Tóm tắt đồ án Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Quảng cáo và Tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh

Nội dung text: Tóm tắt đồ án Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Quảng cáo và Tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh

1. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT - HÀN KHOA THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VÀ TRUYỀN THÔNG  HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH TÓM TẮT ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH NIÊN KHÓA: 2016 - 2019 HSSV : Lê Thị Quỳnh Hƣơng Mã HSSV : CCQC16A0004 CBHD : ThS. Lê Thị Hải Vân Đà Nẵng, 06/2019
2. MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tổ chức sự kiện, nếu được xem xét dưới góc độ của doanh nghiệp đó là một hoạt động kinh doanh tương đối mới mẻ ở Việt Nam. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin dịch vụ tổ chức sự kiện đã có những bước phát triển đáng kể ở Việt Nam. Bởi thông qua các sự kiện mà công ty tổ chức sẽ thu hút được đông đảo công chúng quan tâm hơn. Vì vậy, ngày nay có rất nhiều công ty tổ chức sự kiện ra đời và đi vào hoạt động kinh doanh. Hiện là sinh viên chuyên ngành Quảng cáo và quan hệ công chúng được học hỏi những kiến thức chuyên ngành do các thầy cô giảng dạy, em nhận thấy rằng hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện là một hoạt động thiết yếu cho bất kì một doanh nghiệp nào. Để tổ chức nên những sự kiện thành công đòi hỏi rất nhiều yếu tố, công ty không ngừng nghiên cứu, học hỏi nâng cao kĩ năng tổ chức cũng như hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của công ty mình nhằm kịp thời đáp ứng mong muốn của các doanh nghiệp cũng như thị trường. Sau khi đi thực tế năm 2018 và thực tập năm 2019, nhận thấy ngành tổ chức sự kiện đòi hỏi cần có quy trình thực hiện chuyên nghiệp và khoa học, tuy nhiên hầu như các doanh nghiệp đều thực hiện theo kinh nghiệm và tính thực tế của xã hội. Do đó, dù doanh nghiệp đã từng bước thay đổi và đưa ra nhiều phương pháp quy trình thực hiện tổ chức sự kiện tương đối phù hợp nhưng chưa tạo được sự chuyên nghiệp cũng như có một chương trình thực hiện khoa học, logic Xuất phát từ thực tế này cũng với những kiến thức đã học, vì vậy em chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Quảng cáo và Tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh”. 1
3. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu nghiên cứu: + Tìm hiểu và phân tích quy trình tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh + Đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện cho công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Tìm hiểu và thu thập thông tin về tổ chức sự kiện + Tìm hiểu và thu thập thông tin về lịch sử hình thành, hoạt động tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh + Phân tích các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến sự kiện và hoạt động tổ chức sự kiện + Phân tích và đánh giá về quy trình tổ chức sự kiện tại công ty + Đề xuất ra giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu + Nội dung của đề tài nghiên cứu về hoạt động tổ chức sự kiện, trong đó tập trung nghiên cứu chính về quy trình tổ chức sự kiện của công ty - Phạm vi nghiên cứu: + Về nội dung: Đề đạt được mục tiêu đề ra. Đề tài tập trung vào nghiên cứu quy trình tổ chức sự kiện của công ty, nhằm đề ra giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện cho công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh. 2
4. + Về không gian: Đề tài nghiên cứu về hoạt động tổ chức sự kiện, quy trình tổ chức sự kiện dựa trện địa bàn thành phố Đà Nẵng. + Về thời gian: Đề tài nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện trong thời gian 3 năm 2016 – 2018. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp điều tra: Thu thập tài liệu, các thông số về nhân sự, tình hình hoạt động của công ty trong thờ gian qua, quy trình tổ chức sự kiện của công ty - Phương pháp thống kê, tổng hợp: Thống kê các số liệu đã điều tra được thành thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu. - Phương pháp đánh giá: Đánh giá quy trình tổ chức sựu kiện của công ty, ưu nhược điểm tìm ra giải pháp nâng cáo hiệu quả tổ chức sự kiện. 5. Dự kiến kết quả Thông qua hoạt động tìm hiểu về thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện hiện tại Công ty TNHH Quảng cáo và Tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh cũng như nghiên cứu sau về nhưng tồn tại trong quy trình tổ chức sự kiện cho công ty. 6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn Ý nghĩa khoa học: Nội dung trong đề tài sẽ góp phần bổ sung tư liệu về lí thuyết cho ngành truyền thông nói chung và trong ngành tổ chức sự kiện nói riêng. Ngoài ra còn làm tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp khác cũng hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Ý nghĩa thực tiễn: Công ty TNHH Quảng cáo và Tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh là một công ty tập trung chuyên về tổ chức sự kiện, mặc dù công ty đã đưa ra một quy trình tổ chức sự kiện cho công ty áp dụng, tuy nhiên quy trình này vẫn còn nhiều mặc hạn chế, 3
5. gây ảnh hưởng đến kết quả của hoạt động tổ chức sự kiện. Với đề tài này, sau khi hoàn thành sẽ là tư liệu tham khảo để công ty xem xét và điều chỉnh quy trình của công ty mình cho phù hợp hoặc áp dụng thẳng vào quy trình của công ty nhằm mục đích hoàn thiện quy trình cho công ty. 7. Nội dung của đồ án tốt nghiệp Ngoài những nội dung như Phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo thì nội dung chính của đồ án gồm các chương như sau: Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện Chương 2. Thực trạng tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh Chương 3. Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh 4
6. CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1.1. Khái niệm về sự kiện Khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) như sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán. 1.1.2. Khái niệm về tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc như: nghiên cứu các yêu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến các sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham dự sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. 1.2. ĐẶC ĐIỂM CỦA HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.2.1. Đặc điểm về sản phẩm dịch vụ của tổ chức sự kiện 1.2.2. Đặc điểm về lao động 1.2.3. Đặc điểm về hoạt động quản lý tổ chức sự kiện 1.3. CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN Các tiêu chí được sử dụng phổ biến trong phân loại sự kiện bao gồm: 1.3.1. Theo quy mô, lãnh thổ 1.3.2. Theo hình thức và mục đích 1.4. VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.5. MỤC TIÊU TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.6. NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC SỰ KIỆN 5
7. 1.7. CÁC YẾU TỐ TẠO THÀNH MỘT SỰ KIỆN 1.8. CÁC YẾU TỐ RỦI RO ẢNH HƢỞNG ĐẾN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.8.1. Thời tiết 1.8.2. Nhân lực 1.8.3. Văn hóa 1.8.4. Tài chính 1.9. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.9.1. Đánh giá tình hình 1.9.2. Xác định mục tiêu 1.9.3. Xác định nhóm công chúng chính 1.9.4. Hình thành chủ đề cho sự kiện 1.9.5. Viết chƣơng trình cho sự kiện 1.9.6. Lịch trình, lập thời gian biểu 1.9.7. Hoạch định ngân sách 1.9.8. Tổ chức theo dõi, điều phối sự kiện 1.9.9. Đánh giá – họp rút ra kinh nghiệm 6
8. CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH 2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH 2.1.1. Lịch sử hình thành của công ty Thông tin chính: Tên giao dịch: Công Ty TNHH Quảng Cáo và Tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh. Tên giao dịch (Eng): ANH THINH MINH EVENT ORANIZING & ADVERTISING CO., LTD. Tên viết tắt: ATM Giấy phép kinh doanh và ngày cấp: 0401517395 / 12-11-2012 Mã số thuế: 0401517395 Địa chỉ: 02/36 Đinh Thị Hòa, quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Nhung Chức danh: Tổng Giám Đốc Hình 2.1. Logo Công ty Anh Thịnh Minh (Nguồn: năm 2019) 2.1.2. Tầm nhìn và sứ mệnh 2.1.2.1. Tầm nhìn 2.1.2.2. Sứ mệnh 2.2. LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG 7
9. 2.2.1. Tổ chức sự kiện 2.2.2. Quảng cáo 2.2.3. Thiết kế 2.2.4. Dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện 2.2.5. Dịch vụ cho thuê nhân sự sự kiện 2.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH 2.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Hình 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 2.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận 2.4. CÁC NGUỒN LỰC CỦA CÔNG TY 2.4.1. Cơ sở vật chất 2.4.1.1. Nhà cửa kiến trúc 8
10. 2.4.1.2. Máy móc, thiết bị 2.4.2. Nguồn nhân lực 2.4.3. Nguồn tài chính 2.5. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG TỚI HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 2.5.1. Môi trƣờng vĩ mô 2.5.1.1. Môi trường kinh tế 2.5.1.2. Môi trường văn hóa- xã hội 2.5.1.3. Môi trường chính trị pháp luật 2.5.1.4. Môi trường công nghệ 2.5.1.5. Môi trường tự nhiên 2.5.2. Môi trƣờng vi mô 2.5.2.1. Khách hàng 2.5.2.2. Đối thủ cạnh tranh 2.5.2.3. Đối tác nhà cung ứng 2.6. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH. 2.6.1. Sơ đồ quy trình tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh 2.6.2. Phân tích quy tình tổ chức sự kiên của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh. 2.6.2.1. Thu thập thông tin của khách hàng 2.6.2.2. Hình thành ý tưởng và thông điệp 2.6.2.3. Lập kế hoạch chương trình và thuyết trình với khách hàng Sau khi phát triển được các ý tưởng rồi sẽ tiến hành phác thảo kế hoạch dựa trên ý tưởng đó. Đây chính là giai đoạn chuẩn bị cho 9
11. nội dung thuyết trình với khách hàng. Ở bước này công việc được chia thành hai nội dung đó là lập kế hoạch chương trình và thuyết trình với khách hàng. Nhưng trên thực tế việc thuyết trình với khách hàng chưa thực sự thục hiện hiệu quả. Bởi bước này công ty rất chủ quan, chỉ những khi xảy ra sự cố về mặt thực hiện thì mới thoonga báo, gọi điện đến khách hàng và hỏi lại. Điều này rất ảnh hưởng đến tiến độ làm việc. 2.6.2.4. Lập kế hoạch chi tiết Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện là cụ thể hóa một cách chi tiết các công việc cần chuẩn bị cho sự kiện. Nhiệm vụ của anh Trần Công Nguyên (người điều phối sự kiện) là phân công công việc, quy định thời hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực hiện để đảm bảo mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất. Ở bước này, các công việc của từng bộ phận được phân công một cách rõ ràng, ai mạnh công việc nào làm công việc đó, bộ phận nào làm bộ phận nấy, bản công việc tuy rất rõ ràng nhưng chưa thực sự bài bản. một số công việc thì nhân sự chồng chất một phần do thiếu nhân lực. 2.6.2.5. Thực hiện kế hoạch Thực hiện kế hoạch là bắt tay vào thực hiện những nội dung đã lập ra, mỗi bộ phận theo dõi kế hoạch và thực hiện các hạng mục công việc như kế hoạch đã đề ra và báo cáo cho người phụ trách sự kiện đó. Các bộ phận phòng ban trong công ty đều bắt tay vào công cuộc thi công thực hiện, dựa trên những thông tin đã thu thập được, những ý tưởng đã thiết kế, những nội dung công việc, kế hoạch đã lập ra, bản phân công sẽ tiến hành để thực hiện. 10
12. Bên cạnh đó, Anh Thịnh Minh vẫn còn nhiều vấn đề thiếu xót như trong quá trình thực hiện như: nhân sự chồng chéo, các hạng mục công việc hoàn thành tốt nhưng lại thiết tính tỉ mỉ, chu đáo, ồ ạt bên phía bộ phận thiết kế. Một phận cũng thiếu nhân sự ở khâu này. 2.6.2.6. Tổng kết và đánh giá Khi sự kiện kết thúc, thiết bị, đồ đạc sẽ được công ty vận chuyển về kho, địa điểm tổ chức sẽ được dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ. Công việc tiếp theo là tiến hành thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (chị Hiếu – kế toán). Ngoài ra, điều quan trọng của bước cuối cùng trong quy trình tổ chức sự kiện của công ty chính là sự kết thúc, các bộ phận chịu trách nhiệm sẽ viết báo cáo và họp rút kinh nghiệm để tránh những sai xót cho những sự kiện tiếp theo. 2.7. ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH - Ưu điểm + Quy trình tổ chức diễn ra một cách rõ ràng, chi tiết, các công việc được tiếp nối thực hiện và hoàn thành theo quy định của ban tổ chức. + Quy trình tổ chức sự kiện của công ty Anh Thịnh Minh được chia thành 6 bước rõ ràng, có đầy đủ chi tiết về nội dung, nhiệm vụ trong từng bước. + Quy trình tuy chưa đạt quy chuẩn những cũng đã đưa ra được những công việc chính cần thực hiện trong việc tổ chức một sự kiện 11
13. + Phần lớn, khách hàng đều đánh giá tốt đối với công ty Anh Thịnh Minh. Họ đều cho rằng quan trọng nhất là đúng với mục tiêu chương trình, đem lại lợi ích lớn nhất cho công chúng mục tiêu. Và trong mỗi sự kiện mà Anh Thịnh Minh tổ chức thì đều đáp ứng được nhu cầu đó. + Một chương trình sự kiện thành công thì yếu tố chuyên nghiệp, sáng tạo là những yếu tố đặt biệt quan trọng. Hầu hết khách hàng đều đánh giácông ty có tính chuyên nghiệp cao trong công tác tổ chức sự kiện. - Nhược điểm + Về sự sáng tạo trong quá trình tổ chức sự kiện thì Anh Thịnh Minh chưa được đối tác đánh giá cao, phần lớn thì vẫn làm theo khuôn mẫu + Trong một số trường hợp công ty không theo một mô hình làm việc cụ thể mà thay vào sẽ sẽ thực hiện một cách đại trà. Công việc chồng chéo, không thể hiện được tính chuyên nghiệp. + Chưa có quy trình chuẩn về mốc thời gian thực hiện theo từng giai đoạn, có thể giao động số ngày để tùy vào tính chất cho sự kiện. + Các bước thực hiện đúng quy trình đặt ra nhưng trong mỗi bước lại chưa đảm bảo các nội dung công việc rõ ràng. 12
14. CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH. 3.1. CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH 3.1.1. Định hƣớng phát triển của trong ty trong năm 2019 Tiếp tục xây dựng, giữ vững và phát triển, Công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Ming là một doanh nghiệp mạnh, đa ngành nghề, lấy hiệu quả kinh tế là thước đo cho sự phát triển ổn định và bền vững của thương hiệu. Với mong muốn càng ngày càng có nhiều khách hàng biết đến thương hiệu Anh Thịnh Minh với tính chuyên nghiệp trong hoạt động tổ chức sự kiện. Đem đến cho khách hàng sự hài lòng về chất lượng dịch vụ. Các sản phẩm kinh doanh dịch vụ và hoạt động chính của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh. 3.1.2. Mục tiêu, nhiệm vụ Công tác đổi mới doanh nghiệp; đầu tư mở rộng văn phòng kinh doanh; Đầu tư mua thêm và nâng cấp các trang thiết bị phục vụ tổ chức sự kiện; hoàn thiện cơ chế quản lý, điều hành giữa các bộ phận trong công ty; tăng cường nguồn lực về nhân sự nhằm điều phối công việc dễ dàng hơn. 3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆU QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHO CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH 3.2.1. Thu thập, tiếp nhận thông tin từ khách hàng 13
15. Hình 2.8. Sơ đồ hoạt động làm việc bước 1 Sau khi đã thu thập và tìm hiểu kỹ lưỡng các thông tin, yêu cầu, mong muốn từ phía khách hàng, sẽ tiến hành hợp bàn để thông báo mọi người về sự kiện sẽ tổ chức. Buổi họp bàn phải có sự góp mặt của các thành viên trong công ty hoach đại diện trưởng các bộ phận để nắm bắt tình hình sự kiện. 3.2.2. Hình thành chủ đề, ý tƣởng và thông điện cho sự kiện Chủ đề, ý tưởng và thông điệp là linh hồn của sự kiện, vì vậy công ty cần chú trọng, đầu tư hơn. Bước này do chị Phương Thảo dưới sự hỗ trợ của những các anh chị trong bộ phận liên quan như sự góp ý của Chị Hoài, anh Phát (bộ phận thiết kế), anh Nguyên (bộ phận điều phối nhân sự). 14
16. Hình 2.9. Sơ đồ hoạt động làm việc bước 2 3.2.3. Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện và thuyết trình với khách hang Sau khi có được chủ đề, ý tưởng, thông điệp và bản kế hoạch chi tiết cho sự kiện, nội dung sự kiện, danh mục các công việc, các hàng hóa cần chuẩn bị, công ty nên tiến hành thuyết trình với khách hàng để tránh những trường hợp sai sót dù là nhỏ nhất như là sự hài lòng của khách hàng về các bản mẫu thiết kế như băng rôn, backdrop, phướn, các bản vẽ đề mô sân khấu. Hay các chi phí ngân sách đã phù hợp chưa, có gì muốn bổ sung hay không, nếu muốn bổ sung sẽ bổ sung những gì, lượt bỏ những gì. Sau khi đã hoàn chỉnh sẽ tiếng hành cho công tác tiếp theo. 3.2.4. Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện công ty cần đảm bảo một số yêu cầu: 15
17. - Lập kế hoạch phải dựa trên chương trình, mục tiêu, các ý tưởng chính của sự kiện. - Lập kế hoach phải dựa trên những yêu cầu, tiêu chí của khách hàng đã đề ra. - Lập kế hoạch phải dựa trên cơ sở khả năng và nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện. - Lập kế hoạch phải tính đến những tác động của các yêu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện. - Lập kế hoạch phải xem xét yết tố thời gian. - Kế hoạch được lập phải tính đến yếu tố rủi ro, sự cố và các phương án dự phòng. - Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính hệ thống, toàn diện và đầy đủ. - Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính khả thi. - Những rủi ro luôn có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện, những điều này không đến từ bạn, nhưng có thể xuất phát từ nhân sự sự kiện, việc chuẩn bị đồ đạc hay bất kỳ yếu tố chủ quan hay khách quan nào. 3.2.5. Thực hiện tổ chức sự kiện - Trước khi diễn ra event chính thức sẽ có một buổi chạy thử, thường sẽ diễn ra trước ngày tổ chức. Điều này giúp công tác phối hợp giữa các bộ phận suông sẻ và có hiệu quả hơn, mức độ rủi ro của phòng event cũng thấp hơn. - Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngòai dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ Trong quá trình tổ chức thực hiện cần có bộ phận giám sát kỹ lưỡng từ khau chuẩn bị cho đến khâu thực hiện, tra từ trong ra ngài 16
18. từ ngoài vào trong để đảm bảo thực hiện đúng các công việc hạng mục đã đề ra. Hiện tại thì anh Nguyên là người đảm nhiệm công việc này trong khi anh cũng là người điều phối nhân sự thực hiện. Vì Vậy cần tuyển thêm nhân sự để hỗ trohw công công tác giám sát kiểm soát các chi tiết cho sự kiện. 3.2.6. Tổng kết và họp đánh giá Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. 3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHO CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH 3.3.1. Tuyển dụng thêm nhân sự và nâng cao về trình độ chuyên môn cho nhân viên 3.3.1.1. Tuyển dụng thêm nhân sự So với tình hình hiện tại thì công ty nên tuyển thêm nhân sự, củ thể như sau - Bộ phận kiểm soát cần tuyển thêm 01 người. Hiện tại công ty không có bộ phận kiểm soát. - Bộ phận tổ chức sự kiện cần tuyền thêm 02 người, bộ phận ý tưởng 01 người. Công ty Anh Thịnh Minh là công ty chuyên về lĩnh vực tổ chức sự kiện nhưng hiện tại nhân sự bên phòng này lại rất ít chỉ có 04 người. Trong đó chị Hoài kiêm luôn cả bộ phận tổ chức sư kiện. 17
19. - Bộ phận thiết kế: Tuyền thêm 02 người để phụ trách công việc thiết kế trách tình trạng công việc chồng chèo. 3.3.1.2. Nâng cao về trình độ chuyên môn cho nhân viên - Sắp xếp lại đội ngũ cán bộ quản lý. - Khuyến khích nhân viên tự học và tổ chức chương trình đào tạo thường niên - Ngoài ra công ty nên mời các chuyên gia, những người có uy tín cũng như tài năng về nghiệp vụ tổ chức sự kiện đến giảng dạy và truyền tải kinh nghiệm cho các nhân viên. - Kích thích nhân viên vận dụng những điều mới học - Bên cạnh đó công ty cũng nên kết hợp với các công ty tổ chức sự kiện để các nhân viên giao lưu trao đổi kinh nghiệm với nhau về hoạt động tổ cức sự - Thay vì những buổi họp chỉ ngồi tại vị trí làm việc của mình và trao đổi như vậy thì công ty nên thay đổi bằng cách họp trong một phòng riêng, mọi người phải ngồi xung quanh một cái bàn họp chứ không phải là ngồi tại chỗ bàn làm việc của mình, và những người báo cáo công việc cần phải đứng lên, đứng giữa và đứng trước mọi người để thuyết trình, báo cáo công việc và kết hợp với việc làm slide báo cáo để thể hiện tính chuyên nghiệp hơn. - Khi làm việc với khách hàng hãy để cho nhân viên của mình có cơ hội được làm việc với họ, được nói chuyện, được trình bày ý tưởng. Bởi khi làm việc trực tiếp họ sẽ học hỏi được nhiều hơn, có sai, có vấp thì sẽ là kinh nghiệm cho họ. tăng khả năng tiếng Anh của bản thân. 3.3.2. Phát triển thêm hệ thống khen thƣơng, lƣơng bổng cho nhân viên 18
20. - Cứ định kì theo từng quý trong năm, công ty nên phát động phong trào thi đua khen thưởng cho những nhóm, bộ phận đạt thành tích đáng kể trong quá trình tham gia thực hiện sự kiện. Những nhóm hoàn thành tốt sẽ được thưởng khoảng 5% doanh thu từ sự kiện diễn ra trong quý đó. - Tặng nhân viên những đặc quyền ưu tiên: Những đặc quyền dành cho các cấp lãnh đạo luôn tạo sự tò mò đồng thời cũng là động lực phấn đấu khiến nhân viên cấp dưới nỗ lực vươn lên trong công việc. Việc chia sẻ một trong những đặc quyền của lãnh đạo đến nhân viên xuất sắc nhất là một ý tưởng khen thưởng rất thiết thực và hiệu quả. Nhân viên vượt chỉ tiêu và đạt thành tích cao nhất cuối mỗi tháng sẽ được hưởng quyền lợi như bộ phận hay đọi đó sẽ được thưởng du lịch ở một địa điểm nài đó trong 2 ngày. 3.3.3. Đầu tƣ hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị. - Tình hình sử dụng các trang thiết bị cả công ty đang rất tốt, các thiết bị vẫn đang hoạt động bình thường. Tuy nhiên, cần đầu tư thêm máy vi tính có cấu hình cao hơn để phục vụ cho hoạt động thiết kế của công ty. - Thường xuyên kiểm tra, bảo trì các máy móc, trang thiết bị để tránh tình trạng hư hỏng. 19
21. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường hiện nay nhu cầu kết nối của các doanh nghiệp cũng như nhu cầu quảng bá và phát triển thương hiệu là vô cùng quan trọng. Có rất nhiều cách khác nhau để khách hàng hay các đối tác tiềm năng cơ thể biết tới công ty, doanh nghiệp của mình nhiều hơn, ấn tượng hơn, sâu sắc hơn nhờ vào những buổi tổ chức sự kiện ấn tượng. Tổ chức sự kiện đơn giản như hội nghị khách hàng hay ra mắt các sản phẩm mới, tổ chức các hội nghị triển lãm để quảng bá hình ảnh của mình với đối tác một cách tinh tế và khéo léo nhất. Nếu biết cách chọn một phương án truyền thông tinh tế và hiệu quả thì chắc chắn mục đích mà các doanh nghiệp đạt được sẽ vô cùng ấn tượng và tuyệt vời. Có thể nói, tổ chức sự kiện là một trong rất nhiều chiến dịch truyền thông của công ty hay bất cứ một doanh nghiệp nào. Đây chính là một cơ hội để các doanh nghiệp có thể tiếp xúc cũng như giao lưu với khách hàng và đối tác; giúp gia tăng mối quan hệ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vậy nên so sánh với các kênh truyền thông khác thì đây chính là phương pháp giúp doanh nghiệp được phổ biến rộng rãi hơn rất nhiều. Qua quá trình nghiên cứu tìm hiểu về quy trình tổ chức sự kiện, bài báo cáo đồ án tốt nghiệp đã đưa ra những thực trạng cụ thể về tình hình kinh doanh và dịch vụ nói riêng, thực trạng tổ chức sự kiện nói chung. Bên cạnh đó cũng đưa ra những giải pháp trong bào báo cáo để hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện thành công cho công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh. Bên cạnh đó, còn có nhiều hạn chế về lý luận và thiếu kinh nghiệm thực tế nên bài viết còn nhiều thiếu sót rất mong được sự giúp đỡ của thầy cô để đề tài của em hoàn thiện hơn. 20