Khóa luận Đánh giá chu trình doanh thu tại công ty Điện lực Quảng Trị

pdf 102 trang thiennha21 22/04/2022 180
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Đánh giá chu trình doanh thu tại công ty Điện lực Quảng Trị", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_danh_gia_chu_trinh_doanh_thu_tai_cong_ty_dien_luc.pdf

Nội dung text: Khóa luận Đánh giá chu trình doanh thu tại công ty Điện lực Quảng Trị

  1. Khóa luận tốt nghiệp ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG TRỊ NGUYỄN THỊ KIM LÂN Huế, tháng 5 năm 2019 Trường Đại học Kinh tế Huế
  2. Khóa luận tốt nghiệp ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG TRỊ Họ và tên: Nguyễn Thị Kim Lân Giáo viên hướng dẫn: Lớp: K49C - Kiểm toán Th.S: Đào Nguyên Phi Niên khóa: 2015 – 2019 Huế, tháng 5 năm 2019 Trường Đại học Kinh tế Huế
  3. LỜI CẢM ƠN Qua thời gian thực tập tại Công ty Điện lực Quảng Trị, kết hợp với kiến thức đã được học trên ghế nhà trường, đến nay em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp cuối khóa của mình với đề tài “ Đánh giá chu trình doanh thu tại Công ty Điện lực Quảng Trị”. Để hoàn thành khóa luận này ngoài sự nỗ lực của bản thân, em xin chân thành gửi lời cám ơn đến Ban giám hiệu Trường Đại học Kinh tế Huế, các thầy cô trong khoa Kế toán- Kiểm toán cũng như các thầy cô trong trường đã tận tình giảng dạy, truyền đạt cho em những kiến thức rất quan trọng và bổ ích trong 4 năm qua. Đó không chỉ là những kiến thức cần thiết cho đợt thực tập cuối khóa này mà còn là hành trang giúp em vững bước vào đời. Em cũng xin gửi lời cám ơn đến quý Ban giám đốc, các cô chú, anh chị nhân viên Phòng tài chính – kế toán cùng các phòng ban liên quan tại Công ty Điện lực Quảng Trị đã quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo em trong quá trình thực tập tại Công ty. Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Th.S Đào Nguyên Phi, giảng viên khoa Kế toán- Kiểm toán, giáo viên đã trực tiếp hướng dẫn, định hướng chuyên môn, quan tâm giúp đỡ tận tình và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho em trong quá trình thực hiện khóa luận này. Và qua đây, em cũng xin bày tỏ lòng kính trọng và sự biết ơn đối với gia đình và lời cảm ơn chân thành đến bạn bè đã luôn ủng hộ, chia sẻ, động viên tinh thần cho em trong quá trình thực tập, nghiên cứu và hoàn thành khóa luận này. Em xin trân thành cảm ơn ! Huế, ngày 25 tháng 4 năm 2019 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Kim Lân Trường Đại học Kinh tế Huế
  4. Khóa luận tốt nghiêp MỤC LỤC PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài 1 3. Đối tượng nghiên cứu 2 4. Phạm vi nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Kết cấu đề tài 3 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CHU TRÌNH DOANH THU 4 1.1: Hệ thống thông tin kế toán 4 1.1.1: Khái niệm: 4 1.1.2: Chức năng 5 1.1.3: Phân loại 5 1.1.4: Cấu trúc 6 1.1.5: Lưu đồ mô tả hệ thống thông tin kế toán 7 1.2: Chu trình doanh thu 8 1.2.1: Khái niệm, ý nghĩa 8 1.2.2: Các hoạt động 11 1.2.2.1: Hoạt động nhận đặt hàng: 11 1.2.2.2: Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ 13 1.2.2.3 : Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ 14 1.2.2.4: Hoạt động thu tiền 14 1.3: Những thủ tục kiểm soát trong chu trình 15 1.3.1: Những thủ tục kiểm soát chung 15 1.3.1.1: Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng 15 1.3.1.2: Kiểm soát quá trình xử lý thông tin 15 1.3.1.3: Kiểm tra độc lập việc thực hiện 16 1.3.2: Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn 18 CHƯƠNGTrường 2: THỰC TRẠNG Đại TỔ CH ỨhọcC CHU TRÌNH Kinh DOANH tế THU Huế TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG TRỊ 20 SV: Nguyễn Thị Kim Lân i
  5. Khóa luận tốt nghiêp 2.1: Giới thiệu tổng quan về công ty Điện lực Quảng Trị 20 2.1.1: Lịch sử hình thành 20 2.1.2: Chức năng, nhiệm vụ và ngành, nghề kinh doanh của công ty Điện lực Quảng Trị 21 2.1.2.1: Chức năng, nhiệm vụ 21 2.1.2.2: Ngành, nghề kinh doanh 22 2.1.3: Cơ cấu tổ chức công ty 22 2.1.3.1: Bộ máy quản lý của công ty 22 2.1.3.2: Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 24 2.1.5: Phân tích tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty qua 3 năm 25 2.1.5.1: Tình hình tài sản 25 2.1.5.2: Tình hình nguồn vốn 26 2.1.6: Phân tích kết quả sản xuất kinh doanh theo loại hình của công ty qua 3 năm 28 2.2: Thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại công ty Điện lực Quảng Trị 32 2.2.1: Tổ chức công tác kế toán tại công ty Điện lực Quảng Trị 32 2.2.1.1: Chế độ kế toán và hình thức kế toán 32 2.2.1.2: Các chính sách kế toán áp dụng 32 2.2.1.3: Tổ chức bộ máy kế toán 32 2.2.1.4: Giới thiệu về phần mềm kế toán đang áp dụng tại công ty 34 2.2.2: Chu trình doanh thu tại đơn vị 36 2.2.2.1: Chu trình doanh thu từ kinh doanh điện 37 2.2.2.2: Chu trình doanh thu từ hoạt động thí nghiệm, hiệu chỉnh các thiết bị điện thuộc các công trình thuộc cấp điện áp đến 35kv 42 2.2.2.3: Chu trình doanh thu từ hoạt động cho thuê cột điện treo cáp viễn thông 49 2.2.3: Quy trình nhập liệu doanh thu trên hệ thống ERP 53 2.2.3.1: Nhập liệu doanh thu từ hoạt động kinh doanh điện 53 2.2.3.2: Quy trình nhập liệu doanh thu từ hoạt động sản xuất khác trên hệ thống ERP 58 2.2.4: Những thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu tại công ty Điện lực Quảng Trị 61 2.2.4.1: Những thủ tục kiểm soát chung 61 2.2.4.2: TrườngNhững thủ tục kiểm soátĐại cụ thể họctrong từng Kinh giai đoạn tế Huế 66 SV: Nguyễn Thị Kim Lân ii
  6. Khóa luận tốt nghiêp CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG TRỊ 68 3.1: Đánh giá về công tác tổ chức chu trình doanh thu tại công ty Điện lực Quảng Trị 68 3.1.1: Điểm khác biệt 68 3.1.2: Ưu điểm 69 3.1.3: Hạn chế 72 3.2: Một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả trong chu trình doanh thu của công ty Điện lực Quảng Trị 73 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 76 1: KẾT LUẬN 76 2. KIẾN NGHỊ 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 PHỤ LỤC 79 Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân iii
  7. Khóa luận tốt nghiêp DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu Nghĩa CSH : Chủ sở hữu BCTC : Báo cáo tài chính ĐĐH : Đơn đặt hàng EVN : Tập đoàn Điện lực Việt Nam GTGT : Giá trị gia tăng TSCĐ : Tài sản cố định TSDH : Tài sản dài hạn TSNH : Tài sản ngắn hạn Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân iv
  8. Khóa luận tốt nghiêp DANH MỤC CÁC BẢNG Trang Bảng 2.1 : Tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty Điện lực Quảng Trị qua 3 năm từ năm 2016 – 2018 27 Bảng 2.2: Kết quả sản xuất kinh doanh theo loại hình qua 3 năm 31 Bảng 2.3: So sánh kết quả sản xuất kinh doanh theo loại hình qua các năm 31 Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân v
  9. Khóa luận tốt nghiêp DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH Trang Hình 2.1: Màn hình nhập liệu đối tượng ghi nhận “Doanh thu ước” 55 Hình 2.2: Màn hình nhập liệu số tiền “Doanh thu ước” 55 Hình 2.3: Màn hình hạch toán nợ/có “Doanh thu ước” 56 Hình 2.4: Màn hình nhập liệu thêm số tiền “Doanh thu ước” 57 Hình 2.5: Màn hình hạch toán thêm “Doanh thu ước” 57 Hình 2.6: Màn hình kết chuyển doanh thu kinh doanh điện 58 Hình 2.7: Màn hình nhập liệu doanh thu từ hoạt động thí nghiệm 61 Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân vi
  10. Khóa luận tốt nghiêp DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Trang Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống thông tin quản lý 5 Sơ đồ 1.2: Quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán 6 Sơ đồ 1.3: Mối liên hệ giữa các chu trình kinh doanh 10 Sơ đồ 1.4: Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình, đối tượng khác 11 Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý công ty Điện lực Quảng Trị 23 Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Điện lực Quảng Trị 33 Sơ đồ 2.3: Lưu đồ chu trình doanh thu từ kinh doanh điện 41 Sơ đồ 2.4: Lưu đồ chu trình doanh thu từ hoạt động thí nghiệm, hiệu chỉnh các thiết bị điện 48 Sơ đồ 2.5: Lưu đồ chu trình doanh thu từ hoạt động cho thuê cột điện treo cáp viễn thông 52 Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân vii
  11. Khóa luận tốt nghiêp PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài Hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp sẽ phát sinh rất nhiều nghiệp vụ. Để có thể ghi chép, xử lý và lưu trữ các nghiệp vụ một các hợp lý, đáng tin cậy, đồng thời cung cấp đầy đủ, kịp thời các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng. Doanh nghiệp cần phải xây dựng một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả, khoa học Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình cung cấp hàng hóa/dịch vụ và thu tiền. Đây là chu trình rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào vì nó sẽ tạo ra nguồn thu chính để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển. Vì vậy, việc cung cấp tốt các thông tin về chu trình doanh thu sẽ giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình hoạt động của doanh nghiệp để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển đi lên Công ty Điện lực Quảng Trị là một công ty có quy mô lớn, có nhiều ngành, nghề kinh doanh đa dạng do đó việc theo dõi đầy đủ, chính xác, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chu trình doanh thu để đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý của công ty đóng vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của công ty Ý thức được tầm quan trọng của chu trình doanh thu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, qua quá trình thực tập tại công ty em quyết định lựa chọn đề tài “ Đánh giá chu trình doanh thu tại công ty Điện lực Quảng Trị” để thực hiện khóa luận tốt nghiệp cho đợt thực tập cuối khóa của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài Đề tài được nghiên cứu dựa trên các mục tiêu sau đây: - Nghiên cứu và làm sáng tỏ cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu của doanh nghiệp - Từ quá trình thực tập tại công ty trình bày thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại côngTrường ty Điện lực Quả ngĐại Trị học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 1
  12. Khóa luận tốt nghiêp - Khái quát những điểm khác biệt, ưu điểm và hạn chế trong chu trình doanh thu tại công ty Điện lực Quảng Trị - Nghiên cứu, đưa ra những giải pháp, kiến nghị có tính khả thi góp phần hoàn thiện chu trình doanh thu của công ty 3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là chu trình doanh thu tại Công ty Điện lực Quảng Trị 4. Phạm vi nghiên cứu  Về không gian: Tại phòng tài chính – kế toán Công ty Điện lực Quảng Trị Địa chỉ: Số 126 đường Trần Hưng Đạo, Phường 1, Thành phố Đông Hà, Tỉnh Quảng Trị  Về thời gian: - Thời gian nghiên cứu thực tập: 05/01/2019 – 04/04/2019 - Thời gian thu thập số liệu: Số liệu dùng để phân tích tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả sản xuất kinh doanh theo loại hình là nguồn số liệu tổng hợp của 3 năm 2016 – 2018 Số liệu thu thập để minh họa chu trình doanh thu tại công ty: Năm 2018 5. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu em đã sử dụng những phương pháp sau:  Phương pháp thu thập số liệu: - Dữ liệu thứ cấp: nghiên cứu, tham khảo tài liệu: Tham khảo báo cáo tốt nghiệp của các anh chị khóa trước và các tài liệu, giáo trình liên quan đến đề tài hệ thống thông tin kế toán và chu trình doanh thu. Thu thập các bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh theo loại hình của công ty để lấy được số liệu về tình hình tài sản, nguồn vốn và tình hình kết quả sản xuất kinh doanh theo loại hình từ năm 2016 – 2018 Thu thập các chứng từ kế toán trong chu trình doanh thu trong năm 2018 tại công ty Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 2
  13. Khóa luận tốt nghiêp - Dữ liệu sơ cấp: Thu thập thông tin bằng cách phỏng vấn, quan sát các nhân viên tại phòng tài chính – kế toán của công ty. Cụ thể, tìm hiểu về quy trình xét duyệt, luân chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu; những quy định, chính sách công ty áp dụng để kiểm soát các hoạt động trong chu trình doanh thu. Bên cạnh đó, quan sát và phỏng vấn trực tiếp từng nhân viên kế toán để tìm hiểu rõ nội dung, công việc, cách thức nhập liệu doanh thu lên hệ thống ERP của mỗi người  Phương pháp phân tích số liệu: - Phương pháp mô tả: Sử dụng công cụ lưu đồ để mô tả quy trình luân chuyển thông tin trong chu trình doanh thu - Phương pháp so sánh: So sánh các chỉ tiêu về tài sản, nguồn vốn, doanh thu, lãi/lỗ của công ty giữa các năm để có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó, còn có sự so sánh, đối chiếu giữa chu trình doanh thu thực tế tại công ty so với chu trình doanh thu được học trên lý thuyết, chỉ ra được sự khác nhau và nguyên nhân của sự khác biệt đó. Từ đó, đánh giá được ưu điểm cũng như hạn chế của chu trình doanh thu tại công ty. - Phương pháp phân tích: Căn cứ vào bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh theo loại hình của công ty. Để phân tích tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, phân tích kết quả sản xuất kinh doanh theo loại hình qua 3 năm để nắm bắt được tình hình hoạt động của công ty qua 3 năm đó 6. Kết cấu đề tài Khóa luận bao gồm 3 phần: Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu Chương 2: Thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại Công ty Điện lực Quảng Trị Chương 3: Đánh giá hiệu quả của chu trình doanh thu tại Công ty Điện lực Quảng Trị PhTrườngần III: Kết luận Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 3
  14. Khóa luận tốt nghiêp PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CHU TRÌNH DOANH THU 1.1: Hệ thống thông tin kế toán 1.1.1: Khái niệm: Theo Gelinas, Sutton & Oram (1999): “Để có thể hiểu hệ thống thông tin kế toán là gì, bạn cần phải hiểu các khái niệm như: thế nào là hệ thống, thế nào là hệ thống thông tin và thế nào là hệ thống thông tin quản lý Hệ thống là một tập hợp các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực hiện một số mục tiêu nhất định. - Hệ thống thông tin: là một hệ thống do con người tạo ra thường bao gồm một tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-based components) để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng. - Hệ thống thông tin quản lý (MIS): là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những những thông tin để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị. - Hệ thống thông tin kế toán (AIS): là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý. nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính” Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 4
  15. Khóa luận tốt nghiêp Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống thông tin quản lý 1.1.2: Chức năng Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan Kiểm soát: Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bảo vệ tài sản vật chất, thông tin, kiểm soát hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời Hỗ trợ cho việc ra quyết định của các nhà quản lý doanh nghiệp 1.1.3: Phân loại a) Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin - Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin tài chính cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp - Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp b)TrườngPhân loại theo phương Đại tiện xử học lý Kinh tế Huế - Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công: nguồn lực chủ yếu là con người SV: Nguyễn Thị Kim Lân 5
  16. Khóa luận tốt nghiêp - Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy vi tính: nguồn lực bao gồm cả con người và máy vi tính 1.1.4: Cấu trúc Theo Trần Phước, Hệ thống thông tin kế toán (2009), trường đại học công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh thì cấu trúc hệ thống thông tin kế toán có thể được hiểu như sau: “Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các thành phần dữ liệu đầu vào, lưu trữ xử lý, cung cấp thông tin đầu ra. Các thành phần này chính là cấu trúc của một hệ thống thông tin kế toán được xử lý theo một quy trình nhất định tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Có thể khái quát quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán qua sơ đồ dưới đây: Thông tin đầu vào Lưu trữ, xử lý Thông tin đầu ra Dữ liệu/thông tin Sắp xếp, tổ Cung cấp thông tin từ nguồn chứng từ chức, tính toán cho các đối tượng bên trong hay bên bên trong hay bên ngoài ngoài để ra quyết định Sơ đồ 1.2: Quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán a, Hệ thống thông tin đầu vào Hệ thống thông tin đầu vào có thể thu nhận thủ công hay bằng máy thông qua cơ sở ghi nhận của thông tin là chứng từ. Việc tổ chức ghi nhận thông tin đầu vào đòi hỏi phải phân tích kỹ để tránh trường hợp ghi nhận thông tin quá thừa hay quá thiếu, điều này dẫn đến nguy cơ cung cấp thông tin đầu ra cho các đối tượng sử dụng không hữu ích. Để giải quyết vấn đề này, việc lựa chọn giải pháp thông tin như thế nào để đạt đươc mức yêu cầu về quản lý trong thời đại ngày nay là vấn đề cần thiết. Tuy nhiên, hệ thống thu nhận thông tin bằng thủ công là quá lỗi thời. Vì vậy việc lựa chọn một phương tiện kỹ thuật thông qua các công cụ trợ giúp như thiết bị phần cứng, phần mềm kế toán chuyên dụng để hệ thống thông tin đầu vào thu thập được thỏa mãn nhu cầu thông tin để ra quyết định đòi hỏi nhà quản lý phTrườngải chọn cho phù hợ pĐại với đặc đihọcểm của đơn Kinh vị mình tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 6
  17. Khóa luận tốt nghiêp b, Hệ thống cơ sở dữ liệu Giữ vai trò chính yếu trong một hệ thống thông tin kế toán, cơ sở dữ liệu giúp hệ thống thu thập, ghi nhận và lưu trữ thông tin kinh tế tài chính, sau đó chuyển đổi các dữ liệu đó thành thông tin có ý nghĩa cho người sử dụng thông tin ra quyết định Với hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên các vật mang tin là giấy và cấu trúc của các dữ liệu là mẫu chứng từ, mẫu sổ kế toán Với hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng máy tính và phần mềm kế toán, dữ liệu được lưu trữ trên các vật mang tin là đĩa hay băng từ dưới dạng các tập tin (file) hay một hệ thống quản trị dữ liệu (Database management systems-DBMS) c, Hệ thống thông tin đầu ra Nhiệm vụ trọng tâm của hệ thống thông tin đầu ra là cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong hay bên ngoài để ra quyết định. Như vậy những thông tin đầu ra gồm những thông tin nào? Đó chính là là những báo cáo tài chính hay báo cáo quản trị theo mẫu đã được xác lập trước. Đối với hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng thủ công thì các báo cáo được lập từ các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Đối với hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng máy vi tính và phần mềm kế toán thì các báo cáo được phần mềm tập hợp và xử lý dựa trên hệ thống cơ sở dữ liệu đã được xác lập Tổ chức hệ thống thông tin đầu ra là đòi hỏi tất yếu của bất cứ nhà quản lý nào. Đối với thông tin đầu ra phục vụ cho đối tượng bên ngoài đơn vị, ví dụ như: hệ thống báo cáo tài chính yêu cầu là phải theo mẫu biểu thống nhất. Đối với thông tin đầu ra phục vụ cho đối tượng nội bộ của đơn vị, ví dụ như: hệ thống báo cáo quản trị thì mẫu biểu sẽ do chính nhà quản lý đó thiết lập.Như vậy nghĩa vụ xác lập và chọn lựa mẫu biểu là từ lãnh đạo đơn vị. Bước tiếp theo là lựa chọn công cụ để tạo lập nên thông tin trên các báo cáo là hết sức cần thiết. Hiện nay nhiều phần mềm kế toán làm được phần này. Nhiệm vụ của nhà quản lý là tổ chức, lựa chọn phần mềm kế toán nào, cơ sở dữ liệu nào để đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin mà họ mong muốn” 1.1.5: Lưu đồ mô tả hệ thống thông tin kế toán a, Khái niệm: Lưu đồ: Là hình vẽ mô tả quy trình luân chuyển dữ liệu, thông tin hoặc trình tự các hoạtTrường động xử lý trong hệ thĐạiống thông học tin Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 7
  18. Khóa luận tốt nghiêp b, Những ký hiệu được sử dụng trong lưu đồ Các ký hiệu được sử dụng trong lưu đồ để thể hiện chức năng của một thông tin hay một hoạt động của hệ thống, được phân thành 5 loại ký hiệu sau: Nhóm ký hiệu đầu vào - đầu ra Chứng từ đầu vào 1 liên Chứng từ đầu vào nhiều liên Nhập chứng từ vào máy tính Sổ/ báo cáo đầu ra Hiển thị trên màn hình Nhóm ký hiệu xử lý Xử lý bằng máy tính Xử lý thủ công Lưu trữ trong máy tính Lưu trữ thủ công Nhóm các ký hiệu khác Bắt đầu/ kết thúc Điểm nối trong cùng một trang Điểm nối sang trang 1.2: Chu trình doanh thu 1.2.1: KháiTrường niệm, ý nghĩa Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 8
  19. Khóa luận tốt nghiêp Theo Thái Phúc Huy (2012), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Phương Đông: “Chu trình kinh doanh (Chu trình kế toán): Là một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến một nội dung của của quá trình sản xuất kinh doanh. Có 5 chu trình kinh doanh chính bao gồm: Chu trình doanh thu: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình cung cấp hàng hóa/dịch vụ và thu tiền Chu trình chi phí: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng hóa/dịch vụ và thanh toán Chu trình sản xuất: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành sản phẩm hoàn thành Chu trình nhân sự: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng, bồi dưỡng và trả lương cho người lao động Chu trình tài chính: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động, sử dụng vốn và phân phối kết quả sử dụng vốn” Chu trình sản xuất Sản phẩm Chu trình doanh thu Nguyên vật liệu, nhân công -> Bán hàng – thu tiền sản phẩm hoàn thành Dữ liệu Dữ liệu Hệ thống lập báo cáo, cung cấp Tiền thông tin NVL Dữ liệu Chu trình chi phí Chu trình tài chính Mua hàng – trả tiền Nhận tiền – chi tiền Tiền TrườngNhân công ĐạiChu học trình nhân Kinh sự tế HuếTiền Tuyển dụng – trả lương SV: Nguyễn Thị Kim Lân 9
  20. Khóa luận tốt nghiêp Sơ đồ 1.3: Mối liên hệ giữa các chu trình kinh doanh - Chu trình doanh thu : là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Trong quá trình tái sản xuất, hoạt động tiêu thụ nhằm thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ. Sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ được cung cấp cho khách hàng và đơn vị sẽ thu được tiền bán hàng. Thông qua quá trình này doanh nghiệp mới thu hồi được vốn đã bỏ ra, đồng thời thu được tiền để sản xuất và mở rộng quy mô sản xuất. Kết quả của chu trình doanh thu không chỉ phản ánh riêng kết quả của chu trình mà còn phản ánh toàn bộ kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc thực hiện tốt quá trình này sẽ đẩy mạnh các khâu khác trong chu trình kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần mở rộng quy mô cũng như nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.Với đặc điểm và chức năng nêu trên, chu trình doanh thu sẽ giao tiếp và quan hệ với các đối tượng hoặc hệ thống bên ngoài sau đây : Khách hàng : là nơi phát sinh yêu cầu về hàng hóa/dịch vụ cần được cung cấp; nhận hàng hóa, dịch vụ và thực hiện thanh toán tiền cho doanh nghiệp Chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng vai trò cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho chu trình doanh thu. Chu trình chi phí sẽ tiếp nhận các thông tin về yêu cầu hàng hóa, dịch vụ cần được mua và cung cấp theo yêu cầu của khách hàng cũng như chu trình sản xuất sẽ căn cứ vào yêu cầu của khách hàng để lên kế hoạch sản xuất của bộ phận, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Hệ thống lương sẽ căn cứ vào nhu cầu nhân sự của chu trình doanh thu để tuyển nhân lực. Đồng thời kết quả kinh doanh của từng nhân viên thực hiện trong chu trình doanh thu (nhân viên bán hàng, quản lý ) là cơ sở để tính lương và thu nhập lao động. Trong trường hợp tổ chức thanh toán qua ngân hàng, chu trình doanh thu có thể giao tiếp với ngân hàng và các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán để thực hiện thu, chi tại ngân hàng. Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển và ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu củTrườnga các đối tượng sử dĐạiụng thông học tin liên quan Kinh đến chu trình tế doanh Huế thu SV: Nguyễn Thị Kim Lân 10
  21. Khóa luận tốt nghiêp Thanh toán Ngân hàng Khách hàng Đặt hàng Thanh toán Chu trình chi phí Chu trình Cung cấp hàng hóa/dịch vụ doanh thu Yêu cầu mua hàng Doanh số tính lương Yêu cầu sản xuất Dữ liệu Hệ thống kế toán tổng hợp/ lập báo cáo Chu trình nhân sự - tiền Chu trình sản xuất lương Sơ đồ 1.4: Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình, đối tượng khác 1.2.2: Các hoạt động Chu trình doanh thu sẽ trải qua bốn hoạt động chính: (1) nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lập hóa đơn,theo dõi công nợ, (4) thu tiền. Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện những chức năng riêng, sẽ có các dòng thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định đi vào làm cơ sở cho việc thực hiện chức năng đó. Từ đó tạo ra các dòng thông tin thể hiện chức năng của từng hoạt động và cung cấp cho các hoạt động khác bên trong và bên ngoài chu trình 1.2.2.1: Hoạt động nhận đặt hàng: - Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng. Hoạt động nàyTrường sẽ tiếp nhận các yêu Đại cầu của kháchhọc hàng, Kinh xem xét kh ảtếnăng, Huế điều kiện để đáp SV: Nguyễn Thị Kim Lân 11
  22. Khóa luận tốt nghiêp ứng các yêu cầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng - Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến. Các yêu cầu này phải đảm bảo tính chính xác và xác thực về nội dung theo đúng yêu cầu của khách hàng - Căn cứ dòng dữ liệu đi vào, hoạt động đặt hàng sẽ thực hiện các nội dung xử lý sau: (1.1) Xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ của khách hàng thông qua việc truy xuất các thông tin về hàng hóa, dịch vụ, khả năng hiện có của hàng hóa, dịch vụ có thể cung cấp. (1.2) Xem xét khả năng của khách hàng đối với các điều kiện, tiêu chuẩn đặt ra của doanh nghiệp như điều kiện về khả năng thanh toán, giới hạn nợ hoặc các điều kiện về luật pháp. Cơ sở để thực hiện việc xem xét, đánh giá là các thông tin lưu trữ về khách hàng ( danh mục khách hàng, tình trạng nợ của khách hàng ) (1.3) Thông tin kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng cho khách hàng là chấp thuận hay không chấp thuận yêu cầu của khách hàng. Nếu chấp thuận yêu cầu đặt hàng thì các hoạt động tiếp theo của chu trình doanh thu sẽ được thực hiện. - Như vậy, nếu chấp nhận các yêu cầu đặt hàng của khách hàng, hoạt động đặt hàng với các nội dung xử lý trên sẽ tạo ra dòng thông tin mang nội dung về một nghiệp vụ bán hàng hợp lệ được cho phép thực hiện. Đây là nội dung quan trọng và cần thiết làm cơ sở cho các hoạt động và bộ phận chức năng thực hiện các hoạt động trong chu trình doanh thu liên quan đến tính hợp lệ của nghiệp vụ bán hàng. Nếu cần thông tin và cơ sở về tính hợp lệ của nghiệp vụ bán hàng thì thông tin đó phải nhận từ hoạt động đặt hàng. - Những loại chứng từ có thể được sử dụng trong hoạt động này: Đơn đặt hàng được xét duyệt: Sử dụng đơn đặt hàng của khách hàng để xác nhậnvà xét duyệt cho phép đơn đặt hàng được thực hiện. Lệnh bán hàng: Lập chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa, dịch vụ sẽ được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng. Chứng từ này thường không đươc sử dTrườngụng trong nội bộ doanh Đại nghi ệphọc và tên g ọKinhi có thể thay tế đổi tùy Huế theo đối tượng SV: Nguyễn Thị Kim Lân 12
  23. Khóa luận tốt nghiêp nhận thông tin để thực hiện mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho, lệnh giao hàng Hợp đồng bán hàng: Được sử dụng khi cần có sự cam kết, ràng buộc giữa khách hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã được cho phép thực hiện. Đây là chứng từ có tính pháp lý cho hoạt động bán hàng. Các chứng từ mang tên gọi của các hoạt động khác sẽ thực hiện trong chu trình doanh thu trên cơ sở hoạt động đặt hàng như: phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng 1.2.2.2: Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ - Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của quá trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ - Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông tin mang nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyển đến, đảm bảo cho sự vận động của hàng hóa, quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng đã được xét duyệt - Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung : (2.1) Thực hiện xuất kho (2.2) Thực hiện giao hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. - Dòng thông tin tạo ra từ hoạt động này sẽ thể hiện nội dung thực tế đã thực hiện xuất kho, giao hàng hoặc nghiệm thu cho khách hàng, và sẽ chuyển đến các hoạt động và bộ phận chức năng cần thông tin về nội dung này, đảm bảo theo dõi và phản ánh được tình hình thực tế của hoạt động - Những loại chứng từ có thể được sử dụng trong hoạt động này: Phiếu xuất kho đã xác nhận nội dung hàng hóa thực tế xuất kho Phiếu giao hàng xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng hoTrườngặc cho đơn vị vận chuyĐạiển để giaohọc đến khách Kinh hàng. tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 13
  24. Khóa luận tốt nghiêp Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: Xác nhận mức độ và khối lượng công việc đã hoàn thành cho khách hàng 1.2.2.3: Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ - Hoạt động này sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã được thực hiện nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động này là dòng thông tin cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng, và dòng thông tin xác nhận nội dung công việc đã thực tế thực hiện từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến - Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung : (3.1) Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa doanh nghiệp với khách hàng. (3.2) Lập hóa đơn bán hàng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng đã thực hiện. (3.3) Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng : theo dõi các nội dung sau khi thực hiện bán hàng (trả lại, giảm giá), theo dõi nghĩa vụ thanh toán của khách hàng - Những loại chứng từ có thể được sử dụng trong hoạt động này: Các hóa đơn bán hàng, dịch vụ, các bản kê bán hàng có xác nhận nghiệp vụ cung cấp hàng hóa, nghiệp vụ đã được cho phép thực hiện và thực tế thực hiện. Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng 1.2.2.4: Hoạt động thu tiền - Căn cứ vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được tổ chức theo dõi để thực hiện hoạt động thu tiền của khách hàng. Yêu cầu của hoạt động thu tiền là đảm bảo thu đầy đủ, chính xác, kịp thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực hiện cũng như phản ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của khách hàng - Hoạt đTrườngộng thu tiền sẽ thực hiĐạiện các n ộhọci dung sau Kinh: tế Huế (4.1) Xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán SV: Nguyễn Thị Kim Lân 14
  25. Khóa luận tốt nghiêp (4.2) Lập chứng từ cho nội dung thanh toán của khách hàng. (4.3) Xác nhận thực tế thanh toán của khách hàng. (4.4) Ghi nhận nghiệp vụ thanh toán của khách hàng - Những loại chứng từ có thể được sử dụng trong hoạt động này: Bảng đối chiếu công nợ, thông báo trả nợ: Xác nhận tình trạng nợ của khách hàng. Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng xác nhận thu tiền 1.3: Những thủ tục kiểm soát trong chu trình Theo Trần Thị Giang Tân (2012), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản kinh tế TP. Hồ Chí Minh thì những thủ tục kiểm soát chủ yếu trong chu trình doanh thu bao gồm: 1.3.1: Những thủ tục kiểm soát chung 1.3.1.1: Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng Nhằm đảm bảo phân chia trách nhiệm hợp lý trong chu trình doanh thu, đơn vị cần tách biệt các chức năng/bộ phận sau đây: - Bộ phận xét duyệt bán chịu tách biệt với bộ phận bán hàng - Bộ phận bán hàng tách biệt với bộ phận ghi nhận nợ phải thu - Bộ phận bán hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền - Người có quyền xóa sổ nợ phải thu khó đòi độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu - Kế toán nợ phải thu khách hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền 1.3.1.2: Kiểm soát quá trình xử lý thông tin a, Kiểm soát chung: Bao gồm các hoạt động kiểm soát sau - Kiểm soát đối tượng sử dụng: Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phTrườngải có mật khẩu riêng Đại và chỉ đư họcợc truy cậ pKinh trong giới hạtến công Huế việc của mình SV: Nguyễn Thị Kim Lân 15
  26. Khóa luận tốt nghiêp Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập trái phép vào hệ thống - Kiểm soát truy cập: Nhập liệu càng sớm càng tốt Sao lưu dữ liệu để đề phòng mất mát, hư hỏng b, Kiểm soát ứng dụng: - Kiểm soát dữ liệu: Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ - Kiểm soát quá trình nhập liệu Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin Đảm bảo tính chính xác , ví dụ như: nhập đúng mã khách hàng, các thông tin cần thiết về khách hàng và các số liệu liên quan c, Kiểm soát chứng từ, sổ sách - Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ quan trọng - Các hóa đơn bán hàng phải được lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh bán hàng. Trước khi lập hóa đơn phải đối chiếu với phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, vận đơn - Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng hay tiền bán hàng thu được d, Ủy quyền và xét duyệt Các cam kết về ngày giao hàng, lượng hàng bán ra, các đề nghị mua chịu của khách hàng, cũng như lệnh bán hàng hay các đề nghị xóa số nợ không thể thu hồi cần được người có thẩm quyền xét duyệt. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt thông qua việc ban hành các chính sách 1.3.1.3: Kiểm tra độc lập việc thực hiện Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 16
  27. Khóa luận tốt nghiêp Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra. Thủ tục này nhằm nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân/bộ phận trong đơn vị Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 17
  28. Khóa luận tốt nghiêp 1.3.2: Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn Giai đoạn Hoạt động kiểm soát Nhận đơn đặt - Xác minh người mua hàng: ngoại trừ các khách hàng quen thuộc hàng và xét của đơn vị, khi nhận được một đơn đặt hàng từ khách hàng cho dù có duyệt bán chịu đầy đủ thông tin và chữ ký, đơn vị đều phải tiến hành xác minh người mua hàng. Vì chưa chắc người lập và ký trên đơn đặt hàng là có thực hay là người có đủ thẩm quyền để đặt mua hàng - Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị: nếu có khác biệt, nhân viên bán hàng cần liên hệ ngay với khách hàng để xử lý - Xác nhận khả năng cung ứng: trong một số trường hợp, nhân viên bán hàng cần xác minh lượng hàng tồn kho có đủ để đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng hay không, nếu không đủ sẽ đưa ra giải pháp xử lý - Lập lệnh bán hàng: sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng, nhân viên bán hàng phải ghi nhận các thông tin trên đơn đặt hàng vào lệnh bán hàng - Xét duyệt bán chịu: căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối bán hàng Giao hàng và  Giao hàng: lập hóa đơn - Phiếu xuất kho được gửi đến cho thủ kho điền số lượng thực xuất. - Thủ kho chỉ được xuất kho khi phiếu xuất kho đã có sự phê duyệt. - Đếm, kiểm tra hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng. - Hạn chế tiếp cận HTK, tiến hành kiểm kê kho hàng. - Việc ghi sổ và kiểm tra việc ghi sổ phải tách biệt với việc bảo quản hàng hóa. - Phòng vận chuyển khi nhận được hàng từ kho phải kiểm tra sự khớp đúng giữa số hàng nhận được với ĐĐH và Phiếu xuất kho đã được phê duyệt. - Phân ly trách nhiệm vận chuyển hàng với việc phê duyệt và điền phiếu xuất kho Trường- Phiếu vậ nĐại chuyển đưhọcợc lập làm Kinh nhiều liên vàtế đư ợHuếc đánh số thứ tự trước SV: Nguyễn Thị Kim Lân 18
  29. Khóa luận tốt nghiêp  Lập hóa đơn: - Trước khi lập hóa đơn phải kiểm tra sự khớp đúng giữa ĐĐH với phiếu xuất kho, phiếu vận chuyển đã được phê duyệt do các bộ phận khác gửi tới. - Ghi các dữ liệu cần thiết vào hóa đơn. - Trước khi hóa đơn được gửi đi, cần có sự kiểm tra độc lập về giá và sự chính xác của hóa đơn. - Đối chiếu số tổng cộng trên phiếu vận chuyển với số tổng cộng trên hóa đơn. - Tất cả hóa đơn được lập phải đánh số thứ tự trước Thu tiền và nợ  Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt phải thu khách - Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín hàng dụng - Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng - Nên sử dụng máy tính tiền tự động (POS) hoặc máy phát hành hóa đơn ở các điểm bán hàng - Cuối ngày phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tính tiền hoặc máy phát hành hóa đơn - Nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên sổ cái - Định kỳ, tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện chênh lệch do bán hàng không ghi vào sổ  Đối với phương thức bán chịu - Đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan, hay giữa số liệu kế toán với số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng - Sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết nợ phải thu khách hàng nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng - Phải đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng - Hàng tháng đơn vị cần gửi thông báo nợ cho khách hàng - Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và chính sách xóa sổ nợ phải thu Trườngkhó đòi Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 19
  30. Khóa luận tốt nghiêp CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG TRỊ 2.1: Giới thiệu tổng quan về công ty Điện lực Quảng Trị 2.1.1: Lịch sử hình thành Công ty Điện lực Quảng Trị là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Trung, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, hoạt động theo Luật doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân theo phân cấp và ủy quyền của Tổng công ty Điện lực miền Trung, có con dấu và điều lệ hoạt động. Trực tiếp quản lý vận hành lưới điện, kinh doanh điện năng trên địa bàn tỉnh Quảng Trị và bán điện qua nước bạn Lào thông qua lưới điện tại cửa khẩu quốc tế Lao Bảo và cửa khẩu La Lay  Tên doanh nghiệp: Công ty có tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt là: CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG TRỊ Tên giao dịch quốc tế: QUANG TRI POWER COMPANY Tên giao dịch viết tắt của công ty: QTPC Mã số thuế: 0400101394-002 Giám đốc: Huỳnh Tấn Thành Địa chỉ: Số 126 đường Trần Hưng Đạo, Phường 1, Thành phố Đông Hà, Tỉnh Quảng Trị Điện thoại: 0233 2220234 Fax: 0233 2220222 Email: dlqt.p1@gmail.com Website: Quá trình phát triển của công ty Điện lực Quảng Trị từ 1990 đến nay: Ngày 07/10/1989 Bộ Năng lượng đã có Quyết định số 645 NL/TCCB-LĐ thành lập Sở Điện lực Quảng Trị trực thuộc Công ty Điện lực 3 trên cơ sở Chi nhánh điện Quảng Trị và chính thức hoạt động từ ngày 15/10/1989. Ngày đầu mới thành lập, tài sản lưới điện của đơn vị chỉ có vài tổ máy phát điện Diesel G 66 và G72 đặt tại trạm phát điện Khe Mây (Đông Hà), lưới điện manh mún, chỉ tập trung ở trung tâm huyện, thị và một số vùng phụ cận. Năm 1996, ngành Điện chuyển sang hạch toán kinh doanh, bàn giao chức năng quản lý về điện cho các Sở Công nghiệp địa phương. Để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ mới, ngày 08/3/1996, Tổng Công ty Điện lực Việt Nam (nay là Tập đoàn Điện lực Việt Nam) đã có quyết định đổi tên Sở Điện lực Quảng Trị thành Điện lực Quảng Trị.Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 20
  31. Khóa luận tốt nghiêp Năm 2010, thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định của Bộ Công Thương, ngày 14/4/2010 Hội đồng Quản trị Tập đoàn Điện lực Việt Nam ban hành Quyết định số 230/QĐ-EVN chuyển đổi các Điện lực thành Công ty Điện lực trực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Trung. Công ty Điện lực Quảng Trị lúc này hoạt động theo mô hình mới gồm có các Điện lực trực thuộc đóng trên địa bàn thành phố, thị xã và các huyện trong tỉnh. Đến nay 100% xã, phường, thị trấn, thành phố trên đất liền và trên đảo có điện và trên 99,98% số hộ dân trong tỉnh được sử dụng điện lưới quốc gia. Lưới điện trung hạ áp nông thôn đã được ngành điện nhận quản lý vận hành và bán lẻ điện đến 100% hộ dân. Lưới điện đã phủ rộng khắp từ vùng nông thôn, ven biển đến vùng sâu, vùng xa, hải đảo thuộc tỉnh, góp phần tích cực vào chương trình phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng của địa phương và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân. Trong những năm qua, để không ngừng hiện đại hoá lưới điện, Công ty Điện lực Quảng Trị đã xây dựng và triển khai sơ đồ lưới điện thông minh trên địa bàn toàn tỉnh, ngày càng hoàn thiện kết cấu lưới điện hợp lý và thực hiện đồng bộ các giải pháp để đảm bảo lưới điện vận hành an toàn, liên tục nhằm nâng cao độ tin cậy cung cấp điện. Các chuyên đề giảm tổn thất điện năng luôn được Công ty bám sát thực hiện theo từng quý, năm và thực tế chỉ tiêu thực hiện tổn thất điện năng qua các năm của Công ty luôn được Tổng công ty Điện lực miền Trung ghi nhận và đánh giá cao. 2.1.2: Chức năng, nhiệm vụ và ngành, nghề kinh doanh của công ty Điện lực Quảng Trị 2.1.2.1: Chức năng, nhiệm vụ a) Chức năng: Công ty Điện lực Quảng Trị có chức năng chính là: Quản lý vận hành hệ thống lưới điện và kinh doanh bán điện trên địa bàn 8 huyện, 1 thị xã và thành phố Đông Hà. Và xuất khẩu điện qua nước bạn Lào b) Nhiệm vụ: Nhiệm vụ chính của công ty Điện lực Quảng Trị là sản xuất kinh doanh điện năng nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu thụ điện năng cho các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn tỉnh quảng trị, phục vụ tốt nhu cầu điện sinh hoạt cho các hộ gia đình trên địa bàn tỉnh. Góp phầTrườngn thúc đẩy sự phát tri Đạiển nền kinh học tế của t ỉnhKinh nhà tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 21
  32. Khóa luận tốt nghiêp 2.1.2.2: Ngành, nghề kinh doanh Ngành, nghề kinh doanh chính: - Sản xuất, kinh doanh điện năng; - Quản lý, vận hành lưới điện đến cấp điện áp 110kV; - Đầu tư xây dựng, phát triển và cải tạo lưới điện đến cấp điện áp 110kV. Ngành, nghề liên quan phục vụ trực tiếp ngành, nghề kinh doanh chính: - Sản xuất, kinh doanh, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp các thiết bị điện, cơ khí, điều khiển và tự động hóa các công trình điện ; - Thí nghiệm, hiệu chỉnh các thiết bị điện thuộc các công trình điện; - Tư vấn quản lý dự án, tư vấn thực hiện các dự án xây dựng (thẩm tra, thẩm định dự án, tư vấn lập hồ sơ mời thầu và đấu thầu, lựa chọn nhà thầu, ); - Giám sát thi công xây dựng các công trình điện - Tư vấn lập dự án đầu tư, khảo sát, thiết kế đường dây và trạm biến áp; - Kinh doanh vật tư, thiết bị điện, điện tử - Xây dựng và cải tạo lưới điện. 2.1.3: Cơ cấu tổ chức công ty 2.1.3.1: Bộ máy quản lý của công ty Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 22
  33. Khóa luận tốt nghiêp GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC ĐẦU TƯ-XÂY DỰNG PHÒNG K PHÒNG U Ỹ ĐIỀ PHÒNG AN PHÒNG KINH PHÒNG VẬT PHÒNG QUẢN THU T Ậ ĐỘ TOÀN DOANH TƯ LÝ ĐẦU TƯ VĂN PHÒNG PHÒNG TÀI PHÒNG CÔNG PHÒNG TỔ PHÒNG KẾ PHÒNG KIỂM CHÍNH – KẾ NGHỆ - CHỨC & HOẠCH TRA, GIÁM TOÁN THÔNG TIN NHÂN SỰ SÁT N L C N L C ĐIỆ Ự ĐIỆ Ự ĐIỆN LỰC ĐIỆN LỰC ĐIỆN LỰC ĐIỆN LỰC ĐIỆN LỰC ĐIỆN LỰC TRẠM ĐIỆN LỰC GIO LINH ĐÔNG HÀ HẢI LĂNG CAM LỘ TRIỆU ĐAKRÔNG VĨNH THÀNH ĐIỆN KHE PHONG LINH CỔ CỒN CỎ SANH Ghi chú: Quan hệ trực tuyến của giám đốc Quan hệ chức năng Quan hệ trực tuyến của các phó giám đốc Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý công ty Điện lực Quảng Trị SV: Nguyễn Thị Kim Lân 23 Trường Đại học Kinh tế Huế
  34. Khóa luận tốt nghiêp 2.1.3.2: Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban - Giám đốc: Giám đốc là người đại diện pháp nhân và là người điều hành cao nhất trong mọi hoạt động của công ty. Và là người đứng ra chịu trách nhiệm trước pháp luật và tổng công ty Điện lực miền Trung - Phó giám đốc kỹ thuật: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc thực hiện công tác quản lý kỹ thuật, an toàn, bảo hộ lao động, đôn đốc chỉ đạo, kiểm tra về mặt kỹ thuật và phê duyệt các luận chứng kỹ thuật để trình duyệt giám đốc - Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách khâu kinh doanh bán điện theo dõi doanh thu bán điện hành tháng và trình duyệt lên giám đốc - Phó giám đốc đầu tư xây dựng: Phụ trách khâu vật tư đảm bảo cho việc cung ứng vật tư kịp thời cho sản xuất kinh doanh. Đồng thời quản lý các hoạt động đầu tư xây dựng của công ty - Văn phòng: Thực hiện chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị - Phòng tài chính – kế toán: Thực hiện công tác tài chính và hạch toán kế toán theo đúng Luật kế toán và các chính sách về tài chính kinh tế do nhà nước, ngành và công ty ban hành nhằm tăng lợi nhuận cho công ty. Phân tích tính hiệu quả kinh tế trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty - Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho giám đốc công ty về công tác quản lý kỹ thuật điện bao gồm: quản lý vận hành nguồn lưới điện, quản lý chất lượng vật tư thiết bị, quản lý các chỉ tiêu thông số kỹ thuật trong công tác sửa chữa nguồn lưới điện, thí nghiệm, hiệu chỉnh - Phòng điều độ: Thực hiện theo dõi tình hình vận hành, điều độ hệ thống điện, chỉ huy, theo dõi việc đóng cắt mạng lưới điện trung và cao thế - Phòng vật tư: Thực hiện quản lý vật tư thiết bị cho sản xuất kinh doanh - Phòng an toàn: Tham mưu cho giám đốc chỉ đạo quản lý công tác kỹ thuật an toàn - bảo hộ lao động trong toàn công ty Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 24
  35. Khóa luận tốt nghiêp - Phòng kinh doanh: Thực hiện công tác quản lý kinh doanh theo đúng quy trình kinh doanh điện năng của EVN, phát hành và quyết toán hóa đơn tiền điện, lập và quản lý hợp đồng mua bán điện theo phân cấp, tiếp nhận yêu cầu cấp điện đối với khách hàng, trạm chuyên dùng - Phòng tổ chức và nhân sự: Thực hiện công tác tổ chức sản xuất, quản lý cán bộ, quản lý lao động, chế độ tiền lương, đào tạo bồi dưỡng, thi đua, khen thưởng, thanh tra kiểm tra việc thực hiện chính sách pháp luật các quy định của cấp trên và của công ty - Phòng quản lý đầu tư: Thực hiện công tác liên quan đến chuẩn bị và đầu tư xây dựng như: xây dựng nguồn lưới điện, vật tư điện lực, công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp - Phòng kế hoạch: Thực hiện công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho các hoat động của công ty được thực hiện theo đúng nguyên tắc về yêu cầu của nhà nước, của ngành - Phòng kiểm tra – giám sát: Thực hiện công tác kiểm tra giám sát việc thực hiện các hoạt động của công ty và việc sử dụng điện của khách hàng - Phòng công nghệ - thông tin: Thực hiện công tác quản lý công nghệ thông tin, quản trị mạng máy tính của công ty. Nghiên cứu và triển khai ứng dụng các chương trình, phần mềm máy tính phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty - 10 Điện lực: Quản lý, theo dõi, vận hành, sữa chữa lưới điện, thực hiện kinh doanh bán điện, theo dõi tổn thất điện năng, quản lý khách hàng và phát triển khách hàng mới trên địa bàn thuộc khu vực mình phụ trách 2.1.5: Phân tích tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty qua 3 năm 2.1.5.1: Tình hình tài sản Qua bảng 2.1, ta thấy tổng tài sản của công ty qua 3 năm có xu hướng tăng đều, năm 2017 so với năm 2016 tăng hơn 12,2 tỷ đồng (tương ứng tăng 1,43%) so với năm 2016, năm 2018 tăng hơn 12,6 tỷ đổng so với năm 2017 ( tương ứng tăng 1,46%). Trong đó, tài sảnTrường dài hạn (TSDH) chiĐạiếm tỷ trhọcọng lớn hơnKinh rất nhiều tế so v ớiHuế tài sản ngắn hạn SV: Nguyễn Thị Kim Lân 25
  36. Khóa luận tốt nghiêp (TSNH). TSNH có xu hướng tăng nhẹ qua 3 năm, còn TSDH thì có xu hướng giảm nhẹ qua 3 năm TSNH tăng nhẹ qua 3 năm, trong đó: Năm 2017 tăng hơn 1,6 tỷ đồng so với năm 2016 (tương ứng tăng 5,43%), năm 2018 tăng hơn 2,4 tỷ đồng so với năm 2017 ( tương ứng tăng 7,63%). Nguyên nhân chủ yếu của sự tăng này là do số lượng hàng tồn kho tăng mạnh qua các năm, cụ thể: Năm 2017 tăng hơn 867 triệu đồng so với năm 2016, năm 2018 tăng hơn 2 tỷ đồng so với năm 2017. Có thể lý giải cho sự tăng này là do hoạt đông kinh doanh vật tư, thiết bị điện, điện tử của công ty giảm do xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh TSDH có xu hướng tăng nhẹ qua 3 năm, trong đó: Năm 2017 tăng hơn 10,6 tỷ đồng so với năm 2016 (tương ứng tăng 10,6%), năm 2018 tăng hơn 10,2 tỷ đồng so với năm 2017 (tương ứng tăng 1,22%). Nguyên nhân chủ yếu của sự tăng nhẹ này là do: sự tăng mạnh của tài sản dở dang dài hạn năm 2017 tăng gần 5,9 tỷ đồng (tương ứng tăng 55,05%) so với năm 2016, tài sản dở dang dài hạn năm 2018 tăng hơn 13,1 tỷ đồng (tương ứng tăng 79,29% ) nhưng tài sản dở dang dài hạn chỉ chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong TSDH. Có thể lý giải cho sự tăng mạnh này là do: Công ty đầu tư xây dựng, nâng cấp lại trụ sở làm việc chính của công ty ; xây dựng trạm điện, lắp đặt máy phát điện tại đảo Cồn Cỏ. Đồng thời, còn do sự tăng nhẹ của TSCĐ cụ thể: Năm 2017 tăng hơn 3,7 tỷ đồng so với năm 2016 (tương ứng tăng 0,46%), năm 2018 tăng gần 2 tỷ đồng so với năm 2017 (tương ứng tăng 0,24%) vì chiếm tỷ trọng rất lớn trong TSDH nên việc tăng nhẹ của TSCĐ cũng là nguyên nhân chủ yếu cho sự tăng của TSDH Tóm lại, tốc độ tăng của TSNH cao hơn TSDH và chiếm tỷ trọng ngày càng tăng trong tổng tài sản của công ty. Tổng tài sản của công ty tăng qua các năm chủ yếu là do TSCĐ và tài sản dở dang dài hạn tăng qua các năm. Đây là dấu hiệu cho thấy quy mô của công ty ngày càng lớn 2.1.5.2: Tình hình nguồn vốn Qua bảng 2.1, nhìn chung tổng nguồn vốn của công ty qua 3 năm có sự tăng nhẹ để hiểu rõ hơn chúng ta sẽ phân tích tình hình biến động của nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu cụ thểTrường: Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 26
  37. Khóa luận tốt nghiêp Bảng 2.1 : Tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty Điện lực Quảng Trị qua 3 năm từ năm 2016 – 2018 Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 2017/2016 2018/2017 Giá trị % Giá trị % Giá trị % Chênh lệch % Chênh lệch % Tổng tài sản 857.732.960.575 100 870.003.173.605 100 882.677.948.940 100 12.270.213.030 1,43 12.674.775.335 1,46 I. Tài sản ngắn hạn 30.365.667.993 3,54 32.013.911.124 3,68 34.455.633.757 3,90 1.648.243.131 5,43 2.441.722.633 7,63 1. Tiền và các khoản 1.453.500.235 0,17 1.539.896.989 0,18 1.138.605.872 0,13 86.396.754 5,94 -401.291.117 -26,06 tương đương tiền 2. Khoản phải thu 17.804.981.627 2,08 18.477.076.339 2,12 19.281.346.353 2,18 672.094.712 3,77 804.270.014 4,35 ngắn hạn 3. Hàng tồn kho 11.040.108.508 1,29 11.907.962.697 1,37 13.961.764.360 1,58 867.854.189 7,86 2.053.801.663 17,25 4. Tài sản ngắn hạn 67.077.623 0,01 88.975.099 0,01 73.917.172 0,01 21.897.476 32,64 -15.057.927 -16,92 khác II.Tài sản dài hạn 827.367.292.582 96,46 837.989.262.481 96,32 848.222.315.183 96,10 10.621.969.899 1,28 10.233.052.702 1,22 1. Tài sản cố định 807.651.458.164 94,16 811.388.131.372 93,26 813.307.193.212 92,14 3.736.673.208 0,46 1.919.061.840 0,24 2. Tài sản dở dang 10.714.142.964 1,25 16.611.841.198 1,91 29.784.148.768 3,37 5.897.698.234 55,05 13.172.307.570 79,29 dài hạn 3. Tài sản dài hạn 9.001.691.454 1,05 9.989.289.911 1,15 5.130.973.203 0,58 987.598.457 10,97 -4.858.316.708 -48,64 khác Tổng nguồn vốn 857.732.960.575 100 870.003.173.605 100 882.677.948.940 100 12.270.213.030 1,43 12.674.775.335 1,46 I. Nợ phải trả 721.503.215.527 84,12 721.738.201.491 82,96 697.898.962.924 79,07 234.985.964 0,03 -23.839.238.567 -3,30 1. Nợ phải trả ngắn 533.716.020.120 62,23 534.719.374.064 61,46 500.984.126.891 56,76 1.003.353.944 0,19 -33.735.247.173 -6,31 hạn 2. Nợ phải trả dài hạn 187.787.195.407 21,89 187.018.827.427 21,50 196.914.836.033 22,31 -768.367.980 -0,41 9.896.008.606 5,29 II. Nguồn vốn CSH 136.229.745.048 15,88 148.264.972.114 17,04 184.778.986.016 20,93 12.035.227.066 8,83 36.514.013.902 24,63 1. Vốn CSH 136.229.745.048 15,88 148.264.972.114 17,04 184.778.986.016 20,93 12.035.227.066 8,83 36.514.013.902 24,63 (Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán công ty Điện lực Quảng Trị) SV: Nguyễn Thị Kim Lân 27 Trường Đại học Kinh tế Huế
  38. Khóa luận tốt nghiêp Vốn chủ sở hữu qua 3 năm có sự tăng mạnh: Năm 2017 tăng hơn 12 tỷ đồng (tương ứng tăng 8,83%) so với năm 2016, năm 2018 tăng hơn 36,5 tỷ đồng (tương ứng tăng 24,63%) so với năm 2017. Điều này cho thấy, tình hình kinh doanh thuận lợi đã thu hút được nhiều vốn đầu tư Nợ phải trả tăng giảm không đều qua 3 năm: Năm 2017 nợ phải trả tăng hơn 234 triệu đồng (tương ứng tăng 0,03%) so với năm 2016. Sự biến động này là do năm 2017 nợ ngắn hạn tăng hơn 1 tỷ đồng so với năm 2016 nguyên nhân là do khoản phải trả người bán và người mua trả tiển trước tăng mạnh. Nhưng năm 2017 nợ dài hạn lại giảm hơn 768 triệu so với 2016 đã bù đắp cho sự tăng của nợ ngắn hạn nguyên nhân là do khoản vay và nợ thuê tài chính dài hạn giảm Năm 2018 nợ phải trả giảm hơn 23,8 tỷ đồng (tương ứng giảm 3,3%) so với năm 2017. Sự biến động này là do năm 2018 nợ dài hạn tăng gần 9,9 tỷ đồng nguyên nhân là do khoản vay và nợ thuê tài chính tăng. Nhưng năm 2018 nợ ngắn hạn giảm hơn 33,7 tỷ đồng nguyên nhân là do khoản phải trả người bán và người mua trả tiền trước giảm mạnh Tóm lại, qua bảng 2.1 ta thấy kết cấu vốn chủ sở hữu có xu hướng tăng lên, nợ phải trả có xu hướng giảm xuống. Đây là dấu hiệu tốt cho sự đảm bảo nguồn vốn trả nợ của doanh nghiệp, đồng thời thể hiện sự chủ động trong kinh doanh của doanh nghiệp 2.1.6: Phân tích kết quả sản xuất kinh doanh theo loại hình của công ty qua 3 năm Qua bảng 2.3 ta thấy, tổng doanh thu của công ty tăng đều qua 3 năm. Trong đó: Năm 2017 tăng 5,375 tỷ đồng (tương ứng tăng 0,48%) so với năm 2016, năm 2018 tăng 6,649 tỷ đồng (tương ứng tăng 0,59%) so với năm 2017. Nguyên nhân chủ yếu là do: - Năm 2017 doanh thu từ hoạt động kinh doanh điện tăng 5,382 tỷ đồng so với năm 2016. Đây là nguyên nhân chính khiến tổng doanh thu của công ty năm 2017 tăng 5,385 so với năm 2016 - Năm 2018 doanh thu từ hoạt động kinh doanh điện tăng 2,913 tỷ đồng, doanh thu từ hoạt động sản xuất khác tăng 5,133 tỷ đồng đã bù đắp được sự suy giảm doanh thu từ hoạt động kinh doanh khác, dịch vụ, hoạt động khác Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 28
  39. Khóa luận tốt nghiêp Qua bảng 2.3 ta thấy, từ năm 2016 – 2018 công ty đều làm ăn có lãi và số lãi có xu hướng tăng đều qua các năm, mặc dù hoạt động kinh doanh điện của công ty qua 3 năm đều bị lỗ. Trong đó: Năm 2017 tiền lãi tăng 2,199 tỷ đồng (tương ứng tăng 160,3%) so với năm 2016, năm 2018 tiền lãi tăng 448 triệu đồng (tương ứng tăng 12,55%) so với năm 2017. Nguyên nhân chủ yếu là do: - Năm 2017 hoạt động kinh doanh điện vẫn còn bị lỗ nhưng đã giảm xuống đươc 1,731 tỷ đồng (tương ứng với tiền lãi tăng 12,92%) so với năm 2016. Đồng thời trong năm 2017 tiền lãi từ hoạt động kinh doanh khác cũng tăng lên 505 triệu đồng (tương ứng tăng 7,06%) và tiền lãi từ hoạt động khác tăng 464 triệu đồng (tương ứng tăng 44,59%) với năm 2016. Chính nhờ tiền lãi của những hoạt động kinh doanh đó tăng lên đã bù đắp được sự giảm tiền lãi của hoạt động dịch vụ, sản xuất khác - Năm 2018 hoạt động kinh doanh điện vẫn bị lỗ nhưng đã giảm xuống được 457 triệu đồng (tương ứng tiền lãi tăng 3,91%) so với năm 2017. Trong năm 2018 tiền lãi từ hoạt động sản xuất khác tăng 845 triệu đồng (tương ứng tăng 10,06%) và tiền lãi từ hoạt động sản xuất khác tăng 539 triệu đồng (tương ứng tăng 93,61%) so với năm 2017. Nhờ sự tăng lãi của các hoạt động kinh doanh đó đã bù đắp được sự giảm lãi của hoạt động tài chính và kinh doanh khác Từ những phân tích bảng số liệu trên, ta thấy rằng từ năm 2016 – 2018 doanh thu chủ yếu của công ty là từ hoạt động kinh doanh điện. Nhưng hoạt động kinh doanh điện qua 3 năm đều bị lỗ mặc dù số tiền lỗ giảm dần qua 3 năm. Điều này cho thấy dù loại hình kinh doanh chính của công ty là kinh doanh điện nhưng tiền lãi đem lại cho công ty là từ các hoạt động kinh doanh khác. Vì vậy công ty nên chú trọng hơn đến các loại hình kinh doanh khác để giúp công ty làm ăn có lãi hơn. Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh điện của công ty đang chiều hướng đi lên cho thấy hoạt động kinh doanh điện của công ty ngày càng có hiệu quả hơn Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 29
  40. Khóa luận tốt nghiêp Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 30
  41. Khóa luận tốt nghiêp Bảng 2.2: Kết quả sản xuất kinh doanh theo loại hình qua 3 năm Đơn vị tính: Triệu đồng Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Chỉ tiêu Doanh Giá vốn Lãi/lỗ Doanh Giá vốn Lãi/lỗ Doanh Giá vốn Lãi/lỗ thu thu thu Điện 1.096.287 1.109.686 (13.399) 1.101.675 1.113.344 (11.668) 1.104.588 1.115.800 (11.212) Sản xuất khác 19.266 11.043 8.223 18.626 10.655 7.971 23.760 14.944 8.816 Dịch vụ 3.512 1.930 1.582 3.093 1.816 1.276 2.632 1.283 1.350 Kinh doanh khác 11.046 3.891 7.155 11.704 4.044 7.660 11.223 3.884 7.339 Hoạt động tài chính 51 1.200 (1.149) 26 1.117 (1.091) 36 1.194 (1.158) Hoạt động khác 366 1.406 (1.040) 778 1.355 (576) 312 1.427 (1.116) Tổng cộng 1.130.527 1.129.155 1.372 1.135.902 1.132.331 3.572 1.142.551 1.138.531 4.020 ( Nguồn: Phòng kế toán – tài chính ) Bảng 2.3: So sánh kết quả sản xuất kinh doanh theo loại hình qua các năm Đơn vị tính: Triệu đồng So sánh năm 2017/2016 So sánh năm 2018/2017 Doanh thu Giá vốn Lãi/lỗ Doanh thu Giá vốn Lãi/lỗ Chỉ tiêu Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị % Điện 5.389 0,49 3.658 0,33 1.731 12,92 2.913 0,26 2.456 0,22 457 3,91 Sản xuất khác -640 -3,32 -387 -3,51 -252 -3,07 5.133 27,56 4.288 40,25 845 10,06 Dịch vụ -419 -11,93 -114 -5,89 -305 -19,30 -460 -14,88 -533 -29,36 73 5,73 Kinh doanh khác 658 5,96 152 3,92 505 7,06 -481 -4,11 -160 -3,96 -321 -4,19 Hoạt động tài chính -25 -49,67 -83 -6,89 57 4,99 10 39,93 77 6,88 -67 -6,11 Hoạt động khác 413 112,86 -51 -3,63 464 44,59 -467 -59,97 73 5,36 539 93,61 Tổng cộng 5.375 0,48 3.176 0,28 2.199 160,30 6.649 0,59 6.200 0,55 448 12,55 SV: Nguyễn Thị Kim Lân 31 Trường Đại học Kinh tế Huế
  42. Khóa luận tốt nghiêp 2.2: Thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại công ty Điện lực Quảng Trị 2.2.1: Tổ chức công tác kế toán tại công ty Điện lực Quảng Trị 2.2.1.1: Chế độ kế toán và hình thức kế toán  Chế độ kế toán: Hiện nay, công ty Điện lực Quảng Trị áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo thông tư 200/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ 1/1/2015 và áp dụng cho việc lập và trình bày BCTC từ năm 2015 trở đi  Hình thức kế toán: Công ty thực hiện kế toán trên máy vi tính sử dụng bộ sổ và phần mềm kế toán theo hình thức chứng từ - ghi sổ. Là chương trình kế toán thống nhất trong Tổng công ty Điện lực miền Trung Phần mềm kế toán sử dụng: ERP 2.2.1.2: Các chính sách kế toán áp dụng - Kỳ kế toán: Gồm kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng - Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam - Hình thức sổ kế toán: Kế toán trên máy vi tính bằng phần mềm kế toán - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kế khai thường xuyên - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Đường thẳng - Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ 2.2.1.3: Tổ chức bộ máy kế toán  Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Hình thức tổ chức bộ máy kế toán toán đang thực hiện hình thức kế toán tập trung. Tất cả các công việc kế toán đều được thực hiện tại phòng tài chính – kế toán bắt đầu từ khâu phân loại, kiểm tra chứng từ, định khoản, ghi sổ chi tiết Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 32
  43. Khóa luận tốt nghiêp KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP T Ặ Ế T KHÁC T TƯ N M N Ỹ Ấ Ậ U U TƯ XD Ề Ầ QU Ủ N N XU Ả TOÁN TSCĐ TOÁN TOÁN THU TOÁN TH TOÁN V TOÁN Ế Ế TOÁN TI TOÁN Ế TOÁN Đ TOÁN TOÁN NGÂN HÀNG NGÂN TOÁN K K Ế K Ế Ế K K K TOÁN S TOÁN Ế K Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Điện lực Quảng Trị  Chức năng nhiệm vụ của từng cá nhân - Kế toán trưởng: Là người chỉ đạo toàn bộ công tác tài chính – kế toán, thường xuyên kiểm tra công tác hạch toán của các bộ phận, tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế, tham mưu cho giám đốc, tham gia xét duyệt các hồ sơ quyết toán công trình, tham gia lập báo cáo kế toán, chịu trách nhiệm về độ tin cậy, độ chính xác của các báo cáo với cấp trên - Kế toán tổng hợp: Kết chuyển doanh thu, chi phí hàng tháng, rà soát tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh. Lập báo cáo cuối tháng, quý, năm trình duyệt lên kế toán trưởng - Kế toán tiền mặt: Rà soát tính hợp lý, chính xác của các chứng từ đề nghị thanh toán do các phòng ban gửi đến, theo dõi và hạch toán tình hình thu chi trong ngày, lập phiếu thu – chi theo trình tự phát sinh - Kế toán ngân hàng: Hạch toán và theo dõi tình hình biến động của tiền gửi, tiền vay ngân hàng. Và theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 33
  44. Khóa luận tốt nghiêp - Kế toán sản xuất khác: Quản lý doanh thu, chi phí của các chương trình thuộc công trình sản xuất khác ngoài kinh doanh điện - Kế toán vật tư: Rà soát chứng từ xuất kho – nhập kho, báo cáo vật tư - Kế toán đầu tư xây dựng: Theo dõi hạch toán các công trình đầu tư xây dựng - Kế toán TSCĐ: Hạch toán tăng – giảm TSCĐ theo quy định, quản lý TSCĐ theo đúng chế độ - Kế toán thuế: Lập các báo cáo thuế hàng tháng, quý và báo cáo tài chính năm - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt tại quỹ, thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt trên các phiếu thu, phiếu chi, gửi tiền, rút tiền gửi, tiền vay từ ngân hàng 2.2.1.4: Giới thiệu về phần mềm kế toán đang áp dụng tại công ty Từ năm 2017 công ty Điện lực Quảng Trị bắt đầu sử dụng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), được cung cấp bởi hãng Oracle (Mỹ) vào công tác hoạt động của toàn bộ phòng ban của công ty. Hệ thống ERP mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, quản lý quan hệ với khách hàng ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định. Với ERP, mọi hoạt động của một công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay. Triển khai thành công ERP sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển vững mạnh. Các phân hệ của hệ thống ERP bao gồm: 1. Kế toán tài chính (Finance) 2. QuTrườngản lý bán hàng và phân Đại phối (Saleshọc and Distribution)Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 34
  45. Khóa luận tốt nghiêp 3. Quản lý mua hàng (Purchase Control) 4. Quản lý hàng tồn kho (Stock Control) 5. Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control) 6. Quản lý dự án (Project Management) 7. Quản lý dịch vụ (Service Management) 8. Quản lý nhân sự (Human Resouce Management) 9. Báo cáo quản trị (Management Reporting) 10. Báo cáo thuế (Tax Reports). Trong mỗi phân hệ nêu trên lại có các phân hệ/chức năng con của nó. Chi tiết tất cả các phân hệ/chức năng con sẽ gồm có: 1. Kế toán tài chính - Sổ cái (General Ledger) - Quản lý tiền (Cash management) - Công nợ phải thu (Accounts Receivable) - Công nợ phải trả (Account Payable) - Tài sản cố định (Fixed Assets) - Lập dự toán ngân sách (Budgeting) - Hợp nhất báo cáo (Financial Statement Consolidation). 2. Quản lý bán hàng và giao nhận - Thông tin (cơ sở dữ liệu) khách hàng (Customer files) - Cập nhật đơn hàng và viết hóa đơn (Order Entry and Billing) - Phân tích bán hàng (Sales Analysis) - Lập kế hoạch phân phối (Delivery Planning and Shipment). 3. Quản lý mua hàng - Quản lý đơn mua hàng (Purchase Order) - Nhận hàng (Receiving Transactions). 4. Quản lýTrường hàng tồn kho Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 35
  46. Khóa luận tốt nghiêp - Danh điểm vật tư (Stock Item Data) - Nhập xuất kho (Stock Transactions) - Kiểm kê kho (Physical Count). 5. Lập kế hoạch và quản lý sản xuất - Khai báo công thức/định mức sản phẩm (BOM – Bill of Meterial) - Khai báo dây chuyền sản xuất (Routing) - Tính giá thành sản phẩm (Standard and Actual Product Costing) - Lập kế hoạch sản xuất (MPS – Master Production Schedule) - Lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP – Material Requirements Planning) - Lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP – Capability Requirements Planning) - Quản lý phân xưởng (SFC - Shop Floor Control) - Quản lý lệnh sản xuất (Work Order). 6. Quản lý dự án: Project Management 7. Quản lý dịch vụ - Quản lý dịch vụ khách hàng - Quản lý bảo hành, bảo trì. 8. Quản lý nhân sự - Quản lý nhân sự. - Tính lương. - Chấm công. 9. Báo cáo quản trị Các báo cáo quản lý, công cụ phân tích số liệu nhiều chiều trên cơ sở liên kết số liệu từ tất cả các phân hệ. 10. Báo cáo thuế Lập các báo cáo tài chính và các báo cáo thuế định kỳ theo yêu cầu cho các cơ quan chức năng. 2.2.2: Chu trình doanh thu tại đơn vị Công ty Điện lực Quảng Trị là một công ty lớn, có 10 đơn vị trực thuộc và có nhiều ngành,Trường nghề kinh doanh Đại khác nhau. học Mỗi ng ànhKinh nghề kinh tế doanh Huế đều có tính chất, SV: Nguyễn Thị Kim Lân 36
  47. Khóa luận tốt nghiêp hoạt động khác nhau. Do đó, doanh thu của công ty được tổng hợp theo nhiều loại hình kinh doanh khác nhau như: doanh thu điện bao gồm: điện kinh doanh, công suất phản kháng ; doanh thu từ sản xuất khác như: xây lắp, mắc dây đặt điện, sữa chữa thí nghiệm điện, khảo sát, thiết kế, sản xuất sản phẩm khác, cơ khí thiết bị doanh thu dịch vụ như: cho thuê tài sản, nhà khách, khách sạn, quản lý dây, cáp viễn thông và thông tin của các đơn vị khác treo trên cột điện Vì thời gian nghiên cứu và kiến thức có hạn nên em chỉ xin trình bày chu trình doanh thu của 3 loại hình kinh doanh đem lại doanh thu chủ yếu cho công ty đó là: 1. Điện 2. Thí nghiệm, hiệu chỉnh các thiết bị điện thuộc các công trình thuộc cấp điện áp đến 35kv 3. Cho thuê cột điện treo cáp viễn thông 2.2.2.1: Chu trình doanh thu từ kinh doanh điện 2.2.2.1.1: Hoạt động lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu: Khách hàng sau khi sử dụng điện xong. Khi đến kỳ chốt chỉ số điện, bộ phận lập hóa đơn của phòng kinh doanh sẽ truy cập vào hệ thống RF – Spider để lấy thông tin sản lượng điện tiêu thụ của khách hàng. Hệ thống RF-Spider là hệ thống thu thập dữ liệu công tơ tự động theo kiểu mắt lưới. Hệ thống này có thể tự động chốt chỉ số công tơ từ xa theo thời gian định sẵn hoặc theo lệnh đồng thời hệ thống này có khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu kinh doanh điện năng trên phần mềm CMIS để tính toán lượng điện năng tiêu thụ của từng khách hàng. Sau đó lập hóa đơn GTGT (tiền điện) cho từng khách hàng theo từng điện lực đồng thời tiến hành ghi nợ từng khách hàng theo từng hóa đơn GTGT (tiền điện) và cập nhật tình tình hình công nợ khách hàng lên báo cáo công nợ khách hàng được lưu trữ trên phần mềm CMIS. Ngoài ra, để thuận tiện hơn cho khách hàng công ty đã sử dụng hóa đơn điện tử giúp khách hàng có thể tự in hóa đơn GTGT (tiền điện) của mình bằng cách đăng nhập vào website : Hàng tháng, phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào cơ sở dữ liệu kinh doanh điện năng trên phần Trườngmềm CMIS để lập b ảĐạing tổng hợhọcp bán đi ệnKinh của các đơn tế vị tr ựcHuế thuộc rồi gửi cho SV: Nguyễn Thị Kim Lân 37
  48. Khóa luận tốt nghiêp phòng tài chính – kế toán. Kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng tổng hợp bán điện của các đơn vị trực thuộc rồi nhập liệu lên hệ thống ERP để tiến hành ghi nhận doanh thu 2.2.2.1.2: Hoạt động thu tiền Khi đến kỳ thu tiền bộ phận quản lý hóa đơn của phòng kinh doanh nhận hóa đơn từ bộ phận lập hóa đơn rồi tiến hành phân loại hóa đơn (tiền điện) phải thu (bao gồm hóa đơn phát sinh mới trong tháng và hóa đơn còn tồn) theo các hình thức thu đã ký kết trong hợp đồng mua bán điện bao gồm các hình thức sau: - Thu bằng tiền mặt tại trụ sở Điện lực, các điểm thu tập trung của Điện lực, điểm thu của ngân hàng (phòng/điểm giao dịch) - Thu bằng tiền gửi thông qua việc khách hàng chuyển khoản hoặc trích nợ tự động qua ngân hàng. - Thanh toán tại máy rút tiền tự động (ATM), ngân hàng điện tử (SMS banking hoặc Internet banking). Sau đó, bộ phận quản lý hóa đơn lập bảng kê hóa đơn thu tiền rồi giao hóa đơn và bảng kê cho các thu ngân viên chuyên trách để tiến hành thu tiền Đối với những hóa đơn thu bằng tiền mặt: thu ngân viên sẽ trực tiếp thu tiền từ khách hàng và giao hóa đơn cho khách hàng. Cuối ngày, thu ngân viên sẽ lập bảng kê khách hàng đã nộp tiền đồng thời nộp số tiền thu được và bảng kê khách hàng đã nộp tiền tại phòng kinh doanh của Điện lực trực thuộc để Điện lực đó chuyển về tài khoản của công ty. Phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào bảng kê khách hàng đã nộp tiền để xóa nợ cho khách hàng Đối với những hóa đơn thu bằng tiền gửi: thu ngân viên phải lập ủy nhiệm thu theo (theo mẫu quy định của mỗi ngân hàng) và lập bảng kê khách hàng đã nộp tiền nộp cho phòng tài chính – kế toán. Và nộp lại hóa đơn cho phòng kinh doanh để lưu trữ, đối chiếu để xóa nợ khách hàng. Hàng ngày, kế toán ngân hàng phải giao dịch với ngân hàng để nộp ủy nhiệm thu và nhận chứng từ “báo có” và sổ phụ ngân hàng. Đồng thời kế toán ngân hàng tiến hành gửi bảng kê khách hàng đã trả tiềnTrường cho phòng kinh doanh Đạiđể tiến học hành xóa nKinhợ cho khách tế hàng Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 38
  49. Khóa luận tốt nghiêp 2.2.2.1.3: Hoạt động theo dõi công nợ Công tác theo dõi nợ được thực hiện bằng chương trình CMIS. Công ty xây dựng quy trình cụ thể công tác theo dõi nợ, xoá nợ và hệ thống sổ sách nghiệp vụ đảm bảo theo dõi được số lượng hóa đơn tồn và chi tiết số tiền nợ của từng khách hàng theo kỳ hóa đơn Bộ phận kinh doanh theo dõi, xoá nợ chi tiết từng khách hàng. Tiến hành xoá nợ: Dựa vào bảng kê khách hàng đã trả nợ do thu ngân viên và kế toán ngân hàng gửi đến đồng thời căn cứ vào số tiền của mỗi lần thanh toán so với số nợ lũy kế tại thời điểm thanh toán để xoá nợ, đồng thời trả hoá đơn thu tiền cho khách hàng theo trình tự hoá đơn nợ cũ trả trước, hoá đơn nợ mới trả sau Kế toán tổng hợp lập báo cáo đối soát công nợ hàng tháng, quý, năm theo từng điện lực để kiểm tra đối chiếu với phòng kinh doanh Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 39
  50. Khóa luận tốt nghiêp 2.2.2.1.4: Lưu đồ hệ thống chu trình doanh thu từ kinh doanh điện Phòng Kinh Doanh BPLHĐ D Bảng kê khách BPQLHĐ hàng đã nộp Khách hàng tiền Chốt chỉ số điện + Phân loại HĐGTGT lập HĐGTGT + ghi hóa đơn + nợ khách hàng lập bảng kê Xóa nợ khách hàng HĐGTGT Bảng kê Lập bảng HĐGTGT Báo cáo công tổng hợp nợ khách bán điện hàng Báo cáo công nợ khách Bảng tổng hàng B hợp bán điện A SV: Nguyễn Thị Kim Lân 40 Trường Đại học Kinh tế Huế
  51. HĐGTGT Khóa luận tốt nghiêp Phòng Tài Chính – Kế Toán Thu Ngân A C B Ngân hàng Nộp UNT + Thu tiền mặt Lập UNT + Nhập liệu nhận GBC + lập bảng kê Lập bảng kê doanh thu kinh mới mới doanh điện HĐGTGT Bảng kê khách hàng Ghi nhận doanh Bảng kê khách đã nộp tiền Bảng kê khách thu GBC hàng đã nộp tiền hàng đã nộp tiền tiền UNT D KKhách hàng D Bảng tổng hợp D bán điện C Sơ đồ 2.3: Lưu đồ chu trình doanh thu từ kinh doanh điện SV: Nguyễn Thị Kim Lân 41 Trường Đại học Kinh tế Huế
  52. Khóa luận tốt nghiêp Ghi chú: - A: Kế toán tổng hợp - B : Thu ngân - C : Kế toán ngân hàng - BPLHĐ: Bộ phận lập hóa đơn - BPQLHĐ: Bộ phận quản lý hóa đơn - UNT: Ủy nhiệm thu - GBC : Giấy báo có - HĐGTGT: Hóa đơn giá trị gia tăng 2.2.2.1.5: Những chứng từ được sử dụng trong chu trình doanh thu từ kinh doanh điện - Bảng tổng hợp bán điện (mẫu đính kèm ở phụ lục 1) - Bảng kê hóa đơn thu tiền - Ủy nhiệm thu - Giấy báo có - Hóa đơn GTGT - Bảng kê khách hàng đã nộp tiền 2.2.2.2: Chu trình doanh thu từ hoạt động thí nghiệm, hiệu chỉnh các thiết bị điện thuộc các công trình thuộc cấp điện áp đến 35kv 2.2.2.2.1: Mô tả chu trình doanh thu từ hoạt động thí nghiệm, hiệu chỉnh các thiết bị điện thuộc các công trình thuộc cấp điện áp đến 35kv Khi khách hàng có nhu cầu, kế hoạch thí nghiệm. Phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập hợp đồng thí nghiệm rồi gửi lên giám đốc phê duyệt để ký kết hợp đồng với khách hàng. Sau đó, chuyển đến phòng tài chính - kế toán để tiến hành thu tiền trước và xuất hóa đơn cho khách hàng. Trong giai đoạn này:  Trường hợp 1: Khách hàng trả bằng tiền mặt : Kế toán tiền mặt sẽ tiến hành lập phiếu thu gồm 3 liên và hóa đơn GTGT 3 liên rồi gửi lên kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. TrườngSau khi được ký duyệt Đại thủ quỹ học nhận phiếu Kinh thu và thu tế tiền Huếtừ khách hàng rồi SV: Nguyễn Thị Kim Lân 42
  53. Khóa luận tốt nghiêp nhập vào sổ quỹ tiền mặt đến cuối ngày sẽ nộp tiền về tài khoản công ty sau đó 3 liên của phiếu thu được luân chuyển như sau: liên 1 gửi cho phòng kỹ thuật để tiến hành thí nghiệm, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 lưu tại bộ phận. Còn 3 liên hóa đơn GTGT được luân chuyển như sau: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu tại bộ phận. Kế toán tiền mặt căn cứ vào hợp đồng thí nghiệm, phiếu thu và hóa đơn GTGT để nhập liệu lên hệ thống ERP để ghi nhận doanh thu rồi tiến hành xuất chứng từ ghi sổ.  Trường hợp 2: Khách hàng trả bằng tiền gửi: Khi khách hàng chuyển tiền sau đó kế toán sẽ nhận giấy báo có từ ngân hàng rồi tiến hành kiểm tra, đối chiếu giấy báo có với hợp đồng thí nghiệm để lập hóa đơn GTGT 3 liên rồi gửi lên kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau đó, kế toán ngân hàng căn cứ vào hợp đồng, giấy báo có và hóa đơn GTGT tiến hành nhập liệu lên hệ thống ERP để ghi nhận doanh thu đồng thời xuất chứng từ ghi sổ. Cuối cùng, kế toán ngân hàng gửi hợp đồng đến phòng kỹ thuật để tiến hành tổ chức thí nghiệm và tiến hành nghiệm thu cùng với khách hàng để lập biên bản nghiệm thu, còn 3 liên của hóa đơn GTGT được luân chuyển như sau: liên 1 được lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 lưu tại bộ phận Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 43
  54. Khóa luận tốt nghiêp Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 44
  55. Khóa luận tốt nghiêp 2.2.2.2.2: Lưu đồ chu trình doanh thu từ hoạt động thí nghiệm, hiệu chỉnh các thiết bị điện thuộc các công trình thuộc cấp điện áp đến 35kv Phòng kinh doanh Phòng giám đốc Nhân viên kinh doanh Khách hàng Giám đốc Ký kết hợp Khách hàng đồng Phiếu thu HĐGTGT đã Lập hợp đã ký 1 ký 1 đồng Hợp đồng đã ký Ký duyệt Hợp đồng Phòng tài chính – kế toán Phiếu thu đã HĐGTGT đã ký 2 ký 2 Phòng tài chính – kế toán SV: Nguyễn Thị Kim Lân 45 Trường Đại học Kinh tế Huế
  56. Khóa luận tốt nghiêp Trường hợp 1: Khách hàng trả bằng tiền mặt Phòng tài chính – kế toán Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Kế toán trưởng Hợp đồng đã HĐGTGT ký Ký duyệt Phiếu thu đã ký 2 đã ký 2 Lập phiếu thu + Thu tiền + nhập HĐGTGT sổ quỹ + nộp Phiếu thu HĐGTGT Hợp đồng tiền vào ngân đã ký 1 đã ký 1 đã ký hàng Sổ quỹ tiền Ngân hàng mặt Phiếu thu HĐGTGT HĐGTGT Giám đốc Phiếu thu đã ký 2 đã ký 2 Khách hàng Phòng kỹ thuật Khách hàng SV: Nguyễn Thị Kim Lân 46 Trường Đại học Kinh tế Huế
  57. Khóa luận tốt nghiêp Kế toán tiền mặt Hợp đồng đã Phiếu thu đã HĐGTGT đã ký ký 2 ký 2 Nhập liệu nghiệp vụ lên ERP Ghi nhận doanh thu + xuất chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 47
  58. Khóa luận tốt nghiêp Trường hợp 2: Khách hàng trả bằng tiền gửi ngân hàng Phòng tài chính – kế toán Kế toán ngân hàng Kế toán ngân hàng Kế toán trưởng Giấy báo có Hợp đồng đã Giấy báo có Hợp đồng đã ký Ký duyệt HĐGTGT đã ký ký 2 Kiểm tra, đối HĐGTGT đã Nhập liệu nghiệp vụ chiếu + lập ký 1 lên ERP HĐGTGT Ghi nhận doanh thu + lập chứng từ ghi HĐGTGT Giám đốc sổ Chứng từ ghi Hợp đồng sổ đã ký HĐGTGT đã ký Giấy báo có 2 Phòng kỹ thuật Khách hàng Sơ đồ 2.4: Lưu đồ chu trình doanh thu từ hoạt động thí nghiệm, hiệu chỉnh các thiết bị điện SV: Nguyễn Thị Kim Lân 48 Trường Đại học Kinh tế Huế
  59. Khóa luận tốt nghiêp 2.2.2.2.3: Những chứng từ đươc sử dụng trong chu trình doanh thu từ hoạt động thí nghiệm, hiệu chỉnh các thiết bị điện thuộc các công trình thuộc cấp điện áp đến 35kv - Hợp đồng thí nghiệm (Mẫu đính kèm ở phụ lục 4) - Phiếu thu (Mẫu đính kèm ở phụ lục 3) - Hóa đơn GTGT (Mẫu đính kèm ở phụ lục 2) - Chứng từ ghi sổ 2.2.2.3: Chu trình doanh thu từ hoạt động cho thuê cột điện treo cáp viễn thông 2.2.2.3.1: Mô tả chu trình doanh thu từ hoạt động cho thuê cột điện treo cáp viễn thông Khi khách hàng (các nhà mạng như Viettel, Vinaphone, ) có nhu cầu thuê cột điện để treo cáp viễn thông. Nhân viên phòng công nghệ thông tin lập hợp đồng với khách hàng rồi gửi lên giám đốc ký duyệt (trong hợp đồng ghi rõ hình thức thanh toán là chuyển khoản). Sau đó, khách hàng sẽ tiến hành kéo đường dây, sau khi hoàn thành thì nhân viên phòng kỹ thuật cùng với khách hàng nghiệm thu khối lượng đường dây mạng và các yêu cầu kỹ thuật có đảm bảo đúng quy định để lập bảng tổng hợp khối lượng và giá trị cáp treo viễn thông có chữ ký của khách hàng và giám đốc công ty Sau đó phòng tài chính kế toán nhận hợp đồng và bảng tổng hợp khối lượng và giá trị cáp treo viễn thông đã ký kết giữa 2 bên. Kế toán sản xuất khác sau khi nhận được giấy báo có của ngân hàng sẽ đối chiếu với hợp đồng và bảng tổng hợp khối lượng và giá trị treo cáp viễn thông đã nhận được để lập hóa đơn GTGT 3 liên rồi gửi lên giám đốc ký duyệt. 3 liên của hóa đơn GTGT được luân chuyển như sau: liên 1 được lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu tại bộ phận. Cuối cùng, kế toán sản xuất khác tiến hành nhập liệu lên hệ thống ERP để ghi nhận doanh thu rồi xuất chứng từ ghi sổ lưu tại bộ phận Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 49
  60. Khóa luận tốt nghiêp 2.2.2.3.2: Lưu đồ chu trình doanh thu từ hoạt động cho thuê cột điện treo cáp viễn thông Phòng Công Nghệ - Thông Tin Nhân viên công nghệ thông tin Khách hàng Nhân viên công nghệ thông tin Khách hàng Nhu cầu Nghiệm thu + Lập hợp Kéo đường dây Hoàn thành Lập bảng tổng đồng hợp khối lượng cáp Hợp đồng Bảng tổng hợp khối lượng cáp Giám đốc Phòng tài chính kế toán ‘ SV: Nguyễn Thị Kim Lân 50 Trường Đại học Kinh tế Huế
  61. Khóa luận tốt nghiêp Phòng Tài Chính – Kế Toán Ngân hàng Kế toán sản xuất khác Giấy báo có Kế toán sản xuất khác Hợp đồng đã ký HĐGTGT đã ký Bảng tổng hợp khối lượng cáp Kiểm tra, đối Nhập liệu Khách hàng chiếu + lập nghiệp vụ lên HĐGTGT ERP Ghi nhận doanh thu + xuất chứng Hợp đồng từ ghi sổ HĐGTGT đã ký Bảng tổng hợp khối lượng cáp Chứng từ ghi sổ Giám đốc SV: Nguyễn Thị Kim Lân 51 Trường Đại học Kinh tế Huế
  62. Khóa luận tốt nghiêp Phòng Giám Đốc Giám đốc Giám đốc Hợp đồng HĐGTGT Ký duyệt Ký duyệt Hợp đồng đã HĐGTGT đã ký ký Phòng tài chính kế toán Phòng tài chính kế toán ; Ghi chú: - HĐGTGT: Hóa đơn giá trị gia tăng Sơ đồ 2.5: Lưu đồ chu trình doanh thu từ hoạt động cho thuê cột điện treo cáp viễn thông Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 52
  63. Khóa luận tốt nghiêp 2.2.2.3.3: Những chứng từ được sử dụng trong chu trình chu trình doanh thu từ hoạt động cho thuê cột điện treo cáp viễn thông - Hợp đồng (Mẫu đính kèm ở phụ lục 5) - Bảng tổng hợp khối lượng treo cáp (Mẫu đính kèm ở phụ lục 6) - Giấy báo có (Mẫu đính kèm ở phụ lục 7) - Hóa đơn GTGT (Mẫu đính kèm ở phụ lục 8) 2.2.3: Quy trình nhập liệu doanh thu trên hệ thống ERP 2.2.3.1: Nhập liệu doanh thu từ hoạt động kinh doanh điện Vì công ty đều tiến hành thu tiền trước của khách hàng trong tất cả các hoạt động kinh doanh trừ kinh doanh điện. Nên hệ thống ERP được lập trình thực hiện việc ghi nhận doanh thu khi phải có chứng từ ghi nhận các khoản phải thu (như: phiếu thu, giấy báo có). Tuy nhiên, trong hoạt động kinh doanh điện thì việc thu tiền được thực hiện định kỳ theo tháng sau khi khách hàng sử dụng điện xong. Và số lượng khách hàng quá lớn nên việc thu tiền và thiết lập công nợ khách hàng sẽ được giao cho nhiều bộ phận đảm nhận. Nhiệm vụ của phòng tài chính – kế toán là ghi nhận doanh thu từ kinh doanh điện theo từng Điện lực mà không có các chứng từ thu tiền mà chỉ căn cứ vào bảng tổng hợp bán điện được phòng kinh doanh gửi đến Vì vậy nên mỗi tháng. Kế toán tổng hợp phải thực hiện ghi nhận “doanh thu ước”: Nợ 131 / Có 136  Quy trình nhập liệu “doanh thu ước” trên hệ thống ERP: Bước 1: Mở phân hệ AR (công nợ phải thu) Bước 2: Chọn Điện lực cần ghi nhận doanh thu trong tháng Bước 3: Kế toán tổng hợp sẽ căn cứ vào doanh thu kinh doanh điện của Điện lực ở tháng trước để ước lượng doanh thu cho tháng này ( kế toán sẽ ước lượng để sao cho “ Doanh thu ước” sẽ nhỏ hơn doanh thu thực tế trong tháng của Điện lực đó). Sau đó sẽ hạch toán “Doanh thu ước” nợ 131 / có 136 trên phân hệ AR Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 53
  64. Khóa luận tốt nghiêp Bước 4: Đến cuối tháng khi phòng kinh doanh gửi bảng tổng hợp bán điện đến. Kế toán tổng hợp sẽ căn cứ vào số liệu doanh thu thực tế của từng Điện lực trên bảng tổng hợp bán điện để tính toán xem số tiền “Doanh thu ước” đã hạch toán nhỏ hơn so với doanh thu thực tế bao nhiêu để tiến hành hạch toán thêm “Doanh thu ước”. Sao cho tổng “Doanh thu ước” đúng bằng với doanh thu thực của Điện lực trên bảng tổng hợp bán điện Đến cuối tháng, kế toán tổng hợp tiến hành kết chuyển doanh thu trên phân hệ GL (Sổ cái)  Quy trình kết chuyển doanh thu từ kinh doanh điện trên hệ thống ERP Bước 1: Mở phân hệ GJ (Sổ cái) Bước 2: Chọn Điện lực cần kết chuyển doanh thu. Khi đó hệ thống ERP sẽ tự động hạch toán doanh thu: Nợ 136 / có 511 , có 3331 trùng khớp số tiền đã hạch toán “Doanh thu ước” Bước 3: Kế toán đối chiếu số dư nợ tài khoản 136 với số doanh thu thực của Điện lực đó trên bảng tổng hợp bán điện (do phòng kinh doanh gửi đến) xem có trùng khớp hay không. Nếu trùng khớp kế toán thực hiện lưu nghiệp vụ vừa thực hiện. Khi lưu xong thì hệ thống ERP sẽ tự động cập nhật nghiệp vụ lên sổ cái Để hiểu rõ hơn về quy trình nhập liệu doanh thu từ kinh doanh điện. Dưới đây sẽ là quy trình nhập liệu của một nghiệp vụ cụ thể đó là: doanh thu tiền điện tháng 8 năm 2018 của Điện lực Cam Lộ  Quy trình nhập liệu “Doanh thu ước” Bước 1: Mở phân hệ AR (Công nợ phải thu) Bước 2: Chọn Điện lực Cam Lộ và nhập liệu các thông tin như: ngày, tháng như màn hình nhập liêu dưới đây: Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 54
  65. Khóa luận tốt nghiêp Hình 2.1: Màn hình nhập liệu đối tượng ghi nhận “Doanh thu ước” Bước 3: Nhấn chọn “distributions” và nhập số tiền “Doanh thu ước” là 6 tỷ đồng như màn hình nhập liệu sau: Hình 2.2: Màn hình nhập liệu số tiền “Doanh thu ước” Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 55
  66. Khóa luận tốt nghiêp Tiếp theo, kế toán tổng hợp sẽ hạch toán “Doanh thu ước” như sau: ở dòng “Receivable”: Nợ 131 , ở dòng “Revenue”: Có 136 như màn hình nhập liệu sau: Hình 2.3: Màn hình hạch toán nợ/có “Doanh thu ước” Bước 4: Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng tổng hợp bán điện do phòng kinh doanh gửi đến ( mẫu đính kèm ở phụ lục 1) để xem doanh thu thực tế của Điện lực Cam Lộ là bao nhiêu rồi tính toán số chênh lệch so với “Doanh thu ước” đã hạch toán. Số chênh lệch tính được là nhỏ hơn 249.702.839 đồng, vậy nên kế toán tiến hành hạch toán thêm “Doanh thu ước” đúng với số tiền chênh lệch đã tính. Quy trình nhập liệu tương tự như quy trình nhập liệu “Doanh thu ước” ở các bước trên chỉ khác nhau ở số tiền. Cụ thể được thể hiện qua các màn hình nhập liệu sau: Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 56
  67. Khóa luận tốt nghiêp Hình 2.4: Màn hình nhập liệu thêm số tiền “Doanh thu ước” Hình 2.5: Màn hình hạch toán thêm “Doanh thu ước” Cuối tháng, kế toán tiến hàng kết chuyển doanh thu tháng 8 của Điện lực Cam Lộ trên phân hệ GL (sổ cái) Bước 1: Mở phân hệ GJ (sổ cái) Bước 2: ChọnTrường Điện lực Cam Lộ, Đại sau đó hệhọc thống ERP Kinh sẽ tự động tế hạch toánHuế như sau: SV: Nguyễn Thị Kim Lân 57
  68. Khóa luận tốt nghiêp Nợ 136 : 6.249.702.839 VND Có 511 : 5.681.547.775 VND Có 3331 : 568.155.064 VND Thể hiện như trên màn hình nhập liệu sau: Hình 2.6: Màn hình kết chuyển doanh thu kinh doanh điện Cuối cùng, kế toán tổng hợp tiến hành đối chiếu xem số dư trên tài khoản 136 có khớp đúng với số doanh thu tiền điện tháng 8 của Điện lực Cam Lộ trong bảng tổng hợp bán điện. Nếu đúng sẽ thực hiện lưu nghiệp vụ này trên hệ thống ERP. Sau khi lưu nghiệp vụ hệ thống ERP sẽ tự động cập nhật số liệu lên sổ cái 2.2.3.2: Quy trình nhập liệu doanh thu từ hoạt động sản xuất khác trên hệ thống ERP Ngoài doanh thu từ kinh doanh điện thì doanh thu từ tất cả các hoạt động sản xuất khác như: Cho thuê cột điện treo cáp viễn thông, thí nghiệm hiệu chỉnh thiết bị điện thì đều có quy trình nhập liệu doanh thu lên hệ thống ERP tương tự như nhau Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 58
  69. Khóa luận tốt nghiêp Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chuyên viên kế toán căn cứ vào các chứng từ như: hợp đồng, phiếu thu, hóa đơn GTGT, giấy báo có để nhập liệu lên hệ thống ERP tương ứng với phân hành kế toán mình phụ trách  Quy trình nhập liệu doanh thu từ hoạt động sản xuất khác như sau: Bước 1: Mở phân hệ AR (công nợ phải thu) Bước 2: Chọn Điện lực cần ghi nhận doanh thu. Và tiến hành hạch toán trên hệ thống ERP như sau: Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt thì hạch toán: nợ 111 / có 511 ,có 3331 ; nếu trả bằng tiền gửi thì hạch toán: nợ 121 / có 511 , có 3331 Bước 3: Sau đó thực hiện lưu nghiệp vụ vừa mới nhập liệu rồi in chứng từ ghi sổ của nghiệp vụ đó Bước 4: Cuối tháng, kế toán thực hiện kết chuyển doanh thu trên phân hệ GL ( Sổ cái ) Để hiểu rõ hơn về quy trình nhập liệu trên. Chúng ta sẽ trình bày quy trình nhập liệu doanh thu trên hệ thống ERP của một nghiệp vụ cụ thể: Doanh thu từ hoạt động thí nghiệm theo hợp đồng số 212/HĐTN-QTPC-KH&VT với công ty TNHH một thành viên SVA  Quy trình nhập liệu doanh thu từ hoạt động thí nghiệm, hiệu chỉnh các thiết bị điện Khi kế toán tiền mặt nhận được: Hợp đồng thí nghiệm (phụ lục 4), phiếu thu (đính kèm ở phụ lục 3) và hóa đơn GTGT (đính kèm ở phụ lục 2). Kế toán tiền mặt tiến hành nhập liệu lên hệ thống ERP như sau: Bước 1: Mở phân hệ AR (công nợ phải thu) Bước 2: Kế toán tiền mặt sẽ xem số phiếu thu trên phiếu thu (đính kèm phụ lục 3) nhận được rồi nhập số phiếu thu lên hệ thống ERP. Vì hệ thống ERP đã được tích hợp với hệ thống quản lý hóa đơn nên khi đó hệ thống ERP sẽ tự động cập nhật thông tin vào quỹ tiền mặt của công ty tức là tài khoản 111 và thông tin về khách hàng, số tiền trên phiếu thu, thời gian. Đồng thời sẽ thực hiện hạch toán Nợ 111 / có 3331 , có 511 thể hiện như màn hình nhập liệu dưới đây: Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 59
  70. Khóa luận tốt nghiêp Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 60
  71. Khóa luận tốt nghiêp Hình 2.7: Màn hình nhập liệu doanh thu từ hoạt động thí nghiệm 2.2.4: Những thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu tại công ty Điện lực Quảng Trị 2.2.4.1: Những thủ tục kiểm soát chung 2.2.4.1.1: Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng Công ty đã xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp đảm bảo tách biệt giữa các chức năng như: bán hàng – thu tiền, chức năng thu tiền - ghi nhận nợ phải thu. Các chức này do các bộ phận, cá nhân khác nhau đảm nhận thực hiện giúp hạn chế việc gian lận tiền thu từ khách hàng. Cụ thể: - Chức năng bán hàng: sẽ do phòng kinh doanh đảm nhiệm thực hiện - Chức năng thu tiền: trong hoạt động kinh doanh điện việc thu tiền sẽ được giao cho các thu ngân viên hoặc giao cho bên thứ 3 thu hộ như ngân hàng, còn trong các hoạt động sản xuất kinh doanh khác sẽ do thủ quỹ thu tiền hoặc khách hàng trả tiền qua ngân hàng - Chức năng ghi nhận nợ phải thu: do phòng kinh doanh đảm nhận thực hiện (việc ghi nhận nợ phảiTrường thu chỉ có ở hoạt Đạiđộng kinh họcdoanh điện) Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 61
  72. Khóa luận tốt nghiêp 2.2.4.1.2: Kiểm soát quá trình xử lý thông tin a, Kiểm soát chung:  Kiểm soát đối tượng sử dụng: Kiểm soát đối tượng sử dụng là việc giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng người dùng trong nội bộ công ty, đồng thời ngăn chặn việc truy cập trái phép của những đối tượng bên ngoài. Kiểm soát đối tượng sử dụng bao gồm các chính sách, quy định về bảo mật, về quyền sử dụng hệ thống được trình bày bằng văn bản, các giải pháp bảo mật nhận dạng cá nhân và tính năng kiểm soát truy cập trên phần mềm. Người dùng chỉ được truy cập đến hệ thống các dữ liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mà họ đã được cấp quyền sử dụng. Các quyền truy cập dữ liệu bao gồm: Xem, thêm, chỉnh sửa dữ liệu được gán cụ thể cho từng chức năng, từng công việc, từng cá nhân hay từng tập tin dữ liệu. Đồng thời, ngăn chặn và hạn chế việc truy cập dữ liệu từ các đối tượng bên ngoài công ty. Công ty đã thực hiện kiểm soát đối tượng sử dụng hệ thống thông qua các biện pháp sau:  Nhận dạng và xác nhận người sử dụng: Thông qua việc xây dựng tên truy cập và mật khẩu riêng biệt cho mỗi cá nhân công ty. Khi muốn truy cập vào hệ thống thì bắt buộc phải đăng nhập với tên truy cập và mật khẩu chính xác. Khi sử dụng máy tính để truy cập dữ liệu, ngoài mật khẩu hệ thống người sử dụng còn có mật mã cho từng tập tin sử dụng. Mật mã truy cập dữ liệu cũng được xác định theo chức năng của các phòng ban cũng như mức cấp bậc trong mỗi phòng ban. Chẳng hạn, nhân viên các phòng ban khác không được phép truy cập tới số liệu kế toán. Trong phòng kế toán, kế toán trưởng có mã sử dụng tất cả các tập tin dữ liệu kế toán, tập tin tài chính bao gồm quyền: xem, thêm, chỉnh sửa. Kế toán tổng hợp có mã sử dụng tất cả các tập tin kế toán nhưng không được quyền chỉnh sửa. Các chuyên viên kế toán có mã để sử dụng riêng tập tin dữ liệu liên quan đến phân hành kế toán phụ trách bao gồm quyền xem, thêm, chỉnh sửa dữ liệu chi tiết. Đặc biệt, mọi thao tác được thực hiện trên hệ thống ERP đều sẽ có lưu vết nên những cá nhân khi thực hiện thao tác sai hoặc có ý đồ phá hoại hệ thống đều sẽ tìm ra được đích danh cá nhân đó Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 62
  73. Khóa luận tốt nghiêp  Phân quyền truy cập: Mỗi một người dùng được cấp quyền truy cập hệ thống tương ứng với chức năng, nhiệm vụ của mình. Các quyền này bao gồm quyền sử dụng chương trình, quyền xem, thêm, chỉnh sửa các tập tin dữ liệu hay các vùng trên tập tin dữ liệu  Kiểm soát dữ liệu:  Kiểm soát nhập liệu: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chu trình doanh thu khi đã có đầy đủ chứng từ hợp lệ kế toán sẽ tiến hành nhập liệu lên hệ thống ERP một cách nhanh nhất. Để có thể kịp thời cung cấp các báo cáo cho nhà quản lý để ra quyết định  Kiểm soát sao lưu dữ liệu: Tất cả dữ liệu kế toán đều được lưu trữ trên hệ thống ERP. Đây là hệ thống được áp dụng công nghệ hàng đầu thế giới với tính bảo mật cao, an toàn cho người sử dụng b, Kiểm soát ứng dụng:  Kiểm soát dữ liệu:  Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ: - Tính hợp pháp: Tất các các hóa đơn GTGT đều được lập tuân theo các quy định của pháp luật: hóa đơn do doanh nghiệp tự in theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài Chính về in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hoá đơn - Tính hợp lệ: Hóa đơn GTGT được lập theo đúng nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo TT39/2014/TT-BTC; có hiệu lực từ ngày 01/06/2014. Hóa đơn GTGT có đầy đủ các nội dung sau: Ghi đầy đủ rõ ràng ngày tháng hóa đơn, thông tin khách hàng; mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán, số tài khoản; Ghi chính xác, rõ ràng tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán; có đầy đủ chữ ký, người mua, bán, giám đốc. Nếu không có chữ ký của giám đốc thì phải đóng dấu treo và có giấy ủy quyền; và người được ủy quyền ký vào đây. Hóa đơn bán hàng qua mạng, điện thoại thì phần chữ ký người mua phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại.  Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ: Tất cả các chứng từ được sử dụng trong Trườngchu trình doanh thu Đạiđều phải cóhọc sự phê duyKinhệt của cấp tế trên, Huế cụ thể: bảng tổng SV: Nguyễn Thị Kim Lân 63
  74. Khóa luận tốt nghiêp hợp bán điện phải có sự phê duyệt của trưởng phòng kinh doanh; hợp đồng, hóa đơn GTGT phải có chữ ký của giám đốc hoặc người được ủy quyền; phiếu thu phải có chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng  Kiểm soát quá trình nhập liệu: Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin và đảm bảo tính chính xác của thông tin - Trong hoạt động kinh doanh điện: Việc tính toán lượng điện năng tiêu thụ của từng khách hàng do hệ thống RF-Spider thực hiện và tự động cập nhật theo yêu cầu. Đồng thời hệ thống này được tích hợp với hệ thống CMIS để ghi nhận lượng điện năng tiêu thụ của từ khách hàng theo mã khách hàng được tạo lập trên hệ thống CMIS. Việc áp dụng hệ thống công nghệ hiện đại thay thể cho con người trong việc ghi chép, tính toán số lượng điện bán ra cho từng khách hàng đã giúp công ty ghi nhận thông tin khách hàng cũng như lượng điện năng bán ra một cách chính xác nhất góp phần giảm thiểu chi phí nhân công và tiết kiệm thời gian - Việc nhập liệu trên hệ thống ERP: Khi nhập liệu lên hệ thống ERP kế toán sẽ căn cứ và đối chiếu các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đảm bảo tính chính xác của các nghiệp vụ. Đồng thời kế toán sẽ nhập liệu các nghiệp vụ phát sinh phân theo theo từng Điện lực để có thể dễ dàng kiểm tra xem các nghiệp vụ phát sinh đã được nhập liệu đầy đủ hay chưa c, Kiểm soát chứng từ, sổ sách - Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải có chứng từ để ghi nhận và kiểm soát được những sai sót, gian lận có thể xảy ra. Chứng từ phải có nội dung đầy đủ, rõ ràng để có thể dễ dàng trong việc theo dõi, kiểm tra. Mỗi nghiệp vụ chỉ được lập một chứng từ duy nhất - Đối chiếu chứng từ của các hoạt động có liên quan với nhau trước khi ghi nhận nghiệp vụ: Trong chu trình doanh thu sẽ bao gồm một chuỗi có hoạt động có liên quan với nhau nên chứng từ của các hoạt động trong chu trình sẽ có mối liên hệ với nhau, cho nên việc đối chiếu các chứng từ này sẽ giúp phát hiện ra sai sót (nếu có)Trường để có thể kịp thời khắcĐại phục. họcVí dụ nh ư:Kinh kế toán ngân tế hàng Huế phải đối chiếu số SV: Nguyễn Thị Kim Lân 64
  75. Khóa luận tốt nghiêp tiền trên giấy báo có với số tiền ghi trên hợp đồng để đảm bảo thu đủ tiền từ khách hàng - Tất cả chứng từ đều được lưu trữ và sắp xếp theo trình tự phát sinh theo từng Điện lực để có thể dễ dàng theo dõi, tìm kiếm - Đánh số thứ tự trước trên chứng từ: Các chứng từ như phiếu thu, hóa đơn GTGT đều được đánh số thứ tự trước để tránh sai sót, nhầm lẫn trong quá trình ghi nhận doanh thu d, Ủy quyền và xét duyệt: Tất cả các chứng từ phát sinh trong chu trình doanh thu như: phiếu thu, hóa đơn GTGT, hợp đồng đều phải có sự phê duyệt của kế toán trưởng hoặc giám đốc hoặc cả giám đốc và kế toán trưởng 2.2.4.1.3: Kiểm tra độc lập việc thực hiện Nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện, xử lý một cách chính xác. Công ty đã áp dụng một số biện pháp như:  Đối chiếu kết quả giữa hai quá trình ghi chép độc lập: Ví dụ như đối chiếu số liệu doanh thu ghi nhận được giữa phòng kế toán với phòng kinh doanh, đối chiếu số liệu kế toán tổng hợp với số liệu chi tiết từng nghiệp vụ, đối chiếu số liệu công nợ giữa phòng kế toán với phòng kinh doanh  So sánh số liệu thực tế với số liệu ghi chép trên sổ sách: Ví dụ như kiểm tra tiền mặt tại quỹ với số liệu trên sổ quỹ, kiểm kê số lượng hàng tồn kho thực tế tại kho với số liệu trên sổ sách  Kiểm tra việc nhập liệu có đầy đủ, chính xác: Ví dụ như cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành kiểm tra chọn mẫu các nghiệp vụ phát sinh có được ghi nhận đầy đủ, chính xác; khi tiến hành nhập liệu một nghiệp vụ phát sinh lên hệ thống ERP kế toán sẽ đối chiếu các chứng từ liên quan trong nghiệp vụ đó để kiểm tra xem nghiệp vụ đó có được ghi nhận chính xác hay không  Định kỳ, Tổng công ty Điện lực miền Trung cử ban kiểm toán nội bộ và giám sát tài Trườngchính tiến hành tổ chức Đại thanh tra,học kiểm tra Kinh toàn bộ hoạt tế động Huếcủa công ty SV: Nguyễn Thị Kim Lân 65
  76. Khóa luận tốt nghiêp 2.2.4.1.4: Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin Nhằm giảm thiểu mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng, phá hoại tài sản của công ty. Do đó, công ty đã áp dụng các biện pháp sau:  Bảo vệ sổ sách, tập tin, chứng từ kế toán bằng các biện pháp như: cất trữ, bảo quản sổ sách, chứng từ kế toán trong tủ có khóa và giao cho những người có trách nhiệm quản lý; bảo mật các tập tin dữ liệu tránh bị mất mát, tiết lộ ra bên ngoài  Ghi chép, theo dõi chính xác, đầy đủ những biến động của tài sản  Xây dựng kho để bảo quản tài sản và kiểm soát việc nhập – xuất của tài sản  Trang bị các loại công nghệ tân tiến để đảm bảo an toàn cho các trạm biến áp, đường dây điện  Hàng ngày, tất cả tiền mặt thu được đều được nộp và tài khoản ngân hàng của công ty để tránh bị đánh cắp 2.2.4.2: Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn Giai đoạn Hoạt động kiểm soát Xử lý đơn đặt - Lập hợp đồng: Khi khách hàng có nhu cầu sử dịch vụ của công ty hàng phòng doanh sẽ tiến hành lập hợp đồng theo nhu cầu của khách hàng - Xét duyệt: Sau khi lập hợp đồng phải gửi lên giám đốc xem xét và ký duyệt Lập hóa đơn - Trước khi lập hóa đơn kế toán phải kiểm tra đối chiếu hợp đồng, phiếu thu, giấy báo có xem có đúng số tiền phải thu, đúng thông tin khách hàng rồi mới tiến hành lập hóa đơn - Tất cả các hóa đơn được lập đều được đánh số thứ tự trước, và được quản lý trên phần mềm - Tất cả hóa đơn đều phải có chữ ký của giám đốc Thu tiền - Cuối ngày, thủ quỹ thực hiện đối chiếu số tiền tại quỹ với tổng số tiền được ghi trên sổ quỹ - Trong hoạt động cho thuê cột điện treo cáp viễn thông thì khách hàng phải trả tiền qua ngân hàng Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 66
  77. Khóa luận tốt nghiêp - Trong các hoạt động sản xuất kinh doanh khác (Trừ kinh doanh điện) khách hàng đều phải trả tiền trước - Kế toán ngân hàng phải tiến hành kiểm tra số dư tài khoản ngân hàng của công ty với số dư tiền gửi ngân hàng được ghi nhận xem có khớp đúng hay không Theo dõi - Hàng tháng, phòng kế toán – tài chính phải lập báo cáo đối soát công công nợ nợ để đối chiếu với số liệu công nợ với phòng kinh doanh - Phòng kinh doanh sử dụng phần mềm CMIS để theo dõi, quản lý công nợ theo từng khách hàng - Hàng tháng, công ty đều gửi thông báo nộp tiền điện đến khách hàng thông qua tin nhắn SMS - Hàng quý, phòng kinh doanh thực hiện đối chiếu công nợ và lập biên bản xác nhận nợ đối với những khách hàng nợ từ 10 triệu động trở lên kể cả kỳ hóa đơn cuối cùng của quý phát sinh nợ - Chính sách xác định các khoản nợ phải thu khó đòi: Các khoản nợ phải thu được xác định là nợ phải thu khó đòi khi: Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng mua bán điện, nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 67
  78. Khóa luận tốt nghiêp CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG TRỊ 3.1: Đánh giá về công tác tổ chức chu trình doanh thu tại công ty Điện lực Quảng Trị 3.1.1: Điểm khác biệt Chu trình doanh thu là một trong những chu trình quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và ngày càng phát triển. Để công tác tổ chức chu trình doanh thu đạt được hiệu quả cao nhất thì hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò thiết yếu Qua quá trình thực tập tại công ty Điện lực Quảng Trị với sự giúp đỡ tận tình của mọi người trong công ty, đặc biệt là những anh, chị kế toán trong phòng tài chính – kế toán đã giúp em tìm hiểu được công tác tổ chức chu trình doanh thu của công ty. Từ đó, em nhận thấy được công ty hoạt động trong lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh đặc thù, mang tính chất độc quyền. Nên việc tổ chức chu trình doanh thu tại công ty cũng có nhiều khác biệt so với nhiều công ty sản xuất kinh doanh khác cụ thể: Công ty sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu Công ty Điện lực Quảng Trị bình thường Các giai đoạn Hoạt động kinh doanh điện: Gồm 4 giai đoạn: trong chu trình 1) Đăng ký sử dụng dịch vụ 1) Xử lý đặt hàng doanh thu 2) Cung cấp điện cho khách hàng 2) Xuất kho cung cấp hàng 3) Lập hóa đơn, theo dõi công nợ hóa, dịch vụ 4) Thu tiền 3) Lập hóa đơn, theo dõi Hoạt động sản xuất khác: công nợ 1) Xử lý đặt hàng 4) Thu tiền 2) Thu tiền 3) Lập hóa đơn 4) Cung cấp hàng hóa, dịch vụ Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thị Kim Lân 68