Khóa luận Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Vinh Ngân

Nội dung text: Khóa luận Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Vinh Ngân

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÀ RỊA-VŨNG TÀU VIỆN KỸ THUẬT - KINH TẾ BIỂN BARIA VUNGTAU UNIVERSITY CAP Sa in t Ia c q ụ es KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH VINH NGÂN Trình độ đào tạo : Đại học Hệ đào tạo : Chính quy Ngành : Quản trị kinh doanh Chuyên ngành : Quản trị Logistics và Chuỗi cung ứng Khoá học : 2013 - 2017 Đơn vị thực tập : Công ty TNHH Vinh Ngân Giảng viên hướng dẫn : ThS. Đỗ Thanh Phong Sinh viên/học sinh thực hiện : Nguyễn Bích Hồng Bà Rịa - Vũng Tàu, tháng 07 năm 2017
2. TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÀ RỊA-VŨNG TÀU VIỆN KỸ THUẬT - KINH TẾ BIỂN PHIẾU GIAO ĐỀ TÀI ĐỒ ÁN/ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP (Đính kèm Quy định về việc tổ chức, quản lý các hình thức tốt nghiệp ĐH, CĐ ban hành kèm theo Quyết định số 585/QĐ-ĐHBRVT ngày 16/7/2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học BR-VT) Họ và tên sinh viên:Nguyễn Bích Hồng Ngày sinh: 08/05/1995 MSSV : 13030633 Lớp: DH13LG Địa chỉ : F16/3 tổ 9 ấp Phước Lợi, xã Phước Tỉnh, huyện Long Điền Trình độ đào tạo : Đại học Hệ đào tạo : Chính quy Ngành : Quản trị kinh doanh Chuyên ngành : Quản trị Logistics và chuỗi cung ứng 1. Tên đề tài: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Vinh Ngân 2. Giảng viên hướng dẫn: Ths. Đỗ Thanh Phong 3. Ngày giao đề tài: 4. Ngày hoàn thành đồ án/ khoá luận tốt nghiệp: Bà Rịa-Vũng Tàu, ngày 03 tháng 07 năm 2017 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN SINH VIÊN THỰC HIỆN (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) TRƯỞNG BỘ MÔN TRƯỞNG KHOA (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
3. LỜI CAM ĐOAN Em cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em. Những số liệu và kết quả trong khóa luận tốt nghiệp được thực hiện tại Công ty TNHH Vinh Ngân, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Nhà trường về sự cam đoan này. Vũng Tàu, ngày 03 tháng 07 năm 2017 Sinh viên thực hiện Nguyễn Bích Hồng
4. LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu và Quý Thầy Cô Trường Đại học Bà Rịa - Vũng Tàu đã tận tình giảng dạy và truyền đạt kiến thức trong suốt thời gian học tập tại trường. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Thầy Đỗ Thanh Phong đã tận tình hướng dẫn em trong suốt thời gian vừa qua. Xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH Vinh Ngân đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian thực hiện khóa luận. Xin kính chúc Ban giám hiệu và Quý Thầy Cô trong trường dồi dào sức khỏe, vui vẻ và thành đạt. Kính Chúc Ban lãnh đạo và mọi người trong Công ty dồi dào sức khỏe, vui vẻ, may mắn và gặt hái nhiều thành công trong công việc. Kính chúc quý Công ty ngày càng phát triển hơn nữa. Trong quá trình thực hiện đề tài, do hạn chế về mặt thời gian nghiên cứu và kinh nghiệm nên đề tài nghiên cứu còn nhiều thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Quý Thầy Cô để em có thể hoàn thành tốt đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn!
5. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VINH NGÂN .4 1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty TNHH Vinh Ngân 4 1.1.1. Lịch sử hình thành 4 1.1.2. Quá trình phát triển 6 1.2. Quy mô hoạt động 7 1.2.1. Cơ sở vật chất, thiết bị, nhà xưởng 7 1.2.3. Sản phẩm 8 1.2.4. Khách hàng và đối thủ cạnh tranh 10 1.2.5. Nhà cung cấp 10 1.2.6. Bộ máy tổ chức 12 1.3. Mục tiêu, định hướng, và chiến lược phát triển kinh doanh của Công ty TNHH Vinh Ngân 14 1.3.1. Mục tiêu 14 1.3.2. Định hướng 15 1.3.2. Chiến lược phát triển 16 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 19 2.1. Khái niệm, vai trò, mục đích của hàng tồn kho 19 2.1.1. Khái niệm hàng tồn kho 19 2.1.2. Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp thương m ại 21 2.1.3. Mục đích của hàng tồn kho 24 2.2. Phân loại, đặc điểm hàng tồn kho 24 2.2.1. Phân loại hàng tồn kho 24 2.2.2. Đặc điểm hàng tồn kho 26 2.3. Lợi ích và chi phí của việc giữ hàngtồn kho 31 2.3.1. Lợi ích 32 2.3.2. Chi phí 32 2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho (tồn kho dự trữ) 35 2.5. Quản trị hàng tồn kho 35 2.5.1. Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương m ại 36
6. 2.5.2. Các hệ thống kiểm soát quản lý hàng tồn kho 39 2.6. Các mô hình quản trị hàng tồn kho 40 2.6.1. Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ - Economic Oder Quantity) 40 2.6.2. Mô hình mức đặt hàng theo sản xuất (POQ - Production Oder Quantity Model) 43 2.6.3. Mô hình tồn kho có sản lượng để lại nơi cung ứng (BOQ - Back Oder Quantity) 44 2.6.4. Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM - Quantity Discounts Model) 44 2.6.5. Mô hình xác suất với thời gian không đổi 45 2.7. Chỉ tiêu đánh giá năng lực quản trị hàng tồn kho 45 2.7.1. Chỉ tiêu hệ số vòng quay hàng tồn kho 46 2.7.2. Số ngày của một vòng quay hàng tồn kho 47 2.8. Rủi ro trong quản trị hàng tồn kho 47 2.8.1. Sự gián đoạn nguồn cung ứng 47 2.8.2. Sự biến đổi về chất lượng hàng hóa 47 2.8.3. Khả năng tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp 48 2.8.4. Sự biến động của tỷ giá hối đoái 48 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH VINH NGÂN 50 3.1. Tổng quan về kho công ty TNHH Vinh Ngân 50 3.1.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật của kho 50 3.1.2. Quy định quản lý kho 52 3.2. Quy trình xuất - nhập kho hàng hóa của Công ty TNHH Vinh Ngân 53 3.2.1 Các bước trong quy trình nhập hàng 53 3.2.2. Quy trình xuất hàng bán cho khách hàng 57 3.3. Thực trạng áp dụng mô hình EOQ tại Công ty TNHH Vinh Ngân 59 3.4. Một số rủi ro trong quá trình xuất nhập và bảo quản hàng hóa 64 3.5. Yếu tố tác động đến quản lý tồn kho hàng hóa tại Công ty Vinh Ngân 64 3.5.1. Các yếu tố khách quan 64 3.5.2. Các yếu tố chủ quan 66 3.6. Đánh giá quy trình quản lý, kiểm soát kho của Công ty TNHH Vinh Ngân 66 3.6.1. Điểm mạnh 66
7. 3.6.2. Điểm yếu 67 CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ HÀNG TỐN KHO TẠI CÔNG TY TNHH VINH NGÂN 68 4.1. Giải pháp 1:Nâng cấp, bố trí, sắp xếp lại hàng hóa trong kho 69 4.1.1. Mục tiêu 69 4.1.2. Căn cứ 69 4.1.4. Nội dung 70 4.1.5. Nhận xét và đánh giá hiệu quả của giải pháp 72 4.2. Giải pháp 2: Ứng dụng mã số mã vạch trong quản lý kho 72 4.2.1. Mục tiêu 72 4.1.3. Căn cứ 73 4.1.4. Nội dung 73 4.1.5. Hiệu quả của giải pháp 73 4.3. Giải pháp 3: Nâng cao kiến thức của nhân viên về quản lý kho 74 4.3.1. Mục tiêu 74 4.3.2. Căn cứ 74 4.3.3. Nội dung 74 4.3.4. Hiệu quả của giải pháp 74 KÉT LUẬN 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO 77
8. DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Bảng 1.2.1. Cơ sở vật chất của công ty 7 Bảng 1.2.2: Số lượng nhân viên tại công ty 8 Bảng 3.1: Nguồn nhân lực trong kho công ty TNHH Vinh Ngân: 51 Bảng 2.4: Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Vinh Ngân từ 2013 - 2015 17 Bảng 3.3. Bảng dự tính theo mô hình EOQ của công ty 62 Sơ đồ 2.5.1.2. Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất - kinh doanh 38 Sơ đồ 3.1.1. Sơ đồ kho của công ty 50 Sơ đồ 4.1.4. Kho mới của công ty 71
9. DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1.1. Tổng quan về Công ty 4 Hình 1.2.3. Một số các sản phẩm vật liệu, thiết bị lắt đặt trong xây dựng của công ty 9 Hình 1.2.5. Sơ đồ tổ chức bộ máy 12 Hình 2.1.1. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp 19 Hình 2.6.1. Mô hình EOQ 41 Hình 2.6.2. Mô hình POQ 43 Hình 3.1.1. Xe chở hàng cho hàng hóa loại vừa và nhỏ 50 Hình 3.1.1. Xe nâng pallet 50 Hình 3.2.1. Quy trình nhập hàng vào kho 53 Hình 3.2.1.1. Hóa đơn giá trị gia tăng 54 Hình 3.2.1.2. Khu vực hàng nguyên seal 55 Hình 3.2.1.2. Khu vực hàng lẻ 56 Hình 3.2.2. Hóa đơn bán hàng 57 Hình 3.2.2. Nhập dữ liệu trên Excel 58
10. DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT XNK Xuất nhập khẩu TNHH Trách nhiệm hữu hạn CP Cổ phần HTK Hàng tồn kho VLXD Vật liệu xây dựng PGS Phó Giáo Sư TS Tiến Sĩ CSVC Cơ sở vật chất GTGT Giá trị gia tăng SX Sản xuất KD Kinh doanh DN Doanh nghiệp CP Chi phí HĐ Hóa đơn SP Sản phẩm QT Quản trị NXB Nhà xuất bản NVL Nguyên vật liệu XDCB Xây dựng cơ bản KKTX Kê khai thường xuyên KKĐK Kê khai định kỳ SL Số lượng FIFO First In First Out
11. LỜI MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Trong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp kinh doanh đóng vai trò rất lớn trong nền kinh tế của một đất nước. Việt Nam mở cửa nền kinh tế tạo ra nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp có cơ hội đưa những sản phẩm của mình ra thị trường nước ngoài dễ dàng hơn, tiếp cận với nhiều công nghệ tiên tiến hơn, đa dạng hóa nhà cung cấp. Tuy nhiên những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải cũng không phải nhỏ. Đặc biệt nền kinh tế Việt Nam phụ thuộc nhiều vào nền nông nghiệp, còn manh mún, nhỏ lẻ. Liệu các doanh nghiệp trong nước có đủ sức mạnh để cạnh tranh với các doanh nghiệp, các tập đoàn nước ngoài. Với sự cạnh tranh khốc liệt đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải làm như thế nào để đứng vững trên thị trường. Đáp ứng tốt nhất nhu cầu người tiêu dùng, với chất lượng sản phẩm cao giá thành phải chăng. Để làm được điều đó ngoài việc xây dựng được chiến lược kinh doanh hợp lý thì các doanh nghiệp cần giám sát các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ các khâu tìm kiếm các nhà cung ứng uy tín, đến việc thu mua nguyên vật liệu đến khi tìm được thị trường tiêu thụ sản phẩm cần được bảo đảm, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, đạt hiệu quả cao trong sản xuất. Tìm kiếm lợi nhuận tạo điều kiện tích lũy vốn mở rộng sản xuất. Hàng tồn kho là một bộ phận của vốn lưu động của doanh nghiệp và nó chiếm tỉ trọng tương đối lớn. Vì vậy, quản trị hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công tác quản trị hàng tồn kho có nhiệm vụ duy trì lượng hàng tồn kho hợp lý nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất thông suốt, không bị gián đoạn. Bên cạnh đó là đảm bảo có đủ hàng hóa đáp ứng yêu cầu của thị trường. Qua đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng nhằm nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Chính vì vậy công tác quản trị hàng tồn kho là một trong những vấn đề luôn được quan tâm hàng đầu. Việc hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho là một trong những ưu tiên hàng đầu của công ty nhằm bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu cũng như việc công tác dự trữ những mặt hàng này. 1
12. Xuất phát từ những ý trên, em đã ý thức được tầm quan trọng của công tác quản trị hàng tồn kho. Vì vậy, em đã chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Vinh Ngân” cho bài thực tập của mình. 2. Mục đích nghiên cứu S Hệ thống hóa, phân tích và tổng hợp các vấn đề lý luận về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp. S Đánh giá thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Vinh Ngân. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu S Đối tượng nghiên cứu là những vấn đề lý luận và thực tiễn quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Vinh Ngân. S Phạm vi nghiên cứu thực tập là tình hình thực tế tại công ty TNHH Vinh Ngân. 4. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã sử dụng một số phương pháp chủ yếu sau: S Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Được sử dụng để thu thập các thông tin liên quan đến đề tài trong các giáo trình, thông tư, chuẩn mực kế toán ở trên thư viện, trung tâm học liệ u . nhằm hệ thống hóa phần cơ sở lý luận về công tác quản trị hàng tồn kho, cũng như tìm hiểu thực trạng và đề ra một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại công ty. S Phương pháp phân tích,thống kê, so sánh nhằm phân tích tình hình quản trị hàng tồn kho từ đó có cái nhìn tổng quan về công ty và đưa ra một số biện pháp, kiến nghị. S Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phương pháp này được sử dụng để hỏi những người cung cấp thông tin, dữ liệu, nhất là các anh, chị trong phòng kế toán - tài chính nhằm tìm hiểu hoạt động kinh doanh và công tác kế toán, đặc biệt là công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty. 2
13. 5. Cấu trúc đề tài Gồm 4 chương: S Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty S Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp. S Chương 3: Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Vinh Ngân. S Chương 4: Giải pháp hoàn thiện quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Vinh Ngân. 3
14. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VINH NGÂN 1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty TNHH Vinh Ngân 1.1.1. Lịch sử hình thành Hình 1.1.1. Tổng quan về Công ty Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Vinh Ngân Tên nước ngoài: VINH NGÂN COMPANY LIMITED Tên giao dịch: VINHNGAN CO., LTD Nơi đăng ký quản lý: Chi cục thuế Huyện Long Điền Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Văn Vinh Giám đốc: Ông Nguyễn Văn Vinh Mã số thuế: 3501647594 Ngày cấp: 10/08/2010 Ngày hoạt động: 01/07/2010 Địa chỉ trụ sở chính: A34, tổ 3, ấp Phước Thiện, xã Phước Tỉnh, huyện Long Điền, tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu Tổng số vốn ban đầu: 2,500,000 ( Hai tỷ năm trăm triệu đồng) Điện thoại: 0646516897 4
15. Là công ty chuyên về các mảng kinh doanh vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng, xi măng, gạch xây, ngói, đá, cát, sỏi, sơn, gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh , Công ty TNHH Vinh Ngân đã có những bước phát triển lớn mạnh không ngừng kể từ ngày thành lập. Với hơn bảy năm (2010 - 2017) hoạt động trong lĩnh vực này, Công ty TNHH Vinh Ngân đã và đang là một trong những công ty vật liệu xây dựng có uy tín về chất lượng dịch vụ cũng như sản phẩm tốt nhất tỉnh BRVT. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, luôn hoạt động theo phương châm “ Chuyên nghiệp - Hiệu quả vì sự thịnh vượng của khách hàng”, Công ty TNHH Vinh Ngân cam kết sẽ mang đến sự hài lòng tuyệt đối về chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ cho tất cả quý khách. Ngày nay đất nước ngày càng phát triển, đời sống của con người cũng được nâng cao. Vì vậy, ngoài quan niệm cái ăn, cái mặc thì mọi người cũng rất chú trọng đến nơi cư ngụ, muốn sở hữu cho mình ngôi nhà vững chắc, khang trang và đẹp đẽ. Hiểu rõ được điều này, ông Vinh đã quyết định thành lập công ty TNHH Vinh Ngân với mục đích đem đến cho người dân nhiều sự lựa chọn về mẫu gạch đá để trang trí cho ngôi nhà của mình với số vốn điều lệ ban đầu là 2,5 tỷ đồng. Công ty TNHH Vinh Ngân được thành lập và cấp giấy phép kinh doanh ngày 10/08/2010, thuộc loại hình công ty TNHH, thành lập theo đúng luật Doanh nghiệp Việt Nam. Không chỉ đem đến cho khách hàng nhiều nhiều sự lựa chọn mẫu gạch trang trí, thiết bị vệ sinh, nội thất đẹp, đa dạng, phong phú về màu sắc, kích thước, chất lượng mà công ty còn hướng dẫn tận tình cho khách hàng lựa chọn sản phẩm nào sao cho phù hợp. Với sự chăm sóc khách hàng nhiệt tình như vậy công ty đã giúp hàng ngàn người dân có được căn nhà như ý và khang trang, đồng thời giúp để lại trong lòng người dân những hình ảnh đẹp về công ty. Hiện nay, hoạt động của công ty góp phần tích cực vào quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế địa phương, tăng khả năng kinh doanh của công ty nói riêng và tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu nói chung, đáp ứng nhu cầu ngày càng gia tăng của thị trường, mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước. Được thành lập cùng với sự phát triển của cơ chế thị trường. Nhu cầu của thị trường ngày càng tăng, do đó công ty đã chú trọng đến việc cải tiến phương thức quản lý, kỹ thuật nhằm nâng cao số lượng cũng như chất lượng. Với mục tiêu phát triển bền 5
16. vững của công ty, công ty luôn phấn đấu và không ngừng tìm tòi, sáng tạo để đáp ứng nhu cầu càng cao của khách hàng. 1.1.2. Quá trình phát triển Trải qua những năm hoạt động ít ỏi với nhiều nỗ lực, mặc dù có gặp nhiều khó khăn nhưng công ty đã vượt qua và cố gắng khẳng định mình, tạo được uy tín đối với khách hàng. Năm 2010, đây là năm đầy gian nan và vất vả của công ty. Khởi đầu kinh doanh, đội ngũ cán bộ quản lý điều hành của công ty còn non trẻ, cơ sở vật chất còn hạn chế, uy tín chưa tạo dựng được nơi khách hàng, thị trường chưa được mở rộng, cái tên công ty TNHH Vinh Ngân còn chưa có dấu ấn trong lòng người dân nên công ty phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, áp lực. Trong thời gian này, công ty chú trọng xây dựng và thực hiện những chiến lược marketing để quảng bá công ty và đem hình ảnh công ty đến gần với khách hàng. Năm 2013, công ty ký hợp đồng làm đại lý phân phối gạch men cho Công ty cổ phần gạch men Tasa. Việc hợp tác làm ăn này đã giúp hai công ty đã và đang từng bước phát triển mạnh trên thị trường. Năm 2014, công ty nhận làm đại lý cho Công ty cổ phần gạch ngói Mỹ Xuân, phân phối các loại gạch ngói đến với khách hàng. Sản phẩm công ty phân phối đảm bảo chất lượng, đa dạng về chủng loại nên đã được rất nhìu khách hàng quan tâm và đặt hàng. Năm 2015, đây là năm rất phát triển của công ty. Trong năm này, chuyện làm ăn của công ty gặp rất nhiều may mắn và kí được nhiều đơn đặt hàng lớn. Đặc biệt là công ty nhận làm đại lý phân phối các loại bồn nhựa, bồn inox, máy năng lượng mặt trời cho Công ty cổ phần Sơn Hà Sài Gòn. Đây được coi như là mối làm ăn, sự hợp tác thành công nhất của công ty TNHH Vinh Ngân. Năm 2016, công ty khai trương chi nhánh 1 tại D38 tổ 5, ấp Phước Thái, xã Phước Tỉnh, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu với mong muốn mở rộng thị trường và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu xây dựng ngày càng cao của khách hàng. Trải qua hơn bảy năm xây dựng và phát triển, công ty TNHH Vinh Ngân đã và đang ngày càng khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực xây dựng và kinh doanh thương mại trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu mà còn trên toàn quốc. Trải 6
17. qua một hành trình phát triển liên tục và nỗ lực không ngừng, công ty đã gặt hái được nhiều thành tích đáng kể, đem lại nhiều lợi ích kinh doanh cho công ty. 1.2. Quy mô hoạt động 1.2.1. Cơ sở vật chất, thiết bị, nhà xưởng Với nguồn vốn hiện có công ty đã và đang từng bước phát triển, đồng thời mở rộng nhà xưởng và trang thiết bị. Hiện nay, công ty có đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh, quản lý công ty và liên lạc, trao đổi thông tin nội bộ cũng như các khách hàng. Hơn thế nữa, vào tháng 9/2015, công ty mở rộng quy mô, thêm một kho chứa hàng tại D38, tổ 5 ấp Phước Thái, xã Phước Tỉnh, huyện Long Điền, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu để đáp ứng số lượng sản phẩm nhập kho ngày càng nhiều. Bảng 1.2.1. Cơ sở vật chất của công ty Cơ sở vật chất Số lượng Nơi đặt Xe tải 2 Kho Máy vi tính 5 Phòng kế toán và phòng kinh doanh tại trụ sở chính Máy in 2 Phòng kế toán Camera 9 Trụ sở và kho Điện thoại bàn 2 Trụ sở và kho Máy lạnh 1 Trụ sở Quạt 2 Kho 1.2.2. Nhân sự Công ty TNHH Vinh Ngân định hướng xây dựng một đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo và đầy nhiệt huyết, có chuyên môn, kinh nghiệm để đưa Vinh Ngân trở thành một trong những công ty xây dựng có tiếng trên cả nước trong tương lai. Tính tại thời điểm tháng 5/2016, tổng số nhân sự của công ty là 13 người, gồm 8 nhân viên và 5 công nhân. Trong đó, số lượng nhân viên có trình độ đại học và cao đẳng chiếm 6 người (có sự phân bố tương đối đồng đều cả nam lẫn nữ). Số lượng nhân viên cụ thể của các phòng ban. 7
18. Bảng 1.2.2: Số lượng nhân viên tại công ty Các phòng Bộ phận kinh Bộ phận kế Bô phận kho Bộ phận bán ban, bộ phận doanh toán hàng hàng Số lượng 2 4 5 2 (Nguồn: phòng kế toán công ty) Trước sự gia nhập ngành xây dựng mạnh như ngày nay, để nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường, công ty đã kết hợp sức mạnh của nhân viên có trình độ, có kinh nghệm và đội ngũ công nhân chuyên nghiệp, năng nổ để tạo ra dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Trong quá trình làm việc, Ban lãnh đạo luôn quan tâm, giúp đỡ và động viên tinh thần làm việc của nhân viên và có những chế độ lương thưởng phù hợp để khích lệ nhân viên đã đóng góp xây dựng công ty. Chẳng hạn, khi đến các dịp lễ tết, công ty thưởng cho nhân viên ^ số lương hay tổ chức liên hoan trong các sự kiện của công ty. Sự động viên ấy cũng là yếu tố quan trọng để làm động lực cho sự phát triển của công ty và cũng là yếu tố quan trọng giữ chân người tài. 1.2.3. Sản phẩm Công ty TNHH Vinh Ngân là doanh nghiệp buôn bán tổng hợp. Để có vị trí đứng trên thị trường và nâng cao khả năng cạnh tranh đối với các doanh nghiệp cùng ngành khác, công ty luôn mang đến cho quý khách hàng những sản phẩm chất lượng với giá cả vô cùng hợp lý, đặc biệt luôn hướng tới sự đáp ứng hoàn hảo nhất cho người tiêu dùng. Ngành kinh doanh chính của công ty chuyên kinh doanh, cung cấp và thi công chuyên nghiệp các sản phẩm vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng. Với những sản phẩm đa dạng, nhiều thương hiệu khác nhau, mẫu mã, kích cỡ mà công ty rất được lòng khách ở địa phương này. Để chạm tới được thành công ngày hôm nay đó là vì sự uy tín, tín nhiệm mà công ty đưa lên hàng đầu. Mặc dù chỉ kinh doanh theo hình thức quy mô nhỏ nhưng ở đây được sự nhiệt tình, vui vẻ chào đón quý khách hàng của họ. 8
19. Hình 1.2.3. Một số các sản phẩm vật liệu, thiết bị lắt đặt trong xây dựng của công ty Các sản phẩm chính • Gạch lót nền Vinamen, Viglacera • Gạch ốp viền • Gạch ốp tường • Các loại keo ( keo dán gạch, keo chà ron ) • Xi măng (Hoclim, Fico, Thăng Long ) • Sơn nước (Dulux, Expo, Jotun. ) • Thiết bị vệ sinh (bồn rửa, vòi sen, bồn tắ m .) • Trang trí thiết bị nội thất (đèn chùm, tranh thêu chữ thập, đồng hồ điện t ử .) Ngoài ra, công ty còn kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ: ũ Bán buôn kim loại và quặng kim loại ũ Vận tải hành khách bằng đường bộ khác ũ Vận tải hàng hóa bằng đường bộ ũ Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương 9
20. ũ Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa ũ Buôn bán đồ uống ũ Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động 1.2.4. Khách hàng và đối thủ cạnh tranh Khách hàng: Trước tiên ta hiểu khách hàng là cá nhân, nhóm người, doanh nghiệp có nhu cầu và có khả năng thanh toán về hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Khách hàng rất đa dạng, khác nhau về lứa tuổi, giới tính, mức thu nhập, nơi cư trú, sở thích tiêu dùng và vị trí trong xã hội. Đối với các doanh nghiệp đang kinh doanh và các doanh nghiệp sắp bước vào kinh doanh thì phân đoạn thị trường là rất quan trọng. Vì vậy, cần phải phân đoạn thị trường để doanh nghiệp nhận biết được đặc tính của từng đoạn và tuỳ thuộc vào khả năng, nguồn lực của mình để có các lựa chọn chính sách, biện pháp khác nhau để tiếp cận và khai thác thị trường nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược kinh doanh. Riêng với công ty TNHH Vinh Ngân, sau khi phân tích thị trường và các điều kiện khách quan bên ngoài lẫn bên trong, công ty chọn thị trường mục tiêu của mình là những người có độ tuổi từ 25-40 tuổi, đã lập gia đình. Hiện nay, Vinh Ngân chiếm khoảng 29% thị phần trong huyện Long Điền. Mặc dù đây là một con số khiêm tốn nhưng với quy mô hoạt động hiện nay thì đó là nguồn khích lệ để Vinh Ngân hoạt động mạnh mẽ hơn. 1.2.5. Nhà cung cấp Đối với các tổ chức cần sản phẩm hay dịch vụ, thì một nhà cung cấp tốt thật sự là một tài nguyên vô giá, bởi chính họ sẽ góp phần trực tiếp vào thành công của tổ chức. Nhà cung cấp tốt không chỉ giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, với giá cả hợp lý, thái độ phục vụ tận tâm, luôn đảm bảo đầu vào cho sản xuất trong suốt, mà còn hỗ trợ khách hàng của mình phát triển sản phẩm, phân tích giá trị, sẵn sàng hợp tác trong các chương trình giảm chi phí, áp dụng các kĩ thuật, công nghệ tiên tiến, giúp người mua đạt được hiệu quả cao hơn. Lựa chọn nhà cung cấp tốt và quản lý được họ, là điều kiện tiên quyết giúp tổ chức sản xuất được sản phẩm có chất lượng đúng như mong muốn, theo tiến độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường, bên cạnh đó còn nhận được sự hỗ trợ của nhà cung cấp, để tiếp tục đạt thành tích cao hơn. 10
21. Để chọn nhà cung cấp tốt, cần làm các công việc sau: - Phát triển và duy trì các nguồn cung cấp bền vững. - Đề ra những chiến lược và chiến thuật thích hợp. - Phân tích, đánh giá các nhà cung cấp cẩn thận, đảm bảo các nhà cung cấp được chọn đạt các yêu cầu đề ra. - Quyết định dùng đấu thầu cạnh tranh hay đàm phán là phương pháp để chọn nguồn cung cấp. - Lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp. - Quản lý nhà cung cấp đã được lựa chọn để đảm bảo họ luôn giao hàng đúng chất lượng, kịp thời gian và giá cả hợp lý. - Duy trì và mở rộng mối quan hệ với nhà cung cấp để công ty luôn chủ động trong mọi tình huống. Dựa trên những công việc đó, công ty TNHH Vinh Ngân hiện đã có danh sách những nhà cung cấp như sau: 11
22. 1.2.6. Bộ máy tổ chức Hình 1.2.6. Sơ đồ tổ chức bộ máy Cũng như các công ty TNHH một thành viên khác, bộ máy tổ chức của công ty TNHH Vinh Ngân được chia như sau: đứng đầu là Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hành công ty, tiếp đó là các phòng ban chuyên môn. Cơ cấu quản trị của công ty là cơ cấu trực tuyến, mỗi cấp chỉ có một cấp trên thực hiên, đường truyền mệnh lệnh từ trên xuống. Cơ cấu này rất phù hợp với quy mô hoạt động và tính chất kinh doanh không phức tạp như công ty. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban ũ Giám đốc - người đại diện pháp luật: chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh của công ty, giữ vai trò lãnh đạo chung toàn công ty, chỉ đạo trực tiếp đến từng phòng ban của công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật, đồng thời đại diện cho quyền lợi của toàn thể nhân viên trong công ty. Là người quyết định phương hướng, kế hoạch, dự án sản xuất - kinh doanh và các chủ trương lớn của công ty, việc hợp tác đầu tư, liên doanh kinh tế của công ty, các vấn đề về tổ chức bộ máy điều hành để đảm bảo hiệu quả cao. Đồng thời, Giám đốc có nhiệm vụ quyết định phân chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận vào quỹ của Công ty, duyệt tổng quyết toán của Công ty, quyết định về việc chuyển nhượng, mua bán, cầm các loại tài sản chung của Công ty theo quy định của Nhà nước, Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty và thực hiện nộp ngân sách hằng năm ũ Phòng kế toán: tổ chức quản lý thực hiện công tác hạch toán kế toán, tài chính và thống kê theo quy định của Nhà nước; giám sát, quản lý nguồn vốn, tài sản, công nợ của công ty. Đồng thời, chịu trách nhiệm lưu giữ, bảo quản các chứng từ theo quy 12
23. định, ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước. Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Giám đốc; tổ chức hướng dẫn, bồi dưỡng các nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ đội ngũ kế toán viên. Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh. Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của Công ty. ũ Phòng kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty do nó có ảnh hưởng trực tiếp đến tổng doanh thu của công ty đó. Phòng kinh doanh có các nhiệm vụ trong doanh nghiệp như sau: + Công tác kế hoạch: Xây dựng chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn; tham mưu xây dựng kế hoạch đầu tư và thực hiện lập các dự án đầu tư; chủ trì lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng tháng, quý, năm và kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty; thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện các công việc sản xuất kinh doanh của Công ty và các công tác khác được phân công theo quy định,. + Công tác lập dự án: Chủ trì lập dự án công trình, dự toán mua sắm vật tư thiết bị và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; soát xét hồ sơ, tham mưu cho Giám đốc thẩm duyệt về dự toán, thanh quyết toán khối lượng thực hiện hoạt động công ích, sản xuất - thương mại - dịch vụ, các dự án đầu tư xây dựng công trình, mua sắm thiết bị, khắc phục bão lụt để trình cấp có thẩm quyền duyệt. + Công tác hợp đồng: Chủ trì soạn thảo và quản lý các hợp đồng kinh tế, phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ kiểm tra theo dõi các công tác liên quan đến việc thực hiện các hợp đồng kinh tế; tham mưu về hợp đồng kinh tế đối với công trình và nguồn vốn do Công ty làm chủ đầu tư và hợp đồng xây dựng, mua sắm phương tiện, thiết bị, vật tư nhiên liệu, hợp đồng sửa chữa phương tiện thiết bị và những hợp đồng trên các lĩnh vực khác theo quy định hiện hành. Phối hợp cùng các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu, thanh toán, quyết toán; chủ trì trong công tác các định mức, quy chế khoán. + Công tác đấu thầu: Chủ trì tham mưu và thực hiện việc tìm kiếm việc làm, tham gia đấu thầu các dự án nhằm tạo doanh thu và lợi nhuận cho công ty; chủ trì tham mưu 13
24. trình tự thủ tục đầu tư - xây dựng, đấu thầu - giao thầu - giao khoán; lập và soát xét hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu phần chỉ dẫn đối với nhà thầu, tham mưu tổ chức đấu thầu theo quy định; tham gia vào tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu; tham mưu cho Giám đốc giải quyết mọi thủ tục có liên quan từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc đấu thầu. ũ Bộ phận bán hàng: thực hiện triển khai bán hàng để đạt doanh thu mục tiêu của ban giám đốc đưa ra, quản lý và điều phối hàng hóa, tham gia tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn các nghiệp vụ cho nhân sự thuộc bộ phận. ũ Phòng vật tư: quản lý toàn bộ vật tư, hàng hoá luân chuyển qua công ty, thực hiện quy trình xuất nhập vật tư. Mở sổ sách, theo dõi, ghi chép, đảm bảo tính chính xác, hàng tuần tập hợp, cập nhật, phân loại, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hoá cùng các hồ sơ đi kèm. Kiểm tra việc mua bán, tình hình dự trữ vật tư, công cụ dụng cụ, giá vật tư theo giá thị trường, đề xuất xử lý số liệu vật tư chênh lệch, thừa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất và các nguyên liệu, vật tư có số lượng lớn bị tồn kho lâu ngày, ngăn ngừa sử dụng vật tư, công cụ dụng cụ sai quy định của công ty. Ngoài ra, hàng tháng phải kiểm kê, đối chiếu số liệu tồn kho với thủ kho, bộ phận sản xuất và các bộ phận có liên quan. - Bộ phận vận chuyển, bốc xếp: tổ chức phân công vận chuyển hàng hóa theo đơn đặt hàng của khách và đơn nhận hàng của công ty; tổ chức thu gom, phân loại, sắp xếp hàng hóa đúng vị trí qui định; tổ chức đề xuất sửa chữa, loại bỏ các sản phẩm hư vỡ. Ngoài ra, bộ phận này cũng cần sắp xếp hàng hoá tồn kho và tính sản lượng hàng xuất nhập hàng tháng của các kho. 1.3. Mục tiêu, định hướng, và chiến lược phát triển kinh doanh của Công ty TNHH Vinh Ngân Sau khi xem xét tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm vừa qua, công ty đã đưa ra phương hướng và mục tiêu về mọi mặt sản xuất kinh doanh nói chung và xuất nhập khẩu nói riêng nhằm áp dụng những thành tựu và khắc phục những tồn tại trong các kế hoạch kinh doanh để thu được lợi nhuận ngày càng cao, giữ vững nhịp độ phát triển ổn định và thực hiện tốt các nghĩa vụ với Nhà nước. 1.3.1. Mục tiêu - Trở thành công ty hàng đầu trong các lĩnh vực kinh doanh vận tải, trở thành 1 tập đoàn lớn mạnh phát triển bền vững, là lựa chọn số 1 đối với hành khách cũng như các 14
25. chủ đầu tư nhờ uy tín và khả năng cung cấp phương tiện và dịch vụ vận chuyển. - Xây dựng công ty thành một tổ chức chuyên nghiệp, tạo dựng công ăn việc làm ổn định, môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, thu nhập cao cho toàn bộ cán bộ công nhân viên công ty. 1.3.2. Định hướng - Về định hướng thương hiệu, công ty hướng tới mục tiêu phát triển lâu dài, bền vững, luôn đổi mới, luôn sáng tạo vững vàng trong tiến trình hội nhập và toàn cầu hóa thương mại. Bên cạnh đó, công ty định hướng xây dựng một công ty phát triển ổn định các thị trường để thương hiệu luôn trở thành một thương hiệu có uy tín trong và ngoài nước. - Về dịch vụ khách hàng, công ty phấn đấu thỏa mãn yêu cầu ngày càng cao của khách hàng với mức giá hợp lí, tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, công ty còn cải tiến để hoàn thiện quy trình phục vụ, thực hiện quản lí chất lượng một cách hiệu quả nhất.Ngày càng cập nhật những kiến thức nghiệp vụ và rèn luyện chuyên nghiệp cho nhân viên. - Về số lượng khách hàng, công ty sẽ phấn đấu mở rộng khách hàng nhằm nâng cao doanh thu hơn nữa cho công ty. Đồng thời công ty tiếp tục xây dựng mối quan hệ bền vững với các khách hàng thân thiết - Về nhân lực, công ty đề ra mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ khách hàng và ngày càng thích ứng với sự thay đổi linh hoạt của các yêu cầu từ phía khách hàng. Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - về tầm nhìn đến năm 2030,Trở thành thương hiệu uy tín, phát triển hàng đầu khu vực. - về sứ mệnh (MISSION): Phương châm” Chuyên nghiệp - hiệu quả vì sự thịnh vượng của khách hàng”. Đề cao việc đào tạo phát triển đội ngũ nguồn nhân lực mang tính chuyên nghiệp cao, xây dựng môi trường làm việc tốt, tạo điều kiện phát triển nghề phiệp cũng như phát huy hết năng lực bản thân, góp phần cùng công ty phát triển. Chia sẻ cùng Xã hội và Cộng Đồng về trách nhiệm xã hội. - về năng lực cốt lõi:Đội ngũ nhân viên Chuyên nghiệp, đoàn kết, tận tâm. Có bề dày kinh nghiệp trong ngành, có mối quan hệ tốt với các cơ quan chức năng. Ban lãnh đạo có năng lực, có tâm và tầm nhìn xa. 15
26. - về giá trị cốt lõi (3C: can do-Customer, Commitment, Celebrate ): Khách hàng là trên hết: + Luôn đặt lợi ích và sự hài lòng của khách hàng như là thước đo cho sự thành công. Môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, đoàn kết vì một mục tiêu chung. Luôn quan niệm con người có năng lực là tài sản quan trọng nhất của Cty là nhân tố tạo ra sự khác biệt và mang đến thành công vì vậy luôn trú trọng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, trọng dụng nhân tài. + Học tập, sáng tạo, đổi mới chuyên nghiệp, chất lượng ổn định, giá cả hợp lý, dịch vụ hoàn hảo. Thực hiện đầy đủ trách nhiệm xã hội, quan tâm đến lợi ích cộng đồng và bảo vệ môi trường. Sản phẩm tốt được làm ra từ những con người chuyên nghiệp. Trước khi làm ra sản phẩm chúng tôi hoàn thiện con người. 1.3.2. Chiến lược phát triển Công ty tập trung trí tuệ và sức lực đẩy lùi khó khăn, nắm bắt thời cơ, đổi mới nhận thức, chấn chỉnh tổ chức, khai thác tối đa các nguồn vốn, mạnh dạn đầu tư thiết bị, con người, ứng dụng công nghệ tiên tiến vào sản xuất kinh doanh; xây dựng Công ty trở thành một doanh nghiệp phát triển mạnh toàn diện trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng. • về sản phẩm: Phát triển đa dạng hóa sản phẩm. Ưu tiên cho việc phát triển các sản phẩm truyền thống đã khẳng định được thị phần và sản phẩm có tính công nghệ, kỹ thuật cao. Nghiên cứu phát triển các sản phẩm mới, đặc biệt là các sản phẩm mà Công ty có tiềm năng và lợi thế. • về thị trường: Đẩy mạnh các hoạt động về tiếp thị nhằm quảng bá thương hiệu và các sản phẩm của Công ty trên thị trường. Thực hiện tốt chính sách chất lượng đối với khách hàng để duy trì và phát triển thương hiệu, thị phần. Phát huy mọi nguồn lực, đẩy mạnh hoạt động đối ngoại, liên doanh, liên kết với các đối tác nước ngoài để tiếp cận thị trường quốc tế rộng lớn hơn. • về khoa học công nghệ: Đẩy mạnh phong trào sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất để đổi mới công nghệ trong sản xuất kinh doanh nhằm tạo ra nhiều lợi nhuận. Thường xuyên cập nhật, nghiên cứu, áp dụng các tiến bộ khoa học công nghệ trên thế giới. • về đầu tư: Tiếp tục đầu tư các thiết bị chuyên ngành hiện đại, mang tính đổi mới công nghệ. Thông qua việc đầu tư để tiếp cận được những phương tiện, 16
27. thiết bị hiện đại theo hướng phát triển của khoa học kỹ thuật tiên tiến trên thế giới, đồng thời cũng đào tạo được đội ngũ cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghề, đáp ứng yêu cầu phát triển của Công ty. • Về tài chính: Quản lý chặt chẽ chi phí, đảm bảo sử dụng nguồn vốn có hiệu quả; nâng cao năng lực tài chính, đảm bảo phát triển liên tục, ổn định, vững chắc. o Sơ nét kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Vinh Ngân trong những năm gần đây Sau quá trình phát triển, Công ty TNHH Vinh Ngân đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Mặc dù có những năm doanh thu bị giảm sút và tình hình hoạt động không ổn định nhưng nhìn chung công ty luôn nỗ lực để đạt được những mục tiêu chung. Điều này được thể hiện trên bảng tổng kết hoạt động kinh doanh trong ba năm 2013, 2014 và 2015 dưới đây: Bảng 2.4: Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Vinh Ngân từ 2013 - 2015 Đơn Chỉ tiêu 2013 2014 2015 vị Doanh thu đồng 12,476,938,254 11,664,873,928 13,636,462,455 bán hàng Doanh thu Doan hoạt động đồng 1,772,624 725,982 2,245,864 h thu tài chính Tổng doanh đồng 12,478,710,878 11,665,599,910 13,638,708,319 thu Giá vốn hàng bán đồng 9,982,968,702 9,332,479,928 10,910,966,655 Chi phí quản lý đồng 8,347,634 4,666,684 20,466,777 Lợi nhuận sau thuế đồng 1,890,419,852 1,769,624,506 2,057,528,914 (Nguồn: Bảng BCKQKD của công ty) 17
28. Từ bảng kết quả phân tích hoạt động trên, ta có thể khái quát hóa về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty như sau: Quan sát Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, ta có thể thấy tổng doanh thu năm 2014 đã rớt về 11,664,873,928 đồng từ mức 12,476,938,254 đồng của một năm trước đó. Tuy nhiên, doanh thu năm 2015 đã tăng lên 13,636,462,455 đồng, chiếm 36,1% trong ba năm. Tổng doanh thu của đơn vị tăng lên là do sang năm 2015 đơn vị đã nhập về nhiều mẫu đá mới thu hút rất nhiều khách hàng và ký hợp đồng làm đại lý cho công ty cổ phần Sơn Hà Sài Gòn. Cùng với đó, lợi nhuận của năm 2014 cũng ít hơn hai năm còn lại, chỉ chiếm 30,95% tổng chênh lệch. Tình trạng kinh doanh thua lỗ này là do doanh thu năm 2014 đã giảm. Ngược lại, lợi nhuận năm 2015 lại khá cao, thu được 2,057,528,914 đồng, chiếm 35,98%. Trong bối cảnh kinh tế nhiều khó khăn, công ty đã linh hoạt đưa ra các giải pháp đẩy mạnh doanh thu như tăng cường chăm sóc khách hàng, đa dạng hoá sản phẩm, nâng cao chất lượng hàng hóa Do đó, Vinh Ngân đã đạt được những kết quả khả quan trong hoạt động kinh doanh, đảm bảo sinh lời cho công ty. Như vậy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 2015 có thay đổi về quy mô và chiều sâu so với năm 2013 và năm 2014 làm tăng doanh thu của đơn vị dẫn đến lợi nhuận cũng tăng cao, nhưng do giá vốn hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh tăng cao hơn mức tăng doanh thu nên làm ảnh hưởng không tốt đến lợi nhuận của đơn vị. 18
29. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TON KHO 2.1. Khái niệm, vai trò, mục đích của hàng tồn kho 2.1.1. Khái niệm hàng tồn kho - Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được như: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa vào sử dụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồn kho, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang .(Nguồn: Giáo trình Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp. PGS.TS Nguyễn Anh Tuấn, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân). Hình 2.1.1. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp 19
30. - Trước khi hiểu hàng tồn kho trong doanh nghiệp là gì, ta nên biết từ “stock” (hàng tồn kho) có hai nghĩa chủ yếu: + Toàn bộ hàng hóa có sẵn trên thị trường hoặc trong cửa hàng. + Tập hợp tất cả các hàng hóa, nguyên liệu ban đầu, sản phẩm trung gian hay sản phẩm cuối cùng thuộc quyền sở hữu của một doanh nghiệp. - Nếu thu hẹp ở một doanh nghiệp thì định nghĩa đầu tiên có liên quan đặc biệt đến các doanh nghiệp có chức năng phân phối sản phẩm (siêu thi, doanh nghiệp bán hàng qua mạng, điện thoại.), các doanh nghiệp này cũng có vấn đề quản trị như các doanh nghiệp khác nhưng chúng có tầm quan trọng hơn. - Định nghĩa thứ hai có liên quan đến các doanh nghiệp sản xuất hay chế biến. Trong các doanh nghiệp này có 4 loại hàng tồn kho (stock): S Hàng tồn kho đầu nguồn: là giao diện giữa người cung ứng và doanh nghiệp (hàng cung ứng), gồm nguyên vật liệu, thành phần cung cấp cho dây chuyền sản xuất. S Hàng tồn kho sản phẩm trung gian (tồn kho đệm hay đang dang dở): tồn kho các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất giữa các máy hoặc các phân xưởng sản xuất. S Hàng tồn kho cuối nguồn: thành phẩm, sẵn sàng để đợi được chuyến đi như đến với khách hàng, đến với các người đặt hàng. S Hàng tồn kho của những chi tiết, phụ tùng thay thế của máy móc, các dụng cụ hay những vật liệu để bảo trì. ^ Như vậy: Tồn kho dự trữ của doanh nghiệp là những tài sản doanh nghiệp lưu giữ để sản xuất hoặc bán ra sau này. Trong các doanh nghiệp, tồn kho thường bao gồm nguyên liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất, sản phẩm dở dang, thành phẩm hàng hóa chở tiêu th ụ . ♦ ♦ ♦ Sự cần thiết và nguyên nhân của hàng tồn kho: - Tồn kho hàng cung ứng: tồn kho này cho phép một mức độ độc lập nào đó đối với nhà cung cấp và cho phép đảm bảo cân bằng giữa chi phí vận chuyển và chi phí mua hàng. Đối với những vật liệu rẻ tiền, ta nên tồn trữ. Đối với những vật liệu đắt tiền, ta có thể chọn giải pháp “khi cần mới mua” nhưng điều đó đồng nghĩa với sự hiểu biết hoàn chỉnh giữa nhu cầu và thời hạn giao hàng của bộ phận cung ứng. - Tồn kho thành phẩm: là nhiệm vụ của những công ty chuyên bán hàng được tồn kho. Đối với những công ty khác, tồn kho loại này cho phép thích ứng với những sự 20
31. thay đổi nhu cầu của khách hàng. Rất hiếm khi nhu cầu này được đều đặn. Để đáp ứng chúng ta có những cách sau: + Sẵn sàng đáp ứng với nhu cầu bằng cách các trang thiết bị phải dư khả năng sản xuất và nhân lực có thể huy động dễ dàng (nhân công tạm thời). + Có thể sản xuất sau đơn đặt hàng, điều này cũng có nghĩa là phải có hàng tồn kho. - Tồn kho bán thành phẩm. Do 3 nguyên nhân chính: + Sản xuất theo lô, cần thời gian chuyển đổi từ dây chuyền sản xuất này sang loại sản phẩm khác. + Việc làm cân bằng các công đoạn (do sự khác nhau về nhịp độ hoạt động của máy). + Dự phòng trường hợp máy hư và phế phẩm. - Tồn kho dụng cụ và linh kiện: kho dụng cụ được dùng trong các hoạt động của xí nghiệp (thiết bị dụng cụ chế tạo máy, dụng cụ cắt các khuôn trong kĩ thuật chế tạo sản phẩm), kho chi tiết cần thiết cho việc bảo trì và dịch vụ hậu mãi. - Thông thường các doanh nghiệp sản xuất phải dự trữ một lượng hàng tồn kho phù hợp với từng giai đoạn khác nhau trong toàn bộ quá trình sản xuất từ nguyên liệu thô cho đến khi sản phẩm được hoàn tất. Trong khi đó, các doanh nghiệp thương mại như nhà phân phối sỉ hoặc lẻ chỉ dự trữ hàng tồn kho dưới một dạng duy nhất là sản phẩm hoàn chỉnh chờ được tiêu thụ. Mặc dù vậy, mức độ đầu tư vào lượng hàng tồn kho của các nhà sản xuất có khuynh hướng phụ thuộc vào khả năng phân phối. Ngay cả đối với các nhà phân phối, mức độ đầu tư vào lượng hàng dự trữ cũng có nhiều khác biệt. Vì thế, tính toán để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ lượng hàng tồn kho ít hay nhiều rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. - Dự trữ ít hoặc không có hàng dự trữ cũng gây ra nhiều rủi ro không mong muốn cho doanh nghiệp: Mất sự tín nhiệm của khách hàng, làm hỏng kế hoạch sản xuất, mất sự linh hoạt nên tất yếu hàng tồn kho là thứ không thể thiếu trong các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất. 2.1.2. Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp thương mại - Cũng như doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho cũng có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại vì nếu thiếu hụt hàng tồn kho sẽ dẫn đến rủi ro doanh nghiệp mất đi sự tín nhiệm của khách hàng. Không cung cấp được lượng hàng hóa khi cần thiết không chỉ làm mất khách hàng tại thời điểm hiện tại mà còn có thể mất luôn 21
32. những đơn đặt hàng trong tương lai do doanh nghiệp không còn được khách hàng tin cậy vào khả năng cung ứng loại hàng hóa đó. Trong môi trường cạnh tranh, doanh nghiệp sẽ mau chóng mất khách hàng vào tay các đối thủ cung ứng sản phẩm cùng loại nếu không dự đoán được nhu cầu và khả năng tiêu thụ của thị trường để lập kế hoạch tồn kho phù hợp. - Ngược lại nếu dự trữ dư thừa hàng tồn kho thì doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để xử lý hàng tồn, có thể kéo theo sự ảnh hưởng của giá, đặc biệt là những sản phẩm có vòng đời ngắn và khó bán rộng rãi. Dù kinh doanh trong lĩnh vực nào thì dự trữ quá nhiều hàng tồn kho cũng là một điều nên tránh. Nó làm doanh nghiệp tốn chi phí, dịch vụ để bảo quản kho, phải đóng thuế tính trên từng sản phẩm chưa bán được, và mua bảo hiểm với giá cao hơn. Theo thống kê thì một doanh nghiệp bán lẻ thường phải tốn từ 20% đến 30% cho chi phí lưu kho lưu bãi. > Vì thế việc tính toán để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ lượng hàng hóa tồn kho ít hay nhiều rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. S Cải thiện mức độ phục vụ Trong quá trình sản xuất kinh doanh, đôi khi doanh nghiệp bị trả lại hàng đã bán do hàng hóa kém chất lượng, có sai sót kỹ thuật, Doanh nghiệp có thể lấy hàng tồn trong kho để xuất bù lại hoặc cho khách hàng trực tiếp chọn hàng theo nhu cầu, việc này giúp nâng cao mức độ phục vụ khách hàng của doanh nghiệp, giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài mà vẫn đảm bảo thu nhập cho công ty. S Giảm tổng chi phí Logistics Logistics có thể được định nghĩa là việc quản lý dòng chung chuyển và lưu kho nguyên vật liệu, quá trình sản xuất, thành phẩm và xử lý các thông tin liên q u an . từ nơi xuất xứ đến nơi tiêu thụ cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng. Hiểu một cách rộng hơn nó còn bao gồm cả việc thu hồi và xử lý rác thải. (Nguồn: UNESCAP) Chi phí Logistics là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát sự lưu thông và tích trữ một cách hiệu quả các loại hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ, thông tin đi kèm từ điểm khởi đầu và điểm kết thúc nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng. S Đáp ứng các đơn hàng đột xuất 22
33. Hàng hóa được công ty sản xuất hoặc nhận bán được bán ngay cho khách hàng tại các cửa hàng của công ty hoặc các đại lý phân phối nếu số lượng hàng nhỏ hoặc đã đặt trước. Tuy nhiên, doanh nghiệp đôi khi sẽ phải tiếp nhận một vài đơn đặt hàng đột xuất, số lượng đặt mua lớn mà công ty không thể sản xuất trong thời gian ngắn. Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề về các đơn hàng đột xuất này, giữ được mối quan hệ làm ăn với khách hàng, đồng thời đảm bảo nguồn thu của công ty. S Bán mặt hàng có tính mùa vụ trong cả năm Mặt hàng có tính mùa vụ là những hàng hóa, thành phẩm có thời gian sử dụng ngắn (dưới 3 tháng) như: lương thực, thực phẩm, chế phẩm từ động vật như sữa, mỡ động vật, ). Tại một khoảng thời gian nhất định trong năm, doanh nghiệp thu về số lượng lớn hàng có tính mùa vụ, chưa tìm được điểm tiêu thụ và áp lực từ thời gian sử dụng ngắn của sản phẩm đòi hỏi doanh nghiệp cần có cách xử lý kịp thời. Lưu trữ hàng hóa, thành phẩm có tính mùa vụ sau khi đã sơ chế giúp sản phẩm lâu hỏng hơn, đồng nghĩa với tăng tính tiêu thụ của sản phẩm, đáp ứng nhu cầu khách hàng trong một thời gian dài hơn. S Đầu cơ chờ giá Đầu cơ là hành vi của chủ thể, tận dụng cơ hội thị trường đi xuống để “tích lũy” sản phẩm, hàng hóa và thu lợi sau khi thị trường ổn định lại. Hoạt động đầu cơ chủ yếu là trong ngắn hạn và thu lợi nhờ chênh lệch giá. Hàng hóa công ty đầu cơ có thể là sản phẩm công ty sản xuất ra hoặc thu mua từ thị trường. Hành động này làm lượng cung hàng hóa đó trên thị trường giảm đi trong khi lượng cầu không thay đổi, dẫn tới cầu tăng tương đối so với cung, làm tăng mức giá khách hàng chấp nhận chịu để có được hàng hóa đó. S Giải quyết thiếu hụt trong hệ thống Thông thường, trong quy trình sản xuất kinh doanh, công ty trích ra một số lượng nhỏ thành phẩm, hàng hóa chuyển vào dùng trong các phòng ban (cho quá trình sản xuất, quản lý doanh nghiệp, bán hàng) hoặc biếu, tặng cán bộ công nhân viên, khách h àn g . Trong trường hợp thiếu hụt, doanh nghiệp có thể lấy hàng từ kho, đảm bảo sự vận hành, lưu thông của hệ thống sản xuất, bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp. 23
34. 2.1.3. Mục đích của hàng tồn kho Có 2 mục đích chính: - Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có: mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn. Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất. Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ. Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa. Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định. Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận. - Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho; liên quan gần nhất đến mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho. Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm bảo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm. Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách. Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời. Hai là nó sẽ làm giảm các chi phí thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận. 2.2. Phân loại, đặc điểm hàng tồn kho 2.2.1. Phân loại hàng tồn kho Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính: ♦♦♦ Nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất - kinh doanh: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt; da trong doanh nghiệp đóng giày; vải trong doanh nghiệp may mặc Đây là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất, có vai trò rất lớn để quá trình này được tiến hành bình thường dù nó không trực tiếp tạo ra lợi nhuận. 24
35. ♦♦♦ Sản phẩm dở dang: bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Tồn kho trong quá trình sản xuất chủ yếu là sản phẩm chưa hoàn thành. Đó là các loại nguyên liệu nằm tại từng công đoạn của dây chuyền sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường, sản phẩm làm ra đòi hỏi trình độ công nghệ cao, quá trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn. Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều. ♦♦♦ Thành phẩm: bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Tồn kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kỳ nhất định. Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu như tất cả các doanh nghiệp đều chưa thể tiêu thụ hết ngay các sản phẩm của mình. Có rất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng này. Để tiêu thụ sản phẩm có thể cần phải sản xuất đủ cả lô hàng mới được xuất kho, có “độ trễ” nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều công đoạn tốn nhiều thời gian hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như: S Hàng hóa mua về để bán (thường xuất hiện trong các doanh nghiệp thương mại) bao gồm: hàng hóa tồn kho; hàng mua đang đi trên đường; hàng gửi đi bán; hàng hóa gửi đi gia công chế biến. S Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành. Người ta còn có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại: S Tồn kho một kỳ: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ được dự trữ một lần mà không có ý định tái dự trữ sau khi nó được tiêu dùng. S Tồn kho nhiều kỳ: Gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu. Tồn kho nhiều kỳ thường phổ biến hơn tồn kho một kỳ. 25
36. 2.2.2. Đặc điểm hàng tồn kho Đối với các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho có vai trò như một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sản xuất kinh doanh như dự trữ - sản xuất - tiêu thụ sản phẩm khi mà giữa các giai đoạn này các hoạt động không phải lúc nào cũng được diễn ra đồng bộ. Hàng tồn kho mang lại cho bộ phận sản xuất và bộ phận Marketing của một doanh nghiệp sự linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh như lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ. Ngoài ra hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tự bảo vệ trước những biến động cũng như sự không chắc chắn về nhu cầu đối với các sản phẩm của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại như các doanh nghiệp bán sỉ hay bán lẻ thì hàng tồn kho cũng có vai trò tương tự là một tấm đệm an toàn giữa giai đoạn mua hàng và bán hàng trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp sản xuất thường có 3 loại hàng tồn kho ứng với ba giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất: 2.2.2.I. Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất - kinh doanh ở các doanh nghiệp. Nói đến hoạt động quản lý hàng tồn kho, quản lý nguyên vật liệu thường được nhắc đến đầu tiên. Quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất - kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu thường phân ra làm các loại sau: S Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Nguyên liệu ở đây chính là các đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp. S Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất - kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng và chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động 26
37. hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. S Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than, đá, củi, xăng, dầu .Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường. S Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định. ■S Thiết bị và vật liệu XDCB: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. S Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán số lượng và giá trị của từng lại nguyên vật liệu, các doanh nghiệp trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “ Sổ danh điểm nguyên vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm nguyên vật liệu. Kí hiệu Tên, nhãn Đơn giá Nhóm Danh điểm hiệu, quy Đơn vị tính hạch toán Ghi chú NVL cách NVL Mẫu “Sổ danh điểm nguyên vật liệu” Nguyên vật liệu được nhập xuất kho thường xuyên. Chính vì vậy đã phát sinh yêu cầu quản lý kiểm soát nguyên vật liệu nhập xuất kho cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có các phương thức kiểm kê khác nhau. Dưới đây là hai phương pháp tổng hợp để kiểm kê nguyên vật liệu: Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX): Là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa 27
38. trên sổ sách kế toán. Tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hóa được thể hiện rõ ràng, giá trị nguyên vật liệu ở bất cứ thời điểm nào trong kì hạch toán đều có thể nắm bắt được. Cuối lì hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế nguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán ta sẽ xác định được số vật tư thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp này có nhiều ưu điểm nên được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. Phương pháp kiểm kê định kì (KKĐK): Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối lì trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu đã xuất trong kì theo công thức: Trị gi á v ật tư, = Tổng trị gi á vật + Trị giá vật tư, - Trị giá vật tư, hàng hóa xuất tư, hàng hóa hàng hóa tồn hàng hóa tồn kho mua vào trong kì đầu cuối kì kì Tồn kho nguyên vật liệu bao gồm các chủng loại hàng mà một doanh nghiệp mua để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình. Nó có thể gồm các loại nguyên vật liệu cơ bản, bán thành phẩm hoặc cả hai. Việc duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi trong hoạt động mua vật tư và hoạt động sản xuất. Đặc biệt bộ phận cung ứng vật tư sẽ có lợi khi có thể mua một số lượng lớn và được hưởng giá chiết khấu từ các nhà cung cấp. Ngoài ra khi doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả nguyên vật liệu sẽ tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm, hoặc cả hai, thì việc lưu giữ một số lượng hàng tồn kho sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp luôn được cung ứng đầy đủ, kịp thời với chi phí ổn định. Bộ phận sản xuất trong việc thực hiện các kế hoạch sản xuất cũng như sử dụng hiệu quả các phương tiện sản xuất và nhân lực của mình cũng cần một số lượng hàng tồn kho luôn có sẵn thích hợp. Do vậy, chúng ta có thể hiểu được là tại sao các bộ phận sản xuất và cung ứng vật tư trong các doanh nghiệp luôn muốn duy trì một số lượng lớn hàng tồn kho nguyên vật liệu. 2.2.2.2. Bán thành phẩm (sản phẩm dở dang) Bán thành phẩm hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là một loại hàng tồn kho dù ít dù nhiều cũng luôn tồn tại ở các doanh nghiệp. Bán thành phẩm là những sản phẩm mới kết thúc quy trình công nghệ sản xuất (trừ công đoạn cuối cùng) 28
39. được nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến hoặc có thể bán ra ngoài. Tồn kho bán thành phẩm thường có thể phân thành ba loại hình: bán thành phẩm vận chuyển, bán thành phẩm quay vòng, bán thành phẩm an toàn, được lần lượt thiết lập bởi các mục đích khác nhau, đồng thời chịu ảnh hưởng của các nguyên nhân khác nhau. Trong mô hình JIT, một trong những mục tiêu trọng tâm là giảm tối đa lượng hàng tồn kho bán thành phẩm chứ không phải là rút ngắn chu kỳ sản xuất hay giảm chi phí sản xuất. Chu kỳ sản xuất sản phẩm là thời gian bắt đầu từ khi nguyên vật liệu được đưa vào cho đến khi đưa ra được thành phẩm. Đó chính là thời gian để nguyên vật liệu, linh kiện thông qua hệ thống chế tạo sản xuất. Giữa thời gian nguyên vật liệu thông qua hệ thống, lượng hàng tồn kho bán thành phẩm và năng suất có mối quan hệ như sau: rT,1 ,. . , „ ' Lương tồn kho bình quân bán thành phẩm Thời gian thông qua hệ thống = - 6 — Năng suất của hệ thống Công thức này được gọi là định luật Little. Nó chứng minh rõ ràng rằng nếu giảm lượng hàng tồn kho bán thành phẩm của hệ thống có thể làm cho thời gian nguyên vật liệu thông qua hệ thống (chu kỳ sản xuất) được rút ngắn. Khi tồn kho bán thành phẩm được giảm thiểu sẽ có thể đem đến nhiều kết quả như: Sản lượng tồn kho bán thành phẩm có hai hiệu ứng quan trọng đối với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất - vừa giảm tử số của định luật Little, vừa tăng mẫu số, vừa giảm chi phí lại vừa rút ngắn chu kỳ sản xuất như một mũi tên bắn trúng hai đích. Việc giảm sản lượng bán thành phẩm còn rút ngắn chu kỳ sản xuất, khiến cho biên độ dao động của thời gian hoàn thành gia công linh kiện sớm sẽ được rút ngắn, từ đó lượng tồn kho dự phòng cần thiết lập sẽ được giảm đi. Đây chính là nguyên nhân mô hình JIT coi việc giảm lượng tồn kho bán thành phẩm là mục tiêu chính. Tồn kho sản phẩm dở dang bao gồm tất cả các mặt hàng mà hiện đang còn nằm tại một công đoạn nào đó của quá trình sản xuất. Ví dụ sản phẩm dở dang trong một vài công đoạn (như lắp ráp hoặc sơn); sản phẩm dở dang có thể đang nằm trung chuyển giữa các công đoạn, hoặc có thể đang được cất giữ tại một nơi nào đó, chờ bước tiếp theo trong quá trình sản xuất. 29
40. Tồn trữ sản phẩm dở dang là một phần tất yếu của hệ thống sản xuất công nghiệp hiện đại bởi vì nó sẽ mang lại cho mỗi công đoạn trong quá trình sản xuất một mức độ độc lập nào đó. Thêm vào đó sản phẩm dở dang sẽ giúp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do ngừng trệ sản xuất hay có thời gian nhàn rỗi. Vì những lý do này mà bộ phận sản xuất của các doanh nghiệp sẽ luôn muốn duy trì một mức tồn trữ sản phẩm dở dang hợp lý. Nói chung, khi một doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài hơn thì mức độ tồn trữ sản phẩm dở dang cũng lớn hơn. 2.2.2.3. Thành phẩm Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho. Thành phẩm được sản xuất ra với chất lượng tốt, phù hợp với yêu cầu của thị trường đã trở thành yêu cầu quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Việc duy trì, ổn định và không ngừng phát triển sản xuất của doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện khi chất lượng sản phẩm sản xuất ra ngày càng tốt hơn, đáp ứng được yêu cầu của thị trường. Nhiệm vụ đặt ra với các nhà quản lý doanh nghiệp là kiểm soát dược tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, các nghiệp vụ khác liên quan đến việc tiêu thụ thành phẩm vì chỉ có như vậy mới xác định chính xác kết quả sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với thành phẩm, ta không thường đưa ra các mô hình quản lý dự trữ cụ thể vì tùy đặc điểm của từng doanh nghiệp mà nhà quản lý phải tỉm ra biện pháp phù hợp với doanh nghiệp mình để quản lý thành phẩm thuộc hàng tồn kho. Tuy nhiên luôn có một số nguyên tắc quản lý và hạch toán chung như: ♦♦♦ Hạch toán nhập, xuất kho thành phẩm phải được phản ánh theo giá thực tế. ♦♦♦ Thành phẩm phải được phân loại theo từng kho, từng loại, từng nhóm và từng thứ thành phẩm. ♦♦♦ Tổ chức ghi chép kiểm tra lượng, giá trị thành phẩm xuất, nhập kho được thực hiện đồng thời ở hai nơi: phòng kế toán và kho. Nhờ đó, phòng kế toán cũng như ban quản lý doanh nghiệp có thể phát hiện kịp thời các trường hợp ghi chép sai các nghiệp vụ tăng, giảm thành phẩm và các nguyên nhân khác làm cho tình hình tồn kho thực tế không khớp với số liệu ghi chép trên sổ sách kế toán. 30
41. ♦♦♦ Sản phẩm sản xuất xong sẽ được nhân viên bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm xác nhận thứ hạng chất lượng căn cứ vào các tiêu chuẩn quy định. Căn cứ vào kết quả kiểm tra chất lượng sản phẩm, tổ trưởng sản xuất lập “Phiếu nhập kho” và giao thành phẩm vào kho. Mỗi lần xuất kho thành phẩm để tiêu thụ cần lập “Phiếu xuất kho thành phẩm”. Phiếu này có thể lập riêng cho mỗi loại hoặc nhiều loại thành phẩm, tùy theo tình hình tiêu thụ thành phẩm. Tồn kho thành phẩm bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang nằm chờ tiêu thụ. Ngoại trừ các loại thiết bị có quy mô lớn, các thiết bị đặc biệt như các máy móc công nghiệp, khí tài quân sự, máy bay và các lò phản ứng hạt nhân thường được hợp đồng đặt hàng trước khi sản xuất, còn lại các sản phẩm tiêu dùng và các sản phẩm công nghiệp đều được sản xuất hàng loạt và tồn trữ trong kho nhằm đáp ứng mức tiêu thụ dự kiến trong tương lai. Việc tồn trữ đủ một lượng thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ phận sản xuất và bộ phận Marketing của một doanh nghiệp. Dưới góc độ của bộ phận Marketing, với mức tiêu thụ trong tương lai được dự kiến không chắc chắn, tồn kho thành phẩm với số lượng lớn sẽ đáp ứng nhanh chóng bất kỳ một nhu cầu tiêu thụ nào trong tương lai, đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại vì mất doanh số bán do không có hàng giao hay thiệt hại vì mất uy tín do chậm trễ trong giao hàng khi hàng trong kho bị hết. Dưới góc độ của nhà sản xuất thì việc duy trì một lượng lớn thành phẩm tồn kho cho phép các loại sản phẩm được sản xuất với số lượng lớn, và điều này giúp giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm do chi phí cố định được phân bổ trên số lượng lớn đơn vị sản phẩm được sản xuất ra. Tóm lại, mỗi loại hàng tồn kho đều có những đặc điểm riêng. Vì thế, quy trình quản lý và kiểm soát cũng có những nét khác biệt đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp nắm vững tính chất hàng tồn kho của doanh nghiệp mình để đưa ra phương pháp và mô hình quản lý hiệu quả. 2.3. Lợi ích và chi phí của việc giữ hàng tồn kho Cũng như những tài sản khác, việc tồn trữ hàng tồn kho là một quyết định chi tiêu tiền. Để xác định mức độ đầu tư vào hàng tồn kho cần so sánh lợi ích đạt được và chi phí phát sinh kể cả chi phí cơ hội của tiền được đầu tư vào hàng tồn kho. Đây là phần phân tích về lợi ích cũng như chi phí của việc giữ hàng tồn kho của doanh nghiệp. 31
42. 2.3.1. Lợi ích Việc giữ hàng tồn kho đem lại một số lợi ích cho doanh nghiệp như sau: - Thứ nhất, nếu chấp nhận dự trữ hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể mua hàng với số lượng lớn (lớn hơn nhu cầu sử dụng hiện tại) để được hưởng chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp. Điều này làm giảm chi phí giá vốn hàng bán, từ đó tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. - Thứ hai, việc dự trữ hàng tồn kho đảm bảo nguồn cung cấp ổn định cho khâu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả hàng hóa, nguyên vật liệu sẽ tăng. - Thứ ba, việc dự trữ hàng tồn kho đảm bảo mức giá ổn định của các hàng hóa phục vụ cho nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả hàng hóa, nguyên vật liệu sẽ tăng. - Thứ tư, sản phẩm dở dang là một bộ phận của hàng tồn kho, việc lưu trữ sản phẩm dở dang làm cho mỗi công đoạn của quá trình sản xuất trở nên độc lập với nhau vì công đoạn sau không phải chờ đợi công đoạn trước. Điều đó làm tăng hiệu quả của các công đoạn trong khâu sản xuất, tối thiểu hóa chi phí do giảm thời gian chờ và sự ngưng trệ giữa các khâu. - Thứ năm, thành phẩm là một bộ phận của hàng tồn kho, việc tồn trữ thành phẩm mang lại lợi ích cho cả bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của doanh nghiệp. 2.3.2. Chi phí Tại cùng một thời điểm, khi một doanh nghiệp được hưởng những lợi ích từ việc dự trữ hàng tồn kho thì các chi phí liên quan cũng phát sinh tương ứng bao gồm: c Chi phí đặt hàng (Ordering costs) c Chi phí mua hàng (Purchasing costs) c Chi phí lưu kho (Carrying costs) c Chi phí thiệt hại do không có hàng (Stockout costs) Chi p h í đặt hàng: Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển và chi phí giao nhận hàng. Chi phí đặt hàng được tính bằng đơn vị tiền tệ cho mỗi lần đặt hàng. - Khi doanh nghiệp đặt hàng từ nguồn cung cấp bên ngoài, chi phí đặt hàng bao gồm chi phí chuẩn bị yêu cầu mua hàng, chi phí để lập đơn đặt hàng như chi phí 32
43. thương lượng (gọi điện thoại xa, thư giao dịch), chi phí nhận và kiểm tra hàng hóa, chi phí vận chuyển. - Trong trường hợp đơn đặt hàng được cung cấp từ nội bộ doanh nghiệp thì chi phí đặt hàng chỉ bao gồm chi phí phí sản xuất, chi phí phát sinh khi khấu hao máy móc và duy trì hoạt động sản xuất. - Trên thực tế, chi phí cho mỗi đơn đặt hàng thường bao gồm các chi phí cố định và chi phí biến đổi, bởi một phần tỷ lệ chi phí đặt hàng như chi phí giao nhận và kiểm tra hàng thường biến động theo số lượng hàng đặt mua. Chi phí mua hàng: Chi phí mua hàng là chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra hàng hóa tồn kho. Chi phí này được tính bằng cách lấy chi phí một đơn vị hàng hóa nhân với số lượng hàng mua về hoặc sản xuất ra. Trong trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp thì chi phí mua hàng là giá của lô hàng sau khi trừ đi phần chiết khấu thương mại được hưởng. Chi p h í lưu kho: - Chi phí lưu kho bao gồm tất cả chi phí lưu giữ hàng trong kho trong một khoảng thời gian xác định trước. Các chi phí thành phần của chi phí lưu kho là: chi phí cất giữ và chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng và chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí thuế, chi phí đầu tư vào hàng tồn kho. Cụ thể như sau: + Chi phí cất giữ, bảo quản bao gồm trong đó là chi phí kho hàng. Nếu doanh nghiệp thuê kho thì chi phí này bằng với tiền thuê phải trả. Nếu nhà kho thuộc sở hữu của doanh nghiệp thì chi phí này bằng với chi phí cơ hội sử dụng nhà kho này. Ngoài ra, chi phí cất giữ và bảo quản cũng gồm chi phí khấu hao các thiết bị hỗ trợ cho hoạt động kho như bằng chuyền, xe nâng chuyên dụng, chi phí trả lương cho nhân viên bảo vệ kho và nhân viên điều hành. + Chi phí lỗi thời thể hiện cho sự giảm sút giá trị hàng trong kho do tiến bộ khoa học kỹ thuật hay thay đổi kiểu dáng và tất cả những tác động này làm cho hàng tồn kho trở nên khó có thể bán được. Chi phí hư hỏng thể hiện sự giảm giá trị của hàng tồn kho do các tác nhân lý hóa như chất lượng hàng hóa bị biến đổi hoặc gãy vỡ. + Chi phí bảo hiểm là để đề phòng trước các hiểm họa như mất cắp, hỏa hoạn, thảm họa do tự nhiên gây ra. 33
44. + Chi phí thuế là chi phí cho các loại thuế tài sản và các loại thuế khác tính trên giá trị hàng tồn kho theo quy định của từng địa phương và chính phủ mà theo đó doanh nghiệp phải tuân theo. + Chi phí đầu tư vào hàng tồn kho gồm những chi phí tài chính như chi phí sử dụng vốn, chi phí trả lãi vay để dự trữ hàng tồn kho, chi phí cơ hội do ứ đọng vốn trong hàng tồn kho đặc biệt là với hàng tồn kho không hữu ích hoặc bị dự trữ dư thừa. Điều đáng chú ý là chi phí cơ hội đầu tư vào hàng tồn kho không thể tính đơn thuần bằng cách sử dụng lãi vay ngắn hạn mà phải là khả năng sinh lời bị mất đi khi doanh nghiệp quyết định đầu tư nguồn vốn có giới hạn vào hàng tồn kho. Do đó, đối với hầu hết quyết định đầu tư vào hàng tồn kho, chi phí cơ hội xấp xỉ như chi phí sử dụng vốn bình quân của doanh nghiệp. - Chi phí lưu kho được tính bằng đơn vị tiền tệ trên mỗi đơn vị hàng lưu kho hoặc được tính bằng tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng lưu kho trong một thời kỳ. Chi phí lưu kho có thể được xem như là một chi phí đáng kể khi thực hiện kinh doanh. Thông thường, chi phí lưu kho hàng năm dao động từ 20% đến 45% tính trên giá trị hàng tồn kho cho hầu hết các doanh nghiệp. - Cũng giống như chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho cũng bao gồm các chi phí cố định và chi phí biến đổi. Gần như tất cả các chi phí lưu kho biến động tỷ lệ theo mức độ hàng tồn kho, chỉ có chi phí thuê kho hoặc chi phí khấu hao các thiết bị được sử dụng trong kho là tương đối ổn định trong thời gian ngắn. Vì vậy, chi phí lưu kho được xem như chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị hàng tồn kho Chi phí thiệt hại khi không có hàng (hàng tồn kho hết): Chi phí thiệt hại do hàng tồn kho hết xảy ra bất cứ khi nào doanh nghiệp không có khả năng giao hàng bởi nhu cầu hàng lớn hơn số lượng hàng dự trữ trong kho. - Khi nguyên vật liệu trong kho hết, chi phí thiệt hại do không có nguyên vật liệu bao gồm chi phí đặt hàng khẩn cấp và chi phí thiệt hại do ngừng trệ sản xuất. - Khi tồn kho sản phẩm dở dang hết thì doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại do kế hoạch sản xuất bị thay đổi và nó cũng có thể là nguyên nhân gây ra những thiệt hại do sản xuất bị ngừng trệ. - Khi tồn kho thành phẩm hết có thể gây nên hậu quả là lợi nhuận bị mất đi trong ngắn hạn nếu khách hàng quyết định mua sản phẩm từ những doanh nghiệp đối thủ và 34
45. gây nên những mất mát tiềm năng trong dài hạn khi khách hàng quyết định đặt hàng từ những doanh nghiệp khác trong tương lai. 2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho (tồn kho dự trữ) Mức tồn kho dự trữ của doanh nghiệp nhiều hay ít thường phụ thuộc vào một số yếu tố cơ bản sau: - Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu, hàng hóa của doanh nghiệp thường bao gồm: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ. - Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường. - Thời gian vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp. - Xu hướng biến động giá cả hàng hóa, nguyên vật liệu. - Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm. - Trình độ tổ chức sản xuất và khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. - Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm 2.5. Quản trị hàng tồn kho Quản trị hàng tồn kho là việc kiểm soát các hoạt động như lập kế hoạch sử dụng, thu mua, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và phân phối hàng hóa tồn kho đáp ứng nhu cầu sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Quản trị tồn kho bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức quản lý các hoạt động nhằm vào nguồn nguyên liệu và hàng hóa đi vào, đi ra khỏi doanh nghiệp. Quản trị tồn kho phải trả lời được các câu hỏi: + Lượng hàng đặt là bao nhiêu để chi phí tồn kho là nhỏ nhất? + Vào thời điểm nào thì bắt đầu đặt hàng? Quản trị hàng tồn kho là một công tác quản trị nhằm: - Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng hàng hóa. - Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp. 35
46. - Đảm bảo cho lượng vốn doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa. > Quản trị hàng tồn kho là một trong những nội dung quan trọng của quản trị tài chính doanh nghiệp. ♦♦♦ Ý nghĩa: - Công tác quản trị hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại vật tư, năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất chất lượng. Đó là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được. - Doanh nghiệp sản xuất cần phải có vật tư, năng lượng mới tồn tại được. Vì vậy, đảm bảo nguồn vật tư năng lượng cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền hoạt động sản xuất xã hội. - Doanh nghiệp thương mại cần phải có hàng hóa thì mới tồn tại được, chính vì vậy, cần phải đảm bảo có đủ hàng hóa để cung ứng cho thị trường và xã hội. 2.5.1. Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại 2.5.1.1. Sự cần thiết phải quản lý hàng tồn kho Quản lý hàng tồn kho có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn trong doanh nghiệp. Bản thân vấn đề quản lý hàng tồn kho có hai mặt trái ngược nhau là: để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất cứ tình huống nào, doanh nghiệp có ý định tăng hàng tồn kho. Ngược lại, hàng tồn kho tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác có liên quan đến dự trữ chung. Vì vậy, bản thân doanh nghiệp phải tìm cách xác định mức độ cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích do thỏa mãn nhu cầu của sản xuất và nhu cầu người tiêu dùng với chi phí tối thiểu nhất. Đối với một doanh nghiệp sản xuất chế tạo, yêu cầu quản lý hàng tồn kho càng gắt gao. Quản lý hàng tồn kho góp phần hoàn thành kế hoạch sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp trước những yêu cầu đặt ra ngày càng cao của thị trường như: 36
47. Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu; Phân bổ chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lượng lớn; Đảm bảo ổn định sản xuất và số lượng công nhân khi nhu cầu biến đổi; Bảo vệ doanh nghiệp trước các sự kiện làm đình trệ sản xuất như đình công, thiếu hụt trong khâu cung cấp; Bảo đảm sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất; 2.5.I.2. Nội dung quản lý hàng tồn kho Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất chế tạo Vì hàng tồn kho có thể xuất hiện trong mọi công đoạn sản xuất nên ta cần nghiên cứu luồng dịch chuyển vật chất trong một hệ thống sản xuất - kinh doanh bao gồm nhiều công đoạn khác nhau để thấy được sự hiện diện của hàng tồn kho cũng như các loại kho trong từng công đoạn đó. Hệ thống sản xuất được diễn tả như là sự chuyển hóa các đầu vào qua hộp đen kỹ thuật thành các đầu ra. Xét trong hệ thống sản xuất chế tạo, các đầu vào là sản phẩm hữu hình, quá trình chuyển hóa có thể biểu hiện ra như một quá trình dịch chuyển vật chất từ đầu vào qua suốt các quá trình chuyển hóa thành đầu ra. Cụ thể nguyên vật liệu ở đầu vào, dịch chuyển từ nơi làm việc này đến nơi làm việc khác trở thành sản phẩm lan tỏa khắp các kênh phân phối đến khách hàng cuối cùng. Ta có thể hình dung dòng dịch chuyển này qua sơ đồ sau: 37
48. Kho nhà Khách phân hàng phối Sơ đồ 2.5.1.2. Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất - kinh doanh Trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, hàng tồn kho xuất hiện ở mọi công đoạn, từ sản xuất chế tạo đến khi trở thành sản phẩm trong các kênh phân phối cho khách hàng, Biểu hiện của nó chính là các kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm và kho bán thành phẩm. Vì vậy, nội dung của quản lý hàng tồn kho cũng liên quan đến dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất - kinh doanh. Chu trình hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại Mua hàng Mỗi khi có nhu cầu mua hàng thì các bộ phận có liên quan sẽ soạn thảo phiếu đề nghị mua hàng gởi cho bộ phận mua hàng. Sau khi phê chuẩn, bộ phận này sẽ lập đơn đặt hàng và gởi cho người bán hoặc tổ chức đấu thầu - tùy theo phương thức mua hàng đã được xác định. Các chứng từ mua hàng cần thiết là: 38
49. - Phiếu đề nghị mua hàng: là phiếu yêu cầu cung ứng về hàng hóa của bộ phận có trách nhiệm. Phiếu này có thể lập được khi có nhu cầu đột xuất hay thường xuyên - thí dụ sẽ do thủ kho lập khi mà lượng tồn kho đã giảm xuống bằng một định mức đã được ấn định. - Đơn đặt hàng: căn cứ theo phiếu đề nghị mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ phê chuẩn hành vi mua, và lập đơn đặt hàng để gửi cho người bán. Nhận hàng Bộ phận nhận hàng cần phải kiểm tra về mẫu mã, số lượng, thời gian và các điều kiện khác. Bộ phận này sẽ lập báo cáo nhận hàng, đó là bằng chứng nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, và dùng để theo dõi thanh toán. Báo cáo này phải nêu rõ về loại hàng, số lượng nhận, ngày nhận và các sự kiện liên quan khác. Sau đó, báo cáo nhận hàng thường được gửi cho bộ phận mua hàng, bộ phận kho và kế toán nợ phải trả. Tồn trữ hàng Từ khi nhận về, chúng được tồn trữ tại kho cho đến khi xuất ra bán. Cần chú ý xác lập quy trình bảo quản, tồn trữ để hàng hóa giảm hao hụt, không bị giảm phẩm chất Chứng từ cần thiết là: - Phiếu xin lĩnh vật tư: căn cứ nhu cầu sản xuất, người phụ trách tại những bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư, trong đó nêu số lượng, chất lượng của loại nguyên vật liệu cần thiết. Phiếu này dùng để ghi vào sổ chi tiết và để hạch toán từ tài khoản nguyên vật liệu sang tài khoản sản phẩm dở dang. Tiêu thụ Khâu cuối cùng của một hàng hóa là tiêu thụ. Tiêu thụ là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hóa, tức là chuyển vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ. Trong quá trình tiêu thụ, người kế toán phải theo dõi hàng hóa xuất bán và thanh toán với người mua, tính chính xác các khoản giảm trừ. Các chứng từ cần thiết là: - Đơn đặt hàng và quá trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng - Chứng từ vận chuyển - Hóa đơn bán hàng 2.5.2. Các hệ thống kiểm soát quản lý hàng tồn kho ■ Hệ thống tồn kho liên tục: 39
50. Mức tồn kho của mỗi loại hàng được theo dõi liên tục. Bất kỳ một hoạt động xuất nhập nào cũng được ghi chép và cập nhật. Khi lượng tồn kho giảm xuống đến một mức ấn định trước, đơn đặt hàng bổ sung với một số lượng nhất định sẽ được phát hành để đảm bảo chi phí tồn kho là thấp nhất. > Nhược điểm: Chi phí lớn cho việc giám sát. ■ Hệ thống tồn kho định kỳ: Lượng tồn kho hiện có được xác định bằng cách kiểm kê tại một thời điểm xác định trước, có thể là tuần, tháng hoặc quý. Kết quả kiểm kê là căn cứ để đưa ra các đơn nhập hàng cho hoạt động của kỳ tới. > Ưu điểm: là ít tốn công sức cho việc ghi chép, kiểm soát > Nhưng nhược điểm của nó cũng chính là ở đây: việc không kiểm soát liên tục làm cho lượng hàng đặt cho hệ thống này thường phải lớn hơn vì phải chống thiếu hụt khi xuất hiện các nhu cầu bất thường. ■ Hệ thống tồn kho phân loại ABC: Phân loại hàng tồn kho dựa trên tỷ lệ phần trăm giá trị và phần trăm số lượng mỗi loại hàng tồn kho. Ví dụ: Loại A: chiếm khoảng 15% về số lượng nhưng chiếm đến 80% giá trị của toàn bộ sản lượng hàng hóa.; Loại B: chiếm khoảng 30% số lượng hàng tồn kho và giá trị của nó chiếm khoảng 15%; Loại C: chiếm 5% giá trị hàng hóa nhưng chủng loại lên đến 55%. 2.6. Các mô hình quản trị hàng tồn kho 2.6.1. Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ — Economic Oder Quantity) - Mô hình EOQ là một mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính chất định lượng được sử dụng để xác định mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp, trên cơ sở 2 loại chi phí: chi phí đặt mua hàng và chi phí lưu kho. - Mục tiêu của mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ là nhằm làm tối thiểu hóa tổng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Hai chi phí này phản ứng ngược chiều nhau. Khi quy mô đơn hàng tăng lên, ít đơn hàng hơn được yêu cầu làm cho chi phí đặt hàng giảm, trong đó dự trữ bình quân sẽ tăng lên, đưa đến chi phí lưu kho. Do đó mà trên thực tế số lượng đặt hàng tối ưu là kết quả của một sự dung hòa giữa hai chi phí có liên hệ nghịch nhau này. 40
51. - Mô hình này là một trong những kĩ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến và lâu đời nhất, nó được nghiên cứu và đề xuất từ năm 1915 do ông Ford.W.Harris đề xuất, nhưng đến nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Mô hình EOQ chỉ áp dụng được khi có các điều kiện sau: S Nhu cầu hàng hóa biết trước và ổn định (không đổi). S Thời gian thực hiện đơn hàng biết trước và không đổi. S Lượng hàng đặt mua nhận ngay trong một chuyến hàng. S Chỉ tính chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. S Sự thiếu hụt không xảy ra nếu đơn hàng thực hiện đúng lúc. S Không có chiết khấu theo số lượng. Có 2 loại chi phí biến đổi: chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. 4- Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ: Chi phí đặt hàng = Số lần đặt hàng trong năm * Chi phí đặt 1 đơn hàng Số lần đặt hàng trong năm = Nhu cầu hằng năm/Sản lượng của 1 đơn hàng Cdi,= D * S 41
52. Trong đó: Cdh: Chi phí đặt hàng hàng năm D: Nhu cầu hàng năm về hàng tồn kho Q: Sản lượng của một đơn hàng S: Chi phí đặt một đơn hàng Chi phí lưu kho = Lượng tồn kho bình quân * Chi phí lưu kho 1 đơn vị hàng tồn kho trong 1 năm Clk= Q * H Trong đó: C,k: Chi phí lưu kho Q: Sản lượng hàng của một đơn hàng H: Chi phí lưu kho một đơn vị hàng tồn kho 1 năm Để chi phí tồn kho là thấp nhất Cdh = Cik Lượng đặt hàng tối ưu Q*= Tổng chi phí về tồn kho = Chi phí đặt hàng trong năm + Chi phí tồn trữ hàng tồn kho trong năm -I- Xác định điểm đặt hàng lại: là chỉ tiêu phản ánh mức hàng tối thiểu còn lại trong kho để khởi phát một yêu cầu đặt hàng mới. Điểm tái đặt hàng được tính toán đơn giản nhất khi cả nhu cầu và thời gian mua hàng là xác định. Điểm đặt hàng lại (ROP) = Nhu cầu hàng ngày * Thời gian vận chuyển 1 đơn hàng Trong đó: L: Thời gian vận chuyển 1 đơn hàng d: Nhu cầu hàng ngày d = D/n D: Nhu cầu hàng năm n: Số ngày làm việc trong năm ị- Lượng dự trữ an toàn: là mức tồn kho được dự trữ ở mọi thời điểm ngay cả khi lượng tồn kho đã được xác định theo mô hình EOQ. Nó được sử dụng như là 42
53. một lớp đệm chống lại sự tăng bất thường của nhu cầu hay thời gian mua hàng, hoặc tình trạng không sẵn sàng cung cấp của các nhà cung cấp. 2.6.2. Mô hình mức đặt hàng theo sản xuất (POQ — Production Oder Quantity Model) - Trong mô hình EOQ chúng ta đã giả định toàn bộ lượng hàng của một đơn hàng được nhận ngay trong một chuyến hàng. Tuy nhiên, có những trường hợp doanh nghiệp nhận hàng dần dần trong một thời gian nhất định. Trong trường hợp như thế chúng ta phải tìm kiếm mô hình đặt hàng khác với EOQ. - Mô hình biến thể của mô hình EOQ cơ bản là mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ). Mô hình này được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục, hàng được tích lũy cho đến khi lượng hàng được tập kết hết. Mô hình này cũng được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp vừa sản xuất vừa bán hoặc doanh nghiệp tự sản xuất để dùng. - Trong mô hình POQ, cơ bản giống như mô hình EOQ, điểm khác biệt duy nhất là hàng được đưa đến nhiều chuyến. ♦♦♦ Mô hình EOQ cho lô sản xuất (POQ), hữu dụng cho việc xác định kích thước đơn hàng nếu một vật liệu được sản xuất ở một giai đoạn của qui trình 43
54. sản xuất, tồn trữ trong kho và sau đó gửi qua giai đoạn khác trong sản xuất hay vận chuyển đến khách hàng. Mô hình này cho ta thấy các đơn hàng được sản xuất ở mức đồng nhất (p) trong giai đoạn đầu của chu kỳ tồn kho và được dùng ở mức đồng nhất (d) suốt chu kỳ. Mức gia tăng tồn kho là (p­ d) trong sản xuất và không bao giờ đạt mức Q như trong mô hình EOQ 2.6.3. Mô hình tồn kho có sản lượng để lại nơi cung ứng (BOQ — Back Oder Quantity) - Mô hình này được xây dựng trên cơ sở giả định rằng tình trạng dự trữ thiếu hụt có chủ định trước nhưng không làm giảm doanh thu và do đó ta xác định được chi phí thiếu hụt do việc để lại một đơn vị dự trữ tại nơi cung ứng hàng năm. - Điều kiện áp dụng mô hình BOQ: doanh nghiệp mua hàng không đem về hết mà gửi lại một phần ở kho của nhà cung cấp. - Mục tiêu của mô hình này tìm lượng đặt hàng tối ưu sao cho tổng chi phí ( chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ, chi phí cho lượng hàng để lại nơi cung ứng là nhỏ nhất). 2.6.4. Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM - Quantity Discounts Model) - Mô hình quản trị hàng tồn kho QDM là mô hình được áp dụng trong trường hợp các nhà cung ứng của DN bán hàng khấu trừ theo lượng mua, nếu DN mua hàng với số lượng lớn sẽ được hưởng giá thấp, nhưng lượng dự trữ sẽ tăng lên và do đó chi phí lưu kho sẽ tăng. Xét về mức chi phí đặt hàng thì lượng đặt hàng tăng lên sẽ dẫn đến chi phí đặt hàng giảm đi. Mục tiêu đặt ra là chọn mức đặt hàng sao cho tổng chi phí về hàng dự trữ hàng năm là thấp nhất. Trường hợp này ta áp dụng mô hình khấu trừ theo số lượng QDM. Tổng chi phí về hàng tồn kho đươc tính như sau: Trong đó : Chi phí mua hàng = P*D Để xác định được lượng hàng tối ưu (Q*) trong một đơn hàng, ta tiến hành 4 bước sau đây: S Bước 1: Xác định các mức sản lượng đặt hàng tối ưu theo các mức đơn giá khác nhau, theo công thức: 44
55. Trong đó: I: Tỷ lệ % chi phí tồn kho tính theo giá mua một đơn vị hàng P: Giá mua một đơn vị hàng Chi phí lưu kho H giờ đây là I*P ( vì giá cả của hàng hóa là một biến số trong tổng chi phí lưu kho). S Bước 2: Điều chỉnh các mức sản lượng lên mức sản lượng được hưởng giá khấu trừ. S Bước 3: Tính tổng chi phí của hàng tồn kho cho các mức sản lượng đã điều chỉnh, theo công thức: TC = — S + — I.P + P.D Q 2 S Bước 4: Chọn Q* nào có tổng chi phí của hàng tồn kho thấp nhất đã được xác định ở bước 3. Q* được chọn chính là sản lượng tối ưu của đơn hàng (quy mô đơn hàng tối ưu) với minTC. 2.6.5. Mô hình xác suất với thời gian không đổi - Điều kiện áp dụng mô hình: Nhu cầu hàng tồn kho không biết trước nhưng có thể nhận dạng thông qua công cụ phân phối sản xuất. - Nhà quản trị nên tính toán để có lượng hàng dự trữ trong kho sao cho đảm bảo không bị thiếu hụt hàng, mà chi phí tồn kho là thấp nhất. Lượng dự trữ này được gọi là dự trữ an toàn hay dự trữ bảo hiểm (ký hiệu B). - Việc tăng thêm lượng tồn kho an toàn là thay đổi điểm đặt hàng lại: ROPb = L*d + B 2.7. Chỉ tiêu đánh giá năng lực quản trị hàng tồn kho Hàng tồn kho chiếm một phần lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của doanh nghiệp bởi vì doanh thu từ hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu và những khoản thu nhập thêm sau này cho doanh nghiệp. Đó là những tài sản đã sẵn sàng để đem ra bán hoặc sẽ được đem ra bán. Thông thường, tỷ trọng hàng tồn kho lớn luôn là mối quan ngại ít nhiều với nhà đầu tư, do tính chất tồn lâu, chôn vốn, chi phí phát sinh thêm của nó hay nói cách khác, nếu để tồn hàng tồn kho quá lâu thì sẽ làm ảnh hưởng không tốt tới quá trình kinh doanh do doanh nghiệp sẽ phải tốn chi phí dự 45
56. trữ, chi phí thanh lý hay cải tiến hàng bị lỗi thời và thanh lý hàng hư hỏng. Tuy nhiên, việc không dự trữ đủ hàng tồn kho cũng là một rủi ro vì doanh nghiệp có thể đánh mất những khoản doanh thu bán hàng tiềm năng hoặc thị phần nếu giá tăng cao trong khi doanh nghiệp không còn hàng để bán. Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, thương mại thường duy trì hàng tồn kho ở một mức độ nhất định trong chiến lược dự trữ hàng hóa của mình, nhằm đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất, đảm bảo nguồn hàng trong lưu thông. Khi doanh nghiệp ký được một hợp đồng cung ứng hàng hóa lớn thì phải dự trữ hàng trong kho để thực hiện hợp đồng, đảm bảo an toàn trong việc cung ứng sản phẩm. Có những trường hợp doanh nghiệp đón đầu tình trạng khan hiếm hay tăng giá của sản phẩm, hàng hóa mà mình đang nắm quyền chi phối để “găm hàng” và sẽ tung ra sản phẩm ở thời điểm cần thiết. Khi đó, hàng tồn kho sẽ đem lại lợi nhuận lớn cho doanh nghiệp. 2.7.1. Chỉ tiêu hệ số vòng quay hàng tồn kho Để đánh giá tốc độ luân chuyển hàng tồn kho, người ta thường sử dụng hệ số vòng quay hàng tồn kho. Hệ số vòng quay hàng tồn kho= Giá vốn hàng bán/Tồn kho trung bình - Hệ số này thường được so sánh qua các năm để đánh giá năng lực quản trị hàng tồn kho là tốt hay xấu qua từng năm. Hệ số này lớn cho thấy tốc độ quay vòng của hàng hóa trong kho là nhanh và ngược lại, nếu hệ số này nhỏ thì tốc độ quay vòng hàng tồn kho thấp. Nhưng hàng tồn kho mang tính chất ngành nghề kinh doanh nên không phải cứ mức tồn kho thấp là tốt, mức tồn kho cao là xấu. Hệ số vòng quay hàng tồn kho càng cao càng cho thấy doanh nghiệp bán hàng nhanh và hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều. Có nghĩa là doanh nghiệp sẽ ít rủi ro hơn nếu khoản mục hàng tồn kho trong báo cáo tài chính có giá trị giảm qua các năm. Tuy nhiên, hệ số này quá cao cũng không tốt, vì như vậy có nghĩa là lượng hàng dự trữ trong kho không nhiều, nếu nhu cầu thị trường tăng đột ngột thì rất có khả năng doanh nghiệp bị mất khách hàng và bị đối thủ cạnh tranh giành thị phần. Hơn nữa, dự trữ nguyên vật liệu đầu vào cho các khâu sản xuất không đủ có thể khiến dây chuyền sản 46
57. xuất bị ngưng trệ. Vì vậy, hệ số vòng quay hàng tồn kho cần phải đủ lớn để đảm bảo mức độ sản xuất và đáp ứng được nhu cầu khách hàng. Để có thể đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp, việc xem xét chỉ tiêu hàng tồn kho cần được đánh giá bên cạnh các chỉ tiêu khác như lợi nhuận, doanh thu, vòng quay của dòng tiền , cũng như nên được đặt trong điều kiện kinh tế vĩ mô, điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp. 2.7.2. Số ngày của một vòng quay hàng tồn kho Số ngày bình quân= số ngày hoạt động trong năm/ Hệ số quay vòng hàng tồn kho Số ngày của một vòng quay hàng tồn kho phản ánh số ngày bình quân của một vòng quay hàng tồn kho. Chỉ tiêu này càng nhỏ thì càng được đánh giá cao. Số ngày tồn kho lớn là một dấu hiệu của việc doanh nghiệp đầu tư quá nhiều cho hàng tồn kho. 2.8. Rủi ro trong quản trị hàng tồn kho 2.8.1. Sự gián đoạn nguồn cung ứng - Đây là một trong những rủi ro thường gặp phải khi sản phẩm hàng mua về mang tính chất thời vụ hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Tuy nhiên, sự gián đoạn nguồn cung ứng còn có thể xảy ra khi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp không được thực hiện. - Để đối phó với rủi ro này các doanh nghiệp thường đặt trước hàng. Dự trữ một lượng hàng lớn hàng tồn kho khá tốn kém. Do vậy, nhiều công ty xác định lượng hàng tồn kho thấp nhất với việc quản trị có hiệu quả. Ngược lại, các nhà quản trị bán hàng lại muốn lượng tồn kho tương đối cao, đặc biệt khi cắt giảm nguồn cung ứng được báo trước. 2.8.2. Sự biến đổi về chất lượng hàng hóa - Quá trình lưu kho sản phẩm hàng hóa đòi hỏi phải đảm bảo tốt nghiệp vụ bảo quản hàng hóa. Chất lượng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới việc tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp. Vì vậy mức tồn kho hàng hóa bị chi phối lớn bởi chất lượng hàng hóa trong kho. Nếu công tác bảo quản hàng hóa dự trữ tốt, chất lượng hàng hóa được đảm bảo thì mức tồn kho giảm xuống. Nếu công tác bảo quản không tốt thì hàng hóa bị giảm sút chất lượng làm hoạt động tiêu thụ bị gián đoạn thì mức tồn kho tăng lên. Sự biến đổi về chất lượng của sản phẩm hàng tồn kho có thể do nhiều nguyên nhân 47
58. như: khí hậu, các phương pháp và điều kiện kỹ thuật bảo quản, tính chất đặc điểm của hàng hóa, của kho và của thiết bị bảo quản Để đối phó với sự biến động này, công tác bảo quản hàng hóa dự trữ tồn kho phải thực hiện các yêu cầu sau: - Phải giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho, giảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hóa tồn kho. - Tạo điều kiện thực hiện tốt nhất công tác chăm sóc và giữ gìn hàng hóa trong kho. - Tiến hành kiểm tra giám sát chất lượng hàng hóa trong quá trình bảo quản tại kho để phát hiện nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. 2.8.3. Khả năng tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: chiến lược tiêu thụ của doanh nghiệp đang theo đuổi, khả năng nguồn lực của công ty ( sức mạnh tài chính, trình độ của đội ngũ cán bộ kinh doanh, vị trí địa lý, danh tiếng của doanh nghiệp.), đặc tính của khách hàng ( số lượng khách hàng, thói quen tiêu dùng, khả năng thanh to án .), đặc tính sản phẩm ( tuổi thọ, kiểu dáng, chất lượng.). Do vậy, nhân tố này có ảnh hưởng rất lớn đến lượng sản phẩm hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp. Nếu khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường lớn tức là doanh nghiệp có thể dự báo chính xác nhu cầu sử dụng sản phẩm hàng hóa trong kỳ. Vì vậy, sản phẩm hàng hóa dự trữ hàng tồn kho cũng phải đảm bảo kịp thời cho hoạt động tiêu thụ trên các thị trường đó. Còn nếu khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường thấp thì phải xác định mức tồn kho hợp lý, tránh tình trạng để hàng hóa ứ đọng do không khai thác được nhu cầu ở thị trường mới. 2.8.4. Sự biến động của tỷ giá hối đoái Đối với các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh quốc tế thì sự không ổn định của tỷ giá hối đoái là một rủi ro lớn trong công tác quản trị hàng tồn kho vì nó tác động đến giá cả hàng hóa khi tiến hành xuất nhập khẩu. Sự thay đổi đột ngột của tỷ giá và sự trở ngại trong công tác dự báo chính xác tỷ giá là những khó khăn then chốt. 48
59. Đồng thời sự thay đổi tỷ giá còn làm các chi phí giao dịch ra tăng khi khoảng không gian mua bán trong các thị trường ngoại hối được mở rộng. Đối phó với rủi ro này các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thường lựa chọn đồng tiền mạnh để xác định giá trị sản phẩm hàng hóa dự trữ tồn kho. 49
60. CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH VINH NGÂN 3.1. Tổng quan về kho công ty TNHH Vinh Ngân 3.1.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật của kho
61. - Tổng diện tích kho: 400m2 - Diện tích chứa hàng: 200m2 - Đặc điểm chung kho công ty TNHH Vinh Ngân: mái tôn, khung cao (xe tải 1.5 - 1.7 tấn có thể ra vào trong kho hàng), nề tường xi măng, chịu được áp lực 3-5 tấn/m2 đối với hàng bao, 7-10 tấn/m2 với các loại máy móc. - Phương tiện xếp dỡ, vận chuyển hàng hóa: Hình 3.1.1. Xe chở hàng cho hàng hóa Hình 3.1.1. Xe nâng pallet loại vừa và nhỏ - Nhân lực: Bảng 3.1: Nguồn nhân lực trong kho công ty TNHH Vinh Ngân: Số lượng người Công việc 1 Thủ kho 1 Phó kho 3 Nhân viên bốc xếp, dỡ hàng hóa 51
62. 3.1.2. Quy định quản lý kho 3.1.21. Mục đích - Liệt kê cách thức nhập, xuất, kiểm kê và qui định trong việc quản lý kho hàng nhằm tránh làm thất thoát, xuất nhập đúng đủ hàng hoá nhu cầu sản xuất, bảo toàn trong quá trình lưu kho và tạo sự phối hợp với các bộ phận khác. 31.2.2. Phạm vi - Ap dụng lưu kho vật tư, hàng hóa tại Công ty. 31.2.3. Quy định chung về kho - Trong kho phải có các bình chữa cháy và đặt đúng nơi quy định. - Kho phải bố trí các mái che để không ảnh hưởng của thời tiết đến sản phẩm. - Trong kho phải có đầy đủ các biển báo hiệu, nội quy về kho (Cấm hút thuốc, cấm lửa, ). 3.1.2.4. Quy định về xếp dỡ lưu kho - Trong kho phải phân rõ các khu vực để vật liệu xây dựng, gạch men các loại và các thiết bị khác để thuận tiện cho việc nhập xuất kho. - Đối với các loại gạch men xếp không quá 5 lớp tránh trường hợp đổ vỡ. - Các hàng hóa phải được xếp trên pallet để đảm bảo chất lượng, di chuyển dễ dàng. - Đối với các vật tư màu, keo, xếp trên các kệ tủ có gắn nhãn nhận biết. - Trong mỗi kho phải có sơ đồ vị trí, bố trí khu vực để hàng trong kho. 52
63. 3.2. Quy trình xuất - nhập kho hàng hóa của Công ty TNHH Vinh Ngân 3.2.1 Các bước trong quy trình nhập hàng Người yêu cầu Kế toán Thủ kho T (Yêu cầu Nhập kho) —>^Lập Phiếu nhập kho) V (Ký phiếu và chuyển hàng y~ -^ N h ậ n phiếu và Nhập kho)) ___ \L___ (Ghi sồ kế toán vật từ )< - (Ghi thẻ khò)) Hình 3.2.1. Quy trình nhập hàng vào kho Diễn giải quy trình Bước 1: Khi mua hàng về, nhân viên mua hàng, hoặc người nhập hàng sẽ có yêu cầu nhập kho. Yêu cầu nhập kho này có thể lập thành mẫu hoặc bằng lời nói, tùy theo quy định của từng doanh nghiệp. Bước 2: Kế toán kho nhận được yêu cầu nhập kho, và lập phiếu nhập kho ( Có những đơn vị, phiếu nhập kho được thủ kho lập, sau khi đã có sự thống nhất của kế toán kho). Phiếu nhập kho được lập thành nhiều liên: 1 liên lưu tại sổ, giao cho nhân viên mua hàng 2-3 liên để làm thủ tục nhập kho. Bước 3: Sau khi có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng cho thủ kho. Bước 4: Hàng được kiểm đếm và nhập kho (Những doanh nghiệp giao cho thủ kho lập phiếu nhập kho, thì hàng sẽ được kiểm đểm trước khi viết phiếu nhập kho.) Trường hợp vật tư hàng hóa có thừa, thiếu, Thủ kho phải lập biên bản và báo cáo ngay với người có trách nhiệm để xử lý theo quy định. Bước 5: Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận hàng vào phiếu nhập kho, lưu lại một liên và ghi thẻ kho, một liên sẽ giao lại cho kế toán kho, một liên sẽ giao lại cho người người nhập hàng. 53
64. Bước 6: Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán kho sẽ ghi sổ kho và hạch toán hàng nhập. 3.2.1.1. Quản trị hàng tại kho Khi hàng về đến kho, thủ kho kiểm tra sự khớp đúng giữa số hàng thực nhận với số hàng trong đơn đặt hàng hoặc phiếu yêu cầu mua hàng và lập phiếu nhập kho, gồm hai liên: liên một lưu tại kho, liên 2 chuyển lên phòng kế toán cùng với hóa đơn giá trị gia tăng do bên bán chuyển đến, hóa đơn vận chuyển (nếu có). Kế toán vật tư - tiền mặt đối chiếu hàng giữa hóa đơn - phiếu nhập kho để tiến hành hạch toán nghiệp vụ. Hình 3.2.1.1. Hóa đơn giá trị gia tăng 54
65. 3.2.I.2. Lưu trữ hàng hóa trong kho ♦♦♦ Sắp xếp Hình 3.2.I.2. Khu vực hàng nguyên seal Sau khi hoàn tất thủ tục nhập hàng. Thủ kho sẽ điều phối phụ kho sắp hàng hóa vào đúng vị trí được chuẩn bị sẵn. Tùy thuộc vào tình trạng hàng hóa và chủng loại mà sẽ có những vị trí phù hợp. Hàng hóa được sắp xếp theo sự hướng dẫn của thủ kho, theo vị trí được đánh dấu, ký hiệu theo quy định kho hàng. Việc lưu hồ sơ hàng xuất - nhập, hồ sơ phải rõ ràng, thuận tiện việc tìm kiếm. Sau khi hàng hóa được nhập kho thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội dung vào thẻ kho. Thẻ kho ghi thời gian, nội dung hàng hóa cả nhập và xuất theo từng mã hàng. ♦♦♦ Bảo quản hàng hóa Bộ phận kho phải thực hiện các hoạt động để bảo quản tình trạng hàng hóa trong kho: • Kiểm tra, theo dõi thường xuyên về điều kiện bảo quản, tình trạng hàng hóa trong kho, điều kiện an toàn, an ninh của hàng hóa. • Duy trì và bổ sung điều kiện vật chất (che chắn) nhằm hạn chế thấp nhất hư hỏng, suy giảm chất lượng, mất mát của hàng hóa do các tác động tiêu cực gây ra. 55
66. Chủ động kịp thời xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá trình bảo quản, kịp thời báo phụ trách đơn vị để giải quyết. ♦♦♦ Phương pháp lưu kho, xếp dỡ và bảo quản hàng hóa • Hệ thống trong kho được vận hành theo phương pháp FIFO ( First in - first out) FIFO (First in First out - Nhập trước Xuất trước): Với phương pháp này, các lô hàng đầu tiên của hàng hóa nhập vào kho sẽ là hàng hóa đầu tiên được xuất ra khỏi kho. Như vậy hàng hóa tồn lại sẽ là lô hàng nhập gần nhất. Với phương pháp này, công ty có thể giảm tối ưu hàng tồn kho cũ. Đặc biệt, đối với công ty phân phối sản phẩm gạch men là vô cùng quan trọng, vì hàng hóa gạch rất dễ bị vỡ trong quá trình di chuyển và lỗi thời qua thời gian, từ đó doanh nghiệp đã tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể cho việc thanh lý hoặc hủy hàng tồn kho cũ. • Xếp dỡ bảo quản hàng trong kho: Với diện tích kho còn hạn chế vì vậy để tận dụng tối ưu thì công ty sử dụng hệ thống giá kệ cho những mặt hàng lẻ, sản phẩm bổ trợ (keo trà ron, keo dán gạch) sẽ sắp xếp chủng loại và mã hàng sẽ quay ra để tiện cho việc lấy hàng. Các thùng giấy gạch (kích thước lớn) hoặc các thùng còn nguyên kiện sẽ sắp xếp trên pallet theo chủng loại, mã hàng. Hình 3.2.I.2. Khu vực hàng lẻ 56