Khóa luận Hoàn thiện quy trình xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ của Công ty TNHH Đăng Long

80 trang thiennha21 23/04/2022 2820

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện quy trình xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ của Công ty TNHH Đăng Long", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_quy_trinh_xuat_khau_san_pham_do_go_cua.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện quy trình xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ của Công ty TNHH Đăng Long

i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU SẢN PHẨM ĐỒ GỖ CỦA CÔNG TY TNHH ĐĂNG LONG Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG Giảng viên hướng dẫn : TS Nguyễn Ngọc Dương Sinh viên thực hiện : Vũ Thu Hà MSSV: 1154010271 Lớp: 11DQN03 TP. Hồ Chí Minh, 2015
ii LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do chính tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của giảng viên TS Nguyễn Ngọc Dương. Những kết quả và số liệu trong báo cáo thực tập tốt nghiệp được thực hiện tại công ty TNHH Đăng Long, không sao chép bất kì nguồn nào khác. Tôi xin cam đoan và chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. Tp.HCM, ngày tháng năm 2015 Sinh viên Vũ Thu Hà
iii LỜI CẢM ƠN Trong bốn năm học tập và sinh hoạt tai trường Đại học Công Nghệ Thành Phố Hồ Chí Minh em đã được trang bị rất nhiều kiến thức bổ ích và thú vị liên quan đến chuyên ngành Quản trị ngoại thương mà em đang theo học. Dựa trên những nền tảng đó, em đã có cơ hội tiếp tục tìm hiểu, học tập và vận dụng lý thuyết đã học vào giải quyết những vấn đề thực tiễn phát sinh trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Đăng Long. Với sự dạy bảo tận tình của quý thầy cô, sự chỉ dẫn tận tụy của giáo viên hướng dẫn, cùng với sự giúp đỡ ân cần của cán bộ nhân viên công ty TNHH Đăng Long, em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Nhà trường, Qúy thầy cô đã tạo điều kiện tốt nhất và giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập tại trường. Đặc biệt em xin được cảm ơn thầy TS.Nguyễn Ngọc Dương, thầy đã hướng dẫn cặn kẽ và luôn theo sát em trong giai đoạn vừa qua để em có thể hoàn thành chuyên đề tốt nhất trong khả năng của mình. Em xin chân thành cảm ơn : Ban giám đốc Công ty TNHH Đăng Long. Cán bộ nhân viên phòng Kinh Doanh. Cán bộ nhân viên phòng Kế Hoạch Tổng Hợp. Là những người đã nhiệt tình giúp em làm quen và hòa nhập với môi trường làm việc của công ty, đã trực tiếp hướng dẫn chỉ dạy tận tình, truyền đạt nhiều kinh nghiệm và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết giúp em hoàn thành tốt chuyên đề này. Qua giai đoạn này, em đã tích lũy và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm quý báu để có thể làm tốt hơn công việc trong tương lại sau này. Cuối cùng em xin kính chúc Quý thầy cô, Ban giám đốc và các cán bộ nhân viên Công ty TNHH Đăng Long dồi dào sức khỏe. Trân trọng kính chúc công ty luôn thành công!
iv NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Tp.HCM, ngày tháng năm 2015
v MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA CỦA DOANH NGHIỆP 4 1.1 Khái niệm về hoạt động xuất khẩu hàng hóa 4 1.2 Vai trò của hoạt động xuất khẩu đối với quốc gia và doanh nghiệp 4 1.2.1 Đối với nền kinh tế mỗi quốc gia 4 1.2.2 Đối với một doanh nghiệp 5 1.3 Các loại hình thức xuất khẩu chủ yếu 6 1.3.1 Xuất khẩu mậu dịch 6 1.3.2 Xuất khẩu phi mậu dịch 7 1.4 Nội dung công tác xuất nhập khẩu hàng hóa 7 1.4.1 Nội dung hoạt động xuất nhập khẩu 7 1.4.1.1 Lập phương án giao dịch 7 1.4.2 Quy trình xuất khẩu hàng hóa 8 1.4.2.1 Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có) 8 1.4.2.2 Yêu cầu bên mua mở L/C 8 1.4.2.3 Chuẩn bị hàng xuất khẩu 9 1.4.2.4 Đăng kí giám định 9 1.4.2.5 Thuê phương tiện vận tải 9 1.4.2.6 Làm thủ tục hải quan 9 1.4.2.7 Mua bảo hiểm 11 1.4.2.8 Xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa 12 1.4.2.9 Thanh toán 12 1.4.2.10 Khiếu nại 19 1.5 Cơ chế quản lý xuất khẩu gỗ của Việt Nam 19 1.5.1 Các chính sách nội địa 19 1.5.2 Chính sách quốc tế 22 1.6 Thực trạng xuất khẩu gỗ của Việt Nam và những vấn đề đặt ra 23 1.6.1 Thực trạng xuất khẩu gỗ của Việt Nam 23 1.6.2 Những vấn đề đặt ra với ngành xuất khẩu gỗ của Việt Nam 25 TÓM TẮT CHƯƠNG 1 26 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH XUẤT KHẨU ĐỒ GỖ TẠI CÔNG TY TNHH ĐĂNG LONG 27 2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Đăng Long 27 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Đăng Long 27 2.1.2 Cơ cấu hoạt động của công ty TNHH Đăng Long 28 2.1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ 28 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức các phòng ban 29 2.1.3 Tình hình kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây 2012-2014 33 2.1.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2012-2014 33 2.1.3.2 Tình hình xuất khẩu của công ty trong 3 năm 2012- 2014 34
vi 2.2 Phân tích quy trình xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ của công ty TNHH Đăng Long 36 2.2.1 Kí hợp đồng 37 2.2.2 Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có) 37 2.2.3 Chuẩn bị hàng hóa 38 2.2.4 Kiểm tra hàng hóa XK 39 2.2.5 Thuê phương tiện vận tải (nếu có) 40 2.2.6 Lập Bộ chứng từ 40 2.2.6.1 Hóa đơn thương mại 40 2.2.6.2 Phiếu đóng gói 40 2.2.6.3 Vận đơn đường biển 41 2.2.7 Làm thủ tục hải quan 41 2.2.8 Giao hàng XK 49 2.2.9 Gửi bộ chứng từ cho nhà NK 50 2.2.10 Giải quyết khiếu nại (nếu có) 50 2.3 So sánh quy trình xuất khẩu đang được áp dụng tại công ty TNHH Đăng Long và quy trình xuất khẩu trên lý thuyết 51 2.4 Thành công 53 2.5 Tồn tại 54 2.6 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình xuất khẩu sản phẩm 56 2.6.1 Yếu tố khách quan 56 2.6.2 Yếu tố chủ quan 56 TÓM TẮT CHƯƠNG 2 57 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP – KIẾN NGHỊ 59 3.1 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 59 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu sản phẩm của công ty 59 3.3 Kiến nghị hoàn thiện quy trình xuất khẩu sản phẩm của công ty 66 3.3.1 Kiến nghị đối với nhà nước 66 3.3.2 Kiến nghị đối với Hải quan 67 3.3.3 Kiến nghị với công ty 67 TÓM TẮT CHƯƠNG 3 68 KẾT LUẬN 69 TÀI LIỆU THAM KHẢO 70
vii DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tẳt Giải nghĩa L/C Letter of Credit T/T Telegraphic Transfer TNHH Trách nhiệm hữu hạn XK Xuất khẩu XNK Xuất nhập khẩu CAD Cash Against Document P Phòng TH Tổng hợp BP Bộ phận SX Sản xuất KH Kế Hoạch BCT Bộ Chứng Từ
viii DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Đăng Long. 33 Bảng 2.2 Tỉ trọng xuất khẩu theo thị trường của công ty năm 2012-2014. 34
ix DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ, HÌNH ẢNH Sơ Đồ Sơ đồ 1.1 Phương thức thanh toán nhờ thu trơn. 13 Sơ đồ 1.2 Quy trình thanh toán trả tiền ứng trước (toàn bộ). 14 Sơ đồ 1.3 Quy trình thanh toán chuyển tiền trả ngày hoặc trả chậm. 15 Sơ đồ 1.4 Quy trình thanh toán của phương thức CAD. 16 Sơ đồ 1.5 Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ. 17 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu phòng ban của công ty TNHH Đăng Long. 29 Sơ đồ 2.2 Quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty TNHH Đăng Long 36 BIỂU ĐỒ Biểu đồ 1.1 Thị trường xuất khẩu đồ gỗ của Việt Nam. 24 Biểu đồ 1.2 Tỉ trọng xuất khẩu theo thị trường của đồ gỗ Việt Nam và một số nước Đông Nam Á. 25 Biểu đồ 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2012-2014 33 Biểu đồ 2.2 Tỉ trọng xuất khẩu theo thị trường của công ty trong năm 2013-2014 . 35 Biểu đồ 2.3 Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của công ty trong năm 2013-2014 .36 HÌNH Hình 2.1 Một số sản phẩm của công ty TNHH Đăng Long. 27 Hình 2.2 Ví dụ minh họa khai báo điện tử 41 Hình 2.3 Ví dụ minh họa khai báo điện tử 42 Hình 2.4 Ví dụ minh họa khai báo điện tử 43 Hình 2.5 Ví dụ minh họa khai báo điện tử 43 Hình 2.6 Ví dụ minh họa khai báo điện tử 44 Hình 2.7 Ví dụ minh họa khai báo điện tử 44 Hình 2.8 Ví dụ minh họa khai báo điện tử 45 Hình 2.9 Ví dụ minh họa khai báo điện tử 45 Hình 2.10 Ví dụ minh họa khai báo điện tử 46 Hình 2.11 Ví dụ minh họa khai báo điện tử 47 Hình 2.12 Ví dụ minh họa khai báo điện tử 47 Hình 2.13 Ví dụ minh họa khai báo điện tử 48
1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Hiện nay, toàn cầu hóa kinh tế và hội nhập kinh tế quốc tế là đặc trưng và xu hướng phát triển của nền kinh tế thế giới. Và nền kinh tế Việt Nam cũng đang nỗ lực hết mình để hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới. Chính vì vậy, hoạt động thương mại quốc tế trong thời điểm hiện nay đóng vai trò hết sức to lớn trong sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước và sự lớn mạnh của các doanh nghiệp hoạt động ngoại thương. Xuất khẩu với nhập khẩu là hai mặt cấu thành của hoạt động thương mại quốc tế này. Hoạt động XNK từ lâu đã khẳng định vị trí và vai trò trong nền kinh tế thế giới. Muốn kinh doanh hàng hóa XNK đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm vững kĩ thuật kinh doanh XNK, bên cạnh đó cần phải có năng lực quản lí và điều hành hoạt động XNK có hiệu quả, am hiểu các quy trình XNK hàng hóa Đồng thời, để đảm bảo các doanh nghiệp có thể đứng vững trong nền kinh tế cạnh tranh hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng học hỏi và nâng cao năng lực cạnh tranh của mình. Là công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng đồ gỗ xuất khẩu, việc tổ chức thực hiện xuất khẩu là hoạt động diễn ra hàng ngày tại công ty trách nhiệm hữu hạn Đăng Long và cũng là hoạt động chiếm tỉ trọng lớn của công ty. Thế nên việc thực hiện quy trình xuất khẩu và hoàn thiện quy trình có thể góp phần giảm chi phí và tăng lợi thế cạnh tranh cho công ty đồng thời đảm bảo hàng hóa được cung cấp kịp thời cho các đối tác của công ty. Vì vậy cùng với những kiến thức đã được học ở trường, những kiến thức kinh nghiệm có được sau thời gian thực tập tại công ty với sự hướng dẫn của thầy Nguyễn Ngọc Dương, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình xuất khẩu đồ gỗ của công ty TNHH Đăng Long ” với mong muốn rút ra những mặt hạn chế và tích cực cơ bản mà doanh nghiệp đang gặp phải trong quá trình xuất khẩu sản phẩm của mình từ đó đề xuất các biện pháp hoàn thiện.
2 2. Mục tiêu nghiên cứu Đánh giá quy trình xuất khẩu đồ gỗ của công ty TNHH Đăng Long thông qua phân tích nêu được những thành công hạn chế của quy trình. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ của công ty TNHH Đăng Long. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài a/ Đối tượng nghiên cứu: Quy trình xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ của công ty TNHH Đăng Long. b/ Phạm vi nghiên cứu: Tại công ty TNHH Đăng Long, Cụm CN chế biến gỗ Tân Hòa, đường số 9,TP. Biên Hòa. Thời gian: từ ngày 01/06/2015 đến ngày 31/08/2015 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp quan sát: Là phương pháp thu thập thông tin trong đó nhà nghiên cứu tiến hành quan sát đối tượng nghiên cứu. Dùng phương pháp quan sát để quan sát quá trình sản xuất sản phẩm, quy trình xuất hàng. Phương pháp thống kê và phân tích: thống kê số liệu, phân tích số liệu thu thập được để đưa ra đánh giá phù hợp. Phương pháp chuyên gia: tiếp xúc với các phòng ban của công ty hỏi ý kiến của lãnh đạo trong công ty.
3 5. Kết cấu của đề tài Lời mở đầu Chương 1: Lí luận cơ bản về hoạt động xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng về quy trình xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ của công ty TNHH Đăng Long. Chương 3: Đưa ra giải pháp- kiến nghị. Kết luận.
4 CHƯƠNG 1: LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm về hoạt động xuất khẩu hàng hóa Hoạt động XK là việc bán hàng hoá, dịch vụ cho một quốc gia khác trên cơ sở dùng tiền tệ để thanh toán. Tiền tệ ở đây có thể là ngoại tệ đối với một quốc gia hay đối với hai quốc gia. Mục đích của hoạt động xuất nhập khẩu là khai thác được lợi thế của từng quốc gia trong phân công lao động quốc tế.Và khi trao đổi hàng hoá giữa các quốc gia là có lợi thì các quốc gia đều tích cực tham gia vào hoạt động này. Hoạt động xuất khẩu là một hình thức cơ bản của thương mại quốc tế, nó được hình thành từ rất lâu đời và ngày càng phát triển cho đến giai đoạn hiện nay. Hoạt động xuất khẩu sơ khai chỉ là hàng đổi hàng và sau đó phát hiện ra nhiều hình thức khác nhau như xuất khẩu trực tiếp, buôn bán đối lưu, xuất khẩu uỷ thác. Hoạt động xuất khẩu diễn ra trên phạm vi rất rộng cả về không gian và thời gian: nó có thể diễn ra trong thời gian rất ngắn song nó cũng có thể kéo dài hàng năm; nó có thể được tiến hành trên phạm vi một quốc gia hay nhiều quốc gia. Nó diễn ra trên mọi lĩnh vực, trong mọi điều kiện kinh tế, từ xuất khẩu hàng tiêu dùng cho đến tư liệu sản xuất, máy móc thiết bị và công nghệ kỹ thuật cao.Tất cả các hoạt động trao đổi đó đều nhằm mục đích đem lại lợi ích cho các nước tham gia. 1.2 Vai trò của hoạt động xuất khẩu đối với quốc gia và doanh nghiệp 1.2.1 Đối với nền kinh tế mỗi quốc gia Xuất khẩu tạo nguồn vốn chính cho nhập khẩu, phục vụ cho công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Xuất khẩu thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế thúc đẩy sản xuất phát triển. Xuất khẩu có tác động tích cực tới việc giải quyết công ăn việc làm, cải thiện đời sống nhân dân.
5 Xuất khẩu là cơ sở để mở rộng và thúc đẩy sự phát triển các mối quan hệ kinh tế đối ngoại. 1.2.2 Đối với một doanh nghiệp Thông qua xuất khẩu, các doanh nghiệp trong nước có cơ hội tham gia vào cuộc cạnh tranh trên thị trường thế giới về giá cả, chất lượng sản phẩm – những yếu tố đòi hỏi doanh nghiệp phải hình thành một cơ cấu sản xuất phù hợp với thị trường. Xuất khẩu buộc các doanh nghiệp phải luôn đổi mới và hoàn thiện công tác quản trị kinh doanh, đồng thời có ngoại tệ để đầu tư lại quá trình sản xuất không những về chiều rộng mà cả về chiều sâu. Xuất khẩu tạo điều kiện cho các doanh nghiệp mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra. Nhờ có xuất khẩu mà tên tuổi của doanh nghiệp không chỉ được các khách hàng trong nước biết đến mà còn có mặt ở thị trường nước ngoài. Xuất khẩu tạo nguồn ngoại tệ cho các doanh nghiệp, tăng dự trữ qua đó nâng cao khả năng nhập khẩu, thay thế, bổ sung, nâng cấp máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình phát triển. Xuất khẩu phát huy cao độ tính năng động sáng tạo của cán bộ XNK cũng như các đơn vị tham gia như: tích cực tìm tòi và phát triển các mặt trong khả năng xuất khẩu các thị trường mà doanh nghiệp có khả năng thâm nhập. Xuất khẩu buộc các doanh nghiệp phải luôn luôn đổi mới và hoàn thiện công tác quản trị kinh doanh. Đồng thời giúp các doanh nghiệp kéo dài tuổi thọ của chu kỳ sống của một sản phẩm. Ngoài ra, sản xuất hàng xuất khẩu giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều lao động, tạo thu nhập ổn định cho người lao động tạo ra ngoại tệ để chấp nhận máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho sản xuất hàng xuất khẩu và đem lại lợi nhuận cao.
6 1.3 Các loại hình thức xuất khẩu chủ yếu Hiện nay ở Việt Nam có rất nhiều loại hình xuất khẩu khác nhau, một số loại hình hiện đang được áp dụng phổ biến như: 1.3.1 Xuất khẩu mậu dịch Loại hình xuất khẩu tại chỗ: Là loại hình mà người xuất khẩu và người nhập khẩu đều ở cùng một quốc gia, đây là hình thức mua bán 3 bên với nhau, loại này cũng giúp giảm chi phí giao hàng. Loại hình xuất khẩu gia công: Đây là loại hình mà người xuất khẩu nhận nguyên phụ liệu từ người thuê gia công về để gia công công đoạn tiếp theo của sản phẩm, hình thức này đòi hỏi cơ quan hải quan giám sát chặt chẽ ở khẩu nguyên phụ liệu. Loại hình sản xuất xuất khẩu: Đây là loại hình tương tự với loại hình xuất khẩu gia công, cũng nhập nguyên phụ liệu từ nước ngoài về sản xuất ra sản phẩm rồi xuất khẩu ra nước ngoài. Loại hình xuất khẩu ủy thác: Loại hình này người xuất khẩu ủy thác cho một công ty chuyên nghiệp và chuyên sâu về lĩnh vực xuất nhập khẩu đại diện xuất hàng. Loại hình tái xuất khẩu: Hình thức này là nhập hàng từ nước ngoài về, sau đó sửa chữa hoặc tái chế xong, thì phải làm thủ tục tái xuất hàng hóa đó ra nước ngoài cho người gửi hàng cho mình. Loại hình xuất kinh doanh: Loại hình này áp dụng cho những doanh nghiệp kinh doanh buôn bán trực tiếp. Ngoài ra còn một số loại hình khác như: xuất khẩu chuyển cửa khẩu, tái xuất hàng trả lại
7 1.3.2 Xuất khẩu phi mậu dịch Đây là loại hình mà các doanh nghiệp xuất hàng với mục đích phi thương mại, không mang tính chất buôn bán mà chỉ mang tính chất hàng mẫu mã, quà biếu. 1.4 Nội dung công tác xuất nhập khẩu hàng hóa 1.4.1 Nội dung hoạt động xuất nhập khẩu 1.4.1.1 Lập phương án giao dịch Lập kế hoạch cụ thể để tiến hành hoạt động giao dịch gồm nhiều chi tiết trong đó có các vấn đề sau: Lựa chọn mặt hàng kinh doanh xuất khẩu Xác định số lượng Lựa chọn thị trường- khách hàng- phương thức giao dịch Lựa chọn thời điểm, thời gian giao dịch Các biện pháp để đạt mục tiêu lựa chọn trên như chiêu đãi, mời khách, quảng cáo, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất Những tính toán để luận chứng cho các mục tiêu và các biện pháp trên đảm bảo kết quả công việc giao dịch phải xác định. 1.4.1.2 Giao dịch, đàm phán trước khi kí kết hợp đồng Thông thường, trước khi kí kết hợp đồng mua bán, người mua và người bán sẽ trao đổi thông tin như: mẫu mã sản phẩm, qui cách sản phẩm, chất liệu và từ đó người bán sẽ gửi cho người mua bảng báo giá, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán, sau khi người mua chấp nhập giá sẽ tiến hành kí kết hợp đồng.
8 1.4.1.3 Kí kết hợp đồng xuất khẩu hàng hóa Việc giao dịch đàm phán nếu có hiệu quả sẽ dẫn tới việc kí kết hợp đồng mua bán ngoại thương. Hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với các đơn vị xuất nhập khẩu của nước ta trong quan hệ với nước ngoài. 1.4.1.4 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu đã kí kết Sau khi đã kí kết hợp đồng, các bên có nghĩa vụ thực hiện hợp đồng 1.4.2 Quy trình xuất khẩu hàng hóa 1.4.2.1 Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có) Thông thường bên bán thường xuất trình 3 loại giấy phép sau: Giấy phép đăng kí kinh doanh. Giấy phép đăng kí mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Giấy phép, hạn ngạch xuất khẩu. 1.4.2.2 Yêu cầu bên mua mở L/C Nếu thanh toán bằng L/C thì sau khi kí hợp đồng và trước khi giao hàng, bên bán yêu cầu bên mua mở L/C. Sau khi nhận được L/C từ ngân hàng người bán phải kiểm tra kĩ lưỡng L/C bằng cách đối chiếu với hợp đồng.Nếu có sai sót gì thì yêu cầu người mua thông báo với ngân hàng tu chỉnh lại L/C. Nếu thanh toán bằng CAD (Cash Against Document) thì đề nghị người mua mở tài khoản tín thác tại ngân hàng và kí quỹ 100%. Nếu thanh toán bằng T/T ( Telegraphic Transfer Remittance) trả trước 100% thì đề nghị người mua làm thủ tục chuyển khoản 100% tại ngân hàng.
9 1.4.2.3 Chuẩn bị hàng xuất khẩu Hàng hóa phải được phân loại, đóng gói theo quy định của hợp đồng. 1.4.2.4 Đăng kí giám định Hàng hóa sẽ do bộ phận KCS kiểm tra tại xí nghiệp, nhà máy. Nếu hợp đồng yêu cầu các công ty giám định tham gia thì phải gửi mẫu để giám định bằng phương pháp phân tích trong phòng thí nghiệm để có kết quả cuối cùng.Chi phí giám định bên bán phải chịu. 1.4.2.5 Thuê phương tiện vận tải Việc thuê phương tiện vận tải phụ thuộc vào tính chất hàng hóa, điều kiện giao hàng, sự tính toán chi phí của bên có nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải mà doanh nghiệp lựa chọn phương tiện phù hợp. Nếu điều kiện giao hàng thỏa thuận trong hợp đồng là điều kiện nhóm E, F thì người mua phải tiến hành thuê phương tiện vận tải và ngược lại nếu hợp đồng được kí kết theo điều kiện nhóm C, D thì trách nhiệm thuê phương tiện vận tải thuộc về người bán. Hiện nay phương thức vận tải phổ biển và thường được các doanh nghiệp lựa chọn là vận tải đường biển do chi phí ít tốn kém hơn các phương thức vận tải còn lại. Đối với vận tải đường biển có 2 phương thực thuê tàu là thuê tàu chợ và thuê tàu chuyến. Tùy thuộc vào hàng hóa của mình mà doanh nghiệp lựa chọn thuê tàu cho phù hợp. 1.4.2.6 Làm thủ tục hải quan Thủ tục hải quan là biện pháp một quốc gia cần tiến hành để kiểm soát hàng hóa ra vào biên giới nước mình. Trước khi có quyết định số 50/2005/QĐ-BTC ngày 19/7/2005 thì cả nước đang áp dụng hình thức khai báo hải quan từ xa, nhưng sau khi quyết định này có hiệu lực thì hầu hết đều áp dụng hình thức thủ tục hải quan điện tử.
10 Các bước thực hiện: Bước 1: Lập tờ khai hải quan điện tử. Lập tờ khai hải quan trên phần mềm. Doanh nghiệp có thể sử dụng bất cứ phần mềm nào có thể kết nối và truyền dữ liệu đến hệ thống tiếp nhận của hải quan. Ngoài việc khai đầy đủ thông tin trên tờ khai bắt buộc doanh nghiệp phải khai thêm những chứng từ kèm theo: hợp đồng, hóa đơn thương mại, bản kê chi tiết hàng hóa, vận tải đơn Bước 2: Khai báo tờ khai điện tử. Thực hiện khai báo tờ khai điện tử. Khi có số tiếp nhận của hệ thống hải quan trả về thì xong bước gửi tờ khai điện tử. Bước 3: Nhận kết quả khai báo tờ khai điện tử. Cán bộ hải quan sẽ xử lí tờ khai và phản hồi kết quả. Căn cứ trên phản hồi này doanh nghiệp sẽ tiến hành theo hướng dẫn của kết quả được phản hồi. Bước 4: Kiểm tra và xử lý tờ khai. Sau khi có số tờ khai thì doanh nghiệp chờ phản hồi của cơ quan hải quan để nhận kết quả phân luồng tờ khai, thủ tục hải quan điện tử được phân thành 3 luồng chính: luồng xanh, luồng đỏ, luồng vàng. Sau khi nhận lại tờ khai hải quan đã được cán bộ hải quan xử lí doanh nghiệp cầm 1 bản và làm các thủ tục khác theo hướng dẫn. Bộ hồ sơ hàng hóa xuất khẩu bao gồm: Tờ khai hải quan: 2 bản chính Hợp đồng mua bán hàng: 1 bản sao Hóa đơn thương mại (đối với hàng có thuế): 1 bản chính
11 Tùy trường hợp cụ thể dưới đây người khai hải quan phải nộp thêm các chứng từ sau: Bản kê chi tiết hàng hóa đối với trường hợp hàng hóa có nhiều chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất: 1 bản chính Giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa có giấy phép xuất khẩu theo quy định của pháp luật Các chứng từ khác có liên quan theo quy định của pháp luật Trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng được miễn thuế xuất khẩu ngoài các giấy tờ nêu trên phải có thêm: danh mục hàng hóa miễn thuế, giấy tờ khác chứng minh hàng hóa xuất khẩu thuộc đối tượng miễn thuế, bảng kê danh mục tài liệu của hồ sơ đề nghị miễn thuế. 1.4.2.7 Mua bảo hiểm Bảo hiểm là sự cam kết bồi thường về mặt kinh tế trong đó người được bảo hiểm có trách nhiệm đóng một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm cho đối tượng được bảo hiểm theo các điều kiện bảo hiểm đã được quy định.Ngược lại, người bảo hiểm có trách nhiệm bồi thường tổn thất của đối tượng bảo hiểm do các rủi ro đã bảo hiểm gây nên. Gồm các điều kiên bảo hiểm sau: Điều kiện bảo hiểm A. Điều kiện bảo hiểm B. Điều kiện bảo hiểm C. Người mua bảo hiểm phải dựa vào điều khoản bảo hợp đồng, tính chất hàng hóa, tính chất bao vì, phương tiện vận tải để lựa chọn điều kiện bảo hiểm cho phù hợp. Khi xuất khẩu theo các điều kiện CIF, CIP hoặc nhóm D thì người bán phải
12 mua bảo hiểm cho hàng hóa.Thường trong trường hợp không thỏa thuận về điều kiện bảo hiểm người bán sẽ mua bảo hiểm theo điều kiện C. Nhưng khi hàng hóa vận chuyển phải gặp rất nhiều rủi ro đôi khi người nhập khẩu vẫn mua mặc dù không có trách nhiệm phải mua bảo hiểm để đề phòng rủi ro cho mình. 1.4.2.8 Xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là cơ sở hưởng ưu đãi thuế quan, tùy vào từng thỏa thuận kí kết giữa các quốc gia mà có những ưu đãi khác nhau.Vì vậy, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa rất quan trọng trong thương mại quốc tế, đây là quyền lợi hợp pháp mà người tham gia kinh doanh quốc tế được hưởng. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là văn bản do tổ chức có thẩm quyền thuộc quốc gia hoặc vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hóa cấp dựa trên những quy định và yêu cầu liên quan về xuất xứ, chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa phải chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ hàng hóa: giấy chứng nhận xuất xứ phải thể hiện được nội dung xuất xứ xủa hàng hóa, xuất xứ phải được xác định theo một quy tắc xuất xứ cụ thể. 1.4.2.9 Thanh toán Phương thức thanh toán nhờ thu (collection) Phương thức nhờ thu là phương thức thanh toán mà người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng thì lập hối phiếu gửi đến ngân hàng nhờ thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu. Căn cứ vào sự ràng buộc của người bán với người mua trong việc trả tiền, phương thức nhờ thu chia làm 2 loại: Nhờ thu phiếu trơn là phương pháp mà người bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu ở người mua nhưng không kèm theo điều kiện gì cả. Phương thức này có nhược điểm là không đảm bảo quyền lợi cho người bán vì việc thanh
13 toán phụ thuộc hoàn toàn vào ý muốn của người mua, tốc độ thanh toán chậm và ngân hàng chỉ đóng vai trò là người trung gian đơn thuần mà thôi. Nhờ thu kèm chứng từ là phương thức mà người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng thì lập bộ chứng thanh toán nhờ thu. (3) Ngân hàng Ngân hàng bên bán bên mua (6) (2) (7) (5) (4) Người bán Người mua (1) Sơ đồ 1.1 Phương thức thanh toán nhờ thu trơn. Giải thích quy trình (1) Người bán giao hàng, lập bộ chứng từ gửi thẳng cho người mua. (2) Người bán kí hối phiếu đòi tiền người mua và nhờ ngân hàng thu hộ số tiền của hối phiếu đó. (3) Ngân hàng bên bán chuyển hối phiếu cho ngân hàng bên mua và nhờ ngân hàng này thu hộ tiền ở người mua. (4) Ngân hàng bên mua chuyển hối phiếu cho người mua và yêu cầu trả tiền. (5) Người mua trả tiền hoặc từ chối trả tiền, điều nay hoàn toàn phụ thuộc vào thiện chí của họ. Nói chung sau khi nhận hàng thì người mua mới trả tiền. (6) Ngân hàng bên mua chuyển tiền hoặc hoàn lại hối phiếu bị từ chối trả tiền cho ngân hàng bên bán.
14 (7) Ngân hàng bên bán chuyển tiền hoặc hoàn lại hối phiếu bị từ chối trả tiền cho người bán. Phương thức thanh toán chuyển tiền Phương thức chuyển tiền là một phương thức trong đó một khách hàng yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người hưởng lợi ở một địa điểm nhất định. Ngân hàng chuyển tiền phải thông qua đại lí của mình ở nước người hưởng lợi để thực hiên nghiệp vụ chuyển tiền. MT; TT Ngân hàng Ngân hàng bên dịch vụ mua (2a) (3) (1) (2b) Người bán Người mua (4) Sơ đồ 1.2 Quy trình thanh toán trả tiền ứng trước (toàn bộ). Giải thích quy trình (1) Người mua đến ngân hàng viết lệnh chuyển tiền và nộp các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của ngân hàng. (2) Nhân viên ngân hàng sau khi kiểm tra hồ sơ của nhà nhập khẩu thì thực hiện chuyển tiền bằng điện (TT) hoặc bằng thư (MT) cho ngân hàng đại lí của mình tại nước ngoài, đồng thời thông báo cho nhà nhập khẩu biết lệnh chuyển tiền của họ đã được chấp thuân (2b). (3) Ngân hàng dịch vụ đại lý báo có cho người bán.
15 (4) Người bán giao hàng theo hợp đồng ngoại thương đã kí. MT; TT Ngân hàng Ngân hàng đại lí chuyển tiền (4) (5) (2) (3) Người mua Người bán (1) Sơ đồ 1.3 Quy trình thanh toán chuyển tiền trả ngày hoặc trả chậm. Giải thích quy trình (1) Sau khi thỏa thuận đi đến kí kết hợp đồng mua bán ngoại thương, người xuất khẩu thực hiện việc cung ứng hàng hóa, dịch vụ cho người nhập khẩu, đồng thời chuyển toàn bộ chứng từ cho người nhập khẩu. (2) Người nhập khẩu sau khi kiểm tra chứng từ, hóa đơn viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng phục vụ mình. Trong đó, phải ghi rõ và đầy đủ những nội dung chính. (3) Sau khi kiểm tra, nếu hợp lệ và đủ khả năng thanh toán, ngân hàng sẽ trích tài khoản của người nhập khẩu để chuyển tiền, gửi giấy báo nợ và giấy báo đã thanh toán cho người nhập khẩu. (4) Ngân hàng chuyển tiền ra lệnh cho ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài để chuyển tiền trả cho người xuất khẩu. (5) Ngân hàng đại lý trả tiền cho người xuất khẩu và gửi giấy báo cho đơn vị đó.
16 Phương thức đổi chứng từ trả tiền (CAD) Là phương thức thanh toán trong đó nhà nhập khẩu yêu cầu ngân hàng mở tài khoản kí thác để thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu khi nhà xuất khẩu xuất trình đầy đủ các chứng từ theo yêu cầu. Nhà xuất khẩu sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng sẽ xuất trình bộ chứng từ cho ngân hàng để nhận tiền thanh toán. Ngân hàng ở nước XK (5) (4) (2) (1) (6) Nhà xuất khẩu Đại diện nhà NK ở nước xuất khẩu (3) Sơ đồ 1.4 Quy trình thanh toán của phương thức CAD. Giải thích quy trình (1) Nhà nhập khẩu đến ngân hàng ở nước người xuất khẩu ký một bản ghi nhớ đồng thời thực hiện kí quỹ 100% trị giá của thương vụ để lập tài khoản kí thác (2) Ngân hàng báo cho nhà xuất khẩu rằng nhà nhập khẩu đã ký quỹ, tài khoản ký thác đã bắt đầu hoạt động. (3) Nhà xuất khẩu giao hàng cho nhà nhập khẩu dưới sự kiểm soát của đại diện nhà nhập khẩu tại nước người xuất khẩu.
17 (4) Nhà xuất khẩu xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ mà nhà nhập khẩu đã yêu cầu để rút tiền. (5) Ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ và trả tiền cho nhà xuất khẩu. (6) Ngân hàng giao bộ chứng từ cho người đại diện của nhà nhập khẩu. Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ Là một sự thỏa thuận mà trong đó, một ngân hàng theo yêu cầu của khách hàng cam kết sẽ trả một số tiền nhất định cho một người thứ ba hoặc chấp nhận hối phiếu do người thứ ba ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người thứ ba này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp những quy định đề ra trong thư tín dụng. (7) Advising Issuing bank bank (6) (2) – L/C (10) (5) (3) –L/C (1) (8) (9) Exporter Importer (the beneficiary) (the applicant) (4) Sơ đồ 1.5 Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ.
18 Giải thích quy trình: (1) Nhà nhập khẩu làm giấy đề nghị mở L/C và nộp vào ngân hàng các giấy tờ cần thiết, thực hiện kí quỹ theo yêu cầu để ngân hàng phát hành L/C cho người xuất khẩu hưởng lợi. (2) Ngân hàng phát hành L/C theo đúng yêu cầu của giấy đề nghị mở L/C và chuyển tới ngân hàng đại lí của mình ở nước xuất khẩu. (3) Ngân hàng thông báo chuyển L/C bản gốc tới cho nhà xuất khẩu để người này đánh giá khả năng thực hiện L/C của mình và đề nghị tu chỉnh khi cần. (4) Nhà xuất khẩu giao hàng theo đúng quy định của L/C và các văn bản tu chỉnh L/C (nếu có). (5) Người xuất khẩu lập bộ chứng từ theo đúng quy định của L/C và các văn bản tu chỉnh (nếu có) xuất trình cho ngân hàng đúng thời hạn quy định. (6) Ngân hàng đại lí sau khi kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ thì chuyển tới ngân hàng phát hành( hoặc ngân hàng thanh toán). (7) Ngân hàng phát hành thư tín dụng kiểm tra bộ chứng từ thanh toán.Nếu thấy phù hợp với quy định của L/C thì tiến hành trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu (đối với L/C trả chậm). Nếu thấy không phù hợp với quy định của L/C thì từ chối thanh toán và gửi trả bộ chứng từ cho người xuất khẩu. (8) Ngân hàng phát hành thư tín dụng trao bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu và phát lệnh đòi tiền nhà nhập khẩu. (9) Nhà nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ. Nếu thấy phù hợp với quy định của L/C thì đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán, ngân hàng phát hành kí hậu bộ chứng từ cho đi nhận hàng. Nếu thấy không phù hợp với quy định của L/C thì nhà nhập khẩu có quyền từ chối thanh toán.
19 (10) Nhà xuất khẩu nhận được tiền thanh toán. 1.4.2.10 Khiếu nại Khiếu nại là phương pháp giải quyết phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải pháp mang tính pháp lí thỏa mãn hay không thỏa mãn các yêu cầu của các bên khiếu nại. Đối tượng khiếu nại có thể là bên mua, người chuyên chở hoặc công ty bảo hiểm tùy thuộc vào tính chất tổn thất. Cách giải quyết tổn thất tùy thuộc vào đơn khiếu nại. Trường hợp không giải quyết được thì làm đơn gửi trọng tài kinh tế như quy định trong hợp đồng. 1.5 Cơ chế quản lý xuất khẩu gỗ của Việt Nam 1.5.1 Các chính sách nội địa 1.5.1.1 Về mặt quy hoạch Trong khi nhiều ngành có Quy hoạch phát triển được quy định trong một văn bản pháp luật thì ngành chế biến gỗ chỉ có một Quy hoạch ban hành bởi một Quyết định của Bộ trưởng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (một văn bản hành chính, không phải văn bản pháp luật) – “Quy hoạch ngành công nghiệp chế biến gỗ đến 2020, tầm nhìn 2030” phê duyệt tại Quyết định số 2728/QĐ-BNN-CB ngày 31/10/2012 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Ngoài ra quy hoạch ngành chế biến gỗ cũng đã được nêu ở một văn bản quy hoạch cấp Quyết định của Thủ tướng Chính phủ: Quy hoạch tổng thể phát triển sản xuất ngành nông nghiệp đến năm 2020 và tầm nhìn đến 2030 ban hành tại Quyết định 124/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 2/2/2012. Tuy nhiên, trong văn bản này, quy hoạch phát triển ngành chế biến gỗ chỉ là một trong nhiều ngành nông nghiệp khác, với phần nội dung được đề cập rất nhỏ.
20 1.5.1.2 Chính sách ưu đãi Hiện nay, các chính sách liên quan tới ngành chế biến gỗ chủ yếu là các chính sách để phát triển và cơ cấu ngành lâm nghiệp (trồng, quản lý và sử dụng rừng), rất ít chính sách, pháp luật chuyên biệt cụ thể riêng cho ngành chế biến gỗ.Tuy nhiên trên thực tế một số chính sách ưu đãi đối với ngành chế biến gỗ đã được áp dụng như: Nghị định 210/2013/NĐ-CP về chính sách khuyến khích doanh nghiệp đầu tư vào nông nghiệp, nông thôn (trong đó có quy định về hỗ trợ đầu tư chế biến gỗ rừng trồng đặc thù cho các Tỉnh Tây Bắc và các tỉnh có huyện nghèo; hỗ trợ đầu tư cơ sở chế tạo, bảo quản, chế biến nông lâm thủy sản. Nghị định 75/2011/NĐ-CP ngày 30/08/2011 của Chính phủ về tín dụng đầu tư và tín dụng xuất khẩu của Nhà nước (được sửa đổi, bổ sung sau đó bởi Nghị định 54/2013/NĐ-CP ngày 22/05/2013 và Nghị định 133/2013/NĐ-CP ngày 17/10/2013) (theo Nghị định này, sản xuất đồ gỗ xuất khẩu được xếp trong Nhóm hàng thủ công mỹ nghệ trong Danh mục mặt hàng được vay vốn tín dụng xuất khẩu; tuy nhiên, để phù hợp với các cam kết quốc tế, lãi suất vay được quy định là phải xác định theo nguyên tắc phù hợp với lãi suất thị trường. Vì vậy về mặt nguyên tắc đây không phải là chính sách ưu đãi tín dụng. Các chính sách hỗ trợ nội địa cho ngành lâm nghiệp, qua đó ngành chế biến gỗ được hưởng lợi ích gián tiếp, trong thời gian vừa qua, Chính phủ có nhiều chính sách đầu tư phát triển rừng thông qua các chương trình hỗ trợ cụ thể, với một phần đóng góp quan trọng từ nguồn vốn ODA không hoàn lại (theo thống kê là khoảng 560 triệu USD cho giai đoạn 2005-2020) như: Dự án trồng 5 triệu ha rừng (Dự án 661 – thực hiện Quyết định 661/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 29/7/1998 về mục tiêu, nhiệm vụ, chính sách và tổ chức thực hiện Dự án trồng mới 5 triệu ha rừng)
21 Chương trình 327 ( theo Quyết định 327-CT ngày 15/9/1992 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng về một số chủ trương, chính sách sử dụng đất trống, đồi núi trọc, rừng, bãi bồi ven biển và mặt nước) Quyết định 57/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 9/1/2012 phê duyệt kế hoạch bảo vệ và phát triển rừng giai đoạn 2011-2020. 1.5.1.3 Chính sách kiểm soát Trong những năm gần đây, ngành chế biến gỗ đang là đối tượng của một số chính sách, quy định có tính thắt chặt, tập trung ở 04 nhóm: Nhóm các chính sách liên quan tới việc giảm khai thác, tiến tới tạm ngừng khai thác rừng tự nhiên (ví dụ: Quyết định số 186/2006/Đ-TTg, ngày 14/8/2006 của Thủ tướng Chính phủ 27/VBHN-BNNPTNT ban hành Quy chế quản lý rừng; Quyết định số 57/QĐ-TTg ngày 09/01/2012 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Kế hoạch bảo vệ và phát triển rừng giai đoạn 2011- 2020. Nhóm các chính sách liên quan tới việc đảm bảo nguồn gốc gỗ hợp pháp của các loại gỗ nguyên liệu (ví dụ: Thông tư số 01/2012/TT-BNNPTNT ngày 04/01/2012 của Bộ Nông nghiệp và PTNT Quy định hồ sơ lâm sản hợp pháp và kiểm tra nguồn gốc lâm sản, được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 42/2012/TT-BNNPTNT). Nhóm các chính sách liên quan tới kiểm dịch thực vật đối với cây gỗ và lâm sản ngoài gỗ. Nhóm các thủ tục kiểm soát đồ gỗ xuất khẩu (ví dụ: Hiệp định VPA/FLEGT hiện đang được đàm phán với EU).
22 1.5.2 Chính sách quốc tế 1.5.2.1 Chính sách thuế quan Thông qua các thỏa thuận thương mại quốc tế, thuế quan đối với các sản phẩm gỗ chế biến nhìn chung đã được cắt giảm mạnh, với mức độ cắt giảm sâu hơn đáng kể so với các sản phẩm liên quan tới nông – lâm nghiệp. Thuế MFN (thuế tối huệ quốc, áp dụng trong khuôn khổ WTO) đối với đồ gỗ nhập khẩu tại các thị trường lớn (Hoa Kỳ, EU ) đã gần chạm mức 0% ở nhiều dòng thuế. Thuế ưu đãi trong các FTA đối với đồ gỗ hầu hết đã được loại bỏ hoàn toàn. Đây là điều kiện rất thuận lợi để ngành chế biến đồ gỗ Việt Nam phát triển, mở rộng thị trường và tăng sức cạnh tranh đáng kể ở các thị trường xuất khẩu, đặc biệt là các thị trường tiêu thụ lớn của thế giới. Mặc dù vậy, ở góc độ nội địa, cùng với các lý do chủ quan khác, các chính sách thuế quan dễ dàng thời gian qua có thể là một trong những nguyên nhân cơ bản khiến đồ gỗ Đông Nam Á, Đài Loan và Trung Quốc dễ dàng tiếp cận thị trường đồ gỗ Việt Nam, cạnh tranh với hàng nội địa. Đây cũng sẽ là thách thức lớn đối với các nhà sản xuất đồ gỗ Việt Nam trong thời gian tới. 1.5.2.2 Chính sách về các biện pháp phi thuế Cũng thông qua WTO và các FTA, các biện pháp phi thuế thông thường như hạn ngạch, giấy phép nhập khẩu đối với đồ gỗ chế biến ở các thị trường hầu hết đã được dỡ bỏ. Một số chính sách đặc thù liên quan đến thương mại một số loại gỗ có giá trị cao như chính sách về thuế xuất khẩu, các lệnh cấm xuất khẩu vẫn còn được duy trì nhưng với phạm vi hạn chế và hầu như không ảnh hưởng lớn tới tổng thương mại đồ gỗ, đặc biệt là đồ gỗ chế biến.
23 1.5.2.3 Các hàng rào kĩ thuật Nhóm các biện pháp TBT có ảnh hưởng mạnh nhất hiện nay đối với thương mại gỗ chế biến là các quy định về xác minh nguồn gốc hợp pháp của gỗ. Ở Hoa Kỳ, biện pháp này nằm trong một Luật có tên là Lacey (tên đầy đủ là Luật Bảo tồn) với sửa đổi lớn đối với sản phẩm gỗ năm 2008. Luật này được cho là có ảnh hưởng tới xuất khẩu đồ gỗ Việt Nam ở diện rộng khi mà thị trường Hoa Kỳ hiện đang chiếm tới gần phân nửa tổng kim ngạch xuất khẩu đồ gỗ Việt Nam. Các biện pháp về nguồn gốc hợp pháp của gỗ của thị trường EU được thực hiện theo Kế hoạch hành động FLEGT (Kế hoạch hành động về Thương mại, Quản trị thực thi Lâm Luật). Để thực thi FLEGT, EU thiết kế một cơ chế cho phép các nước xuất khẩu liên quan tự kiểm soát việc tuân thủ FLEGT của các sản phẩm xuất khẩu nước mình thông qua việc đàm phán ký kết các Hiệp định Đối tác Tự nguyện với EU (gọi tắt là VPA). Bản chất của các VPA là chuyển thẩm quyền xác nhận gỗ thỏa mãn yêu cầu về nguồn gốc hợp pháp đủ điều kiện nhập khẩu vào EU từ các cơ quan kiểm soát biên giới phía EU sang các cơ quan quản lý của nước xuất khẩu với điều kiện quy trình và các tiêu chí cấp xác nhận (giấy phép FLEGT) phải đáp ứng các yêu cầu của phía EU. Việt Nam hiện đang trong quá trình đàm phán ký kết VPA này với EU. 1.6 Thực trạng xuất khẩu gỗ của Việt Nam và những vấn đề đặt ra 1.6.1 Thực trạng xuất khẩu gỗ của Việt Nam Chế biến gỗ là một trong số ít ngành được đánh giá là hội nhập thành công với kim ngạch xuất khẩu tăng nhanh và đóng góp quan trọng vào thành tích xuất khẩu của Việt Nam và tạo được vị trí trong xuất khẩu đồ gỗ toàn cầu. Hiện nay, xuất khẩu đồ gỗ đứng vị trí thứ 6 trong 10 ngành xuất khẩu chủ lực của Việt Nam.Trên thế giới, Việt Nam nằm trong top các nước xuất khẩu lớn nhất thế giới, đứng vị trí thứ 2 của Châu Á và thứ nhất ở khu vực Đông Nam Á.
24 Theo số liệu của trung tâm nghiên cứu công nghiệp Việt Nam là nhà xuất khẩu đồ gỗ lớn thứ 6 thế giới, xuất khẩu chiếm tới trên 80% tổng giá trị sản phẩm sản xuất ra bởi ngành chế biến gỗ Việt Nam. Số liệu từ Trung tâm Thương mại quốc tế ITC (trademap) năm 2013 thậm chí còn cho thấy Việt Nam là nước xuất khẩu đồ gỗ lớn thứ 4 thế giới, với thị phần khoảng 4,7%, sau Trung Quốc (34,6%), Italia(9,3%) và Đức (9%). Biểu đồ 1.1 Thị trường xuất khẩu đồ gỗ của Việt Nam. Sản phẩm đồ gỗ xuất khẩu chủ yếu của Việt Nam gồm các nhóm: Đồ gỗ mỹ nghệ; Nội thất; Ngoài trời; Gỗ kết hợp vật liệu khác; Ván nhân tạo và sản phẩm gỗ từ ván nhân tạo; Sản phẩm từ lâm sản ngoài gỗ; dăm gỗ. Theo số liệu của Bộ Công Thương, sản phẩm đồ gỗ của Việt Nam đã xuất khẩu đến trên 100 quốc gia và vùng lãnh thổ, với kim ngạch xuất khẩu tăng trưởng ổn định (trừ ngoại lệ năm 2009, khi nhu cầu tiêu thụ của thế giới giảm sút do khủng hoảng). Tính chung giai đoạn 2001 – 2010, tăng trưởng kim ngạch xuất khẩu đồ gỗ bình quân đạt 27,15%, cao hơn nhiều so với tốc độ tăng trưởng kim ngạch chung cả nước. Hoa Kỳ là thị trường xuất khẩu đồ gỗ lớn nhất của Việt Nam, chiếm khoảng 40-50 tổng kim ngạch xuất khẩu của ngành đồ gỗ, tiếp theo là các nước Tây Âu
25 (EU: 10-20%), châu Á Thái Bình Dương (Nhật Bản: 12-15%) và các khu vực khác. Tỷ trọng xuất khẩu bất cân đối, phụ thuộc đặc biệt lớn vào một số thị trường của ngành đồ gỗ Việt Nam tuy không phải là quá bất thường so với hiện trạng chung của các nước khác trong khu vực nhưng cũng cho thấy rủi ro khá lớn. Hai thị trường xuất khẩu lớn nhất của đồ gỗ Việt Nam, Hoa Kỳ và châu Âu, lại là hai thị trường khó tính nhất thế giới, với các điều kiện ngặt nghèo về nguồn gốc hợp pháp của gỗ và nguy cơ lạm dụng các biện pháp phòng vệ thương mại (chống bán phá giá, chống trợ cấp, tự vệ) rất cao. Nguồn: “The furniture industry in South East Asia”, CSIL 9/2014. Biểu đồ 1.2 Tỉ trọng xuất khẩu theo thị trường của đồ gỗ Việt Nam và một số nước Đông Nam Á. 1.6.2 Những vấn đề đặt ra với ngành xuất khẩu gỗ của Việt Nam Bên cạnh sự tăng trưởng của ngành chế biến và xuất khẩu gỗ vẫn còn một số vấn đề tồn tại mà cần được khắc phục: Hiệu quả sản xuất kinh doanh còn thấp, sức cạnh tranh còn yếu. Chưa có sự gắn kết chặt chẽ giữa các đơn vị trồng rừng với các doanh nghiệp chế biến và sản xuất đồ gỗ.
26 Tính chuyên nghiệp trong thương mại thấp như việc tuân thủ thời gian giao hàng cũng như khả năng đáp ứng các hợp đồng lớn với chất lượng đồng bộ. Khâu kiểm soát chất lượng chưa được đảm bảo: Hầu như các doanh nghiệp thực hiện việc kiểm soát này dựa trên giám sát chủ quan của lãnh đạo, dựa trên tinh thần tự giác. Đây là cách thức giám sát truyền thống chỉ thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ ứng với các hợp đồng nhỏ mà không thể áp dụng hiểu quả với các hợp đồng lớn, sản phẩm có mức độ chi tiết chuẩn hóa cao. TÓM TẮT CHƯƠNG 1 Nội dung chương này giúp chúng ta hiểu hơn về xuất khẩu hàng từ khái niệm cho đến vai trò của xuất khẩu đóng một phần quan trọng trong hoạt động thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Đồng thời việc phân tích quy trình giúp ta hình dung được những bước cơ bản trong quá trình xuất khẩu hàng hóa, tạo nền tảng cho việc phân tích thực tế tại công ty ở chương sau. Ngoài ra nội dung chương còn giúp ta hiểu hơn về thực trạng xuất khẩu đồ gỗ của Việt Nam hiện nay từ đó giúp các doanh nghiệp xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ có cái nhìn tổng quát hơn và có những hướng đi mới hơn trong việc kinh doanh đồ gỗ xuất khẩu.
27 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH XUẤT KHẨU ĐỒ GỖ TẠI CÔNG TY TNHH ĐĂNG LONG 2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Đăng Long 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Đăng Long Công ty TNHH Đăng Long được thành lập vào ngày 19/11/2003 do ông Đặng Văn Long làm giám đốc. Địa chỉ công ty: Lô F6, Cụm công nghiệp chế biến gỗ Tân Hòa, phường Tân Hòa, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai, Việt Nam. Số điện thoại: (061)3985518 – 3987402 Số fax: (061)3995518 – 3987419 Email: danglongco@hcmfpt.com Website: danglongplanter.com Hiện công ty có showroom trưng bày sản phẩm tại đường Đỗ Xuân Hợp, Phước Long A, Quận 9, TP.Hồ Chí Minh, Việt Nam. Ngành nghề hoạt động: sản xuất các sản phẩm đồ gỗ tiêu thụ trong và ngoài nước. Hình 2.1 Một số sản phẩm của công ty TNHH Đăng Long.
28 2.1.2 Cơ cấu hoạt động của công ty TNHH Đăng Long 2.1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ Chức năng Hoạt động chính của công ty là sản xuất đồ gỗ các loại để xuất khẩu và tiêu thụ trong nước. Nhập khẩu máy móc, nguyên phụ liệu để phục vụ cho việc sản xuất. Nhiệm vụ Đưa đến người tiêu dùng và khách hàng những sản phẩm đồ gỗ có chất lượng tốt nhất và dịch vụ chuyên nghiệp. Tạo công ăn việc làm cho người lao động, góp phần tăng trưởng nền kinh tế quốc gia. Liên tục cải tiến công nghệ máy móc để nâng cao năng suất cũng như chất lượng sản phẩm phù hợp với thị hiếu của khách hàng. Thành lập thêm nhiều các cửa hàng trưng bày sản phẩm để thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng. Tổ chức thêm các lớp đào tạo bồi dưỡng cho công nhân viên nhằm nâng cao tay nghề và trình độ quản lí cho công nhân.
29 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức các phòng ban GIÁM ĐỐC BP. VĂN BP. SẢN XUẤT PHÒNG P. Kinh Các phân doanh tổ SX Kho Quản lý P. Kế toán SX P.KH Bảo trì Tổng hợp QC P. Nhân sự Tạp vụ Sơ đồ 2.1 Cơ cấu phòng ban của công ty TNHH Đăng Long.
30 Giám đốc Giám đốc là người đứng đầu công ty, có nhiệm vụ quản lí chiến lược hoạt động của công ty và chi phí trong quá trình hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, giám đốc cũng là người đại diện của công ty về các hoạt động kinh doanh của công ty trước pháp luật. Xây dựng chiến lược cạnh tranh và phát triển, lập kế hoạch phát triển cho từng giai đoạn và từng thị trường. Thực hiện dự án đầu tư, đổi mới cải tiến máy móc thiết bị, công nghệ sản xuất. Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh có nhiệm vụ giao tiếp trực tiếp với khách hàng, thu thập và xử lí thông tin của khách hàng qua e-mail, tiếp nhận đơn đặt hàng, lập đơn giá cho sản phẩm sau đó gửi bản báo giá cho khách hàng khi khách hàng yêu cầu, soạn thảo hợp đồng gửi khách hàng kí Phòng kế toán Quản lí tài chính của công ty, theo dõi doanh thu xuất khẩu, chi phí, đóng thuế, theo dõi lượng nhiên phụ liệu nhập, xuất và tồn, máy móc tài sản cố định. Thanh toán tiền lương cho công nhân viên và quyết toán thuế với cơ quan thuế. Phòng kế hoạch tổng hợp Lập kế hoạch và theo dõi sản xuất theo tiến độ công việc và đảm bảo chất lượng, yêu cầu theo đơn hàng của khách hàng mà phòng kinh doanh chuyển xuống. Kiểm soát việc thực hiện quy trình, quy định về hướng dẫn sử dụng máy móc công nghệ trong sản xuất. Bố trí lao động phù hợp với sản xuất của từng khâu.
31 Phòng nhân sự Tuyển dụng nguồn nhân lực cho công ty, đồng thời theo dõi quản lí chế độ làm việc của công nhân viên, đề ra chiến lược chính sách đãi ngộ phù hợp với từng công việc,bộ phận. Các phân tổ sản xuất Tổ mẫu: sản xuất sản phẩm mẫu cho khách hàng và là nơi thực hiện những thiết kế sản phẩm ban đầu của phòng kĩ thuật. Tổ sơ chế: tiến hành sơ chế nguyên vật liệu tạo phôi. Tổ định hình: tiến hành các hoạt động định hình cho chi tiết như khoan lỗ, vát mép Tổ xử lí: tiến hành chà nhám, xử lí bề mặt cho chi tiết, sản phẩm. Tổ lắp ráp: lắp ráp các chi tiết lại với nhau. Tổ ráp hoàn thành: hoàn tất việc lắp ráp trước khi mang sản phẩm sang khu vực sơn. Tổ sơn: tiến hành sơn bán thành phẩm. Tổ hoàn thành: tiến hành đóng gói sản phẩm. Bộ phận kho Có hoạt động kiểm soát các hoạt động liên quan đến xuất nhập kho. Theo dõi và báo cáo nguyên vật liệu - vật tư – phụ tùng kho và đề ra kế hoạch mua đúng định kì, không để tình trạng thiếu hụt sản phẩm hoặc sản phẩm lỗi không được sử dụng.
32 Cung cấp các thiết bị cho việc thay thế, sửa chữa bảo trì bảo dưỡng. Quản lý sản xuất Thu thập số liệu, giám sát thực trạng sản xuất ở xưởng. Kiểm tra chất lượng và hỗ trợ tìm nguyên nhân sợi hư, tìm cách khắc phục. Lên lịch tăng ca. Giám sát việc sử dụng nguyên vật liệu tại xưởng sản xuất. Bộ phận bảo trì Quản lí điện động lực, điều khiển thiết bị và phân phối điện. Sửa chữa máy móc khi cần thiết và theo định kì. Đảm bảo hệ thống điện trong công ty. Bảo trì, sửa chữa duy trì hệ thống điện máy. Hướng dẫn trao đổi nâng cao tay nghề. Đào tạo và hướng dẫn đáp ứng đủ nhân sự phù hợp. Bộ phận QC Kiểm tra bán thành phẩm tại các khâu. Sửa chữa bán thành phẩm hư hại. Bộ phận tạp vụ Đảm bảo vệ sinh sạch sẽ trong công ty.
33 2.1.3 Tình hình kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây 2012-2014 2.1.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2012-2014 Đơn vị tính (đồng) Năm Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Doanh thu 253.154.714.763 268.471.215.143 301.253.134.657 Chi phí 244.351.214.538 256.871.142.369 286.351.412.779 Lợi nhuận 8.803.500.225 11.600.072.774 14.901.721.878 ( Nguồn Phòng Kế toán) Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Đăng Long. Tỷ đồng 350 300 250 Doanh thu 200 Chi phí 150 Lợi nhuận 100 50 0 2012 2013 2014 Năm Biểu đồ 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2012-2014 Hoạt động kinh doanh qua các năm có mức tăng trưởng rõ rệt. Năm 2014 doanh thu đã tăng vọt lên từ 268.471.215.147 lên tới 301.253.134.657. Điều này chứng tỏ công ty ngày càng khẳng định được vị trí của mình trong ngành kinh doanh xuất khẩu các sản phẩm đồ gỗ gia dụng và hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
34 2.1.3.2 Tình hình xuất khẩu của công ty trong 3 năm 2012- 2014 Thị trường xuất khẩu của công ty trong 3 năm 2012- 2014 Hiện nay công ty xuất khẩu chủ yếu qua các thị trường như: Mỹ, Nhật, Châu Âu Đơn vị tính % Thị trường Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Mỹ 40,2% 41% 42,1% Nhật 24,6% 25,8% 24,1% Châu Âu 19,1% 20,7% 21,6% Thị trường khác 16,1% 12,5% 12,2% (Nguồn Phòng Kinh doanh) Bảng 2.2 Tỉ trọng xuất khẩu theo thị trường của công ty năm 2012-2014. 13% 21% 40% Mỹ Nhật Châu Âu Khác 26% Năm 2013
35 12% 22% 42% Mỹ Nhật Châu Âu Khác 24% Năm 2014 Biểu đồ 2.2 Tỉ trọng xuất khẩu theo thị trường của công ty trong năm 2013-2014 Nhìn chung sản phẩm của công ty xuất khẩu qua các thị trường có tỉ trọng ngày càng tăng chứng tỏ sản phẩm của công ty đáp ứng được yêu cầu của các khách hàng. Công ty đã từng bước xây dựng được chỗ đứng của mình trên thị trường và đang trên đà phát triển. Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu 15% 48% Bàn ghế Tủ áo, tủ giày Sản phẩm khác 37% Năm 2013
36 18% 42% Bàn ghế Tủ áo, tủ giày Sản phẩm khác 40% Năm 2014 Biểu đồ 2.3 Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của công ty trong năm 2013-2014 Nhìn chung sản phẩm xuất khẩu của công ty chủ yếu là các loại bàn ghế gỗ dùng trong phòng khách và phòng ăn bên cạnh đó thì các loại tủ cũng được xuất khẩu khá nhiều. 2.2 Phân tích quy trình xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ của công ty TNHH Đăng Long Xin giấy Chuẩn bị hàng Kiểm tra phép XK hóa XK hàng hóa XK Kí hợp Làm thủ tục Lập Thuê đồng hải quan Bộ chứng từ phương tiện vận tải Giao hàng Gửi BCT cho Giải quyết XK nhà NK khiếu nại Sơ đồ 2.2 Quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty TNHH Đăng Long.
37 2.2.1 Kí hợp đồng Phòng kinh doanh liên hệ, tìm kiếm khách hàng có nhu cầu để bàn bạc, kí kết hợp đồng. Nếu hợp đồng được kí kết thành công, phòng kinh doanh sẽ chuyển kế hoạch xuống cho phòng kế hoạch tổng hợp để thực hiện hợp đồng. 2.2.2 Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có) Công ty sẽ căn cứ vào khoản 1, khoản 2 điều 8 Thông tư 88/2011/TT- BNNPTNT ngày 28/12/2011 quy định Xuất khẩu theo điều kiện hoặc theo giấy phép Sản phẩm làm từ gỗ thuộc Nhóm IA là tang vật xử lý tịch thu theo quy định hiện hành của Nhà nước; Nhóm IIA quy định tại Nghị định số 32/2006/NĐ-CP chỉ được phép xuất khẩu ở dạng sản phẩm đồ mộc hoàn chỉnh. Khi xuất khẩu, thương nhân kê khai hàng hoá với cơ quan Hải quan về số lượng, chủng loại, và chịu trách nhiệm về nguồn gốc gỗ hợp pháp, không phải xin phép. Sản phẩm làm từ gỗ quy định tại Phụ lục II của CITES, khi xuất khẩu phải có giấy phép do Cơ quan quản lý CITES Việt Nam cấp. Do đó, Công ty xuất khẩu sản phẩm đồ mộc hoàn chỉnh là đồ gỗ nội thất nên phải Căn cứ vào Danh mục thực vật rừng, động vật rừng nguy cấp, quý, hiếm Ban hành kèm theo Nghị định số 32/2006/NĐ-CP ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Chính phủ để kiểm tra xem mặt hàng gỗ sử dụng thuộc Nhóm nào để thực hiện theo đúng quy định. Nếu sản phẩm làm từ gỗ quy định tại phụ lục II của CITES thì công ty phải tiến hành xin giấy phép, thành phần hồ sơ bao gồm: Đơn đề nghị cấp Giấy phép xuất khẩu theo mẫu số 01/LN ban hành kèm theo Thông tư này; Bản sao chụp hợp đồng giao kết thƣơng mại giữa các bên có liên quan; Hồ sơ chứng minh mẫu vật có nguồn gốc hợp pháp theo quy định hiện hành (bản sao chụp và mang theo bản gốc để đối chiếu, trong trường hợp nộp hồ
38 sơ trực tiếp; hoặc bản sao có chứng thực, trong trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện). Bản sao chụp Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc chứng minh nhân dân/hộ chiếu đối với Thương nhân lần đầu đề nghị cấp phép. Bản sao có chứng thực Hoá đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc gỗ là tang vật xử lý. Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ thì công ty gửi về cơ quan đại diện Cơ quan Quản lý CITES Việt Nam tại phía Nam để xin cấp phép: Địa chỉ: Tầng 7, toà nhà văn phòng, 146 Nguyễn Công Trứ, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh. Điện thoại:(08) 3821 8206; Fax: (08) 3915 1120 Email: citesphianam@gmail.com Tuy nhiên hầu hết các sản phẩm của công ty đều được làm từ gỗ thuộc Nhóm IIA quy định tại Nghị định số 32/2006/NĐ-CP nên chỉ cần kê khai khai hàng hoá với cơ quan Hải quan về số lượng, chủng loại, và chịu trách nhiệm về nguồn gốc gỗ hợp pháp, không phải xin phép vì vậy mà bước xin giấy phép của công ty không gặp nhiều khó khăn. 2.2.3 Chuẩn bị hàng hóa Sau khi kí kết hợp đồng, nhân viên phòng kinh doanh của công ty sẽ thông báo cho phòng kế hoạch lên kế hoạch cho các phân tổ thực hiện sản xuất. Nếu thời gian giao hàng gấp rút thì sẽ tổ chức làm tăng ca để kịp chuẩn bị đủ hàng xuất đi. Khi sản xuất đủ số lượng theo hợp đồng thì công nhân tiến hành đóng gói sản phẩm nhằm đảm bảo phẩm chất, chất lượng và số lượng tạo điều kiện thuận lợi cho việc bốc xếp, di chuyển, giao nhận hàng. Tùy từng loại sản phẩm, yêu cầu cách thức đóng hàng theo hợp đồng đã kí, công ty phải thực hiện theo đúng quy định và thông thường sản phẩm đồ gỗ của công ty được đóng trong container. Trong quá trình
39 đóng hàng, công ty cũng cử các nhân viên kiểm tra để tránh tình trạng đóng sai quy cách dẫn đến bên nhập khẩu từ chối nhận hàng, yêu cầu giảm giá hoặc không thanh toán tiền hàng. Ghi kí mã hiệu cho sản phẩm: thông thường là kí mã hiệu bằng số, bằng chữ nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc bốc dỡ, bảo quản hàng hóa. Nhìn chung bước chuẩn bị hàng hóa của công ty tương đối tốt. Tuy nhiên vẫn còn xảy ra việc sản xuất sản phẩm bị lỗi do công nhân mới vô chưa quen với việc và chưa được đào tạo kĩ. 2.2.4 Kiểm tra hàng hóa XK Khi hàng hóa chuẩn bị xong, bước tiếp theo của công ty là phải kiểm tra hàng hóa xem có phù hợp với điều khoản của hợp đồng hay không. Trước khi xuất khẩu, công ty kiểm tra về phẩm chất, số lượng nhằm đảm bảo quyền lợi của khách hàng, đảm bảo uy tín cho công ty, ngăn chặn tình huống xấu có thể xảy ra. Công ty thường kiểm tra theo các cách sau: Kiểm tra giữa kì: kiểm tra để chắc chắn những hàng hóa đó đúng với hợp đồng mình đã kí kết. Nếu có sai sót bất cứ vấn đề gì như sai về mẫu mã, kiểu dáng thì công ty tiến hành điều chỉnh ngay vì nếu không sẽ gây ra nhiều rủi ro làm mất uy tín của công ty, mất cơ hội kinh doanh xuất khẩu. Kiểm tra cuối kì: công việc này được công ty tiến hành trước 7 ngày so với thời hạn giao hàng công ty đã kí với khách hàng. Việc kiểm tra này bao gồm: kiểm tra chất lượng, kiểm tra số lượng. Kiểm tra lúc đóng gói gồm:  Kiểm tra bao bì: đóng gói hàng hóa phải đảm bảo các yêu cầu về chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, tạo điều kiện nhận biết và phân loại hàng hóa, đảm bảo tính thẩm mỹ.
40  Kiểm tra ký mã hiệu: ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ hoặc bằng số hình vẽ được ghi trên bao bì nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận bốc dỡ bảo quản. Việc kiểm tra hàng hóa mang lại ý nghĩa quan trọng, đảm bảo uy tín của công ty đồng thời ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu dẫn đến tranh chấp. Đặc biệt kiểm tra hàng hóa còn giúp công ty giảm được việc sửa chữa, khắc phục hiệu quả sản xuất. 2.2.5 Thuê phương tiện vận tải (nếu có) Nếu công ty xuất hàng theo giá CIF thì công ty sẽ thuê phương tiện vận tải. Hiện nay công ty chủ yếu chỉ lựa chọn phương tiện vận tải là vận tải đường biển. Sản phẩm của công ty là đồ gỗ thường được đóng trong các container nên công ty chủ yếu thuê tàu chợ để chuyên chở.Đầu tiên nhân viên của công ty sẽ lập bản kê chi tiết hàng hóa và ủy thác cho công ty đại lí giúp giữ chỗ. Kí đơn xin lưu khoang (booking note) khi hãng tàu đồng ý và đóng phí vận chuyển. Và mượn vỏ container để xếp hàng hóa của công ty. Tuy nhiên công ty chủ yếu công ty xuất khẩu theo giá FOB do đó việc thuê phương tiện vận tải là do bên mua thuê. 2.2.6 Lập Bộ chứng từ 2.2.6.1 Hóa đơn thương mại Đây là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của công ty đòi người mua phải trả số tiền ghi trên hóa đơn. Trên hóa đơn phải nêu được: đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức vận tải và phải thể hiện đầy đủ các mục: shipper/exporter( người bán), consignee (người mua), các nội dung liên quan đến vận chuyển: cảng đi, cảng đến, tên tàu. 2.2.6.2 Phiếu đóng gói Phiếu đóng gói thường được nhân viên lập khi đóng hàng vào container, nó là bản kê chi tiết tất cả hàng hóa có trong container đó.
41 Nội dung của phiếu đóng gói nhân viên phải thể hiện đầy đủ các mục sau: tên người bán và người mua, tên hàng hóa, tên tàu, ngày bốc hàng, cảng bốc, cảng dỡ, cách đóng gói hàng, phương thức thanh toán Lập phiếu đóng gói sẽ tạo điều kiện cho việc kiểm tra hàng hóa trong mỗi kiện tốt hơn nhằm tiết kiệm được thời gian làm việc. 2.2.6.3 Vận đơn đường biển Vận đơn đường biển do hãng tàu lập và khi công ty giao hàng lên tàu xong thì sẽ được lấy vận đơn đường biển. 2.2.7 Làm thủ tục hải quan Đây là bước quan trọng nhất của nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương của công ty. Phần lớn sản phẩm của công ty đều được xuất đi ở cảng Đồng Nai, Cát Lái trong đó cảng Đồng Nai chiếm tỉ trọng lớn hơn. Kể từ đầu năm 2011 tất cả lô hàng xuất đi của công ty đều làm thủ tục hải quan điện tử thay cho hình thức khai báo hải quan từ xa như trước đây. Thời gian khai báo và làm thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu được thực hiện chậm nhất là 08 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh (quy định tại chương 2 điều 18 Luật Hải Quan). Nhân viên công ty sẽ làm theo việc khai báo và quy trình khai hải quan điện tử như sau: Bước 1: Đầu tiên nhân viên của công ty sẽ đăng nhập vào phần mềm VNACCS, Để đăng ký mới tờ khai xuất khẩu, bạn truy cập menu “Tờ khai xuất nhập khẩu”. Hình 2.2 Ví dụ minh họa khai báo điện tử
42 Màn hình nhập dữ liệu cho tờ khai xuất khẩu hiện ra như sau: Hình 2.3 Ví dụ minh họa khai báo điện tử Sau khi màn hình hiện ra như trên thì nhân viên công ty sẽ nhập vào các thông tin cơ bản của tờ khai. Ngoài ra còn phải khai báo một số chứng từ như vận đơn, hóa đơn thương mại Bước 2: Khai trước thông tin tờ khai (EDA). Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, nhân viên ghi lại và chọn mã nghiệp vụ “2. Khai trước thông tin tờ khai (EDA)” để gửi thông tin. Khi đó nhân viên khai báo vào menu “Tờ khai xuất nhập khẩu” chọn “Danh sách tờ khai nhập khẩu”. Các tờ khai nhánh này có mối liên hệ với nhau qua số tờ khai đầu tiên, số thứ tự nhánh và các thông tin chung của tờ khai như là số vận đơn, số hóa đơn, các thông tin này giúp người khai hải quan và Cơ quan hải quan xác định được các nhánh khác nhau này là thuộc cùng một lô hàng.
43 Hình 2.4 Ví dụ minh họa khai báo điện tử Việc thông quan hàng hóa của các tờ khai nhánh này hoàn toàn độc lập về Luồng tờ khai, số tiền thuế, vì vậy khi tiến hành In tờ khai để lấy hàng, người khai phải in và đóng dấu tất cả các tờ khai nhánh khác nhau này, trên bản in sẽ thể hiện số tờ khai nhánh, số tờ khai đầu tiên số thứ nhánh và tổng số nhánh của lô hàng đang tiến hành thông quan. Hình 2.5 Ví dụ minh họa khai báo điện tử
44 Chương trình sẽ yêu cầu bạn xác nhận chữ ký số khi khai báo, bạn chọn chữ ký số từ danh sách: Hình 2.6 Ví dụ minh họa khai báo điện tử Và nhập vào mã PIN của Chữ ký số: Hình 2.7 Ví dụ minh họa khai báo điện tử Thành công hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm các thông tin về thuế được hệ thống tự động tính, các thông tin còn thuế khác như “Tên, địa chỉ doanh nghiệp khai báo”. Màn hình bản copy trả về bao gồm các thông tin đã khai báo của tờ khai, phần tổng hợp tính thuế trả về thể hiện ngay góc trái màn hình.Các thông tin chi tiết về dòng hàng do hệ thống trả về ở mục “Danh sách hàng” click đúp chuột hoặc nhấn F4 để xem chi tiết.
45 Hình 2.8 Ví dụ minh họa khai báo điện tử Hình 2.9 Ví dụ minh họa khai báo điện tử
46 Sau khi kiểm tra các thông tin trả về, có 2 phương án lựa chọn tiếp theo: Thứ nhất: nếu các thông tin do hệ thống trả về công ty thấy có thiếu sót cần bổ sung sửa đổi thì sử dụng mã nghiệp vụ EDB để gọi lại thông tin khai báo của tờ khai và sửa đổi sau đó tiếp EDA lại đến khi thông tin đã chính xác. Thứ hai: nếu các thông tin do hệ thống trả về đã chính xác, công ty chọn mã nghiệp vụ “3. Khai chính thức tờ khai EDC” để đăng ký chính thức tờ khai này với cơ quan hải quan, khi thành công tờ khai này sẽ được đưa vào thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa. Hình 2.10 Ví dụ minh họa khai báo điện tử Bước 3: Đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan (EDC). Sau khi đăng ký thành công bản khai trước thông tin tờ khai và kiểm tra đúng thông tin hệ thống trả về, nhân viên tiến hành đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan, chọn mã nghiệp vụ “3. Khai chính thức tờ khai (EDC)”. Khai báo thành công tờ khai này sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa.
47 Hình 2.11 Ví dụ minh họa khai báo điện tử Doanh nghiệp tiếp tục nhấn vào “4. Lấy kết quả phân luồng, thông quan” chức năng này tương tự như “Lấy phản hồi từ HQ” trên phiên bản ECUS 4 để nhận được kết quả phần luồng, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế và chấp nhận thông quan của tờ khai. Hình 2.12 Ví dụ minh họa khai báo điện tử Đối với tờ khai là luồng Xanh: Trường hợp tờ khai được phân luồng 1 (xanh), Hệ thống tự động kiểm tra việc hoàn thành nghĩa vụ về thuế và quyết định thông quan. Đối với tờ khai là luồng Vàng: Trường hợp tờ khai được phân luồng 2 (vàng), người khai xuất trình, nộp chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan để kiểm tra.
48 Đối với tờ khai là luồng Đỏ: Trường hợp tờ khai được phân luồng 3 (Đỏ), người khai xuất trình, nộp chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan và hàng hóa để kiểm tra. Bước 4: In tờ khai và các chứng từ khác. Sau khi nhận được các kết quả về phân luồng, thông báo lệ phí hoặc chấp nhận thông quan người khai có thể xem lại và in các bản in, các thông điệp này bằng cách vào tab “Kết quả xử lý tờ khai”. Hình 2.13 Ví dụ minh họa khai báo điện tử Sau khi khai điện tử thành công, nhân viên sẽ in ra giao cho nhân viên mà công ty thuê ngoài làm tiếp các thủ tục hải quan ngoài cảng. Trên thực tế của công ty cho thấy giai đoạn nhập tờ khai hải quan trên phần mềm điện tử là giai đoạn mà công ty thường gặp nhiều sai sót nhất nguyên nhân chủ
49 yếu là do nhân viên chứng từ vừa làm hàng nhập vừa làm hàng xuất song song nên khối lượng công việc lớn gây áp lực với nhân viên. Một số khác do nhân viên chưa được hướng dẫn kĩ trong việc sử dụng phần mềm nên dẫn đến sai sót nhất là phần khai báo về giá trị của hàng hóa, chọn chi cục đồng thời việc sử dụng nhân viên thuê ngoài làm thủ tục tại cảng tốn một khoản chi phí cho công ty. 2.2.8 Giao hàng XK Hình thức xuất khẩu của công ty là xuất khẩu trực tiếp theo điều kiện FOB. Theo điều kiện này công ty tiến hành giao nhận hàng theo các bước sau: Trước thời gian giao hàng 7-8 ngày công ty nhận lịch thông báo giờ tàu đến và số hiệu của tàu từ nhà nhập khẩu Khi tàu vào cảng, chuẩn bị xong mọi điều kiện để có thể xếp hàng, tàu sẽ thông báo sẵn sang xếp dỡ cho người giao hàng. Nhận được NOR công ty tiến hành kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sang xếp dỡ hàng chưa và kí vào NOR, bắt đầu tính thời gian xếp hàng và thực hiện các công việc sau: Tổ chức chuyên chở hàng hóa ra cảng để xếp hàng lên tàu Căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng, người giao hàng cũng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng lên tàu. Cùng với tàu, cảng theo dõi đôn đốc việc xếp hàng lên tàu, có mặt liên tục để giải quyết các vấn đề phát sinh Lập biên bản cần thiết khi có hư hỏng, thiếu hụt hàng hóa.
50 2.2.9 Gửi bộ chứng từ cho nhà NK Khi hoàn tất việc giao hàng lên tàu, nhân viên của công ty sẽ gửi bộ chứng từ này cho khách hàng tùy thuộc vào phương thức thanh toán. Nếu thanh toán bằng T/T thì nhân viên sẽ gửi bộ chứng từ copy cho khách hàng để yêu cầu thanh toán tiền hàng, khi khách hàng thanh toán đầy đủ tiền hàng như trong hợp đồng ký kết thì nhân viên sẽ gửi bộ chứng từ này cho khách hàng. Nếu thanh toán bằng L/C thì nhân viên sẽ lập hối phiếu và gửi bộ chứng từ này cho ngân hàng của mình để yêu cầu thanh toán tiền hàng. Tuy nhiên, nhìn chung thì hình thức thanh toán chủ yếu mà công ty TNHH Đăng Long dùng là thanh toán bằng L/C và T/T. 2.2.10 Giải quyết khiếu nại (nếu có) Hầu hết hàng xuất khẩu của công ty đều rất ít xảy ra rủi ro nên tranh chấp cũng không đáng kể. Khi có vấn đề xảy ra, tùy vào trường hợp cụ thể mà công ty xác định đối tượng khiếu nại. Nếu tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc mất mát do lỗi của người vận tải gây nên thì công ty sẽ khiếu nại công ty vận tải và công ty này phải chịu trách nhiệm. Nếu hàng hóa đóng sai số lượng, chất lượng và chủng loại không giống như trong hợp đồng đã kí kết thì công ty sẽ phải tự chịu trách nhiêm về mình. Nếu hàng hóa bị tổn thất do tai nạn bất ngờ, thiên tai hoặc do lỗi của bên thứ ba gây nên nếu thuộc phạm vi bảo hiểm đã mua thì công ty sẽ khiếu nại với công ty bảo hiểm. Trong việc giao hàng hóa, chậm trễ hư hỏng hay không đúng thời hạn hay những tranh chấp phát sinh trong hợp đồng xuất khẩu công ty đều giải quyết bằng phương pháp thương lượng trực tiếp với khách hàng. Điều này giúp cho công ty tiết
51 kiệm được thời gian chi phí đồng thời không tạo căng thẳng cho mối quan hệ giữa hai bên. Nếu hai bên công ty không giải quyết được bằng hình thức thỏa thuận thì áp dụng phương pháp giải quyết tranh chấp trong hợp đồng để phân xử. 2.3 So sánh quy trình xuất khẩu đang được áp dụng tại công ty TNHH Đăng Long và quy trình xuất khẩu trên lý thuyết Từ quy trình xuất khẩu hiện đang được công ty TNHH Đăng Long áp dụng, thực hiện phép so sánh giản đơn giữa quy trình mà công ty đang áp dụng với quy trình xuất khẩu lý thuyết vốn được coi là quy trình chuẩn mực ta có thể rút ra một số nhận xét cơ bản sau: Về quy trình xuất khẩu trên lí thuyết, các bước trong quy trình xuất khẩu bao gồm: Bước 1: Chuẩn bị giao dịch Lập phương án giao dịch Giao dịch, đàm phán trước khi kí kết hợp đồng Kí kết hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu đã kí Bước 2: Quy trình thực hiện xuất khẩu hàng hóa Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có) Yêu cầu bên mua mở L/C Chuẩn bị hàng xuất khẩu Đăng kí giám định Thuê phương tiện vận tải Làm thủ tục hải quan
52 Mua bảo hiểm Xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Thanh toán Khiếu nại Trong khi đó quy trình xuất khẩu đang được áp dụng tại công ty TNHH Đăng Long bao gồm các bước và thực hiện theo quy trình sau: Kí kết hợp đồng Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có) Chuẩn bị hàng hóa Kiểm tra hàng hóa XK Thuê phương tiện vận tải (nếu có) Lập Bộ chứng từ Làm thủ tục hải quan Giao hàng XK Gửi bộ chứng từ cho nhà NK Giải quyết khiếu nại (nếu có) Nhận xét: Thứ nhất, nhìn chung quy trình xuất khẩu của công ty không nói nhiều đến nội dung của công việc chuẩn bị giao dịch kí kết hợp đồng như lí thuyết mà được gộp chung vào bước kí kết hợp đồng của công ty. Thứ hai đó là sự thay đổi trật tự các bước trong quy trình xuất khẩu của công ty so với quy trình xuất khẩu được xem là chuẩn mực trên lí thuyết. Thứ ba là có một số bước trong quy trình xuất khẩu của công ty không giống với quy trình của lí thuyết như : đăng kí giám định, yêu cầu bên mua mở L/C, mua
53 bảo hiểm. Lí giải về việc này như sau: do công ty sử dụng phương thức thanh toán chủ yếu là chuyển tiền trong hầu hết các hợp đồng mua bán trong và ngoài nước nên không yêu cầu bên mua mở L/C do đó công ty bỏ qua bước này trong quy trình xuất khẩu sản phẩm của công ty mình. Ngoài ra công ty chủ yếu xuất hàng theo giá FOB nên bảo hiểm là do người mua chịu trách nhiệm mua. Từ những nhận xét ở trên, cho thấy công ty cần chú trọng hơn trong bước nghiên cứu thị trường, chỉ rõ các công việc cần phải thực hiện trong bước này một cách cụ thể, rõ ràng. Dựa vào lý thuyết về quy trình xuất khẩu hàng hóa ở trên và một số sách nghiên cứu về kĩ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu, cùng với việc phân tích quy trình xuất khẩu đang được áp dụng tại công ty ta thấy được quy trình xuất khẩu của công ty đã đạt được một số thành công và tồn tại nhất định. 2.4 Thành công Thứ nhất: Nhìn chung quy trình xuất khẩu sản phẩm của công ty đã đáp ứng được các bước cơ bản trong quá trình xuất khẩu, tạo ra được lợi nhuận cho công ty, giải quyết công ăn việc làm cho người lao động đồng thời cũng góp phần thuc đẩy nền kinh tế phát triển, góp phần làm tăng kim ngạch về lĩnh vực kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu. Thứ hai: Quy trình thực hiện xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ của công ty được thực hiện và kiểm soát một cách nghiêm ngặt nên hầu hết các phát sinh trong quá trình xuất đều được giải quyết nhanh chóng và có hiệu quả. Thứ ba: mối quan hệ giữa lãnh đạo công ty với các nhân viên cũng như giữa các công nhân viên với nhau rất hòa đống, gắn bó thân thiết. Đây là ưu điểm góp phần không nhỏ giúp cho công ty đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu khi phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước.
54 Ngoài ra công ty có đội ngũ cán bộ năng động, sáng tạo, tiếp thu kiến thức mới một cách nhanh nhạy. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong quá trình nâng cao bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng cho họ. Bên cạnh đó việc áp dụng linh hoạt các hình thức thanh toán trong kinh doanh cũng là thành công của công ty. Đối với các khách hàng quen thuộc, có mối quan hệ làm ăn thường xuyên thì công ty thường dùng phương thức thanh toán như chuyển tiền, nhờ thu kèm chứng từ. Việc áp dụng linh hoạt các hình thức thanh toán đã tạo điều kiện cho khách hàng thực hiện hợp đồng, giúp cho công ty đảm bảo được hiệu quả trong kinh doanh, thể hiện thiện chí của công ty, tạo lòng tin lẫn nhau và gây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài. 2.5 Tồn tại Từ phân tích quy trình xuất khẩu sản phẩm của công ty, bên cạnh những thành công mà quy trình đáp ứng được ta còn rút ra được một số tồn tại như sau: 2.5.1 Xảy ra sai sót trong việc khai báo tờ khai hải quan điện tử Minh chứng Trường hợp tờ khai hải quan số ngày 15/10/2014 giá trị của mặt hàng là 1,324.34 USD nhưng nhân viên đã khai báo nhầm là 3,124.34 dẫn đến tình trạng chỉnh sửa tờ khai. Ngoài ra còn trường hợp tờ khai ngày 10/01/2015 lô hàng được xuất đi ở cảng Đồng Nai, nhân viên chứng từ chọn nhầm chi cục hải quan là Cát Lái thay vì Đồng Nai. Hậu quả Công ty phải mất khá nhiều thời gian và tiền bạc cho việc chỉnh sửa hoặc hủy tờ khai. Công ty phải chịu chi phí lưu kho, lưu bãi.
55 2.5.2 Khó khăn khi kí kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng là do hai phòng ban phụ trách Minh chứng Khi khách hàng đề nghị sửa đổi các điều khoản trong hợp đồng thì khách hàng sẽ liên hệ với phòng kinh doanh, sau đó phòng kinh doanh sẽ liên hệ để thông báo với phòng kế hoạch tổng hợp là phòng ban trực tiếp thực hiện hợp đồng. Như hợp đồng ngày 14/12/2014 khách hàng là HomeGoods ở Mỹ muốn thay đổi một chi tiết nhỏ ở kiểu dáng phải liên lạc với phòng kinh doanh sau đó phòng kinh doanh mới thông báo xuống phòng kế hoạch tổng hợp và phòng tổng hợp mới bắt đầu tiến hành sản xuất lại. Hậu quả Khó khăn trong việc thực hiện và đàm phán với khách hàng về các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất khẩu. Mất nhiều thời gian khi khách hàng và phòng kế hoạch phải trao đổi thông qua phòng kinh doanh từ đó ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất hàng. Đôi khi sự tiếp nhận thông tin không kịp thời của phòng kế hoạch có thể ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm của công ty. 2.5.3 Tốn kém khi công ty sử dụng dịch vụ thuê ngoài làm thủ tục hải quan ngoài cảng Minh chứng Khi sử dụng dịch vụ thuê ngoài làm thủ tục hải quan ở cảng thì công ty phải trả một khoản tính theo phần trăm trên tổng số giá trị lô hàng xuất đi. Ví dụ lô hàng xuất sang úc tháng 2 vừa qua công ty đã phải chi trả hết 20 triệu đồng cho việc thuê dịch vụ ngoài.
56 Hậu quả Công ty tốn chi phí, không kiểm soát chặt chẽ được hàng hóa của công ty mình cho đến lúc giao hàng lên tàu. 2.5.4 Năng lực của đội ngũ nhân viên còn hạn chế Minh chứng Sai sót trong quá trình khai báo hải quan, trong quá trình sản xuất đôi khi còn xảy ra lỗi. Hậu quả Ảnh hưởng đến quá trình làm việc, thời gian làm việc kéo dài. Tốn kém chi phí cho công ty 2.6 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình xuất khẩu sản phẩm 2.6.1 Yếu tố khách quan Phụ thuộc vào sự quản lí của nhà nước: các chính sách, quy định về sản xuất sản phẩm đồ gỗ hay quy định về rừng. Phụ thuộc vào phương thức và điều kiện thanh toán. Phụ thuộc vào điều kiện thương mại. 2.6.2 Yếu tố chủ quan Cơ sở vật chất kĩ thuật của doanh nghiệp bao gồm: máy móc, hệ thống phương tiện vận tải, hệ thống kho hàng cũng ảnh hưởng đến quá trình xuất khẩu hàng hóa của công ty.
57 Năng lực của nhân viên: năng lực quản lí điều hành tốt thì quá trình xuất khẩu hàng hóa mới diễn ra suôn sẻ nên năng lực làm việc của nhân viên trong công ty cũng đóng vai trò quan trọng trọng quá trình xuất khẩu. Chính sách của doanh nghiệp: là các chính sách về quản trị nguồn lực, tài chính, marketing và các chính sách khác. Công ty có chính sách quản trị con người và công tác tổ chức hợp lý nên kích thích được trách nhiệm, nâng cao được năng lực của nhân viên. Yếu tố văn hóa của doanh nghiệp: văn hóa của doanh nghiệp được xây dựng trên cơ sở của lòng tin, mong đợi và giá trị được bồi đắp và chia sẻ bởi các thành viên của doanh nghiệp. Văn hóa tạo nên thái độ, cách ứng xử của doanh nghiệp trong kinh doanh. Những phản ứng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu xuất phát từ truyền thống văn hóa của doanh nghiệp cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả và chất lượng thực hiện hợp đồng. TÓM TẮT CHƯƠNG 2 Chương này giúp chúng ta hiểu sơ lược về công ty TNHH Đăng Long và về quy trình xuất khẩu sản phẩm của công ty.Việc phân tích quy trình xuất khẩu giúp chúng ta thấy được các thành công và tồn tại của quy trình đồng thời làm nền tảng cho chúng ta đưa ra các biện pháp ở chương sau nhằm giúp công ty hoàn thiện quy trình xuất khẩu này. Bảng tóm tắt điểm mạnh điểm yếu của công ty thông qua phân tích chương 2 và lí thuyết chương 1:
58 ĐIỂM MẠNH ĐIỂM YẾU Các hợp đồng xuất khẩu Trong quá trình khai báo của công ty đều được thực hải quan đôi khi còn xảy hiện đúng với những điều ra một số sai sót nhỏ khoản đã ký kết, hạn chế tối đa các trường hợp xảy ra sai sót trong quá trình xuất khẩu hàng. Quy trình xuất khẩu nhìn Việc kí kết hợp đồng và chung đã đáp ứng được thực hiện hợp đồng do hai các bước cơ bản của quy phòng ban phụ trách nên trình xuất khẩu theo lí còn khó khăn trong quá CÔNG TY thuyết, tạo lợi nhuận cho trình trao đổi với khách TNHH công ty. hàng ĐĂNG LONG Thực hiện nghiêm ngặt Công ty chưa có đội ngũ trong các khâu kiểm tra nhân viên làm việc tại nên hạn chế được các cảng nên còn phải thuê trường hợp sau xót ngoài do đó tốn kém chi phí Mối quan hệ giữa các Năng lực của đội ngũ nhân viên tốt, môi trường nhân viên chưa đồng đều, làm việc tốt tạo sự thoải còn hạn chế ở một số mái khi làm việc khâu. Công ty chưa chú trọng nhiều đến các vấn đề như nghiên cứu thị trường
59 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP – KIẾN NGHỊ 3.1 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới Từ những thuận lợi và khó khăn mà công ty đang gặp phải, ban lãnh đạo công ty TNHH Đăng Long đã đề ra những phương hướng cho hoạt động xuất khẩu của công ty trong thời gian tới: Mục tiêu đầu tiên của công ty là trở thành nhà xản xuất và xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ có vị trí và thương hiệu được khách hàng tin dùng. Tiếp tục duy trì và mở rộng thị trường tiêu thụ các sản phẩm hiện tại của công ty tại thị trường trong và ngoài nước Đặc biệt, mở rộng thị trường tại các nước mà sản phẩm của công ty đã có mặt như Mỹ, Châu Âu . Tăng cường các dịch vụ chăm sóc khách hàng, tiếp thị và quảng cáo về công ty hay từng sản phẩm cụ thể mà công ty sản xuất ra nhằm nâng cao uy tín của công ty. Đẩy mạnh kinh doanh nội địa, xúc tiến bán hàng, mở rộng kinh doanh như mở thêm các showroom, cửa hàng của công ty. Trong quá trình kinh doanh không ngừng nâng cao trình độ của nhân viên, cải tiến trang thiết bị máy móc, cơ sở vật chất cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn. 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu sản phẩm của công ty 3.2.1 Giải pháp thứ nhất: Nâng cao hiệu quả quá trình làm thủ tục hải quan (giải quyết tồn tại thứ nhất). Mục tiêu giải pháp Làm thủ tục hải quan điện tử là nghiệp vụ quan trọng trong toàn bộ quy trình xuất khẩu, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty. Chỉ cần sai
60 sót nhỏ trong khâu này cũng làm ảnh hưởng đến tiến độ và phát sinh các loại phí không cần thiết cho công ty. Chính vì vậy chúng ta phải làm sao có thể thực hiện được nghiệp vụ khai báo hải quan với thời gian và chi phí ít nhất để giúp công ty hoạt động có hiệu quả hơn. Nội dung giải pháp Thay vì bộ phận chứng từ bình thường phải đảm nhiệm khai báo cả về hàng nhập và hàng xuất thì nay bộ phận chứng từ và khai báo hải quan phải được phân ra nhân viên khai báo hàng nhập và hàng xuất để giảm áp lực công việc cho vị trí này và tránh tình trạng thay đổi nhân sự. Tuy nhiên khi nhân viên mới vào vị trí này cần được kiểm soát chặt chẽ thông tin trên tờ khai hải quan điện tử trước khi khai báo với hải quan. Trong thời gian đầu nhân viên mới làm việc, trưởng bộ phận chứng từ nên kiểm tra bộ chứng từ cẩn thận trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Nhân viên làm chứng từ phải thường xuyên cập nhật các thông tin nghị định liên quan đến việc khai báo hải quan. Điều kiện thực hiện tốt giải pháp Nhân viên mới vào cần được học qua một lớp huấn luyện về nghiệp vụ khai báo hải quan. Nhắc nhở các lỗi thường mắc phải trong quá trình khai báo hải quan để cho nhân viên mới biết và rút kinh nghiệm ở những chỗ hay sai đó. Bên cạnh đó cần quan tâm đến hệ thống máy tính, mạng internet để không ảnh hưởng đến quá trình truyền dữ liệu khai báo điện tử.
61 Kết quả dự kiến Tiết kiệm được thời gian chi phí khi làm thủ tục hải quan. Tránh được các khoản chi không cần thiết cho hải quan. Quá trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả cao. 3.2.2 Giải pháp thứ hai: Hoàn thiện quá trình kí kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương (giải quyết tồn tại thứ hai). Mục tiêu giải pháp Hiện nay nghiệp vụ giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng ngoại thương xuất khẩu của công ty đều do phòng kinh doanh phụ trách. Sau khi hợp đồng được kí kết phòng kinh doanh sẽ chuyển hợp đồng sang cho phòng kế hoạch tổng hợp để thực hiện hợp đồng đó. Điều này dẫn đến khách hàng phải trao đổi với cả hai phòng tùy vào giai đoạn thực hiện hợp đồng. Hơn nữa nếu như có vấn đề gì về các điều khoản hợp đồng cần phải hủy bỏ hay bổ sung thì phòng kế hoạch sẽ phải thông báo cho phòng kinh doanh điều chỉnh lại như vậy mất khá nhiều thời gian và phức tạp nên giải pháp đề ra là kí kết hợp đồng và tổ chức xuất khẩu quy về một phòng ban để tạo điều kiện thuận lợi cho các bên. Nội dung giải pháp Nghiệp vụ giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng sẽ được chuyển giao sang cho phòng kế hoạch tổng hợp thực hiên thay vì phòng kinh doanh như hiện tại. Phòng kế hoạch sẽ thành lập ra một bộ phận để phụ trách nhiệm vụ giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng ngoại thương.Nhân viên của bộ phận này có thể phát triển từ những nhân viên chứng từ phụ trách các mặt hàng xuất khẩu của công ty vì những hân viên này sẽ nắm rõ những vướng mắc trong quá
62 trình thực hiện xuất khẩu để từ đó có thể điều chỉnh hoặc bổ sung các điều khoản trong hợp đồng cho hợp lí nhằm mang lại hiệu quả cao cho công ty. Song song đó phòng kinh doanh phụ trách về việc bàn giao cũng như hướng dẫn cho phòng kế hoạch về trình tự thực hiện kí kết hợp đồng sao cho có hiệu quả. Điều kiện thực hiện tốt giải pháp Công ty phải có sự phân chia lại số lượng nhân viên các phòng ban sao cho hợp lí, không để xảy ra tình trạng thừa nhân viên ở phòng kinh doanh hay thiếu nhân viên ở phòng kế hoạch khi áp dụng giải pháp này. Các nhân viên phụ trách bộ phận kí kết hợp đồng này phải có kinh nghiệm và nhạy bén trong việc giao dịch với khách hàng. Kết quả dự kiến Tiết kiệm được thời gian và nhân lực khi hai nghiệp vụ được quy về cũng một phòng ban. Các điều khoản của hợp đồng sẽ được cập nhật trực tiếp, thường xuyên và nhanh chóng giữa công ty với khách hàng mà không cần phải thông qua phòng kinh doanh như lúc trước. Trách nhiệm và quản lí xuyên suốt quy trình sẽ được giao cho một phòng ban duy nhất.
63 3.2.3 Giải pháp thứ ba: Hoàn thiện quá trình giao nhận (giải quyết tồn tại thứ ba) Mục tiêu giải pháp Việc giao hàng hóa xuất khẩu cũng đóng một phần quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu và là một khâu tốn không ít chi phí mỗi tháng để chi trả cho công ty giao nhận. Nên giải pháp này đề ra nhằm giúp công ty tiết kiệm được chi phí đồng thời có thể giám sát được lô hàng cho đến khi giao hàng lên tàu. Nội dung giải pháp Công ty có thể tuyển từ hai đến ba nhân viên giao nhận theo hình thức lương khoán có kinh nghiệm dồi dào về lĩnh vực nghiệp vụ khai báo hải quan để làm thủ tục thông quan hàng hóa tại cảng. Các nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm từ lúc nộp tờ khai cho chi cục hải quan đến khi hàng hóa được thông quan và xuất đi bình thường. Bộ phận kho thay vì chỉ chịu trách nhiệm giao hàng trong khu vực nay sẽ chịu thêm trách nhiệm chuyển hàng hóa từ kho ra cảng. Công ty có thể cung cấp thêm phương tiện vận tải để việc chuyên chở được tốt hơn. Mặc dù chi phí ban đầu bỏ ra của công ty có thể lớn nhưng xét về mặt lâu dài thì có lợi cho công ty. Điều kiện thực hiện tốt giải pháp Công ty phải có đủ nguồn lực mạnh về tài chính để đầu tư vào phương tiện vận tải. Nhân viên có kinh nghiệm và đầy đủ kiến thức, tốt nhất nên tuyển người đã từng làm trong cảng như vậy họ sẽ biết rõ hơn nên làm những gì. Nhân viên nhanh nhạy, có sức chịu đựng tốt vì thế nên tuyển nhân viên nam làm những công việc này.
64 Kết quả dự kiến Chi phí giảm dẫn đến việc giảm giá thành nâng cao tính cạnh tranh cho các mặt hàng của công ty. Kiểm soát được hàng chặt chẽ hơn so với dịch vụ thuê ngoài vì nhân viên giao nhận một lúc có thể làm thủ tục thông quan cho hàng chục lô hàng nên khó kiểm soát được hàng hóa của công ty một cách chặt chẽ. 3.2.4 Giải pháp thứ tư: Nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên (giải quyết tồn tại thứ tư). Mục tiêu giải pháp Ngoài công nghệ máy móc thì con người là nhân tố quan trọng quyết định hiệu quả kinh doanh của công ty chính vì vậy công ty cần chú tâm hơn đến việc đào tạo một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hiệu quả nhằm giúp cho việc sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra tốt hơn. Nội dung giải pháp Công ty có thể mời chuyên gia về công ty để tổ chức các buổi bồi dưỡng ngắn hạn, ngoài giờ cho nhân viên của công ty. Tổ chức các cuộc thi sát hạch, đáng giá hàng năm để năm được năng lực từng nhân viên. Nhân viên có năng lực yếu thì cho đi học các lớp đào tạo nghiệp vụ, nếu nhân viên đó không có tiến bộ thì sẽ loại bỏ để tuyển nhân viên có năng lực và kinh nghiệm. Kết quả dự kiến Tạo nên đội ngũ nhân viên trình độ chuyên môn cao, chuyên nghiệp và có hiệu quả.
65 Tạo nên tính có trách nhiệm, tự giác của nhân viên từ đó nâng cao năng suất làm việc. 3.2.5 Giải pháp thứ năm: Nghiên cứu thị trường hiệu quả Mục tiêu giải pháp Nghiên cứu thị trường được coi là hoạt động đầu tiên của quá trình xuất nhập khẩu, nó có vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty. Những năm qua, công ty đã coi trọng đến hoạt động này, tuy nhiên do ảnh hưởng của lề lối kinh doanh cũ, nên hoạt động này vẫn chưa được thực hiện một cách hợp lí và có hiệu quả. Công ty TNHH Đăng Long có quy nô hoạt động không nhỏ nhưng hiện nay vẫn chưa có phòng nghiên cứu thị trường, vì vậy công ty sẽ không có điều kiện nghiên cứu sâu, không đáp ứng được nhu cầu kinh doanh. Hiện nay, công ty tuy vẫn có phòng kế hoạch tổng hợp nhưng thực chất phòng chưa thực hiện công tác nghiên cứu thị trường mà công tác này lại do phòng kinh doanh thực hiện. Những nhân viên trong phòng thực chất chưa được đào tạo một cách hệ thống về nghiệp vụ Marketing nên hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty còn gặp nhiều hạn chế. Vì vậy công ty nên thành lập riêng một bộ phận phòng ban chuyên thu thập thông tin và nghiên cứu thị trường để đáp ứng được tình hình kinh doanh xuất khẩu hiện nay của công ty. Nội dung giải pháp Tuyển từ 2-3 nhân viên có kinh nghiệm, am hiểu trong việc nghiên cứu thị trường, sau đó thành lập một phòng nghiên cứu thị trường cho công ty. Nếu nhân viên kinh nghiệm còn hạn chế thì công ty có thể cho nhân viên đó đi học bồi dưỡng thêm nghiệp vụ về nghiên cứu thị trường nhằm đáp ứng được công việc của công ty.
66 Kết quả dự kiến Nếu làm tốt công việc này công ty có thể tìm kiếm thêm được nhiều đối tác. Tăng lợi nhuận và doanh thu cho công ty. Hạn chế được rủi ro cho công ty. 3.3 Kiến nghị hoàn thiện quy trình xuất khẩu sản phẩm của công ty 3.3.1 Kiến nghị đối với nhà nước Nhà nước cần tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh giữa các thành phần kinh tế không phân biệt doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân. Các Quy định, Nghị định, Thông tư phải được thống nhất từ trên xuống dưới. Nhà nước cần có quy định chặt chẽ trong việc quản lí ngoại tệ để đảm bảo ổn định tình hình kinh doanh cho các doanh nghiệp xuất khẩu. Tổ chức thường xuyên các chương trình đầu tư và xúc tiến thương mại như hội chợ giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu quảng bá, giới thiệu sản phẩm hoặc ưu tiên vốn đầu tư cho các dẹ án sản xuất những mặt hàng có thế mạnh và đang phát triển. Hội chợ các công ty giao nhận trong việc tìm kiếm thị trường cũng như kí kết hợp đồng. Tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình làm thủ tục hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu được nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và thời gian: Phải có biện pháp xử lí nghiêm minh đối với các trường hợp tiêu cực. Do nước ta thuận lợi về đường biển nên lượng hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển phát triển hơn đường không. Vì vậy nhà nước nên đầu tư vào vận tải đường biển, nâng cấp phát triển hãng tàu, xây dựng thêm cầu cảng, trang bị thiết bị hiện đại nhằm phục vụ cho quá trình làm hàng được nhanh chóng hơn
67 Đơn giản hóa các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu để quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi. Đầu tư ngành bảo hiểm nhằm phục vụ cho nhu vầu mua bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu đầy mạnh khuynh hướng bán CIF và mua FOB cho các doanh nghiệp Việt Nam, giúp cho người dân vừa có việc làm vừa thu được ngoại tệ về cho đất nước. 3.3.2 Kiến nghị đối với Hải quan Đề nghị tổng cục Hải quan có văn bản hướng dẫn cụ thể, thống nhất cho từng mặt hàng, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thuận lợi trong quá trình kinh doanh. Chi cục Hải quan nên linh động tạo điều kiện giúp đỡ công ty hoàn chỉnh thủ tục để giao hàng trong thời gian nhanh nhất có thể. Thường xuyên tổ chức kiểm tra và đôn đốc các công chức hải quan thực hiện nhiệm vụ, tránh tiêu cực gây lãng phí về vật chất và thời gian cho các doanh nghiệp. 3.3.3 Kiến nghị với công ty Luôn củng cố khách hàng thân thuộc và chiến lược lôi kéo khách hàng mới, đặc biệt luôn làm việc uy tín để tạo niềm tin cho khách hàng. Luôn tạo điều kiện cho cán bộ, công nhân viên tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn nhằm đáp ứng xu hướng thị trường. Đồng thời luôn quý trọng nguồn nhân lực của công ty và coi đó là tài sản quý giá nhất mang lại thành công cho công ty. Phải xây dựng được ấn tượng với khách hàng thông qua thái độ ứng xử với khách hàng, phong thái làm việc
68 TÓM TẮT CHƯƠNG 3 Chương này nêu lên định hướng phát triển của công ty trong tương lai đồng thời em đưa ra một số giải pháp nhằm giúp công ty hoàn thiện và giải quyết được các tồn tại trong quá trình xuất khẩu sản phẩm để việc xuất khẩu được diễn ra một cách có hiệu quả hơn. Ngoài ra em còn có một số kiến nghị với cơ quan nhà nước, cơ quan Hải quan và với công ty TNHH Đăng Long để nhằm góp phần giúp cho việc thực hiện quy trình xuất khẩu diễn ra suôn se hơn, đạt hiệu quả tốt hơn, góp phần thúc đẩy sự phát triển đất nước trong tương lai.
69 KẾT LUẬN Nghiên cứu quy trình xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ của công ty TNHH Đăng Long cho em thấy rằng quy trình đóng vai trò rất quan trọng trong việc chỉ ra các công việc cần làm của từng bộ phận chức năng. Chỉ cần một sai sót nhỏ xảy ra trong quy trình đều làm ảnh hưởng đến công việc của các bộ phận khác. Qua quá trình thực tập và nghiên cứu quy trình xuất khẩu sản phẩm của công ty TNHH Đăng Long em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm, có cái nhìn sâu hơn và giải đáp được những thắc mắc của mình trong quá trình học tập tại trường. Với một số giải pháp đề ra, em mong sẽ phần nào sẽ giúp quy trình xuất khẩu hàng có hiệu quả hơn. Trong một thời gian ngắn, với kiến thức còn nhiều hạn chế nên bài báo cáo tốt nghiệp của em chắc còn nhiều thiếu sót. Em kính mong bài báo cáo sẽ được quý thầy cô, quý công ty góp ý để bài báo cáo được tốt hơn. Em xin cảm ơn và trân trọng kính chào!
70 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. GS.TS Võ Thanh Thu (2011), Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu, Nhà xuất bản Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh, Sửa chữa và tái bản lần 10. 2. GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân (2013), Quản trị xuất nhập khẩu, Nhà xuất bản Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh. 3. Lê Tuấn Lộc – Trần Huỳnh Thúy Phượng (2014), Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu, Đại học Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh. 4. ThS. Tô Thị Hằng và ThS.Bùi Văn Hùng, Giáo trình đơn từ thương mại – Hutech 5. Luật Hải Quan, 2005. 6. doanh-xuat-nhap-khau/e1175845 7. h_go.pdf 8. www.doc.edu.vn 9. www.awsassets.panda.org 10. bi-dien-viet-a-thuc-trang-va-giai-phap-45750/
71 PHỤ LỤC Tờ khai hàng hóa xuất khẩu Contract (hợp đồng) Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) Parking list (bản kê chi tiết hàng) Sea waybill (vận đơn) Giấy báo