›

Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Thương mại Thanh Nam

pdf 85 trang yendo 4161
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Thương mại Thanh Nam", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfluan_van_hoan_thien_cong_tac_ke_toan_tieu_thu_hang_hoa_va_xa.pdf

Nội dung text: Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Thương mại Thanh Nam

  1. Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THANH NAM 1
  2. Lời nói đầu Trong giai đoạn hiện nay, với đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, duy trì cơ chế kinh tế thị trường, nhằm thúc đẩy tận dụng tối đa các nguồn lực trong nước, nước ngoài để đảm bảo nhu cầu tiêu dùng, đời sống nhân dân tích luỹ trong nước và xuất khẩu, tăng thu nhập quốc dân kích thích phát triển kinh tế xã hội. Đặc biệt ngay từ khi luật doanh nghiệp đi vào hoạt động có hiệu lực ( tháng 1/2000) đã khẳng định một bước đổi mới trong hệ thống pháp lý tạo ra môi trường thuận lợi cho các doanh nghiệp hoạt động, nhằm phát huy sức mạnh nền kinh tế. Từ thực tế cho ta thấy số lượng doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngày càng tăng, bên cạnh đó việc tiêu thụ sản phẩm hàng hoá là vấn đề quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bởi vậy để tồn tại và phát triển doanh nghiệp không những có nhiệm vụ thu mua gia công chế biến, sản xuất sản phẩm, mà phải tổ chức tốt khâu tiêu thụ Sảm phẩm hàng hoá. Mục tiêu của việc kinh doanh là lợi nhuận, bên cạnh đó cũng không ít rủi ro, để có được thành công đòi hỏi các nhà doanh nghiệp phải tìm tòi nghiên cứu thị trường, trên cơ sở đó ra quyết định đưa ra mặt hàng gì. Để phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho Giám đốc nhằm đưa ra quyết định đúng đắn, kịp thời, phù hợp với tình hình thực tế đòi hỏi phải tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng một cách khoa học, hợp lý. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, với sự cạnh tranh gay gắt, Công ty TNHH Thương mại Thanh Nam đã tồn tại và phát triển, Công ty liên tục nhập khẩu những loại máy móc thiết bị mới, chủ động trong việc tiêu thụ hàng hoá. Song song với những điều đó bộ phận kế toán Công ty cũng từng bước hoàn thiện và phát triển. Qua quá trình thực tập tổng hợp và đi sâu tìm hiểu ở Công ty em đã lựa chọn đề tài nghiên cứu: 2
  3. "hoàn thiện công tác kế TOáN tiêu thụ hàng hoá, và xác định kết quả tiêu thụ tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG MạI THANH NAM" Mục tiêu của chuyên đề này vận dụng lý luận hạch toán kế toán và kiến thức đã học ở trường vào nhu cầu thực tiễn về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty, từ đó phân tích những điều còn tồn tại, nhằm góp một phần nhỏ vào công việc hoàn thiện công tác kế toán ở đơn vị . Trong chuyên đề này tập trung đánh giá tình hình chung ở đơn vị về quản lý và kế toán, phân tích quy trình kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở đơn vị và phương hướng, biện pháp giải quyết các vấn đề thực tế còn tồn tại. Chuyên đề ngoài phần mở đầu và phần kết luận được chia làm 3 phần chính: Phần I : Những vấn đề lý luận chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp thương mại. Phần II : Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam. 3
  4. Phần Thứ Nhất Những vấn đề lý luận chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở các doanh nghiệp thương mại I. Lý luận chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp thương mại. Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất với tiêu dùng. Hoạt động Thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thương mại của thương nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân với nhau hay giữa các bên thương nhân với các bên có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thương mại nhằm mục đích lợi nhuận hay thực hiện các chính sách kinh tế xã hội. Thương nhân có thể là cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự đầy đủ, hay các hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập theo quyết định của pháp luật (được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ). Kinh doanh thương mại có một số đặc điểm chủ yếu sau : *Đặc điểm về họat động : Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hoá. Lưu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá. *Đặc điểm về hàng hóa : Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất cụ thể hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. *Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hoá : Lưu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thương mại có thể theo một trong 2 phương thức là bán buôn và bán lẻ . -Bán buôn hàng hoá : Là bán cho người kinh doanh trung gian chứ không bán thẳng cho người tiêu dùng . -Bán lẻ hàng hoá : Là việc bán thẳng cho người tiêu dùng trực tiếp, từng cái, từng ít một. 4
  5. *Đặc điểm về tổ chức kinh doanh :Tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức Công ty bán buôn, bán lẻ, Công ty kinh doanh tổng hợp, Công ty môi giới, Công ty xúc tiến thương mại *Đặc điểm về sự vận động của hàng hoá : Sự vận động của hàng hoá trong kinh doanh thương mại cũng không giống nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng, ngành hàng, do đó chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giũa các loại hàng. Như vậy chức năng của thương mại là tổ chức và thực hiện việc mua bán, trao đổi hàng hoá cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân. I.1. Tiêu thụ hàng hoá Tiêu thụ hàng hoá là quá trình các Doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hoá vốn sản xuất kinh doanh của mình từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả tiêu thụ, đây là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo một định nghĩa khác thì tiêu thụ hàng hoá, lao vụ, dịch vụ là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã thực hiện cho khách hàng đồng thời thu được tiền hàng hoặc được quyền thu tiền hàng hoá. Như vậy, tiêu thụ là thực hiện mục đích của sản xuất và tiêu dùng, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Tiêu thụ là khâu lưu thông hàng hoá là cầu nối trung gian giữa một bên sản xuất phân phối và một bên là tiêu dùng. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường thì tiêu thụ được hiểu theo nghĩa rộng hơn: Tiêu thụ là quá trình kinh tế bao gồm nhiều khâu từ việc nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu khách hàng, tổ chức mua hàng hoá và xuất bán theo yêu cầu của khách hàng nhằm đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. I.2. Kết quả tiêu thụ trong đơn vị thương mại: Kết quả tiêu thụ hàng hoá là chỉ tiêu hiệu quả hoạt động lưu chuyển hàng hoá. Cũng như các hoạt động sản xuất - kinh doanh dịch vụ: Kết quả tiêu thụ cũng được phản ánh và xác định qua các chỉ tiêu sau: 5
  6. Lãi gộp bán hàng = Doanh số bán - Giá vốn hàng bán Lãi ròng trước thuế = Lãi gộp bán hàng - Chi phí bán hàng và quản lý Lãi ròng sau thuế = Lãi trước thuế - Thuế lợi tức Các chỉ tiêu kết quả đều có thể được xác định theo các công thức của kế toán nêu trên, trong đó doanh số bán được đưa vào xác định kết quả lãi gộp cũng như lãi thuần là doanh số thuần: Doanh thu thuần Tổng doanh Doanh thu Thuế Giảm giá về tiêu thụ hàng = thu về tiêu - - hàng bán bị - TTĐBB hàng bán hoá thụ trả lại thuế XNK Doanh thu thuần về tiêu thụ : Là số chênh lệch giữa tổng doanh thu về tiêu thụ với các khoản giảm giá hàng bán, doanh thu của hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu (nếu có). Lợi nhuận gộp về tiêu thụ (lãi thương mại) : Là số chênh lệch giữa doanh thu thuần về tiêu thụ với giá vốn hàng tiêu thụ . Lợi nhuận (lỗ) về tiêu thụ : Là số chênh lệch giữa doanh thu thuần về tiêu thụ với giá vốn hàng tiêu thụ phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra Kết quả tiêu thụ được thể hiện qua chỉ tiêu lãi (lỗ) về tiêu thụ. Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì lãi, ngược lại, nếu thu nhập nhỏ hơn chi phí thì lỗ. Việc xác định kết quả tiêu thụ được tiến hành vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng đơn vị. I.3. Mối quan hệ giữa hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ: Kết quả kinh doanh là mục đích cuối cùng của mỗi Doanh nghiệp. Kết quả kinh doanh phụ thuộc vào quá trình hoạt động của đơn vị. Hoạt động kinh doanh của đơn vị lại phụ thuộc vào chất lượng và mẫu mã chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp kinh doanh, có uy tín trên thị trường hay không . Kết quả kinh doanh tốt sẽ tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh của đơn vị tiến hành trôi chảy, từ đó có vốn để mở rộng quy mô kinh doanh, đa dạng hoá các loại hàng hoá 6
  7. về mặt chất lượng và số lượng, ngược lại kết quả kinh doanh xấu sẽ làm cho hoạt động kinh doanh bị đình trệ, bị ứ đọng vốn không có điều kiện để mở rộng quy mô kinh doanh. Trong mối quan hệ đó thì tiêu thụ là khâu cuối cùng của quá trình kinh doanh, làm tốt công tác tiêu thụ nó sẽ đem lại hiệu quả tốt cho hoạt động kinh doanh của đơn vị , kết quả tiêu thụ là yếu tố chính hình thành nên kết quả kinh doanh. Do đó tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Hàng hoá là cơ sở quyết định sự thành công hay thất bại của việc tiêu thụ, tiêu thụ là cơ sở để xác định kết quả tiêu thụ, quyết định kết quả là cao hay thấp còn kết quả tiêu thụ là căn cứ quan trọng để đưa ra các quyết định về tiêu thụ hàng hoá. Có thể khẳng định rằng kết quả tiêu thụ là mục tiêu cuối cùng của mỗi đơn vị, còn hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá là phương tiện để thực hiện mục tiêu đó. I.4. Vai trò của hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Tiêu thụ hàng hoá có vai trò to lớn trong việc cân đối giữa cung và cầu, thông qua việc tiêu thụ có thể dự đoán được nhu cầu của xã hội nói chung và của từng khu vực nói riêng, là điều kiện để phát triển cân đối trong từng ngành, từng vùng và trên toàn xã hội. Qua tiêu thụ giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá mới được thực hiện. Cùng với việc tiêu thụ hàng hoá, xác định đúng kết quả tiêu thụ là cơ sở đánh giá hiệu quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định tại Doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ mà Doanh nghiệp phải thực hiện với Nhà nước lập các quỹ Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho Doanh nghiệp hoạt động tốt trong trong kỳ kinh doanh tiếp theo, đồng thời nó cũng là số liệu cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm như các nhà đầu tư, các ngân hàng, các nhà cho vay Đặc biệt trong điều kiện hiện nay trước sự cạnh tranh gay gắt thì việc xác định đúng kết quả tiêu thụ có ý nghĩa quan trọng trong việc xử lý, cung cấp thông tin không những cho những nhà quản lý Doanh nghiệp để lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả nhất mà nó còn cung cấp thông tin cho các cấp chủ quản, cơ quan quản lý tài chính, cơ quan thuế phục vụ cho việc giám sát sự chấp hành chế độ, chính sách kinh tế tài chính, chính sách thuế 7
  8. I.5. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá: I.5.1. Phương thức bán buôn: Bán buôn hàng hoá là bán cho các đơn vị, cá nhân mà số lượng đó chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, hàng hoá đó vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông. Bán buôn gồm hai phương thức sau: I.5.1.1. Bán buôn qua kho: Là bán buôn hàng hoá mà số hàng hoá đó được xuất ra từ kho bảo quản của Doanh nghiệp. Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này bên mua cử đại diện đến kho của Doanh nghiệp thương mại để nhận hàng, Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua. Sau khi bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng mới được xác nhận là tiêu thụ. Bán buôn qua kho bằng cách chuyển hàng: Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với bên mua, Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng giao cho bên mua ở một địa điểm thoả thuận trước giữa hai bên. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc sở hữu của Doanh nghiệp thương mại. Số hàng này được xác nhận là tiêu thụ khi Doanh nghiệp thương mại đã nhận được tiền của bên mua hoặc bên mua chấp nhận thanh toán. I.5.1.2. Bán buôn vận chuyển thẳng: Là kiểu bán buôn mà Doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng không nhập về kho mà chuyển thẳng cho khách hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo hình thức này ở Doanh nghiệp thương mại vừa phát sinh nghiệp vụ bán hàng, vừa phát sinh nghiệp vụ mua hàng. Doanh nghiệp thương mại có thể chuyển thẳng hàng đến kho của người mua hoặc giao hàng tay ba tại kho của người bán. Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thức này Doanh nghiệp thương mại chỉ đóng vai trò trung gian môi giới trong quan hệ mua 8
  9. bán giữa người mua và người bán. Doanh nghiệp thương mại uỷ quyền cho người mua trực tiếp đến nhận hàng và thanh toán tiền hàng cho bên bán theo đúng hợp đồng đã ký kết với bên bán. Tuỳ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết mà Doanh nghiệp thương mại được hưởng một khoản tiền lệ phí do bên mua hoặc bên bán trả. Trong trường hợp trên Doanh nghiệp thương mại không phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hoá mà chỉ là người tổ chức cung cấp hàng cho bên mua. I.5.2. Phương thức bán lẻ: Là bán hàng hoá trực tiếp cho người tiêu dùng để sử dụng vào mục đích tiêu dùng. Bán lẻ hàng hoá có các phương thức sau: I.5.2.1. Phương thức bán hàng thu tiền tập trung Là phương thức bán hàng tách rời việc thu tiền và giao hàng cho khách nhằm chuyên môn hoá quá trình bán hàng. Mỗi quầy có một nhân viên thu ngân , chuyên thu tiền viết hoá đơn, tính kê mua hàng cho khách hàng để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Cuối ca, cuối ngày bán hàng kiểm kê hàng tồn để xác định số lượng bán ra trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu ngân kiểm tiền, nộp tiền hàng cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền I.5.2.2. Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo phương thức bán lẻ này, người bán trực tiếp bán hàng và thu tiền của khách. Cuối ca, cuối ngày bán hàng kiểm tra hàng tồn quầy để xác định lượng hàng tiêu thụ, lập báo cáo bán hàng đồng thời nộp tiền cho thủ quỹ và lập giấy nộp tiền. I.5.3. Giao hàng đại lý: Theo phương thức này Doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở nhận đại lý, bên đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và thanh toán tiền hàng cho Doanh nghiệp. Số hàng gửi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp cho đến khi bên nhận đại lý thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán. 9
  10. I.5.4. Bán hàng trả góp: Khi giao hàng cho bên mua thì hàng hoá được coi là đã tiêu thụ. Người mua trả tiền mua hàng làm nhiều lần. Ngoài số tiền bán hàng Doanh nghiệp thương mại còn được hưởng thêm ở người mua một khoản lãi vì trả chậm. I.5.5. Bán hàng xuất khẩu: I.5.5.1. Phương thức xuất khẩu trực tiếp Theo phương thức này, việc bán hàng được thực hiện bằng cách giao thẳng cho khách hàng mà không qua một đơn vị trung gian nào. Doanh nghiệp tự tổ chức vận chuyển hàng, khi đã xếp lên phương tiện vận chuyển xuất khẩu được chủ phương tiện ký vào vận đơn và hoàn thành thủ tục hải quan sân bay, bến cảng, cửa hàng thì được coi là thời điểm tiêu thụ. Thủ tục gồm phiếu xuất kho và báo cáo bán hàng thu ngoại tệ. I.5.5.2. Phương thức xuất khẩu uỷ thác. Theo phương thức này Doanh nghiệp ký hợp đồng vận tải với đơn vị xuất nhập khẩu chuyên môn. Thời điểm hàng được coi là tiêu thụ và được tính doanh thu khi hoàn thành thủ tục cho đơn vị vận tải. I.6. Các yếu tố cấu thành liên quan đến kết quả tiêu thụ: I.6.1. Tổng doanh thu bán hàng (đơn vị áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ (chưa có thuế GTGT) bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán ( nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng. I.6.2. Các khoản giảm trừ doanh thu Hàng bán bị trả lại: Là giá trị của số sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do những nguyên nhân vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế: Hàng hoá bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. 10
  11. Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ được người bán chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận vì lý do hàng bán ra kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trên hợp đồng kinh tế. I.6.3. Thuế Thuế GTGT: Là thuế gián thu tính trên một khoản giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất lưu thông đến tiêu dùng và do người tiêu dùng cuối cùng chịu. Thuế tiêu thụ đặc biệt: Là loại thuế gián thu tính trên một số loại hàng hoá, dịch vụ đặc biệt do nhà nước quy định nhằm mục đích hướng dẫn tiêu dùng, điều tiết thu nhập của người có thu nhập cao và góp phần bảo vệ nền sản xuất nội địa đối với một số hàng nhất định. Thuế xuất khẩu: Là loại thuế thu vào hoạt động xuất khẩu hàng hoá. I.6.4. Giá vốn hàng bán Phản ánh giá trị gốc của hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ, lao vụ đã thực sự tiêu thụ trong kỳ. ý nghĩa của giá vốn hàng bán chỉ được sử dụng khi xuất kho hàng hoá và tiêu thụ. Khi hàng hoá đã tiêu thụ và được phép xác định doanh thu thì đồng thời giá trị hàng xuất kho cũng được phản ánh theo giá vốn hàng bán để xác định kết quả. Do vậy xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng vì từ đó Doanh nghiệp xác định đúng kết quả kinh doanh. Và đối với các Doanh nghiệp thương mại thì còn giúp cho các nhà quản lý đánh giá được khâu mua hàng có hiệu quả hay không để từ đó tiết kiệm chi phí thu mua. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp sau để xác định trị giá vốn của hàng xuất kho: * Phương pháp đơn giá bình quân . Phương pháp bình quân cuối kỳ trước. Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. 11
  12. * Phương pháp nhập trước – xuất sau. * Phương pháp nhập sau – xuất trước. * Phương pháp giá hạch toán. * Phương pháp giá thực tế đích danh. I.6.5. Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, lao vụ ,dịch vụ trong kỳ như : + Chi phí nhân viên bán hàng: Bao gồm toàn bộ lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất lương. Các khoản tính cho quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hoá tiêu thụ. + Chi phí Vật liệu bao bì: Bao gồm các chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng như vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng + Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Là các loại chi phí cho dụng cụ cân, đo, đong, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay phục vụ cho bán hàng. + Chi phí khấu haoTSCĐ: Là chi phí khấu hao ở bộ phận bán hàng (nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển ) + Chi phí bảo hành sản phẩm: Là chi phí chi cho SP trong thời gian được bảo hành theo hợp đồng. + Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các chi phí dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho bãi, cửa hàng , vận chuyển bốc hàng tiêu thụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu. + Chi phí bằng tiền khác: Là các chi phí khác phát sinh trong khi bán hàng ngoài các chi phí kể trên, như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng caó chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng 12
  13. I.6.6. Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí phận quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như : + Chi phí nhân viên quản lý : Bao gồm các khoản tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp. + Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm các vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý như: giấy, bút, mực + Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý. + Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí KH TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: nhà cửa làm việc của các phòng, ban, máy móc thiết bị dùng cho quản lý + Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, thuế thu trên vốn + Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi, tính vào chi phí SXKD của doanh nghiệp. + Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như : tiền điện, nước, điện thoại, thuê nhà + Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp như hội nghị, tiếp khách, công tác phí Việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuỳ thuộc vào lợi nhuận về tiêu thụ trong kỳ, căn cứ vào mức độ (quy mô) phát sinh chi phí và doanh thu bán hàng vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. 13
  14. II. Kế toán tổng hợp và chi tiết kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. II.1. Nhiệm vụ của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Trong Doanh nghiệp thương mại hàng hoá là tài sản chủ yếu và biến động nhất, vốn hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số vốn lưu động cũng như toàn bộ vốn kinh doanh của Doanh nghiệp cho nên kế toán hàng hoá là khâu quan trọng đồng thời nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ quyết định sự sống còn đối với mỗi Doanh nghiệp. Do tính chất quan trọng của tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ như vậy đòi hỏi kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ như mức bán ra, doanh thu bán hàng quan trọng là lãi thuần của hoạt động bán hàng. - Phản ánh đầy đủ, kịp thời chi tiết sự biến động của hàng hoá ở tất cả các trạng thái: Hàng đi đường, hàng trong kho, trong quầy, hàng gia công chế biến, hàng gửi đại lý nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hoá. - Phản ánh chính xác, kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả, đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng để tránh bị chiếm dụng vốn . - Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện kết quả tiêu thụ, cung cấp số liệu, lập quyết toán đầy đủ, kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả tiêu thụ cũng như thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ cần chú ý các điểm sau: + Xác định đúng thời điểm tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu. Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại hợp đồng kinh tế nhằm giám sát chặt chẽ hàng hoá bán ra, đôn đốc việc nộp tiền bán hàng vào quỹ. + Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý. Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lý, tránh trùng lặp, bỏ sót. 14
  15. + Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Phân bổ chính xác số chi phí đó cho hàng tiêu thụ. II.2. Kế toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ: II.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng trong tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ bao gồm: Hợp đồng kinh tế. Phiếu thu , phiếu chi. Giấy báo nợ, có của ngân hàng. Hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn bán hàng. Hoá đơn đặc thù. Bảng kê hoá đơn bán lẻ hàng hoá, dịch vụ. Bảng chứng từ khác liên quan đến nghiệp vụ bán hàng. II.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng: Để phản ánh tình hình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng tài khoản sau: *Tài khoản "156 – Hàng hoá": Dùng để phản ánh thực tế trị giá hàng hoá tại kho, tại quầy, chi tiết theo từng kho, từng quầy, loại, nhóm hàng hoá. Bên nợ: Phản ánh làm tăng giá thực tế hàng hoá tại kho, quầy (giá mua và chi phí thu mua). Bên có: Giá trị mua hàng của hàng hoá xuất kho, quầy. Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ. Dư nợ: Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy. TK156 còn được chi tiết thành: 15
  16. + TK 1561 – Giá mua hàng + TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá *TK 157 – "Hàng gủi bán": Phản ánh giá trị mua của hàng gửi bán, ký gửi, đại lý chưa chấp nhận . Tài khoản này được mở rộng chi tiết theo từng mặt hàng, từng lần gửi đi, từ khi gửi đi đến khi được chấp nhận thanh toán. *TK 151 – "Hàng mua đang đi đường": Dùng để phản ánh trị giá hàng mua đang đi đường và được mở chi tiết theo từng chủng loại hàng và từng hợp đồng kinh tế . * TK 511 “Doanh thu bán hàng” có kết cấu như sau: Bên nợ: Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu hàng hoá thực tế của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và đã được xác nhận là tiêu thụ. Trị giá hàng bán bị trả lại. Khoản giảm giá bán hàng. Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 – “xác định kết quả kinh doanh “. Bên có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ của cơ sở kinh doanh thực hiện trong kỳ hạch toán. Đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ: Doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ (chưa có thuế VAT) bao gồm phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng. Đối với doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp và đối với hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà doanh nghiệp được hưởng (tổng giá thanh toán – bao gồm cả thuế VAT ). TK 511 - Không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành 4 tài khoản cấp hai: TK5111 - Doanh thu bán hàng hoá. 16
  17. TK 5112 - Doanh thu bán thành phẩm. TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ. TK5114 – Doanh thu trợ cấp, trợ giá. * TK 531 “ Hàng bán bị trả lại” có kết cấu như sau: Bên nợ : Trị giá vốn của hàng bán bị trả lại, đã trả tiền cho người mua hoặc tính trừ vào nợ, phải thu ở khách hàng về số hàng hoá đã bán ra. Bên có : Kết chuyển trị giá của hàng bán ra bị trả lại vào bên nợ TK 511 .Doanh thu bán hàng hoặc TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ, để xác định doanh thu thuần trong kỳ hạch toán. TK 531 không có số dư cuối kỳ. * TK 532 “ Giảm giá hàng bán “ có kết cấu như sau: Bên nợ: Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho khách hàng. Bên có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán sang TK 511. TK 532 không có số dư cuối kỳ. * TK 3331 “Thuế giá trị gia tăng phải nộp” có kết cấu như sau: Bên nợ: Số thuế giá trị gia tăng đầu vào đã khấu trừ. Số thuế giá trị gia tăng được giảm trừ vào số thuế giá trị gia tăng phải nộp. Số thuế giá trị gia tăng đã nộp vào Ngân sách Nhà nước. Số thuế giá trị gia tăng của khách hàng bán bị trả lại. Bên có: Số thuế GTGT đầu ra phải nộp cho sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ ( Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). 17
  18. Số thuế GTGT phải nộp ( đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). Số thuế phải nộp của hàng hoá, dịch vụ dùng để trao đổi biếu tặng, sử dụng nội bộ. Số thuế GTGT phải nộp cho thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập hoạt động bất thường. Số thuế GTGT phải nộp của hàng hoá nhập khẩu. Số dư bên có: Số thuế GTGT phải nộp cuối kỳ. Số dư bên nợ: Số thuế GTGT phải nộp thừa vào Ngân sách Nhà nước. TK 33311 có tài khoản cấp 3: + TK 33311 - thuế giá trị gia tăng đầu ra + TK 33312 – thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu . * TK 632 :Giá vốn hàng bán” có kết cấu như sau: Bên nợ: Giá trị vốn hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Bên có: Kết chuyển giá vốn của hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp trong kỳ sang TK 911 – xác định kết quả kinh doanh. TK 632 không có số dư cuối kỳ. * TK 641 “Chi phí bán hàng” có kết cấu như sau: Bên nợ: Chi phí thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh hoặc TK 142 – Chi phí trả trước (1422). TK 641 không có số dư cuối kỳ. * TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” có kết cấu như sau: 18
  19. Bên nợ: Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp và số chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển vào tài khoản TK 911 – xác định kết quả kinh doanh hoặc chi phí trả trước TK 142. TK 642 khôngcó số dư cuối kỳ. * TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” có kết cấu như sau: Bên nợ : Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng trong kỳ. Thực lãi về hoạt động kinh doanh trong kỳ. Bên có: Kết chuyển doanh thu thuần về số sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. TK 911 không có số dư cuối kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: TK111 “tiền mặt”, TK 112 “tiền gửi ngân hàng”, TK 131 “ phải thu của khách hàng ,TK 611 “ mua hàng” ( đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán kiểm kê định kỳ) II.2.3. Kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ: (Vì đơn vị thực tập áp dụng hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nên ở đây em chỉ nói riêng phần này). Kế toán nghiệp vụ bán buôn qua kho theo phương thức gửi bán - Khi xuất hàng gửi đi tiêu thụ kế toán ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi bán. 19
  20. Có TK 156 (1561)- Hàng hoá. - Nếu khách hàng ứng trước tiền mua hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, TGNH Có TK 131 – Khách hàng ứng trước. - Khi hàng gửi bán đã bán, kế toán ghi: + Giá vốn kết chuyển. Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán. Có TK 157 – Hàng gửi bán. + Doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộp: Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán phải thu khách hàng. Nợ TK 111, 112: Tiền bán hàng hoá đã thu. Có TK 511 : Doanh thu bán hàng theo giá không thuế. Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán bán buôn qua kho theo hình thức gửi bán TK 156 (1561) TK157 TK 632 TK 911 Xuất hàng gửi bán K\C giá vốn K\C giá vốn hàng bán hàng đã bán được Xác định KQKD TK 911 TK 511 TK 111,112,131 Doanh thu tiêu thụ theo Tổng giá K\C DT tiêu thụ giá chưa có thuế VAT t hanh toán Xác định KQKD TK 3331 (cả thuế VAT) Thuế VAT phải nộp 20
  21. Kế toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho. - Khi xuất bán trực tiếp hàng hoá, kế toán ghi giá vốn: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán. Có TK 156 (1561)- Hàng hoá. - Doanh thu và thuế GTGT đầu ra thu hộ phải nộp Nhà nước. Nợ TK 111, 112: Đã thanh toán theo giá có thuế. Có TK 511 : Doanh thu theo giá chưa có thuế Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp. Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho TK 156 (1561) TK 632 TK 911 Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán Xác định KQKD TK 911 TK 511 TK 111,112,131 Doanh thu tiêu thụ theo Tổng giá K\C DT tiêu thụ giá chưa có thuế VAT thanh toán Xác định KQKD TK 3331 (cả thuế VAT) Thuế VAT phải nộp Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. - Khi mua hàng vận chuyển bán thẳng, căn cứ chứng từ mua hàng ghi trị giá hàng mua bán thẳng. Nợ TK 157 - Hàng gửi bán. Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112 – Tiền mặt, TGNH 21
  22. Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp. Nếu mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và khách hàng mua, kế toán ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán. Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112 – Tiền mặt, TGNH Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp. - Căn cứ chứng từ, kế toán ghi doanh thu của lô hàng bán thẳng. Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, TGNH Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng. Có TK 511 - Doanh thu theo giá chưa có thuế Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. - Thanh toán tiền mua lô hàng cho nhà cung cấp. Nợ TK 331 – Phải trả nhà cung cấp. Có TK 111, 112 – Tiền mặt, TGNH Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng có tham gia thanh toán TK 911 TK 511 TK 111,112,131 TK 157,632 Doanh Thu Mua hàng Tổng K\C doanh thu Chưa có VAT Tổng số Bán thẳng giá tiền thanh X\Đ Kqkd TK 3331 thanh TK 133 toán toán (cả Thuế VAT (có Thuế VAT Phải nộp được khấu trừ Số thuế GTGT phải nộp Kết chuyển giá vốn – Xác định Kqkd Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán. 22
  23. Khi nhận tiền hoa hồng được hưởng từ việc môi giới hàng cho nhà cung cấp hoặc cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, TGNH Có TK 511 - Doanh thu theo giá chưa có thuế Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. - Nếu phát sinh chi phí môi giới bán hàng,kế toán ghi: Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng Có TK 111, 112 – Tiền mặt, TGNH Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng không thanh toán TK 911 TK 511 TK 111,112,131 TK 641 Doanh thu tiêu thụ theo Tổng K\C DT tiêu thụ giá chưa có thuế VAT giá Chi phí BH thanh Xác định KQKD TK 3331 toán phát sinh (cả Thuế VAT phải nộp Kết chuyển chi phí BH xác định kqkd Kế toán nghiệp vụ chi tiết hàng hoá: Kế toán phải chi tiết đến từng đối tượng mua, hàng ký gửi Ngoài ra kế toán phải thống kê riêng các chứng từ bán hàng qua kho bán thẳng và bán nội bộ để có số liệu chính xác, kịp thời. Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá: - Khi xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng , cho quầy, kế toán chi tiết tài khoản kho hàng theo địa điểm luân chuyển nội bộ của hàng. Nợ TK 156 – Kho quầy, cửa hàng nhận bán (1561). Có Tk 156 – kho hàng hoá (kho chính) (1561). 23
  24. - Khi nhận được baó caó,(bảng kê) bán hàng và baó caó tiền nộp sau ca, ngày, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt nộp. Có TK 511 – Doanh thu bán hàng. Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ. Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. - Trường hợp thừa, thiếu tiền hàng chưa xử lý, căn cứ lập biên bản lập ghi số tiền thừa: Nợ TK 111 – Số tiền thừa. Có TK 338 (3381) - Tiền thừa so với doanh thu. - Trường hợp thiếu tiền, ghi số thiếu chờ xử lý, nếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 111 – Thực thu. Nợ TK 138 (1381) – Tiền thiếu chờ xử lý Có TK 511 (512) – Doanh thu bán hàng. Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. - Ghi xác định giá vốn của hàng bán và kết chuyển. Số Số lượng Số lượng Số lượng = lượng tồn hàng xuất bán tại hàng nhập hàng tồn cuối = đầu ngày + - quầy,cửa hàng trong ngày (ca) ngày (ca) (ca) Trị giá vốn Số lượng hàng Giá vốn đơn vị hàng xuất bán tại = * xuất bán hàng bán quầy - Căn cứ số lượng trên để xác định doanh thu và giá vốn bán sau ca, ngày đối chiếu với bán hàng tại quầy, cửa hàng, kế toán ghi giá vốn: 24
  25. Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 156 – Chi tiết kho quầy. Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá TK 156 TK 632 TK 911 Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán Xác định KQKD TK 911 TK 511,512 TK 111,112,131 Doanh thu tiêu thụ theo Tổng giá K\C DT tiêu thụ giá chưa có thuế VAT thanh toán Xác định KQKD TK 3331 (cả thuế VAT) Thuế VAT phải nộp Kế toán bán hàng giao đại lý : - Nếu Công ty bán lẻ thực hiện dịch vụ bán đại lý, ký gửi cho các Công ty bán buôn hoặc cơ sở sản xuất .thì theo nguyên tắc kế toán: + Hàng nhận đại lý, ký gửi bán lẻ, kế toán ghi ngoài bảng Nợ TK 003 – Số lượng x giá bán hàng nhận bán chi tiết cho từng người giao đại lý. + Khi ứng trước tiền hàng để nhận đại lý, ký gửi: Nợ TK 331 – Nhà cung cấp – Người giao đại lý. Có TK 111, 112 – Tiền mặt, TGNH + Khi nhận các baó caó bán hàng tại các ngày (ca) bán trong kỳ, kế toán ghi toàn bôn giá trị hàng đại lý, ký gửi đã bán. . Hoặc ghi theo bút toán Nợ TK 111 – Tiền mặt Nợ TK 112 – TGNH 25
  26. Có TK 331 – Phải trả chủ giao đại lý Đồng thời khấu trừ phần hoa hồng được ghi vào doanh thu bán hàng. Nợ TK 331 – Phải trả nhà cung cấp Có TK 511 – Doanh thu hoa hồng Trả tiền cho chủ đại lý số thực còn lại sau khi thanh toán. Nợ TK 331 – Phải trả nhà cung cấp Có TK 111 – Tiền mặt . Hoặc theo bút toán sau (tại ngày thanh toán với chủ hàng) Nợ TK 111 – Tiền mặt thu khi bán Nợ TK 112 – TGNH thu khi bán Có TK 511 – Doanh thu hoa hồng được nhận Có TK 331 – Phải trả chủ hàng số tiền bán đã trừ hoa hồng Đồng thời ghi thanh toán số tiền ứng vào số tiền thực chuyển trả chủ hàng. Nợ TK 331 – Nhà cung cấp – Người giao đại lý. Có TK 111 – Tiền mặt thực trả. Có TK 112 – TGNH chuyển trả. Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá TK 911 TK 511 TK 111,112 Kết chuyển DTT Hoa hồng đại lý được hưởng TK 003 Toàn bộ -Nhận - Bán TK 331 tiền hàng - Trả lại Phải trả chủ hàng Thanh toán tiền hàng cho chủ hàng 26
  27. Kế toán chi tiết nghiệp vụ này phải theo dõi từng cơ sở đại lý, từng lô hàng xuất kho Kế toán hàng bán trả góp: Doanh nghiệp bán lẻ hàng theo phương thức trả góp chỉ được ghi doanh thu phần tiền thu bán hàng giá hoá đơn(giá bán thu trên một lần).Phần lãi trả góp phải thu của khách hàng doanh nghiệp ghi nhận vào thu tài chính.Căn cứ vào chứng từ bán trả góp kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 – Phần tiền hàng đã thu Nợ TK 131 – Phải thu theo phương thức trả góp Có TK 511 – Doanh thu bán trả góp theo hoá đơn Có TK 711 – Lãi bán hàng trả góp Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp Các nghiệp vụ về giá vốn ghi giống các trường hợp bán hàng trực tiếp. Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán. Có TK 156 – Hàng hoá. Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng trả góp TK 911 TK 511 TK 111,112 Kết chuyển Doanh thu theo giá Doanh thu thuần bán thu tiền ngay Số tiền người mua trả TK 33311 (không kể thuế VAT) lần đầu lúc mua hàng Thuế VAT phải nộp tính TK 131 Trên giá bán thu tiền ngay Tổng số tiền Thu tiền ở 27
  28. TK 711 còn phải thu người mua Lợi tức trả chậm ở người mua các kỳ sau Kế toán chi tiết nghiệp vụ này ngoài việc theo dõi từng người mua, từng lần mua còn đặc biệt theo dõi các số tiền nợ và tình hình thuế gia trị gia tăng nợ theo từng kỳ hạn. II.2.4. Kế toán nghiệp vụ giảm trừ doanh thu  Giảm giá hàng bán. Phản ánh số phải thanh toán với người mua về số hàng bán mà người bán chấp nhận giảm giá cho khách hàng Nợ TK 531 “ số giảm giá hàng bán” Có TK 131,111,112 Cuối kỳ kết chuyển số giảm giá sang TK 511 “doanh thu bán hàng” Nợ TK 511 “Doanh thu bán hàng “ Có TK 531 “giảm giá hàng bán “  Hàng bán bị trả lại . - Phản ánh số phải thanh toán với người mua về số hàng bán bị trả lại. Nợ TK 532 “hàng bán bị trả lại “ Có TK 111,112 ( nếu trả tiền cho khách hàng “ Có TK 131 (trừ vào khoản phải thu của khách hàng” -Phản ánh trị giá vốn của hàng bị trả lại : Nợ TK 156 “ hàng hoá” Có TK 632 “giá vốn hàng bán” Phản ánh thuế giá trị gia tăng của hàng bán bị trả lại kế toán ghi: Nợ TK 33311 “ thuế giá trị gia tăng phải nộp “ 28
  29. Có TK:111,112,131 (trả lại tiền thuế cho khách) Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ giảm trừ doanh thu TK 111,112,131 TK 531,532 TK 511 Trả lại tiền giảm giá hay hàng bán bị trả lại K\C giảm giá ,hàng TK 33311 bán bị trả lại sang DT Tiền thuế của hàng bị trả lại TK 511 TK 911 TK 632 TK 156 K\C D thu thuần Giảm giá vốn Nhập kho hàng bán xác định kết quả hàng bị trả lại bị trả lại II.2.5.Kế toán chi phí bán hàng Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641. Việc hạch toán chi phí bán hàng được tiến hành như sau: Tính ra tiền lương và phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ sản phẩm tiêu thụ: Nợ TK 641 (6411). Có TK 334. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương tính vào chi phí Nợ TK 641 (6411). Có TK 338 (3382, 3383, 3384) Giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ cho bán hàng. Nợ TK 641 (6412). 29
  30. Có TK 152 (chi tiết tiểu khoản) Các chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho việc tiêu thụ Nợ TK 641 (6413). Có TK 153 : Xuất dùng với giá trị nhỏ. Trích KH TSCĐ ở bộ phận bán hàng Nợ TK 641 (6414). Có TK 214. Chi phí bảo hành thực tế phát sinh (trường hợp không trích trước) Nợ TK 641 (6415). Có TK 111, 112: Chi phí bằng tiền Có TK 334.,338 Các chi phí khác Có TK 152 : Chi vật liệu sửa chữa Có TK 155: Chi sản phẩm đổi cho khác hàng Giá trị dịch vụ mua ngoài liên quan đến bán hàng Nợ TK 641 (6417).Trị giá dịch vụ mua ngoài Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT đầu vào đựơc khấu trừ Có TK 331 Tổng giá thanh toán của dịch vụ mua ngoài Chi phí dự toán tính vào chi phí bán hàng kỳ nay: Nợ TK 641 (chi tiết tiểu khoản). Có TK 142 (1421) : Phân bổ dần chi phí trả trứơc Có TK 335: Trích trước chi phí phải trả theo kế hoạch Các chi phí khác bằng tiền phát sinh trong kỳ Nợ TK 641 (6418). Có TK 111, 112: Chi phí bằng tiền 30
  31. Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng (phế liệu thu hồi, vật tư xuất dùng không hết) Nợ TK 111,138. Có TK 641 Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 142 (1422): Đưa vào chi phí chờ kết chuyển Nợ TK 911 :Trừ vào kết quả trong kỳ Có TK 641 (chi tiêt tiểu khoản) Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng TK 334,338 TK 641 TK 152,111 Chi phí nhân viên bán hàng Các khoản giảm chi phí bán hàng TK 152, 153 TK 911 Chi phí vật liệu, dụng cụ phục vụ cho bán hàng TK 214 K/c CPBH vào Cp khấu hao TSCĐ TK 911- xác định KQKD phục vụ cho bán hàng TK 335,331,142 TK 142 Chi phí khác liên quan đến CP chờ Kết chuyển bán hàng kết chuyển II.2.6. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tương tự như hạch toán chi phí bán hàng. Đối với các khoản dự phòng; Cuối niên độ kế toán căn cứ vào tình hình 31
  32. thực tế và chế độ quy định .Kế toán trích lập dự phòng cho năm tới được hạch toán như sau: Nợ TK 642 (6426). Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, thì thuế VAT phải nộp trong kỳ được phản ánh như sau: Nợ TK 642 (6425). Có TK 3331 Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý TK 334,338 TK 642 TK 152,111 Chi phí nhân viên Các khoản giảm chi phí QL doanh nghiệp quản lý TK 152, 153 TK911 Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý TK 139, 159 Kết chuyển chi phí QLDN Trích lập dự phòng vào TK 911- xác định KQKD TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho quản lý TK 335,331, 142 Chi phí khác liên quan đến quản lý 32
  33. TK 3311 TK 142 Thuế GTGT phải nộp Chi phí chờ Kết chuyển (đơn vị tính thuế GTGT trực tiếp) kết chuyển II.2.7. Kế toán xác định kết quả kinh doanh. Cuối kỳ kinh doanh, hay mỗi thương vụ kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thu, nhăm cung cấp thông tin liên quan đến lợi nhuận (hoặc lỗ) về tiêu thụ cho quản lý. Công việc này được tiến hành như sau: - Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ: Nợ TK 511 : Doanh thu thuần về tiêu thụ bên ngoài Nợ TK 512 : Doanh thu thuần về tiêu thụ nội bộ Có TK 911 (Hoạt động sản xuất – kinh doanh) - Kết chuyển giá vốn sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ: Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất – kinh doanh) Có TK 632 - Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất – kinh doanh) Có TK 641: Chi phí bán hàng kết chuyển kỳ này Có TK 142 (1422- Chi tiết chi phí bán hàng) - Kết chuyển chi phí quản lý: Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất – kinh doanh) Có TK 642: Chi phí quản lý DN kết chuyển kỳ này Có TK 142 (1422- Chi tiết chi phí quản lý DN) - Kết chuyển kết quả tiêu thụ: 33
  34. + Nếu lãi Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất – kinh doanh) Có TK 421 (4212: Hoạt động sản xuất – kinh doanh) + Nếu lỗ Nợ TK 421 (4212: Hoạt động sản xuất – kinh doanh) Có TK 911: Hoạt động sản xuất – kinh doanh Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả tiêu thụ TK 632 TK 911 TK 511 Kết chuyển trị giá vốn bán Kết chuyển doanh thu thuần hàng tiêu thụ trong kỳ về tiêu thụ hàng hoá trong kỳ TK 641 TK 421 Kết chuyển chi phí bán Kết chuyển lỗ về tiêu thụ hàng phát sinh trong kỳ TK642 Kết chuyển chi phí QLDN phát sinh trong kỳ TK 142 Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển Kết chuyển lãi về tiêu thụ II.2.8. Hình thức sổ kế toán sử dụng. *Sổ kế toán tổng hợp gồm : Nhật ký sổ cái, sổ cái, sổ kế toán tổng hợp khác. *Sổ kế toán chi tiết : Thẻ sổ kế toán chi tiết . 34
  35. Tuỳ theo từng doanh nghiệp vận dụng các loại sổ khác nhau, một trong những hình thức sau: +Nhật ký chung. +Nhật ký sổ cái. +Nhật ký chứng từ . +Chứng từ ghi sổ. Mỗi loại hình thức ghi sổ có trình tự ghi sổ riêng, do Công ty TNHH Thương mại Thanh Nam áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ”, nên trong chuyên đề này sẽ đi sâu nghiên cứu hình thức “Chứng từ ghi sổ” . Đặc trưng cơ bản của “Chứng từ ghi sổ “ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp .Việc ghi sổ kế toán tổng hợp là ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm ( theo thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và các chứng từ gốc ghi kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước ghi sổ kế toán. Sổ kế toán sử dụng: +Sổ kế toán tổng hợp có 2 loại: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. +Sổ kế toán chi tiêt: Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. *Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ cái, chứng từ gốc sau đó dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, phát sinh có của từng tài khoản sổ 35
  36. cái, lập bảng cân đối phát sinh . Sau khi đối chiếu đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, lập báo cáo tài chính. Ưu điểm: Dễ làm, thuận tiện phân công kế toán, tiện kế toán máy, đảm bảo kiểm tra đối chiếu chặt chẽ. Nhược điểm: Số lượng chứng từ ghi sổ phải lập, số lượng công việc nhiều dễ trùng lắp, số lượng công việc dồn vào cuối tháng, quý, ảnh hưởng đến thời gian lập báo cáo. Sơ đồ 12: Sơ đồ khái quát kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ chi tiết chứng từ gốc TK: 632, 511, Chứng từ ghi Sổ đăng ký Sổ cái ch ứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi chép hàng ngày Ghi chép cuối tháng 36
  37. Quan hệ đối chiếu Phần thứ hai Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty tnhh thương mại thanh nam I. Đặc điểm tình hình chung của Công ty Thanh Nam. I.1. Giới thiệu quá trình hình thành và sự phát triển của Công ty Thanh Nam. Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam - Tên giao dịch quốc tế là Thanh Nam Trading Company Limited, tên viết tắt là TNT .Co Ltđ là một Công ty kinh doanh các mặt hàng máy móc văn phòng, với chức năng chính là : Nhập khẩu hàng hoá, gia công , đóng gói các loại mực từ cho máy văn phòng . Công ty được thành lập theo Quyết định số 4762. / TLDN ngày 17 / 11 / 1999 của UBND thành phố Hà Nội, có trụ sở tại 267 Chùa Bộc - Đống Đa - Hà Nội Số điện thoại: 5.634.688 Số Fax: 5.634.448 Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam được thành lập dựa trên luật doanh nghiệp , có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn do Công ty quản lý, có con dấu riêng, có tài sản và các quỹ tập trung, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà nước. 37
  38. Số tài khoản giao dịch: 001.100.026099.1 Tại Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam Mã số thuế: 0100954306-1 Công ty tổ chức và hoạt dộng theo điều lệ của Công ty. Với số vốn hiện nay 3.5 tỷ đồng. Số vốn hoạt động qua các năm: Năm . 1999 : 1 tỷ đồng Năm . 2000 : 2.8 tỷ đồng Năm . 2001 : 3.5 tỷ đồng Dự tính: Năm . 2002 : 5 tỷ đồng Là một Công ty TNHH nên số vốn của Công ty là do các thành viên góp vào. Các thành viên gồm các ông bà: Ông : Lê Văn Hà. Bà : Nguyễn Thị Bích Thuý. Bà : Đỗ Thuý Nga. Qua 3 năm hoạt động Công ty không những có quan hệ buôn bán với các bạn hàng trong nước mà còn có quan hệ buôn bán với các bạn hàng nước ngoài như : Hồng Kông, Nhật, Trung Quốc Công ty luôn dùng đường lối đối ngoại kiên trì mềm dẻo , tận dụng mọi thời cơ. Chính nhờ sự năng động đó Công ty đã đứng vững trên thị trường và ngày càng mở rộng. Dù mới thành lập không lâu nhưng năm 2000 doanh thu tiêu thụ hàng hoá đã đạt 5 851 856 000đ tới năm 2001 doanh thu đã đạt 17 653 259 000đ. Biểu số 1: Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty năm 2000 - 2001 Đơn vị Năm 2001/2000 Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 tính (lần) 1. Tổng GTHH Nghìn đồng 5.337.233 16.011.701 3,0 38
  39. 2. Doanh thu “ 4.851.086 17.653.259 3,64 3. Chi phí “ 4.820.000 17.537.286 3,64 4. Lợi nhuận “ 31.086 112.973 3,63 5. Ngân sách “ 233.874 1.868.562 3,7 Nhìn vào bảng trên cho ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty có chiều hướng phát triển tốt đẹp. Doanh thu năm 2001 tăng 3,64 lần so với năm 2000. Lợi nhuận năm 2001 tăng gấp 3,63 lần so với năm 2000. Nộp ngân sách Nhà nước năm 2001 tăng 3,7 lần so với năm 2000. Với nền kinh tế thế giới và nước ta vừa qua, Công ty đã làm ăn có hiệu quả tạo thu nhập ổn định cho 32 thành viên với mức thu nhập bình quân 800 ngàn đồng / người, thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước. Đặc biệt năm 2001 vừa qua đã đóng góp 1.868.562 000đ cho Ngân sách Nhà nước, đảm bảo tốt điều kiện, môi trường làm việc cho nhân viên Công ty. I.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức thành phòng và các tổ phù hợp với mô hình và đặc điểm kinh doanh của Công ty, là một doanh nghiệp nhỏ. Đứng đầu Công ty là Hội đồng quản trị, có chức năng nhiệm vụ quyết định chủ trương, chính sách, ngành nghề kinh doanh, chọn lựa cho ra đời sản phẩm mới của Công ty, quyết định hoạt động mở rộng của Công ty, bổ nhiệm bãi miễn Giám đốc, Kế toán trưởng, trong quá trình kinh doanh Giám đốc trực tiếp điều hành trưởng phòng và các tổ trưởng, tổ chức điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất, đáp ứng yêu cầu bảo toàn và phát triển Công ty. Xem xét bổ nhiệm trưởng phòng, các tổ trưởng, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên đảm bảo hoạt động Công ty một cách hiệu quả và phát triển về lâu dài. Xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị và điều hành hoạt động của Công ty, ký kết hợp đồng kinh tế, văn bản giao dịch của cơ quan chức năng phù hợp với pháp luật hiện hành. Thực hiện chế độ chính sách, và pháp luật Nhà nước. Trong hoạt động của 39
  40. Công ty, ban hành hệ thống biểu mẫu báo cáo của Công ty, các định mức, định biên về lao động kỹ thuật, chi phí, doanh thu Hổ trợ Giám đốc có phó Giám đốc hoạt động theo sự chỉ đạo của Giám đốc, triển khai thực hiện các công việc được Giám đốc giao phó, trên cơ sở chủ trương chính sách và kế hoạch được HĐQT thông qua, trực tiếp điều hành và đôn đốc tổ kỹ thuật hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tổ chức hoạt động của phòng kỹ thuật, cùng Giám đốc điều hành trực tiếp tổ trưởng, trưởng phòng. Các phòng và các tổ có chức năng và nhiệm vụ giúp việc và chịu sự quản lý củ Giám đốc cung cấp thông tin thuộc chức năng, lĩnh vực của mình tạo diều kiện cho ban lãnh đạo ra quyết định chỉ đạo kinh doanh kịp thời đúng đắn. Sơ đồ 13: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty thanh nam Hội đồng quản trị Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng Kho Phòng Phòng Phòng Kho XNK Phó Kế Kinh Kỹ Chùa Bộc Đức Toán doanh Thuật Chính 40
  41. Từng phòng và tổ có chức năng nhiệm vụ rõ ràng , nhưng giữa các phòng và các tổ đều có mối quan hệ mật thiết với nhau. Phòng kế toán và tổ chức hành chính. Phòng kế toán và tổ chức hành chính có chức năng và nhiệm sau: +Tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch chi tiêu, mua sắm thiết bị phục vụ công tác kinh doanh, định mức chi phí văn phòng phẩm trình Giám đốc. +Kiến nghị đề xuất lên Giám đốc việc tuyển chọn, đào tạo, mức lương, thưởng, tiêu chuẩn cần thiết của nhân viên . +Thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo kế toán tài chính, quy định thống nhất cách ghi chép kế toán. +Tổ chức bộ máy hành chính nhân sự của Công ty, soạn thảo trình Giám đốc ký kết các hợp đồng lao động . +Tổ chức định biên lao động, xây dựng thang bảng lương cho toàn Công ty. +Tham mưu cho ban Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, các chiến lược kinh doanh. Tổ kỹ thuật: Tổ kỹ thuật có chức năng và nhiệm sau: +Hỗ trợ đào tạo, hướng dẫn bộ phận kỹ thuật hoàn thành nhiệm vụ được giao. +Phối hợp với phòng kế toán và tổ kinh doanh trong việc điều động nhân viên kỷ thuật đi giao nhận hàng . Tổ giao nhận và xuất nhập khẩu . Tổ giao nhận và xuất nhập khẩu có chức năng và nhiệm sau: +Thực hiện nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu theo kế hoạch nhập và bán hàng của Công ty .Theo dõi và báo cáo kịp thời cho ban Giám đốc về tình hình 41
  42. hàng hoá nhập kho và các thay đổi của Nhà nước về chính sách xuất nhập khẩu để có những chủ trương phù hợp . +Phối hợp với phòng kế toán hoàn thiện chứng từ xuất nhập hàng theo quy chế xuất nhập hàng của Công ty, chịu trách nhiệm về hàng hoá, chứng từ cho đến khi nhập kho và bàn giao chứng từ cho phòng kế toán . +Triển khai kế hoạch đặt hàng nhập khẩu, theo dõi lịch hàng về kho, cập nhật vào mạng máy tính để báo cáo kịp thời cho ban Giám đốc. Tổ kinh doanh. Tổ kinh doanh có chức năng và nhiệm sau: + Tổ chức hoạt động kinh doanh bán lẻ theo quy địng của Công ty. + Quan hệ trực tiếp với khách hàng . + Xây dựng kế hoạch tiêu thụ và chịu trách nhiệm về kết quả bán hàng và thu hồi nợ cũng như mọi phát sinh của tổ. Tổ đóng gói . có chức năng và nhiệm sau: Tổ đóng gói có chức năng và nhiệm sau: + Tổ chức gia công, chế biến, đóng gói các mặt hàng của Công ty đảm bảo chất lưọng, quy cách của hàng đóng gói. + Tổ chức công tác vận chuyển giao hàng cho khách. Các kho . Là nơi bảo quản hàng hoá mua về và gia công đóng gói của Công ty, cũng là xưởng gia công đóng gói của Công ty. I.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Thanh Nam . Nhiệm vụ hoạt động kinh doanh chính của Công ty là kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại , dịch vụ theo đúng pháp luật của Nhà nước và theo đúng hướng dẫn của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội nhằm đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng. 42
  43. Để thực hiện được nhiệm vụ trên, Công ty có quyền ký kết các hợp đồng XNK với các bạn hàng nước ngoài nhằm cung cấp cho nhau những tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, những loại máy móc hiện đại đang được thị trường thế giới ưa chuộng. Là một Công ty TNHH nên Công ty Thanh Nam có quyền tự mình sử dụng vốn, sử dụng sao cho có hiệu quả để thực hiện nghĩa vụ kinh doanh của mình. Ngoài ra, Công ty có quyền huy động và phân phối vốn ở nhiều nguồn khác nhau. Phải có trách nhiệm chấp hành các chính sách của Nhà nước, Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội, thực hiện đầy đủ các cam kết trong giấy phép đăng ký kinh doanh, kinh doanh theo đúng mục đích thành lập của Công ty và theo ngành nghề đã đăng ký kinh doanh. Hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm: - Trực tiếp nhập khẩu và uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng như bột mực linh kiện máy móc thiết bị văn phòng, máy văn phòng. - Tổ chức gia công đóng gói các loại mực photo, mực máy in, máy fax - Bán buôn , bán lẻ các mặt hàng thuộc lĩnh vực kinh doanh của Công ty. - Tổ chức dịch vụ sửa chữa các loại máy móc thiết bị dùng cho văn phòng * Phương thức tiêu thụ hàng ở Công ty Thanh Nam: Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam là một Công ty kinh doanh thương mại với nhiều mặt hàng và chủng loại phong phú, với số lượng lớn vì vậy việc tiêu thu hàng hoá được hay không có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của Công ty. Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty đã áp dụng một số hình thức tiêu thu như sau: Bán buôn, bán lẻ, bán gửi qua đường bưu điện I.3.1. Bán buôn Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá được bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông: Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh là tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết phòng kế toán của Công ty lập hoá đơn( GTGT) , MS 01- GTKT - 3LL. Hoá đơn 43
  44. được lập thành ba liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lập thành ba liên. Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn( GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng. Khi kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toán kế toán thu chi TM và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu cho một liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết ba liên phiếu thu sau đó xé một liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán hàng hoá đã hoàn tất . Cân đối với phiếu xuất kho kế toán cũng ghi ba liên . Liên một lưu tại cuống , liên hai giao cho thủ kho giữ , liên ba dùng để lưu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường . Trong phương thức bán buôn có hai hình thức: Bán buôn qua kho : theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua. Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất do phòng kế toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Việc thanh toán hàng có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc. Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty cử người ở phòng kinh doanh đi đến cảng hoặc sân bay để nhận hàng sau đó làm thủ tục nhận hàng, khi thủ tục nhận hàng đã xong phòng kế toán lập hoá đơn GTGT gồm ba liên sau đó xé liên hai và ba giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang hoá đơn tới người mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có HĐ GTGT cho người mua ( không qua kho ). Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua nhận đủ hàng ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền hàng có thể bằng séc, TM, ngân phiếu hoặc chuyển khoản. 44
  45. I.3. 2. Bán lẻ: Hình thức bán lẻ được áp dụng tại văn phòng Công ty và tại kho (Chùa Bộc). Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT. Trường hợp nếu bán lẻ tại Công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy đầy đủ chữ ký của người mua, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng sau đó dựa vào HĐ GTGT kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn ( nếu KH trả hết một lần ). Trường hợp bán lẻ nhưng khách yêu cầu mang hàng tới tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao cho người mang hàng 2 liên: Liên 2( liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên xanh ) có giá trị để thanh toán. Sau khi đã giao hàng và thu tiền song, người được phân công đi giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền đó cho phòng kế toán kèm hoá đơn GTGT ( liên 3 - liên xanh). I.3.3. Phương thức bán buôn qua đường bưu điện. Theo phương thức này sau khi nhập khẩu một số lô hàng nào đó về Công ty gửi các thư chào hàng, có thể bằng điện thoại, Fax tới các tỉnh, TP nơi có các khách hàng mua buôn. Khi một Công ty, cửa hàng nào đó có nhu cầu về một mặt hàng nào đó có thể gọi điện cho Công ty để cùng thoả thuận về mặt hàng hoá, chất lượng và giá cả. Nếu những thương lượng đó được thoả thuận giữa hai bên (có thể 3 bên ) tiến hành lập các hợp đồng mua bán. Dựa vào hợp dồng mua bán, kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho sau đó, phòng kinh doanh mang hàng đi gửi ( có thể gửi qua đường tàu, đường hàng không ) tới địa chỉ của khách hàng mua buôn. Việc thanh toán cũng phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên có thể bằng tiền mặt cũng có thể bằng chuyển khoản. Thông thường số tiền mà bên mua thanh toán đợt một bằng 95% giá trị của hợp đồng mua bán, số còn lại sẽ trả sau. - Phương hướng và kế hoạch trong thời gian tới . +Mở rộng nhập khẩu máy photocopy cung cấp cho các đơn vị có nhu cầu . +Nhập khẩu bột mực, từ phục vụ cho gia công, đóng gói mực từ tại Công ty. 45
  46. +Thúc đẩy và phát triển việc gia công, đóng gói các loại mực, từ tại Công ty nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường . +Sửa chữa, tân trang máy photocopy cũ để cung cấp cho khách hàng. Phát triển kinh doanh bán lẻ máy photocopy và một số máy thiết bị văn phòng, khác với mục tiêu không chào bán hàng phá giá thị trường nhằm chiếm lĩnh thị trường. I.4. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH - Thương mại Thanh Nam. I.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán ở công ty Thanh Nam được tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi công việc kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán ( chịu sự kiểm soát của kế toán trưởng). Không tổ chức ở các bộ phận kế toán riêng mà chỉ phân công công việc cho kế toán viên tạo điều kiện kiểm tra, kiểm soát, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty. Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty thanh Kếnnnnam toán trưởng K ế toán Kế toán Kế toán Kế toán hàng hoá kiêm công nợ tổng hợp Thủ quĩ Đứng đầu bộ máy kế toán là Kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác tài chính 46
  47. kế toán của Công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo tài chính, tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch tài chính tín dụng, kế hoạch chi phí kinh doanh, giải quyết quan hệ về tài chính, tín dụng với các đơn vị liên quan, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc. - Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, tình hình bán hàng, tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi phần thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định, tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán kiêm thủ quĩ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để thu hoạch chi tiền mặt. Thủ quĩ ghi phần thu, chi tiền mặt vào cuối ngày và đối chiếu với số liệu của kế toán thanh toán tiền mặt. Ngoài ra còn làm công việc kế toán. - Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ và cung cấp thông tin về tình hình công nợ của Công ty một cách nhanh chóng và chính xác. Toàn nhân viên của phòng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng. I.4.2. Chứng từ áp dụng. Chứng từ ở Công ty sử dụng là bộ chứng từ do bộ tài chính phát hành như phiếu thu ,phiếu chi , phiếu xuất kho ,phiếu nhập kho ,hoá đơn bán hàng ,hoá đơn GTGT I.4.3. Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty áp dụng : Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141 TC-QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ tài chính và các tài khoản ở Thông tư 100 do Bộ tài chính ban 47
  48. hành về việc hướng dẫn thực hiện luật thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp. I.4.4. Hệ thống sổ sách. Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức “chứng từ ghi sổ” và được thực hiện ghi chép trên máy vi tính. Hàng ngày từ các chứng từ gốc kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự động sử lý số liệu và đưa vào sổ kế toán có liên quan như bảng kê, sổ thẻ chi tiết Từ các chứng từ đó máy sẽ ghi vào sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, sau đó máy sẽ lập bảng cân đối phát sinh và lên báo cáo kế toán. Để đề phòng sự cố máy tính, kết hợp kế toán thủ công, sau khi tập hợp chứng từ vào máy, hàng ngày cho in số liệu, tập hợp bảng kê, sổ chi tiết, từ đó đưa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối phát sinh, cuối quý lên báo cáo tài chính. Sơ đồ 15: Sơ đồ tổ chức ghi sổ của công ty Chứng từ gốc Bảng kê Sổ thẻ kế toán chi Sổ cái Bảng tổng hợp chi Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính 48
  49. : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Nhìn vào sơ đồ ta thấy kế toán Công ty Thanh Nam có một số thiếu sót khi sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và những thiếu sót này em xin đưa ra một số nhận xét và kiến nghị ở phần III của chuyên đề này. II. Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ . II.1. Tổ chức công tác kế toán bán hàng ở Công ty TNHH Thanh Nam. Như phần trên đã nêu ( Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Thanh Nam) việc bán hàng của Công ty Thanh Nam chủ yếu được tổ chức thực hiện trên 3 phương thức: Bán buôn, bán lẻ, bán qua đường bưu điện. Tuỳ vào từng phương thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng( tiêu thụ) cũng khác nhau. Mặt khác, hàng tháng quá trình tiêu thụ cũng không giống nhau việc tiêu thụ diễn ra không được đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít. Đó là điều tất nhiên. Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán buôn. Khi Công ty nhập khẩu một lô hàng nào đó khi hàng đã về tới kho hoặc hàng đang đi đường về bộ phận bán hàng của Công ty sẽ gửi thư chào hàng (có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới các khách mua buôn của Công ty. Qua việc trao đổi về nhu cầu mua bán của hai bên. Trên cơ sở đơn hỏi hàng và thư chào hàng của Công ty đưa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng( hợp đồng mua bán) , căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hay đơn đặt hàng đã được phê duyệt bởi Giám đốc, phòng kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 2) vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán.Hoá đơn gía trị gia tăng được lập làm 3 liên (đè giấy than viết 1 lần) : 49
  50. Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày. Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua. Liên 3 : Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán. Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng được bán. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán. ở phòng kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về tiêu thụ hàng hoá do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật tư đều được kế toán cho một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phải tra mã của mặt hàng được bán để nhập vào máy vi tính. Kế toán tiêu thụ sủ dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu số 3, 4, 5) để theo dõi hàng hoá về số lương và giá trị. Ví dụ: Cụ thể: Ngày 5 Tháng 1 Năm 2002. Giữa Công ty Thanh Nam và Công ty VINEXAD có hợp đồng mua bán máy photo rich FT 5840, kèm mực, từ và DevelopmentUnit với giá bán 56 896 364đ chưa thuế (thuế VAT 10%) . 50
  51. Theo như hợp đồng ký kết giữa hai bên, Công ty VINEXAD sẽ thanh toán cho Công ty Thanh Nam theo hình thức tiền mặt .Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn GTGT kế toán hàng hoá hạch toán như sau: Nợ TK 632: 46 227 615đ Có Tk 156: 46 227 615đ Đồng thời ghi: Nợ TK 131: 62 586 000đ Có TK 511: 56 896 364đ Có TK 33311: 5 689 636đ Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo dõi cộng nợ phaỉ thu, phải trả kế toán Công ty sử dụng TK131 – “Phải thu của khách hàng” và TK 331 – “ Phải trả cho người bán”. Do đó tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến thu tiền hàng kế toán đều phản ánh qua Nợ TK 131, khi sự phát sinh nghiệp vụ thu tiền thì kế toán mới phản ánh bên có TK131. Theo ví dụ trên. Cũng trong ngày 5/1/2002 Công ty nhận được tiền do Công ty VINEXAD trả tiền hàng. Khi đó kế toán thu chi tiền mặt lập phiếu thu hàng. Căn cứ vào phiếu thu ngày 5/1/2002, kế toán công nợ ghi định khoản: Nợ TK 1111: 62 586 000đ Có TK 131: 62 586 000đ 51
  52. Biểu số 2 Hoá đơn ( GTGT) Liên 3: (Dùng để thanh toán) Ngày 5 tháng 1 năm 2002 N0 081774 Đơn vị bán hàng : Công Ty Thương Mại Thanh Nam Địa chỉ: 267 - chùa bộc – hà nội Điện thoại: 5634688. MS: 0100954306-1 Họ, tên người mua: Đơn vị: Công Ty VIEXAD Địa chỉ: Số 9 Đinh Lễ – HN Hình thức TT: CK . MS: 010018007 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVtính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy photo ricoh FT5840 Chiếc 01 56 896 364 56 896 364 Kèm:+ Mực, từ Bộ 01 + DevelopmentUnit Chiếc 01 Cộng tiền hàng: 56 896 364 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 5 689 636 Tổng cộng tiền thanh toán: 62 586 000đ Số tiền viế bằng chữ: Sáu hai triệu năm trăm tám sáu ngàn đồng chẵn ./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ, tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Biểu số 5 Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 511 - "Doanh thu bán hàng" Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh 52
  53. Ngày Số đ/ư PS Nợ PS Có 02/1 HĐ 81772 Bán máy type 3 ( Chị Nga ) 131 110 000 04/1 HĐ 81773 Bán mực PT 420 ( Chị Ngọc ) 131 120 000 05/1 HĐ 81774 Bán máy photo ricoh FT5840, 131 56 896 364 kèm mực, từ (CôNG TY VINEXAD) 08/1 HĐ 81775 Bán máyđóngsáchDSBN0 131 1 600 000 (Nguyễn Ngọc Thắng) 10/1 HĐ 81776 Bán mực điện UPS 500 ( Chi 131 1 322 182 Cục Thuế Hà Tây ) . . 31/1 HĐ 81791 Bán mực PT 450l ( Công Ty 131 29 336 460 Siêu Thanh HN) Cộng phát sinh 1 509 749 916 1 509 749 916 Số dư cuối kỳ 0 Lập, Ngày Tháng Năm Người ghi sổ ã Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán lẻ. Theo phương thức này viêc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và thường khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lượng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thường không lớn. Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điện trực tiếp tới phòng kinh doanh của công ty về việc mua một loại hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kế toán sẽ viết HĐGTGT và xé 2 liên( liên 2 và liên 3) cho người giao hàng( thường là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu người mua hàng ký vào để thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn. Ví dụ: Ngày 16/1/2002 Công ty công trình giao thông 246 tới văn phòng của công ty xem hàng và đã mua 01 máy in LBP 800. Đơn giá 4.303.636 đ( chưa 53
  54. VAT) kèm mega data. printer cabble. Công ty công trình giao thông đồng ý mua và sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Khi đó kế toán hàng hoá lập định khoản: Nợ TK 632: 3 839 400đ Có TK 156: 3 839 400đ Và kế toán công nợ lập định khoản: Nợ TK131: 4 734 000đ Có TK 511: 4 303 636đ Có TK 33311: 430 364đ Tới ngày 17/1/2002 khách hàng thanh toán tiền máy in căn cứ vào phiếu thu số 17 ngày 17/1 kế toán công nợ ghi: Nợ TK : 1111 4 734 000đ Có TK: 131 4 734 000đ ã Tiêu thụ theo phương thức gửi qua đường bưu điện . Phương thức này thường phát sinh với những khách hàng buôn hay bạn hàng quen thuộc của Công ty, đã có sự tin cậy và hiểu biết về nhau. Trong trường hợp các khách hàng của Công ty đều là khách hàng ở Thành Phố Hồ Chi Minh, TP Đã Nẵng Ví dụ như: Công ty Lập Thanh, Công ty Đông Phú. Ví dụ : Ngày 16/1/2002 Công ty Thiên Phú đã mua của Công ty Thanh Nam 01 máy photo FT 5640 với đơn giá 36.340.000đ.Theo như thường lệ Công ty Thanh Nam sẽ viết hoá đơn ( GTGT) sau đó xé liên 2 gửi kèm hàng hoá vào cho Công ty Đông Phú, việc chuyển hàng này thực hiện bởi nhân viên phòng kinh doanh. Hàng sẽ được đóng hộp sau đó chuyển ra ga Hà Nội và gửi vào Công ty Đông Phú. Về hình thức thanh toán: Công ty Đông Phú sẽ thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ máy FT 5640 kế toán hàng hoá lập định khoản sau: 54
  55. Nợ TK 632: 35 312 420đ Có TK 156: 35 314 420đ Đồng thời kế toán công nợ lập định khoản: Nợ TK 131: 39 974 000đ Có TK 511: 36 340 000đ Có TK 33311: 3 634 000đ Khi phát sinh một nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nào đó kế toán hàng hoá đều viết hoá đơn ( GTGT) để phản ánh doanh thu của số hàng đã xuất bán. Hoá đơn ( GTGT) sẽ được làm căn cứ để cuối tháng kế toán lên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Trên bảng kê này mỗi khách hàng được ghi trên một dòng bảng kê. Mục đích của việc lập bảng kê chứng từ dịch vụ hàng hoá bán ra là nhằm quyết toán thuế ( GTGT) đầu ra và thuế (GTGT) đầu vào. Cụ thể: Vào ngày31/1/2002 để phục vụ cho công việc quyết toán thuế GTGT kế toán công ty đã lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra như sau: ( Kèm theo tờ khai, Thuế GTGT). Biểu số 6, 7, 8. Việc tiêu thụ hàng hoá cuả Công ty có thể thu được tiền ngay cũng có thể khách hàng chấp nhận nợ, vì vậy để việc theo dõi công nợ với người mua được chính xác, kế toán Công ty Thanh Nam đã sử dụng TK 131 – “ Phải thu của khách hàng” để theo dõi công nợ. Điều này có nghĩa là mọi nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải thu đều được thể hiện qua TK 131. Để phục vụ cho việc cung cấp thông tin về công nợ một cách nhanh chóng, chính xác, kế toán công ty còn sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết TK 131, bảng tổng hợp TK 131. 55
  56. Biểu số 7 cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - tự do - hạnh phúc tờ khai thuế giá trị gia tăng Tháng 1 Năm 2002 (Dùng cho cơ sở tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) Tên cơ sở: công ty thương mại thanh nam Mã số: 0100954306 Địa chỉ: 267 chùa bộc – TP Hà Nội - 1 Đơn vị tính: đồng VN STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số (chưa Thuế GTGT thuế GTGT) 1 2 3 4 1 Hàng hoá dịch vụ bán ra 1 509 749 916 150 820 340 2 Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT 1 509 749 916 150 820 340 a Hàng hoá xuất khẩu thuế xuất( 0%) b Hàng hoá dịch vụ thuế xuất(5%) 100 704 694 9 915 818 c Hàng hoá dịch vụ thuế xuất(10%) 1 709 045 222 140 904 522 d Hàng hoá dịch vụ thuế xuất( 20%) 3 Hàng hoá dịch vụ mua vào 1 345 586 869 4 Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào 108 102 907 5 Thuế GTGT được khấu trừ 108 102 907 57
  57. 6 Thuế GTGT phải nộp( + ) hoặc thoái( - ) trong kỳ( 42 717 433 Tiền thuế 2-5) 7 Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua a 32 975 418 Nộp thiếu b Nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ 8 32 975 286 Thuế GTGT đã nộp trong tháng 9 Thuế GTGT đã được hoàn trả trong tháng 10 42 717 565 Thuế GTGT phải nộp tháng này Số tiền thuế phải nộp (Ghi bằng chữ) : Bốn mười hai triệu bảy trăm mười bảy ngàn, năm trăm sáu năm đồng. Xin cam đoan số liệu trên đây là đúng, nếu sai tôi chịu trách nhiệm trước pháp luật. Hà Nội, ngày 5 tháng2 năm 2002 Biểu số 8 Bảng báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 STT Mã vật tư Tên vật tư Đvt SL Tiền vốn Doanh thu 1 DUNIT Deverlopmen Unit Cái 1.0 6 403 000 6 474 000 2 FAXRICOH 570 Máy fax ricoh 570 Cái 2.0 4 494 028 7 592 000 3 FAXRICOH 580 Máy fax ricoh 580 Cái 2.0 5 617 535 4 FT4615 Máy photo FT 4615 Cái 9.0 134 858 133 152 468 955 5 FT5632 Máy phot FT 5632 Cái 7.0 221 973 761 228 125 673 6 FT5640 Máy photo FT 5640 Cái 1.0 35 312 420 36 340 000 7 FT5840 Máy photo FT 5840 Cái 1.0 46 227 651 56 896 364 8 FT7950 Máy photo FT 7950 Cái 1.0 112 036 678 188 890 000 9 LBP800 Máyin laser LBP800 Cái 1.0 3 839 400 4 303 636 Canon 10 MDSDSB Máy đóng sách DSB Cái 1.0 4.91.900 1 600 000 58
  58. No 11 MUC320 Mực photo 320 ống 20 4 291 014 4 800 000 12 MUC810 Mực photo 810 ống 29 35 945 21238 077 000 Tổng cộng: 1 345 145 7591 509 749 916 Ngày Tháng Năm II.2. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Thanh Nam. II.2.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hoá: Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ và đã xác định được doanh thu thì để phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hoá kế toán sử dụng TK5111. Tài khoản 511 được chia làm 3 tiểu khoản như sau: TK 5111: Doanh thu tiêu thụ hàng hoá. TK 5112: Doanh thu tiêu thụ thành phẩm. TK 5113: Doanh thu của dich vụ . Để theo dõi doanh thu tiêu thụ thì kế toán Công ty sử dụng số chi tiết tài khoản, báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản. Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nên doanh thu tiêu thụ không bao gồm thuế VAT. Ví dụ : Kết cấu của các sổ và báo cáo được thể hiện qua Biểu số 5, 9, 10. Số liệu tổng hợp của sổ cái TK511 sẽ được sử dụng để xác địng kết quả kinh doanh trong tháng. II.2.2. Kế toán giá vốn hàng hoá . Để tổng hợp giá vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số lượng và ghi trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn của hàng hoá để xác định giá vốn của số hàng 59
  59. đã xuất kho. Giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ được tính theo giá trung bình hàng xuất kho: Giá trị thực tế Giá trị thực tế hàng Tồn cuối + - tồn đầu kỳ nhập trong kỳ kỳ Giá trung bình = Trị giá vốn Lượng thực tế Tồn cuối + - hàng xuất kho nhập trong kỳ kỳ Giá vốn hàng xuất kho = Số lượng xuất kho * Giá trung bình Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng được tính vào giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng đã tiêu thụ được dùng đẻ xác định lãi gộp của số hàng đã bán, để theo dõi giá vốn ngoài bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho của hàng hoá, kế toán Công ty Thanh Nam còn sử dụng sổ cái TK 632 và sổ chi tiết TK 632. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh như bán hàng hoá . Ví dụ : Ngày 16/1/2002 Công ty Thiên Phú đã mua của Công ty Thanh Nam 01 máy photo FT 5640 với đơn giá 36.340.000đ.Trong đó giá vốn hàng bán là: 35312420đ Kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 : 35312420 Có TK 156 : 35312420 vào sổ chi tiết TK 632 cuối tháng tiến hành ghi sổ cái. Kết cấu của các sổ này được thể hiện qua biểu sau: Biểu số 9: Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 632 - "Giá vốn hàng bán" Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải Số phát sinh TK Ngày Số đ/ư PS Nợ PS Có 60
  60. 02/1 HD81772 Bán máy type 3 ( Chị Nga ) 156 298 416 04/1 HĐ 81773 Bán mực PT 420 (Chị Ngọc) 1551 422 150 05/1 HĐ 81774 Bán máy FT 5840 Cty 156 52 630 651 VINEXAD 08/1 HĐ 81775 Bán máy đóng sách DSB (N 156 3 219 900 N Thắng) 10/1 HĐ 81776 Bán mực điện UPS 500 ( 156 657 000 Chi CụcThuế Hà Tây ) 16/1 HĐ 8177 BánmáyphotoFT5640(T 156 35312420 phú . . . . . 31/1 HĐ 81791 Bán mực PT 450l (Công Ty 1552 27 380 464 SThanh HN) Cộng phát sinh 1 345 145 759 1 345 145 759 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày Tháng Năm Biểu số 10 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 632 -" Giá vốn hàng bán" Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày: 31/01/2002 Dự nợ đầu kỳ: 0 CT ghi sổ Số tiền Diễn giải TK đ/ư Ngày Số PS nợ PS có 02/1 HĐA Thành phẩm-mực 402 1551 965415 06/1 HĐA Thành phẩm-mực 450 1552 27 380 464 12/1 HĐA Thành phẩm-mực 410 1555 8 837 464 31/1 HĐA Hàng hoá 156 1 207 963 600 31/1 PK3 Xác định kết quả KD 911 1 207 962 600 61
  61. 31/1 PK3 Xác định kết quả KD 911 37 183 159 Cộng phát sinh 1 345 145 759 1 345 145 759 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người ghi sổ II.2.3. Kế toán chi phí bán hàng: Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm được thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trình tiêu thụ hàng hoá Công ty Thanh Nam cũng vậy, để bán được hàng hoá Công ty thường phải chi ra các khoản chi phí được gọi là chi phí bán hàng. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 “chi phí bán hàng” trong TK này các chi phí như: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bao bì, chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ Việc hạch toán chi phí bán hàng Công ty không sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng mà khi có nghiệp vụ chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tập hợp chứng từ sau đó ghi vào sổ cái TK 641. Mọi chi phí bán hàng được tập hợp và phân bổ vào cuối mỗi tháng. Chi phí bán hàng được theo dõi theo từng chứng từ phát sinh và được kết chuyển sang TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh". Ví dụ: Tháng 1 năm 2002 Công ty có một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng như sau: Nợ TK 6417: 370 563đ Có TK 1123: 370 563đ - Tính ra tiền lương phải trả cho công nhân viên bán hàng: Nợ TK 6411: 6 078 000đ Có TK 334: 6 078 000đ - Chi tiền gửi hàng: 62
  62. Nợ TK 6418: 135 238đ Có TK 111: 135 238đ Cuối kỳ tập hợp chi phí bán hàng, phân bổ 100% cho hàng bán ra và được kết chuyển vào TK 911 - " Xác định kết quả kinh doanh". Nợ TK 911: 18 627 608đ Có TK 641: 18 627 608đ Để theo dõi chi phí bán hàng kế toán sử dụng sổ cái TK 641, kết cấu được thể hiện qua biểu sau: Biểu số 11 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 641 - Chi phí bán hàng Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày: 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 CT ghi sổ Số tiền Diễn giải TK đ/ư Ngày Số PS Nợ PS Có . . 29/1 PC 1 Tiền mặt Việt Nam 1111 3 132 651 31/1 SP 1 Tiền VND gửi NHNT 112123 385 917 (001.1.00.026099.1) 31/1 PK 3 Xác định kết quả kinh doanh 911 18 627 608 Cộng phát sinh 18 627 608 18 627 608 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày Tháng Năm Kế toán trưởng Người ghi sổ II.2.4. Kế toán chi phí quản lý. Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh có liên quan chung đến mọi hoạt động của Công ty, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên văn 63
  63. phòng, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí hội nghị, tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nước Các chi phí này được hạch toán vào TK642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”. Căn cứ vào chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ chi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK642 và ghi sổ cái TK642. Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ và tập hợp 100% cho hàng còn lại và hàng bán ra vào cuối mỗi tháng , sau đó chi phí quản lý sẽ được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả. Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp , kế toán mở sổ theo dõi chi phí quản lý. Ví dụ: Trong tháng 1/2002 Công ty có các khoản chi phí quản lý như sau: - Lương phải trả cho bộ phận quản lý . Nợ TK 6421: 57 550 240đ Có TK 334: 57 550 240đ - Bảo hiểm xã hội phải trích theo lương. Nợ TK 6421: 15%* 57.550.240 = 7 542 500đ Có TK 338: 7 542 500đ - Chi phí đồ dùng văn phòng, khắc dấu, mua hoá đơn cho công ty. Nợ TK 6423: 3 215 206đ Có TK 153: 3 215 206đ - Chi phí điện nước, điện thoại, Fax phục vụ quản lý. Nợ TK 6427: 5 204 360đ Có TK 111: 5 204 360đ . Cuối kỳ tổng hợp chi phí quản lý và kết chuyển sang TK 911 - " Xác định kết quả kinh doanh" Nợ TK 911: 106 646 226đ 64
  64. Có TK 642: 106 646 226đ Biểu số 12 Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 642 - "chi phí quản lý doanh nghiệp" Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ TK Số phát sinh Diễn giải Ngày Số đ/ư PS Nợ PS Có 02/01 PC 2 Trả tiền vay thế ước ừ ngày 1111 113 333 29/12/2001 đến ngày 1/1/2002 (Nhân Hàng VP Bank) 05/01 PC 4 Chi trả tiền mua bộ ấm trà (ở sở 1111 918 640 kinh doanh nghệ thuật artgass) 05/01 PC 5 Chi tiếp khách oá đơn 066018 (Nhà 1111 2 530 000 hàng 67- Sương Nguyệt ánh) 05/01 PC 6 Chi tiền theo hoá đơn 066020 (Nhà 1111 1 800 000 hàng 67- Sương Nguyệt ánh) 05/01 PC 7 Thanh toán tiền vé máy bay Ha Nội 1111 1 927 489 - Sài Gòn (Cụm hàng không Miền Bắc 06/01 PC 14 Chi tiền mua một hộp đĩa mềm (H 1111 71 000 M Dung ) 08/01 PC 22 Chi tiền mua thuốc lá (Nguyễn 1111 71 000 Kiêm Hữu) Cộng phát sinh 106 646 266 106 646 266 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày Tháng Năm Kế toán trưởng Người lập biểu Biểu số 13 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 642 - Chi phí quản ký doanh nghiệp 65
  65. Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày: 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 CT ghi sổ Số tiền Diễn giải TK đ/ư Ngày Số PS Nợ PS Có 02/01 PC1 Tiền Việt Nam 1111 35 524 788 04/01 SP1 TiềnVNĐgửi VP Bank 11211 2 155 822 07/01 PK1 Chi phí trả trước 142 3 500 000 09/01 PK1 Công cụ, dụng cụ 153 3 215 206 13/01 PK1 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2141 3 237 288 15/01 PK1 Thuế môn bài 33382 1 400 000 . . . 31/01 PK1 Phải trả công nhân viên 334 57 550 240 Cộng phát sinh 106 646 266 106 646 266 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày Tháng Năm Kế toán trưởng Người ghi sổ ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) II.2.5. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ. Tại Công ty, xác định kết quả tiêu thụ của hàng đã tiêu thụ được thực hiện theo từng tháng. Hàng tháng căn cứ vào kết quả tiêu thụ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển sau: Kết chuyển doanh thu thuần (số liệu TK511) sang bên có TK911. Kết chuyển giá vốn hàng bán (số liệu TK632) sang bên nợ TK911. Kết chuyển chi phí hàng bán (số liệu TK641) sang bên nợ TK911. Kết chuyển chi phí QLDN (số liệu TK642) sang bên nợ TK911. 66
  66. Việc xác định kết quả tiêu thụ được xác định như sau: Kết quả hoạt Doanh thu Trị giá vốn Chi phí BHcủa Chi phí QLDN = - - - của số Ví dụ: Tháng 1/2002 Công ty xác định kết quả tiêu thụ như sau: ( đơn vị tính:VND). - Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ. NợTK 911: 1 345 145 759đ Có TK 632: 1 345 145 759đ - Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. NợTK 911: 18 627 608đ Có TK 642: 18 627 608đ - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. NợTK 911: 106 646 266đ Có TK 642: 106 646 266đ - Kết chuyển doanh thu thuần của số hàng đã tiêu thụ. Nợ TK 511: 1 509 749 916đ Có TK 911: 1 509 749 916đ - Xác định kết quả tiêu thụ. Nợ TK 911: 39 330 283đ Có TK 4212: 39 330 283đ Biểu số 14 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 911 - "Xác định kết quả kinh doanh" Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 67
  67. Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ TK Số phát sinh Diễn giải Ngày Số đ/ư PS Nợ PS Có 31/1 pk3 Lãi năm nay 4212 47 018 850 31/1 pk3 Doanh thu bán hàng 511 1 509 749 916 31/1 pk3 Giá vốn hàng hoá 632 1 345 145 759 31/1 PK3 Chi phí bán hàng 641 18 627 608 31/1 pk3 Chi phí quản lý Doanh 642 106 646 266 nghiệp 31/1 pk3 Thu nhập hoạt động tài 711 702 425 chính 31/1 pk3 Các khoản thu nhập 721 6 986 142 bất thường Cộng phát sinh 1 517 438 483 1 517 438 483 Dư nợ cuối kỳ Lập, Ngày Tháng Năm Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) 68
  68. Phần thứ ba phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH thương mại thanh nam III.1. đánh giá chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty thương mại thanh nam. III.1.1. Nhận xét chung. Trong những năm vừa qua, Công ty Thương Mại Thanh Nam đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bươc thăng trầm và nhiều biến động của thị trường. Tuy nhiên, Công ty Thanh Nam vẫn gặt hái được nhiều thành tích to lớn, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá. Doanh thu về tiêu thụ tăng đều qua các năm: Năm 2001 đạt 17.653.259.000đ Có được thành tích như trên, Công ty Thanh Nam đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thoả đáng đối với các khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra một nguồn cung cấp hàng hoá dồi dào và một thị trường tiêu thụ luôn ổn định. Ngoài ra, để có thể đạt được kết quả như trên phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán. Với cách bố trí công việc khoa học, hợp lý như hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty Thanh Nam đã đi vào nề nếp và đã đạt được những hiệu quả nhất định. III.1.2. Đánh giá công tác tổ chức kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Thanh Nam. * Ưu điểm: Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Thương Mại Thanh Nam được tiến hành tương đối hoàn chỉnh. - Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu: 69
  69. + Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ . + Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ. + Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. + Công ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào khâu lưu trữ. - Đối với công tác tổ chức hạch toán tổng hợp: + Kế toán đã áp dụng “ Hệ thống chế độ kế toán Doanh nghiệp” mới được Bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của Công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của Công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. + Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì Công ty Thương Mại Thanh Nam là một Công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hoá nhiều không thể định kỳ mới tiến hành hạch toán - Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ sách: + Công ty đã áp dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy nên đã giảm bớt khối lượng công việc ghi chép trên sổ sách, đảm bảo cung cấp số liệu nhanh chóng, chính xác. 70
  70. + Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên hình thức này cũng được kế toán Công ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi một số loại tài khoản riêng, nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và kiểm tra, giúp cho kế toán trưởng nắm bắt được nhanh chóng các khoản mục phát sinh. Nói tóm lại, tổ chức hạch toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là nội dung quan trọng trong công tác kế toán hàng hoá của Công ty. Nó liên quan đến các khoản thu nhập thực tế và cần nộp cho Ngân Sách Nhà nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công ty trong lưu thông. * Một số tồn tại cần khắc phục: Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ mà kế toán Công ty Thanh Nam đã đạt được, còn có những tồn tại mà Công ty Thanh Nam có khả năng cải tiến và cần hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty. Mặc dù về cơ bản, Công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá , tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nhưng Công ty vẫn còn có một số điểm nên khắc phục như sau: - Thứ nhất: Công ty Thương Mại Thanh Nam là một Công ty kinh doanh thương mại, đặc biệt chủ yếu kinh doanh hàng xuất nhập khẩu, có nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, nhưng trong thực tế Công ty không sử dụng tài khoản 413 “ Chênh lệch tỷ giá “ và tài khoản 007 “ Nguyên tệ các loại “ để phản ánh. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hạch toán hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của các mặt hàng được thanh toán bằng ngoại tệ. - Thứ hai: Công ty thường phân bổ chi phí bán hàngvà chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định được chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp. 71
  71. - Thứ ba: Do đặc điểm kinh doanh của Công ty Thanh Nam có một số khách trả chậm với số lượng tiền khá lớn nhưng Công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ. - Thứ tư: Công ty Thanh Nam là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến hành kinh doanh không nhiều trường hợp Công ty phải tiến hành mua hàng nhập kho sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng trong kho. Tuy nhiên kế toán công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. III.2. Một số ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. III.2.1. Sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Về trình tự ghi sổ kế toán thì kế toán Công ty Thanh Nam sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Nhưng trong thực tế kế toán Công ty lại không sử dụng Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, đây là một thiếu sót cần phải được khắc phục ngay, vì: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một sổ kế toán tổng hợp được ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Nó có tác dụng: + Quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái. + Mọi chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. + Số hiệu của các chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng ( hoặc đầu năm ) đến cuối tháng ( hoặc cuối năm ), ngày tháng trên chứng từ ghi sổ được tính theo ngày ghi vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. + Tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ bằng tổng số phát sinh bên nợ hoặc bên có của tất cả các tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối tài khoản ). Điều này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu được chính xác và nhanh hơn 72
  72. Từ những tác dụng đã nêu trên, Công ty nên đưa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào để sử dụng cho phù hợp với hình thức mà kế toán sử dụng, nếu thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì không thể coi đó là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được trình bày như sau: Biểu số 15 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số Ngày tháng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số tiền hiệu 1 2 3 1 2 3 Cộng Cộng tháng Luỹ kế từ đầu quý Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 16 Chứng từ ghi sổ Số Ngày tháng năm Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Cộng: x x Kèm theo chứng từ gốc 73
  73. Người ghi sổ Kế toán trưởng III.2.2.Trích trước chi phí bảo hành Là một Công ty kinh doanh các loại máy văn phòng nên thường xuyên phát sinh các khoản chi phí bảo hành. Với khối lượng máy bán ra ngoài thị trường là rất lớn nên việc bảo hành cũng nhiều, việc bảo hành máy chỉ xảy ra khi khách hàng yêu cầu. Máy móc chỉ được bảo hành khi phát sinh các vấn đề về không bình thường: như hỏng, trục trặc kỹ thuật, và công ty cũng không thể đoán trước được bao giờ thì sẽ phải bảo hành, nó thường xảy ra một cách đột ngột. Chính vì vậy, với lượng máy bán ra trên thị trường lớn như vậy nếu Công ty không có kế hoạch trích trước chi phí bảo hành máy móc thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác. Cụ thể có số liệu thống kê về các loại máy mà Công ty đã bán trong tháng 1/2002 như sau: Biểu số 17: Bảng thống kê các loại máy bán ra tháng 1 năm 2001 Tên máy móc Số lượng Đơn giá Thành tiền Máy đóng sách 02 1.860.000 3.720.000 Máy photo ricoh FT 02 56.896.364 113.792.728 5840 05 22.618.600 113.093.000 Máy photo ricoh FT 01 36.340.000 36.340.000 4422 09 33.722.591 303.503.319 Máy photo ricoh FT 09 17.169.455 154.525.095 5640 05 22.746.218 113.731.090 Máy photo ricoh FT 5632 Máy photo ricoh FT 4615 Máy photo ricoh FT 4421 74
  74. Tổng cộng 43 Như vậy, với số lượng máy móc tiêu thụ lớn Công ty cần phải trích trước chi phí bảo hành. Kế toán trích trước chi phí bảo hành sử dụng các tài khoản sau: TK 335 : Chi phí trả trước TK 641: Chi phí bán hàng Đầu năm, căn cứ vào khả năng tiêu thụ hàng của Công ty, kế toán tiến hành trích trước chi phí bảo hành theo một tỷ lệ phần trăm được xác định: Tỷ lệ phần trăm này là tuỳ thuộc vào sự tính toán của kế toán Công ty.Ví dụ, với các mặt hàng có giá trị cao kế toán tiến hành trích trước chi phí bảo hành là 4% của giá vốn hàng xuất bán ( các loại máy photocopy Ricoh ), cũng có thể là 2% của giá vốn xuất ra ( như các loại máy vi tính, máy Fax, máy in ). Việc xác định tỷ lệ trích trước không phải đơn thuần là lấy bao nhiêu phần trăm của giá vốn hàng xuất bán cũng được mà nó còn phụ thuộc vào khả năng thu được lãi từ việc bán sản phẩm đó là bao nhiêu, từ đó mới tính toán và xác định tỷ lệ trích trước chi phí bảo hành. Khi đã tính toán được tỷ lệ trích trước kế toán tiến hành lập định khoản: Nợ TK 641: Theo tỷ lệ xác định Có TK 335: Khi phát sinh nghiệp vụ bảo hành máy móc, kế toán tiền hành phân bổ dần: Nợ TK 335 Có TK 1111,1112 III.2.3. Sử dụng tỷ giá hạch toán trong thanh toán có dùng ngoại tệ: Công ty Thương Mại Thanh Nam là một công ty kinh doanh Thương Mại và XNK nên việc sử dụng ngoại tệ trong thanh toán là rất thường xuyên, tuy 75
  75. nhiên thực tế hiện nay kế toán Công ty không sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán ngoại tệ. Do vậy, khi xuất bán hàng nhập khẩu và được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng được xác định là tiêu thụ. Có TK 156 : Hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Nếu việc thanh toán không thu được tiền ngay thì kế toán ghi: Nợ TK 131 : Tổng số tiền phải thu của khách. Có TK 511 : Doanh thu theo tỷ giá thực tế. Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp. Như ta đã biết tỷ giá ngoại tệ trên thị trường thường xuyên biến động, nếu việc thu tiền hàng không được thực hiện ngay thì kế toán sẽ tính sai kết quả tiêu thụ, từ đó phản ánh không đúng thực trạng tiêu thụ hàng hoá của Công ty. Do vậy, để theo dõi ngoại tệ và xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác kế toán của Công ty nên dùng tỷ giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. Ví dụ cụ thể: Ngày 7/2 Công ty Thanh Nam bán cho Công ty Lập Thanh 01 Máy Photo Ricoh FT 4422, 01 Máy Photo Ricoh FT 5640 . Tổng cộng số tiền phải thu là 7 960 USD . Tuy nhiên , việc thanh toán không được thực hiện ngay mà tới ngày 22/2 mới có giấy báo có của Ngân hàng về việc Công ty Lập Thanh thanh toán tiền hàng. Tỷ giá thực tế ngày 22/2 với 1 USD = Vậy nếu Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán thì số tiền mà Công ty thu được sẽ là : 7 960USD *15 200 VNĐ = 120 992 000 VNĐ. Còn nếu sử dụng tỷ giá thực tế thì số tiền thu được là: 7 960 USD * 15 100VNĐ = 120 196 000 VNĐ 76
  76. Số tiền chênh lệch là : 120 992 000đ - 120 196000đ = 796 000đ , vậy do không sử dụng tỷ giá hạch toán đã làm Công ty thất thu một khoản là :796 000 VNĐ. Nếu sử dụng tỷ giá hạch toán ,kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK131 :133 011 600đ Có TK511 : 120 196 000đ Có TK33311 : 12 019 600đ Có TK413 : 796 000đ Khi thu được tiền kế toán hạch toán : Nợ TK112 : 133 011 600đ Có TK131 : 133 011 600đ III.2.4. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng. Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì mỗi nhóm hàng có tính chất thương phẩm khác nhau, dung lượng chi phí quản lý doanh nghiệp có tính chất khác nhau , công dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà phải tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp. - Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán: - Tương tự ta sẽ có tiêu thức phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo doanh số bán như sau: Chi phí QLDN phân bổ Chi phí QLDN cần phân bổ Doanh số bán = x cho nhóm hàng thứ i Tổng doanh số bán nhóm hàng thứ i 77
  77. Khi phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng, lô hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, lô hàng theo công thức: Chi phí BH phân bổ cho Chi phí bán hàng cần phân bổ Doanh số bán hàng "i" nhóm hàng thứ = Tổng doanh số bán x nhóm hàng thứ "i" "i" III.2.5. Lập dự phòng phải thu khó đòi: Do phương thức bán hàng thực tế tại Công ty Thanh Nam có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó, đôi khi việc thu tiền hàng gặp khó khăn và tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Để tính toán mức dự phòng phải thu khó đòi, Công ty cần đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm, trên cơ sở số thực nợ và tỷ lệ có khả năng khó đòi tính ra mức dự phòng nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán Công ty một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác phải theo dõi ở TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý. Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 139 “ Dự phòng phải thu khó đòi” III.2.6. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty Thương Mại Thanh Nam nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuên, liên tục của hàng hoá trong kho. 78
  78. Vì vậy, Công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ của kế toán của hàng tồn kho. Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho bị giảm giá,đồng thời cũng để phản ánh trị giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của Công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” III.2.7. Mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3. Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam là một Công ty kinh doanh nhiều loại hàng hoá, việc theo dõi hàng hoá chính xác là một yêu cầu hết sức quan trọng trong Công ty. Vì vậy , để việc theo dõi hàng hoá được thuận tiện hơn, dễ dàng hơn kế toán Công ty nên mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 với tài khoản theo dõi hàng hóa - TK 156 Ví dụ: Tài khoản 156 bao gồm hai tài khoản cấp 2: TK1561: Trị giá hàng mua. TK1562: Chi phí thu mua. Từ hai tài khoản cấp 2 này kế toán nên mở thêm các tài khoản cấp 3 nữa, như: TK15611: Các loại máy photocopy và linh kiện máy photocopy. + TK 15611.1 : Các loại máy photocopy + TK 15611.2 : Linh kiện máy photocopy TK15612: Các loại máy vi tính và linh kiện máy vi tính + TK15612.1 : Các loại máy vi tính + TK 15612.2 : Linh kiện máy vi tính TK 15613: Các loại mực 79