Khóa luận Nghiên cứu quá trình ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện Học viện Ngân Hàng

Nội dung text: Khóa luận Nghiên cứu quá trình ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện Học viện Ngân Hàng

1. Khóa lu ận t ốt nghi ệp LI M U 1. Tính c p thi t c a tài Chúng ta ang s ng trong k nguyên thông tin v i m ng internet ã em n các ti n ích giúp con ng i có th v i t i các tài nguyên thông tin kh ng l vào b t c lúc nào mà h mu n. Trong b i c nh y, li u th vi n có nên là m t c o ch v i các n ph m hay không? Hay th vi n s là n ơi ti p t c hành trình h ng n m c tiêu ti p c n và t ch c thông tin cho con ng i. Nu v y, công ngh thông tin không ph i là m t i th c nh tranh mà là m t i tác, th m chí là m t i tác chi n l c tin c y giúp các th vi n i ti m c tiêu trên. Th vi n hi n i vì th ph i tr thành hoa tiêu h ng d n ng i dùng tin n vi th gi i thông tin. Nhân viên th vi n vì th th c hi n vai trò iu ph i gi a m t bên là dòng thác thông tin t ng tr ng nhanh chóng và m t bên là nhu c u thông tin ca xã h i ngày càng b c thi t và kh t khe. Ti p c n thông tin trong khu rng internet, th vi n c n ph i t ch c thông tin d dàng c tìm th y, mt khác c ng òi h i vi c t ch c này không h n ch s ti p c n mà càng làm t ng ngu n tài nguyên thông tin. Th vi n không còn là n ơi ch n ơ n c cho ng i c l hành qua duy nh t m t cánh r ng, y là c m t h th ng “lâm sinh” liên thông gi a các th vi n, gi a các kh i tri th c. Th vi n là n ơi thông tin c t ch c, n ơi d dàng tìm th y thông tin, và ch có giá tr khi có thông tin và có ng i bi n thông tin tr nên h u ích. làm c iu ó, th vi n c n thay i nh n th c trong ti p c n công chúng. n c ta nh n th c rõ vai trò quan tr ng c a công ngh thông tin (CNTT), ng và Chính ph ã ban hành nhi u chính sách nh m t ng c ng vi c ng d ng CNTT. Th t ng Chính ph ã ký Quy t nh s Tr ươ ng Th ị H ường 1 K52 Thông tin – Th ư vi ện
2. Khóa lu ận t ốt nghi ệp 81/2001/Q -TTg phê duy t Ch ơ ng trình hành ng tri n khai ch th 58- CT/TW c a b Chính tr v y m nh ng d ng CNTT trong s nghi p công nghi p hóa, hi n i hóa. Trong b i c nh ó công tác thông tin th vi n c ng ã, ang và s ti p t c có nh ng bi n i sâu s c v i s hi n h u c a môi tr ng in t . S phát tri n c a CNTT ã nh h ng t i ho t ng thông tin th vi n. Trong b i c nh bùng n thông tin m nh m hi n nay, không m t th vi n hay c ơ quan thông tin nào có th phát tri n c mà không ng d ng các ti n b công ngh , c bi t là công ngh thông tin. Xu t phát t th c t ó tôi ã ch n tài: “Nghiên c ứu quá trình ứng d ụng công ngh ệ thông tin tại Trung tâm Thông tin Th ư vi ện H ọc vi ện Ngân Hàng” làm tài khóa lu n t t nghi p c a mình 2. Mc ích nghiên c u Thông qua vi c tìm hi u quá trình ng d ng CNTT t i Trung tâm Thông tin Th vi n H c vin Ngân Hàng, làm rõ nh ng m t ã t c và hn ch c a vi c ng d ng CNTT trong t ng khâu công tác t i Trung tâm t ó a ra a các ki n ngh nh m nâng cao hi u qu c a ho t ng c a Trung tâm Thông tin Th vi n H c vi n Ngân Hàng. 3. i t ưng và ph m vi nghiên c u i t ng: Quá trình ng d ng công ngh thông tin trong các quy trình ho t ng thông tin th vi n t i Trung tâm Thông tin Th vi n H c vi n Ngân Hàng. Ph m vi nghiên c u: Trung tâm Thông tin Th vi n H c vi n Ngân Hàng 4. Ph ươ ng pháp nghiên cu Trong quá trình nghiên c u hoàn thành khóa lu n, tôi ã s d ng m t s ph ơ ng pháp: Tr ươ ng Th ị H ường 2 K52 Thông tin – Th ư vi ện
3. Khóa lu ận t ốt nghi ệp - Nghiên c u các tài li u ch o c a ng và Nhà n c v ng li, chính sách phát tri n khoa h c công ngh trong công tác thông tin th vi n - Su t m, thu th p, nghiên c u các tài li u v công ngh thông tin trong công tác th vi n, tham kh o m t s khóa lu n, lu n v n, tài nghiên c u - Kh o sát th c t ho t ng c a Trung tâm - Ph ơ ng pháp quan sát, iu tra, trao i, ph ng v n, phân tích, tng h p, th ng kê 5. Tình hình nghiên c u theo h ưng tài Hi n nay các trung tâm thông tin th vi n ang t ng b c hi n i hóa, nhi u trung tâm thông tin, th vi n các tr ng i h c ang t ng b c áp d ng t ng hóa vào các quy trình x lý thông tin nên v n nghiên c u quá trình ng d ng công ngh thông tin vào các th vi n c ng c r t nhi u ng i quan tâm. tài nghiên c u quá trình ng d ng công ngh thông tin ti m t trung tâm thông tin th vi n ã c nhi u tác gi nghiên c u. Di ây là m t s công trình tiêu bi u: - Ti n V ng (2006) ng d ng công ngh thông tin trong ho t ng thông tin – th vi n Tr ng i h c Giao thông V n t i (lu n v n th c s ) - Dơ ng H ip (2007) ng d ng công ngh thông tin t i Vi n Kinh t Vi t Nam (lu n v n th c s ) - Ph m Th Mai (2009), Nghiên c u phát tri n th vi n in t trong các tr ng i h c trên a bàn Hà N i hi n nay , Lu n v n th c s . - Các công trình trên c p t i m t s v n nh các khái ni m liên quan n tài li u in t , tài li u s , th vi n in t , các y u Tr ươ ng Th ị H ường 3 K52 Thông tin – Th ư vi ện
4. Khóa lu ận t ốt nghi ệp t c u thành th vi n in t , vai trò c a th vi n in t , ng dng công ngh thông tin trong th vi n. - Ngoài ra có m t s công trình ã c p t i vi c ng d ng các h qu n tr th vi n tích h p Libol, IliB trong ho t ng c a các th vi n i h c Tuy nhiên, trong các công trình nêu trên không có công trình nào nghiên c u tr c ti p m t cách toàn di n, h th ng v n ng d ng công ngh thông tin t i Trung tâm Thông tin Th vi n H c vi n Ngân Hàng. Do tài này v n còn khá m i nên tôi ã l a ch n tài “Nghiên c ứu quá trình ứng d ụng công ngh ệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Th ư vi ện H ọc vi ện Ngân Hàng”. 6. óng góp v lý lu n và th c ti n c a khóa lu n V m t lý lu n: Nghiên c u nh m óng góp vào quá trình ng d ng công ngh thông tin t i các c ơ quan thông tin th vi n nói chung. V m t th c ti n: Khóa lu n nghiên c u quá trình ng d ng công ngh thông tin t i Trung tâm Thông tin – Th vi n H c vi n Ngân hàng. ng th i a ra m t s ánh, giá nh n xét và giái pháp nh m giúp Trung tâm có th hoàn thi n và nâng cao hi u qu ho t ng ph c v ng i dùng tin c a mình. 7. B c c bài khóa lu n Ngoài danh m c vi t t t, m c l c, m u, k t lu n, tài li u tham kh o. N i dung khóa lu n g m 3 ch ơ ng: Ch ươ ng 1: M ột s ố v ấn đề chung lý lu ận v ề công ngh ệ thông thông tin Ch ươ ng 2: Ứng d ụng công ngh ệ thông tin t ại Trung tâm Thông tin Th ư vi ện H ọc vi ện Ngân hàng Ch ươ ng 3: Các gi ải pháp hoàn thi ện ứng d ụng công ngh ệ thông tin của Trung tâm Thông tin Th ư vi ện H ọc vi ện Ngân hàng Tr ươ ng Th ị H ường 4 K52 Thông tin – Th ư vi ện
5. Khóa lu ận t ốt nghi ệp Trong quá trình th c hi n khóa lu n, v i th i gian và trình có h n, khóa lu n còn nhi u thi u sót và h n ch , tôi r t mong nh n c s óng góp ý ki n c a th y cô và các b n. Mt l n n a tôi xin chân thành c m ơn s giúp c a các th y cô Khoa Thông tin – Th vi n, Tr ng i h c Khoa h c Xã h i và Nhân v n Hà N i, s t n tình ch b o c a Ban giám c và các cán b t i Trung tâm Thông tin – Th vi n H c vi n Ngân hàng c bi t là bà Nguy n Th Ng c – Phó Giám c Trung tâm. Tôi xin g i l i c m ơn t i th y giáo T.S Nguy n Vi t Ngh a, ng i ã t n tình tr c ti p h ng d n và ch b o tôi hoàn thành khóa lu n này. Tr ươ ng Th ị H ường 5 K52 Thông tin – Th ư vi ện
6. Khóa lu ận t ốt nghi ệp CHƠ NG 1. MT S V N CHUNG LÝ LU N V CÔNG NGH THÔNG TIN 1.1. Mt s khái ni m c ơ b n 1.1.1. Khái ni ệm công ngh ệ thông tin Công ngh thông tin (CNTT): (Ti ng Anh: Information Technology, vi t t t là IT) là ngành s d ng máy tính và ph n m m máy tính chuy n i, l u tr , b o v , x lý, truy n và thu th p thông tin. Vi t Nam thì khái ni m CNTT c hi u và nh ngh a trong Ngh nh c a Chính ph s 49/CP ký ngày 04/08/1993 v phát tri n CNTT nh sau: “Công ngh thông tin là t p h p các ph ơ ng pháp khoa h c, các ph ơ ng ti n và công c k thu t hi n i - ch y u là k thu t máy tính và vi n thông - nh m t ch c khai thác và s d ng có hi u qu các ngu n tài nguyên thông tin r t phong phú và ti m n ng trong m i l nh v c ho t ng c a con ng i và xã h i”. 1.1.2. Khái ni ệm ph ần c ứng Ph n c ng, còn g i là c ơ ng li u (Ti ng Anh: hardware), là các c ơ ph n (v t lý) c th c a máy tính hay h th ng máy tính nh là màn hình, chu t, bàn phím, máy in, máy quét, v máy tính, b ngu n, b vi x lý CPU, b m ch ch , các lo i dây n i, loa, m m, c ng, CD-ROM, DVD, ghi, card m ng, Hay nói khác i ph n c ng là các thi t b v t lý m b o cho máy tính hay h th ng máy tính ho t ng bình th ng. 1.1.3. Khái ni ệm ph ần m ềm Ph n m m (ti ng Vi t còn c g i là nhu li u; ti ng Anh: software) là m t t p h p nh ng câu l nh c vi t b ng m t ho c nhi u ngôn ng l p trình theo m t tr t t xác nh nh m t ng th c hi n m t s ch c n ng ho c gi i quy t m t bài toán nào ó. Tr ươ ng Th ị H ường 6 K52 Thông tin – Th ư vi ện
7. Khóa lu ận t ốt nghi ệp 1.1.4. Các b ộ ph ận c ấu thành c ủa công ngh ệ thông tin CNTT bao g m t t c nh ng b ph n liên quan n máy tính (ph n cng, ph n m m), các thi t b in t , ng truy n d li u, giúp con ng i th c hi n công vi c lu tr , truy n t i và x lý thông tin mt cách nhanh chóng và hi u qu . Nói m t cách hình th c, ta có th xem công ngh thông tin g m các b ph n c u thành nh sau: - Ph n c ng - Ph n m m - Công ngh t ch c, x lý, l u tr , truy n t i thông tin 1.2. Vai trò c a công ngh thông tin trong ho t ng thông tin th ư vi n Trong th i i ngày nay, s phát tri n bùng n c a công ngh thông tin ã tác ng l n n cu c s ng c ng nh s phát tri n c a xã h i. Nh n th c rõ t m quan tr ng c a c a công ngh thông tin i v i s phát tri n c a t n c B Chính tr ã ban hành ch th s 58-CT/T Ư v “y m nh công ngh thông tin ph c v s nghi p công nghi p hóa, hi n i hóa” . Ch th 58 kh ng nh “Ứng d ụng và phát tri ển công ngh ệ thông tin là m ột nhi ệm v ụ ưu tiên trong chi ến l ược phát tri ển kinh t ế - xã h ội, là ph ươ ng ti ện ch ủ l ực để đi t ắt đón đầu, rút ng ắn kho ảng cách phát tri ển so v ới các n ước đi tr ước”. Công ngh thông tin ang thay th d n các ph ơ ng ti n th công, m i lo i hình t qu n tr m t b máy n cách th c ti p nh n ki n th c c a m i cá nhân c ng ang t ng b c c s hóa. Trong b i c nh ó, công tác thông tin - th vi n c ng ã, ang và s ti p t c có nh ng bi n i sâu s c vi s hi n h u c a công ngh thông tin. Áp d ng công ngh thôngtin vào các công on x lý tài li u, ph c v ng i dùng tin, xây d ng th vi n in t ã tr thành xu h ng phát tri n c a ho t ng thông tin - th vi n toàn cu. Th vi n in t ã giúp cho các th vi n tri n khai ph c v v t ra kh i khuôn viên c a mình, các gi i h n v h n ch ng i s d ng, h n ch th i gian ph c v , h n ch tài li u ph c v ã c v t qua. B t c ng i Tr ươ ng Th ị H ường 7 K52 Thông tin – Th ư vi ện
8. Khóa lu ận t ốt nghi ệp dùng tin nào, dù b t c n ơi âu, t i b t k th i im nào u có th c ph c v thông tin n u truy c p vào m t th vi n thông qua m ng máy tính. ng d ng CNTT trong ho t ng thông tin th vi n là quá trình c i bi n quy trình công ngh t ch c, x lý thông tin, tìm ki m thông tin và ph c v ng i dùng tin trên c ơ s s d ng các ph ơ ng ti n công c tin h c và các ph ơ ng ti n CNTT m i. Nói cách khác là s d ng k t qu c a tin h c và vi n thông vào ho t ng thông tin th vi n. Trong các c ơ quan thông tin – th vi n trên th gi i c ng nh Vi t Nam vi c ng d ng CNTT ã tr thành ph bi n và ang c tri n khai v i tc r t nhanh. Tr c ti p hay gián ti p, các ho t ng và d ch v thông tin th vi n ngày nay u d a trên s h tr c a máy tính in t . Chúng ta không th hình dung c, n u không có máy tính in t , n u không có mng internet, intranet các th vi n, các trung tâm thông tin làm th nào có th cung c p k p th i cho ng i dùng tin c a mình các s n ph m và d ch v thông tin có ch t l ng. Chúng ta c ng không th hình dung c n u không có các h qu n tr th vi n tích h p, không có các ph n m m chuyên d ng qu n lý tài li u, các th vi n làm th nào có th qu n lý c m t v n tài li u kh ng l và v n ang không ng ng gia t ng v i t c chóng m t. Nói v y th y c vai trò c bi t quan tr ng c a công ngh thông tin và c bi t là các ph n m m tích h p ang phát tri n trong nh ng n m g n ây, giúp t ng hóa các ho t ng trong th vi n, nâng cao hi u qu và ch t l ng ho t ng c a các th vi n. Vi c ng d ng CNTT trong ho t ng thông tin th vi n có vai trò và ý ngh a quan tr ng i v i các c ơ quan thông tin - th vi n và v i c ng i s d ng. CNTT giúp cán b th vi n có th ch n l c thông tin h u ích, x lý t ng công tác nghi p v , giúp ng i s d ng có th khai thác và tìm ki m thông tin m t cách nhanh chóng và hi u qu . ng th i các c ơ quan thông tin – th vi n có th chia s ngu n l c thông tin nh m nâng cao ch t l ng Tr ươ ng Th ị H ường 8 K52 Thông tin – Th ư vi ện
9. Khóa lu ận t ốt nghi ệp ph c v b n c và m r ng kh n ng cung c p d ch v cho b n c. Vì v y có th nói, CNTT có nh ng vai trò quan tr ng sau ây:
   Đối v ới các c ơ quan thông tin – th ư vi ện: - T ch c qu n lý tài li u, qu n lý bn c, th ng kê s l ng bn c, nâng cao nng l c ph c v và tìm ki m thông tin trong kho tài li u mt cách h p lý nhanh chóng và chính xác. - Th c hi n công tác b sung h p lý và có hi u qu cao. Các trung tâm có th d a vào các CSDL c a các nhà xu t b n, các vi n nghiên cu, các c ơ quan thông tin th vi n, cùng v i các thông tin v tài li u ti n hành b sung m t cách h p lý, nhanh chóng và h u ích. - CNTT giúp cho vi c x lý tài li u, trao i thông tin m t cách nhanh chóng và hi u qu . - Thông qua m ng Internet các trung tâm thông tin – th vi n có th nh n CSDL toàn v n c a các tài li u in t m t cách nhanh chóng t các c ơ quan khác trong n c và trên th gi i. - T ch c chia s thông tin v i các th vi n khác nh trao i các bi u ghi nh ng tài li u trùng v i các th vi n khác, nh m gi m chi phí x lý tài li u th m c tài li u. T ch c nhanh chóng vi c m n liên th vi n to kh n ng các th vi n liên k t v i nhau cùng xây d ng các ngu n l c chung. - Ph c v b n c m t cách nhanh chóng và hi u qu thông qua máy tính, các thi t b in t và ph n m m tích h p.
   Đối v ới ng ười dùng tin t ại th ư vi ện - Giúp cho ng i dùng tin tìm tin c m t cách nhanh chóng, chính xác nh ng thông tin mình c n t các ngu n khác nhau. V i vi c s dng các t khóa k t h p trong h th ng tra c u tìm tin t ng trên máy tính giúp ng i dùng tin ti n hành nhi u phép tìm t ơn gi n n ph c t p th a mãn c các nhu c u a d ng v thông tin mình c n. Tr ươ ng Th ị H ường 9 K52 Thông tin – Th ư vi ện
10. Khóa lu ận t ốt nghi ệp - CNTT phát tri n ã t o ra nhi u s n ph m. Và vi c ng d ng CNTT ã giúp cho ng i dùng tin có iu ki n ti p c n v i nhi u lo i hình nh CSDL toàn v n trên CD-ROM, CSDL tr c tuy n, e-book, giúp ng i s d ng nhanh chóng c ti p c n v i các tri th c m i, m r ng s ti p thu tri th c c a nhân lo i.
    Đối v ới cán b ộ th ư vi ện - Giúp cán b th vi n tìm c nh ng tài li u b n c c n m t cách nhanh chóng và chính xác làm gi m th i gian ph c v c a cán b th vi n và ti t ki m th i gian ch i c a ng i dùng tin, ng i dùng tin c ph c v m t cách nhanh chóng và chính xác h ơn. 1.3. Vài nét v ng d ng công ngh thông tin trong công tác thông tin th ư vi n trên th gi i và t i Vi t Nam  Trên th gi i ng d ng CNTT vào ho t ng thông tin th vi n b t u c th c hi n vào nh ng n m 50 c a th k XX. M i u ch là qu n lý mc l c sách, t o ra m c l c t ng tra tìm tài li u, qu n lý công tác b sung, qu n lý tài chính, t o l p CSDL th m c c a th vi n. Ti p ó là t p trung vào vi c l u tr , tìm ki m thông tin và t o l p ra các s n ph m thông tin th mc. Sau ó m d n ra các ho t ng k thu t khác, ho t ng qu n lý và lu thông tài li u c ng nh t ch c các s n ph m và d ch v thông tin. Nh ng thu t ng c a th i i k thu t s nh là: “c ng giao ti p in t”, “d ch v ch d n o”, “siêu d li u”, ã d n tr thành quen thu c v i cng ng cán b thông tin th vi n. Ngày nay có l khó hình dung ho t ng thông tin th vi n tách r i vi c s d ng máy tính in t , k t n i m ng, truy c p Internet, khai thác CSDL tr c tuy n và t p chí in t . Internet ã, ang và ngày càng thâm nh p sâu vào ho t ng thông tin th vi n, giúp cho các th vi n riêng bi t k t n i v i nhau, khai thác l n ngu n thông tin c a nhau, nó tr thành công c không th thi u i v i công tác này. Tr ươ ng Th ị H ường 10 K52 Thông tin – Th ư vi ện
11. Khóa lu ận t ốt nghi ệp S phát tri n m nh m c a CNTT và vi n thông ã d n n s xut hi n th vi n in t (Electronic library), th vi n s (Digital library), th vi n o (V tual library) và th vi n a ph ơ ng ti n (Multimedia library), ó có th coi là thành t u trong vi c ng d ng CNTT trong ho t ng thông tin th vi n.  Vi t Nam u nh ng n m 80 các th vi n Vi t Nam ã b t u ng d ng CNTT vào công tác th vi n, ch y u là s d ng các ch ơ ng trình s n có l p các cơ s d li u th m c qu n lý v n tài li u nh các ch ơ ng trình CDS/ISIS ho c WINISIS. u nh ng n m 90 ã xu t hi n các m ng c c b (LAN) trong các th vi n. Tuy nhiên, công tác ng d ng tin h c trong ho t ng thông tin th vi n m i ch c ti n hành tri n khai m t s Trung tâm Thông tin – Th vi n u ngành các Trung tâm khoa h c l n nh Th vi n Qu c gia Vi t Nam, Cc Thông tin khoa h c và công ngh Qu c gia, Trong nh ng n m u th k XXI, vi c ng d ng CNTT trong các c ơ quan thông tin – th vi n c ti n hành rng rãi trong các th vi n ln, nh t là các th vi n hay c ơ quan thông tin c p qu c gia, c p b , các th vi n i hc l n, hình thành nên nhi u trung tâm h c li u l n. Tuy nhiên, vi c ng d ng CNTT ch a c ti n hành ng b . Các th vi n ch a có s ph i h p trong x lý tài li u, t o l p các CSDL, m i th vi n t xây d ng CSDL cho mình ch a tuân theo chu n nh t nh, không có s trao i, k t n i gi a các th vi n d n n vi c t n th i gian và công s c ca cán b th vi n, lãng phí ti n c a Nhà n c, thi t cho ng i dùng tin. Tr ươ ng Th ị H ường 11 K52 Thông tin – Th ư vi ện
12. Khóa lu ận t ốt nghi ệp CHƠ NG 2. NG D NG CÔNG NGH THÔNG TIN T I TRUNG TÂM THÔNG TIN – TH VIN HC VI N NGÂN HÀNG 2.1. Gi i thi u v Trung tâm Thông tin – Th ư vi n H c vi n Ngân hàng 2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri ển c ủa Trung tâm Thông tin Th ư vi ện H ọc vi ện Ngân hàng Hc vi n Ngân hàng là Trung tâm ào t o và nghiên c u v l nh v c ngân hàng c a c n c mà ti n thân là tr ng Cao c p Nghi p v Ngân hàng. S hình thành và phát tri n c a Trung Tâm – Thông tin Th vi n c ng gn li n v i s phát tri n c a h c vi n. Ho t ng th vi n ã c b t u ngay t nh ng y mi nh l p Tr ng Cao c p Nghi p Ngân ng tuy vi quy mô còn rt . N i vi c c o i li u tham o, th i gian này Th vi n n kiêm vi c n kho o nh, t ch c cho m n o nh i v i c viên c o o; biên ch th vi n 1 ng i, sinh t ng ng o . Nm 1985, Tr ng Cao c p Nghi p v Ngân hàng thành l p phòng Nghiên c u khoa h c và b ph n Th vi n, theo quy t nh c a Ban giám hi u nhà tr ng, ã c chuy n t phòng Giáo v v phòng Nghiên c u khoa h c v i biên ch 3 ng i. Công tác ch y u v n là ph c v sách báo tham kh o cho cán b , h c sinh. Vi c cho m n giáo trình i v i h c sinh do phòng Giáo v m nh n. Nm 1992, Ngân ng Nhà n c ra quy t nh t nh p Vi n Ti n t - n ng v i Tr ng Cao c p Nghi p Ngân ng nh lp Trung tâm o o Nghiên c u khoa c Ngân ng. Vi n Nghiên c u Ti n t - n ng Ngân ng c i tên nh Vi n Khoa c Ngân ng, mt b ph n trong H i s nh a Trung Tr ươ ng Th ị H ường 12 K52 Thông tin – Th ư vi ện
13. Khóa lu ận t ốt nghi ệp tâm o o. c y b ph n th vi n a Tr ng Cao c p Nghi p Ngân ng c t nh p v i ng T li u a Vi n Ti n t - n ng Ngân ng hình nh nên ng T li u - biên ch (thu c Vi n Khoa c Ngân ng). Nm 1996, th c hi n ch th c a Th ng c Ngân hàng Nhà n c Vi t Nam v vi c nâng c p và nâng t m th vi n c a Trung tâm t ơ ng xng v i yêu c u ào t o và nghiên c u khoa h c, ph c v yêu c u ào t o cán b có trình sau và trên i h c ngành ngân hàng trong giai on i m i ho t ng ngân hàng phù h p v i c ơ ch th tr ng. T ng 2/1998, sau khi H c vi n Ngân hàng c thành l p, ng T li u - Biên ch c i tên ng T li u - Th vi n Xu t n - mt ơ n v tr c thu c Vi n Nghiên c u Khoa c Ngân ng (tr c ây Vi n Khoa c Ngân ng). Trên c ơ s nh h ng phát tri n c a H c vi n v lâu dài, h c tp kinh nghi m c a các tr ng i h c khác trong nc, v i m c ích không ng ng y m nh ho t ng thông tin - t li u - th vi n ph c v công tác h c t p, gi ng d y và NCKH, t ng 3/2004 ng T li u - Th vi n Xu t n thu c Vi n Nghiên c u Khoa c Ngân ng c m c H c vi n chuy n nh Trung tâm Thông Tin - Th Vi n thu c H c vi n. n nay, t ng thông tin - t li u th vi n a Trung tâm v cơ n n nh nhi m yu c giao ng p ng k o nh ch o o chung a c vi n. Trung tâm ang d n tr nh n ơi cung c p thông tin, ki n th c b sung cho n b ng viên sinh viên, o nên nh ng ti n thi t th c cho vi c y t t, c t t. T n m h c 2008, H c vi n th c hi n ào t o theo h th ng tín ch , Th vi n ã tr thành gi ng ng th 2 c a ng i h c, Tr ươ ng Th ị H ường 13 K52 Thông tin – Th ư vi ện
14. Khóa lu ận t ốt nghi ệp nhu c u m r ng phòng c, t o thêm hình th c ph c v , s n ph m và dch v m i ã ngày càng c n thi t. 2.1.2. Ch ức n ăng, nhi ệm v ụ c ủa Trung tâm Thông Tin - Th ư Vi ện Học vi ện Ngân Hàng Cng gi ng nh các trung tâm thông tin – th vi n i h c khác, Trung tâm TT –TV HVNH là ơ n v s nghi p có ch c n ng là n ơi cung c p thông tin, tài li u cho cán b gi ng viên và h c sinh c a H c vi n Ngân hàng, ph c v ho t ng gi ng d y, h c t p, ào t o, nghiên c u khoa h c, tri n khai ng d ng ti n b khoa h c, công ngh và qu n lý c a H c vi n thông qua vi c s d ng, khai thác các lo i hình tài li u trong th vi n và các ngu n tin khác. Trung tâm Thông tin – Th ư vi ện H ọc vi ện Ngân Hàng có nhi ệm vụ: - Tham m u giúp Giám c H c vi n xây d ng quy ho ch, k ho ch ho t ng dài h n và ng n h n c a th vi n; t ch c iu ph i toàn b h th ng thông tin, th vi n trong H c vi n. - B sung, phát tri n ngu n thông tin trong n c và n c ngoài áp ng nhu c u gi ng d y, h c t p, nghiên c u khoa h c và chuy n giao công ngh c a H c vi n; Thu nh n các tài li u do H c vi n xu t b n, các công trình nghiên c u khoa h c ã c nghi m thu, tài li u h i th o, khoá lu n, lu n v n th c s , lu n án ti n s c a cán b , gi ng viên, sinh viên, h c viên, ch ơ ng trình ào t o, giáo trình, các n ph m tài tr , bi u t ng, tài li u trao i gi a các th vi n. - T ch c x lý, s p x p, l u tr , b o qu n các lo i tài li u; Xây d ng h th ng tra c u thích h p, thi t l p m ng l i truy c p và tìm ki m thông tin t ng hoá; Xây d ng c ơ s d li u. Tr ươ ng Th ị H ường 14 K52 Thông tin – Th ư vi ện
15. Khóa lu ận t ốt nghi ệp - T ch c ph c v , h ng d n ng i c khai thác, tìm ki m, s d ng hi u qu ngu n tài li u và các s n ph m d ch v thông tin – th vi n thông qua các hình th c ph c v c a th vi n phù h p v i quy nh chung. - Xây d ng quy ho ch, k ho ch, t ch c b i d ng chuyên môn, nghi p v , ngo i ng , tin h c cho cán b th vi n phát tri n ngu n nhân lc có ch t l ng nh m nâng cao hi u qu công tác. - Qu n lý cán b , tài s n theo s phân c p c a Giám c H c vi n; b o qu n, ki m kê nh k v n tài li u, c ơ s v t ch t k thu t và tài s n khác ca Trung tâm Thông tin - Th vi n; ti n hành thanh l c ra kh i kho các tài li u l c h u, h nát theo quy nh c a H c vi n và c a Nhà n c. - Tham gia các h i ngh nghi p, các h i ngh , h i th o khoa h c v thông tin th vi n trong n c và qu c t ; Liên k t h p tác v i các th vi n, t ch c cá nhân trong n c và n c ngoài v ti p nh n tài tr , vi n tr , trao i ngu n l c thông tin, kinh nghi m chuyên môn, tham gia các m ng thông tin phù h p v i quy nh c a H c vi n và pháp lu t. - T ch c các ho t ng d ch v có thu phù h p v i quy nh c a pháp lu t và ch c n ng nhi m v c giao. - Th c hi n ch báo cáo theo quy nh. - Th c hi n các nhi m v khác do Giám c H c vi n giao. 2.1.3. C ơ c ấu t ổ ch ức, độ i ng ũ cán b ộ c ủa Trung tâm Thông tin Th ư vi ện Học vi ện Ngân Hàng • Cơ c ấu t ổ ch ức: Trung tâm có c ơ c u t ch c hành chính ch t ch và khoa h c bao gm: t b sung và biên m c, t nghi p v và t s n ph m và d ch v thông tin, d i s ch o c a lãnh o Trung tâm theo nguyên t c th ng nh t và ph i h p ho t ng. Tr ươ ng Th ị H ường 15 K52 Thông tin – Th ư vi ện
16. Khóa lu ận t ốt nghi ệp - Ban giám c: g m có 1 giám c và 1 phó giám c. Giám c ch u trách nhiêm tr c Hi u tr ng và iu hành m i ho t ng c a Trung tâm. Phó giám c tr c ti p ôn c truy n t i các ho t ng v i cán b c a Trung tâm. - T x lý nghi p v : có 3 cán b có trình chuyên môn nghi p v chuyên th c hi n các ho t ng b sung các lo i tài li u phù h p v i nhu c u nghiên c u, gi ng d y và h c t p c a ng i dùng tin và ti n hành x lý tài li u. - T ph c v b n c: có 9 cán b th vi n có nhi m v gi i thi u ngu n tài li u và ph c v ng i dùng tin. Ngoài ra còn có 2 cán b ch u trách nhi m ph c v g i , qu n lý sinh viên ra vào Trung tâm. BAN GIÁM C T x lý nghi p v T ph c v T s n ph m và d ch v thông tin B B Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng c Phòng ph n ph n c c c c KL, LV, Internet b biên m m m báo, TNC, tài và tài sung mc tng 2 giáo tng 4 tp chí li u ngo i li u trình tng 5 vn, in t Sơ đồ c ơ c ấu t ổ ch ức c ủa Trung tâm Thông tin – Th ư vi ện Học vi ện Ngân hàng Tr ươ ng Th ị H ường 16 K52 Thông tin – Th ư vi ện
17. Khóa lu ận t ốt nghi ệp • Đội ng ũ cán b ộ: Trung tâm Thông tin – Th vi n H c vi n Ngân hàng hi n có t ng s 17 cán b (2 nam và 15 n ) trong ó có: 02 th c s chuyên nghành thông tin th vi n; 01 th c s chuyên nghành toán tin h c; 10 c nhân chuyên nghành thông tin th vi n (có 04 cán b ang h c ti p cao h c); 02 c nhân các ngành khác; 2 cán b trung c p. tu i c a các cán b th vi n còn khá tr (trên 80% cán b th vi n có tu i 25 – 35) có trình chuyên môn nghi p v v ng vàng, có s n n ng l c, luôn s n sang ti p thu cái m i và là ng l c ln trong xu th h i nh p và phát tri n. 2.1.3. Ng ười dùng tin c ủa Trung tâm Thông tin Th ư vi ện H ọc vi ện Ngân Hàng i t ng ng i dùng tin c a Trung tâm t ơ ng i a d ng v trình nhi u c p khác nhau. Có th chia ng i dùng tin c a Trung tâm thành nh ng nhóm c ơ b n sau: - Nhóm cán b ộ qu ản lý : bao g m ban giám hi u, các cán b lãnh o ca ng và Nhà n c, các tr ng phó khoa, b môn, các phòng ban ch c nng, các t ch c, tr c thu c H c vi n. Tuy s l ng không l n nh ng c bi t quan tr ng vì h c v a là ng i dùng tin, v a là ch th thông tin. H va th c hi n ch c n ng qu n lý giáo d c ào t o, v a là ng i xây d ng các chi n l c phát tri n c a H c vi n. - Nhóm cán b ộ nghiên c ứu, gi ảng d ạy: H c vi n có kho ng 100 cán b gi ng d y. H có trình cao, có h c hàm h c v , tham gia tr c ti p công tác gi ng d y và nghiên c u khoa h c theo t ng chuyên ngành. - Nhóm sinh viên và h ọc viên cao h ọc, nghiên c ứu sinh : ây là nhóm ng i dùng tin ông o nh t, là nh ng ng i ang theo h c các ch ơ ng trình ào t o theo các chuyên ngành khác nhau c a H c vi n (v i s l ng kho ng 15000 sinh viên và 250 h c viên sau i h c) h tham gia nghiên c u Tr ươ ng Th ị H ường 17 K52 Thông tin – Th ư vi ện
18. Khóa lu ận t ốt nghi ệp khoa h c hàng n m chính h c ng là nh ng ng i t o ra ngu n tài li u n i sinh cho th vi n. 2.1.5. Ngu ồn l ực thông tin c ủa Trung tâm Thông tin – Th ư vi ện H ọc vi ện Ngân Hàng Trung tâm Thông tin – Th vi n H c vi n Ngân hàng v i có v n tài li u khá phong phú, c th : - Sách: hi n t i Trung tâm có kho ng 6051 tên sách ch y u là các lo i giáo trình, sách tham kh o ti ng Vi t. V n i dung kho sách c a Trung tâm ch y u là các tài li u kinh t , chính tr , ti n t , ngân hàng, v n hoá, xã h i Ngoài s sách ti ng Vi t, Trung tâm có kho ng 286 tên sách ngo i v n, sách t p có 4 b , sách b có 2 b . - n ph m nh k : có 102 u tài li u trong ó có 55 lo i báo và 42 lo i tp chí còn l i là các n ph m khác v i n i dung t ơ ng i phong phú và a dng. - Ngu n tài li u n i sinh: c t o ra trong quá trình ho t ng ào t o ca nhà tr ng, ph n ánh y có h th ng, ti m n ng, th m nh, các thành tu khoa h c c ng nh nh h ng phát tri n c a H c vi n. ây là ngu n thông tin h u ích ph c v h c t p, ging d y nghiên c u khoa h c c a cán b, gi ng viên, h c vi n và sinh viên g m có: 100 lun án tin s , 963 lun vn thc s , 2268 khóa lu n t t nghi p, 327 k y u khoa h c và tài nghiên cu khoa h c. T cu i n m 2009 Trung tâm c ng m i b t u ti n hành làm a CD n u tháng 9 n m 2010 Trung tâm b t u ti n hành s hoá tài li u và cho n nay Trung tâm ã s hoá c: 26 lu n án, 76 tài nghiên c u khoa h c, 50 lu n v n, 21 khoá lu n. Tr ươ ng Th ị H ường 18 K52 Thông tin – Th ư vi ện
19. Khóa lu ận t ốt nghi ệp Trung tâm c ng ã r t chú ý n ngu n thông tin in t , các CSDL on-line. Trung tâm ã ch ng liên h v i các Nhà xu t b n trong và ngoài nc xin cung c p mi n phí m t s tài li u. c bi t trong n m 2007, 2008 và 2010, Trung tâm ã liên h và c Nhà xu t b n Emeral (Anh) cho phép cán b , giáo viên và sinh viên H c vi n truy c p mi n phí khai thác các CSDL in t on-line v l nh v c kinh t , tài chính - ngân hàng, giúp ti t ki m c 1 kho n kinh phí không nh (kho ng 1400 USD/tháng) cho H c vi n. T u tháng 4 /2008, Trung tâm ã ti p nh n và a vào khai thác 1 CSDL sách in t m i E-Brary v i th i h n truy c p 3 n m (4/2008 – 4/2011). ây là m t CSDL sách in t toàn v n v i h ơn 40.000 u sách thu c l nh v c tài chính - ngân hàng và qu n tr - kinh doanh c t p h p t hơn 170 Nhà xu t b n danh ti ng và tr ng i h c l n trên th gi i. T ng kinh phí mua quy n truy c p và s d ng CSDL này kho ng 13.000 USD/n m. Toàn b s tài li u có trong Th vi n ã biên m c các chu n nghi p v hi n i (Khung phân lo i DDC, kh m u MARC 21, qui t c biên m c Anh - M ), giúp hình thành các phòng c t ch n t o t i a kh n ng ti p c n ngu n thông tin - t li u cho b n c, t o kh n ng trao i và liên thông d li u gi a các th vi n c a các tr ng i h c và các th vi n khác trong toàn qu c. Trung tâm ã và ang xây d ng CSDL hình thành ngu n d li u in t , giúp ng i dùng tin (NDT) có th truy c p và tìm ki m thông tin t xa. Tr ươ ng Th ị H ường 19 K52 Thông tin – Th ư vi ện
20. Khóa lu ận t ốt nghi ệp 2.1.6. Gi ới thi ệu v ề c ơ s ở v ật ch ất - k ỹ thu ật của Trung tâm Thông tin – Th ư vi ện H ọc vi ện Ngân Hàng K t tháng 9 n m 2006, Tr s Trung tâm Thông tin – Th vi n Hc vi n Ngân hàng là m t khu riêng bi t v i ngôi nhà 7 t ng có t ng di n tích s d ng trên 1600 m 2, c trang b ng b ph c v cho ng i dùng tin (NDT) và các ho t ng nghi p v . - H th ng máy tính cho sinh viên truy c p Internet: 37 máy trong ó có 36 máy cho sinh viên s d ng và 01 máy dành cho vi c qu n lý - Phòng máy tính cho giáo viên truy c p Internet: 12 máy - H th ng máy tính tra c u: 06 máy - H th ng máy tính dùng cho các b ph n nghi p v : 08 máy Tt c các máy tính này u c n i m ng v i máy ch c a H c vi n. Các phòng làm vi c và phòng máy tính u c trang b c u phát tín hi u Wirless ph c v cho vi c truy c p không dây vào m ng LAN. ng th i, Trung tâm c ng c trang b riêng 1 ng ADSL ph c v cho vi c k t n i h th ng máy tính v i m ng Internet. T tháng 7 n m 2010, Trung tâm s d ng Ph n m m Ilib 4.0 c a Công ty TNHH gi i pháp ph n m m CMC trong các ho t ng chuyên môn th vi n. - Các thi t b h tr ho t ng nghi p v : máy in, máy scan, máy photocopy, u c mã v ch, (máy in laze: 05 chi c, máy Scan Epson 02 chi c, máy photocopy: 01 chi c) - H th ng giá sách, thang l y sách, xe y sách m i, hi n i. - H th ng bàn c, gh ng i dành cho b n c c trang b phù h p v i tiêu chu n c a th vi n hi n i. Hi n nay các phòng c Tr ươ ng Th ị H ường 20 K52 Thông tin – Th ư vi ện
21. Khóa lu ận t ốt nghi ệp cùng m t lúc có th áp ng ch ng i cho g n 400 c gi , v i y ánh sáng, h th ng qu t mát, qu t thông gió. Ngoài ra, Trung tâm còn c l p t h th ng thang máy, t g i ph c v b n c, h th ng báo cáo cháy t ng. Trung tâm ã ti n hành ánh ch t vào tài li u và l p t h th ng c ng t h n ch vi c th t thoát v n tài li u. 2.2. Yêu c u c p thi t ph i ng d ng công ngh thông tin t i Trung tâm Thông tin – Th ư vi n H c vi n Ngân Hàng Hi n nay, cu c cách m ng khoa h c k thu t và công ngh trên th gi i ang di n ra nh v bão. S bùng n v công ngh , c bi t trên các lnh v c chính c a công ngh thông tin hi n i nh tin h c, vi n thông, vi x lý ang là m t trong nh ng nguyên nhân quan tr ng có tác d ng quy t nh d n n s thay i c ơ b n trong l nh v c ho t ng thông tin th vi n theo h ng hi n i hóa. M t khác, s c n thi t ph i t ng hóa các quy trình công tác, các h th ng và m ng l i thông tin th vi n c gi i thích bi kh i l ng thông tin trên m i l nh v c không ng ng t ng lên và t ơ ng ng v i nó là nhu c u thông tin c a ng i s d ng ngày càng t ng. Nhu c u ca s ông ng i s d ng cùng v i tính ch t ph c t p và kh i l ng l n các công vi c ph i làm b ng tay trong quá trình x lý thông tin ngày m t t ng, là nguyên nhân làm cho máy tính và các ph ơ ng ti n k thu t có liên quan ã c ng d ng vào ho t ng thông tin th vi n. Cu c cách m ng vi x lý vào gi a nh ng n m 70 c a th p k XX t o cơ s cho s xu t hi n máy tính cá nhân PC (Personal Computer) v i n ng lc l u tr và t c x lý cao, giá thành r , có giao di n than thi n v i ng i s d ng, ã a vi c s d ng máy tính ph bi n kh p m i n ơi và trong m i l nh v c c a cu c s ng. Do v y, vi c ng d ng máy tính hi n i hóa ho t ng thông tin – th vi n là iu t t y u và ang tr thành hi n th c. Tr ươ ng Th ị H ường 21 K52 Thông tin – Th ư vi ện
22. Khóa lu ận t ốt nghi ệp T nh ng n m 1980 – 1990, s phát tri n m nh m c a các m ng vi n thông truy n d li u qu c gia và qu c t trên c ơ s k thu t s i cáp quang, qua v tinh và qua m ng vi ba ã t o nên kh n ng n i m ng vô cùng l n. Trên th gi i ã và ang xu t hi n, t n t i và phát tri n các “siêu xa l thông tin” liên k t hàng tri u ng i, t ch c, c ơ quan trong t ng qu c gia c ng nh trong ph m vi khu v c và toàn c u, mà tiêu bi u là liên m ng thông tin toàn cu Internet. S phát tri n này ã t o ra m t lo i d ch v hoàn toàn m i trong ho t ng thông tin – th vi n, ó là d ch v hoàn toàn m i trong ho t ng thông tin th vi n, ó là d ch v khai thác thông tin qua h th ng m ng. Vi c ng d ng máy tính trong vi c x lý thông tin tuy ch m i b t u t nh ng n m 1960, nh ng ã em l i nh ng hi u qu vô cùng to l n: ã có th th c hi n vi c t p trung thông tin trong nh ng b nh l n, nh ng CSDL và NHDL (Ngân hàng d li u), làm t ng nhanh t c t t c các công on x lý thông tin. M t khác, s k t h p gi a máy tính và vi n thông ã d n n s hình thành, phát tri n các h th ng và m ng thông tin t ng hóa, cho phép các th vi n có th liên k t v i nhau trên m ng máy tính chia s ngu n l c. Trong nh ng n m g n ây ã b t u xu t hi n các th vi n d a trên m ng máy tính: th vi n in t và ti p theo ó là các th vi n s . ó có th xem nh là xu h ng quan tr ng nh t c a t ng hóa th vi n trong tơ ng lai. Trong iu ki n hi n nay, chúng ta khó có th hình dung c m t th vi n ho t ng mà không có máy tính. Vi c ng d ng công ngh thông tin vào ho t ng thông tin th vi n không ch giúp y nhanh t c ph c v ng i dùng tin, nâng cao ch t l ng công tác mà nó c ng ã và s giúp c i bi n toàn b các quy trình công ngh hi n hành, làm thay i m t cách c n bn v ph ơ ng th c ho t ng c ng ch t l ng các khâu thu th p, x lý tài li u, qu n lý kho t li u n vi c ph c v ng i dùng tin, giúp rút ng n th i gian tìm ki m và nâng cao v ch t l ng các thông tin cung c p cho ng i dùng, t ng s l ng b n c. Quá trình ng d ng CNTT ang t o ra nhi u Tr ươ ng Th ị H ường 22 K52 Thông tin – Th ư vi ện
23. Khóa lu ận t ốt nghi ệp kh n ng m i mà tr c ây ng i cán b th vi n và cán b thông tin không th có, b ng cách xóa b các thao tác th công và nâng cao hi u qu các thao tác còn s d ng. Vi c ng d ng CNTT vào ho t ng thông tin – th vi n ng th i s t o ra các ho t ng d ch v thông tin, các s n ph m thông tin mi có giá tr áp ng nhu c u ngày càng t ng lên c a ng i dùng tin, tng cao hi u su t s d ng và khai thác ngu n tài li u trong kho c a th vi n, góp ph n chia s ngu n l c thông tin v i các c ơ quan thông tin – th vi n khác. Vì v y vi c ng d ng CNTT vào các ho t ng thông tin – th vi n là xu th t t y u c a các c ơ quan thông tin – th vi n hi n nay, trong ó có c Trung tâm Thông tin – Th vi n H c vi n Ngân hàng. Do CNTT là t p hp các ph ơ ng pháp khoa h c, các ph ơ ng ti n và công c k thu t hi n i – ch y u là k thu t máy tính và vi n thông nh m t ch c, khai thác và s dng có hi u qu các ngu n tài nguyên thông tin r t phong phú và ti m tàng trong m i l nh v c ho t ng c a con ng i và xã h i. H t ng CNTT là m t trong nh ng y u t quan tr ng vi c th c hi n vi c ng d ng CNTT vào ho t ng th vi n. ng th i cùng v i s gia t ng nhanh chóng kh i l ng tri th c khoa hc ã nh h ng t i ho t ng c a các c ơ quan thông tin th vi n, tr c h t tác ng n thành ph n c ơ c u c a kho tài li u. Sách báo và n ph m nh k xu t b n theo chu trình th ơ ng m i truy n th ng, có nhi u h n ch vì hàng n m các c ơ quan m t m t kho n chi phí khá l n cho vi c mua nguyên vt li u (gi y t , s sách, tài li u). H ơn n a do ch t li u gi y r t nhanh h ng nên ph i th ng xuyên thay th , b o qu n tài li u r t t n kém v chi phí u t và mt nhi u th i gian, công s c. Ho t ng qu n lý t n nhi u th i gian mà hi u qu t c không cao. Trung tâm Thông tin – Th vi n H c vi n Ngân hàng c ng nh các Trung tâm thông tin th vi n khác v n tài li u t ng lên ngày càng nhanh chóng mà nh ng tài li u này ch y u là tài li u b ng ch t li u truy n th ng (gi y) r t khó l u tr và b o qu n; di n tích, kho giá l u tr tài li u thì Tr ươ ng Th ị H ường 23 K52 Thông tin – Th ư vi ện
24. Khóa lu ận t ốt nghi ệp ngày càng h n ch . M t khác, nh ng thông tin ch a ng trong tài li u này rt nhanh chóng tr nên l i th i không còn phù h p v i nhu c u thông tin ca ng i dùng tin. c bi t do c thù c a H c vi n là ào t o ra nh ng cán b ngân hàng gi i v chuyên môn và nghi p v vì v y òi h i v n tài li u ph i th ng xuyên c b sung m t cách y và có n i dung phong phú áp ng c nhu c u c a cán b h c viên trong tr ng. Mu n v y, Trung tâm ph i ti n hành ng d ng công ngh thông tin phù h p v i xu h ng và kh c ph c nh ng v n khó kh n h n ch . 2.3. Quá trình ng d ng công ngh thông tin trong ho t ng thông tin th ư vi n t i Trung tâm Thông tin – Th ư vi n H c vi n Ngân hàng Quá trình ng d ng CNTT t i Trung tâm c ti n hành t ơ ng i mu n so v i Trung tâm Thông tin – Th vi n các tr ng i h c, h c vi n khác trên toàn qu c, c chia làm 3 giai on: - Giai đoạn 1: T ừ n ăm 1992 đế n đầ u n ăm 2006 Cùng v i s phát tri n m nh m c a CNTT và truy n thông, ho t ng ng d ng CNTT vào các ngành, các l nh v c phát tri n nhanh chóng. Vi c ng d ng CNTT vào ho t ng thông tin th vi n c ng nhanh chóng c tri n khai và ã t c m t s k t qu áng k . Ti Trung tâm th i gian này vi c ng d ng CNTT ã t c m t s kt qu nh : Bt u t tháng 2/1998, Phòng T li u – Th vi n và xu t b n ã b t u th nghi m n i m ng v i m ng BATIN c a Công ty 3C (Computer Communication Compagny). ây là b c t p d t ban u và ào t o, cung cp các k n ng thi t y u cho cán b v khai thác thông tin qua m ng. M c dù nh ng thông tin thu c trong th i im này t m ng BATIN là r t ít, nh ng vi c n i m ng ã em l i l i ích không nh , giúp cho vi c tri n khai công tác tìm ki m ngu n thông tin m i theo úng xu th c a th i i. Tr ươ ng Th ị H ường 24 K52 Thông tin – Th ư vi ện
25. Khóa lu ận t ốt nghi ệp T tháng 4/1999, t ng c ng ngu n thông tin ph c v ào t o, nghiên c u khoa h c, Phòng T li u ã ngh và c Ban giám c H c vi n cho phép n i m ng Internet, m ra thêm m t ho t ng nghi p v m i. Mc dù iu ki n thi t b còn y u, nh ng vi c tri n khai khai thác thông tin trên m ng ã góp ph n tích c c trong vi c ph c v nhu c u ào t o, nghiên cu khoa h c. i v i ho t ng nghi p v ã b t u ng d ng c a CNTT. Th vi n ã b t u c trang b máy tính và c cài t ph n m m qu n lý d li u CDS/ISIS. Công tác xây d ng CSDL b t u c tri n khai: b c u ti n hành vi c xây d ng CSDL cho kho sách c a Th vi n Khoa h c và kho sách c a sinh viên. Sau g n 1 n m tri n khai công vi c th vi n ã l p, x lý và nh p máy c g n 1500 bi u ghi ( n h t n m 2002 là h ơn 2500 bi u ghi). Vi c tra c u thông tin, tìm ki m tài li u b t u c ti n hành trên máy tính, do ó ã góp ph n nâng cao ch t l ng ph c v b n c. Tuy nhiên, b c u vi c tìm tin trên máy ch do cán b th vi n tr c ti p th c hi n. giúp ng i c có th t mình s d ng máy vi tính tra c u thông tin, Phòng T li u ã m i gi ng viên t Trung tâm Thông tin – th vi n Tr ng i h c Khoa h c Xã h i và Nhân v n Qu c gia sang m m t l p ào t o ng i dùng tin cho các cán b c a Vi n và Th vi n trong th i gian mt tu n l . Không k 2 máy vi tính c t t i phòng T li u, thì tính n h t nm 2001, th vi n ch m i c trang b 2 chi c máy vi tính th h c ch a c k t n i v i nhau, có t c x lý ch m, dung l ng c ng nh . Các máy tính này ch y u dùng nh p các b n ghi CSDL và tra c u tìm tài li u, thông tin qua 2 CSDL mà Th vi n ang ti p t c xây d ng, b sung là CSDL c a kho sách giáo viên và kho sách c a sinh viên. Lúc u ph n m m CDS/ISIS ch y trong môi tr ng DOS (là ph n m m ph bi n nh t c dùng cho các th vi n trong nh ng n m 1995 – 1996) nên khá khó kh n cho ng i s d ng n u không có các k n ng c n thi t. Nh ng n n m 2002, Tr ươ ng Th ị H ường 25 K52 Thông tin – Th ư vi ện
26. Khóa lu ận t ốt nghi ệp Th vi n ã b t u c trang b thêm 2 máy tính m i nên ã có th ti n hành xây d ng m ng LAN c c b c a Th vi n. Ph n m m qu n lý c ng c cài t l i b ng ch ơ ng trình WINISIS 1.4 (ch y trên môi tr ng Windows) – m t ph n m m ang khá thông d ng t i các th vi n. Sinh viên ã b t u có th t tra c u, tìm ki m thông tin trên 2 CSDL do th vi n xây dng c, tuy v n còn h n ch vì các máy tính c c s d ng làm công c tra c u t i phòng c sinh viên th ng hay b tr c tr c v ph n c ng. Mc dù vi c ng d ng CNTT trong giai on này còn nhi u h n ch , nghèo nàn, v n v t và ch a h th ng. H th ng th ng thông tin – th vi n in t h u nh ch a có gì, tài nguyên th vi n ch a c a lên m ng, ng i dùng tin m i ch có th tìm ki m m t s thông tin và tra c u th m c mt cách h n ch . Tuy nhiên nó là giai on quan tr ng m ra m t h ng phát tri n m i cho vi c nng d ng tin h c vào ho t ng thông tin – th vi n ca Trung tâm. - Giai đoạn 2: T ừ tháng 9/ 2006 đến tháng 7/ 2010 T tháng 9/2006 Trung tâm Thông tin – Th vi n Hc vi n Ngân hàng chính th c chuy n sang ho t ng t i m t khu riêng bi t v i ngôi nhà 7 t ng có t ng di n tích s d ng trên 1600 m 2, c trang b ng b ph c v cho ng i dùng tin (NDT) và các ho t ng nghi p v . ây là iu ki n thu n l i Trung tâm ti n hành các ho t ng tin h c hóa c a mình. Trong th i gian này Trung tâm ti p t c s d ng ph n m m CDS/ISIS ti u n m 2007 Trung tâm ti n hành s d ng Excel nh p m t s tr ng cơ b n. n tháng 4/2009. b t u s d ng Aceess nh p li u các tr ng tơ ng i chu n theo kh m u biên m c MARC 21 và sau ó xu t file d li u cho sinh viên tra c u. Trong th i gian này Trung tâm v n ch a th c s t c k t qu trong vi c ng d ng ng b các khâu, vi c ph c v bn c v n theo Tr ươ ng Th ị H ường 26 K52 Thông tin – Th ư vi ện
27. Khóa lu ận t ốt nghi ệp ph ơ ng th c truy n th ng, vi c tra c u trên máy tính còn h n ch . c bi t là h th ng máy tính v n còn h n ch , c u hính th p gây khó kh n cho vi c x lý tài li u và ph c v b n c. -Giai đoạn 3: T ừ tháng 7/2010 đế n nay Cu c cách m ng khoa h c công ngh phát tri n nhanh chóng, kéo theo s phát tri n c a các tài li u in t , tài li u s hóa, Ph n m m CDS/ISIS có r t nhi u tính n ng n i tr i nh ng ch là ph n m m t li u in t vì v y ã nhanh chóng b l i th i tr c s xu t hi n c a hàng lo t các ph n m m th vi n khác. ng th i vi c xây d ng CSDL trên ph n m m qu n lý d li u Microsoft Access thi u r t nhi u y u t c n b sung thêm (gán ch s cutter, t khóa, ) và v i vi c xây d ng CSDL d ng này thì không cho phép truy c p và tra c u, tìm ki m tài li u t xa, không có kh n ng trao i và kt n i v i các CSDL c a các Trung tâm Thông tin – Th vi n khác nên vi c tìm ki m và l a ch n ph n m m qu n tr th vi n m i phù h p v i yêu c u và xu h ng t i Trung tâm Thông tin – Th vi n H c vin Ngân hàng là iu tt y u x y ra. Và n tháng 7/2010 Trung tâm ã chuyên sang s d ng ph n mm iLib 4.0 c a Công ty TNHH gi i pháp ph n m m CMC. iLib 4.0 là gi i pháp th vi n in t cho các th vi n t i Vi t Nam do CMC nghiên c u và phát tri n. ây là m t h th ng th vi n tích h p c thi t k nh m áp ng nhu c u c a các th vi n trong n c, t các th vi n công c ng, th vi n các tr ng i h c, th vi n chuyên ngành n các trung tâm thông tin trong toàn qu c, c bi t là kh n ng tích h p và x lý ti ng Vi t. Trong giai on này Trung tâm ang g p rút ti n hành vi c biên m c và h i c tài li u phù h p và hoàn thi n các khâu trong ph n m m ti n t i ph c v cho ng i dùng tin m t cách hi u qu nh t. Trung tâm ti n hành b sung các ngu n tài li u in t m i. ng d ng tin h c i v i khâu ph c v , m r ng vi c tra tìm trên máy tính in t . Ngoài ra, Trung tâm còn m phòng truy c p Internet t o iu li n cho ng i dùng tin ti p c n v i công ngh m i, tìm c nh ng tài li u in t , nâng cao kh n ng ph c v . Tr ươ ng Th ị H ường 27 K52 Thông tin – Th ư vi ện
28. Khóa lu ận t ốt nghi ệp Qua các giai on ng d ng CNTT vào ho t ng thông tin – th vi n ca Trung tâm ang d n hoàn thi n các ho t ng c a mình ti n k p v i xu th chung c a th gi i. Hi n nay thì Trung tâm không ng ng phát tri n và ng d ng CNTT vào các ho t ng c a mình và Trung tâm ang có d án xây d ng th vi n in t trong th i gian t i. ây là mô hình th vi n c a t ơ ng lai g n, có s ng d ng r ng rãi các ti n b c a ngành thông tin t ng hóa. 2.4. M t s thành t u ng d ng công ngh thông tin t i Trung tâm Thông tin - Th ư vi n H c vi n Ngân Hàng 2.4.1. Xây d ựng hạ t ầng công ngh ệ thông tin t ại Trung tâm Thông tin – Th ư vi ện H ọc vi ện Ngân Hàng Vào cu i th k XX u th k XXI, CNTT và vi n thông Vi t Nam phát tri n m nh m m ra nh ng h ng phát trin m i cho vi c tin h c hóa trong m i l nh v c ho t ng. Cùng v i xu th chung thì Trung tâm Thông tin – Th vi n H c vi n Ngân hàng ã nhanh chóng ti n hành tri n khai các ho t ng ng d ng CNTT vào ho t ng c a Trung tâm mình, trong ó cng ã chú tâm t i vi c xây d ng và phát tri n h th ng m ng t i Trung tâm. Mng máy tính là m t t p h p các máy tính n i v i nhau b ng các ng truy n v t lý theo m t ki n trúc nào ó nh m m c ích trao i thông tin gi a các máy tính. Trung tâm ang k t n i m ng LAN trong H c vin Ngân hàng và h th ng m ng toàn c u Internet là c ơ s v n hành toàn b h th ng ang ho t ng t i Trung tâm. Mng LAN Mng LAN c a Trung tâm chính là h th ng m ng LAN c a H c vi n. Máy ch chính c t trên tòa nhà th c hành c a H c Vi n, n i ng truy n t i Trung tâm. Mng LAN c a trung tâm c k t ni thông qua các thi t b chuy n m ch Switch (Trung tâm có 4 Switch c t các t ng c a Trung tâm), nh s d ng thi t b này mà s Tr ươ ng Th ị H ường 28 K52 Thông tin – Th ư vi ện
29. Khóa lu ận t ốt nghi ệp ng trên m ng gi m h n, m b o cho s ho t ng riêng l c a tng t ng, t ng phòng mà v n k t n i t o s th ng nh t trong toàn b Trung tâm c ng nh toàn b h th ng m ng c a H c vi n. Vi c s dng m ng LAN ch y u là c p nh t các tài li u, các v n b n, thông tin t c p trên a xu ng các phòng ban. Kt n i m ng Internet Mng Internet c xem là m ng c a các m ng c t o ra b ng vi c kt n i các máy tính và các m ng máy tính v i nhau trong m t m ng chung rng l n mang tính ch t toàn c u. Vi c liên k t v m t v t lý c a các máy tính và m ng máy tính này c th c hi n thông qua các m ng vi n thông khác nhau nh qua in tho i, qua v tinh ho c qua các kênh vi ba là song qua các ng thuê riêng ho c qua cáp quang. Vi c k t n i v i m ng Internet c th c hi n thông qua h th ng mng LAN c a H c vin. M ng Internet c n i v i máy ch t t i phòng th c hành c a H c vi n t ó truy n t i Trung tâm thông qua h th ng m ng LAN. Hi n nay, H c vi n ang s d ng m ng internet do T p oàn Viettel cung c p. Trung tâm c trang riêng 1 ng ADSL c cho vi c kt n i h th ng y nh v i ng Internet. Nh có h th ng m ng mà vi c ng d ng CNTT vào ho t ng c a Trung tâm c tri n khai m t cách nhanh chóng. Tt c s máy tính c a Trung tâm u c n i m ng v i máy ch c a H c vi n thông qua 3 b HUB. Các phòng làm vi c, phòng c, phòng máy tính u c trang b u phát tín hi u Wirless ph c v truy c p Internet không dây. Vi c a Internet vào s d ng và khai thác ã mang l i hi u qu trong quá trình trao i và chuy n t i thông tin m t cách nhanh chóng thu n thi n. Trung tâm có Tr ươ ng Th ị H ường 29 K52 Thông tin – Th ư vi ện
30. Khóa lu ận t ốt nghi ệp th gi i thi u v n tài li u c a mình n v i t t c ng i dùng tin, có th ti n hành trao i d li u v i các c ơ quan thông tin th vi n khác trên toàn qu c. 2.4.2. Kh ổ mẫu biên m ục đọ c máy MARC Th k XX, tin h c b t u c ng d ng vào ho t ng th vi n. Vi c ng d ng tin h c hoá ã làm cho tính ch t ngh th vi n có nhi u thay i, trong ó công tác l u tr thông tin c g n li n v i công tác thông tin th m c và biên m c c t ng hoá. Vic biên m c t ng s d ng m t ph n m m t li u ho c phân h biên m c c a ph n m m tích h p qu n tr th vi n t o l p các bi u ghi cho m t CSDL th m c và t o ra các m c lc thích h p. Tuy nhiên, các ch ơ ng trình không th t c c các phi u biên m c ã c nh p vào máy tính. Do v y c n có m t ph ơ ng ti n trung gian ch ơ ng trình có th hi u c thông tin trên các phi u c nh p máy. Biên m c c máy ã ra i và th c hi n ch c n ng này. N m 1996, biên m c c máy xu t hi n v i kh m u MARC u tiên c a Th vi n Qu c h i M . MARC là t vi t t t thu t ng ti ng Anh: “Machine cataloguing”. Thu t ng này có ngh a là “biên m c có th c b ng máy”. Kh m u MARC do th vi n Qu c h i M xây d ng u tiên và s dng nên g i là USMARC. C u trúc c a kh m u MARC t o ra nhi u kh nng cho máy tính l a ch n và s p x p các d li u th m c: - Cho phép ng i s d ng d dàng truy c p t i các bi u ghi - In ra các thông báo sách m i, các n ph m th m c, các m c l c di d ng công th c khác nhau, các nhãn trên gáy sách. - Trao i d li u th m c v i các th vi n khác nhau trong n c và th gi i. Kh m u MARC có ý ngh a quan tr ng trong biên m c t ng. Vì vy, các ph n m m qu n tr th vi n c n ph i c xây d ng tuân theo các chu n c a kh m u MARC. Tr ươ ng Th ị H ường 30 K52 Thông tin – Th ư vi ện
31. Khóa lu ận t ốt nghi ệp Kh m u MARC 21 là chu n trình bày và trao i thông tin th mc và nh ng thông tin liên quan d i d ng máy tính c c (machine- readable). Nó là kh m u trao i, c thi t k cung c p các c t k thu t cho vi c trao i thông tin th m c và thông tin liên quan khác gi a các h th ng. V i t cách m t kh m u trao i, MARC 21 không áp t nh ng chu n l u tr d li u bên trong h th ng và chu n trình bày d li u (display format). Vi c trình bày d li u là quy nh riêng c a t ng h th ng riêng bi t s d ng kh m u MARC 21. Hi n nay, có r t nhi u kh m u v i nh ng u im khác nhau t o ra nhi u s l a ch n cho các th vi n s d ng. Tuy nhiên, vi c áp d ng nhi u kh m u nh p tin gây ra nh ng khó kh n không nh cho các th vi n trong vi c trao i và chia s ngu n l c l n nhau. M c dù h u h t các ph n m m cho phép t o l p các file chuy n i khi xu t nh p d li u song vi c trao i d li u gi a các CSDL không cùng m t c u trúc gi a các th vi n v n g p nhi u khó kh n, tr ng i. Vi t Nam, hi n nay thì kh m u MARC 21 ang c khuy n khích s d ng, nhi u th vi n tr ng i h c Vi t Nam ã và ang s d ng kh mu này, m t s th vi n khác c ng ã có d án i m i ph n m m và chuy n sang áp d ng MARC 21. Tuy nhiên, vi c áp d ng MARC 21 t i các th vi n còn g p nhi u khó kh n, tài li u h ng d s d ng MARC 21 còn rt ít, hi n nay n c ta ch a có m t b t khóa, m c ch chu n th ng nh t nào nên các tr ng v ch m i th vi n ch n m t cách gi i quy t riêng. Các ch th x lý còn c ít quan tâm, ch th c a nhi u tr ng còn c hi u là x lý không úng. Ngay trong m t th vi n thì vi c s lý các bi u ghi MARC gi a các cán b c ng khác nhau. S l ng bi u ghi còn sai nhi u. Tuy nhiên, thì chúng ta c ng ang khuy n khích s d ng kh m u MARC 21 vì vi c s d ng chung chu n kh m u s giúp cho vi c chia s CSDL tr nên nhanh chóng và d dàng h ơn, t o kh n ng trao i thông tin Tr ươ ng Th ị H ường 31 K52 Thông tin – Th ư vi ện
32. Khóa lu ận t ốt nghi ệp gi a các th vi n trong n c, ti t ki m c th i gian và công s c c a cán b th vi n. T tháng 7 n m 2010, ngay sau khi Trung tâm ti n hành tri n khai vi c ng d ng Ph n m m iLib 4.0 ng th i ti n hành s d ng kh m u MARC 21 làm kh m u biên m c cho Trung tâm mình và t c m t s hi u qu trong vi c biên m c t ng. Kh mu MARC 21 c ng d ng t i Trung tâm v i các tr ng ch y u sau: + 0XX: Vùng thông tin qu n lý s , mã. G m 3 tr ng: 020$c Giá ti n 041$a Mã ngôn ng 082$a Kí hi u phân lo i $b Ch s cutter (mã cutter theo tên sách) + 1XX: Vùng các tiêu chính: 100$a Tiêu mô t chính $c Ch c danh tác gi $e Vai trò c a tác gi + 2XX: Vùng nhan chính và thông tin trách nhi m 245$a Tên sách $b Ph $c Thông tin v trách nhi m 250$a L n xu t b n Tr ươ ng Th ị H ường 32 K52 Thông tin – Th ư vi ện
33. Khóa lu ận t ốt nghi ệp $b Thông tin khác v xu t b n 260$a N ơi xu t b n $b Nhà xu t b n $c N m xu t b n + 3XX: Vùng mô t v t lý 300$a S trang $b Các chi ti t v t lí khác $c Kích th c $e Tài li u kèm theo + 4XX: Vùng các thông tin v tùng th 490$a Thông tin v tùng th $v S th t t p + 5XX: Vùng các ph chú 500$a Ph chú chung 520$a Tóm t t, chú gi i tài li u + 6XX: Vùng các tiêu b sung 653$a T khóa không ki m soát + 7XX: Các vùng tiêu b sung khác Tr ươ ng Th ị H ường 33 K52 Thông tin – Th ư vi ện
34. Khóa lu ận t ốt nghi ệp 700$a Tên cá nhân $e Thu t ng chính xác trách nhi m liên quan 710$a Tiêu b sung cho tác gi t p th + 8XX: Vùng s d ng c c b 852$b Kho l u tr $j S KCB + 9XX 901 Ng i x lý 902 Ngày x lý i v i sách ti ng n c ngoài c u trúc các tr ng c ng gi ng nh sách Vi t nh ng có thêm tr ng tr ng 020$a ch s ISBN. Trong quá trình ng d ng kh m u MARC, Trung tâm Thông tin – Th vi n H c vi n Ngân hàng ã có nh ng thay i thêm b t các tr ng phù h p v i iu ki n c a Trung tâm mình. Vi c áp d ng kh m u MARC giúp cho vi c chia s và s dng các bi u ghi th m c gi a các th vi n v i nhau c d dàng không ch gi a các th vi n trong n c mà c v i th vi n n c ngoài. 2.4.3. Ứng d ụng phần m ềm iLib 4.0 của Công ty trách nhi ệm h ữu h ạn gi ải pháp ph ần m ềm CMC iLib 4.0 là gi i pháp th vi n in t cho các th vi n t i Vi t Nam do CMC nghiên c u và phát tri n. ây là m t h th ng th vi n tích h p c thi t k nh m áp ng nhu c u c a các th vi n trong n c, t các th vi n công c ng, th vi n các tr ng i h c, th vi n chuyên ngành n các trung tâm thông tin trong toàn qu c, c bi t là kh n ng tích h p và x lý ti ng Tr ươ ng Th ị H ường 34 K52 Thông tin – Th ư vi ện
35. Khóa lu ận t ốt nghi ệp Vi t. iLib 4.0 là phiên b n th vi n in t tích h p m i nh t hi n nay c a CMC, iLib 4.0 áp ng chu n nghi p v m b o cho vi c t ng hóa công tác nghi p v và liên thông, trao i ngu n l c thông tin. iLib 4.0 t o cho ng i s d ng m t c ng vào m i d ng thông tin, dù là xu t b n ph m, tài li u in t hay âm thanh, hình nh iLib 4.0 luôn c th ng xuyên c p nh t nh m n m b t c các công ngh hi n i và áp ng nhu c u i m i c a các trung tâm thông tin. iLib 4.0 t ơ ng thích v i c Internet, Intranet. iLib c thi t k theo nguyên t c xuyên su t toàn b ch ơ ng trình: d s d ng m b o t t c các yêu c u và tiêu chu n v nghi p v th vi n, có ki n trúc h th ng h tr kh n ng m r ng không h n ch và các k t n i logic tr c ti p gi a các module, s n sang cho vi c khai thác d li u t c cao mà v n m b o an toàn d li u và b o m t. iLib cung c p các tính n ng m nh nh : h tr a ngôn ng ; s d ng các tiêu chu n và quy tc mô t th m c ISBD, AACR2 c ng nh các khung phân lo i DDC, BBK, LCC, và các lo i t in, t chu n ; H tr chu n biên m c theo UNIMARC, MARC21; Tra c u m c l c tr c tuy n thông qua Internet; iLib 4.0 ã xây d ng c nhi u phân h (Module) phù h p v i toàn b các ho t ng c a các c ơ quan thông tin - th vi n và ã c Trung tâm Thông tin – Th vi n H c vi n Ngân hàng l a ch n a vào s d ng. Hình 1: Giao di ện chính c ủa ph ần m ềm iLib 4.0 Tr ươ ng Th ị H ường 35 K52 Thông tin – Th ư vi ện
36. Khóa lu ận t ốt nghi ệp • Phân h tra c u tr c tuy n – OPAC • Phân h B sung • Phân h n ph m nhi u k • Phân h Biên m c • Phân h Qu n lý kho • Phân h L u thông (M n tr , qu n lý b n c) • Phân h M n liên th vi n • Phân h Qu n lý tin t c • Phân h Qu n tr h th ng Mỗi phân h ệ có nh ững tính n ăng sau: - Phân h ệ tra c ứu tr ực tuy ến – OPAC : Modul OPAC cho phép kh nng truy nh p m c l c công c ng tr c tuy n thông qua giao di n truy c p công c ng. Modul cung c p kh n ng tìm ki m nhanh v i giao di n c th hi n d i m t m u nh s n. Cho phép ng i dùng tin tìm ki m theo nhi u tiêu chí khác nhau, h tr các toán t tìm ki m, có th tìm hai ch : c ơ bn và nâng cao. H tr tra c u liên th vi n thông qua c ng Z39.50. ng th i qu n lý ng i dùng và cung c p di n àn ng i dùng có th trao i thông tin cho nhau. Ngoài ra, OPAC còn cung c p các d ch v tr c tuy n, tr giúp, xem thông tin ng i dùng, thông báo sách m i, ng ký m n và xin gia h n qua m ng. - Phân h ệ bổ sung : Phân h cung c p và h tr các ch c nng, nghi p v ph c v công tác b sung c a m t th vi n. Thi t l p các ơ n t và ơ n nh n tài li u. L u tr t t c các thông tin c a ơ n t và ơ n nh n, theo dõi sát sao công tác b sung ngu n tin c a th vi n. Cho phép th ng kê, quy t toán, t o các báo cáo, khi u n i liên quan n công tác b sung. Qu n lý và theo dõi qu b sung; l u tr các tham s ph c v cho vic b sung; h tr m t ph n cho công tác biên m c. Tr ươ ng Th ị H ường 36 K52 Thông tin – Th ư vi ện
37. Khóa lu ận t ốt nghi ệp - Phân h ệ ấn ph ẩm nhi ều k ỳ: Phân h cung c p tính n ng m nh qu n lý xu t b n ph m nhi u k nh : t mua, theo dõi quá trình nh n, óng tp, biên m c, qu n lý thay i, l u thông, báo cáo th ng kê, Xây d ng các danh sách t mua xu t b n ph m nhi u k : lo i hình, kho ng th i gian t mua, nh k , s l ng t theo n ph m, nhà cung c p, ngu n qu b sung. Qu n lý m i ho t ng xu t b n ph m nhi u k nh : báo, t p chí, t p san nh k , niên giám, tùng th có nh k ; không nh k Qu n lý qu b sung và các tiêu chí liên quan t mua xu t b n ph m nhi u k . Qu n lý n t ng s xu t b n ph m nhi u k : Theo dõi quá trình nh n tài li u và có th nh n tài li u v . - Phân h ệ biên m ục: Là m t phân h m nh h tr a ra các quy tc biên m c nh t quán nh các chu n biên m c và mô t biên m c theo chu n qu c t nh : phân lo i, t khóa, biên m c theo các kh m u chu n dng MARC21 và c tuân th theo các tiêu chu n và quy t c mô t nh AACR2, ISBD, TCVN 4743 – 89 và theo các khung phân lo i khác nhau nh DDC, BBK, UDC, LCC, Là các b n ghi biên m c giúp b n c qua ó tra c u thông tin biên m c c ơ b n v tài li u mà h c n. Cho phép nh p mi, s a ch a, xóa, duy t, xem tái s d ng, t các giá tr m c nh cho biên mc chi ti t các bi u ghi c b ph n b sung nh p s ơ l c ào h th ng. - Phân h ệ quản lý kho : Cho phép t o l p, t ch c và qu n lý kho theo yêu c u c a t ng th vi n nh kho chính, kho ph , kho ch c n ng, phòng, giá, ng n, - Phân h ệ lưu thông : Phân h cho phép qu n lý th i gian m n, s tài li u c m n và t tr c, l phí m n, m c ph t ti n, i v i b n c cho phép ng ký b n c m i, s a i và c p nh t thông tin v b n c. Cho phép thi t l p các chính sách khác nhau t i m i im l u thông trong h th ng, m b o tính th ng nh t trong h th ng. H tr các báo cáo t ng h p ca c h th ng và các báo cáo c a t ng im. Tr ươ ng Th ị H ường 37 K52 Thông tin – Th ư vi ện
38. Khóa lu ận t ốt nghi ệp - Phân h ệ m ượn liên th ư vi ện: Phân h có kh n ng m r ng và tơ ng thích v i các h th ng bên ngoài, c dùng ki m soát vi c m n tài li u t các th vi n khác và cho phép cán b th vi n theo dõi ti n trình mn và cho m n tài li u liên th vi n c ng nh tra c u tài li u t th vi n khác thông qua giao th c Z39.50 - Phân h ệ quản lý tin t ức: Phân h cho phép ng i dùng xây d ng và t ch c a thông tin lên trang web c a th vi n. Phân h cung c p thông tin t o ra các m c l n và t ch c n i dung thông tin theo t ng l nh v c, chuyên . Có th h y b hoàn toàn ho c t m th i t ng m c ho c t ng bài in bt k . Phân h còn có kh n ng tích h p sinh ng cho t ng bài báo. - Phân h ệ qu ản tr ị h ệ th ống : Phân h này giúp cho công tác qu n lý c t t h ơn. Phân h này giúp cho ng i qu n tr thi t t các tham s làm vi c cho toàn b h th ng c ng nh b t t t các tính n ng c a phân h khác. Qua phân h này ng i qu n tr có th ti n hành các ho t ng b o trì h th ng nh chép dòng d li u, c nh t ký c a toàn b ch ơ ng trình. 2.4.3.1. Ứng d ụng công ngh ệ thông tin trong công tác qu ản lý T ch c qu n lý óng vai trò quan tr ng trong m i ch xã h i, m i ngành ngh , m i l nh v c. Nh t ch c qu n lý khoa h c ã m ng l i hi u qu lao ng cao v i chi phí tiêu hao s c l c ít, ph ơ ng ti n ít và th i gian ít. Bt c m t ch xã h i nào ho c m t t ch c hay m t c ơ quan, xí nghi p nào c ng ph i t ch c qu n lý ho t ng m i có hi u qu . Do ó, khoa h c qu n lý ã tr thành m t ngành khoa h c bao trùm lên toàn b ho t ng xã hi. Chính vì v y m i ngành ngh , m i l nh v c u ph i nghiên c u tìm ra cách t ch c, qu n lý sao cho khoa h c nh t i v i ngành ngh c a mình là vi c làm h t s c c n thi t. Cùng v i các ngành khác thì v n t ch c qu n lý c ng óng vai trò quan tr ng trong ho t ng th vi n. Các trang thi t b , m ng máy tính, các ph n m m qu n lý, tra c u và các ng d ng ch em l i hi u qu khi có m t i ng cán b th vi n bi t s d ng và làm ch c công ngh tiên ti n. Ngày nay, ng i cán b th vi n ngoài ki n th c Tr ươ ng Th ị H ường 38 K52 Thông tin – Th ư vi ện
39. Khóa lu ận t ốt nghi ệp chuyên môn nghi p v c n ph i c p nh t ki n th c tin h c, ph i bi t s d ng thành th o máy tính và m ng máy tính x lý, qun tr và khai thác các ngu n tài li u. Trung tâm Thông tin – Th vi n H c vi n Ngân hàng ch ti n hành ph c v theo kho m vì v y vi c khai thác tài li u ph c v cho NDT v n còn h n ch v th i gian. c bi t nh có CNTT mà vi c qu n lý kho, qu n lý b n c, qu n lý n ph m nhi u nh k và qu n tr h th ng t i Trung tâm Thông tin – Th vi n H c vi n Ngân hàng ã d dàng và b c u t hi u qu .
    Qu ản lý kho: Cho phép t o l p, t ch c và qu n lý kho theo yêu c u c a th vi n. Ng i dùng có th t nh ngh a c u trúc kho m i phù h p v i các c p qu n lý kho. Hình 2. Giao di ện phân h ệ qu ản lý kho Các ch c n ng c ơ b n c a module nh : - T ch c, s p x p kho theo yêu c u c a th vi n; - Qu n lý các thông tin v h th ng kho: c p l u tr , h th ng l u tr ; - H tr t i a công tác ki m kê kho; - X lý m t trong quá trình ki m kê; - Xp giá t ng; - ánh l i s ng ký cá bi t; Tr ươ ng Th ị H ường 39 K52 Thông tin – Th ư vi ện
40. Khóa lu ận t ốt nghi ệp - Th ng kê và in danh sách tài li u có trong kho; - Thanh lý tài li u; - Th c hi n in nhãn tài li u. Vi các ch c n ng trên thì v n qu n lý kho tài li u t i Trung tâm ã bc u t hi u qu . Giúp cho Trung tâm có th qu n lý c s n ph m hi n có, ki m tra th ng xuyên tình tr ng c a các kho ti n hành th c hi n quá trình thanh lý tài li u. Công vi c ki m kê c ng là công vi c c n thi t m b o gi gìn t t tài s n c a th vi n, giúp ng i cán b bi t c tình tr ng kho tin, x lý các tài li u quá c thông tin không còn phù h p. Công vi c ki m kê t i Trung tâm c ng c ti n hành ph thu c vào yêu c u t ó có h ng k ho ch cho th i gian t i. ng th i các tính n ng khác c a phân h nh : x p giá, ánh l i s KCB, in nhãn tài li u ã góp ph n l n vào công tác qu n lý kho sách c a Trung tâm.
    Qu ản lý b ạn đọc (phân h ệ l ưu thông) Bn c là m t trong b n y u t quan tr ng c u thành lên mt th vi n. Tùy vào i t ng b n c mà các trung tâm có các chính sách ho t ng cho h p lý và hi u qu . B n c t i các th vi n tr ng h c luôn coi th vi n là gi ng ng th hai, do ó mà b n c t i các th vi n tr ng hc t ng lên nhanh chóng và nhu c u tìm tin c a h c ngày càng cao. Vìa v y vi c qu n lý b n c t i các th vi n là vi c làm h t s c quan tr ng. Vi phân h qu n lý b n c c a ph n m m iLib 4.0 cho phép ng ký bn c m i va s a i/ c p nh t thông tin v b n c. T i Trung tâm thì do mi b t u áp d ng ph n m m nên phân h này v n ch a c khai thác mt cách tri t . Phân h này có các ch c n ng giúp Trung tâm qu n lý b n c và ti n hành các ho t ng liên quan n b n c. Bao g m: Tìm ki m b n c; Tr ươ ng Th ị H ường 40 K52 Thông tin – Th ư vi ện
41. Khóa lu ận t ốt nghi ệp thêm m i b n c; s a/ xóa thông tin b n c; gia h n th ; rút h n th ; qun lý ph t b n c; in th /Báo cáo; khôi ph c b n c. Vi c khai thác phân h qu n lý ang c Trung tâm khai thác a vào qu n lý b n c m t cách nhanh chóng và thu n ti n nh t. Hình 3. Giao di ện phân h ệ Qu ản lý b ạn đọc – L ưu thông tài li ệu Mi b n c n v i Trung tâm ph i làm th tích h p mã v ch, nh ca b n c s c scan lên máy tính và nh ng thông tin c n thi t c nh p vào máy tính nh ph n m m tích h p và qu n tr th vi n. Qu n lý thông tin cá nhân bao g m: s th , h và tên, ngày tháng n m sinh, gi i tính, khoa, khóa, l p, tr ng, ngày c p th , ngày h t h n, lo i b n c. Hình 4. Thông tin b ạn đọc Tr ươ ng Th ị H ường 41 K52 Thông tin – Th ư vi ện
42. Khóa lu ận t ốt nghi ệp Nh ng d ng ph n m m iLib mà công tác qu n lý b n c tr nên d dàng, thu n ti n và hi u qu h ơn. Vi c tra c u b n c m n sách tr nên d dàng nhanh chóng chính xác và gi m công s c, nâng cao c trình tin hc c a cán b th vi n.
    Qu ản lý ấn ph ẩm nhi ều định k ỳ Là m t trong nh ng phân h m nh c a ch ơ ng trình v n ph m nhi u k. Cung c p tính n ng m nh qu n lý xu t b n ph m nhi u k nh t mua, theo dõi quá trình nh n, óng t p, biên m c, qu n lý thay i, l u thông, báo cáo th ng kê, Phân h còn h tr vi c tra c u tìm ki m và a ra các báo cáo c n thi t trong quá trình b sung, biên m c các xu t b n ph m nhi u k . Hình 5. Giao di ện qu ản lý ấn ph ẩm nhi ều định k ỳ Xây d ng các danh sách t mua xu t b n ph m nhi u k : lo i hình, kho ng th i gian t mua, nh k , s l ng t theo n ph m, nhà cung c p, ngu n qu b sung. Qu n lý mi lo i xu t b n ph m nhi u k nh : báo, t p chí, t p san nh k , niên giám, có nh k ; không nh k Qu n lý qu b sung và các chi tiêu liên quan t mua xu t b n ph m nhi u k . Qu n lý n t ng s xu t b n ph m nhi u k : Theo dõi quá trình nh n tài li u và có th nh n tài li u v . Trung tâm ã ti n hành áp d ng phân h này và t hi u qu b c u trong công tác qu n lý xu t b n ph m nhi u nh k . Vi c l p các ơ n t, ơ n nh n hay tra trùng các n ph m c ng t ơ ng t nh trong phân h b Tr ươ ng Th ị H ường 42 K52 Thông tin – Th ư vi ện
43. Khóa lu ận t ốt nghi ệp sung c trình bày sau. Biên m c t ng th hay biên m c t ng s giúp vi c khai thác và tra c u thông tin có liên quan n n ph m này c ti n hành ti t ng s , tránh biên m c l p l i. Theo dõi, b sung: tính n ng lên l ch n ph m và ghi nh n th i im th c nh n c a t ng s cho phép ch ơ ng trình t ng v l ch và ánh d u thông báo nh ng n ph m không v và ki m soát nh ng trùng l p trong công tác b sung. Tùy vào c ơ quan quy nh s l ng n ph m cho m t t p óng t p thì ch ơ ng trình s t ng a ra thông báo nh c nh óng t p m i. Và vi c qu n lý b sung cho phép cán b có th thay h n và dùng l i các ơ n t mua ã t tr c ó. Phân h qu n lý xu t b n ph m nhi u k ã giúp cho các khâu c làm th công c thay th và ti n l i h ơn, ng i cán b th vi n c ng vt v h ơn trong vi c qu n lý, b sung các xu t b n ph m.
    Qu ản tr ị h ệ th ống Phân h này giúp cho công tác qu n lý c t t h ơn. Phân h này giúp cho ng i qu n tr thi t t các tham s làm vi c cho toàn b h th ng c ng nh b t t t các tính n ng c a phân h khác. Qua phân h này ng i qu n tr có th ti n hành các ho t ng b o trì h th ng nh chép dòng d li u, c nh t ký c a toàn b ch ơ ng trình. Hình 6. Giao di ện Phân h ệ Qu ản tr ị h ệ th ống Tr ươ ng Th ị H ường 43 K52 Thông tin – Th ư vi ện
44. Khóa lu ận t ốt nghi ệp Phân h qu n lý c s d ng b i ng i/ nhóm ng i cao nh t v i kh n ng t o m i và gán quy n cho các tài kho n truy c p vào các phân h khác c ng nh rút b t quy n, h y tài kho n ang s d ng. 2.4.3.2. Ứng d ụng công ngh ệ thông tin trong bổ sung, x ử lý tài li ệu và ph ục v ụ ng ười đọc  Ứng d ụng CNTT trong công tác b ổ sung: Công tác b sung là khâu quan tr ng và c n thi t v i b t k c ơ quan th vi n nào c bi t là v i th vi n tr ng i h c vì th vi n tr ng i hc có nhi m v quan tr ng là ào t o ra i ng cán b nh ng ch nhân c a t n c. Hi n nay, s phát tri n c a khoa h c công ngh d n n s bùng n thông tin làm cho thông tin gia t ng theo c p s nhân và c ng nhanh chóng tr nên l c h u. Do ó, công tác b sung ph i c ti n hành k p th i b sung vào kho t li u c a mình nh ng ngu n tài li u m i nh t, nh ng thành t u khoa h c c a nh ng n c phát tri n trên th gi i áp ng t t nhu cu cho ng i dùng tin. Chính vì v y vi c ng d ng CNTT trong công tác b sung v n tài li u là r t quan tr ng, ây là công on u tiên trong chu trình ng i c a tài li u. Tin h c hóa công tác b sung t o nên s thu n l i cho cán b b sung trong vi c tìm ki m sách trùng b n, th ng kê tài li u và c bi t v i s phát tri n m nh c a khoa h c công ngh thì vi c b sung tài li u in t nh bng hình, b ng ting, a CD – ROM, , tài li u online r t c n c chú tr ng. Tr c ây khi s d ng ph n m m CDS/ ISIS, Trung tâm ã xây d ng CSDL b sung trên Access ti n hành làm worksheet nh p các tr ng nh : Tên sách, thông tin b sung cho nhan , tên tác gi , ng i biên so n biên tp, nhà xu t b n, n ơi xu t b n, nh t khóa, tóm t t n i dung cu n sách vào s ng ký cá bi t, óng d u vi t ký hi u phân lo i, ký hi u x p giá, dán nhãn cho sách r i a lên phòng c. Nh ng t tháng 7 n m 2010, Trung Tr ươ ng Th ị H ường 44 K52 Thông tin – Th ư vi ện
45. Khóa lu ận t ốt nghi ệp tâm s d ng phn mm ILIB 4.0 trong ó có phân h b sung tài li u mang l i r t nhi u tính n ng và ti n ích trong vi c b sung. - Cung c p và h tr y các ch c n ng nghi p v ph c v công tác b sung c a th vi n. - Thi t l p các ơ n t và ơ n nh n tài li u. L u tr t t c các thông tin c a ơ n t và nh n theo dõi sát sao công tác b sung tài li u ca th vi n. - Cho phép th ng kê, quy t toán, t o các báo cáo, các khi u ni liên quan n công tác b sung. - Qu n lý và theo dõi qu b sung. Lu tr các tham s ph c v cho vi c b sung. H tr m t ph n cho công tác biên m cng ký Tt c các thao tác, các tính n ng c a phân h b sung ã c Trung tâm th c hi n hoàn toàn các thao tác theo h ng d n trong các ph n c a ph n m m. Hình 7. Giao di ện phân h ệ b ổ sung Cùng v i s phát tri n v t b c c a CNTT và truy n thông, ngu n thông tin trong th vi n ngày càng m t phong phú và a d ng. Ngoài các tài Tr ươ ng Th ị H ường 45 K52 Thông tin – Th ư vi ện
46. Khóa lu ận t ốt nghi ệp li u d i d ng gi y in truy n th ng còn có các ngu n tin in t c khai thác truy c p thông qua các thi t b truy n tin hi n i ang ngày m t phát tri n và chi m u th . Vi c ng d ng CNTT vào quy trình b sung ã giúp cho vi c th c hi n c thu n ti n nhanh chóng nh s h tr c a ph n m m th vi n và giao d ch th ơ ng m i in t ã rút ng n th i gian, công s c, chi phí trong quá trình b sung. - ơ n t: Trung tâm ng d ng ti n ích c a phân h b sung là t o dơn t b sung n ph m vào th vi n. Các cán b khâu b sung c n lên danh sách, l p ơ n t hàng, l a ch n nhà cung c p và duy t nh ng yêu c u b sung. Có 2 lo i yêu c u b sung là b sung n ph m nh k và b sung n ph m nhi u k , các thao tác l p 2 lo i yêu c u này là nh nhau. Sau khi c các cán b thi t l p, các yêu c u này s c duy t và in thành danh sách các ơ n t b sung. Tr c khi g i ơ n t Trung tâm ti n hành ki m tra xem tài li u t mua ã có hay ch a. Khi cán b th vi n nh p thông tin v tài li u nh : tên tài li u, tác gi , n ơi xu t b n, nhà xu t b n, n m xu t b n trùng v i tài li u ã có trong CSDL thì h th ng s a ra thông báo cán b th vi n làm công tác b sung bi t. Ch c n ng này giúp Trung tâm ti t ki m c ngân sách, tránh hi n t ng trùng b n. - ơ n nh n: Trung tâm ã ti n hành t o ra các ơ n nh n và theo dõi quy trình nh n tài li u c l u l i trên CSDL chi ti t t ơ n nh n nh : mã ơ n, tên ơ n, ngày, tháng nh n, s bi u ghi. Khi t o c các ơ n nh n, Trung tâm ánh ch m c cho các ơ n ã t o giúp cho vi c tra c u các tài li u ã b sung và c ng ký cá bi t. ng d ng CNTT vào công tác b sung ã giúp cho các cán b th vi n d dàng tra c u c xu t x c a tài li u là mua, tài tr hay ngu n bi u Tr ươ ng Th ị H ường 46 K52 Thông tin – Th ư vi ện
47. Khóa lu ận t ốt nghi ệp tng. T ó phân lo i tài li u theo ngu n khác nhau, ki m kê và theo dõi qu b sung theo danh m c lo i ti n. Phân h b sung cho phép nh d ng tr c các m u KCB có th theo ch ho c k t h p c ch và s tùy theo nh d ng c a Trung tâm. Vi c tin h c hóa trong công tác b sung mà c th là nh ph n m m iLib, các thi t b in t khác cùng các ph n m m in nhãn, in mã v ch mà công tác b sung ã th c hi n vi c x lý s ơ b tài li u m t cách chính xác. Phân h b sung c a ph n m m cho phép in mã v ch cho các tài li u trong CSDL b sung, in nhãn gáy cho các n ph m theo úng m u nh ng, in danh sách các KCB c b sung vào CSDL b sung Ví d ụ cu ốn sách : Sng Hoa K : Sách tham kh o / R. LANIER, ALISON, Ph m Th H ng, D ơ ng c S ơn, inh Tr ng Minh, - H. : Chính tr qu c gia, 1996 - 290tr. ; 13x19cm Có s KCB là: SV.021525 Nhãn gáy c ủa cu ốn sách và mã v ạch Phân h cho phép ki m soát nh p kho vi kh n ng x lý lô trong vi c gn và in mã v ch cho s KCB và các thông tin x p giá khác. Ngoài ra, ph n m m còn cho phép cán b th vi n có th ki m kê và t ng xác nh nh ng n ph m th t l c, x p nh m v trí, t ó cán b b sung có th a ra c chính sách b sung c ng nh phân kho và x p giá cho h p lý. Tr ươ ng Th ị H ường 47 K52 Thông tin – Th ư vi ện
48. Khóa lu ận t ốt nghi ệp Hi n nay, phòng b sung c a Trung tâm c trang b 03 máy tính, 01 máy in ph c v cho vi c x lý tài li u và l p danh sách các tài li u c n b sung, ơ n giá, s l ng các tài li u b sung. Nh ng d ng CNTT mà công tác b sung trao i ã t c k t qu t ơ ng i áng k .  Ứng d ụng CNTT trong công tác biên m ục X lý thông tin có tác ng và nh h ng m nh m t i ch t l ng c a các s n ph m và d ch v thông tin c a b t c c ơ quan thông tin th vi n nào. Nu c chú tr ng t ch c t t t t y u s a l i giá tr c ng nh hi u qu thông tin cao, m b o tin c y, chính xác y cho ngu n l c thông tin b sung và phát tri n t o ra ngu n thông tin phù h p v i nhu c u c a NDT. Phân h biên m c c a ph n m m iLib 4.0 là m t phân h m nh c a ch ơ ng trình, h tr a ra các quy t c biên m c, các chu n biên m c và mô t biên m c theo các ch n qu c t nh : phân lo i, t khóa, biên m c theo kh mu MARC 21 và c tuân th theo quy t c mô t nh : AACR2, ISBD, TCVN4743 – 89 và theo các khung phân lo i khác nhau: DDC, BBK, UDC, LCC, Hình 8. Giao di ện phân h ệ biên m ục Là các b n ghi biên m c, giúp b n c qua ó tra c u các thông tin biên m c c ơ b n v tài li u h c c n. Tr ươ ng Th ị H ường 48 K52 Thông tin – Th ư vi ện
49. Khóa lu ận t ốt nghi ệp Phân h cho phép nh p m i, s a ch a, xóa, duy t, xem tái s d ng, t các giá tr m c nh cho biên m c ch ti t các bi u ghi c b ph n b sung nh p s ơ l c vào h th ng. Trung tâm ã ng d ng g n h t các tính n ng c a ph n h . Ti n hành th c hi n vi c x lý k thu t theo ph ơ ng th c t p trung i v i t t c các lo i hình tài li u có trong trung tâm. Công vi c này c giao cho phòng b sung biên m c. Ti n hành biên m c theo kh m u MARC 21, khung phân lo i DDC, qui t c biên m c Anh - M . Vi c biên m c t i Trung tâm i v i t t c các tài li u, i v i tài li u ti ng n c ngoài (ti ng Anh) v n m b o bi u ghi chính xác thì cán b biên m c ã th c hi n tìm ki m download, sao chép thông tin qua c ng Z39.50, tìm ki m theo ch s ISBN, theo tên tác gi , t khóa, Hình 9. Biên m ục thông tin theo MARC 21 Phân h có các tính n ng nh : - Giao di n biên m c than thi n, d s d ng - Cho phép biên m c m i lo i hình tài li u nh sách, n ph m nh k , lu n v n, tranh nh, d li u s - Cho phép tùy bi n các tham s trong biên m c - Cho phép tao l p các tr ng c ng nh các workseet nh p d li u tùy bi n Tr ươ ng Th ị H ường 49 K52 Thông tin – Th ư vi ện
50. Khóa lu ận t ốt nghi ệp - Nh p/ xu t bi u ghi t o ra các bi u ghi th m c theo tiêu chu n MARC d i d ng UNIMARC, MARC 21 ho c các kh m u trong CDS/ISIS. - X lý, tìm ki m, truy c p d li u s - In m c l c, phích, tài liu, báo cáo liên quan n biên m c - Tìm ki m tra c u nhanh theo nhi u tiêu chí. Cho phép ki m soát tính nh t quán c a bi u ghi th m c. - Ki m soát tính nh t quán theo tác gi . Vi c ng dang CNTT trong công tác biên m c chính là t o ra quá trình biên m c t ng. Hi n nay, Trung tâm ang s d ng c hai hình th c biên m c t ng là biên m c g c và biên m c sao chép. Biên m ục g ốc: Biên m c g c hay còn g i là biên m c t i ch . ay chính là quá trình to l p bi u ghi th m c trên c ơ s mô t tr c ti p tài liu có trong th vi n bng các format nh p d li u có s n c a m t ph n m m th vi n nào ó quy nh. Quy trình c ơ b n c a biên m c bao g m: + X lý ti n máy: Mô t các y u t th m c c a tài li u vào kh m u nh p tin (worksheet) + Nh p d li u + Hi u ính bi u ghi trên máy + ng b a lên máy ch tra c u, in k t qu d ng phi u m c l c ho c th m c. Quá trình này t i Trung tâm chính là vi c t o l p bi u ghi m i cho CSDL c a Trung tâm. Các cán b phòng nghi p v s ti n hành x lý tài li u trên phi u nh p tin và nh p d li u vào máy theo quy trình. MARC 21 cho phép nh p tr c ti p các ch th tr ng, mã tr ng con cùng v i các d li u th m c. iu này t o cho cán b th vi n có th ch ng trong quá trình biên m c. Tr ươ ng Th ị H ường 50 K52 Thông tin – Th ư vi ện
51. Khóa lu ận t ốt nghi ệp Trung tâm áp d ng quy t c mô t theo chun qu c t và mô t th m c ISBD, quy t c mô t theo AACR2 và hi n th t t c các nhãn tr ng MARC 21 giúp cho cán b ki m soát c l i trong quá trính biên m c. Biên m ục sao chép: Biên m c sao chép là m t trong các thành t u c a t ng hóa th vi n trong công tác biên m c thông qua m ng máy tính ho c qua các v t mang tin khác nh a t , a CD mà không c n ph i biên m c l i t u thông qua chu n trao i d li u. Th c ch t là vi c tri n khai các bi u ghi th m c (Bibliographic Record) c a th vi n khác v và b sung các y u t c thù c a th vi n mình vào t o bi u ghi m i cho phù h p. Nh ng n c ta hi n nay thì vi c biên m c sao chép ch a c t ch c th c hi n th ng xuyên do các Trung tâm Thông tin – Th vi n ch a có s th ng nh t v vi c s d ng kh m u, các quy t c mô t c ng nh các khung phân lo i, s h p tác ho t ng gi a các th vi n c ng ch a quan tâm úng m c. Làm t n r t nhi u th i gian, công s c c a cán b và ngân sách ca nhà n c. Tr c khi s d ng ph n m m thì Trung tâm ch a có ho t ng biên mc sao chép nh ng t khi s d ng ph n m m trong phân h biên m c có nh p b n ghi t ngu n bên ngoài thông qua k t n i tuy nhiên v n còn nhi u hn ch . Quá trình biên m c sao chép c Trung tâm ti n hành thông qua cng Z39.50 t i các tài li u ã biên m c thông qua CSDL c a Th vi n Qu c h i M ( i v i các tài li u ngo i v n) v i a ch , Th vi n Qu c gia Vi t Nam (ch yu là tài li u ti ng Vi t) v i a ch và thông qua m t s trang web khác. Sau khi biên m c ã t i c t i v t CSDL c a các Th vi n khác thì Trung tâm ti n hành biên m c ti p theo v i các tr ng cho phù h p v i th vi n mình. Tr ươ ng Th ị H ường 51 K52 Thông tin – Th ư vi ện
52. Khóa lu ận t ốt nghi ệp  Ứng d ụng CNTT trong công tác ph ục v ụ b ạn đọ c (phân h ệ l ưu thông) Trung tâm t ch c ph c v b n c theo hình th c kho m i v i t t c các lo i hình tài li u và ch a ti n hành cho m n v nhà. Phân h này c thi t k phù h p v i nhu c u c a th vi n, cho phép v nghi p v cho m n tài li u và qu n lý thông tin v b n c, h tr ho t ng ph c v tài li u, qu n lý b n c và báo cáo th ng kê l u thông. Là quá trình l u thông n ph m th vi n và b n c, s d ng hi u qu các thông tin c ghi nh n trong quá trình m n và tr th , ti n hành nh ng th ng kê a d ng. Phân h có các ch c n ng: - T ng hóa t i a ho t ng m n tr - Tích h p mã v ch. Th ng kê a d ng - Liên k t m ng. X lý n ph m m n quá h n Phân h cho phép qu n lý th i gian m n, s tài li u c m n và t tr c, l phí m n, m c ph t ti n, i v i b n c cho phép ng ký bn c mi, s a i và c p nh t thông tin v b n c. Cho phép thi t t các chính sách khác nhau t i m i im l u thông trong h th ng c a mình. Trung tâm ang ti n hành s d ng công ngh mã v ch. ã c ng dng nhi u n c trên th gi i. Công ngh mã v ch là công tác mã hóa thông tin b ng các v ch en tr ng có r ng thay i, có th nh n d ng và gi i mã b ng các thi t b c mã v ch. Các d li u sau khi c gi i mã d i dng các s ho c các ký hi u có th nh p d dàng vào máy tính s d ng trong các CSDL dùng cho qu n tr và tra c u thông tin. Công ngh mã v ch ra i nh m qu n lý các i t ng c a ho t ng th vi n ó là v n tài li u và ng i dùng tin thông qua ph n m m có kh nng tích h p mã v ch. M i i t ng có m t mã v ch riêng, mã v ch ch a các thông tin c ơ b n nh n di n i t ng m t cách chính xác. Thông qua máy c mã v ch và máy tính thì cán b s có y thông tin v i t ng Tr ươ ng Th ị H ường 52 K52 Thông tin – Th ư vi ện
53. Khóa lu ận t ốt nghi ệp mt cách nhanh chóng và chính xác. Trung tâm ang s d ng 2 lo i mã v ch là mã v ch cho th s d ng th vi n và mã v ch cho tài li u. Các trang thi ết b ị ph ụ tr ợ cho vi ệc ứng d ụng công ngh ệ thông tin + Mã v ch cho th c ph n m m h tr trong phân h l u thông v i ch c n ng in th và in mã v ch theo khuôn d ng khác nhau giúp cho cán b có th t o ki u dáng cho th , sau ó s cung c p tính n ng in th và in mã vch cho th . + Mã v ch cho tài li u là m t s KCB, tài li u sau khi b sung v Trung tâm s c cán b phòng b sung vào s ng ký, nh cho m t s KCB, x lý m t cách s ơ b sau ó chuy n sang biên mc và t i ây iLib s h tr ch c n ng in mã v ch cho n ph m. Vi c a mã v ch vào s d ng ã t o iu ki n thu n l i cho cán b và ng i dùng tin c bi t là công tác ph c v và ki m kê tài li u. Cùng v i vi c xây d ng CSDL thì Trung tâm ã xây d ng và phát tri n m c l c tr c tuy n OPAC (Online Puclic Access Ctalog) d n d n c ng ã thay th m c l c truy n th ng v i các tính n ng u vi t c a nó. OPAC là kt qu c a t ng hóa các ho t ng biên m c, b sung, l u thông, sau tt c các ho t ng tr c x lý tài li u s xu t hi n m c l c tr c tuy n OPAC, ng th i c ng là c ơ s khai thác các ho t ng khác. Tr ươ ng Th ị H ường 53 K52 Thông tin – Th ư vi ện
54. Khóa lu ận t ốt nghi ệp Modul OPAC cho phép kh n ng truy nh p m c l c công c ng tr c tuy n thông qua giao di n truy c p công c ng, cung c p kh n ng tìm ki m nhanh v i giao di n c th hi n d i d ng m u nh s n. Cho phép ng i dùng tin tìm ki m theo nhi u tiêu chí khác nhau, h tr các toán t tìm ki m, có th tìm tin c hai ch : c ơ b n và nâng cao. H tr tra c u liên th vi n thông qua Z39.50, ng th i qu n lý ngi dùng và cung c p di n àn ng i dùng có th trao i thông tin cho nhau. Hình 10. Giao di ện tra c ứu tài li ệu trên OPAC Ngoài ra, OPAC còn cung c p các d ch v tr c tuy n, tr giúp, xem thông tin ng i dùng, thông báo sách m i, ng ký tài li u và xin gia h n tài li u qua m ng. Là c ng giúp cho b n c và Trung tâm giao ti p c v i nhau thu n l i và hi u qu , có th tích h p trên m ng Internet t o ra môi tr ng ph c v b n c tra c u và s d ng thông tin do th vi n cung c p. Phân h OPAC ã to ra m t h th ng tìm tin hi n i áp ng nhu cu tìm tin nhanh chóng, chính xác và a d ng c a ng i dùng tin. Ng i dùng tin có th tra tìm tài li u v i nhi u im ti p c n nh tên tác gi , tên tài li , t khóa, s KCB, ng th i có th k t h p các tr ng trong m t l nh tìm tìm chính xác tài li u mình c n. Tr ươ ng Th ị H ường 54 K52 Thông tin – Th ư vi ện
55. Khóa lu ận t ốt nghi ệp Ng i dùng tin có th tìm tin qua ch tìm tin online qua website (ây là website c a H c vi n) sau ó vào phân h OPAC tra c u tài li u vìTrung tâm ch a có website riêng. Trung tâm còn ti n hành ph c v truy c p Internet cho gi ng viên, cán b và sinh viên c a H c vi n. H th ng y nh cho sinh viên truy c p internet là 37 y. ng y nh cho o viên truy c p internet là 12 y. T o iu ki n cho NDT có th ti p c n tìm ki m thông tin m i hi n i trên th gi i, giúp NDT có th giao l u trao i thông tin v i nhau. Nh ng d ng CNTT mà công tác ph c v b n c c a Trung tâm tr nên nhanh chóng và hi u qu h ơn, làm gi m th i gian và công sc c a b n c c ng nh cán b th vi n. ng th i vi c ng d ng CNTT c ng em n cho ng i dùng tin nhi u l i ích giúp ng i dùng tin ti p c n và khai thác c nh ng thông tin b ng m i hình th c ph c v cho quá trình h c tp và nghiên c u c a mình. 2.4.3.3. Ứng d ụng công ngh ệ thông tin trong vi ệc xây d ựng CSDL Cơ s d li u (CSDL) là t p h p các d li u thu c m t l nh v c nào ó v các i t ng qu n lý, c l u tr trên các v t mang tin mà máy tính in t có th c c và qu n lý theo m t c ơ ch th ng nh t nh m giúp cho vi c truy c p và x lý d li u d dàng và nhanh chóng. CSDL bao g m m t t p ho c m t t p h p các t p d li u. Thông tin trong các t p này có th chia nh thành các bi u ghi, m i bi u ghi l i bao g m m t ho c nhi u tr ng. Tr ng là ơ n v c ơ s ca d li u và m i tr ng ch a các thông tin liên quan n m t khía cnh hay m t thu c tính c a th c th c mô t b i CSDL. S d ng t khóa ho c các l nh tìm, ng i dùng tin có th nhanh chóng l a ch n ra các bi u ghi th a mãn yêu c u tin t ra. ó là nh CSDL c Tr ươ ng Th ị H ường 55 K52 Thông tin – Th ư vi ện
56. Khóa lu ận t ốt nghi ệp qu n lý b i m t h qu n tr CSDL- là m t h th ng ph n m m, bao gm các ch ơ ng trình giúp ng i s d ng có th qu n lý và khai thác c CSDL. Vi c xây d ng CSDL th hi n rõ nh t m t tích c c c a vi c ng dng CNTT trong công tác x lý tài li u. Nó cho phép h n ch t i a chi phí và công s c c a cán b th vi n cho vi c biên m c tài li u cng nh t o ra các s n ph m, d ch v thông tin theo yêu c u. Ngoài ra, t o ra kh n ng trao i ngu n l c thông tin gi a các c ơ quan thông tin v i nhau. S ra i c a h th ng m ng và các v t m ng tin hi n i khi n cho CSDL có th s d ng nh m t s n ph m thông tin ho c nh mt công c x lý thông tin. Vi c xây d ng CSDL òi h i cán b th vi n có trình nh t nh v tin h c, t ch c CSDL, n m b t c các c tính d li u, b o trì CSDL. Nh n th c rõ c t m quan tr ng c a vi c xây d ng CSDL Trung tâm ã r t chú ý n ngu n thông tin in t , các CSDL on-line. Trung tâm ã ch ng liên h v i các Nhà xu t b n trong và ngoài n c xin cung c p mi n phí m t s tài li u. c bi t trong n m 2007, 2008 và 2010, Trung tâm ã liên h và c Nhà xu t b n Emeral (Anh) cho phép cán b , giáo viên và sinh viên H c vi n truy c p mi n phí khai thác các CSDL in t on-line v l nh v c kinh t , tài chính - ngân hàng, giúp ti t ki m c 1 kho n kinh phí không nh (kho ng 1400 USD/tháng) cho H c vi n. T u tháng 4 /2008, Trung tâm ã ti p nh n và a vào khai thác 1 CSDL sách in t m i E-Brary v i th i h n truy c p 3 n m (4/2008 – 4/2011). ây là m t CSDL sách in t toàn v n v i h ơn 40.000 u sách thu c l nh v c tài chính - ngân hàng và qu n tr - kinh doanh c t p h p t hơn 170 Nhà xu t b n danh ti ng và tr ng i h c l n trên th gi i. T ng Tr ươ ng Th ị H ường 56 K52 Thông tin – Th ư vi ện
57. Khóa lu ận t ốt nghi ệp kinh phí mua quy n truy c p và s d ng CSDL này kho ng 13.000 USD/n m. Trung tâm ã và ang xây d ng CSDL hình thành ngu n d li u in t , giúp ng i dùng tin (NDT) có th truy c p và tìm ki m thông tin t xa. Nh v y, công tác xây d ng CSDL cùng v i s u t và cung c p các trang thi t b hi n i nh máy tính in t , h th ng m ng, ã giúp cho các ho t ng khác c a Trung tâm ho t ng có hi u qu h ơn, nâng cao ch t l ng ph c v b n c và thu hút ngày càng l n ng i n s d ng th vi n. 2.5. Nh n xét vi c ng d ng công ngh thông tin t i Trung tâm Thông tin – Th ư vi n Hc vi n Ngân hàng 2.5. 1. Nh ững k ết qu ả đạ t được V c ơ s v t ch t và trang thi t b ph c v b n c có th th y khá hoàn ch nh v i toà nhà 7 t ng và t ng s ch ng i ph c v b n c ã áp ng c ông o b n c. Th vi n ã có m t h th ng máy tính khá l n ph c v b n c tra tìm tài li u và truy c p Internet. Có y qu t, ánh sáng, bình ch a cháy, máy hút b i, máy in, Th i gian g n ây th vi n ã l a ch n, a vào và s d ng Ph n mm th vi n in t Ilib 4.0 c a Công ty TNHH gi i pháp ph n m m CMC trong vi c qu n lý, công tác b sung, biên m c và tìm ki m tài li u bc u ã có c nh ng k t qu r t t t. Các Module c a vào ho t ng ã h n ch rt nhi u nh ng sai sót trong quá trình b sung tài li u, c ng nh quá trình v n hành t ch c ph c v b n c. Các thao tác c ti n hành theo h ng chuyên nghi p hóa, do ó ti t ki m c th i gian và nhân lc. B ph n b sung ã ki m soát t t h ơn vi c mua trùng tài li u m i, phân b tài li u m i v các kho ph c v . i v i b ph n biên m c, Tr ươ ng Th ị H ường 57 K52 Thông tin – Th ư vi ện