Khóa luận Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ

pdf 88 trang thiennha21 22/04/2022 4000
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_ung_dung_cntt_vao_cong_tac_to_chuc_quan_ly_dieu_ha.pdf

Nội dung text: Khóa luận Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ

  1. BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực hiện : NGÔ VĂN TOẢN Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVA064, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13A HÀ NỘI – 2017
  2. LỜI CẢM ƠN Trải qua quá trình học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, qua những đợt kiến tập, thực tập tôi đã tiếp thu được những kinh nghiệm vô cùng quý giá giữa lý luận chuyên ngành được học trên ghế nhà Trường những kiến thức thực tế đã làm sáng tỏ giúp tôi có cái nhìn sâu sắc về ngành học của mình tích lũy thêm kiến thức, kinh nghiệm để sau này đi làm dễ tiếp cận hơn công việc của mình, thích nghi nhành chóng hơn với môi trường làm việc. Qua 4 năm học tập đủ điều kiện làm khóa luận tốt nghiệp là một niềm vinh dự đối với tôi cũng như mọi sự cố gắng trong học tập phần nào có kết quả nhất định, tuy nhiên được làm khóa luận cũng là thử thách đối với bản thân tôi. Thông qua khóa luận tốt nghiệp có thể thấy được quá trình học tập của bản thân có thật sự đáp ứng được về chất lượng, yêu cầu của kiến thức đã được học trên ghế nhà Trường. Thông qua bài khóa luận tốt nghiệp tôi xin chân thành cảm ơn đến tất cả các thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng chuyên ngành tôi theo học luôn chỉ dẫn, giảng dạy tận tình luôn mong cho sinh viên của mình ra trường đều có công việc, đó là niềm hạnh phúc, mục tiêu, động lực để các thầy cô đưa đò tri thức trên con đường trồng người. Hơn hết xin chân thành cảm ơn Ths. Nguyễn Mạnh Cường - Q.Trưởng khoa QTVP, đã hướng dẫn, định hướng về để tài và chỉ dẫn tận tình để tôi hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp của mình Cuối cùng, chúng tôi xin được gửi lời cảm ơn đến các cán bộ, công chức tại văn phòng Bộ Nội vụ cũng như Bộ Nội vụ đã hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện trong quá trình tìm hiểu thực tế cũng như cung cấp thông tin tài liệu để thực hiện khóa luận của mình Xin chân thành cảm ơn!
  3. LỜI CAM ĐOAN Tôi tên là Ngô Văn Toản. Tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài: “Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ” Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Hà Nội, ngày 9 tháng 5 năm 2017 Người thực hiện Ngô Văn Toản
  4. DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu CCHC Cải cách hành chính CCVC Công chức viên chức TCBM Tổ chức bộ máy TTĐT Thông tin điện tử
  5. MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 5. Giả thuyết nghiên cứu 4 6. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 7. Phương pháp nghiên cứu 4 8. Kết cấu của khóa luận 5 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG. 6 1.1 Lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng 6 1.1.1 . Khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng 6 1.1.2 . Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Bộ 7 1.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng 9 1.2.1 . Khái niệm công nghệ thông tin 9 1.2.2. Khái niệm ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành 11 1.2.3. Khái niệm quản lý và điều hành 13 1.2.4. Vai trò của CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng 14 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ 16 2.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Nội vụ 16 2.1.1. Chức năng của Văn phòng Bộ Nội vụ 16 2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nội vụ 17
  6. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nội vụ 23 2.1.4. Chế độ làm việc của Văn phòng Bộ 24 2.2. Hệ thống các văn bản của Nhà nước và Bộ Nội vụ về Ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành tại cơ quan nhà nước 24 2.2.1. Văn bản của nhà nước quy định về ứng dụng CNTT 24 2.2.2. Văn bản của Bộ Nội vụ quy định về ứng dụng CNTT 26 2.3. Thực trạng việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành tại Văn phòng Bộ Nội vụ 27 2.3.1. Hạ tầng kỹ thuật và phần mềm ứng dụng 27 2.3.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư 29 2.3.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự 39 2.3.4.Ứng dụng CNTT trong công tác an ninh, bảo vệ. 42 2.3.5. Ứng dụng CNTT trong việc quản lý tài chính 43 2.4. Đánh giá 46 2.4.1. Ưu điểm 46 2.4.2. Hạn chế 52 2.4.3. Nguyên nhân 54 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 56 VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG. 56 3.1. Nhóm giải pháp về nhân thức 56 3.2. Nhóm giải pháp về thể chế 57 3.3. Nhóm giải pháp về công nghệ 57 3.3.1. Về hạ tầng kỹ thuật 57 3.3.2. Trong công tác quản lý nhân sự 58 3.3.3. Trong việc quản lý tài chính 60 3.3.4.Trong công tác văn thư 61 3.3.5. Trong công tác an ninh, bảo vệ. 62 3.4. Bảo đảm về môi trường pháp lý 62 3.5. Tăng cường ứng dụng ISO tại văn phòng Bộ. 63
  7. 3.6. Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân lực. 63 3.7. Hiện đại hóa hành chính tại Bộ Nội vụ 64 KẾT LUẬN 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 PHỤ LỤC 70
  8. MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của tin học và Internet, việc ứng dụng các thành tựu nghiên cứu của công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng đã đem lại không ít những thành công và hiệu quả to lớn nhất là trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước đặc biệt trong giai đoạn thực hiện đơn giản hóa các thủ tục hành chính theo đề án 30 của Thủ tướng Chính phủ. Việc dần thay thế, tự động hóa, các thủ tục giấy tờ văn bản theo cách làm việc hiện hành qua đó sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo mới, các cách thức mới trong việc đưa ra các quyết định mang tính chiến lược đồng thời hỗ trợ cán bộ, chuyên viên hoàn thành tốt công việc và nhiệm vụ của mình. Việc cải cách hiệu quả của công tác hành chính đồng nghĩa với cơ quan nhà nước sẽ phục vụ người dân, các tổ chức và doanh nghiệp tốt hơn, góp phần đẩy mạnh công cuộc hiện đại hóa và phát triển đất nước. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng là rất cần thiết nhằm hiện đại hóa công tác hành chính. Chính vì công nghệ thông tin có tầm quan trọng đối với hoạt động của công tác văn phòng như vậy, mặt khác qua thời gian thực tập tại Văn phòng Bộ Nội vụ tôi nhận thấy vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại các hoạt động của văn phòng mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng vẫn còn hạn chế, thiếu sót và chưa đem lại hiệu quả cao. Do đó, tôi xin mạnh dạn đề xuất một vài ý kiến nhằm là hoàn thiện hơn các hoạt động của văn phòng. Vì lý do trên tôi đã chọn đề lài bài khóa luận tốt nghiệp của mình là: “Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ”. Nghiên cứu đề tài này nhằm góp phần làm nâng cao hiệu quả trọng hoạt động quản lý và điều hành văn phòng, và xây dựng một văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp năng động hơn. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý và điều hành văn phòng không còn là một trong những vấn đề mới với những người làm quản trị văn phòng. Có nhiều tác giả cả trong lẫn ngoài nước đã nghiên cứu một cách cụ thể để vận dụng CNTT vào trong văn phòng nhằm nâng cao hơn hiệu quả công tác văn phòng. Dưới đây là một số sách, báo, tạp chí và đề tài nghiên cứu mà tôi được biết. 1
  9. Về các xuất bản phầm gồm: Các giáo trình, sách tham khảo dùng để giảng dạy trong các trường đại học, học viện các trường trung học như: “Xây dựng hệ thống thông tin văn phòng” (Lê Tuấn Hùng) NXB Đại học Quốc gia, xuất bản năm 2005, giáo trình “Vai trò của trang thiết bị trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng” (Đại học quốc gia Hà Nội) xuất bản năm 2005, “Qúa trình quản lý dự án công nghệ thông tin”(Ngô Trung Việt), NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh xuất bản năm 2015, “Giáo trình lý thuyết thông tin” (Vũ Đình Quân), NXB Khoa học và Kỹ thuật, xuất bản năm 2010. Về các bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến công nghệ thông tin được đăng trên các tạp chí như: Tạp chí “Tổ chức nhà nước”, Tạp chí “Khoa học và công nghệ”, tạp chí “Khoa học công nghệ TT&TT”, Tạp chí “Thông tin và Tư liệu” (Bộ KH&CN) . Ngoài ra còn có các bài báo, Tạp chí của các trường học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Bách khoa Hà Nội. Các luận án Tiến sĩ, Thạc sĩ, cử nhân trường đại học: Đại học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Khoa học Xã hội chẳng hạn như. Luận văn Thạc sĩ Quản lý khoa học và công nghệ của tác giả Hoàng Minh Huệ với đề tài: “Giải pháp ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính nhà nước ở Việt Nam” với nội dung trình bày khái quát các khái niệm cơ bản về công nghệ thông tin, cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin. Phân tích thực trạng ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan hành chính ở nước ta. Luận văn Thạc sĩ Hệ thống thông tin của tác giả Bùi Quang Phúc với đề tài: “Ứng dụng công nghệ Web 2.0 (AJAX) vào xây dựng cổng thông tin điện tử” với nội dung trình bày việc xây dựng một cổng thông tin điện tử về luồng công việc tại một cơ quan cấp Bộ. Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học và tài liệu học của tác giả Lê Tuấn Hùng “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ”với nội dung: Nghiên cứu các nguồn văn bản và hoạt động quản lý văn bản trong hệ thống thông tin quản lý của Bộ KH&CN. Tìm hiểu thực trạng tình hình ứng dụng công nghệ thông tin thông qua quá trình mô tả và phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng quản lý văn bản trong 2
  10. hệ thống thông tin quản lý. Từ đó đề xuất các biện pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại Bộ KH&CN. Luận văn Thạc sĩ công nghệ thông tin của tác giả Phạm Thùy Linh với đề tài “Ứng dụng mô hình Rich Internet Application trong phát triển hệ thống quản lý tác nghiệp văn phòng” có nội dung nghiên cứu hiện trạng, mô hình nghiệp vụ và phân tích hệ thống, từ đó phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý tác nghiệp văn phòng theo phương pháp hướng đối tượng. Ứng dụng mô hình Rich Internet Application triển khai phần mềm Quản lý tác nghiệp văn phòng như việc thiết kế giao diện phân hệ: quản lý công văn, quản lý công việc, quản lý thông báo và quản trị hệ thống. Các công trình nghiên cứu nêu tại phần trên đều đề cập đến vấn đề công nghệ thông tin hoặc ở dạng khái quát nhất hoặc được đặt trong phạm vi nghiên cứu cụ thể của từng lĩnh vực, từng phạm vi nghiên cứu cụ thể. Đây có thể nói là nguồn cung cấp tài liệu quý báu về cơ sở lý luận, về kiến thức, về kinh nghiệm để tìm ra những giải pháp phù hợp nâng cao hiệu quả trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng. Có thể nói, ngoài những vấn đề chung thì ở các Bộ, các lĩnh vực khác nhau sẽ cần có những yêu cầu, đòi hỏi, giải pháp khác nhau để nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT trong văn phòng phù hợp với thực tiễn của đơn vị, địa phương trong từng giai đoạn, bối cảnh. Tuy nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu về việc tìm ra giải pháp để nâng cao chất lượng CNTT tại văn phòng Bộ Nội vụ. Chính vì vậy, đây là vấn để cần thiết cần được nghiên cứu một cách cụ thể, toàn diện trên cả phương diện lý luận và thực tiễn để Văn phòng Bộ Nội vụ đáp ứng được vị trí, vai trò của tổ chức này trong cơ quan Bộ Nội vụ. 3. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau: Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công nghệ thông tin trong văn phòng. Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT tại Văn phòng Bộ Nội vụ thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết tại Văn phòng. Thông qua đề tài, chúng tôi mong muốn nâng cao vị trí của CNTT trong nhận thức của Văn phòng bộ nói chung các doanh nghiệp và người dân nói riêng. 3
  11. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và điều hành tại văn phòng Bộ Nội vụ Phạm vi nghiên cứu: Trọng tâm của đề tài này nhằm đề cập đến thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành tại văn phòng Bộ Nội vụ và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng tin học trong hoạt động Quản trị văn phòng. Thời gian nghiên cứu từ năm 2014 đến năm 2016 5. Giả thuyết nghiên cứu Ứng dụng CNTT vào các hoạt động quản lý của Bộ Nội vụ nói chung và công tác Văn phòng nói riêng đã được quan tâm. Tuy nhiên, đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong Văn phòng Bộ Nội vụ cần được quan tâm và đầu tư hơn nữa để nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành tại Văn phòng. 6. Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu lý luận về văn phòng và tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Nội vụ. Phản ánh thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và điều hành tại Văn phòng Bộ. Phản ánh sự tác động của công nghệ thông tin vào chỉ số cải cách hành chính tại Bộ Nội vụ. Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin, chỉ ra những hạn chế thiếu sót trong công tác văn phòng. 7. Phương pháp nghiên cứu a. Phương pháp thu thập và xử lý thông tin Đây là phương pháp chủ yếu để thực hiên bài nghiên cứu này, bao gồm tổng hợp nguồn tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu. Trong quá trình tiến hành, tác giả đã thu thập các thông tin qua sách báo, các nguồn thông tin trên mạng Internet làm cơ sở phân tích, đánh giá trong bài nghiên cứu. b. Phương pháp khảo sát thực địa 4
  12. Tiếp cận trực tiếp đối tượng nghiên cứu bằng cách thực hiện công việc quan sát tại văn phòng, cùng với đó là tra cưu số liệu, tìm hiểu trực tiếp qua nhân viên của văn phòng . Đây là phương pháp quan trọng để tiến hành nghiên cứu nhằm góp phần cho kết quả mang tính xác thực cao. c. Phương pháp phân tích tổng hợp Từ những tài liệu thu thập được, kết hợp với kết quả khảo sát thực địa và từ các thông tin của CNV trong văn phòng, tiến hành xử lí theo từng bước nhỏ, phân tích và đưa ra kết luận. 8. Kết cấu của khóa luận Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, kết luận và phần phụ lục đính kém. Nội dụng của khóa luận được kết cấu gồm 03 chương sau. Chương 1. Cơ sở lý luận văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng. Chương 2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng Bộ Nội vụ. Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng. 5
  13. CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG. 1.1 Lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng 1.1.1 . Khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng a. Khái niệm văn phòng. Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào.Văn phòng ra đời và tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan. Các đơn vị tổ chức, hay các đơn vị chức năng của cơ quan có thể sáp nhập, giải thể, có thể lúc này có, lúc này không có tùy thuộc vào phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan được giao. Riêng văn phòng là đơn vị tổ chức có vị chí đặc biệt quan trọng, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức, điều hành công việc một cách bình thường.[27; 11] Khái niệm “văn phòng”có thể bao gồm những nội dung sau đây: Thứ nhất, văn phòng là một bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư. Hay còn có một số định nghĩa khác nói về văn phòng như sau. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức[.1; 13] Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan[.32; 8] 6
  14. Tóm lại, văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó.[7; 12] b. Khái niệm quản trị văn phòng Quản trị là những hoạt động cần thiết được thực hiện nhằm duy trì và tạo điều kiện cho tập thể con người hoạt động về hướng mục tiêu chung. Quản trị văn phòng không phải đơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ riêng rẽ như viết giấy giới thiệu, soạn thảo công văn giấy tờ, phân loại hồ sơ mà các hoạt động nghiệp vụ phải được tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm tra để hỗ trỡ cho các bộ phận khác hoạt động có hiệu quả Với cách tiếp cận từ một góc độ tổ chức, tác giả trong cuốn Quản trị văn phòng (Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân) định nghĩa “Quản trị là tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức, nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quat và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động”.[6; 14] Mặc dù có những cách tiếp cận khác nhau, nhưng qua các định nghĩa trên, có thể thấy: Quản trị là chức năng, nhiệm vụ cơ bản của những người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm tổ chức, điều hành hoạt động của những cơ quan đó sao cho các nguồn lực được huy động tối đa để đạt được những mục tiêu đã định. Vậy có thể nêu khái niệm về quản trị văn phòng như sau: Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nói chung, cụ thể là hoạch định tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn và kiểm soát các công việc văn phòng nhằm xử lý thông tin để đạt được những mục tiêu đã định trước. 1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Bộ a. Chức năng tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu. Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến tham mưu của cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu. 7
  15. Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Như vậy “tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp” là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Tóm lại văn phòng có vị trí quan trọng trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, trong bộ cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ nói riêng. Công tác văn phòng như Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói là công tác có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm được tình hình sau thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng. Vai trò đặc biệt quan trọng của văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ cơ quan mưu đắc lực cho lãnh đạo bộ, cơ quan ngang bộ trong việc xây dựng, tổ chức thuộc Chính phủ thể hiện ở chỗ tham thực hiện chương trình kế hoạch công tác, trong tổ chức, triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định quản lý trong tổ chức và điều hành hằng ngày của cơ quan.[27;1 4] b. Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị.Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang thiết bị, phương tiện vật chất nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. c. Nhiệm vụ của văn phòng Trên cơ sở chức năng, cơ bản của mình, văn phòng Bộ cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau. Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm của cơ quan; Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Thủ trướng; Thực hiện công tác văn thư lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư và tờ trình đó; 8
  16. Mua sắm thiết bị, xây dụng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan; Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách. Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của bất cứ cơ quan nào. Các cơ quan nhà nước dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên phải tổ chức tốt công tác văn phòng vì văn phòng là đơn vị hay bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan.[27; 12] 1.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng 1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin Hiện nay công nghệ thông tin (CNTT) với những xu thế vượt trội của nó đã đi vào tất cả các lĩnh vực của đời sống. Bộ Nội vụ nói chung và Văn phòng Bộ Nội vụ nói riêng cũng không nằm ngoài những xu thế đó muốn hội nhập, thích ứng nhành chóng với môi trường làm việc ngày càng hiện đại như ngày nay thì càng phải ứng dụng CNTT. Ứng dụng CNTT là rất cần thiết cho hoạt động quản lý của Văn phòng Bộ Nội vụ cũng như cho các hoạt động của thường ngày của các đơn vị, các vụ, cá nhân trực thuộc Bộ Nội vụ trong nhu cầu giải quyết công việc. Chính vì vậy các cơ quan nhà nước có nhiều văn bản triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước nói chung. Bộ Nộ vụ đưa ra các văn bản thực hiện ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, vận hành trong Bộ xem nó như là công cụ hiệu quả để có thể nâng cao hoạt động, chất lượng làm việc của Bộ. Thực hiện theo văn bản ban hành của Bộ đã đề ra tất các vụ, cơ quan trực thuộc Bộ đã tích cực, thực hiệm nghiêm chỉnh việc ứng dụng CNTT vào trong công tác hàng ngày hiệu quả mạng lại rất lớn. Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng anh: Information Technology) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin. CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin. Ở Việt Nam: Khái niệm CNTT được hiểu và 9
  17. định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP được kí ngày 04/08/1993 về phát triển công nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 90. “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.[7; 34] Theo Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị về việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá: Công nghệ thông tin là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ, bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hóa của con người. Theo Luật công nghệ thông tin năm 2007: Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số. Hay theo định nghĩa trong Luật số 67/2006/QH11 Luật công nghệ thông tin tại điều 4 “công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”.[14;56] Trong từ điển Oxford “CNTT là việc nghiên cứu hoặc sử dụng thiết bị điện tử, đặc biệt là máy vi tính, để lưu giữ, phân tích và gửi thông tin”.[29;666] Cần phân biệt rõ khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, khái niệm công nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm tin học có tính khái quát hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thông tin. Nhưng khái niêm công nghệ thông tin lại có tính chất chuyên sâu hơn so với khái niệm tin học. Công nghệ thông tin bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, thiết kế, phát triển, cài đặt và quản lý hệ thống thông tin, các ứng dụng phần mềm và các thiết bị phần cứng. Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể hiện, lưu trữ, xử lý và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện tử và các phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc. Một số khái niệm liên quan đến tin học 10
  18. Phần cứng (Hardware) là thành phần vật lý của một máy tính như màn hình, case, bàn phím, cáp Từ phần cứng ở đây có thể hiểu là một bộ máy tính hoạch chỉ một phần nào đó như máy in hay máy scan. Phần cứng sẽ không thể thực hiện được hoạt động nếu không có phần mềm.[15;196] Phần mềm (Software) là các chương trình điều khiển các hoạt động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ điều hành là chương trình nắm giữ tất cả các chi lệnh làm cho máy hoạt động, bao gồm quá trình khởi động, hiển thị màn hình và sử dụng các ổ để lưu trữ tài liệu. Hệ điều hành cũng quản lý các chương trình như xử lý văn bản, trò chơi, duyệt, Internet. Nó nhận lệnh từ những chương trình này, chuyển chúng tới CPU, sắp xếp hiển thị trên màn hình, lấy kết quả từ CPU và truyền tới ổ cứng để lưu trữ tới máy in. Phần mềm ứng dụng là tất cả các phần mềm khác chạy trong máy tính. Người sử dụng các phần mềm này để thực hiện công việc của hộ. Bộ chương trình Microsoft Oiffce 2007 là một ví dụ về các phần mềm ứng dụng Ứng dụng tin học trong công tác văn phòng là việc ứng dụng những thành tựu tin học trong từng nghiệp vụ cụ thể của văn phòng nhằm hỗ trỡ tốt nhất cho quá trình thực hiện công việc của con người. Ví dụ như ứng dụng tin học trong quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan và thủ trưởng các đơn vị, ứng dụng trong quản lý và lập hồ sơ công việc. Mạng máy tính là một hệ thống gồm nhiều máy tính và các thiết bị được kết nối với nhau bởi đường truyền vật lý theo một kiến trúc (Network Architecture) nào đó nhằm thu thập, trao đổi dữ liệu và chia sẽ tài nguyên cho nhiều người sử dụng. Các máy tính được kết nối với nhau có thể trong cùng một phòng, một tòa nhà, một thành phố hoặc trên phạm vi toàn cầu. Mạng máy tính bao gồm ba thành phần chính: Các máy tính Các thiết bị mạng đảm bảo kết nối các máy tính với nhau; Phần mềm cho phép thực hiện việc trao đổi thông tin giữa các máy tính. 1.2.2 Khái niệm ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành 11
  19. Ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lý và điều hành là việc sử dụng CNTT vào hoạt động quản lý của con người quản lý nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động này. Quyết định 246/2005/QĐ-TTg ngày 26 tháng 4 năm 2005 về chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước. 12
  20. 1.2.3. Khái niệm quản lý và điều hành a. Khái niệm quản lý Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng. Chúng gộp thành 3 dạng chính: Thứ nhất quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà cửa, ruộng đất, tài nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc) Thứ hai quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống (cây trồng, vật nuôi) Thứ ba quản lý các quá trình diễn ra trong xã hội loài người (quản lý xã hội, Đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế các tổ chức) Quản lý nói chung theo nghĩa Tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa quản lý, vừa có nghĩa quản trị. Ngoài ra trong tiếng anh còn có một số thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa là quản lý, vừa có nghĩa là quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa quản trị. Xét về từ ngữ, thuật ngữ “Quản lý” có thể hiểu là hai quá trình tích hợp cho nhau, quá trình quản lý, giữ gìn, duy trì trạng thái ổn định, quá trình lý là sửa sang, sắp xếp”. Còn nhiều quan niệm khác nhau về quản lý Vũ Thị Phụng: “Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hiệu và có kết quả, nhằm đạt được mục tiêu của nhóm”.[17; 34] Đông Thị Thanh Phương “Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra”.[18; 23] Từ những khái niệm cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức. Đó là quá trình tạo nên sức mạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung. Trong các hoạt động quản lý của Bộ nói chung và hoạt động quản lý, điều hành văn phòng Bộ nói riêng nó là phần nhỏ trong trình tự quản lý của Bộ đối với mảng công việc, để giải quyết công việc nào đó người lãnh đạo cũng cần phải nắm rõ cơ sở lý thuyết, lý luận công việc mình cần quản lý. Có như vậy mọi hoạt động của Bộ quản 13
  21. lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mới có thể hoàn thành tốt, đạt được mục tiêu chung đề ra. b. Khái niệm điều hành. Điều hành là một nghệ thuật vì quá trình điều hành liên quan chặt chẽ tới con người, tới cá nhân, tới cộng đồng. Tâm lý học quản lý sẽ giúp người cán bộ quản lý có nghệ thuật ứng xử, tập hợp mọi người có liên quan, bao gồm cả cấp trên, cấp dưới, bạn vè và đồng nghiệp những người trong tổ chức và ngoài tổ chức.[29, 138] Điều hành là một khoa học trong quá trình lãnh đạo, quản lý thường phải giải quyết đồng bộ cả 4 khâu: 1) Ra quyết định: xác định mục tiêu, đề ra chương trình, kế hoạch để thực hiện mục tiêu; 2) Xây dựng tổ chức và cơ chế để huy động và sử dụng nhân lực; 3) Chỉ đạo đôn đốc, giám sát, kiểm sát, kiểm tra việc thực hiện của các cấp, các tổ chức, các đơn vị. 4) Đánh giá tổng kết các kết quả hoạt động so với mục tiêu đề ra trong quyết định. Điều khó nhất trong điều hành là ra được quyết định đúng, xác định được rõ mục tiêu cần đạt được trong từng giai đoạn. Sau đó là tiến hành tốt các bước trong cả 4 khâu để thực hiện được các mục tiêu đã định trong thời gian. Tất cả các vấn đề này sẽ được lãnh đạo văn phòng bàn bạc xử lý đồng bộ, xây dựng thành mục tiêu, chương trình, kế hoạch và bàn cách tổ chức, thực hiện ở cả 4 khâu trong quá trình lãnh đạo, điều hành. 1.2.4. Vai trò của CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng Trong nghị quyết số 36-NQ/TW của Trung ương về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế, Đảng ta đã xác định “CNTT là một công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phát triển mới và bảo vệ tổ quốc trong tình hình mới, là một trong những động lực quan trọng phát triển kinh tế tri thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trong quá trình hội nhập quốc tế; góp phần đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, bảo đảm phát triển nhành, bền vững đất nước”. Ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng tại cơ quan nhà nước nói riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung, góp phần tạo ra một phương thức vận hành thông suốt, hiệu quả của bộ máy công quyền, thông qua việc sử dụng các hệ thống thông tin điện tử. Do vậy, việc ứng dụng CNTT phải được thiết lập chính trong bộ máy quản trị văn phòng tại cơ quan nhà nước và nhờ tính năng đặc biệt của công nghệ mà những mục tiêu thiết lập một bộ máy hành chính hoạt động hiệu quả, năng động và chất lượng sẽ 14
  22. được thực hiện. Lợi ích của CNTT mang lại trong việc quản lý và điều hành văn phòng tại Bộ Nội vụ. Thứ nhất: Giúp tăng cường hiệu quả vận hành quản lý. CNTT giúp thông tin được lưu giữ, xử lý chia sẻ đến các thành viên quản lý một cách liên tục nhanh chóng, nhờ đó quản lý được tất cả các tài sản, trang thiết bị văn phòng tại Bộ từ đó có thể đưa ra những quyết định chính xác cho người quản lý. Thứ hai: Ứng dụng CNTT trong quản lý tại Văn phòng Bộ Nội vụ nói riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung góp phần tạo một phương thức vận hành thông suốt, thông qua việc sử dụng các hệ thống thông tin điện tử. Thứ ba: Ứng dụng CNTT không chỉ giúp việc thực hiện các nghiệp vụ hành chính được nhành chóng, dễ dàng hơn mà còn hỗ trợ cho việc quản lý những công việc đã và đang thực hiện trong cơ quan. Giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt được một cách chung nhất tình hình hoat động của cả cơ quan, làm giảm tối đa những công việc sự vụ thông tin nhanh chóng và chính xác. Thứ tư: Ứng dụng CNTT góp phần làm thay đổi cơ bản cách quản lý, học tập và làm việc của con người văn phòng. Thông qua CNTT, lãnh đạo cơ quan có thể dễ dàng liên kết với nhau hơn trong việc thực hiện điều hành bộ máy văn phòng một cách nhành chóng có hiệu quả và chính xác; kiểm soát tốt hơn mọi hoạt động của cơ quan nâng cao tinh minh bạch và độ tin cậy của thông tin quản lý điều hành. Công nghệ thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng nó vừa là công cụ cần thiết phục vụ hiệu quả cho các quy trình quản lý, hoạt động của toàn bộ. CNTT được xem như là công cụ đắc lực nhất hỗ trợ đổi mới việc quản lý nói chung và quản lý trang thiết bị của văn phòng Bộ Nội vụ nói riêng. 15
  23. CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ 2.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Nội vụ 2.1.1. Chức năng của Văn phòng Bộ Nội vụ Văn phòng Bộ Nội vụ theo quy định tại Điều 1 Quyết định số 36-QĐ/BNV ngày 12-01-2009 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ là tổ chức của Bộ Nội vụ có chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng tổng hợp thông tin, quản lý phục vụ chỉ đạo điều hành, điều phối chương trình làm việc của lãnh đạo Bộ, các cơ quan đơn vị trực thuộc Bộ trưởng theo chương trình, kế hoạch công tác và theo chỉ đạo của Bộ trưởng, văn thư lưu trữ cung cấp thông tin cho báo chí, ngân sách, tài chính, kế toán, tài sản quản trị công sở của cơ quan Bộ Nội vụ. Chức năng tham mưu của văn phòng Bộ chủ yếu là tham mưu về mặt tổ chức điều hành công việc, tổ chức làm việc và hoạt động của cơ quan bộ nói chung. Cụ thể như tham mưu giúp lãnh đạo bộ lập chương trình công tác và tổ chức thực hiện, giúp lãnh đạo bộ chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan một cách thống nhất và chặt chẽ, giúp các đơn vị, tổ chức trong cơ quan phối hợp công tác với nhau giải quyết nhiệm vụ chung của cơ quan có hiệu quả. Ngoài ra văn phòng Bộ còn tham mưu trên một số lĩnh vực công tác có tính chất đặc thù riêng như công tác văn thư –lưu trữ, công tác kế hoạch – tài chính, kế toán – tài vụ. Chức năng tham mưu của văn phòng khác với chức năng của các đơn vị chức năng là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn sau, ở mức độ cao hơn. Chức năng tổng hợp thông tin thể hiện ở chỗ văn phòng là đầu mối thông tin, đầu mối quan hệ giao dịch của cơ quan. Mọi thông tin đi đến khỏi cơ qua Bộ đều phải qua văn phòng. Các thông tin phục vụ sự lãnh đạo và điều hành của lãnh đạo bộ đều được chuyển tải qua hệ thống văn bản đi và đến của cơ quan bộ qua văn thư của Văn phòng. Các thông tin trao đổi, giao tiếp, giao dịch với cơ quan bên ngoài, với cán bộ và nhân dân chủ yếu thu thập được qua văn phòng. Văn phòng là đầu mối thông tin phục vụ lãnh đạo nên nó phải có chức năng tổng hợp thông tin. Chỉ có văn phòng với tư cách là bộ phận cấu thành của bộ máy giúp việc bộ trưởng mới có đủ điều kiện tổng hợp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác. Đồng thời, chỉ có văn phòng mới có đủ điều kiện quản lý, theo dõi xử lý, lưu trữ bảo quản và phục vụ khai thác thông tin một cách hiệu quả. Có thể nói chức năng tổng hợp thông tin là chức năng cơ bản, 16
  24. vốn có của văn phòng, đóng vai trò cực quan trọng trong lãnh đạo và điều hành công việc của cơ quan bộ, đặc biệt trong chức năng ra quyết định quản lý. Tổng hợp là thu thập, xử lý thông tin làm cơ sở cho lãnh đạo ra và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý. Chức năng quản trị hành chính của văn phòng Bộ thể hiện trên các lĩnh vực công tác như: Giúp lãnh đạo bộ quản lý tài chính, tài sản của cơ quan đơn vị theo đúng quy định của nhà nước, tổ chức và quản trị công sở của cơ quan, sắp xếp, bố chí chỗ làm việc cho các đơn vị, bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật và các điều kiện lao động cho các bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức phục vụ trực tiếp các hoạt động vủa lãnh đạo cơ quan và của các đơn vị thuộc cơ quan, chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp giao ban lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị của cơ quan, đơn vị, các chuyến đi công tác trong và ngoài nước của lãnh đạo, tổ chức lễ tân, tiếp dân, tiếp khách trong và ngoài nước đến liên hệ công tác hoặc đến làm việc. Chức năng quản trị hành chính của văn phòng Bộ rất rộng, rất phức tạp và không kém phần quan trọng, Năng suất, chất lượng, hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức, viên chức nói riêng và hoạt động của cơ quan nói chung phụ thuộc không nhỏ vào thực hiện chức năng quản trị hành chính của văn phòng Bộ. Thực hiện tốt chức năng quản trị hành chính trong cơ quan bộ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động của cơ quan thông suốt. Như vậy, văn phòng Bộ có vị chí và vai trò đặc biệt quan trọng trong cơ quan bộ, là “tai mắt”, là “bộ nhớ”, “bộ xử lý thông tin” và là “bộ máy tham mưu giúp việc”của lãnh đạo. Vị trí đặc biệt của nó được quy định nên bởi các chức năng cơ bản như: “tham mưu, thông tin tổng hợp, quản trị hành chính” và hàng loạt các nhiệm vụ đa dạng và phức tạp.[25, 83] 2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nội vụ Nhiệm vụ của văn phòng Bộ là triển khai thực hiện các mục tiêu, nội dung công việc cụ thể của văn phòng Bộ theo các chức năng của văn phòng bộ. Thực hiện các chức năng chủ yếu của mình. Văn phòng Bộ phải thực hiện các nhiệm vụ sau. a. Xây dựng, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ. Có các kế hoạch, chương trình công tác dài hạn như kế hoạch, chương trình nhiều năm, hằng năm, kế hoạch, chương trình hằng quý, hằng tháng, có các kế hoạch 17
  25. chương trình công tác ngắn hạn như chương trình hàng tuần, chương trình của một cuộc họp, một buổi làm việc. Trong các chương trình, ngoài việc nêu nội dung nhiệm vụ công tác cần ghi rõ các giải pháp thực hiện, cá nhân, đơn vị, tổ chức thực hiện, điều kiện cần thiết để thực hiện, thời gian hoàn thành nhiệm vụ, xây dựng kế hoạch hay chương trình công tác cần bám sát chức năng, nhiệm vụ của bộ. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra đơn vị, tổ chức trong bộ thực hiện trong chương trình theo kế hoạch đã để ra. Giải quyết các công việc đột xuất, những khó khăn trở ngại trọng việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, thông tin báo cáo kịp thời cho lãnh đạo để có các giải pháp khắc phục, tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác. b. Công tác thông tin phục vụ lãnh đạo cơ quan  Yêu cầu thông tin cho lãnh đạo Một trong những chức năng, nhiệm vụ quan trọng của văn phòng là tổ chức công tác thông tin và làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. Công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và điều hành công việc hằng ngày của cơ quan, đơn vị là công tác quan trọng và cần thiết nhất. Công tác thông tin của văn phòng Bộ nhằm. Cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, tư liệu cần thiết để nghiên cứu thảo luận quyết định những nhiệm vụ đã được đặt ra trong chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, ngành. Phản ánh kết quả kiểm tra tình hình thực hiện các quyết định, chỉ thi, chương trình, kế hoạch công tác đã ban hành ở các cấp, các ngành, các cơ sở.  Những nội dung nhiệm vụ của công tác thông tin trong văn phòng. Thu thập, xây dựng các cơ sở dữ liệu thông tin Thu thập thông tin là toàn bộ những công việc có liên quan đến việc xác định các nguồn, các kênh thông tin cần thu thập, việc cập nhật thường xuyên các dạng các loại hình gửi đến tới cơ quan. Xác định các nguồn thông tin gửi đến cơ quan Các nguồn thông tin gửi đến Bộ rất quan trọng như Từ các cơ quan Trung ương Đảng, Quốc hội và Chính phủ nhất là các thông tin có tính quy phạm về thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơ quan. Từ các cơ quan nghiên cứu khoa học của Đảng và Nhà nước, từ các tư liệu, tài liệu tham khảo, báo chí trong nước, ngoài nước. 18
  26. Từ các nguồn tin lưu trong kho lưu trữ của Đảng, Nhà nước của các Bộ. Ngoài việc thu thập tin từ các nguồn trên văn phòng còn phải nghiên cứu khảo sát thực tiễn ở các cơ sở, các đơn vị các ngành và trực tiếp báo cáo, thông tin cho lãnh đạo. Cần xác định rõ mối quan hệ với các cơ quan, đơn vị tổ chức khác trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, trên cơ sở đó xác minh mối quan hệ trao đổi thông tin với họ. Xử lý thông tin Xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo trong công tác văn phòng gồm những công việc sau. Kiểm tra xác minh độ tin cậy của thông tin thu thập được. Nghiên cứu, phân tích, so sánh đối chiếu để xác định tính trung thực của thông tin, độ chính xác của thông tin, mức độ tin cậy đầy đủ của thông tin. Trong trường hợp phải nghiên cứu kỹ về nguồn tin để tham khảo và có cơ sở đánh giá chính xác mực độ tin cậy của thông tin. Phân tích thông tin Sau khi kiểm tra xác minh độ tin cậy của thông tin cần tiến hành phân tích thông tin. Cần phân tích từng mặt trong khuynh hướng để chỉ ra bản chất của luồng tin của nguồn tin. Tổng hợp thông tin Để tổng hợp thông tin tốt cần phần tích sâu và kỹ, chỉ qua phân tích tốt mới có thể tổng hợp tốt.Tổng hợp thông tin là phương pháp sắp xếp các thông tin đã được kiểm tra, xác minh và phân tích vào một mối quan hệ mạch lạc, có hệ thống tiêu chí nhất định. Kiến nghị giải quyết Sau khi kiểm tra, xác minh, phân tích và tổng hợp cần có kiến nghị giải quyết những vẫn đề mà thông tin đặt ra. Xác định đúng đối tượng và truyền tin văn phòng cần xác định rõ thông tin này gửi tới ai, truyền theo cách nào. Lưu giữ thông tin Lưu giữ thông tin là việc tích lũy, sắp xếp thông tin một cách có ý thức, có hệ thống để sẵn sang khai thác, tra cứu phục vụ cho công tác thông tin tổng hợp. Việc lưu giữ thông tin không chỉ nhằm phục vụ yêu cầu từng lúc của lãnh đạo mà còn nhằm chủ động chuẩn bị đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin chủ quan của lãnh đạo. 19
  27. c. Thực hiện nhiệm vụ thư ký cho lãnh đạo. Trong lãnh đạo quản lý và điều hành công việc hàng ngày, bộ trưởng và các thứ trưởng cần phải có người giúp việc trực tiếp giải quyết những công việc hành chính có liên quan đến văn bản và những công việc phục vụ khác liên quan đến văn bản. Người giúp việc trực tiếp đó là thư ký. Nhiệm vụ của thư lý gồm. Dự kiến chương trình làm việc hàng tuần, lịch làm việc cụ thể hàng ngày cho lãnh đạo. Thiết lập chế độ, bố chí thời gian làm việc của lãnh đạo: Thời gian dự hội nghị, cuộc họp, thời gian làm việc, tiếp khách Nhắc nhở chuẩn bị mọi điều kiện giúp lãnh đạo thực hiện lịch công tác hằng tuần đã đề ra. Tiếp nhận, xem xét, xử lý ban đầu tài liệu gửi lãnh đạo đề xuất lãnh đạo văn bản đến cần chuyên cho cụ chức năng nào xử lý, chuẩn bị văn bản đề trình lãnh đạo ban hành. Xác định văn bản nào trình trước, văn bản nào trình sau, văn bản nào xin ý kiến trình gấp. Tiếp nhận văn bản trình lãnh đạo ký, kiểm tra lần cuối xem hồ sơ văn bản trình ký đã đầy đủ đúng thủ tục, đúng quy trình chưa. Hệ thống hóa, phân loại, lập hồ sơ lưu trữ, quản lý tài liệu văn bản thành trong hình hoạt động của lãnh đạo. Ghi biên bản, ghi tốc ký ý kiến phát biểu kết luận của lãnh đạo tại các cuộc họp, các buổi làm việc của lãnh đạo với lãnh đạo các vụ chức năng trong cơ quan cũng như các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo đối với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài. Giúp lãnh đạo xử lý thông tin đu và đến qua hệ thống văn bản qua các phương tiện thông tin giao dịch như điện thoại, fax qua mạng thông tin nội bộ của cơ quan bộ. Nhiệm vụ của thư ký trong văn phòng Bộ rất nặng nề và quan trọng. Thực hiện tốt các nhiệm vụ của thư ký sẽ góp phần to lớn vào việc hoàn thành chức năng nhiệm vụ của văn phòng Bộ. d. Tổ chức công tác văn thư, công tác lưu trữ.  Tổ chức công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động của bộ máy quản lý bao gồm công tác tài liệu hóa mọi hoạt động quản lý của cơ quan và tổ chức, công tác văn bản trong quá trình thực hiện chức năng quản lý. Công tác văn thư là công tác khoa học nghiệp vụ, bao gồm một chuỗi các sự việc sau. Nhận tài liệu đến 20
  28. Vào sổ, đăng ký thống kê tài liệu đến Phân phối tài liệu cho các cán bộ, công chức và các bộ phận có trách nhiệm giải quyết Xử lý và giải quyết văn bản Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện và giải quyết công văn, tài liệu Hệ thông hóa và lập hồ sơ những tài liệu đã giải quyết xong Soạn thảo và xây dựng các công văn, tài liệu gửi di các nơi khác Vào sổ thống kê và gửi công văn, tài liệu đi Nộp lưu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan  Công tác lưu trữ Nội dung công tác lưu trữ mà văn phòng Bộ cần phải làm những công việc sau. Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu. Phân loại tài liệu Xác định giá trị tài liệu Thống kê bảo quản tài liệu Xây dựng hệ thống công cụ tra tì tài liệu Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu. e. Tổ chức các cuộc giao ban, các cuộc họp, hội nghị trong Bộ. Trong quản lý, điều hành công việc của cơ quan, nhiều quyết định được quản lý được bàn bạc, thảo luận thông qua tại cuộc họp. Tổ chức tốt các cuộc họp, hội nghị, hội ý giao ban của lãnh đạo bộ với lãnh đạo các bộ, ngành khác sẽ góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả làm việc của lãnh đạo trong việc giải quyết và thông qua các quyết định quản lý. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị là nhiệm vụ thương xuyên gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Bộ. Chẳng hạn các hội nghị sơ kết 6 tháng, hội nghị tổng kết công tác năm của cơ quan bộ, của toàn ngành hay các cuộc họp giao ban lãnh đạo văn phòng có nhiệm vụ chuẩn bị chuẩn bị toàn bộ về cả về nội dung và tổ chức phục vụ. Riêng các hội nghị chuyên đề, phần nội dung các báo cáo đề án do các đơn vị chức năng chuẩn bị, văn phòng bộ tham gia góp ý kiến. Văn phòng Bộ có trách nhiệm cải tiến hoàn thiện việc tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của bộ nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả, tránh lãng phí. f. Quản lý công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan Quản lý công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan là một nhiệm vụ quan 21
  29. trọng của văn phòng Bộ. Nhiệm vụ này được thể hiện như sau. Hướng dẫn các đơn vị trong cơ quan bộ lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nước và tổng hợp xây dựng dự toán thu, chi ngân sách của cơ quan bộ. Tham gia xây dựng dự toán các dự án, đề án, chương trình, mục tiêu, của cơ quan bộ theo quy định của nhà nước; tổ chức triển khai thực hiện dự toán được giao, lại báo cáo quyết toán quý, năm theo quy định gửi cơ quan có liên quan, quản lý chi tiêu thường xuyên. Quản lý tài sản công, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc bộ lập hồ sơ, làm báo cáo, thống kê, đánh giá tài sản công của cơ quan bộ. Tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng tài sản công trong cơ quan. g. Quản trị hành chính Quản trị hành chính là nhiệm vụ phực tạp của văn phòng Bộ. Được thể hiện trên các nhiệm vụ sau: Tổ chức và quản trị công sở của cơ quan bộ. Phân bổ diện tích, sắp xếp, bố chí phòng làm việc cho lãnh đạo bộ, cho các đơn vị thuộc cơ quan bộ. Quản lý việc cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng trụ sở, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật. Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện đi công tác xa và các điều kiện lao động cho cán bộ, công chức trong cơ quan. Lập kế hoạch, dự trù cấp phát trang thiết bị văn phòng phẩm. Tổ chức công tác lễ tân, phục vụ các hội nghị cuộc họp, các cuộc tiếp dân, tiếp khách trong và ngoài nước, các chuyến đi công tác của lãnh đạo bộ. Quản lý đội xe, quản lý việc sử dụng xăng xe theo đúng quy định của nhà nước, đảm bảo xe hoạt động an toàn tuyệt đối. Quản lý đội bảo vệ, bảo đảm trật tự an toàn cho cơ quan, phòng cháy, chống cháy, nổ, bão lụt và các sự cố có thể sảy ra, triển khai việc thực hiện nội quy, quy định về bảo vệ cơ quan, nội quy ra vào cơ quan. Trên đây là những nhiệm vụ quan trọng và cơ bản của văn phòng Bộ. Chúng có mối liên hệ hữu cơ và bổ sung cho nhau, thực hiện tốt nhiệm vụ này sẽ tạo tiền đề cho việc hoàn thành tốt các nhiệm vụ khác. Thực hiện tốt các nhiệm vụ quan trọng và chủ yếu trên cũng có nghĩa là hoàn thành tốt những chức năng chủ yếu của văn phòng. Xong để thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của văn phòng điều cơ bàn là phải nghiên cứu tổ chức bộ máy của văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của nó. 22
  30. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nội vụ Theo Quyết định số 323/QĐ-BNV quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ thì văn phòng Bộ được chia thành các phòng như sau: Chánh văn phòng Phó Chnh văn phòng Phó Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng Phng chức năng Đơn vị trực thuộc Phòng tổng hợp - Thư ký VP đại diện Bộ Miền Nam Phòng kế toán - tài vụ VP đại diện Bộ Miền Trung Phòng chức năng Phòng Thi đua - Khen thưởng Phòng Hành chính -Văn thư – Lưu trữ Phòng Quản trị Phòng Quản lý kỹ thuật Phòng bảo vệ Phòng Quan hệ công chúng Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng Bộ Nội vụ Phòng, đội có trưởng phòng, không quá 02 phó Trưởng phòng do Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo quy định của pháp luật và của Bộ Nội vụ. 23
  31. 2.1.4. Chế độ làm việc của Văn phòng Bộ a) Văn phòng Bộ tổ chức và hoạt động theo chế độ thủ trưởng. Chánh văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Bộ. Giúp Chánh Văn phòng Bộ phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác có các Phó Chánh Văn phòng Bộ; b) Phó Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. c) Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ và Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực về tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Phòng và nhiệm vụ khác được Chánh Văn phòng Bộ giao; các văn bản trước khi trình Chánh văn phòng Bộ phải xin ý kiến Phó chánh văn phòng Bộ phụ trách lĩnh vực. d) Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng, chịu trách nhiệm về lĩnh vực được giao phụ trách và nhiệm vụ chuyên môn được phân công. Các văn bản của phòng phải có ý kiến của Trưởng phòng trước khi trình lãnh đạo văn phòng Bộ. Khi trưởng phòng vắng mặt, một phó trưởng phòng được ủy quyền quản lý văn bản, điều hành hoạt động của phòng theo quy định ; 2.2. Hệ thống các văn bản của Nhà nước và Bộ Nội vụ về Ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành tại cơ quan nhà nước 2.2.1. Văn bản của nhà nước quy định về ứng dụng CNTT Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong Văn thư – Lưu trữ văn bản số 608/LTNN-TTNC ngày 19-11-1999 của cục Văn thư Lưu trữ Quán triệt và tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị về việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá; Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam năm 2010 và định hướng đến năm 2020; Luật giao dịch điện tử được Quốc hội thông qua ngày 29/11/2005 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/03/2006; Luật số 67/2006/QH11 Luật công nghệ thông tin ngày 29/6/2006; Nghị định số 06/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; 24
  32. Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ tăng cường sử dụng hệ thống điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 cua Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình quốc gia về Ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước Giải đoạn 2011-2015; Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 06/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình Quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước Giải đoạn 2011 – 2015; Quyết định số 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin và truyền thông”; Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước Giải đoạn 2016-2020; Quyết định số 621/QĐ-BNV ngày 24/7/2015 của của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành chương trình hành động của Bộ nội vụ thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01 tháng 7 năm 2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hôi nhập quốc tế; Công văn số 2634/BTTTT-THH ngày 17/8/2015 của Bộ thông tin và Truyền thông về việc hướng dẫn xây dựng Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước Giải đoạn 2016-2020; 25
  33. 2.2.2. Văn bản của Bộ Nội vụ quy định về ứng dụng CNTT Để hợp pháp hóa và thực hiện đồng bộ công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của cơ quan, các đơn vị tổ chức trực thuộc. Bộ Nội vụ đã ban hành các văn bản quy định về một số vấn đề có liên quan như: Quyết định số 1764/QĐ-BNV ngày 26/08/2004 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc xây dung hệ thống trang thông tin điện tử của Bộ Nội vụ. Chỉ thị số 59/2005/CT-BNV ngày 14/6/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc triển khai thực hiện giao dịch điện tử trong công tác của Bộ Nội vụ Quyết định 137/2005/QĐ-BNV ngày 26/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành quy chế giao dịch điện tử trong công tác của Bộ Nội vụ Quyết định số 331/QĐ-BNV ngày 26/3/2008 ban hành quy chế Quản lý, tổ chức và duy trì hoạt động của Trang tin điện tử về cải cách hành chính nhà nước của Bộ Nội vụ trên Internet. Quyết định 1752/QĐ-BNV ngày 31/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc trang thông tin điện tử của Bộ Nội vụ hoạt động chính thức trên Internet. Quyết định số 766/QĐ-BNV ngày 31/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc triển khai thí điểm phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Quyết định số 457/QĐ-BNV ngày 4/5/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trang thông tin điện tử của Bộ Nội vụ. Chỉ thị số 01/CT-BNV ngày 22/6/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Bộ Nội vụ Chỉ thị số 02/CT-BNV ngày 22/6/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc tăng cường văn bản điện tử trong hoạt động của Bộ Nội vụ. Quyết định số 427/QĐ-BNV ngày 21/4/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ thành lập ban chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ Nội vụ. Quyết định số 3970/QĐ-BNV ngày 07/01/2016 của của Thứ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Bộ Nội vụ năm 2017 Quyết định số 1142/QĐ-BNV ngày 10 tháng 5 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành kế hoạch công nghệ thông tin trong hoạt động của Bộ Nội vụ Giải đoạn 2016-2020 26
  34. Để tạo cơ chế, cơ sở pháp lý cho việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động của Bộ Nội vụ, trong Giải đoạn 2011-2015, Bộ Nội vụ và các đơn vị trực thuộc đã ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật, văn bản về điều hành về việc ứng dụng CNTT nhằm phục vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ, phục vụ sự chỉ đạo cũng như trong việc tổ chức, xây dựng, quản lý, vận hành hạ tầng kỹ thuật, cơ sở dữ liệu và các hện thống thông tin điện tử của Bộ. Các văn bản đã tạo ra hành lang pháp lý , đưa việc ứng dụng CNTT trong bộ có kết quả, đúng quy định, dần dần đi vào ổn định, có chiều sâu, làm tiền đề cho việc ứng dụng CNTT trong giai đoạn 2016-2020 2.3. Thực trạng việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành tại Văn phòng Bộ Nội vụ 2.3.1. Hạ tầng kỹ thuật và phần mềm ứng dụng a. Hạ tầng kỹ thuật  Tổ chức mạng thông tin điện tử diện rộng Mạng diện rộng của Bộ Nội vụ Bộ Nội vụ đã tổ chức mạng thông tin diện rộng (WAN), bao gồm các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Nội vụ. Mạng LAN Bộ Nội vụ có các mạng Lan tại khối cơ quan Bộ phục vụ cho các đơn vị, tổ chức thuộc khối cơ quan Bộ gồm tại số 8 Tôn Thất Thuyết, Nam Từ Liêm và số 37A Nguyễn Bỉnh Khiêm. Các đơn vị trực thuộc tổ chức mạng Lam tại trụ sở của mình.  Trung tâm tích hợp dữ liệu Bộ Nội vụ có Trung tâm tích hợp dữ liệu do Trung tâm Thông tin Bộ quản lý và vận hành. Tạ các đơn vị trực thuộc Bộ đều có Trung tâm tích hợp dữ liệu của từng đơn vị phục vụ các dịch vụ: Mạng LAN, WAN, Internet, E-mail, Web và các CSDL chuyên ngành  Máy tính, máy chỉ và các thiết bị khác Hệ thống máy chủ Hệ thống máy chủ của Trung tâm tích hợp dữ liệu của Bộ Nội vụ được đặt tại trụ sở chính của Bộ với 16 máy chủ và 02 hệ thông lưu trữ dữ liệu, các máy chủ đang hoạt động nhằm phục vụ các nhiệm vụ và dịch vụ: quét và diệt các thư rác, Backup dữ 27
  35. liệu, CSDL hệ thống thư điện tử, e-Office Serev, Active Directoy; SQL Server, CSDL Hội, CSDL cán bộ, công chức. Tại các đơn vị trực thuộc Bộ đều có Trung tâm tích hợp dữ liệu của từng đơn vị phục vụ các dịch vụ: mạng Lan, Wan, Internet, Email, Web Các kết nối mạng 100% các đơn vị trực thuộc Bộ đều có mạng LAN, một số đơn vị đã triển khai kết nối WAN Đơn Hạ tầng kỹ thuật vị - Tổng số cán bộ, công chức, viên chức được trạng bị máy tính: 406 - Tổng số mạng nội bộ Lan: Trong giai đoạn 2011-2015 đã hoàn thiện xây dựng mạng nội bộ (LAN) tại 2 trụ sở của Bộ đảm bảo kết nối và chia sẻ dữ liệu. - Tổng số máy chủ: 16 Bộ - Tổng băng thông đường truyền Internet: 130Mb/s Nội - Tổng số kết nối Internet: 406 vụ - Tổng số máy tính được trang bị phần mềm diệt virut: 406 (đạt 100%) - Hệ thống lọc thư rác, bảo đam an toàn cho thư điện tử: InterScan Messaging Security Suite của trên Micro. - Hệ thống báo cháy tại trung tâm tích hợp dữ liệu - Hệ thống chống sét phòng máy chủ Bảng 2.1. Hạ tầng kỹ thuật 28
  36. 2.3.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư  Khái niệm ứng dụng CNTT trong công tác văn thư CNTT là một ngành ứng dụng công nghệ vào quản lý xã hội, xử lý thông tin. Có thể hiểu CNTT là ngành sử dụng máy tính và các phương tiện truyền thông để thu thập, truyền tải để thu thập, lưu trữ, quản lý và tra tìm thông tin Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả. [7; 99] Như vậy ta có thể thấy ứng dụng CNTT trong văn thư – lưu trữ là việc áp dụng các công cụ tin học để xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhành chóng, chính xác; nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong các tổ chức chính trị, tổ chức kinh tế, cơ quan, tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia [14; 298] Công tác văn thư bao gồm các nội dung như sau: Soạn thảo và ban hành văn bản Quản lý văn bản Quản lý con dấu Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ Việc ứng dụng công nghệ thông tin cho phép cán bộ, công chức thay thế lao động thủ công bằng tự động hóa nhiều khâu của công tác văn thư như: Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, tra cứu văn bản và cung cấp thông tin văn bản Do đó, sẽ đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhành chóng, kịp thời, hỗ trỡ đắc lực cho lãnh đạo cho cơ quan trong việc ra quyết định và điều hành hoạt động. Nhờ vậy, hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan được nâng cao, điều kiện lao động của cán bộ, viên chức làm công tác văn thư, giấy tờ sẽ được cải thiện. Theo tôi tìm hiểu thì ứng dụng CNTT trong văn thư chỉ được áp dụng trong công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản. Còn các nghiệp vụ như bảo quản con dấu, lập hồ sơ chưa được triển khai. 29
  37. 2.3.2.1.Quản lý công tác văn thư a. Việc soạn thảo văn bản Việc ứng dụng CNTT trong soạn thảo văn bản là phổ biến nhất vì trong quá trình soạn thảo, người thảo văn bản có thể sửa chữa, bổ sung câu hoặc thay đổi phần đoạn khác trong văn bản, tạo một văn bản mà không tốn thời gian, văn phòng phầm. Văn phòng của Bộ Nội vụ hàng năm ban hành rất nhiều văn bản ở nhiều thể loại văn bản khác nhau và có quy định rõ ràng và nghiêm ngặt theo đúng thể thức, nội dung. Toàn bộ việc soạn thảo tại Văn phòng Bộ Nội vụ được tiến hành trên máy tính, sử dụng phần mềm soạn thảo là Microsoft Office. Các quy định về thể thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, sao văn bản, bằng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao; mẫu chữ thực hiện tuân thủ theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Tại văn phòng Bộ quy trình soạn thảo tuân thủ theo 5 bước như sau. Bước 1: Xác định mục đích, nội dung ban hành văn bản. Từ đó xác định được hình thức phù hợp. Khi có yêu cầu về soan thảo thì văn thư phải hiểu được văn bản đó được xây dựng như thế nào, phản ảnh vấn đề ỳ, văn bản nhằm mục đích ỳ, nội dung và văn bản đó phải thể hiện như thế nào cho hợp lý. Bước 2: Thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành Đây là một công việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hành văn bản vì thu thập thông tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh động hơn, đầy đủ và phù hợp với thực tế hơn. Văn phòng được coi là đầy đủ các thông tin là văn bản có đầy đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế. Bước 3: Xây dựng đề cương và viết bản thảo Đây là công việc chính, quan trọng trong khâu soạn thảo văn bản vì nếu làm cẩn thận, chính xác bước này thì văn bản khi ban hành mới phát huy hết được hiệu lực và mục đích của văn bản hướng tới. Bước 4: Trình duyệt dự thảo văn bản, sau khi văn bản được soạn thảo chuyên viên trình lãnh đạo xem xét, kiểm tra nội dung văn bản đã hợp lý chưa. Bước 5: Làm thủ tục phát hành văn bản Đối với văn bản nào mẫu hóa được cài đặt mặc định vào máy tính, khi cần soạn thảo hình thức văn bản nào, người thảo chỉ cần gõ lệnh theo yêu cầu và thực hiện việc 30
  38. soạn thảo nội dung văn bản theo mẫu gồm một số văn bản sau: giấy mời, giấy giới thiệu, các loại quyết định, công văn, Việc sọan thảo văn bản được tuân thủ theo đúng các bước tuân thủ quy trình, đảm bảo tính thống nhất, chuyên môn hóa nâng cao chất lượng công tác nghiệp vụ văn phòng. Làm tốt việc soạn thảo văn bản góp phần cập nhập thông tin nhành chóng. Trong các bước trên ta có thể thấy bước 3 đã ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình soạn thảo văn bản tại Bộ Bội vụ. b. Quản lý văn bản  Mô tả kỹ thuật Chương trình Quản lý văn bản Chương trình quản lý văn bản được xây dựng dựa trên phần mềm nền tảng, gồm các nhóm chức năng chính như sau:  Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến Bước 1: Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến Văn bản được tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau có thể qua bưu điện bằng chuyển phát hành hoặc thường, trực tiếp. Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận các loại văn bản, báo, tạp chí, bưu phẩm gửi đến Bộ và ký nhận với nhân viên bưu điện. Tiếp nhận văn bản qua máy Fax Khi văn bản được chuyển qua máy fax thì nơi Fax văn bản sẽ liên hệ với phòng văn thư sau khi tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục xử lý văn bản theo quy chế văn thư tại Bộ. Tiếp nhận bì văn bản. Sau khi đã tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra số lượng bị và phân loại thành 2 loại được bóc bì hay không được bóc bì. Loại được bóc bì là những bì được chuyển đến các vụ trong bộ, tất cả những bì đóng dấu mức độ mật như: Mật, Tuyệt mật vẫn bóc bì bình thường. Nhập bì đến trên phần mềm Bước 1: Nhấn nút trên màn hình sẽ hiện ra như sau 31
  39. Khi văn bản đến có bì là tên riêng, Tạp chí nghiên cứu Nhà nước, thanh tra bộ, Lãnh đạo bộ, Viện nghiên cứu Khoa học Nhà nước thì không được bóc bì mà phải nội dung theo giao diện trên. Ví dụ như. Nếu văn bản có độ mật là: Mật, Tuyệt mật; Tối mật thì phải nhập vào ô Đổ khẩn thể hiên trên văn bản là: Hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ thì phải nhập vào ô để kịp thời chuyển đến cho các đơn vị, cá nhân Bước 2: Sau khi nhập đầy đủ thông tin thì ấn để ghi lại thông tin vừa nhập và thêm sổ bì mới. Bước 2: Đăng ký văn bản đến Đóng dấu, ghi ngày tháng, đến và đăng ký văn bản vào phần mềm quan lý văn bản tại Bộ. Những văn bản được gửi đến Bộ sau khi kiểm tra, bóc bì, đóng dấu, ghi ngày tháng, trình ký thì văn bản được chuyển sang bộ phận Scan văn bản, 2 máy Scan văn bản tại phòng được kết nối trực tiếp tới máy tính của cán bộ văn thư. Cách ghi nội dung trên dấu đến. Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến, bắt đầu từ số 01 vào ngày làm việc đầu tiên trong năm và kết thúc vào ngày làm việc cuối cùng của tháng 12 hàng năm. Ngày đến là ngày, tháng, năm đối với những ngày dưới 10 và tháng dưới 2 thì phải thêm số 0 đằng trước, đối với năm thì ghi theo đúng năm dương lịch. Sau khi văn bản được Scan và chuyển cho các vụ qua phần mềm, các vụ có trách nhiệm tổng hợp và xử lý văn bản theo đúng quy định của pháp luật. Đăng ký văn bản vào sổ đăng ký Tại văn thư Bộ Nội vụ sổ đăng ký và chuyển giao văn bản gồm 32
  40. Thứ nhất: Sổ chuyển giao công văn đầy là sổ chuyển giao công văn đến cho các đơn vị trong Bộ. Sau khi văn bản được nhập vào hệ thống QLVB trên phần mềm thì cuối giờ chiều cán bộ văn thư tiến hành in trực tiếp sổ văn bản từ trên phần mềm xuống. Sổ chuyển giao được cán bộ văn thư ghi rõ từng vụ, kèm theo giấy nhớ sau đó chuyển văn bản cho các vụ, các vụ có trách nhiệm đếm số lượng văn bản, xem có khớp với số lượng trong sổ chuyển giao hay không sau đó ký nhận văn bản. Cán bộ văn thư phải nhập đầy đủ nội dung thông tin như Cơ quan ban hành văn bản Số ký hiệu văn bản Ngày Văn bản Loại văn bản Trích yếu nội dung văn bản Đơn vị phối hợp xử lý Ý kiến phân xử Ký nhận Thứ hai sổ đăng ký và chuyển giao bì thường đây là sổ chuyển giao các công văn là bì văn bản được gửi trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ. Các bì sau khi được phân loại và đăng ký sẽ được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ bì và thả vào trong hòm văn bản. Sổ này bao gồm các cột thông tin và cán bộ văn thư phải ghi đầy đủ thông tin các cột, bao gồm Số thứ tự bì. Số kí hiệu: Đây là số kí hiệu cơ quan đó gửi bì, được ghi ở ngoài bì thư Cơ quan ban hành bì. Người nhận bì thư: là thông tin của đơn vị hoặc cá nhân được ghi ở ngoài bì thư Mực đổ khẩn: Bao gồm hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ Mực độ mật: Bao gồm “Mật, tối mật, tuyệt mật” Hiện trạng: Xem bì vẫn còn nguyên hay đã bị bóc Người ký nhận Bì: là chữ ký của cá nhân, đơn vị ký nhận bì Thứ ba, Sổ đăng ký văn bản mật đến. Sau khi được phân loại và trình ký lên lãnh đạo, văn bản được chuyển sang một máy tính không kết nối với Internet được cán 33
  41. bộ văn thư nhập để đảm bảo sự an toàn của văn bản. Văn bản Mật không được Scan văn bản mà nhập trực tiếp. Thông tin văn thư, lưu trữ có giá trị mât không được kết nối vào mạng Internet. Thông tin tài liệu liệu lưu trữ có giá trị lịch xử, kết thúc giá trị hiện hành phải được cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước cho phép mới được kết nối vào mạng Internet [14; 299] Thứ 4: Sổ đăng ký đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân hay tổ chức đây là sổ dành riêng cho việc đăng ký văn bản với mục đích là đơn thư. Sau khi được phân loại bì và được bóc bì cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu đến, ghi ngày tháng và trình cho lãnh đạo phê. Sau khi đơn thư được phê xong sẽ tiến hành vào phần mềm QLVB, cán bộ văn thư sẽ ghi những nội dung như. Ngày tháng năm ban hành văn bản Số ký hiệu nếu có Cơ quan ban hành văn bản Nội dung đơn thư Đơn vị hoăc người nhận theo đúng bút phê của lãnh đạo Người ký nhận.  Quy trình đăng ký văn bản đến trên phần mềm. Tiếp nhận văn bản đến: Chức năng này dùng để cập nhập các thông tin văn bản đến vào các hệ thống phần mềm. Bước 1: Chọn mục văn bản đến Bước 2: Kích đúp chuột vào phần thêm mới văn bản đến Bước 3: Sau khi kích chuột vào phần thêm mới thì phần mềm sẽ hiển thị như sau: 34
  42. Bước 4: Nhập thông tin văn bản đến và thông tin xử lý. Trong đó Phần “Thông tin văn bản đến” dùng để quản lý văn bản, người sử dụng cập nhật thông tin của văn bản để phục vụ tra cứu và quản lý về sau Nhấn nút chọn để đính kèm tệp nội dung bản mềm của văn bản. Nhấn nút sau khi đã nhập toàn bộ nội dung của văn bản trên phần mềm và ấn F7 để chuyển sang nhập một văn bản khác. Nhấn nút sau khi nhập nội dung văn bản xong mà văn bản kế tiếp có nội dung tương tự chỉ khác số văn bản thì ấn F9 để sao chép nội dung văn bản trước và chỉnh sửa để giảm chi phí thời gian.  Quy trình quản lý văn bản đi Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Kiểm tra thể thức văn bản Trước khi văn bản được phát hành, Văn thư Bộ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót văn bản sẽ được trả lại và yêu cầu khắc phục lỗi mới được ban hành văn bản. Ghi số ngày tháng ban hành văn bản Ghi sổ của văn bản Tất cả văn bản đi của Bộ Nội vụ sau khi đã kiểm tra đầy đủ về thể thức sẽ được văn thư vào sổ theo dõi trên hệ thông số trung của Bộ trên phần mềm quản lý văn bản đi. Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng. Việc ghi số văn bản được thực hiện theo quy định tại Bộ tại điểm a, khoản 1, Điều 8, thông tư số 01/2011/TTBNV. Ghi ngày tháng năm. 35
  43. Việc ghi ngày, tháng năm của văn bản quy pháp luật được thực hiện quy định của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiên theo quy định của pháp luật hiện hành. Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TTBNV. Văn bản mật được đánh số và ký hiệu riêng Bước 2: Đăng ký văn bản Hệ thống sổ đăng ký văn bản đi của Bộ: Sổ đăng ký văn bản đi (văn bản hành chính, văn bản cá biệt, văn bản quy phạm pháp luật) Sổ đăng ký văn bản mật; Trên phần mềm qlvb.moha.gov.vn văn bản đi được đăng ký theo cơ sở dữ liệu. Cán bộ văn thư cần nhập những nội dung sau Tiêu chí Thao tác Ghi chú Số ký hiệu văn bản Tự nhập Bắt buộc Năm mặc định theo thời Ngày, tháng văn bản Tự nhập gian hiện tại Loại văn bản Tự nhập Bắt buộc nhập Chích yếu Tự nhập Bắt buốc nhập Người soạn thảo Tự nhập Bắt buộc nhập Độ mật Tự nhập Mặc định là thường Độ khẩn Tự nhập Mặc định là Thường Lãnh đạo lý Tự nhập Bắt buộc Bảng 2.2. Nội dung cần nhập trên phần mềm qlvb.gov.vn Việc ứng dụng CNTT với chương trình quản lý văn phòng thì việc tra tìm văn bản và thống kê được thuận lợi, nhành chóng. Bên cạnh chức năng chính của chương trình là quản lý danh sách văn bản đi – đến, danh sách công việc Thì chương trình còn có chức năng quản lý công việc và quản lý hệ thống Bước 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 36
  44. Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ cở văn bản của từng vụ trực thuộc bộ gửi xuống văn thư. Nơi nhận được xác định rõ ràng cụ thể trong văn bản nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp, báo cáo, giám dát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản, không gửi vượt cấp. Giữ gìn bí mật của văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời gian quy định Đóng dấu cơ quan Sau khi kiểm tra về thể thức văn bản, và được lãnh đạo văn phòng ký duyệt thì cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu cơ quan, hay cá nhân tùy thuộc vào chức năng quyền hạn của văn bản. Khi đóng dấu văn bản phải trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái. Dấu phải đóng ngay ngắn, gọn gàng đúng theo quy định. Đóng dấu giáp lai Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo. Dấu được đóng vào giữa mét phải của văn bản, hoặc phụ lục của văn bản Bước 4: Làm thủ tục phát hành văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Sau khi văn bản được đóng dấu xong, văn bản được chuyển sang máy tính để nhập bì thư trên hệ thống phần mềm gửi cho bưu điện.Để bưu điện có thể kiểm soát được số lượng bì gửi đúng đến nơi nhận văn bản. Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện Những văn bản đã làm đầy đủ thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày đăng ký chậm nhất là sang sáng ngày hôm sau. Đối với văn bản hoả tốc, hỏa tốc hẹn giờ thì phải chuyển phát ngay khi làm đầy đủ thủ tục phát hành. Việc chuyển phát trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản Chuyển phát văn bản qua máy fax. Trong trường hợp văn bản gấp mà bưu điện chưa kịp chuyển đến thì cán bộ văn thư phải gửi bản fax và thông báo đến người nhận. Bước 5: Lưu văn bản đi Mỗi văn bản được lưu 2 bản, bản gốc được lưu tại văn thư Bộ và bản chính được trả lại đơn vị soạn thảo để lưu. Bản gốc được lưu tại văn thư phải xếp theo đúng thứ tự số thứ tự đăng ký văn bản. 37
  45. 2.3.2.2. Điều hành công tác văn thư Sau khi nhân viên văn thư hoàn thành xong quá trình xử lý văn bản và chuyển văn bản về các người, đơn vị xử lý trên phần mềm. Các vụ, đơn vị phải có trách nhiệm thông báo cho người đứng đầu các vụ để xử lý văn bản để cho kịp thời. Trên hệ thống quản lý văn bản đi và đến tại Bộ Nội vụ được kết nối trực tiếp với máy tính của Chánh, phó chánh văn phòng Bộ. Công việc được giao cho một cá nhân hoặc một tập thể trong cơ quan thông qua hệ thống thông tin này, tại máy tính của cá nhân hoặc các vụ sẽ hiển thị thông báo rằng có công việc cần giải quyết. Chỉ khi nào nội dung công việc đó được mở ra xem thì thông báo nhắc việc đó mới tự động biến mất. Bên cạnh đó Chánh văn phòng có thể xem và biết được công việc đó đã hoàn thành hay chưa hay đang thực hiện hoặc đã thực hiện xong thông qua bảng chỉ thị đã được xác định. Ví dụ công việc đang giải quyết thì máy sẽ hiển thị màu vàng tại dòng tên của công việc đó, giải quyết xong rồi thì phần mềm sẽ hiện màu xanh, chưa giải quyết sẽ là màu đỏ. Qua đó lãnh đạo có thể nhắc nhở nhân viên của mình thực hiện công việc được giao. Việc này cũng mang ý nghĩa tích cực đối với người thực hiện, tránh tình trạng quên công việc. Nếu là một công việc giao cho nhiều người thực hiện hoặc cho ý kiến, phần mềm hệ thống sẽ công cụ tổng hợp các ý kiến, tức là các ý kiến sẽ được tập hợp lại thành một tài liệu. Chánh văn phòng hay người có trách nhiệm tập hợp sẽ đọc được tất cả các ý kiến đó. Đối với công việc đòi hỏi sự phối hợp giữa cơ quan với các đối tác bên ngoài, thông thường sẽ rất khó kiểm soát cụ thể tiến độ thực hiện của công việc. Việc kiểm soát này chỉ có thể thực hiện được qua tất cả những văn bản trao đổi với bên ngoài có liên quan đến công việc (bao gồm cả công văn đi và đến) đây chính là việc theo dõi hồi báo. Công nghệ thông tin cung cấp giải pháp cho vấn đề này thông qua việc tự động tập hợp toàn bộ văn bản đi và đến có liên quan tới công việc, một số vấn đề được đưa vào một tệp dữ liệu và sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian hình thành, Chánh văn phòng chỉ cẩn mở tên công việc hoặc vấn đề quan tâm sẽ biết được tiến độ thực hiện đến đâu thông qua các văn bản được tập hợp trong đó. Thông qua phần mềm quản lý văn bản Chánh văn phòng có thể kiểm soát, chỉ đạo và điều hành trong quy trình quản lý văn bản đi – đến. 38
  46. Trên giao diện phần mềm quản lý văn bản đến Chánh văn phòng ấn vào mục có nghĩa là khi các văn bản được chuyển về cho các vụ, mà các vụ chưa kịp xử lý thì phần mềm sẽ tự động báo là văn bản chưa được xem. Ngược lại nếu văn bản đã được các vụ xử lý thì chọn vào mục từ đấy có thể biết được ai là người xử lý văn bản, và hạn trả lời văn bàn là bao giờ. Đối với các văn bản gửi đến các lãnh đạo (Bộ trưởng, thứ trưởng, Chánh văn phòng) sau khi văn bản được lãnh đạo phê duyệt sẽ được chuyển xuống phòng văn thư nhập các thủ tục. Chọn là người trực tiếp xử lý văn bản. ý kiến, điều hành chuyển đến các vụ. Đối với văn bản liên quan đến 2 đơn vị trở lên thì văn bản sẽ được chuyển trực tiếp đến các đơn liên quan. Ta có nhận thấy rằng vị trí Chánh văn phòng là người phụ trách chung công việc của văn phòng, chịu trách nhiệm trước bộ trưởng, trước pháp luật về việc tổ chức và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng bộ. Chánh văn phòng có vai trò quan trọng, trực tiếp tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo Bộ quản lý, điều hành công việc chung của bộ trực tiếp tiếp xúc với thứ trưởng, bộ trưởng trong giải quyết công việc hàng ngày của bộ. 2.3.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự Ngày 08/05/2012, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 41/2012/NĐ-CP, quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập. Ngày 22/04/2013, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 36/2013/NĐ-CP, quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức. Ngày 25/6/2013, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số Thông tư số 14/2012/TT-BNV và Thông tư số 05/2013/TT-BNV hướng dẫn thực hiện Nghị định số 41/2012/NĐ-CP và Nghị định số 36/2013/NĐ-CP. 39
  47. Phần mềm quản lý cán bộ công chức viên chức không chỉ cung cấp khả năng quản lý tổ chức bộ máy và hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức mà còn hỗ trợ triển khai kết quả của đề án xác định vị trí việc làm nhằm cải cách tổ chức, xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Quản lý cán bộ công chức viên chức sẽ cung cấp đầy đủ công cụ giúp cơ quan dễ dàng triển khai kết quả của đề án xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức với phần mềm, áp dụng khung năng lực trong quản lý & phát triển nguồn nhân lực, hình thành bộ tiêu chuẩn năng lực cho từng vị trí việc làm và mang đến nhiều lợi ích cho cơ quan. Hiện nay Văn phòng Bộ Nội vụ có 11 đơn vị trực thuộc, tại cơ sở miền Trung và miền Nam có 01 đơn vị đại diện cho văn phòng Bộ. Với cơ quan lớn như Văn phòng Bộ Nội vụ, có số lượng đông đảo, thì việc ứng dụng tin học quản lý nhân sự là rất cần thiêt. Theo khảo sát thì văn phòng Bộ đang dùng phần mềm DTSOFT trong quản lý nhân sự. Phần mềm DTSOFT là sử dụng các ứng dụng CNTT để nâng cao chất lượng quản lý, chỉ đạo và điều hành trong công tác tổ chức của Văn phòng Bộ. Nó giúp giảm thời gian giải quyết các công việc sự vụ để tập trung vào công tác hướng dẫn chỉ đạo cơ sở và hoạch định chính sách nhằm đáp ứng những yêu cầu cấp bách nền hành chính, tinh giản biên chế của Nhà nước, góp phần tích cực vào việc chuẩn hóa cán bộ, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức của Văn phòng Bộ. Phần mềm DTSOFT cho phép người sử dụng xử lý rất nhiều nghiệp vụ trên đó bao gồm. Nhập thông tin hồ sơ: Chức năng này bao gồm các hoạt động như nhập thông tin hồ sơ, chỉnh sửa, in hồ sơ. Đây là chức năng chính của phần mềm Quản lý nâng lương Lập kế hoạch biên chế Lập danh sách nghỉ hưu Quản lý công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức Đánh giá cán bộ, công chức Tìm kiếm hồ sơ Tra cứu thông tin Báo cáo tiền lương  Quản lý nhân sự 40
  48. Hiển thị sơ đồ và cấu trúc theo dạng đồ thị với chức năng“drill-down” cho phép xem các thông tin chi tiết. Quản lý các thông tin khác về nhân sự: Thông tin cá nhân, học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm, quá trình làm việc; khen thưởng, kỷ luật, hợp đồng lao động, đánh giá. Lưu số liệu các nhân sự đã nghỉ việc, nhân sự thử việc, nhân sự chưa ký hợp đồng, nhân viên hết hạn hợp đồng. Có các công cụ tra cứu và lập báo cáo thuận tiện cho việc phân tích và lập kế hoạch nhân lực. Kết nối chặt chẽ với phân hệ tính lương để cập nhật đồng thời các số liệu về lương, phụ cấp được hưởng, số thuế thu nhập phải nộp.  Quản lý tuyển dụng Thông tin về nhu cầu tuyền dụng: Phòng ban có nhu cầu, vị chí, yêu cầu công việc. Hồ sơ ứng viên: Sơ yếu lý lịch, quá trình học tập, công tác, bằng cấp, kinh nghiệm chuyên môn Lưu trữ thông tin về đợt tuyển dụng, kết quả thi tuyển của từng ứng viên để có thể tái sử dụng giúp giảm chi phí về tuyền dụng. Tự động chuyển đổi toàn bộ thông tin ứng viên sang thông tin nhân viên với những người trúng tuyển hoặc xét tuyền  Tính lương Theo dõi nhiều hình thức làm việc khác nhau: Làm nửa ngày, cả ngày, thời vụ; Khai báo nhóm nhân viên theo mức lương; Cập nhật các tài khoản tiền có liên qua đến tiền lương như: Phụ cấp, các khoản phải trả thay cho BHXH, thưởng phạt; Tự động áp dụng hệ số lương riêng cho các ngày nghỉ lễ và ngày nghỉ phép theo bảng khai báo của người sử dụng;  BHXH, BHYT Theo dõi toàn bộ quá trình đóng BHXH, BHYT của toàn thể nhân viên trong cơ quan. Tham gia đóng và thực hiện quyết toand BHXH, BHYT; Cập nhật các thông tin về các chế độ được hưởng BHXH: Nghỉ ốm, nghỉ dưỡng sức, thai sản, hưu chí ; 41
  49. Ngoài các nghiệp vụ chính như quản lý hồ sơ nhân sự, đánh giá nhân sự thì còn có quản lý về thời gian làm việc của cán bộ, công chức. Trước kia việc quản lý thời gian của cán bộ công chức còn nhiều hạn chế chủ yếu vẫn là các quy định trên giấy tờ, nên dẫn đến tình trạng người làm người chơi. Hiện nay, đã hạn chế được các nhược điểm đó, ngoài các quy định của bộ, thì văn phòng Bộ cho lắp đặt các máy kiểm soát bằng thẻ cảm ứng từ để có thể kiểm soát về thời gian, làm việc của cán bộ, công chức. 2.3.4.Ứng dụng CNTT trong công tác an ninh, bảo vệ. 2.3.4.1. Vai trò của công tác an ninh, bảo vệ Theo Nghị định 06/2013/NĐ-CP quy định bảo vệ cơ quan ban hành ngày 09/01/2013 và có hiệu lực ngày 01/03/2013 công tác bảo vệ có ý nghĩa rất quan trọng trọng sự hình thành, hoạt động của bất cứ một cơ quan hay doanh nghiệp nào. Nếu làm tốt công tác bảo vệ thì sẽ giúp cho mọi hoạt động công việc của cơ quan, doanh nghiệp được thông suốt, giúp cơ quan hoạt động được ổn định, tránh được những vấn đề như cháy nổ, trộm cắp, tình trạng mất an ninh trật tự, kiểm soát việc ra vào của mỗi cơ quan hơn nữa sẽ góp phần vào việc xây dựng văn hóa công sở của mỗi cơ quan, tổ chức giúp cho mọi hoạt động trở nên chuyên nghiệp và hiện đại hơn. Còn tại Bộ Nội vụ công tác bảo vệ an ninh được lãnh đạo quan tâm và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này với việc đầu tư hàng loạt các hệ thống như: Hệ thống chữa cháy tự động, báo cháy tự động, Camera an ninh, cửa ra vào tự động vì thế đẫ giảm bớt được chi phí và nhân sự của cơ quan vào các công việc này. Hệ thống camera được lắp đặt và kết nối với hệ thống máy tính đảm bảo việc xử lý khi gặp sự cố trong thang máy. Những khu vực khác không có hệ thống camera, hạn chế việc kiểm soát việc ra vào của cơ quan. 2.3.4.2. Hệ thống camera  Nguyên lý hoạt động camera tại Bộ Nội vụ Trong quá trình thực tập 02 tháng tại văn phòng Bộ được sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo và nhân viên bảo vệ trong Bộ tôi đã nghiên cứu và tìm hiểu được nguyên lý hoạt động của hệ thống camera tại Bộ Nội vụ như sau: Bước 1.Toàn bộ hình ảnh được các Camera quan sát tiếp nhận và được chuyền về trung tâm thông qua mạng cáp truyền dẫn tín hiệu riêng của từng Camera 42
  50. Bước 2.Tại trung tâm, tín hiệu truyền về từ các Camera được xử lý nhờ bộ chia hình sau đó đưa lên màn hình để theo dõi và giám sát. Màn hình giám sát có khả năng hiển thị luân phiên các hình ảnh (chia nhiều hình ảnh hay hiển thị một hình ảnh). Bước 3.Hình ảnh được lưu lại trên trong ổ cứng nhờ đầu ghi chuyên dụng và có thể phát lại vào bất cứ lúc nào. Việc tìm kiến hình ảnh lưu trữ rất thuận tiện nhành chóng nhờ khả năng tìm kiếm theo thời gian của đầu ghi hình. Bước 4.Với Camera IP kết hợp với công nghệ ADSL.Nhân viên sử dụng theo dõi được hình ảnh ở bất cứ đâu 2.3.4.3. Hệ thống kiểm soát ra vào Qua thời gian thực tập 02 tháng tôi tìm hiều được nguyên lý, cấu tạo của hệ thống quản lý ra vào tại Bộ Nội vụ như. Giới thiệu các thành phần của hệ thống kiểm soát ra vào cửa: Đầu đọc kiểm soát ra vào là nơi kiểm tra tính hợp lệ, cho phép hay không cho phép một người nào đó ra hay vào khu vực kiểm soát. Hệ thống chốt cửa: Ngăn chặn ra vào tự do Thẻ cảm ứng Hệ thống quản lý trên máy tính: Quản lý vào ra, thao tác từ xa vào các đầu đọc kiểm soát vào ra. Ở trạng thái bình thường hệ thống chốt cửa ngăn chặn việc có người tự do đi qua cửa kiểm soát. Mỗi người làm việc tại khu vực kiểm soát cần đăng ký vào hệ thống kiểm soát vào ra qua đó được người quản lý cấp cho một quyền truy cập duy nhất (thẻ vào ra, vân tay) khi muốn vào hoặc ra bắt buộc phải dùng lệnh này. Giới thiệu về nguyên lý hoạt động Mỗi cửa ra vào của phòng thiết bị, phòng làm việc sẽ được gắn một hệ thống khóa điện từ và hai đầu đọc thẻ cảm ứng dùng để điều khiển khóa điện từ. Các đầu đọc tại các cửa ra/vào sẽ được kết nối với nhau và dữ liệu từ đầu đọc được truyền về phần mềm kiểm soát trên máy tính của người quản lý Mỗi nhân viên sẽ sử dụng một chiếc thẻ cảm ứng có in tên, tuổi, cơ quan và có từng mã tương ứng với nhân viên. Chiếc thẻ này có vai trò kiểm soát việc ra vào của từng người. 2.3.5. Ứng dụng CNTT trong việc quản lý tài chính 43
  51. Phòng tài chính – kế toán là đơn vị thuộc văn phòng Bộ có chức năng tham mưu cho chánh văn phòng Bộ quản lý thu, chi kinh phí được ngân sách nhà nước cấp, chi đoàn ra, đoàn vào, quản lý tài sản, đầu tư xây dựng và các nguồn kinh phí khác của cơ quan Bộ theo các quy định hiện hành của nhà nước và của Bộ. Quản lý công tác kế hoạch, tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan Bộ là một trong những chức năng, nhiệm vụ quan trọng của văn phòng Bộ. Yêu cầu nhiệm vụ của công tác kế hoạch tài chính là phải đảm bảo kinh phí, điều kiện cơ sở vật chất cho các hoạt động, cho việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và các nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất mà Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao cho bộ. Do đó, cần phải đề cao trách nhiệm của văn phòng Bộ trong việc tham mưu, đề xuất xây dựng kế hoạch tài chính, dự toán thu chi ngân sách hàng năm của bộ. [27, 109] Công tác quản lý tài chính bao gồm ba khâu công việc. Thứ nhất là dự toán thu, chi ngân sách nhà nước trong phạm vi được cấp có thẩm quyền giao hàng năm, thứ 2 là tổ chức chấp hành dự toán thư, chi tài chính hàng năm theo chế độ, chính sách của Nhà nước, thứ 3 là quyết toán thu, chi ngân sách Nhà nước. Ba khâu công việc trong quản lý tài chính đơn vị sự nghiệp đều hết sức quan trọng. Nếu như dự toán là phương án kết hợp các nguồn nhân lực trong dự kiến để đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ đề ta là cơ sở để tổ chức chấp hành thì quyết toán là thước đo hiệu quả của công tác lập dự toán. Qua đó có thể thấy ba khâu công việc trong quản lý tài chính có quan hệ mật thiết với nhau và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sử dụng nguồn lực nhằm hoàn thành tốt các hoạt động đồng thời với việc sử dụng tiết kiệm, hiệu quả các nguồn được giao. Qua khảo sát tại Văn phòng Bộ thì việc ứng dụng quản lý tài chính đã được ứng dụng rất nhiều. Hiện nay, phòng kế toán là bộ phận thực hiện chức năng nhiệm vụ quản lý và tài chính của Văn phòng. Nhiệm vụ của phòng kế toán. Hướng dẫn các đơn vị trong cơ quan bộ lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nước để kiểm tra, tổng hợp xây dựng dự toán và tham gia xây dựng dự toán các dự án, đề án, chương trình mục tiêu, đoàn ra, đoàn vào của cơ quan Bộ theo quy định của Nhà nước và của Bộ; Tổ chức triển khai thực hiện dự toán được giao của cơ quan bộ được bộ trưởng phê duyệt; 44
  52. Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu, sổ sách, chứng từ kế toán theo quy định hiện hành của nhà nước Các phân hệ chính của phần mềm Halo Financial gồm: Đối với phân hiệu ngân sách, người sử dụng có thể thực hiện lập dự toán chi và quản lý chi tiết với từng tài khoản chi trong dự án. Hệ thống sẽ tự động cảnh báo khi cơ quan chi quá thiết lập. Chính vì vậy với phân hệ này người sử dụng có thể quan lý được tình hình chi dự toán ngân sách từ đó có thể chinh cho phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Đối với phân hệ quỹ, người sử dụng có thể theo dõi tiền mặt theo từng loại tiền khác nhau như VNĐ, USD, EUR, mà không phải mở tài khoản chi tiết cho tài khoản tiền mặt. Tại đây người sử dụng có thể lập phiếu thu – chi và theo dõi bất kỳ số tiền quỹ ở bất kỳ thời điểm nào thông qua quỹ tiền mặt Đối với phân hệ CSDL, có thể theo dõi chi tiết từng vật tư hàng hóa, CSDL, nhập kho, xuất kho, chuyển kho đến điều chỉnh từng kho. Trong đó con có chức năng tháo dỡ, lắp ráp sẽ tự động tạo lập các phiếu nhập, phiếu xuất, vật tư, linh kiện mỗi khi thực hiện lắp ráp tháo dỡ Đối với phân hệ tiền lương, sẽ giúp người sử dụng tính công, tiền lương cho nhân viên theo nhiều phương pháp khác nhau như lương cố định, lương theo ngày thực tế, lương tạm ứng Đồng thời phần mềm cũng giúp tính lương, tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, bên cạnh đó người sử dụng có thể theo dõi về trả lương, thành toán bảo hiểm, thuế chi tiết đến từng nhân viên. Chức năng sao lưu dữ liệu của Phần mềm Halo Financial cho sao lưu dữ liệu theo ngày tháng 1 cách tự động nhằm đảm bảo phục hồi dữ liệu 1 cách nhành chóng trước các tình huống như virut, mất điện. Đồng thời cho khôi phục dữ liệu từ tệp đã được sao lưu. Ngoài ra Phần mềm có thể cũng cung cấp cho đơn vị các chi tiêu tài chính thông qua đồ thị hoạt động tài chính. Thêm vào đó còn hỗ trỡ người dùng lập kế hoạch đơn vị hay giao việc cho cấp dưới, tự động nhất nhắc việc khi đến hạn. Đồng thời phần mềm còn cung cấp chon người sử dụng thư viện tài chính kế toán, đơn vị có thể cập nhật bổ sung thêm tài liệu quản lý và khai thác. Cùng với việc ứng dụng công nghệ vào quản lý thì văn phòng Bộ vẫn sử dụng các hình thức truyền thống trong quản lý chứng từ sổ sách thu chi, thống kê tài sản. 45
  53. 2.4. Đánh giá 2.4.1. Ưu điểm a. Trong công tác văn thư Chương trình hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản tại Bộ Nội vụ đang được sử dụng toàn bộ hệ thống mang của tất cả các phòng, đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ. Chương trình này xây dựng nhằm hỗ trỡ hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng , hoạt động tác nghiệp của cán bộ công chức thuộc văn phòng Bộ gửi và nhận văn bản giữa các đơn vị trực thuộc bộ qua mạng Internet và giữa các chuyên viên trong văn phòng qua mạng Internet, thông qua việc tin học hóa từng bước quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến, quy trình ban hành văn bản; quy trình quản lý hồ sơ và gửi nhận văn bản điện tử. Với giao diện thuận tiện, nhiều chức năng và dễ dàng cho người sử dụng đặc biệt là bộ phận văn thư nhập thông tin về văn bản nhành và chính xác hơn. Chương trình hoạt động trên môi trường mạng vì thế mỗi phân quyền truy cập đều phải đăng nhập bằng ID và mật khẩu riêng đảm bảo yêu cầu bảo mật và an toàn cho dữ liệu văn thư. Giúp việc quản lý điều hành tập trung, điều hành và quản lý từ xa. Tăng hiệu quả xử lý công việc, giảm giảm chi phí giấy tờ, in ấn, điện thoại, đi lại. Quản lý được toàn bộ văn bản của cơ quan, đơn vị. Phân công xử lý văn bản nhành chóng, Quản lý, theo dõi quá trình và tiến độ xử lý văn bản. Tìm kiếm báo cáo, tổng hợp văn bản nhành chon và chính xác. Gửi nhận dữ liệu văn bản điện tử giữa các cơ quan đơn vị cùng tham gia vào hệ thống trên mạng diện rộng. b. Trong công tác quản lý nhân sự Một là, việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự đã khắc phục được nhiều hạn chế bằng các công cụ thủ công, cũng như giúp lãnh đạo trong việc kiểm soát cán bộ, công chức. Hai là, việc tra cứu tìm kiếm thông tin nhân sự, đánh giá nhân sự, cũng như quản lý khen thưởng của Văn phòng được dễ dàng hơn, chính xác hơn, Ba là, kiểm soát được thời gian làm việc của cán bộ công chức được chặt chẽ hơn, tạo được hiệu quả làm việc tốt hơn, tránh tình trạng đi làm muộn, tạo nên tính chuyên nghiệp cho văn phòng Bộ 46
  54. Bốn là, phần mềm quản lý nhân sự được xây dựng và phát triển trên nền công nghệ tiên tiến như.NET, SQL Server bởi đội ngũ có nhiều kinh nghiệm.Hơn nữa phần mềm được thử nghiệm kỹ càng và hạn chế tối đa các lỗi khi sử dụng, nhằm bảo vệ CSDL quan trọng của Bộ được an toàn hơn. Năm là, ngoài ra, phần mềm còn quản lý cơ sở dữ liệu một cách tập trung, giúp đảm bảo an toàn cho toàn bộ dữ liệu nhân sự của Bộ. Việc phân quyền được thực hiện một cách chi tiết và bảo mật đến từng chức năng, từng đối tượng sử dụng tạo ra sự an toàn và độ bảo mật cao. c. Trong công tác bảo vệ an ninh Một là việc ứng dụng các thiết bị CNTT như Camera, thiết bị báo cháy, hệ thống kiểm soát ra vào. Bước đầu đã mang lại hiệu quả tích cực, góp phần đẩy nhành việc hiện đạo hóa công tác này, đồng thời tiết kiệm thời gian, mở rộng không gian cho việc quan sát kiểm soát các hoạt động giúp khác phục nhành chóng các sự cố có thể sảy ra. Qua đó cũng giảm số lượng nhân viên làm công tác bảo vệ, tiết kiệm chi phí. Hai là Bộ Nội vụ đã chủ động mua sắm những trang thiết bị, phương tiện hỗ trỡ việc bảo vệ an ninh tại Bộ như theo quy định tại Thông tư 46/2014/TT-BCA Quy định chi tiết một số điều của Nghị định 06/2013/NĐ-CP ngày 9/11/2013 quy định về bảo vệ cơ quan doanh nghiệp. d. Trong công tác quản lý tài chính Việc ứng dụng phần mềm quản lý tài chính đã nâng cao hiệu quả quản lý giảm bớt thời gian và nguồn nhân lực cho việc quản lý và công tác đánh giá tài chính, tính toán khấu hao. Qua đó đã mang lại một số ưu điểm như: Tạo mới Phiếu đề xuất và gửi phê duyệt Online Giao diện điện toán đám mây đơn giản, dễ hiểu, tạo điều kiện thuận lợi cho các phần mềm ứng dụng và các thiết bị phần cứng được nâng cấp thường xuyên tại các trung tâm bảo hành Không phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc lắp đặt. Công tác bảo dưỡng, tu sửa và các lỗi phần mềm cũng thuận lợi vì có một đội ngũ nhân viên phụ trách công việc này cho các đơn vị. Việc áp dụng điện toán đám mây và trao đổi thông tin truyền số liệu qua mạng máy tính đảm bảo cho thông tin, số liệu được thu thập, xử lý nhành chóng, chính xác, kịp thời, đặc biệt trong công tác báo cáo quyết toán quý, tháng, năm 47
  55. Giảm đáng kể thời gian cho nhân viên và bộ phận quản lý đã sử dụng cho việc lập phiếu đề xuất, phê duyệt và quản lý thông tin ngân sách cũng như thông tin thực hiện ngân sách cho từng hạng mục chi phí. Cứng cấp khả năng Business Intellingence (BI) để hỗ trợ lãnh đạo phân tích, khai thác dữ liệu thành các thông tin có ý nghĩa nhằm hỗ trợ việc ra quyết định cũng như dự toán ngân sách cho các kỳ sau Với các phân hệ trên thì việc quản lý tài chính của văn phòng Bộ được thực hiện một cách khoa học và độ chính xác cao, hạn chế được nhiều sai sót cho công tác quản lý hành chính e. Ưu điểm CNTT tác động lên chỉ số cải cách hành chính tại Bộ Triển khai Quyết định số 1294/QĐ-BNV ngày 03/12/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Đề án xác định Chỉ số cải cách hành chính của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi tắt là chỉ số CCHC, tên tiếng Anh là PAR INDEX), Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 15/QĐ-BNV ngày 14/01/2015 phê duyệt kế hoạch triển khai xác định chỉ số cải cách hành chính năm 2014 của các bộ, cơ quan ngang bộ, ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Trong quá trình khảo sát thực tế chúng tôi thu nhận được kết quả như sau: Năm 2012 Bộ Nội vụ xếp thứ 12/19 về chỉ số cải cách hành chính; năm 2013 xếp thứ 8/19 và gần đây nhất nặm 2014 Bộ Nội vụ xếp thứ 5/19 về chỉ số cải cách hành chính. Qua thẩm định điểm số về ứng dụng công nghệ thông tin của các vụ, đơn vị trực thuộc Bộ cho thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin của các đơn vị đã được quan tâm, thực hiện tương đối đầy đủ. Kết quả cho thấy, 100% số tổ chức trực thuộc đơn vị đã triển khai sử dụng mạng nội bộ (mạng LAN) và thư điện tử để trao đổi, giải quyết công việc; chất lượng cung cấp thông tin trên Cổng thông tin điện tử của đơn vị đều bảo đảm tính kịp thời, đầy đủ cũng như tính thuận tiện khi truy cập, khai thác thông tin. 48
  56. Biểu đồ 2.1. Xếp hạng chỉ số cải cách hành chính năm 2014 của bộ, các cơ quan ngang bộ. 49
  57. Tuy nhiên, trong cải cách hành chính, ngoài những chỉ số chung còn có những chỉ số riêng quan trọng mà trong đó chỉ số thành phần hiện đại hóa hành chính của Bộ Nội vụ còn gặp những bất cập với công tác ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ. Giá trị trung bình chỉ số thành phần hiện đại hóa hành chính năm 2014 đạt 75.69% thấp hơn năm 2013 những vẫn ở mức cao hơn so với năm 2012, (năm 2012: 72.81%, năm 2013: 76.54%). Điều này phản ánh mức độ quan tâm trong chỉ đạo, lãnh đạo của các Bộ, ngành cũng như triển khai tổ chức thực hiện các nội dung của lĩnh vực hiện đại hóa hành chính chưa thực sự được đồng bộ và chưa được sự quan tâm đúng mức. Bộ Thông tin và truyền thông đạt chỉ số thành phần lĩnh vực này cáo nhất 81.43%, trong khi đó Bộ Nội vụ biến đổi không đồng đều năm 2012 7 chỉ số thành phần đạt 69.36%, năm 2013 tăng không đáng kể lên 76.79% nhưng đến năm 2014 lại tụt rất nhành đạt 57%. Ngoài Bộ Nội vụ còn có Bộ Xây dựng, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội có chỉ số thành thần hiện đại hóa hành chính thấp dưới 70%, lần lượt xếp vị chí số 17, 18. Các bộ làm tốt công tác hiện đại hóa hành chính, áp dụng ISO trong hoạt động của cơ quan hành chính là Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Tài chính và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, với chỉ số cải cách hành chính đạt trên 80%. Xây dựng Xây Đổi Chỉ đạo và tổ Cải dựng và mới cơ Hiện Chỉ điều chức thực Cải cách nâng chế tài đại số hành hiện thể cách TCB cao chất chính hóa tổng CCHC chế TTH M lượng đối với hành hợp - C HCN đội ngũ CQHC chính PAR PAR 91.69 84.61 81.71 84.72N CCVC87.94 65.81và 57.00 80.06IND INDEX ĐVSN EX CL PAR2014 77.00 63.58 84.21 86.80 88.30 66.86 76.79 77.79 INDEX PAR2013 49.88 90.73 85.50 82.72 74.24 68.52 69.36 74.39 INDEX 2012 Bảng 2.3. Kết quả 7 Chỉ số thành phần của Bộ Nội vụ qua các năm Chỉ số thành phần hiện đại hóa hành chính bao gồm 2 tiêu chí: “ứng dụng công nghệ thông tin của bộ”, “chất lượng cung cấp thông tin trên Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử của Bộ”, và “áp dụng ISO trong hoạt động của các cơ quan hành chính”, trong đó tiêu chí “ Chất lượng cung cấp thông tin trên Cổng Thông tin điện tử hoặc trang TTĐT của Bộ” được đánh giá thông qua điều tra xã hội. Tỷ lệ điểm số của 3 tiêu chí này của các Bộ không đồng đều. Bộ thông tin và Truyền thông đứng đầu. Chỉ số thành phần hiện đại hóa hành chính đạt được kết quat điểm số tại tiêu 50
  58. chí “Ứng dụng CNTT ”chiếm 45,09%, tiêu chí “Chất lượng cung cấp thông tin” chiếm 32.98% và “Áp dụng ISO” chiếm tỉ lệ 21, 93%; tổng số điểm dạt được tại chỉ số thành phần hiện đại hóa hành chính. Trong khi đó, Bộ Nội vụ có điểm số về chất lượng cung cấp thông tin chiếm tỷ lệ cao hơn gấp 2.6 lần só với điểm số của tiêu chí áp dụng ISO, cụ thể, tiêu chí chất lượng cung cấp thông tin chiếm tỷ lệ 50.5% và điểm số của tiêu chí áp dụng ISO chiếm tỉ lệ 18.8% tổng số điểm đạt được của Bộ tại Chỉ số thành phần hiện đại hóa hành chính. Tiêu chi Ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ Nội vụ đạt được điểm số chiếm tỷ lệ 30.7% Tiêu chí chất lượng cung cấp thông tin được đánh giá qua 3 tiêu chí thành phần: “Tính kịp thời của thông tin”, “Mức độ đầy đủ của thông tin”, “Mức độ thuận tiện trong truy cập, khai thác thông tin”. Qua điều tra xã hội học, các ý kiến đánh giá về chất lượng cung cấp thông tin trên Cổng thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử của 19 bộ, cơ quan ngang bộ không được cao. Các bộ, cơ quan ngang bộ đều được đánh giá ở mức độ bình thường từ khoảng 50% đến trên 60%. Trong khi tỷ lệ này ở tiêu chí Áp dụng ISO trung bình ở mức 93.16%. Bộ Nội vụ, Ngân hàng nhà nước Việt Nam, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Giáo dục và Đào tạo và Bộ Tư pháp là nhóm 5 đối tượng được đánh giá cao trên cả ba tiêu chí thành phần qua đánh giá về chất lượng cung cấp thông tin trên Cổng thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử. Trong khi đó, thanh tra Chính phủ có kết quả 57.83% và Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch có kết quả 57.5% cần phải có nhiều cải thiện hơn nữa về chất lượng thông tin được cung cấp. Các đơn vị nhìn chung tuân thủ các quy định của Chính phủ và của Bộ về tổ chức bộ máy; thực hiện các quy định về phân cấp quản lý do Chính phủ, Bộ ban hành; việc tuyển dụng và bố chí sử dụng công chức, viên chức đã thực hiện theo đúng quy định; đã thực hiện đánh giá công chức, viên chức của đơn vị trên cơ sở kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, vẫn còn một số đơn vị không ban hành kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức năm; không xây dựng kế hoạch biên chế năm; không thực hiện kiểm tra tình hình tổ chức và hoạt động của các tổ chức trực thuộc Công tác đổi mới cơ chế tài chính được các đơn vị tích cực thực hiện, tuy nhiên, việc thực hiện chế độ báo cáo tài chính vẫn chậm thời gian theo quy định. Công tác ứng dụng công nghệ thông tin; cung cấp thông tin trên Cổng thông tin 51