›

Khóa luận Giảp pháp hoàn thiện hoạt động quản lý kho tại chi nhánh của hàng Highlands Coffee

pdf 53 trang thiennha21 22/04/2022 6104
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Giảp pháp hoàn thiện hoạt động quản lý kho tại chi nhánh của hàng Highlands Coffee", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_giap_phap_hoan_thien_hoat_dong_quan_ly_kho_tai_chi.pdf

Nội dung text: Khóa luận Giảp pháp hoàn thiện hoạt động quản lý kho tại chi nhánh của hàng Highlands Coffee

  1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÀ RỊA – VŨNG TÀU KHOA KINH TẾ - LUẬT - LOGISTICS KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: GIẢP PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TẠI CHI NHÁNH CỦA HÀNG HIGHLANDS COFFEE Trình độ đào tạo : Đại Học Hệ đào tạo : Chính quy Ngành : Quản Trị Kinh Doanh Chuyên ngành : Quản trị Logistics và Chuỗi Cung Ứng Niên khoá : 2016-2020 GVHD : Th.s Võ Thị Hồng Minh SVTH : Thiềm Thị Ngọc Giàu Lớp : DH16LG MSSV : 16031919 Bà Rịa-Vũng Tàu, Tháng 01 Năm 2020
  2. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 1. Thái độ tác phong khi tham gia thực tập: 2. Kiến thức chuyên môn: 3. Nhận thức thực tế: 4. Đánh giá khác: 5. Đánh giá kết quả thực tập: Bà Rịa –Vũng Tàu, ngày 11 tháng 01 năm 2020 Giảng viên hướng dẫn (Ký ghi rõ họ tên)
  3. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN 1. Về định hướng đề tài 2. Về kết cấu 3. Về nội dung 4. Về hướng giải pháp 5. Đánh giá khác 6. Đánh giá kết quả Bà Rịa-Vũng Tàu, ngày 11 tháng 01 năm 2020 Giảng viên phản biện (Ký ghi rõ họ tên
  4. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp với đề tài “GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TẠI CHI NHÁNH CỬA HÀNG HIGHLANDS COFFEE” là công trình nghiên cứu của riêng em, không sao chép bất kì ai, dưới sự hướng dẫn của Ths. VÕ THỊ HỒNG MINH. Công trình có sự kế thừa một số kết quả nghiên cứu lien quan đã được công bố. Các số liệu, tài liệu trong khóa luận là trung thực, bảo đảm tính khách quan và có nguồn gốc, xuất sứ rõ ràng. Em chịu mọi trách nhiệm về sự cam đoan này! Bà Rịa – Vũng tàu, ngày 11 tháng 02 năm 2020 Người cam đoan Thiềm Thị Ngọc Giàu
  5. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu nhà trường và các thầy cô trong trường Đại Học Bà Rịa Vũng Tàu. Nhờ vào sự giúp đỡ tận tình ngày đêm và không quãng ngại khó khăn đã truyền đạt tâm huyết của mình giúp đỡ chúng em mở mang kiến thức để hoàn thành khóa học và vượt qua kỳ thực tập tại doanh nghiệp. Để ngày hôm nay em có thể có được cơ hội thực hiện khóa luận tốt nghiệp lần này. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy cô trong Viện Kỹ Thuật – Kinh Tế Biển đã hết lòng dạy dỗ, giúp đỡ, quan tâm em trong suốt thời gian qua. Em xin cảm ơn cô Võ Thị Hồng Minh đã dành thời gian quý báu của mình để hướng dẫn và giúp đỡ em thực hiện bài luận này. Những kiến thức mà thầy cô truyền đạt là hành trang vô cùng quý báu giúp em khỏi bỡ ngỡ với những va chạm thực tế khi lần đầu tiên bước chân ra môi trường làm việc chuyên nghiệp. Em xin cảm ơn những cơ hội mà thầy cô đã tạo ra cho chúng em, giúp chúng em hoàn thành tốt công việc học tập của mình. Bên cạnh đó, em gửi lòng biết ơn sâu sắc đến các anh chị quản lý tại cửa hàng Highlands Coffee đã tạo mọi điều kiện cho em được trải nghiệm, được áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế trong suốt thời gian làm việc, tạo cơ hội cho em được va chạm và tiếp xúc trực tiếp với những gì mà thầy cô mong muốn chúng em tự tìm hiểu. Và cuối cùng, em xin kính chúc Quý thầy cô và các anh chị quản lý dồi dào sức khỏe, thành công trong công việc và tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình. Trân trọng cảm ơn!
  6. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Hệ thống vận tải hàng hóa 3 Hình 2: FIFO hàng hóa 20 Hình 3: Giao diện Netsuite 27 Hình 4: Giao diện " See orders" 28 Hình 5: Quy trình nhập kho 28 Hình 6:Hóa đơn chứng từ 28 Hình 7: Sổ nhập hàng tươi 29 Hình 8: Sổ nhập hàng khô 29 Hình 9: Giao diện nhập hàng trên Seito 29 Hình 10: Quy trình xuất kho 30 Hình 11: Sơ đồ kho hàng 31 Hình 12: Cách xếp hàng tại Highland Coffees 32 Hình 13:Biểu đồ thể hiện lượng hàng nhập kho năm 2019 34
  7. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 MỤC LỤC  MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 1 3. Phương pháp nghiên cứu. 2 4. Kết cấu đề tài: 2 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3 1. Tổng quan về kho 3 1.1. Khái niệm 3 1.2. Vai trò 3 1.3. Chức năng 4 1.4. Nhiệm vụ 4 2. Quản trị kho hàng 4 2.1. Khái niệm 4 2.2. Mục đích 4 2.3. Chức năng 5 2.4. Nguyên tắc quản trị kho 6 3. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý kho 6 3.1. Phải có hàng tồn kho 6 3.2. Bố trí mặt bằng sản xuất phù hợp 7 3.3. Hệ thống giá kệ 14 3.4. Vòng quay hàng tồn kho 14 4. Các biện pháp thường dùng trong quản lý kho 15 4.1. Mô hình 5s – giải pháp cho việc sắp xếp và quản lý kho hàng 15 4.2. FIFO (First in First out) 19 5. Yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho 21 6. Một số phần mềm quản lý 21 6.1. Phần mềm Netsuite 22 6.2. Phần mềm Seito 22 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TẠI CHI NHÁNH CỬA HÀNG HIGHLANDS COFFEE 24
  8. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 1. Giới thiệu về cửa hàng 24 1.1. Lịch sử 24 1.2. Ý nghĩa logo 3G của Highlands Coffee 25 1.3. Tầm nhìn Highlands Coffee 26 1.4. Sứ mệnh của Highlands Coffee 26 1.5. Các giá trị cốt lõi của Highlands Coffee 26 1.6. Các tiêu chí trong dịch vụ Tận Tâm của Highlands Coffee 26 2. Quy trình quản lý kho hàng 27 2.1. Đặt hàng qua phần mềm Netsuite 28 2.2. Quy trình nhập kho 28 2.3. Quy trình xuất kho 30 3. Thực trạng kho hàng 31 3.1. Phương tiện và thiết bị trong kho 31 3.2. Sức chứa 32 3.3. Lượng hàng tồn kho 33 3.4. Vòng quay hàng tồn kho 34 3.5. An toàn vệ sinh thực phẩm 35 3.6. Yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho 35 4. Đánh giá chung hoạt động quản lý kho tại Highlands coffee 35 4.1. Ưu điểm 35 4.2. Nhược điểm 36 5. Năng lực nhà quản trị kho 36 5.1. Những công việc cần có trong quản lý kho 36 5.2. Những kỹ năng quản lý kho nhất định phải có đối với nhân viên kho 37 5.3. Những kỹ năng quản lý kho nhất định phải có đối với quản lý cửa hàng 37 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA VÀ KẾT LUẬN 39 1. Định hướng phát triển 39 2. Giải pháp 39 2.1. Giải pháp 1: Kho tập kết 39 2.2. Giải pháp 2: Kho dự phòng 40 2.3. Kỹ năng quản lý kho hàng – giải pháp quan trọng 42
  9. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 3. Kết luận 43 Tài liệu tham khảo 44
  10. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Đối với bất kỳ doanh nghiệp, cửa hàng nào, việc quản lý kho hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh cũng như chiến lược phát triển của công ty: ➢ Làm sao để bám sát được số lượng hàng hóa lưu trữ, cân đối lượng nhập và xuất kho để có kế hoạch kinh doanh đúng đắn? ➢ Làm sao để đảm bảo hàng luôn được xuất đi kịp thời, không bị hết hạn, lỗi thời? ➢ Làm sao có thể xác định chính xác vị trí của từng mặt hàng, xuất hàng đi nhanh chóng nhất khi có yêu cầu? ➢ Và làm sao để loại bỏ nguy cơ thất thoát hàng hóa đối với kho lưu trữ? Nghe có vẻ khó khăn. nhưng nếu biết được cách quản lý kho hàng hóa hiệu quả, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí, cũng như giải quyết được các vấn đề nêu trên một cách dễ dàng, góp phần đưa doanh nghiệp phát triển bền vững. Mục tiêu nghiên cứu: ➢ Việc nghiên cứu đề tài: “GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TẠI CHI NHÁNH CỬA HÀNG HIGHLANDS COFFEE” nhằm mục đích có thể xử lý các tình huống nêu trên. Doanh nghiệp hay cửa hàng phải có sự nghiên cứu, xây dựng các giải pháp nhằm không ngừng nâng cao chất lượng hàng hóa, tối ưu chi phí lưu trữ để tổ chức và vận hành một cách hiệu quả hơn và đáp ứng tốt hơn nhu cầu phát triển kinh tế – xã hội. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: ➢ Đối tượng nghiên cứu: giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý hàng hóa tại chi nhánh cửa hàng highlands coffee ➢ Phạm vi nghiên cứu: lên kế hoạch đặt hàng,cách sắp xếp, theo dõi và kiểm tra hàng lưu trữ trong kho. ➢ Phương pháp nghiên cứu: tiếp xúc hệ thống phần mềm làm việc chính và giấy tờ trong cửa hàng, phân tích phương pháp quản lý và trực tiếp tham gia công việc. 1
  11. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 3. Phương pháp nghiên cứu. Để phân tích, nghiên cứu đề tài “GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CHI NHÁNH CỬA HÀNG HIGHLANDS COFFEE” em đã sử dụng một số phương pháp như: nghiên cứu tài liệu,quan sát thực tế học hỏi kinh nghiệm từ các anh chị quản lý. 4. Kết cấu đề tài: ➢ Đề tài gồm 3 chương: o Chương 1: Tổng quan về cửa hàng Highlands Coffee. o Chương 2: Cơ sở lý luận. o Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý hàng hóa tại chi nhánh cửa hàng highlands coffee. o Chương 4: Giải pháp và kiến nghị 2
  12. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1. Tổng quan về kho 1.1. Khái niệm Kho là tổ hợp các tòa nhà SX, công trình kỹ thuật; máy móc nâng hạ, các thiết bị đặc thù của công nghệ tự động hóa & CNTT điều tiết và kiểm soát công việc, với mục đích thực hiện việc tiếp nhận, phân bố và lưu trữ hàng hóa, chuẩn bị hàng hóa cho nhu cầu sản xuất và cung ứng liên tục hàng hóa đến người tiêu thụ. Hình 1: Hệ thống vận tải hàng hóa 1.2. Vai trò Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hoá: nhu cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa vụ và có những dao động khó lường. Các nguồn cung cũng luôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì liên tục để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lí, do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho giúp doanh nghiệp có thể đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh phòng ngừa rủi ro và điều hoà sản xuất. Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối: Nhờ có kho nên có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó mà giảm chi phí bình quân trên đơn vị. Hơn nữa kho góp phần vào việc tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt định mức hao hụt hàng hoá, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho. Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng hoá sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái lô hàng giao, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm. Hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược” thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa 3
  13. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 1.3. Chức năng Doanh nghiệp cần hoạch định công tác mua hàng với số lượng thích hợp và sử dụng nhà kho như 1 địa điểm đến dùng để gom, ghép, tách đồng bộ, hoàn thiện hàng hoá, để phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng trên cơ sở tiết kiệm chi phí vận tải và các dịch vụ khác. Kho bãi hiện đại thường giữ những chức năng sau: ➢ Gom hàng: Khi hàng hoá/nguyên liệu được nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khác nhau thì kho đóng vai trò là điểm tập kết để hợp nhất thành lô hàng lớn, như vậy sẽ có được lợi thế nhờ qui mô khi tiếp tục vận chuyển tới nhà máy/thị trường bằng các phương tiện đầy toa/xe/thuyền. ➢ Phối hợp hàng hoá: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khách hàng, kho bãi có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép nhiều loại hàng hoá khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hoá sẵn sàng cho quá trình bán hàng. Sau đó từng đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng các phương tiện nhỏ tới khách hàng. ➢ Bảo quản và lưu giữ hàng hoá: đảm bảo hàng hoá nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp; tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho; chăm sóc giữ gìn hàng hoá trong kho. 1.4. Nhiệm vụ ➢ Tiếp nhận hàng hóa ➢ Tồn trữ và bảo quản hàng hóa ➢ Chuyển hàng hóa từ khu vực tồn trữ đến nơi có nhu cầu hay đến nơi sử dụng. 2. Quản trị kho hàng 2.1. Khái niệm Quản lý kho hàng là những hoạt động liên quan trực tiếp đến hàng hóa vật tư, bao gồm công tác tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa. Kho hàng được quản lý tốt sẽ giữ cho quá trình sản xuất được liên tục, giảm các loại chi phí liên quan và khiến cho việc khai thác và sử dụng kho đạt hiệu quả cao hơn. 2.2. Mục đích ➢ Bảo quản hàng hóa tránh hư hao, xuống cấp, mau hỏng. 4
  14. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ➢ Tồn trữ kịp thời và cung cấp đúng lúc, không bị thiếu hụt các chi tiết hàng hóa cần thiết cho việc sản xuất liên tục. ➢ Đảm bảo tồn trữ hàng hóa khi có yêu cầu, nhanh chóng xuất kho hàng cho khách hàng, thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng hóa, tránh tình trạng khan hiếm hàng,tập kết hàng hóa cho đủ để tập trung xuất khẩu. ➢ Luôn luôn có mức dự trữ an toàn. ➢ Ghi sổ sách tình hình các hàng hóa nhập xuất giúp cho việc kiểm soát khi cần thiết. ➢ Thực hiện nhiệm vụ như một trung tâm tiếp nhận và phân phối. 2.3. Chức năng ➢ Bảo quản hàng hóa tốt hơn o Hàng hóa nếu không được bảo quản một cách cẩn thận, đặc biệt là các mặt hàng dễ vỡ hoặc nông sản dễ hỏng thì có thể sẽ đưa đến tổn thất vô cùng lớn cho cửa hàng. Quản lý kho với các công việc như phân loại, sắp xếp hay theo dõi thông tin hàng sẽ giúp chủ cửa hàng có thể bảo quản hàng hóa tốt hơn. Các sản phẩm sẽ không xảy ra tình trạng rơi vỡ, ẩm mốc hay hết hạn sử dụng, từ đó giảm thiểu tối đa các phát sinh không đáng có khi kinh doanh. ➢ Quay vòng tồn kho o Đối với các cửa hàng bán lẻ, hàng hóa chính là cốt lõi trong công việc kinh doanh của bạn. Nếu các vấn đề như hàng lỗi hay hàng mất tem nhãn xảy ra sẽ ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của cửa hàng. Do đó, việc quay vòng không để tồn kho quá lớn sẽ giúp cửa hàng tránh được những trường hợp này. Kiểm soát và quản lý được lượng hàng tồn kho, chủ của hàng sẽ dễ dàng cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, từ đó tránh được tình trạng hàng hóa bị hỏng hoặc quá hạn sử dụng. ➢ Bán hàng hiệu quả o Quản lý kho đúng cách là một trong những yếu tố quan trọng giúp công việc kinh doanh của cửa hàng được diễn ra thuận lợi. Nếu nắm rõ được chính xác lượng hàng tồn kho, bạn sẽ có thể đáp ứng được nhu cầu về hàng hóa cho khách hàng, tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng” dễ dàng. Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cũng có thể đưa ra 5
  15. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 những kế hoạch kinh doanh như giảm giá, khuyến mãi dựa trên thông tin hàng hóa. Điều này sẽ giúp công việc bán hàng trở nên hiệu quả hơn rất nhiều. ➢ Tiết kiệm chi phí o Một lợi ích rất thiết thực của việc quản lý kho đó là giúp chủ cửa hàng nắm rõ thông tin của các mặt hàng, biết được sản phẩm nào đang bán chậm cũng như có khả năng tồn đọng lớn. Từ đó bạn có thể điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa cần đặt trong thời gian tiếp theo. Việc này sẽ giúp chủ cửa hàng tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể từ việc mua và bảo quản hàng hóa. Bạn có thể sử dụng số tiền này để đầu tư vào các mặt hàng đưa đến lợi ích cao hơn cho cửa hàng. 2.4. Nguyên tắc quản trị kho ➢ Luôn đảm bảo định mức hàng tồn kho. ➢ Sắp xếp kho hàng một cách khoa học. ➢ Đầu tư công nghệ và nâng cao trình độ quản lý. ➢ Nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu. 3. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý kho 3.1. Phải có hàng tồn kho ➢ Có 5 lý do chính khiến doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho. o Thời gian: Có độ trễ về thời gian trong chuỗi cung ứng (gọi thời gian thực hiện - tiếng Anh: lead time), từ người cung ứng đến người sử dụng ở mọi khâu, đòi hỏi doanh nghiệp phải tích trữ một lượng hàng nhất định để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho người mua. o Nhu cầu theo mùa: Nhu cầu thay đổi theo chu kỳ, nhưng năng lực sản xuất là cố định. Điều này có thể dẫn đến tích trữ hàng tồn kho, như ví dụ về hàng hóa tiêu thụ chỉ trong các ngày lễ có thể dẫn đến sự tích trữ hàng tồn kho lớn với dự đoán tiêu thụ trong tương lai. o Tính bất định: Có những bất trắc nhất định trong nguồn cung, nguồn cầu, trong giao nhận hàng khiến doanh nghiệp muốn trữ một lượng hàng nhất định để dự phòng. Trong trường hợp này, hàng tồn kho giống như một cái giảm sốc. o Tính kinh tế nhờ quy mô: Để khai thác tính kinh tế nhờ quy mô. Nếu không có hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ cần tăng cường hoạt động logistics để nhận hay giao 6
  16. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 hàng. Điều này khiến cho chi phí logistics tăng lên. Vì thế, doanh nghiệp có thể muốn trữ hàng đợi đến một lượng nhất định thì mới giao hàng nhằm giảm chi phí logistics. o Tăng giá trị: Trong một số trường hợp, một số hàng tồn kho đạt được giá trị yêu cầu khi nó được giữ trong một khoảng thời gian để cho phép nó đạt được tiêu chuẩn mong muốn để tiêu thụ hoặc sản xuất. Ví dụ bia trong ngành công nghiệp sản xuất bia. ➢ Các loại hình o Hàng tồn kho an toàn/Hàng tồn kho đệm (safety stock/ buffer) o Ngưỡng tái cấp o Hàng tồn kho theo chu kỳ (cycle stock): Được sử dụng trong các quy trình sản xuất theo lô. Nó là hàng tồn kho có sẵn, không bao gồm hàng tồn kho đệm. o Tách rời (de-coupling): Hàng tồn kho đệm giữa các máy trong một quy trình duy nhất, đóng vai trò là vật đệm cho máy tiếp theo cho phép luồng công việc trôi chảy thay vì chờ máy trước hoặc máy tiếp theo trong cùng một quy trình. o Hàng tồn kho dự báo (anticipation stock): Hàng tồn kho tích lũy cho các giai đoạn nhu cầu tăng cao. Ví dụ: Kem cho mùa hè. o Hàng tồn kho trên đường vận chuyển (pipeline stock): Hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển hoặc đang trong quá trình phân phối - đã rời khỏi nhà máy nhưng chưa đến tay khách hàng. ➢ Có một số chi phí liên quan đến hàng tồn kho: o Chi phí đặt hàng o Chi phí thiết lập o Chi phí dự trữ trong kho o Chi phí do thiếu hàng dự trữ 3.2. Bố trí mặt bằng sản xuất phù hợp 3.2.1. Thực chất của bố trí mặt bằng sản xuất Bố trí sản xuất trong doanh nghiệp là tổ chức, sắp xếp, định dạng về mặt không gian các máy móc thiết bị có liên quan, các khu vực làm việc và các bộ phận phục vụ sản xuất và cung cấp dịch vụ. Việc bố trí mặt bằng sản xuất không chỉ nói đến trường hợp doanh nghiệp xây dựng mới mà còn có thể do thay đổi quy mô sản xuất, thay đổi thiết kế sản phẩm hay 7
  17. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 quy trình công nghệ, sản xuất sản phẩm mới hoặc thậm chí cách bố trí hiện tại không hợp lý. 3.2.2. Vai trò của bố trí sản xuất trong doanh nghiệp Đây là một trong những nội dung quan trọng trong quản trị sản xuất, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và thời gian sản xuất sản phẩm và cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp. Bố trí hợp lý sẽ tạo ra năng suất, nhịp độ sản xuất nhanh hơn tận dụng tối đa các nguồn lực vào sản xuất nhằm thực hiện những mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu bố trí không hợp lý có thể làm tăng chi phí, thời gian di chuyển kéo dài, làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu phải sắp xếp bố trí lại mặt bằng sẽ dẫn đến hao phí về tiền và thời gian của doanh nghiệp, tạo tâm lý không tốt, gây ảnh hưởng xấu đến năng suất lao động. Vì vậy cần phải nghiên cứu kỹ càng, phân tích và lựa chọn phương án bố trí hợp lý ngay từ ban đầu 3.2.3. Bố trí mặt bằng tốt sẽ đạt được phần lớn các chỉ tiêu sau đây: ➢ Tối thiểu hoá chi phí vận chuyển nguyên vật liệu và sản phẩm; ➢ Giảm thiểu sự di chuyển dư thừa giữa các bộ phận, các nhân viên; ➢ Thuận tiện cho việc tiếp nhận, vận chuyển nguyên vật liệu, đóng gói, dự trữ và giao hàng; ➢ Sử dụng không gian có hiệu quả; ➢ Giảm thiểu những công đoạn làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ; ➢ Tuân thủ các quy định về phòng chống cháy nổ, điều kiện ánh sáng, thông gió, chống rung, ồn, bụi đảm bảo an toàn cho nhân viên khi làm việc; ➢ Tạo sự dễ dàng, thuận tiện cho kiểm tra, kiểm soát các hoạt động; ➢ Tạo điều kiện thuận lợi trong giao dịch và liên lạc; ➢ Có tính linh hoạt cao để chấp nhận những điều kiện thay đổi. 3.2.4. Các yếu tố quyết định bố trí mặt bằng sản xuất ➢ Việc lựa chọn địa điểm mặt bằng sản xuất và bố trí mặt bằng do nhiều yếu tố quyết định như: 8
  18. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 o Đặc điểm của sản phẩm; o Khối lượng và tốc độ sản xuất; o Đặc điểm về thiết bị; o Diện tích mặt bằng; o Đảm bảo an toàn trong sản xuất 3.2.5. Sắp xếp bố trí mặt bằng sản xuất phải tuân thủ một số nguyên tắc sau: ➢ Tuân thủ quy trình công nghệ sản xuất: Thứ tự các phân xưởng được sắp xếp theo trình tự của quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm; sản phẩm đi qua phân xưởng nào trước thì phân xưởng đó được bố trí gần kho nguyên liệu; phân xưởng cuối cùng mà sản phẩm phải đi qua sẽ nằm gần kho thành phẩm; hai phân xưởng có quan hệ trực tiếp trao đổi sản phẩm cho nhau sẽ được bố trí cạnh nhau. Để thuận lợi cho việc vận chuyển, kho nguyên liệu và kho thành phẩm thường được bố trí gần đường giao thông chính bên ngoài doanh nghiệp. ➢ Đảm bảo khả năng mở rộng sản xuất: Quy luật phát triển thường dẫn đến tăng sản lượng sản xuất hoặc đa dạng hóa sản phẩm bằng cách đưa vào sản xuất thêm các loại sản phẩm khác, điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp sau một thời gian hoạt động thường có nhu cầu mở rộng mặt bằng sản xuất. Vì vậy, ngay từ khi chọn địa điểm và bố trí mặt bằng sản xuất phải dự kiến khả năng mở rộng trong tương lai. ➢ Đảm bảo an toàn cho sản xuất và người lao động: Khi bố trí mặt bằng đòi hỏi phải tính đến các yếu tố về an toàn cho người lao động, máy móc thiết bị, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi cho người công nhân. Mọi quy định về chống ồn, bụi, chống rung, chống nóng, chống cháy nổ phải được tuân thủ. Trong thiết kế mặt bằng phải đảm bảo khả năng thông gió và chiếu sáng tự nhiên. Các phân xưởng sinh ra nhiều bụi, khói, hơi độc, bức xạ có hại phải được bố trí thành khu nhà riêng biệt và không được bố trí gần sát khu vực có dân cư. Các kho chứa vật liệu dễ cháy dễ nổ phải bố trí xa khu vực sản xuất và phải trang bị các thiết bị an toàn phòng chữa cháy nổ. Những thiết bị gây ra rung động lớn có thể ảnh hưởng đến hoạt động của các thiết bị khác và ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm không nên đặt cạnh các thiết bị có giá trị lớn 9
  19. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ➢ Tận dụng hợp lý không gian và diện tích mặt bằng: Sử dụng tối đa diện tích mặt bằng hiện có sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm được chi phí thuê mặt bằng. Điều này không chỉ áp dụng đối với diện tích sản xuất mà còn áp dụng cả đối với diện tích kho hàng. Việc tận dụng tối đa diện tích không chỉ đề cập đến diện tích mặt sàn tính theo m2 mà còn tính cả đến không gian hiện có. Trong nhiều nhà máy, ngày nay đã sử dụng những băng tải trên cao làm thiết bị của kho tàng. ➢ Đảm bảo tính linh hoạt của hệ thống. Bố trí mặt bằng phải xét đến khả năng thay đổi và các thiết bị phải được bố trí làm sao để có thể thực hiện được những thay đổi đó với chi phí thấp nhất hay không làm rối loạn quy trình sản xuất. ➢ Tránh hay giảm tới mức tối thiểu trường hợp nguyên vật liệu đi ngược chiều: o Vận chuyển ngược chiều không những làm tăng cự ly vận chuyển mà còn gây ùn tắc các kênh vận chuyển vật tư. 3.2.6. Các hình thức bố trí sản xuất trong doanh nghiệp a. Bố trí theo sản phẩm ➢ Khái niệm o Bố trí sản xuất theo sản phẩm (dây chuyền hoàn thiện thực chất) là sắp xếp những o hoạt động theo một dòng liên tục những việc cần thực hiện để hoàn thành một công việc cụ thể. Hình thức bố trí này phù hợp với kiểu sản xuất hàng loạt, sản xuất liên tục, khối lượng sản xuất lớn hoặc những công việc có tính chất lặp lại và nhu cầu ổn định. Nó đặc biệt thích hợp với trường hợp sản xuất một hay một số ít loại sản phẩm với số lượng lớn trong một thời gian tương đối ngắn, ví dụ trong dây chuyền lắp ráp ôtô, tủ lạnh, máy giặt, nước đóng chai Dòng di chuyển của sản phẩm có thể là theo một đường thằng, đường gấp khúc hoặc có dạng chữ U, chữ L, W, M hay xương cá. Chọn bố trí mặt bằng như thế nào phụ thuộc vào diện tích và không gian của nhà xưởng; tính chất của thiết bị; quy trình công nghệ; mức độ dễ dàng giám sát hoặc các hoạt động tác nghiệp khác. ➢ Đặc điểm: Cách bố trí theo sản phẩm thường có những đặc điểm sau: o Vật tư di chuyển theo băng tải; 10
  20. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 o Khối lượng các chi tiết đang gia công tương đối nhỏ, phần lớn chúng được lưu giữ tạm thời trên hệ thống vận chuyển vật tư; o Công nhân đứng máy có tay nghề vừa phải, thường phụ trách hai hay nhiều máy; o Sử dụng những máy chuyên dùng đặc biệt, các đồ gá, kẹp; o Ít cần quy định chi tiết trình tự kiểm tra sản xuất; o Đầu tư lớn vào các máy móc chuyên dùng có tính linh hoạt kém. ➢ Đánh giá o Ưu điểm của hình thức này là: ▪ Chi phí đơn vị sản phẩm thấp; ▪ Giảm bớt khoảng cách vận chuyển nguyên vật liệu; ▪ Giảm bớt khối lượng lao động trong quá trình; ▪ Giảm thời gian gia công và tổng thời gian sản xuất; ▪ Đơn giản hóa các bước thực hiện công việc; ▪ Hệ thống sản xuất ít khi bị ngừng vì những trục trặc của máy móc thiết bị và con người. o Ngoài những ưu điểm, loại hình bố trí này có một số hạn chế sau: ▪ Độ linh hoạt thấp, mỗi lần thay đổi sản phẩm lại phải sắp xếp lại mặt bằng ▪ Các công việc bị phụ thuộc vào thời gian và trình tự (mỗi một bộ phận trên đường dây đều phụ thuộc lẫn nhau, một máy hỏng hoặc một công nhân nghỉ việc sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của dây chuyền); ▪ Công việc đơn điệu sẽ gây sự nhàm chán cho công nhân ▪ Chi phí bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị cao. b. Bố trí theo quá trình ➢ Khái niệm o Bố trí theo quá trình, hay còn gọi là bố trí theo chức năng hoặc bố trí theo công nghệ, thực chất là nhóm những công việc tương tự nhau thành những bộ phận có cùng quá trình hoặc chức năng thực hiện. Sản phẩm trong quá trình chế tạo di chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác theo trình tự các công đoạn phải thực hiện trên đó. Chẳng hạn như: các phân xưởng trong nhà máy, siêu thị, văn phòng giao dịch ở ngân hàng, 11
  21. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 bệnh viện bố trí theo khoa hoặc phòng chuyên môn; xưởng sửa chữa xe hơi bố trí khu vực sửa chữa theo chủng loại bộ phận xe. ➢ Đặc điểm o Bố trí theo quá trình phù hợp với hình thức sản xuất gián đoạn, chủng loại và mẫu mã đa dạng, thể tích của mỗi sản phẩm tương đối nhỏ, đơn hàng thường xuyên thay đổi, cần sử dụng một máy cho hai hay nhiều công đoạn. Hình thức bố trí này đòi hỏi những yêu cầu sau o Cần có lực lượng lao động lành nghề; o Luôn cần nhiều lệnh sản xuất trong quy trình; o Nguyên vật liệu luôn di chuyển giữa các công đoạn và các phân xưởng o Khối lượng vật tư trong quá trình gia công lớn; o Trong phân xưởng cần một địa điểm rộng để trữ vật tư chưa gia công; o Thiết bị vận chuyển vật tư vạn năng. ➢ Đánh giá o Ưu điểm của hình thức bố trí này là: ▪ Có tính linh hoạt cao về thiết bị và con người. ▪ Đầu tư thiết bị ban đầu nhỏ. ▪ Nâng cao trình độ chuyên môn. ▪ Công việc đa dạng khiến công nhân không bị nhàm chán. o Hạn chế của hình thức bố trí này là: ▪ Chi phí sản xuất đơn vị cao. ▪ Vận chuyển kém hiệu quả. ▪ Việc lập kế hoạch, lập lịch trình sản xuất không ổn định. ▪ Khó kiểm tra, kiểm soát các công việc. ▪ Năng suất thấp vì các công việc không giống nhau, mỗi lần thay đổi công nhân lại phải mất công tìm hiểu công việc mới. ▪ Mức độ sử dụng thiết bị không cao. c. Bố trí theo vị trí cố định ➢ Khái niệm 12
  22. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 o Bố trí cố định vị trí là kiểu bố trí mang tính đặc thù của dự án sản xuất, sản phẩm được đặt cố định tại một địa điểm và người ta sẽ mang máy móc thiết bị, công nhân và nguyên vật liệu đến để thực hiện các công việc tại chỗ. Hình thức này phù hợp với các sản phẩm dễ vỡ, cồng kềnh hoặc rất nặng không thể chuyển được. Ví dụ như khi sản xuất máy bay, chế tạo tàu thủy, các những công trình xây dựng, xây lắp ➢ Đánh giá o Ưu điểm của hình thức bố trí này là: ▪ Giảm sự vận chuyển để hạn chế những hư hỏng đối với sản phẩm và chi phí dịch chuyển. ▪ Công việc đa dạng. o Hạn chế của hình thức bố trí này là: ▪ Đòi hỏi phải sử dụng thợ có kỹ năng cao và đa năng để có thể thực hiện các công việc có trình độ chuyên môn hóa cao ▪ Chí phí vận chuyển thiết bị, con người và nguyên vật liệu cao. ▪ Khó kiểm soát con người. ▪ Hiệu quả sử dụng thiết bị thấp, vì thiết bị có thể được chuyển đến mà chưa dùng ngay. ➢ Kết luận: Một cách bố trí mặt bằng tốt sẽ đạt được phần lớn các chỉ tiêu sau đây: o Tối thiểu hoá chi phí vận chuyển nguyên vật liệu và sản phẩm o Loại bỏ những lãng phí hay di chuyển dư thừa không cần thiết giữa các bộ phận, các nhân viên; o Thuận tiện cho việc tiếp nhận, vận chuyển nguyên vật liệu, đóng gói, dự trữ và giao hàng; o Sử dụng không gian có hiệu quả; o Giảm thiểu những công đoạn làm ảnh hưởng, gây ách tắc đến quá trình sản xuất vàcung ứng dịch vụ; o Tuân thủ các quy định về phòng chống cháy nổ, điều kiện ánh sáng, thông gió, chống rung, ồn, bụi đảm bảo an toàn và an ninh cho nhân viên khi làm việc; o Tạo sự dễ dàng, thuận tiện cho kiểm tra, kiểm soát các hoạt động; 13
  23. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 o Tạo điều kiện thuận lợi trong giao dịch và liên lạc; o Có tính linh hoạt cao để thích ứng với những thay đổi 3.3. Hệ thống giá kệ ➢ Kệ chứa hàng (hay còn gọi là khung để hàng hoặc kệ để hàng) là vật dụng để nâng, đỡ và chứa hàng hóa. Kệ chứa hàng gồm nhiều loại đa dạng về tải trọng và kiểu dáng nên được sử dụng phổ biến trong nhà kho tất cả các ngành nghề. ➢ Giá kệ kho hàng là dòng sản phẩm được ứng dụng rộng rãi trong nhiều cơ sở sản xuất và nhiều lĩnh vực khác nhau. Kệ kho hàng có khả năng chịu lực tốt có thể lắp đặt trên nhiều địa hình khác nhau. Đặc biệt, giá kệ được làm bằng vật liệu chắc chắn và được phun sơn tĩnh điện giúp sản phẩm có độ bền cao và khả năng chống gỉ tốt. ➢ Giá kệ kho hàng công nghiệp được phân làm 3 loại o Giá kệ kho hàng tải trọng nặng ( từ 500kg trở lên) o Giá kệ kho hàng tải trọng trung bình (100 - 500 kg) o Giá kệ kho hàng tải trọng nhẹ (35-70kg) ➢ Ưu điểm của hệ thống giá kệ kho hàng o Giá kệ kho được thiết kế nhiều tầng giúp tiết kiệm không gian kho hàng. o Dễ dàng lữu trữ, sắp xếp và kiểm tra hàng hóa trong kho một cách dễ dàng. o Xuất hàng, nhập hàng nhanh chóng, thuận tiện. o Được làm bằng vật liệu chống gỉ, chống ẩm ướt và khả năng chống cháy nổ tốt. o Giá thành sản phẩm hợp lý. 3.4. Vòng quay hàng tồn kho 3.4.1. Ý nghĩa Vòng quay hàng tồn kho là số lần mà hàng hóa tồn kho bình quân luân chuyển trong kỳ. Hệ số vòng quay hàng tồn kho thể hiện khả năng quản trị hàng tồn kho. Hệ số vòng quay hàng tồn kho thường được so sánh qua các năm để đánh giá năng lực quản trị hàng tồn kho là tốt hay xấu qua từng năm. Hệ số này lớn cho thấy tốc độ quay vòng của hàng hóa trong kho là nhanh và ngược lại, nếu hệ số này nhỏ thì tốc độ quay vòng hàng tồn kho thấp. Cần lưu ý, hàng tồn kho mang đậm tính chất ngành nghề kinh doanh nên không phải cứ mức tồn kho thấp là tốt, mức tồn kho cao là xấu. 14
  24. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 Hệ số vòng quay hàng tồn kho càng cao càng cho thấy doanh nghiệp bán hàng nhanh và hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều. Có nghĩa là doanh nghiệp sẽ ít rủi ro hơn nếu khoản mục hàng tồn kho trong báo cáo tài chính có giá trị giảm qua các năm. Tuy nhiên, hệ số này quá cao cũng không tốt, vì như vậy có nghĩa là lượng hàng dự trữ trong kho không nhiều, nếu nhu cầu thị trường tăng đột ngột thì rất có khả năng doanh nghiệp bị mất khách hàng và bị đối thủ cạnh tranh giành thị phần. Hơn nữa, dự trữ nguyên liệu vật liệu đầu vào cho các khâu sản xuất không đủ có thể khiến dây chuyền sản xuất bị ngưng trệ. Vì vậy, hệ số vòng quay hàng tồn kho cần phải đủ lớn để đảm bảo mức độ sản xuất và đáp ứng được nhu cầu khách hàng. 3.4.2. Cách xác định Hệ số quay vòng hàng tồn kho = Doanh thu / Số dư hàng tồn kho cuối kì hoặc [=Giá vốn hàng bán/Trung bình hàng tồn kho trong kì] 4. Các biện pháp thường dùng trong quản lý kho 4.1. Mô hình 5s – giải pháp cho việc sắp xếp và quản lý kho hàng 5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng). ➢ Sàng lọc: Seiri hay Sàng lọc có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây chính là bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S. Nội dung chính của S1 là phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng. ➢ Sắp xếp: Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. ➢ Sạch sẽ: Thường xuyên vệ sinh,giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc. S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn). 15
  25. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ➢ Săn sóc: Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp. ➢ Sẵn sàng: Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S. 5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản. Sau đó được phổ biến sang nhiều nước khác. Ở Việt Nam, 5S lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1993, ở 1 công ty Nhật (Vyniko). Hiện nay, rất nhiều công ty sản xuất ở Việt Nam áp dụng 5S vì có nhiều lợi ích từ 5S như: chỗ làm việc sạch sẽ, gọn gàng, mọi người đều cảm thấy thoải mái, vui vẻ, năng suất lao động cao, hiệu quả tức thời, hiện ra ngay trước mắt, tạo hình ảnh tốt cho công ty. Một ví dụ điển hình của áp dụng hiệu quả 5S ở Việt Nam là công ty CNC VINA. Tại một số cơ quan công sở của Việt Nam áp dụng 5S vào phong trào cơ quan, ví dụ như Sở Ngoại vụ TP. Đà Nẵng. 4.1.1. Ý nghĩa của hoạt động 5S ➢ Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên ➢ Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc ➢ Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở ➢ Nâng cao chất lượng cuộc sống ➢ Nâng cao năng suất Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ, trong phân xường, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất. 4.1.2. Lợi ích của 5S ➢ Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn. 16
  26. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ➢ Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến ➢ Mọi người trở nên có kỷ luật hơn. ➢ Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc ➢ Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. ➢ Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình. ➢ Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn. 4.1.3. Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM ➢ Cải tiến Năng suất (P – Productivity) ➢ Nâng cao Chất lượng (Q – Quality) ➢ Giảm chi phí (C – Cost) ➢ Giao hàng đúng hạn (D – Delivery) ➢ Đảm bảo an toàn (S – Safety) ➢ Nâng cao tinh thần (M – Morale) Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc. 4.1.4. Lý do ngày càng có nhiều Doanh nghiệp tham gia ứng dụng 5S ➢ 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô doanh nghiệp. ➢ 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ. ➢ Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó. ➢ Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc. ➢ Trong khi các công ty thường gặp những vấn đề sau: o Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng. o Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác, không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc. 17
  27. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 o Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn các công việc. o Tồn tại nhiều sai sót trong công việc. o Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều. o Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ. o Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc không hoạt động cao. o Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao động. o Nơi làm việc không an toàn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra. o Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh ) không sạch sẽ. o Tinh thần làm việc của công nhân kém. o Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình. 4.1.5. Mục tiêu chính của chương trình 5S ➢ 5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất doanh nghiệp.Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm: o Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc. o Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người. o Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế. o Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến. 4.1.6. 4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S ➢ Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện. ➢ Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S. 18
  28. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ➢ Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người ➢ Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý. 4.1.7. Các bước áp dụng 5S vào Doanh nghiệp Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng Bước 2: Phát động chương trình Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày Bước 6: Đánh giá định kỳ 4.1.8. 10 điều gợi ý để thực hiện thành công 5S ➢ Hai cái đầu luôn tốt hơn một cái đầu – phát huy tối đa phương pháp huy động trí não. ➢ Luôn ý thức tìm ra các điểm không thuận tiện để cải tiến. ➢ Luôn ý thức tìm ra những nơi làm việc không ngăn nắp để cải tiến. ➢ Tìm ra những khu vực làm việc không an toàn để cải tiến. ➢ Tìm ra những nơi chưa sạch sẽ để cải tiến. ➢ Tìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ. ➢ Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc. ➢ Chú ý tới các khu vực công cộng như căng tin, nhà vệ sinh, vườn, hành lang ngoài và bãi đỗ xe. ➢ Chỉ ra những bằng chứng mà nhân viên cần phải tăng cường hoạt động 5S. ➢ Sử dụng hữu hiệu cách thức kiểm soát bằng trực quan. 4.2. FIFO (First in First out) FIFO là nguyên tắc nhập trước - xuất trước được ứng dụng trong lĩnh vực quản lý hàng hóa trong các nhà máy, xí nghiệp, cửa hàng Theo đó, những lô hàng được nhập vào kho trước sẽ được xuất kho trước. 19
  29. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 Với nguyên tắc FIFO, nhân viên cần phải sắp xếp theo tiêu chuẩn của quán- từ trái sang phải. Mỗi lô hàng cần phải được phân chia về loại hàng – ngày nhập – ngày xuất để tiện cho việc theo dõi nhập – xuất hàng hóa. Bên cạnh đó, nhân viên cần phải đảm bảo giữa các kệ hàng có sức chứa tối đa là bao nhiêu. Tránh nhồi nhét, chén ép gây bong tróc, đỗ vỡ. . ➢ Ưu điểm khi sử dụng nguyên tắc FIFO o Khi áp dụng nguyên tắc quản lý kho FIFO cửa hàng sẽ giảm được lượng hàng tồn kho cũ. Vì những lô hàng được lưu trữ trong kho lâu nhất sẽ được đưa đi tiêu thụ trước. Nguyên tắc này đặc biệt thích hợp với Highland Coffees vì chuyên sản xuất các mặt hàng có thời hạn dùng như thực phẩm – đồ uống. o Nếu không bán những sản phẩm cũ trước thì cửa hàng sẽ bị thua lỗ vì sản phẩm hết hạn sử dụng Thêm vào đó, cửa hàng còn tốn thêm một khoản chi phí để tiêu hủy hàng tồn kho. Bên cạnh đó, khi quản lý hàng theo nguyên tắc FIFO, cửa hàng còn giảm được nguy cơ mất giá hàng hóa vì lạm phát. ➢ Nhược điểm: o Theo phương pháp này doanh thu hiện tại có được tạo ra bởi những giá trị đã có được từ cách đó rất lâu làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. o Trong trường hợp doanh nghiệp lớn với số lượng, chủng loại mặt hàng nhiều, nhập xuất phát sinh liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng hạch toán, ghi chép sẽ tăng lên rất nhiều. Hình 2: FIFO hàng hóa 20
  30. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 5. Yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho ➢ Tồn kho dự trữ của doanh nghiệp là những tài sản mà doanh nghiệp lưu giữ để sản xuất hoặc bán ra sau này. Trong các doanh nghiệp tài sản tồn kho dự trữ thường ở 3 dạng: Nguyên vật liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất, các sản phẩm dở dang và bán thành phẩm; các thành phẩm chờ tiêu thụ. ➢ Đối với trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu, mức tồn kho dự thường phụ thuộc vào: o Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất của doanh nghiệp. Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu của doanh nghiệp thường bao gồm 3 loại: Dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ (đối với các doanh nghiệp sản xuất có tính chất thời vụ). o Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường. o Chu kỳ giao hàng quy định trong hợp đồng giữa đơn vị cung ứng nguyên vật liệu với doanh nghiệp. o Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến doanh nghiệp. o Giá cả của các loại nguyên vật liệu, nhiên liệu được cung ứng. o Đối với mức tồn kho dự trữ bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, các nhân tố ảnh hưởng gồm: - Đặc điểm và các yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ trong quá trình chế tạo sản phẩm. - Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm. - Trình độ tổ chức quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Đối với tồn kho dự trữ sản phẩm thành phẩm, thường chịu ảnh hưởng các nhân tố: - Sự phối hợp giữa khâu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. - Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm giữa doanh nghiệp và khách hàng. - Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. 6. Một số phần mềm quản lý Với những cửa hàng nhỏ lẻ, có thể sử dụng file excel để quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên với những doanh nghiệp lớn, lượng hàng hóa nhiều và có mã hàng lên đến con 21
  31. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 số hàng trăm, hàng ngàn thì dùng excel là không hiệu quả. Bắt buộc bạn phải có giải pháp quản lý kho hàng khoa học hơn, có tính tự động hóa và chính xác cao hơn. Hiện nay trên thị trường có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho hàng. Các phần mềm này hỗ trợ người dùng chính xác trong việc kiểm soát xuất nhập kho, thông tin hàng hóa, sự lưu chuyển hàng, tình trạng hàng 6.1. Phần mềm Netsuite NetSuite: Giải pháp Điện toán Đám mây Số 1 cho Doanh nghiệp Việt. ➢ NetSuite là dịch vụ trực tuyến cho phép doanh nghiệp quản trị toàn bộ quy trình nghiệp vụ cốt lõi, trong một hệ thống duy nhất. Không cần vận hành phần cứng, không cồng kềnh, chỉ cần phí nhượng bản quyền ban đầu, không cần chi phí duy trì, dễ dàng thiết lập và sử dụng. 6.2. Phần mềm Seito Cũng giống như hàng loạt các doanh nghiệp có những nhu cầu khác nhau nên chính vì thế hệ thống POS cũng có nhiều loại.Nhu cầu của một quản lý cửa hàng bán lẻ so với một nhà hàng là khác nhau, nên không có một hệ thống quản lý nào đáp ứng hết nhu cầu của tất cả. Hệ thống POS là một sự kết hợp của phần mềm và phần cứng mà được phát triển từ máy tính tiền cơ bản. Tìm kiếm sự kết hợp của các thành phần là chìa khóa giúp quản lý công việc kinh doanh của bạn đúng cách cũng như duy trì sự hài lòng của khách hàng. Hệ thống POS đạt hiệu quả nhất là khi nó cho phép bạn chạy việc kinh doanh của bạn theo cách bạn cần. Hệ thống POS khác nhau cho mỗi mục đích sử dụng khác nhau. Tuy nhu cầu của mỗi doanh nghiệp là khác nhau, nhưng một hệ thống POS vẫn có thể thực hiện để làm việc cho bất kỳ loại hình kinh doanh. Bước đầu tiên trong việc tìm kiếm một hệ thống POS là xác định nhu cầu cụ thể của bạn. ➢ Loại hình kinh doanh của bạn là gì? ➢ Bạn cần thực hiện giao dịch trong môi trường nào? ➢ Bạn có cần thực hiện nhiều giao dịch hằng ngày không? ➢ Bạn sẽ có cần thao tác với thẻ tín dụng và / hoặc thẻ ghi nợ? ➢ Bạn cần bao nhiêu trạm giao dịch? Bạn có một mạng lưới liên kết giữa chúng? 22
  32. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ➢ Bạn có cần phải quản lý cách đặt phòng hoặc các cuộc hẹn? ➢ Bạn có cần nhiều cửa hàng được liên kết với nhau? ➢ Bạn có cần phải đồng bộ dữ liệu với các ứng dụng bên ngoài (ví dụ như phần mềm kế toán)? Biết làm thế nào bạn sẽ sử dụng nó và những gì các chức năng bạn cần trong một hệ thống POS sẽ giúp bạn xác định sự kết hợp tốt nhất của phần mềm và phần cứng cho doanh nghiệp cụ thể của bạn. ➢ Các chức năng nổi bật o Tự động tính tiền và order vào hệ thống o Quản lý không giới hạn số bàn món ăn thức uống o Hoạt động đa ngôn ngữ: Anh, Hoa, Hàn, Thái o Chức năng cài đặt nhiều giá cho: Món hàng, nhóm hàng, khu vực, thời gian o Chức năng đặt bàn, đặt phòng (reservation) giá theo thẻ vàng, bạc, đồng o Chức năng giảm giá theo mặt hàng, nhóm hàng hoặc cả hóa đơn thanh toán o Chức năng thanh toán theo thẻ thành viên, thẻ VIP, thẻ deposit card o Tự động chuyển đổi ngôn ngữ o Chức năng cài đặt giá mở o Chức năng cài đặt theo kiểu Combo o Chức năng tách hóa đơn thanh toán thành nhiều phần, gộp hóa đơn o Chức năng copy hóa đơn o Chức năng tách bàn hay gộp bàn o Chức năng cài đặt Password cho nhân viên thu ngân o Thông báo tồn kho tối thiểu theo món ăn, thức uống o Chức năng báo cáo bán hàng theo ca o Chức năng kiểm tra sử dụng máy trong ngày của nhân viên o Kết nối nhiều máy in nhà bếp, khả năng tự phát hiện lỗi máy in, thông báo lỗi, sửa lỗi và tự động chuyển lệnh in sang máy in khác. o Chia sẻ nhiều máy in hóa đơn o Hỗ trợ thiết bị POS khác và hoàn toàn tương thích với hệ thống 23
  33. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 o Tương thích cao với phần mềm thứ 3 ( Hệ thống quản lý khách sạn - HIS: Hệ thống kế toán ACCPAC) o Order tự chọn o Đào tạo nhân viên mới dễ dàng o Kết nối với thiết bị order không dây PDA, thao tác dễ dàng o Kết nối tương thích với hệ thống mạng, Upload và download dữ liệu qua mạng Internet tốc độ cao ADSL (FTP, VPN, Telnet) o Báo cáo theo định kỳ: Ngày, tháng, và năm. Xuất báo cáo sang các định dạng chuẩn như Excel. pdf và html o Quản lý chuổi cửa hàng từ xa, phân bổ thực đơn xuống từng cửa hàng theo hệ thống tự động - dễ kiểm soát và hiệu quả o Hệ thống phần mềm quản lý POS SEITO bảo mật an toàn cao o Không bị mất dữ liệu hoặc virus tấn công hệ thống ➢ Ưu điểm vượt trội o Đơn giản và tiết kiệm hơn bao giờ hết o Là một phần mềm bán lẻ, SeitoVN POS đơn giản hoá tất cả quy trình mua hàng, bán hàng. Giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng, giúp nhân viên thao tác nhanh nhất trong quá trình bán hàng. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TẠI CHI NHÁNH CỬA HÀNG HIGHLANDS COFFEE 1. Giới thiệu về cửa hàng 1.1. Lịch sử ➢ 1996 - 2002: Giai đoạn sơ khai o David Thái sinh năm 1972 tại Việt Nam. Năm 1979, gia đình anh tới định cư ở bang Seattle, Mỹ. Sau này, David theo học khoa Quản trị kinh doanh tại Đại học Washington. Năm 1996, David Thái trở lại Việt Nam. Anh bắt đầu sự nghiệp với quán cà phê Âu Lạc tự mở gần hồ Hoàn Kiếm. Tuy vậy, sau này anh phải rút khỏi cửa hàng do không được đầu tư. 24
  34. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 o Với doanh thu có được từ Âu Lạc, David Thái bắt đầu lại với các dự án mới. Năm 1998, anh trở thành người Việt kiều đầu tiên được cấp phép thành lập công ty tư nhân tại Hà Nội. Năm 2000, anh là Việt kiều đầu tiên đăng ký thành lập công ty cổ phần. o Tập đoàn Việt Thái (Viet Thai International - chủ sở hữu Highlands) được David Thái thành lập năm 2002. Tập đoàn mở cửa hàng cà phê đầu tiên ở thành phố Hồ Chí Minh, gần nhà thờ Đức Bà, sau đó có thêm một cửa hàng nữa ở Hà Nội. ➢ 2008 - 2011: Bán cổ phần cho Jollibee o Năm 2008, Việt Thái đã phục vụ hơn 5 triệu lượt khách, với 2 triệu bữa ăn và hơn 4 triệu ly cà phê. o Tính đến năm 2009, công ty đã mở 80 điểm bán hàng ở sáu tỉnh thành trên toàn Việt Nam (Hà Nội, Sài Gòn, Hải Phòng, Đà Nẵng, Vũng Tàu và Đồng Nai). o Năm 2011, Viet Thai International bán 49% bộ phận kinh doanh ở Việt Nam và 60% bộ phận kinh doanh ở Hồng Kông cho tập đoàn Jollibee của Phillipines với mức giá 25 triệu USD. Thời điểm này, Highlands có 50 cửa hàng cà phê. o Cũng trong năm này, Highlands mua lại chuỗi cửa hàng Phở 24 của ông Lý Quí Trung với mức giá khoảng 20 triệu USD. ➢ Tính đến thời điểm hiện tại (tháng 10 năm 2019), cửa hàng Highlands Coffee đã được mở ở các tỉnh thành o Miền Nam: Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai (Biên Hòa), Cần Thơ, Tiền Giang, Long An, Bà Rịa-Vũng Tàu, Khánh Hoà (Nha Trang), Kiên Giang (Phú Quốc), Lâm Đồng (Đà Lạt). o Miền Trung: Đà Nẵng, Huế, Bình Định (Quy Nhơn), Quảng Nam (Hội An) o Miền Bắc: Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh (Hạ Long), Hưng Yên, Bắc Ninh, Bắc Giang, Phú Thọ, Nam Định, Thái Bình, Thanh Hóa, Nghệ An (Vinh). 1.2. Ý nghĩa logo 3G của Highlands Coffee ➢ Mặt cắt hình hạt cà phê, biểu tượng của núi và nước, tượng trưng cho cao nguyên màu mỡ, nơi trồng cà phê, nhấn mạnh sự kết nối với quê hương ➢ Màu đỏ thể hiện sự ấm áp, may mắn và tinh thần yêu nước ➢ Màu nâu tượng trưng cho màu của đất, của hạt cà phê 25
  35. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 1.3. Tầm nhìn Highlands Coffee ➢ Trở thành thương hiệu cà phê và trà được yêu thích nhất tại Việt Nam và tự hào chia sẻ với thế giới 1.4. Sứ mệnh của Highlands Coffee ➢ Là đạt được ngôi vị quán quân về khẩu vị cà phê Việt Nam và phong cách quán cà phê hiện đại, với giá cả hợp lý, sẵn sang phục vụ mọi lúc, mọi nơi, mọi khách hàng 1.5. Các giá trị cốt lõi của Highlands Coffee ➢ Quan tâm khách hàng ➢ Tôn trọng và liêm chính ➢ Đam mê ➢ Tự hào Việt và chia sẻ cộng đồng ➢ Tinh thần đồng đội và hợp tác 1.6. Các tiêu chí trong dịch vụ Tận Tâm của Highlands Coffee ➢ Tự hào là người Việt Nam o Hãy đối xử với mọi khách như thể họ là những thành viên trong gia đình o Sử dụng các đại từ nhân xưng “em, anh, chị, con, cô, chú” khi chào hỏi khách ➢ Độc đáo và đích thực o Tự hào về ngoại hình của mình. o Luôn thể hiện sự chân thành với khách hàng và đồng nghiệp. o Hãy đối xử với tất cả khách hàng một cách tôn trọng, bất kể địa vị xã hội hay quốc tịch. ➢ Đam mê o Luôn nhiệt tình phục vụ và hỗ trợ khách hàng. o Luôn có suy nghĩ tích cực và thái độ quan tâm khi phục vụ khách hàng. ➢ Thân thiện o Sử dụng tên khách, đặc biệt là khách quen. o Luôn mang đến nụ cười ấm áp và thân thiện. o Không để vấn đề cá nhân ảnh hưởng đến công việc. o Không thể hiện thái độ thiếu kiên nhẫn hoặc thô lỗ với khách hàng cũng như với đồng nghiệp. 26
  36. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ➢ Tự tin o Dáng đứng thẳng. o Giao tiếp rõ ràng. o Trang bị tốt kiến thức về sản phẩm và kỹ năng. o Tin vào bản thân và luôn thể hiện thái độ “Có thể làm”. ➢ Chào đón 2. Quy trình quản lý kho hàng Hệ thống cửa hàng Highlands coffee có thể phát triển và vươn mình đi xa cũng một phần nhờ vào việc thiết lập kho hàng hiệu quả. Quản lý kho hàng là một yếu tố quan trọng hàng đầu đồng thời nó cũng có vai trò quyết định quy mô, hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Chính vì lý do đó, các quy trình quản lý kho hàng được hình thành với mục đích hoàn thiện và điều hành kho hàng một cách dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian để đi đến đáp ứng nhu cầu cho khách hàng, và phát triển cửa hàng. Căn cứ vào việc quản lý giúp cửa hàng lên được các kế hoạch cụ thể, thúc đẩy quản lý kho hàng hiệu quả, hữu dụng. Cân đối giữa việc xuất nhập hàng hợp lý với số lượng vừa đủ, tránh việc hàng hoá nhập quá ít không đủ bán hay nhập quá nhiều dẫn đến tồn đọng hàng cũ quá nhiều. Ngoài ra, nhằm bảo đảm hàng hóa an toàn đạt chất lượng, giúp tiết kiệm chi phí , tránh ứ đọng hàng tồn kho. Từ đó giúp đảm bảo sự liên tục và ổn định hàng hoá trong quá trình hoạt động của cửa hàng. Và quy trình xuất- nhập kho được hình thành. Hình 3: Giao diện Netsuite 27
  37. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 2.1. Đặt hàng qua phần mềm Netsuite NetSuite tại Highlands Coffee được sử dụng để đặt hàng, theo dõi đơn hàng, kiểm tra và phản hồi đến đối tác. Có thể nói, NetSuite là một nền tảng linh hoạt có thể áp dụng cho đa dạng các mô hình/ứng dụng kinh doanh. ➢ Bước 1: Click vào “ enter an order” và bắt đầu đặt hàng ➢ Bước 2: kiểm tra lại tất cả đơn hàng đã đặt bằng chức năng “see orders” Ngoài 2 bước đặt hàng trên, thì Netsuite còn có các chức năng như:trao đổi, phản hồi giữa cửa với nhà cung cấp, các yêu cầu về hàng hóa, Sử dụng Netsuite giúp nhân viên không bỏ sót bất kỳ hàng hóa nào, quản lý cũng dễ dàng theo dõi đơn hàng hóa nhập về. 2.2. Quy trình nhập kho Hình 4: Giao diện " See orders" Lập bảng Nhận hàng Ghi sổ nhập Hình 5: Quy trình nhập kho Khi nhập hàng về kho, hóa đơn có 2 liên- 1 liên của nhà cung cấp và 1 liên của cửa hàng. cùng với đó là hóa đơn giá trị gia tăng. Trong một tháng: ➢ Nếu thuế GTGT đầu vào > thuế GTGT đầu ra: công ty sẽ được Nhà nước cho khấu trừ hoặc hoàn tiền thuế bằng phần chênh lệch. ➢ Nếu thuế GTGT đầu vào < thuế GTGT đầu ra: công ty sẽ nộp thuế cho Nhà nước bằng phần Hình 6:Hóa đơn chứng từ chênh lệch. 28
  38. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 Tất cả hàng hóa được đặt trên Netsuite, công việc kiểm tra đơn hàng đã đặt, cần bổ sung hay kế toán lấy mã thanh toán cho nhà cung cấp cũng trở nên dễ dàng. ➢ Bước 1: Sau khi xác nhận và kiểm tra hàng hóa về đúng số lượng, không bông tróc, đổ vỡ, không hết hạn sử dụng. ➢ Bước 2:Lập bảng số liệu hàng hóa để theo dõi số hàng xuất trong ngày. ➢ Bước 3:Ta tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm Seito kết hợp ghi tay sổ hàng tươi khô. Hình 8: Sổ nhập hàng khô Hình 7: Sổ nhập hàng tươi ➢ Ngoài những tính năng và ưu điểm vượt trội về bán hàng, phần mềm Seito còn có thể giúp cho cửa hàng quản lý số liệu hàng hóa nhập, xuất, chuyển đổi và hủy hàng. Và đặc biệt, Seito có thể lưu trữ tất cả dữ liệu qua từng tháng để có thể đối chiếu, tra cứu và tìm kiếm lại. Hình 9: Giao diện nhập hàng trên Seito 29
  39. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 2.3. Quy trình xuất kho Lập Xuất Tồn bảng Ghi sổ hàng hàng xuất Hình 10: Quy trình xuất kho ➢ Bước 1: Từ bảng số liệu hàng nhập thì hàng hóa xuất ra khỏi kho sẽ được trừ trực tiếp trên bảng. ➢ Bước 2: Vào cuối ngày sẽ được kiểm đếm lại toàn bộ và ghi chép vào sổ đếm hàng hằng ngày tất cả các số liệu: số hàng đã bán trong ngày, số hàng còn lại, số hàng hủy Theo dõi số liệu cho lần đặt hàng kế tiếp. ➢ Bước 3: Tổng kết số liệu và bắt đầu tồn hàng. Công việc kiểm đếm được thực hiện thường xuyên nhằm tăng hiệu quả trong việc quản lý kho hàng hóa và để lần tồn hàng cuối tháng được diễn ra nhanh hơn. ➢ Kiểm đếm: Tiến hành kiểm tra theo từng khu vực, từng nhóm hàng, gồm có: o Xác định số lượng hàng tại kho, đối chiếu với bảng số liệu và các sổ sách liên quan. o Kiểm tra chất lượng hàng hóa (có bị hư hại, mốc, móp méo, bao bì rách, hay không?) o Kiểm tra hạn dùng của sản phẩm để có kế hoạch xuất bán kịp thời hoặc hủy. 30
  40. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 o Các nguy cơ tại kho hàng (dột, chuột, côn trùng, ẩm mốc, kệ hàng rỉ sét, ) o Thông qua kết quả kiểm tra, cửa hàng sẽ có biện pháp xử lý hoặc khắc phục ngay nếu có sai sót. ➢ Báo cáo tổng hợp: Đây là một bước rất quan trọng đối với một cửa hàng có kho. Báo cáo tổng hợp là phương pháp tổng hợp số liệu từ các sổ ghi chép, tổng hợp phản ánh có hệ thống tình hình và kết quả hoạt động sản suất kinh doanh, tăng hoặc giảm so với từng tháng nhằm đưa ra biện pháp cải thiện hay chiến dịch marketing phù hợp. Ngoài ra, báo cáo tổng hợp còn là phương pháp kế toán nhanh nhất và tiện lợi nhất. 3. Thực trạng kho hàng Chú thích: (1): cửa ra vào (2): Tủ đông (3): Bồn rửa chén (4): Giá kệ (5): Nơi để hàng dạng thùng Hình 11: Sơ đồ kho hàng Hàng hóa cần thiết dùng trong quá trình làm ra thành phẩm sẽ được về cửa hàng 2 lần/ tuần. Điều đó giúp cho cửa hàng: giảm thiểu lượng tồn kho quá lớn, dễ dàng theo dõi và bảo quản chất lượng hàng hóa, tiết kiệm chi phí đầu tư về không gian chứa hàng và mặt bằng của một kho lớn không cần thiết., đơn giản hóa và an toàn trong việc xếp dỡ cho nhân viên, 3.1. Phương tiện và thiết bị trong kho ➢ Kho được xây dựng với tường và sàn nhà đủ cứng, phẳng phù hợp để làm kho chứa hàng. ➢ Thiết bị tùy theo diện tích của từng cửa hàng gồm có: 31
  41. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 o 1 đến 2 bồn rủa chén. o 3 đến 5 tủ đông để bảo quản hàng tươi ngắn hạn. o Từ 2 đến 5 giá kệ trong kho được thiết kế 5 tầng giúp tiết kiệm không gian kho hàng. Dễ dàng lữu trữ, sắp xếp và kiểm tra hàng hóa trong kho. Xuất hàng, nhập hàng nhanh chóng, thuận tiện. 3.2. Sức chứa ➢ Khi hàng hóa nhập kho, với một cửa ra vào thì thời gian chứa đựng, vận chuyển, xếp dỡ vào kho trở nên không logic và bộn bề. Nếu số lượng hàng lớn tập trung lại thì sẽ rất khó khăn trong công cuộc xếp dỡ. ➢ Diện tích 5x5 m² và sức chứa chưa đến 1000kg, nhưng hoạt động của cửa hàng không bị gián đoạn nhờ hai lần hàng về. Giúp kho không bị tồn ứ quá nhiều và chiếm diện tích.Tùy vào doanh thu mà sản lượng các loại hàng tồn kho có thể tăng hoặc giảm để phù hợp cho kho hàng. ➢ Nhờ vào hệ thống giá kệ, giúp tận dụng tối ưu các khoảng trống trong kho. Giúp kho trở nên gọn gàng và có thể chứa được công suất cao hơn, nhưng vẫn đảm bảo về bảo quản và theo dõi tình trạng hàng hóa. ➢ Áp dụng 5S giúp kho đạt hiệu quả công suất cao hơn. Hình 12: Cách xếp hàng tại Highland Coffees 32
  42. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 3.3. Lượng hàng tồn kho ➢ Về mặt thời gian: Vì hàng hóa về 2 lần/ tuần nên việc tích trữ một lượng hàng nhất định là thực sự cần thiết. Mặt khác, nhân viên đặt hàng còn phải đảm bảo nguồn nguyên vật liệu trong kho đủ để đáp ứng cho đến thời gian hàng về lần sau. Tránh tình trạng thiếu hụt hàng, dẫn đến trì trệ và ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của cửa hàng cũng như ảnh hưởng đến doanh thu. ➢ Về nhu cầu theo mùa: Đối với những ngày lễ, Tết lượng hàng nhập kho cần dự trữ tăng lên đáng kể. Để có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng thì cửa hàng phải có đủ lượng hàng tồn kho nhưng không vượt quá nhưỡng tồn trữ trong kho. ➢ Về tính bất định: Có những bất trắc nhất định trong nguồn cung, nguồn cầu, trong giao nhận hàng khiến cửa hàng muốn trữ một lượng hàng nhất định để dự phòng. Ví dụ một trường hợp, khi cần đặt số lượng sữa tươi cho lần hàng 2 ngày sau thì nhà cung cấp báo rằng khoảng 3 ngày mới có thể giao cho cửa hàng. Lúc này, cửa hàng sẽ phải đưa ra các giải pháp phù hợp để vẫn duy trì tiến độ hoạt động. ➢ Tính kinh tế nhờ quy mô: Nếu không có hàng tồn kho, cửa hàng sẽ không thể hoạt động hiệu quả vì mất quá nhiều thời gian và chi phí cho việc luân chuyển hàng hóa hằng ngày. Và việc chia nhỏ lượng hàng hóa cho mỗi ngày cũng rất phức tạp và khó kiểm soát. 33
  43. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 Biểu đồ thể hiện lượng hàng nhập kho năm 2019 450,000,000 400,000,000 350,000,000 300,000,000 250,000,000 200,000,000 150,000,000 100,000,000 50,000,000 0 Quý I Quý II Quý III Quý IV Hàng tươi 150,075,000 90,620,000 87,000,000 180,029,000 Hàng khô 290,080,000 125,053,000 100,470,000 387,030,000 Hình 13:Biểu đồ thể hiện lượng hàng nhập kho năm 2019 ➢ Dựa vào biểu đồ thể hiện lượng hàng nhập kho của năm 2019 cho ta thấy: o Quý IV có lượng nhập kho cao nhất, vì đây là gần vào dịp cuối năm. Nhu cầu sử dụng dịch vụ tại cửa hàng được tăng cao. Đặt hàng nhiều hơn những lần trước là cần thiết. o Quý I và quý IV có lượng nhập hàng cao hơn quý II và quý III. Từ đó đưa ra số liệu đặt hàng phù hợp để nhập về kho. Tránh tình trạng thiếu hụt hay dư thừa hàng hóa. o Quý III có số lượng nhập kho ít nhất vì đây là khoảng thời gian không có những ngày lễ đặc biệt, cần lưu ý và tránh đặt hàng quá nhiều, nhất là lượng hàng tươi ngắn hạn. 3.4. Vòng quay hàng tồn kho ➢ Kho chứa một lượng lớn sản phẩm là hàng tươi ngắn hạn, nhanh hỏng và dễ biến dạng. Cần phải theo dõi thường xuyên và có biện pháp kịp thời để xử lý tình huống. ➢ FIFO để tình trạng hàng hóa hết hạn sử dụng không tồn tại trong kho. 34
  44. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ➢ Nhiệt độ tủ lạnh có thể bị thay đổi khi máy móc hư hỏng, cần theo dõi nhiệt độ hàng ngày và các sản phẩm đông lạnh. 3.5. An toàn vệ sinh thực phẩm ➢ Hàng hóa phải có nguồn gốc, nhãn mác, bao bì rõ ràng. Không tùy tiện sử dụng hàng hóa bên ngoài khác nhà cung cấp của cửa hàng định sẳn. ➢ Xếp dỡ tránh tình trạng ô nhiễm chéo làm xuống cấp chất lượng sản phẩm. ➢ Sản phẩm không đảm bảo yêu cầu an toàn vệ sinh thực phẩm cần tiêu hủy và báo cáo lại cho nhà cung cấp. ➢ Khi một sản phẩm xảy ra vấn đề, cần kiểm tra các sản phẩm gần kề và liên quan đưa ra giải pháp thích hợp để xử lý. 3.6. Yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho ➢ Tính chất hàng hóa: o Vì hàng hóa thuộc dạng thực phẩm nên rất dễ xảy ra vấn đề từ môi trường: nhiệt độ kho không phù hợp, ẩm thấp, dễ vỡ, o Đối với hàng café dễ hút ẩm, cần phải để trên kệ cao và khô ráo sạch sẽ. o Đối với hàng đông lạnh, cần kiểm tra nhiệt độ hằng ngày và báo cáo sớm khi vấn đề xảy ra. o Cần lưu ý loại bao bì hàng hóa để có thể xếp chồng không bị đỗ ngã. ➢ Giấy tờ chứng từ cũng có thể gây ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động ổn định kho. ➢ Thay đổi vị trí cố định, sắp xếp quá tải, không phân biệt loại hàng hóa có thể làm kho hoạt động không hiệu quả. 4. Đánh giá chung hoạt động quản lý kho tại Highlands coffee 4.1. Ưu điểm ➢ Đối với cửa hàng: o Bảo quản hàng hóa tốt hơn o Tránh thất thoát hàng hóa o Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho o Dễ theo dõi lượng hàng tươi ngắn hạn. ➢ Đối với nhân viên: o Dễ kiểm đếm và theo dõi tình trạng hàng hóa 35
  45. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 o Luôn luôn thực hiện 5S o Teamwork giúp tiến độ công việc được xử lý nhanh hơn ➢ Đối với quản lý: o Có thể theo dõi tiến độ hoạt động cửa hàng thông qua phần mềm hoặc sổ sách o Giúp cho việc lập báo cáo không gặp khó khăn 4.2. Nhược điểm ➢ Vì hàng hóa về 2 lần/ tuần, nếu không đưa ra số liệu chính xác để đặt hàng thì không tránh khỏi việc thiếu hoặc thừa hàng. o Thiếu hàng vì: số lượng khách hàng tăng đột biến, làm cho lượng hàng tồn cho những ngày kế tiếp bị giảm, dẫn đến không đáp ứng được cho khách hàng. o Dư hàng vì: số lượng khách hàng giảm đột biến, làm cho lượng hàng tồn cho những ngày kế tiếp bị tăng, dẫn đến dư thừa nhưng lại không có khách để đáp ứng. ➢ Vì cửa hàng sử dụng một lượng lớn là hàng tươi ngắn hạn nên khi thiếu và thừa xảy ra thì việc hủy hàng là không thể tránh khỏi, dẫn đến tốn kém chi phí. ➢ Ngoài ra, trong quá trình lưu trữ và bảo quản trong kho, hàng hóa xảy ra vấn đề không xử lý được hay hết hạn do không FIFO, buộc hủy. Thì cửa hàng phải chịu toàn bộ chi phí tổn thất này. ➢ Tuy nhiên, các chi nhánh cửa hàng gần nhau có thể hỗ trợ giải phóng các mặt hàng cận ngày bằng cách đổi hàng hoặc bán hộ. Nhưng chi phí vận chuyển là tự chịu. 5. Năng lực nhà quản trị kho Đối với quản lý cửa hàng, bên cạnh công việc quản trị các hoạt động bán hàng thì quản lý kho là một công việc quan trọng không kém. Quản lý hàng hóa trong kho tốt sẽ giúp tăng hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng. 5.1. Những công việc cần có trong quản lý kho Quản lý kho là một hoạt động phức tạp với nhiều công việc khác nhau liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản cũng như quản lý số lượng hàng hóa có trong kho. Những công việc quản lý kho sẽ giúp đảm bảo tính liên tục của quá trình bán hàng cũng như giảm thiểu chi phí lưu thông cho cửa hàng. Quản lý kho bao gồm những công việc chính như sau: ➢ Sắp xếp hàng hóa có trong kho 36
  46. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ➢ Kiểm tra và đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho ➢ Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng hóa ➢ Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ yêu cầu xuất nhập theo quy định ➢ Thực hiện việc xuất/nhập hàng hóa ➢ Ghi phiếu nhập, xuất kho ➢ Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn ➢ Theo dõi hàng tồn kho, đảm bảo hàng hóa luôn ở định mức tồn kho tối thiểu ➢ Hỗ trợ và thực hiện công việc kiểm kho 5.2. Những kỹ năng quản lý kho nhất định phải có đối với nhân viên kho ➢ Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu nhập kho, xuất kho o Một hoạt động hết sức quan trọng của nhân viên kho đó là tiếp nhận và kiểm tra các hóa đơn (số lượng, hạn sử dụng, nguyên vẹn hay hư hỏng, ) và giấy tờ lưu chuyển hàng hóa. Do đó nhân viên cần có hiểu biết cũng như thành thạo kỹ năng kiểm tra và theo dõi để tiến hành công việc một cách thuận lợi nhất. Bên cạnh đó nhân viên cũng cần am hiểu việc làm giấy tờ nhập xuất kho đầy đủ và chi tiết nhất cho cửa hàng. ➢ Kỹ năng sắp xếp và quản lý hàng hóa trong kho khoa học o Sắp xếp và quản lý hàng hóa là một kỹ năng rất cần thiết bởi nó sẽ giúp tăng hiệu quả cho việc quản lý và tiết kiệm diện tích trong kho. Nhân viên kho cần am hiểu về cách thức sắp xếp đối với từng loại hàng hóa nhất định cũng như biết cách giữ không gian kho luôn sạch sẽ, ngăn nắp. Và đặt biệt, FIFO là điều không thể thiếu trong việc xắp xếp hàng hóa cũ-mới. ➢ Kỹ năng kiểm kho nhanh chóng, hiệu quả o Kiểm kho là một công việc đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ cũng như kỹ năng chuyên môn của nhân viên. Cần phải nắm vững quy trình cũng như những hoạt động cần có trong việc kiểm kho để thực hiện kiểm kê hàng hóa một cách tốt nhất cũng như hạn chế sai sót xảy ra. Kiểm kho hiệu quả không chỉ giúp quản lý cửa hàng đánh giá tình hình tiêu thụ hàng hóa chính xác mà còn hỗ trợ lên kế hoạch nhập hàng phù hợp. 5.3. Những kỹ năng quản lý kho nhất định phải có đối với quản lý cửa hàng ➢ Hệ thống hóa thông tin, sổ sách trong kho 37
  47. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 o Số lượng hàng hóa lớn cùng quá trình xuất nhập liên tục yêu cầu nhân viên phải ghi chép số liệu rõ ràng và đầy đủ. Tuy nhiên hoạt động này có thể tốn nhiều thời gian công sức cũng như có thể gây ra nhiều nhầm lẫn, sai sót. Do đó, người quản lý cần hệ thống hóa thông tin sổ sách kho bằng những phần mềm hiện đại. Các phần mềm quản lý kho không chỉ hỗ trợ quản lý hàng hóa đơn giản, dễ dàng hơn mà còn giúp người quản lý theo dõi tình hình kho hiệu quả hơn rất nhiều. ➢ Kỹ năng mềm đối với một người quản lý o Quản lý cửa hàng bên cạnh kỹ năng chuyên môn về quản lý kho thì cũng cần có những kỹ năng mềm trong quá trình làm việc. Là người biết lắng nghe, chủ động đối thoại với nhân viên để tránh những xung đột cũng như có thể đề ra phương pháp giải quyết hợp lý. Bên cạnh đó, kỹ năng lên kế hoạch và kỹ năng lãnh đạo cũng cực kì cần thiết để có thể quản lý công việc cửa hàng hiệu quả hơn. 38
  48. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA VÀ KẾT LUẬN 1. Định hướng phát triển ➢ Highlands Coffee đã và đang nỗ lực không ngừng để mở rộng hệ thống cửa hàng trên toàn quốc. Và hơn thế nữa để trở nên người bạn đồng hành gần gũi, tự hào phục vụ mọi người Việt, mọi lúc, mọi nơi; và mang những giá trị Việt đi xa hơn đến với bạn bè quốc tế. ➢ Tính đến tháng 8/2019, Highlands Coffee là chuỗi cà phê có số lượng quán lớn nhất tại Việt Nam với hơn 300 quán trải dài trên khắp 24 tỉnh thành. Không ngừng đặt chân đến những vùng đất mới trên khắp cả nước, Highlands Coffee còn mang những giá trị Việt đến thế giới với chuỗi 50 quán cà phê trên thế giới. ➢ Hoàn thiện quán café 3.5G kết hợp với việc nâng cấp kho chứa hàng tiên tiến, hiện đại hơn để xứng tầm vươn ra thế giới. Áp dụng công nghệ 4.0 vào hệ điều hành và quản lý kho hàng. 2. Giải pháp Với gần 400 cửa hàng trải dài khắp các tỉnh thành ở Việt Nam và 7 cửa hàng tại khu vực tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu nói riêng. Em đề xuất 2 phương án để giải quyết tình trạng kho hiện tại của các chi nhánh cửa hàng Highlands Coffee trong khu vực tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu. Tốc độ tăng trưởng của các cửa hàng đang ngày càng tăng đồng nghĩa với việc lượng hàng tồn kho cũng tăng theo dẫn đến diện tích kho hàng ngày càng thu nhỏ lại. 2.1. Giải pháp 1: Kho tập kết Kho tập kết là một tòa nhà được xây dựng trên một địa điểm được trang bị các điều kiện nhất định để sử dụng cho việc chứa và lưu trữ hàng hoá. Hàng hóa lưu trữ có thể bao gồm bất kỳ nguyên liệu, vật liệu đóng gói, hoặc hàng hóa thành phẩm liên quan đến quá quá trình làm ra thành phẩm. a. Chức năng ➢ Gom hàng: Khi hàng hoá/nguyên liệu được nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khác nhau thì kho đóng vai trò là điểm tập kết để hợp nhất thành lô hàng lớn, như vậy sẽ có được lợi thế nhờ qui mô khi tiếp tục vận chuyển tới cửa hàng bằng các phương tiện xe cộ. ➢ Phối hợp hàng hoá: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của cửa hàng, kho bãi có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép nhiều loại hàng hoá khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hoá sẵn 39
  49. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 sàng cho quá trình bán hàng. Sau đó từng đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng các phương tiện nhỏ tới cửa hàng. ➢ Bảo quản và lưu giữ hàng hoá: Đảm bảo hàng hoá nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp; tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho; chăm sóc giữ gìn hàng hoá trong kho. b. Đặc điểm Đối với các nhà kho có chức năng thương mại cung cấp dịch vụ lưu trữ và bảo quản hàng hóa, đồ vật thì thường là các tòa nhà lớn được xây dựng ở các vùng đất rộng rãi, bằng phẵng, có không gian thoáng. Hệ thống kho bãi được xây dựng theo kiến trúc khép kín để bảo vệ hàng hóa tránh khỏi mất mát, hao hụt. c. Bên trong một nhà kho Hệ thống kho tập kết này sẽ được kết nối liên hoàn với các cửa hàng gần kề nhau theo các tỉnh thành để việc lưu thông hàng hóa thuận tiện hơn. Một số quy định của các nước bắt buộc kho phải đảm bảo các điều kiện về phòng cháy và chữa cháy. Được trang bị một hệ thống đông lạnh hay các tủ đông lạnh phù hợp với số lượng hàng hóa trong kho và được kiểm tra, bảo trì chặc chẽ. Hàng hóa đông lạnh là các mặt hàng tươi ngắn hạn được bảo quản và lưu trữ với nhiệt độ thấp nhất là -5°C đến -10°C. Với các mặt hàng cần làm mát, thì nhiệt độ bảo quản và lưu trữ là 3°C đến -3°C. d. Ưu điểm và nhược điểm Ưu điểm Nhược điểm ➢ Hàng được gom về kho tập kết để Phải đầu tư một khoản chi phí lớn lưu trữ, các cửa hàng sẽ đáp ứng cho: được nhu cầu khách hàng kịp thời ➢ Hệ thống công nghệ cao: camera → tăng doanh thu. giám sát, phần mềm quản lý, máy ➢ Giảm tình trạng hàng tươi ngắn móc, thiết bị đi kèm. hạn hết hạn sử dụng. ➢ Hệ thống phòng cháy chữa cháy, ➢ Đầu tư cho kho hàng →bảo quản an toàn cho cả người và hàng hóa. tốt, tránh hư hỏng hàng hóa. ➢ Hệ thống nhân sự: thủ kho, nhân ➢ Áp dụng công nghệ 4.0 giúp việc viên xếp dỡ, bảo vệ, lao công. kiểm soát tốt hơn. ➢ ➢ Giảm công việc và chi phí chi trả cho nhân viên chính thức kiểm đếm hàng hóa mỗi ngày. 2.2. Giải pháp 2: Kho dự phòng Phương án này được đề xuất nhằm giảm chi phi cho việc xây dựng và đầu tư một khoản chi phí lớn cho một kho hoàn chỉnh. Vệc thuê kho để dự trữ và bảo quản một lượng hàng lớn phục vụ cho các cửa hàng vào các ngày đặc biệt như lễ Tết cũng là một phương án tốt. 40
  50. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 Tuy nhiên, việc thuê kho cũng cần đáp ứng một số tiêu chí sau: a. Vị trí thuê: là địa điểm bạn muốn đặt để làm nơi lưu giữ , bảo quản hàng hóa. ➢ Là nơi trung chuyển hàng hóa, kho phải thuận tiện cho xe lưu thông nhằm đáp ứng kịp thời việc phân phối hàng hóa từ nhà cung cấp đến kho và từ kho đến cửa hàng. Do đó, cần tìm kho tại những khu vực có vị trí giao thông thuận tiện. ➢ Kho có nền cao ráo, không bị ngập, đặc biệt bạn cần lưu ý trong khu vực bạn định thuê có hay xảy ra tình trạng ngập, điều này có lẽ người thuê thường không lường trước được tình huống. VD: khu vực định thuê có vị trí nằm trong vùng ngập hoặc bị cô lập ngập mỗi khi trời mưa thì thật là tai họa. Khi đó, kho sẽ ít nhiều bị ảnh hưởng tiến độ hoặc hàng hóa phân phối sẽ chậm. Khu vực đó chắc chắn có độ ẩm cao và sẽ không thích hợp chứa hàng thực phẩm. Dễ bị mối mọt, chuột. b. Diện tích và hình thức thuê ➢ Hiện nay, trên thị trường cho thuê kho bãi khá nhiều, và cũng rất đa dạng hình thức lựa chọn để thuê như: thuê theo mét, thuê theo đầu tấn, thuê theo dạng khoán, . Do đó, Highlands Coffee cần xác định lượng hàng tồn trữ, quy cách sắp xếp có thể chất cao bao nhiêu lớp, bao nhiêu dãy, bao nhiêu mã hàng, để có thể xác định được diện tích cần thuê. Nếu mã hàng cần phân loại số lô, số lot sẽ phải mất nhiều diện tích lối đi để lấy hàng. Thông thường phần lối đi chiếm khoảng 10% trong diện tích chất hàng hóa. c. Giá thuê ➢ Giá thuê thuê tùy theo khu vực, tình trạng kho, cơ sở đầu tư vật chất PCCC, môi trường, có cầu xe nâng, palang, mà có giá thuê khác nhau. Có những kho có các dịch vụ quản lý hàng hóa đi kèm sẽ có giá cao hơn, nhưng người thuê sẽ giảm bớt được chi phí quản lý nhân sự, rủi ro hàng hóa, d. Thời gian thuê ➢ Đa phần khi đi thuê, ai cũng đều mong muốn được sự ổn định dài lâu. Tuy nhiên, cần xem xét các khoản nội dung hợp đồng thuê, sự đầu tư cơ sở hạ tầng mà quyết định ký kết thời gian dài hạn. e. Dịch vụ cung cấp ➢ Các dịch vụ cung cấp tại kho cho thuê có đầy đủ không, đã gồm các dịch vụ cơ bản như sau: o Dịch vụ cung cấp điện o Dịch vụ nước sinh hoạt o Dịch vụ bốc xếp xe nâng- nhân công o Dịch vụ vận chuyển hàng hóa. o Dịch vụ quản lý hàng hóa. o f. Những điều khoản cần có trong hợp đồng ➢ Đảm bảo an ninh, an toàn, ổn định giá trong suốt thời gian thuê. 41
  51. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ➢ Trong trường hợp thanh lý hợp đồng trước thời hạn, báo trước bằng văn bảng 30 ngày. ➢ Trong quá trình thực hiện Hợp đồng, nếu có sửa đổi hoặc bổ sung thì các bên sẽ tiến hành lập phụ lục hợp đồng, mẫu giấy ủy quyền. Phụ lục hợp đồng, mẫu giấy ủy quyền là một phần không tách rời của hợp đồng này. Khi có sự thay đổi thông tin về chủ thể ủy quyền hoặc nhận ủy quyền khách hàng có nghĩa vụ thông báo về việc thay đổi. g. Ký kết hợp đồng ➢ Hai bên ký tên đóng dấu, kèm theo giấy phép đăng ký kinh doanh ngành nghề mỗi công ty. h. Ưu điểm nhược điểm Ưu điểm Nhược điểm ➢ Lượng hàng tồn lớn có nơi ➢ Vì là thuê kho nên địa điểm lưu trữ và bảo quản, các cửa nhiều lần thuê có thể thay đổi, hàng sẽ đáp ứng được nhu cầu dẫn đến nhiều khó khăn như: khách hàng kịp thời → tăng tìm kiếm địa điểm, giá cả doanh thu. thay đổi, và đầy đủ các tiêu ➢ Giảm nguy cơ hàng tươi bị hư chí nêu trên. hỏng do không đủ trang thiết bị bảo quản. 2.3. Kỹ năng quản lý kho hàng – giải pháp quan trọng ➢ Quản lý có vai trò rất quan trọng trong việc hoàn thiện kho hàng. Việc sắp xếp, lưu trữ, bảo quản hay kiểm tra đều cần vào sự chỉ định và giám sát chặt chẽ từ một quản lý kho. Họ chính là những chìa khóa mấu chốt cho việc hoàn thiện tất cả các kho hàng. Tuy nhiên, các nhân viên quản lý kho phần lớn là nhân viên chính thức. Họ có thể là nhân viên mới chưa thông qua các lớp học quản lý kho, nên việc đào tạo kỹ năng quản lý kho hàng, cần chú trọng, nâng cao và ưu tiên hàng đầu. o Mở các lớp đào tạo về kỹ năng quản lý kho và sử dụng phần mềm. Thao tác nhanh và đúng giúp tiết kiệm thời gian kiểm soát và đơn giản hóa giấy tờ. o Theo dõi khả năng quản lý của nhân viên mới để đưa ra phương pháp đào tạo phù hợp. Tránh trường hợp lặp lại lỗi sai và không có điểm dừng. o Chia việc đồng đều cho toàn bộ nhân viên, tránh làm việc riêng rẽ và gây ảnh hưởng đến đội nhóm 42
  52. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 3. Kết luận Với các giải pháp em đề ra từ góc nhìn của một sinh viên đang làm việc tại một chi nhánh cửa hàng Highlands Coffee mang mục đích hướng tới tương lai đối với giải pháp " kho tập kết" và hướng tới cải thiện thực trạng hiện tại đối với giải pháp " kho dự phòng". Highlands Coffee sẽ không ngừng tăng trưởng và phát triển vươn tầm ra thế giới. Việc sử dụng kho tập kết sẽ mang lại nhiều thuận lợi cho cửa hàng cũng như tiết chế được nguồn chi phí từ kho hàng. Mặc dù chi phí đầu tư cho một kho hoàn chỉnh là rất cao nhưng đổi lại, kho tập kết sẽ là một giải pháp hoàn thiện quản lý kho hàng trong tương lai. Kho dự phòng là giải pháp em ưu tiên lựa chọn để làm giải pháp hoàn thiện quản lý kho hàng tại các chi nhánh cửa hàng Highlands Coffee. Và cuối cùng, dù áp dụng kho tập kết hay kho dự phòng thì việc quản lý kho là vô cùng cần thiết. Khi kho được quản lý tốt, hoạt động của cửa hàng sẽ không bị gián đoạn và phát triển tốt hơn. 43
  53. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 Tài liệu tham khảo Tài liệu của Highland Coffees tai-cong-ty-thiet-bi-moi-truong-diem-8-hay phan-1- 44