Khóa luận Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Relia Việt Nam

Nội dung text: Khóa luận Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Relia Việt Nam

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN RELIA VIỆT NAM Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Giảng viên hướng dẫn : ThS. Phạm Thị Thanh Loan Sinh viên thực hiện : Lê Thanh Phong MSSV: 1711140854 Lớp: 17DQTA1 TP. Hồ Chí Minh, 2021
2. i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN RELIA VIỆT NAM Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Giảng viên hướng dẫn : ThS. Phạm Thị Thanh Loan Sinh viên thực hiện : Lê Thanh Phong MSSV: 1711140854 Lớp: 17DQTA1 TP. Hồ Chí Minh, 2021
3. ii LỜI CẢM ƠN Trước tiên, em xin chân thành cảm ơn đến Ban giám hiệu, các thầy cô trường Đại học Công Nghệ TP.HCM đã tạo điều kiện cho em có cơ hội được trải nghiệm và thực tập tại doanh nghiệp. Đây là điều rất thiết thực và hữu ích, mang lại nhiều kinh nghiệm cũng như trang bị thêm những kỹ năng giúp em trong quá trình học tập và làm việc sau này. Em xin chân thành cảm ơn đến ThS. Phạm Thị Thanh Loan đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập này cũng như giải đáp những thắc mắc chi tiết, sửa chửa những sai sót để em hoàn thành báo cáo tốt nhất. Tiếp đến, em xin chân thành cảm ơn Công ty Cổ phần Relia Việt Nam đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tiễn trong suốt quá trình thực tập tại công ty. Cuối cùng em xin cảm ơn các anh chị phòng Nhân sự của Cổ phần Relia Việt Nam đã giúp đỡ, cung cấp những số liệu thực tế để em hoàn thành tốt báo cáo thực tập. Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập, hoàn thiện báo cáo này em không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ thầy cô cũng như quý công ty. Em xin chân thành cảm ơn!
4. iii CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên : Lê Thanh Phong MSSV : 1711140854 Khoá : 2017 - 2021 Lớp : 17DQTA1 Tên đề tài : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Relia Việt Nam 1. Thời gian thực tập Từ 01/03/2021 đến 25/04/2021 2. Bộ phận thực tập 3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật 4. Kết quả thực tập theo đề tài 5. Nhận xét chung Đơn vị thực tập
5. iv CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc NHẬN XÉT GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Họ và tên sinh viên : Lê Thanh Phong MSSV : 1711140854 Khoá : 2017 - 2021 Lớp : 17DQTA1 Tên đề tài : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Relia Việt Nam 1. Thời gian thực tập Từ 01/03/2021 đến 25/04/2021 1. Bộ phận thực tập 2. Nhận xét chung Giảng viên hướng dẫn
6. v MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN RELIA VIỆT NAM 2 1.1 Tóm lược quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần Relia Việt Nam 2 1.1.1 Tổng quan về công ty Cổ phần Relia Việt Nam 2 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Relia Việt Nam 2 1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động 3 1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Relia Việt Nam 3 1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ năm 2018 – 2020 5 TÓM TẮT CHƯƠNG 1 6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN RELIA VIỆT NAM 7 2.1 Quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty cổ phần Relia Việt Nam 7 2.1.1 Lập kế hoạch tuyển dụng 8 2.1.2 Thông báo tuyển dụng 9 2.1.3 Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ 10 2.1.4 Phỏng vấn 11 2.1.5 Thông báo kết quả phỏng vấn 12 2.1.6 Thử việc 13 2.1.7 Tuyển dụng chính thức 14 2.2 Đánh giá quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty công ty cổ phần Relia Việt Nam 15 2.2.1 Các kết quả đã đạt được trong công tác tuyển dụng nhân sự giai đoạn 2019- 2020 15
7. vi 2.2.2 Ưu điểm 18 2.2.3 Hạn chế 19 TÓM TẮT CHƯƠNG 2 20 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN RELIA VIỆT NAM 21 3.1 Kiến nghị 1: Tận dụng tối đa các kênh tuyển dụng 21 3.2 Kiến nghị 2: Bổ sung bài kiểm tra trắc nghiệm và bài kiểm tra đánh giá năng lực trong quy trình tuyển dụng 22 3.3 Kiến nghị 3: Bổ sung bước xác minh, điều tra thông tin nhân viên vào quy trình tuyển dụng nhân sự 22 KẾT LUẬN 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 24
8. vii DANH MỤC CÁC TỪ TIẾNG ANH Từ Tiếng Anh Diễn giải nghĩa BPO Thuê ngoài quy trình kinh doanh Call Center Trung tâm chăm sóc khách hàng qua điện thoại Data Center Trung tâm dữ liệu Headhunter Chuyên viên tuyển dụng cấp cao IT Công nghệ thông tin
9. viii DANH MỤC CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 1. 1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Relia Việt Nam giai đoạn 2018-2020 5 Bảng 2. 1 Các tiêu chí cơ bản sàng lọc hồ sơ cho vị trí chuyên viên tuyển dụng 11 Bảng 2. 2 Kết quả tuyển dụng nhân sự theo nguồn tại Công ty Cổ phần Relia Việt Nam giai đoạn 2019 – 2020 16 Bảng 2.3 Chi phí tuyển dụng của Công ty Cổ phần Relia Việt Nam giai đoạn 2019 – 2020 17
10. ix DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1. 1 Logo Công ty Cổ Phần Relia Việt Nam 2 Hình 1. 2 Văn phòng Relia Việt Nam 2 Hình 1. 3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Relia Việt Nam 3 Hình 2. 1 Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự hiện tại của Công ty Cổ phẩn Relia Việt Nam .7 Hình 2. 2 Mẫu tin tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng tại Relia Việt Nam 10 Hình 2. 3 Phòng phỏng vấn các ứng viên 12 Hình 2. 4 Mẫu thư thông báo ứng viên trúng tuyển 13 Hình 2. 5 Nhân viên được hoà nhập với nhiều hoạt động sau khi được tuyển dụng chính thức 15
11. 1 LỜI MỞ ĐẦU Cùng với sự phát triển và hội nhập của nền kinh tế Việt Nam trong những năm gần đây. Nhu cầu về nguồn nhân lực, đặc biệt là nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cũng ngày càng gia tăng. Vì vậy, để có thể phát triển bền vững trên thị trường Việt Nam và quốc tế, doanh nghiệp phải có một bộ máy tổ chức và nguồn nhân sự chất lượng. Một bộ máy tổ chức và nguồn nhân sự chất lượng cần bắt đầu từ việc tuyển dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Để đảm bảo nguồn lực bền vững thì doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao và phát huy công tác quản trị nhân sự và đặc biệt là công tác tuyển dụng nhân sự. Việc tuyển dụng nhân sự đủ năng lực để đáp ứng nhu cầu công việc đề ra từ trước đến giờ chưa bao giờ là một công việc dễ dàng. Do đó công tác tuyển dụng là một trong những yếu tố quyết định tới sự thành bại của một doanh nghiệp. Việc tuyển dụng nhân sự cũng được cho là một thách thức to lớn đối với doanh nghiệp khi trong thời đại nền kinh tế đang phát triển không ngừng này, các doanh nghiệp không chỉ cạnh tranh về việc kinh doanh, sản xuất mà còn cạnh tranh về việc tuyển dụng đội ngũ nhân lực vững mạnh để đưa doanh nghiệp có thể ngày càng phát triển. Hiện tại, nhu cầu tuyển dụng nhân sự để trụ vững và phát triển công ty trong tương lai là vấn đề mọi doanh nghiệp đều đặt lên hàng đầu và Công ty Cổ phẩn Relia Việt Nam cũng không ngoại lệ. Để có một nguồn lực nhân viên chất lượng tốt thì công tác tuyển dụng nhân sự là chìa khóa đem lại thành công cho công ty. Vì vậy, em chọn đề tài “Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Relia Việt Nam” để tìm hiểu rõ hơn về quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty, từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại đây. Kết cấu của báo cáo thực tập gồm 3 chương: Chương 1: Giới thiệu sơ lược về Công ty Cổ phẩn Relia Việt Nam Chương 2: Thực trạng quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Relia Việt Nam Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Relia Việt Nam
12. 2 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN RELIA VIỆT NAM 1.1 Tóm lược quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần Relia Việt Nam 1.1.1 Tổng quan về công ty Cổ phần Relia Việt Nam - Tên công ty: Công ty Cổ phần Relia Việt Nam - Ngày thành lập: 20 tháng 11 năm 2009 - Đại diện: Ông Junichi Suzuki - Tổng giám đốc - Trụ sở chính: Tầng 10, Tòa nhà Detech II, 107 Nguyễn Phong Sắc, phường Đèo Vạn, quận Cầu Giấy, Hà Nội Hình 1. 1 Logo Công ty Cổ Phần Relia Việt Nam (Nguồn: 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Relia Việt Nam - Ngày 20/11/2009: Thành lập Công ty Cổ phần Mocap, đặt tại: Tầng 10, Tòa nhà Detech II, 107 Nguyễn Phong Sắc, phường Đèo Vạn, quận Cầu Giấy, Hà Nội. - Tháng 12/2018: Đổi tên Công ty Cổ phần Mocap Việt Nam thành Công ty Cổ phần Relia Việt Nam. - Tháng 1/2019: Tên Công ty Cổ phần Relia Việt Nam chính thức có hiệu lực. Hình 1. 2 Văn phòng Relia Việt Nam (Nguồn:
13. 3 1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động Công ty Cổ phần Relia là công ty chuyên về việc cung cấp các dịch vụ thuê ngoài, chăm sóc khách hàng, tư vấn qua điện thoại, Thuê ngoài các dịch vụ, đặc biệt là các dịch vụ IT, kế toán thuế, bảo vệ, call center, data center, headhunter đang và sẽ trở thành xu thế tất yếu đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Và hiện công ty Relia Việt Nam đang có trên 20 dự án thuê ngoài với các công ty hàng đầu tại Việt Nam như Shopee, HSBC, Nestle, Chợ tốt, Công ty sẽ còn phát triển hơn nữa trong tương lai với việc phát triển ngành dịch vụ này. - BPO: Xử lý hình ảnh, Scan tài liệu, Nhập liệu, Phân tích dữ liệu. - Call Center: + Gọi ra: Bán hàng qua điện thoại, Khảo sát qua điện thoại, Telem arketing + Gọi vào: Nhận đặt hàng/Khiếu nại, Chăm sóc khách hàng, Tổng đài hỗ trợ 1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Relia Việt Nam Đại Hội đồng Cổ đông Hội đồng quản trị Chủ tịch Tổng Giám Đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng điều Kinh điều Phòng Hành Tài hành doanh hành Kỹ chính – chính – (Hồ và Bán (Hà thuật Nhân sự Kế toán Chí hàng Minh) Nội) Hình 1. 3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Relia Việt Nam (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
14. 4 Chức năng của từng phòng ban trong Công ty ❖ Phòng Hành chính – Nhân sự: - Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho Công ty: theo dõi và tiếp nhận thông tin về việc các phòng ban liên quan có bao nhiêu nhân viên nghỉ việc trong tháng và yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban khác. Tổ chức tuyển dụng, đào tạo, phân công, đánh giá theo quy trình. - Giải quyết các chính sách, lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên: - Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định: Đối với các công văn cần sử dụng con dấu của công ty thì đây sẽ là bộ phận trực tiếp tiếp nhận và xử lý. ❖ Phòng Tài chính – Kế toán - Xây dựng, thực hiện kế hoạch tài chính và lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm cho Công ty. Lập kế hoạch huy động vốn, sử dụng nguồn tài chính hiệu quả. - Tổ chức hạch toán, thống kê kế toán, thu hồi công nợ, thu chi, lập các báo cáo kế toán. - Theo dõi các hoạt động mua sắm, sửa chữa, sử dụng trang thiết bị. - Nộp thuế và các khoản phí khác theo quy định của pháp luật. ❖ Phòng Kinh doanh và Bán hàng: - Lập kế hoạch, triển khai hoạt động kinh doanh theo từng tháng, quý, năm. - Báo cáo, phân tích, đánh giá kết quả thực hiện hoạt động kinh doanh của từng dự án. - Tìm kiếm khách hàng mới, và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác cũ, khách hàng cũ. Nghiên cứu, đề xuất các phương án, chiến lược kinh doanh mới. Nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược Marketing cho từng dự án. ❖ Phòng điều hành: - Quản lý, theo dõi tình hình làm việc của nhân viên nhằm đảm bảo đạt doanh số theo yêu cầu. - Thiết lập chỉ tiêu, điều phối hoạt động của nhân viên, đề xuất các quy trình tiến trình mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. - Đảm bảo nhân viên luôn tuân thủ đúng quy định, thực hiện tốt chỉ tiêu đặt ra. - Lập kế hoạch, nội dung đào tạo nhân viên mới. Tổ chức, sắp xếp việc học tập, huấn luyện nâng cao hiệu quả công việc cho nhân viên.
15. 5 ❖ Phòng Kỹ thuật: - Chịu trách nhiệm về hệ thống mạng nội bộ, thiết bị điện tử, máy tính của Công ty. - Sửa chữa, khắc phục sự cố về mạng cũng như hệ thống máy tính. - Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng, các thông tin bảo mật của Công ty. - Duy trì hoạt động của hệ thống dữ liệu, hệ thống công nghệ thông tin, cổng thông tin. 1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ năm 2018 – 2020 Công ty Cổ phần Relia Việt Nam xuất hiện khá sớm trên thương trường và chiếm được lòng tin của khách hàng nhưng vẫn không ngừng trong việc tự nâng cao chất lượng của dịch vụ qua từng năm. Là một doanh nghiệp chuyên về dịch vụ khách hàng, công ty không chỉ tập trung vào chất lượng dịch vụ mà còn không ngừng đào tạo cho những nhân viên của mình về kỹ năng và nâng cao mức sống của họ. Doanh nghiệp đã đạt được nhiều thành công lớn với mức tăng trưởng ổn định trong một thời gian dài. Hiện doanh nghiệp đang ngày càng phát triển cũng như sẽ có nhiêu dự án hợp tác với các doanh nghiệp khác trên lịnh vực thuê ngoài và dịch vụ. Bảng 1. 1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Relia Việt Nam giai đoạn 2018-2020 ĐVT: Tỷ đồng 2019/2018 2020/2019 Chỉ tiêu 2018 2019 2020 % % Doanh thu 360,7 401,5 438,2 40,8 11,3 36,7 9,1 Chi phí 95,1 107,4 109,3 12,3 12,9 1,9 1,8 Lợi nhuận 265,6 294,1 328,9 28,5 10,7 34,8 11,8 (Nguồn: Báo cáo từ Phòng Tài chính - Kế toán) Nhận xét: Nhìn chung bảng 1.1, kết quả hoạt động của công ty Cổ phần Relia Việt Nam trong giai đoạn từ 2018 – 2020 có những điểm nổi bật như sau: - Doanh thu qua các năm có xu hướng tăng: Năm 2019 đạt 401,5 tỷ đồng, tăng mạnh hơn 11,3% so với năm 2018; đến năm 2020, doanh thu tiếp tục tăng thêm 9,1% so với năm 2019, lên tới 438,2 tỷ đồng.
16. 6 - Tổng chi phí của công ty tăng mạnh ở năm 2019, tăng mạnh hơn 12,9% so với tổng chi phí năm 2018; đến năm 2020 tổng chi phí có tăng nhẹ, chỉ tăng 1,8% so với năm 2019, chi phí năm 2020 là 109,3 tỷ đồng - Lợi nhuận của công ty tăng nhanh liên tục qua các năm: năm 2019 lợi nhuận là 294,1 tỷ đồng tăng hơn 10,7% so với năm 2018, năm 2020 lợi nhuận tăng mạnh 11,8% so với năm 2019, lợi nhuận lên tới 328,9 tỷ đồng. Giai đoạn từ năm 2018 - 2019 lợi nhuận công ty có sự tăng trưởng lớn, quy mô không ngừng mở rộng, chất lượng dịch vụ luôn được cải thiện và khách hàng ngày càng đặt lòng tin vào doanh nghiệp. Đặt biệt là năm 2020, khi thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng phải trải qua đại dịch Covid – 19 làm ảnh hưởng ít nhiều đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, song Công ty Cổ phần Relia Việt Nam vẫn có lợi nhuận tăng vượt bật đáng kể. Điều này là nhờ Công ty có định hướng rõ ràng và đầu tư chú trọng vào nhân lực, sức khoẻ của nhân viên và dịch vụ mà doanh nghiệp đang chiếm lĩnh trị trường và chiếm được lòng tin của khách hàng. TÓM TẮT CHƯƠNG 1 Chương 1 đã giới thiệu sơ lược về Công ty Cổ phần Relia Việt Nam, giúp ta hiểu rõ hơn về lịch sử hình thành và phát triển của công ty, cũng như cơ cấu tổ chức và chức năng hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Hiện doanh nghiệp đang có rất nhiều dự án về dịch vụ và thuê ngoài với các công ty đứng đầu trong nước và quốc tế. Và hiện doanh nghiệp đang ngày càng phát triển cũng như sẽ có nhiêu dự án hợp tác với các doanh nghiệp khác trên lịnh vực thuê ngoài và dịch vụ. Ngoài ra, tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ 2018-2020 cũng đã được trình bày và nhận xét rõ ràng. Công ty Cổ phần Relia Việt Nam xuất hiện khá sớm trên thương trường và chiếm được lòng tin của khách hàng nhưng vẫn không ngừng trong việc tự nâng cao chất lượng của dịch vụ qua từng năm. Doanh nghiệp đã đạt được nhiều thành công lớn với mức tăng trưởng ổn định trong một thời gian dài. Việc phát triển không ngừng của doanh nghiệp không thể không kể đến chính sách tuyển dụng hiệu quả. Điều này cho ta thấy được sự thành công nhất định của Công ty trong 3 năm gần nhất. Tiếp theo, chương 2 sẽ trình bày rõ hơn về thực trạng quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Relia Việt Nam.
17. 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN RELIA VIỆT NAM 2.1 Quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty cổ phần Relia Việt Nam Với lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Relia Việt Nam, trong những năm vừa qua, công ty đang là một trong công ty về ngành dịch vụ và thuê ngoài đang trên đà phát triển và không ngừng vươn cao trên thị trường Việt Nam hiện tại. Và để có thể phát triển như ngày hôm nay, công tác tuyển dụng nhân sự của công ty đóng một phần quan trọng không thể thiếu. Lập kế hoạch tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Tuyển dụng chính thức Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ Thử việc Phỏng vấn Thông báo kết quả phỏng vấn Hình 2. 1 Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự hiện tại của Công ty Cổ phẩn Relia Việt Nam (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
18. 8 2.1.1 Lập kế hoạch tuyển dụng ❖ Nhu cầu tuyển dụng Xác định nhu cầu tuyển dụng: Đây là công tác xác định, xem xét mục tiêu, kế hoạch kinh doanh cần tuyển dụng số lượng nhân viên là bao nhiêu. Công việc này sẽ được từng phòng ban, dự án lên kế hoạch riêng, tùy thuộc vào từng thời điểm khác nhau. Nếu trong tình huống đột xuất, với lý do khách quan, các phòng ban có nhu cầu nhân sự phát sinh nằm ngoài kế hoạch tuyển dụng, phòng ban đang có vị trí cần tuyển sẽ gửi đề nghị tuyển dụng cho Phòng Hành chính – Nhân sự. Từ đề nghị này, Trưởng phòng nhân sự sẽ đề nghị lên ban Tổng Giám Đốc Công ty để tuyển thêm nhân viên cần thiết. Hiện nay, Công ty Cổ phần Relia Việt Nam có 2 loại nhu cầu tuyển dụng thường gặp: tuyển dụng thay thế, tuyển dụng theo dự án. Nhu cầu tuyển dụng thay thế trong trường hợp nhân viên xin thôi việc, bị sa thải, hay nghỉ hưu. Ngoài ra, Công ty thường tuyển dụng thay thế đối với nhân viên có hợp đồng lao động trong một thời gian ngắn nhất định như thực tập sinh. Quá trình tuyển dụng nhân viên thay thế thường diễn ra khá khẩn cấp, dẫn đến áp lực đối với các chuyên viên tuyển dụng trong việc đảm bảo được chất lượng nhân sự và cả quá trình bàn giao công việc giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Nhu cầu tuyển dụng theo dự án: Đây là hoạt động tuyển dụng thường thấy nhất tại Công ty. Công ty Cổ phần Relia hiện tại có nhiều dự án hợp tác với các đối tác lớn như: Sony, Shopee, Ngân hàng HSBC . Quản lý dự án có nhiệm vụ xem xét nhu cầu nhân sự tùy theo kế hoạch hoạt động của dự án, sau đó sẽ trình lên Giám đốc điều hành đánh giá, nếu được duyệt sẽ được chuyển đến phòng Hành chính – Nhân sự, triển khai hoạt động tuyển dụng cho dự án đó. ❖ Phân tích công việc Quá trình phân tích công việc sẽ được các nhà quản trị nghiên cứu đối với từng loại hình và yêu cầu đối với từng công việc, sau đó sẽ xây dựng: Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc. Bản tiêu chuẩn công việc: là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu của công việc đối với nhân viên. Những yêu cầu thường được đề cập trong bản tiêu chuẩn công việc là:
19. 9 Trình độ văn hóa, chuyên môn, ngoại ngữ, tin học và các kỹ năng cần có liên quan đến công việc: ví dụ như công việc nhập liệu sẽ yêu cầu tốc độ đánh máy nhanh, công việc tư vấn thì khả năng giao tiếp, xử lý vấn đề nhanh nhẹn, Kinh nghiệm đối với lĩnh vực công việc, tuổi tác, sức khỏe, sẽ tùy theo từng vị trí, chức danh sẽ có từng yêu cầu cụ thể. Các đặc điểm tính cách cá nhân đối với văn hóa tổ chức như sở thích, hòa đồng, nguyện vọng, Ví dụ về bản tiêu chuẩn công việc Thực tập sinh nhân sự của Công ty Cổ phần Relia Việt Nam tại mục Phụ lục 1 Bản mô tả công việc: là văn bản liệt kê đầy đủ tất cả các chức năng, nhiệm vụ, điều kiện, và trách nhiệm về công việc. Bản mô tả công việc bao gồm các nội dung chính sau: Nhận diện công việc: gồm các thông tin về công việc, cấp bậc công việc, nhân viên thực hiện, cán bộ lãnh đạo trực tiếp, mức lương được chi trả Trách nhiệm và nhiệm vụ: liệt kê các nhiệm vụ, quyền hành của người thực hiện công việc. Đồng thời xác định rõ quyền hành, phạm vị trong công việc. Điều kiện làm việc: thời gian làm việc, cơ sở vật chất, trang thiết bị được sử dụng. Ví dụ về Bản mô tả công việc vị trí Thực tập sinh Nhân sự tại Công ty Cổ phần Relia Việt Nam tại mục Phụ lục 2. 2.1.2 Thông báo tuyển dụng Các thông tin tuyển dụng được cập nhật trên trang thông tin chính thức của Công ty: mục Nghề nghiệp. Tại đây, Bộ phận Tuyển dụng có thể đăng tải các thông tin tuyển dụng của Công ty. Ngoài ra, các thông tin tuyển dụng cũng được chia sẻ, đăng tải rộng rãi qua trang mạng xã hội Facebook, và liên kết với các trang thông tin việc làm uy tín hiện nay như: Vieclamnhanh, vieclam24h, careerlink để tạo nguồn ứng viên dồi dào, đáp ứng nhu cầu kinh doanh của Công ty. Mỗi bản tin tuyển dụng đều có đầy đủ các thông tin về vị trí tuyển dụng, các yêu cầu đối với mỗi vị trí, nghĩa vụ và quyền lợi của nhân viên, đồng thời còn ghi rõ thời gian nộp hồ sơ, cách thức ứng tuyển.
20. 10 Hình 2. 2 Mẫu tin tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng tại Relia Việt Nam (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự) 2.1.3 Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ Công ty Cổ phần Relia tiếp nhận hồ sơ theo 2 cách: chủ động và bị động. Các ứng viên được tiếp cận với thông tin tuyển dụng và gửi hồ sơ xin việc đến email của các chuyên viên tuyển dụng, hoặc điền đầy đủ thông tin vào các trang tuyển dụng gọi là chủ động. Ngoài ra, một vài ứng viên sẽ trực tiếp đến Công ty nộp hồ sơ ứng tuyển. Trong trường hợp này, nếu có thời gian Trưởng nhóm tuyển dụng sẽ phân bổ chuyên viên trực tiếp phỏng vấn, trao đổi công việc, ngược lại sẽ tiếp nhận hồ sơ thông tin của ứng viên và sẽ liên lạc trao đổi sau. Dựa vào chỉ tiêu yêu cầu của từng công việc, chuyên viên tuyển dụng sẽ sàng lọc hồ sơ, xác định cơ bản ứng viên tiềm năng và loại bỏ những hồ sơ không phù hợp, sau đó liên hệ trao đổi với ứng viên qua điện thoại. Dưới đây là ví dụ về tiêu chí cơ bản sàng lọc hồ sơ cho vị trí tuyển dụng.
21. 11 Bảng 2. 1 Các tiêu chí cơ bản sàng lọc hồ sơ cho vị trí chuyên viên tuyển dụng STT TIÊU CHÍ NỘI DUNG Ứng viên nộp hồ sơ lần đầu hay đã từng 1 Lịch sử nộp hồ sơ nộp cho các vị trí khác trước đó. 2 Độ tuổi Từ 23-30 tuổi 3 Giới tính Nữ 4 Trình độ học vấn Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh 5 Chuyên ngành doanh, hay các ngành nghề có liên quan khác. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm ở vị trí 6 Kinh nghiệm tương đương. Mục tiêu nghề nghiệp ứng viên đặt ra phải 7 Mục tiêu nghề nghiệp phù hợp văn hoá tổ chức và đáp ứng được những giá trị cốt lõi mà Công ty đặt ra. (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự) 2.1.4 Phỏng vấn ❖ Phỏng vấn trực tiếp lần 1 Sau khi trải qua quá trình sàng lọc, chuyên viên tuyển dụng có nhiệm vụ liên hệ với các ứng viên tiềm năng để trao đổi, hẹn thời gian phỏng vấn. Trong buổi phỏng vấn lần đầu chuyên viên tuyển dụng sẽ gặp mặt và trao đổi một số vấn đề: sự hiểu biết đối với lĩnh vực ứng tuyển, lý do chọn công việc, thời gian làm việc, . Chuyên viên tuyển dụng chủ yếu sẽ xem xét thái độ của ứng viên thông qua ngữ điệu và ngôn từ sử dụng trong quá trình trao đổi, đánh giá ứng viên rõ nét hơn qua một số tiêu chí: chuyên môn, khả năng giao tiếp, xử lý vấn đề, thái độ đối với người đối diện và quá trình làm việc, mức độ gắn bó với công ty, mục tiêu nghề nghiệp tương lai, . Chuyên viên sẽ gọi điện thông báo kết quả phỏng vấn vòng 1 và thời gian phỏng vấn vòng 2. Chuyên viên sẽ ghi nhận thông tin khai thác được từ ứng viên vào phiếu thông tin đã được ứng viên điền trước đó, nhằm giúp cho Quản lý phỏng vấn vòng sau có cái nhìn rõ ràng hơn, và tập trung tìm hiểu những vấn đề khác tránh mất nhiều thời gian.
22. 12 ❖ Phỏng vấn trực tiếp lần 2 Đối với cấp nhân viên bình thường của các dự án, Quản lý dự án sẽ là người phỏng vấn. Buổi phỏng vấn này chủ yếu sẽ tập trung khai thác chuyên môn, cũng như kỹ năng nghề nghiệp của ứng viên. Đối với ứng viên ứng tuyển cho khối hành chính – văn phòng, cấp chuyên viên trở lên, Ban Giám đốc sẽ trực tiếp phỏng vấn. Hình thức phỏng vấn vừa sử dụng tiếng Anh và vừa sử dụng tiếng Việt, vì Công ty có vốn đầu tư từ Nhật Bản nên ở một số vị trí như: Trợ lý Giám đốc có thể yêu cầu nhân viên phải giao tiếp được bằng tiếng Nhật. Hình 2. 3 Phòng phỏng vấn các ứng viên (Nguồn: 2.1.5 Thông báo kết quả phỏng vấn Chuyên viên tuyển dụng sẽ thông báo kết quả đến các ứng viên tham gia phỏng vấn trước đó, thời gian thông báo kết quả là trong vòng 1 – 2 ngày làm việc (trừ thứ 7, chủ nhật, lễ, Tết) kể từ ngày ứng viên hoàn thành phỏng vấn lần 2. Những ứng viên có kết quả đạt, chuyên viên phải có nhiệm vụ thông tin kết quả tới ứng viên bằng cách gọi điện thoại và gửi email. Đồng thời hướng dẫn ứng viên chuẩn bị tất cả những hồ sơ cần thiết để nhận việc.
23. 13 Đối với những công việc bắt buộc phải học đào tạo trước khi được nhận việc chính thức, chuyên viên tuyển dụng sẽ thông báo thời gian và địa điểm học đào tạo cho nhân viên mới, đồng thời gửi danh sách cho Bộ phận Đào tạo. Những ứng viên có kết quả không đạt, chuyên viên sẽ không gọi điện thoại mà sẽ gửi email thông báo kết quả cho ứng viên. Ngoài ra, chuyên viên tuyển dụng còn phải cập nhật kết quả phỏng vấn ứng viên, báo cáo với Trưởng phòng Tuyển dụng và Đào tạo. Hình 2. 4 Mẫu thư thông báo ứng viên trúng tuyển (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự) 2.1.6 Thử việc Mặc dù đã nhận được thư trúng tuyển, nhưng các ứng viên phải trải qua giải đoạn thử thách, đó là giai đoạn thử việc. Đây là khoảng thời gian mà ứng viên sẽ được tiếp xúc thực tế với công việc, là cơ hội để thể hiện khả năng, trình độ của mình có đáp ứng được nhu cầu công việc hay không. Từ đó Công ty Cổ phần Relia Việt Nam sẽ đưa ra quyết định cuối cùng.
24. 14 Để quy trình thử việc đạt hiệu quả, phòng nhân sự đã tiến hành lên sơ bộ các bước thực hiện cho ứng viên. Đây là các bước liệt kê chi tiết công việc cũng là bản hướng dẫn chi tiết giúp ứng viên hoàn thành công việc trong thời gian thử việc. Bước 1: Công ty sẽ tiếp nhận hồ sơ đánh giá năng lực cùng các trình độ dựa trên văn bằng chứng chỉ mà ứng viên cung cấp. Đây là bước đánh giá sơ bộ mang tính khái quát để lựa chọn công việc phù hợp với khả năng từng người. Bước 2: Ứng viên sau khi nhận việc sẽ được bàn giao cơ sở vật chất phục vụ cho công việc đồng thời thực hiện ký kết hợp đồng thử việc. Bước 3: Giới thiệu sơ qua các phòng ban, nhân viên công ty để mọi người làm quen. Đây là bước chào hỏi có giá trị quan trọng kết nối các thành viên để quy trình làm việc trôi chảy hơn. Bước 4: Bàn giao công việc cho ứng viên và hẹn thời gian thu nhận kết quả Bước 5: Báo cáo đánh giá tình hình công việc sau khi đã hoàn thành công việc được giao, chờ nhận thông báo chính thức về kết quả thử việc. Khi ứng viên kết thúc 2 tháng thử việc tại công ty, Công ty Cổ Phần Relia sẽ cung cấp mẫu nhận xét đánh giá để phòng nhân sự tiến hành đánh giá chi tiết công việc mà ứng viên đã thực hiện được trong quá trình thử việc tại doanh nghiệp. 2.1.7 Tuyển dụng chính thức Công ty sẽ đưa ra quyết định sau 2 tháng thử việc của các ứng viên. Khi được tuyển dụng chính thức, họ sẽ trở thành nhân viên công ty sau đó hai bên tiến hành chính thức kí hợp đồng. Và công ty sẽ giải đáp những thắc mắc của nhân viên mới về những thông tin cơ bản nhất liên quan đến nhân viên. Sau khi hoàn thành xong các công đoạn, Phòng nhân sự và các bộ phận liên quan sẽ họp bàn và đánh giá lại toàn bộ quá trình tuyển dụng. Những gì đã đạt được như mục tiêu ban đầu, những gì chưa đạt được cần bổ sung hoặc có kế hoạch bổ sung cần thiết.
25. 15 Hình 2. 5 Nhân viên được hoà nhập với nhiều hoạt động sau khi được tuyển dụng chính thức (Nguồn: 2.2 Đánh giá quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty công ty cổ phần Relia Việt Nam 2.2.1 Các kết quả đã đạt được trong công tác tuyển dụng nhân sự giai đoạn 2019-2020 Đối với Công ty Cổ phần Relia Việt Nam, công tác tuyển dụng nhân sự có ảnh hưởng nhiều đến việc hoạt động kinh doanh của công ty. Vì là công ty chuyên về dịch vụ và thuê ngoài nên nhân sự đối với công ty là yếu tố vô cùng quan trọng. Các dự án của công ty đều có các yêu cầu nhất định về nhân sự, và công ty phải đáp ứng được yêu cầu đó. Mỗi dự án của công ty đều yêu cầu một tiêu chuẩn về nhân sự nhất định, nếu dự án hoặc phòng bạn không đủ nhân sự hoặc nhân sự làm việc không hiệu quả sẽ dễ gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của toàn dự án và phòng ban, từ đó gây ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty. Ví dụ, dự án Chăm sóc khách hàng của Sony, đây là dự án của công ty với đối tác là công ty Sony, dự án này đòi hỏi công ty phải có một số lượng nhân sự nhất định để có thể tổ chức, hoạt động dự án. Nếu dự án bị thiếu hụt nhân sự, như vậy sẽ không đạt đủ yêu cầu của đối tác với dự án này, đồng thời ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của dự án nói riêng và gây ảnh hưởng đến hoạt động, uy tín của công ty nói chung.
26. 16 Công ty Cổ phần Relia Việt Nam có thể ngày càng phát triển và thành công đều có sự góp phần không nhỏ trong công tác tuyển dụng nhân sự. Công ty có càng nhiều dự án thì vấn đề về nhân sự lại là vấn đề ngày càng cấp thiết. Để có đủ nhân sự làm việc và phát triển dự án, bộ phận nhân sự phải ngày càng nâng cao và cải thiện quy trình cũng như kế hoạch tuyển dụng. Và theo từng năm, việc tuyển dụng của công ty luôn phát triển theo hướng phát triển của hoạt động kinh doanh. Bên dưới là bảng kết quả tuyển dụng của năm 2019-2020 theo từng nguồn của công ty. Dựa trên kết quả tuyển dụng này, ta có thể thấy được nhu cầu tuyển dụng của công ty ngày càng tăng theo sự phát triển của hoạt động kinh doanh. Đồng thời, nhu cầu tìm việc của người lao động cũng tăng theo tình hình kinh tế ngày nay. Bảng 2. 2 Kết quả tuyển dụng nhân sự theo nguồn tại Công ty Cổ phần Relia Việt Nam giai đoạn 2019 – 2020 ĐVT: Người Nhu cầu tuyển dụng Số lượng hồ sơ xin việc Năm Dự kiến Thực tế Nguồn nội Nguồn bên bộ ngoài Bên Nội bộ Nội bộ Bên ngoài ngoài 2019 6 72 30 325 32 358 2020 8 134 42 473 43 522 (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự) Nhận xét: Dựa vào kết quả tại Bảng 2.2 ta có thể thấy được, nguồn tuyển dụng từ nội bộ thể hiện số nhân viên được đề bạt trong Công ty khá ít. Nguồn nội bộ của Công ty Cổ phần Relia Việt Nam chủ yếu được đều động, đề bạt làm những việc có chức danh cao hơn, hay gọi tắt là thăng chức. Nguồn ứng viên bên ngoài nộp hồ sơ vào Công ty, phần lớn là ứng tuyển nhân viên của các dự án: Chăm sóc khách hàng, Nhân viên bán hàng qua điện thoại, .
27. 17 Trong năm 2019, số lượng nhân viên được đề bạt là 6 người, số lượng tuyển mới bên ngoài là 72 người, gấp 12 lần tuyển nội bộ. Năm 2020, số người được đề bạt trong nội bộ là 8 người, số lượng tuyển ngoài là 134 người, gấp 16,75 lần. Vì Công ty Cổ phần Relia Việt Nam là công ty có vốn đầu tư từ nước ngoài nên tính bảo mật khá cao, nên đối với các vị trí cấp cao Công ty thường sẽ tuyển dụng, đề bạt nhân viên từ trong chính nội bộ, nhằm đảm bảo được chất lượng nhân sự, tạo động lực thi đua, đồng thời cũng đảm bảo được các chính sách bảo mật trong Công ty. Đa số, nhân viên muốn được thăng tiến đều phải trải qua một quá trình tích lũy kinh nghiệm lâu dài, và phải thi đua để có thể đảm nhận được vị trí cao hơn. Đối với nguồn tuyển dụng bên ngoài có thể nhận thấy rõ số lượng hồ sơ ứng tuyển thực tế của người lao động ngày càng tăng, từ 358 lên 522 (tăng: 164 hồ sơ), đây là một dấu hiệu đáng mừng cho công tác thu hút nguồn nhân lực của Công ty. Ngoài ra, việc tuyển dụng dựa trên kết quả hoạt động kinh doanh còn được thể hiện qua vấn đề chi phí tuyển dụng theo từng năm của công ty. Hoạt động kinh doanh càng phát triển, nhu cầu về nhân sự càng tăng thì chi phí tuyển dụng của công ty sẽ tăng theo. Bảng bên dưới thể hiện chi phí dành riêng cho việc tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Relia Việt Nam trong năm 2019-2020. Dựa theo bảng 2.3 bên dưới, ta có thể thấy được nhân sự của công ty ngày càng tăng, chi phí cho việc tuyển dụng cũng tăng một cách đáng kể giữa năm này so với năm trước. Bảng 2.3 Chi phí tuyển dụng của Công ty Cổ phần Relia Việt Nam giai đoạn 2019 – 2020 CHỈ TIÊU 2019 2020 Chi phí (triệu đồng) 226,14 328,46 Số lao động được tuyển 78 142 (người) Chi phí/1 lao động (triệu 2,89 2,31 đồng/người) (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
28. 18 Nhận xét: Bảng 2.3 cho thấy: Chi phí tuyển dụng năm 2020 tăng 42,25 % so với năm 2019, nhưng đồng thời số lượng lao động được tuyển cũng tăng lên khá cao: 64 người, điều đó làm cho chí phí bình quân trên 1 lao động được giảm từ 2,89 triệu đồng/người xuống còn 2,31 lao động/người. Chi phí cho tuyển dụng của Công ty Cổ phần Relia Việt Nam chủ yếu là chi phí dành cho quảng cáo, đăng bài và tìm kiếm hồ sơ trên các trang thông tin việc làm: careerlink, vieclamnhanh, Chi phí cho mỗi quảng cáo dao động từ khoảng 10 triệu đến 25 triệu đồng. Đây là dành cho tuyển dụng từ bên ngoài Công ty. Còn đối với nguồn tuyển dụng bên trong, Công ty sẽ đầu tư vào việc thông báo, tổ chức các cuộc thi tuyển chọn nhân viên, nhưng chí phí cho tuyển dụng bên trong không quá đáng kể. Vì chi phí là một trong những vấn đề rất quan trọng nên Công ty có thể xem xét mở rộng đăng tuyển trên các kênh miễn phí như: chotot.com, raovat.com, thêm vào đó, các chuyên viên tuyển dụng sẽ tập trung khai thác nguồn ứng viên lớn trên trang xã hội Facebook, có thể tổ chức các buổi truyền thông tại các trường đại học nhằm giảm chi phí và nâng cao chất lượng. 2.2.2 Ưu điểm Các bước trong quy trình được thực hiện một cách chi tiết, từ những bước cơ bản nhất là xác định nhu cầu tuyển dụng đến bước quyết định tuyển dụng. Đồng thời, được cập nhật, hoàn thiện qua từng thời điểm nhằm phù hợp với xu hướng kinh tế. Thông báo kết quả cho ứng viên một cách rõ ràng, cụ thể, đối với ứng viên chưa vượt qua đợt phỏng vấn này vẫn có thể ứng tuyển vào các đợt sau. Ngoài ra, các chuyên viên nếu cảm thấy ứng viên phù hợp với một công việc nào khác của Công ty, vẫn có thể khuyến khích ứng viên tham gia ứng tuyển công việc đó. Điều đó tạo nên sự thiện cảm của ứng đối với Công ty, và tạo ra được nguồn lao động dồi dào. Lựa chọn những phương án tiết kiệm chi phí nhất để tìm kiếm nguồn ứng viên. Phân chia rõ ràng quy trình tuyển dụng và người thực hiện trong từng bước.
29. 19 2.2.3 Hạn chế Hạn chế 1: Nguồn tuyển dụng bên ngoài của Công ty còn khá thụ động Hiện Công ty chủ yếu đăng tuyển và chờ đợi ứng viên nộp hồ sơ, chưa chủ động trong việc tìm các ứng viên thích hợp. Như vậy Công ty có thể sẽ bỏ sót một lượng lớn các ứng viên tìm năng chưa tiếp cận được với thông tin tuyển dụng. Hạn chế 2: Chưa có sự phân hóa rõ ràng đối với cách thức tuyển dụng của các vị trí. Hiện đối với việc tuyển dụng các vị trí nhân viên cấp cao thì Công ty vẫn chưa có các bài kiểm tra đánh giá năng lực của ứng viên. Việc hoàn thành bài kiểm tra hay trắc nghiệm sẽ trở thành minh chứng cụ thể cho những kinh nghiệm hay kỹ năng mà ứng viên thật sự có. Điều này vô tình có thể làm cho người tuyển dụng chưa đánh giá được đúng thực lực của ứng viên một cách toàn diện. Bài kiểm tra dùng trong tuyển dụng là một trong những phương pháp đánh giá sử dụng trong quá trình tuyển chọn ra ứng viên phù hợp. Những dạng bài kiểm tra cung cấp thêm cho nhà tuyển dụng cũng như quản lý một cái nhìn toàn diện hơn về những tố chất khác nhau ở ứng viên, từ đó giảm rủi ro phát sinh từ những nhận định chủ quan, giúp tuyển dụng hiệu quả và chính xác hơn. Đặc biệt đối với Relia cần chọn lọc trước một số lượng lớn ứng viên, các bài kiểm tra cũng giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức cho bộ phận tuyển dụng mà không kém phần hiệu quả. Hạn chế 3: Chưa có công tác xác minh, điều tra lại ứng viên trong mỗi đợt tuyển dụng Điều này sẽ gây rắc rối nếu có những cá nhân ứng tuyển vẫn còn ràng buộc với công ty cũ, hoặc những người tham gia với mục đích phá hoại. Một số lý do để nhà tuyển dụng cần tiến hành xác thực thông tin ứng viên: - Đảm bảo thông tin nhận được như những công việc trước đây, chức vụ và trách nhiệm, thời gian làm việc, được đưa vào hồ sơ là chính xác. - Có thêm góc nhìn khách quan về kinh nghiệm làm việc trước đây của ứng viên từ những người đã làm việc trực tiếp với họ. - Biết được ứng viên có thói quen làm việc nhóm như thế nào, mối quan hệ với đồng nghiệp, người quản lý và khách hàng.
30. 20 - Phát hiện những điểm, hành vi không phù hợp, làm cơ sở cho việc đưa ra quyết định có nên tuyển dụng ứng viên đó hay không. TÓM TẮT CHƯƠNG 2 Chương 2 đã phân tích thực trạng quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Relia Việt Nam. Nhìn chung quy trình tuyển dụng nhân sự hiện hành của Công ty khá hoàn thiện, điều đó đã được chứng minh qua các số liệu về kết quả đã đạt được trong công tác tuyển dụng nhân sự giai đoạn 2019-2020. Công ty Cổ phần Relia Việt Nam có thể ngày càng phát triển và thành công đều có sự góp phần không nhỏ trong công tác tuyển dụng nhân sự. Công ty có càng nhiều dự án thì vấn đề về nhân sự lại là vấn đề ngày càng cấp thiết. Để có đủ nhân sự làm việc và phát triển dự án, bộ phận nhân sự phải ngày càng nâng cao và cải thiện quy trình cũng như kế hoạch tuyển dụng. Với những ưu điểm về quy trình tuyển dụng nhân sự của Công ty đang có, song vẫn còn một số mặt hạn chế trong quy trình tuyển dụng cũng đáng lưu ý mà Công ty cần hoàn thiện hơn. Từ nội dung phân tích ở chương 2 đã tạo cơ sở để em tiếp tục phân tích và trình bày một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Relia Việt Nam tại Chương 3.
31. 21 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN RELIA VIỆT NAM Đối với Công ty Cổ phần Relia Việt Nam, mục tiêu nâng cao hiệu quả quy trình tuyển dụng luôn được đặt lên hàng đầu, vì nếu số lượng ứng viên nộp hồ sơ càng nhiều thì khả năng tuyển chọn được người có năng lực càng cao, như thế chất lượng nhân viên ngày càng nâng cao hơn. Sau đây là một số giải pháp kiến nghị của em trong việc tuyển dụng của Công ty nhằm thu hút nhiều ứng viên hơn và cải thiện chất lượng tuyển dụng. 3.1 Kiến nghị 1: Tận dụng tối đa các kênh tuyển dụng Công ty luôn có nhu cầu về lao động khá lớn vì thế nên việc chỉ chờ đợi ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển sẽ không đảm bảo đủ số lượng yêu cầu, đồng thời cũng ảnh hưởng đến chất lượng khi có quá ít sự lựa chọn. Chính vì vậy, các chuyên viên tuyển dụng phải chủ động hơn trong việc tạo ra nguồn ứng viên. Hiện nay, số lượng người có nhu cầu tìm việc vẫn rất cao, người lao động thường sẽ đăng hồ sơ cá nhân lên các trang tuyển dụng: Vieclamnhanh, Vieclam24h, Vieclamtot hoặc thông tin lên các nhóm tìm việc làm trên trang mạng xã hội Facebook. Thay vì chỉ đăng bài tuyển dụng và đợi ứng viên nộp hồ sơ, thì chuyên viên tuyển dụng có thể xem xét trước hồ sơ sau đó sẽ trực tiếp liên hệ với những ứng viên được cho là tiềm năng (xét trên các tiêu chuẩn công việc đặt ra). Ngoài ra, đầu tư quảng bá hình ảnh Công ty cũng là một cách hiệu quả. Công ty có thể bắt đầu từ các trường đại học, thông qua các hoạt động tài trợ, diễn thuyết, nhận thực tập sinh , vừa tạo được mối quan hệ lâu dài tốt đẹp với trường học, đồng thời cũng sẽ giúp ích trong quá trình tìm kiếm ứng viên tương lai. Một trong những nguồn tuyển dụng cần được quan tâm và khuyến khích hơn nữa chính là tuyển dụng nội bộ. Nguồn tuyển dụng này hiện tại vẫn chưa được Công ty thực sự tận dụng. Ngoài việc vận động nhân viên tham gia vào ứng tuyển, Công ty cũng nên khuyến khích nhân viên giới thiệu người quen ứng tuyển. Ví dụ như nếu giới thiệu được một ứng viên vượt qua phỏng vấn và được nhận chính thức sẽ được nhận thưởng,
32. 22 3.2 Kiến nghị 2: Bổ sung bài kiểm tra trắc nghiệm và bài kiểm tra đánh giá năng lực trong quy trình tuyển dụng Để có thể xác định một cách chính xác năng lực của ứng viên thì việc làm bài kiểm tra là rất cần thiết. Thông qua bài kiểm tra chọn được người có năng lực phù hợp, có tiềm năng để tiếp nhận công việc. Bài kiểm tra gồm: Kiểm tra kiến thức chuyên môn, kiểm tra ngoại ngữ, kiểm tra cách xử lý tình huống, kiểm tra vi tính. Đề kiểm tra chuyên môn sẽ tùy theo yêu cầu của từng vị trí công việc để thiết kế đề thích hợp. Đề kiểm tra ngoại ngữ: Công ty chỉ yêu cầu trình độ tiếng Anh thật sự tốt đối với những vị trí cấp cao hoặc vị trí Trợ lý Giám đốc, đối với những nhân viên cấp dưới chỉ cần khả năng đọc hiểu, và giao tiếp cơ bản. Vì vậy, có thể thiết kế bài kiểm tra năng lực và ngoại ngữ lồng vào nhau, và cũng tùy theo yêu cầu với từng vị trí. Đề kiểm tra vi tính với những vị trí cấp cao hay tuyển dụng nhân sự của phòng Công nghệ thông tin thì sẽ được chính bộ phận công nghệ thông tin tham gia thiết kế và đánh giá năng lực. Còn với vị trí nhân viên viên cấp dưới có thể lồng vào cho kiểm tra năng lực hay ngoại ngữ được thực hiện trên máy tính. 3.3 Kiến nghị 3: Bổ sung bước xác minh, điều tra thông tin nhân viên vào quy trình tuyển dụng nhân sự Đây là công việc sau khi ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn thứ 2, chuyên viên tuyển dụng sẽ có nhiệm vụ liên hệ với những người tham chiếu đã được ứng viên cung cấp trong phiếu điền thông tin trước đó. Chuyên viên chủ yếu sẽ tập trung vào mối quan hệ của ứng viên với Công ty hay nơi làm việc trước, chắc chắn rằng không còn sự ràng buộc nào về công việc hay pháp lý. Việc xác minh này sẽ góp phần làm giảm rủi ro để không ảnh hưởng đến uy tín của Công ty. Quá trình thực hiện quy trình tuyển dụng mới sẽ mất thời gian và nhân lực hơn cho việc chuẩn bị thiết kế đề thi và tổ chức kiểm tra, nhưng nếu có thể thực hiện được sẽ góp phần tăng chất lượng tuyển dụng của Công ty lên rất nhiều, đồng thời cũng giúp cho người phụ trách phỏng vấn lần 2 có căn cứ để đánh giá sâu hơn, tốt hơn.
33. 23 KẾT LUẬN Bất kỳ một doanh nghiệp, tổ chức nào hoạt động trong lĩnh vực gì cũng không thể thực hiện chức năng và hoàn thành nhiệm vụ của mình nếu thiếu đi nguồn nhân lực. Vấn đề tuyển dụng nguồn nhân sự có hiệu quả luôn là vấn đề phức tạp và khó khăn đối với các nhà quản trị. Một doanh nghiệp chỉ có thể tạo được ưu thế cạnh tranh khi có giải pháp tuyển dụng và sử dụng các nguồn nhân lực một cách hợp lý cho mỗi yêu cầu về Quản trị nhân sự. Tuyển dụng nhân sự là một quy trình quan trọng trong công tác quản trị nhân sự, nó cung cấp đầu vào cho quá trình này và đảm bảo chất lượng nhân sự theo yêu cầu của Công ty. Với đề tài này em trình bày thực trạng và quy trình tuyển dụng nhân sự của Công ty Cổ phẩn Relia Việt Nam, tiếp theo là rút ra được những ưu điểm mà công ty đang có cũng như một số hạn chế trong quy trình tuyển dụng. Từ đây em có cơ sở để đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng tại Công ty Cổ Phần Relia Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm và dưới sự đầu tư của doanh nghiệp nước ngoài, Công ty Cổ phần Relia đang không ngừng mở rộng việc phát triển và kinh doanh trên khắp đất nước Việt Nam bằng việc hợp tác với các công ty hàng đầu trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Vì thế việc hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự là một vấn đề cấp thiết để tuyển chọn ra một nguồn nhân lực chất lượng và hiệu quả.
34. 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giảng viên Đặng Thu Hương. Giáo trình “Quản trị nhân lực doanh nghiệp vừa và nhỏ”. NXB Đại học Mở, TP.HCM 2. Vũ Thị Thùy Dương và Hoàng Văn Hải (2005). Giáo trình Quản trị nhân lực. NXB Thống Kê, Hà Nội. 3. Trang web Công ty Cổ phần Relia Việt Nam. 4. Các tài liệu nội bộ của Công ty Cổ phần Relia Việt Nam
35. PHỤ LỤC 1 BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC CÔNG TY CỔ PHẦN RELIA VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN Bộ phận : BAN GIÁM RELIA VIỆT NAM Hành chính - Nhân sự ĐỐC Chức danh công việc Thực tập sinh nhân sự STT Tiêu chí Mô tả - Sinh viên của các trường Đại học, chuyên ngành nhân sự, các ngành nghề có liên quan hoặc có kiến thức,đam mê Kiến thức văn hóa, lĩnh vực nhân sự. chuyên môn - Ưu tiên sinh viên năm cuối 1 - Định hướng phát triển về lĩnh vực nhân sự. - Sử dụng vi tính thành thạo và các thiết Vi tính bị văn phòng khác. - Sử dụng được worl, excel cơ bản. - Kỹ năng giao tiếp tốt - Có khả năng làm việc nhóm, làm việc 2 Kỹ năng độc lập. - Biết sắp xếp, lên kế hoạch cho công việc. - Trung thực, năng động, hòa đồng. 3 Phẩm chất cá nhân - Kiên trì, cẩn thận trong công việc.
36. PHỤ LỤC 2 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÔNG TY CỔ PHẦN RELIA VIỆT NAM Website: Head Quarter: Floor 10, Detech Tower II, 107 Nguyen Phong Sac Street, Dich Vong Hau Ward, Cau Giay District, Hanoi, Vietnam. HCM Branch: 222 Hoang Hoa Tham Street, Ward 12, Tan Binh District, HCMC, Vietnam CÔNG TY CỔ PHẦN RELIA VIỆT NAM RELIA là công ty của Nhật Bản với các cổ đông sáng lập: Harvey Nash, RELIA INC, một trong những trung tâm liên lạc lớn nhất của Nhật Bản. Hoạt động về lĩnh vực ITO và BPO tại Việt Nam. Chuyên cung cấp các dịch vụ chăm sóc khách hàng (call-center) và các dịch vụ thuê ngoài - BPO cho khách hàng. Với đội ngũ lãnh đạo tâm huyết, chuyên nghiệp và các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm đến từ Nhật Bản, RELIA hướng đến mục tiêu trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ call-center và BPO tại Việt Nam. THÔNG TIN TUYỂN DỤNG TUYỂN VỊ TRÍ: THỰC TẬP SINH NHÂN SỰ DỤNG + Thực tập lĩnh vực nhân sự. + Hỗ trợ quy trình tiếp đón ứng viên trong công tác tuyển dụng nhân Mô tả công sự. việc + Nhập thông tin ứng viên vào hệ thống. + Các công tác khác theo quy trình tuyển dụng. + Nam/Nữ đang cần thực tập liên quan đến lĩnh vực Nhân sự Yêu cầu công + Ưu tiên sinh viên năm cuối đang có nhu cầu thực tập việc + Nhanh nhẹn, chịu khó + Định hướng phát triển về lĩnh vực nhân sự
37. + Làm việc tại văn phòng công ty giờ hành chinh. + Được đào tạo nghiệp vụ trước khi vào làm việc. + Cơ hội trở thành nhân viên chính thức sau khóa thực tập. Lương & Đãi + Làm việc trong môi trường thân thiện, chuyên nghiệp theo phong ngộ cách nước ngoài (Nhật Bản) + Đặc biệt: Có cơ hội trở thành nhân viên chính thức (sau khi hoàn thành khóa thực tập) + Hỗ trợ: 1,500,000 VND / tháng + Xác nhận con dấu thực tập Thời gian thực tập: 2 tháng Thời gian làm Fulltime giờ hành chính từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (8:30 am – việc 5:30pm) Địa điểm làm - Số 222 Hoàng Hoa Thám, Phường 12, Q. Tân Bình, TP. HCM việc Anh/Chị quan tâm đến vị trí ứng tuyển vui lòng liên hệ Phòng Tuyển Dụng Liên hệ: Địa chỉ e-mail: