›

Khóa luận Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam - Thực trạng và giải pháp

pdf 93 trang thiennha21 22/04/2022 2500
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam - Thực trạng và giải pháp", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_cong_tac_to_chuc_quan_ly_ve_van_thu_luu_tru_tai_vi.pdf

Nội dung text: Khóa luận Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam - Thực trạng và giải pháp

  1. BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN HỮU DANH Sinh viên thực hiện : TRỊNH VĂN DƯƠNG Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVC009, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13C HÀ NỘI - 2017
  2. LỜI CẢM ƠN Tên tôi là Trịnh Văn Dương, sinh viên lớp ĐH-QTVP13C, trong quá thực hiện bài khóa luận, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, giải đáp thắc mắc nhiệt tình từ phía các cán bộ, các anh, chị phòng Lưu trữ, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Đồng thời, tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa nói chung, Khoa Quản trị Văn phòng nói riêng đã tạo điều kiện cho tôi được đi khảo sát tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, giúp ích rất nhiều cho việc thu thập tìm kiếm tài liệu và hoàn thành bài khóa luận. Với tình cảm chân thành nhất tôi xin trân trọng cảm ơn thầy giáo, thạc sĩ Nguyễn Hữu Danh đã nhiệt tình, chỉ bảo hướng dẫn tôi rất nhiều trong suốt thời gian tôi viết khóa luận này. Cảm ơn gia đình - những người thân thương nhất của tôi, các bạn bè đồng nghiệp đã ủng hộ, động viên tôi cả về vật chất và tinh thần để tôi có thể hoàn thành khóa luận của mình. Trong quá trình thực hiện bài khóa luận, mặc dù đã rất cố gắng nhưng do trình độ còn nhiều hạn chế do vậy bài khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy tôi rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy, cô giáo để khóa luận được hoàn thiện hơn. Những ý kiến đóng góp đó sẽ giúp tôi nhận ra những hạn chế, qua đó tôi có thêm những kinh nghiệm, những kiến thức hữu ích trên con đường theo đuổi sự nghiệp của mình. Tôi xin chân thành cảm ơn !
  3. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Hà Nội, tháng 4 năm 2017 Chủ nhiệm đề tài Trịnh Văn Dương
  4. DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ KHXH Khoa học xã hội VTLT Văn thư lưu trữ TC-HC Tổ chức hành chính VB Văn bản
  5. MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 4 7. Phương pháp nghiên cứu 4 8. Cấu trúc dự kiến của đề tài 5 PHẦN NỘI DUNG 6 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ 6 VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 6 1.1. Cơ sở lý luận 6 1.1.1. Công tác văn thư 6 1.1.1.1. Khái niệm 6 1.1.1.2. Nội dung của công tác văn thư 6 1.1.1.3. Yêu cầu về công tác văn thư 7 1.1.1.4. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. 9 1.1.2. Công tác lưu trữ. 10 1.1.2.1. Khái niệm. 10 1.1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ. 11 1.1.2.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ. 13 1.1.3. Tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ 13 1.1.3.1. Khái niệm tổ chức, quản lý. 13
  6. 1.1.3.2. Nội dung tổ chức, quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. 14 1.2. Cơ sở pháp lý 15 Tiểu kết chương 1 18 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ 19 VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC 19 XÃ HỘI VIỆT NAM. 19 2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 19 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. 19 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 19 2.1.2.1. Vị trí và chức năng 20 2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 20 2.1.3.Cơ cấu tổ chức 21 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng (Phòng hành chính) 22 2.2.1. Vị trí chức năng 22 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 23 2.2.3. Cơ cấu tổ chức 26 2.3. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 26 2.3.1. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ 26 2.3.2. Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư lưu trữ. 27 2.3.3. Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ 27 2.3.4. Chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư lưu trữ đối với đơn vị trực thuộc 30 2.3.5. Tổ chức, thực hiện chế độ thông tin báo cáo 30
  7. 2.3.6. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. 31 2.4. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư tại viện. 31 2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản. 31 2.4.1.1. Các loại văn bản do Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ban hành. 31 2.4.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 32 2.4.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 33 2.4.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. 34 2.4.2. Quản lý văn bản đi. 35 2.4.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng văn bản 35 2.4.2.2. Đăng ký văn bản 36 2.4.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn 37 2.4.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 38 2.4.2.5. Lưu văn bản đi. 38 2.4.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 39 2.4.3.1. Tiếp nhận văn bản đến. 39 2.4.3.2.Đăng ký văn bản đến. 39 2.4.3.3.Trình, chuyển giao VB đến. 41 2.4.3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. 43 2.4.4. Quản lý và sử dụng con dấu. 43 2.4.4.1 . Các loại con dấu. 43 2.4.4.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 44 2.4.4.3. Bảo quản con dấu. 45 2.4.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 45 2.4.5.1. Các loại hồ sơ được hình thành trong cơ quan, tổ chức. 45 2.4.5.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ. 45
  8. 2.4.5.3. Phương pháp lập hồ sơ. 45 2.4.5.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 46 2.5. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Viện 46 2.5.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu. 46 2.5.2. Công tác phân loại tài liệu 47 2.5.3. Tổ chức xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị. 51 2.5.4. Công tác thống kê, bảo quản tài liệu 55 2.5.5. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 57 Tiểu kết chương 2 60 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC 61 TỔ CHỨC TÁC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ 61 TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM 61 3.1. Những ưu điểm về công tác tổ chức quản lý, quản lý về văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 61 3.2. Một số hạn chế. 62 3.3. Nguyên nhân. 63 3.4. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ. 64 3.4.1. Một số phương hướng tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ 64 3.4.1. Nhóm giải pháp về phía Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. 65 3.4.1.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 65 3.4.1.2. Nhóm giải pháp nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ 66 3.4.1.3. Nhóm giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ 67 3.4.1.4. Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 68
  9. 3.4.1.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. 69 3.4.1.6. Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác văn thư, lưu trữ. 70 Tiểu kết chương 3 71 PHẦN KẾT LUẬN 72 TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 PHỤ LỤC
  10. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn thư - Lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, đơn vị; là nơi tiếp nhận, lưu giữ và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác vì thế trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác quản lý hành chính thông qua các văn bản tài liệu. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam với tính chất đặc thù là đơn vị nghiên cứu khoa học, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị, là rất nhiều, đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong Viện phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ Trong những năm gần đây, công tác văn thư, lưu trữ, tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu trong hoạt động quản lý, điều hành của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói chung và các đơn vị trực thuộc Viện nói riêng. Tuy nhiên, đứng trước những đổi thay to lớn trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, những thành tựu khoa học và công nghệ đã tác động mạnh mẽ đến tất cả các quy trình quản lý, bên cạnh đó công tác văn thư, lưu trữ, của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam trong thời gian qua còn tồn tại, hạn chế: Việc 1
  11. chấp hành các quy định về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản vẫn còn những vấn đề bất cập; Công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa nghiêm; Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa thực sự hiệu quả. Thực tế này đòi hỏi phải có một sự đổi mới trong cách thức tổ chức, quản lý về văn thư lưu, lưu trữ tại đây nhằm phục vụ hiệu quả nhất cho mọi hoạt động của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là đòi hỏi cấp thiết trong thời gian tới. Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của công tác tổ chức, quản lý VTLT đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức; cũng như tình hình thực tế mà tôi đã khảo sát được trong thời gian qua. Chính vì thế tôi quyết định chọn đề tài : '' Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam - Thực trạng và giải pháp ''. làm đề tài cho bài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư lưu trữ là một trong những đề tài không còn quá mới mẻ nhưng lại thu hút được nhiều sự quan tâm không chỉ các nhà lãnh đạo mà còn là vấn đề của các nhà khoa học và các nhà quản lí. Trong phạm vi đề tài, tôi có đề cập đến một số công trình nghiên cứu khoa học tiêu biểu về công tác lưu trữ có thể nêu như sau: - “Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Tâm . - “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư” của tác giả Tiết Hồng Nga. - “Công tác lưu trữ Việt Nam’’ của Cục Lưu Trữ Nhà nước, nhà xuất bản Hà Nội, 1987. - “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ’’ của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm,Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, nhà xuất bản Hà 2
  12. Nội,1990. - Giáo trình “Lưu trữ tài liệu khoa học- kỹ thuật” của tác giả Nguyễn Minh Phương, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội xuất bản, 1992. - “Xây dựng, ban hành, quản lí văn bản và công tác lưu trữ” của tác giả Nghiêm Kì Hồng, Nguyễn Quốc Bảo, nhà xuất bản chính trị quốc gia, 1998. Tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội có một số công trình nghiên cứu liên quan như: - Giáo trình “Lưu trữ học”, Trường Cao đẳng Nội vụ hà Nội. - “Công tác văn thư, lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ” của tác giả Hồ Thị Ngọc Hà. - “Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN 9001 : 2000 vào công tác văn thư tại Chi cục thuế Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Kiều Yến. - Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng” của tác giả Huỳnh Thị Hoàng Thư. 3. Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu về cơ sở lý luận về tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ. Đánh giá thực tiễn công tác tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam để thấy được những thành tựu và hạn chế Đề xuất được một số giải pháp có thể thực thi và đem lại hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức quả lý về Văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Có 3 nhiệm vụ cơ bản: Thứ nhất: Trình bày cơ sở sở lí luận, cơ sở pháp lý về công tác văn thư - lưu trữ Thứ hai : Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXHVN, phân tích nguyên nhân những ưu điểm và hạn chế. 3
  13. Thứ ba : Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức, quản lý lưu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam và cả nước nói chung. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Là những vấn đề lý luận và thực tiễn của Công tác tổ chức, quản lý về văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - Phạm vi: + Phạm vi không gian: Khóa luận nghiên cứu tổ chức, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ ở Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam + Phạm vi thời gian: Khóa luận nghiên cứu tổ chức, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ từ từ năm 2012 đến nay. + Phạm vi nội dung: Khóa luận không tham vọng giải quyết tất cả các vấn đề về công tác Văn thư - Lưu trữ theo nghĩa rộng mà chỉ tập trung chủ yếu nghiên cứu dưới góc độ tổ chức, quản lý trên cơ sở, luật, quy chế để xem xét thực trạng tổ chức, quản lý Văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm. 6. Giả thuyết nghiên cứu Công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm vẫn còn nhiều hạn chế, nếu khắc phục sớm sẽ nâng cao chất lượng công tác này, từ đó góp phần vào nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan. 7. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chung của khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh và tổng hợp - Phương pháp duy vật biện chứng: Dựa trên quan điểm duy vật biện chứng để tiến hành xem xét, tính toán, luận giải và đánh giá các vấn đề liên quan tới công tác văn thư lưu trữ của cơ quan một cách hợp lý. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý luận và thực tiễn trước đó về công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan hành 4
  14. chính nhà nước nói chung, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói riêng. - Phân tích, tiếp cận các tài liệu thu thập thông tin, số liệu, tài liệu lưu trữ và các bài nghiên cứu liên quan đến trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư,lưu trữ. - Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: Tác giả thu thập các thông tin và chọn lọc những thông tin cần thiết. - Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp về thực tế công tác lưu trữ tại cơ quan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được. - Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Chỉ tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội. 8. Cấu trúc dự kiến của đề tài Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia làm 3 Chương: Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng Công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác tổ chức tác quản lý về văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 5
  15. PHẦN NỘI DUNG Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Công tác văn thư 1.1.1.1. Khái niệm Khi nghiên cứu về khái niệm công tác văn thư có nhiều quan điểm khác nhau về công tác này, nhưng có hai khuynh hướng cơ bản đó là: Một là công tác văn thư được hiểu là công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, giấy tờ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Hai là công tác văn thư đựợc hiểu là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản, trong các cơ quan, tổ chức, tổ chức và quản lý văn bản trong các cơ quan đó. Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. 1.1.1.2. Nội dung của công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm nội dung cơ bản: Một là , soạn thảo ( xây dựng ) và ban hành văn bản. Nội dung này bao gồm: + Xác định vấn đề, nội dung cần soạn thảo. + Lựa chọn thông tin, tài liệu. + Lựa chọn tên loại, xác định thể thức. + Xây dựng đề cương bản thảo. + Viết bản thảo. + Duyệt bản thảo. + Trao đổi ý kiến, sửa chữa dự thảo. 6
  16. + Hoàn thiện văn bản + Kiểm tra thể thức trước khi ký ban hành. + Ký văn bản và ban hành văn bản. Hai là , tổ chức giải quyết và quản lý văn bản. Nội dung này bao gồm: + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. + Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ba là , Quản lý và sử dụng con dấu. 1.1.1.3. Yêu cầu về công tác văn thư Công tác văn thư là một trong những khâu quan trọng liên quan đến văn bản, giấy tờ, đến hoạt động quản lý của cơ quan. Vì thế trong quá trình thực hiện cần tuân thủ những yêu cầu cơ bản sau: + Nhanh chóng : Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư. Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. + Chính xác : Công tác văn thư là họat động cung cấp, đảm bảo thông tin bằng văn bản. Do đó khi tiến hành thực hiện cần phải đảm bảo thực hiện chính xác không chỉ về nội dung, hình thức mà chính xác cả về các khâu nghiệp vụ. Chính xác về nội dung : Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng 7
  17. phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định. Chính xác về thể thức: Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định. Chính xác về các khâu nghiệp vụ: Thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản + Bí mật: Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn, + Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị -xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư không chỉ nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại, mà còn là đổi mới, hiện đại hóa con người làm công tác này, tránh các tư tưởng bảo thủ, lạc hậu. 8
  18. 1.1.1.4. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ: + Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. + Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. + Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, 9
  19. phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan. + Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. 1.1.2. Công tác lưu trữ. 1.1.2.1. Khái niệm. Theo cuốn “Công tác văn thư, lưu trữ” - Nhà xuất bản chính trị quốc gia xuất bản năm 2000 thì công tác lưu trữ “là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”. Theo Luật Lưu trữ 2011 “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức và cá nhân”. Như vậy công tác lưu trữ bao gồm các công việc: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn, chống mất mát, hư hỏng và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 10
  20. 1.1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản như, tổ chức quản lý công tác lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ. Trong đó, các nhiệm vụ cụ thể của công tác lưu trữ như sau: Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Đây là những hoạt động nhằm quản lý công tác lưu trữ, bao gồm việc thiết lập bộ máy tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ, ban hành văn bản quản lý, triển khai thực hiện công tác lưu trữ và kiểm tra đánh giá kết quả công tác lưu trữ. + Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Để quản lý và thực hiện công tác lưu trữ điều đầu tiên không thể thiếu đó là phải thiết lập bộ máy làm công tác lưu trữ và bố trí nhân sự để đảm nhiệm công việc này. Bởi vì, thiết lập cơ cấu tổ chức và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ là công việc có tính chất tiền đề để thực hiện tốt công tác lưu trữ. + Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyên môn nhất định về công tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của chánh văn phòng cơ quan. Ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Để tạo cơ sở pháp lý cho các hoạt động lưu trữ các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần phải ban hành văn bản pháp luật để làm nền tảng cho các hoạt động thực thi pháp luật về lưu trữ trên thực tiễn, đồng thời là cơ sở pháp lý cho kiểm tra đánh giá hoạt động lưu trữ và là căn cứ để xử lý các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ. 11
  21. + Phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ tài liệu Pháp luật với chức năng điều chỉnh các quan hệ xã hội, đóng vai trò là công cụ truyền tải chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước đến các đối tượng phải thi hành, là nguồn thông tin về các văn bản pháp luật nhằm giúp cho cơ quan, tổ chức và công chúng hiểu và chấp hành các quy định của pháp luật. Mặt khác, pháp luật còn góp phần nâng cao dân trí pháp lý trong từng cơ quan, tổ chức và cá nhân. Đặc biệt đối với các cơ quan tổ chức thì pháp luật là công cụ, phương tiện để quản lý điều hành. + Kiểm tra, hướng dẫn và tổng kết báo cáo công tác lưu trữ Để đạt được mục tiêu quản lý, việc cần thiết là phải kiểm tra và đánh giá tổng kết, kiểm tra giúp cho người quản lý phát hiện những sai sót, vướng mắc, ách tắc trong quá trình hoạt động để kịp thời đưa ra các giải pháp giải quyết, đồng thời tìm kiếm những cơ hội, các nguồn lực có thể khai thác để tận dụng nhằm đạt nhanh tới mục tiêu đã định, làm sáng tỏ những việc đã làm được, những việc chưa làm được để có những xử lý kịp thời. Từ đó đưa ra được những phương hướng và giải pháp phù hợp cho hoạt động quản lý điều hành. Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ + Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu. + Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của công tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an toàn thì sẽ không thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả. 12
  22. + Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Vì vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ. Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ. 1.1.2.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng trong đời sống nói chung và hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức nói riêng. Công tác lưu trữ có một số ý nghĩa như: Một là, công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nứớc, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hoạt động hệ thống thể chế hành chính nhà nước. Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng, độ tin cậy cao phục vụ hiệu quả cho hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản. Hai là, làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng đạt hiệu quả cao. Ba là, tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho họat động quản lý nhà nước, khắc phục nạn quan liêu, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Bốn là, thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phân thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đại - nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân. 1.1.3. Tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ 1.1.3.1. Khái niệm tổ chức, quản lý. Về tổ chức , trong thực tế có rất nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức một định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc: "Tổ chức, nói rộng, là cơ cấu tồn 13
  23. tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật". Định nghĩa này bao quát cả phần tự nhiên và xã hội loài người. Theo nghĩa hẹp, tổ chức là một tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó. Mặt khác, theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ được hình thành. Về quản lý, Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản lý”. Thông thường, quản lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển, động viên, kiểm tra, điều chỉnh Theo lý thuyết hệ thống: “quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều khiển hệ thống” Tiếp cận theo vai trò của quản lý thì “Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động” 1.1.3.2. Nội dung tổ chức, quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Nội dung tổ chức, quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư ,lưu trữ. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. 14
  24. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư,lưu trữ Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. 1.2. Cơ sở pháp lý Hệ thống văn bản về công tác văn thư, lưu trữ. Để thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ, thì việc ban hành các văn bản quản lý chúng có vị trí vô cùng quan trọng, vì đây là lĩnh vực hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành hỗ trợ, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chấp hành thực hiện các nguyên tắc, chế độ, quy định của nhà nước. Trong thời gian qua, Nhà nước đã ban hành hệ thống tương đối đầy đủ các văn bản quy định về các lĩnh vực hoạt động của công tác văn thư, công tác lưu trữ và bảo mật tài liệu. Đây là hành lang pháp lý để Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam thực hiện theo quy định và trên cơ sở đó xây dựng thành Quy chế, Quy định, Quy trình áp dụng triển khai phù hợp với nội dung đặc điểm, tính chất hoạt động của cơ quan phục vụ cho nhiệm vụ nghiên cứu khoa học xã hội. Văn bản chung về công tác văn thư, lưu trữ - Quyết định 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/11/2005 của Bộ Nội vụ v/v ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; - Quyết định 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/11/2005 của Bộ Nội vụ v/v ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ; - Quyết định số 280/TTg ngày 29/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ v/v 15
  25. đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính; - Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ. Văn bản về công tác văn thư - Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; - Nghị định số 58/2008/NĐ-CP ngày 22/4/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học xã hội Việt Nam; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Văn bản về công tác lưu trữ - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Luật Lưu trữ; - Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; - Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; - Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/9/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; 16
  26. - Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 14/4/2006 của Bộ Nội vụ v/v hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp; - Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; - Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy; - Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ; - Quyết định 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành danh mục một số các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. - Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000; - Quy định 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Tiểu kết chương 1 17
  27. Chúng ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức; mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Văn thư, lưu trữ là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. 18
  28. Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM. 2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam có tiền thân từ Ban nghiên cứu Lịch sử - Địa lý - Văn học (gọi tắt là Ban nghiên cứu Sử - Địa - Văn) được thành lập ngày 02 tháng 12 năm 1953, trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã có quá trình phát triển trải qua các thời kỳ với nhiều tên gọi khác nhau, đến ngày 22 tháng 12 năm 2013 viện chính thức mang tên Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là nơi tập trung các nhà khoa học xã hội đầu ngành của cả nước, với trên 2000 người trong đó hơn 700 cán bộ có học hàm giáo sư, phó giáo sư, học vị tiến sỹ khoa học, tiến sỹ, thạc sỹ, thuộc các lĩnh vực khoa học xã hội khác nhau. Cùng với trụ sở nghiên cứu chính là Hà nội, Viện còn có nhiều viện nghiên cứu thành viên được đặt rải rác ở Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh, Buôn Ma Thuột Với đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn tốt, kinh nghiệm làm việc lâu năm cùng với hệ thống trang thiết bị hiện đại Viện luôn hoàn thành tốt công việc được giao với chất lượng cao. Đáp ứng tốt nhu cầu nghiên cứu khoa học mà Đảng và Nhà nước đề ra nhằm đẩy mạnh hợp tác quốc tế, tạo đà cho sự nghiệp phát triển đất nước. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số 109/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 19
  29. của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 22 tháng 2 năm 2013 như sau: 2.1.2.1. Vị trí và chức năng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức năng chính là: Nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; Cung cấp luận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; Thực hiện tư vấn về chính sách phát triển, đào tạo sau đại học về khoa học xã hội, tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của cả nước. 2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm; trình Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên các tổ chức của Viện Hàn lâm thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ; Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm, các đề án, dự án quan trọng về phát triển khoa học xã hội và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt; Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội; Tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng nhằm phát huy những giá trị di sản văn hoá của các dân tộc Việt Nam; Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; đào tạo và cấp bằng thạc sĩ và tiến sĩ về khoa học xã hội theo quy định của pháp luật; tham gia phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao theo yêu cầu của cả nước, ngành, vùng, địa phương và doanh nghiệp; Tổ chức hợp tác nghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội với các tổ chức quốc tế, các viện và trường đại học nước ngoài theo quy định của 20
  30. pháp luật; Tư vấn và phản biện các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách, chương trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp; Tổ chức tư vấn và thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp luật; Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thông tin khoa học xã hội, phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí; Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật; chế độ, chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền; Quản lý tài chính, tài sản được Nhà nước giao; quyết định và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật; Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật. 2.1.3.Cơ cấu tổ chức Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam gồm Chủ tịch và không quá 03 Phó Chủ tịch. Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là người đứng đầu và lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Các Phó Chủ tịch Viện Hàn lâm do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị của Chủ tịch Viện Hàn lâm và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện Hàn lâm về nhiệm vụ được phân công. Viện gồm: 32 đơn vị nhiên cứu chuyên ngành; 04 đơn vị sự nghiệp; 05 21
  31. đơn vị giúp việc cho Chủ tịch Viện. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam (phụ lục 01) 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng (Phòng hành chính) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH được căn cứ vào Quyết định số : 517/QĐ - KHXH của Viện Hàn lâm KHXH ngày 07 tháng 4 năm 2014. 2.2.1. Vị trí chức năng Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là đơn vị thuộc Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ( sau gọi tắt là Viện Hàn lâm ),có tên giao dịch bằng tiếng anh là: Adminnistration Office of Vietnam Academy of Social Sciences. Văn phòng Viện Hàn lâm có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp chủ tịch Viện Hàn lâm trong công tác chỉ đạo, điều hành , tổ chức các hoạt động chung của Viện hàn lâm, thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm về các mặt công tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất ( nhà đất, tài sản ), y tế, quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy, trật tự, an toàn cơ quan;bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm, các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm và khối văn phòng Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Viện Hàn lâm; làm đầu mối duy trì quan hệ công tác với các cơ quan cấp trên, cán Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan khác; bảo đảm thông tin phuc vụ công tác chỉ đạo, điều hành của chủ tịch Viện Hàn lâm; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo quy định của pháp luật; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo quy định của pháp luật;chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III và chủ đầu tư dự án do Chủ tịch Viện Hàn lâm quyết định. Văn phòng Viện Hàn lâm có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch, mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định 22
  32. của pháp luật. 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Văn phòng Viện Hàn lâm có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây; Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn và hàng năm trình Chủ tịch Viện Hàn lâm. Nghiên cứu, tham mưu với Chủ tịch Viện Hàn lâm trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng viện Hàn lâm và các lĩnh vực được phân công tại Quyết định này. Tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch Viện Hàn lâm phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác của Viện Hàn lâm những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo thực hiện. Tham mưu, giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ở các đơn vị theo lĩnh vực được phân công. Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm và các đơn vị trực thuộc. Chủ trì, phối hợp tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch, đề án,dự thảo các văn bản quản lý của Viện Hàn lâm theo sự phân công của Chủ tịch Viện Hàn lâm. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, các quy định của Chủ tịch Viện Hàn lâm trong toàn Viện Hàn lâm theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; biên tập, rà soát về mặt pháp lý, thể thức, thủ tục đối với văn bản quy phạm do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Chủ tịch Viện Hàn lâm ban hành; góp ý kiến cho dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước gửi đến. Chủ trì, phối hợpvới các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổng hợp, sơ kết, tổng kết, chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của Viện Hàn lâm theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm. 23
  33. Quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mật thông tin, tài liệu, phòng truyền thông theo các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu của các đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm. Thực hiện công tác cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin theo phân công của Chủ tịch Viện Hàn lâm. Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hoạt động của Viện Hàn lâm theo yêu cầu mới của công tác xây dựng Chính phủ điện tử. Chủ trì, phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện Hàn lâm, các cuộc họp, việc làm, tiếp khách của Lãnh đạo Viện Hàn lâm, thông báo kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện Hàn lâm theo dõi, đôn đốc thực hiện. Thực hiện công tác xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tại các trụ sở do Văn phòng Viện Hàn lâm được giao quản lý ; mua sắm tài sản phục vụ hoạt động của cơ quan Viện Hàn lâm, thực hiện một số nhiệm vụ về xây dựng cơ bản theo phân công của chủ tịch Viện hàn Lâm, các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm. Thực hiện nhiệm vụ Chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III, bảo đảm sử dụng và quản lý theo quy định mọi nguồn kinh phí ngân sách nhà nước được giao, nguồn kinh phí dự án hợp tác với các địa phương, các tổ chức trong nước và ngoài và các nguồn kinh phí khác của Viện Hàn lâm giao cho Văn phòng Viện Hàn lâm quản lý. Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc và trang thiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật trong Viện Hàn lâm theo phân cấp của Chủ tịch Viện Hàn lâm, các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm. Quản lý, bảo đảm phương tiện đi lại phục vụ yêu cầu công tác của các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm và khối Văn phòng Đảng ủy, Công 24
  34. đoàn, Đoàn thanh niên theo các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm. Là cơ quan đầu mối tổ chức công tác vệ sinh phòng bệnh, chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong toàn Viện Hàn lâm. Thực hiện công tác bảo đảm trật tự, an toàn, kỉ luật, kỉ cương và văn hóa công sở tại trụ sở cơ quan do Văn phòng Viện Hàn lâm quản lý, thường trực công tác quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy của Viện Hàn lâm. Quản lý về tổ chức, công chức, viên chức, người lao động và thi đua khen thưởng của Văn phòng Viện Hàn lâm theo sự phân cấp của Chủ tịch Viện Hàn lâm. Chủ trì, phối hợp với Ban Tổ chức - Cán bộ thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ( nếu có ), giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc cơ quan Viện Hàn lâm. Thực hiện các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo các quy định của pháp luật và của Viện Hàn lâm Tổ chức tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Viện Hàn lâm; là cơ quan đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ công tác giữa Viên Hàn lâm và cơ quan cấp trên, các Bộ, nghành, địa phương và các cơ quan khác. Quản lý, théo dõi, vận hành, kiển tra, sửa chữa kịp thời các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động tại các tru sở làm việc do Văn phòng Viện Hàn lâm quản lý. Chủ trì , phối hợp với các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm theo Quy chế chủ trì, phối hợp tổ chức và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm, bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý của Chủ tịch Viện Hàn lâm kịp thời và có hiệu quả. Văn phòng Viện Hàn lâm được quyền yêu cầu các đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm cung cấp thông tin, số điện, tài liệu cần thiết để thực hiện 25
  35. nhiệm vụ được giao. Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện Hàn lâm giao. 2.2.3. Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm Văn phòng Viện Hàn lâm có Chánh Văn phòng và không quá 04 Phó Chánh Văn phòng. Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Viện Hàn lâm bổ nhiệm theo Quy chế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chức, thôi giữ chức vụ, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo các cấp thuộc Viện Hàn lâm. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện Hàn lâm và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Các Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về những nhiệm vụ được Chánh Văn phòng phân công. Chánh Văn phòng có trách nhiệm xây dựng Điều lệ tổ chức và hoạt động của Trung tâm Tư vấn và Dịch vụ khoa học trình Chủ tịch Viện Hàn lâm xem xét, banh hành. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ( xem phụ lục 02) 2.3. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 2.3.1. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ Tại phòng TC – HC: phòng không có biến động về mặt nhân sự, số lượng nhân sự đảm bảo phục vụ cho công tác văn thư, phòng có 5 cán bộ chuyên trách. Cơ cấu tổ chức Phòng TC-HC thuộc Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam gồm có 01 Trưởng Phòng (Chuyên viên chính), 01 Phó Trưởng phòng (Chuyên viên) và 04 nhân viên (Trong đó có 03 chuyên viên). 04 nhân viên, trong đó có 01 chuyên viên quản lý và sử dụng con dấu, 01chuyên viên quản lý và giải quyết văn bản đi đến, 01 chuyên viên làm công tác chuyên trách khác và 01 nhân viên hậu cần 26
  36. Tại Văn phòng: Phòng Lưu trữ được thành lập năm 2001. Nhân sự hiện tại (năm 2017) phòng có biến động về mặt nhân sự, phòng có 03 cán bộ chuyên trách. Các đơn vị trực thuộc: Hiện tại chưa có quy định của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ. Trên thực tế, Phòng Hành chính có 01 cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ tài liệu hành chính. Trung tâm Thư viện có 01 cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ sản phẩm nghiên cứu khoa học (báo cáo khoa học) và kết quả đào tạo (luận văn, luận án) 2.3.2. Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư lưu trữ. Bộ phận quản lý công tác văn thư lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Tại viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ văn thư ,lưu trữ; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác của cơ quan trong thời gian tới. 2.3.3. Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ Để thực hiện chủ trương chính sách pháp luật của nhà nước, trong những năm gần đây, các quy định pháp luật về lĩnh vực này cũng đã được Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, ngành cơ quan Trung ương và địa phương xây dựng, sửa đổi, bổ sung để ban hành làm cơ sở cho việc tổ chức thực hiện trong thực tiễn. Nhằm cụ thể hóa các văn bản của nhà nước, từ năm 2001 đến nay Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã xây dựng các văn bản quản lý cấp Viện Hàn 27
  37. lâm để triển khai các văn bản của Nhà nước đến các đơn vị trực thuộc đảm bảo nguyên tắc: không trái với quy định của Nhà nước, tính đồng bộ, thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, cụ thể đã ban hành được những văn bản sau: Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư: - Quyết định số 1710/QĐ-VP ngày 21/12/2007 của Văn phòng Viện KHXH Việt Nam về ban hành Quy chế về Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu do Văn phòng Viện KHXH Việt Nam quản lý; - Quyết định 634/QĐ-VP ngày 25/6/2008 của Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam về ban hành Quy trình Ban hành văn bản; - Quyết định số 1001/QĐ-VP ngày 09/9/2008 của Chánh Văn phòng Viện khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Quản lý văn bản gửi đến Viện Khoa học xã hội Việt Nam; - Công văn số 147/KHXH-VP ngày 27/02/2006 v/v ban hành mẫu văn bản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam; - Công văn số 960/KHXH-VP ngày 21/8/2007 của Chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam về các mẫu và thể thức văn bản. Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác lưu trữ - Quyết định số 103/QĐ-KHXH ngày 14/02/2001 của Giám đốc Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia v/v thành lập Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia; - Quyết định số 983/QĐ-KHXH ngày 26/9/2001 của Giám đốc Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia v/v ban hành Danh mục thời hạn bảo quản tài liệu kế toán; - Quyết định số 325/QĐ-KHXH ngày 28/4/2003 của Giám đốc Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia v/v ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia; - Quyết định số 1155/QĐ-KHXH ngày 19/7/2005 của Chủ tịch Viện 28
  38. Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam v/v thời hạn bảo quản tài liệu kế toán; - Quyết định số 387/QĐ-KHXH ngày 08/5/2006 của Chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy chế về công tác Văn thư – Lưu trữ của Viện Khoa học xã hội Việt Nam; - Quyết định số 1705/QĐ- VP ngày 21/12/2007 của Chánh Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy chế về bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam; - Quyết định số 857/QĐ-VP ngày 07/8/2008 của Chánh Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Lập Danh mục hồ sơ; - Quyết định số 856/QĐ-VP ngày 07/8/2008 của Chánh Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Lập hồ sơ việc; - Quyết định số 858/QĐ-VP ngày 07/8/2008 của Chánh Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; - Quyết định số 719/QĐ-VP ngày 28/5/2009 của Chánh Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Chỉnh lý tài liệu lưu trữ; - Quyết định số 539/QĐ-KHXH ngày 23/4/2012 ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Ngoài ra Viện Hàn lâm còn ban hành công văn chỉ đạo về việc thống kê cơ sở công tác lưu trữ, hướng dẫn tiêu hủy tài liệu. Từ hệ thống văn bản quy phạm về công tác văn thư lưu trữ nói trên, chúng ta có thể thấy trong suốt thời gian qua, lĩnh vực này luôn được quan tâm, chú trọng. Văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành phù hợp với pháp luật hiện hành và đáp ứng yêu cầu trong hoạt động quản lý và điều hành của Viện Hàn lâm. Tuy nhiên, qua xem xét các văn bản hiện hành, chúng ta nhận thấy một số văn bản chưa cập nhật kịp thời các văn bản mới. Nhiều văn bản ban hành đã lâu, đến nay có nhiều điểm không còn phù hợp 29
  39. Như vậy, việc tiếp tục sửa đổi, bổ sung, ban hành mới để hoàn thiện hệ thống văn bản của Viện về các lĩnh vực này trong thời gian tới là hết sức cần thiết. 2.3.4. Chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư lưu trữ đối với đơn vị trực thuộc - Thực hiện kiểm tra một số đơn vị trực thuộc theo kế hoạch kiểm tra chéo định kỳ 2 năm một lần các bộ ngành cơ quan trung ương do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chỉ đạo (2003, 2005, 2009). - Năm 2014 Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã chủ động kiểm tra, hướng dẫn 10 đơn vị trực thuộc trong việc thực hiện các quy định của nhà nước và của Viện Hàn lâm về công tác lưu trữ. - Trong những năm gần đây việc thực hiện kiểm tra chéo định kỳ vẫn được tiến hành thường xuyên và đem lại những hiệu quả thiết thực. 2.3.5. Tổ chức, thực hiện chế độ thông tin báo cáo - Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam: + Tổ chức, thực hiện báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp định kỳ hàng năm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. + Thực hiện các báo cáo đột xuất về công tác văn thư lưu trữ theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (báo cáo kế hoạch 5 năm 2016- 2020). - Các đơn vị trực thuộc: + Thực hiện báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp định kỳ hàng năm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Thực hiện các báo cáo đột xuất về công tác văn thư lưu trữ theo yêu cầu của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 30
  40. 2.3.6. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. - Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam: Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Việc đào tạo đạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ là vô cùng cần thiết Trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ có tác động trực tiếp đến cách thức tổ chức, quản lý công tác này của cơ quan. + Cử cán bộ tham gia thi và học các lớp đào tạo đại học, trung cấp về văn thư, lưu trữ do các Trường và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức. + Tổ chức các lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ quản lý công tác lưu trữ và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc. 2.4. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư tại viện. 2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản. Soạn thảo và ban hành văn bản là khâu quan trọng của mọi cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động quản lý, từ việc ban hành chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác đến chỉ đạo điều hành thực hiện công việc đều phải dùng đến văn bản. Do vậy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản có tầm quan trọng và các yêu cầu của công tác này đòi hỏi rất cao. Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan tham mưu, giúp việc Chủ tịch Viện, có chức năng giúp Lãnh đạo Viện trong việc tổ chức và ban hành các văn bản của Viện. Việc nắm vững các yêu cầu, nội dung của công tác soạn thảo, ban hành văn bản mà cụ thể là thẩm quyền ban hành; thể thức, thể loại văn bản; văn phong và quy trình ban hành văn bản là hết sức quan trọng và cần thiết. 2.4.1.1. Các loại văn bản do Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ban hành. Hệ thống văn bản của cơ quan ban hành bao gồm: VB hành chính: Quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo, 31
  41. thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ. VB chuyên ngành: các loại văn bản thuộc lĩnh vực nghiên cứu khoa học thực hiện theo quy chế quản lý khoa học của Viện Hàn lâm. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế. 2.4.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản Thẩm quyền ban hành văn bản là một trong những yếu tố quan trọng để một văn bản có tính hiệu lực trong thực tiễn. Quy định về thẩm quyền ban hành văn bản của Viện được quy định tại Quy chế Văn thư lưu trữ năm 2016 như sau: Các loại văn bản chủ yếu mà Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành trong quá trình hoạt động bao gồm: văn bản hành chính; văn bản chuyên môn; văn bản các đoàn thể. Riêng loại văn bản quy phạm pháp luật, do Viện Khoa học Xã hội Việt Nam là đơn vị sự nghiệp thuộc Chính phủ là cơ quan nghiên cứu về khoa học xã hội, không có chức năng quản lý về mặt nhà nước nên Viện không có thẩm quyền ban hành loại văn bản này.( Quy định tại Nghị định 58 của Chính phủ) Cụ thể, Viện có thẩm quyền ban hành các loại văn bản sau: Văn bản hành chính Văn bản hành chính cá biệt: Văn bản hành chính cá biệt với nội dung nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng, cá biệt, một lần đối với các cá nhân, tổ chức cụ thể trong những trường hợp xác định được Viện thể hiện trong hình thức pháp lý xác định là Quyết định cá biệt có tính đơn phương và bắt buộc thi hành ngay. Trong thực tiễn hoạt động, Viện ban hành rất nhiều các quyết định cá biệt, chưa ban hành chỉ thị cá biệt. Các quyết định cá biệt do Viện ban hành mang tính áp dụng pháp luật trên cơ sở những quy định chung, những quyết 32
  42. định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Ví dụ như: các quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt Văn bản chuyên ngành : Đây là hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của Viện theo quy định của pháp luật Các loại văn bản thuộc lĩnh vực nghiên cứu khoa học thực hiện theo Quy chế quản lý hoạt động khoa học của Viện Hàn lâm. Văn phòng là đầu mối thực hiện việc kiểm soát và trình bày văn bản, tất cả các loại văn bản trình lãnh đạo Viện ký đều phải chuyển qua Văn phòng để kiểm tra lần cuối về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày và rà soát lại về nội dung. Thủ trưởng đơn vị soạn thảo ký tắt vào sau dấu(./.) dòng cuối cùng của phần nội dung văn bản, lãnh đạo Văn phòng ký tắt sau dòng chữ” Nơi nhận” trên một trong hai bản soạn thảo trình ký, trước khi chuyển văn thư trình lãnh đạo Viện. Như vậy, căn cứ vào các quy định hiện hành của pháp luật, căn cứ vào văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền ban hành văn bản được quy định rất rõ ràng, cụ thể. Việc tuân thủ các quy định về thẩm quyền soạn thảo và ban hành Văn bản của Viện cũng như Văn phòng Viện tạo nên một hệ thống văn bản thống nhất, đồng bộ, thuận lợi cho quản lý và nâng cao hiệu quả công tác hành chính của Viện. 2.4.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Thể thức văn bản Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan Khoa học thuộc Chính phủ nên Viện phổ biến tổ chức soạn thảo văn bản với thể thức và kỹ thuật trình bày theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ 33
  43. chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân. Nhìn chung, thể thức văn bản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam đã được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước và mẫu văn bản của Viện đã ban hành. Đặc biệt là từ năm 2005 đến nay, thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP thể thức văn bản của Viện đi vào thống nhất. Số văn bản có sai sót về thể thức đã giảm đáng kể. Kỹ thuật trình bày văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ Qua khảo sát văn bản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam từ 2006 đến nay tôi thấy kỹ thuật trình bày về cơ bản đã đảm bảo yêu cầu, văn bản ban hành được đánh máy trên máy vi tính, khổ giấy đảm bảo theo tiêu chuẩn, từ phông chữ, chữ viết hoa, dòng văn bản, định lề trang văn bản đến vị trí trình bày được chú trọng. Riêng phông chữ giai đoạn từ 2008 trở về trước phần lớn sử dụng phông chữ VnTime, gần đây sử dụng thống nhất phông chữ tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Tóm lại, công tác soạn thảo, ban hành văn bản ở Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về cơ bản đã thực hiện tốt theo đúng các yêu cầu của thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành, kỹ thuật trình bày, văn phong văn bản và tuân thủ theo quy trình ban hành văn bản một cách chặt chẽ. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân mà văn bản ban hành vẫn còn tồn tại những văn bản sai sót về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày, văn phong 2.4.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. Quy trình ban hành văn bản quản lý, văn bản hành chính tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam thực hiện theo Quy trình Ban hành văn bản của Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam (ban hành kèm theo Quyết định 634/QĐ-VP ngày 25/6/2008) Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản phụ lục số 03 34
  44. Nhận xét chung. Công tác soạn thảo, ban hành văn bản ở Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về cơ bản đã thực hiện tốt theo đúng các yêu cầu của thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành, kỹ thuật trình bày, văn phong văn bản và tuân thủ theo quy trình ban hành văn bản một cách chặt chẽ. Tuy nhiên, đó chỉ là các yêu cầu, quy định mang tính chung nhất của công tác soạn thảo, ban hành văn bản. Trong thực tiễn, công tác này đòi hỏi phải cụ thể, chi tiết hơn nhiều. Do vậy mà văn bản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam vẫn còn tồn tại những văn bản sai sót về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày, văn phong. 2.4.2. Quản lý văn bản đi. Việc tổ chức quản lý VB đi phải bảo đảm nguyên tắc tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo quy trình mà Nhà nước đã quy định. 2.4.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng văn bản Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Tất cả văn bản đi đều qua bộ phận văn thư của phòng tổ chức hành chính, Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam để kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và phải có chữ ký của người ký văn bản. Trưởng phòng TC - HC của văn phòng phân công nhiệm vụ cụ thể 01 Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm về việc hoàn chỉnh thể thức văn bản. Những văn bản không đáp ứng được sẽ bị trả lại bộ phận soạn thảo để sửa chữa. Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản: Trước khi ghi số và ngày tháng VB, Cán bộ Văn thư Phòng TC - HC Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là Chuyên viên Trần Hoa Sim có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối thể thức và kỹ thuật trình bày VB theo đúng Thông tư 01/2011/TT-BNV. Những VB không đảm bảo về thể thức, kỹ thuật, hình thức trình bày không đẹp, không đúng quy định, Văn thư sẽ không ghi số mà nhất thiết đơn vị soạn thảo phải sửa lại 35
  45. trước khi có thể ban hành VB, nhất là đối với những VB gửi đến các cơ quan ngoài Viện Hàn lâm. VB được tập trung tại Bộ phận Văn thư phòng TC - HC để lấy số VB theo hệ thống số chung tại phần mềm quản lý VB đi của toàn Viện Hàn lâm. Hệ thống số VB của Viện được chia làm 03 hệ thống: số quyết định (gồm Quyết định và Hợp đồng lao động), số công văn (gồm Công văn và các loại hình VB hành chính khác) và số Hợp đồng đề tài Khoa học. 2.4.2.2. Đăng ký văn bản Viện Hàn lâm KHXH VN thực hiện đăng ký và quản lý VB đi trên Hệ thống quản lý VB và điều hành tác nghiệp tại địa chỉ nội bộ với giao diện: Ảnh 2.1: Quản lý VB đi Nhìn vào Mục Quản lý VB đi, tại Sổ công văn đi năm 2016, ta có thể thấy các thông tin của VB đi đăng ký tại Văn thư Phòng Tổ chức-Hành chính, VD: Công văn số 1176 mang số ký hiệu 1176/KHXH-VP ban hành ngày 36
  46. 21/06/2016 V/v Đề nghị chuyển kinh phí từ tài khoản 3711 sang tài khoản 3713 được ký bởi Chánh Văn phòng Nguyễn Bùi Nam. Việc đăng ký VB đi cũng được thực hiện tại Hệ thống trong mục thêm mới VB đi với giao diện và gồm có các nội dung: Ảnh 2.2: Thêm mới VB đi 2.4.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn Việc nhân bản được xác định rõ số lượng sau khi lãnh đạo đã ký VB, tránh trường hợp lãng phí. Thông thường với VB nội bộ sẽ được nhân bản đủ để gửi đến 35 cơ quan nghiên cứu khoa học, 5 cơ quan sự nghiệp khoa học, và 6 cơ quan chức năng. Con dấu Viện Hàn lâm chỉ được đóng khi đã có chữ ký của lãnh đạo, không được đóng dấu khống. Việc đóng dấu cơ quan, dấu giáp lai được thực hiện theo quy định chung của Nhà nước, mực in rõ ràng, sắc nét, dấu cơ quan được đóng trùm lên 1/3 chữ ký lãnh đạo về phía trái. Dấu mật, khẩn (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ 37
  47. bí mật nhà nước. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11 dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. 2.4.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Đ/c Nguyễn Long Giang, nhân viên Phòng TC - HC là người trực tiếp đảm nhiệm việc làm thủ tục chuyển phát, liên hệ đơn vị vận chuyển và theo dõi việc chuyển phát đi, đảm bảo nguyên tắc: “ Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời”. VB cần gửi đi được tập trung tại Văn thư cơ quan, tùy theo số lượng VB mà lựa chọn bì phù hợp. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam có 03 loại bì theo mẫu kích cỡ vừa A4, ½ A4 và 1/3 A4. Tên cơ quan nhận VB thường không được viết bằng tay mà được đánh máy sẵn rồi cắt dán tại ô “Kính gửi”. VB được đóng dấu “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Khẩn” ngoài bì, dưới ô số, ký hiệu VB trước khi chuyển phát đi, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước. VB đi thường được giao cho đơn vị vận chuyển chuyên trách vào 16h hàng ngày, trước khi giao, VB được vào Sổ Chuyển giao VB đi gồm các nội dung: Ngày tháng; Số, ký hiệu VB; Đơn vị soạn thảo VB; Nơi nhận. 2.4.2.5. Lưu văn bản đi. Phòng Tổ chức-Hành chính sắp xếp bản lưu theo thời gian ban hành VB, theo từng tháng và chia ra làm 03 loại VB: Quyết định đi, Công văn đi và Hợp đồng đề tài. VB có số nhỏ xếp trước, số lớn xếp sau. VD: Tập lưu Quyết định của Viện Hàn lâm KHXH VN tháng 5 năm 2016 Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại 2 bản giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản. Một bản lưu tại văn thư theo tập lưu văn bản đi, một bản lưu tại hồ sơ của đơn vị soạn thảo. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi phụ lục 04 38
  48. Nhận xét chung Việc quản lý văn bản đi của Viện Hàn lâm cơ bản được thực hiện theo quy định chung. Do áp dụng phần mềm quản lý văn bản trên hệ thống Quản lý VB và điều hành tác nghiệp, công việc quản lý VB của Văn thư được giảm tải khá nhiều nhưng cũng không vì thế mà không đòi hỏi ở Văn thư độ nhanh nhạy, chính xác, kịp thời xử lý sai sót. Ưu điểm của việc quản lý bằng phần mềm là có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin VB khi cần thiết. 2.4.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 2.4.3.1. Tiếp nhận văn bản đến. Tất cả các loại VB đến đều được tập trung tại Văn thư Phòng TC - HC, sau khi ký nhận, Cán bộ văn thư kiểm tra, ký nhận, văn thư phân loại ra làm 3 loại: loại gửi riêng cho các đơn vị; loại gửi chung cho Viện Hàn lâm và loại VB mật. Loại VB mật được chuyển trực tiếp lên Chánh Văn phòng; VB gửi riêng các đơn vị được chuyển đến các đơn vị có tên. Văn thư bóc bì loại VB gửi chung cho Viện Hàn lâm, đóng dấu đến và tiến hành đăng ký VB đến. Ảnh 2.3: Dấu đến Viện Hàn lâm KHXH VN 2.4.3.2.Đăng ký văn bản đến. Tương tự như VB đi, VB đến cũng được Viện Hàn lâm KHXH VN sử dụng phần mềm trên hệ thống Quản lý VB và diều hành tác nghiệp. Giao diện Quản lý VB đến: 39
  49. Ảnh 2.4: Quản lý VB đến Nhìn vào giao diện, tại Sổ công văn đến thường năm 2016, ta có thể dễ dàng tìm kiếm và đọc được các thông tin, VD: Công văn có số đến 1197 mang số, ký hiệu VB 2985/VP-VHXH được UND Tỉnh Kiên Giang ban hành ngày 21/06/2016 V/v hướng dẫn Đoàn công tác của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đến khảo sát tại tỉnh Kiên Giang. Như vậy, việc đăng ký VB đến cũng được thực hiện trên hệ thống với giao diện và gồm các nội dung: 40
  50. Mọi VB đến khi đăng ký qua đây đều phải được scan và đính kèm file. Cuối mỗi tháng, Phòng TC-HC in Sổ văn bản đến và trình báo cáo với Chánh Văn phòng. 2.4.3.3.Trình, chuyển giao VB đến. Hầu hết toàn bộ VB đến sau khi được đóng dấu và đăng ký VB đến đều được trình lên Chánh Văn phòng. Sau khi Chánh Văn phòng xem xét, xử lý sẽ đưa ra ý kiến giải quyết, VD: Kính chuyển Chủ tịch Nguyễn Quang Thuấn được Chánh Văn phòng ký kèm theo VB cần trình. VD hình 2.5 Trong quá trình giải quyết VB đến, Văn phòng thường tiến hành sao y bản chính để phục vụ giúp công việc một cách chính xác và nhanh chóng. VD hình 2.6 41
  51. Hình 2.5: Trình Chánh Văn phòng Hình 2.6: Sao y bản chính Sau khi trình VB lên lãnh đạo Viện và nhận được chỉ đạo, tại ô “Kết quả xử lý” ảnh 2.3, Chuyên viên quản lý theo dõi VB đến sẽ nhập dữ liệu về tình hình xử lý VB đang ở bộ phận, đơn vị nào, VD: mặt sau của tờ Bút phê Hình 2.7: Bút phê Chủ tịch Viện chỉ đạo chuyển giao VB đến Ban Kế hoạch tài chính và Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng để phối hợp giải quyết Những VB cần chuyển giao sau khi được sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện sẽ được Phòng TC - HC tổng hợp và đặt vào ô đựng tài liệu của đơn vị được chỉ đạo giải quyết. Văn thư của từng đơn vị sẽ đến tủ ô của đơn vị mình lấy vào mỗi 8h30 hàng ngày. 42
  52. 2.4.3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. Căn cứ vào nội dung văn bản đến, Chánh Văn phòng giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo đúng quy định. Văn phòng Viện Hàn lâm có trách nhiệm chỉ đạo, xử lý, kiểm tra các đơn vị, cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến. Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo Viện Hàn lâm về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan. Trưởng phòng TC - HC có trách nhiệm kiểm tra việc giao nhận văn bản, nhắc nhở các đơn vị, các nhân giải quyết văn bản đúng thời hạn. Văn thư cơ quan lập sổ theo dõi giải quyết những văn bản của các nơi gửi đến xin ý kiến hoặc có yêu cầu về thời hạn giải quyết. Nhận xét Việc quản lý văn bản đến của Viện nhìn chung đã thực hiện theo quy định chung của nhà nước về quản lý văn bản. Tuy nhiên đôi khi vẫn còn xảy ra tình trạng văn bản chuyển giao chưa được quản lý chặt chẽ và theo dõi kịp thời dẫn tới tình trạng thất lạc văn bản hoặc chuyển giao không đúng địa chỉ người nhận, trong một số trường hợp tiến độ giải quyết văn bản chậm hơn so với thời hạn quy định. Việc kiểm soát văn bản đến còn chưa thực sự quản lý được việc theo dõi tiến độ xử lý công việc và quá trình chu chuyển của văn bản. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến xem phụ lục 05 2.4.4. Quản lý và sử dụng con dấu. 2.4.4.1 . Các loại con dấu. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, vì vậy Viện Hàn lâm có 02 loại dấu là con dấu có hình Quốc huy dưới dạng con dấu ướt và con dấu không có hình Quốc huy dưới dạng con dấu nổi. 43
  53. Hình 2.8: Con dấu 2.4.4.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật và các quy định của Quy chế Công tác Văn thư - Lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội. Quản lý con dấu: Các con dấu của Viện Hàn lâm, con dấu đơn vị được giao cho 01 viên chức văn thư chuyên trách quản lý và sử dụng. Viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu. - Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi trụ sở cơ quan phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về bảo quản và sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. - Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Sử dụng con dấu: Viên chức văn thư được giao bảo quản và sử dụng con dấu phải tự tay đóng dấu vào các văn bản. - Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể 44
  54. thức và có chữ ký của người có thẩm quyền. - Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền. 2.4.4.3. Bảo quản con dấu. Việc bảo quản con dấu được tiến hành rất chặt chẽ. Tại phòng văn thư có tủ chuyên dụng để đựng tài liệu và những đồ dùng quan trọng. Như vậy, con dấu được bao bọc bởi lớp tủ có khóa, đặt nơi thoáng mát, đảm bảo sự an toàn, tránh bị đánh cắp và các tác nhân bất lợi làm hỏng dấu. 2.4.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 2.4.5.1. Các loại hồ sơ được hình thành trong cơ quan, tổ chức. Tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, việc lập hồ sơ được thực hiện theo quy định chung của Nhà nước. Viện Hàn lâm có 3 loại hồ sơ như thông thường sau: Hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự. 2.4.5.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam hiện tại chưa có danh mục hồ sơ. Tuy nhiên, Viện Hàn lâm đang được lên kế hoạch xây dựng và có dự kiến ban hành trong thời gian sớm nhất. 2.4.5.3. Phương pháp lập hồ sơ. Các bước lập hồ sơ tại Viện Hàn lâm, gồm có 3 bước: Bước 1: Mở hồ sơ, vì chưa có danh mục hồ sơ nên văn thư căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải quyết và thực tế tài liệu hình thành để mở hồ sơ. Bước 2: Thu thập VB vào hồ sơ, thu thập VB, tài liệu kịp thời, chính xác. Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ, đánh số tờ, ghi mục lục VB, ghi chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ. 45
  55. 2.4.5.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam xây dựng chế độ nộp lưu tài liệu vào phòng Lưu trữ trực thuộc Văn Phòng Viện Hàn lâm thực hiện thành nề nếp, thường xuyên hàng năm. Về thời gian nộp lưu, Viện Hàn lâm thực hiện theo Khoản 2 Điều 22 Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư: sau một năm kể từ khi công việc kết thúc đối với tài liệu hành chính và tài liệu nghiên cứu khoa học. Đối với hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải quyết xong thì chưa cần nộp lưu. Đối với hồ sơ nguyên tắc thì không cần nộp lưu vào lưu trữ. Khi giao nộp hồ sơ, phòng TC - HC lập ra 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 “Biên bản giao nhận tài liệu”. Phòng TC - HC và phòng Lưu trữ mỗi bên giữ 01 bản. Nhận xét, đánh giá. Về cơ bản, do chưa có danh mục hồ sơ nên việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong Viện Hàn lâm chưa được chủ động, hợp lý, khoa học và thuận tiện; làm cho việc lập hồ sơ có thể sai sót, thiếu tính đầy đủ, đảm bảo sự chính xác nhất; thiếu căn cứ để cán bộ, lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của Viện. 2.5. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Viện. 2.5.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu. Căn cứ vào các quy định về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ đồng thời căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Phòng Lưu trữ Văn phòng Viện, hàng năm Phòng Lưu trữ đều tham mưu giúp Lãnh đạo Văn phòng xây dựng kế hoạch và triển khai các biện pháp nghiệp vụ nhằm thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho Lưu trữ Văn phòng Viện. Đến nay đã tập trung được về Kho lưu trữ Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam mét giá tài liệu gồm các thành phần cơ bản và quan trọng 46
  56. nhất của Phông lưu trữ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam mà trước hết là tài liệu của các Tài liệu được thu thập và tập trung quản lý tạo cơ sở tiền đề cho các khâu nghiệp vụ tiếp theo được thực hiện. 2.5.2. Công tác phân loại tài liệu - Tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Ở Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, Phòng Lưu trữ Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã bảo quản, lưu giữ được một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ từ năm 1953 đến nay gồm: 428 mét giá tài liệu trong đó 307 mét giá tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh với tổng số hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn là 4515, tổng số hồ sơ có giá trị bảo quản trên 70 năm là 7829 và còn lại 121 mét giá tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý. Trong công tác lưu trữ, phân loại tài liệu là một trong những nội dung cơ bản, là vấn đề khoa học mang tính nghiệp vụ sâu sắc, quyết định đến chất lượng các phông lưu trữ, đặc biệt là chất lượng và hiệu quả tra tìm tài liệu. Phân loại tài liệu của Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam cho chúng ta thấy quá trình vận dụng lý luận chung của khoa học lưu trữ vào công tác phân loại tài liệu lưu trữ nói chung, phân loại tài liệu Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam nói riêng. Dựa vào các đặc trưng của tài liệu Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, tài liệu được phân chia thành các khối nhóm và sắp xếp theo một trật tự logic nhất định. Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn về phân loại tài liệu, tài liệu Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam được áp dụng phương án phân loại theo mặt hoạt động kết hợp với thời gian. Tài liệu trước tiên được phân thành các khối: Văn phòng, Tổ chức, Khoa học, Hợp tác quốc tế; Xây dựng cơ bản, Kế hoạch - Tài chính; Hoạt động của các đoàn thể Trong mỗi khối được phân theo thời gian (năm). Trong quá trình phân loại đối với tài liệu là bản sao được phân theo thời 47
  57. gian của bản chính; Tài liệu đã đóng thành tập nhưng gồm tài liệu của nhiều nhóm khác nhau được gỡ ra để đưa về các nhóm. Các tài liệu kế hoạch, báo cáo công tác, phân loại theo thời gian nội dung của tài liệu. Trong đó tài liệu kế hoạch của nhiều năm đưa vào năm đầu của kế hoạch. Báo cáo tổng kết nhiều năm đưa vào năm cuối; Những tài liệu không ghi thời gian, được xác minh bằng cách đọc kỹ nội dung, dựa vào ngày tháng trong nội dung tài liệu, trong dấu đến để xác minh làm rõ dần. Tài liệu trong từng nhóm lớn được phân ra các nhóm vừa, đến nhóm nhỏ hơn như trong phương án và cuối cùng là các hồ sơ. Khi đã đưa tài liệu về các nhóm nhỏ theo phương án tương ứng với một hồ sơ, nếu khối lượng trong từng hồ sơ dày quá 200 trang thì phân định thành các đơn vị bảo quản. Ví dụ: Quyết định trong một năm được phân thành các đơn vị bảo quản: tổ chức bộ máy; tuyển dụng; điều động; phân công công tác; bổ nhiệm; thôi giữ chức vụ; nâng lương; chuyển ngạch; cử đi học; cử đi công tác trong nước; cử đi công tác nước ngoài; gia hạn thời gian công tác học tập ở nước ngoài; kỷ luật; nghỉ hưu Sắp xếp tài liệu trong đơn vị bảo quản: - Hồ sơ tên gọi sắp xếp theo thứ tự số và ngày tháng của tài liệu. - Hồ sơ lập theo tác giả sắp xếp theo tầm quan trọng của tài liệu (trong mỗi loại tài liệu lại sắp xếp theo thời gian). - Hồ sơ vấn đề sắp xếp theo quá trình giải quyết vấn đề. Như vậy, trước tình hình thực tế của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ còn nhiều hạn chế (tài liệu giao nộp chưa lập hồ sơ, chưa có khung phân loại tài liệu, chưa có bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, chưa có bảng thời hạn bảo quản tài liệu ) song dựa vào tình hình thực tế của tài liệu trong phông, công tác phân loại tài liệu Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đã đạt được một số kết quả nhất định: - Tài liệu của Viện từ khi thành lập đến nay đã được tổ chức phân loại 48
  58. theo phương án mặt hoạt động - thời gian. - Về cơ bản phương án phân loại này đã bao quát hầu hết tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, thể hiện rõ nét các mặt hoạt động của Viện. - Việc áp dụng phương án phân loại: Mặt hoạt động - thời gian: đảm bảo được sự hình thành tự nhiên của một số nhóm tài liệu quan trọng có sự liên hệ lôgic và lịch sử của tài liệu lưu trữ tạo nên mối kết cấu tự nhiên vốn có của tài liệu. Đây cũng là những tài liệu phản ánh rõ nét nhất chức năng, nhiệm vụ của Viện, thể hiện được quá trình hoạt động cũng như các mặt hoạt động của Viện. Tuy nhiên việc phân loại tài liệu theo phương án trên còn có những hạn chế nhất định: - Chưa phản ánh rõ nét quá trình hoạt động của Viện qua mỗi mốc thay đổi tên gọi của Viện. - Tài liệu được chỉnh lý nhiều đợt, thiếu sự thống nhất chung trong toàn phông. - Tài liệu vừa phân theo mặt hoạt động, vừa theo cơ cấu tổ chức - Hoạt động Văn phòng bao gồm toàn bộ khối công văn đi, đến của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Việc tiếp tục nghiên cứu để đưa ra phương án phân loại tài liệu hợp lý, khoa học hơn sẽ được đề cập tới trong phần giải pháp của nhiệm vụ này. - Tại các đơn vị trực thuộc: Công tác phân loại tài liệu lưu trữ (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học) ở các đơn vị trực thuộc hầu như chưa được thực hiện. Đối vơi tài liệu chuyên môn đặc thù của Bảo tàng Dân tộc học, Viện Nghiên cứu Hán Nôm, Viện Khảo cổ học, Viện Thông tin Khoa học xã hội, công tác phân loại tài liệu được thực hiện mang tính chuyên môn cao, cụ thể như: công tác phân loại tài liệu chuyên môn, đặc thù tại Viện Thông tin Khoa học xã hội được phân loại 49
  59. rất khoa học, tài liệu hương ước là 6.440 bản, được lập trong thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX, số lượng tài liệu này được bảo quản riêng trong Kho hương ước; Kho Thần tích – Thần sắc: kho này hiện có 13.211 quyển chép tay, đã thống kê hầu như đầy đủ danh sách cùng sự tích các vị thần được thờ cúng của 47 đơn vị cấp địa phương trong toàn quốc; Kho sắc phong hiện có 495 bản, trong đó có 388 bản đã vào sổ đăng ký và 107 bản chưa sao vào sổ đăng ký. Trung bình tuổi đời của các sắc phong đã 300 năm tuổi; Kho ảnh có khoảng 40.000 ảnh về Việt Nam và Đông Dương. Các bức ảnh được các nhà nghiên cứu sưu tầm, chụp bởi người Pháp và người Việt, một số khác là từ các công chức hành chính thuộc địa của Pháp cung cấp; Kho ảnh cổ đây cũng là nguồn tư liệu dân tộc học phong phú, chúng có thể cho ta biết đời sống tinh thần, tâm thức dân gian; Kho bản đồ (tài liệu bản đồ) hiện Thư viện còn lưu giữ 1.370 bản đồ các loại trong đó có 986 bản đồ về Đông Dương và Việt Nam được vẽ hoặc in trong khoảng thời gian từ 1584 đến năm 1942. Nguồn thu chủ yếu từ văn thư, lãnh đạo, chuyên viên, các phòng ban trong cơ quan. Cụ thể tài liệu được thu thập từ: các đồng chí lãnh đạo: Chủ tịch, Phó Chủ tịch Viện, lãnh đạo Văn phòng và các ban chức năng, cán bộ chuyên viên và những người trong quá trình làm việc có liên quan đến hồ sơ, giấy tờ. Phương pháp thu là Văn phòng Viện thông báo và cử người đến thu trực tiếp tài liệu. Việc thu thập chưa với tới các cán bộ cũ của cơ quan đã nghỉ hưu hoặc chuyển công tác khác. Qua khảo sát sơ bộ cho thấy tài liệu hình thành sau mỗi năm trung bình là 25 mét giá tài liệu. Chất lượng tài liệu thu về còn hạn chế, các biên bản giao nộp tài liệu giữa các bộ phận giao nộp tài liệu và Kho lưu trữ Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam phản ánh tình trạng tài liệu bó gói, lộn xộn, bàn giao theo mét giá tài liệu, không có thống kê, mục lục hồ sơ đi kèm theo quy định. 50
  60. Phòng Lưu trữ Văn phòng Viện sau khi tiếp nhận khối lượng tài liệu giao nộp về tiến hành xử lý kỹ thuật về mặt nghiệp vụ. Phân loại sơ bộ tài liệu về các nhóm lớn và bổ sung triệt để tài liệu từ các nguồn khác vào nhóm. 2.5.3. Tổ chức xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị. - Cấp Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam: + Chưa tổ chức, thực hiện xác định thời hạn bảo quản trong quá trình lập hồ sơ việc. + Đã tổ chức, thực hiện xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý và trước khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, văn hoá, khoa học và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho phông lưu trữ. Trong đó trách nhiệm thực hiện công tác xác định giá trị được quy định "Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc lựa chọn tài liệu văn thư để giao nộp vào lưu trữ hiện hành, lựa chọn tài liệu lưu trữ hiện hành để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu" (Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001) Vấn đề xác định giá trị tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất, ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng tài liệu để phục vụ cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Tài liệu khi ra đời đã có giá trị tự thân, việc xác định giá trị của tài liệu để đưa vào bảo quản, chống tài liệu giả mạo và loại huỷ những tài liệu hết giá trị không chỉ có ý nghĩa quyết định đối với số phận của tài liệu mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung, thành phần của phông lưu trữ. Quá trình lựa chọn tài liệu có giá trị đảm bảo độ tin cậy cho tài liệu cần thông qua việc xác định giá trị từ nội dung, xuất xứ, tác giả, thời gian, địa điểm, hiệu lực pháp lý và những giá trị khác như tình trạng vật 51
  61. lý, ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác, đặc điểm bề ngoài của tài liệu. Trong lĩnh vực lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nói chung và trong lĩnh vực xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng, hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu là những phương tiện để thực hiện xác định giá trị tài liệu được dễ dàng, chính xác nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị bổ sung vào lưu trữ và loại những tài liệu hết giá trị để huỷ. Công cụ xác định giá trị tài liệu được hình thành trong quá trình và trên cơ sở kinh nghiệm làm việc với tài liệu trong lĩnh vực xác định giá trị tài liệu, trên cơ sở vận dụng những nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu vào thực tế phông tài liệu, có nghĩa là nó liên quan chặt chẽ với sự phát triển của lý luận và thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu. Trong thời gian qua, căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Khoa học xã hội và nhân văn quốc gia đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung tâm ngày 28/4/2003 (Quyết định số 325) làm công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu. Năm 2011, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các văn bản này là cơ cở quan trọng cho việc áp dụng vào thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam thời gian qua. Thực tế quá trình xác định giá trị tài liệu Phông lưu trữ Viện chưa được tiến hành ở khâu hiện hành do các cán bộ, chuyên viên trong quá trình giải quyết công việc xác định giá trị tài liệu. Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam cũng chưa xây dựng đầy đủ hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu, chưa tiến hành lựa chọn những tài liệu có giá trị giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Công tác xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam chủ yếu thực hiện khi tài liệu đã giao nộp vào Lưu trữ 52
  62. Văn phòng Viện. Công tác này được tiến hành trên cơ sở: - Tình hình thực tế của tài liệu: Căn cứ vào tình hình thực tế của tài liệu mà nâng giá trị của tài liệu đối với những hồ sơ tài liệu thiếu nhiều. - Nhu cầu khai thác tài liệu như kết quả, thành phần, nội dung tài liệu đưa ra phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và các nhu cầu khác khi cần. Đây là những cơ sở chủ yếu để xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ tài liệu đảm bảo độ chính xác, khoa học. Việc lựa chọn tài liệu để lập, khôi phục lại các hồ sơ cũ trên cơ sở phân loại tài liệu kết hợp với việc xác định giá trị tài liệu. Tài liệu loại ra khỏi phông là những tài liệu trùng, thừa, hết giá trị, không cùng hệ thống, không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông. Ví dụ: * Tài liệu các nơi gửi đến: - Thông báo, công văn giao dịch thông thường đã hết thời hạn bảo quản - Tài liệu tên gọi để chỉ đạo, hướng dẫn chung đã hết hiệu lực thi hành - Tài liệu trùng. * Tài liệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam: Các lần dự thảo, bản nháp, thông báo, công văn giao dịch thông thường đã hết giá trị bảo quản; bản trùng thừa. Việc xác định giá trị thời hạn bảo quản cho mỗi một đơn vị tài liệu chủ yếu dựa vào kinh nghiệm chủ quan của cán bộ lưu trữ (được trang bị kiến thức lý luận về khoa học lưu trữ kết hợp với tiếp xúc thực tế tài liệu) trong quá trình chỉnh lý tài liệu. - Vĩnh viễn: đối với tài liệu quan trọng có ý nghĩa lịch sử. Đó là khối tài liệu về các đề tài nghiên cứu, tài liệu về hợp tác quốc tế, tài liệu phản ánh chức năng nhiệm vụ của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam - 70 năm đánh giá: tài liệu nhân sự: quyết định, thông báo, báo cáo, công văn về đề bạt, điều động, tiếp nhận, khen thưởng, kỷ luật 53
  63. - 20 năm đánh giá: tài liệu kế toán, trợ cấp khó khăn, nâng lương, cử cán bộ đi học - 5 năm đánh giá: tài liệu giao dịch thông thường như công văn, thông báo Việc loại huỷ tài liệu hết giá trị tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam được tuân thủ nghiêm ngặt theo trình tự, thủ tục quy định. Đối với những tài liệu quan trọng trùng thừa và hết giá trị do cơ quan phát hành như được thống kê theo từng tài liệu; đối với những tài liệu khác thì thống kê theo từng tập có thuyết minh đề nghị xét hủy tài liệu đi kèm. Hồ sơ loại huỷ tài liệu được trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam xem xét, quyết định. Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu của Viện được thành lập và hoạt động theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Việc xét huỷ tài liệu thực hiện theo đúng quy định, có biên bản xét huỷ tài liệu, có ý kiến chỉ đạo bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Do chưa xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu đối với Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam nên việc xác định giá trị tài liệu còn phần nào dựa vào cảm tính, kinh nghiệm chủ quan của cán bộ nghiệp vụ khi chỉnh lý. Như vậy, dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định mà công tác xác định giá trị tài liệu Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam được thực hiện. Tuy nhiên, hiện nay Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam chưa xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu Phông lưu trữ Viện Khoa học xã hội Việt Nam (mới có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung tâm Khoa học xã hội và nhân văn quốc gia ban hành năm 2003), tài liệu thu về không đầy đủ và chưa được lập hồ sơ nên khâu xác định giá trị từ hiện hành cũng chưa được thực hiện, gây khó khăn rất lớn cho lưu trữ lịch sử. Đây là những hạn chế cần sớm khắc phục. 54
  64. - Ở các đơn vị trực thuộc: tài liệu hầu hết chưa được xác định giá trị và chưa tiêu hủy tài liệu hết giá trị. 2.5.4. Công tác thống kê, bảo quản tài liệu Cùng với quá trình hình thành và phát triển của Viện Khoa học xã hội Việt Nam thì tài liệu lưu trữ của Viện cũng được hình thành từ năm 1953, cho đến nay tài liệu lưu trữ tăng lên rất nhiều, đó là tài liệu hành chính, tài liệu khoa học, tài liệu kế toán, tài liệu phông cá nhân của các nhà khoa học, tài liệu xây dựng cơ bản và chống xuống cấp Tài liệu hành chính: Với số lượng khoảng 175 mét giá, tài liệu hành chính là khối tài liệu chủ yếu đang được bảo quản trong kho lưu trữ Văn phòng. Đó là nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động quản lý của cơ quan từ khi thành lập đến nay. Trong khối tài liệu này bao gồm những công văn, quyết định, quy định, quy chế, các trương trình, kế hoạch, chiến lược quan trọng và các chính sách phát triển của Viện Khoa học xã hội Việt Nam, các hồ sơ về hợp tác quốc tế và tổ chức bộ máy của cơ quan Khối tài liệu này sẽ cung cấp cho chúng ta những thông tin về lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan cũng như của các đơn vị trực thuộc; các văn bản liên quan đến nhân sự trong các tổ chức của Viện Khoa học xã hội Việt Nam và các đơn vị trực thuộc. Khai thác khối tài liệu này chúng ta còn có thêm thông tin về quan hệ quốc tế trên các phương diện hợp tác nghiên cứu hợp tác nghiên cứu khoa học, đào tạo cán bộ, tài trợ cho các dự án tài trợ nghiên cứu, các chỉ tiêu đào tạo và kinh phí cho hoạt động bộ máy và nghiên cứu hoạt động của cơ quan Tài liệu khoa học: Với khoảng hơn 50 mét giá bảo quản trong kho, trong đó chủ yếu là các chương trình, đề tài, nhiệm vụ, dự án từ cấp nhà nước, cấp bộ đến cấp viện. Sản phẩm là các hồ sơ như các quyết định về tuyển chọn đề tài, nhiệm vụ , các Hợp đồng, đề cương nghiên cứu, quyết định nghiệm thu, báo cáo tóm tắt, báo cáo tổng quan, kiến nghị, phiếu đánh giá mặc dù 55
  65. vậy phần lớn các bộ hồ sơ của các đề tài vẫn chưa phải là hồ sơ đầy đủ và có đề tài nghiệm thu rất lâu nhưng không được giao nộp vào kho lưu trữ. Nhìn chung những tài liệu được lưu giữ nơi đây có những giá trị thông tin đặc biệt đó là các kiến nghị khoa học được đúc rút từ các chương trình, đề tài nghiên cứu. Trong đó phần lớn các tài liệu này là những tài liệu chứa đựng nhiều thông tin khoa học có giá trị cho nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn cũng như khoa học chính trị, quản lý đồng thời cũng là căn cứ pháp lý quan trọng trong việc xem xét đối chiếu khiếu nại, khiếu kiện về bản quyền tác giả trong nghiên cứu khoa học, về phong chức danh, học hàm học vị Tài liệu cá nhân: Đây là khối tài liệu gồm các bản thảo cùng những tác phẩm và các tài liệu liên quan đến cuộc đời hoạt động khoa học của các nhân vật tiêu biểu trong lĩnh vực khoa học xã hội như: Phông lưu trữ cá nhân Giáo sư viện sĩ Nguyễn Khánh Toàn với 943 hồ sơ (5 mét giá) gồm 628 bài viết và công trình nghiên cứu và 1040 ảnh; Phông lưu trữ cá nhân Giáo sư viện sĩ Nguyễn Duy Quý với 2613 hồ sơ (16 mét giá tài liệu) gồm 578 hồ sơ 430 ảnh, trong đó có 502 bài viết và công trình nghiên cứu khoa học. Thông qua khối tài liệu này chúng ta dễ dàng tìm được các thông tin liên quan đến cuộc đời và sự nghiệp cũng như công trình khoa học của các nhà khoa học tiêu biểu. Tài liệu kế toán, tài liệu xây dựng cơ bản: Đây là khối tài liệu phản ánh việc chi tiêu cho hoạt động bộ máy, nghiên cứu khoa học và lịch sử xây dựng công trình, trụ sở làm việc của Viện Khoa học xã hội Việt Nam. Nhìn chung, số lượng tài liệu được lưu trữ ngày càng tăng, tính cho đến nay tại kho lưu trữ Văn phòng Viện có khoảng hơn 300 mét giá tài liệu bảo quản. Ở các đơn vị trực thuộc, do thành lập sau nên tài liệu lưu trữ được hình thành muộn hơn, một số đơn vị tài liệu có từ năm 1969, thậm chí một số đơn vị mới được thành lập nên tài liệu mới bắt đầu từ năm 2009, 2010. Tuy nhiên, do đặc thù và tính chất công việc nên khối lượng và loại hình tài liệu của từng đơn vị trực thuộc rất phong phú và đa dạng, việc lưu giữ và bảo quản ở từng 56
  66. đơn vị cũng khác nhau: có đơn vị lưu giữ được những tài liệu rất sớm như: tài liệu Hán Nôm từ thế kỷ thứ X (Viện Nghiên cứu Hán Nôm), tài liệu nghiên cứu và điều tra về văn hoá dân gian, khảo cổ của Viện Dân tộc học, Viện NC Văn hoá Ngoài ra tại các đơn vị trực thuộc còn lưu trữ được luận án thạc sỹ, tiến sỹ, các tài liệu đề tài cấp Viện, tài liệu này được tập trung bảo quản ở thư viện của các đơn vị. Nhìn chung việc quản lý và bảo quản khối tài liệu lưu trữ ở Viện Khoa học xã hội Việt Nam mặc dù đã có nhiều tiến bộ, song vẫn còn những tồn tại cần được quan tâm đầu tư giải quyết. Đó là tình trạng tài liệu bó gói nhiều năm ở các đơn vị trực thuộc chưa được xử lý, gây cản trở cho việc khai thác và sử dụng tài liệu không đúng tiến độ và thậm chí tài liệu còn bị thất lạc không tìm thấy. Chính vì vậy cần phải xác định tài liệu lưu trữ của Viện Khoa học xã hội Việt Nam dù được lưu trữ ở kho lưu trữ Văn phòng hay ở các đơn vị trực thuộc thì chúng ta cần phải có kế hoạch thu thập một cách đầy đủ, sắp xếp chỉnh lý khoa học nhằm bảo quản lưu trữ được những tài liệu có giá trị để phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu được hiệu quả hơn cho hoạt động và sự phát triển của cơ quan, đơn vị. 2.5.5. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam: Cùng với quá trình hình thành và phát triển của Viện Khoa học xã hội Việt Nam thì tài liệu lưu trữ của Viện cũng được hình thành từ năm 1953, cho đến nay đã tăng lên rất nhiều, đó là tài liệu hành chính, tài liệu khoa học, tài liệu kế toán, tài liệu phông cá nhân của các nhà khoa học, tài liệu xây dựng cơ bản và chống xuống cấp Với số lượng tài liệu được lưu trữ ngày càng tăng, tính cho đến nay tại kho lưu trữ Văn phòng Viện Hàn lâm có khoảng hơn 428 mét giá tài liệu bảo quản (trong đó 307 mét giá tài liệu đã được chỉnh lý, còn 121 mét giá tài liệu chưa được chỉnh lý thời gian của tài liệu từ năm 1993- 2014). Việc tổ chức khoa học và phát huy giá trị của khối tài liệu này luôn được Văn phòng Viện Hàn lâm quan tâm, chú ý. 57
  67. Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã ban hành các văn bản: Quyết định số 1705/QĐ-KHXH ngày 21/12/2007 về Quy chế về bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; Quyết định số 858/QĐ-VP ngày 07/8/2008 về Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Các quy chế, quy trình trên đã xác định sự cần thiết phải tổ chức việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, quy định rõ ràng, chi tiết theo trình tự thủ tục về công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Đối tượng và thủ tục; Trách nhiệm đối với từng cá nhân, tổ chức liên quan; Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng; Các hình thức tổ chức sử dụng. Việc quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ, trình tự thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, cụ thể tại Điều 38, 39 của Quy chế Văn thư lưu trữ và Điều 7, 8 của Quy chế Bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Theo đó, lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm: Chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Thẩm quyền phê duyệt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu: + Lãnh đạo Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam phê duyệt nhu cầu khai thác tài liệu mật và tối mật; + Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt nhu cầu khai thác tài liệu thường cho các đối tượng là các đơn vị trực thuộc và độc giả ngoài cơ quan; duyệt nhu cầu khai thác tài liệu mật và tối mật khi được Chủ tịch Viện Hàn lâm uỷ quyền; trình Chủ tịch Viện duyệt nhu cầu khai thác tài liệu mật và tối mật; + Lãnh đạo Phòng Lưu trữ trình Chánh Văn phòng duyệt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thường cho các đơn vị trực thuộc và độc giả ngoài cơ quan; duyệt nhu cầu khai thác tài liệu cho các đối tượng là các đơn vị trực thuộc khi được Chánh Văn phòng uỷ quyền. Với các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phong phú: Đọc tại chỗ, cung cấp bản sao (sao lục, trích sao, sao y bản chính), cấp chứng thực (được sử dụng phổ biến); cho mượn về phòng làm việc (sử dụng hạn 58