›

Khóa luận Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh

pdf 128 trang thiennha21 22/04/2022 4960
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_nang_cao_chat_luong_cong_tac_soan_thao_va_ban_hanh.pdf

Nội dung text: Khóa luận Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh

  1. BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KỲ ANH, TỈNH HÀ TĨNH Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : PHAN THỊ KIM TUYẾN Mã số sinh viên : 1305QTVC067 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13C HÀ NỘI - 2017
  2. LỜI CẢM ƠN Khóa luận “ Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh ” được hoàn thành dưới sự hướng dẫn trực tiếp của ThS. Đỗ Thị Thu Huyền – Giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Để hoàn thành khóa luận này, tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất đến quý thầy cô, bạn bè, đặc biệt là ThS. Đỗ Thị Thu Huyền – người đã hướng dẫn tận tình, góp ý trực tiếp và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện khóa luận. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới tập thể giảng viên trong Khoa Quản trị Văn phòng đã tận tình chỉ bảo tôi trong suốt quá trình học tập tại Trường, không chỉ truyền đạt những kiến thức chuyên môn mà còn có cả các kỹ năng để từ đó tôi có thể vận dụng vào thực tiễn và tự hoàn thiện bản thân mình. Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tập thể cán bộ, công chức, viên chức đang công tác tại UBND huyện Kỳ Anh – những người đã cho tôi lời góp ý chân thành và tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình tôi thu thập tài liệu, nghiên cứu thực trạng để hoàn thành khóa luận này. Trong quá trình khảo sát thực tế và nghiên cứu còn gặp rất nhiều khó khăn, do trình độ còn hạn chế nên dù cố gắng song bài khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy, cô cũng như các bạn đọc để khóa luận được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2017 SINH VIÊN Phan Thị Kim Tuyến
  3. LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp: “ Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh ” là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua, kết quả nghiên cứu có tính độc lập riêng, không sao chép bất kì tài liệu nào và chưa công bố nội dung này bất cứ đâu. Các số liệu trong khóa luận được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu đã được công bố. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2017 SINH VIÊN Phan Thị Kim Tuyến
  4. DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ cái được viết tắt UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân NTM Nông thôn mới CNTT Công nghệ thông tin CBCC Cán bộ, công chức QPPL Quy phạm pháp luật QLNN Quản lý nhà nước TTĐT Thông tin điện tử
  5. MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5 6. Giả thuyết nghiên cứu 5 7. Phương pháp nghiên cứu 6 8. Cấu trúc của đề tài 7 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 8 1.1. Khái niệm 8 1.1.1. Khái niệm văn bản 8 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước 9 1.2. Chức năng của văn bản quản lý 10 1.2.1. Chức năng thông tin 10 1.2.2. Chức năng pháp lý 11 1.2.3. Chức năng quản lý 12 1.3. Phân loại hệ thống văn bản quản lý 13 1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật 13 1.3.2. Văn bản hành chính 13 1.3.3. Văn bản chuyên ngành 15 1.4. Những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 15
  6. 1.4.1. Yêu cầu về thẩm quyền 15 1.4.2. Yêu cầu về nội dung 16 1.4.3. Yêu cầu về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 17 1.4.4. Yêu cầu về ngôn ngữ 18 1.4.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 21 CHƯƠNG II. TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH 24 VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN KỲ ANH 24 2.1. Khái quát về UBND huyện Kỳ Anh 24 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Kỳ Anh 24 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 26 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 30 2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh 31 2.2.1. Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Kỳ Anh 31 2.2.2. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 36 2.2.3. Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản của UBND huyện Kỳ Anh 47 2.2.4. Nội dung văn bản của UBND huyện Kỳ Anh 48 2.2.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh 49 2.3. Đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh 60 2.3.1. Ưu điểm 60 2.3.2. Hạn chế 61 2.3.3. Nguyên nhân 67 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN KỲ ANH 70 3.1. Đảm bảo các yêu cầu về nội dung, thẩm quyền và thể thức văn bản 70
  7. 3.2. Kiểm tra, rà soát các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 71 3.3. Tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo về soạn thảo và han hành văn bản tại Huyện. 72 3.4. Hoàn thiện và ban hành các văn bản có liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản 72 3.5. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 73 3.6. Nâng cao ý thức của CBCC trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản 75 3.7. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản sai quy định; tăng cường thanh, kiểm tra công tác văn thư. 76 3.8. Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ 77 3.9. Hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 77 3.9.1. Tăng cường trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 77 3.9.2. Ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản 78 3.10. Mẫu hóa văn bản 79 KẾT LUẬN 80 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 PHỤ LỤC
  8. MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành chính nhà nước. Nó sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất trong các văn bản quản lý của các cơ quan. Vì vậy, quan tâm đúng mực đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản góp phần tích cực vào tăng cường hiệu lực quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung. Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã góp phần tích cực đáp ứng cơ bản yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn nhiều văn bản bộc lộ nhiều khiếm khuyết cả về nội dung và thể thức đặc biệt là các văn bản của các cơ quan quản lý hành chính tại địa phương. UBND huyện Kỳ Anh là cơ quan hành chính nhà nước có chức năng quản lý nhà nước chung ở địa phương trên tất cả các lĩnh vực: Kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng – an ninh, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản khác của cấp trên nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, đường lối, biện pháp để phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Huyện. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, số lượng văn bản ban hành tại Huyện tương đối nhiều, chiếm một vị trí quan trọng và là phương tiện căn bản và chính xác nhất trong việc truyền tải thông tin của Huyện. Vì vậy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh cần được coi trọng và không ngừng nâng cao chất lượng. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong cơ quan, tổ chức, bằng việc tiếp xúc trực tiếp với công 1
  9. việc tại UBND huyện Kỳ Anh, tôi nhận thấy việc nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Huyện là rất cần thiết và cấp bách. Để hiểu sâu hơn về tình hình thực tế so với kiến thức lý thuyết đã được học, tôi đã lựa chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh” làm đề tài khóa luận. Tôi hi vọng kiến thức trong đề tài có thể là tài liệu tham khảo hữa ích cho bạn đọc khi tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong cơ quan, tổ chức nói chung và UBND huyện Kỳ Anh nói riêng. 2. Lịch sử nghiên cứu Hiện nay đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về công tác công văn, giấy tờ và hệ thống văn bản quản lý. Một trong những người tiên phong cho công tác lưu trữ và quản trị văn phòng là PGS. Vương Đình Quyền, ông đã có những bài viết bao quát hầu hết các vấn đề của công tác văn thư và lưu trữ trong thời phong kiến: từ thể chế đến việc tuyển dụng quan lại để thực hiện các công việc về văn bản, giấy tờ; từ những quy định về thông tin liên lạc đến việc quản lý, sử dụng con dấu và các lệ kiêng húy trong văn bản; Ông cũng là người đã có bài viết phân tích sâu sắc và làm rõ vai trò, những đóng góp của Minh Mệnh - vị hoàng đế có công “khai sáng nền văn khố triều Nguyễn” nói riêng và nền lưu trữ của Việt Nam nói chung. Một số tác phẩm nghiên cứu của ông là: “Văn bản và lưu trữ học đại cương”, (1997 ), “Lý luận về phương pháp công tác văn thư” , (2011) Ngoài ra, về lý luận chung công tác soạn thảo và ban hành văn bản GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm (Học viện hành chính Quốc gia) đã có một số ấn phẩm như: “ Soạn thảo và xử lý văn bản Quản lý nhà nước” , (2001), “Hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác văn phòng trong các cơ quan Đảng, nhà nước” (2009); TS. Lưu Kiếm Thanh (Học viện hành chính Quốc gia) đã công bố cuốn: “Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy ” (2002); 2
  10. PGS.TS Nguyễn Minh Phương (Trung ương hội Văn thư – Lưu trữ Việt Nam) công bố công trình “Những kiến thức cơ bản về soạn thảo văn bản QPPL” (2012), “Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính” (2011); TS. Nguyễn Thế Quyền công bố cuốn “Xử lý văn bản quản lý hành chính nhà nước khiếm khuyết” (2009); Lê Văn In “Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động kinh doanh và quản lý” (2002), “Mẫu soạn thảo văn bản dùng cho các cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế”(2011); v.v và một số dự án nghiên cứu khoa học về soạn thảo và ban hành văn bản đã được các cơ quan khoa học nghiệm thu. Ví dụ: Dự án VIE/94/003 về “Quy trình soạn thảo văn bản QPPL ” của NXB Văn hóa Dân tộc và Bộ Tư pháp năm 2002. Luận án tiến sĩ của tác giả Đỗ Văn Học với đề tài “Lịch sử xây dựng pháp luật về ban hành văn bản quản lý nhà nước ở Việt Nam giai đoạn 1986 – 2010” đã tiến hành khảo sát, đánh giá lịch sử xây dựng pháp luật về ban hành văn bản QLNN ở Việt Nam giai đoạn 1986 – 2010 với 2 bước đi cụ thể 1986 – 1996 và 1996 – 2010 những thành quả quan trọng, những kinh nghiệm quý báu và cả những hạn chế cần tiếp tục đổi mới để hoàn thiện pháp luật về ban hành văn bản QLNN. Với đề tài này còn giúp bạn đọc tiếp cận một cách có hệ thống các văn bản QLNN liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản của nước ta trong giai đoạn 1986 – 2010; Luận văn Thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thanh Bình “Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ trong điều kiện cải cách hành chính”; Khóa luận tốt nghiệp của Lưu Thị Hương Giang – sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội“Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Thực trạng và giải pháp”. Trên Tạp chí Văn thư lưu trữ cũng có rất nhiều bài viết liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Cụ thể là các bài viết: “ Biểu tượng 3
  11. hóa ngôn ngữ quyền lực, cấu trúc và tổ chức văn bản học của văn bản hành chính hoàng cung triều Nguyễn, 1802 – 1841” của Vũ Đức Liêm, số ra 1/2017; “Một vài ý kiến về việc viết phần mở đầu và kết thúc của báo cáo sơ kết, tổng kết” của ThS. Nguyễn Thị Thu Hà, số 1/2017; “Xây dựng và ban hành văn bản” của ThS. Nguyễn Trọng Biên số 8/2015; “ Kỹ thuật soạn thảo văn bản, thực trạng và định hướng phác thảo” của TS. Lê Văn In , số 8/2015; “Cần sử dụng những thuật ngữ phù hợp liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản” của TS. Đào Thị Tố Uyên, số 7/2015. Đặc biệt là bài viết “Tổng hợp kết quả trao đổi về các từ/ thuật ngữ “Từ điển mở thuật ngữ văn thư – lưu trữ - văn phòng” đăng trên tạp chí văn thư – lưu trữ Việt Nam” do Ban tổ chức chuyên đề tổng hợp số 2, 3/2016 với bài viết này là sự tổng hợp từ nhiều bài viết từ các nhà quản lý, nhà nghiên cứu chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, Hành chính – Văn phòng và các chuyên gia ở các lĩnh vực khoa học: Ngôn ngữ học, Luật học, Lịch sử đến những người làm công tác Văn thư – Lưu trữ trình bày những sự hiểu biết của mình về những quy định hiện hành cả lý thuyết lẫn thực tiễn áp dụng hay chủ kiến, quan điểm của mình. Trong số đó có bài viết số ra 3/2016 tổng hợp những quan điểm của rất nhiều tác giả giải về thuật ngữ: Văn bản hành chính và phương pháp soạn thảo hay kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Kết quả quan trọng nhất về công tác soạn thảo và ban hành văn bản là Quốc hội đã ban hành Luật “Luật ban hành văn bản QPPL”(2015) cùng với một số văn bản dưới Luật đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành để hướng dẫn các cơ quan, tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản. Nhìn chung các công trình nghiên cứu kể trên đều có ý nghĩa, tác dụng thiết thức và có giá trị ứng dụng cao tại cơ quan, đơn vị nghiên cứu. Các công trình nghiên cứu đã đề cập một cách trực tiếp và gián tiếp đến vấn đề cụ thể về công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở những mức độ và phạm vi khác 4
  12. nhau. Đặc biệt, những công trình nghiên cứu trên là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình tôi thực hiện bài khóa luận này. Tuy nhiên, hiện tại vẫn chưa có công trình nghiên cứu nào tìm hiểu một cách đầy đủ và hoàn thiện về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh. 3. Mục tiêu nghiên cứu Đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại huyện Kỳ Anh. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để làm rõ mục tiêu nghiên cứu của đề tài, có rất nhiều nhiệm vụ được đặt ra trong đó tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Thứ nhất: Phân tích cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong cơ quan, tổ chức; - Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh. - Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh. Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: UBND huyện Kỳ Anh - Về thời gian: Đề tài nghiên cứu về thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh trong khoảng thời gian từ 2014 đến 2016. 6. Giả thuyết nghiên cứu Hệ thống văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh còn nhiều hạn chế về nội dung, thẩm quyền ban hành, kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức, quy 5
  13. trình soạn thảo và ban hành văn bản. 7. Phương pháp nghiên cứu Nhằm phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, khóa luận đã sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp biện chứng: Khóa luận lấy việc vận dụng các quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lê Nin làm nền tảng nghiên cứu khoa học và làm rõ mỗi quan hệ giữa lý luận và thực tiễn. Phương pháp này giúp đánh giá thực trạng giữa lý luận và thực tiễn thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh. - Phương pháp thống kê, điều tra khảo sát: Phương pháp này giúp thống kê các văn bản, tài liệu, số liệu làm cơ sở để nghiên cứu đề tài. Khảo sát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh. - Phương pháp so sánh: Tác giả sử dụng phương pháp này để so sánh mặt lý luận với tình hình hoạt động thực tiễn, so sánh những quy định trên công văn, giấy tờ với thực trạng hoạt động của công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Kỳ Anh. Từ đó làm rõ những ưu điểm, tồn tại làm cơ sở thực tế nhất để tìm ra các giải pháp khắc phục, hoàn thiện. Qua các phép so sánh cũng cho phép tìm ra những đặc thù, những điểm phù hợp và những điểm chưa phù hợp của các quy định với điều kiện của công tác soạn thảo và ban hành văn bản. - Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Thu thập các tài liệu liên quan đến đề tài qua quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan, từ đó sàng lọc, xử lí những tài liệu cần thiết và loại bỏ những thông tin không cần thiết nhằm đưa vào đề tài những thông tin khách quan nhất. - Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn một số cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại UBND huyện Kỳ Anh nhằm thu thập thông tin phục vụ cho 6
  14. đề tài. - Phương pháp hệ thống: Xác định các mối quan hệ, vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Phương pháp này còn được dùng để đánh giá một cách toàn diện những ưu điểm, hạn chế cũng như những nguyên nhân trong công tác này tại UBND huyện Kỳ Anh. - Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp: Qua quá trình khảo sát, tìm hiểu và thu thập các tài liệu, chúng tôi tổng hợp và đánh giá toàn bộ quá trình liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh. 8. Kết cấu của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, khóa luận gồm có 3 chương. Cụ thể: Chương I. Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản Chương II. Thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh Chương III. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh. 7
  15. CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1. Khái niệm 1.1.1. Khái niệm văn bản Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ. Nó chính là công cụ truyền tải các ý tưởng cũng như các cảm xúc của đối tượng giao tiếp, làm cho hoạt động giao tiếp được thực hiện. Tính đến thời điểm hiện nay văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều nghành khoa học. Tùy theo góc độ nghiên cứu mà có nhiều định nghĩa về văn bản. Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định” . Ký hiệu ngôn ngữ ở đây chủ yếu dùng để chỉ chữ viết – một loại ký hiệu phổ biến nhất của ngôn ngữ. Ngoài ra ký hiệu ngôn ngữ còn được thể hiện dưới hình thức là những dấu hiệu mang tính quy ước. Dưới góc độ ngôn ngữ học,Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân đã định nghĩa như sau: “Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, tống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là dạng viết” [15;15]. Trong cuốn “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước” tác giả Bùi Khắc Việt có đề cập : “Văn bản là sản phẩm của lời nói, thể hiện bằng chính hình thức viết. Tuy nhiên văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết qủa tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó” [34,10]. Dưới góc độ hành chính học, thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn : “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong 8
  16. hoạt động của cơ quan, tổ chức. Những văn bản này đều hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp và tồn tại dưới dạng viết”[21;47]. Như vậy, có thể hiểu khái niệm văn bản theo cách đơn giản như sau: Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thường là tập hợp của các câu, có tính trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về hình thức, thống nhất về cấu trúc có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục đích giao tiếp nhất định. 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Thời gian gần đây, ở nước ta có nhiều công trình nghiên cứu về văn bản QLNN. Trong các công trình nghiên cứu, các sách và giáo trình viết về văn bản QLNN, mỗi tác giả lại có một cách nhìn khác nhau về thuật ngữ này. Sau đây là một số cách hiểu về văn bản QLNN. Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” tác giả Vương Đình Quyền đưa ra khái niệm:“Văn bản quản lý nhà nước là văn bản mà các cơ quan nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định” [21;48]. Giáo trình “Quản lý hành chính nhà nước” của Học viện hành chính Quốc gia do Nhà xuất bản Lao động ấn hành năm 1993, có đề cập đến khái niệm này như sau: “Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý nhà nước bằng bản viết, do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành, theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, mang tính quyền lực đơn phương, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể”[13;405]. Trong cuốn “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia ấn hành năm 1997, PGS. TS Nguyễn Văn Thâm cũng đưa ra khái niệm như sau: “Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh 9
  17. lệnh của các cơ quan nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước do cơ quan nhà nước ban hành và sửa đổi theo luật định ” [30; 26]. Như vậy có thể hiểu: Văn bản QLNN là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan quản lý nhà nước với các tổ chức và công dân. 1.2. Chức năng của văn bản quản lý 1.2.1. Chức năng thông tin Chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất của văn bản nói chung, văn bản quản lý nhà nước nói riêng. Văn bản được con người làm ra trước hết nhằm ghi chép thông tin và truyền đạt thông tin. Đó là thông tin về các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống xã hội và tự nhiên. Xét về mặt lịch sử, việc ghi chép và và truyền đạt thông tin bằng hình thức văn bản chỉ xuất hiện sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết. Khi đó, văn bản trở thành phương tiện thông tin ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội, nó khắc phục được những hạn chế về không gian và thời gian của việc thông tin bằng ngôn ngữ nói và trở thành một động lực thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của xã hội loài người. Nhờ có chữ viết nhiều dân tộc đã ghi chép được những thông tin về nhiều mặt của đời sống xã hội và hiện tượng tự nhiên qua các thời kỳ lịch sử. Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, thông tin bằng hình thức văn bản ngày càng có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước và quản lý xã hội. Ở nước ta hiện nay trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, 10
  18. khối lượng thông tin cần truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, từ cơ quan này tới cơ quan khác, từ hệ thống này sang hệ thống khác rất lớn. Để thỏa mãn nhu cầu này, các cơ quan đã áp dụng nhiều hình thức ghi chép như: băng đĩa, phim ảnh, điện toại, mạng Internet . Tuy nhiên hình thức thông tin bằng văn bản vẫn là hình thức có vị trí quan trọng hàng đầu với hoạt động quản lý. Có thể khẳng định, thông tin bằng văn bản là hình thức chủ yếu được các cơ quan nhà nước sử đụng để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của mình 1.2.2. Chức năng pháp lý Chức năng pháp lý là một chức năng mang tính riêng biệt của văn bản quản lý, nó được thể hiện qua các khía cạnh sau: Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông qua các quy phạm pháp luật, xác lập quan hệ pháp luật giữa các cơ quan. Văn bản quản lý nhà nước là công cụ mà nhà nước sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Bằng hệ thống các quy phạm pháp luật được văn bản hóa sẽ tạo thuận lợi cho việc truyền đạt và thực thi pháp luật trong các cơ quan nhà nước và toàn xã hội được đầy đủ, đúng đắn, nghiêm chỉnh và thống nhất. Đồng thời, tạo dựng một hành lang pháp lý cần thiết đảm bảo cho hoạt động quản lý của Nhà nước đạt hiệu quả cao. Chức năng pháp lý của văn bản được thể hiện qua việc làm bằng chứng pháp lý cho các quyết định quản lý và các thông tin về quản lý khác. Văn bản quản lý nhà nước của một cơ quan là tiếng nói chính thức của cơ quan đó với tư cách là một pháp nhân mà chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được quy định bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền. Tư cách pháp nhân này còn được thể hiện bởi chữ ký của người có thẩm quyền, dấu đóng trên văn bản điều đó đảm bảo cho văn bản ban hành có giá trị pháp lý trong trường hợp cần thiết có thể dùng làm bằng chứng để truy cứu trách nhiệm. Đây là ưu thế của 11
  19. việc truyền đạt thông tin quản lý bằng văn bản so với truyền đạt bằng miệng. Bởi vậy, trong công tác quản lý đối với những vấn đề, sự việc cần có cơ sở pháp lý để đảm bảo hiệu lực thi hành thì thủ trưởng cơ quan hoặc tập thể lãnh đạo cơ quan đều truyền đạt bằng hình thức văn bản. 1.2.3. Chức năng quản lý Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện để cơ quan thực hiện chức trách quản lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Trong công tác quản lý văn bản được dùng vào nhiều mục đích như truyền đạt các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quyết định đó, phản ánh tình hình lên cấp trên, liên hệ, trao đổi với các cơ quan khác hoặc với cán bộ, công dân về những vấn đề có liên quan. Trong đó khâu quan trọng nhất là truyền đạt các quyết định quản lý như đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch Các thông tin này cần văn bản hóa để có thể truyền đạt được một cách đầy đủ và chuẩn xác đến các cơ quan, đơn vị hoặc các cá nhân có trách nhiệm thi hành, giúp cho các đối tượng đó thực hiện nội dung các quyết định được thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Mặt khác, các quyết định quản lý được văn bản hóa là cơ sở để chủ thể quản lý tiến hành theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và xử lý những trường hợp không chấp hành nghiêm chỉnh. Trong quá trình quản lý, để đề ra được những quyết định quản lý đúng đắn thường phải thu thập và xử lý nhiều nguồn thông tin, trong đó có nguồn thông tin đã được văn bản hóa có ý nghĩa rất quan trọng. Vì vậy, xây dựng và ban hành các quyết định quản lý là một trong những công việc chủ yếu của hoạt động quản lý. Hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ công tác của một cơ quan, một ngành hay rộng hơn là của bộ máy nhà nước một phần rất lớn phụ thuộc vào sự đúng đắn và kịp thời của các quyết định quản lý mà chủ yếu được truyền đạt bằng 12
  20. văn bản. Truyền đạt các quyết định quản lý bằng văn bản là hình thức tối ưu nhưng không phải là duy nhất. Nếu sử dụng một cách tùy tiện, thiếu cân nhắc hình thức truyền đạt này có thể dẫn đến lạm phát công văn, giấy tờ và nảy sinh tệ quan liêu trong các cơ quan. 1.3. Phân loại hệ thống văn bản quản lý Căn cứ vào Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ thì hệ thống văn bản quản lý bao gồm những loại sau: 1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật Trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước, văn bản quy phạm pháp luật có vị trí quan trọng, kiến tạo nên hệ thống pháp luật Việt Nam. Theo Điều 2 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 quy định: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này. Văn bản quy phạm pháp luật có vai trò rất lớn trong hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội. Nó thể chế hóa các đường lối, chủ trương của Đảng, làm hành lang pháp lý của hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội. Giữ vai trò điều chỉnh các quan hệ xã hội, là bộ phận hợp thành quan trọng nhất của hệ thống văn bản quản lý nhà nước. 1.3.2. Văn bản hành chính Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật hoặc chứa những thông tin điều hành được cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ 13
  21. chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành. Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động tác nghiệp của cơ quan nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội. Mặc dù tầm quan trọng thấp hơn văn bản quy phạm pháp luật nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh, sửa đổi hoặc ban hành văn bản QPPL. Văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường. Văn bản hành chính cá biệt là những những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật, do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm giải quyết công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, do đó mang tính áp dụng pháp luật. Được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành quyết định hành chính cá biệt đó. Trong một số trường hợp, nó cũng được ban hành trên cơ sở văn bản cá biệt của cấp trên. Hình thức văn bản hành chính cá biệt là: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), nghị quyết (cá biệt) Quyết định (cá biệt) là văn bản được ban hành để giải quyết các công việc mang tính chất sự vụ đối với đối tượng cụ thể. Bao gồm các quyết định về nhân sự: quyết định tuyển dụng, quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỉ luật, quyết định về ban hành văn bản mới, ban hành quy chế trong nội bộ cơ quan. Nghị quyết (cá biệt) là một trong những hình thức văn bản do một tập thể, chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới. 14
  22. Chỉ thị (cá biệt ) là văn bản đưa ra các mệnh lệnh để giao nhiệm vụ cho cấp dưới trong việc thực hiện pháp luật và các nhiệm vụ cụ thể phát sinh trong quản lý nhà nước. Chỉ thị thường dùng để đôn đốc nhắc nhở cấp dưới thực hiện những quyết định, chính sách đã ban hành. Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội duung chứa đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan nhà nước như triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá kết quả các hoạt động trong cơ quan nhà nước hoặc trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân. Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng thay thế cho văn bản quy QPPL hoặc văn bản cá biệt. Đây là hệ thống văn bản rất đa dạng và phức tạp, bao gồm 2 loại chính: - Văn bản có tên loại: Quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công. - Văn bản không có tên loại: công văn hành chính. 1.3.3. Văn bản chuyên ngành Là loại văn bản do cơ quan Nhà nước quản lý một lĩnh vực nhất định, được nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý một lĩnh vực cụ thể. Loại văn bản này mang tính chất đặc thù và thuộc thẩm quyền ban hành riêng của từng cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật. Những loại văn bản này liên quan tới nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như: y tế, công an, quân đội, tài chính, giáo dục. 1.4. Những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 1.4.1. Yêu cầu về thẩm quyền 15
  23. Văn bản ban hành phải theo đúng thẩm quyền, nội dung văn bản không được trái với hiến pháp, pháp luật và các quy định của cấp trên. Thẩm quyền ban hành văn bản QLNN được xem xét trên hai mặt: thẩm quyền về hình thức và thẩm quyền về nội dung. Thẩm quyền về hình thức có nghĩa là chủ thể quản lý chỉ được phép sử dụng những thể loại văn bản mà luật pháp đã quy định cho mình trong việc ban hành văn bản. Thẩm quyền về nội dung: Chủ thể quản lý chỉ được phép ban hành văn bản để giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo quy định chủ thể đó có thẩm quyền giải quyết. Nội dung văn bản phải phù hợp với thẩm quyền ban hành văn bản. 1.4.2. Yêu cầu về nội dung Văn bản, xét trên giá trị sử dụng của nó phải đáp ứng các yêu cầu về nội dung như sau: Thứ nhất, nội dung văn bản phải đảm bảo có tính mục đích. Văn bản ban hành phải có chủ đề, có phạm vi điều chỉnh và mức độ điều chỉnh. Tính mục đích là yêu cầu đầu tiên mà mỗi văn bản cần có được. Thứ hai, nội dung văn bản phải có tính khoa học. Tính khoa học của văn bản được thể hiện đầu tiên ở bố cục trình bày văn bản, văn bản cần phải được trình bày một cách rõ rang, mạch lạc, bố cục chặt chẽ, việc sắp xếp các thông tin phải có tính trật tự, đảm bảo tính logic giữa các nội dung trong văn bản. Thứ ba, văn bản khi ban hành phải đảm bảo được tính phổ thông, đại chúng. Tức là văn bản soạn thảo phải có nội dung đơn giản, ngắn gọn và dễ hiểu. Thứ tư, nội dung văn bản cần đảm bảo tính thực hiện sao cho đơn giản và chính xác nhất. Thứ năm, nội dung văn bản cần đảm bảo tính hệ thống và phù hợp với nội dung cả từng loại văn bản. Văn bản phải đảm bảo tính hệ thống của cơ 16
  24. quan, tổ chức ban hành. Văn bản đồng thời phải có tính hệ thống với nội dung mà văn bản đó chuyển tải. 1.4.3. Yêu cầu về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản Hiện nay, việc quy định các yếu tố thể thức cho văn bản và cách trình bày các yếu tố thể thức đã được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội Vụ về việc hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ về quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Thể thức được hiểu là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản do Nhà nước quy định, được sắp xếp, bố trí một cách khoa học theo đúng từng thể loại văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng thuận lợi trong các cơ quan, đơn vị. Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm các nội dung sau: 1. Khổ giấy 2. Kiểu trình bày 3. Định lề trang văn bản 4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác. Thành phần cấu thành văn bản bao gồm 16 yếu tố, trong đó có 9 yếu tố thành phần thể thức bắt buộc và 7 yếu tố thể thức bổ sung, cụ thể như sau: * 9 yếu tố thành phần thể thức bắt buộc - Quốc hiệu; - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; - Số, ký hiệu của văn bản; 17
  25. - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; - Nội dung văn bản; - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; - Dấu của cơ quan, tổ chức; - Nơi nhận; * 7 yếu tố thể thức bổ sung - Dấu chỉ mức độ khẩn - Dấu chỉ mức độ mật - Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phố biến - Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại; số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử; biểu tượng logo của cơ quan. - Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành; - Chỉ dẫn phụ lục kèm theo; - Đánh số trang. Những quy định trên về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản được áp dụng với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản làm trên giấy mẫu in sẵn. Không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác . 1.4.4. Yêu cầu về ngôn ngữ Văn bản quản lý là công cụ để truyền đạt chủ trương, chính sách luật pháp và các thông tin cần thiết của Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác. Vì vậy, ngôn ngữ dùng để viết loại văn bản này là ngôn ngữ hành chính. Ngôn ngữ dùng trong văn bản thể hiện chức năng giao tiếp và chức năng thể hiện ý chí của nhà quản lý bắt buộc các khách thể quản lý phải thực hiện và chấp hành. Ngôn ngữ dùng trong văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau: 18
  26. Thứ nhất, tính chính xác, mạch lạc Văn bản quản lý là văn bản chứa đựng thông tin hết sức quan trọng liên quan đến sự tồn vong, thành, bại của Nhà nước, của cơ quan, tổ chức do vậy tính chính xác và mạch lạc là yêu cầu đầu tiên khi soạn thảo loại văn bản này. Tính chính xác trong cách dùng từ ngữ phải đi đôi với sự mạch lạc trong cách diễn đạt và kết cấu các phần, đoạn, ý của văn bản nhằm đảm bảo cho nội dung văn bản chỉ được hiểu theo một ý duy nhất, không gây sự hiểu nhầm. Yêu cầu về sự chính xác, mạch lạc trong ngôn ngữ và văn phong hành chính cao hơn ngôn ngữ và văn phong khoa học. Nếu từ ngữ trong văn bản quản lý nhà nước không chính xác, diễn đạt thiếu mạch lạc sẽ dẫn đến những cách hiểu, giải thích khác nhau và sự thực hiện không thống nhất, kẻ xấu có thể tìm cách xuyên tạc, lợi dụng và gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Làm ảnh hưởng đến quá trình quản lý nhà nước. Thứ hai, tính khách quan, nghiêm túc Văn bản quản lý nhà nước phải trình bày thông tin một cách khách quan, không thiên vị điều này xuất phát từ việc văn bản QLNN là tiếng nói của cơ quan công quyền chứ không phải của cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân hay một nhóm cá nhân sọan thảo. Người soạn thảo văn bản không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày đúng ý chí của Nhà nước, ý tưởng của tập thể hay của lãnh đạo. Do đó, ngôn ngữ phải khách quan. Tính nghiêm túc vốn là đặc điểm của ngôn ngữ hành chính. Vì nó mang tính xác nhân, khẳng định, mệnh lệnh yêu cầu phải chấp hành thực hiện. Chính vì vậy nhiều khi làm cho văn bản quản lý nhà nước trở nên khô khan. Để đảm bảo tính nghiêm túc cho văn bản ban hành thì phải tránh dùng những từ ngữ mang sắc thái biểu cảm, tránh dùng những đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất số ít, thông tin trình bày trong văn bản phải đúng với hiện thực khách 19
  27. quan, không bị hư cấu. Tính nghiêm túc, khách quan trong văn bản quản lý nhà nước gắn với chuẩn mực của pháp luật, khiến cho văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thống nhất và đạt hiệu quả cao. Thứ ba, tính khuôn mẫu Văn bản cần được trình bày theo thể thức, khuôn mẫu do pháp luật quy định, tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học của văn bản. Tính khuôn mẫu của văn bản hành chính thể hiện ở việc thường dùng lặp đi lặp lại những câu, những từ, những cấu trúc có sẵn mà không bị coi là lỗi lặp từ, lặp câu. Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, kỉ cương, chuẩn mực của văn bản, giúp tăng năng suất và chất lượng soạn thảo văn bản, tránh được những sai sót trong quá trình soạn thảo văn bản. Và ở một mức độ nhất định, tính khuôn mẫu cũng đem lại sự cân đối, thẩm mĩ cho văn bản. Thứ tư, tính trang trọng, lịch sự Lời nói trong văn bản QLNN là lời nói của cơ quan có tư cách pháp nhân, có hiệu lực thi hành đối với đối tượng có liên quan, thể hiện mối quan hệ bình đẳng hoặc quan hệ trên dưới đối với người nhận. Do đó, văn bản phải đảm bảo tính trang trọng, lịch sự. Tính trang trọng, lịch sự trong sử dụng ngôn ngữ còn thể hiện sự đàng hoàng, nghiêm túc, không khoa trương, khách sáo của chủ thể ban hành với thái độ tôn trọng đối với khách thể điều đó khiến người nhận văn bản có thái độ nghiêm túc trong việc chấp hành, thực thi văn bản, đồng thời tạo sự thiện cảm đối với người đọc. Để đảm bảo tính trang trọng, lịch sự khi sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN thì người soạn thảo cần phải hạn chế sử dụng những từ ngữ khách sáo, khoa trương. Cần diễn đạt hợp lý trong các trường hợp xưng hô, kiến nghị, đề nghị, phản ánh tình hình, truyên đạt mệnh lệnh, đôn đốc nhắc nhở, cảm ơn. 20
  28. Thứ năm, tính phổ thông, đại chúng Đối tượng tiếp tượng tiếp nhận của văn bản QLNN là nhiều tầng lớp nhân dân trong cả nước. Vì vậy, ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ tiếp thu. Tránh hiện tượng sử dụng ngôn ngữ suồng sã, không dùng khẩu ngữ, tiếng lóng, tiếng địa phương, các từ ngữ nước ngoài chưa được Việt hóa ở phạm vi toàn quốc. 1.4.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là khái niệm để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành. Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuận lợi và chất lượng gồm các nội dung sau đây: - Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. Đối với những văn bản có nội dung quan trọng, trong trường hợp cần thiết hoặc pháp luật quy định khi soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thì phải thành lập Ban soạn thảo (hoặc Tổ soạn thảo). - Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo: + Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản. Trong đó cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích? Có mấy mục đích? tính chất của văn bản? giới hạn của văn bản (nội dung, đối tượng, phạm vi điều chỉnh)? + Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định hình thức văn bản sử dụng cần căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản hóa; căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành của cơ quan để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp. Trích yếu nội 21
  29. dung phải ngắn gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản. + Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. Thông tin cần thu thập là các thông tin pháp lý và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều phương pháp khác nhau. Thông tin cần được thu thập và đầy đủ, xử lí chính xác. + Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc soạn thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự định những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản. Những văn bản có nội dung quan trọng có thể tổ chức hội thảo thông qua đề cương. Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước. - Viết bản thảo: Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác định. Ở khâu này phải sử dụng các câu, từ, cụm từ để diễn đạt các ý trong đề cương nhưng đồng thời vẫn đảm bảo cho văn bản đó tạo thành một thể thống nhất và trọn vẹn về hình thức cũng như nội dung. Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày, mục đích đạt được của văn bản. - Xin ý kiến góp ý cho bản thảo: Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp thì có thể đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo. - Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo. Bước 3: Duyệt văn bản - Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản thảo. 22
  30. - Cán bộ Văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ ở cấp xã duyệt thể thức và thủ tục pháp lí. - Lãnh đạo cơ quan (thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực) duyệt và ký ban hành. Nếu là văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề cần trình kèm theo Hồ sơ trình ký. Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền của tập thể mà việc thông qua phải do tập thể thảo luận và quyết định theo đa số) thì việc thông qua do tập thể quyết định. Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành - Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản và trình ký chính thức. - Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành: + Văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; + Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận; + Đóng dấu cơ quan; + Làm các thủ tục ban hành; + Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01 bản lưu ở Văn thư, 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo). Tiểu kết: Trong Chương I chúng tôi đã đưa ra được cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản chung nhất cho toàn bộ nội dung của khóa luận. Cụ thể, tác giả đã trình bày khái quát về khái niệm, chức năng, phân loại hệ thống văn bản đến yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 23
  31. CHƯƠNG II. TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN KỲ ANH 2.1. Khái quát về UBND huyện Kỳ Anh 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Kỳ Anh - Vị trí địa lý: Huyện Kỳ Anh nằm ở phía Đông Nam tỉnh Hà Tĩnh, vào khoảng 17,5 - 18,1 độ vĩ Bắc; 106,28 độ Kinh Đông. Phía Bắc và Tây Bắc giáp huyện Cẩm Xuyên, phía Nam và Tây Nam giáp tỉnh Quảng Bình, phía Đông giáp Biển Đông; Có bờ biển dài 63km, Quốc lộ 1A chạy dọc huyện có chiều dài 56 Km, Quốc lộ 12 nối với cửa khẩu Cha Lo. Diện tích tự nhiên: 105.429 ha, trong đó 74% diện tích là đồi núi. Dân số 172.738 người, lao động 88.840 người. Kỳ Anh có 32 xã và 1 thị trấn, trong đó có 9 xã ở phía nam với tổng diện tích 22.781ha nằm trong khu kinh tế Vũng áng (theo Quyết định 72 - QĐ/TTg ngày 03/4/2006 của Thủ tướng Chính phủ). - Dân cư: Tổng dân số: 174.000 người, được phân bố đều ở các vùng trên địa bàn huyện. Mật độ dân số: 161/km2. - Về giáo dục: Kỳ Anh có 34 trường mầm non có 8 trường đạt chuẩn quốc gia; 34 trường Tiểu học 100% đạt chuẩn quốc gia; 27 trường THCS với 5 trường đạt chuẩn quốc gia, trường THCS Kỳ Tân được phong tặng danh hiệu Anh hùng lao động trong thời kỳ đổi mới; Có 5 trường THPT trong đó có 1 trường đạt chuẩn quốc gia - Về y tế: Có 33 trạm y tế của các xã, phường trong đó có 18 trạm đạt chuẩn quốc gia . Thời nhà Hậu Lê, Kỳ Anh là miền đất phía nam của huyện Kỳ Hoa (gồm huyện Cẩm Xuyên và Kỳ Anh hiện nay) thuộc phủ Hà Hoa, xứ Nghệ An. Năm 1863, vua Minh Mạng nhà Nguyễn chia huyện Kỳ Hoa lập thành 2 huyện, Kỳ Anh và Cẩm Xuyên thuộc tĩnh Hà Tĩnh. 24
  32. Vượt qua những năm tháng đói nghèo Kỳ Anh đang vươn mình ra biển lớn và phát triển. Mảnh đất được ví như chảo lửa, túi mưa đang từng giờ thay da đổi thịt với những tiềm năng, lợi thế về biển, đất đai, tài nguyên khoáng sản và nguồn lao động dồi dào. Kỳ Anh nay thực sự đang đứng trước vận hội lớn trên con đường xây dựng và phát triển. Trải qua hơn 175 năm hình thành xây dựng và phát triển Kỳ Anh đã không ngừng lớn mạnh, nhất là từ khi Đảng ta thực hiện công cuộc đổi mới toàn diện đất nước.Đến nay Kỳ Anh đã đạt được những thành tựu to lớn trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, đảm bảo quốc phòng an ninh, đời sống của nhân dân không ngừng được nâng cao. Kỳ Anh đang đứng trước những vận hội lớn trên con đường hội nhập và phát triển. Khu kinh tế Vũng áng đã và đang trở thành địa chỉ hấp dẫn cho các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Đến nay đã có 135 dự án của các doanh nghiệp, tập doàn kinh tế trong và ngoài nước đầu tư trên địa bàn, với tổng số vốn đăng kí trên 25 tỷ USD. Nhiều dự án đã đi vào hoạt động và phát huy hiệu quả như: Cầu cảng Vũng Áng số 1, số 2, tổng kho khí hóa lỏng Bắc Trung Bộ, nhà máy sản xuất- xuất khẩu dăm gỗ Việt Nhật, khu công nghiệp I Vũng Áng Kỳ Anh có một nền văn hóa lâu đời gắn liền với những thăng trầm của lịch sử dân tộc, được thiên nhiên ưu đãi cho những danh thắng tuyệt đẹp như Đèo Ngang, bãi biển Kỳ Xuân, bãi biển Kỳ Ninh Nhiều di tích lịch sử văn hóa được xếp hạng, có hệ thống khách sạn, nhà hàng đáp ứng nhu cầu của du khách đến tham quan và làm việc. Hệ thống kết cấu hạ tầng đang từng bước được hoàn thiện đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, đảm bảo quốc phòng an ninh cũng như phục vụ sản xuất và đời sống của nhân dân. Dẫu phía trước còn nhiều khó khăn thách thức nhưng Đảng bộ và nhân dân Huyện Kỳ Anh nguyện đoàn kết một lòng nỗ lực vươn lên, phấn đấu xây dựng quê hương sớm trở thành trung tâm công nghiệp và đô thị phía nam Hà Tĩnh. 25
  33. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 2.1.2.1. Chức năng UBND huyện Kỳ Anh là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương có chức năng quản lý nhà nước chung ở địa phương trên tất cả các lĩnh vực: Kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng – an ninh. Chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản khác của cấp trên nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, đường lối, biện pháp để phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Huyện. 2.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Huyện là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu sự giám sát trực tiếp của Huyện Uỷ, Thường Trực HĐND Huyện Kỳ Anh. Nhiệm vụ của UBND Huyện cụ thể trong các lĩnh vực như sau:  Trong lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội hàng năm trình HĐND cùng cấp thông qua, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó. - Lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình. Quyết toán ngân sách địa phương lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính trực tiếp - Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn kiểm tra UBND xã thị trấn về thực hiện ngân sách đại phương theo quy định của pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế xã hội của xã, thị trấn. - Huy động đóng góp của tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng.  Trong lĩnh vực công nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai: - Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến 26
  34. khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó; - Chỉ đạo UBND huyện thực hiện các biện pháp thực hiện chuyển dịch cơ cấu kinh tế phát triển nông nghiệp bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản phát triển nghành nghề đánh bắt nuôi trồng thủy sản và chế biến thủy sản; - Thực hiện giao đất cho thuê đất thu hồi đất với cá nhân và hộ gia đình giải quyết các tranh chấp đất đai thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn; - Xây dựng quy hoạch thủy lợi tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thủy lợi vừa và nhỏ. Quản lý mạng lưới thủy nông trên đại bàn theo quy định của pháp luật.  Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: - Tham gia với HĐND huyện trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện; - Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp dịch vụ ở các xã, thị trấn; - Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến nông lâm thủy sản và các cơ sở khác theo sự chỉ đạo của HĐND huyện.  Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải : - Tổ chức lập, trình duyệt, xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị trấn, xây dựng điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc tực hiện các quy hoạch xây dựng đã được duyệt; - Quản lý khai thác sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp; - Quản lý việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở và quỹ 27
  35. nhà thuộc sở hữu trên địa bàn; - Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân công của HĐND huyện. - Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến nông lâm thủy sản và các cơ sở khác theo sự chỉ đạo của HĐND huyện.  Trong lĩnh vực thương mại dịch vụ và du lịch : - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ du lịch và kiểm tra việc thực hiện quy định của nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn huyện; - Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại dịch vụ du lịch trên địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về việc hoạt động thương mại dịch vụ, du lịch trên địa bàn.  Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao : - Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục trên địa bàn huyện, phối hợp với UBND các xã quản lý trường Tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông trên địa bàn huyện. - Tổ chức thực hiện chương trình y tế cơ sở, dân số - kế hoạch hoá gia đình, phòng chống dịch bệnh. - Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá nghệ thuật, thể dục thể thao, các lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử danh lam thắng cảnh. - Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương bệnh binh, người có công với cách mạng. - Tổ chức hoạt động từ thiên, nhân đạo.  Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên và môi trường: 28
  36. - Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương; - Tổ chức thực hiện bảo vệ mội trường phòng chống khắc phục hậu quả thiên tai; - Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm và hành hóa trên địa bàn huyện, ngăn chặn việc sản xuất và thu hàng giả, hàng kém chất lượng tại đia phương;  Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh trật tự an toàn xã hội: - Tuyên truyền giáo dục xây dựng nền quốc phòng toàn dân; - Thực hiện công tác quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; - Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của cấp trên; - Quản lý công chức biên chế, lao động và tiền lương, đào tạo công chức theo sự phân cấp của cấp trên; - Quản lý địa giới hành chính của UBND Huyện, giải quyết địa giới hành chính giữa các xã, thị trấn.  Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc tôn giáo: - Tuyên truyền giáo dục, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và tôn giáo; - Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình kế hoạch dự án phát triển kinh tế xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu vùng xa vùng khó khăn đặc biệt; - Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các chính sách dân tộc chính sách tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng tôn giáo; - Quyết định các biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo hoạc lợi dụng tín ngưỡng tôn giáo để làm trái với những quy định của pháp luật và chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật. 29
  37.  Trong lĩnh vực thi hành pháp luật: - Chỉ đạo tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật kiểm tra việc chấp hành Hiến Pháp,Luật, các văn bản QPPL của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của của HĐND cùng cấp; - Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội tổ chức kinh tế. Bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản và các quyền lợi hợp pháp của công dân; - Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn; - Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật; - Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra thanh tra nhà nước,tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân, hướng dẫn chỉ đạo công tác hòa giải ở xã, thị trấn.  Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính: - Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo quy định của pháp luật; - Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo sự hướng dẫn của UBND cấp trên; - Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính ở địa phương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,quyết định. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức UBND Huyện Kỳ Anh do HĐND cùng cấp bầu ra thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo cá nhân phụ trách. Đứng đầu là Chủ tịch UBND Huyện, giúp việc cho chủ tịch có 3 Phó Chủ tịch (1 Phó Chủ tịch phụ trách tài chính, tài nguyên môi trường, nông – lâm nghiệp, 1 Phó Chủ tịch phụ trách văn hóa xã hội, 1 Phó Chủ tịch chuyên 30
  38. trách dự án Formosa) UBND huyện Kỳ Anh có các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp như sau: Khối phòng: 1. Văn phòng HĐND - UBND, 2. Phòng Tài chính - Kế hoạch, 3. Phòng Nội vụ, 4. Phòng Tài nguyên - môi trường, 5. Phòng Kinh tế- hạ tầng, 6. Phòng Nông nghiệp-PTNT, 7. Phòng Tư pháp, 8. Phòng Giáo dục- Đào tạo, 9. Phòng Y tế, 10. Phòng Lao động- Thương binh và xã hội, 11. Thanh tra Huyện, 12. Phòng Văn hóa - thông tin, 13. Chi cục thống kê, 14. Văn phòng điều phối NTM. Các đơn vị sự nghiệp thuộc Huyện: 1. Ban quản lý đầu tư xây dựng cơ bản huyện 2. Trung tâm Y tế 3. Đài Truyền thanh - Truyền hình 4. Trung tâm Ứng dụng KHKT&BVCTVN 5. Hội Chữ thập đỏ - Sơ đồ cơ cấu tổ chức: ( Xem phụ lục 1) 2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh 2.2.1. Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Kỳ Anh Trong hoạt động của các cơ quan, công tác soạn thảo và ban hành văn 31
  39. bản có vai trò rất quan trọng. UBND huyện Kỳ Anh là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương có chức năng quản lý nhà nước chung ở địa phương trên tất cả các lĩnh vực: Kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng – an ninh. Chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các quy định khác của cấp trên nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, đường lối, biện pháp để phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Huyện. Theo quy định thì UBND huyện Kỳ Anh có thẩm quyền ban hành các loại văn bản sau: 2.2.1.1. Văn bản quy phạm pháp luật Về việc ban hành văn bản QPPL của UBND Huyện được quy định tại Khoản 13, Điều 4 Luật ban hành văn bản QPPL năm 2015.Theo đó, UBND Huyện có thẩm quyền ban hành Quyết định. - Quyết định : Là hình thức văn bản dùng để quy định, quyết định các chủ trương, chính sách, chế độ, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác, các vấn đề về tổ chức cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan. Theo quy định tại Khoản 1, Điều 28, Luật Tổ chức chính quyền địa phương Quyết định của UBND huyện Kỳ Anh được ban hành để: Quyết định biện pháp thực hiện nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh; biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật; Quyết định biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp; quyết định việc phân cấp cho chính quyền địa phương, cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở huyện; 32
  40. Quyết định thành lập, bãi bỏ cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện; Quyết định biện pháp phát triển hệ thống giáo dục mầm non, tiểu học và trung học cơ sở; biện pháp phát triển sự nghiệp văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao; biện pháp bảo vệ, chăm sóc sức khỏe nhân dân, phòng, chống dịch bệnh, thực hiện chính sách dân số, kế hoạch hóa gia đình; biện pháp phát triển việc làm, thực hiện chính sách ưu đãi đối với người có công với cách mạng, chính sách bảo trợ xã hội, xóa đói, giảm nghèo; biện pháp bảo đảm việc thực hiện chính sách dân tộc, tôn giáo trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật và các vấn đề về quản lý nhà nước khác thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp mình theo quy định và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan của cơ quan nhà nước cấp trên. 2.2.1.2. Văn bản hành chính UBND huyện có thẩm quyền ban hành các loại văn bản sau: - Chỉ thị (cá biệt) - Dự án - Quyết định (cá biệt) - Đề án - Quy chế - Hướng dẫn - Quy định - Phương án - Thông báo - Biên bản - Chương trình - Hợp đồng - Kế hoạch - Bản ghi nhớ - Báo cáo - Bản cam kết - Công văn - Bản thỏa thuận - Tờ trình - Giấy chứng nhận - Phiếu gửi - Giấy ủy quyền - Phiếu chuyển - Giấy mời - Giấy giới thiệu - Giấy đi đường - Giấy nghỉ phép - Giấy biên nhận hồ sơ 33
  41. Qua khảo sát tại UBND huyện Kỳ Anh thì từ năm 2014 - 2016 số lượng văn bản do UBND Huyện ban hành được thống kê như sau: Bảng 2.1. Số lượng các văn bản do UBND huyện Kỳ Anh ban hành giai đoạn 2014 - 2016 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Loại văn bản Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ lượng (%) lượng (%) lượng (%) Quyết định 14078 79,3 14941 79,25 16006 77,7 Công văn 924 5,20 990 5,25 1168 5,67 Thông báo 875 4,92 889 4,71 938 4,55 Tờ trình 178 1,00 189 1,09 256 1,24 Báo cáo 142 0,80 152 0,81 180 0,87 Giấy mời 212 1,19 240 1,27 349 1,69 Kế hoạch 1000 5,63 1091 5,78 1179 5,72 Các văn bản khác 340 1,91 360 1,92 521 2,52 Tổng 17749 100 18852 100 20597 100 (Nguồn: Văn phòng HĐND - UBND huyện Kỳ Anh) Nhìn vào bảng số liệu ta có thể thấy số lượng văn bản của UBND Huyện ban hành là khá nhiều, chiếm vị trí rất quan trọng, có ý nghĩa to lớn đối với sự phát triển của UBND huyện và có xu hướng tăng theo từng năm. Cụ thể: Trong giai đoạn 2014 – 2016 - Quyết định tăng từ 14078 lên 16006, tăng 1928 văn bản. - Công văn tăng từ 924 lên 1168, tăng 244 văn bản. - Thông báo tăng từ 875 lên 938, tăng 63 văn bản. - Tờ trình tăng từ 178 lên 256, tăng 78 văn bản. - Báo cáo tăng từ 142 lên 180, tăng 38 văn bản. - Giấy mời tăng từ 212 lên 349, tăng 137 văn bản. 34
  42. - Kế hoạch tăng từ 1000 lên 1179, tăng 179 văn bản. - Các loại văn bản khác tăng từ 340 lên 521, tăng 181 văn bản. Chiếm tỉ trọng cao nhất các loại văn bản do UBND Huyện ban hành là quyết định, chiếm 79,35% năm 2014, 79,2 % năm 2015 và 77,7 % năm 2016. Còn lại các văn bản khác thì chiếm tỉ trọng khá đồng đều. Trong những năm qua số lượng văn bản ban hành của Huyện có xu hướng tăng, điều đó là do có sự tác động từ nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là do những nguyên nhân sau: - Trong những năm gần đây Huyện đang thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về “xây dựng nông thôn mới”. Chính vì vậy mà cần phải ban hành nhiều văn bản hướng dẫn chỉ đạo nhằm triển khai chủ trương đến từng bộ phận, địa phương trên toàn Huyện. - Năm 2015 là năm mà bắt đầu hoạt động của khu công nghiệp Vũng Áng – dự án kinh tế với quy mô lớn nhất Đông Nam Á. Điều đó cũng là yếu tố làm cho số lượng văn bản của Huyện tăng lên qua từng năm. - Đây là quá trình ổn định tổ chức khi UBND Huyện vừa mới điều chỉnh địa giới hành chính việc xây dựng mới các văn bản quy định về chế độ làm việc cũng như công tác của cơ quan, đơn vị. Chính vì vậy mà số lượng các văn bản ban hành của Huyện có xu hướng tăng lên. - Cùng với việc hoạt động của khu kinh tế Vũng Áng đó là sự cố về môi trường nghiêm trọng làm hải sản chết bất thường, gây thiệt hại lớn về kinh tế - xã hội, môi trường biển, ảnh hưởng xấu đến người dân, an ninh trật tự do công ty TNHH Gang thép Hưng Nguyên Fomasa Hà Tĩnh xả thải. Vì lý do đó, UBND huyện phải ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, điều hành, các quyết định về vấn đề bồi thường thiệt hại, làm sạch môi trường biển. Ngoài ra, số lượng văn bản của UBND Huyện ban hành có xu hướng tăng lên còn do các nguyên nhân khác như: quá trình phát triển kinh tế – xã hội trên địa bàn huyện, chế độ chính sách, quá trình tuyển dụng nhân lực. . . 35
  43. Văn phòng thống nhất quản lý văn bản, tất cả các loại văn bản được văn thư lấy số chung. Riêng đối với văn bản mật, Văn thư thống nhất quản lý trên cơ sở lấy số riêng cho từng loại. Do thời gian và điều kiện nghiên cứu còn hạn chế, khóa luận không thể khảo sát hết được toàn bộ số lượng văn bản soạn thảo và ban hành của UBND huyện Kỳ Anh. Khóa luận chỉ lấy xác suất 325 văn bản trong 1 năm trên tổng số 3 năm để tiến hành khảo sát và nghiên cứu thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND Huyện. Kết quả thống kê được thể hiện trong bảng sau: Bảng 2.2. Bảng kết quả điều tra thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh Văn bản khảo sát thực tế Tổng số Quyết định Công văn Thông báo Giấy mời 325 237 47 26 42 Tỷ lệ (%) 67,3 13,4 7,4 11,9 Văn bản sai Tổng số Quyết định Công văn Thông báo Giấy mời 289 217 33 11 28 Tỷ lệ (%) 75,1 11,4 3,8 9,7 Nhìn vào bản số liệu ta thấy, tổng số văn bản mắc lỗi vẫn còn khá lớn so với tổng số lượng văn bản khảo sát. Điều đó cho thấy công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Huyện cần được chú trọng hơn nữa (Chúng tôi sẽ đề cập sâu hơn ở những phần sau). 2.2.2. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 2.2.2.1. Quốc hiệu Quốc hiệu được trình bày ở ô số 1 (tờ đầu, phía trên cùng, góc phải của văn bản). Mỗi cụm từ được trình bày trên một dòng và cách nhau dòng đơn. 36
  44. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc - Dòng trên: Cụm từ “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12-13, kiểu chữ đứng đậm. - Dòng dưới: Cụm từ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các từ được viết hoa, giữa các từ có gạch ngang nối; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền (dùng lệnh Drawing), có độ dài bằng độ dài của dòng chữ ở hàng dưới. 2.2.2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Đối với văn bản của UBND huyện Kỳ Anh thì không ghi cơ quan chủ quản. Đối với những văn bản của các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND Huyện thì ghi tên cơ quan chủ quản là “UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN KỲ ANH”. - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày ở ô số 2.Trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm (Cơ quan cấp trên trực tiếp được trình bày ở phía trên bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng không đậm); phía dưới có đường kẻ gạch ngang, nét liền, độ dài khoảng 1/3 so với độ dài dòng chữ và đặt cân đối ở giữa. Phần tên, cơ quan tổ chức ban hành văn bản của UBND huyện Kỳ Anh được trình bày như sau: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN KỲ ANH 37
  45. - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp là văn bản của phòng ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND Huyện ): Ví dụ UBND HUYỆN KỲ ANH VĂN PHÒNG 2.2.2.3. Số, kí hiệu của văn bản Số của văn bản được hiểu là số thứ tự văn bản được ban hành, bắt đầu từ 01 cho văn bản đầu tiên trong năm (tính từ ngày 01 tháng 01) và đánh số liên tục đối với văn bản tiếp theo cho đến hết năm (ngày 31 tháng 12). Mỗi năm thay số một lần. Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt cạnh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ. a) Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính có tên loại cách trình bày số và ký hiệu như sau : Số: /Viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản Ví dụ: Quyết định, thông báo, tờ trình Số: /QĐ-UBND (Quyết định cá biệt của UBND) Số: /TB-VP (Thông báo của Văn phòng) Số: /TTr-BCĐ (Tờ trình của Ban chỉ đạo) b) Văn bản hành chính không có tên loại (Công văn hành chính): Số: / Viết tắt tên cơ quan-viết tắt tên đơn vị soạn thảo Ví dụ: Công văn của UBND do Phòng Nội vụ soạn thảo thì ghi như sau: Số: /UBND-NV 38
  46. c) Văn bản quy phạm pháp luật: Số: /Năm ban hành/viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản Ví dụ: Số: /2015/QĐ-UBND (Quyết định năm 2015) 2.2.2.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản a) Địa danh : Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở. Theo đó, văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Kỳ Anh và các phòng, ban thuộc Huyện thì ghi là: Kỳ Anh. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở ô số 4 trên cùng một dòng bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13-14, kiểu chữ nghiêng. Địa danh đặt trước thời gian, sau địa danh có dấu phẩy. b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản Ngày, tháng, năm ban hành văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành . Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày, tháng, năm; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước. Ví dụ: Kỳ Anh, ngày 01 tháng 02 năm 2017 2.2.2.5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản - Tên loại văn bản: là tên gọi chính thức của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành (Ví dụ: BÁO CÁO, TỜ TRÌNH, QUYẾT ĐỊNH ). Khi ban hành văn bản quản lý nhà nước đều phải ghi tên loại, trừ công văn hành chính. Tên loại văn bản được trình bày tại ô số 5a, được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14-15, kiểu chữ đứng đậm. 39
  47. - Trích yếu nội dung văn bản: là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung cơ bản của văn bản. Trích yếu phải được viết ngắn gọn, đủ ý và khái quát được chính xác nội dung của văn bản. Trích yếu nội dung văn bản giúp cho người nhận văn bản nhanh chóng nắm được khái quát nội dung văn bản, tạo thuận lợi cho việc phân loại, xử lí văn bản và lập hồ sơ chính xác. Kĩ thuật trình bày - Trích yếu nội dung của văn bản có tên loại được trình bày tại ô số 5a, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang nét liền, độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối ở giữa. Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc phân bổ kinh phí trả nợ xây dựng cơ bản năm 2016 - Trích yếu nội dung của công văn hành chính được trình bày ở ô số 5b, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng. Mở đầu bằng cụm từ viết tắt “V/v. ” (về việc). Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN KỲ ANH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /UBND-VP Kỳ Anh, ngày tháng năm 2017 V/v báo cáo thực hiện kế hoạch công tác năm 2017 2.2.2.6. Nội dung của văn bản Nội dung văn bản là phần quan trọng nhất của văn bản được trình bày tại ô số 6 bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13-14, kiểu chữ đứng. Khi xuống dòng thì chữ đầu dòng lùi vào 1 Tab (1cm-1,27cm). Khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6 point, khoảng cách giữa các dòng (line) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single spacing) hoặc từ 15 pt (exactly line 40
  48. spacing) trở lên. - Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy. - Nếu văn bản được bố cục theo chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau: + Chương: Từ "chương" và số thứ tự của chương, được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của chương được ghi bằng chữ số La Mã. Tiêu đề của chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm. + Mục: Từ "mục" và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục được ghi bằng chữ số Ả-rập. Tiêu đề của mục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm. + Điều: Từ "Điều", số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày trên cùng một dòng bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả -rập, sau số thứ tự có dấu chấm. + Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi điều được ghi bằng chữ số Ả- rập, tiếp theo là dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng. + Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản được ghi bằng chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, loại chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng. - Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ thì trình bày như sau: 41
  49. + Phần (nếu có): Từ "phần" và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm. + Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm. Tiêu đề của mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm; + Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục được ghi bằng chữ số Ả- rập, sau đó có dấu chấm, số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm. + Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản được ghi bằng chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, loại chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng. 2.2.2.7. Chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền là yếu tố thể thức cùng với con dấu đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành trong thực tế. Yếu tố này được trình bày ở ô số 7a, 7b, 7c. - Cách trình bày: + Trường hợp văn bản thuộc thẩm quyền chung của UBND các văn bản phải được tập thể thảo luận và quyết định theo đa số thì Chủ tịch thay mặt (TM.) tập thể để ký ban hành. Ví dụ: Văn bản của UBND ban hành: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH (chữ kí, dấu) Bùi Quang Hoàn 42
  50. + Trường hợp văn bản thuộc thẩm quyền riêng của Chủ tịch UBND theo quy định thì thể thức ký trực tiếp ghi là “CHỦ TỊCH”. CHỦ TỊCH (chữ kí, dấu) Bùi Quang Hoàn + Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng. Ví dụ: KT. CHỦ TỊCH KT. CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG (chữ kí, dấu) (chữ kí, dấu) Nguyễn Xuân Thủy Nguyễn Thị Cẩm Linh + Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt "TL." ( thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan và ghi rõ chức vụ của người lí thừa lệnh ở bên dưới. Ví dụ: TL. CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG (chữ kí, dấu) Võ Tá Cương 43
  51. Khoảng cách từ chỗ đề chức vụ đến họ tên người kí phải lớn hơn hoặc bằng kích thước con dấu của cơ quan (lớn hơn hoặc bằng 3,2cm). 2.2.2.8. Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Văn bản sau khi được người có thẩm quyền kí phải đóng dấu cơ quan. Cùng với chữ kí của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan đóng vào văn bản là yếu tố đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan. Dấu phải đúng với tên cơ quan ban hành văn bản. Dấu được trình bày ở ô số 8, được đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, trùm lên 1/3 chữ kí về phía bên trái, mực dấu màu đỏ tươi. Chỉ đóng dấu vào văn bản khi văn bản đó đã được người có thẩm quyền kí. 2.2.2.9. Nơi nhận Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b a) Phần nơi nhận tại ô số 9a chỉ áp dụng với công văn hành chính và được trình bày như sau: - Mở đầu bằng cụm từ “Kính gửi”. Sau đó có dấu hai chấm (:). Tiếp theo là tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản để trực tiếp giải quyết công việc. Phần này được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng. - Nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ "kính gửi" và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng. Trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức và cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng; đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm. b) Phần nơi nhận tại ô số 9b được áp dụng chung cho tất cả các loại văn 44
  52. bản và trình bày như sau: - Từ "Nơi nhận:" được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm. - Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. Tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy. Riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “- Lưu:VT, . . . (đơn vị soạn thảo)”. 2.2.2.10. Các thành phần thể thức bổ sung của văn bản a. Dấu chỉ mức độ “mật”, “khẩn” Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b, mực dấu màu đỏ tươi. Những văn bản có tính chất “mật”, “khẩn”, cần đóng dấu chỉ mức độ “Mật” hoặc “Khẩn” gồm: MẬT TỐI MẬT TUYỆT MẬT HỎA TỐC HẸN GIỜ KHẨN THƯỢNG KHẨN HỎA TỐC Dấu chỉ mức độ “mật” để lưu ý những người có trách nhiệm giải quyết công việc không phổ biến rộng rãi nội dung văn bản và có biện pháp bảo quản thích hợp. Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. b. Các chỉ dẫn - Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày tại ô số 11. Các cụm từ "Trả lại sau khi họp (hội nghị)", "Xem xong trả lại", "Lưu hành nội bộ" được trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật, viền đơn, bằng chữ in hoa, 45
  53. cỡ chữ từ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm. Chỉ dẫn phạm vi lưu hành: Đối với văn bản gửi cho cơ quan hoặc cá nhân để nghiên cứu, sau đó phải trả lại cho cơ quan gửi thì phải đóng dấu “Thu hồi” hoặc dấu “Xem xong trả lại”, “Xong hội nghị trả lại”. Đối với văn bản không phổ biến rộng rãi, chỉ lưu hành nội bộ thì đóng dấu “Lưu hành nội bộ”. - Chỉ dẫn về dự thảo văn bản: được trình bày tại ô số 12; từ "Dự thảo" hoặc cụm từ "Dự thảo lần. . . " được trình bày trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. c. Tên viết tắt người đánh máy và số lượng bản phát hành Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành được trình bày tại ô số 13 (phía cuối yếu tố nơi nhận); ký hiệu được ghi bằng chữ in hoa, số lượng bản ghi bằng chữ số Ả -rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. d. Địa chỉ giao dịch Đối với công văn hành chính, thông báo, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển. . ., trong trường hợp cần thiết để tiện liên hệ công tác, có thể ghi thêm địa chỉ giao dịch của cơ quan vào cuối văn bản, gồm các yếu tố thông tin như: địa chỉ cơ quan, số điện thoại, số Fax, Email . Những yếu tố này được trình bày tại ô số 14 (phần cuối trang đầu) dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang của vùng trình bày văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 11-12, kiểu chữ đứng. Xã. . . . . huyện . . . . . . - Tỉnh Hà Tĩnh ĐT: (039) XXXXXXX, Fax: (039) XXXXXXX Email: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Website: . . e. Phụ lục Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản; phụ lục kèm theo văn bản được trình bày trên các trang giấy riêng. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai 46
  54. phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Từ "phụ lục" và số thứ tự của phụ lục (trường hợp có hai phụ lục trở lên) được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề của phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm. f. Số trang Văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục. Số trang của văn bản được trình bày tại bên phải, cuối trang Giấy (phần footer), bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng. 2.2.3. Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản của UBND huyện Kỳ Anh Ngôn ngữ là phương tiện hàng đầu để thể hiện của cấp có thẩm quyền. Thông qua ngôn ngữ, chủ thể ban hành văn bản thể hiện ý chí, nguyện vọng của mình và khi đọc văn bản, người tiếp nhận hiểu được ý chí đó, để tùy từng trường hợp cụ thể, thực hiện những hành vi cần thiết, phù hợp với văn bản đã nhận được, đáp ứng yêu cầu của chủ thể ban hành. Văn bản quản lý nhà nước phải viết bằng tiếng Việt và tuân thủ những nguyên tắc chung của tiếng Việt. Tuy chưa có quy định chung đối với mọi văn bản quản lý nhà nước về vấn đề ngôn ngữ, nhưng hiện tại có một số văn bản Nhà nước có quy định về sử dụng tiếng Việt trong soạn thảo văn bản. Cụ thể như Khoản 1, Điều 8, Luật ban hành văn bản QPPL năm 2015 quy định : “Ngôn ngữ trong văn bản quy phạm pháp luật là tiếng Việt. Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản quy phạm pháp luật phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải rõ ràng, dễ hiểu”. Hay như Điều 4 Thông tư số 01/2011/TT-BNV cũng quy định: “ Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản là phông chữ Tiếng Việt”. 47
  55. Đặc thù văn bản của UBND huyện Kỳ Anh là mang tính quyền lực nhà nước nên ngôn ngữ sử dụng trong văn bản của Huyện là ngôn ngữ phổ thông, chính xác,chuẩn quốc gia để diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu chủ trương, chính sách, mệnh lệnh cụ thể phục vụ hoạt động công quyền. Việc sử dụng Tiếng Việt để soạn thảo văn bản của Huyện không chỉ là yêu cầu mang tính hợp pháp mà còn là vấn đề khoa học. Văn bản quản lý phải viết bằng tiếng Việt thì mới có thể phổ biến đến nhiều đối tượng góp phần nâng cao chất lượng văn bản ban hành. 2.2.4. Nội dung văn bản của UBND huyện Kỳ Anh Uỷ ban nhân dân huyện là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên. Đồng thời, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở. Trong quá trình hoạt động, văn bản là phương tiện để UBND huyện thực hiện chức trách quản lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Vì vậy, nội dung văn bản của UBND huyện phải phù hợp với hình thức ban hành văn bản, nội dung công việc được giao. Mỗi đơn vị chuyên môn trực thuộc cơ quan đều ban hành văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nội dung công việc mà mình đảm nhiệm. Nội dung văn bản thực tế, cụ thể, đáp ứng yêu cầu đặt ra từ thực tiễn và phù hợp với pháp luật hiện hành. Nội dung văn bản của UBND huyện đảm bảo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình và tập trung phản ánh trong các lĩnh vực sau: Kinh tế, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, xây dựng, giao thông 48
  56. vận tải, thương mại, dịch vụ, du lịch, văn hóa, giáo dục, y tế, thể dục thể thao, khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường, chính sách dân tộc và tôn giáo,thực thi pháp luật, xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính. Nội dung văn bản soạn thảo phù hợp với mục đích sử dụng, với nội dung công việc cần giải quyết. Hầu hết các văn bản có nội dung rõ ràng, mạch lạc, các văn bản khi được ban hành đều đáp ứng được nhiệm vụ chính trị của cơ quan. 2.2.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh Xác định nhu cầu hằng năm, cùng với việc xây dựng kế hoạch hoạt động cho năm, các phòng thuộc UBND Huyện nếu có nhu cầu thì xây dựng kế hoạch ban hành văn bản quy phạm pháp luật gửi Văn phòng UBND huyện, căn cứ để xây dựng kế hoạch là thực tiễn công tác quản lý trong thời gian qua, định hướng phát triển trong những năm tiếp theo, yêu cầu của các cơ quan cấp trên, sự ra đời của các văn bản cấp cao hơn (luật, nghị định, thông tư, ) nay cần có văn bản cấp huyện để triển khai thực hiện. Cần xác định rõ nhu cầu cần ban hành thể loại văn bản, phòng chủ trì soạn thảo, phòng phối hợp, thời gian ban hành. Lãnh đạo các phòng chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của các loại văn bản cần tham mưu trước khi gửi Văn phòng UBND huyện. Ngoài ra, còn có các nhu cầu ban hành văn bản quy phạm pháp luật đột xuất. Quy trình soạn thảo văn bản QPPL Căn cứ theo Luật ban hành văn bản QPPL việc soạn thảo và ban hành văn bản có thể thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo Chủ tịch UBND Huyện chỉ đạo xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật theo thẩm quyền, hình thức luật định. Chương trình xây dựng dự thảo văn bản: - Quyết định của UBND Huyện do Chủ tịch UBND phân công và chỉ 49
  57. đạo việc soạn thảo. Đơn vị soạn thảo có nhiệm vụ: + Tổng kết các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin; nghiên cứu, rà soát các văn bản pháp luật hiện hành + Xác định mục đích, yêu cầu của văn bản để có cơ sở lựa chọn thể thức, ngôn ngữ, văn phong phù hợp; + Viết dự thảo văn bản. Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo Căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo, Chủ tịch UBND Huyện tổ chức việc lấy ý kiến và tiếp thu ý kiến của các đơn vị chuyên môn, cơ quan, tổ chức hữu quan, của UBND các xã về dự thảo quyết định. Nội dung lấy ý kiến dự thảo bao gồm tất cả những nội dung sau: - Sự cần thiết ban hành văn bản; - Đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản; - Tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất của dự thảo với hệ thống pháp luật; - Ngôn ngữ, kỹ thuật soạn thảo văn bản. Chủ tịch UBND Huyện quyết định và tổ chức lấy ý kiến trong các trường hợp sau đây: + Văn bản có nội dung quy định về mức đóng góp, huy động vốn của dân cư địa phương; + Việc ban hành văn bản có ảnh hưởng quan trọng tới phát triển kinh tế - xã hội của địa phương; + Việc ban hành văn bản có ảnh hưởng lớn đến đời sống sinh hoạt của dân cư ở địa phương; + Văn bản có nội dung liên quan đến vấn đề quản lý đất đai, quy hoạch, xây dựng các công trình công cộng quan trọng thuộc địa bàn quản lý. 50
  58. Bước 3: Thẩm định dự thảo Sau khi tổng hợp các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, đơn vị soạn thảo dự thảo có trách nhiệm chỉnh lý dự thảo theo sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND Huyện. Bản tập hợp ý kiến, văn bản giải trình về việc tiếp thu phải được lưu trong hồ sơ dự thảo trình UBND. Phòng Tư pháp có trách nhiệm thẩm định dự thảo Quyết định của UBND Huyện trước khi trình. Chậm nhất là 10 ngày trước ngày UBND họp, cơ quan soạn thảo phải gửi hồ sơ dự thảo quyết định đến Phòng Tư pháp để thẩm định. Hồ sơ gửi thẩm định bao gồm: - Tờ trình UBND về dự thảo; - Dự thảo; - Bản tổng hợp ý kiến về dự thảo; - Tài liệu khác (nếu có). Nội dung thẩm định bao gồm: - Đối tượng, phạm vi điều chỉnh của dự thảo; - Tính hợp hiến, tính hợp pháp và tính thống nhất của dự thảo với hệ thống pháp luật; - Sự phù hợp của nội dung dự thảo với các quy định trong văn bản đã giao cho UBND quy định chi tiết; nội dung dự thảo với các chính sách trong đề nghị xây dựng dự thảo UBND có trách nhiệm xem xét, thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số để thông qua. - Ngôn ngữ, kỹ thuật soạn thảo văn bản. Báo cáo thẩm định phải thể hiện rõ ý kiến của cơ quan thẩm định về nội dung thẩm định và ý kiến về việc dự án đủ điều kiện hoặc chưa đủ điều kiện trình UBND. Báo cáo thẩm định phải được gửi đến cơ quan chủ trì soạn thảo trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày Phòng Tư pháp nhận đủ hồ sơ gửi thẩm định. 51
  59. Cơ quan chủ trì soạn thảo có trách nhiệm giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định để chỉnh lý, hoàn thiện dự thảo nghị quyết và đồng thời gửi báo cáo giải trình, tiếp thu kèm theo dự thảo văn bản đã được chỉnh lý đến Phòng Tư pháp khi trình UBND dự thảo. Chậm nhất là 05 ngày trước ngày UBND họp, Phòng Tư pháp gửi báo cáo thẩm định đến cơ quan soạn thảo. Bước 4: Xem xét, thông qua Tùy theo tính chất và nội dung của dự thảo, Chủ tịch UBND huyện quyết định phương thức xem xét, thông qua dự thảo quyết định. Trong trường hợp xem xét, thông qua dự thảo quyết định tại phiên họp UBND thì được tiến thành, theo trình tự sau đây: - Đại diện cơ quan soạn thảo trình bày dự thảo quyết định; - Đại diện Phòng Tư pháp phát biểu về việc giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định; - UBND thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo quyết định. Dự thảo quyết định được thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên UBND biểu quyết tán thành. Sau khi hoàn thiện, đơn vị soạn thảo và Phòng Tư pháp ký đồng trình, chuyển Văn phòng kiểm tra về thể thức văn bản, trình lãnh đạo ký. Chủ tịch UBND Huyện thay mặt UBND ký ban hành quyết định. Bước 5: Công bố. Việc công bố văn bản quy phạm pháp luật của UBND phải được niêm yết tại trụ sở cơ quan ban hành chậm nhất là 2 (hai) ngày, kể từ ngày Chủ tịch UBND ký ban hành và những địa điểm khác do Chủ tịch UBND cùng cấp quyết định. Văn bản quy phạm pháp luật của UBND Huyện cũng có thể được niêm yết tại các địa điểm sau đây theo quyết định của Chủ tịch UBND Huyện: - Nhà văn hoá huyện - Trung tâm giáo dục cộng đồng; - Các điểm bưu điện - văn hóa; 52
  60. - Các điểm tập trung dân cư khác. Văn phòng chịu trách nhiệm niêm yết văn bản quy phạm pháp luật do UBND cấp huyện ban hành. Thời gian niêm yết ít nhất là 20 (hai mươi) ngày liên tục, kể từ ngày niêm yết. Văn bản quy phạm pháp luật của UBND Huyện, được niêm yết là văn bản chính thức có giá trị sử dụng trong trường hợp có sự khác biệt giữa văn bản được niêm yết và văn bản có từ các nguồn khác hoặc khi có tranh chấp pháp lý. Bước 6: Gửi và lưu trữ Văn bản quy phạm pháp luật của UBND phải được gửi đến các cơ quan nhà nước cấp trên trực tiếp, các cơ quan có thẩm quyền giám sát, kiểm tra, các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan ở địa phương chậm nhất là ba ngày, kể từ ngày Chủ tịch UBND ký ban hành. Văn bản quy phạm pháp luật của UBND phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Quy trình soạn thảo văn bản hành chính Bước 1. Sáng kiến và soạn thảo văn bản Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo giao cho một đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan soạn thảo. Người được phân công soạn thảo phải có trách nhiệm thực hiện các công việc sau. Xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản cần soạn thảo. Cần xác định rõ văn bản đó ban hành nhằm giải quyết vấn đề gid, thuộc chức nawngg, nhiệm vị, quyền hạn của cơ quan, căn cứ vào mụ đích và tính chất của văn bản dự định ban hành mà chọn tên loại văn bản cho phù hợp. Thu thập, xử lý thông tin có liên quan: trong quá trình sọan thảo văn bản, việc thu thập và xử lí các nguồn thông tin có liên quan là một khâu quan trọng, nếu làm tốt sẽ góp phần làm cho văn bản soạn thảo đạt chất lượng cao. đặc biệt là cập nhật những thông tin mới quy định trong các văn bản quy 53
  61. phạm pháp luật, quy định của cấp trên. . . về vấn đề có liên quan. Việc soạn thảo văn bản bắt đầu bằng việc xây dựng đề cương văn bản, căn cứ vào đề cương người soạn thảo dùng lời văn, câu chữ phù hợp để để cụ thể hóa, chi tiết hóa những ý ý kiến được xác lập trong đề cương. Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo trong việc tham khảo ý kiến của các phòng, đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu, tiếp thu ý kiến đề hoàn chỉnh bản thảo. Văn bản soạn thảo phải đảm bảo về thể thức quy định theo thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính. Bước 2. Duyệt văn bản Sau khi soạn thảo văn bản xong thì người soạn thảo trình thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo duyệt và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, ký nháy vào cuối nội dung văn bản, sau dấu chấm hết của văn bản. Trường hợp trưởng đơn vị đi vắng thì cấp phó đơn vị soạn thảo ký thay và thực hiện ký như trên. Chuyên viên được phân công soạn thảo chuyển văn bản cho Văn phòng duyệt về hình thức, thể thức, thủ tục pháp lí trước khi trình chủ tịch ký. Sau khi kiểm tra về hình thức và thể thức văn bản nếu không có sai sót thì lãnh đạo Văn phòng ký nháy vào sau dấu chấm cuối cùng của phần nơi nhận. Nếu có sự sai sót về thể thức, hình thức văn bản thì Lãnh đạo Văn phòng có thể cho ý kiến phản ánh trực tiếp hoặc lập thành văn bản gửi đơn vị chuyên môn. Bước 3. Trình kí văn bản Văn thư nhận lại văn bản sau khi được lãnh đạo Văn phòng kiểm tra, có đủ chữ kí của trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo và lãnh đạo văn phòng trong văn bản, trình lãnh đạo Huyện duyệt lần cuối và kí ban hành. Lãnh đạo chỉ duyệt và kí ban hành văn bản khi có đủ chữ kí nháy của thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo và lãnh đạo Văn phòng. Với những văn bản có tính chất quan trọng, nội dung 54
  62. phức tạp, có nhiều vấn đề thì cần trình kèm theo hồ sơ trình kí (Xem phiếu trình kí kèm theo Quyết định số 5062/QĐ-UBND , văn bản số 1 – phụ lục 3 ) Văn bản sau khi được Lãnh đạo cơ quan phê duyệt thì làm thủ tục phát hành. Trường hợp văn bản không đạt yêu cầu thì yêu cầu soạn thảo lại và thực hiện lại từ khâu phân công soạn thảo. Thẩm quyền ký văn bản của Chủ tịch UBND huyện : - Các văn bản quy phạm pháp luật của UBND huyện; - Các quyết định để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình; các văn bản chỉ đạo điều hành thuộc thẩm quyền của UBND, Chủ tịch UBND huyện; - Quyết định đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ văn bản trái pháp luật của các cơ quan chuyên môn và của UBND, Chủ tịch UBND xã; quyết định đình chỉ thi hành văn bản trái pháp luật của Hội đồng nhân dân xã, và đề nghị Hội đồng nhân dân huyện bãi bỏ; - Quyết định giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật; quyết định kỷ luật các tổ chức, cá nhân theo thẩm quyền; - Tờ trình, báo cáo của UBND huyện gửi UBND Tỉnh, Ban Thường vụ Huyện uỷ, Hội đồng nhân dân huyện; - Các quyết định về chính sách, chế độ áp dụng trong phạm vi toàn huyện và quyết định về chế độ cụ thể áp dụng cho một địa phương vượt quá thẩm quyền của UBND các xã, thị trấn; - Quy hoạch tổng thể kinh tế - xã hội, đô thị, nông thôn; Quy hoạch và kế hoạch sử dụng ruộng đất,kế hoạch kinh tế - xã hội, kế hoạch ngân sách, kế hoạch vốn đầu tư XDCB, phân bổ thu, chi ngân sách cho các đơn vị, phòng chuyên môn, UBND xã và tổng quyết toán ngân sách địa phương; - Thành lập, giải thể tổ chức bộ máy, đề bạt, thuyên chuyển, kỷ luật, nâng lương, nghỉ chế độ đối với cán bộ nhà nước thuộc diện Huyện quản lý. - Phê chuẩn kế hoạch và kết quả thi tuyển công chức nhà nước cấp Huyện, các văn bản về thi đua khen thưởng; - Các văn bản khác theo thẩm quyền. 55
  63. Thẩm quyền ký văn bản của Phó Chủ tịch UBND - Ký thay Chủ tịch UBND huyện một số quyết định của Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo các công tác cụ thể, đôn đốc, hướng dẫn thi hành các văn bản của cấp trên; các văn bản gửi UBND tỉnh thuộc lĩnh vực được Chủ tịch UBND huyện phân công phụ trách và các văn bản khác theo quy định của Chủ tịch UBND huyện; - Phó Chủ tịch Thường trực, ngoài thẩm quyền ký các văn bản quy định trên, còn được Chủ tịch UBND huyện ủy quyền ký một số văn bản khác theo yêu cầu. Thẩm quyền ký văn bản của Ủy viên UBND huyện, Thủ trưởng đơn vị chuyên môn Ngoài việc ký các văn bản thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật còn được thừa ủy quyền Chủ tịch UBND huyện ký một số văn bản hành chính khi được Chủ tịch UBND huyện ủy quyền. Việc ủy quyền phải bằng văn bản và có thời hạn nhất định. Người được Chủ tịch UBND ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Thẩm quyền ký văn bản của Chánh Văn phòng UBND huyện Ngoài việc ký các văn bản thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật, được ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện các văn bản sau: - Văn bản thông báo ý kiến kết luận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện tại các cuộc họp do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện chủ trì; - Văn bản thông báo kết quả xử lý các công việc cụ thể của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện để các cơ quan liên quan biết và thực hiện; - Các văn bản khác theo quy định của Chủ tịch UBND huyện. Bước 4. Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục ban hành văn bản Những văn bản sau khi được Lãnh đạo huyện ký chuyên viên được phân công giải quyết công việc có trách nhiệm chuyển văn bản đến Văn thư để làm thủ tục ban hành. Trong quá trình nhân bản đề phát hành văn bản đơn vị chủ trì soạn thảo cùng phối hợp với Văn phòng trong việc phôto, sắp xếp, ghim, 56
  64. đóng tài liệu nhằm hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho Văn phòng phát hành văn bản được kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Văn phòng chỉ photo văn bản được giao để phát hành văn bản đi theo định mức quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của UBND huyện. Làm thủ tục ban hành văn bản - Đọc, rà soát kỹ toàn bộ nội dung văn bản, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ban hành nhằm phát hiện những sai sót để kịp thời sữa chữa. Sau đó Văn thư ghi số và ngày tháng ban hành văn bản. Tất cả những văn bản đi của cơ quan từ trường hợp pháp luật có quy định khác đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Việc ghi ngày tháng năm ban hành văn bản được thực hiện theo theo quy định tại điểm b, khoản 1, điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính . - Đóng dấu cơ quan ; đóng dấu giáp lai đối với văn bản từ 02 trang trở lên, mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản; đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có). Việc đóng dấu trên văn bản đảm bảo các yêu cầu sau: 1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. 2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. 3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. Bước 5. Đăng ký văn bản đi Văn thư có trách nhiệm vào sổ đăng kí văn bản hoặc cơ sỡ dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính để quản lý và tra tìm văn bản. Bước 6. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng 57
  65. để thông tin nhanh. Đối với văn bản gửi trong nội bộ cơ quan, văn thư có thể áp dụng 2 hình thức gửi là gửi bản Giấy hoặc chuyển trực tiếp trên phần mềm hệ thống quản lý văn bản của UBND huyện. Đối với văn bản gửi đi ngoài cơ quan văn thư tiến hành các thủ tục: đóng bì, ghi số trên bì, ghi tên cơ quan, đơn vị, địa chỉ nơi nhận, ghi các thông tin cần ttheo dõi vào sổ gửi công văn đi và làm thủ tục để gửi đi với nhân viên Bưu điện. Hoặc có thể chuyển văn bản thông qua hệ thống thư điện tử đến các cơ quan, đơn vị ngoài Huyện. Với một số văn bản thì Văn phòng có trách nhiệm Scan văn bản và đưa lên Website và Mạng nội bộ của UBND huyện để chia sẻ thông tin. Mức độ khẩn, mật của văn bản do chuyên viên được phân công xác định, có ý kiến đồng ý của Thủ trưởng đơn vị, Chánh văn phòng hoặc ý kiến trực tiếp của Lãnh đạo Huyện để văn thư đóng dấu mức độ khẩn, mật trước khi gửi văn bản đi. Bước 7. Lưu văn bản đi Mỗi văn bản đi được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, một bản chính chuyển cho đơn vị chủ trì soạn thảo để lưu trong hồ sơ giải quyết công việc và được chuyển giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn quy định. Để lại văn phòng những bản cần gửi đi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân, tổ chức được ghi trong phần “Nơi nhận” để làm thủ tục phát hành văn bản đi. Văn bản đi có chế độ mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước, được sắp xếp theo số thứ tự và bảo quản trong cặp, hộp. Tuyệt đối không được mang ra khỏi cơ quan trường hợp cần khai thác sử dụng phải được sự đồng ý của lãnh đạo. Các văn bản liên ngành mà không lấy số tại văn thư thì sau khi đóng dấu văn thư có trách nhiệm theo dõi lưu bản chính. Bản lưu những văn bản quan trọng của cơ quan phải được in bằng giấy tốt có độ pH trung tính và được in bằng mực bền màu. 58
  66. Sơ đồ soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh Trách Các bước tiến hành Tài liệu, sản nhiệm phẩm Đơn vị và Sổ theo dõi, ý Sáng kiến và soạn thảo văn bản chuyên viên kiến của lãnh soạn thảo đạo, bản thảo Kiểm tra nội dụng văn bản văn bản Thủ trưởng Bản thảo hoàn đơn vị chỉnh Lãnh đạo Bản thảo hoàn Kiểm tra thể thức văn bản văn phòng chỉnh Đơn vị soạn Bản thảo hoàn Trình ký thảo chỉnh Thủ trưởng Yêu cầu cơ quan soạn Không đạt Phê duyệt Bản gốc thảo lại Đạt Văn thư cơ Làm thủ tục phát hành Bản gốc và các quan, đơn vị bản chính soạn thảo Văn thư cơ Đăng kí văn bản đi Sổ đăng kí văn quan bản đi Văn thư Văn bản Phát, chuyển giao văn bản chuyển, phát Văn thư cơ Hồ sơ văn bản quan, đơn vị Lưu văn bản ban hành 59