›

Khóa luận Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thực trạng và giải pháp

pdf 93 trang thiennha21 15/04/2022 3840
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thực trạng và giải pháp", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_nang_cao_hieu_qua_cong_tac_xu_ly_tai_lieu_tai_thu.pdf

Nội dung text: Khóa luận Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thực trạng và giải pháp

  1. Khóa luận tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc đến cô giáo, PGS. TS. Trần Thị Quý, người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành Khóa luận này. Tôi cũng bày tỏ lòng biết ơn tới các Thầy giáo, Cô giáo trong Khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội đã tận tình chỉ bảo giảng dạy chúng tôi trong 4 năm học tập và nghiên cứu tại trường. Qua đây tôi cũng gửi lời cảm ơn đến Ban Giám đốc, các cán bộ Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, đã tạo điều kiện cho tôi tìm hiểu, có được những số liệu, tài liệu để tôi có thể hoàn thành bài Khóa luận này. Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè – những người luôn bên em, động viên và khuyến khích để em có thể hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp và có được kết quả như ngày hôm nay. Do hạn chế về mặt thời gian và trình độ nên bài Khóa luận tốt nghiệp này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong quý thầy cô và các bạn đóng góp và cho ý kiến để tôi có thể bổ sung sửa chữa hoàn thiện nghiên cứu của mình. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm2009 Tác giả Bùi Thị Ngọc K50 – Khoa Thông tin – Thư viện 1 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  2. Khóa luận tốt nghiệp LỜI CAM ĐOAN Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thực trạng và giải pháp” là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của PGS. TS. Trần Thị Quý. Đây là công trình nghiên cứu chưa từng được công bố. Các thông tin trong Khóa luận là trung thực và có xuất xứ rõ ràng trên cơ sở khảo sát thực tế tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. Tôi xin cam đoan những thông tin trên hoàn toàn là sự thật, nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hà Nội, Ngày tháng 5 năm 2009 Tác giả Bùi Thị Ngọc 2 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  3. Khóa luận tốt nghiệp Bảng chữ cái viết tắt Tiếng việt 1 CSDL Cơ sở dữ liệu 2 ĐHNTHN Đại học Ngoại thương Hà Nội 3 TVĐHNTHN Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Tiếng Anh 1 AACR2 Quy tắc biên mục Anh – Mỹ ấn bản lần thứ 2 (Anglo – American Cataloguing Rules 2 nd) 2 DDC Khung phân loại thập tiến Dewey (Dewwy Decimal Classification) 3 ISBD Quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn Quốc tế (International Standard Biliographic Description) 4 MARC21 Khổ mẫu biên mục đọc bằng máy (Machine - Readable Cataloging 21st) 5 LCSH Khung đề mục chủ đề của Thư viện Quốc hội Mỹ (Library of Congress Subject Heading - LCSH) 6 UDC Khung phân loại thập tiến Quốc tế (Universal Decimal Classification) 7 UNIMARC Khổ mẫu trao đổi 8 USMARC Khổ mẫu đọc máy của Mỹ (United State Machine Raedable Cataloguing – USMARC) 3 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  4. Khóa luận tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Sự tiến bộ nhanh chóng của khoa học công nghệ trong nửa cuối thế kỉ XX, đặc biệt là sự phát triển có tính chất cách mạng của công nghệ thông tin và truyền thông (ITC) đã ảnh hưởng tới sự phát triển kinh tế xã hội nói chung và hoạt động thông tin - thư viện nói riêng. Khoa học và công nghệ phát triển đã tạo tiền đề cho việc chuyển từ một xã hội sản xuất công nghiệp chế tạo sang một xã hội dựa trên sử dụng thông tin, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin và truyền thông trong mọi lĩnh vực đời sống hình thành một “xã hội thông tin” ở thế kỉ XXI. Trong xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức thì tri thức và thông tin là nguồn lực quan trọng cho sự phát triển của mỗi quốc gia. Nếu thiếu thông tin thì quốc gia đó sẽ lạc hậu không thể phát triển theo kịp thế giới. Trong xã hội thông tin, thư viện không chỉ là nơi lưu giữ sách theo quan niệm truyền thống mà thư viện là nơi lưu trữ và truyền tải thông tin chính xác đầy đủ kịp thời cho bạn đọc, là cầu nối giúp con người nắm bắt được thông tin mình cần trong thời kỳ “bùng nổ thông tin”. Nhiệm vụ của các cơ quan thông tin thư viện là thu thập, xử lý thông tin và sản xuất ra các sản phẩm thông tin, tổ chức các dịch vụ tìm kiếm, phổ biến thông tin đến cho người đọc một cách dễ dàng và đầy đủ. Và việc đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin là mục tiêu chung của mọi thư viện. Để thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin một cách tối đa, bên cạnh việc đầu tư cho cơ sở vật chất, vốn tài liệu, thì việc xử lý tài liệu một cách chuẩn xác cũng là một yếu tố quan trọng. Xử lý tài liệu là một khâu quan trọng trong chu trình thông tin tư liệu. Việc xử lý tài liệu tốt sẽ giúp cho việc tìm kiếm nguồn thông tin một cách nhanh chóng thuận tiện và dễ dàng, đồng thời giúp cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong kho cũng như các nguồn thông tin trên máy tính điện tử một cách trật tự, có cấu trúc chặt chẽ. Bên 4 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  5. Khóa luận tốt nghiệp cạnh đó trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay không một cơ quan thông tin thư viện nào có thể thu thập hết được nguồn thông tin tài liệu để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng tin, tiến hành thống nhất chuẩn hóa công tác xử lý tài liệu là cơ sở để các thư viện có thể trao đổi chia sẻ dữ liệu với nhau trong phạm vi quốc gia, khu vực và thế giới. Chính vì vậy, hoạt động xử lý tài liệu luôn luôn được các cơ quan thông tin, thư viện quan tâm hàng đầu và đang tiến hành chuẩn hóa. Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội (TVĐHNTHN) là một Thư viện nằm trong hệ thống thư viện các trường đại học. Trong sự nghiệp đổi mới giáo dục đại học với phương châm đào tạo lấy người học làm trung tâm nên các trung tâm thông tin, thư viện trường đại học được coi như “giảng đường thứ hai” giúp sinh viên học tập có cơ hội khám phá, thực hành và phát triển những kiến thức đã nhận được. TVĐHNTHN là “giảng đường thứ hai” của sinh viên, học viên và đội ngũ cán bộ quản lý của Nhà trường. Thư viện đã và đang cung cấp các tài liệu, thông tin về chuyên ngành kinh tế đối ngoại, quản lý kinh tế, marketing, cho người dùng tin, do đó việc bổ sung, xử lý tài liệu để đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin là nhiệm vụ quan trọng của Thư viện. Trong những năm gần đây, được sự quan tâm của Ban Giám hiệu Trường, Thư viện đã được đầu tư khá lớn để hiện đại hóa hoạt động thông tin thư viện, vì vậy Thư viện phần nào đã đáp ứng được nhu cầu tin của Người dùng tin. Tuy nhiên, hoạt động xử lý tài liệu còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của thư viện. Từ thực tế trên, tôi chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thực trạng và giải pháp” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với mong muốn nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin sau hoạt động xử lý tài liệu nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của thầy và trò Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội. 5 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  6. Khóa luận tốt nghiệp 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2.1. Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng của công tác xử lý tài liệu, phân tích đánh giá thực trạng xử lý tài liệu ở TVĐHNTHN về ưu, nhược điểm, những thuận lợi và khó khăn và đưa ra một số kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu để nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện đáp ứng yêu cầu đổi mới phương pháp giảng dạy, nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu: 1. Tiến hành nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội, đặc điểm của Thư viện Trường như: quá trình hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ, đặc điểm vốn tài liệu, đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của họ. 2. Nghiên cứu quy trình xử lý tài liệu tại Thư viện hiện nay, thực trạng công tác xử lý tại Thư viện: quy trình xử lý hình thức tài liệu, các quy tắc và khổ mẫu biên mục đang áp dụng, quy trình và công cụ xử lý nội dung tài liệu, phần mềm thư viện đang sử dụng hỗ trợ cho công tác biên mục, 3. Đánh giá về những mặt đạt được và hạn chế trong công tác xử lý tài liệu của TVĐHNTHN và đưa ra các giải pháp nâng cao chất lượng xử lý tài liệu của Thư viện. 3. Tình hình nghiên cứu của đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thực trạng và giải pháp” là đề tài chưa phải mới ở cấp độ nghiên cứu làm khóa luận tốt nghiệp. Đã có nhiều công trình nghiên cứu về TVĐHNTHN: năm 2004 tác giả Nguyễn Hồng Hạnh đã nghiên cứu đề tài Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội”. Năm 2007 tác giả Nguyễn Thị Bình cũng chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp 6 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  7. Khóa luận tốt nghiệp của mình là về TVĐHNTHN: “Ứng dụng tin học tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội”. Công tác xử lý tài liệu là một khâu quan trọng trong dây truyền thông tin tư liệu nên luôn được các nhà thư viện học quan tâm và có nhiều bài viết về đề tài này. Tác giả Trần Thị Quý và Nguyễn Thị Đào đã viết cuốn “Xử lý thông tin” – 2007 đây được coi là nền tảng lý thuyết để tiến hành công tác xử lý tài liệu thư viện. Và năm 2004 tác giả Vũ Thị Hồng Lan đã nghiên cứu đề tài “Hoạt động xử lý vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Hàng Hải” làm đề tài niên luận. Năm 2006 tác giả Trần Thị Thảo tiến hành nghiên cứu “Ứng dụng biên mục hiện đại và thực tiễn biên mục tại các Thư viện đại học Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình, và tác giả Nguyễn Thị Nhân (2006) nghiên cứu đề tài “Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp. Đề tài “Tìm hiểu chu trình xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội” của tác giả Nguyễn Ánh Hồng; đề tài “Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” của tác giả Đồng Đức Hùng (2002), Tạp chí Thư viện Việt Nam số 3/2007 có đăng bài “Hoạt động xử lý thông tin của Trung tâm Thông tin – Tư liệu Học viện Báo chí và Tuyên truyền: thực trạng và giải pháp” của tác giả Hồng Luyến, Tuy nhiên chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. Do đó tôi đã chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thực trạng và giải pháp” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 7 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  8. Khóa luận tốt nghiệp 4. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động xử lý tài liệu của Thư viện, (các quy tắc, công cụ và khổ mẫu biên mục đang áp dụng để xử lý tài liệu, nghiên cứu phần mềm ứng dụng tại Thư viện trong công tác xử lý tài liệu, ) 4.2. Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: Nghiên cứu hoạt động xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội - Về thời gian: Nghiên cứu thực trạng công tác xử lý tài liệu hiện nay (năm 2009) 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận Sử dụng phương pháp nghiên cứu theo quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Quán triệt quan điểm, đường lối chính sách của Đảng, Nhà Nước về công tác sách báo, thư viện; các chỉ thị và nghị quyết của Đảng và Nhà nước về đường lối phát triển sự nghiệp thông tin - thư viện. 5.2. Phương pháp cụ thể: Trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thực trạng và giải pháp”, tác giả đã sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu cụ thể như: + Phương pháp phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa tài liệu + Phương pháp phỏng vấn, quan sát thực tế + Phương pháp thống kê số liệu, đánh giá. 6. Đóng góp của khóa luận 6.1. Đóng góp về mặt lý luận Khóa luận khẳng định tầm quan trọng của công tác xử lý tài liệu đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan thông tin – thư viện, đặc biệt trong xu thế hội nhập chia sẻ nguồn lực thông tin để cùng phát triển như hiện nay. 8 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  9. Khóa luận tốt nghiệp 6.2. Đóng góp về mặt thực tiễn Đề tài khóa luận phản ánh công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội hiện nay, phân tích đánh giá về ưu điểm, nhược điểm của công tác xử lý tài liệu từ đó đưa ra các kiến nghị và giải pháp cần thiết để nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu giúp Thư viện hoạt động hiệu quả hơn phục vụ đắc lực cho sự nghiệp đào tạo, nghiên cứu khoa học của Nhà trường trong thời gian tới. 7. Bố cục của khóa luận Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của Khóa luận gồm 3 chương: Chương 1. Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội với sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học trong giai đoạn đổi mới giáo dục đại học của đất nước. Chương 2. Thực trạng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. Chương 3. Một số nhận xét và kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. 9 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  10. Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG 1 THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG HÀ NỘI VỚI SỰ NGHIỆP ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TRONG GIAI ĐOẠN ĐỔI MỚI GIÁO DỤC ĐẠI HỌC CỦA ĐẤT NƢỚC 1.1. Khái quát về Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội (ĐHNTHN) là trường đại học công lập nằm trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam. Trường được thành lập vào năm 1960, sơ khai là một bộ môn trong khoa Quan hệ Quốc tế do Bộ Ngoại giao trực tiếp quản lý nhưng đặt tại Trường Đại học Kinh tế Tài chính. Từ khi thành lập đến năm 1984 Trường thuộc Bộ Ngoại thương (nay là Bộ Công Thương). Trong thời gian này, Trường ĐHNTHN là trường đại học duy nhất có nhiệm vụ đào tạo cán bộ có trình độ đại học cho ngành Ngoại thương. Năm 1984, Trường Đại học Ngoại thương chuyển từ Bộ Ngoại thương sang Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo). Thời gian này, phần lớn các trường đại học chuyển từ các bộ ngành chủ quản sang Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp trực tiếp quản lý. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý Nhà nước về đào tạo đại học và trung học chuyên nghiệp. Cho đến cuối những năm 1980, cơ cấu tổ chức của Trường như Ban Giám hiệu, Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, các Phòng chức năng, các Khoa và Bộ môn tiếp tục được củng cố. Công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế, đã được đẩy mạnh và phát triển thêm một bước. Trước đây, ĐHNTHN là một trường đơn ngành đến nay đã và đang đào tạo theo hướng đa ngành, chương trình học đa dạng và chất lượng cao nhằm thích ứng với quá trình hội nhập của Việt Nam vào nền kinh tế thế giới. Từ năm học 1999-2000 Trường đã chính thức được phép đào tạo 3 ngành: ngành Kinh tế đối ngoại, Tiếng Anh thương mại, Ngành Quản trị kinh doanh. 10 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  11. Khóa luận tốt nghiệp Nhà trường đã chú trọng tới việc đa dạng hóa các loại hình đào tạo: chính quy, tại chức, văn bằng hai, các lớp liên thông, Mở rộng cơ cấu đào tạo đại học và sau đại học. Trong nhiều năm qua Trường đã cung cấp cho đất nước một đội ngũ khá đông đảo gần 9000 sinh viên hệ chính quy và hơn 3000 sinh viên hệ tại chức với gần 300 Thạc sỹ trong lĩnh vực Kinh tế đối ngoại. Trường ĐHNTHN là trường có chất lượng đào tạo cao hàng đầu cả nước. Sinh viên tốt nghiệp Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội làm việc trong nước cũng như ở nước ngoài đều được đánh giá cao cả về kiến thức chuyên môn và trình độ ngoại ngữ. Đặc biệt, sinh viên Đại học Ngoại thương Hà Nội còn nổi tiếng là năng động, sáng tạo và tự tin. Chính nhờ những kết quả đó, Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã được Liên hiệp Hội Khoa học và Công nghệ Việt Nam (VUSTA) trao tặng Cúp vàng “Thương hiệu Việt” năm 2006. Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội phấn đấu đến năm 2020 trở thành một trường đại học công lập danh tiếng trong khu vực và trên thế giới; là trung tâm nghiên cứu hàng đầu quốc gia về kinh tế đối ngoại và hội nhập kinh tế quốc tế; là nơi tập trung các chuyên gia, giảng viên có trình độ chuẩn quốc gia, khu vực, quốc tế, linh hoạt và sáng tạo, có phương pháp tiếp cận khoa học để giải quyết các vấn đề thực tiễn; có chương trình hợp tác quốc tế với các trường đại học có uy tín của các nước phát triển. Nhà trường dự kiến đến năm 2010 mở rộng thêm quy mô, phát triển các ngành nghề đào tạo cụ thể: Tài chính ngân hàng, Công nghệ thông tin, Thương mại quốc tế. Đặc biệt là áp dụng hình thức đào tạo trực tuyến. 11 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  12. Khóa luận tốt nghiệp 1.1.2. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ Hiện nay, Trường ĐHNTHN có 13 khoa, 8 phòng ban chức năng, 9 trung tâm, 3 bộ môn và một số ban trực thuộc. Trường có trên 270 cán bộ, công nhân viên, giảng viên. Trong đó đội ngũ giảng viên giảng dạy lên tới 200 người. Số cán bộ có học hàm học vị và trình độ sau đại học có gần 100 người. Trong nhiều năm qua Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội luôn thực hiện chủ trương đổi mới giáo dục và nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại phục vụ đắc lực sự nghiệp Công nghiệp hóa, Hiện đại hóa đất nước. 12 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  13. Khóa luận tốt nghiệp 1. K. Kinh tế & kinh doanh quốc tế Ban Giám 2. K. Quản trị kinh doanh hiệu 3. K. Tài chính ngân hàng 4. K. Lý luận chính trị 5. K. Đào tạo quốc tế 6. K. Cơ bản 7. K. Tiếng Anh thương mại 8. K. Tiếng chuyên ngành 9. K. Tiếng Nhật 13 Khoa giảng 10. K. Tiếng Trung Quốc dạy chuyên 11. K.Tiếng Pháp môn 12. Khoa sau đại học 13. K.Đào tạo và bồi dưỡng tại chức 1. Bộ môn tiếng Nga 3 Bộ môn trực 2. Bộ môn Kinh tế học 3. Bộ môn tiếng Việt thuộc 1. P. Tổ chức cán bộ 2. P. Quản lý đào tạo 3. P. Quản lý dự án 8 Phòng ban 4. P. Quản lý khoa học chức năng 5. P. Hợp tác quốc tế 6. P. Chính trị công tác sinh viên 7. P. Quản trị thiết bị 8. P. Kế hoạch tài chính 1. TT. Thông tin và khảo thí 2. TT. Feretco 3. TT. Lic 4. TT. VJCC – Hà Nội 9 Trung tâm 5. TT. VJCC – TP. Hồ Chí Minh 6. Thƣ viện 7. TT. Đảm bảo chất lượng 8. TT. Nghiên cứu Hàn Quốc 9. TT Tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội 13 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  14. Khóa luận tốt nghiệp 1.2. Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội với nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trƣờng 1.2.1. Lịch sử ra đời và phát triển của Thƣ viện Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội được thành lập từ năm 1960, tiền thân là một kho sách được tách ra từ Thư viện Trường Cán bộ Ngoại Giao – Ngoại thương với số lượng sách hạn chế khoảng chừng 4000 cuốn, cơ sở vật chất rất khiêm tốn. Do chưa được Nhà trường quan tâm đúng mức về việc đầu tư xây dựng, tu sửa, nâng cấp cho Thư viện nên bộ phận phục vụ còn đơn giản với hai hình thức phục vụ là mượn về nhà và đọc tại chỗ. Trong số đội ngũ cán bộ thư viện chỉ duy nhất có trưởng Thư viện được đào tạo chính quy, số còn lại đều tốt nghiệp đại học ở các chuyên ngành khác. Tuy nhiên, nhận thức được Thư viện là yếu tố cấu thành vô cùng quan trọng của Trường ĐHNTHN, là bộ phận hỗ trợ đắc lực cho việc nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo của Nhà trường. Cùng với sự phát triển đi lên của Nhà trường, Thư viện đã không ngừng được đổi mới. Đến nay Thư viện đã có một cơ ngơi khang trang 3 tầng với tổng diện tích là 1300m2, từ việc bố trí các bộ phận phục vụ bạn đọc, bộ phận xử lý nghiệp vụ hợp lý đến việc đầu tư trang thiết bị đầy đủ tiện nghi, sách báo được bổ sung đều đặn đã dần dần thu hút đông đảo bạn đọc đến Thư viện. Trải qua gần 50 năm xây dựng phát triển, cùng với sự đi lên của Nhà trường, Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội cũng dần được đổi mới, hỗ trợ đắc lực cho công tác nghiên cứu khoa học và đào tạo của Nhà trường. Từ năm 2001 đến nay, được sự quan tâm của Ban giám hiệu và các tổ chức quốc tế, TVĐHNTHN đã được đầu tư khá mạnh mẽ về cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại và nguồn lực thông tin. Đặc biệt là sau khi triển khai dự án “Đầu tư chiều sâu cho Trung tâm Thông tin Thư viện”, các tiểu dự án mức A, B, C thuộc Quỹ nâng cao chất lượng (QIG) – Dự án Giáo dục Đại học I, chương trình FTUTRIP – Dự án Giáo dục Đại học II, Thư viện đã được đổi mới một cách toàn diện sâu sắc theo hướng hiện đại hóa: được đầu tư máy 14 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  15. Khóa luận tốt nghiệp móc, trang thiết bị hiện đại và nguồn lực thông tin tương đối phong phú (bao gồm giáo trình, sách tham khảo và các cơ sở dữ liệu online) phục vụ cho việc giảng dạy và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong Trường. Hoạt động của Thư viện đã dần được hiện đại hóa theo mô hình thư viện điện tử và hướng tới thư viện số. 1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ 1.2.2.1. Chức năng Thư viện Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội là thư viện chuyên ngành nằm trong hệ thống giáo dục của Nhà trường, Thư viện thực hiện 4 chức năng cơ bản của mọi thư viện nói chung: chức năng văn hóa, giáo dục, thông tin, giải trí. Trong đó 2 chức năng chính là: chức năng giáo dục và chức năng thông tin hỗ trợ cho việc giảng dạy, học tập của thầy trò, nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong Trường. Bên cạnh đó Thư viện còn là trung tâm văn hóa, giải trí cung cấp kiến thức xã hội và nâng cao tầm hiểu biết của người dùng tin. 1.2.1.2. Nhiệm vụ Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: Xây dựng và trình Ban giám hiệu phê duyệt kế hoạch, chiến lược phát triển Thư viện theo hướng hiện đại. Lập kế hoạch thu thập, bổ sung, trao đổi các loại tài liệu (cả tài liệu truyền thống và hiện đại) phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của Nhà trường và phục vụ nhu cầu tin tìm hiểu nâng cao kiến thức toàn diện của bạn đọc. Phát triển vốn tài liệu phù hợp với tính chất, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của Thư viện. Thực hiện theo định kỳ việc thanh lọc ra khỏi kho những tài liệu không còn giá trị sử dụng, cũ nát lạc hậu trừ những tài liệu quý hiếm. Tổ chức phục vụ cho các đối tượng người dùng tin sử dụng vốn tài liệu của Thư viện; bố trí thời gian phục vụ phù hợp với điều kiện làm việc và học tập của giảng viên và sinh viên trong Trường; đẩy mạnh các hoạt động 15 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  16. Khóa luận tốt nghiệp phục vụ ngoài Thư viện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng; không đặt ra những quy định làm hạn chế quyền sử dụng Thư viện của bạn đọc. Thực hiện công tác nghiệp vụ: xử lý thông tin, biên soạn các ấn phẩm thông tin khoa học, tiến hành lưu giữ và bảo quản tài liệu khi được bổ sung về Thư viện. Tổ chức các hệ thống tuyên truyền, giới thiệu dịch vụ phổ biến thông tin nhằm sử dụng có hiệu quả vốn tài liệu mà Thư viện quản lý. Xây dựng hệ thống tra cứu một cách khoa học và tổ chức phục vụ bạn đọc khai thác thông tin có hiệu quả. Mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi nguồn lực thông tin, kinh nghiệm quản lý, nghiệp vụ với các trung tâm thông tin khoa học công nghệ Quốc gia, Thư viện Quốc gia, trung tâm thông tin thư viện các trường đại học, quỹ sách Châu Á, Lập kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ cho cán bộ Thư viện. Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến đặc biệt là công nghệ thông tin hiện đại hóa hoạt động Thư viện. 1.2.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 1.2.3.1. Cơ cấu tổ chức Tổ chức công tác thông tin thư viện là nhằm thiết lập một số cơ cấu tổ chức thích hợp cho sự tồn tại và phát triển (như xây dựng hệ thống phòng ban, quy định nhiệm vụ, chức năng, xếp đặt cán bộ đúng khả năng chuyên môn, mua sắm trang thiết bị, ). Lập kế hoạch, đào tạo cán bộ và hướng dẫn nghiệp vụ. Công tác tổ chức thông tin thư viện là tổ chức 2 nhóm công việc như: tổ chức định mức lao động, tổ chức phân công lao động hợp lý, tổ chức công tác phục vụ người dùng tin, quy trình kỹ thuật thông tin thư viện, tổ chức đào tạo và chỉ đạo nghiệp vụ. 16 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  17. Khóa luận tốt nghiệp Thư viện được chia thành 2 bộ phận chính: các phòng ban làm công tác nghiệp vụ thư viện và các phòng ban chịu trách nhiệm về phục vụ người dùng tin của Thư viện. Các phòng ban này đều chịu sự chỉ đạo của lãnh đạo Thư viện theo những nguyên tắc nhất định, sự thống nhất và sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban là nhân tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của Thư viện. TVĐHNTHN có 5 phòng ban chính trực thuộc ban giám đốc. + Ban giám đốc: gồm 1 Giám đốc và một Phó giám đốc. Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về thực hiện chức năng và nhiệm vụ của Thư viện và điều hành chung mọi hoạt động của Thư viện. Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện đã được Ban giám hiệu giao phó, ngoài ra Ban giám đốc còn chịu trách nhiệm việc phát triển vốn tài liệu, thanh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị và các hoạt động khác. + Phòng nghiệp vụ (Professional section): có 3 cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ chuyên thực hiện các hoạt động hỗ trợ cho công tác phục vụ bạn đọc như bổ sung tài liệu, xử lý tài liệu, làm sổ đăng ký cá biệt, sổ đăng ký tổng quát, in thẻ sinh viên, in mã vạch và số đăng ký cá biệt. + Bộ phận phục vụ bạn đọc: gồm 4 phòng, có 7 cán bộ có nhiệm vụ là giới thiệu nguồn tài liệu của Thư viện tới bạn đọc, phục vụ bạn đọc Thư viện: Phòng mượn (Check – out section): gồm giáo trình và tài liệu tham khảo trong và ngoài nước phục vụ cho bạn đọc mượn về nhà. Phòng đọc tự chọn (Self – service readingrom): gồm các tài liệu là báo, tạp chí trong và ngoài nước, các báo cáo thực tập của từng khóa, các kỷ yếu hội nghị hội thảo về kinh tế. Phòng đọc tổng hợp (Reading section): gồm sách tham khảo trong và ngoài nước, các đề tài nghiên cứu khoa học, khoa luận, luận văn được phục vụ tại chỗ cho giảng viên và sinh viên. Phòng đọc đa chức năng (Multimedia section): là phòng khai thác cơ sở dữ liệu online và khai thác thông tin trên internet. 17 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  18. Khóa luận tốt nghiệp Ban giám đốc Bộ phận nghiệp vụ Bộ phận phục vụ Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng nghiệp mượn đọc tự đọc đa đọc vụ chọn chức tổng năng hợp Chú thích: Chỉ đạo trực tiếp Phối hợp hoạt động Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội 1.2.3.2. Đội ngũ cán bộ Hiện nay Thư viện có 12 cán bộ (2 nam và 10 nữ) trong đó có 9 cán bộ được đào tạo về nghiệp vụ chính quy về thư viện còn lại là tốt nghiệp chuyên ngành khác nhưng cũng được đào tạo về nghiệp vụ thư viện. Độ tuổi cán bộ thư viện còn khá trẻ ( trên 80% cán bộ thư viện độ tuổi 25-35) - đây là độ tuổi trẻ có năng lực, luôn sẵn sàng tiếp thu cái mới, và đây cũng là động lực lớn góp phần cho Thư viện chuyển mình trong xu thế hội nhập. 18 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  19. Khóa luận tốt nghiệp 1.2.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật Tổng diện tích mặt bằng Thư viện được sử dụng là 1300m2 bao gồm các phòng ban như trên. Trong mỗi phòng ban lại được đầu tư đầy đủ các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại phục vụ cho hoạt động của từng phòng ban. Từ năm 2002 đến nay, Thư viện đã được đầu tư các trang thiết bị hiện đại để ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động tác nghiệp của Thư viện và phục vụ tra cứu thông tin của bạn đọc. Các trang thiết bị bao gồm: 1 máy chủ HT – LH 6000 – U3 – 523 gram 52 máy tính và các thiết bị ngoại vi 1 máy tin Barcode Blaster 4 máy đọc mã vạch 2 máy in mạng HP laser jet 4200 1 máy in màu HP Derkjet 1180C 1 máy scanner màu HP Scanjet 7450C2 1 máy photo Gertener DSM 616 Thư viện kết nối lắp đặt hệ thống mạng cục bộ LAN kết nối Thư viện với các phòng ban trong Trường. Đồng thời Thư viện cũng kết nối mạng Internet để có thể tìm tin, trao đổi chia sẻ thông tin với các thư viện khác trong và ngoài nước. Về phần mềm quản lý thư viện: Từ năm 2003, thực hiện dự án “Đầu tư chiều sâu cho Trung tâm Thông tin Thư viện”, Thư viện được trang bị phần mềm “Thư viện điện tử ” do công ty máy tính truyền thông CMC thiết lập. Đó là Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB Version 3.0. Hiện nay phần mềm được nâng cấp thành ILIB Version 4.0. Phần mềm này cho phép Thư viện thực hiện triệt để các chức năng quản lý của mình cụ thể: theo dõi việc bổ sung tài liệu; cập nhật và lưu giữ thông tin; tổ chức biên mục tự động; cung cấp khả năng tra cứu tại chỗ và từ xa của bạn đọc; quản lý việc mượn trả tài liệu của bạn đọc; quản lý kho; tạo ra các sản phẩm thông tin, cho phép trao đổi thông tin với các hệ thống khác. 19 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  20. Khóa luận tốt nghiệp 1.2.5. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin của Thƣ viện 1.2.5.1. Ngƣời dùng tin Người dùng tin là đối tượng phục vụ của bất cứ thư viện nào. Người dùng tin là người sử dụng thông tin đồng thời cũng là người sáng tạo, làm giàu nguồn tin, thỏa mãn nhu cầu tin của họ cũng đồng nghĩa với việc phát triển nguồn tin. Sự thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin là cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của Thư viện, việc đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin là mục tiêu hướng tới của mọi Thư viện. Thành phần người dùng tin chủ yếu của TVĐHNTHN rất đa dạng và trình độ ở nhiều cấp khác nhau do đó nhu cầu tin của họ cũng đa dạng. Đối tượng người dùng tin của Thư viện chủ yếu là sinh viên trong trường với trên 2000 sinh viên hệ chính quy, bên cạnh đó là sinh viên theo các chương trình đào tạo khác của Nhà trường như hệ Cao đẳng, lớp liên thông, văn bằng hai, hệ cao học, Đối tượng người dùng tin của Thư viện còn là các nhà khoa học, các lãnh đạo, quản lý có trình độ học hàm học vị: Giáo sư, Phó Giáo sư, Tiến Sỹ, Thạc sỹ, giảng viên, cán bộ nghiên cứu, Có thể khái quát người dùng tin của Thư viện thành những nhóm cơ bản sau: - Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý: nhóm này bao gồm Ban giám hiệu Trường, các cán bộ lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, các Trưởng, Phó khoa bộ môn, các phòng ban chức năng, các tổ chức, trung tâm trực thuộc Trường, Đối tượng này tuy số lượng không lớn nhưng đặc biệt quan trọng, họ vừa là người dùng tin, vừa là chủ thể thông tin. Họ vừa thực hiện chức năng quản lý công tác giáo dục đào tạo, vừa là người xây dựng các chiến lược phát triển Trường. - Nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy: ĐHNTHN có khoảng 270 cán bộ công nhân viên, trong đó có 200 người là cán bộ giảng dạy. Đây là nhóm người dùng tin có trình độ cao, có học hàm học vị. Họ tham gia công tác 20 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  21. Khóa luận tốt nghiệp giảng dạy và nghiên cứu, hướng dẫn sinh viên nghiên cứu khoa học theo từng chuyên ngành. - Nhóm sinh viên và học viên sau đại học: Đây là nhóm người dùng tin đông đảo nhất của Thư viện, là người dang theo học các chương trình đào tạo của Trường (13 khoa và 3 bộ môn), bao gồm sinh viên hệ chính quy, tại chức, lớp cao đẳng, lớp liên thông, học viên sau đại học, họ thường tham gia nghiên cứu khoa học hàng năm về các vấn đề chuyên ngành kinh tế đang theo học. 1.2.5.2. Đặc điểm nhu cầu tin Trong “xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức” thì nguồn thông tin gia tăng một cách nhanh chóng, nó đã trở thành mối quan tâm của nhiều ngành trong xã hội. Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và xử lý thông tin để duy trì và phát triển sự sống. Nhu cầu tin xuất phát từ nhu cầu nhận thức của con người, nó tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ xã hội và mang tính chất chu kỳ. Nếu thỏa mãn nhu cầu tin một cách tối đa thì nhu cầu tin càng phát triển và ngược lại nhu cầu tin sẽ bị thoái hóa, triệt tiêu nếu không được thỏa mãn thường xuyên. Đối tượng người dùng tin của Thư viện đa dạng do đó nhu cầu tin của họ cũng rất đa dạng yêu cầu về nội dung thông tin và các hình thức chuyển tải thông tin. Trường ĐHNTHN là Trường hàng đầu cả nước về đào tạo chuyên ngành kinh tế đối ngoại nên nhu cầu tin chủ yếu về kinh tế đối ngoại, lịch sử kinh tế quốc dân, tài chính tiền tệ, ngân hàng, giáo trình tiếng nước ngoài, Tuy nhiên, mỗi nhóm người dùng tin của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội khác nhau cũng có nhu cầu tin khác nhau. Nhóm 1. Cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học Với người dùng tin là cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học loại hình phục vụ chủ yếu là những tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học cấp Trường, Bộ, Nhà Nước. Đó là những tư liệu khoa học giúp cho các nhà khoa học tiếp cận một cách nhanh chóng những thành 21 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  22. Khóa luận tốt nghiệp tựu khoa học trong và ngoài nước, nắm bắt nhanh chóng xu hướng phát triển của các ngành khoa học đặc biệt trong lĩnh vực kinh tế. Nhu cầu tin của cán bộ, giảng viên vừa mang tính chất tổng hợp, vừa chuyên sâu, vì khoa học ngày nay càng phát triển có xu hướng chuyên sâu hoặc kết hợp với nhau nên họ phải thu thập thông tin vừa thích hợp, vừa chi tiết. Nội dung thông tin cần đầy đủ, kịp thời, có tính chính xác cao. Vì cán bộ giảng dạy là những người quyết định trực tiếp đến chất lượng đào tạo của Nhà trường nên Thư viện luôn đặc biệt quan tâm và tạo điều kiện đáp ứng tốt nhu cầu tin của đối tượng này. Nhóm 2. Nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý Đối với những nhà quản lý thì thông tin là công cụ quản lý vì quản lý là quá trình biến đổi thông tin thành hành động. Thông tin càng đầy đủ thì quá trình quản lý càng đạt kết quả cao. Do vậy, thông tin cần cho nhóm này có diện rộng, mang tính chất tổng kết, dự báo, dự đoán trên các lĩnh vực về khoa học cơ bản, tài liệu chính trị, kinh tế xã hội, các văn bản, chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Nhà Nước. Đặc điểm nhu cầu thông tin của họ là phải nghiên cứu các loại tài liệu về khoa học quản lý, khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo, kinh tế, văn hóa xã hội. Trong đó đặc biệt là các tài liệu về các ngành khoa học mũi nhọn nhằm mục đích tìm hiểu một cách cụ thể, xác thực tình hình thực tiễn và những yêu cầu hiện nay trong nền kinh tế xã hội của đất nước, của Nhà trường, từ đó đưa ra các quyết định khả thi cao cho việc phát triển sự nghiệp giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học của Trường. Đồng thời còn tư vấn cho Đảng và Nhà nước trong việc đề ra các chỉ thị, nghị quyết về công tác giáo dục đào tạo nói chung và giáo dục đại học nói riêng. Thư viện cần phải tổ chức tốt các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện đặc biệt là các sản phẩm và dịch vụ trên mạng nhằm đáp ứng nhu cầu của người cán bộ quản lý. Do cường độ hoạt động của cán bộ lãnh đạo quản lý nên việc cung cấp thông tin phải cô đọng súc tích. Hình thức thường là các 22 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  23. Khóa luận tốt nghiệp bản tin nhanh, các tin vắn, tóm tắt, tổng luận, Phương thức phục vụ chủ yếu là phục vụ từ xa, cho mượn tài liệu về nhà, cung cấp đến từng người theo yêu cầu cụ thể. Bên cạnh đó phần lớn cán bộ lãnh đạo quản lý của Trường còn tham gia công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Vì vậy, ngoài những thông tin về đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước thì nhóm này cũng rất cần các thông tin, tài liệu có tính chất chuyên sâu về lĩnh vực chuyên môn như cán bộ giảng dạy khác. Nhóm 3. Người dùng tin là sinh viên và học viên sau đại học Người dùng tin thuộc nhóm này có số lượng đông đảo nhất chiếm 90- 95% tổng số người dùng tin của Thư viện. Bên cạnh các tài liệu giáo trình thuộc các môn học đại cương như: Triết học Mác – Lênin, Lịch sử Đảng, Chủ nghĩa xã hội khoa học, Kinh tế chính trị, Kinh tế học vi mô, Kinh tế học vĩ mô, thì nhu cầu lớn nhất của họ là tài liệu chuyên ngành kinh tế ngoại thương, Thanh toán quốc tế, Tài chính tiền tệ, Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu, Đối với sinh viên các khoa Anh, Trung, Nga, Nhật, thì các loại tài liệu tiếng nước ngoài luôn được quan tâm. Đối với sinh viên năm cuối, học viên cao học thì nhu cầu về đề tài, luận án, khóa luận rất cao luôn được thư viện tạo mọi điều kiện cho họ khai thác sử dụng bằng cách đọc tại chỗ hoặc photo tài liệu. 1.2.6. Đặc điểm vốn tài liệu của Thƣ viện 1.2.6.1. Tài liệu truyền thống  Sách: Hiện tại Thư viện có gần 20.000 tên sách tương đương với 45.000 bản sách, bao gồm: giáo trình tiếng Việt, giáo trình sách ngoại ngữ, sách tham khảo tiếng Việt; sách ngoại ngữ chuyên ngành (Anh, Nhật, Pháp, Nga, Trung). Nội dung kho sách chủ yếu là các loại tài liệu chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Quản trị kinh doanh, Tiếng Anh thương mại, Luật, Ngoài ra, Thư viện còn có nhiều sách tham khảo về các lĩnh vực: Chính trị, Xã hội, Triết học, Tin học, sách ngoại văn: Ạnh, Pháp, Nga, Nhật, Trung Quốc. 23 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  24. Khóa luận tốt nghiệp  Báo và tạp chí: Thư viện có khoảng 1800 bản với hơn 252 loại, trong đó có 31 loại báo và tạp chí ngoại văn gồm các ngôn ngữ: Anh, Nga, Nhật, Trung, Pháp (14 loại xuất bản trong nước và 17 loại xuất bản nước ngoài).  Nguồn tin nội sinh: Là một bộ phận khá quan trọng trong Thư viện. Nguồn tin nội sinh hay tài liệu xám được tạo ra trong quá trình hoạt động đào tạo của Nhà trường, phản ánh đầy đủ và có hệ thống, tiềm năng, thế mạnh, các thành tựu khoa học cũng như định hướng phát triển của Nhà trường. Đây là nguồn thông tin hữu ích phục vụ đắc lực cho học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên trong Trường, bao gồm: - Luận án, luận văn TVĐHNTHN là nơi đảm nhiệm việc thu nhận, bảo quản luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường. Hiện nay, Thư viện đang lưu giữ 3.200 cuốn Khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, - Các loại tài liệu khác: Ngoài ra Thư viện còn lưu giữ các tài liệu có giá trị khác như: tài liệu dịch (Thư viện có 14 tên sách được dịch ra từ tiếng Anh với 140 bản); tài liệu là kỷ yếu hội nghị, hội thảo có khoảng 90 tài liệu; đề tài nghiên cứu khoa học Thư viện lưu giữ từ năm 2001 đến nay có khoảng 207 đề tài. Tỉ lệ thành phần vốn tài liệu trong Thư viện (tính đến hiện nay) bao gồm: Loại tài liệu Tỉ lệ (% so với tổng số tài liệu) Sách 91% Báo, tạp chí 3.3% Luận án, luận văn 5.8% Loại khác (tài liệu dịch, kỷ yếu, đề 0.8% tài) 24 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  25. Khóa luận tốt nghiệp 3.3 5.8 0.8 Sách Báo, tạp chí Luận án, luận văn Loại khác 91 Biểu đồ thể hiện thành phần vốn tài liệu tại TVĐHNTHN 1.2.6.2. Tài liệu điện tử Bên cạnh đó tài liệu điện tử cũng được Thư viện tăng cường bổ sung. Đến nay Thư viện đã xây dựng được 5 cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm: CSDL sách tiếng Việt, CSDL sách ngoại văn, CSDL từ điển, CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, CSDL Báo tạp chí lưu. Năm 2004, tham gia Dự án Giáo dục Đại học, Quỹ nâng cao chất lượng với Tiểu dự án mức B, Thư viện đã được đầu tư 4 CSDL điện tử do 2 công ty: Igroup Asia Pacific Limited (Hồmg Kông) và ABSCO Publishing (Úc) cung cấp bao gồm: + Lexis – Nexis Academic Online, + Roquest ABI/Inform Global, + Emeral Management Fulltext, + Business Source Fremier Năm 2005, tiếp tục tham gia dự án Giáo dục Đại học, Quỹ nâng cao chất lượng với Tiểu dự án mức C, Thư viện được đầu tư 2 hạng mục cơ sở dữ liệu online (thời gian thuê bao 2 năm) bao gồm: + Proquest ABI/Inform complete + Emerald Management Fulltext 25 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  26. Khóa luận tốt nghiệp Năm 2009, tham gia chương trình FTUTRIP – Dự án Giáo dục Đại học 2, Thư viện được đầu tư CSDL Business $ Company Resource Center (BCRC) – một cơ sở dữ liệu tập hợp các thông tin kinh doanh trên toàn cầu (thời gian thuê bao là 3 năm). Nội dung CSDL này bao gồm hàng vạn các bài báo, tạp chí được đăng tải từ 30 năm trở lại đây và tiếp tục cập nhật những bài mới đề cập đến các lĩnh vực: Kinh tế Ngoại thương, Quản trị kinh doanh, Thương mại điện tử, Luật kinh doanh quốc tế, Marketing, Tài chính, Kế toán, Tiếng Anh thương mại Kèm theo gần 363 đĩa CD-Rom và DVD backup dữ liệu. Nội dung CSDL này bao gồm hàng vạn các bài báo, tạp chí được đăng tải từ 30 năm trở lại đây và tiếp tục cập nhật những bài mới đề cập đến những lĩnh vực Kinh doanh quốc tế, Marketing, 1.3. Vai trò của xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin - thƣ viện nói chung và tại Thƣ viện Trƣờng nói riêng 1.3.1. Vai trò của xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin – thƣ viện Xử lý tài liệu (xử lý thông tin) là biến đổi các tài liệu (nguồn thông tin) thu thập được dưới các dạng khác nhau nhằm đáp ứng tối đa các nhiệm vụ hoạt động thông tin của các cơ quan thông tin thư viện. Mục tiêu của xử lý tài liệu là giúp cho việc tìm kiếm nguồn thông tin một cách nhanh chóng thuận tiện và dễ dàng, đồng thời giúp cho việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho cũng như các nguồn thông tin trên máy tính điện tử một cách trật tự, có cấu trúc chặt chẽ. Ngoài ra công tác này còn đảm nhận việc xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin, hỗ trợ trao đổi, lưu trữ và bảo quản nguồn thông tin trong các cơ quan thông tin thư viện. Công tác xử lý tài liệu có vai trò quan trọng trong hoạt động thông tin thư viện. Nó có vai trò to lớn trong việc phát triển nguồn lực thông tin, nâng cao hiệu quả hoạt động phục vụ người dùng tin trong các thư viện. Trong hoạt động thông tin - thư viện, công tác xử lý tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Kết quả của công tác xử lý tài liệu đã cho phép người dùng tin người 26 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  27. Khóa luận tốt nghiệp dùng tin nắm được thông tin chi tiết về một tài liệu hoặc một nhóm tài liệu trên các phương diện: hình thức, nội dung, công dụng để từ đó tiến hành lựa chọn một cách thuận lợi, chính xác, nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu tin của mình. Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ đã dẫn tới hiện tượng “bùng nổ thông tin”. Trong xã hội “bùng nổ thông tin” như hiện nay thì nguồn thông tin tăng lên một cách nhanh chóng cả về nội dung thông tin và phương tiện lưu trữ. Ngoài các phương tiện lưu giữ thông tin truyền thống như giấy, vi phim, vi phiếu, người dùng tin có thể khai thác thông tin dưới dạng âm thanh, hình ảnh, hình ảnh tĩnh, hình ảnh động làm cho nguồn tin trở nên đa dạng và phong phú hơn, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng phức tạp của người dùng tin hiện đại. Tuy nhiên, sự phong phú và đa dạng về nguồn tin đó đôi khi lại là nguyên nhân gây nên sự nhiễu tin, thừa tin, thông tin không chính xác. Đứng trước một khối lượng lớn tri thức của nhân loại đôi khi người dùng tin không thể tìm thấy tài liệu cần thiết. Do đó khi mà nguồn dữ liệu tăng lên nhanh chóng thì quy trình lưu trữ, xử lý và tìm kiếm càng trở nên phức tạp và cần thiết, việc xử lý tài liệu ngày càng phải đặc biệt chú trọng tới kỹ năng, nghệ thuật xử lý, quản lý, khai thác, và sử dụng dữ liệu. Trong chu trình đường đi của tài liệu từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ bạn đọc, xử lý thông tin là công đoạn khó khăn nhất. Hoạt động này mang tính chất quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ. Có thể nói kết quả của công tác xử lý tài liệu chính là tiền đề cho việc tổ chức và hình thành các sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện. Góp phần tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phong phú có chất lượng. Đối với người dùng tin, khi mà tài liệu được xử lý tốt sẽ giúp họ có thể tìm được tài liệu mình cần một cách nhanh chóng chính xác dù tài liệu thông qua các ngôn ngữ tài liệu cho dù tài liệu đó có ở trong thư viện mình hay ở cơ quan thông tin thư viện khác. Đồng thời nó giúp người dùng tin tìm tin chính xác không bị nhiễu tin từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin. 27 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  28. Khóa luận tốt nghiệp Việc xử lý thông tin tốt giúp cán bộ tìm tin có thể đáp ứng đầy đủ yêu cầu của người dùng tin về số lượng, chất lượng thông tin (cả về hình thức và nội dung) mà vẫn tiết kiệm được thời gian và công sức. Ngày nay, khi mà các cơ quan thông tin thư viện xử lý tài liệu một cách thống nhất sẽ thực hiện tốt việc chia sẻ tài liệu, dùng chung tài liệu qua mạng trên phạm vi quốc gia khu vực và thế giới, sử dụng công nghệ tiên tiến trong hoạt động thông tin thư viện, nâng cao chất lượng dịch vụ tiếp cận với các thư viện khác trên thế giới. Do đó các thư viện trên thế giới nói chung và các thư viện Việt Nam nói riêng đã luôn dành sự quan tâm đặc biệt đối với hoạt động xử lý tài liệu, việc chuẩn hóa thống nhất trong công tác xử lý tài liệu. 1.3.2. Vai trò của công tác xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại Như vậy công tác xử lý tài liệu có vai trò quan trọng trong hoạt động thông tin thư viện. Nhận thức được vấn đề trên nên TVĐHNT đã luôn chú trọng đến công tác xử lý tài liệu, đảm bảo chất lượng công tác xử lý tài liệu để Thư viện hoạt động hiệu quả hơn. Công tác xử lý tài liệu của Thư viện được giao cho Phòng Nghiệp vụ đảm trách. Đây là một quy trình xử lý toàn bộ nội dung của tài liệu và xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin. Chất lượng thông tin, chất lượng các loại hình sản phẩm dịch vụ thông tin của Thư viện phụ thuộc rất nhiều vào công tác xử lý tài liệu. TVĐHNTHN có số lượng người dùng tin khá lớn, đặc điểm nhu cầu tin khá đa dạng phong phú. Bên cạnh đó Thư viện có vốn tài liệu tương đối lớn, phong phú về loại hình ở cả dạng truyền thống và hiện đại, tài liệu tiếng Việt và tài liệu ngoại văn nhiều. Hiện nay, Thư viện đang tổ chức kho theo hình thức kho kín nên việc tra tìm được tài liệu một cách nhanh chóng chính xác là yêu cầu của mọi người dùng tin của Thư viện. Do vậy, công tác xử lý tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng. 28 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  29. Khóa luận tốt nghiệp - Việc xử lý tài liệu sẽ cung cấp cho bạn đọc cái nhìn tổng quan về tài liệu mình cần, biết được tài liệu đó đang ở trong kho nào để được yêu cầu phục vụ tài liệu một cách nhanh chóng chính xác. - Việc nhập dữ liệu trên máy tính tạo ra các CSDL, phục vụ cho việc quản lý toàn bộ nguồn tài liệu của Thư viện. - Các dữ liệu sau khi được xử lý sẽ được cập nhật vào CSDL, cho ra dữ liệu xếp giá, phân kho phục vụ cho công tác tổ chức kho. - Qua công tác xử lý tài liệu, thiết lập các điểm truy cập một cách khoa học, thống nhất, giúp bạn đọc có thể tìm kiếm nhanh chóng, chính xác tài liệu mà họ cần. Việc mô tả tài liệu giúp thiết lập các điểm truy nhập theo tên tác giả, nhan đề tài liệu. Công tác xử lý nội dung tài liệu giúp người dùng tin có thể truy nhập theo số phân loại, theo từ khóa, - Kiểm soát tính thống nhất trong biên mục nhằm mục đích tổ chức bộ máy tra cứu tìm tin. Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội không còn dùng bộ máy tra cứu tin truyền thống, thay vào đó là bộ máy tra cứu tin hiện đại. Bạn đọc tra tìm tài liệu qua mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC theo nhiều cách như: tra tìm theo tên tài liệu, tên tác giả, chỉ số phân loại hay từ khóa Việc tra cứu tìm tin có sự trợ giúp của máy tính khiến người dùng tin tiết kiệm được thời gian cũng như chủ động trong việc tìm kiếm thông tin. - Bên cạnh đó Thư viện Trường đang triển khai dự án Giáo dục Đại học 2 pha: Xây dựng thư viện số (2009-2011) nên việc thống nhất áp dụng các chuẩn nghiệp vụ, thống nhất trong khâu xử lý tài liệu, nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu là một yêu cầu cấp thiết. Vì khi xây dựng thư viện số thì việc xử lý tài liệu một cách thống nhất chuẩn xác sẽ giúp Thư viện có thể dễ dàng chia sẻ thông tin với các thư viện trong và ngoài nước, đáp ứng được mục tiêu đào tạo mà Nhà trường đề ra. 29 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  30. Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG HÀ NỘI 2.1. Công tác xử lý hình thức tài liệu tại Thƣ viện 2.1.1. Các quy tắc và khổ mẫu áp dụng trong xử lý hình thức tài liệu 2.1.1.1. Quy tắc mô tả Trong xã hội “bùng nổ thông tin” hiện nay thì việc thư viện có thể thu thập được mọi nguồn thông tin dưới mọi hình thức là vô cùng khó khăn, nó đòi hỏi các thư viện cần có sự trao đổi chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin với nhau. Xuất phát từ nhu cầu trao đổi dữ liệu trên đòi hỏi công tác biên mục trong các thư viện cần được chuẩn hóa nhằm đảm bảo cho các khổ mẫu tương hợp và có khả năng trao đổi dữ liệu. Nhiều quy tắc biên mục đã ra đời, liên tục được chỉnh sửa và được các thư viện áp dụng rộng rãi trên phạm vi quốc gia và trên thế giới. Hiện nay phổ biến 2 quy tắc mô tả: Quy tắc biên mục Anh – Mỹ (Anglo – American Cataloguing Rules - AACR); Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục (International Standard Biliography Description – ISBD).  Quy tắc biên mục Anh – Mỹ (AACR) AACR được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1967, trên cơ sở hợp tác giữa Anh và Mỹ. Từ đó đến nay AACR đã qua nhiều lần chỉnh biên và sửa đổi. Năm 1978 các hội thư viện và đại diện thư viện các nước Anh, Mỹ, Canada, họp để biên soạn một quy tắc mới dựa trên AACR (AACR1) để khắc phục những hạn chế của AACR1 là Quy tắc biên mục Anh – Mỹ ấn bản lần thứ 2 (Anglo – American Cataloguing Rules 2nd – AACR2). AACR2 được chính thức xuất bản vào cuối năm 1978 nhưng đến năm 1981 mới thực sự được áp dụng. Và từ đó đến nay AACR2 đã trải qua nhiều lần xuất bản có bổ sung và sửa chữa. Phiên bản gần đây nhất là AACR2R. 30 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  31. Khóa luận tốt nghiệp Nhìn chung AACR2 dựa theo ISBD (General-G) trong mô tả tài liệu thư viện. Có sư quy định chặt chẽ, chi tiết trong việc mô tả từng loại hình tài liệu. Và đặc biệt là nó chú trọng đến cách lập các điểm truy nhập cho biểu ghi thư mục. Quy tắc này được dùng trong biên mục theo khổ mẫu biên mục đọc bằng máy (Machine - Readable Cataloging 21st - MARC21). Cấu trúc của AACR2 được chia làm 2 phần: Phần 1. Mô tả các dạng tài liệu riêng biệt. Bao gồm 1 chương chung và các chương cho các tài liệu riêng biệt và những chương mới dành cho file dữ liệu đọc máy (chương 9), đồ tạo tác và vật thể hình khối. 1. Quy tắc chung cho mô tả (dựa trên khuôn khổ của ISBD (G)) Mô tả các dạng tài liệu cụ thể: 2. Sách 8. Tài liệu đồ họa 3. Bản đồ 9. Tài liệu điện tử 4. Bản thảo 10. Vật chế tác 5. Nhạc phẩm 11. Tài liệu vi hình 6. Tài liệu ghi âm 12. Xuất bản phẩm tiếp tục 7. Phim 13. Mô tả trích Phần 2. Tiểu dẫn và tiêu đề: tiêu đề (điểm truy nhập), nhan đề thống nhất và tham chiếu. AACR2 có nhiều mức độ mô tả chi tiết khác nhau. Thông thường mức độ mô tả của AACR2 là: Mức 1. Nhan đề chính / Thông tin đầu tiên về trách nhiệm nếu khác với tiêu đề mô tả chính hoặc không có tiêu đề mô tả chính. – Lần xuất bản. – Thông tin đặc thù. – Nhà xuất bản đầu tiên, năm xuất bản. – Quy mô. – Phụ chú. – Chỉ số tiêu chuẩn quốc tế 31 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  32. Khóa luận tốt nghiệp Mức 2. Nhan đề chính [chỉ định chung về loại hình tài liệu - GDM] = Nhan đề song song : Nhan đề khác / Thông tin trách nhiệm đầu tiên. – Lần xuất bản / Trách nhiệm liên qua đến lần xuất bản. – Thông tin đặc thù. – Nơi xuất bản : Nhà xuất bản, năm xuất bản (Nơi in : nhà in). – Quy mô : các chi tiết vật lý khác ; khổ cỡ. – (Nhan đề chính của tùng thư / Thông tin trách nhiệm, ISSN ; Số thứ tự của cuốn sách trong từng thư. Nhan đề tùng thư con, ISSN của tùng thư con : Số thứ tự của cuốn sách trong tùng thư con). – Phụ chú. – Chỉ số tiêu chuẩn quốc tế Mức 3. Bao gồm tất các yếu tố theo quy tắc Với bố cục và mức độ mô tả chi tiết như trên, AACR2 phù hợp với thực tiễn biên mục hiện nay và trong tương lai, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các biểu ghi mô tả về các loại hình tư liệu khác trong cùng một thư mục. Bên cạnh sự đổi mới về bố cục, AACR2 còn có nhiều đặc điểm cải tiến như trong quy định về tiêu đề mô tả (điểm truy nhập) AACR2 ít nhấn mạnh tới hình thức giữa bản mô tả chính và bản mô tả phụ, tạo khả năng sử dụng nhiều điểm truy nhập cùng một lúc và cung cấp mô tả thư mục đầy đủ. Khi chọn mô tả chính, người ta không sử dụng tràn lan tên các cơ quan tổ chức làm “tác giả tập thể” mà chỉ quy định một số trường hợp. Khi lập tiêu đề mô tả với tên người, ưu tiên sử dụng các tên hay biệt hiệu thông dụng mà không phân biệt tên thật, tên khai sinh, biệt danh, bút danh hay tên rút gọn. AACR2 đặt cơ sở nền tảng cho sự hợp tác biên mục trên phạm vị quốc gia và quốc tế, cải tiến các dịch vụ thư mục và tiết kiệm được giá thành. Do cung cấp một khổ mẫu mô tả chuẩn mực thống nhất cho tất cả các loại hình tư liệu nên quy tắc này tạo khả năng thực hiện mục lục tích hợp đa phương tiện, đồng thời giúp người sử dụng giảm được thời gian tìm kiếm tư liệu bằng cách cung cấp các điểm truy nhập tương thích nhiều hơn với hình thức quen dùng trong sách báo và tham chiếu trích dẫn. 32 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  33. Khóa luận tốt nghiệp Các quy tắc trong AACR2 thể hiện được tính linh hoạt mềm dẻo với 3 mức độ mô tả chi tiết tùy theo nhu cầu của từng nước hay tầm cỡ thư viện sử dụng nhưng vẫn đảm bảo đúng chuẩn mực quốc tế. Chính vì vậy AACR2 thu hút được sự chú ý của nhiều nước. Trong chuyển đổi mục lục phiếu sang mục lục máy và các mục lục truy nhập trực tuyến, các thư viện Anh, Mỹ đều xây dựng tiêu đề (điểm truy nhập) theo AACR2. Đến lần chỉnh biên năm 1988 AACR2 đã được áp dụng trong hầu hết các nước nói tiếng Anh, và đến nay Bộ quy tắc này đã được dịch ra khoảng 28 thứ tiếng khác nhau. AACR2 có mối quan hệ chặt chẽ với MARC21, các trường trong MARC21 đều được thiết kế theo mô hình phiếu mục lục AACR2. Hiện nay, các nhà thư viện đang nỗ lực chỉnh biên, sửa đổi nhằm biến AACR2 trở thành một chuẩn quốc tế.  Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thƣ mục (International Standard Biliography Description – ISBD). Ý tưởng biên soạn một quy tắc mô tả thư mục để áp dụng trên phạm vi quốc tế được đề cập tại hội nghị Quốc tế các chuyên gia biên mục tại Copenhague – Đan Mạch vào năm 1969. Đến năm 1971 bản thảo đầu tiên của ISBD (M) đã được xem xét và cho nhân bản cho hơn 70 tổ chức thư mục quốc gia nghiên cứu góp ý. Sau đó một loạt các quy tắc mô tả dùng cho mọi loại hình tài liệu thư viện được biên soạn và xuất bản như: ISBD (S – Serials) dùng cho mô tả ấn phẩm tiếp tục; ISBD (G) tổng quát; ISBD (A) dùng cho mô tả sách cổ; ISBD (CM) dùng cho mô tả tư liệu bản đồ; ISBD (NBM) dùng cho mô tả tài liệu không phải là sách; ISBD (CF) dùng cho mô tả các tệp tin hay cơ sở dữ liệu. Hiện nay ISBD (CF) đã được chuyển đổi thành ISBD (ER) để bao quát thêm các nguồn tin điện tử (Electronic Resources). 33 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  34. Khóa luận tốt nghiệp Trong ISBD có 8 vùng mô tả thư mục tài liệu bao gồm: 1. Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm 2. Vùng lần xuất bản và thông tin trách nhiệm liên quan tới lần xuất bản đó 3. Vùng thông tin đặc thù (báo tạp chí) 4. Vùng địa chỉ xuất bản 5. Vùng mô tả vật lý 6. Vùng tùng thư 7. Vùng phụ chú 8. Vùng chỉ số tiêu chuẩn ISSN hoặc ISBN và điều kiện có được tài liệu Một bản mô tả theo ISBD phải được mô tả như sau: Nhan đề chính = Nhan đề song song: thông tin liên quan đến nhan đề / thông tin trách nhiệm. – Lần xuất bản. - Thông tin đặc thù. – Nơi xuất bản: nhà xuất bản, năm xuất bản. – Mô tả vật lý. – (Tùng thư) Phụ chú ISBD xác định toàn bộ các yếu tố đưa vào mô tả, cho phép nhận dạng tư liệu ở mức tối đa. Mục đích và chức năng của ISBD là cung cấp một mô tả thư tiêu chuẩn cho các loại hình tài liệu thư viện, tạo điều kiện giao lưu quốc tế và thông tin thư mục. ISBD cho phép các nước lần đầu tiên trao đổi các biểu ghi thư mục xuất phát từ những nguồn khác nhau, khắc phục hàng rào địa lý. Ngoài ra nhờ hệ thống các dấu hiệu phân cách có ý nghĩa dẫn luận, nó giúp khắc phục hàng rào ngôn ngữ, tạo điều kiện dễ dàng chuyển đổi các biểu ghi thư mục sang các dữ liệu đọc bằng máy. Về cơ bản giữa ISBD và AACR2 có nhiều điểm tương đồng. Theo chuyên viên Vũ Văn Sơn thì AACR2 tương hợp với ISBD đến 90%, các lần tái bản của AACR2 đều được chỉnh biên sao cho sát với ISBD. Cả hai quy tắc này đều chia nội dung mô tả vào 8 vùng mô tả chính; việc lựa chọn các yếu tố thư mục để đưa vào các phích, phiếu, biểu ghi thư mục đầu giống nhau; sử 34 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  35. Khóa luận tốt nghiệp dụng dấu phân cách giữa các vùng mô tả cách nhau bằng dấu phân cách: dấu chấm, khoảng cách gạch ngang khoảng cách (. - ). Mặc dù trước đây AACR2 không quy dịnh dấu phân cách sau này mới cải biên theo ISBD, [19,tr.10]. Mặc dù vậy giữa 2 quy tắc này vẫn có những điểm khác biệt sau: STT Vấn đề cần so AACR2 ISBD sánh 1 Loại hình mô tả Phân biệt hai loại hình Không phân biệt mô tả thức là mô tả chính và chính và mô tả phụ mô tả phụ 2 Tiêu đề (điểm Sử dụng hình thức kết Không áp dụng hình truy nhập) hợp tên tác giả với nhan thức này. đề (tác giả/nhan đề) 3 Thông tin trách Nếu có từ 3 tác giả trở Nếu có từ 4 tác giả trở nhiệm, số lượng xuống thì ghi họ tên của xuống thì ghi họ tên đầy tác giả được quy tất cả các tác giả ấy; đủ của cả 4 tác giả ấy; định nếu có trên 3 tác giả thì nếu có từ 5 tác giả trở chỉ ghi tên tác giả đầu lên thì chỉ ghi họ tên tiên và dấu ba chấm và của 3 tác giả đầu tiên rồi thêm vào cụm từ [và phẩy và ba chấm với những người khác] sách tiếng Việt, [et al.] với sách viết bằng chữ cái latinh. 4 Định danh chung Định danh chung về tài Không đề cập đến về tài liệu (GMD) liệu (GMD) trong vùng trong vùng nhan nhan đề và thông tin đề và thông tin trách nhiệm được đưa trách nhiệm vào sơ đồ mô tả và đặt 35 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  36. Khóa luận tốt nghiệp trong ngoặc vuông sau nhan đề chính 5 Phần ghi thông Có thêm các đề mục Các quy tắc chính thống tin theo dõi các chủ đề được đánh bằng hầu như không đề cập tiêu đề bổ sung và số Ả rập đến vấn đề này tham chiếu 6 Thông tin về Trong AACR2 rút gọn Trong ISBD thì ghi các vung xuất bản thì không dung các chữ chữ viết tắt (sl), (sn) viết tắt [s.l.], [s.n.] để trong vùng địa chỉ xuất thay thế trong trường bản trong trường hợp hợp không rõ nơi, nhà không xác định được xuất bản mà nó bỏ hoàn nơi xuất bản và nhà xuất toàn yếu tố không rõ bản. này Bảng so sánh giữa AACR2 và ISBD [19,tr.11] Sự tương hợp giữa ISBD và AACR2 là điều kiện thuận lợi cho các nước, các thư viện muốn chuyển đổi từ sử dụng ISBD sang AACR2. Tuy nhiên phải biết dung hòa các yếu tố khác biệt ở trên để có một quy tắc biên mục thống nhất mà không ảnh hưởng nhiều đến hệ thống mục lục thư viện. Hiện nay việc mô tả tài liệu trong các thư viện có 2 xu hướng. Xu hướng thứ nhất là áp dụng triệt để các quy tắc biên mục vào công tác xử lý tài liệu. Nghĩa là biên mục hoàn toàn tuân theo chuẩn. Xu hướng thứ 2 là áp dụng các chuẩn nhưng có sửa đổi sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của mỗi thư viện. Thư viện Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội tiến hành mô tả thư mục theo xu hướng thứ nhất. Thư viện áp dụng Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục - ISBD để mô tả tài liệu trên khổ mẫu MARC21. 36 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  37. Khóa luận tốt nghiệp Ví dụ: Mô tả tài liệu theo ISBD Thương mại điện tử - cơ hội và thách thức đối với ngoại thương Việt Nam / Nghiêm Ngọc Lan. - H. : ĐHNT, 2002. - 104tr. ; 29cm 2.1.1.2. Khổ mẫu biên mục Để đáp ứng nhu cầu tìm tin nhanh chóng và chính xác thông qua nhiều điểm truy cập khác nhau (không chỉ là các yếu tố thư mục mà còn đi sâu vào nội dung của tài liệu) của người dùng tin, các thư viện đại học Việt Nam đã sớm ứng dụng công nghệ thông tin vào trong các hoạt động của mình. Song song với hình thức biên mục truyền thống, hầu hết các thư viện đã tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin để biên mục tự động bằng máy. Hình thức biên mục này được hỗ trợ bởi các phần mềm thư viện. Mỗi phần mềm thư viện thông thường đều có chức năng quản trị CSDL. CSDL là tập hợp các biểu ghi có cấu trúc. Mỗi biểu ghi bao gồm nhiều trường khác nhau trong đó mỗi trường hoặc trường con thường tương ứng với một yếu tố thư mục. Để máy tính có thể phân biệt được sự khác nhau giữa các trường, khi thiết kế các CSDL các thư viện phải gán cho các trường các nhãn và tên trường. Ví dụ: Trường nhan đề và thông tin trách nhiệm là 245, trường các yếu tố xuất bản là 260, Trong biên mục đọc máy, để xử lý các dữ liệu cần có một khổ mẫu nhằm đảm bảo được tính tương hợp giữa các yếu tố của biểu ghi đọc máy. Vì vậy khổ mẫu có thể coi như cấu trúc của biểu ghi đọc máy, là hình thức sắp xếp, trình bày các dữ liệu trên một vật mang tin sao cho máy có thể đọc được. MACR là do Thư viện Quốc hội Mỹ tạo lập vào những năm 1960 của thế kỷ XX, là kết quả của dự án “Biên mục có thể đọc bằng máy” (MARC - Machine Readable Cataloguing) từ năm 1964 và được thừa nhận là khổ mẫu 37 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  38. Khóa luận tốt nghiệp quốc gia với tên gọi là USMARC - United State Machine Raedable Cataloguing. Từ năm 1968 USMARC là cơ sở cho ra đời nhiều khổ mẫu quốc gia khác như: CANMARC ở Canada, UKMARC ở Anh, AUSMARC ở ÚC. Năm 1977 Thư viện Quốc hội Mỹ cho phát hành MARC21 (Machine - Readable Cataloging 21st – MARC21) trên cơ sở của CANMARC và USMARC và coi đó là “Khổ mẫu cho thế kỉ XXI”. Phương pháp tạo lập biểu ghi thư mục trong phần lớn các thư viện ngày nay là dựa theo khổ mẫu đọc máy MARC (Machine Readable Cataloguing). Trong đó 2 khổ mẫu được sử dụng phổ biến là Khổ mẫu trao đổi UINIMARC, và Khổ mẫu có thể đọc máy MARC21 (Machine Readable Cataloging 21st – MARC21).  Khổ mẫu áp dụng UNIMARC UNIMARC ra đời trên ý tưởng xây dựng một khổ mẫu trao đổi chung để chuyển đổi dữ liệu MARC của các thư viện khác nhau. Khổ mẫu do IFLA phát triển với mong muốn là khổ mẫu biên mục chung cho thế giới. Khổ mẫu này tạo khả năng chỉ viết và duy trì hai chương trình chuyển đổi từ Khổ mẫu quốc gia sang UNIMARC và một chương trình chuyển đổi từ UNIMARC sang Khổ mẫu quốc gia. Một nguyên tắc cơ bản của kiểm soát thư mục là: Các cơ quan thư mục quốc gia nếu muốn có thể sử dụng lợi thế và kết quả của công tác biên mục thực hiện ở nước xuất bản tư liệu gốc. UNIMARC đóng góp một phần quan trọng vào việc thực hiện nguyên tắc này nếu có sự hợp tác và nỗ lực của các quốc gia sử dụng khổ mẫu MARC. Hiện nay nhiều nước đang sử dụng UNIMARC làm khổ mẫu biên mục của nước họ. UNIMARC có ưu điểm là thích hợp với phần mềm CDS/ISIS và nó gần gũi với Quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD.  Khổ mẫu có thể đọc bằng máy (Machine Readable Cataloguing 21st - MARC21) MARC21 là sự hòa hợp giữa 2 khổ mẫu USMARC và CANMARC. Cấu trúc biểu ghi của MARC21 gồm 3 phần: 38 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  39. Khóa luận tốt nghiệp - Đầu biểu (Leader) độ dài là 24 ký tự đưa thông tin về quá trình xử lý biểu ghi - Danh bạ/thư mục (Directory) là một loạt các chỉ dẫn về các trường dữ liệu có trong biểu ghi. - Các trường có độ dài thay đổi: các trường như trường điều khiển, trường dữ liệu, mã xác định nội dung, chỉ thị và dấu phân cách trường con (2 ký tự). Ngoài ra MARC21 còn có mã kết thúc trường và mã kết thúc biểu ghi. MARC21 ra đời và trở thành chuẩn biên mục được nhiều nước áp dụng. MARC21 giúp kiểm soát được nguồn thông tin bằng máy tính điện tử, tra cứu tin bằng máy tính điện tử, tra cứu trực tuyến; giúp trao đổi dữ liệu giữa các thư viện; giúp xây dựng các sản phẩm thông tin như mục lục, thư mục, thông báo sách mới. Các khối trường cơ bản của MARC21: Các trường được chia thành 10 nhóm chính bắt đầu từ 0XX đến 9XX Về cơ bản MARC21 và UNIMARC có nhiều điểm giống nhau vì đều thuộc họ hàng nhà MARC, ra đời dựa trên khổ mẫu USMARC. Tuy nhiên giữa MARC21 và UNIMARC có những điểm khác biệt về cách tập hợp các trường thành từng khối khác nhau, mã trường phản ánh nội dung dữ liệu nói chung cũng khác nhau do:  MARC21 được xây dựng dựa trên cơ sở phiếu biên mục truyền thống. Cụ thể là những trường đầu tiên trong khổ mẫu được tạo thành dành phản ánh ký hiệu phân loại (trong khối dữ liệu 0XX), tiếp đến tiêu đề mô tả chính (khối 1XX, tác giả đặt ở vị trí tiêu đề mô tả), cuối cùng là thông tin theo dõi liên kết các tiêu đề bổ sung (khối 7XX).  UNIMARC bám sát sơ đồ mô tả ISBD, cụ thể là trong khối thông tin mô tả nhan đề và thông tin trách nhiệm được ghi vào trường đầu tiên với các trường con $f và $g mô tả họ tên các tác giả chính phụ. Trong trường hợp cần lập tiêu đề hay điểm truy cập theo tác giả. Các dữ liệu về chủ đề được ghi vào khối trường 6XX. UNIMARC không nhấn mạnh vào tiêu đề mô tả chính, do đó đã đặt tất cả các thông tin trách nhiệm vào khối trường 7XX. 39 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  40. Khóa luận tốt nghiệp Cấu trúc các nhóm trường được trình bày trong biểu ghi của 2 khổ mẫu như sau: Khối MARC21 UNIMARC 0XX Khối trường kiểm soát, số và Khối nhận dạng mã 1XX Khối trường về tiêu đề chính Khối thông tin mã hóa 2XX Khối trường nhan đề và thông Khối thông tin mô tả tin liên quan đến nhan đề 3XX Khối trường mô tả đặc trưng Khối phụ chú vật lý 4XX Khối trường về tùng thư Khối tiểu dẫn liên kết 5XX Khối trường phụ chú Khối nhan đề có liên quan 6XX Khối trường điểm truy cập chủ Khối phân tích chủ đề đề 7XX Khối trường tiêu đề bổ sung Khối trách nhiệm nội dung 8XX Khối trường tiêu đề tùng thư bổ Khối sử dụng quốc tế sung 9XX Khối trường thông tin cục bộ Khối sử dụng quốc gia và cục bộ Ngoài MARC và UNIMARC một số khổ mẫu khác cũng được sử dụng khá phổ biến như: khổ mẫu trao đổi chung CCF, INTERMARC, Tại Việt Nam, các công ty máy tính như: Tinh Vân, CMC, Nam Hoàng, đã cho ra đời các sản phẩm phần mềm như: ILIB, DLIB, LIBOL, với nhiều tính năng ưu việt: Có thể quản lý thư viện tích hợp theo các module liên hoàn, hỗ trợ tự động trong biên mục theo MARC21 và kiểm soát biểu ghi, có thể quản lý các CSDL toàn văn, Nhiều thư viện đã mua và sử dụng các phần mềm này cùng với nó là việc chuyển đổi sử dụng khổ mẫu 40 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  41. Khóa luận tốt nghiệp MARC21, phối hợp với các công ty phần mềm, các thư viện đã tự xây dựng các phiếu nhập tin cho thư viện mình. Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã tiến hành tin học hóa từ năm (2003) và được trang bị phần mềm “Thư viện điện tử ” do công ty máy tính truyền thông CMC thiết lập. Đó là Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB Version 4.0. Cùng với việc áp dụng phần mềm ILIB thì Thư viện đã chuyển sang áp dụng chuẩn khổ mẫu Khổ mẫu biên mục đọc bằng máy (Machine - Readable Cataloging 21st - MARC21). Thư viện đã kết hợp với công ty CMC xây dựng nên phiếu nhập tin như sau: PHIẾU NHẬP TIN Loại tài liệu: 041$a. Ngôn ngữ tài liệu: [#] [#] 852. Nơi lưu trữ: $a Cơ quan: $b Kho: $j Đăng ký cá biệt: $a Cơ quan: $b Kho: $j Đăng ký cá biệt: [#] [#] 020$a. Số ISBN: [#] [#] 080$a. UDC/TVQG $b.Số thứ tự, Cutter: [#] [#]082$a.DDC: $b.Số thứ tự, Cutter: [#] [#]084$a.BBK: $b.Số thứ tự, Cutter: [0] [#]100$a.TĐMTC-TG cá nhân: $e.Vai trò: [2] [#]110$aTĐMTC- TG tập thể: b. Đơn vị phụ thuộc: [] [#] 111. TĐMTC-Tên hội nghị: $a. Tên hội nghị: $n. Lần họp: $c. Nơi họp: $d. Năm họp: [1] [] 245.Nhan đề và thông tin trách nhiệm: $a Nhan đề chính: $b Thông tin khác về nhan đề: $c Thông tin trách nhiệm: 41 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  42. Khóa luận tốt nghiệp $n Số phần, tập, loại: $p Tên phần tập loại: [#] [#] 242$a.Nhan đề dịch: [] [] 240$a.Nhan đề đồng nhất: [0] [] 246$a. Nhan đề song song, nhan đề ngoài bìa: [#] [#] 250$a. Lần xuất bản: [#] [#] 260. Thông tin xuất bản: $a. Nơi xuất bản: $b. Tên NXB $c. Năm xuất bản: $a. Nơi xuất bản: $b. Tên NXB [#] [#] 300. Mô tả vật lý: $a. Số lượng trang: $b. Minh họa $c.Khổ cỡ: $e.Tài liệu kèm theo: [0] [#]490.Tùng thư: $a. Nhan đề tùng thư: $v.Số thứ tự trong tùng thư: $x. Số ISSN: [#] [#] 500$a. Phụ chú: [#] [#] 504$a.Phụ chú thư mục: [] [] 505$a. Phụ chú phần tập: [][]521$a.Đối tượng sử dụng: [#] [#] 546$a.Phụ chú ngôn ngữ: [] [] 650$a.ĐMCĐ/TK có kiểm soát: [#] [#] 653$a.từ khóa không kiểm soát: 700. Tiêu đề mô tả bổ sung cho tác giả cá nhân: [0] [#]700$a.Tên: $e.Trách nhiệm [0] [#]700$a.Tên: $e.Trách nhiệm [0] [#]700$a.Tên: $e.Trách nhiệm [0] [#]700$a.Tên: $e.Trách nhiệm [#] [] 866$a.Các số hiện có (Dùng cho bách khoa toàn thư): [3] [#]520$a. Tóm tắt: Người nhập và hiệu đính biểu ghi: Người hiệu đính biểu ghi trên CSDL: 42 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  43. Khóa luận tốt nghiệp Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội sử dụng MARC21 theo xu hướng đơn giản hóa tức là chỉ sử dụng một số trường: về tiêu đề mô tả (1XX, 6XX, 7XX), trường nhan đề và thông tin trách nhiệm (2XX), trường mô tả vật lý (3XX), trường phụ chú (5XX), Thư viện không tiến hành làm đầu biểu và danh bạ, không sử dụng chỉ thị xử lý. Việc nhập tin vào các trường của MARC21 ở Thư viện Trường Đại học Ngoại thương như sau: Tên trường Nhãn Chỉ thị Giá trị trường Ngôn ngữ 041 ## $Eng Số phân loại 082 ## $a 421 $b LAN Tiêu đề mô tả 100 Langan, John Nhan đề chính 245 $a College wrtting skill$c John Langan Lần xuất bản 250 6th.ed Các yếu tố xuất 260 ## $a Boston$b Mc Graw – bản Hill$c 2000 Mô tả vật lý 300 ## $s900tr.$c24cm$eCD- ROM Từ khóa tự do 653 ## $s Ngôn ngữ $a Ngữ pháp $a Tiếng Anh Tiêu đề bổ sung 700 $a Tóm tắt tài liệu 520 43 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  44. Khóa luận tốt nghiệp 2.1.2. Quy trình Biên mục mô tả tài liệu Biên mục mô tả (hay còn gọi là mô tả thư mục) là quá trình nhận dạng và mô tả tư liệu (ghi lại những thông tin về hình thức và nội dung, trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lý, của tài liệu ấy), đồng thời lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập (trừ các điểm truy nhập theo chủ đề). Biên mục mô tả vừa là một công đoạn, vừa là một sản phẩm. Với tư cách là một sản phẩm, người ta gọi đó là một chỉ dẫn thư mục hay một tra cứu thư mục. Nó bao gồm một tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho ta một mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và được xem như một vật mang tin. Với tư cách là một công đoạn, người ta gọi đó là công tác biên mục (Cataloging). Đó là bước đầu tiên của việc xử lý tài liệu, nhờ đó những chỉ dẫn được rút ra và trình bày theo một quy tắc chặt chẽ. Ta cần phân biệt sự khác nhau giữa mô tả thư mục và chỉ dẫn thư mục. Mô tả thư mục là tập hợp tất cả các chỉ dẫn cần thiết để mô tả tài liệu. Còn chỉ dẫn thư mục là một số những chỉ dẫn xác định, không cần phải là tất cả, trình bày trong các bộ phiếu thủ công hay tự động hóa, giúp cho việc tra cứu của người dùng tin. Mô tả thư mục bao gồm các công việc: Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu nêu lên những đặc trưng hình thức của tài liệu như: tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, khối lượng vật lý, Ghi lại các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu nhập tin) theo các quy định và tiêu chuẩn được xác lập trên phạm vi quốc tế để khai thác sau này. Mô tả thư mục bao gồm các vùng dữ liệu. Đó là những tập con của các dữ liệu tương ứng với các loại chỉ dẫn riêng biệt, mà mỗi yếu tố của nó mô tả một khía cạnh của tài liệu. Các vùng dữ liệu được sắp xếp theo một trình tự logic. Mỗi một loại tài liệu khác nhau thì các vùng dữ liệu này cũng có sự khác nhau. Tuy nhiên có mộ số vùng dữ liệu không thể thiếu đối với các loại 44 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  45. Khóa luận tốt nghiệp tài liệu như: Nhan đề, những thông tin về trách nhiệm, lần xuất bản, thông tin về xuất bản phát hành, ấn loát hay sản xuất. Ngoài ra những thông tin về công dụng và đối tượng sử dụng của tư liệu, kích cỡ, số trang, minh họa, tư liệu kèm theo, cũng có ích cho người tìm tin và được đưa vào mô tả thư mục. Việc mô tả thư mục được tiến hành theo các bước sau: Làm quen với tài liệu Xác định loại hình tài liệu và các quy tắc có thể áp dụng trong trường hợp đặc biệt Xác định mức độ thư mục cần phải xử lý Xác định các dữ liệu cần thiết, theo thứ tự các vùng mà các chuẩn và Format đã quy định Ghi lại các dữ liệu này theo các chuẩn và Format đã quy định Kiểm tra tính đúng đắn của mô tả và tính tương hợp theo các chuẩn đã quy định Hình: Các bƣớc tiến hành mô tả thƣ mục Mục đích của mô tả thư mục là cung cấp cho tài liệu một mô tả duy nhất, không mơ hồ, nó giúp cho ta cùng một lúc có thể xác định được tài liệu, sắp xếp chúng, đưa chúng vào các bộ phiếu và tìm kiếm các tài liệu đó. 45 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  46. Khóa luận tốt nghiệp “Trước sức phát triển nhanh chóng của nguồn tài liệu như hiện nay thì biên mục mô tả càng có vai trò quan trọng. Theo thống kê thì các nhà khoa học thường phải sử dụng từ 20-25% tổng thời gian làm việc của mình cho việc tìm kiếm thông tin.” [19,tr.24]. Nếu công đoạn mô tả thư mục được tổ chức tốt thì sẽ làm giảm đáng kể lượng thời gian trên bằng việc giúp các cá nhà khoa học tìm được các tài liệu cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác. Thực tế công tác mô tả hình thức tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội cũng đi theo hướng trên: tài liệu được nhập vào thư viện sau khi tiến hành đăng ký cá biệt, đăng ký tổng quát thì sẽ được tiến hành xử lý hình thức. Khi xác định các yếu tố thư mục cần thiết thì tiến hành ghi những thông tin thư mục đó vào phiếu nhập tin của Thư viện. Đây là tờ phiếu nhập tin được xây dựng sau khi Thư viện tiến hành tin học hóa (2003), chuyển đổi sử dụng khổ mẫu đọc máy MARC21. Cán bộ làm công tác biên mục sẽ ghi các yếu tố thư mục đã xác định được vào phiếu nhập tin theo mẫu như trên. 2.2. Công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thƣ viện 2.2.1. Quy trình xử lý nội dung tài liệu Mô tả nội dung tài liệu là một tập hợp các công đoạn, ở đó người ta mô tả nội dung tài liệu cùng với những sản phẩm của chúng. Đó là phân loại, định chủ đề, định từ khóa, tóm tắt và chú giải tài liệu. Mục đích của việc xử lý nội dung tài liệu là: nó giúp nắm bắt được nội dung tài liệu để thông báo cho người dùng tin; tiến hành khi cần thiết việc lựa chọn để duy trì hay loại bỏ tài liệu, xác định cách thức và mức độ xử lý tài liệu; nó giúp cho việc sắp xếp, lưu trữ thông tin và tìm kiếm tài liệu. Việc xử lý nội dung tài liệu có thể được thực hiện ở nhiều mức độ khác nhau. Mô tả nội dung càng sâu sắc thì giá trị sử dụng càng cao. Để mô tả nội dung tài liệu người ta thường dùng ngôn ngữ tư liệu. Đó là ngôn ngữ nhân tạo, trong đó mỗi thuật ngữ có một ý nghĩa duy nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin. 46 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  47. Khóa luận tốt nghiệp Đối với một tài liệu thường có các mức mô tả chính sau đây: phân loại, định chủ đề, định từ khóa, tóm tắt chú giải, tổng luận, tư vấn thông tin. Thực tế tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội thường tiến hành các mô tả nội dung cho tài liệu: phân loại, định từ khóa và tóm tắt tài liệu. Thư viện chưa tiến hành việc định chủ đề, làm chú giải, biên soạn tổng luận và tiến hành tư vấn thông tin. Việc phân loại, định từ khóa, tóm tắt tài liệu giúp người dùng tin có cái nhìn khái quát nhất về nội dung của tài liệu mà không có những đánh giá nhận xét về nội dung tài liệu đó. Làm chú giải hỗ trợ người dùng tin có điều kiện chọn lọc tài liệu, giúp họ có thêm thông tin về tài liệu mình cần, xây dựng bài tổng luận giúp đánh giá tình hình, xu hướng phát triển của một hoặc một vài vấn đề mà người dùng tin quan tâm – đây là cấp cao nhất trong xử lý thông tin về mức độ chi tiết. Việc chú giải, làm tổng luận và tư vấn thông tin là xử lý sâu sắc nội dung tài liệu với những tổng hợp, tinh lọc đánh giá thông tin trong tài liệu chứ không chỉ là việc mô tả tài liệu nên có khả năng thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin cao hơn. Như vây, việc xử lý nội dung thông tin càng chi tiết thì việc thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin càng có hiệu quả cao. Quy trình tổ chức hoạt động xử lý tài liệu của Thư viện được khái quát hóa bằng sơ đồ dưới đây: 47 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  48. Khóa luận tốt nghiệp Vào bộ In và Dán In và dán Đóng dấu và phận xử lý Barcode số đăng ký ghi ký hiệu cá biệt xếp giá Xử lý hình thức Tiếp nhận tài liệu mới Xử lý nội dung Bắt đầu (Tóm tắt – Định từ khóa – Phân loại) Nhập biểu ghi Kiểm tra và duyệt biểu ghi đã nhập Kết thúc Xếp giá Sơ đồ hoạt động xử lý tài liệu tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại Thƣơng Hà Nội 2.2.2. Hoạt động tóm tắt tài liệu Tóm tắt là một công đoạn mô tả nội dung tài liệu, ở đó người ta cô đọng nội dung tài liệu bằng một bài viết ngắn. Sản phẩm của tóm tắt là một bản tóm tắt bằng ngôn ngữ tự nhiên. Theo Tiêu chuẩn quốc tế ISO 214-1976 thì “Tóm tắt là trình bày ngắn gọn, đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu gốc mà không kèm theo bất kỳ một lời bình luận nào từ phía người xử lý”. 48 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  49. Khóa luận tốt nghiệp Người ta có thể phân loại bài tóm tắt theo nhiều tiêu chí khác nhau, có thể theo hình thức, nội dung bài tóm tắt, theo mức độ miêu tả nội dung tài liệu gốc, Theo mức độ miêu tả nội dung tài liệu gốc người ta chia tóm tắt thành 3 loại: + Tóm tắt chỉ dẫn (Indicative abstract): là tóm tắt chỉ dừng lại ở việc miêu tả nôi dung tài liệu gốc gồm: đối tượng, phương diện nghiên cứu hoặc là các vấn đề chính của chủ đề nội dung tài liệu. Đây là loại tóm tắt có ưu điểm là ngắn gọn giúp người dùng tin nắm bắt nhanh được chủ đề nội dung tài liệu, tóm tắt này dễ làm phù hợp với các biểu ghi thư mục trong các cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên nó không thể thay thế được tài liệu gốc mà chỉ giúp đỡ người dùng tin lựa chọn tài liệu. + Tóm tắt thông tin (Information abstract): là loại tóm tắt diễn giải những nội dung cơ bản của tài liệu gốc. Nó cung cấp cho người dùng tin những thông tin chi tiết về tài liệu do đó nó có thể thay thế được tài liệu gốc, giúp họ có thể nhanh chóng xác định được tài liệu mình cần. Tuy nhiên đây là loại tóm tắt khó làm và khối lượng bài tóm tắt lớn nên nó chiếm dung lượng lớn trong cơ sở dữ liệu. + Tóm tắt hỗn hợp (Mixed abstract): là loại tóm tắt kết hợp giữa 2 loại tóm tắt chỉ dẫn và tóm tắt thông tin. Tóm tắt là một công việc đem lại nhiều lợi ích. Nó giúp thông báo cho người dùng tin những thông tin về nội dung tài liệu gốc, giúp họ chọn lọc tài liệu, không cần tìm đến tài liệu gốc, vượt qua được hàng rào ngôn ngữ. Bên cạnh đó việc làm tóm tắt giúp người cán bộ thư viện chủ động giải đáp các nhu cầu tin của người dùng tin, giúp cán bộ thông tin hoàn thiện và phát triển kỹ năng văn bản và nâng cao trình độ. Như vậy tóm tắt là một khâu quan trọng trong quy trình xử lý tài liệu ở Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội nói riêng và ở các cơ quan thông tin thư viện nói chung. Thư viện chỉ sử dụng loại tóm tắt chỉ dẫn giúp người dùng tin có thông tin cơ bản về tài liệu, giúp họ lựa chọn được tài liệu 49 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  50. Khóa luận tốt nghiệp mình cần chứ không thể không cần đến tài liệu gốc. Tại Thư viện việc tóm tắt tài liệu được tiến hành cho mọi loại hình tài liệu nhằm giới thiệu kỹ cho người dùng tin để họ có sự lựa chọn nội dung khoa học chính xác. Đối với tài liệu là giáo trình thì không bắt buộc phải tóm tắt. Thư viện tổ chức phục vụ bạn đọc theo hình thức kho đóng chính vì vậy mà việc tóm tắt tài liệu giới thiệu những chủ đề nội dung cơ bản về tài liệu là một yêu cầu cần thiết. Vì trong kho đóng người dùng tin không có điều kiện tiếp xúc trực tiếp với tài liệu nên họ không thể xác định được nội dung của nó có phù hợp với yêu cầu của mình hay không nên rất cần đọc bài tóm tắt để xác định được tài liệu mình cần. Tuy nhiên việc tóm tắt tài liệu là một công việc khá phức tạp theo ngôn ngữ thể hiện riêng của từng cán bộ làm tóm tắt. Đặc biệt ở TVĐHNTHN hàng năm đều bổ sung một số lượng sách ngoại văn khá lớn từ nguồn sách tặng Quỹ Châu Á, sách của Trung tâm Thông tin Khoa học công nghệ Quốc gia, Đây là những sách ngoại văn chuyên ngành kinh tế có giá trị rất cao nhưng việc hiểu và tóm tắt và giới thiệu được đến với bạn đọc là rất khó khăn. Nó yêu cầu cán bộ xử lý bên cạnh việc nắm vững về chuyên môn nghiệp vụ thì cần có trình độ ngoại ngữ, am hiểu về lĩnh vực kinh tế, có khả năng tổng hợp phân tích tài liệu, 2.2.3. Hoạt động định từ khóa Từ khóa là từ hoặc cụm từ ổn định, đơn nghĩa được sử dụng để mô tả nội dung chính của tài liệu và để tìm tin trong hệ thống tìm tin tư liệu. Từ khóa phản ánh nội dung chính của tài liệu, là các điểm truy nhập chính trong các cơ sở dữ liệu tư liệu giúp người dùng tin sử dụng để tiến hành tìm tin. Do đó việc tiến hành định từ khóa là cần thiết với bất cứ cơ quan thông tin và thư viện nào. Định từ khóa là mô tả nội dung chính của tài liệu bằng một tập hợp các từ và cụm từ được chọn ra từ ngôn ngữ tự nhiên, được kiểm soát và sử dụng để thể hiện chủ đề của tài liệu nhằm mục đích phục vụ cho việc tìm tài liệu của hệ thống tìm tin cụ thể. Mục tiêu của công đoạn định từ khóa là thiết lập 50 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  51. Khóa luận tốt nghiệp điểm truy nhập nội dung tài liệu bằng từ ngữ. Từ điểm truy nhập này người dùng tin có thể tiếp cận và khai thác một hoặc một số tài liệu có nội dung được thể hiện bằng tập hợp các từ ngữ phù hợp với yêu cầu của họ. Đây là vai trò quan trọng nhất của từ khóa trong hệ thống tìm tin tư liệu. Nội dung của tài liệu được thể hiện bằng một tập hợp các từ vựng của ngôn ngữ tư liệu mà hệ thống đó sử dụng như Từ điển từ chuẩn, danh mục các từ khóa, các thuật ngữ chọn ra để sắp xếp sao cho nó tạo thành những dãy chỉ dẫn giúp cho việc tìm tin. Định từ khóa là việc trung tâm của mọi hệ thống thông tin, nó cho phép ta có thể lưu trữ và tìm kiếm thông tin. Nó được tiến hành ngay ở giữa dây chuyền tư liệu. Để mô tả nội dung tài liệu (định từ khóa) người ta dùng ngôn ngữ từ khóa tự do và ngôn ngữ từ khóa có kiểm soát. - Ngôn ngữ từ khóa tự do Là ngôn ngữ từ khóa được lựa chọn theo quan điểm của người định từ khóa. Những từ khóa này được lựa chọn từ những từ hoặc cụm từ (khái niệm) trong tài liệu hay do chính bản thân người định từ khóa đưa ra. - Ngôn ngữ từ khóa có kiểm soát Là tập hợp những từ khóa đã được lựa chọn để mô tả nội dung tài liệu và yêu cầu tin cho chuẩn xác và thống nhất. Thực tế tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương cho thấy việc định từ khóa của Thư viện thường làm từ khóa tự do không kiểm soát nhưng có tham khảo sử dụng Từ điển thuật ngữ chuyên ngành kinh tế. Thư viện có Bộ từ khóa quy ước do Thư viện Quốc gia biên soạn nhưng không tiến hành áp dụng do nó không phù hợp. Bộ từ khóa Quy ước do Thư viện Quốc gia biên soạn chỉ phù hợp cho các thư viện công cộng còn với thư viện chuyên ngành hẹp sẽ không phù hợp. Sử dụng từ khóa tự do có những thuận lợi là ngôn ngữ từ khóa được dùng không bị gò ép và tương đối gần gũi với cách suy nghĩ của 51 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  52. Khóa luận tốt nghiệp người dùng tin. Tuy nhiên hiện có những bất cập là tính thống nhất của việc sử dụng từ khóa không cao. Việc kiểm soát tính nhất quán trong công tác định từ khóa là rất khó khăn do mỗi cán bộ làm một tài liệu lại có cách xác định từ khóa khác nhau. Thư viện cũng tham khảo những tài liệu đã được làm tóm tắt ở Thư viện Quốc gia Việt Nam. Đối với tài liệu tiếng nước ngoài trong quá trình tóm tắt, cán bộ Thư viện sử dụng từ điển Kinh tế để tóm tắt tài liệu Các bước tiến hành định từ khóa tại TVĐHNTHN được tiến hành như sau: - Làm quen với tài liệu để có những hiểu biết tổng quát về tài liệu - Xác định nội dung chính của tài liệu, đồng thời phải đi đến phát hiện ra những khái niệm mà tài liệu đề cập đến. Các yếu tố như: tên tài liệu, lời nói đầu, bảng mục lục, các tóm tắt của các tác giả, các bảng biểu và minh họa giúp ta rất nhiều để phát hiện ra các khái niệm đó. - Rút ra những khái niệm thể hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên. Các khái niệm rút ra phải có tính chất chọn lọc, tức là chỉ giữ những khái niệm mà người dùng tin quan tâm. Mặt khác lại phải có tính chất đặc trưng, tức là nó thể hiện những đặc trưng chủ yếu của nội dung tài liệu. - Thể hiện các khái niệm đã trích ra bằng ngôn ngữ tư liệu. - Kiểm tra tính tương thích của các từ chuẩn đã chọn ra. - Trình bày từ khóa trong biểu ghi của sở dữ liệu: biểu ghi không sắp xếp theo trường từ khóa chính và từ khóa phụ. Việc định từ khóa cho bất kì một tài liệu nào đều phải tuân theo các bước kể trên. Tuy nhiên đây là công việc mang tính chủ quan và sáng tạo của cán bộ Thư viện. Chất lượng của từ khóa phụ thuộc vào kĩ năng và trình độ của người định từ khóa. Vì vậy công việc này đòi hỏi người cán bộ thư viện phải có chuyên môn về lĩnh vự mà tài liệu mô tả đề cập tới, nắm được các phương pháp và nguyên tắc sử dụng các ngôn ngữ từ khóa. 52 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  53. Khóa luận tốt nghiệp Ví dụ: Hiển thị ISBD Giáo trình kinh tế ngoại thương / Bùi Xuân Lưu. - H. : Giáo dục, 1997. - 262tr. ; 19cm Mã ngôn ngữ Vie Chỉ số phân 339.5(075.3) loại UDC Tiêu đề mô tả Bùi Xuân Lưu chính - Tên người Nhan đề tài Giáo trình kinh tế ngoại thương Bùi Xuân Lưu liệu Xuất bản, phát H. Giáo dục 1997 hành Mô tả vật lý 262tr. 19cm Tóm tắt / chú Trình bày những lý thuyết cơ bản, quan điểm giải chủ yếu về phát triển ngoại thương trong bối cảnh nền kinh tế thị trường; những công cụ quản lý và các chính sách ngoại thương đặc biệt chính sách khuyến khích xuất khẩu; hiệu quả kinh tế của cá hoạt động ngoại thương. Ngoài ra Giáo trình còn trình bày khái quát sự phát triển ngoại thương Việt Nam qua các thời kỳ. Từ khóa Giáo trình; Kinh tế ngoại thương; Ngoại thương; 2.2.4. Hoạt động phân loại tài liệu Phân loại là một công đoạn mô tả nội dung tài liệu, qua đó người ta xác định được nội dung chính của tài liệu và thể hiện nó bằng một thuật ngữ của khung phân loại. Công đoạn này được tiến hành ở giữa dây chuyền tư liệu, trước khi đưa tài liệu vào hệ thống lưu trữ và tìm tin. 53 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  54. Khóa luận tốt nghiệp Mục đích của phân loại đó là: - Sắp xếp các thông tin thành một số lớp tương đối hẹp, mà mỗi lớp đó có thể tương ứng với một lĩnh vực quan tâm đặc biệt của một nhóm người dùng tin. - Giúp cho việc tổ chức các bộ phiếu hệ thống và sắp xếp các tài liệu trên giá tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu Công tác phân loại tài liệu giữ vai trò cốt lõi cho dù ngày nay với tiện ích tra cứu tài liệu do việc ứng dụng tin học, song công tác phân loại vẫn không hề mất đi mà còn luôn duy trì và phát triển. Các khung phân loại vẫn được nghiên cứu, triển khai thực hiện để phân loại tài liệu, tạo dựng CSDL, các loại hình sản phẩm – dịch vụ thông tin thư viện. Phân loại tài liệu là sự phân chia các tài liệu theo từng môn loại tri thức dựa trên cơ sở nội dung của chúng, gắn cho chúng một ký hiệu phân loại và sắp xếp chúng theo một trật tự nhất định trên cơ sở một khung phân loại nhất định. Từ năm 2005 trờ về trước Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội sử dụng Khung phân loại Thập tiến quốc tế (UDC – Universal Decimal Classification). Nhưng từ cuối năm 2005, đầu năm 2006 Thư viện Quốc Gia Việt Nam công bố bản dịch Khung phân loại Thập phân Dewey (DDC - Dewey Decimal Classification) và bảng chỉ mục quan hệ rút gọn lần thứ 14, khuyến cáo các thư viện nên áp dụng DDC. Sau đó hệ thống thư viện các trường đại học cũng tiến hành thảo luận thống nhất hướng tới áp dụng DDC nên Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội cũng tiến hành chuyển đổi sang áp dụng chuẩn DDC thay cho Khung phân loại UDC. Khung phân loại thập tiến Dewey (DDC) do Mevil Dewey biên soạn và được xuất bản năm 1783. Ông chia tri thức nhân loại thành 10 lớp chính với 1000 đề mục. DDC luôn được cập nhật liên tục trước những biến đổi mau lẹ 54 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  55. Khóa luận tốt nghiệp đang diễn ra của tình hình chính trị thế giới, có cấu trúc, ký hiệu rõ ràng và đươc ứng dụng rộng rãi trên thế giới. Ấn bản mới nhất là DDC22. Các lớp chính của DDC gồm: 000 Tổng loại 100 Triết học và các khoa học liên quan 200 Tôn giáo 300 Khoa học xã hội 400 Ngôn ngữ 500 Khoa học tự nhiên 600 Khoa học ứng dụng 700 Nghệ thuật và vui chơi giải trí 800 Văn học 900 Lịch sử & địa lý Các bảng phụ: Bảng 1: Tiểu phân mục chung Bảng 2: Khu vực địa lý, và con người Bảng 3: Tiểu phân mục cho từng nền văn học, cho các thể loại văn học cụ thể Bảng 4: Tiểu phân mục của từng ngôn ngữ Ưu điểm - Việc phân chia theo các môn loại khoa học của Dewey tạo nên một khung phân loại chặt chẽ. - Việc sử dụng chữ số Ả rập tạo cho việc sử dụng khung phân loại dễ nhớ, dễ hiểu, dễ phổ biến và dễ ứng dụng. 55 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  56. Khóa luận tốt nghiệp Nhược điểm - Gò ép các xuất bản phẩm vào 10 lớp chính nên một số lớp trở nên quá chật hẹp, đặc biệt là lớp 600 khoa học ứng dụng. - Có một số lớp ghép chưa hợp lý như Nghệ thuật - thể thao; Lịch sử - Địa lý, Văn học, Cùng với đó là một số trở ngại khi áp dụng vào Việt Nam đất nước có chế độ chính trị khác với chế độ chính trị nước Mỹ nơi sinh ra khung phân loại DDC DDC là khung phân loại luôn được cập nhật về nội dung, bổ sung các môn loại khoa học, các tri thức mới qua các lần tái bản. Việc sử dụng khung phân loại này mở ra cơ hội và tạo điều kiện thuận lợi cho Thư viện trong việc trao đổi và chia sẻ các nguồn dữ liệu biên mục, đặc biệt là chỉ số phân loại DDC với các cơ quan thông tin thư viện trong và ngoài nước. Lợi thế này cho phép khi tiến hành biên mục sao chép qua mạng, các biểu ghi được tải về từ cơ sở dữ liệu của các thư viện lớn trên thế giới đều đã được phân loại bằng ký hiệu DDC, thực tế đã mang lại nhiều lợi ích to lớn. Tuy nhiên trong quá trình áp dụng vào công tác phân loại tài liệu ở TVĐHNTHN hiện còn nhiều vấn đề bất cập. Nhìn chung DDC là bản rút gọn không chi tiết, không chia nhỏ các môn loại nên gây khó khăn cho cán bộ khi phân loại tài liệu. Vì trong DDC tài liệu về kinh tế và quản lý chủ yếu được xếp vào 330 và 658 mà tài liệu của Thư viện là chuyên sâu về lĩnh vực kinh tế nên rất khó có thể xác định ký hiệu phân loại chính xác thống nhất cho tài liệu chuyên ngành kinh tế hẹp. Việc xác định ký hiệu phân loại đối với tài liệu liên ngành trong lĩnh vực kinh tế cũng rất khó khăn, yêu cầu người cán bộ làm công tác phân loại phải đọc kỹ nội dung tài liệu để quyết định đưa vào một ký hiệu thống nhất. Ví dụ: Đối với tài liệu về nội dung Nhãn hàng hõa trước đây DDC quy định trong mục Thương mại quốc tế 382, còn hiện nay được xếp vào mục Quản lý tiếp thị 658. Do đó khi định ký hiệu phân loại cho tài liệu có 56 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  57. Khóa luận tốt nghiệp nội dung trên thì cán bộ Thư viện cần nghiên cứu và trao đổi với nhau để thống nhất trong việc định một ký hiệu chung. Phân loại tài liệu là một công việc không hề đơn giản, đối với vốn tài liệu chủ yếu là sách ngoại văn chuyên ngành kinh tế lại càng thêm khó khăn cho cán bộ phân loại. Đối với tài liệu tiếng Việt thì Thư viện tiến hành tự xử lý và định ký hiệu phân loại cho tài liệu. Còn đối với tài liệu ngoại văn thì cán bộ xử lý có tham khảo thêm cách định ký hiệu phân loại ở các Trung tâm thông tin thư viện lớn trong nước và quốc tế có sử dụng DDC. Thực tế đã mang lại nhiều lợi ích, làm tăng độ chính xác trong quá trình định ký hiệu phân loại. Bên cạnh những lợi thế về chỉ số DDC có sẵn như trên, cán bộ phân loại cũng cần thận trọng và không thể tin tưởng tuyệt đối vào những ký hiệu DDC đã được phân loại từ trước này. Lý do bởi lẽ, DDC có nhiều ấn bản khác nhau. Trong mỗi lần phát hành một ấn bản mới thì nội dung DDC đều có sự chỉnh sửa, sắp xếp lại và thay thế hoặc bổ sung các con số, ký hiệu phân loại mới cho phù hợp. Vì vậy một ký hiệu được ấn định tại một vị trí ở lần xuất bản này có thể sẽ được định vị tại một vị trí khác trong lần xuất bản sau và tất nhiên sẽ được gắn cho một con số mới. Tâm lý của cán bộ phân loại khi gặp một ký hiệu phân loại đã được phân loại sẵn, lại được thực hiện bởi một cơ quan biên mục lớn thì thường khá tin tưởng và thường không kiểm tra lại. Vì vậy phải đối chiếu ký hiệu phân loại tìm được với ký hiệu trong bảng phân loại mà Thư viện đang sử dụng để chắc chắn hai ký hiệu này trùng khớp nhau. Chỉ có như vậy mới xác định được ký hiệu phân loại chính xác và đảm bảo chất lượng công tác phân loại tài liệu. 57 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  58. Khóa luận tốt nghiệp 2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác xử lý tài liệu tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội Sự phát triển mang tính cách mạng của công nghệ thông tin và truyền thông trong những năm qua đã tác động tích cực đến nhiều hoạt động của xã hội trong đó có hoạt động thông tin – thư viện. Việc tin học hóa, xây dựng thư viện điện tử, thư viện số là mô hình mà mọi thư viện đang hướng tới. Cùng với xu thế phát triển chung đó, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã tiến hành đầu tư tin học hóa Thư viện từ năm 2003. Việc tin học hóa trong hoạt động thông tin – thư viện sẽ giúp cho việc xử lý tự động hóa công tác nghiệp vụ trên máy. Thư viện đã mua phần mềm ILIB version 3.0 của công ty Máy tính và Truyền thông CMC(2005) sau đó nâng cấp phần mềm thành ILIB version 4.0.s Phần mềm ILIB là giải pháp thư viện điện tử cho các thư viện Việt Nam do công ty CMC nghiên cứu và phát triển. Đây là hệ thống thư viện tích hợp với các module được thiết kế nhằm đáp ứng các nhu cầu của các thư viện trong nước, từ các thư viện công cộng, thư viện trường đại học, thư viện chuyên ngành đến các trung tâm thông tin trong cả nước. ILIB quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một thư viện hiện đại như: bổ sung, biên mục, quản lý ấn phẩm nhiều kỳ (báo, tạp chí, tập san, ), tra cứu thư trực tuyến, quản lý lưu thông tài liệu (với mọi loại hình tài liệu), quản lý kho tài liệu, quản lý thông tin về bạn đọc – tất cả đều có thể kết hợp dùng mã vạch. Đặc biệt tất cả các module được tích hợp trong một hệ thống nhất và có thể chuyển đổi liên thông và tương tác với nhau một cách dễ dàng. Ngoài lĩnh vực quản lý thư viện truyền thống, ILIB bổ sung các tính năng của thư viện điện tử, thư viện số, biến thư viện thành trung tâm thông tin thực sự hiện đại, tạo cho người sử dụng một cổng vào mọi dạng thông tin, dù là xuất bản phẩm, tài liệu điện tử hay là âm thanh, hình ảnh, ILIB tương thích với Internet, Entranet và Extranet. 58 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  59. Khóa luận tốt nghiệp ILIB được thiết kế theo nguyên tắc xuyên suốt toàn bộ chương trình; dễ sử dụng, đảm bảo tất cả các yêu cầu và tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện, có kiến thức hệ thống hỗ trợ khả năng mở rộng không hạn chế và kết nối logic trực tiếp giữa các module, sẵn sàng cho việc khai thác dữ liệu ở tốc độ cao mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo mật. ILIB 4.0 cung cấp các tính năng mạnh như: - Công cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh, đặc biệt là khả năng tìm kiếm toàn văn - Hỗ trợ đa ngôn ngữ - đặc biệt là khả năng xử lý tiếng Việt, hỗ trợ cả hai bảng mã Unicode và TCVN. - Sử dụng các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục ISBD, AACR2, TCVN4743-89, cũng như các khung phân loại: DDC, BBK, UDC, và các loại từ điển, từ chuẩn, chủ đề, - Hỗ trợ biên mục theo MARC21 và UNIMARC - Tra cứu mục lục trực tuyến thông qua Internet. - Quản lý dữ liệu số hóa – cho phép số hóa, biên mục, quản lý, truy nhập vào các dạng tài liệu: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video. Đây là hướng đi mới cho thư viện hiện đại. - Kết nối mượn liên thư viện, hỗ trợ giao thức tra cứu liên thư viện Z39.50 - Tích hợp mã vạch. - Chuyển đổi các biểu ghi trong các cơ sở dữ liệu xây dựng theo CDS/ISIS sang khổ mẫu MARC. Tất cả các chức năng của chương trình được tích hợp trong cùng một giao diện và cơ sở dữ liệu chung, có thể tùy biến để phù hợp với các điều kiện và tính chất nghiệp vụ của từng thư viện nếu có yêu cầu. - Chương trình được thiết kế theo hướng người dùng đảm bảo: thuận tiện, dễ sử dụng, có thể chạy trong môi trường hệ điều hành: MS Windows NT, MS Windows 2000, Uxis, 59 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  60. Khóa luận tốt nghiệp - Trợ giúp tối đa ở từng module ILIB có 9 module căn bản phản ánh hết quy trình hoạt động của Thư viện: + Module tra cứu trực tuyến OPAC + Module bổ sung + Module quản lý ấn phẩm định kỳ + Module biên mục + Module quản lý kho + Module lưu thông (mượn trả, quản lý bạn đọc) + Module mượn liên thư viện + Module xuất nhập dữ liệu + Module quản trị hệ thống Trong khâu xử lý tài liệu cũng được phần mềm hỗ trợ qua Module biên mục. Module biên mục là một trong những module mạnh của chương trình. Phân hệ này hỗ trợ, đưa ra các quy tắc biên mục nhất quán cũng như các chuẩn biên mục và mô tả thư mục theo quy tắc quốc tế. Hỗ trợ tối đa các công cụ cho cán bộ biên mục như phân loại, định từ khóa, cung cấp worksheet nhập dữ liệu, biên mục tài liệu theo các khổ mẫu chuẩn dạng MARC21 và được tuân thủ theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả như ISBD, AACR2, . Module biên mục cho phép cán bộ biên mục tạo các worksheet nhập dữ liệu tùy biến đối với từng loại hình tài liệu (sách, sách ngoại văn, luận án luận văn, ), cho phép xử lý tìm kiếm, truy cập, cập nhật thêm dữ liệu bổ sung; giúp kiểm soát tính nhất quán theo biểu ghi thư mục và kiểm soát tính nhất quán theo tác giả. Phân hệ này cũng giúp Thư viện in mục lục, in thư mục, làm báo cáo, Phân hệ biên mục hỗ trợ Thư viện tiến hành biên mục gốc cho các loại tài liệu. Biên mục gốc hay còn gọi là biên mục tại chỗ là quá trình tạo lập biểu ghi thư mục trên cơ sở mô tả trực tiếp tài liệu có trong thư viện bằng các khổ mẫu (format) nhập dữ liệu có sẵn của một phần mềm thư viện nào đó quy 60 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  61. Khóa luận tốt nghiệp định. Tất cả các CSDL đều được thiết kế với các khổ mẫu dành cho từng loại hình tài liệu có tính đến đặc điểm riêng của từng kho tài liệu cụ thể với số lượng các trường và trường con được dùng thường xuyên để tạo thuận lợi dễ dàng cho người xử lý và nhập dữ liệu, đồng thời có tính mở để dễ dàng bổ sung các trường mới khi có điều kiện mô tả đầy đủ. Quy trình cơ bản của biên mục gốc bao gồm: + Xử lý tiền máy: Mô tả các yếu tố thư mục của tài liệu vào khổ mẫu nhập tin (worksheet). + Nhập dữ liệu + Đồng bộ dữ liệu lên máy chủ để tra cứu (hay nói rõ hơn là việc cập nhật các dữ liệu vào CSDL). Như vậy quá trình biên mục gốc được tiến hành tại Thư viện chính là việc tạo lập biểu ghi mới cho CSDL của Thư viện. MARC21 cho phép nhập trực tiếp các chỉ thị trường, mã trường con cùng với các dữ liệu thư mục. Sau khi tiến hành mô tả thư mục và xử lý nội dung trên tài liệu và ghi những thông tin đó vào phiếu nhập tin thì cán bộ biên mục tiến hành nhập dữ liệu vào các trường. Để hỗ trợ cho cán bộ biên mục, phần mềm ILIB 4.0 đã tạo ra những trợ giúp cho họ trong quá trình biên mục như: có thể thêm bớt trường con hay lặp cả trường lớn, cho phép hiển thị thể hiện tính lặp của trường theo MARC21; cán bộ biên mục có thể nháy đúp chuột vào “nhãn trường” khi đó sẽ hiện ra giao diện gồm mã trường con, tên của trường con đó, nhờ vậy mà tránh nhầm lẫn. Sau khi nhập xong dữ liệu cán bộ biên mục có thể kiểm tra lại bằng cách nhấn đúp vào trường vừa nhập xong để kiểm tra lỗi khi đánh máy. Hoặc có thể nhấn chuột vào nút xem, khi đó phần mềm đưa ra một giao diện, ở đó các dữ liệu của biểu ghi vừa nhập được hiển thị dưới dạng thẻ MARC (Tag MARC). Nếu phát hiện lỗi cán bộ biên mục có thể đóng lại và sửa ở giao diện 61 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện
  62. Khóa luận tốt nghiệp biên mục lúc trước. Sau khi nhập toàn bộ biểu ghi xong thì cán bộ biên mục tiến hành kiểm tra lại toàn bộ tiến hành duyệt và cập nhật dữ liệu lên các cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục để bạn đọc có thể tìm được tài liệu. Nhập tin là công việc cốt yếu của việc xử lý tài liệu bằng máy, nó quyết định đầu ra của thông tin sau khi xử lý. Công việc này đòi hỏi sự chính xác cao, mọi sai sót trong quá trình nhập dữ liệu có thể làm dữ liệu thất lạc không có giá trị khi tra cứu. Do vậy công tác hiệu đính của cán bộ phụ trách tại phòng nghiệp vụ là rất quan trọng, có ý nghĩa thiết thực để xây dựng CSDL với độ chính xác cao. Việc xây dựng CSDL thể hiện rõ nhất mặt tích cực của việc ứng dụng tin học vào trong công tác xử lý tài liệu. Nó cho phép hạn chế tối đa chi phí và công sức của cán bộ Thư viện trong việc phân loại, biên mục tài liệu cũng như việc tạo ra các sản phẩm, dịch vụ thông tin theo yêu cầu. Ngoài ra còn phải kể đến khả năng trao đổi nguồn lực thông tin do việc xây dựng CSDL đem lại. Sự ra đời của hệ thống mạng cũng như vật mang tin hiện đại khiến cho CSDL có thể sử dụng như một sản phẩm thông tin hoặc như một công cụ xử lý thông tin. Việc xây dựng CSDL đòi hỏi cán bộ thư viện có trình độ nhất định về tin học, tổ chức CSDL, nắm bắt được các đặc tính dữ liệu, bảo trì CSDL. Một số CSDL tốt, hoàn chỉnh sẽ đem lại khả năng phục vụ thông tin sớm nhất. Trong quá trình ứng dụng tin học vào trong hoạt động của mình Thư viện Trường đã xây dựng được 5 CSDL sau: CSDL sách tiếng Việt; CSDL sách ngoại văn; CSDL từ điển; CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học; CSDL báo và tạp chí lưu. Bạn đọc có thể tra cứu dữ liệu qua 2 địa chỉ trực tuyến sau: và Từ kết quả của xử lý tài liệu, hiện nay Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã có các loại hình dịch vụ tìm tin rất tiện ích đó là: : Mục lục truy cập công cộng trực tuyến (Online Public Access Catalogs - OPAC); 62 Bùi Thị Ngọc Lớp K50 Thông tin – Thư viện