›

Khóa luận Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS)

pdf 56 trang tranphuong11 27/01/2022 10020
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_mot_so_giai_phap_nham_hoan_thien_hoat_dong_quan_he.pdf

Nội dung text: Khóa luận Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS)

  1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM VIỄN ĐÔNG (VASS) Ngành: Quản Trị Kinh Doanh Chuyên ngành: Quản Trị Marketing Giảng viên hướng dẫn : TS.Trương Quang Dũng Sinh viên thực hiện: Ngô Hải My MSSV: 1311140141 Lớp: 13DQM02 TP. Hồ Chí Minh, 2017
  2. ii LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là đề tài khóa luận tốt nghiệp của riêng tôi. Những kết quả nghiên cứu và các số liệu trong khóa luận được thực hiện tại Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông được sử dụng trung thực, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác và chưa công bố nội dung bất kỳ đâu. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP.HCM, ngày 15 tháng 07 năm 2017 Sinh viên ký tên Ngô Hải My
  3. iii LỜI CẢM ƠN Qua 4 năm học tập và rèn luyện tại trường Đại học Công Nghệ TP.HCM, được sự chỉ bảo và giảng dạy nhiệt tình của quý Thầy Cô, đặc biệt là quý Thầy Cô khoa Quản Trị Kinh Doanh đã truyền đạt cho em những kiến thức về lý thuyết và thực hành trong suốt thời gian học ở trường. Và khi có cơ hội được thực tập tại Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) em đã có thể áp dụng những kiến thức học được vào thực tế, đồng thời học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế tại công ty để em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình. Em xin gửi lời cám ơn chân thành đến quý Thầy Cô trường Đại học Công Nghệ TP.HCM, đã truyền đạt những kiến thức bổ ích trong suốt thời gian qua. Đặc biệt, là thầy Trương Quang Dũng đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp này. Lời cảm ơn tiếp theo em muốn gửi đến cô Trần Vũ Anh Thi – Giám đốc phòng Quan hệ công chúng đã dành cho em rất nhiều lời khuyên bổ ích trong công việc cũng như trong cuộc sống. Xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông nói chung và các anh chị nhân viên phòng Quan hệ công chúng nói riêng đã tạo điều kiện để em được học hỏi, được tiếp xúc thực tế và hoà nhập với môi trường làm việc tại công ty. Do kiến thức còn hạn hẹp nên không tránh khỏi những thiếu sót trong cách hiểu, lỗi trình bày. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý Thầy Cô và Ban lãnh đạo, các anh chị trong công ty để khóa luận tốt nghiệp đạt được kết quả tốt hơn. TP.HCM, tháng 7 năm 2017. Sinh viên: Ngô Hải My
  4. iv CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên : Ngô Hải My MSSV : 1311140141 Khoá : 2013-2017. Giảng viên hƣớng dẫn
  5. v MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA DOANH NGHIỆP 3 1.1 Tổng quan về quan hệ công chúng (PR) 3 1.1.1 Định nghĩa về công chúng 3 1.1.2 Khái niệm về quan hệ công chúng (Public relations- PR) 3 1.1.3 Đặc điểm của quan hệ công chúng 5 1.1.4 Vai trò và chức năng của quan hệ công chúng trong doanh nghiệp 5 1.2 Các hoạt động quan hệ công chúng trong doanh nghiệp 7 1.2.1 Các hoạt động cộng đồng 7 1.2.2 Các hoạt động nội bộ 7 1.2.3 Tài trợ 8 1.2.4 Tổ chức sự kiện 9 1.2.5 Xử lý khủng hoảng 9 1.2.6 Quan hệ với truyền thông, báo chí 10 Tóm tắt chƣơng 1 11 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM VIỄN ĐÔNG (VASS) 12 2.1 Giới thiệu về công ty 12 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 12 2.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và lĩnh vực hoạt động 13 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 14 2.1.4 Thành tựu đạt được 15 2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh năm 2014 - 2016 16 2.2 Thực trạng hoạt động quan hệ công chúng tại Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) 17 2.2.1 Hoạt động cộng đồng 17 2.2.2 Hoạt động nội bộ 24 2.2.3 Hoạt động tài trợ 28 2.2.4 Tổ chức sự kiện 30 2.2.5 Xử lý khủng hoảng 31 2.2.6 Tạo mối quan hệ với truyền thông và báo chí 32
  6. vi 2.3 Đánh giá chung 33 2.3.1 Những thành tích đã đạt được 33 2.3.2 Những mặt còn hạn chế 36 Tóm tắt chƣơng 2 37 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM VIỄN ĐÔNG (VASS) 38 3.1 Định hƣớng phát triển của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) 38 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động PR của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông 39 3.2.1 Đối với hoạt động cộng đồng 39 3.2.2 Đối với hoạt động nội bộ 39 3.2.3 Đối với hoạt động tài trợ 41 3.2.4 Đối với tổ chức sự kiện 42 3.2.5 Đối với xử lý khủng hoảng 43 3.2.6 Đối với quan hệ truyền thông và báo chí 44 3.3 Một số kiến nghị khác 45 KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47
  7. vii DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT BTC: Ban Tổ Chức BV: Bệnh viện CLB: Câu lạc bộ CP: Cổ phần HĐKD: Hoạt động kinh doanh HĐQT: Hội Đồng Quản Trị LSDD: Lãnh Sự Danh Dự LSQ: Lãnh Sự Quán MDEC: The Mekong Delta Economic Cooperation - Diễn đàn Hợp tác Kinh tế đồng bằng sông Cửu Long NVH: Nhà văn hóa PR: Public relations - Quan hệ công chúng PTGĐ: Phó Tổng Giám Đốc QHCC: Quan hệ công chúng TP.HCM: Thành Phố Hồ Chí Minh TT: Trung tâm UBND: Uỷ Ban Nhân Dân VASS: Tên viết tắt của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông VNĐ: Việt Nam đồng VNR500: Bảng xếp hạng 500 Doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam theo mô hình của Fortune 500 YDA: Câu lạc bộ Tuổi trẻ Thăng Long
  8. viii DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh bảo hiểm của VASS năm 2014, 2015, 2016 16 Bảng 2.2: Các chương trình vì cộng đồng hướng về trẻ em, những người có hoàn cảnh khó khăn mà VASS thực hiện 18 Bảng 2.3: Bảng phân chia các nhóm tình nguyện viên thực hiện chương trình “Ngày chủ nhật xanh” 21 Bảng 2.4: VASS tổ chức thực hiện Chương trình “Nhà sạch đón tết” 3 năm liên tiếp 2015, 2016, 2017 22 Bảng 2.5: Các khóa đào tạo và huấn luyện cho toàn thể đội ngũ, cán bộ nhân viên VASS 26 Bảng 2.6: Bảng báo cáo tần suất truyền thông của VASS và các đơn vị thành viên, đối tác năm 2016 35
  9. ix DANH SÁCH CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty CP Bảo hiểm Viễn Đông 15 Biểu đồ 2.1: Biều đồ thể hiện doanh thu, chi phí, lợi nhuận HĐKD bảo hiểm của VASS năm 2014, 2015, 2016 16 Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thể hiện tần suất xuất hiện trên các kênh truyền thông 2014 - 2016 34 Hình 2.1: Bà Đỗ Thị Minh Đức – Chủ tịch HĐQT Bảo hiểm Viễn Đông trao tận tay quà cho các bệnh nhi và gia đình của các em 19 Hình 2.2: Bảo hiểm Viễn Đông thăm và tặng quà cho Trung tâm nhân đạo Huyền Trang 20 Hình 2.3: Chương trình thu hút đông đảo các sinh viên từ các trường Đại học 21 Hình 2.4: Đông đảo các sinh viên háo hức tham gia chương trình “Nhà sạch đón tết” 22 Hình 2.5: Chương trình thu hút đông đảo các sinh viên trong nước và ngoài nước tham gia 23 Hình 2.6: Các nhà tài trợ trao quà và sách cho các em thiếu nhi tại TT Bảo trợ xã hội trẻ em thiệt thòi 24 Hình 2.7: Ông già Noel tặng quà cho cán bộ nhân viên VASS trước thềm Giáng sinh 25 Hình 2.8: Ông Trần Quốc Mạnh – PTGĐ phòng đào tạo trực tiếp giảng dạy khóa “train the trainer” 26 Hình 2.9: Giám đốc Nghiệp vụ Công ty môi giới bảo hiểm MARSH trao đổi kỹ năng thực hiện Hợp đồng bảo hiểm 27 Hình 2.10: Bà Đỗ Thị Minh Đức - Chủ tịch HĐQT và Bà Đỗ Thị Kim Liên cùng toàn thể cán bộ, nhân viên của VASS hưởng ứng phong trào mặc áo dài nơi công sở 27 Hình 2.11: Bảo hiểm Viễn Đông trao tài trợ bảo hiểm tượng trưng cho BTC Giải Vô địch bóng bàn Toàn quốc báo Nhân Dân lần thứ 34, lần thứ 35 29 Hình 2.12: Đại diện Công ty Bảo hiểm Viễn Đông hỗ trợ một phần chi phí cho gia đình nạn nhân 30 Hình 2.13: Các cơ quan truyền thông, báo chí liên kết cùng VASS 33
  10. 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, chính sách thu hút đầu tư nước ngoài vào Việt Nam khiến cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt. Do đó, để thu hút được sự chú ý đối với nhu cầu ngày càng khó và đòi hỏi cao của khách hàng thì bên cạnh chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt doanh nghiệp còn phải biết truyền tải, cung cấp thông tin chính xác và hiệu quả, tạo dựng niềm tin đối với khách hàng. Một trong những công cụ hữu hiệu nhất mà doanh nghiệp có thể áp dụng đó chính là quan hệ công chúng (Public relations - PR). Quan hệ công chúng du nhập vào Việt Nam từ những năm 90 của thế kỉ XX được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng bởi sự mới mẻ, sáng tạo, tiết kiệm chi phí mang lại thu nhập cao. Không ngoại lệ, Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) là một trong những doanh nghiệp đã áp dụng công cụ này cho chiến lược phát triển kinh doanh của mình. Trong quá trình thực tập, em đã có cơ hội quan sát và hiểu rõ hơn về các hoạt động quan hệ công chúng mà VASS đã thực hiện. Thông qua các hoạt động quan hệ công chúng tích cực, hiệu quả và phù hợp nhất VASS đã gặt hái được những thành công nhất định. Vì vậy em quyết định đi sâu vào tìm hiểu về “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS)” làm đề tài cho khóa luận của mình và từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện các hoạt động quan hệ công chúng của công ty phát triển hơn nữa. Với kiến thức cũng như kinh nghiệm còn hạn chế nên không thể tránh những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý Thầy Cô, các anh chị trong công ty. Em xin chân thành cảm ơn. 2. Mục tiêu nghiên cứu Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động quan hệ công chúng (PR) trong chiến lược kinh doanh của công ty. Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động quan hệ công chúng từ đó đề ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS). 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
  11. 2  Đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu về hoạt động quan hệ công chúng của doanh nghiệp.  Phạm vi nghiên cứu: - Không gian: Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông. - Thời gian: Các thông tin và số liệu phân tích nằm trong khoảng thời gian từ năm 2014 đến 4 tháng đầu năm 2017. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Khóa luận chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, mô tả, so sánh đối chiếu và phân tích tổng hợp. Dữ liệu sử dụng chủ yếu là các dữ liệu thứ cấp do công ty cung cấp. 5. Kết cấu của đề tài Ngoài lời mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, khóa luận được kết cấu thành 3 chương gồm: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về hoạt động quan hệ công chúng của doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng hoạt động quan hệ công chúng của Công ty Cổ phần Bảo Hiểm Viễn Đông (VASS) Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng của Công ty Cổ phần Bảo Hiểm Viễn Đông (VASS).
  12. 3 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan về quan hệ công chúng (PR) 1.1.1 Định nghĩa về công chúng Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn đạt mục tiêu thoả mãn nhu cầu khách hàng - một loại công chúng, từ đó dễ dàng đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Có thể nói công chúng - khách hàng chính là yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Theo Philip R.Cateora, một chuyên gia marketing cho rằng: “công chúng là bất cứ nhóm người nào có mối quan tâm hay ảnh hưởng hiện tại hoặc tiềm năng đến khả năng đạt được mục tiêu của doanh nghiệp”. Họ là tất cả những tổ chức và cá nhân có ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Họ là khách hàng, cơ quan chính phủ, cộng đồng dân cư, nhà đầu tư hoặc là các tổ chức khác. Nhân viên trong công ty cũng là công chúng nội bộ, họ cũng có khả năng cản trở việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp nếu như không xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với họ. Công chúng không chỉ là một nhóm người ảnh hưởng đến mọi chính sách, quyết định của tổ chức, công chúng còn là những người nhìn nhận những vấn đề của tổ chức một cách khách quan. Nhờ vào công chúng, tổ chức có thể tìm ra được những thách thức cũng như cơ hội của bản thân doanh nghiệp. 1.1.2 Khái niệm về quan hệ công chúng (Public relations - PR) Theo nhà nghiên cứu Frank Jefkins, PR là hoạt động liên quan đến mọi tổ chức, dù là tổ chức thương mại hay phi thương mại. Nó tồn tại một cách khách quan, dù ta muốn hay không muốn. Ở nước ta, hoạt động PR tuy còn mới mẻ nhưng cũng là lĩnh vực được nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp và nhiều cá nhân quan tâm. Năm 2006, một số cơ sở đã chính thức tuyển sinh đào tạo về PR và đã trở thành một nghề được nhiều người lựa chọn. PR là một lĩnh vực hoạt động rất phong phú, do đó chúng ta có thể tiếp cận PR từ nhiều góc độ khác nhau như sau:
  13. 4  Theo nhà nghiên cứu Frank Jefkins định nghĩa như sau: “PR bao gồm tất cả các hình thức giao tiếp được lên kế hoạch, cả bên trong và bên ngoài tổ chức, giữa một tổ chức và công chúng của nó, nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết lẫn nhau”.  Một định nghĩa khác từ Viện Quan hệ công chúng Anh Quốc (IPR) cho rằng: “PR là những nỗ lực một cách có kế hoạch, có tổ chức của một cá nhân hoặc tập thể nhằm thiết lập và duy trì mối quan hệ cùng có lợi với đông đảo công chúng của nó”.  Đại Hội đồng Quốc tế của những người làm PR tổ chức tại Mexico tháng 8 năm 1978 đã đưa ra một định nghĩa khá toàn diện về PR: “PR là một ngành khoa học xã hội nhân văn, phân tích những xu hướng, dự đoán những kết quả, tư vấn cho các nhà lãnh đạo của tổ chức và thực hiện các chương trình hành động đã được lập kế hoạch để phục vụ quyền lợi của cả tổ chức và công chúng”.  Tổ chức Nghiên cứu và Đào tạo QHCC Mỹ (Foundation of PR Research and Education) cho rằng: “Quan hệ công chúng có chức năng quản lý, giúp thiết lập và duy trì các kênh truyền thông, sự hiểu biết, chấp nhận và hợp tác lẫn nhau giữa một tổ chức với các nhóm công chúng có liên quan”. Qua bốn định nghĩa trên, chúng ta có thể nhận xét về quan hệ công chúng gồm các hoạt động sau: - Tư vấn cho các cán bộ lãnh đạo tổ chức doanh nghiệp. - Quan hệ công chúng là một bộ phận của chiến lược quản lý của tổ chức doanh nghiệp. - Nghiên cứu tìm hiểu nhu cầu mong đợi của công chúng – những đối tượng ảnh hưởng, chi phối tới sự hoạt động và phát triển của tổ chức doanh nghiệp. - Thiết lập chính sách quan hệ công chúng hòa hợp được lợi ích của tổ chức doanh nghiệp với lợi ích của công chúng. - Triển khai chính sách vào thực tiễn: phát triển các hoạt động truyền thông thiết lập và duy trì quan hệ tốt đẹp, lâu dài với công chúng. - Giành sự thiện cảm của công chúng, xây dựng uy tín và quản lý uy tín của tổ chức doanh nghiệp.
  14. 5 Tất cả các định nghĩa này bao hàm những chức năng cơ bản của PR: nghiên cứu, hoạch định, truyền thông và đánh giá. Hiểu một cách ngắn gọn, PR là quá trình truyền thông nhiều chiều được xây dựng, duy trì và phát triển nhằm tạo ra các mối quan hệ tốt đẹp. 1.1.3 Đặc điểm của quan hệ công chúng  Quan hệ công chúng là một mảng dịch vụ lớn trên thị trường. Đa dạng về các dịch vụ, môi trường làm việc áp lực cao, luôn phải chồng chéo công việc, không có thời gian nghỉ ngơi.  Đòi hỏi phải có chuyên môn giỏi và thể lực tốt mới có thể tham gia vào quan hệ công chúng.  Khoa học công nghệ ngày càng phát triển, tác động mạnh vào quan hệ công chúng, làm thay đổi nhiều phương thức truyền thông gồm: danh thiếp, số điện thoại, số fax, thư điện tử làm thay đổi rất nhiều phương thức truyền thông trong hoạt động kinh doanh hàng ngày.  Cả lý thuyết và thực tiễn, quan hệ công chúng đều mới được hoàn thiện song đã mang tính toàn cầu và phát triển rất nhanh chóng. Xã hội càng phát triển, hội nhập thì QHCC càng phát triển.  Quan hệ công chúng đòi hỏi đạo đức nghề nghiệp cao. Thành công của quan hệ công chúng dựa trên cơ sở là các mối quan hệ tốt đẹp, trên sự thiện cảm của công chúng, trên uy tín của tổ chức doanh nghiệp. 1.1.4 Vai trò và chức năng của quan hệ công chúng trong doanh nghiệp  Vai trò của quan hệ công chúng trong doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp, truyền thông là một công cụ quản lý hữu hiệu. Công cụ này được hình thành bằng các quy tắc thống nhất sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp và với các tổ chức bên ngoài. Công tác truyền thông hiệu quả đem lại những đóng góp to lớn đối với các mục tiêu mang tính chiến lược dài hạn cho doanh nghiệp đó như:
  15. 6 - Cải thiện hình ảnh hay thương hiệu của doanh nghiệp. - Tạo lập một profile với báo chí ở một vị thế cao hơn, chuyên nghiệp hơn. - Thay đổi thái độ của công chúng mục tiêu. - Cải thiện mối quan hệ với cộng đồng xã hội. - Tăng cường thị phần đầu tư trên thị trường. - Gây ảnh hưởng lên các chính sách của chính phủ ở các cấp độ tăng dần: địa phương, nhà nước, quốc tế. - Cải thiện mối quan hệ truyền thông đối với các nhà đầu tư và các cố vấn doanh nghiệp. Các doanh nghiệp định vị và quảng cáo thương hiệu bằng nhiều phương pháp: thông qua quảng cáo, xúc tiến, giá cả hoặc bằng chính sản phẩm, với mục tiêu chung là làm sao đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng. Trong đó, có thể nói hoạt động PR có tác động tích cực trong việc quảng bá thương hiệu với các chương trình hành động được thiết kế và hoạch định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm gặt hái được sự thừa nhận của công chúng và thông tin đến họ những hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp. Vai trò chính của PR là giúp doanh nghiệp truyền tải các thông điệp đến khách hàng và những nhóm công chúng quan trọng của họ. Khi truyền đi các thông điệp này, PR giúp sản phẩm dễ đi vào nhận thức của khách hàng, hay cụ thể hơn là giúp khách hàng dễ dàng liên tưởng tới mỗi khi đối diện với một thương hiệu. Hơn thế nữa, PR giúp cho doanh nghiệp vượt qua những sóng gió và bão táp. Đặc biệt là khi có khủng hoảng, doanh nghiệp sẽ tìm được sự ủng hộ, bênh vực, hỗ trợ từ phía cộng đồng (đây là điều không thể bỏ tiền ra mua như đăng quảng cáo) trong việc cứu vãn uy tín và giữ gìn hình ảnh của doanh nghiệp.  Chức năng của quan hệ công chúng đối với doanh nghiệp Quan hệ công chúng gồm ba chức năng:  Thứ nhất: Quan hệ công chúng phục vụ mục đích định hướng dư luận thông qua việc hướng suy nghĩ và hành động của con người nhằm thỏa mãn nhu cầu và mục tiêu của tổ chức.
  16. 7  Thứ hai: Phản ứng lại với dư luận đối với các diễn biến, các vấn đề hoặc những đề xướng của người khác.  Thứ ba: Nhằm đạt được mối quan hệ các bên cùng có lợi giữa tất cả các loại hình quan hệ công chúng mà một tổ chức có, khuyến khích sự trao đổi hài hòa giữa các loại hình công chúng khác nhau của một tổ chức. 1.2 Các hoạt động quan hệ công chúng trong doanh nghiệp 1.2.1 Các hoạt động cộng đồng Cộng đồng là khái niệm rộng lớn, đó có thể là những khách hàng, đối thủ, nhân viên công ty, các thủ lĩnh uy tín của dư luận xã hội, cổ đông, đại biểu của quốc hội, nhà báo, đại diện của các trung tâm báo chí, các cộng đồng tài chính và sự nghiệp. Để xây dựng quan hệ với cộng đồng, các doanh nghiệp phải xác định được cộng đồng hoặc tập hợp cộng đồng của mình, xác định vị trí của mình trong cộng đồng đó, từ đó lập các kế hoạch hoạt động. Việc thực hiện chương trình PR cộng đồng cần gắn với chiến lược chung của tổ chức, công ty để mang lại hiệu quả. Công bố chương trình cùng với chỉ dẫn về thời gian và cách thức tiếp cận để công chúng có thể đóng góp ý kiến giúp đỡ tổ chức, công ty. Ngoài ra có thể tham gia một hoạt động cụ thể hoặc lập ra một hình thức hợp tác mới giữa tổ chức, công ty và cộng đồng. Theo Belch and Belch (2004), để nâng cao hình ảnh của mình trong mắt công chúng các doanh nghiệp đã thông qua các hoạt động đối với cộng đồng, trách nhiệm đối với xã hội. Các hoạt động cộng đồng bao gồm các hình thức khác nhau như: tham gia các đợt vận động gây quỹ (bảo trợ trẻ em nghèo, sinh viên học giỏi, hỗ trợ người già neo đơn, tàn tật, đóng góp cứu trợ nạn nhân bão lũ, hoả hoạn ), tài trợ các chương trình dành cho thanh thiếu niên như hội thao, hội diễn văn nghệ, hoặc là thành viên của những tổ chức từ thiện địa phương. 1.2.2 Các hoạt động nội bộ PR nội bộ có vai trò quan trọng trong việc hình thành môi trường làm việc hiệu quả, một hệ thống thông tin đảm bảo hoàn thành mục tiêu cuối cùng của tổ chức, công ty. Theo các nhà nghiên cứu cần nâng cao các yếu tố ảnh hưởng tới truyền thông nội bộ và sự chú ý tới quan hệ công chúng nội bộ của lãnh đạo. Tạo ra
  17. 8 giá trị về sự hiểu biết lẫn nhau giữa lãnh đạo, nhân viên và sự tác động của nó đến kết quả cuối cùng của tổ chức, công ty. PR nội bộ nhằm thiết lập, xây dựng và phát triển những mối quan hệ có lợi giữa các nhân viên và tổ chức, chính là yếu tố quyết định tới thành công hoặc thất bại của công ty. Công chúng nội bộ (Internal Publics) bao gồm các thành phần bên trong của doanh nghiệp như: công nhân, nhân viên kinh doanh, quản trị viên Các đối tượng này tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các đối tượng này được xem như nguồn nhân lực của doanh nghiệp, là tài sản, sức mạnh của doanh nghiệp, họ có mối liên hệ mật thiết với các hoạt động của tổ chức. Các hoạt động nội bộ tập trung thắt chặt các mối quan hệ nội bộ bằng cách tạo điều kiện cho ban lãnh đạo tiếp xúc nhiều hơn với nhân viên. Các hoạt động PR nội bộ bao gồm phong trào đoàn thể, văn hoá thể thao, thực hiện các đoạn phim ngắn về hoạt động công ty, đào tạo nhân viên Những việc này giúp xây dựng văn hoá, hình ảnh riêng của doanh nghiệp, mang lại niềm tin và lòng tự hào cho đội ngũ nhân viên, góp phần củng cố mối quan hệ giữa các bộ phận và thu hút sự chú ý quan tâm của công chúng. 1.2.3 Tài trợ Levy (2004) cho rằng tài trợ là một hình thức mà trong đó các công ty trả tiền để được gắn liền với các sự kiện nhất định. Không giống các kỹ thuật tiếp thị thông thường, với sự tài trợ của công ty, các sản phẩm hoặc sự kiện được tài trợ sẽ hình thành mối liên kết với tâm trí người tiêu dùng. Tài trợ thường được sử dụng như là một phần của chiến dịch quan hệ công chúng. Công ty sẽ chi một khoản tiền để mời công chúng sử dụng sản phẩm hoặc mời những người có sức ảnh hưởng tuyên truyền nhãn hiệu, biểu tượng của công ty. Các doanh nghiệp sử dụng tài trợ để xây dựng thiện cảm và nâng cao mức độ nhận diện thương hiệu bằng cách đồng hành cùng các sự kiện hoặc tổ chức khác (Parker, 1991). Ví dụ như tập đoàn Hoa sen tài trợ cho chương trình: “Vượt lên chính mình” bằng cách tài trợ số tiền cho các hoàn cảnh khó khăn, khi đặt banner trong trong chương trình như một cách khuếch trương hinh ảnh, xây dựng thiện cảm và giúp người tiêu dùng nhận diện được thương hiệu.
  18. 9 1.2.4 Tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện nhằm mục đích thu hút sự chú ý của sản phẩm hoặc hàng hóa của doanh nghiệp, tạo ra sự quan tâm từ công chúng để giới thiệu, quảng bá, tạo ra mối quan hệ mang lại lợi ích cho tổ chức. Tổ chức các sự kiện như lễ khai trương chi nhánh, lễ ra mắt sản phẩm mới, lễ kỉ niệm thành lập,sự xuất hiện của người nổi tiếng, tổ chức các cuộc thi nhằm tạo nên sự chú ý của công chúng tới uy tín và sản phẩm của doanh nghiệp. Có nhiều hình thức tổ chức sự kiện như: họp báo, hội nghị, lễ hội, hội chợ, triển lãm, văn nghệ, thể thao Do đó, tổ chức sự kiện là một cơ hội tốt để doanh nghiệp gặp gỡ trao đổi, giao lưu với đối tác, bạn hàng, các cơ quan truyền thông nhằm thúc đẩy hơn về thông tin đa chiều của thương hiệu, dịch vụ và sản phẩm, đồng thời thiết lập mối quan hệ với các đơn vị, nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp với nhóm công chúng và xã hội. 1.2.5 Xử lý khủng hoảng Trong hoạt động hàng ngày, việc đối diện với những tình huống bất ngờ là không thể tránh khỏi. Và không có một loại hình tổ chức, đơn vị, cá nhân nào có thể tránh khỏi khủng hoảng. Đặc biệt, trong thế giới truyền thông đa phương tiện ngày càng phát triển thì số lượng các cuộc khủng hoảng và mức độ ảnh hưởng của nó tới các doanh nghiệp, các tổ chức phi lợi nhuận, chính phủ hay các cá nhân ngày càng tăng. Nhà quản lý PR Sandrak ClawsonFreeo định nghĩa: “Khủng hoảng là bất kỳ tình thế nào đe dọa tới hoạt động và uy tín của công ty, thường là bởi báo chí quan tâm, và đưa những tin bất lợi hoặc tiêu cực”. Các tình huống có thể là tranh chấp pháp lý, trộm cấp, cháy nổ hay thảm họa nào đó quy lỗi cho công ty của bạn. Nó đòi hỏi doanh nghiệp phải hành động kịp thời, tốn kém nhiều thời gian và tiền bạc thì mới giảm thiểu hoặc ngăn ngừa được những ảnh hưởng mà khủng hoảng mang lại. Quản lý khủng hoảng có thể được coi là công việc quan trọng và phức tạp nhất đối với người làm PR. Các chuyên gia quan hệ công chúng sẽ quyết định làm cách nào để tổ chức có thể bảo vệ hình ảnh của mình khỏi những thiệt hại đã xảy ra
  19. 10 và giao tiếp với công chúng như thế nào để đối phó được với các vấn đề và kiểm soát được thông điệp mình đã gửi đi (Beth Winston, phóng viên của Demand Media). Việc giải quyết cũng như hạn chế được các tình huống khủng hoảng là yếu tố để đánh giá tính chuyên nghiệp và đẳng cấp của người làm PR. 1.2.6 Quan hệ với truyền thông, báo chí Có hai thuật ngữ “mass communication” (truyền thông đại chúng) và “mass media” (phương tiện truyền thông đại chúng) đều mang hàm ý là phương tiện trung gian giúp cho công chúng có thể theo dõi, nắm bắt được tình hình, tin tức, thời sự và các sự kiện diễn ra trong xã hội. Có rất nhiều các loại hình phương tiện kỹ thuật khác nhau tham gia vào các hình thức truyền thông đại chúng như: in ấn, truyền hình, phát thanh, video Nhưng dựa vào tính chất kỹ thuật và phương thức thực hiện truyền thông thì truyền thông đại chúng có thể được chia thành các loại hình sau: sách, báo in (báo, tạp chí, bản tin thời sự, bản tin thông tấn), báo nói (chương trình phát thanh), báo hình (chương trình truyền hình), báo trực tuyến (thực hiện trên mạng thông tin máy tính). Báo chí với chức năng thể hiện trước hết là quá trình thông tin. Đối với xã hội, báo chí giúp theo dõi, giám sát, truyền tải các giá trị. Ngoài ra, với chức năng tư tưởng, hướng dẫn và hình thành dư luận tích cực, giúp hình thành quan điểm, thái độ chính trị - xã hội đúng đắn. Tạo dựng một mối quan hệ với truyền thông báo chí trên nguyên tắc: trung thực, khách quan không bỏ qua các vần đề tiêu cực, tin tưởng lẫn nhau, cung cấp và liên tục cập nhật thông tin chính xác giúp cho doanh nghiệp khẳng định được vị thế của mình cũng như tạo niềm tin về thương hiệu của doanh nghiệp. Chính vì vậy, với mục đích nhằm thu hút sự chú ý đến một sản phẩm, dịch vụ, cá nhân hay tổ chức bằng việc thực hiện đăng tải những thông tin có giá trị trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Bao gồm các hoạt động: thông cáo báo chí (Press release), họp báo (Press conference), phỏng vấn báo chí (Press interview), và tác động vào báo chí (Press dumping). Tất cả những hoạt động này đòi hỏi nhân viên PR cần phải thiết lập mối quan hệ mật thiết với các cơ quan thông tấn và báo chí. PR là một hình thức của hoạt động truyền thông, thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng để truyền tải thông điệp và thực hiện chức năng của mình. Do đó việc lựa chọn phương tiện truyền truyền thông thích hợp là một yếu tố quan trọng góp phần tạo ra chiến dịch PR thành công.
  20. 11 Tóm tắt chƣơng 1 Thông qua cơ sở lý luận về các hoạt động Quan hệ công chúng giúp ta hiểu thêm về các khái niệm cơ bản, vai trò, chức năng cũng như những đặc điểm của hoạt động quan hệ công chúng đối với doanh nghiệp hiện nay. Từ đó nhận thấy rằng hoạt động PR là một trong những công cụ hữu hiệu nhất giúp doanh nghiệp đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả nhằm quảng bá và phát triển thương hiệu đến với khách hàng mục tiêu và công chúng. Việc duy trì và phát triển các hoạt động này mang lại nhiều lợi ích tích cực cho doanh nghiệp. Do đó, cần chú trọng việc nghiên cứu, quản lý và thực hiện các hoạt động này nếu doanh nghiệp mong muốn nâng cao vị thế trên thị trường so với các đối thủ cạnh tranh.
  21. 12 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM VIỄN ĐÔNG (VASS) 2.1 Giới thiệu về công ty 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển - Tên công ty: Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông - Tên tiếng anh: Vien Dong Assurance Corporation - Tên viết tắt: VASS - Trụ sở chính: 80 Võ Văn Tần, Phường 6, Quận 3, TP.HCM - Điện thoại: (08) 6288 3030 - Fax: (08) 3930 8220 - Website: www.vass.com.vn - Đường dây khẩn cấp: 1900 9249 - Logo và hình ảnh công ty: Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) được thành lập và chính thức đi vào hoạt động ngày 07/11/2003 theo Giấy phép của Bộ Tài chính và đã đạt những thành công nhất định, trở thành doanh nghiệp tư nhân lâu đời tại Việt Nam, hoạt động về lĩnh vực bảo hiểm phi nhân thọ. Ngay sau khi thành lập, VASS nhanh chóng phát triển mạng lưới của mình gồm 26 chi nhánh và 27 đơn vị kinh doanh/văn phòng giao dịch khắp toàn quốc. Đội ngũ hơn 500 cán bộ nhân viên chuyên nghiệp có kinh nghiệm được đào tạo bài bản và hơn 1500 đại lý hoạt động toàn quốc. Giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2011 VASS đã đối mặt với những khủng hoảng do ảnh hưởng của nền kinh tế bị suy thoái, đầu tư sai lĩnh vực gây thất thoát lớn về tài chính. Nhưng đến cuối năm 2012, dưới sự chỉ đạo từ nhà đầu tư mới, VASS đã từng bước thực hiện lộ trình tái cấu trúc bằng việc củng cố bộ máy, cải thiện các vấn đề về quản lý tài chính, chú trọng phát triển nguồn nhân lực
  22. 13 trong toàn hệ thống khẳng định tiềm năng của mình và tạo tiền đề vững chắc cho việc định vị thương hiệu trên thị trường. Vào cuối tháng 9/2014, VASS đã thay đổi logo và hệ thống nhận diện thương hiệu để phù hợp với triết lý kinh doanh cũng như tầm nhìn và một hệ tư tưởng mới. Với slogan “Today not Tomorrow” – Việc hôm nay không để ngày mai, VASS mong muốn trở thành một doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ thân thiện, chất lượng dịch vụ bồi thường nhanh chóng và đáng tin cậy đối với khách hàng. 2.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và lĩnh vực hoạt động  Tầm nhìn VASS luôn cố gắng làm tốt vai trò của nhà bảo hiểm và ngày càng vươn xa hơn để trở thành một tập đoàn bảo hiểm – tài chính lớn, mang tầm cỡ quốc gia và vươn ra khu vực cũng như thị trường quốc tế. Trong tương lai, VASS chú trọng củng cố nội lực, phát triển các nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực. VASS tập trung vào đào tạo nguồn nhân lực và tự hào có đội ngũ nhân sự: trẻ trung, năng động, giỏi nghiệp vụ, có trách nhiệm và tận tâm với công việc.  Sứ mệnh VASS cam kết sẽ luôn là người bạn đồng hành mọi lúc, mọi nơi, đặc biệt là lúc khách hàng gặp khó khăn bằng những hành động cụ thể và thiết thực nhất. Tư vấn, hỗ trợ nhiệt tình và vô điều kiện trong việc phòng ngừa xảy ra những tổn thất nhằm tạo an toàn cho sự phát triển bền vững của quý khách hàng Mong muốn đem lại sự an tâm cho đối tác, VASS cam kết kinh doanh trên quan điểm minh bạch, rõ ràng, “đôi ba bên cùng có lợi”. VASS cam kết sẽ thực hiện tốt vai trò nhà bảo hiểm, góp phần tạo nên một môi trường bảo hiểm lành mạnh, chia sẻ nhiều hơn các giá trị nhân văn đến với cộng đồng và xã hội.  Lĩnh vực hoạt động
  23. 14 VASS là doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ lâu đời nhất Việt Nam với trên 100 sản phẩm dịch vụ bảo hiểm thiết thực và đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội như: xe cơ giới, con người, tài sản – kỹ thuật và hàng hải Những sản phẩm của VASS được nhiều gia đình quan tâm và hưởng ứng như: bảo hiểm tai nạn cá nhân, bảo hiểm mất cắp mô tô, xe máy Để tạo một hướng đi riêng biệt, ngoài các sản phẩm truyền thống của công ty, VASS còn có những sản phẩm nổi trội liên quan đến con người, đặc biệt là các sản phẩm dành riêng cho ngân hàng. Ngoài ra, VASS còn hoạt động kinh doanh tái bảo hiểm: nhận và nhượng tái bảo hiểm với tất cả các nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ, hoạt động đầu tư theo quy định của pháp luật Các sản phẩm và dịch vụ của VASS bao gồm: Bảo hiểm phi nhân thọ - Bảo hiểm tài sản - Bảo hiểm kỹ thuật - Bảo hiểm trách nhiệm - Bảo hiểm con người - Bảo hiểm hàng hải - Bảo hiểm xe cơ giới Tái bảo hiểm Đầu tư tài chính 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) gồm:  Chủ tịch HĐQT: Bà Đỗ Thị Minh Đức  Phó Chủ tịch: Bà Trương Ngô Sen  Tổng Giám đốc: Ông Đặng Diệp Đại Khoa  Phó TGĐ Phát triển kinh doanh: Ông Tạ Văn Kim  Phó TGĐ Hành Chánh: Bà Vũ Thanh Nga  Phó TGĐ Nghiệp vụ: Ông Lương Hồng Tháp
  24. 15 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty CP Bảo hiểm Viễn Đông (Nguồn: Phòng nhân sự của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông) 2.1.4 Thành tựu đạt được Năm 2005: “Top 20 thương hiệu uy tín năm 2005” do bạn đọc Tạp chí Thương mại bình chọn. Năm 2006: “Nhãn hiệu cạnh tranh quốc gia năm 2006” do Cục Sở hữu trí tuệ phối hợp cùng Hội Sở hữu trí tuệ tổ chức bình chọn. Năm 2007: Giải thưởng “Quả Cầu Vàng Việt Nam 2007 – The Best Insurers” do Phòng Thương Mại & Công nghiệp Việt Nam cùng Hiệp hội Doanh nghiệp Việt Nam trao tặng. Giải thưởng “Thương hiệu mạnh” 3 năm liền 2007, 2008 và 2009 do Thời báo Kinh tế Việt Nam trao tặng. Năm 2008: Công ty Cổ phần hàng đầu Việt Nam năm 2008. Năm 2008: Top 500 Doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam – VNR500. Năm 2009: Giải thưởng Doanh nghiệp vì cộng đồng năm 2009.
  25. 16 2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh năm 2014 – 2016 (Đơn vị tính: Đồng) Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Doanh thu 417.790.433.386 797.540.296.197 1.620.914.593.706 Chi phí 365.749.392.292 943.072.015.851 1.083.580.365.802 Lợi nhuận 52.041.041.094 (145.531.719.654) 537.334.227.904 Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh bảo hiểm của VASS năm 2014, 2015, 2016 (Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2014, 2015, 2016 của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông) 1,800,000,000,000 1,600,000,000,000 1,400,000,000,000 1,200,000,000,000 1,000,000,000,000 800,000,000,000 600,000,000,000 400,000,000,000 200,000,000,000 0 -200,000,000,000 -400,000,000,000 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Doanh thu 417,790,433,386 797,540,296,197 1,620,914,593,706 Chi phí 365,749,392,292 943,072,015,851 1,083,580,365,802 Lợi nhuận 52,041,041,094 -145,531,719,654 537,334,227,904 Biểu đồ 2.1: Biều đồ thể hiện doanh thu, chi phí, lợi nhuận HĐKD bảo hiểm của VASS năm 2014, 2015, 2016 Sau hơn 2 năm tái cấu trúc, năm 2014 đánh dấu bước ngoặt của VASS với doanh thu HĐKD bảo hiểm đạt 417.790.433.386 đồng, tăng trưởng vượt trội so với những năm trước khi VASS chịu ảnh hưởng bởi khủng hoảng do nền kinh tế suy thoái (giai đoạn 2009-2011). Năm 2015 doanh thu đạt 797.540.296.197 đồng, tăng 379.749.862.811 đồng tương ứng tăng 90.9% so với năm 2014 đưa VASS từ vị trí thứ 14 lên thứ 8 toàn ngành. Và doanh thu năm 2016 đạt 1.620.914.593.706 đồng,
  26. 17 tăng 823.374.297.509 đồng ứng với 103.2% so với năm 2015, chiếm hạng 6 toàn ngành, cố gắng đạt mục tiêu phát triển hơn nữa trong tương lai.  Qua các số liệu trên, cho thấy doanh thu HĐKD bảo hiểm tăng dần qua 3 năm 2014, 2015, 2016. Tuy lợi nhuận năm 2015 có giảm so với 2014 nhưng thông qua những nổ lực suốt quá trình tái cấu trúc VASS đã khẳng định được vị thế của mình, với lợi nhuận năm 2015 là (145.531.719.654) đồng đến năm 2016 đã đạt 537.334.227.904 đồng, tốc độ tăng trưởng mạnh 269.2% so với năm 2015. Nhận xét: Sau những thành quả đạt được, năm 2017 VASS định hướng phát triển HĐKD của mình sẽ đặt trọng tâm vào lợi nhuận và hiệu quả chứ không đẩy mạnh phát triển doanh thu như những năm trước nữa.Công ty sẽ tăng cường tuyển dụng và đào tạo nhân sự, triển khai hệ thống kinh doanh điện tử (bảo hiểm trực tuyến, online), tăng tỷ lệ tái tục hợp đồng, tiếp tục hoàn thiện sản phẩm, thực hành tiết kiệm Cố gắng đạt mục tiêu phát triển doanh thu và mang lại hiệu quả. 2.2 Thực trạng hoạt động quan hệ công chúng tại Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) Nhận thấy được hoạt động PR có tác động rất lớn đến niềm tin của các nhà đầu tư, đối tác, khách hàng VASS định hướng rõ việc thực hiện các hoạt động PR nhằm mục đích thu hút được sự quan tâm của công chúng, xã hội để tạo nên một hình ảnh đẹp trong mắt mọi người, đồng thời khích lệ và tạo lòng tin của nhân viên làm việc hăng hái, nhiệt tình góp phần xây dựng công ty ngày càng phát triển hơn. Các hoạt động PR tại VASS không chỉ bao gồm các hoạt động tiếp xúc với giới truyền thông báo chí mà VASS còn tích cực hướng đến hoạt động từ thiện, xã hội, hỗ trợ đào tạo và giáo dục, hoạt động cộng đồng nhằm tạo thiện cảm và quan hệ tốt với công chúng. Bên cạnh đó, VASS thường xuyên tổ chức các hoạt động nội bộ giúp gắn kết đội ngũ nhân viên, các phòng ban 2.2.1 Hoạt động cộng đồng Ngay từ khi thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ năm 2003, Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) đã quan tâm đến các hoạt động cộng đồng.
  27. 18 Tuy nhiên, các hoạt động này chỉ mới trở nên sôi nổi và thiết thực từ năm 2014 trở lại đây. Một số hoạt động cụ thể như sau: Chƣơng trình Thời Địa điểm Đối tƣợng Quà tặng gian Cùng VASS 2/11/2014 Trung tâm trợ Hơn 40 nạn Hơn 40 suất quà xoa dịu nỗi đau giúp nạn nhân nhân chất độc (đường, sữa, bánh da cam. chất độc màu da da cam/dioxin kẹo ) và 200 cam/dioxin và và người tàn ngàn đồng/người, người tàn tật tỉnh tật. hỗ trợ 60 triệu Vĩnh Phúc. đồng mua sắm các thiết bị cần thiết. VASS tặng quà 9/1/2015 Hội người mù Học sinh mù 100 phần quà: tết cho trẻ em tỉnh Thừa Thiên – và hội viên mỗi suất quà trị mù và người Huế. người mù giá 600 nghìn mù nghèo tại nghèo. đồng (300 nghìn Huế đón Tết Ất phong bì mừng mùi 2015. tuổi, bánh kẹo và chăn ấm). VASS trao 20/5/2015 Khoa nội Ung Các bệnh nhi 100 phần quà tặng quà cho bướu, Bệnh viện ung thư. gồm: ba lô, bánh các bệnh nhi Quận 2, TP.HCM kẹo và tiền mặt. ung thư nhân ngày 1/6 (Quốc tề thiếu nhi). Thăm và tặng 12/7/2015 Trung tâm nhân 20 người già dụng cụ học tập quà cho Trung đạo Huyền Trang neo đơn, 40 như sách, vở, bút tâm nhân đạo trực thuộc chùa em nhỏ mồ mực và lương Huyền Trang Huyền Trang (còn côi thực - thực phẩm gọi là chùa Lá) (gạo, đường, sữa, tọa lạc tại dầu ăn ) 2056/39 Huỳnh Tấn Phát, huyện Nhà Bè, TP HCM Bảng 2.2: Các chương trình vì cộng đồng hướng về trẻ em, những người có hoàn cảnh khó khăn mà VASS thực hiện VASS phối hợp cùng với Lãnh sự quán Nam Phi tại TP.HCM thực hiện các chương trình vì cộng đồng hướng về trẻ em như: xây trường, trao học bổng, tặng áo ấm, sách vở cho các em vùng cao, biên cương giúp đỡ tạo nghị lực để các em được đến trường. Các chương trình VASS đã thực hiện như: Nhân ngày Quốc tế thiếu nhi 1/6, VASS phối hợp cùng Lãnh sự quán Nam Phi tại TP.HCM trao tặng
  28. 19 gần 100 phần quà (gồm ba lô, bánh kẹo và tiền mặt) cho các bệnh nhi tại khoa nội Ung bướu, Bệnh viện Quận 2 nhằm tạo cho các em niềm vui, niềm hi vọng trong cuộc sống, cũng như thăm hỏi động viên phụ huynh của các em có thêm nghị lực vượt qua khó khăn và bất hạnh mà họ đang phải trải qua. Hình 2.1: Bà Đỗ Thị Minh Đức – Chủ tịch HĐQT Bảo hiểm Viễn Đông trao tận tay quà cho các bệnh nhi và gia đình của các em Bên cạnh đó, nhằm hưởng ứng lời kêu gọi đến cộng đồng cùng nhau chung tay giúp đỡ những người nghèo, người già neo đơn có hoàn cảnh khó khăn trong cuộc sống. Ngày 12/07/2015 Công ty CP Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) và LSQ Nam Phi tại TP.HCM tổ chức thăm và tặng quà cho Trung tâm nhân đạo Huyền Trang (thuộc chùa Huyền Trang) do Thượng tọa Thích Truyền trụ trì chùa quản lý, trao tặng thực phẩm như gạo, đường, sữa và sách vở dụng cụ học tập cho các em nhỏ mồ côi và người già neo đơn không nơi nương tựa, tổ chức nấu ăn, dọn dẹp vệ sinh, giao lưu và vui chơi nhằm giúp đỡ và tiếp thêm sức mạnh, niềm tin vào cuộc sống.
  29. 20 Hình 2.2: Bảo hiểm Viễn Đông thăm và tặng quà cho Trung tâm nhân đạo Huyền Trang Ngoài ra, vào ngày 23/8/2015 để hưởng ứng phong trào bảo vệ môi trường. VASS kết hợp với LSQ Nam Phi, Nhà văn hóa Thanh niên, công ty Hiệp Phú, YDA cùng sự tham gia của hơn 500 tình nguyện viên là các sinh viên từ các trường đại học, cao đẳng tại TP.HCM (Kinh tế, Ngoại thương, Hoa Sen, HUFLIT) thực hiện chương trình “Ngày chủ nhật xanh”. Với thông điệp “Hãy cùng chung tay bảo vệ ngôi nhà chung của nhân loại” tiến hành thu gom, vệ sinh, nhặt rác, nấu ăn, thăm hỏi, động viên và tặng quà cho người già và trẻ em sinh sống tại các mái ấm, trung tâm nhân đạo và bệnh viện trong địa bàn thành phố nhằm tác động tích cực đến nhận thức của người dân và thế hệ trẻ đối với việc bảo vệ môi trường. Chương trình chia thành 6 nhóm tình nguyện viên đến các nhà mở, mái ấm và trung tâm nhân đạo tiến hành thực hiện: STT Nhóm Số Địa điểm Mô tả Địa chỉ lƣợng phân công 1 Nhóm 250 NVH Thanh 04 Phạm Ngọc Thạch, 1 Niên P.Bến Nghé, Quận 1 2 Nhóm 100 Chùa Huyền Nuôi dạy 40 trẻ 456/35 Huỳnh Tấn 2 Trang (chùa mồ côi Phát, KP7, thị trấn Nhà Lá) Bè, huyện Nhà Bè 3 Nhóm 20 Chùa Lâm Chăm sóc 135 cụ 301/117H 70 Bến Bình 3 Quang già neo đơn Đông, P.14, Q.8
  30. 21 4 Nhóm 40 Trung tâm Chăm sóc 236 15/11 Quốc lộ 13, 4 Bảo trợ người già khuyết P.Hiệp Bình Chánh, Người tàn tật tật Q.Thủ Đức Hiệp Bình => 15/8/2015 dời về Chánh 153 Xô Viết Nghệ Tĩnh, P17, Q.Bình Thạnh do cơ sở cũ sửa chữa 5 Nhóm 40 Mái ấm Tâm Nuôi 55 trẻ mồ 39 Đoàn Như Hài, 5 Đức côi từ sơ sinh P.12, NQ.4 đến 5 tuổi 6 Nhóm 50 BV Nhi 120 em khoa 341 Sư Vạn Hạnh, Hồ 6 Đồng 1 bỏng Chí Minh, phường 10, Q.10 Bảng 2.3: Bảng phân chia các nhóm tình nguyện viên thực hiện chương trình “Ngày chủ nhật xanh” Hình 2.3: Chương trình thu hút đông đảo các sinh viên từ các trường Đại học Đặc biệt hơn, VASS phát động chương trình “Nhà sạch đón tết” được diễn ra thường niên vào tháng 1 hằng năm, phối hợp cùng Lãnh sự danh dự (LSDD) Cộng hòa Nam Phi tại TP.HCM nhằm gây quỹ hỗ trợ trẻ em nghèo và người già neo đơn đón Tết. Chương trình nhận được nhiều sự tham gia đông đảo của các sinh viên tình nguyện đến từ các trường đại cùng nhau dọn dẹp vệ sinh nhà cửa cho các hộ dân cư và số tiền quyên góp được từ hoạt động này sẽ giúp đỡ cho các trẻ em và người già neo đơn có hoàn cảnh khó khăn, có thể đón tết đầy đủ và hạnh phúc hơn.
  31. 22 Chƣơng trình Thời gian Đơn vị tham gia Hoạt động “Nhà sạch đón 15/1/2015 400 tình nguyện viên là Dọn dẹp vệ sinh các hộ tết” lần 1 năm sinh viên đến từ các dân, quyên góp quỹ ủng 2015. trường Đại học, cao hộ người nghèo nhân đẳng tại TP.HCM. viên VASS ủng hộ ngày công và tiền mặt vào quỹ từ thiện. “Nhà sạch đón 8/1/2016 – Công ty CP nước Số tiền quyên góp từ các tết” lần 2 năm 6/2/2016 AQUAONE, CLB Tuổi em sinh viên được sử 2016. trẻ Thăng Long (YDA) dụng để gói bánh chưng, Việt Nam, Công ty mua quần áo, tặng quà AAA Plus, Công ty CP cho những người nghèo, Animus Việt Nam, sinh các mái ấm, nhà mở. viên đến từ các trường Đại học tại TP.HCM. “Nhà sạch đón 9/1/2017 – Trường Đào tạo Quản Thu gom rác thải, trồng tết” lần 3 năm 22/1/2017 lý doanh nghiệp cây xanh và dọn dẹp vệ 2017. (CBAM), Quỹ hỗ trợ sinh nhà cửa hơn 10 hộ môi trường xanh Việt dân, số tiền đóng góp Nam (Green Vietnam hơn 3 triệu đồng , gói Fund), YDA Việt Nam, 1000 bánh chưng cho CLB Tuổi trẻ Thăng người nghèo. Long và hơn 400 sinh viên đến từ các trường Đại học. Bảng 2.4: VASS tổ chức thực hiện Chương trình “Nhà sạch đón tết” 3 năm liên tiếp 2015, 2016, 2017 Hình 2.4: Đông đảo các sinh viên háo hức tham gia chương trình “Nhà sạch đón tết”
  32. 23 Song song đó, VASS cũng phối hợp với LSQ Nam Phi tại TP.HCM, Công ty CP nước AQUAONE, CLB Tuổi trẻ Thăng Long (YDA) Việt Nam, Công ty AAA Plus và các sinh viên đến từ các trường Đại học tại TP.HCM gói bánh chưng từ thiện trao tặng cho những người nghèo, các mái ấm, nhà mở và những hoàn cảnh khó khăn khác được ăn Tết. Như Tết Nguyên đán Bính Thân 2016 Bà Đỗ Thị Kim Liên cùng các sinh viên gói 700 chiếc bánh chưng cho người nghèo đón tết. Và ngày 20/01/2017 vừa qua, với sự có mặt của hơn 100 sinh viên tại các trường Đại học TP.HCM, các sinh viên quốc tế đến từ Srilanca và Malaysia trong trang phục áo dài truyền thống Việt Nam cũng tham gia gói bánh chưng với hơn 1.200 chiếc bánh trong dip Tết Nguyên đán Đinh Dậu 2017. Hình 2.5: Chương trình thu hút đông đảo các sinh viên trong nước và ngoài nước tham gia Tiếp theo đó, nhân ngày Môi trường Thế giới 5/6/2017 Bảo hiểm Viễn Đông là một trong những đơn vị đồng hành cùng Lãnh sự Nam Phi tại TP Hồ Chí Minh - Chủ tịch Quỹ Môi trường xanh Việt Nam Đỗ Thị Kim Liên và các đơn vị khác như: CLB Tuổi Trẻ Thăng Long (YDA), Nhà xuất bản First News, Yến Gạo và sinh viên các trường Đại học tại TP.HCM đến thăm hỏi, động viên, tặng quà và hơn 200 đầu sách giáo dục về tình yêu thiên nhiên, bảo vệ môi trường, chăm sóc vật nuôi và tranh tô màu, bút chì màu cho các em nhỏ tại TT Bảo trợ xã hội trẻ em thiệt thòi tại TP.HCM (Christina Noble Children's Foundation). Với thông điệp “Bé yêu thiên nhiên và làm bạn với môi trường” mong muốn giúp các em tiếp cận những kiến
  33. 24 thức bổ ích về tình yêu thương động vật, cây xanh, giữ gìn vệ sinh công cộng đồng thời chia sẻ với các em về ý thức bảo vệ môi trường. Hình 2.6: Các nhà tài trợ trao quà và sách cho các em thiếu nhi tại TT Bảo trợ xã hội trẻ em thiệt thòi Nhận xét: Trong suốt những năm vừa qua, VASS tuy đã vận động và thực hiện nhiều hoạt động cộng đồng và xã hội. Kêu gọi được sự tham gia của các đơn vị đồng hành, đội ngũ nhân viên cùng lực lượng sinh viên từ các trường Đại học tại TP.HCM. Nhưng các hoạt động này còn khá dàn trải và đơn giản, chưa thật sự nổi bật và thu hút sự chú ý của giới truyền thông. Chỉ dừng lại ở một phạm vi nhất định (chi nhánh, văn phòng), thời gian thực hiện ngắn hạn (1 hoặc 2 ngày), không xuyên suốt thực hiện định kỳ qua từng năm (chỉ một vài hoạt động như: “Nhà sạch đón tết”). Do đó, các hoạt động mà VASS thực hiện có phần mờ nhạt, dễ lãng quên và chưa tạo được dấu ấn về uy tín cũng như thương hiệu trong lòng công chúng – khách hàng mục tiêu so với các doanh nghiệp khác. VASS cần đẩy mạnh quy mô, đề ra chiến lược dài hạn, mục tiêu cụ thể hơn để phát triển và hoàn thiện các hoạt động cộng đồng. 2.2.2 Hoạt động nội bộ VASS luôn thực hiện các hoạt động nội bộ khắp các chi nhánh, văn phòng trên toàn hệ thống như là phong trào đoàn thể, văn hóa thể thao, đào tạo nhân viên nhằm xây dựng văn hóa, đạo đức kinh doanh của doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin đồng thời củng cố mối quan hệ giữa các bộ phận cũng như giữa lãnh đạo và đội ngũ nhân viên.
  34. 25 Hình 2.7: Ông già Noel tặng quà cho cán bộ nhân viên VASS trước thềm Giáng sinh Thường xuyên tổ chức các khóa học cho các cấp lãnh đạo, các đội ngũ nhân viên như: khóa huấn luyện “Train the trainer”, tổ chức khóa đào tạo “Sử dụng thời gian hiệu quả”, hội thảo “Tư duy mở” dành riêng cho cán bộ, nhân viên tại trụ sở chính của VASS, lễ kết nạp đảng viên, lễ khen thưởng ghi nhận thành tích đóng góp của tập thể, cá nhân, tổ chức có nhửng thành tích xuất sắc qua từng năm. Bên cạnh đó, VASS còn thường xuyên tổ chức các cuộc thi giữa các phòng ban với nhau để tạo sự gắn bó, đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc. Tên khóa Thời gian Số lƣợng học Nội dung viên Khóa huấn luyện 19/9/2016- 8-10 học viên Tìm kiếm khách hàng tiềm “Train the 21/9/2016 năng hiệu quả, kỹ năng xử lý từ trainer”. chối, kỹ năng chốt hợp đồng, kỹ năng viết email, kỹ năng lựa chọn nhân viên bán hàng tiềm năng Khóa đào tạo Tháng 20- 25 học Quản lý thời gian, quản lý mục “Sử dụng thời 12/2016 viên tiêu bản thân, lên kế hoạch cho gian hiệu quả”. mục tiêu, rèn luyện tính kỷ luật và tập trung, biết cách nhắc nhở bản thân. Hội thảo “Tư Tháng 80 học viên Khóa học khơi gợi trí tưởng duy mở”. 10/2016 tượng, tính sáng tạo, mang lại những bài học bổ ích về cuộc sống và công việc. Khóa đào tạo Tháng 20-25 học Nâng cao nghiệp vụ Xây dựng “Nghiệp vụ bảo 5/2017 viên – Lắp đặt, trang bị kiến thức
  35. 26 hiểm xây dựng chuẩn quốc tế về bảo hiểm xây nâng cao”. dựng, phân tích ảnh hưởng của các điều khoản và hợp đồng bảo hiểm mọi rủi ro. Bảng 2.5: Các khóa đào tạo và huấn luyện cho toàn thể đội ngũ, cán bộ nhân viên VASS Vào tháng 9/2016 VASS tổ chức lễ bế giảng khóa huấn luyện “Train the trainer” chương trình nhằm nâng cao các kỹ năng cơ bản dành cho Giám đốc vùng và Quản lý nghiệp vụ, đi sâu từ lý thuyết đến thực hành với các nội dung như: Tìm kiếm khách hàng, kỹ năng viết mail, kỹ năng chốt hợp đồng do ông Trần Quốc Mạnh - Phó Tổng Giám đốc phụ trách phòng đào tạo trực tiếp giảng dạy. Hình 2.8: Ông Trần Quốc Mạnh – PTGĐ phòng đào tạo trực tiếp giảng dạy khóa “train the trainer” Ngoài ra, nhằm mục đích nâng cao kiến thức cho toàn thể đội ngũ cán bộ nhân viên, khơi dậy sáng tạo, mang lại những kiến thức bổ ích trong công việc lẫn cuộc sống, tháng 5/2017 vừa qua VASS đã phối hợp với Công ty môi giới bảo hiểm MARSH mở khóa đào tạo “NGHIỆP VỤ BẢO HIỂM XÂY DỰNG NÂNG CAO” cho các cán bộ và công nhân viên của VASS, nâng cao nghiệp vụ Xây dựng – Lắp đặt, trang bị những kiến thức liên quan đến bảo hiểm xây dựng thông qua các tình huống thực tế.
  36. 27 Hình 2.9: Giám đốc Nghiệp vụ Công ty môi giới bảo hiểm MARSH trao đổi kỹ năng thực hiện Hợp đồng bảo hiểm Đặc biệt hơn, nhằm tôn vinh nét đẹp của tà áo dài Việt Nam, gìn giữ giá trị văn hóa truyền thống của dân tộc. Sáng ngày 7/3/2016 tại trụ sở Võ Văn Tần, Quận 3 VASS cùng toàn thể các nhân viên trong công ty nhân ngày Quốc tế Phụ nữ hưởng ứng phong trào mặc áo dài nơi công sở, gần 100 nhân viên nữ đã khoác lên mình những tà áo dài đầy màu sắc, kiểu dáng quyến rũ, thu hút mọi ánh nhìn. Đồng thời phối hợp với UBND TP.HCM, Sở Du Lịch TP.HCM, Sở Văn hóa & Thể thao cùng các đơn vị liên quan, tổ chức thường niên vào tháng 3 hưởng ứng phong trào mặc áo dài trong các sinh hoạt đời thường như đi làm, dạo phố, dự lễ tiệc Hình 2.10: Bà Đỗ Thị Minh Đức - Chủ tịch HĐQT và Bà Đỗ Thị Kim Liên cùng toàn thể cán bộ, nhân viên của VASS hưởng ứng phong trào mặc áo dài nơi công sở
  37. 28 Nhận xét: Hiểu được tầm quan trọng của việc hình thành một môi trường làm việc hiệu quả, tạo sự hiểu biết lẫn nhau giữa cấp lãnh đạo và nhân viên có tác động như thế nào đến kết quả hoạt động của chính công ty. VASS thường xuyên tổ chức các khóa học, khóa đào tạo, hội thảo dành cho cán bộ công nhân viên - lực lượng nòng cốt của công ty. Với mục đích nâng cao kiến thức, kỹ năng bổ ích trong công việc cũng như trong cuộc sống cho họ. Ngoài ra, luôn động viên khích lệ tinh thần làm việc cho đội ngũ nhân viên thông qua việc khen thưởng (nhân viên có thành tích xuất sắc), tổ chức hoạt động vui chơi, giải trí (tặng quà tết, giáng sinh) Tuy nhiên, việc liên kết giữa các thành viên trong nội bộ công ty vẫn còn hạn chế, chỉ làm việc thông qua gmail, điện thoại hay các cuộc họp hàng ngày, tháng, quý. Chưa thiết lập một trang thông tin nội bộ, mạng nội bộ để gắn kết các nhân viên tại các chi nhánh, văn phòng trên toàn quốc. Nếu có quyết định thay đổi, cập nhật thông tin ở chi nhánh này, có thể chi nhánh khác chưa triển khai được mà phải mất một thời gian nhất định. Các hoạt động team – building còn ít và không được tổ chức thường xuyên, nếu có cũng chỉ là một vài chi nhánh nhỏ, chưa thực sự gắn kết được toàn hệ thống. 2.2.3 Hoạt động tài trợ VASS luôn đồng hành với các tổ chức và sự kiện nhằm xây dựng thiện cảm và nâng cao mức độ nhận diện thương hiệu. Thấu hiểu việc chia sẻ một phần gánh nặng về tài chính trước rủi ro, mong muốn các vận động viên sẽ an tâm thi đấu và đạt kết quả tốt nhất, VASS tài trợ bảo hiểm vận động viên và bảo hiểm Hoa Khôi 2 năm liên tiếp cho Giải vô địch bóng bàn toàn quốc Báo Nhân Dân lần thứ 34 và lần thứ 35 tranh cúp Petro VietNam - Đạm Cà Mau năm 2016, 2017 với mức trách nhiệm bảo hiểm lên đến 200.000.000 VNĐ/người/vụ. Tổng giá trị bảo hiểm cho toàn đoàn đến 50 tỷ đồng.
  38. 29 Hình 2.11: Bảo hiểm Viễn Đông trao tài trợ bảo hiểm tượng trưng cho BTC Giải Vô địch bóng bàn Toàn quốc báo Nhân Dân lần thứ 34, lần thứ 35 Ngoài ra, Công ty CP Bảo hiểm Viễn Đông thực hiện các hoạt động hỗ trợ cũng như san sẻ phần nào nỗi đau cho gia đình của nạn nhân gặp rủi ro, tai nạn, sự cố ngoài ý muốn Như sự việc vào ngày 17/2/2016 tại khu vực dốc cầu Trường Đai, đường Lê Đức Thọ, Gò Vấp, TP.HCM đã xảy ra vụ tai nạn giao thông nghiêm trọng. Ngay khi nhận được tin báo, VASS đã nhanh chóng cử đại diện là Bà Trương Ngô Sen - Phó Tổng giám đốc của VASS đến thăm viếng và chia buồn cùng gia đình đồng thời hỗ trợ cho gia đình nạn nhân “mức trách nhiệm bảo hiểm” một phần chi phí giúp gia đình tổ chức tang lễ cho người quá cố để san sẻ bớt phần nào nỗi buồn cùng gia đình.
  39. 30 Hình 2.12: Đại diện Công ty Bảo hiểm Viễn Đông hỗ trợ một phần chi phí cho gia đình nạn nhân Nhận xét: Những hoạt động tài trợ mà VASS thực hiện với mong muốn nâng cao mức độ nhận diện của công chúng – khách hàng mục tiêu về thương hiệu, tuy các hoạt động có nhiểu khởi sắc nhưng vẫn chưa khai thác được hết chức năng truyền thông. Chưa khuếch đại được độ phủ của thương hiệu, mức độ nhận biết về thương hiệu của VASS còn chưa quảng bá rộng rãi. Đa phần chỉ xuất hiện trên báo online và và một số báo in, báo giấy. Thông thường VASS chỉ tự thực hiện các chương trình tài trợ mà chưa liên kết với các chương trình truyền hình mang tính nhân văn cao như: “Ngôi nhà mơ ước”, “Vì bạn xứng đáng” nên độ nhận diện về thương hiệu còn hạn chế so với thương hiệu của các doanh nghiệp khác. Chính vì vậy, VASS cần đẩy mạnh các hoạt động tài trợ, quảng bá rộng rãi trên truyền hình, kênh thông tin đại chúng phổ biến nhất để gia tăng tần xuất xuất hiện truyền thông của VASS. 2.2.4 Tổ chức sự kiện Hầu như Công ty CP Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) chỉ thực hiện việc tự huy động nhân viên công ty tổ chức các sự kiện nhỏ như kỉ niệm ngày thành lập công ty, ra mắt chi nhánh mới mà không thuê các dịch vụ tổ chức bên ngoài. Công ty chỉ phát triển một bộ phận chuyên trách tổ chức sự kiện (thường là bộ phận PR – quan hệ công chúng). Đồng hành cùng các đơn vị tổ chức thực hiện các hoạt động từ thiện, cộng đồng và tài trợ các chương trình thể thao, sự kiện như Giải bóng bàn toàn quốc, kỉ niệm ngày tự do Nam Phi Nhằm tạo cơ hội gặp gỡ trao đổi với đối tác, bạn hàng, các cơ quan truyền thông thúc đẩy thông tin đa chiều của thương
  40. 31 hiệu, dịch vụ và sản phẩm, đồng thời thiết lập mối quan hệ với các đơn vị, nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp với công chúng. 2.2.5 Xử lý khủng hoảng Giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2011, VASS chịu ảnh hưởng bởi khủng hoảng do nền kinh tế suy thoái. Năm 2015, VASS là công ty duy nhất trong số 47 doanh nghiệp bảo hiểm không đạt các yêu cầu an toàn về vốn và thanh toán. Đi kèm là những tin đồn mất khả năng thanh toán khiến VASS rơi vào tình thế “ngàn cân treo sợi tóc”. Đứng trước tình thế khó khăn mà khủng hoảng mang lại, VASS hiểu rõ việc tái cơ cấu doanh nghiệp là việc làm cấp bách, cứu vãn và phát triển nền kinh tế nói chung, cũng như VASS nói riêng. Chỉ sau hơn một năm tiếp quản, thực hiện tái cấu trúc, thay máu doanh nghiệp, Bà Đỗ Thị Minh Đức – Chủ tịch HĐQT của VASS đã vực dậy tinh thần đội ngũ cán bộ nhân viên, những người từng mếm mật nằm gai với VASS, thay máu nhân sự, cải thiện môi trường làm việc. Xác định rõ VASS đang làm gì và ở đâu?. Đồng thời đưa ra các giải pháp kiểm soát rủi ro, quản lý khủng hoảng: - Hoàn chỉnh các hệ thống quy trình, quy chế về kiểm soát và quản lý rủi ro. - Xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ. - Xây dựng hệ thống các chỉ số cảnh báo rủi ro. - Phát triển phần mềm quản trị hệ thống cho ban lãnh đạo. - Hoàn chỉnh hệ thống cơ sở dữ liệu khách hàng. - Kết nối với đơn vị bạn, ngành và các đối tác để chia sẻ thông tin quản lý rủi ro trên phạm vi toàn thị trường cả nước. Bên cạnh đó, Bà Đỗ Thị Minh Đức - Chủ tịch HĐQT của VASS nói rằng: "Làm bảo hiểm mà tham, không mang tính nhân văn thì chẳng thể nào tồn tại, phát triển được". Lựa chọn việc phát ngôn đúng đắn trước tình thế khủng hoảng, một lần nữa khẳng định tính nhân văn và đạo đức nghề nghiệp, sứ mệnh VASS luôn hướng đến, tạo dựng lòng tin của công chúng khách hàng mục tiêu, nâng cao vị thế cạnh trạnh trên thị trường.
  41. 32 Nhận xét: Tuy VASS đã hoàn toàn vượt qua được giai đoạn khủng hoảng, ca khúc ca khải hoàn nhờ thực hiện chiến lược đúng đắn và kịp thời. Nhưng công ty chưa có một hệ thống quản lý khủng hoảng, chưa đào tạo, huấn luyện đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và nhận diện rủi ro, ngăn ngừa khủng hoảng. Trong khi trong kinh doanh luôn tồn tại rất nhiều rủi ro khó lường trước được. Do vậy, VASS cần xây dựng một hệ thống nhận diện rủi ro và ngăn ngừa khủng hoảng, giải quyết các vấn đề do khủng hoảng gây ra khi xảy ra sự cố ngoài mong đợi. 2.2.6 Tạo mối quan hệ với truyền thông và báo chí Quan hệ tốt với giới truyền thông và báo chí là chiếc cầu nối ngắn nhất, hiệu quả nhất giữa khách hàng, cộng đồng và công ty. Công ty CP Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) phối hợp với các bộ phận, đặc biệt là đội ngũ cán bộ, nhân viên phòng PR luôn tích cực thiết lập mối quan hệ với cơ quan thông tấn và báo chí, luôn cung cấp thông tin chân thực, chính xác và hấp dẫn nhất để thu hút sự chú ý của giới truyền thông. Hằng năm vào những dịp lễ hay “Ngày nhà báo Việt Nam” VASS gửi những lời chúc đến các nhà báo, phóng viên nhằm thể hiện thiện ý muốn duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài. Các cơ quan truyền thông, báo chí liên kết cùng VASS gồm: - Đài truyền hình: Đài truyền hình Việt Nam kênh VTV9, VTV1 Đài truyền hình TP.HCM, Đài truyền hình Quốc phòng Việt Nam - Báo online: Sài Gòn Giải Phóng online, báo Tin tức, báo Dân trí, báo Giáo dục Việt Nam, báo Người Lao Động - Báo in: Báo Thanh niên, báo Tuổi trẻ, báo Pháp luật Việt Nam, báo Công an
  42. 33 Hình 2.13: Các cơ quan truyền thông, báo chí liên kết cùng VASS Nhận xét: Thiết lập mối quan hệ với truyền thông báo chí giúp VASS khẳng định được vị thế của mình cũng như tạo dựng niềm tin về thương hiệu trong tâm trí khách hàng mục tiêu. Ngoài ra, còn giúp VASS tăng khả năng nhận biết và tần suất xuất hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng. Không chỉ dừng lại ở đó, VASS cần chủ động hơn trong việc cung cấp thông tin chính xác, trung thực và thường xuyên để củng cố mối quan hệ dài lâu với giới truyền thông, báo chí. 2.3 Đánh giá chung 2.3.1 Những thành tích đã đạt được  PR làm tăng mức độ nhận diện về thƣơng hiệu Kể từ khi VASS khoác lên mình một diện mạo mới vào đầu tháng 10/2014 (thay đổi logo, màu sắc, slogan) cho đến nay VASS vẫn không ngừng tập trung và đẩy mạnh các chiến dịch PR để quảng bá thương hiệu, tăng mức độ nhận biết và tiếp cận của khách hàng và công chúng, phối hợp với những hoạt động quan hệ công chúng, truyền thông, đẩy mạnh mật độ các bài báo được đăng tải trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Chính vì vậy, tần suất xuất hiện trên truyền thông của VASS ngày càng tăng lên đáng kể qua các năm từ năm 2014 đến 2016 cụ thể như sau:
  43. 34 147 160 139 140 120 100 Đài 80 68 Báo in 60 Online 40 27 26 18 18 20 8 10 0 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thể hiện tần suất xuất hiện trên các kênh truyền thông 2014 - 2016 Qua biểu đồ thể hiện tần suất truyền thông trong 3 năm 2014, 2015 và 2016 ta có thể thấy rõ rằng sau khi thay đổi nhận diện thương hiệu, tần suất xuất hiện trên báo đài của VASS tăng lên với tổng lượng báo đài năm 2014 đạt 104 trong đó gồm 18 đài, 18 báo in và 68 báo online. Tiếp tục năm 2015, tổng số lượng báo đài đưa tin về những hoạt động PR của VASS đã đạt con số 200 (27 đài, 26 báo in và 147 báo online), cao hơn gấp đôi so với số lượng truyền thông của năm 2014. Tuy tần suất truyền thông của VASS năm 2016 có giảm so với 2015 nhưng đó là do VASS thực hiện truyền thông cho các đơn vị thành viên và các đối tác: MDED Hậu Giang, Diễn đàn doanh nghiệp nhân ngày Doanh nhân 13/10 nhằm tăng độ bao phủ truyền thông của VASS và thiết lập mối quan hệ với các đối tác. Thƣơng LSQ CBA AquaOne Sông Greenity Green AAA Animus Toàn hiệu Nam M Đuống Hậu VN Plus Mỹ 14 Phi Giang Fund Đài 33 2 2 2 0 0 0 0 0 Báo in 19 0 4 0 2 0 1 1 0 Báo 118 55 99 34 22 0 16 21 8 online Tổng 170 57 105 36 24 0 17 22 8 cộng 439
  44. 35 Bảng 2.6: Bảng báo cáo tần suất truyền thông của VASS và các đơn vị thành viên, đối tác năm 2016 Thông qua các con số biết nói đã đưa ra ở trên thì phần nào chứng minh được hiệu quả to lớn mà các hoạt động PR đã mang lại cho VASS nói riêng và các doanh nghiệp kinh doanh ngành bảo hiểm nói chung. Các hoạt động PR đã góp phần vực dậy mạnh mẽ thương hiệu củaVASS bằng những việc làm thiết thực và mang lại hiệu quả cao.  PR giúp phục hồi thƣơng hiệu, xây dựng niềm tin của công chúng Bằng những hành động thể hiện trách nhiệm đối với xã hội và cộng đồng, đạo đức kinh doanh như: nhanh chóng bồi thường cho các trường hợp khách hàng gặp rủi ro về sinh mạng, tổ chức thăm nom và hỗ trợ, bồi thường cho thân nhân của khách hàng bị tai nạn, chọn các bạn bị khuyết tật trực đường dây nóng tạo điều kiện cho họ kiếm thêm thu nhập VASS đã phục hồi thành công và xây dựng lòng tin của khách hàng đối với thương hiệu, ngày càng khẳng định uy tín, nâng cao chất lượng của thương hiệu, phát triển hơn nữa bằng những nỗ lực không ngừng nghỉ của toàn bộ đội ngũ cán bộ nhân viên suốt 4 năm sau tái cấu trúc.  PR giúp ổn định, đoàn kết bộ máy nhân sự thông qua các hoạt động nội bộ Trước khi tái cơ cấu, VASS gần như là một “bãi chiến trường”: đầu tư sai lĩnh vực gây thất thoát lớn về tài chính dẫn đến trì trệ bồi thường cho người được bảo hiểm gây tổn thương nặng nề về thương hiệu. Việc thực hiện các chương trình team - building, tổ chức cuộc thi giữa các phòng ban hoặc các chi nhánh trên toàn quốc, đào tạo văn hoá doanh nghiệp, tổ chức các khóa đào tạo mời diễn giả nổi tiếng chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm cho nhân viên đã phần nào nâng cao tinh thần đoàn kết và thay đổi nhận thức nhân viên, xây dựng niềm tin, định hướng rõ rằng VASS đang ở đâu, VASS phải làm gì, nhiệm vụ của từng cá nhân, từng bộ phận là gì để phối hợp cùng nhau vượt qua khó khăn và đưa VASS phát triển và nâng lên tầm cao mới trong tương lai.  PR giúp tiết kiệm chi phí
  45. 36 Không như các loại hình quảng cáo khác PR thu hút được truyền thông và công chúng với chi phí thấp hơn nhiều lần. Nhận thức được điều đó, VASS chủ trương đẩy mạnh PR để giúp tiết kiệm chi phí quảng bá thương hiệu và một số vấn đề về tài chính mà công ty đang cố gắng phục hồi sau khủng hoảng trước đó. Đặc biệt hơn, VASS sử dụng chiến thuật PR theo kiểu du kích tự sản xuất các sản phẩm như thông cáo báo chí, sự kiện, chương trình vừa giảm chi phí vừa đạt được hiệu quả truyền thông như mình mong muốn. PR thay cho quảng cáo là một con đường đúng đắn giúp VASS tiết kiệm tối đa chi phí quảng bá thương hiệu mà vẫn thu hút được sự chú ý của giới truyền thông đồng thời dễ dàng đưa những thông điệp mà VASS muốn gửi gắm đến khách hàng. 2.3.2 Những mặt còn hạn chế Trong những năm vừa qua, không thể phủ nhận sự cố gắng và nỗ lực phấn đấu của toàn bộ đội ngũ nhân viên VASS, biến VASS từ một “bãi chiến trường” vượt qua những khó khăn vươn lên hạng 6 toàn ngành năm 2016. Tuy rằng VASS đã có những bước chuyển biến tích cực qua từng năm, nhưng song song đó vẫn có những hạn chế còn tồn tại. - VASS tuy có nhiều các hoạt động xã hội nhưng khá dàn trải và đơn giản, chưa thật sự nổi bật đối với truyền thông và đại chúng, chỉ dừng lại ở một phạm vi nhất định, ngắn hạn nên nhanh chóng bị lãng quên và có phần mờ nhạt hơn các hoạt động của các doanh nghiệp bảo hiểm khác. - Độ phủ thương hiệu và mức độ nhận diện thương hiệu còn nhiều hạn chế. - Tự phát triển một bộ phận chuyên trách tổ chức sự kiện, nhưng đối với các rủi ro trong quá trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty và có thể tốn kém những chi phí phát sinh ngoài ý muốn. - Chưa thiết lập một hệ thống quản lý, kiểm soát và xử lý khủng hoảng. - Chưa có phòng Marketing để hoạch định những chiến lược rõ ràng và lâu dài cho các hoạt động quảng bá thương hiệu nói chung và hoạt động quan hệ công chúng nói riêng. - Chưa đầu tư đúng đắn cho phòng PR, đội ngũ nhân sự và ngân sách còn nhiều hạn chế trong khi khối lượng công việc nhiều và đòi hỏi năng suất cao.
  46. 37 - Đối với các hoạt động nội bộ: Chưa tổ chức thường xuyên các chương trình team - building để gắn kết nhân viên các phòng ban, đơn vị, chi nhánh với nhau. Nhân viên chủ yếu liên lạc, làm việc với nhau qua gmail hoặc facebook, chưa có một trang bản tin nội bộ chính thức của riêng VASS để chia sẻ kiến thức và trao đổi kế hoạch làm việc. Tóm tắt chƣơng 2 Thông qua các hoạt động mà VASS đã thực hiện trong suốt thời gian qua, có thể thấy rằng hoạt động quan hệ công chúng chính là giải pháp hữu hiệu nhất giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Sau tái cấu trúc, VASS thường xuyên tổ chức và thực hiện các hoạt động PR cộng đồng, PR nội bộ, quan hệ với truyền thông, báo chí và thực hiện các chương trình tài trợ giúp doanh nghiệp tăng mức độ nhận diện, tiết kiệm chi phí, ổn định bộ máy nhân sự. Do đó, cần phải duy trì và đẩy mạnh các hoạt động quan hệ công chúng tốt hơn, hiệu quả hơn, một lần nữa khẳng định uy tín của doanh nghiệp đối với công chúng và khách hàng mục tiêu của VASS.
  47. 38 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM VIỄN ĐÔNG (VASS) 3.1 Định hƣớng phát triển của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) Theo định hướng phát triển của công ty năm 2017, công ty đề ra kế hoạch doanh thu phí bảo hiểm gốc không tăng so với năm trước là 2000 tỷ. Đặt trọng tâm tiếp tục cố gắng thực hiện lộ trình tái cấu trúc 5 năm như nghị quyết Đại hội đồng cổ đông năm 2012 đã đề ra. Cố gắng trong năm 2017 phát triển doanh thu, tăng lợi nhuận và mang lại hiệu quả. Để đạt được những định hướng đặt ra, công ty đưa ra các giải pháp thực hiện như sau:  Tăng cường tuyển dụng nhân sự kinh doanh, tăng cường số lượng và chất lượng.  Triển khai hệ thống kinh doanh điện tử như là: Bảo hiểm trực tuyến, online để theo kịp xu hướng của xã hội, sự phát triển thị trường.  Nâng cao dịch vụ khách hàng.  Tăng cường mối quan hệ với các cơ quan ngành để có những khách hàng lớn, mang lại doanh thu lớn, hợp đồng lớn.  Tăng tỉ lệ tái tục hợp đồng lên đạt con số kế hoạch đặt ra là 55%.  Tiếp tục chuẩn hóa công tác quản lý, hệ thống và phần mềm.  Tiếp tục hoàn thiện và phát triển sản phẩm, quyền lợi mang lại hiệu quả, nói không với việc chạy doanh thu và cạnh tranh phi kĩ thuật.  Nâng cao chất lượng nhân sự thông qua chính sách tuyển dụng và đào tạo đãi ngộ, công ty đã đưa ra những chính sách tuyển dụng cho năm 2017, tuyển dụng nhân sự chất lượng mang lại hiệu quả, doanh thu cho công ty.  Tăng cường việc giám sát, thực thi tính tuân thủ tại công ty, tăng cường tính tuân thủ về hoạt động về kinh doanh, phí bảo hiểm, tỉ lệ chuyển tiền.  Tăng cường công tác phòng chống trục lợi bảo hiểm, giảm thiểu trục lợi từ khách hàng, đại lý.  Thực hành tiết kiệm.
  48. 39  Khen thưởng cho chi nhánh hoặc đơn vị kinh doanh, cá nhân kinh doanh hiệu quả cả năm. 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động PR của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông 3.2.1 Đối với hoạt động cộng đồng Có thể nói VASS đi đầu trong các hoạt động thiện nguyện, nhân đạo khắp mọi nơi trên Tổ quốc bằng những việc làm thiết thực và cụ thể nhất. Thực hiện các hoạt động từ thiện như: “Nhà sạch đón tết”, tặng quà cho Trung tâm nhân đạo Huyền Trang, hưởng ứng “Ngày môi trường thế giới” tặng quà, sách cho các em khuyết tật Tuy nhiên những hoạt động từ thiện này đa phần là các chi nhánh, văn phòng của từng tỉnh, địa phương mang tính chất tự phát và ngắn hạn chứ chưa kêu gọi rộng khắp các chi nhánh trên toàn quốc. Do đó, VASS cần đẩy mạnh quy mô các hoạt động thiện nguyện, xây dựng các chiến lược dài hạn, các ngày lễ lớn và các hoạt động mang tính toàn cầu như: - Huy động, kêu gọi toàn bộ các chi nhánh, văn phòng trên toàn quốc thực hiện các hoạt động thiện nguyện, sự kiện, tạo nên tiếng vang và tuyên truyền thông điệp một cách hiệu quả nhất. Ví dụ: Chương trình “Nhà sạch đón tết” tổ chức vào tháng 1 hằng năm, trụ sở chính của VASS tại TP.HCM kêu gọi các chi nhánh cùng thực hiện (Chi nhánh Hà Nội, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Phú Yên ) cùng chung tay giúp đỡ người nghèo có hoàn cảnh khó khăn được đón tết. - Thực hiện các chương trình mang tính dài hạn, duy trì liên tiếp qua các năm ví dụ như: vừa qua VASS hưởng ứng “Ngày môi trường thế giới” 5/6/2017. Tiếp tục năm 2018, 2019 VASS định kỳ kêu gọi cộng đồng, nâng cao nhận thức mọi người về môi trường, giữ gìn vệ sinh, bảo vệ môi trường sống của nhân loài. 3.2.2 Đối với hoạt động nội bộ  Thiết lập trang tin nội bộ Trong thời gian thực tập, em nhận thấy các nhân viên đa phần làm việc, trao đổi, liên lạc với nhau qua gmail hay facebook, chưa có một trang bản tin nội bộ chính thống, nơi nhân viên có thể cập nhật tin tức của các chi nhánh trên toàn quốc,
  49. 40 tình hình kinh doanh hay các hoạt động mới của công ty. Việc tạo ra một trang tin nội bộ đồng thời còn thể hiện cho cộng đồng thấy văn hoá doanh nghiệp của một công ty như thế nào. Mọi thứ từ hoạt động kinh doanh đến bộ máy nội bộ đều rõ ràng và được công khai giúp doanh nghiệp dành được nhiều thiện cảm và sự chú ý của công chúng. Đây cũng là một cách PR hiệu quả cho bản thân doanh nghiệp. Ví dụ: VASS có thể tạo ra một trang tin nội bộ mang tên “WE ARE A TEAM” bao gồm các phần mục: trang chủ, góc nhìn, giải trí, kinh doanh, lối sống gắn kết nhân viên tại các chi nhánh, văn phòng trên toàn quốc, nơi mà các nhân viên có thể cập nhật được thông tin của công ty hay chia sẻ những câu chuyện hay, những bí quyết thành công hay thậm chí là một câu chuyện hài để thư giãn sau giờ làm việc căng thẳng. Bên cạnh đó, học hỏi được những kinh nghiệm từ những đồng nghiệp, một doanh nhân thành đạt, thống nhất về một ý tưởng mới cho sự phát triển của công ty. Điều đó tạo sự đoàn kết, gắn bó và sự hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên. Từ đó tạo dựng sự tin tưởng và tinh thần làm việc hăng hái mang lại hiệu quả hơn trong công việc.  Tăng cƣờng tổ chức các chƣơng trình team - building Bên cạnh đó, VASS có thể tăng cường thêm các hoạt động như team - building, tổ chức các dịp họp mặt, lễ kỉ niệm, ngày lễ dành cho cán bộ, nhân viên toàn công ty để thắt chặt tình đoàn kết và tăng cơ hội giao lưu, tiếp xúc, trao đổi kinh nghiệm giữa các nhân viên của các phòng ban, chi nhánh trên toàn hệ thống, truyền cảm hứng và mở rộng sự hiểu biết của tất cả nhân viên trong từng bộ phận. Khi đã hiểu về doanh nghiệp, về những công việc mình đang làm, họ có cảm giác như chính mình làm chủ công việc đó. Và họ có thể tự hào về nơi làm việc, tự tin giới thiệu dịch vụ hoặc sản phẩm của công ty đến với những người khác. Từ đó, ta có thể tuyên truyền văn hoá hay thương hiệu công ty ra bên ngoài từ chính những nhân viên của mình mà không mất thêm một khoản chi phí nào. Ví dụ: Vào dịp hè, VASS tổ chức hoạt động team - building tại bãi biển (Nha Trang, Vũng Tàu ) cho các phòng ban với phương thức OUTDOOR, thực hiện như sau:  Mục tiêu
  50. 41 - Xây dựng và phát triển tinh thần đồng đội, đoàn kết. - Phát triển và nâng cao khả năng phối hợp, tương tác với các thành viên khác trong tập thể. - Hiểu và vận dụng năng lực, tính cách riêng của từng cá nhân. - Tạo sự gắn bó, gắn kết của từng cá nhân trong tập thể. - Phát triển kĩ năng làm việc teamwork.  Hoạt động - Các trò chơi hoạt động theo nhóm, thử thách sự tương tác, phối hợp, lãnh đạo và gắn kết các thành viên. - Trò chơi phát triển tư duy nhóm. - Các đội cùng chia sẻ cảm nhận và suy nghĩ, rút ra các bài học sau mỗi trò chơi.  Hình thức - Tại bãi biển, khu resort, lửa trại vào ban đêm tại công viên hoặc bãi biển. - Quản trò với kiến thức teamwork, rút ra bài học ý nghĩa và sâu sắc sau mỗi trò chơi. 3.2.3 Đối với hoạt động tài trợ  Khuếch đại độ phủ thƣơng hiệu Những hoạt động PR của VASS tuy đã khởi sắc nhiều nhưng vẫn chưa khai thác và tận dụng hết các chức năng của truyền thông. Để khuếch đại độ phủ của thương hiệu, VASS nên tăng cường tham gia tài trợ các chương trình truyền hình. Đồng thời việc xây dựng thêm bộ phận marketing giúp VASS có thể tạo ra các đoạn phim chứa thông điệp quảng cáo để phát kèm với các chương trình truyền hình mà mình sẽ tài trợ. Nhờ vậy, sản phẩm và thương hiệu VASS không chỉ xuất hiện giới hạn trên báo giấy và báo online mà còn được quảng bá rộng rãi trên truyền hình. Ví dụ: VASS có thể lựa chọn các chương trình truyền hình mang ý nghĩa nhân văn cao như: “Vì bạn xứng đáng” - chương trình giúp san sẻ với những người kém may mắn trong cuộc sống hay chương trình “Ngôi nhà mơ ước” - chương trình với mục đích mang tới mái ấm cho những mảnh đời nghèo khó. Ngoài ra, VASS có
  51. 42 thể phối hợp và tài trợ cho chương trình “Nhịp cầu ước mơ” góp phần thực hiện niềm ao ước của đông đảo người dân, nông thôn nghèo có những cây cầu kiên cố phục vụ nhu cầu đi lại, giao lưu, sinh hoạt, học tập. 3.2.4 Đối với tổ chức sự kiện Việc VASS tự phát triển một bộ phận chuyên trách tổ chức sự kiện, đào tạo đội ngũ nhân sự sáng tạo, chuyên nghiệp giúp tiết kiệm chi phí so với việc thuê các dịch vụ bên ngoài. Tuy nhiên, nó cũng sẽ mang lại cho công ty những rủi ro trong quá trình tổ chức hay nghiêm trọng là ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty khi gặp sự cố. Mặc dù tiết kiệm được chi phí nhân sự, nhưng các chi phí phát sinh cho các dịch vụ booking, các trang thiết bị vật dụng, âm thanh, ánh sáng, PG, rủi ro về thời tiết lại tốn kém và không hẳn rẻ hơn so với dịch vụ bên ngoài. Để đảm bảo phương án tối ưu cho mỗi sự kiện, công ty cần cân nhắc việc kết hợp cả 2 phương án:  Đối với các sự kiện nhỏ, có thể tự huy động lực lượng từ các phòng ban, bộ phận chuyên tổ chức sự kiện của công ty cùng thực hiện. Ví dụ: Ngày kỉ niệm 13 thành lập công ty (7/11/2003 – 7/11/2016), VASS tự huy động đội ngũ nhân sự phòng quan hệ công chúng thực hiện chương trình như: mời phóng viên và báo chí, chuẩn bị hoa, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, chụp ảnh Tính toán ngân sách và công việc cụ thể cho từng sự kiện.  Nhưng đối với các sự kiện quan trọng, quy mô lớn thì hợp tác với công ty tổ chức sự kiện bên ngoài sẽ mang lại hiệu quả tối ưu hơn cho doanh nghiệp như: - Các công ty tổ chức sự kiện bao gồm nhiều dịch vụ, đảm bảo cho doanh nghiệp không phải kiêm nhiều việc, hoạch định trọn gói thậm chí có các phương án dự phòng khi có sự cố (trang thiết bị, thời tiết ) - Phối hợp tốt, gắn bó lâu dài với công ty tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhất định. - Khi hợp tác lâu dài, doanh nghiệp nhận được những tư vấn mang tính định hướng và sáng tạo về xu hướng thị trường cũng như hình ảnh doanh nghiệp, thoát khỏi những áp đặt lối mòn.
  52. 43 - Giúp doanh nghiệp ứng phó linh hoạt hơn cho từng sự kiện, tạo cơ hội cho đội ngũ nhân sự học hỏi kinh nghiệm từ các tổ chức sự kiện, áp dụng cho doanh nghiệp của chính mình. 3.2.5 Đối với xử lý khủng hoảng Trong kinh doanh luôn tồn tại những rủi ro mà chúng ta khó có thể lường trước, đặc biệt trong thời đại công nghệ thông tin lan truyền nhanh chóng và khó kiểm soát. Tuy VASS đã từng vượt qua cơn khủng hoảng giai đoạn từ năm 2009 đến 2011, ca khúc ca khải hoàn nhờ vào việc thực hiện tái cơ cấu kịp thời nhưng cũng không thể không công nhận những tổn hại của nó ảnh hưởng đến VASS. Qua đó chúng ta nhận thấy rằng tính quan trọng trong việc đề ra các chiến lược phòng ngừa kịp thời sẽ giảm thiểu tối đa rủi ro và hiệu quả cao hơn là giải quyết khủng hoảng. VASS cần xây dựng hệ thống quản lý khủng hoảng, huấn luyện đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và biết nhận diện những rủi ro, ngăn ngừa khủng hoảng xảy ra. Đầu tư vào các kế hoạch nghiên cứu để đề phòng và ứng phó với khủng hoảng, hệ thống công ty phải có sự minh bạch và quản lý nhất quán, quan tâm đến phản hồi của dư luận. Khi xảy ra khủng hoảng, cần đưa ra kịch bản xử lý, thống nhất phương án triển khai sau khi cân nhắc và quyết định, thiết lập đường dây nóng, thường trực giữa công ty và các thành viên, chuẩn bị đơn vị hậu cần để phục vụ 24/24 khi có sự cố xảy ra, chuẩn bị kinh phí cho quá trình xử lý khủng hoảng. Điều đặc biệt là khi khủng hoảng xảy ra, cách thức xử lý truyền thông khủng hoảng cũng là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Gồm các nguyên tắc cần thực hiện như sau:  Thành lập đội truyền thông khủng hoảng Khi tình huống xấu xảy ra cần lập tức liên hệ với người điều hành, người phụ trách quan hệ công chúng (PR), người có trách nhiệm pháp lí. Với trường hợp bộ phận không đủ chuyên môn cần thuê chuyên gia truyền thông bên ngoài để giải quyết các vần đề công ty đang gặp phải.  Chỉ định người phát ngôn
  53. 44 Nhóm truyền thông khủng hoảng sẽ chỉ định người phát ngôn trước khủng hoảng. Người phát ngôn trung thực, đáng tin, bình tĩnh và ứng xử với công chúng, kỷ năng thuyết trình, biết thuyết phục, có kiến thức về tổ chức (thường là người có quyền hành cấp cao của công ty Bà Đỗ Thị Minh Đức – Chủ tịch HĐQT của VASS).  Đào tạo người phát ngôn Thảo luận và luyện tập cách thức xử lý các vấn đề, cách thức trả lời câu hỏi, cung cấp các thông tin chính xác về công ty, giúp người phát ngôn nắm rõ và tự tin hơn từ đó tác động tích cực đến công chúng – khách hàng mục tiêu.  Thiết lập hệ thống cấp báo (hệ thống các phương tiện truyền thông).  Xác định hiểu rõ nhóm công chúng của công ty.  Xây dựng thông điệp chủ chốt, thông tin cần thiết.  Luôn sẵn sàng chiến đấu với mọi tình huống dù là xấu nhất. 3.2.6 Đối với quan hệ truyền thông và báo chí Cuộc cách mạng công nghệ thông tin Internet vào giai đoạn nửa cuối thế XX ngày càng phát triển, thông tin phải được phổ biến nhanh chóng và kịp thời bằng nhiều loại hình báo chí khác nhau. Chính vì vậy, không chỉ dừng lại việc thiết lập mối quan hệ với truyền thông, báo chí mà duy trì hiệu quả mối quan hệ đó là điều cấp thiết nhất đối với bất kì doanh nghiệp nào. Doanh nghiệp cần chủ động cung cấp thông tin chính xác, thường xuyên đối với giới truyền thông. Các chuyên viên PR cần chủ động nhắc nhở, làm thông cáo báo chí để PR về công ty, tránh việc chỉ tập trung vào người nổi tiếng hay hướng đến một sự kiện nào đó. Giới truyền thông cũng như người bình thường cần thiết lập mối quan hệ với họ như những người bạn, thăm hỏi về cuộc sống cũng như công việc, tránh việc hiểu lầm, cần bình tĩnh và kiên nhẫn đối với các tình huống ngoài ý muốn hay tin đồn xấu về doanh nghiệp. Và trong trường hợp bất đắc dĩ hãy giải quyết các vấn đề bằng sự chân thành. Vì tất cả những nỗ lực trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với giới truyền thống là cần thiết cho việc xử lý khủng hoảng không lường trước được, giúp doanh nghiệp vượt qua tình thế khó khăn, khẳng định vị thế thương hiệu của mình trên thị trường.
  54. 45 3.3 Một số kiến nghị khác  Đầu tƣ thêm cho phòng quan hệ công chúng Tuy đã có phòng PR riêng biệt nhưng đội ngũ nhân viên và ngân sách còn nhiều hạn chế, trong khi khối lượng công việc thì nhiều và đòi hỏi năng suất cao. Đa số mọi người thường quan niệm rằng công việc PR đơn thuần chỉ là quan hệ với báo chí, giúp đăng tải thông tin cho công ty nên không cần chú trọng nhiều vào nhân lực và cũng không đầu tư nhiều kinh phí dẫn đến các hoạt động PR không mang lại hiệu quả cao. Vì vậy, VASS cần cân nhắc đầu tư thêm nhân sự có nghiệp vụ và tác phong chuyên nghiệp để hỗ trợ phòng PR hoàn tất tốt các công tác quan hệ công chúng góp phần quảng bá thương hiệu lớn mạnh hơn.  Xây dựng thêm bộ phận Marketing chuyên nghiệp Các hoạt động PR mà VASS đã làm thật sự đã gặt hái được những thành công và lợi ích to lớn trong xây dựng thương hiệu và quảng bá hình ảnh đến khách hàng. Tuy nhiên những hoạt động PR này vẫn còn mang tính chất tự phát, dựa theo kế hoạch ngắn hạn hoặc dựa vào những ngày lễ trong năm để tổ chức sự kiện, hoạt động từ thiện, xã hội chưa có một chiến lược dài hạn với kế hoạch rõ ràng để quảng bá cả thương hiệu lẫn sản phẩm. Nguyên nhân là do VASS chưa có bộ phận Marketing để hoạch định chiến lược cụ thể, dẫn đường cho PR quảng bá thương hiệu đúng người, đúng chỗ nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất. Vì vậy, em nghĩ rằng VASS nên xây dựng thêm bộ phận marketing chuyên nghiệp để phối hợp cùng phòng PR vạch ra những kế hoạch lâu dài và chi tiết hơn. Bộ phận Marketing giúp nghiên cứu thị trường và tìm hiểu thị hiếu khách hàng, định vị được nhóm khách hàng mục tiêu và những mong muốn của họ. Nhờ vậy, PR có thể chọn lọc, thiết kế các chương trình, sự kiện hướng tới đúng công chúng mục tiêu với thông điệp rõ ràng và dễ hiểu. Bên cạnh đó, bộ phận marketing sẽ giúp phát triển ưu thế của những công cụ marketing online như website, mạng xã hội, email marketing, diễn đàn để tăng độ phủ thương hiệu VASS rộng rãi hơn.
  55. 46 KẾT LUẬN Sau khi thực hiện đề tài nghiên cứu “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS)”, chúng ta có thể nhận thấy được tầm quan trọng của hoạt động quan hệ công chúng đối với VASS trong việc tạo dựng thương hiệu và củng cố niềm tin của công chúng – khách hàng mục tiêu. Tuy vẫn còn một số hạn chế còn tồn tại nhưng những thành tựu mà hoạt động quan hệ công chúng đem lại là không thể chối cãi, thông qua các hoạt động PR tích cực, hiệu quả và phù hợp nhất đã giúp VASS tăng trưởng doanh thu vượt trội, tần suất truyền thông tăng, mức độ nhận biết về thương hiệu ngày càng phát triển. Thông qua đó với những kiến thức thu được từ quá trình học tập cùng với những kinh nghiệm thực tiễn, em xin nêu một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng của VASS. Những đề xuất này có thể chưa phù hợp với tình hình thực tế của công ty do vốn kiến thức của bản thân còn nhiều hạn chế và thiếu kinh nghiệm trong việc giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, em hy vọng sẽ phần nào giúp công ty nhận ra những vấn đề còn tồn tại để từ đó có những phương án cải thiện kịp thời. Trong suốt thời gian thực tập tại phòng quan hệ công chúng của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông, một môi trường năng động và đầy sáng tạo. Em đã có rất nhiều cơ hội mở rộng thêm kiến thức, rút ra cho mình những bài học kinh nghiệm quý giá thông qua những gì được làm, được học hỏi, được quan sát, đồng thời nhận biết được điểm mạnh điểm yếu của mình. Từ đó định hướng và lên kế hoạch tham gia các khóa học liên quan đến lĩnh vực mà mình theo đuổi để hoàn thiện bản thân tốt hơn.
  56. 47 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Đinh Thị Thúy Hằng (2007), PR – Kiến thức cơ bản và đạo đức nghề nghiệp, Nhà xuất bản (NXB) Lao động – Xã hội, Hà Nội. 2. Đinh Thị Thúy Hằng (2014), PR Lý luận & Ứng dụng, Nhà xuất bản (NXB) Lao động – Xã hội, Hà Nội. 3. Lưu Văn Nghiêm (2009), Quản trị Quan hệ công chúng, Nhà xuất bản Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội. 4. Nhiều soạn giả (2015), Giáo trình Quan hệ công chúng, Bộ giáo dục và đào tạo Đại học Công Nghệ TP.HCM, Lưu hành nội bộ. 5. Tham khảo điện tử:  Nguyễn Trọng Thơ, “Vai trò của PR”, trang web: tuc/2123/vai-tro-cua-pr.html, 02/11/2013.  “Giải pháp PR cho doanh nghiệp vừa và nhỏ”, trang web:  “PR với bài toán xử lý khủng hoảng”, trang web: 20080816025241213.htm, 16/8/2008. 6. Website của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) 7. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) năm 2014 (Lưu hành nội bộ). 8. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) năm 2015 (Lưu hành nội bộ). 9. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) năm 2016 (Lưu hành nội bộ). 10. Tần suất xuất hiện trên các kênh truyền thông qua các năm 2014, 2015, 2016 của VASS (Lưu hành nội bộ).