›

Khóa luận Tìm hiểu thực trạng ứng dụng phần mềm Virtua tại thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

pdf 92 trang thiennha21 15/04/2022 4790
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tìm hiểu thực trạng ứng dụng phần mềm Virtua tại thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách khoa Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_tim_hieu_thuc_trang_ung_dung_phan_mem_virtua_tai_t.pdf

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu thực trạng ứng dụng phần mềm Virtua tại thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

  1. TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN - ĐHQGHN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN TẠ THỊ HỒNG NHUNG TÌM HIỂU THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VIRTUA TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU TRƢỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN – THƢ VIỆN HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY KHOÁ HỌC: QH – 2005 – 2009 NGƢỜI HƢỚNG DẪN: THS. ĐÀO THI UYÊN HÀ NỘI, 2009
  2. LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo khoa Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, những ngƣời đã tận tình dạy dỗ tôi trong suốt 4 năm học tập dƣới mái trƣờng. Tôi xin chân thành cảm ơn các cán bộ công tác tại thƣ viện Tạ Quang Bửu, gia đình và bạn bè đã tạo điều kiện, nhiệt tình giúp đỡ và hỗ trợ tôi trong quá trình nghiên cứu đề tài này. Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến ThS Đào Thị Uyên, ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn tôi hoàn thành khoá luận này. Hà Nội, ngày tháng năm 2009 Sinh viên Tạ Thị Hồng Nhung
  3. DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Giải nghĩa AACR Anglo- American Catologing Rules : Quy tắc biên mục Anh- Mỹ. CSDL Cơ sở dữ liệu. CMC Computer Comunication Company : Công ty máy tính truyền thông. FBRD Functional Requirement for Bibliographic Records: Chức năng yêu cầu biểu ghi thƣ mục. ISO International Standard Ogannization: Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế. MARC Machine-Readable Cataloguing : Thƣ mục có thẻ đọc bằng máy. OCLC Online Computer Library Centre: Trung tâm thƣ viện máy tính trực tuyến. OPAC Online Public Access Catalogue: Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến. RFID Radio Frequency Identification: công nghệ xác nhận đối tƣợng bằng sóng vô tuyến. SDI Selective Dissemination of Information : Định vị phổ biến thông tin. Z39.50 Chuẩn dùng để trao đổi thông tin về sách giữa các thƣ viện.
  4. DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 01 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của thƣ viện Tạ Quang Bửu. 11 Hình 02 : Biểu đồ thống kê số đầu ấn phẩm 15 Hình 03 : Biểu đồ thống kê số bản tài liệu. 15 Hình 04: Các văn phòng đại diện của công ty VTLS trên thế giới 21 Hình 05. Mô hình khách/chủ 23 Hình 06: Giới thiệu hình ảnh về Virtua. 27 Hình 07. Đơn đặt tài liệu 28 Hình 08 : Giao diện khung công việc mẫu cho biểu ghi thƣ mục 36 Hình 09: Phiếu nhập tin theo khổ mẫu MARC 37 Hình 10: Giao diện chi tiết tài liệu trong biên mục 37 Hình 11: Giao diện biểu ghi nhập tài liệu theo khổ mẫu MACR 40 Hình 12: Giao diện biểu ghi bạn đọc 42 Hình 13: Giao diện thông tin cá nhân và thông tin mƣợn trả của bạn đọc. 42 Hình 14 : Biểu ghi bạn đọc 44 Hình 15: Hồ sơ bạn đọc 44 Hình 16: Kết quả tìm kiếm trên OPAC 49 Hình 17: Giao diện tìm kiếm tài liệu của phân hệ OPAC tại thƣ viện: 54 Hình 18: Kết quả tra tìm trong OPAC 55 Hình 19: Biểu ghi MARC của bạn Hình 20. Dịch chuyển đến các bản ghi 62 Hình 21 : Biểu đồ mức thỏa mãn của ngƣời dùng tin. 62
  5. MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 6 1. Tính cấp thiết của đề tài. 6 2. Mục đích nghiên cứu 8 3.Tình hình nghiên cứu theo hƣớng của đề tài. 8 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. 9 4.1. Đối tƣợng nghiên cứu 9 4.2. Phạm vi nghiên cứu 9 5. Phƣơng pháp nghiên cứu. 9 5.1 . Phƣơng pháp luận. 9 5.2 . Phƣơng pháp cụ thể. 9 6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn. 10 6.1. Đóng góp về lý luận. 10 6.2. Đóng góp về thực tiễn. 10 7. Bố cục của khóa luận 10 CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ THƢ VIỆN VÀ VIỆC 12 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VIRTUA TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU TRƢỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 12 1.1. Khái quát về Thƣ viện Tạ Quang Bửu Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội. 12 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển. 12 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ 14 1.1.2.1. Chức năng 14 1.1.2.2. Nhiệm vụ 15 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ. 16 1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức 16 1.1.3.2. Đội ngũ cán bộ. 17
  6. 1.1.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị. 18 1.1.5. Vốn tài liệu 19 1.1.6. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin tại Thƣ viện. 22 1.2.1. Các tính năng cơ bản của phần mềm Virtua 26 1.2.2. Các phân hệ chính của phần mềm. 30 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VIRTUA TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU 31 2.1. Quá trình tin học hóa và ứng dụng phần mềm Virtua tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu 31 2.2. Các phân hệ của phần mềm Virtua đƣợc ứng dụng tại thƣ viện Tạ Quang Bửu 33 2.2.1. Phân hệ bổ sung 33 2.4.3. Phân hệ lƣu thông: 47 2.4.4. Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC 52 2.4.5 Phân hệ quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ 62 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VIRTUA 66 TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU TRONG THỜI GIAN TỚI 66 3.1. Nhận xét 66 3.2.1. Tăng cƣờng khai thác các tính năng của phần mềm Virtua 74 3.2.2. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin- thƣ viện. 75 3.2.3. Xây dựng và phát triển nguồn tin điện tử 75 3.2.4. Đào tạo ngƣời dùng tin 76 KẾT LUẬN 78 LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài.
  7. Thông tin tri thức là nguồn tài nguyên vô tận của đất nƣớc. Thông tin nói chung và thông tin khoa học công nghệ nói riêng giữ vai trò rất quan trọng trong đời sống xã hội, tạo nên những ƣu thế về chính trị - kinh tế cho mỗi quốc gia. Tất cả các quốc gia đều quan tâm đến việc sử dụng thông tin để nâng cao khả năng duy trì vị trí của mình trong một thị trƣờng toàn cầu mang tính cạnh tranh ngày càng cao. Ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ nhƣ vũ bão của công nghệ thông tin và INTERNET đã dẫn đến sự bùng bổ thông tin toàn cầu. Nguồn thông tin đƣợc sản sinh ra với số lƣợng ngày càng lớn mạnh, phong phú về loại hình và khó kiểm soát về chất lƣợng nội dung. Trong giai đoạn hiện nay, có rất nhiều vấn đề đang đặt ra đối với các cơ quan thông tin – thƣ viện. Các quan hệ quốc tế mới, sự phát triển kinh tế xã hội, khoa học và công nghệ đã tạo ra những tiền đề quan trọng cho sự phát triển và hoạt động thông tin khoa học. Đồng thời cũng chính sự phát triển đó, chính những nhu cầu giao lƣu và hợp tác trên phạm vi quốc tế đã đòi hỏi đƣợc cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thông tin – thƣ viện với chất lƣợng ngày một cao hơn. Thƣ viện muốn làm tốt vai trò của mình trong thời đại bùng nổ thông tin cần phải có sự hỗ trợ của công nghệ. Các phần mềm thƣ viện ra đời nhằm mục đích đó. Hiện nay trên thế giới và Việt Nam tồn tại khá nhiều phần mềm quản trị thƣ viện khác nhau nhƣ: ILIB của công ty máy tính truyền thông CMC, Libol của công ty công nghệ tin học Tinh Vân, COSLIB của công ty Trƣờng Thành, CDS/ISIS do UNESCO phát triển, Greetone của Trƣờng Đại học Waikato, Virtua của công ty VTLS Inc. Mỗi phần mềm đều có những tính năng ƣu việt phù hợp với điều kiện thực tế của mỗi thƣ viện. Tại Việt Nam, một số thƣ viện đang sử dụng phần mềm Virtua của công ty VTLS Inc là một trong những phần mềm đã và đang đƣợc sử
  8. dụng rộng rãi trên khắp thế giới. Thƣ viện Tạ Quang Bửu trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội là một thƣ viện điện tử lớn. Để đáp ứng sự phát triển của thƣ viện trong tƣơng lai, cùng với những tiện ích mà phần mềm Virtua mang lại, Thƣ viện Tạ Quang Bửu đã lựa chọn và sử dụng phần mềm này để áp dụng cho thƣ viện mình. 2. Mục đích nghiên cứu Mục đích của đề tài là nhằm nghiên cứu tổng quan về phần mềm Virtua, tìm hiểu những tính năng cơ bản của phần mềm; thực trạng ứng dụng phần mềm Virtua và nêu lên những thuận lợi và khó khăn trong việc ứng dụng phần mềm Virtua tại thƣ viện Tạ Quang Bửu. Qua đó có thể mở ra hƣớng phát triển của phần mềm này tại các thƣ viện ở Việt Nam. 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng của đề tài. Đề tài nghiên cứu thực trạng ứng dụng phần mềm tại thƣ viện đã đƣợc nhiều khoá luận đề cập đến nhƣ : « Tìm hiểu ứng dụng phần mềm quản trị thƣ viện Libol tại Trung tâm Thông tin thƣ viện Đại học Hà Nội » của Hoàng Anh Tuấn ; « Nghiên cứu các phân hệ của phần mềm hệ quản trị thƣ viện tích hợp ILIB» của Đoàn Đức Vĩnh. Các đề tài kể trên đều nghiên cứu các phân hệ chính và tình hình ứng dụng phần mềm tại một số thƣ viện cụ thể. Bên cạnh đó, một số khoá luận có đề cập tới hoạt động thông tin - thƣ viện tại thƣ viện Tạ Quang Bửu Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội nhƣ : « Nghiên cứu hoạt động tự động hoá tại Trung tâm mạng thông tin - thƣ viện Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội » của Nguyễn Quang Huy; « Tìm hiểu khung phân loại LC và quá trình áp dụng LCC tại Thƣ viện và Mạng thông tin Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội » của Nguyễn Thị Duyên. Tuy nhiên, những đề tài trên cũng mới chỉ giải quyết một số khía cạnh trong hoạt động thông tin – thƣ viện. Nhìn chung chƣa có đề tài nào
  9. đề cập trực tiếp đến phần mềm Virtua và thực trạng ứng dụng phần mềm tại thƣ viện Tạ Quang Bửu Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội. Do đó tôi đã chọn đề tài : « Tìm hiểu thực trạng ứng dụng phần mềm Virtua tại thƣ viện Tạ Quang Bửu Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội » làm đề tài khoá luận. Qua kết quả đạt đƣợc trong quá trình nghiên cứu, tôi hi vọng sẽ đóng góp đƣợc một phần về mặt lý luận và thực tiễn trong công tác lựa chọn và ứng dụng phần mềm thƣ viện điện tử tại các thƣ viện ở Việt Nam. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. 4.1. Đối tƣợng nghiên cứu Khoá luận tập trung vào nghiên cứu các phân hệ của phần mềm Virtua của công ty VTLS Inc. Tìm hiểu các chức năng chính của từng phân hệ và đánh giá phần mềm trong quá trình hoạt động tại thƣ viện Tạ Quang Bửu. 4.2. Phạm vi nghiên cứu Khoá luận tập trung nghiên cứu phần mềm Virtua trong công tác tổ chức và hoạt động tại thƣ viện Tạ Quang Bửu, Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu. 5.1 . Phƣơng pháp luận. Khóa luận tốt nghiệp đƣợc viết trên cơ sở chủ nghĩa duy vật biện chứng, các quan điểm của chủ nghĩa Mac - Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh. Bên cạnh đó, khóa luận cũng sử dụng một số kết quả nghiên cứu về vấn đề tự động hóa hoạt động thông tin - thƣ viện và các phần mềm thƣ viện tại một số cơ quan thông tin - thƣ viện ở Việt Nam hiện nay, các website liên quan đến ngành thông tin - thƣ viện. 5.2 . Phƣơng pháp cụ thể.
  10. Trong khóa luận, các vấn đề đƣợc giải quyết nhờ vận dụng các phƣơng pháp: - Phƣơng pháp nghiên cứu tƣ liệu. - Phƣơng pháp khảo sát thực tế tại thƣ viện Tạ Quang Bửu. - Phƣơng pháp phân tích đánh giá, tổng hợp tƣ liệu. - Phƣơng pháp phỏng vấn. - Phƣơng pháp so sánh - Phƣơng pháp quan sát. 6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn. 6.1. Đóng góp về lý luận. Nghiên cứu nhằm đóng góp vào việc tìm hiểu thực trạng ứng dụng phần mềm thƣ viện Virtua tại thƣ viện Tạ Quang Bửu. 6.2. Đóng góp về thực tiễn. Đề tài tuy mới chỉ dừng lại ở việc giới thiệu tổng quan về phần mềm và những ứng dụng của phần mềm tại thƣ viện Tạ Quang Bửu song đề tài cũng đã đáp ứng đƣợc những mục đích sau: - Tìm hiểu phần mềm thƣ viện Virtua. - Tìm hiểu quá trình áp dụng các phân hệ của phần mềm tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu. - Đƣa ra ƣu, nhƣợc điểm của phần mềm trong quá trình áp dụng tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu. - Đƣa ra một số khuyến nghị, giải pháp. 7. Bố cục của khóa luận Khóa luận đƣợc tổ chức theo một bố cục gồm: phần đặt vấn đề, nội dung, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo. Trong đó phần nội dung đƣợc chia thành 3 chƣơng nhƣ sau: - Chƣơng 1. Giới thiệu tổng quan về Thƣ viện và việc ứng dụng phần mềm Virtua tại thƣ viện Tạ Quang Bửu Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội.
  11. - Chƣơng 2. Thực trạng ứng dụng phần mềm Virtua tại thƣ viện Tạ Quang Bửu. - Chƣơng 3. Một số nhận xết và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Virtua tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu trong thời gian tới.
  12. CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ THƢ VIỆN VÀ VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VIRTUA TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU TRƢỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 1.1.Khái quát về Thƣ viện Tạ Quang Bửu Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội. 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển. Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội thành lập năm 1956. Thƣ viện trƣờng Đại học Bách khoa đƣợc thành lập ngay khi thành lập trƣờng theo Nghị định số 147/ NĐ-CT của Chính phủ do Bộ trƣởng Bộ Giáo dục Nguyễn Văn Huyên ký ngày 06/03/1956. Khi thành lập, Thƣ viện trƣờng đƣợc xây dựng với quy mô 800 chỗ ngồi cho khoảng 2400 lƣợt độc giả/ngày. Thƣ viện Trƣờng Đại học Bách khoa là một thƣ viện lớn nhất, hiện đại nhất trong số các thƣ viện trƣờng đại học ở nƣớc ta. Ban đầu, vốn tài liệu của thƣ viện có khoảng 5000 cuốn sách do trƣờng Viễn Đông Bác Cổ và Đông Dƣơng học xá chuyển giao nên công tác phục vụ cũng bị hạn chế. Thƣ viện phục vụ theo hai hình thức là đọc tại chỗ và cho mƣợn về nhà (nhƣng chỉ đƣợc mƣợn một số lƣợng nhỏ giáo trình và sách tham khảo). Năm 1965, nhà nƣớc Liên Xô đã giúp thƣ viện nâng cấp về trang thiết bị, cơ sở vật chất, các hoạt động của thƣ viện đã đƣợc cải thiện hơn. Sách báo Nga đƣợc bổ sung rất nhiều. Trong thời gian 1965-1975, cùng với vốn tài liệu phong phú, Thƣ viện Bách khoa đã phục vụ đắc lực cho đội ngũ cán bộ trong việc nghiên cứu học tập phục vụ sản xuất và chiến đấu. Tuy còn gặp nhiều khó khăn, song thƣ viện đã không ngừng vƣơn lên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đề ra, phục vụ tốt nhất nhu cầu tin của ngƣời dùng tin.
  13. Để bảo vệ nguồn tài liệu khoa học quý hiếm và phục vụ cho công tác đào tạo, giảng dạy của nhà trƣờng, sách và Thƣ viện cũng theo trƣờng đi sơ tán nhiều lần từ Lạng Sơn (1965-1968) đến Hà Bắc (1970-1972). Thời kỳ này thƣ viện gặp khó khăn về nhiều mặt, từ khâu bảo quản kho tài liệu cho tới các hoạt động phục vụ bạn đọc. Phƣơng thức phục vụ chủ yếu là cho mƣợn tài liệu về nhà. Năm 1973 Thƣ viện đƣợc tách ra thành một đơn vị độc lập trực thuộc Ban giám hiệu trƣờng. Từ đây Thƣ viện Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội đã có nhiều điều kiện để phát triển và hoàn thiện hơn. Từ sau đại thắng mùa xuân năm 1975 đến năm 1994, Thƣ viện tiếp tục phát triển cả về số lƣợng và chất lƣợng tài liệu để đáp ứng nhu cầu đào tạo và giảng dạy của Nhà trƣờng, các tài liệu khoa học công nghệ bằng tiếng Anh đƣợc chú trọng bổ sung. Từ năm 1995 đến năm 2003, thƣ viện đã chuyển mình sang một giai đoạn mới với nhiều điều kiện thuận lợi. Cùng với việc cải cách giáo dục nâng cao chất lƣợng đào tạo, đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học phục vụ đời sống và quốc phòng, Thƣ viện đã đƣợc Ban giám hiệu nhà trƣờng quan tâm hơn, ngân sách cho đầu tƣ tài liệu cũng đã đƣợc nâng thêm rất nhiều, kho tài liệu ngày càng phong phú cả về nội dung và đa dạng về hình thức và ngôn ngữ. Trƣờng Đại học Bách khoa là một trƣờng chuyên đào tạo cán bộ khoa học và công nghệ, Thƣ viện là một bộ phận không thể tách rời trong hoạt động của nhà trƣờng. Thƣ viện là nơi cung cấp cho độc giả những tài liệu có giá trị phục vụ nghiên cứu và giảng dạy. Hàng năm, số lƣợng ngƣời dùng tin toàn trƣờng lên đến hơn 35.000 ngƣời. Điều đó khiến Thƣ viện luôn trong tình trạng quá tải, thiếu tài liệu và chỗ ngồi. Mặc dù Thƣ viện đã tăng thời gian phục vụ, mở cửa thông tầm từ 8h-21h nhƣng vẫn chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu cao của ngƣời dùng tin.
  14. Do yêu cầu đào tạo của trƣờng ngày càng mở rộng, quy mô đào tạo tăng nhanh nên tháng 4/2002 đƣợc sự cho phép và đầu tƣ của Đảng và Nhà nƣớc, Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội đã tiến hành khởi công xây dựng công trình thƣ viện điện tử với tổng mức đầu tƣ khoảng 220 tỷ đồng. Tòa nhà Thƣ viện điện tử có tổng diện tích sàn 36.860 m2, chiều cao công trình là 10 tầng với quy mô 4000 chỗ ngồi, phục vụ 10.000 lƣợt độc giả/ngày. Sau khi đi vào hoạt động, đây đƣợc coi là thƣ viện điện tử lớn nhất ở Việt Nam. Ngày 7/10/2006, Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội đã long trọng tiến hành lễ khánh thành tòa nhà Thƣ viện điện tử và đặt tên cho tòa nhà là Thƣ viện Tạ Quang Bửu. Từ đây Thƣ viện Tạ Quang Bửu đã chính thức đi vào hoạt động trong một môi trƣờng hoàn toàn mới mẻ, hiện đại và khang trang gấp nhiều lần thƣ viện cũ. Thƣ viện Tạ Quang Bửu ra đời đã đáp ứng nhu cầu tất yếu của công tác giáo dục đào tạo, ngày càng khẳng định vai trò to lớn của mình, dần trở thành giảng đƣờng thứ hai quen thuộc và quan trọng đối với các sinh viên, nghiên cứu sinh, giảng viên trong trƣờng. 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ 1.1.2.1. Chức năng Thƣ viện Tạ Quang Bửu là một thƣ viện khoa học kỹ thuật đa ngành, phục vụ công tác giảng dạy, đào tạo và nghiên cứu khoa học trong nhà trƣờng. Thƣ viện Tạ Quang Bửu phục vụ cho việc đào tạo trên 40.000 sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh với 67 chuyên ngành đại học và 33 chuyên ngành cao học, 57 chuyên ngành tiến sĩ, góp phần to lớn vào công tác giáo dục, đào tạo sinh viên, học viên và nghiên cứu sinh, đồng thời nâng cao chất lƣợng giảng dạy, nghiên cứu khoa học và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, giảng viên của nhà trƣờng.
  15. 1.1.2.2. Nhiệm vụ Với mục tiêu của Nhà trƣờng : "Xây dựng Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội thành trƣờng đại học đào tạo trình độ cao, đa ngành, đa lĩnh vực; một trung tâm nghiên cứu khoa học công nghệ hàng đầu của đất nƣớc, với một số lĩnh vực đạt trình độ tiên tiến trong khu vực và trên thế giới; một địa chỉ tin cậy, hấp dẫn đối với các nhà đầu tƣ phát triển công nghệ, giới doanh nghiệp trong và ngoài nƣớc". Thƣ viện có các nhiệm vụ cơ bản sau: + Thu thập, tổ chức quản lý, phát triển các nguồn tin phục vụ bạn đọc. + Nghiên cứu và áp dụng các công nghệ mới, các tiêu chuẩn quốc tế nhằm tự động hoá các hoạt động thông tin - thƣ viện. + Từng bƣớc xây dựng hệ thống thông tin số và thƣ viện số. + Nghiên cứu tổ chức phát triển các dịch vụ, nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc. + Phát triển nguồn lực thông tin tiến tới trở thành đầu mối cung cấp thông tin cho các thƣ viện khác trong khu vực. + Nghiên cứu, phát triển và ứng dụng các công nghệ, dịch vụ của thƣ viện điện tử. + Xây dựng vốn tài liệu đủ lớn về số lƣợng, phong phú về chủng loại, đạt chất lƣợng cao. Chủ động tìm cách đa dạng hóa, phát triển các nguồn tin và kênh thu thập thông tin, tài liệu một cách hiệu quả tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin có giá trị. + Tổ chức các phòng đọc, phòng mƣợn đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin của đội ngũ giáo viên và sinh viên trong trƣờng.
  16. + Vận hành và khai thác Thƣ viện Tạ Quang Bửu Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội một cách có hiệu quả cao, đảm bảo phục vụ đồng thời khoảng 4.000 bạn đọc sử dụng các dịch vụ khác nhau trong thƣ viện, làm tốt công tác thông tin khoa học công nghệ phục vụ cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội và xa hơn là phục vụ cho hệ thống các trƣờng đại học công nghệ nói chung. + Tổ chức tốt công tác lƣu trữ các luận án, luận văn và các đề tài khoa học. 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ. 1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của thƣ viện gồm Ban Giám đốc và ba khối phòng trực thuộc. - Ban Giám đốc gồm 01 Giám đốc và 02 Phó giám đốc + 01 Giám đốc phụ trách chung. + 01 Phó giám đốc phụ trách về công nghệ thông tin. + 01 Phó giám đốc phụ trách về nghiệp vụ thƣ viện. - Khối các phòng ban gồm : + Phòng xử lý thông tin. + Phòng công nghệ thƣ viện điện tử. + Phòng dịch vụ thông tin – tƣ liệu.
  17. Hình 01 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của thƣ viện Tạ Quang Bửu. 1.1.3.2. Đội ngũ cán bộ. Tổng số cán bộ thƣ viện hiện nay là 42 ngƣời, trong đó: + 09 Thạc sỹ Thông tin thƣ viện và Công nghệ thông tin (chiếm 20%). + 05 Kỹ sƣ Công nghệ thông tin và các ngành kỹ thuật (chiếm 12%). + 23 Cử nhân Thông tin Thƣ viện (chiếm 56%). + 02 Cử nhân ngoại ngữ (chiếm 5%). + 03 Cử nhân Kinh tế và Tài chính kế toán (chiếm 7%). 100% cán bộ Thƣ viện sử dụng máy vi tính thành thạo; 100% cán bộ Thƣ viện đạt trình độ B Anh văn trở lên.
  18. 1.1.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị. Diện tích sử dụng Thƣ viện đƣợc giao sử dụng 5 tầng toà nhà (từ tầng 1 đến tầng 5) trong toà nhà thƣ viện điện tử, với tổng diện tích vào khoảng 17.500m2. Trang thiết bị + Hệ thống máy tính và Mạng: - Hệ thống máy chủ cơ sở dữ liệu (Database server) cài đặt phần mềm quản lý thƣ viện Virtua: quản lý CSDL thƣ mục về tài liệu thƣ viện, thông tin bạn đọc và mọi thông tin về hoạt động mƣợn trả. - Hệ thống máy chủ thƣ viện số phục vụ khai thác thông tin đa phƣơng tiện nhƣ các dữ liệu đƣợc lƣu trữ dƣới dạng số hoá bao gồm hình ảnh đồ hoạ, âm thanh, phim tài liệu ngƣời đọc có thể kết nối khai thác thông qua mạng máy tính trong thƣ viện để đọc các tài liệu toàn văn (fulltext) đã đƣợc số hoá của thƣ viện. (chỉ phục vụ các máy tính kết nối thông qua mạng BKnet.) - Hệ thống các máy tính phục vụ công tác chuyên môn quản lý thƣ viện: (40 máy PC). - Hệ thống máy tính tìm kiếm và khai thác thông tin phục vụ bạn đọc tra cứu tìm kiếm thông tin trong thƣ viện và qua Internet: (100 máy PC). - Hệ thống các thiết bị không dây (wireless) nhằm phục vụ cho ngƣời dùng có khả năng truy xuất đến thƣ viện khi sử dụng các máy tính di động: Hệ thống các thiết bị đảm bảo an ninh thông tin cho mạng thƣ viện bao gồm các bức tƣờng lửa (firewall), các thiết bị giám sát truy cập ghi logfile nhằm ngăn chặn các hacker tấn công phá hoại các hệ thống trong thƣ viện và giám sát các cuộc kết nối từ xa vào mạng thƣ viện.
  19. Hệ thống các thiết bị lƣu trữ, phân bổ các thông tin truy xuất tạm giúp ngƣời sử dụng có thể truy xuất nhanh tới các thông tin trên mạng đƣợc sử dụng thƣờng xuyên. Hệ thống này cũng làm giảm dung lƣợng khai thác trên các đƣờng kết nối chi phí cao nhƣ Internet, đồng thời tăng tốc độ truy cập mạng cho ngƣời sử dụng. Hệ thống các thiết bị mạng phục vụ cho truy cập từ xa vào mạng Thƣ viện điện tử (tƣơng tự dial-up qua modem) giúp cho bạn đọc cũng nhƣ các tổ chức giáo dục khác có khả năng tra cứu và khai thác thông tin kịp thời tại mất cứ nơi đâu chứ không nhất nhiết phải đi tới thƣ viện. + Hệ thống mạng điện thoại dịch vụ. + Hệ thống mạng đảm bảo an ninh (giám sát an ninh và bảo vệ): Hệ thống mạng quản lý từ hoá sách và sóng radio cùng với các thiết bị kiểm soát an ninh (cổng từ, cổng chíp RFID, máy nạp/khử từ, trạm lập trình RFID) đảm bảo khả năng chống mất sách, ngăn chặn hành vi mang sách trái phép ra khỏi thƣ viện Hệ thống khoá từ kiểm soát vào ra: Hệ thống kiểm soát sử dụng thẻ từ, mã vạch (barcode) sẽ ghi nhận số liệu về ngƣời vào/ra các phòng bảo mật và lƣu trữ số liệu này trên máy tính để ngƣời quản trị hệ thống có thể kết xuất dữ liệu và lập báo cáo định kỳ kiểm tra sự vào ra của toà nhà để ngăn chặn sự xâm nhập của ngƣời lạ vào các khu vực cần đƣợc bảo vệ. Hệ thống Camera theo dõi đƣợc bố trí tại các phòng đọc, các tầng nhằm mục đích giám sát mọi hoạt động gây ảnh hƣởng đến an ninh, an toàn của toà nhà Thƣ viện điện tử và phòng chống mất sách. + Các trang thiết bị chuyên dụng khác. 1.1.5. Vốn tài liệu Trải qua hơn 50 năm đầu tƣ và phát triển, Thƣ viện đã bổ sung, thu thập và xây dựng đƣợc một nguồn tài nguyên thông tin tƣơng đối lớn, đa dạng về
  20. hình thức với nội dung bao hàm các ngành khoa học kỹ thuật và công nghệ. Ngoài ra các tài liệu về khoa học xã hội, văn học nghê thuật cũng đƣợc chú trọng đầu tƣ (chiếm khoảng 15%). Tuy vậy, so với quy mô đào tạo của Nhà trƣờng nhƣ hiện nay, nguồn lực thông tin hiện tại của Thƣ viện chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu của bạn đọc, cần phải tăng cƣờng mạnh mẽ cả về số lƣợng và chất lƣợng mới có thể đáp ứng đƣợc các nhu cầu khai thác thông tin của bạn đọc đặc biệt là khi trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội đang chuyển đổi sang hình thức đào tạo theo tín chỉ. Để đạt đƣợc mục tiêu là thƣ viện đầu mối cung cấp và chia sẻ thông tin cho các thƣ viện khác trong khu vực Thƣ viện Tạ Quang Bửu cần phải có chính sách thích hợp và sự đầu tƣ mạnh mẽ nhằm phát triển nguồn lực thông tin. + Tài liệu truyền thống Số lƣợng các nguồn tài liệu truyền thống tính đến năm 2007 đƣợc thống kê chi tiết ở Bảng 1. Bảng 1: Thống kê nguồn tài liệu truyền thống năm 2007 Loại hình Đầu mục Số bản Sách giáo trình 3.900 243.000 Sách tham khảo 124.547 160.300 Tạp chí 1.853 192.000 Tài liệu nội sinh (luận án, 4.700 4.700 luận văn, chuyên đề, ) Tổng cộng 135.000 650.000
  21. Biểu đồ đầu mục tài liệu 140000 120000 100000 80000 60000 40000 phẩm 20000 Số đầu mục ấn Số đầu mục 0 GT TK TC LA, LV, CĐ Dạng tài liệu Hình 02 : Biểu đồ thống kê số đầu ấn phẩm Biểu đồ thống kê số bản TL 250000 200000 150000 100000 50000 Sốbản ấn phẩm 0 GT TK TC LA, LV, CĐ Dạng tài liệu Hình 03 : Biểu đồ thống kê số bản tài liệu. + Tài liệu hiện đại. Để đáp ứng nhu cầu của bạn đọc và từng bƣớc hiện đại hoá thƣ viện, bên cạnh việc bổ sung các tài liệu truyền thống thƣ viện đã chú trọng đầu tƣ các loại hình tài liệu khác: Cơ sở dữ liệu điện tử online, Số lƣợng các nguồn tài liệu hiện đại tính đến năm 2007 đƣợc trình bày ở Bảng 2.
  22. Loại hình Số lƣợng Mô tả Cơ sở dữ liệu điện Science direct Mua theo dự án tử Ebcohost Mua qua liên hợp thƣ viện Blackwell Mua qua liên hợp thƣ viện Proquest Băng Casette 130 Băng học ngoại ngữ Đĩa CD, đĩa mềm 3200 Sách điện tử, tài liệu toàn văn Bảng 2: Thống kê nguồn tài liệu hiện đại năm 2007. 1.1.6. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin tại Thƣ viện.  Đặc điểm ngƣời dùng tin Ngƣời dùng tin ở Thƣ viện là toàn thể cán bộ công nhân viên, giảng viên, cán bộ nghiên cứu khoa học, học viên và sinh viên thuộc các hệ đào tạo trong toàn trƣờng. Ngƣời dùng tin tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu có thể đƣợc phân chia làm 2 nhóm chính : + Nhóm cán bộ và giảng viên đƣợc chia thành 2 nhóm nhỏ: - Cán bộ lãnh đạo quản lý: Nhóm này chiếm tỷ lệ không cao trong số ngƣời dùng tin tại Đại học Bách khoa Hà Nội, nhƣng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của trƣờng. Họ vừa tham gia giảng dạy vừa làm công tác quản lý, đề ra mục tiêu và định hƣớng chiến lƣợc phát triển của trƣờng. Thực chất của quá trình quản lý là việc ra quyết định, đồng thời cƣờng độ lao động của nhóm này rất cao nên thông tin cho nhóm ngƣời này mang tính chất tổng kết, dự báo có chất lƣợng cao. Hình thức phục vụ là các tổng quan, tổng luận, bản tin chọn lọc. Do tính chất và đặc thù công việc vừa làm công tác quản lý lại vừa tham gia giảng dạy nên cán bộ quản lý là những ngƣời có chuyên môn tƣơng đối sâu. Họ vừa sử dụng thông tin chuyên sâu vừa là những ngƣời cung cấp những thông tin có giá trị. Do vậy cần phải khai thác triệt để nguồn thông tin này để có kế hoạch phát triển
  23. sản phẩm thông tin phù hợp với lĩnh vực đào tạo của trƣờng. - Giảng viên và cán bộ nghiên cứu Đây là nhóm ngƣời có trình độ trên đại học và có khả năng sử dụng ngoại ngữ cao (tối thiểu là 1-2 ngoại ngữ). Họ là những ngƣời chuyển giao tri thức khoa học đến cho sinh viên, tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo của trƣờng, vừa là chủ thể sáng tạo ra thông tin vừa là ngƣời dùng tin thƣờng xuyên của Thƣ viện. Vì tham gia giảng dạy nên họ phải thƣờng xuyên cập nhật những kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dạy, nghiên cứu. Sản phẩm của họ là những bài giảng, giáo trình và các công trình nghiên cứu, các dự án Thông tin cho nhóm này là những thông tin chuyên sâu có tính thời sự về khoa học và công nghệ thuộc các lĩnh vực trƣờng đào tạo. Hình thức phục vụ thông tin cho nhóm này là các danh mục tài liệu chuyên ngành mới hoặc sắp xuất bản, các thông tin thƣ mục chuyên đề, thông tin chọn lọc về khoa học và công nghệ, tài liệu chuyên ngành là sách cũng nhƣ tạp chí khoa học kỹ thuật nƣớc ngoài, các cơ sở dữ liệu và các tài liệu điện tử + Nhóm học viên cao học và sinh viên Đây là nhóm ngƣời dùng đông đảo và thƣờng xuyên ở Thƣ viện, có thể chia thành hai nhóm nhỏ nhƣ sau: - Học viên cao học: Là ngƣời đã tốt nghiệp đại học và tiếp tục nghiên cứu chuyên sâu về một lĩnh vực cụ thể. Thông tin họ cần chủ yếu là tài liệu mang tính chất chuyên ngành sâu phù hợp với chƣơng trình học hoặc đề tài họ nghiên cứu: sách tham khảo, tạp chí chuyên ngành, luận án, luận văn Nhu cầu tin của họ rất đa dạng và phong phú. Hầu hết trong số họ là cán bộ vừa đi học vừa đi làm, rất hạn chế về thời gian, đòi hỏi Thƣ viện phải đáp ứng nhu cầu bằng các hình thức dịch vụ đặc thù nhƣ phô tô tài liệu hoặc cho mƣợn về nhà, cung cấp thông tin từ xa qua Internet.
  24. - Sinh viên: Trong tất cả nhóm bạn đọc thì sinh viên chiếm tỷ lệ cao nhất (85%). Sinh viên đƣợc chia làm hai giai đoạn. Trong đó, giai đoạn 1 là 2 năm đầu. Giai đoạn này sinh viên chƣa đƣợc phân ngành đều phải học chƣơng trình cơ bản. Với nhóm này, thƣ viện chủ yếu phục vụ sách giáo trình, một số sách tham khảo bằng tiếng Việt, sách hƣớng dẫn học ngoại ngữ, tài liệu máy tính, sách tin học Nhu cầu sử dụng Tiếng Việt của sinh viên là chủ yếu, một số sử dụng tài liệu tiếng Anh, tiếng Pháp Giai đoạn 2 là những năm cuối, nhóm sinh viên này có trình độ chuyên môn tƣơng đối cao, nhu cầu tài liệu của sinh viên này là sách tham khảo khoa học kỹ thuật trong nƣớc và nƣớc ngoài, các tạp chí khoa học. Với những sinh viên năm cuối, để chuẩn bị làm đồ án môn học và đồ án tốt nghiệp, họ có nhu cầu tham khảo luận án, luận văn, ngoài tiếng Việt, ngôn ngữ mà họ sử dụng nhiều là tiếng Anh, tiếng Pháp và một số ít sinh viên sử dụng ngoại ngữ tiếng Nga. Từ những đặc điểm của nhóm ngƣời dùng tin nhƣ trên, để làm tốt công tác phục vụ thông tin tài liệu, Thƣ viện phải tiến hành xem xét, đánh giá nhu cầu tin của họ, trên cơ sở đó có biện pháp để đáp ứng tối đa nhu cầu của ngƣời dùng tin ở Thƣ viện Tạ Quang Bửu.  Đặc điểm nhu cầu tin Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan về thông tin của cá nhân hay tập thể nhằm duy trì các hoạt động của con ngƣời. Nghiên cứu nhu cầu tin là nhận dạng về nhu cầu thông tin và tài liệu của ngƣời dùng, trên cơ sở đó tìm ra biện pháp cụ thể và phù hợp để cung cấp thông tin hoặc tài liệu cho họ. Thông tin và tài liệu đã trở thành chất liệu không thể thiếu đƣợc trong quá trình giảng dạy, nghiên cứu và học tập của ngƣời dùng tin. + Nhu cầu thông tin theo các lĩnh vực chuyên môn (ngành đào tạo) Ngƣời dùng tin ở trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội có nhu cầu tin chuyên sâu theo chuyên ngành đào tạo chiếm ƣu thế, ngoài ra họ còn có
  25. nhu cầu tham khảo tài liệu về các ngành khoa học liên quan. Đặc biệt, sinh viên năm thứ nhất và năm thứ hai chƣa có nhu cầu cao về tài liệu chuyên ngành, đa số sử dụng tài liệu là sách giáo trình cơ bản, cơ sở. + Nhu cầu tin theo ngôn ngữ tài liệu Hiện nay tiếng Anh và tiếng Pháp là ngôn ngữ thứ hai của ngƣời dùng tin tại trƣờng. Sinh viên đƣợc học tiếng Anh kỹ thuật trong chƣơng trình học tập chính khóa cũng hỗ trợ rất nhiều trong việc đọc tài liệu tham khảo tiếng nƣớc ngoài. Ngoài việc sử dụng tài liệu bằng tiếng Việt, hầu hết ngƣời dùng tin ở Đại học Bách khoa Hà Nội có nhu cầu sử dụng tài liệu tham khảo bằng tiếng Anh, nhất là cán bộ giảng dạy và nghiên cứu. Nhiều ngƣời trong số họ sử dụng đƣợc từ 2 đến 3 thứ tiếng để đọc tài liệu. + Nhu cầu tin theo dạng tài liệu Nhìn chung tài liệu truyền thống vẫn đƣợc ngƣời dùng tin trong trƣờng sử dụng nhiều nhất. Các tài liệu điện tử nhƣ đĩa mềm, CD ROM, và cơ sở dữ liệu cũng đƣợc ngƣời dùng quan tâm. Tuy nhiên do số lƣợng tài liệu điện tử ở Thƣ viện Tạ Quang Bửu còn chƣa nhiều. Các nguồn tin cho thƣ viện điện tử cần phải đƣợc số hoá, trong đó có cả tài liệu điện tử toàn văn để ngƣời dùng tin có thể tra cứu và đọc tài liệu trực tiếp mà không phải lên Thƣ viện. + Nhu cầu thông tin theo thời gian xuất bản của tài liệu Do đặc thù là trƣờng đại học kỹ thuật và công nghệ nên hầu hết ngƣời dùng tin ở đây có nhu cầu đọc các tài liệu khoa học kỹ thuật mới xuất bản. Để nắm bắt đƣợc những thông tin mới về khoa học và công nghệ, giảng viên luôn luôn phải cập nhật những kiến thức mới. Ngoài giáo trình, tài liệu tham khảo đƣợc sinh viên tìm đọc nhiều. Theo thống kê ở các phòng đọc thì có hơn 90% ngƣời dùng tin có nhu cầu đọc tài liệu xuất bản từ năm 2000 trở lại đây.
  26. 1.2. Khái quát về phần mềm Virtua trong việc triển khai ứng dụng tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu. Phần mềm tích hợp quản trị thƣ viện là một cụm các công trình đƣợc viết để giải quyết các công đoạn khác nhau trong thƣ viện, đƣợc tổ chức theo kiểu phân hệ (module), mỗi phân hệ nhằm giải quyết một nhóm các thao tác, giữa các phân hệ có quan hệ mật thiết với nhau, kết quả của phân hệ này coi là đầu vào của phân hệ kia. Virtua là một phần mềm của Hoa Kỳ với những ƣu điểm nổi trội đang đƣợc sử dụng ở rất nhiều thƣ viện lớn trên thế giới. Năm 2006, Thƣ viện Tạ Quang Bửu quyết định mua và sử dụng phần mềm Virtua vào việc tự động hóa hoạt động thông tin thƣ viện. 1.2.1. Các tính năng cơ bản của phần mềm Virtua Virtua là giải pháp thƣ viện điện tử cho các thƣ viện thuộc sở hữu của công ty VTLS, Inc.( Tên đầy đủ là Visionary Technology in Library Solution) Công ty VTLS Inc. ( VTLS Inc là một công ty hàng đầu trên thế giới về giải pháp công nghệ cho thƣ viện. Công ty cung cấp các giải pháp cho một cơ sở khách
  27. hàng đa dạng với hơn 900 thƣ viện tại 37 quốc gia. Là nhà cung cấp các giải pháp thƣ viện hơn 30 năm, VTLS có một kiến thức sâu rộng về nhu cầu hiện tại của các thƣ viện và các trung tâm thông tin. Đồng thời VTLS cũng là một công ty hàng đầu trong việc cung cấp các sản phẩm cho các thƣ viện với “các nhu cầu trong tƣơng lai. VTLS là một trong số ít các công ty trong ngành công nghiệp thƣ viện đƣợc cấp chứng chỉ đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000. VTLS đáp ứng đầy đủ các nhu cầu và nguyện vọng của các thƣ viện trên khắp thế giới. Nhân viên của công ty có hơn 120 chuyên gia bao gồm các kỹ sƣ phần mềm và chuyên gia thƣ viện với nhiều năm kinh nghiệm. Trụ sở chính của VTLS đƣợc đặt tại Blacksburg, Virginia, Mỹ. Ngoài ra, VTLS cũng có văn phòng tại Ấn Độ, Thái Lan, Brazil, Canada, Thuỵ Sỹ VTLS, Inc. Global Offices Hình 04: Các văn phòng đại diện của công ty VTLS trên thế giới Virtua, một trong những sản phẩm dẫn đầu trong các hệ thống thƣ viện tích hợp. Nó đã đƣợc tích hợp các chức năng tiên tiến nhƣ FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records - Chức năng Biên
  28. mục yêu cầu của biểu ghi thƣ mục), cập nhật và thông báo thông tin thông qua hệ thống SDI (Service of Disseminating Information - Hệ dịch vụ phân tán thông tin trên Web). Virtua, đƣợc phát triển dựa trên tất cả các tiêu chuẩn tiên tiến trong lĩnh vực thƣ viện, độ tích hợp cao, linh hoạt và có tính mở. Virtua thiết lập một tiêu chuẩn mới siêu việt cho “giới thƣ viện”, cung cấp sự hỗ trợ đa ngôn ngữ đầy đủ và dựa trên nền tảng Oracle vững chắc. Virtua đƣợc thiết kế cho các thƣ viện có “mong muốn những gì hơn là cái chỉ thỏa mãn trƣớc mắt” (đáp ứng nhu cầu đòi hỏi hiện tại và tƣơng lai của các thƣ viện). Với hơn 25 năm kinh nghiệm làm việc với các thƣ viện, VTLS biết rằng “không có hai thƣ viện có cùng một nhu cầu” (không có thƣ viện nào có nhu cầu giống nhau), đó là lý do tại sao VTLS đã thiết kế và phát triển một phần mềm linh hoạt cho phép tạo ra hồ sơ bạn đọc cho mỗi thƣ viện, kiểm tra, kiểm soát truy cập và hơn 600 chức năng qua hệ thống, đƣợc thiết kế kỹ thuật nhằm đem đến sự linh hoạt và sử dụng dễ dàng mà bạn đọc và nhân viên thƣ viện yêu cầu. Virtua giúp bạn tạo lập các quy tắc và những tham số phù hợp nhất với thƣ viện của bạn. Dễ dàng để sử dụng và dễ dàng để đào tạo, Virtua cung cấp các chức năng tích hợp giữa các phân hệ, gồm có các chức năng: biên mục, bổ sung, quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ, lƣu thông, báo cáo Và hơn nữa, việc di chuyển giữa các phân hệ dễ dàng. Ở Việt Nam, hiện có 04 thƣ viện đang sử dụng phần mềm này. Đó là: 1. Thƣ viện Trung tâm Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh. 2. Thƣ viện Đại học Bách khoa Hồ Chí Minh. 3. Thƣ viện Tạ Quang Bửu, Đại học Bách khoa Hà Nội. 4. Thƣ viện Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hồ Chí Minh.
  29. Phần mềm Virtua hiện đƣợc sử dụng tại hơn 900 thƣ viện trên toàn thế giới. Các tính năng cơ bản của phần mềm: + Quản lý thƣ viện lớn tới hàng triệu biểu ghi + Chạy ổn định trên hệ điều hành UNIX. + Hệ quản trị dữ liệu Oracle + Cấu trúc 3 tầng khách-chủ Hình 05. Mô hình khách/chủ + Hỗ trợ Unicode cho từng ngôn ngữ. + Giao diện đồ họa ngƣời dùng (GUI). + Hỗ trợ chuẩn biên mục chuẩn biên mục MARC 21, UNIMARC, USMARC, AACR2, ISBD. + Hỗ trợ đầy đủ các chuẩn trao đổi dữ liệu ISO 2709. + Liên kết với các thƣ viện, mƣợn liên thƣ viện thông qua giao thức Z39.50 + Tích hợp các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID
  30. + Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng nhƣ DDC, BBK, LC. + Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số. + Khả năng tuỳ biến cao. + Tƣơng thích với cả mô hình kho đóng và kho mở. + Bảo mật và phân quyền chặt chẽ. 1.2.2. Các phân hệ chính của phần mềm. Phần mềm Virtua có các phân hệ để thực hiện các chức năng của hoạt động thông tin - thƣ viện. Phần mềm gồm các phân hệ chủ yếu sau: - Phân hệ bổ sung - Phân hệ biên mục - Phân hệ lƣu thông - Phân hệ quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ - Phân hệ tra cứu mục lục trực tuyến OPAC - Phân hệ báo cáo và thống kê - Phân hệ quản lý dữ liệu số - Phân hệ mƣợn liên thƣ viện - Phân hệ quản trị hệ thống.
  31. CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VIRTUA TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU 2.1. Quá trình tin học hóa và ứng dụng phần mềm Virtua tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu. Vấn đề đào tạo nguồn nhân lực kỹ thuật cao đã trở thành yếu tố quyết định sự thành công của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc. Đặc biệt, việc gấp rút đào tạo đội ngũ khoa học và công nghệ trẻ, có trình độ cao, hoài bão lớn và có khả năng giải quyết những vấn đề then chốt, ngày càng trở nên cấp bách, đặt trƣớc hệ thống đại học Việt Nam những nhiệm vụ hết sức lớn lao. Trong sự nghiệp đổi mới đó, thông tin đóng một vai trò hết sức quan trọng, đặc biệt là trong thời đại của cuộc cách mạng tin học đang bao trùm lên mọi ngành, mọi lĩnh vực trên toàn thế giới. Bởi vậy, việc nắm bắt thông tin, thƣờng xuyên cập nhật thông tin với tốc độ nhanh nhất đã trở thành một trong những điều kiện không thể thiếu để phát triển các trƣờng đại học. Trong bối cảnh đó, Thƣ viện điện tử đã ra đời trong các trƣờng đại học lớn trên thế giới và ngày nay, cũng đã đến lúc các trƣờng đại học Việt Nam cần phải đƣợc trang bị thƣ viện điện tử, nhƣ là một bộ phận không thể thiếu đƣợc trong nhà trƣờng. Để nhanh chóng giúp ngƣời dùng tin tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả, thƣ viện đã tiến hành quá trình tin học hoá các hoạt động của thƣ viện từ năm 1994. Năm 1994, Thƣ viện bắt đầu sử dụng phần mềm CDS/ISIS do UNESCO phát triển. Tuy nhiên CDS/ISIS cũng bộc lộ nhiều hạn chế nhƣ khả năng tích hợp kém, chƣa hỗ trợ UNICODE, khó quản lý các cơ sở dữ liệu toàn văn, chuyển tải lên mạng không thuận tiện Cho đến nay, phần mềm này chỉ phù hợp với những thƣ viện nhỏ. Trong khi đó Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội là trƣờng đại học khoa học kỹ thuật công nghệ lớn của Việt Nam, là nơi đào tạo bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ và quản lý trình độ cao cho nền kinh tế quốc
  32. dân, đồng thời là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ phục vụ công cuộc xây dựng đất nƣớc. Trong những năm gần đây, Nhà trƣờng liên tục đổi mới phƣơng pháp giảng dạy, nâng cấp cơ sở hạ tầng nhằm nâng cao chất lƣợng giáo dục. Bên cạnh giảng đƣờng, phòng thí nghiệm, xƣởng thực hành, Thƣ viện là một hình thức hoạt động ảnh hƣởng sâu rộng đến kết quả học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của sinh viên và cán bộ giáo viên trong trƣờng. Để thực hiện những mục tiêu và nhiệm vụ trên, Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội cần đƣợc đầu tƣ một cách đồng bộ toàn diện, trong đó Thƣ viện điện tử phải đƣợc coi là một trong những ƣu tiên hàng đầu. Bởi vì đây là nơi cung cấp thông tin phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ toàn diện, mới nhất và nhanh chóng của nhà trƣờng. Trong giai đoạn hiện nay, Thƣ viện điện tử là giải pháp thích hợp nhất, vì nó là nguồn cung cấp và cập nhật thông tin thuận lợi và nhanh chóng nhất cho sinh viên và cán bộ của Trƣờng. Để đáp ứng đƣợc nhu cầu ngày càng phát triển của thƣ viện, Thƣ viện Tạ Quang Bửu - Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội đang sử dụng phần mềm Virtua để quản lý, điều hành các hoạt động của thƣ viện trong đó có hoạt động xử lý thông tin. Virtua có xuất xứ từ Hoa kỳ đƣợc phát triển dựa trên các tiêu chuẩn tiên tiến trong lĩnh vực thƣ viện, độ tích hợp cao, linh hoạt và có tính mở. Virtua cung cấp các hỗ trợ đa ngôn ngữ và dựa trên nền tảng Oracle. Hiện nay, Virtua đã đƣợc áp dụng cho hơn 900 thƣ viện trên thế giới. Dƣới đây là hình ảnh giới thiệu phần mềm Virtua trên trang web của công ty VTLS, Inc.
  33. Hình 06: Giới thiệu hình ảnh về Virtua. Việc áp dụng phần mềm quản lý thƣ viện Virtua vào Thƣ viện Tạ Quang Bửu đã tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xử lý thông tin, đặc biệt là việc chuẩn hoá và trao đổi dữ liệu với các thƣ viện khác. Virtua cho phép các cán bộ thƣ viện xử lý, quản lý tài liệu, quản lý bạn đọc một các nhanh chóng thuận tiện và hiện đại theo phƣơng thức và quy mô của các thƣ viện tiên tiến. 2.2. Các phân hệ của phần mềm Virtua đƣợc ứng dụng tại thƣ viện Tạ Quang Bửu. 2.2.1. Phân hệ bổ sung Phân hệ bổ sung giúp thƣ viện quản lý công tác bổ sung tài liệu thông qua việc mua, trao đổi, nhận tài liệu biếu tặng, cung cấp việc kiểm soát tài chính một cách đáng tin cậy và lập báo cáo thống kê kịp thời.
  34. Phân hệ bổ sung có các chức năng chủ yếu sau: - Tạo kế hoạch phân bổ nguồn vốn bổ sung tài liệu. - Quản lý đơn đặt: dễ dàng tạo và theo dõi đơn đặt hàng, hóa đơn, biên lai, biên nhận, cho phép ghi nhận mọi khoản chi tại các thời điểm khác nhau trong thực hiện một hợp đồng/đơn đặt hàng, tự động tạo, in đơn đặt hàng, hóa đơn, biên lai, biên nhận. Virtua cung cấp 09 dạng mẫu để sử dụng cho việc in đơn đặt mua hàng, biên nhận, khiếu nại và hóa đơn. Các mẫu này đều có thể hiệu chỉnh dƣới dạng văn bản để phản ánh các thông tin cụ thể và cần thiết của thƣ viện. Thêm vào đó có thể dịch các tệp tin và lƣu chúng dƣới một tệp tin khác. Hình 07. Đơn đặt tài liệu - Quản lý tín dụng: Virtua đƣợc thiết kế để hỗ trợ hiệu quả việc lập kế hoạch vốn, chi tiêu và quản lý quỹ, tính năng quản lý tài khoản một cách hiệu quả và linh hoạt các chi tiêu, cho phép lựa chọn các báo cáo lên đến mực tối đa.
  35. - Theo dõi quá trình nhập hàng. - Khiếu nại với tài liệu thất lạc, sai quy cách: cho phép lập và in thƣ khiếu nại gửi cho nhà cung cấp. Thƣ khiếu nại có thể đƣợc in ra hoặc gửi qua thƣ điện tử (email). - Báo cáo tài chính. -Biên mục sơ lƣợc: cho phép biên mục sơ lƣợc ấn phẩm ngay trong quá trình bổ sung (định thông tin xếp giá), thông tin biên mục có thể đƣợc lấy từ một bản ghi biên mục có sẵn; - Kiểm tra trùng: có khả năng phát hiện sự trùng lặp của đăng ký cá biệt.  Tình hình sử dụng phân hệ tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu: Bổ sung là công tác đầu tiên trong quy trình hoạt động thƣ viện. Tài liệu đƣợc bổ sung về là đầu vào cho công tác biên mục và các quy trình nghiệp vụ, quản lý tiếp theo. Phân hệ bổ sung cho phép biên mục sơ lƣợc các tài liệu mới nhập về từ nhiều nguồn khác nhau: mua, tặng biếu Tuy nhiên do điều kiện khách quan hiện nay thƣ viện vẫn chƣa sử dụng hết tính năng của phân hệ bổ sung. Tính năng lập đơn đặt hàng, theo dõi thời gian giao hàng và lập thƣ khiếu nại nếu việc bàn giao chậm trễ vẫn chƣa đƣợc thực hiện rộng rãi. Thƣ viện mới chỉ áp dụng một số tính năng đơn giản của đơn đặt hàng cho một tài liệu, một nhóm tài liệu, chƣa sử dụng đơn đặt theo kế hoạch (Planned order). Hình thức gửi đơn vẫn chƣa sử dụng gửi đơn đặt qua Email. 2.2.2 Phân hệ biên mục: Phân hệ biên mục cung cấp cho cán bộ thƣ viện công cụ hữu hiệu và tiện ích để tiến hành công tác biên mục (cập nhật, nhập mới, xóa các
  36. biểu ghi thƣ mục trong CSDL, in phích và tạo các biểu ghi thƣ mục) nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu của độc giả. Phân hệ biên mục có các chức năng sau: - Giao diện đồ họa ngƣời dùng (GUI) - Quản lý tính nhất quán - Cho phép tải, sao chép các biểu ghi thƣ mục - Chức năng FRBD( Chức năng yêu cầu biểu ghi thƣ mục) Danh mục tệp tin (File Danh mục) Biểu Các Thanh danh mục Chức năng tƣợn phím g tắt Tệp tin - File Các biểu ghi - Records Tạo mới - Create Lựa chọn khuôn mẫu có sẵn để tạo biểu ghi MARC Xóa - Delete Chọn một tệp tin hoặc một biểu ghi cần xóa. Hiệu chỉnh - Edit Lựa chọn một tệp tin của các biểu ghi nội bộ để hiệu chỉnh Dịch - Translate Hiển thị bảng Batch Characters Set Translation(bảng chuyển đổi
  37. kí tự) để chuyển đổi các tệp tin sang bộ ký tự Unicode Nhập các biểu ghi – Nhập các biểu ghi từ OCLC, các Import records tiện ích thƣ mục hoặc các tệp tin nội bộ. Khung công việc – Workform Hiệu chỉnh - Edit Chọn khung cần hiệu chỉnh Xóa - Delete Chọn khung cần xóa. Đóng - Close Đóng nhiều biểu ghi hoặc nhiểu khung cùng lúc. Lƣu biểu ghi - Save Lƣu các thay đổi trong biểu ghi Record hiện tại. Lƣu biểu ghi tại - Lƣu biểu ghi nội bộ vào một tệp Save Record As tin khác hoặc lƣu đè lên một biểu ghi nội bộ sẵn có. Gắn biểu ghi vào – Gắn biểu ghi vào tệp biểu ghi Append record to sẵn có. Lƣu bản sao vào cơ Nhân đôi một biểu ghi và lƣu tại sở dữ liệu – Save một cơ sở dữ liệu đã xác định. copy to database Lƣu vào cơ sở dữ F11 Lƣu biểu ghi và tạo bảng tra các liệu – Save to mục từ. database Lƣu kết hợp – Save Lƣu biểu ghi FRBR theo biểu as Combine mẫu MARC
  38. Xoá biểu ghi từ cơ Chuyển biểu ghi khỏi cơ sở dữ sở dữ liệu – Delete liệu và xoá bảng tra các mục từ. Record from database Xoá - Delete Lựa chọn một khung công việc cần xóa. Danh mục hiệu chỉnh (Edit Danh mục) Thanh danh mục Biểu Phím tắt Chức năng tƣợng Hiệu chỉnh - Edit Cắt - Cut Ctrl X Cắt văn bản lựa chọn Sao chép - Copy Ctrl C Sao chép văn bản lựa chọn Dán - Paste Ctrl V Dán văn bản lựa chọn Thêm trƣờng - Add Shift,Ctrl, A Thêm nhãn MARC Field Sao chép trƣờng - Shift,Ctrl, C Sao chép nhãn MARC Copy field Dán trƣờng - Paste Shift,Ctrl, V Dán nhãn MARC Field Xóa trƣờng - Delete Shift,Ctrl, D Xóa nhãn MARC Field Hiệu lực hóa biểu ghi Alt E, V Kích hoạt hiệu lực hóa
  39. Validate Record biểu ghi Với những gì hiển thị trên thanh công cụ của phân hệ biên mục trên đây cho thấy phân hệ biên mục cung cấp cho cán bộ thƣ viện một công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tiến hành công tác biên mục. Phân hệ cho phép nhập mới, sửa chữa, xóa duyệt, đặt các giá trị mặc định cho biên mục chi tiết các biểu ghi đƣợc bộ phận bổ sung nhập sơ lƣợc vào hệ thống.  Tình hình sử dụng phân hệ Biên mục tại Thƣ viện: Hiện nay Thƣ viện Tạ Quang Bửu đã ứng dụng hầu hết các tính năng của phân hệ Biên mục. Cán bộ tiến hành biên mục theo chuẩn AACR2 và MARC 21 Thƣ viện Tạ Quang Bửu từ khi chuyển đổi sang thƣ viện điện tử đã tiếp cận và tăng cƣờng sử dụng các chuẩn xử lý thông tin quốc gia và quốc tế trong quá trình xử lý thông tin, tài liệu. Thƣ hiện nay đang sử dụng quy tắc mô tả AACR2 để biên mục tài liệu. AACR2 đƣợc chính thức xuất bản vào cuối năm 1978, nhƣng đến tháng 1 năm 1981 mới thực sự đƣợc áp dụng tƣơng đối rộng rãi. Từ đó đã trải qua nhiều lần xuất bản có bổ sung và sửa chữa. Khác với cách bố cục của các qui tắc biên mục trƣớc đó, AACR2 trình bày các qui định về mô tả trƣớc các qui định lựa chọn tiêu đề, bởi vì trình tự này phù hợp với thực tiễn biên mục hiện nay và trong tƣơng lai tại phần lớn các thƣ viện và cơ quan thƣ mục. Ngoài ra, nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các biểu ghi mô tả sách và các loại hình tƣ liệu khác trong cùng một thƣ mục.
  40. AACR2 đặt nền tảng cho sự hợp tác biên mục trên phạm vi quốc gia và quốc tế, cải tiến các dịch vụ thƣ mục và tiết kiệm đƣợc giá thành. Do cung cấp một mẫu mô tả thống nhất cho tất cả các loại hình tƣ liệu, nên qui tắc này đã tạo khả năng thực hiện mục lục tích hợp đa phƣơng tiện (multimedia). Ngoài ra, qui tắc này giảm đƣợc thời gian tìm kiếm tƣ liệu cho ngƣời sử dụng bằng cách cung cấp những tiêu đề (điểm truy nhập) tƣơng thích nhiều hơn với những hình thức quen dùng trong sách báo và tham chiếu trích dẫn. Thƣ viện Quốc hội Mỹ đã đi đầu trong việc áp dụng AACR2 và có những đóng góp đáng kể trong việc sửa đổi, hiệu chỉnh qui tắc này. AACR2 cũng nói rõ trong quá trình mô tả, có khi ngƣời biên mục phải tra cứu nhiều chƣơng. Thí dụ, một xuất bản phẩm nhiều kỳ có thể đƣƣợc sản xuất dƣới dạng vi phiếu (microfiche) hay đĩa quang (CD-ROM). Trong tình huống này, họ vừa phải dựa vào các qui định trong chƣơng mô tả xuất bản phẩm nhiều kỳ, vừa phải tra cứu các chƣơng qui định về mô tả tƣ liệu vi hình hay về các tƣ liệu đa phƣơng tiện (multimedia). Với chuẩn mô tả AACR2, tài liệu đƣợc xử lý trên máy theo khổ mẫu biên mục MARC 21. Tại thƣ viện Tạ Quang Bửu chỉ sử dụng một số trƣờng chính, thuận tiện cho việc xử lý tài liệu đặc thù của trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội. Thƣ viện Tạ Quang Bửu đã áp dụng phân hệ Biên mục trong các hoạt động của mình nhƣ: tạo các biểu ghi MARC (biên mục gốc), hiệu chỉnh các biểu ghi MARC hiện hành, xóa, sao chép, lƣu các biểu ghi MARC Ở Thƣ viện có 02 hình thức biên mục là biên mục gốc và biên mục sao chép. . Biên mục gốc
  41. Thƣ viện tiến hành biên mục gốc chủ yếu với tài liệu tiếng Việt. Biên mục gốc này đòi hỏi cán bộ phải có trình độ nghiệp vụ tốt. Biên mục tài liệu gốc tốn thời gian và công sức nhƣng thƣ viện sẽ chủ động trong quá trình biên mục tài liệu mà không phải phụ thuộc việc tìm kiếm trên mạng. Quy trình biên mục gốc: Biên mục gốc thực hiện với các tài liệu mới và hồi cố nhƣng chƣa có trong CSDL, bằng tiếng Việt và tiếng nƣớc ngoài. 1. Nhận tài liệu (từ bộ phận bổ sung) 2. Tra trùng trong CSDL 3. Định ký hiệu phân loại cho tài liệu (phân loại tài liệu theo bảng phân loại LC). 4. Tạo mã vạch (Barcode) cho tài liệu (chính là ID của cuốn tài liệu đó): - Tạo dữ liệu Barcode - In Barcode - Dán Barcode 5. Dán chỉ từ và RFID (đối với tài liệu kho mở). 6. Mô tả biên mục cho tài liệu theo chuẩn nghiệp vụ AACR2 và khổ mẫu MARC21: định từ khóa, làm tóm tắt . - Định chủ đề (Subject Headings) đƣợc thực hiện và trình bày tại trƣờng 650 - Định từ khóa có kiểm soát lấy từ bộ từ khóa của Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia. Đối với tài liệu có từ khoá đặc
  42. trƣng thuộc lĩnh vực đào tạo của trƣờng Đại học Bách khoa mà không có trong từ điển từ khoá thì để ở trƣờng 653. - Đối với tài liệu dạng luận án, luận văn, giáo trình, sách văn nghệ không làm tóm tắt mà chỉ làm từ khoá (chủ đề). 7. Định chỉ số Cutter và dữ liệu tạo nhãn cho tài liệu (cơ sở để xếp giá kho mở). 8. Thêm các đầu mục cho tài liệu: - Chọn vị trí cho tài liệu (Location) - Đánh số copy - Định mã xếp giá cho từng cuốn - Tạo ghi chú. 9. Tạo nhãn xếp giá cho tài liệu: - Xuất dữ liệu in nhãn - Định dạng, chỉnh sửa dữ liệu nhãn - In nhãn - Dán nhãn 10. Tạo sổ giao sách và sổ tài sản: - Chọn dữ liệu in sổ - Định dạng, chỉnh sửa dữ liệu sổ - In sổ 11. Giao sách tới các phòng phục vụ bạn đọc (có ký nhận). Để trợ giúp tạo ra những biểu ghi mới, Virtua cung cấp các khung công việc mẫu cho các biểu ghi thƣ mục
  43. Hình 08 : Giao diện khung công việc mẫu cho biểu ghi thƣ mục Một mẫu nhập tin theo MARC để cán bộ biên mục làm việc: Hình 09: Phiếu nhập tin theo khổ mẫu MARC. Sau khi biên mục, có thể xem biểu ghi thƣ mục.
  44. Hình 10: Giao diện chi tiết tài liệu trong biên mục . Biên mục sao chép Biên mục sao chép là hình thức biên mục dựa trên việc khai thác những biểu ghi đã đƣợc biên mục sẵn của các thƣ viện khác, sau đó bổ sung thêm các yếu tố đặc thù của thƣ viện mình để tạo nên biểu ghi mới. Thƣ viện Tạ Quang Bửu thƣờng xuyên bổ sung tài liệu ngoại văn, tài liệu khoa học kỹ thuật và khai thác nhiều nguồn tài liệu nhƣ sách biếu tặng của trung tâm Tiếng Pháp AUF, sách của lƣu học sinh và nghiên cứu sinh tại Mỹ và các quốc gia khác (quỹ VEFFA) với số lƣợng sách lớn và toàn bộ là sách nƣớc ngoài. Với việc ứng dụng phân hệ Biên mục của phần mềm Virtua, cán bộ của thƣ viện Tạ Quang Bửu đã sử dụng giao thức Z39.50 để tải các biểu ghi từ các thƣ viện lớn trên thế giới nhƣ thƣ viện Quốc hội Mỹ, thƣ viện Ohio Sau khi tải các biểu ghi về, thƣ viện
  45. sẽ chỉnh sửa một số thông tin cho phù hợp với thƣ viện của mình và lƣu vào CSDL. Khi đó, một số trƣờng của MARC sẽ đƣợc trình bày nhƣ sau: - 040: Đối với sách tiếng Anh khi lấy từ Thƣ viện Quốc hội Mỹ sẽ để \a DLC \b vie \cHUTLIB\d HUTLIB\e aacr2 - 650: Thêm chủ đề tiếng Việt \2 BTKKHCN - 850: Địa chỉ tài liệu (HUT) Qui trình sao chép biểu ghi Z39.50 Qui trình Z39.50 cho phép sao chép các biểu ghi MARC từ cơ sở dữ liệu Z39.50 sang cơ sở dữ liệu Virtua của thƣ viện. Các biểu ghi của cơ sở dữ liệu Z39.50 có thể lấy đƣợc từ Thƣ viện Quốc Hội Mỹ và các thƣ viện khác. Lập Lấy Lƣu Hiệu Hiệu lực Lƣu biểu Tích hợp kết biểu biểu chỉnh hóa biểu ghi vào vào biểu nối ghi ghi biểu ghi CSDL ghi ghi - Lập kết nối
  46. - Lấy biểu ghi từ cơ sở dữ liệu Z39.50 - Sao chép sang cơ sở dữ liệu nội bộ Biên mục sao chép có rất nhiều ƣu điểm nhƣ : nhanh chóng, chính xác, tiện lợi, không mất nhiều thời gian công sức. Ngoài ra nó còn khắc phục đƣợc những hạn chế về trình độ tiếng Anh, nghiệp vụ của cán bộ thƣ viện. Qua đó cán bộ thƣ viện cũng có thể học hỏi, tham khảo quy tắc AACR2 và khổ mẫu MARC 21 từ các thƣ viện lớn trên thế giới.
  47. Song việc biên mục sao chép cũng có những hạn chế nhƣ: phải phụ thuộc vào cơ quan thông tin thƣ viện mà mình muốn sao chép có hay không. Thƣ viện Tạ Quang Bửu thƣờng tải biểu ghi của Thƣ viện Quốc hội Mỹ và thƣ viện Ohio. Tuy nhiên không phải mọi cuốn sách mình cần biên mục đều có ở các thƣ viện này. Đƣờng truyền mạng cũng ảnh hƣởng đến sự kết nối với các thƣ viện trong việc tìm kiếm và tải biểu ghi. Kết quả của quá trình biên mục là tạo ra các biểu ghi thƣ mục để đƣa vào quản lý trong các cơ sở dữ liệu của thƣ viện và đƣa các biểu ghi lên mạng để thuận tiện cho việc tra cứu tài liệu của bạn đọc thông qua OPAC. Hình 11: Giao diện biểu ghi nhập tài liệu theo khổ mẫu MACR. 2.4.3. Phân hệ lƣu thông:
  48. Phân hệ kiểm soát lƣu thông tài liệu (còn gọi là phân hệ mƣợn trả) là công cụ trợ giúp thƣ viện trong công tác lƣu thông thủ công chuyển sang lƣu thông tự động. Tiến hành thủ tục mƣợn trả, tính toán và thu các loại lệ phí có liên quan. Phân hệ này có các chức năng quản lý bạn đọc và tiến hành các hoạt động nghiệp vụ. - Tiến hành thủ tục mƣợn tài liệu: ghi mƣợn, nhận trả, gia hạn tài liệu. - Thông báo tình hình của từng tài liệu về tổng số bản, bản tài liệu còn, số tài liệu đã đƣợc mƣợn, mƣợn quá hạn, tra cứu những tài liệu nào đang đƣợc mƣợn, liệt kê những bạn đọc đã từng mƣợn sách của thƣ viện. - Thực hiện chức năng thu phí đối với các tài liệu đƣợc chỉ định - Thông báo quá hạn mƣợn, đòi tài liệu mƣợn quá hạn, thu phạt, gửi email cho những bạn đọc giữ tài liệu quá hạn để đòi sách. - Kết hợp với việc quản lý tài liệu và việc quản lý bạn đọc bằng mã vạch, việc ghi mƣợn và ghi trả tài liệu rất nhanh. Việc tích hợp mã vạch giúp cán bộ của thƣ viện có thể nhanh chóng ghi mƣợn, trả bằng máy đọc mã vạch, máy đọc RFID. Có thể tích hợp với các thiết bị ngoại vi nhƣ : thẻ từ, cổng từ  Tình hình sử dụng phân hệ lƣu thông tại thƣ viện : * Quy trình mƣợn tài liệu tại thƣ viện: - Bạn đọc trình thẻ và vào kho tìm tài liệu mình cần. - Khi bạn đọc tìm đƣợc cuốn sách mình cần. Bạn đọc đƣa cuốn sách đó cho cán bộ thƣ viện. Cán bộ thƣ viện tích thẻ bạn đọc trên máy, thông tin về bạn đọc sẽ hiện lên trên máy bao gồm thông tin cá nhân nhƣ họ tên, khoa, số điện thoại, tình trạng mƣợn trả của bạn đọc Sau đó, cán bộ thƣ viện sử dụng thiết bị đọc mã vạch quét thẻ và tài liệu đƣợc gán mã vạch.
  49. Tài liệu đã đƣợc ghi vào phần ghi mƣợn của phân hệ lƣu thông để quản lý. - Trên máy hiện các thông tin cá nhân và thông tin mƣợn trả của bạn đọc Hình 12: Giao diện biểu ghi bạn đọc Khi quá trình ghi mƣợn tài liệu thành công, Virtua sẽ hiển thị luôn thông tin chi tiết về những ấn phẩm vừa đƣợc ghi mƣợn.
  50. Hình 13: Giao diện thông tin cá nhân và thông tin mƣợn trả của bạn đọc. - Bạn đọc đặt tiền ký cƣợc mƣợn sách. - Thao tác cho mƣợn đƣợc thực hiện thông qua máy tính. - Cán bộ cho mƣợn khử từ tài liệu. - Bạn đọc kiểm tra lại tài khoản của mình thông qua hệ thống máy tính tra cứu của Thƣ viện. * Quy trình trả tài liệu: + Bạn đọc đƣa tài liệu + Cán bộ thƣ viện dùng thiết bị quét mã vạch của tài liệu vào ghi trả trong phân hệ lƣu thông. + Cuối cùng cán bộ nạp từ lại cho tài liệu và xếp lên giá. + Bạn đọc tự kiểm tra lại tài khoản của mình thông qua hệ thống máy tính tra cứu của Thƣ viện. Sau khi ấn phẩm đƣợc hoàn trả lại thƣ viện, chƣơng trình sẽ cân đối lại số bản rỗi của ấn phẩm phục vụ các bạn đọc tiếp theo. - Công tác quản lý bạn đọc: Một biểu ghi bạn đọc có đủ những thông tin cần thiết nhƣ : họ tên bạn đọc, loại thẻ (thẻ cán bộ, thẻ sinh viên), địa chỉ, điện thoại, email của bạn đọc. Từ những thông tin đó, thƣ viện có thể quản lý bạn đọc của mình dễ dàng hơn.
  51. Hình 14 : Biểu ghi bạn đọc Mỗi bạn đọc đƣợc cung cấp một tài khoản để truy nhập thông qua hệ thống mã vạch. Khi đăng nhập tài khoản, màn hình sẽ hiện ra nhƣ sau: Hình 15: Hồ sơ bạn đọc
  52. Tại Thƣ viện, phân hệ Lƣu thông đƣợc sử dụng gần hết các tính năng của phân hệ và hiệu quả sử dụng khá tốt. Khi bạn đọc mƣợn tài liệu quá hạn, cán bộ chỉ nhắc nhở và chƣa áp dụng hình phạt. Phân hệ có tính năng cho phép Thƣ viện tự quy ƣớc những ngày không phục vụ độc giả. Khi đó, quá trình ghi mƣợn cũng nhƣ ghi trả sẽ tự động tính toán để bỏ qua những ngày đặc biệt này, cán bộ thƣ viện không cần bận tâm đến những thao tác xử lý này. Bạn đọc khi mƣợn một cuốn sách mà hạn trả lại là ngày nghỉ của Thƣ viện, bạn đọc không trả đƣợc sách thì hệ thống sẽ tự tính là sách không quá hạn. 2.4.4. Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC Mục truy cập công cộng trực tuyến của Virtua cung cấp các tính năng tìm kiếm và khoanh vùng cho OPAC. Đặc biệt OPAC của Virtua sẵn có những tính năng cơ bản dƣới đây: + Bạn đọc có thể thực hiện các mức tìm kiếm khác nhau nhƣ Tìm lƣớt, đầu mục, Từ khóa, Số kiểm soát và Chuyên nghiệp + Bạn đọc có thể lựa chọn tìm kiếm theo tiêu đề, tác giả và chủ đề + Z39.50 cho phép bạn đọc tìm kiếm trên các cơ sở dữ liệu Z39.50 khác + Trao quyền cho bạn đọc nhƣ tìm kiếm/ xem biểu ghi của mỗi bạn đọc + Lọc các tìm kiếm + Các tìm kiếm lƣớt đƣợc tập hợp trên các thanh + Truy cập để xem các biểu ghi nhƣ đầy đủ, MARC, Holdings, Hiển thị Ngôn ngữ và chỉ dẫn văn bản có thể đƣợc thay đổi bởi ngƣời dùng. DANH MỤC CÁC CHỨC NĂNG CỦA OPAC
  53. Thanh công cụ và danh mục OPAC Thanh danh mục Biểu Phím Chức năng tƣợng chức năng Search Mở cửa sổ tìm kiếm Search by State Tìm kiếm theo tình trạng biểu ghi Author Tìm kiếm theo tác giả Title F9 Tìm kiếm theo tiêu đề Subject Tìm kiếm theo chủ đề Call Number Tìm kiếm theo kí hiệu xếp giá Patron Name F8 Tìm kiếm theo tên bạn đọc.Gõ Tên (trong Họ và Tên) trƣớc Keyword F12 Tìm kiếm theo từ khóa ISSN Mở biểu ghi trong cửa sổ View Record LCCN Tìm kiếm theo số kiểm soát LC Patron Barcode F2 Tìm kiếm theo số mã vạch của bạn đọc Item F3 Tìm kiếm theo số đầu mục/Mã vạch ISSN Serials F10 Mở cửa sổ Check-in ấn phẩm nhiều kỳ Instructor Tìm kiếm bổ sung theo tên ngƣời hƣớng dẫn
  54. Course ID Tìm kiếm bổ sung theo tên khóa học Options Change Location Thay đổi vị trí đăng nhập OPAC Display Hiển thị hoặc ẩn các Blind Reference, nguồn Authority và loại đề mục
  55. Qui trình tra cứu tài liệu qua OPAC Tìm Tìm theo TÌm từ Tìm đề lƣớt N số kiểm N khóa N mục N soát Y Y Y Y Danh đầu mục (Các) danh đầu lựa chon mục lựa chọn Nhập từ Nhập từ Không có hoạt động khác Y Tìm kiếm Chọn Toán tử Tìm lại N ? Chọn từ Tìm N đầu lọc Y Lập các đầu lọc Tìm kiếm Tìm từ đề mục khóa Chọn biểu ghi Chọn từ In, luu trữ, thư điện tử Xem biểu ghi N Bổ Ấn Kết nối Biên Lƣu N sung? N phẩm Y biểu N mục N thông ? ghi ? ? ? ? Y Y Y Y Xem qui trình Xem qui trình Xem qui trình Xem qui trình luu hành bổ sung ấn phẩm biên mục
  56. - Tìm kiếm nhanh và chính xác theo nhan đề, từ khóa, chủ đề. Tìm kiếm lƣớt (Browse search) của Virtua tận dụng ƣu thế về từ vựng và cấu trúc tham chiếu chéo của thƣ viện. Tính năng tìm lƣớt hữu dụng cho OPAC khi muốn thu hẹp tìm kiếm từ chủ đề rộng đến chủ đề hẹp hơn hoặc khi không biết cụm từ chính xác. Quy trình Nh ập tiêu Điều Xem biểu Các chuẩn hướng ghi biểu ghi tìm kết quả xuất Trong quá trình tìm kiếm, nếu cụm từ tìm kiếm hoàn toàn trùng với kết quả tìm kiếm thì sẽ đƣợc tô đậm. Nếu cụm từ tìm kiếm không hoàn toàn trùng với kết quả, cụm từ bên trên từ tìm kiếm sẽ đƣợc tô đậm. Chẳng hạn: cụm từ tìm kiếm là “Điện tử viễn thông”, kết quả trên OPAC thu đƣợc là: Hình 16: Kết quả tìm kiếm trên OPAC
  57.  Thu hẹp tìm kiếm : Khi tìm một chủ đề có danh sách tiêu đề dài, hãy thu hẹp tìm kiếm bằng cách thêm các tiêu chí. Tìm kiếm ban đầu xuất hiện ở phần trên của màn hình 1. Chọn một hạng mục cho cụm từ đầu tiên, sau đó gõ cụm từ đầu tiên vào hộp thoại.
  58. 2. Nếu sử dụng thêm cụm từ thứ hai để thu hẹp, chọn một toán tử (AND, OR, AND NOT) và hạng mục cho cụm từ thứ hai, sau đó gõ cụm từ tìm kiếm thứ hai vào hộp thoại ở giữa. 3. Nhấp chuột vào nút Search để thực hiện tìm kiếm thu hẹp; cửa sổ List of Titles sẽ xuất hiện.  Tìm kiếm theo từ khóa và văn bản hoàn chỉnh Tìm kiếm từ khóa trên Virtua là một chƣơng trình tìm kiếm cho phép những ngƣời mới học có thể tìm kiếm đơn giản và cho phép những ngƣời sử dụng có kinh nghiệm xây dựng các tìm kiếm phức tạp. Các cụm từ chính: Các toán tử Boolean (Boolean operators), l ọc (filters), tìm kiếm theo từ khoá (keyword search) Các từ khóa: tìm kiếm bằng từ khóa cho phép tìm kiếm các biểu ghi thƣ mục gồm một hoặc nhiều hơn một từ khóa. Trong chuỗi câu hỏi tìm kiếm từ khóa thƣ mục có thể sử dụng bất cứ mục nào muốn đặt lệnh tìm trong chỉ số thƣ mục đƣa ra. Có thể sử dụng: + Các từ trình bày kết hợp cả chữ và số. Ví dụ: 1980s
  59. + Các số. Ví dụ: 1986 + Danh sách các từ. Ví dụ: Điện tử  Cắt từ Với các từ khóa, có thể bỏ bớt trái, phải, hoặc trung gian + Giản lƣợc từ với dầu hoa thị *: Chỉ rõ một hoặc nhiều hơn 1 kí tự. Ví dụ tìm kiếm Truy lục lại farm* farm, farms, farming, or other words starting with farm. Wa*n walton, warden, Washington, etc. + Các từ bao gồm dấu hỏi chấm (?): sử dụng dấu hỏi chấm (?) để xác định kí tự đơn, sử dụng hai dấu hỏi (??) để xác định hai kí tự Example Truy lục lại Searches Ho? hop, hog, hot, etc. Vi?e vice, vise, vile, etc. - Cụm từ tìm kiếm Dấu ngoặc kép đƣợc sử dụng cho một cụm từ. Thƣ mục đã chọn áp dụng cho tất cả các từ khóa trong dấu ngoặc kép. Tìm kiếm Truy lục lại “way of all” “The way of all women”, “The way of all flesh”, etc.
  60. Các tổng đài Boolean và tổng đài tìm kiếm  Các tổng đài Boolean (các biểu tƣợng) và tổng đài tìm kiếm (giải nghĩa) đƣợc sử dụng để liên kết hai hoặc nhiều hơn các từ khóa. Trong Virtua, các tổng đài có sẵn trên danh mục hoặc có thể sử dụng trong các hộp dạng văn bản nhƣ một phần của chuỗi tìm kiếm. Nếu nhập chúng nhƣ một phần của chuỗi tìm kiếm, phải đặt một không gian trƣớc và sau mỗi tổng đài và sử dụng biểu tƣợng nhƣ : Biểu tƣợng Ý nghĩa & AND (Và) + OR (hoặc) - AND NOT (và không) &x NEAR (gần): x là số từ giữa các cụm tìm kiếm, ví dụ: t:Gone &2 wind sẽ truy lục Gone with the Wind  Tình hình sử dụng phân hệ tra cứu mục lục trực tuyến OPAC tại thƣ viện OPAC là cổng giúp bạn đọc và thƣ viện giao tiếp với nhau thuận lợi và hiệu quả. Ngƣời dùng tin có thể tra cứu bất cứ dạng ấn phẩm nào bằng cách đặt ra điều kiện tìm. Bạn đọc có thể tìm lƣớt, tìm chi tiết, nâng cao tùy thuộc vào yêu cầu tìm tin của mình và máy tính sẽ đƣa ra kết quả phù hợp với yêu cầu tìm. Bạn đọc có thể tra tìm tài liệu theo nhiều cách nhƣ tìm lƣớt, tìm theo từ khoá
  61. Nhìn chung, Thƣ viện đã sử dụng khá tốt các chức năng của phân hệ OPAC. Để phục vụ bạn đọc tra tìm tài liệu một cách hiệu quả, VTLS đã áp dụng giao diện Web trong việc tìm kiếm. Hình 17: Giao diện tìm kiếm tài liệu của phân hệ OPAC tại thƣ viện: Tuy nhiên trong quá trình tìm kiếm bằng cách tìm lƣớt thì kết quả tìm đƣợc thƣờng không chính xác mà thƣờng có những kết quả không phù hợp với yêu cầu tin, gây ra hiện tƣợng nhiễu tin. Chẳng hạn khi tìm lƣớt với tiêu đề “Điện tử viễn thông”, ngoài những tài liệu về “Điện tử viễn thông” còn có cả những cuốn sách, truyện mà có chứa chữ “Điệp” hay “Điệu”. Điều này gây ra sự khó khăn cho bạn đọc trong quá trình lọc tin. Tuy nhiên các từ chính xác với yêu cầu tìm đƣợc hệ thống hiển thị theo thứ tự tìm kiếm. Những tài liệu phù hợp với yêu cầu tìm sẽ đƣợc sắp xếp trƣớc.
  62. Hình 18: Kết quả tra tìm trong OPAC Virtua cung cấp một tính năng rất cơ bản trong OPAC là tra cứu liên thƣ viện thông qua Z39.50. Hiện Thƣ viện đã tích hợp và kết nối tra cứu đến nhiều CSDL của các thƣ viện khác trên thế giới. Ví dụ nhƣ: Thƣ viện Quốc hội Mỹ, Thƣ viện NewYork. Ngoài các tính năng trên, phân hệ OPAC của VTLS còn cho phép bạn đọc truy cập kiểm tra tài khoản của mình để đặt sách, gia hạn đối với những tài liệu quá hạn 2.4.5 Phân hệ quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ Phân hệ cho phép quản lý các dạng ấn phẩm phát hành tiếp tục nhƣ: báo, tạp chí, tập san, niên giám Các chức năng chính của phân hệ :
  63. - Theo dõi bổ sung: Tính năng lên lịch nhận ấn phẩm và ghi nhận thời điểm nhận thực tế của từng số cho phép chƣơng trình tự động vẽ lại lịch và đánh dấu thông báo những ngày ấn phẩm không về cũng nhƣ kiểm soát những trùng lặp trong công tác bổ sung. - Biên mục tổng thể và biên mục từng số: Tính năng biên mục tổng thể cho một ấn phẩm định kỳ và biên mục chi tiết theo số giúp cho việc khai thác và tra cứu thông tin có liên quan đến ấn phẩm này đƣợc tiến hành tới từng số mà vẫn tránh đƣợc việc biên mục lặp lại. - Theo dõi và dự báo chính xác các kỳ báo, tạp chí Virtua cung cấp giao diện thân thiện với ngƣời dùng để quản lý ấn phẩm nhiều kỳ Virtua cung cấp tính linh hoạt trong việc sửa đổi thông tin để điều chỉnh cho khớp với những thay đổi trong mẫu các tạp chí đặc biệt và các ấn phẩm còn thiếu.  Tình hình sử dụng tại Thƣ viện - Nhắc nhở khiếu nại với tài liệu thất lạc. Serial Reminders (nhắc nhở ẩn phẩm nhiều kỳ) là phƣơng pháp của Virtua về trình nhắc của các ẩn phẩm định kỳ không đƣợc trả theo hạn định yêu cầu của thƣ viện. Chức năng này gần nhƣ thƣ viện không sử dụng vì thƣờng tài liệu về rất đúng hạn. Nếu có trƣờng hợp tài liệu về không đúng hạn mà do lỗi của nhà xuất bản thì nhà xuất bản thƣờng chủ động gửi thƣ cáo lỗi trƣớc. Nhƣng thƣờng thì điều này không xảy ra và tài liệu về chậm thƣờng do lỗi trong khâu vận chuyển. - Tạo đơn đặt ấn phẩm và gửi đơn đặt mua qua Email tới nhà cung cấp nhƣng hiện nay thƣ viện vẫn chƣa sử dụng tính năng này. Hình thức mua ấn phẩm vẫn chủ yếu là do các nhà xuất bản gửi danh sách tài liệu xuất bản đến Thƣ viện, Thƣ viện căn cứ vào đó để đặt mua.
  64. - Biên mục cho các ấn phẩm nhiều kỳ. 2.4.6. Phân hệ quản trị hệ thống. Phân hệ này cho phép Thƣ viện thực hiện việc quản trị ngƣời dùng của hệ thống, phân quyền, bảo mật cũng nhƣ thực hiện các thao tác sao lƣu và hồi phục dữ liệu, đảm bảo hệ thống chạy liên tục. Khả năng phân quyền sử dụng theo từng nhóm ngƣời dùng với những chức năng nghiệp vụ đặc thù. Ngƣời dùng chỉ đƣợc thực hiện những chức năng thuộc nghiệp vụ và công việc đƣợc giao. Phần mềm có nhiều mức bảo vệ khác nhau: Bảo mật từ mức hệ quản trị cơ sở dữ liệu dựa vào các khả năng của hệ CSDL, bao gồm các thiết đặt liên quan đến an ninh và các chính sách an ninh của hệ CSDL. Hệ thống CSDL cho phép các vai trò và tài khoản khác nhau đƣợc khởi tạo và duy trì bằng các công cụ quản trị, đồng thời cung cấp các quyền truy nhập đảm bảo an ninh thông tin cho các vai trò và tài khoản này. Quyền của một ngƣời dùng bị giới hạn trong một khu vực cụ thể, dựa trên vị trí làm việc của họ trong thƣ viện. Chẳng hạn nhƣ cán bộ bổ sung chỉ có quyền truy nhập vào tài khoản của cán bộ bổ sung chứ không có quyền truy nhập vào tài khoản của cán bộ lƣu thông và ngƣợc lại. Hay để truy cập vào phân hệ Biên mục và sử dụng các chức năng trong phân hệ của Thƣ viện, ngƣời dùng phải đƣợc cấp phát một tài khoản sử dụng với quyền thích hợp. Nếu ngƣời dùng lựa chọn các chức năng đòi hỏi quyền sử dụng ở mức cao hơn so với quyền đƣợc cấp hiện thời, chƣơng trình sẽ đƣa ra thông báo và yêu cầu ngƣời dùng đó phải đăng nhập lại dƣới một tài khoản có quyền thích hợp hơn. Quyền đƣợc cấp phát tài khoản là do Trƣởng phòng nghiệp vụ phụ trách và quản lý.
  65. Phần mềm cho phép xuất dữ liệu ra nhiều dạng nhƣ Excel, Access, MARC Phần mềm cho phép lập báo cáo thống kê một cách chính xác. Phần mềm quản lý các cán bộ thƣ viện: quản lý số lƣợng công việc mà cán bộ thƣ viện thực hiện hàng ngày.
  66. CHƢƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VIRTUA TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU TRONG THỜI GIAN TỚI 3.1 Nhận xét Qua thời gian 03 năm áp dụng phần mềm Virtua vào hoạt động của Thƣ viện, Thƣ viện đã đạt đƣợc những kết quả nhất định. Việc áp dụng phần mềm Virtua vào hoạt động thông tin – thƣ viện đã giúp Thƣ viện thuận tiện rất nhiều trong các khâu từ bổ sung, xử lý tài liệu, lƣu thông, phục vụ bạn đọc, quản lý các hoạt động của Thƣ viện, chuẩn hóa tự động hóa  Những thuận lợi Virtua đƣợc thiết kế theo mô hình đa phân hệ dựa trên những nhóm tính năng cơ bản về nghiệp vụ thƣ viện. Phần mềm có đầy đủ các phân hệ cơ bản nhƣ : phân hệ Bổ sung, Biên mục, Lƣu thông, Quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ, OPAC Virtua có tính tùy biến cao, không phải là một hệ thống cứng nhắc: Phần mềm cho phép ngƣời dùng Thƣ viện có khả năng thiết đặt các tính năng nghiệp vụ thƣờng sử dụng, thay đổi giao diện chƣơng trình cho phù hợp. Cán bộ quản trị có toàn quyền thiết đặt các thông số hệ thống mà không cần đến sự can thiệp của nhà cung cấp. o Tham số dùng chung cho toàn hệ thống o Tham số dành riêng cho mỗi phân hệ o Các tham số đặc biệt khác Virtua tuân thủ các chuẩn quốc tế về nghiệp vụ thông tin thƣ viện. Virtua hỗ trợ các chuẩn nghiệp vụ sau:
  67. - MARC 21, CATMARC, SWEMARC, và UNIMARC phục vụ công tác Biên mục. Những trợ giúp này có sẵn trên thanh danh mục rất thuận tiện cho ngƣời sử dụng khi cần sự trợ giúp. - ISO2709, ACCR2, ISBD cho mô tả các biểu ghi - Z39.50, ISO2709 cho trao đổi dữ liệu - Suject Heading để định từ khoá Áp dụng các phân hệ của phần mềm trong quá trình hoạt động giúp thƣ viện thực hiện các công tác nghiệp vụ một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn, từ khâu bổ sung, biên mục, tra cứu OPAC . - Giao diện thân thiện, tất cả các module đƣợc tích hợp trên một thanh công cụ, giúp dễ dàng trong thao tác sử dụng. - Công tác biên mục: Phần mềm hỗ trợ rất nhiều trong công tác biên mục tài liệu tại Thƣ viện. Cán bộ thƣ viện có thể soạn thảo biểu ghi MARC ở chế độ toàn màn hình, sử dụng bàn phím và chuột trong quá trình thao tác dữ liệu rất thuận lợi và dễ dàng. Nhờ khả năng hỗ trợ hoàn toàn chuẩn MARC 21 và khả năng quản lý bất kỳ trƣờng MARC 21 nào, phân hệ Biên mục đã hỗ trợ cán bộ biên mục thêm trƣờng mới ngay trong quá trình biên mục, do đó đảm bảo nghiệp vụ biên mục ngƣời dùng không bị gián đoạn.
  68. Phân hệ còn giúp cán bộ biên mục có thể thực hiện các thao tác xoá, sao chép dữ liệu khi soạn thảo biểu ghi MARC, có khả năng tuỳ chọn đƣa các trƣờng chuẩn MARC 21 ngay trong quá trình tạo mẫu nhập tin, cho phép tạo mẫu nhập tin với số lƣợng không giới hạn các trƣờng theo chuẩn MARC. Cán bộ biên mục có thể dễ dàng thêm, bớt các trƣờng MARC theo nhu cầu sử dụng. Thƣ viện có thể thêm các trƣờng vào các mẫu biên mục trong khi biên mục. Đây là một điểm nổi bật của phần mềm bởi ngoài khả năng tuỳ biến trong quá trình tạo mẫu nhập tin, cán bộ Thƣ viện còn có khả năng tuỳ biến trƣờng nhập tin ngay trong quá trình biên mục. Nhờ tính năng tra cứu biểu ghi thƣ mục thông qua kết nối Z39.50, phân hệ cho phép Thƣ viện tải trực tiếp các biểu ghi này về CSDL của mình để hoàn thiện. Tính năng này rất có ý nghĩa với những ấn phẩm có tính phổ biến cũng nhƣ tƣ liệu nƣớc ngoài. Đặc biệt, biên mục sao chép giúp cán bộ biên mục thực hiện công tác biên mục một cách nhanh chóng, chính xác, không mất thời gian, có thể nâng cao trình độ nghiệp vụ nhờ việc tham khảo quy tắc AACR2 và MARC21. - Phân hệ lƣu thông: Phân hệ lƣu thông giúp thƣ viện tự động hóa trong quá trình mƣợn trả và quản lý bạn đọc. Khi số thẻ độc giả vừa đƣợc nhập vào hệ thống là hợp lệ, phần mềm sẽ hiển thị thông tin chi tiết về độc giả với các thông tin cơ bản nhất nhƣ: Tên bạn đọc, số mã vạch của bạn đọc, số đăng ký cá biệt của ấn phẩm, tiêu đề ngắn gọn, ngày đến hạn trả, thời gian đến hạn trả (nếu có). Biểu ghi bạn đọc đƣợc VTLS hỗ trợ theo chuẩn MARC.
  69. Hình 19: Biểu ghi MARC của bạn đọc Nhu cầu thực tế của độc giả là mƣợn nhiều hơn một tài liệu tại một thời điểm, đặc biệt là giáo trình. Virtua cho phép tiến hành ghi mƣợn hoặc ghi trả nhiều hơn một tài liệu cho một số thẻ độc giả. Phần mềm hoàn toàn tự động tính toán các giá trị trong quá trình mƣợn trả nên cán bộ thƣ viện không phải thực hiện các thao tác thủ công nhƣ trƣớc đây. - Công tác quản lý bạn đọc: Các thông tin liên quan đến bạn đọc đã đƣợc lƣu trong CSDL của phần mềm nên khi cần tra cứu hồ sơ bạn đọc sẽ diễn ra dễ dàng hơn. Hệ thống cho phép nhập mã số của bạn đọc và tài liệu bằng nhiều cách khác nhau: mã vạch, mã từ, chip RFID. Ngƣời sử dụng có thể truy nhập thông tin bạn đọc bằng cách dùng mã vạch, số thẻ độc giả. Thông tin về bạn đọc đƣợc giữ bí mật, và chỉ đƣợc ngƣời có mật khẩu hợp lệ truy xuất. Cơ sở dữ liệu về bạn đọc có thể truy xuất đƣợc thông qua họ tên, mã vạch, hoặc bất kỳ một thông tin định danh nào do thƣ viện tự định. Do đó bạn đọc hoàn toàn yên tâm về vấn đề bảo mật thông tin.
  70. - Phân hệ OPAC Việc sử dụng các chức năng của OPAC giúp bạn đọc tra tìm tài liệu nhanh chóng. Phần mềm hỗ trợ bạn đọc tra cứu tài liệu theo nhiều phƣơng thức khác nhau nhƣ: tìm lƣớt, tìm nâng cao, tìm thông tin theo một số trƣờng định nghĩa sẵn nhƣ nhan đề, tác giả, từ khoá Hệ thống đƣa ra thông báo cho ngƣời sử dụng về số lƣợng bản ghi tìm đƣợc, đồng thời hiển thị bản ghi biên mục sơ lƣợc của các kết quả này. Ngƣời dùng có khả năng di chuyển giữa các trang kết quả và sắp xếp kết quả tìm đƣợc theo một số tiêu chí nhƣ nhan đề, năm xuất bản Ngƣời dùng tin rất thuận lợi trong việc tìm ra đƣợc biểu ghi mình cần. Hình 20. Dịch chuyển đến các bản ghi Theo điều tra đánh giá ngƣời dùng tin về mức độ thỏa mãn khi tìm kiếm thông tin thông qua OPAC, kết quả nhƣ sau: Đánh giá OPAC Hài lòng Bình thƣờng Không hài lòng Số lƣợng 70 18 12 % 70% 18% 12%
  71. Biểu đồ mức độ thoả mãn của NDT 12% 18% Hài lòng Bình thường 70% Không hài lòng Hình 21 : Biểu đồ mức thỏa mãn của ngƣời dùng tin. Qua biểu đồ thấy rằng, ngƣời dùng tin của Thƣ viện phần lớn là hài lòng với kết quả tra tìm trên OPAC. Một số bạn đọc chƣa hài lòng với kết quả tìm kiếm thông qua OPAC nhƣng tỷ lệ không nhiều. Khi bạn đọc tra tìm tài liệu trên OPAC, bạn đọc có thể biết đƣợc vị trí của cuốn sách là ở phòng nào, thậm chí là vị trí chính xác của cuốn sách trên giá nhờ sự hỗ trợ chỉ chỗ đến giá sách (sơ đồ của cuốn sách trong kho). Việc có sơ đồ chỉ chỗ cụ thể cho tài liệu trong kho rất hữu ích đặc biệt là với hệ thống phòng đọc là kho mở của Thƣ viện nhƣ hiện nay. Sau khi đã tra cứu tài liệu, bạn đọc rất thuận tiện khi vào kho lấy sách. Ngoài ra, sơ đồ chỉ chỗ tài liệu này còn giúp cán bộ thƣ viện biết đƣợc một cuốn sách có đƣợc đặt đúng vị trí trên giá sách không? Sao lƣu dữ liệu: sau 24h hệ thống tự động sao chép CSDL sang hệ thống khác để lƣu giữa. Điều đó đảm bảo cho sự an toàn của hệ thống. Độ ổn định của hệ thống cao: hệ thống cho phép 10.000 ngƣời cùng truy nhập đồng thời.
  72.  Khó khăn Phần mềm Virtua là phần mềm của nƣớc ngoài nên trong quá trình sử dụng tại Việt Nam, cán bộ thƣ viện cũng gặp một số khó khăn nhƣ: - Virtua có xuất xứ từ nƣớc ngoài với phiên bản gốc là tiếng Anh nên khi đƣợc dịch ra tiếng Việt cũng gặp nhiều khó khăn và chƣa thật sự chính xác. - Giao diện chủ yếu là tiếng Anh nên đòi hỏi cán bộ phải biết ngoại ngữ. - Virtua là phần mềm của nƣớc ngoài do đó việc mua bản quyền đòi hỏi phải có kinh phí lớn nên chỉ có những Thƣ viện lớn mới đủ khả năng đầu tƣ. - Sự thân thiện giữa ngƣời sử dụng và phần mềm còn khá mới mẻ, đôi lúc tạo khó khăn cho ngƣời sử dụng. - Sự thay đổi về qui trình công nghệ các hoạt động nghiệp vụ thƣ viện. Chuyển đổi dữ liệu và xử lý tài liệu hồi cố phục vụ tự động hoá, hạ tầng công nghệ thông tin: đƣờng mạng, điện, thiết bị . - Thƣ viện đã sử dụng hết các phân hệ cơ bản đã mua nhƣng một số tính năng của từng phân hệ thì chƣa đƣợc sử dụng hết. Một số phân hệ của phần mềm vẫn còn những nhƣợc điểm nhƣ: + Trong phân hệ OPAC, phần mềm chỉ hỗ trợ tìm kiếm thƣ mục, không hỗ trợ các dạng tìm kiếm khác nhƣ hình ảnh, tìm theo bản đồ, tìm theo các file tƣ liệu điện tử đính kèm - Vì đây là phần mềm của nƣớc ngoài nên trong quá trình sử dụng rất khó khăn trong việc bảo trì. Mọi vƣớng mắc hay sai sót đều phải báo về tổng công ty và họ sẽ cử chuyên gia sang hỗ trợ. Tuy nhiên cho đến nay trong
  73. quá trình sử dụng, thƣ viện chƣa gặp phải khó khăn nào trong việc vận hành phần mềm.
  74. 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Virtua tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu trong thời gian tới. 3.2.1. Tăng cƣờng khai thác các tính năng của phần mềm Virtua Trong 06 phân hệ đã mua của phần mềm, thƣ viện nên khai thác triệt để các tính năng của nó trong việc hỗ trợ các khâu nghiệp vụ, nhất là trong các phân hệ bổ sung, quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ - Đối với khâu bổ sung: Thƣ viện nên sử dụng tích cực hơn nữa chức năng đặt mua tài liệu qua Email đến nhà xuất bản. Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội là một trong những trƣờng đại học có số lƣợng cán bộ, nhà nghiên cứu lớn. Đa phần các cán bộ đều có và sử dụng Email thành thạo, cơ sở vật chất, đƣờng truyền mạng tốt. Đây là điều kiện thuận lợi cho cán bộ bổ sung của Thƣ viện trong quá trình lấy ý kiến của cán bộ về việc bổ sung tài liệu. Cán bộ bổ sung dựa trên danh mục sách các nhà xuất bản gửi đến thƣ viện, thông qua Email, gửi đến cho cán bộ trong trƣờng xin ý kiến. Sau khi nhận đƣợc phản hồi sẽ gửi đơn đặt mua tài liệu tới nhà cung cấp qua Email. Việc đặt mua tài liệu qua Email sẽ giúp cán bộ bổ sung thuận tiện hơn trong việc bổ sung tài liệu, giảm bớt việc đi lại, giấy tờ, thời gian và công sức. - Đối với phân hệ quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ: cần sử dụng chức năng gửi đơn khiếu nại nếu ấn phẩm bổ sung không đúng thời gian. - Đối với phân hệ lƣu thông: cần hoàn thiện về cơ sở dữ liệu và các khâu công tác nghiệp vụ cần thiết để đảm bảo 100% các giao dịch mƣợn trả tài liệu về nhà của bạn đọc đƣợc tự động hoá dựa trên sự hỗ trợ của phần mềm Virtua và các công nghệ mã vạch, RFID. - Thƣ viện nên triển khai mua và sử dụng thêm một số phân hệ của phần mềm nhƣ: phân hệ kiểm kê, phân hệ mƣợn liên thƣ viện.
  75. 3.2.2. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin- thƣ viện. Để đáp ứng tốt yêu cầu của công việc cũng nhƣ hƣớng dẫn, hỗ trợ ngƣời dùng tin trong quá trình sử dụng thƣ viện, cán bộ thông tin thƣ viện cần có các kỹ năng sau: + Có kiến thức về công nghệ thông tin tốt. Muốn sử dụng các phân hệ của phần mềm đƣợc tốt đòi hỏi cán bộ thƣ viện phải có trình độ tin học tốt. Vì vậy thƣ viện nên thƣờng xuyên mở các lớp tập huấn nâng cao ứng dụng tin học trong quá trình sử dụng phần mềm, hƣớng dẫn sử dụng Internet cho công tác chuyên môn và tìm tin. + Nâng cao trình độ ngoại ngữ, chuyên môn nghiệp vụ theo hƣớng tự động hóa. Ngoài việc Thƣ viện cử cán bộ tham gia các khóa học ngắn hạn cũng nhƣ dài hạn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Thƣ viện cũng nhƣ công nghệ thông tin thì bản thân cán bộ cũng phải tự học tập, trau dồi kiến thức cho mình. Thƣ viện nên có chính sách khuyến khích, tạo điều kiện cho cán bộ đi học tập nâng cao trình độ nhƣ: tạo điều kiện về giờ giấc, hỗ trợ kinh phí cho cán bộ đi học tập - Với cán bộ quản lý: Cần nâng cao năng lực điều hành thƣ viện hiện đại, có khả năng đƣa ra nhƣng hoạch định chiến lƣợc cho sự phát triển của thƣ viện. 3.2.3. Xây dựng và phát triển nguồn tin điện tử Trong thời đại ngày nay, nguồn tin điện tử đóng một vai trò quan trọng đối với mỗi thƣ viện, đặc biệt là đối với Thƣ viện Tạ Quang Bửu, một thƣ viện hiện đại nhất của hệ thống thƣ viện trƣờng đại học.
  76. + Tăng cƣờng đầu tƣ xây dựng nguồn lực thông tin đủ mạnh có thể đáp ứng nhu cầu của bạn đọc trong và ngoài trƣờng. Từng bƣớc có thể cung cấp chia sẻ cho hệ thống các trƣờng đại học chuyên ngành khoa học kỹ thuật trong khu vực. Chú trọng đầu tƣ các nguồn tài liệu hiện đại (điện tử), các cơ sở dữ liệu điện tử Khai thác nhiều nguồn kinh phí khác nhau: đầu tƣ thƣờng xuyên, các dự án, các nguồn tài trợ nhằm phát triển nguồn lực thông tin cho thƣ viện. + Củng cố và phát triển kho tài liệu in ấn bằng cách bổ sung sách, báo, tạp chí quốc văn và ngoại văn về các lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học mũi nhọn của Đại học Bách khoa Hà Nội. + Xây dựng Thƣ viện số, trƣớc mắt tập trung vào xây dựng cơ sở học liệu điện tử và nguồn tài nguyên số hóa, xây dựng các bài giảng điện tử, học liệu điện tử, các nguồn tài liệu nội sinh Muốn phát triển nguồn tin điện tử, số hóa, Thƣ viện cần xem xét đầu tƣ thêm phân hệ Quản lý thƣ viện số của VTLS. 3.2.4. Đào tạo ngƣời dùng tin Cùng với việc đào tạo cán bộ thƣ viện thì đào tạo ngƣời dùng tin, trang bị kiến thức khai thác tìm tin hiện đại cũng rất quan trọng. Từ đó giúp ngƣời dùng tin sử dụng các công cụ tra cứu tìm tin hiện đại tìm tin một cách hiệu quả hơn, khai thác đƣợc hết các tính năng mà VTLS đã hỗ trợ cho bạn đọc giúp họ có thể tiếp cận nguồn tin mình cần dễ dàng, nâng cao tính chủ động sáng tạo trong học tập. 3.2.5. Mở rộng quan hệ hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin Một trong những tính năng cơ bản của phần mềm Virtua là Mƣợn liên thƣ viện. Trong thời đại bùng nổ thông tin nhƣ hiện nay, lƣợng thông tin tăng lên từng giờ, nhu cầu tin của bạn đọc thì phong phú đòi hỏi các cơ quan thông tin thƣ viện phải luôn cập nhật thông tin. Tuy nhiên thực tế có rất nhiều yếu tố ảnh hƣỏng đến việc đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin của
  77. ngƣời dùng tin nhƣ: loại hình thƣ viện, chức năng nhiệm vụ của từng thƣ viện, kinh phí Vì vậy, mƣợn liên thƣ viện ra đời là hình thức giúp các thƣ viện chia sẻ nguồn lực thông tin trong xu thế hội nhập, khắc phục những khó khăn về kinh phí. Thƣ viện Tạ Quang Bửu cần có sự thống nhất hợp tác giữa các thƣ viện cùng hệ thống cũng nhƣ liên hiệp các thƣ viện để thống nhất việc thực hiện mƣợn liên thƣ viện. Ngoài ra, Thƣ viện cũng cần mở rộng quan hệ với các thƣ viện và trung tâm thông tin trong và ngoài nƣớc nhằm trao đổi và học tập kinh nghiệm trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thông tin thƣ viện. 3.2.6. Đối với phần mềm Virtua là một phần mềm có nhiều tính năng ƣu việt, có khả năng đáp ứng tốt những yêu cầu trong hoạt động thông tin thƣ viện. Tuy nhiên chi phí để mua đƣợc bản quyền sử dụng phần mềm là rất cao. Vì vậy, công ty cần có chính sách hỗ trợ hơn nữa về giá cả cho các đối tác, đặc biệt là với các thƣ viện vừa và nhỏ, các trung tâm thông tin – thƣ viện của các bộ, ban ngành, các viện nghiên cứu Hiện nay, phần mềm Virtua còn khá mới mẻ ở Việt Nam, công ty cần có những phƣơng hƣớng để phát triển và mở rộng uy tín ở Việt Nam thông qua các hình thức nhƣ marketing quảng bá sản phẩm, hỗ trợ tài chính tối đa để trong tƣơng lai, Virtua sẽ có mặt ở Việt Nam một cách rộng rãi hơn.
  78. KẾT LUẬN Thƣ viện Tạ Quang Bửu, Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội đang ngày càng đƣợc phát triển hoàn thiện hơn, đã và đang hƣớng đến một thƣ viện điện tử có tầm cỡ lớn nhất Đông Nam Á, qua đó đóng góp một phần tích cực vào nhiệm vụ nghiên cứu, đào tạo của Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội, một trƣờng lớn nhất trong cả nƣớc đào tạo trong lĩnh vực Khoa học công nghệ. Để xây dựng thƣ viện Bách khoa thành thƣ viện điện tử đúng với nghĩa của nó, thƣ viện đã tính toán và đầu tƣ cho mình những thiết bị hiện đại, bao gồm cả máy móc phục vụ cho các hình thức dịch vụ mới phát sinh của thƣ viện. Quá trình áp dụng phần mềm Virtua vào hoạt động thông tin – thƣ viện, Thƣ viện Tạ Quang Bửu đã thu đƣợc một số kết quả nhất định. Việc ứng dụng phần mềm trong công tác nghiệp vụ nhƣ bổ sung, biên mục đã giúp Thƣ viện chuẩn hóa hội nhập chia sẻ thông tin, giúp cán bộ thƣ viện xử lý tài liệu dễ dàng hơn, khắc phục những nhƣợc điểm khi xử lý thủ công, tiết kiệm thời gian, công sức. Những thông tin đƣợc xử lý trực tiếp trên máy tính sẽ đƣợc quản lý theo hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất. Quá trình lƣu thông và tra cứu hiện đại giúp ngƣời dùng tin tìm kiếm thông tin nhanh và chính xác hơn. Cán bộ thƣ viện đã có một trình độ tin học vững vàng, sử dụng thành thạo các thao tác trong từng phân hệ của phần mềm, quản lý tốt hệ
  79. thống, đồng thời phục vụ và hƣớng dẫn bạn đọc và ngƣời dùng tin tra tìm tài liệu nhanh chóng và hiệu quả. Mục tiêu chiến lƣợc của thƣ viện giai đoạn 2009 – 2013 của Thƣ viện đƣợc xác định là: Xây dựng Thƣ viện Đại học Bách khoa Hà Nội trở thành Thƣ viện điện tử hàng đầu tại việt nam, hiện đại, tiên tiến đảm bảo cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện chất lƣợng cao phục vụ đắc lực cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, đào tạo đa ngành đa lĩnh vực đạt trình độ và chất lƣợng quốc tế của trƣờng . Từng bƣớc Thƣ viện trở thành đầu mối chia sẻ, cung cấp thông tin cho các thƣ viện đại học khác trong nƣớc và khu vực. Với điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin, nguồn nhân lực và sự đầu tƣ tiếp tục của Nhà nƣớc, Nhà trƣờng nhƣ hiện nay, trong một tƣơng lai không xa, Thƣ viện sẽ đạt đƣợc mục tiêu chiến lƣợc đề ra. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Kế hoạch chiến lƣợc phát triển đến năm 2016, nhiệm vụ trọng tâm giao đoạn 2009-2010, Thƣ viện Tạ Quang Bửu trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội 2. Nguyễn Tiến Đức (2005), “Xây dựng thƣ viện điện tử và vấn đề số hoá tài liệu ở Việt Nam”, Tạp chí Thông tin Tƣ liệu, số 2, tr. 14-17 3. Ngô Thị Mỹ Hạnh (2008), Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện và mạng thông tin Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội, khoá luận tốt nghiệp ngành Thông tin- Thƣ viện trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn. Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội. 4. Tạ Bá Hƣng, Nguyễn Điển, Nguyễn Thắng(2005), “Các tiêu chí đánh giá và lựa chọn phần mềm cho thƣ viện điện tử ở Việt Nam, số 2, tr.4-13 5. Cao Minh Kiểm (2000), “Thƣ viện số- định nghĩa và vấn đề”, Tạp chí Thông tin Tƣ liệu, số 3, tr. 5-11
  80. 6. Nguyễn Thị Minh Nguyệt, Tập bài giảng Ngƣời dùng tin và nhu cầu tin 7. Trần Thị Quý, Đỗ Văn Hùng, Tự động hoá trong hoạt động thông tin thƣ viện, 2007, Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội. 8. Nguyễn Hoàng Sơn, Tập bài giảng Thƣ viện điện tử 9. Đoàn Đức Vĩnh (2008), Nghiên cứu các phân hệ của phần mềm hệ quản trị thƣ viện tích hợp, khoá luận tốt nghiệp ngành Thông tin- Thƣ viện trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn. Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội. 10. Virtua Acquisition training, VTLS, Inc, 2003. 11. Virtua Cataloging training, VTLS, Inc, 2003. 12. Virtua Chameleon iportal training, VTLS, Inc, 2003. 13. Virtua Circulation training, VTLS, Inc, 2003. 14. Virtua OPAC training, VTLS, Inc, 2003. 15. Virtua Serial control training, VTLS, Inc, 2003 16. Trang web của Thƣ viện Tạ Quang Bửu : 17. Phần mềm quản lý thƣ viện điện tử: 18. Website liên quan đến ngành thƣ viện : 19. Trang web của công ty VTLS:
  81. PHỤ LỤC 1 Phiếu điều tra việc khai thác, tìm tin của ngƣời dùng tin (Tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội) Nhằm phục vụ tốt nhu cầu tìm kiếm và sử dụng thông tin của ngƣời dùng tin Thƣ viện Tạ Quang Bửu Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội, tôi tiến hành điều tra các phƣơng thức tìm kiếm thông tin của ngƣời dùng tin tại Tạ Quang Bửu Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội. Kết quả tra cứu sẽ cung cấp cho tôi những thông tin cần thiết để có thể có những giải pháp tích cực hơn trong cải thiện và nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Virtua tại Thƣ viện. Tôi rất mong quý vị và các bạn trả lời các câu hỏi dƣới đây của bảng điều tra. Quý vị và các bạn hãy đánh dấu x vào các thông tin phù hợp. Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của các bạn. 1. Thông tin cá nhân Giới tính:  Nam  Nữ
  82.  Sinh viên năm thứ Học viên cao học  Cán bộ nghiên cứu  Cán bộ lãnh đạo  Đối tƣợng khác 2. Anh/ chị có sử dụng thư viện thường xuyên không?  Không Thỉnh thoảng Thƣờng xuyên 3. Mục đích của anh/ chị khi đến thư viện?  Học tập  Nghiên cứu khoa học  Giải trí  Phục vụ cho công tác quản lý  Mục đích khác: 4. Anh/ chị dành bao nhiêu thời gian đến thư viện?  Giờ/1 ngày Giờ/1 tuần 5. Anh/ chị thường sử dụng tài liệu viết bằng ngôn ngữ nào?  Tiếng Việt Tiếng Anh  Tiếng Nga Tiếng Pháp  Ngôn ngữ khác 6. Bạn thường sử dụng công cụ nào để tìm tin  Mục lục  Thƣ mục  Tra cơ sở dữ liệu trên máy  Tài liệu tra cứu 7. Anh/ chị có thường xuyên sử dụng website của thư viện không?  Không bao giờ  Thỉnh thoảng Thƣờng xuyên 8. Anh/ chị vào website của thư viện để làm gì?
  83.  Xem tin tức  Tìm tài liệu Ý kiến khác: 9. Bạn thấy việc tìm tài liệu qua OPAC có dễ dàng không? Rất dễ  Bình thƣờng Tƣơng đối khó  Rất khó 10. Anh/chị thường tìm tài liệu trong cơ sở dữ liệu trên máy tính bằng cách nào?  Tìm kiếm cơ bản  Tìm kiếm biểu thức Tìm kiếm nâng cao Ý kiến khác: 11. Khi tra tìm tài liệu trên OPAC, kết quả tra cứu có khiến anh/chị hài lòng không?  Hài lòng  Bình thƣờng  Không hài lòng PHỤ LỤC 2 CÁC TRƢỜNG MARC 21 THƢỜNG ĐƢỢC SỬ DỤNG TRONG BIÊN MỤC TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU Nhãn Chỉ thị 1 Chỉ thị 2 Nội dung trƣờng 020(L) \a Chỉ số ISBN (KL) ; \c Giá tiền (KL) 037(L) \b Nguồn số kho/bổ sung (KL) VD Quỹ SABRE 2006 040(KL) \a Cơ quan biên mục gốc (KL)
  84. \c Cơ quan chuyển tả biên mục (KL) \d Cơ quan sửa đổi (KL) – HUTLIB Đối với sách Việt thƣờng để \a HUTLIB \c HUTLIB Đối với sách T.anh khi lấy từ TVQHMĨ sẽ để \a DLC \c HUTLIB \d HUTLIB 041(L) 0: Tài liệu \a Ngôn ngữ tài liệu (KL). VD: không phải là vie bản dịch/không chứa phần dịch 1: Tài liệu có bản dịch hoặc có phần dịch 050(L) #: Không có 0: Do Thƣ \a Phân loại LC (L) \b .Cutter thông tin viện Quốc Số tập Năm xuất bản 0: Tài liệu có hội Hoa Kỳ trong kho 4: Do cơ của Thƣ viện quan tạo lập Quốc hội Hoa Kỳ 1: Tài liệu không có trong kho của Thƣ viện Quốc hội Hoa Kỳ 084(L) \a Phân loại 19 lớp (L) 100(KL) 0: Tên riêng Tiêu đề chính-Tên tác giả 1: Họ các nhân 3: Dòng họ \a Họ, đệm tên (KL) \b Thứ bậc (KL) \c Danh hiệu chức tƣớc và từ khác đi kèm với tên (L) \d Năm sinh- năm mất (KL) \e Thuật ngữ xác định trách nhiệm lien quan (L) \n Số của phần (L) \p Tên phần (L)
  85. 110(KL) 0: Tên theo Tiêu đề chính-Tên tác giả trật tự đảo tập thể 1: Tên pháp \a Tên tập thể (KL) \n Số thứ quyền tự phần/loại của tác phẩm (L) 2: Tên theo \p Tên phần/loại của tác phẩm trật tự thuận (L) 111(KL) 0: Tên theo Tiêu đề chính-Tên hội nghị trật tự đảo \a Tên hội nghị (KL) \c Địa 1: Tên pháp điểm hội nghị (KL) \d Năm quyền họp hội nghị (L) \n Số phần/ 2: Tên theo loại/kỳ họp (L) \p Tên trật tự thuận phần/loại của tác phẩm (L) 245(KL) 0: Khi không 0-9 các ký Nhan đề chính có trƣờng tự không sắp \a Tên tài liệu (KL) : \b Bổ 1xx xếp sung tên sách (KL). \n Số phần 1: Khi có của tài liệu (L) ,\p Tên của trƣờng 1xx phần/loại (L) / \ c Thông tin trách nhiệm (KL)(Nếu có từ 4 tác giả trở lên chỉ ghi tên tác giả đầu và thêm cụm từ “[và những ngƣời khác]”(T.Việt) hoặc ”[et al.]” (T. Anh)/ \f Năm trọn bộ (KL) \k Thể loại (L) 246(L) 0: Có phụ # Không nêu Dạng khác của nhan đề chú, không 0: Là một \a Nhan đề chính (KL): \b lập tiêu đề bổ phần của Phần còn lại của nhan đề (KL). sung nhan đề \n Số phần/loại/tập của tác 1: Có phụ 1: Nhan đề phẩm (L) , \p Tên của chú, lập tiêu song song phần/loại/tập (L) đề bổ sung 2: Nhan đề 2: Không tách biệt phụ chú, 3: Nhan đề không lập khác tiêu đề bổ 4: Nhan đề sung ngoài bìa 3. Không 5: Nhan đề phụ chú có trên trang lập tiêu đề bổ tên bổ sung sung 6: Nhan đề đầu trang nhất 7: Nhan đề
  86. chạy 8: Nhan đề gáy sách 250(KL) Lần xuất bản \a Lần xuất bản (KL) \bThông tin còn lại về lần xuất bản VD 250 ## \a2nd ed. \b edited by Paul walton 260(KL) Thông tin xuất bản \a Nơi xuất bản : (L) \b Nhà xuất bản, (L), \c Năm xuất bản (L) (Riêng đối với luận văn, luận án chỉ để năm XB ở \c) 300(L) Mô tả vật lý \a Số trang (L): \b Các đặc điểm vật lý khác (VD: minh hoạ, âm thanh, màu ) (KL) ; \c Kích thƣớc (L) + \e Tài liệu kèm theo (L) 400 Thông tin tùng thƣ –Thông tin chung 440(L) 0-9 Số ký tự Thông tin tùng thƣ/tiêu đề không sắp bổ sung-Tên tùng thƣ xếp \a Nhan đề (L) \n Số của phần/loại của tài liệu (L) \p Tên của phần/loại của tài liệu (L) \v Số tập/Số thứ tự (KL) \x Số ISSN (KL) 5XX Phụ chú – Thông tin chung Dịch từ tiếng Đức Tài liệu có index Viết lời bình Trang ngoài bìa Năm xuất bản trang bìa 1998 502 # # Phụ chú cho luận án luận văn \a Luận văn (Thạc sỹ khoa học) - Ngành Quản trị kinh doanh - Trƣờng Đại học Bách
  87. Khoa Hà Nội, 2005 504 # # Phụ chú thƣ mục -Tài liệu tham khảo, index \a includes bibliographical references (p. 272-281) and index. \a Thƣ mục Tr. 1-5 \a Có tài liệu tham khảo \a Danh sách công trình của tác giả theo thời gian 505 0 Nội dung Phụ chú nội dung đƣợc định đầy đủ danh 1 Nội dung \a Phụ chú nội dung không đầy đủ \g Thông tin khác (L) VD từng 2 Nội dung tập từng phần \r Thông tin trách nhiệm 8 Không tạo \t Nhan đề mẫu hiển thị VD Tập 1 gồm 3 phần : Phần 1 cố định (cơ học), Phần 2 (nhiệt học), Phàn 3 (quang học) VD Tập 1 từ trang 1-200 Tập 2 từ trang 201 450 510 Phụ chú trích dẫn-tham chiếu 520(L) #: Toát yếu Tóm tắt, chú giải 0: Chủ đề \a Nội dung bài tóm tắt, chú 1: Tổng quan giải (KL) \b Phụ chú mở rộng 2: Chú giải bài tóm tắt, chú giải (KL) (về phạm vi và nội dung) 3: Tóm tắt 8: Không tạo mẫu hiển thị dẫn từ 521 0 Cấp độ lớp # không xác Phụ chú cho đối tƣợng sử học đọc định dụng 1 Phù hợp (ttin không lấy ở nhan đề) cho lứa tuổi \a Đối tƣợng sử dụng 2 Phù hợp VD Cho sinh viên trƣờng cao theo lớp học đẳng và ngƣời lớn
  88. 3 đặc trƣng \b Nguồn của đối \3 Tài liệu đƣợc đặc tả tƣƣọng đặc thù 4 Mức độ quan tâm 525 # # Phụ chú về phụ chƣơng phụ lục \a Phụ chú về phụ chƣơng phụ lục VD 525 ##\a Có phụ chƣơng đánh số riêng kèm theo tập 5 546 # # Phụ chú về ngôn ngữ \a Phụ chú ngôn ngữ \b Mã thông tin hoặc vần chữ cái \3 Tài liệu đƣợc đặc tả VD Ký hiệu ngôn ngữ mở đầu bằng ngôn ngữ kí hiệu hoa kỳ 547 Phụ chú cho nhan đề của tài liệu VD Nhan đề đƣợc lấy từ hộp đựng Nhan đề ngoài bìa : Ngôn ngữ Pascal Nhan đề bản gốc : Ngôn ngữ lập trình Pascal 562 Phụ chú về nhận dạng bản sao mô tả và hạn chế sử dụng VD Thiếu trang Tài liêu phô tô Tài liệu đóng nhầm trang 562 ##\3 Bản đƣợc khử axit \a Tài liệu có chú giải viết tay của tác giả ;\b có dấu của thƣ viện cá nhân \a Chỉ dành cho học viên sau đại học 600 0: Tên riêng Tiêu đề bổ sung chủ đề là tên 1: Họ cá nhân
  89. 3: Dòng họ 650 7 Nguồn Tiêu đề bổ sung chủ đề -Thuật đƣợc ghi ngữ chủ đề (TVQH Mỹ) trong trƣờng \a Chủ đề chính con $2 \v Phƣơng diện hình thức \x Phƣơng diện nội dung \y Phƣơng diện thời gian \z Phƣơng diện địa lý \2 BTKKHCN VD: \a Kinh tế \v Số liệu thống kê \y 2000 \z Việt Nam \2 BTKKHCN 651 7 Nguồn Tiêu đề bổ sung địa danh đƣợc ghi VD : \a Việt Nam trong trƣờng \2BTKKHCN con $2 653(L) #: Không có \a Thuật ngữ không kiểm soát thông tin (L) 0: Không nêu cấp 1: Chủ đề chính 2: Chủ đề phụ 700(L) 0: Tên riêng #: Không có Tiêu đề bổ sung-Tên các 1: Tên họ thông tin nhân 3: Dòng họ 2: Tiêu đề \a Họ, đệm tên của đồng tác phân tích giả, chủ biên, biên soạn, hiệu đính (KL) (Nếu có từ 4 tác giả trở lên chỉ ghi 1 tác giả đầu) \c Chức danh và từ khác đi kèm với tên (L)\e Thuật ngữ xác định trách nhiệm liên quan (L) \n Số thứ tự phần/loại của tác phẩm (L) 710 0 Tên theo # Không có Tiêu đề bổ sung cho tên tập trật tự đảo thông tin thể 1 Tên pháp 2 Tiêu đề quyền phân tích 2 Tên theo trình tự thuận 711 0 Tên theo # Không có Tiêu đề bổ sung tên hội nghị trật tự đảo thông tin
  90. 1 Tên pháp 2 Tiêu đề quyền phân tích 2 Tên theo trình tự thuận 740 0-9 Kí tự # trống : Tiêu đề bổ sung – nhan đề liên không sắp không có quan nhan đề phân tích không xếp ttin kiểm soát 2 Tiêu đề VD : Công nghệ malt và (&) phân tích bia 850 HUT