Khóa luận Tìm hiểu tổ chức và hoạt động tại Thư viện quận Hoàn Kiếm - Hà Nội

63 trang thiennha21 15/04/2022 3661

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tìm hiểu tổ chức và hoạt động tại Thư viện quận Hoàn Kiếm - Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_tim_hieu_to_chuc_va_hoat_dong_tai_thu_vien_quan_ho.pdf

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu tổ chức và hoạt động tại Thư viện quận Hoàn Kiếm - Hà Nội

Khóa luận tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Thế kỷ XXI, là thế kỷ của thời đại xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức. Trong đó, thông tin và tri thức là nguồn lực cho sự phát triển của nền kinh tế xã hội. Thông tin trở thành nguồn lực quan trọng, đặc biệt trong thời đại cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ thì thông tin khoa học đã trở thành một lĩnh vực hoạt động có khả năng thúc đẩy sự phát triển của đất nước. Ngay nay, xu thế hòa nhập “xã hội thông tin” đã và đang là vấn đề đặc biệt quan tâm của nhiều quốc gia, nó không chỉ là vấn đề của các nước đang phát triển. Khoảng cách giữa các quốc gia hiện nay vẫn là vấn đề tạo nguồn và khai thác nguồn thông tin. Theo nhận định của các nhà khoa học: hiện nay chúng ta có 3 tiềm lực để phát triển đó là “con người, tài nguyên thiên nhiên và thông tin khoa học công nghệ”. Trong đó, Thông tin khoa học là quyền lực, người nắm được thông tin khoa học thì người đó có quyền lực. Thông tin phản ánh các quan hệ trong hệ thống vật chất cũng như phản ánh các mặt trật tự và tổ chức của các hệ thống đó. Với xu thế phát triển như hiện nay, việc kiểm soát thông tin và khai thác tốt các nguồn thông tin sẽ góp phần to lớn đến sự phát triển của đất nước. Thông tin là nền cho quá trình quản lý, điều khiển và phát triển. Một quốc gia thiếu thông tin, không nắm được thông tin sẽ tụt hậu về kinh tế - xã hội. Như vậy thông tin khoa học là tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia, nó trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên những ưu thế kinh tế và chính trị của mỗi nước. Theo số liệu thống kê, năm 1996 – cứ 1 phút trên thế giới xuất hiện 2.000 trang in, sau 1 ngày có 2 tờ tạp chí ra đời Số lượng các trang in của nửa cuối thế kỷ XX bằng cả một nghìn năm trước đó. Riêng Thư viện Quốc hội Mỹ đã có tới 102 triệu tài liệu, Thư viện quốc gia Nga hơn 50 triệu tài liệu. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 1
Khóa luận tốt nghiệp Với khối lượng tài liệu lớn như vậy thì không một cá nhân hay tập thể các nhà khoa học nào lại có thể có đủ thời gian để đọc và lựa chọn đầy đủ những kiến thức cần thiết đã trình bày trong các loại tài liệu đã được xuất bản. Do vậy, nếu không có sự chỉ dẫn và định hướng nhất định của thư viện thì việc lựa chọn và sử dụng tài liệu của người dùng tin sẽ gặp nhiều khó khăn đó là điều tất yếu. Nhận thấy tầm quan trọng của thông tin trong quá trình đổi mới đất nước, tiến lên công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Đảng và Nhà nước đã rất chú trọng đến việc phát triển khoa học và công nghệ, đặc biệt là công tác “thông tin tư liệu”. Hệ thống các cơ quan thông tin – thư viện ở nước ta ngày càng phát triển mạnh mẽ theo hướng hiện đại hóa, trở thành một ngành giữ vai trò to lớn trong công cuộc xây dựng đất nước. Thư viện là công cụ truyền bá tri thức một cách tĩnh lặng, không chỉ là hình thức cho người đọc mượn một cuốn sách, hay cung cấp một sản phẩm thông tin, mà nhiệm vụ của thư viện chính là chuyển tải những tri thức đến với người đọc những thông tin cần thiết và bổ ích trong việc tự học tập của mỗi người. Đứng trước những đòi hỏi này, yêu cầu đặt ra cho các hệ thống thư viện công cộng nói chung, sự nghiệp Thư viện quận Hoàn Kiếm nói riêng, cần có bước đi đúng đắn và phù hợp, điều đó đòi hỏi phải tiến hành nghiên cứu các hoạt động, đề ra các giải pháp tối ưu, xác lập phương án khả thi, sát thực tế ở địa phương, hòa nhập vào xu thế của thời đại. Nghiên cứu công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện nhằm phát triển những yếu kém tồn tại giúp cho cán bộ lãnh đạo ngành văn hóa, cán bộ quản lý thư viện, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ xác định được hướng đi sắp tới của Thư viện quận Hoàn Kiếm. Trên cơ sở đó xác định các giải pháp cụ thể, đặt kế hoạch tạo nguồn lực cho hoạt động Thư viện, đáp ứng chức năng xã hội của Thư viện là nhiệm vụ của người làm công tác Thư viện. Vì vậy, tôi đã quyết định Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 2
Khóa luận tốt nghiệp chọn đề tài “Tìm hiểu tổ chức và hoạt động tại Thư viện quận Hoàn Kiếm – Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu cho Khóa luận của mình. 2. Tình hình nghiên cứu của đề tài Có thể nói, tìm hiểu về tổ chức và hoạt động là một vấn đề không còn mới trong các Khóa luận của các khoá trước. Đã có các đề tài nghiên cứu về vấn đề này như Khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Chinh (2009) hay “Tổ chức hoạt động của Thư viện Khoa học Tổng hợp tỉnh Thái Nguyên” của tác giả Lưu Thị Thắng (2002). Tìm hiểu về công tác tổ chức và hoạt động Thư viện quận Hoàn Kiếm - Hà Nội cho đến nay chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến, vì vậy đây là đề tài hoàn toàn mới. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Mục đích nghiên cứu Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của Thư viện, nâng cao hiệu quả phục vụ, đáp ứng nhu cầu ngày một tốt hơn cho NDT. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của Thư viện quận Hoàn Kiếm - Xác định rõ đặc điểm NDT và nhu cầu tin của Thư viện quận Hoàn Kiếm - Nghiên cứu chức năng và nhiệm vụ Thư viện quận Hoàn Kiếm - Nghiên cứu công tác tổ chức và hoạt động tại Thư viện quận Hoàn Kiếm - Đánh giá những ưu điểm, nhược điểm và hạn chế của Thư viện, từ đó xác định rõ nguyên nhân và đề xuất các giải pháp về công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện quận Hoàn Kiếm trong thời gian tới. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 3
Khóa luận tốt nghiệp 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu Công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. Phạm vi nghiên cứu Về mặt không gian: Tại Thư viện quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. Về mặt thời gian: Trong giai đoạn hiện nay. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài Phương pháp luận Khóa luận dựa trên cơ sở phép biện chứng duy vật lịch sử, quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác thư viện; các chỉ thị và nghị quyết của Đảng và Nhà nước về đường lối phát triển sự nghiệp thông tin – thư viện. Phương pháp cụ thể Để hoàn thành Khóa luận này tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp nghiên cứu, hệ thống hóa tài liệu. - Phương pháp quan sát trực tiếp, mạn đàm, trao đổi trao tiếp. - Phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê. 6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của Khóa luận Về mặt lý luận: Khóa luận đưa ra cái nhìn mang tính tổng quát về thực trạng tổ chức và hoạt động Thư viện quận Hoàn Kiếm, khẳng định tầm quan trọng của công tác này trong quá trình phục vụ công tác học tập, nghiên cứu, giải trí của NDT tại địa phương. Về mặt thực tiễn: Phân tích, đánh giá những kết quả đã đạt được của Thư viện trong giai đoạn hiện nay và chỉ ra những mặt còn hạn chế cần khắc phục. Kết quả nghiên cứu này sẽ góp phần đáng kể vào việc tăng cường hiệu quả hoạt động của Thư viện quận Hoàn Kiếm. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 4
Khóa luận tốt nghiệp 7. Bố cục khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, Khóa luận gồm 3 chương: Chƣơng 1: Thƣ viện quận Hoàn Kiếm trong quá trình phát triển văn hóa, kinh tế - xã hội của Thành phố Hà Nội. Chƣơng 2: Thực trạng công tác tổ chức và hoạt động tại Thƣ viện quận Hoàn Kiếm – Hà Nội Chƣơng 3: Nhận xét và giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động tại Thƣ viện quận Hoàn Kiếm – Hà Nội Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 5
Khóa luận tốt nghiệp NỘI DUNG CHƢƠNG 1 THƢ VIỆN QUẬN HOÀN KIẾM TRONG QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN VĂN HÓA, KINH TẾ - XÃ HỘI CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1. Vai trò tổ chức và hoạt động Thƣ viện quận Hoàn Kiếm đối với sự nghiệp phát triển văn hóa, kinh tế - xã hội của Thành phố Hà Nội. Tổ chức có vai trò rất quan trọng, quyết định sự thành bại của cơ quan, đơn vị, một quốc gia. “Hãy cho chúng tôi một tổ chức những người cách mạng, chúng tôi sẽ đảo lộn cả nước Nga” [20, tr.7] Câu nói bất hủ ấy của V.I. Lênin cho chúng ta hiểu rõ tổ chức và vai trò của tổ chức. Công tác tổ chức cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của các cơ quan thông tin – thư viện. Tổ chức nhằm thiết lập một cơ cấu thích hợp cho sự tồn tại và phát triển của thư viện như: xây dựng phòng ban, mua sắm trang thiết bị phù hợp với yêu cầu của đơn vị, lập kế hoạch đào tạo cán bộ, bố trí, sắp xếp cán bộ hợp lý phù hợp với năng lực của họ để nâng cao trình độ, hướng dẫn nghiệp vụ tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phong phú giúp cho Thư viện quận Hoàn Kiếm có thể đáp ứng nhu cầu của xã hội. Từ đó, giúp người dùng tin khám phá những vấn đề trong giới tự nhiên và xã hội, hình thành nhân cách, lối sống trong mỗi cá nhân và mối quan hệ trong đời sống xã hội. Tổ chức lao động khoa học, sắp xếp cán bộ phù hợp sẽ tăng năng suất lao động, tiết kiệm kinh phí, thời gian, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của Thư viện. Bất kỳ một cơ quan, một đơn vị hay một quốc gia nào muốn tồn tại và phát triển phải luôn luôn không ngừng hoạt động và đối với một cơ quan thông tin – thư viện cũng vậy, hoạt động đóng một vai trò hết sức quan trọng đối với sự Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 6
Khóa luận tốt nghiệp phát triển của cơ quan. Ngày nay, khi mà thông tin đang trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp và tiềm lực khoa học công nghệ thì hoạt động thông tin – thư viện càng thể hiện rõ vai trò của nó. Đặc biệt là đối với Thư viện quận Hoàn Kiếm hoạt động là yếu tố then chốt quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Thư viện. Nghị quyết Hội nghị lần thứ hai của Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa VIII) đã khẳng định: “Hoạt động thông tin, tuyên truyền, phổ cấp kiến thức khoa học và công nghệ là một trong những giải pháp quan trọng để thực hiện thành công chiến lược công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước” [5, tr.20]. Nhờ có phương thức hoạt động tiến bộ mà Thư viện quận Hoàn Kiếm đã từng bước nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của NDT. 1.1.1. Khái quát Nhà Văn hóa quận Hoàn Kiếm Quận Hoàn Kiếm là trung tâm hành chính, văn hoá, thương mại, dịch vụ và du lịch của Thủ Đô, quận Hoàn Kiếm được biết đến với "36 phố phường" trong khu phố cổ, nhiều tuyến phố kinh doanh sầm uất, hàng chục chợ và siêu thị lớn, hàng trăm khách sạn, nhà hàng có uy tín và chất lượng phục vụ cao, cùng nhiều dịch vụ, ngành nghề thủ công truyền thống đang trên đà phát triển, hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế. Hoàn Kiếm còn là nơi hội tụ tinh hoa văn hóa, nghệ thuật Thủ đô với nhiều di tích lịch sử văn hoá, di tích cách mạng kháng chiến, nơi có trình độ dân trí cao, tập trung đông đảo đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật, văn nghệ sĩ . Lịch sử và truyền thống quận Hoàn Kiếm luôn gắn liền với lịch sử và truyền thống ngàn năm văn hiến của Thăng Long - Hà Nội. Nhà Văn hóa quận Hoàn Kiếm là đơn vị sự nghiệp của Ủy ban Nhân dân Quận Hoàn Kiếm, có trụ sở đặt tại 42 Phố Nhà Chung – Phường Hàng Trống - Quận Hoàn Kiếm Thành phố Hà Nội. Được thành lập theo quyết định số 2429 / QĐ - TC ngày 09 / 06 / 1987 của Ủy ban Nhân dân Thành Phố Hà Nội về việc thành lập Nhà văn hoá Quận Hoàn Kiếm. Nhà Văn hóa đến nay gần 30 năm xây Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 7
Khóa luận tốt nghiệp dựng và phát triển.Trong suốt thời gian qua, dưới sự lãnh đạo của Quận uỷ Quận Hoàn Kiếm - Nhà Văn hóa Quận Hoàn Kiếm đó đạt nhiều thành tựu đáng kể, được xác định là nền tảng tinh thần, là động lực, nhân tố góp phần thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Với vai trò là nơi để người dân tham gia các hoạt động đời sống văn hóa tinh thần, tuyên truyền giáo dục cũng như đáp ứng nhu cầu thụ hưởng và sáng tạo văn hóa của quần chúng, bảo tồn và phát huy các giá trị truyền thống văn hóa của dân tộc Với sự nỗ lực không ngừng của cán bộ công nhân viên Nhà Văn hóa cùng với sự quan tâm của Thành phố, Quận uỷ Quận Hoàn Kiếm, trong những năm qua Nhà Văn hóa quận Hoàn Kiếm đó đạt nhiều thành tựu đáng ghi nhớ, tiêu biểu là: - Góp phần động viên các tầng lớp nhân dân phấn đấu thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ kinh tế, văn hoá, xã hội; giải quyết những vấn đề bức xúc, những yêu cầu thiết yếu nhất của cộng đồng dân cư: - Giải quyết việc làm, giảm hộ nghèo, tăng hộ giàu thông qua việc vay vốn quỹ quốc gia, "Phụ nữ giúp nhau phát triển kinh tế gia đình", "Nhóm phụ nữ tiết kiệm", hỗ trợ nhau về vốn, tạo điều kiện phát triển sản xuất, dịch vụ, thu hút lao động. Nhờ vậy, sản xuất, dịch vụ được phát triển, đời sống nhân dân được cải thiện. - Giải quyết một số vấn đề bức xúc trong cộng đồng dân cư như: giữ gìn vệ sinh môi trường, nâng cấp cải tạo ngõ phố, sân chơi, nước sinh hoạt, nước thải, đèn công cộng, hoà giải mâu thuẫn trong nội bộ nhân dân, phòng chống tệ nạn ma tuý - Chăm lo, phát triển sự nghiệp giáo dục, đào tạo, khuyến học, khuyến tài, xây dựng xã hội học tập, nâng cao dân trí, thực hiện công tác dân số, gia đình và trẻ em, chăm sóc sức khoẻ nhân dân, thực hiện phong trào đền ơn đáp nghĩa, nhân đạo từ thiện. Các gia đình chính sách, người già cô đơn, trẻ em mồ côi, trẻ Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 8
Khóa luận tốt nghiệp em có hoàn cảnh khó khăn đặc biệt, người tàn tật không nơi nương tựa được quan tâm chăm lo về vật chất, tinh thần thường xuyên cũng như trong dịp lễ tết. Hoạt động nhân đạo, từ thiện ủng hộ đồng bào vùng bị thiên tai, nạn nhân nhiễm chất độc da cam, các nước bị động đất, sóng thần được cán bộ, nhân dân, các cơ quan đơn vị, tổ chức xã hội nhiệt tình hưởng ứng. Quận Hoàn Kiếm được Trung ương, Thành phố tặng Bằng khen về vận động các loại quỹ và bằng ghi công xoá xong nhà dột nát cho người nghèo. - Góp phần thực hiện "Quy chế dân chủ" ở cơ sở, thực hiện nguyên tắc "Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra", nhân dân tự bàn bạc, quyết định giải quyết những vấn đề nẩy sinh trong cuộc sống trên cơ sở pháp luật và những quy ước do chính nhân dân trong số nhà, tổ dân phố quy định. Các vấn đề liên quan đến quyền và nghĩa vụ của nhân dân từng bước được thực hiện dân chủ công khai như: quản lý và thu thuế, huy động các loại quỹ, thực hiện nghĩa vụ quân sự, phòng ngừa đấu tranh chống tiêu cực, tham nhũng . - Khối đại đoàn kết toàn dân được tăng cường, tạo sự đồng thuận và nhất trí về chính trị, củng cố lòng tin của nhân dân vào công cuộc đổi mới dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, giữ vững an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội ở từng địa bàn - Phát huy vai trò của nhân dân trong việc tham gia xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền, mặt trận tổ quốc, các đoàn thể trong sạch vững mạnh; đồng thời cuộc vận động là môi trường phát huy vai trò lãnh đạo của các chi bộ Đảng ở khu dân cư; Các ban chi uỷ, ban công tác mặt trận đã lấy việc tổ chức thực hiện cuộc vận động là một nội dung sinh hoạt chi bộ, đoàn thể, coi đó là trách nhiệm, là điều kiện tốt để rèn luyện cán bộ, đảng viên là tiêu chuẩn đánh giá chi bộ, đảng viên hàng năm và là cơ sở để thu hút, tập hợp đoàn viên, hội viên và các tầng lớp nhân dân. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 9
Khóa luận tốt nghiệp Để thực hiện tốt chức năng văn hóa cho toàn nhân dân địa phương, Nhà Văn hóa đã không ngừng phấn đấu, nỗ lực vượt mọi khó khăn. Trong đó công tác đào tạo cán bộ đồng thời nâng cao hiểu biết cho nhân dân đóng vai trò và có động lực hết sức quan trọng trong sự nghiệp phát triển văn hóa. Cùng với sự phát triển của xã hội trong thời đại bùng nổ thông tin và trước nhu cầu của con người là không ngừng nâng cao kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ và nâng cao tầm hiểu biết của con người. Nhận thấy thông tin có tầm quan trọng và gắn bó mật thiết với văn hóa, là bộ phận không thể tách rời, Thư viện của Nhà Văn hóa quận Hoàn Kiếm ra đời. 1.1.2. Quá trình hình thành Thƣ viện quận Hoàn Kiếm Trong những năm qua, hệ thống thư viện ở nước ta phát triển mạnh mẽ ở nhiều ngành, nhiều cấp và nhiều hình thức khác nhau cùng với nhu cầu hiểu biết của con người ngày càng cao. Cùng với tiến trình Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, Thư viện quận Hoàn Kiếm ( gọi tắt Thư viện) được thành lập từ những năm 1987, Thư viện đã không ngừng hoàn thiện và phát triển trong mọi hoạt động nhằm tạo điều kiện thuận lợi người dùng tin (NDT) tìm hiểu về các kiến thức xã hội. - Là quận trung tâm của Thành phố, dân số đông, dân trí cao, nhu cầu về sách báo lớn nên hoạt động thư viện luôn được sự quan tâm của Thành phố, quận, đặc biệt là các cấp Đảng, chính quyền cơ sở là điều kiện thuận lợi để nâng cao chất lượng phục vụ NDT. Bên cạnh đó, Thư viện cũng gặp phải một số khó khăn nhất định: - Do địa bàn quận đất chật người đông rất khó khăn để bố trí địa điểm Thư viện riêng biệt. Phần lớn thư viện phường phải chung với câu lạc bộ hoặc trong đình, đền, chùa hoặc chung với địa điểm Ủy ban Nhân dân phường. Mặc dù có những thuận lợi và khó khăn nhất định nhưng được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo quận và sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Thư viện Hà Nội, Thư viện đã không ngừng phát triển. Trải qua biết bao Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 10
Khóa luận tốt nghiệp biến động trong thời kỳ chiến tranh ác liệt chống đế quốc Mỹ cũng như trong giai đoạn chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường mặc dầu còn gặp rất nhiều khó khăn về mọi mặt: cơ sở vật chất nghèo nàn, trụ sở làm việc chật chội Song Thư viện vẫn duy trì được hoạt động, không những thế ngày càng phát triển, góp phần không nhỏ trong công cuộc xây dựng đời sống mới, đưa sách báo cách mạng với nội dung lành mạnh, bổ ích đến với quần chúng nhân dân và dần dần hình thành được phong trào đọc sách báo sâu rộng, mạnh mẽ trong mọi tầng lớp nhân dân. Thư viện đã thực sự trở thành địa chỉ văn hoá không thể thiếu được đối với học sinh, cán bộ, công nhân và nhân dân trong quận. 1.2. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin của họ Với mục đích không ngừng nâng cao khả năng đáp ứng và thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin của NDT. Nghiên cứu NDT và nhu cầu tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong nội dung hoạt động của các cơ quan thông tin – thư viện. NDT và nhu cầu tin trở thành nhu cầu thiết yếu cho việc định hướng hoạt động của các cơ quan thông tin – thư viện, đặc biệt là quá trình tạo lập các sản phẩm và dịch vụ mới. Hiện nay NDT tại Thư viện rất đa dạng và phong phú. NDT luôn được cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng. NDT là một bộ phận quan trọng nhất không thể tách rời của bất kỳ hệ thống nào. NDT luôn được coi là yếu tố cơ bản nhất giữ vai trò quan trọng trong toàn bộ hệ thống thông tin – thư viện. Điểm xuất phát của việc truyền thông bắt đầu dựa vào NDT. Nhờ có họ thì nguồn tin quý giá của Thư viện mới được sử dụng có hiệu quả, mới phát huy được hết tác dụng trong quá trình phát triển mọi mặt của đất nước và người dùng tin chính là thước đo đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống thư viện. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 11
Khóa luận tốt nghiệp Từ các tính chất của NDT, từ đặc điểm địa lý môi trường sống mà ta có thể chia nhóm NDT thành 3 nhóm: Nhóm 1: Nhóm người dùng tin từ 60 tuổi trở lên Nhóm 2: Nhóm người dùng tin từ 18 tuổi đến 59 tuổi Nhóm 3: Nhóm người dùng tin dưới 18 tuổi 1.2.1. Nhóm 1: Nhóm ngƣời dùng tin từ 60 tuổi trở lên Là các cán bộ hưu trí. Nhóm NDT này chiếm nhiều nhất trong khâu phục vụ NDT của Thư viện (chiếm 40%). Đây là nhóm NDT đã hết tuổi lao động, nên họ có nhiều thời gian rảnh rỗi, vì thế họ có nhu cầu đến Thư viện thường xuyên. Nhóm NDT này trước đây họ công tác ở nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau, có những người công tác trong lĩnh vực nghiên cứu nên họ có nhu cầu thông tin mang tính chuyên sâu, họ thường đến các Thư viện chuyên ngành Nhóm NDT này nhu cầu tin của họ không phức tạp, chủ yếu là các tài liệu có nội dung dễ hiểu. Họ đến thư viện với mục đích giải trí, nghỉ ngơi, khám phá, tìm hiểu, nâng cao tri thức trong mọi lĩnh vực đời sống. Đặc điểm nhu cầu tin: + Nhu cầu tin mang tính tổng hợp + Nhu cầu tin mang tính giải trí + Nhu cầu tin rộng, thông tin không cần chuyên sâu nhưng phải đầy đủ. + Hình thức thông tin: Sử dụng loại hình tài liệu dưới dạng tài liệu in ấn. 1.2.2. Nhóm 2: Nhóm ngƣời dùng tin ngƣời từ 18 tuổi đến 59 tuổi Đây là nhóm NDT trong độ tuổi học tập và lao động, họ có nhu cầu tin đa dạng và phong phú về nội dung và hình thức, họ công tác ở nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Có thể chia nhỏ nhóm NDT này thành 4 đối tượng. Cán bộ lãnh đạo, quản lý Là những người đưa ra chính sách, xây dựng các kế hoạch phát triển của Nhà Văn hóa nói chung và Thư viện nói riêng. Họ thường có rất ít thời gian đến Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 12
Khóa luận tốt nghiệp để khai thác tài liệu ở Thư viện . Do đó, thông tin để phục vụ đối tượng này cần được cung cấp đến tận nơi ở hoặc nơi làm việc của họ. Đặc điểm nhu cầu tin: + Cần thông tin chung về các vấn đề như nguồn nhân lực, nguồn tài chính, mối quan hợp tác với bên ngoài, các thành tựu đạt được trong nghiên cứu khoa học, thông tin về cơ cấu tổ chức + Thông tin cung cấp cần đảm bảo tính chính xác, logic. + Đảm bảo tính kịp thời của thông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định của họ. Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy Là những có nhu cầu cao và bền vững vì thông tin là tiềm năng hoạt động khoa học và giảng dạy của họ. Đối tượng NDT này chỉ chiếm 1% trong tổng số NDT của Thư viện. Đặc điểm nhu cầu tin: + Nhu cầu tin mang tính tổng hợp và chuyên sâu + Nhu cầu tin mang tính logic: Thông tin họ cần là thông tin đầy đủ, ngắn gọn, chính xác và có tính hệ thống, logic. + Thông tin cung cấp cho họ phải đảm bảo tính giá trị khoa học. + Hình thức thông tin: Sử dụng nhiều loại hình tài liệu nhưng chủ yếu là tài liệu điện tử. Người lao động, sản xuất. Bao gồm các cán bộ công nhân viên trong các cơ quan, nhà máy, xi nghiệp nằm trên địa bàn quận. Đối tượng này ít đến Thư viện do không có thời gian rảnh rỗi (chiếm 8%). Đặc điểm nhu cầu tin của đối tượng này: + Cần các thông tin phục vụ cho việc lao động sản xuất + Các thông tin mang tính giải trí Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 13
Khóa luận tốt nghiệp + Hình thức thông tin: Sử dụng loại hình tài liệu dưới dạng in ấn Sinh viên Đối tượng này chiếm 13% trong tổng số NDT của Thư viện, nhu cầu thông tin của họ là rất lớn. Họ thường sử dụng Thư viện đặc biệt vào dịp chuẩn bị làm đề tài, thực hiện các công tình nghiên cứu khoa học, bảo vệ khóa luận. Lúc này nhu cầu tin của họ là tài liệu chuyên sâu về chủ đề, tài liệu mang tính thời sự. Đặc điểm nhu cầu tin: + Thông tin phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, đặc biệt là tài liệu liên quan đến chuyên ngành học của họ. Ngoài ra, các thông tin phục vụ nhu cầu giải trí cũng được họ quan tâm nhiều. + Nhu cầu tin rộng, thông tin không cần chuyên sâu nhưng phải đầy đủ. + Hình thức thông tin: Sử dụng nhiều loại hình tài liệu khác nhau nhưng chủ yếu dưới dạng tài liệu in ấn. 1.2.3. Nhóm 3: Nhóm ngƣời dùng tin dƣới 18 tuổi Học sinh bậc tiểu học Học sinh bậc tiểu học trong độ tuổi từ 6 đến 10 tuổi. Đây được coi là giai đoạn phát triển quan trọng, là thời kỳ mà hoạt động học tập đóng vai trò chủ đạo, tư duy hình tượng cụ thể và hệ thống tín hiệu thứ nhất đang còn chiếm ưu thế và chi phối các quá trình tâm lý của các em. Do còn ít kinh nghiệm sống nên các em quan tâm nhiều vấn đề được phản ánh trong sách. Tuy vậy, hứng thú đọc của các em tập chung vào một số đề tài và thể loại chủ yếu, thích hợp với đặc điểm tâm lý lứa tuổi các em như truyện cổ tích giúp trí tưởng tượng của các em được bay cao, bay xa. Các em có nhu cầu đọc truyện tranh với các hình ảnh trực quan sinh động, màu sắc tươi sáng và các tình tiết biến nhanh, do vậy có thể nói truyện tranh là loại sách phù hợp nhất với lứa tuổi các em. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 14
Khóa luận tốt nghiệp Những tài liệu phù hợp với học sinh tiểu học là: truyện cổ tích, truyện dân gian, truyện tranh, các loại sách về khoa học thường thức, sách về lịch sử Học sinh bậc trung học cơ sở Ở độ tuổi này, học sinh có nhiều biến đổi về sinh lý và tâm lý so với lứa tuổi học bậc tiểu học. Những biến đổi này ảnh hưởng khá lớn tới sự hình thành, phát triển nhu cầu và hứng thú đọc sách của các em. Hứng thú đọc sách ở lứa tuổi này đa dạng và hài hòa hơn lứa tuổi học sinh tiểu học. Cũng có những đề tài, những thể loại được các em ưa thích chú ý như truyện cổ tích, sách viết về đề tài tình bạn. Tuy nhiên, với đặc điểm hiếu động, thích tự lập thì truyện trinh thám với những tình tiết bất ngờ, ly kỳ, mạo hiểm được các em đặc biệt quan tâm. Ngoài ra, các em còn có nhu cầu các tài liệu viết về đề tài lịch sử và khoa học. Những tài liệu các em có nhu cầu là: sách khoa học, thường thức, truyện trinh thám, các loại sách bổ trợ môn học Học sinh bậc trung học phổ thông Đây là độ tuổi mà các em đã có sự phát triển tương đối đầy đủ về thể chất và tinh thần. Bên cạnh công việc học tập, các em còn quan tâm tới nhiều vấn đề khác như giao lưu bạn bè và hướng nghiệp. Ở độ tuổi này, ngoài những sách bổ trợ cho công việc học tập, các em còn rất thích đọc những sách viết về tình yêu và truyện trinh thám. Giai đoạn này, hứng thú đọc của các em tương đối ổn định. Những tài liệu các em có nhu cầu là: sách bổ trợ các môn học, sách hướng nghiệp, các sách về khoa học tự nhiên và khoa học xã hội Người dùng tin chính là yếu tố quan trọng tác động đến công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện quân Hoàn Kiếm nói riêng và các cơ quan thư viên nói chung. Nhiệm vụ đặt ra cho Thư viện là không ngừng nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức, hoạt động để đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin cho NDT. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 15
Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TẠI THƢ VIỆN QUẬN HOÀN KIẾM – HÀ NỘI 2.1. Thực trạng công tác tổ chức tại Thƣ viện quận Hoàn Kiếm 2.1.1. Chức năng và nhiệm vụ Chức năng 1. Thư viện thực hiện các chức năng tàng trữ, chức năng luân chuyển sách báo, hướng dẫn nghiệp vụ trong phạm vi quận. 2. Bên cạnh đó Thư viện quận đẩy mạnh công tác tuyên truyền giới thiệu sách báo mới, sách báo theo chuyên đề, tổ chức điểm sách, thi đọc sách, xây dựng và chỉ đạo phòng trào đọc sách báo ở cơ sở. Ngoài ra Thư viện quận còn thỏa mãn nhu cầu luân chuyển sách rộng rãi trong phạm vi quận bằng chế độ cho mượn sách giữa các địa phương, trường học Nhiệm vụ 1. Tổ chức phục vụ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người đọc sử dụng vốn tài liệu Thư viện, tổ chức các hình thức phục vụ, mở cửa Thư viện theo ngày, giờ nhất định phù hợp với điều kiện công tác, sản xuất và sinh hoạt của nhân dân địa phương; không đặt ra các quy định làm hạn chế quyền sử dụng Thư viện của NDT. 2. Xây dựng vốn tài liệu phù hợp với trình độ, nhu cầu của nhân dân, với đặc điểm và yêu cầu phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương. 3. Tăng cường vốn tài liệu Thư viện thông qua việc tiếp nhận sách luân chuyển từ thư viện tỉnh hoặc thực hiện việc mượn, trao đổi tài liệu với các thư viện khác trên địa bàn. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 16
Khóa luận tốt nghiệp 4. Thường xuyên tổ chức các hoạt động thông tin, tuyên truyền giới thiệu sách, báo để thu hút NDT đến sử dụng vốn tài liệu Thư viện; tổ chức các đợt vận động đọc sách, báo; xây dựng phong trào và hình thành thói quen đọc sách, báo trong nhân dân địa phương. 5. Thư viện phải trở thành Thư viện kiểu mẫu về nghiệp vụ kỹ thuật trong phạm vi quận, thường xuyên tổng kết, đúc kết kinh nghiệm và phổ biến kinh nghiệm tiên tiến, giúp đỡ nghiệp vụ cho các thư viện phường, trường học, phối hợp hoạt động với các thư viện các ngành khác. 6. Thực hiện việc thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu không còn giá trị sử dụng theo quy định của Bộ Văn hóa - Thông tin; 7. Tổ chức các dịch vụ thông tin - thư viện phù hợp với chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ Cơ cấu tổ chức Chúng ta biết rằng tổ chức là sự sắp đặt, bố trí các mối quan hệ với các bộ phận với nhau, là công việc hạt nhân khởi đầu dẫn tới việc hình thành một cơ quan xí nghiệp, đồng thời cũng luôn luôn song song tồn tại và phát triển trong đời sống xã hội. Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào trong suốt tiến trình hình thành và phát triển, muốn thực hiện tốt mọi hoạt động một cách khoa học thì tất yếu đầu tiên phải xây dựng một cơ cấu tổ chức chặt chẽ, vững mạnh, phải có sự phân công trách nhiệm, sắp xếp tổ chức rõ ràng, có sự cân nhắc kỹ lưỡng giữa các cán bộ và sự phối hợp hoạt động thống nhất trong cơ quan. Cơ cấu tổ chức của một thư viện gồm các bộ phận có chức năng và nhiệm vụ riêng, nhưng luôn thống nhất nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của cơ quan. Để nâng cao công tác quản lý các hoạt động thì các bộ phận phải có sự phân công rõ rệt. Hiện nay Thư viện quận Hoàn Kiếm là một đơn vị hoạt động sự nghiệp chịu sự quản lý của Ủy ban Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 17
Khóa luận tốt nghiệp Nhân dân Quận Hoàn Kiếm mà trực tiếp là Nhà Văn hoá quận. Theo ngành dọc Thư viện chịu sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Thư viện Hà Nội. Căn cứ Quyết định số 49/2006/QĐ-BVHTT ngày 05/05/2006 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa – Thông tin về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của thư viện huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ tổ chức và hoạt động của Thư viện, Thư viện quận Hoàn Kiếm với cơ cấu tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện quận Hoàn Kiếm BAN GIÁM ĐỐC P. Hành chính Bộ phận P. Nghiệp vụ Bộ phận chỉ - Kế toán phục vụ đạo phong tại chỗ trào cở sở P. Đọc sách, P. Thiếu nhi P. Trưng bày P. Mượn báo, tạp chí Ban Giám đốc Ban Giám đốc là bộ máy chỉ huy toàn bộ hoạt động của Thư viện, có vai trò lãnh đạo, tổ chức, quản lý nhân sự, nguồn tài chính cũng như mọi công việc của đơn vị mình. Giám đốc: Có nhiệm vụ xác định phương hướng và mục tiêu hoạt động cho đơn vị mình, đồng thời xây dựng những kế hoạch dài hạn, ngắn hạn để đạt được mục tiêu đề ra. Giám đốc có trách nhiệm về mục tiêu quản lý, bổ sung, thu Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 18
Khóa luận tốt nghiệp thập và xử lý tài liệu, phân công lao động và bố trí hợp lý đối với từng nhân viên trong cơ quan mình. Không những vậy mà giám đốc còn tạo điều kiện giúp mỗi cán bộ phát huy hết khả năng, sáng tạo và nâng cao hiểu biết khoa học, trình độ chuyên môn của họ. Phó Giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc trong việc lãnh đạo, tổ chức quản lý công tác trong cơ quan, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những bộ phận công tác được giám đốc ủy quyền giải quyết. Phó Giám đốc cùng với Giám đốc phân công những công việc cụ thể cho cán bộ cho từng cán bộ để tổ chức lao động khoa học nhất, hoàn thiện nhiệm vụ chung của cơ quan. Phòng nghiệp vụ: Phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ bổ sung, phát triển vốn tài liệu, xử lý tài liệu Phòng hành chính: Thực hiện các công tác hành chính, kế toán, bảo vệ nhằm đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của Thư viện, đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công nhân viên trong Nhà Văn hóa nói chung và Thư viện nói riêng. Bộ phận phục vụ tại chỗ: Gồm ba người, công tác phục vụ NDT được chia làm ba phòng chính: phòng đọc, phòng mượn, phòng thiếu nhi. + Phòng đọc sách, báo và tạp chí: Phục vụ NDT có thẻ đọc ở Thư viện, phòng này còn cấp thẻ cho tất cả các cán bộ, công nhân các cơ quan trong quận, kể cả học sinh, sinh viên các trường cao đẳng trung học có hộ khẩu tại quận có nhu cầu làm thẻ thư viện. + Phòng mượn: Cấp thẻ cho các cán bộ, công nhân có hộ khẩu ở quận Hoàn Kiếm. + Phòng thiếu nhi: Phục vụ tất cả các em từ phổ thông cơ sở đến hết phổ thông trung học cơ sở quận Hoàn Kiếm đã có thẻ. Bộ phận chỉ đạo phong trào cơ sở: Có nhiệm vụ chỉ đạo các thư viện cơ sở đồng thời Thư viện quận Hoàn Kiếm còn có nhiệm vụ luân chuyển sách xuống các thư viện cơ sở. Hiện tại Thư viện có 18 thư viện phường, 13 thư viện trường Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 19
Khóa luận tốt nghiệp học tiểu học và 07 thư viện trường trung học cơ sở. Ngoài ra còn có thư viện các ban nghành đoàn thể trong quận như: Thư viện Công An Quận, Thư viện Hội Liên hiệp phụ nữ Quận Đội ngũ cán bộ Hiền tài là nguyên khí quốc gia. Nguyên khí vượng thì nước mạnh, nguyên khí yếu thì đất nước suy vi (Thân Nhân Trung). Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã dạy: “Cán bộ là cái gốc của cách mạng”. Cán bộ cũng là vấn đề then chốt trong hoạt động Thông tin – Thư viên. Một trong 4 yếu tố quan trọng và không thể thiếu để cấu thành nên thư viện chính là cán bộ thư viện – cầu nối trung gian đưa tri thức đến với NDT và phục vụ NDT một cách tốt nhất. Trong tuyên ngôn năm 1999 của UNESCO đã nhấn mạnh vai trò to lớn của cán bộ thư viên: “Cán bộ thư viện là người môi giới tích cực giữa NDT và nguồn lực. Việc đào tạo đòi hỏi tất yếu để nâng cao trình độ phục vụ”[5, tr.12]. Cán bộ thư viện chính là người tổ chức, tạo điều kiện tối ưu cho việc phối hợp thành công mối quan hệ giữa con người với thông tin, làm cho việc khai thác, sử dụng thông tin có hiệu quả, làm tăng giá trị của thông tin. Đặc biệt, vai trò của cán bộ thư viện trong xã hội thông tin ngày càng trở nên quan trọng. Dưới tác động của công nghệ thông tin, thư viện chuyển từ quản lý tài liệu sang quản lý tri thức, cán bộ thư viện chuyển thành người dẫn đường tới tri thức. Hay nói cách khác, họ chính là những kỹ sư tri thức mở cánh cửa vào thế giới thông tin và văn hóa vô tận của loài người. Hiện nay, tổng số cán bộ của Thư viện gồm có 03 cán bộ, các cán bộ ở đây đều tốt nghiệp đại học ngành thông tin - thư viện. Thư viện với một đội ngũ cán bộ thư viện trẻ, dễ dàng tiếp thu những cái mới, có trình độ chuyên môn ngày càng được nâng cao, có khả năng nắm bắt nhanh sự phát triển của khoa học kỹ thuật, biết sử dụng thành thạo các trang thiết bị của Thư viện, có tinh thần thái độ phục vụ nhiệt tình, biết tư vấn, hướng dẫn thông tin cho NDT. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 20
Khóa luận tốt nghiệp 2.1.3. Cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin Cơ sở vật chất Cơ sở vật chất là một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với các cơ quan thông tin – thư viện. Nó thể hiện sự vững mạnh của các cơ quan này trong tiến trình hoạt động. Diện tích của Thư viện là 3 tầng tổng cộng 1200 m2 trong đó có 01 tầng hầm để xe và một vườn hoa trước và sau thư viện khoảng 6000 m2 được bố trí như sau: - Phòng đọc sách – báo tạp chí tại chỗ. - Phòng mượn sách tự chọn. - Phòng đọc và mượn sách thiếu nhi tự chọn. - Phòng trưng bầy – triển lãm. - Hội trường rộng 70 m 2 - Một số phòng chức năng khác. Thư viện được trang bị một số thiết bị mới hoàn toàn gồm: Máy tính gồm 03 bộ, giá sách 02 mặt có 12 chiếc, giá sách 01 mặt gồm 22 chiếc, giá báo 15 ô Thư viện có 03 chiếc, giá báo 35 ô có 01 chiếc. Thư viện có 20 chiếc bàn và 80 chỗ ngồi, có 04 chiếc tủ trưng bày và 01 bộ âm thanh nói chuyện. Ngoài ra còn có thiết bị sân khấu, bục tượng Bác, bục phát biểu, máy hút ẩm, điều hòa , quạt . Mặc dù cơ sở vật chất và trang thiết bị đã được đầu tư, song vẫn chưa đáp ứng được những đòi hỏi để gìn giữ, bảo quản và khai thác các tài liệu một cách đầy đủ, toàn diện. Ứng dụng công nghệ thông tin Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện là một xu thế tất yếu của thư viện, đang diễn ra với tốc độ ngày càng nhanh. Trong khu Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 21
Khóa luận tốt nghiệp vực và thế giới, hoạt động thông tin – thư viện biến đổi sâu sắc, toàn diện. Tại Việt Nam, hoạt động này cũng đang dần biến đổi và từng bước hiện đại hóa. Hầu hết các thư viện ở nước ta hiện nay đã ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình. Xu thế của thư viện Việt Nam hiện nay đó là sự xuất hiện của thư viện số, thư viện điện tử, thư viện ảo trong tương lai. Việc ứng dụng công nghệ thông tin tác động rất lớn tới công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện quận Hoàn Kiếm nói riêng và các thư viện công cộng nói chung. Hiện nay, Thư viện đang ứng dụng phần mềm Inforlib 5.1. Inforlib 5.1 là phiên bản được nâng cấp từ phần mềm EsysLib 5.0, phiên bản Inforlib 5.1 được bổ sung, thay thế nhiều các tính năng hữu ích tiện dụng hơn so với phiên bản EsysLib 5.0 ( Nâng cấp giao diện, nâng cấp quản lý danh mục nhà xuất bản, nâng cấp bổ sung chức năng kiểm tra trạng thái của tài liệu trong kho trước khi bạn đọc mượn tài liệu, nâng cấp chức năng tra cứu tìm tin theo đề mục chủ đề, phân kho, đăng ký tài liệu tự động, tự động gán chỉ số Cutter theo từng tên sách ) phần mềm được tích hợp các giải pháp công nghệ quản lý nhằm tự động hóa hoạt động của thư viện, được Công ty Cổ phần và tư vấn Giải pháp và Phát triển Phần mềm Việt Nam kết hợp cùng Thư Viện Quân Đội phát triển từ năm 2004. Inforlib 5.1 có thể được triển khai trên nhiều mô hình khác nhau, các thư viện này có thể là thư viện đóng hoặc mở từ những thư viện khoa học tổng hợp, thư viện các trường đại học, thư viện chuyên ngành, trung tâm thông tin Inforlib 5.1 có khả năng quản lý được các loại ấn phẩm đa dạng với số lượng lớn, có thể lên tới hàng triệu bản ghi, Inforlib 5.1 được chuẩn hóa thông qua tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện Việt Nam và Thư viện Quốc tế cũng như tuân thủ các tiêu chuẩn Quốc tế như: ISO 2709, biên mục chuẩn MACR21, chuẩn UNIMARC của tổ chức IFLA, USMARC. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 22
Khóa luận tốt nghiệp Inforlib 5.1 hỗ trợ đa ngôn ngữ: Tiếng Anh, Pháp, Đức, Trung, sử dụng bảng mã UNICODE hỗ trợ tiếng việt một cách đầy đủ, cho phép tìm kiếm và sắp xếp theo bảng mã và các dấu tiếng Việt. Inforlib 5.1 trao đổi dữ liệu với các CSDL khác và các CSDL đang hoạt động trong các phần mềm CDS/ ISIS và các phần mềm quản lý thư viện theo chuẩn nghiệp vụ MARC21 Inforlib 5.1 được thiết kế trên công nghệ khách/ chủ, giao diện được lập trình bằng Visual Studio. NET, sử dụng bảng mã UNICODE hỗ trợ đa ngôn ngữ. Inforlib 5.1 bao gồm 7 phân hệ nhưng Thư viện quận Hoàn Kiếm mới ứng dụng Phân hệ Biên mục. Với vai trò là bộ não trong hoạt động thư viện, phân hệ biên mục là phân hệ được chú ý phát triển một cách toàn diện. Phân hệ Biên mục là công cụ cho phép phân kho, đăng ký tài liệu tự động đồng thời thiết lập các worksheet nhập tin, nhập các dữ liệu của tài liệu. Phân hệ thực hiện cả công việc in nhãn và in chỉ số cutter 2.1.4. Công tác tổ chức kinh phí Kinh phí của Thư viện quận Hoàn Kiếm được lấy từ nguồn ngân sách của UBND Quận cấp cho Nhà Văn hoá hàng năm. Nhà Văn hoá đảm bảo 100% kinh phí. Nguồn kinh phí được Thư viện tổ chức những nội dung sau: - Kinh phí để xây dựng và phát triển vốn tài liệu. - Kinh phí mua báo tạp chí. - Kinh phí mua sắm trang thiết bị, sửa chữa nhỏ, bảo quản kho sách. - Kinh phí tổ chức nói chuyện giới thiệu sách. - Kinh phí tổ chức các hội thi tuyên truyền giới thiệu sách của thiếu nhi, thi cán bộ thư viện giỏi, thi tìm hiểu và những hoạt động khác do thành phố chỉ đạo để phục vụ nhiệm vụ chính trị của Thủ Đô. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 23
Khóa luận tốt nghiệp - Kinh phí mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho mạng lưới thư viện cơ sở. - Kinh phí dành cho đào tạo cán bộ và các hoạt động nghiệp vụ khác. - Kinh phí để hoạt động phong trào cơ sở. Từ năm 1990, sau khi Bộ Văn hoá thông tin – Thể thao và Du lịch – Bộ Tài chính ra thông tư liên bộ (Thông tư 97) “Hướng dẫn chế độ quản lý tài chính và chính sách đầu tư của Nhà nước đối với thư viện công cộng” thì Sở Văn hoá - Thông tin và Thư viện Hà Nội đã phối hợp với Sở Tài chính thống nhất đưa ra văn bản quy định cấp kinh phí cho hoạt động thư viện quận, huyện đã xếp hạng theo hướng dẫn của thông tư. Kinh phí được quy đổi theo giá thành sách báo và giá thành các dịch vụ thư viện thời điểm đó. Cụ thể: - Thư viện hạng 4 được cấp từ 8 – 10 triệu đồng / năm. - Thư viện hạng 5 được cấp từ 7 – 8 triệu đồng / năm. Năm 2008 được sự quan tâm của Thành phố, Quận uỷ quận đã đầu tư sửa chữa và trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ thư viện, đầu tư thêm nhiều đầu sách mới, với tổng kinh phí trên 2 tỷ đồng. Kinh phí hoạt động của Thư viện năm 2009 được cấp là 350 triệu đồng để hoạt động. Kinh phí năm 2010 được cấp là 450 triệu đồng ( không kể lương của 03 cán bộ thư viện). 2.2. Thực trạng hoạt động Thƣ viện quận Hoàn Kiếm 2.2.1. Công tác bổ sung vốn tài liệu Vốn tài liệu là cơ sở cho sự hình thành và phát triển của thư viện. Vốn tài liệu là đối tượng để cho cán bộ thư viện làm việc. Công tác bổ sung vốn tài liệu là vô cùng quan trọng, đảm bảo cho nguồn tài liệu trong kho ổn định, phù hợp với yêu cầu của người dùng tin. Hoạt động bổ sung là khởi đầu tiên quyết định chất lượng hoạt động của thư viện. Nếu bổ sung tốt chất lượng tài liệu trong kho sẽ tốt, khả năng đáp ứng nhu cầu NDT sẽ cao, thu hút được sự quan tâm đông đảo của NDT. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 24
Khóa luận tốt nghiệp Với chức năng một thư viện công cộng, Thư viện quận Hoàn Kiếm cũng như tất cả các thư viện phải giải quyết hai nhiệm vụ cơ bản. Thứ nhất: Phải bổ sung, thu thập đầy đủ mọi môn loại tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu, học tập, giải trí của nhân dân. Đó là các loại sách, báo, chính trị, khoa học kỹ thuật, văn học nghệ thuật. Thứ hai: Đáp ứng yêu cầu thông tin ngày càng gia tăng của các tầng lớp nhân dân trong quận. Việc thực hiện trọn vẹn, hài hòa hai nhiệm vụ cơ bản trên là hết sức phức tạp và công phu. Việc bổ sung có hệ thống và có kế hoạch kho sách trên cơ sở bám sát các yêu cầu về phát triển kinh tế, xã hội và văn hóa của quận là điều kiện quan trọng nhất, nhằm phục vụ một cách kịp thời với nhiều loại sách báo. Tuy nhiên, muốn nhập sách, báo và các ấn phẩm, phòng bổ sung phải cùng với các phòng khác như phòng phục vụ phát hiện những nhu cầu đọc để thư viện đạt mua chúng. Đồng thời đảm bảo việc điều tra nhập chúng một cách đầy đủ nhất, hợp lý nhất. Với mục đích đáp ứng tốt nhu cầu học tập, nghiên cứu, giải trí của cán bộ, học sinh, sinh viên và người cao tuổi, Thư viện đã bổ sung những loại hình tài liệu chủ yếu sau đây: Sách: Đây là loại hình tài liệu được bổ sung nhiều nhất của bất kì cơ quan thông tin – thư viện nào, đáp ứng phần lớn nhu cầu của NDT. Trong hơn 20 năm qua (1987-2011), Thư viện đã bổ sung được hơn 15.000 cuốn với hơn 23.000 bản bao gồm các lĩnh vực: Sách về chính trị xã hội chiếm khoảng 20%, sách về văn học chiếm khoảng 50%. Các đầu sách này được Thư viện đặt mua và các đơn vị tặng biếu. Báo, tạp chí: Là những xuất bản phẩm định kỳ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hoặc theo từng quý. Phản ánh những thông tin mang tính thời sự, cập nhật, tuyên truyền, giới thiệu những thành tựu khoa học công nghệ mới nhất, Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 25
Khóa luận tốt nghiệp phản ánh các hoạt động trong đời sống, trong sản xuất kinh doanh Hiện nay Thư viện đang lưu giữ 70 tên báo, tạp chí. Những báo và tạp chí này đem đến cho NDT những thông tin mới nhất về tình hình kinh tế, chính trị, khoa học công nghệ, giúp cho NDT nắm bắt được các đường lối, tư tương, chủ trương của Đảng và Nhà nước ta. Các loại báo, tạp chí Thư viện thường xuyên bổ sung, cập nhật là: báo sức khỏe và đời sống, báo nhân dân, báo an ninh, báo phụ nữ Việt Nam, pháp luật, tạp chí sức khỏe và đời sống Thư viện quận Hoàn Kiếm bổ sung tài liệu từ 2 nguồn cơ bản, đó là: nguồn bổ sung phải trả tiền và nguồn bổ sung không phải trả tiền thông qua các hình thức như mua, nhận lưu chiểu, trao đổi, biếu tặng nhằm làm phong phú, đa dạng và đầy đủ vốn tài liệu, đáp ứng yêu cầu của người dùng tin trong điều kiện kinh phí bổ sung có hạn. Nguồn bổ sung phải trả tiền Nguồn bổ sung phải trả tiền hay còn gọi là nguồn mua. Công việc mua sách có ý nghĩa quan trọng. Nếu sách mua về có nội dung không đáp ứng được nhu cầu của người dùng, hoặc nếu mua trùng bản sẽ gây lãng phí ngân sách, chi phí kho và diện tích bảo quản. Nguồn mua là nguồn bổ sung chủ yếu của Thư viện. Việc mua thông qua các Nhà xuất bản và các công ty Phát hành sách Các tài liệu Thư viện mua ở các Nhà xuất bản trong nước như: Nhà xuất bản Phụ nữ, Nhà xuất bản Giáo dục, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Nguồn mua có ưu điểm là giúp Thư viện chủ động tiến hành công tác bổ sung. Về thời gian, thư viện có thể thu thập tài liệu vào bất cứ thời điểm nào tuỳ theo ý muốn của mình dựa trên nguồn kinh phí được cấp. Về không gian, Thư viện cũng quyết định việc thu thập tài liệu ở đâu thoả mãn các yêu cầu của mình. Về nội dung, loại hình tài liệu thì xem xét bổ sung tài liệu gì, thuộc lĩnh vực nào, Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 26
Khóa luận tốt nghiệp thể loại nào cũng do Thư viện lựa chọn và quyết định trên cơ sở đã nghiên cứu thành phần vốn tài liệu. Tuy nhiên, nhược điểm của phương thức này là Thư viện phải phụ thuộc vào nguồn ngân sách, kinh phí, đòi hỏi Thư viện thường xuyên có ngân sách ổn định. Nguồn bổ sung không phải trả tiền Bên cạnh nguồn bổ sung phải trả tiền, Thư viện còn có nguồn bổ sung không phải trả tiền, bao gồm nguồn tặng biếu và nguồn lưu chiểu. Hàng năm Thư viện thường nhận được sách, báo, tạp chí tặng biếu của các cá nhân và các cơ quan đóng trên địa bàn quận. Nguồn bổ sung không phải trả tiền có vai trò rất quan trọng. Đây là nguồn bổ sung được Thư viện khai thác để tăng cường nguồn lực thông tin cho Thư viện mình. Qua nguồn này, Thư viện có thể thu nhận những tài liệu không có trên thị trường và đạt hiệu quả cao về mặt kinh tế. 2.2.2. Công tác xử lý tài liệu Công tác xử lý diễn ra từ khi tiếp nhận tài liệu. Tài liệu sau khi được bổ sung về sẽ được chuyển lên Phòng nghiệp vụ. Trước tiên cán bộ Thư viện sẽ tiến hành xử lý tài liệu trước khi đưa ra phục vụ NDT với ba công đoạn sau: xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức và xử lý nội dung. Xử lý kỹ thuật Là giai đoạn xử lý sơ lược cho tài liệu gồm các công đoạn sau: - Vào sổ đăng ký tổng quát cho tổng số tài liệu, vào sổ đăng ký cá biệt cho từng tên tài liệu. - Đóng dấu của Thư viện vào trang tên sách và vào trang 17. - In nhãn và in mã vạch, dán nhãn, dán mã vạch và ghi vào sổ đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 27
Khóa luận tốt nghiệp Giai đoạn xử lý kỹ thuật tương đối đơn giản, không phức tạp, nhưng yêu cầu cẩn thận, chuẩn xác, nhất là khi tiến hành vào sổ đăng ký cá biệt. Sổ đăng ký cá biệt giúp Thư viện kiểm soát nguồn tài liệu của mình. Xử lý hình thức Cán bộ Thư viện xử lý tài liệu trên phiếu tiền máy ở tờ khai Worksheet. Trên tờ khai này, cán bộ Thư viện sẽ chỉ lấy những trường hay sử dụng. Hiện tại Thư viện đang sử dụng quy tắc mô tả AACR2 trong mô tả tài liệu của mình kết hợp với khổ mẫu MARC21. Xử lý nội dung Tại Thư viện quận Hoàn Kiếm, công đoạn xử lý nội dung mới chỉ dừng lại ở mức: phân loại tài liệu, định từ khóa. Phân loại tài liệu Thư viện quận Hoàn Kiếm đang sử dụng khung phân loại DDC cho công tác phân loại tài liệu. Đây là bước ngoặt lớn trong công tác xử lý tài liệu của Thư viện, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ có điều kiện nghiên cứu sâu về cấu trúc và cách sử dụng khung phân loại. Do đó, giúp đẩy nhanh tốc độ và nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu nói chung và phân loại tài liệu nói riêng. Công tác phân loại tài liệu góp phần vào việc tổ chức kho tài liệu theo mô hình kho tài liệu mở. Định từ khóa/ định chủ đề Việc định chủ đề trong xử lý tài liệu mới thật sự phát triển trong khoảng mười năm gần đây dưới hình thức sử dụng ngôn ngữ từ khóa (tự do hoặc có kiểm soát) và tạo đề mục chủ đề tự do là chính. Thư viện sử dụng Bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia Việt Nam và Bảng đề mục chủ đề của Thư viện Quốc hội MỸ. Nhìn chung, hệ thống từ khóa, đề mục chủ đề của Thư viện đã phản ánh được nội dung chủ yếu của tài liệu mà mang tính thông dụng với NDT. Tại Thư viện định từ khóa tự do vẫn là chính. Ưu điểm của ngôn ngữ từ khóa tự do là Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 28
Khóa luận tốt nghiệp khối lượng từ phong phú và đảm bảo cao nhất về tính thời sự, cập nhật, công việc xử lý tiến triển nhanh. 2.2.3. Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu Công tác tổ chức kho Với thư viện truyền thống, kho đóng được biết đến là một kho chứa sách, một kho tài liệu được xếp theo số đăng ký cá biệt (không phân biệt môn loại, ngôn ngữ ). Tài liệu được xếp theo số đăng ký cá biệt trên giá sách, theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn, từ trái sang phải, để mượn được tài liệu trong kho đóng, người dùng tin phải mất nhiều thời gian và công sức để tra tìm tài liệu trên máy tính, trên hệ thống mục lục phân loại sau đó ghi phiếu yêu cầu, gửi cán bộ thư viện đi lấy sách. Tuy vậy, nhiều khi sách không đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin vì sách bận và người dùng tin cũng không thể tìm được một cuốn khác có nội dung liên quan. Người dùng tin không trực tiếp tiếp xúc với kho sách, vì vậy hiệu quả phục vụ kho đóng chưa cao. Hình thức phục vụ kho đóng tuy rất phổ biến, nhưng cũng có những ưu khuyết điểm nhất định, bảo quản được sách, hạn chế sự thất thoát tài liệu, tiết kiệm được không gian nhưng lại không thoả mãn được nhu cầu của người dùng tin. Hiện nay xu thế tổ chức kho mở (tạo điều kiện cho người dùng tin được trực tiếp vào kho tiếp cận, chọn và lựa chọn tài liệu mà họ cần) trên quy mô lớn (cho tất cả các kho tài liệu) đã được áp dụng, triển khai tại nhiều thư viện ở nước ta thuộc nhiều loại hình khác nhau: Hệ thống thư viện công cộng, Thư viện chuyên ngành, Thư viện đa ngành Ưu điểm của việc tổ chức kho mở là rất rõ ràng, ngoài việc thoả mãn tối đa nhu cầu của người dùng tin, người dùng tin sẽ hứng thú hơn, sử dụng thư viện nhiều hơn, vòng quay của tài liệu và tần suất phục vụ ở kho mở sẽ lớn hơn kho đóng, mặt khác tạo độ tin cậy, thông cảm lẫn nhau giữa người dùng tin và cán bộ thư viện. Thư viện quận Hoàn Kiếm tổ chức hệ thống kho như sau: Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 29
Khóa luận tốt nghiệp Kho đọc sách, báo và tạp chí: Do diện tích của Thư viện có hạn nên kho đọc sách, báo và tạp chí được Thư viện bố trí ở một phòng (tầng1). Kho được phục vụ theo hình thức kho mở, sách trong kho xếp theo môn loại phục vụ NDT đọc tại chỗ. Điều này tạo điều kiện cho NDT có thể lựa chọn các tài liệu theo mong muốn đồng thời cán bộ thư viện không mất thời gian tìm kiếm tài liệu cho NDT. Nhằm phục vụ cho việc đọc báo và tạp chí, tại Thư viện đang lưu giữ hơn 70 tên báo và tạp chí bằng tiếng Việt, trong đó có những tên báo và tạp chí đã đình bản. Báo và tạp chí được xếp theo tên. Tài liệu ở đây có tính thời sự cao, đòi hỏi phải phục vụ kịp thời nên Thư viện phục vụ theo hình thức tự chọn, hết năm đóng bìa cứng để lưu nhiều tên báo, tạp chí được bảo quản từ năm 1970 đến nay. Ký hiệu xếp giá của Thư viện tại phòng mượn và phòng đọc sách khá đơn giản, ký hiệu xếp giá được sử dụng để tập hợp các tài liệu có cùng một chủ đề về cùng vị trí trên giá. Các yếu tố của ký hiệu xếp giá bao gồm tên của Thư viện, chỉ số phân loại Dewey (DDC) và ký hiệu kho cùng với số đăng ký cá biệt (ĐKCB). Trên tài liệu, ký hiệu xếp giá được viết trên nhãn gáy tài liệu. Ví dụ: Thư viện Q. Hoàn Kiếm Tên thư viện 158 Chỉ số phân loại DDC M 2292 Ký hiệu kho (kho mượn) và số ĐKCB Kho phòng mượn: Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho NDT mượn tài liệu về nhà tranh thủ học tập tham khảo, nghiên cứu giải trí sách báo, Thư viện quận Hoàn Kiếm đã bố trí phòng mượn. Nhằm giúp NDT nhanh chóng tìm và lựa chọn những tài liệu cần thiết, phòng mượn được tổ chức theo hình thức kho mở. Tại kho mở NDT được trực tiếp tiếp xúc với tài liệu. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 30
Khóa luận tốt nghiệp Điều này giúp NDT dễ dàng tiếp cận với tài liệu họ cần. Khi tổ chức kho mở, nhiệm vụ của Thư viện là phải bố trí sao để có thể giới thiệu tài liệu trực tiếp với NDT, giúp người dùng tin định hướng và chọn những tài liệu mà họ cần mà không gặp bất kỳ trở ngại nào. Sách trong Kho Mở được sắp xếp theo môn loại, Thư viện sử dụng Khung phân loại DDC. Kho sách thiếu nhi: Với vị trí là cơ quan thông tin, khoa học và giáo dục, bằng vốn sách phong phú của mình, thư viện giúp các em nâng cao sự hiểu biết, mở mang trí tuệ, bổ sung thêm các kiến thức ở trong nhà trường. Ngoài ra, sách báo còn giáo dục, bồi dưỡng tư tưởng, tâm hồn, tình cảm, giúp các em sống đẹp hơn, nhân ái hơn. Từ nhận thức đó ngày từ đầu mới thành lập Thư viện đã chú ý đến việc tổ chức phòng đọc, phòng mượn dành riêng cho thiếu nhi. Hàng năm, Thư viện đã bổ sung một khối lượng sách đáng kể để phục vụ cho các em thiếu nhi. Tổ chức phục vụ tại phòng thiếu nhi cũng dựa trên nguyên tắc như bất kỳ phòng đọc nào của Thư viện. Song, điểm khác biệt của phòng này đối với các phòng phục vụ khác là đối tượng phục vụ. NDT ở đây không mang tính chất đa dạng về thành phần mà chủ yếu là thiếu nhi. Phòng phục vụ thiếu nhi được tổ chức theo hình thức tự chọn. Tài liệu trong kho được sắp xếp theo môn loại. Đầu mỗi giá sách và ngoài bìa của từng trang sách được ghi ký hiệu tên loại hình cụ thể của sách nhằm giúp các em dễ phân biệt và lựa chọn tài liệu đúng nhu cầu của mình một cách nhanh chóng. Ví dụ: - Sách văn học thiếu nhi Việt Nam: ĐV 13 - Sách văn học thiếu nhi nước ngoài: ĐN ( )1 - Truyện cổ tích: ĐV 17 Và nếu ngăn sách nào tập trung riêng một tên sách nhiều tập thì trên mỗi ngăn sách được ghi tiêu đề như: “Tứ Quái”, “Đôremon’, “Đội đặc nhiệm nhà C21” Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 31
Khóa luận tốt nghiệp Kho sách luân chuyển: Năm 2010 được sự chỉ đạo và quan tâm của Quận ủy Quận Hoàn Kiếm, Thư viện xây dựng kho sách luân chuyển xuống cho thư viện 18 phường mượn như sau: Sách được Thư viện bổ sung với đầy đủ môn loại: Sách chính trị xã hội, pháp luật, khoa học thường thức, y tế, chăm sóc sức khỏe, văn học, thơ ca Hàng năm Thư viện bổ sung sách mới xuống các thư viện cơ sở trong 3 đợt, mỗi đợt 1200 quyển và xử lý nghiệp vụ, lập danh mục cho các phường mượn. Phường được chia làm 3 cụm như sau: + Đợt 01: 06 phường là Hàng Bài, Hàng Bông, Cửa Nam, Hàng Mã, Hàng Bồ, Cửa Đông. Mỗi phường 200 quyển. Thời gian mượn: Từ 15/01/2010 đến 30/4/2010. + Đợt 02: Bao gồm 12 phường còn lại là Hàng Đào, Hàng Buồm, Phúc Tân, Hàng Trống, Lý Thái Tổ, Tràng tiền, Trần Hưng Đạo, Phan Chu Trinh, Hàng Gai, Hàng Bạc, Chương Dương, Đông xuân. Thời gian mở cửa: Từ 1/6/2010 đến 31/12/2010. Mỗi phường 200 quyển, tổng số sách cho phường mượn là 2400 quyển trị giá gần 70 triệu đồng. + Đợt 03: 18 phường mượn từ 1/10/2010 đến 31/12/2010. Mỗi phường 200 quyển, tổng số sách cho phường mượn là 3600 quyển trị giá gần 100 triệu đồng. Kho sách luân chuyển đã góp phần nâng cao chất lượng kho sách của phường đồng thời thu hút nhiều người dùng tin đến các thư viện cơ sở đọc sách. Công tác bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu không phải là một công việc mới đối với các thư viện. Từ xa xưa, con người đã chú trọng tới công tác bảo quản tài liệu bới nó không có ý nghĩa to lớn về mặt lịch sử mà còn có ý nghĩa khoa học vì toàn tri thức của nhân loại đều được ghi trong sách vở. Bảo quản tài liệu tốt không những tiết kiệm được ngân sách mà còn quyết định sự tồn tại và phát triển của thư viện. Một thư viện có quy mô càng lớn, vốn tài liệu càng phong phú, đa dạng, tài liệu quý hiếm Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 32
Khóa luận tốt nghiệp càng nhiều thì việc tổ chức, bảo quản càng phải khoa học,quy trình quản lý càng phải nghiêm và chặt chẽ. Có rất nhiều nguyên nhân làm cho vốn tài liệu, cơ sở vật chất của thư viện bị hư hỏng như: ý thức NDT, ý thức của cán bộ thư viện, hỏa hoạn, lụt lội, mối mọt, phá hủy theo thời gian, thời tiết, chuột, gián Do thành phần cấu tạo của sách chủ yếu là các hợp chất hữu cơ. Những hợp chất này do hoạt động của ánh sáng, nhiệt độ đã xảy ra các phản ứng hóa học trong đó ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu. Hiện nay, công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện quận Hoàn Kiếm khá được chú trọng. Các loại hình tài liệu hiện có tại đây là tài liệu truyền thống. Để bảo quản, giữ gìn tài liệu được lâu dài, Thư viện đã có một số hình thức sau: Xây dựng nội quy, quy chế bảo quản tài liệu cho các phòng phục vụ NDT; nội quy ra vào kho. Xây dựng một hệ thông kho tàng để bảo quản tài liệu. Xây dựng chế độ vệ sinh kho sách báo thường xuyên: Hút bụi, quét dọn kho tầng, phục hồi những sách báo hư hỏng, sử dụng biện pháp hóa lý để tiêu diệt chuột, mối mọt, côn trùng xâm hại tài liệu. Nâng cao ý thức giữ gìn, bảo quản tài liệu cho cán bộ Thư viện và NDT. Áp dụng biện pháp hành chính đối với NDT thiếu ý thức, vi phạm quy chế bảo quản vốn tài liệu thư viện. Các biện pháp góp phần không nhỏ vào việc giữ gìn kho tàng tri thức của Thư viện quận Hoàn Kiếm nói riêng cũng như của dân tộc và nhân loại nói chung. Hàng năm hoặc theo định kỳ, cán bộ phụ trách Thư viện báo cáo lãnh đạo về kết quả tổ chức và hoạt động của Thư viện, từ đó đề ra kế hoạch bổ sung trong thời gian tới (bổ sung định kỳ và bổ sung hoàn bị); đồng thời qua đó giúp lãnh đạo biết được tình hình hoạt động của Thư viện để có sự chỉ đạo kịp thời Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 33
Khóa luận tốt nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của Thư viện trong những năm tiếp theo. Ngày nay, trước sự phát triển mạnh mẽ của nhu cầu thông tin, sự gia tăng về số lượng, phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức của các loại hình tài liệu, cần nhanh chóng đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin đa dạng của NDT. Vì vậy, các thư viện công cộng nói chung và Thư viện quận Hoàn Kiếm nói riêng phải có cách tiếp cận, thu thập tài liệu kịp thời. Đồng thời có kế hoạch và biện pháp cụ thể để tổ chức bảo quản tốt nguồn tài liệu thông tin trí tuệ có tuổi thọ ngày càng cao. 2.2.4. Công tác phục vụ ngƣời dùng tin Hoạt động phục vụ NDT là mục đích hướng tới của bất kỳ cơ quan thông tin – thư viện nào. Mặc dù, hoạt động phục vụ NDT là khâu cuối cùng trong chu trình hoạt động của tài liệu, song nó có ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi vì: hiệu quả phục vụ NDT đánh giá toàn bộ hoạt động của cơ quan thông tin – thư viện từ hoạt động bổ sung, xử lý đến tổ chức sắp xếp tài liệu. Hoạt động này là tấm gương phản ánh đầy đủ và rõ rệt nhất trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ trong tổ chức của cơ quan. Thời gian mở cửa Thời gian mở cửa buổi sáng từ 8h – 11h, buổi chiều từ 14h – 16h30p tất cả các ngày từ thứ hai đến thứ sáu. Ngày thứ bảy, chủ nhật và ngày lễ, ngày tết được nghỉ. Nội quy Thư viện Cán bộ công nhân viên và nhân dân có hộ khẩu thường trú trong phường đều được cấp thẻ đọc và mượn sách tại thư viện. Khi đăng kí cấp thẻ đọc và mượn sách yêu cầu NDT mang theo chứng minh nhân dân hoặc hộ khẩu và tiền cược sách. Khi không còn nhu cầu mượn sách tại Thư viện yêu cầu trả lại thẻ cho Thư viện và sẽ được hoàn lại tiền đặt cược. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 34
Khóa luận tốt nghiệp Vào Thư viện yêu cầu NDT xuất trình thẻ - Đối với thẻ đọc: NDT được đọc sách báo, tạp chí tại chỗ - Đối với thẻ mượn: NDT phải trả sách cũ nếu có, sau đó tự chọn sách trên giá, chuyển qua bộ phận cán bộ Thư viện để làm thủ tục mượn sách. Số lượng và thời gian mượn sách Mỗi lần mượn từ 1 đến 2 cuốn (không có giá tiền cược sách) Thời gian mượn tối đa 15 ngày kể từ ngày mượn. Khi cần mượn thêm NDT có thể tới Thư viện để được gia hạn thêm thời gian mượn sách. Yêu cầu NDT khi chọn sách phải để sách ngay ngắn, gọn gàng, không để sách trên mặt giá. Giữ gìn sách cẩn thẩn, trường hợp mất sách phải bồi thường gấp 3 lần giá trị cuốn sách đã mượn và tiền đóng bìa. Những trường hợp có lý do chính đáng sẽ được xem xét để được bồi thường ngang giá trị sách bị mất ( nếu trên thị trường có sách đó). Đến Thư viện, yêu cầu NDT mang trang phục lịch sự, giữ im lặng, trật tự, vệ sinh chung, không hút thuốc lá, giữ nếp sống văn minh, tôn trọng người xung quanh. Hoạt động phục vụ người dùng tin tại Thư viện Đối với mỗi cơ quan thông tin – thư viện, NDT luôn là yếu tố quan trọng trong mắt xích hoạt động của mình. Nó có vai trò thúc đẩy duy trì ổn định và phát triển thư viện, hơn nữa NDT còn tham gia vào công tác bổ sung tài liệu, góp phần tạo nên những tài liệu có giá trị phù hợp với mọi đối tượng NDT của thư viện, trong điều kiện hiện nay hầu hết các hoạt động của thư viện đều hướng mục tiêu cuối cùng là đáp ứng nhu cầu của NDT ở mọi đối tượng sử dụng. Ở Thư viện quận Hoàn Kiếm hiện nay có khoảng 2000 NDT ở mọi lứa tuổi, nghề nghiệp khác nhau sử dụng Thư viện. Trong đó có 2/3 NDTđến Thư viện thường xuyên, họ là những cán bộ hưu trí, học sinh, sinh viên và các em thiếu nhi Để đáp ứng nhu cầu đọc và dùng tin, Thư viện tổ chức hai hình thức là Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 35
Khóa luận tốt nghiệp phục vụ là đọc tại chỗ và mượn về nhà. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho NDT sử dụng tài liệu hiệu quả nhất. Được xác định đây là nhiệm vụ trọng tâm, nên các cán bộ Thư viện đều rất chú trọng đến việc cải tiến phương thức phục vụ nhằm đáp ứng một cách chủ động, linh hoạt và phù hợp với yêu cầu của NDT. Công tác phục vụ NDT tại các Thư viện quận Hoàn Kiếm từ năm 2006- 2010 đạt kết quả cụ thể sau: Lượt sách Trưng bày TT Năm Lượt NDT luân chuyển giới thiệu sách 1 Năm 2006 21.649 27.073 13 2 Năm 2007 21.649 27.583 16 3 Năm 2008 21.985 27.883 16 4 Năm 2009 22.985 27.900 18 Năm 2010( 01/2010- 5 19.580 22.930 18 8/2010) Bảng 1: Kết quả phục vụ NDT tại Thư viện từ năm 2006-2010 Phục vụ tại phòng mượn Với phương thức phục vụ dạng kho mở, NDT trực tiếp lựa chọn và sử dụng tài liệu, không cần viết phiếu mà lấy tài liệu từ trên giá xuống làm thủ tục với cán bộ ở Thư viện quận Hoàn Kiếm. Giúp NDT tiết kiệm thời gian, không phải viết phiếu yêu cầu, tiết kiệm công sức của cán bộ Thư viện, tạo không khí và tâm lý thoải mái cho NDT khi mượn tài liệu. Nhằm thu hút ngày càng nhiều NDT đến với sách, đến với Thư viện, mọi công việc tuyên truyền, giới thiệu, hướng dẫn của phòng mượn được tiến hành thường xuyên. Đặc biệt, thường xuyên giới thiệu sách mới, đồng thời qua các hội nghị NDT tổ chức hàng năm để nắm được nhu cầu về sách NDT. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 36
Khóa luận tốt nghiệp Thời gian mở cửa: sáng từ 8h-11h; chiều: 14h-16h30. Hàng tuần, phòng mượn mở cửa phục vụ NDT 3 buổi (thứ 2, 3 và thứ 5). Chính sách mượn trả tại phòng mượn NDT được mượn về nhà 02 cuốn sách trong 02 tuần lễ. Ví dụ mượn vào thứ ba tuần này thì phải trả vào thứ ba tuần sau nữa. Tài liệu chỉ có thể được mượn sau khi đã hoàn tất các thủ tục mượn tại quầy trực mượn trả. Người mượn phải chịu trách nhiệm kiểm tra tình trạng tư liệu trước khi mượn, đồng thời giữ gìn, bảo quản tài liệu Thư viện trong thời gian mượn. Mọi hư hỏng sẽ được qui cho người mượn cuối cùng của tài liệu đó. Thời gian mượn tài liệu có thể được gia hạn nếu NDT trực tiếp trả tài liệu đó quầy trực mượn trả đúng hạn và nếu tài liệu đó không có ai yêu cầu. Bất kỳ tài liệu nào đang mượn, dù chứa hết hạn, cũng đều phải lập tức trả lại khi có thông báo khẩn từ phía Thư viện, theo thời hạn ghi trong thông báo. Những đối tượng không được phép mượn tài liệu Thư viện: - Người chưa trả tài liệu mượn quá hạn; - Người vi phạm nội quy thư viện đang trong thời gian xử lý. - Người chưa trả tiền phạt hoặc đền sách. - Người đang bị đình chỉ quyền mượn. Gia hạn tài liệu Thời gian mượn tài liệu có thể gia hạn nếu NDT trực tiếp trả tài liệu đó tại quầy trực mượn trả đúng hạn; và nếu tài liệu đó không có ai yêu cầu. Mỗi tài liệu chỉ được phép gia hạn 01 lần, mỗi lần được gia hạn thêm bằng số thời gian mà tài liệu đó đang được phép mượn. Hàng ngày phòng mượn tiếp nhận từ 40 – 50 lượt NDT đến mượn tài liệu. Vai trò của cán bộ Thư viện phòng mượn không chỉ làm nhiệm vụ phục vụ NDT mà còn phải thường xuyên vệ sinh kho sách để đến tay NDT được sạch sẽ, Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 37
Khóa luận tốt nghiệp không bụi bẩn. Đồng thời sắp xếp kho sách ngăn nắp nhằm phục vụ NDT tốt nhất. Mặc dù với khối lượng công việc nhiều song với tấm lòng, thái độ nhiệt tình nhã nhặn hướng dẫn phục vụ NDT thì nhiệm vụ đặt ra của cán bộ Thư viện không phải nắm vững kho sách mà còn phải am hiểu nội dung các kho tài liệu khác có trong Thư viện. Đồng thời phải quan tâm đến nghề nghiệp sở thích của NDT, vui vẻ lịch sự và chu đáo trong giao tiếp với NDT để tuyên truyền giới thiệu sách với họ. Với những hình thức phục vụ phong phú, với tinh thần thái độ phục vụ nhiệt tình của cán bộ Thư viện, phòng mượn Thư viện đã đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu về sách báo cho NDT. Phục vụ tại phòng đọc Nhằm tạo điều kiện phục vụ NDT tốt ở phòng đọc, qua nhiều năm Thư viện quận Hoàn Kiếm bổ sung thường xuyên nên tổng số sách của phòng đọc tăng lên đáng kể, nội dung kho sách phong phú, ngày càng đáp ứng nhu cầu NDT tốt hơn. Đồng thời phòng đọc đã được trang bị tới mức tối đa có thể để NDT nghiên cứu sách. Cụ thể là thiết bị chỗ ngồi, nới làm việc thuận tiện, yên tĩnh, ánh sáng đầy đủ Hàng ngày phòng đọc tiếp từ 70-80 NDT với gần 150 lượt sách luân chuyển. Do diện tích của Thư viện có hạn nên Thư viện quận Hoàn Kiếm đã kết hợp các tài liệu sách, báo và tạp chí ở cùng một phòng. Phòng đọc mở cửa: sáng từ 8h-11h; chiều: 14h-16h30p. Phòng đọc mở cửa từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Quy trình mượn trả tại phòng đọc Tài liệu cần mượn phải được mang đến quầy trực mượn trả để làm thủ tục, làm thủ tục tại quầy trực xong NDT đem tài liệu về chỗ ngồi. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 38
Khóa luận tốt nghiệp Trả tài liệu Khi NDT không có nhu cầu với cuốn sách đó nữa, NDT đem sang quầy trực trả tài liệu. Yêu cầu NDT khi chọn sách phải để sách ngay ngắn, gọn gàng, không để sách trên mặt giá. Giữ gìn sách cẩn thẩn, trường hợp mất sách phải bồi thường gấp 3 lần giá trị cuốn sách đã mượn và tiền đóng bìa. Những trường hợp có lý do chính đáng sẽ được xem xét để được bồi thường ngang giá trị sách bị mất (nếu trên thị trường có sách đó). Báo, tạp chí trong phòng đọc cũng chiếm số lượng đáng kể (hơn 70 loại báo và tạp chí), NDT mượn báo, tạp chí đọc tại chỗ, mỗi lần NDT được mượn 5 tờ gồm báo và tạp chí. Với sự nhiệt tình và lòng nhiệt huyết, tận tình, hăng say với nghề nghiệp của cán bộ Thư viện đã tạo ra cho NDT những nhu cầu hứng thú mới về sách. Hiệu quả hoạt động của Thư viện phụ thuộc rất nhiều vào mức độ thu hút NDT và những mối quan hệ của NDT với Thư viện. N.C.Crup-xcai-a nói rằng: “Những người lãnh đạo thư viện có nhiệm vụ không những phải tự mình nghĩ ra hình thức công tác khác nhau, mà phần quan trọng hơn trong nhiệm vụ của họ là phải chăm chú theo dõi những hứng thú của quần chúng hướng về đâu. Hướng quần chúng tự đề ra công tác, tạo khả năng cho công tác ấy triển khai, không chặn ngang hướng phát triển tự nhiên của công tác ấy bằng cách gán ghép cho nó những hình thức cũ kỹ, biết nhắm tới điều mà quần chúng ưa thích” [20, tr.17]. Nhờ nắm được nhu cầu, hứng thú của NDT, đưa sách đúng đối tượng, thỏa mãn nhu cầu của NDT, phục vụ NDT có phân biệt mà số NDT đến phòng đọc ngày càng nhiều, chất lượng phục vụ ngày một tốt hơn. Nhằm thu hút NDT đến Thư viện, phòng đọc thường xuyên tổ chức các buổi tọa đàm sách, giới thiệu sách với các diễn giả là các nhà nghiên cứu ở địa phương, cộng tác viện tích cực Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 39
Khóa luận tốt nghiệp của Thư viện hoặc diễn giả từ Trung ương tham gia các hội nghị NDT giúp cho cán bộ Thư viện có nhiều kinh nghiệm quý báu trong việc phục vụ NDT. Phục vụ tại phòng thiếu nhi Sách báo được coi là người bạn tâm tình chân thành và cởi mở với tất cả mọi người, nhất là đối với tuổi thơ. Vậy cần làm gì cho thiếu nhi đến thư viện đọc sách, báo. Đó là điều đặc biệt Thư viện quận Hoàn Kiếm luôn trăn trở và quan tâm. Thư viện với chức năng là cơ quan giáo dục ngoài nhà trường triển khai nhiều hoạt động lý thú thu hút nhiều NDT nhỏ tuổi bằng nhiều hình thức thi kể chuyện sách báo theo chủ đề, ngâm thơm, đọc to nghe chung, tuyên truyền giới thiệu sách trong các buổi sinh hoạt đội tại nhà thiếu nhi quận và các trường học. Kho sách phục vụ thiếu nhi có tổng số là 9000 bản và luôn được bổ sung đều đặn và chọn lọc kỹ càng về chất lượng phòng phục vụ đọc tại chỗ và mượn về nhà gồm nhiều loại sách về các lĩnh vực tự nhiên, xã hội, khoa học thường trực, các sách tham khảo, bổ trợ cho môn học ở trường, sách khám phá thế giới, vũ trụ, trái đất, con người để kích thích trí tò mò, ham hiểu biết của các em, làm cho các em ham đọc hơn, giúp các em hiểu biết và toàn diện hơn. Vào dịp hè hàng năm, mỗi ngày phòng mượn – đọc thiếu nhi phục vụ khoảng 100 em. Hiện nay phòng phục vụ thiếu nhi đọc tại chỗ có đầy đủ các phương tiện như: bàn, ghế, quạt điện, ánh sáng được ưu tiên hơn so với các phòng khác. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các em để các em có điều kiện say mê đọc sách, học sách và làm theo sách. Ngoài việc phục vụ sách báo cho các em, vai trò của cán bộ Thư viện là giúp các em làm quen với kho sách, định hướng cho các em đọc nhiều loại sách báo có lợi phù hợp với mọi lứa tuổi. Ví dụ như các em từ lớp 1 – 3 thích xem truyên tranh, lớp 4 – 6 thích lịch sử và khoa học viễn tưởng, lớp 7 – 9 là lứa tuổi bắt đầu hình thành những nét cơ bản về giới Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 40
Khóa luận tốt nghiệp tính, phẩm chất, muốn mở rộng tầm nhìn, khám phá thế giới xung quanh thì tìm và hướng dẫn cho các em đọc truyện về tâm lý, khoa học, văn học nghệ thuật. Đến mượn sách, NDT nhỏ tuổi luôn giử thẻ ở bàn làm thủ thư. Sau đó tự động đi vào kho lấy cuốn sách mà mình yêu thích. Tuy vậy phải luôn tuân thủ nội quy của phòng mượn thiếu nhi. Để phục vụ NDT thiếu nhi được dễ dàng và tăng vòng quay của sách báo, Thư viện tổ chức những nhóm “bạn đọc tích cực” các em là những thành viên say mê đọc sách, có tinh thần trách nhiệm bảo quản sách. Ngoài việc phục vụ các em đọc và mượn sách, Thư viện còn tổ chức các đội tuyên truyền giới thiệu sách, tham gia các cuộc thi tìm hiểu về sách thu hút hàng nghìn em tham gia. Với nhiều hình thức sinh hoạt đã gây được sự nhứng thú, cuốn hút các em tìm đến với sách. Hoạt động hè của thiếu nhi trong Thư viện đặt ra một vấn đề là Thư viện cần có thiết bị nghe nhìn để các em có thêm hiểu biết và có điều kiện tiếp xúc với các phương tiện thông tin đại chúng Phục vụ thiếu nhi là tạo ra nhận thức về việc hình thành thế hệ NDT mới của Thư viện, làm thế nào để Thư viện hướng dẫn các em tiếp xúc với sách báo, trang bị kiến thức cơ bản về tìm kiếm thông tin, sách, báo trong thư viện. Vì vậy để phục vụ tốt cho thế hệ tương lai, cán bộ Thư viện phải có kiến thức về giáo dục học, tâm lý học Những người phục vụ các em đều có tâm hồn, cá tính và cách giao tiếp với tuổi thơ. Hoạt động phục vụ người dùng tin ngoài Thư viện Không chỉ quan tâm tới việc phục vụ NDT tại chỗ, Thư viện còn rất tích cực trong công tác xây dựng, củng cố, duy trì, phất triển mạng lưới thư viện ở các phòng đọc sách báo của xã, phường và các khu dân cư. Nội dung hoạt động của Thư viện quận Hoàn Kiếm được Thư viện Hà Nội xác định từ 2 nhiệm vụ lớn: Cùng với việc xây dựng vốn sách báo phong phú cả về số lượng và chất lượng để đáp ứng nhu cầu đọc tại chỗ, Thư viện còn phải là Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 41
Khóa luận tốt nghiệp xuất phát điểm để đưa sách báo về cơ sở, làm cho sách báo phát huy được tác dụng vào sản xuất, học tập và đời sống hàng ngày của nhân dân trên địa bàn. Vì vậy Thư viện đều dành 1/2 thời gian cho hoạt động phong trào cơ sở. Từ những năm 1980 mạng lưới thư viện – trạm sách phường đã được hình thành xong hoạt động theo chế độ bao cấp. Khi chuyển đổi cơ chế quản lý mới thực hiện luật dự toán ngân sách nên hoạt động thư viện phường gặp nhiều khó khăn không có kinh phí bổ sung sách, báo nên Thư viện chỉ duy trì được 1/5 số thư viện phường hoạt động thường xuyên, còn lại chỉ duy trì hoạt động được trong 3 tháng hè. Từ thực tiễn trên để xây dựng hệ thống thư viện phường đáp ứng nhu cầu bạn đọc, góp phần nâng cao đời sống văn hoá tinh thần cho nhân dân ngành Văn hóa Thông tin quận Hoàn Kiếm đã có những kế hoạch sau: Xây dựng kế hoạch phát triển thư viện dài hạn trong 5 năm (1995-2000- 2005) và đề ra những chỉ tiêu cụ thể mỗi năm phấn đấu nâng cấp từ 2 đến 3 trạm sách lên thư viện, phấn đấu đến năm 2000 – 100% phường có thư viện. Về cơ sở vật chất, kinh phí đầu tư cho thư viện phường đưa vào nghị quyết Hội đồng Nhân dân quận để thực hiện. Đối với trạm sách mỗi năm quận bổ sung sách mới cho phường trị giá 2 triệu đồng, thư viện là 2,5 đến 3 triệu đồng được thực hiện trong 5 năm từ 1995-2000. Đối với Thư viện mỗi năm bổ sung từ 500 đến 600 đầu sách và 40 loại báo và tạp chí. Từ năm 1994, cùng với các phong trào xây dựng nếp sống văn minh, gia đình văn hoá, cụm dân cư văn hoá, làng văn hoá do Sở Văn hoá - Thông tin Hà Nội phát động, một yêu cầu mới đặt ra cho Thư viện là phải đẩy mạnh phong trào đọc sách báo ở cơ sở, bằng mọi cách đưa thông tin khoa học, văn hoá, xã hội đến với mỗi người dẫn. Với phương châm “Nhà nước và nhân dân cùng làm”, xuất phát từ yêu cầu thực tế của từng địa phương. Thư viện Hà Nội đã phối hợp chặt chẽ với Phòng văn hoá, Nhà văn hoá huyện tổ chức nhiều hội nghị để thống Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 42
Khóa luận tốt nghiệp nhất chủ trương, cách tổ chức và quy rõ trách nhiệm của từng cấp đối với việc cho ra đời thư viện mới. Cụ thể là: - Địa phương: Đầu tư trụ sở, giá, tủ, bàn ghế, vốn sách hạt nhân khoảng 800 cuốn và cử một cán bộ phụ trách. - Phòng văn hoá (nhà văn hoá) hỗ trợ vốn sách báo ban đầu (khoảng 1- 2 triệu đồng), chỉ đạo hoạt động, hướng dẫn nghiệp vụ, luân chuyển sách của thư viện huyện xuống cơ sở. - Thư viện Hà Nội hỗ trợ một số sách mới trị giá 500.000đ và 100 cuốn sách cũ còn giá trị sử dụng, tài liệu nghiệp vụ, hồ sơ, thẻ bạn đọc và mở lớp tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ thư viện cơ sở. Hội nghị cũng khẳng định vai trò tự quản của các đoàn thể, nhân dân địa phương trong việc đóng góp xây dựng, quản lý và phát triển lâu dài của thư viện. Từ những năm 1990 trở lại đây cùng với phong trào xây dựng phường văn hoá, cụm dân cư văn hoá, các thư viện phường của Thư viện đã phát triển rất mạnh. Cho đến năm 2000, Thư viện quận Hoàn Kiếm đã đạt chỉ tiêu 100% phường có thư viện. Ngoài ra còn thành lập được Thư viện Công an quận, Phòng đọc Quận ủy, phòng đọc của phòng Tư pháp và Thư viện của Hội Liên hiệp Phụ nữ. Nhìn chung cho đến nay, 80% số thư viện cơ sở vẫn duy trì tốt nề nếp hoạt động mở cửa phục vụ nhân dân mỗi tuần 3 buổi. Riêng mùa hè, để phục vụ các em thiếu nhi, thư viện mở cửa 5 buổi/1 tuần. Mạng lưới thư viện 18 phường của Thư viện quận Hoàn Kiếm luôn luôn duy trì mở cửa thư viện hàng tuần, trung bình 3 buổi/ 1 tuần, còn dịp cao điểm như hè có phường mở cửa tất cả các buổi sáng như Thư viện phường Hàng Đào, Lý Thái Tổ, Hàng Bài, Hàng Bông và có phường do thư viện chật chội nên đã áp dụng túi sách lưu động xuông các khu dân cư để phục vụ thiếu nhi và người cao tuổi như Thư viện phường Lý Thái Tổ, Hàng Bài, Hàng Buồm. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 43
Khóa luận tốt nghiệp Trong đợt chào mừng Đại lễ kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội thư viện 18 phường tổ chức 18 buổi trưng bày – giới thiệu sách của quận và sách của dự án để giới thiệu tới đông đảo người dùng tin trong phường nhằm thu hút nhiều NDT đến thư viện. Các thư viện cơ sở còn là nơi sinh hoạt văn hoá sôi nổi với các hình thức phong phú như: nói chuyện giới thiệu sách, mạn đàm thơ ca, tổ chức các cuộc thi kể chuyện sách cho thiếu nhi thu hút đông đảo NDT đến với thư viện, từ các cụ cao tuổi đến các cháu thanh thiếu niên, nhi đồng tạo không khí sôi nổi vui tươi. Nhìn chung hoạt động sách báo ở cơ sở phát triển khá mạnh. Mô hình thư viện phường là hoàn toàn phù hợp với địa bàn dân cư, với truyền thống sinh hoạt cụm dân cư, tổ dân phố. Cùng với các hoạt động văn nghệ, thông tin cổ động, đài truyền thanh, câu lạc bộ thư viện ngày càng gắn bó với cuộc sống của người dân và trở thành nhu cầu không thể thiếu được trong đời sống hàng ngày. Dưới đây là kết quả phục vụ NDT của các thư viện phường và các ban ngành đoàn thể từ năm 2008- 2010. Tổng số thư Lượt sách TT Năm Lượt NDT viện cơ sở luôn chuyển 1 Năm 2008 22 61.560 68.980 2 Năm 2009 18 63.150 70.150 3 Năm 2010 18 65.200 72.100 Bảng 2:Kết quả phục vụ NDT tại thư viện phường và các ban ngành đoàn thể từ năm 2008-2010 Trên đây là bức tranh toàn cảnh về tổ chức và hoạt động của hệ thống Thư viện Quận Hoàn Kiếm trong điều kiện chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Mặc dù gặp khó khăn song Thư viện luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao và được Thư viện Thành phố đánh giá là đơn vị xuất sắc Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 44
Khóa luận tốt nghiệp trong 15 năm liền. Năm 2010 Thư viện được nhận bằng khen của Bộ Văn hóa – Thông tin và Du lịch đạt thành tích xuất sắc trong công tác phục vụ cộng đồng được tổ chức tại Phú Yên – Khành hoà - Nha Trang. 2.2.5. Tổ chức các dịch vụ thông tin khác Trong lĩnh vực thông tin - thư viện, các dịch vụ mang ý nghĩa xã hội và kinh tế sâu sắc, toàn diện. Phát triển các loại hình dịch vụ giúp người dùng tin sử dụng được một cách có hiệu quả các nguồn thông tin của các cơ quan thông tin thư viện. Do đó, Thư viện đã không ngừng đa dạng hoá các loại hình dịch vụ thông tin thư viện nhằm giúp NDT khai thác một cách hiệu quả nhất các nguồn lực thông tin. - Đào tạo người dùng tin: Nhận thức tầm quan trọng của việc đào tạo NDT nên Thư viện nhanh chóng triển khai công tác tổ chức đào tạo người dùng tin để giúp họ khai thác các nguồn lực thông tin của Thư viện một cách hiệu quả, nhanh chóng, kịp thời. - Tuyên truyền, giới thiệu sách: Các hình thức tuyên truyền giới thiệu sách được Thư viện quận Hoàn Kiếm thực hiện bằng nhiều hình thức phong phú: nói chuyện chuyên đề, giới thiệu tác phẩm, toạ đàm, giao lưu với tác giả và NDT Hàng tháng Thư viện đều tổ chức trưng bày, triển lãm sách theo chuyên đề phục vụ các ngày lễ lớn như 3/2, 8/3, 26/3, 30/4, 1/5, 19/5, 27/7, 19/8, 2/9 10/10 22/12 hoặc bám vào các nhiệm vụ chính trị của quận và Thành phố như: Bầu cử Quốc hội, Hội đồng Nhân dân, Đại hội Đảng các cấp, Mừng Đảng – Mừng Xuân . Ngoài ra Thư viện quận Hoàn Kiếm còn phối hợp với câu lạc bộ phường tổ chức giới thiệu những tác giả tác phẩm thơ ca nổi tiếng hoặc những tập thơ do chính câu lạc bộ thơ ca phường, quận sáng tác với hình thức sinh hoạt có minh họa bằng ngâm thơ, hát rất phong phú, đa dạng nhằm thu hút NDT đến với Thư viện. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 45
Khóa luận tốt nghiệp Qua 5 năm hoạt động từ 2006 – 2010 Thư viện đã tổ chức 71 cuộc trưng bày, tuyên truyền giới thiệu sách và dịp Tết Nguyên Đán Thư viện phối hợp với Thư viện phường Hàng Bài tổ chức triển lãm báo xuân thu hút 10.500 người dự. - Tổ chức các cuộc thi: Hàng năm Thư viện quận Hoàn Kiếm tham gia vào các cuộc thi do Thư viện Hà Nội tổ chức các cuộc thi tuyên truyền giới thiệu sách cho thiếu nhu trong các dịp hè. Mỗi năm có một chủ đề khác nhau như: “ Thiếu nhi thủ đô làm nghìn việc tốt dâng Đảng quang vinh. Uống nước nhớ nguồn- Đền ơn đáp nghĩa, Việt nam quê hương em, Văn hóa Thăng Long Hà Nội ” . Cuộc thi được thực hiện từ cơ sở để chọn ra các đội tuyển xuất sắc tham gia vòng chung khảo cấp quận và chung khảo thành phố. Tổ chức các cuộc thi “Đọc và làm theo sách báo ” trên phạm vi toàn quận. Đây là một hình thức tuyên truyền giới thiệu sách đã được Thư viện tiến hành trong nhiều năm nay. Chỉ tính trong 5 năm 2006 – 2010 Quận Hoàn Kiếm đã tổ chức 18 hội thi cấp quận và tham gia 16 hội thi cấp Thành phố như: thi tìm hiểu về Thăng Long – Hà Nội, thi tìm hiểu về pháp luật, thi tìm hiểu bộ luật hình sự, thi tìm hiểu luật hôn nhân gia đình, thi tìm hiểu di tích lịch sử văn hoá Quận Hoàn Kiếm, thi báo cáo viên về tư tưởng Hồ Chí Minh, thi tuyên truyền giới thiệu sách cho thiếu nhi và cho cán bộ phụ trách thư viện, thi tìm hiểu Liên khu I anh hùng Các cuộc thi này đã thu hút hàng ngàn em thiếu nhi tham gia, tạo một sân chơi văn hoá bổ ích, lý thú, qua đó giáo dục, khuyến khích các em đọc và làm theo sách. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 46
Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG 3 NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TẠI THƢ VIỆN QUẬN HOÀN KIẾM – HÀ NỘI 3.1. Thuận lợi và khó khăn trong công tác tổ chức và hoạt động tại Thƣ viện quận Hoàn Kiếm 3.1.1. Thuận lợi - Hàng năm Thư viện đã nhận được đầu tư một khoản kinh phí tương đối lớn ( năm 2010 Thư viện được đầu tư 450 triệu). Thư viện nhận được sự quan tâm của các cơ quan, tổ chức ở địa phương về kinh phí, trang thiết bị, vốn tài liệu Cán bộ của Thư viện được tạo điều kiện đi tham quan học tập và trao đổi chuyên môn nghiệp vụ tại các thư viện khác. - Vốn tài liệu phong phú và đa dạng cả về số lượng và chất lượng: Thư viện có các loại tài liệu như: sách, báo, tạp chí Vốn tài liệu của Thư viện quận Hoàn Kiếm đều mang tính tổng hợp: Gồm nhiều môn loại khác nhau, chủ yếu là các tài liệu phổ cập. Các tài liệu nghiên cứu, tài liệu khoa học – kỹ thuật, sách giáo khoa, giáo trình có số lượng ít. Ngoài sách ra, báo và tạp chí cũng là bộ phận quan trọng không thể thiếu được thành phần vốn tài liệu của mỗi thư viện. Hiện nay, kho sách của Thư viện quận Hoàn Kiếm có chất lượng khá cao với đầy đủ môn loại như : Chính trị – xã hội, pháp luật, y học, từ điển, sách tra cứu, khoa học, kỹ thuật, văn học Việt Nam, văn học nước ngoài, âm nhạc – nghệ thuật, thể dục thể thao, lịch sử , địa lý, sách thiếu nhi phần nào đáp ứng được nhu cầu NDT. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 47
Khóa luận tốt nghiệp - Với nguồn thông tin hiện có của Thư viện khá phong phú và thường xuyên cập nhật. Đây là tài sản quý và có giá trị để Thư viện có thể trao đổi thông tin, mở rộng quan hệ với các thư viện trong nước và quốc tế. - Đội ngũ cán bộ Thư viện trẻ, dễ dàng tiếp thu những cái mới: Đội ngũ cán bộ của Thư viện ở độ tuổi thanh niên, có trình độ chuyên môn cao, có khả năng nắm bắt nhanh sự phát triển của khoa học kỹ thuật, biết sử dụng thành thạo các trang thiết bị của Thư viện, có tinh thần thái độ phục vụ nhiệt tình, biết hướng dẫn cách tìm tin cho NDT. - Nằm ở vị trí trung tâm của Thủ đô Hà Nội, là trung tâm hành chính, văn hoá, thương mại, dịch vụ và du lịch của Thủ Đô, nơi tập trung của các thư viện công cộng ở nước ta tạo điều kiện thuận lợi cho Thư viện tiếp cận và cập nhật nhanh các nguồn lực thông tin của mọi lĩnh vực khoa học, kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa Những thuận lợi trên được coi là những điều kiện thuận lợi hết sức to lớn của Thư viện trong việc nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và hoạt động Thư viện quận Hoàn Kiếm. 3.1.2. Khó khăn Bên cạnh những yếu tố thuận lợi về kinh phí, vốn tài liệu, đội ngũ cán bộ Thư viện còn gặp nhiều khó khăn trong công tác tổ chức và hoạt động tại Thư viện. - Tuy Thư viện đã có một hệ thống các phòng làm việc cũng như hệ thống các phòng phục vụ tương đối khang trang, nhưng vẫn có một số hạn chế: diện tích các phòng còn hẹp, trong khi đó số lượng NDT đến Thư viện ngày càng đông đã dẫn đến việc phòng phục vụ bị quá tải Hệ thống các trang thiết bị ánh sáng một số phòng phục vụ còn chưa đảm bảo ánh sáng Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 48
Khóa luận tốt nghiệp - Với khoản kinh phí được đầu tư khoảng 400-500 triệu/năm đã giúp Thư viện duy trì và nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và hoạt động của mình. Song điều kiện về hạ tầng cơ sở thông tin như: hệ thống máy tính và mạng, việc sử dụng phần mềm thư viện điện tử đòi hỏi tính liên thông trong môi trường mạng rất cao, hệ thống máy móc phải tương đối hiện đại và đồng bộ. Vì vậy, để đảm bảo chất lượng các mặt của Thư viện đòi hỏi tăng cường đầu tư kinh phí. - Đội ngũ cán bộ còn mỏng và non trẻ, thiếu kinh nghiệm về tổ chức và hoạt động của Thư viện, ít có những đóng góp trong việc nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức và hoạt động tại đơn vị mình. Cán bộ chỉ có một trình độ chuyên môn, ngoại ngữ nhất định. Bởi vậy, Thư viện sẽ gặp khó khăn khi phải xử lý những tài liệu đòi hỏi phải có trình độ ngoại ngữ, chuyên môn sâu. 3.2. Nhận xét công tác tổ chức và hoạt động tại Thƣ viện quận Hoàn Kiếm 3.2.1. Ƣu điểm Trải qua một thời gian dài xây dựng và trưởng thành, Thư viện quận Hoàn Kiếm xứng đáng là một Thư viện cấp quận hàng đầu với những đóng góp tích cực trong việc nâng cao chất lượng giảng dạy cũng như học tập và nghiên cứu, nhằm đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn nhu cầu thông tin của NDT. Ngày nay, Thư viện đã thực sự trưởng thành về mọi mặt, đã đạt được những bước tiến vững chắc với nhiều thành tựu nổi bật. - Cơ cấu tổ chức của Thư viện mang tính hệ thống, thống nhất và linh hoạt cao. - Cơ sở vật chất kỹ thuật của Thư viện đạt được những thành tựu đáng kể, trước đây là các phòng nghiệp vụ, các kho tài liệu nghèo nàn lạc hậu đến nay Thư viện đã có một số cơ sở vật chất khang trang. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 49
Khóa luận tốt nghiệp - Công tác tổ chức và hoạt động thông tin được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, nguồn lực thông tin của Thư viện đã phần nào đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT. - Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện đạt được những kết quả khả quan. 3.2.2. Hạn chế - Hệ thống phòng đọc cho NDT còn thiếu rất nhiều. Các trang thiết bị còn nghèo nàn, lạc hậu, đa số mới chỉ là các trang thiết bị truyền thống. Các trang thiết bị hiện đại gần như không có. Do đó, có thể nói, trụ sở trang thiết bị hiện nay chưa đáp ứng được yêu cầu hoạt động của Thư viện. - Công tác phục vụ NDT của Thư viện theo hình thức kho mở. Tuy nhiên Thư viện chưa được trang bị các thiết bị bảo vệ như cổng từ, camera quan sát điều này đã gây nhiều hạn chế cho công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện. - Thư viện đã ứng dụng phần mềm Inforlib 5.1, tuy nhiên mới chỉ sử dụng Phân hệ Biên mục nên chưa phát huy hết chức năng của phần mềm. - Tài liệu của Thư viện hoàn toàn là tài liệu dạng giấy. Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển với tốc độ nhanh như hiện nay thì đây cũng là một hạn chế của Thư viện. - Chưa đẩy mạnh chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện khác. Vì vậy nguồn lực thông tin chưa đủ mạnh để đáp ứng yêu cầu của NDT trong giai đoạn hội nhập quốc tế. - Thư viện chưa xây dựng Website riêng, điều này hạn chế khả năng khai thác nguồn lực thông tin của người dùng tin. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 50
Khóa luận tốt nghiệp 3.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và hoạt động tại Thƣ viện quận Hoàn Kiếm 3.3.1. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và hoạt động Thƣ viện. Trong bất kỳ một tổ chức nào, bên cạnh vai trò của tập thể thì vai trò của mỗi cá nhân đặc biệt khi một cá nhân là cán bộ quản lý thì có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển mang tính bền vững của mỗi tổ chức đó. Trong nhiều năm qua, mặc dù hoạt động của Thư viện quận Hoàn Kiếm đã được sự quan tâm đặc biệt của Lãnh đạo cho phép thành lập Thư viện, hàng năm đầu tư khá lớn kinh phí cho việc tổ chức và hoạt động của Thư viện. Nhưng hoạt động của Thư viện chưa có sự quan tâm chỉ đạo và đầu tự thích đáng. Hầu hết tổ chức hoạt động nghiệp vụ còn lạc hậu, theo cách truyền thống. Chính vì vậy, để công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện đi vào nề nệp và quy củ cần phải có sự thống nhất về mặt nhận thức và chỉ đạo của lãnh đạo các cấp là vấn đề mang tính cấp thiết. Một khi lãnh đạo của Thư viện nhận thức được lợi ích to lớn của việc đổi mới trong công tác tổ chức và hoạt động thì chắc chắn một văn bản mang tính pháp quy sẽ được ra đời. Văn bản pháp quy ra đời thì chắc chắn sẽ mang lại tính khả thi cao và đạt hiệu quả lớn trong công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện 3.3.2. Xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đối tƣợng phục vụ Để phát huy tốt chức năng, nhiệm vụ mà Thư viện đã đề ra, việc tăng cường, xây dựng bộ máy tổ chức là một khâu hết sức quan trọng cần phải có phương hướng, kế hoạch đầu tư phát triển cụ thể vừa đáp ứng nhu cầu tin trước mắt, vừa mang tính lâu dài, dần dần từng bước nâng cao cơ cấu tổ chức hoàn Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 51
Khóa luận tốt nghiệp thiện hơn. Thư viện phải không ngừng đổi mới cơ cấu, công tác tổ chức cán bộ theo hướng hiện đại. Bổ sung thêm các phòng ban, tuyển chọn các cán bộ có trình độ chuyên môn, tin học, ngoại ngữ cao để có thể đáp ứng tốt nhu cầu người dùng tin, góp phần vào việc nâng cao cơ cấu tổ chức của thưu viện. Thư viện cần bố trí sao cho hợp lý, thích hợp như: Xây dựng hệ thống phòng ban, quy định nhiệm vụ, chức năng, bố trí cán bộ đúng khả năng chuyên môn, mua sắm trang thiết bị phù hợp với kinh tế .; nghiên cứu nhu cầu tin và phục vụ đáp ứng nhu cầu của NDT, lập kế hoạch, đào tạo cán bộ và hướng dẫn nghiệp vụ Tổ chức công tác kỹ thuật, nghiệp vụ và công tác hành chính quản trị. Tiến tới tổ chức lao động khoa học trong hoạt thư viện, phân công lao động hợp lý, định mức lao động nhằm phát huy năng lực của cán bộ trong các khâu công tác, giúp họ hứng thú với công việc được giao, nâng cao năng suất lao động. 3.3.3. Phát triển nguồn nhân lực Thƣ viện Cán bộ thư viện là một thành phần quan trọng cấu thành thư viện. Thư viện hoạt động có hiệu quả hay không, có khẳng định được vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế - văn hóa – xã hội hay không phụ thuộc vào phẩm chất, trình độ, sự năng động sáng tạo của cán bộ thư viện. Do vậy Thư viện quận Hoàn Kiếm cần chú trọng phát triển nguồn nhân lực của Thư viện cả về số lượng và chất lượng. Đội ngũ cán bộ của Thư viện hiện nay còn mỏng (có 03 cán bộ thư viện), điều này gây khó khăn trong công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện. Trong thời gian tới Thư viện cần tăng số lượng cán bộ thư viện của Thư viện lên khoảng 07 cán bộ thư viện. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 52
Khóa luận tốt nghiệp Trong thời gian tới, Thư viện cần thực hiện các biện pháp sau để nâng cao trình độ cán bộ của Thư viện: - Có kế hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ thông tin – thư viện có trình độ chuyên môn cao, có khả năng xử lý, nắm bắt thông tin kịp thời, biết cách thu thập, khai thác, tổng hợp các nguồn tin, tận dụng các nguồn tin sẵn có, sáng tạo các nguồn tin mới thích ứng với sự biến đổi nhanh chóng của thực tiễn. - Xử lý thành thạo máy vi tính, có khả năng tạo lập các trang Web để khai thác các thông tin trên mạng nhanh chóng. - Các cán bộ thông tin – thư viện phải biết tối thiểu từ 1 đến 2 ngoại ngữ để có thể khai thác, xử lý trực tiếp thông tin từ các nguồn ngoại nhập và trình độ tiếng Việt tốt, văn phong rõ ràng, ngắn gọn, súc tích, diễn đạt chính xác nội dung thông tin. Để giải quyết những vấn đề trên thì người cán bộ cần phải được trang bị kiến thức về: Thông tin thư viện hiện đại; Tin học ngoại ngữ; Kiến thức chung về khoa học. Đồng thời cần có sự quản lý thống nhất của nhà nước trong công tác nghiệp vụ chuyên môn. 3.3.4. Xây dựng chính sách phát triển nguồn thông tin hợp lý Phát triển nguồn thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng đối với một cơ quan thông tin – thư viện, không những góp phần xây dựng một cơ quan có tiềm lực thông tin mạnh, phục vụ nhu cầu đa dạng của người dùng tin, mà còn góp phần vào quá trình xã hội hoá công tác thông tin – thư viện. Thư viện cần phải điều chỉnh diện bổ sung cho phù hợp. Diện bổ sung còn gọi là kế hoạch, đề tài bổ sung. đây là một văn bản quan trọng chi phối toàn bộ quá trình bổ sung những tài liệu phù hợp với mục đích, chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của mỗi thư viện. Đó là mô hình cấu trúc vốn tài liệu theo những hệ đề tài loại hình tài liệu và số bản. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 53
Khóa luận tốt nghiệp Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ và nhu cầu tin thực tế của NDT tại Thư viện để điều chỉnh diện bổ sung tài liệu cho phù hợp. Thư viện cần phải kế hoạch hoá bổ sung vốn tài liệu. Bao gồm những công việc sau: - Kế hoạch hoá bổ sung hiện tại: Kế hoạch bổ sung hàng quý, hàng năm của Thư viện trên cơ sở diện bổ sung, chính sách bổ sung, nhưng có đưa thêm ra những chi tiết cần thiết liên quan đến sự kiện chính trị, kinh tế, văn hoá quan trọng của đất nước, của địa phương, của quốc tế. - Kế hoạch hoá bổ sung tương lai: Xác định mục tiêu chủ yếu và kết quả cần đạt tới của công tác bổ sung trong kế hoạch này; Xác định kết quả cần đạt tới của vốn tài liệu Thư viện và của từng bộ phận; Tổng ngân sách và nhân sự dành cho công tác bổ sung. Thư viện cần tăng cường kinh phí cho công tác bổ sung. Kinh phí cho việc bổ sung cần được Nhà Văn hóa quan tâm tăng cường hơn nữa để bổ sung được nhiều tài liệu nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của NDT. Bên cạnh đó Thư viện cần chủ động tạo ra các nguồn kinh phí khác để chủ động hơn trong việc bổ sung vốn tài liệu. 3.3.5. Nâng cao chất lƣợng phục vụ ngƣời dùng tin Trước nhu cầu đặt ra trong thực tiễn, Thư viện cần nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin: - Nắm vững nhu cầu và tập quán sử dụng thông tin của NDT tại Thư viện. Cần phải thường xuyên tiến hành phân tích đánh giá nhu cầu tin của họ, thiết lập các kênh thông tin phản hồi, nâng cao hiệu quả phục vụ lấy việc đáp ứng nhu cầu tin của NDT làm mục tiêu trong hoạt động. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 54
Khóa luận tốt nghiệp - Mở các lớp đào tạo cho họ bằng các hoạt động phổ biến trang bị cho họ những kiến thức khai thác tin từ đơn giản đến phức tạp. - Đào tạo cho NDT kỹ năng trình bày, diễn đạt nhu cầu tin phù hợp với Thư viện. Để thỏa mãn nhu cầu của NDT cũng như nâng cao chất lượng phục vụ NDT, ngoài việc duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ đọc và mượn tài liệu, Thư viện cần phát triển các dịch vụ như: dịch vụ tra cứu, tham khảo – reference service, tra cứu trực tuyến, khai thác internet, giải đáp thông tin qua điện thoại Thư viện cần tiến hành công tác nghiên cứu nhu cầu tin định kì và thường xuyên, từ đó có thể phục vụ NDT một cách tốt nhất. Mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao chất lượng cán bộ trong bộ phận phục vụ của Thư viện để đáp ứng tốt hơn nhu cầu NDT. Khoảng cách giữa NDT và Thư viện ngày càng lớn lên trong tương lai, mối quan hệ giữa họ đòi hỏi ngày càng mật thiết. Trước đây phục vụ thông tin diễn ra rời rạc, không liên tục. Ngày nay để đáp ứng nhu cầu của thời kỳ đổi mới công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước Thư viện cần phải xác định phục vụ cho họ nguồn tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho NDT. 3.3.6. Tăng cƣờng việc luân chuyển sách, báo từ kho sách luân chuyển Thƣ viện xuống các thƣ viện cơ sở, tủ sách cơ sở Đây là một giải pháp rất hay nhằm tăng thêm nguồn lực vốn sách báo cho cơ sở, một phương pháp năng động, mang tính cộng đồng cao, là biện pháp tích cực nhằm tăng cường số lượng đầu sách phục vụ, đáp ứng kịp thời và đầy đủ cho nhu cầu đọc của người dân. Để làm tốt công tác luân chuyển sách xuống cơ sở, chúng ta cần thực hiện một số việc sau: Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 55
Khóa luận tốt nghiệp - Bám sát các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội ở địa phương, tranh thủ sự quan tâm, chỉ đạo, đầu tư của lãnh đạo các cấp, các ngành, đặc biệt là chính quyền địa phương. Thư viện quận tham mưu cho Nhà Văn hóa, thể chế hóa công tác tổ chức luân chuyển sách phục vụ cơ sở, coi công việc này là một trong nhiệm vụ quan trọng của ngành. - Tăng cường và phát triển kho sách luân chuyển ở Thư viện về mọi mặt: vốn sách, cơ sở vật chất, trang thiết bị, đội ngũ cán bộ chuyên trách và phương tiện vận chuyển. - Thư viện quận cần phối hợp với Thư viện Thành phố điều tra, khảo sát và lựa chọn những cơ sở có nhu cầu về nguồn sách báo và căn cứ vào tỷ lệ các loại sách có trong kho luân chuyển, cũng như có đủ điều kiện theo quy chế sẽ được mượn sách, báo. Thư viện cần tích cực luân chuyển sách báo xuống cơ sở, thường xuyên tổ chức tốt phong trào thi đua đọc sách báo cho thiếu nhi, xây dựng cho các em ý thức, thói quen đọc sách báo. Qua đó giáo dục các em “đọc và làm theo sách”. Để giữ vững và đẩy mạnh phong trào đọc sách báo ở các thư viện cơ sở, Thư viện quận Hoàn Kiếm cần tích cực thực hiện các dự án “Xây dựng kho sách lưu động” với đầy đủ các môn loại tri thức, phù hợp với trình độ dân trí của địa phương. Cùng với kho sách lưu động, Thư viện phải đầu tư một ô tô để phục vụ luân chuyển sách xuông cơ sở. 3.3.7. Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin Từ khi ứng dụng phần mềm INFORLIB 5.1, Thư viện quận Hoàn Kiếm đã phần nào đáp ứng nhu cầu tin của NDT, đồng thời giảm công sức của cán bộ thư viện. Mặc dù vậy Thư viện vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình sử dụng, đặc biệt là khó khăn trong vấn đề như kỹ thuật: Đường truyền, trong quá trình ứng dụng còn một số phân hệ gặp khó khăn. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 56
Khóa luận tốt nghiệp Hiện tại Thư viện mới ứng dụng phân hệ biên mục của phần mềm INFORLIB 5.1, Thư viện cần ứng dụng thêm các phân hệ còn lại của INFORLIB 5.1 nhằm phát huy hết chức năng của phần mềm. Đặc biệt là đối với phân hệ Mượn liên thư viện, nếu sử dụng chức năng của phân hệ này giúp Thư viện trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan thư viện khác hay một số phân hệ khác như phân hệ Bổ sung, phân hệ Thống kê Thư viện nên trang bị thêm máy tính, hiện tại Thư viện có 03 máy tính dành cho cán bộ Thư viện, trong thời gian tới Thư viện cần trang bị thêm số lượng máy tính phục vụ người dùng tin đồng thời nâng cấp cấu hình máy tính của Thư viện, mở rộng giải thông đường truyền. Thư viện cần chú trọng công tác quản trị mạng, tiến tới nối mạng WAN (Wide Area Network – mạng diện rộng khu vực) để khai thác nguồn lực thông tin tại các thư viện khác. Các phòng phục vụ của Thư viện được tổ chức theo hình thức kho mở nhưng Thư viện chưa được trang bị các thiết bị an ninh như cổng từ, camera quan sát điều này gây khó khăn trong công tác phục vụ của Thư viện. Thư viện cần được trang bị phương tiện hiện đại như cổng từ, máy fotocopy để nâng cao hiệu quả quản lý, xử lý nghiệp vụ thư viện. Hiện nay, Thư viện đã được nâng cấp, xây dựng hiện đại đi vào hoạt động ổn định và đạt được nhiều thành tựu to lớn, cung cấp thông tin tư liệu kịp thời, nhanh chóng cho NDT. Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, Thư viện còn một số hạn chế nhất định cần khắc phục. Để hoàn thiện hơn nữa, Thư viện nên đầu tư hơn nữa về kinh phí, nhân lực phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Thư viện. Điều này chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu của NDT. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 57
Khóa luận tốt nghiệp 3.3.8. Tăng cƣờng chiến lƣợc Marketing về nguồn tài liệu Thƣ viện Ngày nay mọi lĩnh vực của đời sống, trong đó có lĩnh vữ thông tin – thư viện đều rất cần Marketing. Marketing được coi là một công cụ hữu hiệu để đạt được mục tiêu hoạt động mà tổ chức đã đề ra. Thư viện quận Hoàn Kiếm là một tổ chức có chức năng và nhiệm vụ tàng trữ sách báo mang tính chất tổng hợp bao gồm tất cả các bộ môn tri thức, nhằm đáp ứng nhu cầu đọc của cán bộ và nhân dân địa phương. Tuy nhiên, công tác marketing chưa được tiến hành thường xuyên. Điều này hạn chế khả năng phục vụ NDT. Để thực hiện tốt chiến lược Marketing, Thư viện cần thực hiện một số biện pháp sau: - Tổ chức các buổi tuyên truyền giới thiệu sách, hướng dẫn quần chúng đọc sách báo giúp NDT tiếp thu được những vấn đề mới, nâng cao trình độ kiến thức, đồng thời có tác dụng định hướng cho NDT tìm đọc những tác phẩm lành mạnh có giá trị cao về nội dung và nghệ thuật, thoả mãn nhu cầu về sách báo cho NDT nhất là trong tình hình xuất bản như hiện nay đã bị cơ chế thị trường “thương mại hoá”. Các hình thức tuyên truyền giới thiệu sách Thư viện quận Hoàn Kiếm cần thực hiện bằng nhiều hình thức phong phú: nói chuyện chuyên đề, giới thiệu tác phẩm, toạ đàm, giao lưu với tác giả và NDT Tổ chức các cuộc thi đọc, tìm hiểu và làm theo sách báo là một trong những hình thức tuyên truyền mang lại nhiều hiệu quả tốt đẹp, mang tính giáo dục cao phù hợp với mọi đối tượng NDT, phát huy tốt nhất khả năng khai thác các nguồn tư liệu giúp cho Thư viện kịp thời bổ sung những tài liệu cần thiết nhằm phục vụ mọi nhu cầu của NDT. - Xây dựng Website cho Thư viện nhằm giới thiệu các hoạt động, dịch vụ của mình đến với người dùng tin, nâng khả năng khai thác nguồn lực thông tin của người dùng tin. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 58
Khóa luận tốt nghiệp Ngoài ra, Thư viện có thể tiến hành phát tờ rơi, xây dựng logo đó là một trong những giải pháp quảng bá Thư viện. Vì vậy, cần tăng cường hoạt động Marketing nhằm nâng cao khả năng khai thác và sử dụng của NDT. Giúp NDT biết và sử dụng nguồn tin một cách hữu hiệu. Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 59
Khóa luận tốt nghiệp KẾT LUẬN Cùng với sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, ngành thông tin – thư viện ngày càng gắn liền với công nghệ thông tin và truyền thông nên đã, đang và sẽ không ngừng đổi mới, góp phần vào việc phát triển kinh tế, xã hội của đất nước. Trong bối cảnh đó, Thư viện quận Hoàn Kiếm từng bước phát triển, đổi mới mô hình phát triển theo hướng ngày càng hiện đại. Trải qua nhiều năm hoạt động, Thư viện không ngừng phát triển, nâng cấp cơ sở vật chất, đổi mới phương thức tổ chức và hoạt động đáp ứng nhu cầu của NDT. Số lượng NDT đến Thư viện tăng lên đáng kể, qua đó nguồn thông tin khoa học, kỹ thuật từ sách báo được áp dụng vào thực tế lao động của nhân dân. Gần ba mươi năm phấn đấu và xây dựng, Thư viện đã trưởng thành nhanh chóng về mọi mặt, thời gian đã ghi nhận những thành tựu lớn lao của sự nghiệp Thư viện quận Hoàn Kiếm. Nghiên cứu quá trình hình thành, phát triển và thực trạng, các hình thức và nội dung hoạt động của Thư viện trong các thời kỳ nhằm xác định những biện pháp tăng cường hoạt động của Thư viện quận Hoàn Kiếm trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa là vô cùng cần thiết và bổ ích. Kết quả nghiên cứu góp phần giúp cho cán bộ lãnh đạo, quản lý thư viện quận, cũng như những người làm công tác thư viện trên địa bàn quận, sự hiểu biết toàn diện về Thư viện quận Hoàn Kiếm. Thư viện phát triển là xu hướng tất yếu của lịch sử. Cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội Thư viện cũng luôn đổi mới về mọi mặt. Đổi mới hoạt động là tăng cường nguồn lực, tăng cường cơ sở vật chất, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong hình thức và nội dung hoạt động của Thư viện. Đồng thời đổi mới cả cơ sở pháp lý đảm bảo cho hoạt động Thư viện có kỷ cương nề nếp. Người quản lý điều hành Thư viện cần vận dụng mọi điều Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện 60