Khóa luận Tìm hiểu về vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc Gia Việt Nam

100 trang thiennha21 15/04/2022 4460

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tìm hiểu về vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc Gia Việt Nam", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_tim_hieu_ve_van_de_phat_trien_va_chia_se_tai_nguye.pdf

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu về vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc Gia Việt Nam

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nội dung Khóa luận do bản thân tự nghiên cứu, tìm tòi và học hỏi, dưới sự hướng dẫn và chỉ đạo của giáo viên hướng dẫn. Trong quá trình thực hiện khóa luận, bên cạnh sự cố gắng nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận rất nhiều sự giúp đỡ từ thầy cô, gia đình và bạn bè. Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy giáo, cô giáo và các bạn học Khoa Thông tin Thư Viện khoa 2007- 2011. Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành của mình tới các thầy giáo, cô giáo, các anh chị, cô chú công tác tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc gia Việt Nam đã chỉ bảo và tạo điều kiện giúp tôi hoàn thành khóa luận của mình. Đặc biệt, cho tôi được tỏ lòng kình trọng và biết ơn sâu sắc tới cô giáo, Ths. Nguyễn Thị Thúy Hạnh đã tận tình hướng dẫn, động viên và giúp đỡ tôi trong thời gian qua. Hà Nội, ngày 23 tháng 5 năm 2011 Sinh viên Mai Thị Hương DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CSDL Cơ sở dữ liệu TNS Tài nguyên số TVĐT Thư viện Điện Tử 1
TVS Thư viện Số TTTTTV ĐHQGHN Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội TVQGVN Thư viện Quốc gia Việt Nam TLS Tài liệu số MỤC MỤC PHẦN 1: LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu 2 3. Cơ sở lí luận và phương pháp nghiên cứu 2 4. Mục địch nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Ý nghĩa khoa học của niên luận 3 6. Bố cục của niên luận 3 PHẦN 2: NỘI DUNG 5 CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TTTTTV ĐHQG HN VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI NGUYÊN SỐ 5 1.1 Một số khái niệm chung và những nhân tố tác động tới hoạt động phát triển và chia sẻ tài nguyên số 5 1.1.1 Những vấn đề chung 5 1.1.1.1 Thư Viện số 5 1.1.1.2 Thư viện điện tử 6 1.1.1.3 Tài liệu điện tử 7 1.1.1.4 Tài liệu số 8 1.1.1.5 Số hóa 9 1.1.1.6 Siêu dữ liệu 9 1.1.1.7 Khái niệm chia sẻ tài nguyên số 13 2
1.1.2. Những nhân tố tác động tới hoạt động phát triển và chia sẻ tài nguyên số 15 1.1.2.1Chính sách của đảng và Nhà nước về sự nghiệp thư viện 15 1.1.2.2 Chức năng loại hình, quy mô của thư viện 16 1.1.2.3 Các hoạt động thuộc môi trường hoạt động chung 17 1.1.2.4 Yếu tố tài chính và kinh phí hoạt động 18 1.1.2.5 Trình độc cán bộ 19 1.1.2.6 Vấn đề liên quan tới công nghệ 22 1.2 Khái quát về Trung tâm TTTV ĐHQGHN 23 1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 23 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ 26 1.2.3 Cơ sở vật chất 27 1.2.4 . Cơ cấu tổ chức 27 1.2.5 Xu hướng phát triển 29 1.3 Giới thiệu về Thư viện Quốc gia Việt Nam 29 1.3.1 Lịch sử hình thành của Thư viện Quốc gia Việt Nam 29 1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của Thư viện Quốc gia Việt Nam 30 1.3.3 Cơ sở vật chất 33 1.3.4 Cơ cấu tổ chức 33 CHƢƠNG 2: TÌM HIỂU VỀ VIỆC PHÁT TRIỂN VÀ CHIA SẺ TÀI NGUYÊN SỐ TẠI TTTTTV ĐHQG HN VÀ THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 36 2.1. Việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN 2.1.1 Việc phát triển tài nguyên số tại TTTTTV ĐHQGHN 36 2.1.1.1. Đội ngũ cán bộ kĩ thuật 36 3
2.1.1.2. Thiết lập chính sách phát triển kho tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN 38 2.1.1.3. Biện pháp để tạo lập kho tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN 39 2.1.1.4. Lập ngân sách và duy trì ngân quỹ cho việc phát triển kho tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN 40 2.1.1.5. Công tác phối hợp và giám sát hoạt động xuất bản của bộ sưu tập điện tử tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN 41 2.1.1.6. Vấn đề công nghệ trong phát triển tài nguyên số 41 2.1.1.7 Bảo quản tài nguyến số tại TTTTTV Đại học Quốc gia Hà Nội 47 2.1.1.8 Vấn đề bản quyền trong phát triển nguồn tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN 48 2.1.1.9 Vấn đề hỗ trợ người dùng tin trong phát triển TNS 50 2.1.2 Tìm hiểu về việc chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN 51 2.2 Phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 52 2.2.1 Phát triển tài nguyên số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 52 2.2.1.1 Đội ngũ cán bộ kỹ thuật 52 2.1.1.2 Thiết lập chính sách phát triển kho tài liệu 53 2.2.1.3 Biện pháp tạo lập kho tài nguyên số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 54 2.2.1.3.1 Cơ sở dữ liệu thư mục 54 2.2.1.3.2 Cơ sở dữ liệu toàn văn 56 2.2.1.4 Lập chính sách duy trì ngân quỹ cho phát triển kho tài nguyên số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 62 4
2.2.1.5 Công tác phối hợp và giám sát hoạt động xuất bản của bộ sưu tâp số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 63 2.2.1.6 Vấn đề công nghệ cho việc phát triển tài nguyên số 63 2.2.1.7 Bảo quản tài nguyên số 70 2.2.1.8 Vấn đề bản quyền trong phát triển tài nguyên số 71 2.2.1.9 Vấn đề hỗ trợ người dùng tin trong phát triển TNS 74 2.2.2 Chia sẻ tài nguyên số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 75 3. So sánh hoạt động phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam 77 CHƢƠNG 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ 80 3.1. Nhận xét và đánh giá 80 3.1.1 Tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN 80 3.1.2 Tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 81 3.2. Kiến nghị và giải pháp 83 3.2.1 Trung tâm TTTV ĐHQGHN 83 3.2.1.1 Đảm bảo tính pháp lý cho phát triển tài nguyên số 83 3.2.1.2 Đảm bảo nguồn kinh phí cho hoạt động phát triển tài nguyên số 84 3.1.1.3 Hoàn thiện hệ thống phần mềm 85 3.1.1.4 Đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào 85 3.1.1.5 Đào tạo bồi dưỡng trình độ cho cán bộ 86 3.1.1.6 Đào tạo, đảm bảo kiến thức thông tin người dùng 86 3.1.1.7 Tăng cường chia sẻ nguồn tài nguyên số 87 3.1.1.8 Các giải pháp khác 87 3.2.2 Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 88 3.2.2.1 Đảm bảo tính pháp lý cho phát triển tài nguyên số 88 5
3.2.2.2 Đảm bảo nguồn kinh phí cho hoạt động phát triển tài nguyên số 90 3.2.2.3 Hoàn thiện hệ thống phần mềm 90 3.2.2.4 Đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào 91 3.2.2.5 Đào tạo bồi dưỡng trình độ cho cán bộ 91 3.2.2.6 Đào tạo, đảm bảo kiến thức thông tin người dùng 92 3.2.2.7 Tăng cường chia sẻ nguồn tài nguyên số 93 3.2.2.8 Đẩy mạnh công tác tuyên truyền giới thiệu nguồn tài nguyên số 94 3.2.2.9 Các giải pháp khác 94 PHẦN 3 KẾT LUẬN 97 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 98 PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài Bước vào thế kỷ XXI – công nghệ thông tin và tri thức bùng nổ đã chiếm lĩnh một vị trí quan trọng và trở thành một động lực quan trọng cho sự phát triển của nền kinh tế xã hội. Nền kinh tế đã có những biến chuyển từ kỷ nguyên công nghiệp sang kỷ nguyên thông tin. Sự phát triển của công nghệ thông tin đã có sự tác động mạnh mẽ và sâu sắc tới sự phát triển của hoạt động TTTV. Thông tin tăng nhanh theo cấp số nhân về số lượng chất lượng cũng như về loại hình và phương thức khai thác, điều này đã tạo nên một sức ép lớn cho các cơ quan TTTV. Các cơ quan TTTV đã phải tự biến đổi, hoàn thiện mình sao cho phù hợp để quản trị thông tin và tri thức. 6
Nhằm giải quyết bài toán về quản trị, phát triển nguồn tri thức hóa, các mô hình thư viện hiện đại đã ra đời và xu thế phát triển TVS đã trở thành một phần chủ đạp trong hoàn cảnh hoạt động TTTV trên thế giới. Cuộc cách mạng thông tin không những cung cấp năng lực công nghệ hướng đến TVS, mà còn đáp ứng một nhu cầu chưa từng có về lưu trữ tổ chức và truy cập thông tin. Nhằm hội nhập với cộng đồng thư viện trên thế giới, Thư viện Việt Nam cần phát triển về TNS và công nghệ khai thác. Xây dựng một TVS là một quy trình phức tạp và vô cùng tốn kém. Xây dựng phát triển và thực hiện chia sẻ TNS là công việc cốt lõi trong việc hình thành TVS. Tuy nhiên chi phí để số hóa tài liệu là rất lớn, chúng ta cần xây dựng và tuân theo một quy trình thống nhất, đồng bộ để tránh lãng phí và mang lại hiệu quả thực sự. Thư viện số với việc xây dựng, phát triển và chia sẻ tài nguyên thông tin số đang trở thành một xu thế tất yếu đối với các thư viện ở Việt Nam nói riêng và trên thế giới nói chung. Việc phát triển TNS không chỉ phục vụ mục đích nhằm sao lưu bảo quản tài liệu được tốt hơn mà còn vì nó đáp ứng được tốt hơn nhu cầu của người dùng tin. Xây dựng phát triển và chia sẻ kho TNS trong thư viện các trường đại học trên thế giới quan tâm đầu tư phát triển. Đặc biệt đối với Việt Nam một đất nước có nền giáo dục đang phát triển thì vấn đề phát triển và chia sẻ TNS nhằm đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu trong nội bộ một đơn vị và giữa các đơn vị với nhau đang được quan tâm xây dựng và phát triển. Khi tiến hành nghiên cứu về TVS tác giả nhận thấy vấn đề phát triển và chia sẻ TNS là vấn đề đang được quan tâm hàng đầu. Chính vì vậy tác giả đã đi sâu tìm hiểu cụ thể một số đơn vị điển hình về việc phát triển và chia sẻ TNS với đề tài: ―Tìm hiểu về vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc Gia Việt Nam‖ làm Khóa luận của mình. 7
2.Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu chính xác của đề tài được xác định là phát triển và chia sẻ tài nguyên số. Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn cả về mặt không gian và thời gian là việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. 3.Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu Cơ sở lý luận: Trên cơ sở tham khảo các tài liệu trong và ngoài nước, các báo cáo khoa học về vấn đề xây dựng TVS và phát triển chia sẻ TNS. Dựa trên xu thế quốc tế và nhu cầu điều kiện cụ thể tại Việt Nam đặc biệt là ĐHQGHN và Thư viện Quóc gia Việt Nam về phát triển và chia sẻ TNS. Phương pháp nghiên cứu: Nghiên cứu lí thuyết: Thu thập, phân tích, tổng hợp các thông tin trong các tài liệu tham khảo. Nghiên cứu thực tiễn: Kháo sát thực tế tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN và Thư viện Quốc Gia Việt Nam. 4. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu bước đầu về vấn đề phát triển và chia sẻ TNS, Khóa luận mang lại cái nhìn ban đầu, khái quát về việc phát triển và chia sẻ TNS tại Việt Nam nói chung và tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam nói riêng; từ đó đề xuất một số giải pháp hiệu quả trong việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại đây. 5. Ý nghĩa khoa học của khóa luận Về lý luận: Khóa luận đã trình bày vấn đề lí luận nội hàm các khái niệm liên quan tới tài nguyên số: Thư viện số, Thư viện điện tử, Số hóa, Tài liệu số, 8
Siêu dữ liệu, Tài liệu điện tử. Và nhưng vấn đề cơ bản xung quanh vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số. Ý nghĩa thực tiễn: Việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam. Đưa ra một số đề xuất giải pháp phù hợp nhằm nâng cao việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam 6. Bố cục của khóa luận Với mục đích và đối tượng nghiên cứu của khóa luận này ngoài phần mục lục, tài liệu tham khảo, nội dung của khóa luận được chia thành các phần: - Phần mở đầu trình bày lý do chọn đề tài, tình hình nghiên cứu, mục đích, đối tượng, phương pháp nghiên cứu, bố cục của khóa luận - Phần nội dung Chương 1: Những vấn đề chung về tài nguyên số và Giới thiệu về Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc gia Việt Nam. Chương 2: Phát triển và chia sẻ TNS tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam.  Một số khái niệm chung về phát triển và chia sẻ tài nguyên số  Phát triển TNS tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN: Đội ngũ cán bộ kĩ thuật , thiết lập chính sách phát triển kho TNS , Biện pháp để tạo lập kho TNS , Lập ngân sách và duy trì ngân quỹ cho việc phát triển kho TNS, Công tác phối hợp và giám sát hoạt động xuất bản của bộ sưu tập điện tử, Vấn đê công nghệ cho phát triển tài nguyên số, Bảo quản TNS , Vấn đề bản quyền trong phát triển nguồn TNS hóa , Vấn đề hỗ trợ người dùng tin trong phát triển nguồn TNS hóa  Chia sẻ TNS: Thực trạng chia sẻ TNS tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam 9
 So sánh việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam Chương 3: Một số nhận xét đánh giá và kiến nghị. - Kết luận PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI NGUYÊN SỐ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VÀ THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 1.1 Một số khái niệm chung và những nhân tố tác động tới hoạt động phát triển, chia sẻ tài nguyên số 1.1.1 Những vấn đề chung 1.1.1.1 Thƣ viện số Có thể nói khi con người bước sang thế kỷ 21, bước sang kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của công nghệ thông tin và truyền thông. Công nghệ thông tin phát triển kéo theo đó là sự bùng nổ thông tin theo cấp số nhân. Xuất hiện theo đó là các thuật ngữ khái niệm: TVĐT, TVS, TNS, số hóa tài nguyên .Hầu hết những thuật ngữ này dùng chưa thống nhất có nhiều sự pha trộn: 10
Hiện nay có rất nhiều khái niệm khác nhau về TVS. Theo như Gladney – 1994: ―Một TVS phải là tập hợp các thiết bị máy tính, lưu trữ, truyền thông cùng với nội dung số và phần mềm để tái tạo thúc đẩy và mở rộng các dịch vụ thông tin của các thư viện truyền thống chứa các tài liệu trên giấy và các vật mang tin khác vẫn làm như thu thập, biên mục, tìm kiếm, phân phát thông tin. Một dịch vụ TVS đầy đủ trọn vẹn phải bao gồm đảm bảo có cả các dịch vụ chính yếu của các thư viện truyền thống và khai thác tối đa các ích lợi của công nghệ lưu trữ số, tìm kiếm thông tin và truyền thông số.‖ Liên đoàn thư viện thế giới – DLF: ― TVS là một tổ chức cung cấp tài nguyên, bao gồm cả đội ngũ chuyên nghiệp, để chọn lọc cấu trúc, cung ứng truy cập, biên dịch, phân phối , bảo quản nguyên vẹn, và đảm bảo bền vững theo thời gian những bộ sưu tập kỹ thuận số để sẵn sàng phục vụ cộng đồng một cách kinh tế.‖ Song có thể nói rằng, dù định nghĩa như thế nào thì TVS với mục đích đạt được các nhu cầu xã hội đều phải: Phục vụ một cách lý tưởng một cộng đồng hay một tập hợp cộng đồng người dùng tin xác định nào đó. Không phải là một thực thể đơn độc. Được cấu tạo bởi cấu trúc thống nhất, logic và tổ chức. Kết hợp giữa việc học tập, giáo dục với quá trình truy cập. Tận dụng tối đa yếu tố con người (cán bộ thư viện) cũng như các yếu tố công nghệ. Tạo sự truy cập thông tin nhanh chóng và hiệu quả cùng với một loạt các phương thức đa dạng, đa chiều. Cung cấp truy cập miễn phí (đối với cộng đồng người dùng tin xác định) Sở hữu và quản lý, kiểm soát được các nguồn tài nguyên thông tin của mình (hay có thể phải mua bên ngoài) 11
Có một tập hợp nguồn tài nguyên thông tin có đặc điểm sau: Lớn và ổn định. Được tổ chức và quản trị tốt. Có nhiều khổ mẫu và khuôn dạng khác nhau 1.1.1.2 Thƣ viện điện tử Thư viện điện tử (TVĐT): Khái niệm về thư viện điện tử được định nghĩa như sau: ―Một hệ thống thông tin trong đó các nguồn thông tin đều có sẵn dưới dạng có thể xử lý được bằng máy tính và trong đó tất cả các chức năng bổ sung, lưu trữ, bảo quản, tìm kiếm, truy cập và hiển thị đều sử dụng công nghệ thông tin‖. Sự xuất hiện khái niệm này có liên quan trực tiếp tới sự bùng nổ thông tin trên Internet và Web mang lại. Khái niệm này đang được các chuyên gia công nghệ thông tin sử dụng để chỉ toàn bộ hệ thống bất kể có dựa trên một thư viện truyền thống hay không. Môi trường kỹ thuật Internet hiện nay thậm chí cho phép một số người coi toàn thể nguồn thông tin trên mạng một lúc nào đó như một thư viện số ảo toàn cầu mà độc giả là toàn thể những người sử dụng mạng trên hành tinh và các công cụ tìm tin, sự hiện diện của Web bảo đảm các chức năng thư mục cho thư viện đó. Tuy nhiên sự khác biệt giữa thư viện điện tử, Thư viện số với kho thông tin khổng lồ trên Internet đó là World Wide Web (WWW) thiếu hẳn những đặc điểm quan trọng của việc sưu tầm có chọn lọc và tổ chức thông tin chặt chẽ như trong thư viện điện tử và thư viện số. Thư viện điện tử cũng có thể hiểu theo nghĩa tổng quát: Là một loại hình thư viện đã tin học hóa toàn bộ hoặc một số dịch vụ thư viện; Là nơi người sử dụng có thể tới để tra cứu, sử dụng các dịch vụ thường làm như với một thư viện truyền thống nhưng đã được tin học hóa. Nguồn lực của Thư viện điện tử bao gồm cả tài liệu in giấy và tài liệu đã được số hóa. 1.1.1.3 Tài liệu điện tử 12
Có nhiều quan điểm nói về tài liệu điện tử. Hiện nay khái niệm này phần lớn vẫn còn rất mơ hồ. Tài liệu điện tử có thể được xem là tài liệu được trình bày và lưu trữ trên vật mang tin điện tử và có thể truy cập được thông qua hệ thống máy tính điện tử và mạng máy tính. Các vật mang tin ở đây có thể là băng từ, đĩa từ, các vật lưu trữ thông tin của máy tính. Có thể thấy sự ra đời của tài liệu điện tử là kết quả tất yếu của bùng nổ thông tin và bùng nổ công nghệ. Tài liệu điện tử có các dạng như: Tạp chí điện tử (e – journal), các file dữ liệu được tổ chức qua hệ thống thư mục:  Các file dữ liệu audio có nội dung âm nhạc, thơ, các bài giảng, sưu tập âm thanh, sinh vật học,  Các file dữ liệu hình ảnh như các bộ sưu tập hình ảnh chuyên nghiệp, thương mại, các hình ảnh liên quan đến các công trình nghiên cứu khoa học: toán, lí, hóa, sinh vật học Các dữ liệu file (nơi, ngày, giờ, nội dung, mô tả nội dung liên quan, tác giả, độ phân giải, )  Các file video bao gồm các tài liệu được thu lại, nội dung, các bài phát biểu, sự kiện quan trọng liên quan đến nhà trường, khoa lớp, các video download từ internet, các bộ sưu tập chuyên nghiệp. 1.1.1.4 Tài liệu số Tài liệu số là những tài liệu được lưu giữ bằng máy tính. TLS có thể được tạo lập bằng máy tính như việc xử lý các file văn bản, các bảng biểu hoặc chúng có thể được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạng khác. TLS cũng được đề cập đến như tài liệu điện tử. (Từ điển giải nghĩa của Mindwrap) Như vậy ta thấy rằng TLS được xây dựng thông qua 2 kênh: 13
Kênh 1: Tạo lập tài liệu gốc bằng máy tính thông qua việc xử lý các file văn bản, hình ảnh, bảng biểu Kênh 2: Tạo lập TLS thông qua hình thức chuyển đổi định dạng các tài liệu đã được tạo lập ở những dạng khác nhau như scan, ghi âm ) Nói tóm lại TLS là tất cả những tài liệu được trình bày dưới dạng số mà máy tính có thể đọc được. 1.1.1.5 Số hóa Số hóa là quá trình biến các tài liệu in ấn trên giấy được chuyển sang dạng số, cho phép các trang thiết bị như máy tính để đọc, máy quét hình phẳng, camera số, camera động và một loạt các thiết bị khác được sử dụng để số hóa tài liệu.‖ ( Thư viện trường đại học Cornell) Chung quy lại ta thấy rằng số hóa là tiến trình chuyển tài liệu thư viện truyền thống mà cụ thể là sách và văn bản sang dạng điện tử và lưu trữ trên máy tính. 1.1.1.6 Siêu dữ liệu Siêu dữ liệu (Metadata) dùng để mô tả một tài nguyên thông tin. Thuật ngữ ―meta‖ xuất xứ là một từ Hy Lạp dùng để chỉ một cái gì đó có bản chất cơ bản hơn hoặc cao hơn. Vì vậy siêu dự liệu là dữ liệu về dữ liệu. Nó được những thủ thư truyền thống đặt vào trong các biên mục và được sử dụng thông thường nhất để mô tả thông tin về các tài nguyên Web. Theo tài liệu hướng dẫn số hóa tài liệu ― Moving theory into practice: digital imaging tutorial‖ [Kenney, 2001], siêu dữ liệu được xác định là dữ liệu mô tả của đối tượng thông tin và trao đổi các thuộc tính này ý nghĩa, khung cảnh và tổ chức. Siêu dữ liệu còn có thể được định nghĩa là dữ liệu có cấu trúc về dữ liệu‖ [23, tr53] 14
Theo tiến sỹ Warwick Cathro, ―siêu dữ liệu là những thành phần mô tả tài nguyên thông tin hoặc hỗ trợ thông tin truy cập đến tài nguyên thông tin‖. Siêu dữ liệu được xác định là ―dữ liệu mô tả các thuộc tính của đối tượng thông tin và trao cho các thuộc tính này ý nghĩa, khung cảnh và tổ chức. Siêu dữ liệu còn có thể định nghĩa là dữ liệu có cấu trúc về dữ liệu‖. Gail Hodge định nghĩa siêu dữ liệu là ―thông tin có cấu trúc mà nó mô tả, giải thích, định vị, hoặc làm cho nguồn tin trở nên dễ tìm kiếm, sử dụng và quản lý hơn. Siêu dữ liệu được hiểu là dữ liệu về dữ liệu hoặc thông tin về thông tin‖. Theo Dempsey và Heery, 1997: ―siêu dữ liệu là dữ liệu đi kèm với đối tượng thông tin và nó cho phép những người sử dụng tiềm năng có thể biết trước sự tồn tại cũng như đặc điểm của đối tượng thông tin này‖. Định nghĩa tại Việt Nam: Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 ― Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước‖: Siêu dữ liệu hay còn gọi là dữ liệu đặc tả là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhau nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu. Nói tóm lại, siêu dữ liệu là thông tin mô tả tài nguyên thông tin. Mục đích của siêu dữ liệu: Mục đích đầu tiên và cốt yếu nhất của siêu dữ liệu là góp phần tìm lại các tài liệu, tài nguyên điện tử. Hỗ trợ cho việc sử dụng hiệu quả tài nguyên. Một khi tài nguyên được trong môi trường điện tử, siêu dữ liệu cung cấp cho người sử dụng những thông tin về kỹ thuật, về khuôn khổ kinh doanh (bản quyền, quyền truy cập ) 15
Đảm bảo sự liên tác giữa các hệ thống. Những sơ đồ dữ liệu được thống nhất sẽ giúp ích cho các hệ thống có thể nhận dạng đúng các yếu tố, có thể chuyển đổi dữ liệu dễ dàng, đảm bảo hoạt động trên mạng hiệu quả hơn. Phân loại siêu dữ liệu theo A.J Gilliland Swetland có các loại như:  Siêu dữ liệu hành chính,  Siêu dữ liệu mô tả, siêu dữ liệu bảo quản,  Siêu dữ liệu kỹ thuật  Siêu dữ liệu sử dụng. Theo Kenney có 3 loại siêu dữ liệu sau: Siêu dữ liệu mô tả (descriptive metadata): Mô tả và xác định tài nguyên, cho phép phát hiện ( tìm tài nguyên); ở mức cục bộ, cho phép tìm và tìm lại đối tượng, ở cấp mạng Web, cho phép phát hiện tài nguyên. Siêu dữ liệu cấu trúc (structural metadata): Mô tả các liên kết giữa các đối tượng thông tin liên quan của tài liệu như mục lục, chương, phần, trang sách, hình ảnh, minh họa, phụ lục giúp người dùng dễ dàng di chuyển đến các thành phần của tài liệu; cung cấp thông tin về cấu trúc bên trong của tài liệu điện tử ( XML, SGML, HTML, OAI, ) Siêu dữ liệu hành chính ( Administrative metadata): Hỗ trợ quản trị và xử lí sưu tập số; Dữ liệu kĩ thuật Mối liên kết giữa các bản ghi siêu dữ liệu và tài nguyên có thể có một trong hai dạng sau: Các phần tử siêu dữ liệu được chứa trong một bản ghi riêng tách rời với tài liệu, ví dụ trường hợp bản ghi biên mục của thư viên truyền thống. Siêu dữ liệu có thể được gắn vào trong tài liệu. Ví dụ, trong biên mục xuất bản nước ngoài, dữ liệu mô tả này được gắn vào trang sau của trang tiêu đề sách. Đối với thư viện số hóa, việc gắn thông tin biên mục siêu dữ liệu vào ngay trong tài liệu toàn văn là yêu cầu bắt buộc. 16
Một bản ghi siêu dữ liệu bao gồm một tập hợp các thuộc tính hoặc tập hợp các phần tử cần thiết để mô tả các tài nguyên theo yêu cầu. Ví dụ, một hệ thống siêu dữ liệu thông thường trong biên mục thư viện chứa đựng một tập hợp bản ghi siêu dữ liệu dùng để mô tả sách như tác giả, nhan đề, ngày xuất bản, tiêu đề đề mục, số gọi chỉ vị trí trên giá sách, Vậy vấn đề đặt ra ở đây rằng siêu dữ liệu đóng vai trò như một mục lục thư viện, vậy liệu siêu dữ liệu có thay thế mục lục thư viện hay không? Siêu dữ liệu và phiếu mô tả tương đồng với nhau về mục đích sử dụng, thậm chí còn giống nhau về nội dung. Tuy nhiên khác nhau cơ bản là phiếu mục lục thì tách rời với kho sách, trong khi siêu dữ liệu liền vào nội dung tài liệu. Chuẩn siêu dữ liệu Tài liệu điện tử hay kỹ thuật số ở dạng toàn văn và đa phương tiện phải được đóng gói bằng công nghệ web. Vì siêu dữ liệu phải gắn liền vào nội dung tài liệu nên cũng phải được đóng gói để trở thành siêu dữ liệu thư tịch. Chẳng hạn như những biểu ghi thư tịch sử dụng khổ mẫu MARC21 trong thư viện truyền thống, khi sử dụng với tài nguyên điện tử thì phải được đóng gói bằng ngôn ngữ XML để trở thành MARC-XML. Có nhiều chuẩn mô tả dữ liệu biên mục mang tích chất siêu dữ liệu khá thông dụng, ví dụ MARC21/ UNIMARC, ISO2079, Dublin Core metadata, MODS, METS các dữ liệu này thường được gắn vào phần đầu cho mỗi tài liệu điện tử đặt trên website và rất thích hợp cho các search engine tìm kiếm, lọc ra các thông tin metadata để tổ chức thành các kho dữ liệu mà không cần dùng đến hệ quản trị cơ sở dữ liệu truyền thống, Nói cách khác, ngay bản thân ngôn ngữ XML tự nó đã hỗ trợ cho việc hình thành một cơ sở dữ liệu toàn văn bản, phi cấu trúc rất tiện lợi cho việc tìm kiếm trao đổi thông tin. Đặc biệt những ai làm việc với thư viện số thì cần phải biết hai phương pháp chuẩn khác nhau về trình bày siêu dữ liệu tài liệu: Dạng biên mục máy đọc 17
được MARC21 và Dublin Core. Dạng MARC được phát triển công phu, kiểm soát chặt chẽ, chi li bao hàm đến độ khá phức tạp, được tạo nên bởi những nhà biên mục học chuyên nghiệp chủ yếu để sử dụng trong các thư viện truyền thống. Chuẩn MARC được Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ phát triển vào cuối thập niên 1960 để phục vụ cho việc trao đổi biểu ghi thư mục giữa các thư viện. Chuẩn Dublin Core chủ trương đơn giản hóa để sử dụng cho các thư viện số đối với những người không cần phải huần luyện nghiệp vụ thư viện. Hai chuẩn này không những chú ý đến những các giá trị đặc thù của mình mà còn lưu tâm đến những triết lý căn bản đối nghịch nhau một cách tuyệt đối. Nếu sử dụng Dunlin Core với 15 thành phần đã được đóng gói bằng XML để biên mục tài liệu truyền thống lẫn điện tử thì ta không cần phải chuyển đổi. Nếu có chuyển đổi thì chuyển đổi sang MARC để có thể trao đổi với hệ thống cũ những biểu ghi thư tịch trong thư viện truyền thống. Cách biên mục này gọi là cách biên mục trên web, cũng đồng nghĩa với việc tạo lập siêu dữ liệu. So với dạng MARC, Dublin Core đơn giản hơn. Dublin Core chỉ bao gồm 15 yếu tố trong khi MARC có tới hàng trăm các trường lớn nhỏ. Core tức chỉ những thành phần nòng cốt, ngoài ra còn tăng thêm những thành phần phụ cho mục đích riêng. 1.1.1.7 Khái niệm chia sẻ Tài nguyên số ―Mượn, chia sẻ tài nguyên thông tin giữa các thư viện là hình thức bạn đọc khi sử dụng nguồn lực thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin khác cả trong nước lẫn nước ngoài để đáp ứng nhu cầu đọc và đáp ứng nhu cầu đọc và thông tin của người dùng thư viện mình. Như vậy có mượn chia sẻ thông tin trong nước và mượn chia sẻ thông tin quốc tế. Mượn, chia sẻ tài liệu thông tin giữa các thư viện có mục đích tạo ra những điều kiện tốt nhất để thỏa mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về tài liệu, thông tin của các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức kinh tế, khoa học, giáo dụng, văn hóa, các tổ 18
chức chính trị, chính trị - xã hội, xã hội nghề nghiệp và các cá nhân, đồng thời phát huy với hiệu quả cao nhất vốn tài liệu, thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin trong cả nước. Mượn, chia sẻ tài liệu thông tin vì thế tiết kiệm được kinh phí cho các thư viện‖ ( TS. Lê Văn Viết) Chúng ta có thể thấy TNS nó là một dạng nguồn lực của trung tâm TTTV. Việc chia sẻ TNS chính là một dạng của chia sẻ nguồn lực TTTV. Theo Aller Ken: Chia sẻ nguồn lực là biểu thị một phương thức hoạt động nhờ đó các chức năng thư viện được nhiều thư viện cùng chia sẻ. Mục đích là tạo ra một mạng tác động tích cực vào (a) người sử dụng thư viện về mặt tiếp cận được nhiều tài liệu hay dịch vụ, và (b) nguồn kinh phí về mức độ cung cấp dịch vụ với chi phí thấp hơn, tăng dịch vụ ở một mức kinh phí hay có nhiều dịch vụ hơn với mức kinh phí thấp hơn nếu như hoạt động riêng lẻ. Theo Philip Senell: Chia sẻ nguồn lực chỉ là một hình thức mới của thuật ngữ đã quen thuộc, đó là hợp tác thư viện. Thực sự, hai thuật ngữ này bao hàm nhiều hoạt động tương tự, nhưng có sự khác biệt quan trọng về phương pháp. Thuật ngữ trước (hợp tác thư viện) lấy sự hiện hữu của các thư viện để xét và mô tả cách họ đạt được mục tiêu tốt hơn bằng cách làm việc cùng nhau. Thuật ngữ mới một mặt công nhận các nguồn lực nhận thức, tri thức và vật chất, mặt khác, con người tham gia vào tổ chức nhóm để tạo các quan hệ tối ưu đáp ứng nhu cầu của các thư viện. Định nghĩa của Philip Senell nhấn mạnh rằng chia sẻ nguồn lực không phải là điểm kết thúc ở bản thân nó, mà nó còn có nghĩa nâng cao dịch vụ cung cấp cho người dùng tin. Chia sẻ TNS là sự chia sẻ nguồn lực thông qua sự hỗ cho của máy tính điện tử và mang máy tính. 1.1.2 Những nhân tố tác động tới hoạt động phát triển và chia sẻ tài nguyên số 19
Chúng ta có thể thấy rằng cho dù ở hoạt động nào, lĩnh vực nào, hành một ngành nghề, một cơ quan tổ chức đoàn thể nào thì cũng đều phải chịu ảnh hưởng nhất định từ những yếu tố chủ quan và những yếu tố khách quan tác động tới. Hơn thế trong bối cảnh hiện nay sự gia tăng về nguồn thông tin theo cấp số nhân, cũng như sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ đã tác động không nhỏ tới hoạt động thông tin thư viện nói chung và hoạt động phát triển chia sẻ tài nguyên số nói riêng. 1.1.2.1 Chính sách của Đảng và Nhà nƣớc về sự nghiệp thƣ viện Trong xã hội hiện nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của các hoạt động kinh tế xã hội thì hoạt động thông tin thư viện cũng không ngừng phát triển trở thành một bộ phận không nhỏ trong sự phát triển của nền kinh tế đất nước. Hoạt động thông tin thư viện góp phần không nhỏ vào phục vụ cho các hoạt động nghiên cứu, học tập, sản xuất, kinh doanh và giải trí của mọi thành phần trong xã hội. Vị trí, vai trò của thư viện trong xã hội ngày càng được khẳng định rõ ràng. Chính sách của đảng và nhà nước có tác động rất lớn tới sự nghiệp thư viện. Năm 1993, Thủ tướng chính phủ đã ra Quyết định số 25 – TTg ngày 19/01/1993 về một số chính sách nhằm xây dựng và đổi mới sự nghiệp văn hóa nghệ thuật. Tiếp đó, năm 2002 Chính phủ lại ra Nghị định số 72/2002/NĐ-CP về chính sách đầu tư đối với thư viện. Tại chương IV điều 14 có viết: ―Bảo đảm kinh phí cho các thư viện phát triển vốn tài liệu, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, theo hướng hiện đại hóa, từng bước thực hiện điện tử hóa, tự động hóa, xây dựng thư viện điện tử, tạo cảnh quan môi trường văn hóa nhằm nâng cao chất lượng người đọc; tổ chức khai thác, sử dụng vốn tài liệu, thông tin và các 20
hoạt động khác của thư viện theo đúng chỉ tiêu, kế hoạch đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt‖. Tại chương IV điều 23 của Pháp lệnh Thư viện có viết: Thư viện hoạt động bằng ngân sách nhà nước được thu phí đối với các hoạt động dịch vụ sao chụp, nhân bản tài liệu, biên dịch phù hợp pháp luật về bảo vệ quyền tác giả, biên soạn thư mục; phục vụ tài liệu tại nhà hay gửi qua bưu điện và một số dịch vụ khác theo yêu cầu của người sử dụng vốn tài liệu thư viện‖. Chỉ thị 58-CT/TW của Bộ chính trị (Khóa III) về ― Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước‖. Các văn bản pháp quy về công tác thư viện đã thể hiện rõ sự quan tâm của Đảng-Nhà nước ta đối với sự phát triển của sự nghiệp thư viện. Vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số còn đòi hỏi phải có nguồn kinh phí lớn và lâu dài, sự quan tâm của nhà nước giúp các cơ quan Thông tin – Thư viện yên tâm, mạnh dạn hơn để chuyển mình trong thế giới số. 1.1.2.2. Chức năng, loại hình, quy mô của thƣ viện Có thể thấy đây là nhân tố quan trọng quyết định việc có hay không việc việc phát triển nguồn tài nguyên số và việc chia sẻ nó với bên ngoài. Vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số đòi hỏi sự đầu tư không nhỏ về nguồn lực cả về tiền bạc và con người. Các cơ quan thông tin hiện nay phải đánh giá được năng lực của mình để có thể quyết định chính xác. Không chỉ các cơ quan Thông tin Thư viện chuyên ngành (Thư viện các trường đại học, trung cấp chuyên nghiệp ) mà còn có cả các Cơ quan Trung tâm Thông tin Thư viện Tổng hợp cũng cần phải xác định diện ưu tiên phát triển loại hình tài liệu số nào. 1.1.2.3. Các hoạt động thuộc môi trƣờng hoạt động chung 21
Thông thường có thể thấy bất kỳ một đơn vị, cơ quan kinh tế nói chung và các cơ quan Thông tin – Thư viện nói riêng cũng đều chịu tác động nhất định ở các mức độ khác nhau từ phía môi trường hoạt động chung: Như nền kinh tế, chính trị, xã hội, trình độ dân trí, tác nhân môi trường Ví dụ như nếu nền kinh tế của quốc gia không được phát triển, ngân sách hoạt động của các đơn vị này có thể sẽ bị cắt giảm; hoặc sự thay đổi của tỷ giá hối đoái tiền tệ những ảnh hưởng đến hoạt động đặt mua tài liệu từ các nhà cung cấp, nhà xuất bản ở nước ngoài. Điều này đã có ảnh hưởng tới hoạt động phát triển tài nguyên số. Cụ thể: Sự thiếu hụt về tài chính: có thể là việc tập trung phần lớn kinh phí cho hoạt động cũng không đủ tiền để đặt mua tất cả các tài liệu mà nhà quản lý lựa chọn cho bộ sưu tập tài nguyên số. Đồng thời trong điều kiện kinh tế đó đòi hỏi người quản lý thông tin cần phải thiết thực hơn trong việc lập kế hoạch và báo cáo, giải trình; cũng như đảm bảo tính hiệu quả đối với hoạt động của thư viện. Thêm vào đó những thay đổi và phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ cũng ảnh hưởng đến phương thức quản lý của hoạt động này. Thư viện sẽ không còn tập trung vào việc quản lý phát triển các tài nguyên theo truyền thống cũ mà trở nên trú trọng hơn vào việc làm thế nào để truy cập thông tin, cũng như quản lý nội dung. Chính vì các yếu tố đó mà một lần nữa khẳng định yếu tố môi trường hoạt động xung quanh luôn có ảnh hưởng cơ bản đối với viêc quản lý, đặc biệt đối với hoạt động phát triển tài nguyên số. Trước hết cần phải tính đến những thay đổi chung đối với hoạt đông Thông tin – Thư viện trên thế giới cũng như trong phạm vi quốc gia. Ở đó, phương thức hoạt động của thư viện và các trung tâm thông tin đang từng bước chuyển mình từ truyền thống sang hiện đại; đòi hỏi sự thay đổi của các yếu tố trong toàn hệ thống. 22
Thêm vào đó, sự ảnh hưởng của khoa học công nghệ, mang đến sự phát triển của các phương tiện điện tử, cũng như các nguồn tài nguyên trực tuyến được đánh giá phù hợp dẫn đến sự phức tạp và thách thức mà các cơ quan Thông tin Thư viện phải đối mặt với môi trường xung quanh nhằm đảm bảo cho hoạt động của mình. Vì vậy, các cơ quan Thông tin Thư viện cần phải xem xét lại vai trò và những ảnh hưởng quan trọng đối với hoạt động thông tin trong phạm vi môi trường hoạt động nói riêng, và khu vực nói chung. Đặc biệt cần phải chú trọng tới vai trò của thư viện mình trong hệ thống thông tin thư viện chung; ở đó các nguồn tài nguyên thông tin, dịch vụ và hoạt động thông tin của cơ quan cũng như các thư viện thanh viên cần quan tâm tới việc hướng dẫn các đối tượng người dùng tin làm thế nào để khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên đó. Chính vì vậy, bất cứ sự thay đổi nào trong môi trường chung này đều có những ảnh hưởng nhất định không thể tránh khỏi. 1.1.2.4 Yếu tố tài chính và kinh phí hoạt động Một tác động mang tính sống còn đối với hoạt động phát triển và chia sẻ tài nguyên số là trong các thư viện đó chính là vấn đề kinh phí và quản lý tài chính. Trên thực tế cho thấy bất kỳ một hoạt động riêng lẻ nào trong việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số đều phụ thuộc vào tính khả thi của các nguồn kinh phí. Ngân sách tài chính không phải lúc nào cũng đáp ứng được nhu cầu của người dùng. Do vậy ngân sách này cần phải đảm bảo tính cấn đối giữa các loại hình/ khổ mẫu tài liệu và hình thức truy cập nhằm đáp ứng nhu cầu người dùng. Chính vì thế mỗi thư viện cần lên kế hoạch để kinh phí bổ sung của minh đáp ứng được: Sự phong phú đa dạng về loại hình và chủ đề tài liệu đối với các chuyên ngành đào tạo khác nhau. 23
Sự phân phối tài liệu hợp lý đảm bảo nhu cầu truy nhập thông tin. Kinh phí có những ảnh hưởng trực tiếp nhất định tới việc lựa chọn, đặt mua và bổ sung các nguồn tài nguyên thông tin đưa vào phục vụ. Hơn nữa nguồn kinh phí phụ thuộc từ nhiều nguồn khác nhau đòi hỏi cán bộ làm công tác bỏ sung cũng như các nhà quản lý phải có cái nhìn toàn diện hơn trong việc đưa ra các chính sách phát triển tài nguyên số của cơ quan mình một cách hợp lý để vẫn đảm bảo đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng, khả năng duy trì hoạt động của thư viện. Khi thư viện càng đảm bảo khả năng cung cấp thông tin của mình nhằm đáp ứng nhu cầu và duy trì người dùng, thì nguồn tài chính sử dụng để mua tài liệu hay quyền truy cập thông tin càng trở nên hạn chế. Chính vì thế mà nghiên cứu định hướng chiến lược cần phù hợp với các phương thức công cụ quản lý trong môi trường hiện tại. Thế nên đôi khi sự thiếu hụt về kinh phí không tránh khỏi, dẫn tới việc tỷ lệ hóa các bộ sưu tập với các mục đích và chính sách phục vụ khác nhau – trở thành một hoạt động quan trọng đối với người quản lý cũng như người trực tiếp làm công tác bổ sung tài liệu khi điều đó ảnh hưởng đến chính sách lựa chọn cũng như quá trình tiến hành bổ sung tài liệu. 1.1.2.5 Trình độ cán bộ thƣ viện Trong thư viện số, dù có sự hỗ của công nghệ, nhưng các cán bộ thư viện phải là người quản trị những nguồn thông tin số này, cán bộ thư viện sẽ phát triển tiến tới để trở thành những tổ chức và chuyên gia thông tin trong xã hội. Vì vậy, so với cán bộ thư viện truyền thống, nội dung công việc của cán bộ thư viện số rất khác biệt. Công việc của họ chủ yếu như sau: Lựa chọn, bổ sung, bảo quản, tổ chức và quản lý tài nguyên số Thiết kế kết cấu kỹ thuật cho thư viện số Mô tả nội dung và thuộc tính của đầu mục hoặc đối tượng (siêu dữ liệu) 24
Lập kế hoạch, thực hiện và hỗ trợ các dịch vụ số như đinh hướng thông tin, tư vấn và chuyển giao; Tạp lập giao diện thân thiện người dùng trên toàn bộ hệ thống mạng; Xây dựng các chính sách và tiêu chuẩn liên quan tới thư viện số. Thiết kế, duy trì và chuyển giao các sản phẩm thông tin với giá trị gia tăng Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin số trong môi trường mạng Đảm bảo an ninh thông tin. Nội dung Cán bộ thƣ viện Cán bộ thƣ viện số truyền thống Môi trƣờng Thư viện truyền thống Thư viện số làm việc Vai trò Thu thập tư liệu, phổ Chuyên gia thông tin, định trong xã biến tư liệu hướng thông tin hội Hệ thống Đơn lẻ Tổng hợp kiến thức Nhóm độc Cố định Bất cứ người dùng kết nối mạng giả máy tính Cơ sở dịch Bên trong toàn nhà thư Trên hệ mạng máy tính vụ viện Nội dung Đơn điệu Đa dạng, phong phú công việc Cách thức Bị động Chủ động phục vụ Đối tƣợng Tài liệu in Các bộ sưu tập số 25
làm việc Nội dung Gửi giao tài liệu Định hướng thông tin, tư vấn và công việc chuyển giao công nghệ hiện đại Trình độ Thấp ( Ngoại ngữ và Cao, chuyên nghiệp làm việc CNTT ) Nói tóm lại cho dù thư viện có phát triển theo hướng nào thì mục tiêu của nó là đáp ứng nhu cầu thông tin và mong muồn hiểu biết của nhân loại sẽ không bao giờ thay đổi. Trong những thư viện số, cán bộ thư viện sẽ cung cấp cho bạn đọc những dịch vụ đa dạng, tiên tiến, năng động và linh hoạt theo cách thức đầy sang tạo, bao gồm: Phân tích và xử lý nhiều loại tài nguyên khác nhau; Thúc đẩy và tổ chức các giá trị tiềm ẩn trong mọi thông tin; Cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thông tin có giá gia tăng cao đúng lúc và đúng đối tượng; Chuyển giao thông tin đúng tới người dùng và cung cấp các dịch vụ chuyên biệt và định hướng người dùng. Nhân viên lưu thông có thể nắm bắt và cập nhật số lượng, tần suất đối với các loại/ bản tài liệu có nhu cầu sử dụng cao. Đồng thời họ cũng nắm rõ tình trạng của tài liệu cần được đưa vào chỉnh sửa hoặc gia cố. 1.1.2.6 Vấn đề liên quan tới công nghệ Việc lựa chọn công nghệ để phục vụ cho việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số rất quan trọng. Bởi vì nó là công cụ đắc lực giúp ta thực hiện các công việc trong việc phát triển và chia sẻ kho tài nguyên dạng số. Vì vậy yêu cầu về công nghệ phải: 26
Là công cụ, môi trường để đảm bảo các tài liệu số hóa sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng, thuận tiện cho người dùng dễ tiếp cận; Có để độ tin cậy cho người quản trị và kỹ thuật viên trong quá trình tạo lập, bảo quản và cung cấp dữ liệu trong quá trình hoạt động của bộ sưu tập; Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu chuẩn nghiệp vụ thông tin thư viện; Dễ dàng trao đổi cơ sở dữ liệu với các chuẩn khác, có công cụ sao lưu an toàn dữ liệu. Dựa theo các yêu cầu này thì để có thể thực hiện phát triển nguồn tài nguyên số cũng như thực hiện chia sẻ tài nguyên số đó được thành công thì cần phải: Có hệ thống mạng lưới Internet được kết nối internet với đường truyền đủ để đáp ứng cho người dùng tối thiểu của thư viện( hiện nay hầu hết các trường đều đã xây dựng mạng LAN của tưh viện là một nhánh của hệ thống Intranet của trường) Hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng cho việc lưu trữ, bảo quản, cung cấp dữ liệu, quản lý người dùng và các phần mềm hệ thống có bản quyền. Trang Web đăng tải và là cổng truy cập của người dùng vào bộ sưu tập Phần mềm quản lý tài liệu số 1.2 .Khái quát về Trung tâm TTTV ĐHQGHN 1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển Được thành lập theo quyết định 97/CP ngày 10/12/1993 của thủ tướng chính phủ, ĐHQGHN có vị trí đặc biệt quan trọng trong hệ thống giáo dục đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao đồng thời đào tạo một đội ngũ các nhà khoa học, các chuyên gia về công nghệ, đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường lao động trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Một trong những 27
nhiệm vụ được quan tâm hang đầu ngay khi được thành lập, Ban giám đốc ĐHQGHN đã triển khai và xây dựng một Trung tâm Thông tin – Thư viện hiện đại Xây dựng và phát triển mô hình một Trung tâm đào tạo đại học, sau đại học, nghiên cứu, ứng dụng và chuyển giao công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực chất lượng cao, ngang tầm các đại học tiên tiến trong khu vực tiến tới đạt trình độ quốc tế. Đào tạo nhân lực chất lượng cao, trình độ cao, bồi dưỡng nhân tài cho đất nước. Nghiên cứu phát triển khoa học – công nghệ, góp phần giải quyết các vấn đề về thực tiễn do kinh tế xã hội đặt ra, tham gia tư vấn hoạch định chính sách, chiến lược là các giải pháp phát triển Giáo dục – Đào tạo, khoa học công nghệ và kinh tế xã hội. Là Trung tâm giao lưu quốc tế về văn hóa khoa học giáo dục của cả nước. Trong những năm gần đây ĐHQGHN đang phấn đấu nỗ lực thực hiện lộ trình nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học nhằm phát triển ĐHQGHN thành Trung tâm đào tạo đại học đa ngành, đa lĩnh vực, theo hướng đại học nghiên cứu, từng bước nâng cao vị thế và uy tín trong hệ thống giáo dục đại học nước nhà và trên thế giới, góp phần phát triển kinh tế xã hội đất nước. Một trong những nhiệm vụ được quan tâm đầu tiên ngay sau khi thành lập, Ban giám đốc ĐHQGHN đã triển khai và xây dựng một Trung tâm TTTV hiện đại. Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN được thành lập theo quyết định số 66/TCCB ngày 14 tháng 2 năm 1997 của Giám đốc ĐHQGHN trên cơ sở hợp nhất các thư viện của các trường đại học thuộc ĐHQGHN: Đại học Tổng Hợp, Đại học Sư phạm Hà Nội, Đại học Ngoại Ngữ. Trung tâm có tên giao dịch quốc tế là: Library and Information Center, Vietnam national university, Ha Noi 28
và tên viết tắt là LIC. Trung tâm TTTV ĐHQGHN có tài khoản và con dấu riêng. Trung tâm là đơn vị sự nghiệp trực thuộc ĐHQGHN, có tư cách pháp nhân. Hiện nay trụ sở chính của Trung tâm đặt tại 144 đường Xuân Thủy – quận Cầu Giấy, Hà Nội. Các chi nhánh: Phòng phục vụ bạn đọc Thượng Đình (Gồm bộ phận Mễ trì và bộ phận khoa hóa ở 19 Lê Thánh Tông) Phòng phục vụ bạn đọc Trường Đại Học Ngoại Ngữ tại số 1 Phạm Văn Đồng- Cầu Giấy – Hà Nội. Trung tâm có nhiệm vụ phục vụ nhu cầu thông tin lớn tại một trường dại học với 6 trường đại học thành viên và 2 khoa trực thuộc. Trường Đại học Công nghệ Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Trường Đại học Ngoại Ngữ Trường Đại học Giáo dục Trường Đại học Khoa học Tự nhiên Trường Đại học Kinh tế Khoa Luật Khoa Quốc tế Khoa sau đại học Khoa Quản trị Kinh doanh Nhận thức rõ chức năng vai trò, vị trí và tầm quan trọng của Trung tâm trong việc góp phần thực hiện những nhiệm vụ trên, Ban giám đốc ĐHQGHN đã dành sự quan tâm đặc biệt và đầu tư thích đáng về kinh phí cho việc nâng cấp, xây dựng và phát triển Trung tâm thành một cơ quan TTTV lớn. Hiện nay Trung tâm đã có cơ ngơi khang trang với các phòng phục vụ được trang bị đầy dủ các phương tiện hiện đại, những kho tư liệu với khối lượng 29
lớn có thể đáp ứng nhu cầu của người dùng tin ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Trung tâm có quan hệ hợp tác, trao đổi với hơn 50 trường đại học, viện nghiên cứu, các tổ chức quốc tế, các nhà xuất bản tại Mỹ, Pháp, Đức, Nga, Italia, Nhật và nhiều nước khác, trong đó có Viện Sorbon, Đại học Lomonoxop, Viện hàn lâm khoa học Nga, Đại học Tokyo, Đại học Kyodo, Thư viện Quốc gia Australia 1.2.2 Chức năng nhiệm vụ Trung tâm có chức năng thông tin và thư viện phục vụ các công tác: Đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lí của ĐHQGHN. Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lí, thông báo và cung cấp tin, tư liệu về khoa học, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ phục vụ cán bộ và sinh viên ĐHQGH. Nhiệm vụ: Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập xử lý, thông báo và cung cấp thông tin, tư liệu, xử lý, thông báo và cung cấp thông tin, tư liệu khoa học, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ phục vụ cán bộ và sinh viên ĐHQGHN. Tham mưu cho quyết định của lãnh đạo về phương hướng tổ chức và hoạt động thông tin, tư liệu, thư viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong ĐHQGHN. Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển; tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong ĐHQGHN. Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hoá; tổ chức cho toàn thể bạn đọc trong ĐHQGHN khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và tài liệu của Trung tâm và các nguồn tin bên ngoài. 30
Nghiên cứu khoa học thông tin, tư liệu, thư viện, góp phần xây dựng lý luận khoa học chuyên ngành. Ứng dụng những thành tựu khoa học và kỹ thuật mới vào xử lí và phục vụ thông tin, thư viện. Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lí, cung cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin, tư liệu, thư viện. Trang bị kiến thức về hình thức cấu trúc cung cấp tin, về phương pháp tra cứu, tìm kiếm tin và sử dụng thư viện cho cán bộ và sinh viên ĐHQGHN. 1.2.3 Cơ sở vật chất Mạng máy tính Trung tâm hiện nay có cấu trúc hình sao, được chia ra làm 04 mạng cục bộ. Toàn mạng có 05 máy chủ, hơn 200 máy trạm, 05 switch và 28 hub. Hệ điều hành của máy chủ là Windows 2000 Advance Server và Windows 2003 server. Quản trị CSDL là SQL Server 2000. Các máy trạm dùng hệ điều hành Windows XP. Trước đây hệ thống quản lý thư viện Libol 5.5 đã vận hành 8/10 module, chưa dùng module liên thư viện và module phát hành. Hiện tại phần mềm đã đáp ứng thực tế nghiệp vụ thư viện thông thường như: quản lý mượn, trả; bổ sung; biên mục theo AACR2 và MACR21. Hiện nay Trung tâm đã và đang chuyển sang dùng phần mềm thư viện số Dspace Trung tâm đã hoàn thiện và sử dụng Cổng thông tin với giao diện đẹp, dễ khai thác, tìm kiếm thông tin. (phụ lục hình 1) Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN có tổng diện tích khoảng 6400 km2 và dưới nguồn vốn tài trợ của dự án xây dựng thư viện số Trung tâm đang xây dựng mở rộng thêm diện tích sang khu nhà 7 tầng. Với tổng số vốn tài liệu với hơn 12000 tên sách với hơn 700000 bản. Trung tâm có khoảng 140900bản, hơn 2000 thác bản văn bia. 31
Bộ sưu tập điện tử gồm có 6 CSDL với hàng triệu biểu ghi thư mục, hàng nghìn bản fulltext về tất cả các lĩnh vực. Đồng thời về cơ sở dữ liệu trực tuyến có CSDL về thư mục sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án 1.2.4 Cơ cấu tổ chức Trung tâm đã khẩn trương hình thành và kiện toàn bộ máy tổ chức nhanh chóng phù hợp với tình hình thực tế, với chức năng nhiệm vụ mới mà ĐHQGHN giao phó. Trung tâm có cơ cấu tổ chức hành chính chặt chẽ và khoa học. Bao gồm: 32
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được xây dựng với một mô hình tương đối hoàn chỉnh và khoa học dựa trên nguyên tắc tính hệ thống và tính linh hoạt. Đó là hệ thống mở, đảm bảo cho Trung tâm thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin ở mọi cấp độ, từ cấp độ Đại học quốc gia đến các Trường đại học thành viên, cấp khoa, cấp bộ môn, đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ giữa nguồn tin và người dùng tin. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm hiện nay thể hiện tính hệ thống rất cao. Tất cả các phòng vừa mang tính chuyên môn hóa cao vừa mang tính đồng bộ, nhất quán. Các bộ phận của Trung tâm hoạt động phối hợp lẫn nhau nên việc lưu thông chia sẻ nguồn thông tin rất dễ dàng và thuận lợi. Với mô hình hoạt động này Trung tâm có những điều kiện thuận lợi trong việc ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng TVĐT vào các khâu công tác từng bước phát triển hơn nữa. 1.2.5 Xu thế phát triển Trong những năm tới Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN không ngừng đẩy mạnh kế hoạch nhằm hoàn thiện các phương pháp xử lí nghiệp vụ. Mặt khác tiến hành áp dụng công nghệ thông tin đưa trung tâm trở thành một trung tâm Thông tin – Thư viện hiện đại tiến tới xây dựng TVS, nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin, tài liệu phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu của ĐHQG. 1.3.Giới thiệu về Thƣ Viện Quốc Gia Việt Nam 1.3.1 Lịch sử hình thành của Thƣ Viện Quốc gia Việt Nam Tiền thân của Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) là Thư viện Trung ương Đông Dương trực thuộc Nha lưu trữ và Thư viện Đông Dương, được thành lập theo Nghị Định của toàn quyền Pháp Anbe Xarô (Alert Sarraut) ký ngày 29/11/1917. Trụ sở Nha đặt tại đường Boocnhi Đêboocđơ (Borguis Deborders) Hà Nội, mà trước đó là khu vực trường thi tuyển chọn nhân tài thời phong kiến rồi đến trụ sở Nha Kinh lược Bắc Kỳ, nay là số 31 phố Tràng Thi. 33
Sau gần hai năm chuẩn bị, ngày 01/09/1919 Thư viện chính thức mở cửa phục vụ bạn đọc. Ngày 28/02/1935, Thư viện Trung ương Đông Dương đổi tên là Thư viện Pie Patxkiê (Pierre Pasquier), tên một viên Toàn quyền có nhiều đóng góp cho Thư viện. Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa quyết định đổi tên Thư viện Pie Patxkie (Pierre Pasquire) thành Quốc gia Thư viện. Tháng 02/1947 Pháp chiếm lại Hà Nội Thư viện lại được đổi tên thành Thư viện Trung ương trực thuộc Phủ cao ủy Pháp tại Sài Gòn. Năm 1953, Thư viện Trung ương sát nhập vào Viện Đại học Hà Nội và đổi tên là Tổng Thư viện Hà Nội. Giữa năm 1954, trước khi rút chạy khỏi miền Bắc, thực dân Pháp đã đưa một phần kho sách của Tổng Thư viện vào Sài Gòn. Đến tháng 10/1954, Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa tiếp quản Hà Nội, tiếp quản thư viện, trên văn bản mang tên là Thư viện Trung ương từ Bộ Giáo dục sang Bộ Tuyên truyền (sau là Bộ Văn hóa) Ngày 29/06/1957, Thủ tướng Chính phủ Việt Nam cho phép đổi tên Thư viện thành Thư viện Quốc gia Việt Nam. Ngày 28/11/1958, Thư viện chính thức mang tên Thư viện Quốc gia do Bộ trưởng Bộ Văn hóa quyết định. Năm 1982, TVQGVN được Thư viện Liên hiệp quốc công nhận là Thư viện tàng trữ tài liệu Liên Hiệp Quốc của khu vực Đông Dương. Năm 2000, Thư viện Quốc gia chính thức gia nhập Hiệp hội Thư viện Quốc tế IFLA (International Federation of Library Association and Institution). Thư viện Quốc gia với bề dày hơn 90 năm xây dựng và phát triển, qua nhiều giai đoạn lịch sử, từ Thư viện Trung ương đến Thư viện Quốc gia, bao giờ cũng là Thư viện hàng đầu của nước ta. Nó chính là Thư viện Khoa học Tổng hợp lớn nhất trong cả nước, là Thư viện đứng đầu trong Hệ thống Thư viện Công 34
cộng nhà nước, là Thư viện tiêu biểu cho nền văn hóa của dân tộc, là trung tâm giao lưu các mối quan hệ giữa các Hệ thống Thư viện trong cả nước và quan hệ quốc tế. 1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Những năm đầu của thế kỷ XXI, Thư viện Quốc gia Việt Nam vẫn hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ và bộ máy tổ chức như Quyết định số 579-TC- QĐ ngày 17 tháng 3 năm 1997 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa – Thông tin. Đến ngày 24/08/2004 Thư viện Quốc gia Việt Nam hoạt động theo Quyết định số 81/2004/QĐ-BVHTT của Thứ trưởng Bộ Văn hóa – Thông tin. Gần đây nhất, quyết định số 2638/QĐ-BVH TTDL quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam, ban hành ngày 11 tháng 06 năm 2008 quy định: Về vị trí, chức năng: Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện trung tâm của cả nước, là đơn vị sự nghiệp văn hoá có thu trực thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, có chức năng: thu thập, giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc; bổ sung, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội. Nhiệm vụ, quyền hạn: 35
1. Trình Bộ trưởng quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng năm của Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt. 2. Thu thập, tổ chức bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu của nước ngoài viết về Việt Nam. 3. Thu nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ ở trong nước và nước ngoài, của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam. 4. Bổ sung, trao đổi, nhận biếu tặng tài liệu của cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật. 5. Tổ chức phục vụ cho người đọc trong nước và nước ngoài sử dụng vốn tài liệu thư viện và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức. 6. Xử lý thông tin, biên soạn, xuất bản Thư mục quốc gia, tổng thư mục Việt Nam, Tạp chí Thư viện Việt Nam và các sản phẩm thông tin khác. 7. Nghiên cứu khoa học thông tin - thư viện và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động thư viện. 8. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước bằng các phương thức: biên soạn tài liệu, đào tạo, bồi dưỡng, tổ chức hội nghị, hội thảo về nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch. 9. Hợp tác quốc tế về lĩnh vực thư viện: tham gia các tổ chức quốc tế về thư viện; xây dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ tài liệu, trang thiết bị và dự án bồi dưỡng cán bộ thư viên do các thư viện, tổ chức nước ngoài tài trợ hoặc tổ chức; tổ chức hội thảo, chia sẻ kinh nghiệm hoạt động; triển lãm tài liệu theo quy 36
định của pháp luật. 10. Lưu trữ các tài liệu có nội dung quy định tại khoản 1 Điều 5 Pháp lệnh Thư viện và phục vụ người đọc theo quy định của pháp luật. 11. Tổ chức các hoạt động dịch vụ phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật. 12. Thực hiện, giữ gìn kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của Thư viện; đảm bảo an toàn, an ninh, cảnh quan môi trường khu vực do Thư viện quản lý. 13. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, hồ sơ tài liệu; thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng. 14. Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác theo quy định của pháp luật. 15. Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao. 1.3.3 Cơ sở vật chất Tính đến hết năm 2002, Thư viện đã: Xây xong 2 nhà 6 tầng dành cho kho sách và báo, tạp chí, 1 nhà 6 tầng dành cho phục vụ bạn đọc; cải tạo lại các nhà cũ có từ thời Pháp thuộc; xây trạm điện để bảo đảm có nguồn điện ổn định phục vụ bạn đọc. Tổng diện tích của thư viện sau khi xây dựng và cải tạo xong là khoảng 16.000m2 sử dụng. Thư viện được trang bị hệ thống điều hòa nhiệt độ, hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động rất hiện đại và các trang thiết bị chuyên dùng khác. 37
Các trang thiết bị nghiệp vụ Máy tính, máy in, sao chụp, số hóa tài liệu. Các thiết bị bảo quản chuyên dụng: máy khử axit, máy bôi nền tài liệu, tủ hút khí độc, máy vệ sinh tài liệu, máy ép khô tài liệu 1.3.4 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Thư viện Quốc gia Việt Nam được quy định tại quyết định số 2638/QĐ-BVH TTDL của Bộ Văn hóa, Thể thao và du lịch ban hành ngày 11 tháng 06 năm 2008. Theo đó, cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam gồm 1 Giám đốc, 3 Phó Giám đốc và 13 phòng ban chức năng. Với tổng số nhân viên thống kê tại TVQGVN năm 2010 có tới 176 người. Họ là những người cán bộ có trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học có khả năng đáp ứng tốt yêu cầu, nhiệm vụ phát triển của Thư viện. Trong 176 cán bộ có: 1 cán bộ trình độ tiến sỹ, gần 20 cán bộ trình độ thạc sỹ, 70% cán bộ có trình độ đại học. Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam quy định nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể, sắp xếp, bố trí cán bộ, viên chức và người lao động theo cơ cấu chức danh và tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các phòng chuyên môn, nghiệp vụ; xây dựng và ban hành Quy chế tổ chức hoạt động của Thư viện. 38
Phòng Phòng Quan hệ quốc tế Thông tin tư liệu Phòng Phòng Bảo vệ Hành chính Tổ chức GIÁM ĐỐC Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phụ trách chuyên môn Phụ trách công tác Phụ trách chuyên môn và công nghệ thông tin nghiên cứu khoa học và công nghệ thông tin và Tạp chí Thư viện Phòng Lưu chiểu Phòng nghiên cứu Phòng đọc sách khoa học Phòng Phân loại-Biên mục Phòng tạp chí Thư Phòng báo, tạp chí viện Phòng Bổ sung-Trao đổi Phòng Bảo quản Phòng tin học 39
CHƢƠNG 2 TÌM HIỂU VỀ VIỆC PHÁT TRIỂN VÀ CHIA SẺ TÀI NGUYÊN SỐ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VÀ THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 2.1. Phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện Đai học Quốc gia Hà Nội 2.1.1 Việc phát triển TNS tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện ĐHQGHN. 2.1.1.1 Đội ngũ cán bộ kĩ thuật Xây dựng và phát triển TVĐT hiện đại đòi hỏi người cán bộ thư viện phải biết vận hành, khai thác các sản phẩm CNTT một cách thông thạo; phải rèn luyện và chấp hành nghiêm túc các yêu cầu có tính chất bắt buộc của thao 40
tác CNTT; phải thực hiện đầy đủ các yêu cầu của quy trình CNTT về xử lý tài liệu của thư viện; phải chủ động tìm cách xử lý mọi công việc bằng máy tính, không sử dụng các thao tác thủ công. Để thực hiện được tốt các yêu cầu này, yêu cầu các thư viện cần phải:  Nghiên cứu xây dựng các chương trình đạo tạo CNTT cho cán bộ thư viện với mục đích trang bị các kiến thức CNTT cơ bản: Tin học văn phòng, mạng máy tính & internet, xây dựng các thông tin điện tử  Trang bị các kiến thức về các tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn: Chuẩn nhập liệu, chuẩn tìm kiếm liên thông, chuẩn mượn liên thông Hiện nay Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN đã có một đội ngũ cán bộ Thông tin chuyên trách hoạt động trong lĩnh vực TNS với trình độ nghiệp vụ và công nghệ thông tin cao. Đội ngũ này được tập hợp và thành lập thành phòng phát triển TNS trên cơ sở tách bộ phận Xây dựng nguồn tài liệu số từ phòng Máy tính và mạng kết hợp với bộ phận phòng số hóa nhằm nhanh chóng thu thập xây dựng và phát triển nguồn cơ sở dữ liệu phát triển kho tài liệu số hóa. Bộ phận này được trang bị hệ thống Kirtas APT BookScan 1600 (APT BookScan 1600™ có thể sao chụp với tốc độ lên đến 1600 một giờ. The APT Manager — phần mềm vận hành hệ thống APT - dễ dàng thao tác và thuận tiện cho người dùng) cùng với hệ thống máy tính cấu hình cao đảm bảo khả năng chuyển hóa nhanh chóng thông tin từ tài liệu đóng tập sang dạng số mà vẫn đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin đồng thời cho phép chúng ta có thể tìm kiếm và chỉ mục cho các thông tin này. Ngoài ra phòng còn được trang bị các thiết bị phần mềm như: Phần mềm VRS nhận dạng ký tự số. Ngoài nhiệm vụ thu thập xây dựng và phát triển kho tài nguyên đội ngũ cán bộ này còn có nhiệm vụ  Thu thập tư liệu: Lựa chọn, bổ sung, xử lý, bảo quản, tổ chức phục vụ các bộ sưu tập số; 41
 Thiết kế cấu trúc kỹ thuật cho TVS;  Biên mục: Mô tả nội dung tài liệu số (siêu dữ liệu);  Xây dựng kế hoạch, hỗ trợ các dịch vụ số (định hướng thông tin, tư vấn chuyển giao );  Tạo lập các giao diện thân thiện với người sử dụng trong hệ thống mạng;  Xây dựng các chính sách, tiêu chuẩn liên quan đến TVS;  Thiết kế, duy trì và chuyển giao các sản phẩm thông tin chất lượng cao với giá trị gia tăng;  Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin số trong môi trường mạng;  Bảo đảm an ninh thông tin.  Cung cấp hình thức, phương thức phục vụ tiên tiến, hiện đại. 2.1.1.2. Thiết lập chính sách phát triển kho Tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội Để phát triển được vốn TNS một cách khoa học hợp lí và hiệu quả thì việc từng bước đưa ra các quyết định lựu chọn tài liệu cần thiết cho hoạt động của đơn vị là một việc vô cùng quan trọng. Trong đó cần tuân thủ những bước cơ bản như:  Xác định các loại tài liệu cần thiết cho một lĩnh vực hay cho toàn bộ bộ sưu tập tài liệu  Đối chiếu so sánh tính xác đáng, mức độ yêu cầu của tài liệu nhằm đảm bảo sự chọn lựa tốt nhất đã được thực hiện mà không vượt quá kinh phí cho phép.  Bổ sung tài liệu đã chọn với giá hợp lí theo phương pháp hiệu quả nhất. 42
 Thực hiện liên thông hoạt động thư viện với các hoạt động xuất bản, các dự án số hóa quốc tế. Trên cơ sở thực tế nhằm đáp ứng phục vụ cho họat động đào tạo và nghiên cứu khoa học. Đồng thời nhằm đảm bảo thực hiện, thực thi một quy hoạch hợp lí nhằm đảm bảo sự phát triển nguồn tài nguyên mang tính hệ thống, đồng bộ và đảm bảo sự an toàn đối với thông tin được kiểm soát. Hiện nay Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN đã có những quy tắc và tiêu chuẩn cho việc phát triển kho TNS.  Về dạng tài liệu: Hiện nay Trung tâm tập trung tiến hành số hóa các tài liệu như Luận án, luận văn nguồn thông tin nội sinh của ĐHQGHN. Các tài liệu được nhiều sinh viên sử dụng trong khi nguồn thông tin truyền thống không đủ đáp ứng nhu cầu.  Về ngôn ngữ: Trung tâm số hóa các tài liệu ở tất cả các ngôn ngữ nhưng chủ yếu ưu tiên nhiều nhất vẫn là 2 dạng tại liệu tiếng việt và tiếng anh.  Về lĩnh vực: ĐHQGHN là trường đại học đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực vì vậy số hóa ở tất cả mọi lĩnh vực. 2.1.1.3 Biện pháp để tạo lập kho tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Quóc gia Hà Nội Việc phát triển nguồn thông tin số được thực hiện bằng 2 phương thức: tự xây dựng và thu thập từ bên ngoài. Nguồn tài nguyên này khá phong phú gồm: CSDL do Trung tâm xây dựng có CSDL sách, CSDL tạp chí, CSDL thư mục luận văn, luận án, CSDL các bài giảng điện tử  CSDL Sách (128.000 biểu ghi)  CSDL tạp chí (2.145 biểu ghi) 43
 7 CSDL thư mục và tóm tắt: Luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ được bảo vệ ở ĐHQGHN; Thác bản văn bia; Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ, cấp ĐHQG, cấp Nhà nước đã nghiệm thu; Khoa học công nghệ; Công trình nghiên cứu khoa học kỷ niệm 100 năm ĐHQGHN; Môn học; Bài trích tạp chí.  CSDL toàn văn Bài giảng điện tử, sách điện tử, giáo trình điện tử được số hóa và đóng gói theo dạng chuẩn SCORM.  CSDL do mua và trao đổi:  CSDL trên CD-ROM (nguồn tin offline): - Wilson Applied Science & Technology Fulltext; - Wilson Humanities Abstracts Fulltexts; - Wilson Education Abstracts Fulltext; - Derwent Biotechnology Abstracts/Quarterly Updates; - Econlit 1969 - Present/Monthly Update.  CSDL trực tuyến (nguồn tin online)  8 CSDL tạp chí điện tử: HW Wilson Omnifile, Proquest, ScienceDirect Online – current file, ScienceDirect Online – back file, ACM Digital Library, IEEE CS, Springer eJournals, IEEE Computer Society.  5 CSDL sách điện tử: eBrary Academic Complete, Springer eBook 2005, Springer eBook 2007, International Engineering Consortium, SIAM.  Bài giảng điện tử  Bộ giáo trình học tiếng Anh trực tuyến LANGMaster English Element Online.  CSDL Synthesis - The digital Library of Engineering and Computer Sciences  Cơ sở dữ liệu toàn văn các văn bản pháp luật của Thư viện Pháp luật. Gồm hơn 80.000 văn bản, cập nhật hàng tuần. 44
Các tài liệu số hóa được lưu trên CD, trên máy chủ và tủ quang. Phương thức phân phối tài liệu được thực hiện cả trên intranet, internet và ổ đọc CD. Bạn đọc được sử dụng các dịch vụ tra cứu thư mục, truy cập toàn văn và liên kết đến các thư viện khác. 2.1.1.4. Lập ngân sách và duy trì ngân quỹ cho việc phát triển kho Tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội Hiện nay nguồn ngân sách cung cấp cho hoạt động phát triển TNS của Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN được lấy từ một phần nguồn ngân sách của trung tâm và từ các dự án tài trợ của nước ngoài. Phần lớn thì nguồn ngân sách này không ổn định. Chỉ tài trợ theo dự án nếu hết dự án tài trợ nguồn kinh phí sẽ bị ngắt. 2.1.1.5. Công tác phối hợp và giám sát hoạt động xuất bản của bộ sƣu tập điện tử tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội Hiện nay Trung tâm đã cho phép thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm do ĐHQG xuất bản, các luận án, luận văn sau đại học, các đề tài nghiên cứu khoa học, các tài liệu hội nghị, hội thảo Đối với bộ sưu tập xuất bản điện tử của trung tâm TTTV ĐHQGHN phần lớn duy trì được đều do sự tài trợ của các dự án do nước ngoài tài trợ. Chính vì vậy việc giám sát và đảm bảo tình tin cậy, uy tín là vô cùng quan trọng. Hầu hết công việc này đều do phòng phát triển TNS của trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện. 2.1.1.6. Vấn đề công nghệ trong phát triển tài nguyên số Mạng máy tính Trung tâm hiện nay có cấu trúc hình sao, được chia ra làm 04 mạng cục bộ. Toàn mạng có 05 máy chủ, hơn 200 máy trạm, 05 switch và 28 hub. Hệ điều hành của máy chủ là Windows 2000 Advance Server và Windows 2003 server. Quản trị CSDL là SQL Server 2000. Các máy trạm dùng hệ điều hành Windows XP. 45
Hiện nay để quản lý nguồn TNS, đáp ứng và phục vụ nhu cầu tra cứu của bạn đọc một cách dễ dàng Trung tâm TTTV ĐHQGHN đã sử dụng phần mềm LIBOL 6.0. Phân hệ quản lý số của phần mềm Libol 6.0 cho phép quản lý đa dạng các đối tượng số khác nhau (Text, hình ảnh, âm thanh, Video, GIS ); đồng thời có khả năng phân quyền truy cập theo nhóm người dùng hoặc theo mức độ mật của tài liệu để đảm bảo tính bản quyền của tài liệu; giao diện tra cứu (OPAC) có khả năng hỗ trợ tra tìm theo các điểm truy cập cơ bản như tác giả, nhan đề, chủ đề, từ khoá, nơi lưu giữ, kích thước tài liệu hoặc có thể trình duyệt theo chủ đề, tác giả và nhan đề theo từng bộ sưu tập. Đây là yếu tố quan trọng để hỗ trợ người sử dụng trong việc tìm kiếm tài liệu. Trung tâm TTTV ĐHQGHN đã tiến tới ứng dụng phần mềm Dspace vào hoạt động của TV. Phần mềm Dspace là một phần mềm sử dụng cho các TVS. (Xem phụ lục hình 2) Dspace là một bộ phần mềm mã nguồn mở hỗ trợ giải pháp xây dựng và phân phối các bộ sưu tập số hóa trên internet, cho phép các thư viện, các cơ quan nghiên cứu phát triển và mở rộng. Nó cung cấp một phương thức mới trong việc tổ chức và xuất bản thông tin trên internet. Dspace do HP và The MIT Libraries phát triển vào năm 2002, hiện nay có hơn 200 trường đại học và các tổ chức văn hoá sử dụng phần mềm số Dspace để quản lý và chia sẻ nguồn tài nguyên: sách, tạp chí, luận văn và các sưu tập hình ảnh, âm thanh và phim. Mô hình kiến trúc Chia làm ba tầng xử lí chính, vớ i những nhiêṃ vu ̣và chứ c năng riêng: + Application Layer: Tầng ứng dụng gồm các giao diện tương tác với người dùng: giao diện web, nhập và xuất tài liệu 46
+ Bussiness Logic Layer: Tầng xử lý gồm các gói xử lý theo từng chức năng: tìm kiếm, quản lý người dùng, quản lý dòng công việc, xác thực người dùng + Storage Layer: Tầng lưu trữ gồm kết nối và cơ sở dữ liệu để lưu trữ tập tin. Quản lí người dùng trong Dspace + Nhóm người dùng (Group) đại diện cho các người dùng có cùng quyền hạn. Trong Dspace người dùng được chia ra thành 3 nhóm chính:  Anonymous: (người dùng vô danh) nếu chưa đăng nhập thì tất cả những người dùng của Dspace được xem là người dùng vô danh. Nhóm này được phép xem những tài liệu công khai cho tất cả mọi người.  Normal users: (người dùng bình thường) là những người sau khi đăng đăng nhập được phép đăng tải tài liệu lên bộ sưu tập, được quyền xem những tài liệu công khai cho tất cả mọi người, ngoài ra còn được quyền quản lí một số bộ sưu tập hoặc xem một số bộ sưu tập bị giới hạn.  Administrators: những người dùng có quyền truy cập vào tất cả các chức năng trên tất cả các bộ sưu tập, các mục trong Dspace.  Lưu ý: - Một người dùng có thể là thành viên của nhiều nhóm. - Một nhóm – A - có thể là thành viên của một nhóm khác - B, khi đó quyền hạn của nhóm A sẽ là quyền hạn của nhóm A và kế thừa quyền của nhóm B. - Ngoài ra khi tạo một bộ sưu tập hệ thống sẽ tự động tạo nhóm quản lí trên bộ sưu tập đó. 47
+ Người dùng (User) trong Dspace được gọi là E-Person, trở thành thành viên của Dspace theo 2 cách:  Người quản trị tạo tài khoản đăng nhập cho thành viên.  Người dùng tự đăng ký và xác nhận thông tin qua tài khoản email đã đăng ký. - Quyền hạn của người dùng trong Dspace + Trên tập tin (Bitstream) READ: có thể đọc file. WRITE: có thể thay đổi file. + Trên bó (Bundle) ADD: có thể thêm nhiều tập tin vào bó. REMOVE: xoá tập tin ra khỏi bó. + Trên mục (Item) READ: có thể xem mục. WRITE: có thể thay đổi mục. ADD/REMOVE: có thể thêm hoặc xóa các tập tin. + Trên bộ sưu tập (Collection) ADD/REMOVE: có thể thêm hoặc xóa các tập tin khỏi bộ sưu tập DEFAULT_ITEM_READ: các mục có thuộc tính đọc. DEFAULT_BITSTREAM_READ: các tập tin được phép đọc. COLLECTION_ADMIN: có thể thay đổi, rút trích hoặc ánh xạ các mục vào bộ sưu tập. 48
Quản lí tài liệu trong Dspace Trong Dspace tài liệu được quản lí theo từng bộ sưu tập (Collecttion) hoặc cộng đồng (Communication) Cộng đồng (Communities): Có thể là trường học, phòng ban, hoặc các trung tâm. Mỗi Cộng đồng có thể bao gồm: Cộng đồng con (Sub-communities) Không giới hạn các Bộ sưu tập (Collection) Bộ sưu tập – BST (Collections): Có thể là một chủ đề, một thư mục chứa nhiều tài liệu. Mỗi Bộ sưu tập có thể có các quyền truy cập và dòng xử lý công việc khác nhau DSpace được sử dụng cơ bản như một phần mềm lưu trữ và phân phối tài liệu số với ba vai trò chính:  Giúp cho việc thu nhận và quản lý tài liệu được dễ dàng, bao gồm siêu dữ liệu của tài liệu  Giúp cho việc truy cập tài liệu được dễ dàng, bằng cả việc liệt kê và tìm kiếm  Giúp cho việc bảo quản tài liệu lâu dài. Ưu điểm của Dspace:  Có một cộng đồng lớn người sử dụng và phát triển trên toàn thế giới;  Phần mềm mã nguồn mở, miễn phí;  Dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn;Giao diện dạng web nên dễ dàng trong việc truy cập 49
 Được sử dụng trong các tổ chức giáo dục, chính phủ, tư nhân và thương mại;  Có thể được cài đặt dễ dàng; sử dụng được trên nhiều hệ điều hành như Windows, Linux, Unix Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Postgres SQL hoặc Oracle  Có thể quản lý và lưu giữ tất cả các loại tài liệu kỹ thuật số. Tài liệu được biên mục theo chuẩn Dublin Core Metadata rất phổ biến và thông dụng.  Khả năng tìm kiếm tài liệu toàn văn.  Phân quyền và bảo mật mạnh. Có thể phân quyền đến từng tài khoản người dùng, đến từng Bộ sưu tập hoặc thậm chí đến từng tài liệu. Các quyền được cấu hình khá chi tiết như: Quyền xem biểu ghi thư mục, Quyền xem toàn văn  Hỗ trợ đa ngôn ngữ. Trong đó có tiếng Việt (Phiên bản do Trường Đại học Đà Lạt việt hóa). Những tính năng vƣợt trội:  Khả năng tùy chỉnh giao diện cao. Giao diện thống nhất chung cho tất cả các bộ sưu tập.  Phần mềm Dspace như một website. Tất cả các thao tác đều thông qua web: Biên mục, truy cập thông tin Khi cần bổ sung tài liệu vào các bộ sưu tập không cần phải xây dựng lại từ đầu như Greenstone  Cấu trúc Bộ sưu tập trong Dspace khoa học hơn Greenstone. Dspace có cấu trúc các Bộ sưu tập theo nhiều cấp  Sử dụng hệ quản trị CSDL độc lập nên đáp ứng tốt với Thư viện có số lượng tài liệu lớn  Khả năng phân quyền mạnh. Có thể phân quyền đến từng tài khoản người dùng, đến từng Bộ sưu tập hoặc thậm chí đến từng tài liệu. Các quyền 50
được cấu hình khá chi tiết như: Quyền xem biểu ghi thư mục, Quyền xem toàn văn Phần mềm Greenstone không làm được điều này  Có nhiều kiểu báo cáo: Lượt truy cập, lượt xem biểu ghi thư mục, lượt download 2.1.1.7 Bảo quản tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện ĐHQGHN Như vậy ta thấy rằng trong tương lai gần TVS sẽ dựa trên nền tảng của hai loại hình nguồn tư liệu và dịch vụ của thư viện truyền thống và TVS. Trong một môi trường phức tạp như hiện nay TVS sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức cần được giải quyết. Vấn đề lưu trữ bảo quản nguồn TNS hóa đặc biệt là việc lưu trữ TNS hóa trong thời gian dài đang là một vấn đề khó khăn. Hơn nữa hiện nay khi hàng tháng hàng tuần, một nữa số trang web sẽ biến mất trong khi đó hàng năm mạng Internet tăng lên gấp đôi về số lượng. Để có thể cung cấp lượng thông tin cần thiết cả dạng số và dạng truyền thống thì việc thu thập lưu trự một lượng lớn thông tin chất lượng cao. Theo Wells cho rằng: ―thông tin phải được lưu trữ một cách bền vững, có thể độc lập với môi trường số, có thể nằm trong này, điều đó có thể đảm bảo rằng có thể đảm bảo rằng sẽ có cơ hội để những thông tin này hiện hữu trong một thời gian dài đủ để cung cấp cho bạn đọc trên các địa chỉ web công cộng.‖ Đồng thời chúng ta có thể thấy ĐHQGHN với môi trường giáo dục đào tạo đa ngành đa lĩnh vực. Vấn đề những nguồn tài nguyên xám cần phải được lưu trữ bảo quản. Trong quá trình phát triển nguồn TNS hóa việc thiết lập tạo khả năng cho phép sao chép một cách hoàn hảo, truy cập không giới hạn về đồ họa. Những thông tin số có thể đọc bằng máy truy cập xử lý và có thể xử lý được bằng các máy móc tự động để có thể sửa đổi định dạng và có thể thay đổi nội dung tùy ý trong quá trình tạo ra, truyền bá thông tin. Mặt khác lưu trữ bảo quản nguồn TNS thì cần phải bảo quản siêu dữ liệu của các nguồn tài liệu này. Tầm quan trọng của siêu dữ liệu trong quản lý và sử 51
dụng các TNS rất lớn.Trong trường hợp lưu trữ siêu dữ liệu mô tả của một cuốn sách in, nếu thư viện không lưu trữ siêu dữ liệu cấu trúc của cuốn sách đó thì sẽ không thể mô tả một cách đầy đủ về tổ chức của cuốn sách, hoặc là các nhà nghiên cứu không thể đánh giá được giá trị của cuốn sách. Không có siêu dữ liệu cấu trúc, các trang văn bản và hình ảnh cấu tạo nên một tác phẩm số sẽ ít được sử dụng hơn và không có siêu dữ liệu kỹ thuật mô tả quy trình số hóa, các nhà nghiên cứu không thể chắc chắn về độ chính xác của phiên bản số này so với bản gốc của nó. Vì mục đích quản lý, thư viện phải truy cập vào các siêu dữ liệu kỹ thuật thích hợp để khôi phục và lưu chuyển định kỳ tư liệu, bảo đảm cho sự lâu bền của các nguồn tư liệu giá trị. Một vấn đề cho việc bảo quản duy trì nguồn TNS hóa này tại Trung tâm TTTV Đai học Quốc Gia Hà Nội nói riêng và tại các TVS tại Việt Nam nói chung là TVS chỉ có thể hoạt động hữu hiệu thông qua các mối quan hệ hợp tác nhằm chia sẻ nguồn lực, qua đó tạo môi trường cho phép truy cập liên thông với thông tin với nhiều đối tác. Trung tâm TTTV Đại học Quốc gia Hà Nôi đã thực hiện hợp tác chia sẻ với Trung tâm TTTV Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh, Thư viện quốc gia Việt Nam trong vấn đề sử dụng nguồn TNS. 2.1.1.8 Vấn đề bản quyền trong phát triển nguồn tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội Các tư liệu số đang được tạo ra hàng ngày cho phép người dùng tin có thể truy cập cả trong hiện tại và tương lai. Kochtanek cho rằng: Một vấn đề luôn được đặt ra trong thế giới số đó là tác quyền và việc truy cập thông tin. Bản quyền là cách làm truyền thống để bảo vệ quyền sở hữu thông tin ( thường là của nhà xuất bản chính chứ không phải tác giả) và sự kiểm soát của họ đối với việc phổ biến thông tin và dẫn đến việc thu phí sử dụng/ truy cập. Đây là lý do dẫn tới sự tăng trưởng của công nghiệp xuất bản (cả ấn phẩm in và ấn phẩm điện tử) như chúng ta đã thấy ngày nay. Sau đó đến cộng đồng người sử dụng web với việc 52
cung cấp thông tin mà người dùng tin cho rằng cần được cung cấp một cách miễn phí và không giới hạn.‖ Đặc biệt trong môi trường số vấn đề bản quyền là một thách thức, bởi vật mang tin số không giống như các vật mang tin truyền thống như sách báo, CD Luật bản quyền số của Hoa Kỳ ( The Digital Copyright Act) cho phép các thư viện có quyền tạo ra 3 bản sao của một tài chưa xuất bản để lưu trữ, dự phòng và lưu chiểu để nghiên cứu tại một thư viện khác. Tuy nhiên, một bản sao dạng số của một tài liệu chưa xuất bản nhưng có bản quyền không được phép truy cập bên ngoài tòa nhà thư viện hoặc cơ quan lưu trữ, như vậy không được phép cung cấp qua Internet. Bên cạnh đó trên thế giới hiện nay các thư viện đang có phong trào ―truy cập mở‖ (open access, bao gồm cả các học liệu mở - open courseware OCW) đang phát triển mạnh. Đây là một động thái tốt góp phần vào việc mở rộng nguồn thông tin cho người dùng tin. Trung tâm TTTV ĐHQGHN đang thực hiện truy cập nguồn thông tin theo hình thức này. Các nguồn học liệu mở được Trung tâm mua bản quyền và cho phép người dùng tin của mình truy cập sử dụng nguồn thông tin trực tuyến này. Trung tâm cũng xây dựng chính sách truy cập cho mỗi nhóm người dùng khác nhau, theo đó chỉ có các người dùng đã được đăng ký mới được quyền truy cập vào tài liệu hoặc mỗi người dùng chỉ được download một số lượng trang tài liệu nhất định, Bên cạnh đó với nguồn tài liệu tự số hóa thì vẫn đề bản quyền khi tiến hành số hóa cũng chưa được kiểm soát chặt chẽ theo như đúng luật sở hữu trí tuệ năm 2005. Cũng như đáp ứng được những quy định đã nêu tại khoản 3 Điều 20 và điểm đ khoản 1 Điều 25 của Luật Sở hữu trí tuệ. Việc số hoá tài liệu khi chưa xin phép chủ sở hữu đã vi phạm khoản 6 Điều 28 Luật Sở hữu trí tuệ về những hành vi xâm phạm quyền tác giả đó là "Sao chép tác phẩm mà không được phép của tác giả, chủ sở hữu quyền tác giả". 53
2.1.1.9 Vấn đề hỗ trợ ngƣời dùng tin trong phát triển nguồn tài nguyên số Hỗ trợ người dùng tin là một trong những dịch vụ của TVS. Điều này đã tạo ra một thách thức lớn cho cán bộ TVS nói chung và cán bộ nghiệp vụ của Trung tâm TTTV ĐHQGHN nói riêng. Những người phải hoàn thành nhiệm vụ khó khăn là hỗ trợ người dùng tin tìm kiếm thông tin trong môi trường web. Sử dụng tài nguyên và dịch vụ TVS có nghĩa là người dùng tin sẽ hiếm khi đến tòa nhà thư viện để tham dự các lớp tập huấn kỹ năng hơn là học từ thư viện. Việc cán bộ TVS phải làm thế nào để có thể truy cập nguồn thông tin một cách hiệu quả là một vấn đề. Hơn nữa là truy cập thông tin từ những hệ thống máy tính khác nhau là một thách thức lớn khi hoạt động liên thông giữa các TVS ngày càng phổ biến hơn bao giờ hết. Hỗ trợ người sử dụng TVS còn bao gồm việc cung cấp các công cụ định hướng để hỗ trợ cho việc truy cập thông tin hiệu quả. Công cụ này bao gồm tìm kiếm thông tin thư mục, xem lướt danh mục chủ đề, tìm kiếm toàn văn và công cụ hỗ trợ. Đặc biệt chúng ta có thể thấy trong TVS việc sử dụng máy tính cho phép nhanh chóng truy cập nhanh chóng vào rất nhiều nguồn thông tin, tuy nhiên màn hình máy tính thì không thuận tiện cho việc nghiên cứu các hình ảnh cũng như xem lướt một cuốn sách, ở phần bẳng tra thì thuận tiện hơn so với đọc trên máy tính. Trong quá trình phát triển hiện nay để tiến tới những hoạt động chuẩn của một TVS đồng thời giúp đỡ người dùng tin. Gắn với hoạt động thực tiến và thực tế hoạt động phục vụ môi trường đa ngành, đa lĩnh vực, với nhiều đối tượng người dùng tin khác nhau. Cùng với những buổi hướng dẫn truyền thống ở những cơ sở của mình như: Thượng Đình, Mễ Trì thì Trung tâm TTTV ĐHQGHN cũng đã có những chính sách hợp lý nhằm giúp đỡ người dùng tin. Trung tâm đã thiết kế giao diện Web khá thân thiện giúp người dùng tin có thể truy cập dễ dàng. Mỗi một người dùng tin được cấp một tên truy cập, đồng thời ở 54
mỗi phần tra cứu hay tìm kiếm thông tin đều có hướng dẫn rất cụ thể. Hệ thống tìm kiếm thông tin thư mục và danh mục chủ đề cũng như cơ sở dữ liệu toàn văn khá dễ dàng. Người đọc chỉ cần truy cập vào Website thì có thể xem ngay thư mục. Tuy nhiên để sử dụng thì bạn đọc cần phải đăng nhập theo tài khoản đã được cấp. 2.1.2. Tìm hiểu về việc chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội Hợp tác chia sẻ tài nguyên là hoạt động nhằm cung cấp cho bạn đọc khả năng khai thác nguồn tin, không chỉ ở thư viện mình tham gia mà cả ở những thư viện khác trong cùng hệ thống, cùng khu vực Việc chia sẻ nguồn tài nguyên được xem như một phưong tiên hợp tác có hiệu quả của các trung tâm TTTV, nhằm tối đa hóa khả năng phục vụ thông tin. Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay của nền kinh tế khi nền thông tin tri thức đang bùng nổ theo cấp số nhân. Đồng thời chia sẻ tài nguyên giúp các trung tâm TTTV có thể giải quyết bài toán về kinh tế. Việc tiến hành chia sẻ tài nguyên thông tin từ trước tới nay chủ yếu được thực hiện qua liên thư viện thông qua việc xuất bản các mục lục liên hợp, gửi yêu cầu tài liệu giữa các cơ quan TTTV có cùng hệ thống hay khác hệ thống nhưng có sự hợp tác. Song hiện nay sự xuất hiện của TVS với khái niệm chia sẻ TNS thì không phải cơ quan thông thì không phải một cơ quan thông tin nào cũng có thể thực hiện việc chia sẻ và hợp tác với nhau. Việc chia sẻ TNS chỉ thực hiện được khi các cơ quan TTTV có đầy đủ cơ sở vậy chất như mạng máy tính, đường truyền internet hoặc hơn nữa là sự kết nối siêu dữ liệu. Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN đã không ngừng đẩy mạnh hoạt động hợp tác và chia sẻ nguồn tài nguyên. Đặc biệt là TNS. Hiện nay trung tâm đã có sự trao đổi và chia sẻ với nhiều trung tâm TTTV trên cả nước: Trung 55
tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, Thư viện quốc gia Việt Nam, Trung tâm TTTV Tạ Quang Bửu Loại hình mà Trung tâm TTTV ĐHQGHN chia sẻ và trao đổi nhiều nhất vẫn là các loại luận án, luận văn, các nguồn tài liệu xám của các trung tâm TTTV khác. Và thường là chia sẻ CSDL toàn văn. Đặc biệt hiện nay trung tâm đang có quan hệ hợp tác trao đổi và chia sẻ mật thiết với Trung tâm TTTV Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh qua hình thức trao đổi user để khai thác và sử dụng CSDL của nhau. 2.2 Phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 2.2.1 Phát triển tài nguyên số tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 2.2.1.1. Đội ngũ cán bộ kỹ thuật Đội ngũ cán bộ của Thư viện Quốc gia Việt Nam đang dần được trẻ hóa, nhiệt tình, năng nổ, có trình độ và năng lực công tác. Ngoài những cán bộ tốt nghiệp ngành Thư viện, Thư viện Quốc gia Việt Nam còn biên chế một số ngành khác như ngoại ngữ, tin học nhằm thực hiện tốt các khâu xử lý kỹ thuật và vận hành hoạt động của thư viện. Cụ thể: - Phòng lưu chiểu: 7 cán bộ - Phòng bổ sung: 7 cán bộ - Phòng phân loại – biên mục: 16 cán bộ - Phòng đọc sách: 26 cán bộ - Phòng Báo, tạp chí: 19 Cán bộ - Phòng Thông tin – tư liệu: 8 cán bộ - Phòng Nghiên cứu khoa học: 5 cán bộ - Phòng Quan hệ quốc tế: 4 cán bộ Hiện nay Thư Viện Quốc gia Việt Nam vẫn chưa có một bộ phận nào chuyên trách thực hiện số hóa và phát triển nguồn tài liệu số. Việc số hóa được 56
tiến hành dựa trên sự phối hợp của các phòng ban trong thư viện:  Phòng Tin học  Phòng Bảo quản  Phòng Hán nôm  Phòng Bổ sung 2.2.1.2 Thiết lập chính sách phát triển kho tài liệu Có thể thấy trong quá trình phát triển tài nguyên số tại một Thư viện thì việc xác định đặt diện ưu tiên cho dạng tài liệu nào, hay thực hiện số hóa loại tài liệu nào trước, loại nào sau đều phụ thuộc vào chính sách phát triển kho tài nguyên dạng số của mỗi một cơ quan riêng. Với vốn tài liệu gần một triệu bản sách (bao gồm mọi chủ đề, ngôn ngữ, và các loại tài liệu khác nhau), và hơn 8.000 tên báo/tạp chí, việc số hóa không thể tiến hành đồng thời, vì vậy TVQG đã phải lựa chọn và xác định mức độ ưu tiên để số hóa: Luận án tiến sĩ: Bao gồm hơn 13.000 bộ, đây là bộ sưu tập luận án tiến sĩ của người Việt Nam được bảo vệ trong hoặc ngoài nước, và của người nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam. Đây là bộ sưu tập duy nhất và đầy đủ nhất có tại TVQGVN, là bộ sưu tập có giá trị nghiên cứu, ứng dụng trong đời sống, sản xuất, đồng thời là vốn tài liệu có nhu cầu sử dụng lớn nhất nhưng bị hạn chế về số bản (01 bản/01 tên tài liệu). Vì vậy, kho tài liệu này được đưa vào danh mục ưu tiên đầu tiên. Sách Đông Dương: Kho sách lưu trữ 67.000 bản sách từ trước năm từ thế kỷ 17 đến năm 1954 gồm nhiều giá trị về lịch sử, văn hóa, địa lý của toàn bộ Đông Dương thời kỳ đó. Đây là những tư liệu quý có nhu cầu khai thác lớn đối với những nhà nghiên cứu lịch sử, văn hóa, địa lý Đặc biệt ảnh hưởng của thời 57
gian, kho sách đang cần được bảo quản, phục chế, và hình thức số hóa là một trong những giải pháp được TVQG lựa chọn để lưu trữ, bảo quản. Sách Hán Nôm: Đây là kho sách cổ, bao gồm trên 5200 bản sách được làm hoàn toàn thủ công, với chất liệu giấy gió, và toàn bộ là bản viết tay bằng chữ Nôm – một chữ cổ của Việt Nam. Đây là kho tư liệu cực kỳ quý mà thư viện đang lưu trữ, phục vụ. Để bảo quản lâu dài, hạn chế sử dụng bản gốc TVQGVN đang phối hợp với Hội bảo vệ Di sản Hán Nôm số hóa toàn bộ kho sách này Sách tiếng Anh viết về Việt Nam: Để giới thiệu với bạn bè trên thế giới về đất nước của mình, Dự án tạo lập nguồn số hóa, chia sẻ thông tin của CONSAL đã giúp TVQGVN lựa chọn và số hóa các sách tiếng Anh viết về Việt Nam. Và song song với chúng là các loại hình tài liệu sau: Tài liệu dạng in ấn: sách, báo, tạp chí thuộc các ngôn ngữ: Hán, Nôm, Việt, Anh, Pháp, Tây Ban Nha, Nga, Trung Quốc và cùng nhiều ngôn ngữ khác, các tác phẩm in bằng mộc bản hoặc in ấn bằng phương pháp hiện tại. Những tác phẩm này được viết bằng chữ Hán, chữ Nôm, cả Hán lẫn Nôm, cũng như Hán hoặc Nôm đã được chuyển qua quốc ngữ. Tài liệu viết tay: sắc phong, hồi ký, bản thảo tác phẩm, hương ước, tộc phả, tiểu sử, các bài thi quan trường, kịch bản, tài liệu giáo khoa, đặc san, gia phả, lịch sử, bản khắc, ngữ học, văn chương, thuốc nam, chuyện viết bằng chữ Nôm, thi phú, tôn giáo, Trung Quốc học, triều chính, lệ làng, luật gia đình Tài liệu dạng nghe nhìn: tranh ảnh, bản nhạc, bản đồ, tác phẩm điêu khắc, văn bia, tác phẩm hội họa, băng ghi âm, ghi hình, Tài liệu điện tử: các đĩa CD-ROM, VCD, DVD có chứa dữ liệu về lịch sử Thăng Long 1000 năm văn hiến, về thư tịch Hán Nôm 2.2.1.3 Biện pháp tạo lập kho tài nguyên số tại Thƣ viện Quôc gia Việt Nam Có thể thấy hiện nay Thư viện Quốc gia Việt Nam là một trong những thư viện có nguồn tài nguyên số lớn nhất cả nước. Để tạo lập được một bộ sưu tập số 58
hoàn chỉnh ngoài những nguồn tài liệu, cơ sở dữ liệu do Thư viện tự tiến hành số hóa thì Thư viện còn tiến hành đặt mua các cơ sở dữ liệu ở bên ngoài. 2.2.1.3.1 Cơ sở dữ liệu thƣ mục Các CSDL thư mục là một trong những nguồn tài liệu số lớn nhất hiện có của Thư viện, chúng đóng vai trò quan trọng giúp người dùng tin có thể tiếp cận tới nguồn tài nguyên truyền thống quý báu với hàng triệu bản mà Thư viện đang sở hữu. Các cơ sở dữ liệu này bao gồm: ST Cơ sở dữ liệu Biểu ghi T 1 Sách 340.000 2 Báo, tạp chí các ngôn 6.727 ngữ 4 Luận án tiến sỹ 13.762 5 Bài trích 50.130 - CSDL sách của Thư viện Quốc gia: 340.000 biểu ghi (sách tiếng Việt xuất bản từ 1954 đến nay, sách hệ chữ Latinh thừ 1982 đến nay, sách tiếng Pháp kho Đông dương. - CSDL Báo, tạp chí các ngôn ngữ: 6.272 biểu ghi. - CSDL Báo, tạp chí nghiên cứu các ngôn ngữ nhập về thư viện trước năm 1954: 1.718 biểu ghi - CSDL Luận án tiến sỹ: 13.762 biểu ghi. - CSDL Bài trích từ hơn 60 tạp chí: 50.130 biểu ghi. 2.2.1.3.2 Cơ sở dữ liệu toàn văn 59
Là loại hình CSDL rất được chú ý trên thế giới nhưng mới chỉ xuất hiện trong hệ thống thư viện công cộng trong những năm gần đây với số lượng không nhiều. Hiện tại ở TVQGVN có hai loại CSDL toàn văn chủ yếu là: CSDL toàn văn do TVQGVN tạo lập và CSDL toàn văn mua từ bên ngoài. Cơ sở dữ liệu toàn văn do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam tạo lập - Luận án tiến sỹ (Xem phụ lục – hình 3) Thư viện Quốc gia là cơ quan duy nhất thu nhận các bản luận án tiến sĩ trực tiếp từ các tác giả Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước và của các tác giả nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam. Đây là kho tài liệu quý và đặc biệt của thư viện. Bộ sưu tập Luận án tiến sĩ bao gồm hơn 30.000 bản toàn văn và tóm tắt, đây là bộ sưu tập luận án tiến sĩ của người Việt Nam được bảo vệ trong hoặc ngoài nước, là kho tài liệu quý và đặc biệt của TVQGVN. Tính đến năm 2010, TVQGVN đã số hóa và đưa ra phục vụ được khoảng 1.500.000 trang (tương đương với 80% số luận án hiện có tại thư viện). Một điểm thuận lợi của TVQGVN hiện nay là theo quy định của nhà nước thì tác giả luận án ngoài việc nộp lưu chiểu bản in còn nộp cả bản điện tử, đây là một trong những nguồn số hóa quan trọng được cập nhật thường xuyên.Bao gồm các chủ đề: - Khoa học tự nhiên và ứng dụng - Khoa học xã hội và nhân văn - Kinh tế - Nông, lâm nghiệp - Mỹ thuật - Bộ sưu tập số sách Hán Nôm cổ ( Xem phụ lục – hình 4,5) Chữ Nôm là một trong những di sản quý giá của nền văn hóa Việt Nam. Bộ sưu tập Hán Nôm của Thư viện Quốc gia Việt Nam được thu thập, gây dựng từ những năm 60 của thế kỷ trước. Kho Hán Nôm là kho sách cổ về chữ Nôm 60
lớn tại Việt Nam, bao gồm 91.768 trang ảnh, trên 5.200 bản sách được làm hoàn toàn thủ công, với chất liệu giấy dó, và toàn bộ là bản viết tay bằng chữ Nôm – một chữ cổ của Việt Nam. Đây là kho tư liệu cực kỳ quý mà thư viện đang lưu trữ, phục vụ. Để bảo quản lâu dài, và phổ biến rộng rãi kiến thức văn hóa, lịch sử, địa lý, văn học cổ, hạn chế sử dụng bản gốc, TVQGVN đang phối hợp với Hội bảo vệ Di sản Hán Nôm số hóa toàn bộ kho sách này. Hiện tại đã số hóa và đưa vào phục vụ trực tuyến được trên 192.000 trang (khoảng 1.258 bản) tại địa chỉ: - Bộ sưu tập số: sách, báo Đông Dương (Xem phụ lục – hình 6) Sách Đông Dương: Là kho tư liệu lịch sử quý hiếm, hiện TVQGVN đang lưu trữ 67.000 bản sách từ trước năm từ thế kỷ 17 đến năm 1954 gồm nhiều giá trị về lịch sử, văn hóa, địa lý của toàn bộ Đông Dương. Nhằm bảo quản các tài liệu Pháp ngữ cổ quý giá - có giá đó, tránh hư hại do thời gian, đồng thời để các nhà nghiên cứu và độc giả có thể tìm kiếm, tra cứu những tài liệu trên dễ dàng hơn, TVQGVN kết hợp với Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam và Bộ Ngoại giao Pháp cùng một số thư viện của Việt Nam đã phối hợp thực hiện chương trình ―Số hóa kho tài liệu Pháp ngữ cổ tại Việt Nam‖ (dự án VALEASE) . Hiện tại TVQGVN đã số hóa được khoảng 95.000 trang (hơn 800 cuốn), đã làm sách điện tử và đưa lên mạng trực tuyến phục vụ bạn đọc. (Bạn đọc truy truy cập trực tuyến tại: - Bộ sưu tập số: Thăng Long – Hà Nội (Xem phụ lục – hình 7) Bao gồm: - Bản đồ cổ Hà Nội và vùng phụ cận - Sách báo xuất bản sau năm 1954 - Sách báo xuất bản trước năm 1954 - Sách Hán - Nôm cổ - Luận án tiến sỹ về Hà Nội 61
Có thể nói, Thư viện Quốc Gia Việt Nam đã thu thập, lưu trữ tương đối đầy đủ bộ sưu tập tư liệu về dân tộc xưa và nay hết sức quý hiếm, trong đó có tài liệu về Thăng Long – Hà Nội. Đặc biệt, bộ sưu tập bản đồ cổ Hà Nội và vùng phụ cận mà Thư viện Quốc gia trưng bày gồm 55 bản đồ, có niên đại khác nhau từ năm 1873 đến năm 1965. Các bản đồ được phục chế và số hoá trong khuôn khổ Quỹ đoàn kết ưu tiên phát huy hệ thống thư tịch cổ của các nước Đông Nam Á đã cho thấy sự thay đổi đô thị của Thủ đô Việt Nam trải qua trong hơn một thế kỷ.( Xem phụ lục – hình 8,9) Những tài liệu trong bộ sưu tập mang những giá trị lịch sử và văn hóa được lựa chọn để chuyển dạng số nằm trong 5 kho tài liệu quý của Thư viện Quốc gia Việt Nam được xuất bản từ thế kỷ XVII đến nay, đang được lưu trữ tại các kho: sách, báo - tạp chí, bản đồ Đông Dương, kho Hán Nôm và Luận án Tiến sỹ cùng với một số tài liệu của Nhà xuất bản Hà Nội mới phát hành trong Dự án Hành trình tìm kiếm Di sản văn hiến Thăng Long – Hà Nội, và của Viện Nghiên cứu Hán Nôm. Bộ sưu tập này sẽ được cập nhật thường xuyên nhằm cung cấp thêm tư liệu quý về Thăng Long – Hà Nội nghìn năm văn hiến. - Bộ sưu tập số: Sách tiếng Anh về Việt Nam Thuộc Dự án CONSAL: 92.520 trang (338 cuốn) Cơ sở dữ liệu toàn văn bổ sung từ bên ngoài - CSDL Keesing: CSDL Keesings, bao gồm hơn 95.000 bài báo, là CSDL tập hợp toàn diện, chính xác và súc tích tất cả các bài báo trên thế giới về chính trị, kinh tế và xã hội, các sự kiện trên toàn thế giới từ năm 1931 – nay và được xuất bản bằng 62
tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức và tiếng Hà Lan. Đây là CSDL được cập nhật hàng ngày các sự kiện trên toàn thế giới như: bầu cử, chiến tranh, các hiệp ước, các chính sách ngoại giao, hợp tác quốc tế - CSDL ProQuest: ( Xem phụ lục – hình 10) ProQuest là một cơ sở dữ liệu điện tử do nhà xuất bản ProQuest xây dựng với gần 30.000 luận văn toàn văn, hơn 44.000 hồ sơ doanh nghiệp (Hoover’s Company Records), hơn 3.000 báo cáo công nghiệp (Snapshots Series), hơn 11.250 tạp chí (8.400 tạp chí toàn văn, 479 báo toàn văn) và một số tài liệu không phải là xuất bản phẩm định kỳ như báo cáo của OxResearch và EIU về 252 quốc gia và khu vực; hơn 60 nguồn học liệu tham khảo gồm Brookings Paper, OEF, Career Guide, Occupational Outlook Handbook với chủ đề chính gồm 160 chuyên ngành, lĩnh vực khác nhau; ProQuest được hỗ trợ nhiều thứ tiếng khác nhau: Anh. Pháp, Tây Ban Nha, Trung Quốc, Nhật chưa hỗ trợ tiếng Việt. (Bạn đọc sử dụng dịch vụ tại phòng đọc Đa Phương tiện – tầng 2 Nhà D) - CSDL WILSON: 63
Wilson cung cấp truy cập toàn văn, thông tin tóm tắt, trích dẫn, hình ảnh từ 11 cơ sở dữ liệu con với khoảng 4.000 tạp chí điện tử có phạm vi thông tin từ năm 1982 – nay: + Wilson Applied Science and Technology Full Text + Wilson Art Full Text + Wilson Business Full Text + Education Full Text + Humanities Full Text + Social science Full Text + Index to legal Periodicals Full Text. - CSDL Tạp chí khoa học Việt Nam Trực tuyến (Vietnam Journals Online-VJOL) ( Xem phụ lục – hình 11) Tạp chí khoa học Việt Nam Trực tuyến (VJOL) là CSDL tóm tắt và toàn văn các tạp chí khoa học xuất bản tại Việt Nam với mục tiêu giúp cho độc giả nghiên cứu tiếp cận dễ dàng hơn với tri thức khoa học xuất bản tại Việt Nam và giúp thế giới biết đến nhiều hơn về một nền học thuật của Việt Nam. CSDL này được Mạng Quốc tế về Ấn phẩm Khoa học (INASP) khởi xướng năm 2006 với sự tham gia của các cơ quan thông tin thư viện đầu ngành của Việt Nam: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Nhà xuất bản Khoa học Tự nhiên và Công nghệ thuộc Viện KH & CN Việt Nam, Viện Thông tin Khoa học Xã hội thuộc Viện KHXH Việt Nam và Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học Công nghệ thuộc Viện KH & CN Việt Nam, bạn đọc của thư viện có thể truy cập CSDL qua địa chỉ : www.vjol.info - Bộ sƣu tập băng, đĩa CD-ROM, DVD CSDL băng, đĩa CD, VCD, CD-ROM, Được thu nhận vào Thư viện Quốc gia qua con đường lưu chiểu, bổ sung, trao đổi quốc tế, hoặc nhận tặng biếu 64
trong vài năm gần đây, hơn 2068 tên tài liệu (với nhiều lĩnh vực: Âm nhạc, Tài chính kế toán, Kinh tế, Tin học, Ngôn ngữ, Địa lý, Lịch sử, Giáo dục ) Đặc biệt trong số này có một bộ đĩa về Đảng cộng sản Việt Nam, bộ 24 đĩa về Tư tưởng Hồ Chí Minh; bộ 16 đĩa giới thiệu về Đất nước, con người Việt Nam bằng Tiếng Anh và tiếng Pháp; bộ đĩa học tiếng Anh, Tiếng Pháp, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, một số bộ sưu tập sách, đĩa CD, băng hình học tiếng Anh của thầy Nguyễn Quốc Hùng và thầy Phan Bá Tân, và các băng, đĩa do các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước tặng. (Bạn đọc sử dụng dịch vụ tại phòng đọc Đa Phương tiện – tầng 2, nhà D) Ngoài ra TVQGVN còn có một số bộ sưu tập tài liệu số hóa được phục vụ trực tuyến trên website của thư viện như: Thư mục Quốc gia Tháng-Năm, tài liệu đào tạo cuả Quỹ SIDA, các file ISO dữ liệu thư mục hàng tháng của TVQGVN chia sẻ cho các thư viện bạn 2.2.1.4 Lập ngân sách duy trì ngân quỹ cho phát triển kho tài nguyên số tại Thƣ viện Quốc Gia Việt Nam Vấn đề ngân sách là một vấn đề không phải chỉ trong một thời gian ngắn. Bất kỳ một cơ quan, đơn vị nào thì vấn đề ngân sách cho hoạt động của mình cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đặc biệt ngân sách cho hoạt động phát triển kho tài nguyên số lại càng là một vấn đề đáng lưu tâm, bởi hầu hết việc phát triển dạng tài liệu số đều rất tồn kém và yêu cầu kinh phí cao. Hầu hết nguồn ngân sách cho hoạt động của Thư viện Quốc gia Việt Nam dựa trên 3 nguồn chủ yếu: Nguồn ngân sách do nhà nước cấp duy trì hàng năm. Đây là nguồn ngân sách chủ yếu phục vụ cho hoạt động của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Với nguồn ngân sách hàng năm là 7,1 tỷ đồng. 65
Nguồn thứ 2 ngoài kinh phí được Nhà nước cấp, Thư viện Quốc gia Việt Nam còn duy trì hoạt động của quỹ vãng lai. Quỹ này thu được từ các dịch vụ như: xuất bản tài liệu nghiệp vụ, bán các loại phích thư viện Thư viện Quốc gia Việt Nam còn xây dựng quỹ đơn vị (phúc lợi tập thể) từ việc tận dụng tốt những điều kiện hiện có để tăng nguồn thu. Các hoạt động dịch vụ như trông giữ xe ô tô, cho thuê hội trường, in ấn Từ năm 1993 đến năm 2007, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã được đầu tư khoảng 75 tỷ đồng để tiến hành xây dựng và cải tạo lại cả về trụ sở, trang thiết bị; trở thành một Thư viện Quốc gia hiện đại vào thập niên đầu của thế kỷ XXI. Riêng đối với dự án Thư viện điện tử, số kinh phí đầu tư trong năm 2002 khoảng 6,8 tỷ đồng cho giai đoạn I và giai đoạn II. 2.2.1.5 Công tác phối hợp và giám sát hoạt động xuất bản của bộ sƣu tập số tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Thư viện Quốc gia Việt Nam là nơi chịu trách nhiệm nhận lưu chiểu tài liệu, luận án, luận văn của cả nước. Đồng thời cũng là nơi chiu trách nhiệm giám sát hoạt động lưu chiều tài liệu của cả nước. Hoạt động phối hợp liên kết với các nhà xuất bản cũng được thực hiện. Mặt khác hoạt động giám sát nguồn tài liệu đầu vào của Thư viện Quốc gia Việt Nam đều do phòng lưu chiểu và phòng bổ sung – trao đổi thực hiện giám sát và chịu trách nhiệm. 2.2.1.6 Vấn đề công nghệ cho việc phát triển tài nguyên số + Về thiết bị - Máy vi tính: Để đảm bảo tốt cho công việc quét ảnh và các công tác số hóa, Thư viện đã lựa chọn các loại máy tính có cấu hình RAM, dung lượng ổ cứng và Chip xử lý tốc độ cao nhất trong thời điểm hiện tại. Thư viện hiện có 18 66
máy chủ và hơn 250 máy trạm. Với việc kết nối mạng interner và intranet góp phần thúc đẩy nhanh chóng hoạt động phát triển nguồn tài nguyên số. - Thiết bị lưu trữ: CD-ROM, đĩa DVD, đĩa Bluray Ngoài ra còn có các thiết bị khác phục vụ số hóa như: ổ cứng di dộng Store, ổ ghi CD - R/ DVD - R, ổ CD – ROM/DVD (để sao lưu dữ liệu trên CD) ( Xem phụ lục – hình 12) - Máy quét ảnh: tại Thư viện đang sử dụng máy Scaner độ phân giải 300 dpi và máy ảnh kỹ thuật số để quét và chụp các trang của tài liệu. ( Xem phụ lục – hình 13, 14, 15, 16) + Về phần mềm Thư viện Quốc gia Việt Nam là một trong những Thư viện đi đầu trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin. Việc ứng dụng các phần mềm quản lý tài liệu được triển khai khá sớm. Cùng với quá trình phát triển của công nghệ thông tin, Thư viện không ngừng đẩy nhanh quá trình áp dụng các phần mềm vào hoạt động. Xuất phát từ sự phong phú và đa dạng của các nguồn tài liệu số, hiện tại thư viện đang sử dụng nhiều phần mềm để quản lý nguồn tài nguyên này. Dưới đây là một số phần mềm đã và đang được sử dụng: - Phần mềm CDS/ISIS: Đây là phần mềm đầu tiên được áp dụng tại thư viện dùng để quản lý các CSDL dạng văn bản có cấu trúc do UNESCO phát triển và phổ biến từ năm 1985 và được cung cấp miễn phí cho các thư viện Việt Nam. Đây cũng là phần mềm đầu tiên được sử dụng phổ biến tại Việt Nam để quản lý thư viện truyền thống. CDS/ISIS có các đặc trưng sau: + Sử dụng giao diện DOS để xây dựng CSDL + Sử dụng dạng biên mục máy đọc được CCF (Common Communication Format) + Là phần mềm kết hợp Hệ quản trị CSDL với Phần giao tiếp. 67
+ Quản lý được đồng thời nhiều CSDL + Cho phép xây dựng các CSDL lớn tới 16 triệu biểu ghi + Kích thước của trường không hạn chế (có thể tới 32.000 ký tự) Các giai đoạn phát triển của CDS/ISIS for DOS + Cuối những năm 60: Phiên bản chính + Tháng 12/1985: Phiên bản 1.0 chạy trên IBM PC/XT + Tháng 3/1989: Phiên bản 2.0 + Tháng 6/1993: Phiên bản 3.0 CDS/ISIS for DOS cũng đã được Thư viện Việt hoá và triển khai áp dụng rộng rãi. Từ tháng 11 năm 1997 phiên bản CDS/ISIS for WINDOWS 1.0 (WINISIS) ra đời, Thư viện đã áp dụng phần mềm này vào việc xây dựng và quản lý các CSDL. WINISIS được phát triển từ phần mềm CDS/ISIS for DOS cho phép chạy trên môi trường Windows với nhiều tính năng ưu việt như: + Xây dựng cấu trúc CSDL dễ dàng nhờ có các phương tiện trợ giúp trong việc tạo biểu mẫu nhập tin và format hiện hình. + Hiệu quả tìm tin tăng, nhờ nhiều phương tiện trợ giúp (cửa sổ từ điển, nút toán tử, ) + Cho phép tìm tin theo nhiều phương thức: tìm tin trình độ cao và tìm tin có trợ giúp. + Có khả năng kết nối CSDL này với các CSDL khác để mở rộng chức năng quản lý nhờ các lệnh kết nối siêu văn bản trong ngôn ngữ tạo format. + Cho phép quản lý các tệp toàn văn nhờ những liên kết siêu văn bản + Có cải tiến Phần giao tiếp từ DOS đến Web và kết nối thêm hệ quản trị CSDL Access. 68
+ Dễ thao tác và sử dụng, phù hợp với trình độ của mọi đối tượng; khả năng kết nối mạng LAN, liên kết với các trang Web trên mạng Internet thuận tiện. WINISIS giúp toàn bộ hoạt động nghiệp vụ thư viện được tự động hoá tối đa và tích hợp trong một hệ thống nhất đồng thời cho phép trao đổi, tương tác, hỗ trợ lẫn nhau tạo ra một quy trình nghiệp vụ chuẩn của một thư viện hiện đại bao gồm: + Bổ sung: Bổ sung tài liệu qua đơn đặt, tra trùng tài liệu, tra cứu báo cáo bổ sung + Biên mục: Xuất, nhập dữ liệu theo chuẩn MARC 21, in phích mục lục, in nhãn tài liệu, in thư mục tài liệu mới, tài liệu chuyên đề, tìm kiếm tra cứu nhanh theo nhiều tiêu chí, thống kê báo cáo tài liệu, + Hồi cố, hiệu đính, tái xử lý tài liệu kho đọc, kho mượn, tạo lập và tổ chức quản lý kho theo yêu cầu của thư viện. + Quản lý lưu thông: Cấp thẻ bạn đọc, lưu thông đọc, mượn, trả, gia hạn theo quy trình tra cứu, quản lý bạn đọc, báo cáo thống kê lượt người đọc, lượt tài liệu luân chuyển + Dữ liệu sử dụng trong WINISIS có thể tái sử dụng sau này nếu thư viện nâng cấp sử dụng các chương trình phần mềm quản lý khác với tính năng cao hơn như ILIB, LIBOL, Hiện nay, WINSIS đã phát triển đến phiên bản 1.5 nhưng do nhu cầu trong quản lý dữ liệu tại thư viện ngày càng cao do đó phần mềm WINISIS không thể đáp ứng được nên thư viện đã triển khai thêm các phần mềm khác. - Phần mềm Ilib: Từ tháng 10-2003 đến nay, TVQGVN đã chuyển sang sử dụng phần mềm Ilib thay cho phần mềm CDS/ISIS + Tính năng của phần mềm Ilib 69