›

Khóa luận Kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động tại phòng tài chính kế hoạch huyện Cư Kuin, Đắk Lắk (Quý I/2013)

doc 120 trang yendo 7150
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động tại phòng tài chính kế hoạch huyện Cư Kuin, Đắk Lắk (Quý I/2013)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • dockhoa_luan_ke_toan_nguon_kinh_phi_va_cac_khoan_chi_hoat_dong.doc

Nội dung text: Khóa luận Kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động tại phòng tài chính kế hoạch huyện Cư Kuin, Đắk Lắk (Quý I/2013)

  1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ  VÕ THỊ LỆ THỦY KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ VÀ CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH HUYỆN CƯ KUIN, ĐẮK LẮK (QUÝ I/2013) KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỂ NHẬN BẰNG CỬ NHÂN NGÀNH KẾ TOÁN Tỉnh Đắk Lắk Tháng 09/2013 1
  2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ  VÕ THỊ LỆ THỦY KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ VÀ CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH HUYỆN CƯ KUIN, ĐẮK LẮK (QUÝ I/2013) KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỂ NHẬN BẰNG CỬ NHÂN NGÀNH KẾ TOÁN Tỉnh Đắk Lắk Tháng 09/2013 2
  3. Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, trường Đại Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “Kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động tại Phòng Tài chính Kế hoạch huyện Cư Kuin, Đắk Lắk” do Võ Thị Lệ Thủy, sinh viên lớp DH09KEGL, chuyên ngành Kế toán, đã bảo vệ thành công trước hội đồng vào ngày ___ . Giáo viên LÊ VĂN HOA Người hướng dẫn, ___ Ngày tháng năm Chủ tịch hội đồng chấm báo cáo Thư ký hội đồng chấm báo cáo Ngày tháng năm Ngày tháng năm 3
  4. LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên con xin cảm ơn Cha Mẹ đã sinh thành dưỡng dục con nên người. Và con cũng xin gởi lời biết ơn đến những người thân đã luôn ủng hộ, động viên con trong suốt thời gian qua. Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu, các Thầy Cô Trường Đại Học Nông Lâm TP. Hồ Chí Minh, cùng toàn thể Thầy Cô khoa Kinh Tế đã truyền đạt cho em những kiến thức quý báu, giúp em vững tin trên con đường học vấn và cả sự nghiệp trong tương lai. Đặc biệt em xin gởi lời cảm ơn sâu sắc Thầy Lê Văn Hoa đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo em trong suốt quá trình học tập tại Trường và hướng dẫn em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Em xin gởi lời cảm ơn đến Ban giám đốc Phòng Tài chính Kế hoạch huyện Cư Kuin đã tạo điều kiện cho em được thực tập. Cảm ơn sự giúp đỡ của các Cô Chú và Anh Chị trong Phòng Kế Toán cùng các phòng ban khác trong đơn vị. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn chị Nguyễn Thị Xanh – Kế Toán của đơn vị đã tận tình hướng dẫn, tạo điều kiện cho em hoàn thành đề tài của mình và giúp em có được những kiến thức bổ ích, kinh nghiệm quý báu phục vụ cho công việc trong tương lai của mình. Và cuối cùng xin cảm ơn đến tất cả những người bạn đã luôn quan tâm và ủng hộ tôi trong suốt thời gian học tập tại trường. Do thời gian có hạn và kiến thức của bản thân vẫn còn nhiều hạn chế nên chuyên đề không trách khỏi những sai sót nhất định, rất mong được thầy cô tiếp tục đóng góp những ý kiến để em có thể rút ra nhiều kinh nghiệm hơn nữa sau khi hoàn thành chuyên đề này. Xin chân thành cám ơn! Sinh viên VÕ THỊ LỆ THỦY 4
  5. NỘI DUNG TÓM TẮT VÕ THỊ LỆ THỦY. Tháng 09 năm 2013. “Kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động tại Phòng Tài Chính Kế Hoạch huyện Cư Kuin, Đắk Lắk. VÕ THỊ LỆ THỦY. September 2013. “Accounting of National Budget and Operating Expenses at financial planning Cư Kuin district, Dak Lak”. Mục tiêu của khóa luận: Đề tài nghiên cứu kế toán nguồn kinh phí hoạt động tại đơn vị từ khâu lập dự toán cho đến khâu thực tế sử dụng, với 2 phần cơ bản là kế toán nguồn kinh phí hoạt động và kế toán các khoản chi hoạt động tại Phòng Tài chính Kế hoạch huyện Cư Kuin. Sau khi trình bày các vấn đề mang tính cơ sở và lý thuyết như đặt vấn đề và mục tiêu nghiên cứu của đề tài ở chương 1, đến chương 2 tiến hành nghiên cứu khái quát toàn bộ đơn vị, tình hình tổ chức hoạt động, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban và bộ phận kế toán, chế độ kế toán vận dụng. Tiếp theo, chương 3 đưa ra các lý thuyết có liên quan đến vấn đề đang nghiên cứu. Từ đó đi sâu tìm hiểu các phương pháp, cách thức xác định, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh cũng như quy trình và nội dung các nghiệp vụ về thực trạng công tác kế toán đối với nguồn kinh phí hoạt động, các khoản chi hoạt động tại Phòng Tài chính Kế hoạch huyện Cư Kuin ở chương 4. Trên cơ sở đó đưa ra nhận xét và đồng thời đưa ra giải pháp sau quá trình phân tích, đúc kết vấn đề và đề xuất kiến nghị để hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị. 5
  6. MỤC LỤC Trang DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vii DANH MỤC CÁC BẢNG viii DANH MỤC CÁC HÌNH ix DANH MỤC PHỤ LỤC x CHƯƠNG 1. MỞ ĐẦU 1 1.1. Đặt vấn đề 1 1.2. Mục tiêu nghiên cứu 2 1.3. Phạm vi nghiên cứu 2 1.4. Cấu trúc luận văn 2 CHƯƠNG 2. TỔNG QUAN 4 2.1. Quá trình hình thành và phát triển của phòng TC - KH huyện Cư Kuin, tỉnh Đắk Lắk 4 2.1.1. Sơ lược về phòng Tài chính Kế hoạch huyện Cư Kuin 4 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển 4 2.2. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị 4 2.2.1. Vị trí, chức năng của Phòng Tài chính Kế Hoạch 5 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 2.3. Thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động của đơn vị 8 2.4. Cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị 9 2.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 9 2.4.2. Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận 9 2.5. Tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị: 11 2.6. Công tác kế toán tại đơn vị 11 CHƯƠNG 3. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 14 3.1. Cơ sở lý luận 14 3.1.1. Khái niệm, đặc điểm và nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp 14 3.1.2. Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN 15 3.1.3. Nguyên tắc kế toán HCSN 16 6
  7. 3.1.4. Kế toán nguồn kinh phí hoạt động 17 3.1.5. Kế toán các khoản thu hoạt động 21 3.1.6. Kế toán các khoản chi hoạt động 24 3.2. Phương pháp nghiên cứu 27 CHƯƠNG 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 29 4.1. Kế toán nguồn kinh phí hoạt động tại đơn vị 29 4.1.1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng 30 4.1.2. Công tác lập dự toán chi tại đơn vị 32 4.1.3. Rút dự toán và sử dụng kinh phí 34 4.1.4 Quyết toán nguồn kinh phí 39 4.1.5. Sơ đồ tổng hợp nguồn kinh phí hoạt động tại đơn vị quý I/2013 41 4.2. Tình hình công tác kế toán các khoản chi hoạt động tại đơn vị. 43 4.2.1. Chứng từ, tài khoản, và sổ sách sử dụng 43 4.2.2. Nội dung và quy trình chi 44 4.2.3. Phương pháp hạch toán 49 4.2.4. Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản chi tại đơn vị quý I/2013 61 4.4. Quyết toán các khoản chi hoạt động 63 CHƯƠNG 5. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ 67 5.1. Kết luận 67 5.2. Kiến nghị 68 5.3. Kết luận 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 7
  8. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT HCSN Hành chính sự ngihệp KT – XH Kinh tế - xã hội UBND Uỷ ban nhân dân PL Pháp luật XDCB Xây dựng cơ bản SDĐ Sử dụng đất ĐKKD Đăng ký kinh doanh QĐ Quyết định HTX Hợp tác xã TCKH Tài chính kế hoạch TK Tài khoản TSCĐ Tài sản cố định SCL Sửa chữa lớn XDCB Xây dựng cơ bản BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế KPCĐ Kinh phí công đoàn HĐSN Hoạt động sự nghiệp TX Thường xuyên KTX Không thường xuyên NS Ngân sách KTC Không tự chủ CCTL Cải cách tiền lương CBCC Cán bộ công chức KBNN Kho bạc Nhà nước CTP Công tác phí NKSC Nhật ký sổ cái vii
  9. DANH MỤC CÁC BẢNG Trang Bảng 4.1. Bảng Tài Khoản Theo Dõi Nguồn Kinh Phí Hoạt Động 31 Bảng 4.2. Dự Toán Chi NSNN Năm 2013 Tại Đơn Vị 33 Bảng 4.3. Sổ Nhật Ký Sổ Cái (TK 461) Quý I năm 2013 42 Bảng 4.4. Bảng Tài Khoản Theo Dõi Chi Hoạt Động 43 Bảng 4.5. Danh Mục Mục Lục Ngân Sách Nhà Nước tại Đơn Vị 44 Bảng 4.6. Sổ Nhật Ký Sổ Cái (TK 661) quý I năm 2013 62 Bảng 4.7. Bảng Tổng Hợp Quyết Toán Kinh Phí 63 viii
  10. DANH MỤC CÁC HÌNH Trang Hình 2.1. Sơ Đồ Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý của Phòng Tài Chính Kế Hoạch 9 Hình 2.2. Sơ Đồ Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán tại Đơn Vị 11 Hình 2.3. Sơ Đồ Trình Tự Ghi Sổ theo Hình Thức Nhật Ký Sổ Cái: 12 Hình 4.1. Lưu Đồ Luân Chuyển Chứng Từ Quá Trình Lập và Giao Dự Toán NS 32 Hình 4.2. Lưu Đồ Lưu Chuyển Chứng Từ Quá Trình Rút, Sử Dụng KP 35 Hình 4.3. Sơ Đồ Hạch Toán Tổng Hợp Nguồn Kinh Phí Hoạt Động Qúy I/2013 41 Hình 4.4. Lưu Đồ Luân Chuyển Chứng Từ Quá Trình Chi 48 Hình 4.5. Sơ Đồ Hạch Toán Tổng Hợp Các Khoản Chi Trong Qúy I/2013 61 ix
  11. DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục 1: Dự toán chi NSNN năm 2013. Phụ lục 2: Nhật ký Sổ cái quý I Phụ lục 3: Bảng tổng hợp kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng quý I/2013. Phu lục 4: Bảng cân đối kế toán x
  12. CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU 1.1. Đặt vấn đề Kinh tế nước ta đã và đang được đổi mới một cách toàn diện trong sự chuyển đổi cơ chế quản lý. Trong cơ chế quản lý mới, kế toán HCSN với tư cách là một bộ phận cấu thành của hệ thống các công cụ quản lý cũng được chú trọng quan tâm. Trong quá trình hoạt động, các đơn vị hành chính sự nghiệp dưới sự quản lý của Đảng và Nhà nước phải có nhiệm vụ chấp hành nghiêm chỉnh luật Ngân sách Nhà nước, các tiêu chuẩn định mức, các quy định và chế độ kế toán hành chính sự nghiệp do Nhà nước ban hành. Điều này nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý kinh tế - tài chính, tăng cường quản lý kiểm soát chi quỹ Ngân sách Nhà nước, quản lý tài sản công, nâng cao chất lượng công tác kế toán và hiệu quả quản lý các đơn vị hành chính sự nghiệp. Chính vì vậy, công việc của kế toán trong các đơn vị HCSN là tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư tài sản công, tình hình chấp nhận dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước ở đơn vị. Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị cũng như chủ động trong việc chi tiêu, hàng năm kế toán HCSN trong đơn vị phải lập dự toán cho từng khoản chi và dựa vào dự toán này NSNN cấp phát kinh phí cho đơn vị. Vì vậy, trong đơn vị HCSN không thể thiếu công tác kế toán HCSN. Nhận thức rõ tầm quan trọng của kế toán HCSN trong các đơn vị HCSN hoạt động dưới sự quản lý của Nhà nước và được sự đồng ý của khoa kinh tế trường ĐH Nông Lâm TP HCM cùng với sự giúp đỡ của Phòng Tài chính Kế hoạch huyện Cư Kuin, nên em quyết tâm học hỏi và nghiên cứu để nâng cao hiểu biết về vị trí vai trò của công tác kế toán HCSN, em quyết định chọn đề tài “Kế toán nguồn kinh phí và 1
  13. các khoản chi hoạt động tại Phòng Tài chính Kế hoạch huyện Cư Kuin, Đắk Lắk”. Được thực tập tại Phòng Tài chính Kế hoạch huyện, được tiếp cận làm quen với từng khâu của công tác kế toán từ: Lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán. Đã giúp em nhận thức rõ, sâu về tính chất tổng hợp của kế toán HCSN. Và có cái nhìn tổng quát về tình hình quản lý ngân sách ở một đơn vị HCSN. Từ đó, đưa ra một vài nhận xét, kiến nghị về việc hạch toán và tổ chức công tác kế toán tại đơn vị với mong muốn góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác kế toán tại đơn vị. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu Qua quá trình thực tập tại đơn vị và khảo sát chung về tình hình thực tế hạch toán kế toán, tìm hiểu công tác quản lý để thấy được công tác kế toán nguồn kinh phí hoạt động từ khâu đầu vào và kế toán quá trình sử dụng đến khi quyết toán được thực hiện như thế nào? Đi sâu vào tìm hiểu, phân tích đánh giá tình hình công tác kế toán. Rút ra những ưu nhược điểm, nhận xét và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị. 1.3. Phạm vi nghiên cứu - Thời gian nghiên cứu: từ ngày 10/06/2013 đến ngày 15/09/2013 - Thời gian số liệu sử dụng: Quý I năm 2013 - Phạm vi không gian: Đề tài được nghiên cứu tại bộ phận kế toán thuộc phòng Tài chính Kế hoạch huyện Cư Kuin, tỉnh Đắk Lắk. - Địa chỉ: Thôn Kim Châu – xã Dray Bhăng – huyện Cư Kuin – tỉnh Đắk lắk. 1.4. Cấu trúc luận văn Luận văn được chia làm 5 chương:  Chương 1. Mở đầu: Trình bày lí do lựa chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu và cấu trúc luận văn.  Chương 2. Tổng quan: 2
  14. Trình bày quá trình hình thành và phát triển của đơn vị, chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và các phòng ban, việc tổ chức bộ phận kế toán và chế độ kế toán vận dụng, từ đó đưa ra nhận xét chung.  Chương 3. Nội dung và phương pháp nghiên cứu: Phần nội dung là cơ sở lý luận, trình bày những vấn đề lý thuyết liên quan đến vấn đề nghiên cứu. Phần phương pháp nghiên cứu, nêu ra một số phương pháp mà đề tài có sử dụng trong quá trình thực hiện.  Chương 4. Kết quả và thảo luận: Trình bày thực trạng kế toán của đơn vị đối với nguồn kinh phí hoạt động, các khoản chi hoạt động. Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán của đơn vị trong phạm vi đề tài nghiên cứu.  Chương 5. Kết luận và đề nghị Kết luận chung về công tác kế toán của đơn vị đối với vấn đề đang nghiên cứu, từ đó đưa ra những đề nghị giúp nâng cao tính khả thi của vấn đề nghiên cứu. 3
  15. CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN 2.1. Quá trình hình thành và phát triển của phòng TC - KH huyện Cư Kuin, tỉnh Đắk Lắk. 2.1.1. Sơ lược về phòng Tài chính Kế hoạch huyện Cư Kuin.  Tên đơn vị: phòng Tài chính Kế hoạch huyện Cư Kuin.  Địa chỉ: Thôn Kim Châu – xã Dray Bhăng – huyện Cư Kuin  Tỉnh: Đắk Lắk  Mã chương: 618  Mã đơn vị quan hệ ngân sách: 1087170 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển Phòng Tài chính Kế hoạch được thành lập cùng với sự phát triển KT – XH của huyện. Phòng đã trải qua nhiều giai đoạn cùng với sự phát triển KT – XH của đất nước, phòng đã có nhiều thay đổi về tổ chức và tên gọi. Phòng được thành lập ban đầu bao gồm các bộ phận: Tài chính – ngân sách, thuế, giá. Đầu thập niên 90 của thế kỷ XX, ngành thuế được tách riêng và phòng tiếp nhận thêm bộ phận kế hoạch từ phòng kế hoạch chuyển sang, từ đó phòng chính thức lấy tên là Phòng Tài chính Kế hoạch. Hiện nay, phòng phụ trách 2 mảng cơ bản:  Bộ phận quản lý Tài chính ngân sách  Bộ phận Kế hoạch đầu tư 2.2. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003 Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 14/02/2008 của Chính phủ, quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. 4
  16. Căn cứ Thông tư liên tịch số 90/2009/TTLT-BTC-BNV ngày 06/5/2009 của liên bộ Bộ tài chính – Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môm về lĩnh vực tài chính thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện. Căn cứ Quyết định số 776/QĐ-UBND ngày 25/3/2008 của UBND tỉnh Đắk Lắk về việc thành lập, sáp nhập quy định chức năng nhiệm vụ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện. Ban hành quyết định số 466/QĐ-UBND về việc Ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Tài chính - Kế hoạch 2.2.1. Vị trí, chức năng của Phòng Tài chính Kế Hoạch Phòng Tài chính Kế hoạch là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Cư Kuin tỉnh Đắk Lắk, có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực: Tài chính, tài sản, kế hoạch và đầu tư, đăng ký kinh doanh, tổng hợp thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân theo quy định của pháp luật Phòng Tài chính Kế hoạch có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo và quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Tài chính, Sở Kế hoạch - đầu tư. 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn a. Nhiệm vụ - quyền hạn chung - Trình UBND huyện ban hành các quyết định, chỉ thị và văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế, chính sách pháp luật và các quy định của UBND huyện, Sở Kế hoạch – Đầu tư và Sở Tài chính về công tác tài chính, kế hoạch và đầu tư trên địa bàn. - Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm về lĩnh vực tài chính, kế hoạch và đầu tư trên địa bàn, hướng dẫn và kiểm tra việc tổ chức thực hiện các quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt. - Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước về công tác tài chính, kế hoạch và đầu tư trên địa bàn. - Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về tài chính, kế hoạch và đầu tư cho công chức xã, phường. 5
  17. - Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ về công tác tài chính, kế hoạch và đầu tư trên địa bàn. - Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của UBND huyện, Sở Kế hoạch - Đầu tư và Sở Tài chính. - Kiểm tra thanh tra việc thực hiện các quy định của PL, giải quyết khiếu nại tố cáo về công tác tài chính, kế hoạch và đầu tư trên địa bàn theo quy định của PL. - Tham mưu cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quy định của PL. - Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ công chức của cơ quan theo quy định của pháp luật. - Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo quy định của pháp luật. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện giao. b. Nhiệm vụ - quyền hạn cụ thể đối với từng lĩnh vực công tác: * Đối với lĩnh vực Tài chính: (1) Trình UBND huyện ban hành các quyết định, chỉ thị; quy hoạch kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm về lĩnh vực tài chính; chương trình, biện pháp thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính NN trong lĩnh vực tài chính thuộc trách nhiệm quản lý của Phòng. (2) Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, cơ chế, chính sách, các quy hoạch, chương trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực tài chính trên địa bàn. (3) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị dự toán huyện, UBND cấp xã xây dựng dự toán ngân sách hàng năm; xây dựng dự toán ngân sách huyện theo chỉ đạo của UBND tỉnh và sự hướng dẫn của Sở Tài chính, trình UBND huyện để trình HĐND huyện quyết định. (4) Lập dự toán thu ngân sách nhà nước đối với những khoản thu được phân cấp quản lý, dự toán chi ngân sách của huyện và tổng hợp dự toán ngân sách cấp xã, 6
  18. phương án phân bổ ngân sách huyện trình UBND huyện để trình HĐND huyện quyết định, lập dự toán điều chỉnh trong trường hợp cấp thiết để UBND trình HĐND huyện quyết định và tổ chức thực hiện dự toán ngân sách đã được quyết định. Lập dự toán thu chi ngân sách trình UBND để trình HĐND phê chuẩn; hướng dẫn kiểm tra việc quản lý, thực hiện quyết toán ngân sách xã, phường. (5) Hướng dẫn kiểm tra việc quản lý tài chính, ngân sách, giá, thực hiện chế độ kế toán của UBND xã, phường, tài chính hợp tác xã dịch vụ nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại dịch vụ, tổ hợp tác và các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp của nhà nước thuộc địa bàn; phối hợp với các cơ quan thu thuế trong việc quản lý công tác thu ngân sách nhà nước trên địa bàn theo quy định của PL. (6) Phối hợp với cơ quan có liên quan trong việc quản lý công tác thu ngân sách NN trên địa bàn theo quy định của Pháp luật. (7) Thẩm tra quyết toán các dự án đầu tư do UBND huyện quản lý; thẩm định và chịu trách nhiệm về việc thẩm định quyết toán thu, chi ngân sách cấp xã; lập quyết toán thu chi ngân sách của huyện; tổng hợp báo cáo thu, chi ngân sách nhà nước trên địa bàn và quyết toán thu, chi ngân sách của huyện trình UBND huyện xem xét gửi Sở Tài chính; báo cáo bổ sung quyết toán ngân sách gửi Sở Tài chính sau khi được HĐND huyện phê duyệt. - Tổ chức thẩm tra, quyết toán các dự án đầu tư hoàn thành, trình UBND huyện phê duyệt theo thẩm quyền; thẩm tra và phê duyệt quyết toán các dự án đầu tư bằng vốn sự nghiệp thuộc ngân sách huyện quản lý; làm thường trực Hội đồng đấu giá quyền sử dụng đất của huyện. (8) Quản lý tài sản NN tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc cấp huyện quản lý theo quy định của chính phủ và hướng dẫn của Bộ Tài chính. * Đối với lĩnh vực Kế hoạch - Đầu tư: (1) Tổng hợp và trình UBND huyện về các chương trình, danh mục, dự án đầu tư trên địa bàn; thẩm định và chịu trách nhiệm về dự án, kế hoạch đấu thầu, kết quả xét thầu thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND huyện. (2) Quản lý cán bộ, công chức và tài chính, tài sản được giao theo quy định của PL và phân công của UBND huyện. 7
  19. (3) Cung cấp thông tin, xúc tiến đầu tư; phối hợp với các phòng chuyên môn nghiệp vụ có liên quan tổ chức vận động các nhà đầu tư trong và ngoài nước đầu tư vào trên địa bàn huyện. (4) Phổ biến, hướng dẫn việc phát triển kinh tế hợp tác xã, kinh tế cá thể, kinh tế hộ gia đình; thực hiện việc cấp giấy phép đăng ký kinh doanh cho hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể trên địa bàn theo quy định của pháp luật. (5) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan giám sát và đánh giá đầu tư; kiểm tra việc thi hành pháp luật về kế hoạch và đầu tư trên địa bàn huyện; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm theo thẩm quyền. (6) Về kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân: a) Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho các tổ chức kinh tế tập thể và hộ kinh doanh cá thể trên địa bàn theo quy định của PL. b) Tổng hợp, theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch, cơ chế, chính sách phát triển kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân và hoạt động của các tổ chức trên đại bàn huyện (7) Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định. 2.3. Thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động của đơn vị  Thuận lợi: Về cơ sở vật chất: Trang thiết bị phục vụ cho công tác tương đối tốt. Phòng được trang bị thiết bị cần thiết để thu thập thông tin và xử lý các công việc một cách nhanh chóng. Về lao động: Đội ngũ cán bộ công chức của phòng có trình độ chuyên môn cao, năng động, sáng tạo, luôn có tinh thần đoàn kết nội bộ, làm việc hết sức mình và có tinh thần trách nhiệm cao nên mọi công việc được giải quyết thuận tiện. Về địa bàn: phòng Tài chính Kế hoạch nằm ngay trung tâm trụ sở UBND huyện rất thuận tiện cho việc giao dịch với các phòng ban và các đơn vị sử dụng ngân sách. Bên cạnh đó đơn vị được sự quan tâm của UBND huyện Cư Kuin luôn tạo điều kiện để phòng hoàn thành kế hoạch được giao.  Khó khăn: 8
  20. Số lượng cán bộ, công chức còn thiếu nên cũng khó khăn để đảm bảo hoàn thành tốt công việc nhanh chóng, kịp thời.  Phương hướng hoạt động: Tham mưu cho UBND huyện phân cấp quản lý đầu tư cho UBND các phường, xã. Đề xuất những biện pháp thực hiện các cơ chế chính sách về quản lý kinh tế, khuyến khích đầu tư. Tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra, giám sát việc thu chi ngân sách của các đơn vị, đặc biệt là Ngân sách xã, phường. 2.4. Cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị 2.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Hình 2.1. Sơ Đồ Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý của Phòng Tài Chính Kế Hoạch Trưởng phòng Phó phòng Bộ phận thẩm định Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận theo dõi và quyết toán dự kế hoạch ngân sách kế toán giá đất và bán án chương trình tổng hợp HCSN đấu giá quyền XDCB SDĐ Nguồn: Bộ phận kế toán – Phòng TCKH 2.4.2. Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận Trưởng phòng: có nhiệm vụ phụ trách chung gồm phụ trách trực tiếp khối phường, xã, bộ phận XDCB, bộ phận kế hoạch đầu tư và bộ phận ngân sách. Chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo điều hành toàn diện các công việc của phòng. Trực tiếp phụ trách các công tác: 9
  21.  Cân đối thu, chi ngân sách toàn huyện  Quyết toán và quản lý cấp phát vốn đầu tư XDCB  Tổ chức cán bộ Phó phòng: là người giúp Trưởng phòng, có nhiệm vụ phụ trách năm bộ phận: bộ phận thẩm định và quyết toán dự án, chương trình XDCB và bộ phận kế hoạch tổng hợp, đồng thời chịu trách nhiệm điều hành chung các công việc của phòng khi trưởng phòng đi vắng. Ngoài ra, còn phụ trách các công tác: cấp giấy chứng nhận ĐKKD, công tác kế hoạch, quản lý quỹ đào tạo và kinh phí nội bộ của phòng, tổ chức bán đấu giá quyền SDĐ và tài sản tịch thu, phụ trách bộ phận kế toán HCSN và bộ phận theo dõi giá đất và bán đấu giá quyền sử dụng đất. Đồng thời phụ trách trực tiếp các công việc: tài chính đối với HCSN, công tác bồi thường giải tỏa mặt bằng, quyết toán vốn đầu tư XDCB và quản lý cấp phát biên lai, ấn chỉ. Bộ phận ngân sách: có chức năng chuyên quản tài chính, ngân sách 21 phường, xã trực thuộc và kiểm tra ngân sách tổng hợp của huyện và các đơn vị hỗ trợ đồng thời theo dõi tài khoản tiền gửi. Bộ phận thẩm định và quyết toán dự án chương trình XDCB: có chức năng thẩm định báo cáo kinh tế, kỹ thuật XDCB và chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo công tác này, thẩm tra quyết toán vốn đầu tư XDCB. Bộ phận kế hoạch tổng hợp: có chức năng tổng hợp, lập kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch vốn đầu tư XDCB, tham mưu ra chủ trương đầu tư XDCB, thẩm định hồ sơ đấu thầu và chỉ định thầu đồng thời chịu trách nhiệm báo cáo tổng hợp kết quả đấu thầu, chỉ định thầu. Tổng hợp lập kế hoạch và báo cáo tình hình KT – XH của thành phố, thu lệ phí thẩm định báo cáo kinh tế kỹ thuật xây dựng công trình và thẩm định kết quả đấu thầu. Ngoài ra, còn đảm nhận một số các công việc như: văn thư cơ quan, cấp giấy chứng nhận ĐKKD hộ cá thể, HTX và báo cáo tình hình cấp giấy chứng nhận ĐKKD cho Sở kế hoạch đầu tư và Chi cục thuế huyện. Bộ phận kế toán HCSN: có nhiệm vụ chuyên quản các đơn vị HCSN hưởng dự toán từ ngân sách huyện, theo dõi và tổng hợp báo cáo tài chính ngân sách các đơn vị để cung cấp số liệu đồng chí kế toán ngân sách tổng hợp chung báo cáo toàn huyện. Ngoài ra, còn kiêm nhiệm thêm công tác thủ quỹ, kê biên định giá tài sản, theo dõi ký quỹ đấu giá quyền SDĐ của huyện. 10
  22. Bộ phận theo dõi giá đất và bán đấu giá quyền SDĐ: phụ trách công tác đấu giá quyền SDĐ và bán tài sản tịch thu, quản lý giá trên địa bàn huyện. 2.5. Tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị: Hình 2.2. Sơ Đồ Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán tại Đơn Vị Trưởng phòng Kế toán Chuyên viên Thủ quỹ Nguồn: Bộ phận kế toán – Phòng TCKH Nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận: - Trưởng phòng: có nhiệm vụ tổ chức chỉ đạo bộ phận kế toán trong đơn vị thực hiện đúng chế độ chính sách, tổ chức đúng nguyên tắc chế độ Kế toán của Bộ tài chính ban hành. - Kế toán: có nhiệm vụ kiểm tra tính chính xác hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ gốc để làm căn cứ trình chủ tài khoản. Kế toán có nhiệm vụ ghi chép vào các loại sổ sách kế toán có liên quan, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán theo quy định hiện hành của nhà nước. - Chuyên viên: chuyên trách quản lý, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lĩnh vực tài chính. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ giữ tiền của đơn vị, đồng thời thu đủ, chi đủ với số tiền ghi trên các phiếu thu, chi, theo dõi quỹ tiền mặt tại đơn vị. 2.6. Công tác kế toán tại đơn vị  Niên độ kế toán áp dụng: Theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12.  Đơn vị tính sử dụng trong kế toán: Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế “VND”.  Chế độ kế toán áp dụng: Đơn vị áp dụng chế độ Kế toán HCSN theo quyết định số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, và 11
  23. thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 hướng dẫn sửa đổi bổ sung Chế độ kế toán HCSN ban hanh theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Hệ thống Chứng từ kế toán của đơn vị thực hiện đúng theo quy định của Luật NSNN số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002 và thông tư 03/2004/TT-BTC ban hành ngày 13/01/2004 của bộ tài chính. Hệ thống tài khoản: tài khoản kế toán là phương tiện để phản ánh, tóm tắt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trong tất cả các đơn vị HCSN nói chung và phòng Tài chính kế hoạch huyện Cư Kuin nói riêng đều áp dụng hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Đồng thời ban hành một số văn bản sửa đổi bổ sung hệ thống kế toán.  Hình thức kế toán: NHẬT KÝ SỔ CÁI, có sự trợ giúp của Excel. Hình 2.3. Sơ Đồ Trình Tự Ghi Sổ theo Hình Thức Nhật Ký Sổ Cái: Chứng từ gốc Bảng tổng Sổ quỹ hợp chứng từ Sổ kế toán chi tiết gốc Sổ Nhật ký – Sổ Bảng tổng hợp chi cái tiết Bảng cân đối SPS Báo cáo kế toán Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Nguồn: Bộ phận kế toán – Phòng TCKH 12
  24. Trình tự ghi sổ kế toán Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc (bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra về mọi mặt, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có kế toán ghi các nội dung cần thiết của chứng từ vào Nhật ký – Sổ cái. Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (bảng tổng hợp kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho các chứng từ cùng loại phát sinh nhiều lần trong một tháng hoặc một quý. Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã được dùng để ghi Nhật ký – Sổ cái, được dùng để ghi vào Sổ Thẻ kế toán có liên quan. Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán có liên quan phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký – Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này, Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký – Sổ cái. Với: Tổng số tiền của cột Tổng số tiền phát sinh Tổng số tiền phát “Số tiền phát sinh” = Nợ của tất cả các = sinh Có của tất cả ở phần Nhật ký tài khoản các tài khoản Tổng số dư Nợ các tài khoản= Tổng số dư Có các tài khoản Kế toán cộng các sổ kế toán chi tiết và căn cứ vào số liệu của các sổ kế toán chi tiết lập các “bảng tổng hợp chi tiết” của từng tài khoản tổng hợp. Nhật ký – sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra đối chiếu và chỉnh lý số liệu được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. Cuối kỳ, Kế toán in các sổ chi tiết, báo cáo tài chính ra giấy, đóng thành bộ và lưu cùng với sổ Nhật ký – Sổ cái theo quy định kế toán. 13
  25. CHƯƠNG 3 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3.1. Cơ sở lý luận 3.1.1. Khái niệm, đặc điểm và nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp Trước hết cần phải tìm hiểu đơn vị HCSN: Đơn vị HCSN là đơn vị do NN quyết định thành lập nhằm thực hiện một số nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý NN về một lĩnh vực nào đó (các cơ quan chính quyền, cơ quan quyền lực NN, cơ quan quản lý NN theo ngành, các tổ chức đoàn thể ) hoạt động bằng nguồn kinh phí NSNN cấp, cấp trên cấp toàn bộ hoặc cấp một phần kinh phí và các nguồn khác đảm bảo theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ Đảng và NN giao cho từng thời kỳ. a) Khái niệm: Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách của nhà nước tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, là công cụ điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế, tài chính của các đơn vị hành chính. Do đó, để quản lý và chủ động trong các khoản chi tiêu của mình, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập dự toán cho từng khoản chi tiêu này. Dựa vào báo cáo dự toán, ngân sách nhà nước cấp kinh phí cho các đơn vị. Chính vì vậy, kế toán không chỉ quan trọng đối với bản thân đơn vị mà còn quan trọng đối với ngân sách nhà nước b) Đặc điểm: Đơn vị HCSN bao gồm các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực phi sản xuất, thực hiện quản lý NN, quản lý hành chính, thực hiện sự nghiệp giáo dục, y tế, quốc phòng, thể dục thể thao Các đơn vị này tạo ra dịch vụ công để đáp ứng nhu cầu của xã hội. Bao gồm: - Hành chính thuần túy - Sự nghiệp có thu - Sự nghiệp kinh tế 14
  26. - Tổ chức đoàn thể nghề nghiệp xã hội. Nguồn kinh phí đài thọ cho các đơn vị này thuộc NSNN cấp và từ các khoản thu khác do luật định. Đơn vị HCSN là đơn vị kế toán phải có trách nhiệm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động của đơn vị mình để phục vụ cho các đối tượng sử dụng theo quy định. Bao gồm: - Báo cáo tài chính (quý, năm) - Báo cáo quyết toán ngân sách năm - Báo cáo quyết toán tổng hợp ngân sách năm (đơn vị kế toán cấp trên) c) Nhiệm vụ kế toán đơn vị HCSN: - Thu thập, phản ánh, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin về tình hình tiếp nhận, quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí, tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình thu, chi hoạt động sự nghiệp, tình hình tài sản, tiền quỹ, công nợ của đơn vị - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước. - Kiểm tra việc quản lý sử dụng các loại vật tư, tài sản của đơn vị, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, kỷ luật thanh toán công nợ - Ghi chép và phản ánh chính xác số vốn ngoài ngân sách do đơn vị tự thu và được phép để lại sử dụng. - Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới. - Lập và nộp đúng hạn báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. - Đồng thời cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ cho công tác thống kê, nghiên cứu chính sách chế độ thu, chi tài chính. 3.1.2. Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN Tổ chức vận dụng theo chế độ kế toán mới: quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ tài chính và thông tư 185/TT-BTC/2010 ngày 15/11/2010. Cụ thể vận dụng theo 4 nội dung như sau: chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính. 15
  27. Công tác kế toán tại đơn vị HCSN cần chấp hành nghiêm các qui định sau đây: - Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002. -Căn cứ Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17 tháng 6 năm 2003 và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán Nhà nước. - Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập. - Thông tư số 81/2006/TT-BTC ngày 06/9/2006 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với các đơn vị sự nghiệp công lập, thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính. - Thông tư 113/2007/TT-BTC ngày 24/9/2007 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung. - Thông tư 71/2006/TT-BTC ngày 09/8/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị đinh số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập. - Thông tư số 185/2010 /TT -BTC ngày 15/11/2010 của Bộ tài chính – Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ Kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. 3.1.3. Nguyên tắc kế toán HCSN Kế toán trong đơn vị HCSN phải tuân thủ các nguyên tắc tương tự như khi áp dụng trong doanh nghiệp như: o Hoạt động liên tục (going – concern concept): báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là đơn vị đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động bình thường trong tương lai gần, nghĩa là đơn vị không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Trường hợp 16
  28. thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính. o Giá gốc (cost concept): Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Gía gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tái sản đó vào thời điểm tài sảnđược ghi nhận. Gía gốc của tài sản không được tthay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể. o Thận trọng (conservatism concept): Phải lập các khoản dự phòng nhưng không được lập quá lớn; không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu; không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí; các khoản thu và chi chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn. o Nhất quán (consistency principle): Các chính sách và phương pháp kế toán đơn vị đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. o Trọng yếu (materiality concept): thông tin phải thật chính xác, không làm sai lệch báo cáo tài chính. Ngoài các nguyên tắc trên thì trong đơn vị HCSN còn có hai nguyên tắc khác có tính đặc thù: o Kết hợp giữa nguyên tắc cơ sở tiền mặt và cơ sở dồn tích trong đó cơ sở tiền mặt được sử dụng phổ biến. o Thực hiện kế toán phải phù hợp với mục lục NSNN. 3.1.4. Kế toán nguồn kinh phí hoạt động a) Nguồn kinh phí được hình thành từ: - Ngân sách Nhà nước cấp hàng năm. - Các khoản thu hội phí và các khoản đóng góp của các hội viên. - Bổ sung từ các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác tại đơn vị theo quy định của chế độ tài chính. - Bổ sung từ chênh lệch thu > chi từ hoạt động kinh doanh. - Bổ sung từ các khoản khác theo quy định của chế độ tài chính. - Tiếp nhận các khoản viện trợ phi dự án. - Các khoản được biếu tặng tài trợ của các đơn vị, cá nhân trong và ngoài đơn nước. 17
  29. b) Nguyên tắc kế toán nguồn kinh phí hoạt động: - Kế toán phải theo dõi trên sổ chi tiết theo từng nguồn hình thành nguồn kinh phí. Không được ghi tăng nguồn kinh phí trong các trường hợp sau: +Các khoản phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách. +Các khoản tiền, hàng viện trợ đã nhận nhưng chứ có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách - Đơn vị không được quyết toán các khoản tiền, hàng viện trợ, các khoản thu được để lại chi nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách. - Kinh phí hoạt động phải được hoạt động đúng mục đích, đúng tiêu chuẩn, định mức của NN và trong phạm vi dự toán đã được duyệt. - Để theo dõi, quản lý số kinh phí hoạt động các đơn vị phại mở số chi tiết nguồn kinh phí theo chương, loại, khoản, nhóm mục, mục, tiểu mục quy định trong mục lục ngân sách NN. - Cuối kỳ kế toán phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí hoạt động với cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính theo đúng chế độ quy định. Số kinnh phí sử dụng chưa hết được xử lý theo chế độ. - Cuối năm, nếu số kinh phí hoạt động chưa được duyệt quyết toán thì kế toán chuyển nguồn kinh phí năm nay sang năm trước. c) Tài khoản sử dụng: - Kế toán sử dụng TK 461 – Nguồn kinh phí hoạt động - Ngoài ra, kế toán còn sử dụng TK 008 (Dự toán chi hoạt động) để phản ánh nguồn kinh phí được cấp phát bằng dự toán. TK 461 có 3 tài khoản cấp 2: 4611 – Năm trước (thường xuyên và không thường xuyên) 4612 – Năm nay (thường xuyên và không thường xuyên) 4613 – Năm sau (thường xuyên và không thường xuyên) Nguồn kinh phí thường xuyên là nguồn kinh phí được cấp thường xuyên hàng năm để duy trì chức năng nhiệm vụ của đơn vị Nguồn kinh phí không thường xuyên do ngân sách cấp để thực hiện tinh giảm biên chế, thực hiện nhiệm vụ đột xuất, mua sắm, sữa chữa TSCĐ. 18
  30. Năm nay: phản ánh số kinh phí thuộc niên độ ngân sách năm nay bao gồm nguồn kinh phí được cấp năm nay và kinh phí năm trước chưa sử dụng chuyển sang năm nay. Cuối năm, số kinh phí đã sử dụng trong năm nếu quyết toán chưa được duyệt sẽ chuyển từ năm nay sang năm trước. Đối với khoản kinh phí đã nhận nhưng chưa sử dụng nếu được cơ quan tài chính cho phép thì chuyển từ năm nay sang năm sau. Năm trước: Phản ánh nguồn kinh phí năm trước đã sử dụng nhưng quyết toán chưa được duyệt y. Năm sau: Phản ánh số kinh phí được cấp trước cho năm sau hoặc số kinh phí đã sử dụng không hết được phép chuyển sang năm sau. Đầu năm sau chuyển thành năm nay. - Kết cấu và nội dung phản ánh TK 461 Bên nợ: - Số kinh phí hoạt động nộp lại ngân sách nhà nước hoặc nộp lại cho cấp trên; - Kết chuyển số chi hoạt động đã được phê duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động; - Kết chuyển số kinh phí đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới; - Kết chuyển số kinh phí hoạt động thường xuyên còn lại sang tài khoản 421 “chênh lệch thu, chi chưa xử lý”; - Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động. Bên có: - Số kinh phí đã nhận của Ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên; - Kết chuyển số kinh phí đã nhận tạm ứng thành nguồn kinh phí hoạt động; - Số kinh phí nhận được do bổ sung từ các khoản thu phí, lệ phí, từ các khoản thu sự nghiệp khác. Số dư bên có: - Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa quyết toán; - Số kinh phí được cấp trước cho năm sau (nếu có); d) Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: (1) Nhận kinh phí hoạt động được cấp bằng tiền hoặc bằng hiện vật ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 153, 19
  31. Có TK 4612 (2) Nhận kinh phí hoạt động do cơ quan Tài chính hoặc cấp trên cấp và chuyển thanh toán trực tiếp cho người bán, người cung cấp dịch vụ, ghi: Nợ TK 331 Có TK 4612 (3) Trường hợp được cơ quan Tài chính hoặc cấp trên cấp kinh phí hoạt động theo dự toán chi hoạt động được giao: - Khi nhận được quyết định của cấp có thẩm quyền giao dự toán chi hoạt động Ghi đơn Nợ TK 008 - Khi rút dự toán Ngân sách để chi: Nợ TK 111,152, 153, 155, 211, 213,661 Có TK 4612 Đồng thời, ghi đơn Có TK 008 - Trường hợp mua Tài sản cố định thì phải kết chuyển nguồn: Nợ TK 6612 Có TK 466 - Trường hợp dự toán chi hoạt động chưa được cấp có thẩm quyền giao khi đơn vị được kho bạc cho tạm ứng kinh phí  Khi nhận tạm ứng kinh phí của kho bạc ghi: Nợ TK 111, 152, 153, 155, 661, 3311 Có TK 336  Khi đơn vị được cấp có thẩm quyền giao dự toán Ghi đơn Nợ TK 008  Khi tiến hành thanh toán tiền tạm ứng với kho bạc ghi: Nợ TK 336 Có TK 461 Đồng thời, ghi đơn có TK 008 (4) Bổ sung nguồn kinh phí từ kết quả hoạt động sự nghiệp theo quy định của chế độ tài chính ghi: Nợ TK 511 Có TK 4612 (5) Khi nhận viên trợ chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách: 20
  32. Nợ TK 111, 112 Có TK 521 Khi nhận được chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách Nợ TK 521 Có TK 4612 (6) Bổ sung các khoản chênh lệch thu chi làm tăng nguồn kinh phí: Nợ TK 421 Có TK 4612 (7) Cuối niên độ kế toán đơn vị phải nộp lại số kinh phí sử dụng không hết khi nộp lại ghi: Nợ TK 4612 Có TK 111, 112 (8) Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số kinh phí hoạt động đã cấp trong kỳ cho các đơn vị hoạt động cấp dưới, kết chuyển ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động ghi: Nợ TK 4612 Có TK 341 (9) Cuối niên độ kế toán nguồn kinh phí hoạt động đã sử dụng nhưng chưa quyết toán được kết chuyển từ năm nay sang năm trước ghi: Nợ TK 4612 Có TK 4611 (10) Kết chuyển chi hoạt động vào nguồn kinh phí hoạt động khi báo cáo quyết toán năm được duyệt ghi: Nợ TK 4611 Có TK 6611 3.1.5. Kế toán các khoản thu hoạt động a) Các khoản thu hoạt động hình thành từ: - Thu phí, lệ phí - Thu theo đơn đặt hàng của NN - Thu khác b) Nguyên tắc kế toán các khoản thu; - Các khoản thu hoạt động sự nghiệp gồm: 21
  33. + Các khoản thu về phí, lệ phí theo quy định của Pháp lệnh phí, lệ phí được NN giao theo chức năng của từng đơn vị (học phí, viện phí, phí phát thanh truyền hình, phí kiểm định ) + Thu sự nghiệp là các khoản thu gắn với hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ được giao theo quy định của chế độ tài chính mà không phải là phí, lệ phí. + Thu khác: thu lãi tiền gửi, lãi cho vay thuộc các chương trình dự án, thu thanh lý nhượng bán TSCĐ. - Không phản ánh vào tài khoản này các khoản thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh. - Tất cả các khoản thu được phản ánh kịp thời, đầy đủ vào Bên có TK 511. Sau đó căn cứ vào chế độ tài chính hiện hành mà kết chuyển số thu từ Bên nợ TK511 sang các tài khoản có liên quan. - Khi thu phí, lệ phí đơn vị phải dùng biên lai thu tiền do Bộ tài chính phát hành hoặc được Bộ tài chính cho phép sử dụng. c) Tài khoản sử dụng: - Kế toán sử dụng TK 511 – Các khoản thu - TK 511 có 3 tài khoản cấp 2: TK 5111 - Thu phí, lệ phí TK 5112 - Thu theo đơn đặt hàng của NN TK 5118 – Thu khác. - Kết cấu và nội dung phản ánh TK 511 Bên nợ: - Số thu phí, lệ phí phải nộp ngân sách; - Kết chuyển số thu được để lại đơn vị để trang trải chi phí cho thu phí, lệ phí và số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách bổ sung nguồn kinh phí hoạt động; - Kết chuyển số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi sang TK 521 -Thu chưa qua ngân sách, do cuối kỳ chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách; 22
  34. - Số thu sự nghiệp phải nộp lên cấp trên để thành lập quỹ điều tiết ngành; - Kết chuyển thu lớn hơn chi về thực hiện theo đơn đặt hàng của Nhà nước sang tài khoản 421 - Chênh lệch thu, chi chưa xử lý; - Chi phí thanh lý, nhượng bán nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, TSCĐ; - Kết chuyển số thu về lãi tiền gửi và lãi cho vay vốn thuộc các dự án viện trợ sang tài khoản có liên quan; - Chi trực tiếp cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác; - Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác sang tài khoản có liên quan; Bên có - Các khoản thu phí, lệ phí và các khoản thu sự nghiệp khác; - Kết chuyển chênh lệch chi lớn hơn thu hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác sang tài khoản có liên quan. Số dư bên Có: Phản ánh các khoản thu chưa được kết chuyển. d) Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu (1) Khi phát sinh các khoản thu sự nghiệp, thu phí, lệ phí, ghi; Nợ TK 111, 112, 311 Có TK 511 (2) Xác định số phí, lệ phí đã thu phải nộp cấp trên (nếu có), ghi; Nợ TK 511 Có TK 342 (3) Xác định các khoản thu phải nộp ngân sách, ghi Nợ TK 511 Có TK 3332 (4) Số phí, lệ phí đã thu, được Nhà nước cho để lại đơn vị để trang trải chi phí cho việc thu phí, lệ phí, ghi; Nợ TK 511 Có TK 461 (5) Cuối kỳ, xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ nộp NSNN được để lại chi theo quy định nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu chi ngân sách, ghi; 23
  35. Nợ TK 511 Có TK 521 (6) Cuối kỳ kết chuyển số chênh lệch thu lớn hơn chi của HĐSN theo quy định của chế độ tài chính vào các khoản liên quan, ghi; Nợ TK 511 Có TK 342, 461, 431, 421 3.1.6. Kế toán các khoản chi hoạt động a) Các khoản chi hoạt động: Các khoản chi hoạt động là các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên và không thường xuyên theo dự toán chi đã được duyệt như: Chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và chi quản lý bộ máy hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội, liên hiệp hội, tổng hội do NSNN cấp do thu phí, lệ phí, hoặc do các nguồn tài trợ, viện trợ, thu hội phí và các nguồn khác đảm bảo. Bao gồm: Các khoản chi cho người lao động, chi quản lý hành chính, chi hoạt động nghiệp vụ, chi hoạt động tổ chức thu phí, lệ phí, chi hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ, chi mua sắm tài sản, chi khác - Chi cho người lao động: Đó là các khoản chi tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp lương, các khoản trích BHYT, BHXH, KPCĐ theo quy định Ngoài ra, còn có các khoản chi học bổng, trợ cấp xã hội - Chi quản lý hành chính: Chi mua vật tư văn phòng, cước phí dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, công tác phí, hội nghị phí - Chi các hoạt động nghiệp vụ, chi hoạt động tổ chức thu phí, lệ phí chi hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ, (kể cả chi nộp thuế, trích khấu hao TSCĐ). - Chi mua sắm tài sản, sửa chữa thường xuyên CSVC: nhà cửa, máy móc, thiết bị - Chi khác. b) Nguyên tắc kế toán các khoản chi (1) Phải mở sổ kế toán chi tiết hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán và theo Mục lục Ngân sách Nhà nước; 24
  36. (2) Hạch toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ vào báo cáo tài chính. Trong kỳ này, các đơn vị HCSN được tạm chia thu nhập tăng thêm cho công chức, viên chức và tạm trích các qũy để sử dụng từ số tăng thu, tiết kiệm chi thường xuyên theo quy định của chế độ tài chính. (3) Hạch toán theo TK này những khoản chi thuộc kinh phí hằng năm của đơn vị, bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và những khoản chi không thường xuyên như chi tinh giảm biên chế, chi thực hiện nhiêm vụ đột xuất, chi mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ, (4) Không hạch toán vào TK này các khoản chi hoạt động sản xuất, kinh doanh, chi phí đầu tư XDCB bằng nguồn kinh phí đầu tư XDCB, các khoản chi thuộc chương trình, đề tài, dự án, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước theo giá hoặc khung giá của Nhà nước, chi phí trả trước. (5) Đơn vị phải hạch toán theo mục lục Ngân sách Nhà nước các khoản chi hoạt động phát sinh từ các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án và từ số thu phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính; (6) Đơn vị không được xét duyệt quyết toán ngân sách năm các khoản chi hoạt động từ các khoản tiền, hàng viện trợ từ số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định. Các khoản chi hoạt động chưa được xét quyết toán như đã nêu trên được phản ánh vào số dư bên Nợ TK 661 “Chi hoạt động” (Chi tiết chi hoạt động chưa có nguồn kinh phí). Đơn vị chỉ được xét duyệt quyết toán các khoản chi này khi có đủ chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án và số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi theo quy định; (7) Hết kỳ kế toán năm, nếu quyết toán chưa được duyệt thi toàn bộ số chi hoạt động trong năm được chuyển từ TK 6612 “Năm nay” sang TK 6611 “Năm trước” để theo dõi cho đến khi báo cáo quyết toán được duyệt. Riêng đối với số chi trước cho 25
  37. năm sau theo dõi ở TK 6613 “Năm Sau” sang đầu năm sau được chuyển sang TK 6612 “Năm nay” để tiếp tục tập hợp chi hoạt động trong năm nay. c) Tài khoản sử dụng - Kế toán sử dụng TK 661 – Chi hoạt động - TK 661 có 3 TK cấp hai: + TK 6111: Năm trước – dùng để phản ánh các khoản chi thuộc kinh phí năm trước chưa được quyết toán. + TK 6112: Năm nay – phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc năm nay. + TK 6113: Năm sau – phản ánh các khoản chi trước cho năm sau (khi đơn vị được cấp trước kinh phí cho năm sau). - Kết cấu và nội dung phản ánh Bên nợ: - Các khoản chi thường xuyên (công tác nghiệp vụ chuyên môn, chuyên môn quản lý, quản lý ) - Các khoản chi không thường xuyên (chi giảm biên chế, thực hiện nhiệm vụ đột xuất ) phát sinh tăng tại đơn vị. - Kết chuyển số chi năm nay thành năm trước khi báo cáo quyết toán chưa được duyệt. Bên có: - Các khoản được phép ghi giảm chi và những khoản đã chi sai không được phê duyệt phải thu hồi. - Kết chuyển số chi hoạt động với nguồn kinh phí hoạt động khi báo cáo quyết toán được duyệt. Số dư bên nợ: Các khoản chi hoạt động chưa được duyệt quyết toán. d) Một số nghiệp cụ kinh tế chủ yếu (1) Xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng chi hoạt động, ghi; Nợ TK 661 Có TK 152, 153 26
  38. (2) Tiền lương, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức và đối tượng khác, ghi: Nợ TK 661 Có TK 334, 335 (3) Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi HCSN, ghi; Nợ TK 661 Có TK 332 (4) Phải trả về dịch vụ điện, nước, điện thoại, ghi; Nợ TK 661 Có TK 3311 (5) Thanh toán các khoản tạm ứng, các khoản chi phí bằng tiền mặt hoặc tiền gửi, ghi; Nợ TK 661 Có TK 312, 111, 112 (6) Kết chuyển nguồn hình thành tài sản khi mua sắm TSCĐ bằng nguồn kinh phí hoạt động: Nợ TK 661 Có TK 466 (7) Căn cứ VL, DC tồn kho, khối lượng SCL hoàn thành quyết toán vào chi hoạt động năm lập báo cáo: Nợ TK 661 Có TK 337 (8) Khi phát sinh các khoản thu giảm chi hoạt động, ghi; Nợ TK 111, 112, 152 Có TK 661 (9) Cuối năm kết chuyển năm nay thành số chi hoạt động năm trước, ghi Nợ TK 6611 Có TK 6612 (10) Những khoản chi không đúng chế độ không được duyệt y phải thu hồi hoặc chuyển xử lý Nợ TK 3118 27
  39. Có TK 6611 (11) Khi báo cáo quyết toán chi hoạt động được duyệt tiến hành kết chuyển số chi vào nguồn kinh phí Nợ TK 4611 Có TK 6611 3.2. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu: Đề tài nghiên cứu dựa trên số liệu thứ cấp được thu thập từ các tài liệu có liên quan như các văn bản, thông tư, nghị định, quyết định về kế toán tài chính cũng như sổ sách kế toán tại đơn vị như các chứng từ, sổ chi tiết, sổ cái tài khoản, báo cáo quyết toán NSNN, báo cáo kế toán tài chính Trên cơ sở đó tìm hiểu về kế toán nguồn kinh phí, các khoản chi và thanh toán để thực hiện mục tiêu mà đề tài đã đặt ra. - Phỏng vấn về công tác kế toán cụ thể như: lập dự toán thu chi NSNN và về công tác thu chi tại đơn vị. - Tiếp xúc thực tế, quan sát, mô tả việc luân chuyển các chứng từ, về việc hạch toán cũng như các loại sổ sách, các báo cáo tại đơn vị liên quan đến nội dung đề tài. - Phương pháp mô tả: Phương pháp này được sử dụng trong suốt quá trình thực hiện đề tài nhằm mô tả lại những diễn biến, công việc được thực hiện tại bộ phận kế toán nhằm giải đáp các vấn đề liên quan đến mục tiêu tìm hiểu công tác kế toán của đơn vị. 28
  40. CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 4.1. Kế toán nguồn kinh phí hoạt động tại đơn vị Nguồn kinh phí hoạt động của Phòng Tài chính Kế hoạch huyện Cư Kuin chủ yếu là nguồn kinh phí Ngân sách huyện cấp hoạt động mỗi năm để chi cho các hoạt động của đơn vị sự nghiệp Đào tạo (loại 490, khoản 504), kinh phí quy hoạch (loại 160, khoản 189), và quản lý hành chính (loại 460, khoản 463) trong đó có kinh phí tiết kiệm thêm 10% để bố trí chi cải cách tiền lương và thực hiện các chính sách an sinh xã hội. Kinh phí hoạt động của phòng bao gồm nguồn kinh phí thực hiện tự chủ và nguồn kinh phí không thực hiện tự chủ. Phòng TCKH huyện Cư Kuin là một đơn vị HCSN thuần túy nên không có các khoản thu phát sinh bổ sung vào nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị. Các Quyết định, văn bản hướng dẫn việc quản lý và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động tại đơn vị: 29
  41. - Luật NSNN Số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002 do quốc hội thông qua ngày 16 tháng 12 năm 2002, luật này quy định về lập, chấp hành, kiểm tra, thanh tra, kiểm toán, quyết toán ngân sách và về nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan Nhà nước các cấp trong lĩnh vực NSNN. - Thông tư số 59/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 Của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 6/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách. - Thông tư Số 79/2003/TT-BTC ngày 13 tháng 8 năm 2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN qua Kho bạc Nhà nước. - Nghị định số 43/2006/NĐ-CP của chính phủ được quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính - Thông tư Số 81/2006/TT-BTC ngày 6 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính. - Quyết định Số 33/2008/QĐ-BTC ngày 2 tháng 6 năm 2008 của Bộ Tài chính về việc ban hành hệ thống mục lục ngân sách nhà nước. - Quyết định số 3083/QĐ-UBND, ngày 26/12/2012 của UBND tỉnh Đắk Lắk về việc giao dự toán thu, chi ngân sách NN năm 2013. - Nghị quyết số 08/NQ-HĐND, ngày 28/12/2012 của Hội đồng nhân dân huyện Cư Kuin Khóa II, kỳ họp thứ 5 về việc phân bổ dự toán ngân sách Nhà Nước năm 2013 huyện Cư Kuin. 4.1.1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng  Chứng từ sử dụng: - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy rút dự toán ngân sách – Mẫu số C2-02/ NS - Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng - Mẫu số C2 – 03/NS - Bảng kê chứng từ thanh toán – Phụ lục số 01 - Bảng đối chiếu dự toán kinh phí NS tại kho bạc – Mẫu F02 – 3a/H - Các chứng từ ghi thu, ghi chi liên quan  Tài khoản sử dụng: 30
  42. Kế toán sử dụng TK461 – Nguồn kinh phí hoạt động Và các tài khoản có liên quan như : TK 008 – Dự toán chi hoạt động. Bảng 4.1. Bảng Tài Khoản Theo Dõi Nguồn Kinh Phí Hoạt Động Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 461 Nguồn kinh phí hoạt động 4611 Nguồn kinh phí năm trước 46111 Nguồn kinh phí thường xuyên 46112 Nguồn kinh phí không thường xuyên (46112.1 Nguồn kinh phí KTX ngân sách 46112.2 Nguồn kinh phí chi đào tạo cán bộ) 4612 Nguồn kinh phí năm nay 46121 Nguồn kinh phí thường xuyên 46122 Nguồn kinh phí KTX (46122.1 Nguồn kinh phí KTX ngân sách 46122.2 Nguồn kinh phí chi đào tạo cán bộ) 008 Dự toán chi hoạt động 0081 Dự toán chi thường xuyên 0082 Dự toán chi không thường xuyên 0082.1 Dự toán chi ngân sách (0082.11 Dự toán chi ngân sách KTC 0082.12 Dự toán chi ngân sách CCTL) 31
  43. 0082.2 Dự toán chi đào tạo cán bộ. Nguồn: Bộ phận kế toán – Phòng TCKH  Sổ sách sử dụng: Nhật ký sổ cái, các loại sổ kế toán chi tiết, các chứng từ có liên quan Nhận xét: Để theo dõi nguồn kinh phí hoạt động, đơn vị sử dụng tài khoản 461 và có mở các tài khoản chi tiết. Việc mở tài khoản chi tiết như vậy sẽ thuận lợi cho việc theo dõi, tập hợp, tiếp nhận, sử dụng và quyết toán kinh phí. 4.1.2. Công tác lập dự toán chi tại đơn vị Hàng năm, căn cứ vào các văn bản hướng dẫn lập dự toán, căn cứ vào tình hình thực hiện nhiệm vụ của năm trước và dự kiến cho năm kế hoạch. Đơn vị lập dự toán chi ngân sách theo đúng quy định, trong đó xác định và thể hiện rõ dự toán chi ngân sách quản lý hành chính đề nghị giao thực hiện chế độ tự chủ và chế độ không tự chủ, có thuyết minh chi tiết theo nội dung công việc, gửi cơ quan chủ quản cấp trên hoặc cơ quan tài chính cùng cấp. Hình 4.1. Lưu Đồ Luân Chuyển Chứng Từ Quá Trình Lập và Giao Dự Toán NS Phòng TCKH huyện Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắt đầu Kế hoạch hoạt động Dự toán ngân sách Lập kế hoạch hoạt động Kế hoạch hoạt động Duyệt kế hoạch Dự toán ngân sách Thủ trưởng xét duyệt Lập Quyết định 32 Kế hoạch hoạt động Quyết định giao dự Dự toán ngân sách toán N Quyết định giao dự toán Thực hiện N
  44. Căn cứ quyết định số 69/ QĐ-UBND huyện Cư Kuin, ngày 07/01/2013 về việc giao dự toán thu, chi ngân sách NN năm 2013, đơn vị đã lập dự toán chi NSNN năm 2013 như sau: Bảng 4.2. Dự Toán Chi NSNN Năm 2013 Tại Đơn Vị DỰ TOÁN CHI NSNN NĂM 2013 ĐƠN VỊ: PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH HUYỆN CƯ KUIN (Kèm theo Quyết định số: 69/QĐ-UBND ngày 07 tháng 01 năm 2013 của UBND huyện Cư Kuin) Đơn vị tính: đồng NỘI DUNG TỔNG SỐ Dự toán chi ngân sách nhà nước 1.049.000.000 Trong đó: - Kinh phí thực hiện tự chủ 909.000.000 - Kinh phí không thực hiện tự chủ 140.000.000 1. Quản lý hành chính 1.049.000.000 1.1. Kinh phí thực hiện tự chủ 909.000.000 1.2. Kinh phí không thực hiện tự chủ 140.000.000 - Tiết kiệm 10% chi thường xuyên để thực hiện CCTL 21.000.000 - Tiền điện thắp sáng khu vực nhà công vụ các phòng ban 50.000.000 - Lương chi trả cho bảo vệ khu nhà công vụ (ngoài khoản đóng góp 24.000.000 của các phòng ban) 33
  45. - Mua sắm tài sản thiết bị, Bảng chỉ dẫn sơ sơ đồ các phòng ban 45.000.000 Ghi chú: 1. Năm 2013 là năm thứ 3 của thời kỳ ổn định ngân sách 2011 – 2015; kinh phí để thực hiện các chế độ chính sách do TW và UBND, HĐND tỉnh quy định đã được bố trí, cân đối trong thời kỳ ổn định (lương và các chế độ tính theo mức lương tối thiểu 1.050.000 đồng). 2. Ngoài ra trong dự toán năm 2013 còn bố trí thêm kinh phí để thực hiện 1 số chính sách phát sinh do TW và HĐND, UBND tỉnh quy định đến thời điểm ngày 01/01/2013. 3. Trong dự toán giao đã trừ phần tiết kiệm thêm 10% chi thường xuyên và giữ lại tại ngân sách cấp huyện để bố trí chi cải cách tiền lương và thực hiên các chính sách an sinh xã hội. (Dự toán chi NSNN năm 2013 tại Phòng Tài chính KH xem phần phụ lục) Sau khi xét duyệt dự toán chi ngân sách của phòng TCKH gửi lên, cơ quan chủ quản cấp trên và các cấp có thẩm quyền tiến hành phân bổ và giao dự toán NSNN. Dự toán đơn vị được xét duyệt sẽ được giao tại kho bạc NN trong tài khoản của đơn vị (số TK: 8113.3.1087170). Khi đơn vị nhận được thông báo quyết định giao dự toán kế toán dùng TK 008 “DỰ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG” để hạch toán và theo dõi. Ví dụ: Khi nhận được quyết định số 69/ QĐ-UBND huyện Cư Kuin, ngày 07/01/2013 giao dự toán năm 2013 với số tiền 1.049.000.000, bổ sung thêm nguồn kinh phí không tự chủ: 5.000.000, cùng với số dự toán năm trước còn lại là: 27.390.289. Ngày 01/01/2013 kế toán tiến hành ghi sổ: Ghi đơn Nợ TK 008 1.081.390.298 4.1.3. Rút dự toán và sử dụng kinh phí Khi nhận quyết định giao dự toán năm 2013, hàng tháng khi đơn vị phát sinh nghiệp vụ, kế toán tiến hành làm thủ tục rút kinh phí về chi hoạt động gồm giấy rút dự toán Ngân sách đối với những chứng từ thực chi hợp lệ đã được ký duyệt. Kho bạc sẽ căn cứ vào dự toán ngân sách năm, và các chứng từ nêu trên thanh toán cho đơn vị. 34
  46. Nếu chưa có đủ chứng từ hợp lý, đơn vị dùng Giấy đề nghị tạm ứng để được Kho bạc tạm ứng, sau khi có đủ các chứng từ đơn vị tiến hành thanh toán tạm ứng với Kho bạc. Nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị gồm nguồn kinh phí tự chủ và nguồn kinh phí không tự chủ, tùy vào tính chất nghiệp vụ phát sinh là chi thường xuyên hay chi không thường xuyên mà kế toán rút và sử dụng các nguồn kinh phí khác nhau theo từng khoản phải chi trả. Tại đơn vị, rút dự toán ngân sách bao gồm rút tiền mặt hoặc chuyển khoản, để thực chi hay tạm ứng: - Khi rút dự toán bằng tiền mặt, kế toán tiến hành lập giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt kèm các chứng từ liên quan đem đến kho bạc Nhà nước rút tiền mặt nhập quỹ đồng thời lập phiếu thu tương ứng số tiền đã rút để thể hiện số tiền tăng khi nhập quỹ. - Còn khi chi trả bằng chuyển khoản, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan lập giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản đem đến kho bạc Nhà nước, Kho bạc NN xét duyệt và tiến hành chuyển khoản vào các tài khoản để thực hiện việc chi trả cho đơn vị. Lưu đồ luân chuyển chứng từ: Hình 4.2. Lưu Đồ Lưu Chuyển Chứng Từ Quá Trình Rút, Sử Dụng KP Kế toán Thủ trưởng đơn vị Kho bạc NN A C Bắt B đầu Chứng từ Chứng từ Chứng từ Chứng từ Giấy đề Giấy ĐN TT Giấy đề nghị nghị TT đã duyệt TT đã duyệt Giấy rút dự Giấy toán NS ĐN thanh Xét duyệt toán Lập giấy đề giấy rút Xem xét và nghị TT ` dự toán thanh toán dự toán Chứng từ Chứng từ Giấy đề nghị TT Chứng từ Giấy đề nghị Chứng từ Giấy ĐN TT 35TT đã duyệt Giấy ĐN TT đã duyệt đã duyệt A Giấy rút dự Giấy rút dự B toán NS toán NS D D C N c
  47. Chứng từ sử dụng: - Giấy rút dự toán ngân sách (Mẫu C2-02/NS) - Hóa đơn - Bảng kê chứng từ thanh toán - Các chứng từ liên quan .đã được ký duyệt. Hạch toán kế toán Ví dụ 1: Ngày 18/01/2013 để thanh toán tiền lương cho CBCC, kế toán tiến hành lập giấy rút dự toán kèm bảng thanh toán lương, danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản ngân hàng trình cho giám đốc ký duyệt, sau đó gởi cho KBNN kiểm tra và duyệt chi: Căn cứ vào giấy rút dự toán kiêm chuyển khoản số 01 ngày 18/01/2012 chuyển khoản tiền lương, các khoản phụ cấp tháng 01/2013. Kế toán hạch toán: Nợ TK 334 45.247.694 Có TK 4612.1 45.247.694 Đồng thời, ghi đơn Có TK 0081 45.247.694 Ví dụ 2: Ngày 18/01/2013, để thanh toán tiền công tác phí cho CBCC của đơn vị, kế toán lập giấy rút dự toán kiêm chuyển khoản số 02 ngày 18/01/2013 với số tiền công tác phí là 2.000.000 và phí chuyển tiền là 66.000, kế toán hạch toán: Nợ TK 334 2.066.000 Có TK 4612.1 2.066.000 Đồng thời, ghi đơn Có TK 0081 2.066.000 Ví dụ 3: 36
  48. Ngày 30/01/2013, kế toán lập bảng thanh toán tiền bảo hiễm xã hội, bảo hiểm y tế, cùng giấy rút dự toán kiêm chuyển khoản số 03 trình thủ trưởng đơn vị ký, đem đến ngân hàng và tiến hành ghi sổ: Nợ TK 332 10.231.058 3321 8.615.628 3322 1.615.430 Có TK 4612.1 10.231.058 Đồng thời, ghi đơn Có TK 0081 10.231.058 Ví dụ 4: Ngày 31/01/2013, tại đơn vị đã tạm ứng kinh phí để chi các khoản (tạm ứng tiền nước uống, tiền mua vật tư văn phòng, tiền gửi công văn, tạm ứng tiền thuê xe công tác và tạm ứng tiền chi tiếp khách, mua bánh kẹo tết) kế toán lập giấy rút dự toán NS kiêm lĩnh tiền mặt số TM 01, và phiếu thu số 01 ngày 31/01/2012 rút tiền mặt về nhập quỹ tiền mặt, do để chi cho hoạt động thường xuyên của đơn vị nên kế toán rút từ nguồn kinh phí tự chủ để chi trả, kế toán hạch toán; Nợ TK 1111 27.650.000 Có TK 4612.1 27.650.000 Đồng thời, ghi đơn Có TK 0081 27.650.000 Ví dụ 5: Ngày 06/03/2013, kế toán lập giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt về chi hỗ trợ tiền xăng xe cho Đoàn 335, đây là khoản chi không thường xuyên, được rút từ nguồn kinh phí không tự chủ của đơn vị, Căn cứ vào giấy rút dự toán ngân sách số TM 02 và phiếu thu số 02 ngày 06/03/2013, kế toán hạch toán: Nợ TK 1111 26.000.000 Có TK 4612.2 26.000.000 Đồng thời, ghi đơn Có TK 0082 26.000.000 Ví dụ 6: Ngày 11/03/2013, căn cứ hóa đơn dịch vụ viễn thông tháng 01/2013 của đơn vị do tập đoàn viễn thông quân đội chuyển tới, kế toán lập bảng kê chứng từ thanh toán cùng giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản số 08, ngày 11/03/2013 trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt và đem đến kho bạc, kế toán hạch toán: Nợ TK 66121 244.200 37
  49. Có TK 4612.1 244.200 Đồng thời, ghi đơn Có TK 0081 244.200 Ví dụ 7: Ngày19/03/2013, kế toán lập danh sách trả tiền thuê bảo vệ, bảng kê chứng từ thanh toán, cùng giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt số TM 03 ngày 19/03/2013 trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt và đem ra kho bạc NN rút tiền mặt, đồng thời kế toán tiến hành lập phiếu thu số 03 và hạch toán: Nợ TK 1111 6.000.000 Có TK 4612.2 6.000.000 Đồng thời, ghi đơn Có TK 0082 6.000.000 Đây cũng là khoản chi không thường xuyên, được rút từ nguồn kinh phí không tự chủ của đơn vị 38
  50. (Ví dụ 1) 39
  51. (Ví dụ 2) 40
  52. (Ví dụ 3) 41
  53. (Ví dụ 4) 42
  54. (Ví dụ 5) 44
  55. (Ví dụ 6) 46
  56. (Ví dụ 7) 47
  57. 4.1.4 Quyết toán nguồn kinh phí - Cuối mỗi quý, sau khi hoàn thành công tác quyết toán sử dụng kinh phí ngân sách cấp, kho bạc sẽ yêu cầu kế toán đối chiếu toàn bộ dự toán kinh phí tại kho bạc NN nơi quản lý đơn vị. Bảng đối chiếu của đơn vị phải chính xác và khớp với chứng từ của kho bạc thì lúc này kế toán mới có cơ sở để lập chứng từ báo cáo quý với Sở Tài chính. Tại đơn vị trong quý I/2013 đã tiến hàng rút và sử dụng dự toán, cuối quý kế toán tổng hợp số kinh phí dự toán đã sử dụng, đem đến kho bạc để đối chiếu với tổng số dự toán đã rút trong kỳ và lập bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự toán tại Kho bạc Nhà nước (Mẫu số F02-3aH). Ví dụ: Dựa vào bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự toán tại KBNN quý I/2013 số dự toán đã rút là 272.670.567. Trong đó: Nguồn kinh phí tự chủ đã rút là: 229.221.392 Nguồn kinh phí không tự chủ đã rút là: 43.449.175 Kế toán trình bày chi tiết dự toán đã rút theo từng tiểu mục cụ thể. 39
  58. Cuối kỳ, kế toán lập báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán. Báo cáo này do kế toán tổng hợp lập, kế toán trưởng ký và trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt và đóng dấu. Thủ trưởng đơn vị là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ về những khoản chi, hạch toán. Các chứng từ, sổ sách in ra và lưu. Sở Tài chính tiến hành kiểm tra, thẩm định số liệu báo cáo quyết toán và tiến hành lập biên bản phê duyệt quyết toán cho phòng. Định kỳ hoặc đột xuất thanh tra của Bộ hoặc kiểm toán Nhà nước sẽ tới thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của đơn vị. Tại đơn vị, tiến hành lập báo cáo tài chính cuối năm theo quy định của Bộ Tài chính, các văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên. Sau khi tiến hành đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc Nhà nước hàng quý, kế toán kiểm tra số liệu khớp đúng với các chứng từ thu, chi ngân sách và số liệu của Kho bạc NN về tổng số thực rút tại kho bạc và căn cứ để lập báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán. Căn cứ các báo cáo trên, các cơ quan chức năng tiến hành thẩm tra và duyệt quyết toán. Ví dụ 8: Quyết toán nguồn kinh phí được thực hiện theo năm tài chính, căn cứ báo cáo tài chính năm 2012, các cơ quan chức năng đã tiến hành thẩm tra và duyệt quyết toán. (a) Ngày 20/3/2013, quyết toán kinh phí năm 2012. Kế toán căn cứ thông báo duyệt quyết toán, bản thuyết minh số liệu quyết toán năm 2012, và số liệu chi tiết trong biên bản thẩm tra số liệu quyết toán năm 2012 của đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 4611 1.020.102.702 Có TK 6611 1.020.102.702 (b) Đối với nguồn kinh phí tự chủ (năm 2012), dùng chưa hết được phép chuyển sang năm sau (năm 2013). Ngày 20/3/2013 kế toán định khoản: Nợ TK 4611 27.390.298 Có TK 4612 27.390.298. 40
  59. 4.1.5. Sơ đồ tổng hợp nguồn kinh phí hoạt động. Tình hình hoạt động, ghi chép của đơn vị đối với nguồn kinh phí hoạt động quý I/2013 được thể hiện qua sơ đồ hình 4.5: Hình 4.3. Sơ Đồ Hạch Toán Tổng Hợp Nguồn Kinh Phí Hoạt Động Qúy I/2013 461 SDĐK: 1.047.493.000 661 111 1.020.102.702 (8a) 27.650.000 (4) 26.000.000 (5) 461 6.000.000 (7) 27.390.298 (8b) . 008 1.081.390.298 334 2.066.000 45.274.694 (1) 27.650.000 2.066.000 (2) 26.000.000 332 10.231.058 (3) . 1.081.390.298 272.670.567 808.719.731 661 . 244.200 (6) 1.047.493.000 272.670.567 SDCK: 272.670.567 41
  60. SỐ Ngày Chứng từ Diễn giải Định khoản Số phát sinh Tài khoản 461 TT tháng ghi Số Ngày Nợ Có Nợ Có sổ hiệu tháng Số dư đầu kỳ 1.047.493.000 1 1/1/2013 NDT 1/1/2013 Nhập dự toán năm 2013 008 1.081.390.298 2 18/1/2013 01CK 01 18/1/2013 CK tiền lương, phụ cấp T1 334 461 45.247.694 45.247.694 ĐT 008 45.247.694 3 18/1/2013 CK 02 18/1/2013 CK tiền khoán công tác phí T1 334 461 2.066.000 2.066.000 ĐT 008 2.066.000 4 30/1/2013 CK 03 30/1/2013 CK BHXH, BHYT T1 332 461 10.231.058 10.231.058 ĐT 008 5 31/1/2013 PT 01 31/1/2013 Rút tiền KB về nhập quỹ TM 111 461 27.650.000 27.650.000 ĐT 008 8 6/3/2013 PT 02 6/3/2013 Rút tiền KB về nhập quỹ TM 111 461 26.000.000 26.000.000 42 ĐT 008 12 11/3/2013 CK08 11/3/2013 CK tiền Internet tháng 1/2013 661 461 244.200 244.200 ĐT 008 . (Sổ Nhật ký xem phần phụ lục) – Sổ cái 18 19/3/2013 PT 03 19/3/2013 Rút tiền KB về nhập quỹ TM 111 461 6.000.000 6.000.000 ĐT 008 20 20/3/2013 BB 20/3/2013 Thông báo duyệt QT 2012 461 661 1.020.102.702 1.020.102.702 461 461 27.390.298 27.390.298 . Cái (TK 461) Quý I Sổ 461) Sổ NhậtBảng 4.3. năm 2013 Ký Cái (TK Cộng SPS trong quý I 1.047.493.000 272.670.567 Số dư cuối quý I 272.670.567
  61. Nhận xét: Đối với nguồn kinh phí hoạt động, tại đơn vị đã hạch toán chi tiết, rõ ràng, lập giấy rút dự toán đúng quy trình, hạch toán chi tiết và đúng theo từng mục, nhóm mục, tiểu mục theo mục lục NSNN. 4.2. Tình hình công tác kế toán các khoản chi hoạt động tại đơn vị. 4.2.1. Chứng từ, tài khoản, và sổ sách sử dụng  Chứng từ sử dụng: - Giấy rút dự toán ngân sách – Mẫu số C2-02/ NS - Bảng kê chứng từ thanh toán – Phụ lục số 01 - Phiếu chi- Mẫu số C 31- BB. - Giấy đề nghị thanh toán -Mẫu số C 27 - HD - Giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu số C 32 – HD - Giấy thanh toán tạm ứng – Mẫu số C 33 – BB - Giấy đi đường – Mẫu số C 06 – HD  Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 661 – Chi hoạt động Bảng 4.4. Bảng Tài Khoản Theo Dõi Chi Hoạt Động Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 661 Chi hoạt động 6611 Chi hoạt động năm trước 66111 Chi thường xuyên 66112 Chi không thường xuyên (66112.1 Chi không thường xuyên ngân sách 66112.2 Chi không thường xuyên đào tạo cán bộ) 6612 Chi hoạt động năm nay 66121 Chi thường xuyên 66122 Chi không thường xuyên (66122.1 Chi không thường xuyên ngân sách 66122.2 Chi đào tạo cán bộ) Nguồn: Bộ phận kế toán – Phòng TCKH 43
  62.  Sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết chi hoạt động, Nhật ký – Sổ cái Nhận xét: Đơn vị đã mở TK 661 chi tiết cho từng nguồn chi kinh phí hoạt động nên dễ dàng cho việc lập báo cáo, phân bổ chi tiêu, tập hợp chi phí và quyết toán chi cuối kỳ theo đúng quy định của chế độ kế toán. 4.2.2. Nội dung và quy trình chi a) Nội dung chi: Chi hoạt động là những khoản chi theo dự toán ngân sách đã được giao hàng năm để nhằm phục vụ cho công tác nghiệp vụ chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị. Kinh phí của đơn vị đã được sử dụng để chi thường xuyên và chi không thường xuyên, các khoản chi này được phân ra Loại, khoản, nhóm mục, mục, tiểu mục theo bảng: Bảng 4.5. Danh Mục Mục Lục Ngân Sách Nhà Nước tại Đơn Vị LOẠI KHOẢN TIỂU MỤC TIỂU TÊN TRONG MỤC LỤC NSNN NHÓM MỤC 160 Xây dựng 189 Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác 460 Hoạt động của Đảng cộng sản, tổ chức chính trị - xã hội, quản lý NN và an ninh quốc phòng, đảm bảo xã hội bắt buộc 463 Các hoạt động hành chính NN 0129 Chi thanh toán cho cá nhân 6000 Tiền lương 6001 Lương ngạch, bậc theo quỹ lương được duyệt 6050 Tiền công trả LĐTX theo hợp đồng 6051 Tiền công trả LĐTX theo hợp đồng 6100 Phụ cấp lương 6101 Phụ cấp chức vụ 6102 Phụ cấp khu vực 44
  63. 6106 Phụ cấp thêm giờ 6113 Phụ cấp trách nhiệm theo nghề, theo công việc 6117 Phụ cấp thâm niên vượt khung 6124 Phụ cấp công vụ 6250 Phúc lợi tập thể 6253 Tiền tàu xe nghỉ phép năm 6257 Tiền nước uống 6300 Các khoản đóng góp 6301 Bảo hiểm xã hội 6302 Bảo hiểm y tế 6303 Kinh phí công đoàn 6304 Bảo hiểm thất nghiệp 0130 Chi hàng hóa dịch vụ 6500 Thanh toán dịch vụ công cộng 6501 Thanh toán tiền điện 6550 Vật tư văn phòng 6551 Văn phòng phẩm 6552 Mua sắm công cụ, dụng cụ văn phòng 6599 Vật tư văn phòng khác 6600 Thông tin, tuyên truyền, liên lạc 6601 Cước phí điện thoại trong nước 6617 Cước phí Internet, thư điện tử 6649 Khác 6700 Công tác phí 6702 Phụ cấp công tác phí 6703 Tiền thuê phòng nghỉ 6704 Khoán công tác phí 6750 Chi thuê mướn 6757 Thuê lao động trong nước 45
  64. 6799 Khác 6900 Sữa chữa thường xuyên TSCĐ 6912 Thiết bị tin học 6913 Máy potocopy 7000 Chi phí VNCM của từng ngành 7006 Sách, tài liệu dùng cho công tác CM 7049 Chi phí khác 0135 Chi hỗ trợ vốn cho các doanh nghiệp, các quỹ, đầu tư tài sản 9000 Mua, đầu tư tài sản vô hình 9003 Mua phần mềm máy tính 9049 Khác 9050 Mua sắm tái sản dùng cho chuyên môn 9052 Ôtô con, ô tô tải 9055 Trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng 9063 Máy phôtcopy 9064 Máy fax 9099 Tài sản khác 0132 Các khoản chi khác 7750 Chi khác 7752 Chi kỷ niệm ngày lễ lớn 7756 Chi các khoản phí và lệ phí của các đơn vị dự toán 7761 Chi tiếp khách 490 Giáo dục và đào tạo 504 Đào tạo lại và bồi dưỡng nghiệp vụ khác cho cán bộ, công nhân viên 6750 Chi phí thuê mướn 6751 Thuê phương tiện vận chuyển 6757 Thuê lao động trong nước 46
  65. 6758 Thuê đào tạo lại cán bộ 6799 Chi phí thuê mướn khác - Chi thường xuyên là các nguồn mà hàng năm phòng đều được giao dự toán, bao gồm chi hoạt động và chi đầu tư phát triển, được lấy từ nguồn kinh phí tự chủ. I. Chi hoạt động là các khoản chi nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của phòng, bao gồm: A. Chi thanh toán cá nhân (như: tiền lương, phụ cấp lương, phúc lợi tập thể, các khoản phải trả theo lương, các khoản phải thanh toán khác cho cá nhân .) B. Chi hàng hóa dịch vụ ( như: chi thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thông tin tuyên truyền, liên lạc, công tác phí, chi phí thuê mướn ) II. Chi đầu tư phát triển: gồm các khoản chi khác như chi hỗ trợ khác, chi các khoản phí, lệ phí của đơn vị dự toán. - Chi không thường xuyên là những khoản chi mà đơn vị khi cần mới được giao dự toán, được lấy từ nguồn kinh phí thực hiện không tự chủ. Bao gồm: - Chi cho hoạt động (như chi thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, chi phí thuê mướn và chi khác ) b) Quy trình chi: Dựa vào dự toán chi NSNN được duyệt, nhu cầu và kế hoạch hoạt động chi cụ thể, khi phát sinh các khoản chi kế toán lập các chứng từ liên quan, giấy rút dự toán có ghi rõ nội dung chi theo mục lục ngân sách NN, kèm theo hồ sơ thanh toán gửi kho bạc NN để rút dự toán thực hiện việc chi trả. KBNN tiến hành kiểm tra hồ sơ thanh toán, giấy rút dự toán để tiến hành chi trả cho đơn vị. Dự toán được thanh toán có thể bằng tiền mặt về nhập quỹ để chi hoặc chuyển khoản trực tiếp qua tài khoản của đơn vị tại kho bạc. Nếu dự toán được rút bằng tiền mặt, kế toán tiến hành lập phiếu chi để thực hiện việc chi trả theo số thực chi. Kho bạc tiến hành chi trả, thanh toán cho đơn vị khi đủ các điều kiện sau: đã có trong dự toán chi NSNN được giao (trừ một số trường hợp đặc biệt ); đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; đã được thủ trưởng đơn vị quyết định chi (giấy rút dự toán ngân sách mẫu số C2 – 02/NS ); có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán. 47
  66. Sau khi các nghiệp vụ chi phát sinh đã hoàn thành, Kế toán xác định lại nguồn thực chi đã sử dụng để phản ánh đến cuối kỳ kết chuyển, lập báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị quyết toán, làm cơ sở để phục vụ cho công tác quyết toán với cơ quan cấp trên. Khi sử dụng dự toán đã rút, kế toán đơn vị chi theo đúng mục lục ngân sách. Hình 4.4. Lưu Đồ Luân Chuyển Chứng Từ Quá Trình Chi Bộ phận sử dụng Thủ trưởng đơn vị Kế toán Kho bạc Chứng từ Bắt đầu A B Giấy ĐN TT Chứng từ Chứng từ Giấy ĐN TT Lập giấy Xét duyệt, rút dự giao dự Lập giấy toán toán ĐN TT Xét duyệt Giấy ĐN TT 2 Chứng từ Chứng từ Giấy rút dự Giấy ĐN TT Chứng từ 2 toán Giấy ĐN TT Giấy ĐN TT Giấy rút dự toán Chứng từ A B Lập phiếu chi N Giấy rút dựGiấy ĐN TT toán Chứng từ Phiếu chi N 48
  67. 4.2.3. Phương pháp hạch toán I. Chi thường xyên a) Chi thanh toán cho cá nhân Tại đơn vị, chi thanh toán cho cá nhân gồm các khoản chi trả tiền lương cho cán bộ, công chức, chi tiền công, phụ cấp lương, các khoản đóng góp theo lương căn cứ vào hệ số lương, ngạch bậc, các khoản phụ cấp lương và ngày công lao động thực tế của CBCC theo quy định Chi thanh toán cho cá nhân còn có các khoản chi công tác phí, chi tiền thưởng, chi phúc lợi Đây là những khoản chi thường xuyên của đơn vị 1) Chi lương và phụ cấp lương:  Chứng từ sử dụng: Bảng thanh toán tiền lương, giấy rút dự toán ngân sách, phếu thu, phiếu chi .  Thủ tục luân chuyển: Đầu tháng, căn cứ vào thực tế của cán bộ làm việc tại phòng, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương. Mục đích lập bảng thanh toán lương: bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ để thanh toán lương, phụ cấp và thu nhập tăng thêm cho CBCC, đồng thời để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho CBCC trong đơn vị. - Sau khi lập bảng thanh toán tiền lương, kế toán lập danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân rồi đưa hết cho thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Kế toán tiến hành lập giấy rút dự toán ngân sách. Kế toán đem bảng thanh toán lương kèm giấy rút dự toán ngân sách, danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân gửi cho KBNN. KBNN căn cứ vào các chứng từ trên tiến hành thanh toán tiền lương cho CBCC của đơn vị qua tài khoản cá nhân, còn 7% BHXH, 1,5% BHYT phần cá nhân phải nộp KBNN thanh toán thẳng qua cơ quan bảo hiểm.  Cách tính lương Tiền Hệ Hệ số Mức lương = số + các khoản x lương (1.050.000 đ) CBCC lương phụ cấp tối thiểu 49
  68. Trong đó: - Hệ số lương của CBCC giao động từ 2.00 đến 4.98 - Hệ số các khoản phụ cấp = Hệ số phụ cấp chức vụ + Hệ số phụ cấp công vụ + Hệ số phụ cấp trách nhiệm + Hệ số phụ cấp thâm niên vượt khung + Hệ số phụ cấp khu vực  Hệ số phụ cấp chức vụ giao động từ 0.1 đến 0.3  Hệ số phụ cấp trách nhiệm và phụ cấp khu vực giao động từ 0.1 đến 0.3 tùy vào ngạch lương.  Hệ số phụ cấp thâm niên vượt khung giao động từ 0.2187 đến 0.6556.  Hệ số phụ cấp công vụ: = (Hệ số lương + Hệ số phụ cấp chức vụ + Hệ số thâm niên vượt khung) x 25% - Đơn vị, hàng năm căn cứ vào các thông tư, văn bản quy định về việc nâng bậc lương như: thông tư số 03/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 hướng dẫn thực hiện chế độ nâng bậc lương thường xuyên và nâng bậc lương trước thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức để xét nâng lương cho CBCC trong đơn vị. Hàng tháng, căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, kế toán tính số tiền lương thực tế chi trả, để phản ánh vào TK 661 “Chi hoạt động”, TK 334 “Phải trả công chức viên chức” và TK 332 “Các khoản phải nộp theo lương” trừ 8.5% lương được nhận được tính như sau: Các khoản Tiền Trừ vào = lương x 8.5% Lương CBCC Các khoản trừ vào lương là phần BHXH (7%) và phần BHYT (1.5%) của tiền lương CBCC phải nộp. Tổng số Tiền Các khoản Tiền lương= lương- trừ vào Còn nhận CBCC lương 50
  69. Khoảng ngày 18 đến ngày 20 hàng tháng, CBCC của đơn vị sẽ nhận tiền lương thông qua hệ thống ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Cư Kuin, CBCC của đơn vị rút tiền lương trực tiếp tại các trạm rút tiền ATM.  Phương pháp hạch toán - Hàng tháng, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương, sau đó phản ánh tiền lương, các khoản phụ cấp lương và các khoản phải trả cho CBCC vào chi hoạt động. Kế toán của đơn vị tiến hành ghi sổ chi tiết hoạt động các mục 6000 “tiền lương”, mục 6100 “phụ cấp lương”, và các tiểu mục tương ứng. Căn cứ vào bảng thanh toán lương ghi sổ Nhật ký – Sổ cái: Nợ TK 6612.1 – Chi hoạt động thường xuyên Có TK 334 – Phải trả người lao động Ví dụ 1: Ngày 18/01/2013, kế toán tiến hàng lập bảng thanh toán tiền lương tháng 01/2013. Trong đó ghi rõ các khoản, mục, tiểu mục như sau: (với các mục này kế toán hạch toán vào sổ chi tiết chi hoạt động của từng mục chi) - Khoản 463, tiểu mục 6001 (lương ngạch bậc theo quỹ lương):31.647.105đ. - Khoản 463, tiểu mục 6101 (chức vụ): 960.750đ. - Khoản 463, tiểu mục 6102 (khu vực): 3.150.000đ. - Khoản 463, tiểu mục 6113 (Phụ cấp trách nhiệm): 210.000đ. - Khoản 463, tiểu mục 6117 (Phụ cấp thâm niên vượt khung): 239.227 - Khoản 463, tiểu mục 6124 (Phụ cấp công vụ): 8.974.612đ. - Khoản 463, tiểu mục 7756 (Chi các khoản phí và lệ phí của đơn vị dự toán): 66.000đ. Đây là khoản phí chuyển tiền phải trả. Với tổng số tiền lương còn phải thanh toán cho CBCC là 45.181.694đ, đồng thời lập danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân (trong đó có phát sinh phí chuyển tiền là 66.000đ), căn cứ vào chứng từ trên kế toán tiến hành ghi vào sổ: Nợ TK 6612.1 45.247.694 Có TK 334 45.247.694 51
  70. Nhận xét: Việc chi trả lương và các khoản phụ cấp tại đơn vị được hạch toán hàng tháng, đều được ghi chép đầy đủ. Tuy nhiên, kế toán không hạch toán số tiền 7%BHXH và 1,5% BHYT phải trích từ lương của CBCC trả cơ quan Bảo hiểm vào lương CBCC nên làm giảm tổng lương thực tế phải trả cho CBCC, điều này là sai nguyên tắc. Kiến nghị: Dựa vào bảng thanh toán tiền lương tháng 1/2013 kế toán phải hạch toán lương như sau: Nợ TK 6612.1 48.233.063 Có TK 334 48.233.063 Khoản phí chuyển tiền lương thông qua thẻ ATM mà đơn vị phải trả là 66.000đ, kế toán cũng hạch toán vào lương: Nợ TK 6612.1 66.000 Có TK 334 66.000 (Giấy rút dự toán ngân sách xem ví dụ trước) 52
  71. 2) Chi các khoản phải nộp theo lương. Bảo hiễm xã hội, Bảo hiểm y tế  Chứng từ sử dụng: Bảng thanh toán tiền BHXH, BHYT; giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản.  Thủ tục luân chuyển Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, tổng cộng hệ số lương và phụ cấp; mức lương tối thiểu, kế toán lập bảng thanh toán tiền BHXH, BHYT để trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định của Nhà nước (BHXH: 17%, BHYT: 3%). Đồng thời tính toán phần cá nhân nộp (BHXH: 7%, BHYT: 1,5%). Sau đó, lập giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản trình KBNN để nộp cho cơ quan BHXH huyện Cư Kuin.  Phương pháp hạch toán Kế toán lập bảng thanh toán tiền BHXH, BHYT và giấy rút dự toán ngân sách rồi trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt rồi đem đến KBNN để tiến KBNN tiến hành kiểm tra và chi trả, căn cứ chứng từ này, kế toán hạch toán: Nợ TK 6612.1 – chi hoạt động thường xuyên Có TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương Ví dụ 2: Ngày 30/01/2013, căn cứ vào giấy rút dự toán ngân sách số 03 ngày 30/01/2013 cùng bảng thanh toán tiền BHXH, BHYT, trong đó ghi rõ: - Tiểu mục 6001 (Lương ngạch bậc theo quỹ lương): 2.939.895đ. - Tiểu mục 6101(Phụ cấp chức vụ): 89.250đ. - Tiểu mục 6117 (Phụ cấp thâm niên vượt khung): 22.223đ - Tiểu mục 6301 (BHXH): 6.102.737đ. - Tiểu muc 6302 (BUYT): 1.076.953đ. Kế toán ghi sổ chi tiết chi hoạt động, còn trong sổ NK - SC kế toán ghi: Nợ TK 6612.1 10.231.058 Có TK 332 10.231.058 3321 8.615.628 3322 1.615.430 53
  72. Nhận xét: Đơn vị trích các khoản BHXH,BHYT theo đúng % quy định hiện hành. Tuy nhiên, tại đơn vị chưa hạch toán rõ các khoản trích BHXH, BHYT khi ghi sổ, BHXH, BHYT được trích từ lương chưa hạch toán vào phần chi lương của CBCC, Kiến nghị: Kế toán nên hạch toán chi tiết các khoản trích để dể theo dõi: Có thể hạch toán các khoản trích theo lương như sau: (1) Trích nộp 17% BHXH, 3% BHYT cho cá nhân tính vào chi hoạt động: Nợ TK 6612.1 7.179.690 Có TK 332 7.179.690 3321 6.102.737 3322 1.076.953 (2) Trừ 7% BHXH, 1.5% BHYT vào lương để nộp ngay trên Bảng thanh toán tiền lương: Nợ TK 334 3.051.369 Có TK 332 3.051.369 3321 2.512.892 3322 538.477 (3) Nộp 24% BHXH, 4.5% BHYT cho cơ quan Bảo hiểm xã hội huyện: Nợ TK 332 10.231.058 3321 8.615.628 3322 1.615.430 Có TK 4612.1 10.231.058 Đồng thời, ghi đơn có TK 0081 10.231.058 54
  73. b) Chi hàng hóa dịch vụ 1) Chi tiền khoán công tác phí  Chứng từ sử dụng Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, bảng kê chứng từ thanh toán, cùng các chứng từ có liên quan như danh sách tiền khoán công tác phí, danh sách nhận tiền khoán công tác phí qua tài khoản cá nhân .  Thủ tục luân chuyển Căn cứ vào tình hình phát sinh công tác phí, kế toán lập danh sách nhận tiền khoán công tác phí cùng với danh sách nhận tiền khoán công tác phí qua tài khoản cá nhân và giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản trình lên thủ trưởng đơn vị xét duyệt và ký. Sau đó kế toán mang toàn bộ chứng từ trên đem đến kho bạc, KBNN tiến hành kiểm tra và thực hiện việc chi trả. Đối với đơn vị khoán chi hành chính, khoản chi này là cơ sở tính toán phần thu nhập tăng thêm của cán bộ công chức trong cơ quan. Hàng tháng, tùy tình hình thực tế phát sinh, kế toán rút dự toán một khoản (tương đối) để chi tăng thu nhập cho CBCC.  Phương pháp hạch toán Ví dụ 3: Ngày 18/01/2013 kế toán lên danh sách nhận tiền khoán công tác phí tháng 01/2013, bảng kê chứng từ thanh toán trong đó ghi rõ: -> Thanh toán tiền khoán công tác phí tháng 01/2013 số tiền 2.000.000đ -> Phí chuyển tiền số tiền 66.000đ. Tương ứng, với các mục, tiểu mục: - Muc 6700, tiểu mục 6704 (khoán công tác phí): 2.000.000 - Mục 7750, tiểu mục 7756 (chi các khoản phí dự toán): 66.000 Trình Thủ trưởng đơn vị duyệt, sau đó lập giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản số CK 02 ngày 18/01/2013 trình ký và đem KBNN thực hiện chi trả. Kế toán ghi vào sổ chi tiết chi hoạt động và hạch toán vào sổ NK-SC như sau: Nợ TK 6612.1 2.066.000 Có TK 334 2.066.000 55
  74. 2) Thông tin, tuyên truyền, liên lạc  Chứng từ sử dụng Các hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ: Hóa đơn dịch vụ viễn thông (GTGT), điện thoại , bảng kê chứng từ thanh toán, giấy rút dự toán ngân sách .  Thủ tục luân chuyển. Sau khi có giấy báo thanh toán, hóa đơn dịch vụ của nơi cung cấp dịch vụ chuyển đến, kế toán sẽ lập bảng kê chứng từ thanh toán cùng giấy rút dự toán trình lãnh đạo ký duyệt. Kế toán đem toàn bộ chứng từ trên ra KBNN để KBNN kiểm tra và tiến hành chi trả.  Phương pháp hạch toán Ví dụ 4: Ngày 9/3/2013, hóa đơn dịch vụ viễn thông (cước dịch vụ Internet) tháng 1/2013 của tập đoàn viễn thông quân đội được chuyển đến, ngày 11/3/2013 kế toán lập bảng kê chứng từ thanh toán cùng giấy rút dự toán số CK 08 trình trưởng phòng ký duyệt.Sau đó mang đến kho bạc để được chi trả. Căn cứ các chứng từ trên và giấy rút dự toán số CK 08 ghi chi tiết chi tiền internet tháng 01/2013 chi tiết Mục 6600, tiểu mục 6617 “Cước Internet” số tiền là: 244.200đ kế toán ghi vào sổ chi tiết chi hoạt động theo đúng mục và tiểu mục. Đồng thời, ghi vào NKSC: Nợ TK 6612.1 244.200 Có TK 4612.1 244.200 Đồng thời ghi Có TK 0081 244.200 56
  75. 3) Thanh toán dịch vụ công cộng Chứng từ, thủ tục luân chuyển giống phần thông tin, tuyên truyền, liên lạc.  Phương pháp hạch toán Ví dụ 5: Căn cứ giấy rút dự toán kiêm chuyển khoản số CK 12 ngày 18/3/2013 trong đó ghi rõ chuyển tiền điện sáng tháng 2/2013, mục 6500, tiểu mục 6501 “Thanh toán tiền điện số tiền 4.103.964đ đã được KBNN chi tiền kế toán ghi sổ chi thết chi hoạt động và tiến hành ghi trong NKSC: Nợ TK 66121 4.103.964 Có TK 46121 4.103.964 Đông thời, ghi đơn Có TK 0081 4.103.964 (Chứng từ xem sau ví dụ 6) 4) Vật tư văn phòng  Chứng từ sử dụng Giấy đề xuất, hóa đơn bán hàng của bên cung cấp hàng hóa, giấy đề nghị thanh toán Bảng kê chứng từ thanh toán, giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản  Thủ tục luân chuyển Căn cứ vào nhu cầu thực tế, các bộ phận trong đơn vị tiến hành lập giấy đề xuất với lãnh đạo của phòng để đề xuất mua vật tư văn phòng đáp ứng nhu cầu cần thiết. Thủ trưởng đơn vị xem xét và ký duyệt giấy đề xuất. Thủ quỹ của đơn vị tiến hành mua, lập giấy đề nghị thanh toán và kèm mang hóa đơn bán hàng của bên cung cấp hàng hóa cho thủ trưởng đơn vị ký duyệt, sau đó chuyển sang cho kế toán. Kế toán căn cứ vào hóa đơn, tiến hành lập bảng kê chứng từ thanh toán và giấy rút dự toán ngân sách trình thủ trưởng ký và mang toàn bộ chứng từ liên quan đến kho bạc Nhà nước để tiến hành rút dự toán thanh toán cho bên bán.  Phương pháp hạch toán: Ví dụ 6: Ngày 12/03/2013, CV Cao Thị Thanh Tuyền lập giấy đề xuất mua 04 cây quạt để khắc phục thời tiết nắng nóng trình lên Trưởng phòng. Trưởng phòng xét duyệt. 57
  76. Ngày 13/03/2013, Chuyên viên Tuyền đi mua và lấy hóa đơn bán hàng số 0032375 ngày 13/03/2013 với số tiền là: 7.200.000đ, sau đó tiến hành lập giấy đề nghị thanh toán đưa cho Trưởng phòng ký duyệt sau đó gửi cho bộ phận kế toán. Kế toán tiến hành lập bảng kê chứng từ thanh toán và giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản số 15, ngày 28/03/2013 trong đó ghi rõ Tiểu mục 655(Mua sắm công cụ, dụng cụ văn phòng): 7.200.000đ. Đưa Thủ trưởng ký và đem qua kho bạc NN. KBNN duyệt, tiến hành thanh toán cho người bán qua chuyển khoản vào số tài khoản 5229205025977, tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Cư Kuin, Đắk Lắk. Qua các chứng từ trên, kế toán tại đơn vị tiến hành ghi sổ chi tiết chi hoạt động mục 6550, và ghi sổ NK-SC: Nợ TK 6612.1 7.200.000 Có TK 4612.1 7.200.000 Đồng thời ghi đơn Có TK 0081 7.2000.000 58
  77. (Chứng từ ví dụ 5) 61
  78. II. Chi không thường xuyên Đây là khoản chi do NSNN cấp cho đơn vị để chi các hoạt động đột xuất của đơn vị. Khoản chi này được lấy từ nguồn kinh phí thực hiện không tự chủ của đơn vị. 1) Chi khác Ví dụ 7: Căn cứ Quyết định số 325/QĐ-UBND huyện Cư Kuin ngày 16/02/2012 của UBND huyện Cư Kuin về việc thành lập Đoàn kiểm tra 335, xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai, xây dựng và quản lý thuế trên địa bàn huyện. Đoàn 335, ngày 29/01/2013 đã lập tờ trình xin hỗ trợ kinh phí cho các thành viên của Đoàn. Sau khi có quyết định 564/QĐ-UBND quyết ddunhj về việc cấp hỗ trợ tiền xăng xe cho đoàn 335, kế toán lập giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt số TM 02 ngày 06/3/2013 với nội dung chi hỗ trợ tiền xăng xe cho Đoàn 335, tiểu mục 7758 “chi khác” với số tiền là 26.000.000 rút tiền mặt về và tiến hành lập phiếu thu số PT 02 ngày 6/3/2013. Cũng cùng ngày ,kế toán tiến hành thanh toán và lập phiếu chi số 01 ngày 06/3/2013 và tiến nhành ghi sổ: Nợ TK 6612.2 26.000.000 Có TK 111 26.000.000 (Chứng từ xem sau ví dụ 8) 2) Chi phí thuê mướn Tại quý I, đơn vị đã thuê anh Phạm Quang Hà để bảo vệ khu nhà công vụ UBND huyện Cư Kuin trong 3 tháng đầu năm. 59
  79.  Chứng từ sử dụng Hợp đồng lao động, bảng kê chứng từ thanh toán và giấy rút dự toán ngân sách Nhà nước, các phiếu thu, phiếu chi  Thủ tục luân chuyển - Khi có nhu cầu thuê bảo vệ Thủ trưởng đơn vị tiến hành ký hợp đồng lao động với đại diện bên cho thuê. Trong đó nêu rõ những điều khoản của hai bên như: thời gian và công việc, chế độ làm việc, nghĩa vụ và quyền hạn của hai bên, cùng các điều khản thi hành. - Đến thời gian thanh toán tiền hợp đồng, kế toán lập danh sách trả tiền thuê bảo vệ, bảng kê chứng từ thanh toán cùng giấy rút dự toán ngân sách Nhà nước trình thủ trưởng đơn vị và sau đó mang đến KBNN để rút dự toán chi trả cho bên thực hiện.  Phương pháp hạch toán Ví dụ 8: Ngày 19/03/2013, kế toán lập bảng kê chứng từ thanh toán cùng giấy dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt trình Trưởng phòng ký và gửi KBNN để rút dự toán. Sau đó, kế toán lập phiếu chi số 02 ngày 19/03/2013 gồm 3 liên (1 liên gửi người lao động, 1 liên để làm căn cứ ghi sổ còn 1 liên lưu tại cuốn), đồng thời chi tiền cho người lao động. Kế toán hạch toán: Nợ TK 6612.2 6.000.000 Có TK 1111 6.000.000 60
  80. (Chứng từ ví dụ 7) 61
  81. 4.2.4. Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản chi tại đơn vị quý I Hình 4.5. Sơ Đồ Hạch Toán Tổng Hợp Các Khoản Chi Qúy I/2013 661 SDĐK:1.020.102.702 461 1.020.102.702 334 45.247.694 (1) 2.066.000 (3) 332 10.231.058 (2) 461 244.200 (4) 4.103.964 (5) 111 26.000.000 (7) 6.000.000 (8) 245.020.567 1.020.102.702 SDCK: 245.020.567 61
  82. SỐ Ngày Chứng từ Diễn giải Định khoản Số phát sinh Tài khoản 661 TT tháng ghi Số Ngày Nợ Có Nợ Có sổ hiệu tháng Số dư đầu kỳ 1.020.102.702 1 1/1/2013 NDT 01 1/1/2013 Nhập dự toán năm 2013 008 1.081.390.298 2 18/1/2013 CK 01 18/1/2013 CK tiền lương, phụ cấp T1 661 334 45.247.694 45.247.694 3 18/1/2013 CK 02 18/1/2013 CK tiền khoán công tác phí T1 661 334 2.066.000 2.066.000 4 30/1/2013 CK 03 30/1/2013 CK BHXH, BHYT T1 661 332 10.231.058 10.231.058 9 6/3/2013 CK 06 6/3/2013 Chi tiền cho đoàn 335 661 111 26.000.000 26.000.000 12 11/3/2013 CK08 11/3/2013 CK tiền Internet tháng 1/2013 661 461 244.200 244.200 62 16 18/3/2013 CK 12 18/3/2013 CK tiền điệ chiếu sáng T2/2013 661 461 4.103.964 4.103.964 19 19/3/2013 PC 02 19/3/2013 Chi tiền thuê bảo vệ 661 111 6.000.000 6.000.000 20 20/3/2013 BB 20/3/2013 Thông báo duyệt QT năm 2012 461 661 1.020.102.702 1.020.102.702 (Sổ Nhật ký xem phần phụ lục) – Sổ cái 21 28/3/2013 CK 15 28/3/2013 CK tiền mua quạt cho phòng 661 461 7.200.000 7.200.000 Cộng SPS trong quý I 245.020.567 1.020.102.702 Số dư cuối quý I 245.020.567 Cái (TK 661) quý Sổ 661) Sổ NhậtBảng 4.6. năm 2013 I Ký Cái (TK
  83. Nhận xét: Việc theo dõi các nguồn chi tại đơn vị được thực hiện theo các quy định của Nhà nước. Đơn vị chủ yếu thanh toán thông qua chuyển khoản nên hạn chế việc được việc chi tiêu bằng tiền mặt. Việc mở sổ sách để ghi chép kịp thời, tương đối đầy đủ. Tuy nhiên, việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị chưa đúng, chưa có bút toán hạch toán trích BHXH, BHYT trừ từ lương nên làm giảm một khoản trong tổng tiền lương thực nhận của CBCC. Một số chứng từ do việc ghi chép chưa khoa học nên có tẩy xóa, chưa đử chữ ký và ngày tháng. Kiến nghị: Cần hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương chính xác và đầy đủ như đã kiến nghị ở trên. Kế toán phải ghi chép chứng từ khoa học và tránh tẩy xóa, phải lấy đầy đủ chữ ký và điền đầy đủ ngày tháng phát sinh. 4.4. Quyết toán các khoản chi hoạt động Cuối mỗi quý, kế toán tại đơn vị tiến hành tổng hợp các mục chi hoạt động tại đơn vị, lập bảng tổng hợp tình hình kinh phí đã sử dụng. Trong quý I/2013, Kế toán đã tổng hợp được kinh phí đã sử dụng và đề nghị quyết toán quý I/2013 như sau: Bảng 4.7. Bảng Tổng Hợp Quyết Toán Kinh Phí TỔNG HỢP TÌNH HÌNH KINH PHÍ VÀ QUYẾT TOÁN KINH PHÍ ĐÃ SỬ DỤNG QUÝ I NĂM 2013 PHẦN I: TỔNG HỢP TÌNH HÌNH KINH PHÍ Ngân sách nhà nước Mã TT Nguồn kinh phí Tổng số số Tổng số NSNN giao Chỉ tiêu KINH PHÍ HOẠT I ĐỘNG 63
  84. Mã ngành kinh tế: 463 A Kinh phí thường xuyên Kinh phí chưa sử dụng kỳ 1 trước chuyển sang 27,390,298 27,390,298 27,390,298 2 Kinh phí thực nhận kỳ này 1,054,000,000 1,054,000,000 1,054,000,000 3 Luỹ kế từ đầu năm 1,081,390,298 1,081,390,298 1,081,390,298 Tổng kinh phí được sử 4 dụng kỳ này 1,081,390,298 1,081,390,298 1,081,390,298 5 Luỹ kế từ đầu năm 1,081,390,298 1,081,390,298 1,081,390,298 Kinh phí đã sử dụng đề 6 nghị quyết toán kỳ này 245,020,567 245,020,567 245,020,567 7 Luỹ kế từ đầu năm 245,020,567 245,020,567 245,020,567 8 Kinh phí giảm kỳ này 9 Luỹ kế từ đầu năm Kinh phí chưa sử dụng 10 chuyển sang kỳ sau 836,369,731 836,369,731 836,369,731 PHẦN II: KINH PHÍ ĐÃ SỬ DỤNG ĐỀ NGHỊ QUYẾT TOÁN QUÝ I/2013 Tổng số Mục Tiểu mục Chỉ tiêu LK từ đầu Trong kỳ năm CHI THƯỜNG XUYÊN 201,571,392 245,020,567 I. Chi hoạt động 201,571,392 201,571,392 A.Chi thanh toán cho cá nhân 186,170,357 186,170,357 6000 Tiền lương 115,047,449 115,047,449 Lương ngạch bậc theo quỹ lương 6001 được duyệt 115,047,449 115,047,449 6003 Lương hợp đồng dài hạn - 6100 Phụ cấp lương 44,492,438 44,492,438 6101 Chức vụ 3,150,000 3,150,000 6102 Khu vực 10,080,000 10,080,000 64
  85. 6113 Phụ cấp trách nhiệm 630,000 630,000 6117 Phụ cấp thâm niên vượt khung 784,350 784,350 6124 Phụ cấp công vụ 29,848,088 29,848,088 6250 Phúc lợi tập thể - - 6253 Tiền tàu xe nghỉ phép năm - - 6257 Tiền nước uống 6300 Các khoản đóng góp 22,912,470 22,912,470 6301 Bảo hiểm xã hội 19,475,600 19,475,600 6302 Bảo hiểm y tế 3,436,870 3,436,870 6303 Kinh phí công đoàn - - 6304 Bảo hiểm thất nghiệp - Các khoản thanh toán khác cho cá 6400 nhân - - Chênh lệch thu nhập thực tế so với 6404 lương - - 6449 Trợ cấp phụ cấp khác - B. Chi nghiệp vụ chuyên môn 15,401,035 15,401,035 6500 Thanh toán dịch vụ công cộng - - 6503 Thanh toán tiền nhiên liệu - 6550 Vật tư văn phòng 7,200,000 7,200,000 6551 Văn phòng phẩm - Mua sắm công cụ, dụng cụ văn 6552 phòng 7,200,000 7,200,000 6599 Vật tư văn phòng khác 6600 Thông tin tuyên truyền, liên lạc 1,801,035 1,801,035 6601 Cước phí điện thoại trong nước 685,195 685,195 6603 Cước phí bưu chính - 6617 Cước phí Intenet, thư viện điện tử 1,115,840 1,115,840 6649 Tiền gửi công văn 6700 Công tác phí 6,400,000 6,400,000 6702 Phụ cấp công tác phí - 6704 Khoán công tác phí 6,400,000 6,400,000 6750 Chi phí thuê mướn - - 65
  86. 6799 Chi phí thuê mướn II. Chi đầu tư phát triển 3,718,000 3,718,000 7750 Chi khác 3,718,000 3,718,000 Chi các khoản phí và lệ phí của đơn 7756 vị dự toán 418,000 418,000 7758 Chi hỗ trợ khác 3,300,000 3,300,000 7799 Chi các khoản khác II. CHI KHÔNG THƯỜNG XUYÊN 43,449,175 43,449,175 A. CHI CÁC KHOẢN TT CHO CÁ NHÂN - B. CHI HOẠT ĐỘNG 43,449,175 43,449,175 6500 Thanh toán dịch vụ công cộng 7,459,175 7,459,175 6501 Thanh toán tiền điện 7,459,175 7,459,175 6550 Vật tư văn phòng 3,990,000 3,990,000 Mua sắm công cụ, dụng cụ văn 6552 phòng 3,990,000 3,990,000 6750 Chi phí thuê mướn 6,000,000 6,000,000 6757 Thuê lao động trong nước 6,000,000 6,000,000 7750 Chi khác 26,000,000 26,000,000 7758 Chi hỗ trợ khác 26,000,000 26,000,000 Tổng cộng 245,020,567 245,020,567 (Bảng Tổng Hợp Quyết Toán Kinh Phí xem phụ lục) Ta thấy: Số kinh phí đã rút trong quý là: 272.670.567 Số kinh phí đã rút nhưng chưa sử dụng nhập quỹ là: 27.650.000  Số kinh phí dùng để chi hoạt động trong quý I là: 245.020.567. 66
  87. CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1. Kết luận a) Một số nhận xét về công tác kế toán tại Phòng TCKH huyện Cư Kuin o Trong thời gian thực tập, nghiên cứu và tìm hiểu công việc thực tế công tác kế toán tại đơn vị, em có một số nhận xét: Phòng TCKH huyện Cư Kuin là một đơn vị HCSN thuần túy, hoạt động có hiệu quả, với đội ngũ cán bộ công chức có trình độ chuyên môm cao đảm bảo thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Đơn vị đã tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức của đơn vị. Đồng thời, đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng và nhiện vụ do Đảng và NN giao phó. Thực hiện tiết kiệm chi phí trong hạch toán kế toán và công tác tài chính phù hợp với chế độ, chính sách, tiêu chuẩn, định mức do NN quy định. Đơn vị tiến hành chi tiêu theo đúng dự toán được duyệt Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký – Sổ cái với mẫu sổ đơn giản, trình tự và phương pháp ghi sổ theo đúng quy định, cách ghi chép vào sổ đơn giản, dể làm. Công tác kế toán tại đơn vị khá hoàn thiện, bộ máy tổ chức đơn giản, gọn nhẹ, nhân viên luôn có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc được giao. Đơn vị đã vận dụng hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ theo đúng yêu cầu của công việc và việc hgi chép sổ sách rất đầy đủ. Hệ thống sổ sách được đơn vị phân loại và bảo quản rất cẩn thận, thuận tiện cho việc kiểm tra và tìm kiếm. Đơn vị nghiên cứu, chọn lọc, tổ chức hệ thống tài khoản thống nhất, phù hợp với quá trình hoạt động. o Bên cạnh những thuận lợi, công tác kế toán của đơn vị còn tồn tại một số điểm: 67