›

Khóa luận Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh

pdf 78 trang thiennha21 22/04/2022 5871
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_thuc_trang_va_giai_phap_nang_cao_hieu_qua_cong_tac.pdf

Nội dung text: Khóa luận Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh

  1. BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG UBND HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG Người hướng dẫn : THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ KIM QUYÊN Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1405QTVC045, 2014 – 2018, ĐH.QTVP14C HÀ NỘI - 2018
  2. LỜI CẢM N Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong Kho uản tr v n ph ng, Tr ng i H c i v Hà i, c i t à giảng vi n – ThS. ỗ Th Thu Huyền , ã tận tình h ớng dẫn truyền t kiến thức cho em àm ài khó uận. m chân thành cảm ơn V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh ã t o iều ki n thuận i em th c tập, khảo sát trong quá trình th c tập t o iều ki n cho em àm ài khó uận. Tuy nhi n do c n h n chế về th i gi n, ph ơng ti n và kinh nghi m n n chắc chắn c n rất nhiều thiếu sót về n i dung, hình thức. Rất mong nhận c những ý kiến óng góp củ các thầy, cô và các n sinh vi n. m xin chân thành cảm ơn!
  3. MỤC LỤC LỜI CẢM N DANH MỤC VIẾT TẮT 5 PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. ý do ch n ề tài 1 2. L ch sử nghi n cứu vấn ề 2 3. M c ti u nghi n cứu 4 4. Nhi m v nghi n cứu 4 5. ối t ng và ph m vi nghi n cứu 4 6. Giả thuyết nghi n cứu 4 7. Ph ơng pháp nghi n cứu 5 8. Kết cấu khó uận 5 PHẦN NỘI DUNG 6 CHƯ NG 1: C SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 6 1.1. Khái ni m về công tác v n th 6 1.2. N i dung củ công tác v n th 7 1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 7 1.2.2. Quản lý văn bản 7 1.2.3. p h s và n p l u h s tà l u vào l u tr c quan 9 1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 10 1.3. Y u cầu củ công tác v n th 11 1 3 1 hanh ch n 11 1 3 2 h nh c 12 1 3 3 m t 12 1 3 4 n ạ 12 1.4. V trí, ý ngh củ công tác v n th 13 1.4.1. Vị tr của côn t c văn th 13 1 4 2 Ý n hĩa của côn t c văn th 13
  4. * Tiểu kết 14 CHƯ NG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG U N HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH 15 2.1. Tổng quan về V n ph ng U huy n L c Hà 15 2.1.1. Giới thi u về Huy n L c à 15 2.1.2. Chức năn nh m vụ, quyền hạn và c cấu tổ chức của UBND huy n L c à tỉnh à Tĩnh 16 2.1.3. Tổng quan về Văn phòn U D huy n L c à 24 2.2. Th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh 28 2 2 1 Th c trạn soạn thảo và ban hành văn bản tạ Văn phòn U D huy n c à tỉnh à Tĩnh 28 2 2 2 Th c trạn quản lý văn bản tạ Văn phòn U D huy n c à tỉnh à Tĩnh 30 2 2 3 Th c trạn l p h s và n p l u h s tà l u vào l u tr c quan 41 2 2 4 uản lý và sử dụn con dấu 46 * Tiểu kết 47 CHƯ NG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG U N HUYỆN LỘC HÀ – TỈNH HÀ TĨNH 49 3.1. ánh giá th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh 49 3 1 1 Ưu ểm 49 3 1 2 h ợc ểm 50 3 1 3 uyên nhân 52
  5. 3.2. ề xuất m t số giải pháp nâng c o hi u quả công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh 53 3.2.1. ân cao tr ch nh m của lãnh ạo về côn t c văn th 53 3.2.2. ân cao trình nh n thức của c n b côn chức trong hoạt n côn t c văn th 53 3 2 3 oàn th n h thốn văn bản quy ịnh h ớng dẫn về nghi p vụ côn t c văn th 54 3 2 4 Đầu t c sở v t chất 55 3.2.5. Ứng dụn côn n h thôn t n vào hoạt ng của văn phòn 57 3.2.6. B d ỡng về nghi p vụ côn t c văn th cho c n b côn chức tại Văn phòn U D huy n L c à 57 3.2.7. Kiểm tra nh khen th ởn và ử lý v phạm về côn t c văn th 58 * Tiểu kết 59 PHẦN KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC
  6. DANH MỤC VIẾT TẮT UBND Ủy n nhân dân BNV B N i v H H i ồng nhân dân Ngh inh
  7. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong những n m gần ây, nghi p v công tác v n th có những ớc phát tri n phong phú áp ứng y u cầu của nền cải cách hành chính. gày n y, ất kỳ m t cơ qu n, m t doanh nghi p nào muốn ho t ng tốt thì nghi p v công tác v n th củ cơ qu n ó cũng phải tốt. Chính vì vậy, công tác v n th ã trở thành m t yếu tố không th thiếu ở m i nh v c trong xã h i, nó óng v i tr rất quan tr ng trong các cơ qu n nhà n ớc, các do nh nghi p. Nhiều ơn v , nhiều ngành ho t ng rất hi u quả nh th c hi n nghi p v công tác v n th tốt. Công tác v n th ã trở thành cánh t y ắc l c cho các nhà ãnh o, nó giúp cho h biết c tình hình ho t ng, các u và nh c i m củ cơ qu n mình từ ó r các i n pháp h p í giải quyết, iều hành các ho t ng củ cơ qu n, do nh nghi p theo h ớng phù h p, ảm bảo các ho t ng củ cơ qu n, do nh nghi p mình vận hành úng h ớng. Tuy nhi n, hi n nay m t số cơ qu n, do nh nghi p th c hi n nghi p v công tác v n th ch tốt, c n c l m t số i m h n chế. Cán củ cơ quan, doanh nghi p ch nhận thức c tầm quan tr ng củ công tác v n th , th c hi n nghi p v công tác v n th c n ch tốt, m ng tính ối phó. Tình tr ng tài i u c n tồn ng, tích ống, m t số tài i u thì ch c lập hồ sơ vào u trữ cơ qu n theo úng quy nh, có m t số tài i u trong quá trình vào u trữ ã hỏng. Chính vì vậy, em ã ch n ề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh” àm ề tài nghi n cứu khó uận hi u rõ hơn về công tác v n th và phản ánh c l i ích và ảnh h ởng ti u c c củ công tác v n th ối với cơ qu n này. 1
  8. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác v n th từ x ến n y óng v i tr rất quan tr ng và rất c qu n tâm. Chính vì vậy, ã có nhiều ài sách, áo, nhiều ài nghi n cứu nói về vấn ề này. Sách, giáo trình Vũ T ơi, Cẩm nan côn t c văn th l u tr tron c c c quan n vị, doanh nghi p, hà xuất bản Thế giới, 2016. TS. u Kiếm Thanh Chủ i n, ThS. Vũ V n Thành, TS. guyễn V n Hậu, ThS. Nguyễn Tr ng i n, ThS. Hoàng Xuân Tuyền, Văn phòn văn th và l u tr trong c quan nhà n ớc, hà xuất bản Khoa h c và Kỹ thuật, (2009). TS. u Kiếm Th nh, ThS. ùi Xuân , C . ình Chúc, ành ch nh văn phòn tron c quan nhà n ớc, hà xuất bản Khoa h c và Kỹ thuật, (2009). PGS. TSKH. Nguyễn V n Thâm, Soạn thảo và ử lý văn bản quản lý nhà n ớc, hà xuất bản Chính tr quốc gia, 1999. Tài liệu tham khảo Ngh nh số 110/2004/ -CP ngày 08 tháng 4 n m 2004 củ Chính phủ về ôn t c văn th . Ngh nh số 09/2010/ -CP ngày 08 tháng 02 n m 2010 củ Chính phủ về vi c sửa ổi, bổ sung m t số ều của Nghị ịnh số 110/2004/ Đ-CP n ày 08 th n 4 năm 2004 của h nh phủ về côn t c văn th . Thông t 01/2011/TT- V ngày 19/01/2011 của B tr ởng B N i v về vi c h ớng dẫn thể thức và kỹ thu t trình bày văn bản hành ch nh. Thông t số 07/2012/TT- V ngày 22 tháng 11 n m 2012 của B tr ởng B N i v về vi c h ớng dẫn quản lý văn bản, l p h s và n p l u h s tà l u vào l u tr c quan. 2
  9. Các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp Hoàng Th Bay (2017), Tổ chức côn t c văn th l u tr tạ Văn phòn Đ D U D huy n Trùn Kh nh tỉnh Cao Bằng, Tr ng i h c N i v Hà i. ùi Th Mến (2008), Tiếp tục hoàn th n côn t c văn th l u tr tại tr ờn ao ẳng số 3 – B Quốc phòn tr ng i h c dân ập Hải Ph ng. Nguyễn Th uy n (2016), ân cao h u quả quản lý côn t c văn th tạ Văn phòn ục kinh tế hợp t c và Ph t tr ển nôn thôn – B nôn nghi p và Ph t tr ển nôn thôn Tr ng i h c N i v Hà i. Trần Th Thúy (2012), Th c trạn và b n ph p hoàn th n côn t c văn th l u tr tạ X n h p sửa ch a tàu 81. Ph m Th Trúc (2003), ôn t c văn th – l u tr tạ ã ình Thạnh Đôn huy n Phú Tân Th c trạn và ả ph p Tr ng Chính tr Tôn ức Thắng. Các bài báo, chuyên luận ThS. Tr nh Th Hà và ThS. ơng Th Thanh Huyền, Hoạt n t êu chuẩn h a tron côn t c văn th l u tr a oạn 1962 – 2012, Trung tâm Khoa h c và Công ngh v n th , u trữ, 2015. Thái Th Mùi, M t số kinh nghi m về ứng dụn côn n h thôn t n tron côn t c văn th tạ c quan n oàn ao ng tỉnh, V n th i n oàn o ng t nh Hà T nh, 2015. Tầm quan trọng của côn t c văn th l u tr trong hoạt ng của c c c quan tổ chức, Sở N i v t nh ình Ph ớc, 2017. hìn chung, các công trình i sâu nghi n cứu, phân tích khái quát chung về công tác v n th và r các giải pháp nâng c o hi u quả công tác v n th t i các cơ qu n, tổ chức. Tuy nhi n ch có ề tài nào tìm hi u i n quan công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh, tr n cơ sở ó, em ch n ề tài: “Th c tr ng và giải pháp nâng c o hi u quả 3
  10. công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh” nghi n cứu cơ sở ý uận về công tác v n th và r các giải pháp nâng cao hi u quả công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh. 3. Mục tiêu nghiên cứu ề xuất các giải pháp nâng c o hi u quả công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - ghi n cứu cơ sở ý uận về công tác v n th . - Th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh. - ánh giá th c tr ng công tác v n th và ề xuất m t số giải pháp nâng c o hi u quả công tác v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5.1. Đối tượng Công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh. 5.2. Phạm vi nghiên cứu Không gi n: V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh. Th i gi n: ề tài tập trung nghi n cứu về công tác v n th t i V n ph ng UBND huy n L c Hà, t nh Hà T nh từ tháng 12 n m 2017 ến tháng 2 n m 2018. 6. Giả thuyết nghiên cứu Công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh c n m t số h n chế về so n thảo và n hành v n ản, tổ chức quản ý và giải quyết v n bản, 4
  11. 7. Phương pháp nghiên cứu 7.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận - Phương pháp nghiên cứu tài liệu Tìm kiếm tài i u tr n m ng Internet, tham khảo m t vài các tài i u có i n qu n ho c có m c ti u nghi n cứu chung, từ ó rút kinh nghi m và ổ sung cho ề tài nghi n cứu khoa h c. 7.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn 7.2.1. Phương pháp quan sát u n sát các vấn ề có i n qu n ến ề tài từ nhiều khí c nh, cũng nh tr n nhiều qu n i m. Ghi l i kết quả qu n sát: ghi i s ki n, iều ki n, hoàn cảnh diễn ra s ki n nhằm ảm bảo c tính âu dài và có h thống. 7.2.2. Phương pháp phỏng vấn ùng h thống câu hỏi mi ng ng i c phỏng vấn trả l i bằng mi ng nhằm thu c những thông tin nói n nhận thức và thái củ ng i c iều tra. 7.2.3. Phương pháp thống kê Sử d ng ph ơng pháp thống k toán h c nhằm phân tích th c tr ng vấn ề nghi n cứu và phân tích các số li u r tính khả thi củ các giải pháp. 8. Kết cấu khóa luận goài phần mở ầu và phần kết luận, ph l c và tài i u tham khảo, ề tài gồm 3 ch ơng: Ch ơng 1: Cơ sở ý uận về công tác v n th . Ch ơng 2: Th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh. Ch ơng 3: ánh giá th c tr ng và ề xuất giải pháp nâng c o hi u quả công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh. 5
  12. PHẦN NỘI DUNG CHƯ NG 1: C SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Khái niệm về công tác văn thư Công tác v n th theo cách g i truyền thống à công tác công v n giấy t . gày n y, công tác v n th c hi u à ho t ng ảm bảo thông tin bằng v n ản ph c v công tác ãnh o, ch o, quản ý và iều hành các công vi c trong các cơ qu n nhà n ớc, các tổ chức chính tr , tổ chức chính tr - xã h i, tổ chức kinh tế và các ơn v vũ tr ng nhân dân (g i tắt à các cơ quan, tổ chức) [8, tr.81]. Công tác v n th à công tác tổ chức giải quyết và quản ý công v n, giấy t trong các cơ qu n, tức à công tác này gồm hai n i dung chủ yếu sau: tổ chức giải quyết v n ản và quản ý v n ản trong quá trình tr ớc khi u, bảo quản [7, tr.106]. Công tác v n th à toàn các công vi c về xây d ng v n ản (so n thảo và n hành v n ản) trong các cơ qu n và vi c tổ chức quản ý và giải quyết v n ản trong các cơ qu n ó [7, tr.107]. Theo Công v n của C c u trữ hà n ớc số 55 – CV/TCC ngày 01 – 03 – 1991 về vi c h ớng dẫn th c hi n Quyết nh số 24-CT của Chủ t ch H i ồng B tr ởng, công tác v n th à toàn quá trình quản ý v n ản ph c v cho y u cầu quản ý củ các cơ qu n. M c ích chính củ công tác v n th à ảo ảm thông tin cho quản ý. hững tài i u, v n ki n c so n thảo, quản ý và sử d ng theo các nguy n tắc củ công tác v n th à ph ơng ti n thiết yếu bảo ảm cho ho t ng củ các cơ qu n có hi u quả [7, tr.107]. Theo PGS. GƯT. V ơng ình uyền, công tác v n th à khái ni m dùng ch toàn công vi c i n qu n ến so n thảo, n hành v n ản, tổ chức quản ý, giải quyết v n ản, lập hồ sơ hi n hành nhằm ảm bảo thông tin v n ản cho ho t ng quản ý củ các cơ qu n, tổ chức [6, tr.8]. 6
  13. 1.2. Nội dung của công tác văn thư Công tác v n th à công tác ảm ảo thông tin ằng v n ản cho ho t ng quản ý, o gồm các n i dung cơ ản s u: - Xây d ng và n hành các v n ản - Tổ chức quản ý và giải quyết v n ản trong ho t ng củ cơ qu n, tổ chức - ập hồ sơ và n p u hồ sơ, tài i u vào u trữ cơ qu n - Tổ chức quản ý và sử d ng con dấu 1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản Các cơ qu n, ơn v muốn th c hi n chức n ng, nhi m v củ mình ều phải sử d ng v n ản, tài i u phổ iến các chủ tr ơng, chính sách, phản ánh tình hình n cấp tr n, tr o ổi, i n h , phối h p công tác, ghi i những s ki n, hi n t ng xảy r trong ho t ng hàng ngày. ởi vậy quy trình so n thảo và n hành v n ản à vô cùng qu n tr ng. uy trình n hành m t v n ản th ng phải trải qua những công vi c nh s u: ớc 1. So n thảo v n ản ớc 2. Duy t bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo ã duy t ớc 3. ánh máy, nhân ản ớc 4. Ki m tr v n ản tr ớc khi ký n hành ớc 5. Ký v n ản ớc 6. n hành v n ản 1.2.2. Quản lý văn bản 1.2.2.1. Quản lý văn bản ến Theo iều 2 củ Thông t số 07/2012/TT- V ngày 22 tháng 11 n m 2012 về vi c h ớng dẫn quản ý v n ản, lập hồ sơ và n p u hồ sơ, tài i u vào u trữ cơ qu n: V n ản ến à tất cả các o i v n ản, bao gồm v n ản quy ph m 7
  14. pháp uật, v n ản hành chính và v n ản chuy n ngành (k cả bản F x, v n bản c chuy n qua m ng, v n ản mật) và ơn, th gửi ến cơ qu n, tổ chức. Theo cuốn Hành chính v n ph ng trong cơ qu n nhà n ớc, tổ chức giải quyết và quản ý v n ản ến bao gồm các nguy n tắc sau [7, tr.115] : - Tất cả các v n ản ến ều phải qu v n th cơ qu n ng ký vào sổ và quản ý thống nhất. - V n ản phải c chuy n qua thủ tr ởng cơ qu n, chánh v n ph ng ho c tr ởng ph ng hành chính tr ớc khi phân phối cho ơn v , cá nhân giải quyết. - Khi tiếp nhận, chuy n gi o v n ản phải c àn gi o, ký nhận rõ ràng. - Khi giải quyết v n bản ến phải ảm bảo các y u cầu: nh nh chóng, chính xác và giữ gìn í mật theo các quy nh củ hà n ớc. uy trình xử ý v n ản ến c th c hi n qu các ớc sau: ớc 1. Chuẩn b ớc 2. Xây d ng d thảo v n ản phù h p với hình thức, th thức v n bản theo quy nh ớc 3. Duy t bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo ã duy t ớc 4. Hoàn thi n th thức và àm các thủ t c phát hành 1.2.2.2. Quản lý văn bản Theo iều 2 củ Thông t số 07/2012/TT- V ngày 22 tháng 11 n m 2012 về vi c h ớng dẫn quản ý v n ản, lập hồ sơ và n p u hồ sơ, tài i u vào u trữ cơ qu n: V n ản i à tất cả các o i v n ản, bao gồm v n ản quy ph m pháp luật, v n ản hành chính và v n ản chuy n ngành (k cả bản s o v n ản, v n ản n i b và v n ản mật) do cơ qu n, tổ chức phát hành. Theo cuốn Hành chính v n ph ng trong cơ qu n nhà n ớc, tổ chức giải 8
  15. quyết và quản ý v n ản i o gồm các nguy n tắc sau [7, tr.121]: - M i v n ản i ều phải qu v n th ng ký, óng dấu, àm các thủ t c gửi i. - V i tr ch tiếp nhận phát hành những v n ản ã c ánh máy úng quy nh, s ch sẽ, không sữa chữa, tẩy xó và phải ki m tra thủ t c hành chính, ng ký số, ngày tháng củ v n ản tr ớc khi chuy n b phận ánh máy nhân ản úng số ng và th i gi n y u cầu. Vi c tổ chức và giải quyết v n ản i c th c hi n qu các ớc sau: ớc 1. Ki m tr th thức, kỹ thuật trình ày; ghi sổ, ngày, tháng n m củ v n ản ớc 2. ng ký v n ản i ớc 3. hân ản, óng dấu cơ qu n và dấu mức mật, khẩn ớc 4. àm thủ t c phát hành, chuy n phát và theo dõi vi c chuy n phát v n ản i ớc 5. u v n ản i 1.2.3. p h sơ và nộp lưu h sơ, tài liệu vào lưu tr cơ quan Trong cuốn ý uận và ph ơng pháp công tác v n th , PGS. V ơng ình uyền r khái ni m về hồ sơ và ập hồ sơ nh s u: “Hồ sơ à m t tập v n ản có i n qu n về m t vấn ề, s vi c hay m t ng i hình thành trong quá trình giải quyết vấn ề, s vi c ó ho c c kết h p l i do có những i m giống nhau về hình thức nh cùng o i v n ản, cùng tác giả, cùng th i gi n n hành” [6, tr.333]. “ ập hồ sơ à tập h p những v n ản hình thành trong quá trình giải quyết công vi c củ cơ qu n, tổ chức, cá nhân theo từng vấn ề, s vi c ho c theo các c i m khác củ v n ản, ồng th i sắp xếp và i n m c chúng theo ph ơng pháp kho h c” [6, tr.337]. Lập hồ sơ à khâu cuối cùng, qu n tr ng củ công tác v n th , à khâu bản lề củ công tác u trữ, trong ó hình thành những hồ sơ phản ánh trung 9
  16. th c, ầy ủ ho t ng củ cơ qu n, t o c n cứ chính xác giải quyết nhanh chóng, úng ắn và có hi u quả công vi c củ cơ qu n và mỗi cán , công chức. àm tốt công tác ập hồ sơ sẽ góp phần giữ gìn í mật củ ảng, hà n ớc và cơ qu n, h n chế c v n ản, giấy t vô d ng ho c bỏ sót những tài i u quý hiếm [7, tr.140]. Lập hồ sơ c th c hi n qu các ớc sau: ớc 1. ập d nh m c hồ sơ ớc 2. Mở hồ sơ ớc 3. Thu thập, cập nhật v n ản, tài i u vào hồ sơ ớc 4. Kết thúc hồ sơ 1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu à m t trong những công c quan tr ng th c hi n công tác quản ý nhà n ớc ối với m i m t củ i sống xã h i. Trong ho t ng của các cơ qu n, v n ản c ảm bảo giá tr pháp ý bằng m t yếu tố th thức quan tr ng à con dấu. Con dấu th hi n quyền l c củ chính quyền các cấp [7, tr.135]. Theo từ i n u trữ Vi t m n m 1992 thì “con dấu bằng kim lo i ho c bằng kim lo i ho c bằng m t chất li u khác do n i v quản ý, tr n ó khắc t n cơ qu n dùng xác nhận t cách pháp nhân của m t cơ qu n [5, tr.180]. Ngh nh 99/2016/ -CP ngày 01/07/2016 quy nh: “Con dấu à ph ơng ti n c bi t do cơ qu n nhà n ớc có thẩm quyền ng ký, quản ý, c sử d ng óng tr n v n ản, giấy t củ cơ qu n, tổ chức, chức d nh nhà n ớc” [5, tr.180]. h vậy, theo các khái ni m ã trình ày, con dấu có th bằng kim lo i, bằng gỗ, bằng cao su; lo i có hình i u t ng, lo i không có hình i u t ng. Dấu óng tr n v n ản, giấy t củ cơ qu n, tổ chức, chức d nh nhà n ớc khẳng nh giá tr pháp ý củ v n ản giấy t . Vi c khắc và quản ý con dấu 10
  17. thu c trách nhi m củ các cơ qu n nhà n ớc có thẩm quyền và c quản ý ch t chẽ. Quản ý tốt con dấu giúp nâng c o chất ng, hi u quả và uy tín của cơ quan, tổ chức, tránh c vi c sử d ng dấu vào các m c ích phi pháp [6, tr.180]. . Khi óng dấu cần tuân thủ các nguy n tắc s u ây [8, tr.103-04]: - Dấu ch c óng n v n ản, giấy t s u khi ã có chữ ký của cấp có thẩm quyền, không c óng dấu tr n giấy trắng, giấy khống ch , ho c vào v n ản, giấy t ch hoàn ch nh n i dung. - Dấu phải óng rõ ràng, ng y ngắn. óng n khoảng 1/3 chữ ký về phí n trái. Tr ng h p óng dấu ng c, dấu m thì phải hủy bỏ v n ản và àm i v n ản khác. - Ch ng i c giao giữ dấu mới c phép tr c tiếp óng dấu vào v n ản. Trong cơ qu n, tổ chức th ng ch những ng i à cán i n chế chính thức củ cơ qu n, tổ chức mới c phép giữ dấu và sử d ng con dấu củ cơ qu n, tổ chức. - Dấu củ cơ qu n ch óng vào v n ản do cơ qu n xây d ng và n hành. - Không óng vào ngoài gi hành chính ối với các cơ qu n nhà n ớc. Tr ng h p c bi t do thủ tr ởng cơ qu n cho phép. 1.3. Yêu cầu của công tác văn thư 1.3.1. Nhanh ch ng Công tác v n th ảnh h ởng tr c tiếp ến ho t ng củ cơ qu n, tổ chức do vậy th c hi n tốt công tác v n th phải ảm bảo y u cầu nhanh chóng. uá trình giải quyết công vi c củ cơ qu n ph thu c nhiều vào khâu truyền t, xử ý các thông tin so n thảo v n ản, quản ý và giải quyết v n bản. o ó, so n thảo nh nh v n ản, quản ý và giải quyết v n ản k p th i sẽ góp phần vào vi c xử ý nh nh chóng m i công vi c củ cơ qu n. Giải quyết công vi c chậm sẽ àm giảm hi u quả công vi c, thậm chí có th gây 11
  18. ảnh h ởng ti u c c cho cơ qu n, tổ chức [5, tr.14]. 1.3 h nh ác Về n i dung, v n ản phải ảm bảo tính pháp ý chính xác tuy t ối. Các trích dẫn, dẫn chứng n u r cũng phải chính xác, các số li u phải ầy ủ, các uận cứ phải rõ ràng [7, tr.109]. Về hình thức, v n ản phải có ầy ủ các yếu tố th thức theo quy nh củ pháp uật [7, tr.109]. Về quy trình kỹ thuật, nghi p v , tất cả các khâu kỹ thuật nghi p v của công tác v n th phải c ảm bảo chính xác, từ vi c so n thảo, ánh máy, ng ký, chuy n gi o ến tổ chức giải quyết và quản ý v n bản ều phải ảm bảo theo úng quy nh [7, tr.109]. 1.3 B m t Th c hi n úng quy nh củ hà n ớc về công tác ảo v í mật nhà n ớc, nh Pháp nh bảo v í mật nhà n ớc. Th c hi n bảo mật t i b phận v n th chuy n trách củ cơ qu n, nh í mật n i dung các v n ản ến, giải quyết v n ản và từ công o n n hành v n ản, cho ến vi c u v n ản [8, tr.84]. 1.3 Hiện ại gày n y, tr ớc s phát tri n không ngừng của khoa h c công ngh , à ho t ng ảnh h ởng tr c tiếp tới vi c iều hành, quản ý, công tác v n th i hỏi phải từng ớc hi n i hó . Hi n i hó trong công tác v n th chính à ứng d ng công ngh thông tin vào vi c so n thảo, quản ý và giải quyết v n ản ồng th i các tr ng thiết b hi n i vào vi c sử d ng trong công tác v n th . n c nh ó, vi c hi n i hó công tác v n th áp ứng c nhu cầu phát tri n củ xã h i, cán , công chức, vi n chức nói chung, cán v n th nói ri ng cần c trang b những kiến thức về chuy n môn nghi p v và nâng c o trình tin h c, có phong cách àm vi c phù h p với xu thế hi n i [5, tr.15]. 12
  19. 1.4. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 1.4.1. Vị tr của công tác văn thư Công tác v n th c xác nh à m t ho t ng củ máy quản ý nói chung và ho t ng quản ý củ từng cơ qu n nói ri ng. Trong v n ph ng, công tác v n th không th thiếu c và à n i dung qu n tr ng, chiếm m t phần rất ớn trong n i dung ho t ng củ v n ph ng. h vậy, công tác v n th gắn iền với ho t ng củ các cơ qu n, c xem nh m t phận ho t ng quản ý, có ảnh h ởng tr c tiếp ến chất ng quản ý nhà n ớc [5, tr.15]. 1.4.2. Ý nghĩa của công tác văn thư Công tác v n th có ý ngh rất quan tr ng ối với ho t ng quản ý củ các cơ qu n, tổ chức, theo TS. u Kiếm Th nh, công tác v n th có các ý ngh s u: Công tác v n th ảm bảo cung cấp k p th i ầy ủ những thông tin cần thiết ph c v các nhi m v quản ý, iều hành và các công vi c chuy n môn của mỗi cơ qu n, tổ chức nói chung. Trong ho t ng của mỗi cơ qu n, tổ chức, nhu cầu thông tin c cung cấp từ nhiều nguồn khác nh u, nh ng thông tin d ng v n ản à chủ yếu. Công tác v n th vừ có chức n ng à ảo ảm thông tin cho ho t ng củ cơ qu n, tổ chức, vừ có chức n ng truyền t phổ biến thông tin ằng v n ản [8, tr.82]. àm tốt công tác v n th sẽ góp phần giải quyết công vi c củ cơ qu n, tổ chức c nh nh chóng, chính xác, n ng suất, chất ng, úng chính sách, úng chế , giữ gìn c í mật quốc gia, h n chế c b nh qu n i u giấy t [8, tr.82]. Công tác v n th có nề nếp bảo ảm giữ gìn ầy ủ hồ sơ, tài i u, t o iều ki n tốt cho công tác u trữ. Nguồn bổ sung tài i u vào u trữ chủ yếu từ gi i o n v n th . Trong quá trình ho t ng củ mình, các cơ qu n, tổ chức cần phải tổ chức th c hi n tốt công tác ập hồ sơ hi n hành và gi o n p 13
  20. hồ sơ, tài i u vào u trữ cơ qu n. Hồ sơ c lập hoàn ch nh, v n ản giữ ầy ủ thì th c hi n công tác u trữ thuận l i, nâng c o chất ng tài i u u trữ, chất ng hồ sơ u trữ và ổ sung c nhiều tài i u vào phông u trữ quốc gia [8, tr.82 – 83]. * Tiểu kết Ch ơng này em ã tìm hi u về cơ sở ý uận củ công tác v n th , o gồm: khái ni m, y u cầu, v trí, ý ngh củ công tác v n th , ồng th i n u r những n i dung củ công tác v n th (so n thảo và n hành v n ảo, quản ý v n ản, lập hồ sơ và n p u hồ sơ vào u trữ cơ qu n, quản ý con dấu). ây à những cơ sở àm tiền ề cho vi c tìm hi u th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh ở ch ơng 2. u ch ơng này, chúng t có th nhận thấy, công tác v n th à ho t ng vô cùng qu n tr ng ối với mỗi cơ qu n, tổ chức. àm tốt công tác v n th à m t tiền ề quan tr ng th c hi n tốt các ho t ng khác củ cơ qu n, tổ chức. 14
  21. CHƯ NG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG U N HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH 2.1. Tổng quan về Văn phòng U N huyện Lộc Hà 2.1.1. Giới thiệu về Huyện Lộc Hà Ủy n nhân dân huy n L c Hà thu c àn huy n L c Hà – t nh Hà T nh. a ch : Th Trấn L c Hà, huy n L c Hà, t nh Hà T nh. i n tho i: 0239 3651 555 Huy n c Hà c thành ập theo gh nh số 20/ - CP ngày 07/02/2007 củ Chính phủ, tr n cơ sở sát nhập 7 xã vùng h củ huy n C n c và 6 xã vùng i n cửa củ huy n Th ch Hà. à huy n ồng bằng ven bi n, có di n tích t nhi n 11.830 h , dân số hơn 8,3 v n ng i. a giới hành chính của huy n c xác nh bởi phí ông giáp i n ông, phí Tây giáp huy n C n c, phí m giáp huy n Th ch Hà và Thành phố Hà T nh, phí Bắc giáp huy n ghi Xuân. L c Hà, m t vùng ất inh nhân ki t, giàu truyền thống v n hó , cách m ng và nh hùng nh : M i Thúc o n, v Hoàng ế có công ánh uổi quân xâm c nhà ng, ở xã Mai Ph ; ình ch ơng ô ốc Phan Huy Cận, Th ng th Ph n Huy Ích, nhà ác h c Ph n Huy Chú ở xã Th ch Châu; T m nguy n Hoàng giáp T t ớng Nguyễn V n Gi i và d ng h Nguyễn ức L c Chi nổi tiếng về truyền thống y u n ớc, v n ch ơng và khoa bảng ở xã Ích Hậu Trong hai cu c kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ cứu n ớc, vùng ất này uôn à cái nôi củ c o trào Xô Viết Ngh T nh và các phong trào cách m ng, nơi Chi nh L à Chi ầu ti n củ ảng b t nh Hà T nh r i. Con ng i L c Hà x và n y ã không ngừng v ơn n t o d ng i sống tinh thần phong phú, u i cho muôn i sau những giá tr v n hó to 15
  22. lớn, gìn giữ nhiều lễ h i và di tích c áo, giàu ản sắc dân t c Tiếp t c phát huy các giá tr truyền thống, ảng b và nhân dân c Hà hôm n y ã không ngừng nỗ l c phấn ấu ẩy m nh phát tri n kinh tế - xã h i, ảm bảo quốc ph ng - an ninh, giữ vững ổn nh chính tr . S u 5 n m phấn ấu tích c c, c Hà ã t c nhiều kết quả áng khích trong phát tri n kinh tế với tốc t ng tr ởng hàng n m ình quân t 11 , nông nghi p c mù khá toàn di n, sản xuất công nghi p và ti u thủ công nghi p ngày càng phát tri n, thu ngân sách t ng gấp 5 ần so với n m mới thành ập, tỷ h ngh o giảm rõ r t, i sống củ nhân dân ngày càng c nâng n Trong nh v c giáo d c, y tế ã t những kết quả quan tr ng: cơ sở vật chất kh ng tr ng hơn, tr ng thiết d y h c c t ng c ng, 60 tr ng t chuẩn quốc gi ; nh vi n mới với 160 gi ng b nh ã c ầu t xây d ng, 100% tr m y tế xã có ác sỹ và ã t chuẩn quốc gi , công tác ch m sóc sức khỏe cho nhân dân từng ớc c cải thi n. c bi t, từ khi thành lập ến n y, tr n àn huy n ã có nhiều công trình, d án tr ng i m ã và ng c tri n kh i xây d ng nh : ng t hó sông gh n, ng uốc 1A i mỏ sắt Th ch Kh , T nh 9, T nh 7, k i n cùng hàng tr m công trình ớn nhỏ khác, góp phần ph c v ắc l c cho công cu c phát tri n kinh tế - xã h i và àm cho m t nông thôn c Hà ngày càng khởi sắc, khang tr ng, th y d ổi th t. Cùng với s r i của huy n L c Hà, Ủy n nhân dân huy n L c Hà c thành ập nhằm m c ti u xây d ng, phát tri n và th y ổi dần b m t của huy n, i n từ những khó kh n h n chế từ ó, nâng c o về cả vật chất, trình chuy n môn và h tầng của huy n. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.1.2.1. Chức năn Uỷ n nhân dân huy n do H i ồng nhân dân huy n ầu à cơ qu n 16
  23. chấp hành của H i ồng nhân dân huy n, cơ qu n hành chính nhà n ớc ở a ph ơng, ch u trách nhi m tr ớc H i ồng nhân dân cùng cấp và cơ qu n nhà n ớc cấp tr n. Uỷ n nhân dân huy n ch u trách nhi m chấp hành Hiến pháp, uật, các v n ản củ cơ qu n nhà n ớc cấp tr n và ngh quyết của H i ồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo ảm th c hi n chủ tr ơng, i n pháp phát tri n kinh tế - xã h i, củng cố quốc ph ng, n ninh và th c hi n các chính sách khác tr n àn. Uỷ n nhân dân th c hi n chức n ng quản ý nhà n ớc ở ph ơng, góp phần bảo ảm s ch o, quản ý thống nhất trong b máy hành chính nhà n ớc từ trung ơng tới cơ sở. 2.1.2.2. Nhi m vụ, quyền hạn a Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nh ng nhiệm vụ, quyền hạn sau ây: 1. Xây d ng kế ho ch phát tri n kinh tế - xã h i hàng n m trình H i ồng nhân dân cùng cấp thông qu trình Uỷ n nhân dân cấp t nh ph duy t; tổ chức và ki m tra vi c th c hi n kế ho ch ó; 2. Lập d toán thu ngân sách nhà n ớc tr n àn; d toán thu, chi ngân sách ph ơng, ph ơng án phân ổ d toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách ph ơng; ập d toán iều ch nh ngân sách ph ơng trong tr ng h p cần thiết trình H i ồng nhân dân cùng cấp quyết nh và áo cáo Uỷ n nhân dân, cơ qu n tài chính cấp tr n tr c tiếp; 3. Tổ chức th c hi n ngân sách ph ơng; h ớng dẫn, ki m tra Uỷ n nhân dân xã, th trấn xây d ng và th c hi n ngân sách và ki m tra ngh quyết của H i ồng nhân dân xã, th trấn về th c hi n ngân sách ph ơng theo quy nh củ pháp uật; 4. Ph chuẩn kế ho ch kinh tế - xã h i củ xã, th trấn. 17
  24. b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và ất ai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nh ng nhiệm vụ, quyền hạn sau ây: 1. Xây d ng, trình H i ồng nhân dân cùng cấp thông qu các ch ơng trình khuyến khích phát tri n nông nghi p, âm nghi p, ng nghi p ở a ph ơng và tổ chức th c hi n các ch ơng trình ó; 2. Ch o Uỷ n nhân dân xã, th trấn th c hi n các i n pháp chuy n d ch cơ cấu kinh tế, phát tri n nông nghi p, bảo v rừng, trồng rừng và kh i thác âm sản, phát tri n ngành, nghề ánh ắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản; 3. Th c hi n gi o ất, cho thu ất, thu hồi ất ối với cá nhân và h gi ình, giải quyết các tr nh chấp ất i, th nh tr ất i theo quy nh của pháp uật; 4. Xét duy t quy ho ch, kế ho ch sử d ng ất i của Uỷ n nhân dân xã, th trấn; 5. Xây d ng quy ho ch thuỷ l i; tổ chức bảo v iều, các công trình thuỷ l i vừ và nhỏ; quản ý m ng ới thuỷ nông tr n àn theo quy nh củ pháp uật. c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nh ng nhiệm vụ, quyền hạn sau ây: 1. Tham gia với Uỷ n nhân dân t nh trong vi c xây d ng quy ho ch, kế ho ch phát tri n công nghi p, ti u thủ công nghi p tr n àn huy n; 2. Xây d ng và phát tri n các cơ sở công nghi p, ti u thủ công nghi p, d ch v ở các xã, th trấn; d Trong lĩnh vực ây dựng, giao thông v n tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nh ng nhiệm vụ, quyền hạn sau ây: 1. Tổ chức lập, trình duy t ho c xét duy t theo thẩm quyền quy ho ch xây d ng th trấn, i m dân c nông thôn tr n àn huy n; quản ý vi c 18
  25. th c hi n quy ho ch xây d ng ã c duy t; 2. Quản ý, kh i thác, sử d ng các công trình gi o thông và kết cấu h tầng cơ sở theo s phân cấp; 3. Quản ý vi c xây d ng, cấp giấy phép xây d ng và ki m tra vi c th c hi n pháp uật về xây d ng; tổ chức th c hi n các chính sách về nhà ở; quản ý ất ở và quỹ nhà thu c sở hữu nhà n ớc tr n àn; e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nh ng nhiệm vụ, quyền hạn sau ây: 1. Xây d ng, phát tri n m ng ới th ơng m i, d ch v , du l ch và ki m tra vi c chấp hành quy nh củ hà n ớc về ho t ng th ơng m i, d ch v và du ch tr n àn huy n; 2. Ki m tra vi c th c hi n các quy tắc về an toàn và v sinh trong ho t ng th ơng m i, d ch v , du l ch tr n àn; 3. Ki m tra vi c chấp hành quy nh củ hà n ớc về ho t ng th ơng m i, d ch v , du l ch tr n àn. f Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, ã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nh ng nhiệm vụ, quyền hạn sau ây: 1. Xây d ng các ch ơng trình, ề án phát tri n v n hoá, giáo d c, thông tin, th d c th thao, y tế, phát th nh tr n àn huy n và tổ chức th c hi n s u khi c cấp có thẩm quyền ph duy t; 2. Tổ chức và ki m tra vi c th c hi n các quy nh củ pháp uật về phổ cập giáo d c, quản ý các tr ng ti u h c, trung h c cơ sở, tr ng d y nghề; tổ chức các tr ng mầm non; th c hi n chủ tr ơng xã h i hoá giáo d c tr n àn; ch o vi c xoá mù chữ và th c hi n các quy nh về ti u chuẩn giáo vi n, quy chế thi cử; 3. Quản ý các công trình công c ng c phân cấp; h ớng dẫn các phong trào về v n hoá, ho t ng củ các trung tâm v n hoá - thông tin, th 19
  26. d c th thao; bảo v và phát huy giá tr các di tích ch sử - v n hoá và d nh lam thắng cảnh do ph ơng quản ý; 4. Tổ chức, ch o vi c d y nghề, giải quyết vi c àm cho ng i lao ng; tổ chức th c hi n phong trào xoá ói, giảm ngh o; h ớng dẫn ho t ng từ thi n, nhân o. i Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nh ng nhiệm vụ, quyền hạn sau ây: 1. Th c hi n các i n pháp ứng d ng tiến b khoa h c, công ngh ph c v sản xuất và i sống nhân dân ở ph ơng; 2. Tổ chức th c hi n bảo v môi tr ng; ph ng, chống, khắc ph c hậu quả thi n t i, ão t; 3. Tổ chức th c hi n các quy nh củ pháp uật về ti u chuẩn o ng và chất ng sản phẩm; ki m tra chất ng sản phẩm và hàng hoá tr n a àn huy n; ng n ch n vi c sản xuất và u hành hàng giả, hàng kém chất ng t i ph ơng. Trong nh v c quốc ph ng, n ninh và trật t , n toàn xã h i, Uỷ ban nhân dân huy n th c hi n những nhi m v , quyền h n s u ây: 1. Tổ chức phong trào quần chúng th m gi xây d ng l c ng vũ tr ng và quốc ph ng toàn dân; th c hi n kế ho ch xây d ng khu v c ph ng thủ huy n; quản ý c ng d b ng vi n; ch o vi c xây d ng l c ng dân quân t v , công tác huấn luy n dân quân t v ; 2. Tổ chức ng ký, khám tuy n ngh v quân s ; quyết nh vi c nhập ngũ, gi o quân, vi c hoãn, miễn thi hành ngh v quân s và xử ý các tr ng h p vi ph m theo quy nh củ pháp uật; 3. Tổ chức th c hi n nhi m v giữ gìn n ninh, trật t , n toàn xã h i, xây d ng l c ng công n nhân dân huy n vững m nh, bảo v í mật nhà n ớc; th c hi n các i n pháp ph ng ngừa, chống t i ph m, các t n n xã h i và các hành vi vi ph m pháp uật khác ở ph ơng. 20
  27. j. Trong việc thực hiện ch nh sách dân tộc và ch nh sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện c nh ng nhiệm vụ, quyền hạn sau ây: 1. Tuy n truyền, giáo d c, phổ biến chính sách, pháp uật về dân t c và tôn giáo; 2. Tổ chức th c hi n các nhi m v c giao về các ch ơng trình, kế ho ch, d án phát tri n kinh tế - xã h i của t nh ối với vùng ồng ào dân t c thi u số, vùng sâu, vùng x , vùng có khó kh n c bi t; 3. Ch o và ki m tra vi c th c hi n chính sách dân t c, chính sách tôn giáo; quyền t do tín ng ỡng, tôn giáo, theo ho c không theo m t tôn giáo nào củ công dân ở ph ơng. 2 1 2 3 S c cấu tổ chức a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Ph l c 4) b. Chức năng của mỗi đơn vị trong cơ cấu tổ chức - Ph ng i v : Th m m u, giúp Ủy n nhân dân cấp huy n th c hi n chức n ng quản ý nhà n ớc về: Tổ chức b máy; v trí vi c àm; i n chế công chức và cơ cấu ng ch công chức trong các cơ qu n, tổ chức hành chính nhà n ớc; v trí vi c àm, cơ cấu vi n chức theo chức danh nghề nghi p và số ng ng i àm vi c trong các ơn v s nghi p công ập; tiền ơng ối với cán , công chức, vi n chức, o ng h p ồng trong cơ qu n, tổ chức hành chính, ơn v s nghi p công ập; cải cách hành chính; chính quyền ph ơng; a giới hành chính; cán , công chức, vi n chức; cán , công chức xã, ph ng, th trấn và những ng i ho t ng không chuy n trách ở cấp xã; h i, tổ chức phi chính phủ; v n th , u trữ nhà n ớc; tôn giáo; công tác th nh ni n; thi u - khen th ởng. - Ph ng T pháp: Th m m u, giúp Ủy n nhân dân cấp huy n th c hi n chức n ng quản 21
  28. ý nhà n ớc về: Công tác xây d ng và thi hành pháp uật, theo dõi thi hành pháp uật, ki m tra, xử ý v n ản quy ph m pháp uật, ki m soát thủ t c hành chính, phổ biến, giáo d c pháp uật; h giải ở cơ sở, tr giúp pháp ý, nuôi con nuôi, h t ch, chứng th c, bồi th ng nhà n ớc và các công tác t pháp khác theo quy nh củ pháp uật; quản ý công tác thi hành pháp uật về xử ý vi ph m hành chính. - Ph ng Tài chính - Kế ho ch: Th m m u, giúp Ủy n nhân dân cấp huy n th c hi n chức n ng quản ý nhà n ớc về; Tài chính; kế ho ch và ầu t ; ng ký kinh do nh; tổng h p và thống nhất quản lý các vấn ề về doanh nghi p, h p tác xã, kinh tế t nhân. - Ph ng Tài nguy n và Môi tr ng: Th m m u, giúp Ủy n nhân dân cấp huy n th c hi n chức n ng quản ý nhà n ớc về: ất i; tài nguy n n ớc; tài nguy n khoáng sản; môi tr ng; bi n và hải ảo ( ối với các huy n có i n, ảo). - Ph ng o ng - Th ơng inh và Xã h i; Th m m u, giúp Ủy n nhân dân cấp huy n th c hi n chức n ng quản ý nhà n ớc về: Vi c àm; d y nghề; o ng, tiền ơng; tiền công; ảo hi m xã h i (bảo hi m xã h i bắt bu c, bảo hi m xã h i t nguy n, bảo hi m thất nghi p); n toàn o ng; ng i có công; ảo tr xã h i; bảo v và ch m sóc trẻ em; ình ẳng giới; ph ng, chống t n n xã h i. - Ph ng V n hó và Thông tin: Th m m u, giúp Ủy n nhân dân cấp huy n th c hi n chức n ng quản ý nhà n ớc về: V n hó ; gi ình; th d c, th thao; du l ch; quảng cáo; u chính; viễn thông; công ngh thông tin; phát th nh truyền hình; áo chí; xuất bản; thông tin cơ sở; thông tin ối ngo i; h tầng thông tin. - Ph ng Giáo d c và ào t o: Tham m u, giúp Ủy n nhân dân cấp huy n th c hi n chức n ng quản 22
  29. ý nhà n ớc về: Ch ơng trình và n i dung giáo d c và ào t o; ti u chuẩn nhà giáo và ti u chuẩn cán quản ý giáo d c; ti u chuẩn cơ sở vật chất, thiết b tr ng h c và ồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp v n ằng, chứng ch ; bảo ảm chất ng giáo d c và ào t o. - Ph ng Y tế: Th m m u, giúp Ủy n nhân dân cấp huy n th c hi n chức n ng quản ý nhà n ớc về: Y tế d ph ng; khám nh, chữa b nh, ph c hồi chức n ng; y d c cổ truyền; sức khỏe sinh sản; trang thiết b y tế; d c; mỹ phẩm; n toàn th c phẩm; bảo hi m y tế; dân số - kế ho ch hó gi ình. - Thanh tra huy n: Th m m u, giúp Ủy n nhân dân cấp huy n th c hi n chức n ng quản ý nhà n ớc về: Công tác th nh tr , giải quyết khiếu n i, tố cáo trong ph m vi quản ý nhà n ớc của Ủy n nhân dân cấp huy n; th c hi n nhi m v , quyền h n thanh tra giải quyết khiếu n i, tố cáo và ph ng, chống th m nhũng theo quy nh củ pháp uật. - V n ph ng H i ồng nhân dân và Ủy n nhân dân: Th m m u tổng h p cho H i ồng nhân dân và Ủy n nhân dân về: Ho t ng của H i ồng nhân dân, Ủy n nhân dân; th m m u cho Chủ t ch Ủy n nhân dân về ch o, iều hành của Chủ t ch Ủy n nhân dân; cung cấp thông tin ph c v quản ý và ho t ng của H i ồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ qu n nhà n ớc ở ph ơng; ảo ảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho ho t ng của H i ồng nhân dân và Ủy n nhân dân; tr c tiếp quản ý và ch o ho t ng của B phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế m t cửa, m t cử i n thông; h ớng dẫn, tiếp nhận hồ sơ củ cá nhân, tổ chức tr n tất cả các nh v c thu c thẩm quyền giải quyết của Ủy n nhân dân cấp huy n, chuy n hồ sơ ến các cơ qu n chuy n môn thu c Ủy n nhân dân cấp huy n giải quyết và nhận kết quả trả cho cá nhân, tổ chức. - Ph ng ông nghi p và Phát tri n nông thôn: 23
  30. Th m m u, giúp Ủy n nhân dân huy n th c hi n chức n ng quản ý nhà n ớc về: ông nghi p; âm nghi p; di m nghi p; thủy l i; thủy sản; phát tri n nông thôn; ph ng, chống thi n t i; chất ng, an toàn th c phẩm ối với nông sản, âm sản, thủy sản, muối; phát tri n kinh tế h , kinh tế trang tr i nông thôn, kinh tế h p tác xã nông, âm, ng , di m nghi p gắn với ngành nghề, àng nghề nông thôn; - Ph ng Kinh tế và H tầng: Th m m u, giúp Ủy n nhân dân huy n th c hi n chức n ng quản ý nhà n ớc về: Công nghi p; ti u thủ công nghi p; th ơng m i; quy ho ch xây d ng, kiến trúc; ho t ng ầu t xây d ng; phát tri n ô th ; h tầng kỹ thuật ô th , khu công nghi p, khu kinh tế, khu công ngh cao (bao gồm: cấp n ớc, thoát n ớc ô th và khu công nghi p, khu kinh tế, khu công ngh c o, cơ sở sản xuất vật li u xây d ng; chiếu sáng ô th , cây x nh ô th ; quản ý ngh trang, trừ ngh tr ng i t s ; quản ý xây d ng ngầm ô th ; quản ý sử d ng chung cơ sở h tầng kỹ thuật ô th ); nhà ở; công sở; vật li u xây d ng; giao thông; kho h c và công ngh . 2.1.3. Tổng quan về Văn phòng UBND huyện Lộc Hà 2.1.3.1. Vị tr chức năn 1. V n ph ng Ủy n nhân dân huy n à cơ qu n chuy n môn thu c Ủy n nhân dân huy n, có chức n ng th m m u tổng h p cho H i ồng nhân dân và Ủy n nhân dân về ho t ng của H i ồng nhân dân, Ủy n nhân dân; th m m u cho Chủ t ch Ủy n nhân dân về ch o, iều hành của Chủ t ch Ủy n nhân dân; cung cấp thông tin ph c v quản ý và ho t ng của H i ồng nhân dân, Ủy n nhân dân và các cơ qu n nhà n ớc ở ph ơng; ảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho ho t ng của H i ồng nhân dân và Ủy n nhân dân. 2. V n ph ng H i ồng nhân dân và Ủy n nhân dân có t cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản ri ng; ch u s ch o, quản ý về tổ chức, i n 24
  31. chế và công tác của Ủy n nhân dân huy n ồng th i ch u s ch o, ki m tr , h ớng dẫn về chuy n môn, nghi p v củ V n ph ng Ủy n nhân dân t nh. 2.1.3.2. Nhi m vụ, quyền hạn , Trách nhi m, ph m vi giải quyết công vi c của Thủ tr ởng cơ qu n chuy n môn, cơ qu n thu c Ủy n nhân dân huy n: 1. Ch u trách nhi m tr ớc Chủ t ch Ủy n nhân dân huy n, Ủy ban nhân dân huy n và tr ớc pháp uật về th c hi n chức n ng, nhi m v , thẩm quyền quản ý hà n ớc c gi o tr n àn huy n và ch u s ki m tra, h ớng dẫn, ch o về công tác chuy n môn, nghi p v củ cơ qu n chuy n môn, cơ qu n thu c Ủy n nhân dân t nh (s u ây g i chung à cơ qu n chuy n môn cấp t nh). 2. Ch u trách nhi m chấp hành các quyết nh, ch o của Chủ t ch, Phó Chủ t ch Ủy n nhân dân huy n; tr ng h p th c hi n chậm ho c ch th c hi n c phải k p th i áo cáo và n u rõ ý do. 3. Thủ tr ởng cơ qu n chuy n môn, cơ qu n thu c Ủy n nhân dân huy n giải quyết các công vi c sau: - Giải quyết những kiến ngh của tổ chức, cá nhân i n qu n ến chức n ng, thẩm quyền quản ý củ cơ qu n, ơn v mình; trình Chủ t ch Ủy ban nhân dân huy n những vi c v t thẩm quyền ho c những vi c ã phối h p giải quyết nh ng ý kiến ch thống nhất; - Chủ ng ề xuất, th m gi ý kiến về những công vi c chung của Ủy n nhân dân huy n và th c hi n các nhi m v công tác theo phân công của Chủ t ch Ủy n nhân dân huy n và s phân cấp của Thủ tr ởng cơ qu n chuy n môn cấp t nh; - Th m gi ý kiến với cơ quan chủ trì so n thảo v n ản, ề án khi có những vấn ề i n qu n ến chức n ng, thẩm quyền, 1 nh v c quản ý củ cơ qu n, ơn v mình. 25
  32. , Trách nhi m, ph m vi giải quyết công vi c củ Chánh V n ph ng H i ồng nhân dân và Ủy n nhân dân huy n: 1. Xây d ng ch ơng trình, kế ho ch công tác, áo cáo sơ kết, tổng kết ho t ng, áo cáo ki m i m công tác ch o, iều hành của Ủy n nhân dân huy n và các áo cáo khác của Ủy n nhân dân huy n theo s ch o của Chủ t ch Ủy n nhân dân huy n. 2. Ki m tr , ôn ốc các cơ qu n chuy n môn, cơ qu n thu c Ủy ban nhân dân huy n, Ủy n nhân dân xã th c hi n các ch ơng trình, kế ho ch công tác của Ủy n nhân dân huy n. 3. Xây d ng, trình Ủy n nhân dân huy n thông qu và giúp Ủy ban nhân dân huy n ki m tr , ôn ốc, tổng kết vi c th c hi n Quy chế àm vi c của Ủy n nhân dân. Giúp Ủy n nhân dân, Chủ t ch Ủy n nhân dân huy n tổ chức th c hi n Quy chế phối h p công tác giữa Ủy n nhân dân huy n với Th ng tr c Huy n ủy, Th ng tr c H i ng nhân dân, T án nhân dân, Vi n Ki m sát nhân dân, Ủy ban M t trận Tổ quốc Vi t m, các oàn th nhân dân cùng cấp. 4. Theo giõi, nắm tình hình ho t ng chung của Ủy n nhân dân, tổ chức vi c thu thập, tổng h p và cung cấp thông tin ph c v ch o, iều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ t ch, Phó Chủ t ch Ủy n nhân dân huy n. 5. Th m m u cho Chủ t ch Ủy n nhân dân huy n tổ chức th c hi n Quyết nh số 93/2007/ -TTg ngày 22/6/2007 của Thủ t ớng Chính phủ, n hành uy chế th c hi n cơ chế m t cử , cơ chế m t cử i n thông t i cơ qu n hành chính nhà n ớc ở ph ơng; tổ chức b phận tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế "m t cửa" của Ủy n nhân dân huy n. 6. Giúp Ủy n nhân dân, Chủ t ch Ủy n nhân dân huy n tổ chức tiếp dân; th m m u cho U huy n phân công giải quyết khiếu n i, tố cáo, th c hi n công tác ph ng, chống th m nhũng, ãng phí trong ph m vi quản ý của V n ph ng Ủy n nhân dân huy n theo quy nh củ pháp uật và phân công 26
  33. của Chủ t ch Ủy n nhân dân huy n; 7. Bảo ảm các iều ki n àm vi c và tổ chức ph c v các ho t ng của H i ồng nhân dân, Th ng tr c H i ồng nhân dân huy n, Ủy n nhân dân, Chủ t ch và Phó Chủ t ch Ủy n nhân dân huy n. 8. Quản ý thống nhất vi c n hành, công ố v n ản của H i ồng nhân dân, Ủy n nhân dân và Chủ t ch Ủy n nhân dân huy n. 9. Giải quyết m t số công vi c c th khác do Chủ t ch, Phó Chủ t ch Ủy n nhân dân huy n giao. 2 1 3 3 cấu tổ chức của Văn phòn U D huy n c à tỉnh à Tĩnh 1. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có Chánh Văn phòng, không quá 02 Phó Chánh Văn phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật. . Chánh V n ph ng ch u trách nhi m tr ớc Ủy n nhân dân, Chủ t ch Ủy n nhân dân huy n và tr ớc pháp uật về vi c th c hi n chức n ng, nhi m v , quyền h n c gi o và toàn ho t ng củ V n ph ng. . Phó Chánh V n ph ng giúp Chánh V n ph ng ph trách và theo dõi m t số m t công tác; ch u trách nhi m tr ớc Chánh V n ph ng và tr ớc pháp luật về nhi m v c phân công. Khi Chánh V n ph ng vắng m t m t Phó Chánh V n ph ng c Chánh V n ph ng ủy nhi m iều hành các ho t ng củ Ph ng. c. Vi c bổ nhi m, iều ng, uân chuy n, khen th ởng, kỷ luật, miễn nhi m, từ chức, th c hi n chế , chính sách ối với Chánh V n ph ng, Phó Chánh V n ph ng do Chủ t ch Ủy n nhân dânhuy n quyết nh theo quy nh củ pháp uật. 2. i n chế: i n chế củ V n ph ng H i ồng nhân dân và Ủy ban nhân dân do Ủy n nhân dân huy n quyết nh trong tổng i n chế hành chính của huy n c UBND t nh giao hàng n m. 27
  34. 2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng U N huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.2.1. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND huyện ộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh - Các o i v n ản V n ph ng U huy n c Hà n hành Các hình thức v n ản hình thành trong quá trình ho t ng củ V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh thu c lo i “v n ản hành chính”, c th à quyết nh, ch th , thông áo, kế ho ch, ch ơng trình, ph ơng án, ề án, áo cáo, i n ản, t trình, công v n, i n, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy m i, giấy giới thi u, giấy ngh phép, giấy i ng, Theo áo cáo kết quả th c hi n nhi m v công tác v n th , n m 2017 ã n hành c 7835 v n ản, trong ó: + V n ản QPPL: 03 Quyết nh. + Quyết nh: 5050 v n ản. + Công v n: 1598 v n ản. + áo cáo: 43 + Ch th : 4 + V n ản khác : 1183 v n ản. Qua bảng số li u ta thấy V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh n hành nhiều lo i v n ản khác nh u và số ng khá ớn. Trong ó lo i v n ản n hành nhiều nhất à uyết nh và Công v n, o i v n ản ban hành ít nhất à Ch th , áo cáo. goài r c n n hành nhiều lo i v n ản khác nh : Kế ho ch, T trình, Giấy chứng nhận, - Th thức và kỹ thuật trình ày v n ản Th thức củ v n ản à toàn các thành phần cấu t o n n v n ản, ảm bảo cho các v n ản có hi u l c pháp ý và c sử d ng trong quá trình ho t ng củ cơ qu n. Vì vậy, khi n hành v n ản phải ảm bảo ầy ủ các thành phần th thức theo quy nh củ hà n ớc, nếu thiếu các thành 28
  35. phần th thức theo quy nh thì v n ản sẽ không có tính chính xác và hi u l c pháp ý. hìn chung các v n ản do V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh n hành ều áp d ng theo Thông t 01/2011/TT- V ngày 19/01/2011 của B N i v về vi c h ớng dẫn th thức và kỹ thuật trình ày v n ản hành chính, tuy nhi n có m t số v n ản c n s i th thức và kỹ thuật trình ày v n bản, ho c sai lỗi chính tả, hay nhầm n m n hành, c th hi n trong ví d sau: VD: Thông áo số 452 ngày 30 tháng 8 n m 2017 của UBND huy n L c Hà, t nh Hà T nh về th i gian ngh ngày ễ Quốc khánh 02/09 ở ph l c 5 sai ở chỗ th thức, sau từ c lập, T do ều phải cách: Lỗi sai: CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Sửa lỗi sai: CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc - Quy trình soạn thảo văn bản tại Văn phòng U N huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh uy trình xây d ng và n hành v n ản củ v n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh c th c hi n nh s u: ước 1. Chuẩn bị C n cứ tính chất, n i dung củ v n ản cần so n thảo, Chánh v n ph ng gi o cho cá nhân so n thảo, vi c phân công d tr n chức n ng, nhi m v , v trí vi c àm ước 2. Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định 29
  36. C n cứ vào m c ích củ v n ản và thông tin ã thu thập c so n thảo v n ản. So n thảo xong phải ki m tra về th thức, kỹ thuật trình ày theo quy nh hi n hành, ki m tra m c ích t c củ v n ản. ước 3. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt Bản thảo v n ản phải do ng i có thẩm quyền ký v n ản duy t. Trong tr ng h p d thảo ã c ph duy t, nếu thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung th m vào d thảo thì ơn v ho c cá nhân c giao nhi m v so n thảo v n ản phải trình ng i ã duy t d thảo xem xét, quyết nh vi c sửa chữa, bổ sung vào v n ản. ước 4. Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành Hoàn ch nh d thảo theo ý kiến củ Chánh v n ph ng (nếu có) và trình n ký chính thức; Cán b v n th chuy n trách củ V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh ki m tra th thức, ghi số, ngày, tháng, n m cho v n ản; hân ản theo số ng quy nh; óng dấu cơ qu n và các o i dấu khác(dấu mật, khẩn, ); àm thủ t c phát hành, chuy n phát và theo dõi vi c chuy n phát v n bản; u v n ản i. Thực trạng quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện ộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.2.2.1. Th c trạn quản lý văn bản ến Hàng n m,V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh nhận c khoảng 4000 v n ản ến tất cả các o i. V n ản ến c cán ph trách công tác v n th u vào sổ theo dõi và c chuy n ến các ph ng n chuy n môn theo úng quy nh củ pháp uật. Các v n ản ến c chuy n qu Chánh v n ph ng tr ớc khi phân phối cho các ơn v , cá nhân giải quyết. khi tiếp nhận, chuy n gi o v n ản c àn gi o, ký rõ ràng. 30
  37. Số ng v n ản ến củ V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh từ n m 2015 ến n m 2017 c thế hi n nh s u: m Số ng v n ản ến 2015 4132 2016 4007 2017 4231 h vậy, số ng v n ản trung ình hàng n m tr n 4000 v n ản, n m 2016 ít hơn so với các n m c n i. uy trình quản ý v n ản ến t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh c th c hi n qu các ớc sau: ước 1. Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến Tất cả các o i v n ản t i V n ph ng U từ các nguồn khác nh u ều phải tập trung t i v n th . Khi tiếp nhận v n ản ến, v n th xem nh nh ì v n ản, ki m tr phong ì xem có úng a ch không, c n nguy n vẹn không h y ã óc tr ớc. nếu không úng a ch phải trả cho nơi gửi, nếu b óc tr ớc phải lập i n ản có chữ ký củ ng i chuy n gi o v n ản. ước 2. Phân loại, bóc bì văn bản đến - Các ì v n ản ến c phân o i nh s u Lo i không óc ì: th ri ng, sách áo, ản tin, phong ì có ghi rõ t n ng i nhận, v n ản mật, v n ản củ ảng, oàn th . Lo i này c chuy n ng y ến cho ng i nhận. Lo i phải óc ì: các v n ản c n i c gửi cho V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh. - óc bì văn bản V n ản ến t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh có dấu “hỏa tốc”, “th ng khẩn”, “khẩn” cần c óc ì tr ớc. Khi óc ì không c àm rách v n ản, không àm mất a ch nơi 31
  38. gửi và dấu u i n. cần soát i ì xem ã ấy hết v n ản r ch , có sót gì không. V n th ối chiếu số, ký hi u, số ng v n ản ghi ngoài ì với các thành phần t ơng ứng củ v n ản lấy trong phong ì r và ối chiếu với phiếu gửi, có i m nào không khớp gửi l i hỏi cơ qu n gửi. ối với những v n bản không úng th thức, không có ngày tháng, thiếu trích yếu, không có chữ ký, không úng thẩm quyền, nhàu nát, phải gửi trả l i nơi gửi ề th c hi n úng quy nh. ước 3. Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến. Tất cả v n ản ến thu c di n ng ký t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh v n th phải óng dấu ến. Dấu ến c óng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống d ới sổ và ký hi u, trích yếu n i dung, ho c vào khoảng giấy trống d ới ngày, tháng, n m n hành. Dấu ến t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh có mẫu sau: Sổ ến ghi vào dấu ến phải khớp với số thứ t trong sổ ghi v n ản 32
  39. ến, ngày ến à ngày v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh nhận v n ản. ước 4. Đăng ký văn bản đến T i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh, ng ký v n bản ến ã áp d ng hình thức dùng sổ. V n ản ến c ng ký vào sổ ng y trong ngày ến. trong khi vào sổ, v n th V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh phải ảm bảo ghi rõ ràng, chính xác, ầy ủ, không viết út chì, tẩy xó , viết tắt những chữ không thông d ng. Phần ì của sổ ng ký v n ản ến t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh có mẫu nh s u: UBND HUYỆN LỘC HÀ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN ẢN ĐẾN Năm: Từ n ày: ến n ày Từ số: ến số Quy n số: - N i dung của sổ ng ký v n ản ến (Ph l c 1) 33
  40. ước 5. Trình và chuyển giao văn bản đến - Trình v n ản ến S u khi ng ký v n ản ến, v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh phải trình k p cho Chánh v n ph ng xem xét và cho ý kiến ch o giải quyết. V n ản ến có dấu ch mức khẩn phải c trình và chuy n gi o ng y s u khi nhận c. - S o v n ản ến Trong quá trình giải quyết v n ản ến t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh cần phải s o in v n ản ến ph c v giúp công vi c củ cơ qu n. S u khi có ý kiến ch o vi c giải quyết và s o v n ản củ Chánh v n ph ng ở phần chuy n tr n dấu ến, cán v n th V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh th c hi n vi c s o v n ản. S o v n ản t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh th ng áp d ng theo hình thức sao photocopy. - Chuy n gi o v n ản ến C n cứ vào ý kiến củ Chánh v n ph ng, V n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh chuy n gi o v n ản cho các ơn v ho c cá nhân giải quyết. Vi c chuy n gi o v n ản phải ảm ảo k p th i, chính xác, úng ối t ng, ch t chẽ và giữ gìn í mật n i dung v n ản, khi chuy n gi o ng i nhận phải ký nhận ầy ủ vào sổ chuy n gi o. C n cứ số ng v n ản ến hàng n m, V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh ập Sổ chuy n gi o v n ản ến. ước 6. Giải quyết và theo d i, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến V n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh có nhi m v tổng h p số i u áo cáo cho ng i gi o trách nhi m theo dõi ôn ốc vi c giải quyết v n ản ến. Trong quá trình khảo sát t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh, em nhận thấy tr ớc khi chuy n v n ản ến cho các ối t ng có i n 34
  41. quan, m t số tr ng h p cán v n th vẫn gấp s i v n ản, m t chữ ra phí ngoài àm n ngoài nhìn thấy rõ chữ, tình tr ng thất l c ì vẫn tồn t i. Cán v n th vẫn ch ập phiếu gửi ầy ủ theo dõi vi c chuy n phát v n ản i theo y u cầu củ ng i ký v n ản. 2.2.2.2. Th c trạn quản lý văn bản Vi c quản ý v n ản i củ V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh c th c hi n tr n sổ giấy; u ầy ủ tất cả các v n ản do cơ qu n n hành, óng dấu bản u ầy ủ, sắp xếp bản u theo thứ t n hành. uy trình quản ý v n ản i t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh th c hi n theo các ớc s u: ước 1. Kiểm tra thể thức, k thuật trình bày ghi sổ, ngày, tháng năm của văn bản - Ki m tr th thức, kỹ thuật trình ày v n ản Tr ớc khi phát hành v n ản i, v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh có trách nhi m ki m tr về th thức và kỹ thuật trình ày v n ản nhằm ảm ảo v n ản n hành úng quy nh củ hà n ớc, quy chế củ cơ qu n, không c n s i sót tr ớc khi ến ối t ng tiếp nhận và giải quyết v n ản. C n cứ vào những quy nh hi n hành, v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh ki m tr xem v n ản có ảm ảo các yếu tố về th thức h y không, kỹ thuật trình ày v n ản có úng theo quy nh không; nếu phát hi n s i sót thì áo cáo với ng i có trách nhi m sử chữ , ổ sung. hững v n ản không ảm ảo, s i sót về th thức, hình thức, kỹ thuật trình ày phải sử i tr ớc khi chuy n gi o ến ối t ng tiếp nhận và giải quyết v n ản. - Ghi số, ngày, tháng n m củ v n ản + Ghi số v n ản Tất cả v n ản củ V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh 35
  42. c ghi theo h thống số chung củ V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh do cán v n th thống nhất quản ý. V n ản quy ph m pháp uật c ánh số, ghi n m n hành và ký hi u củ từng o i v n ản. Các o i v n ản khác tuỳ theo khối ng v n ản i củ V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh ánh số chung theo từng o i v n ản. + Ghi ngày, tháng, n m n hành v n ản T i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh, v n ản c gửi ngày nào thì ghi ngày ấy, ngày tháng c ghi ở tr n ầu củ mỗi v n ản. gày tháng n m n hành v n ản quy ph m pháp uật và v n ản cá i t à ngày, tháng, n m v n ản c thông qu . ước 2. Đăng ký văn bản đi ng ký v n ản i à công vi c ắt u c phải th c hi n tr ớc khi chuy n gi o v n ản ến các ối t ng có i n qu n. T i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh, vi c th c hi n ng ký v n ản i c áp d ng theo hình thức truyền thống. - ng ký v n ản i ằng sổ: T i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh, quản ý v n ản i thì tất cả v n ản khi n hành ều c ng ký vào sổ ng ký v n bản i. + Phần ì sổ 36
  43. UBND HUYỆN LỘC HÀ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN ẢN ĐI Năm: Từ n ày: ến n ày Từ số: ến số Quy n số: + Phần ng ký v n ản i: (Ph l c 2) ước 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn - hân ản v n ản i T i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh, v n ản i c nhân ản theo úng số ng c xác nh ở phần “ ơi nhận” củ v n ản và úng th i gi n quy nh. - óng dấu v n ản i ấu c coi à tài sản c i t, V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh sử d ng con dấu nhằm khẳng nh giá tr pháp ý củ v n ản, ảm ảo thủ t c hành chính trong qu n h gi o d ch. + óng dấu cơ qu n n v n ản Tất cả các v n ản t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh tr ớc khi phát hành ều c óng dấu cơ qu n. Vi c óng dấu n v n ản nhằm khẳng nh giá tr pháp ý và tin cậy củ v n ản. 37
  44. Vi c óng dấu n v n ản t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh c tiến hành theo các quy nh hi n hành: V n th t t y óng dấu vào các v n ản, giấy t củ cơ qu n. Không gi o con dấu cho ng i khác khi ch c phép ằng v n ản củ ng i có thẩm quyền. ấu củ cơ qu n ch c phép óng vào các v n ản ã có chữ ký h p củ ng i có thẩm quyền. ấu óng vào v n ản phải rõ ràng, úng màu m c dấu theo quy nh chung củ nhà n ớc. ấu c óng trùm n khoảng 1/3 chữ ký về phí n trái. Vi c óng dấu n ph c k m theo v n ản chính do ng i ký v n ản chính quyết nh, dấu óng n tr ng ầu, trùm n m t phần t n cơ qu n. ấu giáp i c óng vào khoảng giữ mép phải củ v n ản ho c ph c v n ản, trùm n m t phần các t giấy; mỗi dấu óng tối 05 tr ng v n ản. + óng dấu mức khẩn, mật óng dấu ch mức Khẩn: V n ản c xác nh khẩn theo ốn mức s u: “Khẩn”, “Th ng khẩn”, “Hoả khẩn”, “Hoả tốc hẹn gi ”, vi c óng dấu ch các mức khẩn tr n v n ản do ơn v ho c cá nhân so n thảo v n ản ề xuất m c khẩn trình ng i ký v n ản quyết nh. ấu khẩn c óng d ới sổ, ký hi u ho c c óng d ới trích yếu n i dung ối với công v n. M c óng dấu khẩn dùng màu ỏ t ơi. óng dấu ch mức Mật: C n cứ vào nh m c í mật nhà n ớc ã c cấp có thẩm quyền quyết nh, khi so n thảo tài i u có n i dung í mật nhà n ớc, ng i so n thảo tài i u ề xuất mật củ từng tài i u; ng i duy t ký tài i u có trách 38
  45. nhi m quyết nh vi c óng dấu mật (Tuy t mật, Tối mật, Mật) và ph m vi u hành tài i u m ng í mật nhà n ớc. Cán v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh xử ý tài i u m ng í mật nhà n ớc ch u trách nhi m quản ý và óng dấu các o i con dấu “Tài i u thu hồi”, “Ch ng i có t n mới c óc ì” theo s ch o củ Chánh v n ph ng. ước 4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo d i việc chuyển phát văn bản đi Tất cả các v n ản do V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh àm r c gửi tới các ối t ng có i n qu n phải th c hi n theo nguy n tắc: “Chính xác, úng ối t ng và k p th i”. V n ản i c hoàn thành thủ t c phát hành và chuy n phát ng y trong ngày v n ản ó c ký. i ng v n ản quy ph m pháp uật có th phát hành s u 03 ngày, k từ ngày c thông qu . - àm thủ t c phát hành v n ản i + ch n ì: tránh thất c và tiết thông tin, tr ớc khi chuy n v n ản ến cho các ối t ng có i n qu n, v n ản t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh c trong ì cẩn thận. Phong ì gửi v n ản c àm ằng giấy ền, d i, ngoài nhìn không rõ chữ n trong, không ẩm ớt, rách, mủn. ch n ì thích h p tuỳ theo số ng và dày củ v n ản i. Kích th ớc tối thi u củ các o i ì thông d ng. Mẫu ì v n ản t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh gồm các yếu tố thông tin s u: ( Ph l c 6) + Trình ày ì và viết ì: Khi trình ày ì không viết tắt những từ không thông d ng, không xuống d ng tuỳ ti n, không dùng phong ì quá hẹp và giấy quá mỏng. 39
  46. + v n ản vào ì và dán ì Tuỳ theo số ng và dày củ v n ản i mà ch n cách gấp v n ản vào ì, khi gấp v n ản cần u ý m t giấy có chữ vào trong, không àm nhàu v n ản. - Chuy n phát v n ản i T i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh, chuy n gi o v n ản trong n i cơ qu n và tr c tiếp cho các cơ qu n thì ng ký vào sổ “Chuy n gi o v n ản i”. - Theo dõi vi c chuy n phát v n ản i V n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh có trách nhi m theo dõi vi c chuy n phát v n ản i. V n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh cần ập phiếu gửi theo dõi vi c chuy n phát v n ản i theo y u cầu củ ng i ký v n ản. Vi c xác nh những v n ản i cần ập phiếu gửi do cơ qu n ho c cá nhân so n thảo v n ản ề xuất, trình ng i ký v n ản quyết nh. ước 5. Lưu văn bản đi T i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh, mỗi v n ản i phải u h i ản: ản gốc u t i V n th và ản chính u trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công vi c. ản gốc u t i V n th V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh phải c óng dấu và sắp xếp theo thứ t ng ký. - ảo quản và ph c v kh i thác sử d ng ản u: Tuỳ theo số ng v n ản i củ V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh n hành mà tập u hình thành theo tháng, theo quý, theo n m. V n th V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh v n ản u vào t ì hồ sơ, ánh số t , viết m c l c, chứng từ kết thúc và viết ì tập u. V n th V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh có trách nhi m lập sổ theo dõi và ph c v k p th i y u cầu sử d ng bản u t i V n th theo 40
  47. quy nh củ pháp uật và quy nh c th củ V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh. Em nhận thấy t i V n ph ng U c Hà, t nh Hà T nh vi c quản ý v n ản i c th c hi n t ơng ối tốt. Tr ớc khi n hành v n ản i, cán b v n th ều kiềm tr ầy ủ về th thức và kỹ thuật trình ày v n ản không c n s i sót khi ến ối t ng tiếp nhận và giải quyết v n ản, nếu có s i sót cán v n th sẽ áo cáo với ng i có trách nhi m sữa chữa. 2.2.3 Thực trạng l p h sơ và nộp lưu h sơ, tài liệu vào lưu tr cơ quan Trong ho t ng củ mình, hàng n m V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh sản sinh ra rất nhiều lo i v n ản khác nh u và sử d ng tốt những nguồn tin trong v n ản ó thì v n ản phải quản ý ch t chẽ. Lập hồ sơ hi n hành và n p hồ sơ, tài i u vào u trữ cơ qu n có v trí qu n tr ng trong công tác v n th cũng nh trong công tác u trữ, à s kết thúc của công tác v n th và à tiền ề củ công tác u trữ. Lập hồ sơ công vi c à y u cầu cần thiết trong nghi p v công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh. 2.2.3.1. L p h s ập hồ sơ t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh c th c hi n qu các ớc s u: ước 1. Lập danh mục hồ sơ nh m c hồ sơ t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh c àm vào tháng cuối n m th c hi n từ ầu n m mới. Cán v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh có trách nhi m giúp Chánh v n ph ng ập v n ản d nh m c hồ sơ. uy trình ập d nh m c hồ sơ t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh c th hi n nh s u: - Xác nh o i d nh m c hồ sơ 41
  48. Tuỳ tình hình th c tế củ V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh mà xác nh ập d nh m c hồ sơ. - Xây d ng ề c ơng phân o i hồ sơ Mỗi vấn ề à m t ề m c ớn o gồm các vấn ề nhỏ. Mỗi hồ sơ có th o gồm cả vấn ề ho c từng ti u vấn ề. - kiến hồ sơ và t ti u ề hồ sơ Ti u ề d kiến phải phản ánh c n i dung hồ sơ, rõ ràng, ngắn g n, phản ánh ầy ủ các m t ho t ng củ V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh hình thành theo từng vấn ề, s vi c c th và phù h p với th c tế. - uy nh ký hi u hồ sơ Các ề m c ớn, nhỏ từng hồ sơ trong d nh m c ều phải có số, ký hi u xác nh v trí củ chúng, thuận ti n cho vi c tr cứu và sử d ng. H thống ký hi u này không cần quy nh cứng nhắn. i ng ký hi u hồ sơ phải quy nh ch t chẽ, h p ý, tránh trùng p và th ng có 2 phần: phần chữ và phần số. - Phân công ng i ập hồ sơ Trong d nh m c hồ sơ ghi rõ t n ng i ập hồ sơ nhằm giúp cho ng i ập hồ sơ iết c mình phải ập hồ sơ gì trong n m chủ ng công tác, ồng th i giúp cho ãnh o nắm c và quản ý công vi c củ cấp d ới. - Xác nh th i h n ảo quản hồ sơ Mỗi hồ sơ ghi rõ th i h n ảo quản tr ớc khi gi o n p vào phận u trữ cơ qu n ước 2. Mở hồ sơ Vào ầu n m, các cá nhân t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh c n cứ vào d nh m c hồ sơ xem mình c gi o trách nhi m ập o nhi u hồ sơ, những hồ sơ gì cần chuẩn ì hồ sơ, ghi số, ký hi u và ti u ề vào ì . Trong quá trình giải quyết công vi c nếu có vi c t xuất phải giải quyết thì cũng ấy ì hồ sơ mở th m hồ sơ mới và ổ sung t n hồ sơ ó vào ản d nh m c hồ sơ. 42
  49. Mỗi cá nhân khi giải quyết công vi c c gi o có trách nhi m mở hồ sơ về công vi c ó. Cách viết t n ti u ề hồ sơ cần ngắn g n, chính xác giới thi u thành phần và n i dung tài i u của hồ sơ, ti u ề hồ sơ . ước 3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Mỗi cá nhân trong V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh có trách nhi m thu thập, cập nhật tất cả v n ản, tài i u hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công vi c vào hồ sơ t ơng ứng ã mở, k cả tài i u ảnh, phim, ghi âm. Cần thu thập k p th i những v n ản, tài i u nh ài phát i u củ ãnh o, th m uận củ các i i u t i h i ngh , h i thảo, ảm ảo s toàn vẹn, ầy ủ củ hồ sơ, tránh thất c. ước 4. Kết thúc hồ sơ - Khi công vi c giải quyết xong thì hồ sơ c kết thúc, ng i ập hồ sơ có trách nhi m ki m tr mức ầy ủ củ v n ản, tài i u có trong hồ sơ, nếu thiếu cần ổ sung cho ủ. Xem xét o i r khỏi hồ sơ ản trùng, ản nháp, ản thảo nếu ã có ản chính, ản ch p v n ản, tài i u th m khảo xét thấy không cần phải u giữ. - Sắp xếp v n ản, tài i u trong hồ sơ ( sắp xếp theo thứ t th i gi n; sắp xếp theo số v n ản; sắp xếp theo quá trình giải quyết công vi c; sắp xếp theo vần chữ cái) - i n m c hồ sơ: nhằm giới thi u thành phần, n i dung và các yếu tố khác củ hồ sơ tr cứu, kh i thác c nh nh chóng, thuận i và t o iều ki n ảo quản hồ sơ c tốt. Vi c i n m c hồ sơ c tiến hành chính xác và ầy ủ. ới ây à ví d về vi c lập danh m c hồ sơ t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh: 43
  50. D vào ví d tr n cho thấy vi c mở hồ sơ t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh t ơng ối hoàn ch nh, phản ánh ầy ủ và úng các yếu tố, t n o i, tác giả, n i dung, th i h n bảo quản. 2.2.3.2. p l u h s tà l u vào l u tr c quan - Trách nhiệm đối với việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Văn phòng U N huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh + Trách nhi m củ Chánh v n ph ng Tổ chức th c hi n vi c ập hồ sơ và n p u hồ sơ, tài i u vào u trữ V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh. Ch o vi c h ớng dẫn, ki m tr vi c ập hồ sơ và n p u hồ sơ vào u trữ V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh. + Trách nhi m củ v n th Cuối n m ki m tr tình hình ập hồ sơ củ các cá nhân trong V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh, xác nh các hồ sơ ã kết thúc, h ớng dẫn hoàn ch nh hồ sơ n p u. Thống k hồ sơ, tài i u gi o n p vào M c c hồ sơ, tài i u n p u. 44
  51. àn gi o hồ sơ, tài i u cho u trữ cơ qu n. - Th i h n, thành phần hồ sơ, tài i u và thủ t c n p u V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh xây d ng chế n p u tài i u vào u trữ cơ qu n và tổ chức th c hi n thành nề nếp, th ng xuy n hàng n m. + Th i h n n p u hồ sơ, tài i u hồ sơ vào u trữ cơ qu n Trong th i h n 01 n m, k từ ngày công vi c kết thúc. Th i h n 03 tháng, k từ ngày công trình c quyết toán ối với hồ sơ, tài i u xây d ng cơ ản. + Thành phần hồ sơ, tài i u n p u vào u trữ cơ qu n hững hồ sơ, tài i u phải n p vào u trữ cơ qu n à những hồ sơ, tài i u c xác nh th i h n ảo quản từ 05 n m trở n. hững o i hồ sơ không phải n p vào u trữ cơ qu n à: Các hồ sơ nguy n tắc c dùng àm c n cứ theo dõi, giải quyết công vi c thu c trách nhi m của mỗi cá nhân, c cá nhận giữ và có th t lo i hủy khi v n ản ã hết hi u l c thi hành. Hồ sơ về những công vi c ch giải quyết xong Hồ sơ phối h p giải quyết công vi c Các v n ản, tài i u gửi biết, tham khảo. + Thủ t c n p u Khi n p hồ sơ, cán sắp xếp hồ sơ theo m c c hồ sơ n p u, s u ó cán v n th ối chiếu hồ sơ, th c tế với ản m c c n p u, ki m tr , xem xét từng hồ sơ, những hồ sơ ch t y u cầu phải ề ngh cá nhân sữ chữ , hoàn ch nh. Khi gi o n p hồ sơ, tài i u ơn v cầnphải lập 02 bản M c l c hồ sơ, tài i u n p u và 02 ản i n ản àn gi o tài i u. u trữ V n ph ng UBND huy n c Hà, t nh Hà T nh và n gi o tài i u mỗi n mỗi lo i m t bản. 45
  52. g i gi o và nhận cần ký, nhận, ghi rõ h t n vào ản M c c hồ sơ, tài i u n p u và i n ản gi o nhận hồ sơ, tài i u. m 2014, huy n ã ố trí c kho u trữ với di n tích 50m2 và ch nh ý tài i u t i m t số ph ng n và ã th c hi n vi c giao n p vào kho u trữ huy n. Tuy nhi n, hi n nay công tác ập hồ sơ, n p u hồ sơ t i V n ph ng UBND huy n L c Hà, t nh Hà T nh c n ch úng quy trình. Theo quy nh, t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh, n p u hồ sơ, tài i u hồ sơ vào u trữ cơ qu n có th i h n à 1 n m những tr n th c tế, m t số hồ sơ, tài i u hồ sơ vẫn c n n p u quá th i h n. M t số hồ sơ, tài i u hồ sơ không phải n p u vào cơ qu n nh hồ sơ về những công vi c ch giải quyết xong, hồ sơ phối h p giải quyết công vi c, các v n ản, tài i u gửi biết, tham khảo những cán v n th vẫn n p u vào. 2.2.4 uản lý và sử dụng con dấu ối với U huy n c Hà, t nh Hà T nh, con dấu ống v i tr hết sức qu n tr ng, “Con dấu th hi n v trí pháp ý và khẳng nh giá tr pháp ý ối với các v n ản, giấy t củ cơ qu n, tổ chức và các chức d nh nhà n ớc”. - Quản lý con dấu Chánh V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh ch u trách nhi m quản ý, sử d ng, bảo quản con dấu của UBND huy n và con dấu của cơ qu n. Các con dấu phải c t i tr sở củ V n ph ng U huy n và Chánh V n ph ng gi o cho cán v n th u trữ và óng dấu, vi c bảo quản và sử d ng con dấu phải ch t chẽ và tuân theo quy nh. Khi nét dấu b m n ho c biến d ng, cán , công chức, vi n chức v n th phải áo cáo ng i ứng ầu cơ qu n àm thủ t c ổi con dấu. Tr ng h p con dấu b mất, ng i ứng ầu cơ qu n, tổ chức phải áo cáo cơ qu n công n, nơi xảy ra mất con dấu, lập i n ản. 46
  53. - Sử dụng con dấu Ch óng dấu vào các v n ản khi các v n ản úng hình thức, th thức và có chữ ký củ ng i có thẩm quyền. Không c óng dấu trong các tr ng h p s u: óng dấu vào giấy không có n i dung, óng dấu tr ớc khi ký, óng dấu sẵn tr n giấy trắng ho c óng dấu n các v n ản có chữ ký củ ng i không có thẩm quyền. - ảo quản con dấu ấu phải t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh. ấu phải gi o cho m t cán v n th ủ tin cậy giữ và óng dấu, khi vắng phải gi o i cho ng i khác theo y u cầu củ Chánh v n ph ng. Không c sử d ng vật cứng c rử dấu, khi c rử dấu có th ngâm dấu vào x ng và dùng chổi ông rử . - Trách nhiệm của cán bộ văn thư tại Văn phòng U N huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh về quản lý và sử dụng con dấu: Bảo quản ch t chẽ, không gi o con dấu cho ng i khác khi ch c phép ằng v n bản củ ng i có thẩm quyền. Phải t t y óng dấu vào các v n ản, tài i u củ cơ qu n ơn v . Ch c óng dấu vào những v n ản tài i u s u khi ã có chữ ký củ ng i có thẩm quyền ký v n ản. Không c óng dấu không ch . * Tiểu kết Ch ơng này ã n u r c th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng UBND huy n L c Hà, t nh Hà T nh o gồm: th c tr ng so n thảo và n hành v n ản, th c tr ng quản ý v n ản ến, th c tr ng lập hồ sơ, n p u hồ sơ, tài i u vào u trữ cơ qu n, th c tr ng quản ý và sử d ng con dấu. Mỗi th c tr ng ều có những u i m và h n chế nhất nh, iều ó 47
  54. c th hi n ở ch ơng 3 và àm cơ sở r các giải pháp nâng c o hi u quả công tác v n th . Từ th c tr ng tr n cho thấy, công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh c th c hi n t ơng ối tốt, tuy nhi n vẫn c n m t số h n chế, từ ó cần phải có các giải pháp h p ý nâng c o chất ng công tác v n th . 48
  55. CHƯ NG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG UBND HUYỆN LỘC HÀ – TỈNH HÀ TĨNH 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng U N huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 3.1.1. Ưu iểm Trong những n m gần ây, công tác v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh uôn c ãnh o qu n tâm, ch o và ã t c những kết quả c o. Cán v n th à những cán có trình chuy n môn c o, phẩm chất o ức tốt, vì vậy công tác v n th cũng c ảm ảo th c hi n ầy ủ, chính xác, th c hi n t ơng ối tốt những nhi m v củ mình, uôn ảm ảo c các y u cầu mà cấp tr n ề r . Khi so n thảo và n hành v n ản, cán b v n th ều ki m tr ầy ủ th thức tránh s i sót tr ớc khi trình n Chánh v n ph ng. Tr ớc khi n hành v n ản, cán v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh ki m soát ch t chẽ n n chất ng v n ản khi n hành khá tốt. Cán , công chức t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh ã nắm vững c y u cầu c th củ từng v n ản trong vi c so n thảo v n ản theo các nh v c chuy n môn củ mình và hi u rõ c v i tr của nghi p v công tác v n th . Công tác quản ý v n ản i, v n ản ến c th c hi n tốt úng với quy nh củ hà n ớc. Các công v n ến c phận v n th th c hi n nh nh chóng, k p th i theo quy nh. Khi tiếp nhận v n ản ến, cán v n th ki m tr ầy ủ xem úng a ch không, nguy n vẹn h y ã óc tr ớc, nếu không úng a ch cán 49
  56. v n th sẽ trả cho nơi gửi, nếu công v n ã óc tr ớc cán v n th sẽ lập i n ản có chữ ký củ ng i chuy n gi o v n ản. Tất cả các v n ản ến ều c cán v n th óng dấu ến, ghi sổ ến và ngày ến. Vi c quản ý v n ản i t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh c th c hi n t ơng ối tốt. Tr ớc khi n hành v n ản i, cán v n th ều kiềm tr ầy ủ về th thức và kỹ thuật trình ày v n ản không c n s i sót khi ến ối t ng tiếp nhận và giải quyết v n ản, nếu có s i sót cán v n th sẽ áo cáo với ng i có trách nhi m sữa chữa. Các o i v n ản t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh c sắp xếp t ơng ối kho h c, t o iều ki n thuận i cho vi c tìm kiếm tài i u. Các v n ản t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh ều ảm ảo các thành phần th thức theo quy nh t i Thông t số 01/2011/TT – V ngày 19 tháng 01 n m 2011 củ B tr ởng i v về h ớng dẫn th thức và kỹ thuật trình ày v n ản hành chính. T i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh, vi c sử d ng và quản ý con dấu uôn tuân thủ các quy nh củ hà n ớc. ấu c phận v n th u chùi s ch sẽ và ảo quản cẩn thận. 3.1.2. Nhược iểm Về cơ sở vật chất, trang thiết b t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh hi n n y ch th c s ảm bảo. H thống máy phô tô ã cũ, hỏng. H thống máy in, máy hủy, máy f x tài i u c n thiếu gây khó kh n cho vi c hoàn thành công vi c úng th i h n và ảm bảo chất ng công vi c. c bi t vi c thiếu phần mềm quản ý v n ản à m t trong những trở ng i lớn gây khó kh n cho vi c ki m soát v n ản i - ến dẫn tới vi c Chánh v n ph ng khó ki m soát công tác này trong khi i công tác x . T i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh vẫn c n xảy ra hi n t ng s i sót về hình thức khi th c hi n các quy nh, quy trình nghi p v 50
  57. công tác v n th dù các quy nh, quy trình c ề r khá ầy ủ, chính xác, m t số v n ản khi so n thảo c n s i ỗi chính tả, m t số v n ản nhầm n m n hành, m t số tr ng h p v n ản ch c trình n Chánh v n ph ng ã trình n ng i có thẩm quyền ký. Công tác ập hồ sơ, n p u hồ sơ c n ch úng quy trình. Theo quy nh, t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh, n p u hồ sơ, tài li u hồ sơ vào u trữ cơ qu n có th i h n à 1 n m những tr n th c tế, m t số hồ sơ, tài i u hồ sơ vẫn c n n p u quá th i h n. M t số hồ sơ, tài li u hồ sơ không phải n p u vào cơ qu n nh hồ sơ về những công vi c ch giải quyết xong, hồ sơ phối h p giải quyết công vi c, các v n ản, tài i u gửi biết, tham khảo những cán v n th vẫn n p u vào. Bảo quản và sử d ng con dấu ôi khi vẫn c n ch ch t chẽ, vẫn c n hi n t ng cán v n th óng dấu xong qu n cất con dấu vào tủ, óng dấu b m và không úng v trí. Theo quy nh, cán v n th phải t t y óng dấu vào các v n ản, tài i u củ cơ qu n nh ng trong m t số tr ng h p nhiều vi c, cán v n th vẫn cho cán , công chức khác óng dấu. V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh ã có s phân công nhi m v trong công tác v n th nh ng ch rõ ràng, ch c quy nh c th bằng v n ản. V n th củ V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh hi n c n ki m nhi m nhiều mảng công vi c khác nh u, nh vậy sẽ không ảm bảo quản ý công tác quản ý v n ản và ập hồ sơ m t cách sát sao nhất. Cán v n th ngoài công tác v n th c n phải ki m th m m t số công vi c nh : Tr c i n tho i, mua sắm v n ph ng phẩm cho các ph ng n n n ôi khi vi c chuy n giao, giải quyết công v n, tài i u c n chậm trễ, thiếu sót. Vào ngày ầu tuần ho c sau những ngày ễ, khối ng v n ản gửi ến t ng n àm cho phận quản ý v n ản xử ý không k p. Khi ng ký v n ản i, v n ản ến cán v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh ôi khi vẫn ch ghi ầy ủ, chính xác 51
  58. những n i dung có trong phần ng ký v n ản i, v n ản ến. tránh tiết thông tin, tr ớc khi chuy n v n ản ến cho các ối t ng có i n qu n, v n ản t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh phải c trong ì cẩn thận, n ngoài nhìn không rõ chữ n trong, không ẩm ớt, rách, mủn, tuy nhi n, m t số tr ng h p cán v n th vẫn gấp s i v n ản, m t chữ r phí ngoài àm n ngoài nhìn thấy rõ chữ, tình tr ng thất l c ì vẫn tồn t i. Cán v n th vẫn ch ập phiếu gửi ầy ủ theo dõi vi c chuy n phát v n ản i theo y u cầu củ ng i ký v n ản. Về m t nhân s àm công tác v n th hi n nay vẫn ch ảm bảo. Cán v n th củ V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh có trình chuy n môn nh ng ch th ng xuy n c th m gi các ớp tập huấn nâng c o chuy n môn nghi p v và những quy nh mới nhất củ hà n ớc. 1 Nguyên nhân Nguồn kinh phí ầu t cho cơ sở vật chất c n h n chế, dẫn ến tình tr ng cơ sở vật chất l c hậu, cũ kỹ, ch áp ứng c y u cầu củ công vi c và y u cầu củ ổi mới. Môi tr ng àm vi c c n ch thoải mái, tình tr ng h i cán ngồi m t àn àm vi c c n xảy r , ch có chế khen th ởng – kỹ luật h p ý. Trình , nhận thức củ cán , công chức trong ho t ng công tác v n th c n thấp , ít c ào t o về chuy n môn, nghi p v n n th ng mắc những s i sót trong công tác so n thảo, n hành v n ản và ập hồ sơ. H thống v n ản quy nh, h ớng dẫn về nghi p v công tác v n th c n ch c cán , công chức áp d ng theo. 52
  59. 3.2. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng U N huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 3.2.1. Nâng cao trách nhiệm của lãnh ạo về công tác văn thư 3.2.1.1. Mục ch công tác v n th hi u quả hơn thì V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh cần nâng c o trách nhi m củ ãnh o. 3.2.1.2. N i dung ãnh o cần t ng c ng công tác quản ý, ki m tr , giám sát th ng xuy n ối với ho t ng công tác v n th củ V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh. ãnh o cần t o ra mối quan h tốt, qu n tâm, ng vi n, giúp ỡ V n ph ng và các nhân vi n, ồng th i t o iều ki n về vật chất, ầu t , ổ sung các tr ng thiết b máy móc cần thiết và hi n i cán , công chức có th phát huy hết khả n ng củ mình, c bi t cần có những chính sách Khen th ởng – Kỷ luật về công tác v n th k p th i. 3.2.1.3. Đ ều ki n th c hi n Toàn ãnh o t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh cần phải th m gi vào vi c nâng c o trách nhi m về công tác v n th . 3.2.2. Nâng cao trình ộ nh n thức của cán bộ, công chức trong hoạt ộng công tác văn thư 3.2.2.1. Mục ch M t trong những giải pháp công tác v n th c hoàn thi n và hi u quả hơn à cần phải nâng c o trình , nhận thức củ cán , công chức, vi n chức trong công tác v n th . 3.2.2.2. N i dung Công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh ều do cán v n th ph trách, chính vì vậy m t số cán , công chức khác ã không tuân thủ các quy tắc, nguy n tắc trong vi c so n thảo n hành v n 53
  60. bản, bảo v tài sản, máy móc ph c v công tác v n th . Cho n n cùng với cán b V n th thì các cán , công chức khác t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh cũng cần phải r n uy n những kỹ n ng, phẩm chất cần có m t ng i àm v n ph ng. Cán , công chức cần phải th ng xuy n nghi n cứu, th ng xuy n cập nhật v n ản quy ph m pháp uật mới về công tác V n th ; r n uy n cho mình những kỹ n ng cần thiết ảm bảo th c hi n tốt các y u cầu củ công tác v n th , ó à kỹ n ng sử d ng thành th o máy vi tính, kỹ n ng sử d ng các ph ơng ti n kỹ thuật v n ph ng hi n i; kỹ n ng gi o tiếp, ứng xử; r n luy n phong cách àm vi c nhanh nhẹn, chính xác, phẩm chất o ức chính tr , tinh thần trách nhi m ối với công vi c. 3.2.2.3. Đ ều ki n th c hi n Toàn cán , công chức, vi n chức t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh ều phải th m gi vào vi c nâng c o trình , nhận thức trong ho t ng công tác v n th . 3.2.3. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy ịnh, hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư 3.2.3.1. Mục ch công tác v n th i vào nề nếp, chất ng hi u quả cao trong th i gian tới, V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh cần hoàn thi n h thống v n ản quy nh, h ớng dẫn về nghi p v công tác v n th . 3.2.3.2. N i dung hoàn thi n h thống v n ản quy nh, h ớng dẫn về nghi p v công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh cần ban hành các v n ản quy nh về những vấn ề sau: n hành uy chế V n th nhằm chuẩn hó và thống nhất quy trình và trách nhi m của từng b phận, từng cá nhân trong v n ph ng ối với công tác V n th . Thông qu quy chế này, mỗi cán , công chức, vi n chức sẽ nắm 54
  61. c những công vi c mình cần phải àm, quy trình giải quyết công vi c m t cách c th , chính xác và rõ ràng nhất. u ó ãnh o sẽ nắm bắt và ki m soát c tình hình th c hi n công vi c của cấp d ới ã ảm bảo úng chức n ng, nhi m v h y ch . V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh cần phải có v n ản quy nh về quy trình quản ý v n ản. Tr ớc hết, n n n hành quy nh về vi c gi o trách nhi m theo dõi, giải quyết v n ản có úng th i h n hay không tránh tình tr ng giải quyết chậm ho c giải quyết s i gây ảnh h ởng ến hi u quả ho t ng củ cơ qu n. goài r , V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh n n nghi n cứu, h ớng dẫn và n hành v n ản về quy trình so n thảo và n hành v n bản. Cán v n th cần ng ký ầy ủ thông tin củ V n ản vào sổ ng ký và nhập thông tin tr n máy tính t o thuận l i cho vi c tr tìm v n ản c diễn ra dễ dàng. 3.2.3.3. Đ ều ki n th c hi n - Nguồn lực: + Cán , công chức, vi n chức phải chấp hành nghi m túc các quy nh trong các v n ản n hành về quy trình so n thảo và n hành v n ản. + Cán v n th phải th c hi n úng theo v n ản n hành về quy chế v n th . - Vật l c: + V n ph ng U cần phải trích nguồn kinh phí ph c v cho vi c hoàn thi n h thống v n ản quy nh, h ớng dẫn về nghi p v công tác v n th . 3.2.4. Đầu tư cơ sở v t chất 3.2.4.1. Mục ch gày n y, công tác v n th óng v i tr rất quan tr ng trong các cơ quan tổ chức. M t cơ qu n, tổ chức muốn ho t ng tốt thì công tác v n th 55
  62. phải tốt. Chính vì vậy, V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh cần ầu t vào cơ sở vật chất công tác v n th c th c hi n tốt và hi u quả. 3.2.4.2. N i dung V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh cần phải bổ sung h thống máy in, máy hủy tài i u, trang b ủ àn, ghế, tủ, máy tính, i n tho i, máy f x, máy photo coppy, giá k , h p, c p, ì hồ sơ theo úng ti u chuẩn củ ngành v n th , u trữ t o i n ki n thuận l i cho công tác quản ý v n bản và ập hồ sơ. V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh cần phải k p th i sửa chữ máy móc h hỏng, nhất à máy photocopy, cần thiết n n mu sắm những máy hi n i, có chất ng c o. ồng th i, y u cầu n cung cấp phải h ớng dẫn c th cách sử d ng cho cán công chức. V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh cần kiến ngh n cấp tr n có kế ho ch c th hỗ tr xây d ng Kho u trữ chuy n d ng ủ iều ki n các tr ng thiết b , vật d ng bảo quản tài i u n toàn và dễ dàng tr cứu sử d ng nhằm ph c v công tác V n th t hi u quả hơn. Hàng n m, V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh n n dành m t khoản kinh phí phù h p ầu t cho công tác ch nh ý, sắp xếp tài i u; giải quyết ầy ủ chế về ph cấp trách nhi m, c h i, chính sách cho cán b v n th chuy n trách, ki m nhi m. S qu n tâm, ng vi n về tinh thần và nâng c o i sống củ ãnh o ối với cán v n th sẽ góp phần t o iều ki n những cán v n th th m y u nghề và gắn ó âu dài với công tác v n th . 3.2.4.3. Đ ều ki n th c hi n - Nguồn l c: Cán , công chức, vi n chức t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh phải th m gi vào vi c bảo quản, giữ gìn cơ sở vật chất t i cơ quan. - Vật l c: Nguồn kinh phí phải ủ trang b ầy ủ các cơ sở vật chất 56
  63. ph c v công tác v n th và k p th i sữa chữ khi các thiết b , ồ dùng h hỏng. 3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt ộng của văn phòng 3.2.5.1. Mục ch Trong th i i phát tri n nh nh chóng củ iều ki n khoa h c, kỹ thuật và công ngh thông tin nh hi n n y thì V n ph ng cần phải ứng d ng nhanh những thành t u mà nó m ng i vào quá trình ho t ng củ cơ qu n,nhằm nâng c o hi u quả, chất ng công vi c ồng th i tiết ki m tối nhân c và vật l c. 3.2.5.2. N i dung V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh cũng cần phải tiến hành ào t o tin h c cho cán công chức, t o khả n ng tiếp cận và sử d ng công ngh mới trong công vi c, nhằm áp ứng cao về hi u quả và chất ng công vi c. Cần phải ầu t phần mềm chuy n d ng quản ý v n ản ến, v n ản i, lập hồ sơ t ng hi u suất quản ý và hi u quả công vi c. 3.2.5.3. Đ ều ki n th c hi n - Vật l c: V n ph ng xin U huy n L c Hà kinh phí ầu t cho cán , công chức h c th m tin, kinh phí mu th m các máy tính cần thiết. 3.2.6. B i dưỡng về nghiệp vụ công tác văn thư cho cán bộ, công chức tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà 3.2.6.1. Mục ch Bồi d ỡng về nghi p v công tác v n th cho cán , công chức t i V n ph ng U huy n L c Hà nâng c o hi u quả công tác v n th . 3.2.6.2. N i dung Tổ chức các uổi thảo luận, tr o ổi kinh nghi m về các chủ ề i n qu n ến nghi p v công tác v n th . ây à cơ h i rất tốt cho các cán , công chức t i V n ph ng U D huy n L c Hà có th hi u hơn về các nghi p v công tác v n th . 57
  64. M i các giảng vi n giỏi về môn công tác v n th về giảng cho cán , công chức t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh về các nghi p v v n th . T ng c ng m t số ho t ng phát tri n ngành v n th nh : Tổ chức h i thi cán v n th giỏi các cấp; tổng kết công tác v n th hằng n m, mở r ng thông tin về ý ngh , tầm quan tr ng củ công tác v n th ến toàn th cán , công chức. Th ng xuy n tổ chức các ớp tấp huấn cán , công chức tham gia nhằm nâng c o chuy n môn nghi p v công tác v n ph ng 3.2.6.3. Đ ều ki n th c hi n - Nguồn l c: Cán , công chức cần phải th m gi vào các uổi thảo luận, các uổi h c, ào t o về nghi p v v n th . - Vật l c: Nguồn kinh phí m i giảng vi n về d y, tổ chức các uổi thảo luận, các cu c thi. 3.2.7. Kiểm tra, ánh giá, khen thưởng và ử lý vi phạm về công tác văn thư 3.2.7.1. Mục ch Ki m tr , ánh giá, khen th ởng và xử ý vi ph m về công tác v n th sẽ t o ng l c cho cán , công chức t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh àm vi c hi u quả hơn. 3.2.7.2. N i dung vi c ki m tr , ánh giá, khen th ởng và xử ý vi ph m về công tác v n th tốt ãnh o V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh cần t o m i iều ki n vật chất, ầu t những trang thiết b cần thiết và hi n i ki m tr và ánh giá, từ ó khen th ởng cán , công chức có th phát huy hết khả n ng củ mình. ãnh o cũng th ng xuy n phải ng vi n khích tinh thần àm vi c củ cán , công chức trong V n ph ng, c bi t à cán v n th . 58
  65. ối với những tr ng h p i mu n về sớm không chấp hành n i quy thì cần có những bi n pháp kỷ luật nghi m minh. V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh cần có những chính sách Khen th ởng - Kỷ luật úng ng i, úng vi c phát huy tính c nh tranh, t o ng l c àm vi c cho cán b , nhân vi n. 3.2.7.3. Đ ều ki n th c hi n - Nguồn l c: Cán , công chức cần phải th m gi vào các chính sách V n ph ng ề ra. - Vật l c: Nguồn kinh phí ầu t th c hi n chế khen th ởng – kỷ luật h p ý. * Tiểu kết Bất k cơ qu n h y tổ chức nào, dù àm vi c ở nh v c nào h y nữa ều có những u i m h n chế nhất nh trong nghi p v công tác v n th . Chính vì vậy cần phải có các giải pháp nâng c o hi u quả công tác v n th , t o s chuy n nghi p trong cơ qu n và ho t ng ngày càng tốt hơn nữa. Trong ch ơng này em ã ánh giá th c tr ng củ công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh gồm những u i m, h n chế và nguy n nhân. Từ những vấn ề này em ã r các giải pháp, o gồm: ầu t cơ sở vật chất; nâng c o trình , nhận thức củ cán , công chức trong ho t ng công tác v n th ; hoàn thi n h thống v n ản quy nh, h ớng dẫn về nghi p v công tác v n th ; ứng d ng công ngh thông tin vào ho t ng củ v n ph ng và ồi d ỡng về nghi p v công tác v n th cho các b , công chức. Các giải pháp tr n ều có mối i n h với nh u và cần phải th c hi n ồng b tất cả các giải pháp mang l i hi u quả cho công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh. 59
  66. PHẦN KẾT LUẬN Công tác v n th à ho t ng óng v i tr hết sức quan tr ng của mỗi cơ qu n, tổ chức. Công tác v n th c th c hi n hi u quả sẽ ảm bảo cung cấp ầy ủ thông tin, góp phần nâng c o n ng suất àm vi c cho cơ qu n, tổ chức. uá trình khảo sát t i V n ph ng U huy n L c Hà – t nh Hà T nh ã t o iều ki n cho em nghi n cứu và nắm bắt kiến thức th c tế về công tác V n th nhằm củng cố kiến thức ã c trang b từ nhà tr ng và t o iều ki n hoàn thành ài khó uận này. Tr n cơ sở ý thuyết và phân tích th c tế cho thấy, t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh vẫn c n tồn t i nhiền h n chế trong công tác V n th và cần phải c hoàn thi n. ù vẫn c n những h n chế khó tránh khỏi, nh ng iều này hoàn toàn có th khắc ph c c nh công tác tổ chức t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh h p ý, i ngũ cán có n ng c, chuy n môn, h thống trang thiết b máy móc, công ngh hi n i. Tuy nhi n do th i gian, kiến thức c n rất nhiều h n chế, kinh nghi m về th c tế tích uỹ c n rất ít, các thông tin và số li u cần thiết b h n chế, không thu thập c ầy ủ, vì vậy ài khó uận tốt nghi p của em không th tránh khỏi những thiếu sót nhất nh. Rất mong s ch bảo từ phí nh ch trong V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh, c bi t à các thầy, cô giáo khoa Quản tr v n ph ng ài khó uận của em c hoàn thi n hơn. m xin chân thành cảm ơn! 60
  67. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I. Hệ thống văn bản pháp luật hiện hành 1. Ngh nh số 110/2004/ -CP ngày 08 tháng 4 n m 2004 củ Chính phủ về ôn t c văn th . 2. Ngh nh số 09/2010/ -CP ngày 08 tháng 02 n m 2010 củ Chính phủ về vi c sửa ổi, bổ sung m t số ều của Nghị ịnh số 110/2004/ Đ-CP n ày 08 th n 4 năm 2004 của h nh phủ về côn t c văn th . 3. Thông t 01/2011/TT- V ngày 19/01/2011 của B N i v về vi c h ớng dẫn th thức và kỹ thuật trình ày v n ản hành chính. 4. Thông t số 07/2012/TT- V ngày 22 tháng 11 n m 2012 của B N i v về vi c h ớng dẫn quản lý văn bản, l p h s và n p l u h s tà li u vào l u tr c quan. II. Hệ thống sách 5. PGS.TS. Tri u V n C ng (2016), G o trình văn th hà xuất bản o ng, Hà i. 6. PGS. GƯT. V ơng ình uyền (2005), ý lu n và ph n ph p côn t c văn th hà xuất bản i h c Quốc gi Hà i. 7. TS. u Kiếm Th nh, ThS. ùi Xuân , C . ình Chúc (2009), ành ch nh văn phòn tron c quan nhà n ớc, hà xuất bản Khoa h c và Kỹ thuật, Hà i. 8. TS. u Kiếm Thanh Chủ i n, ThS. Vũ V n Thành, TS. guyễn V n Hậu, ThS. Nguyễn Tr ng i n, ThS. Hoàng Xuân Tuyền (2009), Văn phòn văn th và l u tr tron c quan nhà n ớc, hà xuất bản Khoa h c và Kỹ thuật, Hà i. 9. PGS. TSKH. Nguyễn V n Thâm (1999), So n thảo và xử ý v n ản quản ý nhà n ớc, hà xuất bản Chính tr quốc gia. 10. Vũ T ơi (2016), Cẩm nan côn t c văn th l u tr tron c c c 61
  68. quan n vị, doanh nghi p, hà xuất bản Thế giới. III. Tài liệu tham khảo, các đề tài nghiên cứu khoa học 11. Hoàng Th Bay (2017), Tổ chức côn t c văn th l u tr tạ Văn phòn Đ D U D huy n Trùn Kh nh tỉnh Cao Bằng, Tr ng i h c N i v Hà i. 12. ùi Th Mến (2008), Tiếp tục hoàn th n côn t c văn th l u tr tạ tr ờn ao ẳng số 3 – B Quốc phòn tr ng i h c dân ập Hải Ph ng. 13. Nguyễn Th uy n (2016), ân cao h u quả quản lý côn t c văn th tạ Văn phòn ục kinh tế hợp t c và Ph t tr ển nôn thôn – B nôn nghi p và Ph t tr ển nôn thôn Tr ng i h c N i v Hà i. 14. Trần Th Thúy (2012), Th c trạn và b n ph p hoàn thi n côn t c văn th l u tr tạ X n h p sửa ch a tàu 81. 15. Ph m Th Trúc (2003), ôn t c văn th – l u tr tạ ã ình Thạnh Đôn huy n Phú Tân Th c trạn và ả ph p Tr ng Chính tr Tôn ức Thắng. 16. o c o côn t c văn th l u tr năm 2017 của UBND huy n L c Hà. 17. o c o kết quả và t chấm ểm th ua năm 2017 của UBND huy n L c Hà. 18. o c o tình hình t n n tà l u năm 2017 của UBND huy n L c Hà. IV. Trang thông tin điện tử, tạp chí 19. 62
  69. PHỤ LỤC Phụ lục 1 Nội dung của sổ đăng ký văn bản đến Số Nơi Người Số Ngày Nơi Ngày Trích Ghi STT ký lưu ký đến nhận gửi ký yếu chú hiệu trữ nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Cách ng ký v n ản ến: + C t 1: Ghi số thứ t ến củ v n ản + C t 2: Ghi số ến + C t 3: Ghi ngày nhận + C t 4: Ghi nơi gửi ến + C t 5: Ghi số ký hi u + C t 6: Ghi ngày ký củ v n ản + C t 7: Ghi trích yếu + Côt 8: Ghi nơi u trữ củ v n ản + C t 9: Ghi ng i ký nhận + C t 10: Ghi chú thông tin khác
  70. Phụ lục 2 Nội dung sổ đăng ký văn bản đi Số, ký Ngày Trích Người Nơi Số bản Số tờ Ghi hiệu ký yếu ký nhận chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Cách ghi ng ký v n ản i: + C t 1: Ghi số, ký hi u v n ản i + C t 2: Ghi ngày ký v n ản + C t 3: Ghi trích yếu + C t 4: Ghi ng i ký + C t 5: Ghi nơi nhận + C t 6: Ghi số bản + C t 7: Ghi số t + Côt 8: Ghi chú
  71. Phụ lục 3 Danh mục hồ sơ
  72. Phụ lục 4 Sơ đồ bộ máy tổ chức
  73. Phụ lục 5 Văn bản ban hành bị lỗi
  74. Phụ lục 6 Mẫu bì Ghi chú: (1) T n cơ qu n, tổ chức gửi v n ản; (2) ch củ cơ qu n, tổ chức; (3) Số i n tho i, số Fax; (4) Ghi t n số, ký hi u các v n ản có trong phong ì; (5) Ghi t n cơ qu n, tổ chức ho c ơn v nhận v n ản; (6) ch củ cơ qu n, tổ chức ho c ơn v nhận v n ản
  75. Phụ lục 6 Một số văn bản đã được ban hành
  76. Phụ lục 8 Một số hình ảnh tại Văn phòng U N huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh Hình 1. Kho lưu trữ
  77. Hình 2. Máy photo
  78. Hình 3. Nội quy