›

Khóa luận Thực trạng và giải pháp cải tiến quy trình thu mua - ép - xuất giấy của công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng

pdf 75 trang thiennha21 22/04/2022 20543
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Thực trạng và giải pháp cải tiến quy trình thu mua - ép - xuất giấy của công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_thuc_trang_va_giai_phap_cai_tien_quy_trinh_thu_mua.pdf

Nội dung text: Khóa luận Thực trạng và giải pháp cải tiến quy trình thu mua - ép - xuất giấy của công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng

  1. . , , B Ị TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÀ RỊA-VŨNG TÀU VIỆN KỸ THUẬT - KINH TÉ BIỂN BARIA VUNGTAU UNIVERSITY Cap Sa in t Ịacques KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀ/.MỒT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG THU MUA - ÉP- XUẤT GIẤY CỦA CÔNG TY TNHH TM-VT HOÀNG TÙNG Trình độ đào tạo: Đại Học Hệ đào tạo: Chính quy Ngành: Quản Trị Kinh Doanh Chuyên ngành: Quản Trị Logistics Và Chuỗi Cung Ứng Khoá học: 2013-2017 Đơn vị thực tập: Công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Thanh Phong Sinh viên thực hiện: Phùng Thị Phượng Bà Rịa-Vũng Tàu, tháng 7năm 2017 Ì1 4
  2. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Vũng Tàu, ngày tháng năm 20 Xác nhận của đơn vị
  3. ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 1. Thái độ tác phong khi tham gia thực tập: 2. Kiến thức chuyên môn: 3. Nhận thức thực tế: 4. Kỹ năng ứng dụng lý thuyết cào thực tế: 5. Đánh giá kết quả thực tập: Vũng Tàu, ngày tháng năm 20
  4. ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN 1. Về định hướng đề tài: 2. Về kết cấu: 3. Về nội dung: 4. Về hướng giải pháp: 5. Đánh giá khác: 6. Đánh giá kết quả: Vũng Tàu, ngày tháng năm 20
  5. LỜI CẢM ƠN Không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, trực tiếp hay gián tiếp từ người khác. Trong suốt thời gian học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được nhiều sự giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình, bạn bè. Và đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn những giảng viên ở Viện du lịch - quản lý- kinh doanh đã tận tình chỉ dạy em trong suốt 4 năm học tại trường đại học Bà Rịa - Vũng Tàu. Nhờ lượng kiến thức vô giá thầy cô trao tặng đã giúp em hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp này. Em xin cảm ơn thầy Đỗ Thanh Phong, thầy đã hướng dẫn cho em trong suốt thời gian vừa qua.Dù công việc luôn bận rộn nhưng thầy luôn nhiệt tình chỉ dẫn,giải đáp những thắc mắc khi em gặp khó khăn về bài làm, về tính chất công việc.Em vô cùng biết ơn thầy. Em xin cảm ơn cô Võ Thị Thu Hồng, sự giúp đỡ của cô để em hoàn thành khóa luận này là hết sức đáng quý. Cô đã giúp em sửa những lỗi còn mắc phải, giúp em có những kiến thức để làm một bài luận văn hoàn chỉnh hơn.Một lần nữa, em cảm ơn cô rất nhiều. Tiếp theo không thể không kể đến ban lãnh đạo, các cô chú trong phòng kinh doanh, phòng KCS tại phân xưởng của công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng. Cảm ơn vì công ty đã tạo điều kiện để em có thể thực tập, đã cho phép em tìm hiểu thông tin từ công ty.Cảm ơn anh Tùng phòng KCS đã chỉ bảo em nhiệt tình, đưa ra những công việc cụ thể giúp em hiểu sâu về quy trình hoạt động của phân xưởng, từ đó giúp em có những số liệu và giải pháp cụ thể để em hoàn thành bài luận văn này. Em chân thành cảm ơn. Vũng Tàu, ngày tháng năm 20 Sinh Viên Thực Tập Phùng Thị Phượng
  6. MỤC LỤC Lời mở đ ầu 1 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG 3 1. Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại - Vận Tải Hoàng Tùng 3 1.1. Giới Thiệu 3 1.2. Lĩnh vực kinh doanh 4 1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý 4 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 8 2.1. Một số lý luận về việc thu mua và bán hàng 8 2.1.1 Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị mua hàng dối với doanh nghiệp 8 2.1.2. Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị bán hàng đối với doanh nghiệp 8 2.2. Một số lý luận về nguyên vật liệu thu mua 9 2.2.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu 9 2.2.2. Phân loại, đánh giá NVL 10 2.3. Tồn Kho 17 2.3.1. Khái niệm 17 2.3.2. Phân loại 17 2.3.3. Lý do của việc lưu trữ hàng tồn kho: 18 2.3.4. Lợi ích và chi phí cho lưu trữ hàng tồn kho: 18 2.3.5. Mục đích của quản trị hàng tồn kho: 20 CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THU MUA GIẤY TẠI CÔNG TY HOÀNG TÙNG 21 3.1. Tổng quan về ngành giấy của Việt Nam 21 3.1.1. Tình hình chung 21 3.1.2. Các sản phẩm giấy 22 3.2. Thực trạng thu mua-ép - xuất giấy tại công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng 22 3.2.1. Các loại giáy công ty thu mua 22 3.2.3. Thu mua 24 3.2.4. Ép giấy 37 3.2.5. Xuất hàng 45
  7. CHƯƠNG 4. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG THU MUA - ÉP GIẤY-TỒN KHO CỦA CÔNG TY TNHH TM-VT HOÀNG TÙNG 58 4.1. Mục tiêu và định hướng cho năm 2017 58 4.2. Một số giải pháp 58 4.2.1. Giải pháp cho quá trình thu mua 58 4.2.2. Giải pháp cải tiến quy trình ép giấy 61 4.2.3. Giải pháp cho quy trình Xuất giấy 63 Tài liệu Tham Khảo 66
  8. Danh Mục Bảng Biểu Sơ đồ 1.1: Cơ chế tổ chức tại công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng (Nguồn: Công ty Hoàng Tùng 5 Sơ đồ 3.1: Quy trình thu mua giấy ngoài công ty 24 Sơ Đồ 3.2: Quy trình thu mua tại công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng 26 Bảng 3.1 : Báo cáo sản lượng ngày 17 tháng 12 năm 2016 30 Bảng 3.2 : Báo cáo sản lượng tuần 3 tháng 12 năm 2016 (Nguồn: Phòng KCS) 31 Bảng 3.3 : Báo cáo nhập hàng các tuần trong tháng 12 năm 2016 32 Bảng 3.4: Sản lượng thu mua trong năm 2016 33 Bảng 3.5 : Giá đối thủ cạnh tranh tại ngày 17 tháng 5 năm 2016 34 Bảng 3.6: Bảng ghi nhận trọng lượng và độ ấm giấy ép 38 Sơ Đồ 3.3: Quy trình ép giấy tại công ty Hoàng Tùng (Nguồn: Phòng KCS) 39 Sơ đồ 3.4: Thứ tự xếp bales giấy tại công ty Hoàng Tùng 40 Bảng 3.7: Bảng ghi nhận trọng lượng và độ ấm giấy ép cuối ngày 41 Hình 1: Mô phỏng bales giấy tại công ty Hoàng Tùng (Nguồn: Phòng KCS) 42 Bảng 3.8: Báo cáo kho hằng ngày của công ty Hoàng Tùng 43 Sơ đồ 3.5: Quy trình xuất hàng (Nguồn: Phòng KCS) 46 Bảng 3.9: Ghi nhận xuất hàng tại công ty Hoàng Tùng 48 Bảng 3.10: Thông tin xuất hàng trong tuần của công ty Hoàng Tùng 50 Bảng 3.11 : Tổng kết báo cáo xuất hàng hằng tháng 51 Biểu đồ 3.3: Sản Lượng xuất hàng tại công ty Hoàng Tùng trong năm 2016 53 Bảng 3.13: Tổng kết xuất nhập hàng của công ty Hoàng Tùng tháng 11 năm 2016 55 Bảng 3.14: Tổng kết xuất nhập hàng tại công ty Hoàng Tùng qua các từ tháng 3 đến tháng 11 năm 2016 56
  9. BẢNG DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viêt tăt Nội dung KCS Kiểm tra Chất lượng Sản Phẩm OT Out Throw PM Prohibitive Material NDLK Giấy xén lề chưa qua sử dụng LOCC Giấy thùng đã qua sử dụng NVL Nguyên vât liệu MC Độ ẩm
  10. Lời mở đầu 1. Lý do chọn đề tài Ngành giấy là một trong những ngành được hình thành rất sớm tại Việt Nam, khoảng năm 284. Theo Hiệp hội Giấy và Bột giấy Việt Nam(VPPA) cho biết, tổng số lượng giấy tiêu thụ cả nước năm 2012 lên tới 2.9 triệu tấn/năm. Tổng cầu giấy tăng nhanh qua các năm kéo theo ngành Công nghiệp giấy không ngừng phát triển. Với tài nguyên rừng trù phú có thể phát triển các vùng nguyên liệu phục vụ công nghiệp giấy, nhưng lợi thế này vẫn chưa được phát triển hiệu quả. Để đối phó với tình tạng này, ngành sản xuất giấy của Việt Nam phát triển mạnh ở lĩnh vực tái chế giấy nhằm mục tiêu tận dụng nguồn nguyên liệu, giảm giá thành, giảm phá rừng và bảo vệ môi trường. Vì vậy, em chọn đề tài “ Thực trạng và giải pháp cải tiến quy trình thu mua- ép- xuất giấy của công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng” với mong muốn tìm hiểu được quá trình tái chế giấy của công ty, từ đó giúp công ty đưa ra các giải pháp hiệu quả để khối lượng giấy xuất đi ngày càng nhiều, mang lại lợi nhuận cao cho công ty. 2. Mục tiêu nghiên cứu Việc nghiên cứu nhằm đi sâu vào tình hình thu mua - ép- xuất giấy của công ty TNHH TM - VT Hoàng Tùng để thấy những khâu nào tốt cần phát huy hiệu quả còn khâu nào yếu sẽ được xem xét và đưa ra các phương án để giải quyết. Thông qua việc phân tích cụ thể tình hình của công ty, từ đó để có các chiến lược phát triển phù hợp. 3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là các báo cáo về khối lượng thu mua- ép - xuất giấy của công ty, quy trình hoạt động khi thu mua - ép - xuất giấy tại phân xưởng. 4. Phạm vi nghiên cứu Phân tích báo cáo hoạt động thu mua- ép -xuất giấy của công ty TNHH TM - VT Hoàng Tùng từ năm 2016 đến nay để đánh giá thực trạng khối lượng giấy công ty tái chế hiện tại và đưa ra phân tích xu hướng phát triển sắp tới. Phân tích chuỗi cung ứng nguyên vật liệu của công ty để đưa ra các ưu khuyết điểm giúp công ty có khuynh hướng giải quyết phù hợp. 1
  11. 5. Phương pháp nghiên cứu Trước hết là phương pháp thu thâp số liệu từ các báo cáo của phòng KCS, tìm hiểu các sách liên quan. Quan sát cơ cấu bố trí kho cũng như quá trình hoạt động của công ty. Thu thập, khảo sát và đánh giá số liệu thu thập qua các câu hỏi khảo sát. Các phương phsp Liệt kê, phân tích các số liệu liên quan.Phương pháp so sánh, phân tích tổng hợp các biến động, phương pháp phân tích các chỉ số 6. Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của bài gồm bốn chương: Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TM- VT HOÀNG TÙNG Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN Chương 3: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP CẢI TIẾN HOẠT ĐỘNG THU MUA- ÉP- XUẤT GIẤY CỦA CÔNG TY Chương 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 2
  12. CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG 1. Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại - Vận Tải Hoàng Tùng 1.1. Giới Thiệu Tên Cty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI - VẬN TẢI HOÀNG TÙNG Tên Tiếng Anh: HOANG TUNG TRANSPORT AND TRADING COMPANY LIMITED Địa chỉ: 10 Đường 51B, Phường 12 - TP. Vũng Tàu - Tỉnh Bà Rịa- Vũng TÀU Điện thoại: 0643.627809 Fax 0643.627809 Công ty TNHH Thương Mại - Vận Tải Hoàng Tùng là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 12 tháng 2 năm 2010 theo giấy phép số 630/QĐUB của UBND Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Trụ sở chính đặt tại số 10 đường 51B - Phường 12 - TP Vũng Tàu - Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Kể từ những ngày đầu thành lập, công ty đã trải qua muôn vàn khó khăn trong lĩnh vực thu mua giấy. Nhưng trải qua hơn 6 năm đầy biến động, đến nay, công ty đã trở thành một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực thu mua, ép giấy carton. * Sứ mệnh Công ty cam kết cung cấp giấy thô bán thành phẩm chất lượng cao với mục tiêu: - Chung tay với cộng đồng góp phần bảo vệ môi trường với trách nhiệm xã hội cao; - Chia sẻ giá trị, lợi nhuận và tăng trưởng bền vững với đối tác, cổ đông và nhân viên. *Sự Chuyên Nghiệp - Chuyên nghiệp trong đường hướng kinh doanh và phát triển, tạo ra giá trị cộng thêm trong từng sản phẩm. - Chuyên nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thông qua các hệ thống quản lý, quy trình tương tác và kỹ năng làm việc thành thạo của từng nhân viên; - Chuyên nghiệp trong hành xử với khách hàng, đối tác và giữa nhân viên. * Sự chia sẻ - Chia sẻ lợi nhuận với đối tác, cổ đông và nhân viên. - Chia sẻ giá trị và tương lai phát triển nghề nghiệp đến nhân viên. 3
  13. * Hài Hòa Lợi Ích - Hài hòa giữa lợi nhuận - kinh tế - xã hội. - Phát triển môi trường sinh thái bền vững. 1.2. Lĩnh vực kinh doanh - Thu mua giấy carton, ép và xuất bán giấy bán thành phẩm. 1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý * Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng tổ chức bộ máy quản lí theo cơ cấu quản lí trực tuyến chức năng. Trong đó chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban được quy định rất cụ thể: Sơ đồ cơ cấu tổ chưc của Công ty thuộc dạng trực tuyến tham mưu cho Ban giám đốc Công ty theo nhiệm vụ được phân công. Phân xưởng sản xuất theo kế hoạch nhiệm vụ được giao, là đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân, hạch toán báo sổ chi tiết, chịu sự quản lý của các phòng: tổ chức hành chính, kế toán tài vụ, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Sơ đồ cơ cấu tổ chức: 4
  14. Sơ đồ 1.1: Cơ chế tổ chức tại công ty TNHH TM-VTHoàng Tùng (Nguồn: Công ty Hoàng Tùng). - Giám Đốc: Có quyền hạn cao nhất cuả Công ty, trực tiếp lãnh đạo, quản lí điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của công ty với nguyên tắc dân chủ, chịu trách nhiệm trước pháp luật Giám đốc là người chủ trương lập kế hoạch, giao chỉ tiêu kế hoạch và chỉ đạo thường xuyên cho các phòng ban. Thường xuyên kiểm tra giám sát các hoạt động để đưa ra những biện pháp giải quyết kịp thời những vướng mắc nhằm thực hiện tốt các mục tiêu của Công ty đề ra. Để làm tốt dược công việc này, giám đốc được sự hỗ trợ của các Phó giám đốc nhằm giảm bớt công việc để đảm bảo việc điều hành kinh doanh đạt hiệu quả, chịu trách nhiệm trước pháp luật và tập thể cán bộ công nhân viên và kết quả kinh doanh của Công ty. - Phó Giám Đốc: Là người hỗ trợ cho Giám đốc trong quản lý và điều chỉnh công việc. Luôn theo dõi, giám sát công việc thực hiện kế hoạch kinh doanh hay nhiệm vụ được Giám đốc phân công để kiểm tra và báo cáo với giám đốc toàn hộ hoạt 5
  15. động của Cty. Tham mưu và cung cấp cho Giám đốc những thông tin cần thiết về việc ra quyết định. - Phòng kế toán - tài vụ: Quản lý vốn, tài sản, giám sát mọi hoạt động tài chính Cty, phân tích hoạt động kinh doanh, cung cấp thông tin quản lý và sử dụng vốn. Cuối kỳ lập báo cáo kế toán để cung cấp thông tin tài chính cho Giám đốc, cơ quan chức năng Nhà nước và các đối tác bên ngoài. - Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho Giám đốc trong việc lựa chọn, đào tào và bố trí nhân lực, tiền lương, bảo hộ, an toàn vệ sinh lao động. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và tổng hợp công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật cho cán bộ, công nhân viên trong Cty và thủ tục hành chính. - Bộ phận thua mua và bán hàng: hỗ trợ công ty mua được nguồn cung ứng với giá rẻ nhất , chất lượng tốt nhất, cung ứng kịp thời nhất, cùng phối hợp với phân xưởng, bộ phận kinh doanh đem lại lợi nhuận tối đa cho công ty và đáp ứng nhu cầu khách hàng. - Phân Xưởng Ép Giấy: Là trái tim của công ty, đây là nơi diễn ra các hoạt động thu mua, ép giấy, tồn kho và xuất giấy. Tại đây được điều hành bởi hai tổng giám sát. Với công suất 1000 tấn/ tháng. Cũng là nơi thu mua của các chủ vựa giấy ở khu vực tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Ngoài ra, các vựa giấy ở Phan Thiết, Bình Thuận cũng một trong những khách hàng lớn của công ty. - Nhân viên KCS: người trực tiếp điều hành phân xưởng. Các hoạt động thu mua, ép giấy, xuất hàng đều được thực hiện dưới sự kiểm soát của nhân viên KCS. 1.4 Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh daonh của công ty qua ba năm 2014-2016 6
  16. Bảng 1: Kết quả hoạt dộng của công ty qua 3 năm 2014-2016 Đơn Chỉ tiêu 2014 2015 2016 vị Doanh thu bán đồng 12,476,938,254 11,664,873,928 13,636,462,455 hàng Doanh thu Doanh hoạt đồng 1,772,624 725,982 2,245,864 thu động tài chính Tổngr p A doanh đồng 12,478,710,878 11,665,599,910 13,638,708,319 thu Giá vốn hàng đồng 9,982,968,702 9,332,479,928 10,910,966,655 bán Chi phí quản lý đồng 8,347,634 4,666,684 20,466,777 Lợi nhuận sau đồng 1,890,419,852 1,769,624,506 2,057,528,914 thuế (Nguồn: Báo cáo quyết toán của mỗi quý qua ba năm 2014,2015, 2016- phòng kế toán) Nhận xét: Thời kỳ 2014 - 2015, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty có nhiều biến động lên xuống.Lợi nhuận sau thuế năm 2014 là 1,891,419,852 đồng.Năm 2015 lợi nhuận sau thuế giảm còn 1,796,624,506 đông.Đến năm 2016 tình hình cải tiến hơn, lợi nhuận sau thuế tăng nhanh lên 2,057,528,914 đồng. 7
  17. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1. Một số lý luận về việc thu mua và bán hàng 2.1.1 Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị mua hàng dối với doanh nghiệp + Khái niệm : Mua hàng là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa tại cơ sở logistics, đáp ứng đúng yêu cầu dự trữ, sản xuất bán hàng với tổng chi phí thấp nhất. Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu thương mại giữa doanh nghiệp và nguồn hàng. Thực chất mua hàng là tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống logistics, do đó chât lượng và chi phí của logistics chịu ảnh hưởng rất lớn từ việc mua hàng. + Mục tiêu: - Mục tiêu hợp lý hóa dự trữ: mua hàng đảm bảo dự trữ bổ sung hợp lý về số lượng, chất lượng và thời gian - Mục tiêu chi phí: Phải đảm bảo giảm chi phí nghiệp vụ mua - Mục tiêu phát triển mối quan hệ: Thông qua mối quan hệ phát triển mối quan hệ nguồn hàng hiện tại , phát hiện thiết lập quan hệ nguồn hàng tiềm năng. + Vai trò: - Tạo nguồn lực logistics - hàng hóa - ban dầu triển khai toàn bộ hệ thống logistics: Đảm bảo nguồn dự trữ kịp thời. Trên sơ sở đó, thỏa mãn tốt nhất nhu cầu dịch vụ của khách hàng, đực biệt dịch vụ mặt hàng, dịch vụ thời gian. - Tạo điều kiện giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho kinh daonh thương mại, giá trị hàng hóa mua chiểm tỉ lệ lớn, từ 60-80% daonh thu, Do đso cần giảm chi phí tương đối trong mua hàng là đã ảnh hưởng lớn tới lợi nhuân hơn là giảm cho chi phí khác, 2.1.2. Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị bán hàng đối với doanh nghiệp + Một số Khái niệm phổ biến treent hế giới hiện nay: -Bán hàng là hoạt động thực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của người bán chuyển cho người mua để được nhận lại từ người mua tiền, vật phẩm hoặc giá trị trao đởi dã thỏa thuận. 8
  18. - Bán hàng là quá trình liên hệ với khcash hàng tiềm năng, tìm hiểu nhu cầu cảu khách hàng, trình bày avf chứng minh sản phẩm, đàm phán mua bán, giao hàng avf thanh toán. - Bán hàng là sự phục vụ, giúp đỡ khách hàng nhằm cung cấp cho khách hàng những thứ mà họ mong muốn. + Vai trò: Bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng trong kinh doanh và xã hội: -Bán hàng giúp cho hàng hóa đưuọc lưu chuyển từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng. Do đó, nếu không có bán hàng thì sản xuất chắc cahwns sẽ gặp nhiều khó khắn, nền kinh tế sẽ bị suy thoái vì khủng hoảng cung cầu, xã hội vì thế khong thể phast triển. - Bán hàng còn đóng và trò lưu thông tiền tệ trong guồng máy kinh tế. Doanh nghiệp sản xuất ra hàng hóa hay dịch vụ, bán cho những người có nhu cầu để thu về lợi nhuận. Tiền thu về từ hoạt động abs hàng sẽ tiếp tục đưa vào hoạt dộng sản xuất để tiếp tục sinh lợi sau đượt bán hàng tiếp theo. - Bán hàng giúp cho luân chuyển hàng hóa từ nới dư thừa sang nơi có nhu cầu. Đây chính là động lực để doanh nghiệp di chuyển hàng hóa từ những nơi dư thừa, giá thấp đến bán ở những nơi hàng hóa khan hiếm , giá cao mong kiếm được lợi nhuận cao hơn. Do đó, bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc cân bằng nhu cầu xã hội. - Bán hàng mang về lợi ích cho cả người mua lẫn người bán.Đối với người mua, lợi ích của họ có được là sản phẩm.Còn đối với nguwoif bán, đó là lợi nhuận từ kinh doanh.Nhờ hoạt đọng bán hàng mà lồn tiền- hàng luân chuyển thường xuyên giữa người mua và người bán.Mỗi vòng luân chuyển đều phát sinh lợi ích cho cả hai bên. 2.2. Môt số lý luân về nguyên vât liêu thu mua 2.2.1. Khái niêm, đặc điểm, vai trò của nguyên vât liêu > Khái niệm NVL làyếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực tế sản phẩm và là yếu tố đầu vào không thể thiếu trong doanh nghiệp sản xuất.NVL tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất và ảnh hưởng trược tiếp đến chất lượng sản phẩm. 9
  19. > Đặc điểm Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là tài sản dự trữ sản xuất thuộc nhóm hàng tồn kho, nhưng NVL có những đặc điểm riêng khác với các loại tài sản khác của doanh nghiệp là khi tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, NVL bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu mà chuyển toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.Tuy nhiên, giá trị chuyển dịch lớn hay nhỏ còn tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp sản xuất tạo ra giá trị sản phẩm. > Vai trò của NVL Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất kinh doanh cũng phải đầu tư nhiều chi phí khác nhau.Trong đó, NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Ví dụ như: trong giá thành sản xuất công nghiệp cơ khí là từ 50% - 60%, trong giá thành sản xuất công nghiệp nhẹ chiếm 70%, trong giá thành sản xuất công nghiệp chế biến chiếm tới 80%. Do vậy, cả số lượng và chất lượng sản phẩm đều bị quyết định bởi số NVL tạo ra nó. Nên yêu cầu của NVL phải có chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại, chi phí được hạ thấp, giảm mực tiêu hao NVL thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu, giá thành hạ, số lượng sản phẩm tăng sẽ phần nào thỏa mãn nhu cầu khách hàng. NVL là tài sản thường xuyên biến động, nó đảm bảo cho dây chuyền sản xuất diễn ra liên tực, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất.Mặt khác, trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL thường chiếm tỷ trong lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì thế, tăng cường công tác kế toán, công tác quản lý NVL tốt sẽ đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả NVL để giảm bớt chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, qua đó có thể tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. 2.2.2. Phân loại, đánh giá NVL 2.2.2.I. Phân loại Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên sử dụng nhiều NVL khác nhau. Mỗi NVL có nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý, hóa học khác nhau trong quá trình sản xuất. Do đó, việc phân loại NVL có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để có thể hạch toán một cách chi tiết và quản lý một cách chặt chẽ phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp. 10
  20. Thứ nhất: căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, NVL của doanh nghiệp bao gồm: - NVL chính: Là những NVL đóng vai trò quyết định, là đối tượng lao động chủ yếu thành nên thực thể vật chất sản phẩm. Ở các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng NVL chính không giống nhau, có thể sản phẩm của doanh nghiệp này là NVL cho doanh nghiệp khác, vì vậy đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm cũng được coi là NVL chính. - NVL phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ trong sản xuất, không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng được sử dụng kết hợp với NVL chính nhằm nâng cao chất lượng, hoàn thiện sản phẩm. - Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn như là xăng, dầu, than có tác dụng cung cấp nhiệt lượng, phục vụ cho các phương tiện máy mọc thiết bị hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. - Vật liệu và thiệt bị xây dựng cơ bản: bao gồm vật liệu, công cụ, phương tiệ n . dùng cho công tác xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. - Vật liệu khác (Phế liệu): là những loại vật liệu chưa được sắp xếp vào các loại trên, thường là những loại vật liệu loại ra từ quá trình sản xuất hoặc là phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm với những quy cách, phẩm chất riêng.Mỗi loại trong nhóm được quy định một ký hiệu riêng thùy thuộc vào doanh nghiệp sao cho thuận lợi trong việc tiêu hao, định mức dự trữ từng loại NVL dùng sản xuất sản phẩm. Thứ hai: Căn cứ vào nguồn hình thành NVL trong doanh nghiệp sản xuất, NVL có thể được chia thành: - NVL mua ngoài - NVL tự gia công chế biến - NVL thuê ngoài gia công chế biến - NVL do đơn vị khác góp vốn liên doanh - NVL được cấp phát biếu tặng - NVL từ các nguồn khác 11
  21. Phân loại theo cách này thuận lợi cho việc kiểm tra, theo dõi và xây dựng kế hoạch về NVL cho quá trình thu mua dự trữ, là cơ sở xây dựng kế hoạch sản xuất và tính giá vốn VL nhập kho. Thứ ba: căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí NVL trên các tài khoản kế toán, NVL gồm: - NVL trực tiếp dùng cho nhu cầu sản phẩm: Là NVL dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, là bộ phận chính cấu thành nên thực thể sản phẩm. - NVL dùng cho nhu cầu khác: + NVL dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp. + Nhượng bán. + Đem góp vốn liên doanh. + Đem biếu tặng Cách phân loại này giúp cho quá trình sản xuất, quản lý NVL trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao. > Tác dụng của việc phân loại: Tùy vào mỗi căn cứ khác nhau, doanh nghiệp phân chia NVL thành các loại khác nhau. Việc phân chia NVL giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản tổng hợp, chi tiết để phản ánh tình hiện có và sự biến động của các loại NVL trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế, vai trò, chức năng của từng loại NVL trong sản xuất.Từ đó có biện pháp tích cực trong việc tổ chức, quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại NVL. 2.2.22. Đánh giá NVL NVL là một bộ phận của tài sản lưu động được phản ánh trong sổ kế toán và trên báo cáo tài chính theo trị giá vốn thực tế. Đánh giá NVL là xác định giá trị của NVL ở những thời điểm nhất định theo những phương pháp cụ thể và những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Dưới tác động của quy luật thị trường, trị giá bằng tiền của NVL thay đổi liên tục.Đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí bằng tiền của NVL chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận cuối cùng của doanh nghiệp.Vì vậy, bên cạnh việc quản lý về số lượng, doanh nghiệp cần 12
  22. quan tâm quản lý cả về mặt giá trị của NVL. Việc đánh giá NVL trong doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi được giá trị của số NVL nhập-xuất-tồn, làm cơ sở cho việc ra quyết định trong sản xuất. 2.2.2.2.1. Phương pháp tính theo giá trị thực tế đích danh Trị giá vốn thực tế = Số lượng NVL Đơn giá thực tế NVL xuất kho xuất kho từng lô hàng Theo phương pháp này thì giá vốn NVL xuất kho được tính căn cứ vào số lượng NVL xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính NVL đó. Phương pháp này thường được áp dụng cho những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. *Ưu điểm: + Nhập theo giá nào xuất theo giá đó + Đảm bảo nguyên tắc phù hợp chi phí, doanh thu + Theo dõi chính xác giá lúc nhập và xuất của từng lô hàng, giúp hạch toán kế toán chính xác, kịp thời, làm cho chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại. * Nhược điểm: + Khó theo dõi nếu doanh nghiệp có nhiều mặt hàng, nhiều chủng loại NVL, nhập xuất thường xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết NVL sẽ phức tạp. * Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp có chủng loại NVL ít và nhận diện được lô hàng. 2.2.2.2.2. Phương pháp tính theo giá bình quân Trị giá vốn thực tế Số lượng NVL x Đơn giá bình quân NVL xuất kho xuất kho 13
  23. Theo phương pháp này, trong kỳ khi các NVL xuất kho thì kế toán tạm thời không tính giá trị trên phiếu xuất kho mà chỉ ghi số lượng. Cuối kỳ sau, khi kết thúc nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL kế toán mới tính giá bình quân cho cả kỳ và giá bình quân đó được dùng làm căn cứ để tính giá bình quân cho cả kỳ và giá bình quân đó được dùng làm căn cứ để tính giá xuất kho. Trong đó, đơn giá bình quân có thể xác định theo 1 trong 3 cách sau: Một là: Giá bình quân cuối kỳ trước > Ưu điểm: Phương pháp này tính khá đơn gản cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động NVL trong kỳ > Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả NVL nên sử dụng phương pháp nay thì việc tính giá thiếu chính xác khi thị trường giá NVL biến động. Trị giá NVL tồn ĐK + Trị giá NVL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ Số lượng NVL tồn ĐK + Số lượng NVL nhập trong kỳ Hai là: Giá bình quân cả kỳ dự trữ > Ưu điểm: Đơn giảm, dễ làm, giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết NVL không phụ thuốc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tư. > Nhược điểm: Dồn công việc tính giá NVL xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ các khâu kế toán khác. Ba là: Giá bình quân liên hoàn ( bình quân sau mỗi lần nhập) 14
  24. Trị giá NVL lần n-1 + Trị giá NVL nhập lần n Đơn giá bình quân _ liên hoàn Số lượng NVL lần n-1 + Số lượng NVL lần n Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập NVL, kế toán tính đơn giá bình quân sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng NVL xuất để tính giá NVL xuất kho. > Ưu điểm Phương pháp này cho giá NVL xuất kho chính xác nhất, phản ánh kịp thời sự biến động giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều đặn. > Nhược điểm Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với những đơn vị sử dụng kế toán máy. 2.2.2.2.3. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định NVL nào nhập trước thì xuất dùng trước và tính theo đơn giá của những lần nhập trước. Áp dụng phương pháp này đối với những doanh nghiệp ít loại hàng nhưng số lần nhập nhiều. Như vậy, nếu giá cả có xư hướng tăng lên thì giá trị hàng tồn kho cao và giá trị vật liệu xuất dùng nhỏ nên giá thành sản phẩm giảm, lợi nhuận tăng.Ngược lại giá cả có xu hướng giảm thì chi phí vật liệu trong kỳ sẽ lớn dẫn đến lợi nhuận trong kỳ giảm. > Ưu điểm Cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời, phương pháp này cung cấp một sự ước tính hợp lý về giá trị vật liệu cuối kỳ. Trong thời kỳ làm phát, phương pháp này sẽ cho lợi nhuận cao, do đó có lợi cho Cty. > Nhược điểm Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu phát sinh hiện hành. Doanh thu hiện hành có được là do các chi phí NVL nói riêng và hàng tồn kho nói chung vào kho từ trước. Như vậy, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. 15
  25. 2.2.2.3. Quản lý NVL Quản lý NVL cũng có các chức năng như quản lý nói chung nhưng các chức năng sẽ được cụ thể hóa, chi tiết ở từng loại hình doanh nghiệp. NVL là tài sản lưu động được sử dụng thường xuyên trong SXKD. Vì vậy, các chứng năng quản lý NVL cũng bao gồm: • Lập kế hoạch NVL Quá trình lập kế hoạch nhằm thực hiện việc cân bằng giữa nhu cầu của khách hàng và cung cấp. Nó đề ra các cách thức để có thể hoàn thành mục tiêu đề ra. Đầu vào của việc lập kế hoạch là nguồn thông tin được cung cấp từ tiếp thị và các bộ phận khác. Kế hoạch được đánh giá là tốt khi cân đối được lượng cung cầu, tiếp cận mục tiêu, kết nói được các bộ phận. Kế hoạch phải chủ động quản lý được các bộ phận khác, phát hiện và thu ngắn khoảng cách giữa các bộ phận, loại bỏ nhưng công việc trùng lặp. Thông thường, kế hoạch thường được thể hiện dưới dạng lịch trình sản xuất chính (Master Production Schedule).Theo đó, mọi bộ phận tự xác định và thi hành công việc của mình.Chìa khóa để kế hoạch thành công là thông tin, chìa khóa để kiểm soát kế hoạch cũng là thông tin. • Có 3 dạng kế hoạch: Kế hoạch chiến lược: được hoạch định bởi các nhà quản lý cấp cao về mục tiêu của Cty trong dài hạn, nó giúp định hướng các hoạt động của tổ chức. Kế hoạch chiến thuật: được hoạch định bởi các nhà quản lý cấp trung để triển khai kế hoạch chiến lược thành những hoạt động cho các bộ phận. Kế hoạch tác nghiệp: là kế hoạch chi tiết được thiết lập và triển khai tại các bộ phận cho công tác vận hành, thường có tính chất ngắn hạn. - Tổ chức thực hiện về NVL + Thu mua - nhập kho + Bảo quản, dự trữ trong kho + Xuất dùng - sử dụng - Giám sát tình hình thực hiện về NVL - Phân tích đánh giá - Nội dung công tác quản lý NVL 16
  26. Công tác quản lý sản xuất nói chung và công tác quản lý NVL nói riêng bao gồm đầy đủ các nội dung trong quá trình quản lý từ bước xây dụng định mức tiêu hao NVL, lập kế hoạch mua sắm, xuất dùng, dữ trữ, tổ chức thực hiện, ghi chếp tình hình nhập xuất tồn đến kiểm tra phân tích đánh giá và ra quyết định. Để tăng cường công tác quản lý NVL cần thực hiện tốt quá trình quản lý thông qua các nội dung công tác quản lý. 2.3. Tồn Kho 2.3.1. Khái niệm Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng.Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2.3.2. Phân loại Hàng tồn kho tồn tại trong các công ty sản xuất có thể được phân ra thành ba loại: - Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về. - Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. - Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất. Ba loại hàng tồn kho nêu trên được duy trì sẽ khác nhau từ công ty này đến công ty khác tùy thuộc vào tính chất khác nhau của từng doanh nghiệp. Một số công ty cũng duy trì loại thứ tư của hàng tồn kho, được gọi là nguồn vật tư, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và những thứ tương tự. Những loại hàng này đều cần thiết cho quá trình sản xuất. 17
  27. 2.3.3. Lý do của việc lưu trữ hàng tồn kho: Tại sao các công ty lại giữ hàng tồn kho trong khi chi phí lưu trữ khá đắt? Câu trả lời là tầm quan trọng trong việc giữ hàng tồn kho ở các doanh nghiệp. Báo cáo của những nhà nghiên cứu cho rằng có ba lí do chính của việc giữ hàng tồn kho: Một là: Giao dịch Hai là: Dự phòng Ba là: Đầu cơ. • Cụ thể: Giao dịch: Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránh tắc nghẽn trong quá trình sản suất và bán hàng. Bằng việc duy trì hàng tồn kho, các doanh nghiệp đảm bảo được việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Mặt khác, việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm. Dự phòng: Việc giữ lại hàng tồn kho với mục đích này là một tấm đệm cho những tình huống kinh doanh xấu nằm ngoài dự đoán.Sẽ có những bức phá bất ngờ về nhu cầu thành phẩm vào một thời điểm nào đó.Tương tự, cũng sẽ có những sự sụt giảm không lường trước trong cung ứng nguyên liệu ở một vài thời điểm. Ở cả hai trường hợp này, một doanh nghiệp khôn ngoan sẽ chắc chắn muốn có vài tấm đệm để đương đầu với những thay đổi khôn lường. Đầu cơ: Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho để có được những lợi thế khi giá cả biến động.Giả sử nếu giá nguyên liệu thô tăng, doanh nghiệp sẽ muốn giữ nhiều hàng tồn kho so với yêu cầu với giá thấp hơn. 2.3.4. Lợi ích và chi phí cho lưu trữ hàng tồn kho: Lưu trữ hàng tồn kho đem lại những lợi thế nhất định cho doanh nghiệp. Những lợi thế quan trọng nhưng không hạn chế có thể kể đến như: Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh: Bằng việc lưu trữ hàng tồn kho, một công ty có thể tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 18
  28. Giảm chi phí đặt hàng: Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư có thể được giảm rất nhiều nếu công ty đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ. Đạt được hiệu quả sản xuất: Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho cũng đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả.Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất. Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng tốt. Có thể nói rằng việc thu mua tràn lan chứa đựng nhiều rủi ro và việc gặp phải những rủi ro không lường trước được sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp.Việc lưu trữ hàng tồn kho quá nhiều, không có kế hoạch, sẽ chiếm những khoản chi phí nhất định. Do vậy, rất cần thiết cho việc một công ty lập kế hoạch cụ thể về lưu trữ hàng tồn kho. > Chi phí lưu trữ hàng tồn kho được phân ra làm hai loại: Một là: Chi phí nguyên liệu: bao gồm các khoản phí liên quan đến đến việc đặt hàng để thu mua nguyên liệu, các thành phần, tiền lương cho nhân viên quản trị hành chính, chí phí thuê mặt bằng, cước phí, chuyển phát, hóa đơn, văn phòng phẩm, v.v. Càng nhiều đơn hàng thì càng nhiều các chi phí liên quan và ngược lại. Hai là: Chi phí thực hiện: bao gồm các khoản phí liên quan đến việc lưu trữ hoặc vận chuyển hàng tồn kho cũng như chi phí bảo hiểm rủi ro trọn gói, chi phí thuê mặt bằng, tiền lương cho nhân công, sự lãng phí, lỗi thời, sự hao mòn, mất trộ m . Nó cũng bao gồm các khoản phí cơ hội. Điều này có nghĩa: khoản tiền dành cho hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định. Do đó mà sự mất mát của việc thu lại cũng có thể được xem như một chi phí cơ hội. Những điểm trên nhằm nhấn mạnh cho tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho, để quyết định số lượng hàng tồn kho tối ưu nhất cho công ty, doanh nghiệp theo chu kì. 19
  29. 2.3.5. Mục đích của quản trị hàng tồn kho: Có 2 mục đích chính: > Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có: mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành.Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn.Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất. Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ. Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa. Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định. Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận. > Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho: liên quan gần nhất đến mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho.Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm báo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm. Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách. Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời.Hai là nó sẽ làm giảm các chi phí thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận. 20
  30. CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THU MUA GIẤY TẠI CÔNG TY HOÀNG TÙNG 3.1. Tổng quan về ngành giấy của Việt Nam 3.1.1. Tình hình chung Giấy là sản phẩm được sản xuất từ cellulose.Nguyên liệu của công nghiệp giấy là gỗ, tre, nứa, phế phẩm sản xuất công -nông nghiệp như rơm rạ, bã mía và giấy loại, và các dạng thực vật khác.Hiện nay có nhiều loại giấy: giấy tốt in những loại ấn phẩm đặc biệt, giấy in viết bình thường, giấy gói, giấy sinh hoạt.Trung bình những năm qua, nước ta nhập khoảng trên dưới 100 ngàn tấn giấy các loại mỗi năm. Tính về số giấy sản xuất trong nước thì Việt Nam mỗi năm tiêu thụ gần 300 ngàn tấn, tính theo đầu người đạt xấp xỉ 4kg/năm. Đây là chỉ số rất quan trọng trong việc đánh giá mức độ phát triển văn hóa.Theo chỉ số này Việt Nam đứng cuối cùng trong khu vực và thuộc loại thấp nhất thế giới. Ngành sản xuất giấy Việt Nam sử dụng hai loại nguyên liệu chủ yếu là tre nứa và gỗ lá rộng mọc nhanh (bồ đề, mỡ, keo, bạch đàn, khuynh diệp, ). Một vài cơ sở sử dụng bã mía nhưng không đáng kể. Để sản xuất khoảng 130M50 ngàn tấn bột giấy một năm như hiện nay, ngành giấy sử dụng khoảng 700 ngàn tấn nguyên liệu qui chuẩn (độ ẩm 50%). Nếu tính sinh khối rừng nguyên liệu tăng trưởng mỗi năm khoảng 12M5 tấn/ha và sản lượng rừng nguyên liệu giấy đến kỳ khai thác của Việt Nam dưới 100 tấn/ha, thì diện tích rừng bị khai thác cho ngành giấy không phải nhỏ. Biểu đồ 2.1 : Đóng góp giá trị ngành giấy trong GDP 21
  31. 3.1.2. Các sản phẩm giấy Tùy theo mục đích sử dụng khác nhau sản phâm giấy được chia thành 4 nhóm: • Nhóm 1: Giấy dùng cho in, viết (giấy in báo, giấy in và viết ) • Nhóm 2: Giấy dùng trong công nghiệp (giấy bao bì, giấy chứa chất lỏng . ) • Nhóm 3: Giấy dùng trong gia đình (giấy ăn, giấy vệ sin h .) • Nhóm 4: Giấy dùng cho văn phòng (giấy fax, giấy in hóa đ ơ n .) Hiện nay ở Việt Nam chỉ sản xuất được các loại sản phẩm như giấy in, giấy in báo, giấy bao bì công nghiệp thông thường, giấy vàng mã, giấy vệ sinh chất lượng thấp, giấy tissue chất lượng trung b ìn h . còn các loại giấy và các tông kỹ thuật như giấy kỹ thuật điện-điện tử, giấy sản xuất thuốc lá, giấy in tiền, giấy in tài liệu bảo mật vẫn chưa sản xuất được. 3.2. Thực trạng thu mua-ép - xuất giấy tại công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng 3.2.1. Các loại giấy công ty thu mua (1) NDLK: Giấy thùng carton chưa qua sử dụng, không có băng keo, kim bấm. Tên gọi khác là giấy xén lề. (2) LOCC: Giấy thùng carton cũ đã qua sử dụng . (3) OT: Out Throw (Các loại giấy tạp như: báo, tạp chí, sách, vở, bao thuốc lá, thẻ bài, ống giấy). (4) PM: Prohibitive Material Các loại tạp chất không phải là giấy hoặc giấy có các lớp băng keo dán trên bề mặt . (Không Mua ). 3.2.2. Chính sách mua hàng > Cách tính khối lượng hàng Khối lượng hàng được định nghĩa là khối lượng giấy đủ tiêu chuẩn mà các nhà cung cấp bán cho công ty. Khối lượng hàng được tính như sau: X = A — B - Trong đó: x: Khối lượng hàng A: Khối lượng xe lúc cân vào B: Khối lượng xe cân ra 22
  32. > Tiêu chuẩn chất lượng • Độ ẩm (MC) Giấy đầu vào từ các nhà cung cấp phải có độ ẩm trung bình khi đo 20 điểm ngẫu nhiên dưới 14%. Các trường hợp giấy có độ ẩm từ 14%-20% ta sẽ dùng công thức sau để tính lượng hàng trừ đi: X = X — (M — 14%) Trong đó: X: Khối lượng hàng sau khi trừ độ ẩm x: Khối lượng hàng trước khi trừ ký. M: Là độ ẩm trung bình đo được. Các trường hợp giấy có độ ẩm lớn hơn 20% sẽ trả về cả xe hàng và hủy phiếu cân do chất lượng giấy quá xấu. • Tạp (OT) Giấy đầu vào từ các nhà cung cấp phải có lượng giấy tạp bé hơn 3%. Các trường hợp có lượng tạp từ 3%-10% ta sẽ dùng công thức sau để trừ: H = X - X * Ợ - 3%) - Trong đó: H: Khối lượng hàng sau khi trừ tạp ( khối lượng hàng dùng để tính tiền) X: Khối lượng hàng sau khi trừ độ ẩm. T: Lượng giấy tạp lẫn trong giấy. 23
  33. 3.2.3. Thu mua 3.2.3.I. Quy trình thu mua ngoài công ty Sơ đồ 3.1: Quy trình thu mua giấy ngoài công ty ( Nguồn: Công ty Hoàng Tùng) (1) Giấy từ các hộ gia đình, công ty, siêu thị sẽ được bán lẻ cho những người mua phế liệu. Giấy thùng carton từ sinh hoạt gia đình, từ các thùng bỏ trong quá trình bán hàng hay các thùng lỗi thải ra từ các công ty sẽ được những người thua mua phế liệu thu gom tận nơi. Đa phần giấy ở giai đoạn này đều được thu mua với số lượng ít, trung bình khoảng 1-20 kg mỗi lần nên giá mua rất thấp. (2) Những người mua phế liệu sau từng chuyến thu mua phế liệu, họ sẽ phân loại các mặt hàng để bán lại cho chủ vựa phế liệu bao gồm cả giấy carton. Thông thường mỗi ngày, trung bình mỗi người thu mua phế liệu có thể mua khoảng 40-60 kg giấy carton và bán lại cho chủ vựa. Những người mua phế liệu như là các vệ tinh xung quanh chủ vựa, chuyên thu mua các mặt hàng phế liệu để đến cuối ngày bán lại cho chủ vựa. (3) Từ 2 - 3 ngày, khi chủ vựa phế liệu đã gôm đủ giấy ( từ 400-600 kg) thì sẽ chủ động liên hệ với các chủ xe chuyên mua giấy. Các chủ xe này sẽ thu mua giấy của các vựa khác nhau sao cho đầy chuyến hàng và đến giao cho công ty Hoàng Tùng. (4) Một số công ty có lượng giấy thải ra hằng tuần lớn sẽ liên hệ trực tiếp với chủ xe thu mua giấy để có thể bán giấy với mức giá cao hơn. Đa phần họ là các công ty may mặc, giầy da, chế biến thủy hải sản trên địa bàn Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. 24
  34. Qua từng bước khác nhau, giá giấy tại mỗi bước cũng có sự chênh lệch đáng kể. Với giá giấy cuối cùng là 3500đ/kg tại công ty Hoàng Tùng thì các thành phần thu mua trước đó sẽ có giá cụ thể như sau: (1) Người mua phế liệu sẽ thu mua giấy với giá là 2000đ/kg. Các hộ gia đình, chủ tiệm tạp hóa cảm thấy hài lòng với mức giá này vì họ vừa dọn dẹp những giấy thùng cartoon không cần thiết và vừa có thể kiếm tiết kiệm được chút chi phí thay vì bỏ giấy đi (2) Chủ vựa thu mua giấy của các người thu mua phế liệu với giá 2400đ/kg. Những người mua phế liệu do phải thu mua nhiều nơi khác nhau, công sức bỏ ra lớn nhưng lại chỉ thu mua được số lượng nhỏ nên lợi nhuận 400đ/kg làm họ cảm thấy hài lòng. (3) Những chủ xe chuyên thu mua giấy thường sẽ liên kết với nhau và đặt ra một quy định chung. Đó là quy định lợi nhuận 500đ/1kg giấy. Có nghĩa làm nếu giá giấy là 3500đ/kg, họ sẽ thu mua từ chủ vựa với giá 3000đ/kg. Nếu giá giấy có biến động, thì họ vẫn sẽ tăng hoặc giảm giá giấy tùy theo biến động đó, miễn sao lợi nhuận của họ luôn giữ ở mức 500đ/kg. (4) Những công ty có lượng giấy thải lớn thường được các chủ xe đặc biệt quan tâm. Bởi lẽ đây là nguồn giấy lớn và chất lượng giấy rất tốt nhưng giá thành lại thấp hơn các chủ vựa. Cụ thể, các chủ vựa sẽ thu mua giấy từ các công ty này với giá 2800đ/kg nhằm đạt được mức lợi nhuận 700đ/kg. Quy trình thu mua giấy ngoài công ty là quy trình thu mua tự do hoàn toàn, cho nên việc kiểm soát chất lượng giấy rất khó khăn. Vào mùa mưa, giấy từ nhưng người thu mua phế liệu có độ ẩm khá cao ( trung bình từ 13-15%). Trải qua việc lưu trữ giấy kém hiệu quả tại các vựa phế liệu, gặp phải những ngày mưa, số lượng giấy bị ướt đáng kể. Điều này làm tăng độ ẩm giấy, khiến việc thu mua tại nhà máy khó khăn hơn. Ngoài ra, việc một số vựa gian lận, cố tình cho nước vào giấy nhằm tăng trọng lượng giấy đã làm cho việc thu mua giấy gặp không ít trở ngại. Việc phân biệt giữa giấy carton (LOCC) và giấy tạp (OT) của người thu phế liệu cũng như các chủ vựa chưa thật sự hiệu quả. Đôi lúc, hàm lượng giấy tạp thu mua từ các chủ vựa tăng vượt quá mức cho phép. Điều này làm giảm chất lượng giấy đầu ra, cũng như giảm lợi nhuận của các chủ xe thu mua giấy do bị công ty Hoàng Tùng trừ ký khi giấy không đủ chất lượng yêu cầu. 25
  35. 3.2.3.2. Quy trình thu mua tại công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng Sơ Đồ 3.2: Quy trình thu mua tại công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng Ký Hiệu: WP-RPP-01 Cập Nhập: Ngày 11 tháng 03 năm 2015 STT Bước Thực Hiện Trách Nhiệm Diễn Giải Bắt Đầu 1. Tuân thủ theo form mẫu sổ bảo vệ đính kèm ( FRM- RPP-01) 1. Nhân viên bảo vệ 1 2. Ghi nhận các thông tin: số thứ tự đăng ký, biển số xe, thời gian vào, tên hàng 2 Đảm bảo trên sàn cân trống l.Nhân viên KCS và không có vật thể nào làm ảnh hưởng tới khối 1. Đảm bảo số hiện thị trên 3 đồng hồ cân là ổn định và ở vị trí "0" trước khi cân xe. 1. Nhân viên KCS 2. Nhấn nút "Zero" trên đầu cân nếu như số liệu khác "zero" Bảo vệ tuân thủ theo quy định: Xe nào đăng ký tài trước thì cho vào trước. 4 1. Nhân viên KCS Bảo vệ giám sát đảm bảo 2. Nhân viên bảo không ai còn trên xe hoặc trên vệ cân trong lúc đang cân xe. 1. Tên hàng: Chọn 1 trong 3 loại hàng sau: LOCC, NDLK hoặcMW 2. Nhập các thông tin yêu cầu trên 5 vào máy tính, kết thúc bằng lệnh " Cân xe vào" và nhấn chuông báo khi 1 Nhân viên KCS đã hoàn thành việc cânxe. 3. Bảo vệ kiểm tra và ghi nhậnkhối lượng 26
  36. Quy Trình Nhận Giấy Tại Trạm Ép Vị trí xuống hàng: Gần 1. Nhân viên KCS băng tải, nhưng cách xa 6 Hướng dẩn tài xế di chuyển xe đến khu vực chỉ định để xuống giấy đã mua để chắc chắn giấy xuống ở vị trí đó là thuộc về xe đó. ___ Ỷ___ Cho xuống hàng và kiểm tra 1. Viết giá trị độ ẩm từ 7 chất lượng giấy bằng cách 1 TVT1 - • - máy DC-2000và% tạp 1. Nhân viên KCS ,7 , r Ạ _ kiểm tra 15 điểm độ ẩm (MC) chất vào lorm kiểm tra và tạp chất (OT). chất lượng và hướng dẩn công nhân lựa ra PM để trả lai cho xe đó. Yêu cầu tài xế payloader dọn 1. Đảm bảo xe đủ các điều sạch khu vực xuống hàng kiện vận hành an toàn: có 1. Nhân viên KCS 7 17* ,7 n trước khi đẩy giấy vào bang tải , còi xe, gương chiếu hậu. 2. Tài xế payloader . , 8 để có khoảng trống cho việc 2. Tài xế chạy chạy chậm, nhận xe tiếp theo đảm bảo lái xe an toàn 1. Chọn đúng biển số Cân xe không tải ( xác xe), nhập 1. Nhân viên KCS của xe từ phần mềmcân. vào chương trình cân các kết .2. Chọn nút cân xe ra và 9 quả đo độ ẩm và tạp chất để kết nhập các thông tin độ ẩm (15 thúc quá trình nhận xe. điểm), %tạp chất, %PM vào chương trìnhcân ì t 1. Phiếu cân liên xanh gửi cho In phiếu cân và trả phiếu cân 1. Nhân viên 10 tài xế/ nhà cungcấp KCS 2. Phiếu cân liên hồng lưu tại trạmép 3. Phiếu cân liên trắng (bản gốc) tổng hợp lại theo tuần và \ gửi lên nhà máy cho nhân viên chứng từ để làm thanh toán Tài xế đưa phiếu cân cho bảo vệ cho nhà cungcấp. để ghi nhận thông tin vào sổ và 1. Nhân viên bảo 11 ký xác nhận vào phiếu cân liên vệ xanh Ị 27
  37. 1. Tham khảo báo cáo mẫu Tổng hợp các phiếu cân vào cuối ííleexcel ngày, phân loại theo loại hàng và L Nhân viên 2. Tham khảo cách thống tên nhà cung cấp. Nhập số liệu KCS kê số liệu bằng chương và file excel và gửi cho cấp trên trìnhcân V (Nguồn: Phòng KCS) Quy trình thu mua giấy ở công ty Hoàng Tùng tạo sự thống nhất giữa các bộ phận trong xuyên suốt quá trình thu mua. Quy trình thu mua còn thể hiện việc phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận khác nhau, tránh sự chồng chéo giữa các bộ phận. Làm cho công việc thu mua được hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Ngoài ra, các mô tả công việc, các dụng cụ cần dùng ở từng giai đoạn cũng rất rõ ràng, điều giúp công việc được chính xác và tiết kiệm thời gian hơn. Qua Quy trình thu mua với 11 bước của Công ty Hoàng Tùng, ta có thể thấy nhiệm vụ của nhân viên KCS (nhân viên Kiểm tra Chất lượng Sản Phẩm) là vô cùng quan trọng. Nhân viên KCS có mặt ở hầu hết các công đoạn quan trọng trong quy trình nhận giấy tại công ty. Họ là người trực tiếp cân xe, kiểm tra chất lượng giấy đầu vào, thương lượng với khách hàng .v.v Nếu chất lượng giấy không đạt, nhân viên KCS sẽ là người quyết định nên trừ ký hay trả giấy về. Bước 7 là bước quan trọng nhất của quy trình nhận giấy tại công ty Hoàng Tùng.Bởi lẽ đây là bước rất nhạy cảm. Nhân viên KCS trực tiếp kiểm tra chất lượng giấy đầu vào, chất lượng giấy sẽ được đánh giá qua 2 yếu tố là MC ( độ ẩm) và OT ( tỷ lệ lượng giấy tạp). Nếu lượng MC và OT ở mức cho phép, nhân viên KCS sẽ xuất phiếu thanh toán đủ trọng lượng đơn hàng. Công việc kiểm tra chất lượng hàng hóa đòi hỏi nhân viên KCS phải rất tinh ý và khéo léo khi làm việc với các chủ hàng.Vì một khách hàng không có uy tín, ham lợi nhuận sẽ đổ nước vào giấy làm cho trọng 28
  38. lượng giấy tăng lên đáng kể.Qua đó, họ sẽ có thêm lợi nhuận thông qua việc đổ nước này. Nhiệm vụ của nhân viên KCS là phải phát hiện các hành vi gian lận này và có phương án giải quyết hợp lý để vừa có tính răn đe mà lại không mất khách hàng. Với vị trí trung tâm của các nguồn giấy tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Các nguồn giấy từ TP. Vũng Tàu, Long Hải - Phước Tỉnh, TP. Bà Rịa, Mỹ Xuân - Tân Thành, Bình Thuận - Phan Thiết đều chọn công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng làm nơi bỏ hàng lý tưởng. Bởi thế, sản lượng giấy của công ty luôn đạt trên 30t/ ngày. 3.2.3.3. Sản lượng thu mua > Báo cáo sản lượng thu mua hằng ngày. Mỗi ngày có trung bình khoảng 15-20 nhà cung cấp đến giao giấy cho công ty Hoàng Tùng.Vì thế, việc quản lý, ghi nhận, tổng hợp thông tin nhập trong ngày là hết sức quan trọng. Để làm tốt được điều này, nhân viên KCS đã tổng hợp thông tin tất cả các xe nhập hàng vào báo cáo thu mua hằng ngày để giúp việc quản lý được hiệu quả và chính xác hơn. 29
  39. Bảng 3.1: Báo cáo sản lượng ngày 17 tháng 12 năm 2016 Trọng Trừ Độ Trừ Tổng Trọng Lượng Loại Độ Ẩm Tạp STT Biển Số Xe lượng Ẩm Tạp Trừ Thanh Toán Giấy (%) (%) (Kg) (Kg) (Kg) (Kg) (Kg) BG-1234 LOCC 470 13.4 3 470 1 - - - 54S-5782 LOCC 2,150 13.6 3 2,150 2 - - - BG-11n LOCC 430 13.5 3 430 3 - - - 60C-28421 LOCC 2,110 13.4 3 2,110 4 - - - B G -ỉrn LOCC 280 13.7 3 280 5 - - - 72C-03344 LOCC 540 13.3 3 540 6 - - - 60C-28421 LOCC 1,800 13.9 3 1,800 7 - - - BG-11n LOCC 310 13.6 3 310 8 - - - BG-9999 LOCC 270 13.5 3 270 9 - - - 54T-3637 LOCC 2,310 13.7 5 2,264 10 - 46 46 BG-1234 LOCC 430 13.5 3 430 11 - - - 72M-6034 LOCC 450 13.9 3 450 12 - - - TỔNG 13.6 3.2 46 46 11,504 LOCC 11,550 (Nguồn: Phòng KCS) Báo cáo ngày thể hiện rõ số lượng xe đã vào đổ hàng trong ngày cũng như các chỉ số liên quan của những xe đó như là: Trọng lượng hàng, độ ẩm, lượng tạp, số ký đã trừ, khối lượng tính tiền. Qua đó, kết quả tổng khối lượng thu mua trong ngày sẽ được ghi nhận và nhập vào báo cáo tuần. 30
  40. Thông tin của từng khách hàng sẽ được lưu trữ trong chương trình cân của nhân viên KCS. Cuối ngày, nhân viên KCS sẽ tổng kết thông số liệu đã được lưu trữ trong ngày vào file excel để xuất ra báo cáo ngày. > Báo cáo sản lượng thu mua hằng tuần Bảng 3.2: Báo cáo sản lượng tuần 3 tháng 12 năm 2016 (Nguồn: Phòng KCS) Loại Dec 12 Dec 13 Dec 14 Dec 15 Dec 16 Dec 17 Tổng Giấy Trọng lượng 29,580 17,070 18,550 20,040 17,080 11,550 113,870 LOCC Trọng lượng thanh toán 29,580 17,070 18,550 20,040 17,080 11,504 113,824 OT - Đã Trừ MC - 46 46 Sản lượng thu mua của các ngày trong tuần được ghi nhận. Qua đó, nhân viên KCS và các cấp quản lý có thể kiểm tra tình hình nhập hàng, sản lượng cũng như sự thay đổi giữa các ngày trong tuần.Qua bảng trên ta có thể thấy hàng hóa chủ yếu tập trung vào thứ 2 hàng tuần với gần 30t, các ngày còn lại trong tuần lượng giấy giữ ở mức ổn định. Thông tin về số lượng ký bị trừ của các ngày cũng được cập nhật cụ thể để quản lý có thể kiểm tra, nắm được lượng hàng hóa nhập vào công ty trong tuần, cũng như chất lượng hàng hóa nhìn chung có đạt tiêu chuẩn không. > Báo cáo sản lượng thu mua hằng tháng 31
  41. Bảng 3.3: Báo cáo nhập hàng các tuần trong tháng 12 năm 2016 Đơn vị tính: kg Loại TỔNG Giấy Tuần 1 Tuần 2 TUẦN 3 TUẦN 4 TUẦN 5 LOCC Trọng Lượng 76,710 131,470 113,870 108,140 110,290 540,480 Trọng Lượng Thanh Toán 76,710 131,163 113,819 107,998 110,012 539,702 Tạp 527 527 Đã Trừ Độ ẩm 200 51 251 (Nguồn: Phòng KCS) Vào mỗi cuối ngày thứ 7 hằng tuần, nhân viên KCS sẽ tổng kết báo cáo tuần, thống kê khối lượng nhập trong tuần và điền vào bảng báo cáo nhập hàng các tuần trong tháng. Bảng này thể hiện khối lượng nhập giữa các tuần trong tháng, thông thường sẽ là 5 tuần. 32
  42. > Báo cáo sản lượng thu mua hằng năm Bảng 3.4: Sản lượng thu mua trong năm 2016 Đơn vị tính: kg Loại LOCC Trọng Lượng Trọng Lượng Thanh Toán Tháng 1 600,210 600,210 Tháng 2 326,150 326,102 Tháng 3 354,420 354,372 Tháng 4 202,100 202,100 Tháng 5 254,610 254,610 Năm Tháng 6 526,680 526,578 2016 Tháng 7 852,410 852,192 Tháng 8 862,380 861,794 Tháng 9 927,760 927,625 Tháng 10 738,950 738,376 Tháng 11 636,040 635,565 Tháng 12 540,480 539,702 TỔNG 6,822,190 6,819,226 (Nguồn: Phòng KCS) Biểu đồ 3.2: Sản lượng thu mua của công ty TNHH TM-VTHoàng Tùng năm 2016 33
  43. Đơn Vị: KG 1000000 900000 800000 700000 600000 500000 400000 300000 200000 100000 0 Tháng lTháng 2Tháng 3Tháng 4Tháng 5Tháng 6Tháng 7Tháng 8Tháng 9 Tháng Tháng Tháng 10 11 12 (Nguồn: Phòng KCS) Qua biểu đồ trên, ta có thể thấy sản lượng thu mua giữa các tháng là không đồng đều. Cụ thể từ tháng 2 đến tháng 6, sản lượng thu mua chỉ ở mức dưới 600 tấn/ tháng. Qua tìm hiểu, nguyên nhân của việc sản lượng thấp trong những tháng này là do: > Đối thủ của công ty tiến hành tăng giá giấy. Cụ thể trong thời gian này, giá giấy của công ty là 3300đ/1kg. Giá của các đối thủ các như sau: . , . , HÌNH THỨC THÔNG TIN THI TRƯỜNG KHU VƯC VŨNG TÀU , ■ ■ TH.TOÁN LOẠI 17/05/2016 % O T 1 H O À N G T Ù N G LOCC 3300 3-5% T iền m ặt LOCC 3200 20% -30% 2 DŨNG LÊ VŨNG TÀU N ơ 1 tuần LOCC 3350 10% -20% 3 P H Ư Ớ C H Ò A T u ần 1 lần L O C C A 0 4 ĐỊNH HÌNH TÂN THÀNH LOCC 3300 10% T ron g tuần 5 SÀI GÒN MỸ XUÂN LOCC 3350 10% T ron g tuần 6 GIẤY ẤP HẮC DỊCH LOCC 3450 20% T ron g tuần Bảng 3.5 : Giá đối thủ cạnh tranh tại ngày 17 tháng 5 năm 2016 (Nguồn: Phòng KCS) 34
  44. Qua bảng trên ta có thể thấy rằng, công ty Hoàng Tùng không phải là đơn vị thu mua giấy duy nhất tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu mà song song đó là 5 công ty khác cũng đang hoạt động trong lĩnh vực thu mua giấy và giá của các đối thủ cạnh tranh đa số đều cao hơn 50 đến 100 đồng. Điều này đã làm công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng trở thành một trong những đơn vị thu mua giấy có giá thấp nhất ở Vũng Tàu. Hệ quả là nguồn giấy của Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã rãi đều ra các công ty khác thay vì tập trung tại công ty Hoàng Tùng như trước đây.Cần phải nói thêm là, sản lượng giấy của Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu trung bình khoảng 90t/ngày. Nhưng trong thời gian này, công ty Hoàng Tùng chỉ thu mua dc 12 tấn/ ngày tức là khoảng 13% lượng giấy của Tỉnh. > Tỷ lệ nhận OT (Giấy tạp) thấp Tiêu chuẩn nhận giấy tạp của Công ty Hoàng Tùng khá thấp, chỉ vào khoảng từ 3-5%. Điều này có nghĩa là, cứ 1000kg giấy thùng carton thì khách hàng có thể đi kèm theo 30-50 kg giấy tạp. So với các công ty khác, tỷ lệ nhận tạp của công ty Hoàng Tùng là thấp nhất.Điều này đã làm cho khách hàng khá e dè khi bỏ giấy.Đây cũng là một nguyên nhân quan trọng làm cho lượng giấy tại đây giảm mạnh. > Thanh toán tiền ngay. Khác với các công ty khác, khi khách hàng đến bỏ giấy tại công ty Hoàng Tùng sẽ được thanh toán ngay.Điều này làm nên lợi thế cạnh tranh tại nơi đây.Những khách hàng có nhu cầu xoay vòng vốn nhanh. Ở các công ty đối thủ, tiền sẽ được thanh toán cho khách hàng trong vòng từ 1-2 tuần. Từ tháng 7 đến nay, sản lượng của công ty đã có chiều hướng tăng và ổn định trở lại. Đỉnh điểm là tháng 9, công đã thu mua được hơn 927 tấn. Đây là một con số kỷ lục từ trước đến nay. Nguyên nhân do công ty đã áp dụng chính sách giá cao hơn các đối thủ trong Tỉnh. Quy trình nhận giấy cũng nhanh chóng hơn. 35
  45. 3.2.3.4. Kết quả phân tích hoạt động thu mua Loại Hình thức Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 thu mua giấy Sản Giá Giá Giá thu Sản lượng Sản lượng lượng (1000đ (1000 (1000 mua (kg) (kg) (kg) /kg) đ/kg) đ/kg) Mua trực LOCC tiếp từ chủ 5,145,100 3,1 5,954,320 3,4 6,822,190 3,5 xe (Nguồn: phòng kế toán, bảng tổng hợp năm 2014, 2015, 2016) NHẬN XÉT: Qua bảng trên ta thấy:sản lương thu mua tăng đều qua các năm, từ 5,145,100 kg tăng nhanh lên 6,822,190 kg. Giá thu mua tăng là nguyên nhân chủ yếu làm sản lượng tăng, ngoài ra công ty cũng có những chính ách thu mua hợp lý để thu hút các chủ giấy đến nhập hàng tại công ty. KẾT LUẬN: Qua những phân tích về quy trình và sản lượng thu mua tại công ty Hoàng Tùng, em có những nhận xét về ưu điểm và hững tồn tại đang có: > Ưu điểm Có vị trí nằm ở trung tâm của Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Các nhà xe chuyên cung cấp giấy sẽ dể dành giao giấy cho công ty. Thanh toán tiền mặt ngay.Việc này sẽ giúp khách hàng có thể xoay vòng vốn được hiệu quả nhất.Qua đó, tạo được sự gắn kết giữa khách hàng và công ty. Quy trình nhận giấy chuyên nghiệp, hiệu quả giúp công ty quản lý tốt được nguồn giấy nhập vào. 36
  46. > Hạn Chế: Một số khách hàng ham lợi cố tình xịt nước vào giấy nhằm tăng trọng lượng hàng, gây thiệt hại cho công ty. Việc phát hiện xử lý các khách hàng này cũng rất khó khăn do khối lương giấy hằng ngày nhập vào nhà máy là rất lớn. Nguồn giấy không ổn định do việc cạnh tranh với các đối thủ khác đang ngày càng gây gắt. Giá của công ty chưa thật sự áp đảo hơn các đối thủ khác. 3.2.4. Ép giấy 3.2.4.I. Quy trình ép giấy Hình ảnh 1: Máy ép giấy tại công ty Hoàng Tùng Ép giấy là công việc tối quan trọng tại công ty Hoàng Tùng.Nhằm tránh hiện tượng tồn kho giấy xá nhiều, giấy sau khi được nhân viên KCS kiểm tra và đảm bảo 37
  47. đầy đủ tiêu chuẩn chất lượng sẽ được tiến hành ép ngay.Đầu ngày, nhân viên tài xế Forklift sẽ lấy bảng ghi nhận trọng lượng và độ ẩm giấy ép ra. Bảng 3.6: Bảng ghi nhận trọng lượng và độ ấm giấy ép 31/12/2016 Trọng MC 1 MC 2 STT Số Bales Lượng (kg) (%) (%) 1 L12/0905 533 13 12 2 L12/0906 578 12 13 3 L12/0907 535 14 12 4 L12/0908 557 15 13 5 L12/0909 591 13 14 6 L12/0910 585 14 12 7 L12/0911 514 10 10 8 L12/0912 565 11 13 9 L12/0913 581 13 15 10 L12/0914 488 14 12 11 L12/0915 615 13 13 12 L12/0916 542 12 14 13 L12/0917 546 11 12 14 L12/0918 645 13 13 15 L12/0919 622 14 14 16 L12/0920 519 12 15 17 L12/0921 491 12 11 18 L12/0922 572 14 10 19 L12/0923 580 12 13 20 L12/0924 533 13 14 (Nguồn: Phòng KCS) 38
  48. Sơ Đồ 3.3: Quy trình ép giấy tại công ty Hoàng Tùng (Nguồn: Phòng KCS) Ký hiệu: WP-RPP-03 Cập Nhập: Ngày 11 tháng 03 năm 2015 Bước Thực Hiện Trách Nhiệm Diễn Giải ___ A___ 1. Kiểm tra dầu băng tải, mỡbò Ki ểm tra tình trạng của máy ép, 1. Nhân viên KCS 2. Tham khảo hướng dẩn bảo trì kiểm tra chi tiết tình trạng an máy ép. toàn vào mỗi sang trước khi vận 2. Công nhân vận 3. Tham khảo hướng dẩn vận hành hành. hành máy ép máy ép 4. Tham khảo form kiểm tra tìnhtrạng ị Tham khảo bảng mẫu giấy tại trạm ép Hướng dẫn công nhân lựa PM, 1. Nhân viên KCS để lựa ra các loại PM, bọc nilong, và OT trước khi cho phép tài xế 2. Công nhân các tạp chất khác không phải là giấy Payloader đẩy giấy vào băng tải 1. Hướng đẩy giấy vuông góc với ị hướng băng tải vậnhành Hướng dẩn tài xế payloader 1. Tài xế Forklift 2. Đẩy giấy vào băng tải liên tục, duy đẩygiấy vào băng tải một cách trì lượng giấy trên băng tải ở mức ngan với 2 bên thành băngtải. hiệu quả. 1. Bale giấy ở vị trí có thể lấy ra V được bằng xeforklift 2. Ghi nhân khối lượng bale và độ Cân khối lượng bằng cân sang 2 1. Nhân viên KCS ẩm vào mẫu form sản xuấtFORM- tấn và đo độ ẩm của từng bale 03 giấy. 2. Tài xế payloader 3. Dùng máy đo độ ẩm EMCO AP- 500M3 để đo 2 điểm độ ẩm/bale. Ghi nhận thông tin vào giấy Tham khảo hướng dẩn sử dụng máy dán bale và dán vào trong mỗi đó độ ẩmEMC o Ap -500M3 4. Thông tin giấy dán bale: Mã bale, bale ngày, khốilượng. ị Dọn dẹp sạch sẽ nhà kho vào 1. Chất hàng vào vị trí chỉ định cuối ngày 1. Nhân viên KCS 2. Tài xế Forklift 2. Đảm bảo an toàn khi bale chất ở các lớp trên cao. 3. Đảm bảo việc chất hàng có thể áp ị dụng phương pháp FIFO khi xuất hàng
  49. Di chuyển bale vào vị trí lưu kho 1. Đảm bảo lượng giấy chưa ép để bên ngoài ở mức thấp nhất. 2. Đảm bảo ép hết giấy vào ngày thứ 7 3. Tắt máy và các công tắc điện máy ép trước khi ra về Quy trình ép giấy tại công ty TNHH TM - VT Hoàng Tùng được thực hiện rất có hệ thống. Các thành phần tham gia vào quá trình ép giấy đều phải bảo đảm các tiêu chuẩn an toàn lao động, các kiến thức cần thiết của từng bộ phận chuyện biệt. Quan trọng nhất là nhân viên KCS và nhân viên tài xế Forklift hai thành phần chính tham gia vào việc quản lý các bales giấy trước và sau khi ép. Giấy sau khi được ép ra sẽ được xếp chồng lên nhau theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3.4: Thứ tự xếp bales giấy tại công ty Hoàng Tùng L12/003 L12/006 L12/009 L12/012 L12/015 L12/018 L12/002 L12/005 L12/008 L12/011 L12/014 L12/017 L12/001 L12/004 L12/007 L12/010 L12/013 L12/016 (Nguồn: Phòng KCS) -Trong đó: L: Ký hiệu của loại giấy (LOCC) 12: Tháng mà bales giấy được ép 01-18: Số thứ tự của bales giấy Các bales giấy sẽ được xếp phân theo từng lô khác nhau, mỗi lô 60 bales nhằm đảm bảo khi xuất hàng đảm bảo được nguyên tắc FIFO và vừa đủ tải cho xe xuất hàng. Đến cuối ngày, tài xế xe forklift sẽ mang bảng ghi nhận trọng lượng và độ ấm giấy ép đã được điền đầy đủ thông tin vào cho nhân viên KCS để tiến hành nhập vào hệ thống của công ty. 40
  50. Bảng 3.7: Bảng ghi nhận trọng lượng và độ ấm giấy ép cuối ngày 17/12/2016 Thứ 7 Độ Ẩm Trọng Độ Ẩm 1 Độ Ẩm 2 STT Số Bales Trung Bính Lượng (%) (%) (%) 1 L12/0532 498 15 14 14.50 2 L12/0533 456 15 14 14.50 3 L12/0534 568 15 14 14.50 4 L12/0535 468 15 12 13.50 5 L12/0536 586 15 12 13.50 6 L12/0537 576 14 15 14.50 7 L12/0538 617 14 15 14.50 8 L12/0539 596 14 15 14.50 9 L12/0540 563 13 12 12.50 10 L12/0541 535 13 12 12.50 11 L12/0542 545 12 12 12.00 12 L12/0543 566 12 13 12.50 13 L12/0544 596 14 13 13.50 14 L12/0545 615 14 13 13.50 15 L12/0546 599 14 14 14.00 16 L12/0547 605 12 14 13.00 17 L12/0548 559 13 14 13.50 18 L12/0549 591 13 12 12.50 19 L12/0550 620 13 13 13.00 20 L12/0551 591 15 13 14.00 21 L12/0552 555 15 13 14.00 22 L12/0553 566 15 14 14.50 23 L12/0554 494 14 14 14.00 (Nguồn: Phòng KCS) 41
  51. Khối lượng trung bình của mỗi bales giấy vào khoảng 550kg sau khi được ép chặt. Việc ép giấy tại công ty Hoàng Tùng nhằm tiết kiệm diện tích kho, dể dàng vận chuyển cũng như đảm bảo các tiêu chuẩn thu tại các nhà máy tái chế giấy carton. Ngoài ra, việc ép giấy cũng làm giảm hiện tượng bay hơi, gây mất trọng lượng giấy đáng kể. Hình 1: Mô phỏng bales giấy tại công ty Hoàng Tùng (Nguồn: Phòng KCS) Do các bales giấy tại công ty Hoàng Tùng chỉ được cố định bởi 3 sợi kẽm, nên độ dài tối đa của các bales chỉ là 1,4 m. Nếu bales dài hơn 1,4 m sẽ gây ra hiện tượng quá sức tải của kẽm và đứt kẽm. Ngoài ra việc bales giấy dài quá 1,4m sẽ gây khó khăn trong việc xuất hàng sau này dẫn đến việc không tận dụng tối đa sức tải, diện tích của rơmoc. Các bales giấy sau khi được ép sẽ được lưu ở trong kho. Việc quản lý kho được thực hiện bởi nhân viên KCS. 42
  52. Bảng 3.8: Báo cáo kho hằng ngày của công ty Hoàng Tùng LOCC Trọng Độ Ẩm Độ Ẩm STT Số Bales AVG. MC(%) Lượng(Kg) 1(%) 2(%) 1 L12/0307 502 12 12 12.00 2 L12/0308 594 13 13 13.00 3 L12/0309 511 13 14 13.50 4 L12/0496 607 14 13 13.50 5 L12/0497 503 13 12 12.50 6 L12/0498 620 12 14 13.00 7 L12/0499 689 10 14 12.00 8 L12/0500 633 10 14 12.00 9 L12/0501 749 10 12 11.00 10 L12/0502 484 14 12 13.00 11 L12/0503 535 14 12 13.00 12 L12/0504 546 14 12 13.00 13 L12/0505 549 13 13 13.00 14 L12/0506 556 13 13 13.00 15 L12/0507 495 13 15 14.00 16 L12/0508 586 13 15 14.00 17 L12/0509 565 13 14 13.50 18 L12/0510 636 13 14 13.50 19 L12/0511 579 12 14 13.00 20 L12/0512 563 12 15 13.50 21 L12/0513 570 15 15 15.00 22 L12/0514 522 15 13 14.00 23 L12/0515 511 15 13 14.00 24 L12/0516 510 14 13 13.50 25 L12/0517 553 14 15 14.50 26 L12/0518 526 14 15 14.50 27 L12/0519 541 15 15 15.00 43
  53. 28 L12/0520 550 15 15 15.00 29 L12/0521 597 13 15 14.00 30 L12/0522 656 13 14 13.50 31 L12/0523 530 13 14 13.50 32 L12/0524 483 12 14 13.00 33 L12/0525 432 12 13 12.50 34 L12/0526 660 12 13 12.50 64 SUB-TONG 35,388 ADD: INSIDE THE MACHINE 1 2 3 4 SUB-TONG LOOSE BALES GRAND TONG MOISTURE CONTENT (Nguon: Phdng KCS) Den cuoi ngay, sau khi da hoan thanh viec ep giay, nhan vien KCS se kiem tra so luong bales giay con ton trong kho.So sanh giua so thuc te trong kho va so lieu luu tru trong he thong. Uoc luong so giay chua ep (LOOSE BALES) con ton trong kho cung nhu so bales con trong may ep chua duoc gap ra. 44
  54. Việc thống kê này sẽ giúp nhân viên KCS cũng như ban lãnh đạo biết được tình hình kho tại công ty Hoàng Tùng. Nhằm hạn chế rủi ro thất thoát cũng như phát hiện sớm được những hao hụt giấy. 3.2.4.2. Nhận Xét > Ưu điểm Cách sắp xếp kho khoa học làm tăng lượng hàng xếp trong kho. Ngoài ra, còn giúp cho việc xuất hàng được hiệu quả và dể dàng áp dụng nguyên tắc FIFO cho việc lưu kho. Việc lưu kho được thực hiện chặc chẽ giúp nhân viên KCS kiểm soát tốt được lượng hàng tồn trong kho > Hạn chế Máy ép đã cũ dẫn đến việc hoạt động chưa hiệu quả, dể hỏng hóc làm chậm quá trình ép giấy Tài xế xe forklift bất cẩn sắp xếp bales không đúng theo thứ tự làm cho việc kiểm kê gặp khó khăn 3.2.5. Xuất hàng 3.2.4.I. Quy trình xuất hàng 45
  55. Sơ đồ 3.5: Quy trình xuất hàng (Nguồn: Phòng KCS) Ký Hiệu: WP-RPP-01 Cập Nhập: Ngày 11 tháng 03 năm 2015 Bước Thực Hiện Trách Nhiệm Diễn Giải (^ ^ ^ B ắ t Đầu 1. Tuân thủ theo form mẫu sổ bảo vệ đính kèm (FRM-RPP- ị 01) 1. Nhân viên bảo 2. Ghi nhận các thông tin: số vệ thứ tự đăng ký, biển số xe, thời gian vào, tên tài xế 1. Nhân viên KCS Đảm bảo trên sàn cân trống và không có vật thể nào làm ảnh hưởng tới khối Bảo vệ tuân thủ theo quy định: 1. Nhân viên KCS Xe nào đăng ký tài trước thì cho vào trước. 2. Nhân viên bảo vệ Bảo vệ giám sát đảm bảo không ai còn trên xe hoặc trên cân Thông tin yêu cầu: Biển số xe, tên hàng xuất, nhà cung cấp 1. Nhân viên KCS (nhập tay vào phần mềm cân) và khối lượng xe (tự động nhập khi ấn nút "cân xe vào") Đảm bảo an toàn khi ngừng xe tại khu vực lên hàng: 1. Nhân viên KCS Yêu cầu tài xế tắt mát, khóa 2. Công nhân thắng tay. Dùng ít nhất 2 cục canh bánh xe để đảm bảo xe không di chuyển trong lúc cân 1. Nhân viên KCS FIFO: Nhập trước, xuất trước 2. Tài xế Forklift ị 46
  56. 1. Tài xế forklift 1. Tài xế xe xuất Yêu cầu che bạt phải còn nguyên hàng Nhân viên KCS lưu lại số seal để ghi vào phiếu cân xuấthàng Seal bảo vệ được bấm vào 2 bên xe, 1. Nhân viên KCS mỗi bên 3cái. 2. Tài xế Forklift Đối với xe xuất hàng bằng container chỉ có thể mở được bằng cửa sau, chỉ cần dùne1seal. Chọn đúng biển số xe phầnxuất hàng. Nhân viên KCS Nhập vào độ ẩm trung bình của tất Bảo vệ cả các bale trên xe bằng cách copy thông tin của từng bale từ sheet actual bale vào sheet daily delivery và xem giátrị 2. Đảm bảo 4 bánh xe ở trongcân. 1. Nhân viên KCS 3. Đảm bảo không ai trên cân trong lúc đangcân 4. Bảo vệ ghi nhận khối lượng cânvào 1. Nhân viên KCS Phiếu cân liên xanh gửi cho tài xế để làm chứng từ thanh toán chi phí vận chuyển Phiếu cân liên hồng gửi cho phòng nguyên liệu/ trạm cân thông qua tàixế Phiếu cân liên trắng tổng hợp lại mỗi tuần và gửi lên nhà máy cho nhân viên chứngtừ 1. Nhân viên bảo vệ 1. Bảo vệ kiểm tra thông tin: số bale, khối lượng trên phiếu cân có giống với thông tin bảo vệ ghi nhận khi cân xe vào,ra. 2. Bảo vệ kiểm tra lại tình trạng bấm seal, phủ bạt của xe trước khi cho Kết Thúc xerời 47
  57. Trước khi xuất hàng, nhân viên KCS phải đảm bảo hàng hóa trong kho đã phân lô rõ ràng ( lô 60 bales), việc phân lô này giúp cho tài xế xe forklitf có thể xác định được lô nào sẽ xuất đi trước, lô nào sẽ phải đợi lần sau. Điều này nhằm thực hiện tốt nguyên tắc FIFO để đảm bảo tồn kho hiệu quả nhất. Để đảm bảo lượng giấy không bị thất thoát và bị ướt trong quá trình vận chuyển, giấy sau được xếp lên xe rơmóc. Tài xế xe rơ-móc phải phủ bạc kính 5 mặt của xe giấy. sau đó phải niêm phong bằng 6 seal do công ty Hoàng Tùng cung cấp. 3.2.5.2.Báo cáo xuất hàng hằng ngày Bảng 3.9: Ghi nhận xuất hàng tại công ty Hoàng Tùng Biển số xe 72C-07973/72R-00981 Loại Giấy LOCC Trọng Độ ẩm 1 Độ ẩm 2 Độ ẩm trung bình STT Số Bales Lượng (Kg) (%) (%) (%) 1 L11/0804 630 13 13 13.00 2 L11/0805 712 12 12 12.00 3 L11/0806 628 13 15 14.00 4 L11/0813 506 13 13 13.00 5 L11/0814 610 13 12 12.50 6 L11/0815 576 13 13 13.00 7 L11/0816 591 12 15 13.50 8 L11/0817 574 15 14 14.50 9 L11/0818 576 14 13 13.50 10 L11/0863 492 13 13 13.00 11 L11/0864 519 12 14 13.00 12 L11/0865 526 10 14 12.00 13 L12/0198 641 13 12 12.50 14 L12/0201 477 12 14 13.00 15 L12/0202 542 12 15 13.50 16 L12/0203 601 12 16 14.00 17 L12/0204 682 14 16 15.00 48
  58. 18 L12/0205 610 14 15 14.50 19 L12/0207 565 14 14 14.00 20 L12/0212 644 13 13 13.00 21 L12/0213 642 15 13 14.00 22 L12/0215 631 13 12 12.50 23 L12/0253 620 15 15 15.00 24 L12/0254 644 13 14 13.50 25 L12/0255 600 12 13 12.50 26 L12/0273 728 15 15 15.00 27 L12/0274 628 14 12 13.00 28 L12/0275 637 14 13 13.50 29 L12/0289 618 13 14 13.50 30 L12/0290 366 12 14 13.00 31 L12/0293 508 12 13 12.50 32 L12/0297 514 15 14 14.50 33 L12/0300 543 14 13 13.50 34 L12/0301 607 13 13 13.00 35 L12/0321 565 13 13 13.00 36 L12/0322 570 15 12 13.50 37 L12/0326 675 14 13 13.50 38 L12/0361 664 13 13 13.00 39 L12/0362 561 12 12 12.00 40 L12/0363 559 15 15 15.00 41 L12/0364 606 14 14 14.00 42 L12/0365 626 13 13 13.00 43 L12/0366 662 12 12 12.00 44 L12/0368 722 15 15 15.00 45 L12/0369 603 14 14 14.00 46 L12/0370 609 13 13 13.00 47 L12/0371 589 12 12 12.00 48 L12/0372 652 13 12 12.50 49
  59. 49 L12/0373 632 12 13 12.50 50 L12/0374 703 15 12 13.50 51 L12/0375 606 14 15 14.50 52 L12/0376 513 13 14 13.50 53 L12/0377 501 12 13 12.50 54 L12/0378 550 13 12 12.50 55 L12/0379 638 15 12 13.50 56 L12/0380 669 14 13 13.50 57 L12/0381 631 13 11 12.00 58 L12/0382 618 12 13 12.50 59 L12/0383 585 13 12 12.50 60 L12/0384 604 15 11 13.00 Tổng 35,901 AVG MC 13.3 Trọng lượng cân 35,500 (%) Chênh lệch -401 Khi xuất hàng, nhân viên forklift sẽ ghi thông tin những bales xuất tương ứng với xe xuất. Khi đã gắp đủ hàng lên xe, tài xế xe forklift sẽ đem Bảng Ghi nhận xuất hàng vào cho nhân viên KCS để tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Bảng ghi nhận xuất hàng tại công ty Hoàng Tùng còn thể hiện được số ký mất đi trong thời gian giấy tồn kho.Điều này giúp nhân viên KCS quản lý được lượng hao hụt hằng tháng thông qua báo cáo tồn kho và xuất hàng. 3.2.5.3. Báo cáo xuất hàng hằng tuần Bảng 3.10: Thông tin xuất hàng trong tuần của công ty Hoàng Tùng Loại Giấy Dec 12 Dec 13 Dec 14 Dec 15 Dec 16 Dec 17 TỔNG LOCC 34,390 35,500 34,230 - 70,320 - 174,440 Công việc xuất hàng chỉ thực hiện khi có yêu cầu từ trước của nhân viên KCS. Họ sẽ dựa vào tình hình tồn kho, và nhu cầu thu mua của công ty tái chế giấy để xuất hàng. Cho nên, việc xuất hàng được thực hiện không liên tục. 50
  60. Khối lượng hàng xuất mỗi ngày được cập nhật trong báo cáo xuất hàng hằng tuần để nhân viên KCS có thể kiểm soát được lượng hàng xuất của các ngày trong tuần. 3.2.5.4. Báo cáo xuất hàng hằng tháng Bảng 3.11: Tổng kết báo cáo xuất hàng hằng tháng THÁNG 12 Loại giấy TỔNG TUẦN 1 TUẦN 2 TUẦN 3 TUẦN 4 TUẦN 5 LOCC 66,240 236,350 174,440 101,670 65,050 643,750 Kết quả của các báo cáo xuất hàng hằng tuần sẽ được tổng hợp lại trong báo xuất hàng hằng tháng.Việc nhập số lượng xuất của các tuần vào báo cáo tháng sẽ giúp nhân viên KCS kiểm soát được lượng hàng xuất giữa các tuần trong tháng.Qua đó, nhân viên KCS sẽ có cơ sở so sánh sự thay đổi xuất hàng trong tháng. 51
  61. 3.2.5.5. Báo cáo xuất hàng hằng năm Bảng 3.12: Báo cáo xuất hàng hằng năm Loại Giấy LOCC Tháng 1 540,010 Tháng 2 311,950 Tháng 3 275,730 Tháng 4 264,160 Tháng 5 284,960 Hằng Tháng 6 528,160 Tháng Tháng 7 820,850 THáng 8 830,990 Tháng 9 884,800 Tháng 10 728,720 Tháng 11 570,770 Tháng 12 TỔNG 6,041,100 52
  62. Biểu đồ 3.3: Sản Lượng xuất hàng tại công ty Hoàng Tùng trong năm 2016 Xuất Hàng 2016 KG □ LOCC 1,000,000 884,800 900.000 820,850 830,990 800.000 728,720 700.000 570,770 600.000 540,010 528,160 500.000 400.000 311,950 275,730 264,160 284,960 300.000 200.000 100,000 - Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Lượng giấy xuất giữa các tháng từ đầu năm đến nay không đồng đều.Giấy xuất chủ yếu tập trung từ tháng 6 đến tháng 10. Lượng giấy xuất phụ thuộc hoàn toàn vào lượng hàng thu mua. Nếu trong tháng, lượng hàng thu mua được ổn định thì lượng giấy xuất cũng vì thế mà tăng vọt. Điển hình từ tháng 2 đến tháng 5, sản lượng thu mua thấp nên lượng giấy xuất cũng chỉ đạt ở mức 300 tấn/ tháng. Và từ tháng 6 đến tháng 11, lượng giấy thu mua ổn định, lượng giấy xuất cũng vì vậy mà tăng vọt. Đỉnh điểm là tháng 9 với 884,800 tấn. 3.2.5.6. Kết quả phân tích hoạt động xuất giấy Loại Hình Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 giấy thức Sản Giá Sản Giá Sản Giá xuất xuất lượng (1000đ/ lượng (1000đ lượng (1000đ (kg) kg) (kg) /kg) (kg) /kg) LOCC Trực 4,952,100 3,8 5,695,450 4,2 6,756,130 4,1 tiếp 53
  63. Qua bảng số liệu trên và đối chiếu với bảng kết quả thu mua, ta thấy sản lượng giấy xuất đi bao giờ cũng ít hơn sản lượng mua vào và bán với mức giá cao hơn từ khoảng 700-800 đ/kg. Đây là một điều tất yếu vì trong quá trình ép giấy sẽ xảy ra những hao hụt để đảm bảo chất lượng giấy xuất ra. Năm 2016, giá bán ra giảm so với hai năm trước. Qua tìm hiểu, em biết được lý do là vì năm 2016, sản lượng giấy của Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu khá lớn, để cạnh tranh với các công ty khác trên địa bàn, công ty cũng như mặt bằng chung các công ty khác đều hạ giá thành bán ra nhưng vẫn dảm bảo được lợi nhuận. 3.2.6. Tổng kết tháng Hằng tháng, để kiểm soát hao hụt giấy trong quá trình hoạt động của công. Báo cáo tổng kết tháng là bảng tổng hợp chung nhất tổng kết khối lượng giấy đã nhập, đã xuất và còn tồn kho trong tháng. 54
  64. Bảng 3.13: Tổng kết xuất nhập hàng của công ty Hoàng Tùng tháng 11 năm 2016 Đơn vị tính: kg LOCC Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Tổng Đầu Tuần 134,423 138,998 118,804 131,684 159,844 683,753 Hoạt Động Đã Nhập 109,150 153,060 146,490 159,830 67,510 636,040 Đã Xuất 103,900 172,380 132,030 130,860 31,600 570,770 Theo Báo Cuối Tuần 139,673 119,678 133,264 160,654 195,754 199,693 Cáo Số Bales 237 186 235 244 345 0 PM 45 73 118 Theo Kiểm Kho 138,998 118,804 131,684 159,844 195,582 0 tra thực tế Bales 237 186 235 244 345 0 Trọng Lượng -675 -874 -1,535 -737 -172 -3,993 Chênh lệch Bales 0 0 0 0 0 0 Các hoạt động xuất, nhập và tồn kho hằng tuần đều được nhân viên KCS ghi nhận vào bảng này vào mỗi cuối tuần. Các số liệu này được tổng hợp nhằm để so sánh sự chệnh lệch giữa tồn kho theo báo cáo và tồn kho thực tế, qua đó giúp nhân viên KCS biết được số lượng hàng bị thất thoát qua hằng tuần. Dựa vào bảng trên ta có phương pháp tính mức chênh lệch như sau: Tồn k h ot h e ob áo cáo = Đầu tuần + N hập — Xuất Mứcchênh lệch = Tồnk ho t hực t ế — t ồnk ho t he obáo cáo Ngoài ra, cuối tuần tài xế xe forklift cùng nhân viên KCS sẽ cùng đếm số bales còn trong kho. Sau đó so sánh với số bales trong báo cáo để có phương án xử lý nhanh nhất. 55
  65. Bảng 3.14: Tổng kết xuất nhập hàng tại công ty Hoàng Tùng qua các từ tháng 3 đến tháng 11 năm 2016 Chênh MONTH Đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kỳ Tồn kho PM Lệch Tháng 3 58,194 354,420 275,730 136,884 135,204 350 -1,330 Tháng 4 135,204 202,100 264,160 73,144 71,890 78 -1,176 Tháng 5 71,890 254,610 284,960 41,540 35,725 182 -5,633 Tháng 6 35,725 526,680 528,160 34,245 33,223 111 -911 Tháng 7 33,223 852,410 820,850 64,783 62,363 734 -1,686 Tháng 8 62,363 862,380 830,990 93,753 91,012 50 -2,691 Tháng 9 91,012 927,760 884,800 133,972 131,517 89 -2,366 Tháng 10 131,517 738,950 728,720 141,747 134,423 568 -6,756 Tháng 11 134,423 636,040 570,770 199,693 195,582 118 -3,993 TỔNG 949,133 5,681,500 5,456,130 1,174,503 949,133 2,280 -26,542 Qua bảng trên, ta có thể thấy việc hao hụt giấy tại công ty Hoàng Tùng là không đồng đều. Đặt biệt tháng 5 và tháng 10 lượng hao hụt khá cao ( trên 5 tấn). Nguyên nhân là do máy ép của công ty xảy ra sự cố phải bảo trì sửa chữa trong thời gian dài, lượng giấy tồn bên ngoài chưa ép được lớn nên đã gây nên lượng hao hụt đáng kể. 3.2.4.6. Nhận xét > Ưu điểm Nhờ việc phân lô hợp lý nên quá trình xuất hàng được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. Hàng hóa được sắp xếp, phủ bạt và niêm phong bằng seals giúp công ty tránh được các rủi ro thất thoát hàng hóa. 56
  66. > Hạn chế Việc điều phối xe xuất hàng chưa hợp lý làm chậm quá trình xuất hàng, đôi lúc việc trao đổi thông tin giữa xe xuất và công chưa thật sự hiệu quả Một số xe xuất phủ bạt chưa được kín 5 mặt dẫn đến ướt giấy trong quá trình vận chuyển. Nhân viên kinh doanh chưa liên kết tốt với nhà máy tái chế giấy, dẫn đến xuất hàng chưa hiệu quả làm cho lượng hàng tồn kho cao. 57
  67. CHƯƠNG 4. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG THU MUA - ÉP GIẤY-TỒN KHO CỦA CÔNG TY TNHH TM-VT HOÀNG TÙNG 4.1. Mục tiêu và định hướng cho năm 2017 Ở chương 3, qua quá trình khảo sát thực trạng hoạt động của từng đối tượng tham gia vào quy trình hoạt động của công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng đã thu thập được những số liệu, thông tin đáng tin cậy phục vụ cho việc phân tích đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty. Qua đó rút ra những ưu điểm cũng như hạn chế mà công ty đang gặp phải để có những giải pháp phù hợp giúp công ty phần nào cải tiến được các hạn chế gặp phải trong quá trình hoạt động. Qua đó đặt ra các mục tiêu cho năm 2017 như sau: > Thu mua: - Sản lượng thu mua đạt 1000 tấn/ tháng. - Chất lượng giấy đạt yêu cầu, lượng OT dưới mức 3%, độ ẩm ổn định ở mức 14%. - Không còn khách hàng cố tình làm giấy gian lận. - Đẩy nhanh tốc độ nhận giấy. > Ép giấy - Ép hết giấy mỗi ngày, sao cho lượng giấy xá tồn kho là thấp nhấp. - Sắp xếp kho hợp lý để việc lưu kho đạt hiệu quả cao nhất. - Nhân viên tuân thủ các quy định trong quá trình ép giấy. > Xuất Giấy - Giảm thiểu tối đa rủi ro thất thoát trong quá trình vận chuyển giấy. - Tạo sự liên kết chặt chẽ hơn với công ty tái chế giấy để việc xuất hàng được liên tục và hiệu quả. 4.2. Một số giải pháp 4.2.1. Giải pháp cho quá trình thu mua Quá trình thu mua giấy tại công ty Hoàng Tùng trong năm 2016 hoạt động khá hiệu quả, sản lượng trung bình hàng tháng đạt khoảng 500 tấn. Ngoài ra, các chính sách giá, chính sách thanh toán tiền ngay đã giúp công ty có rất nhiều khách hàng. Qua 58
  68. quá trình kiểm tra và đánh giá quy trình thu mua tại công ty Hoàng Tùng em phát hiện một số hạn chế trong quá trình thu mua giấy như sau: (1) Khách hàng chú trọng lợi nhuận nên đã xịt nước vào giấy nhằm tăng trọng lượng, và qua mặt nhân viên KCS. (2) Một số khách hàng để những loại PM pha lẫn vào trong giấy carton (LOCC) (3) Các đối thủ cạnh tranh ngày càn gay gắt. (4) Quy trình thu mua của công ty còn khá nhiều bước dẫn đến việc mua hàng diễn ra chậm, việc kiểm tra độ ẩm sau khi xuống hàng còn gây nhiều e dè cho các nhà cung cấp giấy. 4.2.1.1. Linh hoạt trong công việc kiểm tra lượng giấy nhận được từ nhà cung cấp Hiện tại số khách hàng bỏ giấy cho công ty Hoàng Tùng rất nhiều. Trong đó một số khách hàng có hành vi gian lận cố tính xịt nước vào giấy. Qua quá trình kiểm tra cùng nhân viên KCS thì các khách hàng này thường cho vào giấy từ 200-300 kg nước trên tổng trọng lượng 2500 kg giấy.Việc này đẩy độ ẩm của giấy lên rất cao, trung bình từ 18-24%. Ngoài ra, một số khách hàng tinh vi thực hiện thủ đoạn chèn giấy ướt vào giữa những bó giấy khô. Nếu nhìn bằng mắt thường từ bên ngoài sẽ rất khó phát hiện. > Để loại bỏ thực trạng này, trước tiên cần nâng cao ý thức cho nhà cung cấp giấy bằng cách thông báo cho họ biết những chỉ tiêu nhận giấy và các hình thức phạt nếu độ ẩm giấy vượt quá quy định. Khách hàng lần đầu vi phạm có thể sẽ được nhắc nhớ. Những lần cố ý vi phạm sẽ dựa trên độ ẩm của giấy mà sử dụng hình thức phạt hợp lý. Ngoài ra, cần hướng dẫn khách hàng cách phân biệt giấy ướt tại vựa phế liệu để khách hàng tránh mua giấy ướt tại vựa rồi đem đến bán cho công ty. > Tăng cường công tác kiểm tra khi khách hàng đến bỏ giấy. Nhân viên KCS phải linh hoạt và cẩn thận trong quá trình kiểm giấy của khách hàng.Tránh tình trạng để giấy ướt mà không phát hiện được. > Mỗi người công nhân đều là người kiểm hàng.Hướng dẫn cho công nhân cách phân biệt giấy ướt và giấy đạt chất lượng. Để khi nhân viên KCS không thể kiểm 59
  69. hết tất cả các xe, thi người công nhân sẽ đóng vai trò như người kiểm giấy. Khi gặp giấy ướt, công nhân sẽ báo lại với nhân viên KCS để có hình thức xử lý xe đi giấy ướt. 4.2.1.2. Thông báo rõ ràng loại giấy sẽ nhập và các quy định nhận hàng cho nhà cung cấp giấy Một số loại giấy thùng carton lớp nilong bên ngoài thường gây nhầm lẫn cho khách hàng bỏ giấy.Các loại giấy này được công ty xếp vào PM (không được phép nhận).Nhìn bề ngoài rất giống các loại giấy LOCC thông thường. Nhưng do lớp nilong không tái chế được nên công ty rất hạn chế nhận loại giấy này. Một số khách hàng vì chưa biết loại giấy này hoặc cố tình chèn vào giấy LOCC và bán lại cho công ty gây tình trạng lượng giấy PM tăng cao, giảm chất lượng hàng của công ty. > Nhân viên KCS thông báo với khách hàng về những loại PM không nhận.Làm bảng phân biệt loại giấy bên trong xưởng giấy để khi khách hàng đến bỏ giấy có thể nhận biết được những loại giấy LOCC, OT và PM nhằm tránh tình trạng mua nhầm loại giấy đến từ khách hàng. > Bố trí một công nhân đứng tại vị trí băng tải để tiến hành nhặt PM ra khỏi giấy trước khi ép. Đôi lúc PM nằm lẫn trong quá trình xuống giấy không thể nhặc ra hết. Cho nên, việc bố trí công nhân đứng ở băng tải nhặt PM sẽ đảm bảo PM không còn lẫn trong giấy trước khi giấy được ép. > Riêng các loại giấy phủ nilong, nhân viên KCS có thể yêu cầu nhà cung cấp xé nhỏ và rải đều trước khi ép giấy.Việc này sẽ giúp công tránh mất lòng khách hàng cũng như có thể tránh làm giảm chất lượng giấy. 4.2.1.3. Có chính sách giá thu mua giấy hợp lý Hiện nay, do giá giấy nhập đang ngày càng cao nên nhu cầu dùng giấy trong nước để sản xuất của các công ty tái chế giấy ngày càng lớn. Vì thế, việc cạnh tranh giữa các công ty thu mua giấy cũng vì thế ngày càng gay gắt hơn. Bản thân công ty Hoàng Tùng là một đơn vị thu mua giấy lớn trong Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, những song song đó có 5 đơn vị khác cũng đang tiến hành thu mua giấy. Tùy từng thời điểm mà giá giấy có sự lên xuống nhất định, nhưng sự chênh lệch về giá giấy giữa các công ty là không cao.Công ty nào muốn nắm được vị thế mua giấy tại Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu cũng như các Tỉnh lân cận khác thì phải có chiến lược cạnh tranh hiệu quả. Các 60
  70. công ty thu mua thường dùng: giá, tỷ lệ OT, tốc độ nhận giấy làm thước đo khả năng cạnh tranh. Công ty nào có ưu thế về 3 tiêu chí này sẽ có lợi thế cạnh tranh rất lớn. > Có chính sách giá hợp lý. Một chính sách giá hợp lý là chính sách có thể đảm bảo lượng giấy mua vào ổn định phù hợp với nhu cầu của công ty mà vẫn đảm bảo lợi nhuận cho công ty.Để làm được điều này trước tiên cần phải biết được giá đối thủ, phân loại các nguồn giấy để có những chính sách giá phù hợp nhất cho từng loại. > Chính sách OT. Thông thường ở các đối thủ cạnh tranh, họ sẽ cho công nhân lựa OT của khách hàng ra riêng và sau đó chỉ lấy đúng theo quy định. Việc này làm kéo dài thời gian xuống hàng, dẫn đến việc chậm trể các chuyến giấy. Nên việc có một chính sách OT phù hợp, đẩy nhanh thời gian xuống hàng của người bỏ giấy sẽ giúp công ty Hoàng Tùng có được sự ưu ái của khách hàng hơn 4.2.I.4. Giảm bớt các quy trình thu mua và chủ động tìm nhà cung cấp Công ty mua giấy trực tiếp từ các chủ vựa thu mua đến nhập giấy tại công ty. Điều này làm cho sản lượng thu mua bị phụ thuộc vào các chủ xe. Trong quá trình thu mua, việc kiểm tra độ ẩm là sau khi xuống hàng, nếu lượng ẩm vượt quá mức cho phép, công ty sẽ trả về xe hàng đó, việc xuống hàng và xếp hàng lên xe là không dễ dàng. Nếu bị trả về nguyên xe, các chủ xe chắc chắn sẽ rất khó chịu và dễ dẫn đến xung đột, vừa mất thời gian vừa dễ gây tranh cãi. > Kiểm tra độ ẩm lô hàng trước khi xuống, nếu không đạt yêu cầu sẽ trả về ngay từ lúc đầu. > Xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp, các chủ xe hàng để có thêm nhiều nhà cung cấp giấy cho công ty qua lời giới thiệu. 4.2.2. Giải pháp cải tiến quy trình ép giấy Sau khi tiến hành nguyên tắc phân lô FIFO, quá trình ép giấy và tồn kho tại công ty Hoàng Tùng đã đạt được những hiệu quả đáng kể. Nhưng song song đó vẫn còn tồn tại những hạn chế sau: (1) Máy ép thường xuyên hỏng hóc, dẫn đến việc làm chậm công việc ép giấy. (2) Tài xế xe forklift bất cẩn sắp xếp bales không đúng theo thứ tự làm cho việc kiểm kê gặp khó khăn. 61
  71. 4.2.2.1. Thay một hệ thống ép giấy hoàn toàn mới Do máy ép của công ty Hoàng Tùng đã dùng cũ, các thiết bị hoạt động trong một thời gian dài nên việc hỏng hóc thường xuyên xảy ra. Đều này đã làm chậm công việc ép giấy, dẫn đến lượng giấy xá tồn nhiều làm tăng nguy cơ cháy và mất mát. Việc sửa chữa máy ép tốn rất nhiều thời gian và chi phí, nếu các bộ phận sau khi sửa chữa hoạt động không hiệu quả, không có sự thống nhất với các bộ phận cũ thì sẽ gây nên hỏng nặng hơn. > Thay hoàn toàn một hệ thống ép giấy mới, dù phải bỏ ra một lần với số tiền khá lớn.Nhưng đây là cách rất hiệu quả để tránh những hỏng hóc không đáng có về sau. > Tiến hành kiểm tra máy ép vào mỗi sáng trước khi tiến hành ép giấy nhằm phát hiện sớm những rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra trong quá trình ép giấy. > Tăng cường đào tạo kỹ năng vận hành máy cho công nhân, tránh những sự cố vận hành làm hư hỏng hoặc giảm tuổi thọ của máy. > Trang bị đầy đủ các trang thiết bị phòng cháy chữa cháy để tránh thiệt hại khi xảy ra biến cố. 4.2.2.2. Tổ chức lại việc lưu kho Việc sắp xếp các bales giấy vào kho là vô cùng quan trọng. Các bales sau khi ép được đánh mã riêng cho từng bales. Tài xế xe forklift là người chịu trách nhiệm sắp xếp các bales này vào kho. Tưởng chừng công việc đơn giản nhưng nó lại đòi hỏi người sắp xếp phải vô cùng tập trung và tỉ mỉ. Nếu bất cẩn, việc sắp xếp bales sai thứ tự hoặc không đúng quy cách có thể dẫn đến ngã các bales giấy gây mất an toàn. Ngoài ra, việc sắp xếp không theo đúng lô quy định, không theo quy tắc FIFO sẽ làm việc xuất hàng và kiểm kê kho trở nên khó khăn hơn. > Nhân viên KCS tăng cường giám sát việc sắp xếp bales giấy của tài xế xe forklift. Nhằm sớm phát hiện các sơ suất trong quá trình sắp xếp. Giúp giảm thiểu được thời gian xuất hàng cũng như hạn chế tai nạn xảy ra cho nhân viên công ty. > Trang bị kiến thức về xếp hàng, sắp xếp bales giấy cho tài xế xe forklift. > Có những biện pháp xử phạt nếu tài xế xe forklift sắp xếp hàng không đúng quy định gây ảnh hưởng đến công ty. 62
  72. 4.2.3. Giải pháp choquy trình Xuất giấy Nhằm giảm được lượng tồn kho của công ty trong thời gian tới, việc nâng cao quy trình xuất là điều tối cần thiết.Mặc dù trong năm 2016, công đã đạt được những hiệu quả nhất định trong quá trình xuất hàng.Nhân viên KCS có thể kiểm soát được lượng tồn kho ở mức cho phép thông qua việc xuất hàng hợp lý.Nhưng song song đó vẫn tồn tại những hạn chế chưa thể khắc phục được. (1) Việc điều phối xe xuất hàng chưa hợp lý làm chậm quá trình xuất hàng, đôi lúc việc trao đổi thông tin giữa xe xuất và công chưa thật sự hiệu quả (2) Một số xe xuất phủ bạt chưa được kín 5 mặt dẫn đến ướt giấy trong quá trình vận chuyển. (3) Nhân viên kinh doanh chưa liên kết tốt với nhà máy tái chế giấy, dẫn đến việc xuất hàng chưa hiệu quả làm cho lượng hàng tồn kho cao. 4.2.3.1. Liên kết thêm nhiều nhà thầu vận chuyển Phòng kinh doanh của công ty là nơi đảm nhân công việc làm việc với các nhà thầu vận chuyển.Khi nhân viên KCS có yêu cầu xuất hàng, nhân viên kinh doanh sẽ thông báo với nhà thầu vận chuyển.Sau đó sẽ chọn nhà thầu vận chuyển có thời gian cũng như khả năng chuyên chở phù hợp nhất để tiến hành xuất hàng.Nhưng có một số trường hợp nhân viên kinh doanh đã lên lịch trình xuất hàng, nhưng nhà thầu vận chuyển lại không thể đến đúng giờ như đã thỏa thuận.Điều này làm việc xuất hàng bị đình trệ, gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả làm việc của công ty. > Phòng kinh doanh có kế hoạch liên kết với nhiều nhà thầu vận chuyển thay vì chọn một nhà thầu nhất định.Điều này sẽ giúp phòng kinh doanh giảm sự lệ thuộc nhằm tránh rủi ro nhà thầu vận chuyển trậm trể xuất hàng. 4.2.3.2. Kiểm tra chặt chẽ công tác phủ bạt trước khi vận chuyển Trong quá trình vận chuyển giấy từ công ty Hoàng Tùng lên nhà máy tái chế. Do có một số xe xuất phủ bạt chưa kín nên đã bị ướt. Kết quả là giấy sau khi xuất về nhà máy đã bị ướt phía ngoài, làm giảm chất lượng giấy và gây thiệt hại khá lớn cho công ty. > Nhân viên KCS tăng cường công tác kiểm tra bạt của nhà thầu vận chuyển trước khi cho xe xuất hàng ra khỏi nhà máy. 63
  73. > Nếu trên đường đi bạt phủ giấy bị rách thì phải báo ngay cho công ty tái chế giấy để có phương án giải quyết tốt nhất. 4.2.3.4.Chủ động nắm bắt tình hình hoạt động của nhà máy tái chế giấy Vào những mùa cao điểm, lượng giấy từ các công ty thu mua giấy đổ về nhà máy tái chế rất lớn. Điều này đã làm cho kho của công ty tái chế giấy quá tải.Nên bắt buộc việc xuất hàng về nhà máy tái chế bị trì hoãn.Nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh là phải chủ động nắm bắt thông tin từ nhà máy tái chế. Thông tin này sẽ được nhân viên KCS xử lý và cân nhắc việc xuất hàng. > Nhân viên kinh doanh chủ động nắm bắt tình hình hoạt động của nhà máy tái chế giấy.Tránh tình trạng khi xuất hàng về nhà máy nhưng phải trả hàng về vì không thể xuống hàng được gây phát sinh chi phí. 64
  74. KẾT LUẬN Qua quá trình nghiên cứu đánh giá hoạt động thu mua - ép - xuất giấy của công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng đã giúp em phần nào nắm được khái quát được tình hình hoạt động của công ty. Các bộ phận, phòng ban của công ty đã và đang hoạt động khá hiệu quả và tích cực để công việc luôn được đảm bảo đúng quy trình.Việc phân tích hoạt động mua - ép - xuất giấy tại công ty chính là việc phân tích để tìm ra các điểm mạnh và những hạn chế mà doanh nghiệp còn vướng phải.Qua đó đưa ra những giải pháp giúp doanh nghiệp phát huy những ưu thế cũng như khắc phục các hạn chế. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn quý công ty, Phòng KCS đã tạo điều kiện giúp em hoàn thành bài luận văn này.Kính chúc quý công ty ngày càng lớn mạnh. 65
  75. Tài liệu Tham Khảo 1. Quản trị logistic: PGS-TS. ĐOÀN THỊ HỒNG VÂN - nhà xuất bản Thống Kê. 2. Bảng báo cáo lượng giấy thu mua- ép- xuất của công ty Hoàng Tùng năm 2016 3. ThS. Ngô Thị Tuyết, bài giảng Lập kế hoạch và điều độ trong chuỗi cung ứng 4. ThS. Đỗ Thanh Phong, bài giảng Quản trị chuỗi cung ứng 5. Tailieu.vn 66