Khóa luận Phân tích rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại công ty cổ phần Dệt may Huế

95 trang thiennha21 22/04/2022 6130

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Phân tích rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại công ty cổ phần Dệt may Huế", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_phan_tich_rui_ro_trong_qua_trinh_quan_ly_don_hang.pdf

Nội dung text: Khóa luận Phân tích rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại công ty cổ phần Dệt may Huế

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CỦA BỘ PHẬN KẾ HOẠCH - XUẤT NHẬP KHẨU MAY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn: TrườngNguyễn Gia Bả oĐại học KinhThS. Nguy tếễn Qu Huếốc Khánh Lớp K49A QTKD Niên khóa: 2015-2019 Huế, tháng 12 năm 2018
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành được khóa luận tốt nghiệp này, ngoài nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ và ủng hộ của các thầy cô, bạn bè và các anh chị nhân viên và ban lãnh đạo tại Công ty cổ phần Dệt May Huế! Trước hết, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới cán bộ giảng viên Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế đã nhiệt tình giúp đỡ, đóng góp những ý kiến hết sức quý báu cho tôi trong quá trình hoàn thành đề tài này. Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến Thạc Sĩ Nguyễn Quốc Khánh – người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Tiếp theo, tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi của tất cả nhân viên và ban lãnh đạo của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại Công ty cổ phần Dệt May Huế (Hue Garment Textile Joint Stock Company- HUEGATEX) đã tạo điều kiện thuận lợi và cho tôi sự giúp đỡ tận tình nhất để tôi hoàn thành kỳ thực tập và hoàn thành khóa luận này. Bên cạnh đó, tôi cũng xin cảm ơn bạn bè, người thân đã luôn đứng đằng sau tôi để cổ vũ, động viên, và tạo điều kiện để cho tôi có thể hoàn thành nghiên cứu này một cách tốt nhất có thể. Cuối cùng, mặc dù đã cố gắng nỗ lực hết mình của bản thân trong việc thực hiện nhưng khóa luận này không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Kính mong sự góp ý và giúp đỡ của các thầy giáo, cô giáo để khóa luận được hoàn thiện hơn! Huế, tháng 12 năm 2018 Trường Đại học KinhSinh tế viên thHuếực hiện Nguyễn Gia Bảo SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU 5 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT 7 PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 2.1. Mục tiêu chung 2 2.2. Mục tiêu cụ thể 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3.1. Đối tượng nghiên cứu 2 3.2. Phạm vi nghiên cứu 2 4. Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu 3 4.1. Cách tiếp cận 3 4.2. Phương pháp nghiên cứu 3 4.2.1. Phương pháp thu thập dữ liệu 3 4.2.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp 3 4.2.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp 4 4.2.2. Phương pháp tổng hợp và phân tích 5 4.2.3. Công cụ xử lý số liệu 6 5. Mô hình nghiên cứu đề xuất 6 6. BỐ CỤC 7 PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 8 Chương 1. Cơ sở lý luận về rủi ro trong quản lý đơn hàng ngành dệt may trong doanh nghiệp 8 1.1. Các khái niệm về rủi ro 8 1.1.1. Định nghĩa rủi ro 8 1.1.1.1.TrườngTheo quan điểm truy Đạiền thống học Kinh tế Huế 8 1.1.1.2. Theo quan điểm hiện đại 8 1.1.2. Phân loại rủi ro 9 1.1.2.1. Dựa vào tính chất của kết quả 9 1.1.2.2. Dựa vào khả năng phân tán rủi ro 10 1.1.2.3. Dựa vào nguồn phát sinh rủi ro 10 1.1.3. Nguyên nhân của các rủi ro 12 SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh 1.1.3.1. Những rủi ro do yếu tố khách quan 12 1.1.3.2. Những rủi ro do yếu tố chủ quan 13 1.2. Chi phí rủi ro 13 1.3. Quản trị rủi ro 14 1.3.1. Khái niệm quản trị rủi ro 14 1.3.2. Vai trò của quản trị rủi ro 15 1.4. Tổng quan về công tác quản lý đơn hàng ngành dệt may 16 1.4.1. Khái quát chung về quản lý đơn hàng 16 1.4.2. Chức năng của bộ phận quản lý đơn hàng 17 1.4.3. Các hình thức quản lý đơn hàng 17 1.4.3.1. Hình thức quản lý trực tuyến 17 1.4.3.2. Hình thức quản lý theo chức năng 17 1.4.3.3. Hình thức quản lý theo sản phẩm 18 1.4.3.4. Hình thức quản lý theo địa lý 18 1.4.4. Đặc điểm của công tác quản lý đơn hàng ngành dệt may 18 1.4.5. Vai trò của công tác quản lý đơn hàng 19 1.5. Những dấu hiệu rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng 20 1.5.1. Rủi ro trong quá trình ký kết đơn hàng 20 1.5.2. Rủi ro trong quá trình lập kế hoạch sản xuất 21 1.5.3. Rủi ro trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu 21 1.5.4. Rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất 22 1.5.5. Rủi ro trong quá trình giao hàng và thu tiền 23 1.6. Một số kinh nghiệm thực tiễn của các doanh nghiệp dệt may về quản trị rủi ro trong quản lý đơn hàng 24 Chương 2. Phân tích rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại công ty Cổ phần Dệt may Huế 26 2.1. TổngTrường quan về công ty D Đạiệt may Hu họcế Kinh tế Huế 26 2.1.1. Tổng quan về công ty Dệt may Huế 26 2.1.2. Phương thức sản xuất 28 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 28 2.1.4. Tình hình lao động 32 2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Dệt may Huế giai đoạn 2015-2017 33 2.1.6. Tình hình nhân sự phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may 34 SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh 2.2. Quy trình quản lý đơn hàng của Bộ phận Kế hoạch - xuất nhập khẩu may tại công ty Dệt may Huế 34 2.3. Những rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại công ty Dệt may Huế 44 2.3.1. Rủi ro trong quá trình giao dịch và tìm kiếm đơn hàng 45 2.3.2. Rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất 47 2.3.3. Rủi ro trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu 49 2.3.4. Rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất 51 2.3.5. Rủi ro trong giao hàng và theo dõi công nợ 54 2.4. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại công ty Dệt may Huế 56 2.4.1. Nguyên nhân khách quan dẫn đến rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng 56 2.4.1.1. Nguyên nhân khách quan 56 2.4.1.2. Nguyên nhân chủ quan 59 2.4.2. Nguyên nhân đặc thù dẫn đến rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng 61 2.4.2.1. Nguyên nhân rủi ro trong quá trình giao dịch và tìm kiếm đơn hàng 61 2.4.2.2. Nguyên nhân gây nên rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất 65 2.4.2.3. Nguyên nhân gây nên rủi ro trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu 68 2.4.2.4. Nguyên nhân gây nên rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất 71 2.4.2.5. Nguyên nhân gây nên rủi ro trong quá trình giao hàng và theo dõi công nợ 73 2.5. Thực trạng rủi ro và công tác quản lý rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch – Xuất nhập khẩu may tại Công ty Dệt may Huế 76 Chương 3. Giải pháp hạn chế rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại Cổ phần Dệt may Huế 78 3.1. Đề xuất giải pháp hạn chế rủi ro đối với nguyên nhân chung trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - xuất nhập khẩu may tại công ty Dệt may Huế 78 3.1.1. Đối với nguyên nhân khách quan 78 3.1.2. TrườngĐối với nguyên nhân Đại chủ quan học Kinh tế Huế 79 3.2. Đề xuất giải pháp hạn chế rủi ro đối với nguyên nhân đặc thù phân loại theo từng quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại công ty Dệt may Huế 80 3.2.1. Đối với rủi ro trong giao dịch và tìm kiếm đơn hàng 80 3.2.2. Đối với rủi ro trong xây dựng kế hoạch sản xuất 80 3.2.3. Đối với rủi ro trong cung ứng nguyên phụ liệu 81 SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh 3.2.4. Đối với rủi ro trong điều độ sản xuất 82 3.2.5. Đối với rủi ro trong giao hàng và theo dõi công nợ 83 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 84 1. Kết luận 84 2. Hạn chế của đề tài 85 3. Kiến nghị 85 3.1. Kiến nghị đối với công ty Dệt may Huế 85 3.2. Kiến nghị với ngành Dệt may và Nhà nước 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO 87 DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ cơ cấu tổ chức 29 Bảng 2.1.1 - Bảng tình hình lao động qua các năm 2015-2017 32 Bảng 2.1.2 - Bảng tình hình sản xuất kinh doanh qua các năm 2015-2017 33 Bảng 2.3.1 - Rủi ro trong quá trình giao dịch và tìm kiếm đơn hàng 45 Bảng 2.3.2 - Rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất 47 Bảng 2.3.3 - Rủi ro trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu 49 Bảng 2.3.4 - Rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất 52 Bảng 2.3.5 - Rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất 54 Bảng 2.4.1 - Nguyên nhân khách quan thường dẫn đến rủi ro 57 Bảng 2.4.2 -TrườngNguyên nhân chủ quanĐại thườ nghọc dẫn đế n Kinhrủi ro tế Huế 59 Bảng 2.4.3 - Nguyên nhân rủi ro trong quá trình giao dịch và tìm kiếm đơn hàng 61 Bảng 2.4.4 - Nguyên nhân gây nên rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất 65 Bảng 2.4.5 - Nguyên nhân gây nên rủi ro trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu 68 Bảng 2.4.6 - Nguyên nhân gây nên rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất 71 Bảng 2.4.7 - Nguyên nhân gây nên rủi ro trong quá trình giao hàng và theo dõi công nợ73 SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT AD : Mẫu quảng cáo BC : Xác nhận đơn hàng CAD : Mẫu thiết kế may FOB : Giao hàng lên tàu LC : Thư tín dụng PDM : Tài liệu hướng dẫn quy cách kỹ thuật may PI : Hóa đơn sơ khởi PO# : Đơn đặt hàng PP : Mẫu đối chuẩn bị sản xuất TT : Điện chuyển tiền KHXNK : Kế hoạch Xuất nhập khẩu Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài Ngành Dệt may Việt Nam đang trong giai đoạn tăng trưởng, với giá trị xuất khẩu 5 năm gần đây đóng góp khoảng 15% vào GDP cho sự phát triển của nền kinh tế nước nhà, đứng thứ 2 về kim ngạch xuất khẩu cả nước, và đạt 26,04 tỷ USD trong năm 2017, đóng góp 12% cho tổng kim ngạch xuất khẩu và dự định sẽ đạt 30 tỷ USD trong năm 2018 đã giải quyết việc làm cho hơn 2,5 triệu lao động trực tiếp và hơn 2 triệu lao động gián tiếp thuộc các ngành nghề liên quan như bốc dở, vận chuyển, dệt nhuộm, nghiên cứu mẫu, cao nhất trong tất cả các ngành (theo Hiệp hội Dệt may Việt Nam; Tổng cục Hải quan Việt Nam). Trong đó, các doanh nghiệp Dệt may trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế đã đem về gần 640 triệu USD giá trị kim ngạch xuất khẩu và chiếm 80% tổng kim ngạch xuất khẩu của tỉnh, giải quyết việc làm cho hơn 24 nghìn lao động và riêng công ty Dệt may Huế đã đem lại kim ngạch xuất khẩu gần 84 triệu USD, doanh thu 1.672 tỷ đồng, lợi nhuận đạt 56 tỷ đồng và đảm bảo việc làm ổn định cho trên 4 ngàn lao động (theo Báo Thừa Thiên Huế). Nhưng bên cạnh sự phát triển là những rủi ro, nguy cơ tiềm ẩn khiến cho ngành Dệt may thất thoát doanh thu và những hợp đồng đắt giá, sự cạnh tranh tại các thị trường xuất khẩu đến từ các nước gia nhập thị trường sau như Bangladesh, Campuchia, Lào, Sri Lanka, Myanmar đang rất gay gắt, cùng với sự thay đổi của những chính sách mới của chính phủ các thị trường lớn và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang đặt ra nhiều mối quan tâmTrường về quản trị rủi ro Đạicho ngành họcDệt may nưKinhớc ta nói chung tế vàHuế tỉnh Thừa Thiên Huế nói riêng. Trong số những doanh nghiệp Dệt may ở Huế thì công ty Dệt may Huế một phần lớn trong kim ngạch xuất khẩu của tỉnh, là một phần không thể thiếu trong sự phát triển của tỉnh thành. Đặc biệt là khả năng giải quyết việc làm, phát triển đời sống cho khoảng 4000 lao động khiến cho công ty chiếm một vị trí quan trọng trong ngành công nghiệp của tỉnh thành. Theo thực trạng hiện nay thì công tác quản trị rủi ro trong những doanh nghiệp vẫn chưa được xem là vấn đề đáng coi trọng, và đó chính là sai lầm SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 1
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh lớn trong chính sách quản lý, có thể dẫn đến những tổn thất lớn cho doanh nghiệp và gián tiếp ảnh hưởng đến hàng nghìn người lao động đang làm việc tại đây. Vậy nên ta phải thực hiện tốt công tác quản trị rủi ro để có thể lường trước và quản lý tốt doanh nghiệp về mọi lĩnh vực, mọi tình huống trong kinh doanh. Vì lý do đó nên tôi quyết định chọn đề tài: “Phân tích rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - xuất nhập khẩu may tại công ty cổ phần Dệt may Huế” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình nhằm tìm hiểu quy trình quản lý đơn hàng ngành dệt may và những rủi ro có thể phát sinh để từ đó đề xuất những phương án giải quyết xử lí thích hợp và hiệu quả. Đồng thời, đưa ra những kiến nghị để hạn chế những rủi ro trong quá trình thực hiện đơn hàng tại công ty Dệt may Huế. 2. Mục tiêu nghiên cứu 2.1. Mục tiêu chung Trên cơ sở phân tích những rủi ro phát sinh trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại Công ty Cổ phần Dệt may Huế, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm hạn chế các rủi ro gặp phải, nâng cao hiệu quả của công tác quản trị rủi ro. 2.2. Mục tiêu cụ thể Hệ thống hóa các lý luận và thực tiễn về quản lý đơn hàng ngành dệt may và rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng kinh doanh xuất khẩu. Xác định những rủi ro và nguyên nhân rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng. Đề xuất các giải pháp để hạn chế rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng đối với bộ phận KếTrườnghoạch - Xuất nhập khĐạiẩu may chọcủa công tyKinh. tế Huế 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Các vấn đề liên quan đến rủi ro và quản lý rủi ro trong quá trình quản lý các đơn hàng tại bộ phận Kế hoạch – Xuất nhập khẩu may tại Công ty Cổ phần Dệt may Huế. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nội dung: Công tác quản trị rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng. SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 2
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Phạm vi thời gian: Số liệu sơ cấp gồm thông tin thu thập được từ 01/10/2018 đến 31/12/2018, số liệu thứ cấp gồm thông tin và dữ liệu qua các năm 2015-2018. Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu được thực hiện tại công ty Dệt may Huế. 4. Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu 4.1. Cách tiếp cận Quy trình nghiên cứu Tiếp cận vấn đề Thiết kế nghiên cứu Nghiên cứu Thiết kế bảng hỏi Cần điều chỉnh Ph ng v n ỏ ấ Ph ng v n chính th c chuyên gia ỏ ấ ứ Chấp nhận Xử lý, phân tích Kết luận Đề xuất giải pháp Thông qua nghiên cứu từ nhiều nguồn khác nhau: những đề tài nghiên cứu đã được thực hiện trước và những tài liệu khác có liên quan nhằm thu thập thông tin đưa vào phân tích vàTrường kiểm định các giả thuyĐạiết nghiên học cứu. Kinh tế Huế 4.2. Phương pháp nghiên cứu 4.2.1. Phương pháp thu thập dữ liệu 4.2.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp Tiếp cận các tài liệu về quản trị rủi ro của doanh nghiệp và những báo cáo kinh doanh trong vòng 3 năm vừa qua. Thu thập tài liệu từ các phòng ban của Công ty Cổ phần Dệt may Huế. SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 3
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Tham khảo các đề tài nghiên cứu đã được thực hiện. Tham khảo kết quả nghiên cứu, điều tra của những bộ phận, phòng ban của các tổ chức hoặc cá nhân đã thực hiện tại công ty Dệt may Huế. Tìm hiểu các tài liệu trên báo và Internet, những trang thông tin chính thức. 4.2.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp Đánh giá công tác quản trị rủi ro trong quản lý đơn hàng cần sự hiểu biết về lý thuyết và chuyên môn, để có thể đưa ra những kết luận chính xác và có thể ứng dụng vào thực tiễn, vậy nên cần được thực hiện thông qua 2 quá trình sau đây nhằm mục đích nắm bắt rõ tình hình quản trị rủi ro cũng như xác định những giải pháp hợp lý: Quá trình Phương pháp Nội dung Nghiên cứu sơ bộ Định tính Quan sát Phỏng vấn chuyên gia (n=7) → Xác định rủi ro, thiết kế bảng hỏi Nghiên cứu chính thức Định lượng Phỏng vấn bằng bảng hỏi (n=24) Điều tra phỏng vấn trực tiếp và xác định những rủi ro đặc thù → Nhập số liệu, phân tích, xử lý  Nghiên cứu sơ bộ: Thực hiện thông qua phương pháp nghiên cứu định tính và thống kê mô tả. Nghiên cứu định tính được tiến hành bằng cách phỏng vấn chuyên gia bao gồm trưởng phòng, phó phòng và các nhóm trưởng các bộ phận quản lý đơn hàng nhằm xác định các rủi ro có thể có trong quá trình quản lý đơn hàng, sau đó xây dựng thang đo và thiết kế bảng hỏi. Mục đích: xác định rủi ro có thể xảy ra và xây dựng bảng hỏi, đánh giá về độ tin cậy của thang đo và tiến hành điều chỉnh CáchTrường thức tiến hành: Trư Đạiớc tiên, chọcần phải xác Kinh định những tế rủi roHuế có thể xuất hiện trong quá trình quản lý đơn hàng bằng phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình quản lý đơn hàng tại doanh nghiệp Quan sát gián tiếp thông qua những báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh hay doanh số cuối kì SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 4
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Sau đó thông qua phương pháp phỏng vấn chuyên gia để xác định những rủi ro đặc thù và xây dựng thang đo. Mẫu nghiên cứu gồm: 1 trưởng phòng, 2 phó phòng và 4 nhân viên cấp cao thuộc các bộ phận trong các khâu quản lý đơn hàng.  Nghiên cứu chính thức: thực hiện bằng phương pháp nghiên cứu định lượng, sau đó tiến hành thống kê mô tả những thông tin thu thập được từ bảng hỏi, cùng với phân tích sâu, xử lý dữ liệu bằng Excel, SPSS. Bước nghiên cứu này nhằm tiến hành phân tích và tiến hành đánh giá các rủi ro. Phỏng vấn bằng bảng hỏi: Mẫu nghiên cứu gồm tất cả 24 nhân viên và nhà quản trị thuộc bộ phận Kế hoạch - xuất nhập khẩu may. Tiến hành phỏng vấn, đánh giá về phát hiện dấu hiệu của rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng và tìm hiểu nguyên nhân, sau đó thực hiện phân tích số liệu thu thập được. 4.2.2. Phương pháp tổng hợp và phân tích Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: là phương pháp thu thập thông tin qua sách báo, tài liệu, internet nhằm lựa chọn những khái niệm và ý tưởng cơ bản làm cơ sở lý luận cho đề tài. Những thông tin được quan tâm trong phương pháp này là cơ sở lý thuyết liên quan đến vấn đề rủi ro trong quá trình sản xuất được đăng tải qua tài liệu nghiên cứu và các khóa luận đã được bảo vệ trước đây. Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: là phương pháp sử dụng trí tuệ, khai thác ý kiến đánh giá của các chuyên gia có trình độ cao trong lĩnh vực rủi ro để xem xét, nhận định một vấn đề, một rủi ro từ đó tìm ra giải pháp tối ưu cho vấn đề, rủi ro đó. Chuyên gia ở đây làTrường nhân viên quản lí, Đại các anh chhọcị tổ trư ởKinhng. Sau khi nhtếận dHuếạng được một số dạng rủi ro, tôi sẽ sử dụng phương pháp này để nhờ các chuyên gia đánh giá mức độ nghiêm trọng và tần suất xuất hiện các rủi ro đó. Phương pháp phân tích: sau khi nhận dạng được các rủi ro và lấy được ý kiến của các chuyên gia thì tiến hành phân tích và tìm nguyên nhân dẫn đến từng dạng rủi ro, tần SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 5
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh suất xuất hiện được đánh giá như thế nào? Mức độ nghiệm trọng có cao hay không? Từ đó đưa ra giải pháp cho từng dạng rủi ro. 4.2.3. Công cụ xử lý số liệu Nghiên cứu đã xử lý số liệu bằng phần mềm SPSS và phần mềm Excel 5. Mô hình nghiên cứu đề xuất Nhận diện rủi ro Đánh giá rủi ro Xác định nguyên nhân Đề xuất phương án cải thiện Phân loại rủi ro Nhận diện rủi ro: Phát hiện các sự kiện có thể ảnh hưởng đến việc quản lý và thực hiện đơn hàng của doanh nghiệp. Đánh giá rủi ro: Đánh giá khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của các rủi ro, xem xét các biện pháp kiểm soát rủi ro. Xếp hạng các rủi ro để xác định mức độ ưu tiên quản lý dựa trên bộ tiêu chí đo lường được lượng hóa gắn với giá trị cụ thể cho khả năng xảy ra của rủi ro và mức độ ảnh hưởng. Phân loại rủi ro: Dựa vào đặc điểm của rủi ro để phân loại vào những quá trình liên quan trong quản lý đơn hàng Trường Đại học Kinh tế Huế Xác định nguyên nhân: Từ sự đánh giá rủi ro, xác định các nguyên nhân gây nên rủi ro, tìm hiểu nguồn gốc và đặc điểm của những nguyên nhân đó, về tần suất và khả năng ứng phó Đề xuất giải pháp: SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 6
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Xác định các biện pháp, xây dựng các kế hoạch hành động và giám sát cụ thể nhằm giảm rủi ro xuống mức có thể chấp nhận được. Các phương án ứng phó rủi ro tương ứng với mức độ rủi ro và tần suất xảy ra 6. BỐ CỤC Bố cục của khóa luận gồm có 3 phần: PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương 1: Cơ sở lý luận về rủi ro trong quản lý đơn hàng ngành dệt may trong doanh nghiệp Chương 2: Phân tích rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại công ty Cổ phần Dệt may Huế Chương 3: Giải pháp hạn chế rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại Cổ phần Dệt may Huế PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 7
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương 1. Cơ sở lý luận về rủi ro trong quản lý đơn hàng ngành dệt may trong doanh nghiệp 1.1. Các khái niệm về rủi ro 1.1.1. Định nghĩa rủi ro Nhiều nhà kinh tế học trên thế giới và của Việt Nam đã nghiên cứu và đưa ra một số định nghĩa, khái niệm về rủi ro nhưng đến nay vẫn chưa có một khái niệm cụ thể nào được chấp nhận rộng rãi. Nhưng chung quy lại ta thấy rằng những định nghĩa từ các nghiên cứu đó có thể được chia làm hai trường phái lớn: trường phái truyền thống và trường phái hiện đại 1.1.1.1. Theo quan điểm truyền thống Rủi ro được hiểu là một trạng thái ngoài tầm kiểm soát, xảy ra một cách ngẫu nhiên, không thể tính toán được và mang tính chất tiêu cực, gắn liền với những tổn thất về người và tài sản; là điều không mong muốn, khó khăn hoặc điều không chắc chắn có thể xảy ra. Một số định nghĩa được đã được đưa ra như: “Rủi ro là sự bất trắc, gây ra mất mát, thiệt hại” (Nguyễn Hữu Thân - Phương pháp mạo hiểm và phòng ngừa rủi ro trong kinh doanh). Theo Douglas Hubbard trong cuốn How to Measure Anything: “Rủi ro là một tình trạng của sự không chắc chắn khi mà một vài lựa chọn cho ra kết quả thua lỗ, thảm bại hoặc không mong muốn”. Tóm Trường lại, rủi ro theo quan Đại điểm truyhọcền thố ngKinh là những thitếệt h ạHuếi, mất mát, nguy hiểm và đặc biệt là không thể tính toán và đo lường trước được những gì sẽ diễn ra trong thực tế. 1.1.1.2. Theo quan điểm hiện đại Để đáp ứng cho sự phát triển ngày càng rộng lớn, với các hoạt động được tổ chức thực hiện ở quy mô lớn, tiềm ẩn những rủi ro có tác động nghiêm trọng, có rất nhiều SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 8
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh những nghiên cứu chuyên sâu về rủi ro đã được thực hiện nhằm tìm hiểu nguyên nhân, đưa ra các biện pháp phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro. Theo quan điểm hiện đại, rủi ro không chỉ là những điều gây bất lợi mà bao gồm tất cả những kết quả nằm ngoài dự tính, nghĩa là có thể mang lại lợi ích và cũng có thể gây thiệt hại cho chủ thể. Theo tác giả của cuốn Risk Management and Insurance, William và Michael Smith đã khẳng định rằng: “Rủi ro là những biến động tiềm ẩn ở những kết quả”. Trên quan điểm này, một số học giả đã đưa ra những định nghĩa chi tiết, về khả năng, cách thức quản trị rủi ro cũng như khẳng định rằng rủi ro có thể ước lượng, tính toán và đo lường, theo học giả người Mỹ Frank Knight thì “Rủi ro là những bất trắc có thể đo lường được”. Bên cạnh đó, Inrving Pferfer cho rằng: “Rủi ro là sự tổng hợp của những sự ngẫu nhiên có thể đo lường bằng xác suất”. Tổng hợp lại từ các nghiên cứu, ta có được định nghĩa hoàn chỉnh theo quan điểm hiện đại, rủi ro là sự bất trắc có thể đo lường được, vừa mang tính chất tích cực, vừa mang tính chất tiêu cực. Nếu tích cực nghiên cứu rủi ro thì ta có thể tìm ra những biện pháp phòng ngừa, hạn chế những rủi ro tiêu cực, đón nhận những cơ hội và mang lại kết quả tốt đẹp cho tương lai. 1.1.2. Phân loại rủi ro 1.1.2.1. Dựa vào tính chất của kết quả Rủi ro thuần túy: tồn tại khi có một nguy cơ tổn thất nhưng không có cơ hội kiếm lời, hay nói cách khác là rủi ro trên đó không có khả năng có lợi cho chủ thể. Rủi ro suy đoán (rủi ro suy đoán, rủi ro đầu cơ): tồn tại khi có một cơ hội kiếm lời cũng như mTrườngột nguy cơ tổn thất, Đạihay nói cách học khác là Kinhrủi ro vừa có tếkhả năngHuế có lợi, vừa có khả năng tổn thất. Khác với rủi ro thuần túy, rủi ro suy đoán có thể tác động đến kết quả ở một trong ba trạng thái là gia tăng lợi ích, thiệt hại tổn thất hoặc không bị ảnh hưởng gì. Đây là loại rủi ro gắn liền với khả năng thành bại trong hoạt động đầutư, kinh doanh, đầu cơ. SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 9
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh 1.1.2.2. Dựa vào khả năng phân tán rủi ro Rủi ro có khả năng phân tán: là rủi ro có thể giảm bớt tổn thất thông qua những thỏa hiệp đóng góp (như tài sản, tiền bạc) và chia sẻ rủi ro. Rủi ro không có khả năng phân tán: là những rủi ro mà những thỏa hiệp, đóng góp về tiền bạc hay tài sản không có tác dụng gì đến việc giảm bớt tổn thất cho những người tham gia vào quỹ đóng góp chung. Rủi ro riêng biệt: là dạng rủi ro chỉ tác động đến một hoặc một vài chủ thể chứ không tác động đến toàn bộ các chủ thể cho dù cùng hoạt động trong một môi trường như nhau. Nguyên nhân của loại rủi ro này xuất phát từ điều kiện chủ quan và khách quan của từng chủ thể riêng biệt. Rủi ro thị trường: là những rủi ro phát sinh từ những nguyên nhân khách quan, ngoài tầm kiểm soát của chủ thể. Khi rủi ro thị trường xuất hiện thì nó sẽ tác động đến toàn bộ, không loại trừ đối tượng nào. Tác động của rủi ro thị trường thường rất lớn, khó lường, ảnh hưởng đến cả nền kinh tế. 1.1.2.3. Dựa vào nguồn phát sinh rủi ro Rủi ro do môi trường tự nhiên: đây là nhóm rủi ro do các hiện tượng thiên nhiên gây ra. Những rủi ro này thường dẫn đến những thiệt hại về người và của, làm cho doanh nghiệp bị tổn thất nặng nề. Rủi ro do môi trường văn hóa: rủi ro do môi trường văn hóa là những rủi ro do sự thiếu hiểu biết về phong tục, tập quán, tín ngưỡng, lối sống, nghệ thuật, đạo đức, của dân tộc khác, từ đó dẫn đến cách hành xử không phù hợp, gây ra thiệt hại, mất mát về thị phần, khách hàng, mất cơ hội kinh doanh. Các rủi ro văn hóa đến từ hàng loạt những điều không nhất Trườngquán, thiếu hòa hợ pĐại giữa các họcmối quan Kinhhệ giữa các hotếạt đ ộHuếng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp với các yếu tố khác như: các giá trị, chuẩn mực văn hóa, đạo đức, các thói quen, Và trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới, toàn cầu hóa đang diễn ra khá nhanh chóng, nếu không nghiên cứu về văn hóa của dân tộc khác, nguy cơ gặp rủi ro ngay trên chính quê hương mình là khá cao. SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 10
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Rủi ro môi trường xã hội: sự thay đổi các chuẩn mực giá trị, hành vi con người, cấu trúc xã hội, các định chế, Là một nguồn rủi ro quan trọng. Loại rủi ro này có thể gây ra những hậu quả nặng nề nếu như doanh nghiệp không biết và không có sự chuẩn bị từ trước. Rủi ro do môi trường chính trị: môi trường chính trị có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kinh doanh. Môi trường chính trị ổn định sẽ giảm thiểu rất nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Khi một chính thể mới ra đời có thể sẽ làm đảo lộn hoạt động của nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Trong kinh doanh quốc tế, ảnh hưởng của môi trường chính trị ngày càng lớn. Chỉ có những ai biết nghiên cứu kỹ, nắm vững và có chiến lược, sách lược thích hợp với môi trường chính trị không chỉ ở nước mình mà còn ở nước đến kinh doanh thì mới có thể gặt hái được thành công rực rỡ. Rủi ro do môi trường luật pháp: có rất nhiều rủi ro phát sinh từ hê thống luật pháp. Luật pháp đề ra các chuẩn mực mà mọi người phải thực hiện và các biện pháp trừng phạt những ai vi phạm. Luật pháp đảm bảo sự công bằng cho các doanh nghiệp, chống lại sự cạnh tranh không lành mạnh. Nhưng xã hội phát triển, tiến hóa, nếu các chuẩn mực luật pháp không phù hợp với bước tiến của xã hội thì sẽ gây ra rủi ro. Ngược lại, nếu luật pháp thay đổi quá nhiều, quá thường xuyên, không ổn định, cũng gây ra những khó khăn rất lớn. Khi luật pháp thay đổi, các tổ chức, cá nhân không nắm vững thay đổi, không theo kịp những chuẩn mực mới chắc chắn sẽ gặp rủi ro. Rủi ro do môi trường kinh tế: trong điều kiện hội nhập và toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, mặc dù mỗi nước có môi trường kinh tế vận động theo môi trường chính trị, nhưng ảnh hưởng của môi trường kinh tế chung của thế giới đến từng nước là rất lớn. Mọi hiện tưTrườngợng diễn ra trong môiĐại trường họckinh tế đ ềKinhu ảnh hưởng tếtrực tiHuếếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp gây ra những rủi ro bất ổn. Rủi ro do môi trường công nghệ - kỹ thuật, thông tin: kỹ thuật hiện đại và công nghệ sản xuất mới làm xuất hiện một số ngành nghề mới, đòi hỏi người lao động phải được trang bị những kiến thức và kỹ năng mới. Thêm vào đó nghề cũ mất đi phải có đào tạo lại, bồi dưỡng, nâng cao trình độ và giải quyết những người dôi ra. Khoa học kỹ thuật SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 11
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh hiện đại đã làm cho môi trường thông tin ngày càng phát triển và thông tin trở thành một nguồn lực mang tính chất sống còn đối với tổ chức. Rủi ro do hoạt động của doanh nghiệp: rủi ro do hoạt động của doanh nghiệp có thể xuất pháp dưới nhiều dạng như sản phẩm bị thu hồi, đình công, bãi công, 1.1.3. Nguyên nhân của các rủi ro 1.1.3.1. Những rủi ro do yếu tố khách quan Rủi ro do thiên tai: là những rủi ro do lũ lụt hạn hán, động đất, dịch bệnh tác động bất lợi đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hậu quả rủi ro do thiên tai mang lại thường rất nghiêm trọng ảnh hưởng nặng nề đến hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp. Thiệt hại do thiên tai gây ra là rất nghiêm trọng có nhiều doanh nghiệp phá sản vì rủi ro này. Rủi ro chính trị - pháp lý: đây là rủi ro mà các nhà kinh doanh nhất là doanh nghiệp kinh doanh quốc tế lo ngại nhất bởi vì trước khi xây dựng chiến lược kinh doanh quốc tế hay quyết định một hợp đồng nào doanh nghiệp cần dựa vào tình hình kinh tế - xã hội dựa trên các quyết định thuế và luật thuế Một biến động mạnh về chính trị - pháp lý xảy ra có thể làm đảo lộn mọi dự đoán của doanh nghiệp và làm doanh nghiệp thất bại. Rủi ro do lạm phát: lạm phát là sự tăng giá bình quân của hàng hóa. Các doanh nghiệp luôn gặp các rủi ro do biến động kinh tế. Rủi ro lạm phát là một điển hình trong các rủi ro biến động kinh tế. Khi lạm phát xảy ra ở mức độ cao thì hợp đồng gia công sẽ không còn ý nghĩa. Thời gian đến khi nhận được tiền hàng thanh toán từ phía nước ngoài khoảng 30-45 ngày. Do đó xác suất xảy ra lạm phát là rất lớn. Rủi ro hối đoái: là sự không chắc chắn về một khoản thu nhập hay chi trả do biến động tỷ giá Trườnggây ra, có thể làm tổĐạin thất đế nhọc giá trị hợ pKinh đồng dự kiế n.tế Huế Rủi ro do sự thay đổi chính sách ngoại thương: chính sách ngoại thương là một hệ thống nguyên tắc biện pháp kinh tế hành chính luật pháp nhằm điều tiết các hoạt động mua bán quốc tế của một nhà nước trong một giai đoạn nhất định. Hầu hết các chính sách ngoại thương của các nước thay đổi theo từng giai đoạn tùy thuộc theo mục đích, định hướng của nhà nước trong từng thời kỳ khác nhau. Sự thay đổi thường xuyên của các SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 12
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh định chế này là đe dọa lớn vì doanh nghiệp không chỉ chịu ảnh hưởng của chính sách trong nước mà còn bị ảnh hưởng nặng của chính sách ngoại thương của nước bạn. Trong số đó có thể là rủi ro do quy định hạn ngạch, thủ tục hải quan, thuế quan, quy định hành chính khác. 1.1.3.2. Những rủi ro do yếu tố chủ quan Rủi ro do thiếu vốn: để nâng cao khả năng cạnh tranh đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ. Song do thiếu vốn doanh nghiệp không đủ khả năng đổi mới công nghệ mở rộng quy mô sản xuất tối ưu. Từ đó không đủ sức mạnh cạnh tranh với đối thủ và mất thị phần. Ngoài ra rủi ro do thiếu vốn còn làm quá trình thực hiện hợp đồng gia công không được đảm bảo dẫn tới giao hàng chậm. Rủi ro do thiếu thông tin: việc thiếu thông tin sẽ dẫn tới những hậu quả khó lường cho doanh nghiệp. Đôi khi doanh nghiệp còn phải tiến hành hoạt động gia công của mình với những công ty ma đến khi không được thanh toán tiền hàng mới biết mình bị lừa. Hơn nữa việc không nắm bắt được biến động giá cả thị trường thế giới, nhiều doanh nghiệp đã ký hợp đồng với giá gia công thấp. Chính vì thế sự bùng nổ thông tin như hiện nay để nhận biết và tránh sai lệch thông tin là cách quan trọng nhất giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro có thể gặp phải. Rủi ro do năng lực quản lý kém: đây là rủi ro xem như không có phương thức hữu hiệu nào trị được. Một doanh nghiệp có năng lực quản lý kém sẽ liên tục gặp phải những rủi ro khác nhau sẽ dẫn tới việc chậm trễ trong quyết định giao hàng hoặc ký kết hợp đồng và quan hệ với khách hàng làm họ thất vọng. Rủi ro do thiếu trình độ chuyên môn nghiệp vụ: sự thiếu hiểu biết về luật pháp và tập quán kinhTrường doanh quốc tế mà Đại biểu hiệ n họclà sự hố giáKinh nhầm chất lưtếợng, Huế thiếu số lượng vi phạm giao kết trong hợp đồng Một khi trình độ nghiệp vụ của nhân viên còn yếu kém thì họ dễ dàng bị lừa và hậu quả là rủi ro phát sinh thường xuyên và liên tục. 1.2. Chi phí rủi ro SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 13
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Chi phí của rủi ro: là toàn bộ thiệt hại, mất mát về người và của trong việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro, bồi thường tổn thất quy bằng tiền, theo Ngô Quang Hưng và Cộng sự (1998). Chi phí tổn thất ước tính: khoản chi phí này chỉ thực sự phát sinh trong trường hợp rủi ro đã xảy ra, tuy nhiên người ta thường ước tính trước nhằm cân nhắc hiệu quả trong các quyết định rủi ro. Chi phí tổn thất được hiểu là toàn bộ những khoản mà doanh nghiệp phải bỏ ra để khắc phục hậu quả mà rủi ro gây ra. Chi phí tổn thất được xem là tảng băng vì nó được mọi người liên tưởng, đề cập đầu tiên khi nhắc đến chi phí rủi ro. Chi phí ngăn ngừa tổn thất: là toàn bộ các chi phí liên quan đến việc tập huấn, tuyên truyền, trang thiết bị kỹ thuật, những giải pháp đồng bộ trong quản trị rủi ro, nhằm ngăn chặn, phòng ngừa, tránh xảy ra những rủi ro và tổn thất. Chi phí bồi thường tổn thất: là toàn bộ chi phí chi trả do cam kết của nhà quản trị và thuộc trách nhiệm pháp lí của mình với người thứ ba khi gặp rủi ro mà tổn thất xảy ra. Chi phí chia sẻ rủi ro, tổn thất: là toàn bộ chi phí phải bỏ ra (mua bảo hiểm) để đánh đổi lấy sự an toàn hơn. Nếu gặp rủi ro mà tổn thất xảy ra thì được công ty bảo hiểm bồi hoàn thiệt hại. Đây là khoản chi phí khi tham gia bảo hiểm. Chi phí cho hoạt động quản lí rủi ro cho doanh nghiệp bao gồm: chi phí nhân công quản lí, chi phí đào tạo nghiệp vụ, chi phí xử lí sơ bộ nhằm làm cho rủi ro không nghiêm trọng hơn, không trở thành nguyên nhân của rủi ro tiếp theo. 1.3. Quản trị rủi ro 1.3.1. Khái niệm quản trị rủi ro Trong kinh doanh mọi quyết định quản trị đều đặt trong điều kiện có tồn tại rủi ro, và do vậy, mTrườngỗi quyết định qu ảnĐại trị nói chunghọc đều cóKinh liên quan hotếặc đHuếều được tính đến việc quản trị rủi ro. Ranh giới giữa quản trị rủi ro và quản trị nói chung vì vậy khó được phân biệt rõ ràng. Chúng ta có thể tiếp cận khái niệm quản trị rủi ro dưới bốn góc độ. Thứ nhất, xem quản trị rủi ro là một phần trong hoạt động quản trị nói chung. SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 14
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Lúc này, quản trị rủi ro là một quá trình quản trị (hoạch định, tổ chức, kiểm tra và cải tiến) các nguồn lực và các hoạt động nhằm làm giảm đến mức thấp nhất các hậu quả của những thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp với chi phí chấp nhận đuợc. Thứ hai, xem quản trị rủi ro như là quá trình ra quyết định. Trong trường hợp này, quản trị rủi ro được định nghĩa là “Quá trình tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện, liên tục và có hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro, đồng thời tìm cách biến rủi ro thành những cơ hội thành công” (Đoàn Thị Hồng Vân,2009). Thứ ba, nghiên cứu quản trị rủi ro trong mối quan hệ lợi ích, chi phí. Lúc này quản trị rủi ro được xem là những hoạt động nhằm từng bước làm giảm đến mức thấp nhất những chi phí về rủi ro – dưới tất cả các hình thức – và làm cực đại những lợi ích của rủi ro. (Nguyễn Quang Thu, 1998). Cuối cùng, có thể tiếp cận khái niệm quản trị rủi ro dưới gốc độ phạm vi xử lý rủi ro. “Quản trị rủi ro là quá trình xử lý các rủi ro thuần túy một cách có hệ thống, khoa học và toàn diện thông qua các hoạt động nhận diện và đánh giá rủi ro, xây dựng và thực thi các kế hoạch phòng ngừa, ngăn chặn rủi ro xảy ra, thực hiện việc kiểm soát, giảm thiểu những tổn thất gây ra cho doanh nghiệp mỗi khi xảy ra rủi ro cũng như dự phòng về tài chính để bù đắp các tổn thất đó” (Nguyễn Thị Quy, 2006). 1.3.2. Vai trò của quản trị rủi ro - Quản trị rủi ro là hoạt động giúp nâng cao khả năng ngăn ngừa và phòng tránh rủi ro, thông qua đó nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. - HạnTrường chế, giảm thiểu nh Đạiững tác đhọcộng bất l ợKinhi, những hậu tếquả phátHuế sinh do rủi ro gây ra, duy trì hoạt động ổn định cho doanh nghiệp và cho cả nền kinh tế. - Khoanh vùng tổn thất khi xảy ra rủi ro và ngăn chặn những hậu quả gián tiếp của rủi ro. Để phát huy vai trò của công tác quản trị rủi ro trong doanh nghiệp, nhà quản trị rủi ro phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây: SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 15
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh - Xây dựng các quy trình, tiêu chuẩn để phát hiện, nhận dạng các rủi ro tiềm ẩn, đặc thù của doanh nghiệp. Xây dựng phương pháp đánh giá, đo lường mức độ rủi ro, xếp loại các rủi ro theo thứ tự ưu tiên để quản trị. - Đề xuất các biện pháp quản trị rủi ro cụ thể tương ứng với các dạng rủi ro. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kiểm soát, ngăn chặn rủi ro, cảnh báo sớm những nguy cơ xảy ra rủi ro để hạn chế những tổn thất đáng tiếc. - Tư vấn cho ban giám đốc doanh nghiệp trong việc xây dựng và thực hiện chương trình tài trợ rủi ro trong kinh doanh. 1.4. Tổng quan về công tác quản lý đơn hàng ngành dệt may 1.4.1. Khái quát chung về quản lý đơn hàng Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý đơn hàng nói chung, là sự quản trị toàn bộ quá trình kinh doanh đơn hàng liên quan đến chủng loại hàng hóa hay loại hình dịch vụ nào đó, từ khâu bắt đầu thiết lập đơn hàng đến khi hoàn tất, sao cho đảm bảo yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng, mà hai bên đã cam kết. Nhiệm vụ chung trên được kết hợp thực hiện bởi bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý đơn hàng và bộ phận sản xuất. Trong đó, bộ phận quản lý đơn hàng là cầu nối quan trọng để hoàn thành mục tiêu sản xuất kinh doanh đã đề ra. Tuy nhiên, tùy theo quy mô của từng công ty mà bộ phận quản lý đơn hàng có thể tách riêng với bộ phận kinh doanh hay kiêm luôn chức năng của bộ phận này để triển khai thực hiện toàn bộ đơn hàng một cách hoàn chỉnh. Họ cũng chịu trách nhiệm chính về doanh thu và sự tồn tại của công ty. Đơn Trườnghàng ngành dệt may Đạilà những học hợp đồ ngKinh sản xuất s ảntế ph ẩmHuế may cụ thể: áo khoác, quần, váy, đầm, áo kiểu, trang phục thể thao, quàn áo bảo hộ lao động, trang phục lót, balo, túi xách, Quản lý đơn hàng ngành dệt may là chuỗi công tác thực hiện thông qua quá trình làm việc với khách hàng bắt đầu từ giai đoạn thương mại, ký kết đơn hàng, phát triển mẫu sản phẩm, tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, triển khai và kiểm soát toàn bộ đơn SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 16
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh hàng cho đến khi hoàn thành sản phẩm theo đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng và đúng thời gian giao hàng đã kí kết trên hợp đồng. 1.4.2. Chức năng của bộ phận quản lý đơn hàng Là những người chịu trách nhiệm chính, là cầu nối giữa khách hàng-công ty, bộ phận-bộ phận để có thể tiếp nhận, xử lý, chuyển giao và truyền đạt thông tin từ phía khách hàng, nhà cung cấp và các bộ phận có liên quan một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo sản xuất luôn được tiến hành một cách liên tục, tránh sự trì hoãn. Duy trì hoạt động động sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận thu được. Tạo thuận lợi cho các bộ phận khác sắp xếp, bố trí công việc, triển khai và hoàn thành đơn hàng ở mức độ tốt nhất. Tạo dựng mối quan hệ và làm hài lòng các yêu cầu của khách hàng. Xây dựng hình ảnh, uy tín cho công ty. 1.4.3. Các hình thức quản lý đơn hàng 1.4.3.1. Hình thức quản lý trực tuyến Là hình thức quản lý chia theo từng nhóm nhỏ, mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một số đơn hàng của những khách hàng nhất định. Đứng đầu nhóm là nhóm trưởng, nhóm trưởng sẽ thực hiện theo dõi, giám sát công tác quản lý đơn hàng của các thành viên trong nhóm, giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trong nhóm không thể tự giải quyết được. 1.4.3.2. Hình thức quản lý theo chức năng Là hìnhTrường thức phân chia nhânĐại sự theo học từng nhóm Kinh công tác chuyêntế Huế môn khác nhau. Các bộ phận chức năng được phân chia theo tính chất của tổ chức. Các nhân viên được phân chia nhiệm vụ trong các bộ phận chức năng theo lĩnh vực chuyên sâu mà họ am hiểu. Bộ phận công nghệ: Phát triển các loại sản phẩm may cho đến khi được khách hàng chấp nhận. SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 17
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Bộ phận cung ứng: Tìm kiếm nhà cung cấp nguyên phụ liệu, đặt mua nguyên phụ liệu cho đơn hàng, theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo kế hoạch vào sản xuất cho nhà máy. Bộ phận điều độ đơn hàng: Theo dõi quá trình sản xuất, kiểm tra lượng nguyên phụ liệu cần thiết cho dây chuyền sản xuất, theo dõi quá trình đóng gói, bốc dở hàng hóa, xuất khẩu cho khách hàng. Bộ phận kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng, cập nhật báo cáo năng suất, báo cáo tiến độ. Theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, cân đối nguyên phụ liệu, chuẩn bị bảng màu, tài liệu kỹ thuật cho sản xuất. Bộ phận xuất khẩu - marketing: Tìm kiếm khách hàng, liên lạc và cung cấp thông tin cho khách hàng. Theo dõi công nợ, quá trình thanh lý đơn hàng và quyết toán hợp đồng. 1.4.3.3. Hình thức quản lý theo sản phẩm Là hình thức tổ chức theo nhóm chuyên trách từ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, quy trình công nghệ gần giống nhau. Theo hình thức này, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ chia theo nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sẽ quản lý theo loại nhóm sản phẩm. 1.4.3.4. Hình thức quản lý theo địa lý Là hình thức quản lý đơn hàng mà bộ phận phụ trách sản phẩm có trách nhiệm hoạt động trên nhiều thị trường khác nhau về sản phẩm đó. Bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phân chia kháchTrường hàng theo từng Đại khu vực đhọcịa lý để qu Kinhản lý. Mỗi khách tế hàng Huếở các khu vực địa lý khác nhau sẽ có những yêu cầu về sản phẩm khác nhau.Vì vậy quản lý đơn hàng theo khu vực sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt những yêu cầu của khách hàng về sản phẩm cần sản xuất. 1.4.4. Đặc điểm của công tác quản lý đơn hàng ngành dệt may SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 18
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Tính thích nghi và thay đổi: Chịu ảnh hưởng trực tiếp từ xu hướng thời trang của từng mùa, từng đối tượng khách hàng, đối tượng người tiêu dùng, từng khu vực địa lý mà tính chất đơn hàng sẽ liên tục thay đổi về thành phần vải, màu sắc, kiểu dáng, phụ liệu trang trí, quy cách may, Cho nên, đòi hỏi người nhân viên quản lý đơn hàng phải có khả năng nắm bắt, thích nghi và thay đổi liên tục để đáp ứng yêu cầu công việc. Tính phụ thuộc: Đặc thù của ngành dệt may ở nước ta là chủ yếu thực hiện theo hình thức gia công cho khách hàng nước ngoài, lệ thuộc vào nguồn cung cấp nguyên phụ liệu và sự chỉ định của khách hàng. Do đó, trong quá trình thực hiện đơn hàng, đặc biệt là những khách hàng khó tính, đòi hỏi phải tuân thủ tuyệt đối mọi yêu cầu của khách hàng về chủng loại chất liệu nguyên phụ liệu sử dụng, nguồn cung cấp, tiêu chuẩn kỹ thuật, phương thức giao hàng, Tuy nhiên, nếu mọi sự cải tiến chủ yếu về mặt kỹ thuật trong khi thực hiện đơn hàng mang lại hiệu quả và năng suất cao hơn mà không ảnh hưởng đến thiết kế, cấu trúc và chất lượng sản phẩm, không phát sinh chi phí và quan trọng là khách hàng không thể phát hiện, dựa trên bề ngoài sản phẩm, thì có thể áp dụng thẳng cho nhà máy. Trường hợp khách hàng có thể phát hiện, nên báo lại với khách hàng để xin ý kiến. Ngoài ra, sự phụ thuộc này còn thể hiện rõ rệt hơn từ nguyên nhân chủ quan ở cách quản lý, phẩm chất cá nhân của cấp trên. 1.4.5. Vai trò của công tác quản lý đơn hàng Bộ phận quản lý đơn hàng là cầu nối quan trọng để hoàn thành mục tiêu sản xuất kinh doanh đã đề ra. Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ trực tiếp xử lý các tình huống, theo dõi, giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện sản xuất đơn hàng, làm việc với các bộ phận nhằTrườngm truyền đạt thông Đại tin về mã học hàng cũng Kinh như việc s ảtến xu ấtHuế đơn hàng. Công tác quản lý đơn hàng làm việc với khách hàng và nhà cung cấp tốt sẽ giúp quá trình thực hiện sản xuất được tiến hành tốt, mang lại doanh thu, lợi nhuận cũng như uy tín cho công ty. Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ quyết định việc có được những đơn hàng cho sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất được thuận lợi thông qua làm việc, trao đổi với khách hàng cũng như nhà gia công, xưởng may. SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 19
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Quản lý đơn hàng cũng quan trọng không kém công đoạn chăm sóc và quản lý khách hàng. Làm tốt quá trình này giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng mối quan hệ lâu bền với khách hàng, tăng hiệu quả kinh doanh đồng thời đẩy mạnh uy tín thương hiệu trong lòng khách hàng. Đây cũng là vấn đề then chốt giúp doanh nghiệp tồn tại và cạnh tranh với các doanh nghiệp đối thủ 1.5. Những dấu hiệu rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng Quy trình quản lý đơn hàng thường được chia ra thành 5 quá trình chính, đó chính là ký kết đơn hàng, lập kế hoạch sản xuất, cung ứng nguyên phụ liệu, điều độ sản xuất, giao hàng và thu tiền. Mỗi quá trình đều đóng một vai trò quan trọng và đều mang những dấu hiệu rủi ro riêng, nghiên cứu cụ thể rủi ro của mỗi quá trình sẽ giúp cho công tác quản trị rủi ro trở nên 1.5.1. Rủi ro trong quá trình ký kết đơn hàng Quá trình giao dịch và tìm kiếm đơn hàng là quá trình khởi đầu, quyết định sự hợp tác lâu dài với một khách hàng của công ty. Rủi ro trong quá trình này có thể dẫn đến tình trạng đơn hàng không thể kí kết hoặc công ty không thể tiếp tục làm việc với khách hàng. Nghiên cứu tập trung vào 4 dấu hiệu rủi ro điển hình, thường xuyên xảy ra trong các doanh nghiệp ngành dệt may. Hợp đồng bị sai sót là một trong những rủi ro mà các doanh nghiệp luôn gặp phải, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng về sản lượng, mối quan hệ với khách hàng, hay thậm chí là quyền lợi của những bên ký kết hợp đồng. Buổi ký kết hợp đồng gặp bất trắc sẽ dẫn đến việc thương thuyết, thảo luận và cùng làm viTrườngệc trong một hợp đồĐạing sẽ trở họcnên khó khănKinh hơn, sự chutếẩn Huếbị không chu đáo sẽ khiến cho niềm tin của khách hàng vào doanh nghiệp bị rạn nứt. Bởi vì kinh doanh thường dựa vào sự tin tưởng lẫn nhau, vậy nên khi mất khách hàng niềm tin, thường dễ dẫn đến thay đổi về quan điểm hoặc trầm trọng hơn là việc ký kết hợp đồng sẽ bị hủy bỏ. Việc bất đồng ý kiến trong thỏa thuận hợp đồng kinh doanh là một trong những rủi ro thường xuyên xảy ra khi mỗi công ty khi ký kết hợp đồng đều đưa ra những yêu cầu để SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 20
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh đảm bảo quyền lợi cũng như tối đa hóa lợi ích của công ty, vì vậy nên không đáp ứng được yêu cầu từ mỗi bên liên quan là một trong những rủi ro điển hình trong quá trình ký kết hợp đồng, dẫn đến cuộc thương lượng không hồi kết hoặc hợp đồng không được ký. Thông tin đơn hàng bị sai lệch là một trong những sai lầm mà những doanh nghiệp có đối tác làm việc là công ty nước ngoài thường hay mắc phải, bởi vì các đơn hàng và hợp đồng thường sử dụng ngoại ngữ để có thể giao tiếp và thỏa thuận, nhưng việc hiểu được những hợp đồng thì phụ thuộc vào trình độ ngoại ngữ của nhân viên. Vì vậy việc truyền đạt thông tin từ những hợp đồng đến những đơn hàng của khách hàng là một việc quan trọng và thường xảy ra rủi ro ở các doanh nghiệp. 1.5.2. Rủi ro trong quá trình lập kế hoạch sản xuất Để có thể quản lý chặt chẽ và tận dụng tối đa khả năng sản xuất của nhà máy, giai đoạn lập kế hoạch cần được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác, phòng ngừa triệt để các rủi ro có thể xảy ra vì có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Nghiên cứu tập trung vào 4 rủi ro chủ yếu ở quá trình này. Kế hoạch sản xuất bị sai sót vì những lý do khách quan và chủ quan, dẫn đến việc lượng sản phẩm của đơn hàng không đạt yêu cầu hoặc bị xáo trộn. Không thể đáp ứng được yêu cầu sản xuất của hợp đồng có thể bắt nguồn từ bộ phận cung ứng hoặc bộ phận mẫu cung cấp vật liệu và tư liệu bị sai sót, khiến cho sản xuất bị trì trệ, tăng thêm chi phí không đáng có, mất thời gian, giảm sản lượng. Kế hoạch sản xuất bị thay đổi đột ngột bởi khách hàng hoặc từ chính quyết định kinh doanh của công ty, là một trong những rủi ro gây hậu quả lớn nhất, kéo theo việc kế hoạch bị xáo trộn. Kế hoTrườngạch sản xuất bị trì Đại trệ thườ nghọc bắt ngu ồKinhn từ những btếộ ph ậHuến liên quan khác khiến cho đơn hàng chưa thể thực hiện, trì trệ sản xuất sẽ dẫn đến gia tăng chi phí, giảm năng suất thực hiện đơn hàng, mất niềm tin của khách hàng vì đơn hàng 1.5.3. Rủi ro trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 21
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Cung ứng nguyên phụ liệu là quá trình trực tiếp ảnh hưởng đến sản xuất, vậy nên khi quá trình cung ứng nguyên phụ liệu xảy ra rủi ro thì mọi quá trình sản xuất sau đó đều gặp sự cố, đặc biệt nghiêm trọng hơn là sự gia tăng chi phí khi nguyên phụ liệu lưu kho bị lỗi, toàn bộ trách nhiệm đều thuộc về doanh nghiệp nhận gia công sản phẩm Đặt hàng nguyên phụ liệu bị sai sót là một trong những rủi ro cơ bản và thường xuyên bị mắc phải trong quá trình này, với số lượng đơn hàng lớn cùng lượng nguyên phụ liệu phải cung cấp cho sản xuất rất đa dạng về chủng loại nên sai sót là điều khó có thể tránh khỏi. Mặc dù vậy nhưng rủi ro lại không cao vì có thể được khắc phục bằng cách liên hệ với nhà cung cấp hoặc sửa chữa đơn hàng ngay tại công ty bởi bộ phận trực tiếp đặt hàng. Nguyên phụ liệu nhập kho không đúng yêu cầu là một trong những rủi ro cần phải phát hiện ngay tại thời điểm xảy ra vì khó có thể khắc phục sự cố nếu hàng hóa đã được nhận và trách nhiệm hoàn toàn thuộc về bên mua, bên chấp nhận lưu trữ hàng hóa dẫn đến việc gia tăng chi phí không đáng có. Việc theo dõi lượng nguyên phụ liệu còn lại và lượng cần thiết là điều quan trọng nhất để không dẫn đến rủi ro không đủ nguyên phụ liệu để cung ứng sản xuất, khiến cho quy trình sản xuất bị trì trệ, việc đặt thêm nguyên phụ liệu tốn rất nhiêu thời gian nên sẽ kéo theo hậu quả kéo dài ngày hoàn thành và giao hàng cho đối tác. Nguyên phụ liệu lưu kho gặp sự cố là rủi ro quan trọng nhất trong quá trình này, khi nguyên phụ liệu đã nhập kho thì toàn bộ trách nhiệm bảo quản và quản lý đều thuộc về doanh nghiệp, vì vậy nên lượng chi phí phát sinh sẽ tương đương với lượng hàng hóa bị hư hỏng hay không đạt yêu cầu sản xuất. 1.5.4. Rủi roTrường trong quá trình đi ềĐạiu độ sản xuhọcất Kinh tế Huế Quá trình điều độ sản xuất được thực hiện sau giai đoạn lập kế hoạch và cung ứng nguyên phụ liệu được hoàn thành, giữ trách nhiệm đốc thúc nhà máy và các chuyền sản xuất đúng tiến độ và đảm bảo việc giao hàng đúng thời điểm. Rủi ro xảy ra trong bộ phận điều độ thường gây hậu quả không lớn. SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 22
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Phiếu giao nhiệm vụ bị sai sót là rủi ro được đánh giá ít tổn thất và ít xảy ra nhất, vì thường sẽ có một bộ phận khác của dây chuyền sản xuất đối chiếu lại phiếu giao nhiệm vụ và kế hoạch sản xuất cùng đơn hàng rồi mới cho công nhân tiến hành thực sản xuất sản phẩm. Đơn hàng không sản xuất kịp tiến độ thường sẽ khiến cho doanh nghiệp mất đi sự tin tưởng của khách hàng, bởi sự đánh giá không chuyên nghiệp về mặt quản lý của cấp trên đối với nhà máy sản xuất. Đóng gói là công đoạn cuối cùng của sản xuất, được quy định bởi khách hàng và sự chấp thuận của doanh nghiệp. Rủi ro đóng gói sai quy cách thường ít xảy ra bởi sự quản lý và kiểm tra chặt chẽ của các bộ phận kiểm duyệt sau sản xuất. Hàng lên tàu bị trễ lịch đã xác nhận thường bắt nguồn từ phía bộ phận quản lý, khi nhân viên không thể đốc thúc sản xuất hay tăng tiến độ sản xuất cho kịp chỉ tiêu đặt ra của kế hoạch. 1.5.5. Rủi ro trong quá trình giao hàng và thu tiền Giao hàng và thu tiền là công đoạn kết thúc của một đơn hàng, quản lý tốt rủi ro thuộc về quá trình này sẽ giúp cho doanh nghiệp phát triển tốt mối quan hệ với khách hàng Thành phẩm được vận chuyển đi giao hàng cho khách hàng gặp sự cố thường bắt nguồn từ nguyên nhân khách quan, về phương tiện vận chuyển, thời tiết, địa hình, Rủi ro này thường được khách hàng xem xét và cùng nhau tìm ra phương án thích hợp cho cả hai bên nên không dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Giao hàng không đúng thời gian là rủi ro thường hay xảy ra của các hợp đồng ngắn hạn, doTrường sự cấp bách của đơnĐại hàng vàhọc khó th ựKinhc hiện sản xu ấtết kị p Huếthời của bộ phận sản xuất gây nên. Khách hàng không thanh toán và thời hạn trả bị khách hàng kéo dài là hai rủi ro thường gây nên hậu quả nghiêm trọng trong giai đoạn này, hậu quả của nó khiến cho doanh nghiệp bị ứ đọng vốn hoặc thậm chí là không thể thu hồi được nợ. Nguyên nhân SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 23
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh của rủi ro bắt nguồn từ phía khách hàng và phương án giải quyết cực kì khó, có thể kéo theo việc doanh nghiệp mất đốt tác kinh doanh nếu không được xử lý khôn khéo 1.6. Một số kinh nghiệm thực tiễn của các doanh nghiệp dệt may về quản trị rủi ro trong quản lý đơn hàng Theo khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Thị Thu Hiền thuộc Đại học Kinh tế Huế vào năm 2016, công ty Scavi đã gặp một số rủi ro trong quản lý đơn hang như sau  Bộ phận Thương mại tại công ty Scavi của nhóm khách hàng HBI nhận được phản hồi từ khách hàng rằng đã phát hiện đơn hàng X106531, mã hàng YPBLA3, số lượng 52353 cái sai quy cách đóng gói. Bộ phận hoàn thành đặt ngược bao J-Board vào Vinyl bag dẫn đến nhã EPC cũng bị dán sai vị trí. Nguyên nhân được xác định là khi làm mẫu để chuyển cho bộ phận quản lý chất lượng của khách hàng HBI kiểm tra thì bộ phận Hoàn thành làm mẫu đúng. Tuy nhiên, khi đóng hàng thực tế lại đóng sai do không đọc kỹ quy cách bao bì khi đóng hàng và làm theo quán tính. Đồng thời, bộ phận Kiểm tra chất lượng sản phẩm của nhà máy khi kiểm tra mẫu đóng gói của bộ phận Hoàn thành đã không kiểm soát kỹ nên đã đồng ý sai mẫu đóng gói. Và bộ phận QC của khách hàng HBI cũng không phát hiện ra lỗi sai khi kiểm hàng. Hậu quả là đóng sai quy cách bao bì của cả ba đơn hàng X106531, X107014, X107012 với tổng số lượng 84165 sản phâm đã xuất hàng. Phía khách hàng đề nghị công ty Scavi Huế phải gửi nguyên phụ liệu để đóng gói lại toàn bộ số lượng hàng trên và chi trả tổng tất cả các chi phí có phát sinh (chi phí vận chuyển nguyên phụ liệu, chi phí thuê nhân công để đóng gói). Đây làTrường một rủi ro vô cùng Đại nghiêm trhọcọng đã x ảKinhy ra tại công tytế Scavi Huế Huế, không chỉ tốn một khoản chi phí rất lớn cho việc đền bù mà quan trọng hơn đó là uy tín của công ty đối với khách hàng. Bài học hữu ích đó chính là công tác quản trị rủi ro càng phải được chú trọng và đặt lên hàng đầu đối với những doanh nghiệp lớn, luôn luôn kiểm tra, kiểm soát và phòng ngừa rủi ro xảy ra đối với đơn hàng là điều rất cần thiết phải được thực hiện. Nếu có sự lơ SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 24
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh là không cảnh giác hoặc thực hiện công tác quản trị không đúng thì có thể gây nên rủi ro với hậu quả khó lường.  Tại công ty Scavi, trong quá trình sản xuất đơn hàng của khách hàng Merkava, mã hàng GSS – LT02 màu Khaki và L/Grey với số lượng hợp đồng là 10.000 hàng. Nguyên nhân được xác định rằng trong quá trình may của công nhân, vì đây là mã hàng đầu tiên nên công nhân may chưa quen tay, đã xảy ra tình trạng tháo sửa hàng và ép sai vị trí nhãn logo. Giải pháp khắc phục được thực hiện đó chính là chuyền tiến hành làm biên bản sự cố kỹ thuật có sự xác nhận của chuyền trưởng để bộ phận Thương mại giải quyết, cấp bổ sung nhãn logo cho chuyền.  Cũng tại công ty Scavi với đơn hàng Merkava, mã hàng GSS – ST03 màu S/Blue, số lượng hợp đồng là 1500 hàng. Nguyên nhân là do trong quá trình phân xưởng cắt cắt bán thành phẩm, xảy ra sự cố bán thành phẩm bị hỏng tương ứng với số lượng của từng kích thước. Giải pháp khắc phục đó chính là phân xưởng cắt kịp thời báo cáo với bộ phận Thương mại để giải quyết, kiểm tra để xác nhận sự cố trên là đúng thực tế, tiến hành cân đối số lượng NPL còn tồn kho để cấp gấp vải cho phân xưởng cắt. Với những rủi ro như trên, việc quản trị rủi ro tốt, giải quyết kịp thời sẽ khiến cho chi phí về thời gian và tài sản dùng để khắc phục sự cố được giảm thiểu. Vì vậy công tác quản trị rủi ro trong đơn hàng phải được thực hiện thật tốt và bởi tất cả các bộ phận liên quan đến quản lý đơn hàng chứ không chỉ những nhân viên cấp cao, nhằm phát triển bền vững về mọTrườngi mặt. Đại học Kinh tế Huế SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 25
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Chương 2. Phân tích rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại công ty Cổ phần Dệt may Huế 2.1. Tổng quan về công ty Dệt may Huế 2.1.1. Tổng quan về công ty Dệt may Huế Tên tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ Tên giao dịch quốc tế: HUE TEXTILE GARMENT JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt : HUEGATEX Địa chỉ: 122 Dương Thiệu Tước - Phường Thủy Dương – Thị xã Hương Thủy – Tỉnh Thừa Thiên Huế. Điện thoại: (84).234.3864337 - (84).234.3864957 Fax: (84).0234.3864.338. Website: Huegatex.com.vn Công ty Cổ phần Dệt May Huế (Huegatex) là thành viên của tập đoàn Dệt May Việt Nam. Công ty chuyên sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm sợi, vải dệt kim, hàng may mặc; nguyên phụ liệu, thiết bị ngành dệt may doanh thu hàng năm gần 1.800 tỷ đồng, trong đó xuất khẩu hơn 70%. Là đơn vị trực thuộc Tập đoàn Dệt may Việt Nam, năm 2017, Công ty Cổ phần Dệt may Huế tiếp tục duy trì tốc độ tăng trưởng và mở rộng quy mô. Với kim ngạch xuất khẩu đạt gần 84 triệu USD, doanh thu 1.672 tỷ đồng, lợi nhuận đạt 56 tỷ đồng và đảm bảo việc làm ổn định cho trên 4 ngàn lao động. Dự kiến Tết Nguyên đán 2018, đơn vị sẽ chi 30 tỷ đồTrườngng thưởng tết với m ứĐạic thưởng học1,5 tháng lương/ngưKinhời chotế lao Huế động. Theo Phó Tổng giám đốc công ty Nguyễn Văn Phong, trong khi ngành Dệt may cả nước đang gặp khó khăn về thị trường tiêu thụ thì sản phẩm của doanh nghiệp vẫn được các đối tác đánh giá cao và lựa chọn, trong đó đã ký được nhiều đơn hàng giá trị từ các nước như Hoa Kỳ, Hàn Quốc, Ai Cập Hiện nay tỷ lệ đơn hàng Giao hàng lên tàu SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 26
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh (FOB) chiếm tới 40%, đây là điều kiện thuận lợi để nâng cao giá trị sản xuất, tăng lợi nhuận, tạo tiền đề để doanh nghiệp tiếp tục đầu tư các dự án mới. Sản phẩm của công ty hiện nay đang được xuất khẩu sang Mỹ, Nhật Bản, Eu, Đài Loan, Hàn Quốc (đối với hàng may mặc); Thổ Nhĩ Kỳ, Ai Cập, Bồ Đào Nha (đối với sản phẩm sợi) và được bán rộng rãi trên thị trường nội địa. sản phẩm Công ty nhiều năm được bình chọn hàng Việt Nam chất lượng cao, giải thưởng sao vàng đất Việt và các giải thưởng khác. Công ty Dệt may Huế có một đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghề, tạo ra sản phẩm đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng, hiện nay đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng được chứng nhận về trách nhiệm tuân thủ các tiêu chuẩn xã hội trong sản xuất hàng may mặc (SA-8000) của các khách hàng lớn tại Mỹ như: Perry Ellis, Sears, Hansae, Li & Fung, Jc Penny, Kohl's, Valley View, Regatta, Có chứng nhận của tổ chức Wrap và chương trình hợp tác chống khủng bố của hải quan Hoa Kỳ và Hiệp hội Thương mại ( CT-PAT ). Huegatex chủ trương mở rộng hợp tác với mọi đối tác trong và ngoài nước thông qua các hình thức liên doanh, hợp tác kinh doanh; gọi vốn các nhà đầu tư chiến lược để hợp tác lâu dài trên tinh thần bình đẳng các bên cùng có lợi. Sứ mệnh Phát triển bền vững cùng các doanh nghiệp trong Tập đoàn Dệt May Việt Nam, cung cấp sản phẩm may mặc và dịch vụ theo chuẩn mực quốc tế. Sáng tạo và đa dạng sản phẩm mang tính thời trang phục vụ cho mọi tầng lớp người tiêu dùngTrường trong và ngoài nưĐạiớc. học Kinh tế Huế Vừa kinh doanh, vừa hướng dẫn tiêu dùng trong nước phù với bản sắc văn hóa Việt Nam. SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 27
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Tầm nhìn của Huegatex Trở thành một trong những Trung tâm Dệt May của Khu vực miền Trung và của cả nước, có thiết bị hiện đại, môi trường thân thiện, tăng trưởng bền vững và hiệu quả hàng đầu trong ngành Dệt May Việt Nam. Phương châm của Huegatex Năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp, tận tâm, minh bạch, hiện đại; Mọi hoạt động đều hướng đến khách hàng. Người lao động được quyền phấn đấu, cống hiến làm việc hết mình, được quyền hưởng thụ đúng với chất lượng, hiệu quả của cá nhân đóng góp, được quyền tôn vinh cá nhân xuất sắc, lao động giỏi. Triết lý kinh doanh Khách hàng luôn là trọng tâm trong việc hoạch định chính sách và chiến lược; Làm đúng ngay từ đầu Đoàn kết, hợp tác, chia sẻ, trách nhiệm xã hội; An toàn, hiệu quả, bền vững và chuẩn mực quốc tế (Nguồn: Trang web huegatex.com.vn) 2.1.2. Phương thức sản xuất Công ty Dệt may Huế hoạt động sản xuất và kinh doanh theo phương thức vừa sản xuất dưới nhãn hiệu của công ty để phân phối đến người tiêu dùng, vừa thực hiện gia công dưới nhãn hiệu của công ty khác thông qua các hợp đồng thực hiện gia công trọn gói từ thiết kTrườngế mẫu mã, tìm kiế mĐại nguồn nguyên học phụ Kinhliệu tới sản xu tếất và Huếgiao hàng tới kho của khách hàng. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 28
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Trường Đại học Kinh tế Huế Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ cơ cấu tổ chức SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 29
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty gồm có Ông Nguyễn Bá Quang là Chủ Tịch và ba thành viên quản trị và Ông Hồ Ngọc Lan, Ông Nguyễn Ngọc Bình và Ông Trần Hữu Phong, đại điện Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục tiêu, chính sách, chiến lược và quyền lợi của hội đồng cổ đông. Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do Luật pháp, điều lệ Công ty và các quy chế của Công ty. Ban kiểm soát: Là cơ quan do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban giám đốc. Ban lãnh đạo: Tổng Giám Đốc Công ty có quyền quyết định tất cả các vấn đề liên quan trực tiếp đến tình hình hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các Phó Tổng Giám đốc và Giám Đốc điều hành là người giúp việc cho Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các phần việc phụ trách, chủ động giải quyết những công việc đã được Tổng Giám đốc ủy quyền và phân công theo chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ của Công ty. Ngoài ra, còn có Đại diện lãnh đạo và Kế toán trưởng thường xuyên làm việc, bàn bạc với Tổng Giám Đốc về phương hướng và chính sách phát triển của công ty. Phòng Kế hoạch – xuất nhập khẩu may: Phụ trách chính đối với mặt hàng may và tham mưu cho Ban giám đốc về kế hoạch thực hiện để đạt hiệu quả cao nhất. Xây dựng kế hoạch sản xuất theo từng tháng, quý, năm trên cơ sở năng lực hiện có và tình hình thị trường. Tổ chức tiếp nhận vật tư, tổ chức sản xuất, tiến độ thực hiện, theo dõi thực hiện hợp đồng. Trường Đại học Kinh tế Huế Phòng Kinh doanh: Có chức năng tương tự phòng Kế hoạch xuất nhập khẩu, chỉ khác là Phòng Kinh doanh chuyên phụ trách chính mặt hàng sợi. Phòng Kỹ thuật – đầu tư: Xây dựng, triển khai các chiến lược đầu tư tổng thể và lâu dài, xây dựng kế hoạch đầu tư mua sắm, sửa chữa thiết bị phụ tùng, lắp đặt thiết bị mới. Xây dựng ban hành hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật và theo dõi thực hiện rà SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 30
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh soát, hiệu chỉnh ban hành định mức mới. Tổ chức nghiên cứu đề xuất các giải pháp kỹ thuật đảm bảo ổn định sản xuất và mang lại hiệu quả. Phòng nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công tác quản lý lao động, an toàn lao động, xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu phát triển Công ty. Thực hiện các nhiệm vụ về hành chính văn phòng đáp ứng kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty và các phòng nghiệp vụ. Nghiên cứu các chế độ chính sách của Nhà nước để áp dụng thực hiện trong Công ty. Giải quyết các chế độ đối với người lao động. Xây dựng các nội quy, quy chế của Công ty theo luật lao động. Phòng Quản lý chất lượng:Tham mưu cho Ban giám đốc về các giải pháp để thực hiện tốt công tác kỹ thuật trong từng công đoạn sản xuất, quản lý định mức tiêu hao nguyên phụ liệu. Xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, tham mưu trong công tác lựa chọn khách hàng. Xây dựng mục tiêu chiến lược chung trong toàn Công ty. Phòng Tài chính – Kế toán: Lập kế hoạch về việc sử dụng và quản lý nguồn tài chính, phân tích các hoạt động kinh tế nhằm bảo toàn vốn của Công ty, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý tài chính của Nhà nước. Ngoài ra, còn thực hiện thanh, quyết toán các chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về các chế độ quản lý tài chính tiền tệ, thực hiện công tác xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm. Phòng Điều hành may: Đảm bảo việc kiểm tra nguyên phụ liệu kịp thời theo quy định, đúng chất lượng và chính xác về số lượng. Xây dựng kế hoạch sản xuất cho 3 nhà máy May đảm bảo sản lượng sản xuất ra đáp ứng nhu cầu đơn hàng. Đảm bảo việc quyết toán và hoànTrường trả nguyên phụ liĐạiệu còn th ừhọca của các Kinh đơn hàng gia tế công Huế (nội địa và xuất khẩu) được hoàn thành trong thời gian quy định. Và đảm bảo không để xảy ra tình trạng sai sót, nhầm lẫn trong việc giao hàng. Nhà máy sợi; Nhà máy Dệt nhuộm; Nhà máy may 1,2,3: Trực tiếp sản xuất theo kế hoạch của công ty. Đảm bảo các mặt hàng sản xuất ra đáp ứng kịp thời tiến độ và chất lượng yêu cầu, tiết kiệm chi phí bỏ ra. Phân công nhiệm vụ hợp lý cho các nhân viên để đạt hiệu quả tối đa. SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 31
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Ban bảo vệ: Giám sát nội quy ra vào Công ty, tổ chức đón tiếp khách hàng đến giao dịch tại Công ty, kiểm tra giám sát ghi chép chi tiết khách hàng và hàng hóa, vật tư ra vào Công ty; bảo vệ tài sản Công ty, kiểm tra giám sát công tác phòng cháy chữa cháy, công tác bảo vệ quân sự đáp ứng một cách nhanh nhất khi tình huống xấu xảy ra. Ban đời sống: Chịu trách nhiệm cao nhất trong đơn vị trước Tổng giám đốc và Giám đốc điều hành, phụ trách về công tác phục vụ bữa ăn cho công nhân viên trong Công ty. Trạm Y tế: Có chức năng chăm sóc sức khỏe công nhân viên trong Công ty. Cửa hàng Kinh doanh giới thiệu sản phẩm: Trực tiếp giới thiệu sản phẩm, mẫu mã các mặt hàng của Công ty cho khách hàng. Nhanh chóng cập nhật, nắm bắt thông tin về mã sản phẩm, các mẫu mới được sản xuất ra của Công ty. 2.1.4. Tình hình lao động Số lượng lao động của công ty không có sự thay đổi lớn, cụ thể là từ năm 2015 đến 2017 thì lượng lao động giảm đi 24 người, từ 3950 xuống còn 3936 lao động. Nhưng trình độ học vấn chung của công nhân có sự thay đổi rõ rệt, lượng lao động có trình độ đại học tăng 12 người từ năm 2015 đến 2017, tương đương với 6.18%, đạt 5.26% trên tổng lao động có trình độ đại học và 15.68% có trình độ cao đẳng, trung cấp trở lên. Bảng 2.1.1 - Bảng tình hình lao động qua các năm 2015-2017 So sánh Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Chỉ tiêu 2016/2015 2017/2016 SL % SL % SL % SL % SL % Tổng số lao động 3950 100 3960 100 3936 100 10 0.25 -24 -0.61 Phân loại theo giới tính Nam Trường1241 31.42 Đại1233 học31.14 1184Kinh30.08 tế-8 Huế-0.64 -49 -3.97 Nữ 2709 68.58 2727 68.86 2752 69.92 18 0.66 25 0.92 Phân loại theo tính chất công việc Trực tiếp 3570 90.38 3573 90.23 3535 89.81 3 0.08 -38 -1.06 GIán tiếp 380 9.62 387 9.77 401 10.19 7 1.84 14 3.62 Phân loại theo trình độ chuyên môn Đại học 195 4.94 202 5.10 207 5.26 7 3.59 5 2.48 Cao đẳng, trung cấp 402 10.18 416 10.51 410 10.42 14 3.48 -6 -1.44 Phổ thông 3353 84.89 3342 84.39 3319 84.32 -11 -0.33 -23 -0.69 SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 32
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Nhà máy là đơn vị trực tiếp sản xuất do vậy trong cả 3 năm, lực lượng lao động trực tiếp luôn chiếm tỷ lệ cao. Năm 2017 lao động trực tiếp ở công ty chiếm 89.81% tổng lao động của nhà máy, giảm đi 35 lao động so với năm 2015, do sức ép lớn đến từ nhiệm vụ phải hoàn thành trong ngày cùng với áp lực, đòi hỏi trình dộ công nhân phải ngày càng hoàn thiện và phải chịu được áp lực đến từ nhà quản trị khi có những đơn hàng lớn, vì vậy nên luôn có một lượng công nhân thuyên chuyển mỗi năm, trong đó chủ yếu là công nhân có trình độ học vấn thấp. Lao động chưa qua đào tạo chiếm đến khoảng 85% toàn lao động trong nhà máy, đó là vì công việc ở nhà máy cần số lượng lớn công nhân phụ trách những công việc không đòi hỏi trình độ, với mức lương thấp. Tuy nhiên, vấn đề công nhân chưa qua đào tạo đang là vấn nạn chung của các doanh nghiệp Việt Nam, nó làm ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công việc. Trong năm 2017, cơ cấu lao động phân theo giới tính thì số lượng công nhân nữ là 2752 người chiếm 69.92% tổng số lao động của toàn nhà máy, số lượng nam chiếm 1184 người tương ứng 30.08%. Điều này cũng dễ hiểu, vì công việc tại nhà máy chủ yếu là may nên phù hợp với nữ hơn là nam, và lao động nam thì phần lớn làm những công việc như bốc dở hàng, vận chuyển, dệt nhuộm, do đó mà số lượng lao động nữ chiếm nhiều hơn số lượng lao động nam. 2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Dệt may Huế giai đoạn 2015-2017 Bảng 2.1.2 - Bảng tình hình sản xuất kinh doanh qua các năm 2015-2017 Stt Chỉ tiêu 2015 2016 2017 1 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 1,480,822 1,478,313 1,653,863 2 Giá vốn hàng bán 1,309,807 1,341,165 1,508,276 3 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (1-2) 171,015 137,148 145,588 4 Doanh thuTrường hoạt động tài chính Đại học Kinh10,101 tế 10,405Huế 10,275 5 Chi phí tài chính 20,052 19,033 14,174 6 Chi phí bán hàng 51,545 52,198 55,374 7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 53,209 26,851 39,823 L 8 ợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 56,311 49,472 46,493 (3+(4-5)-(6+7)) 9 Lợi nhuận khác 398 3,155 3,894 10 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (8+9) 56,709 52,626 50,387 11 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 44,064 42,778 40,602 SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 33
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh 2.1.6. Tình hình nhân sự phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may Phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may là bộ phận phụ trách chính đối với mặt hàng may và tham mưu cho Ban giám đốc về kế hoạch thực hiện để đạt hiệu quả cao nhất. Xây dựng kế hoạch sản xuất theo từng tháng, quý, năm trên cơ sở năng lực hiện có và tình hình thị trường. Tổ chức tiếp nhận vật tư, tổ chức sản xuất, tiến độ thực hiện, theo dõi thực hiện hợp đồng. Hiện tại, tổng nhân sự của phòng là 24 người, trong đó gồm có 1 trưởng phòng, 2 phó phòng, 4 trưởng nhóm và 17 nhân viên. Trong toàn bộ nhân sự của phòng, 100% nhân viên có trình độ học vấn từ cử nhân trở lên, trong đó có 4 nhân viên trình độ thạc sĩ trở lên, chiếm 16.7%, điều này chứng tỏ mặt bằng chung về học vấn của nhân viên khá cao. Về thâm niên làm việc, hiện đang có tổng số 12 nhân viên có thời gian làm việc dưới 5 năm, chiếm 50% số lượng nhân viên của phòng và đều là nhân viên trẻ, có độ tuổi dưới 35, đảm nhiệm những công việc cần sự năng động và khả năng thích ứng tốt như giao tiếp với khách hàng, nhân viên sản xuất hoặc xử lý sự cố xảy ra trong quản lý đơn hàng. Bên cạnh đó, 50% nhân viên còn lại có thâm niên làm việc trên 5 năm, gồm 6 người từ 5- 10 năm thâm niên, 3 người từ 11-15 năm thâm niên và 3 người đã làm việc trên 16 năm tại công ty, đảm nhiệm vị trí quan trọng trong công ty và trong công tác quản lý đơn hàng. 2.2. Quy trình quản lý đơn hàng của Bộ phận Kế hoạch - xuất nhập khẩu may tại công ty Dệt may Huế Bước 1: Tiếp nhận tài liệu và kiểm tra thông tin liên quan đến đơn hàng ChuyênTrường viên Cung ứng Đại và chuyên học viên Đi ềKinhu độ nhận tài tế liệu Huế của đơn hàng từ chuyên viên Marketing gồm: Xác nhận đơn hàng (BC), Tài liệu hướng dẫn quy cách kỹ thuật may (PDM), Mẫu thiết kế may (CAD) áo, bảng tính giá thành, mẫu vải rồi xem kỹ các tài liệu và nắm bắt đặc điểm sản phẩm: nguyên liệu, chủng loại, yêu cầu in, thêu, giặt sau đó tiến hành chuẩn bị đầu vào cho đơn hàng và đốc thúc khách hàng gửi PO hoặc ý kiến phản hồi. SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 34
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Khi nhận được PO từ khách hàng, chuyên viên Điều độ phải kiểm tra đối chiếu PO với BC xem có trùng khớp các thông tin khách hàng, mã hàng, số lượng, màu, giá tiền, tổng giá trị, ngày giao hàng, rồi báo lại với chuyên viên Marketing để kiểm tra và xác nhận lại với khách hàng nếu có khác biệt, đồng thời thông báo với chuyên viên cung ứng và cập nhật phần mềm hệ thống quản lý đơn hàng Bravo trong mục đơn đặt hàng bán nếu có sự thay đổi. Bước 2: Chuẩn bị nguyên phụ liệu sản xuất đơn hàng 1. Chuẩn bị Nguyên liệu - Trong vòng 02 ngày kể từ ngày nhận được BC, PDM, từ chuyên viên Marketing, khách hàng và sau khi kiểm tra các thông tiên liên quan, chuyên viên Cung ứng gửi email đề nghị Phòng quản lý chất lượng ban hành định mức nguyên liệu. - Chuyên viên Điều độ lập phiếu giao nhiệm vụ sản xuất trình Trưởng/ Phó Phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu (KHXNK) May xem xét, Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt và gửi cho các nhà máy và các đơn vị liên quan. (07 ngày đối với đơn hàng sử dụng vải nội địa, 03 ngày sau ngày nhận được thông báo định mức của Phòng quản lý chất lượng). - Chuyên viên Điều độ tiến hành lập các mã vật tư thành phẩm, tạo hợp đồng và nhập chi tiết đơn đặt hàng bán vào phần mềm Bravo, đồng thời lập phiếu giao nhiệm vụ (ngoài bản giấy đã gửi cho các đơn vị) trên phần mềm. a) Đối với đơn hàng Giao hàng lên tàu (FOB) sử dụng nguyên liệu nhập khẩu a.1) Dựa vào thông báo định mức nguyên liệu của Phòng quản lý chất lượng, chuyên viênTrường Cung ứng lập bả ngĐại tổng hợ phọc nhu cầu nguyênKinh liệu trongtế vòngHuế 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo định mức chuyển chuyên viên Điều độ kiểm tra chéo, trình Trưởng/ Phó Phòng KHXNK May xem xét. a.2) Theo sự chỉ định của khách hàng và căn cứ vào bảng tổng hợp nhu cầu nguyên liệu đã được Trưởng/ Phó Phòng KHXNK May phê duyệt, chuyên viên Cung ứng gửi mail đặt hàng cho nhà cung ứng và yêu cầu nhà cung ứng gửi xác nhận đã nhận đơn SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 35
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh hàng trong vòng 24h và gửi Hóa đơn sơ khởi (PI) trong vòng 7 ngày kể từ thời gian gửi mail. Đồng thời lập mã vật tư nguyên phụ liệu và chạy nhu cầu nguyên phụ liệu của đơn hàng trên hệ thống phần mềm Bravo. a.3) Khi nhận được PI, chuyên viên Cung ứng tiến hành kiểm tra số lượng giữa PI với số lượng đơn đặt hàng, kiểm tra về giá cả, tiến độ giao hàng và phương thức thanh toán. Sau khi kiểm tra PI từ nhà cung ứng, chuyên viên Cung ứng trình Trưởng/ Phó Phòng KHXNK May xem xét, Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty xác nhận PI. Trong quá trình giao dịch, yêu cầu nhà cung ứng gửi nguyên liệu đồng bộ để may mẫu thử ( đối với đơn hàng Dillard), mẫu PP ngay khi Dải màu được khách hàng duyệt, gửi vải cho nhà cung cấp phụ liệu để kiểm tra phụ liệu và gửi kết quả kiểm tra vải cho khách hàng để lấy nội dung làm nhãn. - Nếu nhà cung ứng yêu cầu mở LC cho lô hàng, chuyên viên Cung ứng lập đề nghị nhập khẩu nguyên liệu và chuyển cho Bộ phận Nhập khẩu để làm thủ tục mở LC. - Nếu nhà cung ứng chấp nhận thanh toán bằng TT, chuyên viên Cung ứng lập đề nghị nhập khẩu nguyên liệu và thanh toán cho nhà cung ứng ngay khi nhận được hóa đơn thương mại và các bản sao chứng từ của lô hàng. a.4) Trong quá trình giao dịch về thời gian giao hàng đối với các lô hàng có nguyên liệu nhập khẩu, căn cứ theo thời gian đã xác nhận ban đầu, chuyên viên Cung ứng giao dịch, đàm phán để thời gian giao nguyên liệu về kịp tiến độ sản xuất - lên chuyền. Trường hợp đặc biệt do yêu cầu của đơn hàng và nhà cung cấp cần phải gộp chung các đợt giao hàng để đặt hàng, hạn chế chi phí (phải đặt hàng – nhận hàng về sớm) thì chuyên viênTrường cần phải giải trình đĐạiể Tổng Giámhọc đốc/ PhóKinh Tổng Giám tế đố c HuếCông ty xem xét, phê duyệt trước khi đặt hàng. Khi Nguyên liệu về cảng, chuyên viên Xuất khẩu sẽ thực hiện Quy trình làm thủ tục nhập khẩu được hướng dẫn tại Quy trình thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu. b) Đối với đơn hàng FOB sử dụng nguyên liệu trong nước SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 36
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Căn cứ vào số lượng của đơn hàng, Nhà máy Dệt Nhuộm tính toán chuẩn bị số lượng sợi & số lượng nguyên liệu thành phẩm cần thiết sản xuất cho đơn hàng dựa trên cơ sở định mức do Phòng quản lý chất lượng thông báo. Chuyên viên Điều độ lập mã vật tư nguyên liệu Dệt nhuộm, dựa trên định mức và chạy nhu cầu nguyên liệu của đơn hàng trên hệ thống phần mềm Bravo. c) Đối với đơn hàng gia công xuất khẩu/nội địa Chuyên viên điều độ lập mã vật tư nguyên phụ liệu đơn hàng gia công, dựa trên định mức Phòng quản lý chất lượng chạy nhu cầu nguyên phụ liệu cho đơn hàng trên hệ thống phần mềm Bravo. Khi có nguyên phụ liệu hàng gia công về Công ty, Chuyên viên điều độ vào lệnh nhập nguyên phụ liệu trên hệ thống phần mềm quản lý Bravo để P. Điều Hành biết và theo dõi, cập nhật chi tiết nguyên phụ liệu vào phần mềm. Nếu đơn hàng có chuyển đi gia công với đơn vị bên ngoài, chuyên viên Điều độ vào bảng kế hoạch may trên hệ thống Bravo. 2. Chuẩn bị Phụ liệu: a) Ngay sau khi nhận được PO#, PO packing chuyên viên Cung ứng kiểm tra trên PO#, PO packing và PDM, phân loại phụ liệu nhập khẩu, phụ liệu trong nước; yêu cầu khách hàng gửi yêu cầu các loại phụ liệu và vị trí gắn phụ liệu b) Sau khi nhận được Trims & trims placement, chuyển thông tin cho Phòng Điều hành May biết chủng loại phụ liệu và nhà cung ứng đối với các loại phụ liệu Phòng Điều hành May chTrườngịu trách nhiệm đặ t Đạihàng (đã đưhọcợc phân công).Kinh tế Huế c) Đối với các loại phụ liệu có thể dùng chung, kiểm tra tồn kho tại Phòng điều hành các loại phụ liệu cần đặt thêm trước khi tiến hành đặt hàng Các Phụ liệu được đặt hàng theo định kỳ: Đạn nhựa, mex, móc treo, giấy đề can, chuyên viên Cung ứng kiểm tra nhu cầu đơn hàng, kiểm tra tồn kho, cân đối số lượng cần đặt và tiến hành đặt. SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 37
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh d) Đối với bao poly nhập khẩu, đề nghị Phòng Điều hành May thông báo quy cách ngay sau khi có thông tin về bao để chuyên viên Cung ứng đặt hàng (hoặc trước 45 ngày so với ngày giao hàng trên PO#). e) Đối với đơn hàng FOB sử dụng phụ liệu nhập khẩu: Sau khi nhận Trims & trims placement, chuyên viên Cung ứng tính toán nhu cầu cần đặt, tổng hợp các loại phụ liệu cần thiết cho đơn hàng chuyển chuyên viên cùng đội kiểm tra chéo, trình Trưởng/ Phó Phòng KHXNK May xem xét. - Sau khi lượng nhu cầu phụ liệu đã được Trưởng/Phó Phòng KHXNK May kiểm tra và xác nhận, chuyên viên Cung ứng giao dịch và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung ứng. Đề nghị nhà cung ứng gửi hóa đơn sơ khởi (PI) trong vòng 01 tuần sau khi gửi đơn đặt hàng. Ngay sau khi nhận được PI từ nhà cung ứng, chuyên viên Cung ứng kiểm tra nội dung PI so với booking. Trong quá trình giao dịch đặt hàng, chuyên viên Cung ứng phải yêu cầu nhà cung ứng gửi mẫu để may mẫu đối chuẩn bị sản xuất (PP). - Đối với phụ liệu nhãn ép nhiệt nhựa (heatseal), nếu là mã hàng mới, chuyên viên Cung ứng gửi vải (0,5 yard, với 1yard = 0.9144 mét) cho đơn vị sản xuất nhãn để kiểm tra nhãn heatseal; - Căn cứ vào đơn hàng xác nhận, tiến độ sản xuất, chuyên viên Cung ứng theo dõi tiến độ sản xuất của nhà cung ứng để đưa phụ liệu về đúng thời gian hợp lý; - Làm đề nghị nhập khẩu phụ liệu, hợp đồng và đề nghị chuyển tiền hoặc đề nghị mở thư tín dụng (L/C) để chuyển cho Phòng Tài chính Kế toán và gửi cho Nhóm Xuất Nhập khẩu để theo dõi. Theo dõi phòng Tài chính Kế Toán chuyển tiền theo ngày yêu cầu thanh toánTrường trên đề nghị nh ậĐạip khẩu, đhọcề nghị cung Kinh cấp L/C ho tếặc đi ệHuến chuyển tiền để thông báo cho nhà cung ứng. Khi phụ liệu về cảng, chuyên viên Xuất Nhập khẩu sẽ thực hiện Quy trình làm thủ tục nhập khẩu được hướng dẫn tại Quy trình thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu. f) Đối với đơn hàng FOB sử dụng phụ liệu trong nước: SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 38
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh - Đối với phụ liệu như nhãn heat seal, nhãn chú ý, nhãn treo (hangtag), tiến hành đặt hàng trong vòng 05 ngày kể từ khi có tiêu chuẩn phụ liệu. - Đối với nhãn chú ý và nhãn treo có thông tin UPF, theo dõi đốc thúc nhà cung ứng nguyên liệu/ Nhà máy Dệt nhuộm gửi vải đi kiểm tra các chỉ tiêu cơ, lý, hóa, của vải và yêu cầu gửi kết quả kiểm tra để biết được mã của nhãn chú ý và chỉ số UPF, báo cho nhà cung ứng nhãn làm mẫu gửi cho khách hàng duyệt và sản xuất đại trà. - Riêng đối với các loại phụ liệu khác như chỉ may, chỉ thêu, thùng carton, nhãn mã vạch (nhãn ID) (nhãn trắng và mực in do Phòng KHXNK May đặt hàng, nhãn do nhà máy in), bao poly trong nước, dây viền (dây dệt), đốc thúc Phòng Điều hành May đặt hàng đảm bảo tiến độ sản xuất và giao hàng. - Sau khi đặt hàng, chuyên viên Cung ứng phải theo dõi kiểm tra nhà cung ứng về tình hình cung ứng phụ liệu cho đơn hàng. Yêu cầu nhà cung ứng phải gửi hóa đơn Giá trị gia tăng đi cùng với hàng. - Ngay khi nhận được hóa đơn Giá trị gia tăng, chuyên viên Cung ứng phải kiểm tra các thông tin: tên Công ty, mã số thuế, ngày phát hành hóa đơn, nếu có sai lệch phải báo ngay với nhà cung ứng và yêu cầu phát hành lại hóa đơn. Sau khi nhận được hóa đơn đúng, phải ghi vào sổ số hóa đơn, Công ty phát hành hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn và phải chuyển hóa đơn cho Phòng Điều hành May để làm biên bản nghiệm thu cũng như nhập hàng. Sau đó đốc thúc Phòng Điều hành May chuyển hóa đơn cho Phòng Tài chính Kế toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày hóa đơn được phát hành. Quá trình giao hóa đơn giữa các bộ phận phòng ban liên quan cần có ký xác nhận vào sổ giao hóa đơn. g) ĐốTrườngi với đơn hàng gia Đạicông xuấ thọc khẩu/nộ i đKinhịa: Đốc thúc tếbên giaoHuế gia công giao phụ liệu theo đúng yêu cầu trong hợp đồng; Chuyển chứng từ nhập khẩu cho chuyên viên Xuất Nhập khẩu để làm thủ tục nhập đối với phụ liệu nhập khẩu hoặc làm thủ tục nhập kho đối với các lô hàng gia công nội địa. 3. Chuẩn bị bán thành phẩm in, thêu, giặt SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 39
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Trong trường hợp đơn hàng có yêu cầu in/thêu/giặt, chuyên viên Điều độ tiến hành các bước: Tìm kiếm, xem xét các nhà thầu phụ để có phương án gia công hợp lý; Gửi kế hoạch gia công in/giặt đầu tháng sau khi nhận kế hoạch chuyền từ P.Điều Hành May. 3.1. Soạn thảo các hợp đồng gia công bên ngoài như in/thêu/ giặt, trình Trưởng/ Phó Phòng KHXNK May xem xét; 3.2. Thông báo với Nhà máy May để chuẩn bị hàng đưa đi gia công in/thêu/ giặt, đồng thời theo dõi tiến độ gia công và xử lý các vấn đề liên quan đảm bảo các đơn hàng gia công giao hàng đúng tiến độ; 3.3. Làm các thủ tục giao nhận và vận chuyển hàng gia công với bên ngoài; Bước 3: Theo dõi tình hình thực hiện đơn hàng 1. Sau khi gửi phiếu giao nhiệm vụ, chuyên viên Điều độ theo dõi quá trình sản xuất gửi mẫu knit down, labdip, dải màu, mẫu phân tích vải của Nhà máy Dệt Nhuộm đối với các đơn hàng vải dệt nhuộm được sản xuất tại Nhà máy Dệt Nhuộm hoặc gia công trong nước. 2. Căn cứ vào báo cáo hàng ngày của Nhà máy Dệt Nhuộm, theo dõi quá trình cung ứng nguyên liệu của đơn hàng, chuyên viên Điều độ đôn đốc cung ứng nguyên liệu đáp ứng tiến độ sản xuất may và tiến độ giao hàng. 3. Theo dõi quá trình gửi mẫu thử, Bộ mẫu đầy đủ các kích thước, thêu, PP, mẫu đầu chuyền của Phòng Quản Lý Chất lượng và mẫu quảng cáo (AD) của Nhà máy May. 4. HàngTrường tuần, chuyên viên Đại cung ứ nghọc và chuyên Kinh viên đi ềutế độ kiHuếểm tra tình hình cung ứng nguyên phụ liệu các đơn hàng có trong kế hoạch sản xuất hàng tháng, cập nhật hàng tuần để chuyển chuyên viên Kế hoạch - Marketing tổng hợp gửi cho các đơn vị liên quan; Kiểm tra việc bố trí sản xuất đơn hàng theo kế hoạch sản xuất chuyền. 5. Đầu tuần, sau khi nhận điều chỉnh kế hoạch sản xuất chuyền may từ Phòng Điều hành May, chuyên viên Điều độ rà soát, hội ý, kiểm tra kế hoạch để đảm bảo các đơn SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 40
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh hàng đều được sắp xếp kế hoạch sản xuất và đạt tiến độ giao hàng như khách hàng đã xác nhận. Trường hợp chuyền nào có tình hình cung ứng nguyên phụ liệu, duyệt mẫu không đáp ứng được tiến độ lên chuyền Phòng Điều hành May đã sắp xếp, chuyên viên Điều độ cần thông tin lại để Phòng Điều hành May có sự điều chỉnh kế hoạch chuyền phù hợp. 6. Theo dõi tiến độ sản xuất của đơn hàng hàng ngày trên phần mềm hệ thống quản lý sản xuất hoặc báo cáo doanh thu, chi phí cắt, may và đóng gói hoàn chỉnh từ Phòng Điều hành May hàng ngày so với năng suất xây dựng kế hoạch chuyền dự kiến với năng suất thực tế, đề xuất và báo cáo Trưởng/ Phó Phòng KHXNK May kịp thời khi đơn hàng có nguy cơ không đáp ứng kịp tiến độ giao hàng yêu cầu. 7. Trong quá trình triển khai đơn hàng, chuyên viên Điều độ cần nắm bắt tình hình đơn hàng, thực hiện đầy đủ việc thông tin đến các đơn vị liên quan trong hệ thống bằng Email các thông tin liên quan đến đơn hàng để kịp thời phối hợp xử lý; Dựa trên thông tin, tình hình triển khai đơn hàng thực tế tại các đơn vị làm việc với khách hàng/nhà cung ứng/đơn vị gia công cũng như giải quyết các trở ngại nếu có để đảm bảo đơn hàng sản xuất – giao hàng đúng tiến độ. Bước 4: Chuẩn bị giao hàng 1. Đối với hàng FOB và gia công xuất khẩu Căn cứ vào yêu cầu thời gian giao hàng đã xác nhận với khách hàng, tiến độ sản xuất của đơn hàng, chuyên viên Điều độ tiến hành: a) Tính toán khối lượng, thể tích hàng dựa theo kích thước (quy cách) thùng carton của Phòng Quản lý Chất lượng ban hành trên phiếu công nghệ; Làm mẫu quy định đóng gói (PackingTrường list) cho đơn hàng Đại và chuy ểnhọc cho nhà Kinhmáy May để đóngtế hàngHuế và làm nhãn dán thùng. b) Đặt chỗ tàu/máy bay xuất hàng trước 14 ngày (đối với hàng FOB), 21 ngày (đối với hàng gia công xuất khẩu) so với ngày giao hàng kế hoạch hoặc theo thời gian quy định của hãng tàu; SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 41
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh c) Đăng ký lịch Kiểm tra chất lượng sản phẩm lần cuối cùng trước khi xuất hàng hàng tuần muộn nhất vào thứ 5 tuần trước đó; d) Lập kế hoạch xuất hàng của tuần kế tiếp và gửi cho Bộ phận Xuất khẩu, Phòng Điều hành May vào thứ bảy hàng tuần. e) Làm thông báo giao hàng gửi các nhà máy may và các đơn vị liên quan khi đã có xác nhận booking. Gửi Packing List chốt số lượng cuối cùng cho nhà máy, Phòng Kinh Doanh và Phòng Điều hành May để bốc hàng và làm các thủ tục xuất hàng 2. Đối với hàng gia công nội địa 2.1. Căn cứ vào yêu cầu thời gian giao hàng đã xác nhận với khách hàng, tiến độ sản xuất của đơn hàng, chuyên viên Điều độ tiến hành làm Packing list chuyển Nhà máy May để đóng hàng, làm thông báo giao hàng gửi các nhà máy và các đơn vị liên quan 2.2. Thông báo Phòng Kinh doanh, Phòng Điều Hành May chuẩn bị phương tiện vận chuyển hoặc liên hệ đơn vị vận tải bên ngoài nếu các đơn vị trong Công ty không có khả năng đáp ứng Bước 5: Giao hàng 1. Đối với hàng FOB và gia công xuất khẩu - Sau khi nhận thông báo giao hàng và booking từ chuyên viên Điều độ, chuyên viên Xuất khẩu gửi booking cho hãng vận chuyển để đề nghị điều container đến Công ty đóng hàng theo đúng thời gian như thông báo giao hàng; lấy các thông tin số container, số xe, tên tài xế, để khai báo và liên lạc. - NgayTrường sau khi xe container Đại đóng học hàng xong, Kinh Chuyên viêntếXu Huếất khẩu yêu cầu Phòng Điều hành May cung cấp trọng lượng thực tế của hàng để khai báo Xác định khối lượng container chứa hàng (VGM: Verified Gross Mass) cho hãng tàu. - Sau khi có đầy đủ thông tin và số lượng chốt giao hàng, Chuyên viên xuất nhập khẩu thực hiện khai báo hải quan theo Quy trình thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu. SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 42
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh 2. Đối với hàng gia công nội địa - Đến thời điểm giao hàng như đã thông báo, chuyên viên Điều độ chốt số lượng với nhà máy may, thông báo lại cho Phòng Điều hành May để bốc hàng và làm thủ tục xuất hàng. - Theo dõi hàng xuất cho đến khi hàng đến địa điểm xuất hàng (cảng hoặc kho của đơn vị giao gia công.) Chuyên viên Điều độ cập nhật các bước công việc (làm Packing list, đặt tàu, ngày Kiểm tra lần cuối, ngày xác nhận tàu cũng như ngày xuất hàng thực tế) trên phần mềm. Bước 6: Làm thủ tục đề nghị thanh toán tiền hàng 1. Đối với đơn hàng FOB và gia công xuất khẩu (Thực hiện theo Quy trình thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu) 2. Đối với đơn hàng gia công nội địa - Theo thời hạn thanh toán và chứng từ cung cấp thanh toán đã được thỏa thuận trên hợp đồng, chuyên viên Điều độ cung cấp chứng từ thanh toán cho khách hàng và đề nghị khách hàng thanh toán đúng thời hạn; - Trong vòng 12 ngày sau khi giao lô hàng cuối cùng của hợp đồng gia công nội địa, chuyên viên Điều độ theo dõi, đôn đốc Phòng Điều hành May gửi bảng quyết toán nguyên phụ liệu. - Dựa theo bảng quyết toán nguyên phụ liệu từ Phòng Điều hành May, chuyên viên Điều độ kiểm tra, đối chiếu với số liệu theo dõi và làm việc lại với Phòng Điều hành May nếu cóTrường sự sai lệch. Đại học Kinh tế Huế - Sau khi số liệu đã khớp, chuyên viên Điều độ chốt số liệu với Phòng Điều hành May để làm thanh lý hợp đồng với bên giao gia công; chuyển bản thảo Biên bản thanh lý và bản quyết toán nguyên phụ liệu cho khách hàng để kiểm tra đối chiếu. - Sau khi thống nhất, chuyên viên Điều độ trình ký và gửi bản chính thức. Trong trường hợp có phát sinh khấu trừ chi phí, chuyên viên Điều độ yêu cầu khách hàng cung SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 43
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh cấp bản gốc/copy các chứng từ liên quan (hóa đơn và các chứng từ khác nếu có) để chuyển Phòng Tài chính Kế toán chuyển trả hoặc khấu trừ số tiền phát sinh. Biên bản thanh lý và bảng quyết toán nguyên phụ liệu phải có chữ ký của cấp có thẩm quyền của 2 bên và thủ tục thanh lý hợp đồng được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao lô hàng cuối cùng hoặc theo quy định của hợp đồng; Bước 7: Làm thủ tục thanh lý các hợp đồng gia công in/thêu/giặt/may Đối với các đơn hàng có đưa đi gia công in/thêu/giặt/may chuyên viên Điều độ thực hiện các thủ tục thanh lý các hợp đồng gia công in/thêu/giặt đôn đốc việc thanh lý hợp đồng và thanh toán cho đơn vị gia công; Bước 8: Theo dõi tiền về tài khoản Công ty Sau khi hàng xuất và đã hoàn tất các chứng từ thanh toán với khách hàng, theo thời hạn thanh toán đã thỏa thuận trên hợp đồng, chuyên viên xuất nhập khẩu (đối với hàng FOB và gia công xuất khẩu) và chuyên viên Điều độ (đối với hàng gia công nội địa) phối hợp cùng phòng Tài chính kế toán theo dõi công nợ và đốc thúc khách hàng thanh toán đúng hạn. Bước 9: Lưu hồ sơ Chuyên viên cung ứng và chuyên viên điều độ lưu hồ sơ theo quy định của công ty 2.3. Những rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại công ty Dệt may Huế Sau quá trình tìm hiểu và quan sát, nghiên cứu đã phát hiện những dấu hiệu rủi ro thường xuyênTrường xảy ra trong quá Đạitrình quả nhọc lý đơn hàng Kinh tại bộ phậ ntế Kế hoHuếạch - Xuất nhập khẩu may. Rủi ro được phân loại theo những quá trình thực hiện quản lý đơn hàng, bao gồm giao dịch và tìm kiếm đơn hàng, thực hiện kế hoạch sản xuất, cung ứng nguyên phụ liệu, điều độ sản xuất, giao hàng và theo dõi công nợ. SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 44
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh 2.3.1. Rủi ro trong quá trình giao dịch và tìm kiếm đơn hàng Để có thể ký kết được những đơn hàng, những bản hợp đồng với khách hàng, nhân viên đảm nhiệm quá trình này phải cực kỳ cẩn thận, am hiểu, giao tiếp tốt với khách hàng để có thể cùng thảo luận và đưa ra những thỏa thuận mang lại lợi ích cho hai bên mà không phải chịu rủi ro nào. Sau đây là những dấu hiệu rủi ro thường xuyên xảy ra tại quá trình này mà nhân viên hay gặp phải. Bảng 2.3.1 - Rủi ro trong quá trình giao dịch và tìm kiếm đơn hàng Rất không đồng ý Không đồng ý Bình thường Đồng ý Rất đồng ý Hợp đồng bị sai sót Buổi kí kết đơn hàng gặp bất trắc Thông tin đơn hàng bị sai lệch Bất đồng ý kiến trong thỏa thuận hợp đồng kinh doanh 0% 20% 40% 60% 80% 100% Hợp đồng bị sai sót: Khả năng giao tiếp, lắng nghe, ghi nhớ và ghi chép cẩn thận của nhân viên được đặt lên hàng đầu, nếu đơn hàng gặp sai sót có thể dẫn đến đơn hàng không thể thực hiện, đi đến một thỏa thuận khác hoặc thậm chí không thể thực hiện đơn hàng vì giảm đi sự tin tưởng từ phíaTrường đối tác. Đại học Kinh tế Huế Theo đánh giá từ nhân viên được phỏng vấn thì có 37.5% nhân viên đồng ý rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra, trong đó có 12.5% nhân viên đánh giá rất thường xuyên xảy ra. Hơn nữa quá trình này là giai đoạn mở đầu của một đơn hàng, có thể quyết định việc giao kết với khách hàng hay không, nên phải được xem xét cẩn thận và tránh rủi ro này xảy ra. Tuy có thể kết luận rằng rủi ro này xảy ra với tần suất không lớn nhưng hậu SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 45
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh quả mà rủi ro này mang lại có thể ảnh hưởng đến những bộ phận khác, gây mất thời gian và công sức để khắc phục và xác nhận cùng khách hàng. Buổi ký kết hợp đồng gặp bất trắc: Ấn tượng đầu tiên và niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp đều xuất phát từ buổi ký kết hợp đồng, khi gặp những trở ngại, khó khăn đến từ việc thỏa thuận hay hai bên không thể giao tiếp, đối phương không thể hiểu những gì được truyền đạt. Kết quả điều tra cho thấy chỉ có 29.2% nhân viên đồng ý cho rằng rủi ro gặp bất trắc thường xuyên xảy ra trong thời gian ký kết hợp đồng, chứng tỏ rằng công ty hoàn thành rất tốt việc giao tiếp với khách hàng. Nhưng không thể vì thế mà bỏ qua rủi ro này, đặc biệt với việc tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng dài lâu có thể nhanh chóng tụt dốc nếu rủi ro này không may xảy ra. Thông tin đơn hàng bị sai lệch: Rủi ro này thường bắt nguồn từ việc ghi chép và xử lý không kỹ lưỡng của bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng, thường dẫn đến việc những bộ phận liên quan bị ảnh hưởng bởi sự sai sót này. Kết quả điều tra cho thấy 45.8% nhân viên đồng ý rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra và chỉ 30.8% nhân viên phản đối ý kiến này, vì vậy ta có thể kết luận rằng rủi ro sai lệch thông tin trong đơn hàng thường xuyên xảy ra tại giai đoạn này. Rủi ro này sẽ dẫn đến việc quá trình lập kế hoạch sản xuất và cung ứng nguyên phụ liệu bị sai, tuy hậu quả không nghiêm trọng, chỉ gây mất thời gian để sửa chữa nếu phát hiện, nhưng ngược lại, nếu không được phát hiện mà vẫn tiến hàng sản xuất thì có thể gây nên hậu quả nghiêm trọng,Trường khiến khách hàng Đại không hài học lòng và cònKinh tạo thêm chitế phí Huếkhông đáng có. Bất đồng ý kiến trong thỏa thuận hợp đồng kinh doanh: Trong giai đoạn kí kết hợp đồng, hai bên luôn đưa ra những yêu cầu có lợi cho doanh nghiệp của mình, việc cả hai bên cùng chạy theo lợi ích mà bớt đi sự thấu hiểu cho đối tác có thể dẫn đến sự bất đồng trong thỏa thuận, hậu quả là hợp đồng không thể được SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 46
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh ký kết, đơn hàng bán bị trì trệ cho đến khi tìm được giải pháp cho cả hai bên hoặc thậm chí là hủy bỏ nếu không thỏa thuận được. Trong số những nhân viên được điều tra thì có 25% đồng ý rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra, cho thấy việc giao tiếp, thỏa thuận với khách hàng đôi lúc vẫn xảy ra bất trắc. Tuy tần suất không cao nhưng hậu quả mà rủi ro này gây ra có thể khiến công ty mất đi đối tác kinh doanh và thậm chí có thể ảnh hưởng danh tiếng của công ty. 2.3.2. Rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất Sau khi đã ký kết được hợp đồng với khách hàng, bộ phận kế hoạch sẽ dựa trên đó để xây dựng kế hoạch sản xuất cho nhà máy với số lượng, chủng loại sản phẩm, thời gian hoàn thành như đã được thỏa thuận giữa hai bên. Trong quá trình này có một số rủi ro đáng lưu ý thường gặp phải bởi nhân viên trong doanh nghiệp. Bảng 2.3.2 - Rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất Rất không đồng ý Không đồng ý Bình thường Đồng ý Rất đồng ý Kế hoạch sản xuất bị sai sót Không thể đáp ứng được yêu cầu sản xuất của hợp đồng Kế hoạch sản xuất bị thay đổi đột ngột Kế hoạch sản xuất bị trì trệ Trường Đại 0%học20% Kinh40% 60% tế80% Huế100% Kế hoạch sản xuất bị sai sót Một trong những rủi ro cơ bản của quá trình xây dựng kế hoạch là sai sót về số lượng, ngày hoàn thành, cùng với việc xác định lượng nguyên phụ liệu cần thiết và chi phí cho đơn hàng không được chính xác từ bộ phận mẫu gửi qua bị sai nên dẫn đến kế hoạch sản xuất không đúng. SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 47
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Khánh Có 50% nhân viên đồng ý rằng kế hoạch sản xuất thường xảy ra sai sót, rủi ro này có tần suất cao và hậu quả gây ra cũng rất lớn, khiến cho kế hoạch sản xuất bị đảo lộn, mất thời gian để khắc phục, vì vậy cần được xem xét kĩ lưỡng và đưa ra các phương án giải quyết thích hợp. Không thể đáp ứng được yêu cầu sản xuất của hợp đồng Việc ký kết hợp đồng nhưng công nhân và dây chuyền sản xuất không thể thực hiện được yêu cầu về thời gian, số lượng sản phẩm phải đạt trong ngày là một vấn đề thường hay xảy ra Với tỷ lệ 58.4% nhân viên khẳng định rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra, trong đó có đến 29.2% nhân viên cho rằng rất thường xuyên, ta có thể thấy được tần suất xảy ra rủi ro rất lớn, bên cạnh đó hậu quả khiến cho kế hoạch sản xuất bị thay đổi, đơn hàng có thể phải gia hạn hoặc thậm chí thay đổi yêu cầu về số lượng, thời gian và giá trị. Vì vậy sự thống nhất và hiểu biết nhất định của nhân viên về mọi bộ phận là rất cần thiết để hạn chế rủi ro này. Kế hoạch sản xuất bị thay đổi đột ngột Sự thay đổi kế hoạch là một trong những rủi ro khiến cho đơn hàng không thể hoàn thành kịp thời hạn, sự khó khăn trong việc sắp xếp đơn hàng khi kế hoạch bị thay đổi đột ngột do yêu cầu từ phía khách hàng, phía công ty hay do bộ phận sản xuất thường là những nguyên nhân chính dẫn đến rủi ro này. Tổng cộng có 70.8% nhân viên được hỏi đã khẳng định rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra, chứng tỏ rằng việc lên kế hoạch và thực hiện kế hoạch tại những doanh nghiệp lớn nhưTrường thế này rất ph ứcĐại tạp, công học ty cần ph Kinhải xem xét k ĩtế hơn nHuếữa về những yêu cầu giữa hai bên ký hợp đồng và sự thống nhất thông tin giữa các bộ phận. Tần suất xảy ra rất lớn cùng với mức độ nghiêm trọng cao, gây tăng thêm chi phí và thời gian cần thiết để tạo ra sản phẩm, vậy nên đây là một trong những rủi ro cần phải được lưu ý cẩn thận trong thời gian quản lý đơn hàng của công ty. SVTH: Nguyễn Gia Bảo - K49A QTKD 48