›

Luận văn Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại – Khảo sát thực tế tại Công ty TNHH STM

pdf 115 trang yendo 4000
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Luận văn Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại – Khảo sát thực tế tại Công ty TNHH STM", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfluan_van_to_chuc_ke_toan_ban_hang_va_xac_dinh_ket_qua_trong.pdf

Nội dung text: Luận văn Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại – Khảo sát thực tế tại Công ty TNHH STM

  1. Luận văn Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại – Khảo sát thực tế tại Công ty TNHH STM 1
  2. Lời nói đầu Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của toàn nhân loại, dân tộc ta dưới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam đang từng ngày, từng giờ khắc phục mọi khó khăn, quyết tâm hoàn thành đổi mới nền kinh tế đất nước, nhằm nhanh chóng phát triển kinh tế Việt Nam sớm hoà nhập cùng kinh tế các quốc gia trong khu vực. Thực tế sau nhiều năm thực hiện sự chuyển dịch từ nền kinh tế kế hoạch sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước đến nay, bộ mặt của nền kinh tế Việt Nam đã có nhiều thay đổi tó lớn và trở thành một nền kinh tế có tốc độ phát triển cao. Tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Ngoài việc liên quan tới công tác quản trị doanh nghiệp nó còn có ảnh hưởng tới nguồn tài chính quốc gia: thuế, các khoản nộp ngân sách khác Kế toán là một môn khoa học quản lý, là kỹ thuật ghi chép, phân loại, tập hợp cung cấp số liệ về hoạt động sản xuất kinh doanh, về tình hình tài chính của doanh nghiệp và giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định thích hợp. Hạch toán kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh , là quá trình quan sát và ghi nhận, hệ thống hoá và xử lý các hiện tượng kinh tế phát sinh trên góc độ tiền tệ, hạch toán kế toán trong quản lý hoạt động của doanh nghiệp chỉ thực hiện tốt khi công tác kinh tế được tổ chức khoa học và hợp lý. Để quản lý được tốt nghiệp vụ bán hàng thì kế toán với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế cũng phải được thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới. Trong thời gian học tập tại trường và thực tập tại Công ty TNHH STM, qua tìm hiểu thực tế nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác bán hàng, em chọn đề tài “ Tổ chức kế toán bán hàng và xác 2
  3. định kết quả trong doanh nghiệp thương mại – Khảo sát thực tế tại Công ty TNHH STM”. Đề tài này được chia làm 3 phần: Phần 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết qr. Phần 2: Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả. Phần 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH STM. 3
  4. Phần i Cơ sở lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả I. bán hàng, xác định kết quả và yêu cầu quản lý 1. Vai trò, vị trí của bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp: a. Hàng hoá: Là loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất, doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (bán buôn hoặc bán lẻ). Trong doanh nghiệp hàng hoá được biểu hiện trên hai mặt: hiện vật và giá trị - Hiện vật được cụ thể bởi khối lượng hay số lượng và chất lượng. - Giá trị chính là giá thành của hàng hoá nhập kho hay giá vốn của hàng hoá đem bán. b. Bán hàng Là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu tiền hay được quyền thu tiền. Đó chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm hàng hoá sang vốn bằng tiền và xác định kết quả. Bán hàng là một chức năng chủ yếu của doanh nghiệp, bên cạnh đó nó còn nhiều chức năng khác nhau như: mua hàng, dự trự hàng Bất kỳ một doanh nghiệp thương mại cũng phải thực hiện hai chức năng mua và bán. Hai chức năng này có sự liên hệ với nhau mua tốt sẽ tạo điều kiện cho bán tốt. Để thực hiện tốt các nghiệp vụ trên đòi hỏi phải có sự tổ chức hợp lý các hoạt động, đồng thời tổ chức nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng. Như vậy tiêu thụ sản phẩm là tổng thể các biện pháp về mặt tổ chức và nắm bắt nhu cầu của thị trường . 4
  5. Chỉ có thông qua việc bán hàng – giá trị sản phẩm dịch vụ mới được thực hiện do đó mới có điều kiện để thực hiện mục đích của nền sản xuất hàng hoá và tái sản xuất kinh doanh không ngừng được mở rộng. Doanh thu bán hàng sẽ bù đắp được các chi phí bỏ ra, đồng thời kết quả bán hàng sẽ quyết định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bán hàng tự thân bó không phải là một quá trình sản xuất kinh doanh nhưng nó lại là một khâu cần thiết của tái sản xuất xã hội. Vì vậy bán hàng góp phần nâng cao năng suất lao động, phục vụ sản xuất tiêu dùng và đời sống xã hội. Nhờ có hoạt động bán hàng, hàng hoá sẽ được đưa đến tay người tiêu dùng và thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng về số lượng và cơ cấu chất lượng hàng hoá , việc tiêu thu hàng hoá góp phần cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng. Kết quả cuối cùng của thương mại tính bằng mức lưu chuyển hàng hoá mà việc mức lưu chuyển hàng hoá lại phụ thuộc vào mức bán hàng nhanh hay chậm. Doanh nghiệp càng tiêu thụ được nhiều hàng hoá thì sức mạnh của doanh nghiệp càng tăng lên. Như vậy bán hàng sẽ quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, có bán được hàng hoá thì doanh nghiệp mới có khả năng tái sản xuất . Tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa trong nền kinh tế quốc dân nói chung và với doanh nghiệp nói riêng. Nền kinh tế quốc dân thực hiện bán hàng là tiền đề cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền – hàng trong lưu thông. Đặc biệt là đảm bảo cân đối giữa các ngành, các khu vực trong nền kinh tế . Các đơn vị trong nền kinh tế thị trường không thể tồn tại và phát triển một cách độc lập mà giữa chúng có mối quan hệ qua lại khăng khítt với nhau. Quá trình bán sản phẩm có ảnh hưởng trực tiếp tới quan hệ cân đối sản xuất giữa các ngành, các đơn vị với nhau nó tác động đến quan hệ cùng cầu trên thị trường. 5
  6. Bản thân doanh nghiệp, thực hiện tốt khâu bán hàng là phương pháp gián tiếp thúc đẩy sản xuất phát triển ,tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, tạo điều kiện mở rộng tái sản xuất . Trong doanh nghiệp kế toán sử dụng như một công cụ sắc bén và có hiệu lực nhất để phản ánh khách quan và giám đốc toàn diện mọi hoạt động sản xuất của SXKD của một đơn vị. Kế toán bán hàng là một trong những nội dung chủ yếu của kế toán trong doanh nghiệp thương mại. Qua những điều trên ta thấy rằng bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng. Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển đều không thể thiếu đi chức năng này. 2. Sự cần thiết quản lý hàng hoá và các yêu cầu quản lý Việc quản lý hàng hoá trong doanh nghiệp ở tất cả các khâu như thu mua, bảo quản, dự trữ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc hạ thấp giá thành nhập kho của hàng hoá. Để tổ chức tốt công tác quản lý hàng hoá đòi hỏi các doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Phân loại từng chủng loại hàng hoá , sắp xếp trật tự gọn gàng có khoa học để thuận tiện cho việc nhập – xuất tồn kho được dễ dàng. - Hệ thống kho tàng đầy đủ, phải được trang bị các phương tiện bảo quản, cân, đong, đo đếm cần thiết để hạn chế việc hao hụt mất mát hàng hoá trong toàn doanh nghiệp. - Phải quy định chế độ trách nhiệm vật chất cho việc quản lý hàng hoá toàn doanh nghiệp. Kế toán nói chugn và kế toán hàng hoá nói riêng là công cụ đắc lực để quản lý tài chính và quản lý hàng hoá. Kế toán hàng hoá cung cấp kịp thời chính xác thông tin về tình hình mua, bảo quản, dự trự và sử dụng hàng hoá. 6
  7. 3. Sự cần thiết quản lý bán hàng và yêu cầu quản lý Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị hàng hoá , tức là chuyển hàng hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật (hàng) sang hình thái tiền tệ ( tiền). Hàng được đem bán có thể là thành phẩm, hàng hoá vật tư hay lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng . Việc bán hàng có thể thoả mãn nhu cầu của cá nhân đơn vị ngoài doanh nghiệp gọi là bán hàng ra ngoài. Cũng có thể được cung cấp giữa các cá nhân đơn vị cùng Công ty , một tập đoàn gọi là bán hàng nội bộ. Quá trình bán hàng được coi là hoàn thành khi có đủ hai điều kiện: - Gửi hàng cho người mua. - Người mua trả tiền hay chấp nhận trả tiền. Tức là nghiệp vụ bán hàng chỉ xảy ra khi giao hàng xong, nhận tiền được tiền hay giấy chấp nhận thanh toán của người mua. Hai công việc này diễn ra đồng thời cùng một lúc với các đơn vị giao hàng trực tiếp. Phần lớn việc giao tiền và nhận hàng tách rời nhau: Hàng có thể giao trước, tiền nhận sau hoặc tiền nhận trước giao hàng sau. Từ đó dẫn đến doanh thu bán hàng và tiền bán hàng nhập quỹ không đồng thời. Khi thực hiện việc trao đổi hàng tiền, doanh nghiệp phải bỏ ra những khoản chi gọi là chi phí bán hàng. Tiền bán hàng gọi là doanh thu bán hàng. Doanh thu bán hàng bao gồm doanh thu bán hàng ra ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ. Tiền bán hàng nhập quỹ phản ánh toàn bộ số tiền mua hàng mà người mua đã trả cho doanh nghiệp. Phân biệt được doanh thu bán hàng và tiền bán hàng nhập quỹ giúp doanh nghiệp xác định chính xác thời điểm kết thúc quá trình bán hàng, giúp bộ phận quản lý tìm ra phương thức thanh toán hợp lý và có hiệu quả, chủ động sử dụng nguồn vốn đem lại nguồn lợi lớn nhất cho doanh nghiệp. 7
  8. Doanh thu bán hàng cuả doanh nghiệp được ghi nhận khi hàng hoá được chuyển cho người mua và thu được tiền bán hàng ngay hoặc chấp nhận trả tiền tuỳ theo phương thức thanh toán. + Trường hợp thu ngay được tiền khi giao hàng: Doanh thu bán hàng chính là tiền bán hàng thu được. + Trường hợp nhận được thanh toán gồm: - Hàng hoá xuất cho người mua được chấp nhận thanh toán đến khi hết thời hạn thanh toán chưa thu được tiền về vẫn được coi là kết thúc nghiệp vụ bán hàng. Doanh thu bán hàng trong trường hợp này được tính cho kỳ này nhưng kỳ sau mới có tiền nhập quỹ. - Trường hợp giữa khách hàng và doanh nghiệp có áp dụng phương thức thanh toán theo kế hoạch thì khi gửi hàng hóa cho người mua, số tiền bán hàng gửi bán được chấp nhận là doanh thu bán hàng. Từ những phân tích trên đây ta thấy rằng thực hiện tốt công tác bán hàng thu doanh thu về cho doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng, do vậy trong công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng cần phải nắm bắt, theo dõ chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại hàng hoá bán ra. Đôn đốc thanh toán, thu hồi kịp thời tiền vốn của doanh nghiệp. Để tăng cường công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh , kế toán thực sự là công cụ quản lý sắc bén , có hiệu lực , thì kế toán bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời và giám đốc chặt chẽ về tình hình có và sự biến động ( nhập – xuất) của từng loại hàng hoá trên cả hai mặt hiện vật và giá trị. - Theo dõi, phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình bán hàng , ghi chép kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí , thu nhập bán hàng , xác định kết qủa kinh doanh thông qua doanh thu bán hàng một cách chính xác. 8
  9. - Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan, đồng thời định kỳ có tiến hành phát triển kinh tế đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả. II. nhiệm vụ kế toán và nội dung tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả A. Kế toán hàng hoá Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, các đơn vị mua bán hàng hoá trong nước phải giám sát thị trường, tiến hành hoạt động mua bán hàng hoá theo có chế tự hạch toán kinh doanh . Trong hoạt động kinh doanh, các đơn vị phải thường xuyên tìm hiểu thị trường, nắm bắt nhu cầu và thị hiếu của dân cư để có tác động tới phát triển sản xuất , nâng cao chất lượng hàng hoá. Hàng hoá của doanh nghiệp gồm nhiều loại, nhiều thứ phẩm cấp nhiều thứ hàng cho nên yêu cầu quản lý chúng về mặt kế toán không giống nhau. Vậy nhiệm vụ chủ yếu của kế toán hàng hoá là: - Phản ánh giám đốc tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản và dự trữ hàng hoá, tình hình nhập xuất vật tư hàng hoá. Tính giá thực tế mua vào của hàng hoá đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và bán hàng nhằm thúc đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá. - Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật tư hàng hoá theo từng loại từng thứ theo đúng số lượng và chất lượng hàng hoá. Kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết với hạch toán nghiệp vụ ở kho, ở quầy hàng, thực hiện đầy đủ chế độ kiểm kê hàng hoá ở kho, ở quầy hàng đảm bảo sự phù hợp số hiện có thực tế với số ghi trong sổ kế toán. - Xác định đúng đắn doanh thu bán hàng, thu đầy đủ kịp thời tiền bán hàng, phản ánh kịp thời kết quả mua bán hàng hoá. Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật tư, hàng hoá. 9
  10. 1. Đánh giá hàng hoá: Đánh giá hàng hoá là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định, đảm bảo tính trung thực, thống nhất. Trong kế toán có thể sử dụng hai cách đánh giá hàng hoá : Đánh giá theo giá thực tế và đánh giá theo hạch toán. 1.1 Đánh giá theo giá thực tế Trị giá hàng hoá mua vào bao gồm: - Đốivới doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, giá trị hàng hoá mua vào là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào + chi phí thu mua thực tế. - Đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thế GTGT, giá trị hàng hoá mua vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) + chi phí thu mua thực tế. - Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hoá về bán nhưng cần phải qua sơ chế phân loại, chọn lọc thì giá mua của hàng hoá bao gồm giá mua + chi phí gia công sơ chế. Đối với hàng hoá xuất kho cũng được tính theo giá vốn thực tê. Tuỳ theo đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp mà áp dụng một trong các phương pháp sau: * Giá thực tế bình quân gia quyền: Công thức tính: Trị giá của hàg Trị giá mua của hàng Đơn giá bình quân hoá tồn đầu kỳ + hoá nhập trong kỳ = đơn vị hàng hoá Số lượng hàng hoá Số lượng hàng hoá + Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Từ đó trị giá vốn hàng hoá xuất kho trong kỳ là: 10
  11. Trị giá vốn thực tế Số lượng hàng hoá Đơn giá thực tế = Hàng hoá xuất kho Xuất kho + Bình quân Theo phương pháp này trong tháng giá thành thực tế của hàng hoá xuất kho chưa được ghi sổ mà cuối tháng khi kế toán tính theo công thức mới tiến hành ghi sổ: * Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo cách này giả thiết những lô hàng nào nhập kho trước thì tính giá mua vào của nó cho hàng hoá xuất trước, nhập sau thì tính sau: Giá mua thực tế Số lượng hàng hoá Trị giá vốn của đơn vị hàng hoá xuất kho trong kỳ hàng hoá xuất = x nhập kho theo từng thuộc số lượng kho trong kỳ lần nhập kho từng lần nhập kho Theo phương pháp này kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ hàng cả về số lượng, đơn giá, và số tiền của từng lần nhập, xuất kho. *Phương pháp nhập sau, xuất trước: Theo cách giả thiết này những lô hàng nào nhập kho sau được tính giá mua vào của nó cho lô hàng nào xuất trước, nhập trước thì tính: Giá mua thực tế Số lượng hàng hoá Trị giá vốn của đơn vị hàng hoá xuất kho trong kỳ hàng hoá xuất = x nhập kho theo từng thuộc số lượng kho trong kỳ lần nhập kho trước từng lần nhập kho Theo phương pháp này kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ hàng cả về số lưọng, đơn gia, và số tiền của từng lần nhập, xuất kho hàng hoá. *Phương pháp tính giá thực tế đích danh Khi ta nhận biết giá thực tế của từng thứ hoặc loại hàng hoá theo tưng flần nhập kho thì có thể định giá cho nó theo giá thực tế đích danh. 11
  12. *Phương pháp giá thực tế tồn đầu kỳ: Căn cứ vào giá trị thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ để tính giá thực tế bình quân, sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá bình quân đầu kỳ để tính ra giá thực tế xuất kho. Giá thực tế Đơn giá thực tế Số lượng hàng hoá = x Hàng hoá xuất kho hàng hoá tồn đầu kỳ sản xuất trong kỳ Giá thực tế Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ Hàng hoá tồn đầu = kỳ Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ 1.2 Đánh giá theo giá hạch toán: Doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép kịp thời tình hình biến động hàng ngày của hàng hoá một cách ổn định. Giá có thể chọn hoặc làm cơ sở xây dựng giá hạch toán là giá kế hoạch hay là giá nhập kho, hệ số giữa giá thực tế với giá hạch toán làm cơ sở tính giá thực tế hàng hóa xuất kho trong kỳ. Công thức tính: Giá thực tế hàng hóa Giá hạch toán hàng Hệ số giá = x xuất trong kỳ hóa xuất trong kỳ (H) Giá thực tế hàng hóa Giá thực tế hàng hóa + tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Hệ số giá = Giá hạch toán hàng + Giá hạch toán hàng hóa tồn kho đầu kỳ hóa nhập kho trong kỳ 12
  13. Hệ số giá được tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ hàng hóa tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp. 2. Kế toán nhập xuất kho hàng hóa: 2.1. Kế toán chi tiết hàng hóa: * Chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ biến động của hàng hóa đều phải được phản ánh, ghi chép vào chứng từ ban đầu phù hợp theo đúng nội dung quy định. Các chứng từ chủ yếu gồm: - Phiếu nhập kho - Mẫu số 01VT/BB - Phiếu xuất kho - Mẫu số 02VT/BB - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho - Hóa đơn bán hàng, biên bản kiểm kê Trên cơ sở chứng từ kế toán về sự biến động của hàng hóa để phân loại tổng hợp và ghi sổ kế toán cho thích hợp. * Hạch toán chi tiết hàng hóa là công việc phá phức tạp, đòi hỏi phải tiến hành ghi chép hàng ngày cả về số lượng và giá trị theo từng hóa hàng hóa ở từng kho trên cả hai loại chỉ tiêu: Hiện vật và giá trị. - Tổ chức hạch toán chi tiết hàng hóa được thực hiện ở kho và phòng kế toán, doanh nghiệp phải căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế, trình độ nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp để lựa chọn, vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết sao cho phù hợp. Hiện nay có 3 phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa: - Phương pháp ghi sổ song song: Sơ đồ 1: Thẻ kho 1 1 Ch ứng từ 3 Chứng từ nhập xuất 2 2 13 Sổ chi tiết hàng hóa
  14. - Phương pháp ghi sổ số dư: 14
  15. Sơ đồ 2: Ch ứng từ (1 (1 Chứng từ ) Thẻ kho ) nhập xuất (2 (4 (2 ) ) ) Bảng giao Bảng giao (6 Sổ số dư nhận CT ) nhận CT nhập xuất (3 Sổ tổng hợp N- ) (3 X-T ) (5 ) Bảng lũy kế N- X-T - Phương pháp đối chiếu luân chuyển Sơ đồ 3: 1 1 Thẻ kho Phi ếu nhập 4 Phiếu xuất 2 2 3 Sổ đối 3 Bảng kê chiếu Bảng kê nhập luân xuất 5 Ghi hàng ngày Sổ kế toán tổng Ghi cuối tháng hợp Đối chiếu kiểm tra 15
  16. Đặc điểm chung của ba phương pháp này là công việc ghi chép của thủ kho là giống nhau, được thực hiện trên thẻ kho (theo chỉ tiêu số lượng). - Theo phương pháp ghi sổ song song ở phòng kế toán sử dụng sổ (hay thẻ) kế toán chi tiết để phản ánh tình hình nhập xuất, tồn kho hàng hóa cho từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị, cuối tháng đối chiếu với thẻ kho làm căn cứ lập bảng kê. - Phương pháp ghi sổ số dư theo từng kho dùng cho cả căn để ghi số tồn kho của từng loại, nhóm hàng hóa vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng đối chiếu số liệu trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hóa. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lại mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại hàng hóa theo từng kho dùng cho cả năm. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. - Mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng. Với phương pháp ghi sổ song song có ưu điểm là ghi chép đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu nhưng lại có nhược điểm là việc ghi chép còn có sự trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Nên phương pháp này chỉ áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp ít chủng loại hàng hóa, khối lượng nghiệp vụ ít không thường xuyên. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là khối lượng ghi chép ít vì chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Tuy nhiên vẫn có sự theo dõi trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, hơn nữa công việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng của kế toán. Vì vậy phương pháp này chỉ áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lượng, chủng loại hàng hóa nhập xuất không nhiều, không có điều kiện ghi chép, theo dõi hàng ngày. 16
  17. Còn phương pháp ghi sổ số dư lại có ưu điểm là khối lượng công việc giảm bớt và được tiến hành đều đặn trong tháng. Nhưng do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết trước số hiện có và tình hình nhập xuất của từng loại hàng hóa mà muốn biết phải xem số liệu trên thẻ kho. Bên cạnh đó, việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ khó khăn. Phương pháp này áp dụng thích hợp trong doanh nghiệp có chủng loại hàng hóa nhiều, việc xuất kho hàng hóa diễn ra thường xuyên, doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và trình độ của cán bộ kế toán tương đối cao. 2.2. Kế toán tổng hợp hàng hóa: Hàng hóa là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở tài khoản tổng hợp ghi chếp sổ kế toán hàng tồn kho, xác định giá trị hàng hóa xuất kho, tồn kho tùy thuộc vào doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp keekhai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. - Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp phản ánh ghi chép thường xuyên liên tục các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp. Phương pháp này đảm bảo tính chính xác tình hình biến động của hàng hóa. 17
  18. Sơ đồ 4: Sơ đồ kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp KKTX TK 154 TK 156 TK 157 Giá thành sản Trị giá thực tế xuất thực tế hàng gửi đi bán TK 338 TK 632 (3381) Trị giá thực tế Trị giá vốn thực hàng hóa thừa tế hàng hóa bán, TK 412 TK 111, 334, 138 Đánh giá tăng tài sản Trị giá hàng hóa Đánh giá giảm - Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không phải theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất, tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê và xác định số thực tế của hàng hóa để ghi vào tài khoản hàng tồn kho. Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp KKĐK TK 156, TK 632 TK 156, 157 157 (1) (3) TK 631 TK 911 (2) (4) 18
  19. (1) Kết chuyển trị giá vốn (giá gốc) thực tế hàng hóa tồn kho đầu kỳ hoặc đang gửi đi bán. (2) Giá thành sản xuất thực tế của hàng hóa nhập kho. (3) Căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng hóa tồn kho. (4) Kết chuyển trị giá vốn của hàng hóa xuất kho đã bán để tính KQKD. Hai phương pháp tổng hợp hàng hóa nêu trên đều có những ưu điểm và hạn chế, cho nên tùy vào đặc điểm SXKD của doanh nghiệp mà kế toán lựa chọn một trong hai phương pháp để đảm bảo việc theo dõi, ghi chép trên sổ kế toán. B. Kế toán bán hàng và xác định kết quả: a) Kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng trực tiếp: Bán hàng trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại các PX không qua kho) của doanh nghiệp. Khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua, doanh nghiệp đã nhận được tiền hoặc có quyền thu tiền của người mua, giá trị của hàng hóa đã được thực hiện. Vì vậy qua bán đã bán hoàn thành. Để phản ánh tình hình bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 632 (giá vốn hàng bán). Đối với đơn vị kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX: 1. Căn cứ vào phiếu xuất kho giao hàng trực tiếp cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 156 : Hàng hóa Trường hợp doanh nghiệp thương mại mua bán hàng giao tay ba, kế toán ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 131 : Phải trả cho người bán. 19
  20. Trường hợp doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hoàn thành nhưng không nhập kho mà chuyển bán ngay, kế toán ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 154 : Chi phí SXKD dở dang 2. Ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Nợ TK 111, 112 : Số đã thu bằng tiền Nợ TK 131 : Số bán chịu cho khách hàng Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. 3. Các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh: 3.1. Các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại chấp nhận cho khách hàng được hưởng (nếu có): Nợ TK 521 : Chiết khấu thương mại Nợ TK 532 : Giảm giá hàng bán Nợ TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra (nếu có) Có TK 111, 112 : Trả lại tiền cho KH Có TK 131 : Trừ vào số tiền PTCK Có TK 3388 : Số giảm giá chấp nhận nhưng chưa thanh toán cho KH. 3.2. Trường hợp hàng bán bị trả lại: - Phản ánh doanh thu và thuế GTGT của HBTL: Nợ TK 531 : DT hàng bán trả lại Nợ TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra Có TK 111, 112, 131, 3388 (tổng giá thanh toán) - Phản ánh giá gốc của hàng bán trả lại: Nợ TK 156 : Hàng hóa (nhập kho) Nợ TK 157 : Hàng gửi đi bán (gửi tại kho người mua) Nợ TK 911 : Xác định KQKD (nếu hàng bị trả lại không thể bán được hoặc sửa chữa được) 20
  21. Có TK 632 : Giá vốn hàng bán 4. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ các khoản giảm trừ doanh thu để xác định doanh thu thuần của hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ: Nợ TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 521 : CKTM Có TK 531 : DTHBTL Có TK 531 : GGHB 5. Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần của hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ: Nợ TK 511 : DTBH và cung cấp dịch vụ Có TK 911 : Xác định KQKD 6. Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng bán của hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ: Nợ TK 911 : Xác định KQKD Có TK 632 : GIá vốn hàng bán 21
  22. Sơ đồ 6: Sơ đồ kế toán tổng hợp bán hàng theo phương thức trực tiếp TK 154, 155, TK 632 TK 911 TK 511 TK 111, 112, TK 521, 531, 156 131 532 3 1 6 5 2 TK 33311 3 22
  23. b. Kế toán bán hàng theo phương thức gửi hàng đi cho khách: Phương thức gửi hàng đi cho khách là phương thức bên bán gửi hàng đi cho khách hàng theo các điều kiện của hợp đồng kinh tế đã ký kết. Số hàng gửi đi vẫn thuộc quyền kiểm soát của bên bán, khi KH thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì lợi ích và rủi ro được chuyển giao toàn bộ cho bên mua, giá trị hàng hóa đã được thực hiện và là thời điểm bên bán được ghi nhận doanh thu bán hàng. TK 521, 531, 24
  24. Sơ đồ 7: Sơ đồ kế toán tổng hợp theo phương thức gửi hàng đi bán TK 154, 155 TK 157 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131 1 2. 4 3 2.1 2 TK 333 (1) Phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng gửi bán. (2.1) Doanh thu của hàng gửi bán đã thu được tiền hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán. (2.2) Trị giá vốn thực tế của hàng gửi bán đã bán. (3) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định KQKD. 25
  25. (4) Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định KQKD. 26
  26. * Đối với các đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Đầu kỳ, kết chuyển trị giá thành phẩm gửi đi bán cuối kỳ trước nhưng chưa được chấp nhận thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 157 : Hàng gửi đi bán Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê thành phẩm gửi đi bán hưng chưa được xác định là bán, kế toán ghi: Nợ TK 157 : Hàng gửi đi bán Có TK 632 : Giá vốn hàng bán c. Kế toán bán hàng theo phương thức gửi đại lý, ký gửi bán đúng giá hưởng hoa hồng: Đây là phương thức bên giao đại lý (chủ hàng) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi (bên đại lý) để bán hàng cho doanh nghiệp. Bên nhận đại lý, ký gửi phải bán hàng theo đúng giá bán đã quy định và được hưởng thù lao dưới hình thức hoa hồng. Cơ sở nhận làmđại lý khi bán hàng hóa dưới các hình thức phải lập hóa đơn theo quy định đồng thời lập bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có hàng hóa gửi bán đại lý để các cơ sở này lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế tiêu thụ. Cơ sở đại lý bán hàng theo các hình thức phải kê khai, tính nộp thuế GTGT đối với hàng hóa bán đại lý và tiền hoa hồng thu được từ hoạt động đại lý. Cơ sở bán đại lý đúng giá theo quy định của bên chủ hàng, hưởng hoa hồng nếu bán giá thấp hơn giá quy định của bên chủ hàng thì phải kê khai, nộp thuế theo giá bán do chủ hàng quy định. * Đối với bên giao địa lý (chủ hàng) 27
  27. Sơ đồ 8 : Sơ đồ kế toán tổng hợp ở bên giao đại lý TK 154, 155 TK 157 TK 632 TK 911 TK 511 TK 131 TK 641 1 2. 5 4 2. 3 2 1 TK 33311 (1) Trị giá vốn thực tế của hàng gửi bán đại lý ký gửi. (2.1) Ghi nhận doanh thu của hàng gửi bán đại lý ký gửi. (2.2) Trị giá vốn thực tế của hàng gửi bán đại lý ký gửi. (3) Hoa hồng trả cho đơn vị nhận đại lý ký gửi. (4) Cuối kỳ kết chuyển giá gốc hàng bán để xác định KQKD. 28
  28. (5) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định KQKD. 29
  29. * Đối với bên nhận đại lý, ký gửi: Sơ đồ 9: Sơ đồ kế toán tổng hợp ở bên nhận đại lý TK 003 Giá trị hàng nhận bán Giá trị hàng xuất bán hoặc trả lại đại lý ký gửi (1) cho bên giao đại lý ký gửi (2) TK 511 TK 331 TK 131 (3) (4) Hoa hồng bán đại Số tiền bán hàng lý đại lý TK 3331 TK 111, 112 (5) Trả tiền bán hàng đại lý d. Kế toán bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp: Đây là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần, người mua thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả trả ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Xét về bản chất hàng bán trả chậm, trả góp vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị bán, nhưng quyền kiểm soát tài sản và lợi ích kinh tế sẽ thu được của tài sản đã được chuyển giao cho người mua. Vì vậy doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hạch toán tài chính phần lãi trả chậm tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác nhận. 30
  30. Sơ đồ 10: Sơ đồ kế toán tổng hợp phương thức trả chậm, góp TK 154, 155, TK TK TK TK 111, 112, 156 632 515 511 131 (1) (2. (2) 2) TK 33311 TK 3387 (1) Giá trị thực tế của hàng xuất bán. (2.1) Phản ánh số tiền trả lần đầu, số tiền còn phải thu DTBH và lãi trả chậm. (2.2) Ghi nhận doanh thu tiền lãi bán hàng trả chậm, trả góp từng kỳ. 2. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 2.1. Nội dung doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu - Doanh thu bán hàng là số tiền thu được do bán hàng. ở các doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT, còn ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp thì doanh thu bán hàng là trị giá thanh toán của số hàng đã bán. Ngoài ra doanh thu bán hàng còn bao gồm cả các khoản phụ thu. 31
  31. - Nừu khách hàng mua với khối lượng hàng hóa lớn sẽ được doanh nghiệp giảm giá, nếu khách hàng thanh toán sớm tiền hàng sẽ được doanh nghiệp chiết khấu, còn nếu hàng hóa của doanh nghiệp kém phẩm chất thì khách hàng có thể không chấp nhận thanh toán hoặc yêu cầu doanh nghiệp giảm giá. Các khoản trên sẽ phải ghi vào chi phí hoạt động tài chính hoặc giảm trừ trong doanh thu bán hàng ghi trên hóa đơn. 2.2. Chứng từ, các tài khoản kế tóan và nghiệp vụ chủ yếu: 2.2.1. Chứng từ kế toán: Các chứng từ thường dùng là: - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho. - Hóa đơn GTGT - Phiếu thu, chi tiền mặt, giấy báo nợ - có của ngân hàng. 2.2.2. Tài khoản sử dụng TK 511, 512, 531, 641, 642, 911, 111, 112, 131, 33.1, 711, 721, 2.2.3. Phương pháp hạch toán * Căn cứ vào giấy báo cáo, phiếu thu hoặc thông báo chấp nhận thanh toán của khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 112 : Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 111 : Tiền mặt Nợ TK 131 : Doanh thu của khách hàng Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 333 : Thuế và các khoản thuế phải nộp Nhà nước (3331): Thuế GTGT phải nộp * Trường hợp bán hàng thu bằng ngoại tệ kế toán phải quy đổi sang tiền đồng Việt Nam theo tỷ giá ngân hàng nhà nước công bố tại thời điểm thu tiền. Nừu doanh nghiệp ghi theo tỷ giá hạch toán thì khoản chênh lệch giữa tỷ giá thực tế và tỷ giá hạch toán được ghi ở TK 412 (chênh lệch tỷ giá). 32
  32. * Khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 521 : Chiết khấu bán hàng Nợ TK 532 : Giảm giá hàng bán Nợ TK 531 : Hàng bán bị trả lại Có TK 131 : Phải thu của khách hàng hoặc Có TK 111, 112. * Đối với trường hợp hàng bị trả lại trong kỳ, doanh nghiệp phải nhập kho lại số hàng đó theo trị giá vốn, đồng thời phải ghi giảm số thuế GTGT đầu ra. - Ghi nghiệp vụ hàng nhập kho: Nợ TK 156 : Hàng hóa Có TK 632 : Giá vốn hàng bán - Ghi số tiền thuế GTGT đầu ra giảm tương ứng với số hàng trả lại: Nợ TK 3331 : Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Có TK 131 : Phải thu của khách hàng Có TK 111 : Tiền mặt Có TK 112 : Tiền gửi ngân hàng * Trường hợp hàng bán bị trả lại phát sinh vào kỳ hạch toán sau trong năm, ký trước đã ghi doanh thu bán hàng và xác định KQKD, kế toán phản ánh: - Phản ánh trị giá hàng bị trả lại: Nợ TK 531 : Hàng bị trả lại Nợ TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331) Có TK 131, 111, 112 - Phản ánh số hàng bị trả lại nhập kho theo giá vốn: Nợ TK 156 : Hàng hóa Có TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh 33
  33. * Cuối kỳ kinh doanh, toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại được kết chuyển sang bên nợ TK 511 hoặc TK 512 để giảm doanh thu bán hàng đã ghi theo hóa đơn ở bên có của TK này. Nợ TK 511 : Doanh thu bán hàng (hoặc TK 512) Có TK 531 : Hàng bán bị trả lại Có TK 531 : Giảm giá hàng bán. * Trường hợp bán hàng đại lý, doanh nghiệp được hưởng hoa hồng và không phải kê khai tính thuế GTGT. Doanh thu bán hàng là số tiền hoa hồng được hưởng. Khi nhận hàng của đơn vị giao đại lý, kế toán ghi vào bên nợ TK 003 - hàng hóa vật tư nhận bán hộ - ký gửi khi bán hàng thu được tiền hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 : Doanh thu bán hàng (số tiền hoa hồng) Có TK 331 : Phải trả cho người bán (số tiền bán hàng trừ hoa hồng) Đồng thời ghi có TK 003 - Hàng hóa nhận bán hộ, ký gửi. * Bán hàng trả góp, kế toán ghi doanh số bán hàng thông thường ở TK 511, số tiền khách hàng phải trả cao hơn doanh số bán thông thường, khoản chênh lệch đó được ghi vào thu nhập hoạt động tài chính. Nợ TK 111, 112 (số tiền thu ngay) Nợ TK 131 (số tiền phải thu) Có TK 511 (ghi giá bán thông thường theo giá chưa có thuế GTGT) Có TK 333 (thuế GTGT tính trên giá bán thông thường) Có TK 711 (ghi phần chênh lệch cao hơn giá thông thường) * Bán hàng theo phương thức đổi hàng, khi doanh nghiệp xuất hàng trao đổi với khách hàng, kế toán phải ghi doanh thu bán hàng và thuế 34
  34. GTGT đầu ra. Khi nhận hàng của khách hàng, kế toán ghi hàng nhập kho và tính thuế GTGT đầu vào. - Khi xuất hàng trao dổi, ghi nhận doanh thu Nợ TK 131 : Phải thu của kinh doanh Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 333 (3331) Thuế và các khoản phải nộp NN Khi nhận hàng của khách, ghi : Nợ TK 152, 156 Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 131 : Phải thu của khách hàng (Hoặc TK 331 : Phải trả cho người bán) Nếu ghi vào TK 331, cuối kỳ phải đối chiếu để bù trừ và ghi: Nợ TK 331 : Phải trả cho người bán Có TK 131 : Phải thu của khách hàng Trường hợp doanh nghiệp hàng hóa sử dụng nội bộ cho sản xuất kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán xác định doanh thu của số hàng này tương ứng với chi phí sản xuất hoặc giá vốn hàng hóa để ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh. Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ Đồng thời ghi thuế GTGT: Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp NN * Hàng hóa dùng để biếu tặng được trang trải bằng quỹ khen thưởng phúc lợi kế toán ghi: Nợ TK 431 : Quỹ khen thưởng phúc lợi Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp NN (3331) 35
  35. * Đối với hàng hóa có tính chất đặc thù dùng các chứng từ đặc thù như tem bưu chính, vé cước vận tải, vé xổ số, trong giá thanh toán đã có thuế GTGT, kế toán phải tính doanh thu chưa có thuế theo công thức: Trị giá thanh toán Giá chưa có thuế GTGT = 1 + Thuế suất thuế GTGT Thuế GTGT được tính bằng cách lấy giá trị thanh toán trừ đi trị giá chưa có thuế GTGT. * Hàng hóa bán ra thuộc diện tính thuế xuất nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt, kế toán xác định số thuế XNK và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp ghi: Nợ TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 333 (3332 & 3333) : Thuế và các khoản phải nộp NN * Trong quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp bán lẻ so sánh giữa doanh thu bán hàng với số tiền thực nộp, nếu số tiền thực nộp nhỏ hơn doanh thu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111 : Tiền mặt (số tiền thực nộp) Nợ TK 138 : Phải thu khác (số tiền thiếu) Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Nừu số tiền thực nộp lớn hơn doanh thu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111 : Tiền mặt (số tiền thực nộp) Nợ TK 138 : Phải thu khác (số tiền thiếu) Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 338 : Phải trả, phải nộp khác (số tiền thừa) Các doanh nghiệp bán lẻ phải lập bảng kê doanh số bán hàng cuối tháng tổng hợp số liên doanh số bán hàng theo từng loại hàng có cùng thuế suất GTGT để xác định thuế GTGT phải nộp ở khâu bán. * Cuối kỳ xác định doanh thu bán thuần bằng cách lấy doanh thu theo hóa đơn trừ đi thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và các khoản giảm giá, hàng bị trả lại kế toán ghi: 36
  36. Nợ TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh. 3. Kế toán chi phí bán hàng: 3.1. Nội dung - Chi phí bán hàng là các khoản chi phí phát sinh ở quá trình tiêu thụ hàng hóa (phát sinh trong quá trình bảo quản, giao dịch, vận tải ) - Chi phí bán hàng bao gồm: - Chi phí nhân viên: tiền lương, tiền công phải trả cho nhân viên bán hàng. - Chi phí vật liệu: Các chi phí vật liệu đóng gói để bảo quản, vận chuyển hàng hóa trong quá trình tiêu thụ. - Chi phí dụng cụ đồ dùng cho quá trình tiêu thụ hàng hóa. - Chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bảo quản, bán hàng như: nhà kho, cửa hàng, bến bãi - Chi phí bằng tiền khác: Chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, quảng cáo, hội nghị khách hàng Các chi phí phát sinh trong khâu bán hàng cần thiết được phân loại và tổng hợp theo đúng nội dung quy định. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh. 3.2. Tài khoản sử dụng: TK 641 : Chi phí bán hàng TK 641 có 7 TK cấp 2 TK 6411 : Chi phí nhân viên TK 6412 : Chi phí vật liệu bao bì TK 6413 : Chi phí dụng cụ đồ dùng TK 6414 : Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415 : Chi phí bảo hành TK 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác. 37
  37. * Kết cấu và nội dung của TK 641 - Chi phí bán hàng TK 641 - Chi phí bán hàng Tập hợp chi phí phát sinh liên quan Các khoản ghi giảm chi phí bán đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng. Kết chuyển chi phí bán hàng hàng hóa, dịch vụ vào TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh để tính KQKD trong kỳ TK 641 - Chi phí bán hàng : Cuối kỳ không có số dư. 38
  38. 3.3 Phương pháp hạch toán Sơ đồ 11 : TK 334, TK 641 TK 911 338 (1) (7) TK 152, 153 (2) TK 214 TK 142 (3) (8a (8b ) ) TK 111, 112, 331 (4) TK 142, 335 (5) (6) 1) Phản ánh tài khoản tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bán hàng. 2) Phản ánh nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho bộ phận bán hàng. 3) Khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng. 4) Chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước ) 5) Chi phí khác bằng tiền. 6) Phân bổ hoặc trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ 7) Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng 8) a - Khi chưa có doanh thu kết chuyển sang TK 142 39
  39. b - Ký báo cáo sau kết chuyển khi có hàng hóa tiêu thụ. 4. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 4.1. Nội dung: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: - Chi phí nhân viên quản lý: Tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của cán bộ, nhân viên quản lý của doanh nghiệp. - Chi phí vật liệu: Giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý của doanh nghiệp. - Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý. - Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng phương tiện truyền dẫn máy móc thiết bị - Thuế, phí và lệ phí như: Thuế môn bài, thu trên vốn, thuế nhà đất - Chi phí dự phòng: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nước, thuê nhà - Chi phí bằng tiền khác: Hội nghị tiếp khách, công tác phí, lãi vay vốn dùng cho SXKD phải trả - Chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan đến các hoạt động trong doanh nghiệp, do vậy cuối kỳ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả SXKD của doanh nghiệp. 4.2. Tài khoản sử dụng: TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 có 8 TK cấp 2 TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý 40
  40. TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425 : Thuế, phí và lệ phí TK 6426 : Chi phí dự phòng TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428 : Chi phí bằng tiền khác. * Kết cấu và nội dung của TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Các chi phí quản lý doanh nghiệp - Các khoản ghi giảm chi phí quản thực tế phát sinh trong kỳ lý doanh nghiệp - Số chi phí quản lý được kết chuyển vào TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp : Cuối kỳ không có số dư. 41
  41. 4.3 Phương pháp hạch toán Sơ đồ 12 : TK 334, TK 642 TK 911 338 (1) (7) TK 152, 153 (2) TK 214 TK 142 (3) (9a (9b ) ) TK 111, 112, 331 (4) TK 142, 335 (5) (6) (7) 1) Phản ánh tài khoản tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên quản lý doanh nghiệp. 2) Xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. 3) Khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lý doanh nghiệp. 4) Chi phí điện nước sửa chữa TSCĐ thuê ngoài 5) Chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh. 6) Phân bổ hoặc trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ 42
  42. 7) Chi phí khác bằng tiền 8) Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 9) a - Cuối kỳ kết chuyển sang TK 142 khi trong kỳ chưa có doanh thu. b - Kỳ báo cáo sau kết chuyển sang TK 911 khi có hàng hóa tiêu thụ. 5. Kế toán xác định kết quả kinh doanh: 5.1. Nội dung: Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động SXKD và hoạt động khác của doanh nghiệp sau một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp gồm: Kết quả hoạt động SXKD, kết quả hoạt động tài chính và kết quả thu nhập bất thường. Cách xác định: - Doanh thu thuần: Tổng doanh thu bán hàng - Doanh thu hàng trả lại - Chiết khấu bán hàng cho người mua - Giảm giá hàng bán. - Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh = Doanh thu thuần - Trị giá vốn hàng bán + Trị giá vốn hàng bị trả lại nhập kho (nếu hàng đã xác định là tiêu thụ) - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kết quả hoạt động tài chính = Thu nhập hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính. - Kết quả hoạt động bất thường = Thu nhập bất thường - Chi phí bất thường. - Kết quả sản xuất kinh doanh = Kết quả hoạt động SXKD + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động bất thường. 43
  43. 5.2. Tài khoản sử dụng: TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh. TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng - Doanh thu thuần về số sản phẩm, hóa, bất động sản đầu tư và dịch vụ hàng hóa, bất động sản và dịch vụ đã bán, đã cung cấp. đã bán. - Chi phí hoạt động tài chính - Doanh thu hoạt động tài chính. - Chi phí khác, chi phí thuế TNDN - Thu nhập khác, các khoản ghi - Chi phí bán hàng và chi phí QLDN giảm chi phí thuế TNDN. - Số lợi nhuận của hoạt động kinh - Số lỗ hoạt động SXKD trong kỳ doanh trong kỳ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ không có số dư. 44
  44. 5.3. Phương pháp hạch toán Sơ đồ 13 TK 632 TK 911 TK 511, 512 Kết chuyển trị Trị giá thực tế giá vốn thực tế hàng gửi đi bán TK 635 TK 515 Kết chuyển chi Kết chuyển doanh phí TC thu thuần hoạt TK 811 TK 711 Kết chuyển chi Kết chuyển thu phí khác nhập TK 821 Kết chuyển chi phí thuế TK 641 Kết chuyển chi phí BH TK 642 TK 421 Kết chuyển chi Kết chuyển lỗ phí QLDN Kết chuyển lợi 45
  45. Phần ii Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty tnhh stm I. Đặc điểm chung của Công ty TNHH STM 1. Quá trình hình thành và phát triển: Là một doanh nghiệp được sinh ra từ nền kinh tế thị trường, Công ty TNHH STM được thành lập theo quyết định số: 2307/GPUB ngày 20/02/2000 của UBND thành phố Hà Nội. - Đăng ký kinh doanh số: 048154 ngày 27/02/2000 do UB kế hoạch thành phố Hà Nội cấp. - Ngành nghề kinh doanh: + Buôn bán TLSX và tiêu dùng + Đại llys mua bán, ký gửi hàng hóa. Công ty TNHH STM là một đơn vị hạch toán độc lập, hoạt động dưới sự kiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước thành phố Hà Nội. Công ty có trụ sở chính tại 73 Nguyễn Văn Trỗi - Thanh Xuân - Hà Nội. Địa bàn hoạt động chủ yếu của công ty là các quận, huyện phía đông và phía nam thành phố. Là một loại hình doanh nghiệp được nhà nước khuyến khích như luật công ty đã khẳng định, nhưng trong quá trình hoạt động, công ty đã gặp không ít khó khăn do hành lang pháp luật chưa đủ các điều kiện để công ty hoạt động. Chính sách quản lý của nhà nước thiếu đồng bộ, ví dụ như: công ty được cấp Đăng ký kinh doanh nhưng không được cấp giấy phép hành nghề, không được mua điểm đỗ, dừng xe để nhận và trả hàng Còn nhiều bất bình đẳng khác trong doanh nghiệp quốc doanh và doanh nghiệp tư nhân trong việc chấp hành các nghĩa vụ cũng như quyền lợi trong các hoạt 46
  46. động kinh doanh như: Kiểm tra, kiểm soát, quan hệ tín dụng, quan hệ kinh tế Nhưng với đặc điểm là một doanh nghiệp kinh doanh lấy phục vụ và đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng là phương châm hoạt động của công ty, nên Công ty TNHH STM có một thị phần tương đối ổn định và ngày một phát triển được các bạn hàng, khách hàng xa gần tín nhiệm. Vì vậy, từ một tổ sản xuất nhỏ thành lập năm 2000 đến nay, Công ty đã có ba cửa hàng kinh doanh và một xưởng sản xuất với thị phần ngày càng phát triển, đó cũng là một đóng góp thiết thực cho công cuộc đổi mới nền kinh tế của đất nước. Một số chỉ tiêu công ty đạt được trong 2 năm qua: Biểu số 1 Đơn vị: đồng Các chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 1. Doanh thu 17.361.250.000 32.762.042.709 2. Giá vốn hàng bán 17.052.288.857 32.115.510.929 3. Lãi gộp 308.961.125 646.531.780 4. Nộp ngân sách 156.521.200 340.896.600 5. Chi phí kinh doanh 104.380.000 236.350.000 6. Lãi ròng 48.329.925 104.546.600 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý kinh doanh ở Công ty TNHH STM 2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh: Là một công ty TNHH, công ty phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ: - Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. 47
  47. - Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. - Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh. Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động. 2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh: Là một doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH STM tổ chức quản lý theo một cấp. Đứng đầu là Ban giám đốc công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban, cửa hàng. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng. Ban giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng kinh Tổ chức Kế toán Thanh tra doanh Các tổ công Các cửa hàng tác kinh doanh độc lập Ban giám đốc công ty gồm một giám đốc và một phó giám đốc. Giám đốc công ty là người trực tiếp lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty thông qua bộ máy lãnh đạo trong công ty. - Giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước công ty trong quan hệ đối nội, đối ngoại và kết quả hoạt động của công ty. Công ty gồm có 4 phòng ban chức năng: 48
  48. - Phòng tổ chức: Xây dựng và áp dụng các chế độ, quy định về quản lý, sử dụng lao động trong toàn Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước giám đốc công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý nhân sự. - Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật chất hạch toán kinh tế theo chế độ kế toán nhà nước, quy chế công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật nhà nước, trước Giám đốc công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý tài chính, vật chất trong toàn công ty. - Phòng kinh doanh-tổng hợp: Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty. - Phòng thanh tra-kiểm soát: Dự tính kế hoạch thanh tra kiểm soát định kỳ, đột xuất tới các cửa hàng trực thuộc công ty. Để tiếp cận thị trường, công ty tổ chức hai cửa hàng chuyên doanh: - Cửa hàng Minh Khai - Địa chỉ: 73 Nguyễn Văn Trỗi, Hà Nội. Có nhiệm vụ kinh doanh tại thị trường nội thành Hà Nội và một số huyện lân cận. - Cửa hàng Sài Đồng - Địa chỉ: Km3, Quốc 5 Gia Lâm có nhiệm vụ kinh doanh tại thị trường Hà Bắc, Hưng Yên, Hải Dương v.v 3. Đặc điểm chung về công tác kế toán của Công ty TNHH STM Công ty TNHH STM là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng. Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn công ty với quy mô địa bàn hoạt động rộng công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán. Trên Công ty có phòng kế toán - tài vụ, dưới cửa hàng là các bộ phận kế toán trực thuộc. Mô hình bộ máy kế toán ở Công ty TNHH STM Kế toán trưởng 49 Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán thanh VT hàng TM, tiền tiền Thủ quỹ toán hóa gửi NH lương và
  49. * Phòng kế toán công ty gồm: - Kế toán trưởng: PHụ trách chung, giúp giám đốc công ty trong công tác tham mưu về mặt quản lý tổ chức và chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi tổng hợp số liệu phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại văn phòng công ty. - Kế toán tiền mặt + TGNH: Giao dịch với ngân hàng, thanh toán các khoản tiền mặt, TGNH liên quan giữa ngân hàng và công ty. - Kế toán hàng hóa: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho hàng hóa. - Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản công nợ với khách hàng. - Kế toán tiền lương và chi phí: Tổ chức kế toán tiền lương và tập hợp chi phí kinh doanh trong kỳ. - Thủ quỹ: Bảo quản và theo dõi quỹ. * Hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ Sơ đồ hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty TNHH STM Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng Nhật ký chứng Sổ kế toán chi kê từ tiết Sổ Bảng tổng hợp cái chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 51
  50. II. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty A. Kế toán hàng hóa: 1. Công tác tổ chức quản lý chung về hàng hóa Công ty TNHH STM thuộc loại hình doanh nghiệp tư nhân, là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt động kinh doanh. Để đảm bảo cho công ty tồn tại và phát triển, nhất là trong cơ chế thị trường, tự do cạnh tranh. Nhận thức được điều đó, công ty luôn luôn quản lý chặt chẽ khâu nhập xuất vật tư hàng hóa, chú trọng công tác tiêu thụ hàng hóa. Công tác quản lý hàng hóa được tiến hành từ khâu mua, khâu xuất dùng. 1.1. Đặc điểm chung về hàng hóa Hàng hóa kinh doanh của công ty chủ yếu là các sản phẩm thép cán nóng như: - Thép 6, 8 tròn cuộn cán nóng của các nhà máy và công ty liên doanh tại vn sản xuất. - Thép tròn thanh 10 - 32 cán nóng nhà máy và công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất. - Thép L30 - L100 do công ty Gang thép Thái Nguyên sản xuất. - Tôn các loại. Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lượng sử dụng cao đạt tiêu chuẩn quốc tế, hàng hóa dễ bảo quản nhưng khó vận chuyển vì công kềnh. Công ty TNHH STM chuyên kinh doanh các mặt hàng kim khí, nhưng hàng hóa của công ty gồm nhiều chủng loại nên việc theo dõi rất phức tạp. Kế toán phải mở sổ chi tiết riêng cho từng chủng loại hàng hóa. Nguồn nhập hàng chủ yếu của công ty là các công ty liên doanh sản xuất thép tại miền Bắc: Công ty TNSX Thép Posco, Công ty LDSX Thép Vinasteel, Công ty Gang thép Thái Nguyên và các công ty kim khí lớn của 52
  51. Nhà nước: Công ty kim khí Hà Nội, Chi nhánh công ty kim khí thành phố Hồ Chí Minh, Công ty kim khí Quảng Ninh. Công ty TNHH STM xuất hàng chủ yếu cho các doanh nghiệp nhà nước: Tổng công ty xây dựng Hà Nội, Tổng công ty Licogi, Tổng công ty Vinaconex, các nhà thầu khu vực Hà Nội, các công trình trọng điêm: Nhà máy nhiệt điện Phả Lại 2, một số doanh nghiệp khác và bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng xây dựng. 1.2. Đánh giá hàng hóa: Công ty TNHH STM áp dụng nguyên tắc đánh giá hàng hóa theo giá thực tế 1.2.1. Giá hàng hóa nhập kho: Là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào. Ví dụ: Ngày 8/3/2000 nhập của chi nhánh Công ty kim phí Tp HCM thép 6 LD, số lượng: 15.298 kg, đơn giá: 4.000 đ. Trị giá thực tế hàng nhập kho là: 15.298 x 4.000 = 61.192.000 đ 1.2.2. Giá hàng hóa xuất kho: Tại công ty hiện ay áp dụng giá bình quân cho từng chủng loại hàng hóa. Ví dụ: Tồn cuối tháng 2/2007: 6 LD: 62.602,7 kg x 3.963 đ = 248.088.680 đ Ngày 8/3 nhập thép 6 LD: 15.298 kg x 4.000 đ = 61.192.000 đ Ngày 1/3 nhập thép 6 LD: 43.391 kg x 4.000 đ = 173.564.000 đ Ngày 20/3 nhập thép 6 LD: 15.188 kg x 3.940 đ = 59.840.720 đ Ngày 24/3 nhập thép 6 LD: 14.361 kg x 3.940 đ = 56.582.340 đ Trong tháng xuất bán: 101.123,5 kg. Thành tiền = ? Cuối tháng kế toán tính giá bình quân số hàng trên: Đơn giá 248.088.680 + 61.192.000 + 173.564.000 + 59.840.720 + 56.582.340 = bình quân 62.602,7 + 15.298 + 43.391 + 15.188 + 14.361 = 3.972,8 đ/kg 53
  52. Trị giá thực tế hàng xuất kho: 101.123,5 kg x 3.972,8 = 401.743.440đ 2. Các thủ tục nhập xuất kho và chứng từ kế toán: Việc làm thủ tục nhập xuất kho tại Công ty TNHH STM được áp dụng theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về hàng hóa đã được Nhà nước ban hành, đồng thời đảm bảo những thủ tục đã quy định. 2.1. Thủ tục nhập kho: Việc nhập kho hàng hóa nhất thiết phải có hóa đơn GTGT. Hóa đơn bán hàng của bên bán có đóng dấu và hóa đơn phải do Bộ Tài chính phát hành nếu có chi phí vận chuyển phải có hóa đơn dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành. Ngày 8/3/2007 mua hàng của chi nhánh Công ty kim khí Tp HCM, công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp số: 043974 (Biểu số 2). 54
  53. Biểu số 2: Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2: (Giao khách hàng) BC/99-B o Ngày 8 tháng 3 năm 2007 N : 043974 Đơn vị bán hàng: CN Công ty kim khí Tp HCM Số TK: 710F00133 Địa chỉ: 202 Cao tốc Thăng Long NH Công thương ĐĐ Điện thoại MS: 03 0039936021-1 Họ tên khách hàng: Chị Hà Đơn vị: Công ty TNHH STM Số TK: 431130000496 Địa chỉ: 73 Nguyễn Văn Trỗi, TX, Hà Nội NH TMCP Quốc tế Hình thức thanh toán: TM, chuyển khoản MS: 0100509263-1 TT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Thép 6 LD Kg 15.298 4.000 61.192.000 2 Thép 8 LD - 20.720 4.000 82.880.000 3 Thép 13 LD - 4.009 4.090 16.396.810 4 Thép 18 LD - 23.626 4.090 96.630.340 5 Thép 20 LD - 4.185 4.090 17.116.650 Cộng tiền hàng 274.245.800 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 27.421.580 Tổng cộng tiền thanh toán 301.637.380 Bằng chữ: Ba trăm lẻ một triệu sáu trăm ba bảy nghìn ba trăm mươi đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 55
  54. Căn cứ vào hóa đơn (GTGT của đơn vị cung cấp (Chi nhánh Công ty kim khí Tp HCM), kế toán hàng hóa lập phiếu nhập kho chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho nhập vào kho hàng hóa, kiểm nhận và ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 03 liên. - Một liên lưu tại gốc. - Một liên giao cho thủ kho và thẻ kho, xong định kỳ 05 ngày bàn giao chứng từ lại cho kế toán (có biên bản giao chứng từ). - Một liên dùng thanh toán: Làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản. Ví dụ: (Biểu số 3) Biểu số 3: Đơn vị: Công ty TNHH STM Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Ban hành theo QĐ số 1141 Địa chỉ: 73 Nguyễn Văn Ngày 8 tháng 3 năm 2007 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/99 của BTC Trỗi, Hà Nội Số: 87 Họ tên người giao hàng: Anh Sơn Nhập tại kho : Vĩnh Tuy Số lượng Tên nhãn hiệu TT ĐVT Theo Thực Đơn giá Thành tiền quy cách c/từ nhập 1 Thép 6 LD Kg 15.298 4.000 61.192.000 2 Thép 8 LD - 20.720 4.000 82.880.000 3 Thép 13 LD - 4.009 4.090 16.396.810 4 Thép 18 LD - 23.626 4.090 96.630.340 5 Thép 20 LD - 4.185 4.090 17.116.650 Cộng 274.215.800 Bằng chữ: Hai trăm bảy tư triệu hai trăm mười lăm nghìn tám trăm đồng Phụ trách cung Người giao Thủ kho Kế toán Thủ tiêu hàng trưởng trưởng 56
  55. 2.2. Thủ tục xuất kho: Tại Công ty TNHH STM, hàng hóa xuất chủ yếu cho các công ty xây dựng, các công trình xây dựng lớn và bán buôn cho các công ty tư nhân, cửa hàng VLXD, xuất bán lẻ cho người tiêu dùng. Thủ tục xuất kho tuân theo đúng quy định của Nhà nước. Trường hợp công ty xuất bán cho các công ty xây dựng, các công trình, các công ty kinh doanh kim khí khác. Phòng kinh doanh căn cứ vào Hợp đồng mua bán, xác nhận đơn hàng của đơn vị cần mua hàng trong xác nhận phải có đầy đủ các chỉ tiêu chủng loại hàng hóa, số lượng cần mua, phương thức, thời hạn thanh toán. Phòng kinh doanh duyệt giá bán cho đơn vị, trình giám đốc công ty duyệt. Khi có sự phê duyệt của giám đốc, kế toán sẽ viết phiếu xuất kho (Lệnh xuất kho) chuyển cho nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm giao cho khách hàng. Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên: - Liên 1: Lưu tại gốc. - Liên 2: Giao cho Phòng kinh doanh để gia hàng cho khách (để sau khi lấy hàng chuyển về phòng kế toán viết hóa đơn (GTGT). - Liên 3: Chuyển tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng. Sau khi giao hàng, thủ kho viết số lượng thực xuất vào liên 2 và 3 sau đó chuyển liên 2 về phòng kế toán để kế toán viết hóa đơn (GTGT). Hóa đơn (GTGT) của đơn vị được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại gốc - Liên 2: Giao cho khách. - Liên 3: Giao cho kế toán theo dõi Ngày 3/3/2007 xuất hàng cho Công ty Licogi, sau khi viết phiếu xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập Hóa đơn (GTGT) giao cho khách (Biểu số 4) 57
  56. Biểu số 4: Đơn vị: Công ty TNHH Phiếu xuất kho STM Ngày 3 tháng 3 năm 2007 Địa chỉ: 73 Nguyễn Văn Trỗi, Hà Nội Họ tên người nhận hàng: Anh Tuấn - Công ty Licogi Lý do xuất kho: Công ty Licogi mua hàng trực tiếp Xuất tại kho : Vĩnh Tuy Số lượng Tên nhãn hiệu TT ĐVT Theo Thực Đơn giá Thành tiền quy cách y/c xuất 1 Thép 13 LD Kg 384,3 4.363,63 17.386.011 2 Thép 18 LD - 30.058,2 4.363,63 131.162.863 3 Thép 25 LD - 71.846,7 4.363,63 313.512.415 Cộng 462.061.289 59
  57. Biểu số 5: Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2: (Giao khách hàng) BC/99-B o Ngày 3 tháng 3 năm 2007 N : 41292 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH STM Số TK: 431130000496 Địa chỉ: 73 Nguyễn Văn Trỗi, TX, Hà Nội NH TMCP Quốc tế Điện thoại: 8622459 MS: 0100509263-1 Họ tên khách hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty Licogi 19 Địa chỉ: Thanh Xuân Bắc, Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán MS: 0100106419-1 TT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Thép 13 LD Kg 384,3 4.363,63 17.386.011 2 Thép 18 LD - 30.058,2 4.363,63 131.162.863 3 Thép 25 LD - 71.846,7 4.363,63 313.512.415 Cộng tiền hàng 462.061.289 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 46.206.128 Tổng cộng tiền thanh toán 508.267.417 Bằng chữ: Năm trăm linh tám triệu hai trăm sáu bảy nghìn bốn trăm mười bảy đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 60
  58. 3. Kế toán chi tiết hàng hóa Hiện nay Công ty TNHH STM đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ cho công tác tổng hợp hàng hóa và phương pháp thẻ song song cho phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa. Hai mặt kế toán này phải được tiến hành song song và thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Muốn vậy phải có sự kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, từ đó phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và tạo ra mối liên hệ mật thiết ở tất cả các khâu. Hạch toán chi tiết áp dụng phương pháp thẻ song song được tiến hành trên các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho hàng hóa - Phiếu xuất kho hàng hóa - Hóa đơn (GTGT) 3.1. Nội dung phương pháp thẻ song song ở công ty được tiến hành như sau: 3.1.1. Hạch toán chi tiết ở kho Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng chủng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng. Số liệu ghi vào thẻ kho là lấy vào các chứng từ nhập, xuất kho hàng ngày, mỗi chứng từ ghi một dòng. Mỗi loại hàng hóa được theo dõi chi tiết trên một trang thẻ kho riêng và được sắp xếp theo từng chủng loại, độ dài của hàng hóa để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ yêu cầu quản lý. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất hàng hóa, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, ghi số lượng thực nhập, xuất vào chứng từ. Cuối ngày thủ kho sử dụng các chứng đó ghi số lượng hàng hóa nhập, xuất vào thẻ kho. Sau khi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp các chứng từ lập sổ giao nhận chứng từ rồi chuyển nhượng chứng từ đó cho phòng kế toán định kỳ 05 ngày một lần và cuối tháng kế toán hàng hóa và thủ kho phải tiến hành đối 61
  59. chiếu thẻ kho với sổ chi tiết hàng hóa để đảm bảo khớp đúng giữa tồn kho thực tế và sổ sách. Biểu số 6: Đơn vị: Công ty TNHH thẻ kho Mẫu số 06-VT Ban hành theo QĐ số 1141 STM Ngày lập thẻ: 1/3/2007 TC/CĐKT ngày 1/11/99 của tờ số 1 BTC Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép 6LD Đơn vị tính: Kg Mã số: T Chứng từ Ngày Số lượng Ký xác Diễn giải T SH NT N-X Nhập Xuất Tồn nhận Tồn đầu tháng 1/3 43.391 62.602,7 1 043965 1/3 Nhập của CN C.ty 2/3 2.500 105.993,7 KK Tp HCM 2 41290 2/3 Xuất bán 3/3 3.500 103.493,7 3 41291 3/3 Xuất bán 8/3 15.298 99.993,7 4 043974 8/3 Nhập của CN 8/3 15.000 115.291,7 5 41300 8/3 Xuất bán 20/3 15.188 100.291,7 6 043975 20/3 Nhập của CN 20/3 14.361 115.479,7 7 043978 24/3 Nhập của CN 21/3 129.840,7 Xuất bán Cộng tháng 3 88.238 101.123,5 Tồn cuối tháng 49.717,2 3.1.2. Hạch toán chi tiết tại phòng kế toán: Tại phòng kế toán, kế toán hàng hóa có nhiệm vụ mở sổ chi tiết hàng hóa cho từng chủng loại hàng hóa tương ứng vởi thẻ kho của thủ kho. Khi nhận được các chứng từ xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi vào sổ chi tiết hàng hóa. Mỗi phiếu nhập xuất được ghi một dòng trên thẻ chi tiết hàng hóa tương ứng với loại hàng hóa. Trên chứng từ trên thẻ chi tiết hàng hóa kế toán theo 62
  60. dõi cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Cuối tháng kế toán sẽ tiến hành cộng các sổ chi tiết hàng hóa đối chiếu với thẻ kho để ghi vào sổ tổng hợp và kế toán chi tiết. Số dư TK 156 phải trùng với số dư chi tiết của từng loại hàng hóa cộng lại. Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa ở Công ty TNHH STM Hàng ngày Phiếu nhập Đối Sổ chi Cuối Sổ tổng Th ẻ kho chiếu tiết tháng hợp NXT hàng hàng hóa Phiếu xuất Hàng ngày Trích sổ chi tiết hàng hóa Biểu số 7 63
  61. Biểu số 7: Tên hàng hóa : Thép 6 LD Trang 02 Quy cách, phẩm chất: ĐVT: Kg Chứng từ Nhập Xuất Tồn Diễn giải Đơn giá Số Số SH NT Thành tiền Thành tiền Số lượng Thành tiền lượng lượng Dư đầu tháng 3/2007 62.602,7 248.088.680 043965 1/3 Nhập CN HCM 4.000 43.391 173.564.000 41290 3/3 Xuất bán 3972,8 2.500 9.932.000 41291 3/3 Xuất bán 3972,8 3.500 13.904.800 043974 8/3 Nhập CN HCM 4.000 15.298 61.192.000 41295 8/3 Xuất bán 3972,8 15.000 59.592.000 043975 20/3 Nhập 3.940 15.188 59.840.720 043978 24/3 Nhập 3.940 14.361 56.582.340 Cộng 88.238 351.179.060 101.123,5 401.743.440 Tồn cuối tháng 49717,2 197.524.300 64
  62. 4. Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho hàng hóa tại Công ty TNHH STM Hiện tại Công ty TNHH STM đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, toàn công ty đang sử dụng các tài khoản sau: TK 156 : Hàng hóa TK 1561 : Giá mua hàng hóa TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hóa TK 632 : Giá vốn hàng hóa TK 111, 112, 331, 641, 642, 141 4.1. Kế toán tổng hợp mua hàng: Tại Công ty TNHH STM áp dụng hình thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Vởy trong phạm vi đề tài này em xin trình bày thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. - Khi mua hàng hóa, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất nhập, để tiến hành tổng hợp hàng hóa. - Nếu hàng và hóa đơn cùng về, đơn vị thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 111 Ngày 15/3/2007 Công ty TNHH STM mua thép của Công ty Kim khí Quảng Ninh, thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1561 : 250.000.000 đ Nợ TK 133 : 25.000.000 đ (ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT) Có TK 111 : 275.000.000 đ (ghi vào NKCT số 1) Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, chứng từ chi tiền ghi vào NKCT số 1 (ghi có TK 111, ghi nợ các TK) (Biểu số 8) 65
  63. - Nếu hàng và hóa đơn cùng về, đơn vị thanh toán ngay bằng TGNH, kế toán ghi: Nợ TK 156 Nợ TK 133 Có TK 112 Ngày 3/3/2007 Công ty TNHH STM mua thép của Công ty thép Posco thanh toán ngay bằng ủy nhiệm chi, kế toán ghi: Nợ TK 1561 : 589.468.000 đ Nợ TK 133 : 58.946.800 đ (ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT) Có TK 112 : 648.414.800 đ (ghi vào NKCT số 2) Căn cứ vào giấy báo nợ và hóa đơn mua hàng kế toán ghi vào NKCT số 2 (ghi có TK 112, ghi nợ các TK) (Biểu số 09) - Nếu mua hàng trả chậm, kế toán ghi Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 331 Ngày 8/3/2007 Công ty TNHH STM mua 67.838 kg thép của Công ty kim khí Tp HCM chưa thanh toán tiền. Căn cứ vào hóa đơn của đơn vị bán, kế toán ghi: Nợ TK 1561 : 274.215.800đ Nợ TK 133 : 27.421.580 Có TK 331 : 301.637.380 đ (ghi vào NKCT số 5) Chi phí vận chuyển 67.838 kg thép từ Hải Phòng về Hà Nội 60 đ/kg, công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1562 : 3.700.000 đ Nợ TK 133 : 370.000 đ Có TK 111 : 4.070.000 đ (Ghi vào NKCT số 1) - Trường hợp hóa đơn về mà hàng chưa về, tại công ty không xảy ra trường ợp trên vì thực tế trong nền kinh tế thị trường đối với việc nhập 66
  64. hàng hóa phải nhanh chóng, kịp thời. Vì vậy công ty không sử dụng TK 151 "Hàng mua đang đi đường". * Nhật ký chứng từ số 1 (Ví dụ xem biểu số 8) Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 111 đối ứng nợ các TK có liên quan. Cơ sở để ghi vào NKCT số 1 là chứng từ gốc (hóa đơn, phiếu chi) Cuối tháng kế toán tiến hành khóa sổ NKCT 1, xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng nợ của các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 1 để ghi vào sổ cái. * Nhật ký chứng từ số 2 (Ví dụ xem biểu số 9) Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ các TK có liên quan. Cơ sở để ghi vào NKCT số 2 là các giấy báo nợ của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc có liên quan Cuối tháng kế toán tiến hành khóa sổ NKCT 2, xác định tổng số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ của các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 2 để ghi vào sổ cái. * Ngoài việc phản ánh trên các sổ chi tiết hàng hóa, các NKCT, các trường hợp chưa thanh toán còn được phản ánh ở các sổ chi tiết thanh toán (biểu số 10). Ví dụ: Ngày 5/3/2007 trả Công ty Kim khí Tp HCM số tiền mua hàng tháng trước bằng tiền mặt 414.714.513 đ, kế toán ghi: Nợ TK 331 : 414.714.513 đ Có TK 111 : 414.714.513 đ Cơ sở để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán là các hoá đơn bán hàng của đơn vị bán, NKCT số 1, NKCT số 2 và các chứng từ liên quan 67
  65. Biểu số 10: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Đối tượng : Chi nhánh Công ty Kim phí Tp HCM Chứng từ TK Số phát sinh Số dư Diễn giải SH NT ĐƯ Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 970.622.456 93 5/3 Trả công ty 111 414.714.513 94 8/3 Nt 111 112.284.676 43974 8/3 Mua hàng 156 274.215.800 Thuế GTGT 133 27.421.580 98 15/3 Trả chi nhánh 111 175.997.000 99 22/3 Nt 111 267.626.267 107 30/3 Nt 111 3.258.341 Cộng PS 973.880.797 301.637.380 Dư cuối kỳ 298.379.039 Dư đầu tháng: 970.622.456 đ Dư cuối tháng : 298.379.039 đ * Từ các sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán, kế toán lấy số liệu để ghi vào NKCT số 5 (Biểu số 11) * Cách ghi NKCT số 5: - Phần dư đầu tháng: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước - Phần ghi có TK 331, ghi nợ TK khác: Căn cứ vào các sổ chi tiết TK 331, cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết, lấy dòng tổng cộng có TK 331 ghi vào dòng đơn vị bán theo cột ứng tiền của NKCT số 5. - Phần theo dõi thanh toán, ghi nợ TK 331 đối ứng có ghi các TK khác: Căn cứ vào sổ chi tiết TK 331, cuối tháng kế toán lấy dòng tổng cộng nợ TK 331 để ghi vào dòng tương ứng với NKCT số 5. 68
  66. - Phần dư cuối tháng: Kế toán cũng căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với từng người bán, cuối tháng rút số dư từng người và điền vào dòng tương ứng trên NKCT số 5. Cụ thể theo dõi phải trả chi nhánh Công ty Kim khí Tp Hồ Chí Minh như sau: Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Phát sinh có - Phát sinh nợ = 970.622.456 + 301.637.380 - 973.880.797 = 298.379.039 đ 4.2. Kế toán tổng hợp xuất kho hàng hóa Hàng ngày khi xuất kho, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất kho ghi chi tiết lượng hàng xuất trong ngày. Cuối tháng, căn cứ vào số lượng hàng tồn, hàng nhập trong tháng, kế toán tiến hành tính giá bình quân của từng chủng loại hàng hóa, sau khi tính được giá bình quân, kế toán tính được trị giá vốn của hàng hóa xuất bán. - Xuất kho hàng hóa giao cho người mua hàng: Khi bán hàng hóa của công ty cho người mua hàng, kế toán theo dõi chi tiết từng chủng loại hàng hóa xuất kho để ghi vào sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Cuối tháng, kế toán tính được tổng trị giá vốn hàng hóa xuất kho trong tháng và ghi vào sổ theo định khoản: Nợ TK 632 : 5.009.191.040 đ Có TK 156 : 5.009.191.040 đ Ví dụ: Trong tháng 3/2007 Công ty TNHH STM xuất bán được 101.123,5 kg thép 6 LD. Đơn giá bình quân của thép 6 LD là 3.972,8 (tính được ở ví dụ trước). Vậy trị giá vốn thực tế thép 6 LD xuất kho trong tháng 3/2007: 101.123,5 kg x 3.972,8 đ = 401.743.440 đ * Cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hóa (vận chuyển bốc xếp) cho khối lượng hàng hóa tiêu thụ tỏng tháng theo công thức: 69
  67. Chi phí thu mua Chi phí thu mua Phân bổ chi phí + Số lượng tồn đầu kỳ phát sinh trong kỳ cho số lượng hàng = x hàng Số lượng hàng Số lượng hàng hóa xuất bán + xuất bán tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Ví dụ: Số dư đầu kỳ TK 1562 : 22.703.900 đ Chi phí vận chuyển, bốc xếp trong tháng: Số lượng: 1.240.399 kg, thành tiền: 86.827.930 đ Phân bổ chi phí cho số 22.703.900 đ + 86.827.900 = x 1.244.710 kg lượng hàng hóa xuất bán 333.881 kg + 1.240.399 kg = 86.601.700 đ Kế toán định khoản: Nợ TK 632 : 86.601.700 đ Có TK 1562 : 86.601.700 đ * Giá vốn của hàng hóa sẽ được phản ánh vào Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn hàng hóa (biểu số 12). Căn cứ vào các NKCT, kế toán số liệu để ghi vào sổ cái (biểu số 13, 14) Biểu số 13: Sổ cái TK 1561 - Giá mua hàng hóa Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối Tháng Tháng Tháng Tháng 2 Tháng 3 Cộng ứng với Nợ TK này 1 12 A 1 2 3 12 13 NKCT số 1 1.247.618.550 Ghi Có TK 111 NKCT số 2 1.589.468.000 Ghi Có TK 112 70
  68. NKCT số 5 2.154.032.100 Ghi Có TK 331 Cộng PS Nợ 4.991.118.650 Cộng PS Có 5.009.191.040 Số dư cuối Nợ 1.344.898.300 1.326.825.910 tháng Có 71
  69. Biểu số 14: Sổ cái TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hóa Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng Tháng Tháng Tháng Tháng 2 Tháng 3 Cộng với Nợ TK này 1 12 A 1 2 3 12 13 NKCT số 1 86.827.930 Ghi Có TK 111 Cộng PS Nợ 86.827.930 Cộng PS Có 86.601.700 Số dư cuối Nợ 22.703.900 22.930.130 tháng Có B. Kế toán tiêu thụ hàng hóa I. Tình hình tổ chức hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa ở Công ty TNHH STM 1. Tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hóa ở Công ty TNHH STM Để có thể hoạt động kinh doanh và tồn tại trong nền kinh tế thị trường, Công ty TNHH STM đang áp dụng nhiều hình thức bán hàng khác nhau bao gồm cả bán buôn và bán lẻ, bán công trình. Đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty thì cơ sở cho mỗi nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa ở công ty thường dựa vào các HĐKT đã ký kết hoặc đơn đặt hàng của khách hàng. Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên đơn vị mua hàng, số TK, chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hóa, thời gian và địa điểm 72
  70. giao hàng, thời hạn thanh toán. Bên bán căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán. Hiện nay, trong kinh doanh công ty luôn củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng. Vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật, do đó, công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty. để phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, Công ty TNHH STM sử dụng một số tài khoản như sau: TK 511 : Doanh thu bán hàng TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ TK 521 : Chiết khấu bán hàng TK 531 : Hàng bán bị trả lại TK 532 : Giảm giá hàng bán TK 632 : Giá vốn hàng bán TK 111 : Tiền mặt TK 112 : TGNH TK 133 : Thuế GTGT đầu vào TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra TK 156 : Hàng hóa TK 1561 : Giá mua của hàng hóa TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hóa Việc tiêu thụ hàng hóa của công ty có nhiều phương thức thanh toán khác nhau. 2. Các phương thức thanh toán tiền hàng: Hiện nay Công ty TNHH STM áp dụng các hình thức thanh toán chủ yếu: - Hình thức bán hàng thu tiền ngay: Theo hình thức này, hàng hóa được tiêu thụ đến đâu tiền thu ngay đến đó như tiền mặt, séc, ngân phiếu 73
  71. - Hình thức bán hàng chưa được thu tiền: Theo hình thức này khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền. - Hình thức bán hàng theo hợp đồng đã ký: Theo hình thức này khách hàng sẽ thanh toán tiện theo hợp đồng đã ký với công ty, áp dụng chủ yếu cho các công trình lớn. - Hình thức hàng đổi hàng: Khi đổi hàng được tiến hành thanh toán bù trừ. Hình thức này chiếm tỷ trọng nhỏ trong doanh thu của công ty. 3. Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH STM Các trường hợp được coi là tiêu thụ: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, đến thời điểm giao hàng đã ghi trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng công ty chuẩn bị hàng để giao hàng cho khách. Chứng từ giao hàng là hóa đơn GTGT (biểu số 5). Hóa đơn do kế toán lập làm 3 liên sau đó chuyển đến kế toán trưởng và thủ trưởng ký duyệt. - Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, TGNH, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 511 Có TK 333.1 Ví dụ: Hóa đơn (GTGT) số 42315 ngày 19/3/2007 (biểu số 15) xuất bán hàng cho chị Hà - Công ty Hà Minh thép 6 + 8. Số lượng: 41.000 kg thu được số tiền 180.400.000 đ, kế toán ghi: Nợ TK 111 : 180.400.000 đ Có TK 511 : 164.000.000 đ Có TK 333.1 : 16.400.000 đ 74
  72. Biểu số 15 Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2: (Giao khách hàng) BC/99-B o Ngày 19 tháng 3 năm 2007 N : 42315 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH STM Số TK: 431130000496 Địa chỉ: 73 Nguyễn Văn Trỗi, TX, Hà Nội NH TMCP Quốc tế Điện thoại: 8622459 MS: 0100509263-1 Họ tên khách hàng: Chị Hà Đơn vị: Công ty Hà Minh Địa chỉ: Lạc Trung, Thanh Xuân, Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán MS: 0100106419-1 TT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Thép 6 + 8 LD Kg 41.000 4.000 164.000.000 Cộng tiền hàng 164.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 16.400.000 Tổng cộng tiền thanh toán 180.400.000 Bằng chữ: Một trăm tám mươi triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Ngày 20/3/2007 theo Hóa đơn (GTGT) số 41316 (biểu số 16) xuất bán thép 18 LD cho Công ty xây dựng 3-4, công ty thanh toán ngay bằng TGNH, kế toán ghi: Nợ TK 112 : 143.999.790 Có TK 511 : 130.908.900 75
  73. Có TK 333.1 : 13.090.890 Biểu số 16 Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2: (Giao khách hàng) BC/99-B o Ngày 20 tháng 3 năm 2007 N : 41316 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH STM Số TK: 431130000496 Địa chỉ: 73 Nguyễn Văn Trỗi, TX, Hà Nội NH TMCP Quốc tế Điện thoại: 8622459 MS: 0100509263-1 Họ tên khách hàng: Anh Nam Đơn vị: Công ty xây dựng 3-4 Địa chỉ: Nam Thăng Long, Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán MS: 0100106419-1 TT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Thép 18 LD Kg 30.000 4363,63 130.908.900 Cộng tiền hàng 130.908.900 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 13.090.890 Tổng cộng tiền thanh toán 143.999.790 Bằng chữ: Một trăm bốn ba triệu chín trăm chín chín nghìn bảy trăm chín mươi đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 76
  74. - Xuất kho hàng hóa cho khách hàng theo HĐKT đã ký kết, kế toán phản ánh số doanh thu chưa thu được tiền như sau: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 333.1 Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 Ví dụ: Theo Hóa đơn (GTGT) số 41292 ngày 3/3/2007 (biểu số 5) xuất bán cho anh Tuấn - Công ty Licogi 19: 105.889,2 kg thép 13 - 25. Số tiền bán hàng ghi trên hóa đơn: 508.267.417 Kế toán phản ánh số doanh thu chưa thanh toán qua bút toán: Nợ TK 131 : 508.267.417 Có TK 511 : 462.061.289 Có TK 333.1 : 46.206.128 Đồng thời với việc phản ánh doanh thu kế toán sẽ tiến hành phản ánh giá vốn theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 156 Ví dụ: Cuối tháng kế toán tổng hợp được trị giá vốn của toàn bộ số hàng hóa xuất kho trong tháng 3/2007 (theo bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn trong tháng 3/2007 kế toán ghi): Nợ TK 632: 5.009.191.040 Có TK: 5.009.191.040 Tổng hợp được chi phí thu mua hàng hóa phân bổ cho số lượng hàng hóa xuất bán tháng 3/2007: Nợ TK 632 : 86.601.700 Có TK 156.2: 86.601.700 77
  75. Biểu số 17 Sổ cái TK 632 - Giá vốn hàng bán Ghi Có các TK đối Tháng Tháng Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng ứng với Nợ TK này 12 A 1 2 3 12 13 Ghi Có TK 911 5.095.792.740 Cộng PS Nợ 5.095.792.740 Cộng PS Có 5.095.792.740 4. Kế toán giảm giá hàng hóa Trong nhiều trường hợp vì có những khách mua hàng với khối lượng lớn, tính theo một tỉ lệ nào đó trên giá bán, Công ty thực hiện việc bớt giá cho người mua ngay sau lần mua hàng. Kế toán phản ánh số tiền giảm giá theo định khoản: Nếu khách hàng đã thanh toán tiền mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 532 Có TK 111, 112 Nếu khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 532 Có TK 131 Cuối tháng kế toán chuyển giảm giá hàng bán theo định khoản: Nợ TK 511 Có TK 532 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt số 50 ngày 28/3/2207 (biểu số 18) về số tiền giảm giá hàng bán cho chị Hà là: 1.800.000 đ, kế toán ghi: Nợ TK 532 : 1.800.000 Có TK 111 : 1.800.000 Cuối tháng kết chuyển giảm giá hàng bán, ghi: Nợ TK 511 : 1.800.000 Có TK 532 : 1.800.000 78
  76. Công ty không có chiết khấu bán hàng và hàng bán bị trả lại. Biểu số 18 Đơn vị: Phiếu chi Quyển số : 05 Công ty TNHH STM Ngày 28 tháng 3 năm Số : 50 2007 Nợ : 532 Có : 111 Họ tên người nhận tiền : Chị Hà Địa chỉ : Công ty TNHH Hà Minh Lý do nhận: Thanh toán số tiền giảm giá hàng bán Số tiền : 1.800.000 đ Bằng chữ: Một triệu tám trăm nghìn đồng. Kèm theo Thủ trưởng Kế toán Người lập Người nhận Thủ quỹ trưởng phiếu * Căn cứ vào các nghiệp vụ kế toán phát sinh về tiêu thụ hàng hóa, Công ty TNHH STM đã sử dụng các loại sổ sách khác nhau để theo dõi, quản lý việc tiêu thụ hàng hóa như: - Báo cáo bán hàng - Sổ theo dõi tiêu thụ - Phiếu nộp tiền, phiếu thu, phiếu chi - Sổ chi tiết TK 131 - Bảng kê số 11 - Sổ cái TK 511, 632 * Sổ chi tiết tiêu thụ (biểu số 19) - Cơ sở lập sổ chi tiết tiêu thụ: Căn cứ vào các chứng từ hóa đơn (GTGT) - Phương pháp lập: 79
  77. + Cột hóa đơn ngày: Ghi theo số thứ tự theo hóa đơn, ngày ghi trên hóa đơn. + Cột họ tên khách hàng: Ghi tên của từng khách hàng tương ứng với từng hóa đơn. + Cột hàng hóa: Được chia làm 3 phần theo tiêu thức số lượng, đơn giá, thành tiền. + Cột TK 511: Ghi số tiền thanh toán trên từng hóa đơn. + Cột TK 111: Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt thì ghi vào cột này tương ứng với số tiền đã trả. + Cột TK 131: Ghi số tiền khách hàng chưa thanh toán + Cột TK 112: Ghi số tiền khách hàng trả bằng TGNH. * Để theo dõi quá trình vận động của tiền hàng, kế toán phải quản lý chặt chẽ việc thanh toán và thu hồi tiền bán hàng. - Trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt kế toán lập phiếu thu tiền mặt: Biểu số 20: Đơn vị: Phiếu thu Quyển số : 08 Công ty TNHH STM Ngày 20 tháng 3 năm Số : 432 2007 Nợ : 111 Có : 511 + 3331 Họ tên người nộp tiền : Chị Hà Địa chỉ : Công ty TNHH Hà Minh Lý do nhận: Thanh toán tiền mua hàng theo hóa đơn số 41315 ngày 19/3/2007 Số tiền : 180.400.000 Bằng chữ: Một trăm tám mươi triệu bốn trăm nghìn đồng. Kèm theo Thủ trưởng Kế toán Người lập Người nộp Thủ quỹ 80
  78. trưởng phiếu 81
  79. - Từ phiếu thu, kế toán định khoản: Nợ TK 111: 180.400.000 đ Có TK 511 : 164.000.000 đ Có TK 3331: 16.400.000 đ - Từ phát sinh trên kế toán vào Bảng kê số 1 Biểu số 21: Bảng kê số 1 Ghi Nợ TK 111, ghi Có các TK Số dư TT Ngày Cộng Nợ 112 511 3331 311 cuối TK 111 ngày 1 1/3 51.787.270 5.178.727 56.965.997 2 7/3 255.100.000 25.510.000 280.610.000 3 20/3 164.000.000 16.400.000 180.400.000 4 21/3 350.000.000 350.000.000 5 29/3 253.850.000 25.385.000 300.000.000 579.235.000 Cộng 443.530.000 2.243.881.780 224.388.178 - Trường hợp khách hàng thanh toán bằng TGNH, kế toán vào Bảng kê số 2. Biểu số 22 Bảng kê số 2 Ghi Nợ TK 112, ghi Có các TK Số dư TT Ngày Cộng Nợ 111 511 3331 311 cuối TK 112 ngày 1 3/3 20.000.000 2.000.000 22.000.000 2 9/3 45.091.419 4.509.141 49.600.560 3 20/3 200.000.000 130.908.900 13.090.890 4 21/3 140.000.000 67.285.000 207.285.000 5 24/3 569.807.930 569.807.930 Cộng 470.000.000 458.207.419 45.820.741 647.092.930 82
  80. - Trường hợp khách hàng ký nhận nợ, kế toán sẽ mở chi tiết công nợ TK 131 theo từng khách hàng để theo dõi. * Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người mua: Để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, công ty mở sổ theo dõi chi tiết TK 131 để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng như sau: - Cơ sở số liệu: Căn cứ vào chứng từ hóa đơn (GTGT) các hợp đồng kinh tế. - Phương pháp lập: Để tiện cho việc theo dõi, đối với những khách hàng có quan hệ thường xuyên với công ty, kế toán mở riêng cho mỗi khách hàng một quyển sổ. Đối với những khách hàng có quan hệ không thường xuyên với công ty thì mở cho nhiều khách hàng trên một quyển sổ. + Cột số liệu, ngày tháng: Ghi số hóa đơn và ngày tháng xuất. + Cột diễn giải: Ghi tên, số lượng đơn giá từng chủng loại hàng. + Cột TK đối ứng: Ghi phần đối ứng với nợ TK 131, có TK liên quan + Cột số phát sinh: Phát sinh nợ: Căn cứ vào sổ theo dõi tiêu thụ, kế toán tập hợp số tiền của khách hàng ghi vào cột tương ứng cho thích hợp. Phát sinh có: Căn cứ vào số tiền khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt, TGNH, vật tư hàng hóa để ghi. + Cột số dư: Số dư nợ: Bằng dư nợ đầu kỳ + Phát sinh nợ trong kỳ - phát sinh có trong kỳ. Số dư có: Bằng dư có đầu kỳ + Phát sinh có trong kỳ - phát sinh nợ trong kỳ. 83
  81. Biểu số 23 Chi tiết công nợ TK 131 Tháng 3/2000 Đơn vị: Công ty Licogi 19 Chứng từ TK Số phát sinh Số dư Diễn giải SH NT ĐƯ Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 1.064.724.068 41291 2/3 Thép 25 511 89.041.170 Thuế 3331 8.904.117 41292 3/3 Thép 13 - 25 511 462.061.289 Thuế 3331 46.206.128 41298 5/3 Thép 13 - 19 511 147.656.511 Thuế 3331 14.765.651 24/3 Thanh toán 112 569.807.930 Cộng 768.634.866 569.807.930 Dư cuối kỳ 1.263.551.004 Dư đầu tháng: 1.064.724.068 Dư cuối tháng: 1.263.551.004 Cuối tháng kế toán tổng hợp từ sổ chi tiết công nợ ghi vào bảng kê số 11. * Bảng kê số 11 (biểu số 24) - Cơ sở dữ liệu: Cuối tháng kế toán tổng hợp từ sổ chi tiết TK 131 để ghi vào bảng kê số 11. Bảng kê số 11 phản ánh số phát sinh bên nợ, bên có TK đối ứng có hoặc nợ các TK liên quan. - Phương pháp lập: + Cột tên và địa chỉ người mua: Kế toán lấy tên và địa chỉ từ các sổ chi tiết TK 131 + Phần dư đầu tháng: Lấy phần dư cuối tháng trước của bảng kê số 11 chuyển sang. 84
  82. + Phần ghi nợ TK 131, ghi có các TK + Phần số dư cuối tháng Kế toán đều tiến hành cộng từ sổ chi tiết TK131 của từng khách hàng tương ứng để chuyển sang. * Sổ cái TK 511 Biểu số 25 Sổ cái TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Ghi Có các TK đối Tháng Tháng Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng ứng với Nợ TK này 12 A 1 2 3 12 13 Ghi Có TK 532 1.800.000 Ghi Có TK 911 5.156.114.410 Cộng PS Nợ 5.157.914.410 Cộng PS Có 5.157.914.410 II. Xác định kết quả kinh doanh 1. Kế toán chi phí bán hàng ở Công ty TNHH STM chi phí bán hàng gồm: Chi phí quảng cáo tiếp thị, chi tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng. Các chi phí này phát sinh trong tháng thường được chi bằng tiền mặt và tập hợp vào tài khoản 641 "Chi phí bán hàng", cuối tháng được kết chuyển toàn bộ vào TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh" để xác định kết quả kinh doanh trong tháng theo định khoản: Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641 : Chi phí bán hàng Ví dụ: Trong tháng 3/2007 tổng số chi phí bán hàng tính được là: 9.600.000 đ (theo NKCT số 1). 85
  83. Số liệu này được phản ánh chi tiết trên sổ chi phí bán hàng như sau: 86
  84. Biểu số 26 Sổ chi tiết chi phí bán hàng Ghi Nợ TK 641 "Chi phí Chứng từ bán hàng" Ngày TK Tổng số CP tháng Diễn giải CP dịch Ngày ĐƯ tiền CP nhân bằng ghi sổ SH vụ mua tháng viên tiền ngoài khác Tiền lương phải 20/3 68 20/3 334 6.200.000 6.200.000 trả cho NV BH 30/3 75 30/3 Chi phí quảng cáo 111 2.500.000 2.500.000 Chi phí dịch vụ 111 900.000 900.000 khác Cộng PS 9.600.000 6.200.000 3.400.000 Ghi có TK 641 9.600.000 Căn cứ vào sổ này cuối tháng kế toán kết chuyển chi phí bán hàng theo định khoản: Nợ TK 911 : 9.600.000 Có TK 641 : 9.600.000 Số liệu này được làm căn cứ để ghi vào NKCT số 8. Toàn bộ chi phí bán hàng này được phân bổ hết cho số lượng hàng hóa tiêu thụ. 2. Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty TNHH STM gồm các khoản tiền lương nhân viên quản lý, trả lãi vay ngân hàng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí văn phòng được tập hợp vào TK 642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp". Cuối tháng kế toán kết chuyển một lần sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp 87
  85. Ví dụ: Trong tháng 3/2007 tổng chi phí quản lý doanh nghiệp là: 16.500.000đ (dựa vào NKCT số 1 - biểu số ) được phản ánh chi tiết trên sổ chi phí QLDN như sau: Biểu số 27: Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Chứng từ Ghi Nợ TK 642 "Chi phí QLDN" Ngày TK Tổng số Thuế, tháng Ngày Diễn giải CP CP mua CP bằng SH ĐƯ tiền phí, lệ ghi sổ tháng NVQL ngoài tiền khác phí Tiền lương 5/3 50 5/3 trả cán bộ 334 8.500.000 8.500.000 quản lý Điện sinh 6/3 52 6/3 111 2.450.000 2.450.000 hoạt 25/3 56 25/3 Điện thoại 111 2.225.000 2.225.000 Thuế môn 28/3 60 28/3 111 1.950.000 1.950.000 bài Các khoản phải chi 30/3 65 30/3 111 1.375.000 1.375.000 bằng tiền khác Cộng PS 16.500.000 8.500.000 1.950.000 4.675.000 1.375.000 Ghi có TK 16.500.000 642 Dựa vào sổ trên kế toán định khoản như sau: Nợ TK 642 : 16.500.000 Có TK 334 : 8.500.000 Có TK 11 : 8.000.000 Cuối tháng, số liệu này được kết chuyển một lần sang TK 911. Nợ TK 911 : 16.500.000 88
  86. Có TK 642 : 16.500.000 Biểu số 29 Sổ cái TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Ghi Có các TK đối Tháng Tháng Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng ứng với Nợ TK này 12 A 1 2 3 12 13 Ghi Có TK 632 5.095.792.740 Ghi Có TK 641 9.600.000 Ghi Có TK 642 16.500.000 Ghi Có TK 421 (4212) 34.221.670 Cộng PS Nợ 5.156.114.410 Cộng PS Có 5.156.114.410 89
  87. Phần iii Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH STM I. Nhận xét chung về công tác quản lý kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH STM Trong điều kiện mở cửa với nền kinh tế thị trường. Ban lãnh đạo công ty đã linh hoạt đưa ra nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn. Nhận thức đúng quy luật kinh tế thị trường, từ đó vận dụng sáng tạo vào thực tế, công ty đã hiểu được "Bán hàng là sức sống", cho nên trong vấn đề quản lý, bộ phận kế toán của công ty đã quan tâm thích đáng tới việc kế toán bán hàng, doanh thu bán hàng và xác định kết quả. Cùng với sự phát triển của công ty, trình độ quản lý của công ty cũng không ngừng được củng cố và nâng cao. Để tồn tại và phát triển đòi hỏi công ty phải chú trọng đến vấn đề quản lý thu mua hàng hóa, tìm nguồn hàng có mức giá hợp lý, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành hàng hóa tạo sức cạnh tranh trong tiêu thụ. Với hàng hóa công ty có một hệ thống kho được xây dựng kiên cố, chắc chắn để đảm bảo hàng hóa tránh khỏi tác động của thiên nhiên như han rỉ chống mất mát hao hụt tự nhiên. Hệ thống kho được bố trí một cách khoa học, hợp lý theo từng loại, từng nhóm, từng thứ hàng hóa tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý kiểm tra số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn của từng chủng loại hàng hóa. Ngoài ra các cửa hàng cũng có kho hàng hóa của riêng mình. Công ty đã đặc biệt coi trọng tới khâu bán hàng. Phòng kinh doanh cùng với các tổ công tác đã được mở rộng để tìm kiếm thị trường, khách hàng nhằm đẩy mạnh khối lượng hàng hóa bán ra. Cùng với phòng kinh 90
  88. doanh là các nhân viên tiếp thị tại cửa hàng ngày ngày tìm kiếm mở rộng thị trường phục vụ cho người tiêu dùng. Về công tác kế toán Kế toán hàng hóa ghi chép tình hình biến động hàng hóa được kết hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp hàng hóa. Hệ thống kế toán hàng hóa ghi chép rõ ràng đầy đủ, chính xác và hợp lý, phương pháp kế toán chi tiết thẻ song song đã mang lại hiệu quả cao trong hạch toán hàng hóa. Việc tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hóa nói riêng và công tác kế toán nói chung đã đáp ứng được yêu cầu của công ty đề ra: Đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý rõ ràng, dễ hiểu. Trong quá trình hạch toán đã hạn chế những trùng lắp trong ghi chép mà vẫn đảm bảo tính thống nhất của nguồn số liệu ban đầu. Do đó việc tổ chức công tác kế toán ở công ty là phù hợp với điều kiện một doanh nghiệp có phạm vi hoạt động rộng. Việc áp dụng các hình thức kế toán NKCT cho thấy đơn vị đã biết khai thác khả năng về chuyên môn đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán toàn công ty, giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán, giảm lao động trong phòng kế toán mà vẫn cung cấp nhanh nhất, chính xác những thông tin kinh tế phục vụ cho quản lý điều hành doanh nghiệp nói chung và tình hình tiêu thụ của công ty nói riêng. II. Nhận xét cụ thể: 1. Kế toán bán hàng - Phân loại hàng hóa: Công ty chưa lập được hệ thống mã số cho từng chủng loại hàng hóa để phòng kế toán và các phòng ban có thể sử dụng được thống nhất, tránh nhầm lẫn trong việc kết hợp quản lý hàng hóa trên máy vi tính. 91
  89. Phương pháp tính giá vốn hàng hóa xuất kho. Hiện nay công ty đang tính trị giá vốn của hàng hóa xuất kho theo phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền. Theo phương pháp này trong thang giá thành thực tế của hàng hóa xuất kho chưa được ghi sổ mà cuối tháng khi kế toán tập hợp được trị giá của hàng hóa nhập kho thì mới tính được đơn giá bình quân, khi đó mới tính được trị giá vốn của hàng hóa xuất kho, áp dụng theo phương pháp này thì việc phản ánh số tiền tồn kho hàng hóa sẽ không liên tục mà phải đến cuối tháng kế toán mới phản ánh được. Lập dự phòng giảm giá: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thực hiện nguyên tắc thận trọng trong kế toán, giữ cho rủi ro tài chính nằm trong giới hạn cho phép, có thể kiểm soát. Nhưng hiện nay công ty vẫn chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 2. Tình hình theo dõi công nợ: Công ty có rất nhiều bạn hàng, ngoài những khách hàng đến mua hàng và thanh toán ngay. Công ty còn có hàng loạt các khách hàng thường xuyên, bạn hàng quen thuộc thường đến nhận hàng trước và thanh toán sau. Chính điều này đặt cho kế toán công ty trách nhiệm rất nặng nề: Thường xuyên phải kiểm tra, theo dõi một lượng tài sản khá lớn của mình nhưng vẫn còn đang trong quy trình thanh toán. Công ty đã tìm ra và hoàn thiện các biện pháp thích hợp từ mềm dẻo đến cứng rắn để thu hồi nợ. Các biện pháp đó phải đảm bảo cả hai nguyên tắc: Lợi ích của công ty không bị vi phạm, đồng thời không bị mất bạn hàng. Cơ chế bán hàng của công ty là cơ chế mở, luôn coi "khách hàng là thượng đế". Do đó khách hàng đến mua hàng được phục vụ tận tình chu đáo. Hiện nay công ty vẫn chưa lập được dự phòng các khoản phải thu khó đòi, đây là điểm cần khắc phục. 3. Về nghiệp vụ bán hàng, xác định doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 92
  90. Xuất phát từ đặc điểm công tác bán hàng, Công ty TNHH STM đã vận dụng linh hoạt lý luận kế toán vào thực tế,đưa ra hệ thống sổ sách ghi chép quá trình bán hàng phản ánh chính xác doanh thu bán hàng. Nghiệp vụ bán hàng của công ty xảy ra từng ngày, từng giờ nhưng công ty đã làm tốt việc theo dõi tình hình thanh toán của từng hóa đơn. Đây là kết quả của quá trình làm việc cần cù có sáng tạo và trách nhiệm của bộ phận kế toán. Công ty TNHH STM đã xác định kết quả sản xuất kinh doanh (lỗ, lãi) đến từng chủng loại hàng hóa. Tập hợp đầy đủ và chính xác các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh. Nhưng hiện nay vì số chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp còn thấp nền công ty chưa áp dụng phân bổ chi phí cho số lượng hàng hóa xuất bán. Công ty chưa có các hình thức chiết khấu bán hàng để khuyến khích tiêu thụ. III. Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả ở Công ty TNHH STM Trong thời gian thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế về kế toán và xác định kết quả ở Công ty TNHH STM em nhận thấy: về cơ bản công tác kế toán đã đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ của nhà nước, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty hiện nay. Bên cạnh đó Công ty TNHH STM không tránh khỏi những tồn tại, những vấn đề chưa hoàn toàn hợp lý và chưa thật tối ưu. Sau đây em xin đưa ra một số ý kiến, giải pháp nhằm với mong muốn hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty. 1. ý kiến về bộ máy kế toán và phân công trong bộ máy kế toán Phòng kế toán của công ty gồm 6 người, với trình độ cao kinh nghiệm lâu năm thực sự là một lợi thế của công ty. Việc bố trí công việc của các thành viên trong phòng khá hợp lý. Tuy nhiên để nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán thì có thể vài năm một lần kế toán viên nên đổi phần việc của mình cho người khác. Qua đó, mỗi người sẽ có một tầm 93
  91. nhìn khái quát hơn về kế toán, hiểu sâu sắc hơn từng phần hành công việc đồng thời khi quay trở lại công việc cũ họ sẽ làm tốt hơn nữa việc làm đó sẽ tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc tránh trường hợp thực hiện trùng lặp giữa các phần hành riêng. 2. ý kiến về hoàn thiện kế toán chi tiết hàng hóa Công ty nên đặt hệ thống mã số cho từng chủng loại hàng hóa để tiện cho công tác quản lý của đơn vị, đồng thời tiện cho công tác hạch toán kế toán trên máy vi tính. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Từ những đặc điểm kinh doanh của công ty đòi hỏi phải tiến hành lập dự phòng như thế nào? Tác động về tài chính: Dự phòng giảm phần vốn lưu động thực sự nằm trong luân chuyển, dự phòng quá lớn không cần thiết sẽ làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Dự phòng quá nhỏ so với yêu cầu sẽ không đủ bù đắp thâm hụt do giảm giá, dẫn đến tình trạng mất cân bằng vốn lưu động, ảnh hưởng tới kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty nên mở TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện theo đúng các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành. Việc lập dự phòng phải tính cho từng thứ hàng hóa tồn kho nếu có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên, có thể xảy ra trong niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá trị hàng tồn kho xác định khoản giảm giá hàng tồn kho cho niên độ kế toán tiếp theo. Nợ TK 159 Có - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi được hoàn nhập vào kết quả kho khi đã tính vào CPQL doanh SXKD nghiệp 94
  92. Số dư: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán nếu có những chứng cứ chắc chắn về giá trị thực tế của hàng tồn kho thấp hơn giá trị có thể bán được trên thị trường, kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo các quy định của cơ chế tài chính hiện hành, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí QLDN Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán sau: + Trường hợp số dự phòng cần lập cho năm sau nhỏ hơn số dự phòng cần lập của năm trước, ghi: Nợ TK 159 Có TK 721 - Các khoản thu nhập bất thường + Trường hợp số dự phòng cần lập cho năm sau lớn hơn số dự phòng cần lập của năm trước, ghi: Nợ TK 642 Có TK 159 3. ý kiến về giá vốn hàng hóa: Hiện nay công ty đang tính trị giá vốn của hàng hóa xuất kho theo phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền. áp dụng theo phương pháp này thì việc phản ánh số tiền tồn kho hàng hóa sẽ không được liên tục mà phải đến cuối tháng kế toán mới phản ánh được. Vì vậy công ty nên áp dụng theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này kế toán trừ sổ chi tiết hàng hóa cũng có thể rút được số lượng h\àng tồn kho và số tiền tồn của hàng hóa. Phản ánh kịp thời chính xác tình hình luân chuyển hàng hóa của doanh nghiệp. 4. ý kiến hoàn thiện về lập dự phòng phải thu khó đòi 95
  93. Trong hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH STM có những khoản phải thu mà người nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ. Nhưng công ty vẫn chưa có kế hoạch lập dự phòng phải thu khó đòi. Vởy công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi để phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán. Cuối niên độ kế toán doanh nghiệp phải có dự kiến số nợ có khả năng khó đòi, tính trước vào chi phí kinh doanh trong kỳ hạch toán. Số tính trước này được gọi là dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Việc xác định số lập dự phòng về các khoản phải thu khó đòi và việc xử lý xóa nợ khó đòi phải theo quy định của cơ chế tài chính. Doanh nghiệp mở TK 139 để theo dõi Nợ TK 139 Có - Các khoản nợ phải thu khó đòi không - Số dự phòng các khoản phải thu thu được phải xử lý xóa nợ. khó đòi tính vào chi phí - Kết chuyển số chênh lệch về dự phòng đã lập không sử dụng còn lại đến cuối niên độ kế toán lớn hơn số phải trích lập dự phòng cho niên độ sau DC: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại vào cuối kỳ. - Căn cứ vào quy định của cơ chế tài chính, cuối niên độ kế toán, tính dự phòng các khoản phải thu khó đòi, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí QLDN Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi - Khi hoàn nhập các khoản dự phòng phải thu khó đòi theo quy định, ghi: 96
  94. Nợ TK 139 Có TK 721 - Nếu có khoản phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được, doanh nghiệp làm thủ tục xóa nợ, ghi: Nợ TK 139 Có TK 131 Có TK 138 - Phải thu khác Đồng thời ghi vào bên nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý (TK ngoài bảng). Đối với những khoản phải thu khó đòi đã xử lý xóa nợ, nếu khách hàng trả lại, khi thu tiền, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 721 Đồng thời ghi vào bên nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý (TK ngoài bảng). Khi tính số dự phòng phải thu khó đòi của niên độ sau: Trường hợp số dự phòng cần lập của niên độ sau ít hơn số dự phòng đã lập của niên độ trước thì số chênh lệch ghi: Nợ TK 139 Có TK 721 Trường hợp số dự phòng cần lập của niên độ sau nhiều hơn số dự phòng đã lập còn lại của niên độ trước thì số phải lập dự phòng bổ sung ghi: Nợ TK 642 Có TK 139 5. ý kiến hoàn thiện về kế toán bán hàng Công ty có chính sách khuyến khích khách hàng để tăng doanh thu bán hàng nhằm tăng lợi nhuận, cụ thể như giảm giá cho các khách hàng 97
  95. mua vớ số lượng lớn hay thực hiện việc chiết khấu bán hàng. Để hạch toán các nghiệp vụ này công ty phải sử dụng các tài khoản sau: Nợ TK 152 - Chiết khấu bán hàng Có TK 532 - GIảm giá hàng bán Khi phát sinh chiết khấu, giảm giá hàng bán kế toán ghi định khoản như sau: Nợ TK 521 Nợ TK 532 Có TK 131 hoặc Có TK 111, 112 Đồng thời kế toán điều chỉnh doanh thu: Nợ TK 511 hoặc 512 Có TK 531 Có TK 532 Khi nộp tiền bán hàng cho ngân hàng, hiện nay kế toán không ghi qua tài khoản 113 mà chỉ khi nhận được giấy báo có của Ngân hàng kế toán ghi thẳng sang TK 112. Chỉ đến cuối tháng, nếu ngân hàng chưa báo có kế toán mới ghi qua TK 113. Như vậy trong những thời điểm nhất định trong tháng, kế toán chưa phản ánh đầy đủ tiền vốn trong công ty. Theo em, khi nộp tiền vào ngân hàng, căn cứ vào gấy nộp tiền đã được ngân hàng ký nhận, kế toán ghi định khoản như sau: Nợ TK 113 Có TK 111 - Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 112 Có TK 113 6. ý kiến về hình thức sổ kế toán Theo chế độ kế toán hiện hành, các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán. Mỗi hình thức đều có những ưu điểm riêng 98
  96. và điều kiện áp dụng thích hợp. Qua nghiên cứu tình hình thực tế, em nhận thấy hình thức sổ kế toán NKCT mà doanh nghiệp đang áp dụng do kết hợp nhiều chỉ tiêu trên một trang sổ, một số động tác ghi chép nên mẫu sổ trở nên phức tạp và không thuận tiện cho việc áp dụng trên máy vi tính. Để thuận lợi cho việc áp dụng máy vi tính, công ty nên sử dụng hình thức nhật ký chung thay cho hình thức NKCT. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký Sổ nhật ký Sổ, thẻ đặc biệt chung kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi Ghi hàng tiết ngày Ghi cuối tháng Đ ối chiếu Bảng cân kiểm tra Báo cáo đối phát tài chính sinh Trên đây là một số phương hướng nhằm hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ hàng hóa, tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tại Công ty TNHH STM. Tuy nhiên để những phương hướng đó được thực hiện thì cần phải có những biện pháp sau: 99