›

Khóa luận Tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm thông tin - Thư viện Trường Đại học Hà Nội

pdf 73 trang thiennha21 15/04/2022 3780
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm thông tin - Thư viện Trường Đại học Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_to_chuc_quan_ly_va_khai_thac_nguon_luc_thong_tin_t.pdf

Nội dung text: Khóa luận Tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm thông tin - Thư viện Trường Đại học Hà Nội

  1. LỜI CAM ĐOAN Lần đầu tiên làm công tác nghiên cứu khoa học với một đề tài tương đối rộng và khó, người làm khoá luận không tránh khỏi những bỡ ngỡ và thiếu sót. Với trình độ có hạn, tác giả chưa trang bị được một cách đầy đủ và toàn diện mọi kiến thức chuyên ngành thông tin thư viện. Do vậy, trong thời gian làm khoá luận, người làm khoá luận phải sử dụng nhiều tài liệu tham khảo của các tác giả khác nhau. Tuy nhiên, các tài liệu này chỉ được sử dụng ở mức độ tham khảo với mục đích làm rõ hơn và mở rộng vấn đề có liên quan tới đề tài đang nghiên cứu. Mọi ý kiến, khái niệm không phải của riêng tác giả đều được trích dẫn và chỉ rõ nguồn trong danh mục tài liệu tham khảo của khoá luận. Tác giả rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của các thầy, cô giáo và các bạn sinh viên để khoá luận được hoàn thiện hơn.
  2. LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo, PGS.TS Trần Thị Minh Nguyệt, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành Khoá luận này. Em xin gửi lời cảm ơn tới các Thầy, Cô trong Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ em trong suốt 4 năm học tập tại Trường. Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và các cô chú, anh chị đang công tác tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập và hoàn thành Khoá luận. Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè - những người luôn bên em, động viên và khuyến khích để em có thể hoàn thành Khoá luận và có được kết quả như ngày hôm nay. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2009 Sinh viên Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện
  3. BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT AACR Quy tắc biên mục Anh-Mỹ (Anglo-American Cataloguing Rules) CSDL Cơ sở dữ liệu DDC Khung phân loại thập tiến Dewey (Dewey Decimals Classifications) ISBD Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế (International Standard Bibliographic Description) CD - ROM Compact Disk - Read Only Memory (Đĩa chỉ đọc bộ nhớ) MARC Biên mục máy tính đọc được (Machine Readable Cataloguing) OPAC Mục lục truy cập công cộng trực tuyến (Online Public Acess Catalog) Z39.50 Chuẩn tra cứu liên thư viện
  4. MỤC LỤC 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 2 2.1. Mục đích nghiên cứu 2 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài 2 4. Phạm vi nghiên cứu 2 4.1. Phạm vi về không gian 2 4.2. Phạm vi về thời gian 2 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 3 5.1. Phƣơng pháp luận 3 5.2. Phƣơng pháp cụ thể 3 6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài 3 6.1 Đóng góp về lý luận 3 6.2 Đóng góp về thực tiễn 3 7. Bố cục của khoá luận 3 CHƢƠNG 1 4 NGUỒN LỰC THÔNG TIN 4 TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ VIỆN 4 TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 4 1.1 TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 4 1.1.1 Khái quát về Trƣờng Đại học Hà Nội 4 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội 6 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm 7 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 8 1.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm 10 1.2 ĐẶC ĐIỂM NGƢỜI DÙNG TIN VÀ NHU CẦU TIN CỦA HỌ 10 1.2.1 Cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ nghiên cứu giảng dạy 11 1.2.2 Học viên và sinh viên 12 1.3 VAI TRÕ CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 13 1.3.1. Khái niệm “nguồn lực thông tin” 13 1.3.2 Vai trò của nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Hà Nội 15 1.3.3. Yêu cầu đối với nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Hà Nội 17 CHƢƠNG 2 20 THỰC TRẠNG NGUỒN LỰC THÔNG TIN 20 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN 20 TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 20
  5. 2.1 CƠ CẤU NGUỒN LỰC THÔNG TIN 20 2.1.1 Cơ cấu nội dung nguồn lực thông tin 20 2.1.2 Cơ cấu hình thức tài liệu 21 2.1.3 Cơ cấu ngôn ngữ tài liệu 22 2.1.4 Cơ cấu tính thời gian của tài liệu 24 2.2 CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN 24 2.2.1 Diện bổ sung tài liệu 24 2.2.2 Phƣơng thức và kinh phí bổ sung 25 2.2.3 Chia sẻ nguồn lực thông tin 27 2.3 TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN 28 2.3.1 Công cụ tổ chức nguồn lực thông tin 28 2.3.1.1 Phần mềm quản lý thư viện 28 2.3.1.2 Khung phân loại 36 2.3.1.3 Bộ từ khoá 38 2.3.2 Tổ chức kho 38 2.3.3 Tổ chức các điểm truy cập 42 2.3.1.1. Hệ thống mục lục phiếu 42 2.3.3.2 Các CSDL 43 2.3.3.3 Website của Trung tâm 46 2.3.4 Tổ chức các dịch vụ khai thác nguồn lực thông tin 50 2.4 NHẬN XÉT VỀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 53 2.4.1 Những điểm mạnh 53 2.4.2 Những điểm yếu 55 CHƢƠNG 3 57 CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN 57 TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 57 3.1 XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN HỢP LÝ 57 3.2 ĐẨY MẠNH VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN 60 3.3 TĂNG CƢỜNG CHIA SẺ NGUỒN LỰC THÔNG TIN 62 3.4 NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ CÁN BỘ THƢ VIỆN VÀ ĐÀO TẠO NGƢỜI DÙNG TIN 63 KẾT LUẬN 66
  6. Khoá luận tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Thế giới đang diễn ra quá trình hình thành “xã hội thông tin toàn cầu”. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, là sự bùng nổ các nguồn lực thông tin, là kỷ nguyên của kinh tế tri thức. Trong nền kinh tế tri thức, tri thức và thông tin đã trở thành lực lượng sản xuất hàng đầu, quyết định sự phát triển xã hội. Nguồn lực thông tin, nguồn lực vật chất và nguồn lực năng lượng đã tạo thành thế chân vạc cho sự phát triển của một xã hội hiện đại. Trong đó, nguồn lực thông tin không chỉ cung cấp cho chúng ta tri thức để nhận biết và nắm bắt quy luật phát triển kinh tế - xã hội mà còn khơi dậy khả năng sáng tạo của con người. Ngày nay, lợi thế so sánh sẽ thuộc về quốc gia nào có năng lực tổ chức khai thác với hiệu quả cao nhất các nguồn thông tin và tri thức hiện có của nhân loại. Chính vì vậy, hoạt động thông tin – thư viện có ưu thế trong việc nâng cao khả năng nắm bắt, khai thác thông tin cho toàn xã hội. Nếu như trước đây, nhắc đến thư viện, người ta nhắc đến số lượng sách, báo, tạp chí nằm trong bốn bức tường của thư viện, các thuật ngữ “thư viện điện tử”, “thư viện ảo” hay “cơ sở dữ liệu” còn lạ lẫm với rất nhiều người, thì giờ đây, nhu cầu tìm kiếm thông tin phi in ấn đang trở nên phổ biến và là một nhu cầu không thể thiếu của người dùng tin. Nguồn lực thông tin được xem là một dạng nguồn lực quan trọng và mang tính chiến lược trong quá trình hoạt động của các thư viện hiện đại. Có thể nói, nguồn lực thông tin là một loại “tài sản tri thức” vô giá, góp phần thiết thực cho yêu cầu phát triển của sự nghiệp thư viện. Một thư viện vững mạnh và hiện đại sẽ luôn tự hào về nguồn lực thông tin của mình. Vì vậy việc phát hiện và tận dụng nguồn lực thông tin sẽ trở thành sức mạnh quan trọng thúc đẩy tiến trình phát triển của mọi thư viện. Việc tạo lập, tích lũy và khai thác nguồn lực thông tin một cách hệ thống, đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời và chính xác là điều rất quan trọng đối với bất kỳ Chính phủ, tổ chức hoặc cá nhân nào. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 1
  7. Khoá luận tốt nghiệp Xuất phát từ tầm quan trọng của nguồn lực thông tin đối với các cơ quan thông tin – thư viện, tôi đã chọn đề tài: “Tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm thông tin – thư viện Trường Đại học Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu của mình. 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 2.1. Mục đích nghiên cứu Khoá luận được thực hiện với mục đích: Tìm hiểu thực trạng nguồn lực thông tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội, về phương thức tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Khoá luận đưa ra những đánh giá, nhận xét về những ưu, nhược điểm và đưa ra những kiến nghị, đề xuất nhằm nâng cao chất lượng, đa dạng hoá nguồn lực thông tin, nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin, góp phần thúc đẩy sự phát triển của Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Hà Nội. 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Có thể nói, tìm hiểu về nguồn lực thông tin của các Trung tâm thông tin – thư viện là một vấn đề không còn mới trong các Khoá luận của các khoá trước. Đã có các đề tài nghiên cứu về vấn đề này như “Tìm hiểu nguồn lực thông tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Y Hà Nội” của tác giả Trần Thị Phương, hoặc trong Niên luận cuối kỳ “Tìm hiểu nguồn lực thông tin của Thư viện Trường Đại học Sư Phạm Hà Nội” của tác giả Trần Thế Mạnh. Tìm hiểu về Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội đã có một số Khoá luận thực hiện(Đinh Thị Phương Thuý – Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội ). Tuy nhiên, vấn đề “Tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội” cho đến nay vẫn chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập tới. 4. Phạm vi nghiên cứu 4.1. Phạm vi về không gian Không gian: Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội. 4.2. Phạm vi về thời gian Thời gian: 2008-2009 Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 2
  8. Khoá luận tốt nghiệp 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phƣơng pháp luận Khoá luận dựa trên cơ sở phép biện chứng duy vật lịch sử, quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác thư viện; các chỉ thị và nghị quyết của Đảng và Nhà nước về đường lối phát triển sự nghiệp thông tin - thư viện. 5.2. Phƣơng pháp cụ thể Trong quá trình nghiên cứu, người làm khoá luận đã sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp quan sát - Phỏng vấn trực tiếp các cán bộ thư viện tại Trung tâm - Tổng hợp, thống kê số liệu - Phân tích, tổng hợp các tài liệu có liên quan đến đề tài 6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài 6.1 Đóng góp về lý luận Khóa luận xem xét và khái quát những đặc trưng riêng biệt trong nguồn lực thông tin của một trường đại học đào tạo tiếng nước ngoài là chủ yếu, góp phần làm phong phú hơn lý luận về nguồn lực thông tin. 6.2 Đóng góp về thực tiễn Khoá luận đưa ra những đánh giá, nhận xét về nguồn lực thông tin của Trung tâm, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường nguồn lực thông tin tại đây, nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin. 7. Bố cục của khoá luận Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Tài liệu tham khảo, Khóa luận gồm 3 chương: Chương 1: Nguồn lực thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện Trường Đại học Hà Nội Chương 2: Thực trạng nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Hà Nội Chương 3: Các giải pháp tăng cường nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Hà Nội Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 3
  9. Khoá luận tốt nghiệp CHƢƠNG 1 NGUỒN LỰC THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ VIỆN TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 1.1 TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 1.1.1 Khái quát về Trƣờng Đại học Hà Nội Trường Đại học Hà Nội(tiền thân là trường Đại học Ngoại ngữ) là trường đại học công lập, được thành lập năm 1959. Trường Đại học Hà Nội là cơ sở đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực trình độ đại học, sau đại học có khả năng sử dụng ngôn ngữ nước ngoài, đáp ứng nhu cầu của thị trường lao động trong và ngoài nước. Ngoài ra, trường Đại học Hà Nội được Bộ Giáo dục và Đào tạo giao nhiệm vụ đào tạo ngoại ngữ cho lưu học sinh, nghiên cứu sinh, thực tập sinh đi học nước ngoài; bồi dưỡng, nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ chuyên môn, cán bộ quản lý của các Bộ, ban, ngành Trung ương và địa phương trong cả nước. Trường Đại học Hà Nội có khả năng giảng dạy các ngoại ngữ: Anh, Nga, Pháp, Trung Quốc, Đức, Nhật Bản, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Italia, Hàn Quốc, Bungari, Hung-ga-ri, Séc, Slô-văk, Ru-ma-ni, Thái lan, A Rập Trong số các ngoại ngữ nêu trên có 10 chuyên ngành đào tạo cử nhân ngoại ngữ, 4 chuyên tiếng đào tạo thạc sỹ và tiến sỹ. Trường Đại học Hà Nội đã triển khai đào tạo cử nhân các chuyên ngành khác dạy bằng ngoại ngữ từ năm 2002 như: Quản Trị kinh doanh, Du lịch, Quốc tế học, Khoa học máy tính, Tài chính-Ngân hàng, Kế toán(giảng dạy bằng tiếng Anh); ngành Khoa học máy tính(giảng dạy bằng tiếng Nhật). Ngoài ra, trường còn đào tạo cử nhân ngành Việt Nam học cho người nước ngoài. Trong tương lai sẽ mở thêm những chuyên ngành đào tạo khác bằng ngoại ngữ mà thị trường lao động trong và ngoài nước đang có nhu cầu cao. Mục tiêu đào tạo của nhà trường không chỉ cung cấp kiến thức mà còn coi trọng định hướng phát triển năng lực làm việc cho sinh viên. Chính vì vậy, nhà trường đã thực hiện phương châm mở rộng quy mô, đa dạng hóa loại hình đào tạo đi đôi với nâng cao chất lượng đào tạo. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 4
  10. Khoá luận tốt nghiệp Từng bước hội nhập giáo dục quốc tế, tăng cường ứng dụng công nghệ tiên tiến, cải tiến nội dung và phương pháp đào tạo nhằm trang bị cho người học kỹ năng làm việc, kỹ năng vận dụng sáng tạo kiến thức chuyên môn và khả năng thích ứng với môi trường hoạt động nghề nghiệp trong tương lai, Trường Đại học Hà Nội phấn đấu trở thành trường đại học nghiên cứu ngang tầm các nước có nền giáo dục phát triển trong khu vực và trên thế giới. Nghiên cứu ứng dụng là nhiệm vụ trọng tâm của nhà trường. Thế mạnh về nghiên cứu khoa học ngoại ngữ, trong đó có phương pháp giảng dạy ngoại ngữ cho các trường chuyên ngữ, nghiên cứu giảng dạy ngoại ngữ chuyên ngành, nghiên cứu đối chiếu ngôn ngữ, văn hoá-văn minh đã được khẳng định. Nhà trường là cơ quan chủ quản của “ Tạp chí khoa học ngoại ngữ” - tạp chí chuyên ngành duy nhất của Việt Nam nghiên cứu về khoa học ngoại ngữ. Nhà trường có các Trung tâm đào tạo, viện nghiên cứu đáp ứng nhu cầu của xã hội như: Trung tâm ngôn ngữ và Văn hóa Việt Nam, Trung tâm tư liệu và tiếng Anh chuyên ngành, Trung tâm đào tạo từ xa, Trung tâm Dịch thuật, Trung tâm Công nghệ - thông tin, Viện nghiên cứu xã hội và phát triển. Nhà trường đã ký kết hợp tác đào tạo với trên 30 trường đại học nước ngoài; có quan hệ đối ngoại với trên 60 tổ chức, cơ sở giáo dục quốc tế; có quan hệ trực tiếp với hầu hết các đại sứ quán nước ngoài tại Việt Nam; Tham gia các hoạt động văn hoá đối ngoại, giao lưu ngôn ngữ-văn hoá với nhiều tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam và quốc tế. Nhiều Đại sứ quán, các tổ chức quốc tế, doanh nghiệp nước ngoài đã hợp tác hỗ trợ Nhà trường trong lĩnh vực phát triển nguồn nhân lực thông qua những chương trình hỗ trợ năng lực quản lý, đào tạo giáo viên trẻ và tài trợ sinh viên có hoàn cảnh khó khăn. Nhiều đoàn khách cấp cao, các tổ chức giáo dục quốc tế các trường đại học nước ngoài đến thăm và làm việc với Trường. Trung bình mỗi tuần có khoảng 4 đến 5 đoàn khách nước ngoài đến thăm trường. Một số trường đại học nổi tiếng của nước ngoài, như Đại học Westminster, Central Lancashire(Vương Quốc Anh), Đại học Dublin City(Ireland), Đại học AUT(New Zealand), Đại học La Trobe, Victoria, Griffith(Australia), Đại học IMC(Australia) đã công nhận chương trình đào tạo của Trường Đại học Hà Nội Theo đó, sinh viên của Trường Đại học Hà Nội sau 3 năm đầu học tại Trường và Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 5
  11. Khoá luận tốt nghiệp học năm cuối tại các trường đối tác này đã được các trường đối tác cấp bằng cử nhân. Để phấn đấu thành trường đại học quốc tế trong khu vực, nhiều năm qua, Trường Đại học Hà Nội đã liên tục tích lũy kinh nghiệm, không ngừng phấn đấu, học hỏi các trường có đẳng cấp quốc tế trên thế giới về quy trình đào tạo, xây dựng chương trình, hệ thống giáo trình, tăng cường cơ sở vật chất Trường duy trì phương châm hợp tác với các trường đại học khác trong khu vực và trên thế giới trong lĩnh vực đào tạo. 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội ra đời ngay sau khi trường Đại học Hà Nội được thành lập. Thời kỳ mới thành lập Trung tâm hoạt động trên cơ sở một tổ công tác phục vụ tư liệu cho trường, trực thuộc phòng giáo vụ. Hoạt động thư viện nghèo nàn, tài liệu chủ yếu là sách giáo trình, sách tham khảo chuyên ngành như: tiếng Nga và ngôn ngữ các nước Đông Âu(tiếng Ba Lan, tiếng Tiệp Khắc, tiếng Bungari ). Nguồn tài liệu chủ yếu là sách tài trợ, tặng biếu của các nước trong hệ thống xã hội chủ nghĩa. Năm 1967, trước yêu cầu mở rộng quy mô đào tạo và nâng cao chất lượng giảng dạy, trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội đã mở thêm một số chuyên ngành như: tiếng Anh, tiếng Pháp. Cùng với việc thành lập thêm một số khoa và bộ môn, vốn tư liệu tăng lên đáng kể. Đến năm 1984, lãnh đạo nhà trường quyết định tách tổ tư liệu ra khỏi phòng giáo vụ thành một đơn vị độc lập với tên gọi là: “Thư viện trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”. Sau khi tách thành đơn vị độc lập, năm 1994 Thư viện đã xây dựng mới được toà nhà 2 tầng, vốn tài liệu ngày càng nhiều, phần nào đáp ứng được yêu cầu về tư liệu cho công tác đào tạo của trường. Trong quá trình hoạt động, Trung tâm đã không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới hoàn thiện tổ chức và hoạt động, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ. Năm 2000 với việc đổi mới chương trình, phương pháp giảng dạy, nâng cao chất lượng đào tạo ngoại ngữ ở nước ta trong thời kỳ đổi mới, Ban Giám hiệu trường quyết định sáp nhập Thư viện với phòng Thông tin và đổi tên thành “Trung Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 6
  12. Khoá luận tốt nghiệp tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”. Trung tâm thực hiện dự án nâng cấp hiện đại theo hướng mở, bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới WB(World Bank) mức A vốn đầu tư 500.000 USD để đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất - kỹ thuật trụ sở, trang thiết bị. Ngày 5/12/2003 Trung tâm đã đi vào hoạt động tại trụ sở mới và không ngừng hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị. Đặc biệt, năm 2005 Trung tâm đã ứng dụng và triển khai phần mềm quản trị thư viện điện tử Libol để nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin thư viện. Hiện nay, Trung tâm đã đi vào hoạt động ổn định và từng bước hiện đại, ngày càng đóng góp vào sự nghiệp giáo dục của trường Đại học Hà Nội nói riêng và của ngành giáo dục đào tạo của nước ta nói chung trong thời đại mới. 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Chức năng Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội thực hiện chức năng là “giảng đường thứ 2 của Đại học Hà Nội”, thực hiện chức năng thông tin, thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin tư liệu bằng nhiều hình thức khác nhau. Nhiệm vụ - Tham gia đóng góp ý kiến cho Ban Giám hiệu về công tác thông tin, tư liệu phục vụ cho quá trình đào tạo, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của trường. - Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tư liệu cần thiết, tiến hành xử lý, cập nhật dữ liệu đưa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động. Tổ chức cơ sở hạ tầng thông tin. - Phục vụ thông tin tư liệu cho bạn đọc là cán bộ, giảng viên, sinh viên trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập. - Hướng dẫn giúp người dùng tin tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin trên mạng. - Kết hợp với các đơn vị chức năng trong trường hoàn thành tốt quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu của Trung tâm. Trong suốt quá trình hoạt động, Trung tâm luôn xác định rõ chức năng, nhiệm vụ để từ đó đề ra các kế hoạch cụ thể nhằm hoàn thành tốt các công việc Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 7
  13. Khoá luận tốt nghiệp được giao, góp phần không nhỏ vào sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường. 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Ban giám đốc: Bao gồm 1 Giám đốc và 1 Phó giám đốc, có nhiệm vụ tổ chức và quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của Trung tâm. Trung tâm phục vụ bạn đọc thông qua việc tổ chức Thư viện trung tâm và các thư viện thành viên, trong đó có các phòng tư liệu mở, phòng mạng và các tủ sách chuyên dùng. Tư liệu của Trung tâm bao gồm các loại sách, báo, tạp chí, tài liệu nghe nhìn và các CSDL mạng. Trung tâm được tổ chức thành các bộ phận sau do các Quản trị viên chuyên ngành trực tiếp điều hành: Bộ phận phục vụ thông tin thư viện(Library Services Section): Trực phục vụ đọc, mượn trả, hướng dẫn tìm kiếm, tra cứu sách, báo, tạp chí, băng đĩa. Bộ phận phục vụ thông tin điện tử và nghiệp vụ kỹ thuật (E-Information Services Section): Mạng máy tính, phần mềm học ngoại ngữ qua mạng, cơ sở dữ liệu mạng, in ấn, nhân bản, biên tập, sửa chữa bảo dưỡng, vận hành thiết bị kỹ thuật. Bộ phận nghiệp vụ thư viện(Library Resource Processing Section): Bổ sung tư liệu, biên mục, biên tập, sưu tầm, tìm kiếm thông tin tư liệu theo yêu cầu, thanh sát tư liệu, quản lý bạn đọc. Bộ phận tiếp nhận và trả lời thông tin(Information Desk). Bộ phận An ninh giám sát và Môi trường(Security & Cleaning Section). Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm thông tin – thư viện đại học Hà Nội: Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 8
  14. Khoá luận tốt nghiệp BAN GIÁM ĐỐC Bộ Phận mạng Bộ phận thư viện máy tính Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận nghiệp phục vụ tiếp an ninh nghiệp phục vụ vụ thư thông tin nhận trả giám sát vụ kỹ thông tin viện thư viện lời thông và môi thuật điện tử tin trường Đội ngũ cán bộ Cán bộ thư viện là cầu nối hết sức quan trọng giữa người dùng tin với thư viện – kho tri thức của nhân loại. Tài liệu trong thư viện có được sử dụng và khai thác một cách triệt để hay không đó là điều phụ thuộc rất nhiều vào vai trò của người cán bộ thư viện. Những cuốn sách chỉ thực sự trở nên hữu ích khi có người đọc và nghiên cứu nó. Một thư viện phục vụ tốt là thư viện có nhiều bạn đọc đến nhất. Bởi vậy, người ta nói cán bộ thư viện là linh hồn của thư viện thật có ý nghĩa. Hiện nay, tổng số cán bộ của Trung tâm gồm có 24 cán bộ, trong đó có 17 cán bộ tốt nghiệp đại học ngành thông tin - thư viện, 5 người tốt nghiệp ngành công nghệ Thông tin và Điện tử viễn thông, 7 cán bộ đang học cao học. Trung tâm có đội ngũ cán bộ thư viện trẻ, dễ dàng tiếp thu những cái mới, có trình độ chuyên môn ngày càng được nâng cao, có khả năng nắm bắt nhanh sự phát triển của khoa học kỹ thuật, biết sử dụng thành thạo các trang thiết bị của Trung tâm, có tinh thần thái độ phục vụ nhiệt tình, biết tư vấn, hướng dẫn thông tin cho bạn đọc. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 9
  15. Khoá luận tốt nghiệp 1.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm Cơ sở vật chất là một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với các cơ quan thông tin thư viện. Nó thể hiện sự vững mạnh của các cơ quan này trong tiến trình hoạt động. Hệ thống máy tính hiện nay của Trung tâm bao gồm hơn 200 máy, trong đó có 5 máy chủ và 200 máy trạm. Máy chủ gồm: - 1 máy chủ web(web Libol) chạy trên hệ điều hành Windows. - 1 máy chủ chứa CSDL(Libol). - 2 máy chủ proxy chia và quản lý kết nối Internet ra ngoài của các máy trạm. - 1 máy chủ chứa các CSDL số hoá và kiêm quản lý hệ thống an ninh thư viện. Máy trạm gồm: - 105 máy tính cấu hình CPU 1.8 Gh, RAM 256 Mb, HDD, 40 Gh, màn hình 15 inche. - 95 máy còn lại là CPU 3.0 Gh, RAM 256 Mb, HDD, 40 Gh, màn hình 17 inche. Bên cạnh đó Trung tâm còn có máy từ hoá và khử từ cho sách, máy in laser, máy in thẻ, máy đọc mã vạch, máy in màu 1.2 ĐẶC ĐIỂM NGƢỜI DÙNG TIN VÀ NHU CẦU TIN CỦA HỌ Nếu như trong hoạt động giáo dục, sinh viên là trung tâm, thì trong hoạt động thông tin – thư viện, người dùng tin và nhu cầu của họ là trung tâm. Nghiên cứu người dùng tin và nhu cầu tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong nội dung hoạt động của các cơ quan thông tin - thư viện, đảm bảo mục đích không ngừng nâng cao khả năng đáp ứng và thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin của người dùng tin. Người dùng tin và nhu cầu tin trở thành yếu tố định hướng cho hoạt động của cơ quan thông tin – thư viện Có phân chia người dùng tin của Trung tâm thành các nhóm chủ yếu sau: Nhóm 1: Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ nghiên cứu, giảng dạy Nhóm 2: Nhóm học viên và sinh viên(bao gồm sinh viên chính qui; sinh viên tại chức; sinh viên dự án và dự án ngắn hạn, học viên cao học). Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 10
  16. Khoá luận tốt nghiệp 1.2.1 Cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ nghiên cứu giảng dạy Cán bộ lãnh đạo, quản lý Là những người đưa ra chính sách, xây dựng các kế hoạch phát triển của Trường nói chung và Trung tâm nói riêng. Nhóm người dùng tin này thường có rất ít thời gian đến để khai thác tài liệu ở Trung tâm . Do đó, thông tin để phục vụ nhóm đối tượng này cần được cung cấp đến tận nơi ở hoặc nơi làm việc của họ. Đặc điểm nhu cầu tin: + Cần thông tin chung về các vấn đề như nguồn nhân lực, nguồn tài chính, mối quan hợp tác với bên ngoài, các thành tựu đạt được trong nghiên cứu khoa học, thông tin về cơ cấu tổ chức + Thông tin cung cấp cần đảm bảo tính chính xác, logic. + Đảm bảo tính kịp thời của thông tin phụcvụ cho quá trình ra quyết định của họ. Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy Đây là nhóm người dùng tin có nhu cầu cao và bền vững vì thông tin là tiềm năng hoạt động khoa học và giảng dạy của họ. Trường Đại học Hà Nội là trường đào tạo đa ngành, nhưng phần lớn vẫn là đào tạo ngoại ngữ, vì vậy nhu cầu tin của nhóm này tập trung vào tài liệu về chuyên ngữ, khoa học tự nhiên, văn hóa du lịch, hợp tác quốc tế Đối tượng này ít sử dụng thư viện Trung tâm , mà thường sử dụng tủ sách hạt nhân trên các thư viện Khoa(Thư viện Khoa vẫn do Trung tâm Thông tin - Thư viện quản lý). Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này: + Nhu cầu tin mang tính tổng hợp và chuyên sâu + Nhu cầu tin mang tính logic: Thông tin họ cần là thông tin đầy đủ, ngắn gọn, chính xác và có tính hệ thống, logic. + Thông tin cung cấp cho họ phải đảm bảo tính giá trị khoa học. + Hình thức thông tin: Sử dụng nhiều loại hình tài liệu nhưng chủ yếu là tài liệu điện tử. Nhóm người dùng tin này chỉ chiếm 1.6% trong tổng số người dùng tin của Trung tâm. Tuy nhiên là nhóm người dùng tin có nhu cầu thông tin cao, đòi hỏi Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 11
  17. Khoá luận tốt nghiệp thông tin ở mức độ sâu về lĩnh vực họ đang nghiên cứu, giảng dạy đồng thời có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường. 1.2.2 Học viên và sinh viên Nhóm sinh viên (chính qui, tại chức, sinh viên dự án) - Nhóm sinh viên chính qui: Đây là nhóm người dùng tin đông đảo của Trung tâm(chiếm tới 89%), nhu cầu thông tin của họ là rất lớn. Họ thường sử dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt vào dịp chuẩn bị làm đề tài, thực hiện các công tình nghiên cứu khoa học, bảo vệ khóa luận. Lúc này nhu cầu tin của họ là tài liệu chuyên sâu về chủ đề, tài liệu mang tính thời sự. Đặc điểm nhu cầu tin: + Thông tin phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, đặc biệt là tài liệu liên quan đến chuyên ngành học của họ. Ngoài ra, các thông tin phục vụ nhu cầu giải trí cũng được họ quan tâm nhiều. + Nhu cầu tin rộng, thông tin không cần chuyên sâu nhưng phải đầy đủ. + Hình thức thông tin: Sử dụng nhiều loại hình tài liệu khác nhau nhưng chủ yếu dưới dạng tài liệu in ấn. Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới phương pháp giảng dạy với quan điểm lấy người học làm trung tâm, nâng cao tính tích cực, chủ động của người học đã khiến nhóm người dùng tin này ngày càng có nhiều biến chuyển về phương pháp học tập. Lúc này thư viện được xem là “giảng đường thứ hai”, là kênh thông tin quan trọng giúp người học nắm bắt và làm chủ tri thức. Nhu cầu tự học, tự nghiên cứu đã và đang thu hút được sự quan tâm của sinh viên. Từ đây cũng đặt ra cho Trung tâm nhiệm vụ và yêu cầu mới. - Nhóm sinh viên tại chức: Sinh viên tại chức của trường có nhu cầu tin chưa cao và không thường xuyên sử dụng thư viện trường. Họ chủ yếu lên thư viện nhiều vào mùa thi. Đôi khi họ đến thư viện không phải chỉ khai thác thông tin phục vụ học tập mà còn để thỏa màn nhu cầu giải trí của mình. - Nhóm sinh viên dự án Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 12
  18. Khoá luận tốt nghiệp Đây là nhóm người dùng tin không thường xuyên của Trung tâm, tuỳ theo các khoá đào tạo ngắn hạn của Nhà trường. Nhóm người dùng tin này chiếm 7,37% trong tổng số người dùng tin của Trung tâm. Với nhóm đối tượng sinh viên thuộc các dự án ngắn hạn(đào tạo trong 3 tháng, 6 tháng hoặc 9 tháng), người dùng tin không được mượn tài liệu về nhà, chỉ có thể đọc, sử dụng tài liệu tại chỗ. Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này: - Nhu cầu tin tập trung chủ yếu vào các loại tài liệu phục vụ cho việc học tiếng để du học: Sách luyện thi TOEFL, IELTS, các loại băng đĩa Học viên cao học Học viên cao học là những người đã tốt nghiệp đại học, vì vậy ít nhiều có kinh nghiệm trong việc sử dụng thư viện, hiểu biết về phương pháp và cách thức khai thác sử dụng thư viện một cách có hiệu quả nhất để phục vụ cho việc nghiên cứu, học tập của mình. Thông tin dành cho họ có tính chất chuyên sâu, phù hợp với chương trình đào tạo, đề tài, đề án của họ. 1.3 VAI TRÕ CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 1.3.1. Khái niệm “nguồn lực thông tin” Nguồn lực thông tin được coi là bộ nhớ của nhân loại, là kho tàng văn hoá của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc. Nhờ có sách báo, tài liệu mà những kinh nghiệm, những hiểu biết của thế hệ trước có thể lưu truyền qua thời gian. Nhờ kế thừa được những thành tựu đã có nên tốc độ phát triển của xã hội ngày càng cao và qua nguồn lực thông tin phản ánh trình độ phát triển của xã hội. Nhận thức được giá trị của nguồn lực thông tin nên từ xa xưa nhân loại luôn quan tâm đến việc sưu tầm, bảo quản và truyền lại cho thế hệ mai sau. Trong khoa học thông tin – thư viện, nguồn lực thông tin có thể hiểu theo 2 nghĩa: Theo nghĩa rộng, nguồn lực thông tin được hiểu như tiềm lực của hoạt động thông tin, bao gồm nguồn tin, nguồn nhân lực, nguồn tài lực và cơ sở hạ tầng đảm bảo cho hoạt động thông tin được vận hành và đạt hiệu quả cao. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 13
  19. Khoá luận tốt nghiệp Theo nghĩa hẹp, nguồn lực thông tin được coi là phần tích cực của tiềm lực thông tin, đó là những nguồn tin được kiểm soát, tổ chức lại theo một cách thức nhất định để có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác, sử dụng một cách thuận tiện nhất, đồng thời phục vụ các mục đích khác nhau trong hoạt động của thư viện. Trong Khóa luận này, tác giả tiếp cận nguồn lực thông tin theo nghĩa thứ hai, tức là theo nghĩa hẹp. Theo quan điểm này, nguồn lực thông tin có những đặc trưng cơ bản sau: * Tính vật lý Nguồn lực thông tin phải được ghi lại, cố định lại trên một nền tảng vật chất nhờ một hệ thống dấu hiệu để vật hoá như giấy, đĩa, băng từ, vi tính. Những nguồn thông tin này là những vật thể sống xung quanh chúng ta. Trong bối cảnh của xã hội hiện đại, việc vật hoá các nguồn thông tin vô cùng khó khăn, đặc biệt là trong thời đại bùng nổ thông tin nên việc xử lý, ghi lại và quản trị thông tin trước một khối lượng thông tin khổng lồ như hiện nay cần phải đầu tư nhiều nhân lực, vật chất và tiền của. * Tính cấu trúc Tính cấu trúc thể hiện trong nguồn lực thông tin là những thông tin được ghi lại theo những thể thức và tiêu chuẩn nhất quán. Thông tin phải được trình bày, sắp xếp trật tự hoá theo những cấu trúc phù hợp nhằm giúp con người bảo quản an toàn và truy nhập thông tin được an toàn. Thông tin phải được sắp xếp theo chuyên đề, theo môn loại, theo số đăng ký cá biệt tuỳ theo cách lưu giữ và bảo quản của từng cơ quan thông tin thư viện. * Tính truy cập Nguồn lực thông tin phải được tổ chức lại sao đó để có thê truy cập được theo các dấu hiệu khác nhau. Thông tin được truy cập là những thông tin cung cấp giá trị cho con người trong hoạt động thực tiễn. thông tin chỉ có giá trị khi nó được truyền đi, phổ biến và được sử dụng. Để truy cập thông tin phải thông qua các điểm truy cập của nó được xây dựng trên bộ máy tra cứu truyền thống như mục lục chữ cái, tên sách, tên tác giả, mục lục phân loại, ấn phẩm thư mục hay trên các CSDL như thuật ngữ tìm kiếm, từ khoá từ chuẩn và các điểm truy cập trên các CSDL này phải kết nối với nhau bằng các toán tử logic. * Tính chia sẻ Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 14
  20. Khoá luận tốt nghiệp Khả năng chia sẻ thông tin làm nguồn lực thông tin có thể phát triển không ngừng. Trong đời sống con người, thông tin là một nhu cầu rất cơ bản. Nhu cầu đó không ngừng phát triển lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ trong xã hội. Vì thế, con người cần sử dụng cả thông tin bên ngoài, phải có sự trao đổi thông tin. Mỗi người sử dụng thông tin lại tạo ra thông tin mới, các thông tin đó lại đươc truyền cho người khác trong quá trình thảo luận, truyền đạt mệnh lệnh trong thư từ, tài liệu hoặc phương tiện truyền thông. Vì thông tin có tính mở nên có thể dễ dàng tải tài liệu từ nơi khác về hoặc chiết suất dữ liệu cho các nơi khác. Việc trao đổi thông tin, thực hiện chia sẻ nguồn lực thông tin chỉ có thể thực hiện được khi nguồn lực thông tin được tổ chức tuân thủ các giao thức, giao ước, quy định rõ ràng và hợp lý * Tính giá trị Thông tin chỉ có giá trị khi nó được sử dụng. Thông tin có giá trị là những thông tin phục vụ mọi hoạt động trong cuộc sống của con người. Tuy nhiên, để xác định đúng chất lượng và giá trị của thông tin nó chịu sự tác động của 4 yếu tố: tính chính xác, phạm vi bao quát nội dung, tính cập nhật và tần suất sử dụng trong đó quan trọng nhất là nội dung thông tin phải đảm bảo tính chính xác. Với những đặc tính cơ bản trên, có thể thấy nguồn lực thông tin giữ vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện, định hướng cho hoạt động công tác phục vụ bạn đọc, là điều kiện để nâng cao hiệu quả của nhu cầu thông tin của độc giả. 1.3.2 Vai trò của nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Hà Nội Từ xa xưa thông tin đã đóng vai trò quan trọng trong tổ chức và phát triển xã hội. Ngày nay thông tin lại càng trở nên quan trọng, thông tin được coi như nguồn tài nguyên có giá trị trong các tổ chức và sử dụng thích hợp sẽ kích thích việc đổi mới, thúc đẩy nhanh quá trình phát triển, nâng cao năng suất lao động và thực sự trở thành nguồn lực thúc đẩy cho sự phát triển của xã hội. Môi trường vận động thông tin là môi trường truyền tin, nó bao gồm các kênh liên lạc tự nhiên hoặc nhân tạo như sóng âm, tia sáng, dây dẫn, sóng âm thanh, Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 15
  21. Khoá luận tốt nghiệp sóng hình Kênh liên lạc thường nối các thiết bị của máy móc với nhau hay nối với con người. Con người có hình thức liên lạc tự nhiên và cao cấp là tiếng nói, từ đó nghĩ ra chữ viết. Ngày nay nhiều công cụ phổ biến thông tin đã xuất hiện: bút viết, máy in, điện tín, điện thoại, phát thanh, truyền hình, phim ảnh v.v. Trong đời sống xã hội, thông tin có vai trò là định hướng cho các hoạt động thực tiễn, phản ánh các mối quan hệ trong cấu trúc xã hội, là điều kiện quan trọng để nâng cao hiệu quả của sản xuất xã hội tạo nên những ưu thế về kinh tế, xã hội, chính trị. Thông tin có đặc điểm là một nguồn lực không giới hạn, bởi thông tin là sản phẩm của hoạt động trí óc và tinh thần mà trí tuệ của con người ngày càng phong phú đa dạng, nó liên tục biến đổi và phát triển trong mọi điều kiện. Do bản chất không thể xác định được của thông tin, giá trị của thông tin thay đổi rất rộng, đặc biệt là theo thời gian đã gây nhiều khó khăn cho vấn đề tổ chức các nguồn lực thông tin. Sử dụng thông tin trong đời sống xã hội ngày càng tăng với số đông quần chúng. Mọi người sử dụng thông tin để lựa chọn các loại sản phẩm thông tin khác nhau, phù hợp với nhu cầu và năng lực của mình để kiểm soát tốt hơn, đồng thời sử dụng thông tin với vai trò thực hiện những quyền hạn và trách nhiệm công dân của mình. Và sự ứng dụng những kết quả nghiên cứu của khoa học để phục vụ đời sống, phát triển kinh tế- xã hội phụ thuộc trực tiếp vào khả năng tiếp cận nghiên cứu thông tin khoa học kỹ thuật mới nhất. Trong điều kiện hiện nay, khoa học kỹ thuật và sản xuất là những bộ phận quan hệ khăng khít với nhau tạo thành chu trình “khoa học - kỹ thuật - sản xuất” mà thực chất của mối quan hệ này là trao đổi thông tin trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân, rút ngắn thời gian ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào trong sản xuất. Một trong những thuộc tính quan trọng của một xã hội thông tin đó là ngành công nghiệp thông tin đang phát triển, nhằm đáp ứng nhu cầu của đất nước. Những thay đổi về công nghệ và sự phát triển rộng lớn hơn trong các ngành công nghiệp thông tin đã và đang gây ra tác động lớn đến những người làm nghề thông tin như: các cán bộ thư viện, các nhà khoa học thông tin, các nhà lưu trữ và các nhà xuất bản Trong số các giá trị của thông tin, xét trên bình diện đã coi thông tin là công cụ quản lý, là nguồn lực của sự phát triển và là một loại hàng hoá. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 16
  22. Khoá luận tốt nghiệp Cuộc cách mạng khoa học công nghệ phát triển như vũ bão ngày nay đã tạo nên một khối lượng thông tin khổng lồ và không ngừng phát triển. Chính điều này đang tác động mạnh mẽ, sâu sắc và toàn diện đến hoạt động Thông tin – Thư viện nói chung và công tác quản lý nguồn lực thông tin nói riêng. Mặt khác, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ đã dẫn tới hiện tượng “bùng nổ thông tin”. Hiện tượng này gây ra chủ yếu bởi sự phát triển của khoa học kỹ thuật hiện đại và sự đổi mới công nghệ. Ngoài các phương tiện lưu giữ thông tin truyền thống, người dùng tin có thể khai thác thông tin dưới dạng âm thanh, hình ảnh, hình ảnh tĩnh, hình ảnh động làm cho nguồn tin trở nên đa dạng và phong phú hơn, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng phức tạp của người dùng tin hiện đại. Trung tâm thông tin – thư viện Trường Đại học Hà Nội có trách nhiệm thực hiện chức năng đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin và tài liệu cho cán bộ và sinh viên nghiên cứu và học tập, phục vụ công tác đào tạo. Ngày nay, việc học tập trong các trường đại học nói chung, trong trường Đại học Hà Nội nói riêng đòi hỏi phải phát huy tính tích cực, năng động của sinh viên, bên cạnh nghe giảng cần phải tham khảo số lượng lớn tài liệu. Nguồn lực thông tin tương hợp với nhu cầu tin và mục tiêu đào tạo của nhà trường, được tổ chức khoa học và hợp lý vì vậy có vai trò ngày càng quan trọng hơn. Muốn đạt được mục tiêu trên, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội cần tổ chức quản lý tiềm lực khoa học và công nghệ trong nhà trường, đồng thời khai thác một cách có hiệu quả các nguồn lực thông tin khoa học đó, nhằm đáp ứng tốt nhu cầu tin cho các đối tượng người dùng tin của Trung tâm. Điều này góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy và nghiên cứu khoa học trong nhà trường, đáp ứng nhu cầu của xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa và công nghiệp hoá - hiện đại hoá ở nước ta hiện nay. 1.3.3. Yêu cầu đối với nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Hà Nội Nguồn lực thông tin là tiền đề, điều kiện tiên quyết cho sự xuất hiện thư viện. Muốn xây dựng thư viện, công việc đầu tiên phải có được là một khối lượng tài liệu nhất định, đó là cơ sở quan trọng đảm bảo cho thư viện có thể mở cửa phục vụ độc Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 17
  23. Khoá luận tốt nghiệp giả. Vì thế, vai trò của nguồn lực thông tin trong thư viện được thể hiện là cơ sở để vận hành thư viện, không có vốn tài liệu thì thư viện không thể hoạt động được hay mọi hoạt động của thư viện đều liên quan đến vốn tài liệu. Do đó, để có thể phát triển trong giai đoạn mới, đáp ứng đầy đủ và hiệu quả nhu cầu đa dạng của người dùng tin, nguồn lực thông tin của Trung tâm phải đạt được những yêu cầu sau: * Tính khoa học Vốn tài liệu của Trung tâm phải có khả năng cung cấp những thông tin có giá trị về các lĩnh vực, phù hợp với sự thay đổi của dòng tài liệu cũng như nhu cầu thông tin. * Tính phù hợp Người dùng tin của Trung tâm được chia thành các nhóm chủ yếu sau: Nhóm 1: Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ nghiên cứu, giảng dạy Nhóm 2: Nhóm học viên và sinh viên(bao gồm sinh viên chính qui; sinh viên tại chức; sinh viên dự án và dự án ngắn hạn, học viên cao học). Vì vậy, nguồn lực thông tin của Trung tâm phải phù hợp với nhu cầu tin của 2 nhóm người dùng tin này, từ đó phục vụ ngày càng có hiệu quả, thu hút người dùng tin đến với thư viện. * Tính đầy đủ Nguồn lực thông tin được coi là bộ nhớ của nhân loại nên cần tập trung đầy đủ những kinh nghiệm, những hiểu biết của con người đã tích luỹ qua thời gian, được lưu trữ trên tài liệu và mục đích xây dựng vốn tài liệu là để sử dụng vì thế mức độ đầy đủ càng cao thì khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin càng lớn, đặc biệt là đối với việc nghiên cứu và học tập cần đảm bảo đầy đủ tài liệu và cung cấp thông tin toàn diện nhằm đảm bảo chất lượng học tập, nghiên cứu. Vì vậy, Trung tâm cần đảm bảo vốn tài liệu có tất cả những thông tin cần thiết không phụ thuộc vào hình thức và số lượng tài liệu, tài liệu có thể ít về số lượng nhưng chứa lượng thông tin lớn. * Tính hiệu quả Phục vụ có hiệu quả là mục tiêu hướng tới của tất cả các thư viện. Trung tâm cần lựa chọn tài liệu có nội dung thông tin thực sự hữu ích và thiết thực đối với người dùng tin sẽ phục vụ một cách hiệu quả cho người dùng tin. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 18
  24. Khoá luận tốt nghiệp Có thể nói, nguồn lực thông tin là tài sản của thư viện. Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội cần phải chú trọng tới các yêu cầu đối với nguồn lực thông tin để nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 19
  25. Khoá luận tốt nghiệp CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 2.1 CƠ CẤU NGUỒN LỰC THÔNG TIN 2.1.1 Cơ cấu nội dung nguồn lực thông tin Trung tâm Thông tin – thư viện Trường Đại học Hà Nội là cơ quan trực thuộc Trường Đại học Hà Nội có nhiệm vụ thực hiện chức năng cung cấp thông tin phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lý của Đại học Hà Nội. Bên cạnh nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, bảo quản và truyền bá các di sản văn hoá của nhân loại, Thư viện Trường Đại học Hà Nội còn có nhiệm vụ bổ sung và chọn lọc các tài liệu ngoại văn có liên quan đến các lĩnh vực đào tạo của nhà trường. Nội dung nguồn lực thông tin thể hiện ở 10 lĩnh vực chính: Bảng 1. Thống kê cơ cấu nội dung nguồn lực thông tin Nội dung nguồn lực Số đơn vị tài liệu Tỷ lệ (%) thông tin Tin học, thông tin & tác 5891 21,1 phẩm tổng quát 874 3,13 Triết học và tâm lý học 106 0,37 Tôn giáo 3014 3,63 Khoa học xã hội 1805 6,46 Công nghệ Nghệ thuật và vui chơi 375 1,34 giải trí Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 20
  26. Khoá luận tốt nghiệp 1014 3,63 Văn học 100 0,35 Lịch sử & địa lý Ngôn ngữ 19374 69,42 245 0,87 Khoa học 27907 100,0 Tổng số Nhìn chung, nguồn lực thông tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội tập trung chủ yếu vào các tài liệu ngôn ngữ và tin học. 2.1.2 Cơ cấu hình thức tài liệu Hiện nay, Trung tâm đang sở hữu một khối lượng vốn tài liệu đa dạng và phong phú. Với đặc thù là một Trường đào tạo chuyên ngành về ngoại ngữ, do vậy phần lớn nguồn tài liệu của Trung tâm là ngoại văn với nhiều thứ tiếng khác nhau như: Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Trung, Tiếng Hàn Quốc, Tiếng Nhật Bản, Tiếng Italia, Tiếng Tây Ban Nha Ngoài ra còn có nhiều tài liệu giáo trình bằng tiếng Việt để phục vụ cho bạn đọc trong quá trình học tập tiếng nước ngoài. Cụ thể như sau: - Tài liệu truyền thống: * Sách: Tổng số: 27907 tên tài liệu = 39724 số bản tài liệu Trong đó: - Sách tiếng Việt: Tổng số: 6449 tên; 10997 bản - Sách ngoại văn: Tổng số: 21458 tên; 28727 bản * Luận án, luận văn: Tổng số: 486 tên; 998 bản * Báo, tạp chí: Tổng số: 166 tên tạp chí khác nhau; 32946 Số; 49593 tổng số bản. - Tài liệu điện tử: Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 21
  27. Khoá luận tốt nghiệp +Cơ sở dữ liệu do Trung tâm xây dựng: CSDL sách: 20924 Biểu ghi CSDL báo, tạp chí: 1024 Biểu ghi CSDL luận án, luận văn: 286 Biểu ghi CSDL các loại băng từ: 349 Biểu ghi + Cơ sở dữ liệu nước ngoài: Hiện nay Trung tâm có CSDL ProQuest rất được người dùng tin quan tâm và thường xuyên truy cập. Trung tâm có hướng dẫn cụ thể cho sinh viên trên Website và trên phòng máy để có thể truy nhập vào CSDL này. 2.1.3 Cơ cấu ngôn ngữ tài liệu ¬ Hiện nay, tài liệu trong Trung tâm có các loại ngôn ngữ chính là: Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Đức, Tiếng Hàn Quốc, Tiếng Trung Quốc, Tiếng Nga, Tiếng Tây Ban Nha Tài liệu ngoại văn chiếm đa số trong việc phục vụ người dùng tin tại thư viện, trong đó tài liệu tiếng Anh chiếm tỷ lệ cao nhất. Tài liệu ngoại văn của Trung tâm được tổ chức thành một kho riêng biệt phục vụ cho người dùng tin. Trong kho tập trung nhiều tài liệu có giá trị được viết bằng nhiều thứ tiếng và thể hiện nhiều nội dung phong phú về văn hoá, phong tục tập quán, lễ nghi, ẩm thực, du lịch của các quốc gia khác nhau. Bảng 2. Thống kê tỷ lệ bản ấn phẩm theo ngôn ngữ tài liệu Ngôn ngữ tài liệu Số đơn vị tài liệu Tỷ lệ (%) Tiếng Anh 28838 59,28 Tiếng Việt 10997 22,6 Tiếng Đức 2151 4,42 Tiếng Trung Quốc 1753 3,60 Tiếng Hàn Quốc 1604 3,30 Tiếng Pháp 1175 2,42 Tiếng Nga 790 1,62 Tiếng Nhật Bản 708 1,46 Tiếng Tây Ban Nha 169 0,35 Tổng số 39724 100,0 Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 22
  28. Khoá luận tốt nghiệp Bảng 3. Thống kê tỷ lệ đầu ấn phẩm theo ngôn ngữ tài liệu Ngôn ngữ tài liệu Số đơn vị tài liệu Tỷ lệ (%) Tiếng Anh 19343 63,22 Tiếng Việt 6449 21 Tiếng Hàn Quốc 1161 3,79 Tiếng Trung Quốc 945 3 Tiếng Đức 648 2,12 Tiếng Pháp 618 2,02 Tiếng Nga 602 1,97 Tiếng Nhật Bản 547 1,79 Tiếng Tây Ban Nha 68 0,22 Các Tiếng khác 28 0,71 Tổng số 27907 100,0 Bảng 4. Thống kê thành phần ngôn ngữ của báo, tạp chí Ngôn ngữ tài liệu Số đơn vị tài liệu Tỷ lệ (%) Tiếng Việt 91 54 Tiếng Anh 34 20,5 Tiếng Nga 21 12,6 Tiếng Pháp 5 0,30 Tiếng Trung Quốc 6 0,36 Tiếng Nhật Bản 3 0,18 Tiếng Đức 6 0,36 Tổng số 166 100,0 Báo, tạp chí của Trung tâm chủ yếu là Tiếng Việt. Bên cạnh đó, còn có nhiều thứ tiếng như: Tiếng Anh, Tiếng Nga, Tiếng Pháp, Tiếng Trung Quốc, Tiếng Nhật Bản, Tiếng Đức. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 23
  29. Khoá luận tốt nghiệp 2.1.4 Cơ cấu tính thời gian của tài liệu Như chúng ta đã biết, vốn tài liệu sẽ bị lỗi thời theo thời gian. Chu kỳ lỗi thời của tài liệu do nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là do sự phát triển của văn hoá, khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin làm xuất hiện những tài liệu mới có khả năng thay thế những tài liệu xuất bản những năm trước. Trên thực tế, người dùng tin thường có nhu cầu sử dụng thông tin mới và chính nhu cầu của người dùng tin là tiêu chuẩn chủ yếu để xác định giá trị cũng như thời gian hữu ích của tài liệu. Tính thời gian của tài liệu tại Trung tâm có thể được xem xét theo 2 giai đoạn: - Từ năm 2002 trở về trước: Đây là thời kỳ Trường Đại học Hà Nội đang là trường đại học chuyên sâu về đào tạo ngoại ngữ. Do đó, tài liệu trong thư viện chiếm đa số là tài liệu ngoại văn. Tính thời gian của tài liệu chưa được chú trọng. Tài liệu cũ vẫn có thể phục vụ nhu cầu người dùng tin bởi kiến thức về học tập thường ít có sự biến đổi, không thể thay đổi từng ngày, từng giờ . - Từ năm 2002 đến nay: Trường Đại học Hà Nội trở thành trường đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực. Bên cạnh chuyên ngành ngoại ngữ, nhiều ngành khác được giảng dạy tại trường như: Quản trị kinh doanh, Tài chính – Ngân hàng Do đó, tài liệu phải đòi hỏi tính mới, tính cập nhật, luôn được bổ sung, mang tính mới của thời đại. Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội luôn kịp thời bổ sung những tài liệu hữu ích, thiết thực cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên, giảng viên và các đối tượng người dùng tin khác của Trung tâm nhằm phù hợp với tiến trình đào tạo của Trường Đại học Hà Nội. 2.2 CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN 2.2.1 Diện bổ sung tài liệu Công tác bổ sung vốn tài liệu là quá trình sưu tầm, nghiên cứu và lựa chọn những tài liệu có nội dung tư tưởng tốt, có giá trị khoa học, thực tiễn, nghệ thuật cao, nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin. Tuy nhiên chính sách bổ sung tại Trung tân chưa được xây dựng ổn định do điều kiện thực tiễn có nhiều biến đổi. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 24
  30. Khoá luận tốt nghiệp Để thực hiện công tác bổ sung có hiệu quả Trung tâm thường căn cứ vào những chuyên ngành mà trường đào tạo, tiến hành thăm dò, tham khảo ý kiến của bạn đọc để có kế hoạch bổ sung tài liệu cho phù hợp. Diện bổ sung tài liệu của Trung tâm rất phong phú và đa dạng, bao gồm tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như: Khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, công nghệ , nghệ thuật, ngôn ngữ(bao gồm nhiều ngôn ngữ khác nhau như Anh, Pháp, Trung Quốc, Nga, Nhật Bản, Đức, Italia ) - Bảng5: Thống kê bổ sung đầu ấn phẩm từ năm 2004 đến năm 2008. Năm 2004 2005 2006 2007 2008 Đầu ấn phẩm 16678 4178 2732 1798 1062 Tỉ lệ % 63,06% 15,80% 10,33% 6,80% 4,01% - Bảng6: Thống kê bổ sung bản ấn phẩm từ năm 2004 đến năm 2008. Năm 2004 2005 2006 2007 2008 Bản ấn phẩm 23164 5939 3885 3921 1456 Tỉ lệ % 60,38% 15,48% 10,13% 10,22% 3,79% Qua bảng thống kê trên có thể nhận thấy rõ số lượng bổ sung đầu ấn phẩm và bản ấn giảm qua các năm, năm 2004 có số lượng bổ sung đầu ấn phẩm và bản ấn phẩm lớn nhất do được sự đầu tư Ngân hàng thế giới WB(World Bank), Trung tâm đã tiến hành mua một số lượng lớn tài liệu bổ sung vào các kho. Từ 2005 đến 2008 số lượng bổ sung tài liệu giảm do không còn nhận được sự đầu tư Ngân hàng thế giới WB, bên cạnh đó kinh phí bổ sung tài liệu của nhà trường cấp cho Trung tâm rất hạn hẹp. Từ năm 2006 đến 2008 số lượng tài liệu được bổ sung vào thư viện chủ yếu là các tài liệu được biếu tặng từ cá nhân và các Đại sứ quán. Loại hình tài liệu được bổ sung nhiều nhất tại Trung tâm là sách. Các tài liệu điện tử còn hạn chế. 2.2.2 Phƣơng thức và kinh phí bổ sung Phương thức bổ sung Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội bổ sung tài liệu từ 2 nguồn cơ bản, đó là: nguồn bổ sung phải trả tiền và nguồn bổ sung không phải trả Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 25
  31. Khoá luận tốt nghiệp tiền thông qua các hình thức như mua, nhận lưu chiểu, trao đổi, biếu tặng nhằm làm phong phú, đa dạng và đầy đủ vốn tài liệu, đáp ứng yêu cầu của người dùng tin trong điều kiện kinh phí bổ sung có hạn. * Nguồn bổ sung phải trả tiền Nguồn bổ sung phải trả tiền hay còn gọi là nguồn mua. Công việc mua sách có ý nghĩa quan trọng. Nếu sách mua về có nội dung không sát với chương trình đào tạo của nhà trường sẽ không đáp ứng được nhu cầu của người dùng, hoặc nếu mua trùng bản sẽ gây lãng phí ngân sách, chi phí kho và diện tích bảo quản. Nguồn mua là nguồn bổ sung chủ yếu của Trung tâm. Việc mua thông qua các Nhà xuất bản và các công ty Phát hành sách - Đối với tài liệu Tiếng Việt: Mua ở các Nhà xuất bản trong nước như: Nhà xuất bản Phụ nữ, Nhà xuất bản Giáo dục, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia - Đối với tài liệu tiếng nước ngoài: Mua thông qua Công ty Xuất Nhập Khẩu Sách Báo Xunhabasa. Nguồn mua có ưu điểm là giúp Trung tâm chủ động tiến hành công tác bổ sung. Về thời gian, Trung tâm có thể thu thập tài liệu vào bất cứ thời điểm nào tuỳ theo ý muốn của mình dựa trên nguồn kinh phí được cấp. Về không gian, Trung tâm cũng quyết định việc thu thập tài liệu ở đâu thoả mãn các yêu cầu của mình. Về nội dung, loại hình tài liệu thì xem xét bổ sung tài liệu gì, thuộc lĩnh vực nào, thể loại nào cũng do Trung tâm lựa chọn và quyết định trên cơ sở đã nghiên cứu thành phần vốn tài liệu. Tuy nhiên, nhược điểm của phương thức này là Trung tâm phải phụ thuộc vào nguồn ngân sách, kinh phí, đòi hỏi Trung tâm thường xuyên có ngân sách ổn định. * Nguồn bổ sung không phải trả tiền Bên cạnh nguồn bổ sung phải trả tiền, Trung tâm Thông tin – Thư viện Trương Đại học Hà Nội còn có nguồn bổ sung không phải trả tiền, bao gồm nguồn tặng biếu và nguồn lưu chiểu. Hàng năm Trung tâm thường nhận được sách, báo, tạp chí tặng biếu của các Đại sứ Quán của các nước như: Đại sứ Quán Hoa Kỳ, Đại sứ Quán Pháp, Đại sứ Quán Hàn Quốc Trung tâm còn nhận được gần 1000 cốn sách của các giảng viên trong trường biếu tặng. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 26
  32. Khoá luận tốt nghiệp Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội đã nhận được một số lượng lớn luận văn, luận án từ thư viện các khoa(Thư viện khoa Hàn Quốc, Trung Quốc, Anh ) của nhà trường gửi về. Số lượng tài liệu này đang được phục vụ rộng rãi tại phòng Tra cứu, đây là nguồn tài liệu quan trọng phục vụ cho việc tham khảo, tra cứu của sinh viên đặc biệt là sinh viên năm thứ 3 và thứ 4 có nhu cầu tra cứu rất cao. Nguồn bổ sung không phải trả tiền có vai trò rất quan trọng. Đây là nguồn bổ sung được các thư viện khai thác để tăng cường nguồn lực thông tin cho thư viện mình. Qua nguồn này, Trung tâm có thể thu nhận được những tài liệu không có trên thị trường và đạt hiệu quả cao về mặt kinh tế. Kinh phí bổ sung Kinh phí là yếu tố quan trọng trong việc hình thành, tồn tại và phát triển của một thư viện. Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Hà Nội sử dụng nguồn kinh phí của nhà trường là chủ yếu, trước đây kinh phí bổ sung tài liệu của thư viện nhận từ Nhà trường khoảng hơn 100 triệu đồng/năm, đến tháng 11 năm 2008 Nhà trường ban hành quy chế tài chính quy định kinh phí bổ sung tài liệu cho thư viện hàng năm từ 350 đến 400 triệu đồng/năm. Với nhiều cố gắng, Trung tâm đã bước đầu đáp ứng nhu cầu của bạn đọc, song vẫn còn những hạn chế nhất định cần khắc phục để nguồn tài liệu đáp ứng được số lượng bạn đọc ngày càng tăng và phù hợp với một Trung tâm Thông tin – Thư viện theo hướng hiện đại hóa. 2.2.3 Chia sẻ nguồn lực thông tin Hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan thông tin thư viện trong và ngoài nước nhằm mục đích làm phong phú vốn tài liệu, tăng cường nguồn lực thông tin cho mỗi cơ quan thông tin thư viện đồng thời nâng cao hiệu quả phục vụ thoả mãn cao nhu cầu tin của người dùng tin. Việc hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin sẽ tiết kiệm được kinh phí bổ sung cho các cơ quan thông tin thư viện vì không một cơ quan nào có đủ kinh phí để mua tất cả các tài liệu xuất bản cung cấp cho người dùng tin. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 27
  33. Khoá luận tốt nghiệp Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội luôn nhận thức được sâu sắc tầm quan trọng của việc chia sẻ nguồn lực thông tin. Tuy nhiên, để tiến hành hoạt động này rất khó, phải xem xét trên nhiều bình diện như: tính phù hợp về vốn tài liệu, về phần mềm Do đó, nhìn chung việc chia sẻ nguồn lực thông tin chưa được thực hiện tại Trung tâm. 2.3 TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN 2.3.1 Công cụ tổ chức nguồn lực thông tin 2.3.1.1 Phần mềm quản lý thư viện Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Hà Nội sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol trong hoạt động của mình. Phần mềm Libol hỗ trợ rất nhiều cho người dùng tin trong việc tìm kiếm, khai thác thông tin về nguồn tư liệu của Thư viện. LIBOL( Library OnLine) là bộ phần mềm giải pháp thư viện điện tử - thư viện số được Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân phát triển từ năm 1997. Sau nhiều năm nghiên cứu, triển khai cùng với những thành công nhất định, hiện Libol được đánh giá là giải pháp thư viện điện tử hiện đại và phù hợp nhất tại Việt Nam. Sự có mặt của Libol trong những năm qua đã góp phần tạo ra thay đổi tích cực trong hoạt động của ngành Thông tin - thư viện Việt Nam, biến khái niệm thư viện điện tử trở thành thực tiễn thuyết phục. Nguồn tài nguyên đồ sộ của các thư viện đang dần được số hoá và bước đầu được liên kết trực tuyến với nhau. Libol đã giúp thư viện không còn là một kho tri thức riêng biệt nữa mà đã trở thành cổng vào kho tàng tri thức chung của nhân loại. Thực tế triển khai tại Libol tại các thư viện công cộng, thư viện các trường đại học của cả nước là minh chứng rõ ràng nhất về những đóng góp tích cực của Libol cho xã hội. Nhiều năm liền Libol nhận được Cúp vàng tại các tuần lễ tin học Việt Nam. Libol tiếp tục nhận giải thưởng Sao Khuê 2005 cho phần mềm giáo dục xuất sắc nhất. Libol có thể được triển khai trên nhiều mô hình thư viện khác nhau. Các thư viện này có thể là thư viện đóng hoặc mở, là những thư viện truyền thống như Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 28
  34. Khoá luận tốt nghiệp những thư viện công cộng, thư viện của các trường đại học, các trung tâm thông tin, các thư viện chuyên ngành cho đến những thư viện điện tử quy mô lớn. Libol gồm các phân hệ được tích hợp trong một CSDL chung và có cơ chế vận hành thống nhất. Từ mọi điểm trong chương trình, người dùng luôn luôn có thể hoán chuyển vị trí làm việc giữa các phân hệ. Các phân hệ mới sẽ được tiếp tục cập nhật thêm vào chương trình và các phân hệ hiện có cũng sẽ luôn được cập nhật để đáp ứng được những nhu cầu thực tế của thư viện cũng như tận dụng được những công nghệ mới của ngành công nghệ thông tin. Libol có khả năng quản lý được các loại ấn phẩm đa dạng với số lượng lớn, có thể tới hàng triệu bản ghi. Libol hỗ trợ đa ngữ, hỗ trợ tiếng Việt một cách đầy đủ (cho phép tìm kiếm và sắp xếp theo bảng chữ cái và các dấu tiếng Việt). Libol hỗ trợ Unicode. Libol cho phép chuyển đổi dữ liệu với các CSDL thư viện được quản lý bằng CDS/ISIS hiện đang được phổ biến tại các thư viện trong nước. Sau đây là giao diện của phần mềm Libol: Hình 1: Giao diện phần mềm Libol Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 29
  35. Khoá luận tốt nghiệp * Các tính năng nổi bật Bộ phần mềm Thư viện điện tử - Thư viện số Libol có đầy đủ các tính năng cần thiết để một thư viện có thể hội nhập với hệ thống thư viện quốc gia và quốc tế: Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, subject headings Nhập/xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2709 Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161 Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID Tích hợp với các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP 2 Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt như TCVN, VNI, TCVN 6909 Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số Xuất bản các CSDL hoặc thư mục trên đĩa CD Tìm kiếm toàn văn Tuỳ biến cao Bảo mật và phân quyền chặt chẽ Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng Vận hành hiệu quả trên những cơ sở dữ liệu lớn nhiều triệu bản ghi Hỗ trợ hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle hoặc Microsoft SQL Server Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử, GPRS (điện thoại di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở * Các phân hệ Chương trình Libol hoạt động trên một CSDL và cơ chế quản lý thống nhất. Tuy vậy để đảm bảo rằng các quy tắc nghiệp vụ được phân tách rõ ràng, chương trình Libol hiện thời được chia thành các phân hệ. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 30
  36. Khoá luận tốt nghiệp Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC Phân hệ bổ sung Phân hệ biên mục Phân hệ bạn đọc Phân hệ lưu thông Phân hệ mượn liên thư viện ( ILL ) Phân hệ phát hành Phân hệ định kỳ Phân hệ quản lý Do thông tin được chia sẻ giữa các phân hệ, một phân hệ có thể khai thác tối đa lượng dữ liệu liên quan đến quy tắc nghiệp vụ mà nó đảm trách từ CSDL chung trong khi người sử dụng phân hệ chỉ cần nhập một lượng thông tin ít hơn rất nhiều. Tuy nhiên các phân hệ cũng được thiết kế với mức độc lập sao cho sự thay đổi cấu trúc CSDL liên quan đến phân hệ này sẽ không làm ảnh hưởng đến sự vận hành của các phân hệ khác. Giới thiệu tra cứu, tìm tin qua phần mềm quản lý thư viện Libol 55 * Chức năng "Tra cứu sách, bài trích, luận án, ấn phẩm định kỳ, phim, tranh ảnh, bản đồ" Chức năng tra cứu Sách, Bài trích, Luận án, ấn phẩm định kì, Phim, Tranh ảnh, Bản đồ là những chức năng giống như chức năng Tra cứu chung nhưng những chức năng này dùng thêm một số mục cho tra cứu chuyên về từng lĩnh vực riêng biệt. * Chức năng "Tìm chi tiết" Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 31
  37. Khoá luận tốt nghiệp Cũng tương tự như "Tìm đơn giản", nhưng có bổ sung thêm các trường đặc thù tuỳ thuộc vào dạng ấn phẩm cụ thể như "Nhà xuất bản", "Ngôn ngữ" * Chức năng "Từ điển" Một trong những phương pháp để đảm bảo chất lượng của công tác biên mục là kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu biên mục. Kiểm soát tính nhất quán giúp người dùng nhập tin cho các trường biên mục theo quy cách dữ liệu được quản lý tập trung, thống nhất và chuẩn hóa. Không phải trường biên mục nào cũng cần phải kiểm soát tính nhất quán. Các trường cần kiểm soát tính nhất quán thường là các trường mà giá trị có thể lặp lại nhiều lần ở các bản ghi khác nhau như các trường Tác giả, Nhà xuất bản, Khung phân loại, Từ khoá, Tùng thư, Nhan đề thống nhất, Việc kiểm soát tính nhất quán có thể được tiến hành qua cơ chế tham chiếu từ điển. Điều này có nghĩa là khi người dùng nhập tin cho các trường cần có tính nhất quán, người dùng sẽ tra cứu từ điển chứa các mục từ tương ứng với trường đó để lấy ra giá trị phù hợp và tham chiếu đến nó, thay vì gõ vào mục từ này. Dữ liệu không có tính nhất quán sẽ làm giảm hiệu quả của các tiến trình tra cứu thông tin. Ví dụ: Mục từ tên tác giả Lenin V. I. có thể được người dùng nhập theo nhiều kiểu khác nhau ở các bản ghi biên mục khác nhau như Lê-nin, Lênin, Lénine, Lê Nin, Khi người dùng tiến hành tra cứu và gõ vào một trong các dạng thức của mục từ này, chương trình sẽ chỉ trả lại các bản ghi có trường tác giả trùng với dạng thức đưa vào tìm kiếm và kết quả là người tra cứu sẽ không khai thác được toàn bộ thông tin lẽ ra có thể khai thác được từ CSDL. Dữ liệu không được kiểm soát tính nhất quán còn dễ tạo ra các lỗi chính tả khi người dùng phải gõ đi gõ lại cùng một mục từ ở các bản ghi khác nhau. Đồng thời việc phát hiện và sửa chữa những lỗi này cũng không đơn giản. Với cơ chế sử dụng từ điển tham chiếu, việc sửa lỗi trái lại sẽ rất thuận tiện và hiệu quả vì người dùng chỉ cần sửa duy nhất mục từ trong từ điển tham chiếu mà không cần sửa tại từng bản ghi. Mặt khác cơ chế từ điển tham chiếu còn cho phép người dùng sử dụng các dữ liệu đã được nhập sẵn trong CSDL hoặc bổ sung thêm các nguồn dữ liệu từ bên ngoài, và qua đó làm giảm bớt công sức nhập liệu. * Chức năng "Chức năng tra cứu qua giao thức Z39.50" Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 32
  38. Khoá luận tốt nghiệp Qua chức năng này, bạn đọc có thể tra cứu những thông tin về ấn phẩm tại những thư viện khác có hỗ trợ giao thức Z39.50 Tìm trên một thư viện Giao diện của chức năng này được chia làm hai phần: Thông tin về máy chủ Z39.50: bao gồm tên máy chủ, cổng dịch vụ và tên cơ sở dữ liệu tìm kiếm(có thể lấy từ danh sách sẵn có ) Điều kiện tìm kiếm người dùng có thể xem trong mục Tìm nâng cao. Nhấn nút "Tìm kiếm" để xem kết quả. Nhấn nút "Đặt lại" để bắt đầu quá trình tìm kiếm khác. Tìm trên nhiều thư viện Đưa vào những thư viện sẽ tìm kiếm(bắt buộc dữ liệu của thư viện đó phải hỗ trợ giao thức Z39.50) hoặc có thể chọn tên thư viện từ Danh sách sẵn có. "Thời gian tìm kiếm tối đa": Hạn định mức thời gian tìm kiếm(bao nhiêu giây). "Điều kiện tìm kiếm " tương tự như trong Tìm kiếm nâng cao. - Nhấn nút "Tìm kiếm" để xem kết quả. - Nhấn nút "Đặt lại" để bắt đầu quá trình tìm kiếm khác. * Chức năng "Chức năng Sách điện tử" Chức năng này giúp cho bạn đọc tìm kiếm những ấn phẩm điện tử thông qua những cụm từ được nhập vào ô màu trắng bên trái nút Tìm. Sau đó nhấn nút "Tìm", chương trình sẽ đưa ra những văn bản có chứa cụm từ bạn đọc nhập. Lựa chọn cách sắp xếp theo một trong những điều kiện: điểm số, ngày tháng, tiêu đề. Chú ý: Cụm từ cần tìm phải nằm trong dấu ngoặc kép, ví dụ: "thể thao". Phần mềm LIBOL tích hợp với Website của thư viện( cho phép bạn đọc có thể tra tìm tài liệu ở bất kỳ đâu bên trong hay ngoài thư viện bằng việc sử dụng OPACs. OPACs là một mục lục điện tử . Nó tương đương với mục lục phiếu nhưng có khả năng tìm kiếm trực tuyến. OPACs cũng có thể là chạy trên Web và được gọi là WebOPAC. WebOPAC dùng cho các thư viện để chia sẻ thông tin thư mục. OPACs là loại mục lục được máy tính hoá tức là nếu sử dụng OPACs thư viện đó bắt buộc phải có hệ thống máy tính. Đặc điểm nổi bật của OPACs đó là nó cung cấp nhiều điểm truy cập hơn tới nguồn tài nguyên của Trung tâm bao gồm: - Truy cập theo tên tác giả: Bạn đọc có thể gõ cả họ tên đầy đủ của tác giả cần tìm hoặc nếu bạn đọc chỉ biết họ của tác giả thì chỉ cần gõ những ký tự chữ cái Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 33
  39. Khoá luận tốt nghiệp đầu tiên, hệ thống sẽ hiển thị cho bạn những tên tác giả có họ bắt đầu bằng những chữ cái đó và bạn có thể chọn tác giả phù hợp. - Truy cập theo nhan đề: Bạn đọc có thể gõ toàn bộ nhan đề tác phẩm cần tìm hoặc một phần và sử dụng dấu % để tìm được chính xác tài liệu bạn muốn. Bạn sẽ nhận được các tài liệu có nhan đề chứa các từ đó. - Truy cập theo từ khoá: Từ khoá được sử dụng thường là từ khoá không kiểm soát. Bạn đọc có thể tìm được các thuật ngữ thể hiện các đặc tính nào đó của tài liệu(có thể đặc tính nội dung hay hình thức) và gõ vào để tìm tài liệu. - Các điểm truy cập khác như: Nhà xuất bản, Năm xuất bản, chỉ số ISBN, chỉ số ISSN, ngôn ngữ tài liệu Để có kết quả như mong muốn, bạn đọc lựa chọn các chế độ tìm kiếm khác nhau như: Tìm đơn giản – Tìm chi tiết – Tìm nâng cao. Trong chế độ nâng cao có thể sử dụng toán tử Boolean(AND, OR, NOT) để kết hợp các thuật ngữ cần tìm, cho phép sắp xếp biểu ghi theo nhan đề chính, tác giả chính, năm xuất bản, nhà xuất bản: chế độ hiển thị theo ISBD hoặc hiển thị đơn giản. Bạn đọc có thể giới hạn cuộc tìm của mình bằng cách kích chuột vào loại tài liệu cần tìm đã được hiển thị trên OPACs: Mọi tư liệu Sách Bài trích Luận án Báo/ Tạp chí Để tìm tin trên OPACs thực hiện các bước tìm sau(qua ví dụ cụ thể: Tìm cuốn tiểu thuyết “Cuốn theo chiều gió” của tác giả Magrit Mitchel): Bước 1: Chọn loại ấn phẩm cần tìm kiếm(mọi tư liệu, sách, bài trích, luận án, báo/tạp chí). Trong ví dụ này lựa chọn loại tài liệu: Sách. Bước 2: Chọn chế độ tìm kiếm phù hợp. Trong ví dụ này chọn chế độ tìm kiếm chi tiết. Bước 3: Nhập các thông tin yêu cầu về tài liệu cần tìm kiếm và lựa chọn chế độ hiển thị. - Chọn trường Nhan đề, đánh “cuốn theo chiều gió%” - Trong trường sắp xếp tài liệu: Lựa chọn sắp xếp theo nhan đề chính. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 34
  40. Khoá luận tốt nghiệp - Chọn chế độ hiển thị bạn muốn(ISBD - kết quả tìm có đầy đủ các yếu tố, hay chế độ hiển thị đơn giản). Ở ví dụ này chọn chế độ hiển thị đơn giản. Bước 4: Nhấn nút Tìm kiếm. Hình 2: Các điều kiện tìm được nhập theo chế độ tìm kiếm chi tiết Bước 5: Kết quả tài liệu tìm được: Tìm thấy 1 ấn phẩm. Hình 3: Kết quả tìm kiếm Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 35
  41. Khoá luận tốt nghiệp Như vậy, OPACs là một mục lục điện tử có nhiều tiện ích. Nó cung cấp cho người dùng tin nhiều dịch vụ như truy cứu tìm tin theo nhiều phương thức khác nhau, truy nhập thông tin theo từ điển từ chuẩn, tra cứu liên thư viện theo chuẩn Z39.50, đăng ký mượn tài liệu qua mạng thúc đẩy người dùng tin đến với thư viện. 2.3.1.2 Khung phân loại Khung phân loại được định nghĩa như là hệ thống hợp lý dùng để sắp xếp tri thức và đóng vai trò quan trọng trong lịch sử thư viện và các dịch vụ, quản lý thông tin. Trong môi trường điện tử, khung phân loại được sử dụng ngày càng tăng như là một phương tiện tổ chức và truy cập thông tin. Đối với các cán bộ làm công tác phân loại việc có được một khung phân loại thống nhất và phù hợp với nguồn tài liệu trong nước và hoà nhập được với quốc tế là rât quan trọng, bởi vì việc sử dụng các nguồn biên mục có sẵn trên mạng sẽ giảm đi rất nhiều công sức cho cán bộ phân loại, thêm vào đó tính chính xác của từng ký hiệu phân loại lại cao và thống nhất. Vì vậy, việc có một khung phân loại thống nhất trong một quốc gia hoặc quốc tế là rất quan trọng và đã được đặt ra trong nhiều thập niện của thế kỷ XX. Hiện nay, trên thế giới tồn tại nhiều khung phân loại khác nhau nhưng khung phân loại DDC được sử dụng ở nhiều quốc gia trên thế giới cũng như hệ thống thư viện thuộc khu vực Châu Á Thái Bình Dương và khu vực Đông Nam Á như: Philippine, Indonesia Với các ưu thế về cấu trúc, về tính cập nhật và toàn cầu hoá việc sử dụng khung phân loại DDC là xu thế tất yếu của hệ thống thư viện Việt Nam hơn nữa còn là cơ hội tiến tới thống nhất và chuẩn hoá nghiệp vụ trên con đường hiện đại hoá hệ thống thư viện Việt Nam. Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội sử dụng Hệ thống phân loại thập tiến Dewey để sắp xếp các loại tư liệu thư viện. Hệ thống phân loại thập tiến Dewey phân chia tư liệu thành 10 môn loại chính, sau đó các tư liệu lại được phân làm những nhóm nhỏ hơn. Các số thập phân được sử dụng để phân chia các môn loại một cách chi tiết hơn. Sau đây là 10 môn loại chính trong hệ thống phân loại Dewey: 000 Tin học, thông tin & tác phẩm tổng quát 100 Triết học và tâm lý học 200 Tôn giáo 300 Khoa học xã hội Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 36
  42. Khoá luận tốt nghiệp 400 Ngôn ngữ 500 Khoa học 600 Công nghệ 700 Nghệ thuật và vui chơi giải trí 800 Văn học 900 Lịch sử & địa lý Ký hiệu xếp giá được sử dụng để tập hợp các tài liệu có cùng một chủ đề về cùng vị trí trên giá. Các yếu tố của ký hiệu xếp giá bao gồm ký hiệu phòng tư liệu, chỉ số phân loại Dewey và ký hiệu tác giả hoặc tên sách gồm 3 chữ cái. Trên tài liệu, ký hiệu xếp giá được viết trên nhãn gáy tài liệu. Ví dụ: AN Ký hiệu kho (Kho tiếng Anh) 428. Chỉ số phân loại Dewey (Sách học tiếng Anh) 24 HUT Ký hiệu tác giả hoặc tên sách Vị trí và ký hiệu xếp giá của tài liệu thể hiện như sau trên công cụ tra cứu thư viện và trên nhãn gáy sách: Trên nhãn gáy Trong công cụ tra cứu thƣ viện trên máy tính sách 495. Thư viện trung tâm Tiếng Việt 495.97 TRH 97 TRH AN 428. Thư viện trung tâm Tiếng Anh 428.24 HUT 24 HUT NG 513. Thư viện trung tâm Tiếng Nga 513.41 NAT 41 NAT TC Thư viện trung tâm Phòng Tư liệu tra cứu 030 BAC 030 BAC Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 37
  43. Khoá luận tốt nghiệp 2.3.1.3 Bộ từ khoá Từ khoá là từ hoặc cụm từ ổn định, đơn nghĩa được sử dụng để mô tả nội dung chính của tài liệu và để tìm tin trong hệ thống tìm tin tư liệu. Bộ từ khoá là công cụ quan trọng để định từ khoá. Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội sử dụng bộ từ khoá của Thư viện Quốc gia Việt Nam để định từ khoá trong khi xử lý tài liệu. Bộ từ khoá của Thư viện Quốc gia Việt Nam là một bộ từ khoá có kiểm soát được biên soạn trên cơ sở xử lý, lựa chọn rút ra những từ khoá phù hợp từ 43000 từ khoá tự do và từ khoá kiểm soát từ các CSDL khác nhau của Thư viện Quốc Gia(CSDL sách tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, tiếng Đức và CSDL luận án tiến sỹ). Bộ từ khoá bao gồm: - Bảng tra chính: Gồm các thuật ngữ được sử dụng trong tất cả các lĩnh vực khoa học(hoặc thuật ngữ chuyên ngành thuộc diện bao quát của hệ thống tìm tin). Bảng tra chính sắp xếp theo vần chữ cái của thuật ngữ, có chỉ dẫn cách thức sử dụng thuật ngữ ưu tiên hoặc mối quan hệ giữa các thuật ngữ. - Bảng tra hoán vị: Sắp xếp theo vần chữ cái của từng phân tử có nghĩa trong thuật ngữ. Cán bộ Trung tâm đã xây dựng được hệ thống từ khoá phản ánh đúng nội dung tài liệu, đúng đắn theo thuật ngữ khoa học, súc tích, ngắn gọn, chính xác và hiện đại do đó từng bước đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin tại Trung tâm. 2.3.2 Tổ chức kho Với thư viện truyền thống, kho đóng được biết đến là một kho chứa sách, một kho tài liệu được xếp theo số đăng ký cá biệt(không phân biệt môn loại, ngôn ngữ ). Tài liệu được xếp theo số đăng ký cá biệt trên giá sách, theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn, từ trái sang phải, để mượn được tài liệu trong kho đóng, người dùng tin phải mất nhiều thời gian và công sức để tra tìm tài liệu trên máy tính, trên hệ thống mục lục phân loại sau đó ghi phiếu yêu cầu, gửi thử thư đi lấy sách. Tuy vậy nhiều khi sách không đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin vì sách bận và người dùng tin cũng không thể tìm được một cuốn khác có nội dung liên quan. Người dùng tin không trực tiếp tiếp xúc với kho sách, vì vậy hiệu quả phục vụ kho đóng chưa cao. Hình thức phục vụ kho đóng tuy rất phổ biến, nhưng cũng có những Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 38
  44. Khoá luận tốt nghiệp ưu khuyết điểm nhất định, bảo quản được sách, hạn chế sự thất thoát tài liệu, tiết kiệm được không gian nhưng lại không thoả mãn được nhu cầu của người dùng tin. Hiện nay xu thế tổ chức kho mở(tạo điều kiện cho bạn đọc được trực tiếp vào kho tiếp cận, chọn và lựa chọn tài liệu mà họ cần) trên quy mô lớn(cho tất cả các kho tài liệu) đã được áp dụng, triển khai tại nhiều Thư viện ở nước ta thuộc nhiều loại hình khác nhau: Hệ thống Thư viện công cộng, Thư viện chuyên ngành, Thư viện đa ngành Ưu điểm của việc tổ chức kho mở là rất rõ ràng, ngoài việc thoả mãn tối đa nhu cầu của người dùng tin, người dùng tin sẽ hứng thú hơn, sử dụng thư viện nhiều hơn, vòng quay của tài liệu và tần suất phục vụ ở kho mở sẽ lớn hơn kho đóng, mặt khác tạo độ tin cậy, thông cảm lẫn nhau giữa người dùng tin và cán bộ thư viện. Hình thức kho mở đã được triển khai và tổ chức tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội từ cuối năm 2003 đầu năm 2004 đánh dấu sự thay đổi đáng kể của Trung tâm. Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội tổ chức phòng đọc theo kho mở do đó vấn đề quản lý nguồn lực thông tin đươc xem xét kỹ lưỡng dưới nhiều hình thức, nhiều chính sách cụ thể. Việc quản lý nguồn lực thông tin được chỉ đạo trực tiếp từ Ban Giám đốc của Trung tâm. Các tư liệu phải được xếp đúng vị trí kho. * Các loại tài liệu được phép mượn: - Tư liệu tiếng Việt; - Tài liệu tiếng nước ngoài; - Tài liệu tự chọn lần đầu tiên; - Sách bộ(KIT). * Các loại tài liệu không được phép mượn mang ra khỏi Trung tâm: - Tài liệu từ kho tra cứu; - Báo và tạp chí; - Tài liệu Luận văn và Công trình nghiên cứu khoa học. - Tài liệu có dán ký hiệu màu đỏ trên gáy sách. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 39
  45. Khoá luận tốt nghiệp Nguồn lực thông tin của thư viện chủ yếu phục vụ cho sinh viên trong trường. Thư viện đã đề ra những quy định cụ thể đối với người dùng tin trong quá trình sử dụng tài liệu. Đây là hình thức gián tiếp để quản lý nguồn tư liệu, tránh sự mất mát, hư hỏng. Cán bộ thư viện làm việc trong các kho có trách nhiệm quản lý trực tiếp nguồn lực thông tin trong kho. Cán bộ thư viện nếu muốn mượn tài liệu về nhà thì phải trực tiếp gặp Ban lãnh đạo của thư viện để xin ý kiến. Trước tiên tài liệu được phân thành các phòng tư liệu khác nhau, ví dụ tại Thư viện trung tâm, tài liệu được phân chia thành các phòng như Phòng tư liệu Tiếng Việt, Phòng đọc sách tra cứu - Báo, tạp chí, Phòng tư liệu Tiếng nước ngoài. Trong mục lục máy tính, tên của Phòng tư liệu này được hiển thị sau tên Thư viện. Trong mỗi phòng tư liệu, tài liệu được sắp xếp theo số ký hiệu Dewey. Khi đọc ký hiệu xếp giá, 3 chữ số đi trước dấu chấm thập phân được coi là một số đầy đủ, những chữ số sau đó là chữ số thập phân. Trường hợp có nhiều tài liệu có chữ số Dewey giống nhau, chúng sẽ được sắp xếp theo vần của 3 chữ cái cuối cùng trong ký hiệu xếp giá. Sau đây là một ví dụ về trật tự đúng của các ký hiệu xếp giá theo Hệ thống phân loại Dewey: 9 9 9 9 9 3 73. 76. 76. 77. 77. 124. 45 3 4 4 2 2 8 H 16 ANN UT U C J U A NI AR ON ON IN Ở mỗi giá sách có gắn các bảng ghi ký hiệu xếp giá của tài liệu đầu tiên và tài liệu cuối cùng trên giá để tiện cho bạn đọc tìm tài liệu. Việc tổ chức kho mở cộng với việc sắp xếp tài liệu theo môn loại khoa học sẽ giúp việc tìm kiếm tài liệu về cùng một chủ đề, một lĩnh vực tiện lợi cho người dùng tin. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 40
  46. Khoá luận tốt nghiệp * Để quản lý nguồn lực thông tin, thư viện đã đề ra chính sách mượn trả đối với người dùng tin. - Đối với mượn đọc tại Trung tâm: Bạn đọc được mượn tối đa 2 tài liệu cho mỗi loại. - Đối với mượn về nhà: Bạn đọc được mượn về nhà 2 cuốn sách kèm theo băng đĩa (nếu có) trong 01 tuần lễ. Ví dụ mượn vào thứ ba tuần này thì phải trả vào thứ ba tuần sau. Sinh viên đang làm khoá luận hoặc nghiên cứu khoa học được khoa giới thiệu và xác nhận sẽ có chính sách mượn trả mở rộng hơn do Ban Giám đốc quyết định. Sinh viên dự án đào tạo ngắn hạn được sử dụng Thư viện dự án riêng tại tầng thượng Nhà A. Tài liệu chỉ có thể được mượn sau khi đã hoàn tất các thủ tục mượn tại quầy trực mượn trả. Người mượn phải chịu trách nhiệm kiểm tra tình trạng tư liệu trước khi mượn, đồng thời giữ gìn, bảo quản tài liệu thư viện trong thời gian mượn. Mọi hư hỏng sẽ được qui cho người mượn cuối cùng của tài liệu đó. Thời gian mượn tài liệu có thể được gia hạn nếu bạn đọc trực tiếp trả tài liệu đó quầy trực mượn trả đúng hạn và nếu tài liệu đó không có ai yêu cầu. * Qui trình mượn trả - Mượn đọc tại Trung tâm Bất cứ tài liệu nào mang ra khỏi phòng đều phải được làm thủ tục mượn tại quầy trực mượn trả ở phòng đó, kể cả trường hợp bạn chỉ đọc trong ngôi nhà Trung tâm. - Mượn về nhà Tài liệu cần mượn phải được mang đến quầy trực mượn trả để làm thủ tục. Thư viện viên sẽ giải quyết để bạn đọc mang tài liệu ra khỏi Trung tâm mà không bị cửa từ cảnh báo. Trong mọi trường hợp khi mang tài liệu qua cửa từ ở cổng ra vào, nếu nghe thấy tiếng kêu cảnh báo, bạn phải vui lòng quay lại quầy bảo vệ để kiểm Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 41
  47. Khoá luận tốt nghiệp tra. Nếu bạn cố tình bỏ đi thì theo hình ảnh CAMERA thường trực tự động ghi được, bạn sẽ bị kỷ luật và đình chỉ quyền sử dụng vĩnh viễn. * Trả tài liệu Tạm thời tất cả tài liệu mượn ở phòng nào thì cần được trả tại quầy trực mượn trả ở phòng ấy. Trong trường hợp mất điện đột xuất, bạn đọc phải tự bảo quản tài liệu mà mình đã mượn và trả tài liệu khi có điện trở lại. Trong trường hợp mất điện lâu hoặc không có điều kiện quay trở lại để trả, bạn đọc có thể gửi tài liệu đó tại quầy trực thủ thư ở tầng 1 để Trung tâm làm thủ tục trả tài liệu khi có điện trở lại. Tuy nhiên Trung tâm không chịu trách nhiệm về sự mất mát, thất lạc những tài liệu đó Có thể nói việc quản lý nguồn lực thông tin của Trung tâm tương đối nghiêm ngặt. Do đó mặc dù tổ chức phòng đọc theo kho mở nhưng Trung tâm vẫn đảm bảo được sự ổn định, thống nhất cho các nguồn tư liệu. 2.3.3 Tổ chức các điểm truy cập 2.3.1.1. Hệ thống mục lục phiếu Hệ thống mục lục(hay thường được gọi là mục lục) là tập hợp các đơn vị/phiếu mục lục được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một/một nhóm cơ quan thông tin, thư viện. Một trong những chức năng chủ yếu của mục lục là giúp người dùng tin xác định được vị trí lưu trữ tài liệu trong kho. Đánh giá về vai trò, vị trí của mục lục đối với các cơ quan thông tin, thư viện, M.Bloomberg và G.E. Evans đã chỉ rõ: “Mục lục - sản phẩm chủ yếu của quá trình biên mục – là công cụ tra cứu quan trọng vào bậc nhất trong thư viện. Khó có thể hình dung rằng có thể sử dụng được một cơ quan thông tin, thư viện dù chỉ có trữ lượng tài liệu ở mức trung bình, mà lại thiếu hệ thống mục lục.” Phiếu mục lục chính là một phiếu miêu tả thư mục về tài liệu và tạo nên một điểm truy nhập tới tài liệu được phản ánh. Mục lục được xây dựng nhằm cho phép người dùng tin xác định được vị trí(địa chỉ lưu trữ tài liệu trong kho của một/một số cơ quan thông tin – thư viện), nếu như người dùng tin biết một trong số các thông tin về tài liệu như: Tác giả, Tên tài liệu, Chủ đề nội dung của tài liệu, môn loại khoa học/ hoạt động thực tiễn của tài Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 42
  48. Khoá luận tốt nghiệp liệu Tuỳ thuộc vào cách tổ chức mục lục mà người ta sử dụng tới các nhóm thông tin về tài liệu khác nhau để tìm tin trong mục lục tương ứng. Hệ thống mục lục phiếu tại Trung tâm được xây dựng từ năm 1959, sắp xếp tài liệu theo khung phân loại BBK, bao gồm 2 loại mục lục: - Mục lục chữ cái: Là hệ thống mục lục mà các phiếu mục lục được sắp xếp theo tên tác giả, tên tài liệu của tài liệu được phản ánh. - Mục lục phân loại: Là loại mục lục trong đó các phiếu mục lục được sắp xếp theo các lớp trong trật tự logic của một sơ đồ(khung/ bảng) phân loại sách nhất định. Sơ đồ này được gọi là sơ đò/ bảng phân loại thư mục. Trong điều kiện phát triển các mạng thông tin, các hệ thống mục lục online và đặc biệt là OPACs đã ra đời và phát triển rất mạnh, từ năm 2000 Trung tâm không còn sử dụng mục lục phiếu mà thay vào đó là sử dụng mục lục truy nhập công cộng trực tuyến OPACs. Có thể nói, các sản phẩm này đã tạo ra một cuộc cách mạng trong các cơ quan thông tin – thư viện vì những ưu thế rất thuận tiện của nó đối với người dùng tin. 2.3.3.2 Các CSDL Sự xuất hiện CSDL đã làm biến đổi tận gốc rễ các hình thức lưu trữ và tìm kiếm thông tin. Khả năng truy nhập thông tin qua các CSDL trở nên đa dạng và phong phú hơn nhiều lần so với qua các bộ máy tra cứu truyền thống(hệ thống mục lục, bản thư mục, hộp phiếu dữ kiện ). Ngoài ra nhờ các loại CSDL khác nhau mà có thể thoả mãn được không chỉ nhu cầu tra cứu thông tin, mà còn cả nhu cầu về chính bản thân thông tin(CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn ). CSDL là một tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính. Xét theo mục đích xây dựng và sử dụng, người ta còn đưa ra một khái niệm khác: CSDL là một tập hợp các dữ liệu được tổ chức để phục vụ cho nhiều ứng dụng khác nhau một cách có hiệu quả bằng cách tập trung hoá dữ liệu và giảm thiểu hoá các dữ liệu dư thừa. Như vậy là, khác với các hệ thống lưu trữ và tìm kiếm thông tin truyền thống, ở đây, các dữ liệu được xác định một lần và lưu trữ tại một vị trí, song lại được tổ chức sao cho có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Xét theo tính chất phản ánh thông tin về đối tượng, CSDL bao gồm: CSDL thư mục, CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 43
  49. Khoá luận tốt nghiệp CSDL có nhiều ưu điểm trong việc tìm tin. CSDL là một loại sản phẩm thông tin thư viện đặc biệt. Tuy mới xuất hiện(vào đầu những năm 60) song được phát triển rất nhanh chóng. Cho tới giữa thập kỷ 80, trên thế giới có khoảng 5000 CSDL và mức độ tăng trưởng hàng năm là vào khoảng 20-25 %. CSDL đã tạo ra một bộ phận mới của thị trường thông tin trên thế giới: thị trường CSDL. Sở dĩ được phát triển mạnh, nhanh và chiếm được vị trí đặc biệt trên thị trường như thế là vì việc tìm tin trong các CSDL có một số ưu điểm nổi bật: - Có thể tìm kiếm mọi thông tin về một đối tượng trong các CSDL, và hơn thế, việc tìm kiếm có thể được thực hiện độc lập theo mỗi thông tin, cũng như theo một tổ hợp bất kỳ các thông tin đó. - Quá trình tìm tin trong các CSDL rất nhanh chóng. Đặc biệt, có thể thực hiện phép tìm đối với các CSDL “ở xa” địa điểm người khai thác – tìm kiếm online mà nếu với chất lượng đường truyền tốt, thì thời gian tìm kiếm được coi như không đáng kể. - Thông tin được lưu trữ trong các CSDL là thông tin số hoá(digital), nhờ thế việc lưu trữ, bảo quản cũng như truyền tải một nơi sang nơi khác được thực hiện hết sức dễ dàng, thuận tiện. Việc truyền tải thông tin dưới dạng số cũng hết sức nhanh chóng. Với một đường truyền siêu cao, thì thời gian cho việc truyền một khối lượng thông tin tương đương với một bộ Đại bách khoa toàn thư lớn nhất trên thế giới ngày nay cũng không vượt quá 5 giây. - Thông tin có trong CSDL có thể được cập nhật một cách thường xuyên, và cùng với thuộc tính trên, nó tạo cho khả năng cập nhật thông tin không lệ thuộc vào khoảng cách địa lý. - Các kết quả nhờ việc tìm tin trong các CSDL có thể coi là đầy đủ và hoàn thiện nhất. Bởi lẽ, ngoài việc tránh được những nhầm lẫn do việc tìm tin thủ công gây ra, ở đây, việc tìm kiếm còn được thực hiện bởi bất kỳ tổ hợp các quan hệ đối với các thông tin đã được xử lý. Chính những ưu điểm của việc tìm tin trong các CSDL như nêu trên đã làm cho ngay dù việc xây dựng các CSDL là rất tốn kém, song nó vẫn ngày càng được phát triển, và thực sự, sự ra đời của nó đã tạo ra một cuộc cách mạng trong hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện, và đã được coi là quan trọng hơn cả sự phát triển của báo in. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 44
  50. Khoá luận tốt nghiệp * CSDL của Trung tâm: Hiện nay, Trung tâm mới chỉ xây dựng được các CSDL thư mục, bao gồm: - CSDL sách gồm các biểu ghi về các tài liệu dạng sách với 20924 biểu ghi. Đây là CSDL lớn nhất của Trung tâm. - CSDL các loại băng từ 349 biểu ghi. - CSDL báo/ tạp chí gồm 1024 biểu ghi về các loại báo/ tạp chí được lưu giữ tại Trung tâm. - CSDL luận văn/ luận án gồm 286 biểu ghi về các tài liệu luận văn, luận án được bảo vệ tại trường hiện đang lưu giữ tại Trung tâm. - CSDL bài trích điện tử gồm 5902 biểu ghi về các tài liệu là các bài trích điện tử. * CSDL nƣớc ngoài: CSDL lớn nhất và được người dùng tin của Trung tâm thường xuyên truy cập là CSDL Tạp chí tổng hợp chuyên ngành Kinh tế và Quản trị(ProQuest). CSDL ProQuest cung cấp hơn 10 CSDL con về các chuyên ngành: Kinh tế, Quản trị, Giáo dục, Khoa học xã hội và nhân văn, Công nghệ Người sử dùng có thể truy cập tới tài liệu dưới dạng tóm tắt, toàn văn. Địa chỉ truy cập:: CSDL Tạp chí khoa học Việt Nam trực tuyến Ngày 26/9/2007, Thư viện Quốc gia Việt Nam cùng với các nhà tài trợ đã chính thức khai trương Cơ sở dữ liệu Tạp chí khoa học Việt Nam Trực tuyến(Vietnam Journals Online) tại địa chỉ: VJOL là CSDL tóm tắt và toàn văn các tạp chí khoa học xuất bản tại Việt Nam với mục tiêu giúp cho độc giả nghiên cứu tiếp cận dễ dàng hơn với tri thức khoa học xuất bản tại Việt Nam và giúp thế giới biết đến nhiều hơn về một nền học thuật của Việt Nam. CSDL Tạp chí khoa học Việt Nam Trực tuyến(VJOL) được Mạng Quốc tế về Ấn phẩm Khoa học(INASP) khởi xướng năm 2006 với sự tham gia của các cơ quan thông tin thư viện đầu ngành của Việt Nam: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Nhà xuất bản Khoa học Tự Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 45
  51. Khoá luận tốt nghiệp nhiên và Công nghệ thuộc Viện Khoa học & Công nghệ Việt Nam, Viện Thông tin Khoa học Xã hội thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam và Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học Công nghệ thuộc Viện Khoa học & Công Nghệ Việt Nam. Tuy nhiên, VJOL không phải chỉ là một CSDL đơn thuần. Nó còn là một dịch vụ cho phép các tạp chí thành viên tự xuất bản và quản lý tạp chí của mình trên mạng Internet bằng phần mềm Open Journal System – một phần mềm xuất và quản lý tạp chí trực tuyến do Dự án Tri thức Công cộng của Canada xây dựng, được hơn 1000 tạp chí khoa học sử dụng rộng rãi trên thế giới. Nói cách khác, đây là một CSDL hữu cơ, luôn được cập nhật thông tin mới từ chính những tạp chí tham gia vào VJOL. Sau hơn một năm xây dựng, tới tháng 9/2007, CSDL Tạp chí khoa học Việt Nam Trực tuyến đã có 16 tạp chí với 34 mục lục, liệt kê 418 bài viết, trong đó 294 bài viết được cung cấp toàn văn dưới định file PDF. Các tóm tắt bài viết cũng như giao diện có thể hiển thị được ở hai ngôn ngữ: Tiếng Anh và Tiếng Việt (Phiên bản Tiếng Việt do Thư viện Trẻ biên dịch). Tất cả tài liệu trên VJOL được tìm kiếm, duyệt và xem miễn phí(tự do), tuy nhiên, bản quyền của toàn bộ nội dung thuộc về các tạp chí và tác giả. Việc sử dụng hoặc sử dụng lại những nội dung này mà không phải là Sử dụng Hợp lý cần phải xin phép tạp chí đăng tải nội dung đó. Người dùng tin của Trung tâm với đặc trưng là sinh viên, cán bộ của một trường ngoại ngữ nên có vốn tiếng Anh rất tốt, do đó cũng dễ dàng hơn trong việc truy cập, tìm kiếm và sử dụng thông tin trong các CSDL nước ngoài. 2.3.3.3 Website của Trung tâm Ngày nay, Website đóng vai trò là kênh truyền thông và công cụ quảng bá hàng đầu cho hầu hết các lĩnh vực trong xã hội, nó mang lại những lợi thế không thể phủ nhận. Hoạt động thông tin – thư viện cũng không nằm ngoài xu thế đó. Vì vậy, Trung tâm thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội coi việc xây dựng Website cho Trung tâm là một công việc quan trọng nhằm tạo hình ảnh riêng cho Trung tâm trên internet, tạo cơ hội tiếp xúc với các trung tâm thông tin – thư viện khác trong Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 46
  52. Khoá luận tốt nghiệp và ngoài nước, giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ thư viện, các nguồn lực thông tin một cách sinh động và mang tính tương tác cao. Và từ đó, cơ hội phục vụ người dùng tin tốt hơn, đạt được sự hài lòng lớn hơn từ người dùng tin. Website của Trung tâm được các cán bộ của Trung tâm đầu tư xây dựng với nhiều nội dung phong phú và thường xuyên được cập nhật thông tin. Nhiều bài viết của các cán bộ thư viện trên Website thu hút được sự chú ý của đông đảo người dùng tin của Trung tâm, đưa Thư viện gần gũi hơn với người dùng tin. Website của Trung tâm được tích hợp với phần mềm Libol, bạn đọc có thể truy cập trực tuyến tới vốn tài liệu của Trung tâm ở bất kỳ địa điểm nào, chỉ cần bạn truy cập vào địa chỉ Website của Thư viện, kích vào phần tra cứu mục lục của phần mềm Libol. Bạn đọc có thể truy cập vào công cụ tra cứu thư viện bằng bất cứ máy tính nối mạng nào trong toà nhà Trung tâm. Hãy vào địa chỉ để kết nối tới màn hình tìm kiếm mục lục thư viện. Việc tìm kiếm bằng công cụ tra cứu thư viện có thể tiến hành theo các bước sau đây: Bước 1: Trên màn hình chờ sẵn chọn loại ấn phẩm cần tìm kiếm(sách, bài trích). Bước 2: Chọn chế độ tìm kiếm phù hợp(đơn giản, chi tiết, nâng cao). Bước 3: Nhập các thông tin liên quan đến tài liệu cần tìm kiếm. Tiêu đề: Nhập một phần hoặc toàn bộ tiêu đề ấn phẩm. Với một số trường thông tin khác như Tác giả, Từ khoá, bạn đọc có thể sử dụng các liên kết và Từ điển tương ứng. Bước 4: Chọn chế độ hiển thị bạn muốn(ISBD - kết quả tìm có đầy đủ các yếu tố, hay chế độ hiển thị đơn giản). Tiếp đó giới hạn kết quả tìm bằng hộp danh sách Giới hạn. Bước 5: Nhấn nút Tìm kiếm, bạn sẽ có kết quả mong muốn. Chú ý : - Trong tìm kiếm nâng cao có thể sử dụng các toán tử logic như OR, AND, NOT với trường thông tin như nhan đề, tác giả, từ khoá DDC. - Font Tiếng Việt mặc định Unicode không tự thay đổi. Bạn đọc có thể nhấn nút Back hoặc Forward(quay lại hoặc tiến lên). Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 47
  53. Khoá luận tốt nghiệp Hình 4: Giao diện Website Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội * Phía bên trái giao diện Website bao gồm các mục như sau: - Các tin tức chính, tin khoa học công nghệ: Các tin tức được cập nhật bởi những cán bộ trong Thư viện. Đây là những bài viết rất hữu ích cho những người làm thư viện nói chung và cả người dùng tin của Trung tâm. Chẳng hạn như những bài viết “ Vai trò của thủ thư trong kỷ nguyên Internet”, “ Phải dám so mình với thế giới” - Khái quát về Trung tâm thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội: Giới thiệu chung, Sơ đồ tổ chức, Nội quy, Chính sách. - Nguồn tư liệu: Giới thiệu về nguồn tư liệu và trang thiết bị của Trung tâm, Phương thức sắp xếp tư liệu Trung tâm Thông tin – Thư viện, Công cụ tra cứu tư liệu. - Mạng máy tính: Bao gồm những thông tin về quy định sử dụng mạng máy tính và trang thiết bị, Phương thức đăng nhập sử dụng mạng máy tính. - Dịch vụ thư viện: Thông tin về các dịch vụ tiện ích khác cho sinh viên như photocopy, in, in băng, đĩa, điện thoại công cộng, đóng xén sửa chữa sách, chụp ảnh, tìm kiếm sưu tập thông tin theo yêu cầu. Sinh viên muốn sử dụng các dịch vụ Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 48
  54. Khoá luận tốt nghiệp trên cần liên hệ với cán bộ Trung tâm Thông tin – Thư viện để được phục vụ. Giá tiền tuỳ theo từng dịch vụ và được tổ chức theo hướng phục vụ bạn đọc tốt nhất, cạnh tranh với các Thư viện khác. - Tra cứu: Bao gồm chuyên mục Giới thiệu sách được thực hiện bởi cán bộ thư viện của Trung tâm. Những thông tin về sách mới rất quan trọng đối với người dùng tin, thông qua việc truy cập vào chuyên mục này họ sẽ biết được những tài liệu mới cần thiết cho mình. Ngoài ra còn giới thiệu về CSDL của Trung tâm, các tư liệu miễn phí. Đặc biệt phần mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC, đây là sự tích hợp của phần mềm Libol trên Website của Trung tâm giúp người dùng tin tra cứu trực tuyến trên mạng tới nguồn lực thông tin của Trung tâm ở mọi lúc, mọi nơi, trong hoặc ngoài thư viện. Sau đây là giao diện của OPACs trên Website: Hình 5: Giao diện của OPACs - Các thông tin chuyên ngành Thư viện: Bao gồm những thông tin về Văn bản pháp quy ngành thông tin – thư viện, Tài liệu chuyên ngành thông tin – thư viện, Phần mềm quản lý thư viện và các kết nối tới các thư viện khác. - Phần trợ giúp người dùng tin: Trả lời các câu hỏi của người dùng tin, hướng dẫn người dùng tin về kỹ năng tra cứu, kỹ năng tin học, hỗ trợ trực tuyến và hộp thư góp ý. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 49
  55. Khoá luận tốt nghiệp - Ngoài ra còn giới thiệu về các liên kết tới Website của Đại học Hà Nội, Diễn đàn Đại học Hà Nội, English Discoveries. * Phía bên phải giao diện Website bao gồm các mục; - Ảnh hoạt động Trung tâm Thông tin – Thư viện. - Các danh mục khoá học: Tập huấn bạn đọc, Loại khác(Giảng dạy online ), GloCALL(Truy nhập vào các khoá học trực tuyến cần điền tên đăng nhập và mật khẩu). * Phần giữa giao diện Website thể hiện nội dung chính, các tin tức và sự kiện đáng quan tâm đang diễn ra. Website của Trung tâm thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội có vai trò hết sức cần thiết để quảng bá thư viện, hơn nữa nó giúp người dùng tin của Trung tâm có thể khai thác và truy cập thông tin một cách nhanh chóng. Vì vậy, chất lượng Website là yếu tố quan trọng để giữ chân và tạo ấn tượng tốt cho người dùng tin. Điều này được đánh giá qua các yếu tố: trình bày thiết kế, bố cục trang nhã, rõ ràng, đơn giản không bề bộn, không có quá nhiều thông tin trên một trang Website của Trung tâm đã tạo được uy tín đối với người dùng tin bởi những thông tin chính xác, đầy đủ, súc tích, được cập nhật thường xuyên và hữu dụng, tốc độ hiển thị trang web nhìn chung là nhanh, các chức năng tiện ích phục vụ người dùng tin không gây mất thời gian và phiền phức. Nhìn chung, Website của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội có nội dung phong phú, thông tin được cập nhật kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin khai thác tới nguồn tư liệu của Trung tâm. 2.3.4 Tổ chức các dịch vụ khai thác nguồn lực thông tin Dịch vụ thông tin thư viện bao gồm những hoạt động nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng các cơ quan thông tin thư viện nói chung.(10, tr.24-25) Trong lĩnh vực thông tin thư viện, các dịch vụ mang ý nghĩa xã hội và kinh tế sâu sắc, toàn diện. Phát triển các loại hình dịch vụ giúp người dùng tin sử dụng Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 50
  56. Khoá luận tốt nghiệp được một cách có hiệu quả các nguồn thông tin của các cơ quan thông tin thư viện. Do đó, Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội đã không ngừng đa dạng hoá các loại hình dịch vụ thông tin thư viện nhằm giúp người dùng tin khai thác một cách hiệu quả nhất các nguồn lực thông tin. - Đọc tại chỗ: Là hình thức bạn đọc tiếp nhận thông tin bằng cách đọc tài liệu tại Trung tâm. Đây là hình thức truyền thống được thực hiện từ khi Trung tâm mới được thành lập và cho đến nay vẫn tiếp tục duy trì. Vì tất cả phòng phục vụ của Trung tâm đều được tổ chức theo kho mở nên trước khi bạn đọc được sử dụng thư viện phải trải qua các lớp tập huấn sử dụng kho mở và qua kiểm tra nếu đạt yêu cầu mới được cấp quyền sử dụng. Tại các phòng, bạn đọc có thể tự tra tìm và tiếp cận với tài liệu theo nhu cầu. - Dịch vụ cho mượn tài liệu: Đây là dịch vụ có thể nói là quan trọng nhất tại Trung tâm trong điều kiện hiện nay khi diện tích kho rất hạn chế không thể đáp ứng hết yêu cầu đọc tài liệu tại chỗ của bạn đọc. Hiện nay Trung tâm đã thực hiện chế độ đặt trước tài liệu, thực hiện trực tiếp trên phần mềm LIBOL bởi các cán bộ của Trung tâm với mục đích nhằm đặt chỗ trước cho tài liệu mà người dùng tin cần nhưng tài liệu đó hiện đang bận. Nếu người dùng tin yêu cầu được đặt trước tài liệu thì sau khi tài liệu được yêu cầu được trả về Trung tâm, Trung tâm sẽ gửi e-mail thông báo cho người dùng tin biết và có thể đến mượn tài liệu. - Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu: Dịch vụ này không thể thiếu được bởi số lượng bản tài liệu ở Thư viện là có hạn do đó không thể cung cấp đủ cho sinh viên. Nặt khác có nhiều tài liệu ở Thư viện là tài liệu quý được dán dấu đỏ và quy định chỉ được sử dụng tại Thư viện không được mượn về nhà. Do đó để nghiên cứu được tài liệu sinh viên phải photo tài liệu để mang về nhà. - Dịch vụ phổ biến thông tinchọn lọc: Bạn đọc muốn được cung cấp dịch vụ phải viết phiếu yêu cầu gồm các thông tin cá nhân, đề tài đang tìm hiểu, các dạng tài liệu và nội dung tài liệu cần tìm. Cán bộ thư viện sẽ tìm trong cơ sở dữ liệu của Trung tâm để tìm các tài liệu đáp ứng yêu cầu bạn đọc và đưa ra danh sách các tài liệu bạn đọc có thể tìm thấy tại Trung tâm phục vụ viết luận văn, luận án. Đây là dịch vụ hoàn toàn miễn phí nhằm thúc đẩy việc khai thác một cách tối đa nguồn lực thông của Trung tâm. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 51
  57. Khoá luận tốt nghiệp - Đào tạo người dùng tin: Nhận thức tầm quan trọng của việc đào tạo người dùng tin nên Trung tâm thông tin – thư viện Đại học Hà Nội sau khi áp dụng công nghệ hiện đại và chuyển sang phục vụ theo kiểu kho mở, Trung tâm đã nhanh chóng triển khai công tác tổ chức đào tạo người dùng tin để giúp họ khai thác các nguồn lực thông tin của Trung tâm một cách hiệu quả, nhanh chóng, kịp thời. - Triển lãm, giới thiệu sách: Với những cuốn sách mới nhập về Trung tâm, việc thông báo sách mới được cán bộ thư viện thực hiện và đưa lên Website của Trung tâm, phổ biến rộng rãi với các đối tượng người dùng tin. Đồng thời Thư viện sẽ trưng bày sách mới tại các tủ kính được đặt ngay trước của chính vào Thư viện, thu hút sự chú ý của bạn đọc nhằm tăng cường lượng bạn đọc sử dụng các tài liệu mới. - Dịch vụ cung cấp đài cassette, băng cassette, đĩa CD – ROM phục vụ học ngoại ngữ: Đây là dịch vụ rất hữu ích cho việc học ngoại ngữ của sinh viên trong trường. - Dịch vụ in sao băng đĩa: Trung tâm lưu trữ một số loại băng đĩa rất quý, không có hoặc xuất hiện rất hiểm trên thị trường. Do đó người dùng tin thường có nhu cầu in sao băng đĩa. Các dịch vụ tại Trung tâm thông tin – thư viện Đại học Hà Nội tương đối phong phú, nhiều dịch vụ mang tính đặc thù góp phần quan trọng vào việc khai thác nguồn lực thông tin của Trung tâm một cách tối ưu, hiệu quả. Ngày nay, trong thời đại bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, các nguồn lực thông tin của thư viên càng ngày càng phong phú như sách, báo, băng đĩa, thông tin từ Internet tất cả các loại hình tư liệu này đều đã và đang từng bước đưa vào khai thác ngày càng hiệu quả trong Thư viện nhờ sự hỗ trợ của phần mềm Libol. Nhờ việc khai thác thông tin có nhiều thuận tiện, Trung tâm không chỉ cung cấp thông tin mà còn có chức năng giúp người dùng tin định hướng thông tin chính xác, sử dụng và sản xuất tri thức một cách hiệu quả. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 52
  58. Khoá luận tốt nghiệp 2.4 NHẬN XÉT VỀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 2.4.1 Những điểm mạnh Trải qua một thời gian dài xây dựng và trưởng thành, Trung tâm thông tin – thư viện Trường Đại học Hà Nội đã có nhiều đóng góp tích cực trong việc nâng cao chất lượng giảng dạy cũng như học tập và nghiên cứu, nhằm đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn nhu cầu thông tin – thư viện cho cán bộ, sinh viên, và giảng viên của trường. Ngày nay, Trung tâm đã thực sự trưởng thành về mọi mặt, đã đạt được những bước tiến vững chắc với nhiều thành tựu nổi bật. * Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho việc quản lý và khai thác nguồn lực thông tin đã được đầu tư và nâng cấp: Hệ thống máy tính hiện nay Trung tâm có khoảng hơn 200 máy, trong đó có 5 máy chủ và 200 máy trạm. Máy chủ gồm: - 1 máy chủ web(web Libol) chạy trên hệ điều hành Windows. - 1 máy chủ chứa CSDL(Libol). - 2 máy chủ proxy chia và quản lý kết nối Internet ra ngoài của các máy trạm. - 1 máy chủ chứa các CSDL số hoá và kiêm quản lý hệ thống an ninh thư viện. Máy trạm gồm: - 105 máy tính cấu hình CPU 1.8 Gh, RAM 256 Mb, HDD, 40 Gh, màn hình 15 inche. - 95 máy còn lại là CPU 3.0 Gh, RAM 256 Mb, HDD, 40 Gh, màn hình 17 inche. Bên cạnh đó Trung tâm còn có máy từ hoá và khử từ cho sách, máy in laser, máy in thẻ, máy đọc mã vạch, máy in màu Cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại là điều kiện thuận lợi để người dùng tin của Trung tâm khai thác, sử dụng các nguồn tin nhanh chóng, thuận tiện và có hiệu quả. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 53