Khóa luận Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại Công ty TNHH Amart - Chi nhánh Huế

Nội dung text: Khóa luận Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại Công ty TNHH Amart - Chi nhánh Huế

1. ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHẬP, XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH AMART- CHI NHÁNH HUẾ TrườngNGUY ĐạiỄN THhọcỊ THANH Kinh MINH tế Huế Khóa học 2015 – 2019 1
2. ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHẬP XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH AMART- CHI NHÁNH HUẾ Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: ThS.Trường Nguyễn Ng ọĐạic Thủy họcNguy ễKinhn Thị Thanh tế Minh Huế Lớp: K49B Kiểm Toán Huế, tháng 12/2018 2
3. Lời đầu tiên, cho em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trường Đại học Kinh tế- Đại học Huế, đặc biệt là quýLỜ thIầ yC côẢ trongM ƠN khoa Kế toán Kiểm toán đã tận tình dạy bảo, truyền đạt nhiều kiến thức và kinh nghiệm quý báu cho em, đó là hành trang, những món quà quý báu, mà thầy cô đã dành cho em trong suốt quá trình học tập trên giảng đường đại học. Đặc biệt, cho em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Giảng viên hướng dẫn Ths. Nguyễn Ngọc Thủy, người đã tận tình giúp đỡ, lắng nghe và chỉ dẫn cho em trong suốt quá trình thực hiện đợt thực tập nghề nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH Amart CN Huế đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại công ty. Và xin gửi lời cảm ơn đến các cô chú, anh chị trong bộ phận kế toán đã giúp đỡ em những thông tin hữu ích và cần thiết trong quá trình tìm hiểu và học việc để cho bài báo cáo thực tập được chính xác và hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Trường Đại học Kinh tế Huế 3
4. DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT KSNB Kiểm soát nội bộ HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ MTKS Môi trường kiểm soát BCTC Báo cáo tài chính CH Cửa hàng PYCMH Phiếu yêu cầu mua hàng ĐĐH Đơn đặt hàng PGH Phiếu giao hàng PYCXH Phiếu yêu cầu xuất hàng PXK Phiếu xuất kho SXKD Sản xuất kinh doanh Trường Đại học Kinh tế Huế i
5. DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1.Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ mua hàng, nhập kho 30 Bảng 1.2.Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ quản lí hàng hóa 31 Bảng 1.3.Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ xuất kho hàng hóa 32 Bảng 2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH AMART 48 Chi nhánh Huế từ năm 2015 đến năm 2017 48 Trường Đại học Kinh tế Huế ii
6. DANH MỤC BIỂU Biểu số 2.1: Phiếu nhập kho 54 Biểu số 2.2: Báo cáo số lượng hàng tồn cuối tháng 60 Biểu số 2.3: Phiếu xuất kho 67 Trường Đại học Kinh tế Huế iii
7. DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ Sơ đồ 2.1. Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ 9 Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Amart 40 Sơ đồ 2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Amart CN Huế 49 Sơ đồ 2.4.Quy trình mua hàng nhập kho 53 Sơ đồ 2.5. Quy trình xuất hàng hóa ra kho để đem đi tiêu thụ 66 Trường Đại học Kinh tế Huế iv
8. MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT i DANH MỤC BẢNG ii DANH MỤC BIỂU iii DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ iv PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 1.Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu 1 2.Mục tiêu 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5.Cấu trúc đề tài 3 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4 CHƯƠNG 1: CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHẬP XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HÓA 4 1.1.Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 4 1.1.1. Định nghĩa 4 1.1.2. Phân loại 6 1.1.2.1. Kiểm soát nội bộ về kế toán 7 1.1.2.1. Kiểm soát nội bộ về quản lí 7 1.1.3. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ 8 1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 8 1.1.4.1. Môi trường kiểm soát 8 1.1.4.2.Quy trình đánh giá sự rủi ro 12 1.1.4.3.Trường Hoạ động kiểm soát Đại học Kinh tế Huế 14 1.1.4.4. Thông tin và truyền thông 18 1.1.4.5. Giám sát 20 1.1.5. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ 222 1.2. Kiểm soát nội bộ về chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa 233 1.2.1. Khái quát về chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa 233 1.2.1.1. Khái niệm về chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa 233 v
9. 1.2.1.2. Chức năng chính của chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa 233 1.2.1.3. Mối quan hệ đối với các chu trình khác 266 1.2.1.4. Hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo liên quan đến chu trình 277 1.2.1.5. Các gian lận và sai sót thường xảy ra trong chu trình 28 1.2.2. Kiểm soát nội bộ về chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa 30 1.2.2.1. Các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát truyền thống 30 1.2.2.2. Các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát trong điều kiện tin học hóa 33 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHẬP XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH AMART CHI NHÁNH HUẾ 36 2.1.Đặc điểm và tình hình chung của Công ty TNHH AMART 36 2.1.1.Giới thiệu chung về Công ty 36 2.1.1.1.Quá trình thành lập và phát triển 37 2.1.1.2.Lĩnh vực hoạt động. 38 2.1.1.3. Giới thiệu về Công ty TNHH AMART - Chi nhánh Huế 38 2.1.2.Đặc điểm tổ chức quản lí 39 2.1.3.Chức năng & Nhiệm vụ 41 2.1.3.1.Chức năng 41 2.1.3.2.Nhiệm vụ 43 2.1.4.Đặc điểm hoạt động kinh doanh 47 2.1.5. Giới thiệu về Công ty TNHH Amart Chi nhánh Huế 49 2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại AMART Chi nhánh Huế . .49 2.1.5.2.Hình thức sổ kế toán 50 2.2. ThTrườngực trạng công tác kiĐạiểm soát nộhọci bộ chu trìnhKinh nhập xu ấtết và quHuếản lí hàng hóa tại Công ty TNHH AMART Chi nhánh Huế 51 2.2.1.Khái quát về môi trường kiểm soát nội bộ tại Công ty 51 2.2.2.Hệ thống kiểm soát nội bộ về hàng hóa tại công ty 51 2.2.2.1. Đặc điểm hàng hóa tại công ty 51 2.2.2.2.Hệ thống chính sách kế toán tài chính về hàng hóa 51 vi
10. 2.2.2.3. Kiểm soát quá trình nhập xuất và quản lí hàng hóa 52 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH AMART CN HUẾ 67 3.1. Đánh giá tình hình kiểm soát nội bộ chu trình hàng hoá tại Công ty TNHH AMART Chi nhánh Huế. 67 3.1.1.Đánh giá về môi trường kiểm soát 68 3.1.1.1. Những mặt mạnh 68 3.1.1.2. Những mặt hạn chế 68 3.1.2. Hệ thống kế toán 68 3.1.2.1.Ưu điểm 68 3.1.2.2. Nhược điểm 68 3.1.3.Đánh giá các thủ tục kiểm soát 68 3.1.3.1.Đánh giá đối với nghiệp vụ mua hàng, nhập kho 68 3.1.3.2.Đánh giá đối với nghiệp vụ xuất kho 69 3.1.3.3.Đánh giá đối với quản lý tồn kho 69 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại Công ty 70 3.2.1. Hoàn thiện về kiểm soát quản lý 70 3.2.2. Tăng cường công tác kiểm soát vật chất 70 3.2.3. Tăng cường công tác quản lý nhân sự 71 3.2.4. Hoàn thiện kiểm soát trong môi trường tin học hóa 71 3.2.5. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình hàng hóa 71 3.2.5.1.Trường Hoàn thiện đối v ớiĐại nghiệp v ụhọcmua hàng, Kinh nhập kho tế Huế 71 3.2.5.2. Hoàn thiện đối với nghiệp vụ xuất kho 71 3.2.5.3. Hoàn thiện đối với công tác quản lí kho 72 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 73 1. Kết luận 73 2. Kiến nghị 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 vii
11. Khóa luận tốt nghiệp PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu Trước những sự biến đổi sâu sắc của nền kinh tế toàn cầu hóa, mức độ cạnh tranh về hàng hóa, dịch vụ giữa các doanh nghiệp trong thị trường ngày càng khốc liệt hơn. Nền kinh tế của nước ta đã và đang có những triển vọng mới và hướng đi mới để hòa nhập với nền kinh tế thế giới, nhất là trong bối cảnh hội nhập kinh tế như hiện nay.Nhiều cơ hội được mở ra không chỉ cho nước ta mà còn nhiều nước khác trên thế giới.Việc Việt Nam gia nhập vào tổ chức Thương mại thế giới WTO đã mang lại cho các doanh nghiệp Việt Nam rất nhiều cơ hội vô cùng to lớn nhưng bên cạnh đó cũng không kém những khó khăn và thách thức như vấn đề chính trị, biến đổi khí hậu, sự biến động của nguồn lực lao động tại mỗi quốc gia.Do đó để có thể đứng vững trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt như hiện nay, các doanh nghiệp không những phải tự vươn lên trong quá trình kinh doanh mà đòi hỏi các doanh nghiệp phải hoàn thiện, tăng cường kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý để hạn chế những sai sót, gian lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Kiểm soát nội bộ là một chu trình quan trọng giúp nhà quản lý giám sát, kiểm tra được quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó kiểm soát chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa là nội dung quan trọng của các nhà quản lý, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại. Chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa xảy ra thường xuyên thì những sai sót, gian lận có thể xảy ra, dẫn đến sai lệch nghiêm trọng trong kết quả hoạt động kinh doanhTrường của đơn vị. Vai Đạitrò của ki ểhọcm soát n ộiKinh bộ nói chung tếvà ki Huếểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa nói riêng là rất quan trọng. Đó chính là lý do dẫn đến sự lựa chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp lần này. Đề tài mang tên: “ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHẬP XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH AMART- CHI NHÁNH HUẾ”. SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 1
12. Khóa luận tốt nghiệp 2.Mục tiêu - Nghiên cứu lý luận về KSNB, KSNB đối với chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa . - Đánh giá thực trạng KSNB đối với chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa thực tế tại công ty TNHH Amart CN Huế. - Thông qua so sánh lý luận và thực tiễn, với những kiến thức được trang bị đề xuất một số biện pháp nhằm cải thiện tính hiệu quả của hệ thống KSNB chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại đơn vị. 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng KSNB đối với chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại Công ty TNHH Amart CN Huế. - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Nghiên cứu tại Công ty TNHH Amart CN Huế + Khóa luận nghiên cứu kết quả kinh doanh của đơn vị trong giai đoạn từ năm 2015 – 2017 và quá trình nhập xuất, kiểm kê hàng hóa vào tháng 11 năm 2018 4. Phương pháp nghiên cứu Khóa luận đã sử dụng các phương pháp cụ thể như: - Phương pháp thu thập số liệu: Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phương pháp này được sử dụng để tổng hợp lý thuyết và lý thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực trạng chu trình nhập xuất và quản lí hàngTrường hóa tại đơn vị côngĐại ty học Kinh tế Huế Phương pháp phỏng vấn, quan sát: Quan sát thực tế toàn bộ hoạt động của Công ty nói chung, đồng thời quan sát, phỏng vấn các nhân viên trực tiếp thực hiện vai trò kiểm soát nội bộ ngay tại công ty - Phương pháp xử lý số liệu: sử dụng phần mềm tiến hành so sánh, đưa ra sự chênh lệch giữa các thời kì. SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 2
13. Khóa luận tốt nghiệp 5.Cấu trúc đề tài Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu - Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa trong doanh nghiệp - Chương 2: Thực trạng về công tác kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại công ty TNHH Amart CN Huế - Chương 3: Đánh giá và một số ý kiến đề xuất nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại Công ty TNHH Amart CN Huế. Phần III: Kết luận & Kiến nghị Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 3
14. Khóa luận tốt nghiệp PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHẬP XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HÓA 1.1.Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1. Định nghĩa Khái niệm kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện vào đầu thế kỉ 20 trong các tài liệu về kiểm toán với một ý nghĩa rất đơn giản: các biện pháp nhằm bảo vệ tiền không bị nhân viên biển thủ, Nhiều năm sau đó, kiểm soát nội bộ trở thành một khái niệm được các kiểm toán viên rất quan tâm trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính. Báo cáo COSO hiện hành đã đưa ra định nghĩa về kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” Trong định nghĩa trên có bốn điểm cần lưu ý, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. - Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của mình, kiểm soát nội bộ chính là quá trình này. Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của đơn vị và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của đơnTrường vị. Kiểm soát nộ i Đạibộ sẽ hữ u họchiệu khi nKinhó là một bộ phtếận khôngHuế tách rời chứ không phải là một chức năng bổ sung cho các hoạt động của đơn vị, hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. - Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người: Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, mà nó được thiết kế và vận hành bởi con người, bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 4
15. Khóa luận tốt nghiệp Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi của con người. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán. Kiểm soát nội bộ sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức. Kiểm soát nội bộ là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không hề thay thế nhà quản lý. Nói cách khác, nó được thực hiện bởi những con người bên trong đơn vị, bởi suy nghĩ và hành động của họ. Chính con người sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát để đạt được mục tiêu và vận hành các biện pháp này. Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ bản chất của các vấn đề này, cách thức lựa chọn để giải quyết chúng, cũng như truyền đạt chúng một cách hữu hiệu hay hành động một cách nhất quán. Mỗi thành viên trong đơn vị có khả năng, kiến thức, kinh nghiệm riêng biệt, và họ cũng có những nhu cầu, ưu tiên khác nhau. Những khác biệt này có thể rất có lợi nếu mang đến các sáng kiến và làm tăng năng suất làm việc, nhưng nếu không phù hợp với mục tiêu của đơn vị chúng có thể là lực cản. Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong đơn vị hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, chúng cần được giới hạn ở một mức độ nhất định. Thêm vào đó, để kiểm soát nội bộ hữu hiệu, từng thành viên cần hiểu rõ mối liên kết chặt chẽ giữa nhiệm vụ, trách nhiệm của bản thân với nhiệm vụ, trách nhiệm của các thành viên khác trong đơn vị, và bằng cách nào các nhiệm vụ này được truyền đạt, thực hiện và hướng tới mục tiêu của đơn vị. - KiTrườngểm soát nội bộ cung Đại cấp sự đhọcảm bảo h ợKinhp lý: Kiểm soát tế nộ iHuế bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị chứ không thể mang đến sự đảm bảo tuyệt đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Những hạn chế này bao gồm: sai sót của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của các nhà quản lí và mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí. Chẳng hạn như SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 5
16. Khóa luận tốt nghiệp những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, hay sự lạm quyền của các nhà quản lý dẫn đến vượt khỏi hệ thống kiểm soát nội bộ. - Kiểm soát nội bộ giúp đạt được các mục tiêu: mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới( mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị). Báo cáo COSO xác định 3 nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới + Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, + Nhóm mục tiêu về báo cáo, gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên trong và bên ngoài: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài, bởi vì chính người quản lí đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành. + Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của tổ chức. Các mục tiêu trên có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng lắp, vì một mục tiêu riêng lẻ có thể được xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục tiêu trên. Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối và chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Sự phân loạTrườngi các mục tiêu ch ỉĐạinhằm giúp học đơn vị kiKinhểm soát các tếphương Huếdiện khác nhau, không bỏ sót một phương diện nào: nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của đơn vị là chính, nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ, nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quản lí. 1.1.2. Phân loại SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 6
17. Khóa luận tốt nghiệp 1.1.2.1. Kiểm soát nội bộ về kế toán Kiểm soát nội bộ kế toán là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được hai mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác tin cậy. Công tác kiểm soát nội bộ về quy trình kế toán tại đơn vị nhằm đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính của đơn vị, tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiệu quả trong khâu kế toán sẽ giúp không chỉ tăng hiệu suất, rút ngắn thời gian làm việc mà còn đem lại lợi nhuận, doanh thu cho đơn vị công ty.Nội dung quy trình kiểm soát đề ra là giúp cho hoạt động quản trị trong công tác kế toán tài chính có hiệu quả. Nhằm thu thập xử lý, phân tích và cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu của ngành và của đơn vị. 1.1.2.2. Kiểm soát nội bộ về quản lý Kiểm soát quản lí thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của nhân viên đối với các chính sách quản lí. Đây là loại kiểm soát chủ yếu về bộ máy hoạt động của đơn vị công ty, do nhân viên của đơn vị thực hiện. Kiểm soát nội bộ về quản lý cụ thể sẽ kiểm tra hầu hết các cấp quản lý trong đơn vị: từ Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đến Tổ trưởng, nhân viên từng bộ phận. Quá trình này sẽ giám sát, kiểm tra quy trình quản lý của từng bộ phận, mức độ tuân thủ các quy định mà đơn vị đã đề ra và các quy định của pháp luật, kiểm tra về thiết kế và vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm tra tính hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kể cả các vấn đề không thuộc về lĩnh vực tài chính của doanh nghiệp. Từ đó có thể đánh giá được mức độ hiệu quả cũng như sự hoạt động hữu hiệTrườngu của toàn công ty, Đạiđưa ra các học biện pháp Kinh nhằm hoàn tếthiệ n Huếbộ máy hoạt động của toàn đơn vị. Trên quan điểm tổ chức, kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát kế toán đều quan trọng như nhau. Tuy nhiên, kiểm soát quản lí ít có quan hệ trực tiếp hơn đối với sự chính xác của thông tin kế toán. Mặc dù vậy, kiểm soát quản lí cũng có một tác động SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 7
18. Khóa luận tốt nghiệp đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán. Ví dụ về hoạt động của kiểm soát quản lí là đào tạo nhân viên: nhân viên kế toán được đào tạo tốt sẽ làm việc có hiệu quả hơn và tuân thủ các chính sách quản lí chặt chẽ hơn và do đó sẽ hạn chế sai sót. 1.1.3. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ - Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bở các hệ thống kiểm soát thích hợp. - Bảo đảm độ tin vậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. - Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ được được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mực. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần: + Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp; tuân thủ tất cả các quy định của pháp luật hiện hành tại Việt Nam; tuân thủ các quy định của Điều lệ công ty; các quy trình, quy định nội bộ, văn hóa, chuẩn mực, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. + Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mTrườngọi hoạt động của doanh Đại nghiệ p;học Kinh tế Huế + Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. 1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.4.1. Môi trường kiểm soát SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 8
19. Khóa luận tốt nghiệp Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối ý thức về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng của các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ.Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ, hành động của người quản lý trong tổ chức đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát. Môi trường kiểm soát là nền tảng ảnh hưởng đến các yếu tố khác của HTKSNB. Sơ đồ 2.1. Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ Cụ thể môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau: - Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức: Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính chính trực củaTrường những người tạo ra,Đại quản lý vàhọc giám sát Kinh các kiểm soát tế đó. HuếTính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế. Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ được hạn chế. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 9
20. Khóa luận tốt nghiệp động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình. Các nhà quản lí phải xây dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm, các quy tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức. Môi trường văn hóa của tổ chức chính là nơi sản sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo đức. Điều này đòi hỏi các nhà quản lí phải gương mẫu và đôi lúc phải hi sinh những sở thích, những thói quen của bản thân. - Cam kết về năng lực: Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, các nhân viên của một tổ chức cần có các kiến thức, các kỹ năng và các kinh nghiệm cần thiết. Bên cạnh các yếu tố về kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức của nhân viên, để một tổ chức có thể đạt được mục tiêu, cũng cần xem trọng phẩm chất của nhân viên, nhất là phẩm chất đạo đức. - Sự tham gia của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát: Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành. Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị. Khi ủy ban kiểm soát có sự độc lập với tổ chức, các hoạt động kiểm soát sẽ hữu hiệu hơn và hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo tính hữu hiệu. Uỷ ban kiểm soát sẽ thông tin và cảnh báo đến hội đồng quản trị các rủi ro hay các tồn tại có thể xảy ra trướcTrường khi trở nên nghiêm Đạitrọng. học Kinh tế Huế - Triết lý quản lí và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc bao gồm sự tiếp cận, khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh, quan điểm về tính chính xác của dữ liệu kế toán, quan điểm về khả năng đạt được các dự toán ngân sách hay thực hiện các mục tiêu hoạt động. Triết lý quản lí và phong cách điều hành có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 10
21. Khóa luận tốt nghiệp độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có thận trọng hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán. - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của một tổ chức cung cấp một bộ khung chung cho các nhà quản lí lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch, kiểm soát, giám sát hoạt động. Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, cân nhắc các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phù hợp. Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu đề ra. Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Một cơ cấu tổ chức tốt được thể hiện thông qua sự thể hiện cụ thể, rõ ràng và đầy đủ các chức năng, quyền hạn, nghĩa vụ của từng bộ phận trong tổ chức. Cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát hiệu quả. Một nguyên tắc cần tuân thủ khi tổ chức cơ cấu công ty là phải đảm bảo cho công ty được tổ chức theo một hình thức có thể làm tăng khả năng thực hiện các chức năng đã định của công ty. - Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đTrườngảm bảo rằng tất c ảĐạinhân viên học đều hiểu Kinhđược mục tiêu tế củ a Huếđơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì. Các nhà quản lí xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lí nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 11
22. Khóa luận tốt nghiệp các phương pháp ủy quyền. Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng văn bản và triển khai cho toàn tổ chức. - Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Các chính sách và thông lệ về nhân sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị. Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong một tổ chức. Ví dụ, tiêu chuẩn về tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao nhất thể hiện cam kết của đơn vị đối với những người có năng lực và đáng tin cậy. Chính sách nhân sự thường bao gồm: chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỉ luật, luân chuyển nhân viên. Sự phát triển của mọi doanh nghiệp, tổ chức luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị. Như vậy, chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong đơn vị. 1.1.4.2.Quy trình đánh giá sự rủi ro Mỗi đơn vị luôn phải đối mặt với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Rủi ro được định nghĩa là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra, có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc đạt được mục tiêu. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Khi đánh giá rủi ro đe dọa mục tiêu của doanh nghiệp cần xem xét trong mối liên hệ với các ngưỡng Trườngchịu đựng rủi ro đ ã Đạithiết lập. Đihọcều kiện tiênKinh quyết để đánhtế giáHuế rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Nhà quản lý cũng cần xem xét sự phù hợp của các mục tiêu với đơn vị. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định pháp lý luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này. Các rủi ro làm cho các mục tiêu của tổ chức có thể không đạt được. Các rủi ro xảy ra do rất nhiều nguyên SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 12
23. Khóa luận tốt nghiệp nhân đến từ cả bên ngoài và bên trong tổ chức, rủi ro có thể là do chủ quan hay khách quan. Nhà quản lí phải quyết định rủi ro nào là có thể chấp nhận và phải làm gì để quản lí được rủi ro. Nhận dạng, phân tích rủi ro khiến tổ chức không thể đạt được các mục tiêu. Các rủi ro này có thể phát sinh từ môi trường kinh doanh hay từ các chính sách của tổ chức. Các rủi ro này có thể phát sinh từ các mối đe dọa sau: chiến lược kinh doanh sai lầm, các hoạt động không được thực hiện đúng, các rủi ro về tài chính, các rủi ro về thông tin. Trong trường hợp tổ chức đang sử dụng hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử, các rủi ro còn có thể đến từ các nguy cơ như: chọn lựa và sử dụng công nghệ không phù hợp, sự truy cập hệ thống bất hợp pháp, dữ liệu của hệ thống không đồng bộ hay không thể tích hợp, truyền tải dữ liệu không hoàn chỉnh, máy tính nơi nhận dữ liệu không nhận tất cả dữ liệu được truyền tải, hệ thống bị sự cố lỗi phần cứng, phần mềm, sự cố do cúp điện, do nhân viên vận hành hệ thống máy tính, hệ thống không tương thích với hệ thống khác, Một số rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong quá trình hoạt động đó là: rủi ro về quản lí dữ liệu( dữ liệu của tổ chức có thể bị mất cắp/ hủy hoại từ nguồn nội bộ hay nguồn bên ngoài, những biểu hiện của loại rủi ro này đó là gián điệp, thâm nhập bất hợp pháp các thông tin cá nhân, việc phá hủy dữ liệu và chương trình, ), rủi ro về sai sót và gian lận( là dạng rủi ro thường xảy ra ở các doanh nghiệp, sai sót có thể do không cẩn thận hay thiếu kiến thức, trong khi đó gian lận là việc cố ý làm sai vì mục đích cá nhân). Các hành vi gian lận có thể diễn ra khi có đồng thời các nhân tố: áp lực của một cá nhân, sự biện minh cho hành vi gian lận và cơ hội tiếp cận tài sản. Một cá nhân trong doanh nghiTrườngệp có thể thực hiĐạiện gian lậhọcn dưới các Kinh áp lực như: tế mức Huếsống thấp, nợ nần, thu nhập không tương xứng, lương thấp, mất cân đối tài chính, đầu tư không hiệu quả, cần tiền khám chữa bệnh, cờ bạc, nghiện ngập, tính tham lam,không được công nhận sự cống hiến, không hài lòng với công việc, chạy theo thành tích, thách thức, áp lực từ gia đình, tâm lý bất ổn, nhu cầu quyền lực hay nhu cầu kiểm soát, tự hào hay tham vọng quá. Một cấu trúc kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế được cơ hội gian lận của SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 13
24. Khóa luận tốt nghiệp nhân viên, tuy nhiên, các hành vi gian lận sẽ khó phát hiện nếu cán bộ quản lí lạm quyền. 1.1.4.3. Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý để giảm thiểu rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi cấp độ tổ chức trong đơn vị, ở các giai đoạn khác nhau của quy trình kinh doanh và bao gồm cả các kiểm soát đối với công nghệ. Một hoạt động kiểm soát có thể giúp đạt được mọt hoặc nhiều nhóm mục tiêu của đơn vị, bao gồm mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ. Có những hoạt động kiểm soát chỉ giúp đạt được một mục tiêu cụ thể, nhưng cũng có hoạt động đáp ứng được nhiều mục tiêu khác nhau. Đơn vị có thể tận dụng diều này để nâng cao tính hiệu quả của toàn hệ thống. Về bản chất, các hoạt động kiểm soát có thể mang tính phòng ngừa , hoặc nhằm phát hiện ra gian lận. Cụ thể kiểm soát phòng ngừa là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót và gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Trong khi đó, kiểm soát phát hiện là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện ra kịp thời hành vi sai sót hoạc gian lận nào đó đã được thực hiện. Thông thường người ta có thể kết hợp cả kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát. Hoạt động kiểm soát có thể bao gồm các hoạt động kiểm soát thủ công lẫn tự động như xét duyệt, xác minh, chỉnh hợp và phân tích rà soát. Phân chia trách nhiệm là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng tới việc lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát trong đơn vị. CụTrườngthể các yếu tố trong Đại hoạt độ nghọc kiểm soát Kinh bao gồm như tế sau: Huế Phân chia trách nhiệm đầy đủ: nghĩa là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho tới khi kết thúc. Khi phân chia trách nhiệm, các chức năng sau đây cần phải tách biệt: chức năng phê chuẩn nghiệp vụ, chức năng ghi chép, chức năng bảo quản tài sản. SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 14
25. Khóa luận tốt nghiệp Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động: Các nhà quản lí không thể có đủ thời gian để giám sát, quản lí tất cả các công tác, hoạt động hay quyết định. Họ thiết lập các chính sách, các quy định để các nhân viên tuân theo, đồng thời trao quyền cho các nhân viên thực hiện các hoạt động hay đề ra các quyết định. Việc này được gọi là sự ủy quyền cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động. Sự ủy quyền bao gồm ủy quyền chung và ủy quyền chi tiết. Ủy quyền chung liên quan đến toàn bộ hoạt động hay toàn bộ tổ chức, hoặc liên quan đến tất cả hoạt động trong một nghiệp vụ. Ủy quyền chi tiết là trường hợp ủy quyền phê chuẩn một nghiệp vụ đơn lẻ và cụ thể, không phát sinh thường xuyên. Kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống xử lí. Kiểm soát chung là môi trường chung cho các kiểm soát ứng dụng. Kiểm soát ứng dụng bao gồm các thủ tục kiểm soát dữ liệu và nhập liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lí dữ liệu và kiểm soát kết xuất. Kiểm tra độc lập và soát xét thực hiện: Kiểm tra nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện, xử lí chính xác là một thành phần quan trọng của kiểm soát. Việc kiểm tra này cần được thực hiện một cách độc lập để đảm bảo tính hữu hiệu. Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra. Kiểm tra độc lập bao gồm: đối chiếu hai quá trình ghi chép độc lập, so sánh giữa số thực tế và số liệu được ghi chép trên sổ sách, thực hiện tốt việc ghi sổ kép, kiểm tra đối chiếu số liệu trên bảng cân đối phát sinh, trường hợp hệ thống xử lí theo lô, người kiểm tra sẽ so sánh tổng số lô và các số tổng kiểm soát tương ứng được người nhập liệu chuẩn bị, xem xét đánh giá độc lập quá trình xử lí nghiệp vụ. Kiểm tra độc lập cần được tiếTrườngn hành đồng thời vĐạiới quá trình họcsoát xét Kinh việc thực hi ệtến. Soát Huế xét lại việc thực hiện được tiến hành thông qua việc so sánh giữa kế hoạch với thực hiện, giữa dự toán với thực tế. Các báo cáo kế toán trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm thường cung cấp các thông tin hữu ích cho quá trình này. Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lí biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị hữu hiệu hay hiệu quả hay không? Nhờ việc soát xét này mà nhà quản lí có thể SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 15
26. Khóa luận tốt nghiệp phát hiện được những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, từ đó có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch và có những điều chỉnh thích hợp. Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ phù hợp đảm bảo cho việc ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu cần thiết của một nghiệp vụ kinh tế. Hình thức và nội dung của chứng từ và sổ không nên quá phức tạp, phải dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình ghi chép. Nội dung của chứng từ và sổ cần thể hiện đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho kiểm soát, ví dụ khả năng cung cấp dấu vết kiểm toán. Việc thiết kế, sử dụng chứng từ và sổ kế toán còn bao gồm các quy định trong quá trình bảo quản, lưu trữ, truy xuất. Các quy định này áp dụng cho cả chứng từ trắng, sổ chưa ghi chép, và cả các chứng từ, sổ đã sử dụng. Các mẫu chứng từ và sổ kế toán cần được xem xét định kì nhằm hoàn chỉnh cả về phương pháp lập – luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi sổ kế toán. a. Kiểm soát về quản lý Quá trình này sẽ chủ yếu kiểm soát quy trình hoạt động của các bộ phận trong đơn vị công ty, các bộ phận từ cấp cao đến các cấp thấp: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Trưởng phòng các bộ phận cũng như nhân viên ở các cấp thấp hơn đều sẽ được kiểm soát về mặt quản lý.Thông qua quá trình giám sát, kiểm tra, phỏng vấn từ đó đưa ra được những giải pháp nhằm giúp cho bộ máy hoạt động của đơn vị được hiệu quả. b. Kiểm soát vật chất Vì vật chất rất dễ tiếp xúc bởi hầu hết các nhân viên nên phải hạn chế được việc tiếp cận tài sản bằng cách sử dụng các thiết bị bảo vệ, hạn chế người tiếp cận và bảo vệ thông tin.Trường Kiểm kê đúng giáĐại trị của tàihọc sản, xác Kinh định được quytếền Huếđối với tài sản đó. Đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin cũng được xem là một nhiệm vụ quan trọng trong quá trình kiểm soát. Hiện nay, thông tin cũng được xem là tài sản quan trọng của một số tổ chức. Do đó, cần phải thiết lập thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho cả tài sản vật chất và thông tin. Các thủ tục đảm bảo kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin bao gồm an toàn về mặt vật lí và quy SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 16
27. Khóa luận tốt nghiệp định trách nhiệm vật chất cho các cá nhân có liên quan. An toàn về mặt vật lí thường bao gồm các thủ tục kiểm soát: giám sát quản lí một cách hiệu quả và phân chia trách nhiệm đầy đủ, ghi chép và theo dõi chính xác, đầy đủ các biến động của tài sản vật chất và thông tin, hạn chế tiếp cận vật chất đối với tài sản, tiếp cận với thông tin được lưu trữ và các phương tiện lưu trữ thông tin đặc biệt là trong trường hợp tổ chức có mạng máy tính, bảo vệ sổ sách, các tập tin, các tài liệu và chứng từ kế toán, kiểm soát môi trường làm việc trong tổ chức và giới hạn tiếp cận với trung tâm dữ liệu. c. Kiểm soát về kế toán Các bộ phận trong đơn vị, đặc biệt là bộ phận kế toán, phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán, các quy định của pháp luật về báo cáo tài chính, khai báo thuế, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Bộ phận thực hiện phân việc kế toán tài chính cần chú trọng đến khâu kiểm soát chứng từ, sổ sách có liên quan tới các loại báo cáo kế toán. Đối với kiểm soát chứng từ: nhân viên kế toán cần có biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng; đánh số chứng từ trước liên tục; lập kịp thời và lưu chuyển chứng từ khoa học. Bảo quản và lưu trữ chứng từ.Còn đối với kiểm soát sổ sách: kế toán viên cần thiết kế sổ sách một cách khoa học và hợp lý; ghi chép kịp thời, chính xác nghiệp vụ xảy ra, cập nhật số liệu vào hệ thống sổ sách của đơn vị. Quan trọng hơn hết cần phải bảo quản và lưu trữ sổ sách cẩn thận và khoa học. d. Kiểm soát về nhân sự Kiểm soát về mặt nhân sự giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên và quản lý chất lượng - những người tham gia tích cực vào sự thành công của công ty. Kiểm soátTrường nhân sự được hi ểĐạiu là hướ nghọc dẫn đi ềuKinh chỉnh, kiểm tếtra s ựHuếtrao đổi chất giữa con người và các yếu tố vật chất của tự nhiên trong quá trình tạo của cải vật chất, tinh thần để thỏa mãn nhu cầu của con người nhằm duy trì, bảo vệ, sử dụng và phát triển tiềm năng vô hạn của con người. Không một hoạt động nào của tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu quản lý nhân sự.Nói cách khác, mục tiêu của bất kỳ tổ chức nào cũng là nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nhân sự của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra. SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 17
28. Khóa luận tốt nghiệp Kiểm soát nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự. Quản lý nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp. e. Kiểm soát trong điều kiện tin học hóa Môi trường tin học có ảnh hướng đáng kể đến việc thiết kế và thực hiện kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Trong điều kiện tin học hóa, đặc biệt trong trường hợp hệ thống thông tin được nối mạng trong toàn doanh nghiệp, có nhiều dữ liệu được các bộ phận chức năng khác nhập và xử lí, sau đó được chuyển vào hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán một cách tự động thông qua hệ thống mạng máy tính để kế toán tiếp tục theo dõi, hạch toán. Các thủ tục kiểm soát thông tin nhập liệu đều được lập trình sẵn. Nếu các thủ tục này được thiết kế và lập trình tốt, sẽ giúp ngăn chặn và phát hiện các sai sót và gian lận một cách có hiệu quả. Các thủ tục này dựa trên việc kiểm tra tính logic cũng như tính hợp lí của các nghiệp vụ. Trong môi trường tin học hóa kế toán, mối quan hệ giữa các chức năng trong hệ thống rất chặt chẽ, đặc biệt khi việc tích hợp giữa các chức năng ngày càng cao. Khi đó có những thủ tục trước đây được thực hiện bởi cá nhân, bộ phận riêng biệt thì trong hệ thống thông tin bằng máy nhiều khi lại được kết hợp trong cùng chức năng của một cá nhân. 1.1.4.4. Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập duy trì vàTrường nâng cao năng l ựcĐại kiểm soát học trong đơn Kinh vị thông qua tế việc Huếhình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cho cả nội bộ và bên ngoài. Thông tin cần thiết cho mọi cấp của tổ chức vì giúp cho việc đạt được mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin hữu ích sẽ giúp cho các nhà quản lí đưa ra các quyết định phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Truyền thông là sự chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin. Truyền thông sử dụng các hình thức như các văn bản quy định, các tài liệu kế toán, các bảng ghi nhớ, hay cũng có thể là các lệnh SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 18
29. Khóa luận tốt nghiệp bằng lời nói, các hành vi của nhà quản lí. Như vậy, thông tin và truyền thông đảm bảo cho kiểm soát có thể được thực hiện một cách hiệu quả và ngược lại, kiếm soát tốt sẽ đảm bảo an toàn và trung thực của thông tin. Để thực hiện trách nhiệm của mình thì mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều cần phải có thông tin. Do đó, hệ thống thông tin và truyền thông nhằm đảm bảo cho các thông tin liên quan được xác định, được nắm bắt và được truyền thông một cách kịp thời và chính xác nhằm cho phép mọi bộ phận và nhân viên có thể thi hành các công việc của họ một cách có hiệu quả. Chất lượng hệ thống được xem là tốt nếu các nội dung sau được bảo đảm: Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền. Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định. Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng( một ủy ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền. TrườngDoanh nghiệp đã xâyĐại dựng cáchọc chương Kinhtrình, kế hoạ chtế phòng Huế chống thiên tai, hiểm họa và/hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu. Ngoài ra, để đảm bảo tốt được thông tin và truyền thông trong doanh nghiệp cần chú ý những vấn đề như: mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng các phương tiện truyền thông trong đơn vị, các thông tin SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 19
30. Khóa luận tốt nghiệp bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó các đơn vị mới có thể có những phản ứng kịp thời, các thông tin cho bên ngoài cũng cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật . Có thể nói, việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính. Các nhân viên xử lí thông tin sẽ hiểu rằng công việc họ có liên quan như thế nào đến người khác và yêu cầu phải báo cáo những tình huống bất thường cho cấp trên. Hệ thống thông tin trong một tổ chức bao gồm nhiều phân hệ, trong đó, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng. Một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế tốt sẽ đáp ứng yêu cầu phát hiện và ngăn chặn các rủi ro, gian lận. Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán là ghi nhận, xử lí, lưu trữ, tổng hợp và chuyển giao, truyền đạt các thông tin tài chính của một tổ chức. Điều này có nghĩa rằng nhân viên kế toán phải hiểu được bản chất của nghiệp vụ kinh tế, cách thức dữ liệu được ghi nhận trên các phương tiện xử lí hay cách thức chuyển đổi dữ liệu từ chứng từ gốc sang các hình thức máy có thể đọc được, các phương tiện truy cập, cập nhật tập tin, quá trình xử lí dữ liệu để tạo ra thông tin, các thông tin được cung cấp trên báo cáo như thế nào, Toàn bộ quá trình xử lí này phải cung cấp được dấu vết kiểm toán. Đứng trên góc độ quy trình xử lí nghiệp vụ, hệ thống thông tin kế toán bao gồm ghi nhận các dữ liệu đầu vào trên chứng từ gốc, ghi chép, xử lí các nghiệp vụ trên các sổ kế toán thông qua phương pháp tài khoản, tổng hợp và cung cấp thông tin trên các báo cáo kế toán. Trong trường hợp hệ thống thông tin được tổ chức trên máy tính, thông tin và truyền thông có các đặc điểm riêngTrường và cần được tổ chĐạiức kiểm soáthọc phù h ợKinhp. tế Huế 1.1.4.5. Giám sát Giám sát là hoạt động kiểm tra, ghi nhận và đánh giá định kỳ hoạt động của hệ thống kiểm soát để từ đó có thể điều chỉnh các hoạt động của mọi bộ phận và nhân viên nhằm đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Khi một tổ chức có những thay đổi, phương thức kiểm soát của nó cũng thay đổi theo. Trong điều kiện này, giám SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 20
31. Khóa luận tốt nghiệp sát giúp cho các nhà quản lí xác định hệ thống cần thay đổi những gì, đánh giá các thiết kế và các hoạt động kiểm soát, và các hoạt động kiểm soát, và thực hiện các hoạt động điều chỉnh cần thiết. Giám sát được thực hiện dưới các hình thức sau: Giám sát thường xuyên: được diễn ra ngay trong quá trình hoạt động được thực hiện bởi các nhân viên và nhà quản trị nhằm phát hiện ra các biến động bất thường. Giám sát định kỳ: được thực hiện bộ phận kiểm soát, bộ phận kiểm soát từ bên ngoài. Nhiệm vụ của bộ phận kiểm soát gồm: Rà soát lại các cơ chế kiểm soát đang áp dụng để giám sát hoạt động của hệ thống kiểm soát và tham gia vào quá trình hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả về mặt hoạt động và điều hành. Kiểm tra tính hợp lý và độ tin cậy của các thông tin. Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp và các quy định của doanh nghiệp đối với mọi bộ phận và nhân viên.Kiểm tra việc thực thi tính tiết kiệm, tính hiệu quả của các hoạt động, cũng như phát hiện những sơ hở yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản Để đạt được kết quả tốt, nhà quản lí cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kì. Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhân viên và nhà quản lí thực hiện. Ngoài ra, giám sát này cũng đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp, hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường. Giám sát định kì thường được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kì do kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toánTrường viên độc lập th ựĐạic hiện. Khác học nhau cơKinh bản giữa kitếểm toánHuế viên nội bộ và kiểm toán viên độc lập liên quan đến hoạt động giám sát đó là: các kiểm toán viên độc lập chỉ đánh giá các thủ tục kiểm soát cần thiết cho công tác kiểm toán, và thường bỏ qua các thủ tục giám sát và thường không liên quan đến mục tiêu kiểm toán, trong khi đó, các kiểm toán viên nội bộ đánh giá tất cả các thành phần, các thủ tục kiểm soát, tiến hành kiểm toán hoạt động, và đưa ra các đề xuất hoàn thiện cấu trúc kiểm soát của SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 21
32. Khóa luận tốt nghiệp tổ chức. Hiệu quả của kiểm toán nội bộ cao khi các kiểm toán viên nội bộ có sự độc lập và chỉ chịu sự điều hành, chỉ đạo từ các nhà quản lí cấp cao trong tổ chức. 1.1.5. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ Cho dù ngay cả khi xây dựng một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc thì hiệu quả thật sự của nó vẫn phụ thuộc chủ yếu vào yếu tố con người, nghĩa là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng lao động đó. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ giúp hạn chế đến mức thấp nhất có thể chấp nhận được các rủi ro, sai phạm có thể xảy ra. - Những hạn chế xuất phát từ bản thân nhân viên như: sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, chủ quan ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên, hoặc hiểu sai các báo cáo của cấp dưới. Nhân viên không có thời gian, tiền bạc, nhân sự hỗ trợ, hoặc nguồn vật chất hỗ trợ cho công việc, không thể hoàn thành được công việc như mong muốn. Có thể có những chướng ngại vật như việc không chốt được hợp đồng với khách hàng, khó khăn trong quá trình làm việc với các phòng ban khác, hoặc những yếu tố không thuộc quyền kiểm soát của nhân viên. - Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hoặc với các cá nhân, tổ chức bên ngoài công ty; - Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhắm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên. Do đó, các sai phạm trong các tình huống này thường hay bị bỏ qua; - Luôn luôn tiềm ẩn khả năng các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hTrườngạn của mình nhằm phĐạiục vụ cho học mưu đồ riêng.Kinh tế Huế - Điều kiện hoạt động của công ty đã thay đổi dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp - Yêu cầu trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại được tính do sai sót hay gian lận gây ra. SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 22
33. Khóa luận tốt nghiệp 1.2. Kiểm soát nội bộ về chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa 1.2.1. Khái quát về chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa 1.2.1.1. Khái niệm về chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa Chu trình mua hàng bao gồm nhiều quy trình, công đoạn tùy theo cấu trúc và tổ chức của đơn vị doanh nghiệp. Quy trình nhập xuất và quản lí hàng hóa trong doanh nghiệp hiện nay là rất quan trọng giúp doanh nghiệp có một quy định rõ ràng. Đối với mỗi doanh nghiệp thường sẽ xây dựng cho mình một quy trình nhập xuất và quản lý hàng hóa riêng. Để phù hợp với loại hình kinh doanh, hoạt động, đặc điểm, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mình. Việc xây dựng một quy trình chuẩn sẽ giúp các doanh nghiệp có một hướng đi đúng trong việc phát triển. Cũng như đẩy mạnh lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp mình.Về cơ bản, chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa sẽ gồm: quy trình mua hàng nhập kho, quy trình bảo quản và kiểm kê hàng hóa trong kho, cuối cùng là quy trình xuất hàng hóa ra kho. 1.2.1.2. Chức năng chính của chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa a.Mua hàng và nhập kho vật tư, thành phẩm, hàng hóa Mua hàng là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp thương mại. Bởi vì, chi phí cho dịch vụ mua hàng thường chiến tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Đây là quy trình đầu tiên trong chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa nên rất quan trọng và phải được thực hiện một cách chính xác nhất. Hàng hóa mua về thường có nhiều chủng loại với số lượng lớn, được vận chuyển đến nhiều địa điểm khác nhauTrường và liên quan đ ếnĐại các hoạ thọc động khác Kinh như: hoạt đtếộng sảHuến xuất, tiêu thụ Điều này càng làm tăng các sai phạm vì mua hàng nhiều và liên tục nên dễ tạo điều kiện cho các sai phạm có thể xảy ra.Chức năng trong công đoạn này sẽ là: thực hiện việc đặt hàng khi đơn vị có nhu cầu, làm việc với nhà cung cấp cụ thể để thực hiện việc giao hàng tới đơn vị công ty và thực hiện kiểm kê đầy đủ và đảm bảo chất lượng SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 23
34. Khóa luận tốt nghiệp của hàng hóa trước khi được nhập vào kho của công ty Những chức năng đó sẽ được cụ thể hóa như sau: - Khi đơn vị có nhu cầu về hàng hóa, bộ phận đặt hàng sẽ lập đơn đặt hàng, được những người có thẩm quyền phê duyệt, sẽ được gửi tới nhà cung cấp. Hàng hóa sau khi được chuyển tới doanh nghiệp, cửa hàng. Bộ phận nhập mua hoặc bộ phận kho sẽ thực hiện kiểm kê chất lượng và số lượng hàng hóa, rồi tạo phiếu nhập hàng để nhập thông tin sản phẩm, số lượng, đơn giá, vào tập tin kho trên phầm mềm quản lí. Lưu phiếu nhập hàng. Chu trình mua hàng đều phải đảm bảo những yêu cầu sau: Xác định nhu cầu hàng hóa cần cung cấp: thông thường mỗi doanh nghiệp sẽ có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ cần thiết cho sản xuất (Bộ phận kế hoạch). Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào nhằm giúp cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục nhưng đồng thời, không gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lập đơn yêu cầu mua hàng: sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng. Tìm và lựa chọn nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng để xem xét và tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp. Sau khi đã tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhàTrường cung cấp, doanh Đại nghiệp s ẽhọclựa chọn Kinhđược nhà cung tế cấ pHuế mà có những yêu cầu phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hóa/dịch vụ, các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, phương thức thanh toán Lập đơn đặt hàng: đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hóa mà doanh nghiệp có ý định mua. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải có chữ kí của những người có đủ thẩm quyền. Các bước SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 24
35. Khóa luận tốt nghiệp công việc này cho thấy, việc lập đơn đặt hàng là khởi đầu của chu trình mua hàng – đây là một chứng từ hợp pháp. Trong trường hợp, người mua và người bán lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện giao dịch lớn và phức tạp thì đòi phải phải có hợp đồng cung ứng hàng hóa/dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. b. Xuất kho vật tư, thành phẩm, hàng hóa Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ thông thường sẽ phát sinh các nghiệp vụ sau: - Nếu khách hàng đặt hàng hóa sản phẩm, nhân viên, bộ phận bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng, cập nhật đầy đủ thông tin hàng hóa, số lượng, cho khách hàng. - Khi khách hàng yêu cầu xuất đơn đặt hàng, bộ phận bán hàng sẽ chuyển đơn đặt hàng qua lập phiếu bán hàng và xuất bán theo nghiệp vụ. - Khách hàng đến cửa hàng mua hàng, nhân viên hoặc bộ phận bán hàng căn cứ vào yêu cầu khách hàng đề nghị làm phiếu bán hàng. - Nhân viên lập phiếu bán hàng và in phiếu bán hàng giao cho nhân viên lấy hàng hóa, sản phẩm. - Khi nhân viên tạo xong phiếu bán hàng, phần mềm sẽ tự động xuất kho số lượng hàng hóa, sản phẩm mà nhân viên bán hàng yêu cầu. Thủ kho dựa vào thông tin xuất kho đó để lấy hàng hóa. - Nhân viên giao phiếu bán hàng đồng thời giao hàng hóa cho khách hàng để khách hàng kiểm tra đối chiếu. c. Quản lý hàng hóa tại đơn vị QuTrườngản lý hàng hóa là mĐạiột khâu quanhọc trọng Kinh trong chuỗ i tếhoạt đHuếộng sản xuất kinh doanh của một đơn vị kinh doanh. Quản lý hàng hóa hiệu quả chính là một trong những nhân tố quan trọng làm nên thành công của bất cứ doanh nghiệp nào. Quản lý tốt số lượng hàng hóa sẽ giúp biết được chính xác lượng hàng mà đơn vị cần, tránh việc để lượng hàng quá ít hoặc quá nhiều so với yêu cầu thực tế. SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 25
36. Khóa luận tốt nghiệp Nắm được lượng hàng hóa hiện đang có tại kho đơn vị để có thể cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng hóa cao, tránh tình trạng hàng hỏng/ quá hạn sử dụng hoặc đọng vốn quá lâu. Chức năng quản lý hàng hóa cũng sẽ giúp giữ chân khách hàng bằng cách luôn đáp ứng các sản phẩm mà khách hàng cần. Quản lý chính xác lượng hàng hóa sẽ giúp tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng’, khi khách hàng không thể tìm thấy sản phẩm họ muốn. Người đảm nhận nhiệm vụ quản lý hàng hóa cũng cần phải lập kế hoạch chính xác quản lý tốt lịch sử nhập xuất hàng giúp dễ dàng dự đoán được nhu cầu của khách hàng, giữ lượng hàng hóa vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn. Luôn luôn theo dõi tồn kho. Đặc biệt nếu doanh nghiệp, cửa hàng có nhiều chi nhánh, việc quản lý tồn kho càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hơn hết vì cần cân đối hàng hóa giữa các chi nhánh, sắp xếp số lượng hàng hóa phù hợp với từng địa điểm, tại từng thời điểm khác nhau, căn cứ trên nhu cầu thực tế của khách hàng. Quản lý tồn kho của doanh nghiệp trên hệ thống là một công cụ tuyệt vời để tiết kiệm thời gian. Bằng việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng hóa và đặt hàng trên hệ thống, không cần phải tự tổng hợp thông tin của từng hàng hóa, tiết kiệm cho nhiều thời gian quý giá và tránh các sai sót trong kiểm kê, tính toán. Tiết kiệm chi phí. Căn cứ trên các số liệu tồn kho, nhân viên đơn vị có thể biết chính xác những mặt hàng nào bán chậm, gây nguy cơ quá hạn tồn đọng vốn. Bằng việc điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa này đưa hàng hóa này ra khỏi danh sách, từ đó có thể tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng đem lại lợi ích cao hơn. 1.2.1.3. Mối quan hệ đối với các chu trình khác Chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa là một trong các chu trình của quá trình kinh doanh,Trường có chức năng bĐạiắt đầu bằ nghọc việc m uaKinh hàng và kế ttế thúc bHuếằng việc xuất kho thành phẩm đi tiêu thụ. Như vậy đầu ra của chu trình mua hàng và thanh toán là đầu vào của chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa, đồng thời đầu ra của chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa là đầu vào của chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa là đầu ra của chu trình bán hàng - thu tiền. Bên cạnh đó, chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa còn có mối quan hệ chặt chẽ với các chu trình khác như chu trình quản lý hàng SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 26
37. Khóa luận tốt nghiệp nhập kho, theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho. Một sự ngưng trệ ở bất kì giai đoạn nào cũng gây ra tổn thất lớn cho đơn vị.Vì vậy, KSNB phải được tăng cường ở tất cả các khâu trong từng chu trình để đảm bảo sự thông suốt trong quá trình kinh doanh, hạn chế các gian lận và sai sót có thể xảy ra.Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp mà hàng hóa chiếm tỉ trọng lớn, số lượng các nghiệp vụ chiếm tỉ trọng nhiều nên dễ xảy ra các sai phạm do đó công tác kiểm soát hàng hóa cần được chú trọng hơn. Xét trên phương diện hệ thống KSNB thì KSNB chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa bao gồm các cơ chế, các quy trình, các quy chế, nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra hiệu quả, hạn chế các sai phạm có thể xảy ra trong quá trình nhập, xuất và quản lý hàng hóa. 1.2.1.4. Hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo liên quan đến chu trình a. Hệ thống chứng từ - Đơn đặt hàng: cho phép đơn vị có thể truyền đạt ý định cũng như là sự lựa chọn của họ về hàng hóa họ có nhu cầu đến nhà cung cấp - Phiếu nhập: là chứng từ ghi nhận việc nhập kho hàng hoá từ hoá đơn mua hàng hoá, nhập kho thành phẩm. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu hoàn thành quy trình tiêu thụ. - Biên bản kiểm kê hàng hóa: theo định kì hoặc có sự yêu cầu từ ban giám đốc mà đơn vị kho sẽ lập biên bản kiểm kê hàng hóa theo quý hoặc đột xuất. Biên bản chỉ được lập khi đã hoàn thành việc kiểm kê hàng hóa một cách chính xác. - Phiếu xuất: là chứng từ ghi nhận việc xuất kho hàng hoá bán ra. Căn cứ trên hoá đơnTrường bán hàng hoá, xuất Đạikho thành học phẩm để bánKinh cho khách tế hàng Huế - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: là chứng từ liên quan tới việc chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác để linh động trong việc kinh doanh của đơn vị. b. Hệ thống các sổ sách, báo cáo Kết hợp các chứng từ, doanh nghiệp sử dụng một hệ thống sổ sách kế toán để phục vụ cho việc hạch toán. Trường hợp doanh nghiệp áp dụng sổ nhật ký chung trong SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 27
38. Khóa luận tốt nghiệp hạch toán bán hàng thì theo quy định về chế độ sổ sách kế toán của Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp sẽ thực hiện các sổ kế toán sau đây: Sổ nhật ký chung: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản tiền. Các con số tổng hợp hàng ngày ghi vào sổ này được đối chiếu với hóa đơn bán hàng. Cuối tháng, các số tổng hợp chi tiết của những sổ này sẽ được ghi vào sổ cái tài khoản. Sổ nhật ký thu tiền: Là sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho các nghiệp vụ thu tiền mặt từ hoạt động kinh doanh, doanh thu tiền mặt và tất cả các khoản thu khác bằng tiền thu tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền hoặc cho từng nơi thu tiền. Sổ nhật ký mua hàng: Là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng hóa của đơn vị như: Nguyên vật liệu, công cụ, hàng hóa. Sổ nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau. Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái để ghi chép trong một niên độ kế toán. Các sổ và thẻ kế toán chi tiết sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng và theo hình thức sổ nhật ký chung. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượngTrường kế toán cần phả i theoĐại dõi chi học tiết nhằ mKinh phục vụ yêu tế cầu tínhHuế toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra của đơn vị mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được. 1.2.1.5. Các gian lận và sai sót thường xảy ra trong chu trình SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 28
39. Khóa luận tốt nghiệp - Nhân viên có thể nộp các chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu đơn vị thanh toán. Loại gian lận này thường tinh vi và khó phát hiện khi có sự thông đồng với đơn vị từ bên ngoài. - Do mục đích thu được lợi ích cá nhân, nhân viên mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp với mức giá đưa ra không hợp lý. - Nhà cung cấp yêu cầu chi trả nhiều hơn số thực giao, thanh toán nhiều lần cho cùng một lô hàng hoặc trả tiền cho nhưng hóa đơn không có thực Loại gian lận này thường do nhà cung cấp lợi dụng sự yếu kém của nhân viên kế toán, trong khâu xét duyệt thanh toán. - Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng, chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hóa đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng đó. - Do thiếu kinh nghiệm, kỹ năng hoặc sai sót trong quá trình đọc phiếu đề nghị mua hàng. Nhân viên mua hàng đã mua hàng không đúng quy cách và phẩm chất đã được mô tả. - Hàng hóa được đặt không cần thiết hay số lượng lớn hơn nhu cầu, tăng chi phí hàng hóa và phí lưu kho - Có sự gian lận, thông đồng giữa nhân viên mua và người bán: khả năng hàng hóa, dịch vụ có nguy cơ chất lượng thấp mà giá lại cao. - Làm giả chứng từ mua hàng gây nên sự thổi phồng hàng hóa hoặc lượng hàng hóa tại đơn vị bị khai khống. - SaiTrường sót và gian lận trong Đại việc mô học tả hàng hóaKinh đã cũ hoặ ctế bị hư Huế hỏng, hàng hóa bị khai khống. - Thiệt hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Khả năng phải sử dụng hoặc bán những hàng hóa có chất lượng thấp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 29
40. Khóa luận tốt nghiệp - Chi phí tính vào sản phẩm dở dang cuối kì có khả năng không chính xác. Giá trị sản phẩm dở dang cuối kì không chính xác ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm sản xuất và giá vốn hàng bán - Sai sót trong việc ghi chép số lượng bán thành phẩm hoặc thành phẩm tồn kho. Số lượng trên biên bản kiểm kê hàng hóa không chính xác. - Trộm cắp HTK, phế liệu, và HTK để trong kho có thể bị hư hỏng, tổn thất. - Gian lận trong việc lập biên bản kiểm kê HTK. - Giao nhầm hàng, xuất hàng không đúng với đơn hàng. Gây thiệt hại về doanh thu và có thể mất khách hàng do mất uy tín. - Việc truy cập vào hệ thống quản lý hàng hóa bất hợp pháp. Dữ liệu không được bảo mật có thể bị thay đổi hoặc bị mất. - Nguyên phụ liệu thừa sau quá trình sản xuất không có biện pháp xử lý. Hàng hóa dễ bị mất mát, hư hỏng. - Gian lận trong quá trình nhận hàng, nhập kho. - Việc thông đồng với người mua trong việc thanh lý các mặt hàng đã quá hạn sử dụng, không còn được sử dụng trong quá trình kinh doanh. Tổn thất, HTK bị mất cắp hoặc bị đánh giá thấp. 1.2.2. Kiểm soát nội bộ về chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa 1.2.2.1. Các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát truyền thống a. Các mTrườngục tiêu kiểm soát và thĐạiủ tục kiể mhọc soát về nghi Kinhệp vụ mua hàng, tế nh Huếập kho Bảng 1.1.Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ mua hàng, nhập kho Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát cụ thể Hàng hóa được mua - Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã đúng mục đích, đúng được phê chuẩn số lượng theo như - Người kí đơn đặt hàng đối chiếu thông tin trên đơn đặt SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 30
41. Khóa luận tốt nghiệp nhu cầu, không thừa, hàng với yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn không thiếu Hàng hóa thuộc - Người nhận hàng đếm, kiểm tra hàng và đối chiếu với quyền sở hữu của tên hàng, số lượng, quy cách, với đơn đặt hàng hoặc hợp doanh nghiệp đều đồng mua hàng và yêu câu mua hàng đã được phê chuẩn. phải được kiểm kê - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ, so sánh đối chiếu các thông tin giữa các chứng từ với nhau, đảm bảo các thông tin trùng khớp với nhau mới thực hiện việc ghi sổ - Các biên bản nhận hàng đều được đánh số thứ tự và Quy trình mua hàng được đính kèm với các hóa đơn tương ứng và nhập hàng vào kho - Hóa đơn được đánh số thứ tự theo biên bản nhận hàng phải đảm bảo về mặt và ghi sổ theo trình tự này chứng từ, hóa đơn - Những hóa đơn liên quan đến hàng đã mua nhưng đang đúng quy định đi trên đường thì cần quản lí riêng - Quy định thời hạn luân chuyển chứng từ mua hàng lên phòng kế toán để ghi sổ kịp thời - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở tính giá gốc của hàng mua vào - Lập bảng kê các chi phí được tính vào giá gốc của hàng mua và được kế toán trưởng phê duyệt - Kiểm tra các tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ. Cần phải theo dõi chi Ghi định khoản trên Hóa đơn mua hàng. tiết chu trình lưu - Đối với hàng hóa nhập kho thì phiếu nhập kho phải chuyển đối với các được đính kèm với hóa đơn. mặt hàng, sau khi đã - Đối chiếu số liệu giữa hàng mua vào giữa thủ kho với được nhập vào kho kế toán chi tiết Trường Đại- Mở tài học khoản chi Kinh tiết để theo tếdõi nghi Huếệp vụ mua hàng từ các bên liên quan. b. Các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ quản lý hàng hóa Bảng 1.2.Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ quản lí hàng hóa SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 31
42. Khóa luận tốt nghiệp Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát Tránh thông đồng, gian - Bộ phận kho phải độc lập với bộ phận mua hàng, bộ lận xảy ra giữa các bộ phận nhận hàng và bộ phận kế toán phận trong công ty - Kiểm kê chi tiết hàng hóa - Vật tư hàng hóa trong kho được nhập theo thứ tự và xuất theo thứ tự nhập vào. Hàng hóa trong kho phải - Đánh giá chất lượng hàng hóa được nhập vào qua được bảo quản và quản kiểm kê. Hàng hóa phải được phân loại đúng đắn và khai lí cụ thể báo đầy đủ - Quản lý hàng mua đang đi đường và gửi đi bán ở tập hồ sơ riêng - Xây dựng bộ mã cho hàng hóa - Định kì bộ phận độc lập kiểm kê đối chiếu số liệu với thẻ kho và sổ kế toán chi tiết hàng hóa - Định kì đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết - Mọi hàng hóa nhập kho đều phải có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc. Quản lí hàng hóa cần - Sử dụng tài khoản ngoại bản để theo dõi vật tư, hàng đảm bảo sự trung thực hóa không thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp. Quản và hợp lí về mặt chứng lí riêng biệt HTK thuộc quyền kiểm soát và không thuộc từ quyền của doanh nghiệp và phải có sự đánh giá hàng hóa một cách hợp lí. - Hàng đã nhập kho phải có phiếu nhập kho. - Theo dõi chi tiết hàng hóa dùng để thế chấp vay nợ - Trình bày, khai báo đầy đủ các thông tin liên quan đến hàng hóa c. Các mTrườngục tiêu kiểm soát và thĐạiủ tục kiể mhọc soát về nghi Kinhệp vụ xuất kho tế Huế Bảng 1.3.Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ xuất kho hàng hóa Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát - Bộ phận có nhu cầu về hàng hóa phải lập phiếu Phiếu Hàng háo xuất khỏi yêu cầu xuất hàng hóa ra kho cần được sử dụng - Trước khi xuất hàng hóa, kế toán phải đối chiếu phiếu đúng mục đích xuất kho với phiếu yêu cầu xuất hàng hóa khỏi kho SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 32
43. Khóa luận tốt nghiệp - Việc phê chuẩn xuất hàng hóa phải được lập dựa trên lệnh sản xuất hoặc đơn hàng đã được phê chuẩn - Tách biệt các chức năng lập, duyệt, thủ kho và kế Tránh gian lận, sai sót toán. xảy ra trong chu trình - Sử dụng phần mềm tính giá xuất vật tư kho để hạn chế xuất kho các sai sót - Phiếu xuất kho phải được lập dựa trên phiếu yêu cầu sử dụng vật tư đã được phê chuẩn - Các nghiệp vụ xuất kho hàng hóa phải căn cứ vào hợp đồng bán hàng hoặc đơn đặt hàng đã được phê duyệt - Nếu doanh nghiệp bán hàng theo phương thức chuyển hàng thì phiếu vận chuyển được lập khi giao hàng cho bộ phận vận chuyển và bộ phận vận chuyển phải nộp lại phiếu vận chuyển có chữ kí của khách hàng. Quy trình xuất hàng - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ như phải có sự đảm bảo về đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu vận chuyển, so mặt chứng từ, để sau sánh đối chiếu các thông tin giữa các chứng từ với nhau, đảm này là bằng chứng cho bảo các thông tin trùng khớp với nhau mới thực hiện việc ghi nghiệp vụ dã xảy ra sổ. - Sử dụng phiếu xuất kho đã được đánh số thứ tự từ trước, và ghi sổ theo thứ tự đó. - Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên phiếu xuất kho - Quy định thời hạn chuyển phiếu xuất kho cho kế toán Số lượng hàng hóa ghi sổ thực tế và trên sổ sách - Định kì đối chiếu số liệu vật tư, thành phẩm, hàng hóa phải khớp nhau để xuất kho giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết vật tư , thành tránh thất thoát trong phẩm, hàng hóa. quá trìnhTrường kinh doanh Đại- Yêu chọcầu ghi đị nhKinh khoản trên phitếếu xuHuếất kho - Quy định cụ thể về phương pháp tính giá xuất vật tư 1.2.2.2. Các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát trong điều kiện tin học hóa a. Kiểm soát tổng quát - Thủ tục kiểm soát SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 33
44. Khóa luận tốt nghiệp +Tổ chức: Tách biệt các chức năng phê duyệt, bảo quản, ghi chép sổ sách hàng hóa. Trong hệ thống sử dụng máy vi tính, tách biệt nhân viên thao tác máy vi tính với người sử dụng thông tin hệ thống. + Hệ thống: Các chứng từ đã hoàn thành khâu kiểm tra, kiểm soát phải được nhập vào hệ thống máy tính, để cung cấp cho đơn vị về tình hình nhập xuất tồn của hàng hóa. - Việc giải trình tài sản: + Hàng hóa được ghi nhận thống nhất về phương pháp tính giá giữa các kỳ với nhau + Các bản ghi về hàng hóa luôn được duy trì và điều chỉnh định kì với số lượng hàng hóa kiểm kê được trong thực tế - Công tác quản lý: + Các nhân viên quản lý kho, kế toán viên, nhận hàng, kiểm định chất lượng cần được nâng cao chất lượng, trình độ chuyên môn. + Sự thay đổi và phát triển hệ thống thông tin kế toán phải trải qua một quy trình rõ ràng liên quan đến sự kiểm tra, phê chuẩn và đóng dấu xác nhận + Quá trình nhập kho, xuất kho, quản lí hàng hóa phải được kiểm tra, theo dõi thường xuyên + Các phân tích báo cáo về tình hình tồn kho, nhu cầu vật tư nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý ra quyết định. - TrungTrường tâm dữ liệu: Đại học Kinh tế Huế + Quá trình cập nhật các thông tin liên quan tới quá trình nhập, xuất, tồn kho được thiết lập một cách rõ ràng + Hệ thống thông tin và nguồn nhân lực phụ trách việc cập nhật thông tin phải được giám sát một cách chủ động, xem xét công việc của họ với sự trợ giúp của các báo cáo kiểm soát. SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 34
45. Khóa luận tốt nghiệp - Uỷ quyền và phê chuẩn: + Mọi nghiệp vụ nhập xuất, vật tư, thành phẩm, hàng hóa đều phải được phê chuẩn đúng đắn + Trong một hệ thống hoạt động dựa trên máy tính, sự ủy quyền được thực hiện bởi một chương trình ứng dụng nơi mà mọi quy tắc nhập, xuất, tồn được thiết lập. Trong trường hợp này, người quản lý đã ngầm định sự phê chuẩn của mình ngay khi chấp nhận thiết kế chương trình đó. - Kiểm soát: + Mỗi nhân viên có một user và password riêng để truy cập vào phần hành của mình + Cập nhật tất cả các nghiệp vụ nhập, xuất kho và định kì đối chiếu với thủ kho + Định kì tập hợp các tập tin gốc về hàng hóa, sau đó sao chép vào các đĩa từ để lưu trữ b. Kiểm soát chi tiết - Kiểm soát đầu vào: + Chuẩn bị kĩ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập xuất đã được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền. Trong hệ thống sử dụng máy tính, sự phê chuẩn được thực hiện bằng phương pháp kiểm tra, soạn thảo được chương trình hóa + Kiểm tra tính hợp lý của các chừng từ có liên quan đến nghiệp vụ nhập xuất và tiến hànhTrường nhập vào hệ thống Đại máy tính học Kinh tế Huế + Hoạt động sửa lỗi được thực hiện trong quá trình nhập liệu và trước khi đưa dữ liệu đó vào lưu trữ - Kiểm soát xử lí: + Các phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, được lập dựa trên cơ sở hợp lệ SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 35
46. Khóa luận tốt nghiệp + Xác minh mọi dữ liệu và những tính toán trên đơn hàng mua (hoặc hợp đồng mua) với hóa đơn mua hàng. Đồng thời đếm số lượng nhận được với số lượng đã đặt trước + Xác minh mọi dữ liệu và những tính toán trên đơn đặt hàng bán (hoặc hợp đồng bán hàng). Đồng thời đếm số lượng xuất với số lượng đã đặt trước. +Giám sát mọi nghiệp vụ, điều tra những nghiệp vụ có một hoặc nhiều chứng từ gốc bị thất lạc + Bắt buộc phải có sự xác nhận của các bên tham gia vào quá trình giao nhận hàng + Sai sót thường được sữa chữa trong bước xử lý bằng việc thay thế những dữ liệu đã nhập sai bằng việc nhập lại dữ liệu đúng + Chỉnh sửa các chênh lệch sau quá trình kiểm kê. Việc kiểm kê cần được giám sát chặt chẽ, chênh lệch cần được làm rõ khi kiểm kê hàng hóa. - Kiểm soát đầu ra: + Cần đánh số thứ tự cho các tập tin lưu trữ các thông tin về hàng hóa. Định kì kiểm tra sự tuần tự của số tập tin trong mỗi tập tin + Cuối mỗi kỳ kế toán cần xác định chính xác các thông tin về các chính sách như dự trữ, lập dư phòng giảm giá HTK, + Chuẩn bị các báo cáo như bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất, phiếu xuất kho ngoài định mức, để phục vụ cho công tác kiểm tra. CHƯƠNGTrường 2: THỰ CĐại TRẠNG học CÔNG Kinh TÁC KIỂ Mtế SOÁT Huế NỘI BỘ CHU TRÌNH NHẬP, XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH AMART - CHI NHÁNH HUẾ 2.1.Đặc điểm và tình hình chung của Công ty TNHH AMART 2.1.1.Giới thiệu chung về Công ty SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 36
47. Khóa luận tốt nghiệp Công ty TNHH AMART - Tên giao dịch : AMART CO,.LTD - Tổng giám đốc: Phạm Thị Vinh - Địa chỉ: 42 Củ Chi, Phường Vĩnh Hải, Thành phố Nha Trang, Khánh Hòa - Mã số thuế: 4201557327 - Năm thành lập: 2001 - Điện thoại: 0583836825 - Fax: 0583838252 - Website: www.amart.vn/info@amart.vn - Email: info@amart.vn 2.1.1.1.Quá trình thành lập và phát triển Công ty AMART là một công ty Trách nhiệm hữu hạn, là công ty con của tổng công ty cổ phần Đại Thuận. Với sự tư vấn của các chuyên gia nước ngoài giàu kinh nghiệm, Đại Thuận đã đầu tư và vận hành thành công hệ thống chuỗi cửa hàng tiện ích Amart. Năm 2001, công ty Cổ Phần Đại Thuận cho ra mắt Cửa hàng Amart đầu tiên tại số 13 Biệt Thự ở Nha Trang nhằm mục đích giới thiệu những sản phẩm, đặc biệt là những sản phẩm được nhập khẩu từ các nước Mỹ, Thụy Sĩ, Đức, Sau ngày ra mắt cửa hàng đầu tiên, công ty đã đi vào hoạt động trong cơ chế thị trường sự cạnh tranh là tất yếu và ngày càng gayTrường gắt, đặt ra cho công Đại ty muôn học vàn khó Kinhkhăn. Năm 2011, tế côngHuế ty Amart được tách ra từ công ty Cổ Phần Đại Thuận và chính thức trở thành công ty độc lập riêng biệt, do cô Phạm Thị Vinh làm tổng giám đốc. Tuy công ty mới tách ra gần đây nhưng có thể nói trong những năm qua AMART đã không ngừng lớn mạnh và trở thành một trong những công ty cung cấp những mặt hàng phục vụ cho khách hàng, đặc biệt các loại đồ uống nhập khẩu. Hiện nay, công ty có tất cả năm chi nhánh bao gồm 16 cửa SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 37
48. Khóa luận tốt nghiệp hàng tiện ích trải dài khắp đất nước. Các chi nhánh của công ty nằm các trục điểm chính đó là chi nhánh đại diện miền Trung nằm ở Huế, Hội An và chi nhánh đại diện miền Nam nằm ở Nha Trang, Mũi Né và Thành phố Hồ Chí Minh . Logo của công ty: Slogan: Everyday convenience. 2.1.1.2.Lĩnh vực hoạt động Công ty TNHH Amart chuyên cung cấp và bán lẻ các loại thức ăn nhanh và đồ uống nhập khẩu. Ngoài ra còn kinh doanh nhiều loại sản phẩm khác như: Thực phẩm công nghệ :rượu, bia, nước giải khát, mì gói, bánh, kẹo, kem, sữa, phô mai, Các loại thực phẩm: nông sản sấy, thức ăn nhanh, bánh, ; các loại trái cây, Hóa phẩm: dầu gội, bột giặt, thuốc tẩy, Mỹ phẩm: nước hoa, kem phấn tẩy trang, Đồ dùng: chén, nĩa, dao, May mặc: quần áo, giày dép, túi xách, Một số chi nhánh khác của công ty còn phục vụ gian hàng thức ăn nhanh và các loại nước trái cây, sinh tố cho khách du lịch. 2.1.1.3. GiTrườngới thiệu về Công ty ĐạiTNHH Amart học Chi nhánh Kinh Huế tế Huế Công ty TNHH Amart - Chi nhánh Huế được thành lập 05/2013 theo giấy phép đăng kí kinh doanh tại sở Kế hoạch - Đầu tư Thừa Thiên Huế. Công ty TNHH Amart - Chi nhánh Huế hiện tại có 6 cửa hàng tiện ích cùng khoảng thời gian thành lập đặt lần lượt tại 11 Phạm Ngũ Lão, 32 Chu Văn An, 45 SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 38
49. Khóa luận tốt nghiệp Lê Lợi, 58 Lê Lợi, 12 Nguyễn Công Trứ, 106 Lê Duẫn. Điểm đặc biệt của các cửa hàng này là được đặt ngay ở những con phố dành cho khách du lịch, đặc biệt là khách quốc tế. Điều đó là một lợi thế đặc biệt đối với chi nhánh cũng như công ty. 2.1.2.Đặc điểm tổ chức quản lí Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung nhằm đảm bảo sự hoàn thiện, thống nhất và sự hiệu quả trong hoạt động của đơn vị công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty đáp ứng được nhu cầu và thể hiện sự gọn nhẹ, linh hoạt trong tổ chức các bộ phận. Cơ cấu tổ chức của công ty đựơc phân theo các bộ phận. Mỗi bộ phận có chức năng cụ thể, chuyên biệt khác nhau. Mặt khác phải kết hợp hài hoà để sự hoạt động của các bộ phận có sự thống nhất đồng thời lại phải linh hoạt. Cụ thể, tại trụ sở chính của công ty đã phân ra những phòng ban với những nhiệm vụ nhất định. Bao gồm 5 bộ phận: Kho vận phụ trách về việc đảm bảo hàng hóa được nhập và xuất đúng quy trình cũng như bảo quản hàng hóa một cách tốt nhất, BP. Kinh doanh và tiếp thị sẽ đề ra các chiến lược để nâng cao doanh thu cho công ty thông qua việc nghiên cứu và mở rộng thị trường tiềm năng cho công ty, BP. PT Hệ thống là bộ phận tìm kiếm những địa điểm có khả năng phát triển cho việc kinh doanh của công ty, BP Kế toán phụ trách sổ sách, chứng từ và các vấn đề liên quan đến thuế của doanh nghiệp, BP. Hành chính & Nhân sự chịu trách nhiệm lên kế hoạch và tuyển dụng nhân viên cho công ty. Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 39
50. Khóa luận tốt nghiệp BAN GIÁM ĐỐC (Tổng giám đốc) TRUNG TÂM AMART BP. Kho vận BP. KD & BP. PT Hệ BP. Kế toán BP. HC & Tiếp thị thống Nhân sự Trưởng BP. Trưởng BP. Trưởng BP. Kế toán Trưởng BP. Kho vận KD & Tiếp thị PTHT trưởng HC & Nhân AMART sự -NV Điều -NV kinh - - NV QL - NV KT - Thư kí ph i ố doanh &GS Tổng hợp VP - - NV - NV Giao - NV - NV KT - NV HC- hàng Marketing PTHT Ngân hàng NS Amart - Thủ kho AMART K/VỰC NHA TRANG - Trưởng cửa hàng AMART K/VỰC HỘI AN - NV bán hàng, thu ngân BP. Bán hàng - Thủ kho AMART K/VỰC HUẾ - NV Kế toán Trường Đại họcBP. KinhKế toán tế Huếhàng hóa AMART K/VỰC PHAN - - NV Kế toán THIẾT Tổng hợp AMART K/VỰC HỒ CHÍ MINH Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Amart SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 40
51. Khóa luận tốt nghiệp Mạng lưới chi nhánh của công ty Công ty TNHH Amart có tất cả 5 chi nhánh và bao gồm 19 cửa hàng tiện ích trải dài khắp đất nước Công ty có nhiều chi nhánh, trải dài từ miền trung vào miền năm nên đòi hỏi một sự liên kết chặt chẽ cũng như tính kỉ luật cao để đảm bảo không một khu vực nào yếu kém trong hoạt động kinh doanh của mình. 2.1.3.Chức năng & Nhiệm vụ 2.1.3.1.Chức năng - Tại trung tâm AMART: + BP. Kho vận: Tổ chức việc nhận hàng, xuất hàng, kiểm kê hàng hóa, bảo quản hàng hóa trong kho ở tất cả các miền; Điều phối nhân lực của BP. Kho vận thực hiện các công việc trên đạt hiệu quả cao nhất; Đảm bảo vấn đề kho bãi cho kế hoạch nhập hàng của Công ty; Tổ chức, sắp xếp, điều chỉnh hoạt động của Kho vận phục vụ tốt kế hoạch kinh doanh của Công ty; Quản lý, giám sát các hệ thống về an ninh, phòng cháy chữa cháy đảm bảo an toàn của hàng hóa, tài sản; ThựTrườngc hiện các báo cáo Đạivề số lư ợnghọc hàng xu Kinhất, nhập, tồ n tếcho BanHuế Giám đốc theo định kỳ hoặc đột xuất. Tổ chức thực hiện việc giao hàng cho Viễn thông, đối tác, khách hàng . theo Lệnh điều hàng của Ban sản phẩm; Kiểm soát và kiểm tra tiến độ giao hàng của bên nhà vận chuyển. SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 41
52. Khóa luận tốt nghiệp Tổ chức và chỉ đạo nhân sự thực hiện việc kiểm kê hàng hóa, tài sản theo kế hoạch định kỳ hoặc đột xuất tại tất cả các miền. Thực hiện báo cáo kiểm kê tài sản cho Ban Tài chính – Kế toán Công ty. + BP. Kinh doanh & Tiếp thị: Nghiên cứu môi trường marketing để nhận diện các cơ hội thị trường, phân khúc thị trường, lựa chọn thị trường mục tiêu và định vị thị trường. Đồng thời, phân tích khách hàng và các yếu tố có liên quan đến hình thành các chiến lược marketing định hướng khách hàng và marketing cạnh tranh.v.v Thiết kế tổ chức thực hiện và kiểm tra các chiến lược sản phẩm, giá cả, mạng lưới phân phối và xúc tiến bán hàng Hiểu rõ các hoạt động marketing, nhà quản trị sẽ xác định cụ thể các nhiệm vụ của chức năng này, những công việc cần thực hiện trong từng kỳ và quyết định phân chia chức năng marketing thành các bộ phận phù hợp với qui mô hoạt động nhằm quản lý các công việc có hiệu quả. + BP. Phát triển hệ thống AMART: Phát triển sản phẩm mới trước đối thủ cạnh tranh, nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến qui trình sản xuất để giảm chi phí, Hoạt động này có sự khác nhau giữa các doanh nghiệp, giữa các ngành đồng thời phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: đặc trưng sản phẩm, nguồn nhân lực, nguồn vốn tự có, sự trợ giúp của chính phủ .Các doanh nghiệp theo đuổi chiến lược phát triển sản phẩm mới rất quan tâm đến hoạt động nghiên cứu và phát Trườngtriển, họ còn hợp tác Đạivới các cơhọc quan nghiên Kinh cứu như tếcác trưHuếờng đại học v.v để đưa các công trình nghiên cứu mới vào cuộc sống. + BP. Kế toán: Chức năng tài chính kế toán liên quan đến những hoạt động huy động và sử dụng các nguồn lực vật chất của doanh nghiệp trong từng kỳ, thực hiện hạch toán kinh tế trong tất cả các khâu công việc trong quá trình hoạt động. Chức năng tài chính kế toán SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 42
53. Khóa luận tốt nghiệp gắn liền với hoạt động của các bộ phận chức năng khác, quyết định tính khả thi, tính hiệu quả của nhiều chiến lược và chính sách khác của doanh nghiệp. Ngoài yếu tố con người yếu tố tài chính đóng vai trò quan trọng kế tiếp trong các quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, việc hạch toán kế toán chặt chẽ sẽ giúp tổ chức kiểm tra thường xuyên các kết quả đạt được, bảo đảm hoàn thành các chỉ tiêu kinh tế trong từng kỳ . Căn cứ vào kết quả phân tích thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất, nhà quản trị sẽ phân tích và đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu về các hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp so với các công ty cạnh tranh theo khu vực thị trường, dự báo các xu hướng đề ra các quyết định về chiến lược và chính sách tài chính doanh nghiệp, các chương trình huy động và phân bổ các nguồn vốn có hiệu quả, thích nghi với môi trường hoạt động. + BP. Hành chính &Nhân sự Quản trị nhân sự là các hoạt động liên quan đến việc tuyển mộ, huấn luyện, sử dụng, đãi ngộ, đánh giá và khuyến khích lòng trung thành của người lao động đối với tổ chức. Trong bối cảnh cạnh tranh ngay càng khốc liệt, quản trị nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với quá trình quản trị các chiến lược của doanh nghiệp, quyết định sự thành bại của tổ chức. Chẳng hạn, nhu cầu tuyển dụng lực lượng lao động mà không căn cứ vào qui mô nhu cầu thực tế và các tiêu chuẩn cụ thể theo chức danh công việc thì doanh nghiệp khó có thể thực hiện có hiệu quả các hoạt động; hoặc nếu không có chính sách sử dung và đãi ngộ người lao động thỏa đáng thì công ty không thể thu hút và giữ đưTrườngợc lao động giỏi lâuĐại dài, v.v học Kinh tế Huế 2.1.3.2.Nhiệm vụ - Tại trung tâm AMART: + BP. Kho vận: Quản lý hàng hóa, chứng từ: nhập, xuất SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 43
54. Khóa luận tốt nghiệp Thiết lập các quy trình liên quan đến việc quản lý, kiểm soát hàng hóa xuất, nhập, tồn. Quản lý tồn kho: Tồn kho tối thiểu; Tồn kho tối đa; hàng chậm luân chuyển; hàng nhanh luân chuyển. Xây dựng, kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ Kiểm kho định kỳ và lập báo cáo hàng tuần, hàng tháng cho Ban Lãnh Đạo Tìm kiếm khách hàng để cho thuê kho + BP Kinh doanh & Tiếp thị Thường xuyên nghiên cứu cũng như cập nhật các vấn đề sau: cơ cấu sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cung cấp cho các khu vực thị trường, mức độ đa dạng mặt hàng trong từng chủng loại sản phẩm, những đặc trưng của sản phẩm của doanh nghiệp so với sản phẩm cạnh tranh, những sản phẩm hiện tại đang ở giai đoạn nào trong chu kỳ đời sống sản phẩm, các chính sách giá cả sản phẩm hiện tại của doanh nghiệp dành cho các đối tượng khách hàng, các kênh bán hàng ở các khu vực thị trường, các chính sách và chương trình phát triển mạng lưới bán hàng ở các khu vực, các chương trình xúc tiến bán hàng: các chương trình quảng cáo, các chương trình khuyến mãi, các hoạt động truyền thông và các hoạt động chào hàng. Nghiên cứu xác lập chiến lược marketing: Xác lập chiến lược marketing và marketing hỗn hợp, lập kế hoạch marketing và chương trình hoạt động marketing của doanh nghiệp. Nghiên cứu dự báo thị trường: Thu thập thông tin thị trường để xác định nhu cầu thị trường,Trường thị trường mục tiêu,Đại thị trư ờhọcng mới. XácKinh định phạ mtế vi th ịHuếtrường cho những sản phẩm hiện tại và dự báo nhu cầu của sản phẩm hàng hoá mới, hướng tiêu thụ sản phẩm, bán hàng, nghiên cứu xu hướng phát triển của khối lượng và cơ cấu nhu cầu, xác định những đặc thù của các khu vực và các đoạn của thị trường. Nghiên cứu sản phẩm và tổ chức triển khai chương trình phát triển sản phẩm mới: Phân tích mức độ chấp nhận của thị trường đối với sản phẩm hiện tại của doanh SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 44
55. Khóa luận tốt nghiệp nghiệp, lập chương trình nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, cải tiến, hoàn thiện sản phẩm hiện tại, Chỉ ra hướng phát triển sản phẩm trong tương lai, xác định khả năng tiêu thụ sản phẩm mới, đề xuất những kiến nghị về chế tạo sản xuất sản phẩm mới, đề ra chính sách chủng loại sản phẩm hợp lý, nghiên cứu hoàn thiện bao gói sản phẩm. Nghiên cứu tổ chức phân phối sản phẩm( Tổ chức tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá): Nghiên cứu các kiểu kênh phân phối, thiết lập hệ thống phân phối sản phẩm, xác định các mối quan hệ về sở hữu, về lợi ích, về hợp tác, về thông tin trong hệ thống phân phối, các địa điểm tiêu thụ sản phẩm, bán hàng, tuyển chọn nhân viên bán hàng, tổ chức các kho tàng và các phương tiện, bảo quản sản phẩm hàng hoá, Nghiên cứu giá cả: Kiểm soát các yếu tố chi phí phân tích sự biến đổi của chi phí cố định và chi phí biến đổi trong mối quan hệ với khối lượng sản phẩm sản xuất ra, xây dựng các mức giá dự kiến, tiến hành phân tích hoà vốn để chỉ ra những sản phẩm có triển vọng tiêu thụ nhất, làm giá phân biệt để khai thác tối ưu các đoạn của thị trường. Nghiên cứu các biện pháp yểm trợ marketing:Xây dựng chương trình tuyên truyền quảng cáo, khuyếch trương sản phẩm, xúc tiến bán hàng, Tuyên truyền quảng cáo về sản phẩm hàng hoá và về doanh nghiệp, đánh giá tác dụng của quảng cáo, lựa chọn các phương tiện của quảng cáo, tổ chức triển lãm, hội chợ, hội nghị khách hàng, + BP. PTHT AMART Tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh XâyTrường dựng kế hoạch, chiĐạiến lược kinhhọc doanh Kinh theo tháng, quý,tế năm Huế Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao. Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 45
56. Khóa luận tốt nghiệp Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương án thay thế và cách hợp tác với các khách hàng. Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh Xây dựng cách chiến lược PR, marketing cho các sản phẩm theo từng giai đoạn và đối tượng khách hàng.Xây dựng chiến lược phát triển về thương hiệu + BP. Kế toán Xây dựng hệ thống kế toán của DN Cập nhật và nắm bắt các luật thuế, chính sách thuế mới ban hành nhằm đáp ứng đúng theo quy định của pháp luật Quản lý các chi phí đầu vào, đầu ra của công ty. Có trách nhiệm báo cáo về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo khi có yêu cầu Nắm bắt tình hình tài chính và có tham mưu kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định. Giải quyết các chế độ tiền lương, thưởng, thai sản Quản lý doanh thu, lượng hàng, công nợ, hàng hóa, tài sản cố định Thanh toán hợp đồng, tham gia đàm phán các hợp đồng kinh tế. + BP. HC Nhân sự Phối hợp với các phòng ban trong công ty để lập kế hoạch nguồn nhân lực: theo dõi thôngTrường tin nhân lực toàn Đại công ty, đưahọc ra bả ngKinh mô tả công tếviệc chuHuếẩn hóa cho từng vị trí nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Tham vấn, giám sát quá trình tuyển dụng.Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho công ty. SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 46
57. Khóa luận tốt nghiệp Kết hợp cùng các phòng ban khác tổ chức tuyển dụng những vị trí thiếu cho công ty. Nếu các phòng ban cần thêm nhân sự khi đề xuất với phòng nhân sự, phòng nhân sự sẽ đăng tuyển trên web, báo và tổ chức giới thiệu việc làm để tìm kiếm. Tổ chức hướng dẫn các nhân viên mới hội nhập với công việc. Thường công ty chỉ đào tạo ngắn hạn cho nhân viên các kỹ năng và kiến thức cần thiết phục vụ cho công ty. Xây dựng, quyết định chương trình đào tạo cho người lao động tại doanh nghiệp phát triển nghề nghiệp của họ là cầu nối giữa người lao động và người sử dụng lao động, mang trong mình tính cách vừa răn đe, vừa phục vụ.Cần nắm bắt thông tin nhân sự trong công ty một cách nhanh chóng, truyền tin hiệu quả. Tại các cửa hàng chi nhánh ở các khu vực sẽ thực hiện chức năng và nhiệm vụ tương ứng với vị trí của mình. Mỗi chi nhánh tại một khu vực sẽ bao gồm ba tới 6 cửa hàng, có bộ phận bán hàng phụ trách bán hàng, thu ngân và thủ kho và bộ phận kế toán có nhiệm vụ theo dõi doanh thu, tình trạng tồn kho của hàng hóa, tính lương cho nhân viên. 2.1.4.Đặc điểm hoạt động kinh doanh Đối tượng lao động của các doanh nghiệp thương mại là các sản phẩm hàng hoá hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh. Nhiệm vụ của các doanh nghiệp thương mại không phải là tạo ra giá trị sử dụng và giá trị mới mà là thực hiện giá trị của hàng hoá, đưa hàng hoá đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Đây là điểm rất khác biệt giữa doanh nghiệp thương mại so với các doanh nghiệp khác. HoTrườngạt động của Doanh Đại nghiệp Thươnghọc m ạKinhi đều hướng tếtới khách Huế hàng nên việc phân công chuyên môn hoá trong nội bộ từng doanh nghiệp cũng như giữa các Doanh nghiệp Thương mại bị hạn chế hơn nhiều so với các doanh nghiệp sản xuất. Về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư,sản phẩm có hình thái vật chất và phi vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 47
58. Khóa luận tốt nghiệp Về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Hoạt động kinh doanh thương mại có 2 hình thức lưu chuyển chính là bán buôn, bán lẻ.Về tổ chức kinh doanh: có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thương mại Về sự vận động của hàng hoá; sự vận động của hàng hoá không giống nhau,tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng (hàng lưu chuyển trong nước, hàng xuất nhập khẩu ). Do đó chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng. Tình hình kinh doanh của Công ty giai đoạn 2015 – 2017: Như đã trình bày ở phần 1, ngành nghề kinh doanh chính của công ty TNHH AMART CN Huế đó là thương mại, kinh doanh bán lẻ.Vì vậy tổng doanh thu của công ty chủ yếu đến từ hoạt động bán hàng (doanh tu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ), ngoài ra công ty cũng có doanh thu từ một số nguồn khác (thu nhập khác). Dưới đây, là bảng thông kê biểu diễn tình hình kinh doanh của công ty trong ba năm trở lại đây từ 2015 tới 2017: Bảng 2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH AMART Chi nhánh Huế từ năm 2015 đến năm 2017 2016/2015 2017/2016 Chỉ tiêu 2015 2016 2017 Số tiền % Số tiền % Doanh thu thuần về bán 12085 11311 8032 -774 -6.4 -3279 -29.0 hàng và cung cấp dịch vụ Lợi nhuận từ hoạt động 553 545 525 -8 -1.4 -20 -3.7 kinh doanh Thu nhập khác 55 70 53 15 27.3 -17 -24.3 Lợi nhuận sau thuế thu 588 583 579 -5 -0.9 -4 -0.7 nhập doanh nghiệp Trường Đại học Kinh tếĐơn Huế vị tính: triệu đồng (Nguồn: phòng Kế toán của Công ty TNHH AMART CN Huế) Qua bảng thống kê ta có thể nhận ra rằng, tổng doanh thu của công ty có xu hướng giảm trong ba năm, đặc biệt từ năm 2016 tới 2017, doanh thu giảm mạnh. Từ năm 2015 với doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ là 12.085 triệu đồng thì sang năm 2016, doanh thu này giảm với tỉ lệ 6.4%. Nếu trong năm 2016, SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 48
59. Khóa luận tốt nghiệp doanh thu từ hoạt động bán hàng là 11.311.580.230 đồng thì tới năm 2017, doanh thu chỉ còn 8.031 triệu đồng. Tức là trong một năm, doanh thu giảm 3.280 triệu đồng hay giảm 29% so với năm 2016. Đây là năm mà tình hình kinh doanh của công ty có nhiều biến động nhất. Do có xu hướng giảm trong doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ nên lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh cũng giảm theo xu hướng đó, tuy nhiên tỉ lệ giảm không nhiều. Năm 2016 giảm 1.5% so với năm 2015 trong khi đó năm 2017 lại giảm 3.6% so với năm 2016. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty lại có xu hướng giảm không nhiều so với các chỉ tiêu trên. Ví dụ năm 2016 chỉ giảm 0.8% so với năm 2015 tức là giảm 4.7 triệu đồng, năm 2017 giảm 0.6% nghĩa là chỉ giảm 3.7 triệu đồng so với năm 2016. Từ đó cho thấy Công ty TNHH Amart CN Huế đang gặp phải những khó khăn cũng như thách thức trong tình hình kinh doanh của đơn vị nên cần phải có những biện pháp xử lí kịp thời để giải quyết vấn đề cũng như nâng cao doanh thu của công ty.Công ty tạo ra lợi thế cho mình bằng cách xây dựng chỗ đứng cả về uy tín cũng như hoạt động đối nội, đối ngoại. 2.1.5.Đặc điểm tổ chức bộ phận kế toán 2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại AMART Chi nhánh Huế KẾ TOÁN TRƯỞNG (Trung tâm Amart đặt tại Nha Trang) KẾ TOÁN TỔNG HỢP Trường Đại học Kinh tế Huế KẾ TOÁN HÀNG HÓA THỦ QUỸ Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Amart CN Huế Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 49
60. Khóa luận tốt nghiệp (Nguồn: Phòng tài chính - kế toán) Công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung. Với hình thức này bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình: Một phòng kế toán và toàn bộ công tác kế toán thực hiện tại phòng tài chính kế toán công ty, từ khâu nhập số liệu, ghi sổ kế toán, báo cáo tài chính đều tập trung tại phòng tài chính. - Kế toán trưởng: phụ trách chung, có nhiệm vụ tổ chức và điều hành toàn bộ bộ máy kế toán của Công ty. Tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công việc của công tác kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là: thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh. Thông qua trưởng phòng kế toán để điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán, tài chính của đơn vị, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của đơn vị, thay mặt Nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính - NV Kế toán tổng hợp: phản ánh với giám đốc tình hình thực hiện kế toán tài chính của doanh nghiệp, phản ánh giám đốc việc chấp hành chính sách chế độ kế toán tài chính của nhà nước. Thu thập, ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của đơn vị theo đối tượng, nội dung công việc kế toán có liên quan tới chuyển khoản, các giao dịch cần đến bên thứ ba. - NV Kế toán bán hàng: có nhiệm vụ thu thập chứng từ, tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp và chi tiết tình hình tiêu thụ hàng hóa, phản ánh kết quả tiêu thụ. - Thủ quỹ: là người có nhiệm vụ giữ tiền mặt cho công ty. Và trực tiếp thu chi tiền mặt với khách hàng và cán bộ công nhân viên trong công ty theo phiếu thu, phiếu chi đã đượcTrường giám đốc và kế toán Đại trưởng họcphê duyệ t,Kinh ghi vào sổ qutếỹ h ằHuếng ngày đối chiếu kiểm tra số tiền thực tế với sổ quỹ. Cuối kỳ báo cáo tổng hợp thu chi tiền mặt trong kì. 2.1.5.2. Hình thức sổ kế toán - Công ty sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng cho siêu thị - Phương pháp khấu hao theo đường thẳng - Hình thức thu tiền: tiền mặt và chuyển khoản SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 50
61. Khóa luận tốt nghiệp - Chế độ kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 200/2014/TT – BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp - Phương pháp hạch toán hàng hóa: kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá xuất kho: bình quân gia quyền cả kỳ (cuối tháng cập nhật) 2.2. Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại Công ty TNHH AMART – Chi nhánh Huế 2.2.1. Khái quát về môi trường kiểm soát nội bộ tại công ty Là công ty với quy mô vừa phải nên hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty được thiết kế phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đội ngũ nhân viên năng động nhiệt tình, có năng lực chuyên môn nghiệp vụ, không ngừng học hỏi trau dồi kiến thức, có trách nhiệm với công việc. Tại Văn phòng công ty sẽ kiểm soát quá trình mua hàng nhập kho, xuất kho và quản lý hàng hóa cho đơn vị của mình. Hệ thống thông tin trong toàn công ty đều được tích hợp trên một phần mềm nên rất dễ xảy ra tắc nghẽn trong trường hợp qua tải, nhiều nhân viên cùng thực hiện một nghiệp vụ đòi hỏi nhiều dữ liệu khác nhau. 2.2.2.Hệ thống kiểm soát nội bộ về hàng hóa tại công ty 2.2.2.1. Đặc điểm hàng hóa tại công ty Đa dạng, phong phú, nhiều mặt hàng khác nhau và cũng đòi hỏi những điều kiện bảo quản đặc thù khác nhau bao gồm cả những mặt hàng được sản xuất tại địa phương, trong nước và cũng có cả sản phẩm nhập khẩu từ nước ngoài. Đa phần sản phẩm tại công ty là sản phẩm phục vụ mục đích ăn uống (bánh, kẹo, trái cây sấy, ), ngoài ra còn có Trườngcác sản phẩm may Đạimặc( áo phông,học mũ Kinh,nón, khăn cho tếàng, ), Huế sản phẩm y tế (cao xoa bóp, kẹo ngậm, ) 2.2.2.2.Hệ thống chính sách kế toán tài chính về hàng hóa SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 51