Khóa luận Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Hitec Huế

88 trang thiennha21 25/04/2022 2600

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Hitec Huế", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_he_thong_kiem_soat_noi_bo_tai_cong_ty_t.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Hitec Huế

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH HITEC HUẾ Sinh viên thực hiện: Trường ĐạiNguy họcễn Bảo NgọcKinh tế Huế Khóa học: 2015 – 2019
ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN  HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH HITEC HUẾ Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Bảo Ngọc ThS. Nguyễn Quốc Tú Lớp: K49B Kiểm toán Niên khóa: 2015 – 2019 Trường Đại học Kinh tế Huế Huế, tháng 12 năm 2018 ii
MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN 1 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 2 DANH MỤC BẢNG BIỂU 3 DANH MỤC SƠ ĐỒ 4 PHẦN I - ĐẶT VẤN ĐỀ 5 I.1. Lý do chọn đề tài 5 I.2. Mục tiêu nghiên cứu 6 I.3. Đối tượng nghiên cứu 6 I.4. Phạm vi nghiên cứu 6 I.5. Phương pháp nghiên cứu 6 I.6. Kết cấu đề tài 7 PHẦN II - NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 8 CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP 8 1.1 Các khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 8 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát 8 1.1.2. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ 8 1.1.3. HTrườngệ thống kiểm soát nộĐạii bộ trong học doanh nghi Kinhệp tế Huế 9 1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 9 1.2.1 Môi trường kiểm soát 10 1.2.2 Đánh giá rủi ro 12 1.2.3 Hoạt động kiểm soát 13 1.2.5 Giám sát 19 iii
1.3. Các loại kiểm soát 19 1.3.1 Phân loại theo mục tiêu 19 1.3.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát 20 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 22 CHƯƠNG 2 -THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KSNB TẠI CÔNG TY TNHH HITEC HUẾ 23 2.1. Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Hitec Huế 23 2.1.1 Thông tin về công ty 23 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty 24 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Công ty 25 2.1.5 Tình hình nguồn lực của Công ty trong 2 năm 2016-2017. 28 2.1.6 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 32 2.2.Thực trạng công tác KSNB tại Công ty TNHH Hitec Huế 36 2.2.1. Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 36 2.2.2. Các loại kiểm soát 39 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 52 CHƯƠNG 3 – MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁCKIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH HITEC HUẾ 53 3.1. GiảTrườngi pháp hoàn thiện cácĐại bộ ph ậhọcn cấu thành Kinh của hệ th ốtếng ki Huếểm soát nội bộ.53 3.1.1 Môi trường kiểm soát 53 3.1.2 Đánh giá rủi ro 54 3.1.3 Các hoạt động kiểm soát 55 3.1.4 Thông tin và truyền thông 55 3.2. Giải pháp hoàn thiện các loại kiểm soát 56 iv
3.2.1 Kiểm soát phòng ngừa 56 3.2.2 Kiểm soát phát hiện 69 3.2.3 Kiểm soát bù đắp 72 PHẦN III – KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 73 III.1. Kết luận 73 III.2. Kiến nghị 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 75 PHỤ LỤC 76 Trường Đại học Kinh tế Huế v
Khóa luận tốt nghiệp LỜI CÁM ƠN Qua hơn 3 năm học tập tại trường và sau hơn 3 tháng thực tập tại công ty TNHH Hitec Huế đến nay em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình.Để có được kết quả này, ngoài nỗ lực của bản thân, em đã nhận được rất nhiều sự động viên, giúp đỡ quý giá và đáng trân trọng. Đầu tiên, em xin gửi bày tỏ lòng biết ơn cùng sự tri ân sâu sắc đến các thầy cô trường Đại học Kinh tế Huế - những người đã luôn tâm huyết với nghề để truyền đạt cho em vốn kiến thức và kinh nghiệm vô cùng quý báu trong suốt thời gian em học tập ở đây. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ThS. Nguyễn Quốc Tú. Thầy là người giúp đỡ, hướng dẫn và giúp em tìm ra hướng đi cho bài luận tốt nghiệp của mình. Em cũng xin cảm ơn Ban Giám đốc, các anh chị trong phòng Kế toán và các phòng ban khác của công ty Hitec Huế đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo mọi điều kiện cho em trong thời gian thực tập tại đơn vị, tạo mọi điều kiện cho quá trình thu thập thông tin nghiên cứu cũng như chia sẻ về những kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm tích lũy được để em có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình một cách trọn vẹn nhất. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè, những người đã luôn ở bên cạnh, động viên, chia sẻ và giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện khóa luận tốt nghiệp này. Do lượng kiến thức và kinh nghiệm tích lũy cũng chưa được nhiều cộng với thời gian và mức độ nghiên cứu chưa sâu nên khóa luận của em không tránh khỏi những thiTrườngếu sót và hạn ch ếĐại. Em rất monghọc sẽ nh Kinhận được sự chtếỉ dẫ n,Huế góp ý từ phíaquý thầy cô và từ phía quý công ty để nâng cao giá trị của đề tài. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Bảo Ngọc 1
Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BCTC Báo cáo tài chính BGĐ Ban giám đốc BHXH Bảo hiểm xã hội BKS Ban kiểm soát CCDC Công cụ dụng cụ COSO Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission DN Doanh nghiệp GTGT Giá trị gia tăng HTK Hàng tồn kho HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB Kiểm soát nội bộ NCC Nhà cung cấp NVL Nguyên vật liệu TNHH Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định VN Việt Nam Trường Đại học Kinh tế Huế 2
Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 – Tình hình lao động của Công ty trong 2 năm 2016-2017 28 Bảng 2.2 – Tình hình tài sản và nguồn vốn Công ty qua 2 năm 2016-2017 29 Bảng 2.3 – Tình hình kết quả kinh doanh Công ty qua 2 năm 2016-2017 31 Trường Đại học Kinh tế Huế 3
Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 – Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Hitec 26 Sơ đồ 2.2 – Sơ đồ tổ chức phòng kế toán của Công ty 33 Sơ đồ 2.3 - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy 34 Trường Đại học Kinh tế Huế 4
Khóa luận tốt nghiệp PHẦN I - ĐẶT VẤN ĐỀ I.1. Lý do chọn đề tài Trên thế giới, KSNB đã có mặt từ rất lâu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tại các nước phương Tây, sau các cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, các nhà quản lý kinh tế trên thế giới đã đánh giá lại các mô hình và thấy được vai trò của KSNB là hết sức quan trọng trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của các DN Các công ty đã chủ động hơn trong việc xác định rủi ro, nhất là những rủi ro trọng yếu có thể tác động xấu đến hệ thống kinh doanh của họ. Trong xu thế hội nhập kinh tế ngày nay, cạnh tranh và rủi ro ngày càng gia tăng ảnh hưởng lớn đến khả năng đạt được các mục tiêu của các DN. Các doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn đã bắt đầu chú trọng xây dựng hệ thống KSNB cho đơn vị của mình. Việc xây dựng và áp dụng KSNB có hiệu quả là nhiệm vụ quan trọng bởi lẽ một hệ thống KSNB hữu hiệu và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, đạt được các mục tiêu hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh của đơn vị. Tuy nhiên, trên thực tế, tồn tại rất nhiều những doanh nghiệp nhỏ không chú trọng vấn đề xây dựng hệ thống KSNB cho đơn vị mình. Phương pháp quản lý của nhiều công ty còn quá lỏng lẻo và đa phần đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận. Nhiều công ty không xây dựng hoặc có xây dựng nhưng không áp dụng các biện pháp KSNB trong doanh nghiệp của mình. Điều này khiến cho các công ty nhỏ vốn đã hạn chế về mặt cạnh tranh lại phải đối mặt với nhiều hơn những rủi ro đe dọa đến hoạt động và phát triển của bảnTrường thân DN. Đại học Kinh tế Huế Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Hitec Huế, qua quá trình tìm hiểu tôi nhận thức được rõ hơn tầm quan trọng và tính cấp thiết của hệ thống KSNB đối với hoạt động kinh doanh của DN, do đótôi đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hitec Huế” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 5
Khóa luận tốt nghiệp I.2. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài gồm có 3 mục tiêu chính: - Thứ nhất: Khái quát những cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộtrong DN. - Thứ hai: Tìm hiểu và phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hitec Huế. - Thứ ba: Đề xuất những giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hitec Huế I.3. Đối tượng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu những vấn đề liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hitec Huế. I.4. Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: đề tài nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hitec Huế. - Về không gian: đề tài tập trung nghiên cứu tại trụ sở của công ty, thông qua các chứng từ và số liệu có liên quan cùng những quy định, quy chế tại công ty TNHH Hitec Huế. - Về thời gian: đề tài nghiên cứu dựa trên các số liệu và chứng từ được thu thập được phản ánh tình hình hoạt động của công ty trong giai đoạn 2 năm gần nhất 2016- 2017. I.5. PhươngTrường pháp nghiên Đại cứu học Kinh tế Huế - Phương pháp thu thập thông tin, số liệu: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được sử dụng để tổng hợp lý luận và lý thuyết cơ bản từ nhiều nguồn khác nhau để tìm hiểu thực trạng công ty từ đó có những đánh giá hiệu quả về công tác KSNB tại công ty; 6
Khóa luận tốt nghiệp + Phương pháp quan sát: Đến đơn vị thực tập, quan sát quá trình luân chuyển chứng từ cũng như quá trình các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hệ thống KSNB của nhân viên Phòng Kế toán là chủ yếu và các bộ phận khác; + Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Đối tượng phỏng vấn là những nhân viên làm việc tại Phòng Kế toán, Phòng kỹ thuật, Phòng kinh doanh, các phòng có liên quan và Ban giám đốc để tìm hiểu khối lượng công việc và vai trò của mỗi cá nhân trong từng chức năng của đề tài nghiên cứu; + Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập các dữ liệu được Công ty cung cấp như báo cáo tài chính các năm, các sổ sách, báo cáo, chứng từ liên quan đến đề tài nghiên cứu. - Phương pháp + Phương phápxử lý so đối liệu chiế:u, so sánh: Để tìm ra những điểm khác biệt giữa lý thuyết và thực tế trong hoạt động KSNB tại Công ty TNHH Hitec Huế; + Phương pháp phân tích, đánh giá: từ các thông tin thu thập được tiến hành phân tích đánh giá công tác KSNB tại Công ty từ đó đưa ra nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán KSNB tại đơn vị; + Thực hiện tính toán, xử lý số liệu và phần tích các số liệu trên báo cáo tài chính bằng phần mềm Microsoft Excel. I.6. Kết cấu đề tài Đề tài gồm 3 phần: - Phần I: Đặt vấn đề. -TrườngPhần II: Nội dung vàĐại kết quả họcnghiên cứ u.Kinh tế Huế Chương 1: Cơ sở lý luận về xây dựng hệ thốngKSNB tại DN; Chương 2: Thực trạng công tácKSNB tại Công ty TNHH Hitec Huế; Chương 3: Một số giải pháp và đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện và nâng cao chất lượng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Hitec Huế. - Phần III: Kết luận và kiến nghị. 7
Khóa luận tốt nghiệp PHẦN II - NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát Từ hàng nghìn năm nay, kiểm soát đã hiện diện và ngày càng được đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh tế của các DN. Kiểm soát cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, trong tổ chức cũng như trong toàn xã hội. Nguyễn Thị Phương Hoa (2011) đã khái niệm về kiểm soát như sau: “Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả”. 1.1.2. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Định nghĩa: Theo COSO 2013 thì “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: + Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính + Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động + Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định.” Ở định nghĩa trên ta cần biết 4 vấn đề: - KSNBTrường là một quá trình, Đại bởi: H ệhọcthống KSNB Kinh không ch tếỉ là mHuếột thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp. - KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: Vì KSNB không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập, mà phải bao gồm cả yếu tố con người (Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhân viên của tổ chức). Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát, thiết lập nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. 8
Khóa luận tốt nghiệp - Đảm bảo hợp lý hay không thể yêu cầu tuyệt đối thực hiện được các mục tiêu đối với KSNB mà chỉ có thể yêu cầu cung cấp một sự đảm bảo hợp lí trong việc thực hiện mục tiêu. Nguyên nhân là do luôn có khả năng tồn tại những yếu kém xuất phát từ sai lầm của con người khi vận hành hệ thống kiểm soát, dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu; hoặc sự thông đồng của các cá nhân; sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí thiết lập nên hệ thống KSNB. - Các mục tiêu: Mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới (mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị). Có thể chia các mục tiêu mà đơn vị thiết lập ra thành 3 nhóm sau đây: + Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. + Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp. + Nhóm mục tiêu về tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ theo luật và quy định. Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối vì một mục tiêu cụ thể có thể liên quan đến 2 hoặc 3 nhóm trên: nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của đơn vị là chính; nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ; nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quan quản lý. 1.1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Theo VSA 400 (2001) thì “HTKSNB được hiểu là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiếm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủTrườngpháp luật và các quyĐại định, đhọcể kiểm tra,Kinh kiểm soát, tếngăn Huếngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”. 1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành từ năm thành phần cơ bản sau và chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau: 9
Khóa luận tốt nghiệp - Môi trường kiểm soát. - Đánh giá rủi ro. - Các hoạt động kiểm soát. - Thông tin và truyền thông. - Giám sát. 1.2.1 Môi trường kiểm soát Thông thường khi công ty phát triển càng lớn thì người chủ doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc quản lý, giám sát và kiểm soát các rủi ro và gian lận. Vì vậy thái độ và ý thức kiểm soát của người quản lý ảnh hưởng rất nhiều vào sự kiểm soát của đơn vị. Nếu nhà quản lý cấp cao nhận thức kiểm soát là vấn đề quan trọng, thì các nhân viên khác cũng hết sức tôn trọng các quy trình kiểm soát. Ngược lại, nếu nhà quản lý không thực sự chú tâm vào vấn đề kiểm soát trong đơn vị thì chắc chắn hệ thống kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả như mong đợi. Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của nhà quản lý đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát, cũng như tính đồng bộ trong các hoạt động kiểm soát của các phòng ban. Để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp cần tìm hiểu các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát: - Triết lý quản lý và phong cách điều hành. - Cơ cấu tổ chức. - Phương pháp ủy quyền. -TrườngSự tham gia của H ộĐạii đồng qu ảhọcn trị và Ban Kinh kiểm soát. tế Huế - Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên. - Chính sách nhân sự. - Sự trung thực và các giá trị đạo đức. 1.2.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý 10
Khóa luận tốt nghiệp Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý về việc giám sát các rủi ro trong kinh doanh; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính và cả thái độ của họ đối với việc lập báo cáo tài chính và các phương pháp kế toán, sử dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức . Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. 1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức Là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được mục tiêu của đơn vị. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát tất cả các hoạt động của đơn vị. 1.2.1.3 Phương pháp ủy quyền Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp dưới một cách chính thức. Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị. Cần có văn bản ủy quyền để giúp cho công việc tiến hành dễ dàng và tránh sự lạm quyền. 1.2.1.4 Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát Ủy ban kiểm soát gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia điều hành đơn vị. Ủy ban kiểm soát giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính. Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát sẽ làm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn do sự kiểm soát của nó đến các hoạtTrường động của người qu ảĐạin lý. học Kinh tế Huế 1.2.1.5 Trình độ và phẩm chất của cán bộ nhân viên Một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu nếu nhân viên ở mọi cấp đảm bảo về kiến thức và kỹ năng cần thiết. Nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có năng lực và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao. Một khía cạnh cũng không 11
Khóa luận tốt nghiệp kém phần quan trọng là phẩm chất của người nhân viên. Khi thiếu yếu tố này, các thủ tục dù chặt chẽ đến đâu cũng không thực hiện được trong thực tế. 1.2.1.6 Các chính sách về nguồn nhân lực Là các chính sách về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen thưởng cho các nhân viên. Chính sách nhân sự ảnh hưởng quyết định đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát. 1.2.1.7 Sự trung thực và các giá trị đạo đức Để tạo được ý thức này trong đơn vị, các nhà quản lý cao cấp cần xây dựng, ban hành và phổ biến rộng rãi các hướng dẫn về chuẩn mực đạo đức để có thể hướng dẫn hoặc ngăn chặn nhân viên không tham gia vào các hoạt động được xem là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn đạt hiệu quả, nhà quản lý cấp cao phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các giá trị đạo đức. Ngoài ra cũng cần loại bỏ những động cơ dẫn người nhân viên đến sai phạm. Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Một môi trường kiểm soát yếu kém không thể nào tạo được các thủ tục kiểm soát hữu hiệu. Ngược lại, một môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế phần nào sự thiếu sót của thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát chính là điều kiện cần cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng. 1.2.2 Đánh giá rủi ro Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong mọi đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro. Vì vậy các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích các nhân tố ảnh hưởTrườngng đến rủi ro làm choĐạicác m ụhọcc tiêu củ aKinhdoanh nghi ệptế không Huế thực hiện được. Việc đánh giá và nhận dạng các rủi ro tạo cơ sở để xác định các giải pháp xử lý rủi ro. Những rủi ro có thể xuất phát từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp. Kinh doanh là chấp nhận rủi ro. Rủi ro càng cao thì lợi nhuận càng lớn. Trong thực tế không thể nào loại bỏ hết tất cả các rủi ro. Vấn đề là nhà quản lý quyết định mức rủi ro nào chấp nhận được và quản lý chúng như thế nào. Để làm được điều này người quản lý cần phải: 12
Khóa luận tốt nghiệp - Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, phải thiết lập mục tiêu riêng của từng hoạt động để đạt được mục tiêu chung của đơn vị. Việc xác định mục tiêu rất quan trọng trong việc đánh giá rủi ro vì một sự kiện chỉ là rủi ro khi nó gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của tổ chức. Có những sự kiện là rủi ro đối với tổ chức này nhưng lại là cơ hội đối với tổ chức khác. - Nhận dạng và phân tích rủi ro khiến cho các mục tiêu không thể thực hiện: + Các rủi ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động (chính trị, thay đổi môi trường pháp lý, thị trường tiền tệ, sự cạnh tranh, sự tiến bộ kỹ thuật, các chính sách nhà nước ) và từ trong nội bộ của doanh nghiệp (những thay đổi trong quy chế, chính sách mở rộng thị trường, chính sách đổi mới kỹ thuật, sự sắp xếp lại tổ chức của đơn vị, thiếu nhân sự chủ chốt, áp dụng nguyên tắc kế toán mới ). + Quá trình đánh giá rủi ro cần thực hiện qua các giai đoạn: xác định đối tượng, tiếp đến xác định các nhân tố ảnh hưởng tới rủi ro của từng đối tượng, và cuối cùng nhận diện rủi ro. + Các phương pháp đánh giá rủi ro: Đánh giá hoạt động đã qua thông qua các bằng chứng có giá trị (chứng từ, thông tin). Đánh giá tác động tiềm tàng gây ra bởi các tác nhân đang tồn tại và sẽ phát triển trong tương lai. + Từ kết quả đánh giá rủi ro, các biện pháp quản lý rủi ro mà doanh nghiệp có thể áp dụng: TránhTrường rủi ro bằng cách Đại không tihọcến hành mKinhột số hoạt đ ộng.tế Huế Chuyển giao các rủi ro như mua bảo hiểm, góp vốn liên doanh Giảm rủi ro bằng cách thiết lập hoặc tăng cường các hoạt động kiểm soát nội bộ nhằm giảm khả năng xuất hiện hoặc sự tác động của rủi ro xuống còn mức có thể thực hiện được. 1.2.3 Hoạt động kiểm soát 13
Khóa luận tốt nghiệp Là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi hoạt động. Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Những hoạt động kiểm soát chủ yếu của đơn vị có liên quan đến hệ thống kế toán: - Phân chia trách nhiệm đầy đủ. - Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động. - Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin. - Kiểm tra độc lập. - Phân tích rà soát. 1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ Được thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Yêu cầu của nguyên tắc này là không để cho một bộ phận hay cá nhân nào tham gia vào giải quyết toàn bộ nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến lúc kết thúc. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của tất cả các nhân viên được tự động kiểm soát chéo lẫn nhau. Mục tiêu của thủ tục này là phát hiện ra các sai sót cũng như các hành vi gian lận. Đồng thời không một cá nhân nào được thực hiện nhiều hơn một trong bốn chức năng sau đây: phê duyệt, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản. PhânTrường chia trách nhi ệĐạim thường học được đề Kinhcập đến như tế là sự Huếtách biệt giữa các chức năng: - Chức năng kế toán với chức năng hoạt động: bộ phận thực hiện các nghiệp vụ không được ghi chép sổ sách kế toán, vì khi đó họ có thể thổi phồng kết quả. - Chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản: các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì có thể tham ô tài sản và che giấu bằng cách sửa chữa lại sổ sách. 14
Khóa luận tốt nghiệp - Người xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: người phê duyệt tài sản không nên kiêm nhiệm việc giữ tài sản vì sẽ làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản. Ngoài ra trong từng nghiệp vụ cụ thể cũng có những yêu cầu khác về phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót. Tuy nhiên cần chú ý rằng việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do các nhân viên thông đồng. 1.2.3.2 Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động Tất cả các nghiệp vụ đều phải được ủy quyền cho một người chịu trách nhiệm. Khi bất kỳ ai trong công ty cũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì sự hổn độn sẽ xảy ra ngay. Có hai mức độ ủy quyền: - Ủy quyền chung là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị, nhân viên cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách. Các ví dụ về ủy quyền chung như hạn mức bán chịu, bảng giá bán cố định đối với sản phẩm dịch vụ, hạn mức tồn kho tối thiểu - Ủy quyền cụ thể là trường hợp một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ riêng biệt. Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, người quản lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp. Ví dụ khoản bán chịu trên hạn mức tín dụng, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản Ủy quyền cụ thể thường áp dụng cho các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh. 1.2.3.3 Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin Hoạt động này được thực hiện cho cả tài sản vật chất và thông tin của đơn vị. Bởi vì thông tin thực chất cũng là một dạng tài sản. Tài sản vật chất cần được bảo vệ để khôngTrường bị mất mát, tham Đạiô, hư hỏng học hay sử dụKinhng lãng phí, tếsai m ụHuếc đích. Chỉ những người ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị. Tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng nhà kho an toàn, tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ và tổ chức kiểm kê định kỳ nhằm hạn chế việc tiếp cận đối với chúng. Ngoài ra, việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế phải được thực hiện định kỳ. Để thông tin kế toán đáng tin cậy và không bị tiết lộ cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn các nghiệp vụ và 15
Khóa luận tốt nghiệp phân quyền các mức độ truy cập thông tin của từng bộ phận và từng cá nhân. Để thực hiện kiểm soát tốt quá trình xử lý thông tin cần đảm bảo: - Các chứng từ phải được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết. - Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt. - Nội dung của chứng từ cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dể hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau. - Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học, kịp thời. Nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải quy định thời gian xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo. - Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát. - Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn và dễ dàng truy cập. - Các nghiệp vụ hoặc các hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. 1.2.3.4 Kiểm tra độc lập Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) thực hiện nghiệp vụ. Kiểm tra độc lập giúp giảm được các sai sót và gian lận do sự cẩu thả hoặc thiếu năng lực của nhân viên. Mặc dù sự phân chia trách nhiệm đTrườngã tạo ra một sự kiể mĐại soát lẫn họcnhau mộ t Kinhcách tự nhiên tếtrong Huếđộc lập, nhưng do hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng giảm sút tính hữu hiệu, cho nên kiểm tra độc lập vẫn phải tồn tại trong các nghiệp vụ mà người quản lý xét thấy trọng yếu và rủi ro cao. 1.2.3.5 Phân tích rà soát 16
Khóa luận tốt nghiệp Là việc so sánh giữa hai nguồn số liệu khác nhau. Tất cả mọi khác biệt đều cần làm rõ. Ưu điểm của thủ tục này là mau chóng phát hiện các gian lận, sai sót hoặc các biến động bất thường để kịp thời có biện pháp xử lý. Ngoài ra hoạt động kiểm soát này còn bao gồm việc xem xét lại những mục tiêu đã được thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự toán, số liệu kỳ trước và những dữ liệu khác có tính chất tài chính và phi tài chính. Đồng thời xem xét một cách tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Việc soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hiệu quả hay không. Với việc điều tra nghiên cứu về những vấn đề bất ngờ xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những hành động điều chỉnh cho thích hợp. 1.2.4 Thông tin và truyền thông Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị dưới các hình thức và thời gian thích hợp, đảm bảo mọi người trong tổ chức có thể thực hiện được nhiệm vụ của mình. Truyền thông là sự cung cấp thông tin bên trong đơn vị và với bên ngoài. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và các cấp ngang hàng với nhau. Mỗi cá nhân cần hiểu vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như hoạt động của cá nhân tác động đến hệ thống như thế nào. Ngoài ra cũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông và cơ quan thuế. ThôngTrường tin và truyền thôngĐại tạo rahọc các báo Kinhcáo, chứa đự ngtế các Huế thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị. Nhờ có hệ thống thông tin liên lạc chính xác, trung thực và các hoạt động truyền thông kịp thời mà các thành viên trong đơn vị nắm bắt, trao đổi, xử lý, quản lý và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả. 17
Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống thông tin trong đơn vị gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng. Hệ thống thông tin kế toán xét về mặt quy trình gồm 3 bộ phận: Chứng từ, sổ sách và báo cáo. 1.2.4.1 Chứng từ kế toán Đóng vai trò hết sức quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung, thông qua ý nghĩa của nó đối với chất lượng thông tin và việc bảo vệ tài sản: - Sự trung thực và chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán khi nó được ghi chép ngay lúc nghiệp vụ phát sinh và kèm theo chữ ký xác nhận và xét duyệt của người có trách nhiệm. Sự phù hợp thông tin liên quan đến mức độ chi tiết và cụ thể của thông tin và tính hữu dụng của nó. - Để bảo vệ các tài sản hiện có trong đơn vị, các chứng từ kế toán liên quan đến tài sản phải có chữ ký của người có thẩm quyền và người tiếp nhận tài sản. - Chứng từ kế toán còn là một phương tiện thể hiện sự ủy quyền. Để đảm bảo sự xét duyệt của người được ủy quyền đối với mọi nghiệp vụ, có thể thiết lập 1 chứng từ được đánh số liên tục cho loại nghiệp vụ đó. - Chứng từ kế toán còn có ý nghĩa quan trọng khác là sự kiểm tra trước và sau khi nghiệp vụ xảy ra. Trước khi nghiệp vụxảy ra, người có thẩm quyền sẽ xem xét chi tiết nội dung trên chứng từ để thể hiện sự xét duyệt của mình. Sau khi nghiệp vụ xảy ra, chứng từ cung cấp đầy đủ thông tin nội dung nghiệp vụ, những cá nhân chịu trách nhiệm và có liên quan. Chứng từ lưu lại là bằng chứng quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giáTrường các thủ tục kiểm soát.Đại học Kinh tế Huế - Ngoài ra, chứng từ kế toán còn là một tài liệu pháp lý quan trọng khi cần xem xét trách nhiệm của các bên. 18
Khóa luận tốt nghiệp 1.2.4.2 Sổ sách kế toán Đảm nhận vai trò ghi chép và xử lý các dữ liệu thông tin. Nó là một dấu vết quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát. 1.2.4.3 Báo cáo kế toán trong đơn vị Gồm có báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị. Số liệu trình bày trên báo cáo tài chính phải trung thực, hợp lý và phản ánh được tình hình hoạt động tại doanh nghiệp, các thông tin khác phải được công bố đầy đủ trong thuyết minh báo cáo tài chính. 1.2.5 Giám sát Là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhằm xác định hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng theo thiết kế và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình của từng giai đoạn. Giám sát giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ duy trì tính hữu hiệu qua các thời kỳ. Có hai loại giám sát: 1.2.5.1 Giám sát thường xuyên Được thực hiện trong các hoạt động, do nhà quản lý và các nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình, thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động khác thường. 1.2.5.2 Giám sát định kỳ Được thực hiện thông qua các đánh giá riêng biệt thông qua các chương trình đánh giáTrường định kỳ, hay các cuĐạiộc kiểm họctoán định Kinhkỳ do kiểm toántế viênHuế nội bộ hoặc do kiểm toán độc lập thực hiện. 1.3. Các loại kiểm soát Tùy theo cách phân loại mà có các loại kiểm soát khác nhau: 1.3.1 Phân loại theo mục tiêu 1.3.1.1 Kiểm soát phòng ngừa 19
Khóa luận tốt nghiệp Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phòng ngừa thường được tiến hành trước khi nghiệp vụ xảy ra. Kiểm soát phòng ngừa thường được thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ: phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ, chính xác 1.3.1.2 Kiểm soát phát hiện Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phát hiện thường được thực hiện sau khi nghiệp vụ xảy ra như các công việc đối chiếu cuối kỳ. Kiểm soát phát hiện và kiểm soát phòng ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát. Thế mạnh của kiểm soát phòng ngừa là ngăn chặn các sai phạm trước khi xảy ra do đó giảm được thiệt hại. Nhưng không có thủ tục nào có thể giảm được rủi ro xuống bằng không và đôi khi chi phí cho kiểm soát phòng ngừa trong nhiều trường hợp rất cao. Khi đó, kiểm soát phát hiện sẽ giúp phát hiện sai phạm lọt lưới của kiểm soát phòng ngừa, nó góp phần làm tăng sự chú ý và trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa. 1.3.1.3 Kiểm soát bù đắp Là khái niệm về sự bù đắp một yếu kém của một thủ tục kiểm soát này bằng một thủ tục kiểm soát khác. 1.3.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát GTrườngồm có hai loại: ki ểmĐại soát trự chọc tiếp và ki Kinhểm soát chung. tế Huế 1.3.2.1 Kiểm soát chung Kiểm soát chung là các thủ tục, chính sách chung được áp dụng cho tất cả các hoạt động. Kiểm soát chung có ảnh hưởng quan trọng tới các kiểm soát trực tiếp. Nếu kiểm soát chung tốt có thể hạn chế những yếu kém của kiểm soát trực tiếp, làm cho 20
Khóa luận tốt nghiệp kiểm soát trực tiếp đạt hiệu quả cao hơn. Ngược lại, nếu kiểm soát chung yếu kém thì cần bổ sung bằng hoạt động kiểm soát trực tiếp tốt hơn. Kiểm soát chung bao gồm các kiểm soát tổ chức hoạt động như việc phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm soát việc ủy quyền và phê chuẩn các nghiệp vụ, kiểm soát việc sử dụng bảo quản sổ sách, báo cáo kế toán, kiểm soát việc truy cập thông tin kế toán 1.3.2.2 Kiểm soát trực tiếp Kiểm soát trực tiếp là các hoạt động kiểm soát được áp dụng cho từng hoạt động xử lý cụ thể. Kiểm soát trực tiếp thường được phân thành: kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả của hệ thống thông tin kế toán. 1.4. Công tác tổ chức KSNB tại doanh nghiệp Để đảm bảo công tác tổ chức KSNB tại doanh nghiệp được tiến hành hiệu quả điều tiên quyết là cần sự am hiểu, hỗ trợ của quản lý cấp cao và sự tham gia của các nguồn lực. Đặc biệt doanh nghiệp cần tổ chức: - Mục tiêu đặt ra cho hệ thống kiểm soát nội bộ được nhất trí ở cấp cao. Các cấp quản lý hiểu rõ và chấp nhận trách nhiệm của họ đối với quá trình kiểm soát. Tất cả nhân viên cùng tham gia và tuân thủ các qui định kiểm soát. - Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng, quản lý, áp dụng cho từng chu trình cụ thể nhằm kiểm soát toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp. Bao gồm các chính sách và thủ tục quản lý tất cả các rủi ro kinh doanh của đơn vị. - Hệ thống kiểm soát được thiết lập ban đầu nhằm nhận biết và hạn chế các rủi ro lớn. Trường Đại học Kinh tế Huế - Công tác tổ chức kiểm soát nội bộ thứ hai bao gồm quá trình kiểm tra đảm bảo tất cả nhân viên thi hành đúng như yêu cầu. - Công tác tổ chức kiểm soát nội bộ thứ ba gồm các quá trình xem xét đánh giá định kỳ các thủ tục kiểm soát nội bộ để đảm bảo chúng đáp ứng được mục tiêu đề ra và hạn chế tới mức chấp nhận được các rủi ro do môi trường thay đổi. 21
Khóa luận tốt nghiệp KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Ở chương 1, tôi đã trình bày một số cở sở lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình của báo cáo COSO. Mô hình này sẽ được áp dụng làm cơ sở cho việc quan sát và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tạicông ty TNHH Hitec. Từ đó đưa ra các định hướng, giải pháp nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho công ty Hitec Huế. Trường Đại học Kinh tế Huế 22
Khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG 2 -THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KSNB TẠI CÔNG TY TNHH HITEC HUẾ 2.1. Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Hitec Huế 2.1.1 Thông tin về công ty Tên công ty bằng tiếng Việt: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HITEC Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: Hitec Company Limited Tên công ty viết tắt: Hitec Co, Ltd Địa chỉ: 200 Phan Bội Châu, phường Trường An, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế (trước đây địa chỉ 04 Đống Đa – TP Huế). Điện thoại: 0234.3831818 Fax: 0234.3831818 Email: Hitec.tsc@gmail.com Website: www.Hitechue.com Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn Mã số thuế: 3300383140 CôngTrường ty được thành Đạilập ngày 05học tháng 12Kinh năm 2005, gitếấy phépHuế kinh doanh số: 3300383140 với vốn đầu tư ban đầu: 500.000.000 đồng. Trong suốt quá trình thành lập và phát triển, từ năm 2005 đến nay Công ty TNHH Hitec đã vươn lên trở thành một Công ty có uy tín, có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Đã tham gia cung cấp thiết bị âm thanh, nghe nhìn, nhạc cụ, thiết bị dạy học, bàn ghế, thiết bị phòng bộ môn, tin học viễn thông, hệ thống các thiết bị chất lượng cao như hệ thống phòng hiclass, hệ thống bảng tương tác thông minh 23
Khóa luận tốt nghiệp Activboard cho các đơn vị trong tỉnh Thừa Thiên Huế và các tỉnh lân cận, đặc biệt là cung cấp cho các đơn vị giáo dục. Hàng hóa do Công ty cung cấp đều đạt chất lượng tốt, đáp ứng được mọi yêu cầu kĩ thuật, chế độ hậu mãi sau bán hàng tốt được các chủ đầu tư đánh giá cao. Ngoài ra Công ty đã đạt được Hệ thống quản lí chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 do Australia và New Zealand cấp. Với bộ máy lãnh đạo tổ chức điều hành gọn nhẹ, năng động, phù hợp với cơ chế thị trường. Đội ngũ cán bộ quản lí giàu kinh nghiệm, kĩ thuật lành nghề. Công ty TNHH Hitec khẳng định: hoàn toàn có thể đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng về chất lượng, tiến độ và các chế độ bảo hành hậu mãi sau bán hàng tốt nhất với giá thành hợp lí nhất. 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty Công ty TNHH Hitec là một doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực thương mại và dịch vụ. Cụ thể lĩnh vực hoạt động chủ yếu: - Tư vấn, lắp đặt thiết bị cho trường học - Mua bán các thiết bị máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm, thiết bị giáo dục, thiết bị viễn thông, thiết bị điện tử, thiết bị văn phòng, thiết bị nghe nhìn, sách tham khảo các loại, các trang thiết bị dụng cụ, đồ chơi cho trường mầm non, mẫu giáo, các loại bảng; Mua bán tranh ảnh bản đồ các loại dùng trong trường học, hóa chất dụng cụ, thiết bị thí nghiệm; thiết bị phòng bộ môn; dụng cụ học sinh, giáo viên. - Sửa chữa các thiết bị vi tính, thiết bị viễn thông, thiết bị giáo dục, thiết bị điện tử, Trườngthiết bị văn phòng. Đại học Kinh tế Huế Ngoài ra còn có: - Tổ chức các chương trình hội thảo chuyên đề, các buổi giao lưu, tọa đàm, hội thảo chia sẻ kinh nghiệm, các sự kiện hoặc tham gia các hoạt động hội thảo, hội nghị, hội chợ triển lãm, hội chợ việc làm. - Mua bán máy móc, thiết bị y tế 24
Khóa luận tốt nghiệp - Mua bán giường, tủ, bàn, ghế và đồ dung nội thất tương tự, các loại nhạc cụ - Mua bán thiết bị, dụng cụ thể thao, băng đĩa, âm thanh, hình ảnh. - Vận tải hàng hóa bằng đường bộ 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Công ty 2.1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ. Công ty TNHH Hitec luôn cố gắng huy động và sử dụng mọi tiềm năng vốn có của Công ty nhằm mục đích hoạt động kinh doanh có hiệu quả, đem lại lợi nhuận cao, tạo việc làm cho người lao động, đóng góp cho ngân sách nhà nước và phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh: - Sử dụng nguồn vốn vào mục đích sản xuất kinh doanh đúng với mục tiêu đạt hiệu quả cao nhất. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng thuế đối với nhà nước - Thực hiện đúng pháp lệnh về kế toán của luật doanh nghiệp - Phân phối lao động hợp lý, đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng thời gian làm việc, nghỉ ngơi, an toàn lao động. Bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh trật tự. 2.1.3.2 Quyền hạn Công ty luôn chấp hành đúng quy định nhà nước theo giấy phép kinh doanh: - Tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định pháp luật - Con dấu riêng, độc lập về tài sản, mở tài khoản tại các ngân hàng. - Chịu trách nhiệm tài chính hữu hạn đối với các tài khoản nợ của Công ty -TrườngĐược quyền giao d ịĐạich, kí kế t cáchọc hợp đ ồKinhng kinh tế, d ịchtế vụ .Huế - Công ty được phép sử dụng các hình thức quảng cáo, nghiên cứu tiếp thị để phục vụ cho định hướng kinh doanh. 2.1.4 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lí của Công ty Trải qua quá trình hoạt động đến nay Công ty đã thiết lập được bộ máy tổ chức quản lý một cách khoa học, tương đối gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Các phòng ban, các bộ phận có chức năng cụ thể. 25
Khóa luận tốt nghiệp Công ty TNHH Hitec được tổ chức theo kiểu tham mưu trực tuyến chức năng nghĩa là các phòng ban tham mưu cho giám đốc theo chức năng, nhiệm vụ của mình để giúp Giám đốc đưa ra các quyết định quản lý sao cho phù hợp với đặc điểm, nhiệm vụ và yêu cầu quản lý. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG PHÒNG BỘ KINH KĨ KẾ PHẬN DOANH THUẬT TOÁN KHO Sơ đồ 2.1 – Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Hitec Chức năng, nhiệm vụ: Giám đốc:Có quyền quyết định và điều hành mọi hoạt động của công ty, có quyền phân công công việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, đặt ra các quy định, thủ tục kiểm tra nội bộ và chịu mọi trách nhiệm về những hành vi vi phạm pháp luật, chịu trách nhiệm chính về kết quả kinh doanh của công ty. PhóTrường giám đốc:Hỗ tr ợĐạiGiám đố chọc trong vi ệcKinh quản lí hoạ t tếđộng cHuếủa Công ty. Phòng kinh doanh: Tham mưu cho Giám đốc xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh cũng như sự phát triển của Công ty. Phòng thực hiện kiểm tra, đôn đốc tìm kiếm thị trường đầu vào và đầu ra cho Công ty. Xây dựng kế hoạch về thu mua thiết bị, đồ dùng và kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thống kê báo cáo số lượng hàng dự trữ tồn kho để đảm bảo nguồn hàng phục vụ nhu cầu thị trường, tạo uy tín cho khách hàng. 26
Khóa luận tốt nghiệp Phòng kế toán:Cung cấp số liệu, thông tin kinh tế về mọi hoạt động kinh doanh cho lãnh đạo; thực hiện tổ chức hạch toán, ghi chép, phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng chế độ kế toán hiện hành; tổng hợp các số liệu và lên BCTC đúng kỳ và đúng chế độ. Theo dõi và đánh giá tình hình tài chính của công ty thường xuyên để thuận tiện cho việc ra các quyết định điều hành, quản lý Công ty của Giám đốc. Phòng kĩ thuật: Kiểm tra chất lượng sản phẩm, vật liệu thiết bị mua vào của Công ty. Có trách nhiệm chung về hoạt động của máy móc, thiết bị hoặc đồ dùng trong công ty. Kiểm tra, sửa chữa cho các sản phẩm của khách hàng có nhu cầu bảo hành, hư hỏng trong thời gian còn bảo hành. Cung cấp dịch vụ sửa chữa các thiết bị, máy móc khi khách hàng có nhu cầu. Chủ yếu phục vụ cho bộ phận mua bán thiết bị vi tính. Bộ phận kho: Quản lí hàng hóa, sản phẩm của công ty. (Nhập, xuất, tồn). Trường Đại học Kinh tế Huế 27
Khóa luận tốt nghiệp 2.1.5 Tình hình nguồn lực của Công ty trong 2 năm 2016-2017. 2.1.5.1 Tình hình nguồn lao động Bảng 2.1 – Tình hình lao động của Công ty trong 2 năm 2016-2017 Đơn vị: Người 2016 2017 So sánh Chỉ tiêu 2017/2016 Số lượng % Số lượng % +/- % Tổng số lao động 17 100.00 20 100.00 3 17.65 Theo giới tính Lao động nam 10 58.82 11 55.00 1 10.00 Lao động nữ 7 41.18 9 45.00 2 28.57 Theo trình độ lao động Đại học 11 64.71 13 65.00 2 18.18 Cao đẳng 2 11.76 3 15.00 1 50.00 Trung cấp 3 17.65 3 15.00 0 0.00 Công nhân phổ thông 1 5.88 1 5.00 0 0.00 (Nguồn: Phòng kinh doanh của Công ty) Lao động của công ty sử dụng bao gồm các ngành nghề phù hợp với các ngành nghề doanh nghiệp đăng ký kinh doanh, trên cơ sở đảm bảo về cơ cấu giới tính, trình độ được đào tạo. Cụ thể, nhìn bảng 2.1 ta thấy được cơ cấu lao động theo giới tính và theo trình độ của Công ty, đồng thời cũng biết được sự biến động của nó qua 2 năm. So với năm 2016, năm 2017 số lượng lao động của Công ty đã tăng từ 17 lao động lên 20 lao đTrườngộng, tức tăng 3 ngư Đạiời, tương họcứng vớ i Kinhtốc độ tăng làtế 17.65%. Huế Việc tăng lao động này là cần thiết, do Công ty đang trong quá trình mở rộng địa bàn, lĩnh vực kinh doanh. Chất lượng lao động của Công ty cao thể hiện ở chỗ các lao động có trình độ đại học chiếm tỷ trọng lớn, luôn trên 60%. Và Công ty có lao động nam nhiều hơn lao động nữ, điều đó là phù hợp với ngành nghề của Công ty là lắp đặt các thiết bị trường học, sửa chữa trang thiết bị, 28
Khóa luận tốt nghiệp 2.1.5.2 Tình hình tài chính của Công ty qua 2 năm 2016-2017 Bảng 2.2 – Tình hình tài sản và nguồn vốn Công ty qua 2 năm 2016-2017 Đơn vị tính: đồng 2017/2016 CHỈ TIÊU 2016 % 2017 % +/- % A. TÀI SẢN 8,605,401,132 92.06 7,948,817,604 89.21 (656,583,528) (7.63) NGẮN HẠN I. Ti à các ền v 841,123,400 9.00 265,481,577 2.98 (575,641,823) (68.44) khoản tương đương tiền III. Các kho ản 4,285,110,292 45.84 4,742,931,077 53.23 457,820,785 10.68 phải thu ngắn hạn IV. Hàng tồn 3,452,192,500 36.93 2,924,412,300 32.82 (527,780,200) (15.29) kho V. Tài sản 26,974,940 0.29 15,992,650 0.18 (10,982,290) (40.71) ngắn hạn khác B. TÀI SẢN 742,095,318 7.94 960,935,859 10.79 218,840,541 29.49 DÀI HẠN I. Tài sản cố 742,095,318 7.94 920,785,488 10.33 178,690,170 24.08 định V. Tài sản dài 0 0.00 40,150,371 0.45 40,150,371 hạn khác TỔNG CỘNG 9,347,496,450 100.00 8,909,753,463 100.00 (437,742,987) (4.68) TÀI SẢN A. NỢ PHẢI 6,836,063,861 73.13 8,210,761,950 92.15 1,374,698,089 20.11 TRẢ 6,836,063,861 73.13 7,710,761,950 86.54 874,698,089 12.80 I. Nợ ngắn hạn 0 0.00 500,000,000 5.61 500,000,000 II. Nợ dTrườngài hạn Đại học Kinh tế Huế B. VỐN CHỦ 2,511,432,589 26.87 698,991,513 7.85 1,812,441,076 (72.17) SỞ HỮU I. Vốn chủ sở 2,511,432,589 26.87 698,991,513 7.85 1,812,441,076 (72.17) hữu TỔNG CỘNG 9,347,496,450 100.00 8,909,753,463 100.00 (437,742,987) (4.68) NGUỒN VỐN (Nguồn từ Bảng cân đối kế toán của Công ty TNHH Hitec) 29
Khóa luận tốt nghiệp Qua bảng 2.2 ta thấy trong tổng tài sản của Công ty thì tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn. Tỷ trọng tài sản ngắn hạn trên tổng tài sản chiếm tỷ trọng lớn, trên 89%. Điều này phù hợp với đặc điểm lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp đó là thương mại. Nhìn chung, tình hình tài sản của Công ty qua 2 năm có sự biến động không quá lớn. Năm 2017 so với năm 2016, tổng tài sản lại có xu hướng giảm, giảm 437,742,987 đồng, tương ứng giảm 4.68%. Nguyên nhân là do sự giảm mạnh của tiền và các khoản tương đương tiền cũng như của hàng tồn kho. Tài sản ngắn hạn giảm chủ yếu là do các khoản tài sản ngắn hạn khác và hàng tồn kho giảm. Nguồn vốn của Công ty năm 2017 so với năm 2016, nợ phải trả có xu hướng tăng, tăng thêm 874,698,089 đồng, tương ứng với tốc độ tăng là 20.11%. Đều này cũng hoàn toàn do sự ảnh hưởng của nợ ngắn hạn. Năm 2017 so với 2016, vốn chủ sở hữu giảm mạnh với tốc độ giảm là 72.17%. Nhìn chung, tình hình tài chính của Công ty có sự biến động đáng kể, tuy nhiên nó luôn duy trì được tính thanh khoản của mình (tài sản ngắn hạn luôn lớn hơn so với nợ ngắn hạn). Trường Đại học Kinh tế Huế 30
Khóa luận tốt nghiệp 2.1.5.3 Tình hình kết quả kinh doanh của Công ty qua 2 năm 2016-2017 Bảng 2.3 – Tình hình kết quả kinh doanh Công ty qua 2 năm 2016-2017 Đơn vị tính: đồng 2017/2016 Chỉ tiêu 2016 2017 (+/-) % 28,925,873,245 26,342,589,734 (2,583,283,511) (8.93) 1. Doanh thu BH & CCDV 2. Các khoản giảm trừ 15,356,038 0 (15,356,038) doanh thu 3. Doanh thu thuần về BH 28,910,517,207 26,342,589,734 (2,567,927,473) (8.88) & CCDV 24,956,794,245 22,956,794,245 (2,000,000,000) (8.01) 4. Giá vốn hàng bán 5. Lợi nhuận gộp về BH & 3,953,722,962 3,385,795,489 (567,927,473) (14.36) CCDV 6. Doanh thu hoạt động tài 3,589,432 2,549,834 (1,039,598) (28.96) chính 248,935,200 238,432,639 (10,502,561) (4.22) 7. Chi phí tài chính Trong đó: Chi phí lãi vay 9. Chi phí quản lí kinh 3,589,349,570 3,089,349,570 (500,000,000) (13.93) doanh 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt 119,027,624 60,563,114 (58,464,510) (49.12) động kinh doanh 11. Thu nhập khác 12. Chi phí khác 13. Lợi nhuận khác 14. Tổng lợi Trườngnhuận kế toán Đại119,027,624 học 60,563,114Kinh tế(58,464,510) Huế (49.12) trước thuế 15. Chi phí thuế TNDN 23,805,525 12,112,623 (11,692,902) (49.12) hiện hành 17. Lợi nhuận sau thuế 95,222,099 48,450,491 (46,771,608) (49.12) TNDN (Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Hitec) 31
Khóa luận tốt nghiệp Năm 2017 so với năm 2016, doanh thu BH & CCDV giảm đi 2,583,283,511 đồng, tương ứng với tốc độ giảm là 8.93%; các khoản giảm trừ doanh thu lại giảm đi 15,356,038 đồng. Đều này đã làm cho doanh thu thuần về BH & CCDV giảm đi 2,567,927,473 đồng, tương ứng với tốc độ giảm là 8.88%. Giá vốn hàng bán của Công ty có giảm đi, tuy nhiên tốc độ giảm này nhỏ hơn tốc độ giảm của doanh thu thuần, nên lợi nhuận gộp giảm, nó giảm đi 567,927,473 đồng, tương ứng với tốc độ giảm là 14.36%. Năm 2017 so với năm 2016, chi phí tài chính có giảm, chi phí hoạt động kinh doanh có giảm nhưng tốc độ giảm của lợi nhuận gộp lớn hơn, đồng thời với đó doanh thu hoạt động tài chính giảm đi làm cho lợi nhuận kế toán trước thuế của Công ty giảm đi 58,464,510 đồng, tương ứng với tốc độ giảm là 49.12%. Lợi nhuận sau thuế của Công ty giảm đi 46,771,608 đồng, tương ứng với tốc độ giảm là 49.12%. Lợi nhuận năm 2017 có giảm so với năm trước là do năm này có thêm đối thủ cạnh tranh mới gia nhập vào thị trường, nên nó đã lấy đi của Công ty một phần nhỏ khách hàng, làm giảm doanh số của Công ty, đồng thời có đối thủ cạnh tranh, Công ty lại tăng cường chiết khấu nhiều hơn để có thể cạnh tranh với họ, điều này là nguyên nhân chính làm lợi nhuận doanh nghiệp năm 2017 giảm đi. 2.1.6 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 2.1.6.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp Phòng kế toán của công ty TNHH Hitec gồm 3 người: Một kế toán trưởng và hai kế toán viên. Trường Đại học Kinh tế Huế 32
Khóa luận tốt nghiệp Kế toán trưởng Kế toán viên Kế toán viên Sơ đồ 2.2 – Sơ đồ tổ chức phòng kế toán của Công ty Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: Kế toán trưởng: Kế toán tổng hợp trực tiếp điều hành công tác kế toán tại công ty, chịu trách nhiệm về tình hình tài chính của công ty, cung cấp thông tin cho Giám đốc về tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình tài chính, hiệu quả, hiệu năng hoạt động của Công ty. Định kỳ (quý, năm) lập báo cáo kế toán tài chính và xác định kết quả kinh doanh. Ngoài ra, kế toán trưởng còn có nhiệm vụ thanh toán lương, BHXH Kế toán viên thứ nhất: Chuyên về nhập, xuất hàng, quản lí hàng tồn kho, quản lí hóa đơn đầu vào, đầu ra. Kế toán viên thứ hai: Chuyên về thu, chi tiền; theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp. 2.1.6.2 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Kỳ kế toán: Bắt đầu vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch Đơn vị tiền tệ kế toán sử dụng: Đồng Việt Nam Chế Trườngđộ kế toánáp d ụngĐại: Kế tohọcán doanh Kinh nghiệp vừ atếvà Huếnhỏtheothông tư 133/2016/TT-BTC26 tháng 8 năm 2016của Bộ Tài chính. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc - Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân cuối kỳ. 33
Khóa luận tốt nghiệp - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. - Phương pháp khấu hao TSCĐđang sử dụng: Phương pháp đường thẳng. - Hạch toán thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ. - Tổ chức chế độ chứng từ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán làm căn cứ cho việc ghi sổ kế toán. Các chứng từ Công ty sử dụng bao gồm: + Chứng từ về bán hàng: Hóa đơn GTGT. + Chứng từ về hàng hóa: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng. + Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng. + Chứng từ về tài sản: Biên bản giao nhận tài sản cố định, bảng trích khấu hao tài sản cố định. + Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi hưởng bảo hiểm xã hội. - Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy, hình thức nhật ký chung (DN dùng phần mềm Kế toán Việt Nam phiên bản 10.5) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy: Trường Đại học Kinh tế Huế Sơ đồ 2.3 - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ kế toán, kế toán xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo bảng biểu, mẫu chứng từ đã thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. 34
Khóa luận tốt nghiệp Theo lập trình của phần mềm kế toán, máy tính tự động chuyển thông tin vừa nhập vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm kế toán khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Đồng thời kiểm tra đối chiếu lại số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi in ra giấy. Trường Đại học Kinh tế Huế 35
Khóa luận tốt nghiệp 2.2.Thực trạng công tác KSNB tại Công ty TNHH Hitec Huế 2.2.1. Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 2.2.1.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát được hình thành và xây dựng bởi các cá nhân trong công ty đặc biệt là người đứng đầu. Nhưng thực tế kết qua quan sát và phỏng vấn cho thấy người quản lý của công ty chưa thực sự chú tâm vào vấn đề kiểm soát. Nếu không có các biện pháp kiểm soát kịp thời, gian lận và sai sótcó thể tiếp diễn đến mức độ nghiêm trọng, sẽ dẫn đến việc lúng túng không biết nên bắt đầu kiểm soát từ đâu và kiểm soát như thế nào. Sự thông đồng của các nhân viên có thể làm vô hiệu hóa các thủ tục kiểm soát. Đến lúc này chi phí để tái cấu trúc công ty là rất lớn và việc tái cấu trúc công ty không phải dễ thực hiện. Công ty TNHH Hitec Huế có một cơ cấu tổ chức đơn giản và gọn nhẹ. Việc một bộ phận phải giải quyết nhiều công việc của nhiều bộ phận là điều khó tránh khỏi. Chức năng và quyền hạn của từng bộ phận cũng không rõ ràng và cụ thể. Trong sơ đồ bộ máy của công ty cũng cho thấy rằng thủ quỹ cũng đồng thời quản lý nợ của khách hàng. Những văn bản quy định quá trình hoạt động của doanh nghiệp cũng như các văn bản mô tả chức năng các phòng ban và mối quan hệ giữa các phòng ban chưa được ban hành, có khi chỉ là những thỏa thuận miệng. Việc này dẫn đến các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau. Một cơ cấu tổ chức và phương pháp ủy quyền chưa hợp lý không thể tạo được môi trường kiểm soát tốt. Ngân sách dùng cho việc tuyển dụng, đào tạo và trả lương thưởng cho nhân viên cũng rất hạnTrường chế, kéo theo trình Đạiđộ và kinh học nghiệm Kinhcủa nhân viên tế tuyể nHuế dụng được cũng có hạn chế nhất định. Bên cạnh đó các quy trình và quy định hoạt động chưa được thiết kế và truyền đạt rộng rãi trong công ty, dẫn đến các nhân viên chưa hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của họ trong bộ máy. 36
Khóa luận tốt nghiệp Các giá trị đạo đức và sự trung thực chưa được các doanh nghiệp quy định bằng văn bản và có chế tài hợp lý. Khi nhân viên cấp dưới có những động cơ gian lận, họ lại không được hướng dẫn cụ thể nên có thể dẫn đến cố ý làm liều. 2.2.1.2 Đánh giá rủi ro Công ty TNHH Hitec Huế có số lượng nhân viên và nguốn vốn ít. Vì vậy với loại hình doanh nghiệp này thường có 4 lực cản chính đối với sự phát triển, đó là vấn đề tiếp cận tài chính, tiếp cận thị trường, môi trường thương mại – đầu tư và hiệu quả - năng suất lao động. Trên thực tế doanh nghiệp này cần rất nhiều vốn để đầu tư mở rộng quy mô, nhưng hiệnvẫn chưa nhận được nhiều ưu đãi về tín dụng. Bên cạnh đó, những khó khăn về thiếu thông tin và nguồn nhân lực, vẫn là bài toán nan giải. Ngoài ra do cơ cấu trong doanh nghiệp nhỏ, nên việc phân chia trách nhiệm và hoạt động kiểm soát chưa được chú trọng. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm bị vi phạm nghiêm trọng. Hệ lụy sai sót, gian lận, biển thủ xảy ra là điều tất yếu. 2.2.1.3 Các hoạt động kiểm soát Như trên đã nêu, các rủi ro bên ngoài doanh nghiệp như khả năng cạnh tranh thấp, nguồn vốn tài trợ eo hẹp, hạn chế về thông tin và tiến bộ khoa học công nghệ luôn là yếu tố làm cho doanh nghiệp không đạt được các mục tiêu mong muốn. Về công tác kiểm tra kiểm soát, doanh nghiệp được khảo sát chưa có quy trình hướng dẫn cụ thể các hoạt động tại công ty, hoặc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ hay ban kiểm soát có tính độc lập và khách quan trong hoạt động. Nên việc kiểm soát lẫn nhau hay kiểm tra độc lập là không có. 2.2.1.4 ThôngTrường tin và truyền thông Đại học Kinh tế Huế Hiện nay, công ty đang sử dụng máy tính cho công tác kế toán và quản lý. Việc quản lý thông tin trong đơn vị thể hiện qua các nội dung sau: - Chứng từ kế toán: về mặt chất lượng vẫn còn tồn tại nhiều chứng từ không đủ điều kiện theo quy định vẫn được duyệt chi: mua các vật liệu sửa chữa văn phòng như 37
Khóa luận tốt nghiệp sơn, đinh ốc vít và một số vật tư mua lẻ tại các cửa hàng nhỏ đa số chỉ là bảng kê thông thường mà không có hóa đơn đỏ. Về mặt lưu giữ chứng từ, công ty lưu giữ chưa có hệ thống và sắp xếp chưa thực sự có khoa học, không đảm bảo cho việc tìm kiếm về sau. - Sổ sách kế toán: công tymở sổ, ghi chép đúng với chế độ kế toán do nhà nước ban hành. Do đã ứng dụng tin học trong công tác kế toán nên số liệu thường chính xác. Các thông tin nội bộ được chuyển đúng đối tượng và ban lãnh đạo có kiểm soát các thông tin trao đổi với bên ngoài. - Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị: báo cáo tài chính được thực hiện theo đúng biểu mẫu và thời hạn do phải nộp cho các cơ quan chức năng. Riêng báo cáo quản trị ngoài báo cáo lãi lổ từng tháng nhằm phục vụ cho việc phân tích, quản lý tài chính, công ty chưa thực hiện được,các báo cáo khác như báo cáo hiệu quả của từng bộ phận, lập bảng dự toán ngân sách cho từng thời kỳ cũng chưa được công ty thực hiện. 2.2.1.5 Giám sát Do chưa có sự kiểm tra kiểm soát một cách độc lập, cũng như công ty chưa sử dụng chức năng kiểm soát nội bộ, nên việc giám sát được thực hiện theo cách tự phát và không hệ thống. *Nhận xét những tồn tại yếu kém, nguyên nhân của tồn tại đó và kết luận về các thành phần của hệ thống kiểm soát tại công ty TNHH Hitec Huế: Từ thực tiễn của công ty ta có thể thấy rõ những mặt hạn chế của các thành phần cấu tạo nên Trườnghệ thống kiểm soát nĐạiội bộ ở đây: học Kinh tế Huế + Môi trường kiểm soát yếu kém: Là do đội ngũ nhân viên có trình độ và năng lực chưa cao, các giá trị đạo đức chưa được truyền bá rộng rãi trong công ty. Bản thân nhà quản lý chưa được qua các trường lớp nghiệp vụ về kiểm soát. Công tác đào tạo lại không được quy hoạch cụ thể căn cứ vào nhu cầu thực tế. 38
Khóa luận tốt nghiệp Các nhà quản lý chưa tính đến những yếu tố rất dễ xảy ra, do vậy không quan tâm đến hậu quả to lớn mà nó gây ra về các kiểm soát trong công ty. + Hoạt động kiểm soát: Đối với các rủi ro từ môi trường bên ngoài: nhà quản lý của doanh nghiệp vẫn còn lúng túng chưa chủ động tìm kiếm các giải pháp, mà vẫn dựa vào các chính sách khuyến khích phát triển của nhà nước là chủ yếu. Đối với các rủi ro từ môi trường bên trong doanh: doanh nghiệp chưa chú trọng đến tính khách quan, trung thực của thông tin qua các hoạt động kiểm soát, từ đó không tổ chức các hoạt động kiểm soát. + Thông tin và truyền thông: Các chứng từ thanh toán không đúng quy định là do thủ tục kiểm soát ở khâu này chưa hiệu quả, do các nhân viên mua hàng chia nhỏ số tiền cho mỗi lần mua (dưới 100.000 đồng), người thực hiện dễ dãi, nể nang. Việc lưu giữ chưa khoa học là do diện tích dùng làm kho cất giữ chứng từ nhỏ hẹp, cần có nhiều kệ để kê các thùng đựng chứng từ, các thùng đựng chứng từ cần dán nhãn ghi rõ loại chứng từ, tháng năm và giao trách nhiệm cụ thể cho nhân viên làm việc này. Về báo cáo quản trị: do công ty chưa tổ chức hệ thống ghi chép kịp thời, cũng như sự hạn chế trình độ của nhân viên nên chưa thực hiện được hệ thống báo cáo này. -Kết luận: Qua kết quả quan sát và phỏng vấn thực tế các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát tại côngTrường ty TNHH Hitec HuĐạiế, ta có đưhọcợc cái nhìnKinh khái quát tế về h ệHuếthống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp này. Phần tiếp theo sẽ đi sâu phân tích các thủ tục kiểm soát đã được thiết lập tại đơn vị này theo từng chu trình hoạt động. Từ đó sẽ đưa ra các nhận xét, đánh giá tính hiệu quả hay các yếu kém của nó để có những giải pháp cụ thể cho từng thủ tục kiểm soát. 2.2.2. Các loại kiểm soát 39
Khóa luận tốt nghiệp 2.2.2.1. Kiểm soát phòng ngừa Công ty chưa thiết lập quy trình cụ thể cho từng chu trình hoạt động. Các hoạt động được thực hiện mang tính chất tự phát và theo sự điều hành của trưởng phòng và Giám đốc. Do không có quy trình các bước thực hiện được ban hành và áp dụng chặt chẽ nên các thủ tục kiểm soát phòng ngừa chưa phát huy tác dụng. Quản lý mua hàng Khi có yêu cầu về hàng hóa dịch vụ, để thuận tiện và nhanh chóng nhân viên thu mua thường gọi điện thoại để đặt hàng. Việc đặt hàng qua điện thoại rất dễ xảy ra tình trạng Nhà cung cấp không giao đủ số lượng, giao nhầm chủng loại, chất lượng và thời hạn giao hàng thường bị trễ. Sau đó bộ phận mua hàng mới tiến hành làm đơn đặt hàng. Việc mua hàng khi không có sự xét duyệt trước của Ban giám đốc, trong thời điểm hàng hóa và giá cả không ổn định dễ xảy ra tình trạng người quản lý và nhân viên mua hàng lạm dụng quyền hạn để thủ lợi (trong việc duyệt giá mua, số lượng mua hàng ). Ban giám đốc phê duyệt đơn đặt hàng sau khi hàng hóa được mua, rất dễ xảy ra tình trạng giá thanh toán cao hơn giá thực phải trả. Ví dụ như Nhà cung cấp thông báo tăng giá đồng loạt các mặt hàng, nhân viên phòng thu mua đặt hàng trước ngày này, giá cả vẫn áp dụng mức giá cũ. Đến khi làm đơn đặt hàng sau ngày tăng giá, giá trên đơn đặt hàng được áp dụng mức giá mới. Nếu có sự thông đồng giữa Nhà cung cấp và nhân viên thu mua, thất thoát xảy ra là điều khó tránh khỏi. Ngoài ra do không có thủ tục đánh giá lựa chọn Nhà cung cấp, nên thường xảy ra tình trạng hàng hóa nhập kho không đúng chất lượng. ViệcTrường phải đổi hàng, trả hàngĐạilàm lãnghọc phí th ờKinhi gian sản xu tếất kinh Huế doanh, tăng chí phí chờ đợi trong sản xuất, thậm chí phải đền hợp đồng cho khách hàng do không giao hàng đúng thời hạn. Quản lý việc bán hàng 40
Khóa luận tốt nghiệp Áp lực về doanh số và mục tiêu kinh doanh của năm đã làm cho đội ngũ nhân viên bán hàng của công ty luôn muốn nhận đơn đặt hàng của khách hàng càng nhiều càng tốt mà không chú ý đến năng lực đáp ứng của công ty. Ngoài ra để đạt được doanh số trong kỳ, nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng với những điều khoản và điều kiện từ khách hàng không được phê duyệt. Hoặc để đẩy doanh số bán hàng bộ phận bán hàng chấp nhận cấp nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức. Công ty chưa có quy trình nghiệp vụ bán hàng cũng như chưa đào tạo bài bản kỹ năng bán hàng cho nhân viên. Việc tiếp xúc khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tư vấn khách hàng vẫn còn mang tính tự phát của mỗi cá nhân. Nếu công tác này được chú trọng sẽ tăng giá trị cũng như doanh thu của doanh nghiệp. Các thủ tục kiểm soát trong công tác tổ chức nhân sự Quy chế tuyển dụng là phòng nhân sự ưu tiên con em của Ban giám đốc, công nhân viên đang làm việc cho công ty hoặc người quen biết. Nếu không có sẽ xem xét hồ sơ của ứng viên trên các mạng tuyển dụng. Nếu hồ sơ nào đáp ứng yêu cầu công việc thì trình Giám đốc phê duyệt. Quy chế này tạo ra được mặt tích cực đã tạo sự an tâm cho nhân viên trong công việc. Nhưng công ty chưa có quy định cụ thể trong nhiều trường hợp có nhiều người cùng đáp ứng yêu cầu thì ai sẽ được nhận. Việc nhận người quen vào làm việc bỏ qua các bước kiểm tra, sát hạch về năng lực, trình độ và kinh nghiệm làm việc dẫn đến việc nhận người thiếu năng lực, không được đào tạo. Ngoài ra việc tuyển dụng người quen vô tình đã tạo ra sự nể nang lẫn nhau trong công viTrườngệc hay tạo thành cácĐại nhóm ngưhọcời thông Kinh đồng, bảo vệtếnhữ ngHuế hành vi sai trái cho nhau, làm vô hiệu hóa các thủ tục kiểm soát phòng ngừa của công ty. Thêm vào đó việc quản trị nhân sự lạc hậu chủ yếu do ý muốn chủ quan của Cán bộ lãnh đạo tuyển dụng mà không hợp lý hoặc có vụ lợi cá nhân. Việc bố trí nhân sự không phù hợp với năng lực của từng nhân viên dẫn đến giảm lợi thế cạnh tranh bền 41
Khóa luận tốt nghiệp vững của doanh nghiệp, năng suất bị hạ thấp và không phát huy được năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân viên. Quản lý thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính Công ty chưa sử dụng một phần mềm quản lý cho toàn bộ hoạt động của tất cả các phòng ban, từ đầu vào cho đến đầu ra. Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán cho việc hạch toán và lập các báo cáo kế toán. Phần mềm kế toán được thiết kế và viết theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Số liệu kế toán được lưu trên máy chủ với các quy định: - Kế toán trưởng lập danh sách nhân viên cần sử dụng phần hành nào trong phần mềm để bộ phận tin học tạo danh mục người sử dụng. Người quản trị mạng, kế toán trưởng và kế toán tổng hợp được vào tất cả các phần hành của kế toán. Riêng người quản trị mạng biết tất cả các mật khẩu của những người sử dụng. - Mỗi người sử dụng phải tự tạo cho mình một mật mã để đăng nhập vào danh mục của mình theo các nguyên tắc mà bộ phận tin học đã đưa ra, khi vào sử dụng phải khai báo tên và mật mã này, nếu khai báo không đúng thì không vào được chương trình. - Mỗi một danh mục sử dụng chỉ được phép vào các phân hệ mà người này được phép sử dụng do phòng ban yêu cầu và đã được quản trị cài đặt từ trước. Để đảm bảo an toàn cho một số phân hệ quan trọng chỉ có những mật khẩu riêng của người quản lý cấp cao mới vào được. Việc quản lý chương trình nghiêm ngặt chỉ được áp dụng cho thông tin của kế toán, còn thôngTrường tin của các phòng Đại ban khác học chưa đư Kinhợc bảo vệ ch ặtết ch ẽ.Huế Ví dụ như thông tin về doanh số bán hàng của phòng kinh doanh tiếp thị, kế hoạch sản xuất, bảng xây dựng các bậc lương và bảng lương của phòng nhân sự các bảng biểu, báo cáo của phòng ban này chủ yếu được cập nhật và tạo trên file excel. Cách làm này có ưu điểm là gọn nhẹ về thiết bị, chương trình được xây dựng đơn giản, không tốn nhiều công sức thiết kế. Tuy nhiên giới hạn của nó là độ an toàn và tính bảo mật của thông tin thấp. 42
Khóa luận tốt nghiệp Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định Hàng tồn kho và tài sản cố định chiếm một tỷ trọng lớn, số lượng nghiệp vụ nhập xuất lớn, và được cất trữ, sử dụng ở nhiều nơi. Việc xác nhận tình trạng của loại tài sản này là việc khó khăn nên dễ xảy ra các gian lận và sai sót. Tại công ty Hitec Huế, hàng tồn kho được lưu trữ tại kho bãi theo quy định của công ty. Công ty có cả kế toán kho và thủ kho nhưng kế toán kho chủ yếu cập nhật và hạch toán chứng từ, từ thủ kho chuyển lên, dẫn đến tình trạng nhập xuất nhầm số lượng và nhầm mã hàng vẫn xảy ra nhưng không phát hiện kịp thời. Ngoài ra do công tác quản lý kho không được quy định chặt chẽ nên phần lớn việc sắp xếp kho tùy thuộc vào thủ kho. Dẫn đến tình trạng hàng hư để lẫn lộn trong hàng tốt, không có sơ đồ kho, không tuân thủ phương pháp nhập trước xuất trước, không treo thẻ kho, không dán tên, mã hàng để nhận dạng từng loại, từng lô hàng hóa vật tư. Công cụ dụng cụ xuất cho các bộ phận chưa được mở sổ theo dõi dẫn đến mất mát, sử dụng sai mục đích. Tài sản cố định phân bố rải rác ở nhiều nơi trong công ty nhưng không được dán nhãn tên, mã để nhận dạng. Danh sách tài sản được theo dõi ở phòng kế toán, việc ghi nhận tài sản cố định được hạch toán tuân theo chuẩn mực kế toán. Quản lý công nợ Việc quản lý công nợ bán hàng tại công ty được thực hiện theo các quy định: - Bán hàng cho các công ty: việc cấp hạn mức tín dụng chỉ dựa trên hợp đồng được ký kết giữa hai bên và sự tin tưởng nhau qua quá trình hợp tác. Các đơn vị làm ăn với công ty càng lâu dài thì mức độ tín nhiệm càng cao. ChínhTrường sách này trong th ựĐạic tế đã đơn học giản hóa Kinhcác thủ tục tếnên vi Huếệc buôn bán diễn ra nhanh chóng với số lượng nhiều. Tuy nhiên có nhiều công ty lợi dụng sự tín nhiệm để chiếm đoạt tiền nợ - Bán hàng cho đại lý: hạn mức tín dụng được cấp dựa vào khoản đặt cọc hay ký quỹ và số dư nợ phải thấp hơn hoặc bằng khoản đặt cọc. Đối với các đại lý lớn mà công 43
Khóa luận tốt nghiệp ty có chiến lược phát triển, hạn mức tín dụng có thể vượt nhiều lần so với khoản đặt cọc. Do đó công ty tăng cường kiểm soát bằng cách cử nhân viên bán hàng luân phiên xuống đại lý để giúp bán hàng và tổng kết lượng hàng bán ra để kịp thời thu tiền. Với cách quản lý này là khá an toàn. Tuy nhiên do công ty này chưa làm bảng phân tích tuổi nợ cho từng đối tượng nên việc nhắc và hối nợ vẫn chưa thực hiện triệt để. - Ngoài ra công nợ tạm ứng của nhân viên cũng chiếm một lượng khá lớn. Theo chính sách của công ty nhân viên muốn tạm ứng khoản mới thì phải hoàn ứng khoản trước đó. Thực tế thủ tục này đã không được chấp hành triệt để do nhiều lý do khách quan và chủ quan. Nếu tiếp tục ứng tiền thì số dư khó mà giảm xuống.Có nhiều trường hợp nhân viên đã nghỉ việc nhưng số dư tiền tạm ứng vẫn chưa tất toán hết. Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Tiền là một loại tài sản rất nhạy cảm và khả năng mất mát rất cao, ý thức được điều này, các nhà quản lý luôn quan tâm đến việc kiểm soát nó. Việc quản lý tiền tại công ty được thực hiện theo các quy định: - Quy định số tiền mặt tồn tại quỹ thường nhỏ hơn mười triệu đồng (10.000.000VNĐ). Nếu vào chiều hôm trước thu được tiền của khách hàng với số lớn hơn tồn quỹ cho phép, mà đã quá giờ giao dịch ngân hàng, thì sáng hôm sau phải nộp ngay số tiền vượt trội vào ngân hàng. - Quy định thu tiền tại đại lý: công ty thỏa thuận với các đại lý là nhân viên bán hàng sẽ đi thu tiền kèm theo giấy giới thiệu của công ty.Việc này đã tạo tâm lý thoải mái cho khách hàng.Trường Đại học Kinh tế Huế - Công ty và ngân hàng quy định: khi rút tiền hoặc chuyển tiền cho khách hàng phải có chữ ký của người chủ tài khoản và chứng từ đó (Ủy nhiệm chi, Séc) phải được đóng dấu đỏ của công ty. Tuy nhiên các cuốn Séc thường được cất giữ ở phòng kế toán và việc rút tiền mặt thường do thủ quỹ hoặc nhân viên kế toán thực hiện. Nếu có thông đồng với nhau thì rất dễ giả chữ ký của Giám đốc để rút tiền từ ngân hàng. 44
Khóa luận tốt nghiệp Kiểm soát chi phí Hiện nay, vấn đề kiểm soát chi phí chủ yếu mà công ty đang tiến hành là cắt giảm chi phí: cắt giảm chi phí lương, duyệt gắt gao từng khoản chi và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí tuy nhiên, cuối cùng hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt được như mong đợi và vấp phải sự phản ứng của nhân viên. Trong công ty, Ban giám đốc thường nhầm lẫn việc kiểm soát chi phí là cắt giảm chi phí và lúng túng trong xây dựng ý thức tự nguyện tiết kiệm ở nhân viên. Điều này dẫn đến hệ quả là doanh nghiệp thường loay hoay tốn thời gian giải quyết chi phí phát sinh ngoài ý muốn và tốn nhiều chi phí để duy trì bộ máy hoạt động không hiệu quả. 2.2.2.2 Kiểm soát phát hiện Quản lý mua hàng Tại công ty, các thủ tục được để phát hiện những gian lận và sai sót bao gồm: - Kiểm soát khâu nhận vật tư hàng hóa và kiểm nghiệm: Khi hàng về đến kho nhân viên mua hàng thông báo cho thủ kho, để sắp xếp kho bãi; và thông báo cho nhân viên phòng kỹ thuật để kiểm nghiệm chất lượng hàng nhập kho. Nhân viên kiểm tra chất lượng chọn mẫu vật tư để kiểm tra, nếu đạt sẽ làm biên bản nghiệm thu và bàn giao cho thủ kho 1 liên và lưu 1 liên. Sau đó thủ kho kiểm đếm số lượng hàng hóa, ký nhận lên phiếu giao hàng hóa và nhận lại 1 liên từ người giao hàng để làm cơ sở đối chiếu. - Kiểm soát khâu ghi nhận khoản nợ phải trả người bán: Bộ chứng từ nhập kho được thủ kho chuyển cho kế toán kho, kế toán kho sẽ đối chiếu phiếu giao hàng với đơn đặt hàng. Nếu đạt sẽ làm phiếu nhập kho và ghi nhận khoản nợ phải trả cho người bán. Kế toán khoTrườngsau khi làm phiế uĐạinhập kho học chuyển choKinh thủ kho 1 tếliên đHuếể theo dõi và đối chiếu. - Kiểm soát khâu thanh toán tiền mua hàng: kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn đỏ từ nhà cung cấp để lên kế hoạch thanh toán. 45
Khóa luận tốt nghiệp Do đặc thù của công ty là ít người cho nên người quản lý kho cũng là người cập nhật việc nhập xuất hàng hóa trong kho. Kết hợp các thủ tục trên cho thấy rất dễ xảy ra tình trạng câu kết giữa nhà cung cấp với người quản lý kho, nhà cung cấp bán hàng chất lượng không đủ tiêu chuẩn. Trên thực tế cho thấy tại công ty có những vật tư tồn kho lâu ngày, không sử dụng được do chất lượng không đáp ứng tiêu chuẩn. Mặc dù lô hàng nào cũng có kiểm nghiệm. Vì khi kiểm tra chất lượng nhân viên kiểm nghiệm chỉ chọn mẫu, nếu nhà cung cấp đã cố ý để những vật tư hàng hóa đạt chất lượng lên trên và những hàng hóa kém chất lượng ở dưới. Chỉ cần nhân viên kiểm nghiệm xác nhận trên mẫu, có thể công ty sẽ phải trả tiền cho những lô hàng kém chất lượng. Quản lý bán hàng Mỗi khi có quyết định tăng hoặc giảm giá bán, công ty thường thông báo và ra quyết định giá bán lẻ cho các cửa hàng và đại lý. Các cửa hàng và đại lý bắt buộc phải báo cáo ngay số lượng đã bán mà chưa lập bảng kê về phòng kinh doanh để nộp tiền về cho công ty theo giá cũ. Số lượng hàng hóa bán ra là do nhân viên của từng đại lý kê khai. Phòng kinh doanh căn cứ vào số bán ra trên các báo cáo này để lập bảng kê. Phòng kế toán căn cứ vào số liệu này để xuất hóa đơn và thu tiền. Tuy nhiên theo cách này phòng kinh doanh chỉ có số liệu thống kê riêng biệt số bán theo giá cũ chứ không thể kiểm tra được tính đầy đủ của số liệu báo cáo nếu như có việc ghi thiếu số bán ra. Các thủ tục kiểm soát trong công tác tổ chức nhân sự Về việc đào tạo: Tại công ty rất ít khi thực hiện những chương trình đào tạo quản lý bài bản nhưTrườngthuê giảng viên Đạiđào tạo cho học nhân viên, Kinhcho nhân tếviên theoHuế học các khóa đào tạo bên ngoài. Việc đào tạo chủ yếu là trong nội bộ công ty như nhân viên cũ hướng dẫn cho nhân viên mới, hay các chương trình đào tạo hội nhập . Do chưa có những chính sách giữ chân nhân viên thích đáng và các ràng buộc cụ thể, nên xảy ra trường hợp nhân viên sau khi được đào tạo kinh nghiệm đã không tiếp tục gắn bó với công ty. 46
Khóa luận tốt nghiệp Chính sách đãi ngộ và lương thưởng: lương trả cho lao động là căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc được giao và mức thưởng căn cứ vào kết quả đánh giá công việc và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên việc đánh giá kết quả công việc của nhân viên để xét tăng lương, thưởng hàng năm lại tùy thuộc nhiều vào yếu tố chủ quan của người quản lý mà công ty không kiểm soát được, trong khi việc phản ánh trực tiếp của nhân viên không được công khai do họ ngại va chạm với cấp quản lý. Ngoài ra chính sách tăng lương hàng năm của công ty cũng làm cho một số nhân viên tăng sức ỳ trong công việc, họ không phấn đấu làm việc mà chỉ chờ đến kỳ để được tăng lương. Quản lý thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính Phần mềm kế toán của công ty có ghi nhận mã số máy sử dụng, ngày sử dụng trên từng mẫu tin trong các dữ liệu được tạo mới hoặc dữ liệu sữa chữa. Các tập tin được lưu trên máy chủ, dữ liệu sau khi lưu chỉ có kế toán trưởng mới được phân quyền vào chỉnh sửa. Với cách tổ chức như vậy đảm bảo kiểm soát được trách nhiệm của từng người cập nhật dữ liệu và lưu lại các dấu vết kiểm soát. Tuy nhiên người quản trị mạng biết được tất cả các mật khẩu, nếu người này dùng mật khẩu của người khác để vào chương trình làm ảnh hưởng tới số liệu. Nếu không phát hiện được sẽ gây hoang mang cho người trực tiếp tạo ra dữ liệu kế toán. Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định Hạch toán giá trị hàng tồn kho: hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp giá gốc. Trong trường hợp giá cả có biến động lớn thì giá trị hàng tồn kho vẫn không được điều chỉnh. Do đó giá trị hàng tồn kho chưa được phản ánh chính xác trong trường hợp này. Trường Đại học Kinh tế Huế Việc đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế của hàng tồn kho rất ít khi thực hiện. Do đó nếu thủ kho cố tình kê khống số lượng thì đến kỳ kiểm kê mới phát hiện được. 47
Khóa luận tốt nghiệp Mua sắm tài sản cố định, công cụ dụng cụ, trang thiết bị: các thủ tục thanh toán và quản lý trong việc mua sắm các loại tài sản này đã không thể phát hiện được nếu như có gian lận và sai sót là do: - Bộ phận kỹ thuật đảm nhiệm việc nghiệm thu và quản lý. Khi có nhu cầu mua bộ phận kinh doanh sẽ khảo sát thị trường và lấy bảng báo giá của nhà cung cấp. Khi được Ban giám đốc ký duyệt sẽ tiến hành mua hàng. Nếu có sự thông đồng giữa hai bộ phận này thì gian lận khó có thể phát hiện được. - Khi có đầy đủ chứng từ, bộ phận kế toán sẽ tiến hành thanh toán. Theo quy trình này phòng kế toán cũng chỉ kiểm soát được bộ chứng từ có hợp lệ hay không, chứ không thể nào kiểm soát được chất lượng của tài sản đó có đúng với giá trị hay không. Việc phát hiện ra tài sản có đúng với chất lượng được mua hay không phải chờ một khoảng thời gian dài khi sử dụng. Việc này chỉ có thể phát hiện nếu phòng kế toán có thủ tục theo dõi chi phí sữa chữa cho từng loại tài sản riêng biệt hoặc cho đến khi loại tài sản này không còn sử dụng được trước thời hạn. Quản lý công nợ Hàng hóa ký gửi tại đại lý, định kỳ nhân viên bán hàng đi xuống đại lý để ghi nhận doanh thu và thu tiền. Dựa trên báo cáo doanh thu của nhân viên bán hàng, bộ phận kế toán lập phiếu thu và hạch toán giảm công nợ cho đại lý. Thủ tục này cũng chỉ mang tính chất ghi nhận chứ chưa kiểm soát được tính đầy đủ. Nếu như có sự thông đồng giữa đại lý và nhân viên bán hàng, công ty sẽ không kiểm soát được số vốn bị chiếm dụng khi người này cố tình lập báo cáo doanh số thấp hơn số thực. Kiểm soátTrường chi phí Đại học Kinh tế Huế Chi phí vận chuyển, bốc xếp: Định kỳ chủ phương tiện lập bản kê thanh toán, chuyển cho phòng kinh doanh ký xác nhận. Bảng thanh toán này được kế toán kiểm tra sự chính xác về mặt số liệu cũng như chứng từ hóa đơn kèm theo. 48
Khóa luận tốt nghiệp Tuy nhiên với chi phí bốc xếp thường do các tổ chức cá nhân thực hiện nên việc thanh toán thường chỉ là các bảng kê chứ không có hóa đơn đỏ, ngoài ra giá cả bốc xếp lại tùy thuộc vào khối lượng của từng loại hàng hóa và khoảng cách vận chuyển. Cho nên việc kiểm soát tính chính xác của chi phí này cũng có những khó khăn. Nếu nhân viên phòng kinh doanh thông đồng với các cá nhân thì việc chi khống tiền là điều khó tránh khỏi 2.2.2.3. Kiểm soát bù đắp Quản lý mua hàng và bán hàng Tại công ty, các thủ tục kiểm soát phòng ngừa và phát hiện chưa phát huy tác dụng, vẫn còn nhiều yếu kém. Công ty cũng đưa ra quy định và chế tài về xử lý nhân viên vi phạm làm cho tiến độ, chất lượng, số lượng không đúng kế hoạch để bổ sung cho các thủ tục trên. Tuy nhiên quy định này vẫn chưa khắc phục được tình trạng như đã nêu vì việc xử lý chỉ xảy ra khi phát hiện có sai phạm nghiêm trọng. Trong khi đó việc kiểm tra không được tiến hành thường xuyên và các biện pháp thực hiện để tìm ra nguyên nhân không mấy hiệu quả. Các thủ tục kiểm soát trong công tác tổ chức nhân sự Đối với các nhân viên được công ty cử đi học, khi kết thúc khóa học phải nộp các chứng nhận hay bằng cấp về phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ bổ sung hồ sơ cũng như sắp xếp lại bậc lương. Với cách làm như vậy cũng chỉ nâng cao được trình độ của nhân viên chứ chưa nâng cao được năng lực đáp ứng cho nhu cầu công việc của công ty. * Nhận xét về những tồn tại yếu kém, nguyên nhân của những tồn tại đó của hệ thống kiểm soát nộTrườngi bộ tại Công ty TNHH Đại Hitec họcHuế: Kinh tế Huế Qua những phân tích về thực trạng cơ cấu kiểm soát của đơn vị, trong một số quy trình, công đoạn công ty cũng đã có những thủ tục kiểm tra, kiểm soát khá chặt chẽ và có hiệu quả cao trong quá trình điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên hệ 49
Khóa luận tốt nghiệp thống kiểm soát nội bộ của công ty vẫn còn những hạn chế nhất định là do nó chưa được tổ chức thành một hệ thống, cụ thể các hạn chế là: - Quản lý mua hàng: chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng, giá cả của hàng hóa chưa được kiểm soát chặt chẽ là do chưa có kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể, rõ ràng đã phát sinh tình trạng khi cần gấp hàng hóa vật tư, Ban giám đốc chấp nhận việc mua hàng mà không có sự xét duyệt. Việc làm này đã tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận thu mua, mua hàng kém chất lượng, gian lận giá cả và thời gian cung cấp hàng không đúng. - Quản lý bán hàng: + Áp lực về doanh số và công ty không dự báo kế hoạch sản xuất chính xác trong thực tế, đã tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận kinh doanh nhận những đơn hàng mà kho không đủ khả năng đáp ứng. Cộng thêm chính sách bán hàng chưa được tạo lập cụ thể cho từng thời điểm, từng khu vực đã làm động lực cho nhân viên bán hàng cấp quá nhiều hạn mức tín dụng cho các đối tượng chưa được xét duyệt. + Quy trình bán hàng và kỹ năng bán hàng của đội ngũ nhân viên bán hàng vẫn còn nhiều hạn chế và mang tính tự phát. + Cơ chế giá trong nhiều thời điểm còn nhiều kẽ hở, các thủ tục kiểm soát thực tế trong trường hợp giá cả biến động ở các đại lý chỉ mới thu thập được thông tin về số lượng hàng đã bán chứ chưa kiểm soát được độ chính xác của báo cáo đó. - Công tác tổ chức nhân sự: + Chính sách tuyển dụng ưu tiên người nhà Ban giám đốc, người quen biết, con em trong côngTrường ty bỏ qua các quy Đại định về sáthọc hạch năng Kinh lực, trình đtếộ, tay Huế nghề đã tạo điều kiện cho các nhóm thế lực trong công ty phát triển. Các nhóm người này sẵn sàng thông đồng, bao che cho nhau làm vô hiệu hóa hệ thống kiểm soát nội bộ. + Quản trị nhân sự lạc hậu và quá trình này diễn ra theo ý muốn chủ quan của cán bộ tuyển dụng. Điều này làm tăng tính xung đột trong công ty, giảm lợi thế cạnh tranh bền vững, năng suất thấp, không phát huy được năng lực của đội ngũ nhân viên. 50
Khóa luận tốt nghiệp + Chính sách lương thưởng, đãi ngộ nhân viên chưa thỏa đáng. - Bảo quản thông tin trên mạng máy vi tính + Tại công ty, chương trình quản lý dữ liệu kế toán đã tạo ra được các thủ tục kiểm soát khá nghiêm ngặt, tuy nhiên với các dữ liệu của phòng ban khác vẫn chưa thật sự an toàn. + Quản trị viên là người biết tất cả mật khẩu của mọi người điều này làm khó kiểm soát dữ liệu khi gặp sự cố. - Quản lý hàng tồn kho và tài sản cố định + Kế toán kho và thủ kho ít thực hiện việc đối chiếu số liệu. + Quản lý và sắp xếp kho chưa khoa học dẫn đến thất thoát hàng tồn kho. + Chưa điều chỉnh giá trị hàng tồn kho khi giá cả biến động mạnh. + Không mở sổ theo dõi công cụ dụng cụ xuất sử dụng nên làm mất mát và sử dụng sai mục đích. - Quản lý công nợ + Bán hàng dựa trên sự tin tưởng trong khoảng thời gian dài mà không có sự kiểm tra tạo điều kiện thuận lợi cho công ty khác chiếm đoạt tài sản. + Cấp hạn mức tín dụng quá nhiều cho những đại lý cần phát triển nhưng không có biện pháp hối nợ, nhắc nợ thường xuyên đã làm cho một lượng vốn bị chiếm dụng. + Thủ tục ghi giảm công nợ chủ yếu dựa vào báo cáo bán hàng của nhân viên kinh doanh,Trườngthủ tục này chưa ph Đạiát hiện đư ợhọcc tính đầ yKinhđủ của báo cáotế này. Huế + Các biện pháp kiểm soát trong việc tạm ứng nhân viên đã có chưa được thực hiện nghiêm túc. Nhiều nhân viên đã cố tình chiếm dụng tiền của công ty. - Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 51
Khóa luận tốt nghiệp + Tổ chức nhân viên đi thu tiền tại các đại lý đã hình thành những điều kiện thuận lợi cho biển thủ tiền và giảm tính an toàn của tiền. + Rút Séc do nhân viên thực hiện mà không có sự giám sát của chủ doanh nghiệp tạo cơ hội cho việc biển thủ tiền. - Quản lý chi phí + Hiện nay tại các công ty thường nhầm lẫn việc kiểm soát chi phi là cắt giảm chi phí. Việc làm này đã không mang lại hiệu quả như mong muốn. + Các công ty chưa có thủ tục kiểm soát tốt đối với chi phí hoa hồng, môi giới. Tạo điều kiện cho nhân viên được giao nhiệm vụ tư túi riêng khoản này và còn gây thiệt hại cho công ty. + Đối với chi phí bốc xếp chưa có quy định cụ thể, dễ xảy ra việc chi khống. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Thông qua việc mô tả những nét đặc trưng nhất về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty TNHH Hitec Huế, và phân tích những điểm còn khiếm khuyết của hệ thống. Điều này cho thấy rõ việc xây dựng thêm hoặc chấn chỉnh một số thủ tục để hệ thống kiểm soát có thể phát huy tác dụng là nhu cầu thiết yếu. Trường Đại học Kinh tế Huế 52
Khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG 3 – MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁCKIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH HITEC HUẾ 3.1. Giải pháp hoàn thiện các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 3.1.1 Môi trường kiểm soát Để có được một môi trường kiểm soát tốt người đứng đầu phải chú tâm thật sự vào vấn đề kiểm soát. Nếu đã xác định được điều này, công ty cần xây dựng lại một cơ cấu tổ chức với những bộ phận có chức năng và quyền hạn cụ thể. Người đứng đầu doanh nghiệp cần ban hành những văn bản quy định quá trình hoạt động cụ thể. Các văn bản này quy định chức năng của từng phòng ban và mối quan hệ của các phòng ban. Sau đó, các phòng ban sẽ quy định chức năng của từng nhân viên thông qua bảng mô tả công việc. Tiếp theo là sắp xếp lại đội ngũ cán bộ quản lý, phải mạnh dạn thay thế những người không đủ điều kiện về năng lực, phẩm chất đạo đức. Cần rà soát, bố trí lại nhân viên của các phòng ban. Phải truyền đạt rộng rãi các quy trình đã soạn thảo ở trên cho tất cả nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình trong bộ máy công ty. Mặt khác, lãnh đạo của doanh nghiệp cần phải xây dựng một môi trường văn hóa nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng. Lãnh đạo cần phải thể hiện tư cách đạo đức, hành vi ứng xử đúng với quy định đã ban hành, là tấm gương sáng cho nhân viên noi theo. Đặc biệt, doanh nghiệp phải thiết lập được một hệ thống văn bTrườngản quy định về kênh Đại tuyển d ụhọcng nhân sựKinh, cơ sở lựa ch tếọn nhân Huế sự, chế độ đãi ngộ và lương thưởng phải cạnh tranh, chính sách đào tạo và phát triển phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp và cuối cùng là cơ chế đánh giá nhân sự hàng năm. Mặt khác, nhân viên tài năng thường là mục tiêu săn đuổi của các công ty lớn, họ lôi kéo người thông qua chính sách đãi ngộ nhân tài. Do đó doanh nghiệp cần phải xây dựng quy định về nhân sự, 53
Khóa luận tốt nghiệp lương thưởng phù hợp và hấp dẫn để giữ chân các vị trí chủ chốt, tránh gây ra các hiểu lầm và thắc mắc từ nhân viên. Định kỳ phải đánh giá và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ. 3.1.2 Đánh giá rủi ro Với doanh nghiệp, điểm bất lợi nhất là khả năng cạnh tranh trên thị trường do bị hạn chế về tiềm lực vốn, kỹ thuật. Vì vậy để tồn tại và phát triển doanh nghiệp phải tự đánh giá thế mạnh của mình trên thị trường. Ví dụ: cung cấp các mặt hàng có giá vừa phải, phù hợp với người dân có thu nhập thấp và trung bình, có đội ngũ nhân viên phục vụ khách hàng nhiệt tình, luôn luôn giữ chữ tín với khách hàng về chất lượng Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên phân tích những mặt hạn chế. Đây chính là những rủi ro mà doanh nghiệp sẽ gặp phải trong quá trình kinh doanh. Các rủi ro mà các doanh nghiệp gặp phải là sự xuất hiện kỹ thuật mới từ đối thủ cạnh tranh, mức sống của người dân ngày càng nâng cao khiến yêu cầu về chất lượng hàng hóa dịch vụ càng khắt khe, các cơn bão giá làm đội chi phí lên Để hạn chế những rủi ro nêu trên, doanh nghiệp nên gia nhập tổ chức nghề nghiệp để cập nhật những thay đổi của môi trường pháp lý, môi trường kinh doanh, môi trường xã hội từ đó sẽ tìm ra những chính sách đối phó hợp lý và kịp thời. Ưu điểm của công ty là số lượng nhân viên ít, do đó người quản lý có điều kiện quan tâm đến từng cá nhân trong tổ chức. Ban quản lý nên quan tâm và khuyến khích nhân viên phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm tàng. BTrườngởi vì không một h ệĐạithống kiể mhọc soát nộ i Kinhbộ nào có th ểtếphát hiHuếện tất cả các rủi ro tiềm tàng. Rủi ro tiềm tàng luôn xuất hiện theo sự thay đổi của nền kinh tế, của doanh nghiệp và chính bản thân nhân viên. Việc khuyến khích nhân viên phát hiện rủi ro là cách để người nhân viên tự giác rà soát lại những hoạt động của chính bản thân họ, đồng thời nâng cao trách nhiệm của nhân viên đối với doanh nghiệp. Thông qua đó, từng người nói riêng và toàn bộ công ty nói chung sẽ cùng hoàn thiện và phát triển. 54
Khóa luận tốt nghiệp 3.1.3 Các hoạt động kiểm soát Mặc dù hiện nay chưa có quy định cần thành lập bộ phận đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu không có các hoạt động kiểm soát và đánh giá định kỳ để phát hiện các yếu kém, thì liệu nhân viên có thực hiện và duy trì các thủ tục kiểm soát hay không. Thông qua việc thực hiện đánh giá một cách trung thực, khách quan hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó có những bổ sung chấn chỉnh kịp thời, các đơn vị nên cân nhắc giữa chi phí và lợi ích mà xây dựng bộ phận này. 3.1.4 Thông tin và truyền thông Để có được những thông tin kế toán đáng tin cậy, vấn đề chứng từ kế toán cần quan tâm hơn. Phải đề ra quy định cho bộ phận kế toán kiên quyết không chi những khoản mà chứng từ không đáp ứng đúng theo chế độ Bộ tài chính ban hành. Đối với báo cáo quản trị, mặc dù đây chỉ là báo cáo nội bộ, nhưng thông tin của báo cáo này rất quan trọng cho việc ra quyết định của Ban giám đốc. Các công ty cần thiết kế các biểu mẫu và hệ thống ghi chép, cập nhật thông tin để nêu bật được kết quả hoạt động của từng bộ phận. Hệ thống truyền thông phải đảm bảo được truyền thông suốt khắp doanh nghiệp. Cần ngăn chặn và nghiêm cấm bất cứ hành vi nào làm thông tin bị chia cắt. Bởi vì chỉ cần một cá nhân không nhận được đầy đủ thông tin sẽ dẫn đến sai sót và làm ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống. Cuối cùng, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho Ban giám đốc và những người có thẩm quyền. Hệ thống thông tin và truyền thông phải chắc lọc thôngTrườngtin quan trọng và Đại cần thiế t họcđể cung c ấKinhp cho Ban lãnh tếđạ oHuế để hướng sự chú ý của họ đến việc cần giải quyết. Điều này giúp nhà điều hành cập nhật thông tin kịp thời và đưa ra các chiến lược hoạt động cụ thể. 55
Khóa luận tốt nghiệp 3.2. Giải pháp hoàn thiện các loại kiểm soát 3.2.1 Kiểm soát phòng ngừa 3.2.1.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng Bộ phận mua hàng đảm nhận công việc quan trọng trong chuỗi cung ứng đó là lựa chọn, đánh giá và thực hiện công việc mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp được lựa chọn để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của công ty: - Mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ thương mại. - Mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ sản xuất, lắp ráp (nguyên vật liệu, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, thuê gia công ) - Mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ công tác điều hành, quản lý (văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, máy móc thiết bị văn phòng, các dịch vụ thuê ngoài ) Yêu cầu về hàng hóa dịch vụ Đối với các hàng hóa, dịch vụ phục vụ công tác điều hành, quản lý, sản xuất các cán bộ của từng phòng ban khi có nhu cầu (hoặc theo kế hoạch và định mức được phê duyệt) lập phiếu yêu cầu và gửi đi Phê duyệt yêu cầu mua hàng - Trưởng các phòng phê duyệt yêu cầu do nhân viên của phòng lập. - Giám đốc phê duyệt với các yêu cầu mua hàng đã được các trưởng phòng ban phê duyệt. NTrườngếu các yêu cầu mua Đại hàng không học được phêKinh duyệt thì stếẽ kế t Huếthúc tại bước này và lưu lại thông tin về đơn hàng được tạo ra và lý do không được phê duyệt. Tổng hợp yêu cầu và lựa chọn nhà cung cấp - Các yêu cầu mua hàng được bộ phận mua hàng tổng hợp sau đó tùy thuộc tính chất của các yêu cầu mua hàng để xử lý: 56
Khóa luận tốt nghiệp + Nếu yêu cầu mua hàng không cần lựa chọn nhà cung cấp. Lập yêu cầu mua hàng gửi nhà cung cấp đã được chỉ định. +Nếu yêu cầu mua hàng cần quá trình lựa chọn nhà cung cấp thì bộ phận mua hàng dựa vào yêu cầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ để lựa chọn nhà cung cấp. - Các phiếu yêu cầu mua hàng gửi nhà cung cấp được phê duyệt một lần nữa trước khi gửi đến cho nhà cung cấp: + Trưởng phòng kinh doanh phê duyệt yêu cầu mua hàng. + Phòng kế toán phê duyệt yêu cầu mua hàng nếu xét thấy đảm bảo các yếu tố về giá cả, điều kiện thanh toán Nếu phòng kế toán không phê duyệt phương án, cần báo cáo thông tin về đơn mua hàng cho Giám đốc để có sự chấp thuận phê duyệt điều chỉnh kế hoạch mua hàng hoặc kết thúc quy trình mua hàng (không mua hàng theo yêu cầu). + Giám đốc phê duyệt lần cuối (sau khi được cả trưởng phòng kinh doanh và phòng kế toán phê duyệt) trước khi đơn hàng được chính thức gửi đến nhà cung cấp. - Các phiếu yêu cầu cung cấp hàng hóa, dịch vụđã được phê duyệt sẽ được gửi đến nhà cung cấp. Các phiếu này ngoài xuất phát từ những quy trình như các bước trình bày ở trên còn có thể xuất phát từ kế hoạch mua hàng đã được phê duyệt Nhận hàng hóa từ nhà cung cấp và nhập kho - Nếu mua hàng phải trả tiền trước. Tiến hành thanh toán với nhà cung cấp. Nhận hàng từ nhà cung cấp. - NếTrườngu không phải trả ti ềnĐạitrước. Nh họcận hàng từKinhnhà cung c ấptếnhư Huếbình thường. - Bộ phận kho nhận hàng hóa do nhà cung cấp giao đến tiến hành nhập vào kho. Quá trình này được xác nhận về thực hiện của ba bên: Nhà cung cấp; thủ kho và nhân viên kiểm nghiệm của bộ phận kỹ thuật. Đổi trả nhà cung cấp 57
Khóa luận tốt nghiệp Khi có yêu cầu về đổi trả hàng hóa, bộ phận mua hàng định kỳ thực hiện việc lên danh sách các hàng hóa cần đổi trả để làm việc với nhà cung cấp. Yêu cầu đổi hàng - Bộ phận mua hàng lên danh sách các hàng hóa cần đổi, khi nhà cung cấp chuẩn bị có đợt giao hàng hoặc bộ phận mua hàng chủ động liên lạc với nhà cung cấp về kế hoạch đổi hàng. - Nhà cung cấp xuất hàng đổi và bộ phận kho vận thực hiện đổi hàng. + Xuất hàng cần đổi từ kho hàng chờ đổi, trả. + Nhập hàng mới vào kho hàng kiểm nghiệm để chờ kiểm nghiệm chất lượng (nếu hàng cần kiểm nghiệm). + Nhập hàng mới vào kho hàng hóa tương ứng (nếu hàng không cần kiểm nghiệm). - Nếu là hàng cần kiểm nghiệm, tiến hành kiểm nghiệm và phân loại hàng hóa để nhập kho tương ứng. Yêu cầu trả lại hàng hóa - Bộ phận mua hàng lên danh sách các hàng hóa cần gửi trả lại nhà cung cấp. Thuê các dịch vụ giao nhận để gửi trả (nếu cần thiết). - Bộ phận kho vận xuất hàng trả lại nhà cung cấp. - Tiến hành giao nhận hàng hóa trả lại với nhà cung cấp (biên bản, xác nhận ). - GửTrườngi thông tin cho bộ phĐạiận tài chính học để cân Kinh đối lại công ntếợ v ớiHuế nhà cung cấp và cập nhật vào hệ thống. 3.2.1.2 Giải pháp cho quản lý quy trình bán hàng Các quy trình chính của quy trình bán hàng: * Bán hàng đại lý – khách hàng 58
Khóa luận tốt nghiệp Nhận đơn đặt hàng Khi khách hàng hoặc đại lý gửi đơn mua hàng đến. Bộ phận bán hàng sẽ là nơi tiếp nhận thông tin đơn hàng. Xác nhận đơn đặt hàng Chuẩn bị thông tin đơn hàng: Bước này nhằm đáp ứng các yêu cầu công ty bán trực tiếp cho khách lẻ hoặc phát sinh một đơn hàng mới liên quan đến việc mở một mã khách hàng mới để theo dõi công nợ. Trường hợp khách hàng là đại lý thì mỗi đại lý mới khi đáp ứng yêu cầu trở thành đại lý của công ty đã có đủ hồ sơ (Đăng ký kinh doanh, mã số thuế, hợp đồng ) và đã được tạo mã trong hệ thống thông tin. Lập phiếu bán hàng: Khi đã có đủ thông tin đặt hàng và mã khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ lập phiếu bán hàng và cập nhật trong hệ thống thông tin để bắt đầu quá trình bán hàng. Xử lý đơn hàng Phê duyệt bán hàng - Khi đơn hàng được nhập vào hệ thống, đơn hàng cần được thông qua bởi các bước phê duyệt. Việc phê duyệt đơn hàng bởi các yếu tố như: + Giá bán: Giá bán là giá được xây dựng để áp dụng cho chi nhánh và đại lý (theo cấp của đại lý). Việc giá bán trên phiếu bán hàng có thay đổi so với giá bán đã được thiết lập phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền. + Số lượng hàng hóa trên đơn hàng: Số lượng hàng bán ra trong đơn hàng làm cho hệ số tồTrườngn kho khả dụng nh ỏĐạihơn hệ sốhọctồn kho tiêuKinhchuẩn thì tếđơn hàngHuế này cũng cần phải qua phê duyệt của người có thẩm quyền. Đơn hàng không được phê duyệt & Trao đổi thông tin với khách hàng - Khi phiếu bán hàng không được phê duyệt 59
Khóa luận tốt nghiệp + Do mức tồn kho khả dụng: Bộ phận bán hàng thoả thuận lại kế hoạch giao hàng với khách hàng hoặc đại lý. Nếu đại lý đồng ý, tiến hành bán hàng như bình thường với ngày giao hàng mới. + Do các điều kiện về giá: đàm phán lại về giá cả tiến hành các bước tiếp theo như bình thường. + Do các điều kiện về công nợ. Thỏa thuận về kế hoạch trả nợ của khách hàng. Xử lý đơn hàng được phê duyệt. Khi phiếu bán hàng được thông qua, xác nhận lại các thông tin về địa chỉ giao hàng và phương thức giao hàng, địa chỉ ghi hóa đơn Chuyển sang các bước thực hiện đơn hàng. Thực hiện đơn hàng In hóa đơn và phiếu giao hàng Tùy thuộc vào số lượng hàng hóa được thỏa thuận giao cho khách hàng - đại lý, bộ phận kế toán sẽ in ra hóa đơn VAT cho đúng số hàng hóa sẽ được giao cho khách hàng. Lúc này một phiếu bán hàng có thể được giao nhiều lần. Có nhiều hóa đơn, mỗi hóa đơn tương ứng với một lần giao hàng. Khi xuất hóa đơn cho khách hàng là lúc ghi nhận công nợ của khách hàng (hạn thanh toán, ngày hóa đơn ). Giao hàng Xuất hàng và giao hàng Sau khi hóa đơn được in, bộ phận kho tiến hành xuất hàng khỏi kho và chuyển cho bộ phận giaoTrường nhận. Đại học Kinh tế Huế Xác nhận giao hàng - Khi bộ phận giao nhận giao hàng về sẽ cập nhật lại thông tin về thực tế số hàng hóa được giao nhận. Thông tin do bộ phận giao nhận cần đảm bảo cung cấp được các thông tin như: 60
Khóa luận tốt nghiệp + Nếu không giao được hàng. Hàng hóa được đưa vào một kho tạm chờ xử lý và thông báo cho bộ phận bán hàng để liên hệ xác nhận với khách hàng. + Nếu giao được một phần (Do xe khách hàng đầy, không nhận được hết). Hàng hóa chưa giao hết cần đưa vào một kho tạm và thông báo cho bộ phận bán hàng để liên hệ xác nhận với khách hàng và chủ động liên hệ để giao số hàng chưa giao được. + Các hàng hóa trong kho tạm này có thể được thể hiện trong các báo cáo liên quan. Phản hồi của khách hàng - Trong các trường hợp cần sự phản hồi của khách hàng rồi mới chính thức ghi nhận việc xuất hàng khỏi kho của công ty. Còn trước khi khách hàng xác nhận thì hàng hóa coi như hàng hóa đi đường và chưa chính thức xuất khỏi kho công ty thì cần thực hiện bước này. Nếu không cần xác nhận thì có thể bỏ qua và việc xác nhận chỉ là việc liên hệ trao đổi giữa nhân viên kinh doanh và khách hàng. Đối chiếu và xác nhận công nợ Bộ phận bán hàng sẽ định kỳ hoặc sau mỗi lần giao hàng sẽ in biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng - đại lý để làm cơ sở thanh toán và đồng thời nhắc nợ đối với đại lý - khách hàng. Kế toán phải thu Kế toán phải thu dựa vào dữ liệu đã được các bộ phận khác thông tin lên hệ thống thông tin về công nợ khách hàng và quản lý tuổi nợ, hạn mức công nợ quản lý cả quá trình, và tiếnTrường độ thu tiền dựa trên Đại lệnh thu, học thông báo Kinh trả tiền từ phía tế đạ i Huếlý. Nhận lại hàng bán Tiếp nhận yêu cầu: - Khách hàng yêu cầu đổi, trả hàng. - Bộ phận bán hàng tạo yêu cầu đổi, trả hàng. 61
Khóa luận tốt nghiệp Kiểm tra, phân loại - Bộ phận bán hàng trao đổi thông tin với khách hàng về yêu cầu trả, đổi hàng hóa. Nếu khách hàng vẫn tiếp tục thực hiện đổi trả hàng, nhân viên bán hàng phụ trách khách hàng - đại lý tiến hành lập yêu cầu đổi trả hàng và các thông tin liên quan để gửi giám đốc kinh doanh phê duyệt. - Nếu yêu cầu không được chấp nhận, quy trình kết thúc, nhân viên bán hàng phụ trách khách hàng - đại lý sẽ thông báo và trao đổi lại với khách hàng - đại lý. Nếu yêu cầu được chấp nhận, hàng hóa sẽ được nhập vào kho chờ kiểm tra. - Bộ phận kiểm nghiệm kiểm tra tình trạng hàng được trả lại, thông tin được gửi lại cho bộ phận bán hàng để trao đổi với phía khách hàng - đại lý. - Bộ phận bán hàng trao đổi thông tin với khách hàng - đại lý và thống nhất phương án xử lý. Phương án xử lý này được giám đốc kinh doanh phê duyệt. Nhập kho - Tùy vào phương án được phê duyệt, hàng hóa trả - đổi được nhập vào các kho tương ứng hoặc trả lại khách hàng - đại lý. Nếu đổi hàng: cập nhật số mã của hàng nhập kho và hàng xuất kho. Xử lý công nợ - Hàng hóa sau khi được nhập kho, bộ phận bán hàng và phòng kế toán sẽ tiến hành xem xét lại các khoản công nợ của khách hàng: + Xuất đổi hàng: Việc đổi hàng không phải xuất hoá đơn thay thế hoặc phía muốn đổi trả hàngTrường không xuất hoá đơn Đạihàng bán họctrả lại. Vi ệKinhc ghi nhận công tế n ợHuếkhông thay đổi. + Trả hàng: Việc trả hàng phải huỷ hoá đơn và xuất hoá đơn thay thế, hoặc khách hàng xuất hoá đơn trả lại. Kế toán sẽ có những bút toán điều chỉnh hợp lý để ghi nhận công nợ. 62