›

Khóa luận Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải - Thực trạng và giải pháp

pdf 80 trang thiennha21 16/04/2022 5080
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải - Thực trạng và giải pháp", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_ung_dung_cong_nghe_thong_tin_tai_trung_tam_thong_t.pdf

Nội dung text: Khóa luận Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải - Thực trạng và giải pháp

  1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN Nguyễn Thị Tuyết Mai ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học: QH - 2008 - X HÀ NỘI, 2012
  2. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN Nguyễn Thị Tuyết Mai ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học: QH - 2008 – X NGƢỜI HƢỚNG DẪN: TH.S TRẦN THỊ THANH VÂN HÀ NỘI, 2012 PHỤ LỤC 1 MẪU PHIẾU NHẬP TIN (SÁCH LẺ) [#][#] 020. Chỉ số sách theo chuẩn quốc tế:
  3. $a. Số ISBN: $c. Giá tiền: $d: Số bản: [ ][#] 041$a. Ngôn ngữ tài liệu: [ ][ ] 044$a. Mã nước xuất bản: [#][#] 082. Phân loại: $a. Chỉ số phân loại: $b. Số thứ tự, cutter: [ ][#] 100. Tiêu đề mô tả chính – tác giả cá nhân: $a. TG cá nhân: $e. Vai trò: $c. Danh hiệu, chức tước, từ khóa đi kèm với tên: [ ][#] 110. Tiêu đề mô tả chính – tác giả tập thể: $a. Đơn vị chủ quản: $b. Đơn vị trực thuộc: [ ][#] 111. Tiêu đề mô tả chính – tên hội nghị: $a. Tên hội nghị: $c. Địa điểm hội nghị: $d. Thời gian hội nghị: $n. Lần hội nghị: [ ][ ] 242$a. Nhan đề dịch (do cơ quan biên mục dịch): [ ][ ] 245. Nhan đề và thông tin trách nhiệm: $a. Nhan đề chính; $b. Thông tin khác về nhan đề (phụ đề, nhan đề song song): $c. Thông tin trách nhiệm: [ ][ ] 246$a. Nhan đề bổ sung, nhan đề ngoài bìa: [#][#] 250$a. Lần xuất bản: [#][#] 260. Thông tin xuất bản: $a. Nơi XB: $b. Tên NXB: $c. Năm XB: [#][#] 300. Mô tả vật lý: $a. Số trang: $b. Minh họa: $c. Khổ cỡ: $e. Tài liệu kèm theo: [ ][ ] 490. Tùng thư: $a. Nhan đề tùng thư:
  4. [#][#] 500$a. Phụ chú: [#][#] 504$a. Phụ chú thư mục: [ ][#] 505$a. Phụ chú phần tập: [ ][ ] 600. Tên người là chủ đề (tiêu đề mô tả bổ sung): $a. Tên người: [ ][ ] 610. Tên cơ quan là chủ đề (tiêu đề mô tả bổ sung): $a. Tên cơ quan chủ quản: $b. Tên đơn vị trực thuộc: [ ][ ] 650. Đề mục chủ đề/Từ khóa kiểm soát $a. Nguồn của thuật ngữ/Chủ đề: [ ][ ] 651. Từ khóa địa danh: $a. Tên địa danh: [#][#] 653$a. Từ khóa tự do: $a. $a. $a. $a. $a. $a. $a. $a. [#][#] 691$a. Chủ đề: [ ][ ] 700. Tiêu đề mô tả bổ sung – tác giả cá nhân: $a. Tên: $e. Trách nhiệm: $a. Tên: $e. Trách nhiệm: $a. Tên: $e. Trách nhiệm: [ ][#] 710. Tiêu đề mô tả bổ sung – tác giả tập thể: $a. Tên: $e. Trách nhiệm: [#][#] 852. Nơi lưu giữ: $a. Nơi lưu giữ: $b. Kho: $j. Số ĐKCB: [ ][ ] 910. Thông tin nội bộ: $b. Người nhập tin: $d. Ngày nhập tin:
  5. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay, khoa học công nghệ (KHCN) và công nghệ thông tin (CNTT) phát triển mạnh mẽ đã làm thay đổi mọi mặt trên các lĩnh vực của đời sống. Đặc biệt là trong lĩnh vực thông tin - thư viện. Trong thời đại của xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức, thời đại của thông tin điện tử và công nghệ số, hoạt động thông tin - thư viện đều dựa trên nền tảng của công nghệ hiện đại, đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền thông. Những thành tựu đạt được đã chứng minh tầm quan trọng không nhỏ của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện. Vì vậy, việc ứng dụng CNTT, xây dựng hệ thống thông tin - thư viện tự động hóa đã trở thành yêu cầu mang tính khách quan, là xu thế phát triển tất yếu của tất cả các cơ quan thông tin thư viện hiện nay. Với việc ứng dụng các thành tựu công nghệ hiện đại đã mang lại nhiều tiện ích, công tác thông tin thư viện được tự động hóa, giảm được tối đa công sức và thời gian lao động cho cán bộ thư viện, thỏa mãn được các nhu cầu của người dùng tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (gọi tắt là Trung tâm) là một thư viện lớn hàng đầu cả nước được ứng dụng CNTT hiện đại từ rất sớm như Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, công nghệ Barcode, công nghệ RFID là các công nghệ hàng đầu nhằm tin học hóa, tự động hóa hoạt động thông tin – thư viện. Qua quá trình ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib và các công nghệ mới cho thấy, trong họat động thông tin – thư viện của Trung tâm đã đạt được những thành tựu đáng kể, song còn tồn tại những khó khăn và hạn chế nhất định. Vì vậy, em đã mạnh dạn lựa chọn nghiên cứu đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải – Thực trạng và giải pháp”, hi vọng đề tài nghiên cứu từ việc tìm hiểu thực trạng sẽ đưa ra được những giải pháp hữu ích, mang tính khả thi và có những tác động tích cực nhằm khắc phục được hạn chế,
  6. nâng cao và phát huy được tối đa hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở tìm hiểu, khảo sát thực tế tại Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông vận tải, khóa luận phân tích thực trạng và đưa ra nhận xét, đánh giá ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib và các công nghệ mới tại Trung tâm, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin – thư viện . - Nhiệm vụ nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu thực hiện những nhiệm vụ sau: + Tìm hiểu về phần mềm iLib, công nghệ Barcode và công nghệ RFID của TT TT-TV ĐH GTVT. + Nghiên cứu thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib và các công nghệ mới tại Trung tâm. + Đánh giá ưu, nhược điểm và đưa ra những giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT tại Trung tâm trong thời gian tới. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Trung tâm Thông tin – thư viện trường Đại học Giao thông Vận tải đã và đang ứng dụng nhiều phần mềm cũng như các công nghệ mới trong hoạt động thông tin – thư viện, tuy nhiên do hạn chế về thời gian, trình độ, sức khỏe nên em chỉ tập trung nghiên cứu 3 phần mềm và công nghệ quan trọng hiện đang được ứng dụng tại Trung tâm là Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, công nghệ Barcode và công nghệ RFID. - Đối tượng nghiên cứu: Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, công nghệ Barcode, công nghệ RFID. - Phạm vi nghiên cứu: tại Trung tâm Thông tin – thư viện trường Đại học Giao thông Vận tải. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu
  7. Các phương pháp được sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài: Phương pháp quan sát Phương pháp thu thập thông tin Phương pháp phân tích tổng hợp 5. Những đóng góp của đề tài Từ việc khái quát được thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, công nghệ Barcode và công nghệ RFID, đề tài đưa ra những nhận xét, đánh giá về ưu điểm, hạn chế cũng như thuận lợi, khó khăn trong quá trình ứng dụng iLib và các công nghệ mới tại TT TT-TV ĐHGTVT. Trên cơ sở đó, đề ra những giải pháp hữu ích và thiết thực, giúp cho Trung tâm có thêm những kinh nghiệm nâng cao hơn nữa hiệu quả của việc ứng CNTT trong hoạt động của Trung tâm. 6. Bố cục của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục các từ viết tắt và phụ lục, khóa luận gồm 3 chương chính như sau: Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải trước công cuộc đổi mới giáo dục và đào tạo Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải
  8. NỘI DUNG CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƢỚC CÔNG CUỘC ĐỔI MỚI GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông Vận tải đã có lịch sử khá lâu dài cùng với sự ra đời và phát triển của Trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội. Ban đầu, Thư viện là một bộ phận trực thuộc Phòng giáo vụ (năm 1962). Từ năm 1965 – 1973, Thư viện đã nhiều lần cùng Nhà trường phải đi sơ tán, sau đó trở về Hà Nội tiếp tục sự nghiệp giáo dục và đào tạo, phục vụ công tác dạy và học của các cán bộ, giáo viên, sinh viên trong Nhà trường. Đến năm 1975, nhóm nghiệp vụ Thư viện được hình thành. Năm 1980, Thư viện tách thành hai bộ phận khác nhau: Tổ giáo trình gồm 5 người trực thuộc Phòng giáo vụ và Tổ thư viện gồm 7 người trực thuộc Ban nghiên cứu khoa học. Năm 1984, Thư viện chính thức thành lập như một đơn vị độc lập trực thuộc Ban giám hiệu. Ngày 21/02/2002, Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội đổi tên thành Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải theo Quyết định số 753QĐ-BGD&ĐT-TCCB của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Cơ cấu tổ chức gồm 01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc, kết hợp với phòng quản trị mạng có 25 cán bộ. Thư viện đã được quan tâm đầu tư với các dự án mức A, B của Ngân hàng Thế giới, xây dựng và trang bị được hệ thống cơ sở vật chất – kỹ thuật khá hiện đại. Năm
  9. 2004, Thư viện được đầu tư với dự án giáo dục mức C. Trung tâm Thông tin – Thư viện được bố trí tại Nhà A8 với diện tích gần 4000m2 . Đến nay, Thư viện đã có đầy đủ các tính năng theo tiêu chuẩn của một thư viện hiện đại, trở thành một trong những thư viện đại học lớn, hiện đại hàng đầu cả nước. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm 1.2.1. Chức năng TT TT-TV ĐH GTVT nằm trong hệ thống cơ cấu tổ chức của trường ĐH GTVTHN, là trung tâm thông tin thư viện chuyên ngành. Vì vậy, Trung tâm vừa mang chức năng chung của một trung tâm thông tin – thư viện, vừa có chức năng riêng phục vụ cho chuyên ngành giao thông vận tải của Nhà trường. - Giữ gìn, bảo quản giáo trình, tài liệu tham khảo, thông tin khoa học phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của nhà trường. - Thu thập, tàng trữ, tổ chức khai thác và sử dụng vốn tài liệu, cung cấp nguồn thông tin tài liệu chuyên ngành lĩnh vực giao thông vận tải phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, đào tạo của các cán bộ, học viên, sinh viên trong toàn trường. - Bổ sung, khai thác, xử lý tài liệu, xây dựng hệ thống tra cứu tin thích hợp, thiết lập mạng lưới truy nhập thông tin hiện đại, giới thiệu tài liệu mới, tổ chức phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao. 1.2.2. Nhiệm vụ - Là một đơn vị trực thuộc Ban giám hiệu, Trung tâm TT – TV có nhiệm vụ tổ chức, phát triển các dịch vụ thông tin tư liệu phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu, học tập cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường ĐH GTVT. Ngoài ra, Trung tâm TT – TV là một thành viên của Hiệp hội thư viện các trường đại học phía Bắc và hoạt động theo quy chế của Hiệp hội. - Phục vụ hiệu quả nguồn thông tin khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên ngành lĩnh vực giao thông vận tải đáp ứng nhu cầu của người dùng tin. - Hỗ trợ kiến thức cho người dùng tin đáp ứng chất lượng giáo dục và đào tạo. - Tăng cường quan hệ hợp tác, trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan, tổ chức, trung tâm thông tin – thư viện trong nước và quốc tế.
  10. 1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm 1.3.1. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được bố trí theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận: - Ban Giám đốc: chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và điều hành mọi hoạt động của Thư viện. - Phòng nghiệp vụ: thực hiện công tác thu thập, bổ sung, xử lý tài liệu, xử lý thư mục, làm thẻ thư viện. - Phòng mượn: có nhiệm vụ tổ chức dịch vụ mượn/trả sách, bao gồm sách giáo trình, bài giảng, sách tham khảo cho cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường. - Hệ thống các phòng đọc bao gồm: Phòng đọc sách tiếng Việt; Phòng đọc sách ngoại văn, báo – tạp chí, luận án – luận văn, nghiên cứu khoa học; Phòng đọc tạp chí đóng quyển; Phòng đọc điện tử. Các phòng đọc có nhiệm vụ tổ chức phục vụ người dùng tin đọc tại chỗ các tài liệu chuyên ngành giao thông vận tải. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm thể hiện qua sơ đồ sau:
  11. Tầng Phòng đọc sách tiếng nước ngoài trước Phòng Phòng đọc 7 năm 1990/ Tạp chí đóng quyển Hội thảo Điện tử Tầng Phòng Phòng Phòng đọc Báo – Tạp chí/Sách ngoại 6 Máy chủ Phó GĐ văn, luận án, luận văn, NCKH Tầng Phòng Phòng Phòng đọc 5 Phó GĐ GĐ Sách tiếng Việt Tầng Phòng Phòng mượn 4 Nghiệp vụ/Làm thẻ Giáo trình/Sách tham khảo Tầng Nhà sách 1 Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các phòng ban tại Trung tâm + Tầng 1: Nhà sách Nhà sách Giao thông vận tải cung cấp cho bạn đọc có nhu cầu mua các loại sách giáo trình, sách tham khảo, các sách chuyên ngành, chuyên sâu về lĩnh vực giao thông vận tải, Chủ yếu là sách của NXB Giao thông vận tải, NXB Xây dựng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, + Tầng 4: Phòng mượn, Phòng nghiệp vụ/Làm thẻ thư viện Phòng mượn: Là nơi tổ chức dịch vụ mượn sách, bao gồm cả giáo trình, bài giảng, sách tham khảo bằng các ngôn ngữ khác nhau. Hình thức phục vụ: Kho kín. Phòng nghiệp vụ/Làm thẻ thư viện: Là nơi thu thập, bổ sung, xử lý tài liệu. Nhận đăng ký làm thẻ thư viện, in và trả thẻ thư viện theo đúng kế hoạch Trung tâm đặt ra. + Tầng 5: Phòng đọc sách tiếng Việt
  12. Đây là nơi bạn đọc có thể tìm đọc các loại giáo trình, bài giảng, sách tham khảo bằng tiếng Việt. Hình thức phục vụ: Kho mở. + Tầng 6: Phòng đọc sách ngoại văn, luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học/Báo-Tạp chí Sách ngoại văn: Bạn đọc có thể tìm đọc các loại sách tham khảo bằng tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga về mọi lĩnh vực chuyên môn. Tại đây tài liệu được xếp theo môn loại và trong từng môn loại chúng lại được xếp theo trật tự ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Đức, tiếng Pháp, tiếng Trung và trật tự ABC. Luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học: Bạn đọc có thể tìm đọc các luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ bảo vệ tại trường trong những năm gần đây, các nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp trường do các cán bộ, giảng viên nhà trường thực hiện. Bạn đọc còn có thể tìm đọc các nghiên cứu khoa học sinh viên đạt giải cấp Bộ trong thời gian qua. Báo – Tạp chí: Với gần 200 đầu báo và tạp chí bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, từ báo Trung ương đến báo ngành, thỏa mãn nhu cầu bạn đọc trong mọi lĩnh vực chuyên môn, thể thao, văn hóa, giải trí Tại đây, bạn đọc có thể tiếp cận với những tạp chí chuyên ngành của các NXB nổi tiếng nhất bằng các ngôn ngữ Anh, Đức, Nga, Pháp, Trung. Cách sắp xếp Báo – Tạp chí: Báo ngày được sắp xếp theo trật tự ABC của tên báo. Tạp chí tiếng Việt được chia thành hai nhóm chính: Giải trí và chuyên ngành. Tạp chí giải trí được sắp xếp theo trật tự ABC của tên tạp chí, tạp chí chuyên ngành được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và trong từng chuyên ngành lại được sắp xếp theo trật tự ABC.
  13. Tạp chí chuyên ngành bằng tiếng nước ngoài được sắp xếp theo trật tự ngôn ngữ: tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Trung và trong từng ngôn ngữ, các tạp chí lại được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và trật tự ABC. Hình thức phục vụ: Kho mở. + Tầng 7: Phòng đọc sách tiếng nước ngoài trước năm 1990/ Tạp chí đóng quyển, Phòng đọc điện tử, Phòng hội thảo. Phòng đọc sách tiếng nước ngoài trước năm 1990/ Tạp chí đóng quyển: Tại đây bạn đọc có thể tìm đọc các loại tạp chí chuyên ngành, các tên sách xuất bản từ những năm 50-60 bằng các ngôn ngữ Anh, Đức, Nga, Pháp, Khi có nhu cầu bạn đọc có thể mượn sách về nhà sử dụng theo quy định của Thư viện. Hình thức phục vụ: Kho mở Phòng đọc điện tử: Với hệ thống máy tính hiện đại kết nối mạng Internet cho phép bạn đọc tiếp cận và sử dụng một loại hình dịch vụ mới trong thư viện: đọc tài liệu điện tử. Bạn đọc không chỉ đọc các tài liệu toàn văn từ CSDL mà TT TT – TV đã xây dựng mà còn có thể tiếp cận và khai thác các nguồn thông tin quý giá khác trên mạng Internet. Phòng hội thảo: Với hệ thống âm thanh, máy chiếu, bảng Copy plus Electronic, hiện đại, đây là nơi lý tưởng để tổ chức các cuộc hội thảo chuyên ngành trong nước và quốc tế. 1.3.2. Đội ngũ cán bộ Hiện nay, Thư viện có tổng số 19 cán bộ, bao gồm 01 Giám đốc, 01 Phó Giám đốc và 17 nhân viên thư viện. Trong đó, có 12 cán bộ chuyên ngành thông tin thư viện, 07 cán bộ ngoài ngành. Phân theo trình độ học vấn: + Cao học: 04 cán bộ (21%)
  14. + Đại học: 15 cán bộ (79%). Phân theo độ tuổi: + Từ 25 – 40 tuổi: 14 người (73%) + Từ 40 – 50 tuổi: 05 người (27%) 1.4. Cơ sở vật chất – kỹ thuật TT TT-TV ĐH GTVT đã xây dựng một hệ thống cơ sở vật chất – kỹ thuật hoàn thiện, đồng bộ, hiện đại. Hầu hết trang thiết bị của Trung tâm được dự án mức C trang bị mới từ đầu với đủ hệ thống bàn ghế, giá sách, tủ kệ, đèn, quạt, máy điều hòa, máy tính, máy in, máy photo, và hệ thống thông tin hiện đại đảm bảo đáp ứng nhu cầu của người dùng tin. Bao gồm: - Hệ thống máy chủ: Thư viện hiện có 17 máy chủ tập trung tại tầng 6, quản lý mọi dữ liệu tại Thư viện. Ví dụ: Máy chủ quản lý CSDL nói chung (ILIB, DLIB), máy chủ quản lý việc sử dụng E-mail, cổng thông tin điện tử, - Hệ thống máy trạm, bao gồm: + Máy trạm nghiệp vụ: có 20 máy trạm nghiệp vụ phục vụ công tác xử lý, lưu thông tài liệu, quản lý người dùng tin + Máy trạm tra cứu tài liệu: gồm 12 máy phục vụ tra tìm tài liệu, được bố trí tại các phòng: Phòng mượn tầng 4 có 05 máy, phòng đọc tầng 5 có 05 máy, phòng đọc tầng 6 có 02 máy. + Máy trạm tra cứu thông tin và đọc tài liệu điện tử: có 60 máy tại Phòng đọc điện tử tầng 7. - Hệ thống camera: Thư viện hiện có 30 camera có khả năng lưu giữ hình ảnh, được lắp đặt ở tất cả các phòng từ tầng 4 đến tầng 7 nhằm kiểm soát, quản lý bạn đọc. - Hệ thống máy quét thẻ tự động: có 05 máy, bố trí ở các phòng phục vụ và phòng nghiệp vụ.
  15. - Hệ thống cổng từ: Các phòng đọc từ tầng 5 đến tầng 7 đều được lắp đặt hệ thống cổng an ninh kép RFID (Radio Frequency Identification) để kiểm soát chống mất cắp tài liệu. - Hệ thống máy điều hòa: Tất cả các phòng tại Thư viện đều được trang bị hệ thống điều hòa nhiệt độ với 13 tủ điều hòa nhiệt độ 50.000 PTU và 20 máy điều hòa treo tường 18.000 PTU. - Hệ thống máy in mạng, máy photo: Thư viện được trang bị đầy đủ hệ thống máy in mạng, máy photo đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng tin. - Chỗ ngồi cho bạn đọc: 606 chỗ, trong đó: Phòng mượn tầng 4: 88 chỗ Phòng đọc tầng 5: 280 chỗ Phòng đọc tầng 6: 150 chỗ Phòng đọc điện tử tầng 7: 88 chỗ - Phần mềm Thư viện: Năm 2004, được đầu tư với dự án giáo dục mức C, Thư viện đã triển khai ứng dụng 2 phần mềm thư viện lớn của Công ty CMC: + Phần mềm thư viện điện tử ILIB (hay còn gọi là Hệ quản trị thư viện tích hợp) ứng dụng trong tất cả các hoạt động nghiệp vụ cũng như công tác phục vụ người dùng tin tại Thư viện. Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB gồm các modul: Modul Bổ sung Modul Biên mục Modul Lưu thông Modul Báo, tạp chí Modul Quản lý kho
  16. Modul Quản trị hệ thống + Phần mềm quản lý dữ liệu số DLIB: giúp Thư viện xây dựng và quản lý tài nguyên số. + Ngoài ra, Thư viện còn ứng dụng các công nghệ hiện đại khác như công nghệ Barcode, công nghệ RFID - công nghệ dùng sóng radio phục vụ công tác quản lý, thống kê tài liệu trong thư viện. 1.5. Nguồn lực thông tin 1.5.1. Vốn tài liệu TT TT – TV có nguồn tài liệu phong phú với trên 100.000 bản tài liệu truyền thống in trên giấy bao gồm giáo trình, bài giảng, sách tham khảo, tạp chí, luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học bằng tiếng Việt và các ngôn ngữ Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung Ngoài ra, là một thư viện điện tử hiện đại, TT TT – TV còn cung cấp tư liệu cho bạn đọc qua đĩa CD – ROM, qua các trang tài liệu điện tử miễn phí, qua các nguồn tài liệu điện tử mua theo nhu cầu của NDT, hoặc CSDL điện tử do Trung tâm tự xây dựng. - Tài liệu truyền thống, bao gồm: Sách: gồm 22.376 tên = 139.448 cuốn STT Dạng tài liệu Tên Cuốn 1 Sách giáo trình 3.495 84.484 2 Sách tham khảo 15.243 48.857 3 Tài liệu tra cứu 3.050 3.421 4 Bài giảng 162 324
  17. 5 Luận văn, luận án 2.300 6 Nghiên cứu khoa học 426 426 Bảng 1.1. Thống kê số lượng sách năm 2011 Báo - tạp chí: gần 200 tên STT Dạng tài liệu Tên Cuốn 1 Báo tiếng Việt 37 2 Tạp chí giải trí tiếng Việt 25 3 Tạp chí chuyên ngành tiếng Việt 15 4 Tạp chí ngoại văn 162 5 Luận văn, luận án 20 6 Tạp chí đóng quyển 4.191 Bảng 1.2. Thống kê số lượng Báo – tạp chí năm 2011 - Tài liệu điện tử, gồm có: CSDL thư mục, tổng số hơn 18.962 biểu ghi, trong đó: + CSDL sách: 14.971 biểu ghi + CSDL báo, tạp chí đóng quyển: 1.106 biểu ghi + CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: gần 2.000 biểu ghi + CSDL sách lưu chiểu: 732 biểu ghi CSDL toàn văn, gồm: 52 tên giáo trình và 150 tên Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu.
  18. CSDL trực tuyến: Ngoài một số CSDL trực tuyến do Trung tâm tự xây dựng, Trung tâm còn thực hiện mua, trao đổi các tài nguyên thông tin trực tuyến phong phú như: CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải; CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI); Tạp chí điện tử của Viện điện - điện tử - kỹ thuật Mỹ, ; một số sách điện tử và các nguồn tin CSDL Offline, các nguồn tin từ Internet + Hệ thống đĩa CD-Rom gồm: trên 2.200 đĩa CD-ROM. 1.5.2. Các dịch vụ thông tin – thƣ viện Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông Vận tải cung cấp cho bạn đọc các loại hình dịch vụ sau: - Dịch vụ cho mượn tài liệu về nhà : Cung cấp cho bạn đọc quyền sử dụng giáo trình, sách tham khảo có tại Thư viện trong một khoảng thời gian nhất định theo quy định của Trung tâm. Kho sách giáo trình được bố trí tại tầng 4 của Thư viện, được tổ chức theo hình thức kho đóng. Số lượng giáo trình trong kho chiếm số lượng lớn (khoảng 1/3 tổng số vốn tài liệu của thư viện), bao gồm các loại giáo trình, sách tham khảo của các tác giả trong và ngoài nước, được in tại NXB Giao thông vận tải hoặc các NXB khác. Bạn đọc có thẻ thư viện được sử dụng dịch vụ mượn tài liệu về nhà theo đúng quy định của Trung tâm. Số lượng sách tối đa bạn đọc được mượn như sau: Cán bộ, giảng viên, công nhân viên có thể mượn tối đa 3 cuốn đối với sách tham khảo và không quá 7 cuốn đối với sách giáo trình. Bạn đọc là sinh viên được mượn tối đa 2 cuốn đối với sách tham khảo và sách giáo trình được mượn theo thời khóa biểu do Phòng đào tạo ban hành. Thời gian mượn sách đối với cả cán bộ, giảng viên và sinh viên theo quy định như sau: Thời hạn trả sách giáo trình được ấn định là trong vòng 10 ngày sau khi thi môn cuối cùng của học kỳ theo lịch thi do Phòng đào tạo ban hành. Sách tham khảo được trả sau 15 ngày kể từ ngày làm thủ tục mượn.
  19. Bạn đọc khi mượn sách giáo trình phải nộp tiền khấu hao sách bằng 25% giá bìa cho một học kỳ (trừ bạn đọc là cán bộ, giảng viên, công nhân viên). Quy trình sử dụng dịch vụ mượn tài liệu rất dễ dàng: Bạn đọc tra cứu tìm tài liệu cần thiết, viết phiếu yêu cầu, sau đó cán bộ thư viện sẽ lấy sách, quét thẻ mượn qua phần mềm iLib để biết thông tin về bạn đọc và tiến hành các thủ tục mượn. - Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ: Với 4 phòng đọc mở bao gồm phòng đọc sách tiếng Việt, phòng đọc sách ngoại văn, phòng đọc báo – tạp chí, phòng đọc điện tử, bố trí tại tầng 5, tầng 6, tầng 7 đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn đọc. Tổ chức theo hình thức kho mở, tài liệu được xếp giá theo chỉ số phân loại DDC. Bạn đọc có thể tra cứu tìm tài liệu cần thiết qua hệ thống tra cứu mục lục trực tuyến OPAC, tìm ra chỉ số phân loại, chỉ số Cutter của tài liệu để xác định vị trí của tài liệu trên giá. Bạn đọc được phép tự lựa chọn lấy tài liệu trên giá xuống sử dụng, mỗi lần chỉ lấy tối đa 02 tài liệu, khi sử dụng xong trả tài liệu vào đúng vị trí cũ trên giá. - Dịch vụ tham khảo: cung cấp thông tin theo nhu cầu học tập và nghiên cứu tại Trung tâm và trợ giúp bạn đọc sử dụng tốt nhất tài liệu và thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. - Dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc: cung cấp thông tin theo chủ đề được chọn lọc từ sách, báo - tạp chí, đĩa từ, CD-ROM, thông tin trực tuyến theo nhu cầu của độc giả. - Dịch vụ Internet: Trung tâm hiện có hai phòng Internet được bố trí tại Ký túc xá Láng và khu vực Cầu Giấy, mở cửa từ thứ Hai đến thứ Bảy hàng tuần, cho phép bạn đọc truy cập vào mạng Internet theo nhu cầu và theo quy định của Trung tâm. - Dịch vụ tra cứu thông tin trực tuyến qua OPAC: Tra cứu mục lục trực tuyến giúp bạn đọc thông qua hệ thống mạng máy tính có thể tìm được thông tin về các tài liệu có trong CSDL của thư viện.
  20. OPAC cho phép bạn đọc tìm tin theo nhiều tiêu chí, ở nhiều chế độ khác nhau như: tìm kiếm cơ bản, tìm kiếm nâng cao và tìm theo biểu thức, hỗ trợ các toán tử tìm kiếm (AND, OR, NOT, ). Qua OPAC, bạn đọc có thể: + Tra cứu tìm tin + Đăng ký mượn tài liệu qua mạng + Xem thông tin người dùng, xin gia hạn tài liệu + Liên kết với các thư viện theo tiêu chuẩn Z39.50 + Được thông báo sách mới + Liên kết với các trang Web để tìm tin trên Internet + Trợ giúp sử dụng + Gửi thư góp ý cho thư viện - Dịch vụ sao chép, in ấn tài liệu: Đáp ứng nhu cầu in ấn, sao chép tài liệu từ các nguồn khác nhau như tài liệu in hay tài liệu điện tử theo nhu cầu của bạn đọc và theo quy định của Trung tâm. Bạn đọc tra cứu tài liệu truy cập vào địa chỉ . - Dịch vụ thông báo sách mới: Thư viện thường xuyên cập nhật danh sách các tài liệu mới nhập trên mục lục trực tuyến OPAC. - Dịch vụ hướng dẫn NDT: Hướng dẫn tổng quát về Trung tâm và cách tiếp cận, sử dụng các nguồn lực thông tin trên giấy, Internet, cách thức sử dụng OPAC và cổng thông tin điện tử, - Các dịch vụ khác: Ngoài các dịch vụ cung cấp thông tin, Trung tâm còn có nhiều dịch vụ khác như tổ chức, hỗ trợ hội nghị, hội thảo, các lớp chuyên đề,
  21. Bạn đọc có thể đến sử dụng tất cả các dịch vụ trong thời gian làm việc và phục vụ của Trung tâm: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, trừ các ngày Quốc lễ hoặc các đợt sinh hoạt chung theo lịch của nhà trường. Thời gian làm việc trong ngày: Mùa Hè: Sáng: 7h30 – 11h30 Chiều: 13h30 – 16h30 Mùa Đông: Sáng: 8h – 11h30 Chiều: 13h30 – 16h30 1.6. Ngƣời dùng tin và nhu cầu tin - Đối tượng phục vụ của Trung tâm là toàn thể cán bộ, giảng viên, công nhân viên, cán bộ nghiên cứu khoa học và sinh viên thuộc hệ chính quy hiện đang công tác và học tập tại trường ĐH GTVT đều được làm thẻ thư viện và sử dụng các dịch vụ của Trung tâm. Sinh viên thuộc hệ tại chức, chuyên tu, bằng II, cao học, nghiên cứu sinh được làm thẻ và sử dụng các dịch vụ tại phòng đọc. Có thể phân chia thành các nhóm đối tượng người dùng tin như: + Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo quản lý (là Ban Giám hiệu, trưởng khoa, trưởng bộ môn, ) Đây là nhóm NDT chiếm số lượng ít nhất, chỉ chiếm khoảng 5% trong tổng số lượng NDT mà Thư viện phục vụ nhưng lại là nhóm NDT đặc biệt quan trọng, đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của Nhà trường. Họ là những người vừa tham gia giảng dạy, vừa làm công tác quản lý, trực tiếp đưa ra các quyết định, đề ra các mục tiêu và định hướng phát triển của trường. Do tính chất và đặc thù công việc vừa làm công tác quản lý, vừa tham gia giảng dạy nên họ là những người có chuyên môn cao, hình thức phục vụ thông tin cho họ chủ yếu dưới dạng các tổng quan, tổng luận, các thông tin, bản tin chọn lọc, đồng thời họ cũng là người cung cấp những thông tin có giá trị, có thể khai thác nhằm phát triển nguồn lực thông tin phù hợp với lĩnh vực đào tạo của trường.
  22. + Nhóm NDT là giảng viên và cán bộ nghiên cứu Đây là nhóm người có trình độ chuyên môn và khả năng sử dụng ngoại ngữ cao. Họ là những người trực tiếp tham gia vào quá trình đào tạo của trường, vừa là chủ thể thông tin, vừa là người dùng tin thường xuyên của thư viện. Do tham gia giảng dạy và nghiên cứu nên họ thường xuyên phải cập nhật kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp đến lĩnh vực mà họ giảng dạy, nghiên cứu. Vì vậy, các thông tin phục vụ cho nhóm NDT này là các thông tin chuyên sâu, có tính cập nhật về khoa học công nghệ thuộc các lĩnh vực đào tạo của trường. Đó thường là các thông tin có chọn lọc về khoa học và công nghệ, danh mục tài liệu chuyên ngành mới hoặc sắp xuất bản, thông tin tài liệu chuyên ngành, chuyên sâu về các lĩnh vực, + Nhóm NDT là học viên cao học Họ là những người đã tốt nghiệp đại học, đang nghiên cứu chuyên sâu về một lĩnh vực cụ thể. Do đó, nguồn thông tin phục vụ cho nhóm NDT này chủ yếu là các tài liệu mang tính chất chuyên ngành sâu phù hợp với chương trình học hoặc đề tài mà họ nghiên cứu như các sách, báo, tạp chí chuyên ngành, các CSDL và tài liệu điện tử, + Nhóm NDT là sinh viên Đây là đối tượng NDT chủ yếu, đông đảo nhất của thư viện. Nhu cầu tin của họ rất phong phú, đa dạng nhưng chủ yếu là nhu cầu về các nguồn tài liệu như sách giáo trình, sách tham khảo, sách tra cứu, tại các phòng đọc sách tiếng Việt, sách ngoại văn của thư viện. - Nhu cầu tin của bạn đọc tại Thư viện rất phong phú, đa dạng và chủ yếu có xu hướng chuyên sâu theo ngành đào tạo. Người dùng tin có trình độ học vấn cao và tương đối đồng đều. 1.7. Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - thƣ viện của Trung tâm và đối với sự nghiệp giáo dục của Nhà trƣờng Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông Vận tải bắt đầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của Trung tâm từ khá sớm (năm
  23. 2002). Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đã khẳng định được những vai trò quan trọng không chỉ trong hoạt động thông tin – thư viện của Trung tâm nói riêng mà còn có nhiều đóng góp không nhỏ đối với sự nghiệp phát triển giáo dục của trường Đại học Giao thông Vận tải nói chung. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã góp phần tự động hóa các hoạt động trong thư viện, tiết kiệm được thời gian, sức lao động của cán bộ thư viện, cung cấp cho người dùng tin những sản phầm và dịch vụ thông tin tiện ích, hiện đại, đáp ứng được nhanh chóng, hiệu quả và kịp thời, thỏa mãn một cách tối đa nhu cầu của người dùng tin. Công nghệ thông tin cũng đã và đang trở thành một công cụ quan trọng, thiết thực, là động lực mạnh mẽ thúc đẩy sự nghiệp đổi mới giáo dục của Nhà trường. Công nghệ thông tin đã mở ra triển vọng to lớn trong việc đổi mới các phương pháp, hình thức dạy và học của giáo viên và sinh viên trong Nhà trường. Các hình thức dạy học như dạy học đồng loạt, dạy theo nhóm, dạy cá nhân cũng có những đổi mới trong môi trường công nghệ thông tin và truyền thông. Chẳng hạn, cá nhân làm việc tự lực với máy tính, với Internet, dạy học theo hình thức lớp học phân tán qua mang, dạy học qua cầu truyền hình. Với việc ứng dụng CNTT trong hoạt động giáo dục, hình thức đào tạo từ xa cũng ngày càng phát triển mạnh mẽ trở thành phương thức giáo dục mới đem lại hiệu quả kinh tế, xã hội to lớn và được coi như một hình thức kinh doanh mang lại lợi nhuận cao. Hình thức đào tạo này cũng đem lại rất nhiều lợi ích cho người học, nó cho phép sinh viên học hoàn toàn từ xa qua mạng Internet với thời gian, địa điểm học tự sắp xếp sao cho phù hợp nhất với điều kiện của mình mà không cần đến nơi đào tạo. Ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học đã góp phần nâng cao một bước cơ bản chất lượng học tập cho sinh viên, tạo ra một môi trường giáo dục mang tính tương tác cao chứ không đơn thuần chỉ là “thầy đọc, trò chép” như kiểu truyền thống, sinh viên được khuyến khích và tạo điều kiện để chủ động tìm kiếm tri thức, sắp xếp hợp lý quá trình tự học tập, tự rèn luyện của bản thân mình.
  24. Công nghệ thông tin đã làm thay đổi phương thức đào tạo, đem lại một công cụ, một phương pháp giảng dạy và học tập mới mẻ và hiện đại, nhiều tính năng. Nó giúp phổ biến những kiến thức mới nhất, nhanh nhất đến từng người học. Những thí nghiệm, tài liệu được cung cấp bằng nhiều kênh: kênh hình, kênh chữ, âm thanh sống động làm cho học sinh dễ thấy, dễ tiếp thu và bằng suy luận có lý, học sinh có thể có những dự đoán về các tính chất, những quy luật mới. Đây là một công dụng lớn của công nghệ thông tin và truyền thông trong quá trình đổi mới phương pháp dạy học. Nhờ có công nghệ thông tin mà việc thiết kế giáo án và giảng dạy trên máy tính trở nên sinh động hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn so với cách dạy theo phương pháp truyền thống, chỉ cần “bấm chuột”, vài giây sau trên màn hình hiện ra ngay nội dung của bài giảng với những hình ảnh, âm thanh sống động thu hút được sự chú ý và tạo hứng thú nơi học sinh. Thông qua giáo án điện tử, giáo viên cũng có nhiều thời gian đặt các câu hỏi gợi mở tạo điều kiện cho học sinh hoạt động nhiều hơn trong giờ học. Những khả năng mới mẻ và ưu việt này của công nghệ thông tin và truyền thông đã nhanh chóng làm thay đổi cách sống, cách làm việc, cách học tập, cách tư duy và quan trọng hơn cả là cách ra quyết định của con người. Việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông góp phần làm cho việc phổ biến tri thức thuận tiện và nhanh chóng. Thực tế công nghệ thông tin đã và đang giúp cho đội ngũ giảng viên, sinh viên ngày càng nâng cao và cập nhật kiến thức chuyên môn trong hoạt động học tập, nghiên cứu của mình. Những ngân hàng dữ liệu khổng lồ và đa dạng được kết nối với nhau và với người sử dụng qua những mạng máy tính có thể được khai thác để tạo nên những điều kiện cực kì thuận lợi và nhiều khi không thể thiếu để học tập một cách tự giác, tích cực và sáng tạo. Với những vai trò vô cùng quan trọng như trên, việc ứng dụng CNTT, xây dựng hệ thống thông tin - thư viện tự động hóa đã thực sự trở thành yêu cầu mang tính khách quan, là xu thế phát triển tất yếu của tất cả các cơ quan thông tin - thư viện hiện nay.
  25. CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI 2.1. Thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib 2.1.1. Giới thiệu về Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib iLib là Hệ quản trị thư viện điện tử tích hợp dành cho các Trung tâm Thư viện lớn tại Việt Nam do Công ty CMC nghiên cứu và phát triển. Đây là giải pháp dành cho các cơ quan Thông tin thư viện lớn nhằm tin học hóa toàn bộ hoạt động nghiệp vụ thư viện. Bằng việc đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn ngành, iLib không chỉ giúp tự động hóa tối đa các hoạt động thư viện mà còn tạo tính liên thông với các cơ quan thông tin thư viện bên ngoài. Phần mềm gồm các công cụ mạnh, linh hoạt giúp cán bộ thư viện xử lý nhanh và giải quyết các yêu cầu đặc thù về nghiệp vụ thư viện. Hình 2.1. Giao diện chính của iLib  Các tính năng nổi bật của iLib - Khả năng lưu trữ lớn lên tới hàng triệu biểu ghi
  26. - Công cụ tìm kiếm mạnh, linh hoạt - Khả năng tùy biến cao, nhiều tiện ích, thân thiện với người dùng - Chia sẻ thông tin với các thư viện khác - Hỗ trợ xuất/nhập dữ liệu với tiêu chuẩn quốc tế - Đa hệ điều hành, đa môi trường - Hỗ trợ đa ngôn ngữ - Tích hợp Barcode – Mã vạch, Thiết bị từ, Sóng radio – RFID  Cấu trúc của iLib, gồm các Modul chính sau: - Dịch vụ công cộng trực tuyến OPAC - Bổ sung và trao đổi (Acquisitions) - Biên mục (Cataloging) - Quản lý lưu thông tài liệu (Circulation control) - Quản lý kho (Inventory control) - Quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ (Serial control)  Quá trình phát triển của iLib theo thời gian Từ khi ra đời iLib đã từng bước phát triển với nhiều phiên bản khác nhau. - Trước năm 2004, iLib 3.0 đáp ứng cơ bản về tự động hóa công tác thư viện. - Tháng 8 năm 2004, iLib 3.5 hỗ trợ biên mục sách bộ/tập, nhan đề cũ/mới, phiên bản và nguyên bản. - Cuối năm 2004, iLib 3.6 cải thiện tốc độ và tiện ích chương trình. Có thêm phần tùy biến Worksheet nhập tin hỗ trợ các đơn vị tự xây dựng và quản lý bộ sưu tập tài liệu. - Năm 2005, iLib 4.0 ngoài việc kế thừa các tính năng của các phiên bản trước, còn cập nhật thêm một số tính năng và nghiệp vụ mới: Chuẩn biên mục MARC21
  27. Holding data cho Báo/tạp chí; Chuẩn biên mục liên kết (linking file) cho tài liệu quan hệ: sách bộ/tập, nhan đề cũ/mới; Hỗ trợ xuất báo cáo ra Word, Excel, và nhiều tính năng, tiện ích khác, tốc độ và độ ổn định cao. - Năm 2006, iLib 4.2 Modul sản phẩm thông tin chuyên nghiệp. 2.1.2. Ứng dụng iLib tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải 2.1.2.1. Công tác bổ sung  Chức năng Modul bổ sung Modul bổ sung là một công cụ hữu hiệu giúp quản lý các nguồn tài liệu đầu vào của cơ quan thông tin – thư viện, từ công tác bổ sung mới, bổ sung hồi cố, nhận lưu chiểu đến hoạt động trao đổi tài liệu như đặt mua, kế toán quỹ và trao đổ tài liệu giữa các cơ quan; theo dõi quy trình bổ sung từ lúc đặt mua đến khi được xếp lên giá. Hình 2.2. Modul Bổ sung Modul Bổ sung thực hiện các chức năng: - Đặt và theo dõi nhận tài liệu - Quản lý quỹ bổ sung và nhà cung cấp - Kiểm soát báo trùng
  28. - Phân bổ tài liệu - Báo cáo thống kê - Tích hợp mã vạch và kiểm soát số ĐKCB  Thực trạng ứng dụng Modul Bổ sung Vốn tài liệu của TT TT-TV ĐH GTVT có số lượng lớn, khá phong phú, đa dạng về loại hình và được bổ sung thường xuyên khi có điều kiện về kinh phí. Nhà trường không định mức bổ sung hàng năm cho Thư viện. Tài liệu thường được bổ sung thuộc các diện: sách giáo trình, sách tham khảo, báo – tạp chí nội/ngoại, luận văn, luận án, NCKH, và từ 3 nguồn chủ yếu là: nguồn mua, nguồn nộp lưu chiểu, nguồn tài trợ và tặng biếu. + Nguồn mua: chiếm hầu hết kinh phí, chủ yếu là tài liệu tiếng Việt, mua từ các NXB lớn như: Giao thông vận tải, Giáo dục, Khoa học kỹ thuật, Tài liệu tiếng nước ngoài chỉ mua với số lượng rất ít (do hạn chế kinh phí) và chủ yếu là tài liệu bằng tiếng Anh. + Nguồn lưu chiểu: bao gồm các loại sách giáo trình, sách tham khảo do Nhà trường xuất bản, luận án, luận văn, NCKH được bảo vệ tại trường. + Nguồn tài trợ, biếu tặng: toàn bộ sách ngoại văn của Thư viện được nhận từ các nguồn tài trợ chính như Quỹ Châu Á, Tổ chức Pháp ngữ Aufel, Hội đồng Anh, ĐH Đường sắt Matxcơva, ĐH Cầu đường Paris, và do các cán bộ, giáo viên đi công tác, học tập ở nước ngoài mang về biếu tặng.  Quy trình thực hiện bổ sung Việc ứng dụng CNTT vào quy trình bổ sung mang lại rất nhiều lợi ích, công việc bổ sung được tiến hành một cách nhanh chóng, dễ dàng, giảm được chi phí, thời gian, công sức cho cán bộ thư viện. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khác nhau TT TT-TV GTVT vẫn chưa triển khai hết các tính năng của modul Bổ sung, chưa ứng dụng CNTT trong thủ tục mua
  29. bán, đặt và thanh toán điện tử. Bổ sung vẫn chủ yếu theo phương pháp truyền thống, mới chỉ áp dụng một số tính năng sau: * Đơn đặt - Các cán bộ bổ sung sẽ lên danh sách những ấn phẩm định mua, sử dụng chức năng đơn đặt và thực hiện các thao tác trên phần mềm để tạo yêu cầu bổ sung ấn phẩm (gồm có ấn phẩm định kỳ và ấn phẩm nhiều kỳ), duyệt yêu cầu và in danh sách các yêu cầu bổ sung. - Trong quá trình tạo đơn đặt, phần mềm iLib còn cung cấp một khả năng rất quan trọng là tra trùng dữ liệu, giúp cán bộ bổ sung kiểm tra được ấn phẩm định đặt mua trước đó đã có trong thư viện hay chưa, tránh việc bổ sung thừa các tài liệu đã có đủ. - Người cán bộ bổ sung hoàn toàn có khả năng chỉnh sửa/xóa thông tin về các ấn phẩm đặt mua, về chi tiết đơn đặt khi bị nhầm lẫn hoặc không cần thiết. - Trung tâm đã xây dựng được nhiều mẫu đơn đặt đối với các loại tài liệu: sách giáo trình/sách tham khảo tiếng Việt, sách giáo trình/sách tham khảo tiếng nước ngoài, luận án, luận văn, NCKH, * Đơn nhận - Tương tự như với đơn đặt, cán bộ thư viện sử dụng chức năng đơn nhận để tạo đơn nhận, nhập thông tin cho các ấn phẩm để được bổ sung về. Chọn chức năng Thêm sách tập hoặc Thêm sách lẻ, sau đó chon mẫu nhập một số thông tin cho sách được bổ sung vào các trường trong MARC21 như: nhan đề tài liệu, tác giả, thông tin xuất bản, số trang, khổ cỡ, nơi lưu trữ, Sau đó, cán bộ thư viện tiến hành ĐKCB cho từng tài liệu. Số ĐKCB cho mỗi cuốn sách có ký hiệu riêng theo nơi sẽ lưu trữ tài liệu đó. Ví dụ: Phòng mượn: KH là Mv. Phòng đọc sách ngoại văn: KH là Dn, luận văn: Lv, luận án: La, nghiên cứu khoa học: NCKH.
  30. Phòng đọc điện tử: KH là Dt. * Thiết lập các tham số bổ sung Cán bộ bổ sung sẽ tự tạo tham số bổ sung, bao gồm các tham số về nguồn bổ sung, nhà cung cấp, danh mục loại tiền. Từ đó, có thể dễ dàng kiểm tra được xuất xứ của tài liệu là mua, tài trợ, tặng biếu, hay nguồn lưu chiểu, các nhà cung cấp tài liệu thường xuyên cho thư viện, loại tiền thanh toán bằng tiền Việt hay bằng USD. * Tra cứu – báo cáo công tác bổ sung Tra cứu các báo cáo liên quan trong quá trình bổ sung, từ đó tạo ra các báo cáo phục vụ cho công tác bổ sung như: báo cáo bổ sung tài liệu, báo cáo phân bổ kho, đơn đặt, đơn nhận, nhanh chóng và dễ dàng. 2.1.2.2. Công tác biên mục Biên mục là một trong các modul chính, vô cùng quan trọng của phần mềm iLib. Phân hệ này cung cấp các qui tắc biên mục nhất quán, các tiêu chuẩn biên mục, mô tả theo các tiêu chuẩn quốc tế; hỗ trợ tối đa các công cụ cho cán bộ biên mục như phân loại, định từ khóa, Hình 2.3. Modul biên mục
  31.  Các chức năng chính của modul Biên mục - Biên mục theo MARC21: Cho phép tạo mới, sửa, sao chép, xóa các biểu ghi hiện có, tùy biến thêm bớt các trường mô tả theo đúng khổ mẫu MARC21. - Hỗ trợ công tác biên mục theo tiêu chuẩn và qui tắc mô tả khác như: ISBD, AACR2, TCVN. - Khả năng quản lý và mô tả nhiều loại tài liệu: sách, báo – tạp chí, luận văn, luận án, bản đồ, tài liệu nghe nhìn, - Trao đổi, xuất nhập dữ liệu dựa trên khổ mẫu MARC21 và tiêu chuẩn ISO2709. - Biên mục sao chép qua Z39.50 của các thư viện khác. - Kiểm soát tính nhất quán trong quá trình xác lập các điểm truy cập như tác giả, chủ đề.  Công tác biên mục tại Trung tâm * Tạo worksheet nhập tin Trung tâm đã phối hợp với Công ty CMC xây dựng các worksheet nhập tin dựa trên MARC21 sao cho phù hợp với đặc điểm riêng của kho tài liệu của mình. Ví dụ: Worksheet nhập tin đối với loại tài liệu sách lẻ, bao gồm các trường thông tin chính sau: 001. Mã số biểu ghi 005. Ngày hiệu đính lần cuối 008. Các yếu tố dữ liệu có độ dài cố định 020. Chỉ số sách theo chuẩn quốc tế 041$a. Ngôn ngữ tài liệu 044$a. Mã nước xuất bản 082. Phân loại
  32. 100. Tiêu đề mô tả chính – tác giả cá nhân 110. Tiêu đề mô tả chính – tác giả tập thể 111. Tiêu đề mô tả chính – tên hội nghị 242$a. Nhan đề dịch (do cơ quan biên mục dịch) 245. Nhan đề và thông tin trách nhiệm 246$a. Nhan đề bổ sung, nhan đề ngoài bìa 250$a. Lần xuất bản 260. Thông tin xuất bản 300. Mô tả vật lý 490. Tùng thư 500$a. Phụ chú 504$a. Phụ chú thư mục 505$a. Phụ chú phần tập 600. Tên người là chủ đề (Tiêu đề mô tả bổ sung) 610. Tên cơ quan là chủ đề (Tiêu đề mô tả bổ sung) 650. Đề mục chủ đề/Từ khóa kiểm soát 651. Từ khóa địa danh 653$a. Từ khóa tự do 691$a. Chủ đề 700. Tiêu đề mô tả bổ sung – Tác giả cá nhân 710. Tiêu đề mô tả bổ sung – Tác giả tập thể 852. Nơi lưu giữ 856. Địa chỉ điện tử và truy cập
  33. 886. Trường thông tin về Marc nước ngoài 910. Thông tin nội bộ * Các hình thức biên mục tại Trung tâm - Biên mục gốc (còn gọi là biên mục tại chỗ): là quá trình tạo biểu ghi thư mục trên cơ sở mô tả trực tiếp tài liệu có trong thư viện bằng các Format nhập dữ liệu có sẵn đã được quy định trong phần mềm mà thư viện sử dụng. Quy trình cơ bản của biên mục gốc, bao gồm: + Xử lý tiền máy: cán bộ biên mục tiến hành mô tả các yếu tố thư mục của tài liệu vào khổ mẫu nhập tin (worksheet) đối với từng loại tài liệu cụ thể, kiểm soát tính thống nhất. Quy tắc mô tả được Trung tâm áp dụng là tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục ISBD và AACR2. + Sau xử lý tiền máy là nhập các chỉ thị trường, mã trường con và các dữ liệu thư mục vào máy tính theo đúng quy trình. + Hiệu đính biểu ghi trên máy: kiểm tra lại tất cả các thông tin dữ liệu đã nhập, chỉnh sửa, xóa các thông tin nhầm lẫn, sai hoặc không cần thiết. + Đưa dữ liệu lên máy chủ để tra cứu, có thể in kết quả dạng phiếu hoặc thư mục khi cần. - Biên mục sao chép Biên mục sao chép là việc sao chép các biểu ghi thư mục của các thư viện khác chuẩn trao đổi dữ liệu thư mục Z39.50, qua hệ thống mạng hoặc các vật mang tin khác như đĩa từ, đĩa CD mà không cần phải biên mục lại từ đầu, chỉ bổ sung thêm các yếu tố đặc thù của thư viện mình để tạo biểu ghi mới cho phù hợp. Hiện nay, do nhiều nguyên nhân khác nhau, Thư viện chưa tham gia vào hệ thống các thư viện có hợp tác về biên mục. Hình thức biên mục sao chép có được sử dụng nhưng rất hạn chế, chỉ mang tính chất tham khảo.
  34. Trong quá trình biên mục đối với các tài liệu tiếng Việt, cán bộ thư viện thường tham khảo tới các biểu ghi từ Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Tp. HCM. Đối với các tài liệu tiếng nước ngoài thường tham khảo từ Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Pháp, Thư viện Bảo tàng Anh, - Phân loại tài liệu: Hiện nay TT TT-TV ĐHGTVT đang sử dụng bảng phân loại DDC 14 (bản rút gọn) để phân loại tài liệu. Các ký hiệu phân loại chính là căn cứ để tổ chức mục lục phân loại, sắp xếp tài liệu theo nội dung trong hệ thống kho mở của Thư viện. - Định từ khóa: Hiện nay, trong quá trình xử lý thông tin Trung tâm đang sử dụng phương pháp định từ khóa tự do. Việc dùng bộ từ khóa không có kiểm soát dễ dẫn tới tình trạng không nhất quán khi xử lý cùng một đối tượng thông tin, bị bỏ sót tin, nhiễu tin - Kiểm soát tính thống nhất trong quá trình biên mục tài liệu Kiểm soát tính thống nhất trong quá trình biên mục tài liệu là quá trình đảm bảo sự nhất quán khi tạo lập một điểm truy nhập dựa theo các quy tắc mô tả, các khung đề mục chủ đề hay bộ từ khóa có kiểm soát, từ điển từ chuẩn. Bên cạnh việc thống nhất áp dụng các quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế, Thư viện đã ban hành các quy định nghiệp vụ cụ thể (như các quy định về cách lập tiêu đề mô tả cho tác giả cá nhân, quy định về cách viết tắt ) khi mô tả tài liệu. Ví dụ: Quy định về cách viết tắt trong trường 260. Thông tin xuất bản: + Viết tắt nơi xuất bản là tên thủ đô và các thành phố lớn: Hà Nội = H., Thành phố Hồ Chí Minh = Tp. HCM., + Viết tắt tên NXB có 4 từ trở lên: Giao thông vận tải = GTVT., Khoa học kỹ thuật = KHKT., Chính trị Quốc gia = CTQG . + Không viết tắt đối với tên các NXB có 2 – 3 từ: Xây dựng, Thống kê, Giáo dục,
  35. - Tính đến tháng 12/2011, Thư viện ĐHGTVT đã tiến hành biên mục được tổng số khoảng hơn 18.962 biểu ghi thư mục, trong đó: + CSDL sách: 14.971 biểu ghi + CSDL báo, tạp chí đóng quyển: 1.106 biểu ghi + CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: gần 2.000 biểu ghi + CSDL sách lưu chiểu: 732 biểu ghi 2.1.2.3. Công tác lƣu thông và quản lý bạn đọc Lưu thông cũng là một trong những phân hệ quan trọng của phần mềm iLib. Cho phép quản lý nghiệp vụ về mượn/trả tài liệu và quản lý thông tin về bạn đọc của Thư viện. Hình 2.4. Modul Lưu thông và Quản lý bạn đọc  Các tính năng cơ bản của Modul lƣu thông - Quản lý việc mượn trả tài liệu - Quản lý bạn đọc - Tra cứu mượn/trả
  36. - Quản trị tham số - Báo cáo thống kê mượn/trả - Tích hợp mã vạch  Thực tế ứng dụng modul Lƣu thông tại Trung tâm - Mƣợn/trả tài liệu Cùng với việc ứng dụng CNTT, việc quản lý quản lý lưu thông tài liệu bằng máy tính điện tử được Trung tâm triển khai từ tháng 5/2002. Trung tâm đã triển khai dịch vụ cho mượn về nhà đối với phòng mượn giáo trình và sách tham khảo. Bạn đọc được mượn tài liệu về nhà trong một khoảng thời gian nhất định theo đúng quy định và chính sách lưu thông của Thư viện. Nhờ hỗ trợ của công nghệ mã vạch và kết quả xử lý thông tin tự động hóa đã cho phép tự động hóa quá trình lưu thông tài liệu. Các thủ tục, thao tác trong quá trình lưu thông tài liệu như: việc ghi mượn, ghi trả, xác định tình trạng tài liệu trước khi cho mượn, theo dõi quá trình mượn/trả Ngoài ra, phần mềm iLib còn hỗ trợ quản lý các công việc khác có liên quan đến quá trình lưu thông và quản lý tài liệu như: theo dõi tài liệu quá hạn, gia hạn tài liệu, thống kê bạn đọc, gửi thông báo thu hồi tài liệu, khóa thẻ bạn đọc, - Quản lý bạn đọc Bạn đọc đến Thư viện đều được làm thẻ thư viện, mức phí 50.000Đ/thẻ. Các thao tác làm thẻ bạn đọc đều được thực hiện trên máy tính. Mỗi bạn đọc cần cung cấp một ảnh chụp, được scan lên máy tính và xử lý bằng phần mềm Photo Canvas V1.10. Các thông tin cần thiết cho một thẻ bạn đọc được nhập vào máy tính nhờ phần mềm tích hợp iLib. Phần mềm iLib còn hỗ trợ tối đa cho cán bộ thư viện trong công tác quản lý bạn đọc. Quản lý thông tin cá nhân bạn đọc, bao gồm: Số thẻ, Họ tên, Ngày sinh, giới tính, địa chỉ, đơn vị công tác, khoa, lớp, trường, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn,
  37. - Tra cứu mƣợn/trả Khi mượn/trả tài liệu, thông tin về người mượn trả sẽ được hiển thị trên màn hình máy tính. Trong giao diện tra cứu bạn đọc, cán bộ thư viện có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như: số thẻ, họ tên bạn đọc, nắm rõ được tình trạng mượn/ trả tài liệu của bạn đọc, từ đó có thể in thẻ đọc, gia hạn thẻ, rút thẻ, cập nhật bạn đọc mới hoặc xóa thẻ bạn đọc đã có. - Báo cáo thống kê mƣợn trả Với phần mềm iLib, công tác thống kê về lượt bạn đọc, danh sách bạn đọc đang mượn sách, danh sách mượn quá hạn đều được thống kê một cách tự động và có thể in kết quả một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác. - Tích hợp mã vạch Song song với việc tạo khuôn dạng thẻ bạn đọc là in mã vạch cho thẻ nhằm mục đích kiểm tra, quản lý, phân loại bạn đọc thông qua các vạch của mã vạch. Khi bắt đầu in mã vạch, iLib sẽ cung cấp một giao diện bao gồm các thông tin như: khoảng in, kiểu in, chiều cao, chiều rộng, hướng quay, số hàng, 2.1.2.4. Công tác tra cứu
  38. Hình 2.5. Giao diện tra cứu OPAC Modul tra cứu OPAC cho phép khả năng truy cập mục lục trực tuyến thông qua giao diện truy nhập công cộng. NDT có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí, chế độ khác nhau, hỗ trợ tìm kiếm theo các toán tử. Ngoài ra, bạn đọc có thể tra cứu liên thư viện thông qua giao thức Z39.50. Modul OPAC còn có chức năng cho phép đăng ký mượn tài liệu qua mạng và xem thông tin người dùng, xem tình trạng mượn/trả tài liệu, xin gia hạn qua mạng và bảo mật, thông báo sách mới, trợ giúp NDT, góp ý cho thư viện.  Thực tế ứng dụng modul OPAC tại Trung tâm Hiện nay, TT TT-TV ĐHGTVT đã xây dựng được rất nhiều CSDL, gồm : sách lẻ, sách tập, sách tiếng Việt, sách tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, báo – tạp chí đóng quyển, luận văn, luận án, NCKH Bạn đọc có thể tra cứu trực tuyến từ xa thông qua mạng Internet, truy cập vào địa chỉ * Tra cứu tìm tin OPAC cung cấp các mức tra cứu tìm kiếm thông tin sau: - Tra cứu cơ bản - Tra cứu biểu thức - Tra cứu nâng cao - Tra cứu Z39.50 Các toán tử và quy tắc kết hợp tìm kiếm: OPAC cho phép bạn đọc sử dụng các toán tử AND, OR, NOT để tìm kiếm thông tin. + Toán tử AND: Sử dụng toán tử này khi ta muốn tìm những thông tin thỏa mãn đồng thời các điều kiện tìm kiếm đã nêu ra.
  39. + Toán tử NOT: Kết quả của việc sử dụng toán tử này là sự loại bỏ những tài liệu có chứa điều kiện cần loại trừ mặc dù tài liệu đó vẫn thỏa mãn tài liệu muốn tìm kiếm. + Toán tử OR: Có thể mở rộng phạm vi tìm kiếm hơn, có nghĩa là một tài liệu được tìm thấy nếu nó thỏa mãn một trong các điều kiện tìm kiếm đã nêu. - Tra cứu cơ bản Là cách tìm kiếm đơn giản, trực quan giúp bạn đọc có thể truy xuất nhanh đến một tài liệu hay đơn vị thông tin mình cần. NDT chỉ cần nhập các tiêu chí tìm kiếm vào các trường dữ liệu do chương trình đã mặc định sẵn. Bạn đọc muốn tìm kiếm tài liệu, vào menu [Tra cứu] trong màn hình chính của OPAC; Chọn loại tài liệu cần tra cứu, nếu bạn đọc không chọn loại tài liệu thì chương trình sẽ mặc định sử dụng màn hình tra cứu chung dành cho tất cả các loại tài liệu có trong CSDL; Nhập tiêu chí tìm kiếm: Tên sách (hay còn gọi Nhan đề chính), Tác giả, Năm xuất bản, vào trường tương ứng (bạn đọc không cần phải nhập đầy đủ các trường dữ liệu). Ví dụ 1: Tìm tất cả các tài liệu thỏa mãn điều kiện : Tên sách có chứa thuật ngữ “cầu bê tông cốt thép” và có năm xuất bản là 2008.
  40. Hình 2.6. Kết quả tìm kiếm ví dụ 1 - Tra cứu biểu thức Đây là chức năng thiết kế dành cho người dùng nâng cao, bằng những lệnh tìm kiếm do Oracle cung cấp người dùng có thể nhập vào câu lệnh tìm kiếm theo ý muốn của mình. Hình 2.7. Màn hình tra cứu biểu thức
  41. Cú pháp của biểu thức tìm kiếm: (thuật ngữ tìm tin_1 WITHIN fxxxn) BOOLEAN (thuật ngữ tìm tin_2 WITHIN fxxxn) BOOLEAN (thuật ngữ tìm tin_3 WITHIN fxxxn) BOOLEAN (thuật ngữ tìm tin_n WITHIN fxxxn) Giải thích: + Thuật ngữ tìn tin: Là từ hoặc cụm từ bạn đọc muốn tìm kiếm. + WITHIN: Là toán tử tìm tin, nó nằm giữa cụm từ muốn tìm và trường muốn tìm. + fxxx: Là tên nhãn trường con trong MARC21. + BOOLEAN: Là toán tử tìm tin, có thể là AND, OR hoặc NOT. + Dấu ngoặc đơn ở đây chỉ mức độ ưu tiên trong việc tìm kiếm. Cách tìm kiếm: Từ trang chủ của màn hình OPAC, bạn đọc chọn menu [Tra cứu biểu thức].Trong phần Nội dung tra cứu, nhập biểu thức cần tra cứu, sau đó nhấn nút Ví dụ 2: Tìm kiếm tất cả các cuốn sách có nhan đề là Xây dựng nền đường ô tô và tác giả là Nguyễn Quang Chiêu. Biểu thức tìm là: (Xây dựng nền đƣờng ô tô WITHIN f245a) AND (Nguyễn Quang Chiêu)
  42. Hình 2.8. Kết quả ví dụ 2 - Tra cứu nâng cao Ngoài các trường trong tìm kiếm cơ bản, OPAC còn đưa ra một số trường khác hoặc có thể kết hợp điều kiện tìm kiếm trên một trường nhằm tăng thêm điểm truy cập đến tài liệu cũng như tìm chính xác một tài liệu nào đó. Để tra cứu tài liệu, bạn đọc chọn menu [Tra cứu nâng cao], sau đó điền thông tin vào các trường cần thiết và tiến hành tìm kiếm.
  43. Hình 2.9. Màn hình tra cứu nâng cao Ví dụ 3: Tìm tất cả các tài liệu có các tiêu chí sau: + Từ khóa 1: Sổ tay + Từ khóa 2: Đường ô tô + Năm xuất bản: 1994 Tiến hành tìm kiếm như sau: + Lựa chọn loại tài liệu hoặc chương trình tự mặc định là + Chọn trường Từ khóa và gõ điều kiện thứ nhất là: Sổ tay + Chọn trường Từ khóa tiếp theo và gõ điều kiện thứ hai là: Đường ô tô + Chọn trường năm xuất bản và gõ điều kiện tìm kiếm là: 1994 + Chọn toán tử Boolean là AND để liên kết điều kiện tìm kiếm cho 3 trường trên. + Chọn nút để tiến hành tìm kiếm. Hình 2.10. Kết quả ví dụ 3 - Tra cứu Z39.50 Cho phép bạn đọc từ màn hình của OPAC có thể tra cứu trực tiếp đến các CSDL của các thư viện trong và ngoài nước khác. Cách tìm kiếm:
  44. Bạn đọc chọn menu [Tra cứu Z39.50], sau đó nhập các điều kiện tìm kiếm trong các trường dữ liệu và dùng các toán tử để thu hẹp hay mở rộng phạm vi tìm kiếm nhằm cho việc tìm kiếm được chính xác hơn. Phần địa chỉ của Thư viện tra cứu đến: + Máy chủ Z39.50: Nhập địa chỉ của máy chủ Thư viện cần tra cứu + Cổng: Nhập cổng kết nối với máy chủ của Thư viện cần tra cứu + Tên CSDL: Nhập tên của CSDL cần tìm của Thư viện đó. + Nhấp chuột vào ô vuông đầu dòng để xác định việc lựa chọn tìm kiếm của bạn đọc. Bạn đọc cũng có thể nhấp chuột vào biểu tượng cuốn sách mở cuối dòng để chọn địa chỉ của một số thư viện đã được mặc định sẵn. Hình 2.11. Màn hình tra cứu Z39.50 Ví dụ: Tìm các tài liệu ở Thư viện Quốc gia Việt Nam thỏa mãn các điều kiện sau: Tên sách có chứa cụm từ Công trình giao thông, năm xuất bản: 2000 Tại màn hình [Tra cứu Z39.50] tiến hành các bước:
  45. + Trường thứ nhất: Chọn trường cần tìm là Nhan đề chính = Tên tài liệu, nhập cụm từ Công trình giao thông, chọn toán tử Boolean AND. + Trường thứ hai: Chọn trường cần tìm là Năm xuất bản, nhập năm xuất bản là 2000. Tại phần địa chỉ máy chủ của thư viện cần tra cứu gõ địa chỉ, cổng và tên CSDL của Thư viện Quốc gia Việt Nam vào và đánh dấu chọn để tìm kiếm. * Đăng ký mƣợn tài liệu qua mạng và xem thông tin ngƣời dùng - Đăng ký mƣợn tài liệu qua mạng OPAC cho phép bạn đọc ở mọi lúc, mọi nơi có thể truy cập từ xa để tìm kiếm thông tin và đăng ký mượn tài liệu tìm được trong CSDL của thư viện thông qua hệ thống máy tính có kết nối với thư viện. Khi đăng ký mượn tài liệu qua mạng, bạn đọc chọn chức năng phía sau tài liệu cần mượn hoặc vào để xem chi tiết cuốn sách, sau đó nhấp vào nút để đăng ký mượn. Chương trình sẽ yêu cầu nhập số thẻ và mật khẩu, sau đó bạn đọc có thể nhấn nút để tiến hành mượn hoặc nhấn nếu không mượn nữa. - Xem thông tin ngƣời dùng OPAC cho phép bạn đọc xem các thông tin liên quan đến mình như thời gian sử dụng thẻ, tình trạng mượn/trả, các yêu cầu mượn đang trong hàng đợi, hạn trả tài liệu và các tài liệu đã mượn quá hạn, xin gia hạn tài liệu. Từ màn hình tra cứu, bạn đọc chọn menu , nhập số thẻ và mật khẩu, chọn , trên màn hình sẽ hiển thị chi tiết các thông tin về người dùng như: Tên bạn đọc, số thẻ, ảnh của bạn đọc, địa chỉ, ngày cấp và ngày hết hạn thẻ. * Xem tình trạng mƣợn/trả tài liệu, xin gia hạn qua mạng và bảo mật - Chọn chức năng Tình trạng mƣợn trả, chương trình sẽ đưa ra tất cả những tài liệu mà bạn đọc đang mượn, bạn đọc có thể xem thông tin chi tiết về cuốn sách đó.
  46. - Liệt kê những tài liệu quá hạn mà bạn đọc chưa trả. - Bạn đọc có thể xin gia hạn các tài liệu mà mình đang mượn. - Chương trình cũng cho phép bạn đọc có thể tự đổi mật khẩu của mình. * Một số tiện ích khác - Thông báo sách mới: Một trong những tính năng khá hữu dụng cho bạn đọc là OPAC có thể cung cấp thông tin một cách nhanh nhất về những tài liệu mới nhất trong vốn tài liệu hiện có của thư viện. Những thông tin này có được mỗi khi bạn đọc kích hoạt trang OPAC. - Trợ giúp: Mục [Trợ giúp] sẽ hướng dẫn bạn đọc một số thao tác cơ bản để sử dụng OPAC. - Góp ý: Từ trang OPAC, bạn đọc có thể gửi thư để góp ý cho thư viện hoặc gửi cho bạn bè. 2.1.2.5. Công tác quản lý kho Hình 2.12. Modul quản lý kho  Modul quản lý kho cung cấp các chức năng cơ bản sau:
  47. - Tổ chức, sắp xếp kho theo yêu cầu của từng thư viện cụ thể. - Quản lý các thông tin về hệ thống kho: Cấp lưu trữ, hệ thống lưu trữ. - Hỗ trợ tối đa công tác kiểm kê kho, thanh lý tài liệu. - Xử lý mất trong quá trình kiểm kê, xếp giá tự động. - Đánh lại số ĐKCB, thống kê và in danh sách tài liệu có trong kho.  Thực tế ứng dụng modul Quản lý kho tại Trung tâm - Tính năng kiểm kê Kiểm kê là công việc rất cần thiết để đảm bảo giữ gìn tốt kho tài liệu của Thư viện, giúp cán bộ thư viện nắm được tình trạng thiếu/đủ của kho tài liệu, từ đó có những chính sách phát triển nguồn tin, thanh lý các tài liệu cũ hỏng cho phù hợp. Công tác kiểm kê của thư viện cũng chưa được tiến hành thường xuyên, thường công tác kiểm kê chỉ tiến hành khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự cần bàn giao kho sách, tiến hành kiểm kê định kỳ để quyết toán cuối năm tại nhà sách của Thư viện. Với sự hỗ trợ của công nghệ mã vạch, tích hợp giữa công nghệ RFID và phần mềm iLib có thể kiểm kê tài liệu tự động, nhưng vì nhiều lý do (như tài chính, thời gian, ) mà hiện nay Thư viện vẫn chưa triển khai được tính năng ưu việt này. Công tác kiểm kê vẫn được thực hiện theo phương pháp thủ công hoặc bán tự động, dùng máy quét mã vạch. Tuy nhiên chất lượng kiểm kê chưa cao, số liệu chưa chính xác và còn mất nhiều thời gian, công sức. - Tính năng đánh lại số ĐKCB Cán bộ thư viện sẽ tiến hành đánh lại số ĐKCB đối với các tài liệu bị nhập máy sai. - Tính năng thống kê Hỗ trợ cán bộ thư viện thống kê sách tại các phòng theo tình trạng, phân loại, ngôn ngữ tài liệu. Vào cuối các học kỳ Thư viện thường tiến hành thống kê báo cáo tổng hợp số lượng, tình trạng tài liệu trong kho.
  48. 2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ Barcode 2.2.1. Giới thiệu về công nghệ Barcode  Công nghệ Barcode là gì? Barcode (mã vạch) là phương pháp mã hóa thông tin bằng các vạch đen và trắng có độ rộng thay đổi, có thể được nhận dạng và giải mã bởi các thiết bị đọc mã vạch (Barcode scanner). Các dữ liệu sau khi giải mã dưới dạng các chữ số và ký tự có thể nhập dễ dàng vào máy tính để sử dụng trong các CSDL dùng cho quản trị và tra cứu thông tin, các quá trình tự động hóa quản lý.  Lịch sử phát triển và ứng dụng của công nghệ Barcode Mã vạch bắt đầu được áp dụng vào thực tế công tác thông tin thư viện ở những nước công nghiệp phát triển, đặc biệt là ở Hoa Kỳ và Pháp khoảng đầu những năm 1980, nhất là sau khi chỉ số ISBN (International Standard Book Number) và ISSN (International Standard Serial Number) được tạo lập, để kiểm soát nguồn sách báo trên phạm vi toàn thế giới và có liên quan chặt chẽ với quá trình tin học hoá thư viện. Vào cuối những năm 1980, một số nước thành viên của hệ thống IBSN đã đạt tới trình độ mới trong việc tổ chức đối thoại trên máy và kiểm tra điện tử việc thực hiện các đơn hàng. Các mã số đã được cải tiến thành dạng đọc trên máy. Mã vạch được phản ánh trên nhiều loại hàng hoá, trong đó có cả xuất bản phẩm của nhiều nước. Ở nhiều nước, mã vạch đã dùng làm ký hiệu của các kiện sách gửi qua bưu điện. Chẳng hạn như ở Mỹ có tiêu chuẩn về mã vạch thông tin trên các kiện sách, trong đó ghi rõ ISBN, giá, số lượng bán, kiểu bìa, số lượng đặt, số đơn đặt. Các hệ thống đặt sách từ xa trên cơ sở mã vạch đầu tiên được hoạt động ở Cộng hoà Liên bang Đức vào giữa những năm 1980. Hệ thống đặt sách từ xa là một tổ hợp các hệ thống điện tử kiểm tra các kho, nghiên cứu nhu cầu bạn đọc, hệ thống đơn đặt của các công ty phát hành sách và các thư viện chuyển đến nhà xuất bản. Cơ sở của nó là sự liên lạc trực tiếp của máy tính đầu cuối với các nguồn thông tin thư mục.
  49. Ở Pháp, hệ thống tự động hoá công tác thư mục sách phát hành và đơn đặt từ xa có thiết bị dùng để thống kê tất cả các thao tác và chuẩn bị nhãn có ghi mã vạch. Nhãn được dán hoặc gài vào sách. Nhãn của những sách đã bán được người bán giữ lại để nghiên cứu giải quyết vấn đề bổ sung mặt hàng, mã vạch tự động tái hiện trên ISBN. Vào cuối những năm 1980, các thư viện thuộc trường Đại học Tổng hợp ở bang Alantic Hoa Kỳ đã áp dụng mã vạch để kiểm soát quá trình xuất tài liệu có liên quan đến sử dụng mục lục công cộng online (OPAC). Cũng trong thời gian này, ở Châu Mỹ Latinh, nhiều cơ quan ISBN quốc gia trong đó có Brazil, Chile đã có những nỗ lực đáng kể trong việc nghiên cứu áp dụng mã vạch hoá chỉ số này. Ở Anh, thư viện trường Đại học Tổng hợp Cambrit có hệ thống kiểm tra tự động việc sử dụng kho được cấu tạo từ 56 terminal và các thiết bị dò tìm mã vạch, các thiết bị này được nối với các hệ thống mục lục điện tử và hệ thống chuẩn bị dữ liệu. Những xu hướng tương tự cũng xuất hiện ở nhiều nước khác. Nhiều thư viện ở Ấn Độ và các nước Đông Nam Á cũng đã sử dụng mã vạch trong công tác phục vụ bạn đọc. Đối với các thư viện ở nước ta, việc áp dụng mã vạch trong lưu thông tài liệu đang được áp dụng một cách rộng rãi. Đầu tiên phải kể đến đó là Trung tâm thông tin Tư liệu khoa học và Công nghệ Quốc gia là đơn vị đi đầu trong việc sử dụng mã vạch, kế đến là các thư viện thuộc các trường Đại học Giao thông vận tải, Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Sư phạm kỹ thuật, Đại học Nông lâm Các thư viện đã sử dụng các hệ thống để lưu trữ và truy nhập thông tin về bạn đọc và tài liệu có liên quan đến việc cho mượn tài liệu. Phần mềm của hệ thống này sử dụng kỹ thuật nhận dạng đọc mã vạch in trên các nhãn đặc biệt dán chặt vào tài liệu lưu thông và thẻ đọc của người mượn. 2.2.2. Ứng dụng Barcode tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải TT TT-TV ĐHGTVT đã ứng dụng công nghệ mã vạch từ khá sớm, đồng thời với quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của Thư viện.
  50. Để ứng dụng công nghệ mã vạch đòi hỏi hệ thống mạng thư viện phải hoàn chỉnh, hệ quản trị CSDL, trang bị đầy đủ các thiết bị chuyên dùng về mã vạch (máy đọc, máy in mã vạch). TT TT-TV ĐHGTVT có hệ thống mạng cục bộ, hệ quản trị CSDL hoàn chỉnh với đầy đủ các thiết bị chuyên dùng cần thiết, nên việc ứng dụng công nghệ mã vạch được thực hiện một cách dễ dàng, thuận lợi. Trung tâm hiện đã ứng dụng công nghệ mã vạch vào các công tác: in mã vạch và quản lý tài liệu, quản lý bạn đọc, mượn/trả bán tự động. - In mã vạch và quản lý tài liệu Thư viện có CSDL chứa đựng các thông tin về tài liệu như là tên sách, tác giả, mã số của sách (ký hiệu sách), nhà xuất bản, năm xuất bản sẽ được mã hoá dưới dạng mã vạch và gắn vào sách theo như trong cơ sở dữ liệu. Việc phân chia mã vạch áp dụng cho từng kho và từng loại tài liệu. Mỗi mã vạch có độ dài chạy tối đa là 7 chữ số, phần đầu có ký hiệu là các chữ cái khác nhau theo ký hiệu của từng kho và từng loại tài liệu. Ví dụ: Sách tiếng Việt của Phòng đọc: Dv.0001234 Sách tiếng Việt của Phòng mượn: Mv.0000544 Sách ngoại văn : Dn.0005678 Luận văn : Lv.0008766 Luận án : La.0005433 In mã vạch dán vào sách cho từng kho, mã vạch được dán vào bìa trước của mỗi cuốn sách. Cán bộ thư viện tiến hành quét mã vạch tương ứng với biểu ghi dữ liệu sách trong CSDL, sử dụng chương trình 3M Pad Converison và máy quét mã vạch, tích hợp với phần mềm iLib và công nghệ RFID để đưa tài liệu vào lưu thông và kiểm soát tài liệu.
  51. - Quản lý bạn đọc Chức năng quản lý bạn đọc được tích hợp trong phần mềm iLib. Trước hết phải có các thông tin về bạn đọc, bao gồm: mã số bạn đọc, số thẻ, địa chỉ, điện thoại, nơi công tác, nghề nghiệp Cán bộ thư viện sẽ tiến hành nhập dữ liệu cho từng độc giả vào CSDL theo biểu mẫu. Mã số của bạn đọc được nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn đọc đồng thời được mã hoá dưới dạng mã vạch để gắn vào thẻ bạn đọc. Ảnh của mỗi sinh viên sẽ được quét qua máy scan lưu vào một CSDL, mỗi ảnh sẽ được lưu một tên tập tin, chính là mã vạch của thẻ sinh viên. Ví dụ: Sinh viên VŨ XUÂN HƯNG có thẻ thư viện mã vạch 1006067 thì ảnh của sinh viên này được lưu trên CSDL có tên tập tin: 1006067.jpg và hệ thống sẽ dò tìm tập tin hình này tương ứng với mã vạch thẻ thư viện để gán vào thẻ. In thẻ độc giả từ dữ liệu đã nhập, CSDL sẽ sinh mã vạch tự động theo từng thẻ.
  52. - Quản lý mƣợn/trả bán tự động Khi bạn đọc mượn tài liệu cán bộ thư viện sẽ thực hiện các thao tác nghiệp vụ như sau: + Đưa thẻ bạn đọc vào máy đọc mã vạch, trên màn hình máy tính sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin về bạn đọc. + Đưa tài liệu mà bạn đọc muốn mượn vào máy quét để quét mã vạch tài liệu. + Mặc định thời gian mượn và nhập dữ liệu mượn vào CSDL. Máy tính sẽ lưu toàn bộ thông tin về một bạn đọc đã mượn những loại sách nào, tên sách, ký hiệu cuốn sách, thời gian mượn Đối với việc trả tài liệu cũng thực hiện tương tự các thao tác trên, nhưng ở chức năng trả sách và tương ứng chức năng nhập dữ liệu trả là có thể xóa dữ liệu mượn đối với bạn đọc đó. Máy tính sẽ tự động đánh dấu số sách bạn đọc đã trả, thời gian trả sách Số sách này sẽ trở về kho tài liệu trong tình trạng chưa có người mượn. Cán bộ thư viện có thể biết được hiện trạng về sách, về bạn đọc cũng như là các loại sách đang có người mượn, loại sách đã quá hạn, thời gian quá hạn là bao nhiêu 2.3. Thực trạng ứng dụng công nghệ RFID 2.3.1. Giới thiệu về hệ thống RFID 2.3.1.1. Những vấn đề chung về RFID  RFID là gì? RFID (Radio Frequency Identification) là công nghệ định danh bằng sóng Radio - một sự kết hợp giữa công nghệ dựa trên sóng radio và con chíp điện tử. Đây là một công nghệ tiên tiến để kiểm soát tài liệu, nó có nhiều ưu điểm vượt trội so với công nghệ mã vạch. Khác với công nghệ mã vạch là công nghệ định danh trực diện (line-of-sight technology), nghĩa là để nhận dạng đối tượng, máy đọc cần phải tiếp xúc trực tiếp đối tượng ở khoảng cách gần. Đối với công nghệ RFID, có thể xác
  53. định đối tượng ở khoảng cách xa từ vài mét tới hàng trăm mét trong môi trường không gian 3 chiều (3D). Mỗi thẻ RFID được gắn trên một cuốn sách, chính cách sắp xếp của công nghệ này giúp cho công việc của các thư viện đạt hiệu quả tốt hơn. Bên cạnh đó, RFID được ứng dụng trong quá trình tự động hoá việc mượn trả, kiểm kê, chống trộm tài liệu, mượn trả và phân loại tự động tài liệu.  Lịch sử phát triển của RFID RFID được ứng dụng lần đầu tiên trong lĩnh vực quân sự. Trong thế chiến thứ II, quân đội các nước Mỹ, Nga, Đức, đã ứng dụng công nghệ RFID để xác định máy bay trên không phận mình là của địch hay của kẻ thù vì vậy nó còn có tên là IFF (Identify Friend or Foe). Tuy nhiên, mãi đến những năm 80 nó mới được bắt đầu ứng dụng trong lĩnh vực thương mại. Từ năm 1990 đến nay, RFID được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống như kiểm soát động vật, giao thông (thẻ trả tiền tàu xe, hoặc gắn vào lốp xe để đánh giá điều kiện đường xá, ), quản lý việc truy cập hệ thống và bảo mật, quản lý nhân viên Ngày nay, Công nghệ RFID đang trở thành một công nghệ được ứng dụng rộng rãi trong lĩnh vực thông tin – thư viện và được nhiều thư viện trên thế giới sử dụng nhằm nâng cao hoạt động thư viện. Đây là một công nghệ mới tiên tiến hơn so với công nghệ mã vạch đang được sử dụng hiện nay. Mặc dù, giá thành của nó hiện nay còn cao nhưng trong vài năm tới giá của sản phẩm này sẽ giảm dần và sẽ là lựa chọn hàng đầu của các thư viện vì những ưu điểm vượt trội của nó so với công nghệ mã vạch. Ở Việt Nam hiện nay đã có một số trung tâm thông tin - thư viện lớn sử dụng công nghệ này như một giải giải pháp quản lý thư viện thông minh như Trung tâm Thông tin - thư viện trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội và Trung tâm Thông tin - thư viện Đại học Quốc Gia T.p HCM,
  54.  Các tính năng của RFID - Không cần tiếp xúc trực diện với tài liệu: Khác với công nghệ mã vạch, để nhận dạng tài liệu cần phải tiếp xúc trực tiếp giữa tài liệu và thiết bị đọc. Đối với công nghệ RFID, cho phép máy đọc có thể nhận dạng được tài liệu ở khoảng cách khá xa từ vài mét đến 100 mét tùy từng loại thẻ. - Kết hợp giữa chức năng an ninh và chức năng nhận dạng tài liệu (thông qua các thông tin có trong thẻ: số đăng ký cá biệt, môn loại, ): Đối với hệ thống sử dụng mã vạch, mỗi nhãn mã vạch chỉ cho phép nhận dạng tài liệu còn để chống trộm tài liệu thì người ta phải sử dụng chỉ từ. Như vậy, mỗi tài liệu đều được gắn cả nhãn mã vạch và chỉ từ. Đối với các hệ thống RFID, mỗi thẻ RFID đã đảm nhiệm được cả 2 chức năng này: chức năng an ninh và nhận dạng tài liệu. Tuy nhiên, theo khuyến cáo của 3M Việt Nam thì RFID đang trong giai đoạn hoàn thiện hơn, do đó về mặt kỹ thuật chưa đảm bảo thật tốt chức năng an ninh vì vậy trong giai đoạn “quá độ” này các thư viện nên sử dụng cả chỉ từ và thẻ RFID. - Mượn/Trả nhanh chóng: Khả năng đọc thông tin từ thẻ RFID nhanh hơn nhiều so với sử dụng Barcode vì vậy nó làm cho thao tác mượn trả tài liệu cũng nhanh hơn. Nó hỗ trợ tối đa việc tự động hóa quá trình mượn/trả tài liệu: hỗ trợ mượn/trả không có sự can thiệp của thủ thư. Bạn đọc có thể mượn cùng một lúc với nhiều tài liệu một cách dễ dàng, việc này ở hệ thống sử dụng mã vạch không thể nào thực hiện được. - Phân loại tự động tài liệu: Mỗi thẻ RFID cho phép lưu nhiều thông tin khác nhau trong đó có môn loại của tài liệu. Vì vậy, các nhà sản xuất thiết bị RFID đã chế tạo ra loại máy giúp cho việc phân loại tài liệu tự động sơ bộ. - Khả năng chống trộm tốt: Các hệ thống an ninh sử dụng cổng từ, khả năng phát hiện tài liệu chỉ trong một khoảng cách ngắn và chỉ trong không gian 2 chiều. Do vậy, nếu một bạn đọc khi cầm sách cao hơn chiều cao của cổng từ thì cổng từ sẽ không phát hiện được.
  55. Với hệ thống an ninh sử dụng công nghệ RFID, nó có khả năng phát hiện tài liệu với khoảng cách xa và trong không gian 3 chiều vì vậy khả năng chống trộm của nó an toàn và đáng tin cậy hơn hệ thống an ninh sử dụng cổng từ. - Kiểm kê nhanh chóng: Với hệ thống RFID, nó có khả năng quét và nhận thông tin từ các quyển sách một cách nhanh chóng mà không cần phải đưa sát máy gom di động vào sách hoặc di chuyển sách ra khỏi giá. Với việc sử dụng công nghệ không dây, kết nối dữ liệu kiểm kê với trực tiếp máy chủ sử dụng phần quản trị thư viện, nó cho phép không chỉ cập nhật thông tin về kiểm kê mà còn cho phép biết được ngay vị trí đúng của tài liệu trên giá sách. - Độ bền của thẻ cao: độ bền của thẻ RFID cao hơn so với mã vạch bởi vì nó không tiếp xúc trực tiếp với các thiết bị khác. Các nhà cung cấp RFID cho rằng mỗi thẻ RFID có thể sử dụng ít nhất được 100.000 lượt mượn/trả trước khi nó bị hỏng. 2.3.1.2. Các thành phần của RFID và nguyên tắc hoạt động  Các thành phần của RFID Một hệ thống RFID cơ bản bao gồm 2 thành phần chính: - Phần cứng: gồm có thẻ (con tem), anten, máy đọc thẻ, máy chủ. - Phần mềm: gồm có phần mềm trung gian (middle ware) và phần mềm ứng dụng (trong lĩnh vực thư viện nó là các phần mềm quản trị thư viện). a. Phần cứng - Thẻ RFID (RFID tag) Thẻ RFID được cấu tạo mềm mỏng có chứa chíp vi xử lí và anten (đối với loại thẻ không năng). Nó có thể đọc, ghi dữ liệu, và thậm chí có chứa cả thông tin về bảo mật. Thẻ này có thể dán vào các vật cần quản lý như sách, hàng hóa, động vật Thẻ này có kích thước mỏng như tờ giấy và có thể chứa dữ liệu ít nhất là 16 bits. Trong thẻ thường bao gồm các thông tin: + Số ID (số nhận dạng thẻ)
  56. + Nhan đề tài liệu + Tác giả + Môn loại, - Anten Anten có chức năng phát sóng kích hoạt các thẻ RFID và nhận các thông tin từ các thẻ này. Nó truyền tín hiệu nhận được tới máy đọc. Trong máy đọc, anten có thể được tích hợp bên trong hoặc tách rời. - Máy đọc thẻ (Readers) Máy đọc có nhiệm vụ chuyển dữ liệu, giải mã dữ liệu được từ thẻ tới phần mềm trung gian và phần mềm ứng dụng để xử lý. Thông thường máy đọc tích hợp với anten. Máy đọc thường được đặt tại bàn mượn/trả, các điểm mượn/trả tự động, trong kho và máy phân loại tự động, tại lối ra của thư viện. - Máy chủ: Máy chủ là máy vi tính được dùng để chạy các phần mềm trung gian và phần mềm ứng dụng. b. Phần mềm - Phần mềm trung gian (Midleware) Phần mềm trung gian là các phần mềm được sử dụng để nhận và xử lý các dữ liệu thô nhận được từ các máy đọc để chuyển tới các phần mềm quản trị thư viện. Đây là một thành phần không thể thiếu trong hệ thống RFID. Phần mềm này thường được xây dựng và cung cấp bởi các nhà cung cấp thiết bị RFID. - Phần mềm ứng dụng (Application software) Là các phần mềm được sử dụng để xử lý và tự động hóa các công việc của một cơ quan, tổ chức. Trong lĩnh vực thư viện, phần mềm ứng dụng chính là các phần mềm thư viện điện tử tích hợp trong đó có lưu thông tin về các tài liệu, bạn đọc, quá trình mượn/trả, hệ thống kho mà thư viện quản lý. Phần mềm này sẽ nhận dữ liệu đã được xử lý từ phần mềm trung gian để phân tích.
  57. Để giao tiếp giữa hệ thống quản trị thư viện tích hợp với các ứng dụng của RFID người ta sử dụng chuẩn SIP2 (Standard Interface Protocol, version 2) do 3M xây dựng hoặc NCIP (ANSI/NISO Z39.83 – 2002 Circulation Interchange), trong đó SIP 2 được sử dụng phổ biến hơn. Mỗi nhà cung cấp ứng dụng RFID sử dụng các chuẩn khác nhau cho ứng dụng của mình, ví dụ công ty 3M sử dụng chuẩn SIP 2. Hệ thống RFID sử dụng nhiều tần số khác nhau, nhưng nói chung chủ yếu có 3 mức: tần số thấp (khoảng 125 Khz), tần số cao (13.56Mhz), và tầng số siêu cao (khoảng 860 – 960 Mhz). Trong lĩnh vực thư viện người ta sử dụng tần số sóng radio cao (13.56 Mhz). Vì vậy để máy đọc và thẻ có thể giao tiếp được với nhau thì hai thiết bị này phải cùng tần số.  Nguyên tắc hoạt động Khi tài liệu có gắn thẻ RFID đi qua vùng anten phát sóng radio thì thẻ sẽ được tự động kích hoạt và gửi thông tin trở lại anten. Anten truyền tín hiệu tới máy đọc để giải mã thông tin rồi chuyển tới các phần mềm trung gian và ứng dụng để xử lý. Người sử dụng sẽ nhận được thông tin đã được xử lý thông qua màn hình máy tính. 2.3.1.3. Quy trình hoạt động của hệ thống RFID  Nhập thông tin vào thẻ Mỗi tài liệu cần quản lý sẽ được dán một thẻ RFID. Trong thẻ RFID chứa các thông tin về đối tượng mà nó được dán lên. Khác với công nghệ mã vạch, thông tin lưu trên mỗi mã vạch chỉ có duy nhất một thông tin đó là số đăng ký cá biệt của tài liệu hoặc số nhận dạng tài liệu. Thông tin lưu trên các thẻ RFID có thể là số hiệu biểu ghi, nhan đề tài liệu, tác giả, số đăng ký cá biệt, tùy thuộc vào mục đích quản lý tài liệu của thư viện và khả năng lưu trữ của thẻ. Nhập thông tin vào thẻ RFID Các thiết bị để nhập thông tin bao gồm: máy tính chứa phần mềm ứng dụng, máy đọc, anten và tài liệu đã được dán thẻ. Để đưa các thông tin này vào thẻ, người ta nhập các thông tin thư mục lên phần mềm chuyên dụng hoặc lấy thông tin đã có sẵn
  58. trong cơ sở dữ liệu của phần mềm thư viện quản lý thư viện. Máy tính có chứa phần mềm chuyên dụng kết nối với máy đọc và anten sẽ truyền dữ liệu vào thẻ dán trên tài liệu.  Mƣợn trả tự động Khi ứng dụng cộng nghệ RFID, quá trình mượn/trả tài liệu có thể được tiến hành bằng 2 cách: Mượn/Trả tại bàn hoặc Mượn /trả tự động. * Mượn/Trả tại bàn: Khi tiến hành mượn/trả một tài liệu bạn đọc tới trực tiếp bàn của thủ thư. Quá trình mượn/trả gần giống với mượn/trả sử dụng công nghệ mã vạch. Thủ thư sẽ dùng máy đọc để nhận biết thông tin trên thẻ bạn đọc và trên tài liệu để ghi nhận một phiên mượn vào phần mềm ứng dụng. * Mượn/Trả tự động: Đây là một ưu điểm vượt bậc so với công nghệ sử dụng mã vạch, khi mượn/trả một tài liệu bạn đọc sẽ không cần đến sự hỗ trợ của thủ thư. Cách này thường được áp dụng đối với kho sách tổ chức theo hình thức kho mở. Để tiến hành mượn một tài liệu, bạn đọc chỉ cần mang thẻ bạn đọc và tài liệu tới các máy mượn sách. Thao tác đầu tiên là đưa thẻ vào máy để máy nhận biết thông tin của người mượn. Sau đó, bạn đọc để sách lên máy để anten của máy đọc kích hoạt thẻ gửi thông tin về tài liệu tới bộ đọc. Thông tin về bạn đọc và tài liệu sẽ được các phần mềm trung gian và phần mềm thư viện điện tử xử lý sau đó hiện thông tin lên màn hình để người mượn theo dõi. Nếu thông tin mượn trên màn hình là đúng thì người mượn thực hiện thao tác chấp nhận mượn và sẽ nhận được một tờ giấy biên nhận do máy tính in ra.  Kiểm kê tự động Khi tiến hành kiểm kê, cán bộ thư viện sử dụng một máy gom di động cho phép lưu dữ liệu kiểm kê. Người cán bộ thư viện sẽ đi đến từng giá sách và quét lên các tài liệu. Việc tập hợp thông tin từ sách sử dụng công RFID khá nhanh và không cần phải dí sát máy gom vào từng quyển sách hoặc di chuyển sách ra khỏi giá sách.
  59. Với việc sử dụng công nghệ không dây, kết nối dữ liệu kiểm kê với trực tiếp máy chủ sử dụng phần quản trị thư viện, nó cho phép không chỉ cập nhật thông tin về kiểm kê mà còn cho phép biết được ngay vị trí đúng của tài liệu trên giá sách.  Chống trộm Hệ thống cổng an ninh sử dụng công nghệ RFID có gắn một bộ cảm ứng phát ra sóng radio, khi thẻ RFID đi qua vùng phủ sóng của nó và nhận thông tin từ thẻ chuyển tới phần mềm trung gian và phần mềm ứng dụng để xử lý. Trường hợp tài liệu mượn chưa hoàn thành thủ tục mượn tại bàn thủ thư hoặc tại hệ thống mượn tự động, nghĩa là, thông tin tài liệu mượn chưa được hệ thống thư viện điện tử chấp nhận mượn thì khi bạn đọc mang tài liệu ra khỏi thư viện, cổng an ninh sẽ phát ra tín hiệu báo động.  Phân loại tài liệu tự động Trong mỗi thẻ RFID có chứa thông tin về môn loại và kết hợp với hệ thống phân loại tự động giúp cho việc phân loại và sắp xếp tài liệu ở mức sơ bộ. Nó hỗ trợ đắc lực cho các thư viện tổ chức theo kho mở. 2.3.2. Ứng dụng RFID tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải Trên thế giới, công nghệ RFID đã được bắt đầu nghiên cứu và ứng dụng trong thư viện khoảng 10 năm và cho đến nay đã có nhiều thư viện ứng dụng công nghệ này thành công như: Thư viện Đại học quốc gia Singapore, Hệ thống thư viện công cộng Sarasota tại bang Florida, Thư viện công cộng The New Orleans, Thư viện công cộng Seattle của Mỹ, Theo thống kê mới nhất tính đến đầu năm 2006 của công ty 3M, hiện có 2% thư viện ở Mỹ và 8% thư viện trên toàn thế giới đã ứng dụng công nghệ RFID. Có rất nhiều các chuyên gia đã nghiên cứu về công nghệ này và khẳng định các tính năng ưu việt của RFID.
  60. Trên thế giới có khá nhiều nhà cung cấp hệ thống RFID có uy tín như: 3M, Bibliotheca, Checkpoint, ID Systems, Libramation Trong một vài năm tới công nghệ RFID sẽ phát triển mạnh và dần dần có khả năng sẽ thay thế công nghệ mã vạch. Theo dự báo của các nhà cung cấp sản phẩm RFID, giá các sản phẩm này đang có xu hướng giảm nhanh trong vài năm tới, có thể xuống dưới 20 cent/thẻ không năng (khoảng dưới 3000 VNĐ). Do vậy, đây sẽ là một cơ hội tốt không chỉ cho các thư viện có vốn tài liệu đắt tiền và quý hiếm mà còn cho tất cả các thư viện muốn áp dụng công nghệ RFID trong việc nâng cao hoạt động thư viện. Mô hình hệ thống RFID của TT TT-TV ĐHGTVT là một mô hình đầu tiên ở Việt Nam được 3M cung cấp giải pháp toàn diện. Hiện nay, RFID đã được đưa vào hoạt động và đang khẳng định các tiện ích của mình. TT TT-TV ĐHGTVT đã ứng dụng công nghệ RFID vào công tác thư viện từ năm 2005. Thư viện bố trí trên bốn tầng, do đó có ba cổng an ninh được lắp đặt ở ba tầng có phòng đọc tự chọn từ tầng 5 đến 7. Trong các phòng đọc mở, mỗi tài liệu được dán một thẻ chip RFID và được ẩn đi bằng một tấm logo của Thư viện. Tài liệu có thể được kiểm kê tự động bằng máy đọc RFID. Hệ thống cổng an ninh kép sẽ kiểm soát bạn đọc, không cho tài liệu đem ra ngoài bất hợp pháp. Trung tâm đã được trang bị hệ thống mượn tự động, nhưng chưa được trang bị hệ thống trả tự động. Các tài liệu ở phòng mượn giáo trình và sách tham khảo vẫn chưa được dán thẻ RFID nên việc mượn trả vẫn tiến hành theo phương pháp truyền thống và sử dụng mã vạch.
  61. CHƢƠNG 3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI 3.1. Nhận xét, đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải 3.1.1. Ƣu điểm và những kết quả đạt đƣợc 3.1.1.1. Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib Tính ưu việt của Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib là sự tích hợp giữa các modul, cho phép tra cứu thông tin trực tuyến, chia sẻ thông tin, truy cập tới các CSDL trực tuyến và các dịch vụ thông qua mạng Internet. Với việc ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, quy trình xử lý kỹ thuật thư viện đã được cải tiến theo hướng ứng dụng CNTT hiện đại và đã đạt được những kết quả nhất định.  Ứng dụng trong công tác bổ sung Modul Bổ sung được ứng dụng khá hiệu quả, các khâu trong công tác bổ sung cũng được triển khai khá tốt, như: khâu tạo đơn nhận, in mã vạch, tìm kiếm đơn nhận, tìm kiếm số ĐKCB, tạo lập các tham số bổ sung Quản lý được tài liệu đầu vào của Thư viện.  Ứng dụng trong công tác biên mục Modul Biên mục đã được triển khai tốt, tạo lập được các CSDL có chất lượng cao. Việc ứng dụng hình thức biên mục sao chép đã góp phần tiết kiệm được thời gian,
  62. công sức cho cán bộ biên mục, giảm chi phí cho Thư viện và Nhà trường. Các sản phẩm đầu ra như thư mục, phích đẹp và rõ ràng. Tăng cường được trình độ ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện.
  63.  Ứng dụng trong công tác lƣu thông và quản lý bạn đọc Trung tâm đã triển khai tốt được các tính năng: Quản lý mượn/trả tài liệu, quản lý bạn đọc, làm thẻ thư viện, báo cáo, thống kê mượn trả, Đáp ứng được nhu cầu tra cứu, tìm kiếm, mượn/trả tài liệu phục vụ bạn đọc nhanh chóng, dễ dàng.  Ứng dụng trong công tác quản lý kho Modul này mới chỉ ứng dụng trong việc xếp giá các tài liệu sau khi đã biên mục xong và đánh lại số ĐKCB do nhập máy sai, chức năng này được triển khai khá tốt.  Ứng dụng trong công tác tra cứu Được trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật và hạ tầng thông tin rất hiện đại, công tác tra cứu tại Trung tâm đã đáp ứng tốt được nhu cầu tìm tin của NDT khi đến với Thư viện: Bạn đọc được tiếp cận với một bộ máy tra cứu hiện đại. Thông qua mục lục tra cứu trực tuyến OPAC, bạn đọc có thể tra tìm các tài liệu như mong muốn một cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác nhất, bao gồm tra cứu theo nhiều điểm truy cập khác nhau như: tên tài liệu, tên tác giả, chủ đề, năm xuất bản, từ khóa, Phương pháp tra cứu đơn giản, chỉ cần NDT có những kiến thức cơ bản về tin học là có thể tra cứu được, có thể in các kết quả tra cứu nếu có nhu cầu. Bạn đọc còn có thể truy cập tới các nguồn tin từ các thư viện trong và nước khác thông qua cổng Z39.50. Trung tâm đã xây dựng được nhiều CSDL có chất lượng cao, phù hợp với yêu cầu của nhiều đối tượng NDT khác nhau. 3.1.1.2. Công nghệ Barcode TT TT-TV ĐHGTVT đã triển khai khá hiệu quả công nghệ mã vạch, phát huy tốt những tính năng của nó trong quá trình ứng dụng vào các hoạt động như in mã vạch, quản lý bạn đọc, quản lý tài liệu và mượn/trả bán tự động.
  64. Sử dụng công nghệ mã vạch đã đem đến những lợi ích rất lớn trong quản lý thư viện, đó là giảm bớt áp lực về thời gian cũng như sổ sách của công tác mượn trả thủ công, công tác thống kê được thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng, kết quả chính xác. Các thao tác của việc mượn/trả sách nhanh gọn và chính xác, không còn phải mất công tìm hoặc ghi vào hồ sơ mượn trả sách của bạn đọc, tiết kiệm nhiều thời gian cho công tác phục vụ của thư viện. Nhờ sử dụng hệ thống mã vạch kết hợp với phần mềm iLib, cán bộ thư viện có thể nhanh chóng và chính xác đưa các dữ liệu mượn/trả sách vào cơ sở dữ liệu quản trị việc đọc và từ đó có thể dùng máy quét mã vạch, gọi ra biểu ghi của một cuốn sách đang cầm trong tay để biết các thông tin về cuốn sách như cuốn sách có được phép mượn về hay không? Từ trước đến nay đã có bao nhiêu bạn đọc sử dụng và nhờ liên thông với cơ sở dữ liệu bạn đọc có thể biết cụ thể những người đó là ai? Nếu tiếp cận cơ sở dữ liệu bằng mã vạch ghi trên thẻ của một bạn đọc nào đó, cán bộ thư viện có thể nhanh chóng biết được bạn đọc đó từ trước đến nay đã mượn những tài liệu gì của thư viện, tài liệu nào chưa trả và đã quá hạn để nhắc nhở và quyết định có tiếp tục cho mượn những cuốn khác hay không. Ngoài việc kiểm soát lưu thông tài liệu, mã vạch còn giúp ích rất nhiều để tăng tốc độ kiểm kê kho sách báo, để theo dõi sách nhập về ở khâu bổ sung. 3.1.1.3. Công nghệ RFID Công nghệ RFID đã thực sự tạo ra một cuộc cách mạng trong lĩnh vực quản lý thư viện. Với những tính năng ưu việt vượt trội so với công nghệ mã vạch, RFID đã khẳng định được ưu thế của mình. Với một trường đầu ngành đào tạo trong ngành giao thông, đại đa số sinh viên là nam giới, số lượng tài liệu đồ sộ thì việc ứng dụng công nghệ RFID được xem là giải pháp hữu ích cho Trung tâm.
  65. Theo các cán bộ của Trung tâm thông tin - thư viện, sau quá trình sử dụng thì tiện ích nổi trội của công nghệ RFID là ở cổng an ninh kép. Cổng an ninh hạn chế được vấn đề tài liệu bị đem ra ngoài bất hợp pháp. Với khả năng phát hiện tài liệu với khoảng cách xa và trong không gian 3 chiều, vì vậy khả năng chống trộm của nó an toàn và đáng tin cậy. TT TT-TV ĐHGTVT đã ứng dụng khá tốt chức năng này đảm bảo quản lý an ninh kho tài liệu của mình. 3.1.2. Những tồn tại và hạn chế 3.1.2.1. Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib  Công tác bổ sung Trên thực tế, một số chức năng của modul Bổ sung vẫn chưa được triển khai, như các chức năng đối với ấn phẩm định kỳ (báo – tạp chí), quản lý quỹ bổ sung, giao dịch thương mại điện tử. Việc tạo và đặt các ấn phẩm chưa được triển khai ứng dụng tự động vẫn làm theo phương pháp thủ công. Việc báo cáo thống kê tài liệu bổ sung và các nguồn bổ sung chưa được chính xác về số lượng, chủ yếu vẫn in và theo dõi bằng sổ sách.  Công tác biên mục Phụ thuộc nhiều vào hệ thống máy tính như máy hỏng, lỗi mạng, lỗi phần mềm. Báo cáo số lượng biểu ghi biên mục còn thiếu chính xác. Chức năng biên mục sao chép qua cổng Z39.50 triển khai còn hạn chế. Tính năng tạo từ điển tham chiếu trong quá trình biên mục tài liệu chưa được sử dụng. Chức năng về dữ liệu số vẫn chưa được triển khai. Việc tiêu chuẩn hóa công tác xử lý kỹ thuật thư viện chưa được chú trọng đúng mức như khổ mẫu MARC21, qui tắc mô tả thư mục AACR2, bảng phân loại, từ khóa,
  66. Còn mất nhiều thời gian hiệu đính trên máy do xử lý tài liệu, nhập máy sai, nhiều biểu ghi bị rỗng dẫn tới tài liệu có trong kho nhưng bạn đọc không thể tìm được khi tra cứu trên máy. Mức độ xử lý nội dung tài liệu chưa sâu, mới chỉ dừng lại ở việc phân loại, định từ khóa, Thư viện vẫn chưa tiến hành làm tóm tắt, định chủ đề cho tài liệu.  Công tác lƣu thông và quản lý bạn đọc Phụ thuộc vào hệ thống máy tính, mạng Internet, nếu máy tính hỏng, đường truyền mạng bị lỗi, chậm, sẽ làm gián đoạn, mất thời gian khi thực hiện công tác mượn trả. Đòi hỏi phải có cơ sở vật chất tốt như hệ thống máy tính, mạng Internet, máy quét mã vạch, máy camera, cổng từ, phục vụ cho công tác quản lý, kiểm soát mượn/trả tài liệu. Trung tâm hiện vẫn chưa thực hiện triệt để được việc xây dựng chính sách lưu thông, xử lý phạt đối với bạn đọc vi phạm nội quy mượn/trả tài liệu, đặc biệt là đối tượng bạn đọc là cán bộ, giảng viện trong trường, tình trạng nợ đọng, mất tài liệu còn phổ biến, chưa tính được khấu hao khi cho mượn giáo trình.  Công tác quản lý kho Chức năng quản lý kho chưa được triển khai nhiều do mới biên mục và xếp giá sách mới, còn sách cũ vẫn chưa làm. Sách trong kho chưa được báo cáo thường xuyên.  Công tác tra cứu Công tác hướng dẫn và đào tạo người dùng tin về kỹ năng sử dụng thư viện, kỹ năng tra cứu, sử dụng các sản phẩm và dịch vụ tại thư viện còn chưa được quan tâm đúng mức, do đó hiệu quả tra cứu chưa cao: nhiều bạn đọc còn chưa nắm rõ các nội quy sử dụng thư viện, chưa biết cách tra cứu tài liệu hoặc tra cứu chậm, không chính xác, chưa biết cách tìm kiếm nâng cao. Bộ máy tra cứu hiện đại còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nguồn điện, đường truyền mạng Internet Tình trạng lỗi hệ thống mạng, nhiều máy tính cũ, hỏng chưa
  67. được sửa chữa kịp thời đã làm ảnh hưởng không nhỏ tới công tác tra cứu, hiệu quả đáp ứng nhu cầu tin cho bạn đọc. Chất lượng tra cứu thông tin còn phụ thuộc vào trình độ của NDT. Nếu NDT có trình độ tra cứu cao thì kết quả tìm được càng chính xác, ngược lại thì hiệu quả tra cứu sẽ không cao, có thể bị nhiễu tin hoặc mất tin. 3.1.2.2. Công nghệ Barcode Về cơ bản, Trung tâm đã đưa vào triển khai và đạt hiệu quả khá tốt công nghệ mã vạch trong các hoạt động của thư viện, tuy nhiên còn một số hạn chế do kinh phí, cơ sở vật chất và các thiết bị kỹ thuật sử dụng lâu năm đã có hiện tượng xuống cấp, nhiều máy tính, máy đọc mã vạch đã cũ, hỏng chưa được bảo trì và sửa chữa kịp thời gây ảnh hưởng tới các công tác mượn/trả, quản lý bạn đọc và tài liệu. Công tác mượn/trả, kiểm kê mới chỉ tiến hành theo phương pháp bán tự động, chưa tích hợp được với công nghệ RFID để có thể kiểm kê tài liệu tự động. 3.1.2.3. Công nghệ RFID Công nghệ RFID được coi là một giải pháp quản lý thư viện thông minh cho các thư viện hiện đại với rất nhiều tính năng ưu việt nổi trội. TT TT-TV ĐHGTVT là một trong những thư viện được đầu tư ứng dụng công nghệ này từ khá sớm (năm 2005). Tuy nhiên, vì nhiều lý do khác nhau, đặc biệt là việc tích hợp giữa công nghệ RFID và phần mềm quản lý thư viện iLib chưa triển khai được cho nên thư viện chưa sử dụng được hết các tính năng của RFID. Hiện nay việc ứng dụng công nghệ này mới chỉ dừng lại ở công tác an ninh cho tài liệu, còn các công tác khác vẫn tiến hành theo phương pháp thủ công hoặc bán tự động. Việc ứng dụng công nghệ RFID còn đòi hỏi chi phí đầu tư cao, đây là nhược điểm lớn nhất cản trợ việc ứng dụng RFID trong các thư viện nói chung. Thẻ RFID có giá khoảng 1 USD (khoảng 21.000 VNĐ)/thẻ không năng, trong khi đó một nhãn mã vạch chuyên dụng khoảng 100 đồng, nghĩa là gấp hơn 200 lần. Ngoài ra, các trang thiết bị khác như máy đọc, cổng an ninh, máy gom di động, phần
  68. mềm, hệ thống chuyển đổi từ hệ thống mã vạch sang hệ thống RFID còn khá cao. Bên cạnh đó, nó cũng đặt ra những vấn đề chi phí bảo trì, bảo dưỡng hệ thống, về trình độ của cán bộ thư viện để có thể vận hành tốt được hệ thống. Đối với hệ thống an ninh sử dụng công nghệ từ, thông thường nhãn từ sẽ được gắn vào trong gáy sách vì vậy bạn đọc muốn bóc nhãn từ này ra cũng sẽ gặp khó khăn hơn. Các thẻ RFID lại được gắn lộ ra ngoài ở phần bên trong của trang bìa sau của sách, mặc dù được che phủ bởi một tấm logo của Thư viện nhưng nó vẫn rất dễ bị bạn đọc bóc ra. 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải 3.2.1. Tăng cƣờng đầu tƣ hoàn thiện cơ sở vật chất - kỹ thuật, hạ tầng thông tin Trên cơ sở những thành tựu đã đạt được, để Thư viện phát triển hiện đại hơn nữa, việc tăng cường đầu tư hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật, cơ sở hạ tầng thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng. Trong giai đoạn tới, Trung tâm cần quan tâm, chú trọng đầu tư vào các hạng mục sau: + Đầu tư kinh phí mua mua sắm thêm các trang thiết bị như máy tính, chip điện tử, + Có kế hoạch bảo trì, sửa chữa kịp thời các trang thiết bị, máy móc đã có dấu hiệu xuống cấp, cũ, hỏng như hệ thống máy tính, máy in, máy photocopy, máy quét mã vạch + Nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin cũng là một trong những yêu cầu bức thiết đặt ra trong hoạt động của thư viện. Qua quá trình sử dụng lâu dài, cơ sở hạ tầng thông tin của Thư viện đã bộc lộ những yếu kém, gây khó khăn cho công tác xử lý thông tin, công tác tra cứu, công tác phục vụ bạn đọc Việc tiến hành sao chép biểu ghi trong các CSDL của các thư viện trên thế giới qua cổng Z39.50 đòi hỏi hệ thống phải kết nối Internet tại thời điểm truy cập và tải
  69. xuống. Tuy nhiên, nhiều khi việc sao chép biểu ghi không thành công do mạng Internet bị gián đoạn đường truyền, không thể truy cập được. Nhiều tài liệu phải xử lý từ đầu theo hình thức biên mục gốc làm mất nhiều thời gian, công sức của cán bộ thư viện. Ngoài ra, công tác phục vụ bạn đọc, công tác tra cứu tài liệu của NDT cũng gặp nhiều trở ngại do đường truyền mạng chậm hoặc bị lỗi, hỏng. Do đó, cần phát triển hệ thống mạng và cơ sở hạ tầng CNTT hiện đại và ổn định. + Kiểm tra và đưa vào khai thác các thiết bị hiện có tại Thư viện nhưng chưa được đưa vào sử dụng như: Hệ thống máy sao lưu tài liệu có kết nối mạng, thiết bị kiểm kê tự động RFID. + Vốn tài liệu của Thư viện rất lớn, phong phú, đa dạng nhưng đa số vẫn nằm ở dạng tài liệu truyền thống. Việc xây dựng kho tài nguyên số là rất cần thiết, nhất là trong điều kiện CNTT và công nghệ số phát triển mạnh mẽ như hiện nay thì việc chuyển đổi các thông tin từ dạng truyền thống sang dạng số được thực hiện ngày càng dễ dàng. Trung tâm cần có những đề xuất với Nhà trường đầu tư kinh phí và có kế hoạch cụ thể mua các trang thiết bị, phần mềm để số hóa tài liệu. + Nâng cao chất lượng các CSDL hiện có, xây dựng và phát triển thêm nhiều CSDL mới với chất lượng cao, chuẩn hóa quy trình xử lý thông tin, chuẩn hóa công tác biên mục, thống nhất việc áp dụng các công cụ kiểm soát thư mục như: Khổ mẫu biên mục MARC21, các quy tắc mô tả tài liệu, phân loại, từ khóa, bảng đề mục chủ đề. 3.2.2. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thƣ viện Đội ngũ cán bộ là một trong bốn yếu tố quan trọng cấu thành thư viện. Một thư viện có được tự động hóa, hiện đại hóa đến đâu cũng không thể thiếu yếu tố con người, bởi chính cán bộ thư viện mới là những người đưa vào vận hành, sử dụng các công nghệ hiện đại đó, quyết định trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của thư viện. Trong quá trình xây dựng và phát triển mô hình thư viện hiện đại, với việc ứng dụng rất nhiều công nghệ tiên tiến vào hoạt động thư viện cũng đòi hỏi người cán bộ thư viện phải đáp ứng được những yêu cầu nhất định như: kiến thức về công nghệ
  70. thông tin, trình độ ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp, khả năng sử dụng, quản lý, khai thác các phần mềm và trang thiết bị. Với một trung tâm thông tin – thư viện lớn và hiện đại như TT TT-TV ĐHGTVT, vấn đề xây dựng đội ngũ cán bộ có năng lực để quản lý, vận hành hiệu quả là rất quan trọng. Việc ứng dụng các công nghệ mới đã làm thay đổi hoạt động nghiệp vụ thư viện, nâng cao năng lực dịch vụ thông tin. Làm thế nào để người cán bộ thư viện ngày nay nhận thức rõ được tính tất yếu của việc ứng dụng công nghệ mới trong hoạt động thông tin thư viện để nâng cao tầm nhìn, đổi mới công việc muôn thủa của mình cho ngang tầm với thời đại là vấn đề vô cùng quan trọng. Vì vậy, người cán bộ thư viện trong thời đại của kỷ nguyên thông tin, kỷ nguyên số cần trang bị cho mình một tư duy công nghệ mới. Tư duy công nghệ mới sẽ khiến người cán bộ thư viện luôn tìm, học hỏi để cải tiến công việc, sẵn sàng từ bỏ những cái đã cũ, lạc hậu để tuân thủ những tiêu chuẩn mới. Người cán bộ thư viện với tư duy công nghệ mới sẽ là những người làm việc với tác phong công nghiệp và có ý thức học tập suốt đời, luôn đổi mới để cải tiến công việc cho phù hợp với các công nghệ mới. + Trong công tác quản lý, yếu tố lãnh đạo là vô cùng quan trọng, là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan. Do đó, cần nâng cao hơn nữa năng lực quản lý và lãnh đạo của đội ngũ cán bộ lãnh đạo Thư viện, nắm được thực trạng hoạt động và khả năng ứng dụng CNTT tại cơ quan để đưa ra các chính sách phát triển phù hợp với điều kiện thực tế. + Có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ tin học, ngoại ngữ cho cán bộ thư viện. Mỗi cán bộ thư viện phải luôn luôn học hỏi, cập nhật thông tin về các công nghệ mới, kỹ năng mới để đáp ứng nhu cầu công việc của mình. Cần xác định rõ về mục tiêu đào tạo, nhu cầu đào tạo, nội dung, hình thức và có các chương trình đào tạo phù hợp.
  71. + Tăng cường đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin có khả năng quản trị mạng, quản trị hệ thống, theo dõi và điều hành tốt hoạt động của hệ thống mạng, hệ thống thông tin trong thư viện. Bên cạnh việc tăng cường trình độ ngoại ngữ và tin học, cần nâng cao hiểu biết về nghiệp vụ thông tin – thư viện cho họ. Liên tục cử người tham gia các khóa học ngắn hạn cũng như dài hạn để nâng cao trình độ nghiệp vụ thư viện cũng như công nghệ thông tin, tham gia các khóa học ngắn hạn về nghiệp vụ thư viện hiện đại. + Tăng cường đội ngũ kỹ sư CNTT chuyên trách về bảo trì mạng máy tính, phần mềm thư viện, xử lý kỹ thuật, + Đưa các cán bộ đi học tập, đào tạo ở nước ngoài để học hỏi, cập nhật các công nghệ tiên tiến trên thế giới. 3.2.3. Hoàn thiện, nâng cấp phần mềm iLib và các công nghệ mới, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thƣ viện CNTT là một trong những yếu tố quan trọng của một thư viện hiện đại. Việc ứng dụng hiệu quả CNTT trong mọi hoạt động của Thư viện phải theo phương châm đảm bảo tiết kiệm, thiết thực, hiệu quả lâu dài. Trong quá trình triển khai ứng dụng phần mềm iLib và các công nghệ mới tại Trung tâm đã có nhiều cải tiến đáng kể. Tuy nhiên, để hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm ngày càng hoàn thiện hơn, khai thác và phát huy tối đa các tính năng của chúng cần có những thay đổi sau: + TT TT-TV ĐHGTVT đang sử dụng phần mềm iLib phiên bản 4.0 từ năm 2005, hiện nay iLib đã cho ra đời phiên bản 5.0, ngoài việc kế thừa các tính năng ưu việt của các phiên bản trước còn có thêm nhiều tính năng nổi trội khác. Trung tâm cần có kế hoạch cụ thể để đầu tư nâng cấp phần mềm iLib và các công nghệ mới, tránh bị lạc hậu, lỗi thời về công nghệ. + Có kế hoạch triển khai ứng dụng hết các tính năng của phần mềm iLib có thể tích hợp với công nghệ RFID mà đến nay Trung tâm vẫn chưa đưa vào ứng dụng được.
  72. + Cần hoàn thiện hơn nữa modul Bổ sung và modul Biên mục do chưa tính được quỹ bổ sung chính xác, vẫn bị nhầm khi tính tiền ngoại tệ quy đổi ra tiền Việt Nam. In phích ở modul Biên mục còn bị lỗi do chưa đáp ứng được chuẩn mẫu của thư viện. + Phát triển các modul mượn từ xa, mượn liên thư viện, báo – tạp chí trong phần mềm iLib. + Cần có mẫu báo cáo trong modul Xuất bản phẩm nhiều kỳ. Modul Lưu thông cần tính được khấu hao khi mượn giáo trình, phải in được số tiền phạt khi bạn đọc mượn quá hạn. + Khắc phục các sự cố lỗi mạng khi tra cứu qua cổng Z39.50 để có thể thuận lợi trao đổi nghiệp vụ, chia sẻ được tài nguyên thông tin với các thư viện trong nước và thế giới. + Trong quá trình nâng cấp từ công nghệ mã vạch lên công nghệ RFID, để nâng cao và phát huy được các tính năng của công nghệ RFID khi ứng dụng vào các hoạt động thư viện, Trung tâm phải chú ý đến các yếu tố như chuẩn trao đổi giữa phần mềm thư viện điện tử hiện tại và các ứng dụng RFID, kinh phí chuyển đổi, thiết kế và tổ chức các bộ phận, phòng ban trong thư viện cho phù hợp với quy trình làm việc của hệ thống RFID, 3.2.4. Nâng cao chất lƣợng đào tạo ngƣòi dùng tin + Cần có kế hoạch đào tạo định kỳ, thường xuyên, đa dạng hóa các hình thức đào tạo NDT. + Đối với đối tượng NDT là sinh viên: Thường xuyên mở các lớp đào tạo, giới thiệu về nguồn lực thông tin, các sản phẩm và dịch vụ, nội quy thư viện, hướng dẫn bạn đọc sử dụng bộ máy tra cứu, có kỹ năng tìm tin trên các CSDL trực tuyến, các nguồn tin điện tử trên Web có hiệu quả. + Đối với đối tượng NDT là cán bộ, giảng viên, các nhà nghiên cứu:
  73. Đây là đối tượng NDT có số lượng không đông nhưng họ có trình độ cao, trình độ ngoại ngữ, tin học tốt, nhu cầu thông tin của họ chủ yếu theo các chuyên ngành hẹp, sâu. Do đó cần tập trung chủ yếu hướng dẫn họ về các phương pháp khai thác tìm tin trong các CSDL trực tuyến, các nguồn tin online theo cách thức tìm kiếm nâng cao theo các toán tử, tìm kiếm thông qua cổng Z39.50. + Mở các lớp đào tạo về quản trị mạng, cách sử dụng trang thiết bị và công nghệ hiện đại trong thư viện cho tất cả các cán bộ, giảng viên trong trường và các đối tượng NDT khác nếu có nhu cầu. 3.2.5. Tăng cƣờng hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan trung tâm thông tin – thƣ viện trong nƣớc và quốc tế + Hợp tác với các khoa, bộ môn trong trường để được cung cấp và khai thác các nguồn thông tin chuyên ngành mà thư viện còn chưa biết đến. + Hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin với các mạng thông tin trong nước như mạng VISTA của Trung tâm khoa học và Công nghệ Quốc gia, mạng thông tin thương mại + Phối hợp chia sẻ, trao đổi nguồn tài nguyên thông tin với các thư viện có cùng chuyên ngành, lĩnh vực giao thông vận tải trong và ngoài nước để có thể tiết kiệm ngân sách, giảm kinh phí bổ sung vốn tài liệu. + Phát triển vốn tài liệu theo hướng chú trọng nguồn thông tin điện tử, chia sẻ dữ liệu biên mục, nguồn tài nguyên số, tăng cường dịch vụ mượn liên thư viện. + Xây dựng hệ thống mục lục liên hợp giữa các thư viện nhằm tạo điều kiện để chia sẻ thông tin, liên kết giữa các thư viện với nhau.