›

Khóa luận Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam

pdf 141 trang thiennha21 23/04/2022 5681
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_ke_toan_nguyen_vat_lieu_tai_cong_ty_tnhh_bakehouse.pdf

Nội dung text: Khóa luận Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam

  1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH BAKEHOUSE VIỆT NAM Ngành:KẾ TOÁN Chuyên ngành:KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Giảng viên hướng dẫn: TS. Trần Thị Kỳ Sinh viên thực hiện: Nguyễn Kim Giang Thy MSSV: 1311180129 Lớp: 13DKTC05 TP. HỒ CHÍ MINH, năm 2017 i
  2. LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là khóa luận tốt nghiệp hoàn toàn của riêng em. Các số liệu được lấy và phân tích có nguồn gốc rõ ràng từ các tài liệu uy tín. Các kết quả được phân tích một cách khách quan và trung thực. Nếu không đúng em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. TP.HCM, ngày tháng năm 2017 Sinh viên thực hiện Nguyễn Kim Giang Thy ii
  3. LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến quý Thầy Cô khoa Kế toán – Tài chính – Ngân hàng đã dùng hết tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu, chỉ bảo tận tình trong suốt khoảng thời gian học tập vừa qua. Cảm ơn thầy cô đã cho em nền tảng bước đầu trên con đường sự nghiệp. Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến TS. Trần Thị Kỳ đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Sự tận tâm và nhiệt tình của cô đã giúp em rất nhiều trong việc thực hiện và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Em chân thành cảm ơn Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam đã tạo điều kiện cho em được thực tập, tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình thực tập vừa qua. Nay em viết những lời này với sự biết ơn chân thành gửi đến Thầy Cô và các anh chị trong Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam đã luôn tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt khoảng thời gian thực tập vừa qua. Kính chúc quý Thầy Cô và các anh chị trong Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam dồi dào sức khoẻ và và đạt được nhiều thành công hơn nữa trên con đường sự nghiệp trong tương lai. TP.HCM, ngày tháng năm 2017 Sinh viên thực hiện Nguyễn Kim Giang Thy iii
  4. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT NVL Nguyên vật liệu CCDC Công cụ dụng cụ TSCĐ Tài sản cố định GTGT/ VAT Thuế giá trị gia tăng TKHQ Tờ khai hải quan BP Bộ phận VTHH Vật tư hàng hóa TK Tài khoản VND Việt Nam đồng GCCB Gia công chế biến vi
  5. DANH MỤC BẢNG Bảng 4.1: Thực trạng NVL mua trong nước về nhập kho tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam tháng 02/2017 49 Bảng 4.2: Thực trạng NVL nhập khẩu nhập kho tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam tháng 02/2017 50 Bảng 4.3: Thực trạng NVL xuất kho sản xuất tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam tháng 02/2017 52 DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH Sơ đồ 2.1: Trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 16 Sơ đồ 2.2: Trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển . 17 Sơ đồ 2.3: Trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư 19 Sơ đồ 2.4: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 29 Sơ đồ 2.5: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê dịnh kỳ 30 Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 32 Sơ đồ 2.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái 34 Sơ đồ 2.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 35 Sơ đồ 2.9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ 37 Sơ đồ 2.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán trên máy 38 Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNH Bakehouse Việt Nam 41 Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam 42 vii
  6. Hình 4.1: Màn hình giao diện kế toán NVL tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam 54 Hình 4.2: Bảng danh mục nhà cung cấp tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam 55 Hình 4.3: Bảng danh mục vật tư hàng hóa tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam 57 Hình 4.4: Chứng từ mua hàng trong nước nhập kho – Hóa đơn 38420 59 Hình 4.5: Phiếu nhập khu mua hàng trong nước – Hóa đơn 38420 60 Hình 4.6: Phiếu chi thanh toán tiền mua hàng – Hóa đơn 38420 61 Hình 4.7: Ủy nhiệm chi trả nhà cung cấp – Hóa đơn 38420 61 Hình 4.8: Chứng từ mua dịch vụ - Hóa đơn 0010276 62 Hình 4.9: Chứng từ mua hàng nhập khẩu nhập kho – TKHQ 101250480810 63 Hình 4.10: Sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp 65 Hình 4.11: Lệnh sản xuất nguyên vật liệu tháng 02/2017 67 Hình 4.12: Phiếu xuất kho tại bộ phận bếp nóng tháng 02/2017 68 viii
  7. MỤC LỤC Chương 1: GIỚI THIỆU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 4. Phương pháp nghiên cứu 1 5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp 2 Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 3 2.1. Cơ sở lý luận về nguyên liệu, vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất 3 2.1.1. Khái niệm nguyên liệu, vật liệu 3 2.1.2. Phân loại nguyên liệu, vật liệu 3 2.1.3. Đặc điểm, vai trò và yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu 4 2.1.3.1. Đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu 4 2.1.3.2. Vai trò của nguyên liệu, vật liệu 4 2.1.3.3. Yêu cầu và biện pháp quản lý nguyên liệu, vật liệu 5 2.2. Cở sở lý luận về kế toán nguyên liệu, vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất 6 2.2.1. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất 6 2.2.2. Các nguyên tắc kế toán nguyên vật liệu phải tuân thủ 7 2.2.3. Tính giá nguyên liệu, vật liệu 10 2.2.3.1. Tính giá nguyên liệu, vật liệu nhập kho 10 2.2.3.2. Tính giá nguyên liệu, vạt liệu xuất kho 12 2.2.4. Các phương pháp kế toán nguyên liệu, vật liệu 14 2.2.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng 14 ix
  8. 2.2.4.2. Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu 14 2.2.4.3. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu 20 2.2.4.3.1. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 20 2.2.4.3.2. Hạch toán tổng hợp NVL theo hương pháp kiểm kê định kỳ 30 2.2.5. Tổ chức sổ kế toán 31 2.2.5.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung 31 2.2.5.2. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái 32 2.2.5.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 34 2.2.5.4. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ 36 2.2.5.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính 37 2.3. Vai trò của thông tin kế toán nguyên liệu, vật liệu 38 Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH BAKEHOUSE VIỆT NAM 40 3.1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty 40 3.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 40 3.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 40 3.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty 40 3.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 41 3.4. Giới thiệu về bộ phận kế toán của Công ty 42 3.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 42 3.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng chức danh 42 x
  9. 3.4.3. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty 43 3.4.4. Chính sách, chế độ kế toán áp dụng tại Công ty 43 Chương 4: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TÁC TNHH BAKEHOUSE VIỆT NAM 44 4.1. Nguồn nguyên vật liệu của Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam 44 4.1.1. Phân loại nguyên liệu, vật liệu tại Cong ty TNHH Bakehouse Việy Nam 44 4.1.2. Đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam 44 4.1.3. Yêu cầu quản lý và công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam 46 4.2. Thực trạng kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam 47 4.2.1. Đặc điểm về tính giá nguyên liệu, vật liệu 47 4.2.1.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho 47 4.2.1.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho 51 4.2.2. Đặc điểm về kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam 53 4.2.2.1. Qui trình kế toán nguyên liệu, vật liệu nhập kho 54 4.2.2.1.1. Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu nhập kho 57 4.2.2.1.2. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu nhập kho 63 4.2.2.2. Qui trình kế toán nguyên liệu, vật liệu xuất kho 66 4.2.2.2.1. Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu xuất kho 66 4.2.2.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu xuất kho 68 xi
  10. 4.2.2.3. Kế toán kiểm kê nguyên liệu, vật liệu 69 Chương 5: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 71 5.1. Nhận xét 71 5.1.1. Nhận xét tổng quan về tình hình hoạt động tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam 71 5.1.2. Nhận xét về công tác kế toán tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam . 71 5.1.2.1. Ưu điểm 71 5.1.2.2. Nhược điểm 73 5.2. Kiến nghị về công tác kế toán 74 KẾT LUẬN 75 PHỤ LỤC 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 xii
  11. Chương 1: GIỚI THIỆU 1. Lý do chọn đề tài Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng cấu thành nên một sản phẩm. Trong đó, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Mặt khác, thị trường nguyên vật liệu thường xuyên biến động phức tạp, mà chỉ cần có sự biến động nhỏ về khoản chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đáng kể tới giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến kế toán tập hợp các chi phí này mà còn phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý. Kế toán nguyên vật liệu tổ chức một cách khoa học với trình độ chuyên môn của kế toán viên tốt sẽ giúp công ty tiết kiệm được khoảng chi phí nguyên vật liệu sẽ giảm được giá thành mà vẫn giữ được chất lượng sản phẩm tốt, từ đó thu hút khách hàng, các nhà đầu tư. Bên cạnh đó, tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động, giúp nâng cao lợi nhuận cải thiện đời sống của cán bộ nhân viên, đầu tư mở rộng sản xuất và dây chuyền công nghệ. Với những lý do nêu trên, em đã quyết định chọn đề tài: “Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp 2. Mục tiêu nghiên cứu Thực hiện đề tài này với mục đích: - Hệ thống lại những mặt lý thuyết về kế toán nguyên vật liệu đã được học. - Mô tả thực trạng, đánh giá và những kiến nghị về công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam. - Nhận xét và đưa ra những kiến nghị về tổ chức công tác kế tóan NVL tại Công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam tháng 2/2017. 4. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, em đã sử dụng những kiến thức được học ở môn Kế toán tài chính 1,2&3; Thuế 1&2 tại Đại Học Công Nghệ TP.HCM, cùng với việc nghiên cứu các tài liệu thực tế thu thập tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam. 1
  12. Phương pháp nghiên cứu: vận dụng phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp lý luận và các phương pháp của kế toán để nghiên cứu. 5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp: Bố cục bao gồm: Phần mở đầu, phần nội dung, phần kết luận. Phần nội dung gồm 5 chương: + Chương 1: Giới thiệu. + Chương 2: Cơ sở lý luận kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất. + Chương 3: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam. + Chương 4: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam. + Chương 5: Nhận xét và kiến nghị. 2
  13. Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 2.1. Cơ sở lý luận về nguyên liệu, vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất 2.1.1. Khái niệm nguyên liệu, vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong 3 yếu tố của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể và sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật liệu ban đầu, chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy, nguyên vật liệu được coi là yếu tố không thể thiếu được của bất kỳ quá trình sản xuất nào, đặc biệt là trong quá trình hình thành sản phẩm mới trong doanh nghiệp. 2.1.2. Phân loại nguyên liệu, vật liệu ✓ Phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất có các loại: o Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu, cấu thành nên thực thể của sản phẩm. “ Nguyên liệu” thuật ngữ chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp, “ vật liệu” dùng để chỉ những nguyên liệu đã qua sơ chế. o Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. o Nhiên liệu: dùng để tạo ra năng lượng cung cấp nhiệt lượng bao gồm các loại thể rắn, lỏng và khí dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than, hơi đốt nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tách thành một nhóm riêng do vai trò quan tọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn. 3
  14. o Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sữa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải o Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần lắp, không cần lắp, các vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bảntrong công nghiệp. o Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên. Chủ yếu là các loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất, hoặc từ việc thanh lý TSCĐ. ✓ Phân loại theo nguồn gốc hình thành gồm 3 loại: o Vật liệu tự chế: là vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ cho nhu cầu sản xuất. o Vật liệu mua ngoài: là loại vật liệu doanh nghiệp không tự sản xuất mà do mua ngoài từ thị trường trong nước và ngoài nước. o Vật liệu khác: là loại vật liệu hình thành do nhu cầu được cấp phát, biếu tặng, góp vốn liên doanh. ✓ Phân loại theo mục đích sử dụng: o Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm. o Vật liệu dùng cho nhu cầu khác: phục vụ cho sản xuất chung, cho nhu cầu bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp. 2.1.3. Đặc điểm, vai trò và yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu 2.1.3.1. Đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu Về mặt hiện vật: trong quá tình sản xuất tạo ra sản phẩm, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ. Về mặt giá trị: giá trị nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra. 2.1.3.2. Vai trò của nguyên liệu, vật liệu Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu, ta có thể thấy nguyên vật liệu được xếp vào tài sản lưu động, giá trị của nguyên vật liệu thuộc vốn lưu động. Nguyên vật liệu có nhiều 4
  15. loại khác nhau, thứ khác nhau, bảo quản phức tạp. Nguyên vật liệu thường được nhập xuất hàng ngày. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm được sản xuất. Thông thường trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, nên việc tiết kiệm nguyên vật liệu và sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch và có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kết quả sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. Trong một chừng mực nào đó, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là cơ sở để tăng thêm sản phẩm mới cho xã hội, tiết kiệm được nguồn tài nguyên vốn không phải là vô tận. 2.1.3.3. Yêu cầu và biện pháp quản lý nguyên liệu, vật liệu ➢ Yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu: Việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu như thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng có ý nghĩa rất quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Xét về mặt tài chính, vật liệu là thành phẩm vốn lưu động ở các khâu sản xuất, đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu một cách khoa học để tránh ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn, gây thiệt hại cho sản xuất. Để tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu, đòi hỏi các doanh nghiệp phải đáp ứng được các yêu cầu sau: ✓ Phải có kế hoạch dự trữ tối đa, tối thiểu các loại nguyên vật liệu cho sản xuât, lập được các định mức tiêu hao trong khâu sử dụng cũng như trong các khâu thu mua, vận chuyển, dự trữ và bảo quản. ✓ Hệ thống kho phải đầy đủ, phải được trang bị các phương tiện bảo quản, cân đong đo đếm cần thiết để hạn chế việc hao hụt, mất mát nguyên vật liệu. ✓ Trong kho vật liệu phải được sắp xếp trật tự, gọn gàng, có khoa học để thuận tiện cho việc nhập xuất và theo dõi hàng tồn kho được dễ dàng. 5
  16. ✓ Phải quy định chế độ trách nhiệm vật chất cho việc quản lý nguyên vật liệu trong toàn doanh nghiệp. ➢ Biện pháp quản lý nguyên liệu, vật liệu: Muốn quản lý tốt nguyên liệu thì phải quản lý tốt các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. • Khâu thu mua: phải tổ chức quá trình thu mua nguyên vật liệu sao cho đủ về số lượng, đúng chủng loại, tốt về chất lượng, giá cả hợp lý nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, góp phần quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm. • Khâu bảo quản: phải đảm bảo theo đúng chế độ quy định tổ chức hệ thống kho hợp lý, để nguyên vật liệu không thất thoát, hư hỏng kém phẩm chất, ảnh hưởng đến chất liệu sản phẩm. • Khâu dự trữ: phải tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, cần quan tâm quản lý tốt khâu dự trữ. Phải dự trữ nguyên vật liệu đúng mức tối đa, tối thiểu để không gây ứ đọng hoặc gián đoạn trong quá trình sản xuất. • Khâu sử dụng: do chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất vì vậy cần sử dụng nguyên vật liệu đúng mức tiêu hao, đúng chủng loại, phát huy cao nhất hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Do đó công tác quản lý nguyên vật liệu rất quan trọng nhưng trên thực tế có những doanh nghiệp vẫn để thất thoát một lượng nguyên vật liệu khá lớn do không quản lý tốt nguyên vật liệu ở các khâu, không xác định mức tiêu hao hoặc có xu hướng thực hiện không đúng. Chính vì thế luôn luôn phải cải tiến công tác quản lý nguyên vật liệu cho phù hợp với thực tế. 2.2. Cơ sở lý luận về kế toán nguyên liệu, vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất 2.2.1. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất Nhận thức được vị trí của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất đòi hỏi hệ thống quản lý phản ánh chính xác đầy đủ các thông tin số liệu về nguyên vật liệu. Do vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán nguyên vật liệu là: 6
  17. ✓ Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu. Tính giá thực tế của nguyên vật liệu đã mua. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh. ✓ Áp dụng đúng đắn phương pháp hạch toán nguyên vật liệu. Hướng dẫn và kiểm tra các phân xưởng, phòng ban trong đơn vị thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu. ✓ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu. Kiểm tra tình hình nhập – xuất nguyên vật liệu. Phát hiện, ngăn ngừa đề xuất biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để động viên đúng mức nguồn vốn nội bộ tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn. Tính toán chính xác sô lượng, giá trị nguyên vật liệu thực tế đã đưa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân bổ các giá trị nguyên vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng. ✓ Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu theo chế độ quy định. Lập các báo cáo về nguyên vật liệu. Phân tích kinh tế tình hình thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. 2.2.2. Các nguyên tắc kế toán nguyên vật liệu phải tuân thủ Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “ Hàng tồn kho”, kế toán nguyên vật liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau: • Nguyên tắc giá gốc: Hàng tồn kho phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của hàng tồn kho không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Chi phí mua: bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực 7
  18. tiếp tới việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. Chi phí chế biến: bao gồm những chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm. Chi phí liên quan trực tiếp khác: bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Chi phí không tính vào giá gốc hàng tồn kho gồm: ✓ Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường. ✓ Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản trong quá trình mua hàng. ✓ Chi phí bán hàng. ✓ Chi phí quản lý doanh nghiệp. • Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp tính giá hàng tồn kho doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Vì cách lựa chọn phương pháp định giá hàng tồn kho có thể ảnh hưởng cụ thể đến các báo cáo tài chính, một số doanh nghiệp có thể có khuynh hướng mỗi năm chọn lựa lại một lần. Mục đích của các Công ty là làm sao chọn phương pháp nào có thể lập được báo cáo tài chính có lợi nhất. Tuy nhiên nếu điều này được phép, các nhà đọc báo cáo tài chính sẽ thấy thật khó mà so sánh các báo cáo tài chính của một công ty qua các năm. Việc áp dụng các phương pháp kế toán thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác sẽ cho phép báo cáo tài chính của doanh nghiệp mới có ý nghĩa thực chất mang tính so sánh. • Nguyên tắc thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: 8
  19. - Phải lập dự phòng nhưng không lập quá lớn. - Không đánh giá cao giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập. - Chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí. Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải cạnh tranh trên thị trường để tồn tại, phát triển và đứng trước những rủi ro trong kinh doanh. Do vậy, để tăng năng lực của các doanh nghiệp trong việc ứng phó với rủi ro, nguyên tắc thận trọng cần được áp dụng. Theo nguyên tắc này thì giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên. Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể được thực hiện là phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng. Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng. Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt. • Nguyên tắc phù hợp: Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng được ghi nhận. Tất cả các khoản chênh lệch giữa khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho, sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra và chi phí sản xuất chung không phân bổ, được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kì. Trường hợp dự phòng giảm giá hàng tồn 9
  20. kho được lập ở cuối niên độ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, thì số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh. Ghi nhận giá trị hàng tồn đã bán vào chi phí trong kỳ phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. Giá vốn sản phẩm sản xuất ra hàng hóa mua vào được ghi nhận là chi phí thời kỳ vào kỳ mà nó được bán Khi nguyên tắc phù hợp hợp bị vị phạm sẽ làm cho các thông tin báo cáo tài chính bị sai lệch, có thể làm thay đổi xu hướng phát triển thực của lợi nhuận doanh nghiệp. Trường hợp hàng tồn kho được sử dụng để sản xuất ra tài sản cố định hoặc sử dụng như nhà xưởng, máy móc, thiết bị tự sản xuất thì giá gốc hàng tồn kho này được hạch toán vào giá trị tài sản cố định. 2.2.3. Tính giá nguyên liệu, vật liệu Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Trong đó: Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để được hàng tồn ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và các chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Như vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế. 2.2.3.1. Tính giá nguyên liệu, vật liệu nhập kho Tính giá nguyên vật liệu nhập kho tuân theo nguyên tắc giá phí. Nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều nguồn nhập khác nhau. Tùy theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của vật liệu nhập kho được xác đinh khác nhau. • Đối với vật liệu mua ngoài: 10
  21. Trường hợp mua trong nước: CKTM Giá thực tế của Giá mua ghi Chi phí = + - Giảm giá NVL mua ngoài trên hóa đơn thu mua hàng mua Trường hợp nhập khẩu: Giá thực tế của Các thuế không Chi phí thu = Giá mua + được hoàn lại như - mua NVL mua ngoài thuế nhập khẩu Trong đó: Gía nhập tại Thuế suất thuế Thuế nhập khẩu = x cửa khẩu nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khẩu = (Giá nhập tại cửa khẩu + Thuế nhập khẩu) x Thuế GTGT • Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế của vật Giá thực tế Chi phí vận Chi phí thuê liệu thuê ngoài gia = VL xuất thuê + + chuyển ngoài gccb công chế biến ngoài gccb (nếu có) • Đối với vật liệu tự chế: Giá thành Chi phí vận Giá thực tế của vật = sản xuất vật + chuyển liệu tự chế liệu (nếu có) 11
  22. • Đối với vật liệu được cấp: Giá thực tế của vật Giá theo biên = liệu tự chế bản giao nhận • Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của vật Giá thực tế được các liệu nhận góp vốn = bên góp vốn chấp liên doanh nhận • Đối với vật liệu được biếu tặng, viện trợ: Giá thực tế của vật liệu Giá thị trường tại = được biếu tặng, viện trợ thời điểm nhận • Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất: Giá thực tế của Giá có thể sử dụng lại = phế liệu thu hồi hoặc giá có thể bán 2.2.3.2. Tính giá nguyên liệu, vật liệu xuất kho Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau. Giá thực tế của từng lần, từng đợt nhập kho cũng khác nhau. Vì thế khi xuất kho kế toán phải tính chính xác được giá thực tế xuất kho cho các đối tượng sử dụng theo phương pháp giá thực tế xuất kho đã đăng kí áp dụng cho cả niên độ kế toán. 12
  23.  Phương pháp thực tế đích danh: Phương pháp này được áp dụng với các loại vật tư có giá trị cao, các loại vật tư đặc trưng. Giá thực tế của vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tếvật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. Ưu điểm: xác định được chính xác giá vật tư xuất kho làm chi phí hiện tại với doanh thu hiện tại. Nhược điểm: trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất thường xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết vật liệu sẽ rất phức tạp.  Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ: - Theo phương pháp này, trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho được tính căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân. Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có tính ổn định về giá cả vật tư hàng hóa khi nhập, xuất kho. Công thức tính: Số lượng Đơn giá Giá thực tế của vật = thực tế xuất x thực tế bình liệu xuất kho kho quân Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ Đơn giá bình = quân cuối kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Trong đó: Đơn giá bình quân được xác định cho từng thứ vật tư - Đơn giá bình quân có thể được xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ. Với cách tính này khối lượng công việc tính toán sẽ giảm bớt nhưng thông tin sẽ không được cung cấp kịp thời vì chỉ tính được giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho vào thời điểm cuối kỳ. - Đơn giá bình quân có thể được xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn. Với cách này khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều nhưng sẽ đả bảo cung cấp thông tin kịp thời, phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp áp dụng kế toán máy. 13
  24.  Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO:) Theo phương pháp này, giá vật liệu xuất dùng được tính hết theo giá nhập kho lần trước, xong mới tính đến giá nhập kho lần sau. Ưu điểm: cho phép kế toán có thể tính giá vật liệu xuất kho kịp thời. Phương pháp này cung cấp một sự ước tính thích hợp về giá trị nguyên vật liệu cuối kỳ. Trong thơi kì lạm phát, phương pháp này sẽ cho lợi nhuận cao do đó có lợi cho các công ty cổ phần khi báo cáo kết quả hoạt động trước các cổ đông, làm giá cổ phiếu tăng lên. Nhược điểm: các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu phát sinh hiện hành. Doanh thu hiện hành có được do chi phí nguyên vật liệu nói riêng và hàng tồn tồn kho nói chung vào kho từ trước. Như vậy chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu.  Tóm lại: mỗi phương pháp tính giá đều có ưu điểm và nhược điểm riêng nên doanh nghiệp cần chọn cho mình phương pháp tính phù hợp với đặc và trình độ của kế toán. 2.2.4. Các phương pháp kế toán nguyên liệu, vật liệu 2.2.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán nguyên vật liệu gồm: 1. Phiếu nhập kho ( Mẫu01-VT ) 2. Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT ) 3. Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ( Mẫu 03-VT ) 4. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT ) 5. Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ( Mẫu 05-VT ) 6. Bảng kê mua hàng ( Mẫu 06-VT ) 7. Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ ( Mẫu 07-VT ) 2.2.4.2. Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo một trong các phương pháp sau: 14
  25. - Phương pháp ghi thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp sổ số dư. Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà đơn vị chọn một trong ba phương pháp trên để hạch toán chi tiết vật liệu. ➢ Hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song: * Nguyên tắc hạch toán: - Ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. - Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập xuất kho theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Về cơ bản sổ kế toán chi tiết vật tư có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột giá trị. * Trình tự ghi chép: - Ở kho: khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ thủ kho phải kiểm tra tình hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tình ra số tồn kho ghi luôn vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi về phòng kế toán hoặc kế toán xuống tận kho nhận chứng từ (các chứng từ nhập xuất vật tư đã được phân loại). Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho với số vật liệu thực tế tồn kho, thường xuyên đối chiếu số dư vật liệu với định mức dự trữ vật liệu và cung cấp tình hình này cho bộ phận quản lý vật liệu được biết để có quyết định xử lý. - Ở phòng kế toán: phòng kế toán mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị. Khi nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất kho vật liệu sau đó ghi vào sổ (thẻ) hoặc sổ chi tiết vật liệu liên quan. 15
  26. Cuối tháng kế toán vật liệu cộng sổ (thẻ) chi tiết để tính ra tổng số nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu đối chiếu với sổ (thẻ) kho của thủ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp thì cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm, từng loại vật tư. Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ chi tiết VL Bảng tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn kho vật liệu * Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế khả năng kiểm tra kịp thời của kế toán. - Phạm vị áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ còn hạn chế . ➢ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Nguyên tắc hạch toán: 16
  27. - Ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho và chỉ ghi chép về tình hình biến động của vật liệu về mặt số lượng. - Ở phòng kế toán: sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tổng hợp về số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập xuất tồn kho trong tháng. * Trình tự ghi chép: - Ở kho: theo phương pháp đối chiếu luân chuyển thì việc ghi chép của thủ kho cũng được tiến hành trên thẻ kho như phương pháp thẻ song song. - Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư ở từng kho. Sổ được mở cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập xuất thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu khối lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và với số liệu của sổ kế toán tổng hợp. Nội dung và trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: Trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất 17
  28. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra * Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: khối lượng phạm vi ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng của kiểm tra. - Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu do đó không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. ➢ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư: * Nguyên tắc hạch toán: - Ở kho: thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật. - Ở phòng kế toán: theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo từng nhóm, từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. * Trình tự ghi chép: - Ở kho: thủ kho cũng ghi thẻ kho giống như các trường hợp trên. Nhưng cuối tháng phải tính ra số tồn kho rồi ghi vào cột số lượng của sổ số dư. - Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho. Sổ dùng cho cả năm để ghi chép tình hình nhập xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm từng loại vật tư theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng, áp giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. 18
  29. Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn (cột số tiền) và đối chiếu vối sổ kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư được khái quát bằng sơ đồ: Sơ đồ 2.3: Trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ đối chiếu Bảng kê xuất Bảng kê nhập luân chuyển Bảng lũy kế xuất Bảng lũy kế nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra * Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. - Nhược điểm: do kế toán chỉ ghi theo mặt giá trị nên muốn biết được số hiện có và tình hình tăng giảm về mặt hiện vật thì nhiều khi phải xem sổ của thủ kho mất nhiều 19
  30. thời gian. Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. - Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp xản xuất có khối lượng các nghiệp vụ ghi chép nhập xuất nhiều, thường xuyên, có nhiều chủng loại vật tư và áp dụng với Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thông danh điểm vật tư; trình độ chuyên môn của kế toán đã vững vàng. 2.2.4.3. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu: Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của Doanh nghiệp, nó được nhập xuất kho thường xuyên liên tục. Tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm vật liệu của từng Doanh nghiệp mà các Doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kê khác nhau. Có Doanh nghiệp kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất, nhưng cũng có Doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ. Tương ứng với hai hương pháp kiểm kê trên, trong kế toán tổng hợp về vật liệu nói riêng, hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp là: - Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp kiểm kê định kỳ. 2.2.4.3.1. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ✓ Nội dung và các tài khoản sử dụng: Nội dung: - Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó, tuy nhiên những Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Dù vậy phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. - Theo phương pháp này, kế toán có thể theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn của từng loại nguyên vật liệu và giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho trên tài khoản sổ kế toán được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kế toán. 20
  31. Các tài khoản kế toán sử dụng: ✓ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động về các loại nguyên, vật liệu của doanh nghiệp theo giá trị vốn thực tế ( có thể mở chi tiết cho từng loại, nhóm thứ vật liệu ). Tùy theo yêu cầu quản lý của từng loại doanh nghiệp TK 152 có thể mở các tài khoản cấp 2 chi tiết như sau: TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1525: Vật tư, thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528: Vật liệu khác. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 152 Bên Nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác. - Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. - Kết chuyển giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc đưa đi góp vốn. - Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua. - Chiết khấu thương mại nguyên vật liệu khi mua được hưởng. - Trị giá nguyên vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê. 21
  32. - Kết chuyển giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Số dư bên Nợ: - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. ✓ TK 151 – Hàng mua đang đi đường Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá các loại nguyên vật liệu mua ngoài mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang đi trên đường vận chuyển của bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho hoặc hàng đi đường tháng trước tháng này nhập kho. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 151 Bên Nợ: - Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường. - Kết chuyển trị giá thực tế hàng hóa, vật tư mua đang đi đường cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng hóa tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên Có: - Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng. - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng hóa tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Số dư bên Nợ: - Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường (Chưa về nhập kho đơn vị) ✓ TK 331 – Phải trả người bán: tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. 22
  33. ✓ TK 621 – Chi phí nguyên vvật liệu trực tiếp: tài khoản này dùng để phản ánh chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ của các ngành công nghiệp, xây lắp, nông lâm ngư nghiệp, giao thông vận tải, bưu chính viễn thông, kinh doanh khách sạn, du lịch, dịch vụ khác. ✓ TK 627 – Chi phí sản xuất chung: Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí phục vụ sản xuất, kinh doanh chung phát sinh ở phân xưởng, bộ phận, đội, công trường phục vụ sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ. ✓ TK 641 – Chi phí bán hàng ✓ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. ✓ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn. ✓ TK 241 – Chi phí xây dựng dở dang. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản như TK 111, TK 112, TK 141, TK 138 \ Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. • Khi mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho, căn cứ hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có các TK 111, 112, 141, 331, (tổng giá thanh toán). • Kế toán nguyên vật liệu trả lại cho người bán, khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận được khi mua nguyên vật liệu:  Trường hợp trả lại nguyên vật liệu cho người bán, ghi: Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ.  Trường hợp khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận được sau khi mua nguyên, vật liệu (kể cả các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế về bản chất làm giảm giá trị bên mua phải thanh toán) thì kế toán phải 23
  34. căn cứ vào tình hình biến động của nguyên vật liệu để phân bổ số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được hưởng dựa trên số nguyên vật liệu còn tồn kho, số đã xuất dùng cho sản xuất sản phẩm hoặc cho hoạt động đầu tư xây dựng hoặc đã xác định là tiêu thụ trong kỳ: Nợ các TK 111, 112, 331, Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (nếu NVL còn tồn kho) Có các TK 621, 623, 627, 154 (nếu NVL đã xuất dùng cho sản xuất) Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (nếu NVL đã xuất dùng cho hoạt động đầu tư xây dựng) Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (nếu sản phẩm do NVL đó cấu thành đã được xác ịđ nh là tiêu thụ trong kỳ) Có các TK 641, 642 (NVL dùng cho hoạt động bán hàng, quản lý) Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có). • Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng nguyên liệu, vật liệu chưa về nhập kho doanh nghiệp thì kế toán lưu hóa đơn vào một tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”. -Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho để ghi vào tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. - Nếu đến cuối tháng nguyên liệu, vật liệu vẫn chưa về thì căn cứ vào hóa đơn, kế toán ghi nhận theo giá tạm tính: Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK 331 - Phải trả cho người bán; hoặc Có các TK 111, 112, 141, - Sang tháng sau, khi nguyên liệu, vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường. • Khi trả tiền cho người bán, nếu được hưởng chiết khấu thanh toán, thì khoản chiết khấu thanh toán thực tế được hưởng được ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính, ghi: 24
  35. Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (chiết khấu thanh toán). • Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu: - Khi nhập khẩu nguyên vật liệu, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312) (nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu không được khấu trừ) Có TK 3332- Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có). Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu). Có TK 33381 - Thuế bảo vệ môi trường. - Nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ, ghi: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312). - Trường hợp mua nguyên vật liệu có trả trước cho người bán một phần bằng ngoại tệ thì phần giá trị nguyên vật liệu tương ứng với số tiền trả trước được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. Phần giá trị nguyên vật liệu bằng ngoại tệ chưa trả được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm mua nguyên vật liệu. • Các chi phí về thu mua, bốc xếp, vận chuyển nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về kho doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có các TK 111, 112, 141, 331, • Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công, chế biến: - Khi xuất nguyên liệu, vật liệu đưa đi gia công, chế biến, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. - Khi phát sinh chi phí thuê ngoài gia công, chế biến, ghi: 25
  36. Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có) Có các TK 111, 112, 131, 141, - Khi nhập lại kho số nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến xong, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang. • Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập kho do tự chế: - Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu để tự chế biến, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. - Khi nhập kho nguyên liệu, vật liệu đã tự chế, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang. • Đối với nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê đã xác định được nguyên nhân thì căn cứ nguyên nhân thừa để ghi sổ, nếu chưa xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào giá trị nguyên liệu, vật liệu thừa, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381). - Khi có quyết định xử lý nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện trong kiểm kê, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381) Có các tài khoản có liên quan. - Nếu xác định ngay khi kiểm kê số nguyên liệu, vật liệu thừa là của các doanh nghiệp khác khi nhập kho chưa ghi tăng TK 152 thì không ghi vào bên Có tài khoản 338 (3381) mà doanh nghiệp chủ động ghi chép và theo dõi trong hệ thống quản trị và trình bày trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính. • Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu sử dụng vào sản xuất, kinh doanh, ghi: Nợ các TK 621, 623, 627, 641, 642, Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. 26
  37. • Xuất nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn TSCĐ, ghi: Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. • Đối với nguyên liệu, vật liệu đưa đi góp vốn vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết: Khi xuất nguyên liệu, vật liệu, ghi: Nợ các TK 221, 222 (theo giá đánh giá lại) Nợ TK 811 - Chi phí khác (giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi sổ) Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (theo giá trị ghi sổ) Có TK 711 - Thu nhập khác (giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ). • Khi xuất nguyên liệu, vật liệu dùng để mua lại phần vốn góp tại công ty con, công ty liên doanh, liên kết, ghi: - Ghi nhận doanh thu bán nguyên vật liệu và khoản đầu tư vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết, ghi: Nợ các TK 221, 222 (theo giá trị hợp lý) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp. - Ghi nhận giá vốn nguyên vật liệu dùng để mua lại phần vốn góp tại công ty con, công ty liên doanh, liên kết, ghi Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. • Đối với nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê: Mọi trường hợp thiếu hụt nguyên liệu, vật liệu trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phát hiện khi kiểm kê phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ kế toán: - Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán; - Nếu giá trị nguyên liệu, vật liệu hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (hao hụt vật liệu trong định mức), ghi: 27
  38. Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. - Nếu số hao hụt, mất mát chưa xác định rõ nguyên nhân phải chờ xử lý, căn cứ vào giá trị hao hụt, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý) Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. - Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (người phạm lỗi nộp tiền bồi thường) Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (tiền bồi thường của người phạm lỗi) Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (trừ tiền lương của người phạm lỗi) Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (phần giá trị hao hụt, mất mát nguyên liệu, vật liệu còn lại phải tính vào giá vốn hàng bán) Có TK 138 - Phải thu khác (1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý). • Đối với nguyên vật liệu, phế liệu ứ đọng, không cần dùng: - Khi thanh lý, nhượng bán nguyên vật liệu, phế liệu, kế toán phản ánh giá vốn ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. - Kế toán phản ánh doanh thu bán nguyên vật liệu, phế liệu, ghi: Nợ các TK 111, 112, 131 Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5118) Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. 28
  39. Sơ đồ 2.4: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 29
  40. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Đối với các doanh nghiệp hạch toán tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp cũng giống như phương pháp khấu trừ, nhưng chỉ khác ở chỗ giá mua vào của nguyên liệu, vật liệu nhập kho không bao gồm thuế GTGT (tổng giá phải trả cho nhà cung cấp). 2.2.4.3.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ • Đầu kỳ, kết chuyển trị giá nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ, ghi: Nợ TK 611 - Mua hàng Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. • Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê xác định giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK 611 - Mua hàng. Sơ đồ 2.5: Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 152, 153, 156, 157 611 – Mua hàng 152, 153, 156, 157 Kết chuyển NVL, CCDC, Kết chuyển NVL, CCDC, hàng hóa, hàng gửi đi bán hàng hóa, hàng gửi đi bán tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ 621, 623, 627, 111, 112, 331 641, 642 NVL, CCDC, hàng hóa Trị giá hàng mua đã sử dụng cho SXKD 133 632 Thuế GTGT (nếu có) Trị giá hàng hóa đã tiêu thụ, trao đổi, biếu tặng 30
  41. 2.2.5. Tổ chức sổ kế toán: Hiện nay, doanh nghiệp sử dụng rất nhiều hình thức sổ kế toán nhưng chủ yếu là các hình thức kế toán sau: ✓ Hình thức kế toán Nhật ký chung. ✓ Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái. ✓ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. ✓ Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ. ✓ Hình thức kế toán trên máy vi tính. Mỗi hình thức kế toán có ưu nhược điểm riêng và các điều kiện áp dụng cho từng loại vùng doanh nghiệp, tuy nhiên tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với đơn vị mình từ đó cung cấp những thông tin kế toan kịp thời, đầy đủ, đáng tin cậy giúp cho việc quản lý và ra quyết định của giám đốc. 2.2.5.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung ➢ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: Hàng ngày: o Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. o Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: 31
  42. o Cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. o Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ Nhật ký Sổ, thẻ kế toán chi SỔ NHẬT KÝ CHUNG đặc biệt tiết Bảng tổng hợp chi SỔ CÁI tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra 2.2.5.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái ➢ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái: Hàng ngày: 32
  43. o Kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập ) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. o Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký- Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng: o Sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh cáctháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trongtháng (trong quý) kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký- Sổ Cái. o Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:Tổng số tiền của cột phát sinh ở phần nhật ký bằng với tống số phát sinh nợ của tất cả các tài khoản và bằng tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản. Tổng số dư nợ của các tài khoản bằng tổng dư có của các tài khoản o Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. 33
  44. o Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Sơ đồ 2.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chứng từ kế toán cùng loại chi tiết NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra 2.2.5.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ ➢ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Hàng ngày: o Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoạc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng 34
  45. để ghi vào Sổ cái. Các Chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng: o Phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vàoSổCái lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng Tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư cuả từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Sơ đồ 2.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế toán chứng từ gốc chi tiết Sổ đăng kí Chứng từ ghi sổ chứng từ ghi Bảng tổng hợp chi sổ tiết Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính 35
  46. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra 2.2.5.4. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ: ➢ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ: Hàng ngày o Căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếpvào các Nhật ký- Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. o Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký – Chứng từ. Cuối tháng o Khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng rừ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký – Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. 36
  47. Sơ đồ 2.9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê NHẬT KÝ Sổ, thẻ kế toán CHỨNG TỪ chi tiết Bảng tổng hợp Sổ cái chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra 2.2.5.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính: ➢ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính: Hàng ngày: o Kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu dược thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toan, các thông tin được tự động cập nhậ-p vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái hoặc Nhật ký-Sổ cái ) vao các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết): 37
  48. o Kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định. Sơ đồ 2.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán trên máy SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp NHẬT KÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ - Báo cáo tài chính BẢNG TỔNG HỢP - Báo cáo CHỨNG TỪ KẾ TOÁN kế toán CÁC LOẠI MÁY VI TÍNH quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra 2.3. Vai trò của thông tin kế toán nguyên liệu, vật liệu - Thu thập tin về tình hình nguyên vật liệu nhằm thực hiện nhu cầu quản trị - Xây dựng kế hoạch đặt mua hàng. - Xây dựng dự toán hàng tồn kho - Cung cấp các báo cáo về nguyên vạt liệu, hàng tồn kho, giúp đưa ra các quyết định về quản lý nguyên vật liệu và hàng tồn kho. - Trên thực tế, để sản xuất ra bất kì một sản phẩm nào thì doanh nghiệp cũng phải cần đến NVL tức là phải có đầu vào hợp lí. Nhưng chất lượng sản phẩm sản xuất ra còn phụ thuộc vào chất lượng của NVL làm ra nó. Điều này là tất yếu vì với chất lượng sản 38
  49. phẩm không tốt sẽ ảnh hưởng tới quá trình tiêu thụ, dẫn đến thu nhập của doanh nghiệp không ổn định và sự tồn tại của doanh nghiệp không chắc chắn. Vì vậy, việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm đồng nghĩa với việc giảm chi phí NVL một cách hợp lý. Mặt khác, xét về mặt vốn thì NVL là một thành phần quan trọng của vốn lưu động trong các doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao được hiệu quả sử dụng vốn sản xuất kinh doanh cần phải tăng tốc luân chuyển vốn lưu động và không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng NVL một cách hợp lí và tiết kiệm. Như vậy, NVL có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp. 39
  50. Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH BAKEHOUSE VIỆT NAM 3.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Paul là một chuỗi các tiệm bánh / quán cà phê của Pháp bắt đầu tại Lille ở miền Bắc nước Pháp vào năm 1889 bởi Charlemagne Mayot. Chuyên phục vụ các sản phẩm của Pháp bao gồm bánh mỳ, bánh mứt, bánh mì sandwich, macarons, súp, bánh ngọt Một thương hiệu 120 tuổi được yêu thích trên khắp thế giới, PAUL hiện có khoảng 500 cửa hàng tại 29 quốc gia. Hiện nay Paul đã có mặt tại Việt Nam với chi nhánh công ty là Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam. Thông tin chung về công ty: - Tên công ty: Công ty TNHH BAKEHOUSE VIỆT NAM. - Địa chỉ kinh doanh: Gian hàng số L2-21, Tầng 2, Toà nhà Saigon Centre, 65 Lê Lợi, Phường Bến Nghé, TP. Hồ Chí Minh. - Người đại diện pháp luật: Nan Chaiyadej. - Ngày hoạt động: 16/02/2016 - Web: Paulvietnam.com - Điện thoại: 0835 121412. - Mã số thuế: 0313652821. - Ngành kinh doanh: Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động 3.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam ban đầu thành lập là một công ty TNHH 1 thành viên ngoài quốc doanh theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0313652821 do sở kế hoạch và đầu tư TP.Hồ Chí Minh cấp 16/02/2016. Lĩnh vực chính của công ty là nhà hàng và dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động, chuyên phục vụ các sản phẩm của Pháp như: bánh mì, bánh crepe, bánh mì sandwich, bánh macarons, bánh ngọt, coffee, rượu vang . 3.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 3.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 40
  51. Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam Giám đốc BP.Nhân sự BP.Thu mua BP.Kế toán BP.Marketing BP. Kỹ thuật IT g Nhà hàng Paul Hot Kitchen Pastry & Bakery Take-away Bar 3.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, đại diện cho công ty trước pháp luật, trực tiếp điều hành, đề ra các chiến lược phát triển cho công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh. Là người trực tiếp tham gia kí kết các hợp đồng kinh tế, lựa chọn và đề ra các quyết định phương án. BP.Nhân sự: tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khoẻ cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty. BP.Thu mua: hỗ trợ công ty trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp và cung ứng vật lực phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Kiểm tra chất lượng và tiến độ cung ứng của toàn bộ vật lực đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty. BP.Kế toán: giúp công ty nắm bắt được tình hình tài chính của công ty, giúp ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý, sử dụng vốn và nguồn vốn.Tổ chức công tác thu thập, xử lý thông tin liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phòng kế toán còn lên kế hoạch chính cho từng tuần, tháng, quý, năm và báo cáo các thông tin tài chính kế toán. 41
  52. BP.Marketing: tham mưu cho Giám đốc về chiến lược phát triển thị trường, phát triển thương hiệu của công ty. Đề xuất các biện pháp hiệu quả nhằm tăng hiệu quả công việc, tiết giảm chi phí không cần thiết. Trực tiếp chỉ đạo và quản lý, điều hành và theo dõi tiến độ thực hiện của các nhân viên trong phòng Marketing, chịu trách nhiệm về các chỉ tiêu và hiệu quả hoạt động phòng Marketing. BP.Kỹ thuật IT: là phòng tham mưu, giúp cho Giám đốc về lĩnh vực công nghệ thông tin của toàn công ty, bao gồm: hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm, các giải pháp công nghệ thông tin nhằm tối ưu hoá hệ thống, bảo mật và an toàn dữ liệu. Chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động liên quan đến cơ sở dữ liệu, quản trị hệ thống và các ứng dụng về công nghệ thông tin của công ty, đảm bảo sự vận hành liên tục và hoạt động hiệu quả của toàn hệ thống. Nhà hàng Paul (Hot Kitchen, Pastry & Barkery, Bar, Take-away): sản xuất, chế biến và phục vụ các món ăn cho khách hàng. 3.4. Giới thiệu về bộ phận kế toán của công ty 3.4.1. Cơ cấ u tổ chức bộ máy kế toán của công ty Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp KT Doanh thu KT chi phí KT nguyên vật liệu Thủ kho 3.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng chức danh Kế toán trưởng: Thực hiện các quy định Pháp luật về kế toán, tài chính trong bộ phận kế toán, tổ chức điều hàng bộ máy kế toán, lập báo cáo tài chính, giám sát việc dùng nguồn tài sản, tài chính trong doanh nghiệp, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh những công việc mà kế toán viên đã làm. 42
  53. Kế toán tổng hợp: Kiểm soát theo dõi và chịu trách nhiệm các báo cáo tổng hợp hàng tháng, quý, báo cáo thuế và các báo cáo phân tích như doanh thu, chi phí, báo cáo xácđịnh kết quả hoạt động kinh doanh. Kế toán các khoản phải thu: theo dõi, cập nhập khoản thu khách hàng, tính toán và in hóa đơn đỏ cho khách hàng, cập nhật báo cáo doanh thu hằng ngày. Kế toán chi phí: Theo dõi chi phí phát sinh, định mức các khoản chi phí cố định; tập hợp, phân bổ chi phí, tính giá thành sản phẩm; theo dõi và ghi nhận khoản mục TSCĐ, CCDC phát sinh. Kế toán nguyên vật liệu: Kiểm tra, ghi chép đầy đủ kịp thời tình hình nhập – xuất kho nguyên vật liệu, theo dõi giá các NVL cần sử dụng. Kiểm tra và theo dõi các khoản thanh toán cho nhà cung cấp. Thủ kho: Theo dõi và chịu trách nhiệm việc nhập xuất tồn NVL, hàng hóa trong kho, báo cáo hàng tồn kho hàng tuần, hàng tháng. 3.4.3. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty Công ty áp dụng hình thức kế toán: Nhật ký chung. 3.4.4. Chính sách, chế độ kế toán áp dụng tại công ty - Chế độ mở sổ và khoá sổ: Từ 01/01 đến 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là tiền Việt Nam. - Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam được ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 và các Chuẩn mực kế toán Việt Nam có liên quan do Bộ tài chính ban hành. - Phương pháp kế toán ghi TSCĐ: nguyên tắc đánh giá tài sản theo chủ trương của Nhà nước và có giá trị thị trường tại thời điểm đánh giá. - Hình thức xuất nhập hàng hoá: bình quân gia quyền - Phương pháp kê khai: kê khai thường xuyên. - Phương pháp kế toán thuế: theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng. 43
  54. Chương 4: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY TNHH BAKEHOUSE VIỆT NAM 4.1. Nguồn nguyên vật liệu của Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam 4.1.1. Phân loại nguyên liệu, vật liệu tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam Để phân loại nguyên vật liệu có nhiều cách khác nhau như: phân loại theo mục đích sử dụng, phân loại theo nguồn cung cấp nguyên vật liệu đầu vào, theo vai trò của nguyển vật liệu mỗi một cách lại có ưu điểm và nhược điểm riếng. Tuy nhiên, cũng tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng công ty mà có chính sách quản lý, phân loại nguyên vật liệu cho phù hợp. Do Công ty có lượng nguyên vật liệu nhập khẩu khá nhiều nên nguyên vật liệu tại Công ty được phân theo nguồn cung cấp nguyên vật liệu đầu vào. Nguyên vật liệu mua vào: o Trong nước: tôm, thịt, cá, phô mai, kem, sữa,đường o Nhập khẩu: vỏ bánh, các loại bột, kem làm bánh, trà Nguyên vật liệu tự chế: vỏ bánh, kem, fondant, 4.1.2. Đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam ➢ Đặc điểm: Một trong những điều kiện thiết yếu của quá trình sản xuất là nguyên vật liệu được thể hiện dưới dạng vật chất chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và giá trị của nó được dịch chuyển ngay vào thành phẩm. Tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam do đặc điểm là Công ty là nhà hàng và các dịch vụ ăn uống, chuyên sản xuất các món bánh và dịch vụ ăn uống nên nguyên vật liệu chính mà Công ty sử dụng mang đặc thù riêng: các loại đường, tinh bột, bơ, sữa, phô mai Với số lượng sản xuất lớn và nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau nên nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng. Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là các mặt hàng thực phẩm, có thời hạn sử dụng ngắn nên yêu cầu bảo quản cao, nếu để quá hạn hoặc bảo quản không tốt sẽ bị biến đổi tính chất làm ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm, qua đó ảnh hưởng tới uy tín của Công ty. 44
  55. Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam là một công ty chuyên về lĩnh vực nhà hàng và các dịch vụ ăn uống, các mặt hàng sản phẩm của công ty thuộc nhiều loại như: bánh mì, bánh mứt, macarons, spaghetti, súp, bánh ngọt Công ty sử dụng nhiều loại NVL như thịt, cá trứng, sữa, đường, bột mì hầu hết NVL ở công ty đều thuộc hàng thực phẩm có tính chất hóa, lý khác nhau, thời hạn sử dụng khác nhau nên phụ thuộc rất lớn vào điều kiện môi trường và nhiệt độ bảo quản. Do vậy công tác quản lý NVL ở công ty được thực hiện rất chặt chẽ nhằm đảm bảo chất lượng NVL, lại vừa bảo đảm tính tiết kiệm, tính hiệu quả trong sử dụng, hạn chế đến mức thấp nhất việc hư hỏng, thất thoát vật liệu. Công tác quản lý NVL ở công ty được thực hiện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, và sử dụng. ✓ Khâu thu mua: khi nhận được yêu cầu mua hàng từ các bộ phận bếp ngoài nhà hàng, phòng thu mua sẽ lên kế hoạch và tìm kiếm các nhà cung cấp. Vật liệu khi nhập về kho đều phải được kiểm tra chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng và chủng loại. ✓ Khâu bảo quản: nguyên vật liệu chủ yếu của công ty là thực phẩm rất dễ hỏng, khó bảo quản nên khâu bảo quản của công ty rất được chú trọng. Các loại thực phẩm như rau, củ, trúng,sữa phải được bảo quản ở nhiệt độ mát; thực phẩm tươi được bảo quản ở nhiệt độ đông lạnh, các loại thức uống bảo quản ở nhiệt độ khô mát. Đặc biệt là các nguyên liệu nhập khẩu phải được bảo quản ở nhiệt độ đông thích hợp để tránh hư hỏng. ✓ Khâu sử dụng: việc sử dụng nguyên vật liệu dựa trên lượng định mức cần thiết để chế biến ra các món ăn hàng ngày. ➢ Vai trò: Việc kiểm tra chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa cực kỳ quan trọng với việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm (giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trên một đơn vị sản phẩm sản xuất), là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh. Để đạt được mục tiêu về giá thành, một trong những giải pháp tối ưu cho vấn đề này là Công ty phải chú ý tới công tác quản lý đầu và đầu ra của nguyên vật liệu. Hai công tác này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau vì: đối với Công ty sản xuất thì chi phí vật liệu 45
  56. chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất. Do cả số lượng và chất lượng đều bị chi phối bởi số nguyên vật liệu tạo ra nó. Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng cao, đúng qui cách chủng loại thì mới hạ thấp định mức tiêu hap trong quá trình sản xuất khi nó tạo ra sản phẩm mới. 4.1.3. Yêu cầu quản lý và công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam Quản lý nguyên vật liệu là một khâu rất quan trọng trong quá trình sản xuất, quản lý tốt các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng tốt nguyên vật liệu sẽ làm tăng chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành và do đó làm tăng lợi nhuận của Công ty. Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm nên công tác quản lý và thu mua nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện rất kỹ càng. Các kế hoạch về thu mua, dự trữ được Công ty chuẩn bị cẩn thận, hợp lý và có hiệu quả Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam là một công ty chuyên về lĩnh vực nhà hàng và các dịch vụ ăn uống, các mặt hàng sản phẩm của công ty thuộc nhiều loại như: bánh mì, bánh mứt, macarons, spaghetti, súp, bánh ngọt Công ty sử dụng nhiều loại NVL như thịt, cá trứng, sữa, đường, bột mì hầu hết NVL ở công ty đều thuộc hàng thực phẩm có tính chất hóa, lý khác nhau, thời hạn sử dụng khác nhau nên phụ thuộc rất lớn vào điều kiện môi trường và nhiệt độ bảo quản. Do vậy công tác quản lý NVL ở công ty được thực hiện rất chặt chẽ nhằm đảm bảo chất lượng NVL, lại vừa bảo đảm tính tiết kiệm, tính hiệu quả trong sử dụng, hạn chế đến mức thấp nhất việc hư hỏng, thất thoát vật liệu. Công tác quản lý NVL ở công ty được thực hiện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, và sử dụng. ✓ Khâu thu mua: khi nhận được yêu cầu mua hàng từ các bộ phận bếp ngoài nhà hàng, phòng thu mua sẽ lên kế hoạch và tìm kiếm các nhà cung cấp. Vật liệu khi nhập về kho đều phải được kiểm tra chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng và chủng loại. ✓ Khâu bảo quản: nguyên vật liệu chủ yếu của công ty là thực phẩm rất dễ hỏng, khó bảo quản nên khâu bảo quản của công ty rất được chú trọng. Các loại thực phẩm như rau, củ, trúng, sữa phải được bảo quản ở nhiệt độ mát; thực phẩm tươi 46
  57. được bảo quản ở nhiệt độ đông lạnh, các loại thức uống bảo quản ở nhiệt độ khô mát. Đặc biệt là các nguyên liệu nhập khẩu phải được bảo quản ở nhiệt độ đông thích hợp để tránh hư hỏng. ✓ Khâu sử dụng: việc sử dụng nguyên vật liệu dựa trên lượng định mức cần thiết để chế biến ra các món ăn hàng ngày. 4.2. Thực trạng kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam 4.2.1. Đặc điểm về tính giá nguyên liệu, vật liệu 4.2.1.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam, nguyên vật liệu được mua cả từ trong nước và ngoài nước. Công tác tính giá nguyên vật liệu tại Công ty được tính theo nguyên tắc giá gốc trong chuẩn mực “Hàng tồn kho” theo Thông tư 200/2014 do Bộ tài chính ban hành. Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá gốc không bao gồm thuế GTGT. Cụ thể đối với từng đối tượng hàng hóa như sau: ➢ Hàng mua trong nước: Giá nhập kho = Trị giá mua hàng hoá + chi phí mua hàng Giá thực tế Giá mua trên hóa Chi phí thu mua Các khoản giảm NVL nhập = đơn chưa thuế + - trực tiếp giá, chiết khấu kho GTGT Trong đó: - Giá mua trên hóa đơn chưa thuế GTGT: là giá được ghi trên hóa đơn mua hàng. 47
  58. - Chi phí thu mua trực tiếp: là các chi phí phát sinh trong quá trình mua nguyên vật liệu nhập kho như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, bảo quản - Các khoản được giảm trừ: là giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại. Tùy theo từng hợp đồng đã ký kết với nhà cung cấp mà các loại chi phí thu mua có thể được cộng hoặc không được cộng vào giá thực tế của NVL nhập kho. Nếu chi phí vận chuyển do bên bán chịu thì giá thực tế NVL mua ngoài nhập kho không bao gồm chi phí vận chuyển. Việc tính giá NVL do công ty tự tìm hiểu sao cho nguồn nào là lợi nhất. Ngày 04/04/2017 theo hóa đơn GTGT số 0038420, Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam mua của Công ty TNHH Thực phẩm Vina Siam: - Sườn cừu: số lượng 4,772kg ; đơn giá 640.000 VND - Thăn ngoại bò Úc tươi Teys White: số lượng 9,2 kg ; đơn giá là 320.000 VND. - Trai đông lạnh: số lượng 2 gói (1kg/gói) ; đơn giá 193.000 Hàng được giao tận kho của Công ty, chi phí vận chuyển đã được tính vào giá mua. (Hóa đơn GTGT 0038420: Phụ lục 1) Kế toán tính giá nhập kho như sau:  Trị giá sườn cừu nhập kho: 4.772 x 640 = 2.944.000 VND Trị giá thăn ngoại bò Úc tươi Teys White nhập kho: 8.615 x 320 = 2.756.800 VND Trị giá trai đông lạnh nhập kho: 2.000 x 193 = 386.000 VND Tương tự, kế toán tính giá nhập kho cho các NVL còn lại dựa vào hóa đơn – chứng từ (Phụ lục 1), ta có bảng sau: 48
  59. Bảng 4.1: Thực trạng NVL mua trong nước về nhập kho tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam tháng 02/2017 (ĐVT: VND) Tên hàng Thuế Đơn vị bán Ngày hoá, dịch ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền suất hàng vụ GTGT Táo quả Công ty Cổ 06/02 tươi Granny G 18.000 50.14 902.500 10% Phần Mega 360 Smith Sữa tươi Công ty Cổ Pháp 08/02 Phần Đại Tân G 60.000 22.5 1.350.00 10% nguyên Việt kem Công ty TNHH Kem sữa 07/04 Thực Phẩm Tốt L 12.000 90 1.080.000 10% Elle Vire Lành Công ty TNHH Cá hồi G 5.835 565 3.296775 _ Một Thành 09/02 Viên Việt Pháp Hải Sản Tôm sú G 2.000 690 1.380.000 _ ➢ Hàng nhập khẩu: Giá hàng Chi Các Thuế mua (trên tờ Thuế phí khoản Giá nhập = + Nhập + + - khai hải TTĐB mua giảm giá khẩu quan) hàng hàng mua Trong đó: - Chi phí mua hàng gồm: chi phí vận tải, bốc dỡ, lưu kho, vận chuyển, phí thủ tục hải quan, phí công bố, kiểm nghiệm - Dựa vào tờ khai hải quan để xác định giá trị (dựa vào tỷ giá hạch toán ghi trên tờ khai hải quan) và các thuế phải chịu. Ngày 06/02/2017, Công ty TNHH Bakehouse Bakehouse Việt Nam nhập khẩu bánh Palmier, bánh trứng vị chanh, bánh macaron các loại đông lạnh của Công ty Sas Panachat theo tờ khai hải quan số 101250480810.(Phụ lục 5) 49
  60. Trong đó, các chi phí liên quan bao gồm: - Phí vận chuyển: 45.658.930 VND - Phí bảo hiểm: 734.460 VND - Phí hải quan: 16.815.000 VND  Tổng chi phí: 63.208.390 VND Phân bổ chi phí cho bánh Palmier, bánh trứng vị chanh, bánh macaron các loại đông lạnh, theo tiêu thức giá trị: Bánh = 63.208.390 x 18.514.255 = 19.060.983 Palmier 61.395.375 VND  Trị giá hàng nhập khẩu nhập kho: Bánh Palmier= (40 x 18,99 x 24.374) + 6.505.338+ 19.060.983 = 44.080.811VND 50
  61. Bảng 4.2: Thực trạng NVL nhập khẩu nhập kho tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam tháng 02/2017 (ĐVT: VND) TGGD Thuế Đơn vị Tên HH- SL Đơn giá Ngày (VNĐ/U Phí nhập khẩu bán hàng DV (UNK) (EUR) Thành tiền SD) Bánh 40 18,99 24.374 19.060.983 6.505.338 44.080.811 Palmier Sas Lemon 3/04 Panachat moist 10 29,388 24.374 7.374.463 2.516.836 17.054.330 0 custard Bánh macaron 20 73,272 24.374 36.772.943 12.550.267 85.041.391 các loại đông lạnh 4.2.1.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Hiện tại Công ty tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Hàng ngày, khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng, đến cuối tháng mới tiến hành xác định đơn giá bình quân gia và giá trị thực tế xuất kho. Đơn giá và giá thực tế xuất kho được xác định theo công thức sau: Trị giá thực tế Số lượng NVL xuất Đơn giá bình = X NVL xuất kho kho trong kỳ quân cuối kỳ Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ Đơn giá = bình quân Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ cuối kỳ 51
  62. Bảng 4.3: Thực trạng NVL xuất kho sản xuất tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam tháng 02/2017 (ĐVT: VND) Tồn Nhập Xuất Tên NVL ĐVT Số Đơn Số Đơn Số Đơn giá Thành tiền Ngày lượng giá lượng giá lượng Thăn ngoại Kg 41.285 320 41.285 320 47.249 320 15.119.994 bò Sữa tươi Ml 369.883 33.49 370.500 33,49 369.883 33,49 12.402.768 Dalat Ức vịt xông G 13.350 449 4.140 449 3.300 449 1.481.700 khói 28/02 Nụ bạch hoa G 0 0 1.600 285 180 32,063 505.464 nhỏ Nam việt quất G 0 0 1.000 232,75 791,3 791,3 184.175 đông lạnh Dựa vào số liệu bảng 4.3 ta tính đơn giá xuất kho của nguyên vật liệu ngày 28/04 theo phương pháp bình quân gia quyền như sau: ĐGBQ thăn 41.285 x320 + 41.285 x 320 ngoại =320 = 41.285 + 82.570 bò(VNĐ/Kg) VND/g  Trị giá xuất kho thăn ngoại bò: 47.249 x 320 = 15.119.944 VND Trương tự kế toán tính giá xuất kho các nguyên vật liệu còn lại như trên. Nhờ sử dụng phần mềm kế toán nên công việc tính giá nguyên vật liệu tại công ty trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu nhập các chứng từ: hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vào máy. Cuối tháng máy tính sẽ tự 52
  63. động tính ra đơn giá bình quân cả tháng của từng nguyên vật liệu theo công thức trên. Như vậy độ chính xác sẽ cao hơn và giảm bớt sự phức tạp cho kế toán nguyên vật liệu. 4.2.2. Đặc điểm về kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam Kế toán nguyên vật liệu là công việc kết hợp giữa kho, bộ phận thu mua và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của nguyên vật liệu. Thủ kho có trách nhiệm quản lý về mặt số lượng, còn kế toán kiểm soát cả về mặt số lượng và giá trị. Công việc hạch toán chi tiết là công việc khá phức tạp, đòi hỏi phải phản ánh kịp thời, đầy đủ cả về mặt hiện vật và giá trị trong quá trình kiểm soát các loại NVL. ➢ Chứng từ kế toán công ty đang sử dụng: • Đơn đặt hàng • Bảng báo giá • Phiếu giao hàng • Giấy chứng nhận chất lượng • Hóa đơn GTGT • Phiếu nhập kho • Giấy đề nghị thanh toán • Hợp đồng mua bán • Phiếu xuất kho ➢ Sổ sách kế toán công ty đang sử dụng: • Sổ chi tiết NVL • Sổ tổng hợp NVL • Tổng hợp tồn kho • Sổ nhật ký chung . ➢ Tài khoản công ty đang sử dụng: • Tài khoản 152, 151, 156, 133, 138, 333, 331, 338, 515, 621 53
  64. 4.2.2.1. Qui trình kế toán nguyên liệu, vật liệu nhập kho Để dễ dàng cho công tác kế toán nguyên vật liệu, từ khi bắt đầu đi vào sử dụng phần mềm kế toán Misa kế toán tiến hành mã hóa kho vật liệu và mã hóa vật liệu, mã hóa khách hàng và các nhà cung cấp Màn hình giao diện của phần mềm kế toán Misa khá đơn giản, dễ nhìn. Dưới đây là giao diện của phần mềm kế toán NVL. Hình 4.1: Màn hình giao diện kế toán NVL tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam ➢ Danh mục tài khoản: Hệ thống tài khoản của Công ty được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài chính quy định, tuy nhiên để phản ánh được toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nên kế toán mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 1, cấp 2 Ví dụ: TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản chi tiết TK 1521: Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu. 54
  65. TK 1522: Nguyên liệu, vật liệu mua trong nước. TK 156 – Hàng hóa Tài khoản chi tiết TK 1561: Giá mua hàng hóa TK 1562: Chi phí thu mua hang hóa. ➢ Danh mục nhà cung cấp, khách hàng: Công ty có nhiều loại vật liệu tương đương với có rất nhiều nhà cung cấp vật tư, các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau như điện, nước Xây dựng danh sách nhà cung cấp, khách hàng giúp cho Công ty dễ dàng theo dõi chi tiết mua hàng hóa, vật liệu và bán hàng hóa, sản phẩm và các khoản phải thu của khách hàng, phải trả cho nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp và khách hàng được nhận diện bởi một mã hiệu. Ví dụ: S-00000: Nhà bán lẻ S-00001 S-99999: Tên của các nhà cung cấp. B-00001 B-99999: Ngân hàng Đường dẫn: Danh mục Đối tượng Nhà cung cấp Hình 4.2: Bảng danh mục nhà cung cấp tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam 55
  66. ➢ Danh mục kho: Mỗi loại vật liệu có đặc điểm và tính chất lý hóa khác nhau, do đó yêu cầu bảo quản cũng khác nhau. Hệ thống nhà kho được xây dựng để chứa các loại vật tư, công cụ dụng cụ khác nhau, hàng hóa Để theo dõi và quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, hàng hóa thì danh mục kho hàng dùng để theo dõi các loại vật liệu hàng hóa, thành phẩm. Mã kho được ký hiệu theo tên viết tắt của kho. Ví dụ: K- HND: Kho nguyên vật liệu mua nội địa K-HNK: Kho nguyên vật liệu nhập khẩu. K_ SGC: Kho tại Saigon Centre. Đường dẫn:Danh mục Vật tư Kho ➢ Danh mục vật tư: Danh mục vật tư, hàng hóa là một trong những danh mục hết sức quan trọng. Nó được sử dụng khi nhập xuất vật tư, hàng hóa, thành phẩm. Để có một danh mục vật tư hàng hóa đáp ứng được các yêu cầu trong quá trình sử dụng, người xây dựng danh mục phải có sự am hiểu kỹ từng đặc điểm, tính chất lý hóa của từng loại vật tư. Danh mục vật tư cần được xây dựng một cách khoa học mang tính gợi nhớ khi sử dụng. Với đặc điểm vật tư của Công ty chủ yếu là các mặt hàng thực phẩm, Công ty xây dựng danh mục dựa trên đặc tính hàng hóa của các loại thực phẩm. Nhóm code dùng cho vật tư hàng hoá gồm 4 loại: ✓ FRE: Nhóm hàng tươi (rau, củ, quả ) ✓ FRO: Nhóm hàng đông lạnh (xương, thịt, cá, trai ) ✓ DRY: Nhóm hàng khô ( dầu, mè, muối, tiêu, đường ) ✓ CHI: Nhóm hàng mát ( giăm bông, phô mai, bơ ) Ví dụ: FRE – 00051: Thăn ngoại bò. FRO – 00004: Phúc bồn tử đông lạnh. 56
  67. Đường dẫn: Danh mục Vật tư Vật tư hàng hóa. Hình 4.3: Bảng danh mục vật tư hàng hóa tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam 4.2.2.1.1. Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu nhập kho ➢ Nguyên vật liệu mua về nhập kho tại Công ty: Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài. Khi nhận được đơn đặt hàng hoặc căn cứ vào kế hoạch và nhu cầu mua vật liệu của các bộ phận sản xuất đã được giám đốc phê duyệt, bộ phận thu mua sẽ tiến hành các thủ tục và qui trình thu mua nguyên vật liệu. Khi nguyên vật liệu về đến công ty, bộ phận thu mua sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn và đồng thời kiểm tra số lượng, chất lượng của vật liệu trước khi nhập kho. Nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn mới được tiến hành nhập kho bởi thủ kho. Sau khi tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, bộ phận thu mua sẽ tiến hành lập bộ đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp và gửi về cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu sau khi nhận được bộ đề nghị thanh toán sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu tính hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán với đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, hóa đơn GTGT và giấy đề nghị thanh toán. Nếu bộ chứng từ thanh toán hợp lệ, kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành nhập liệu, phản ánh nghiệp vụ 57
  68. pháp sinh dựa trên phần mềm Misa. Nếu bộ chứng từ thanh toán không hợp lệ, kế toán sẽ trả về cho bộ phận thu mua. Kế toán nguyên vật liệu theo dõi và cập nhật tình hình giá cả nguyên vật liệu. ➢ Nguyên vật liệu mua về nhập kho tại Saigon Centre: Đối với nguyên vật liệu mua về nhập kho tại kho Saigon Centre, khi nguyên vật liệu được giao đến kho, người nhận vật liệu sẽ ký xác nhận đã nhận hàng vào hóa đơn GTGT do bán bán hàng xuất và phiếu giao hàng. Sau đó, hóa đơn GTGT và phiếu giao hàng (đã có chữ ký xác nhận hàng đã nhận đủ của người nhận) sẽ được chuyển về phòng kế toán để làm căn cứ ghi nhận và nhập liệu vào phần mềm. ➢ Nhập kho nguyên vật liệu mua nội địa Ngày 04/04/2017 theo hóa đơn GTGT số 0038420, Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam mua của Công ty TNHH Thực phẩm Vina Siam: - Sườn cừu: số lượng 4,772kg ; đơn giá 640.000 VND - Thăn ngoại bò Úc tươi Teys White: số lượng 9,2 kg ; đơn giá là 320.000 VND. - Trai đông lạnh: số lượng 2 gói (1kg/gói) ; đơn giá 193.000 Hàng được giao tận kho của Công ty, chi phí vận chuyển đã được tính vào giá mua. Khi nhận được bộ đề nghị thanh toán cùng hóa đơn GTGT, kế toán nguyên vật liệu tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lượng, đơn giá, thành tiền giữa hóa đơn GTGT (Phụ lục 1), phiếu giao hàng (Phụ lục 2) và đơn đặt hàng (Phụ lục 4) Hóa đơn GTGT chỉ được chấp nhận khi ghi đầy đủ và chính xác các thông tin: tên công ty, địa chĩ, mã số thuế, số tài khoản của bên mua cũng như bên bán, có đầy đủ con dấu và chữ ký của giám đốc hoặc đại diện bên bán, hóa đơn phải ghi đúng, tính đúng số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT. Nếu có sai sót giữa đơn đặt hàng và hóa đơn GTGT, kế toán nguyên vật liệu sẽ trả lại hóa đơn GTGT và bộ đề nghị thanh toán cho bộ phận thu mua, đồng thời yêu cầu bên bán hàng phải thu hồi lại hóa đơn GTGT và xuất lại hóa đơn khác cho Công ty. 58
  69. Căn cứ vào tờ hóa đơn GTGT hợp lệ, kế toán nguyên vật liệu tiến hành nhập kho nguyên vật liệu vào phần mền kế toán Misa. Dựa vào nhóm mã vật tư đã tạo trước đó, kế toán nhập kho nguyên vật liệu vào chứng từ mua hàng, cần lưu ý nhập chính xác số lượng, thành tiền, thuế GTGT, số hoá đơn chứng từ. Sau đó bấm cất và lưu chứng từ. Đường dẫn: Mua hàng Mua hàng hóa, dịch vụ Thêm Hình 4.4: Chứng từ mua hàng trong nước nhập kho – Hóa đơn 38420 Kế toán nguyên vật liệu sẽ lập phiếu nhập kho thành 2 liên, phiếu nhập kho( Hình 4.5 & Phụ lục 6) được lập với chữ kí và sự xác nhận của thủ kho hàng đã nhập đủ số lượng: ✓ Liên 1: Kế toán sử dụng để vào sổ và lưu trữ ✓ Liên 2: Kẹp vào bộ đề nghị thanh toán. 59
  70. Hình 4.5: Phiếu nhập kho mua hàng trong nước – Hóa đơn 38420 Các loại chứng từ cần thiết để hoàn thành bộ chứng từ thanh toán: ✓ Hợp đồng mua bán. ✓ Đơn đặt hàng. ✓ Phiếu giao hàng ✓ Giấy chứng nhận chất lượng. ✓ Hóa đơn GTGT ✓ Giấy đề nghị thanh toán. Sau khi hoàn thành bộ chứng từ thanh toán, kế toán vật liệu lưu lại và theo dõi tình hình đến hạn thanh toán cho nhà cung cấp. Khi đến hạn thanh toán kế toán lập phiếu chi và phiếu chuyển tiền cho bộ đề nghị thanh toán, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc xét duyệt. 60
  71. Hình 4.6: Phiếu chi thanh toán tiền mua hàng - Hoá đơn 38420 Sau đó dựa vào phiếu chi (đã có chữ ký của Giám đốc và kế toán trưởng) và phiếu chi (đã có chữ ký của giám đốc và mộc thanh toán của ngân hàng) để làm căn cứ nhập Uỷ nhiệm chi trên phần mềm Misa. Kế toán cất và lưu trữ chứng từ. Đường dẫn: Ngân hàng Thêm Ủy nhiệm chi trả tiền nhà cung cấp Hình 4.7: Uỷ nhiệm chi t rả nhà cung cấp – Hoá đơn 38420 61
  72. ➢ Nhập kho nguyên vật liệu nhập khẩu: Ngày 06/02/2017, Công ty TNHH Bakehouse Bakehouse Việt Nam nhập khẩu bánh Palmier, bánh trứng vị chanh, bánh macaron các loại đông lạnh của Công ty Sas Panachat theo tờ khai hải quan số 101250480810.(Phụ lục 5) Trong đó, các chi phí liên quan bao gồm: - Phí vận chuyển: 45.658.930 VND - Phí bảo hiểm: 734.460 VND - Phí hải quan: 16.815.000 VND Đối với các lô hàng nhập khẩu, kế toán tiến hành khai báo các chi phí liên quan đến lô hàng nhập khẩu trước vào chứng từ mua dịch vụ (Hình 4.8 & Phụ lục 1) trên phần mềm Misa và tự động phân bổ chi phí nhập khẩu cho từng mặt hàng theo tiêu thức giá trị. Căn cứ vào tờ khai hải quan số 101250480810 (Phụ lục 5) và số lượng thực tế kế toán tiến hành khai báo số liệu trên tờ khai vào chứng từ mua hàng nhập nhập kho (Hình 4.9) in ra phiếu nhập kho (Phụ lục 6) Hình 4.8: Chứng từ mua dịch vụ - Hóa đơn 0010276 62
  73. Hình 4.9: Chứng từ mua hàng nhập khẩu nhập kho – TKHQ 101250480810 4.2.2.1.2. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu nhập kho Hiện tại Công ty hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, do đó nguyên vật liệu nhập kho không bao gồm thuế GTGT. ➢ Tài khoản sử dung: Với phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế theo phương pháp khấu trừ Công ty sử dụng các tài khoản sau: ✓ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. TK 152 dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình tăng giảm nguyên vật liệu của Công ty theo giá trị. TK 152 có 2 tài khoản chi tiết là 1521 và 1522. TK chi tiết 1521 dùng để phản ánh các loại nguyên vật liệu mua trong nước, TK chi tiết 1522 dùng để phản ánh các loại nguyên vật liệu nhập khẩu. 63
  74. Ngoài ra đối với các nghiệp vụ vật liệu, kế toán còn sử dụng các TK khác như: ✓ TK 111: Tiền mặt ✓ TK 112: Tiền gửi ngân hàng ✓ TK 331, 621, 641, 641 Hiện nay, Công ty đang sử dụng hình thức ghi sổ là Nhật ký chung để hạch toán. ➢ Các sổ sách sử dụng đối với các nghiệp vụ về vật tư ✓ Sổ chi tiết tài khoản 152 ✓ Sổ cái tài khoản 152 ✓ Bảng tổng hợp nhập – xuất-tồn. ✓ Bảng kê nhập – xuất – tồn ➢ Hạch toán tổng hợp nguyên kliệu, vật liệu nhập kho Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị của vật liệu nhập vào, tư đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. o Nguyên vật liệu mua trong nước: Khi nhập kho nguyên vật liệu, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc như: hóa đơn GTGT, phiếu giao hàng, giấy đề nghị thanh toán để định khoản: ghi Nợ TK 152 và ghi Có các tài khoản liên quan như tiền mặt (TK 111), tiẻn gửi ngân hàng (TK112), chưa thanh toán cho người bán (TK331) Phần lớn hình thức thanh toán thường gặp tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam là thanh toán chậm bởi vì nhà cung cấp chủ yếu của Công ty là các nhà cung cấp quen thuộc. Ví dụ: Ngày 04/04/2017 theo hóa đơn GTGT số 0038420, Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam mua của Công ty TNHH Thực phẩm Vina Siam: - Sườn cừu: số lượng 4,772kg ; đơn giá 640.000 VND - Thăn ngoại bò Úc tươi Teys White: số lượng 9,2 kg ; đơn giá là 320.000 VND. 64
  75. - Trai đông lạnh: số lượng 2 gói (1kg/gói) ; đơn giá 193.000 Hàng được giao tận kho của Công ty, chi phí vận chuyển đã được tính vào giá mua. Nghiệp vụ phát sinh được hạch toán như sau: Nợ TK 152:6.086.800 Nợ TK 133:_ Có TK 331: 6.086.800 Hình 4.10: Sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp. o Nguyên vật liệu nhập khẩu: Nếu nguyên vật liệu của Công ty được nhập khẩu thì trong bút toán nhập kho nguyên vật liệu kế toán phản ánh thêm thuế nhập khẩu cùng các chi phí liên quan đến lô hàng nhập khẩu về như sau: Ví dụ: Ngày 06/02/2017, Công ty TNHH Bakehouse Bakehouse Việt Nam nhập khẩu bánh Palmier, bánh trứng vị chanh, bánh macaron các loại đông lạnh của Công ty Sas Panachat theo tờ khai hải quan số 101250480810. (Phụ lục 5) 65
  76. Trong đó, các chi phí liên quan bao gồm: - Phí vận chuyển: 45.658.930 VND - Phí bảo hiểm: 734.460 VND - Phí hải quan: 16.815.000 VND Nghiệp vụ phát sinh được hạch toán như sau: Nợ TK 152:146.176.207 Nợ TK 133:12.943.465 Có TK 3331: 12. 943.465 Có TK 3333:21.572.442 Có TK 331:124.603.765 o Trương hợp phản ánh thừa, thiếu nguyên vật liệu: Phần lớn vật liệu của Công ty được nhập đúng theo đơn đặt hàng. Nhưng khi xảy ra trường hợp thiếu thì bộ phận thu mua của Công ty sẽ yêu cầu nhà cung cấp thu hồi và xuất trả lại hóa đơn GTGT theo đúng với số hàng thực tế giao nhận và chỉ nhập số lượng thực tế nhận được. Đối với trường hợp thừa so với hóa đơn thì trả lại nhà cung cấp số thừa và chỉ nhập đứng số hàng theo đơn đặt hàng của bộ phận thu mua đã yêu cầu trước đó. Sau khi đã chấp nhận và kiểm đúng lô hàng thì bộ phận thu mua mới đề nghị thủ kho tiến hành nhập kho hàng. 4.2.2.2. Qui trình kế toán nguyên liệu, vật liệu xuất kho 4.2.2.2.1. Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu xuất kho Kho hàng tại nhà hàng Saigon Centre: Cuối mỗi tháng, căn cứ vào báo cáo doanh thu của tháng, báo cáo hàng hủy và định mức nguyên vật liệu cần thiết dùng để sản xuất ra một món ăn, kế toán chi phí sẽ tiến hành tính ra số lượng nguyên vật liệu cần dùng để sản xuất ra thành phẩm và đồng thời lập lệnh sản xuất trên phần mềm kế toán Misa. Kế toán nguyên vật liệu dựa vào lệnh sản xuất đã được lập trước đó kiểm tra lượng nguyên vật liệu xuất ra dùng cho sản xuất có bị âm hay ko, nếu nguyên vật liệu xuất kho bị âm kế toán sẽ tiến hành điều chĩnh lại lượng nguyên vật liệu xuất bằng cách xuất kho nguyên vật liệu khác thay thế có cùng tính chất. 66