Tiểu luận Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp - Lê Ngọc Anh

Nội dung text: Tiểu luận Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp - Lê Ngọc Anh

1. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp MỤC LỤC PHẦN I – MỞ ĐẦU : 3 I. Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty Tân Phạm Gia : 3 II. Cơ cấu tổ chức : 3 1. Sơ đồ tổ chức : 3 2. Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban : 4 PHẦN II – PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ BẰNG HỆ THỐNG CNTT CỦA CƠNG TY . 7 A – CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN : 7 I. Nghiệp vụ chuẩn bị mẫu mới : 7 II. Nghiệp vụ chào hàng cho các hệ thống siêu thị trung tâm (Co.op Mart, BigC Mart ) và nghiệp vụ đặt hàng : 7 III. Nghiệp vụ mua NPL : 8 IV. Nghiệp vụ sản xuất : 8 V. Nghiệp vụ giao hàng : 9 B – CÁC BỘ PHẬN TRONG CƠNG TY : 11 I. Bộ phận hành chính – nhân sự : 11 1. Cơ cấu tổ chức : 11 2. Sơ đồ BFD : 11 3. Chức năng : 11 4. Các nghiệp vụ chính : 12 5. Sơ đồ DFD : 14 6. Lƣu đồ giải thuật : 15 II. Bộ phận kinh doanh : 15 1. Các nghiệp vụ chính : 15 2. Sơ đồ phân tích chức năng : 16 3. Xác định các tập thực thể chính và các thuộc tính : 16 4. Sơ đồ DFD : 17 5. Chuẩn hĩa dữ liệu : 17 6. Xây dựng mơ hình : 19 III. Bộ phận kế tốn : 19 1. Các nghiệp vụ chính : 19 2. Lƣu đồ giải thuật : 20 3. Sơ đồ quan hệ dữ liệu logic : 21 4. Sơ đồ dịng dữ liệu : 22 5. Mơ hình hĩa dữ liệu : 23 6. Sơ đồ quan hệ dữ liệu logic : 26 IV. Bộ phận sản xuất : 27 1. Sơ đồ chức năng - BFD : 27 2. Sơ đồ dịng dữ liệu – DFD : 28 Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 1
2. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN : NGHIÊN CỨU, PHÂN TÍCH VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TẠI CƠNG TY TNHH TÂN PHẠM GIA GVBM : NGUYỄN VĂN NĂM NHĨM THỰC HIỆN : NHĨM 1 LỚP VB13QT002 – KHĨA VB2K13 THÀNH VIÊN : - LÊ NGỌC ANH - NGUYỄN HỒNG ANH - NGUYỄN THỊ NGỌC ÁNH - HỒNG HẢI ÂU - LÊ TRỌNG BẰNG - TRƯƠNG PHƯƠNG BẮC - VÕ HỒNG BẮC - TRẦN BỬU BỬU - CHẾ VÂN CẦM - VÕ NGUYỄN BÁ CHÂU TP.HCM – 09/2010
3. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 3. Xác định tập thực thể : 28 4. Chuẩn hĩa các tập thực thể : 29 5. Kết hợp các tập thực thể chung : 30 6. Xây dựng mơ hình : 30 PHẦN III – KẾT LUẬN : 32 Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 2
4. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp PHẦN I – MỞ ĐẦU : I. Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty Tân Phạm Gia : - Từ khi thành lập đến đầu năm 2006 cơng ty chủ yếu gia cơng theo các đơn hàng của đối tác, làm theo đơn đặt hàng của các cơng ty khác nhƣ đồng phục, áo quảng cáo hoặc khuyến mãi. - Cơng ty trách nhiệm hữu hạn Tân Phạm Gia thành lập vào ngày 24 tháng 06 năm 2003, tọa lạc C9/5, Tổ 19 KP1, P. Tân Thới Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh. Ban đầu hoạt động của cơng ty chủ yếu là nhận gia cơng hợp đồng áo thun quảng cáo, khuyến mãi cho các thƣơng hiệu cĩ tên tuổi trong nƣớc nhƣ Dutch Lady, Neptune, Unilever - Đầu năm 2006, cơng ty chính thức sản xuất, thâm nhập thị trƣờng áo thun trong nƣớc và cho ra đời 2 thƣơng hiệu: : nhãn hiệu thời trang dành cho nam bao gồm áo T-shirt và Polo shirt. : nhãn hiệu thời trang dành cho trẻ em gồm áo T-shirt, Polo shirt và đồ bộ. - Sản phẩm của Happy Hoop và Milvus, phân phối qua hệ thống siêu thị lớn ở TP Hồ Chí Minh nhƣ: Coopmart, BigC, Vinatex - 2010 nhãn hiệu Happy Hoop đƣợc ngƣời tiêu dùng bình chọn Hàng Việt Nam Chất Lƣợng Cao. - Hiện nay, sản phẩm may mặc của cơng ty TNHH Tân Phạm Gia cĩ mặt hầu hết ở các hệ thống siêu thị trên 64 tỉnh thành và cĩ chỗ đứng trên thị trƣờng áo thun Việt Nam. II. Cơ cấu tổ chức : 1. Sơ đồ tổ chức : - Cơ cấu tổ chức quản lý theo quan hệ trực tuyến, các trƣởng phịng báo cáo hoạt động sản xuất, kinh doanh cho phĩ giám đốc, phĩ giám đốc là ngƣời tham mƣu cho giám đốc và giám đốc là ngƣời cĩ quyền quyết định mọi hoạt động của cơng ty. Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng Phòng Phòng Tài Thiết Xưởng Kinh Chính Kế, Sản Doanh Kế May Xuất Toán Mẫu Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Nguồn Ban giám đốc Cơng ty TNHH Tân Phạm Gia) Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 3
5. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 2. Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban : 2.1 Ban giám đốc : - Đề ra các quyết định chiến lƣợc nhằm đạt mục tiêu chung của cơng ty. - Quản lý và điều hành mọi hoạt động của cơng ty. Đồng thời giám đốc là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về hoạt động của cơng ty. - Phê duyệt ngân sách hoạt động và quyết tốn của cơng ty. - Quyền tuyển chọn lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh, theo đúng chính sách tuyển dụng lao động của nhà nƣớc. - Cĩ quyền ủy quyền cho ngƣời dƣới quyền làm thay cho cơng việc của mình, và chịu trách nhiệm về sự ủy quyền đĩ. - Phĩ giám đốc thực hiện chức năng và nhiệm vụ do giám đốc giao phĩ, cĩ quyền thay mặt giám đốc khi giám đốc đi vắng, cĩ quyền ra quyết định trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình, đồng thời phải chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc. 2.2 Phịng kinh doanh : - Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch thiết kế mẫu chào hàng cho phịng thiết kế. - Lấy mẫu từ phịng thiết kế đi chào cho các siêu thị trung tâm để hình thành mã code. - Điều phối, lƣu chuyển hàng hĩa, và tiêu thụ sản phẩm. - Tham gia đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh doanh. Quảng cáo và giới thiệu sản phẩm, tiếp cận thị trƣờng, tìm hiểu nhu cầu thị hiếu khách hàng thơng qua đợt tham gia hội chợ Hàng Việt Nam Chất Lƣợng Cao. 2.3 Phịng thiết kế : - Chịu trách nhiệm về thiết kế mẫu, sản xuất hàng mẫu đƣa cho bộ phận kinh doanh chào mẫu. - Phối màu cho từng mã hàng và lên nhu cầu nguyên–phụ liệu cho phịng kế tốn - Kết hợp với bộ phận kinh doanh tìm hiểu nhu cầu thị hiếu khách hàng để thiết kế mẫu phù hợp. - Tham gia trình diễn thời trang thơng qua truyền hình, tài trợ trang phục các cuộc thi tìm kiếm ngƣời mẫu, để giới thiệu mẫu mới, giới thiệu thƣơng hiệu thời trang. 2.4 Phịng tài chính kế tốn : - Giúp ban giám đốc quản lý tài chính, vốn để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh của cơng ty. - Chịu trách nhiệm ghi chép, lập chứng từ theo đúng qui định của nhà nƣớc, tổng hợp chứng từ theo đúng trình tự hợp lý. Tổng hợp thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, lập bảng tổng kết về tài sản, các báo cáo về kế tốn. - Theo dõi, xử lý các việc về lĩnh vực tài chính, cơng nợ, số vốn vay. - Thực hiện nhiệm vụ thanh tốn các mối quan hệ tài chính với các tổ chức trong và ngồi nƣớc thơng qua hệ thống ngân hàng. - Theo dõi, đơn đốc và thơng báo tình hình thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch hàng tháng, quý, năm. Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 4
6. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp - Xây dựng giá thành sản phẩm, tham mƣu cho giám đốc trong quá trình hoạt động kinh tế của cơng ty nhằm phát hiện những khả năng tiềm tàng và khắc phục những thiếu sĩt trong quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh. - Theo dõi tình hình sản xuất, đặt hàng, điều phối nguyên phụ liệu cho xƣởng sản xuất. 2.5 Xưởng sản xuất : - Quản đốc điều phối chuyền để sản xuất ra thành phẩm theo đúng yêu cầu về chất lƣợng và thời gian đồng thời quản lý cơng nhân, quan tâm, giúp đỡ khi cơng nhân gặp khĩ khăn trong sản xuất cũng nhƣ trong cuộc sống. - Quản đốc đề suất tăng lƣơng hay thƣởng cho những cơng nhân cĩ thành tích tốt. - Quản lý kho theo dõi nguyên phụ liệu, báo cáo cho phịng kế tốn. - Báo cáo thành phẩm sau mỗi đơn hàng cho bộ phận kế tốn. TPG Co., Ltd Logo cơng ty TNHH Tân Phạm Gia Happy Hoop nhãn hiệu thời trang dành cho các bé trai Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 5
7. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp Milvus nhã hiệu thời trang dành cho nam ( Nguồn : phịng thiết kế cơng ty TNHH Tân Phạm Gia) Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 6
8. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp PHẦN II – PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ BẰNG HỆ THỐNG CNTT CỦA CƠNG TY A – CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN : I. Nghiệp vụ chuẩn bị mẫu mới : - Giám đốc họp với bộ phận thiết kế để thảo luận và đƣa ra xu hƣớng thời trang sắp tới (màu sắc, kiểu dáng, chất liệu ). Giám đốc lệnh bộ phận thiết kế vẽ 20 mẫu mới. - Bộ phận thiết kế vẽ mẫu, chuyển mẫu (sau khi đƣợc trƣởng phịng duyệt bảng vẽ), lệnh cho phịng may mẫu hồn thành mẫu thật, chuyển mẫu thật về bộ phận thiết kế. - Bộ phận thiết kế trình mẫu thật lên Giám đốc. Giám đốc duyệt mẫu (chọn mẫu đẹp, phù hợp). - Mẫu sau khi duyệt chuyển về bộ phận kế tốn. Giám đốc lệnh bộ phận kế tốn tính giá thành trình lên. Giám đốc duyệt giá thành cho từng mẫu và trả mẫu về bộ phận thiết kế. - Bộ phận thiết kế phối màu cho từng mẫu (1 mẫu phối 6 màu), làm bảng màu. - Ta cĩ sơ đồ sau : Lệnh vẽ mẫu BP thiết kế Giám đốc 1 4 chuyển mẫu đã hoàn thành 2 Lệnh may mẫu BP thiết kế chuyển mẫu 5 3 chuyển mẫu BP may mẫu Trả mẫu chuyển mẫu 6 BP thiết kế Giám đốc Tính giá mẫu Kế toán 7 8 II. Nghiệp vụ chào hàng cho các hệ thống siêu thị trung tâm (Co.op Mart, BigC Mart ) và nghiệp vụ đặt hàng : - Bộ phận thiết kế chuyển mẫu, bảng màu cho bộ phận kế tốn. - Bộ phận kế tốn đặt mã hàng, áp giá, gắn thẻ bài cho từng sản phẩm, làm bảng chào hàng ( lƣu trong máy tính), chuyển mẫu và bảng chào hàng cho bộ phận kinh doanh. - Bộ phận kinh doanh chào mẫu cho hệ thống siêu thị trung tâm. - Sau khi hệ thống siêu thị duyệt mẫu, fax hay mail đơn đặt cho bộ phận kinh doanh (các mã hàng, số lƣợng từng mã hàng), và trả mẫu về cho bộ thiết kế. - Bộ phận kinh doanh báo cho bộ phận kế tốn về số lƣợng từng mã hàng cho bộ phận kế tốn lƣu trữ. Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 7
9. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp - Ta cĩ sơ đồ sau : BP thiết kế 1 chuyển mẫu đặt mẫu, làm 3 Kế toán lưu 2 bảng chào giá 4 chuyển mẫu, bảng chào hàng chuyển mẫu Kế toán Siêu thị 6 BP kinh doanh 5 fax đơn đặt hàng thông báo số 7 lượng mẫu mã 8 lưu Kế toán III. Nghiệp vụ mua NPL : - Bộ phận kinh doanh thơng báo cho bộ phận thiết kế , các mã hàng đã đặt. Bộ phận thiết kế tính vải, phụ liệu chuyển file cho bộ phận kế tốn. - Bộ phận thiết kế lệnh cho bộ phận may mẫu nhảy size các mã đã đặt hàng. - Bộ phận kế tốn kiểm tra lƣợng vải, phụ liệu tồn trong dữ liệu (số dữ liệu bằng số thực tế trong kho) và đặt thêm vải, phụ liệu cho đủ số lƣợng yêu cầu. Việc mua NPL thơng qua fax hay mail, trả tiền bằng chuyển khoản. - NPL sau khi mua đƣợc chuyển về kho. Kế tốn kho nguyên phụ nhập dữ liệu lƣu vào máy tính. Chuyển hố đơn về cho kế tốn. BP kinh doanh BP kế toán 1 thông báo số 1 lượng mẫu mã BP thiết kế kiểm tra vật liệu tồn kho 2 2 3 tính vật liệu lưu So sánh đặt hàng 4 gửi file 3 BP thiết kế mua vật liệu 5 chuyển vật liệu 4 lệnh may chuyển mẫu Kho lưu BP may mẫu 5 IV. Nghiệp vụ sản xuất : - Bộ phận thiết kế chuyển mẫu cho bộ phân sản xuất. Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 8
10. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp - Bộ phận kế tốn lập lệnh sản xuất cho từng mã hàng, chuyển lệnh cho bộ phận sản xuất. - Bộ phận kế tốn lập phiếu xuất kho NPL cho từng mã hàng. - Sau khi sản xuất xong làm phiếu nhập kho thành phẩm cho từng mã hàng. - Ta cĩ sơ đồ sau : phiếu xuất kho vật liệu BP kế toán Kho 1 chuyển vật liệu lệnh sản xuất 3 2 BP sản xuất nhập kho 4 thành phẩm Kho V. Nghiệp vụ giao hàng : - Bộ phận kế tốn làm phiếu xuất kho để xuất hàng theo đơn đặt hàng của từng siêu thị. - Bộ phận kế tốn làm phiếu giao hàng, xuất hố đơn giá trị gia tăng, theo cho bộ phận kinh doanh. - Bộ kinh doanh chuyển đơn đặt hàng, liên đỏ và tím hố đơn giá trị gia tăng, thành phẩm cho siêu thị. - Siêu thị ký và đƣa hố đơn liên xanh cho bộ phận kinh doanh. - Bộ kinh doanh hố đơn liên xanh cho bộ phận kế tốn. - Sau 45 ngày siêu thị chuyển khoản tiền theo hố đơn cho bộ phân kế tốn. - Ta cĩ sơ đồ sau : Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 9
11. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp Siêu thị 1 đặt hàng BP kinh doanh 2 chuyển đơn hàng 10 9 BP kế toán lập phiếu giao hàng BP kinh doanh Siêu thị 3 giao hàng 5 4 6 lập phiếu xuất lưu 1 7 chuyển hàng Kho 8 - Từ các sơ đồ nghiệp vụ trên và tình hình thực tế của Cơng ty, ta cĩ thể thấy đƣợc sự bất ổn trong hệ thống thong tin của Cơng ty : + Đa số các lệnh từ giám đốc là truyền miệng, khơng cĩ bất cứ hồ sơ gì lƣu lại. + Mỗi bộ phận đều cĩ máy tính lƣu trữ dữ liệu, phần mềm tính tốn riêng, nhƣng cơ sở dữ liệu rời rạc. + Trong hệ thống cĩ sử dụng mạng LAN nội bộ, nhƣng chỉ dừng lại ở mức share file. Khơng cĩ hệ thống file dùng chung. Khơng sử dụng mơ hình quản lý server. + Nghiệp vụ chuẩn bị mẫu mới : Các nghiệp vụ chồng chéo, lặp lại (sau khi hồn thành mẫu thật, bộ phận thiết kế nên chuyển mẫu cho bộ phận kế tốn tính tốn giá thành rồi mới chuyển lên cho giám đốc duyệt) + Nghiệp vụ chào hàng cho các hệ thống siêu thị trung tâm : qua những bƣớc trung gian khơng cần thiết (bộ phận thiết kế nên chuyển mẫu, bảng giá cho bộ phận kinh doanh, bộ phận kinh doanh đặt mã hàng, áp giá, gắn thẻ bài cho từng sản phẩm, làm bảng chào hàng) + Nghiệp vụ mua NPL : Bộ phận kế tốn làm khơng đúng chức năng (bộ phận kế tốn chỉ kiểm tra lƣợng vải, phụ liệu tồn trong dữ liệu, bộ phận đặt hàng của cơng ty mới đặt thêm vải, phụ liệu cho đủ số lƣợng yêu cầu) + Nghiệp vụ sản xuất : Bộ phận kế tốn làm khơng đúng chức năng ( lập lệnh sản xuất cho từng mã hàng, chuyển lệnh cho bộ phận sản xuất phải là bộ phận kinh doanh)  Kết luận :. các nghiệp vụ cịn trùng lắp, lặp lại và các phịng ban làm việc bị chồng chéo lên nhau, làm cơng tác quản lý cĩ phần khĩ khăn, hệ thống thơng tin của Cơng ty chỉ dừng lại ở ứng dụng mức 1, và ta cần thiết phải sửa chữa cải thiện lại hệ thống để cĩ thể quản lý tốt hơn. Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 10
12. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp B – CÁC BỘ PHẬN TRONG CƠNG TY : I. Bộ phận hành chính – nhân sự : 1. Cơ cấu tổ chức : Trƣởng phịng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Lễ tân kiêm mua sắm, tiền lƣơng, đối ngoại, Nhân viên văn thƣ lƣu quản lý tài nhân sự hậu cần Lái xe trữ sản ( 01 ngƣời ) ( 01 ngƣời ) ( 01 ngƣời ) ( 01 ngƣời ) ( 02 ngƣời ) 2. Sơ đồ BFD : Hành chính – Nhân sự Văn thƣ, lƣu Mua Quản lý nhân Đối ngoại, Bảo vệ, lái trữ, lễ tân sắm,quản lý sự, tiền các cơng việc xe tài sản lƣơng hậu cần Nhận, gửi cơng Tuyển dụng và đào tạo văn, văn bản Quản lý các dịch Quản lý nhân sự, phân cơng vụ nội bộ lao động Xếp lƣơng, thƣởng, các chế Các cơng tác đồn độ cho CNV thể 3. Chức năng : - Thực hiện cơng tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lƣợng theo yêu cầu, chiến lƣợc của Cơng ty. - Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo. - Tổ chức việc quản lý nhân sự tồn Cơng ty. - Xây dựng quy chế lƣơng thƣởng, các biện pháp khuyến khích – kích thức ngƣời lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho ngƣời lao động theo chính sách hiện hành. - Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trƣơng, qui định, chỉ thị của Ban Giám đốc. Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 11
13. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp - Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Cơng ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của Cơng ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. - Phục vụ các cơng tác hành chánh để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác cĩ điều kiện hoạt động tốt. - Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Cơng ty, đảm bảo an ninh trật tự, an tồn lao động, vệ sinh lao động và phịng chống cháy nổ trong Cơng ty. - Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa BGĐ và Ngƣời lao động trong Cơng ty. - Mua sắm, quản lý các tài sản, dịch vụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của tồn Cơng ty. - Quan hệ chặt chẽ với địa phƣơng trong việc tham gia thực hiện các phong trào và thực hiện trách nhiệm của Cơng ty đối với địa bàn khu vực. 4. Các nghiệp vụ chính : - Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của Cơng ty và các bộ phận liên quan. - Lên chƣơng trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện. - Tổ chức tuyển dụng theo chƣơng trình đã đƣợc phê duyệt. - Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho ngƣời lao động. - Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV tồn Cơng ty. - Thực hiện cơng tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lƣợng CNV Cơng ty nghỉ việc. - Đánh giá, phân tích tình hình chất lƣợng, số lƣơng đội ngũ CNV lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc. - Làm cầu nối giữa Lãnh đạo Cơng ty và tập thể ngƣời lao động. - Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của CNV. - Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự. - Lập ngân sách nhân sự. - Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với ngƣời lao động. - Thực hiện việc kiểm tra xếp bậc lƣơng, điều chỉnh mức lƣơng theo đúng qui định của Cơng ty. - Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phƣơng pháp hình thức trả lƣơng, thƣởng, phụ cấp làm việc tại Cơng ty. - Tổ chức theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thực hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế cho ngƣời lao động theo chỉ đạo của BGĐ. - Lập danh sách lao động định kỳ theo qui định của cơ quan Nhà nƣớc. - Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho ngƣời lao động. - Tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với các chế độ lễ tết. Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 12
14. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp - Nghiên cứu, xây dựng, sửa đổi, bổ sung, hồn thiện Quy định chức năng và nhiệm vụ của Phịng Hành chính – Nhân sự, các văn bản liên quan phù hợp với tình hình thực tế hoạt động kinh doanh của Cơng ty và các quy định pháp luật hiện hành. - Xây dựng, trình ban hành và giám sát việc thực hiện các quy định quản lý hành chính đối với tồn bộ Cơng ty. - Xây dựng, trình ban hành và giám sát việc thực hiện các quy định và quản lý việc sử dụng tài sản, thiết bị, phƣơng tiện đi lại, phƣơng tiện thơng tin, trụ sở làm việc của Cơng ty. - Xây dựng, kiểm tra, hƣớng dẫn thực hiện các quy định, định mức của Cơng ty về tài sản, vật tƣ, trang thiết bị - Trực tiếp thực hiện cơng tác hành chính, quản trị, văn thƣ, bao gồm : + Cơng tác văn thƣ: quản lý con dấu, tiếp nhận, lƣu giữ, cung cấp, phát hành văn bản cĩ liên quan đến hoạt động của Cơng ty; + Cơng tác hành chính: lễ tân, tiếp khách, là đầu mối giúp Ban Giám đốc trong quan hệ đối với các cơ quan chức năng tại địa bàn hoạt động của Cơng ty; là đầu mối tổ chức phục vụ hội nghị, hội thảo, tọa đàm của Cơng ty; + Cơng tác quản trị: xây dựng kế hoạch, mua sắm, quản lý tài sản, vật tƣ, văn phịng phẩm, trang thiết bị, máy mĩc cho tồn bộ Cơng ty; + Thực hiện cơng tác bảo vệ trật tự, an tồn, vệ sinh cơ quan và phịng cháy chữa cháy theo quy định; - Thực hiện các nhiệm vụ khác đƣợc TGĐ, Phĩ TGĐ phụ trách giao. - Giao dịch với các cơ quan Nhà nƣớc để thực hiện chế độ cho ngƣời lao động. - Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thơng tin. - Lƣu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản Cơng ty. - Thực hiện các cơng tác pháp lý, bảo vệ lợi ích pháp lý cho Cơng ty, giữ các hồ sơ pháp lý của Cơng ty. - Phối hợp với các đơn vị khác bảo vệ bản quyền nhãn hiệu hàng hĩa, kiểu dáng cơng nghiệp, xuất xứ, phát minh, sáng chế của Cơng ty. - Phân loại và phân phối cơng văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu. - Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản Cơng ty của các bộ phận. - Thực hiện cơng tac an ninh trật tự, an tồn lao động, vệ sinh lao động và phịng chống cháy nổ trong Cơng ty. - Tham mƣu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của Cơng ty. - Tham mƣu cho BGĐ về cơng tác đào tạo tuyển dụng trong Cơng ty. - Tham mƣu cho BGĐ về xây dựng các phƣơng án về lƣơng bổng, khen thƣởng các chế độ phúc lợi cho ngƣời lao động. - Tham mƣu cho BGĐ về cơng tác hành chánh của Cơng ty. Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 13
15. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 5. Sơ đồ DFD : Ứng viên Nộp hồ sơ Tiếp nhận hồ sơ ƢV Khơng tuyển dụng Thơng tin ứng viên Lên danh sách Phỏng Duyệt hồ sơ ứng viên vấn Tuyển dụng Ký hợp đồng LĐ Thơng tin nhân viên Nhân viên Lưu hồ sơ NV Danh sách NV Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 14
16. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 6. Lưu đồ giải thuật : Bắt đầu Nhận hồ sơ Duyệt hồ sơ Lên danh sách phỏng vấn Khơng đạt Phỏng vấn Đạt Tuyển dụng Ký HĐLĐ Lƣu hồ sơ NV Kết thúc II. Bộ phận kinh doanh : 1. Các nghiệp vụ chính : - Lập các kế hoạch kinh doanh. - Nhận mẫu từ phịng thiết kế và chào hàng cho các siêu thị trung tâm để hình thành mã code cho các loại mẫu đƣợc nhận đặt. - Nhận đơn đặt hàng từ các siêu thị tâm trung. - Giao hàng theo phiếu xuất kho và kiểm tra việc giao nhận theo phiếu giao hàng. Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 15
17. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 2. Sơ đồ phân tích chức năng : Phịng kinh doanh Lập kế hoạch Chào hàng, Quản lý quảng cáo bán hàng Dài hạn Chào hàng cho Nhận đơn siêu thị trung đặt hàng tâm Ngắn hạn Quảng cáo Quản lý giới thiệu sản giao hàng phẩm 3. Xác định các tập thực thể chính và các thuộc tính : 3.1 Khách hàng : + Là các siêu thị trung tâm + Các thuộc tính: mã số khách hàng, tên, địa chỉ, số điện thoại 3.2 Sản phẩm : + Chứa các thơng tin về sản phẩm của Cơng ty + Các thuộc tính: mã số sản phẩm, tên sản phẩm, đơn giá, mơ tả sản phẩm, mã số nguyên liệu, tên nguyên liệu, số lƣợng nguyên liệu 3.3 Đơn đặt hàng : + Sau khi chào hàng cho các siêu thị trung tâm đặt hàng cho Cơng ty thơng qua bộ phận kinh doanh bằng các đơn đặt hàng + Các thuộc tính: mã số đơn đặt hàng, ngày đặt hàng, mã số sản phẩm, tên sản phẩm, mơ tả sản phẩm, số lƣợng, mã số khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại 3.4 Phiếu giao hàng : + Bộ phận kinh doanh khi giao hàng cho khách hàng phải lập phiếu giao hàng để kiểm tra. + Các thuộc tính: mã số phiếu, ngày giao hàng, mã số sản phẩm, tên sản phẩm, mơ tả sản phẩm, số lƣợng, mã số khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại. Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 16
18. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 4. Sơ đồ DFD : Xác nhận Yêu cầu Xác nhận Khách hàng Phiếu giao hàng giao hàng phiếu giao hàng Lƣu Kiểm đơn Kiểm tra đặt tra theo hàng phiếu phiếu giao Cập nhật Cập nhật đơn Lập phiếu đặt hàng Bộ phận kế tốn phiếu giao giao hàng Kiểm tra Yêu Báo đơn cầu cáo đặt đơn sản hàng đặt phẩm hàng Yêu cầu Yêu cầu Báo cáo Đơn đặt Sản phẩm hàng sản phẩm sản phẩm sản phẩm 5. Chuẩn hĩa dữ liệu : 5.1 Khách hàng : Khách hàng Thuộc tính chưa Chuẩn hĩa dạng 1 Chuẩn hĩa dạng 2 Chuẩn hĩa dạng 3 chuẩn hĩa Mã số khách hàng Mã số khách hàng Mã số khách hàng Mã số khách hàng Tên khách hàng Tên khách hàng Tên khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Địa chỉ Địa chỉ Địa chỉ Số điện thoại Số điện thoại Số điện thoại Số điện thoại 5.2 Sản phẩm : Sản phẩm Thuộc tính chưa Chuẩn hĩa dạng 1 Chuẩn hĩa dạng 2 Chuẩn hĩa dạng 3 chuẩn hĩa Mã số sản phẩm Mã số sản phẩm Mã số sản phẩm Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Tên sản phẩm Tên sản phẩm Tên sản phẩm Đơn giá Đơn giá Đơn giá Đơn giá Mơ tả sản phẩm Mơ tả sản phẩm Mơ tả sản phẩm Mơ tả sản phẩm Mã số nguyên liệu Tên nguyên liệu Tập thực thể mới Tập thực thể mới Tập thực thể mới Số lƣợng nguyên Mã số sản phẩm Mã số sản phẩm Mã số sản phẩm liệu Mã số nguyên liệu Mã số nguyên liệu Mã số nguyên liệu Tên nguyên liệu Tên nguyên liệu Tên nguyên liệu Số lƣợng nguyên Số lƣợng nguyên Số lƣợng nguyên liệu liệu liệu Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 17
19. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 5.3 Đơn đặt hàng : Đơn đặt hàng Thuộc tính chưa Chuẩn hĩa dạng 1 Chuẩn hĩa dạng 2 Chuẩn hĩa dạng 3 chuẩn hĩa Mã số đơn đặt hàng Mã số đơn đặt hàng Mã số đơn đặt hàng Mã số đơn đặt hàng Ngày đặt hàng Ngày đặt hàng Ngày đặt hàng Ngày đặt hàng Mã số khách hàng Mã số khách hàng Mã số khách hàng Mã số khách hàng Tên khách hàng Tên khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Địa chỉ Địa chỉ Tập thực thể mới Số điện thoại Số điện thoại Số điện thoại Mã số khách hàng Mã số sản phẩm Tên khách hàng Tên sản phẩm Tập thực thể mới Tập thực thể mới Địa chỉ Mơ tả sản phẩm Mã số đơn đặt hàng Mã số đơn đặt hàng Số điện thoại Số lƣợng Mã số sản phẩm Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Tên sản phẩm Tập thực thể mới Mơ tả sản phẩm Số lƣợng Mã số đơn đặt hàng Số lƣợng Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Tập thực thể mới Số lƣợng Mã số sản phẩm Mơ tả sản phẩm Tập thực thể mới Mã số sản phẩm Mơ tả sản phẩm 5.4 Phiếu giao hàng : Phiếu giao hàng Thuộc tính chưa Chuẩn hĩa dạng 1 Chuẩn hĩa dạng 2 Chuẩn hĩa dạng 3 chuẩn hĩa Mã số phiếu Mã số phiếu Mã số phiếu Mã số phiếu Ngày giao hàng Ngày giao hàng Ngày giao hàng Ngày giao hàng Mã số khách hàng Mã số khách hàng Mã số khách hàng Mã số khách hàng Tên khách hàng Tên khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Địa chỉ Địa chỉ Tập thực thể mới Số điện thoại Số điện thoại Số điện thoại Mã số khách hàng Mã số sản phẩm Tên khách hàng Tên sản phẩm Tập thực thể mới Tập thực thể mới Địa chỉ Mơ tả sản phẩm Mã số phiếu Mã số phiếu Số điện thoại Số lƣợng Mã số sản phẩm Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Tên sản phẩm Tập thực thể mới Mơ tả sản phẩm Số lƣợng Mã số phiếu Số lƣợng Mã số sản phẩm Tập thực thể mới Tên sản phẩm Mã số sản phẩm Số lƣợng Mơ tả sản phẩm Tập thực thể mới Mã số sản phẩm Mơ tả sản phẩm Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 18
20. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 6. Xây dựng mơ hình : 1 n Khách hàng Đơn đặt hàng 1 1 n n Phiếu giao hàng Dịng đặt hàng 1 n n 1 n 1 Dịng giao nhận Sản phẩm III. Bộ phận kế tốn : 1. Các nghiệp vụ chính : 1.1 Chuẩn bị mẫu mới : Mẫu sau khi đƣợc giám đốc duyệt sẽ chuyển về bộ phận kế tốn để tính tốn giá thành trình. Sau đĩ trình lên giám đốc xem xét. 1.2 Chào hàng cho các hệ thống siêu thị trung tâm (Co.op Mart, BigC Mart ) : Sau khi nhận mẫu, bảng màu đã đƣợc thiết kế hồn chỉnh sẽ bắt đầu tiến hành đặt mã hàng, áp giá, gắn thẻ bài cho từng sản phẩm, lập bảng chào hàng. Và chuyển mẫu, bảng chào hàng cho bộ phận kinh doanh. 1.3 Đặt hàng : Kế tốn nhận và lƣu trữ số lƣợng từng mã hàng từ bộ phận kinh doanh báo cung cấp. 1.4 Mua NPL : Kế tốn kiểm tra lƣợng vải, phụ liệu tồn trong kho và đặt thêm vải, phụ liệu cho đủ số lƣợng theo nhƣ báo cáo của bộ phận thiết kế. Việc mua NPL thơng qua fax hay mail, trả tiền bằng chuyển khoản. 1.5 Sản xuất : Lập lệnh sản xuất cho từng mã hàng, chuyển lệnh cho bộ phận sản xuất. Kế tốn lập phiếu xuất kho NPL cho từng mã hàng. Sau khi sản xuất xong làm phiếu nhập kho thành phẩm cho từng mã hàng. 1.6 Giao hàng : Kế tốn làm phiếu xuất kho để xuất hàng theo đơn đặt hàng của từng siêu thị. Sau đĩ làm phiếu giao hàng, xuất hố đơn giá trị gia tăng cho bộ phận kinh doanh và nhận lại hố đơn liên xanh. Sau 45 ngày siêu thị chuyển khoản tiền theo hố đơn cho bộ phân kế tốn. Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 19
21. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 2. Lưu đồ giải thuật : BẮT ĐẦU 1 Chuẩn bị mẩu mới Sản xuất S Giám Đốc duyệt Giao hàng Đ Kế Tốn tính giá KẾT THÚC thành Giám Đốc duyệt giá S thành sản phẩm Đ Chào hàng S Đặt hàng Đ S Tính tốn mua thêm Kiểm tra nguyên phụ liệu nguyên phụ liệu Đ Mua nguyên phụ liệu 1 Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 20
22. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 3. Sơ đồ quan hệ dữ liệu logic : Nhà cung cấp NPL Dịng cc / đơn mua NPL Đơn mua NPL Dịng NPL/ đơn mua NPL Dịng SX / NPL Dịng thẻ kho / NPL Lệnh SX Dịng SX / Mẫu thời Thẻ kho trang Dịng thẻ kho / Mẫu Mẫu thời trang thời trang Dịng mẫu thời trang / Khách hàng Khách hàng Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 21
23. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 4. Sơ đồ dịng dữ liệu : Khách hàng Cập nhật đơn hàng Cập nhật NPL tồn Thiết kế mẫu Sản xuất mẫu Cập nhật phiếu Ban quản lý xuất nhập Cập nhật danh Cập nhật phiếu mục mẫu thu chi Danh mục Phiếu thu chi mẫu Báo cáo hàng Báo cáo cơng Ban quản lý hĩa nợ Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 22
24. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 5. Mơ hình hĩa dữ liệu : 5.1 Tập thực thể đơn mua hàng : bao gồm các thuộc tính nhƣ sau: Số hiệu đơn mua, mã số nhà cung cấp, ngày đặt hàng, tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, mã số nguyên phụ liệu (NPL), số lƣợng, quy cách, đơn giá. ĐƠN HÀNG MUA NPL Thuộc tính chưa Chuẩn hĩa dạng 1 Chuẩn hĩa dạng 2 Chuẩn hĩa dạng 3 chuẩn hĩa Số hiệu đơn mua Số hiệu đơn mua Số hiệu đơn mua Số hiệu đơn mua Mã nhà cung cấp Mã nhà cung cấp Mã nhà cung cấp Mã nhà cung cấp Ngày đặt hàng Ngày đặt hàng Ngày đặt hàng Ngày đặt hàng Tên nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Địa chỉ Địa chỉ Mã nhà cung cấp Số điện thoại Số điện thoại Số điện thoại Địa chỉ Mã số NPL Số điện thoại Số lƣợng Số hiệu đơn mua Số hiệu đơn mua Quy cách Mã số NPL Mã số NPL Số hiệu đơn mua Đơn giá Số lƣợng Số lƣợng Mã số NPL Quy cách Đơn giá Số lƣợng Đơn giá Đơn giá Mã số NPL Quy cách Mã số NPL Quy cách 5.2 Tập thực thể đơn bán hàng : bao gồm các thuộc tính nhƣ sau : Số hiệu đơn bán, mã số khách hàng, ngày đặt hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã số mẫu thời trang, số lƣợng, quy cách, đơn giá. ĐƠN HÀNG BÁN MẪU THỜI TRANG Thuộc tính chưa Chuẩn hĩa dạng 1 Chuẩn hĩa dạng 2 Chuẩn hĩa dạng 3 chuẩn hĩa Số hiệu đơn bán Số hiệu đơn bán Số hiệu đơn bán Số hiệu đơn bán Mã khách hàng Mã khách hàng Mã khách hàng Mã khách hàng Ngày giao hàng Ngày giao hàng Ngày giao hàng Ngày giaohàng Tên khách hàng Tên khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Địa chỉ Địa chỉ Mã khách hàng Số điện thoại Số điện thoại Số điện thoại Tên khách hàng Mã số mẫu Địa chỉ Số lƣợng Số hiệu đơn bán Số hiệu đơn bán Số điện thoại Quy cách Mã số mẫu Mã số mẫu Đơn giá Số lƣợng Số lƣợng Số hiệu đơn bán Quy cách Đơn giá Mã số mẫu Đơn giá Số lƣợng Mã số mẫu Đơn giá Quy cách Mã số mẫu Quy cách 5.3 Tập thực thể phiếu nhập NPL : bao gồm số hiệu phiếu nhập kho, ngày nhập kho, tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, tên NPL, mã số NPL, số Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 23
25. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp lƣợng, đơn giá, mơ tả NPL, ngƣời lập phiếu, kế tốn trƣởng, ngƣời nhận hàng, ngƣời giao hàng. PHIẾU NHẬP KHO NPL Thuộc tính chưa Chuẩn hĩa dạng 1 Chuẩn hĩa dạng 2 Chuẩn hĩa dạng 3 chuẩn hĩa Số hiệu phiếu nhập Số hiệu phiếu nhập Số hiệu phiếu nhập Số hiệu phiếu nhập Ngƣời giao hàng Ngƣời giao hàng Ngƣời giao hàng Ngƣời giao hàng Ngƣời nhận hàng Ngƣời nhận hàng Ngƣời nhận hàng Ngƣời nhận hàng Kế tốn trƣởng Kế tốn trƣởng Kế tốn trƣởng Kế tốn trƣởng Ngƣời lập phiếu Ngƣời lập phiếu Ngƣời lập phiếu Ngƣời lập phiếu Mã nhà cung cấp Mã nhà cung cấp Mã nhà cung cấp Ngày nhập kho Ngày nhập kho Ngày nhập kho Số hiệu phiếu nhập Tên nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Mã nhà cung cấp Địa chỉ Địa chỉ Địa chỉ Ngày nhập kho Số điện thoại Số điện thoại Số điện thoại Mã số NPL Mã nhà cung cấp Số lƣợng Số hiệu phiếu nhập Số hiệu phiếu nhập Địa chỉ Quy cách Mã số NPL Mã số NPL Số điện thoại Đơn giá Số lƣợng Số lƣợng Tên NPL Mơ tả NPL Đơn giá Số hiệu phiếu nhập Đơn giá Mã số NPL Tên NPL Mã số NPL Số lƣợng Mơ tả NPL Đơn giá Tên NPL Mã số NPL Mơ tả NPL Tên NPL 5.4 Tập thực thể phiếu nhập kho mẫu : bao gồm số hiệu phiếu nhập kho, ngày nhập kho, tên mẫu, mã số mẫu, số lƣợng, đơn giá, mơ tả mẫu, ngƣời lập phiếu, kế tốn trƣởng, ngƣời nhận hàng, ngƣời giao hàng. PHIẾU NHẬP KHO MẪU Thuộc tính chưa Chuẩn hĩa dạng 1 Chuẩn hĩa dạng 2 Chuẩn hĩa dạng 3 chuẩn hĩa Số hiệu phiếu nhập Số hiệu phiếu nhập Số hiệu phiếu nhập Số hiệu phiếu nhập Ngƣời giao hàng Ngƣời giao hàng Ngƣời giao hàng Ngƣời giao hàng Ngƣời nhận hàng Ngƣời nhận hàng Ngƣời nhận hàng Ngƣời nhận hàng Kế tốn trƣởng Kế tốn trƣởng Kế tốn trƣởng Kế tốn trƣởng Ngƣời lập phiếu Ngƣời lập phiếu Ngƣời lập phiếu Ngƣời lập phiếu Ngày nhập kho Ngày nhập kho Ngày nhập kho Ngày nhập kho Mã số mẫu Số lƣợng Số hiệu phiếu nhập Số hiệu phiếu nhập Số hiệu phiếu nhập Quy cách Mã số mẫu Mã số mẫu Mã số mẫu Đơn giá Số lƣợng Số lƣợng Số lƣợng Tên mẫu Mơ tả mẫu Đơn giá Đơn giá Đơn giá Tên mẫu Mã số mẫu Mã số NPL Mơ tả mẫu Mơ tả mẫu Tên mẫu Tên mẫu Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 24
26. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 5.5 Tập thực thể phiếu xuất kho mẫu thời trang : bao gồm số hiệu phiếu xuất kho, ngày xuất kho, tên khách hàng, mã khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, tên mẫu, mã số mẫu, số lƣợng, đơn giá, mơ tả mẫu, ngƣời lập phiếu, kế tốn trƣởng, ngƣời nhận hàng, ngƣời giao hàng. PHIẾU XUẤT KHO MẪU Thuộc tính chưa Chuẩn hĩa dạng 1 Chuẩn hĩa dạng 2 Chuẩn hĩa dạng 3 chuẩn hĩa Số hiệu phiếu xuất Số hiệu phiếu xuất Số hiệu phiếu xuất Số hiệu phiếu xuất Ngƣời giao hàng Ngƣời giao hàng Ngƣời giao hàng Ngƣời giao hàng Ngƣời nhận hàng Ngƣời nhận hàng Ngƣời nhận hàng Ngƣời nhận hàng Kế tốn trƣởng Kế tốn trƣởng Kế tốn trƣởng Kế tốn trƣởng Ngƣời lập phiếu Ngƣời lập phiếu Ngƣời lập phiếu Ngƣời lập phiếu Mã khách hàng Mã khách hàng Ngày xuất kho Mã khách hàng Mã khách hàng Ngày xuất kho Tên khách hàng Ngày xuất kho Ngày xuất kho Địa chỉ Tên khách hàng Tên khách hàng Mã khách hàng Số điện thoại Địa chỉ Địa chỉ Tên khách hàng Mã số mẫu Số điện thoại Số điện thoại Địa chỉ Số lƣợng Số điện thoại Mơ tả mẫu Số hiệu phiếu xuất Số hiệu phiếu xuất Đơn giá Mã số mẫu Mã số mẫu Số hiệu phiếu xuất Tên mẫu Số lƣợng Số lƣợng Mã số mẫu Mơ tả mẫu Đơn giá Số lƣợng Đơn giá Đơn giá Tên mẫu Mã số mẫu Mơ tả mẫu Mã số mẫu Tên mẫu Mơ tả mẫu Tên mẫu 5.6 Tập thực thể phiếu xuất kho NPL : bao gồm số hiệu phiếu xuất kho, ngày xuất kho, tên NPL, mã số NPL, số lƣợng, đơn giá, mơ tả NPL, ngƣời lập phiếu, kế tốn trƣởng, ngƣời nhận hàng, ngƣời giao hàng. PHIẾU XUẤT KHO NPL Thuộc tính chưa Chuẩn hĩa dạng 1 Chuẩn hĩa dạng 2 Chuẩn hĩa dạng 3 chuẩn hĩa Số hiệu phiếu nhập Số hiệu phiếu nhập Số hiệu phiếu nhập Số hiệu phiếu nhập Ngƣời giao hàng Ngƣời giao hàng Ngƣời giao hàng Ngƣời giao hàng Ngƣời nhận hàng Ngƣời nhận hàng Ngƣời nhận hàng Ngƣời nhận hàng Kế tốn trƣởng Kế tốn trƣởng Kế tốn trƣởng Kế tốn trƣởng Ngƣời lập phiếu Ngƣời lập phiếu Ngƣời lập phiếu Ngƣời lập phiếu Ngày xuất kho Ngày xuất kho Ngày xuất kho Ngày xuất kho Mã số NPL Số lƣợng Số hiệu phiếu xuất Số hiệu phiếu xuất Số hiệu phiếu xuất Quy cách Mã số NPL Mã số NPL Mã số NPL Đơn giá Số lƣợng Số lƣợng Số lƣợng Tên NPL Mơ tả NPL Đơn giá Đơn giá Đơn giá Tên NPL Mã số NPL Mã số NPL Mơ tả NPL Mơ tả NPL Tên NPL Tên NPL Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 25
27. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 6. Sơ đồ quan hệ dữ liệu logic : Nhà cung cấp NPL Dịng cc / đơn mua NPL Đơn mua NPL Dịng NPL/ đơn mua NPL Dịng SX / NPL Dịng thẻ kho / NPL Lệnh SX Dịng SX / Mẫu thời Thẻ kho trang Dịng thẻ kho / Mẫu Mẫu thời trang thời trang Dịng mẫu thời trang / Khách hàng Khách hàng Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 26
28. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp IV. Bộ phận sản xuất : 1. Sơ đồ chức năng - BFD : Phân Xƣởng Sản Xuất Nhận lệnh Quản lý Kiểm tra Bảo Đề nghị tăng sản xuất nội bộ hàng sản vệ, lái lƣơng, xuất ra xe thƣởng, các chế độ cho CN Nhận NPL Gửi hàng thành phẩm/nhập kho Sản xuất thành phẩm Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 27
29. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 2. Sơ đồ dịng dữ liệu – DFD : Quản đốc BP thiết kế Quản đốc lấy lệnh SX Yêu cầu SX Gửi LSX CN SX Cập nhật Cập Báo cáo hàng thành lệnh SX nhật yêu phẩm & tồn NPL cầu SX SX hàng Báo cáo số Cập nhật Sản lƣợng TP xuất danh mục & tồn NPL NPL Gửi số liệu Yêu Hàng TP cầu Gửi số xuất liệu kho NPL Nhập kho Kho NPL & Thành phẩm 3. Xác định tập thực thể : 3.1 Tập thực thể mẫu sản xuất : + Chứa các thơng tin chi tiết về mẫu quần áo. + Các thuộc tính: Mã số mẫu quần áo, Tên mẫu, Mơ tả mẫu. 3.2 Tập thực thể lệnh sản xuất : + Chứa các thơng tin về sản xuất hàng hĩa. + Các thuộc tính : Số hiệu lệnh sản xuất, Ngày tháng lẹnh sản xuất, Mã số mẫu quần áo, Tên mẫu, Mơ tả mẫu, Số lƣợng, Mã số NPL, Tên NPL, Số lƣợng, Mơ tả NPL. 3.3 Tập thực thể phiếu xuất kho : + Chứa thơng tin chi tiết về nguyên vật liệu + Các thuộc tính: Số hiệu phiếu xuất kho, Ngày tháng xuất kho, Mã số NPL, Tên NPL, Số lƣợng, Đơn giá, Mơ tả NPL, Số hiệu lệnh sản xuất, Mã số mẫu hàng, Tên hàng, Số lƣợng. 3.4 Tập thực thể phiếu nhập kho thành phẩm : Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 28
30. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp + Chứa thơng tin chi tiết về mặt hàng đã sản xuất ra + Các thuộc tính : Số hiệu phiếu nhập kho, Ngày tháng nhập kho, Mã số nơi cung cấp, Tên nơi cung cấp, Địa chỉ - điện thoại, Mã số mẫu hàng, Tên mẫu hàng, Số lƣợng, Mơ tả mẫu. 4. Chuẩn hĩa các tập thực thể : 4.1 Tập thực thể mẫu sản xuất : (Mã số mẫu, Tên mẫu, Mơ tả mẫu) 4.2 Tập thực thể lệnh sản xuất : Lệnh sản xuất Thuộc tính chưa Chuẩn hĩa dạng 1 Chuẩn hĩa dạng 2 Chuẩn hĩa dạng 3 chuẩn hĩa SH lệnh SX SH lệnh SX SH lệnh SX SH lệnh SX Ngày tháng lệnh SX Ngày tháng lệnh SX Ngày tháng lệnh SX MS mẫu quần áo MS mẫu quần áo MS mẫu quần áo MS mẫu quần áo Ngày tháng lệnh SX Tên mẫu Tên mẫu Tên mẫu Số lƣợng Mơ tả mẫu Mơ tả mẫu Mơ tả mẫu Số lƣợng Số lƣợng Số lƣợng MS mẫu quần áo MS NPL Tên mẫu Tên NPL SH lệnh SX SH lệnh SX Mơ tả mẫu Số lƣợng MS NPL MS NPL Mơ tả NPL Tên NPL Số lƣợng SH lệnh SX Số lƣợng MS NPL Mơ tả NPL MS NPL Số lƣợng Tên NPL Mơ tả NPL MS NPL Tên NPL Mơ tả NPL 4.3 Tập thực thể phiếu xuất kho : Phiếu xuất kho Thuộc tính chưa Chuẩn hĩa dạng 1 Chuẩn hĩa dạng 2 Chuẩn hĩa dạng 3 chuẩn hĩa SH phiếu XK SH phiếu XK SH phiếu XK SH phiếu XK Ngày tháng XK Ngày tháng XK Ngày tháng XK MS NPL MS NPL Tên NPL MS NPL Tên NPL MS NPL Tên NPL Số lƣợng Số lƣợng Số lƣợng Số lƣợng Đơn giá Đơn giá Đơn giá Đơn giá Ngày tháng XK Mơ tả NPL SH lệnh Mơ tả NPL Mơ tả NPL SX MS NPL MS mẫu hàng SH phiếu XK SH phiếu XK Tên NPL Tên hàng SH lệnh SX SH lệnh SX Mơ tả NPL Số lƣợng MS mẫu hàng MS mẫu hàng Tên hàng Tên hàng SH phiếu XK Số lƣợng SH lệnh SX SH lệnh SX MS mẫu hàng Số lƣợng Tên hàng SH lệnh SX Số lƣợng Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 29
31. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 4.4 Tập thể phiếu nhập kho thành phẩm : Phiếu nhập kho thành phẩm Thuộc tính chưa Chuẩn hĩa dạng 1 Chuẩn hĩa dạng 2 Chuẩn hĩa dạng 3 chuẩn hĩa SH phiếu NK SH phiếu NK SH phiếu NK SH phiếu NK Ngày tháng NK Ngày tháng NK Ngày tháng NK MS nơi cung cấp MS nơi cung cấp MS nơi cung cấp MS nơi cung cấp Ngày tháng NK Tên nơi cung cấp Tên nơi cung cấp Tên nơi cung cấp Địa chỉ, Điện thoại Địa chỉ, Điện thoại Địa chỉ, Điện thoại MS nơi cung cấp MS mẫu hàng Tên nơi cung cấp Tên mẫu hàng SH phiếu NK SH phiếu NK Địa chỉ, Điện thoại Số lƣợng MS mẫu hàng MS mẫu hàng Đơn giá Tên mẫu hàng Số lƣợng SH phiếu NK Mơ tả mẫu Số lƣợng Đơn giá MS mẫu hàng Đơn giá Số lƣợng Mơ tả mẫu MS mẫu hàng Đơn giá Tên mẫu hàng Mơ tả mẫu MS mẫu hàng Tên mẫu hàng Mơ tả mẫu 5. Kết hợp các tập thực thể chung : - Ta cĩ thể kết hợp tập thực thể Mẫu Sản Xuất và tập thực thể Lệnh Sản Xuất lại thành tập thực thể Lệnh Sản Xuất gồm các thuộc tính: Lệnh Sản Xuất, NPL, Mẫu, Dịng Sản Xuất/NPL, Dịng Mẫu/NPL. - Tập thực thể Lệnh Sản Xuất và tập thực thể Phiếu Xuất Kho gồm các thuộc tính : Lệnh Sản Xuất, NPL, Mẫu, Dịng Sản Xuất/NPL, Dịng Mẫu/NPL, Phiếu Xuất Kho, Dịng Phiếu Xuất Kho/NPL. 6. Xây dựng mơ hình : 6.1 Mơ hình quan hệ của Lệnh Sản Xuất : Lệnh Sản Xuất NPL Lệnh SX/NPL Mẫu Dịng Mẫu/NPL Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 30
32. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 6.2 Mơ hình quan hệ của Phiếu Xuất Kho : Lệnh SX NPL Lệnh SX/NPL Phiếu Xuất Kho Dịng Xuất Kho/NPL 6.3 Mơ hình quan hệ Nhập Kho Thành Phẩm : Phiếu NK Mặt hàng Dịng NK/Mặt Hàng Nơi cung cấp Dịng Cung cấp/Mặt Hàng 6.4 Kết hợp các mơ hình lại thành mơ hình quan hệ Sản Xuất : Phiếu Xuất Kho Dịng Xuất Kho/NPL Lệnh Sản Xuất NPL Lệnh SX/NPL Mẫu Dịng Mẫu/NPL Phiếu NK Mặt hàng Dịng NK/Mặt Hàng Nơi cung cấp Dịng Cung cấp/Mặt Hàng Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 31
33. Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp PHẦN III – KẾT LUẬN : Việc ứng dụng và tổ chức hệ thống thơng tin trong quản lý doanh nghiệp là một lĩnh vực tuy khơng cịn mới mẻ nhƣng vẫn chƣa thực sự phổ biến trong các doanh nghiệp tại Việt Nam. Rào cản trong việc này là do các chủ doanh nghiệp chƣa thực sự nhìn nhận đúng đắn đƣợc tầm quan trọng và tính hiệu quả của cơng tác ứng dụng quản lý doanh nghiệp bằng hệ thống cơng nghệ thơng tin, từ đĩ dẫn đến việc đầu tƣ kém hiệu quả cho hệ thống và khơng nhân rộng đƣợc mơ hình. Tuy nhiên, để cĩ thể khai thác hết hiệu quả cuả hệ thống cơng nghệ thơng tin trong quản lý doanh nghiệp thì việc đầu tƣ trang thiết bị cũng nhƣ đào tạo nhân lúc phải đƣợc chú trọng. Thời gian chuẩn bị, đào tạo, vận hành thử, ứng dụng vào thực tiễn là cả một chặng đƣờng dài, vì vậy, địi hỏi các nhà quản trị phải cĩ tầm nhìn và sự chuẩn bị kĩ lƣỡng./. Nhĩm 1 – Lớp VB13QT002 – Khĩa VB2K13 32