›

Khóa luận Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài - Bộ Kế hoạch và Đầu tư

pdf 77 trang thiennha21 22/04/2022 5160
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài - Bộ Kế hoạch và Đầu tư", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_nang_cao_hieu_qua_cong_tac_van_thu_tai_cuc_dau_tu.pdf

Nội dung text: Khóa luận Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài - Bộ Kế hoạch và Đầu tư

  1. BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI - BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN THỊ KIM CHI Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ THU HÀ Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVB013, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017
  2. LỜI CAM ĐOAN Em tên là Nguyễn Thị Thu Hà, sinh viên khoa Quản trị văn phòng, thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “ Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài – Bộ Kế hoạch và Đầu tư” Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em trong thời gian qua. Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng của công trình nghiên cứu này. Hà Nội, ngày 17 tháng 04 năm 2017
  3. LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp thông tin em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ ban giám hiệu nhà trường, thầy cô trong khoa, cán bộ thư viện Trung tâm thông tin thư viện Đại học Nội vụ Hà Nội. Nhân đây, cho phép em tỏ lòng biết ơn chân thành với các thầy cô. Đặc biệt, đối với cô Nguyễn Thị Kim Chi bởi cô đã hướng dẫn tận tình trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu em gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài em không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót.Vì thế, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong trường cũng như các bạn đọc. Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp em nhận ra hạn chế và qua đó em có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này. Em xin chân thành cảm ơn !
  4. MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN A.PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 4 7. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Cấu trúc của đề tài 5 PHẦN B: PHẦN NỘI DUNG 7 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 7 1.1. Một số khái niệm 7 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 7 1.1.2. Khái niệm Văn bản 8 1.1.3. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến 8 1.1.4. Khái niệm con dấu 9 1.1.5. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ 9 1.1.6. Khái niệm lưu trữ cơ quan 9 1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 9 1.3. Yêu cầu công tác văn thư 11 1.4. Nội dung của công tác văn thư 13 1.4.1. Xây dựng và ban hành văn bản 13 1.4.2. Quản lý và giải quyết văn bản 13 1.4.3. Quản lý và sử dụng con dấu 13 1.4.4. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 14 1.5. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư 15 Tiểu kết chương 1 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 17 2.1. Giới thiệu sơ lược về Cục Đầu tư nước ngoài 17 2.1.1.Vị trí và chức năng 17 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 17 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 20 2.2. Giới thiệu sơ lược về Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài 20
  5. 2.2.1. Vị trí, chức năng 20 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 20 2.2.3. Cơ cấu tổ chức 22 2.3. Thực trạng công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài 22 2.3.1. Xây dựng, ban hành, hướng dẫn thực hiện về công tác văn thư 22 2.3.2.Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư 23 2.3.2.1.Tổ chức bộ phận văn thư 23 2.3.2.2. Bố trí nhân sự 24 2.3.4. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư. 29 2.3.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 29 2.3.4.2.Quản lý và giải quyết văn bản đến 33 2.3.4.3. Quản lý văn bản đi 38 2.3.4.4. Việc quản lý và sử dụng con dấu 43 2.3.4.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 45 2.4. Nhận xét 48 2.4.1. Ưu điểm 48 2.4.2. Nhược điểm 52 2.4.3. Nguyên nhân 54 Tiểu kết chương 2 55 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 56 3.1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài 56 3.2.Tuyển dụng thêm nhân sự cho bộ phận văn thư 57 3.3. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư 58 3.4. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức trong cơ quan về vai trò của công tác văn thư 58 3.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 60 3.6. Thực hiện tốt công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá, xếp loại công tác văn thư lưu trữ 61 Tiểu kết chương 3 61 KẾT LUẬN 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 PHẦN PHỤ LỤC
  6. A.PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ở nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản.Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình. Công tác văn thư đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quan trực tiếp đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời và hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư là công tác không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Cục đầu tư nước ngoài là một cơ quan nhà nước, trong quá trình hoạt động hàng năm Cục đã ban hành một khối lượng văn bản rất lớn để quản lý, điều hành mọi hoạt động của các bộ phận, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lượng không hề nhỏ công văn tài liệu do cơ quan cấp trên và các đơn vị trực thuộc gửi tới. Đây là khối lượng tài liệu rất quan trọng cần được tổ chức và quản lý thật tốt nhằm phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng. Công tác văn thư của Cục đầu tư nước ngoài trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của công tác văn phòng, tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số điểm bất cập. Vì vậy đổi mới nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong hoạt động Cục Đầu tư nước ngoài là công việc cần thiết. Dựa trên hiểu biết của bản thân và quá trình tìm hiểu thực tế tại cơ quan, em quyết định chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài - Bộ Kế hoạch và Đầu tư”. Đợt thực tập này đã giúp em nhận ra những điểm yếu của mình trong khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình 1
  7. thực hiện các thao tác nghiệp vụ văn thư. Em viết khóa luận thực tập này nhằm nói lên được những kết quả, những điều em đã học hỏi và tiếp thu được trong quá trình làm việc tại cơ quan. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư là công tác giữ vai trò quan trọng trong cơ quan Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cho nên vấn đề này được rất nhiều người quan tâm nghiên cứu ở nhiều khía cạnh khác nhau. Cùng với sự phát triển đất nước trong quá trình hội nhập thế giới qua các thời kỳ, công tác văn thư đã và đang ngày một củng cố và hoàn thiện hơn. Trên thực tế đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu, những bài tham luận đóng góp nhằm nâng cao vai trò và hoàn thiện hơn về công tác văn thư. Các giáo trình, tài liệu, về công tác văn thư, lưu trữ: Đại học Nội Vụ Hà Nội, “Giáo trình văn thư”, NXB Lao động, Hà Nội, 2016 Lưu Kiếm Thanh(chủ biên) - Nguyễn Văn Thâm, Giáo trình: “Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản”, NXB Giáo dục, 2006 Vương Đình Quyền, “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, Nxb Quốc gia Hà Nội, 2007 Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm , “Soạn thảo và ban hành văn bản và công tác văn thư lưu trữ”, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội, 2006 Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm, “Những văn bản của Đảng và nhà nước về công tác ban hành văn bản, công tác văn thư”, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội, 2008 Dương Văn Khảm, “Tin học và đổi mới công tác văn thư”, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1999 Trần Hà, “Hướng dẫn kĩ thuật soạn thỏa văn bản”, NXB trẻ, Thành phố Hồ Chí Minh, 1996 Nguyễn Văn Thâm, “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước”, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2001 2
  8. Một số bài báo cáo, khóa luận, luận văn, nghiên cứu về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan nhà nước: Báo cáo thực tập tốt nghiệp của Dương Thị Sông “Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng”năm 2016 khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Khóa luận tốt nghiệp: Nguyễn Thị Lan “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại văn phòng Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Phú Thọ”năm 2016 khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bùi Thị Minh Linh: “Nghiệp vụ thư ký văn phòng của Cục Đầu tư nước ngoài”năm 2015 khoa Thư ký văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Ngoài ra còn khá nhiều bài viết đề cập đến nội dung này: Bài viết của tác giả Dương Mạnh Hùng “Một vài ý kiến xây dựng danh mục hồ sơ, hồ sơ và tập lưu công văn điện tử”, trang 3, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 10 , tháng 10 năm 2007. Bài viết của tác giả Nguyễn Thị Lệ Nhung “Những vấn đề chung về công tác văn thư trong cơ quan tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội.”, trang 6, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 9, tháng 8, năm 2009. Bài báo của tác giả Quyết Thắng “Đổi mới và nâng cao chất lượng công tác văn thư một yêu cầu cấp bách trong cải cách hành chính của nước ta”, trang 7, tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 6, tháng 12, năm 2008. Trên trang cloud office có bài viết “Giải pháp chuyên nghiệp cho công tác văn thư lưu trữ “bài viết đã đưa ra một số giải pháp rất thiết thực và có tính hợp lí có thể áp dụng đối với văn phòng ở Việt Nam. Các bài viết đã nêu ra một cách chân thực về thực trạng công tác văn thư nói chung, đồng thời đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư không chỉ đối với cơ quan hành chính nhà nước mà còn áp dụng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên trong đề tài này, tôi sẽ nghiên cứu, kế thừa, phản ánh thực trạng quản lý công tác văn thư tại một số cơ quan, doanh nghiệp. Từ đó, đề xuất các giải 3
  9. pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài. 3. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài báo cáo nhằm đạt được mục tiêu sau: Phân tích, đánh giá thực trạng công tác Văn thư của Cục đầu tư nước ngoài để thấy rõ được những ưu điểm, hạn chế nhằm đưa ra phương hướng, giải pháp nâng cao hiệu quả đối với công tác Văn thư,lưu trữ tại Cục. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài; - Tìm hiểu những vấn đề lý luận về công tác văn thư; - Khảo sát thực trạng công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài; - Nghiên cứu, phân tích, đánh giá và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: thực tế công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài. - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi thời gian: Nghiên cứu từ năm 2012 đến 2016. + Phạm vi không gian: đề tài tập trung nghiên cứu về công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài. 6. Giả thuyết nghiên cứu Công tác văn thư nếu được làm tốt sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, điều hành, giải quyết công việc tại Cục Đầu tư nước ngoài nói chung, văn phòng Cục nói riêng. 7. Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này đề tài đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khoa học sau: + Phương pháp lý luận chung về chủ nghĩa Mác Lênin là hệ thống các quan điểm, cơ sở lý luận giúp chúng ta tìm tòi, xây dựng, lựa chọn và vận dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học trong nhận thức và thực tiễn. Phương pháp lý 4
  10. luận chung về chủ nghĩa Mác Lênin giúp chúng ta có cái nhìn khách quan khi đánh giá sự vật, sự việc, tránh tư duy phiến diện, duy ý chí của bản thân các nhân. + Phương pháp nghiên cứu tài liệu lý luận: Phân tích và nghiên cứu tổng hợp, khái quát các tài liệu có liên quan: Tổng hợp các quan điểm của nhà nước, các phạm trù khái niệm liên quan đến công tác văn thư. Từ những thông tin, số liệu, tài liệu thu thập được trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi(sách báo, mạng, tạp chí, giáo trình, ) tiến hành phân tích, tổng hợp và đưa ra những đánh giá sự phù hợp các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn thư trên cơ sở thực trạng công tác văn thư của Cục Đầu tư nước ngoài. + Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: để đánh giá kết quả công tác văn thư cùng với sự giúp đỡ của cán bộ, công chức, viên chức tại cơ quan đề tài đã tiến hành điều tra bằng những câu hỏi và bảng hỏi tự thiết kế nhằm nghiên cứu sự cần thiết của công tác văn thư vầ đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cong tác văn thư của cơ quan. +Phương pháp so sánh đối chiếu: nhằm so sánh thực trạng công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài đã làm đúng theo yêu cầu của Nhà nước hay chưa, từ đó lựa chọn những giải pháp tốt nhất để hoàn thiện nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại cơ quan. + Phương pháp phân tích, tổng hợp: Từ những thông tin, số liệu, tài liệu thu thập được trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi(sách báo, mạng, tạp chí, giáo trình, ) tiến hành phân tích, tổng hợp và đưa ra những đánh giá sự phù hợp các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn thư trên cơ sở thực trạng công tác văn thư của Cục Đầu tư nước ngoài. 7. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận thì khóa luận gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư Trong chương này tôi sẽ trình bày một số khái niệm liên quan đến công tác văn thư như: khái niệm quản lý, công tác văn thư, văn bản đi, văn bản đến, con dấu, hồ sơ, lập hồ sơ, ; vị trí, ý nghĩa nội dung, trách nhiệm quản lý công tác văn thư. 5
  11. Mục đích của chương này nhằm trình bày ngắn gọn cơ sở lý luận về công tác văn thư, thông qua đó hình dung một cách khái quát về công tác văn thư Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài Trên cơ sở lý luận đã trình bày ở chương 1, tôi đi sâu nghiên vào khảo sát thực trạng công tác văn thư tai Cục Đầu tư nước ngoài. Chương này trình bày các kết quả khảo sát tình hình tổ chức văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài với nhiều nội dung như: các văn bản nghiệp vụ quy định, hướng dẫn về công tác văn thư; tình hình nhân sự thực hiện công tác văn thư; các nghiệp vụ của công tác văn thư như: công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hò sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan. Đây sẽ là những căn cứ, những cơ sở để tôi đưa ra nhận xét, đánh giá và giải pháp trong chương tiếp theo. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài Trên cơ sở khảo sát thực trạng, chương này đưa ra những nhận xét và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài. 6
  12. PHẦN B: PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Văn thư vốn là từ gốc Hán dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả các văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhất ký, di chúc, ) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành để phục vụ quản lý điều hành công việc chung. Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản váo sổ đăng ký và lập hồ sơ Những công việc này gọi là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ công chức và mọi cơ quan tổ chức. Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ: “Công tác văn thư bao gồm các công việc soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư tác văn thư”. Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư lưu trữ: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”. Khóa luận của tôi thống nhất sử dụng khái niệm về công tác văn thư trong Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư để tiến hành khảo sát công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài. 7
  13. 1.1.2. Khái niệm Văn bản Hiện nay có rất nhiều khái niệm để chỉ văn bản. Theo cuốn “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước” của tác giả Bùi Khắc Việt do Nhà xuất bản khoa học xã hội ấn hành năm 1997 thì “Văn bản là sản phẩm của lời nói, thể hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên, văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó”. Theo giáo trình “Văn bản học và lưu trữ học đại cương” do Nhà xuất bản Giáo dục ấn hành năm 1996, khái niệm “văn bản”được hiểu theo hai nghĩa: Hiểu theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ (tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ con người) Hiểu theo nghĩa hẹp , văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan). Dù văn bản được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, nhưng đều có điểm chung là: - Là vật mang tin được ghi lại bằng kí hiệu ngôn ngữ - Đều là công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức - Dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin. 1.1.3. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến Theo Điều 2 khoản 1 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 cảu Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành(kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đến là tất cả các văn bản bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành(kể cả văn bản fax, văn bản được chuyển qua bưu điện, văn bản mật) và đơn thư gửi đến các cơ quan tổ chức. 8
  14. 1.1.4. Khái niệm con dấu Mặc dù con dấu được sử dụng rộng rãi ở nhiều cơ quan, đơn vị nhưng khái niệm về con dấu lại chưa thực sự được các nhà nghiên cứu quan tâm và cho đến nay chưa có một khái niệm nào về con dấu thuyết phục. Theo “Giáo trình văn thư “của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khái niệm con dấu được trình bày như sau: “Con dấu có thể bằng kim loại, bằng gỗ, bằng cao su; loại có quốc huy, loại có hình biểu tượng , loại không có hình biểu tượng. Dấu đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khẳng định giá trị pháp lý của giấy tờ. Việc khắc và quản lý con dấu thuộc trách nhiệm của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được quản lý chặt chẽ. Quản lý con dấu tốt giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả và uy tín của cơ quan, tổ chức, tránh được việc sử dụng dấu vào mục đích phi pháp.” 1.1.5. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ Theo Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11/11/2011 của Quốc Hội khoa XIII: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số đặc trưng chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc, phương pháp nhất định. 1.1.6. Khái niệm lưu trữ cơ quan Theo Khoản 4, Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/ 2011/ QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa XIII: Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư * Vị trí của công tác văn thư: 9
  15. Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. * Ý nghĩa của công tác văn thư Một là, công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung; của mỗi cơ quan đơn vị nói riêng.Trong hoạt động quản lý của các cơ quan từ việc đề ra các chủ trương chính sách xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh tình hình nêu kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể nói chung đều phải dựa vào những nguồn thông tin có liên quan. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất vẫn là văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lư nhà mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, phổ biến, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. Thông tin càng đầy đủ và chính xác kịp thời thì hoạt động quản lý của cơ quan càng đạt hiệu quả cao Hai là, làm tốt công tác văn thư góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giây tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. Ba là, công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của các cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động cua cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. 10
  16. Bốn là, giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ ngày càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ được lập không tốt, văn bản giữ lại khôn đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ. Năm là, góp phần bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng văn bản của Nhà nước, con dấu của cơ quan vào mục đích phạm pháp. Theo pháp lệnh bí mật của Nhà nước được Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 28/12/2000 thì “Bí mật Nhà nước là những tin về vụ việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực an ninh, quốc phòng, đối ngoại, kinh tế, khoa học công nghệ và các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố mà nếu bị tiết lộ sẽ gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”. Việc bảo vệ bí mật Nhà nước và bí mật cơ quan có liên quan chặt chẽ với công tác văn thư. Bởi vì các thông tin thuộc bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa có nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan hữu quan. Công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật cơ quan được các cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ và được thực hiện nghiêm túc trong quá trình thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư. Như vậy sẽ đảm bảo an toàn được tài liệu góp phần giữ gìn các thông tin bí mật nhà nước, bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài. 1.3. Yêu cầu công tác văn thư Công tác văn thư đóng vai trò vô cùng lớn trong bộ máy hành chính của một cơ quan. Do đó để thực hiện tốt nhiệm vụ, hoàn thành công việc với hiệu quả cao , các cơ quan phải đảm bảo những yêu cầu dưới đây: 11
  17. + Nhanh chóng Là yêu cầu đối với hiệu suất công tác văn thư . Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng , mức dộ khẩn của văn bản để chuyển văn bản kịp thời, đúng người, bộ phận trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc. Đồng thời phải quy định rõ thời hạn giải quyết văn bản và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. + Chính xác Nội dung văn bản ban hành phải chính xác theo yêu cầu giải quyết công việc, đúng với chủ trương, đường lối, chính sách của pháp luật của Nhà nước; dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức. Từng nội dung nghiệp vụ trong công tác văn thư như cho số văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản phải thực hiện đúng theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của nhà nước. + Bí mật Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Để đảm bảo yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Nhà nước về bảo vệ bí mật Nhà nước, chú ý việc sử dụng mạng máy tính và bảo mật an toàn thông tin trên mạng, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn + Hiện đại Việc thực hiện những nội dung cụ thể về công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương thức kỹ thuật và tổ chức văn phòng hiện đại. Vì vậy yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý nhà nước nói chung và mỗi cơ quan tổ chức nói riêng có năng suất chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trỏ thành nhu cầu cấp bách nhưng phải tiến hành từng bước phù hợp với trình độ khoa học chung của đát nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có lien quan 12
  18. đến việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư. 1.4. Nội dung của công tác văn thư 1.4.1. Xây dựng và ban hành văn bản * Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm các bước đi cần thiết trong quá trình soạn thảo một văn bản, thông thường gồm các bước như: - Thảo văn bản - Duyệt, sửa chữa, hoàn thành bản thảo đã duyệt - Đánh máy, nhân bản, kiểm tra văn bản trước khi ký - Ký văn bản; 1.4.2. Quản lý và giải quyết văn bản * Quản lý và giải quyết văn bản đến - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; - Trình, xin ý kiến phận phối văn bản đến; - Chuyển giao văn bản đến; - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. * Quản lý văn bản đi - Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và kỹ thuật trình bày; cho số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản; - Đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ mật, khẩn(nếu có); - Đăng kí, nhân sao văn bản đi; - Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi; - Lưu văn bản đi. 1.4.3. Quản lý và sử dụng con dấu * Các loại con dấu Trong mỗi cơ quan thường có các loại dấu: dấu cơ quan và dấu các đơn vị trực thuộc cơ quan (nếu có); ngoài ra còn có các loại dấu chỉ mật độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chưc danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản; 13
  19. * Quản lý con dấu - Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan mình. - Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu. Cơ quan có nhiệm vụ cấp một số giấy tờ đặc biệt được sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ công tác và nghiệp vụ nhưng phải được phép của cơ quan có thẩm quyền. - Những văn bản do cơ quan ban hành phải được đóng dấu của cơ quan; những văn bản do văn phòng và các đơn vị trong cơ quan ban hành trọng phạm vi quyền hạn được giao phải được đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó. - Con dấu của cơ quan phỉa được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho cán bộ văn thư cơ quan giữ và đóng dấu. - Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan quan lý dấu trong các trường hợp dấu hỏng. cơ quan đổi tên, tách, sát nhập. giả thể, - Kích thước, hình dạng, nội dung và tổ chức khắc các loại con dấu do cơ quan công an quy định, cấp phép và đăng ký lưu chiểu mẫu con dấu đã khắc trước khi sử dụng. * Sử dụng con dấu. -Trước khi đóng dấu kiểm tra lần cuối thể thức văn bản, thẩm quyến ký, chữ ký và số bản - Đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. -Trường hợp cần thiết, có thể đống dấu giáp lai vào khoảng giữa mép phải của văn bản trùm lên một phần các trang giấy, mỗi khuôn dấu đóng tối đa 5 trang giấy. 1.4.4. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan * Lập hồ sơ hiện hành - Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ. 14
  20. - Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức. - Nội dung việc lập hồ sơ bao gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; + Kết thúc và biên mục hồ sơ. * Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. - Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; - Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; - Xác định các loại hình hồ sơ tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ cơ quan; - Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 1.5. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, trách nhiệm quản lý công tác văn thư như sau: Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư theo những nội dung quy định tại Điều 27 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Cụ thể: - Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư; - Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; - Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư; - Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đau, khen thưởng trong công tác văn thư; - Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kêt công tác văn thư; - Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư. 15
  21. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư đối với cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý. Cụ thể là: - Căn cứ quy định pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư; - Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền; - Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư; - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành; lĩnh vực và địa phương. Tiểu kết chương 1 Tóm lại, công tác văn thư là hoạt động quan trọng và không thể thiếu ở bất kì cơ quan đơn vị nào, làm tốt công tác này sẽ giúp cho công việc được giải quyết một cách nhanh chóng hiệu quả, nâng cao hiệu quả làm việc của nền hành chính nhà nước, đẩy nhanh công cuộc cải cách hành chính. Để làm tốt công tác văn thư mỗi cá nhân trong cơ quan đơn vị cần có trách nhiệm cũng như năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; thực hiện đúng theo quyết định và trách nhiệm, có những ý kiến đóng góp sáng tạo nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư lưu trữ nói riêng và hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung. 16
  22. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2.1. Giới thiệu sơ lược về Cục Đầu tư nước ngoài Tên đơn vị: Cục Đầu tư nước ngoài Trụ sở chính: Số 6B Hoàng Diệu, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội. Số điện thoại: 080-48461 Fax: 047343769 Email: tonghop.dtnn@mpi.gov.vn Theo quyết định số 521/QĐ-BKH ngày 16 tháng 4 năm 2009 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài như sau: 2.1.1.Vị trí và chức năng Cục Đầu tư nước ngoài thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam và đầu tư trực tiếp của Việt Nam ra nước ngoài (sau đây gọi chung là đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài). Cục Đầu tư nước ngoài có tư cách pháp nhân; có con dấu riêng và tài khoản cấp 2; kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp, được tổng hợp trong dự toán hàng năm của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn - Làm đầu mối giúp Bộ trưởng quản lý hoạt động đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong Bộ và các Bộ, ngành, địa phương soạn thảo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, danh mục các dự án kêu gọi vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài trong từng thời kỳ phù hợp với quy hoạch, kế hoạch đầu tư phát triển chung của cả nước để trình cấp có thẩm quyền quyết định; kiến nghị việc điều chỉnh trong trường hợp cần thiết. + Về tổng hợp, đánh giá tình hình đầu tư: - Làm đầu mối tổng hợp kết quả về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài phục vụ công tác tổng hợp kế hoạch kinh tế quốc dân; 17
  23. - Tổng hợp, kiến nghị xử lý các vấn đề liên quan đến chủ trương chung về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; - Theo dõi, tổng kết, đánh giá kết quả và hiệu quả kinh tế - xã hội của hoạt động đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài gắn với đánh giá hiệu quả đầu tư chung; - Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; cung cấp thông tin về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo quy chế của Bộ. - Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực thống kê, tổng hợp, đánh giá về tình hình đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài. + Về công tác xây dựng và tổ chức thực hiện pháp luật, chính sách: - Chủ trì xây dựng, sửa đổi, bổ sung cơ chế, chính sách về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; tổng hợp các khó khăn, vướng mắc và đề xuất, kiến nghị trong quá trình thực hiện pháp luật, cơ chế, chính sách về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; - Phối hợp với Vụ Pháp chế và các đơn vị liên quan xây dựng, sửa đổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sự phân công của Bộ; - Chủ trì hoặc tham gia đàm phán các điều ước quốc tế liên quan đến đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sự phân công của Bộ; - Tham gia các chương trình hợp tác liên Chính phủ, các nhóm công tác với các nước, các tổ chức quốc tế trong lĩnh vực xây dựng và hoàn thiện cơ chế, chính sách liên quan đến đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sự phân công của Bộ; - Làm đầu mối theo dõi, hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật liên quan đến đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sự phân công của Bộ; - Về quản lý nhà nước đối với đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài: + Tổng hợp, kiến nghị xử lý các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; 18
  24. + Phối hợp với các đơn vị, cơ quan liên quan quy định thống nhất chế độ báo cáo thống kê về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; - Đối với dự án BOT, BTO, BT: + Thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và tham gia thẩm tra các dự án BOT, BTO, BT; chủ trì thực hiện thủ tục điều chỉnh các dự án BOT, BTO, BT. + Trình Bộ trưởng cấp Giấy chứng nhận đầu tư đối với các dự án BOT, BTO, BT sau khi dự án được chấp thuận. - Đối với dự án đầu tư ra nước ngoài (bao gồm cả các dự án trong lĩnh vực dầu khí): + Thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ các dự án đầu tư ra nước ngoài; tham gia thẩm tra các dự án đầu tư ra nước ngoài; chủ trì thực hiện thủ tục đăng ký và điều chỉnh đối với các dự án đầu tư ra nước ngoài; + Trình Bộ trưởng cấp Giấy chứng nhận đầu tư đối với các dự án đầu tư ra nước ngoài sau khi dự án được chấp thuận. + Về xúc tiến đầu tư: - Làm đầu mối thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động xúc tiến đầu tư ; phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng chiến lược, kế hoạch, chính sách, định hướng đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài. Tổng hợp, đánh giá và phối hợp hoạt động xúc tiến đầu tư. - Làm đầu mối tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch xúc tiến đầu tư của Bộ; theo dõi tình hình thực hiện, kiến nghị xử lý các vấn đề phát sinh và trình Bộ trưởng điều chỉnh chương trình, kế hoạch xúc tiến đầu tư của Bộ;tổ chức thẩm tra, xây dựng Chương trình xúc tiến đầu tư quốc gia theo quy định của Chính phủ và phân công của Bộ. - Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ và các đơn vị liên quan tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác đầu tư nước ngoài; phối hợp thực hiện công tác thi đua khen thưởng đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thuộc thẩm quyền. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư giao. 19
  25. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức (phụ lục 04) Lãnh đạo Cục Đầu tư nước ngoài gồm Cục trưởng và một số Phó Cục trưởng. Cục trưởng Cục Đầu tư nước ngoài chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về tổ chức và quản lý toàn bộ hoạt động của Cục. Các Phó Cục trưởng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về lĩnh vực công tác được phân công. Cục trưởng, các Phó Cục trưởng do Bộ trưởng bổ nhiệm và miễn nhiệm. Các đơn vị trực thuộc Cục Đầu tư nước ngoài bao gồm: - Phòng Tổng hợp và Thông tin; - Phòng Chính sách; - Phòng Đầu tư nước ngoài; - Phòng Đầu tư ra nước ngoài. - Phòng Xúc tiến đầu tư; - Văn phòng; - Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Bắc; - Trung tâm Xúc tiến đầu tư miền Trung; - Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Nam. 2.2. Giới thiệu sơ lược về Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài 2.2.1. Vị trí, chức năng Văn phòng Cục là đơn vị thuộc Cục Đầu tư nước ngoài, có chức năng giúp Cục trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động các phòng và đơn vị thuộc Cục theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện các công việc liên quan đến hành chính, quản trị, kế toán, tài vụ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, văn thư lưu trữ và tổ chức cán bộ của Cục Đầu tư nước ngoài. 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn - Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ; - Làm đầu mối theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Cục Đầu tư nước ngoài, báo cáo tuần; lập lịch công tác tuần của Lãnh đạo Cục 20
  26. - Tiếp nhận và chuyển hồ sơ các dự án BOT, BTO, BT; các dự án đầu tư ra nước ngoài đến phòng chức năng để xử lý theo đúng quy trình; - Tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư; tiếp nhận công văn đến; phân phối công văn và hồ sơ dự án đến các phòng chức năng; phát hành công văn sau khi đã được phê duyệt; - Lập dự toán ngân sách hàng năm của Cục; hỗ trợ các đơn vị thuộc Cục thực hiện giải ngân nguồn vốn ngân sách được cấp; - Thực hiện công tác kế toán, tài vụ, phối hợp với đơn vị dự toán cấp trên kiểm tra báo cáo quyết toán các Trung tâm trực thuộc Cục; lập báo cáo định kỳ và báo cáo quyết toán hàng năm của Cục; - Hướng dẫn quy trình, thủ tục liên quan đến việc lập dự toán, thanh quyết toán các hoạt động do Cục Đầu tư nước ngoài chủ trì thuộc Chương tình Xúc tiến đầu tư sử dụng ngân sách nhà nước của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Chương trình Xúc tiến đầu tư Quốc gia hằng năm. Phối hợp với Phòng Xúc tiến đầu tư tổng hợp tình hình thực hiện thanh quyết toán của các hoạt động này; - Thực hiện công tác quản trị, quản lý cơ sở vật chất và tài chính của Cục, bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của Lãnh đạo Cục, cán bộ, công chức, viên chức trong Cục; giám sát việc thực hiện kỷ luật lao động của các tập thể và cá nhân trong Cục; phối hợp giải quyết các vấn đề liên quan của các Trung tâm trực thuộc Cục; - Tổ chức quản lý và thực hiện công tác lưu trữ; - Tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng; thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân theo phân cấp; - Làm đầu mối giúp Cục trưởng trong công tác văn thư tác tổ chức, nhân sự, đào tạo, thi đua, khen thưởng, xử lý kỉ luật đối với cán bộ và nhân viên của Cục; - Thường trực bộ phận “Một cửa”đối với đầu tư ra nước ngoài: tiếp nhận hồ sơ; hướng dẫn thủ tục đầu tư; tiếp nhận các kiến nghị của tổ chức, cá nhân liên quan đế đầu tư ra nước ngoài để chuyển cho các bộ phận chức năng để xử lý; đôn đốc việc thực hiện quy trình cấp Giấy chúng nhận đầu tư ra nước ngoài; 21
  27. - Làm đầu mối bố trí các cuộc tiếp khách của Lãnh đạo Cục và các đoàn công tác của Cục Đầu tư nước ngoài; - Thực hiện các công tác khác theo phân công của Cục Trưởng. 2.2.3. Cơ cấu tổ chức - Chánh Văn phòng; - Các Phó Chánh Văn phòng; - Các chuyên viên, nhân viên phục vụ. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về lãnh đạo và quản lý toàn bộ hoạt động của Văn phòng Cục; các Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về lĩnh vực công tác được phân công. 2.3. Thực trạng công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài 2.3.1. Xây dựng, ban hành, hướng dẫn thực hiện về công tác văn thư Trong những năm vừa qua, Cục Đầu tư nước ngoài đã quan tâm chỉ đạo, triển khai tương đối đầy đủ các văn bản quy định của Nhà nước và được sử dụng làm cơ sở pháp lý để thực hiện các hoạt động về văn thư. Trong đó có Văn bản số 01/BNV-BNV ban hành ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất hai văn bản Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 01/05/2004 về công tác văn thư; Nghị định Số: 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Để thống nhất tổ chức hoạt động Nhà nước về văn thư trong toàn cơ quan; Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành các văn bản về văn thư yêu cầu Cục Đầu tư nước ngoài nói riêng cũng như tòan thể các bộ phận nói chung thực hiện như: - Thông báo số 88/TB-BKH ngày 11/07/2003 về việc thống nhất ký hiệu công văn đi của Cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư; - Công văn số 49/BKH-VP ngày 13/01/2005 về mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước; 22
  28. - Công văn số 432/BKH-VP ngày 19/05/2005 về việc thực hiện Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06/05/2005 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; - Quyết định số 456/QĐ-BKH ngày 12/05/2004 của Bộ trưởng Kế hoạch và Đầu tư về việc ban hành các quy định thực hiện trong nội bộ cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư , trong đó quy định về việc tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của Bộ Kế hoạch và Đầu tư; - Công văn số 844/BKH ngày 28/09/2007 về việc lưu hồ sơ tài liệu lưu trữ theo pháp lệnh lưu trữ quốc gia và chỉ thị 05 của Thủ tướng Chính phủ; - Quyết định số 1183/QĐ- BKH ngày 10/10/2007 về việc ban hành hệ thống văn bản áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000 trong đó quy định về văn thư và lưu trữ. Nhìn chung việc tuyên truyền phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư lưu trữ đã được các đơn vị triển khai kịp thời, có tác dụng thiết thực trong nhận thức về vai trò, ý nghĩa; tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ. Hiện nay, tất cả các cơ quan chuyên môn và đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Đầu tư nước ngoài đều áp dụng chung theo những văn bản về văn thư mà Bộ đưa ra. Chất lượng nghiệp vụ công tác văn thư vì thế mà được nâng lên rõ rệt trên các mặt. 2.3.2.Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư 2.3.2.1.Tổ chức bộ phận văn thư Theo Quyết định số: 436/QĐ-ĐTNN của Cục Đầu tư nước ngoài ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2013 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài, trong đó nêu rõ nói rõ bộ phận quản lý trực tiếp về công tác văn thư là Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài mà cụ thể là Chánh văn phòng Cục giúp người đứng đầu trực tiếp quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của cơ quan. Văn phòng Cục thực hiện chức năng tham mưu cho Cục quản lý nhà nước về văn thư với một số nhiệm vụ: xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác về văn thư ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về văn thư của Nhà nước; thực hiện các báo cáo thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật; 23
  29. tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư ; quản lý tài liệu lưu trữ của Cục theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ; thực hiện một số dịch vụ công về văn thư. 2.3.2.2. Bố trí nhân sự Hiện nay, công tác văn thư của Cục Đầu tư nước ngoài được tổ chức thực hiện theo nguyên tắc tập trung thống nhất, nghĩa là tất cả mọi quan hệ của cơ quan với bên ngoài và trong nội bộ bằng văn bản đều phải qua văn thư. Đây là nơi tiếp nhận văn bản của các cơ quan khác gửi đến, đồng thời là nơi gửi đi các văn bản của cơ quan theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành. Để đảm bảo các công việc của Cục Đầu tư nước ngoài được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo các văn bản, giấy tờ của cơ quan không bị mất mát, thuận tiện cho việc khai thác thông tin thì Cục Đầu tư nước ngoài đã bố trí bộ phận làm công tác văn thư trực thuộc Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài và Chánh văn phòng là người trực tiếp quản lý. Dưới đây là bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong văn phòng Cục: TT Họ và tên Chức vụ Nhiệm vụ - Điều hành, quản lý hoạt động của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng và Phó Cục trưởng phụ trách văn phòng về toàn bộ các hoạt động của Văn phòng Cục; - Phân công nhiệm vụ thường xuyên cho các cán Chánh Ths.Phạm bộ, chuyên viên, nhân viên trong văn phòng sau 101 Văn Thanh Bình khi báo cáo xin ý kiến Phó Cục trưởng phụ trách; phòng - Làm đầu mối giúp Cục trưởng trong việc sắp xếp tổ chức, nhân sư, đào tạo, thi đua khen thưởng, xử lý kỷ luật đối với cán bộ và nhân viên của Cục; - Làm đầu mối giúp cục trưởng trong công tác 24
  30. TT Họ và tên Chức vụ Nhiệm vụ hành chính, văn thư; tiếp nhận công văn đến, hồ sơ dự án không thuộc diện phân cấp; phân phối công văn và hồ sơ dự án đến địa chỉ xử lý; phát hành công văn sau khi đã được phê duyệt. - Thực hiện các công tác khác do Cục trưởng, Lãnh đạo Cục giao; - Trực tiếp phụ trách công tác tổng hợp và tổ chức cán bộ; công tác hành chính văn thư. - Phụ trách, điều hành và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về việc thực hiện các lĩnh vực công tác được phân công; - Thay mặt Chánh Văn phòng điều hành công việc của Văn phòng Cục khi Chánh Văn phòng vắng mặt; Phó - Thực hiện các công tác khác do Cục trưởng, Ths.Đỗ Cao Chánh Lãnh đạo Cục giao; 202 Nguyên Văn - Trực tiếp phụ trách: phòng + Hỗ trợ Cục trưởng, lãnh đạo Cục sắp xếp lịch công tác; + Công tác tổng hợp, lưu trữ; + Công tác lễ tân; + Công tác quản trị; + Đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác chung của toàn Cục; Phó - Phụ trách, điều hành và chịu trách nhiệm trước Chánh Chánh Văn phòng về việc thực hiện các lĩnh vực 303 Cao Thị Tần văn công tác được phân công; phòng - Thay mặt Phó Chánh văn phòng điều hành công 25
  31. TT Họ và tên Chức vụ Nhiệm vụ việc của Văn phòng Cục khi Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng khác vắng mặt; - Thực hiện các công tác khác do Cục trưởng, Lãnh đạo Cục giao. - Trực tiếp phụ trách: + Công tác tài chính, kế toán, lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của Văn phòng và các Phòng thuộc Cục; + Hỗ trợ công tác tài chính cho 03 Trung tâm thuộc Cục. Nguyễn Thị Chuyên - Ký, tiếp nhận các loại văn bản, hồ sơ dự án và 404 Hoàng Yến viên những tài liệu khác gửi trực tiếp đến Cục; nhận công Nguyễn Thị Chuyên văn, văn bản của Văn phòng Bộ hàng ngày vào lúc 9 505 Hồng Nhung viên giờ và 15 giờ hoặc đột xuất theo đề nghị của Văn thư Bộ, tổ thư ký Lãnh đạo Bộ; phối hợp với các phòng chức năng kiểm tra đầu mục hồ sơ và cấp giấy biên nhận đối với dự án tiếp nhận; - Chuyển lãnh đạo Văn phòng chia công văn đến trước 16 giờ hàng ngày; sau khi công văn đến được chia, chuyển Cục trưởng và các Lãnh đạo Tăng Việt Chuyên 06 Cục có ý kiến, chuyển đến các đơn vị được phân Đức viên công để xử lý; riêng đối với công văn khẩn, thực hiện chuyển ngay theo yêu cầu của Lãnh đạo; - Chuyển và nhận về các hồ sơ, công văn trình của Cục đến Thư ký Lãnh đạo Bộ ít nhất 2 lần/ngày vào lúc 9 giờ và 15 giờ hàng ngày; chuyển và nhận ngay đối với các hồ sơ cần 26
  32. TT Họ và tên Chức vụ Nhiệm vụ trình/xử lý gấp theo yêu cầu của Lãnh đạo Cục và Lãnh đạo Bộ; - Sao chụp các công văn giấy tờ, tài liêu phục vụ cho công tác chuyên môn theo đề nghị của Lãnh đạo Cục; - Đối với vă bản đi của Cục: kiểm tra thể thức công văn đi và thủ tục trình ký theo đúng quy định, trình Lãnh đạo Văn phòng ký nháy, vào sổ, lấy số, sao chụp, đóng dấu và làm thủ tục khác để phát hành; - Nhập các công văn đi, đến vào máy tính để quản lý, theo dõi và tra cứu; - Lưu trữ, bảo quản các văn bản, tài liệu theo quy định, đảm bảo tính đầy đủ, khoa học và liên tục trong công tác lưu trữ; thực hiện chế độ bảo mật theo đúng quy định của Nhà nước; - Tổ chức quản lý và thực hiện công tác lưu trữ; tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng theo phân cấp; - Trình cấp Giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức trong Cục đi công tác hoặc làm việc với các cơ quan khác; - Quản lý và sử dụng các con dấu của Cục. Nguyễn Thị Nhân - Phối hợp với Phó Chánh Văn phòng Cao Thị 07 Minh Hà viên Tần làm công tác kế toán. - Bảo quản, bảo trì và sử dụng các phương tiện, Hoàng Quốc Chuyên 08 thiết bị máy móc được trang bị để phục vụ công Phúng viên tác chuyên môn của Cục; 27
  33. TT Họ và tên Chức vụ Nhiệm vụ - Xây dựng kế hoạch trang bị tài sản, phương tiện làm việc trình Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Cục phê duyệt; - Xây dựng và thực hiện kế hoạch mưa sắm và phân bổ trang thiết bị văn phòng như văn phòng phẩm, bàn ghế, tủ làm việc, tủ đựng tài liệu, máy tính, máy in, máy photocopy, máy quét, ; theo dõi tình hình sử dụng các loại trang thiết bị và văn phòng phẩm nói trên; - Lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng theo yêu cầu của từng bộ phận trong Cục; tổng hợp nhu cầu sắp xếp chỗ làm việc cho cán bộ trong Cục. - Phụ trách thông tin liên lạc trong cơ quan: điện thoại, điện báo, fax đi và đến - In ấn các loại phong bì, thiếp chúc mừng, giấy đi đường, sổ sách phục vụ chuyên môn. - Quản lý toàn bộ xe ô tô của Cục cùng các dụng cụ, trang thiết bị, vật tư, phụ tùng kèm theo; đảm bảo tính pháp lý khi xe tham gia giao thông; - Phục vụ đưa đón cán bộ có tiêu chuẩn đi họp, dự hội nghị, đi công tác theo chế độ; - Lập kế hoạch và thực hiện mua sắm, sửa chữa cho xe ô tô trình Lãnh đạo Văn phòng và Lãnh đạo Cục phê duyệt; tổ chức sửa chữa, bảo dưỡng xe theo định kỳ; - Lập kế hoạch thực hiện mua xăng dầu, vật tư phụ tùng ô tô theo tháng, quý, năm và quyết toán kinh phí với bộ phận tài vụ. 28
  34. 2.3.4. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư. 2.3.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản * Thẩm quyền ban hành văn bản Cục Đầu tư nước ngoài hàng năm ban hành khối lượng văn bản rất lớn với nhiều loại văn bản khác nhau, các loại văn bản đều được quy định rõ ràng về mặt nội dung và thể thức. Tất cả các loại văn bản ban hành đúng với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Đầu tư nước ngoài. Hiện nay tại các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Đầu tư nước ngoài có các hình thức văn bản sau đây: - Văn bản hành chính gồm: quyết định(cá biệt), chỉ thị(cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, tờ trình , công văn, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, dự án, báo cáo, biên bản, hợp đồng, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời,giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công. - Văn bản chuyên ngành. - Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức nước ngoài. * Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Cục Đầu tư nước ngoài đã chấp hành đúng các quy định của Nhà nước, đảm bảo thực hiện đúng theo Quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Ngoài các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư thì Cục Đầu tư nước ngoài cũng đang thực hiện các nghiệp vụ văn thư của cơ quan theo quy chế văn thư của cơ quan đã được ban hành. Qua đó Cục đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Cục Đầu tư nước ngoài bao gồm các bước sau: - Tiếp nhận yêu cầu - Nghiên cứu và soạn thảo văn bản 29
  35. - Duyệt và trình ký văn bản - Kiểm tra - Ký văn bản - Ban hành văn bản Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu Văn bản của Cục được ban hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Văn bản thuộc lĩnh vực nghiệp vụ của đơn vị nào thì do đơn vị đó soạn thảo. Đối với văn bản chung của Cục do lãnh đạo Cục ủy quyền cho đơn vị nào soạn thảo thì đơn vị đó soạn thảo, tuy nhiên thường là do Văn phòng Cục soạn thảo. Căn cứ vào nội dung, tính chất nội dung văn bản cần soạn thảo mà cán bộ chuyên môn được phân công soạn thảo văn bản xác định mục đích, nội dung ban hành văn bản từ đó xác định được tên loại văn bản phù hợp. Bước 2: Nghiên cứu và soạn thảo văn bản Sau khi xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo, cán bộ chuyên môn sẽ thu thập, xử lý các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản (thông tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo, thông tin pháp luật). Văn bản được coi là đầy đủ thông tin khi đã có đầy đủ các thông tin về mặt pháp lý và thông tin thực tế. Chính vì thế mà người phân công soạn thảo văn bản luôn phải bám sát thông tin pháp lý và thu thập các thông tin thực tiễn một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ nhất để đưa vào nội dung văn bản. Từ những thông tin thu thập được, cán bộ chuyên môn tiến hành soạn thảo văn bản. Đây là một bước rất quan trọng trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. Để hoàn thành công việc tốt đòi hỏi người thực hiện không chỉ có chuyên môn về vấn đề văn bản hóa để đảm bảo nội dung của văn bản ban hành được chính xác mà còn phải nắm chắc các yêu cầu về thể thức văn bản để đảm bảo chất lượng cũng như hiệu lực của văn bản được ban hành. Bên cạnh đó, đối với những văn bản có nội dung quan trọng, phức tạp người soạn thảo văn bản phải chủ động đề xuất ý kiến của lãnh đạo Cục, đồng thời lấy ý kiến của các phòng, ban, bộ phận trước khi tiến hành viết bản thảo. 30
  36. Bước 3: Duyệt và trình ký văn bản Văn bản sau khi soạn xong, do lãnh đạo các phòng duyệt nội dung và chịu trách nhiệm về nội dung chuyên môn được giao, tính pháp lý, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Ký tắt và ghi rõ họ tên vào dưới phần nơi nhận của văn bản trước khi trình lãnh đạo Cục, ghi rõ số bản phát hành vào dưới phần nơi nhận của văn bản trước khi trình lãnh đạo Cục. Đối với văn bản liên quan đến các phòng trong Cục phải lấy ý kiến tham gia của các Phòng, tiếp thu, tổng hợp ý kiến trước khi trình lãnh đạo Cục duyệt. Đối với văn bản có liên quan đến công tác tài chính, hợp tác quốc tế phải có ý kiến của bộ phận Kế hoạch tài chính trước khi trình lãnh đạo Cục duyệt. Đối với các công văn đơn vị ký ban hành, Lãnh đạo đơn vị kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi ký, sau đó văn thư đơn vị chuyển về Văn phòng làm thủ tục ban hành; Đối với các văn bản trình LĐC ký, lãnh đạo đơn vị ghi ý kiến và ký vào Phiếu trình giải quyết công việc; Văn thư đơn vị hoặc CV/VC được phân công thực hiện chuyển về Văn phòng kiểm tra về thể thức văn bản trước khi trình LĐC ký. Bước 4: Kiểm tra Văn phòng kiểm tra hồ sơ trình ký, gồm: - Đối với văn bản do Cục phát hành: + Phiếu trình giải quyết công việc; + Dự thảo văn bản đi; + Các văn bản liên quan; - Đối với văn bản do Bộ phát hành: + Dự thảo văn bản gồm 2 bản, trong đó: 1 bản ghi ngày tháng và chữ ký của lãnh đạo Cục vào lề trái ngang đầu, họ tên và chữ ký của công chức soạn thảo, của trưởng phòng và số bản phát hành ở phía dưới phần “nơi nhận”; 1 bản để nhân bản + Các phụ lục và đề cương kèm theo văn bản chính + Phiếu trình giải quyết công việc 31
  37. + Các văn bản thẩm tra, thẩm định, góp ý kiến(nếu có) + Các vă bản liên quan khác Trong trường hợp dự thảo văn bản có sai sót về thể thức hoặc nội dung, Văn phòng gửi lại đơn vị để chỉnh, sửa; Văn phòng trình LĐC khi hồ sơ đã hoàn chỉnh. Bước 5: Ký văn bản * Thẩm quyền ký văn bản: - Cục trưởng: có thẩm quyền ký tất cả các loại văn bản do Cục ban hành. Nếu Cục trưởng bận có thể giao cho cấp phó ký thay. - Phó Cục trưởng: Được Cục trưởng ủy nhiệm ký thay (KT.) một số văn bản hoặc ký các văn bản được phân công thuộc lĩnh vực mình phụ trách. - Chánh văn phòng: Được Cục trưởng giao cho ký thừa lệnh một số văn bản thông thường như: Giấy giới thiệu, giấy mời, thông báo, sao lục các văn bản của cấp trên Đối với văn bản đạt yêu cầu, Chánh văn phòng ký vào Phiếu trình giải quyết công việc và ký khóa văn bản để trình Lãnh đạo Cục ký Phiếu trình giải quyết công việc và ký văn bản đi. Đối với các công văn chưa đạt yêu cầu, trả lại chuyên viên, viên chức được phân công thực hiện tiếp tục chỉnh, sửa và hoàn thiện văn bản. Bước 6: Ban hành văn bản Lãnh đạo Cục chuyển lại Văn phòng hồ sơ trình ký sau khi xem xét và có ý kiến để văn thư thông báo lại chuyên viên, viên chức được phân công xử lý công việc. Đối với các văn bản đã được lãnh đạo Cục ký, Văn phòng làm các thủ tục ban hành văn bản: lấy số văn bản, nhân bản số bản cần thiết, đóng dấu của Cục ĐTNN, lưu 01 bản gốc tại Văn phòng (bản có chữ ký tươi) và Phiếu trình giải quyết công việc; chuyên viên, viên chức được phân công xử lý công việc nhận lại 01 bản chính, các tài liệu liên quan để lưu vào hồ sơ công việc. Văn thư Văn phòng cho văn bản vào phong bì, ghi cơ quan, địa chỉ nơi nhận văn bản đi, ghi vào sổ văn bản phát hành để theo dõi tình hình. Văn bản được 32
  38. gửi qua phòng Văn thư Bộ và theo đường bưu điện đến địa chỉ “Nơi nhận”. Nếu trường hợp khẩn cấp theo yêu cầu của lãnh đạo Cục, nhân viên văn thư phát hành văn bản đi trực tiếp đến địa chỉ “Nơi nhận”. Các văn bản phát hành đi đều được nơi nhận chuyển văn bản đi ký nhận vào sổ giao nhận văn bản. Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan đã được thực hiện thống nhất trong quy chế của cơ quan, công tác kiểm tra về nội dung văn bản cũng như thế thức, kĩ thuật trình bày đều thực hiện vô cùng nghiêm chỉnh theo quy định pháp luật. Hầu hết các văn bản của cơ quan khi phát hành đều có phần ký nháy vị trí cuối cùng của nội dung văn bản. Đối với Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm về thể thức và ký thuật trình bày văn bản cũng luôn kiểm tra nghiêm ngặt nên ít có tình trạng văn bản sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản khi phát hành. 2.3.4.2.Quản lý và giải quyết văn bản đến (Phụ lục 05) Văn bản đến là tất cả các văn bản (kể cả văn bản mật), bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản khác và đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi chung là văn bản đến. Việc tiếp nhận văn bản đến sẽ cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Mọi văn bản giấy tờ gửi đến Cục bao gồm: Công văn, thư từ, chỉ thị, quyết định, do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên đem đến. Mọi văn bản của cơ quan đếu phải thông qua một đầu mối đó là Văn phòng cơ quan. Nguyên tắc này tạo điệu kiện thuận lợi cho văn thư theo dõi, thống kê, kiểm tra, quản lý cũng như công việc tra tìm. Các phòng trực tiếp nhận văn bản từ cơ quan, các nhân gửi Cục hoặc nhận được văn bản gửi đích danh cá nhân có liên quan đến công tác văn thư việc của Cục thì chuyển cho văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Văn thư trả lại nơi gửi những văn bản sai địa chỉ, chữ mờ, nhàu nát, bản photocopy dấu đen (trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo, văn bản do bộ chuyển tới). Văn thư không bóc những bì thư có dấu “tuyệt mật”, bì thư gửi đích danh hoặc có ghi “chỉ người có tên 33
  39. trên bì thư mới được bóc”. Văn thư giữ lại bì thư kèm với văn bản đối với những đơn thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra xác minh. Đối với những thông tin nhân qua fax, điện thoại, truyền miệng; người tiếp nhận ghi lại nội dung, thời gian tiếp nhận, người truyền đạt và chuyển ngay cho lãnh đạo cục xử lý. Hàng năm, Cục tiếp nhận khá nhiều văn bản đến, cụ thể số lượng văn bản tiếp nhận trong 4 năm gần đây như sau: Năm/ Số lượng Tên văn bản 2013 2014 2015 2016 Quyết định 211 178 242 238 Công văn 260 238 197 314 Thông báo 130 138 145 129 Tờ trình 167 150 173 184 Thông tư 90 87 135 128 Văn bản mật 30 47 46 39 Văn bản QPPL 140 129 133 130 Quy trình quản lý văn bản đến của Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài được thực hiện như sau: Bước 1 : Tiếp nhận văn bản đến và xử lý phân chuyển - Văn thư Cục trực tiếp nhận văn bản đến kiểm tra ngay xem văn bản có phải gửi đến đúng cơ quan mình hay không, kiểm tra số lượng đã đủ chưa và kiểm tra phong bì có dấu hiệu bị bóc hay rách không, số và ký hiệu công văn ghi trên bì phải đúng với sổ giao nhận. - Với những văn bản mà ngoài “bì”có đóng dấu mật, tuyệt mật, tối mặt hoặc ghi rõ tên hoặc chức danh người nhận, văn thư không bóc “bì”, chỉ vào sổ nhận văn bản, tài liệu rồi chuyển thẳng đến người nhận. - Những văn bản đến có dấu về mức độ khẩn, hỏa tốc, mật gửi Cục Đầu tư nước ngoài ngoài các thủ tục tiếp nhận bình thường, văn thư còn phải ghi rõ ngày, giờ tiếp nhận; nếu có yêu cầu giải quyết ngay hoặc có ghi rõ thời hạn giải quyết thì 34
  40. sau khi làm các thủ tục trên nhân viên Văn thư báo cáo ngay Chánh văn phòng để chuyển đến Lãnh đạo Cục xin ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản đến. - Sau khi tiếp nhận văn bản đến, nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu “đến”cho từng văn bản, dấu “đến”được đóng vào góc trái của trang đầu, dưới số và ký hiệu văn bản, nhập máy tính bằng chương trình “Quản lý công văn đi, đến”các dữ liệu: Số thứ văn bản đến; Ngày nhập; Số ký hiệu văn bản; Ngày phát hành; Độ mật; Độ khẩn; Nơi gửi văn bản; Phân loại văn bản; Tóm tắt nội dung. Mẫu dấu đến của cơ quan CÔNG VĂN ĐẾN Số: Ngày .tháng năm - Tất cả văn bản đến sau khi nhân viên văn thư nhập số công văn đến vào máy tính thì chuyển tới Chánh văn phòng để: + Chuyển trực tiếp tới các đơn vị các công văn đến liên quan tới các công việc mà Lãnh đạo Cục đã biết và đã cho ý kiến chỉ đạo hoặc các công việc mà các đơn vị có thể tự giải quyết mà không cần ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo cục. + Đối với các văn bản liên quan tới các công việc mới phát sinh, các việc quan trọng cần ý kiến chỉ đạo thì Chánh văn phòng trình Lãnh đạo cục để cho ý kiến xử lý văn bản đến. 35
  41. Hình ảnh phần mềm quản lý văn bản đi, đến Bên cạnh đó, Cục còn theo dõi bằng sổ truyền thống. Mẫu sổ đăng ký công văn đến Bìa sổ: CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI Năm : SỔ CÔNG VĂN ĐẾN Từ số: .Đến số: Từ ngày: .Đến ngày: Quyển số: 36
  42. Phần đăng ký bên trong : Ngày, Tên loại Đơn vị Ngày, Số Tác Số ký tháng và trích hoặc Ký tháng Ghi chú đến giả hiệu của văn yếu nội người nhận đến bản dung nhận 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Hướng dẫn đăng ký: Cột 1: Ghi ngày, tháng, văn bản được gửi đến. Đối với văn bản có ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì thêm số 0 ở trước đó. Vi dụ 02/01/2016 Cột 2: Ghi số đến của văn bản Cột 3: Tên cơ quan soạn thảo ra văn bản Cột 4: Ghi rõ số và ký hiệu trên văn bản Cột 5: Ghi ngày, tháng trên văn bản Cột 6: tên loại và trích yếu nội dung văn bản Cột 7: Ghi rõ văn bản được gửi cho cá nhân hay phòng, ban nào. Cột 8: Cho người nhận văn bản ký nhận Cột 9: Để ghi những điều cần thiết. Bước 2 : Chỉ đạo xử lý giải quyết văn bản đến Lãnh đạo Cục Đầu tư nước ngoài sau khi nghiên cứu công văn, ghi ý kiến chỉ đạo (ghi trên công văn đến) đề nghị các đơn vị/cá nhân thực hiện công việc xử lý và thời hạn giải quyết sau chuyển lại bộ phận Văn thư để nhân viên văn thư để chuyển cho các đơn vị/cá nhân liên quan thực hiện. Bước 3: Lưu ý kiến chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục ghi trên văn bản đến, nhân viên văn thư theo số văn bản đến tiếp tục nhập vào máy tính các thông tin: Ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo; Đơn vị giải quyết; Đơn vị phối hợp; Thời hạn giải quyết, sau đó ghi sổ nhận văn bản chuyển cho các đơn vị/cá nhân. Bước 4 : Phân công xử lý công văn đến 37
  43. - Sau khi nhận lại văn bản có ghi ý kiến chỉ đạo xử lý của Lãnh đạo Cục, Văn phòng chuyển đến đơn vị/cá nhân xử lý (nếu có đơn vị phối hợp thì bản gốc chuyển đơn vị/cá nhân trực tiếp được giao xử lý, gửi bản sao cho đơn vị phối hợp); - Văn thư đơn vị nhận công văn và ký vào sổ nhận văn bản của các đơn vị sau đó trình lãnh đạo các đơn vị để chỉ đạo giải quyết; - Lãnh đạo các đơn vị ghi ý kiến xử lý và phân công các chuyên viên, cán bộ để giải quyết; - Văn thư đơn vị chuyển công văn đã có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị cho các chuyên viên, cán bộ để xử lý, giải quyết. Bước 5 : Xử lý công văn đến Các chuyên viên được phân công giải quyết tiến hành nghiên cứu văn bản đến, thu thập các tài liệu, văn bản tham khảo và tiến hành các biện pháp xử lý thích hợp, báo cáo kết quả xử lý bằng văn bản để lãnh đạo đơn vị báo cáo Lãnh đạo Cục. 2.3.4.3. Quản lý văn bản đi (phụ lục 06) Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do đơn vị phát hành gửi đi các đơn vị khác. Mọi văn bản của Cục Đầu tư nước ngoài phát hành đều được văn thư kiểm soát và đóng dấu làm thủ tục gửi đi. Hàng năm Cục Đầu tư nước ngoài phát hành rất nhiều văn bản. Cụ thể như sau: Năm/ Số lượng Tên văn bản 2013 2014 2015 2016 Quyết định 2175 2294 2486 2508 Công văn 1900 1952 1960 1933 Thông báo 1465 1462 1513 1511 Tờ trình 1083 1181 1456 1442 Thông tư 532 400 536 573 Văn bản mật 409 406 487 399 Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành đều được tập trung thống nhất giải quyết theo quy trình sau: 38
  44. Bước 1: Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản Sau khi đã được thủ trưởng duyệt về nội dung, Chánh văn phòng sẽ chịu trách nhiệm về mặt hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu văn bản đã đúng thì Chánh văn phòng sẽ ký nháy vào vị trí cuối cùng “nơi nhận”,nếu văn bản sai đề nghị đơn vị, cá nhân soạn thảo lại. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác trong một sô trường hợp cụ thể và đối với một số loại văn bản chuyên ngành như hóa đơn, chứng từ kế toán.v v đều phải được tập trung tại văn thư để ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan. - Ghi số của văn bản Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. Số được ghi lên văn bản là số thứ tự văn bản được ban hành trong năm liên tục từ số 01 bắt đầu vào ngày 01/01 của năm và kết thúc vào ngày cuối cùng của năm. Tất cả các văn bản do Cục ban hành đều tập trung tại phòng văn thư của Cục để lấy sô không lấy số riêng theo từng phòng ban đơn vị. Văn bản đi (loại mật) cũng được đánh số theo hệ thống sô chung đối với văn bản của cơ quan. - Ghi ngày, tháng văn bản Ngày, tháng của văn bản đi chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành và đăng ký vào sổ. Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có). Bước này được thực hiện sau khi đã có đủ chữ ký của ngưới có thẩm quyền. - Văn thư cơ quan đóng dấu văn bản theo quy định của pháp luật (tại Điều 6 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư). Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục theo văn bản chính do lãnh đạo Cục quyết định. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các giấy tờ, mỗi lần đóng dấu lên không quá 05 tờ 39
  45. giấy liền kề. - Đóng dấu độ khẩn, mật Việc đóng dấu các độ khẩn (“hỏa tốc”, “thượng khẩn”, và “khẩn”), dấu độ mật (“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”) trên văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và “Dấu tài liệu thu hồi”trên văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. Bước 3: Đăng kí văn bản đi Ở Cục Đầu tư nước ngoài tất cả các văn bản đi đều được đăng kí đầy đủ, nhanh chóng tại văn thư. Công việc này giúp cho việc theo dõi quản lý và tra tìm ðýợc chặt chẽ, nhanh chóng. Theo Quy định tại Nghị định số 09/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì số và ký hiệu văn bản là một thành phần thể thức bắt buộc trong văn bản hành chính. Để hướng dẫn thực hiện nội dung này, tại Điều 8, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính quy định. Số thứ tự của văn bản đi bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 của năm, kết thúc vào ngày 31 tháng 12 trong năm. Cục Đầu tư nước ngoài sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi để nhập văn bản, giấy tờ mà cơ quan phát hành. Qua đây sẽ giúp cho việc kiểm tra số lượng văn bản đã phát hành từng tháng, năm, quý là bao nhiêu. Bên cạnh đó, Cục còn theo dõi bằng sổ truyền thống: 40
  46. MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Bìa sổ: CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI Năm: . SỔ CÔNG VĂN ĐI Từ số: Đến số: . Từ ngày: .Đến ngày: Quyển số: . Phần đăng ký bên trong sổ: Số, ký Tên loại và Đơn vị, Ngày, Nơi hiệu trích yếu Người người Số lượng Ghi tháng nhận văn nội dung ký nhận bản bản chú văn bản văn bản bản văn bản lưu 1 2 3 4 5 6 7 8 - Cách đăng ký như sau: Cột 1: Ghi số và ký hiệu văn bản đi Cột 2: Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với những ngày dưới 10, và tháng 1,2 thì phải thêm sô 0 ở trước, ví dụ: 05/02 Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản đi Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản. Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu. 41
  47. Cột 7: Ghi số lượng bản ban hành Cột 8: Ghi những điều cần thiết khác. Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: - Làm thủ tục phát hành văn bản + Lựa chọn bì: Tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước cụ thể của mỗi loại sao cho phù hợp đảm bảo kích thước mỗi chiều của bì phải lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì ở dạng nguyên khổ giấy hoặc khi được gấp lại từ 10mm trở lên có thể vào bì một cách dễ dàng. Tiếp theo là trình bày bì và viết bì, vào bì và dán bì. Cuối cùng đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật, dấu khác lên bì. + Chuyển phát văn bản đi Tùy theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ hàng năm, hàng ngày và cách tổ chức chuyển giao được thực hiện tại văn thư, do văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân. Khi chuyển giao trong nội bộ người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: tất cả văn bản đi được gửi qua bưu điện đều phải hoàn thành thủ tục phát hành và đăng ký vào sổ. khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dáu vào sổ. Chuyển phát văn bản đi bằng fax, qua mạng: Trong trường hợp cần thông tin nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để kịp thời giải quyết công việc. Nhưng sau đó phải giữ bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ. - Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi trong trường hợp cần thiết, lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đến nơi nhận. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định. Bước 5 : Lưu văn bản đi Văn bản đi được lưu lại, văn thư sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản 42
  48. đi được đăng ký và đánh số chung được sắp xếp chung, được đăng ký và đánh số theo từng loại hoặc theo từng nhóm nhất định thì được sắp xếp riêng, theo đúng sô thứ tự của văn bản. Tại văn thư, phải có phương tiện bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng bản lưu mà mình quản lý theo quy định của pháp luật, của cơ quan. Các tập lưu văn bản đi và sổ đăng ký văn bản đi được giao nộp và lưu trữ hiện hành của cơ quan theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước. Nhìn chung công tác quản lý văn bản đi đến của cơ quan luôn được thực hiện theo đúng quy định. Chỉ đạo bộ phận văn thư thực hiện đúng quy định về quản lý văn bản đi: mỗi văn bản đi phải lưu 2 văn bản, bản gốc tại văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc của công chức chuyên môn, không có tình trạng đã đăng kí sổ văn bản, nhân bản, đóng dấu phát hành văn bản nhưng không lưu đầy đủ bản gốc tại văn thư. 2.3.4.4. Việc quản lý và sử dụng con dấu Việc quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài được thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Con dấu là thành phần thể thức thể hiện giá trị pháp lý của văn bản và vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy Nhà nước. Để việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan đáp ứng kịp thời yêu cầu công tác hàng ngày của cơ quan, đồng thời để đảm bảo việc sử dụng con dấu đúng nguyên tắc, đúng pháp luật, tránh những trường hợp lạm dụng hoặc sử dụng dấu không đúng mục đích có thể gây ra những hậu quả không tốt cho cơ quan. Vì vậy lãnh đạo Cục Đầu tư nước ngoài đã có những quy định rõ ràng về trách nhiệm của Văn thư đối với công tác quản lý và sử dụng con dấu như sau: - Con dấu của cơ quan được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện các quy định sau: 43
  49. + Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. + Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan. + Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. + Không được đóng dấu khống chỉ. - Việc sử dụng con dấu của cơ quan và con dấu của Văn phòng được quy định như sau: + Những văn bản do cơ quan ban hành phải đóng dấu của cơ quan + Những văn bản do Văn phòng ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của Văn phòng - Đóng dấu: + Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định + Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải chùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái + Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục + Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Với trình độ chuyên môn cùng các kinh nghiệm tích lũy được trong quá trình làm việc cán bộ văn thư ở Cục đã sử dụng và quản lý con dấu theo đúng yêu cầu và quy định của Nhà nước. Việc đóng dấu được thực hiện tương đối đúng kĩ thuật, không xảy ra tình trạng đóng dấu khống chỉ chưa có chữ ký và không có văn bản gốc. Tất cả những biện pháp quản lý này cho thấy sự nhận thức đúng đắn và cần thiết của lãnh đạo Cục Đầu tư nước ngoài đối với việc quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động của cơ quan mình. 44
  50. 2.3.4.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy hết giá trị của tài liệu lưu trữ. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc, mất mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm. Lưu trữ cơ quan là nơi tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan. Nhận thức được những yêu cầu cấp thiết trên, Cục Đầu tư nước ngoài đã tích cực triển khai công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong từng đơn vị, phòng, ban, các cá nhân của cơ quan. Đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị, phòng, ban, cá nhân thực hiện nghiêm chỉnh các công việc liên quan đến công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ. Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của Cục Đầu tư nước ngoài được thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư như sau: Cán bộ, công chức được phân công làm công tác văn thư - lưu trữ của đơn vị (phòng, bộ phận) tập hợp danh mục hồ sơ của đơn vị vào tháng một hàng năm , làm căn cứ thu thập hồ sơ của cán bộ, công chức. Căn cứ vào nhiệm vụ được phòng, bộ phận giao hằng năm, cán bộ công chức tự phân loại để lưu trữ các hồ sơ theo quy định. Cán bộ, công chức thu thập và sắp xếp hồ sơ: cán bộ công chức tập hợp văn bản, giấy tờ liên quan đến công việc được giao, lập thành hồ sơ. Hồ sơ phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ trọng tâm công tác của đơn vị, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình giải quyết công việc. Sắp xếp văn bản vào cặp hồ sơ, hộp có gián hoặc ghi nhãn theo từng năm. Các hồ sơ vụ việc, vấn đề thì sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc, đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo thì săp xếp theo quá trình diễn biến của chương trình hội nghị, hội thảo. Cán bộ, công chức biên mục hồ sơ bao gồm: ghi số thứ tự, số/ký hiệu, ngày, 45
  51. tháng, tác giả văn bản(tên cơ quan ban hành văn bản), trích yếu nội dung văn bản, số tờ và viết tiêu đề hồ sơ vào bìa hồ sơ. Cán bộ công chức nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo phương pháp sau: a. Vào ngày 30/01 hàng năm cán bộ, công chức nộp hồ sơ gốc các văn bản công việc năm trước mà mình lưu trữ vào lưu trữ, bộ phận bao gồm: + Hồ sơ văn bản quy phạm pháp luật đã được ban hành do phòng soạn thảo + Tài liệu lưu trữ hồ sơ dự án + Các văn bản thông báo kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch hàng năm của địa phương và Trung ương + Các văn bản về thanh tra, khiếu nại, tố cáo + Các chứng từ về tài chính, kê toán thì lưu trữ theo quy định của tài chính b.Đối với các văn bản, giấy tờ liên quan đên công việc được giao xử lý hàng năm không phải các hồ sơ quy định ở mục a thì cán bộ , công chức phân loại, sắp xếp vào cặp hồ sơ và tự lưu trữ file và hồ sơ gốc của văn bản. Tài liệu phải được sắp xếp trong hộp hoặc cặp file và đưa lên giá hoặc tủ tài liệu, phải có nhãn ghi đầy đủ thông tin phục vụ cho việc thống kê và tra tìm. * Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan - Trách nhiệm của các đơn vị, phòng, ban và cá nhân trong cơ quan: + Các đơn vị phòng, ban và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn đã được quy định. + Trường hợp đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, nhưng thời hạn không được quá hai năm. + Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. - Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau: + Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc. + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức. 46
  52. + Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán. + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh , Mi-crô-phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc. - Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải nộp hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị, hoặc cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ mỗi loại một bản. * Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan - Lãnh đạo Cục có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các phòng, ban, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình. - Chánh văn phòng, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ: + Tham mưu cho Lãnh đạo Cục trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị, phòng, ban, các cá nhân trong cơ quan. + Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan. - Thủ trưởng các đơn vị, phòng, ban trong Cục Đầu tư nước ngoài chịu trách nhiệm trước Cục trưởng, các Phó Cục trưởng về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. - Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó. Qua khảo sát cho thấy việc lập hồ sơ công việc đã được các cơ quan chuyên môn quan tâm, tuy nhiên, một số công chức, viên chức mặc dù đã được triển khai, hướng dẫn lập hồ sơ nhưng vẫn còn thái độ chưa nghiêm túc , lập hồ sơ mang tính chất hình thức dẫn đến hồ sơ chuyên môn không phản ánh được tiến trình giải quyết công việc và không thống kê được cụ thể hồ sơ đã làm trong năm. 47
  53. 2.4. Nhận xét Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành. Hiệu quả hoạt động của Cục Đầu tư nước ngoài cao hay thấp phụ thuộc vào một phần vào công tác văn thư có làm tốt hay không, để làm tốt công tác này đòi hỏi phải nắm vững lý luận và phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ như: soạn thảo vă bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành Với một khối lượng công việc tương đối nhiều, hàng nghìn văn bản đi – đến trong một năm, công tác văn thư – lưu trữ cần phải được tổ chức khoa học, hiệu quả. 2.4.1. Ưu điểm * Hệ thống văn bản Công tác văn thư đã được Lãnh đạo Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Lãnh đạo Cục Đầu tư nước ngoài quan tâm và ban hành những quy định về công tác công văn, giấy tờ nhằm đưa công tác này vào nề nếp. Trong quá hình thành và phát triển, Cục Đầu tư nước ngoài đã hình thành nên một hệ thống văn bản quản lý đa dạng, phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý. Cùng với việc ban hành các văn bản hướng dẫn, Lãnh đạo Cục Đầu tư nước ngoài thường xuyên tổ chức chỉ đạo việc đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra việc thực hiện quy định ở các Phòng, ban. Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức rất được coi trọng. Do có những quy định chặt chẽ nên công tác xây dựng và ban hành văn bản đi, công tác tiếp nhận văn bản đến được thực hiện rất nhanh chóng, đúng quy trình , hiệu quả góp phần tích cực trong quá trình xử lý, giải quyết công việc. Vì vậy, số lượng văn bản đi – đến khá nhiều nhưng vẫn được giải quyết một cách nhanh chóng, hiệu quả, không bị chồng chéo, tồn đọng. * Hoạt động quản lý, tổ chức công tác văn thư Nhìn chung hoạt động quản lý, tổ chức công tác văn thư đã được Cục Đầu tư nước ngoài quan tâm thể hiện rõ nhất trong công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư tại Cục được tổ chức chặt chẽ ở tất cả các phòng, ban, đơn vị. Ngoài bộ 48
  54. phận Văn phòng các Phòng, ban đều có cán bộ phụ trách công tác này. Các đơn vị phân công cán bộ phụ trách, được giao nhiệm vụ cụ thể chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Chính vì vậy, công tác Văn thư vẫn đảm bảo tính tập trung mà vẫn có sự phân cấp hợp lý. Sự quan tâm của Lãnh Đạo còn được thể hiện qua sự đầu tư các trang thiết bị, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc hiện đại, nhằm hỗ trợ đắc lực cho giải quyết công việc hàng ngày. Ngoài ra, một trong những ưu điểm nổi bật trong công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài là thực hiện tốt nội dung cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn phòng. Đối với việc cải cách hành chính Cục đã xây dựng các quy chế làm việc, quy định lề lối làm việc, xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, tổ chức lớp tập huấn kỹ năng soạn thảo văn bản, tổ chức học tập và trao đổi kinh nghiệm làm việc. Đặc biệt là yếu tố công nghệ thông tin được ứng dụng nhanh chóng, hiệu quả trong công tác Văn phòng, nhiều phần mềm ứng dụng được xây dựng cho công tác văn thư trong công tác quản lý như : phần mềm hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, phần mềm tra cứu tài liệu, phần mềm theo dõi thực hiện nhiệm vụ Hơn nữa, cùng với việc ban hành các quy định, hệ thống công nghệ thông tin đó là sự nhiệt tình, đam mê, sự nhanh nhẹn trong công việc của các cán bộ, công chức làm việc tại Cục Đầu tư nước ngoài. Đa số các cán bộ, nhân viên đều không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trau dồi kiến thức nhằm phục vụ cho công việc đạt hiệu quả cao nhất. * Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản - Thẩm quyền, thể thức văn bản Nhìn chung, công tác xây dựng và ban hành văn bản của Cục Đầu tư nước ngoài đã được thực hiện một cách nghiêm túc. Thể thức để ký, thẩm quyền ký của từng lãnh đạo được quy định rõ ràng không có sự chồng chéo và mâu thuẫn. Qua thẩm quyền ký biết được chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan. Các văn bản do Cục ban hành cũng cũng đảm bảo đủ các yếu tố về thể thức 49
  55. và kỹ thuật trình bày, tất cả đều đúng theo quy định gồm 09 thể thức bắt buộc đối vơi cả văn bản Quy phạm pháp luật và văn bản Hành chính thông thường. Kỹ thuật trình bày văn bản nhìn chung đảm bảo chính xác và có tính thẩm mỹ. - Quy trình và kỹ thuật soạn thảo văn bản Mỗi văn bản do Cục Đầu tư nước ngoài phát hành ra đều đảm bảo đúng quy trình. Từ khâu chuẩn bị đến khâu ban hành, cán bộ chuyên môn đều nắm chắc kỹ thuật soạn thảo văn bản, bố cục văn bản cũng như từ ngữ diễn đạt. Mỗi bản thảo văn bản đều được chuyển đến Thủ trưởng đơn vị Lãnh đạo văn phòng ký nhận do vậy mà văn bản được chính xác hoàn hảo. Nội dung các văn bản ban hành đã phản ánh đúng đường lối của Đảng, Pháp luật của Nhà nước, phản ánh được nguyện vọng của nhân dân trong từng phạm vi đối tượng, từng mặt công tác và thời điểm nhất định. Nhìn chung nội dung các văn bản mang tính khả thi cao, rõ ràng, chính xác, lôgic đảm bảo tính khoa học cũng như hợp lý. Cách sử dụng ngôn từ trong các văn bản này đều mang tính hành chính vụ góp phần nâng cao ý nghĩa của hệ thống văn bản trong mọi hoạt động của cő quan. * Quản lý và giải quyết văn bản Công tác quản lý văn bản tại Cục cũng được thực hiện theo một quy trình thống nhất. Về cơ bản, quy trình này đã đảm bảo được các yêu cầu về quản lý văn bản như thống nhất, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, an toàn và bảo mật. Quản lý văn bản đi- đến cơ bản đã đi vào nề nếp. Tất cả các văn bản đến đều được đăng ký tập trung tại văn thư cơ quan và được chuyển giao kịp thời đến người có trách nhiệm xem xét và giải quyết. Bên cạnh việc đăng ký quản lý văn bản bằng sổ truyền thống, Cục đã đăng kí bằng máy tính để thực hiện trao đổi văn bản qua mạng, góp phần rút ngắn thời gian xử lý, giảm thiểu văn bản giấy tờ, giúp cán bộ văn thư dễ dàng nắm được thành phần, nội dung và số lượng văn bản do cơ quan gửi đi và nhận được, tránh được tình trạng hỗn loạn, thất lạc và mất mát. Hiện nay tất cả các máy tính tại Cục đều được nối mạng internet, mạng nội bộ Lan. Văn phòng Cục đang sử dụng một chương trình quản lý công tác văn thư văn đi- đến. 50
  56. Việc quản lý này giúp chuyển giao, tiếp nhận, tra cứu thông tin văn bản, giải quyết văn bản được nhanh chóng, kịp thờ, từng bước thay thế lao động thủ công bằng tự động hóa với công tác văn thư, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu qảu công tác của cán bộ, viên chức tại Cục Đầu tư nước ngoài. Đối với văn bản đi, văn bản phải có 2 lần ký nháy của thủ trưởng đơn vị và Chánh văn phòng. Điều này đem lại sự chính xác về mặt nội dung một cách gần như tuyệt đối. Trước khi ban hành văn bản được văn thư đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản và sổ theo dõi văn bản đi với các yếu tố như: số ký hiệu, trích yếu nội dung, ngày tháng văn bản. Tất cả đều được thiết kế rõ rãng, chặt chẽ, đầy đủ dữ liệu. Các văn bản đi kể từ lúc lãnh đạo Cục ký đã được gửi đi trong ngày và chậm nhất là ngày hôm sau. Đối với các văn bản đến được Cục đăng kí vào phần mềm quản lý văn bản đến và sổ theo dõi công văn đến. Quá trình chuyển giao và giải quyết văn bản đến chịu sự giám sát gắt gao của lãnh đạo Đơn vị cũng như Chánh văn phòng. Vì vậy mà việc giải quyết văn bản đến diễn ra tương đối nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả. Hiện nay phòng làm việc của văn thư được trang bị khá đầy đủ những trang thiết bị, điều kiện làm việc phục vụ cho công tác văn thư của Cục Đầu tư nước ngoài. Các trang thiết bị bao gồm: 1 máy fax, 2 điện thoại để bàn, 1 máy sacan văn bản, 1 máy photo tài liệu và hệ thống máy tính được kết nối internet có cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi- đến của Cục Đầu tư nước ngoài. Đây là một hệ thống trực tuyến, hiện đại, tiện lợi giúp giải quyết văn bản được nhanh chóng, thuận lợi cho việc tra cứu, sử dụng khi cần thiết. * Quản lý và sử dụng con dấu Việc quản lý và sử dụng con dấu tại Cục được thực hiện tương đối tốt, chưa có bất kì sự sai sót nào nghiêm trọng. Con dấu được giao cho nhân viên văn thư quản lý và dấu chỉ được đóng vào các văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền. Công tác bảo vệ bí mật cũng được thực hiện tốt theo quy định của Nhà nước. Con dấu được bảo quản trong tủ, có khóa và chỉ nhân viên văn thư mới được mở tủ. 51
  57. Việc đóng dấu được thực hiện tương đối theo đúng kỹ thuật, không xảy ra tình trạng đóng dấu khống chỉ chưa có chữ ký và không có văn bản gốc. Tất cả những biện pháp quản lý này cho thấy sự thức đúng đắn và cần thiết của lãnh đạo Cục đối với việc quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động của cơ quan mình. * Lập hồ sơ hiện hành Hiện nay, việc lập hồ sơ hiện hành tại Cục Đầu tư nước ngoài đã có nhiều tiến bộ. Về cơ bản, quy trình về nộp hồ sơ và nộp lưu hồ sơ của Cục Đầu tư nước ngoài đã được thực hiện theo đúng chuẩn quy định. Cơ quan, đơn vị đã xây dựng được bản danh mục hồ sơ và hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ. Đa số các đơn vị trong Cục đã thực hiện nghiêm chỉnh các quy định góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ ở cơ quan. 2.4.2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được thì công tác văn thư vẫn còn gặp một số hạn chế như sau: Thứ nhất là, Công tác quản lý về văn thư mặc dù đã có những chuyển biến tích cực, song chưa đi vào thực chất và thường xuyên trong mỗi đơn vị, tổ chức,phòng, ban chưa có định hướng, kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư theo từng năm và theo giai đoạn cụ thể. Việc cụ thể hóa các quy định của Nhà nước về công tác văn thư cho phù hợp với thực tiễn cơ quan còn chậm. Cơ quan còn thiếu chế tài xử lý vi phạm, chưa có các biện pháp khen thưởng đối với tập thể, cá nhân làm tốt công tác văn thư của cơ quan. Việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra tực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư tuy đã được tăng cường nhưng vẫn còn hạn chế. Điều đó đã dẫn đến hiệu quả công tác văn thư việc cơ quan bị giảm sút, cán bộ công chức thực hiện nhiệm vụ văn thư của cơ quan chưa có động lực để thực hiện công việc. Thứ hai là, việc triển khai nghiệp vụ công tác văn thư còn tồn tại một số hạn chế: Một số khâu nghiệp vụ chưa được thực hiện đầy đủ và nghiêm túc. Việc gửi văn bản vượt cấp, văn bản sai thủ tục hành chính, sai về thể thức vẫn còn tồn tại. Một số đơn vị, các phòng ban tự soạn thảo rồi trình lên người có thẩm quyền luôn, 52
  58. không thông qua Chánh văn phòng xem xét về mặt thể thức, nội dung trước khi đưa cho lãnh đạo Cục ký. Có những văn bản được ký rồi mới phát hiện ra sự sai sót về mặt thể thức, thủ tục làm mất nhiều thời gian trong quá trình soạn thảo, ban hành cũng như giải quyết công việc. Việc quản lý văn bản đi đến trên thực tế còn một số tồn tại như: sổ đăng ký không thống nhất; việc tiếp nhận, đăng kí, trình chuyển giao và giải quyết văn bản đến có lúc chưa thực hiện theo đúng trình tự, có nơi lưu toàn bộ văn bản đến tại văn thư. Văn bản đi không lưu đầy đủ; bản lưu chưa đầy đủ thể thức(không được đóng dấu) bản lưu không được sắp xếp theo thứ tự đăng ký nên gây không ít khó khăn cho việc tìm kiếm văn bản khi cần đến. Cán bộ văn thư đôi lúc khi gấp văn bản cho vào bì thì gấp mặt có chữ ra ngoài, mặt không có chữ vào trong như vậy sẽ rất dễ để lộ thông tin trong văn bản ra ngoài, đặc biệt đối với văn bản mật. Việc quản lý và sử dụng con dấu: trên thực tế, việc bảo quản và sử dụng con dấu vẫn chưa tuyệt đối nghiêm chỉnh. Có nhiều trường hợp văn thư đóng dấu xong và quên để con dấu vào tủ. Điều này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như đóng dấu khống để thực hiện những hành vi vi phạm pháp luật, thất thoát tài sản của cơ quan Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Mặc dù Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã xây dựng và ban hành quy định về nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên trên thực tế công tác lập hồ sơ và nộp lưu ở một số phòng vẫ chưa được thực hiện theo quy trình và có một số hồ sơ vẫn chưa được lập. Hồ sơ sau khi lập đã được sắp xếp theo danh mục hồ sơ của từng phòng, bộ phận. Căn cứ vào nhiệm vụ được phòng, bộ phận giao hằng năm, cán bộ, công chức tự phân loại để lưu trữ hoặc nộp vào lưu trữ của phòng, bộ phận các hồ sơ theo quy định. Thời gian nộp hồ sơ vào lưu trữ Cục ngay 30/1 hằng năm, tuy nhiên trên thực tế thì có những năm các phòng, bộ phận chưa tiên hành nộp hồ sơ. Theo như khảo sát 2 năm gần đây (2015 và 2016) tất cả các phòng đều chưa nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Tình trạng nhiều phòng, bộ phận không nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan vẫn thường xuyên diễn ra. Lý do là công tác lập hồ sơ vẫn chưa được kiểm soát chặt chẽ từ khâu chỉ đạo, quản lý 53
  59. cho đến khâu giao nộp gây ảnh hưởng đên thu thập, bảo quản tài liệu. 2.4.3. Nguyên nhân * Nguyên nhân chủ quan: Nhận thức của một số Lãnh đạo trong cơ quan về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư chưa đầy đủ nên chưa có biện pháp chỉ đạo tích cực, hiệu quả, hoặc chưa quan tâm bố trí nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ, công tác này. Việc chỉ đạo thực hiên công tác văn thư chưa thường xuyên, liên tục nên công tác văn thư chưa đạt được hiệu quả cao. Một số cán bộ, công chức trong Cục chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư tác đối với cơ quan. Đa phần cán bộ ở các phòng, ban chưa nắm rõ về kỹ thuật soạn thảo văn bản, trong quá trình soạn thảo còn dựa theo thói quen do vậy mới dẫn đến tình trạng soạn thảo sai thể thức. Đồng thời Cục chưa có các văn bản quy định cụ thể về chế tài xử lý đôí với những văn bản sai thể thức và nội dung nên các cán bộ, công chức chưa thực sự có ý thức trách nhiệm về công việc. Công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan, văn phòng về công tác văn thư chưa được thường xuyên. Do vậy, chưa có những biện pháp chỉ đạo, chấn chỉnh kịp thời những hạn chế, thiếu sót trong công tác này. *Nguyên nhân khách quan: Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của Cục Đầu tư nước ngoài về công tác văn thư chưa đầy đủ. Có một số văn bản thay đổi, điều chỉnh nhưng việc tập huấn và phổ biến chưa kịp thời nên đã ảnh hưởng nhất định đến chất lượng, hiệu quả việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong thời gian qua. Hàng ngày số lượng văn bản cần giải quyết khá nhiều nên việc giải quyết văn bản còn gặp khó khăn. Số lượng văn bản đến và văn bản đi đều lớn nên gây áp lực cho cán bộ văn thư vì vậy mà việc xảy ra những sai xót về việc quản lý và giải quyết văn bản là điều không tránh khỏi. Sự bùng nổ của các công nghệ mới, công nghệ thông tin trước xu thế hội nhập, toàn cầu hóa kinh tê nên đã tác động, ảnh hưởng không nhỏ đến cách thức tiếp nhận, phương pháp quản lý, chỉ đạo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư 54
  60. trước yêu cầu mới. Kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư chưa được trú trọng đúng mức, chưa được bổ sung trong dự toán ngân sách hàng năm, do đó rất khó khăn trong việc triển khai các hoạt động văn thư. Việc đầu tư thêm trang thiết bị phục vụ cho kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được chú trọng, vì vậy gây khó khăn rất nhiều cho việc tìm kiêm, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Ứng dụng khoa học công nghệ vào công nghệ vào công tác lưu trữ còn hạn chế phần lớn chỉ dừng lại ở mức nhập tên hồ sơ, tài liệu vào máy tính chứ chưa có công cụ quản lý cụ thể. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động của toàn xã hội do chúng có tính xác thực cao và chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh trực tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Do điều kiện cơ sở vật chất, kinh phí đầu tư và số lượng biên chế nên Cục không bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ mà chỉ phân công cán bộ làm công tác văn thư quản lý công tác văn thư tác lưu trữ; nguyên nhân này dẫn đến tình trạng cán bộ hạn chế về chuyên môn nghiệp vụ khai thác, sử dụng tài liệu khi cần thiết chưa được thực hiên nhanh chóng, kịp thời và chưa phát huy hết tác dụng của tài liệu lưu trữ. Tiểu kết chương 2 Nhìn chung, việc tổ chức, quản lý công tác văn thư ở Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài đã thực hiện đầy đủ những nội dung quản lý của công tác văn thư. Văn phòng cũng như các phòng ban chuyên môn đã có công tác quản lý khá tốt về văn thư. Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại trong quá trình tổ chức công tác cần được khắc phục như: ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chưa đồng bộ,thiếu nhân sự cho bộ phận lưu trữ 55
  61. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI Đất nước ngày càng phát triển đòi hỏi mỗi ngành, mỗi cấp, mỗi cơ quan đều phải nhanh chóng đổi mới mình để bắt kịp đà phát triển. Công tác văn thư là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức nên việc đổi mới phát triển là điều vô cùng cấp thiết. Xuất phát từ thực trạng công tác văn thư của Cục Đầu tư nước ngoài hiện nay và yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác văn thư trong thời gian tới như sau: 3.1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài Hệ thống văn bản quy định nội quy về văn thư sẽ giúp các cán bộ trong Cục nói chung và cán bộ văn thư nói riêng thực hiện các nghiệp vụ văn thư thuận tiện. Quy định, quy chế còn là cơ sở pháp lý quan trọng để quản lý công tác văn thư lưu trữ và là căn cứ quan trọng để tiến hành kiểm tra, giám sát, xử lý kỷ luật. Tuy nhiên, qua thực trạng khảo sát cho thấy, hệ thống các văn bản quy định về văn thư của Cục Đầu tư nước ngoài còn gặp nhiều vấn đề. Do vậy hoàn thiện hệ thống văn bản về công tác văn thư là một trong những nhu cầu cần thiết. Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cơ quan nên xây dựng hoàn chỉnh các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư của cơ quan, cần căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành để soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư của cơ quan và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế của cơ quan mình như: hướng dẫn về hình thức và thể thức văn bản; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; hướng dẫn lập danh mục hồ sơ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ, quy định thời hạn bảo quản tài liệu trong hoạt động của cơ quan; hướng dẫn thu thập, bảo quản, tổ chức, sử dụng 56