›

Khóa luận Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ

pdf 92 trang thiennha21 22/04/2022 6391
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_thuc_trang_he_thong_kiem_soat_noi_bo_chu_trinh_ban.pdf

Nội dung text: Khóa luận Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ

  1. ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI CẦU HỌ HOÀNG THỊ LÊ Trường Đại học Kinh tế Huế Huế , tháng 4 năm 2019
  2. ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI CẦU HỌ Sinh viên thực hiện: Họ, tên giáo viên hướng dẫn: Hoàng Thị Lê ThS. Phạm Thị Hồng Quyên. Lớp: K49A Kiểm toán Niên khóa: 2015 - 2019 Trường Đại học Kinh tế Huế
  3. LỜI CÁM ƠN Để hoàn thành được đề tài tốt nghiệp này em xin được tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ngôi trường Đại học Kinh tế Huế cùng toàn thể đội ngũ giảng viên đã dạy dỗ em trong suốt 4 năm qua, đặc biệt là thầy cô trong Khoa Kế toán – Kiểm toán đã trang bị cho em kiến thức để em có thể hoàn thành được đợt thực tập này. Và em xin cảm ơn cô giáo - ThS Phạm Thị Hồng Quyên, cô chính là người đã sát cánh cùng em, tận tình hướng dẫn, góp ý trong quãng thời gian thực tập vừa qua. Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Giám đốc công ty Cổ Phần Gạch Ngói cầu Họ, tập thể cán bộ nhân viên các phòng ban khác nhau trong công ty, đặc biệt là anh chị ở bộ phận kế toán đã tận tình giúp đỡ em trong thời gian qua. Bên cạnh đó em cũng xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè những người luôn ở bên động viên, cổ vũ tinh thần trong thời gian em thực hiện Khóa luận. Mặc dù em đã cố gắng hết sức để hoàn thành bài báo cáo thực tập một cách tốt nhất, song hạn chế về thời gian nghiên cứu, kiến thức của bản thân còn hạn hẹp không tránh khỏi những sai sót nhất định. Vì vậy kính mong thầy cô cùng các bạn đóng góp bổ sung ý kiến để bài báo cáo hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Trường Đại học Kinh tế Huế
  4. DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BCTC Báo cáo tài chính BPBH Bộ phận bán hàng BPGH Bộ phận giao hàng BTC Bộ tài chính ĐĐH Đơn đặt hàng GĐ Giám đốc GTGT Giá trị gia tăng HĐQT Hội đồng quản trị KH Khách hàng HTK Hàng tồn kho KSNB Kiểm soát nội bộ NVBH Nhân viên bán hàng NVGH Nhân viên giao hàng PXK Phiếu xuất kho TGNH Tiền gửi ngân hàng TSDH Tài sản dài hạn TSNH Tài sản ngắn hạn VCSH Vốn chủ sở hữu SXKD Sản xuất kinh doanh Trường Đại học Kinh tế Huế
  5. DANH MỤC KÝ HIỆU Chứng từ đầu vào (hoặc chứng từ đầu ra) bằng giấy Nhập chứng từ vào máy tính (nhập bằng tay) Xử lý thủ công Xử lý bằng máy tính Dữ liệu đầu vào, đầu ra Bắt đầu, kết thúc Lưu trữ thủ công: N N: Lưu theo số thứ tự A: Lưu theo Alphabel D: Lưu theo ngày Lưu trữ trong máy tính Trường Đại học Kinh tế Huế
  6. MỤC LỤC PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu 2 4. Phạm vi nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6 Kết cấu đề tài 3 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 4 1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 4 1.1.1 Định nghĩa 4 1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 5 1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 5 1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 6 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát 6 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro 9 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát 13 1.1.4.4 Thông tin và truyền thông 15 1.1.4.5 Giám sát 16 1.1.5 Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp 17 1.2 Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền 17 1.2.1. Các chức năng cơ bản và mục tiêu trong chu trình bán hàng – thu tiền 18 1.2.2 Các chứng từ, tài liệu kế toán sử dụng trong chu trình bán hàng-thu tiền 22 Trường1.2.2.1 Chứng từ kế toán Đại học Kinh tế Huế22 1.2.2.2 Sổ sách 22 1.2. 3 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền 22 1.3. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp 23 1.3.1 Những thủ tục kiểm soát chung 23
  7. 1.3.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể cho từng giai đoạn 25 1.3.3 Một số gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền và thủ tục kiểm soát: 28 1.4. Cơ sở thực tiễn 30 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ - Hà Tĩnh 32 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty. 32 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty 33 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 34 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 34 2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban 34 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của công ty. 35 2.1.4.1. Sơ đồ bộ máy kế toán. 35 2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận 36 2.1.5 Hình thức tổ chức kế toán tại công ty 37 2.1.5.1 Hình thức tổ chức kế toán 37 2.5.1.2 Tổ chức hệ thống tài khoản. 37 2.1.5.3 Hệ thống báo cáo kế toán 37 2.1.5.4 Các chính sách kế toán được áp dụng tại công ty 37 2.1.5.5 Hình thức sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán 37 2.1.6 Tình hình tài sản nguồn vốn của công ty giai đoạn 2016-2018. 38 2.1.7 Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của công ty 2016-2018 40 2.1.8. Tình hình lao động 41 2.2 Đặc điểm hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty Cổ Phần Gạch ngói Cầu Họ 42 2.2.1 Mô tả các hoạt động của chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty 42 2.2.1.1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng 42 2.2.2 Ví dụ về chu trìnhh bán hàng và thu tiền tại công ty 46 Trường2.2.3 Kiểm soát nội b ộ Đạitrong chu trình học bán hàng – thuKinh tiền của Công tytế Huế53 2.2.3.1 Môi trường kiểm soát 53 2.2.3.2. Đánh giá rủi ro 55 2.2.3.3 Hoạt động kiểm soát 57
  8. 2.2.3.4 Thông tin và truyền thông. 65 2.2.3.5. Giám sát 66 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI CẦU HỌ 67 3.1 Đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ 67 3.1.1 Đánh giá chung 67 3.1.2. Ưu điểm 67 3.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ 75 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 77 1. Kết luận 77 2. Kiến nghị 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 79 Trường Đại học Kinh tế Huế
  9. DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Mục tiêu kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn 21 Bảng 2.1 Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty từ năm 2016-2018 38 Bảng 2.2- Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm 2016-2018 40 Bảng 2.3 Đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ 55 Trường Đại học Kinh tế Huế
  10. DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Gạch Ngói Cầu Họ 34 Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty gạch ngói Cầu Họ 35 Trường Đại học Kinh tế Huế
  11. DANH MỤC LƯU ĐỒ Lưu đồ 2.1 Kiểm soát giai đoạn tiếp nhận và xử lý ĐĐH 59 Lưu đồ 2.2: Kiểm soát giai đoạn xuất kho và giao hàng cho khách hàng 60 Lưu đồ 2.3: Kiểm soát giai đoạn lập hóa đơn và theo dõi doanh thu 61 Lưu đồ 2.4: Kiểm soát giai đoạn thanh toán 64 Trường Đại học Kinh tế Huế
  12. DANH MỤC BIỂU Biểu 2.1. Đơn đặt hàng của công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Thành An 49 Biểu 2.2: Phiếu xuất bán sản phẩm của Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ. 50 Biểu 2.3 Hóa đơn GTGT của Công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ 51 Biểu 2.4 Phiếu thu của Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ 52 Trường Đại học Kinh tế Huế
  13. DANH MỤC HÌNH Hình 2.1: Hóa đơn của Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ. 63 Hình 2.2: Chuẩn mực đạo đức của Công ty 69 Trường Đại học Kinh tế Huế
  14. PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài Trong bối cảnh tình hình kinh tế mở cửa thị trường như hiện nay, tính cạnh tranh ngày càng gia tăng. Các doanh nghiệp không phải chỉ đối mặt với các đối thủ trong nước, mà còn phải nỗ lực cố gắng chống lại các doanh nghiệp nước ngoài. Vì vậy muốn đứng vững trên thị trường, bản thân các doanh nghiệp phải không ngừng nỗ lực, cố gắng có những hoạch định, chiến lược kinh doanh đúng đắn, phù hợp. Bên cạnh đó doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ - một nhân tố hết sức quan trọng, đóng vai trò thiết yết trong mọi tổ chức. Đằng sau sự thành công của tổ chức nào chính là có một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh. Hệ thống kiểm soát nội bộ là nền tảng để kiểm soát mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Là biện pháp giúp ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và yếu kém giảm thiểu tốt thất để mọi hoạt động diễn ra một cách có hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. Chính vì vậy khi các kiểm toán viên tới thực hiện kiểm toán tại đơn vị, nội dung quan tâm của họ chính là sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ là công ty có bề dày lịch sử với đội ngũ nhân viên có bề dày về kinh nghiệm. Công ty đã mang lại cơ hội việc làm cho nhân dân tỉnh nhà, có vị trí quan trọng trong kinh tế cho huyện Cẩm xuyên nói riêng và tỉnh Hà Tĩnh nói chung. Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm gạch ngói với nhiều chủng loại đa dạng và phong phú. Sản phẩm của công ty phân phối rộng khắp thị trường ở trong tỉnh. Đặc biệt trong địa bàn Cẩn Xuyên, sản phẩm chiếm ưu thế tuyệt đối. Công ty có 2 cơ sở do đó hoạt động buôn bán diễn ra liên tục và thường xuyên nên dễ xảy ra sai sót gian lận. Vì vậy công ty cần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, chặt chẽ để nhà quản lý có thể kiểm soát tốt nguồn lực của công ty để thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp, từ đó đưa doanh nghiệp khẳng định vị thế Trườngcủa mình trên thị trườ ng.Đại học Kinh tế Huế Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, tôi đã lựa chọn đề tài “Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ” để nghiên cứu trong đợt thực tập này. Việc thực hiện đề tài này sẽ giúp cho công ty đánh giá lại công tác quản lý từ đó nâng cao hiệu quả kinh 1
  15. doanh trong thời gian tới. Ngoài ra, nó cũng sẽ cung cấp cho tôi những kiến thức thực tế về hệ thống KSNB trong doanh nghiệp. 2. Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp. Tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ. Thông qua cơ sở lý luận và nhận thức thực tiễn của bản thân trong quá trình thực tập tại đơn vị để đánh giá được các điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống KSNB tại công ty. Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ để có thể ngăn ngừa những rủi ro phát hiện những sai sót và hạn chế thấp nhất những gian lận có thể xảy ra. 3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài chính là thực trạng hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ, thực trạng kiểm soát trong từng giai đoạn, công đoạn của quy trình bán hàng – thu tiền. 4. Phạm vi nghiên cứu + Phạm vi về không gian: Công ty ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ tại trụ sở chính ( xã Cẩm Hưng – huyện Cẩm Xuyên – tỉnh Hà Tĩnh) + Phạm vi về thời gian: Đề tài nghiên cứu trên cơ sở các số liệu được sử dụng trong 3 năm từ năm 2016 – 2019. Cụ thể, số liệu phân tích tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh của công ty được lấy từ các Báo cáo tài chính của công ty trong 3 năm từ 2016– 2018. Bên cạnh đó các số liệu trong các chứng từ, sổ sách ở chương 2 được lấy từ các nghiệp vụ phát sinh trong năm 2019. Trường5. Phương pháp nghiên Đại cứu học Kinh tế Huế + Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập các dữ liệu trong giáo trình, sách ,chế độ, thông tư chuẩn mực về kế toán, kiểm toán, các bài khóa luận có liên quan, các trang web để hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu 2
  16. tiền. Ngoài ra, thực hiện quan sát và ghi chép lại các hoạt động bán hàng – thu tiền diễn ra tại kho và tại phòng kế toán tại trụ sở chính của công ty để tìm hiểu công việc thực tế diễn ra tại công ty. Phỏng vấn trực tiếp những người tham gia vào chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty để thu thập được các thông tin cần thiết. Thông qua quá trình thực tập tại đơn vị. Tiến hành thu thập số liệu, thu thập các chứng từ và sổ sách liên quan tại phòng kế toán. + Phương pháp phân tích dữ liệu: Sau khi hệ thống hóa cơ sở lý luận và những và những tài liệu liên quan tại đơn vị tiến hành chọn lọc, phân tích dựa trên các dữ liệu thu thập được để đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của công ty. Dựa trên cơ sở lý luận từ sách vở và kiến thức được học đối chiếu, so sánh với quá trình tìm hiểu thực trạng tại Công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ, từ đó tìm ra những điểm khác biệt giữa lý thuyết với thực tế các thủ tục kiểm soát tại Công ty. Để đưa ra những nhận định tổng hợp, khách quan về những ưu nhược điểm và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại đơn vị. 6 Kết cấu đề tài Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1: Cơ sở khoa học về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ. Chương 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ. Phần III: Kết luận và kiến nghị Trường Đại học Kinh tế Huế 3
  17. PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1 Định nghĩa KSNB đóng vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó khái niệm về kiểm soát nội bộ đã trở thành một hệ thống lý luận và rất đa dạng. Sau đây là một vài định nghĩa nổi bật. Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc tế (IFAC –The International Federation of Accountant): “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm tuân thủ luật pháp; đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.” Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA - American Institute of Certified Public Accountants): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận rong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.” Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Quốc Tế (ISA) 400: Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện Trườngcác sai sót hay gian lậ n,Đại tính chính xáchọc và đầy đủ cKinhủa các ghi chép kếtếtoán vàHuế đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn. Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Việt Nam (VSA) 400 : Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng 4
  18. nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sửdụng có hiệu quảtài sản của đơn vị Định nghĩa được chấp nhận rộng rãi nhất về hệ thống KSNB hiện nay là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, là Ủy ban của các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway được thành lập vào năm 1985. Theo COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” 1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo định nghĩa trên, Báo cáo COSO xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới, bao gồm: + Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. + Nhóm mục tiêu về báo cáo, gồm báo cáo tài chính và cả báo cáo phi tài chính cho bên ngoài và bên trong: Nhóm mục tiêu này nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài. + Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. 1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Sứ tồn tại và phát triển của tổ chức là một quá trình đối phó không ngừng với các Trườngrủi ro đối với việc th ựcĐại hiện các m ụhọcc tiêu của t ổ Kinhchức. Để đối phó tếvới các Huế rủi ro, tổ chức cần thiết lập các hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nếu như không có hệ thống kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ lỏng lẻo, yếu kém sẽ dễ dẫn đến các gian lận và rủi ro làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 5
  19. Các yếu kém trong hệ thống KSNB sẽ gây ra những tổn thất to lớn đối với doanh nghiệp và gây cản trở đối với việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu cung cấp đảm bảo hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Nói cách khác hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu sẽ giảm thiểu rủi ro công việc không đạt được một, hai hay cả ba nhóm mục tiêu xuống mức thấp nhất có thể chấp nhận được. 1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Theo báo cáo của COSO 2013, hệ thống KSNB gồm 5 bộ phận, đó là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và cuối cùng là giám sát. 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị. Theo Báo cáo COSO 2013, môi trường kiểm soát được đánh giá là hữu hiệu nếu đảm bảo được 5 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức. + Quan điểm của lãnh đạo cao cấp nhất trong đơn vị. Nó chính là nhân tố quan trọng trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu không có quan điểm đúng đắn và rõ ràng từ cấp cao nhất, không thể xây dựng văn hóa lành mạnh về kiểm soát, vì vậy nhà lanh đạo cao cấp nhất có thể được xem là người là người thúc đẩy nhưng cũng đồng thời là người gây trở ngại đối với hệ thống kiểm soát nội bộ. + Các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập nằm hướng dẫn Trườngnhân viên trong các hành Đại vi, các ho ạhọct động hàng ngàyKinh và khi đưa ra tếcác quy Huếết định để đạt được mục tiêu của đơn vi. + Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn về ứng xử đã được xây dựng phải là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị 6
  20. đọa đức của mọi cá nhân trong đơn vị và cả các nhà cung cấp dịch vụ. Việc đánh giá sự tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể được thực hiện bởi người quản lý hoặc bởi một bộ phận độc lập. Các nhân viên cũng có thể tham gia vào quá trình đánh giá và báo cáo về các vi phạm thông qua các kênh chính thức và không chính thức. Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Để đảm bảo sự độc lập và nâng cao vai trò giám sát của HĐQT cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT: HĐQT có quyền tuyển dụng, sa thải Giám đốc điều hành hay các chức vụ tương đương. HĐQT có trách nhiệm giám sát và chất vấn nhà quản lý về các quyết định và hành động của họ, gồm cả trách nhiệm liên quan đến việc thiết kế và vận hành một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị. + Độc lập và có chuyên môn phù hợp: HĐQT phải độc lập với nhà quản lý và các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng giám sát. HĐQT cần có các thành viên độc lập ngoài các thành viên kiêm nhiệm điều hành để đánh giá khách quan cũng như có thái độ hoài nghi mang tính xây dựng. + Giám sát của HĐQT: Chức năng giám sát của HĐQT trong thiết kế và vận hành HTKSNB liên quan đến cả năm bộ phận của HTKSNB. Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Để thực hiện nguyên tắc này, cần chú ý các điểm quan trọng sau: + Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo: Nhà quản lý cấp cao và HĐQT Trườngthiết lập cơ cấu tổ ch ứĐạic và các cấp bhọcậc báo cáo cKinhần thiết để giúp lậtếp kế hoHuếạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp. + Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm người trong 7
  21. việc đề xuất và giải quyết các vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan. + Giới hạn việc ủy quyền: Ủy quyền đem lại quyền lực cần thiết cho một người để thực hiện một vai trò nào đó. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả của việc ủy quyền, cần xác định giới hạn của việc ủy quyền. Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nhân lực thông qua thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Để thể hiện các cam kết này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Chính sách nguồn nhân lực và việc áp dụng trong thực tế: Chính sách và thực tế về nguồn nhân lực là các hướng dẫn, quy định về tuyển dụng, đãi ngộ để giữ chân các nhân viên có năng lực và việc áp dụng các các hướng dẫn, quy định này vào thực tế. Và là nền tảng để xác định năng lực cần thiết cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Nó là cơ sở để giúp đơn vị đạt được mục tiêu, cũng như có phản ứng phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh. + Thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực: Chính sách và nguồn nhân lực thể hiện thông qua việc thu hút, phát triển, đánh giá và giữ chân các nhà quản lý, các nhân viên và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài phù hợp với việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Thông qua quá trinh tuyển dụng đào tạo, định hướng và đánh giá. + Lên kế hoạch và chuẩn bị cho việc kế nhiệm: Nhà quản lý cần xác định và đánh giá vị trí (chức năng) nào là chính yếu, quan trọng nhất giúp đạt được mục tiêu của đơn vị. Do đó, đơn vị sẽ luôn chủ động đảm bảo về năng lực đội ngũ nhân viên để hỗ trợ cho việc đạt được mục tiêu của đơn vị có cân nhắc đến việc cân bằng giữa chi phí và lợi ích. Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan Trườngđến trách nhiệm kiểm soátĐại của họ đ ểhọcđạt được mụ cKinh tiêu được thiết l ậptế. Huế Để đảm bảo trách nhiệm giải trình của từng cá nhân, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Xác lập trách nhiệm giải trình thông qua cơ cấu, quyền hạn và trách nhiệm: HĐQT cần khẳng định Giám đốc điều hành là người chịu trách nhiệm cao nhất trong 8
  22. việc điều hành, là người hiểu rõ các rủi ro mà đơn vị đối mặt cũng như nhận trách nhiệm thiết lập một hệ thống KSNB để giảm thiểu rủi ro. Giám đốc điều hành và các nhà quản lý cấp cao có trách nhiệm thiết kế, triển khai, đánh gái định kỳ cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận để xác lập trách nhiệm giải trình về KSNB đối với tất cả các cấp trong đơn vị. + Xác lập tiêu thức đo lường kết quả hoạt động trong đó gồm cả biện pháp khuyến khích và khen thưởng: Nhà quản lý và HĐQT chịu trách nhiệm xây dựng tiêu thức đo lường kết quả hoạt động trong đó cần chú ý đến các biện pháp khuyến khích và khen thưởng phù hợp với các trách nhiệm khác nhau ở tất cả các cấp cũng như xem xét việc đáp ứng cả mục tiêu ngắn và dài hạn. + Xem xét các áp lực quá mức: Trong quá trình xây dựng các mục tiêu cần đạt được, có khi vô tình tạo ra áp lực trong đơn vị. Các nhân viên trong đơn vị có thể thực hiện các hành vi phi đạo đức bất hợp pháp hay không trung thực. Vì vậy nhà quản lý và HĐQT cần nắm rõ áp lực và cân bằng chúng với các thông điệp, khuyến khích và khen thưởng phù hợp. + Đánh giá hiệu quả làm việc, khen thưởng và kỷ luật: HĐQT đánh gá hiệu quả làm việc của Giám đốc điều hành. Giám đốc điều hành đánh giá hiệu quả làm việc của các nhà quản lý cấp cao khác. Các nhà quản lý cấp cao lại đánh gái hiệu quả làm việc của các nhà quản lý cấp trung gian. Cuối cùng hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ được đánh giá. Việc đánh gái hiệu quả làm việc cũng như các biện pháp khen thưởng, kỷ luật cần được truyền đạt rõ ràng để nhân viên hiểu và thực hiện. 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Rủi ro được định nghĩa là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra có thể tác động tiêu cực đến việc đạt được mục tiêu. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro Trườngảnh hưởng đến việc đ ạtĐại được mục tiêu học , từ đó có thKinhể quản trị được rủtếi ro. Khi Huế đánh giá rủi ro đe dọa mục tiêu của doanh nghiệp cần xem xét trong mối liên hệ với các ngưỡng chịu đựng rủi ro đã thiết lập. Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Do điều 9
  23. kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định pháp lý luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này. Ngưỡng chịu rủi ro là mức độ dao động tối đa có thể chấp nhận được khi so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra. Ngưỡng chịu đựng rủi ro thường được xác định trong quá trình thiết lập mục tiêu của đơn vị. Thiết lập ngưỡng chịu đựng rủi ro là điều kiện tiên quyết để đanh giá rủi ro, đưa ra những phản ứng thích hợp cũng như các hoạt động kiểm soát cần thiết. Theo Báo cáo COSO 2013, đánh giá rủi ro cần tuân thủ các nguyên tắc sau: Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu một cách cụ thể, tạo điều kiện cho việc nhận dạng và đánh giá rủi ro liên quan đến việc đạt được mục tiêu. Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng các rủi ro đe dọa mục tiêu của đơn vị và phân tích rủi ro để quản trị các rủi ro này. Nguyên tắc 8: Đơn vị cân nhắc khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro đe dọa đạt được mục tiêu. Nguyên tắc 9: Đơn vị nhận dạng và đánh giá các thay đổi có thể ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB.  Thiết lập mục tiêu: - Có hai mức độ mục tiêu: Mục tiêu ở mức độ toàn đơn vị và mục tiêu ở mức độ từng bộ phận. - Các loại mục tiêu: Theo Báo cáo COSO 2013, có ba nhóm mục tiêu đối với một đơn vị bao gồm: Mục tiêu hoạt động; mục tiêu báo cáo (gồm mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính, mục tiêu báo cáo nội bộ) và mục tiêu tuân thủ. + Mục tiêu hoạt động: Nhóm mục tiêu này gắn liền với nhiệm vụ cơ bản của đơn vị, liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả hoạt động trong đơn vị. Trường+ Mục tiêu báo cáoĐại tài chính và học phi tài chính: Kinh Liên quan đến vi ệtếc lập cácHuế báo cáo có chất lượng, tức là các báo cáo phải đáng tin cậy, kịp thời, minh bạch để cung cấp cho các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị, bao gồm các thông tin tài chính và 10
  24. phi tài chính. Các báo cáo bên trong cần đáp ứng yêu cầu về định hướng chiến lược, và các mong đợi của nhà quản lý và Hội đồng quản trị. + Mục tiêu tuân thủ: Liên quan đến sự tôn trọng các luật lệ và quy định trong môi trường kinh doanh và pháp lý mà đơn vị đang hoạt động.  Nhận dạng rủi ro: Việc nhận dạng rủi ro cần phải xem xét ở các cấp khác nhau trong đơn vị. Căn cứ vào mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến đơn vị, có thể nhận dạng các loại rủi ro như sau: - Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị: Có thể xuất phát từ những yếu tố bên trong và bên ngoài đơn vị. + Nhân tố bên ngoài: bao gồm kinh tế, môi trường, luật pháp, các hoạt động ở nước ngoài, kỹ thuật và xã hội. + Nhân tố bên trong: Hoạt động không hữu hiệu của Hội đồng quản trị hay Ủy ban kiểm toán; thay đổi người quản lý; năng lực của nhân viên phương pháp huấn luyện; một sự gian đoạn trong tiến trình xử lý thông tin - Rủi ro ở mức độ hoạt động: Là rủi ro xảy ra ở cấp độ từng bộ phận, từng hoạt động, từng quy trình kinh doanh như bán hàng, mua hàng, sản xuất, tiếp thị, kỹ thuật, hay nghiên cứu và phát triển. Việc đánh giá đúng đắn rủi ro ở mức độ hoạt động sẽ góp phần duy trì rủi ro ở mức độ toàn đơn vị trong phạm vi chấp nhận được.  Phân tích rủi ro: Sau khi đã nhận dạng rủi ro ở mức độ toàn đơn vị và mức độ hoạt động, cần tiến hành phân tích rủi ro.Bao gồm các bước thực hiện như sau: B1. Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro (cả về định lượng và định tính) B2. Đánh giá xác suất xảy ra rủi ro. B3. Xem xét phương pháp quản trị rủi ro: so sánh giữa chi phí và lợi ích. TrườngB4. Xác định m ứcĐại rủi ro chấp nhhọcận được. Kinh tế Huế Biện pháp đối phó rủi ro: Chấp nhận rủi ro; né tránh rủi ro; giảm thiểu rủi ro; chia sẻ rủi ro.  Đánh giá rủi ro gian lận tiềm tàng 11
  25. Gian lận tiềm tàng bao gồm: + Lập báo cáo tài chính gian lận. + Biển thủ tài sản + Thực hiện các hành vi không tuân thủ pháp luật và các quy định. Khi đánh giá rủi ro gian lận tiềm tàng cần chú ý đến các hành vi hối lộ và người quản lý khống chế hệ thống KSNB. Ngoài ra, cần xem xét đến ba nhân tố liên quan đến gian lận: Áp lực, cơ hội và thái độ, cá tính.  Quản trị sự thay đổi Để KSNB phù hợp với sự thay đổi của môi trường, việc nhận dạng rủi ro phải thực hiện liên tục theo sự thay đổi này, đó chính là quản trị sự thay đổi. Nhà quản lý cần có cơ chế để nhận dạng những thay đổi đã hay sẽ xảy ra trong thời gian tới. Các cơ chế này cần hướng đến tương lai để đơn vị có thể lường trước và có kế hoạch cho các thay đổi quan trọng. Nhà quản lý nên xây dựng hệ thống cảnh báo nhằm nhận dạng dấu hiệu rủi ro có thể phát sinh. Ngoài ra cũng cần thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát có liên quan đến việc vận hành các cơ chế này. Để quản trị sự thay đổi cần chú ý đến các vấn đề sau: - Thay đổi từ bên ngoài: + Sự thay đổi của môi trường hoạt động + Biến động của môi trường tự nhiên - Thay đổi trong hoạt động kinh doanh: + Thay đổi mô hình kinh doanh + Mua, bán, hợp nhất các hoạt động kinh doanh quan trọng + Mở rộng hoat động nước ngoài + Tăng trưởng nhanh chóng + Kỹ thuật mới Trường- Thay đổi trong lãnhĐạiđạo chủ chhọcốt: Kinh tế Huế + Thay đổi nhân sự chủ chốt 12
  26. Do vậy, một cơ chế phù hợp là một cơ chế có khả năng dự đoán những thay đổi ảnh hưởng đến đơn vị, giúp tranh những rủi ro đang đe dọa và tạo thuận lợi cho những cơ hội sắp đến. 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát Là tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý để giảm thiểu rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi cấp độ tổ chức trong đơn vị, ở các giai đoạn khác nhau của quy trình kinh doanh và bao gồm cả các kiểm soát đối với công nghệ. Khi xây dựng các hoạt động kiểm soát cần chú ý đến sự cân đối giữa chi phí và lợi ích, cân đối giữa hoạt động kiểm soát với rủi ro phát sinh. Nếu các biện pháp kiểm soát quá nhiều, gây tốn kém thì cần thay đổi cơ cấu kiểm soát và ngược lại. Theo Báo cáo COSO 2013, hoạt động kiểm soát hữu hiệu cần thỏa mãn 3 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro (đe dọa đến việc đạt được mục tiêu) xuống mức thấp nhất có thể thực hiện được. Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua chính sách và thủ tục kiểm soát. Xét về mục đích, có các hoạt động kiểm soát sau: kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đắp. + Kiểm soát phòng ngừa: Là hoat động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót và gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Trường+ Kiểm soát phát Đại hiện: Là ho ạhọct động kiểm soátKinh nhằm phát hi ệtến kịp thHuếời những hành vi gian lận hoặc sai sót nào đó đã được thực hiện. + Kiểm soát bù đắp: Là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện các sai phạm và bù đắp cho sự thiếu hụt hay khiếm khuyết của một thủ tục kiểm soát khác. 13
  27. Xét về chức năng, các loại hoạt động kiểm soát phổ biến của doanh nghiệp bao gồm: + Soát xét của nhà quản lý cấp cao: Là việc soát xét của nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp như so sánh thực tế và dự toán, dự báo; so sánh kết quả của kỳ này so với kỳ trước, Nhà quản lý cần soát xét các chương trình, kế hoạch của doanh nghiệp để xác định mức độ hoàn thành. + Quản trị hoạt động: Nhà quản lý ở các cấp trung gian sẽ soát xét và báo cáo về hiệu quả hoạt động so với kế hoạch, dự toán đã đề ra. Nội dung soát xét phải tập trung vào cả ba mục tiêu của KSNB: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ. + Phân chia trách nhiệm hợp lý: Dựa trên hai nguyên tắc là phân công, phân nhiệm và bất kiêm nhiệm. Việc phân chia trách nhiệm yêu cầu không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu cua một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc. Đồng thời phải tách biệt giữa các chức năng: chức năng xét duyệt và chức ăng bảo quản tài sản, chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản, chức năng xét duyệt và chức năng kế toán. + Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng. Kiểm soát chung áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng đê đảm bảo cho các hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định. Còn kiểm soát ứng dụng là kiểm soát cho từng hệ thống cụ thể, ví dụ như quá trình bán hàng, mua hàng, quản lý công nợ hay chi phí. + Bảo vệ tài sản: Là các hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng và phá hoại tài sản của doanh nghiệp, bao gồm: Hạn chế tiếp cận tài sản, kiểm kê tài sản, sử dụng thiết bị và bảo vệ thông tin. + Phân tích rà soát: Mục đích của hoạt động kiểm soát này là phát hiện các biến động bất thường từ đó xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời. Phương pháp là đối Trườngchiếu định kỳ tổng hợ p Đạivà chi tiết, th ựhọcc tế và kế ho ạKinhch, kỳ này và kỳ trưtếớc, Huế Các loại hoạt động kiểm soát phổ biến trên thực tế bao gồm: Xét duyệt; xác minh; kiểm soát vật chất; kiểm soát dữ liệu thường trực; chỉnh hợp; rà soát. 14
  28. 1.1.4.4 Thông tin và truyền thông Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm của mình. Chất lượng thông tin sẽ ảnh hưởng tới sự hữu hiệu của hệ thống KSNB. Thông tin có chất lượng cần đảm bảo các thuộc tính sau: dễ dàng truy cập, đúng đắn, cập nhật, bảo mật, lưu trữ, đủ chi tiết, kịp thời, có thật, có thể xác minh được. + Truyền thông là quá trình cung cấp, trao đổi và chia sẻ thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp, gồm hai bộ phận: truyền thông bên trong va truyền thông bên ngoài. Thông tin và truyền thông phải đảm bảo phủ sóng tới mọi bộ phận, phòng ban và cá nhân trong từng doanh nghiệp cũng như các đối tượng bên ngoài có liên quan. Theo Báo cáo COSO 2013, thông tin và truyền thông liên quan đến 3 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, tạo lập và sử dụng các thông tin thích hợp và có chất lượng nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB. Để đảm bảo nguyên tắc này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: Xác định yêu cầu về thông tin, cân đối lợi ích và chi phí liên quan. Thu thập các nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoai đơn vị Xử lý các dữ liệu thanh thông tin Đảm bảo chất lượng thông tin. Nguyên tắc 14: Đơn vị truyền thông trong nội bộ các thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB. Để tuân thủ nguyên tắc cần chú ý các điểm quan trọng sau: Truyền thông các thông tin cần thiết cho việc vận hành hệ thống kiểm soát nội Trườngbộ. Đại học Kinh tế Huế Truyền thông cho Hội đồng quản trị Xây dựng các kênh truyền thông chuyên biệt Cách thức truyền thông. 15
  29. Nguyên tắc 15: Đơn vị truyền thông với bên ngoài các vấn đề có tác động tới việc vận hành của KSNB. Truyền thông cho các đối tượng bên ngoai đơn vị Đảm bảo các thông tin từ bên ngoài được truyền đạt tới nhà quản lý, Hội đồng quản trị và các cá nhân có liên quan. Xây dựng các kênh truyền thông chuyên biệt Cách thức truyền thông. 1.1.4.5 Giám sát Bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ cần được giám sát để đảm bảo rằng năm bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đang hoạt động hữu hiệu. Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian. Có hai loại giám sát là giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Theo Báo cáo COSO 2013, giám sát hữu hiệu cần thỏa mãn 2 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn, triển khai và thực hiện việc giám sát thường xuyên và định kỳ để đảm bảo rằng các bộ phận của KSNB hiện hữu và hoạt động hữu hiệu. + Giám sát thường xuyên: Là việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ ngay trong quá trình điều hành doanh nghiệp hàng ngày, thường được thực hiện bởi các nhà quản lý các cấp. + Giám sát định kỳ: Bên cạnh giám sát thường xuyên, đơn vị cần có một cái nhìn khách quan, độc lập hơn về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB thông qua sự đánh giá định kỳ hay còn gọi là giám sát định kỳ. Giám sát định kỳ còn giúp đánh giá sự hữu hiệu của đánh giá thường xuyên. Giám sát định kỳ được thực hiện bởi kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, giám sát chéo giữa các chức năng và bộ phận; giám sát dựa theo Trườngđơn vị trong nhanh; tự đánhĐại giá. học Kinh tế Huế Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá và truyền đạt các khiếm khuyết về KSNB kịp thời cho các cá nhân có trách nhiệm để họ thực hiện các hành động sửa chữa, bao gồm các nhà quản lý cấp cao và Hội đồng quản trị, khi cần thiết. 16
  30. Để đánh giá và truyền đạt kịp thời các khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như thực hiện các hành động cải thiện, đơn vị cần lưu ý: Đánh giá kết quả hoạt động giám sát Báo cáo về những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ Giám sát các hành động sửa chữa. 1.1.5 Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đòi hỏi thỏa mãn đồng thời hai tiêu chuẩn sau: Năm bộ phận cấu thanh hệ thống kiểm soát nội bộ và các nguyên tắc kiểm soát liên quan đều phải hiện hữu và vận hành hữu hiệu trong thực tế. Năm bộ phận cấu thành cùng hoạt động như một thể thống nhất. Một hệ thống KSNB hữu hiệu cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Vì vậy, để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, cần xem xét đến ba tiêu chí chính sau: + Hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào. + BCTC đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy. + Các luật lệ và quy định đang được tuân thủ. Ngoài ra, mỗi bộ phận của hệ thống KSNB và các nguyên tắc liên quan tương ứng phải hiện hữu và vận hành trên thực tế. Cả năm bộ phận này cùng vận hành một cách thích hợp. Đồng thời mỗi nguyên tắc cần phù hợp với toàn bộ tổ chức, tất cả các nguyên tắc cần liên quan với nhau ngoại trừ trong một số tình huống nhất định. Những thiếu sót của KSNB khi xét tổng hợp trên 5 bộ phận cấu thành không dẫn đến một hay nhiều thiếu sót nghiêm trọng. Trường1.2 Khái quát về chu trĐạiình bán hàng học– thu tiền Kinh tế Huế Chu trình bán hàng- thu tiền là quá trình thực hiện giá trị của sản phẩm hay nói cách khác là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa thông qua quá tình trao đổi hàng - tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng (ĐĐH, hợp đồng mua hàng ) và kết thúc bằng việc chuyển đổi 17
  31. hàng hóa thành tiền. Qua đó ta thấy đây là giai đoạn cuối cùng để hoàn thành một vòng tuần hoàn vốn của một doanh nghiệp và cũng là giai đoạn quan trọng trong quá trình kinh doanh Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng đối với mọi doanh nghiệp nói chung. Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình bán hàng – thu tiền ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp luôn quan tâm đến các vấn đề như có bán được hàng hay không, có kiểm soát được nợ phải thu hay không, có tổn thất tài sản hay không, Chu trình này bao gồm các giai đoạn cơ bản sau: + Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, + Xét duyệt bán chịu + Giao hàng + Lập hóa đơn + Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng Chu trình bán hàng – thu tiền gồm các quyết định các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng sau khi chúng đã sẵn sàng chờ bán. Chu trình này là một chu trình có liên quan đến nhiều chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. Là giai đoạn cuối cùng đánh giá toàn bộ kết quả của một chu kỳ hoạt động SXKD của doanh nghiệp. 1.2.1. Các chức năng cơ bản và mục tiêu trong chu trình bán hàng – thu tiền a) Chức năng: Ở một số doanh nghiệp, những biểu hiện cụ thể của mỗi chức năng và bộ phận đảm nhiệm chức năng đó có khác nhau song chung nhất chu trình bán hàng - thu tiền Trườngđều bao gồm các chứ c năngĐại chính sau: học Kinh tế Huế Các chức năng thông thường của chu trình bán hàng – thu tiền đối với một doanh nghiệp bao gồm: + Xử lý đặt hàng của người mua: 18
  32. Căn cứ vào ĐĐH của người mua, bộ phận có liên quan xem xét về nhu cầu của khách hàng như số lượng, chủng loại, thời hạn đồng thời xem xét khả năng doanh nghiệp có thể đáp ứng được ĐĐH đó không. Sau đó quyết định phê chuẩn bán hàng và lập hóa đơn bán hàng. + Xét duyệt bán chịu: Trước khi đi đến quyết định bán chịu cho khách hàng cần phải xem xét từng khách hàng cụ thể, khả năng trả được nợ, khả năng nợ tối đa của từng khách hàng để từ đó đưa quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng. + Chuyển giao hàng hóa: Thủ kho xuất hàng cho bộ phận gửi hàng, tại đây lập phiếu xuất kho và chứng từ vận chuyển đơn và gửi hàng cho khách hàng. + Lập và kiểm tra hóa đơn: Sau khi hàng hóa được xuất khỏi kho, đơn vị phát hành hóa đơn bán hàng. Hóa đơn lập nhằm mục đích tính tiền với khách hàng và xác định doanh thu và lượng thành phẩm đã tiêu thụ, Do vậy, việc lập hóa đơn là khâu quan trọng trong bán hàng. Kế toán căn cứ số lượng hàng hóa đã gửi đi, dịch vụ cung cấp và giá bán đã được cấp có thẩm quyền phê chuẩn để lập hóa đơn rồi gửi cho khách hàng. Hóa đơn được lập bởi bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng, bao gồm 3 liên: liên đầu gửi cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền. + Xử lý và ghi sổ doanh thu Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng và ghi sổ kế toán về các nghiệp vụ này cần thực hiện chức năng thu tiền. Cần xem xét và đảm bảo rằng tất cả số tiền thu được đã vào nhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết. Tiền mặt thu được cần gửi vào ngân hàng một lượng hợp lý. Đối với trường hợp thu tiền qua ngân hàng thì phải đảm Trườngbảo số tiền nhận đượ c Đạilà của khoả n họcphải thu, ch ứKinhng từ ghi sổ là phi tếếu thu Huếhoặc giấy báo Có. + Theo dõi thanh toán: 19
  33. Đây là thủ tục cần thiết để đảm bảo rằng công nợ được theo dõi chính xác, khẳng định quyền thu nợ và nhắc nợ đối với khách hàng. Sau khi theo dõi hoàn tất phải lập báo cáo nợ phải thu khách hàng, phục vụ đánh giá tình hình giám sá công nợ phải thu khách hàng, bảo đảm tính hiệu quả của công tác quản lý nợ phải thu. + Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thỏa mãn về hàng hóa nhận được và thường là do hàng gửi đi có khuyết tật sai với hợp đồng. Khi đó người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lô hàng đó so với trên cơ sở thỏa thuận ban đầu. Trường hợp này phải lập bảng tổng ghi nhớ hoặc thư báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các lô hàng trên đồng thời ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá, sổ phụ của Công ty. + Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và cho phép xóa sổ nợ phải thu quá hạn: Trước khi khóa sổ kế toán và chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá các khoản phải thu có khả năng không thu hồi được, lập dự phòng các khoản này và tính vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Sau khi thẩm định, nếu thấy khách hàng đã mất khả năng thanh toán, tức các khoản phải thu không thu được, nhà quản lý có trách nhiệm xóa sổ khoản phải thu đó. b) Mục tiêu kiểm soát: Việc kiểm soát tốt chu trình bán hàng – thu tiền sẽ giúp đơn vị đạt được ba nhóm mục tiêu chung của Báo cáo COSO 2013, đó là: + Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: Ở đây, sự hữu hiệu được hiểu là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng. Còn tính hiệu quả được hiểu là mỗi tương quan giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra như chi phí quảng cáo, khuyến mãi, vận chuyển, chi phí hoa hồng, chi phí đội ngũ bán hàng, Trường+ Báo cáo đáng tinĐại cậy: Nhữ nghọc khoản mục trênKinh báo cáo tài chínhtế bị ảHuếnh hưởng bởi chu trình bán hàng – thu tiền được trình bày trung thực và hợp lý, phản ánh đúng kết quả kinh doanh thực tế của doanh nghiệp. Có nghĩa là các khoản mục như doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu khách hàng, hàng tồn kho, tiền được trình bày đúng đắn. 20
  34. Ngoài ra, các báo cáo khác như báo cáo bán hàng cho toàn đơn vị, theo từng mặt hàng, theo từng vùng địa lý, cũng phải cung cấp thông tin đáng tin cậy. + Tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động bán hàng cũng phải chịu sự chi phối của một số quy định pháp luật cũng như của chính đơn vị. Chẳng hạn, quy định liên quan đến việc ký kết hợp đồng mua bán, quản lý hóa đơn, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập phiếu xuất kho, Mục tiêu cụ thể: + Đối với bán hàng: bán đúng khách hàng, bán đúng thời gian, bán đúng giá. + Đối với thu tiền: Thu đúng (đúng người, đúng lô hàng), thu đủ (đủ số tiền cần phải thu), thu kịp thời (không để nợ quá hạn), ghi nhận và báo cáo (đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và dễ hiểu) Mục tiêu cụ thể trong từng giai đoạn chẳng hạn như: Bảng 1.1 Mục tiêu kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn. M c tiêu Giai đoạn ụ c x lý k p th i, không b sót. Xử lý ĐĐH + Các ĐĐH đượ ử ị ờ ỏ + Các nghi p v bán ch c xét duy t nh m Xét duyệt bán chịu ệ ụ ịu đều đượ ệ ằm đả bảo khả năng trả nợ của khách hàng. Giao hàng + Giao hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm. + Bảo vệ hàng tránh hư hỏng, mất phẩm chất khi giao hàng. + Tuân th nh pháp lu nh v l p ch ng Lập hóa đơn và thu ủ quy đị ật và các quy đị ề ậ ứ t . tiền ừ + Doanh thu và nợ phải thu khách hàng được ghi nhận chính xác. + Thu đủ, thu đúng, thu kịp thời nợ phải thu của khách hàng. Trường Đại+ Theo dõi chihọc ti t t ng khách Kinh hàng. tế Huế Quản lý nợ phải thu ế ừ + Thu nợ đúng hạn. + Lập dự phòng kịp thời và phù hợp. 21
  35. 1.2.2 Các chứng từ, tài liệu kế toán sử dụng trong chu trình bán hàng-thu tiền 1.2.2.1 Chứng từ kế toán Doanh nghiệp sử dụng ĐĐH của khách hàng, các hóa đơn đã ký kết về bán hàng, cung cấp dịch vụ, cho thuê tài sản, hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT (theo phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp). Ngoài ra còn có các chứng từ vận chuyển, chứng từ thanh toán: phiếu thu, giấy báo có , các chứng từ phê chuẩn xóa bỏ nợ phải thu không thu hồi được. 1.2.2.2 Sổ sách Sổ cái các tài khoản liên quan, sổ nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng, sổ chi tiết tài khoản doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán. 1.2. 3 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền Chu trình bán hàng – thu tiền trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền mặt, nên dễ xảy ra rủi ro, gian lận. Dưới đây là một số các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – tiền:  Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền. + Chấp nhận ĐĐH không được phê duyệt. + Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng. + Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác.  Xét duyệt bán chịu + Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền. Trường+ Nhân viên bán Đại hàng có th ểhọccấp quá nhi ềKinhu hạn mức bán chtếịu để Huếđẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.  Giao hàng + Giao hàng khi chưa dược xét duyệt. 22
  36. + Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng khách hàng. + Hàng hóa có thể bị thất thoát, đỗ bể, trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm. + Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng.  Lập hóa đơn và thu tiền + Bán hàng nhưng không lập hóa đơn. + Lập hóa đơn sai về mặt giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng. + Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn. + Lập 2 hóa đơn trên cùng một nghiệp vụ  Theo dõi nợ phải thu + Ghi sai (tên khách hàng, thời hạn thanh toán, niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng, số tiền), ghi trùng hay ghi sót hóa đơn. + Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ hay không đòi được nợ + Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt. + Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt. + Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ. + Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng. + Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ. + Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp. 1.3. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp Trường1.3.1 Những thủ tục ki ểĐạim soát chung học Kinh tế Huế a) Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng: Để đảm bảo phân chia trách nhiệm hợp lý đối với chu trình bán hàng – thu tiền, cần tách biệt các chức năng, bộ phận sau: 23
  37. + Bộ phận xét duyệt bán chịu phải tách biệt với bộ phận bán hàng. + Bộ phận bán hàng phải tách biệt với bộ phận ghi nhận nợ phải thu. + Bộ phận bán hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền. + Người có quyền xóa sổ nợ phải thu khó đòi độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu. + Kế toán nợ phải thu khách hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền. b) Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:  Kiểm soát chung: bao gồm các thủ tục kiểm soát: + Kiểm soát đối tượng sử dụng: Đối với đối tượng bên trong: thực hiện phân quyền sử dụng, mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của mình. Đối với đối tượng bên ngoài: Cần thiết lập mật khẩu để người ngoài không truy cập được vào hệ thống. + Kiểm soát dữ liệu: Nên nhập liệu càng sớm càng tốt và sao lưu dữ liệu đề phòng mất mát, hư hỏng.  Kiểm soát ứng dụng: bao gồm: + Kiểm soát dữ liệu: tức là kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ. + Kiểm soát quá trình nhập liệu: để đảm bảo các vùng dữ liệu cần nhập đều có đầy đủ thông tin và đảm bảo tính chính xác.  Kiểm soát chứng từ sổ sách: + Đánh số thứ tự liên tục cho tất cả các ấn chỉ quan trọng, ví dụ như hóa đơn, TrườngPXK, Các biểu mẫu phĐạiải rõ ràng, chọcần đánh số thamKinh chiếu để có th ểtếkiểm traHuế khi cần thiết. + Các hóa đơn bán hàng cần được lập dựa trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh bán hàng, trước khi lập phải đối chiếu với phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, vận đơn. 24
  38. + Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng hay tiền bán hàng thu được.  Ủy quyền và xét duyệt: Các cam kết về ngày giao hàng, lượng hàng bán ra, cá đề nghị mua chịu của khách hàng, cần được người có thẩm quyền xét duyệt. Ngoài ra, nhà quản lý cũng có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt thông qua việc ban hành các chính sách. c) Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra và công việc kiểm tra. 1.3.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể cho từng giai đoạn  Kiểm soát quá trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu:  Chỉ bán hàng cho các khách hàng có thật. + Xác minh người mua hàng bằng cách liên hệ với khách hàng để đảm bảo ĐĐH thật sự xuất phát từ họ.  Bán hàng cho các khách hàng có khả năng thanh toán. + Xây dựng chính sách bán chịu và cần có một hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng. + Xét duyệt bán chịu, căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng. + Lập lệnh bán hàng sau đó gửi mọi lệnh bán hàng qua cho bộ phận xét duyệt bán chịu. + Bộ phận xét duyệt hạn mức tín dụng phải độc lập với bộ phận bán hàng. + Đưa ra quy định chặt chẽ đối với những khách hàng giao dịch lần đầu. Trường Đảm bảo tính Đại pháp lý của cáchọc giao dịch vKinhới khách hàng. tế Huế + Đối chiếu đơn giá trên ĐĐH của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị.  Có đủ hàng để giao theo yêu cầu của khách hàng. 25
  39. + Xác nhận khả năng cung ứng bằng cách nhân viên bán hàng liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có được thông tin về số lượng tồn kho.  Kiểm soát quá trình bán hàng.  Giá bán đúng với bảng giá của công ty. + Công khai bảng giá. + Khi bán hàng, cần có sự phê duyệt giá bán của người có thẩm quyền. + Thường xuyên cập nhật giá mới trên Bảng giá chính thức của công ty.  Tính toán chính xác số tiền phải thu khách hàng + Kiểm soát độc lập, tức là có người độc lập kiểm tra tính chính xác của số tiền phải thu khách hàng. + Có camera giám sát tại mỗi điểm bán.  Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn.  Giao hàng đúng chủng loại, số lượng, quy cách và thời gian + Trên chứng từ vận chuyển, phiếu giao hàng cần ghi rõ số lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa, thời hạn và các thông tin cần thiết khác về khách hàng.  Lập hóa đơn đầy đủ cho các trường hợp đã giao hàng, tránh lập hóa đơn khống, trùng lắp hóa đơn. Khi lập hóa đơn cần căn cứ vào: + Chứng từ giao hàng đã được khách hàng ký nhận. + Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển. + Hợp đồng giao hàng (nếu có)  Thông tin trên hóa đơn là chính xác. + Sử dụng bảng giá đã được phê duyệt để ghi chính xác giá bán trên hóa đơn. + Hóa đơn sau khi lập cần một nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên lại về tính Trườngchính xác của các thông Đại tin trên hóa đơnhọc như số ti ềKinhn, mã số thuế, đị a tếchỉ khách Huế hàng, hoặc kiểm tra các hóa đơn có số tiền vượt quá một giá trị nhất định.  Chứng từ giao hàng có thể là lệnh xuất hàng hay phiếu xuất kho. 26
  40. Các phiếu này được lập căn cứ trên lệnh bán hàng đã được phê chuẩn và phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Chứng từ giao hàng được gửi cho bộ phận kho để xuất hàng và lưu trữ. Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần đối chiếu sô lượng hàng thực nhận với chứng từ giao hàng. Nếu như xảy ra chênh lệch, cần thông báo ngay cho bộ phận xử lý ĐĐH (báo cho khách hàng biết) hoặc nếu hàng bị mất thì báo cho bộ phận mua hàng để tiến hành mua thêm hàng. Trong trường hợp cần vận chuyển hàng để giao cho khách hàng, khi khách hàng thực nhận phù hợp với chứng từ giao hàng, nhân viên giao hàng lập chứng từ vận chuyển (vận đơn) làm 3 liên: một liên gửi kèm với hàng, một liên gửi cho bộ phận lập hóa đơn để biết là hàng đã gửi đi và một liên lưu. Còn nếu khách hàng nhận trực tiếp: Lập chứng từ giao hàng gồm 3 liên: một liên gửi kèm với hàng, một liên gửi cho bộ phận lập hóa dơn để họ biết là hàng đã được giao và một liên lưu trữ. Khách hàng cần ký lên chứng từ giao hàng. Hóa đơn cần lập trên cơ sở Đơn đặt hàng đã được phê duyệt, chứng từ giao hàng đã được khách hàng xác nhận và hợp đồng giao hàng (nếu có).  Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng: Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt: Mục tiêu: Tiền thu đủ và kịp thời. Một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụng: + Khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn, biên lai khi thu tiền. + Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng. + Tách biệt thủ quỹ và kế toán. + Cuối mỗi ngày, tiến hành đối chiếu sổ sách giữa thủ quỹ và kế toán để phát Trườnghiện ra chênh lệch. Đại học Kinh tế Huế + Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện ra sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi vào sổ. Đối với phương thức bán chịu: 27
  41. Kiểm soát đối với phương thức bán chịu.  Theo dõi đầy đủ, chính xác nợ phải thu, sổ sách ghi chép chính xác và đầy đủ + Ghi sổ dựa trên ĐĐH, lệnh bán hàng, chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng. + Mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng. + Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan hay giữa số liệu kế toán và số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng.  Các khoản phải thu không bị chiếm dụng. + Sử dụng các biện pháp nhắc nợ khi đến hạn: gọi điện, mail,fax, + Thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng.  Chỉ xóa sổ những khoản nợ thật sự khó đòi. + Ban hành chính sách lập dự phòng phải thu khó đòi và chính sách xóa sổ nợ phải thu khó đòi bao gồm các tiêu chuẩn và người có thẩm quyền phê duyệt.  Lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý. + Theo dõi riêng công nợ của khách hàng trên hai tài khoản phải thu và phải trả độc lập nhưng sử dụng cùng một mã khách hàng (nếu như khách hàng vừa là người mua, vừa là người bán). Ngoài ra, trong trường hợp bán hàng nội bộ giữa các đơn vị trong cùng công ty, nếu cần thiết, đơn vị nên lập bảng chỉnh hợp nợ phải thu. Bảng chỉnh hợp sẽ giải thích những nguyên nhân khác biệt giữa số liệu từ hai nguồn khác nhau, cũng như giúp phát hiện ra các sai phạm (nếu có). Trường1.3.3 Một số gian lận thưĐạiờng gặp trong học chu trình Kinhbán hàng – thu tiềtến và th ủHuếtục kiểm soát:  Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng: 28
  42. Loại gian lận này xảy ra khi nhân viên bán hàng bán cho khách với giá thấp hơn giá niêm yết, cho khách hàng hưởng chiết khấu không đúng hay bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán để thu về các lợi ích cá nhân. Thủ tục kiểm soát: + Xây dựng chính sách bán hàng chi tiết và thường xuyên cập nhật chính sách này. + Tách biệt bộ phận bán hàng và bộ phận thu tiền, định kỳ tiến hành đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận này nhằm kịp thời phát hiện các chênh lệch và xử lý thỏa đáng.  Biển thủ tiền bán hàng thu được: Loại gian lận này xảy ra khi nhân viên bán hàng chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng và không ghi chép nghiệp vụ này vào sổ sách hoặc nhân viên bán hàng ghi nhận số tiền lưu trên hóa đơn hay phiếu thu thấp hơn số tiền thực tế mà khách hàng đã trả. Thủ tục kiểm soát: + Lắp đặt camera tại nơi thu tiền. + Tách biệt chức năng bán hàng và chức năng thu tiền và chức năng kế toán.  Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm: Hành vi gian lận này được thực hiện bằng một số thủ thuật như: gối đầu (lapping), tạo cân bằng giả, thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ hoặc xóa sổ nợ phải thu không đúng. Cụ thể là: + Thủ thuật gối đầu (lapping): Thủ thuật này được thực hiện bằng cách ghi Có tài khoản Nợ phải thu của một khách hàng bằng số tiền trả nợ của một khách hàng khác. Đối tượng gian lập lặp đi lặp lại tiến trình này, lấy khoản tiền trả nợ của khách hàng sau bù cho khách hàng đã trả tiền trước đó. Trường+ Thủ thuật tạo cânĐại bằng giả : học Kinh tế Huế Được thực hiện khi người gian lận vừa thu tiền vừa ghi sổ nợ phải thu khách hàng. Chẳng hạn, sau khi lấy tiền họ vẫn ghi sổ nợ phải thu sau đó khai khống số dư tiền để tạo cân bằng giả. Cách khác, họ cố tình ghi Nợ sai tài khoản, thay vì ghi Nợ tài khoản Tiền, họ sẽ ghi Nợ tài khoản Phải thu của khách hàng khác. 29
  43. + Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ: Sau khi chiếm đoạt tiền khách hàng đã trả, khoản nợ đó sẽ trở thành nợ quá hạn. Công ty sẽ gửi thư nhắc nợ lần hai, người gian lận sẽ thay đổi địa chỉ khách hàng trên cơ sở dữ liệu. Hoặc họ có thể làm giả thư gửi cho khách hàng thông báo rằng đơn vị đã nhận được tiền của khách hàng. + Thủ thuật xóa sổ nợ phải thu không đúng: Đối tượng gian lận có thể chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả rồi đề nghị xóa sổ nợ phải thu vì không thu hồi được nợ. Một cách khác, đó là họ sẽ ghi nhận một khoản giảm trừ nào đó , chẳng hạn như chiết khấu thanh toán tương ứng với số tiền mà họ đã đoạt. - Thủ tục kiểm soát: + Tách biệt chức năng thu tiền, ghi sổ nợ phải thu và xóa sổ nợ phải thu. + Thường xuyên đối chiếu sổ phụ ngân hàng hàng tháng với số liệu kế toán để phát hiện ra chênh lệch. + Bố trí nhân viên kiểm tra độc lập tổng phát sinh Có của TK 131 với số tiền thu được trong ngày để phát hiện chênh lệch. + Kiểm tra đột xuất việc ghi chép sổ nợ phải thu. + Phân công cho một nhân viên độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu khách hàng thực hiện đối chiếu công nợ đột xuất với khách hàng. + Bắt buộc phải có sự phê chuẩn khi xóa sổ nợ phải thu hay cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán, thậm chí phải có sự phê chuẩn các bút toán điều chỉnh liên quan đến tài khoản phải thu của khách hàng. 1.4. Cơ sở thực tiễn Từ những nghiên cứu thực tiễn: TrườngKhóa luận “Th ựĐạic trạng hệ th ốhọcng kiểm soát nKinhội bộ chu trình bántế hàng Huế– thu tiền tại chi nhánh Công ty cổ phần 1 – 5 Nhà máy gạch TUYNEN 1 -5”, của Hoàng Thục Uyên(2012-2016) Đại học kinh tế Huế. 30
  44. Nguyễn Thị Dương Khanh (2013-2017), khóa luận “Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Huế”, Đại học kinh tế Huế. Nguyễn Hồng Hoàng Nhi (2011-2015), chuyên đề “Kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH kế toán và kiểm toán Phương Nam” Tuy mỗi tác giả sẽ sử dụng các phương pháp riêng để hoàn thành được đề tài của mình. Nhưng nhìn chung các tác giả thường sử dụng những phương pháp sau: Tìm hiểu nghiên cứu cơ sở lý luận qua sách vở, tài liệu, luận văn các tác giả trước, Cùng với quá trình thu thập tài liệu tại đơn vị nghiên cứu, phân tích số liệu của Công ty. Sau đó sử dụng phương pháp đối chiếu so sánh giữa cơ sở lý luận trên sách vở, với thực trạng của Công ty đang thực tập tổng hợp những điểm khác biệt, từ đó đánh giá được điểm mạnh điểm yếu của Công ty. Từ những nghiên cứu của các tác giả, kết quả mà các tác giả đạt được. Đó chính là cơ sở là tiền đề để em hoàn thành được bài báo cáo của em.  Hiểu rõ được vị trí, bộ phận cấu thành, bản chất tầm quan trọng và cách thức vận hành KSNB thực tế trong các DN, hình dung đươc các tình huống xảy ra trong thực tế và cách giải quyết nó.  Những công trình nghiên cứu tâm huyết của tác giả, đã bổ sung thêm nhiều kiến thức cho bản thân tôi về KSNB trong doanh nghiệp nói chung, và về KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền, đề tài của tôi đang nghiên cứu nói riêng. Đây chính là cơ sở, nền tảng vững chắc cho tôi xây dựng đề tài của mình. Nó sẽ giúp tôi hình dung, bắt kịp được với guồng công việc nơi bản thân thực tập, đánh giá về sự hữu hiệu của hệ thống KSNB, và đưa ra ý kiến hay đề xuất để hoàn thiện hơn về hệ thống KSNB của tổ chức nơi tôi đang thực tập. Trường Đại học Kinh tế Huế 31
  45. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI CẦU HỌ 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ - Hà Tĩnh 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty. - Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Gạch ngói Cầu Họ - Giám đốc Công ty: Hoàng Văn Long - Điện thoại : 0393.861.276 - Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần - Mã số thuế: 3000319842 - Số tài khoản: 0201000000244 tại Ngân hàng Ngoại Thương tỉnh Hà Tĩnh - Vốn điều lệ: 2.724.800.000 - Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng: gạch, ngói bằng đất sét nung. - Công ty có hai cơ sở: + Cơ sở 1: Xã Cẩm Hưng - Huyện Cẩm Xuyên - Tỉnh Hà Tĩnh + Cơ sở 2: Xã Cẩm Quang - Huyện Cẩm Xuyên - Tỉnh Hà Tĩnh - Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ có trụ sở chính đóng tại địa bàn xã Cẩm Hưng, huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh, giáp quốc lộ 1A, nằm phía Nam huyện Cẩm Xuyên, Bắc giáp sông Họ, Đông giáp Hói Lạc. Tổng diện tích đất sử dụng là 9,7 ha. Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ có tiền thân là xí nghiệp gạch ngói Cầu Thành. Theo quyết định số 165 ngày 08/01/1975, công ty lấy tên là xí nghiệp Gạch ngói Cầu Họ. Lúc này hoạt động của xí nghiệp được Nhà nước bao cấp, sản phẩm sản Trườngxuất ra tiêu thụ theo k ếĐạihoạch của c ấphọc trên về số lư ợKinhng và giá cả. tế Huế Đến đầu năm 1993, xí nghiệp được thành lập theo quyết định số 151 ngày 03/02/1993 của Uỷ ban Nhân dân tỉnh Hà Tĩnh và giấy phép kinh doanh số 831 cấp ngày 13/02/1993 của Trọng tài kinh tế Hà Tĩnh. 32
  46. Thực hiện Nghị Định số 64/2002/NĐ-CP của Chính phủ về việc chuyển đổi DN nhà nước thành Công ty cổ phần, Xí nghiệp Gạch ngói Cầu Họ đã trình đề án chuyển đổi mô hình quản lý của xí nghiệp thành Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ và đã được UBND tỉnh phê duyệt. Đến ngày 02/09/2003 thực hiện theo quyết định số 2092 của UBNN tỉnh Hà Tĩnh, Xí nghiệp Gạch ngói Cầu Họ chuyển từ DN nhà nước thành Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ. Do nhu cầu tiêu thụ xây dựng ngày càng tăng, cộng với uy tín chất lượng sản phẩm của công ty ngày càng cao, sản phẩm của công ty không đủ để cung ứng nên từ năm 2007, Công ty tiếp tục mở rộng đầu tư them mới cơ sở mới tại xã Cẩm Quang trong địa bàn huyện, cách văn phòng trụ sở chính 7km. Công ty được xây dựng với mục tiêu: xây dựng một Công ty gạch ngói với công nghệ hiện đại, tiên tiến hàng đầu Việt Nam; cung cấp vật liệu xây dựng cho khu công nghiệp mỏ sắt Thạch Khê và các công trình xây dựng trong vùng; góp phần giải quyết việc làm và thu nhập cho người lao động; tăng thu ngân sách cho địa phương. Nhà máy hằng năm cung cấp khoảng 20 triệu viên/năm gạch các loại cho thị trường. Với tiêu chí kinh doanh là phát triển sản xuất vật liệu xây dựng tạo ra sản phẩm hàng hoá để cung cấp ra thị trường, Công ty gạch ngói Cầu Họ hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo về năng suất, chất lượng và có lợi nhuận, đảm bảo về an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm gạch ngói với nhiều chủng loại đa dạng và phong phú. Sản phẩm của công ty phân phối rộng khắp thị trường trong tỉnh. Đặc biệt trong địa bàn huyện cẩm xuyên, sản phẩm chiếm ưu thế tuyệt đối. TrườngMục tiêu chính củĐạia công ty là họccung cấp các Kinhsản phẩm gạch ngóitế có chHuếất lượng cao nhằm đáp ứng nhu cầu xây dựng của người tiêu dung trong địa bàn tỉnh. 33
  47. 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty. 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Hội đồng quản GĐ điều hành trị PGĐ Phòng TCHC-LĐ Phòng kế toán tài vụ Nhà máy sx (cơ sở Nhà máy sx (cơ sở 1) 2) T Tổ xếp B ổ Tổ Tổ xếp Tổ Tổ ộ hình xếp lò gòong điện phận tạo gòong than cơ bảo gạch dưỡng Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Gạch Ngói Cầu Họ. (Nguồn phòng kế toán - tài vụ) 2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban Hội đồng quản trị: Là bộ phận quản lý công ty, có toàn quyền quyết định và thực hiệc các quyền và nghĩa vụ của công ty đối với cán bộ công nhân viên và cơ quan nhà nước. Giám đốc điều hành: điều hành và quyết định tất các hoạt động hang ngày của Trườngcông ty, tổ chức thực hiĐạiện các hiện cáchọc quyết định Kinh của HĐQT, kế ho tếạch sả n Huếxuất kinh doanh của Công ty. Phó Giám đốc phụ trách kế hoạch: Là người trợ lý cho giám đốc, xây dựng kế hoạch hang năm và kế hoạch giá thành, tham mưu cho giám đốc các bản hợp đồng 34
  48. kinh tế. Phó giám đốc được ủy quyền của giám đốc giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng. Phòng tổ chức lao động tiền lương: Tổ chức và quản lý hành chính chung toàn DN. Giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động; tổ chức tuyển dụng, đào tạo công nhân, lưu giữ hồ sơ, lý lịch soạn thảo các quyết định của DN; thực hiện các chính sách, chế độ tiền lương theo đúng pháp luật , đồng thời kiêm thống kê phân xưởng, làm quyết toán tiền lương cho người lao động. Phòng kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán và phân tích hoạt động kinh doanh toàn DN theo đúng quy định hiện hành của BCTC. Phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời tình hình tài chính và cung cấp các thông tin tài chính – kế toán một cách chính xác, kịp thời để ban giám đốc đưa ra các quyết định quản lý kinh doanh. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của công ty. 2.1.4.1. Sơ đồ bộ máy kế toán. Kế toán trưởng (trưởng phòng) Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán LĐ Bộ phận thanh toán công nợ bán hàng tiền lương kho quỹ vật tư Thống kê phân xưởng TrườngGhi chú: quanĐại hệ trực tuy họcến Kinh tế Huế Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty gạch ngói Cầu Họ. (Nguồn phòng kế toán tài vụ) 35
  49. 2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận Bộ phận kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung bao gồm: Kế toán trưởng (trưởng phòng): Là người kiểm tra, kiểm soát, quản lý về việc bất chấp hành việc quản lý, bảo vệ tài sản, vật chất, tiền vốn của công ty. Kiểm tra kiểm soát chế độ tiền lương, tiền thưởng, chế độ quản lý và kỹ thuật lao động, kiểm tra, kiểm soát việc lập và thức hiện các kế hoạch kinh doanh. Kế toán thanh toán vật tư: Theo dõi việc thu, chi, tồn quỹ tiền mặt, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ trước khi thu tiền. Bên cạnh đó đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với chế độ quy định về yêu cầu quản lý của công ty. Kế toán Tiền lương và các khoản trích theo lương: Hướng dẫn kiểm tra việc lập chứng từ hạch toán lao động tiền lương, tiền công của các cá nhân, bộ phận trong công ty. Tính toán chính xác và tổ chức thanh toán kịp thời số tiền công và các khoản phải trả người lao động. Kế toán công nợ: Có trách nhiệm theo dõi các khoản nợ phải trả, phải thu của công ty, đôn đúc khách hàng trả nợ, tránh trường hợp công ty bị chiếm dụng vốn. Lập các báo cáo và phân tích công nợ, tham mưu cho Ban giám đốc các chính sách thu hồi và quản lý công nợ có hiệu quả. Kế toán bán hàng: Là người có nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ bán hàng đem lại doanh thu cho Công ty. Xác định các chỉ tiêu về kết quả tiêu thụ của Công ty Thống kê: Là người có nhiệm thu thập các số liệu thực tế ở các phân xưởng, phải cập nhật kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn của các tổ từ giai đoạn tạo hình đến giai đoạn xếp thành phẩm. số liệu của thống kê phải chi tiết theo từng ngày và từng tổ, sau đó đối chiếu số liệu với thủ kho và cuối ngày tổng hợp cho kế toán tổng hợp. Bộ phận kho quỹ: Giám sát việc nhập kho, xuất kho, vào thẻ kho theo đúng số Trườnglượng, chủng loại thành Đại phẩm đã ghi họctrên từng phi ếKinhu nhập khẩu. tế Huế 36
  50. 2.1.5 Hình thức tổ chức kế toán tại công ty. 2.1.5.1 Hình thức tổ chức kế toán Hiện nay, hình thức tổ chức kế toán tại công ty là hình thức tập trung. Tổ chức kế toán mô hình tổ chức có đặc điểm toàn bộ công việc xử lý thông tin trong toàn bộ công ty được thực hiện tập trung ở phòng kế toán. 2.5.1.2 Tổ chức hệ thống tài khoản. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2016. 2.1.5.3 Hệ thống báo cáo kế toán Bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Thuyết minh báo cáo tài chính. 2.1.5.4 Các chính sách kế toán được áp dụng tại công ty Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hằng năm. Đơn vịn tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác là đồng Việt Nam (VNĐ). Phương pháp khấu hao: Khấu hao theo đường thẳng. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo giá gốc Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. 2.1.5.5 Hình thức sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán. Hiện nay hình thức tổ chức kế toán mà công ty áp dụng là Kế toán máy dựa trên hình thức Nhật ký chung. TrườngPhần mềm kế toánĐại công ty đanghọc áp dụng: Kinh Quản lý tài chính tế kế toánHuế OPEN ACCOUNTING. Tổ chức viết phần mềm: Công ty TNHH Tin học Hùng Cường (địa chỉ khối 8, phường Nam Hà, thành phố Hà Tĩnh). 37
  51. Năm công ty áp dụng phần mềm: năm 2008. 2.1.6 Tình hình tài sản nguồn vốn của công ty giai đoạn 2016-2018. Tài sản và nguồn vốn là những chỉ tiêu quan trọng để xem xét, đánh giá một cách đầy đủ quy mô và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp. Cụ thể tình hình tài sán và nguồn vốn của công ty giai đoạn 2016–2018 được thể hiện qua bảng sau: Bảng 2.1 Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty từ năm 2016-2018 Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 2017/2016 2018/2017 (+/-) % (+/-) % A. TÀI SẢN I. Tài sản ngắn hạn 15.737.250.229 17.171.875.572 15.134.511.573 1434625343,0 9,12 (2037363999,0) (11,865) 1.Tiền và các khoản tương đương tiền 105.926.070 200.267.372 228.180.024 94341302,0 89,06 27912652, 13,94 3.Các khoản phải thu ngắn hạn 1.188.515.792 1.176.704.219 1.328.326.971 (11811573,0) (,994) 151622752, 12,89 4.Hàng tồn kho 14.442.808.367 15.794.903.981 13.578.004.578 1352095614,0 9,36 (2216899403,0) (14,036) 5.Tài sản ngắn hạn khác 88.265.047 86.311.372 93.502.072 (1953675,0) (2,213) 7190700, 8,33 II. Tài sản dài hạn 6.988.605.589 6.892.004.403 5.873.840.290 (96601186,0) (1,382) (1018164113,0) (14,773) 1. Tài sản cố định 6.664.240.572 6.468.392.548 5.489.697.390 (195848024,0) (2,939) (978695158,0) (15,130) 4. Tài sản dài hạn khác 324.365.017 423.611.855 384.142.900 99246838,0 30,6 (39468955,0) (9,317) TỔNG CỘNG TÀI SẢN 22.725.855.818 24.063.879.975 21.008.351.863 1338024157,0 5,89 (3055528112,0) (12,698) B.NGUỒN VỐN I.Nợ phải trả 17.978.905.658 19.316.929.815 14.949.635.075 1338024157,0 7,44 (4367294740,0) (22,609) 1. Nợ ngắn hạn 17.978.905.658 19.316.929.815 14.949.635.075 1338024157,0 7,44 (4367294740,0) (22,609) 2. Nợ dài hạn - - - - - - - II. Vốn chủ sở hữu 4.746.950.160 4.746.950.160 6.058.752.788 ,0 , 1311802628, 27,63 1. Vốn đầu tư chủ sỡ hữu 3.809.520.000 3.809.520.000 4.811.976.000 ,0 , - - 3. Vốn khác chủ sở hữu 550.000.000 550.000.000 550.000.000 ,0 , - - 6. Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu 387.430.160 387.430.160 387.430.160 ,0 , - - 7. Lợi nhuận sau thuế và chưa phân phối - - 309.346.628 - - 309346628, 100, TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 22.725.855.818 24.063.879.975 21.008.387.863 1338024157,0 5,89 (3055492112,0) (12,697) ( Nguồn Phòng kế toán – tài vụ) Trường Về tình hình Đại tài sản: học Kinh tế Huế Tổng giá trị tài sản của công ty tăng qua 3 năm, cụ thể là: 38
  52. Tổng tài sản năm 2017 tăng so với năm 2016 là 5.98% tương ứng với tăng 1.338.024.157 đồng. Sang đến năm 2018 tổng tài sản có xu hướng giảm 3.055.528.112 đồng tương ứng với tăng 12,7%. Trong đó: Tài sản ngắn hạn của công ty năm 2017 so với 2016 tăng 1.434.625.343 đồng tương ứng với tăng 9.12% và năm 2018 giảm so với 2017 giảm 2.037.363.999 đồng tương ứng giảm 11.9 %. Trong tổng tài sản của công ty, cơ cấu tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng cao hơn nhiều so với tài sản dài hạn. Tài sản dài hạn của công ty chủ yếu là tài sản cố định và có sự biến động giảm dần qua 3 năm. Năm 2017 so với 2016 là 96.601.186 đồng tương ứng giảm 1.38%. Và năm 2018 so với 2017 TSDH tiếp tục giảm 1.018.164.113 tương ứng giảm 14.77%.  Về tình hình tài sản của công ty, tài sản ngắn hạn của công ty tăng điều đó cho thấy khả năng thanh toán của công ty tốt. Tài sản dài hạn có giảm nhưng giảm không đáng kể.  Về tình hình nguồn vốn Nguồn vốn của công ty năm 2017 so với 2016 tăng 1.33.024.157 tương ứng tăng 5.89%, và năm 2018 so với năm 2017 có xu hướng giảm 3.055.492.112 tương ứng với giảm 12.7%. Trong đó: Nợ phải trả có xu hướng tăng, cụ thể là năm 2017 so với 2016 tăng 1.338.024.15 đồng tương ứng tăng 7.44%, năm 2018 so với 2017 lại có xu hướng giảm với con số là 4.367.294.740 đồng tương ứng với giảm 22.61% Nợ ngắn hạn năm 2017 so với năm 2016 tăng 355.447.552 đồng tương ứng tăng 1.8%, năm 2018 so với năm 2017 là 1.423.107.086 đồng tương ứng với tăng 7.7% Nợ dài hạn qua các năm không có chuyển biến chứng tỏ tình hình công ty đang Trườngổn định. Đại học Kinh tế Huế Vốn chủ sở hữu năm 2017 so với năm 2016 không đổi. Đến năm 2018 vốn chủ sở hữu tăng mạnh tăng 1.31.802.628 đồng tương ứng tăng 27.63%. Vốn chủ sở hữu tăng chủ yếu do vốn đầu tư chủ sở hữu tăng. Đến năm 2018 có thêm lợi nhuận sau 39
  53. thuế chưa phân phối, đây là dấu hiệu tôt là doanh nghiệp có thêm vốn để tiếp tục đầu tư kinh doanh.  Trên đây chỉ là sự biến động của một số chỉ tiêu mà công ty điều chỉnh để phù hợp với yêu cầu SXKD. Để công ty hoạt động lâu dài bền vững, có hiệu quả trong tương lai thì đòi hỏi Ban lãnh đạo công ty cần có chinh sách sử dụng vốn và khả năng sinh lời cao hơn. 2.1.7 Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của công ty 2016-2018. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ trong giai đoạn 2016-2018 được thể hiện rõ qua bảng sau: Bảng 2.2- Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm 2016-2018 Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 2017/2016 2018/2017 (+/-) % (+/-) % 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 59.899.862.829 53.708.047.812 44.040.783.803 (6191815017) (10) (9667264009) (18) 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch v59.899.862.829ụ 53.708.047.812 44.040.783.804 (6191815017) (10) (9667264008) (18) 4. Giá vốn hàng bán 47.702.814.722 46.604.436.791 37.670.503.937 (1098377931) (2) (8933932854) (19) 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 12.179.048.107 8.103.611.012 6.370.279.866 (4075437095) (33) (1733331146) (21) 6. Doanh thu hoạt động tài chính 470.349 334.803 98.566 (135546) (29) (236237) (71) 7. Chi phí tài chính 489.935.236 748.332.258 645.471.740 258397022, 52,74 (102860518) (14) 8. Chi phí quản lý doanh nghiệp 8.421.318.695 6.237.383.506 4.870.701.900 (2183935189) (26) (1366681606) (22) 9. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 3.268.264.561 1.118.230.060 854.204.792 (2150034501) (66) (264025268) (24) 12. Lợi nhuận khác (2968010) 90.851.099 221.573.016 93819109, (3161) 130721917, 143,89 13. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 3.265.296.551 1.209.081.159 1.075.777.808 (2056215392) (63) (133303351) (11) 14. Chi phí thuế TNDN 564.012.511 184.210.287 175.193.580 (379802224) (67) (9016707) (5) 15.Lợi nhuận sau thuế TNDN 2.701.284.040 1.024.870.872 900.584.228 (1676413168) (62) (124286644) (12) ( Nguồn phòng kế toán – tài vụ) TrườngDoanh thu bán hàng Đạivà cung c ấhọcp dịch vụ gi ảmKinh qua 3 năm. C ụ tếthể, năm Huế 2017 so với năm 2016 đã giảm đi 6.191.815.017 đồng tương ứng giảm 10%, năm 2018 so với năm 2018 so với năm 2017 giảm 9.667.264.009 đồng tương ứng giảm 18%. 40
  54. Cùng chiều hướng giảm dần của doanh thu thuần thì giá vốn hàng bán cũng giảm dần. Năm 2017 so với 2016 giá vốn hàng bán đã giảm 1.098.377.931 đồng tương ứng giảm 2%. Do giá vốn bán hàng và chi phí tài chính, chi phí quản lý kinh doanh có sự biến động nên làm cho lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty cũng có sự biến động. Chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí đó là chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí này năm 2017 giảm so với năm 2016 giảm 2.183.935.153 đồng tương ứng giảm 26% và tiếp tục đến năm 2018 giảm so với năm 2017, cụ thể giảm 1.366.681.606 đồng tương ứng giảm 22%. Lợi nhuận thuần năm 2017 so với năm 2016 giảm 2.150.084.501 đồng tương ứng tăng 66%, năm 2018 so với năm 2017 lại tiếp tục giảm 264.025.268 đồng tương ứng giảm 24%. Lợi nhuận sau thuế của công ty cũng giảm qua 3 năm, cụ thể là năm 2017 so với năm 2016 giảm 1.676.413,168 đồng tương ứng giảm 62%, năm 2018 so với năm 2017 giảm 124.286.664 đồng tương ứng giảm 12%. Qua 3 năm 2016-2018 thì chi phí tăng, tổng lợi nhuận kế toán trước thuế giảm và lợi nhuận sau thuế thu nhâp doanh nghiệp của công ty đều giảm. Đây là dấu hiệu cho thấy tốc độ tăng doanh thu bé hơn tốc độ tăng của chi phí và hoạt động kinh doanh đang xấu dần. Công ty cần có biện pháp khắc phục, kiểm soát chi phí, để cải thiện tình hình của Công ty. 2.1.8. Tình hình lao động. Với đặc thù loại hình kinh doanh, sản xuất các loai gạch nên lao động chủ yếu tại nhà máy là lao động phổ thông cư trú chủ yếu trong xã và các xã lân cận. Từ khi công ty hoạt động đã tạo ra công ăn việc làm cho khoảng 200 công nhân trên địa bàn với mức lương khá ổn định từ ba triệu đồng trở lên. Lao động kỹ thuật cũng được tuyển dụng đào tạo bài bản kỹ lưỡng. Con em trong địa bàn sau thời gian học tập, lại trở về quê nhà làm việc. TrườngLao động nam c ủaĐại nhà máy chi ếhọcm nhiều hơn Kinhlao động nữ, vì đây tế là công Huế việc đòi hỏi có sức khỏe, lao động nam chiếm 74.2%. Tình hình lao động của công ty qua các năm có biến động nhẹ, tăng giảm không đáng kể. 41
  55. Do đặc thù công việc có sự chênh lệch về giới tính. Tình hình khá ổn định, bộ máy quản lý cũng phần lớn là người địa phương với sư đãi ngộ hợp lý. Sư biến động có thể đến từ phía công ty. Có những giai đoạn vì tình hình kinh doanh, công ty muốn giảm bớt chi phí nhân công, làm giảm nhẹ bộ máy. Và cắt giảm chủ yếu là lao động phổ thông nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc. 2.2 Đặc điểm hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty Cổ Phần Gạch ngói Cầu Họ. 2.2.1 Mô tả các hoạt động của chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty 2.2.1.1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng A. Đánh giá và lựa chọn KH Công ty Cổ Phần Gạch Ngói Cầu Họ bán sản phẩm trực tiếp cho người tiêu dùng. Khách hàng có thể là cá nhân hoặc DN. Căn cứ vào nhu cầu mở rộng và phát triển thị trường, và so sánh với năng lực sản xuất của Công ty, Phòng Kinh doanh và Phòng Kế hoạch - Sản xuất sẽ đề xuất việc phát triển thị trường theo từng mục tiêu. Hàng hòa, đơn giá, số lượng, chất lượng gạch: - Hàng hóa: KH đồng ý mua và bên Công ty đồng ý bán các sản phẩm gạch do Công ty sản xuất. - Đơn giá: Đơn giá đã bao gồm thuế GTGT 10% và bốc xếp lên phương tiện của KH tại kho của Công ty. Nếu KH thỏa thuận do xe của vận chuyển thì địa điểm giao nhận hàng là vị trí mà xe của công ty vào được. (Giá cước vận chuyển do 2 bên thỏa thuận trước khi giao nhận hàng). - Số lượng: Theo yêu cầu tiêu thụ của KH và khả năng cung cấp của Công ty. - Chất lượng gạch: Gạch xây dựng, đạt tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 1451:1998. Trường- Thời gian, địa điĐạiểm, phương thhọcức giao nhậ nKinh hàng: tế Huế - Công ty sẽ giao hàng đúng thời gian theo đơn đặt hàng của KH báo trước 03 ngày. 42
  56. - Công ty giao hàng cho KH tại kho của Công ty hoặc địa điểm thỏa thuận của KH. KH kiểm tra số lượng, chất lượng trước khi nhận hàng, hàng đã giao Công ty không chịu trách nhiệm. Phương thức và thời hạn thanh toán: - Phương thức thanh toán: KH thanh toán cho Công ty bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Nếu KH thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trước khi nhận hàng vào tài khoản của NM thì sẽ được chiết khấu thanh toán. - Thời hạn thanh toán: Cuối tháng KH phải hoàn tất công nợ cho Công ty (hạn mức dư nợ trong tháng là: 40.000.000 đồng). Nếu quá thời hạn mà KH không thanh toán, Công ty có quyền ngưng cung cấp hàng. a) Xử lý đơn đặt hàng: Bộ phận bán hàng là bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Công ty tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng theo nhiều cách khác nhau như: Đối với các khách lẻ có thể mua hàng trực tiếp đến công ty gặp nhân viên bán hàng mua hàng hoặc đặt mua qua điện thoại, qua fax, website Còn đối với các khách hàng lớn bao gồm các doanh nghiệp sẽ mua bán thông qua hợp đồng và được hưởng chiết khấu theo quy định của công ty. Khi khách hàng đặt hàng, NVBH sẽ kiểm tra tập tin HTK để xem có đủ hàng trong kho để bán cho khách hàng hay không và đồng thời nhập dữ liệu thông tin khách hàng trên máy. Nếu khách hàng đã từng giao dịch với Công ty, nhân viên bán hàng sẽ đối chiếu thông tin khách hàng với hồ sơ lưu. Nếu có khác biệt sẽ liên hệ với khách hàng để xác minh lại thông tin và cập nhật trên tập tin khách hàng. Còn nếu khách hàng lần đầu đến giao dịch thì nhân viên bán hàng sẽ lưu các thông tin cần thiết của khách hàng bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, email vào tập tin khách hàng. Sau khi xác nhận thông tin về khách hàng, nhân viên sẽ tiếp tục tìm hiểu các Trườngthông tin cần thiết về viĐạiệc đặt hàng baohọc gồm tên hàng, Kinh loại hàng, số lưtếợng, thờiHuế gian và địa điểm giao hàng. Sau khi cho khách hàng xem bảng báo giá và khách hàng đồng ý tiến hành đặt hàng. 43
  57. Sau đó KTBH sẽ lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng được lập gồm 3 liên và được đánh số liên tục tự động. Sau đó sẽ chuyển cho Trường phòng kinh doanh ký duyệt và KH ký nhận vào đơn đặt hàng và chuyển liên 2 cho KH. Phòng Kinh doanh lưu lại liên 3 để tiến hành thanh toán và ghi sổ theo dõi số lượng, doanh thu hàng bán ra, để đối chiếu với phòng Kế toán và liên 1 chuyển cho phòng Kế toán. Sau khi xem xét ĐĐH được chuyển đến, kế toán HTK tiến hành lập Phiếu xuất bán sản phẩm, phiếu xuất bán sản phẩm đồng thời là biên bản bàn giao cho KH. Được lập làm 4 liên chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, đóng dấu. Phiếu xuất bán sản phẩm sau khi có xác nhận của kế toán trưởng và giám đốc sẽ được chuyển cho thủ kho để xuất kho, ghi số lượng thực xuất và ký xác nhận số lượng thực xuất dựa trên ĐĐH đã được xét duyệt và tại đây, khách hàng cũng sẽ ký xác nhận. Một liên của Phiếu xuất bán sản phẩm sẽ chuyển cho bộ phận giao hàng, một liên thủ kho giữ lại để theo dõi xuất nhập kho, một liên gửi cho khách hàng và một liên lưu tại phòng kế toán làm căn cứ lập hóa đơn GTGT. Thủ kho sau khi kiểm tra các thông tin trên Phiếu xuất bán sản phẩm như loại hàng, số lượng, mẫu mã sẽ tiến hành xuất kho khi có sự phê duyệt và ký để xác nhận số lượng thực xuất lên Phiếu xuất bán sản phẩm và lưu lại theo số thứ tự. Tại bộ phận kế toán, kế toán dựa trên phiếu xuất bán sản phẩm đã xác nhận, tiến hành lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên. Sau đó sẽ chuyển cho KH ký nhận vào hóa đơn và chuyển liên 2 cho KH. Phòng Kinh doanh lưu lại liên 3 để tiến hành thanh toán và ghi sổ theo dõi số lượng, doanh thu hàng bán ra, để đối chiếu với phòng Kế toán và liên 1 chuyển cho phòng Kế toán. b) Quá trình xuất kho và giao hàng: Thủ kho sau khi kiểm tra các thông tin trên Phiếu xuất bán sản phẩm như loại hàng, số lượng, mẫu mã sẽ tiến hành xuất kho khi có sự phê duyệt và ký để xác nhận Trườngsố lượng thực xuất lên PhiĐạiếu xuất bán học sản phẩm v àKinh lưu lại theo số thứ tế tự. Huế Khi KH là cá nhân mua lẻ, KH mang Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất bán sản phẩm xuống kho. Thủ kho sẽ căn cứ vào Hóa đơn và Phiếu xuất bán sản phẩm đã phê duyệt sẽ xuất gạch cho KH. Khi xuất kho thì Thủ kho sẽ ký vào Phiếu xuất bán sản 44
  58. phẩm và giữ lại để cuối ngày đối chiếu với phòng Kinh doanh, phòng Kế toán. KH có thể tự vận chuyển hoặc đề nghị công ty giao hàng tận nơi. Khi người mua là KH thân thuộc như công trình thi công lâu năm, công trình thi công nhà nước thì thủ kho sẽ căn cứ vào hợp động để tiến hành vận chuyển cho KH, rồi giao cho KH tại công trình. Sau đó người vận chuyển sẽ giao Phiếu xuất bán sản phẩm, hóa đơn GTGT cho KH. Phiếu xuất bán sản phẩm đồng thời là biên bản giao hàng. Vì vậy khi tiến hành giao hàng, NVGH sẽ đưa Phiếu xuất bán sản phẩm cho KH kí nhận sau khi KH nhận hàng. c) Quá trình thanh toán: + Thu tiền mặt: Khi khách hàng đến nộp tiền hàng, kế toán bán hàng sẽ kiểm tra lại Hóa đơn GTGT và lập phiếu thu trên phần mềm OPEN ACCOUNTING gồm 2 liên có chữ ký của mình và khách hàng rồi chuyển cho kế toán trưởng ký và giám đốc ký duyệt, đóng dấu. Sau khi đã được ký duyệt, 2 liên của Phiếu thu đã duyệt sẽ chuyển sang cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền và ký xác nhận đã nhận tiền, đóng dấu “Đã thu tiền” và đồng thời ghi sổ quỹ. Sau đó, gửi lại tại phòng kế toán 1 liên lưu theo số thứ tự, 1 và một liên chuyển cho khách hàng. Cuối ngày, thủ quỹ tại các cơ sở sẽ chuyển tiền về tại trụ sở chính và đối chiếu lại thêm một lần nữa với Kế toán bán hàng tại đây. + Đối với hình thức chuyển khoản (thu tiền qua ngân hàng): Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng cách chuyển khoản qua ngân hàng, Công ty sau khi nhận được Giấy báo Có của ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ tiến hành nhập liệu và hạch toán giảm nợ cho khách hàng vào phần mềm. Đối với hai hình thức này, kế toán bán hàng cập nhật thông tin vào các tập tin hàng ngày và cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu với kế toán kho và thủ kho để đối Trườngchiếu số lượng hàng bánĐại ra và doanh học thu thu đư ợc.Kinh Cuối mỗi ngày, tếkế toán Huế bán hàng và thủ quỹ và cùng với giám đốc kinh doanh tiến hành kiểm kê tồn quỹ để phát hiện ra chênh lệch nếu có. + Đối với phương thức bán chịu: 45
  59. KTBH sẽ tiến hành nhập liệu và ghi nhận vào tập tin Nợ phải thu KH, HTK, KH và Doanh thu bán hàng. KTBH thường xuyên liên hệ với KH để thu hồi nợ và báo cáo tình hình công nợ của KH theo từng KH và theo tuổi nợ với Trưởng phòng Kinh doanh.  Trong trường hợp KH đến đặt hàng và trả tiền trước, NVBH cũng sẽ kiểm tra công ty có thể đáp ứng nhu cầu của đơn hàng hay không. Nếu đáp ứng được sẽ lập ĐĐH rồi gửi đến cho KTBH, và gửi tiền đến bộ phận quỹ. Sau khi đối chiếu ĐĐH và số tiền trả trước của KH. KTBH sẽ lập Hóa đơn giá trị gia tăng và chuyển 1 liên cho KH ký xác nhận. 1 liên chuyển cho phòng kế toán, liên còn lại lưu tại phòng kinh doanh. Sau đó KTBH sẽ lập Lệnh bán hàng làm 2 liên, đưa lên thủ trưởng đơn vị ký duyệt, 1 liên lưu tại bộ phận, liên còn lại gửi cho thủ kho. Dựa vào Lệnh bánh hàng đã được ký duyệt, thủ kho lập Phiếu xuất bán sản phẩm và tiến hành giao hàng cho khách. 2.2.2 Ví dụ về chu trìnhh bán hàng và thu tiền tại công ty. Khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng, nếu là khách hàng đến trực tiếp thì NVBH sẽ đưa thông báo báo giá có đầy đủ chữ ký giám đốc trực tiếp cho khách hàng xem. Còn là khách hàng đặt hàng qua điện thoại thì sẽ được thông báo qua mạng zalo, hoặc điện trực tiếp. Sau khi khách hàng xem báo giá nếu đồng ý với mức giá thì sẽ tiến hàng đặt hàng. Bảng giá này có đầy đủ chữ ký của giám đốc, và được niêm yết công khai và thường xuyên trên website công ty. Trường Đại học Kinh tế Huế 46
  60. Biểu 2.1: Thông báo giá bán gạch tại Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ. THÔNG BÁO GIÁ BÁN GẠCH Đơn vị tính: đồng/viên Số TT Loại sản phẩm Giá bán tại Giá bốc Trong đó Ghi kho(đồng/viên) lên+xuống chú Bốc Bốc lên xuống 1 Gạch đặc 10 Loại A 1550 75 30 45 Loại A tường 1300 75 Loại A vàng 1250 75 Loại C 1200 75 2 Gạch đặc 15 Loại A 2500 98 36 62 Loại A tường, 2200 98 già 2100 98 Loại A vàng 2100 98 Loại C 3 Gạch 6 lỗ Loại A 2800 125 45 80 Loại A tường, 2500 125 già 2200 125 Loại A vàng 2100 125 Loại C 4 Gạch nửa 6 lỗ 1900 69 25 44 5 Gạch 2 lỗ Loại A 1200 50 18 32 Loại A tường 1100 50 Loại A vàng 1000 50 Loại C 950 50 6 Gạch 4 lỗ Loại A 1900 80 29 51 Loại A tường 1750 80 Loại A vàng 1500 80 Loại C 1400 80 7 Gạch nửa 4 lỗ 1350 43 16 27 Giá bán gạch đã bao gồm thuế VAT 10% (bốc xếp chưa có VAT) Ngày 20 tháng 3 năm 2019 Trường Đại học KinhGiám đốc tế Huế 47
  61. Ngày 23/03/2019, Công ty Cổ Phần Xây dưng và Thương mại Thành An đã cử chị Danh đặt hàng qua điện thoại tại nhà máy tại xã Cẩm Hưng đặt mua 2300 viên gạch 6 lỗ loại A. NVBH sau khi nhận được đề nghị đặt hàng sẽ kiểm tra tập tin hàng tồn kho xem trong kho có đủ hàng để bán không, và đồng thời nhập dữ liệu khách hàng vào để xác định là KH có thật. Sau khi xác nhận có đủ hàng để bán, và KH chấp nhận mức giá trên. KTBH sẽ lập ĐĐH dựa trên Báo giá và theo mẫu sẵn của công ty làm 3 liên chuyển cho Trưởng cơ sở kinh doanh ký duyệt và khách hàng ký xác nhận. Sau khi đã được ký duyệt, 1 liên của ĐĐH sẽ lưu tại phòng kế toán, 1 liên gửi cho khách hàng và 1 liên lưu tại bộ phận bán hàng để theo dõi. Trường Đại học Kinh tế Huế 48
  62. Biểu 2.2. Đơn đặt hàng của công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Thành An. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc ⁕⁕⁕⁕⁕⁕ Huế, ngày tháng năm 2019 ĐƠN ĐẶT HÀNG Hôm nay, tại Hà Tĩnh chúng tôi gồm có: ĐẠI DIỆN BÊN A: Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Thành An. Đại diện ông/bà: Chức vụ: Địa chỉ: Xã Thạch Tân, huyện Thạch Hà, tỉnh Hà Tĩnh. Mã số thuế: 3000280296 Điện thoại: ĐẠI DIỆN BÊN B: Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ Đại diện Bà: Nguyễn Thị Nhuần Chức vụ: Trưởng Cơ Sở Địa chỉ: Thôn 12, xã Cẩm Hưng, huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh Mã số thuế: 3000319842 Điện thoại: 0239.861.276 STK: 0201000000244. Ngân hàng Ngoại Thương Hà Tĩnh Bên A giao và Bên B nhận cung cấp hàng hóa cho bên A với bàng kê chi tiết như sau: ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN STT LOẠI SẢN PHẨM ĐVT SL (Vnđ) (Vnđ) 1 Gạch 6 lỗ loại A Viên 2.300 2472,73 5.687.273 Tổng Cộng: 5.687.273 Thuế VAT 10% 568.727 Tổng Tiền Thanh Toán: 6.256.000 Số tiền viết chữ: Sáu triệu hai trăm năm mưới sáu nghìn đồng chẵn. Trường* Thời gian giao hàng:Đại học Kinh tế Huế * Đia chỉ giao hàng: ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 49
  63. Sau khi xem xét ĐĐH, Kế toán HTK sẽ tiến hành lập Phiếu xuất bán sản phẩm gồm gồm 4 liên đã có chữ ký của mình và chuyển cho kế toán trưởng ký và Giám đốc ký, đóng dấu. Sau đó chuyển cho thủ kho ghi số lượng thực xuất và ký xác nhận, tại đây khách hàng cũng ký xác nhận. Sau đó, 1 liên thủ kho lưu lại theo dõi, 1 liên gửi cho khách hàng và lưu lại tại phòng kế toán theo dõi và một liên chuyển cho BPGH. Biểu 2.3: Phiếu xuất bán sản phẩm của Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ. CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI CẦU HỌ HÀ TĨNH Đ/C:Cơ sở 1: Cẩm Hưng, Cẩm xuyên, Hà tĩnh – ĐT 02393.861.276; 01238861276 Cơ sở 2; Cẩm Quag, Cẩm Xuyên, hà Tĩnh – ĐT 02392.214.378 PHIẾU XUÁT BÁN SẢN PHẨM Liên 3: Nội bộ Số 0000557 Ngày 23 tháng 03 năm 2019 Họ tên người mua hàng: Chị Danh Địa chỉ: Thạch Tân, Thạch Hà, Hà Tĩnh Xe vận chuyển Xuất tại kho: Anh Hùng TT Tên sản ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền phẩm 1 Gạch 6 lỗ A Viên 2300 2720 6.256.000 tường vàng Cộng 6.256.000 Số tiền ( bằng chữ) Xuất ngày tháng năm Giám đốc công ty Người bán hàng Thủ kho Khách hàng (ký rõ họ tên) (ký rõ họ tên) (ký rõ họ tên) (ký rõ họ tên) Sau khi có ĐĐH đã được ký duyệt và ký nhận của KH, cùng với phiếu xuất bán sản Trườngphẩm đã có ký duyệt, KTBHĐại sẽ tiế nhọc hành lập hóa Kinh đơn GTGT. Sau tếđó sẽ chuyểnHuế cho chị Danh ký nhận vào hóa đơn và chuyển liên 2 cho KH. Phòng Kinh doanh lưu lại liên 3 để tiến hành thanh toán và ghi sổ theo dõi số lượng, doanh thu hàng bán ra, để đối chiếu với phòng Kế toán và liên 1 chuyển cho phòng Kế toán. 50
  64. Biểu 2.4. Hóa đơn GTGT của Công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: CH/18P Liên 3: ( Nội bộ) Số 0000557 Ngày 23 tháng 3 năm 2019 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI CẦU HỌ Mã số thuế: 300319842 Địa chỉ: Xã Cẩm Hưng, huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh Số điện thoại: 02393 861276 – 02392 241 318- 0123886 1276 Số tài khoản: 0201 000000 224 Tại Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam-CN Hà Tĩnh Họ và tên người mua hàng Tên đơn vị Mã số thuế: Địa chỉ Hình thức thanh toán Số tài khoản TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 1 Gạch 6 lỗ A viên 2300 2472,73 5.687.273 Cộng tiền hàng 5.687.273 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 568.727 Tổng cộng tiền thanh toán 6.256,000 Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) ( Trường CĐạiần kiểm tra đốhọci chiếu khi l ập,Kinh giao nhận hóa đơn) tế Huế Sau khi hoàn thành các thủ tục, KH sẽ gặp KTBH để thanh toán tiền hàng, KTBH sẽ xuất Phiếu thu trong chương trình kế toán máy, in Phiếu thu và đưa cho KH sau khi có chữ kí xác nhận của mình và KH, sau đó KTBH sẽ đưa Phiếu thu cùng tiền mặt giao 51
  65. cho Thủ quỹ kiểm tra và kí xác nhận, rồi trình lên cho Kế toán trưởng kí và cuối cùng là giao cho Giám đốc kí. Kế toán sau khi nhận tiền phải ghi nhận vào hệ thống, thủ quỹ nhận tiền và tiến hành ghi vào sổ quỹ, để tiện theo dõi và kiểm tra lại. Biểu 2.5 Phiếu thu của Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI CẦU HỌ Mẫu số 01 - TT Thôn 12 Xã Cẩm Hưng, Cẩm Xuyên, Hà Tĩnh (Ban hành theo TT số 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng BTC) Số 1392 PHIẾU THU Nợ 1111 Ngày 23 tháng 03 năm 2019 Có 5112,33311 (Liên 1: Lưu) Họ và tên người nộp tiền: Công ty TNHH XD Bình An Địa chỉ: Thạch Tân, Thạch Hà, Hà Tĩnh Lý do thu: Thu tiền bán gạch HĐ số 0000557 Số tiền: 6.256.000 (Sáu triệu hai trăm nghìn đồng chẵn./.) Kèm theo: 1 (chứng từ gốc) Hà Tĩnh, ngày tháng năm Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nộp tiền (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hoàng Văn Long Nguyễn Thị Nhuần Trần Thị Thanh Nguyễn Thị Dung Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): +Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý) +số tiền quy đổi: Trường Đại học Kinh tế Huế 52
  66. 2.2.3 Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty 2.2.3.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là nền tảng của hệ thống KSNB. Đối với Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ, môi trường kiểm soát thể hiện trên những nguyên tắc như sau:  Đặc điểm nhà quản lý Ban Giám đốc của Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ luôn cho rằng công tác kiểm tra kiểm soát là rất quan trọng và không thể thiếu đối với hoạt động bán hàng - thu tiền của công ty. Ban lãnh đạo luôn luôn tuân thủ các nguyên tắc đạo đức kinh doanh, luôn thận trọng với rủi ro, tìm cách khắc phục. Cải thiện chính sách, tiến hành những thay đổi cần thiết trong cơ cấu tổ chức, bộ máy kiểm soát. Để có thể giữ vững chỗ đứng trên thị trường, ban lãnh đạo luôn cố gắng tìm hiểu nhu cầu KH, tìm mọi cách đa dạng hóa sản phẩm. Bên cạnh đó Ban Giám đốc luôn quản lý sát sao hoạt động của chu trình bán hàng - thu tiền, đưa ra nhiều biện pháp nhằm hạn chế rủi ro và giúp hoạt động bán hàng - thu tiền đạt được hiệu quả cao.  Trách nhiệm giám sát của hội đồng quản trị Hội đồng quản trị luôn thể hiện tinh thần độc lập đối với ban quản lý, thực thi chức năng giám sát đối với sự phát triển và vận hành kiểm soát nội bộ của tổ chức. HĐQT có trách nhiệm phân định quyền hạn trong nội bộ tổ chức. Họ không trực tiếp quản lý, nhưng có chức năng giám sát và kiểm tra trong việc vận hành kiểm soát nội bộ của công ty. Để đảm bảo việc thực hiện mục tiêu, định hình chiến lược tương lai. Quá trình thực hiện chức năng giám sát đối với bộ máy quản lý, luôn đảm bảo sự độc lập. Sự độc lập thể hiện qua hành động, từ bên trong và đánh giá từ bên ngoài vào. Không kiêm nhiệm chức năng, làm đúng chuyên môn.  Cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức của Công ty cho thấy Công ty đã xây dựng được một hệ thống Trườngcơ cấu tổ chức xuyên suĐạiốt, nhất quán học từ trên xuố ngKinh dưới, đồng thời xáctế định Huếrõ vai trò, trách nhiệm của Ban Giám Đốc và các phòng ban liên quan nhằm đảm bảo những quyết định quan trọng được đưa ra một cách thích hợp. Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm được thể hiện như sau: 53
  67. Hội đồng quản trị là cấp cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm giám sát và cho ý kiến đối với các quyết định quan trọng. Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm đối với Hội đồng quản trị trong việc đưa ra các chỉ thị, hướng dẫn. Các trưởng phòng chịu trách nhiệm thực hiện các chỉ thị của Giám đốc điều hành đề ra. Nhân viên là người hoàn thành các công việc được trưởng phòng giao cho. Công ty phân chia bộ máy nhân sự thành các phòng ban đảm nhận một chức năng, nhiệm vụ nhất định đã giúp cho DN hạn chế sự chồng chéo giữa các phòng, giảm đi sự trùng lặp công việc và nguồn lực, đảm bảo tính độc lập tương đối, góp phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót.  Cam kết tính chính trực và các giá trị đạo đức. Công ty cổ phần gạch ngói Cầu Họ xây dựng các chuẩn mực đạo đức, trong đó tất cả thành viên trong công ty, nhà lãnh đạo đến các nhân viên xây dựng một chuẩn mực đạo đức và cư xử đúng đắn để ngăn ngừa các hành vi vi phạm đạo đức, vi phạm pháp luật. Tính chinh trực khi được thấm nhuần sẽ có tác dụng hạn chế gian lận, tham ô. Công ty cũng xây dựng văn hóa riêng của Công ty. Trong đó, đề cao văn hóa chào hỏi và sự tôn trọng, bình đẳng trong môi trường làm việc, có thái độ cởi mở thân thiện với đồng nghiệp và KH.  Cam kết đối với năng lực. Nguyên tắc này được thể hiện thông qua việc Công ty thường xuyên tham gia ngày hội việc làm và tạo cơ hội tuyển dụng cho các lao động có năng lực. Và điều kiện quan trọng để tuyển vào Công ty được thực hiện kỹ lưỡng, chọn lọc qua các vòng phỏng vấn. Không chỉ dựa trên năng lực mà còn dựa trên cách ứng xử của người lao Trườngđộng đó. Công ty khuy Đạiến khích tuy ểhọcn những nhân Kinh viên mới ra trư ờtếng, chưa Huế có kinh nghiệm làm việc để kịp thời thích nghi với sự thay đổi không ngừng của công ty Bên cạnh đó, công ty thưởng phạt phân minh để thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên. Ban lãnh đạo cũng quan tâm đến tâm lý nhân viên khi có quà tặng khuyến 54