›

Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH thương mại & dịch vụ Tấn Thành

pdf 104 trang thiennha21 25/04/2022 9151
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH thương mại & dịch vụ Tấn Thành", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_tim_hieu_he_thong_kiem_soat_noi_bo_chu_trinh_ban_h.pdf

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH thương mại & dịch vụ Tấn Thành

  1. ĐẠI HỌC HUẾ TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH NGUYỄN THỊ MỸ LINH NIÊN KHÓA 2017 - 2021
  2. ĐẠI HỌC HUẾ TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH Sinh viên thực hiện: Giáo viên hƣớng dẫn: Nguyễn Thị Mỹ Linh ThS. Nguyễn Trà Ngân TrườngLớp: K51C Ki ểĐạim toán học Kinh tế Huế Niên khóa: 2017 – 2021 HUẾ, 2021
  3. Lời Cảm Ơn Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành, đến nay đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành” đã hoàn thành. Để hoàn thành khóa luận này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, động viên của nhiều cá nhân và tập thể. Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa, cũng như các thầy cô trong trường đã tận tình dạy bảo, giúp đỡ tôi trong quá trình 4 năm học tập tại trường. Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn Th.S Nguyễn Trà Ngân đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình làm Khóa luận. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Giám đốc Công ty, các anh và các chị là nhân viên Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi thực tập, khảo sát và thu thập số liệu tại Công ty. Cuối cùng, xin cảm ơn những người thân trong gia đình cùng bạn bè luôn động viên, an ủi và đồng hành cùng tôi để tôi có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Mặc dù đã luôn cố gắng, nhưng do thời gian thực tập có hạn, trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn chưa nhiều, nên bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy rất mong được sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn sinh viên để bài báo cáo được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! Trường Đại học HuKinhế, tháng 01 tếnăm 2021Huế Sinh viên Nguyễn Thị Mỹ Linh i
  4. MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT v DANH MỤC BẢNG vi DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƢU ĐỒ vi DANH MỤC BIỂU vii DANH MỤC KÝ HIỆU viii PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Mục tiêu đề tài nghiên cứu 2 3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 2 4 Phƣơng pháp nghiên cứu 2 5 Kết cấu khóa luận 3 PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 4 1.1 Những vấn đề cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 4 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 4 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội bộ 5 1.1.3 Vai trò hệ thống kiểm soát nội bộ 5 1.1.4 Các bộ phận cấu thành nên Hệ thống kiểm soát nội bộ 6 Trường1.1.4.1 Môi trƣờng Đại kiểm soát học Kinh tế Huế 6 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro 8 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát 12 1.1.4.4 Thông tin và truyền thông 14 1.1.4.5 Giám sát 15 1.1.5 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 16 ii
  5. 1.2 Khái quát kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán Hàng – Thu tiền 17 1.2.1 Khái quát chu trình Bán hàng – Thu tiền 17 1.2.2 Các sai phạm thƣờng xảy ra trong chu trình Bán hàng - Thu tiền 18 1.2.3 Mục tiêu kiểm soát chu trình Bán hàng – Thu tiền 19 1.2.4 Một số thủ thuật gian lận thƣờng gặp trong chu trình Bán hàng – Thu tiền 20 1.2.4.1. Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng 20 1.2.4.2. Biển thủ tiền bán hàng thu đƣợc 21 1.2.4.3. Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm 21 1.2.5 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình Bán hàng – Thu tiền 22 1.2.5.1 Thủ tục kiểm soát chung 22 1.2.5.2 Thủ tục kiểm soát cụ thể 24 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH 28 2.1 Khái quát vê Công ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành 28 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 28 2.1.2 Phƣơng châm hoạt động 29 2.1.3 Lĩnh vực kinh doanh 29 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 30 2.1.5 Các chính sách kế toán áp dụng 32 2.1.6 Tình hình nguồn lực nhân sự 2018-2019 34 2.1.7 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017-2019 35 2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng - Thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 39 Trường2.2.1 Mô tả chu trình Đại Bán hàng học – Thu tiền Kinh tại Công ty tếTNHH Huế TM & DV Tấn Thành 39 2.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 57 2.2.2.1 Môi trƣờng kiểm soát 57 iii
  6. 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro 66 2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát 70 2.2.2.4 Thông tin và truyền thông 75 2.2.2.5 Giám sát 75 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GÓP PHẦN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TẤN THÀNH 76 3.1 Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 76 3.1.1 Ƣu điểm 76 3.1.2 Hạn chế 80 3.2 Đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 84 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 92 1. Kết luận 92 2.Kiến nghị 93 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 Trường Đại học Kinh tế Huế iv
  7. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TNHH Trách nhiệm hữu hạn TM & DV Thƣơng mại & dịch vụ KSNB Kiểm soát nội bộ HĐQT Hội đồng quản trị GTGT Giá trị gia tăng DĐH Đơn đặt hàng Distribution management system DMS Hệ thống quản lý kênh phân phối HTK Hàng tồn kho KH Khách hàng PXK Phiếu xuất kho BCGH Báo cáo giao hàng QTXH Quá trình xuất hàng QTGH Quá trình giao hàng BCTC Báo cáo tài chính Trường Đại học Kinh tế Huế v
  8. DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình Bán hàng –Thu tiền 18 Bảng 1.2 Mục tiêu kiểm soát trong từng giai đoạn 20 Bảng 2.1 Tình hình lao động của Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành năm 2018-2019 . 34 Bảng 2.2 Tình hình cơ cấu Tài sản, Nguồn vốn Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành năm 2018-2019 36 Bảng 2.3 Tình hình kinh doanh của Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành năm 2018-2019 38 Bảng 2.4 Chƣơng trình khuyến mãi Tháng 11 & Tháng 12 nhãn hàng Yến Việt 69 Bảng 2.5 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 73 Bảng 3.1 Bảng mô tả về mã hóa tên khách hàng 83 DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƢU ĐỒ Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 30 Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA theo hình thức sổ nhật ký chung 33 Lƣu đồ 2.1 Lƣu đồ mô tả quy trình Bán hàng – thu tiền 86 Trường Đại học Kinh tế Huế vi
  9. DANH MỤC BIỂU Biểu 2.1 Bảng báo giá Siêu Thị Gia Lạc nhãn hàng Bibica 17/11/2020 40 Biểu 2.2 Đơn Đặt hàng Gia Lạc ngày 17/11/2020 41 Biểu 2.3 Thông báo chƣơng trình trƣng bày Số: 001582/2020/PANCG-TB 43 Biểu 2.4 Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu nhãn BB ngày 16/11/2020 44 Biểu 2.5 Phiếu xuất kho bán hàng số BB105/11 46 Biểu 2.6 Phiếu tổng hợp xuất kho bán hàng Nam TP 17/11/2020 47 Biểu 2.7 Báo cáo giao hàng tuyến Nam TP 49 Biểu 2.8 Hóa đơn GTGT số 0001072 53 Biểu 2.9 Phiếu thu tay số 65/12 54 Biểu 2.10 Phiếu thu Misa số 65/12 55 Biểu 2.11 Báo cáo công nợ ngày 17/11/2020 56 Biểu 2.12 Bảng chấm công bằng máy nhân viên Võ Thị Mỹ Trinh 59 Biểu 2.13 Chi tiết bảng lƣơng tháng 9/2020 Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 66 Biểu 3.1 Mẫu tờ trình xét duyệt công nợ 88 Biểu 3.2 Mẫu Đơn đặt hàng 89 Trường Đại học Kinh tế Huế vii
  10. DANH MỤC KÝ HIỆU Bắt đầu và kết thúc quy trình Công việc thực hiện Chứng từ Tập tin dữ liệu Điểm ra quyết định của nhà quản lý Đối chiếu Trường Đại học Kinh tế Huế viii
  11. PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 Lý do chọn đề tài Trong xu thế hội nhập quốc tế, cạnh tranh và rủi ro ngày càng gia tăng đặt ra nhiều cơ hội to lớn nhƣng cũng không kém phần thách thức mới, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình các kịch bản cạnh tranh và phát triển bền vững trên thƣơng trƣờng. Theo Tổng cục thống kê, tháng 10 năm 2020 cả nƣớc có gần 148,9 nghìn doanh nghiệp đăng ký thành lập và quay trở lại hoạt động. Tuy nhiên do đại dịch COVID 19 bùng nổ và lây lan làm cho nền kinh tế suy giảm kéo theo trung bình một tháng có gần 85,6 nghìn doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có thời hạn, ngừng hoạt động chờ thủ tục giải thể và hoàn tất thủ tục rút khỏi thị trƣờng. Để tồn tại và vƣợt qua khó khăn này cách tốt nhất là doanh nghiệp cần xác định đúng mục tiêu & phƣơng hƣớng hoạt động đƣa doanh nghiệp phát triển ngày một bền vững. Đặc biệt, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo chi đúng nơi, thu đúng chỗ, hạn chế gian lận, thất thoát tài sản . Nếu KSNB hoạt động hữu hiệu sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và ngƣợc lại sự yếu kém hay thiếu sót của hệ thống KSNB sẽ ảnh hƣởng ít hoặc nhiều tới mục tiêu doanh nghiệp đã đặt ra. Công ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thƣơng mại chuyên cung cấp các nhu yếu phẩm trên địa bàn Tỉnh Thừa Thiên Huế. Trong quá trình thực tập tại Công ty, tôi nhận thấy mặc dù hệ thống KSNB đã đƣợc thiết kế nhƣng Công ty đang có xu hƣớng hoạt động, quản lý theo kiểu gia đình dựa trên sự tin tƣởng, thiếu sót trong việc kiểm tra chéo và kiểm traTrường độc lập thực hiện gi ữĐạia các bộ phhọcận, chƣa cóKinh sự phân chia tế quyề nHuế hạn hợp lý giữa các chức năng Với tầm quan trọng của hệ thống KSNB doanh nghiệp và thực trạng hiện tại nên tôi quyết định chọn đề tài : “TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH’’ làm khóa luận lần này với 1
  12. mong muốn tìm hiểu kỹ hơn về lĩnh vực mình theo học, đồng thời đề ra các biện pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. 2 Mục tiêu đề tài nghiên cứu - Mục tiêu chung: Tìm hiểu, nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành. - Mục tiêu cụ thể: + Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền. + Tìm hiểu thực trạng thiết kế và vận hành kiểm soát hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành. + Đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành. 3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: Hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành. Không gian: Đề tài đƣợc thực hiện tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành. Thời gian: Đề tài nghiên cứu tập trung vào những thông tin số liệu trên BCTC của công ty trong 3 năm 2017 - 2019 và thông tin về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền năm 2020. 4 Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập số liệu: - Phỏng vấn: Phỏng vấn và trao đổi trực tiếp Giám đốc Ông Trần Hữu Độ, Kế toánTrường trƣởng – Chị Võ Th Đạiị Sáu, Trƣ họcởng bộ ph ậnKinh điều vận – Trtếần Trai Huế bƣớc đầu nắm rõ tổng quan và có cái nhìn sơ bộ về Công ty, về kiểm soát nội bộ thực hiện ở các bộ phận liên quan tới đề tài từ đó làm cơ sở để so sánh với quy định đã đƣợc đề ra và thực trạng đang đƣợc áp dụng tại Công ty. 2
  13. - Thu thập tài liệu: Các thông tin cơ bản Công ty nhƣ lịch sử hình thành, mục tiêu hoạt động, cơ cấu, quy mô tổ chức, số lƣợng và tình hình biến động nhân sự, Scan, photo, chụp ảnh: các văn bản pháp lý và các quy định hiện hành liên quan tới KSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền, chứng từ, sổ sách liên quan tới quá trình KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty . - Trực tiếp tham gia làm việc tại bộ phận kế toán với vai trò là kế toán bán hàng, quan sát thực tế từ chu trình nhận đơn đặt hàng – lên đơn hàng – xuất kho hàng – thu tiền nhằm phát hiện những yếu kém, sai sót về hệ thống KSNB đƣợc xây dựng và chƣa đƣợc thực hiện hoặc thực hiện sai mục tiêu đã đề ra tại Công ty. Phương pháp xử lý số liệu - Sử dụng Microsoft Office Excel 2013 để tính toán, xử lý và phân tích tình hình nhân sự và báo cáo tài chính của Công ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành sau khi thu thập đƣợc. - Sử dụng phƣơng pháp phân tích để so sánh kết quả thực tế và kế hoạch, giữa lý thuyết và thực tế nhằm tìm ra những điểm khác biệt và điểm yếu cần khắc phục để hoàn thiện báo cáo cũng nhƣ chu trình KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty. 5 Kết cấu khóa luận Nội dung khóa luận gồm 3 phần chính nhƣ sau: Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền. TrườngChương 2: Thực trĐạiạng kiểm soáthọc nội bộ chuKinh trình bán hàngtế – Huếthu tiền tại Công ty TNHH Thƣơng Mại & Dịch Vụ Tấn Thành. Chương 3: Một số đề xuất góp phần hoàn thiện quy trình kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Thƣơng Mại & Dịch Vụ Tấn Thành. Phần III: Kết luận và kiến nghị. 3
  14. PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 1.1 Những vấn đề cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ Từ những năm cuối thế kỷ 19, các Công ty kiểm toán đầu tiên trên thế giới ra đời cùng với sự phát triển của nền kinh tế, dƣới gốc độ quản lý và nhận thức nhiều tổ chức đã nghiên cứu, soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán về KSNB từ đó dẫn tới nhiều định nghĩa khác nhau: Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Việt Nam (Ban hành ngày 06 tháng 12 năm 2012 theo thông tƣ số 214/2012-TT – BCTC của Bộ Tài Chính Việt Nam): “Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc, đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.” Theo Luật Kế toán Việt Nam (Điều 39 số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ 01/01/2017) “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của phápTrường luật nhằm bảo đ ảmĐại phòng nghọcừa, phát hiKinhện, xử lý kịp tếthời r ủHuếi ro và đạt được yêu cầu đề ra” Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission – COSO 2013) về 4
  15. chống gian lận khi lập báo cáo tài chính. Đây cũng là định nghĩa đƣợc chấp nhận rộng rãi hiện nay. “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội bộ Theo báo cáo COSO 2013 nhóm 3 mục tiêu chính doanh nghiệp hƣớng tới: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: đƣợc thể hiện thông qua sự hoạt động hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực nội bộ nhƣ nhân lực, vật lực và tài lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo: gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho ngƣời bên ngoài và bên trong Công ty sử dụng. Mục tiêu đảm bảo tính trung thực, hợp lý và đáng tin cậy của báo cáo đơn vị đã cung cấp. - Nhóm mục tiêu về tuân thủ: tuân thủ pháp luật và các quy định, cụ thể là các quy định pháp luật ban hành và quy định của Công ty. 1.1.3 Vai trò hệ thống kiểm soát nội bộ Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lƣợng sản phẩm ). Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng nhƣ các quy định của luật pháp. TrườngĐảm bảo tổ chức Đạihoạt động học hiệu quả, sKinhử dụng tối ƣutế các nguHuếồn lực và đạt đƣợc mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tƣ, cổ đông. Lập BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định có liên quan. 5
  16. 1.1.4 Các bộ phận cấu thành nên Hệ thống kiểm soát nội bộ Theo báo cáo COSO năm 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc cấu thành từ năm bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: Môi trƣờng kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát. 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát “Môi trường kiểm soát được hiểu thông qua các chuẩn mực, quy trình và cơ cấu tổ chức, trong đó hướng dẫn cho mọi thành viên trong đơn vị ở các cấp khác nhau trong việc thực hiện trách nhiệm và ra quyết định.” Theo báo cáo năm 2013 của COSO, môi trƣờng kiểm soát đƣợc thiết lập lại thành 5 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện được cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức. Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ chức. Văn hóa tổ chức bao gồm các quy định, các chuẩn mực đạo đức về cách thức ứng xử, cách thức truyền đạt. Tính chính trực và hành vi đạo đức là nhân tố quan trọng của môi trƣờng kiểm soát, nó tác động tới việc thiết kế và vận hành, thực hiện và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. Nhà quản lý là ngƣời đặt ra các chuẩn mực trong doanh nghiệp vì thế đòi hỏi các nhà quản lý cần phải là tấm gƣơng sáng cho nhân viên trong đơn vị tuân thủ các nguyên tắc đã đặt ra bên cạnh đó việc dung hòa lợi ích giữa nhà quản lý, nhân viên cấp dƣới và cộng đồng cũng cần đƣợc chú trọng. Tuy nhiên sự hữu hiệu của hệ thống KSNB không chỉ tạo bởi tính trung thực và giá trị đao đức của nhà quản lý mà là của toàn thể nhân viên trong đơn vị do đó nhà quản lý cũng cần chú ý tới các vấTrườngn đề để giảm thiểu nh ữĐạing trƣờng họchợp không Kinhmong muốn cótế thể xHuếảy ra: - Loại trừ hay giảm thiếu áp lực hay cơ hội phát sinh gian lận - Xây dựng các hƣớng dẫn về chuẩn mực đạo đức bằng cách truyền đạt thông qua một văn bản Quy tắc ứng xử hay tổ chức các buổi tập huấn trong nội bộ doanh nghiệp. 6
  17. - Thƣờng xuyên khen thƣởng và nêu gƣơng những tấm gƣơng tiêu biểu trong doanh nghiệp. Nguyên tắc 2: HĐQT chứng minh được sự độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB. Hội đồng quản trị cần đảm bảo sự độc lập đối với Ban điều hành (các nhà quản lý trực tiếp) để đảm bảo sự hữu hiệu của hệ thống KSNB. Những thành viên trong Hội đồng quản trị cần đảm bảo về kinh nghiệm và năng lực chuyên môn. Hội đồng quản trị phải thực hiện kiểm tra, giám sát đối với việc thiết kế và tính hiệu quả của hệ thống KSNB. Đồng thời giám sát việc đánh giá rủi ro từ các nhà quản lý để đạt đƣợc mục tiêu của doanh nghiệp bao gồm rủi ro xuất phát từ trong doanh nghiệp cho tới môi trƣờng bên ngoài: rủi ro gian lận, rủi ro ngƣời quản lý khống chế hệ thống KSNB. Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của HĐQT cần thiết lập cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị. Cơ cấu tổ chức cần đƣợc thiết lập phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Các bộ phận có sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng: - HĐQT: Định hƣớng, chỉ đạo và chịu trách nhiệm đƣa ra các quyết định quan trọng, giám sát hoạt động của ngƣời quản lý. - Ban quản lý: Chịu trách nhiệm thiết lập các chính sách, thủ tục về hoạt động kiểm soát, hƣớng dẫn và điều hành tổ chức theo kế hoạch đã đƣợc thiết lập. - Nhân viên: Tuân thủ các chuẩn mực doanh nghiệp đề ra, thực thi chức năng củaTrường mình. Đại học Kinh tế Huế Đây là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động. Nguyên tắc 4: Đơn vị phải thể hiện sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có 7
  18. năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, khen thƣởng và kỷ luật. Các chính sách cần đảm bảo đƣợc thực hiện một cách công khai và minh bạch. Chính sách nhân sự chính là thông điệp của doanh nghiệp về tính trung thực và giá trị đạo đức mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên. Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Thiết lập các phƣơng thức đánh giá thực hiện, các ƣu đãi cũng nhƣ các phƣơng thức kỹ luật đối với mức độ hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Xem xét các vấn đề liên quan tới áp lực đảm bảo công việc phù hợp với năng lực của mỗi cá nhân. 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc mục tiêu từ đó có thể quản trị đƣợc rủi ro. Bốn bƣớc trong COSO 1992 đƣợc khái quát lại trong nguyên tắc 6 và nguyên tắc 7 của COSO 2013 đồng thời, COSO 2013 còn bổ sung thêm nguyên tắc 8 và 9 trong việc xem xét và phát hiện các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro làm ảnh hƣởng tới mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra đồng thời chú trọng đánh giá mức độ ảnh hƣởng môi trƣờng bên ngoài thông qua những biến động đến KSNB. Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để xác định và đánhTrường giá các rủi ro phát Đại sinh trong học việc đạt đư Kinhợc mục tiêu củtếa đơn Huếvị. Có 2 mức độ mục tiêu: Mục tiêu ở mức độ toàn đơn vị: - Cần thiết lập một cách rõ ràng thông qua chính sách hay hƣớng dẫn chung 8
  19. - Phải đƣợc truyền đạt tới từng nhân viên, ngƣời quản lý và ban Giám đốc - Cần có sự tƣơng quan và nhất quán với chiến lƣợc chung - Cần có sự nhất quán giữa kế hoạch kinh doanh và ngân sách với những mục tiêu chung của toàn đơn vị Mục tiêu ở mức độ từng bộ phận: Để hoàn thành mục tiêu chung đồng thời dựa vào đặc điểm riêng biệt của các bộ phận sẽ đƣợc đặt ra các mục tiêu đảm bảo sự nhất quán giữa mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận. Đồng thời nhà quản lý cần nhận dạng những nhân tố quan trọng chi phối để đảm bảo tính đầy đủ của mục tiêu đã đề ra. Các loại mục tiêu: - Các mục tiêu hoạt động: Các mục tiêu này liên quan đến sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động tại đơn vị, bao gồm cách thức hoạt động của đơn vị, lợi nhuận và việc bảo vệ nguồn lực nhƣ thế nào? Dƣới mỗi mục tiêu hoạt động cơ bản thì đơn vị có thể xây dựng các mục tiêu nhỏ hơn nhằm đảm bảo cho sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động tại đơn vị, hƣớng đơn vị đi đến mục tiêu cao nhất của mình. - Các mục tiêu về báo cáo: Gắn liền với sự trung thực và đáng tin cậy của các báo cáo, bao gồm các báo cáo cho bên trong và bên ngoài và có thể liên quan đến các thông tin tài chính và phi tài chính. Các báo cáo đáng tin cây cung cấp cho nhà quản lý những thông tin đầy đủ và chính xác để điều hành và giám sát các hoạt động xảy ra tại đơn vị, hƣớng đến các mục đích đã dự tính trƣớc. Việc báo cáo cũng liên quan đến những thông tin công bố ra bên ngoài nhƣ báo cáo tài chính, báo cáo đến các cơ quan chức năng về các lĩnh vực liên quan, báo cáo về thảo luận và phân tích củaTrường ban điều hành cho cácĐại cổ đông, học Kinh tế Huế - Các mục tiêu tuân thủ: Liên quan đến việc tuân thủ luật pháp, quy định của Nhà nƣớc và chấp hành các chính sách, thủ tục tại đơn vị. Đơn vị phải kiểm soát các hoạt động của mình sao cho phù hợp với luật pháp, quy định của Nhà nƣớc cũng nhƣ các chính sách, thủ tục mà đơn vị đặt ra. 9
  20. Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản lý như thế nào. Căn cứ vào nội dung rủi ro - Rủi ro hoạt động: không đạt đƣợc mục tiêu hoạt động cũng nhƣ cam kết của doanh nghiệp với bên ngoài, tài sản và nguồn lực khác trong quá trình hình thành và sử dụng bị mất mát, hƣ hỏng, lạm dụng - Rủi ro tuân thủ: vi phạm pháp luật Việt Nam, vi phạm pháp luật quốc tế, vi phạm các quy định - Rủi ro báo cáo sẽ bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo phi tài chính và báo cáo nội bộ. Căn cứ vào mức độ ảnh hƣởng của rủi ro - Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị - Rủi ro ở mức độ bộ phận Căn cứ vào nguồn gốc rủi ro Có nhiều yếu tố có thể dẫn đến các sự kiện tác động đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị. Các yếu tố này có thể xuất phát từ bên trong hoặc bên ngoài đơn vị. Các yếu tốn bên ngoài doanh nghiệp bao gồm: - Môi trƣờng kinh tế: gồm các sự kiện liên quan đến mặt bằng giá cả, nguồn vốn có thể huy động, chi phí sử dụng vốn, tỷ lệ thất nghiệp, các đối thủ cạnh tranh mới, Trường- Môi trƣờng tự nhiên:Đại thiên họctai, sự tác đKinhộng của môi tếtrƣờng Huế đến nhà xƣởng, sự tiếp cận nguồn nguyên liệu thô, di dân giữa các vùng địa lý, - Các yếu tố chính trị: các quy định mới của luật pháp, chính sách thuế, sự hạn chế của nhà nƣớc đối với các khu vực thị trƣờng, - Các yếu tố xã hội: tình trạng già/trẻ của dân số, phong tục tập quán, cấu trúc 10
  21. gia đình, ƣu tiên nghề nghiệp của dân chúng, các hoạt động khủng bố, - Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật: các hình thức thƣơng mại điện tử mới, sự gia tăng nhu cầu về các dịch vụ kỹ thuật cao, Các yếu tố bên trong tác động đến sự kiện tiềm tàng bao gồm: - Cơ sở vật chất: cơ sở vật chất hiện có để liên lạc với các trung tâm của đơn vị, giảm thiểu thời hạn cung ứng các yếu tố đầu vào, cải thiện sự hài lòng cho khách hàng, - Nhân sự: tai nạn lao động, gian lận của nhân viên, hiệu lực của hợp đồng lao động, các hành động làm tổn hại đến tiền bạc và danh tiếng của đơn vị, - Các chu trình: sự không phù hợp giữa chu trình công việc và các quy định của nhà quản lý, các lỗi khi thực hiện các chu trình, thực hiện việc thuê ngoài khi chƣa đƣợc xem xét thoả đáng, - Áp dụng khoa học kỹ thuật: việc thay đổi máy móc, công nghệ để đáp ứng về doanh thu, máy móc bị trục trặc, gian lận trong thực hiện công việc, Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro đối với việc đạt mục tiêu của đơn vị. Gian lận tiềm tàng bao gồm: - Lập BCTC gian lận - Biển thủ tài sản - Thực hiện các hành vi không tuân thủ pháp luật và quy định TrườngBên cạnh các gian Đại lận trên chọcần chú ý cácKinh hành vi hốtếi lộ vàHuế ngƣời quản lý khống chế hệ thống KSNB đồng thời khi đánh giá rủi ro có gian lận cần chú trọng xem xét tới ba nhân tố liên quan: áp lực, cơ hội, thái độ và cá tính. Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến KSNB. 11
  22. Quản trị sự thay đổi là việc tiến hành nhận dạng rủi ro một cách liên tục ở đơn vị. Các thay đổi bắt nguồn từ môi trƣờng bên ngoài (chính trị, luật pháp, chiến lƣợc đối thủ cạnh tranh, ) cho tới môi trƣờng bên trong doanh nghiệp (nhân sự mới, thay đổi cách thức quảng lý, áp dụng khoa học – kỹ thuật mới, dòng sản phẩm mới, tái cấu trúc Công ty ) 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát: Là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi hoạt động. Hoạt động kiểm soát gồm những hoạt động nhƣ: phê chuẩn, ủy quyền, xác minh, đối chiếu, đánh giá hiệu quả, bảo vệ tài sản và phân công nhiệm vụ. Theo COSO 2013 các hoạt động kiểm soát sẽ đƣợc tổng hợp thành 3 nguyên tắc. Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được. Hoạt động kiểm soát cần đƣợc thiết lập tồn tại ở mọi bộ phận và trong toàn đơn vị. Tùy vào mục tiêu, từng quy trình, đặc điểm từng bộ phận sẽ có các hoạt động kiểm soát riêng kiểm soát tuân thủ hay tự động, kiểm soát phòng ngừa hay phát hiện. Xét về mục đích Kiểm soát phòng ngừa: là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót và gian lận, ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của đơn vị. Trường Kiểm soát phát hiĐạiện: là ho ạhọct động kiế mKinh soát nhằm pháttế hi ệHuến kịp thời những hành vi gian lận hoặc sai sót nào đó đã đƣợc thực hiện. Kiểm soát bù đắp: là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện các sai phạm và bù đắp cho sự thiếu hụt hay khiếm khuyết của một thủ tục kiểm soát khác. 12
  23. Xét về chức năng Soát xét nhà quản lý cấp cao so sánh thực tế và dự toán, dự báo; so sánh kết quả của kỳ này so với kỳ trƣớc Soát xét các chƣơng trình, kế hoạch của doanh nghiệp để xác định mức độ hoàn thành. Quản trị hoạt động: nhà quản lý cấp trung gian soát xét và báo cáo về hiệu quả hoạt động so với kế hoạch/dự toán đã đề ra. - Mục tiêu hoạt động - Mục tiêu báo cáo - Mục tiêu tuân thủ Phân chia trách nhiệm hợp lý: Dựa trên nguyên tắc là: phân công, phân nhiệm và bất kiêm nhiệm - Tách biệt chức năng xét duyệt và chức năng bảo quản tài sản - Tách biệt chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản - Tách biệt chức năng xét duyệt và chức năng kế toán Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: - Kiểm soát chung - Kiểm soát ứng dụng Kiểm soát vật chất Là các hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu mất mát, lãng phí,Trường lạm dụng, hƣ hỏng vàĐại phá ho ạihọc cho tài sả nKinh của doanh nghi tếệp. BaoHuế gồm: - Hạn chế tiếp cận tài sản - Kiểm kê tài sản - Sử dụng thiết bị - Bảo vệ thông tin 13
  24. Phân tích rà soát: Nhằm phát hiện các biến động bất thƣờng từ đó xác định nguyên nhân để xử lý kịp thời. Bằng các phƣơng pháp phổ biến nhƣ: đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trƣớc Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu. Để bảo đảm mức độ chính xác, đáng tin cậy của việc xử lý và cung cấp thông tin nhà quản lý nên lựa chọn và phát triển cơ sở hạ tầng thông tin thích hợp. Đặc biệt kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu: lên kế hoạch, sắp xếp lịch trình, sao lƣu, phục hồi dữ liệu nếu có tai hoạ xảy ra, tránh sự truy cập trái phép, cũng nhƣ những đe dọa từ bên ngoài doanh nghiệp. Kiểm soát phần mềm hệ thống: mua sắm, thực hiện, bảo trì phần mềm hệ thống (hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm truyền thống, phần mềm tiện ích). Nguyên tắc 12: Đơn vị tổ chức triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai chính sách thành các hành động cụ thể. 1.1.4.4 Thông tin và truyền thông Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm của mình. Các loại thông tin: - Thông tin về tài chính, phi tài chính Trường- Thông tin hoạt độĐạing học Kinh tế Huế - Thông tin tuân thủ Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp. Ba nguyên tắc liên quan đến Thông tin và Truyền thông: 14
  25. Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp, có chất lượng để hỗ trợ những bộ phận khác của KSNB. Quá trình này đƣợc thực hiện thông qua 3 bƣớc - Nhận diện thông tin cần thu thập - Thu thập các dữ liệu bên trong và ngoài đơn vị - Xử lý dữ liệu đảm bảo thông tin có chất lƣợng: thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và dễ dàng truy cập. Nguyên tắc 14: Đơn vị cần truyền đạt trong nội bộ những thông tin cần thiết, bao gồm cả mục tiêu và trách nhiệm đối với KSNB, nhằm hỗ trợ cho chức năng kiểm soát. Các đối tƣợng cần đƣợc truyền thông: nhân viên, nhà quản lý, hội đồng quản trị. Để các thông tin dƣợc truyền đạt một cách chính xác và nhanh chóng thì doanh nghiệp cần thiết lập nhiều kênh thông tin khác nhau: đƣờng dây nóng, email, website . Nguyên tắc 15: Đơn vị cần truyền đạt cho các đối tượng bên ngoài đơn vị về các vấn đề ảnh hưởng đến KSNB. Các đối tƣợng bên ngoài cần tiếp nhận thông tin: khách hàng, nhà đầu tƣ, nhà cung cấp, chủ sở hữu, Ngoài việc truyền đạt thông tin thì việc thu thập những phản hồi, góp ý từ các đối tƣợng này góp phần cho việc xây dựng và cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc tốt hơn. 1.1.4.5 Giám sát TrườngGiám sát là quá trình Đại đánh giá học chất lƣợng Kinh của hệ thống tếKSNB Huế theo thời gian. Hai nguyên tắc liên quan đến Giám sát: Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những thành phần nào của KSNB có hiện hữu và đang hoạt động. 15
  26. Giám sát thƣờng xuyên: là các hoạt động giám sát thƣờng xuyên gắn kết vào hoạt động thƣờng ngày tại doanh nghiệp: báo cáo các hoạt dộng, tiếp nhận ý kiến khách hàng, nhà cung cấp . Giám sát định kỳ: kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, chƣơng trình đánh giá định kỳ. Do rủi ro và mục tiêu của doanh nghiệp không ngừng thay đổi theo nhiều yếu tố nên các hoạt động kiểm soát có thể không phù hợp hay lỗi thời. Do đó hoạt động giám sát liên tục sẽ giúp nhà quản lý phát hiện ra các vấn đề đó. Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của KSNB một cách kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và HĐQT để có những biện pháp khắc phục. 1.1.5 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống KSNB đƣợc thiết lập và vận hành bởi chính con ngƣời trong đơn vị. Do đó hệ thống chắc chắn sẽ tồn tại những hạn chế nhất định. - Sai sót bởi con ngƣời thiếu chú ý, thiếu thận trọng khi thực hiện chức năng nhiệm vụ hoặc do không hiểu rõ yêu cầu của công việc. - Khả năng của hệ thống KSNB không phát hiện (KSNB có thể bị vô hiệu hóa) do sự thông đồng của hai hay nhiều ngƣời hoặc bị Ban Giám đốc khống chế lạm quyền của nhà quản lý. - Nguyên tắc cân đối giữa Lợi ích – Chi phí dẫn tới nhà quản lý có xu hƣớng cân nhắc nếu chi phí bỏ ra cao hơn lợi ích thu về thì có thể chính sách, thủ tục đó không đƣợc thực hiện dẫn tới hệ thông KSNB sẽ không đạt đƣợc mục tiêu hữu hiệu đãTrường đƣợc đề ra. Đại học Kinh tế Huế - Môi trƣờng kinh doanh thay đổi, khoa học công nghệ không ngừng phát triển đòi hỏi các thủ tục phải đƣợc rà soát và điều chỉnh liên tục đảm bảo phù hợp và tránh gây trở ngại cho các hoạt động của doanh nghiệp. 16
  27. Nhƣ vậy, COSO 2013 đã cung cấp cơ sở lý thuyết và khuôn mẫu để cho nhà quản lý thiết lập các chính sách, thủ tục điều hành và kiểm soát hoạt động thực tế tại đơn vị một cách hiệu quả và nhất quán hƣớng tới việc đạt đƣợc các mục tiêu của đơn vị mình. 1.2 Khái quát kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán Hàng – Thu tiền 1.2.1 Khái quát chu trình Bán hàng – Thu tiền Chu trình Bán hàng - Thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh thể hiện qua quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa Công ty với khách hàng. Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này sẽ quyết định phần lớn hiệu quả hoạt động của đơn vị. Theo giáo trình Kiểm soát nội bộ của Nhà xuất bản Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, chu trình bán hàng – thu tiền thông thƣờng bao gồm các bƣớc công việc cơ bản sau: - Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng - Lập lệnh bán hàng - Xét duyệt bán chịu - Giao hàng - Lập hóa đơn - Theo dõi nợ phải thu - Thu tiền TrườngChu trình có những Đại đặc điểm họccần quan tâm Kinh sau đây: tế Huế - Chu trình trải qua nhiều khâu, liên quan nhiều tài sản nhạy cảm nhƣ Nợ phải thu, hàng hoá, tiền nên thƣờng là đối tƣợng bị tham ô, chiếm dụng. - Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị nên làm tăng rủi ro có sai phạm. 17
  28. 1.2.2 Các sai phạm thường xảy ra trong chu trình Bán hàng - Thu tiền Với các đặc điểm trên, khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình Bán hàng – Thu tiền diễn ra khá phổ biến với những giai đoạn và mức độ khác nhau: Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình Bán hàng –Thu tiền Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra Đơn đặt hàng có thể đƣợc chấp nhận nhƣng không đƣợc phê Xử lý đơn đặt duyệt hàng của Số lƣợng hàng tồn kho quá thấp để đáp ứng nhu cầu đơn hàng khách hàng Ghi sai hợp đồng bán hàng về chủng loại, đơn giá, chƣơng trình khuyến mãi hay nhầm lẫn giữ đơn hàng với đơn hàng khác của khách hàng gây mất ấn tƣợng ban đầu và mất sự tín nhiệm đối với doanh nghiệp về lâu về dài. Không xét duyệt bán chịu: cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để Xét duyệt đẩy nhanh doanh thu bán hàng nên rủi ro tín dụng cao. bán chịu Xét duyệt không đúng: Bán hàng cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu đã đặt ra dẫn tới mất hàng, không thu đƣợc nợ cao. Giao hàng khi chƣa đƣợc xét duyệt. Giao hàng không đúng (chủng loại, số lƣợng, địa chỉ ) Giao hàng Phát sinh thêm chi phí ngoài chi phí dự kiến trong thời gian giao hàng. Thất thoát hàng hóa trong quá trình giao hàng mà không xác định đƣợc ngƣời chịu trách nhiệm. Bán hàng nhƣng không Lập hoá đơn hay Lập hóa đơn nhƣng TrườngLập hoá đơn Đại học Kinh tế Huế không bán hàng. Lập hoá đơn sai. 18
  29. Ghi sai (niên độ, khách hàng, số tiền). Đánh giá, trình bày, khai báo sai. Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, nhƣ thu hồi nợ trễ, không đòi đƣợc nợ. Ghi nhận doanh Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt. thu và theo dõi Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhƣng không đƣợc xét duyệt. công nợ phải thu Nợ phải thu bị thất thoát do theo dõi không chặt chẽ. khách hàng Không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Không đánh giá lại các khoản nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ. Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp. (Nguồn: Giáo trình KSNB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh) 1.2.3 Mục tiêu kiểm soát chu trình Bán hàng – Thu tiền Việc đặt ra mục tiêu kiểm soát chu trình bán hàng- thu tiền nhằm hạn chế tối đa những sai phạm một cách tổng quát, việc kiểm soát tốt chu trình bán hàng – thu tiền sẽ giúp đơn vị đạt đƣợc 3 mục tiêu chung do Báo cáo COSO (2013) đề ra, đó là: Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: Đƣợc hiểu là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt đƣợc các mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trƣởng. Sự tồn tại và phát triển của đơn vị chịu ảnh hƣởng đáng kể bởi mục tiêu sự hữu hiệu. Trong khi đó tính hiệu quả đƣợc hiểu là mối tƣơng quan giữa kết quả đạt đƣợc với chi phí bỏ ra. TrườngBáo cáo tài chính đángĐại tin c ậy:học Là những Kinh khoản mục trêntế báo Huế cáo tài chính bị ảnh hƣởng bởi chu trình bán hàng – thu tiền đƣợc trình bày trung thực và hợp lý so với kết quả thực tế. Tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động bán hàng phải chịu sự chi phối bởi một số quy định pháp luật cũng nhƣ quy định của chính đơn vị. 19
  30. Bảng 1.2 Mục tiêu kiểm soát trong từng giai đoạn Giai đoạn Mục tiêu kiểm soát Nhận đơn đặt - Các đơn đặt hàng đƣợc xử lý kịp thời và không bỏ sót. hàng từ - Các nghiệp vụ bán chịu đều đƣợc xét duyệt nhằm đảm bảo khách hàng khả năng thu hồi nợ từ khách hàng. - Giao hàng đúng chất lƣợng, số lƣợng, thời gian và địa điểm. Giao hàng - Bảo vệ hàng háo tránh hƣ hỏng, mất phẩm chất trong quá trình giao hàng. Lập hóa đơn - Tuân tủ pháp luật và các quy định về lập chứng từ. và ghi nhận - Doanh thu và nợ phải thu khách hàng đƣợc ghi nhận chính xác. doanh thu - Bảo vệ tài sản. - Thu đủ, thu đúng, thu kịp thời nợ phải thu của khách hàng. Thu tiền - Bảo vệ tài sản (tiền, séc ) (Nguồn: Giáo trình KSNB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh) 1.2.4 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình Bán hàng – Thu tiền 1.2.4.1. Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng Đây là bƣớc đầu tiên và là khâu dễ xảy ra gian lận nhất trong chu trình bán hàng – thu tiền, nhân viên bán hàng có thể bán hàng cho những khách hàng không đủ khả năng thanh toán, bán với giá thấp hơn giá niêm yết, cho khách hàng hƣởng sai mức chiết khấu thực tế . để đƣa lại lợi ích cá nhân. Gian lận này dễ xảy ra nếu đơnTrường vị không xây dựng chínhĐại sách họcxét duyệt tínKinh dụng hợp lý tếvà thi ếHuếu kiểm tra, giám sát đối với hoạt động bán hàng thƣờng xuyên. Thủ tục kiểm soát: Đơn vị phải xây dựng chính sách bán hàng, chính sách bán chịu một cách chi tiết và thƣờng xuyên cập nhật chính sách này. Quy định rõ phƣơng thức kỷ luật và trách nhiệm của mọi nhân viên Công ty nếu họ không tuân thủ đúng chính sách của đơn vị. 20
  31. Tách biệt chức năng và quyền hạn của bộ phận bán hàng và bộ phận thu tiền. Định kỳ, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận nhằm kịp thời phát hiện ra sai sót và gian lận nếu có. 1.2.4.2. Biển thủ tiền bán hàng thu được Gian lận xảy ra khi kế toán bán hàng biển thủ chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng và không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách. Thủ tục kiểm soát - Giám sát chặt chẽ khâu thu tiền sẽ hạn chế đƣợc cơ hội để gian lận. - Tách biệt giữa thủ quỹ và kế toán bán hàng - Lắp đặt hệ thống Camera quan sát 24/24 tại những địa điểm phát sinh nghiệp vụ thu tiền khách hàng tại Công ty. - Thiết lập đƣờng dây nóng để tiếp nhận phản hồi hay tố cáo của khách hàng và các vấn đề này cần đƣợc xử lý một cách nhanh chóng và thỏa đáng bởi một bộ phận độc lập với bộ phận bán hàng hay thu tiền. 1.2.4.3. Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm Một dạng gian lận khá phổ biến đó là chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm thông qua các thủ thuật: gối đầu (lapping), tạo cân bằng giả, thay đổi hoặc làm giả thƣ nhắc nợ, hoặc xóa sổ nợ phải thu không đúng. - Thủ thuật gối đầu: Đƣợc thực hiện bằng cách ghi Có tài khoản Nợ phải thu của một khách hàng bằng số tiền trả nợ của một khách hàng khác. Đối tƣợng gian lận cứ lặp lại tiến trình này, bằng cách lấy khoản tiển trả nợ của khách hàng sau bù cho khách hàng đã trả tiền trƣớc đó. Trường- Thủ thuật tạo cân Đại bằng giả : họcĐiều này đƣKinhợc thực hiệ ntế khi ngƣ Huếời gian lận vừa thu tiền vừa ghi sổ nợ phải thu khách hàng. - Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thƣ nhắc nợ: Sau khi nhân viên đã chiếm đoạt số tiền mà khách hàng đã trả, số nợ đó tất nhiên sẽ trở thành nợ quá hạn. Do đó sẽ có thƣ nhắc nợ lần hai. Để tránh bị phát hiện, ngƣời gian lận sẽ can thiệp vào 21
  32. bằng cách làm giả thƣ nhắc nợ hoặc thay đổi địa chỉ khách hàng trên cơ sở dữ liệu khiến cho thƣ nhắc nợ sẽ không đến đƣợc khách hàng. - Thủ tục xóa sổ nợ phải thu không đúng: Đối tƣợng gian lận có thể chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả rồi đề nghị xóa sổ món nợ phải thu này vì lý do không thu đƣợc nợ. Cách khác họ có thể ghi nhận là một khoản giảm trừ nào đó nhƣ chiết khấu thanh toán, chiết khấu bán hàng. Thủ tục kiểm soát - Phân chia quyền hạn giữa bộ phận vừa thu tiền vừa ghi sổ nợ là biện pháp ngăn ngừa và phát hiện loại gian lận này khá tốt. - Kiểm tra thƣờng xuyên và đột xuất đối với việc ghi chép và thu nợ công nợ khách hàng, đối chiếu công nợ đột xuất với khách hàng. - Bắt buộc phải có sự phê chuẩn khi xóa sổ nợ phải thu hoặc cho khách hàng hƣởng chiết khấu thanh toán. - Định kỳ phân tích tuổi nợ cũng là một biện pháp kiểm soát tốt vừa có tính ngăn ngừa, vừa có khả năng giúp phát hiện gian lận. 1.2.5 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình Bán hàng – Thu tiền 1.2.5.1 Thủ tục kiểm soát chung a. Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng Nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhân, bộ phận cùng nắm giữ một số chức năng nào đó thì họ sẽ có thể lạm dụng. Chính vì thế, đơn vị nên phân công đội ngũ nhân viên tách biệt thành các bộ phận sau đây: Trường- Bộ phận bán hàng: Đại tiếp nh ậnhọc đơn đặt hàng Kinh và lệnh bán tế hàng. Huế - Bộ phận xét duyệt bán chịu: xét duyệt tất cả các trƣờng hợp bán chịu theo đúng chính sách của đơn vị. Nếu bán hàng trả chậm với giá trị lớn, cần phải có sự phê chuẩn của cấp cao hơn. - Bộ phận giao hàng: kiểm tra độc lập hàng hóa trƣớc khi giao hoặc gửi cho 22
  33. khách hàng. - Bộ phận lập hóa đơn: lập hóa đơn bán hàng. - Bộ phận kho: bảo quản hàng và xuất kho theo lệnh bán hàng đã đƣợc duyệt. - Bộ phận theo dõi nợ phải thu: liên lạc với khách hàng, đốc thúc việc trả tiền, phân tích tuổi nợ và đề xuất xóa sổ nợ khó đòi. - Kế toán nợ phải thu khách hàng không đƣợc kiêm nhiệm việc thu tiền. b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Kiểm soát chung: Kiểm soát đối tƣợng sử dụng - Đối tƣợng bên trong Công ty: Phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm, phải có mật khẩu riêng và hạn chế truy cập những phần hành không liên quan tới nhiệm vụ công viêc. - Đối tƣợng bên ngoài Công ty: Thiết lập mật khẩu để họ không truy cập trái phép vào hệ thống Công ty. Kiểm soát dữ liệu - Nhập liệu càng sớm càng tốt - Thực hiện sao lƣu đề phòng bất trắc - Thƣờng xuyên kiểm tra và bảo trì hệ thống máy móc, thiết bị. Kiểm soát ứng dụng: Trường Kiểm soát dữ li ệuĐại học Kinh tế Huế - Kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách (kiểm soát biểu mẫu, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ) - Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ. Kiểm soát quá trình nhập liệu 23
  34. - Kiểm soát quá trình nhập liệu để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin - Đảm bảo tính chính xác của thông tin khách hàng và các số liệu liên quan. - Kiểm soát chứng từ sổ sách - Đánh số thứ tự liên tục trƣớc khi sử dụng cho tất cả các chứng từ: lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, . - Các hóa đơn bán hàng phải đƣợc lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh bán hàng. Trƣớc khi lập hóa đơn phải đối chiếu với phiếu xuất kho, vận đơn. - Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, hay tiền bán hàng thu đƣợc. Ủy quyền và xét duyệt Phê duyệt đúng đắn các nghiệp vụ, các cam kết về ngày giao, lƣợng hàng bán ra, các đề nghị mua chịu của khách hàng, cũng nhƣ lệnh bán hàng hay các đề nghị xóa sổ nợ không thể thu hồi Cần đƣợc ngƣời có thẩm quyền xét duyệt. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dƣới xét duyệt thông qua việc ban hành các chính sách. c. Kiểm tra độc lập việc thực hiện Ở thủ tục này là ngƣời kiểm tra phải độc lập với ngƣời bị kiểm tra để mang tính khách quan, ngƣời thực hiện và ngƣời kiểm tra khác nhau sẽ dễ dàng phát hiện ra sai sót hoặc gian lận. 1.2.5.2 Thủ tục kiểm soát cụ thể a. Kiểm soát quá trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng TrườngTrong đơn vị để dĐạiễ kiểm soát, học nên thiế t Kinhkế, thống nh ấtết và cóHuế đánh số thứ tự liên tục trƣớc khi sử dụng, đơn vị cũng linh hoạt chấp nhận những đơn đặt hàng do khách hàng tự soạn, đơn đặt hàng phải đƣợc ngƣời có thẩm quyền của đơn vị xét duyệt. Do đây là khâu đầu tiên trong chu trình nên những sai phạm ở khâu này sẽ ảnh hƣởng đến các bƣớc còn lại của chu trình, nên các thủ tục kiểm soát phổ biến khác cần thực hiện là: 24
  35. - Xác minh ngƣời mua hàng: Ngoài các khách hàng quen thuộc thì khi nhận đƣợc một đơn đặt hàng mới, cần xác minh thông tin chính xác của khách hàng, đánh giá uy tín khách hàng thông qua duyệt hạn mức, phân tích tuổi nợ, đối chiếu đối với các khách hàng bán lần đầu đảm bảo hàng hóa đƣợc giao nhận và thanh toán cho khách hàng đủ tƣ cách và có thực. - Đối chiếu đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị: Nếu có khác biệt phải liên hệ ngay với khách hàng, yêu cầu khách hàng gửi lại đơn đặt hàng mới hoặc có công văn xác minh. Những sai sót ở khâu này có thể sẽ dẫn đến những tranh chấp không đáng có về sau đồng thời đảm bảo tính pháp lý đối với các giao dịch với khách hàng. - Xác nhận khả năng cung ứng: Cần xem lƣợng hàng tồn kho có đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không? Bằng cách liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có đƣợc thông tin về số lƣợng tồn kho. Nếu không đủ hàng hoá, cần đề nghị mua hàng hoặc sản xuất bổ sung. - Lập lệnh bán hàng: Cần có một nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp các thông tin giữa đơn đặt hàng và lệnh bán hàng. Nếu sử dụng phần mềm cần đƣợc thiết kế để các thông tin trên đơn đặt hàng đƣợc tự động chuyển vào lệnh bán hàng. Điều này góp phần hạn chế sai sót so với việc lập lệnh bán hàng thủ công. Một thủ tục kiểm soát khác cần thực hiện đó là phải gửi mọi lệnh bán hàng sang cho bộ phận xét duyệt bán chịu. - Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng. Việc xét duyệt bán chịu là khâu kiểm soát rất quan trọng trong chu trình bán hàng – thu tiền. Bộ phận xét duyTrườngệt hạn mức bán ph ảiĐại độc lập vhọcới nhân viên/b Kinhộ phận bán tế hàng. Huế Đơn vị phải có chính sách bán chịu và cần có một hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng. b. Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn Căn cứ lệnh bán hàng, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho đã đƣợc phê chuẩn, bộ phận giao hàng lập chứng từ gửi hàng để gửi đi, đồng thời lƣu trữ một bản, chứng từ 25
  36. này phải đƣợc đánh số thứ tự liên tục trƣớc khi sử dụng. Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng đảm bảo giao hàng đúng chủng loại, quy cách, số lƣợng và thời gian cho khách hàng. Cuối ngày, bộ phận lập hóa đơn sẽ nhận: chứng từ vận chuyển đã đƣợc khách hàng ký nhận, đơn đặt hàng đã đƣợc đối chiếu với chứng từ vận chuyển và hợp đồng giao hàng (nếu có) từ bộ phận điều vận sẽ tiến hành lập hóa đơn. Mục đích lập hóa đơn là để tuân thủ quy định của pháp luật, giúp đơn vị theo dõi, ghi chép nợ phải thu khách hàng, doanh thu và quan trọng nhất là để yêu cầu khách hàng thanh toán. Thông thƣờng, khách hàng chỉ thanh toán khi nhận đƣợc hóa đơn, vì vậy nếu đã bán hàng nhƣng quên lập hóa đơn hoặc lập không đúng sẽ dẫn đến chậm trễ trong việc nhận đƣợc tiền hoặc thất thoát tài sản. c. Những thủ tục kiểm soát chu trình thu tiền Khi bán hàng thu tiền mặt, số lƣợng tiền mặt sẽ phát sinh thƣờng xuyên và lớn, nên thủ quỹ hoặc thu ngân có thể đánh cắp tiền cho khách hàng thanh toán trƣớc khi khoản tiền này đƣợc ghi nhận vào sổ sách. Để giảm thiểu rủi ro, một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụng là: - Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng. - Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng nhƣ khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn, biên lai thu tiền. - Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn tại các điểm bán hàng. - Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quTrườngỹ ghi chép, hoặc tổng hĐạiợp tiền in rahọc từ máy tính Kinh tiền hoặc máy tế phát Huếhành hóa đơn. - Tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên sổ cái. - Cuối cùng, định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhƣng không ghi vào sổ. 26
  37. Đối với phƣơng thức bán chịu: - Ban hành chính sách lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, chính sách xóa sổ nợ phải thu khó đòi: Tiêu chuẩn, thẩm quyền cho phép, Việc lập dự phòng phải thu khó đòi cần tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Việc kiểm soát nên tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ. Do nợ phải thu phát sinh đồng thời với doanh thu, nên khi bán chịu sẽ có bút toán ghi nhận đồng thời doanh thu và nợ phải thu khách hàng. - Định kỳ, cần kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan. Có thể kiểm tra giữa số liệu kế toán và số liệu của các bộ phận khác nhƣ bộ phận bán hàng, gửi hàng. - Đối với nợ phải thu khách hàng, đơn vị còn cần sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết nợ phải thu nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng, cung cấp dữ liệu về nợ phải thu giúp đơn vị xây dựng và điều chỉnh chính sách bán chịu cho thích hợp. - Bộ phận theo dõi nợ phải thu cần đối chiếu công nợ thƣờng xuyên với khách hàng. Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng nhằm đảm bảo kế toán phản ánh kịp thời những thay đổi về nợ phải thu, khắc phục các sai sót và ngăn ngừa gian lận. - Hàng tháng, đơn vị cần gửi thông báo nợ cho khách hàng, trong đó ghi rõ số dƣ đầu kỳ, số phát sinh trong tháng, số tiền khách hàng sẽ trả và số dƣ cuối kỳ. Để tránh hiện tƣợng chạy theo doanh thu, định kỳ đơn vị cần lập báo cáo về số dƣ nợ phải thu khách hàng, số hàng bán bị trả lại theo từng nhân viên, địa điểm bán hàng. - Định kỳ, bộ phận theo dõi nợ phải thu cần lập bảng phân tích số dƣ nợ phải thu theo tuổi nợ. Báo cáo giúp đơn vị phát hiện sớm, ngăn chặn sai phạm cũng nhƣ điTrườngều chỉnh kịp thời chính Đại sách bán chhọcịu cho phù Kinh hợp. tế Huế 27
  38. CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH 2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển - Tên Công ty: CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH - Địa Chỉ: Thôn Lại Thế, Xã Phú Thƣợng, Huyện Phú Vang, Tỉnh Thừa Thiên Huế - Điện thoại: 0234.367.9999 - Mã số thuế: 3301368561 - Giám đốc: Trần Hữu Độ Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành đƣợc thành lập trên cơ sở giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3301368561 do phòng đăng ký kinh doanh Sở Kế Hoạch và Đầu tƣ Tỉnh Thừa Thiên Huế cấp ngày 07 tháng 12 năm 2011. Quy mô ban đầu của Công ty là một nhà kho và văn phòng nhỏ vỏn vẹn 80 mét vuông, với số vốn ít ỏi đƣợc huy động từ gia đình, anh Trần Hữu Độ đã bất chấp mọi trở ngại, từng bƣớc khẳng định uy tín và thƣơng hiệu của mình. Mặc dù Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành vừa đƣợc thành lập chƣa bao lâu nhƣng với tầm nhìn, sự nỗ lực của Giám đốc cũng nhƣ toàn thể nhân viên, Công ty đã từng bƣớc vƣợt qua mọi khó khăn ban đầu và gặt hái đƣợc nhiều thành công trongTrường lĩnh vực thƣơng mĐạiại. Từ quy học mô kinh doanh Kinh nhỏ lẻ, truytếền thHuếống là bán hàng trực tiếp cho khách hàng, Công ty đã đƣợc khách hàng tin tƣởng và chủ động tìm tới. Những mặt hàng kinh doanh của Công ty từng bƣớc đƣợc khách hàng tiếp nhận và tin dùng. Hiện nay, Công ty đã có hệ thống khách hàng vững chắc ở khu vực thành phố Huế cũng nhƣ các huyện vùng xa nhƣ A lƣới, Nam Đông Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành luôn chấp hành và thực hiện tốt các quy định an toàn 28
  39. thực phẩm, các chính sách pháp luật Nhà nƣớc Việt Nam và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nƣớc. 2.1.2 Phương châm hoạt động Với tầm nhìn và đánh giá đƣợc tầm quan trọng của khách hàng và nguồn nhân lực Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành luôn hoạt động theo phƣơng châm: Khách hàng là trung tâm của mọi hoạt động: Bất cứ một nhu cầu nào của khách hàng cũng có thể có giải pháp phù hợp, hƣớng tới mục tiêu tôn trọng và bảo đảm quyền lợi cho khách hàng, chinh phục khách hàng bằng chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ tối ƣu. Không ngừng nỗ lực tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới đồng thời thắt chặt mối quan hệ với khách hàng cũ. Nhân lực là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp vì thế Tấn Thành không ngừng củng cố chất lƣợng và tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân lực; cam kết và không ngừng cải thiện môi trƣờng làm việc với trang thiết bị hiện đại, không gian thoáng đãng và văn hóa lành mạnh nhằm phát huy tốt nhất thế mạnh của từng cá nhân. 2.1.3 Lĩnh vực kinh doanh Chuyên cung cấp các mặt hàng nhu yếu phẩm cho khách hàng trên khắp tỉnh Thừa Thiên Huế. Các mặt hàng hiện tại của Công ty: - Bánh, kẹo . - Sữa: Sữa đặc, sữa nƣớc, sữa bột - Yến Việt: yến hũ, cháo yến, nƣớc yến lon, - Đƣờng Biên Hòa Trường- Dầu Ăn Đại học Kinh tế Huế - Thực phẩm khô: Mỳ ý, nui, . - Hóa mỹ phẩm: Mỹ phẩm, nƣớc lau sàn, xịt phòng, kẹo con tàu . 29
  40. 2.1.4 Cơ cấu tổ chức Giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận kinh doanh Bộ phận điều vận Kế toán Thủ quỹ Kho Bộ phận trƣ ởng giao hàng Kế toán nhãn hàng Kho 1 Kế toán bán Nutifood hàng Kế toán nhãn hàng Kho 2 Yến Việt Kế toán kho Kế toán nhãn hàng Dầu ăn Kế toán công nợ Kế toán nhãn hàng Bibica . Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành (Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Tấn Thành) Giám đốc: Là ngƣời quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh, con ngƣời cũng nhƣ các hoạt động hợp tác của doanh nghiệp: xác định phƣơng hƣớng hoTrườngạt động, ban hành quy Đại chế quản lýhọc nội bộ, các Kinh vấn đề liên quantế đ ếHuến công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty, tuyển dụng lao động, các vấn đề tiền lƣơng và quyền lợi khác cho ngƣời lao động trong Công ty . Đại diện doanh nghiệp tham gia các quan hệ pháp luật, thực hiện các nghĩa vụ tài chính của Công ty. 30
  41. Bộ phận kế toán: Chức năng chính của bộ phận kế toán tại Công ty là xử lý nghiệp vụ hàng ngày, cung cấp thông tin, số liệu kế toán thuộc phần việc, phần hành của mình cho bộ phận liên quan. Chịu trách nhiệm phần hành phụ trách trƣớc Giám đốc về sự chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo và chuyên môn nghiệp vụ của mình. Do đặc điểm kinh doanh của Công ty hiện nay phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại & dịch vụ Tấn Thành gồm 9 kế toán: 1 Kế toán trƣởng, 1 Kế toán công nợ, 2 Kế toán kho, 1 Thủ quỹ và 4 Kế toán bán hàng với 10 nhãn hàng chủ lực. - Kế toán trưởng: Tính toán mức doanh thu của doanh nghiệp, mức chi phí, các khoản thuế, số công nợ, mức khấu hao, số tài khoản cố định, Lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán về các loại thuế của doanh nghiệp - Kế toán công nợ: Đối với nhà cung cấp: tiếp nhận, kiểm tra nội dung hợp đồng, lên kế hoạch thanh toán các khoản công nợ đối với nhà cung cấp đến hạn. Đối với khách hàng: kiểm tra tính chính xác của các giao dịch bán hàng, thanh toán tiền của ngƣời mua, lập kế hoạch thu hồi công nợ của khách hàng, đồng thời phân tích, đề xuất phƣơng án cho cấp trên nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong giải quyết các khoản công nợ. - Kế toán bán hàng: Kiểm tra, xử lý, theo dõi & ghi chép, phản ánh kịp thời tình hình bán hàng – thu tiền hàng ngày. Cập nhật & theo dõi tình trạng công nợ của khách hàng, các khoản dịch vụ, sản phẩm hàng hóa phải thu tiền. Liên kết với kế toán kho so sánh, đối chiếu số lƣợng tồn kho, hóa đơn mua hàng làm căn cứ để kiểm soát hàng hóa và lên đơn đặt hàng một cách phù hợp. Trường- Kế toán kho: Tr ựĐạic tiếp kiể mhọc soát nhậ pKinh – xuất – tồn tếhàng hóaHuế, theo dõi việc ghi chép hàng ngày của thủ kho, kiểm tra xem thủ kho có tuân thủ đầy đủ quy định khi làm việc không đồng thời kiểm tra xem hàng hóa đã đƣợc sắp xếp đúng theo chủng loại, vị trí hợp lý hay chƣa - Thủ quỹ: Thu đúng và đủ số tiền giao hàng và khách hàng nộp hàng ngày. Kiểm đếm thu, chi tiền mặt chính xác và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của đơn vị. 31
  42. Kiểm soát mức tồn quỹ tiền mặt, thực hiện việc phân bổ sử dụng, cân đối giữa việc thu và chi đảm bảo dòng tiền ra và dòng tiền vào hợp lý. Bộ phận Kinh doanh: Là bộ phận Nhà cung cấp trả lƣơng nhƣng dƣới sự giám sát trực tiếp của Công ty. Nhiệm vụ chính là duy trì quan hệ kinh doanh hiện có, tìm kiếm, tiếp nhận đơn đặt hàng và khiếu nại từ khách hàng Phát triển các kênh bán hàng ở địa bàn đƣợc giao. Bộ phận điều vận: Có trách nhiệm lập kế hoạch, hƣớng dẫn và quản lý các hoạt động đảm bảo hàng hóa đƣợc giao đúng khách hàng, đúng địa điểm và đúng mặt hàng. - Thủ kho: Là ngƣời đảm nhận vai trò quản lý hàng hóa trong kho trên tất cả các khâu từ chuyển hàng vào kho đến xuất hàng ra khỏi kho, thống kê số liệu hàng tồn kho, kiểm soát những thay đổi về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng của hàng hóa trong kho. Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập/ xuất hàng theo đúng quy định sau đó nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan. - Bộ phận giao hàng: Là bộ phận trực tiếp quyết định hình ảnh Công ty trong mắt khách hàng. Bộ phận này cần đảm bảo mục tiêu: Giao đúng khách hàng, giao đủ hàng hóa và thu đủ tiền. Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn, không mất mát từ lúc xuất khỏi kho Công ty cho tới tay khách hàng. 2.1.5 Các chính sách kế toán áp dụng Hiện nay, Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành áp dụng chế độ kế toán theo Thông tƣ số 133/2016/TT-BTC đƣợc ban hành ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ tài chính cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trường+ Đơn vị tiền tệ sử Đạidụng là Việt học Nam Đồng Kinh (VNĐ). tế Huế + Niên độ kế toán năm tài chính: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12. + Công ty hạch toán thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc. 32
  43. + Phƣơng pháp tính giá HTK: Nhập trƣớc – xuất trƣớc + Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ: Phƣơng pháp đƣờng thẳng. + Hình thức kế toán: Hiện nay để đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng, kế toán Công ty sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2017 phiên bản R45 theo hình thức nhật ký chung để xử lý thông tin hằng ngày. Cụ thể kế toán căn cứ vào chứng từ gốc sau đó nhập liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động cập nhật lên Sổ chi tiết, Sổ nhật ký chung và các tài liệu liên quan khác. Chứng từ + Sổ NKC kế toán + Sổ chi tiết Phần mềm Bảng tổng kế toán MISA hợp chứng + Báo cáo tài chính từ kế toán + Báo cáo kế toán quản trị Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA theo hình thức sổ nhật ký chung (Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Tấn Thành) Ghi chú Nhập số liệu, báo cáo theo yêu cầu hằng ngày. In sổ, báo cáo định kỳ cuối tháng. Trường ĐạiĐối chiếu, học kiểm tra cuốiKinh năm. tế Huế 33
  44. 2.1.6 Tình hình nguồn lực nhân sự 2018-2019 Với quy mô Công ty từ 4 ngƣời năm 2011 sau gần 10 năm phấn đấu, hiện nay số lƣợng lao động Công ty là 20 ngƣời trong đó nam chiếm 65% và nữ chiếm 35%. Hai năm qua số lƣợng lao động Công ty tƣơng đối ổn định năm 2019 tăng 5% so với năm 2018 tƣơng ứng 1 lao động. Tại Công ty, nam là bộ phận chủ lực ở bộ phận điều vận bao gồm: 1 nhân viên trƣởng bộ phận điều vận, 2 nhân viên trƣởng kho hàng và 9 nhân viên giao hàng. Đối với một số vị trí cần tính tỷ mỉ, cẩn thận cao nhƣ kế toán , thủ quỹ Công ty ƣu tiên nữ. Do đó, bộ phận kế toán và thủ quỹ Công ty 100% là nữ tƣơng ứng 7 ngƣời với trình độ đại học, cao đẳng trở lên. Công ty luôn cố gắng đào tạo và bồi dƣỡng nguồn nhân lực từ kiến thức chuyên môn, phƣơng pháp làm việc hiệu quả đến các kỹ năng mềm với mục tiêu hàng đầu là tạo ra đƣợc một thế hệ quản lý trẻ, đủ năng lực để không chỉ kế thừa mà còn tạo nên sức bật mới cho những những mục tiêu mới trong tƣơng lai. Bảng 2.1 Tình hình lao động của Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành năm 2018-2019 Đơn vị tính: Người Năm 2018 Năm 2019 2019/2018 Số Số lƣợng % % Số lƣợng % lƣợng Tổng số 19 100 20 100 1 5% lao động Phân theo giới tính Nam 14 74% 13 65% (1) (7%) Nữ 5 26% 7 35% 2 40% Phân theo trình độ văn hóa TrườngĐại học 4 Đại21% học 6 Kinh30% tế 2Huế 50% Cao đẳng, 2 11% 2 10% 0 0% trung cấp Lao động 13 68% 12 60% (1) (8%) phổ thông (Nguồn: Phòng Kế toán- Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Tấn Thành) 34
  45. 2.1.7 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017-2019 Tổng tài sản của Công ty từ năm 2017-2019 có xu hƣớng tăng qua 3 năm. Năm 2019 hàng tồn kho chiếm 51% và các khoản tiền và tƣơng đƣơng tiền chiếm 25%. Tổng tài sản tăng lên là do tốc độ tăng của Tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền, Các khoản phải thu và Hàng tồn kho, các tài sản khác và xây dựng cơ bản dở dang lớn hơn tốc độ giảm của tài sản cố định & tài sản khác. Cụ thể hàng tồn kho năm 2019 tăng so với năm 2017 và 2018 chiếm 16,010,664,951 đồng tăng 24% so với năm 2018, với đặc thù ngành thƣơng mại thì đây là tỷ lệ tồn kho hợp lý đảm bảo Công ty đủ khả năng cung ứng và thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Bên cạnh hàng tồn kho thì khoản mục tăng mạnh đáng chú ý đó chính là các khoản phải thu khách hàng ngắn hạn là 5,835,298,579 đồng tăng 2,657,649,761 đồng tƣơng ứng 84% so với năm 2018, nhìn qua có thể thấy khoản phải thu mặc dù chiếm 19% so với tổng tải sản tuy năm 2019 tăng mạnh cho thấy Công ty đang bị chiếm dụng vốn. Tuy nhiên đây là chính sách bán chịu của Công ty để giữ khách hàng cũ và mở rộng, tiếp cận nhiều khách hàng mới đảm bảo mục tiêu nằm trong Top 5 Công ty đƣợc khách hàng biết tới nhiều nhất trong thành phố Huế. Tổng nguồn vốn của Công ty năm 2019 là 31,330,162,245 đồng, tăng 36% so với năm 2018, tổng nguồn vốn tăng lên do sự tăng lên của Nợ phải trả. Nợ phải trả của Công ty chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu nguồn vốn chiếm 87%, nợ phải trả tăng lên là do sự tăng mạnh của khoản mục Vay và nợ thuê tài chính. Vốn chủ sở hữu năm 2018 là 4,608,390,167 đồng, chiếm 20% trong cơ cấu nguồn vốn năm 2018, tăng 133% so với năm 2017. Nhìn vào cơ cấu nguồn vốn, nhận thấy hiện nay nợ phải trả của Công ty chiếm tỷ trọng cao hơn vốn chủ sở hữu cho thấy khả năng tựTrường chủ tài chính còn chƣa Đại đảm bảo học, còn phụ thuộcKinh vào nguồn tế vốn Huế bên ngoài. Tuy việc sử dụng vốn vay giúp Công ty nâng cao lợi nhuận và là lá chắn thuế hữu hiệu nhƣng Công ty cũng nên đƣa về tỷ lệ thích hợp hơn đảm bảo Công ty có thể xử lý tốt trong các trƣờng hợp khủng hoảng không quá lệ thuộc vào nguồn vốn bên ngoài. 35
  46. Bảng 2.2 Tình hình cơ cấu Tài sản, Nguồn vốn Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành năm 2017-2019 (Đơn vị tính: đồng) Mã 2017 2018 2019 2018/2017 2019/2018 Chỉ tiêu số Giá trị % Giá trị % Giá trị % ± % ± % TÀI SẢN Tiền và các khoản 110 4,668,916,505 26% 4,885,215,082 21% 7,697,987,856 25% 216,298,577 5% 2,812,772,774 58% tƣơng đƣơng tiền Các khoản phải thu 130 1,449,065,529 8% 3,177,648,818 14% 5,835,298,579 19% 1,728,583,289 119% 2,657,649,761 84% Hàng tồn kho 140 10,331,665,923 57% 12,949,337,373 56% 16,010,664,951 51% 2,617,671,450 25% 3,061,327,578 24% Tài sản cố định 150 1,414,513,217 8% 1,774,329,985 8% 1,072,283,412 3% 359,816,768 25% (702,046,573) (40%) XDCB dở dang 170 - 0% - 0% 450,496,890 1% 450,496,890 100% Tài sản khác 180 183,924,737 1% 333,579,113 1% 263,430,557 1% 149,654,376 (21%) (70,148,556) (21%) TỔNG CỘNG 200 18,048,085,911 100% 23,120,110,371 100% 31,330,162,245 100% 5,072,024,460 28% 8,210,051,874 36% TÀI SẢN NGUỒN VỐN Nợ phải trả 300 16,068,493,940 89% 18,511,720,204 80% 27,145,856,529 87% 2,443,226,264 15% 8,634,136,325 47% Vốn chủ sở hữu 400 1,979,591,971 11% 4,608,390,167 20% 4,184,305,716 13% 2,628,798,196 133% (424,084,451) (9%) TỔNG CỘNG 500 18,048,085,911 100% 23,120,110,371 100% 31,330,162,245 100% 5,072,024,460 28% 8,210,051,874 36% NGUỒN VỐN Trường Đại học (Ngu ồKinhn: BCTC Công tế ty TNHH Huế Thương mại & Dịch vụ Tấn Thành) 36
  47. Doanh thu thuần về bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ năm 2019 là 68,186,599,687 đồng, tăng 10,250,891,287 đồng tƣơng ứng 18% so với năm 2018. Giá vốn hàng bán năm 2019 là 64,516,634,257 đồng tăng 18% so với năm 2018. Với diện tích kho ngày càng đƣợc mở rộng nên tỷ lệ tồn kho của Công ty cũng đƣợc đẩy lên cao hơn nhằm đảm bảo việc cung ứng hàng hóa ra thị trƣờng không bị gián đoạn do đó giá vốn hàng bán Công ty tăng cao là vấn đề có thể chấp nhận đƣợc. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ có xu hƣơng tăng qua 3 năm 2017 -2019. Cụ thể: năm 2019 đạt 365,482,968 đồng tăng 11% so với năm 2018. Năm 2019, Công ty chuyển về địa chỉ kinh doanh mới, với diện tích kho bãi tập trung chứa đƣợc nhiều hàng hóa hơn đồng thời tập trung đẩy nhanh doanh số từ nhãn hàng chủ lực là Nutifood. Đặc biệt là kênh bán hàng trƣờng học và kênh sĩ từ đó tạo nguồn doanh thu lớn hơn so với năm 2017. Năm 2018-2019, Công ty sử dụng đòn bẩy tài chính nhằm thực hiện mục tiêu mở rộng quy mô doanh nghiệp và mở rộng thị phần dẫn tới các chi phí của Công ty trong năm có xu hƣớng tăng mạnh hơn so với năm 2018, cụ thể chi phí tài chính 1,625,039,337 đồng tƣơng ứng tăng 65% so với năm 2018. Mục tiêu hiện tại của Công ty là mở rộng thị phần nên năm 2019, Lợi nhuận kế toán trƣớc thuế giảm 42,758,359 đồng, giảm 27% so với năm 2018. Nguyên nhân chính do tốc dộ tăng của chi phí mạnh hơn so với tốc độ tăng của lợi nhuận gộp. Trường Đại học Kinh tế Huế 37
  48. Bảng 2.3 Tình hình kinh doanh của Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành năm 2017-2019 (Đơn vị tính: đồng) 2017 2018 2019 2018/2017 2019/2018 Chỉ tiêu Giá trị Giá trị Giá trị ± % ± % 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp 64,390,892,782 58,095,562,523 68,345,920,295 (6,295,330,259) (10%) 10,250,357,772 18% dịch vụ 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 234,711,768 159,854,123 159,320,608 (74,857,645) (32%) (533,515) 0% 3. Doanh thu thuần về bán hàng và 64,156,181,014 57,935,708,400 68,186,599,687 (6,220,472,614) (10%) 10,250,891,287 18% cung cấp dịch vụ 4. Giá vốn hàng bán 61,330,008,407 54,631,225,938 64,516,634,257 (6,698,782,469) (11%) 9,885,408,319 18% 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung 2,826,172,607 3,304,482,462 3,669,965,430 478,309,855 17% 365,482,968 11% cấp dịch vụ 6. Doanh thu hoạt động tài chính 39,671,386 82,610,445 9,858,794 42,939,059 108% (72,751,651) (88%) 7. Chi phí tài chính 657,320,280 985,586,668 1,625,039,337 328,266,388 50% 639,452,669 65% 8. Chi phí quản lý kinh doanh 2,294,243,262 2,769,185,525 2,271,895,826 474,942,263 21% (497,289,699) (18%) 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh (85,719,549) (367,679,286) (217,110,939) (281,959,737) 329% 150,568,347 (41%) doanh 10. Thu nhập khác 275,406,263 556,999,127 419,478,059 281,592,864 102% (137,521,068) (25%) 11. Chi phí khác 13,292,274 28,322,096 84,127,734 15,029,822 113% 55,805,638 197% 12. Lợi nhuận khác 262,113,989 528,677,031 335,350,325 266,563,042 102% (193,326,706) (37%) 13. Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế 176,394,440 160,997,745 118,239,386 (15,396,695) (9%) (42,758,359) (27%) 14. Chi phí thuế TNDN 35,278,888 32,119,549 8,655,745 (3,159,339) (9%) (23,463,804) (73%) 15. Lợi nhuận sau thuế thu nhập 141,115,552 128,878,196 109,583,641 (12,237,3560 (9%) (19,294,555) (15%) doanh nghiệp (Nguồn: BCTC Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Tấn Thành) Trường Đại học Kinh tế Huế 38
  49. 2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng - Thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 2.2.1 Mô tả chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành a. Xử lý đơn đặt hàng Hằng ngày, nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ báo cáo tồn kho tại Công ty và tuyến giao hàng của Công ty để đi thị trƣờng tại khu vực đƣợc phân công. Ví dụ đối với nhãn Bibica ngày 17/11 đƣợc phân tuyến nhƣ sau: - Lê Thị Hồng Anh: Tuyến Thành phố Huế - Lê Duy Long: Hƣơng Thủy - Nguyễn Thị Thái Hoàng: Nong - Nguyễn Thị Nguyên: Cầu Hai Kế toán bán hàng tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng qua nhân viên kinh doanh bằng nhiều cách thức khác nhau, có thể gặp mặt trực tiếp, nhận đơn đặt hàng qua email, điện thoại, Zalo, nhƣng hiện nay chủ yếu là thông qua Zalo và hệ thống quản lý kênh phân phối DMS đối với một số nhãn hàng. Hiện nay, mục tiêu Công ty hƣớng tới là phủ lẻ nên các đơn hàng có giá trị dƣới 3.000.000 đồng chiếm 90% tổng doanh số trong ngày, 10% còn lại là kênh sỉ và trƣờng học của nhãn Nutifood. Tất cả các khách hàng này đều không ký kết hợp đồng kinh tế. Khi có nhu cầu về hàng hóa, khách hàng sẽ liên hệ nhân viên kinh doanh. Đối với các kênh lẻ, nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ vào chƣơng trình khuyến mãi và bảng niêm yết giá để báo giá cho khách hàng. TrườngĐối với các kênh Đại sỉ và trƣờng học học, khi Kinh khách hàng tếyêu cầu Huế báo giá, nhân viên kinh doanh sẽ gọi điện cho kế toán bán hàng. Kế toán lập bảng báo giá và gửi qua Zalo cho khách hàng. Sau khi báo giá, thống nhất chốt đơn hàng, nhân viên kinh doanh lên đơn đặt hàng và gửi qua nhóm Zalo trƣớc 15h00 hằng ngày cho kế toán bán hàng. 39
  50. Dƣới đây là ví dụ minh họa: Ngày 17/11/2020 Siêu thị Gia Lạc có nhu cầu mua sản phẩm nhãn hàng Bibica sẽ liên hệ nhân viên kinh doanh Lê Thị Hồng Anh cung cấp bảng báo giá một số sản phẩm bánh bán chạy tại Công ty. Nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ kế toán bán hàng Nhãn Bibica lập bảng báo giá gửi cho khách hàng. Biểu 2.1 Bảng báo giá Siêu Thị Gia Lạc nhãn hàng Bibica 17/11/2020 CÔNG TY TNHH TM&DV TẤN THÀNH ĐC: Lại Thế, Phú Thƣợng, Phú Vang, Thừa Thiên Huế VP: TL10, Vinh Vệ , Phú Mỹ, Phú Vang, Thừa Thiên Huế MST: 3301368561 SĐT: 0234 3679999 – 0905 006 399 BẢNG BÁO GIÁ Kính Gửi: SIÊU THỊ GIA LẠC Đầu tiên, Công ty TNHH TM&DV Tấn Thành chân thành cám ơn Quý khách hàng đã quan tâm sản phẩm của Công ty chúng tôi. Chúng tôi xin báo giá đến Quý Công ty sản phẩm sau đây: ST TÊN HÀN ĐVT ĐƠN GIÁ 1 Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 454g (5,448kg) Hộp 97.000 2 Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 681g ( ,448kg) Hộp 139.000 3 Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 908g (7,264kg) Hộp 175.000 4 Bánh Goody Gold hộp thiếc 450g (4,5kg) Hộp 140.000 Trường Đại học Kinh tế Huế - Giá trên đã bao gồm VAT và phí vận chuyển. KẾ TOÁN BÁN HÀNG Đào Thị Mỹ Na 40
  51. Sau khi trao đổi hai bên đã thống nhất với nhau về giá cả, chƣơng trình khuyến mãi, nhân viên kinh doanh lập đơn đặt hàng và gửi qua Zalo cho kế toán bán hàng xử lý đơn hàng trƣớc 15h00. Biểu 2.2 Đơn Đặt hàng Gia Lạc ngày 17/11/2020 ĐƠN ĐẶT HÀNG (Kiêm phiếu xuất kho ) NPP TẤN THÀNH Chuyên phân phối: Sữa Nutifood, Yến Việt, Smart Trụ sở chính: 379 Phạm Văn Đồng, Phú Vang, TT Huế Ngày 17 tháng 11 năm 2020 life, DKSH, Bibica, Dầu ăn con két, Đƣờng biên Hòa, VP kho: Tỉnh lộ 10 nối dài, Phú Mỹ, Phú Vang, TT Huế Cà phê Classic, Satori SĐT: 0234 3679999 *DĐ: 0905 006 399 - 0905 006 399 Tên Khách hàng: Siêu Thị Gia Lạc Ngày đặt hàng: Địa chỉ: TL 10 Phú Thƣợng Thời gian giao hàng: Số ĐT Hạn thanh toán: Số Đơn Khuyến Thành Tiền ( có STT Sản phẩm ĐVT lƣợng giá mãi VAT) 1 Bánh Goody hộp cc 454g Hộp 29 97,000 2,813,000 2 Bánh Goody hộ cc 681g Hộp 32 139,000 4 448,000 3 Bánh Goody hộp cc 454g Hộp 16 175,000 2,800,0 0 Bánh Goody Gold hộp 4 908g Hộp 15 5 6 7 8 Tổng tiền thanh toán 10,06 ,000 Viết bằng chữ: Mƣời triệu không trăm sáu trăm mốt ngàn đồng Khách hàng NVBH Thủ kho NVGH Kế toán Trường ( ĐãĐại ký) học Kinh tế Huế Hồng Anh 41
  52. Khi nhận đơn đặt hàng, kế toán bán hàng sẽ kiểm tra lại thông tin có sẵn của khách hàng trong tập tin khách hàng đặc biệt là địa chỉ, tên khách hàng và số điện thoại. Nếu có thay đổi về thông tin, kế toán bán hàng sẽ xác nhận lại với nhân viên kinh doanh thông qua trao đổi điện thoại. Sau khi xác nhận thông tin khách hàng là chính xác, kế toán tiến hành kiểm tra giá cả, chƣơng trình khuyến mãi nhân viên kinh doanh báo cho khách hàng đã chính xác theo bảng giá niêm yết hay chƣa? Kế toán bán hàng căn cứ vào báo cáo công nợ khách hàng theo dõi hàng ngày để xem xét tình hình công nợ. Nếu khách hàng có xu hƣớng mất khả năng thanh toán hoặc công nợ hết hạn thanh toán nhƣng khách hàng chƣa thanh toán và thƣờng xuyên thanh toán không đúng cam kết giữa Công ty và khách hàng thì sẽ không tiếp nhận đơn đặt hàng trƣớc khi khách thanh toán hết số nợ hết hạn thanh toán. Kế toán bán hàng sẽ trao đổi trực tiếp hoặc nhắn tin qua Zalo khi Giám đốc Công ty vắng mặt về trƣờng hợp của các khách hàng trên. Nếu có sự đồng ý bảo lãnh từ nhân viên kinh doanh và xác nhận từ Giám đốc thì đơn hàng vẫn sẽ đƣợc lên đơn bình thƣờng. Cụ thể ví dụ trên, Siêu thị Gia Lạc là khách hàng sỉ lâu năm của Công ty nên kế toán bán hàng chỉ kiểm tra lại thông tin khách hàng (tên và địa chỉ) thông qua tệp tin khách hàng trên hệ thống Misa. Đồng thời kiểm tra lại giá cả và chƣơng trình khuyến mãi Bánh Goody đang chạy trong tháng. Căn cứ thông báo khuyến mãi Số: 001582/2020/PANCG-TB của Nhà cung cấp gửi về và thỏa thuận đăng ký hàng trƣng bày giữa siêu thị Gia Lạc và nhân viên kinh doanh. Siêu thị Gia lạc đủ điều kiện áp dụng chƣơng trình đơn hàng trên 10.000.000 đồng khi mua bánh Goody sẽ đƣợc khuyến mãi 15 hộp bánh Goody Gold hoặc Goody 681g (Siêu thị Gia Lạc sẽ không đƣợc áp dụng cùng chƣơng trình khuyến mãi nền: Đơn hàng 500.000Trường đồng chiết khấu Đại 5% và chƣơng học trình Kinhtết: mua đơn hàngtế trịHuế giá 5.000.000 đồng tặng 5 hộp Goody 681 hoặc 5 hộp Goody Gold 450g). 42
  53. Biểu 2.3 Thông báo chƣơng trình trƣng bày Số: 001582/2020/PANCG-TB Số: 001582/2020/PANCG-TB Tp.HCM, ngày 27 tháng 10 năm 2020 THÔNG BÁO V/v: Điều chỉnh chƣơng trình trƣng bày Goody Kính gửi: QÚY CÔNG TY, QUÝ KHÁCH HÀNG, RSM, ASM, ASS. Vì bao bì hiện không đáp ứng đủ nhu cần sản xuất, nay Công ty Cổ phần Phân phối Hàng tiêu dùng Pan xin thông báo về việc điều chỉnh chƣơng trình trƣng bày Goody ( theo thông báo số 001500/2020/PANCG-TB) nhƣ sau: - Thời gian đăng ký và nhập hàng: 15/10/2020 – 31/10/2020 - Thời gian trƣng bày: 30 ngày kể từ ngày nhập hàng - Hình ảnh trƣng bày: Chụp 1 hình shop + 1 hình tại vị trí trƣng bày. Chụp hình ít nhất 2 lần trên DMS trong thời gian trƣng bày. - Một điểm bán tham gia nhiều hơn 1 suất/ chƣơng trình: chụp ảnh đủ các mặt/ suất trƣng bày - Mỗi điểm bán trƣng bày phải ký thỏa thuận với Công ty - Không áp dụng các chƣơng trình khuyến mãi hiện hành. Sản Giá trị đơn Mặt trƣng Thƣởng trƣng bày phẩm hàn bày ( không áp dụng Trade) Goody 2.000.000 đồng 6 2 Hộp Goody Gold hoặc Goody 681g 5.000.000 đồng 10 7 Hộp Goody Gold hoặc Goody 681g 10.000.000 đồng 20 15 Hộp Goody Gold hoặc Goody 681g Áp dụng NPP không có tồn kho Goody do Công ty không đáp ứng đủ hàng. Công ty thông báo đến khu vực thông tin. Yêu cầu RSM, ASM, ASS triển khai đúng nội Trườngdung trên. Đại học Kinh tế Huế Trân trọng! CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI HÀNG TIÊU DÙNG PAN Q. TỔNG GIÁM ĐỐC ( Đã ký) Trần Đức Tuyển 43
  54. Sau khi kiểm tra đơn hàng, Kế toán bán hàng tiến hành kiểm tra công nợ thông qua báo cáo công nợ khách hàng ngày 16/11/2020, nhận thấy siêu thị Gia Lạc ngày 16/11/2020 công nợ bằng 0 vnd nên đơn hàng này đƣợc chấp nhận. Biểu 2.4 Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu nhãn BB ngày 16/11/2020 BÁO CÁO TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI THU NHÃN BB KTBH: ĐÀO THỊ MỸ NA NGÀY 16 THÁNG 11 NĂM 2020 Mã Ngày khách Tên khách hàng Địa chỉ Ngày nợ Tồn nợ thu nợ hàng BB021 BÉ MINH CHỢ DẠ LÊ 11/10/2021 3,862,000 11/20/2020 Chuyển BB036 CHỊ HỒNG 7/47 MINH MẠNG 11/6/2020 805,000 khoản Chuyển BB037 CHỊ HƢƠNG 7/47 MINH MẠNG 11/6/2020 1,944,000 khoản BB049 NGỌC MINI MART CHỢ CẦU HAI 11/9/2020 3,560,000 11/17/2020 BB050 HẰNG BỮU CHỢ CẦU HAI 11/9/2020 1,516,000 11/17/2020 THU LÝ - ANH LONG BB145 0906.436.184 CHÙA 20 KIỆT 77 THIÊN THAI 11/13/2020 Chuyển LONG SƠN 290,000 khoản BB212 CHỊ TỐP CHỢ FAFIM 11/16/2020 8,931,000 11/24/2020 BB213 TÂM TUỆ 242 BÙI THỊ XUÂN 11/11/2020 3,818,750 11/18/2020 NGÂN HÀNG Chuyển BB227 ANH QUÂN 0935.675.333 10/22/2020 MARITIME 80,000 khoản NGÃ 4 CHÙA DIÊM BB425 CHỊ THỦY HÒA 11/11/2020 PHỤNG 1,000,000 11/18/2020 BB426 ANH ÚT CHỢ VINH HIỀN CŨ 11/11/2020 2,839,000 11/18/2020 BB632 MINH ANH COP MART 132 PHẠM VĂN ĐỒNG 10/30/2020 (435,870) KH dƣ tiền BB821 KIM CÚC CHỢ THỦY DƢƠNG 11/10/2021 18,000 11/16/2020 BB90 DÌ LÀI QL 49 11/16/2020 1,780,000 11/24/2020 Chuyển BB979 ANH QUANG ATM ĐÀ NẴNG 9/28/2020 168,640 khoản QUẦY BÁNH TRUNG SÁT BÊN CẠNH SIÊU Chuyển BB999 11/10/2021 THU BIBICA THỊ BIG C HUẾ 8,203,551 khoản Kế toán bán hàng Kế toán công nợ Trường (Đã ký) Đại học Kinh tế (ĐãHuế ký) Võ Thị Mỹ Trinh Đào Thị Mỹ Na 44
  55. Khi xử lý xong đơn đặt hàng và xét duyệt tín dụng, kế toán bán hàng tiến hành lập Phiếu xuất kho theo chủng loại, số lƣợng dựa trên đơn đặt hàng. Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 3 liên lƣu tại các bộ phận: Kế toán bán hàng, Bộ phận điều vận và khách hàng. Sau khi lập phiếu xuất kho, kế toán lập phiếu tổng hợp bán hàng theo tuyến cho nhãn hàng mình. Phiếu tổng hợp bán hàng theo tuyến đƣợc lập thành 3 liên lƣu tại các bộ phận theo ngày: Bộ phận kế toán, Bộ phận kho và bộ phận giao hàng. Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa đƣợc kí xác nhận bởi kế toán hàng sau đó chuyển cho bộ phận điều vận tập hợp theo tuyến bán hàng. Sau khi bộ phận kế toán bán hàng hoàn tất chứng từ bán hàng, kế toán trƣởng tiến hành lập hóa đơn GTGT đối với các khách hàng lớn ngay trong ngày. Đối với các siêu thị, các trƣờng học đƣợc gia hạn công nợ là 2 tuần, nên sau khi giao hàng thành công, kế toán trƣởng nhận giấy xác nhận công nợ khách hàng từ kế toán từng nhãn hàng và làm căn cứ lập hóa đơn GTGT. Vì đa số các khách hàng hiện tại của Công ty nhỏ lẻ nên khách hàng cũng không yêu cầu hóa đơn giá trị gia tăng đối với hàng hóa xuất bán. Trƣớc đây Công ty sử dụng hóa đơn GTGT tự in, sau khi lập sẽ gửi ngay theo đơn hàng hoặc gửi theo lần giao hàng tiếp theo nếu khách hàng đặt hàng thƣờng xuyên và liên tục. Hai liên còn lại đƣợc lƣu tại bộ phận kế toán theo số thứ tự. Từ ngày 28/06/2020 Công ty sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đƣợc cung cấp bởi Công ty cổ phần MISA. Hóa đơn điện tử sau khi lập và kí điện tử bởi Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành đƣợc gửi bằng file PDF đến email của khách hàng và xuất một liên lƣu tại bộ phận kế toán. Nếu khách hàng có nhu cầu, Công ty sẽ gửi hóa đơn chuyển đổi đã có chữ kí của kế toán trƣởng và đóng dấu Công ty đến khách hàng. Trở lại ví dụ bán hàng Siêu Thị Gia Lạc ngày 17/11/2020, sau khi xem xét đơnTrường hàng hợp lệ và công Đại nợ nhãn Bibicahọc bằng Kinh không. Kế toán tế bán Huếhàng lập phiếu xuất kho số BB105/11 gồm 29 hộp Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 454g (5,448kg), 32 hộp Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 681g (5,448kg), 16 hộp Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 908g (7,264kg) và khuyến mãi 15 hộp Bánh Goody Gold hộp thiếc 450g (4,5kg) với tổng giá trị đơn hàng 10.061.000 đồng và báo cáo tổng 45
  56. hợp bán hàng tuyến Nam thành phố. Phiếu xuất kho bán hàng và phiếu tổng hợp bán hàng tuyến Nam TP đƣợc lập thành 3 liên: liên 1 lƣu tại bộ phận, liên 2 và liên 3 giao cho bộ phận điều vận. Biểu 2.5 Phiếu xuất kho bán hàng số BB105/11 Công ty TNHH Thƣơng Mại Và Dịch Vụ Tấn Thành Thôn Lại Thế, Xã Phú Thƣợng, Huyện Phú Vang, Tỉnh Thừa Thiên Huế Tel: 0234 367 9999 PHIẾU XUẤT KHO BÁN HÀNG Ngày 17 tháng 11 năm 2020 Tên khách hàng: SIÊU THỊ GIA LẠC Nợ: 131 Địa chỉ TL10 PHÚ THƢỢNG - PHÚ VANG -TT HUẾ Có: 5111 NVBH: LÊ THỊ HỒNG ANH Số: BB105/11 ST Đơn Mã hàng Tên hàng Số lƣợng Đơn giá Thành tiền T vị Bánh Goody hộp thiếc 1 BB-65030109 Hộp 29.00 97,000.00 2,813,000 cao cấp 454g (5,448kg) Bánh Goody hộp thiếc 2 BB-65030141 Hộp 32.00 139,000.00 4,448,000 cao cấp 681g (5,448kg) Bánh Goody hộp thiếc 3 BB-65030107 Hộp 16.00 175,000.00 2,800,000 cao cấp 908g (7,264kg) Bánh Goody Gold hộp thiếc 450g (4,5kg) 4 BB-65030268 Hộp 15.00 (Hàng khuyến mại không thu tiền) Cộng 10,061,000 Cộng tiền hàng: 10,061,000 Thuế suất GTGT: Tiền thuế GTGT: Tổng tiền thanh 10,061,000 toán: Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu không trăm sáu mươi mốt nghìn đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày tháng năm Ngƣời m ua hàng Thủ kho Ngƣời giao hàng Kế toán bán hàng Trường Đại học Kinh tế Huế ĐÀO THỊ MỸ NA 0932095202 46
  57. Biểu 2.6 Phiếu tổng hợp xuất kho bán hàng Nam TP 17/11/2020 b. Giai đoạn xuất kho và giao hàng Công ty TNHH Thƣơng Mại Và Dịch Vụ Tấn Thành Thôn Lại Thế, Xã Phú Thƣợng, Huyện Phú Vang, Tỉnh Thừa Thiên Huế Tel: 0234 367 9999 TỔNG HỢP XUẤT KHO BÁN HÀNG - NAM TP Ngày 17/11/2020 Mã kho: BB Đơn vị STT Tên hàng hóa, dịch vụ Số lƣợng tính A C D 1 1 Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 454g (5,448kg) Hộp 29.00 2 Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 681g (5,448kg) Hộp 32.00 3 Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 908g (7,264kg) Hộp 16.00 4 Bánh Goody Gold hộp thiếc 450g (4,5kg) Hộp 15.00 5 Bánh Orienko Lá Dứa hộp 216g (2,16kg) Hộp 5.00 6 Bánh Hura Dâu hộp Demi 300g (3,6kg) Hộp 28.00 7 Bánh Hura Cốm hộp Demi 300g (3,6kg) Hộp 40.00 8 Bánh Hura Bơ sữa hộp Demi 300g (3,6kg) Hộp 34.00 9 Bánh Hura swissroll Dâu hộp Demi 360g-18g(4,32kg) Hộp 28.00 10 Bánh Hura swissroll Cốm hộp Demi 360g-18g (4,32kg) Hộp 46.00 Số CTBH: BB105/11, BB106/11, BB107/11, BB108/11, BB109/11, Cộng 699.00 BB110/11, BB111/11 Trường Đại học Kinh tế Huế Thủ kho Ngƣời giao hàng Kế toán bán hàng Đào Thị Mỹ Na 47
  58. Trƣởng bộ phận điều vận nhận liên 2 và liên 3 của Phiếu xuất kho bán hàng và Phiếu tổng hợp xuất kho bán hàng theo tuyến từ kế toán bán hàng. Trƣởng bộ phận điều vận căn cứ vào bảng phân công tuyến bán hàng lập báo cáo tổng hợp bán hàng theo tuyến và phân chia nhân viên giao hàng một tuyến sẽ gồm hai nhân viên giao hàng: 1 nhân viên lái xe và 1 nhân viên thu tiền. Báo cáo tổng hợp giao hàng sẽ đƣợc lập thành 2 liên: liên 1 lƣu tại bộ phận điều vận, liên 2 bộ phận giao hàng nhận. Sáng sớm, bộ phận giao hàng sẽ nhận liên 2 và liên 3 Phiếu Tổng hợp xuất kho bán hàng, liên 3 phiếu xuất kho, liên 2 báo cáo tổng hợp bán hàng từ trƣởng bộ phận điều vận. Thủ kho căn cứ vào liên 2 phiếu Tổng hợp xuất kho bán hàng tiến hành kiểm tra hàng hóa, xuất kho đúng số lƣợng và chủng loại hàng hóa theo phiếu Tổng hợp xuất kho bán hàng theo tuyến. Sau đó, Thủ kho giữ lại liên 2 của phiếu Tổng hợp xuất kho bán hàng. Bộ phận giao hàng sẽ tiến hành phụ thủ kho sắp xếp hàng hóa lên xe. Trƣớc khi xuất phát, bộ phận giao hàng kiểm tra lại chứng từ giao nhận đã đầy đủ hay chƣa. Bộ phận giao hàng tiến hành đi giao hàng cho khách tuyến thành phố xuất phát trễ nhất 8h30, tuyến huyện xuất phát trễ nhất là 7h30. Trong quá trình giao hàng, nhân viên giao hàng gặp các vƣớng mắc: khách hàng đóng cửa, khách hàng từ chối nhận hàng . cần đăng lên nhóm Zalo “Xử lý vƣớng mắc giao hàng” để xác nhận. Đối với khách hàng từ chối nhận hàng: Trƣờng hợp lên đơn sai số lƣợng, chủng loại khách hàng yêu cầu, nhân viên kinh doanh cần tới kho nhận hàng đi bán trực tiếp trong vòng 24h kể từ ngày xuất hàng từ kho Công ty. Trƣờng hợp kế toán bán hàng xét duyệt sai đơn đặt hàng, nhân viên giao hàng soạn sai mẫu mã, kho xuất thiếu số lƣợng . sẽ chịu trách nhiệmTrường trƣớc Giám đốc vàĐại xử lý theo học quy định thƣKinhởng phạt nộitế bộ củaHuế Công ty. Dƣới đây là tuyến giao hàng huyện Nam TP ngày 17/11/2020 48
  59. Biểu 2.7 Báo cáo giao hàng tuyến Nam TP TẤN THÀNH LÝ DO KHÔNG THU BÁO CÁO GIAO HÀNG TUYẾN: NAM TP Ngày: 07/11 – HUỲNH VĂN MINH ĐỦ TIỀN (CHƢA SỐ TIỀN THU GIAO, RỚT ĐƠN, SALE BÙ TIỀN, SALE ĐƠN THU STT TÊN KH ĐỊA CHỈ ĐƠN GIAO HÀNG ĐƠN GIAO NHẬN HÀNG BÁN, NỢ ĐƠN THU NỢ HÀNG KHÁCH XIN CÔNG NỢ ) YẾN VIỆT 1 DÌ ANH 62 HÀM NGHI 445,030 2 BẢO CHÂU 16 HÀM NGHI 222,515 BIBICA 3 ST GIA LẠC TL 10 10,061,000 4 MINH THƢ NGAY CẦU CHỢ DINH 280,500 5 DÌ THANH 191 NGUYỄN SINH CUNG 1,340,000 6 TH ANH KHOA 5 TỔ 3 THÔN NAM THƢỢNG - GẦN GIA LẠC -GH 3H CHIỀU NHÉ 134,000 7 CHỊ HẰNG CHỢ MAI 163,200 8 DÌ THANH 191 NG SINH CUNG 169,200 DKSH 9 CỬA HÀNG THIẾT BỊ HUY HOÀNG 2 NGÔ QUYỀN 902,902 10 NT THANH PHƢỚC 09 NGÔ QUYỀN 403,402 11 NT THUẬN THẢO NGÔ QUYỀN 5,213,208 12 CỬA HÀNG DƢỢC PHẨM 86 NGÔ QUYỀN 806,806 13 QUẦY THIẾT BỊ Y TẾ 84 NGÔ QUYỀN 451,451 TỔNG TIỀN CÁC NHÃN HÀNG CẦN MẪN KIÊN TRÌ, CÁI GÌ CŨNG CÓ! CÁC ĐƠN PHÁT SINH : SỐ TIỀN THU ĐƠN THU LÝ DO KHÔNG THU STT TÊN KH ĐỊA CHỈ ĐƠN GIAO HÀNG ĐƠN GIAO NỢ ĐƠN THU NỢ ĐỦ TIỀN HÀNG 1 2 3 NHÂN VIÊN GIAO HÀNG Trường Đại học Kinh tế HuếTRƢỞNG BỘ PHẬN ĐIỀU VẬN HUỲNH VĂN MINH TRẦN TRAI 49
  60. c. Theo dõi công nợ Cuối ngày sau khi hoàn thành công việc giao hàng, bộ phận giao hàng sẽ làm báo cáo giao hàng với nội dung nhƣ sau: + Tổng số tiền thu đƣợc + Số đơn hàng giao thành công + Số đơn hàng bị từ chối chƣa giao đƣợc? Lý do: khách hàng từ chối nhận, nhân viên kinh doanh lên đơn hàng sai, kế toán bán hàng lên phiếu xuất kho sai mặt hàng, sai chủng loại, Sau đó, nhân viên bán hàng sẽ viết bảng kê tổng số tiền thu đƣợc từng nhãn trong ngày và nộp lại tiền cho thủ quỹ. Thanh toán bằng tiền mặt: - Căn cứ vào báo cáo giao hàng và bảng kê, nhân viên giao hàng nộp lại tiền khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, thủ quỹ kiểm đếm, thu tiền và lập Phiếu thu. Phiếu thu đƣợc lập thành 2 liên: Liên 1 lƣu tại bộ phận thủ quỹ theo cuốn, liên 2 lƣu tại bộ phận kế toán theo ngày kèm theo báo cáo tổng hợp giao hàng theo tuyến. Đối với nội bộ Công ty, phiếu thu chỉ đƣợc ký xác nhận bởi ngƣời nộp tiền, không đƣợc ký duyệt từ thủ quỹ hay ngƣời thu tiền. - Khách hàng trực tiếp hay nhân viên kinh doanh nộp tiền hàng vào buổi sáng, sẽ nộp tiền thông qua Kế toán bán hàng theo nhãn hàng. Khách hàng mua nhãn nào sẽ nộp lại tiền cho kế toán nhãn hàng đó. Buổi chiều kế toán sẽ nộp lại tổng số tiền thu đƣợc trong ngày cho thủ quỹ. Phiếu thu đƣợc lập 2 liên: Liên 1 lƣu tại bộ phận quỹ theo cuốn, liên 2 lƣu tại bộ phận kế toán theo ngày kèm theo báo cáo tổng hợp giaoTrường hàng theo tuyến. Phiếu Đại thu đƣợc học ký xác nhậnKinh đầy đủ bởitế ngƣời Huế thu tiền, ngƣời nộp tiền và thủ quỹ. Đối với các phiếu thu đã nộp tiền cho thủ quỹ sẽ đƣợc đóng mọc “ Đã Thu Tiền”. Thanh toán bằng chuyển khoản: Khi khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng, sau 50
  61. khi nhận đƣợc giấy báo có của ngân hàng, thủ quỹ sẽ viết phiếu thu nộp tiền mặt vào doanh nghiệp, nhân viên kế toán bán hàng sẽ tiến hành nhập liệu và hạch toán giảm nợ cho khách hàng. Căn cứ vào báo cáo giao hàng theo tuyến và phiếu thu liên 2, Kế toán bán hành tiến hành cập nhật vào hệ thống Misa, giảm công nợ khách hàng. Đối với phƣơng thức bán chịu: Hiện tại Công ty đang có kế hoạch mở rộng hệ thống bán hàng nên Công ty có xu hƣớng nới lỏng mức công nợ đối với khách hàng. Đối với kênh trƣờng học: Hạn thanh toán vào ngày 30 cuối tháng dù đơn hàng phát sinh từ đầu tháng, giữa tháng hay cuối tháng Đối với khách hàng sỉ : Hạn thanh toán là 12 ngày kể từ ngày nhận hàng Đối với khách hàng lẻ: Hạn thanh toán là 7 ngày kể từ ngày giao nhận hàng. Phƣơng châm của Công ty đối với công nợ là Công ty sẵn sàng đầu tƣ công nợ nhƣng khách hàng phải đảm bảo thanh toán đúng thời hạn cam kết. Tuy nhiên mức bán chịu và thời hạn bán chịu đƣợc quyết định dựa trên sự đánh giá chủ quan của kế toán bán hàng, do đó không đƣợc chính xác và công nợ phải thu thƣờng xuyên không đƣợc thu đúng hạn. Sau khi vào phiếu thu xong, kế toán bán hàng tiến hành lập báo cáo công nợ theo biểu mẫu quy định của Công ty cho kế toán công nợ. Kế toán công nợ tiến hành lập bảng tổng hợp công nợ trong ngày, xem xét các khoản nợ quá hạn, các khách hàng có nguy cơ không thanh toán đúng hạn có biện phápTrường xử lý riêng đối với Đạicác đơn hàng học tiếp theo. Kinh Sau đó nộp tếlại báo Huế cáo và giải trình theo ngày cho Giám đốc Công ty. Công ty có ít các khoản phải thu khó đòi, tuy nhiên trong một số trƣờng hợp, nếu xảy ra trƣờng hợp nợ xấu, Giám đốc phê duyệt thì mới đƣợc xóa sổ khoản nợ đó. 51
  62. Trở lại ví dụ khách hàng Siêu Thị Gia Lạc ngày 17/11/2020, Siêu Thị Gia Lạc nằm ở Tỉnh Lộ 10, Phú Thƣợng, Phú Vang đƣợc sắp xếp vào tuyến Nam Thành Phố. Siêu Thị Gia Lạc là khách hàng quen lâu năm nên tất cả các đơn hàng đƣợc gia hạn công nợ 2 tuần và đƣợc chiết khấu 1,2% trên tổng đơn hàng. Chiết khấu 1,2% sẽ đƣợc đƣa vào công nợ giám sát bán hàng theo thỏa thuận giữa 2 bên đã trao đổi. Cuối ngày 17/11/2020, sau khi giao hàng thành công các tuyến, nhân viên giao hàng sẽ giao lại Phiếu xuất kho có ký nợ từ Kế toán Siêu Thị Gia Lạc cho kế toán trƣởng. Kế toán trƣởng làm căn cứ lập Hóa đơn GTGT trƣớc ngày 31/11/2020. Sau khi lập Hóa đơn GTGT, Kế toán trƣởng sẽ giao lại bản sao hóa đơn GTGT có chữ ký Kế toán trƣởng và dấu treo Công ty kèm đơn nợ cho kế toán nhãn hàng Bibica. Kế toán bán hàng sẽ lập báo cáo công nợ ngày 17/11/2020, Siêu Thị Gia lạc nợ 10.061.000 đồng và hạn thu 2/12/2020. Ngày 2/12/2020, Kế toán nhãn hàng Bibica sẽ giao đơn nợ và Hóa đơn GTGT cho nhân viên giao hàng Huỳnh Văn Minh thu nợ. Sau khi thu nợ thành công, nhân viên giao hàng sẽ nộp lại tiền cho thủ quỹ 9.936.000 đồng (Số tiền sau chiết khấu). Thủ quỹ thu tiền và lập phiếu thu thành 2 liên theo quy định. Kế toán nhãn hàng Bibica dựa vào phiếu thu tay số 65 cuốn số 2 ngày 2/12/2020 làm căn cứ nhập liệu vào hệ thống Misa, đồng thời cập nhật lại báo cáo công nợ hằng ngày, giảm công nợ siêu thị Gia Lạc và tăng công nợ nhân viên kinh doanh Lê Thị Hồng Anh 125.000 đồng tƣơng ứng chiết khấu 1,2%. Trường Đại học Kinh tế Huế 52
  63. Biểu 2.8 Hóa đơn GTGT số 0001072 Trường Đại học Kinh tế Huế 53
  64. Biểu 2.9 Phiếu thu tay số 65/12 Quyển số: 02 C.Ty TNHH TM & DV TẤN THÀNH Số: 65 PHIẾU THU Ngày 17 tháng 11 năm 2020 Họ và tên ngƣời nộp tiền: Huỳnh Văn Minh Địa chỉ: Về khoản: Bibica 9.936 + ĐBH 2.337 Số tiền: 12.273.000 đồng (Viết bằng chữ): Ngày . tháng . năm . Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Ngƣời nộp Huỳnh Văn Minh Trường Đại học Kinh tế Huế 54
  65. Biểu 2.10 Phiếu thu Misa số 65/12 Mẫu số 01 - TT Công ty TNHH Thƣơng Mại Và Dịch Vụ Tấn Thành Thôn Lại Thế, Xã Phú Thƣợng, Huyện Phú Vang, Tỉnh (Ban hành theo Thông tƣ số Thừa Thiên Huế 133/2016/TT-BTC Tel: 0234 367 9999 Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính) PHIẾU THU Ngày 02 tháng 12 năm 2020 Số: PT65/12 Nợ: 1111 Có: 131 Họ tên ngƣời nộp tiền: HUỲNH VĂN MINH Địa chỉ: Lý do nộp: BB - Siêu Thị Gia Lạc Số tiền: 9.936.000 VND Viết bằng chữ: Chín triệu chín trăm ba mƣơi sáu nghìn đồng chẵn. Kèm theo: chứng từ gốc Ngày tháng năm Giám đốc Ngƣời nộp tiền Ngƣời lập phiếu Thủ quỹ Trần Hữu Độ Huỳnh Văn Minh Đào Thị Mỹ Na Trần Thị Thu Thủy ĐãTrường nhận đủ số tiền (Viết bằng Đại chữ) học Chín triệuKinh chín trăm ba tếmƣơi sáu Huế nghìn đồng chẵn. 55
  66. Biểu 2.11 Báo cáo công nợ ngày 17/11/2020 BÁO CÁO TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI THU ( BB - DBH T11) KTBH : ĐÀO THỊ MỸ NA Từ ngày đến ngày 17.11 Mã khách Tên khách hàng Địa chỉ NGÀY NỢ TỒN NỢ NGÀY THU NỢ hàng BB021 BÉ MINH CHỢ DẠ LÊ 11/10/2021 3,862,000 11/20/2020 BB083 THU NHỎ CHỢ CẦU HAI 11/17/2020 420,000 11/24/2020 BB212 CHỊ TỐP CHỢ FAFIM 11/17/2020 8,387,000 11/24/2020 BB213 TÂM TUỆ 242 BÙI THỊ XUÂN 11/11/2020 3,818,750 11/18/2020 BB25. SIÊU THỊ GIA LẠC TL10 PHÚ THƢỢNG - PHÚ VANG -TT HUẾ 11/17/2020 10,061,000 12/2/2020 BB425 CHỊ THỦY HÒA NGÃ 4 CHÙA DIÊM PHỤNG 11/11/2020 1,000,000 11/18/2020 BB426 ANH ÚT CHỢ VINH HIỀN CŨ 11/11/2020 2,839,000 11/18/2020 BB623 DÌ TỨ CHỢ DẠ LÊ 11/17/2020 654,000 11/24/2020 BB821 KIM CÚC CHỢ THỦY DƢƠNG 11/17/2020 10,000 11/24/2020 BB90 DÌ LÀI QL 49 11/16/2020 1,780,000 11/24/2020 Trường Đại học Kinh tế Huế 56
  67. 2.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 2.2.2.1 Môi trường kiểm soát a.Tính chính trực và giá trị đạo đức Theo mô hình kinh doanh hiện tại, các khâu kiểm soát chƣa thực chặt chẽ thì vấn đề tính trung thực và giá trị đạo đức đƣợc Giám đốc Công ty vô cùng chú trọng. Công ty đã xây dựng và áp dụng quy chế nội bộ với mong muốn cải thiện, xây dựng văn hóa Công ty vƣợt trên cả việc tuân thủ pháp luật đơn thuần. Giám đốc Công ty luôn tuân thủ, nhất quán và rõ ràng về các tiêu chuẩn đạo đức theo quy chế nội bộ Công ty. Giám đốc Công ty luôn giữ thái độ hòa nhã, công bằng đối với tất cả mọi ngƣời trong Công ty. Khi gặp sự cố phát sinh, ông luôn giữ thái độ lạc quan, vui vẻ và cố gắng xử lý vấn đề một cách nhanh chóng và ít thiệt hại nhất cho Công ty có thể. Với nghĩa vụ đối nhà nƣớc: Nộp thuế đúng hạn, đúng quy định, lập báo cáo tài chính minh bạch .Với khách hàng: Bán hàng đúng giá, đúng chƣơng trình khuyến mãi, đúng mức chiết khấu tới khách hàng, Giá trị đƣợc đề cao nhất trong Công ty: - Sự thành thực: Thành thật trong việc xuất – nhập hàng hóa, Thu – nộp tiền từ khách hàng về cho thủ quỹ, đảm bảo thực hiện những gì đã cam kết với Giám đốc Công ty khi vào làm việc. - Sự tự giác: Luôn sẵn sàng với công việc, không ngại khó khăn đặc biệt là thời tiết mùa đông mƣa, gió nên nhân viên giao hàng thƣờng về trễ hơn giờ dự kiến, làmTrường việc hết mình vì lợi Đạiích của Công học ty. Kinh tế Huế - Sự khôn khéo: Biết nói những gì cần nói, hỏi những điều cần hỏi, tranh luận những điều đáng tranh luận và sắp xếp những gì hợp lý nhất đặc biệt là bộ phận giao hàng cần sự bình tĩnh, khôn khéo trong cách giao tiếp với khách hàng. Đặc thù ngành nghề dịch vụ nên Công ty khá chú trọng tới việc xây dựng văn 57
  68. hóa Công ty. Văn hóa Công ty đƣợc thể hiện qua việc: - Hình ảnh nhân viên chính là hình ảnh Công ty nên tất cả các bộ phận Công ty đều có áo đồng phục, đồng phục đƣợc trang bị hai mùa chính: mùa đông và mùa hè. Mỗi nhân viên sẽ đƣợc cấp phát 3 áo/ ngƣời/ năm. Đối với bộ phận giao hàng sẽ phải mang đồng phục từ thứ 2 cho tới thứ 7 tóc tai gọn gàng, sạch sẽ. Riêng bộ phận văn phòng quy định đồng phục từ thứ 2 tới thứ 6, riêng thứ 7 trang phục tự do, ăn mặc kín đáo, gọn gàng, trang điểm vừa phải. - Xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp, lịch sự, luôn thể hiện là ngƣời có văn hóa. Khi đến Công ty chào hỏi, vui vẻ tôn trọng nhau, xây dựng mối quan hệ thân mật thoải mái, giúp đỡ nhau học hỏi cùng tiến bộ. Vào giờ nghỉ giải lao sẽ có các hoạt động nhƣ đấm bóp dây chuyền, tổ chức các bữa tiệc sinh nhật cho các thành viên trong Công ty Từ những sự quan tâm nhỏ nhất của Giám đốc Công ty từ đó tạo ra môi trƣờng làm việc hòa đồng, vui vẻ tạo ấn tƣợng tốt trong mắt khách hàng và đối tác. Về giờ làm việc hiện nay tại Công ty còn nhiều bất cập cụ thể nhƣ sau: Làm việc từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần. Chủ nhật nghỉ Đối với bộ phận kế toán bán hàng: Sáng: từ 7h đến 11h30 Chiều: từ 14h đến 18h Đối với bộ phận kho và giao hàng: Sáng: từ 6h30 đến 12h Chiều: 13h30 – Hoàn thành kê hoạch ngày Theo quy định tất cả các nhân viên khi tới Công ty đều phải chấm công qua hệ thốngTrường vân tay để xác nhận Đại thời gian học làm việc tạiKinh Công ty. Nếu tế nhân Huế viên quên chấm công từ lần thứ 3 trở lên trong mỗi tháng sẽ không đƣợc tính công trong ngày đó. Tuy nhiên, nhân viên hiện nay quên chấm công, chấm sai buổi, chấm thiếu buổi, nên để đảm bảo quyền lợi cho mọi ngƣời Công ty vẫn sử dụng bảng chấm công thủ công là chủ yếu. 58
  69. Biểu 2.12 Bảng chấm công bằng máy nhân viên Võ Thị Mỹ Trinh CHI TIẾT CHẤM CÔNG Phòng Giờ Giờ STT Mã NV Tên nhân viên ban Ngày Thứ vào ra Trễ Sớm Công Tổng giờ Ca 1 11002 VÕ MỸ TRINH 01/05/2018 T3 0 0 0 0 0 2 11002 VÕ MỸ TRINH 02/05/2018 T4 0 0 0 0 0 3 11002 VÕ MỸ TRINH 03/05/2018 T5 0 0 0 0 0 4 11002 VÕ MỸ TRINH 04/05/2018 T6 0 0 0 0 0 5 11002 VÕ MỸ TRINH 05/05/2018 T7 0 0 0 0 0 6 11002 VÕ MỸ TRINH 06/05/2018 CN 0 0 0 0 0 7 11002 VÕ MỸ TRINH 07/05/2018 T2 18:58 703 0 0 0 0 8 11002 VÕ MỸ TRINH 08/05/2018 T3 0 0 0 0 0 9 11002 VÕ MỸ TRINH 09/05/2018 T4 0 0 0 0 0 10 11002 VÕ MỸ TRINH 10/05/2018 T5 16:22 547 0 0 0 0 11 11002 VÕ MỸ TRINH 11/05/2018 T6 10:33 14:29 198 196 0.18 1.43 0 12 11002 VÕ MỸ TRINH 12/05/2018 T7 0 0 0 0 0 13 11002 VÕ MỸ TRINH 13/05/2018 CN 0 0 0 0 0 Trường Đại học Kinh tế Huế 59
  70. Hiện tại tôi nhận thấy Công ty còn tồn tại nhiều áp lực và cơ hội cho nhân viên: - Bộ phận kế toán bán hàng: Một nhân viên nhƣng đảm nhận quá nhiều nhãn hàng tuy nhiên mức lƣơng và thƣởng còn thấp so với khối lƣợng công việc hiện tại. Các quy định về thƣởng phạt, thái độ nhân viên do đánh giá chủ quan từ Giám đốc hoặc nhân viên chấm công chứ không đƣợc sự đồng nhất ý kiến của nhân viên trƣớc khi phát lƣơng hay có quy định bằng văn bản cụ thể. Hay tình trạng cắt tiền thƣởng của kế toán bán hàng do nhân viên kinh doanh bán không đủ số yêu cầu mặc dù đây thuộc về trách nhiệm của giám sát bán hàng, . Hiện nay Kế toán bán hàng Nguyễn Thị Mỹ Linh đảm nhận 3 nhãn hàng: Yến Việt, Mỳ ý và Bánh kẹo. Hằng ngày xử lý gần 100 đơn hàng với doanh thu bình quân trên 50.000.000 đồng mỗi ngày. Việc xảy ra sai sót trong khâu ra đơn hàng và xét duyệt đơn nợ là điều có thể dễ dàng xảy ra. Hơn nữa, trong quá trình ra đơn hàng nhân viên kinh doanh còn xảy ra nhiều sai sót (thay đổi địa chỉ khách hàng, cập nhật thiếu số điện thoại khách hàng và phổ biến nhất là trƣờng hợp khách hàng đổi sản phẩm) nên thời gian xử lý đơn hàng thƣờng kéo dài hơn kế hoạch đề ra. Mặc dù giờ tan ca 18h nhƣng kế toán Linh thƣờng về trễ hơn một tiếng so với quy định. - Bộ phận giao hàng: Hiện tại Công ty đang bán hàng theo hình thức thu tiền mặt là chủ yếu dẫn đến việc mất tiền, hay tiền không khớp với báo cáo giao hàng, khi xảy ra tình trạng đó thì nhân viên giao hàng phải tự bỏ tiền cá nhân để nộp vào. Mặc dù Công ty đang cố gắng từng ngày trong việc chuẩn hóa quy trình bán hàngTrường nhƣng thực trạng cònĐại xảy ra họcnhiều cơ hộiKinh gian lận cho tế nhân Huế viên kế toán và nhân viên giao hàng. Hiện tại, chỉ cần có chữ ký của bộ phận kế toán bán hàng thì các bộ phận khác có thể ra kho xuất hàng mà không qua sự giám sát hay chứng minh nghiệp vụ bán hàng đó có thực hay không. Với áp lực công việc ngày càng nhiều nhƣng không thỏa mãn mức lƣơng thƣởng hiện tại sẽ khiến kế toán bán hàng mất tập trung, không chú tâm công việc, làm việc với thái độ làm cho hết ngày rồi 60
  71. về dẫn đến sai sót trong việc ra đơn hàng là điều hiển nhiên có thể xảy ra. Khi kế toán bán hàng ra phiếu sai, dẫn tới bộ phận kho xuất thiếu hoặc dƣ hàng. Khi dƣ hàng nhân viên giao hàng sẽ lấy hàng dƣ đem bán để bù lại phần tiền mình đã làm mất ở những đơn trƣớc là hiện tƣợng thƣờng và dễ xảy ra. b. Cam kết về năng lực Giám đốc Công ty đặt các yêu cầu về năng lực, kỹ năng, trình độ đối với bộ phận nhân viên bán hàng – thu tiền sau thời gian thử việc và đào tạo. Tuy nhiên không đƣợc thể hiện bằng văn bản. Công ty có thiết lập bảng mô kế hoạch làm việc hàng ngày từng bộ phận và phổ biến cho ứng viên khi tuyển dụng. Sau thời gian thử việc, nhân viên không thực hiện đúng cam kết năng lực và sự cố gắng đã cam kết thì sẽ bị sa thải. Trong quá trình làm việc, nhân viên kế toán bán hàng sẽ đƣợc đào tạo và hƣớng dẫn thƣờng xuyên: - Đầu tháng, Giám đốc Công ty sẽ kiểm tra các nhân viên kế toán về các chƣơng trình khuyến mãi: chƣơng trình nền, chƣơng trình trƣng bày, chƣơng trình doanh số và chƣơng trình trả trƣớc áp dụng trong tháng. - Hàng tuần, sẽ có bài kiểm tra đột xuất về tính toán giá thành, thuế, chƣơng trình khuyến mãi, doanh số thƣởng cho Công ty. Đề bài do Giám đốc Công ty đặt ra từ các nhãn hàng cụ thể đang đƣợc áp dụng tại Công ty. - Hằng năm, Công ty có ký kết với Trung tâm đào tạo và tƣ vấn Hồng Đức về tập huấn, đồng bộ quy trình làm việc, hạch toán trên hệ thống Misa cho nhân viên bán hàng, kiểm tra và bổ sung các hồ sơ liên quan tới thuế TrườngĐảm bảo, kế toán bánĐại hàng nắhọcm vững giá Kinh cả, chƣơng trìnhtế khuy Huếến mãi và đặc biệt chƣơng trình ứng trƣớc của nhà cung cấp trả về cho Công ty. c. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý Do đặc thù ngành thƣơng mại dễ thâm nhập và phát triển tƣơng đối ổn định nên Công ty phải chịu rủi ro về áp lực cạnh tranh trong kinh doanh. Vì thế Giám 61