›

Khóa luận Kế toán khoản phải thu, phải trả tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ lạnh (SEAREFICO)

pdf 84 trang thiennha21 23/04/2022 3590
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Kế toán khoản phải thu, phải trả tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ lạnh (SEAREFICO)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_ke_toan_khoan_phai_thu_phai_tra_tai_cong_ty_co_pha.pdf

Nội dung text: Khóa luận Kế toán khoản phải thu, phải trả tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ lạnh (SEAREFICO)

  1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ LẠNH SEAREFICO Ngành: TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG Chuyên ngành: TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP Giảng viên hướng dẫn: NGUYỄN THANH NAM Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ NAM TRÂN MSSV: 1211191705 Lớp: 12DTDN07 HỒ CHÍ MINH, i
  2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ LẠNH SEAREFICO Ngành: TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG Chuyên ngành: TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP Giảng viên hướng dẫn: NGUYỄN THANH NAM Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ NAM TRÂN MSSV: 1211191705 Lớp: 12DTDN07 HỒ CHÍ MINH, 2016 ii
  3. MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v DANH MỤC CÁC BẢNG vi DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ, BIỂU MẪU vi LỜI CAM ĐOAN vii LỜI CẢM ƠN viii CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI 3 2.1. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU 3 2.1.1. Khái niệm về các khoản phải thu 3 2.1.2. Kế toán phải thu của khách hàng 4 2.1.3. Dự phòng phải thu khó đòi 7 2.1.3 Kế toán phải thu nội bộ 9 2.1.4. Kế toán phải thu khác 13 2.1.5.Kế toán tạm ứng 16 2.2. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ 17 2.2.1. Khái niệm về các khoản nợ phải trả 17 2.2.2. Kế toán khoản phải trả người bán 19 2.2.4. Kế toán các khoản phải trả khác 23 CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 28 3.1. Giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển công ty 28 3.1.1. Tổng quan về công ty 28 3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 29 3.2 Thông tin về mô hình quản trị, tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý 30 3.2.1 Mô hình quản trị 30 3.2.2 Ban điều hành 30 3.2.3 Ban kiểm soát 30 3.2.4 Cơ cấu tổ chức 30 3.3 Cơ cấu tổ chức kế toán tại công ty 32 3.3.1 Sơ đồ tổ chức 32 3.3.2. Chức năng, nhiệm vụ phòng kế toán 33 3.4. Tình hình công ty những năm gần đây 35 3.5. Thuận lợi, khó khăn, phương hướng phát triển 37 3.5.1. Chiến lược phát triển trung và dài hạn 37 3.5.2. Các mục tiêu phát triển bền vững 37 CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY 39 4.1. Hạch toán các khoản Nợ phải thu tại công ty 39 Nợ phải thu tại công ty gồm các khoản: 39 4.1.1. Chính sách quản lý Nợ phải thu 39 4.1.2 Hạch toán khoản phải thu khách hàng 41 4.1.3. Dự phòng phải thu khó đòi 44 4.1.4. Hạch toán khoản phải thu nội bộ 45 iii
  4. 4.1.5. Hạch toán khoản phải thu khác: 46 4.1.6. Hạch toán Tạm ứng: 49 4.2. Hạch toán các khoản phải trả tại công ty. 55 4.2.1 Hạch toán khoản phải trả người bán: 55 4.2.2. Hạch toán khoản phải trả khác: 61 CHƯƠNG V. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 64 5.1. Đánh giá thực trạng 64 5.1.1.1. Nhận xét chung về tình hình hoạt động tại Công ty: 64 5.1.1.2. Nhận xét về công tác kế toán tại công ty 64 5.2. Kiến nghị 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 PHỤ LỤC 70 iv
  5. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CFO : Giám đốc tài chính CEO : Tổng giám đốc BCTC : Báo cáo tài chính GTGT : Giá trị gia tăng TNDN : Thu nhập doanh nghiệp TNCN : Thu nhập cá nhân BUs : Các đơn vị trực thuộc BL : Bảo lãnh L/C : Thư tín dụng BQLDA : Ban quản lý dự án CBCNV : Cán bộ công nhân viên ĐHĐCĐ: Đại hội đồng cổ đông HĐQT: Hội đồng quản trị HĐTV: Hội đồng thành viên KTT: Kế toán trưởng GĐ: Giám đốc BHYT: Bảo hiểm y tế BHXH: Bảo hiểm xã hội BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp KPCĐ: Kinh phí công đoàn v
  6. DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1: Kết quả kinh doanh hợp nhất của Searefico năm 2015 35 Bảng 2: Sổ chi tiết tài khoản 131 43 Bảng 3: Sổ chi tiết tài khoản 136 46 Bảng 4: Sổ chi tiết tài khoản 138 48 Bảng 5: Sổ cái tài khoản 138 48 Bảng 6: Mẫu giấy thanh toán tạm ứng 52 Bảng 7: Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng 52 Bảng 8: Mẫu phiếu chi 53 Bảng 9: Sổ chi tiết tài khoản 141 55 Bảng 10: Mẫu Ủy nhiệm chi 59 Bảng 11: Sổ chi tiết tài khoản 331 61 Bảng 12: Sổ chi tiết tài khoản 338 63 Bảng 13: Bảng kê chi tiết phải trả người bán 66 Bảng 14: Bảng kê chi tiết phải thu khách hàng 66 DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ, BIỂU MẪU Biểu đồ 1: Tình hình thực hiện lợi nhuận theo kế hoạch năm 2015 36 Hình 1: Quy trình luân chuyển chứng từ phải thu 41 Hình 2: Quy trình luân chuyển chứng từ tạm ứng 50 Hình 3: Quy trình luân chuyển chứng từ phải trả 57 Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chứng công ty 31 Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán 32 vi
  7. LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và số liệu trong báo cáo thực tập tốt nghiệp được thực hiên tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ lạnh (SEAREFICO), không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trươc nhà trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2016 Tác giả (Ký tên) vii
  8. LỜI CẢM ƠN Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ThS. Nguyễn Thanh Nam đã tận tình chỉ dạy, hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian thực hiện báo cáo này. Xin gởi lời cám ơn chân thành tới ban lãnh đạo,các anh chị trong phòng Kế toán tại Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh (SEAREFICO) đã tận tình hướng dẫn, tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo thực tập này. Do thời gian làm báo cáo có hạn và sự tiếp thu của em còn hạn chế trong nhiều lĩnh vực và kinh nghiệm tìm hiểu thực tế nên bài báo cáo của em còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được được sự chỉ dạy, đóng góp ý kiến, giúp đỡ của các thầy cô để hoàn thiện hơn về kiến thức của mình. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm (SV Ký và ghi rõ họ tên) viii
  9. CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1. Ý nghĩa của việc chọn đề tài Hiện nay, nền kinh tế nước ta đang dần hội nhập và phát triển. Đặc biệt là khi Việt Nam tham gia ký Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương, các doanh nghiệp không những phải cạnh tranh với các đối thủ trong nước mà còn phải cạnh tranh với các đối thủ nước ngoài. Để tồn tại và phát triển trong điều kiện như vậy, doanh nghiệp cần phải nắm rõ được tình hình tài chính của mình nhằm có kế hoạch đầu tư, sử dụng nguồn vốn của mình cho phù hợp. Tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá tình hình tài chính của một doanh nghiệp. Nếu quản lý tốt nghĩa là doanh nghiệp có ít nợ phải trả, nguồn tiền dồi dào và ít bị chiếm dụng vốn. Nếu quản lý kém thì sẽ dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau, các khoản nợ phải thu, phải trả sẽ kéo dài. Điều này không tốt cho sự chủ động sử dụng vốn của doanh nghiệp và có thể mang lại hiệu quả hoạt động không cao. 2. Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu thực trạng kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ lạnh ( SEAREFICO). Đưa ra nhận xét, đề ra những biện pháp góp phần hoàn thiện công tác quản lý các khoản phải thu, phải trả tại công ty 3. Phạm vi nghiên cứu Các khoản phải thu, phải trả tại công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh (SEAREFICO). Đề tài chỉ tập trung phân tích các khoản phải thu gồm: Phải thu khách hàng, Phải thu nội bộ, Phải thu khác và các khoản phải trả gồm: Phải trả người bán, phải trả công nhân viên, Phải trả nội bộ, Phải trả khác. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập: Thu thập các quy định của pháp luật về công tác kế toán khoản phải thu, phải trả. Phương pháp tập hợp: Tập hợp các chứng từ liên quan đến công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả. 1
  10. Phương pháp đối chiếu, so sánh: So sánh giữa thực tế và lý thuyết. 5. Kết cấu đề tài: Đề tài bao gồm 5 chương: Chương 1: Mở Đầu Chương 2: Cơ sở lý luận của đề tài. Chương 3: Tổng quan về công ty Cổ phần Kỹ nghệ lạnh SEAREFICO Chương 4: Thực trạng công tác kế toán khoản phải thu, phải trả tại công ty Cổ phần kỹ nghệ lạnh SEAREFICO Chương 5: Nhận xét, kiến nghị 2
  11. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI 2.1. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU 2.1.1. Khái niệm về các khoản phải thu 2.1.1.1. Khái niệm Các khoản phải thu là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa được thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty. Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán. 2.1.1.2. Các tài khoản sử dụng Tài khoản 131: Phải thu khách hàng Tài khoản 136: Phải thu nội bộ Tài khoản 138: Phải thu khác 2.1.1.3 Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu Các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn. Các chỉ tiêu phải thu của Bảng cân đối kế toán có thể bao gồm cả các khoản được phản ánh ở các tài khoản khác ngoài các tài khoản phải thu, như: Khoản cho vay được phản ánh ở TK 1283; Khoản ký quỹ, ký cược phản ánh ở TK 244, khoản tạm ứng ở TK 141 Việc xác định các khoản cần lập dự phòng phải thu khó đòi được căn cứ vào các khoản mục được phân loại là phải thu ngắn hạn, dài hạn của Bảng cân đối kế toán. Kế toán phải xác định các khoản phải thu thỏa mãn định nghĩa của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (được hướng dẫn chi tiết ở tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái) để đánh giá lại cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính. 3
  12. 2.1.2. Kế toán phải thu của khách hàng 2.1.2.1 Khái niệm Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết). Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác. 2.1.2.2. Chứng từ hạch toán - Hóa đơn thuế GTGT; Hóa đơn bán hàng - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo có ngân hàng. - Sổ chi tiết theo dõi khách hàng 2.1.2.3 Hạch toán phải thu khách hàng - Tài khoản sử dụng: TK131 “Phải thu khách hàng” - Kết cấu TK131: TK131 “Phải thu khách hàng” - Số tiền phải thu của khách hàng phát - Số tiền khách hàng đã trả nợ; sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng; BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã đầu tư tài chính. giao hàng và khách hàng có khiếu nại; - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT); - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. Số dư bên Nợ: Số dư bên Có: Số tiền còn phải thu của khách hàng. Số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. 4
  13. - Nguyên tắc hạch toán : Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. - Sơ đồ hạch toán 5
  14. 2.1.3. Dự phòng phải thu khó đòi 2.1.3.1. Khái niệm Dự phòng phải thu khó đòi: Là khoản dự phòng phần giá trị các khoản nợ phải thu và các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn khác có bản chất tương tự các khoản phải thu khó có khả năng thu hồi. 2.1.3.2. Chứng từ hạch toán - Hợp đồng kinh tế - Khế ước vay nợ - Bản thanh lý hợp đồng - Đối chiếu công nợ 2.1.3.3. Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi -Tài khoản sử dụng: TK 2293: Dự phòng phải thu khó đòi - Kết cấu tài khoản: TK 2293 “Dự phòng phải thu khó đòi” - Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng -Trích lập các khoản dự phòng tổn thất tài phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã sản tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết; - Bù đắp giá trị khoản đầu tư vào đơn vị khác khi có quyết định dùng số dự phòng đã lập để bù đắp số tổn thất xảy ra. - Bù đắp phần giá trị đã được lập dự phòng của khoản nợ không thể thu hồi được phải xóa sổ. Số dư bên Có: Số dự phòng tổn thất tài sản hiện có cuối kỳ. - Nguyên tắc hạch toán: 7
  15. Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp xác định các khoản nợ phải thu khó đòi và các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn có bản chất tương tự có khả năng không đòi được để trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi. Doanh nghiệp trích lập dự phòng phải thu khó đòi khi: + Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được. Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên; + Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn; Điều kiện, căn cứ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi + Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ + Mức trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi: 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên. + Các điều kiện khác theo quy định của pháp luật. Việc trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện ở thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp khoản dự phòng phải thu khó đòi phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn số dư khoản dự phòng phải thu khó đòi đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp. Trường hợp khoản dự phòng phải thu khó đòi phải lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dư khoản dự phòng phải thu khó đòi đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi giảm dự phòng và ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. 8
  16. - Sơ đồ hạch toán 2.1.3 Kế toán phải thu nội bộ 2.1.3.1 Khái niệm Phải thu nội bộ là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với đơn vị cấp dưới hoặc giữa các đơn vị cấp dưới trực thuộc doanh nghiệp độc lập. Các đơn vị cấp dưới trực thuộc trong trường hợp này là các đơn vị không có tư cách pháp nhân, hạch toán phụ thuộc nhưng có tổ chức công tác kế toán, như các chi nhánh, xí nghiệp, Ban quản lý dự án hạch toán phụ thuộc doanh nghiệp. 2.1.3.2. Chứng từ hạch toán - Hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn bán hàng. - Hóa đơn vận chuyển kiêm phiếu xuất kho nội bộ. - Phiếu thu, phiếu chi. - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho nội bộ. - Biên bản bù trừ công nợ nội bộ. 9
  17. - Sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ nội bộ. 2.1.3.3. Hạch toán phải thu nội bộ - Tài khoản sử dụng: TK 136 “phải thu nội bộ” -Tài khoản 136 có 2 tài khoản cấp 2 là 1361 và 1368 - Kết cấu TK136 TK136 “Phải thu nội bộ” - Số vốn kinh doanh đã giao cho đơn vị - Thu hồi vốn, quỹ ở đơn vị cấp dưới; cấp dưới; - Quyết toán với đơn vị cấp dưới về kinh - Kinh phí chủ đầu tư giao cho BQLDA; phí sự nghiệp đã cấp, đã sử dụng; Các khoản khác được ghi tăng số phải - Giá trị TSCĐ hoàn thành chuyển lên từ thu của chủ đầu tư đối với BQLDA; BQLDA; Các khoản khác được ghi giảm - Các khoản đã chi hộ, trả hộ doanh số phải thu của chủ đầu tư đối với nghiệp cấp trên hoặc các đơn vị nội bộ; BQLDA; - Số tiền doanh nghiệp cấp trên phải thu - Số tiền đã thu về các khoản phải thu về, các khoản đơn vị cấp dưới phải nộp; trong nội bộ; - Số tiền đơn vị cấp dưới phải thu về, các - Bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ khoản cấp trên phải giao xuống; của cùng một đối tượng. - Số tiền phải thu về sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ giữa các đơn vị nội bộ với nhau. - Các khoản phải thu nội bộ khác. Số dư bên Nợ: Số nợ còn phải thu ở các đơn vị nội bộ. - Nguyên tắc hạch toán : Phải hạch toán chi tiết theo từng đơn vị cấp dưới có quan hệ thanh toán và theo dõi riêng từng khoản phải thu nội bộ. Cuối kỳ kế toán, phải kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư tài khoản 136 "Phải thu nội bộ", tài khoản 336 "Phải trả nội bộ" với các đơn vị cấp dưới có quan hệ theo từng nội dung thanh toán. Tiến hành thanh toán bù trừ theo từng khoản của từng đơn vị cấp 10
  18. dưới có quan hệ, đồng thời hạch toán bù trừ trên 2 tài khoản 136 “Phải thu nội bộ" và tài khoản 336 "Phải trả nội bộ" (theo chi tiết từng đối tượng). Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời. - Sơ đồ hạch toán 11
  19. 2.1.4. Kế toán phải thu khác 2.1.4.1 Khái niệm Phải thu khác là các khoản phải thu ngoài phạm vi phải thu của khách hàng và phải thu nội bộ. 2.1.4.2 Chứng từ hạch toán - Phiếu thu, phiếu chi. - Giấy báo có, giấy báo nợ. - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa. - Biên bản kiểm kê quỹ - Biên bản xử lý tài sản thiếu 2.1.4.3.Hạch toán Phải thu khác - Tài khoản sử dụng :TK138 “Phải thu khác” - Kết cấu tài khoản 138 TK138 “Phải thu khác” - Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết; - Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài - Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu bản xử lý; đã xác định rõ nguyên nhân và có biên - Kết chuyển các khoản phải thu về cổ phần hóa bản xử lý ngay; doanh nghiệp nhà nước; - Số tiền phải thu về các khoản phát sinh - Số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước; khác. - Phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính; - Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản nợ phải thu khác; Số dư bên Nợ: Số dư bên Có: Các khoản nợ phải thu khác chưa thu Số đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá 13
  20. được. biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể). - Nguyên tắc hạch toán: Giá trị tài sản thiếu được phát hiện; các khoản phải thu về bồi thường vật chất do các cá nhân, tập thể gây ra như mất mát, hư hỏng tiền, các loại vật tư, hàng hóa, dụng cụ. Các khoản tiền chuyển cho đơn vị nhận ủy thác xuất, nhập khẩu nộp hộ để mua hàng hộ hoặc nộp hộ các loại thuế. Các khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời không lấy lãi. Các đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi hoặc chờ xử lý. - Sơ đồ hạch toán 14
  21. 2.1.5.Kế toán tạm ứng 2.1.5.1 Khái niệm Tạm ứng là khoản thuộc vốn bằng tiền ứng trước cho cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp có trách nhiệm chi tiêu cho những mục đích nhất định thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc hoạt động khác của doanh nghiệp, sau đó phải có trách nhiệm báo cáo thanh toán tạm ứng với doanh nghiệp. 2.1.5.2. Chứng từ hạch toán - Giấy đề nghị tạm ứng - Phiếu chi, Ủy nhiệm chi - Báo cáo thanh toán tạm ứng - Các chứng từ gốc: hóa đơn mua hàng, biên lai cước phí, vận chuyển 2.1.5.3. Hạch toán kế toán tạm ứng - Tài khoản sử dụng TK141 “tạm ứng” - Kết cấu tài khoản TK141 TK141 “tạm ứng” Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho - Các khoản tạm ứng đã được thanh toán; người lao động của doanh nghiệp. - Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương; - Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho. Số dư bên Nợ: Số tạm ứng chưa thanh toán. - Nguyên tắc hạch toán Cán bộ làm Giấy đề nghị tạm ứng, căn cứ đó, kế toán lập Phiếu chi tiền tạm ứng và Thủ quỹ tiến hành chi tiền. Khi hoàn thành, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc để thanh toán, kế toán tiền hành xóa sổ khoản tạm ứng, đồng thời ghi nhận chênh lệch (nếu có). 16
  22. - Sơ đồ hạch toán 2.2. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ 2.2.1. Khái niệm về các khoản nợ phải trả 2.2.1.1. Khái niệm Nợ phải trả là các khoản nợ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh mà doanh nghiệp phải trả, phải thanh toán cho các chủ nợ. 2.2.1.2. Phân loại - Các khoản nợ phải trả trong doanh nghiệp bao gồm - Phải trả người bán - Phải trả nội bộ - Phải trả khác 17
  23. 2.2.1.3. Các tài khoản sử dụng Tài khoản 331 “Phải trả người bán” Tài khoản 338 “Phải trả khác” 2.2.1.4. Nguyên tắc kế toán các khoản phải trả Các khoản nợ phải trả được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải trả, đối tượng phải trả, loại nguyên tệ phải trả và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Việc phân loại các khoản phải trả là phải trả người bán, phải trả nội bộ, phải trả khác được thực hiện theo nguyên tắc: + Phải trả người bán gồm các khoản phải trả mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản và người bán (là đơn vị độc lập với người mua, gồm cả các khoản phải trả giữa công ty mẹ và công ty con, công ty liên doanh, liên kết). Khoản phải trả này gồm cả các khoản phải trả khi nhập khẩu thông qua người nhận ủy thác (trong giao dịch nhập khẩu ủy thác); + Phải trả nội bộ gồm các khoản phải trả giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc; + Phải trả khác gồm các khoản phải trả không có tính thương mại, không liên quan đến giao dịch mua, bán, cung cấp hàng hóa dịch vụ: +Các khoản phải trả liên quan đến chi phí tài chính, như: khoản phải trả về lãi vay, cổ tức và lợi nhuận phải trả, chi phí hoạt động đầu tư tài chính phải trả;Các khoản phải trả do bên thứ ba chi hộ; Các khoản tiền bên nhận ủy thác nhận của các bên liên quan để thanh toán theo chỉ định trong giao dịch ủy thác xuất nhập khẩu;Các khoản phải trả không mang tính thương mại như phải trả do mượn tài sản, phải trả về tiền phạt, bồi thường, tài sản thừa chờ xử lý, phải trả về các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải trả để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn. Khi có các bằng chứng cho thấy một khoản tổn thất có khả năng chắc chắn xảy ra, kế toán phải ghi nhận ngay một khoản phải trả theo nguyên tắc thận trọng. 18
  24. Kế toán phải xác định các khoản phải trả thỏa mãn định nghĩa của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (được hướng dẫn chi tiết ở Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái) để đánh giá lại cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính. 2.2.2. Kế toán khoản phải trả người bán 2.2.2.1 Khái niệm Khoản phải trả người bán là các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, lao vụ cho hợp đồng kinh tế đã ký. 2.2.2.2. Chứng từ hạch toán - Phiếu thu, phiếu chi - Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho - Phiếu đặt hàng - Hóa đơn bán hàng của bên bán - Hợp đồng kinh tế 2.2.2.3 Hạch toán Phải trả người bán - Tài khoản sử dụng: Tài khoản 331 “Phải trả người bán” - Kết cấu tài khoản 331 Tài khoản 331 “Phải trả người bán” -Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp; thầu xây lắp; - Số tiền ứng trước cho người bán, người - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn giá chính thức; thành bàn giao; - Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp so với Đồng Việt Nam). đồng; 19
  25. - Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán; - Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. - Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền Số dư bên Có: đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung đã trả nhiều hơn số phải trả cho người cấp, người nhận thầu xây lắp. bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. - Nguyên tắc hạch toán Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo từng loại nguyên tệ. Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. 20
  26. Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. - Sơ đồ hạch toán 21
  27. 2.2.4. Kế toán các khoản phải trả khác 2.2.4.1 Khái niệm Các khoản phải trả khác là các khoản mà doanh nghệp phải trả ngoài các khoản phải trả người bán, thuế phải nộp, phải trả người lao động, chi phí phải trả, phải trả nội bộ và thanh toán theo tiến độ hợp đồng xây dựng. 2.2.4.2. Chứng từ hạch toán - Hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn bán hàng. - Hóa đơn vận chuyển kiêm phiếu xuất kho nội bộ. - Phiếu thu, phiếu chi. - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho nội bộ. 2.2.4.3 Hạch toán Phải trả, phải nộp khác - Tài khoản sử dụng: Tài khoản 338 “Phải trả khác” - Kết cấu tài khoản 338 Tài khoản 338 “Phải trả khác” - Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý (chưa xác định tài khoản liên quan theo quyết định ghi rõ nguyên nhân); Giá trị tài sản thừa phải trả trong biên bản xử lý; cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) - Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị; theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác - Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã định ngay được nguyên nhân; nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã - Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lư- và kinh phí công đoàn; ơng của công nhân viên; - Doanh thu chưa thực hiện tính cho từng - Các khoản thanh toán với công nhân viên về kỳ kế toán; trả lại tiền nhận trước cho tiền nhà, điện, nước ở tập thể; khách hàng khi không tiếp tục thực hiện - Kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù; việc cho thuê tài sản; - Số BHXH đã chi trả công nhân viên khi được - Số phân bổ khoản chênh lệch giữa giá cơ quan BHXH thanh toán; bán trả chậm, trả góp theo cam kết với - Doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong kỳ; 23
  28. giá bán trả tiền ngay (lãi trả chậm) vào - Số chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp chi phí tài chính; theo cam kết với giá bán trả ngay; - Kết chuyển chênh lệch giá bán lớn hơn - Số chênh lệch giữa giá bán cao hơn giá trị còn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại lại của TSCĐ bán và thuê lại của giao dịch bán là thuê tài chính ghi giảm chi phí sản và thuê lại TSCĐ là thuê tài chính; xuất, kinh doanh; - Số chênh lệch giữa giá bán cao hơn giá trị hợp - Kết chuyển chênh lệch giá bán lớn hơn lý của TSCĐ bán và thuê lại của giao dịch bán giá trị hợp lý của TSCĐ bán và thuê lại là và thuê lại TSCĐ là thuê hoạt động; thuê hoạt động ghi giảm chi phí sản xuất, - Phản ánh tổng số tiền thu từ bán cổ phần kinh doanh; thuộc vốn Nhà nước; Khoản chênh lệch giữa - Nộp vào Quỹ Hỗ trợ sắp xếp doanh giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm nghiệp số tiền thu từ cổ phần hoá doanh doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước chuyển nghiệp 100% vốn Nhà nước; thành công ty cổ phần lớn hơn giá trị thực tế - Kết chuyển chi phí cổ phần hoá trừ (-) phần vốn Nhà nước tại thời điểm xác định giá vào số tiền Nhà nước thu được từ cổ trị doanh nghiệp; phần hoá công ty Nhà nước; - Vật tư, hàng hóa vay, mượn tạm thời, các - Các khoản đã trả và đã nộp khác. khoản nhận vốn góp hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân; - Các khoản thu hộ đơn vị khác phải trả lại; - Các khoản phải trả khác. Số dư bên Nợ (nếu có): Số dư bên Nợ Số dư bên Có: phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số - BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã trích chưa phải trả, phải nộp hoặc số bảo hiểm xã nộp cho cơ quan quản lý hoặc kinh phí công hội đã chi trả công nhân viên chưa được đoàn được để lại cho đơn vị chưa chi hết. thanh toán và kinh phí công đoàn vượt - Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải chi chưa được cấp bù. quyết; - Doanh thu chưa thực hiện ở thời điểm cuối kỳ 24
  29. kế toán; - Số chênh lệch giá bán cao hơn giá trị hợp lý hoặc giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại chưa kết chuyển; - Phản ánh số tiền thu về bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước hoặc khoản chênh lệch giữa giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước chuyển thành công ty cổ phần lớn hơn giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp còn phải trả đến cuối kỳ kế toán; - Các khoản còn phải trả, còn phải nộp khác. - Sơ đồ hạch toán 25
  30. CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 3.1. Giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển công ty 3.1.1. Tổng quan về công ty Tên tiếng Việt : CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ LẠNH Tên giao dịch : SEAREFICO Vốn điều lệ : 243.749.160.000 đồng Trụ sở chính 72-74 đường Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, Thành P ố Hồ Chí Minh Điện thoại : (84–8) 822 260 Fax : (84–8) 3822 6001 Tên chứng khoán : Cổ phiếu Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh (SEAREFICO) Mã chứng khoán : SRF Mệnh giá 10.000 đồng Số lượng cổ phiếu niêm yết : 24.374.916 cổ phiếu Logo của Công ty : Ngành nghề kinh doanh Tư vấn, khảo sát, thiết kế cung cấp vật tư, thiết bị và thi công lắp đặt các công trình lạnh công nghiệp, điều hòa không khí, hệ thống điện, hệ thống phòng chống cháy, thang máy, cấp thoát nước, cơ khí thuộc các ngành công nghiệp và dân dụng. Sản xuất và gia công, chế tạo máy móc, thiết bị, vật liệu cơ điện lạnh. Thầu thi công xây dựng, trang trí nội ngoại thất các công trình dân dụng và công nghiệp 28
  31. trong và ngoài nước. Dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị cơ điện lạnh, các phương tiện vận tải. Thực hiện xuất khẩu, nhập khẩu, quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu trực tiếp các loại vật tư, hàng hóa, máy móc thiết bị các công trình lạnh công nghiệp, điều hòa không khí, hệ thống điện, phòng chống cháy, thang máy, cấp thoát nước, cơ khí thuộc ngành công nghiệp và dân dụng. Dịch vụ lập dự án đầu tư, quản lý đầu tư. Kinh doanh bất động sản. 3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển - 1977: Công ty Kỹ Nghệ Lạnh tiền thân là Xưởng cơ khí Phú Lâm được thành lập ngày 18/11/1977 theo quyết định số 1501/QĐ-UB của Ủy ban Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh chuyên sản xuất nước đá, thiết bị và dụng cụ chế biến. - 1988: Ngày 30/8/1988 Xí nghiệp Cơ Điện Lạnh Đà Nẵng được thành lập là đơn vị thành viên của Công ty XNK Thủy sản Miền Trung, hoạt động trong lĩnh vực lạnh công nghiệp và cơ điện công trình. - 1993: Ngày 01/04/1993, Công ty Kỹ Nghệ Lạnh được thành lập lại theo Quyết định số 95/TS/QĐTC là DN nhà nước loại 1 trực thuộc Tổng Công ty XNK Thủy sản Việt Nam (Seaprodex Vietnam) - 1996: Tháng 11/1996 Bộ thủy sản quyết định sáp nhập Xí nghiệp Cơ Điện Lạnh Đà Nẵng (SEAREE) vào Công ty Kỹ Nghệ Lạnh (SEAREFICO). - 1999: Công ty Kỹ Nghệ Lạnh được cổ phần hóa với vốn điều lệ 12 tỷ đồng và đổi tên thành Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh, tên giao dịch là SEAREFICO - 2005: Tái cấu trúc công ty với 4 đơn vị kinh doanh chính: Khối M&E, Khối Lạnh Công nghiệp, Nhà máy Panel và Searee Đà nẵng. - 2009: Ngày 21/10/2009, niêm yết và giao dịch 8.020.066 cổ phiếu SRF tại Sở Giao dịch Chứng khoán TP.HCM (HOSE). - 2010: Thành lập Công ty con ARICO với 100% vốn đầu tư của SEAREFICO - 2012: Thành lập Chi nhánh Cơ điện Công trình SEAREFICO M&E. - 2013: Phát hành cổ phiếu thưởng tỷ lệ 1:1 tăng vốn điều lệ lên 162,5 tỷ đồng. 29
  32. - 2014: Phát hành cổ phiếu thưởng tỷ lệ 2:1 tăng Vốn điều lệ lên 243,7 tỷ đồng - 2015: Doanh số toàn Công ty vượt mốc 1.000 tỉ đồng - đạt 1.044 tỷ đồng. 3.2 Thông tin về mô hình quản trị, tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý 3.2.1 Mô hình quản trị Trách nhiệm quản trị của Nhóm công ty được thực hiện bởi Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ), Hội đồng quản trị (HĐQT) công ty mẹ và Hội đồng thành viên (HĐTV) công ty con. Ban giám đốc là bộ máy thực thi các Nghị quyết và quyết định của HĐQT. Hội đồng quản trị: HĐQT đương nhiệm có Chủ tịch và 04 thành viên, trong đó có 01 thành viên giữ chức vụ Tổng giám đốc trực tiếp tham gia điều hành và 03 thành viên không điều hành (01 thành viên là người nước ngoài). 3.2.2 Ban điều hành Ban điều hành Công ty bao gồm Tổng Giám đốc, Giám đốc tài chính, Giám đốc kinh doanh thị trường, Giám đốc khối và Giám đốc các đơn vị thành viên. Ban điều hành có nhiệm vụ triển khai, thực thi các Nghị quyết của HĐQT và chịu sự kiểm tra, giám sát của HĐQT. 3.2.3 Ban kiểm soát Ban kiểm soát thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Doanh nghiệp và các quy định khác của Ủy ban Chứng khoán. 3.2.4 Cơ cấu tổ chức 30
  33. Đại hội đồng cổ đông Ban Kiểm Soát Hội đồng quản trị Tổng Giám Đốc Ban Kiểm Ban Kiểm soát soát chất nội bộ Văn Khối Khối Kinh Chi nhánh SEAREE Văn phòng Văn phòng Công ty phòng M&E doanh Cơ điện đại diện Phú đại diện Hà con, liên kết công ty Quốc tế công trình Quốc Nội Quan hệ trực tiếp/ chỉ đạo/ điều hành Quan hệ gián tiếp/ hỗ trợ/ phối hợp Nguồn: Nội bộ Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chứng công ty 31
  34. 3.3 Cơ cấu tổ chức kế toán tại công ty 3.3.1 Sơ đồ tổ chức Nguồn: Nội bộ Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán 32
  35. 3.3.2. Chức năng, nhiệm vụ phòng kế toán Kế toán trưởng: Điều hành chung các hoạt động của Phòng, đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng và nhiệm vụ của Phòng, đào tạo và phát triển đội ngũ. Báo cáo cho CFO/CEO. Kế toán tổng hợp – thuế: Lập Báo cáo tài chính của các đơn vị; kiểm tra Báo cáo tài chính của các công ty con, Chi nhánh (đơn vị không trực tiếp phụ trách); thực hiện các bút toán điều chỉnh hợp nhất và lập các BCTC riêng công ty, BCTC hợp nhất theo quy định. Kiểm tra, thực hiện việc kê khai quyết toán và nộp thuế (thuế GTGT, TNDN, TNCN, thuế môn bài, thuế đất ) Hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho kế toán viên. Báo cáo công việc cho Kế toán trưởng/ CFO. Kế toán quản trị: Thực hiện báo cáo quản trị đơn vị, Nhóm Công ty theo định hướng BSC/KPI đúng hạn, đạt yêu cầu. Cung cấp số liệu cho Ban điều hành đánh giá đúng hiệu quả của từng BUs. Làm việc với các BUs về vấn đề sử dụng vật tư, chi phí cố định, chi phí biến đổi, so sánh sự biến động chi phí, đưa ra các hành động khắc phục phòng ngừa và theo dõi quá trình thực thi. Lập và gởi báo cáo quản trị đúng hạn về hoạt động của các Công trình và BUs. Đánh giá tình hình quản trị về chi phí và dòng tiền tại các dự án, hỗ trợ các dự án trong công tác theo dõi và kiểm soát budget hàng tháng và đề xuất các giảm pháp nhằm tiết giảm chi phí. Kiểm soát chi phí liên quan đến Kế hoạch/Budget được duyệt. Báo cáo công việc cho Kế toán trưởng/CFO. Kế toán thanh toán: Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ thanh toán. Thực hiện việc thanh toán nội bộ và bên ngoài; theo dõi nợ vay và thanh toán nợ vay đúng hạn; kiểm tra và thu hồi công nợ nội bộ kịp thời, đúng cam kết và quy định của công ty. Hạch toán, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách kịp thời và chính xác. Theo dõi kiểm tra, lập kế hoạch thu chi hàng tuần, hàng tháng. Theo dõi, kiểm soát và báo cáo tình hình sử dụng hạn mức ngân hàng và báo cáo tiền gửi, tiền vay định kỳ. Theo dõi thời hạn Hợp đồng tín dụng tại các Ngân hàng và các tổ chức tín dụng, lập và kiểm tra hồ sơ để tái tục hoặc ký mới kịp thời. Thực hiện các hồ sơ mở Thư bảo lãnh (BL tạm ứng, BL thực hiện hợp đồng, BL bảo hành, BL thanh toán ), mở L/C và theo dõi tình hình thanh toán L/C, bảo lãnh. Báo cáo công việc cho Kế toán trưởng. 33
  36. Kế toán công nợ: Theo dõi, đôn đốc Kế toán công trình và BQLDA thu hồi công nợ đầy đủ và đúng hạn theo điều kiện hợp đồng, hạn chế phát sinh công nợ khó đòi. Báo cáo tình hình thu hồi nợ và các biện pháp xử lý kịp thời đối với các khoản nợ có dấu hiệu khó đòi, làm việc với Giám đốc BUs để thảo luận phương án thu hồi các khoản nợ quá hạn. Theo dõi, kiểm soát công tác thu hồi công nợ Nhóm Công ty và lập báo cáo công nợ định kỳ theo quy định. Theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng, bao gồm doanh số ký hợp đồng, khối lượng đã thực hiện, khối lượng được phê duyệt và chờ phê duyệt, doanh thu thực hiện, doanh số chuyển sang kỳ sau. Báo cáo công việc cho Kế toán trưởng. Kế toán công trình: Kiểm tra chứng từ công trình về tính hợp lý, hợp lệ. Kiểm soát chi phí đầu vào theo budget được duyệt, so sánh với định mức và đơn giá chuẩn, đảm bảo tất cả chi phí đều được ghi nhận và có thể xác minh. Phối hợp với BQLDA, kế toán công nợ trong việc theo dõi và thu hồi công nợ, thu nợ đầy đủ, kịp thời theo tiến độ. Đôn đốc, nhắc nhở và hỗ trợ BQLDA trong việc xác nhận khối lượng. Tham gia công tác lập hồ sơ ban đầu, hồ sơ nghiệm thu, thanh quyết toán công trình. Làm việc với đối tác về việc xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu, phản ánh đúng các khoản nợ phải thu theo đúng quy định của pháp luật về kế toán. Đối chiếu số dư công nợ phải thu khách hàng theo khối lượng thực hiện và theo hóa đơn. Thực hiện báo cáo công nợ phải thu định kỳ theo từng dự án. Lập và gởi báo cáo tài chính công trình đúng tiến độ và đạt chất lượng theo yêu cầu quản lý của từng Công ty. Lập kế hoạch thu chi hàng tuần, hàng tháng của từng công trình và gửi cho kế toán thanh toán. Báo cáo công việc cho Kế tóan trưởng. Thủ quỹ - Văn thư : Quản lý tiền mặt không bị thất thoát, mất mát và tuân thủ theo quy định của công ty, pháp luật. Thu tiền khách hàng, thu tạm ứng, rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt. Chi tiền cho CBCNV và khách hàng. Giao nhận hồ sơ đề nghị thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản, đảm bảo kịp thời và không bị thất lạc hay mất mát. Cập nhập, theo dõi tình hình giao nhận chứng từ hàng ngày và gửi cho kế toán thanh toán. Thông báo cho các bộ phận, cá nhân liên quan các chứng từ đã được thanh toán. Nhận, gửi, lưu trữ công văn và các tài liệu khác của phòng Kế toán. Báo cáo công việc cho Kế toán trưởng. 34
  37. 3.4. Tình hình công ty những năm gần đây Sau hơn 7 năm diễn ra cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008, kinh tế thế giới vẫn chưa lấy được đà tăng trưởng như trước. Năm 2015, tình hình kinh tế thế giới phát triển chậm và không ổn định. Theo số liệu của Ngân hàng Thế giới (WB), tốc độ tăng trưởng toàn cầu năm 2015 là 2.4%. Theo đánh giá của các chuyên gia, nền kinh tế Việt Nam ít chịu ảnh hưởng tiêu cực từ kinh tế Thế giới nên có sự tăng trưởng ổn định, lạm phát thấp. Trong môi trường kinh doanh thuận lợi này, Searefico đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận như sau Kết quả kinh doanh hợp nhất Đơn vị: tỷ đồng Chỉ tiêu TH 2014 KH 2015 TH 2015 % So với cùng kỳ % Kế hoạch 2015 Doanh thu thuần 837.28 1,150.00 1,044.28 127.72% 90.81% Lợi nhuận thuần 72.72 61.00 59.93 82.41% 98.25% từ HĐ SXKD Lợi nhuận trước 72.91 61.00 79.31 108.78% 130.00% thuế Lợi nhuận sau 64.77 54.00 65.34 100.87% 121.00% thuế hợp nhất Tỷ lệ cổ tức 12.00 12.00 20.00 166.67% 166.67% Bảng 1: Kết quả kinh doanh hợp nhất của Searefico năm 2015 Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2015 35
  38. Biểu đồ 1: Tình hình thực hiện lợi nhuận theo kế hoạch năm 2015 Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2015 Biểu đồ 2: Tình hình thực hiện doanh thu theo kế hoạch năm 2015 Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2015 Năm 2015, doanh thu thuần hợp nhất toàn Công ty đạt 1,044 tỷ đồng, tăng 207 tỷ đồng, tương ứng tăng 24.72% so với năm 2014 và đạt 90.81% so với kế hoạch năm 2015. 36
  39. Đây là năm đầu tiên doanh thu toàn Công ty vượt cột mốc 1,000 tỷ và giúp Searefico vinh dự góp mặt trong TOP 500 doanh nghiệp tư nhân lớn nhất Việt Nam năm 2015. Lợi nhuận trước thuế năm 2015 là 79.31 tỷ đồng, đạt 130% kế hoạch. Nếu không tính đến khoản thu nhập chuyển nhượng đất (19.57 tỷ) thì lợi nhuận trước thuế từ HĐ SXKD là 59.74 tỷ đạt 98% theo kế hoạch 2015. 3.5. Thuận lợi, khó khăn, phương hướng phát triển 3.5.1. Chiến lược phát triển trung và dài hạn Trong kế hoạch trung và dài hạn, Công ty tiếp tục tập trung vào nâng cao hiệu quả của các hoạt động cốt lõi, tìm kiếm cơ hội đầu tư, liên doanh liên kết với các đối tác nước ngoài, mở rộng hợp tác sang nhiều lĩnh vực để trở thành một tập đoàn đa ngành trong lĩnh vực kỹ thuật – công nghệ. Ưu tiên phát triển các ngành công nghiệp mũi nhọn như năng lượng sạch, sản phẩm thân thiện với môi trường, thiết bị công nghệ tạo giá trị gia tăng trong ngành thực phẩm và chế biến sau thu hoạch. Đối với khách hàng: Với triết lý kinh doanh “Chất lượng sản phẩm là trọng tâm, lợi ích khách hàng là then chốt”, Công ty cam kết cung cấp các sản phẩm dịch vụ ở phân khúc chất lượng cao với giá cả hợp lý và chính sách chăm sóc khách hàng ưu việt. Đối với CBCNV: Đầu tư cho tuyển dụng và đào tạo. Tuyển đúng người, giao đúng việc và động viên đúng lúc. Xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp cho từng nhân viên (Career Path và WDP). Tập trung phát triển đội ngũ lãnh đạo kế thừa. Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài, tạo mọi điều kiện cho các nhân viên tiềm năng có cơ hội được thể hiện. Giúp nhân viên thực sự tham gia vào quá trình quản lý để tìm thấy giá trị của họ ở Công ty. Đối với cổ đông: Quản lý, sử dụng, đầu tư vốn hiệu quả nhằm bảo toàn và gia tăng lợi ích của cổ đông. 3.5.2. Các mục tiêu phát triển bền vững Công ty luôn cam kết thực hiện đầy đủ trách nhiệm và nghĩa vụ đối với cộng đồng và xã hội. Để phát triển bền vững, Công ty không ngừng nghiên cứu, đầu tư vào lĩnh vực công nghệ xanh, sạch và thân thiện với môi trường. Trong năm 2015 công ty đã triển khai dự án đầu tư chuyển đổi dây chuyền sản xuất Panel theo công nghệ Cyclopentance để giảm thiểu tác động đến môi trường. 37
  40. Nối tiếp thành công được ghi nhận của cộng đồng các trường đại học lớn tại TP HCM và Đà Nẵng, năm 2016 công ty tiếp tục liên kết với các cơ sở uy tín như: ĐH Bách Khoa TPHCM, ĐH Bách Khoa Đà Nẵng, ĐH Sư Phạm Kỹ Thuật TPHCM, ĐH Tôn Đức Thắng, ĐH Kỹ thuật Công nghệ để tài trợ học bổng cho sinh viên, huấn luyện kỹ năng mềm, tư vấn hướng nghiệp, nhận sinh viên thực tập tại văn phòng, nhà máy, công trường. Ngoài ra chương trình nhận thực tập sinh quốc tế từ Nhật Bản cũng được duy trì đều đặn. Các sinh viên giỏi sẽ được Công ty tài trợ làm luận văn tốt nghiệp và có cơ hội nhận việc ngay sau khi ra trường 38
  41. CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY 4.1. Hạch toán các khoản Nợ phải thu tại công ty Nợ phải thu tại công ty gồm các khoản: Tài khoản sử dụng: 131 – Phải thu khách hàng Khoản phải thu khách hàng tại công ty là những khoản thu khi cung cấp vật tư cho nhà thầu phụ, khoản thu do Chủ đầu tư thanh toán theo khối lượng thực hiện các công trình. Tài khoản sử dụng 136 – Phải thu nội bộ Công ty không sử dụng tài khoản 336 để hạch toán các khoản phải thu nội bộ mà chỉ sử dụng tài khoản 136 để phản ánh chung các khoản phải thu và phải trả nội bộ. Khoản phải thu nội bộ của công ty gồm: các khoản phải thu do điều vốn, nộp hộ thuế, chi hộ chi phí cho chi nhánh, khoản phải thu của khách hàng do chi nhánh đã nhận hộ, lợi nhuận từ công ty con và chi nhánh chuyển về. Khoản phải trả nội bộ của công ty bao gồm: Khoản điều vốn do chi nhánh chuyển về công ty, các khoản chi phí do Khối, Chi nhánh đã chi hộ cho công ty Tài khoản sử dụng: 138 – Phải thu khác. Các khoản phải thu khác tại công ty gồm: Khỏan phải thu BHXH, BHYT, BHTN, thuế GTGT được khấu trừ, lãi tiền gởi có kỳ hạn và các khoản phải thu phát sinh không thường xuyên khác. 4.1.1. Chính sách quản lý Nợ phải thu Nợ phải thu khách hàng là các khoản phải thu của khách hàng về tiền bán hàng hóa. Nợ phải thu được quản lý và theo dõi theo từng đối tượng, trong đó theo dõi chi tiết các nội dung như: thời điểm phát sinh, nội dung nợ, số tiền nợ và các thông tin liên quan đến khách hàng như tên cơ quan, địa chỉ, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, mã số thuế. Hồ sơ, chứng từ nợ phải thu của khách hàng bao gồm: Hợp đồng kinh tế ký với khách hàng, bảng xác nhận khối lượng thực hiện công trình, hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho. Hồ sơ nợ phải thu của khách hàng được lưu trữ tại công ty theo từng khách hàng 39
  42. riêng biệt. Kế toán công trình có trách nhiệm quản lý, lưu trữ đầy đủ, dễ tìm kiếm và chịu trách nhiệm nếu để xảy ra thất lạc, mất hồ sơ nợ phải thu của khách hàng. Hạch toán, theo dõi công nợ: Căn cứ vào hóa đơn xuất cho khách hàng để hạch toán doanh thu, thuế GTGT. Mở sổ theo dõi quản lý nợ phải thu theo từng khoản nợ, theo đối tượng khách hàng. Thường xuyên đối chiếu, xác nhận công nợ, tổng hợp và phân loại các khoản nợ theo quy định của khách hàng. Tổ chức thu nợ: Căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng kinh tế với khách hàng để tổ chức thu nợ bằng các hình thức như thu bằng tiền mặt hoặc thu qua hệ thống ngân hàng, hoặc thanh toán bù trừ công nợ. Kế toán công trình chịu trách nhiệm thường xuyên cập nhập tình hình công nợ phát sinh, nợ đã thu, nợ còn tồn đọng, tích cực đôn đốc thu hồi công nợ. Việc trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện ở thời điểm lập Báo cáo tài chính. Công ty trích lập dự phòng phải thu khó đòi khi: + Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được. Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên. + Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn. Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, kế toán công ty xác định mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn tự 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên. Cuối kỳ kế toán, kế toán căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là Nợ phải thu khó đòi để xác định mực dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập. Nếu có căn cứ xác nhận khoản nợ không thu hồi được thì kế toán phải tến hành xóa nợ. 40
  43. 4.1.2 Hạch toán khoản phải thu khách hàng 4.1.2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ phải thu Ban quản lý dự án Chủ đầu tư Phòng kế toán Xác nhận Xuất hóa đơn khối lượng GTGT và thực hiện Phê duyệt công văn yêu công trình cầu thanh toán Nhận bộ hồ sơ đầy đủ và thanh toán cho công ty Hình 1: Quy trình luân chuyển chứng từ phải thu Nguồn: Nội bộ Mô tả: Bước 1: Đến hạn phải thu theo hợp đồng, Ban quản lý dự án của công ty xác nhận khối lượng thực hiện công trình với Ban Tư vấn, Giám sát của chủ đầu tư, sau đó trình hồ sơ khối lượng thực hiện công trình cho Chủ đầu tư xem xét ký duyệt. Bước 2: Chủ đầu tư xem xét phê duyệt hồ sơ xác nhận khối lượng thực hiện công trình. Sau khi phê duyệt, hồ sơ được chuyển cho Phòng Kế toán của Công ty. Bước 3: Kế toán công trình xuất hóa đơn GTGT và làm công văn yêu cầu thanh toán gởi cho Chủ đầu tư. Bước 4: Chủ đầu tư nhận bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm Hóa đơn GTGT, Bảng kê xác nhận khối lượng thực hiện, công văn yêu cầu thanh toán và thực hiện thanh toán cho Công ty. Bước 5: Sau khi chủ đầu tư thanh toán, Phòng kế toán chịu trách nhiệm lưu trữ bộ hồ sơ. 41
  44. 4.1.2.2. Hạch toán khoản phải thu khách hàng - Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Phiếu theo dõi tiến độ công trình, Hợp đồng kinh tế, Chứng nhận thanh toán, Công văn đề nghị thanh toán. - Sổ kế toán sử dụng: Sổ tài khoản “Phải thu khách hàng”. Chi tiết: TK 131ANHDU: Phải thu Công ty TNHH Tư Vấn Xây Dựng Ánh Dương TK 131BSGGP: Phải thu Báo Sài Gòn Giải Phóng TK 131COFIC: Phải thu Công ty CP Xây Dựng Số 1 (COFICO) TK 131DQMIN: Phải thu Công ty Cổ phần Đầu tư Địa ốc Đại Quang Minh TK 131DESCO: Phải thu Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Nghiệp (DESCON) . - Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ngày 15/01/2016, ghi nhận khối lượng thực hiện công trình Marriot đợt 1, hóa đơn số 058, giá trị là 4.981.944.690, chưa VAT 10%, Khách hàng chưa trả tiền. Kế toán hạch toán: Nợ TK 131ANHDU: 5.480.139.159 Có TK 51110100: 4.981.944.690 Có TK 3331100: 498.194.469 Ngày 20/01/2016, Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam điều chỉnh giảm khối lượng đã quyết toán theo hợp đồng 1005/2014/ACV. Kế toán hạch toán: Nợ TK 5111: 114.947.335 Nợ TK 33311: 11.494.733 Có TK 131: 126.442.068 Ngày 29/01/2016, Nhận được giấy báo Có của ngân hàng, nội dung: Công ty TNHH Tư Vấn Xây Dựng Ánh Dương thanh toán theo khối lượng thực hiện công trình Mariot, giá trị thanh toán: 50% hóa đơn 058 và 100% VAT. Kế toán hạch toán: Nợ TK 112101: 2.989.166.814 Có TK 131ANHDU: 2.989.166.814 42
  45. Ngày 31/01/2016,Nhận giấy báo Có của ngân hàng, nội dung Công ty TNHH Tư Vấn Xây Dựng Ánh Dương thanh toán tạm ứng theo phụ lục số 01, tổng giá trị 2.322.622.456. Kế toán hạch toán: Nợ TK 112101: 2.322.622.456 Có TK 131ANHDU : 2.322.622.456 Ngày 10/02/2016, Bù trừ công nợ công ty với công ty Kỹ nghệ lạnh Á Châu năm 2015, số tiền bù trừ là 62.500.000. Kế toán hạch toán: Nợ TK 1311: 62.500.000 Có TK 3311: 65.500.000 - Sổ chi tiết TK131 Sổ chi tiết công nợ Tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng Khách hàng: Công ty TNHH Tư vấn xây dựng Ánh Dương (131ANHDU) Từ ngày: 01/01/2016 đến ngày 31/01/2016 Số dư Nợ đầu kỳ 8.244.272 Chứng từ Diễn giải TK đối Ps nợ Ps có Ngày Số ứng 15/01 000167 Khối lượng thực hiện công trình 51110100 4.981.944.690 Marriotm đợt 1, HĐ 328 15/01 000167 Khối lượng thực hiện công trình đợt 3331100 498.194.469 công trình Marriot, HĐ 328 29/01 T_BIDV02/01 Công ty Ánh Dương thanh toán 112101 2.989.166.814 khối lượng thực hiện công trình Marriot đợt 1 Tổng phát sinh nợ : 5.480.139.159 Tổng phát sinh có: 3.373.416.982 Số dư Nợ cuối kì: 2.106.722.177 Bảng 2: Sổ chi tiết tài khoản 131 Nguồn: Nội bộ 43
  46. 4.1.3. Dự phòng phải thu khó đòi - Tài khoản sử dụng: 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi - Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ - Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ngày 31/12/2015, Kế toán trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cho công ty Cổ phần Thủy sản Bình An với số nợ là 89.480.000, quá hạn hơn 1 năm. Mức dự phòng cần lập: 89.480.00 x 50% = 44.740.000 Kế toán hạch toán: Nợ TK 642: 44.740.000 Có TK 2293: 44.740.000 Ngày 20/1/2016, xóa nợ cho công ty TNHH Giang Nam số nợ 50.000.000. Kế toán hạch toán Nợ TK 2293: 25.000.000 Nợ TK 642: 25.000.000 Có TK 131: 50.000.000 Ngày 29/03/2016, thu được món nợ khó đòi của Công ty TNHH Giang Nam đã xử lý vào tháng 01/2016, kế toán hạc toán Nợ TK 112102: 50.000.000 Có TK 7111: 50.000.000 Ngày 31/03/2016, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi của công ty Cổ phần đầu tư An Phong là 17.680.700 ( tức 30% số nợ phải thu), nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã lập ở kỳ trước chưa sử dụng là 20.153.400, số chênh lệch được hoàn nhập, kế toán hạch toán: Nợ TK 2293: 2.472.700 Có TK 642: 2.472.700 Ngày 31/03/2016, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi của công ty TNHH Bác Hồng Hà là 23.784.900 ( tức 30% số nợ phải thu), lớn hơn số dự phòng phải thu khó đòi 44
  47. đã lập ở kỳ trước chưa sử dụng là 21.650.400, do đó cần phải lập dự phòng thêm phần chênh lệch, kế toán hạch toán: Nợ TK 2293: 2.134.500 Có TK 642: 2.134.500 4.1.4. Hạch toán khoản phải thu nội bộ - Các khoản phải thu nội bộ trong công ty bao gồm khoản phải thu giữa Công ty và Chi nhánh, Khối kinh doanh quốc tế, và Công ty con ( Công ty Kỹ Nghệ Lạnh Á Châu). - Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT và các chứng từ khác có liên quan. - Sổ kế toán sử dụng: Sổ chi tiết tài khoản “Phải thu nội bộ”. - Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ngày 11/01/2016, điều vốn từ Khối kinh doanh quốc tế về tài khoản của Công ty, số tiền 2.800.000.000. Kế toán hạch toán: Nợ TK 112123: 2.800.000.000 Có TK 13681: 2.800.000.000 Ngày 15/01/2016, điều vốn từ quỹ tiền mặt của Công ty về quỹ tiền mặt Chi nhánh, số tiền 70.000.000. Kế toán hạch toán: Nợ TK 13612: 70.000.000 Có TK 1111: 70.000.000 Ngày 30/01/2016, Khối kinh doanh quốc tế nộp hộ tiền thuế GTGT tháng 12/2015 cho công ty, số tiền phải nộp là 2.322.622.456. Kế toán hạch toán: Nợ TK 33311: 2.322.622.456 Có TK 13681: 2.322.622.456 Ngày 31/01/2016, Chi hộ chi phí thuê văn phòng Q4 năm 2015 cho Chi nhánh, số tiền 236.64.397. Kế toán hạch toán: Nợ TK 13681: 236,646,397 Có TK 112102: 236,646,397 - Sổ chi tiết tài khoản 136 Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ 45
  48. Từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/01/2016 Số dư Nợ đầu kỳ: 6.871.567.980 Chứng từ Diễn giải TK đối Ps nợ Ps có Ngày Số ứng 11/01 T-VCB05/01 Điều vốn từ MED về HO 112123 2.800.000.000 15/01 C0070 Điều vốn từ quỹ tiền mặt 1111 70.000.000 HO về quỹ tiền mặt MEB 30/01 BKTH07/01C MED Nộp hộ thuế GTGT 33311 2.322.622.456 tháng 12/2016 31/01 Chuyển chi phí Q4/2015 6427 236.646.397 cho MEB – Chi phí thuê văn phòng . Tổng phát sinh nợ: 306.646.397 Tổng phát sinh có: 3.122.622.456 Số dư có cuối kì : 2.815.976.059 Bảng 3: Sổ chi tiết tài khoản 136 Nguồn: Nội bộ 4.1.5. Hạch toán khoản phải thu khác: - Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Bảng kê chi phí và các chứng từ khác liên quan. - Sổ kế toán sử dụng: Sổ cái TK 138 và Sổ TK 138. Chi tiết: TK 1388BHTN: Phải thu Bảo Hiểm Thất Nghiệp TK 1388BHXH: Phải thu Bảo Hiểm Xã hội TK 1388BHYT: Phải thu Bảo Hiểm Y Tế TK 1388GTGT: Thuế GTGT được khấu trừ TK 1388TIGUI: Phải thu lãi tiền gửi có kỳ hạn -. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh: 46
  49. Ngày 31/12/2015, Công ty Kỹ nghệ lạnh Á Châu (ARICO) chuyển 70% lợi nhuận sau thuế về Công ty, số tiền 2.150.670.000. Kế toán hạch toán: Nợ TK 1388:2.150.670 Có TK 5157: 2.150.670 Ngày 31/01/2016, phân bổ BHXH, BHYT, BHTN T01/2016, số tiền lần lượt là 29.690.400, 5.566.950, 3.711.300. Kế toán hạch toán: Nợ TK 13883: 29.690.400 Có TK 3383: 29.690.400 Nợ TK 13884: 5.566.950 Có TK 33884: 5.566.950 Nợ TK 13885: 3.711.300 Có TK 33885: 3.711.300 Ngày 31/01/2016, Tạm thu BHXH, BHYT, BHTN T01/2016 theo số đã tính. Kế toán hạch toán: Nợ TK 3341: 29.690.400 Có TK 13883: 29.690.400 Nợ TK 3341: 5.566.950 Có TK 13884: 5.566.950 Nợ TK 3341: 3.711.300 Có TK 13885: 3.711.300 Ngày 02/02/2016, Trong khi nhập kho lô hàng mua của công ty Thép Vĩnh Bình thì phát hiện thiếu một lượng hàng giá trị khoảng 4.120.000, liện hệ với nhà cung cấp thì được biết do bên nhà cung cấp xuất hàng thiếu. Kế toán hạch toán: Nợ TK 1381: 4.120.000 Có TK 3311: 4.120.000 - Sổ chi tiết TK138 Sổ chi tiết của một tài khoản Tài khoản: 13883 – Phải thu Bảo hiểm xã hội (1388BHXH) Từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/01/2016 Số dư Nợ đầu kỳ: 5.320.800 47
  50. Chứng từ Diễn giải TK đối Ps nợ Ps có Ngày Số ứng 31/01 TL04/01C Phân bổ BHXH 33883 29.690.400 T01/2016 31/01 TL07/01C Tạm thu BHXH 3341 29.690.400 T01/2016 Tổng phát sinh nợ: 29.690.400 Tổng phát sinh có: 29.690.400 Số dư Nợ cuối kỳ: 23.504.850 Bảng 4: Sổ chi tiết tài khoản 138 Nguồn: Nội bộ - Sổ cái TK 138 Sổ cái của một tài khoản Tài khoản: 138 – Phải thu khác Từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/01/2016 Số dư Nợ đầu kỳ: 36.320.800 Chứng từ Mã khách Diễn giải TK đối Ps nợ Ps có Ngày Số hàng ứng 31/01 TL04/01C 1388BHXH Phân bổ BHXH T01/2016 33883 29.690.400 31/01 TL04/01C 1388BHYT Phân bổ BHYT T01/2016 33884 5.566.950 31/01 TL04/01C 1388BHTN Phân bổ BHTN T01/2016 33885 3.711.300 31/01 TL07/01C 1388BHXH Tạm thu BHXH T01/2016 3341 29.690.400 . Tổng phát sinh nợ: 29.690.400 Tổng phát sinh có: 29.690.400 Số dư Nợ cuối kỳ: 36.320.800 Bảng 5: Sổ cái tài khoản 138 Nguồn: Nội bộ 48
  51. 4.1.6. Hạch toán Tạm ứng: - Tài khoản sử dụng: 141 – Tạm ứng Các khoản tạm ứng tại công ty bao gồm: Tạm ứng để mua vật tư, xăng xe, cầu đường, chi phí công tác, và các khoản chi phí khác. 4.1.6.1. Chính sách quản lý các khoản Tạm ứng Người được yêu cầu tạm ứng là Người lao động đã ký hợp đồng lao động chính thức với công ty có nhu cầu tạm ứng để thanh toán tiền thu mua hàng hóa, dịch vụ cho nhà cung cấp, nhà thầu phụ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Thời giạn xem xét và chi tiền tạm ứng: Không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ tạm ứng (nếu hồ sơ hợp lệ). Trường hợp hồ sơ tạm ứng không đủ điều kiện sẽ được phản hồi cho người đề nghị tạm ứng không quá 02 ngày làm việc. Trường hợp tạm ứng gấp sẽ được duyệt chi trong ngày. Hồ sơ tạm ứng được gởi đến phòng kế toán sau 15h00 sẽ được tính cho ngày hôm sau Người nhận tạm ứng phải hoàn ứng trong vòng 20 ngày kể từ ngày tạm ứng. Khi hoàn ứng, người nhận tạm ứng phải nộp đầy đủ hóa đơn, chứng từ gốc để thanh toán dứt điểm toàn bộ số tiền tạm ứng đã nhận, số đã sử dụng. Trường hợp số tiền mà người nhận tạm ứng sử dụng cho công tác vượt quá số đã nhận tạm ứng thì Công ty sẽ chi bổ sung số tiền còn thiếu trên cơ sở phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lý và hợp lệ theo quy định. Kế toán thanh toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi từng CBCNV đã nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ các thông tin phát sinh về tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng. Đồng thời, kế toán thanh toán phải chịu trách nhiệm kiểm soát và thu hồi nợ, nếu quá ngày hoàn ứng mà người nhận tạm ứng vẫn chưa hoàn ứng thì không được phép nhận tạm ứng cho lần tiếp theo. 49
  52. 4.1.6.2. Quy trình luân chuyển chứng từ tạm ứng Người đề nghị tạm ứng Phòng kế toán Ban giám đốc Kế toán thanh toán KTT/ Người được KTT Thủ quỹ/ Ngân ủy quyền hàng No No Yes Xem xét, Xem xét, Lập Phiếu yêu Kiểm tra Yes chứng từ ra quyết ra quyết cầu tạm ứng định định No Yes Thực hiện chi Lưu trữ chứng từ Hình 2: Quy trình luân chuyển chứng từ tạm ứng 50
  53. *Mô tả lưu đồ: Bước 1: Người đê nghị tạm ứng lập Giấy đề nghị tạm ứng kèm theo các tài liệu có liên quan thể hiện rõ nội dung, số tiền cần tạm ứng và chuyển cho Trưởng bộ phận để kiểm tra xác nhận. Nếu chấp nhận, Trưởng bộ phận ký và chuyển cho Phòng kế toán Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt: Kế toán thanh toán kiểm tra thủ tục, chứng từ tạm ứng. Nếu bộ chứng từ đã đầy đủ, kế toán thanh toán ký nháy, lập UNC/ phiếu chi và chuyển KTT/ Người được KTT ủy quyền. KTT/Người được KTT ủy quyền xem xét. Nếu chấp nhận: Ký và chuyển GĐ/ Người được GĐ ủy quyền. GĐ/Người được GĐ ủy quyền xem xét. Nếu chấp nhận: Ký phê duyệt tạm ứng và UNC/ Phiếu chi. Bước 3: Thực hiện chi Kế tóan thanh toán chuyển UNC ra ngân hàng để thực hiện chi trong trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, kế toán chuyển phiếu chi cho thủ quỹ để thực hiện chi. Bước 4: Lưu hồ sơ: Sau khi thực hiện chi, Phòng kế toán lưu hồ sơ. * Mẫu Giấy thanh toán tạm ứng GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 15 tháng 01 năm 2016 Số: C05/01 Họ tên người thanh toán: NHÂM VĂN MẠNH Nợ: 6271,1331 Địa chỉ: Phòng Hành chính – Nhân sự Có 1411 Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: 51
  54. Diễn giải Số tiền A 1 I. Số tiền Tạm ứng 4.000.000 1. Số tiền tạm ứng các đợt trước chưa chi hết 2. Số tạm ứng kỳ này - Phiếu chi số ngày - Phiếu chi số ngày II. Số tiền đã chi III. Chênh lệch 5.781.600 1. Số tạm ứng chi không hết (I-II) 2. Chi quá số tạm ứng (II-I) 1.781.600 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Bảng 6: Mẫu giấy thanh toán tạm ứng Nguồn: Nội bộ *Mẫu giấy đề nghị tạm ứng GIẤY ĐÊ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 20 tháng 01 năm 2013 Kính gởi: Giám đốc Tôi tên là: Địa chỉ: Phòng mua hàng Đề nghị tạm ứng số tiền: 7.500.000 (Viết bằng chữ) Bảy triệu năm trăm ngàn đồng Lý do tạm ứng: Thanh toán tiền mua vật tư Thời hạn thanh toán: Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 7: Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng Nguồn: Nội bộ 52
  55. * Mẫu phiếu chi PHIẾU CHI Ngày 21/01/2016 Người nhận tiền: Địa chỉ: Phòng vật tư Về khoản: Chi tạm ứng tiền mua vật tư Số tiền: 7.500.000 Bằng chữ: Bảy triệu, năm trăm ngàn đồng y Kèm theo: 1 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu năm trăm ngàn đồng. Ngày 21 tháng 7 năm 2016 Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 8: Mẫu phiếu chi Nguồn: Nội bộ 4.1.6.2. Hạch toán Tạm ứng: - Chứng từ sử dụng: Phiếu đề nghị tạm ứng, Phiếu thanh toán tạm ứng, Hóa đơn GTGT, và các chứng từ khác liên quan. - Sổ kế toán sử dụng: Sổ chi tiết phải thu khác và Sổ Cái TK 141. Chi tiết: TK 141MNDHA: Tạm ứng cho Nguyễn Đức Hậu TK 141MNCNG: Tạm ứng cho Nguyễn Cao Nguyên TK 141MPTHO: Tạm ứng cho Phan Thị Hồng TK 141MPTKL: Tạm ứng cho Phạm Thị Kiều Loan TK 141MPTPA: Tạm ứng cho Phan Tấn Phát 53
  56. -. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ngày 04/01/2016, Tạm ứng cho Nguyễn Đức Hậu 96.000.000 chi phí công trình, tiền cơm Ban quản lý cho CT Marriot. Kế toán hạch toán: Nợ TK1411: 96.000.000 Có TK 112102: 96.000.000 Ngày 06/01/2016, Nguyễn Hoàng Quốc Uy thanh toán chi phí xăng xe T12/2015, xe 51A-77051 của Ban giám đốc, số tiền 909.000. Kế toán hạch toán: Nợ TK 6427: 909.000 Có TK 1411: 909.000 Ngày 10/01/2016, Nguyễn Văn Hiệp Thanh toán tạm ứng chi phí mua văn phòng phẩm, thuộc CT Marriot, số tiền 366.000. Kế toán hạch toán: Nợ TK 627703: 366.000 Có TK 1411: 366.000 Ngày 15/01/2016, Chi tạm ứng cho anh Nguyễn Cao Nguyên đi công tác, số tiền 4.000.000. Kế toán hạch toán: Nợ TK 1411: 4.000.000 Có TK 1111: 4.000.000 Ngày 30/1/2016, Thanh toán tiền tạm ứng đi công tác của anh Nguyễn Cao Nguyên, số tiền đã chi là 4.250.000. Kế toán hạch toán: Nợ TK 642: 4.250.000 Có TK 1411: 4.000.000 Có TK 3388: 250.000 - Sổ chi tiết tài khoản 141 Sổ chi tiết của một tài khoản Tài khoản: 141 – Tạm ứng Từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/01/2016 Số dư Nợ đầu kỳ: 8.716.900 54
  57. Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối Số phát sinh Ngày Số ứng Nợ Có 04/01 01/01 141MNDHA TƯ chi phí công trình, tiền 112102 96.000.000 cơm Ban quản lý, CT Marriot 06/01 03/01 141NQU Thanh toán chi phí xăng xe 6427 909.000 T12/2015, xe 51A-77051 của Ban giám đốc 10/01 15/01 141AHIEP Thanh toán tạm ứng chi phí 627703 366.000 mua văn phòng phẩm, thuộc CT Marriot 15/01 28/01 141MNDHA TƯ tiền mua vật tư, CT 1111 7.500.000 Marriot Tổng phát sinh nợ: 76.000.000 Tổng phát sinh có: 136.677.153 Số dư Nợ cuối: 26.063.640 Bảng 9: Sổ chi tiết tài khoản 141 Nguồn: Nội bộ 4.2. Hạch toán các khoản phải trả tại công ty. 4.2.1 Hạch toán khoản phải trả người bán: Các khoản phải trả tại công ty bao gồm - Tài khoản sử dụng: 331 – Phải trả người bán. Các khoản phải trả của Công ty bao gồm: các khoản phải trả cho nhà cung cấp vật tư, nhà thầu phụ, các khoản phải trả khi mua hàng hóa, dịch vụ khác. - Tài khoản sử dụng: 338 – Phải trả khác 55
  58. Các khoản phải trả khác gồm: Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của công nhân viên; các khoản thanh toán với công nhân viên, cổ tức cho nhà đầu tư, và các khoản phải trả phát sinh đột xuất khác. 4.2.1.1. Chính sách quản lý khoản phải trả Nợ phải trả người bán thể hiện mối quan hệ thanh toán của Công ty với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ; tình hình thanh toán của Công ty với Nhà thầu phụ và Chủ đầu tư thực hiện các Công trình. Hợp đồng mua hàng hóa, vật tư, dịch vụ với người bán, hóa đơn chứng từ phải được quản lý, theo dõi theo từng nhà cung cấp, theo trình tự thời gian. Hồ sơ, chứng từ phải được đảm bảo an toàn, đầy đủ, dễ tìm kiếm. Hạch toán, theo dõi công nợ căn cứ theo Hợp đồng, hóa đơn chứng từ do nhà cung cấp hàng hóa, vật tư, nhà thầu phụ chuyển sang. Kế toán thanh toán hạch toán số tiền phải trả người bán, phản ánh theo đúng đối tượng, ghi rõ nội dung, đồng thời bắt đầu theo dõi thời gian thanh toán kể từ thời điểm nhận được hóa đơn GTGT, chứng từ của nhà cung cấp theo cam kết trong hợp đồng. Hàng tuần, kế toán thanh toán chịu trách nhiệm lập kế hoạch thanh toán hoặc tạm ứng cho nhà cung cấp, nhà thầu phụ theo thời gian được quy định trong hợp đồng. Đồng thời, phải lập bảng kê để đối chiếu, xác nhận công nợ với từng khách hàng để làm cơ sở rà soát, thanh toán, quyết toán. 4.2.1.1 Quy trình luân chuyển chứng từ phải trả người bán 56
  59. 4.2.1.1 Quy trình luân chuyển chứng từ phải trả người bán Trung tâm mua hàng Phòng kế toán Ban giám đốc Kế toán thanh toán KTT/ Người được KTT Thủ quỹ/ Ngân ủy quyền hàng Ký kết hợp đồng, thực hiện mua hàng No No Yes Xem xét, Xem xét, Lập Phiếu yêu Kiểm tra Yes chứng từ ra quyết ra quyết cầu thanh toán định định No Yes Thực hiện chi Lưu trữ chứng từ Hình 3: Quy trình luân chuyển chứng từ phải trả Nguồn: Nội bộ 57
  60. * Mô tả Bước 1: Trung tâm mua hàng liên lạc với nhà cung cấp, ký hợp đồng mua hàng. Sau khi hàng về nhập kho, trung tâm mua hàng nhận hóa đơn GTGT cùng Phiếu nhập kho. Trung tâm mua hàng ghi nhận nợ phải trả dựa trên hóa đơn và Phiếu nhập. Bước 2: Khi đến hạn trả nợ theo hợp đồng, Người đề nghị thanh toán lập Phiếu yêu cầu thanh toán theo mẫu kèm theo tài liệu có liên quan. Trưởng bộ phận kiểm tra và xác nhận nhu cầu thanh toán.Nếu chấp nhận: Ký duyệt và chuyển sang Phòng kế toán. Bước 3: Kiểm tra và phê duyệt Kế toán thanh tóan kiểm tra thủ tục, chứng từ thanh toán. Nếu chấp nhận: Ký nháy, lập Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi và chuyển cho KTT hoặc người được KTT ủy quyền. KTT/ Người được KTT ủy quyền xem xét. Nếu chấp nhận: Ký và chuyển cho GĐ/ Người được GĐ ủy quyền GĐ/ Người được GĐ ủy quyền xem xét.Nếu chấp nhận: Phê duyệt thanh toán. Bước 4: Thực hiện thanh toán Kế toán thanh toán chuyển UNC ra ngân hàng để thực hiện chi neuesthanh toán bằng chuyển khoản. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, Kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho Thủ quỹ để thực hiện chi -Bước 5: Sau khi thực hiện thanh toán, Phòng kế toán lưu hồ sơ 4.2.1.2. Hạch toán khoản phải trả người bán: - Chứng từ sử dụng: Phiếu yêu cầu thanh toán, Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Hợp đồng mua bán, Hợp đồng nguyên tắc, Phiếu theo dõi tiến độ công trình. - Sổ kế toán sử dụng: Sổ tài khoản phải trả người bán TK331. Chi tiết TK 331CDPHA: Phải trả Công ty TNHH Châu Duy Phát TK 331SUNNY: Phải trả Công ty TNHH Cung ứng thiết bị điện Sunny TK 331VIBIN: Phải trả Công ty Thép Vĩnh Bĩnh TK 331VPHMY: Phải trả Công ty Cổ phần Đầu tư Việt Phú Mỹ TK 331TBKTG : Phải trả Công ty Cổ phần Thiết bị điện KTG. - Mẫu Ủy nhiệm chi 58
  61. ỦY NHIỆM CHI Số PHẦN DO NH GHI CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN Lập ngày: TÀI KHOẢN NỢ Đơn vị trả tiền Công ty CP Kỹ Nghệ Lạnh Số tài khoản 007 100 000 7252 Tại ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – CN TP HCM Đơn vị nhận tiền Huỳnh Văn Ân TÀI KHOÁN CÓ Số tài khoản 6097 0406 0003 712 Tại ngân hàng VIB Số tiền bằng chữ Năm triệu, bốn trăm bảy mươi lăm SỐ TIỀN BẰNG SỐ ngàn, bảy trăm tám mươi mốt đồng VNĐ 5. 475. 781 chẵn Nội dung TT tiền lương T01/2016 ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN NGÂN HÀNG A NGÂN HÀNG B Kế toán Chủ tài khoản Kế toán TP Kế toán Kế toán TP Kế toán Bảng 10: Mẫu Ủy nhiệm chi Nguồn: Nội bộ - Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ngày 06/01/2016, Nhập mua Vật tư cho CT Land Mark L1 của công ty TNHH Châu Duy Phát theo hóa đơn số 00935, trị giá hàng chưa thuế là 7.121.750, VAT 10%, chưa trả tiền cho nhà cung cấp. Kế toán hạch toán: Nợ TK 152 : 7.121.750 Nợ TK 133: 712.175 Có TK 331100: 7.515.200 Ngày 07/01/2016, chuyển khoản thanh toán cho Công ty TNHH Châu Duy Phát theo hóa đơn số 00935, tổng giá trị thanh toán là 7.515.200. Công ty được hưởng chiết khấu thanh toán 1% trên tổng giá trị hóa đơn do trả tiền sớm. Kế toán hạch toán: Nợ TK 331100:7.515.200 Có TK 112102: 7.440.048 59
  62. Có TK 5151: 75.152 Ngày 14/01/2016, Tạm ứng cho Công ty TNHH Châu Duy Phát 10% giá trị đơn hàng trước thuế theo Hợp đồng số 01/LM1/SRF/2016. Kế toán hạch toán: Nợ TK 331100: 19.563.864 Có TK 112102 : 19.563.864 Ngày 20/01/2016 Nhập mua vật tư cho CT Ba Son của công ty TNHH Châu Duy Phát theo hóa đơn số 00956, trị giá hàng 30.287.200, VAT 10%, chưa trả tiền cho nhà cung cấp. Kế toán hạch toán: Nợ TK 152: 30.287.200 Nợ TK 1331: 3. 028.720 Có TK 331100: 33.315.920 Đến ngày 20/02/2016, Vay ngắn hạn trả nợ cho nhà cung cấp công ty TNHH Châu Duy Phát theo hóa đơn số 00956, tổng giá trị thanh toán là 33.315.920. Kế toán hạch toán: Nợ TK 331100: 33.315.920 Có TK 34111103: 33.315.920 Ngày 14/02/2016, được công ty Cổ phần thiết bị điện KTG chấp nhận giảm giá cho số vật tư đã mua do phẩm chất kém, giá trị được giảm giá là 10.150.000 (chưa bao gồm VAT 10%). Kế toán hạch toán: Nợ TK 331100: 11.165.000 Có TK 152: 10.150.000 Có TK 13311: 1.015.000 - Sổ chi tiết TK 331 Sổ chi tiết công nợ Tài khoản 331 – Phải trả khách hàng Khách hàng: Công ty TNHH Châu Duy Phát (331CDPHA) Từ ngày 01/01/2016 đế ngày 31/01/2016 60
  63. Số dư có đầu kỳ: 272.687.386 Chứng từ Diễn giải TK đối Ps nợ Ps có Ngày Số ứng 06/01 PN 0090 Nhập mua Vật tư cho CT Land 152 7.121.750 Mark L1 theo hóa đơn số 00935 06/01 PN 0090 Nhập mua Vật tư cho CT Land 1331 712.175 Mark L1 theo hóa đơn số 00935 07/01 VCB_05/01 Thanh toán hóa đơn số 00935 112102 7.515.200 14/01 VCB_15/01 Tạm ứng 10% giá trị trước thuế 112102 19.563.864 theo Hợp đồng số 01/LM1/SRF/2016. 20/01 PN0116 Nhập mua vật tư cho CT Ba 152 30.287.200 Son theo hóa đơn số 00956 20/01 PN0116 Nhập mua vật tư cho CT Ba 1331 3. 028.720 Son theo hóa đơn số 00956 34111103 33.315.920 Tồng phát sinh nợ: 52.879.784 Tổng phát sinh có: 41.149.845 Số dư Nợ cuối kỳ: 11.729.939 Bảng 11: Sổ chi tiết tài khoản 331 Nguồn: Nội bộ 4.2.2. Hạch toán khoản phải trả khác: - Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT và các chứng từ khác có liên quan. - Sổ kế toán sử dụng: Sổ tài khoản 338 - Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh 61
  64. Ngày 18/01/2016, Thanh toán chi phí công chứng giấy tờ theo hóa đơn số 4077, số tiền 365.000. Kế toán hạch toán: Nợ TK 3388: 365.000 Có TK 112123: 365.000 Ngày 29/1/2016, Thanh toán tiền trợ cấp thôi việc cho anh Vương Trần Quốc Thanh Nợ TK 3388: 6.440.000 Có TK 1111: 6.440.000 Ngày 31/01/2016, Tạm thu thuế TNCN của CBCNV Tháng 01/2016 Nợ TK 3341: 72.043.668 Có TK 3388: 72.043.668 Ngày 31/01/2016, Trích nộp Kinh phí công đoàn 2%, BHXH 18%, BHYT 3%, BHTN 1% cuả Khối văn phòng và Công trình. Nợ TK 627: 341.200 Nợ TK 642: 635.800 Có TK 3382: 977.000 Nợ TK 627: 19.859.400 Nợ TK 642: 5.178.600 Có TK 3383: 25.038.000 Nợ TK 627: 3.309.900 Nợ TK 642: 863.100 Có TK 3384: 4.173.000 Nợ TK 627: 1.103.300 Nợ TK 642: 375.600 Có TK 3388: 1.478.900 - Sổ chi tiết TK 338: Sổ chi tiết của một tài khoản Tài khoản 338 – Phải trả khác Từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/01/2016 62
  65. Số dư Có đầu kỳ: 37.870.000 Chứng từ Diễn giải TK đối Ps Nợ PS Có ứng Ngày Số 18/01/2016 VCB24/01 TT CP công chứng, hđ 4077, HO 112123 365,000 29/01/2016 C0027 TT tiền trợ cấp thôi việc - Vương 1111 6,440,000 Trần Quốc Thanh 31/01/2016 TL04/01C Tạm thu thuế TNCN Tháng 01/2016 3341 72,043,668 31/01/2016 TL05/01C Kinh phí công đoàn T01/2016 6421 635,800 31/01/2016 TL05/01C Kinh phí công đoàn T01/2016 6271MC 341,200 31/01/2016 TL07/01C Trích BHXH 18% T01/2016 6421 5,178,600 31/01/2016 TL07/01C Trích BHXH 18% T01/2016 6271MC 19,859,400 31/01/2016 TL08/01C Trích BHYT 3% T01/2016 6421 863,100 31/01/2016 TL08/01C Trích BHYT 3% T01/2016 6271MC 3,309,900 31/01/2016 TL09/01C Trích BHTN 1% T01/2016 6421 375,600 31/01/2016 TL09/01C Trích BHTN 1% T01/2016 6271MC 1,103,300 Tổng phát sinh Nợ trong kỳ: 8.675.250 Tổng phát sinh Có trong kỳ: 25.687.600 Số dư có cuối kỳ: 54.792.350 Bảng 12: Sổ chi tiết tài khoản 338 Nguồn: Nội bộ 63
  66. . CHƯƠNG V. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 5.1. Đánh giá thực trạng 5.1.1.1. Nhận xét chung về tình hình hoạt động tại Công ty: SEAREFICO là đơn vị dẫn đầu trong ngành Lạnh công nghiệp, có năng lực sản xuất chế tạo thiết bị, sở hữu nhiều công nghệ kỹ thuật và thiết kế tiên tiến, đủ khả năng đấu thầu nhiều công trình lớn. Đội ngũ nhân sự nhiều kinh nghiệm và được đào tạo bài bản, có khả năng cung cấp cho khách hàng giải pháp trọn gói từ khâu tư vấn thiết kế đến chế tạo, cung cấp, lắp đặt. Trong các năm qua, giá vốn và chi phí khác chiếm tỷ lệ khá cao trong doanh thu thuần, để cải thiện tỷ suất sinh lời, Công ty đã thực hiện nhiều biện pháp nhằm kiểm soát chi phí đầu vào như: đẩy mạnh hoạt động kiểm soát nội bộ và quản lý ngân sách dự án, thành lập Phòng CCM, Trung tâm mua hàng tập trung. Đồng thời, Công ty tăng cường kiểm soát chất lượng công trình với sự hỗ trợ của chuyên gia Nhật Bản, bổ sung nguồn lực cho bộ phận T&C, phát triển bộ phận R&D nhằm nghiên cứu phát triển sản phẩm và công nghệ mới, tái cấu trúc hoạt động quản lý dự án tại Arico. Các khoản công nợ phải thu được quản lý chặt chẽ hơn nhằm giảm thiểu các khoản phải thu quá hạn, từ đó giảm được chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi. 5.1.1.2. Nhận xét về công tác kế toán tại công ty * Ưu điểm: Đối với các hợp đồng có quy mô lớn, công ty thường thu tiền và thanh toán theo từng đợt. Việc này giúp công ty có thể đảm bảo được lượng tiền nhận được và giảm bớt áp lực thanh toán của công ty. Việc phân công công việc trong Phòng Kế Toán rất rõ ràng, mọi bộ phận đều có nhiệm vụ riêng của mình, ít xảy ra chồng chéo trong công việc, vì thế ít xảy ra lãng phí và rất dế dàng truy cứu trách nhiệm nếu có sai sót xảy ra. 64
  67. Tuy các bộ phận đều có nhiệm vụ riêng của mình nhưng đều phối hợp chặt chẽ với nhau trong công tác quản lý khoản phải thu và phải trả. Công tác hạch toán ban đầu được kế toán sử dụng đầy đủ các loại chứng từ cần thiết để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý giúp cho kế toán tổng hợp được thông tin chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán được nhanh chóng và chính xác, kế toán cập nhật chứng từ kịp thời, tạo thuận lợi cho việc hạch toán nhanh chóng và chính xác. Về công tác hạch toán thì kế toán hạch toán hợp lý, phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Hiện nay công ty áp dụng chương trình kế toán máy vào công tác kế toán. Vì vậy công tác kế toán được tiến hành đơn giản, nhanh chóng, đảm bảo thông tin chính xác, thuận tiện trong việc kiểm tra đối chiếu số liệu và cung cấp số liệu kịp thời khi có yêu cầu. Đồng thời, do sử dụng chương trình kế toán, kế toán viên có thể dễ dàng sửa đổi số liệu hạch toán ngay khi phát hiện sai sót. * Nhược điểm: - Về công tác tổ chức kế toán: Do Phòng kế toán phải làm công tác kế toán cho cả Công ty, Chi nhánh và Khối kinh doanh nên khối lượng công việc thường rất nhiều, khó có thể hoàn thành tốt mọi công việc, đôi khi có thể hạch toán nhầm lẫn giữa công ty và chi nhánh. -Về chứng từ: Trong việc giao dịch với các ngân hàng, công ty vẫn đang sử dụng chứng từ giấy. Khi muốn thực hiện lệnh chi, kế toán thanh toán phải fax UNC cho ngân hàng, sau đó chuyển chứng từ gốc ra ngân hàng và đợi ngân hàng trả lại chứng từ để lưu trữ. Quá trình này thường mất thời gian khá lâu và số lượng chứng từ bằng giấy phải lưu trữ rất nhiều. - Về quản lý khoản phải trả: Bảng quản lý nợ phải trả hiện tại của công ty như sau: 65
  68. TT Mã Hợp Mã công Tên Công Giá trị Đã xuất Đã thanh Còn thanh Ghi chú đồng trình Trình hợp đồng hóa đơn toán toán Tổng cộng 1 2 Bảng 13: Bảng kê chi tiết phải trả người bán Nguồn: Nội bộ Bảng quản lý nợ phải trả hiện tại của công ty được thành lập chi tiết cho từng nhà cung cấp. Theo kết cấu bảng như hiện tại, công ty có thể biết được mình đã thanh toán bao nhiêu, còn phải thanh toán bao nhiêu và các khoản thanh toán của mình đã được xuất hóa đơn hay chưa. Điều này giúp công ty nắm được các rõ ràng các khoản mình đã thanh toán. Tuy nhiên, kết cấu bảng như thế này không thể giúp công ty biết được khi nào mình phải thanh toán các khoản còn lại và còn phải thanh toán bao nhiêu đợt nữa. Do đó, công ty khó có thể chủ động quản lý khoản phải trả. -Về quản lý khoản phải thu: Bảng quản lý nợ phải thu của công ty hiện tại như sau: TT Mã Hợp Mã công Tên Công Giá trị Đã xuất Đã thu Còn phải Ghi chú đồng trình Trình hợp đồng hóa đơn thu Tổng cộng 1 2 Bảng 14: Bảng kê chi tiết phải thu khách hàng Nguồn: Nội bộ Bảng quản lý nợ phải thu hiện tại của công ty được thành lập chi tiết cho từng khách hàng. Theo kết cấu bảng như hiện tại, công ty có thể biết được mình đã thu được bao nhiêu, còn phải thu bao nhiêu. Tuy nhiên, với kết cấu bảng như thế này, công ty không thể biết được đây có phải là khoản nợ quá hạn hay nợ khó đòi không. Do đó, công ty khó có thể chủ động quản lý khoản phải thu 5.2. Kiến nghị - Về công tác tổ chức kế toán: 66
  69. Để tránh việc nhầm lẫn khi hạch toán giữ Công ty và các chi nhánh, Phòng kế toán nên phân chia riêng từng người chịu trách nhiệm hạch toán cho công ty, người chịu trách nhiệm hạch toán cho chi nhánh và người chịu trách nhiệm hạch toán cho Khối kinh doanh quốc tế. - Về chứng từ: Công ty nên tăng cường sử dụng dịch vụ Internet banking để giảm thời gian giao dịch với ngân hàng đồng thời giảm bớt số lượng chứng từ giấy phải lưu trữ. -Về quản lý khoản phải trả Công ty nên thiết kế bảng quản lý nợ phải trả như sau: TT Mã Hợp Mã Tên Giá trị Đã xuất Đã Còn Lần thanh Ghi chú đồng công Công hợp hóa đơn thanh thanh toán tiếp trình Trình đồng toán toán theo Tổng cộng 1 2 Bảng quản lý nợ phải trả mới này sẽ giúp công ty chủ động hơn trong việc quản lý khoản phải trả, công ty sẽ biết rõ hơn mình còn cần phải thanh toán trong bao nhiêu ngày tiếp đến. Nhờ biết được khoản thời gian phải trả, công ty sẽ chủ động hơn trong việc điều chỉnh nguồn dòng tiền, từ đó có thể đảm bảo cho việc thanh toán đúng hạn. -Về quản lý khoản phải thu: Công ty nên thiết kế bảng quản lý nợ phải thu như sau: TT Mã Hợp Mã Tên Giá trị Đã xuất Đã thu Còn phải Trong đó đồng công Công hợp hóa đơn thu Đến hạn Quá hạn trình Trình đồng Tổng cộng 1 2 Bảng quản lý nợ phải thu mới này sẽ giúp công ty quản lý tốt hơn các khoản nợ phải thu cảu mình. Qua bảng này, công ty sẽ phân biệt rõ được khoản nợ nào là sắp đến hạn, 67
  70. khoản nợ nào là quá hạn và quá hạn bao lâu, từ đó công ty có thể lên kế hoạch thu hồi nợ kịp thời, không để bị chiếm dụng vốn quá lâu. Ngoài ra, để có thể thu hồi nợ tốt hơn, công ty nên xem xét lập chính sách chiết khấu cho các khách hàng của mình. Do các khoản thu của công ty chủ yếu là từ thực hiện công trình nên số tiền phải thu mỗi lần rất lớn. Nếu công ty có chính sách chiết khấu rõ ràng thì sẽ giảm bớt áp lực trả nợ của khách hàng, từ đó công ty có thể nhận được khoản thanh toán trong thời gian sớm hơn. 68
  71. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Thông tư 200/2014/TT-BTC về Chế độ kế toán doanh nghiệp. 2. ty-co-phan-tu-van-va-giao-nhan-van-hanh-48634/. 3. cong-ty-tnhh-ky-thuat-xay-dung-dang-phong-48632/. 4. phai-thu-phai-tra-tai-cong-ty-tnhh-sx-va-tm-le-son-docx.htm?page=7. 5. qua-hoat-dong-kinh-doanh-tai-cong-ty-c o-phan-ky-nghe-lanh-25882/. 69
  72. PHỤ LỤC Phụ lục 1: Mẫu ủy nhiệm chi 70
  73. Phụ lục 2: Phiếu yêu cầu thanh toán 71
  74. Phụ lục 3: Công văn yêu cầu thanh toán 72
  75. Phụ lục 4: Hóa đơn GTGT đầu ra 73
  76. Phụ lục 5: Hóa đơn GTGT đầu vào 74
  77. Phụ lục 6: Sổ chi tiết tài khoản 331 75
  78. Phụ lục 7: Phiếu đề nghị tạm ứng 76