Tóm tắt Luận văn Tìm hiểu về công nghệ Sharepoint và áp dụng vào bài toán quản lý văn bản cho trường Đại học Dược Hà Nội

Nội dung text: Tóm tắt Luận văn Tìm hiểu về công nghệ Sharepoint và áp dụng vào bài toán quản lý văn bản cho trường Đại học Dược Hà Nội

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC  PHẠM ĐÌNH THẮNG TÌM HIỂU VỀ CÔNG NGHỆ SHAREPOINT VÀ ÁP DỤNG VÀO BÀI TOÁN QUẢN LÝ VĂN BẢN CHO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI Chuyên ngành: Công nghệ thông tin Mã số: 84.80.201 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HÀ NỘI - 2018
2. Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Minh Đức Phản biện 1: Phản biện 2: Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ họp tại Học viện Quản lý giáo dục. Vào hồi .giờ ngày tháng năm 2018 Có thể tìm đọc luận văn tại: Thư viện Học viện Quản lý Giáo dục
3. 1 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Quản lý công văn là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bất kỳ cơ quan, tổ chức, đơn vị nào. Đây cũng là công việc khó khăn, phức tạp có ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết, xử lý công việc của các tổ chức, song hiện tại nó còn nhiều bất cập. Chính vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý sử dụng những công nghệ mới phục vụ cho quá trình điều hành quản lý là vấn đề cấp bách cần được quan tâm và chú trọng. Từ đó giúp cho công tác quản lý văn bản của các cơ quan, xí nghiệp đơn giản hơn, nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, thay thế cho cách quản lý truyền thống bằng hồ sơ, sổ sách. Với công nghệ Sharepoint chúng ta không chỉ giới hạn việc cung cấp khả năng làm việc cộng tác cho nhân viên văn phòng hoặc các nhóm kinh doanh mà còn có thể đầu tư sâu vào việc phát triển các ứng dụng mở rộng cho các tổ chức. Sharepoint được xem là nền tảng để có thể phát triển những ứng dụng rất nhanh chóng đáp ứng mọi yêu cầu trong hoạt động kinh doanh và các tổ chức xã hội giúp người sử dụng có thể kết nối và làm việc ở mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị, giúp cho công việc của họ có thể giải quyết có hiệu quả. Chính vì vậy tôi chọn đề tài “Tìm hiểu về công nghệ Sharepoint và áp dụng vào bài toán quản lý văn bản cho Trường Đại học Dược Hà Nội”. 2. Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu đề tài này là làm rõ tính khoa học, hợp lý của công tác quản lý văn bản tại trường Đại học Dược hiện nay, phân tích mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất ứng dụng SharePoint trong công tác quản lý văn bản. 3. Khách thể và đối tượng Khách thể nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản ở trường đại học. Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng SharePoint trong quản lý văn bản tại trường Đại học Dược Hà Nội. 4. Giả thuyết khoa học Luận văn được tiến hành để giải quyết giả thuyết khoa học dưới đây: Từ việc các nghiên cứu quy trình quản lý văn bản tại trường Đại học Dược Hà nội kết hợp công nghệ SharePoint sẽ góp phần nâng cao, hiệu quả trong công tác quản lý văn bản. - Dự kiến kết quả nghiên cứu: Phần mềm "Quản lý văn bản" dựa trên công nghệ SharePoint để quản lý văn bản tại trường Đại học Dược Hà Nội.
4. 2 5. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục đích nghiên cứu nêu trên, luận văn có nhiệm vụ: - Nghiên cứu thực trạng quản lý và hệ thống hóa quá trình quản lý văn bản, từ đó làm rõ mô hình quản lý văn bản tại Trường Đại học Dược Hà Nội. - Nghiên cứu áp dụng SharePoint vào việc quản lý văn bản tại trường Đại học Dược Hà Nội. Xác định những kết quả đạt được và những hạn chế của ứng dụng, từ đó xác định những nội dung cần bổ sung và hoàn thiện để áp dụng quản lý văn bản trong thời gian tới đạt kết quả tốt hơn. 6. Phạm vi nghiên cứu Luận văn chỉ nghiên cứu quy trình quản lý văn bản tại trường Đại học Dược Hà Nội trong những năm gần đây từ đó áp dụng SharePoint vào công tác quản lý văn bản. 7. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp phân tích, tổng hợp: Nghiên cứu các tài liệu có liên quan tới vấn đề quản lý văn bản và ứng dụng SharePoint từ đó phân tích để rút ra các vấn đề cốt lõi, sau đó tổng hợp và xâu chuỗi lại để có cái nhìn tổng thể về vấn đề đang nghiên cứu. - Phương pháp thực nghiệm: thực nghiệm nhằm xác định tính khả thi, hiệu quả của ứng dụng, bằng cách cài đặt và chạy thực nghiệm ứng dụng trên bài toán quản lý văn bản tại trường Đại học Dược Hà Nội. 8. Cấu trúc luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và khuyến nghị, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được trình bày theo 3 chương: Chương 1. Tổng quan về Sharepoint và bài toán quản lý văn bản ở trường đại học Chương 2. Thực trạng công tác quản lý văn bản ở trường Đại học Dược Hà Nội Chương 3: Cài đặt ứng dụng SharePoint để quản lý văn bản cho Trường Đại học Dược Hà Nội.
5. 3 Chương 1. TỔNG QUAN VỀ SHAREPOINT VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ VĂN BẢN Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC 1.1. Tổng quan về SharePoint 1.1.1. Công nghệ Sharepoint SharePoint là giải pháp kết nối và hỗ trợ người dùng chia sẻ thông tin tốt nhất, cho dù những thông tin đó nằm trong mạng lưới Intranet, Extranet của doanh nghiệp hay có thể chia sẻ ra bên ngoài Internet cho cả khách hàng và đối tác. Với SharePoint, chung ta có thể đầu tư sâu vào việc phát triển các ứng dụng mở rộng cho doanh nghiệp. SharePoint được xem là nền tảng để phát triển những ứng dụng nhanh chóng đáp ứng mọi nhu cầu trong hoạt động kinh doanh, có thể là một ứng dụng nhỏ cho một nhóm hay một phòng ban, hoặc có thể là những giải pháp doanh nghiệp tầm cỡ và phức tạp với nhiều quy trình xử lý thông tin phức tạp. 1.1.2. Các tính năng chính của SharePoint Hình 1.1: Các tính năng trong SharePoint Nguồn: Những tính năng chính của Sharepoint có thể được nhóm lại như sau: (1) Site (2) Communities (3) Content (4) Search (5) Insights (6) Composites
6. 4 1.1.3. Cài đặt và cấu hình Sharepoint 2010 1.1.3.1. Yêu cầu hệ thống Các yêu cầu phần cứng: Thành phần Yêu cầu tối thiểu Vi xử lý 64-bit, bốn lõi Bộ nhớ (RAM) 4GB dành cho việc thử nghiệm, đánh giá sản phẩm, 8GB dành cho máy chủ chạy độc lập hay các Server được cài đặt trên Farm installation Dung lượng đĩa cứng 80 GB dành cho ổ đĩa hệ thống Các phần mềm yêu cầu: Yêu cầu tối thiểu: Môi trường Yêu cầu tối thiểu Database Server trong Một trong những cách sau: Farm + Phiên bản Microsoft SQL Server 2008 64 bit Service Pack 1 (SP1) và cập nhật Cumulative Update 2 từ link sau: + Phiên bản Microsoft SQL Server 2005 64 bit Service Pack 3 (SP3). Cập nhật Cumulative package 3 dành cho SQL Server 2005 Service Pack 3 ( Server độc lập với cơ Windows Server 2008 Standard, Enterprise, Data sở dữ liệu được tích Center 64 bit, hoặc Web Server SP2. Nếu bạn hợp đang chạy Windows Server 2008 chưa cập nhật SP2, thì Microsoft SharePoint Products Preparation Tool sẽ cài đặt Windows Server 2008 SP2 tự động cho bạn. Phiên bản Windows Server 2008 R2 Standard, Enterprise, Data Center 64bit, hay Web Server cũng hỗ trợ. Front-end Web Phiên bản 64bit Windows Server 2008 Standard, Servers và ứng dụng Enterprise, Data Center, hoặc Web Server SP2. Servers trong Farm Nếu bạn đang chạy Windows Server 2008 SP1, thì Microsoft SharePoint Products Preparation Tool sẽ cài đặt Windows Server 2008 SP2 tự động. Ngoài ra các phiên bản 64-bit của
7. 5 Windows Server 2008 R2 Standard, Enterprise, Data Center, hay Web Server cũng hỗ trợ. Các phần mềm tùy chọn: Môi trường Phần mềm tùy chọn Server chạy độc lập với cơ sở + Microsoft SQL Server 2008 R2 làm dữ liệu được tích hợp, front- việc với PowerPivot workbooks. Xem end Web Servers và các ứng thêm Microsoft SQL Server 2008. dụng Servers trong một Farm + Microsoft SQL Server 2008 R2 Reporting Services Add-in dành cho SharePoint Technologies (SSRS) sử dụng Access Services trong SharePoint Server 2010. + Microsoft Server Speech Platform hỗ trợ chức năng SharePoint Search 2010. Client computer + Microsoft Office 2010 client. Xem thêm Microsoft Office 2010 Beta. + Microsoft Silverlight 3 1.1.3.2. Cài đặt SharePoint Server 2010 Để cài đặt và cấu hình SharePoint Server 2010, ta cần thực hiện các bước sau: 1. Chạy Microsoft SharePoint Products Preparation Tool, cài đặt tất cả các yêu cầu bắt buộc dành cho SharePoint Server. 2. Chạy Setup, cấu hình các quyền bảo mật, và chỉnh sửa các thiết lập registry dành cho SharePoint Server 2010. 3. Chạy SharePoint Products Configuration Wizard, cài đặt và cấu hình cơ sở dữ liệu dành cho Sharepoint 2010, sau đó cài đặt SharePoint Central Administration Web Site. 4. Cấu hình thiết lập trình duyệt. 5. Chạy Farm Configuration Wizard, cấu hình Farm, tạo Site Collection, và chọn các dịch vụ mà bạn chạy trên Farm. 1.2. Bài toán quản lý văn bản ở trường đại học 1.2.1. Vai trò, tầm quan trọng của việc quản lý văn bản Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư trong trường đại học: 1. Cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin cần thiết cho công việc. 2. Hỗ trợ giải quyết công việc một cách nhanh chóng.
8. 6 3. Đảm bảo lưu lại đầy đủ bằng chứng về tất cả các hoạt động của cơ quan, cá nhân. 4. Đảm bảo bảo quản lưu trữ đầy đủ văn bản, công văn, hồ sơ tài liệu. 1.2.2. Phân loại văn bản 1.2.2.1. Văn bản đến Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. 1.2.2.2. Văn bản đi Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. 1.2.2.3. Văn bản nội bộ Là tất cả các văn bản do chính cơ quan/doanh nghiệp ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan/doanh nghiệp đó. 1.2.3. Phương pháp quản lý văn bản 1.2.3.1. Quản lý văn bản giấy + Phân loại theo cơ quan ban hành. + Phân loại theo chủ đề. + Phân loại theo nhóm. 1.2.3.2. Quản lý văn bản trên các thiết bị máy tính bằng file excel hoặc word 1.2.3.3. Sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý văn bản 1.3. Mô hình quản lý văn bản của sharepoint Hình 1.17. Mô hình quản lý văn bản của sharepoint
9. 7 1.3.1.Quản lý văn bản (công văn). 1.3.1.1. Đối với văn bản đến Thực hiện theo quy trình quản lý công văn đến. 1.3.1.2. Đối với văn bản đi Quy trình quản lý công văn đi gồm: soạn thảo công văn đi, trình lãnh đạo phê duyệt, vào sổ công văn đi. 1.3.2. Những tồn tại và yêu cầu đặt ra cho công tác quản lý văn bản hiện tại Tồn tại: + Hệ thống làm việc một cách thủ công. + Việc thống kê báo cáo gặp nhiều khó khăn và công sức. Yêu cầu đặt ra: Cần xây dựng một phần mềm quản lý văn bản cho quản lý văn bản tại Đại học Dược Ha Nội. 1.3.3 Những lợi ích mà SharePoint đem lại cho hệ thống + SharePoint có các thư viện cung cấp môi trường quản lý văn bản, tài liệu tốt hơn. Thiết lập bảo mật dựa trên vai trò để đảm bảo các thông tin nhạy cảm được an toàn và bảo mật hơn. + Cung cấp các List cho phép theo dõi và cập nhật các trạng thái công việc. + Tạo các website cho mục đích cộng tác để tạo, lưu trữ, quản lý và chia sẻ văn bản, tài liệu tại một trung tâm. + Tạo, kết nối và tùy biến các ứng dụng nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp. + Với những lợi ích mà SharePoint đem lại SharePoint là một công nghệ hay và lý tưởng đáp ứng với nhu cầu đặt ra hiện thời đối với hệ thống quản lý văn bản của Trường Đại học Dược Hà Nội. Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI 2.1. Khái quát về trường Đại học Dược Hà Nội Trường Đại học Dược Hà Nội tiền thân là Trường Thuốc Đông Dương tại Hà Nội do chính phủ Pháp thành lập ngày 08/01/1902. Trải qua nhiều thời kỳ biến động, cùng với nhiều lần đổi tên, ngày 29/9/1961, do yêu cầu phát triển của ngành Dược, Trường Đại học Dược khoa được tách ra từ Trường Đại học Y Dược khoa (theo Quyết định 828/BYT - QĐ, ngày 29/9/1961) và chính thức có tên là Trường Đại học Dược Hà Nội từ ngày 11/9/1985 (theo Quyết định 1004/BYT- QĐ).
10. 8 2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản ở trường Đại học Dược Hà Nội 2.2.1. Thực trạng mô hình quản lý văn bản ở trường Đại học Dược Hà Nội Nhà trường đã quan tâm đến việc ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác này. Các hoạt động văn thư ở tại Đại học Dược là văn bản quy phạm pháp luật đã điều chỉnh một cách tương đối đầy đủ, toàn diện và cụ thể về công tác văn thư. Cùng với việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư thì tổ chức văn thư được quan tâm kiện toàn ở các phòng ban, bộ môn. Đến nay cán bộ văn thư có trình độ trung cấp, cao đẳng và đại học số lượng tương đối và đã đáp ứng được yêu cầu ở đơn vị, bộ môn trong trường. - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư. - Việc lập hồ sơ hiện hành tuy có chuyển biến nhưng vẫn còn nhiều hạn chế. 2.2.2. Thực trạng phân loại văn bản ở trường Đại học Dược Hà Nội Trong phạm vi của bài này tôi chỉ đề cập tới thực trạng công tác phân loại ở Đại học Dược và một số vấn đề đặt ra. Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã tiến hành một cuộc điều tra để tìm hiểu về các bảng phân loại đang được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam và thu thập các ý kiến nhận xét và đề xuất về vấn đề nâng cao chất lượng công tác phân loại cũng như các biện pháp hoàn thiện các bảng phân loại hiện hành. Đối tượng điều tra là các cán bộ lãnh đạo, cán bộ làm công tác, giáo vụ tại các bộ môn, các phòng ban chức năng, tổ bộ môn trong Đại học Dược Hà Nội. 2.2.2. Thực trạng quy trình quản lý văn bản ở trường Đại học Dược Hà Nội Các bước quản lý văn bản đến được cán bộ Văn thư tiến hành thực hiện theo từng bước cụ thể, rõ ràng đúng quy định. Bước 1: Tiếp nhận thư báo, phân loại văn bản đến Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đến Bước 3: Trình duyệt văn bản đến Bước 4: Duyệt văn bản đến Bước 5: Chuyển giao văn bản đến và lưu bản gốc văn bản đến Bước 6: Giải quyết văn bản đến Bước 7: Giám sát giải quyết văn bản đến Quy trình xử lý văn bản đến:
11. 9 Sơ đồ: Quy trình xử lý văn bản đến Quy trình xử lý văn bản đi của Phòng do văn thư đảm trách làm Các bước quản lý văn đi của Nhà trường được cán bộ văn thư tiến hành thực hiện theo từng bước cụ thể, rõ ràng đúng quy định. Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi sổ, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản Bước 2: Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật (nếu có) Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đi Bước 4: Làm thủ tục và chuyển phát văn bản đi Bước 5: Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Bước 6: Lưu bản gốc văn bản đi 2.2.3. Thực trạng phương pháp quản lý văn bản ở trường Đại học Dược Hà Nội Việc quản lý văn bản đi, đến thực được thực hiện theo đúng quy định tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ. Cán bộ văn thư đã làm tốt công việc của mình chưa để xảy ra tình trạng mất mát, thất lạc văn bản, tài liệu góp phần quan trọng trong việc quản lý công việc. 2.3. Đánh giá chung về thực trạng quản lý văn bản ở trường Đại học Dược Hà Nội Hiện nay cán bộ Văn thư của Trường đang tiến hành quản lý văn bản trên sổ các loại văn bản đều theo đúng mẫu do Cục văn thư - Lưu trữ quy định. Tuy nhiên việc vào sổ văn bản còn nhiều hạn chế do khối lượng công việc nhiều.
12. 10 Việc trình ký văn bản tại Nhà trường làm theo cơ chế “một cửa” đã tạo nhiều thuận lợi cho công tác quản lý văn thư. Qua đây tôi thấy thực tế công tác quản lý văn bản tại Nhà trường so với lý thuyết là sát nhau, công tác quản lý áp dụng đúng trình tự các khâu nghiệp vụ mà tôi tìm hiểu để áp dụng so sánh trong luận văn nay. 2.3.1. Những ưu điểm Nhà trường đã chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc phục vụ cho công tác văn thư. Hoạt động quản lý văn bản của Nhà trường đều được diễn ra theo đúng trình tự và quy định chung. Công tác lãnh đạo, chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà trường đúng đắn, kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả công việc. 2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân Việc đăng ký và quản lý văn bản đã thực hiện áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản vẫn chưa được thực hiện nhuần nhuyễn. Nhìn chung những hạn chế trên hầu hết các bộ phận đều mắc phải là do xuất phát từ những nguyên nhân sau: + Nguyên nhân chủ quan: Do điều kiện công việc cũng như chưa có sự đầu tư nhiều cho công tác quản lý văn bản: đội ngũ nhân viên còn ít về số lượng, nguồn đầu tư kinh phí có hạn. + Nguyên nhân khách quan: Các văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể về một số nội dung của công tác văn thư, lưu trữ như: thời gian xử lý văn bản, thời gian bảo quản tài liệu điều này đã gây khó khăn trong việc triển khai, thực hiện các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ. 2.4. Giải pháp hoàn thiện - Xây dựng một quy chế chặt chẽ nhằm phát huy tinh thần học tập của đội ngũ cán bộ. - Cán bộ Văn thư cũng như Nhà trường cần thường xuyên nắm bắt thông tin, tìm hiểu và đưa các phần mềm chuyên dụng trên thị trường vào công tác quản lý văn bản, nhằm phục vụ cho công việc quản lý được diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.CHƯƠNG 3. XÂY DỰNG ỨNG DỤNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI. 3.1. Mô hình quản lý văn bản của trường ĐH Dược theo công nghệ sharepoint
13. 11 Hình 3.1.Mô hình Quản lý văn bản tại Đại học Dược Hà Nội 3.1.1. Người dùng hệ thống 3.1.1.1. Tác nhân của hệ thống Ban Giám hiệu. Phòng Hành chính Tổng hợp. Quản trị hệ thống 3.1.1.2. Các UseCase của hệ thống ST UseCase STT UseCase T 1 Đăng nhập hệ thống 9 Thống kê - Báo cáo văn bản 2 Đăng xuất 10 Phân loại văn bản 3 Quản trị thành viên 11 Soạn thảo văn bản 4 Cập nhật văn bản đến 12 Trợ giúp 5 Cập nhật văn bản đi 6 Tìm kiếm văn bản 7 Phê duyệt văn bản 3.1.2. Mô hình dữ liệu
14. 12 Mô hình dữ liệu trong công tác quản lý văn bản bằng SharePoint: Hình 3.1. Quy trình xử lý văn bản đến Hình 3.2. Quy trình xử lý văn bản đi 3.2. Cài đặt và thử nghiệm hệ thống quản lý văn bản ở trường Đại học Dược Hà Nội Hệ thống đã được cài đặt trên máy chủ của trường Đại học dược Hà Nội với địa chỉ http:\\Intranet.hup.edu.vn và bao gồm các tính năng sau 3.2.1.Quy trình xử lý văn bản đến Đăng nhập tài khoản:
15. 13 Hình 3.2.0. Giao diện đăng nhập Ban giám hiệu Hình 3.2.1: Chọn mục chỉ đạo xử lý văn bản Hình 3.2.2: Ý kiến chỉ đạo xử lý Văn thư trường - Chọn văn bản cần nhập thông tin: Hình 3.2.3: Chọn văn bản đến - Nhập thông tin văn bản đến
16. 14 - Giao diện chọn “Sổ văn bản” - Giao diện chọn “Lĩnh vực”
17. 15 - Giao diện “Loại văn bản” - Phân phối công văn Hình 3.2.5: Quản lý văn bản đến đơn vị - Xử lý văn bản đến
18. 16 Hình 3.2.4: Các tác vụ để xử lý văn bản đến - Giao diện “Chuyển phối hợp” - Giao diện “Chuyển xử lý” Một số chức năng khác: - Sắp xếp:. - Lọc theo một tiêu chí
19. 17 - Gửi link văn bản qua email: - Tải văn bản: 3.2.2. Quản lý văn bản đi 3.2.2.1.Chọn văn bản mẫu cần khởi tạo:
20. 18 Hình 3.2.6: Chọn mục Dự thảo văn bản Hình 3.2.7: Chọn văn bản mẫu cần khởi tạo 3.2.2.2. Khởi tạo văn bản mẫu Hình 3.2.8: Hiển thị thuộc tính và nội dung văn bản mẫu
21. 19 Hình 3.2.9: Đặt tên văn bản và chọn vị trí lưu trên máy chủ 3.2.2.3. Soạn thảo văn bản Hình 3.2.10: Công việc cần xử lý Các tác vụ xử lý văn bản đi Giao diện “Chuyển phối hợp/Xin ý kiến” Tìm kiếm văn bản: 3.3. Các chức năng chính của hệ thống 3.3.1. Chức năng quản lý văn bản đi
22. 20 3.3.1.1 Các tác nhân liên quan Hình 3.3.1 Chức năng quản lý văn bản đi 3.3.1.2. Sơ đồ hoạt động Hình 3.3.2 Sơ đồ hoạt động - Chức năng Xem và xử lý văn bản chờ phát hành Những văn bản đã được ký, soạn thảo, xem xét chuẩn bị phát hành. Chức năng này dành cho văn thư để lưu văn bản đã được hoàn thành sau khi đã qua dự thảo. Cấp số đi cho văn bản đi: khi dự thảo văn bản được phê duyệt thành văn bản đi và được ph p phát hành, văn thư sẽ cấp số cho văn bản và lưu vào sổ văn bản đi, hỗ trợ 2 cơ chế đánh số tự động hoặc văn thư cấp số cho văn bản - Chức năng xem văn bản đã phát hành Danh sách văn bản đã phát hành, Trong màn hình này người sử dụng có thể theo dõi quản lý các văn bản đã phát hành.
23. 21 Phát hành văn bản đi qua mạng: Có thể gửi các văn bản đến các đơn vị khác thông qua email, nếu đơn vị nhận văn bản cũng ssử dụng hệ thống này thì có thể chuyển trực tiếp văn bản qua hệ thống. - Chức năng tìm kiếm văn bản đi Cho phép tìm kiếm văn bản đi theo điều kiện tìm kiếm d) Chức năng tìm kiếm văn bản đi đã xóa Tra cứu những văn bản đi đã xóa, Trong màn hình này người sử dụng có thể tìm lại các văn bản phát hành và đã bị xóa. 3.3.2. Quản lý văn bản đến 3.3.2.1. Các tác nhân Hình 3.3.1 Sơ đồ usecase 3.3.2. Sơ đồ hoạt động
24. 22 Hình 3.3.2 Sơ đồ hoạt động Mô tả sơ đồ hoạt động: - Tiếp nhận văn bản đến: Văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản từ các đơn vị khác, công ty, ban ngành chuyên đến. - Kiểm tra văn bản đúng nơi đến: Văn thư bóc bì văn bản (trừ văn bản đích danh, văn bản mật), đối chiếu ngày tháng, số trên văn bản. Có thể xảy ra các trường hợp sau: Nếu sai chuyển bước Trả lại văn bản. Nếu văn bản hợp lệ về thể thức chuyển sang bước Cập nhật vào sổ văn bản đến. - Trả lại văn bản: Do văn bản gửi đến sai nên Văn thư sẽ lập phiếu trả lại văn bản cho đơn vị phát hành.
25. 23 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Luận văn đã trình bày chi tiết các thành phần cơ bản của Sharepoint, Sharepoint là một công nghệ mới, được áp dụng rất nhiều trong việc xây dựng các ứng dụng văn phòng điện tử, tuy nhiên chi phi cho Sharepoint là khá lớn, cần phải có một cơ sở hạ tầng tốt. Cuối cùng, luận văn đã thực hiện được chương trình ứng dụng quản lý văn bản dựa trên Sharepoint áp dụng tại trường Đại học Dược Hà Nội. Chương trình demo đã thể hiện được những mong muốn chính của tác giả trong luận văn, cùng với đó mở ra một hướng ứng dụng quản lý văn bản dựa trên nền tảng Sharepoint. Tuy nhiên, chương trình bước đầu được đưa vào áp dụng tại trường đại học Dược Hà Nội, nên còn nhiều hạn chế, giao diện chưa thân thiện người dùng. Trong tương lai, tác giả sẽ giải quyết vấn đề này và đưa ra một chương trình thân thiện với người sử dụng hơn nữa, để có thể áp dụng vào thực tế một các thành công.
26. 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. 2. 3. 4. 5. Quản trị Microsoft Sharepoint server 2010 Vol 1 (Basic) - Version 2 – ICT24H TEAM. 6. Quy chế công tác văn thư lưu trữ Trường Đại học Dược Hà Nội 7. TS. Nguyễn Kỳ Hồng - Ths.Hà Quang Thanh Quy định Pháp luật về Soạn thảo văn bản và công tác văn thư - lưu trữ. Nhà Xuất bản Lao Động 8. Sổ ghi quyết định, Trường Đại học Dược Hà Nội 9. Sổ ghi văn bản đi, Trường Đại học Dược Hà Nội 10.Sổ công văn đi, Trường Đại học Dược Hà Nội 11.Sổ văn bản đến, Trường Đại học Dược Hà Nội 12.Đặng Quốc Bình, Luận Văn Thạc sĩ, Nghiên cứu công nghệ Sharepoint cho các ứng dụng cộng tác và quản lý nguồn thông tin. 13.Hoàng Thị Vân Anh, Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học, 2015. 14.Nguyễn Văn Hoàn, Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm quản lý văn bản tại Ngân hàng Nhà Nước, Luận văn Thạc sĩ khoa học cơ sở Toán cho Tin học. 15.Tạc Thị Minh Huyền, Tổng thuật các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ở Việt Nam, Luận văn thạc sĩ lưu trữ học, 2017. 16.