm: 25 2.1.3.2.2.Quy trình sản xuất các mặt hàng chủ yếu: 25 2.1.4. Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty: 26 2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: 26 2.1.4.2. Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận: 27 2.1.5. Cơ cấu tổ chức kế toán tại công ty: 29 2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán: 29 2.1.5.1.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: 29 2.1.5.1.2.Chức năng nhiệm vụ từng phần hành: 31 2.1.5.2. Hệ thống thông tin kế toán tại công ty: 32 2.1.5.2.1.Giới thiệu sơ lược về e-AED và hệ thống SAP: 32 2.1.5.2.2.Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: 33 2.1.5.2.3.Các phương pháp hạch toán áp dụng tại công ty: 35 2.1.5.2.4.Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại công ty: 35 2.1.5.2.5.Hệ thống báo cáo tài chính: 35 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tài sản cố định tại công ty TNHH Sanofi- Aventis Việt Nam: 36 2.2.1. Những vấn đề chung về tài sản cố định tại công ty: 36 2.2.1.1. Tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định: 36 2.2.1.2. Đặc điểm TSCĐ: 37 2.2.1.3. Phân loại và xác định giá trị tài sản cố định: 37 2.2.1.3.1.Phân loại: 37 2.2.1.3.2.Đánh giá giá trị tài sản cố định: 38
13. xii 2.2.1.4. Yêu cầu quản lý tài sản cố định tại công ty: 39 2.2.2. Kế toán tăng tài sản cố định: 40 2.2.2.1. Các chứng từ được sử dụng: 40 2.2.2.2. Các thủ tục quy định và luân chuyển chứng từ: 41 2.2.2.3. Tài khoản sử dụng: 43 2.2.2.4. Phương pháp hạch toán cụ thể trong công ty: 44 2.2.3. Kế toán khấu hao TSCĐ: 48 2.2.3.1. Các thủ tục quy định: 48 2.2.3.2. Xác định thời gian sử dụng TSCĐ: 49 2.2.3.3. Phương pháp tính khấu hao: 49 2.2.3.4. Phương pháp kế toán: 49 2.2.3.4.1.Các chứng từ được sử dụng: . 49 2.2.3.4.2.Tài khoản sử dụng: 49 2.2.3.4.3.Phương pháp hạch toán cụ thể tại công ty: 49 2.2.4. Kế toán sửa chữa, nâng cấp TSCĐ: 50 2.2.4.1. Các chứng từ được sử dụng: 50 2.2.4.2. Các thủ tục quy định: 50 2.2.4.3. Ví dụ minh họa: 51 2.2.5. Kế toán giảm TSCĐ: 53 2.2.5.1. Các chứng từ được sử dụng: 53 2.2.5.2. Các thủ tục quy định và luân chuyển chứng từ: 53 2.2.5.3. Tài khoản sử dụng: 54 2.2.5.4. Phương pháp hạch toán cụ thể tại công ty: 55 2.2.6. Kế toán TSCĐ có giá trị thấp (dưới 30.000.000 đồng VND-Low Value Asset): 56 2.2.7. Kế toán theo dõi tình hình biến động khác của TSCĐ: 57 2.2.7.1. Di chuyển TSCĐ: 57 2.2.7.2. Kiểm kê TSCĐ: 58 2.2.7.3. Đối chiếu TSCĐ: 58 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT CHUNG VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC NHỮNG MẶT HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY TNHH SANOFI-AVENTIS VIỆT NAM. 59 3.1. Nhận xét chung về công ty: 59 3.2. Nhận xét về công tác Kế toán TSCĐ tại công ty: 60 3.2.1. Những ưu điểm: 60
14. xiii 3.2.2. Những mặt hạn chế và đề xuất một số biện pháp khắc phục những mặt hạn chế trong công tác Kế toán TSCĐ tại công ty: 61 KẾT LUẬN 65 TÀI LIỆU THAM KHẢO 66
15. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại và phát triển nhất định phải có phương án sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế. Một quy luật tất yếu trong nền kinh tế thị trường là cạnh tranh, doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp để đứng vững và phát triển trên thương trường, đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng với sản phẩm chất lượng cao và giá cả phải chăng nhằm hướng tới mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận. Mà TSCĐ lại là bộ phận không kém phần quan trọng trong chu trình sản xuất tạo ra sản phẩm đó. Chính khát vọng lợi nhuận đã tạo động lực thúc đẩy công ty không những thường xuyên đổi mới hiện đại hoá TSCĐ mà còn phải có biện pháp quản lý và sử dụng chúng sao cho hợp lý để có thể đáp ứng tốt nhất yêu cầu đặt ra. 1. Lý do chọn đề tài: TSCĐ là một trong những yếu tố cơ bản tạo nên cơ sở vật chất cho hoạt động của mọi doanh nghiệp, nhất là Công ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam. Ngoài ra, TSCĐ là điều kiện cần thiết để giảm hao phí sức lao động của con người, nâng cao năng suất lao động. Chính vì vậy TSCĐ là yếu tố quan trọng để tạo nên sức cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Trong thực tế TSCĐ không chỉ được mua mà còn phải quản lý sử dụng có hiệu quả. Vì vậy muốn sử dụng TSCĐ đúng mục đích và có hiệu quả công ty cần có phương pháp quản lý khoa học, tạo điều kiện hạ giá thành thu hồi vốn đầu tư nhanh để tái sản xuất trang thiết bị và đổi mới theo kịp nhu cầu của thị trường. Đối với công ty sản xuất, tổ chức kế toán TSCĐ là một khâu trong hạch toán kế toán. 2. Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu vấn đề tổ chức kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp. 3. Tình hình nghiên cứu: - Phạm vi nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu các vấn đề tổ chức kế toán TSCĐ trong Công ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam theo chế độ hiện hành (Thông tư 45/2013 TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài Chính) về quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. - Thời gian thực tập: Từ ngày 28/04/2014 đến ngày 20/07/2014. - Thời gian của các dữ liệu minh họa: Từ năm 2009 đến tháng 06/2014. - Địa điểm: 440 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 1
16. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh 4. Mục đích nghiên cứu: - Làm rõ một số vấn đề tổ chức kế toán TSCĐ tại Công ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam như: Cách tổ chức quản lý, các phương pháp khấu hao, nguyên tắc khấu hao, phương pháp hạch toán TSCĐ. - Thông qua việc nghiên cứu, bổ sung và nâng cao những hiểu biết của bản thân về công tác kế toán TSCĐ thực tế tại doanh nghiệp. 5. Nhiệm vụ nghiên cứu: - Đánh giá thực trạng công tác tổ chức quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ thông qua việc quan sát, phân tích và ghi chép công việc diễn biến hằng ngày. - Từ việc đánh giá thực trạng để đưa ra những ưu điểm, nhược điểm tồn tại và đề xuất những biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ tại doanh nghiệp. 6. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu chủ yếu là phân tích tổng hợp, so sánh, kết hợp phân tích lý luận với thực tiễn để lám sáng tỏ vấn đề nghiên cứu. Xuất phát từ yêu cầu thực tế hoạt động cũng như nhận thức được phần quan trọng của TSCĐ trong công ty, đó là lý do em chọn đề tài: “Kế toán TSCĐ tại Công ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam” cho khóa luận tốt nghiệp của mình. 7. Kết cấu của đề tài: Chuyên đề tốt nghiệp ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các tài liệu tham khảo, phụ lục, chuyên đề gồm 3 chương: . Chương 1: Cơ sở lý luận về tài sản cố định và kế toán tài sản cố định. . Chương 2: Kế toán tài sản cố định tại Công ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam. . Chương 3: Nhận xét chung và một số biện pháp khắc phục những mặt hạn chế trong công tác kế toán tài sản cố định tại Công ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 2
17. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH. 1.1. Những vấn đề chung về tài sản cố định: 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định: TSCĐ là những tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Trong doanh nghiệp, TSCĐ có nhiều loại khác nhau, có những loại tài sản có hình thái vật chất như: Nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, phương tiện vận tải, và có những loại tài sản không có hình thái vật chất như: Quyền tác giả, quyền sở hữu công nghiệp, chương trình phần mềm, . Theo quy định hiện hành của chế độ kế toán Việt Nam (Thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài Chính) thì một tài sản được ghi nhận là TSCĐ nếu thỏa mãn đồng thời cả ba tiêu chuẩn sau: - Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. - Có thời gian sử dụng trên một năm trở lên. - Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000 đồng trở lên. Đặc điểm chính của TSCĐ (Một khoản mục chiếm tỉ trọng rất cao trong tổng tài sản) đó là tham gia vào nhiều chu kỳ SXKD nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất và đặc tính sử dụng ban đầu trong suốt quá trình sử dụng cho đến khi bị hư hỏng. Khi tham gia vào quá trình SXKD, TSCĐ bị hao mòn dần và được chuyển dịch từng phần vào chi phí SXKD hằng kỳ của doanh nghiệp (Tức là giá trị của tài sản đã được chuyển dần vào giá thành sản phẩm). 1.1.2. Phân loại TSCĐ: 1.1.2.1. Phân loại TSCĐ theo tính chất: Theo cách phân loại này, TSCĐ chia làm 2 loại: TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình.  TSCĐ hữu hình: là những tài sản có hình thái vật chất do DN nắm giữ để sử dụng cho hoạt động SXKD phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình (Giá trị từ 30.000.000 đồng và thời gian sử dụng trên một năm trở lên). TSCĐ hữu hình bao gồm: - Nhà cửa, vật kiến trúc. - Máy móc, thiết bị. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 3
18. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh - Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn. - Thiết bị, dụng cụ quản lý. - Vườn cây lâu năm, súc vật làm việc và/hoặc cho sản phẩm. - Các loại TSCĐ hữu hình khác (Là toàn bộ các TSCĐ khác chưa liệt kê vào 5 loại trên như tranh ảnh, tác phẩm nghệ thuật, ).  TSCĐ vô hình: là những tài sản không có hình thái vật chất nhưng xác định được giá trị và do DN nắm giữ để sử dụng cho hoạt động SXKD, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình. TSCĐ vô hình bao gồm: - Quyền sử dụng đất. - Nhãn hiệu hàng hóa. - Quyền phát hành. - Bản quyền, bằng sáng chế phát minh. - Phầm mềm máy vi tính. - Giấy phép và giấy phép nhượng quyền. - Công thức và cách pha chế, kiểu mẫu, thiết kế và vật mẫu. - TSCĐ vô hình đang triển khai. 1.1.2.2. Phân loại TSCĐ theo công dụng và tình hình sử dụng: Theo cách phân loại này, TSCĐ trong doanh nghiệp được chia thành các loại sau đây:  TSCĐ đang dùng cho mục đích kinh doanh, bao gồm: - TSCĐ đang dùng trong sản xuất: là những TSCĐ đang dùng cho các hoạt động sản xuất chính, phụ. - TSCĐ đang dùng ngoài sản xuất: là những TSCĐ đang dùng trong hoạt động bán hàng, quản lý DN hoặc đang sử dụng trong hoạt động kinh doanh khác như đầu tư, cho thuê,  TSCĐ đang dùng cho mục đích phúc lợi, sự nghiệp, an ninh quốc phòng.  TSCĐ bảo quản hộ, giữ hộ, cất giữ hộ cho nhà nước.  TSCĐ chưa dùng: là những TSCĐ được phép dự trữ để sử dụng trong tương lai.  TSCĐ chờ xử lý: là những TSCĐ hư hỏng chờ thanh lý, TSCĐ không cần dùng chờ nhượng bán, di chuyển đi; TSCĐ chờ giải quyết. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 4
19. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh 1.1.2.3. Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu: Theo cách phân loại này, TSCĐ được chia thành các loại sau đây:  TSCĐ thuộc quyền sở hữu của chủ sở hữu DN: là những TSCĐ được xây dựng, mua sắm hoặc chế tạo bằng nguồn vốn chủ sở hữu hoặc bằng nguồn vốn vay dài hạn.  TSCĐ đi thuê bao gồm TSCĐ thuê tài chính và TSCĐ thuê hoạt động. - TSCĐ thuê tài chính: là những TSCĐ mà doanh nghiệp thuê của công ty cho thuê tài chính. Khi kết thúc thời hạn thuê, bên thuê được quyền lựa chọn mua lại tài sản thuê hoặc tiếp tục thuê theo các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng thuê tài chính. Tổng số tiền thuê một loại tài sản quy định tại hợp đồng thuê tài chính ít nhất phải tương đương với giá trị của tài sản đó trên thị trường tại thời điểm ký hợp đồng. - TSCĐ thuê hoạt động: là những TSCĐ đi thuê không thỏa mãn các quy định của TSCĐ thuê tài chính. 1.1.2.4. Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành: Theo nguồn hình thành, TSCĐ bao gồm các loại sau đây:  TSCĐ hình thành bằng nguồn vốn chủ sở hữu đầu tư (Ngân sách cấp; liên doanh, liên kết, tư nhân góp).  TSCĐ hình thành bằng nguồn vốn khấu hao, quỹ xí nghiệp, được biếu tặng.  TSCĐ hình thành bằng nguồn vốn vay, nợ dài hạn. 1.1.3. Đánh giá giá trị của TSCĐ: Đánh giá giá trị TSCĐ là việc tính toán giá trị ghi sổ của TSCĐ theo những nguyên tắc nhất định. Giá trị ghi sổ của TSCĐ được thể hiện qua 3 chỉ tiêu sau: 1.1.3.1. Giá trị ban đầu của TSCĐ: TSCĐ phải được xác định giá trị ban đầu theo nguyên giá. Nguyên giá là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được TSCĐ tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. 1.1.3.1.1. Nguyên giá TSCĐ hữu hình: a/ Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua sắm: SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 5
20. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh * Trường hợp TSCĐ hữu hình mua sắm (Kể cả mua mới và cũ): Các chi phí Nguyên giá Giá mua thực Các khoản liên quan = + TSCĐ tế thuế trực tiếp khác Trong đó: - Giá mua thực tế là giá mua trừ các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá. - Các khoản thuế: Không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại (Thuế nhập khẩu, ). - Các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ hữu hình vào sử dụng là các khoản chi phí phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ; chi phí nâng cấp; chi phi lắp đặt, chạy thử (Trừ các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử); lệ phí trước bạ *Trường hợp TSCĐ hữu hình mua trả chậm, trả góp: Các chi phí Nguyên giá Giá mua trả Các khoản = + + liên quan TSCĐ tiền ngay thuế trực tiếp Các khoản thuế và các chi phí liên quan trực tiếp giống với TSCĐ hữu hình mua sắm. * Trường hợp mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất thì giá trị quyền sử dụng đất phải xác định riêng và ghi nhận là TSCĐ vô hình nếu đáp ứng đủ tiêu chuẩn theo quy định. Còn TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc thì nguyên giá là giá mua thực tế phải trả cộng các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ hữu hình vào sử dụng. b/ Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua dưới hình thức trao đổi: Nếu là trao đổi không tương tự hoặc tài sản khác là giá trị hợp lý của TSCĐ hữu hình nhận về hoặc giá trị hợp lý của TSCĐ đem trao đổi (Sau khi cộng thêm các khoản phải trả thêm hoặc trừ đi các khoản phải thu về) cộng các khoản thuế (Không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại), các chi phí liên quan trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Nếu là trao đổi tương tự, hoặc có thể hình thành do được bán để đổi lấy quyền sở hữu một tài sản tương tự là giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình đem trao đổi. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 6
21. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh c/ Nguyên giá TSCĐ hữu hình tự xây dựng hoặc tự sản xuất: là giá thành thực tế của TSCĐ hữu hình cộng các chi phí lắp đặt chạy thử, các chi phí khác trực tiếp liên quan tính đến thời điểm đưa TSCĐ hữu hình vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Trường hợp DN dùng sản phẩm do mình sản xuất ra để chuyển thành TSCĐ thì nguyên giá là chi phí sản xuất sản phẩm đó cộng các chi phí trực tiếp liên quan. Trong các trường hợp trên, các khoản lãi nội bộ và giá trị sản phẩm thu hồi được trong quá trình chạy thử, sản xuất thử, các chi phí không hợp lý như vật liệu lãng phí, lao động hoặc các khoản chi phí khác vượt quá định mức quy định trong xây dựng hoặc sản xuất không được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình. d/ Nguyên giá TSCĐ hữu hình do đầu tư xây dựng cơ bản hình thành theo phương thức giao thầu: Giá quyết Các chi phí Nguyên giá toán công Lệ phí trước = + + liên quan TSCĐ trình xây bạ trực tiếp dựng theo khác quy định Trường hợp TSCĐ do đầu tư xây dựng đã đưa vào sử dụng nhưng chưa thực hiện quyết toán thì doanh nghiệp hạch toán nguyên giá theo giá tạm tính và điều chỉnh sau khi quyết toán công trình hoàn thành. e/ Nguyên giá TSCĐ hữu hình được cấp, được điều chuyển đến, : là giá trị còn lại của TSCĐ trên sổ kế toán ở các đơn vị cấp, đơn vị điều chuyển, hoặc là giá trị theo đánh giá thực tế của tổ chức định giá chuyên nghiệp theo quy định của pháp luật, cộng các chi phí liên quan trực tiếp mà bên nhận tài sản phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như chi phí thuê tổ chức định giá, chi phí nâng cấp, lắp đặt, . Riêng nguyên giá TSCĐ hữu hình điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong DN là nguyên giá phản ánh ở đơn vị bị điều chuyển phù hợp với bộ hồ sơ của TSCĐ đó. Đơn vị nhận TSCĐ căn cứ vào nguyên giá, số khấu hao lũy kế, GTCL trên sổ kế toán và bộ hồ sơ của TSCĐ đó để phản ánh vào sổ kế toán. Các chi phí liên quan đến việc điều chuyển TSCĐ giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc không ghi tăng nguyên giá mà tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 7
22. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh f/ Nguyên giá TSCĐ hữu hình được cho, được biếu, được tặng, nhận vốn góp liên doanh, nhận lại vốn góp, do phát hiện thừa, là giá trị theo đánh giá thực tế của Hội đồng giao nhận cộng các chi phí mà bên nhận phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. 1.1.3.1.2. Nguyên giá TSCĐ vô hình: a/ TSCĐ vô hình loại mua sắm: Tương tự với TSCĐ hữu hình. b/ TSCĐ vô hình mua dưới hình thức trao đổi: Tương tự với TSCĐ hữu hình. c/ TSCĐ vô hình được cấp, được biếu, được tặng: Tương tự với TSCĐ hữu hình. d/ Nguyên giá TSCĐ vô hình được tạo ra từ nội bộ doanh nghiệp: là các chi phí liên quan trực tiếp đến khâu thiết kế, xây dựng, sản xuất thử nghiệm phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ đó vào sử dụng theo dự tính. Riêng các chi phí phát sinh trong nội bộ để DN có nhãn hiệu hàng hóa, quyền phát hành, danh sách khách hàng, chi phí phát sinh trong giai đoạn nghiên cứu và các khoản mục tương tự không được xác định là TSCĐ vô hình mà tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ. e/ Nguyên giá TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất (Bao gồm quyền sử dụng đất có thời hạn và quyền sử dụng dất lâu dài) là toàn bộ khoản tiền chi ra để có quyền sử dụng đất hợp pháp cộng các chi phí cho đền bù giải phóng mặt bằng, san lấp mặt bằng, lệ phí trước bạ (Không bao gồm các chi phí chi ra để xây dựng các công trình trên đất); hoặc là giá trị quyền sử dụng đất nhận góp vốn. f/Nguyên giá TSCĐ vô hình là quyền tác giả, quyền sở hữu công nghiệp, quyền đối với giống cây trồng theo quy định của Luật sở hữu trí tuệ: là toàn bộ các chi phí thực tế doanh nghiệp chi ra để có được các quyền trên. g/ Nguyên giá TSCĐ vô hình là các chương trình phần mềm: là toàn bộ các chi phí thực tế mà doanh nghiệp chi ra để có các chương trình phần mềm. 1.1.3.1.3. Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính: Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính phản ánh ở đơn vị thuê là giá trị của tài sản thuê tại thời điểm khởi đầu thuê tài sản cộng với các chi phí trực tiếp phát sinh ban đầu liên quan đến hoạt động thuê tài chính. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 8
23. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh 1.1.3.2. Giá trị hao mòn (GTHM) của TSCĐ: Hao mòn TSCĐ là sự giảm dần giá trị sử dụng và giá trị của TSCĐ do tham gia vào hoạt động SXKD, do bào mòn của tự nhiên, do tiến bộ kỹ thuật, trong quá trình hoạt động của TSCĐ. Để thu hồi lại GTHM của TSCĐ, người ta tiến hành trích khấu hao bằng cách chuyển phần GTHM của TS đó vào chi phí SXKD trong kỳ hoặc vào giá trị sản phẩm tạo ra. 1.1.3.3. Giá trị còn lại (GTCL) của TSCĐ: Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ - Số khấu hao lũy kế của tài sản Số khấu hao lũy kế là tổng cộng giá trị hao mòn của TSCĐ tính đến thời điểm xác định. Chỉ tiêu này phản ánh giá trị TSCĐ chưa được chuyển dịch vào giá trị sản phẩm sáng tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Việc ghi nhận TSCĐ theo nguyên giá là cơ sở quan trọng cho việc ghi sổ kế toán, tính toán khấu hao, xác định giá trị còn lại, theo dõi tình hình thu hồi vốn đầu tư cũng như hiệu quả sử dụng TSCĐ. Trong thực tế, hầu như các TSCĐ đều không thay đổi nguyên giá TSCĐ đã được ghi nhận ban đầu trong suốt thời gian sử dụng TSCĐ đó và nguyên giá TSCĐ chỉ có thể thay đổi khi:  Nếu là TSCĐ hữu hình trong trường hợp: Đánh giá lại TSCĐ; Xây lắp, trang bị thêm vào TSCĐ; Nâng cấp, sửa chữa giúp kéo dài thời gian hữu ích của TSCĐ; Tháo dỡ một hoặc một số bộ phận của TSCĐ.  Nếu TSCĐ vô hình thì các chi phí được tính vào nguyên giá sau ghi nhận ban đầu, khi thỏa mãn đồng thời 2 điều kiện sau: Chi phí này có khả năng làm cho TSCĐ vô hình tạo ra lợi ích kinh tế trong tương lai nhiều hơn mức hoạt động được đánh giá ban đầu. Chi phí được đánh giá một cách chắc chắn và gắn liền với một TSCĐ vô hình cụ thể. 1.2. Kế toán tài sản cố định: 1.2.1. Nhiệm vụ của Kế toán tài sản cố định: Để thuận lợi cho công tác quản lý TSCĐ, kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn đơn vị, cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 9
24. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh việc bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong từng đơn vị. - Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí SXKD theo mức độ hao mòn của tài sản và theo quy định hiện hành về chế độ kế toán doanh nghiệp. Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, giám sát chi phí và kết quả của công việc sửa chữa TSCĐ. - Tính toán phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng, trang bị thêm, đổi mới, nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng giảm nguyên giá TSCĐ cũng như tình hình quản lý, nhượng bán TSCĐ. - Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, các bộ phận trực thuộc trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các sổ, thẻ kế toán cần thiết và hạch toán TSCĐ theo quy định hiện hành về chế độ kế toán doanh nghiệp. 1.2.2. Chứng từ, tài khoản sử dụng trong kế toán tài sản cố định: 1.2.2.1. Chứng từ sử dụng trong kế toán tài sản cố định: Chứng từ tăng, giảm TSCĐ là các quyết định tăng, giảm TSCĐ của chủ sở hữu. Các chứng từ thường được các doanh nghiệp sử dụng liên quan đến các nghiệp vụ TSCĐ như: - Đơn đặt hàng. - Hóa đơn giá trị gia tăng. - Hợp đồng kinh tế. - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành. - Thẻ TSCĐ. - Bảng tính và phân bổ TSCĐ. - Biên bản kiểm kê TSCĐ. - Biên bản thanh lý TSCĐ. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. Trên đây chỉ là các chứng từ thường được DN sử dụng. Tùy vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của mỗi DN sẽ có các chứng từ khác liên quan đến các nghiệp vụ TSCĐ. 1.2.2.2. Tài khoản sử dụng trong kế toán tài sản cố định: Trong kế toán TSCĐ, tài khoản sử dụng thuộc Bảng hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính quy định gồm tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2 như sau: SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 10
25. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh Bảng 1.1. Bảng hệ thống tài khoản liên quan đến TSCĐ. Nghiệp vụ Tài khoản cấp 1 Tài khoản cấp 2 TK211: TSCĐ hữu hình TK2111: Nhà cửa, vật kiến trúc. TK2112: Máy móc, thiết bị. TK2113: Phương tiện vận tải, truyền dẫn. TK2114: Thiết bị, dụng cụ quản lý. TK2115: Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm. TK2118: TSCĐ hữu hình khác. Tăng, giảm TK212: TSCĐ thuê tài chính TSCĐ TK213: TSCĐ vô hình TK2131:Quyền sử dụng đất. TK2132: Quyền phát hành. TK2133: Bản quyền, bằng sáng chế. TK2134: Nhãn hiệu hàng hóa. TK2135: Phần mềm máy vi tính. TK2136: Giấy phép và giấy phép nhượng quyền. TK2138: TSCĐ vô hình khác. TK214: Hao mòn TSCĐ TK2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình. Khấu hao TK2142: Hao mòn TSCĐ thuê tài chính. TSCĐ TK2143: Hao mòn TSCĐ vô hình. Sửa chữa TK2413: Sửa chữa lớn TSCĐ. TSCĐ Mỗi tài khoản trên đây dùng để theo dõi một số đối tượng kế toán cụ thể, tùy theo yêu cầu quản lý mà mỗi doanh nghiệp có thể chủ động mở thêm các tài khoản cấp 3, cấp 4, , để chi tiết hơn đối tượng kế toán đó. Ngoài ra, còn có một số các tài khoản khác phục vụ cho việc hạch toán TSCĐ như TK2411, TK2412, TK111, TK112, TK331, TK411, TK441, . 1.2.3. Kế toán chi tiết tài sản cố định: 1.2.3.1. Nguyên tắc quản lý và sử dụng TSCĐ: Theo thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài Chính về nguyên tắc quản lý TSCĐ như sau: - Mọi TSCĐ trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (Gồm biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ, giấy tờ khác có liên quan). Mỗi TSCĐ phải được phân loại, đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 11
26. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ. - Mỗi TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số hao mòn lũy kế và giá trị còn lại trên sổ sách kế toán. - Đối với những TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, DN phải thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản và trích khấu theo quy định hiện hành. - Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý đối với những TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ thông thường. 1.2.3.2. Kế toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán và các đơn vị, bộ phận sử dụng: 1.2.3.2.1. Kế toán chi tiết TSCĐ tại các nơi sử dụng, bảo quản TSCĐ: Việc theo dõi TSCĐ theo nơi sử dụng nhằm gắn trách nhiệm bảo quản, sử dụng tài sản với từng bộ phận, từ đó nâng trách nhiệm và hiệu quả trong bảo quản sử dụng TSCĐ của doanh nghiệp. Tại các nơi sử dụng TSCĐ (Phòng ban, phân xưởng sản xuất, ) sử dụng “Sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng” để theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ do từng đơn vị quản lý, sử dụng. Mỗi đơn vị sử dụng phải mở một sổ riêng, trong đó ghi TSCĐ tăng, giảm của đơn vị mình theo từng chứng từ tăng, giảm TSCĐ, theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ. 1.2.3.2.2. Kế toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán doanh nghiệp: Tại bộ phận kế toán DN, Kế toán chi tiết TSCĐ sử dụng Thẻ TSCĐ, sổ đăng ký thẻ TSCĐ, Sổ TSCĐ toàn DN để theo dõi tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ. Thẻ TSCĐ doKế toán TSCĐ lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ của doanh nghiệp. Khi có nghiệp vụ tăng TSCĐ, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để lập thẻ TSCĐ theo từng đối tượng ghi TSCĐ, sau đó ghi vào sổ đăng ký thẻ TSCĐ rồi bảo quản thẻ vào hòm thẻ. Đồng thời, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan đến tăng TSCĐ để ghi vào sổ TSCĐ (Phần ghi tăng TSCĐ). Khi phát sinh nghiệp vụ giảm TSCĐ, kế toán căn cứ vào chứng từ giảm TSCĐ để ghi vào phần giảm TSCĐ trên thẻ tài TSCĐ liên quan. Đồng thời, ghi giảm ở sổ đăng ký thẻ TSCĐ và lưu thẻ TSCĐ giảm vào ngăn riêng trong hòm thẻ. Mặt khác, căn cứ vào chứng từ liên quan để ghi vào phần giảm TSCĐ và xác định số khấu hao lũy kế của TSCĐ giảm để ghi vào các cột liên quan trên sổ TSCĐ. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 12
27. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh Căn cứ vào số liệu trên các bảng tính và phân bổ khấu hao, Kế toán tổng hợp số khấu hao hàng năm của từng đối tượng ghi TSCĐ và xác định giá trị hao mòn cộng dồn để ghi vào phần liên quan trong thẻ TSCĐ và sổ TSCĐ toàn doanh nghiệp. 1.2.4. Kế toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ: 1.2.4.1. Tài khoản sử dụng: Theo chế độ kế toán hiện hành, tài khoản dùng để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng giảm của TSCĐ của DN theo nguyên giá là TK211: TSCĐ hữu hình, TK213: TSCĐ vô hình và TK 212: TSCĐ thuê tài chính tại doanh nghiệp. Kết cấu của 3 TK này giống nhau: Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ tăng lên. Bên Có: Nguyên giá TSCĐ giảm xuống. Số dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ hiện có. Ngoài ra, còn có các TK liên quan: TK111, TK112, TK331, TK 411, TK 811, TK 711, 1.2.4.2. Phương pháp hạch toán tăng TSCĐ: Áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 1.2.4.2.1. Kế toán TSCĐ mua sắm: a/ Trường hợp mua sắm trong nước: Xem Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ trong trường hợp mua sắm TSCĐ trong nước ở phụ lục 1. b/ Nhập khẩu: Xem Sơ đồ 1.2. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ trong trường hợp nhập khẩu TSCĐ ở phụ lục 1. c/ Trường hợp mua trả chậm, trả góp: Xem Sơ đồ 1.3. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ trong trường hợp mua chậm, trả góp ở phụ lục 1. 1.2.4.2.2. Kế toán TSCĐ đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng: Xem Sơ đồ 1.4. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng ở phụ lục 1. 1.2.4.2.3. Kế toán TSCĐ nhận vốn góp liên doanh, liên kết, nhận ngân sách cấp: Xem Sơ đồ 1.5. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do nhận vốn góp liên doanh, liên kết, nhận ngân sách cấp ở phụ lục 1. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 13
28. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh 1.2.4.2.4. Kế toán TSCĐ được tài trợ, biếu tặng: Xem Sơ đồ 1.6. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do được tài trợ, biếu tặng ở phụ lục 1. 1.2.4.2.5. Kế toán chuyển sản phẩm do doanh nghiệp tự xây dựng hoặc tự chế thành TSCĐ: Tăng TSCĐ trong trường hợp này là hoạt động tiêu thụ nội bộ và hoạt động tiêu thụ không có kết quả lãi hoặc lỗ (Nghĩa là doanh thu và giá vốn được ghi nhận theo cùng một giá là giá gốc sản phẩm tự xây, tự chế). Xem Sơ đồ 1.7. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do chuyển sản phẩm do doanh nghiệp tự xây dựng hoặc tự chế thành TSCĐ ở phụ lục 1. 1.2.4.2.6. Kế toán khi mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, đưa vào sử dụng ngay cho SXKD: Xem Sơ đồ 1.8. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ khi mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, đưa vào sử dụng ngay cho SXKD ở phụ lục 1. 1.2.4.2.7. Kế toán TSCĐ thuê tài chính và thuê hoạt động (Áp dụng cho doanh nghiệp đi thuê): a/ TSCĐ thuê tài chính: Xem Sơ đồ 1.9. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do thuê tài chính ở phụ lục 1. b/ TSCĐ thuê hoạt động: Thuê tài sản là thuê hoạt động thì doanh nghiệp thuê không phản ánh giá trị tài sản đi thuê trên Bảng cân đối kế toán mà chỉ phản ánh chi phí tiền thuê hoạt động vào chi phí SXKD theo phương pháp đường thẳng cho suốt thời hạn thuê tài sản, không phụ thuộc vào phương thức thanh toán tiền thuê. Xem sơ đồ 1.10. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do thuê hoạt động ở phụ lục 1. 1.2.4.3. Phương pháp hạch toán giảm TSCĐ: 1.2.4.3.1. Kế toán nhượng bán, thanh lý TSCĐ phục vụ SXKD: Xem Sơ đồ 1.11. Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐ do nhượng bán, thanh lý TSCĐ phục vụ SXKD ở phụ lục B. 1.2.4.3.2. Kế toán giảm TSCĐ hữu hình do góp vốn, đầu tư dài hạn: Xem Sơ đồ 1.12. Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐ do góp vốn, đầu tư dài hạn ở phụ lục 1. 1.2.4.3.3. Kế toán giảm TSCĐ hữu hình do trả lại vốn góp: Xem Sơ đồ 1.13. Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐ do trả lại vốn góp phụ lục 1. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 14
29. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh 1.2.5. Kế toán khấu hao TSCĐ: 1.2.5.1. Khái niệm về khấu hao TSCĐ: Trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn. Phần giá trị hao mòn này được tính vào chi phí dưới hình thức trích khấu hao. Hao mòn TSCĐ gồm: - Hao mòn TSCĐ hữu hình: là sự hao mòn về mặt vật chất do TSCĐ phục vụ cho sản xuất kinh doanh và do tự nhiên làm giảm giá trị sử dụng. - Hao mòn TSCĐ vô hình: là sự hao mòn về mặt giá trị do sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật làm TSCĐ của doanh nghiệp trở nên lạc hậu. Khấu hao TSCĐ là việc tính toán và phân bổ một cách có hệ thống nguyên giá của TSCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong thời gian trích khấu hao của TSCĐ. 1.2.5.2. Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm khấu hao, Kế toán sử dụng TK 214: “Hao mòn TSCĐ”. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ giảm trong kỳ. Bên Có: Phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ tăng trong kỳ. Số dư bên Có: Phản ánh giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ hiện có. TK 214 được theo dõi chi tiết thành các TK cấp 2 như TK 2141, TK 2142, TK 2143. Ngoài ra còn có các TK liên quan như TK 627, TK 641, TK 642, TK 3533, TK 3562 1.2.5.3. Nguyên tắc trích khấu hao TSCĐ: Theo thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài Chính, tất cả TSCĐ hiện có của doanh nghiệp đều phải trích khấu hao, trừ những TSCĐ sau đây: - TSCĐ đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn đang sử dụng vào hoạt động SXKD. - TSCĐ khấu hao chưa hết bị mất. - TSCĐ khác do doanh nghiệp quản lý mà không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (Trừ TSCĐ thuê tài chính). - TSCĐ không được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của DN. - TSCĐ sử dụng trong các hoạt động phúc lợi phục vụ người lao động của DN (Trừ các TSCĐ phục vụ cho người lao động làm việc tại DN như: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, bể chứa nước sạch, nhà để xe, phòng hoặc trạm y tế để khám chữa bệnh, xe đưa đón người lao động, cơ sở đào tạo, dạy nghề, nhà ở cho người lao động do DN đầu tư xây dựng). SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 15
30. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh - TSCĐ từ nguồn viện trợ không hoàn lại sau khi được cơ quan có thẩm quyền bàn giao cho doanh nghiệp để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học. - TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất lâu dài có thu tiền sử dụng đất hoặc nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất lâu dài hợp pháp. - TSCĐ chưa khấu hao hết bị mất, bị hư hỏng mà không thể sửa chữa, khắc phục được, DN xác định nguyên nhân, trách nhiệm bồi thường của tập thể, cá nhân gây ra. Chênh lệch giữa GTCL của tài sản với tiền bồi thường của tổ chức, cá nhân gây ra, tiền bồi thường của cơ quan bảo hiểm và giá trị thu hồi được (Nếu có), DN dùng Quỹ dự phòng tài chính để bù đắp. Trường hợp Quỹ dự phòng tài chính không đủ bù đắp, thì phần chênh lệch thiếu DN được tính vào chi phí hợp lý của DN khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ được thực hiện bắt đầu từ ngày (Theo số ngày của tháng) mà TSCĐ tăng hoặc giảm. Doanh nghiệp thực hiện hạch toán tăng, giảm TSCĐ theo quy định hiện hành về chế độ kế toán doanh nghiệp. 1.2.5.4. Xác định thời gian trích khấu hao TSCĐ: 1.2.5.4.1. Đối với TSCĐ hữu hình: Đối với TSCĐ còn mới (Chưa qua sử dụng), DN phải căn cứ vào khung thời gian trích khấu hao TSCĐ quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC để xác định thời gian trích khấu hao của TSCĐ. Đối với TSCĐ đã qua sử dụng, thời gian trích khấu hao của TSCĐ được xác định: Giá trị hợp lý của TSCĐ Thời gian trích khấu Thời gian trích hao của TSCĐ mới khấu hao của = x cùng loại theo quy định TSCĐ Giá bán của TSCĐ cùng loại tại Thông tư mới 100% (hoặc của TSCĐ 45/2013/TT-BTC tương đương trên thị trường) Trong đó: Giá trị hợp lý của TSCĐ là giá mua hoặc trao đổi thực tế (Trong trường hợp mua bán, trao đổi), GTCL của TSCĐ hoặc giá trị theo đánh giá của tổ chức có chức năng thẩm định giá (Trong trường hợp được cho, được biếu, được tặng, được cấp, được điều chuyển đến) và các trường hợp khác. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 16
31. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh 1.2.5.4.2. Đối với TSCĐ vô hình: DN tự xác định thời gian trích khấu hao của TSCĐ vô hình nhưng tối đa không quá 20 năm. Đối với TSCĐ vô hình là giá trị quyền sử dụng đất có thời hạn, quyền sử dụng đất thuê, thời gian trích khấu hao là thời gian được phép sử dụng đất của doanh nghiệp. Đối với TSCĐ vô hình là quyền tác giả, quyền sở hữu trí tuệ, quyền đối với giống cây trồng, thì thời gian trích khấu hao là thời hạn bảo hộ được ghi trên văn bằng bảo hộ theo quy định (Không được tính thời hạn bảo hộ được gia hạn thêm). 1.2.5.5. Phương pháp tính khấu hao: Việc tính khấu hao có thể tiến hành theo nhiều phương pháp khác nhau. Căn cứ các điều kiện áp dụng quy định cho từng phương pháp trích khấu hao TSCĐ, doanh nghiệp được lựa chọn phương pháp trích khấu hao TSCĐ phù hợp với từng loại TSCĐ của doanh nghiệp. Điểm khác biệt trong năm 2013, các TSCĐ doanh nghiệp đang theo dõi, quản lý và trích khấu hao theo thông tư số 203/2009/TT-BTC nếu không đủ tiêu chuẩn về nguyên giá TSCĐ theo quy định tại Điều 2 của thông tư 45/2013/TT-BTC thì GTCL của các TSCĐ đó được phân bổ vào chi phí SXKD của DN, thời gian phân bổ không quá 3 năm kể từ ngày có hiệu lực thi hành của thông tư 45/2013/TT-BTC. 1.2.5.5.1. Phương pháp khấu hao đường thẳng: a/ Điều kiện áp dụng: Các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả kinh tế cao được khấu hao nhanh nhưng tối đa không quá 2 lần mức khấu hao xác định theo phương pháp đường thẳng để nhanh chóng đổi mới công nghệ. TSCĐ tham gia vào hoạt động kinh doanh được trích khấu hao nhanh là máy móc, thiết bị; dụng cụ làm việc đo lường, thí nghiệm; thiết bị và phương tiện vận tải; dụng cụ quản lý; súc vật, vườn cây lâu năm. Khi thực hiện trích khấu hao nhanh, doanh nghiệp phải đảm bảo kinh doanh có lãi. b/ Nội dung của phương pháp: Là phương pháp trích khấu hao theo mức ổn định từng năm vào chi phí SXKD của DN của TSCĐ tham gia vào hoạt động kinh doanh. Nguyên giá của TSCĐ Mức khấu hao trung bình hằng năm = Thời gian trích khấu hao SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 17
32. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh Mức khấu hao trung bình hằng năm Mức khấu hao trung bình hằng tháng = 12 Trong đó: Thời gian trích khấu hao TSCĐ là thời gian cần thiết mà doanh nghiệp thực hiện việc trích khấu hao TSCĐ để thu hồi vốn đầu tư TSCĐ. Trường hợp thời gian trích khấu hao hay nguyên giá của TSCĐ thay đổi, DN phải xác định lại mức trích khấu hao trung bình của TSCĐ bằng cách lấy GTCL chia cho thời gian trích khấu hao xác định lại hoặc thời gian trích khấu hao còn lại (Được xác định là chênh lệch giữa thời gian trích khấu hao đã đăng ký trừ thời gian đã trích khấu hao) của TSCĐ. 1.2.5.5.2. Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh: a/ Điều kiện áp dụng: Áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực có công nghệ đòi hỏi phải thay đổi, phát triển nhanh. Và TSCĐ tham gia vào hoạt động kinh doanh được trích khấu hao theo phương pháp này phải là TSCĐ đầu tư mới (Chưa qua sử dụng); là các loại máy móc, thiết bị; dụng cụ làm việc đo lường, thí nghiệm. b/ Nội dung của phương pháp: Mức trích khấu hao hàng Giá trị còn lại của Tỷ lệ khấu hao = X năm của tài sản cố định tài sản cố định nhanh Trong đó: Tỷ lệ khấu khao Tỷ lệ khấu hao tài sản cố Hệ số điều nhanh = định theo phương pháp X chỉnh (%) đường thẳng Tỷ lệ khấu hao tài sản cố 1 định theo phương pháp = Thời gian trích khấu hao X 100 đường thẳng (%) của tài sản cố định SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 18
33. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh Bảng 1.2. Hệ số điều chỉnh xác định theo thời gian trích khấu hao của TSCĐ. Hệ số điều chỉnh Thời gian trích khấu hao của TSCĐ (lần) Đến 4 năm ( t 4 năm) 1,5 Trên 4 đến 6 năm (4 năm 6 năm) 2,5 Những năm cuối, khi mức khấu hao năm xác định theo phương pháp số dư giảm dần nói trên bằng (Hoặc thấp hơn) mức khấu hao tính bình quân giữa GTCL và số năm sử dụng còn lại của TSCĐ, thì kể từ năm đó mức khấu hao được tính bằng GTCL của TSCĐ chia cho số năm sử dụng còn lại của TSCĐ. 1.2.5.5.3. Phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm: a/ Điều kiện áp dụng: TSCĐ tham gia vào hoạt động kinh doanh được trích khấu hao theo phương pháp này là các loại máy móc, thiết bị thỏa mãn các điều kiện sau: - Trực tiếp liên quan đến việc sản xuất sản phẩm. - Xác định được tổng số lượng, khối lượng sản phẩm sản xuất theo công suất thiết kế của TSCĐ. - Công suất sử dụng thực tế bình quân tháng trong năm tài chính không thấp hơn 100% công suất thiết kế. b/ Nội dung của phương pháp: Số lượng sản Mức trích khấu hao Mức trích khấu hao = phẩm sản xuất X bình quân tính cho trong tháng của TSCĐ trong tháng một đơn vị sản phẩm Trong đó: Mức trích khấu hao bình quân tính cho Nguyên giá của TSCĐ = một đơn vị sản phẩm Sản lượng theo công suất thiết kế - Mức trích khấu hao năm của TSCĐ bằng tổng mức trích khấu hao của 12 tháng trong năm, hoặc tính theo công thức sau: Mức trích khấu Số lượng sản Mức trích khấu hao hao năm của = phẩm sản xuất X bình quân tính cho TSCĐ trong năm một đơn vị sản phẩm SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 19
34. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh Trường hợp công suất thiết kế hoặc nguyên giá của TSCĐ thay đổi, doanh nghiệp phải xác định lại mức trích khấu hao của TSCĐ. 1.2.5.6. Phương pháp hạch toán khấu hao TSCĐ: Nợ TK 6274: Trích khấu hao TSCĐ phục vụ sản xuất. Nợ TK 6414: Trích khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng. Nợ TK 6424: Trích khấu hao TSCĐ phục vụ quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 3533: Tính hao mòn TSCĐ phục vụ hoạt động phúc lợi. Nợ TK 3562: Tính hao mòn TSCĐ phục vụ phát triển khoa học và công nghệ. Có TK 214: Hao mòn TSCĐ. 1.2.6. Kế toán sửa chữa TSCĐ: Trong quá trình sử dụng TSCĐ hao mòn dần và hư hỏng bộ phận. Để đảm bảo TSCĐ hoạt động được bình thường trong suốt thời gian sử dụng, doanh nghiệp phải tiến hành sửa chữa phục hồi thay thế những bộ phận bị hao mòn, hư hỏng đó. 1.2.6.1. Đối với sửa chữa thường xuyên TSCĐ (Sửa chữa nhỏ TSCĐ): Do chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ thường không lớn nên chi phí sửa chữa này được tính hết vào kỳ sửa chữa mà không phân bổ cho nhiều kỳ. Xem Sơ đồ 1.14. Sơ đồ hạch toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ ở phụ lục 1. 1.2.6.2. Đối với sửa chữa lớn TSCĐ: Các chi phí sửa chữa lớn TSCĐ không được tính tăng nguyên giá TSCĐ mà được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nhưng tối đa không quá 3 năm. Đối với những TSCĐ mà việc sửa chữa có tính chu kỳ thì DN được trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hàng năm. Nếu số thực chi sửa chữa TSCĐ lớn hơn số trích theo dự toán thì DN được tính thêm vào chi phí hợp lý số chênh lệch này. Nếu số thực chi sửa chữa TSCĐ nhỏ hơn số đã trích thì phần chênh lệch được hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ. Kế toán sử dụng TK 2413: “Sửa chữa lớn TSCĐ” để theo dõi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Tập hợp chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh. Bên Có: Kết chuyển chi phí sửa chữa lớn hoàn thành vào các tài khoản liên quan. Số dư Nợ: Chi phí sửa chữa lớn dở dang. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 20
35. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh Xem Sơ đồ 1.15. Sơ đồ hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ ở phụ lục 1. 1.2.6.3. Đối với sửa chữa nâng cấp TSCĐ: Để nâng cao tính năng, tác dụng của TSCĐ cũng như kéo dài thời gian hữu ích của TSCĐ thì DN thực hiện việc nâng cấp TSCĐ. Các chi phí DN chi ra để đầu tư nâng cấp TSCĐ được phản ánh tăng nguyên giá của TSCĐ đó. Xem Sơ đồ 1.16. Sơ đồ hạch toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ ở phụ lục 1. 1.2.7. Kế toán theo dõi tình hình biến động khác của TSCĐ: 1.2.7.1. Kế toán kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ: Mọi trường hợp phát hiện thừa hoặc thiếu TSCĐ đều phải tìm nguyên nhân. Căn cứ vào biên bản kiểm kê TSCĐ và kết luận của Hội đồng kiểm kê để hạch toán chính xác, kịp thời theo từng nguyên nhân cụ thể. Nếu TSCĐ thừa do chưa ghi sổ kế toán phải căn cứ vào hồ sơ TSCĐ để ghi tăng TSCĐ tùy theo từng trường hợp cụ thể. Nếu TSCĐ phát hiện thừa xác định là TSCĐ của đơn vị khác thì phải báo ngay cho đơn vị chủ tài sản biết. Nếu chưa xác định được chủ tài sản trong thời gian chờ xử lý, Kế toán phải căn cứ vào tài liệu kiểm kê tạm thời phản ánh tài khoản ngoài bảng hệ thống tài khoản để theo dõi giữ hộ. TSCĐ phát hiện thiếu trong kiểm kê phải được tìm nguyên nhân xác định người chịu trách nhiệm và xử lý đúng theo quy định hiện hành của chế độ tài chính tùy theo trường hợp cụ thể. *Phát hiện thiếu TSCĐ phục vụ hoạt động SXKD chưa xác định nguyên nhân, đang chờ xử lý: Nợ TK 138 (1381) “Tài sản thiếu chờ xử lý”: Giá trị còn lại. Nợ TK 214: Giá trị hao mòn. Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ. *Quyết định xử lý TSCĐ thiếu: Nợ TK 1388: Bắt người chịu trách nhiệm bồi thường. Nợ TK 811: Tính vào chi phí khác. Có TK 1381: Giá trị còn lại. Doanh nghiệp phải đánh giá lại TSCĐ theo mặt bằng giá của thời điểm đánh giá lại theo quyết định của nhà nước. Khi đánh giá lại TSCĐ hiện có, doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng đánh giá lại TSCĐ, đồng thời phải xác định nguyên giá mới, giá trị hao mòn SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 21
36. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh phải điều chỉnh tăng (Giảm) so với sổ kế toán được làm căn cứ để ghi sổ. Chứng từ đánh giá lại TSCĐ là biên bản kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ. 1.2.7.2. Kế toán trao đổi TSCĐ: Hoạt động trao đổi TSCĐ là hoạt động đem TSCĐ doanh nghiệp không cần dùng để chuyển đổi lấy TSCĐ khác (Tương tự hoặc không tương tự) của doanh nghiệp khác. *Trường hợp trao đổi lấy TSCĐ tương tự: là hoạt động không tạo ra doanh thu, thu nhập.Kế toán phản ánh như sau: Giảm TSCĐ đem đi trao đổi nguyên giá. Đồng thời giảm hao mòn TSCĐ theo số khấu hao lũy kế của TSCĐ đem đi trao đổi và tăng TSCĐ nhận về theo giá trị còn lại của TSCĐ đem đi trao đổi. Xem Sơ đồ 1.17. Sơ đồ hạch toán trao đổi TSCĐ tương tự ở phụ lục 1. *Trường hợp trao đổi lấy TSCĐ không tương tự: thực chất là hoạt động bán TSCĐ này đồng thời mua TSCĐ khác nên tạo ra thu nhập khác. Xem Sơ đồ 1.18. Sơ đồ hạch toán trao đổi TSCĐ không tương tự ở phụ lục 1. 1.2.7.3. Kế toán chuyển TSCĐ không đủ tiêu chuẩn qui định trong chuẩn mực TSCĐ sang CCDC: Kế toán hạch toán giảm TSCĐ trong trường hợp này như sau: Giảm TSCĐ theo nguyên giá. Đồng thời giảm hao mòn TSCĐ theo số khấu hao lũy kế và tăng chi phí của đối tượng sử dụng liên quan trong kỳ theo giá trị còn lại (Nếu giá trị còn lại nhỏ) hoặc tăng chi phí trả trước (Nếu giá trị còn lại lớn).  Trường hợp TSCĐ có giá trị còn lại nhỏ: Nợ TK 627, 641, 642: Giá trị còn lại. Nợ TK 214: Giá trị hao mòn. Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ.  Trường hợp TSCĐ có giá trị còn lại lớn: Nợ TK 142, 242: Giá trị còn lại. Nợ TK 214: Giá trị hao mòn. Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ. Phân bổ dần vào chi phí của các đối tượng sử dụng: Nợ TK 627, 641, 642: Có TK 142, 242: SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 22
37. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH SANOFI-AVENTIS VIỆT NAM. 2.1. Giới thiệu khái quát về công ty: 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 2.1.1.1. Giới thiệu sơ lược: Sanofi là tập đoàn chăm sóc sức khỏe hàng đầu thế giới về nghiên cứu, phát triển và cung cấp các loại dược phẩm, vắc-xin cũng như các giải pháp điều trị đáp ứng nhu cầu của bệnh nhân. Tại Việt Nam, Sanofi hiện đang hoạt động với hai pháp nhân là Công ty CP dược phẩm Sanofi-Syntheabo Việt Nam (Gồm 30% vốn của Việt Nam và 70% vốn nước ngoài) và Công ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam (100% vốn nước ngoài). Công ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam được thành lập theo Giấy phép Đầu tư số 792/GP do Ủy ban Nhà nước về Hợp tác và Đầu tư (Nay là Bộ Kế hoạch và Đầu tư) cấp ngày 15 tháng 02 năm 1994 và theo các Giấy phép đầu tư điều chỉnh khác. *Tên công ty: - Tên công ty viết bằng tiếng việt: Công ty TNHH Sanofi - Aventis Việt Nam. - Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: SANOFI AVENTIS VIETNAM COMPANY LIMITED. - Tên giao dịch: SANOFI AVENTIS VIETNAM (Viết tắt là: SAV). *Địa chỉ trụ sở điều hành mọi hoạt động và giao dịch: - Văn phòng giao dịch: 10 Hàm Nghi, Phường Bến Nghé, TP.Hồ Chí Minh. - MST: 030078277 Website: www.sanofi.com.vn - SĐT: 08 3829 8526 Fax: 08 3914 4801 - Ngân hàng giao dịch: Ngân hàng DEUTSCHE BANK, Ngân hàng EXIMBANK. *Địa chỉ liên lạc tạm thời (Từ tháng 9/2013 đến tháng 7/2014): Tầng 37-38 Bitexco Financial Tower số 02 Hải Triều, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh. *Thông tin về nhà máy sản xuất: Công ty có một nhà máy ở địa chỉ 123 Nguyễn Khoái, Phường 3, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh. Nhà máy đạt đuợc các tiêu chuẩn quốc tế chứng nhận về chất luợng: - GMP (Thực hành tốt sản xuất thuốc) - Theo khuyến cáo của Tổ Chức Y Tế Thế Giới. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 23
38. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh - GLP (Thực hành tốt phòng kiểm nghiệm). - GSP (Thực hành tốt bảo quản thuốc). - Chứng nhận ISO 9001:2000. 2.1.1.2. Quá trình hình thành và các giai đoạn phát triển: Công ty TNHH Sanofi Aventis Việt Nam tiền thân là Công ty Liên Doanh Vinaspecia SRL. Ngày 15/01/1994, tập đoàn Rhône Poulenc S.A (Pháp) và Công ty Yteco TP. Hồ Chí Minh được cấp giấy phép hoạt động số 792/GP của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cho phép thành lập sản xuất và kinh doanh dược phẩm với số vốn đầu tư ban đầu là 2.880.393 USD và vốn pháp định là 2.880.393 USD (Pháp chiếm 70%, Việt Nam 30%). Ngày 04/10/1995 tập đoàn Rhône Poulenc S.A (Pháp) đã chuyển giao toàn bộ quyền sở hữu và vốn đầu tư cho tập đoàn Rhône Poulenc Porer S.A (Pháp), đồng thời tăng vốn đầu tư lên thành 8.754.256 USD, vốn pháp định là 4.542.256 USD (Pháp chiếm 70%, Việt Nam 30%). Ngày 31/12/1997, công ty Liên Doanh Vinaspecia SRL chính thức đổi tên thành Công ty Liên doanh Rhône Poulenc. Ngày 26/12/2000, công ty Yteco TP. Hồ Chí Minh chuyển giao toàn bộ quyền sở hữu và vốn đầu tư cho Công ty Sapharco (Việt Nam). Ngày 16/01/2003, công ty Sapharco (Việt Nam) và tập đoàn Rhône Poulenc S.A (Pháp) chuyển giao toàn bộ quyền sở hữu và vốn đầu tư cho tập đoàn Aventis Pharme S.A. Đồng thời thay đổi loại hình kinh doanh của Công ty thành Công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài với tên giao dịch là công ty Aventis SRL. Ngày 23/08/2006 Công ty Aventis SRL đổi tên thành Công ty TNHH Sanofi Aventis Việt Nam. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ : 2.1.2.1. Chức năng: Là một trong những công ty phát minh, phát triển và cung cấp các giải pháp điều trị với danh mục các loại dược phẩm chất lượng, đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu về điều trị và chăm sóc sức khỏe trong nước và một số nước trong khu vực Châu Á thuộc các lĩnh vực khác nhau như: Tim mạch, truyền nhiễm, ung thư, hệ thần kinh trung ương, bệnh đái tháo đường, bệnh nội khoa, chứng huyết khối, . Phù hợp với bảy nền tảng phát triển của công ty Sanofi-Aventis Việt Nam: Đái tháo đường, vắc-xin dành cho người, dược phẩm SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 24
39. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh tiên tiến, sản phẩm chăm sóc cá nhân, thị trường mới nổi, thuốc thú y và Genzyme - Điều trị các bệnh hiếm gặp. 2.1.2.2. Nhiệm vụ: - Đối với các bên đối tác: Công ty có trách nhiệm tuân thủ các thoả thuận giữa các bên trong liên doanh. Ngoài ra, công ty còn chịu sự quản lý, chỉ đạo của tập đoàn đối tác Pháp về mặt chuyên môn, kỹ thuật, các thủ tục và gửi báo hợp nhất của tập đoàn. - Đối với nhà nước: Công ty có trách nhiệm tuân thủ các quy định thông qua việc thực hiện các thông tư, chỉ thị công văn hướng dẫn của các cơ quan quản lý nhà nước của Việt Nam như: Bộ Công Thương, Bộ Tài Chính, Bộ Y Tế, Bộ KH & ĐT, Ngân Hàng Nhà Nước. 2.1.3. Tổ chức hoạt động kinh doanh trong công ty: 2.1.3.1. Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất, kinh doanh và mua bán các loại sản phẩm dược và cận dược dùng cho người, theo đúng danh mục các sản phẩm đã được bộ y tế Việt Nam cho phép với một số sản phẩm thuốc thông dụng và quen thuộc trên thị trường như (Lactacyl, Acemuc, Sorbitol, Nospa, ). 2.1.3.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh: Là công ty sản xuất theo phương thức sản xuất hàng loạt lớn được quản lí theo lô sản phẩm, và kinh doanh bán ra tại thị trường Việt Nam và xuất khẩu. 2.1.3.2.1. Đặc điểm sản phẩm: Sản phẩm của công ty là dược phẩm để phòng chữa bệnh, do đó nó ảnh hưởng đến sức khỏe và sinh mạng của người tiêu dùng. Sản phẩm được sản xuất theo đúng tiêu chuẩn và có thời hạn sử dụng. Một số sản phẩm của công ty: Acemuc (Gói); Acodine (Viên): thuốc chống ho; Calcium corbiere (Ống): điều trị các trường hợp suy nhược; Sorbital Sanofi (Gói): điều trị táo bón, khó tiêu; Lactacyd Liquid (Chai): làm sạch và bảo vệ da 2.1.3.2.2. Quy trình sản xuất các mặt hàng chủ yếu: Hiện nay công ty sản xuất nhiều loại sản phẩm, mỗi sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất khác nhau. Nguyên tắc chung của quy trình sản xuất là đảm bảo an toàn về hệ thống xử lý không khí, hệ thống theo dõi nhiệt độ và ẩm độ, kiểm soát chất lượng môi trường tránh sự chênh áp. Có 3 quy trình công nghệ sản xuất chính: SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 25
40. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh - Quy trình sản xuất thuốc viên nang: Nguyên liệu sau khi kiểm tra đạt chuẩn đưa vào công đoạn rây và trộn để các nguyên liệu trộn lẫn vào nhau, sau đó vô nang (viên nhộng) rồi qua giai đoạn ép vỉ, vô hộp, đóng thùng, sau đó lưu vào kho thành phẩm chờ tiêu thụ. - Quy trình sản xuất thuốc viên nén: Nguyên liệu sau khi kiểm tra đạt chuẩn đưa vào công đoạn rây và trộn để các nguyên liệu trộn lẫn vào nhau, sau đó ép thành viên nén rồi qua giai đoạn ép vỉ, vô hộp, đóng thùng, sau đó lưu vào kho thành phẩm chờ tiêu thụ. - Quy trình sản xuất thuốc nước đóng chai: Nguyên liệu sau khi kiểm tra đạt chuẩn đưa vào công đoạn trộn thành hỗn hợp nước, sau đó vô chai, ép màng co, rồi qua giai đoạn vô thùng, sau đó lưu vào kho thành phẩm chờ tiêu thụ. 2.1.4. Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty: 2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Sanofi-Aventis Việt Nam. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 26
41. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh Ban giám đốc Giám đốc công nghệ Giám đốc tiếp thị Giám đốc hành chính Phòng hành chính Phòng quản lý Phòng nhân sự kinh doanh Phòng đảm bảo Phòng hành chính chất lượng Hệ thống cửa hàng Phòng kế toán Phòng vi tính Phòng y vụ và đăng ký Phòng vi tính Phòng kế hoạch sản xuất Phòng trình dược viên Phòng phát triển công nghệ dược liệu Phòng tiếp thị Phòng kiểm nghiệm Phòng kỹ thuật Phòng kỹ thuật Phân xưởng thuốc viên Phân xưởng thuốc nước Phân xưởng đóng gói *Nguồn lập “Phòng quản lý kinh doanh”. 2.1.4.2. Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận:  Phòng kế toán: Là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế tài chính. Ghi chép tính toán phản ánh số hiện có, tình hình lưu chuyển và sử dụng tài sản, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động SXKD của công ty. Kiểm tra phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành vi lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật Kinh tế - Tài chính của Nhà nước. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 27
42. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh  Phòng kinh doanh: Soạn thảo các hợp đồng mua bán hàng đối với đại lý, tuyến điều trị, nhà thuốc vàng. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng. Lập và gửi các bảng doanh số đại lý, nhà thuốc vàng thực hiện hàng tháng, quý cho khách hàng. Kiểm tra hóa đơn chi chiết khấu cho tuyến điều trị và khuyến thưởng cho nhà thuốc vàng mua qua đại lý theo điều kiện bán hàng của công ty.  Phòng mua hàng: Tiến hành việc mua hàng theo đúng quy trình mua hàng, báo cáo cho các cấp có thẩm quyền theo yêu cầu. Trưởng phòng mua hàng khối kênh phân phối có quyền duyệt giá trị của việc mua hàng tùy thuộc vào việc ủy quyền. Tiếp nhận và giải quyết mọi khiếu nại của khách hàng.  Phòng kế hoạch sản xuất: Đảm bảo nguyên liệu bao bì cho sản xuất theo kế hoạch cũng như các nhu cầu khác của phòng ban và phân xưởng theo kế hoạch. Chuẩn bị lệnh sản xuất, lệnh đóng gói, phiếu xuất nguyên liệu, bao bì cho các phân xưởng theo kế hoạch sản xuất của giám đốc công nghệ. Có trách nhiệm nhập, bảo quản, cấp phát tất cả các mặt hàng phục vụ trực tiếp cho sản xuất thuốc như: Các loại nguyên liệu, bao bì đóng gói theo đúng quy chế dược. Chịu trách nhiệm quản lý theo kế hoạch và chi phí hóa chất dùng cho xử lý nước, hóa chất dùng cho vệ sinh công nghiệp và các loại văn phòng phẩm.  Phòng phát triển công nghệ dược: Xây dựng công thức, phương pháp sản xuất, phương pháp phân tích, chỉ tiêu chất lượng phù hợp. Sản xuất các lô thu nghiệm, thẩm định quy trình sản xuất, phương pháp phân tích, đánh giá chất lượng và ổn định sản phẩm qua các giai đoạn nghiên cứu và chuyển giao cho đơn vị sản xuất. Lập hồ sơ về quy trình sản xuất, kiểm tra nguyên liệu bao bì, kiểm tra thành phẩm, kiểm tra độ ổn định của các mặt hàng trong và ngoài nước. Thay đổi công thức và quy trình sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu thị trường, giảm giá thành sản phẩm; Trợ lý kỹ thuật pha chế cho các phân xưởng.  Phòng đảm bảo chất lượng: Đảm bảo cho các yếu tố hệ thống chất lượng và hồ sơ phù hợp với chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của công ty. Xác định và đề nghị lên Ban Giám Đốc những kế hoạch cải tiến chất lượng. Xét duyệt và ban hành hệ thống quy định có liên quan đến hoạt động sản xuất, quản lý, kiểm tra, thử nghiệm, đánh giá chất lượng nội bộ, trên nguyên tắc thực hành tốt sản xuất thuốc và tiêu chuẩn ISO 9002. Phát hành giấy chứng nhận xuất xưởng cho từng lô sản phẩm được nhập vào kho của trung tâm phân phối. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 28
43. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh  Phòng kỹ thuật: Nghiên cứu kỹ thuật, bảo trì và lập dự án kỹ thuật. Theo dõi tình trạng nhà xưởng, bao bì và sửa chữa máy móc. Dự trù và cung cấp phụ tùng, vật tư kỹ thuật, kết hợp với phòng kế hoạch, phòng mua hàng trong việc mua sắm, lựa chọn thiết bị trong công ty, đồng thời quản lý kho vật tư và thiết bị máy móc.  Phòng nhân sự: Lập kế hoạch tiền lương, tiền thưởng cho toàn công ty hằng năm và thực hiện chi trả hàng tháng. Phối hợp với phòng kế toán trong việc thực hiện kế hoạch tiền lương, thưởng và quyết toán thuế thu nhập cá nhân.  Phòng hành chính: Đảm nhận toàn bộ công việc hành chính quản trị, tiếp nhận, phân loại công văn giao nhận cho các phòng ban chức năng để thực hiện và lưu trữ.  Phân xưởng thuốc nước: Pha chế và đóng gói các mặt hàng thuốc nước theo lệnh sản xuất. Hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho các phân xưởng khác khi có yêu cầu.  Phân xưởng thuốc viên: Sản xuất các mặt hàng thuốc viên theo lệnh sản xuất của phòng kế hoạch. Lập kế hoạch sản xuất chi tiết hàng tuần cho phân xưởng khác khi có yêu cầu.  Phân xưởng đóng gói: Đóng gói tất cả các bán thành phẩm do các phân xưởng pha chế chuyển giao. 2.1.5. Cơ cấu tổ chức kế toán tại công ty: Hiện nay, phòng kế toán đang thực hiện công tác kế toán cho cả 2 pháp nhân của Sanofi tại Việt Nam là Công ty CP dược phẩm Sanofi - Synthelabo Việt Nam (Viết tắt SSV) và Công ty TNHH Sanofi - Aventis Việt Nam (Viết tắt SAV). 2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán: 2.1.5.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 29
44. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN PHẢI TRẢ KẾ TOÁN NGÂN QUỸ KẾ TOÁN BÁO CÁO SAV TÀI CHÍNH SAV - KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN PHẢI TRẢ HÀNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN BÁO SSV TỒN KHO SAV CÁO TÀI CHÍNH SSV KẾ TOÁN THUẾ KẾ TOÁN LƯƠNG THỦ QUỸ SSV/ LƯU CHỨNG TỪ THANH TOÁN KẾ TOÁN BÁN KẾ TOÁN PHẢI TRẢ HÀNG THUỐC THEO TOA KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ KẾ TOÁN PHẢI TRẢ ĐỊNH THUỐC KHÔNG THEO TOA KẾ TOÁN PHẢI TRẢ SAV KẾ TOÁN PHẢI TRẢ SSV * Nguồn lập “Phòng kế toán” SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 30
45. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh 2.1.5.1.2. Chức năng nhiệm vụ từng phần hành:  Kế toán trưởng: Báo cáo hội đồng quản trị, tập đoàn Sanofi Aventis Pháp, báo cáo với cơ quan nhà nước Việt Nam và chịu trách nhiệm với cơ quan thuế theo luật kế toán Việt Nam. Kiểm tra ký duyệt các báo cáo tài chính, thống kê, các chứng từ tiền mặt, ngân hàng, các thủ tục kiểm soát nội bộ có liên quan. Đề nghị các chính sách tài chính, thuế của công ty với ban Tổng Giám Đốc, đồng thời chịu trách nhiệm về hoạt động có hiệu quả của toàn phòng kế toán. Xây dựng bộ máy kế toán của công ty phù hợp với pháp lệnh kế toán thống kê và thông lệ quốc tế.  Kế toán tổng hợp: Làm việc với các phòng ban khác về các vấn đề liên quan đến tài chính và các thủ tục kế toán tại doanh nghiệp. Phụ trách lập báo cáo theo quy định của luật kế toán Việt Nam, của tập đoàn.Ghi nhận số liệu từ kiểm soát viên tài chính thuộc khối công nghệ và phân bổ các chênh lệch chi phí sản xuất vào giá vốn hàng bán và kho thành phẩm, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.Tổng hợp các khoản phải nộp, đã nộp ngân sách hàng tháng, năm. In ấn sổ cái, sổ chi tiết chi phí sử dụng các bộ phận mỗi tháng.  Kế toán tài sản cố định (Công cụ dụng cụ): Nhập và cập nhật chứng từ về TSCĐ, kiểm tra xác nhận TSCĐ khi nhập vào phần mềm SAP. Phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có; tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn đơn vị cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong từng đơn vị. Lập thẻ TSCĐ, mã số TSCĐ, hồ sơ TSCĐ và lưu các chứng từ liên quan đến TSCĐ. Cung cấp tài liệu liên quan đến TSCĐ khi có yêu cầu của phòng kế toán. Kiểm kê TSCĐ và theo dõi TSCĐ về mặt số lượng, chất lượng và giá trị.  Kế toán thuế : Quan hệ với cơ quan thuế, lập báo cáo thuế theo quy định của Bộ Tài Chính Việt Nam.  Kế toán bán hàng: Lập báo cáo doanh số khai thuế GTGT và phân loại doanh thu chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Lập báo cáo NXT kho thành phẩm, đối chiếu với thủ kho. Kế toán các khoản phải thu, phân tích nợ quá hạn để lập dự phòng nợ khó đòi. Theo dõi và hoàn nhập dự phòng kho thành phẩm và nợ khó đòi. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 31
46. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh  Kế toán các khoản phải trả (7 người): Cập nhật hàng ngày các hoá đơn mua hàng trong và ngoài nước. Lập kế hoạch chi tiền cho nhà cung cấp hàng tuần. Theo dõi, lưu trữ các tờ khai thuế nhập khẩu. Đối chiếu, xác nhận chênh lệch giá mua thực tế so với giá chuẩn. Tổng hợp các khoản phải nộp, đã nộp ngân sách hàng tháng.Trong kế toán phải trả gồm có: . Kế toán lương: Hạch toán chi phí lương, BHXH theo số phân bổ của phòng nhân sự giao.Theo dõi số dư thuế thu nhập cá nhân còn phải nộp và được hoàn trả, định kì đối chiếu với bộ phận nhân sự. Hạch toán các khoản tạm ứng với CBCNV trong công ty. . Kế toán hàng tồn kho và phải trả liên quan đến hàng tồn kho: Cập nhật mỗi ngày các phiếu nhập, xuất vật tư. Đo chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá mua đã xây dựng trong kế hoạch. Đối chiếu cuối tháng hàng tồn kho trên sổ sách với hàng tồn kho thực tế tại kho với các thủ kho. Kiểm kê định kỳ kho 2 lần trong năm. Theo dõi hoàn nhập dự phòng. . Kế toán phải trả các mặt hàng theo thuốc kê toa, và thuốc không kê toa, và các loại thuốc khác,  Kế toán ngân quỹ: Báo cáo với kế toán trưởng, giao dịch với ngân hàng, kết hợp chặt chẽ với kế toán thanh toán. Cập nhật thủ tục ngân quỹ, lập và xem xét lại mỗi tháng về tình hình ngân quỹ của công ty. Đảm trách các thủ tục thanh toán trong và cho ngoài nước, mua ngoại tệ thanh toán, quản ký rủi ro. Điều hành kế hoạch thu chi tiền nhà cung cấp hàng tuần, hàng tháng cung cấp số liệu cho ngân quỹ.  Thủ quỹ công ty: Đảm trách việc nộp và rút tiền ngân hàng. Chi trả bằng tiền mặt các khoản thanh toán, tạm ứng cho CBCNV trong công ty. Cập nhật sổ quỹ và đối chiếu thường xuyên với quỹ tiền mặt thuộc trách nhiệm quản lý. Lưu trữ chứng từ liên quan đến việc thanh toán.  Kế toán lập báo cáo tài chính: Có trách nhiệm lập các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của công ty và nhà nước. 2.1.5.2. Hệ thống thông tin kế toán tại công ty: 2.1.5.2.1. Giới thiệu sơ lược về e-AED và hệ thống SAP: Tại công ty, e-AED là một bản phê duyệt trực tuyến nội bộ của công ty do bộ phận có yêu cầu lập để xin kinh phí hoặc phê duyệt một số hoạt động nhất định theo quy định của SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 32
47. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh công ty. Những người chịu trách nhiệm phê duyệt chỉ cần đăng nhập vào hệ thống nội bộ bằng tài khoản của mình để xem những thông tin có liên quan đính kèm trên e-AED cần phê duyệt trước khi nhấn vào biểu tượng phê chuẩn “APPROVED”. Hệ thống SAP (Systems Applications and Products in Data Processing) là hệ thống phần mềm ứng dụng DN chuẩn, tích hợp tất cả các quy trình SXKD vào trong một nền tảng thông suốt và hiệu quả. Đây là giải pháp phần mềm tích hợp theo mô hình Client/server, là hệ thống mở và được sử dụng phổ biến nhất tại các DN lớn trên thế giới theo mô hình điện toán Client/Server. Hệ thống SAP giúp khả năng kết nối các bộ phận ở các khu vực khác nhau vào một hoạt động chung, đảm bảo cho nhu cầu thông tin được đáp ứng kịp thời, rõ ràng, đầy đủ. Bên trong hệ thống SAP được xây dựng theo cấu trúc ba phần gồm: - Phần giao tiếp máy chủ: là phần giao diện sẽ nhận các yêu cầu đầu vào từ người dùng thông qua chuột, bàn phím và gửi các yêu cầu đến phần ứng dụng. - Phần ứng dụng: phần này tập hợp tất cả các lệnh có thể thực hiện được và quản lý các nội dung đầu vào và đầu ra của chúng. Nếu yêu cầu thông tin đầu vào cầu sử dụng thông tin từ phần dữ liệu thì phần ứng dụng sẽ định dạng dữ liệu và gửi đến phần dữ liệu. - Phần dữ liệu: là một tập hợp các lệnh thực thi, chấp nhận các yêu cầu dữ liệu từ phần ứng dụng. Hiện nay, công ty đang sử dụng hệ thống SAP gồm nhiều phân hệ có thể dùng độc lập hay kết hợp với nhau. Một số phân hệ chính trong hệ thống SAP gồm: - Phân hệ quản lý nguyên vật liệu (Materials Management). - Phân hệ bán hàng và phân phối (Sales&Distribution). - Phân hệ sản xuất (Production Planning and Control). - Phân hệ Tài chính - Kế toán (Financial Accounting). - Phân hệ kiểm soát (Controlling). 2.1.5.2.2. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty:  Niên độ kế toán: là năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.  Đơn vị tiền tệ sử dụng tại công ty: là VND đồng. Và mọi đơn vị tiền tệ khác đều phải quy đổi về VND căn cứ vào tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch và nơi giao dịch. Công ty dùng ký hiệu K để quy ước 1K=1000 đơn vị. K(LC) là K(Local Currency) SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 33
48. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh tức là tiền nội tệ. Ở Việt Nam thì là đồng VND. K(GBP) là tiền đồng bản Anh. Ví dụ: Thay vì viết 1,000,000 đồng VND, ta có thể viết là 1,000 K(LC).  Hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty: là hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này thì toàn bộ các chứng từ đều được đưa về phòng kế toán để tổng hợp, hạch toán, tổng kết kinh doanh và lập báo cáo tài chính.  Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán do Bộ Tài Chính quy định, theo quyết định số 15/2006 và thông tư 244/2009 của Bộ Tài Chính.  Hình thức sổ sách kế toán: Công ty sử dụng hình thức kế toán máy (Sử dụng phần mềm SAP). Khi truy xuất ra sổ kế toán thì sử dụng mẫu sổ được ban hành theo hình thức Nhật ký chung. Đồng thời, Công ty cũng sử dụng thêm một số Sổ nhật kí phụ để đáp ứng nhu cầu kiểm soát nội bộ trong Công ty. Hình thức này gắn liền kế toán tài chính và quản trị. Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết - Sổ nhật ký chung PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAP BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: BÁO CÁO QUẢN Nhập số liệu hằng ngày TRỊ In số báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiều kiểm tra - Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán sẽ định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rồi nhập vào phần mềm kế toán theo từng phân hệ. Máy tính sẽ xử lý số liệu theo phần mềm đã thiết kế và ghi vào sổ kế toán như: Sổ Nhật ký đặt biệt, Sổ Nhật ký chung, SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 34
49. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh - Kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để nhập số liệu vào sổ chi tiết trên Microsoft Excel. Cuối tháng, từ các sổ chi tiết kế toán Kế toán tổng hợp sẽ lập ra Bảng tổng hợp chi tiết. - Định kỳ, kế toán kiểm tra đối chiếu giữa các số liệu trên phần mềm với sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết trên Excel, sau đó in ra các báo cáo theo qui định của Bộ Tài Chính. 2.1.5.2.3. Các phương pháp hạch toán áp dụng tại công ty:  Phương pháp kế toán hàng tồn kho: - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá xuất kho: Theo phương pháp Bình quân gia quyền.  Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.  Phương pháp khấu hao TSCĐ: - Nguyên tắc đánh giá: theo nguyên giá và giá trị còn lại. - Công ty áp dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng theo khung thời gian sử dụng nằm trong khung thời gian khấu hao TSCĐ theo thông tư 45/2013/TT-BTC của Bộ tài chính và theo quy định của tập đoàn Sanofi. Khấu hao TSCĐ tính theo hàng tháng để phân bổ vào chi phí theo đối tượng sử dụng.  Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang: theo phương pháp giá chuẩn.  Phương pháp tính giá thành sản phẩm: theo phương pháp giá định mức (Tổng hợp và phân bổ các chênh lệch chi phí, chênh lệch giá, chênh lệch về sử dụng, chênh lệch hoạt động từng tháng). 2.1.5.2.4. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại công ty: Công ty sử dụng bảng hệ thống tài khoản Việt Nam trong việc hạch toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Nhưng để thống nhất và dễ dàng theo dõi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh của các công ty trong cùng tập đoàn Sanofi nên công ty đã sử dụng kèm theo với Bảng mã phụ được quy ước trong một tập đoàn (Xem phần phụ lục 2.1). 2.1.5.2.5. Hệ thống báo cáo tài chính: Theo quy định chung, Công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính tổng hợp sau: - Bảng cân đối kế toán. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 35
50. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Lập theo phương pháp gián tiếp). - Thuyết minh báo cáo tài chính. Vào cuối mỗi năm, Kế toán tổng hợp cùng với Kế toán Báo cáo tài chính lập Báo cáo tài chính theo đúng quy định của nhà nước. Báo cáo tài chính được lập thành nhiều bảng (Gồm bản tiếng việt và tiếng anh) gửi cho các đơn vị có liên quan (Công ty mẹ, cơ quan thuế, ). Ngoài ra, để nâng cao chất lượng quản lý công ty cũng tổ chức một hệ thống Báo cáo quản trị cung cấp những thông tin tóm lược về tình hình công ty cho tập đoàn Sanofi. Hàng tháng, Kế toán trưởng lập báo cáo gồm một số khoản mục như: Tiền mặt tại quỹ, Số dư tiền gửi ngân hàng, Tình hình phải thu, phải trả, Tình hình tạm ứng với từng phòng ban . 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tài sản cố định tại công ty TNHH Sanofi- Aventis Việt Nam: 2.2.1. Những vấn đề chung về tài sản cố định tại công ty: 2.2.1.1. Tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định: Theo thông tư 45/2013/TT-BTC tại Điều 09 Khoản 11: “Đối với các TSCĐ doanh nghiệp đang theo dõi, quản lý và trích khấu hao theo thông tư 203/2009/TT-BTC nay không đủ tiêu chuẩn về nguyên giá TSCĐ theo quy định tại Điều 2 của thông tư này thì GTCL các tài sản này được phân bổ vào chi phí SXKD của DN, thời gian phân bổ không quá 3 năm kể từ ngày có hiệu lực thi hành của Thông tư này”. Tại công ty xử lý như sau: - Năm 2013, những thẻ TSCĐ được nhập trước tháng 10/06/2013 không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ thì vẫn giữ nguyên mã TS như ban đầu, đồng nghĩa với giữ nguyên phân nhóm, phân loại TSCĐ và trích khấu hao như trước chứ không chuyển sang nhóm TSCĐ có giá trị thấp. Những thẻ TSCĐ được lập từ tháng 10/06/2013 thì thực hiện tạo mã tài sản và trích khấu hao theo thông tư 45/2013/TT-BTC. - Năm 2014, những TSCĐ không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ được Kế toán thực hiện thao tác ngưng trích khấu hao trên hệ thống SAP. Và Kế toán cùng với bộ phận tin học tiến hành chuyển các TSCĐ không đủ tiêu chuẩn sang nhóm TSCĐ có giá trị thấp (CCDC) và được Kế toán tạo một mã TSCĐ mới rồi hệ thống SAP thực hiện phân bổ vào SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 36
51. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh chi phí theo Điều 9 Khoản 11 thông tư 45/2013/TT-BTC. 2.2.1.2. Đặc điểm TSCĐ: - Với lĩnh vực là SXKD các loại dược phẩm và mỹ phẩm Lactacyd nên TSCĐ đa số các máy móc nhập khẩu từ nước ngoài, có giá trị lớn và đạt tiêu chuẩn cao do bộ y tế Việt Nam quy định được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau nhưng phần lớn tập trung ở nhà máy sản xuất, thời gian khấu hao của TSCĐ kéo dài thường trên 5 năm. - Nhiều TSCĐ có giá trị lớn mặc dù đã hết thời gian khấu hao nhưng do sử dụng, quản lý và bảo dưỡng tốt nên vẫn tham gia vào trong hoạt động SXKD của công ty được Kế toán TSCĐ theo dõi hàng tháng. - TSCĐ là phần chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty và được hình thành từ vốn chủ sở hữu của công ty. 2.2.1.3. Phân loại và xác định giá trị tài sản cố định: 2.2.1.3.1. Phân loại: Bảng 2.1. Bảng phân loại TSCĐ tại Công ty Sanofi-Aventis Việt Nam. Ba số đầu tiên TSCĐ Mô tả của mã số TSCĐ 100 Nhà cửa, vật kiến trúc ( Building) 210 Máy móc, thiết bị (Machine) 300 Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn ( Motor Vehicles) 320 Thiết bị, dụng cụ dùng cho văn phòng (Office Equipment) TSCĐ 500 Các tài sản cố định khác (Other Asset) hữu Tài sản thuộc nhóm TSCĐ giá trị thấp (có giá trị dưới hình 600 30,000,000 đồng) (Low Value Asset) (Tức là công cụ dụng cụ) TSCĐ dở dang – máy móc thiết bị (Machine Equipment Under 610 Construction) XD cơ bản dở dang – Nhà xưởng (Construction in Process) TSCĐ Phần mềm máy tính (Software) 330 vô hình TSCĐ vô hình khác (Other Intangible Assets) SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 37
52. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh 2.2.1.3.2. Đánh giá giá trị tài sản cố định: a/ Giá trị ban đầu của TSCĐ: được xác định theo nguyên giá. Đa số các TSCĐ của công ty mua theo hình thức mua sắm (Kể cả mua mới và mua cũ). *Trường hợp xác định nguyên giá của TSCĐ mua theo hình thức mua sắm: Ví dụ 1: Ngày 15/01/2014, Công ty mua 2 máy Máy in phun Lixn 5900 (Kèm phụ kiện) để in nhãn chai Lactacyd với giá 133,386,000 VND/máy chưa bao gồm thuế GTGT 10%. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT của công ty TNHH Thương Mại và Kỹ Thuật VMS số AA/13P0001568, Kế toán TSCĐ ghi nhận nguyên giá TSCĐ như sau: Hai máy này được Kế toán tạo mã riêng: 210394, 210395 (Xem phụ lục 2.2). Giá mua 1 máy: 133,386,000 VND, Các chi phí phát sinh bằng 0 VND. Nguyên giá TSCĐ của 210394 = 133,386,000. Nguyên giá TSCĐ của 210395 = 133,386,000. *Trường hợp xác định nguyên giá TSCĐ do đầu tư xây dựng cơ bản hình thành theo phương thức giao thầu: Ví dụ 2: Ngày 24/12/2013, Công ty TNHH Phú Kiến Gia nhận thầu công trình “Phá tường đưa máy DELAMA vào phòng L09 của phân xưởng thuốc nước” cho Công ty Sanofi – Aventis Việt Nam với giá quyết toán công trình hoàn thành là 70,790,000 đồng. Các chi phí phát sinh “Phát sinh vách ngăn tấm Plisma9mm” là 27,316,000 đồng (Xem phụ lục 2.3). Vậy nguyên giá TSCĐ mã TS 100055 = 70,790,000 + 27,316,000 = 98,106,000 VND. b/ Giá trị hao mòn của TSCĐ: Ví dụ 3: Ngày 06/01/2009 Công ty mua máy “Máy quang phổ UV Vis Hitachi U3900H” số Hóa đơn 0037044 với giá 18,908 USD (5,939.4 USD với tỷ giá 16,151 đồng VND và 12,968.6 với tỷ giá 17,480 VND) và kèm theo một số bộ phận là 1 bộ DX 2300 NT Dual Core E2160 với giá 750 USD và 1 máy in LT HP 1006 với giá 140 USD (tỷ giá bằng 17,480 VND). Thời gian sử dụng là 10 năm. Theo quy định tháng 02/2009, TSCĐ mới bắt đầu trích khấu hao (Xem phụ lục 2.4). Vậy nguyên giá TSCĐ là : SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 38
53. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh (1) Máy quang phổ UV: 5,939.4 x 16,151 = 95,927,249 12,968.6 x 17,480 = 226,691,128 (2) Bộ DX 2300 NT: 750 x 17,480 = 13,110,000 (3) Máy in LT HP 1006: 140 x 17,480 = 2,447,200 Nguyên giá TSCĐ = (1) + (2) + (3) = 338,175,577 Mức trích khấu hao hàng tháng là: 338,175,577 Các chi phí = 2,818,129.808 li10ên xquan 12 trực tiếp Số khấu hao (GTHM) tích lũy đến cuối tháng 06/2014 là : 2,818,129.808 x 65 = 183,178,437.5 VND. c/ Giá trị còn lại của TSCĐ: Ví dụ 4: Sử dụng tiếp ví dụ 3 để tính GTCL của máy “Máy quang phổ UV Vis Hitachi U3900H” (Xem phụ lục 2.4). Vậy giá trị còn lại của máy đó cuối tháng 6 là: 338,175,577 – 183,178,437.5 = 154,997,139.5 VND. 2.2.1.4. Yêu cầu quản lý tài sản cố định tại công ty: Do đặc điểm của TSCĐ nên yêu cầu công ty phải có biện pháp quản lý chặt chẽ đảm bảo đáp ứng yêu cầu sử dụng và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ của công ty. - Quản lý về hiện vật: TSCĐ khi mua sắm (Mua mới hoặc mua cũ) hoặc do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao được kiểm tra bởi các chuyên gia kỹ thuật, nếu đạt yêu cầu thì mới được bàn giao cho từng bộ phận, từng cá nhân trực tiếp sử dụng. Tại các bộ phận trực tiếp sử dụng TSCĐ, Trưởng bộ phận sử dụng “Sổ TSCĐ theo bộ phận sử dụng” để theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ. - Quản lý về mặt giá trị: Tại bộ phận kế toán của công ty, Kế toán sử dụng “Thẻ TSCĐ”, “Bảng tính khấu hao” và một số sổ khác theo yêu cầu sử dụng khi cần thiết để theo dõi tình hình tăng giảm và hao mòn TSCĐ. Để yêu cầu quản lý TSCĐ ở công ty có hiệu quả hơn, Kế toán đã tạo mã TSCĐ. * Mã số TSCĐ : Tất cả TSCĐ của công ty đều phải được dán mã TSCĐ là mã số ghi nhận TSCĐ vào hệ thống được ký hiệu bởi 6 ký tự số và được hệ thống SAP đánh số tự động. Riêng đối với TSCĐ thuộc khối văn phòng và phòng vi tính có thêm số seri của SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 39
54. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh máy móc thiết bị đó. Nhãn mã số được thể hiện những nội dung sau đây: Mã số tài sản : 1 2 3 4 5 6 Công ty: SAV Số series: Số seri của máy móc thiết bị Mã số TSCĐ được hình thành theo nội dung sau : - Ba số đầu tiên của mã số TSCĐ là quy định bắt buộc (Xem bảng 2.1 ở trên). - Ba số tiếp theo của mã số TSCĐ sẽ được hệ thống SAP đánh tự động. Ví dụ 5: Ngày 28/08/2013 công ty mua máy Climatic Chamber KBF720 với giá 430.000.000 đồng (Xem phụ lục 2.5). Máy này đủ tiêu chuẩn là TSCĐ và thuộc nhóm máy móc thiết bị. Kế toán TSCĐ xây dựng mã số TSCĐ như sau: - Ba số đầu tiên của mã số TSCĐ là 210. - Ba số tiếp theo của mã số TSCĐ là do hệ thống SAP đánh số tự động 378. Vậy nhãn mã số TSCĐ này là: Mã số TSCĐ: 210378 Công ty: SAV * Ban hành phân bổ dán nhãn TSCĐ: Vào ngày làm việc cuối cùng của tháng, Kế toán TSCĐ phối hợp với phòng kỹ thuật (Đối với nhà máy), hoặc Phòng vi tính (Đối với thiết bị tin học), hoặc Phòng hành chính (Đối với các thiết bị khác) in ra bộ mã của những tài sản tăng trong tháng. Vào tuần đầu tiên của tháng tiếp theo, bộ phận có trách nhiệm dán nhãn mã số tài sản phải thực hiện ngay sau khi Phòng Kế toán gửi tất cả các bộ mã của những tài sản tăng trong tháng. * Phân công dán nhãn mã số trên TSCĐ (Xem phụ lục 2.6). 2.2.2. Kế toán tăng tài sản cố định: 2.2.2.1. Các chứng từ được sử dụng: * Đối với tất cả TSCĐ là máy móc thiết bị trừ máy vi tính: (1) Bản sao e-AED (AED – Expenditure Commitment Authorisation/Disposal). (2) Bản sao yêu cầu mua hàng (3) Bản sao Đơn đặt hàng (Purchase Order). SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 40
55. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh (4) Bản sao Hóa đơn GTGT. (5) Bản sao Hợp đồng mua TSCĐ. (6) Bản sao Hóa đơn chi phí tiếp nhận, vận chuyển, thuế nhập khẩu, (7) Bản sao Phiếu kiểm nhận TSCĐ/Thiết bị và Phiếu kiểm định TSCĐ/Thiết bị hoặc Biên bản bàn giao nghiệm thu phụ tùng vật tư máy. (8) Thẻ TSCĐ (Record of new fixed aset). * Đối với TSCĐ là các công trình xây dựng, sửa chữa lớn TSCĐ: - Bản sao e-AED. - Biên bản nghiệm thu công trình. - Bản sao Hóa đơn GTGT. - Bảng chi tiết tiến độ thi công. - Thẻ TSCĐ. - Bản sao hợp đồng xây dựng và sửa chữa. - Phiếu kiểm định TSCĐ/Thiết bị. * Đối với TSCĐ là máy vi tính (Máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay): - Có tất cả các chứng từ từ (1) đến (6) và (8) (Xem phần trên). - Do đặc thù TSCĐ là máy tính có thời gian khấu hao đúng bằng thời gian bảo hành nên không cần thiết phải lập Phiếu kiểm định TSCĐ và thay thế Phiếu kiểm nhận TSCĐ bằng Bảng kê kiểm nhận máy tính và thiết bị. 2.2.2.2. Các thủ tục quy định và luân chuyển chứng từ: *Đối với tất cả TSCĐ là máy móc thiết bị trừ máy vi tính: Đối với việc mua sắm TSCĐ, Bộ phận yêu cầu bắt buộc phải lập e-AED để được phê duyệt, đồng thời tuân thủ theo quy trình “Thủ tục xét duyệt và cấp ngân sách” và quy trình “Mua hàng không tồn trữ”. Sau khi e-AED được phê duyệt, Bộ phận có yêu cầu sẽ lập “Yêu cầu mua hàng”. Sau khi được phê duyệt, Bộ phận có yêu cầu gửi “Bản sao e-AED” và “Bản sao Yêu cầu mua hàng” cho phòng kế toán để Kế toán TSCĐ tạo mã số TSCĐ (Asset Code) trên hệ thống, yêu cầu những thông tin như sau: - Mã của mỗi e-AED được duyệt (Internal Order No (IO Code-Investment Order No)). SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 41
56. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh - Mã của một trung tâm chi phí (Cost Center Code): mã này được quy định và sử dụng trong nội bộ, nhằm tạo thuận lợi cho kế toán ghi nhận chi phí vào đúng bộ phận sử dụng và xuất các báo cáo liên quan từ hệ thống SAP. - Số năm khấu hao của TSCĐ: nằm trong khung thời gian khấu hao TSCĐ theo thông tư 45/2013/TT- BTC của Bộ Tài Chính và theo quy định của tập đoàn Sanofi. Dựa vào những thông tin trên, Kế toán TSCĐ tạo mã số cho tài sản mới. Mỗi TSCĐ phải có một mã số tài sản riêng (Xem phần yêu cầu quản lý mã số TSCĐ). Sau khi tạo mã số tài sản, Kế toán TSCĐ cung cấp cho Phòng mua hàng các mã số này theo số lượng đã ghi trong giấy “Yêu cầu mua hàng” đã phê duyệt và một số chứng từ liên quan khác (Nếu có). Đồng thời, Bộ phận yêu cầu gửi “Bản gốc e-AED” và “Bản gốc Yêu cầu mua hàng” được duyệt đến Phòng mua hàng để thực hiện các bước tiếp theo theo quy định mua hàng không tồn trữ. Sau khi nhận máy móc thiết bị về và được tiến hành kiểm định, trong vòng ba ngày tính từ ngày hoàn thành việc kiểm định, Bộ phận yêu cầu phải gửi Kế toán TSCĐ “Phiếu kiểm nhận TSCĐ” và “Bản sao Hợp đồng mua TSCĐ”. Đồng thời, Phòng mua hàng chuyển “Bản gốc Hóa đơn GTGT” và “Bản gốc Hợp đồng mua hàng” cho Kế toán thanh toán ngay sau khi nhận tài sản và các chứng từ kèm theo như Đơn đặt hàng, Hóa đơn chi phí tiếp nhận, vận chuyển, thuế nhập khẩu (Nếu có) cho Kế toán thanh toán thực hiện thanh toán theo quy trình. *Đối với TSCĐ là các công trình xây dựng, sửa chữa lớn TSCĐ: Quá trình thực hiện giống với TSCĐ là máy móc thiết bị. Nhưng có điểm khác là Bộ phận yêu cầu phải thông báo cho Kế toán TSCĐ công trình xây dựng đã bắt đầu thực hiện và “Bảng chi tiết tiến độ thi công”, “Bản sao hợp đồng xây dựng và sửa chữa nhà xưởng” trong vòng 3 ngày kể từ ngày khởi công. Sau khi công trình xây dựng nhà xưởng hoàn thành việc kiểm định, nghiệm thu thì Bộ phận có yêu cầu gửi phải gửi “Phiếu kiểm định TSCĐ” hoặc “Biên bản nghiệm thu công trình” cho Kế toán TSCĐ trong vòng ba ngày kể từ ngày ký. Sau đó, Kế toán TSCĐ gửi “Bản sao Phiếu kiểm định TSCĐ” và “Biên bản nghiệm thu công trình” đó cho Kế toán thanh toán. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 42
57. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh *Đối với TSCĐ là máy vi tính (Máy tính để bàn và máy tính xách tay): Quy trình luân chuyển chứng từ giống với đối với TSCĐ là máy móc thiết bị. Kế toán ghi tăng TSCĐ khi: - Đối với TSCĐ là công trình xây dựng dở dang: khi nhận được thông báo của Bộ phận yêu cầu về công trình xây dựng và sửa chữa đã bắt đầu thực hiện, Bảng chi tiết tiến độ thi công và bản sao Hợp đồng xây dựng và sửa chữa nhà xưởng. - Đối với TSCĐ là máy móc thiết bị: khi nhận được Phiếu kiểm định TSCĐ. Riêng đối với khối nhà máy, Kế toán TSCĐ ghi tăng TSCĐ khi nhận được Phiếu kiểm định TSCĐ có xác nhận của Kiểm soát viên tài chính của khối nhà máy về việc hoàn thành chi phí hình thành nên TSCĐ và Kế toán phải trả đăng ngày hoàn thành việc thanh toán các khoản liên quan đến TSCĐ lên hệ thống SAP. Trong ngày làm việc cuối cùng của tháng, Kế toán TSCĐ phối hợp với bộ phận liên quan phân bổ dán nhãn TSCĐ. Sau khi ghi tăng TSCĐ, Kế toán TSCĐ sẽ lưu lại tất cả các chứng từ liên quan đến một TSCĐ vào một hồ sơ riêng để theo dõi chi tiết theo đối tượng TSCĐ, loại TSCĐ, và địa điểm bảo quản, sử dụng, quản lý TSCĐ. Bộ hồ sơ này được sắp xếp theo mã TSCĐ. Các chứng từ còn lại ở bộ phận nào thì bộ phận đó có trách nhiệm lưu lại và kiểm tra. 2.2.2.3. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 211 “TSCĐ hữu hình” và TK 213 “TSCĐ vô hình” để phản ánh tình hình có và biến động của TSCĐ thuộc quyền sở hữu của công ty theo nguyên giá. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 43
58. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh Bảng 2.2. Bảng hệ thống tài khoản TK 211 và TK 213. Số hiệu TK Mã phụ của các Mô tả của Việt Nam nhóm tài sản Nhà cửa, vật kiến trúc 2111 10100000 Máy móc, thiết bị 2112 10200000 Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn 2113 10250000 Thiết bị, dụng cụ dùng cho văn phòng 2114 10300010 TSCĐ hữu Các tài sản cố định khác 2118 10400000 Tài sản thuộc nhóm TSCĐ giá trị thấp (có giá hình 142 10400001 trị dưới 30.000.000 đồng) (Low Value Asset) TSCĐ dở dang- máy móc thiết bị 10550901 241 XD cơ bản dở dang – Nhà xưởng 10550000 TSCĐ Phần mềm máy vi tính 2135 13100000 vô TSCĐ vô hình khác 2138 13800000 hình - Và các TK như: TK 133, TK 3333, TK 33312, TK 111, TK 112, TK 331, 2.2.2.4. Phương pháp hạch toán cụ thể trong công ty: *Trường hợp mua sắm TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh: Ví dụ 6: Ngày 31/12/2013 theo hóa đơn số ST/13P0001580, Công ty mua 1 máy photocopy RICOH MP4002 số máy 523MB40017 (“Purchase photocopy machine for Vaccine”) dùng để sản xuất Vaccine với giá 91,184,721 VND (Chưa bao gồm thuế GTGT 10%) và kèm theo các bộ phận khác là 1 bột từ giá 2,749,369 VND, 1 mực 4500S giá 1,610,577 VND, 1 bộ nạp bản gốc tự động 3070 giá 24,077,321 VND, 1 chân máy 103545 giá 650,739 VND (Chưa bao gồm thuế 10%) của công ty Cổ Phần Siêu Thanh (Xem phụ lục 2.7). Thông thường tại công ty thì TSCĐ mua trong năm tài chính hiện tại đã được lập và phê duyệt e-AED trong năm tài chính trước đó. Máy Photocopy RICOH MP4002 được bộ phận yêu cầu lập e-AED và theo quy trình “Thủ tục xét duyệt và cấp ngân sách” thông qua mạng nội bộ từ ngày 22/11/2013 và kết thúc các thủ tục vào ngày 01/02/2014. Trong SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 44
59. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh e-AED của máy này cũng ghi rõ ngày tháng và thời gian phê duyệt của từng người. Khi e-AED của máy này được duyệt thì Bộ phận yêu cầu lập Đơn đặt hàng. Sau đó chuyển Bản sao e-AED và Bản sao Đơn đặt hàng cho Kế toán TSCĐ tạo mã số TS trên hệ thống. Vì máy Photocopy thuộc vào nhóm máy móc thiết bị nên có mã tài sản là 210393. Kế toán TSCĐ cung cấp cho phòng mua hàng mã TSCĐ (210393) và số lượng đã ghi trong Bản sao Đơn đặt hàng và Bản sao e-AED. Đồng thời, khi phòng mua hàng nhận được Bản gốc e-AED và Đơn đặt hàng được duyệt thì tiến hành mua hàng theo “Quy trình mua hàng không tồn trữ”. Đến ngày 31/12/2013, khi nhận được máy Photocopy và các bộ phận đính kèm. Trong vòng 3 ngày, Bộ phận yêu cầu gửi cho Kế toán TSCĐ “Biên bản bàn giao nghiệm thu”. Phòng mua hàng có nhiệm vụ gửi Kế toán thanh toán Bản gốc Hóa đơn GTGT ngay sau khi nhận được máy Photocopy và Bản gốc Đơn đặt hàng. Sau khi Kế toán thanh toán thanh toán các khoản và ghi nhận các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. Đến ngày 17/01/2014, Kế toán TSCĐ mới nhận được thông báo của Kiểm soát viên tài chính của khối nhà máy về việc hình thành chi phí hình thành nên TSCĐ và Kế toán thanh toán thông báo đã thanh toán các khoản chi liên quan. Kế toán TSCĐ bắt đầu tính nguyên giá của máy Photocopy và ghi tăng TSCĐ, lập thẻ TSCĐ (Record of New Fixed Asset). (1) Máy photocopy RICOH MP4002 91,184,721 (2) Một bột từ 2,749,369 (3) Một mực 4500S 1,610,577 (4) Một bộ nạp bản gốc tự động 3070 24,077,321 (5) Một chân máy 103545 650,739 Nguyên giá TSCĐ = (1)+(2)+(3)+(4)+(5) = 120,272,727 Định khoản nghiệp vụ tăng TSCĐ có mã số tài sản là 210393, Kế toán TSCĐ ghi: Nợ TK 211 (10200000): 120,272,727 Nợ TK 133: 12,027,273 Có TK 111: 132,300,000 Khi kế toán nhập nguyên giá TSCĐ vào phần mềm. Phần mềm sẽ tự trích khấu hao cho các bộ phận theo mã trung tâm chi phí theo phương pháp đường thẳng. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 45
60. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh Ví dụ 7: Ngày 14/06/2013, Công ty ký hợp đồng với Công ty CP thiết bị và hóa chất Thăng Long để nâng cấp phần mềm Empover Water Software Basic Plan Personal, phần mềm ứng dụng trong lĩnh vực dược phẩm (Xem phụ lục 2.8). Quy trình luân chuyển chứng từ giống như các trường hợp mua máy móc thiết bị. Khi nhận được Biên bản bàn giao thiết bị, Kế toán TSCĐ ghi tăng TSCĐ vô hình và theo dõi bằng một mã tài sản 330020 như sau: Nợ TK 213 (13100000): 76,272,727 Nợ TK 133: 7,627,273 Có TK 111: 83,900,000 * Trường hợp TSCĐ mua sắm phải trải qua một quá trình lắp đặt (Đối với TSCĐ dở dang) có phát sinh thêm chi phí thì trước hết chi phí mua sắm TSCĐ và các khoản chi phí khác phát sinh phải được tập hợp. Ví dụ 8: Đối với máy “Máy quang phổ màng co – dán nhãn SLEEVE” muốn hoạt động phải lắp ráp thêm “04 Cảm biến quang E3X-DA-S-2M cho đầu đọc Barcode”. Ngày 10/01/2013 Công ty nhập khẩu máy “Máy quang phổ màng co – dán nhãn SLEEVE” sử dụng đóng gói sản phẩm. Căn cứ vào hóa đơn SEA 12-081 của Công ty Fuji Seal Southeast (Nhật Bản) với giá CIF là 9,450 JPY (Đổi ra tiền Việt Nam là 2,200,356,837 VND). Thuế GTGT hàng nhập khẩu 10%. Ngày 02/02/2013 Công ty mua “04 Cảm biến quang E3X-DA-S-2M cho đầu đọc Barcode”. Căn cứ vào hóa đơn GTGT AA/11P0000061 của công ty TNHH Hệ thống nhà IQ với giá 3,225,000 VND/cái. Thuế GTGT là 10%. Vì máy đóng gói gồm 2 phần mua ở 2 nơi khác nhau. Nên sau khi nhận được Bản sao e-AED và Bản sao Đơn đặt hàng của cả hai phần thì kế toán TSCĐ tạo mã TS là 210348 (Nhóm 210 gồm các loại máy móc) và 610011 (Nhóm 610 là máy móc thiết bị dở dang) vào hệ thống SAP. Sau khi nhận được Hóa đơn GTGT cùng với Phiếu kiểm định TSCĐ phần thứ 1 của TSCĐ 610011 tại Việt Nam, Kế toán TSCĐ ghi nhận tăng nguyên giá TSCĐ dở dang. Hệ thống SAP sẽ không tự trích khấu hao hàng tháng vì thuộc nhóm TS 610(Xem phụ lục 2.9): Nợ TK 2411(10550901): 12,900,000 Nợ TK 133: 1,290,000 Có TK 111: 14,190,000 SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 46
61. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh Sau khi nhận Hóa đơn của nhà cung cấp tại Nhật Bản và Phiếu kiểm định TSCĐ của tài sản 210348. Kế toán ghi tăng TSCĐ cho tài sản 210348 như sau: Nợ TK 211(10200000): 2,200,356,837 Có TK 331: 2,200,356,837 Nợ TK 133: 20,035,683 Có TK 33312: 20,035,683 Đến ngày 01/06/2013, khi kiểm soát viên tài chính và các nhân viên kỹ thuật xác nhận máy này đã hoàn thành việc lắp ráp. Kế toán TSCĐ kết chuyển tài sản mã 610011 (Và xóa mã tài sản 610011 khỏi hệ thống) sang mã tài sản 210348. Kế toán TSCĐ ghi tăng nguyên giá như sau: Nợ TK 211(10200000): 12,900,000 Có TK 241(10550901): 12,900,000 Vậy nguyên giá của mã tài sản 210348 là: 2,200,356,837 + 12,900,000 = 2,213,256,837 VND. *Trường hợp TSCĐ hữu hình tăng do đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng: Ví dụ 9: Sử dụng tiếp ví dụ 2 (Xem phụ lục 2.3). Các quy trình luân chuyển chứng từ tuân theo các thủ tục công ty quy định. Ban đầu Kế toán TSCĐ theo dõi công trình qua mã tài sản 610040. Nhưng khi nhận được Bản nghiệm thu công trình và thông báo công trình hoàn thành thì công trình được chuyển qua mã tài sản 100055 để theo dõi và tính khấu hao. Kế toán ghi tăng TSCĐ như sau: Nợ TK 211 (10100000): 98,106,000. Có TK 241(10550000): 98,106,000. Ngoài việc lưu trữ các chứng từ và bộ hồ riêng của mỗi TSCĐ, Kế toán TSCĐ còn có nhiệm vụ lập Bảng kê chi tiết tăng TSCĐ trên Excel và gửi thông báo cho Kế toán tổng hợp qua thư điện tử nội bộ theo dõi trên Sổ chi tiết TK 211 qua hệ thống SAP. Bảng 2.3. Bảng kê chi tiết tăng tài sản cố định (SAV) năm 2014 (Trích bảng) xem phụ lục 2.10. Bảng 2.4. Sổ chi tiết các tài khoản (SAV) năm 2014 (Trích sổ) xem phụ lục 2.11. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 47
62. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh Đối với một TSCĐ có giá trị lớn được Kế toán TSCĐ theo dõi trong một thẻ TSCĐ riêng. Nhưng đối với những tài sản cùng loại, có giá trị nhỏ, số lượng nhiều, có công dụng và giá trị khác nhau, cùng nhận trong cùng một thời gian và cùng xuất cho một đơn vị sử dụng, Kế toán TSCĐ sẽ tạo mã số tài sản là tổng nguyên giá của các tài sản có chung mã TS. Bảng 2.5: Bảng một số mã tài sản gồm nhiều tài sản cùng loại, giá trị thấp. Mã trung Số năm tâm chi Ngày ghi tăng Nguyên giá Mã TS Mô tả khấu phí nguyên giá TSCĐ hao 2 bộ khuôn viên vỉ TELFAST60 2815 10 12/08/2011 340,312,500 500001 & 180 500045 21 bộ cửa đôi và 8 cửa cuốn 2816 10 01/10/2011 819,432,425 500049 06 thùng Inox 200 lít 2815 5 01/03/2011 156,000,000 500050 02 thùng Inox 120 LIT 2815 5 01/03/2011 103,213,500 500051 09 thanh chắn Inox 2815 5 01/05/2011 30,780,000 2.2.3. Kế toán khấu hao TSCĐ: 2.2.3.1. Các thủ tục quy định: Những TSCĐ được ghi nhận tăng và được đưa vào sử dụng trong tháng thì được trích khấu hao kể từ tháng tiếp theo. Những TSCĐ được ghi nhận giảm hoặc ngừng tham gia vào hoạt động SXKD trong tháng thì thôi trích khấu hao kể từ tháng tiếp theo. Những TSCĐ đã được ghi nhận tăng TSCĐ nhưng chưa đưa vào sử dụng thì chưa tính khấu hao. Riêng đối với TSCĐ là máy tính do đặc thù thời gian khấu hao bằng đúng thời gian bảo hành, nên Kế toán TSCĐ áp dụng khấu hao ngay khi tăng TSCĐ. Đối với các TSCĐ (Không phải là máy vi tính) tăng trong năm thì theo quy định của công ty thì sẽ bắt đầu trích khấu hao từ tháng tiếp theo sau tháng mà Kế toán TSCĐ ghi nhận tăng và sử dụng TSCĐ được hệ thống SAP hỗ trợ xử lý tự động trích khấu hao. Việc trích khấu hao căn cứ vào ngày mà Kế toán TSCĐ hoàn thành việc nhập nguyên giá vào hệ thống SAP. SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 48