Luận văn Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ

88 trang yendo 8320

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Luận văn Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

luan_van_ke_toan_nguyen_lieu_vat_lieu_va_cong_cu_dung_cu.pdf

Nội dung text: Luận văn Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ

Luận văn Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ 1
Lời mở đầu Cùng với việc chuyển đổi nền kinh tế sang cơ chế thị trường là sự ra đời của nhiều thành phần kinh tế và các loại hình doanh nghiệp như ở nước ta hiện nay. Hơn nữa với xu hướng hội nhập và trong tương lai là xóa bỏ hàng rào thuế quan, thì việc cạnh tranh gay gắt để tồn tại giữa các doanh nghiệp cũng như giữa các sản phẩm cùng loại trên thị trường là không thể tránh khỏi. Như vậy, mỗi doanh nghiệp phải tự tìm ra cho mình hướng đi phù hợp, trên cơ sở hạch toán kinh doanh độc lập tự lấy thu chi và đảm bảo thu nhập cho doanh nghiệp, đồng thời thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ Nhà nước, không ngừng nâng cao đời sống vật chất cho cán bộ, công nhân viên và phấn đấu mở rộng sản xuất kinh doanh. Để làm được điều này doanh nghiệp phải thực hiện tổng hòa nhiều biện pháp, trong đó quan trọng hàng đầu và không thể thiếu được là thực hiện quản lý kinh tế đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hạch toán kế toán là một trong những công cụ quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế, nó phản ánh và giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, từ đó có những biện pháp, quyết định kịp thời, hợp lý nhằm phát triển doanh nghiệp. Kế toán nguyên vật liệu (NVL) là một phần không thể thiếu trong toàn bộ công tác kế toán, là công cụ quan trọng phục vụ cho công tác quản lý vật liệu ở doanh nghiệp. Chất lượng công tác quản lý vật liệu ở doanh nghiệp chỉ được coi là tốt nếu kế toán vật liệu phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình biến động vật liệu ở doanh nghiệp phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. ở các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp (60% - 80% tổng chi phí) một biến động rất nhỏ về vật liệu cũng ảnh hưởng đến thu nhập, lợi nhuận của doanh nghiệp. Để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm cần phải quản lý tốt vật liệu, đòi hỏi công tác kế toán nguyên vật liệu phải được tổ chức khoa học. Chính vì vậy việc hoàn thiện công tác kế toán NLVL và CCDC ở doanh nghiệp là cấn thiết. 2
nghiên cứu đề tài thực tập tốt nghiệp "Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ", từ đó nhằm hoàn thiện hơn công tác tổ chức hạch toán vật tư tại công ty. 3
Chương I Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ 1.1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh. 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.  Khái niệm . Nguyên liệu, vật liệu: Trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ là cơ sở vật chất cấu tạo nên cơ sở vật chất của sản phẩm. . Công cụ dụng cụ: Là những tư liệu lao động không thỏa mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình. Ngoài ra những tư liệu lao động không có tính bền vững như đồ dùng bằng sành sứ, thủy tinh, giầy, dép và quần áo làm việc dù thỏa mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình nhưng vẫn coi là công cụ, dụng cụ.  Đặc điểm: . Nguyên liệu, vật liệu: + Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ. + Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu, vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. . Đặc điểm của công cụ dụng cụ: + Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ. 4
+ Khi tham gia vào quá trình sản xuất vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị hao mòn dần được dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Công cụ dụng cụ thường có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn được quản lý và hạch toán như tài sản lưu động. Yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ, xuất phát từ vai trò và đặc điểm của chúng trong quá trình sản xuất. Nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ cần được theo dõi và quản lý chặt chẽ về các mặt hiện vật và giá trị ở tất cả các khâu mua sắm, dự trữ, bảo quản và sử dụng. ở khâu mua hàng đòi hỏi phải quản lý việc thực hiện kế hoạch mua hàng về số lượng, khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại giá mua, chi phí và chi phí mua cũng như đảm bảo đúng tiến độ thời gian đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp. ở khâu bảo quản phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện đo lường cần thiết, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tránh hư hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn cho tài sản. ở khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm chấp hành tốt các định mức, dự toán chi phí nhằm tiết kiệmchi phí nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ, góp phần quan trọng để hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích lũy cho đơn vị. 1.1.2. Vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh (NLVL, CCDG). 5
1.2. Phân loại và đánh giá NLVL và CCDC. 1.2.1. Phân loại NLVL và CCDC. Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều chủng loại, mỗi NLVL và CCDC có vai trò, chức năng và các đặc tính lý, hóa khác nhau. Để tiến hành công tác quản lý và hạch toán NLVL và CCDC có hiệu quả thì cần phải phân loại NLVL và CCDC. Phân loại NLVL và CCDC là căn cứ vào các tiêu thức nhất định để chia NLVL và CCDC sử dụng trong doanh nghiệp thành từng loại từng nhóm, từng thứ. Và căn cứ vào vai trò và chức năng của NLVL, CCDC trong quá trình sản xuất, kinh doanh NLVL trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh được chia thành các loại sau: . Về nguyên liệu, vật liệu + Nguyên liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là các loại NLVL khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm. + Vật liệu phụ là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể của sản phẩm, nhưng có vai trò nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất. ( Căn cứ vào công dụng vật liệu phụ được chia thành các nhóm. - Nhóm vật liệu làm tăng chất lượng NLVL chính. - Nhóm vạt liệu làm tăng chất lượng sản phẩm. - Nhóm vật liệu đảm bảo điều kiện cho quá trình sản xuất. ) + Nhiên liệu là loại vật liệu phụ trong quá trình sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở các thể rắn, lỏng hoặc khí. + Phụ tùng thay thế là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị được dự trữ để sử dụng cho việc sửa chữa thay thế các bộ phận của TSCĐ hữu hình. + Vật liệu khác bao gồm các loại vật liệu chưa được phản ánh ở các loại vật liệu trên. 6
. Về công cụ, dụng cụ Căn cứ vào nội dung kinh tế được phân thành các loại chủ yếu sau + Dụng cụ giá lắp, đồ nghề chuyên dùng cho sản xuất. + Công cụ dụng cụ dùng cho công tác quản lý. + Quần, áo bảo hộ lao động. + Khuôn mẫu đúc sẵn. + Lán, trại tạm thời. + Các loại bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá, vật liệu. + Các loại công cụ dụng cụ khác. Trong công tác quản lý và hạch toán công cụ dụng cụ được chia làm 3i loại: + Công cụ dụng cụ. + Bao bì luân chuyển. + Đồ dùng cho thuê. 1.2.2. Đánh giá NLVL và CCDC: Nguyên tắc đánh giá NLVL và CCDC là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán hàng tồn kho (trong đó bao gồm cả NLVL và CCDC) phải được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. 7
1.2.2.1. Đánh giá NVL và CCDC theo nguyên tắc giá gốc Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. NLVL và CCDC trong DN được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau nên nội dung các yếu tố cấu thành giá gốc của NLVL và CCDC được xác định theo từng trường hợp xuất. . Giá gốc của NLVL và CCDC nhập kho. - Giá gốc của NLVL và CCDC mua ngoài nhập kho: Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp dẫn đến việc mua hàng tồn kho (Chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, bến bãi ). - Giá gốc của NLVL và CCDC tự chế biến nhập kho: Chi phí chế biến hàng tốn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như: chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. 8
- Giá gốc của NLCL và CCDC thuê ngoài gia công chế biến nhập kho: Giá gốc của NLCL và CCDC nhận góp liên doanh vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp được ghi nhận theo giá thực tế do hội động định đánh giá lại và được chấp thuận cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có). - Giá gốc của NLCL và CCDC biếu tặng. . Giá gốc của NLVL và CCDC xuất kho Do giá gốc của NLVL và CCDC nhập kho từ các nguồn nhạp khác nhau. Để tính giá gốc hàng xuất kho, kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho sau: + Phương pháp tính theo giá trị đích danh: Giá trị thực tế của NLVL và CCDC xuất kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập, áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít thứ NLVL và CCDC, có giá trị lớn và có thể nhận diện được. + Phương pháp tính theo giá nhập trước, xuất sau: Theo phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho tại thồ điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, 9
giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. + Phương pháp tính theo giá nhập sau, xuất trước: Theo phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ còn tồn kho. + Phương pháp tính theo giá bình quân gia quyền: giá trị của loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ (bình quân gia quyến cuối kỳ). Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp (bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập). Ta có: trong đó đơn giá bình quân gia quyền tính theo một trong hai phương án sau. . Phương án 1: tính theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (giá bình quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trong kỳ) 10
. Phương án 2: tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (giá bình quân liên hoàn) + Phương pháp giá hạch toán: Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất nhiều mặt hàng thường sử dụng nhiều loại, nhóm, thứ NLVL và CCDC, hoạt động nhập xuất NLVL và CCDC diễn ra thường xuyên, liên tục. Nếu áp dụng nguyên tắc tính theo giá gốc (giá trị thực tế) thì rất phức tạp, khó đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán. Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống giá hạch toán để ghi chép hàng ngày trên phiếu nhập, xuất và ghi sổ kế toán chi tiết NLVL và CCDC. Giá hạch toán là giá do kế toán của doanh nghiệp tự xây dựng, có thể là giá kế hoạch hoặc giá kế hoạch hoặc giá trị thuần có thể thực hiện được trên thị trường. Giá hạch toán được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và được sử dụng tương đối ổn định, lâu dài. Trường hợp có biến động lớn về giá cả doanh nghiệp cần xây dựng lại hệ thống giá hạch toán. 11
Kế toán tổng hợp NLVL và CCDC phải tuân thủ nguyên tắc tính theo giá trị thực tế. Cuối tháng kế toán phải xác định hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán của từng thứ (nhóm hoặc loại) NLVL và CCDC để điều chỉnh giá hạch toán xuất kho thành giá trị thực tế. Hệ số chênh lệch này được tính theo công thức: Giá trị thực tế Giá trị hạch toán Hệ số chênh lệch NLVL và CCDC = NLVL và CCDC x giá xuất kho xuất kho 1.3. Nhiệm vụ kế toán NLVL và CCDC Để phát huy vai trò, chức năng của kế toán trong công tác quản lý NLVL và CCDC trong doanh nghiệp. Kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau + Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, khối lượng phẩm chất, qui cách và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ NLVL và CCDC nhập xuất và tồn kho. + Vận dụng đúng đắn, có phương pháp hạch toán, phương pháp tính giá NLVL và CCDC nhập xuất kho. Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận phòng ban chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập xuất và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ chứng từ kế toán. + Mở các loại sổ (thẻ) kế toán chi tiết theo từng thứ NLVL và CCDC theo đúng chế độ, phương pháp qui định. 12
+ Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình dự trữ và sử dụng NLVL và CCDC theo dự toán, tiêu chuẩn, định mức chi phí và pháp hiện các trường hợp vật tư ứng đọng hoặc bị thiếu hụt, tham ô, lãng phí, xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý. + Tham gia kiểm kê và đánh giá NLVL và CCDC theo chế độ qui định của nhà nước. + Cung cấp thông tin về tình hình nhập xuất tồn kho NLVL và CCDC phục vụ công tác quản lý. Định kỳ tiến hành phân tích tình hình mua hàng, bảo quản và sử dụng NLVL và CCDC. 1.4. Thủ tục quản lý nhập – xuất kho NLVL và CCDC và các chứng từ kế toán liên quan. 1.4.1. Thủ tục nhập kho NLVL và CCDC Bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng đã ký kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến nơi, nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm và đánh giá hàng mua về các mặt số lượng, khối lượng, chất lượng, qui cách. Căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Sau đó bộ phận cung cấp hàng lập phiếu nhập kho trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho người mua hàng làm thủ tục nhập kho. Thủ kho sau khi cân, đong, đo, đếm sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập và sử dụng để phản ánh số lượng nhập và tồn của từng thứ vật tư vào thẻ kho. Trường hợp pháp hiện thừa, thiếu, sai qui cách phẩm chất, thủ kho phải báo cho bộ phập cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản. Hàng ngày và định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập kho cho kế toán vật tư làm căn cứ để ghi sổ kế toán 1.4.2. Thủ tục xuất kho NLVL và CCDC Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng vật tư và phiếu xin lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư bộ phận cung cấp vật tư viết phiếu xuất kho trình giám đốc duyệt. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu xuất. Sau đó ghi số lượng xuất của từng thứ vật tư vào thẻ kho 13
hàng ngày hoặc định kỳ, thủ kho chuyển phiếu xuất cho kế toán vật tư, kế toán tính ra hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán. 1.5. Phương pháp kế toán chi tiết NLVL và CCDC Hiện nay chế độ kế toán qui định việc hạch toán chi tiết NLVL và CCDC được thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo các phương pháp sau: + Phương pháp thẻ song song + Phương pháp số đối chiếu luân chuyển + Phương pháp sổ số dư Mỗi một phương pháp trên đều có ưu nhược điểm riêng trong việc ghi chép, phản ánh, kiểm tra đối chiếu số liệu. Kế toán căn cứ vào điều kiện cụ thể từng doanh nghiệp về quy mô, chủng loại vật tư sử dụng, trình độ và yêu cầu quản lý trình độ của nhân viên kế toán, mức độ ứng dụng tin học trong công tác kế toán NLVL và CCDC để lựa chọn và áp dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu thích hợp, phát huy hiệu quả của công tác kế toán 1.5.1. Phương pháp thẻ song song Nguyên tắc hạch toán: ở kho, thủ kho ghi chép tình hình nhập xuất – tồn trên thẻ kho về mặt số lượng. ở phòng kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn của từng thứ vật tư về mặt số lượng và giá trị. 14
Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song 1. Hàng ngày căn cư vào chứng từ nhập – xuất kho vật tư hợp pháp, hợp lệ, thủ kho tiến hành nhập xuất kho và ghi số lượng NLVL và CCDC thực nhập thực xuất vào chứng từ, sau đó ghi vào thẻ ghi và tính số tồn tại sau mỗi lần xuất nhập. Hàng ngày sau khi ghi xong vào thẻ kho, tủ kho phải chuyển những chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán có kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập. 2. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ nhập xuất kho vật tư, kế toán phải kiểm tra chứng từ kế toán, hoàn chỉnh chứng từ: ghi đơn giá, tính thành tiền phân loại chứng từ sau đó ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết. 3. Định kỳ hoặc cuối tháng kế toán chi tiết vật tư và thủ kho đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với số (thẻ) kế toán chi tiết. 4. Căn cứ vào số liệu tổng hợp từ các số (thẻ) kế toán chi tiết để lập bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn, mỗi thứ vật tư ghi một dòng sau đó tổng hợp 15
theo từng nhóm, từng loại NLVL và CCDC. Số liệu này dùng để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. + Ưu điểm: Việc ghi sổ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp về chỉ tiêu, số lượng, khối lượng ghi chép nhiều – công việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu dồn vào ngày cuối tháng, không đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán. 1.5.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Nguyên tắc hạch toán: thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn trên thẻ kho, kế toán mở rộng sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi số lượng, giá trị nhập – xuất – tồn của từng thứ NLVL và CCDC. Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 16
Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 1. Thủ kho tiến hành công việc qui định tương tự phương pháp thẻ song song. 2. Đình kỳ, kế toán mở bảng kê tổng hợp nhập, xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất của từng thứ NLVL và CCDC luân chuyển trong bảng theo chỉ tiêu trên số lượng và giá trị. 3. Căn cứ vào số tổng hợp trên bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, mỗi thứ ghi vào một dòng vào ngày cuối tháng. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở và dùng cho cả năm. 4. Cuối tháng đối chiếu số lượng NLVL và CCDC nhập, xuất, tồn của từng thứ NLVL và CCDC trên thẻ kho và sổ đối chiếu luân chuyển. 5. Đối chiếu giá trị NLVL và CCDC nhập, xuất, tồn trên sổ đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp. + Ưu điểm: giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng. + Nhược điểm: việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lập với thủ kho về mặt số lượng. Việc kiểm tra, đối chiếu chỉ tiến hành vào kỳ kế toán do đó hạn chế chức năng của kế toán. 1.5.3. Phương pháp sổ số dư. Nguyên tắc: thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép số lượng nhập - xuất – tồn và cuối kỳ phải ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho của từng thứ NLVL và CCDC vào cột số lượng trên sổ số dư. Kế toán lập bảng tổng hợp giá trị nhập – xuất – tồn kho của từng nhóm NLVL và CCDC của từng kho và ghi giá trị tồn kho cuối kỳ, của từng thứ NLVL và CCDC vào cột số tiền trên sổ số dư để có số liệu đối chiếu với bảng tổng hợp giá trị nhập – xuất – tồn kho về mặt giá trị. Sổ số dư được lập và dùng cho cả năm. 17
Trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư: 1. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho song thủ kho tập hợp và phân loại chứng từ nhập xuất phát sinh trong kỳ theo từng nhóm vật tư. 2. Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất của từng nhóm NLVL và CCDC đính kèm chứng từ gốc gửi cho kế toán vật tư. 3. Kế toán chi tiết NLVN và CCDC, khi nhận được phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất của từng nhóm NLVN và CCDC đính kèm chứng từ gốc phải kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch toán trên từng chứng từ gốc. Tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập xuất theo từng nhóm để ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất. Sau đó lập bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho của từng kho. 4. Kế toán chi tiết vật liệu cân cứ vào bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho để lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn (nếu vật tư được bảo quản ở nhiều kho). 5. Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng NLVN và CCDC vào sổ số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán. Sổ số dư do kê toán lập cho từng kho và dùng cho cả năm giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. 6. Khi nhận sổ số dư, kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư sau đó đối chiếu giá trị trên bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho hoặc bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn với sổ số dư. 18
Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư + Ưu điểm : giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày dokế toán chi tiết vật liệu ,chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật tư tránh được việc trùng lặp với thủ kho ,công việc kế toán tiếm hành đều trong thánh ,thực hiện việc kiểm ta giám sát thường xuyên của kế toán + Nhược điểm :khó phát hiện được nguyên nhâ khi đối chiếu phát hiện ra sai sót và đòi hỏi yêu cầu , trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao. 19
1.6.kế toán tổng hợp NLVL và CCDC 1.6.1.các tài khoản chủ yếu sử dụng 1.6.1.1. TK 152 - NLVL Kế toán sử dụng TK 152 – NLVL để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm các loại NLVL trong kho của doanh nghiệp Nội dung kết cấu TK 152 – NLVL . Bên nợ: + Trị giá thực tế NLVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài, gia công, chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc nhập từ các nguần khác. + Trị giá NLVL thừa phát hiện khi kiểm kê. . Bên có: + Trị giá thực tế NLVL xuất kho dùng cho sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công ché biến hoăc góp vốn liên doanh. + Trị giá NLVL trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. + Trị giá NLVL thiếu hụt phát hiện khi khiểm kê. . Số dư bên nợ: + Trị giá thực tế NLVL tồn kho cuối kỳ TK152 được mở chi tiết cho từng loại NLVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. 1.6.1.2. TK 153 – CCDC Kế toán sử dụng TK153 - CCDC để phản ánh trị giá hiện có, tình hình biến động, tăng giảm các loại CCDC trong kho của doanh nghiệp Kết cấu và nội dung TK153 – CCDC . Bên nợ 20
+ Trị giá thực tế của CCDC nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài chế biến, nhận gói vốn liên doanh. + Giá trị CCDC cho thuê nhập lai kho. . Bên có + Trị giá thực tế CCDC xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh. + Trị giá CCDC trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá. + Trị giá CCDC phát hiện thiếu khi kiểm kê. . Số dư + Trị giá thực tế CCDC tồn kho. TK153 Có 3 tài khoản cấp 2 + TK1531 – CCDC + TK1532 – bao bì luân chuyển + TK1533 - đồ dùng cho thuê 1.6.1.3. TK331 – phải trả cho người bán Kế toán sử dụng TK 331 – phải trả cho người bán: dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã kí. Tài khoản nay phản ánh tình hinh thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người thầu xây lắp chính, phụ. Kết cấu và nội dung TK 331 – phải trả người bán . Bên nợ + Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. + Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận đuợc sản phẩm, hàng hoá dịch vụ khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao. 21
+ Số tiên người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá, dịch vụ đã giao theo hợp đồng. + Chiết khấu thanh toán được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp trừ vào nợ phải trả. + Số kết chuyển về giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. . Bên có + Số tiền phải trả cho người bán vật tư hàng hoá , người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp + Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. . Số dư bên có : + Số tiền còn phải trả cho người bán , người cung cấp ,người nhận thầu xây lắp. . Số dư nợ (nếu có) + Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Tài khoản 331 – phải trả cho người bán, cần phải mở chi tiết theo từng người bán, từng khoản thanh toán, từng lần thanh toán. 1.6.2. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến NLVL và CCDC 1.6.2.1. Kế toán tổng hợp nhập kho NLVL và CCDC cho mua ngoài Kế toán tổng hợp nhập kho NLVL và CCDC do mua ngoài . Trường hợp hàng nhập kho và hoá đơn cùng về Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan + Nếu mua hàng trong nước 22
Nợ TK 152, TK153 (giá mua thực tế) Nợ TK 1331- thuế gtgt được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331 (tổng giá thanh toán) + Nếu mua hàng nhập khẩu Nếu NLVL và CCDC nhập khẩu dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế gtgt theo phương pháp khấu trừ thuế. Kế toán phản ánh giá trị NLVL và CCDC nhập khẩu, bao gồm tổng số tiền phải thanh toán cho người bán, thuế nhập khẩu phải nộp, chi phí thu mua vận chuyển. Nợ TK 152, 153 - (theo giá thực tế) Có TK 111, 112, 331 Có TK 3333 - thuế xuất nhập khẩu Có TK 151- doanh thu hoạt động tài chính (chênh lệch tỷ giá tăng) Nếu chênh lệch tỷ giá ghi sổ kế toán lớn hơn tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế thì số chênh lệch tỷ giá giảm được ghi vào bên nợ TK 635, chi phí tài chính. Thuế gtgt đầu vào được khấu trừ của vật tư hàng hoá và thuế gtgt hàng nhập khẩu. Nợ TK 133 (1331 – Thuế gtgt được khấu trừ của vật tư hàng hoá) Có TK 333 (33312 – Thuế gtgt hàng nhập khẩu) Nếu NLVL và CCDC nhập khẩu dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế gtgt hoặc chịu thuế gtgt theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng vào hoạt động sự nghiệp, chương trình dự án, văn hóa được trang trải bằng nguồn kinh phí khác thì thuế gtgt phải nộp của hàng nhập khẩu được tính bằng giá trị NLVL và CCDC. 23
Nợ TK 152, 153 - theo giá thực tế Có TK 111, 112, 331 - số tiền đã trả, phải trả và chi phí thu mua. Có TK 333 - thuế và các khoản phải nộp nhà nước. Có TK 515 – doanh thu hoạt động tài chính (chênh lệch tỷ giá tăng). Nếu chênh lệch tỷ giá ghi sổ kế toán lớn hơn tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế thì số chênh lệch tỷ giá giảm được ghi vào bên nợ TK 635–chi phí tài chính.  Chú ý: + Doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại do mua khối lượng lớn hoặc được giảm giá hàng mua do hàng sai qui cách, kém chất lượng hoặc trả lại hàng đã mua do người bán ghi. Nợ TK 331-trừ vào nợ phải trả (nếu chưa trả tiền người bán) Nợ TK 111, 112 – số tiền được trả lại (nếu đã trả tiền cho người bán) Nợ TK 138 (1388) – số tiền được người bán chấp nhận. Có TK 153, 152 - (số giảm giá hàng mua được hưởng hoặc số hàng mua trả lại theo giá không có thuế) Có TK 1331 - (Tgtgt đầu vào tương ứng với số được giảm hoặc hàng mua trả lại nếu có) + Doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán do thanh toán tiền hàng trước hạn, không được ghi giảm giá hàng mua, được ghi nhận là doạnh thu hoạt động tài chính. Kế toán ghi Nợ TK 331-trừ vào nợ phải trả (nếu chưa trả tiền người bán) Nợ TK 111, 112 – số tiền được trả lại (nếu đã trả tiền cho người bán) Nợ tk 138 (1388) – số tiền được người bán chấp nhận. 24
Có TK 515 – doanh thu hoạt động tài chính (chiết khấu thanh toán được hưởng) Trường hợp hàng về nhập kho nhưng chưa có hóa đơn Trường hợp hàng về nhập kho nhưng chưa có hoá đơn, kế toán không ghi sổ ngay mà lưu phiếu nhập vào hồ sơ “hàng về chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng nhận được hóa đơn, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập ghi sổ như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về. Nếu đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hóa đơn, kế toán tạm tính giá để ghi sổ kế toán. Nợ TK 152, 153 – giá tạm tính Có TK 331 – phải trả cho người bán Sang tháng sau khi nhận được hóa đơn, kế toán tiến hành điều chỉnh lại sổ kế toán theo một trong hai cách. . Cách 1: xoá giá tạm tính đã ghi sổ tháng trước bằng bút toán đỏ, sau đó ghi sổ theo giá thực tế bằng mực thường . Cách 2: điều chỉnh sổ kế toán theo số chênh lệch theo số đã ghi sổ kế toán theo giá tạm tính và giá mua ghi trên hóa đơn. + Nếu giá tạm tính lớn hơn giá mua ghi trên hoá đơn Nợ TK153 Nợ TK 1331 Có TK 331 + Nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá mua ghi trên hoá đơn Nợ TK 153 Nợ TK 1331 Có TK 331 Một số trường hợp nhập khác 25
+ Nhập NLVL và CCDC tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 152, 153 - theo giá thực tế Có TK 154 – giá thực tế VL tự sản xuất hoặc thuê ngoài + Tăng NLVL và CCDC do nhận góp vốn liên doanh Nợ TK 152, 153 - theo giá thực tế Có TK 128, 222 – giá thực tế + Tăng NLVL và CCDC do sản xuất dùng không hết, thu hồi nhập kho Nợ TK 152, 153 Có TK 621, 627, 641 + Tăng CCDC do kiểm kê phát hiện thừa Nợ TK 152, 153 – giá thực tế Có TK 624 – số thừa trong định mức Có TK 338 (3381) – thừa ngoài định mức chờ xử lý + Tăng do đánh giá lại Nợ TK 152, 153 – phần chênh lệch Có TK 412 - đánh giá lại tài sản Kế toán tổng hợp xuất kho NLVL và CCDC + Xuất VL dùng cho sản xuất kinh doanh, căn cứ vào giá trị thực tế VL xuất kho. Nợ TK 611, 627, 642 Có TK 152 – giá thực tế VL xuất dùng + Xuất VL tự chế hoặc thuê ngoài chế biến Nợ TK 154 Có TK 152 + Xuất VL vốn liên doanh 26
- Nếu giá vốn góp liên doanh đánh giá nhỏ hơn giá thực tế VL xuất kho, phần chênh lệch ghi có TK 412. Nợ TK 128, 222 Nợ TK 152 Có TK 412 - Nếu giá vốn góp liên doanh đánh giá lớn hơn giá thực tế VL xuất kho, phần chênh lệch ghi có TK 412. Nợ TK 128, 222 Nợ TK 412 Có TK 152 + Xuất VL cho vay tạm thời Nợ TK 138 (1388) Nợ TK 136 (1368) Có TK 152 + Xuất VL bán trả lương, trả thưởng, biếu, tặng Nợ TK 632 Có TK 152 + Xuất VL do kiểm kê phát hiện thừa Nợ TK 642 Nợ TK 138 (1381) Có TK 152 + Đánh giá giảm NLVL theo qui định nhà nước Nợ TK 412 – chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 152 27
Sơ đồ kế toán tổng hợp NLVL theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 111, 112, TK 152 TK 621 141, 331 Mua ngoài vật liệu Xuất chế tạo sản phẩm TK 133 TK 151 TK 627,641,642 Hàng đi đường nhập kho Xuất cho SXC, cho bỏn hàng, QLDN TK 411 TK 128, 222 Gúp vốn liờn doanh Nhận cấp phỏt, Nhận góp vốn liên doanh TK 154 TK 154 VL thuê ngoài chế biến, Xuất VL tự chế tự chế nhập kho hay thuờ ngoài chế biến TK 128, 222 TK 632 Nhận lại vốn gúp liờn Xuất bán trả doanh lương, thưởng tặng biếu TK 632, TK 632, 138, 338(3381) 334 Phỏt hiện thừa khi kiểm kờ Phỏt hiện thiếu khi kiểm kờ TK 711 TK 412 VL được tặng thưởng, viện trợ Đánh giá giảm VL Đánh giá tăng VL 29
ơ đồ kế toán tổng hợp CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111, 112, 141, TK 153 TK 331 627,641,642 Mua ngoài CCDC Xuất CCDC loại phõn bố 1lần TK 133 TK 142, 242 TK 151 Xuất dựng CCDC phõn bổ dần Hàng đi đường nhập kho loại phõn bổ dần vào chi phí TK 411 TK 154 Nhận cấp phỏt, gúp vốn CCDC thuờ ngoài tự chế xuất kho TK 171 TK 128, 222 Nhận viện trợ, biếu tặng Xuất CCDC gúp vốn liờn doanh TK 154 TK 632 CCDC thuờ ngoài, Xuất CCDC bán, trả lương, tự chế nhập kho tải thưởng, biếu tặng TK 128, 222 TK 1381, 334 Nhận lại vốn gúp liờn Kiểm kờ phỏt hiện thiếu doanh TK 412 Đánh giá giảm CCDC Đánh giá tăng CCDC 30
Sơ đồ kế toán tổng hợp NLVL , CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ (thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ) TK 151, 152, TK611 TK 151, 152, 153 153 Giỏ trị NLVL, CCDC Giỏ trị NLVL, CCDC tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ TK111,112, TK111, 112, 331 331 Giỏ trị VL, CCDC mua Giảm giá được h ưởng hàng vào Tr ả lại TK 133 TK 133 Thu ế GTGT TK411 TK 138, 334, 632 Nhận gúp vốn liờn doanh Giỏ trị thiếu hụt mất mỏt cấp phỏt TK 412 TK 621, 627, 641 Đánh giá tăng VL, CCDC Giỏ trị VL, CCDC nhỏ xuất dựng TK 711 TK 141 (1421) 242 Nhận viện trợ, tăng thưởng Giỏ trị CCDC Xu ất dựng lớn vàoPhõn CFSXKD bổ dần 31
Chơng II Thực tế công tác Kế toán tại công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG 2.1 – Một số đặc điểm ở công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG: Công ty cổ phần đầu t xây dựng anh vơng la một công ty cổ phần thuộc tổng công ty đầu t xây dựng và phát triển nhà Hai Bà Trng . Do việc chuyển đổi nền kinh tế sang cơ chế thị trờng, xu hớng hội nhận và xoá bỏ hàng dào thuế quan vì vậy mà tổng công ty đã tách ra thành công ty cổ phần . Đợc tổ chức kinh doanh theo chế độ hạch toán độc lập , có tài khoản tại ngân hàng công thơng Hai Bà Trng – Hà Nội. - Tên gọi chính thức : công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG. - Tên đăng ký kinh doanh : công ty CPĐTXD ANH VƯƠNG. - Trụ sở chính : 370 Nguyễn Đình Chiểu – Hai Bà Trng – Hà Nội. - Điện thoại: 04.6610859 - Tài khoản giao dịch : 71A80013 - Phòng giao dịch ngân hàng công th- ơng Hai Bà Trng - Hà Nội 2.1.1 – Quá trình hình thành và phát triển: Công ty CPĐTXD ANH VƯƠNG có tiền thân là xởng số 4 thuộc tổng công ty đầu t xây dựng và phát triển nhà Hai Bà Trng .Công ty cổ pần đơc thanh lập ngày 28/09/1995 theo quyết định của tổng công ty công ty có nhiệm vụ sửa chữa, bảo dỡng và đại tu máy nén khí, ôtô, máy ép cọc bê tông , máy điểm hoá và sản xuất bu lông ốc vít, dụng cụ cầm tay, ván cốt pha , khung cửa phục vụ cho việc xây dựng của tổng công ty. 25 năm qua, công ty đã trải qua nhiều biến đổi và thử thách , song bằng sự nỗ lực , phấn đấu không ngừng của cán bộ công nhân viên, công ty ngày càng phát trỉên vững mạnh. Từ chỗ cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc hậu , 32
cán bộ kỹ thuật còn ít, máy móc thiết bị cũ kỹ thiếu đồng bộ. Đến nay công ty đã có một đội ngũ công nhân lành nghề, cán bộ kỹ thuật giỏi và có kinh nghiệm , cơ sở vật chất đủ mạnh giúp công ty có thể khẳng định vị trí của mình trong tổng công ty và trên thị trờng . Nhìn vào quá trình hình thành và phát trỉên của công ty ta thấy có thể chia thành ba thời kỳ với các nhiệm vụ sản xuất nh sau: - Thời kỳ mới thành lập (1970 –1980): + Đi nên từ một xởng sửa chữa ngày đầu thành lập chỉ có 19 cán bộ công nhân viên đợc trang bị một máy tiện cũ của Anh, một máy phay Trung Quốc một bể lò rèn. Các nhiệm vụ của xởng lúc đó chỉ phục vụ cho việc xửa cha một xố dụng cụ thô sơ . + Trong những năm tháng làm viêc không biết mệt mỏi của cán bộ công nhân viên với nhiệm vụ nặng nề và vất vả song trớc những khó khăn thử thách, cán bộ công nhân viên luân giữ quyết tâm và ý trí phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ và trở thành lá cờ đầu của tổng công ty. Do yêu cầu ngành là xây dựng nên phân xơng luôn luôn đơc đổi mới ,ở thời kỳ này xởng đã thành lập thêm 02 đội sửa chữa và sẳn xuất , 5 phòng ban nghiệp vụ quản lý và đợc gọi là xí nghiệp số 4. Do hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đ- ợc giao nên xởng luôn đợc khen thởng , dành danh hiệu đơn vị quyết thắng và luôn là lá cơd đầu của công ty. - Thời kỳ 1980 – 1994: + Thời kỳ này : do xí nghiệp luân luân là lá cơ đầu của công ty và do sự phát triển của đât nớc cùng với sự lớn mạnh của công ty, xí nghiệp số 4 đã trởng thành cả về số lợng và chất lợng, ở thời kỳ này xí nghiệp có 6 phòng ban, 4 phân xởng, 3 đội trực thuộc. Cùng một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ tay nghề vững vàng trong đó 21 % đợc trang bị gần 200 đầu thiết bị. 33
+ Ngày 15 tháng 5 năm 1994 đợc phép của tổng công ty với quyết số 529 xí nghiệp số 4 đợc đổi tên thành “Công ty xây lắp sửa chữa cơ khí công trình số 4”. + Thời kỳ này công ty luôn hoàn thành tốt mọi khối lợng công việc tơng đối lớn mà tổng công ty giao cho . Tuy nhiên do tính chất nhiệm vụ sản xuất của công ty lúc này chủ yếu vẫn là sản xuất sửa chữa phục vụ cho viêc xây dng của tổng công ty, nên các sản phảm của công ty cha đợc đa dạng và phù hợp với nhu cầu của thị trờng - Thời kỳ 1995 tới nay : + Do yêu cầu đổi mới và sắp xêp lại các thành viên trong công ty ,nên tổng công ty quyết định đa xí nghiệp số 2 và xí nghiệp số 3 vào công ty xây lắp xửa chữa cơ khí công trình số 4. Từ ngày 30 tháng 7 năm 1995 công ty công ty đợc mở rộng . - Ngày 28-9-1995 công ty xây lắp xửa chữa cơ kí công trính số 4 đớc đổi tên thành công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG chính thức đi vào hoạt động , có giấy phép hoạt động kinh doanh số 109166 do Sở Kế hoạch và vật t cấp, trụ sở chính tại 370 Nguyễn Đình Chiểu. - Với khó khăn chung của nền kinh tế nớc ta nh vốn, công nghệ , trình độ tay nghề công nhân ,sự cạnh tranh về giá cả chất lợng sản phẩm. Do tính chất yêu cầu trong vấn đề tổ chức bộ máy hoạt động , sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi phải kịp thời nhạy bén để sản xuất , kinh doanh có hiệu quả. Mặc dù số công nhân còn ít nhng công ty vẫn bảo đảm số lợng sản phẩm và nhiệm vụ đợc giao, năng suất lao động của công nhân hiện nay có thể sánh bằng 4 lần so với thời kỳ trớc đây thế mạnh này đã giúp công ty đứng vững trên thị trờng - Có thể khẳng định đây là thời kỳ phát triển của công ty , các sản phẩm của công ty đã đợc tổng công ty tuyên dơng và đáng mừng hơn nữa là các sản phẩm của công ty đợc chấp nhận trên thị trờng . Hiện nay công 34
ty đã áp dụng chế độ hạch toán kinh doanh độc lập, tự lấy bù chi, từ năm 1996 đến nay công ty luôn thực hiện hoàn thành Kế hoạch sản xuất đề ra và đạt doanh thu khá cao. Đây là bớc khẳng định đáng kể vị trí của công ty trong khối Doanh nghiệp sản xuất nói chung. - Hơn 25 năm xây dựng và trởng thành, với nghị lực , tính sáng tạo và sự năng động , dám nghĩ, dám làm, có trách nhiệm cao của ban Giám đốc cũng nh đội ngũ cán bộ, công nhân viên công ty đã nhanh chóng phát triển và vững mạnh, nâng cao vị trí của công ty lên ngang tầm với các công ty khác ngoài tổng công ty và đáp ứng với yêu cầu trong cơ chế mới. - Dới đây là một số chỉ tiêu về quy mô và chất lợng mà công ty đã đạt đ- ợc trong những năm qua . TT Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Doanh thu bán hàng 6.400.247.529 17603996317 19005017053 + Doanh thu SPQP 12154825212 + Doanh thu HXK 15348183086 2 Doanh thu thuần 6400247529 17603996317 19005017053 3 Lợi nhuận gộp 276991878 2922487085 3012343243 4 Doanh thu hoạt động 71043285 32946263 15004228 TC 5 Thu nhập khác 19194400 307050950 6 Lợi nhuận khác 16692000 27936450 7 Tổng lợi nhuận trớc thuế 225418872 1195527389 897254552 8 Thuế thu nhập DN 63451783 387358468 287121456 9 LN sau thuế 161907089 808168935 610133096 10 Tổng số lao động (ngời) 267 297 307 35
11 Thu nhập bình quân 950000 1050000 1120000 Nhận xét: - Chỉ tiêu doanh thu: Doanh thu năm 2002 là 6400247529 đến năm 2003 đã đạt tới 17603996317 gấp 2,75 so với năm 2002 có thể nói đây là một chỉ tiêu tốt doanh nghiệp cần phát huy. Đến năm 2004 doanh thu đạt 19005017053 ,doanh thu tiêp tục tăng nhng tốc độ chậm hơn chỉ đạt 1,08 so với năm 2003. Nhìn chung doanh thu có xu hớng tăng nhanh từ 2002 – 2003 và tăng chậm hơn từ năm 2003- 2004. - Chỉ tiêu lợi nhuận gộp, có xu hớng tăng dần theo thời gian từ năm 2002 .2003.2004. - Chỉ tiêu tổng lợi nhuận trớc thuế tăng từ năm 2002 –2003 và có xu h- ớng giảm từ năm 2003-2004 để có Kế t quả khả quan hơn. - Nhìn chung ta thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty có xu h- ớng ngày càng tăng. Sản lợng tiêu thụ năm 2004 tăng so với năm 2003 là 1.401.020.736 đó là một con số đáng mừng phản ánh sự cố gắng của toàn công ty trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt hiện nay. 2.1.2 – Cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh: - Hình thức quản lý của công ty cổ phần đầu t xây dựng anh vơng hệ thống : công ty cổ phần đầu t xây dựng anh vơng là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập ,công ty tổ chức quản lý theo mô hình một cấp ,ban giám đốc lãnh đaọ chỉ đạo trực tiếp tới từng phân xởng , công ty biên chế một số cán bộ kinh tế kỹ thuật phân xởng các phòng ban chức năng đợc tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh , chịu sự chỉ đạo trực tiếp và giúp việc cho ban giám đốc, đảm bảo cho hoạt động của công ty đợc thông suốt. - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và trách nhiệm các phòng ban ở công ty cổ phần đầu t xây dựng anh vơng. 36
* Ban giám đốc: + Giám đốc công ty là ngời đứng đầu bộ máy công ty chịu toàn bộ trách nhiệm đối với Nhà nớc về hoạt động công ty của mình, đồng thời điều hành toàn bộ hoạt động công ty của mình. + Phó gíam đốc điều hành : Có trách nhiệm trợ lý cho Giám đốc về việc giám sát hoạt động sản xuất của công ty . + Phó giám đốc chính trị , Kiêm bí th đảng uỷ : Có trách nhiệm phụ trách công tác chính trị của công ty. + Các phòng ban : Đứng đầu là trởng phòng, có trách nhiệm điều hành phòng ban của mình và chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc về hoạt động của mình, sau trởng phòng là phó phòng và các nhân viên, bao gồm các phòng sau: + Phòng Kế hoạch sản xuất : Trởng phòng kế hoạch có nhiệm vụ tổ chức điều hành thực hiện hoàn thành kế hoạch sản xuất , đôn đốc giám sát, tiến độ sản xuất của các phân xởng và tìm kiếm khách hàng . Ngoài ra phòng kế hoạch còn có nhiệm vụ nghiên cứu chế độ định mức, đơn giá lợng sản phẩm sản xuất và tính lơng cho cán bộ công nhân viên toàn công ty + Phòng tài chính: Chịu trách nhiệm về vấn đề tài chính , quản lý vốn tài sản của công ty, đồng thời thực hiện tốt công tác hạch toán kinh doanh của công ty phù hợp với chế độ Kế toán hiện hành. + Phòng kỹ thuật: Có trách nhiệm thiết Kế mẫu sản phẩm , nghiên cứu quy trình sửa chữa, chỉ đạo kỹ thuật, kiểm tra chất lợng sản phẩm hoàn thành + Ban KCS: có trách nhiệm kiểm tra chất lợng sản phẩm trong từng cung đoạn sản xuất , nghiệm thu chất lợng sẩn phẩm + Phòng vật t: Chịu trách nhiệm quản lý vật t, đảm bảo vật t cho quá trình sản xuất . 37
+ Phòng hành chính : Có trách nhiệm tổ chức nhân sự hành chính, bố trí lao động quản lý đất đai, trang thiết bị văn phòng, nhà cửa, nhà khách bếp ăn, tổ chức đón tiếp khách ăn nghỉ lại công ty. Duy trì nề nếp giờ làm việc, thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên tổ chức bảo vệ công ty an toàn tuỵêt đối. + Phòng chính trị: Có trách nhiệm tham mu cho giám đốc hớng dẫn các phòng ban, phân xởng thực hiện tố công tác đảng, chính trị , lý luận cơ sở nhằm xây dựng đơn vị vững mạnh về t tởng , về tổ chức. * Các phòng ban, chức năng của công ty phải thực hiện tốt các chức năng sau: + Chấp hành và kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu Kế hoạch, các chế độ chính sách của Nhà nớc , quy chế của tổng công ty. + Đề xuất với gíam đốc những chủ trơng, biện pháp để giải quyết những khó khăn trong sản xuất kinh doanh và tăng cờng công tác quản lý. - Các phòng ban chức năng không trực tiếp chỉ đạo các phân xởng sản xuất , nhng có nhiệm vụ theo dõi hớng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện chế độ sản xuất ở các phân xởng, giúp quản đốc phân xởng nắm bắt tình hình sản xuất . + Cấp phân xởng: Đứng đầu là quản đốc phân xởng có trách nhiệm đôn đốc , giám sát hoạt động sản xuất tại phân xởng bao gồm các phân xởng. + Phân xởng sửa chữa: Có nhiệm vụ tổ chức sửa chữa, đại tu máy, gồm các loại máy thi công công trình . Tổ chức các đội đi sửa chữa lu động và đảm bảo công tác kỹ thuật xe ,máy tại các đơn vị. cải tiến công tác trên xe ,máy công trình. + Phân xởng gỗ: Có nhiệm vụ sản xuất các sản phảm gỗ để phục vụ cho việc ghép cốt pha , khung nhà ,cửa của công trình . + Phân xởng vỏ mỏng: Có nhiệm vụ sửa chữa, sản xuất chung, vỏ các 38
loại xe , máy công trình, sản xuất các sản phẩm ống thép hớng cần khoan,téc xăng dầu . Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức Sản xuất của Công ty cổ phần đầu t xây dng ANH VƯƠNG 39
Giám đốc P. Giám đốc P.Giám đốc điều hành Chính trị Phòn Phòn Phòn Phòn Phòn Phòn Phòn g Kế g Kế g Kỹ g g g g hoạc toán thuậ KCS Vật hành Chín h t t chín h PX PX PX PX Đội Đội Đội sản sản sa vỏ cơ cơ xuất xuất vận chữa móng khí điện đá đá tải côn hoà đảo an + Phân xởng cơ điện : Kiểm tra sửa chữa phát hành toàn bộ thiết bị máy móc phục vụ sản xuất , quản lý lới điện nội bộ, phục vụ nớc sản xuất , sinh hoạt cho toàn công ty. 40
+ Đội sản Sản xuất đá hoà an: Làm nhiệm vụ sản Sản xuất đá xây dựng taị biên Hoá và làm sản phẩm kinh tế khác. + Đội sản Sản xuất đá côn đảo Công ty : Làm nhiệm vụ khai thác, sản xuất đá xây dựng. + Đội vận tải: Có nhiệm vụ vận chuyển các hàng hoá , di chuyển các dụng cụ công trinh của tổng công ty và vận chuyển hàng hoá thuê cho khách hàng. Các phòng ban, phân xởng ,các đội sản xuất có chức năng riêng song tất cả đều không ngoài mục đích tăng thu nhập , tăng doanh thu của công ty. - Sản xuất kinh doanh của công ty đạt lợi nhuận cao, hoàn thành nghĩa vụ với Nhà nớc, với tổng công ty nhằm không ngừng mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh và nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, nhằm giúp công ty đứng vững và phát triển trong cơ chế thị trờng. 2.13 – Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG. Công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG có địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh rộng và đợc tổ chức với quy mô vừa, nên áp dụng hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ Công ty tổ chức, phòng kế toán tài chính riêng, các phân xởng đội sản xuất không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có một số nhân viên kinh tế, thống kế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu thu nhập, kiểm tra tổng hợp , phân loại chứng từ phát sinh, sau đó chuyển về phòng kế toán công ty ,hạch toán ghi chép và vào sổ. Phòng tài chính – Kế toán có chức năng tổ chức thu nhập xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý và sử dụng tài sản nguồn vốn và sự vận động của nguồn vốn. Nhằm bảo đảm quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động về tài chính, Sản xuất phát từ tình hình thực tế của Công ty , từ yêu cầu của quản lý và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, biên chế nhân sự phòng tài chính kế toán gồm 5 ngời, đứng đấu là kế toán trởng – trởng phòng và đợc tổ chức nh sau: 41
Kế toán trởng Nhân Nhân Nhân Nhân Trong đó: - Kế toán trởng - Trởng phòng: Có chức năng giúp việc cho giám đốc về toàn bộ công tác tài chính và là kiểm soát viên kinh tế tài chính của Nhà nớc tại đơn vị, đồng thời chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc , chịu 42
sự kiểm tra về mặt nghiệp vụ của cơ quan tài chính cấp trên. Do đó Kế toán đảm bảo gọn nhẹ hoạt động có hiệu quả, phù hợp với trình độ sản Sản xuất kinh doanh và điều kiện hoạt động cụ thể của Công ty . Nhân viên 1: Kế toán tổng hợp kiểm kê thanh toán. Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu của Kế toán chi tiết vào sổ tổng hợp, lập báo cáo Kế toán định kỳ, báo cáo quyết toán tài chính năm và các khoản quyết toán định kỳ, báo cáo quyết toán tài chính năm và các khoản quyết toán với Ngân sách Nhà nớc . Ngoài ra, Kế toán còn theo dõi thanh toán tạm ứng, thanh toán chi tiết, Kế toán tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, thanh toán lơng, BHXH và các khoản phải trả cho công nhân viên . - Nhân viên 2: Kế toán giá thành và tiêu thụ sản phẩm có trách nhiệm tập hợp chi phí và tính giá thành tiêu thụ sản phẩm, theo dõi kho thành phẩm, sản phẩm dở dang, theo dõi chi tiết hàng hoá bán ra và thành toán với ngời mua. Cuối cùng Kế toán toán tính thuế và xác định kết quả sản xuất kinh doanh. - Nhân viên 3 : Kế toán hàng tồn kho căn cứ vào phiếu nhập – Sản xuất vật t Kế toán vật t xác định phân bổ vật liệu cho các đối tợng sử dụng, đồng thời theo dõi thanh toán với nhà cung cấp và quản lý sản xuất nhập kho vật liệu. - Nhân viên 4: Kế toán TSCĐ kiểm thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tính và phân bổ khấu hao cho các đối tợng sử dụng theo dõi vốn đầu t xây dựng cơ bản đồng thời kiêm nhiệm vụ thủ quỹ của Công ty, chịu trách nhiệm về mặt xuất quỹ. 2.1.4 - Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị: * Thị trờng và chiến lợc sản phẩm: Do đặc thù của Công ty là xây lắp sửa chữa phát hành sản xuất thiết bị cơ khí công trình nên sản phẩm chủ yếu của Công ty là :Sửa chữa các loại xe máy nh xe tải, ô tô cải tiến và sản Sản xuất hệ thuỷ lực trên xe máy công trình , sản xuất gia công các sản phẩm cơ khí và cấu kiện thép: nh phanh, vô lăng,vòng bi mũi hàn ,sản xuất các khung cánh cửa ,cánh cửa ,gỗ ván cốt pha ,phục vụ cho 43
quá trình xây dựng. Vì đây là công ty cổ phần thuộc tổng công ty đầu t xây dựng và phát triển nhà Hai Bà Trng nên sản phẩm của công ty chủ yếu là phục vụ việc xây dựng của tổng công ty.Tuy nhiên ,công ty còn sản xuất các sản phẩm để bán ra thị trờng với mục đích tăng doanh thu đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên. Qui trình công nghệ Sản phẩm của Công ty tơng đối đa dạng và với mỗi loại sản phẩm lại có quy trình công nghệ khác nhau. Trong phạm vi đề tài này, em xin trình bày quy trình chung của sản xuất sản phẩm (cụ thể là sản xuất sửa chữa xe máy công trình của phân xởng sửa chữa). Sơ đồ qui trình thực hiện sửa chữa 44
Thu về Xe máy công Lập KH sửa trình chữa Văn bản khoán Nguyên vật liệu Phân xởng sửa chữa Thay thế phụ tùng Nhập kho KCS Sửa chữa chi trình tiết 45
Khi nhận đợc xe máy công trình hỏng của tổng công ty với yêu cầu sửa chữa , phòng Kế toán và phòng kỹ thuật kết hợp kiểm tra để xác định mức hỏng, kế hoạch sửa chữa. Ban quản lý Công ty sẽ căn cứ vào khả năng của phân xởng để giao nhiệm vụ. Việc giao nhiệm vụ này đợc thực hiện trên văn bản khoán sản phẩm. Văn bản khoán sản phẩm đợc đa trực tiếp xuống các phân xởng , đội sản xuất. Nguyên vật liệu một phần Công ty cấp còn một phần phân xởng tự lo còn giờ công thì phân xởng tự bố trí cho phù hợp với văn bản khoán đợc giao. Khi chất lợng hoàn thành, phòng kỹ thuật kết hợp với ban KCS kiểm tra chất lợng sản phẩm và sản phẩm hoàn tất đợc nhập kho sau đó bàn giao lại cho tổng công ty. Việc giao khoán sản phẩm của Công ty là phù hợp với cơ chế thị trờng, là động lực thúc đẩy tăng năng suất lao động, đảm bảo chất lợng sản phẩm, là cơ sở để giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. 2.1.5- Hình thức tổ chức bộ máy Kế toán ; Công ty tổ chức bộ máy Kế toán theo hình thức tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công tác Kế toán đợc thực hiện tập trung tại phòng Kế toán của Công ty nh: Phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ định khoản Kế toán, ghi sổ Kế toán chi tiết, ghi sổ Kế toán tổng hợp, lập báo cáo Kế toán còn ở các đơn vị trực thuộc không có bộ phận Kế toán riêng mà chỉ cò nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hớng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu, thu nhâp và kiểm tra sơ bộ chứng từ, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận đó và gửi chứng từ về phòng Kế toán trung tâm của Công ty . Bộ máy tập trung này đảm bảo đợc sự lãnh đạo thống nhất của kế toán tr- ởng cũng nh sự kiểm tra chỉ đạo sâu sát của lãnh đạo công ty. Sơ đồ: Trình tự ghi sô Kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ 46
Chứng từ Gốc và các bảng phân bổ Nhật ký Thẻ và sô Kế Bảng Kê chứng từ toán chi tiết Sô cái Bảng tổng hợp Báo cáo tài chính 2.1.4.3 – Hình thức Kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG: 47
Hình thức Kế toán áp dụng tại Công ty là : “Nhật ký – chứng từ” đặc trng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại để ghi vào sổ nhật ký chứng từ và ghi vào sổ cái. Sổ nhật ký chứng từ : Là sổ Kế toán tổng hợp đợc sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo số phát sinh bên có của từng tài khoản Kế toán kết hợp với phân tích theo các tài khoản có quan hệ đối ứng với Nợ. Ưu điểm : Giảm bớt đợc khối lợng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công công tác. Nhợc điểm: Do kết hợp nhiều yêu cầu phản ánh trên sổ Kế toán vì vậy kêt cấu của sổ gồm nhiều cột và rất phức tạp. Sản xuất sổ Kế toán chi tiết vật t: Sổ Kế toán chi tiết, sổ chi tiết thành phẩm, bảng kê xuất vật t, bảng tổng hợp nhập vật t . Phơng pháp Kế toán hàng tồn kho : theo phơng pháp kê khai thờng xuyên tính VAT theo phơng pháp khấu trừ thuế. Thẻ kho Phiếu nhập Thẻ và sổ kho Kế toán Sổ chiSô Sổ tổng Số d Bảng hợp vật t chữ T Kê xuất Sơ đồ 12 : Trình độ hạch toán vật t tại Công ty Cổ PHầN ĐầU TƯ XÂY DựNG ANH VƯƠNG 48
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 2.2- Thực tế công tác Kế toán toán vật t tại Công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG 2.2.1 – Công tác phân loại vật liệu công cụ dụng cụ: Để có thể gọi đúng tên vật t, thì Kế toán vật t phải phân loại vật t thành nhiều nhóm phẩm mỗi nhóm đợc ký hiệu bằng tài khoản cấp 2 đi kèm. Khối l- ợng lớn chủng loại nhiều, mỗi loại vật t có nội dung kinh tế công dụng tính năng lý hoá khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ tổ chức hạch toán chính xác đảm bảo công việc dễ dàng không tốn nhiều công sức thì Kế toán phải tiến hành phân loại vật t theo công dụng kinh tế và phù hợp với quá trình sản xuất . Công ty tiến hành phân loại vật liệu nh sau: - Tài khoản 152- NVL - Tài khoản 1521- NVL chính - Tài khoản 1522- NVL phụ - Tài khoản 1523- Nhiên liệu 49
NVL chính bao gồm các phụ tùng, chi tiết phục vụ cho sửa chữa : Kim loại đen nh sắt, thép, tôn các loại, kim loại màu nh đồng nhôm và những phụ tùng thay thế sửa chữa khác - NVL phụ gồm que hàn, sơn , gô, các loại vật liệu khác . - Nhiên liệu gas, ô xy, đất đèn, xăng , dầu mỡ. Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết vật liệu, Công ty còn tiến hành phân loại vật liệu thành từng loại, từng nhóm, từng thứ khác nhau một cách tơng đơng đối cụ thể, rõ ràng theo một hệ thống danh điểm thống nhất đợc quy định chung. Điều này đã đem lại nhiều thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu, nhất là trong việc thực hiện công tác tin học hoá dân công tác Kế toán . Đối với CCDC tuy là những vật dụng có giá trị nhỏ nhng lại có nhiều công dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh ; CCDC ở Công ty gồm rất nhiều chủng loại rất nhiều tên gọi, số lợng nhiều. Bởi vậy thủ kho và Kế toán phải thống nhất tên gọi với nhau. Chính vì vậy mà mỗi loại công cụ dụng đợc ký hiệu bằng các Tài khoản. - Tài khoản 153- CCDC - Tài khoản 1531- CCDC dùng trong nội bộ công ty - Tài khoản 1532- CCDC phục vụ cho sản xuất 2.2.2 – Thủ tục nhập sản xuất và Kế toán chi tiết vật t: 2.2.2.1 – Thủ tục nhập xuất NLVL và CCDC , các chứng từ Kế toán có liên quan *) Thủ tục nhập NLVL và CCDC: NLVL và CCDC đều là vật t nên thủ tục nhập của chúng đều tơng tự giống nhau. Khi nhận đợc hoá đơn của ngời bán hàng hay nhân viên cung ứng gửi đến phòng Kế hoạch cung ứng kiểm tra đối chiếu với từng hợp đồng này Kế hoạch thu mua để nhận hàng hay không nhận hàng. 50
Trớc khi nhập vật t vào kho phải tiến hành kiểm nghiệm thông qua ban kiểm nghiệm kiểm tra về sô lợng, chất lợng, quy cách vật t và ghi vào( biên bản kiểm nghiệm vật t). Trên cơ sở hoá đơn giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật t phòng Kế hoạch cung ứng lập :(Phiếu nhập kho ) ,vật t thành hai bản và có đầy đủ chữ ký của ngời có liên quan. Phiếu nhập kho phải ghi rõ ràng ngày, tháng , năm nhập tên số lợng vật t theo hoá đơn chứng từ. Một bản thủ kho giữ để làm thẻ kho cuối tháng nộp cho Kế toán vật t, một bản cho Kế toán thanh toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành nhập vật t vào ghi số lợng thực nhập vật t vào kho và cùng ngời giao hàng ký tên. Nếu phát hiện thừa thiếu khi nhập kho ghi trên chứng từ, thủ kho phải báo cho phòng Kế hoạch cung ứng biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với ngời cung cấp. Việc nhập kho đợc sắp xếp, phân loại riêng biệt đúng quy định đảm bảo yêu cầu quản lý của từng loại vật t. Khi nhập kho vật t, Kế toán vật t thực hiện vào sổ theo các trình tự sau: 51
Biểu số1 Hoá đơn GTGT (Liên 2: Dùng cho khách hàng) Ngày 26 tháng 5 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty thiết bị Nguyễn Trãi Địa chỉ : Sổ TK: Điện thoại : Mã số : 0100509637881 Họ tên ngời mua : Đ/C Hoan Đơn vị : Công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG Địa chỉ: 370 Nguyễn Đình Chiểu – Hai Bà Trng – Hà Nội Hình thức thanh toán: Mã số :010017962281 Thu hàng hoá STT ĐVT Sô lợng Đơn giá Thành tiền dịch vụ A B C 1 2 3 = 1*2 1 Bệ tỳ Cái 05 190.000 950.000 2 Càng bẩy Cái 04 80.000 320.000 3 Lá Uốn Cái 05 420.000 21.000 4 Trực AU Cái 02 44.000 88.000 5 Lỗi lọc dầu nhờn Cái 02 70.000 140.000 6 Công tác pha cos Bộ 05 40.000 200.000 Cộng thành tiền hàng: 4.590.000 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 229.5000 Tổng cộng thanh toán : 4.819.500 Sô tìên viêt bằng chữ: Bốn triêu tám trăm mời chín ngàn năm trăm đồng Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 52
Hoá đơn GTGT Y: 049400 (Liên 2: Dùng cho khách hàng) Ngày 12 tháng 5 năm 2005 Đơn vị bán hàng: DN Hoàng Hà Địa chỉ : 47 Đờng Giải Phóng – Hà Nội Điện thoại : 04.8831296 Họ tên ngời mua : Đ/C Hoan Đơn vị : Công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG Địa chỉ: 370 Nguyễn Đình Chiểu – Hai Bà Trng – Hà Nội Hình thức thanh toán: Mã số :0100179622881 STT Tên hàng hoá ĐVT Sô lợng Đơn giá Thành tiền dịch vụ A B C 1 2 3 = 1*2 1 Khẩu trang Chiếc 1.000 850 850.000 Cộng thành tiền hàng: 850.000 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 42.500 Tổng cộng thành tiền : 892.500 Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm chín hai ngàn năm trăm đồng chẵn Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2 Biên bản kiểm nghiệm vật t Ngày 26 tháng 5 năm 2005 Đơn vị : Công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG 53
QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT Căn cứ vào hoá đơn 049401 ngày 26/5/2005 của Công ty thiết bị Nguyễn Trãi. Biên bản kiểm nghiệmvật t gồm 1- Ông: Nguyễn Huy Khánh - Cán bộ phòng Kế hoạch cung ứng – Trởng ban. 2- Ông: Trần Tình – KCS – Uỷ viên 3- Bà: Vũ Thị Lan – Thủ kho – Uỷ viên Đã kiểm nghiệm loại vật t sau Kết quả kiểm nghiệm Sổ l- Sổ l- Sổ l- Sổ l- Ghi Tên ợng ợng ợng ợng chú Phơng nhãn theo thực đúng không thức STT hiệu , ĐVT hoá tế quy đúng kiểm qui cách đơn kiểm cách quy tra vật t tra sản cách phẩm phẩm chất 1 Bệ tỳ Cái 05 05 05 0 2 Càng Cái 04 04 04 0 bẩy 3 Lá Uốn Cái 05 05 05 0 4 Trực AU Cái 02 02 02 0 5 Nồi lọc Cái 02 02 02 0 dầu nhờn 6 Công tác Bộ 05 05 05 0 pha cos Kết luận của ban kiểm nghiệm : Đạt tiêu chuẩn nhập kho 54
Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Biên bản kiểm nghiệm vật t Ngày 12 tháng 5 năm 2005 Đơn vị : Công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT Căn cứ vào hoá đơn 049401 ngày 12/5/2005 DN Hoàng Hà Biên bản kiểm nghiệm vật t gồm 1- Ông: Nguyễn Huy Khánh - Cán bộ phòng Kế hoạch cung ứng 2- Ông: Trần Tình – Thủ Kho – Uỷ viên 3- Bà Vũ Thị Lan - Thủ kho- Uỷ viên Đã kiểm nghiệm loại vật t sau Tên nhãn ĐVT Phơng Kết quả kiểm nghiệm TT hiệu , qui thức Số lợng Số l- Số l- Số lợng Ghi cách vật t kiểm tra theo ợng ợng không chú hoá thực đúng đúng đơn tế quy quy kiểm cách cách tra phẩm phẩm Chất chất 1 Khẩu trang 850 Đếm 1.000 1.000. 1.000 0 Kết luận của ban kiểm nghiệm : Đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) 55
Biểu số 3 Phiếu nhập kho Ngày 26 tháng 5 năm 2005 Số : 90 Tên ngời nhận: Vũ Thị Lan – Thủ kho Theo hoá đơn: 049401 ngày 26/3/2005 của Công ty thiết bị Nguyễn Trãi Nhập tại kho : VLC Ghi có Tài khoản: SL Tên hàng Giá đơn STT ĐVT Xin Thực Thành tiền Ghi chú hoá dịch vụ Vỵ nhập nhập 1 Bệ tỳ Cái 05 05 190.000 950.000 2 Càng bẩy Cái 04 04 80.000 320.000 3 Lá Uốn Cái 05 05 420.000 2.100.000 4 Trực AU Cái 02 02 44.000 880.000 5 Nồi lọc dầu Cái 02 02 70.000 140.000 nhờn 6 Công tác Bộ 05 05 40.000 200.000 pha cos Cộng thành tiền viết bằng chữ: Bốn triệu năm trăm chín mơi nghìn Kế toán trởng Ngời nhận Ngời giao Ngời lập biểu (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) 56
Phiếu nhập kho Ngày 12 tháng 5 năm 2005 Tên ngời nhận : Vũ Thị Lan – Thủ kho Theo hoá đơn : 049400 của doanh nghiệp Hoàng Hà Nhập tại kho : CCDC SL ST Tên hàng Giá Thành ĐVT Xin nhập Thực Ghi chú T hoá đơn vị tiền nhập 1 Khẩu trang Chiếc 1.000 1.000 850 850.000 Cộng thành tiền viết bằng chữ : Tám trăm năm mơi ngàn đồng Kế toán trởng Ngời nhận Ngời giao ngời lập biểu (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) 57
*) Thủ tục sản xuất NL VL và CCDC: Do tính chất đặc thù của vật t tại Công ty nên để sử dụng vật t một cách hợp lý và có hiệu quả hàng tháng phòng Kế toán cung ứng căn cứ vào Kế hoạch sản xuất sản phẩm và nhu cầu sử dụng của từng phân xởng, phòng ban. Phòng Kế hoạch cung ứng lập “Phiếu tĩnh vật t theo hạn mức”, ghi làm hai bản sau đó chuyển cho thủ kho tại bản đơn vị sử dụng một bản. Cứ mỗi lần xuất kho thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Theo định kỳ hoặc khi hết hạn mức thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh để tính ra tổng số vật t đã xuất và số hạn mức còn lại cuối tháng rồi ký vào hai bản đó xong thủ kho trả lại bản cho đơn vị lĩnh dùng, một bản chuyển cho Kế toán vật t làm căn cứ ghi sổ chi tiết vật t. 58
Với các loại vật t mà nhu cầu sử dụng trong tháng ít hay không thờng xuyên, khi phát nhu cầu sử dụng bộ phận lập “phiếu lĩnh vật t” thành 2 bản. Căn cứ vào phiếu lĩnh vật t và chữ ký phòng kế hoạch thủ kho xuất vật t và kí tên vào hai bản một bản giao cho ngời lĩnh vật t một bản thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho. Sau đó chuyển cho kế toán vật t để làm căn cứ ghi vào sổ. Biểu số 5 Phiếu xuất kho Số 80 Ngày 10 tháng 5 năm 2005 Xuất cho: Phân xởng cơ điện Dùng vào việc: phục vụ sửa chữa máy húc T100 – 246 Lĩnh tại kho: VLC TT Tên hàng hoá Đơn Số lợng Giá đơn Thành Ghi chú dịch vụ vị vị tiền Xin Thực tính xuất xuất 1 Vỏ bánh dẫn PH 02 02 150.000 300.000 Cộng thành tiền viết bằng chữ: Ba trăm nghìn đồng chẵn. Thủ kho Ngời lĩnh Phụ trách cung tiêu (ký tên) (ký tên) (ký tên) Trờng hợp khi có lệnh của giám đốc về xuất bán vật t hàng hoá , phòng thị trờng căn cứ vào thoả thuận “Hợp đồng kinh tế với khách hàng để tiến hành lập 59
hoá đơn GTGT làm 3 bản. Trởng phòng thị trờng kiểm tra ký duyệt rồi giao cho khách hàng đến kho nhận hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hay séc thì khách hàng phải đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu thu tiền vào phiếu Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiền hàng xuất giao vật liệu và cùng khách hàng ký tên vào ba liên. Liên 1: Lu ở phòng vật t Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Giao cho thủ kho Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho và liên 3 để ghi sổ lơng thực xuất vào thẻ kho rồi nộp lên cho kế toán vật t làm căn cứ ghi sổ. Khi vào sổ chi tiết vật t kế toán sẽ ghi theo phơng pháp tính giá xuất kho do công ty lựa chọn còn giá thực tế ghi trên hoá đơn là do giám đốc quyết định. Song vật t sẽ giao liên 3 cho kế toán tiêu thụ để ghi nhận doanh thu và thuế VAT trực tiếp phải nộp. Biểu số 6 Hoá đơn GTGT CY: 001968 (Liên 3 dùng để thanh toán) Ngày 29 tháng 5 năm 2005 Đơn vị bán: Công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG 60
Địa chỉ: 370 Nguyễn Đình Chiểu – Hai Bà Trng – Hà Nội STK: Điện thoại: 04.6610859 Mã số : 01004871131 Họ và tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Sơn Đơn vị: STK Hình thức thanh toán: Mã số: 010100201 TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn Số l- Đơn Thành tiền vị ợng giá tính A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Đồng vàng  45: 50 Kg 20 50.000 1.000.000 Cộng tiền hàng: 1.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 1.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.100.000 Số tiền viết bằng chữ: một triệu một trăm nghìn đồng chẵn. Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký tên) (ký tên) (ký tên) 2.2.2.2 Phơng pháp kế toán chi tiết NLVL và CCDC Do sự biến động thờng xuyên và tính đa dạng của NLVL và CCDC nên hạch toán chi tiết vật t là điều rất cần thiết. Để thuận tiện cho việc hạch toán kế toán chi tiết vật t áp dụng phơng pháp thẻ song song. Việc hạch toán chi tiết vật t ở kho và phòng kế toán đợc tiến hành nh sau: Tại kho: thủ kho tiến hành mở các thẻ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất tồn của từng thứ theo chỉ tiêu số lợng hàng ngày từ phiếu 61
nhập phiếu xuất vật t thủ kho ghi vào thẻ kho và cuối ngày tính ra sổ tồn. Thẻ kho đợc thủ kho lặp và sắp xếp ra từng loại, từng thứ vật t để tiện cho việc theo dõi quản lý và đối chiếu. Định kỳ (10 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất đợc sắp xếp theo từng nhóm cho kế toán vật t tại phòng kế toán. iểu số 7 Thẻ kho Số tờ Số thẻ: 101 Ngày lập thẻ : Danh điểm vật t: La uấn Tên vật t: Nhãn hiệu quy cách: Đơn vị tính: cái Định mức dự trữ Quý I Quý II Quý III Quý IV Tối đa Tối thiểu NT Số hiệu Trích yếu Số lợng Ghi chứng từ chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ Tháng 5/2005 04 8/5 08 Phân xởng sửa chữa 02 26/5 90 Cty thiết bị Nguyễn Trãi 05 30/5 Phân xởng sửa chữa 01 Cộng tháng 5 05 03 06 Thủ kho (Ký tên) 62
Biểu số: 8 Thẻ kho Số thẻ: Số tờ: Ngày lập thẻ: Tên vật t: Đồng vàng  Danh điểm vật t: Đơn vị tính: kg Nhãn hiệu quy cách: Định mức dự trữ Quý I Quý II Quý III Quý IV Tối đa Tối thiểu NT Số hiệu chứng từ Trích yếu Số lợng Ghi Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn chú Tồn đầu kỳ Tháng 5/2005 20 29/5 Nguyễn Văn Sơn 20 Cộng tháng 5 0 Cộng cuối kỳ Thủ kho (Ký tên) 63
Kế toán vật t sẽ ghi chỉ tiêu từng phiếu nhập, phiếu xuất theo mỗi tên gọi vật t vào trang sổ chi tiết của tên vật t từ đó theo số lợng đơn giá thành tiền vào các cột tơng ứng nhập – xuất – tồn. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật t kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lợng nhập – xuất – tồn có khớp nhau không, nếu không khớp giữa thủ kho và kế toán sẽ kiểm tra lại. 2.2.2.3 Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho NLVL và CCDC Kế toán vật t sử dụng sổ chi tiết vật t làm cơ sở để lên bảng tổng hợp nhập, bảng kê xuất vật t trên máy và máy tính sẽ tự phân loại theo từng phân x- ởng xuất dùng và tính ra tổng thực nhập, tổng thực xuất trong tháng để làm sổ số d thực chất sổ số d chữ T là số tổng nhập ở phần bên nợ chữ T và bảng phân bổ vật t ở phần bên có chữ T. Ngoài ra để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn từng kho và số tồn thẻ kho cùng với bảng tổng hợp nhập, bảng tổng hợp xuất. Song việc này diễn ra không thờng xuyên bởi vì có rất nhiều chủng loại khối lợng NLVLvà CCDC nên việc kiểm nghiệm rất tốn thời gian và công sức nên công ty chỉ thực hiện tổng kiểm kê vào cuối năm. 64
Biểu số: 14 Sổ số d TK 1521 Tháng 5/2005 ĐDT (d nợ đầu tháng): 675.227.038 TK 1521 TK111: 100.000 TK6211: TK 331: 78.766.445 TK 6212: 760.637.489 89.413.170 TK 6213: 27.220.559 TK 6214: 616.637 TK 627: 946.920  PS:  PS: 760.737.489 65 225.505.531
Biểu số: 18 Sổ số d TK 1531 Tháng 5/2005 ĐDT (d nợ đầu tháng) 5.780.000 TK 1531 TK331: 7.250.000 TK 6271: 402.000 TK 6272: 292.000 TK 6273: 42.000 TK 6274: 3.231.670 TK 642: 600.000  PS: 66  PS: 7.250.000 4.567.670
2.2.2.4 Phơng pháp tính giá NLVLvà CCDC nhập – xuất – kho áp dụng tại Công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG Đánh giá NLVLvà CCDC là thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị vật t theo những nguyên tắc nhất định nên đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu tính giá. Về nguyên tắc kế toán nhập – xuất – tồn kho vật t phải phản ánh theo đúng giá, ph- ơng pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn tới nhiệm vụ mục đích của hạch toán vật t. 2.2.2.4.1 Đối với NLVLvà CCDC nhập kho đợc tính giá nh sau: * Đối với NLVLvà CCDC mua ngoài Vật t mua ngoài ở công ty chiếm một tỷ trọng lớn nhất trong tổng số vật t nhập kho, giá thực tế của các loại vật t mà công ty sử dụng thờng xuyên biến 67
động. Sự biến động này là do giá cả thị trờng biến động mà công ty mua vật t từ nhiều nguồn khác nhau nên để thuận tiện cho việc ghi sổ hạch toán hàng ngày kế toán vật t sử dụng giá trị trên hoá đơn, nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên đối với hoá đơn giá trị gia tăng, giá thực tế của vật t đợc tách riêng phần thuế đợc khấu trừ. Hoá đơn bán hàng hông tách riêng phần thuế thì phải tính giá vật t là tổng giá thanh toán cho ngời bán hàng. Nh vậy nếu mua vật t của các đơn vị dùng hoá đơn này thì công ty bị thiệt, làm tăng chi phí vật t, phần thuế nộp cho ngời sử dụng sẽ không đợc khấu trừ. Vậy vật t mua ngoài của công ty chủ yếu là mua trong nớc ngoài ra còn có một số mua từ nớc ngoài. * Đối với vật t mua trong nớc Vật t mua ngoài nhận tại kho thì giá gốc là giá trị ghi trên hoá đơn cộng với chi phí thu mua, vận chuyển do xí nghiệp trả tiền (nếu có) và là giá cha có thuế GTGT đợc khấu trừ. VD: Hoá đơn số 049401 ngày 26/5/2005 mua sổ cái lá vấn của công ty thiết bị Nguyễn Trãi thực nhập 05 cái lá uấn giá ghi trên hoá đơn cha thuế GTGT 5% là 2.100.000. Nh vậy giá gốc ghi sổ của 05 cái lá uấn là 2.100.000 * Đối với vật t, công ty tự vận chuyển mua về nhập kho Giá thực tế vật t = giá hoá đơn cha thuế + chi phí thu mua VD: Hoá đơn 37492 ngày 15/5 mua của cửa hàng 315 Đội Cấn 95 kg đồng đỏ dẹp 0,5 x 0,8 số tiền ghi trên hoá đơn là 6.175.000 và phiếu chi số 136 ngày 15/5 thanh toán tiền vận chuyển cho ngời chở hàng về tận kho là 50.000 đ nh vậy giá thực tế ghi sổ của 95kg đồng đỏ dẹp 0,5 x 0,8 nhập kho là 6.175.000 + 50.000 = 6.225.000 * Đối với vật t nhập từ nớc ngoài nh: máy phát điện 12V, khớp điều khiển 68
Giá vật t nhập kho = giá trị ghi trên hoá đơn + chi phí thu mua + thuế nhập khẩu cha tính thuế VAT đầu vào VD: Hoá đơn số 992012 ngày 2/6/2005 mua 15 máy phát điện 12V của Nhật giá ghi trên hoá đơn cha tính thuế GTGT là 15.000 USD (đổi thành tiền VNĐ: 22.800.000 giá CIF cảng Hải Phòng thuế nhập khẩu 5% là: 1.140.000 đ chi phí vận chuyển bốc dỡ theo phiếu chi số 178 ngày 2/6/2005 là 750.000 đ. Nh vậy giá thực tế của 15 máy phát điện 12V là 22.800.000 + 1.140.000 + 750.000 = 24.690.000 đ 2.2.2.4.2 Đối với NLVL, CCDC xuất kho ở công ty cổ phần đầu t xây dựng anh vơng nguyên vật liệu, CCDC xuất kho đợc tính giá theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ cho từng thứ vật t. VD: Trang sổ chi tiết từ tờ trích Tháng 5 lá uấn tồn đầu thang: SL 04 cái TT 1.800.000 đ Ngày 8/5 xuất cho phân xởng sửa chữa: 02 cái Ngày 26/5 nhập kho: 05 cái TT: 2.100.000 Ngày 30/5 x vật dùng cho phân xởng sửa chữa: 01 cái áp dụng phơng pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ ta có 1.800.000 + 2.100.000 = 933.333,9 đ 02 + 5 Giá thực tế lá uốn xuất dùng trong tháng: Ngày 8/5: 433.333,3 x 0,2 = 866.666,6 đ Ngày 30/5: 433.333,3 x 0,1 = 433.333,3 đ Số lợng lá uốn tồn cuối tháng là: 04 + 05 – 03 = 06 cái Giá trị thực tế của 06 cái lá uốn tồn cuối tháng là 1.800.000 + 2.100.000 – 1.299.999,9 = 2.600.000,1 đ 2.2.2.4.3 Đối với NLVL tự chế nhập kho 69
Vật liệu tự chế nhập kho trong công ty thờng là không có các xởng máy công trình các loại vật liệu khác thì Giá gốc Giá thực tế NVL Chi phí gia công chế biến = + Vật liệu nhập kho Xuất chế biến Phải trả cho công nhân 2.3 Kế toán tổng hợp nhập xuất NLVL, CCDC tại công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG . 2.3.1 Tài khoản kế toán đơn vị thực tế sử dụng Kế toán vật t là việc ghi chép kế toán về tình hình nhập xuất vật t trên các tài khoản sổ kế toán theo chỉ tiêu giá trị. Qua đó kế toán tổng hợp mới phản ánh chính xác của toàn bộ vật t hàng hoá hiện có ở công ty. Do đặc điểm công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG là đơn vị sản xuất theo quy mô lớn NLVLvà CCDC nhiều. Nên để tiện cho việc quản lý, ghi sổ sách kế toán vật t sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để phản ánh sự biến động của vật t. Phơng pháp kê khai thờng xuyên theo dõi đợc chính xác nh- ng kế toán phải tốn rất nhiều thời gian. Cứ cuối tháng kế toán tổng hợp lại nên tổng hợp các nhật ký chứng từ, sổ cái thông qua kế toán viên khác trong phòng. Kế toán tổng hợp nhập xuất NLVLvà CCDC thờng sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau: + TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu + TK 153 – CCDC Nội Dung: Hai tài khoản này phản ánh số hiện có tình hình tăng giảm của NLVL và CCDC theo giá trị thực tế. Kết cấu của hai tài khoản trên Bên nợ: phản ánh trị giá vốn thực tế NLVLvà CCDC nhập kho và các nghiệp vụ kinh tế khác làm tăng giá trị của chúng. 70
Bên có: phản ánh Trị giá vốn thực tế NLVLvà CCDC xuất dùng Chiết khấu giảm giá hàng mua bị trả lại. Các nghiệp vụ khác làm giảm giá trị của chúng + TK 111 – Tiền mặt Nội dung: phản ánh các khoản thu chi tiền mặt + TK 331 – phải trả ngời bán Là tài khoản phản ánh nguồn vốn kinh doanh (nợ phải trả) phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời bán, ngời nhận thầu về các khoản vật t, hàng hoá dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã kí. TK 331 đợc mở chi tiết cho từng đối tợng TK 311 – vay ngắn hạn Là TK phản ánh nguồn vốn kinh doanh (nợ phải trả) phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn và tình hình trả nợ tiền vay ngắn hạn. TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp Đây là TK tập hợp phân phối, phản ánh chi phí NVL trực tiếp phục vụ cho sản xuất sản phẩm. TK 6211 – phân xởng sửa chữa TK 6213 – phân xởng gỗ TK 6212 – phân xởng vỏ mỏng TK 6214 – phân xởng cơ điện TK 627 là TK phản ánh chi phí sản xuất chung phát sinh ở các phân xởng bộ phận sản xuất TK 642 – Chi phí bán hàng Là TK tập hợp phân phối, phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình bán thành phẩm hàng hoá và cung cấp dịch vụ TK 142 – Chi phí trả trớc TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Phản ánh NLVLvà CCDC xuất dùng thuê ngoài gia công chế biến TK 138 phải thu khác. 71
Phản ánh vật t cho vay hao hụt định mức. TK 1331, thuế GTGT đợc khấu trừ (VAT đầu vào) Phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ do mua hàng hoá, dịch vụ. TK 333 – thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (VAT đầu ra) Phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa đơn vị kinh doanh với Nhà nớc về các khoản thuế, lệ phí, phí và các khoản phải nộp khác và phản ánh tình hình thực hiện nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp với Nhà nớc trong kỳ 2.3.2 Kế toán tổng hợp và nghiệp vụ kinh tế chủ yếu 2.3.2.1 Kế toán tổng hợp các trờng hợp nhập kho vật t Cùng việc hạch toán chi tiết vật t thì hàng ngày kế toán phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật t. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi qua đây kế toán mới có thể phản ánh đợc giá trị đích thực của vật t nhập vào từ đó nắm rõ đợc sự vận chuyển của từng thứ từng loại mặt hàng bằng chỉ tiêu giá trị số lợng vật t của công ty chủ yếu là mua ngoài, quan hệ thanh toán giữa xí nghiệp với ngời bán hàng, phần lớia là quan hệ với nhà cung cấp. Do đó kế toán tổng hợp nhập vật t phải luôn gắn bó với kế toán thanh toán với ngời cung cấp vật t. Bởi kế toán thanh toán sẽ thanh toán hoá đơn của ngời cung cấp. * Nhập kho vật t từ nguồn thu mua bên ngoài. Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay thì việc tìm nguồn cung cấp vật t không phải là khó, việc mua bán diễn ra nhanh chóng. Với vật t có khối l- ợng lớn trớc khi mua công ty thờng làm hợp đồng mua bán điều này rất thuận tiện cho việc thanh toán sau này. sản phẩm của xí nghiệp càng nhiều thì nhu cầu cung ứng vật t càng lớn nên không có trờng hợp hàng cha về mà hoá đơn về hay hoá đơn về mà hàng cha về vì phơng thức thanh toán bằng TGNH (TK 112) thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng TK 311, thanh toán bù trừ TK 131. Nhng dù ở phơng thức nào kế toán cũng tiến hành theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán hàng. 72
* Trờng hợp mua vật t trả tiền ngay ở xí nghiệp Khi vật t mua ngoài về nhập kho trong tháng sau khi đã làm đầy đủ thủ tục nhập kho, kế toán thanh toán sẽ thanh toán ngay với ngời bán hàng bằng tiền mặt, TGNH và ghi sổ chi tiết TK 331 – Thanh toán với ngời bán hàng. Điều đó cho thấy, trờng hợp trả tiền ngay ở công ty kế toán vẫn hạch toán bán đầu nh trờng hợp trả chậm. Nguyên tắc mở sổ chi tiết TK 331 - đợc mở hàng tháng. Đối với ngời bán có quan hệ thờng xuyên với công ty thì đợc mở riêng một trang sổ còn với ngời bán không thờng xuyên thì theo dõi qua nhân viên tiếp liệu của công ty. Cơ sở để lập số liệu: từ phiếu nhập kho, hoá đơn, phiếu xuất kho kế toán ghi ra ô cột ngày tháng số phiếu nhập, phiếu xuất và số hiệu hoá đơn để sau này dễ đối chiếu kiểm tra. Cột nội dung (cột diễn dải) ghi các nghiệp vụ nhập vật t (số lợng đơn giá) và thuế xuất. Cột TK đối ứng: căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn vật t gì thì chi tiết TK vật t đó ra và căn cứ vào hóa đơn thuế GTGT ghi phần thuế. Khi thanh toán với ngời bán theo hình thức nào thì ghi tên TK đó vào. Cột phát sinh nợ: phản ánh số tiền đã trả cho ngời bán Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán hàng và nhật ký chứng từ số 1: Nợ TK 331 – phải trả ngời bán (chi tiết) Có TK 1111 – Tiền mặt Nếu thanh toán bằng TGNH kế toán theo dõi trên nhật ký chứng từ số 2 và sổ chi tiết thanh toán với ngời bán hàng. Nợ TK 331 – phải trả ngời bán Có TK 112 – tiền gửi ngân hàng Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn, kế toán theo dõi trên NKCT số 4 và sổ chi tiết thanh toán với ngời bán hàng. 73
Nợ TK 331 – phải trả ngời bán Có TK 311 – vay ngắn hạn Nếu thanh toán bằng phơng thức đổi hàng hay bù trừ đối với những khách hàng và xí nghiệp mua vật t và bán cho nhau hoặc cung cấp qua lại cho nhau kế toán ghi. Nợ TK 331 – phải trả ngời bán Có TK 131 – phải thu của khách hàng Cột phát sinh có thể hiện số tiền cha trả cho ngời bán và kế toán cũng tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 331 với nội dung phù hợp theo định khoản. Nợ TK 133 – thuế GTGT Nợ TK 152, 153 Có TK 331 – phải trả ngời bán VD: Theo phiếu nhập kho số 90 ngày 26/5/2005 mua vật liệu của công ty thiết bị Nguyễn Trãi HĐ049401 ghi số tiền thanh toán cả thuế GTGT (thuế suất 5% ) là 4.819.500 kế toán ghi Nợ TK 152 (1521) : 4.590.000 Nợ TK 133 (1331) : 229.500 Có TK 331 (công ty thiết bị Nguyễn Trãi) : 4.819.500 Trờng hợp mua vật t bằng tiền tạm ứng Tại công ty TK 141 – tạm ứng chỉ dùng theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ nh công tác phí còn việc thu mua vật t bằng tiền tạm ứng không theo dõi 74
trên TK 141. Khi các bộ cung tiêu đợc tạm ứng tiền đi mua vật t thì khoản tạm ứng này đợc theo dõi trên sổ chi tiết với ngời bán hàng. Trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán hàng ngoài trang sổ mở cho ngời bán còn trang sổ mở cho từng cán bộ cung tiêu đóng vai trò nh ngời bán hàng việc theo dõi chi tiết cũng giống nh theo dõi với ngời bán hàng. Trình tự hạch toán Khi các phân xởng phòng ban có nhu cầu mua vật t thì viết đơn đa cho phòng kế hoạch cung ứng. Phòng kế hoạch cung ứng xem xét về số lợng và chuyển lên cho phòng tài chính kế toán. Nếu đồng ý thì ngời cán bộ cung tiêu sẽ khảo sát giá, ngời lập biểu viết phiếu chi ghi rõ số lợng, số tiền đa cho kế toán trởng ký. Khoản tạm ứng trớc đợc ghi theo định khoản. Nợ TK 331 – phải trả ngời bán Có TK 111 – tiền mặt Thủ quỹ chi tiền mặt theo các đối tợng có nhu cầu đợc kế toán trởng ký duyệt, thì sẽ khóa sổ tiền mặt vào cuối ngày và chuyển cho kế toán thanh toán để ghi vào nhật ký chứng từ số 1. Việc phản ánh này giống nh trờng hợp ứng trớc tiền hàng cho ngời bán hàng xét về mựat nào đó nó gặp những nghiệp vụ liên quan đến mua hàng, thanh toán theo dõi ở trang sổ chi tiết phải trả ngời bán. Nhng thực chất đây không phải là trả tiền trớc cho ngời bán nhng đợc theo dõi chi tiết nh một khoản trả trớc cho ngời bán hàng. Điều này không phản ánh đúng ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi cán bộ cung tiêu mua vật t về nhập kho và có đầy đủ hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán bán hàng theo định khoản. Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ (1331) Có TK 331 – phải trả ngời bán 75
VD: Chú Nguyễn Văn Hà cán bộ cung tiêu đợc tạm ứng tiền đi mua 100 bộ quần áo sau khi mua vật t về nhập kho có đầy đủ hoá đơn, phiếu nhập kho, thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào thẻ kho chuyển cho cán bộ vật t ghi vào sổ chi tiết và đa cho kế toán thanh toán hoá đơn và phiếu nhập kho ghi. Nợ TK 1531 : 3.000.000 Nợ TK 1331 : 300.000 Có TK 331 (Hà): 3.300.000 Số tiền chi thừa không nhập quỹ luôn mà để đến đầu tháng chi bù trừ khi tạm ứng tiền cho cán bộ cung tiêu. Kế toán thanh toán phải ghi thêm bút toán nữa nếu đã thanh toán đủ tiền cho chú Hà. Nợ TK 331 (Hà) : 3.300.000 Có TK 111 (1111) : 3.300.000 Cuối tháng sau khi hoàn thành việc ghi sổ và khoá từng trang sổ chi tiết TK 331, kế toán tổng hợp sẽ lấy cột tổng từng cột TK của từng ngời bán, số d đầu kỳ, công phát sinh có, công phát sinh nợ, số d cuối kỳ của từng đối tợng để ghi một dòng nhật ký chứng từ số 5. Sau khi, hoàn thành việc ghi NKCT số 5 kế toán sẽ lấy tổng số phát sinh bên có TK 331 và tổng số phát sinh nợ TK 331 để lên sổ cái TK 331 và khoá sổ cái theo từng tháng một. * Chi phí vận chuyển khi mua vật t 76
ở công ty mặc dù mua trả tiền ngay nhng vẫn hạch toán nh trờng hợp trả chậm, tức là mọi nghiệp vụ thanh toán mua hàng đều theo dõi trên sổ chi tiết TK 331. Chỉ riêng thanh toán chi phí mua hàng là đợc thanh toán phản ánh trực tiếp trên NKCT số 1 theo định khoản. Nợ TK 152, 153 Có TK 111 (1111) VD: Mua đồng đỏ dẹp 0,5 x 0,8 theo HĐ 374.492 phiếu nhập 197 giá ghi trên hoá đơn ch thuế GTGT 109 là 6.175.000 và phiếu chi 117 chi tiền vận chuyển 50.000 kế toán ghi Nợ TK 152 (15211): 6.225.000 Nợ TK 133 (1331) : 617.500 (6.175.000 x 10%) Có TK 331 : 6.792.500 Có TK 111 (1111) : 50.000 NKCT số 1 đợc mở từng tháng căn cứ vào chứng từ thanh toán và báo cáo quý hàng ngày, phản ánh các đối tợng chi tiền mặt nh chi thanh toán nợ cho ngời cung cấp, chi vận chuyển vật t đến công ty Mỗi báo cáo quý đợc ghi một dòng trên NKCT số 1 theo thứ tự thời gian cuối tháng kế toán tổng hợp lên sổ NKCT số 1, xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng với nợ TK liên quan và lấy tổng cộng của NKCT số 1 để ghi vào sổ cái TK 111. Để đảm bảo tính chính xác cuối tháng kế toná tổng hợp phải đối chiếu phần nợ TK 152, 153 trên bảng tổng hợp chi tiết từng TK của kế toán vật t để xem số liệu ghi trên NKCT số 1 có đúng hay không và phần nợ TK 331, có TK111 trên NKCT số 5. 2.3.2.2 Kế toán tổng hợp xuất vật t Quản lý vật t không phải chỉ là quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ mà còn phải quản lý cả việc xuất dụng NVLvà CCDC. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trớc khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị sản 77
phẩm chế tạo và CCDC dịch chuyển từng phần giá trị vào các phân xởng, phòng ban để phục vụ cho sản xuất. Giá thành sản phẩm sản xuất là chỉ tiêu quan trọng để xác định đợc vào mục tiêu tiếp theo của doanh nghiệp. Chi phí vật t chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Kế toán phải xác định đợc chính xác giá trị từng loại vật t sử dụng là bao nhiêu, theo dõi vật t xuất dùng cho từng đối tợng. Từ đó, tìm ra yếu tố chính ảnh hởng đến việc sử dụng vật t để có những cách thức phơng pháp quản lý hữu hiệu. Kế toán tổng hợp phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tợng giá trị thực tế xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng cũng nh xuất dùng cho các đối tợng khác. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dụng vật t là tiền đề cơ bản hạch toán chính xác đầy đủ giá thành sản phẩm. Trình tự ghi sổ: Kế toán sử dụng bảng tổng hợp xuất vật t trong tháng để ghi cho từng loại vật t xuất dùng cho các đối tợng nh TK 621, 627, 642 Để nắm rõ tình hình xuất vật t kế toán vật t sử dụng “Bảng tổng hợp xuất vật t” chi tiết cho từng tài khoản. Phơng pháp ghi “Bảng tổng hợp xuất vật t” Căn cứ vào sổ chi tiết vật t ghi mã vật t, tên vật t, đơn vị tính, cột tính tổng số lợng, giá trị xuất dùng, cột trích yếu sử dụng cho các đối tợng sẽ ghi cột các bộ phận tính dùng. Nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho các phân xởng (TK 6211, 6212, 6213 ) thì phải căn cứ vào giá trị vật liệu tồn đầu tháng và cuối tháng còn lại không đem nhập kho mà để lại ở các phân xởng để tiếp tục chế biến. Để tính giá trị thực tế NVL thực sử dụng vào các phân xởng thì kế toán phải căn cứ vào số tồn tháng này do nhân viên kinh tế ở các phân xởng đa lên, 78
số tồn vật t trên bảng tổng hợp xuất vật t ở tháng trớc và giá trị xuất vật t trong tháng hay dùng công thức sau: Giá trị VL Giá trị VL Giá trị VL Giá trị VL Thực tế xuất Tồn đầu Xuất cho các Tồn = + - Dùng trong Tháng ở các Phân xởng Cuối Tháng Phân xởng SX sản phẩm Tháng VD: Bảng tồn kho cuối tháng VLC ở phân xởng nh sau: Tháng 4 năm 2005 PX sửa chữa PX vỏ mỏng PX gỗ PX cơ điện 204.573 17.012.319 74.648.755 Tháng 5 năm 2005 PX sửa chữa PX vỏ mỏng PX gỗ PX cơ điện 128.037 26.937.623 97.821.044 Và dựa vào sổ liệu trên bảng tổng hợp xuất vật t TK 1521 tháng 5/2005 NVLC xuất dùng cho phân xởng sửa chữa là 78.689.909 204.573 + 78.689.909 – 128.037 = 78.766.445 Tơng tự tính số thực tế xuất sử dụng NVLC ở phân xởng khác dựa vào bảng tổng hợp xuất vật t trong tháng 5 kế toán ghi định khoản. Nợ TK 621 – Chi phí NVLC trực tiếp Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 154 – Các phân xởng phụ . Có TK 152, 153 giá trị thực tế vật t xuất dùng 79
Nguyên vật liệu ở công ty ngoài trờng hợp xuất dùng nội bộ mà còn cả tr- ờng hợp xuất bán ra ngoài. Khi xuất bán thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho ghi số lợng thực xuất vào thẻ kho rồi chuyển cho kế toán vật t để ghi vào sổ chi tiết số lợng và tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho theo giá bình quân hay giá vốn theo định khoản. Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán. Có TK 152 – giá vốn vật t xuất bán Kế toán tiêu thụ ghi nhận doanh thu và thuế phải nộp trực tiếp theo HĐ GTGT theo định khoản Nợ TK 131, 111, 112 Có TK 333 (3331) VAT trực tiếp VD: ở trang sổ chi tiết số tờ: hay bảng tổng hợp xuất vật t kế toán vật t ghi giá vốn xuất 20kg đồng vàng  45:50 bán cho Nguyễn Văn Sơn, theo bút toán. Nợ TK 632 : 980.000 Có TK 1521 : 980.000 Căn cứ vào hoá đơn GTGT CY: 001968 kế toán tiêu thụ ghi nhận doanh thu và thuế phải nộp của 20 kg đồng vàng  45: 50 xuất bán Nợ TK 131, 111: 1.100.000 Có TK 333 (3331): 100.000 Có TK 511 (VLC): 1.000.000 Công cụ dụng cụ xuất nội bộ trong công ty theo phơng thức phân bổ 100%, giá trị xuất dùng (phân bổ 1 lần cho đến khi hỏng). Nên việc hạch toán xuất dùng CCDC cũng giống nh xuất dùng NLVL. Khi xuất dùng CCDC theo phơng thức này thì kế toán không sử dụng TK 142 – chi phí trả trớc. Về nguyên tắc CCDC không xuất dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm mà nó chỉ mang tính phục vụ nên CCDC không bao giờ xuất dùng cho TK 621. Sau khi lập bảng tổng hợp xuất vật t, kế toán vật t sẽ lấy số liệu ghi vào bên có số d chữ T của TK 152, 153. Số liệu bên có của sổ số d chữ T đợc coi nh 80
là một bảng phân bổ vật t và chuyển cho kế toán giá thành để tính giá thành để lên tập hợp chi phí sản xuất theo phân xởng ở Bảng kê số 4 và các chi phí khác trên bảng kê số 5 để lên nhật ký chứng từ số 7 tập hợp chi phí theo các bộ phận trong công ty xuất dùng cho các tài khoản. Chơng III Nhận xét và kiến nghị Hoàn thiện công tác kế toán NLVL và CCDC tại công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG 2.4. Những nhận xét chung về kế toán NLVL và CCDC tại công ty Là một công ty cổ phần thuộc tổng công ty đàu t xay dựng và phát triển nhà Hai Bà Trng với quy mô lớn, công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG là một trong những đơn vị xây lắp sửa chữa sản xuất thiết bị cơ khí công trình và các sản phẩm nh gỗ ghép côt pha,khung nhà cửa. Trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh để vơn lên là điều quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. Để đạt đợc mức lợi nhuận cao nhất và có thể phát triển một cách nhanh nhất với khả năng của mình luôn luôn là mục tiêu và những hớng đi chính trong các doanh nghiệp hiện nay. Điều đó không dễ dàng đạt đợc mà phải đòi hỏi cách thức quản lý trong doanh nghiệp làm sao đạt đợc hiệu quả cao nhất với chi phí bỏ ra thấp nhất. 81
Nên đòi hỏi công tác quản lý ở các doanh nghiệp nói chung và ở công ty nói riêng NLVLvà CCDC là khâu quan trọng điều này xuất phát từ vị trí vai trò của NLVLvà CCDC trong sản xuất kinh doanh việc tăng cờng hoàn thiện công tác kế toán vật t đảm bảo sử dụng, quản lý một cách hiệu quả vật t sẽ góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Hiện nay công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG vừa để đáp ứng nhu cầu của tổng công ty và ngời tiêu dùng, vừa đảm bảo đợc mức lợi nhuận hợp lý trong khi phải cạnh tranh cùng vô số sản phẩm trong và ngoài nớc. Ngoài yếu tố chất lợng thì vấn đề lợi nhuận công ty cần phải quan tâm. Sau gần hai tháng thực tập tại công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán, em thấy công tác kế toán ở công ty có những điểm nổi bật sau: - Về mặt tổ chức: bộ máy quản lý, bộ máy kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý, chỉ đạo tập trung phù hợp với trình độ và năng lực đội ngũ quản lý của cán bộ kế toán. Đồng thời, việc tổ chức sản xuất nh vậy phù hợp với quy mô sản xuất của công ty là tập trung đảm bảo tính hiệu quả trong công tác quản lý. - Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Nhà nớc ban hàng đặc biệt là việc vận dụng một số sổ sách trung gian theo yêu cầu quản lý của công ty, đảm bảo quản lý chặt chẽ hơn việc sử dụng NLVL và CCDC trong sản xuất tránh tình trạng mất mát, h hỏng, hao mòn và phát hiện xử lý tổn thất kịp thời ở các khâu. - Về vận dụng hình thức kế toán: Từ nhiều năm qua, công ty tổ chức và vận dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, đây là hình thức có nhiều u điểm trong quá trình quản lý và tổ chức công tác kế toán nói chung ở các doanh nghiệp sản xuất cung nh ở công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG thông qua quản lý tay ba tự điều chỉnh, giám 82
sát lẫn nhau trong công tác quản lý vật t và hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. - Về xây dựng định mức tiêu hao NLVL và CCDC tơng đối ổn định tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán, giúp cho thu mua, nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. - Về mặt tổ chức công tác kế toán vật t: nhìn chung vật t ở công ty đợc tổ chức khá chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu quản lý, chỉ đạo tập trung hiện nay. - Công tác xây dựng kế hoạch thu mua vật t hàng tháng đợc các phòng ban sắp xếp một cách hợp lý nên thuận lợi cho việc xuất kho, đảm bảo vật t đợc bảo quản tốt. - Nhân viên kinh tế các phân xởng đã thực hiện tốt việc theo dõi tình hình cung cấp và sử dụng vật t ở các phân xởng mình, ghi chép phản ánh xuất dùng một cách kịp thời, cung cấp đầy đủ chứng từ, tài liệu cho kế toán vật t và kế toán giá thành. - Công việc tính giá vật t đã đợc thực hiện theo giá thực tế tức là khi nhập vật t về sẽ ghi sổ theo giá hoá đơn, khi xuất vật t ghi theo giá bình quân. Nh vậy giữa giá thực tế và giá bình quân sẽ bù trừ cho nhau. Điều đó sẽ giảm bớt công tác việc tính hệ số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế mà vẫn đảm bảo đợc sự hợp lý trong việc tính giá thành thực tế từng loại vật t. - Vật t của công ty có nhiều chủng loại nên mỗi vật t sẽ đợc đánh một mã số riêng và tránh đợc sự nhầm lẫn giữa các tên gọi điều đó tạo đợc tính khoa học nhất là khi sử dụng phần mềm kế toán, chỉ cần đánh đúng mã số trên máy tính thì tên gọi vật t sẽ hiện lên: cho nên công ty không cần phải dùng sổ danh điển vật t mà vẫn gọi đợc chính xác tên loại vật t đó. 83
2.4. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NLVL và CCDC ở công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG. Công tác kế toán vật t ở công ty đã có nhiều cố gắng phát huy những u điểm, cải tiến loại bỏ nhợc điểm. Để làm cho công tác hạch toán ngày càng hoàn thiện hơn đáp ứng nhu cầu quản lý, kiểm tra và sử dụng vật t em xin có nhng đề xuất và biện pháp để công ty và phòng kế toán xem xét. ý kiến thứ nhất: Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết vật t theo phơng pháp thẻ song song. Kế toán chi tiết vật t là công việc kết hợp giữa kho và phòng kế toán, phơng pháp thẻ song song thờng áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại vật t thực ra cha phù hợp với đặc điểm của công ty là nhiều loại vật t và đa dạng. Tuy nhiên hiện nay công ty đã đa máy tính vào sử dụng cho phòng kế toán thì phơng pháp thẻ song song lại càng trở lên đơn giản và dễ đối chiếu. Sử dụng phơng pháp này thủ kho và kế toán vật t cũng đã phản ánh một cách đầy đủ chính xác, kịp thời cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp. Tuy nhiên cuối tháng kế toán vật t chỉ nên tổng hợp nhập – xuất. Nhng để nên tiết kiệm thời gian hao phí lao động nên thay việc sử dụng sổ tổng hợp nhập – xuất bằng sử dụng bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp và cung cấp thông tin cho các đối tợng sử dụng liên quan. Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn đợc lập nh sau: Cơ sở số liệu căn cứ vào các số ở sổ chi tiết vật t, ghi theo từng nhóm vật t: Phơng pháp ghi sổ: Cột mã vật t: ghi theo mã vật t đã thống nhất ứng với cột tên vật t. Cột tồn đầu tháng : Căn cứ vào số liệu tồn cuối tháng của bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn tháng trớc để ghi (tuy nhiên bắt đầu lập thì lấy số liệu ở sổ chi tiết vật t số tồn cuối tháng trớc, 84
Cột nhập trong tháng: Căn cứ vào cột nhập dòng cộng của vật t đó ở sổ chi tiết vật t ta điền vào bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. Cột xuất trong tháng: Căn cứ vào cột xuất dòng cộng của vật t đó ở sổ chi tiết vật t ta điền vào bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn VD: Từ trang sổ chi tiết vật t lá vấn ta vào bảng tổng hợp N – X – T nh sau: Có thể khái quát trình tự hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp thẻ song song nh sau: Thẻ kho Phiếu xuất Phiếu nhập kho kho Sổ chi tiết vật t Bảng tổng hợp N – X - T ý kiến thứ 2: Để giảm bớt đợc khối lợng sổ sách vừa phản ánh đợc một cách tổng quát về toàn bộ NVL và CCDC sử dụng cho các đối tợng lại thuận tiện cho việc tổng hợp và tính giá thành sản phẩm kế toán vật t nên sử dụng bảng phân bổ vật t số 2 thay cho việc sử dụng sổ số d chữ T. Căn cứ vào bảng tổng hợp xuất vật t trong tháng nếu có thay đổi nh ý kiến thứ 2 ta dùng luôn bảng tổng hợp nhập xuất hoặc sổ chi tiết vật t để phản ánh vật liệu xuất dùng trong kỳ cho các đối tợng liên quan. 85
Cột dọc phản ánh các loại vật t xuất dùng trong tháng Cột ngang phản ánh các đối tợng sử dụng ý kiến thứ 3: Về tổ chức kế toán các khoản tạm ứng để mua vật t. Thực tế ở công ty việc tạm ứng cho cán bộ cung tiêu để mua tơng đối lớn, kế toán theo dõi tạm ứng và thanh toán tạm ứng trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán hàng. Nh vậy tạm ứng và thanh toán tạm ứng không theo dõi về thời hạn thanh toán việc hạch toán nh vậy dẫn đến thanh toán các khoản tạm ứng kéo dài gây ra tình trạng chiếm dụng vốn và dẫn đến việc thất thoát vốn của công ty. Để khắc phục điều này kế toán các khoản thu mua vật t có thể làm nh sau: Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh tức là ngời cung tiêu đợc giao nhiệm vụ đi mua vật t cho công ty sẽ viết phiếu chi xin tạm ứng, để tránh viết phiếu chi nhiều lần công ty có thể ứng trớc một lợng tiền nhất định ở đầu tháng cho cán bộ cung tiêu, kế toán ghi sổ theo dõi thanh toán tạm ứng ghi định khoản: Nợ TK 141 – Tạm ứng Có TK 111, 112 Chứ không phải nh thực tế Nợ TK 331 – phải trả ngời bán Có TK 111, 112 Khi vật t nhập kho về căn cứ hoá đơn, phiếu nhập kế toán ghi Nợ TK 152, 153 – giá thực tế vật t ghi trên hoá đơn Có TK 141 – tạm ứng 86
Nếu tạm ứng thừa thì cuối tháng ngời đợc tạm ứng sẽ nộp lại tiền cho thủ quỹ, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 141 – tạm ứng Nếu trừ vào lơng của đối tợng kế toán ghi Nợ TK 334 – phải trả CNV Có TK 141 – tạm ứng Nếu số tiền chi cho thu mua vật t nhỏ hơn số tiền ứng trớc kế toán sẽ lập phiếu chi thanh toán cho ngời cán bộ cung tiêu số tiền còn thiếu kế toán ghi: Nợ TK 141 – tạm ứng Có TK 111 – Tiền mặt Kết luận Ngày này có nhiều doanh nghiệp đang hớng tới xu thế đa dạng hoá các loại sản phẩm của mình. Để sản xuất mỗi loại sản phẩm đòi hỏi phải có nhiều chủng loại vật liệu khác nhau. Thêm vào đó, các vật liệu đó lại cần đợc sử dụng vào những thời điểm khác nhau và thờng xuyên biến động. Vì vậy có thể khẳng định rằng kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng là công cụ quan trọng không thể thiếu đợc trong quản lý sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp sản xuất. Thông qua kế toán NVL giúp cho các doanh nghiệp sản xuất quản lý và sử dụng NVL 1 cách có hiệu quả. Góp phần giảm giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Thời gian thực tập thâm nhập thực tế công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG và sau tìm hiểu phần hành kế toán NVL, em đã học hỏi đợc nhiều điều mới mẻ, bổ ích về công tác kế toán vật liệu ở công ty góp phần bổ trợ cho 87
những kiến thức em đã học ở trờng. Qua đây em hiểu rằng 1 cán bộ kế toán không chỉ phải nắm vững kiến thức lý luận mà còn phải am hiểu vận dụng sáng tạo và linh hoạt những kiến thức đó vào thực tiễn sinh động: Trên cơ sở lý luận đã học cùng với thực tế tại công ty em mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NLVL và CCDC ở công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG. Trong chuyên đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán NLVL và CCDC, để từ đó có thể vận dụng linh hoạt và phù hợp với từng doanh nghiệp. Về mặt thực tiễn xuất phát từ tình hình thực tế tại công ty cổ phần đầu t xây dựng ANH VƯƠNG . 88