Khóa luận Tìm hiểu hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại Công ty Scavi Huế

108 trang thiennha21 25/04/2022 4120

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tìm hiểu hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại Công ty Scavi Huế", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_tim_hieu_he_thong_ksnb_quy_trinh_quan_ly_don_hang.pdf

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại Công ty Scavi Huế

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY SCAVI HUẾ TrườngSINH Đại VIÊN TH ỰhọcC HIỆN: BÙI Kinh LÊ BẢO PHƯ ỚtếC Huế Niên khoá: 2016-2020
ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY SCAVI HUẾ Sinh viên thực hiện: Bùi Lê Bảo Phước Giáo viên hướng dẫn Lớp: K50A Kiểm Toán TS. Nguyễn Đình Chiến TrườngNiên khoá: 20 16Đại-2020 học Kinh tế Huế Huế, tháng 9 năm 2019
Những lời đầu tiên, em muốn gửi lời cám ơn sâu sắc đến nhất đến quý thầy cô giáo trường Đại học Kinh tế Huế đã tận tình giảng dạy và chia sẽ nhữLngờ kiếin thCứcả vàm kinh ơnnghiệm quý báu cho em trong suốt những năm tháng em được học tập tại trường, tạo nền tảng vững chắc giúp em bước vào đời. Để hoàn thành được đề tài khóa luận này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, em xin chân thành cám ơn Ban lãnh đạo Công ty Scavi Huế, các anh chị phòng thương mại tại Công ty cũng như các anh chị tại nhà máy Scavi đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập, cung cấp số liệu và truyền đạt những kinh nghiệm thực tế để em có thể thực hiện khóa luận. Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Tiến sĩ Nguyễn Đình Chiến đã tận tình, dành nhiều thời gian và công sức trực tiếp hướng dẫn em trong suốt quá trình làm đề tài tốt nghiệp này. Em xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè - những người luôn quan tâm, động viên, giúp đỡ để khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thành một cách tốt nhất Lời cuối cùng, em xin chúc quý thầy cô và bạn bè nhiều sức khỏe, may mắn, gặp nhiều thuận lợi trong công việc cũng như trong cuộc sống. Do hạn chế về thời gian nghiên cứu cũng như kiến thức, kinh nghiệm thực tế nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy cô giáo góp ý để đề tài được hoàn thiện Trườnghơn. Đại học Kinh tế Huế Một lần nữa, em xin chân thành cám ơnSinh. viên thực hiện HuếBùi, tháng Lê B 12ảo nămPhướ 2019c
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Trường Đại học Kinh tế Huế
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến DANH SÁCH CHỮ CÁI VIẾT TẮT AQL: Acceptable Quality Limit BOM: Bảng liệt kê nguyên phụ liệu DN: Doanh nghiệp ETD: Estimated Time Delivery GTGT: Giá trị gia tăng Input: Ngày vào chuyền HĐQT: Hội đồng quản trị HTK: Hàng tồn kho KH: Khách hàng KSNB: Kiểm soát nội bộ MDS: Market Development Stage MS: Manufacturing Stage NPL: Nguyên phụ liệu Output: Ngày dứt chuyền PNK: Phiếu nhập kho PXK: Phiếu xuất kho PLVT: Phiếu lĩnh vật tư PR: Purchase Requisition Trường ĐạiSXKD: họcSản xuất kinhKinh doanh tế Huế SPL: Supply Production Leader SO: Sale Order TSCĐ: Tài sản cố định
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: sơ đồ bộ máy quản lý của công ty scavi huế 28 Sơ đồ 2.2 cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty scavi huế 38 Sơ đồ 2.3 quy trình phát triển đơn hàng 41 Sơ đồ 2.4: tông quát quy trình quản lý đơn hàng 43 Sơ đồ 2.4 quy trình quản lý đơn hàng tại công ty scavi huế 67 Trường Đại học Kinh tế Huế
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: tình hình lao động của scavi huế qua 3 năm 2017 – 2018 32 Bảng 2.2. tình hình tài sản nguồn vốn của scavi huế 2017-2018 35 Bảng 2.3 kết quả hoạt động kinh doanh của scavi huế năm 2017 - 2018 37 Biểu 2.1. phiếu lĩnh vật tư 47 Biểu 2.2. phiếu điều chuyển NPL 48 Bảng 2.4 thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý quy trình quản lý đơn hàng tại công ty scavi huế 54 Bảng 2.5 thủ tục kiểm soát tại công ty scavi đối với quy trình quản lý đơn hàng 64 Biểu 2.3: bảng liệt kê hàng hóa đóng gói 72 Biểu 2.4: hóa đơn giá trị gia tăng nhập khẩu 73 Trường Đại học Kinh tế Huế
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến MỤC LỤC PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 1. Đặt vấn đề: 1 2. Mục tiêu nghiên cứu: 2 2.1 Mục tiêu chung: 2 2.2 Mục tiêu cụ thể: 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3 3.1 Đối tượng nghiên cứu: 3 3.2 Phạm vi nghiên cứu: 3 4. Phương pháp nghiên cứu: 3 4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu: 3 4.2 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: 3 4.3 Phương pháp phân tích số liệu: 4 4.4 Phương pháp quan sát: 4 5. Kết cấu đề tài: 4 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 5 1.1 Khái quát chung về hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: 5 1.1.1 Khái niệm về hệ thống KSNB: 5 1.1.2 Mục tiêu của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: 6 1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: 6 1.1.4 Các thành phần của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: 7 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát: 7 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro: 10 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát: 10 1.1.4.4 Thông tin và truyền thông: 12 1.1.4.5 Giám sát: 12 1.2 Đánh giá chất lượng hệ thống KSNB của doanh nghiệp: 13 1.2.1 Môi trường kiểm soát: 13 1.2.2 Đánh giá rủi ro: 14 1.2.3 Hoạt động kiểm soát: 15 1.2.4 Thông tin và truyền thông: 16 1.2.5 Giám sát: 17 Trường1.3 Khái quát về quyĐại trình quản lýhọc đơn hàng: Kinh tế Huế17 1.3.1 Các chức năng cơ bản và mục tiêu trong quy trình quản lý đơn hàng: 18 1.3.1.1 Các chức năng cơ bản trong quy trình quản lý đơn hàng: 18 1.3.1.2 Các mục tiêu trong quy trình quản lý đơn hàng: 19 1.3.2 Những rủi ro có thể xảy ra trong quy trình quản lý đơn hàng: 20 1.4 KSNB quy trình quản lý đơn hàng: 21
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 1.5. Các hạn chế của hệ thống KSNB: 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY SCAVI HUẾ 24 2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Scavi Việt Nam và công ty Scavi Huế: 24 2.1.1 Tổng quan về công ty cổ phần Scavi Việt Nam: 24 2.1.2 Tổng quan về công ty Scavi Huế: 25 2.1.2.1 Vài nét về công ty Scavi Huế: 25 2.1.2.2 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty: 28 2.1.2.3. Các khách hàng chính của Scavi Huế: 31 2.1.2.4. Tình hình lao động của công ty qua 3 năm gần 2017 – 2018: 32 2.1.2.5. Tình hình tài sản, nguồn vốn trong của công ty qua các năm 2017- 2018: 33 2.1.2.6. Tình hình kết quả kinh doanh của công ty qua các năm 2017-2018: .36 2.1.2.7. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại đơn vị: 38 2.1.2.8. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán: 39 2.2 Hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế: 41 2.2.1 Mô tả các hoạt động của chu trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi Huế: 41 2.2.1.1 Quy trình phát triển đơn hàng tại công ty Scavi Huế: 41 2.2.2.1. Sự cần thiết của KSNB quy trình quản lý đơn hàng: 55 2.2.2.2. Mục tiêu KSNB quy trình quản lý đơn hàng: 55 2.2.3. Thực trạng hệ thống KSNB tại công ty Scavi Huế: 56 2.2.3.1. Môi trường kiểm soát: 56 2.2.3.2 Đánh giá rủi ro: 58 2.2.3.3 Hoạt động kiểm soát: 64 2.2.3.4. Thông tin và truyền thông: 76 2.2.3.5. Giám sát: 77 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY SCAVI HUẾ 80 3.1 Đánh giá hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi Huế: 80 3.1.1. Kết quả đạt được: 80 3.1.2. Hạn chế còn lại: 83 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi Huế: 85 TrườngPHẦN III: KẾT LU ẬĐạiN VÀ KIẾN NGHhọcỊ Kinh tế Huế.90 3.1. Kết luận: 90 3.2. Kiến nghị: 91
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Đặt vấn đề: Với chiến lược tăng trưởng bền vững, tăng cường hợp tác quốc tế, công ty Scavi Huế đang từng bước mở rộng quy mô, các mối quan hệ với những khách hàng lớn trên thế giới ngày càng được mở rộng đã mở ra nhiều cơ hội kinh doanh hơn cho công ty, nhưng đi kèm với đó là những rủi ro đang ngày một hiện diện thường xuyên và khó kiểm soát hơn ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của công ty. Nhận thức được điều này, công ty Scavi Huế đang chú trọng hơn đến việc hoàn thiện hệ thống KSNB và cho rằng nâng cao chất lượng hệ thống KSNB là phương pháp cần sớm được triển khai thực hiện nhằm giảm bớt rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như để cải thiện năng lực quản lý, kiểm tra, giám sát của tổ chức. Tại các công ty ngành may nói chung và công ty Scavi Huế nói riêng, quản lý đơn hàng là quy trình gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh, đi xuyên suốt từ lúc bắt đầu thiết lập một đơn hàng với khách hàng cho đến lúc sản xuất ra thành phẩm và giao hàng. Có thể nói, quản lý đơn hàng là quy trình, hoạt động xương sống, cốt lõi song song với hoạt động sản xuất luôn được mọi doanh nghiệp ngành may chú trọng tìm ra các giải pháp cải tiến, hoàn thiện, nâng cao hiệu quả nhằm gia tăng được lợi thế cạnh tranh của mình trên thị trường. Để cho quy trình quản lý đơn hàng được vận hành hiệu quả, đảm bảo đúng yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng, đòi hỏi sự hỗ trợ và hợp tác làm việc giữa các bộ phận với nhau một cách nhịp nhàng, chuyên nghiệp, nhất quán cùng với đó là một hệ KSNB đóng vai trò kiểm tra, đánh giá, kiểm soát mọi hoạt động đang diễn ra, đảm bảo tất cả quy định, quy trình, chính sách đã đề ra được tuân thủ một cách nhất quán, giúp nhà quản lý ý thức được các nhân tố ảnh hưởng (từ bên trong và bên ngoài), nhận diện và đối phó với rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. TrườngHiện tại, công ty Scavi Đại Huế đang họchợp tác cùng Kinhmột khách hàng chitếến lư ợHuếc, lâu đời là khách hàng Decathlon đến từ Pháp. Tỉ trọng doanh thu đến từ khách hàng Decathlon chiếm đến gần 50% tổng doanh thu, năng lực sản xuất của công ty Scavi Huế cũng như chiếm gần 10% doanh thu, công suất của cả tập đoàn, là khách hàng lớn nhất của 1
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến công ty. Vì vậy, tất cả các hoạt động liên quan đến khách hàng này rất được công ty chú trọng. Các rủi ro xảy ra ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh đều được kiểm soát hết sức chặt chẽ, đáng kể đến nhất chính là việc KSNB đối với hoạt động quản lý đơn hàng. Nhờ việc liên tục hoàn thiện hệ thống KSNB đối với quy trình quản lý đơn hàng qua các giai đoạn hoạt động kinh doanh, hợp tác với khách hàng, đến nay quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế đang được thực hiện rất hiệu quả, bằng chứng qua đánh giá tỷ lệ bàn giao đơn hàng đúng hẹn (HOT – Handover on time) từ KH đối với Scavi đang là hơn 85%. Để làm được điều này, một phần nhờ vào việc công ty Scavi Huế có một hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả, linh hoạt, chặt chẽ. Tuy vậy, qua quá trình quan sát, thực tập tại đây em nhận thấy đơn vị vẫn còn tồn tại một số hạn chế và đang gặp khó khăn trong việc tìm giải pháp khắc phục, hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB quy trình quản lý đơn hàng. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, em đã quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế” để nghiên cứu. Đề tài này sẽ giúp công ty đánh giá lại công tác kiểm soát, quản lý rủi ro của công ty, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong thời gian tới. Ngoài ra còn giúp em hiểu hơn về quy trình quản lý đơn hàng cũng như hệ thống KSNB đối với quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi. 2. Mục tiêu nghiên cứu: 2.1 Mục tiêu chung: Tìm hiểu hệ thống KSNB đối với chu trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi Huế, đánh giá những ưu nhược điểm và đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB đối với quy trình quản lý đơn hàng đó. 2.2 Mục tiêu cụ thể: Trường- Hệ thống hóa cơ sở lýĐại luận hệ thố nghọc KSNB đối vớKinhi quy trình quản lýtế đơn hàngHuế - Khảo sát thực trạng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế. 2
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến - Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3.1 Đối tượng nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu là hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế. 3.2 Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi nội dung: Chỉ nghiên cứu hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi đối với đơn hàng của khách hàng Decathlon Pháp. - Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại công ty Scavi Huế, khu công nghiệp Phong Điền, huyện Phong Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế. - Phạm vi thời gian: + Thu thập thông tin, phân tích dữ liệu thứ cấp liên quan đến công ty từ năm 2017- 2018 + Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ 30/9/2019 đến 30/11/2019 4. Phương pháp nghiên cứu: 4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu: Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập các dữ liệu, số liệu thông qua các hệ thống chứng từ liên quan đến đơn hàng, chọn lọc và tập hợp những thông tin cần thiết cho đề tài. Bên cạnh đó, thông qua các kênh thông tin như: trang web của công ty, sách báo để tìm hiểu những thông tin liên quan đến tình hình cơ cấu tổ chức, các báo cáo tài chính của công ty Trường4.2 Phương pháp phỏ ngĐại vấn trực ti ếhọcp: Kinh tế Huế Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Quan sát, phỏng vấn trực tiếp những nhân viên làm việc tại Phòng Thương Mại và các phòng có liên quan để tìm hiểu công việc cụ thể của họ. 3
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 4.3 Phương pháp phân tích số liệu: Thu thập những thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu. Từ đó tiến hành phân tích, so sánh, tổng hợp thông tin để đánh giá hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng. 4.4 Phương pháp quan sát: Thông qua quá trình thực tập tại đơn vị, quá trình tri giác (mắt thấy, tai nghe) và ghi lại những vấn đề liên quan đến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu nhằm mô tả, phân tích, nhận định, đánh giá, xác nhận thông tin đã phỏng vấn. 5. Kết cấu đề tài: Đề tài gồm 3 phần: Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng Chương 2: Thực trạng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế Chương 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế Phần III: Kết luận và kiến nghị: Trường Đại học Kinh tế Huế 4
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 1.1 Khái quát chung về hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: 1.1.1 Khái niệm về hệ thống KSNB: Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu nhằm kiểm soát việc tuân thủ các chính sách, quy trình, nhiệm vụ, hành vi và các khía cạnh khác của tổ chức, giúp cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đảm bảo tính hợp lý, trung thực của các báo cáo phục vụ cho nội bộ và bên ngoài tổ chức. Nhận thức được tầm quan trọng, nhiều tổ chức và cá nhân đã nghiên cứu về hệ thống này. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về KSNB đã dẫn đến sự hình thành các khái niệm khác nhau. Có thể kể đến các khái niệm sau: Luật Kế toán 2015 cho rằng, “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”. Theo đó, nói về hệ thống KSNB là nói đến các chính sách, thủ tục, các bước kiểm soát do ban lãnh đạo, quản lý của đơn vị xây dựng có tính chất bao trùm tất cả mọi hoạt động trong đơn vị trên cơ sở xác định rủi ro và tìm các biện pháp để kiểm soát các rủi ro đó. Còn theo Theo COSO (Committee of Spornsoring Organizations), “KSNB là quá Trườngtrình do người quản lý,Đại hội đồng quhọcản trị và các Kinhnhân viên của đơn tế vị chi Huế phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp, đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả”. 5
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Từ định nghĩa theo COSO ta có thể thấy, KSNB là một quá trình vì hệ thống KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà phải được vận hành một cách liên tục. KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người vì KSNB không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập mà phải bao gồm cả yếu tố con người - hội đồng quản trị (HĐQT), ban giám đốc, nhân viên của tổ chức. Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát và thiết lập nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. Dù cho định nghĩa của tổ chức nào đi nữa, nhìn chung, hệ thống KSNB là bộ phận không thể thiếu nhằm giúp hạn chế những rủi ro, gian lận và tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, xây dựng và duy trì hệ thống hệ thống KSNB khoa học, phù hợp và hiệu quả là trách nhiệm của mọi đơn vị, tổ chức. 1.1.2 Mục tiêu của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: Theo định nghĩa mà COSO đưa ra về hệ thống KSNB năm 1992, có thể chỉ ra ba mục tiêu cụ thể mà hệ thống này hướng đến như sau: - Đối với báo cáo tài chính: KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ: KSNB kiểm tra, đánh giá tính tuân thủ luật pháp hiện hành và quy định nội bộ của đơn vị đối với mọi thành viên. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. - Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, đồng thời đưa ra các biện pháp nhằm đánh giá các loại hình rủi ro có khả năng gây ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh Trườngdoanh của đơn vị Đại học Kinh tế Huế 1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: Hệ thống KSNB có ý nghĩa rất quan trọng với doanh nghiệp. Đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn, quyền hạn càng phân chia cho nhiều cấp, các quan hệ giữa các 6
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến bộ phận chức năng và các nhân viên càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản càng phân táng ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác nhau do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty: - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả. - Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty. - Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra. - Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty. - Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty. - Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ. 1.1.4 Các thành phần của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của nhà quản lý trong doanh nghiệp. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: a) Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên trong công ty: Sự phát triển của một công ty luôn gắn liền với một tập thể nhân viên làm việc đạt kết quả cao. Mỗi nhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy của công ty và tính trung thực và giá trị đạo đức của nhân viên cao sẽ tạo môi trường thuận lợi để hợp tác Trườngvà phát huy sức mạnh tĐạiập thể giúp cônghọc ty hoàn thànhKinh kế hoạch nhanh tế nh ất,Huế đạt được các mục tiêu của mình. Đội ngũ nhân viên là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của công ty vì vậy dù có một đội ngũ nhân viên có chuyên môn tốt nhưng không trung thực, thiếu đạo đức có thể vượt qua được một hệ thống 7
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến KSNB chặt chẽ. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân. Nếu nhân viên có năng lực, tin cậy, học vấn cao, đáng tin cậy thì dù cho nhiều quá trình kiểm soát có thể không được thực hiện thì vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của KSNB. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận dụng các chính sách, thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB không thể phát huy hiệu quả. b) Sự tham gia của Ban quản trị vào KSNB: Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng trong việc xây dựng hệ thống KSNB và trách nhiệm đó được đề cập nhiều trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và văn bản quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành. Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả, chú trọng các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục đánh giá tính hiệu quả của KSNB của đơn vị. c) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc đề cập đến nhiều khía cạnh như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có hợp lý, phù hợp hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán. Ngoài ra, thái độ của Ban lãnh đạo với rủi ro Trườngcủa đơn vị làm cơ sở choĐạiquyết định xâyhọc dựng hệ thKinhống KSNB chặt chtếẽ hay lHuếỏng lẽo. d) Cơ cấu tổ chức: Thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, lựa chọn các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh phản hồi phù hợp. Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. 8
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Một cơ cấu phù hợp, đảm bảo các nguyên tắc về phân công phân nhiệm sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế cơ cấu tổ chức không phù hợp, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Cơ cấu tổ chức thực chất còn phản ánh sự phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức cũng như thể hiện mối quan hệ hợp tác với nhau. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cần phù hợp với quy mô và hoạt động của đơn vị. e) Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động và trách nhiệm của mình có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, sau cùng là nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì. f) Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Con người là yêu tố trung tâm của mọi hoạt động trong tổ chức, do đó sự phát triển của mọi doanh nghiệp, tổ chức luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị. Các chính sách và thông lệ về nhân sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị. Ví dụ, tiêu chuẩn, chính sách dành cho việc tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao nhất thể hiện sự cam kết của đơn vị đối với những người có năng lực và đáng tin cậy. Như vậy, chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ Trườngluật đối với nhân viên trongĐại đơn vị học Kinh tế Huế Các nhà quản lý doanh nghiệp cũng cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên để xây dựng cho 9
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến mình một đội ngũ tốt. Một chính sách nhân sự tốt là nhân tố quyết định đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro: Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào trong quá trình sản suất kinh doanh đếu phải đối mặt với rủi ro. Những rủi ro này có thể do bản thân bên trong doanh nghiệp hay từ môi trường bên ngoài như kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài tác động. Rủi ro bên trong doanh nghiệp thường do các nguyện nhân: mâu thuẫn về mục đích hoạt động, các chiến lược của doanh nghiệp đưa ra cản trỏ việc thực hiện các mục tiêu. Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm Các yếu tố bên ngoài. Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành. Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng. 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục kiểm soát mà nhà quản lý đã thiết lập để hỗ trợ việc đạt được mục tiêu của đơn vị về hoạt động, báo cáo tài chính hoặc Trườngtuân thủ. Nhà quản lý phĐạiải xác định họccách giải quy Kinhết những rủi ro đãtếđược nhHuếận diện. Nhà quản lý phải đánh giá xem việc kiểm soát rủi ro có đem lại lợi ích cho đơn vị hay không. Việc lựa chọn các hoạt động kiểm soát cần phải cân đo đong đếm giữa chi phí và lợi ích nếu triển các hoạt động kiểm soát này để giảm rủi ro đã được xác định. 10
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Các thủ tục kiểm soát dựa trên phán đoán của các nhà quản lý của doanh nghiệp và các thủ tục này nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện mục tiêu cụ thể của đơn vị: bảo vệ tài sản, số liệu kế toán đáng trung thực, tin cậy. Các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát cũng rất khác nhau giữa các doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên các nguyên tắc phổ biến sau: a) Phân chia trách nhiệm đầy đủ: - Không để cá nhân nào nắm tất cả các khâu của một nghiệp vụ. - Không cho phép kiêm nhiệm một số chức năng trong đơn vị. b) Kiểm soát quá trình xử lí thông tin và nghiệp vụ. c) Kiểm soát ngăn ngừa: Là thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm ngăn ngừa những sai phạm, hoặc những điều kiện dẫn đến sai phạm nó được thực hiện trước khi nghiệp vụ xẩy ra. d) Kiểm soát phát hiện. e) Kiểm soát điều chỉnh. f) Ủy quyền đầy đủ cho các nghiệp vụ hay hoạt động. g) Thiết kế và sử dụng chứng từ sổ sách. h) Kiểm soát quá trinh xử lí thông tin. i) Bảo vệ thông tin quá trình KSNB: - Bảo mật tài liệu, thông tin KSNB theo quy định của pháp luật và quy định nội bộ của Tập đoàn. - Hồ sơ kiểm soát bao gồm các báo cáo, hồ sơ, tài liệu được lưu giữ theo từng đối Trườngtượng được kiểm soát. Đại học Kinh tế Huế - Các báo cáo, hồ sơ, tài liệu KSNB phải được lưu giữ tại bộ phận KSNB ít nhất 05 (năm) năm. j) Phân tích và rà soát: 11
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến - Mục đích: Phát hiện các biến động bất thường từ đó xác định nguyên nhân để xử lí kịp thời. - Phương pháp: Đối chiếu định kì tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kì này và kì trước 1.1.4.4 Thông tin và truyền thông: Thông tin và truyền thông đề cập đến việc tạo lập một hệ thống thông tin và truyền thông hữu hiệu trong toàn doanh nghiệp, phục vụ việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát. Thông tin và truyền thông cần là hai yếu tố không thể tách rời, là công cụ quan trọng đặc biệt đối với nhà quản trị, thực hiện xuyên suốt theo chiều từ trên xuống và từ dưới lên, giúp cho mọi nhân viên đều nhận được những thông tin cần thiết, hiểu rõ thông điệp từ các bộ phận với nhau. Sự hiện diện của hệ thống thông tin và truyền thông có hiệu quả là một thành phần quan trọng của một kết cấu KSNB hữu hiệu. Hệ thống KSNB hiếm khi hữu hiệu trừ khi một đơn vị có thông tin phù hợp để quản lý rủi ro tiềm ẩn một cách kịp thời. Thành phần thông tin và truyền thông trong hệ thống KSNB có nghĩa là thông tin quan trọng, liên quan, chính xác và kịp thời được xác định, thu thập và cung cấp cho những nhân sự thích hợp trong tổ chức. Hệ thống thông tin và truyền thông hoạt động tốt giúp các nhà quản lý ra quyết định tốt hơn, nhân viên làm việc có trách nhiệm nhiều hơn và ít vấn đề xảy ra hơn. Hệ thống thông tin và truyền thông hữu hiệu cũng giúp đơn vị tuân thủ luật pháp và các quy định. Thông tin phải lưu chuyển trong toàn bộ tổ chức nếu hệ thống KSNB hữu hiệu. Trong một hệ thống KSNB hoạt động rất hữu hiệu, những thông tin phù hợp, chính xác và kịp thời liên quan đến mọi thành phần khác của hệ thống KSNB được truyền đạt lên cấp trên, xuống cấp dưới và khắp đơn vị. Trường1.1.4.5 Giám sát: Đại học Kinh tế Huế Thành phần thứ năm của hệ thống KSNB là giám sát. Đây là quy trình liên quan đến đánh giá sự hiệu quả của hệ thống KSNB. Hoạt động giám sát được thiết kế để cung cấp thông tin cho nhà quản lý về việc hệ thống KSNB có hoạt động đúng như dự định 12
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến không và thông tin về việc hệ thống KSNB có được điều chỉnh phù hợp với những thay đổi về điều kiện hoạt động không. Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì KSNB một cách thường xuyên. Hoạt động giám sát có thể được thực hiện thường xuyên hoặc theo định kỳ. Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhà quản lý và các nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình. Giám sát định kỳ thường thực hiện qua chức năng kiểm toán nội bộ trong đơn vị, qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống để đưa ra biện pháp cải thiện Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được qua trao đổi với các đối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy các vấn đề hoặc các khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh cần được cải thiện. 1.2 Đánh giá chất lượng hệ thống KSNB của doanh nghiệp: Đánh giá hệ thống KSNB bao gồm việc rà soát và đánh giá về tính đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KSNB dựa trên việc xác định và đánh giá rủi ro, nhằm xác định các vấn đề còn tồn tại của hệ thống KSNB và chỉ ra các thay đổi cần thiết đối với hệ thống KSNB để xử lý, khắc phục các vấn đề đó. Nội dung đánh giá KSNB trong doanh nghiệp được tiến hành đối với 5 thành phần chính: 1.2.1 Môi trường kiểm soát: Môi trường có tính chất ảnh hưởng bao trùm lên mọi hoạt động trong đơn vị. Do vậy, môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau cần phải được đảm bảo: - Doanh nghiệp có chú trọng vào việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp không, vì đây là phần hồn của doanh nghiệp, là những giá trị tinh thần của doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp tốt thúc đẩy động lực làm việc, tăng cường sự gắn kết chặt chẽ và tính Trườngtuân thủ của mỗi thành Đạiviên trong t ổ chhọcức. Kinh tế Huế - Doanh nghiệp thực hiện truyền thông về tính chính trực và các giá trị đạo đức, coi đó là kim chĩ nam của ban lãnh đạo làm gương để nhân viên noi theo. Yếu tố con người luôn được đặt lên hàng đầu, vậy nên ngoài đạo đức và tính chính trực, đòi hỏi nhân 13
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến viên ở các cấp cần phải có năng lực chuyên môn nhằm tránh sai sót và thất thoát tài sản - Doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả. - Doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ nhằm đánh giá tính tuân thủ và tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính. - Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân. - Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả. - Doanh nghiệp đã sử dụng “Bảng mô tả công việc”, “quy trình công việc” rõ ràng được cung cấp đầy đủ cho nhân viên, bộ phận tại đơn vị. - Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương. - Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn. mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động SXKD của mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm toán không phù hợp. Trường- Doanh nghiệp thường Đại xuyên luân chuyhọcển nhân sựKinhtrong các khu v ựtếc vị trí nhHuếạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định. 1.2.2 Đánh giá rủi ro: 14
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Đánh giá rủi ro liên quan đến việc nhận biết, phân tích và lựa chọn những giải pháp đối phó với các sự kiện bất lợi cho DN trong việc thực hiện các mục tiêu. Mỗi DN đều phải thường xuyên đối mặt với nhiều rủi ro từ bên trong và bên ngoài. Mỗi rủi ro đều có những mức độ ảnh hưởng khác nhau, mức độ doanh nghiệp muốn kiểm soát trong thời gian hiện tại thế nào tùy vào mức độ rủi ro mà doanh nghiệp tự đánh giá là cao hay thấp. Việc đánh giá rủi ro được coi là có hiệu quả nếu: - Trên cơ sở các mục tiêu của doanh nghiệp, ban lãnh đạo quan tâm và khuyến khích cùng nhân viên nhận diện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. - Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm hạn chế tác động của rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó; hoặc doanh nghiệp đã có biện pháp để toàn bộ nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận được. - DN đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc. 1.2.3 Hoạt động kiểm soát: Để đánh giá chất lượng của hoạt động kiểm soát thì các hành động kiểm soát đó phải đạt được những nội dung sau: - Phân chia trách nhiệm thích hợp: Khi phân chia không cho phép một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ mà phải phân chia cho nhiều bộ phận tham gia. - Phê chuẩn đúng đắn: Tất cả các nghiệp vụ hoạt động đều phải được phê chuẩn bởi các cấp quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Riêng đối với phê chuẩn cụ thể thì Trườngngười quản lý phải phê Đạichuẩn cho t ừnghọc nghiệp vụ mKinhột cách cụ thể. tế Huế - Kiểm soát chứng từ: (1) Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng; 15
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến (2) Đánh số trước liên tục; (3) Lập kịp thời; (4) Lưu chuyển chuyển chứng từ khoa học; (5)Bảo quản và lưu chữ chứng từ. - Kiểm soát sổ sách: (1) Thiết kế sổ sách; (2) Ghi chép kịp thời, chính xác; (3) Bảo quản và lưu chữ. - Kiểm soát vật chất: Phải hạn chế được việc tiếp cận tài sản bằng cách sử dụng các thiết bị bảo vệ, hạn chế người tiếp cận và bảo vệ thông tin. Kiểm kê đúng giá trị của tài sản, xác định được quyền đối với tài sản đó - Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Khi tiến hành kiểm tra lại việc thực hiện các loại thủ tục kiểm soát, để có thể phát hiện các biến động bất thường, tìm ra nguyên nhân và xử lý kịp thời. 1.2.4 Thông tin và truyền thông: Thông tin và truyền thông liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin và truyền thông hữu hiệu trong toàn DN, phục vụ việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát. Chất lượng hệ thống chỉ đạt được khi các nội dung sau được đảm bảo: - DN thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền. - Hệ thống truyền thông của DN đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo thông tin được cung cấp kịp Trườngthời, chính xác đến các Đạicấp có thẩm quyhọcền theo quy Kinh định. tế Huế - DN đã thiết lập các kênh thông tin nóng, cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho DN. 16
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến - DN đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền. - DN đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu. 1.2.5 Giám sát: Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Hệ thống này hoạt động tốt nếu: - DN có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, DN đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp. - Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo. - Những khiếm khuyết của hệ thống KSNB được phát hiện và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc. - DN đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của DN cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín DN và gây thiệt hại về kinh tế. 1.3 Khái quát về quy trình quản lý đơn hàng: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Quản lý đơn hàng nói chung, là sự quản trị toàn bộ quá trình kinh doanh đơn hàng liên quan đến chủng loại hàng hóa hay loại hình dịch vụ nào đó, từ khâu bắt đầu thiết lập đơn hàng đến khi hoàn tất, sao cho đảm bảo yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng, mà hai bên đã cam kết. TrườngTrong ngành may, QuĐạiản lý đơn hànghọclà chu ỗiKinh công tác thực hiệtến thông Huế qua quá trình làm việc với khách hàng bắt đầu từ giai đoạn thương mại, phát triển mẫu sản phẩm, tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, triển khai và kiểm soát toàn bộ đơn hàng cho đến khi hoàn thành sản phẩm theo đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng và đúng thời gian giao hàng đã kí kết trên hợp đồng. 17
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Quy trình quản lý đơn hàng bao gồm các công việc: a) Tiếp nhận đơn hàng, hỗ trợ khách hàng trong quá trình lên đơn hàng. b) Tham gia vào quá trình sản xuất hàng mẫu, đảm bảo chất lượng cho mẫu trước khi gửi cho khách hàng. c) Nhận và xử lý đơn hàng, theo dõi phản hồi của khách hàng. d) Lên kế hoạch sản xuất, làm việc với các bộ phận kỹ thuật, mua hàng và vật tư để đảm bảo nguyên phụ liệu cho sản xuất. e) Làm việc với các phòng sản xuất, đội kỹ thuật và quản lý chất lượng để đảm bảo đơn hàng được giao kịp thời và đạt tiêu chuẩn chất lượng. f) Báo cáo lên cấp trên các chỉ số liên quan đến đơn hàng 1.3.1 Các chức năng cơ bản và mục tiêu trong quy trình quản lý đơn hàng: 1.3.1.1 Các chức năng cơ bản trong quy trình quản lý đơn hàng: Quy trình quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp thường bao gồmcác chức năng như sau: Bước 1: Phát triển mẫu. Làm việc với khách hàng về các thông tin tài liệu kỹ thuật, tính giá thành sản phẩm và báo giá cho khách hàng. Sau đó tiến hành phát triển mẫu sản phẩm và gửi cho khách hàng duyệt. Bước 2: Nhận đơn hàng. Sau khi khách hàng đồng ý dựa trên mẫu mà công ty đã phát triển thì sẽ tiến hành gửi đơn hàng để sản xuất. Còn nếu không, thì công ty sẽ phải tiếp tục làm lại mẫu cho phù Trườnghợp với nhu cầu của khách Đại hàng ho ặchọc là công ty s ẽKinhkhông nhận đượ c tếđơn hàng Huế sản xuất trong mùa đó. Bước 3: Lên kế hoạch tiền sản xuất. 18
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Sau khi nhận được đơn hàng từ khách hàng. Công ty sẽ tiến hành lên kế hoạch tiền sản xuất về thời gian cắt vải, in, đồng thời cung cấp cho khách hàng sản phẩm mẫu trong quá trình phát triển tiền sản xuất. Bước 4: Tìm kiếm và đặt mua nguyên phụ liệu. Việc tìm kiếm và đặt mua nguyên phụ liệu phải dựa trên cơ sở nhu cầu của các đơn hàng và ngày vào sản xuất để điều chỉnh cho phù hợp. Bước 5: Lên kế hoạch sản xuất đơn hàng. Xác định ngày vào chuyền, ngày dứt chuyền và số lượng công nhân đáp ứng các nhu cầu sản xuất của các đơn hàng đó. Đặc biệt phải đảm bảo cung cấp các loại mẫu sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng để khách hàng duyệt trước khi tiến hành đưa vào sản xuất đại trà. Bước 6: Theo dõi tiến độ sản xuất: Việc sản xuất phải đảm bảo đúng theo tiến độ kế hoạch đã đề ra trước đó, tiến hành kiểm tra hàng hóa ngay trong quá trình sản xuất và trước khi xuất hàng để đáp ứng đúng ngày xuất hàng và đảm bảo đủ số lượng thành phẩm mà khách hàng đã yêu cầu. Bước 7: Xuất hàng và theo dõi việc thanh toán. Thực hiện các thủ tục xuất hàng và theo dõi quá trình thanh toán 1.3.1.2 Các mục tiêu trong quy trình quản lý đơn hàng: Hỗ trợ khách hàng phát triển mẫu mã và đánh giá thị trường, từ đó lấy được đơn hàng với lợi nhuận cao nhất. Đảm bảo mẫu giao cho khách hàng đúng hẹn, mẫu đúng sự đồng thuận của khách hàng Tìm kiếm nguồn nguyên phụ liệu tương ứng với yêu cầu của khách hàng với chất Trườnglượng tốt nhất trong Đạitầm giá. học Kinh tế Huế Đồng thuận với khách hàng ngày xuất hàng hợp lý dựa trên năng lực sản xuất của nhà máy. 19
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Cân đối nguyên phụ liệu cần mua đúng với định mức và số lượng sản phẩm cần sản xuất, yêu cầu mua hàng phải được duyệt bởi trưởng nhóm thương mại hoặc quản lý bộ phận thương mại. Đảm bảo nguyên phụ liệu về đúng chất lượng, số lượng, kịp đáp ứng thời gian sản xuất. Liên lạc, thương lượng với nhà cung cấp về giá, số lượng, phương thức thanh toán để đạt mục tiêu của công ty về lợi nhuận và vốn luân chuyển của công ty. Trước khi đi vào sản xuất, mẫu phải được kiểm nghiệm và chấp thuận, phê duyệt bởi khách hàng. Mọi vấn đề về sản xuất được cập nhật liên tục và giải quyết kịp thời. Đơn hàng được sản xuất đúng với thỏa thuận trên hợp đồng, hàng xuất đi đúng thời hạn 1.3.2 Những rủi ro có thể xảy ra trong quy trình quản lý đơn hàng: Từ những mục tiêu đã xác định ở trên, những loại rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu là: (1) Giai đoạn phát triển đơn hàng - Sai sót khi chào giá, dẫn đến không đạt được mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp - Sai sót khi thao tác với hồ sơ kỹ thuật, dẫn đến phát triển mẫu không đúng với yêu cầu của khách hàng. - Sai sót khi cập nhất định mức từ phòng kỹ thuật lên hệ thống, dẫn đến mua nguyên phụ liệu thiếu, thừa nguyên phụ liệu (2) Giai đoạn nhận đơn hàng và đặt mua nguyên phụ liệu - Đơn hàng chính thức nhiều hơn đơn hàng dự báo từ khách hàng, dẫn đến năng lực sản xuất nhà máy không đáp ứng, nguyên phụ liệu không đủ hoặc ngày giao hàng sẽ Trườngmuộn. Đại học Kinh tế Huế - Nguyên phụ liệu đặt mua vượt quá nhu cầu sản xuất do sai sót trong quá trình nhập liệu, hoặc cân đối nguyên phụ liệu chưa chính xác. 20
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến - Rủi ro về chất lượng nguyên phụ liệu, số lượng nguyên phụ liệu mua về không đúng, đủ làm trễ kế hoạch sản xuất. (3) Giai đoạn theo dõi tiến độ sản xuất đơn hàng - Phát hiện thiếu nguyên phụ liệu do sơ xuất ở khâu mua hàng, tồn trữ, số lượng không đủ như trong hóa đơn, - Nguyên phụ liệu không được giám định hoặc được giám định nhưng không đạt chất lượng - Trở ngại do hao hụt trong quá trình sản xuất và các lý do khách quan từ chất lượng nguyên phụ liệu. - Mức tiêu hao NPL trên thực tế lớn hơn định mức trên hệ thống - Ngày dứt chuyền muộn hơn so với kế hoạch (4) Giai đoạn xuất hàng và theo dõi thanh toán - Thành phẩm khi sản xuất ra không đạt chất lượng (nhăn, bẩn, rách, may lỗi, ) - Nhân viên quản lý đơn hàng - MS là người gửi thành phẩm gửi đi kiểm nghiệm tại phòng thí nghiệm của khách hàng (Test goshipment) nhưng kết quả kiểm nghiệm không đạt. - Hàng thất thoát do trong quá trình lưu kho, không đủ để xuất hàng. - Trở ngại do thủ tục xuất nhập khẩu, khiến hàng xuất trễ hơn với thời gian đã xác nhận với khách hàng. 1.4 KSNB quy trình quản lý đơn hàng: Đối với các công ty trong ngành may mặc, quản lý đơn hàng là quy trình chủ chốt, là cầu nối để truyền tải, chuyển giao và truyền đạt thông tin giữa khách hàng – công ty, Trườngbộ phận này đến bộ ph Đạiận khác mộ t cáchhọc nhanh chóng,Kinh chính xác, đảtếm bả o Huếhoạt động sản xuất, kinh doanh luôn được tiến hành một cách liên tục, tránh sự trì hoãn. Để hạn chế, kiểm soát các rủi ro làm ảnh hưởng đến hoạt động quản lý đơn hàng, đơn hàng từ lúc hình thành đến khi sản xuất, giao hàng phải được kiểm soát chặt chẽ. Vì vậy, việc 21
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến thực hiện xây dựng hệ thống KSNB là cần thiết và là 1 phần quan trọng trong việc nâng cao tính tuân thủ, sự hiệu quả của quy trình quản lý đơn hàng.  KSNB đối với quy trình quản lý đơn hàng: - Con người luôn là yếu tố quan trọng nhất trong bất kì tổ chức nào, vậy nên doanh nghiệp nên đặc biệt chú trọng đến tính liêm khiết, chính trực của nhân viên tham gia vào quá trình quản lý đơn hàng, mọi thông tin phát sinh liên quan đến đơn hàng phải được phản ánh đầy đủ, trung thực. Nếu có sự cố ở bất cứ công đoạn nào, cần phải thực hiện xử lý nhanh chóng, không che giấu sự cố, làm cho đơn hàng không thể hoàn thành và giao cho khách hàng. - Ngoài ra, phải đảm bảo năng lực của mỗi nhân viên tham gia vào việc quản lý đơn hàng bằng việc chú trọng công tác đào tạo liên tục. Vì phải làm việc với hệ thống và bảng tính excel liên tục, đòi hỏi nhân viên phải có tay nghề và đức tính cẩn thận, tỉ mỉ. - Dữ liệu trên hệ thống được sử dụng chung cho nhiều bộ phận nên mọi sai sót trong quá trình thao tác, nhập liệu có thể dẫn đến sự cố hàng loạt. - Đảm bảo rằng các quy trình, bảng mô tả công việc, quy định, luật lệ, trong tổ chức phải được nhân viên quản lý đơn hàng nắm vững và tuân thủ tuyệt đối. - Cách tổ chức nhân sự và phân công công việc phải hướng đến sự bất kiêm nhiệm, phân cấp và trách nhiệm rõ ràng. - Bảng liệt kê nguyên phụ liệu và hồ sơ kỹ thuật của mẫu trong đơn hàng phải được các nhân viên phát triển đơn hàng, nhân viên phòng kỹ thuật, khách hàng ký, đóng dấu tên và ngày tháng trên tất cả các trang. - Nguyên phụ liệu về kho phải được bộ phận kho lập biên bản kiểm kê trước khi nhập kho và đối chiếu với Packing List, hóa đơn. - Nguyên phụ liệu trước khi đưa vào sản xuất phải được giám định bởi bộ phận giám Trườngđịnh và lập biên bản giámĐại định (ph ụhọclục 6) gửi choKinh phân xưởng c ắt,tế bộ ph ậHuến quản lý đơn hàng - MS, bộ phận mua hàng - Buyer và chuyền may. 22
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến - Cùng với bộ phận giám định kiểm tra biên bản giám định (phụ lục 6) về sự thiếu hụt và các vấn đề chất lượng để phản hồi nhanh nhất với chủ hàng, tránh ảnh hưởng đến sản xuất. - Thường xuyên rà soát hợp đồng, cùng các bộ phận khác cải thiện, thắt chặt các điều khoản để phòng ngừa rủi ro khi làm việc với chủ hàng và khách hàng. - Để đảm bảo định mức tiêu hao đúng với thực tế, bộ phận phát triển đơn hàng cần phải có sự phản hồi, đánh giá qua lại với bộ phận kỹ thuật. Định mức đơn vị từ bộ phận kỹ thuật gửi về phải xuất phát từ mẫu đã được khách hàng đồng thuận. - Khi xuất kho các nguyên phụ liệu cho sản xuất phải có phiếu lĩnh vật tư từ bộ phận thương mại, các phiếu này là cơ sở để kế toán lập PXK (phụ lục 8) cấp phát cho phân xưởng may và phân xưởng cắt. - Ngoài ra liên tục cập nhật tiến độ sản xuất từ các phân xưởng bằng các file chung trên hệ thống, từ đó kiểm soát nguyên phụ liệu tiêu hao không vượt định mức. - Biên bản kiểm kê thành phẩm phải được lập thành 3 liên và được kí bởi trưởng bộ phận kho, trưởng phòng AQL, đại diện khách hàng. Và bộ phận quản lý đơn hàng là người kiểm tra lại cuối cùng để cập nhật lên hệ thống. 1.5. Các hạn chế của hệ thống KSNB: Hạn chế vốn có của hệ thống KSNB xuất phát từ những nguyên nhân sau: - Yêu cầu thông thường của nhà quản lý là những chi phí cho hệ thống KSNB không vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại. - Phần lớn các thủ tục KSNB thường thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi, lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên. - Sai sót bởi con người thiếu chú ý, thiếu thận trọng khi thực hiện chức năng nhiệm vụ Trườnghoặc do không hiểu rõ yêuĐại cầu của cônghọc việc. Kinh tế Huế - Khả năng của hệ thống KSNB không phát hiện (KSNB có thể bị vô hiệu hóa) do sự thông đồng của hai hay nhiều người hoặc bị Ban Giám đốc khống chế 23
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY SCAVI HUẾ 2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Scavi Việt Nam và công ty Scavi Huế: 2.1.1 Tổng quan về công ty cổ phần Scavi Việt Nam: Tập đoàn cổ phần Scavi Việt Nam là công ty con được đầu tư bởi Tập đoàn Corele International Group – Pháp, với lịch sử phát triển hơn 50 năm trong lĩnh vực may mặc và thiết kế đồ nội y, đồ ngủ thời trang, nằm trong top đầu trong ngành kỹ nghệ trang phục Lingerie tại Châu Âu và thuộc top 3 trong ngành tại Pháp. Tập đoàn Corele International bao gồm hai công ty lớn đó là Scavi Việt Nam và Scavi Europe. Công ty cổ phần Scavi Việt Nam ( gọi tắt là Scavi Việt Nam) là một trong những doanh nghiệp FDI đầu tiên tại Việt Nam với 100% vốn nước ngoài, được thành lập năm 1988. ngay sau khi luật đầu tư của Việt Nam được ban hành. Scavi Việt Nam là công ty chủ lực ở Châu Á, nằm trong Top 10 Quốc tế trong ngành trang phục Lingerie cao cấp. Hiện tại Scavi Việt Nam sỡ hữu 5 nhà máy: 4 nhà máy tại Việt Nam và 1 nhà máy tại Lào (với quy mô 10 000 công nhân viên) cùng với sự hợp tác sản xuất của khoảng 15 vệ tinh tại Việt Nam, Lào, Campuchia. Hệ thống khách hàng là những tập đoàn kỹ nghệ và phân phối hàng đầu, tập trung chủ yếu tại thị trường Châu Âu, Bắc Mỹ và Nhật Bản. Scavi chủ yếu tập trung vào lĩnh vực đầu tư công nghệ chuyên biệt, tinh tế để cung ứng đến khách hàng những dòng sản phẩm, trải nghiệm dịch vụ cao cấp, đồng thời linh hoạt sáng tạo không ngừng trong dịch vụ kỹ nghệ hóa, với chủ trương xã hội hóa. Với hướng đi chuyên biệt này, Scavi tạo được lợi thế vững vàng trước sự cạnh tranh của thị trường thế giới, tránh được sự đối đầu trực tiếp về giá cả với các đối thủ trong Trườngtình hình cạnh tranh ngàyĐại càng kh ốchọc liệt. Đồng thKinhời gặt hái được nhtếững thànhHuếcông vang dội, tạo dựng một thương hiệu chuyên nghiệp, có uy tín cao trên trường quốc tế. Với chính sách phát triển mạnh mẽ nhằm đạt đến vị thế hàng đầu thế giới trong ngành nghề vào năm 2016. Hiện tại, tập đoàn đang phát triển theo hướng Co-Design với khách hàng, đầu tư tăng cường kỹ nghệ tại công ty Scavi Huế đồng thời đầu tư mở 24
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến rộng mặt bằng, công nghệ và nhân lực tại các nhà máy hiện hữu còn lại của tập đoàn tại Biên Hòa, Bảo Lộc, Đà Nẵng và Vientiane – Lào chủ yếu phục vụ cho thị trường Châu Âu, Canada và Việt Nam. Đạt danh hiệu “Doanh nghiệp dệt may tiêu biểu hàng đầu tại Việt Nam” do Bộ Công Thương, Hiệp hội dệt may Việt Nam và thời báo kinh tế Sài Gòn bình chọn liên tiếp trong 6 năm từ năm 2003 đến năm 2008. 2.1.2 Tổng quan về công ty Scavi Huế: 2.1.2.1 Vài nét về công ty Scavi Huế: Hình ảnh 2.1: Công ty Scavi Huế Trường Đại học Kinh(Nguồn: Côngtế ty ScaviHuế Huế) 25
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến  Địa chỉ công ty: Khu công nghiệp Phong Điền, huyện Phong Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế. Điện thoại: 0543.751.751 Fax: 054.751.761 Thuộc Tập đoàn: Corele International Scavi Group Email: scavi@scavihue.com Website: www.scavi.com.vn - Căn cứ Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam năm 1996, Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam năm 2000, Nghị định 24/2000/NĐ-CP ngày 31 tháng 07 năm 2000 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam và Nghị định số 27/2003/NĐ-CP ngày 19 tháng 03 năm 2003 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 24/2000/NĐ-CP. - Công ty Scavi Huế được thành lập theo Giấy chứng nhận đầu tư số 3023000011 chứng nhận lần đầu ngày 27 tháng 03 năm 2008 do Ban quản lý các khu công nghiệp Tỉnh Thừa Thiên Huế cấp (thay thế Giấy phép đầu tư số 04/GP-KCN-TTH ngày 15 tháng 07 năm 2005 do Ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế cấp): - Loại hình công ty: Công ty Cổ phần - Mã số thuế: 3300382362 - Vốn điều lệ: 90 tỷ đồng Việt Nam (tương đương 9 triệu USD) Trường Đại học Kinh tế Huế Hình ảnh 2.2: Nhà máy 2 tại công ty Scavi Huế Nguồn: website thuathienhue.gov.vn 26
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến  Chức năng, nhiệm vụ của công ty Scavi Huế: - Thực hiện hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ về mặt tài chính và chiến lược, chính sách kinh doanh. - Xây dựng và thực hiện các chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Quản lý và sử dụng vốn theo đúng các chế độ tài chính, bảo tồn và phát triển vốn kinh doanh, tự trang trải về mặt tài chính bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, chế độ chính sách cho người lao động, nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. -Thực hiện hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ về mặt tài chính và chiến lược, chính sách kinh doanh. - Xây dựng và thực hiện các chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Quản lý và sử dụng vốn theo đúng các chế độ tài chính, bảo tồn và phát triển vốn kinh doanh, tự trang trải về mặt tài chính bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, chế độ chính sách cho người lao động, nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty.  Sứ mạng của nhà máy Scavi Huế: Mở rộng quy mô nhà máy – tăng sản lượng sản xuất hàng năm – giảm thời gian ngưng việc – giảm tỷ lệ hư hỏng nguyên phụ liệu – xuất khẩu hàng đạt chất lượng cao - ổn định và nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên nhà máy với mục đích gia tăng doanh thu để ngày càng phát triển hơn. Trường Đại học Kinh tế Huế 27
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 2.1.2.2 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty: IT3 BP. Kế Logistic BP. Giám hoạch định BP. Kho Phân xưởng cắt Kế hoạch Phân NPL xưởng may BP. Cơ điện BP. Kĩ thuật (Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự- Công ty Scavi Huế) Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Scavi Huế Trường Chức năng của cácĐại bộ phận tronghọc công ty: Kinh tế Huế Giám đốc nhà máy: - Là người điều hành toàn bộ hoạt động của nhà máy - Hoạch định chiến lược thực hiện tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của nhà máy 28
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến - Hoạch định chiến lược kinh doanh của nhà máy, phát triển hệ thống kinh doanh, phân phối. Chiến lược, kế hoạch kinh doanh của các phòng ban, phân xưởng để thực thi kế hoạch kinh doanh của nhà máy - Chịu trách nhiệm về mọi vấn đề của nhà máy trước hội đồng quản trị Bộ phận Hành chính – Nhân sự: - Giúp việc cho Ban Giám Đốc nhà máy quản lý tài sản của cơ quan. - Tham mưu cho Ban Giám đốc và trực tiếp tổ chức thực hiện các văn bản quản lý hành chính trong nhà máy. - Tổ chức và thực hiện các hoạt động quản trị nhân sự theo quy định. - Quản lý hồ sơ, thông tin người lao động theo quy định hiện hành. - Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực của toàn nhà máy, ngân sách liên quan đến chi phí lao động. - Xây dựng các quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với người lao động. Bộ phận Kế toán: - Xét duyệt các khoản thu – chi của nhà máy dựa trên yêu cầu xác đáng của từng bộ phận. - Bảo đảm tài chính cho nhà máy, vốn luân chuyển không bị thiếu. - Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán tài sản của công ty. - Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tác quản lý thu chi tài chính, thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho cán bộ công nhân viên. Bộ phận Thương Mại: Trường- Tất cả các hoạt đ ộngĐại liên quan đếhọcn đơn hàng từKinhgiá cả, màu sắc, tếsố lượ ng, Huế sự cố trong sản xuất cần ý kiến khách hàng thì bộ phận Thương Mại sẽ đứng ra làm việc Tại bộ phận thương mại, sẽ có hai nhóm đảm nhiệm các chức năng và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc: 29
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến  Nhóm MDS – Market Development Stage: - Chịu trách nhiệm xuyên suốt từ lúc bắt đầu làm việc với khách hàng về chi tiết sản phẩm cho đến lúc đúc kết thị trường, chuẩn bị cơ sở dữ liệu cho quá trình vào sản xuất đại trà. - Phát triển đơn hàng, phân tích mẫu, tài liệu kỹ thuật từ khách hàng để có cơ sở ước lượng giá thành - Phát triển và hoàn thiện mẫu sản phẩm trước khi đưa vào giai đoạn sản xuất - Đảm bảo mục tiêu thắng thị trường và mục tiêu doanh số cho từng mùa đúng thời điểm. - Cung cấp đầy đủ thông tin về thị trường và sản phẩm đến các bộ phận liên quan.  Nhóm MS – Manufacturing Stage: - Chịu trách nhiệm xuyên suốt từ lúc nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng đến khi hàng xuất khỏi nhà máy. - Là cầu nối giữa khách hàng và nhà máy - Nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng và đồng thuận ngày xuất hàng mà khách hàng yêu cầu (ETD khách hàng) và ngày xuất hàng mà công ty đáp ứng (ETD nhà máy) sao cho đảm bảo phù hợp với input nguyên phụ liệu và khoảng thời gian sản xuất (Leadtime sản xuất). - Xử lý đơn hàng và tính toán nhu cầu mua nguyên phụ liệu sản xuất - Mua hàng và theo dõi hàng về để đảm bảo tiến độ sản xuất của nhà máy sao cho đáp ứng được ETD khách hàng yêu cầu. - Giải quyết các trở ngại liên quan đến nguyên phụ liệu trong quá trình sản xuất, đảm bảo xuất hàng đúng số lượng và chất lượng đã cam kết. - Kiểm soát kế hoạch xuất hàng và báo động cho các bộ phận liên quan biết nếu gặp trở ngại để tìm cách giải quyết, khắc phục kịp thời. TrườngBộ phận sản xuất – supply Đại chain: học Kinh tế Huế - Xây dựng kế hoạch sản xuất và trực tiếp sản xuất các hợp đồng, đơn hàng do bộ phận MS cung cấp kể từ khi nhận được nguyên phụ liệu. Bộ phận sản xuất bao gồm: phòng kế hoạch , bộ phận kho, bộ phận giám định, phân xưởng cắt, Bộ phận sản 30
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến xuất quản lý, theo dõi, thực hiện từ khi nguyên phụ liệu về nhà máy đưa vào kiểm định, đến cắt nguyên phụ liệu, may và kiểm tra đóng gói. Đây là bộ phận chiếm hầu hết công nhân của công ty và có nhiệm vụ quan trọng nhất đối với nhà máy. Bộ phận kiểm tra chất lượng thành phẩm- AQL: - AQL là 3 chữ viết tắt Acceptable Quality Limit- Giới hạn chất lượng chấp nhận. Bộ phận AQL sẽ dựa vào kết quả của phòng kế hoạch để kiểm hàng theo tiêu chuẩn của khách hàng đưa ra, để đảm bảo hàng đạt chất lượng trước khi khách hàng kiểm tra hoặc trước khi xuất hàng. Bộ phận phụ trách công nghệ thông tin: Quản lý toàn bộ hệ thống điện toán của công ty, nhiệm vụ chính: - Duy trì hệ thống của công ty qua hệ thống mạng nội bộ, đảm bảo mạng hoạt động tốt, không bị nghẽn mạng hay rớt mạng. - Giải quyết những vấn đề phát sinh hàng ngày về máy tính của nhân viên và những trở ngại trong ứng dụng phần mềm. 2.1.2.3. Các khách hàng chính của Scavi Huế: Các khách hàng của Công ty Scavi Huế cũng là các khách hàng của Tập đoàn Scavi, bao gồm 30 nhóm khách hàng, với 50 thương hiệu hàng đầu thế giới. Trong đó, Decathlon, Fruit of The Loom, Hanes Branch Inc (HBI), là nhóm khách hàng lớn và thường xuyên của Scavi Huế. Yêu cầu gia công sản phẩm của các khách hàng rất đa dạng, dành cho cả nam và nữ, từ sản phẩm mùa đông đến mùa hè, đồ thể thao đến đồ lót, Công ty Scavi Huế luôn cố gắng đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng trong tất cả các khâu sản xuất, nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài với các khách hàng hiện tại. Đồng thời công ty cũng cố gắng mở rộng quy mô kinh doanh, thiết lập mối quan hệ với các Trườngkhách hàng tiềm năng cĐạiũng như khẳ nghọc định vị thế củKinha mình trên trườ ngtế quốc tếHuế 31
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 2.1.2.4. Tình hình lao động của công ty qua 3 năm gần 2017 – 2018: Lao động là một trong những nguồn nhân lực có ý nghĩa quan trọng nhất trong một doanh nghiệp, đặc biệt đối với một doanh nghiệp sản xuất. Lao động là yếu tố đóng vai trò trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất, thúc đẩy phát triển kinh tế. Do đó quy mô của lao động thể hiện quy mô của doanh nghiệp và chất lượng lao động thể hiện tính hiệu quả của công việc. Trong thời đại công nghệ hóa, hiện đại hóa, khi các máy móc thiết bị kỹ thuật dần thay thế cho con người, nhu cầu lao động có xu hướng giảm về số lượng nhưng nhu cầu về chất lượng lao động không ngừng tăng lên. Nhận thức được tầm quan trọng đó, Công ty Scavi Huế luôn chú trọng vào việc tuyển dụng lao động có trình độ cao, năng động, sáng tạo, đáp ứng các giá trị của công ty, điều này được thể hiện thông qua bảng 2.1: Bảng 2.1: Tình hình lao động của Scavi Huế qua 3 năm 2017 – 2018 Chỉ tiêu So sánh Năm 2017 Năm 2018 2018/2017 Số lượng % Số lượng % +/- % Tổng số lao động 6231 100 6310 100 79 1.27 I. Phân theo tính chất lao động Trực tiếp 5850 93.89 5896 93.44 46 0.79 Gián tiếp 381 6.11 414 6.56 33 8.66 II. Phân theo trình độ lao động Đại học, trên đại học 141 2.26 170 6.56 1251 20.5 Cao đẳng, trung cấp 93 1.49 101 1.60 8 8.60 Công nhân kỹ thuật 5997 96.24 6039 95.71 42 0.70 III. Phân theo giới tính Nam 1238 19.87 1284 20.35 46 3.72 Nữ 4993 80.13 5026 79.65 33 0.66 (Nguồn: Bộ phận Hành chính – Nhân sự) TrườngQua bảng số liệu trên, Đại ta thấy tổ nghọc số lao động cKinhủa công ty Scavi Hutếế bi ếnHuế động rất ít qua hai năm 2017 – 2018. Cụ thể là 6231 người vào năm 2017 và 6310 người vào năm 2018, tương ứng mức tăng chỉ 1.27%. Mức tăng trưởng về lao động tăng ổn định qua các năm. 32
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Phân theo tính chất lao động, lao động trực tiếp luôn giữ tỷ trọng cao trong cơ cấu lao động của công ty, chiếm hơn 90% tổng số lao động. Số lượng lao động trực tiếp cũng tăng 46 người vào năm 2018 (tương ứng tăng 0.79%). Con số về lao động gián tiếp cũng khá ổn định từ năm 2017 – 2018, năm 2018 tăng 33 người so với năm 2017. Mặc dù số lượng lao động và tỉ trọng các lao động chi tiết có phần ổn định nhưng lượng nhân sự trong công ty thay thế rất lớn nhưng do công tác tìm lao động thay thế tốt nên nhân sự nào chấm dứt lao động đều có lao động khác vào thay thế Phân theo trình độ lao động, do phần lớn lao động là công nhân trực tiếp tham gia vào gia công, sản xuất sản phẩm nên số lượng công nhân kỹ thuật chiếm tỷ trọng rất lớn trong cơ cấu lao động của công ty. Số lượng công nhân kỹ thuật ngày tăng qua 2 năm 2017 – 2018 là 5997 người, 6039 người, nhưng tỷ trọng lại có xu hướng giảm. Cùng với đó, tốc độ tăng của công nhân kỹ thuật năm 2018 là 0.7%, không nhiều. Tốc độ tăng trưởng của công nhân có bằng cao đẳng, trung cấp và đại học, trên đại học. Vào năm 2018, số lao động có trình độ đại học và trên đại học tăng 3.68% (tương ứng tăng 5 người) và tăng 20.5 % (tương ứng tăng 29 người) và số lao động đạt trình độ cao đẳng, trung cấp tăng 12.05% (tương ứng tăng 10 người) và tăng 8.6% (tương ứng tăng 8 người). Điều này chứng minh công ty ngày càng chú trọng đào tạo, tuyển dụng lao động có trình độ cao, nâng cao tỷ trọng của lao động có trình độ trong cơ cấu lao động của công ty. Phân theo giới tính, lao động nữ luôn số lượng lớn trong công ty, tỷ lệ lao động nữ từ năm 2017 - 2018 lần lượt là 80.13%, 79.65%. Nguyên nhân là do tính chất công việc chủ yếu là dệt may nên lao động nữ đáp ứng được yêu cầu của công ty nhiều hơn. Như vậy, từ năm 2017 - 2018, số lượng và chất lượng lao động của công ty đều phát triển theo chiều hướng tích cực, đáp ứng được nhu cầu phát triển của công ty về cả mở rộng quy mô lẫn nâng cao trình độ lao động. 2.1.2.5. Tình hình tài sản, nguồn vốn trong của công ty qua các năm 2017- 2018: TrườngTrải qua 30 năm hình Đại thành và phát học triển, Scavi Kinh Việt Nam đã tr ởtếthành mHuếột trong những doanh nghiệp ngành dệt may có quy mô lớn nhất tại Việt Nam. Do đó quy mô tài sản và nguồn vốn của công ty Scavi Huế cũng rất lớn (trên 800 tỷ đồng), tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty được thể hiện ở bảng 2.3 33
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Qua bảng 2.3, ta thấy quy mô tài sản của công ty không những có giá trị lớn mà còn có xu hướng tăng trong giai đoạn 2017 – 2018, cụ thể như sau: Tổng tài sản của công ty năm 2018 đạt gần 822.31 tỷ đồng tăng gần 56.72 tỷ đồng tương ứng tăng 7.41% so với năm 2017. Nguyên nhân chủ yếu giúp tổng tài sản năm 2018 tăng là do tài sản ngắn hạn tăng (với mức tăng 70.95 tỷ đồng tương ứng tăng 7.71% so với năm 2017) mà bản chất là nhờ việc tiêu thụ nên các khoản phải thu ngắn hạn tăng mạnh (tăng 83.78 tỷ đồng tương ứng tăng 98.42% so với năm 2017) và tài sản dài hạn của công ty năm 2018 cũng giảm đi 14.23 tỷ đồng tương ứng tăng 2.95% mà chủ yếu là do khấu hao TSCĐ. Xét về cơ cấu tài sản, tỷ trọng tài sản ngắn hạn của công ty cũng tương đương với tài sản ngắn hạn nhưng có xu hướng tăng dần qua các năm cụ thể như sau: năm 2017 là 37.07 và 43.14% là tỷ trọng tài sản ngắn hạn của công ty năm 2018. Cơ cấu này cũng hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty là cung cấp dịch vụ may mặc do đó giá trị của các máy móc phục vụ sản xuất không cao, tài sản cố định chủ yếu là nhà cửa, vật kiến trúc. Tương ứng với tăng tổng tài sản thì tổng nguồn vốn của công ty cũng tăng từ năm 2017-2018. Năm 2018, tổng nguồn vốn của công ty tăng là do công ty tăng cả nợ ngắn hạn, nợ dài hạn và vốn chủ sở hữu. Về cơ cấu nguồn vốn, công ty có tỷ trọng nợ phải trả khá lớn (từ 40-50%) nhưng giảm từ năm 2017- 2018. Cụ thể năm 2017 là 50.66%, sang năm 2018 giảm còn 43.73% trong khi tỷ trọng vốn chủ sở hữu giai đoạn 2017-2018 lần lượt là: 49.34% và 56.27%. Trường Đại học Kinh tế Huế 34
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Bảng 2.2. Tình hình tài sản nguồn vốn của Scavi Huế 2017-2018. Đơn vị tính: tỷ đồng 2017 2018 2018/2017 CHỈ TIÊU Giá trị % Giá trị % +/- % TÀI SẢN 765.59 100.00 822.31 100.00 56.72 7.41 TSNH 283.80 37.07 354.75 43.14 70.95 25.00 Tiền 76.63 10.01 96.17 11.69 19.54 25.50 Khoản phải thu 85.13 11.12 168.91 20.54 83.78 98.42 Hàng tồn kho 75.71 9.89 50.72 6.17 (25.00) (33.02) Tài sản ngắn hạn khác 46.33 6.05 38.96 4.74 (7.37) (15.91) TSDH 481.79 62.93 467.56 56.86 (14.23) (2.95) Khoản phải thu dài hạn 25.87 3.38 17.98 2.19 (7.89) (30.51) TSCĐ 389.66 50.90 406.04 49.38 16.38 4.20 Đầu tư dài hạn 66.26 8.65 43.54 5.29 (22.72) (34.29) NGUỒN VỐN 765.59 100.00 822.31 100.00 56.72 7.41 Nợ phải trả (7.28) 387.82 50.66 359.57 43.73 (28.25) Nợ ngắn hạn 189.03 24.69 164.85 20.05 (24.19) (12.79) Nợ dài hạn 198.79 25.97 194.73 23.68 (4.06) (2.04) Nguồn vốn CSH 377.77 49.34 462.73 56.27 84.97 22.49 (Nguồn: Bảng cân đối kế toán Scavi Huế) Trường Đại học Kinh tế Huế 35
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 2.1.2.6. Tình hình kết quả kinh doanh của công ty qua các năm 2017-2018: Qua 2 năm 2017 và 2018, công ty Scavi Huế tăng trưởng mạnh về doanh thu thuần, cụ thể mức tăng của năm 2018 so với năm 2017 là 213.01 tỷ đồng tương ứng 18.75%. Đây là mức tăng tương đối tốt đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dệt may trong bối cảnh kim ngạch xuất khẩu dệt may có phần chửng lại do ảnh hưởng của các cuộc chiến thương mại trên thế giới. Giá vốn hàng bán năm 2018 tăng mạnh với mức tăng 22.25% lớn hơn mức tăng của doanh thu thuần chứng tỏ việc nhập khẩu nguyên phụ liệu với giá cao hơn khi mà năm 2018 các nguyên phụ liệu từ chủ hàng Trung Quốc trở nên đắt đỏ. Cũng chính vì điều này làm cho biên lợi nhuận gộp của công ty có phần giảm xuống từ 33% về còn 31%. Tỷ lệ lợi nhuận trước thuế trên tổng doanh thu qua các năm 2017 -2018 là 28%, 26,26%. Tỷ số này được cải thiện đáng kể nhờ các những cải thiện tích cực trong việc gia tăng lợi thế cạnh tranh bằng cách tối ưu giá vốn hàng bán nhưng vẫn tăng trưởng tốt doanh thu. Trường Đại học Kinh tế Huế 36
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Bảng 2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Scavi Huế năm 2017 - 2018 CHỈ TIÊU 2017 2018 2018/2017 +/- % Doanh thu bán hàng 1,135.85 1,348.86 213.01 18.75 Các khoản giảm trừ doanh thu 4.19 6.17 1.98 47.18 Doanh thu thuần về bán hàng 1,131.65 1,342.68 211.03 18.65 Giá vốn hàng bán 753.62 921.32 167.70 22.25 Lợi nhuận gộp về bán hàng 378.03 419.34 41.31 10.93 Doanh thu hoạt động tài chính 3.21 5.20 1.99 61.99 Chi phí tài chính 7.71 7.43 (0.28) -3.63 Chi phí bán hàng 29.34 35.21 5.86 19.98 Chi phí quản lý doanh nghiệp 25.88 27.80 1.92 7.44 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 318.31 354.10 35.79 11.25 Thu nhập khác 5.32 3.30 (2.02) -38.02 Chi phí khác 15.57 20.56 4.99 32.05 Lợi nhuận khác (10.25) (17.26) (7.01) 68.42 Tổng lợi nhuận trước thuế 308.06 336.84 28.78 9.34 Chi phí thuế TNDN hiện hành 74.30 78.47 4.17 5.61 Lợi nhuận sau thuế TNDN 233.76 258.37 24.61 10.53 Trường Đại học KinhĐơn tế vị tín h:Huế Tỷ đồng (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Scavi Huế) 37
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 2.1.2.7. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại đơn vị: Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Scavi Huế. - Kế toán trưởng: Là người tổ chức công tác kế toán và điều hành mọi hoạt động của bộ máy kế toán tại đơn vị, có trách nhiệm kiểm soát giám sát việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính tài chính và phân tích tình hình tài chính của đơn vị, chịu trách nhiệm về số liệu kế toán trước Ban Giám đốc và cơ quan Nhà nước. - Kế toán tổng hợp: Là người phụ trách tất cả các phần hành kế toán của công ty, hướng dẫn các kế toán viên khác, tổng hợp các số liệu kế toán, lập báo cáo kế toán định kỳ hằng tháng, hằng quý, hằng năm. - Kế toán tiền lương: Ghi nhận các số liệu kế toán về tiền lương, hạch toán nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương theo đúng quy định của Nhà nước. - Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ kiểm tra các chứng từ gốc cho các nghiệp vụ mua, bán hàng hóa, xét duyệt các khoản yêu cầu thanh toán, đồng thời theo dõi thanh Trườngtoán cho các nghiệp v ụĐạikinh tế phát sinhhọc Kinh tế Huế - Kế toán doanh thu: Thu thập, cập nhật chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến doanh thu, tổng hợp tất cả các nghiệp vụ liên quan định kỳ hằng tháng và tính tổng doanh thu trong kỳ. 38
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến - Kế toán TSCĐ, CCDC: Giám sát, phản ánh việc mua sắm, trang bị TSCĐ, CCDC, kiểm soát quản lý việc sử dụng TSCĐ, CCDC và tính khấu hao TSCĐ. - Kế toán thuế: Theo dõi, phản ánh, tập hợp các số liệu về các khoản thuế phát sinh trong kỳ, chịu trách nhiệm kê khai, quyết toán, nộp thuế và hoàn các loại thuế mà công ty phải nộp như thuế Thu nhập doanh nghiệp, thuế GTGT, - Kế toán nguyên phụ liệu, thành phẩm: Phản ánh, theo dõi các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên phụ liệu, thành phẩm theo từng hợp đồng, từng đơn hàng cụ thể. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ cất giữ, thu chi các khoản thanh toán bằng tiền mặt, rút tiền gửi ngân hàng, quản lý tiền mặt của công ty theo quy định, lưu trữ, bảo quản các chứng từ 2.1.2.8. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán: Chính sách kế toán áp dụng: - Kỳ kế toán: Bắt đầu vào ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N - Đơn vị tiền tệ trong kế toán: Các báo cáo tài chính của Công ty Scavi Huế được lập bằng đồng Đô la Mỹ (USA). Việc sử dụng USD làm đơn vị tiền tệ báo cáo được thực hiện theo các chính sách kế toán của công ty Cổ phần Scavi, công ty mẹ cấp cao nhất, đã được phê duyệt bởi Bộ Tài chính theo Công văn số 4077TC/CĐKT ngày 04 tháng 05 năm 2001. Tỷ giá hối đoái: Các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền khác với đồng tiền báo cáo của công ty là USD được quy đổi theo tỷ giá quy định của công ty trên phần mềm. Tài sản tiền tệ và công nợ phát sinh bằng đồng tiền khác với đồng tiền báo cáo được quy đổi theo tỷ giá tại ngày lập BCĐKT. Lãi và lỗ chênh lệch tỷ giá và chi phí liên quan đến các giao dịch bằng ngoại tệ được ghi nhận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ phát sinh. - Chế độ kế toán áp dụng: Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán được ban Trườnghành theo Thông tư 200/2014/TTĐại- BTChọc ngày 22/12/2014 Kinh của Bộ Tàitế chính, Huế thay thế cho chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, Thông tư số 244/2009/TT-BTC. - Phương pháp tính thuế GTGT: Khấu trừ 39
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến - Phương pháp kế toán hàng tồn kho - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Nhập trước - xuất trước - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Công ty áp dụng phương thức tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng, dựa trên thời gian hữu ích của tài sản, áp dụng theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài Chính, với tỷ lệ khấu hao hằng năm như sau: + Nhà cửa, vật kiến trúc: 20 năm + Máy móc, thiết bị: 5-10 năm + Phương tiện vận tải: 5 năm + Thiết bị văn phòng: 4-7 năm + Khác: 7 năm - Tổ chức chế độ chứng từ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán làm căn cứ cho việc ghi sổ kế toán. Các chứng từ Công ty sử dụng bao gồm: + Chứng từ xuất nhập khẩu: tờ khai hải quan xuất khẩu/ nhập khẩu, hóa đơn thương mại (Commercial invoice), phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list), vận tải đơn (Bill of lading), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). + Chứng từ về bán hàng: Hóa đơn GTGT. + Chứng từ về hàng hóa: Phiếu đề nghị mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng. + Chứng từ về tiền tệ: Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu đề nghị thanh toán, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi. + Chứng từ về tài sản: Biên bản giao nhận tài sản cố định, bảng trích khấu hao tài sản cố định. Trường+ Chứng từ về lao độĐạing tiền lương: học Bảng tổng hKinhợp tiền lương, B ảngtế thanh Huế toán tiền lương. - Hệ thống BCTC: Được lập theo Chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính của Công ty. Hệ thống BCTC gồm 04 loại cơ bản là: 40
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài chính Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty Scavi Huế đều được kiểm toán định kỳ hàng năm, hiện nay, việc kiểm toán do Công ty Grant Thornton (Việt Nam) đảm nhận.  Hình thức kế toán áp dụng Hiện nay công ty sử dụng hình thức kế toán máy. Khi lưu trữ cất giữ chứng từ thì công ty in chứng từ từ phần mềm kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có để nhập dữ liệu vào phần mềm theo bảng, biểu đã được lập trình sẵn. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết của các tài khoản kế toán liên quan. Vào cuối mỗi tháng hay khi có nhu cầu, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với sổ chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ, kế toán viên có thể kiểm tra, đối chiếu lại để đảm bảo tính chắc chắn. Sau đó được đóng thành tập và thực hiện các thủ tục theo quy định vào cuối năm báo cáo tài chính. Hiện nay, công ty đang sử dụng phần mềm kế toán iScala để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến kế toán tài chính, phần mềm này được liên kết với toàn bộ hệ thống các công ty và chi nhánh của Tập đoàn Scavi tại Việt Nam. 2.2 Hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế: 2.2.1 Mô tả các hoạt động của chu trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi Huế: Trường2.2.1.1 Quy trình phát triĐạiển đơn hàng họctại công ty ScaviKinh Huế: tế Huế Sơ đồ 2.3 Quy trình phát triển đơn hàng 41
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến  Giai đoạn phát triển đơn hàng Nhân viên MDS cùng với khách hàng đúc kết thị trường, đúc kết tổng quan về chủng loại sản phẩm, phân khúc thị trường, Phân tích mẫu, tài liệu kỹ thuật từ khách hàng Decathlon, đi sâu vào từng nguyên phụ liệu về giá cả, tính chất, đặc điểm, để có cái nhìn, đánh giá chung về sản phẩm, từ đó có hướng kiểm soát giá thành. Từ hồ sơ kỹ thuật, bộ phận MDS sẽ tạo code chủ hàng, tạo thông tin mã hàng, tạo code NPL, Nhân viên MDS sẽ thực hiện tạo bảng liệt kê nguyên phụ liệu – BOM, công ty và khách hàng qua các bước may mẫu sẽ dần hoàn thiện hồ sơ kỹ thuật và BOM MDS cần phải dựa trên chỉ tiêu doanh số của mỗi khách hàng, sự nhạy cảm trong việc nắm bắt thị trường, nhu cầu khách hàng, giá mục tiêu khách hàng mong muốn để từ đó cập nhật một giá bán hợp lý.  Giai đoạn phát triển mẫu Sau khi thắng thị trường, muốn đưa một mã hàng vào sản xuất, trước tiên cần trải qua quá trình phát triển mẫu khắt khe. Vì vậy, song song với việc tính giá thành và giá bán, MDS cần thường trực kết nối với khách hàng để nắm bắt quy trình phát triển, giai đoạn phát triển cần thiết chuẩn bị cho sản xuất. Bộ phận MDS gửi sang phòng kỹ thuật phát triển để tiến hành may mẫu. Qua mỗi bước mẫu, khách hàng và Scavi sẽ cùng dần hoàn thiện về hồ sơ kỹ thuật, bộ phận MDS tiến hành kí tay từng trang lên tài liệu kỹ thuật đã hoàn thiện cuối cùng, trưởng nhóm MDS sẽ là người xét duyệt tất cả chữ kí trước khi gửi bộ phận kỹ thuật để họ và nhà máy hiểu rõ cấu trúc sản phẩm nhằm lên kế hoạch thiết lập chuyền may cho phù hợp với sản phẩm và hạn chế tối đa rủi ro trong sản xuất. Trường Giai đoạn tiền s ảnĐại xuất học Kinh tế Huế Người MDS cần nắm rõ thời gian đúc kết thị trường để lấy được số lượng thắng thị trường cho mỗi mùa đúng thời điểm. Luôn nắm rõ mục tiêu thắng thị trường, mục tiêu doanh số cho từng mùa. 42
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Phòng kỹ thuật sẽ cập nhật định mức vào BOM của mã hàng trên hệ thống. Sau khi mẫu cuối cùng đã hoàn thiện, MDS sẽ tiến hành lập bảng liệt kê giá thành NPL – CBD, bảng chào giá – PRI đến bộ phận kiểm soát để duyệt giá, nếu được duyệt thì mới gửi đến khách hàng kèm với mẫu mà bộ phận kỹ thuật may. Nếu khách hàng đồng thuận, thì SPL đảm nhận mã hàng đó sẽ kí lên từng trang của tài liệu kĩ thuật để thể hiện sự đồng thuận tài liệu kỹ thuật. Lúc này tài liệu kỹ thuật có chữ kí của hai bên là Scavi và KH Người MDS có trách nhiệm chuẩn bị và đảm bảo thông tin chính xác trên hệ thống ScaX (phần mềm quản lý dữ liệu) của công ty. ScaX là một công cụ hỗ trợ đặc lức để kiểm soát và vận hành hoạt động sản xuất của nhà máy. MDS cần chuẩn bị và đồng bộ dữ liệu trên hệ thống ScaX từ lúc bắt đầu khai báo một mã hàng cho đến khi hoàn hiện tất cả các thông tin cần thiết để các bộ phận liên quan có thể sử dụng vào hoạt động mua hàng và sản xuất. 2.2.1.2 Quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế: Nhận đươn Xác định Nhập đơn Mua nguyên hàng và xử Input – hàng lên hệ phụ liệu và lý đơn hàng Output nhà thống điều chuyển máy về kho Theo dõi và Theo dõi kế Yêu cầu giám kiểm soát hoạch và quá định NPL, quá trình trình sản xuất kiểm tra biên xuất hàng và đơn hàng bản giám định thanh toán TrườngSơ đồĐại2.4: Tông quáthọc quy trình quKinhản lý đơn hàng tế Huế Bước 1: Nhận và xử lý đơn hàng Sau khi nhóm MDS đã hoàn thiện bước phát triển đơn hàng, thắng được thị trường và đúc kết được thị trường thì sẽ thông báo cho nhóm MS những thông tin về khách 43
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến hàng, sản phẩm cũng như đơn hàng để cùng nhau hiểu rõ về đặc điểm, mẫu mã, tính chất cùng những hướng đi của công ty trong mùa mới, cùng nhau hành động theo định hướng chung của công ty, vì mục đích chung của công ty. Mỗi MS sẽ làm việc với mỗi người đại diện cung cấp đơn hàng (mỗi SPL) khác nhau để nhận đơn hàng, tùy theo từng nhãn hàng mà mỗi MS đang theo trong mùa đó. Vào mỗi thứ năm hàng tuần thì cács MS sẽ nhận được thông thông tin tổng quát về đơn hàng từ các SPL tương ứng như số lượng đơn hàng tuần này, số lượng sản phẩm trong mỗi đơn hàng, ngày giao hàng, Tuy nhiên, đó chỉ là những thông tin tổng quát về đơn hàng, mỗi MS sẽ phải vào hệ thống của khách hàng để tải đơn hàng chi tiết về. Ngay khi nhận được đơn hàng, các MS cần phải kiểm tra xem ngày ETD (ngày dự kiến giao hàng) mà khách hàng yêu cầu có phù hợp hay không bằng cách so sánh khoảng thời gian từ lúc nhận đơn hàng đến ngày xuất hàng mà khách hàng yêu cầu với khoảng thời gian sản xuất mà cả hai bên đã đồng thuận trước đó. Nếu phù hợp thì xác nhận ngày ETD là ngày mà khách hàng yêu cầu. Còn thấy không phù hợp thì cần đưa ra lý do chính đáng và yêu cầu khách xác nhận lại trong vòng 24 tiếng. Các thông tin đơn hàng nhận được sẽ cập nhật vào bảng theo dõi – Bảng Firm Order (phụ lục 1) của mỗi MS để tiện theo dõi và kiểm tra. Dữ liệu này rất quan trọng, xuyên suốt quá trình làm việc và phục vụ cho kế hoạch sản xuất, xuất hàng, tra xuất dữ liệu và kiểm soát đơn hàng. Các thông tin chính cần có: - Tuần/Ngày nhận đơn hàng: dựa vào lead time chung đã đồng thuận với khách hàng, tính toán được ETD đồng thuận chung, từ đó so sánh ETD khách yêu cầu cho đơn hàng đó có phù hợp không. Đây là một trong những cơ sở để xác nhận ETD với khách. - Mùa sản xuất - Tên đơn hàng, số hiệu đơn hàng, mã hàng, số lượng đặt hàng, Trường- Loại đơn hàng: tùy mĐạiỗi loại đơn hànghọc sẽ có leadtime Kinh dài ngắn kháctế nhau, Huế phương pháp quản lý và quy trình cũng khác nhau (đơn hàng đầu tiên, đơn hàng bổ sung, đơn hàng đặc biệt) Bước 2: Xác định Input – Output cho nhà máy: 44
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Sau khi xử lý đơn hàng, bộ phận MS cần đưa ra các mục tiêu Input, Output sao cho đảm bảo đúng tiến độ ETD mà khách hàng yêu cầu. Chuyển các mục tiêu Input, Output bằng cách cập nhật lên file Production Plan (phụ lục 5) và gửi đến bộ phận sản xuất- Supply chain, cụ thể là Phòng kế hoạch IT1 để sắp xếp kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng đó. Từ đó, lấy lại xác nhận về các mục tiêu này để kiểm tra và theo dõi trong suốt quá trình sản xuất. Cơ sở để xác định input và output nhà máy: Dựa vào ETD khách hàng yêu cầu. Output nhà máy phải trước ETD 1 ngày nếu xuất ở cảng Đà Nẵng và 2 ngày nếu xuất ở cảng Thành phố Hồ Chí Minh. Dựa vào tình trạng tồn kho nguyên phụ liệu, cân đối nguyên phụ liệu nhà máy. Tất cả các thông tin này được thể hiện ở bảng cân đối mà mỗi MS theo dõi, theo dõi nguyên phụ liệu do mỗi MS quản lý. File này được cập nhật liên tục hằng ngày theo tiến trình đơn hàng mà mỗi MS đang theo. Bước 3: Nhập đơn hàng lên hệ thống Tạo Sale Order (phụ lục 4), nhập các SO line và nhập chi tiết size - Sale Order (phụ lục 4) trên hệ thống là một tập hợp chứa tất cả các đơn hàng của mà Scavi nhận được từ khách hàng. Trong mỗi Sale Oder chứa các SO line đại diện cho các đơn hàng đã nhận được. Mỗi SO line sẽ tương ứng với một mã,một màu, và một số lượng hàng hóa riêng biệt. - Dựa trên bảng Breakdown Size (Phụ lục 2), Nhân viên quản lý đơn hàng MS sẽ nhập chi tiết size cho từng SO line, mỗi đơn hàng nhận được sẽ bao gồm nhiều size khác nhau và số lượng hàng hóa trên mỗi size cũng khác nhau. Đây là cơ sở để tiến hành mua nguyên phụ liệu cho từng đơn hàng nhận được. Đồng thời cũng là cơ sở để ra Phiếu lĩnh vật tư cung cấp nguyên phụ liệu cho phân xưởng cắt, phân xưởng may và Trườngbộ phận đóng gói tiến hànhĐại hoạt độ nghọc sản xuất. Kinh tế Huế Bước 4: Mua nguyên phụ liệu và điều chuyển nguyên phụ liệu về kho: Xuất phiếu đề nghị mua hàng PR (phụ lục 3) để mua nguyên phụ liệu 45
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến - PR (phụ lục 3) là đơn yêu cầu mua hàng mà MS gửi đến Bộ phận Mua hàng trên cơ sở đã cân đối nguyên phụ liệu. Khi tiến hành ra PR (phụ lục 3) mua nguyên phụ liệu cần phải cân đối hàng sao cho mua đúng và đủ số lượng nguyên phụ liệu cần phải cân đối hàng sao cho mua đúng và đủ số lượng nguyên phụ liệu cần thiết cho các đơn hàng nhận được và tính toán sao cho nguyên phụ liệu về đúng ngày input. Khi mua hàng có thể mua thêm 1% nguyên phụ liệu so với nhu cầu thực tế để tránh trường hợp thiếu hàng do chuyền may sai hoặc hàng bị lỗi, - Sau đó, bộ phận Mua hàng sẽ phát hành đơn mua hàng (PO – Purchase Order) và gửi đến MS xác nhận. Sau khi nhận được đơn mua hàng - PO, MS cần kiểm tra xem số lượng nguyên phụ liệu cần mua mà bộ phận Mua hàng cung cấp đã đủ về số lượng hay chưa. Đây là một bước xác nhận hết sức quan trọng để đảm bảo rằng nguyên phụ liệu sẽ về đầy đủ và đúng thời gian, đảm bảo chuyền hoạt động hiệu quả và đủ công suất. Sau đó, bộ phận Mua hàng sẽ là người trực tiếp làm việc với chủ hàng để mua nguyên phụ liệu sản xuất. MS sẽ là người theo dõi nguyên phụ liệu về kho. Ra Phiếu lĩnh vật tư (PLVT) cho sản xuất - PLVT được tạo thành từ nhu cầu của mỗi loại nguyên phụ liệu trên cơ sở dữ liệu mà bộ phận MDS đã tạo trên hệ thống trước đó. - PLVT là cơ sở để kế toán kho đánh PXK (phụ lục 8) cung cấp nguyên phụ liệu cho phân xưởng cắt, cho chuyển may và cho bộ phận đóng gói. - Mỗi PLVT tương ứng với mỗi SO line đã nhập trên hệ thống và theo quy trình thì PLVT phải được gửi cho bộ phận Tiền sản xuất trước ngày vào chuyền từ 2-3 ngày. Trường Đại học Kinh tế Huế 46
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Ví dụ: Ngày 26/11/2019, theo kế hoạch thì có 7 đơn hàng của nhãn Olaian Women sẽ lên chuyền, nhân viên MS là chị Nguyễn Thị Cẩm Lan sẽ tiến hành xuất phiếu lĩnh vật tư gồm 7810 mould cup các size cho vật tư chuyền, đây cũng là cơ sở cho kế toán kho xuất kho. Và gửi cho bộ phận vật tư và kế toán kho: PHIẾU LĨNH VẬT TƯ Print date: 26-nov-2019 MATERIAL ORDERS Khách hàng DESIPRO Hợp đồng OLAIAN WOMEN SS20 Nhà máy SCAVIHUE Mùa S20 MO No 3X0119110251 Input Date 26-Nov-2019 Bộ DECOLIAN Màu 8385010 BLACK Output Date 30-Nov-2019 Mã Hàng 122310 Mã TP S20DESOLAI05 Remark 0 OF NO. OLAIAN WOMEN SS20 Market Market Order No Size/Cup: A B C D Total 000 4513264492 85 374 506 880 90 660 660 Total 374 1166 0 0 1540 2 4513264493 85 396 440 132 836 90 594 726 Total 396 1034 132 0 1562 3 4513264494 85 286 308 594 90 440 396 836 95 88 88 Total 286 748 396 88 1518 4 4513264494 85 374 396 770 90 572 484 1056 95 242 506 748 5 4513357754 85 22 66 88 90 66 66 132 95 44 22 66 Total 22 132 110 22 286 6 4513357765 85 22 66 88 90 88 88 176 95 44 44 Total 22 154 132 0 308 7 4513814905 90 22 22 Total 0 0 22 0 22 Total 1474 4202 1518 616 7810 Created User: TrườngNguyễn Th ịĐạiCẩm Lan học Kinh tế Huế Biểu 2.1. Phiếu lĩnh vật tư 47
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Điều chuyển nguyên phụ liệu về kho - Sau khi hoàn tất mọi thủ tục mua hàng, đã xác định được ngày hàng về kho Phú Bài, MS sẽ phải theo dõi tiến độ hàng về xem có đáp ứng được mục tiêu Input đề ra hay không, về thời gian, số lượng, chất lượng hàng hóa như thế nào, Các thông tin đã được thống nhất trong đơn mua hàng - PO đã gửi cho chủ hàng chủ hàng. Theo dõi ngày Input để tiến hành điều chuyển hàng từ kho Phú Bài về kho Phong Điền tại công ty, lúc này bộ phận MS sẽ lập file điều chuyển kho phú bài theo ngày và gửi về bộ phận kho. Ví dụ: Ngày 11/11/2019 trưởng nhóm MS là chị Hồ Thị Dịu sẽ lập phiếu điều chuyển NPL, tổng hợp các loại vải cần điều chuyển về kho để chuẩn bị đưa vào sản xuất, gửi phiếu điều chuyển NPL này qua mail của bộ phận kho: Biểu 2.2. Phiếu điều chuyển NPL Bước 5 : Yêu cầu giám định nguyên phụ liệu: Trong quá trình theo dõi hàng về kho Huế, nhân viên MS cần nắm chắc thông tin về ngày chính xác hàng nhập kho Huế để yêu cầu bộ phận giám định tiến hành giám định NPL, nếu giám định đã hoàn tất thì bộ phận giám định sẽ lập biên bản giám định (phụ Trườnglục 6) thì nguyên phụ liĐạiệu mới có th ểhọcđưa vào sản xuKinhất. tế Huế Thông thường, mỗi loại NPL sẽ được giám định 10% trên tổng số nguyên phụ liệu cần đưa vào sản xuất trong đợt Input đó. Kết quả này sẽ làm đại diện cho toàn bộ tính chất của loại NPL đó và là cơ sở để quyết định loại hàng hóa đó có được đưa vào sản xuất hay không. Nếu kết quả giám định trên không đạt các tiêu chuẩn đề ra thì phạm vi 48
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến giám định NPL sẽ được mở rộng ra, hoặc sẽ tiến hành giám định toàn bộ số lượng nếu cần thiết. Theo quy trình thì bộ phận Mua hàng tham gia kiểm tra biên bản giám định (phụ lục 6) để làm việc với chủ hàng nhưng bộ phận MS cũng cần phải chủ động để nhanh chóng có biện pháp khắc phục nếu xảy ra tình trạng thiếu hụt nguyên phụ liệu sản xuất, chất lượng không đảm bảo dẫn đến không thể đưa vào sản xuất, trễ ETD khách hàng, dẫn đến việc vận chuyển thành phẩm bằng đường hàng không, tốn kém chi phí và làm giảm uy tín của công ty Bước 6: Theo dõi kế hoạch và quá trình sản xuất đơn hàng: Công tác theo dõi tiến độ sản xuất được bắt đầu từ cuộc họp triển khai sản xuất đơn hàng, bám sát tiến độ thực hiện các công đoạn sản xuất và giải quyết mọi sự cố phát sinh đến khi đơn hàng được sản xuất xong. Căn cứ trên tình hình nhập nguyên phụ liệu, tiến hành triển khai may mẫu, duyệt mẫu, sửa mẫu nếu mẫu chưa đạt, quá trình chuẩn bị sản xuất về thiết bị, nguyên phụ liệu Kế hoạch sản xuất của nhà máy thiết lập biểu thời gian cụ thể cho kế hoạch thực hiện tất cả các đơn hàng. Sự thống nhất thời gian sản xuất giữa bộ phận kế hoạch sản xuất và Thương mại là nguồn dữ liệu cần thiết giúp bộ phận Thương mại rà soát lại toàn bộ công tác chuẩn bị cho đơn hàng đã sẵn sàng hay chưa, trước khi triển khai đơn hàng, cũng là cơ sở để theo dõi tiến độ sản xuất cụ thể: sự chuẩn bị về vải – phụ liệu cung cấp cho sản xuất, lên kế hoạch giám định nguyên phụ liệu nhằm đảm bảo đúng tiêu chuẩn chất lượng, sự chuẩn bị về công tác phát triển mẫu in, sự chuẩn bị của bộ phận kỹ thuật về rập, sơ đồ, định mức cho sản xuất. Trong quá trình sản xuất, bộ phận Thương mại phải theo dõi tiến độ, quá trình sản xuất (thông qua báo cáo tiến độ sản xuất hàng ngày) và theo dõi chất lượng sản xuất Trườngtrong chuyền, giải quy ếĐạit các sự cố x ảhọcy ra để đảm bảKinho tiến độ sản xu ấttế. Huế Những thông tin trên được bộ phận kế hoạch sản xuất lập và báo cáo hàng ngày cho bộ bộ phận Thương mại để theo dõi tình hình sản xuất và được xem là kim chỉ nam cho hoạt động điều hành quản lý sản xuất. Trong phạm vi, trách nhiệm của bộ phận Thương mại thì báo cáo tiến độ sản xuất sẽ cung cấp những thông tin hữu ích sau: 49
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến - Đơn hàng đang được tiến hành đến giai đoạn nào? Là nhanh hay chậm so với kế hoạch đã đề ra. - Tiến độ sản xuất đang bị ứ đọng ở khâu nào? - Đơn hàng có kịp ngày kiểm hàng, ngày xuất hàng hay không? - Vải – Phụ liệu còn thiếu có cung cấp kịp thời hay không? Thông qua đó, bộ phận Thương mại sẽ liên hệ, tìm hiểu rõ nguyên nhân ứ đọng, xem xét đề xuất ý kiến và hối thúc, phối hợp cùng giải quyết với các bộ phận có liên quan để kịp ngày xuất. Khi thành phẩm được sản xuất xong, bộ phận KCS sẽ kiểm tra, tiến hành đóng gói và nhập kho. Lúc này bộ phận kho sẽ lập phiếu nhập kho thành phẩm, phiếu được lập gửi cho chuyền trưởng, phòng sản xuất, phòng thương mại và lưu tại bộ phận kho Bước 7 : Theo dõi và kiểm soát quá trình xuất hàng và thanh toán: Sau khi sản xuất hoàn tất, tùy theo tình trạng chất lượng cũng như yêu cầu của khách hàng mà nhà máy tiến hành kiểm tra chất lượng trước khi xuất hàng. Thông thường, sau khi nhà máy đóng gói thì sẽ cho tiến hành kiểm tra (Kiểm theo phần trăm, nhân viên kiểm tra sẽ chỉ định một số thùng nhất định trong số hàng đã đóng để mở kiểm tra. Nếu hàng đạt sẽ thì khách hàng và AQL lập biên bản kiểm định (phụ lục 10) thành phẩm để đánh giá thành phẩm trước khi xuất hàng, nếu hàng không đạt sẽ kiểm tra thêm hoặc yêu cầu nhà máy tái chế lô hàng và dời ngày xuất hàng. Ví dụ: khi kiểm tra, phát hiện sai sót gì đó thì sẽ yêu cầu sửa lại, dời lịch xuất hàng hoặc thương lượng với khách hàng cho xuất, tùy theo tình hình. Trước khi đặt lịch kiểm tra, bộ phận Thương mại cần kiểm tra lại tiến độ sản xuất thực tế tại nhà máy, rồi mới quyết định ngày chính xác và thường sắp xếp lịch trước 1- 2 tuần so với ngày xuất hàng. Sau khi thành phẩm được đánh giá đạt, bộ phận kho sẽ Trườngyêu cầu kế toán lập PXK Đại(phụ lục 8) họcthành 5 liên, giaoKinh đến khách hàng, tế bộ phHuếận AQL, phòng sản xuất, bộ phận kho và lưu tại phòng kế toán. Mỗi đơn hàng, khi triển khai sản xuất đều có thông tin về ngày xuất hàng cụ thể, từng đợt giao hàng để bộ phận sản xuất sắp xếp kế hoạch cho phù hợp. Bộ phận 50
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Thương mại sẽ lên lịch trình chính thức để tổng hợp lại tất cả các đơn hàng cần xuất và gửi cho bộ phận kế toán để lập kế hoạch xuất kho thông qua kế hoạch xuất hàng (phụ lục 7). Bao gồm các chi tiết sau: số lượng theo từng đơn hàng, mã hàng sẽ xuất, ngày, giờ chính xác cần xuất hàng ra khỏi xưởng, Mục đích của việc lập kế hoạch xuất hàng đó là xác nhận lại với nhà máy về đơn hàng sẽ được xuất theo đúng kế hoạch, thông báo chính thức đến sản xuất để kịp thời chuẩn bị, đẩy nhanh tiến độ sản xuất ở các khâu, thông tin đến bộ phận Xuất Nhập khẩu của nhà máy để chuẩn bị cho việc sắp đặt chỗ, lựa chọn đại lý, công ty vận tải, làm thủ tục khải quan để xuất hàng, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ lập Packing List, Invoice giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, và vận đơn. Sau khi hàng được xuất đi, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ gửi các chứng từ về lô hàng như: Packing List, Invoice, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ - C/O cho khách hàng và cùng với bộ phận kế toán để làm việc và đốc thúc khách hàng thanh toán cho các đơn hàng được xuất đi, đến khi nhận được giấy báo có từ ngân hàng, kế toán sẽ ghi nhận sự thanh toán từ khách hàng. Trường Đại học Kinh tế Huế 51
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Các hoạt Bộ phận quản lý Thông tin cần thiết cho hoạt động động quản lý 1. Phát triển Phòng thương mại (bộ - Tài liệu, hồ sơ kỹ thuật về mẫu mà đơn hàng phận MDS) khách hàng đặt may. - Bảng liệt kê nguyên phụ liệu (BOM – Bill of Meterial). - Bảng phân tích đơn giá của mỗi nguyên phụ liệu (CBD – Cost Breakdown). - Bảng chào giá (PRI – Price). 2. Nhận và xử Phòng thương mại (bộ - Hồ sơ kỹ thuật chính thức và mục tiêu lý đơn hàng phận MS) xuất hàng. - Thông thông tin tổng quát về đơn hàng - Mùa sản xuất - Tên đơn hàng, số hiệu đơn hàng, mã hàng, số lượng đặt hàng, - Loại đơn hàng: tùy mỗi loại đơn hàng sẽ có leadtime dài ngắn khác nhau, phương pháp quản lý và quy trình cũng khác nhau (đơn hàng đầu tiên, đơn hàng bổ sung, đơn hàng đặc biệt) - ETD yêu cầu của khách hàng Trường Đại học Kinh tế Huế 3. Xác định Phòng thương mại (Bộ - Năng lực sản xuất hiện tại của nhà máy Input và ph n MS), B ph n k ậ ộ ậ ế - Leadtime sản xuất của nhà máy đối với Output nhà 52
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến máy hoạch (IT1) sản phẩm trong đơn hàng - Leadtime sản xuất nguyên phụ liệu của các chủ hàng - Bảng tổng hợp đơn hàng Forecast - Tình hình tồn kho nguyên phụ liệu - Tình hình sản xuất của chuyền may 4. Nhập đơn Phòng thương mại (Bộ - Bảng theo dõi đơn hàng (Bảng Firm hàng lên hệ phận MS) Order) (phụ lục 1) th ng ố - Bảng chi tiết size (Bảng Breakdown Size) (phụ lục 2) - Bảng liệt kê nguyên phụ liệu 5. Mua Phòng thương mại (Bộ - Tình hình tồn kho nguyên phụ liệu nguyên ph ph n MS và b ph n ụ ậ ộ ậ - Kế hoạch tồn kho của bộ phận kho liệu và điều mua hàng – Buyer), bộ - Ngày Input – Output nhà máy chuyển phận kho nguyên phụ - Bảng cân đối nguyên phụ liệu liệu về kho - Thông tin chủ hàng (Điều kiện thanh toán, năng lực cung ứng, ) 6. Yêu cầu Phòng thương mại (Bộ - Kế hoạch nguyên phụ liệu. giám định phận MS), Bộ phận - Ngày Input, Output nhà máy. nguyên phụ giám định - Bảng kế hoạch sản xuất. liệu, kiểm tra biên bản giám - Thông tin chủ hàng Trườngđịnh Đại học- Ngà y Kinhnhập kho thành ph tếẩm dự kiHuếến - Phiếu đề nghị nhập kho - Hóa đơn mua nguyên phụ liệu 53
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 7. Theo dõi Bộ phận kế hoạch (IT1), - Báo cáo cập nhật năng suất của chuyền kế hoạch và phòng thương mại (Bộ may ti s n ph n MS), b ph n kho ến độ ả ậ ộ ậ - File thống kê thành phẩm nhập kho xu t ấ đơn (phụ lục 11) hàng - Bảng theo dõi tiến độ sản xuất 8. Theo dõi Phòng thương mại (Bộ - File thống kê thành phẩm lưu kho (phụ và kiểm soát phận MS), bộ phận kế lục 11) quá trình xu t ho ch (nhân viên ấ ạ - Biên bản kiểm định thành phẩm (Phụ hàng, thanh Packing List), b ph n ộ ậ lục 10) toán AQL, bộ phận Logistic, - Kế hoạch xuất hàng (phụ lục 7) bộ phận kế toán. - Hóa đơn xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, vận đơn - Giấy báo có từ ngân hàng Bảng 2.4 Thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế Trường Đại học Kinh tế Huế 54
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 2.2.2. KSNB trong quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế: 2.2.2.1. Sự cần thiết của KSNB quy trình quản lý đơn hàng: Việc kiểm soát quy trình quản lý đơn hàng giúp cho đơn vị nhận biết kịp thời bất cứ sự cố ảnh hưởng đến chất lượng đơn hàng hoặc rủi ro làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị, để có hành động can thiệp kịp thời nhằm bảo vệ lợi ích của khách hàng và uy tính của đơn vị. Đơn vị mặc dù luôn được đánh giá là một trong những doanh nghiệp có hiệu suất hoạt động, mức độ tin nhiệm cao trong lĩnh vực may mặc, tuy nhiên trong quá vận hành vẫn còn nhiều sự cố nội bộ luôn xảy ra ảnh làm giảm hiệu quả của việc quản lý đơn hàng. Mặc dù quy trình vận hành đơn hàng luôn được tuân thủ, nhưng vẫn tồn tại nhiều rủi ro do yếu tố bên trong lẫn bên ngoài thường trực ảnh hưởng đến quá trình đạt được mục tiêu của đơn vị. Cụ thể hơn, từ lúc đơn hàng được hình thành, đúc kết đến lúc hoàn thành, phần lớn đều dựa trên kế hoạch, ước tính để đơn hàng được thực hiện đúng chất lượng, số lượng và kịp thời. Vậy nên, bất cứ yêu tố nào làm thay đổi, ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu đều cần được xem xét để có thể ngăn chặn, kiểm soát kịp thời. - Kiểm soát quy trình quản lý đơn hàng thường xuyên và xuyên suốt giúp cho đơn vị đạt được 3 mục tiêu chính mà khuôn mẫu COSO 2013 đã đề cập, các mục tiêu đó là: nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, mọi thành viên hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào, chất lượng các báo, đặc biệt là báo cáo phi tài chính phục vụ trong nội bộ doanh nghiệp được cải thiện và trên hết, tất cả các luật lệ và quy định được tuân thủ. 2.2.2.2. Mục tiêu KSNB quy trình quản lý đơn hàng: Đảm bảo mẫu, hồ sơ kỹ thuật được đồng thuận và phê duyệt bởi khách hàng. Mua nguyên phụ liệu đúng yêu cầu của khách hàng, đúng số lượng, chất lượng và Trườngkịp thời. Yêu cầu mua Đại nguyên ph ụhọcliệu được xét Kinh duyệt trước khi mua.tế Huế Cân đối nguyên phụ liệu cần mua đúng với định mức và số lượng sản phẩm cần sản xuất, yêu cầu mua hàng phải được duyệt bởi trưởng nhóm thương mại hoặc quản lý bộ phận thương mại. Ngày xuất hàng hợp lý trên cơ sở năng lực sản xuất của nhà máy. 55
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Giá, số lượng, phương thức thanh toán đúng với kế hoạch nhằm đạt mục tiêu của công ty về lợi nhuận và vốn luân chuyển của công ty. Trước khi đi vào sản xuất, mẫu phải được kiểm nghiệm và chấp thuận, phê duyệt bởi khách hàng. Quy trình quản lý đơn hàng cần được tuân thủ xuyên suốt Mọi vấn đề về sản xuất được cập nhật liên tục và giải quyết kịp thời. Đơn hàng được sản xuất đúng với thỏa thuận trên hợp đồng, hàng xuất đi đúng thời hạn Các báo cáo nội bộ phải được cung cấp kịp thời và chính xác 2.2.3. Thực trạng hệ thống KSNB tại công ty Scavi Huế: Theo COSO, một hệ thống KSNB hữu hiệu phải có đầy đủ 5 bộ phận và đảm bảo các nguyên tắc, nội dung tương ứng cần đạt được ở mỗi bộ phận đó. Để tìm hiểu thực trạng công tác xây dựng và duy trì hệ thống KSNB ta cùng đi qua 5 thành phần sau: Hình ảnh 2.3: 5 Bộ phận cấu thành hệ thống KSNB theo COSO 2013 2.2.3.1. Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và quy định nhằm thực Trườngthi việc KSNB trong toànĐại tổ chức. Hhọcội đồng qu ảnKinh trị và các nhà qutếản lý cHuếấp cao có trách nhiệm xây dựng một hệ thống KSNB và đặt mức độ quan trọng của KSNB lên hàng đầu. Đối với công ty Scavi Huế, nền tảng để hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả được thể hiện qua môi trường kiểm soát ở các nội dung sau: 56