Khóa luận Nâng cao hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

80 trang thiennha21 15/04/2022 5480

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Nâng cao hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_nang_cao_hieu_qua_cong_tac_phuc_vu_nguoi_dung_tin.pdf

Nội dung text: Khóa luận Nâng cao hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU 4 1. Tính cấp thiết của đề tài 4 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 5 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài 6 4. Đối tƣợng nghiên cứu 7 5. Phạm vi nghiên cứu 7 6. Phƣơng pháp nghiên cứu 7 7. Đóng góp về lý luận và thực tiễn 8 8. Kết cấu niên luận 8 NỘI DUNG 10 CHƢƠNG1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 10 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm 10 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm 13 1.3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm 15 1.4 Đội ngũ cán bộ của Trung tâm 16 1.5 Đặc điểm nguồn lực thông tin của Trung tâm 18 1.5.1 Đặc điểm về nguồn tin truyền thống 18 Trần Thị Hiền 1 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện 1.5.2 Đặc điểm về nguồn tin điện tử 19 1.6 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm 20 1.7 Vai trò của công tác phục vụ ngƣời dùng tin tại Trung tâm 20 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƢỜI DÙNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 22 2.1 Đặc điểm ngƣời dùng tin của Trung tâm 22 2.2 Các loại hình dịch vụ đang đƣợc tiến hành tại Trung tâm 24 2.2.1 Dịch vụ miễn phí 24 2.2.1.1 Phục vụ bạn đọc tại phòng đọc, phòng mƣợn tài liệu 24 2.2.1.2. Dịch vụ “hỏi – đáp” thông tin 42 2.2.2 Dịch vụ thu phí 43 2.2.2.1 Làm thẻ bạn đọc 44 2.2.2.2 Phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI) 45 2.2.2.3 Tìm tin theo yêu cầu 46 2.2.2.4 Photo tài liệu 47 2.2.2.5 Cung cấp các sản phẩm thông tin- thƣ viện 48 2.2.2.6 Đào tạo ngƣời dùng tin 49 2.2.2.7 Tƣ vấn, chuyển giao công nghệ, hƣớng dẫn nghiệp vụ thƣ viện 56 2.2.2.8 Phát hành sách 56 Trần Thị Hiền 2 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện CHƢƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG PHỤC VỤ NGƢỜI DÙNG TIN CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 57 3.1 Nhận xét 57 3.1.1 Những mặt đã đạt đƣợc 57 3.1.2 Những mặt còn hạn chế 62 3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế 64 3.2 Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng phục vụ ngƣời dùng tin của Trung tâm 65 3.2.1 Bổ sung tài liệu một cách hợp lý 65 3.2.2 Đa dạng hoá các loại hình dịch vụ 67 3.2.3 Xây dựng và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật trang thiết bị hiện đại 68 3.2.4 Xây dựng chiến lƣợc Marketing các dịch vụ thông tin – thƣ viện 69 3.2.5 Nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ 70 3.2.6 Tăng cƣờng công tác đào tạo ngƣời dùng tin 72 3.2.7 Tổ chức câu lạc bộ bạn đọc 72 3.2.8 Thực hiện liên thƣ viện 73 KẾT LUẬN 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO 79 Trần Thị Hiền 3 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Nhân loại đã và đang tiếp tục bƣớc vào kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Sự bùng nổ thông tin đang là một vấn đề thách thức lớn đặt ra với các nhà khoa học và quản lý. Nhu cầu thông tin ngày càng gia tăng, nguồn thông tin đƣợc sản sinh với số lƣợng ngày càng lớn gia tăng theo cấp số mũ, phong phú về loại hình và khó kiểm soát về chất lƣợng nội dung. Chính điều này làm cho các cơ quan thông tin, thƣ viện cần phải tích cực hơn nữa trong việc hoàn thiện và đổi mới hoạt động của mình để đáp ứng tốt nhất cho ngƣời dùng tin. Việc đổi mới và hoàn thiện ở đây chính là đổi mới cách đƣa tài liệu của mình ra để phục vụ đƣợc nhiều hơn, đƣợc nhiều bạn đọc chú ý hơn. Và nhƣ vậy thƣ viện phải thực hiện công tác phục vụ ngƣời dùng tin tốt hơn, hoàn thiện hơn. Công tác phục vụ ngƣời dùng tin là chặng đƣờng cuối cùng của chu trình đƣờng đi của tài liệu trong thƣ viện. Đây chính là tấm gƣơng phản ánh một cách rõ nét và đầy đủ trình độ tổ chức của thƣ viện cũng nhƣ năng lực làm việc của cán bộ ở tất cả các khâu từ bổ sung, trao đổi, xử lý tài liệu đến phục vụ bạn đọc. Công tác phục vụ ngƣời dùng tin thƣ viện bao gồm tất cả các hoạt động nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của ngƣời sử dụng các cơ quan thông tin, thƣ viện nói chung. Trong đó dịch vụ thông tin, thƣ viện là tất cả những gì cơ quan thông tin, thƣ viện tạo ra và cung cấp cho ngƣời dùng tin nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng các nguồn, hệ thống thông tin. Xét về bản chất, dịch vụ thông tin thƣ viện là công cụ, phƣơng tiện, hoạt động, phƣơng thức mà cán bộ thông tin, thƣ viện sáng tạo, hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu tìm và sử dụng tin của ngƣời dùng tin. Nó là yếu tố phản ánh trình độ phát triển của hoạt động thông tin thƣ viện, phản ánh vai trò của thông tin đối với quá trình phát triển. Ngày nay, sức mạnh và hiệu quả hoạt đông của một trung tâm thông tin - thƣ viện không chỉ đƣợc đo bằng khối lƣợng các nguồn tƣ liệu hiện có mà nó phải đƣợc đo bằng năng lực đáp ứng nguồn thông tin đó một cách nhanh nhất, chính xác và phù hợp nhất trên cơ sở huy động nguồn thông tin đó một cách Trần Thị Hiền 4 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện nhanh nhất và chính xác nhất để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lƣợng cao nhất phù hợp với nhu cầu của ngƣời dùng tin. Học viện Chính trị - Hành Chính Quốc gia Hồ Chí Minh là trung tâm quốc gia đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt trung, cao cấp, cán bộ khoa học chính trị của Đảng, Nhà nƣớc và các đoàn thể chính trị - xã hội. Trong những năm gần đây, Học viện đang tích cực triển khai thực hiện Nghị quyết số 52, Quyết định 149 của Bộ Chính trị về chức năng, nhiệm vụ của Học viện và các Nghị định số 80, 435 và 685 của Giám đốc Học viện về đổi mới đào tạo và nghiên cứu khoa học của Học viện. Cùng với sự đổi mới đó, Trung tâm thông tin khoa học - giảng đường thứ hai - đóng vai trò không nhỏ trong việc giúp đỡ, hỗ trợ học viên cũng nhƣ cán bộ nghiên cứu giảng dạy của Học viện tìm kiếm thông tin, tham khảo tài liệu “tự học”, “tự nghiên cứu” bằng các dịch vụ đang đƣợc tiến hành tại đây. Tuy trong thực tế dịch vụ của Trung tâm vẫn chƣa thực sự phát triển và chƣa tƣơng xứng với tiềm năng hiện có của mình, vẫn còn tồn tại những bất cập nhất định trong công tác phục vụ ngƣời dung tin. Do vậy để mọi ngƣời có thể hiểu rõ và nắm bắt khái quát hơn về dịch vụ thông tin của Trung tâm và đề xuất một số giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả phục vụ ngƣời dùng tin của Trung tâm tôi đã chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh” làm đề tài cho Khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu công tác phục vụ ngƣời dùng tin của Trung tâm Thông tin khoa học Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, về quy trình tạo lập và triển khai các dịch vụ thông tin. Trên cơ sở đó đƣa ra những đánh giá, nhận xét về những ƣu nhƣợc điểm và đƣa ra những kiến nghị đề xuất mang tính khả thi nhằm đa dạng, nâng cao chất lƣợng dịch vụ, nâng cao hiệu quả phục vụ ngƣời dùng tin. Trần Thị Hiền 5 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu + Tìm hiểu cơ sở lý luận về công tác phục vụ ngƣời dùng tin + Khảo sát và phân tích thực trạng công tác phục vụ ngƣời dùng tin tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh. + Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác phục vụ ngƣời dùng tin tại Trung tâm. 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Ngày nay hoạt động của các cơ quan thông tin và thƣ viện đang dần có những chuyển biến rõ rệt để đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu thông tin ngày càng gia tăng về số lƣợng và chất lƣợng của ngƣời dùng tin. Công tác phục vụ ngƣời dùng tin là một vấn đề rất đƣợc quan tâm. Trong những năm gần đây có không ít những khoá luận, niên luận, báo cáo khoa học, các bài nghiên cứu, báo - tạp chí viết về công tác phục vụ ngƣời dùng tin. Cụ thể với các bài trích tạp chí “Phát triển các dịch vụ thông tin trong các cơ quan thông tin – thư viện” của tác giả Nguyễn Huy Thắng đăng trên Tạp chí Thông tin và tƣ liệu, (Số1, 2010, tr.24-28) đã đề cập tới một khía cạnh trong công tác phục vụ ngƣời dùng tin đó là phát triển các dịch vụ thông tin để đáp ứng tốt nhất cho ngƣời dùng tin trên cơ sở tìm hiểu về nhu cầu tin. Với bài “hình thành dịch vụ Thông tin – thư viện “sẵn sàng đáp ứng” trong trường Đại Học” của tác giả Dƣơng Thị Vân đăng trên Tạp chí Thƣ viện Việt Nam, (Số 3, 2008, tr.16-19) đã cho chúng ta thấy tầm quan trọng của việc xây dựng một hệ thống dịch vụ đáp ứng đƣợc đầy đủ các nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, cũng chính là việc hoàn thiện công tác phục vụ của Trung tâm mình. Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh (đặc biệt là công tác phục vụ ngƣời dùng tin ) cũng là đối tƣợng nghiên cứu của nhiều đề tài. Gần đây nhất, khoá luận “Tổ chức và hoạt động của Thư viện Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh” (2006) của tác giả Phạm Thị Hải đã đề cập về hoạt động chung và cách thức tổ chức của Trung Trần Thị Hiền 6 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện tâm. Tuy nhiên tác giả đề cập ở mức độ khái quát, chƣa đi nghiên cứu sâu, tìm hiểu về cách thức phục vụ ngƣời dùng tin, các bƣớc tiến hành dịch vụ. Đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh” là đề tài hoàn toàn mới ở mức độ nghiên cứu Khoá luận. 4. Đối tƣợng nghiên cứu Khoá luận tập trung nghiên cứu công tác phục vụ ngƣời dùng tin của Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh 5. Phạm vi nghiên cứu 5.1 Phạm vi về không gian Công tác phục vụ ngƣời dùng tin tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh 5.2 Phạm vi về thời gian. Nghiên cứu công tác phục vụ ngƣời dùng tin trong giai đoạn hiện nay (2009-2010) 6. Phƣơng pháp nghiên cứu 6.1 Phương pháp luận Khoá luận dựa trên cơ sở phép biện chứng duy vật lịch sử, quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh về công tác sách, báo và thƣ viện; các chỉ thị và nghị quyết của Đảng và Nhà nƣớc về đƣờng lối phát triển sự nghiệp thông tin – thƣ viện 6.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể sau: Trần Thị Hiền 7 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện - Tổng hợp, thống kê tài liệu - Nghiên cứu tài liệu - Quan sát trực tiếp và gián tiếp - Phỏng vấn cán bộ thƣ viện của Trung tâm - Phƣơng pháp điều tra bằng bảng hỏi 7. Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn 7.1 Ý nghĩa về mặt lý luận Góp phần hoàn thiện lý luận về công tác phục vụ ngƣời dùng tin trong hoạt động thông tin – thƣ viện và vai trò của công tác phục vụ ngƣời dùng tin tại Trung tâm Thông tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh 7.2 Ý nghĩa về mặt thực tiễn Khảo sát thực trạng công tác phục vụ ngƣời dùng tin; đƣa ra một số nhận xét về hoạt động của công tác này, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác phục vụ ngƣời dùng tin tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh. 8. Kết cấu niên luận Ngoài phần Lời nói đầu, kết luận và tài liệu tham khảo niên luận gồm những phần chính sau: Chƣơng 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh. Chƣơng 2: Thực trạng công tác phục vụ ngƣời dùng tin tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh. Trần Thị Hiền 8 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Chƣơng 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng công tác phục vụ ngƣời dùng tin cuả Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị- Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh. Trần Thị Hiền 9 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện NỘI DUNG CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 1.1 Quá trình hình thành và phát triển Phòng Tƣ liệu - tiền thân của Trung tâm Thông tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh ngày nay đƣợc thành lập từ đầu năm 1962 với chức năng nhiệm vụ trực tiếp quản lý và cung cấp các loại tài liệu phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu của trƣờng Nguyễn Ái Quốc Trung ƣơng. Với số lƣợng biên chế tính trung bình chƣa đến 20 ngƣời đƣợc tổ chức thành 4 tổ chuyên môn, Phòng Tƣ liệu đã hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ đƣợc giao. Trong đó, các nhiệm vụ chủ yếu là: Bổ sung, xử lý, bảo quản sách; Tổ chức phục vụ học viên, giảng viên và cán bộ nhà trƣờng; Biên dịch các bài giảng của các giáo sƣ Liên Xô, Trung Quốc và các tài liệu nƣớc ngoài; Đánh máy, in tài liệu phục vụ học tập, nghiên cứu. Cùng với sự phát triển của Nhà trƣờng, khi Trƣờng Đảng Nguyễn Ái Quốc Trung ƣơng đổi tên thành Trƣờng Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc thì Phòng Tƣ liệu cũng đƣợc nâng lên thành cấp Vụ: ngày 15-4-1978 Giám đốc Trƣờng Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc đã ký Quyết định số 48 NQ/TĐ về việc thành lập Vụ Tƣ liệu trực thuộc. Theo Quyết định này, Vụ Tƣ liệu có nhiệm vụ nghiên cứu, chỉ đạo và thống nhất quản lý công tác thông tin tƣ liệu thƣ viện, biên dịch tài liệu nƣớc ngoài nhằm phục vụ đắc lực và kịp thời cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học trong trƣờng. Với số lƣợng khoảng trên 40 ngƣời đƣợc tổ chức thành 2 phòng: Phòng Lƣu trữ - Thƣ viện và Phòng Thông tin - Biên dịch và 2 tổ chuyên môn. Chức năng nhiệm vụ của cả Vụ cũng nhƣ của riêng từng phòng cho thấy hoạt động của Vụ đã từng bƣớc mang chất thông tin, không còn đơn thuần là một đơn vị cung cấp tƣ liệu. Tính thông tin đặc biệt đƣợc thể hiện trong hoạt động xử lý tin, các hình thức thông tin ấn phẩm, thông tin miệng, thông tin chuyên đề. Chính ở giai đoạn này, từ 1984 - 1985 “Sưu tập chuyên đề”, “Thông tin chuyên đề” rồi “Thông tin tư liệu” Trần Thị Hiền 10 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện đã ra mắt bạn đọc, phục vụ cán bộ giảng dạy, học viên, là tiền thân của các loại ấn phẩm thông tin của Trung tâm ngày nay. Sau khi trƣờng Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc đổi tên thành Học viện Khoa học Xã hội Nguyễn Ái Quốc, Học viện đã đầu tƣ xây dựng đề án cải tiến công tác thông tin, xây dựng bộ máy làm công tác thông tin với sự tham gia tích cực và có hiệu quả của Ban lãnh đạo Vụ Tƣ liệu, Ban Giám đốc Học viện Nguyễn Ái Quốc đã ra Quyết định số 6 - QĐ ngày 5/7/1988: chuyển Vụ Tƣ liệu thành Trung tâm Thông tin - Tƣ liệu trực thuộc Ban Giám đốc Học viện Nguyễn Ái Quốc. Trong quyết định về chức năng nhiệm vụ của Trung tâm có ghi rõ “Trung tâm là cơ quan thông tin - tƣ liệu tổng hợp về lý luận Mác - Lênin và khoa học xã hội nói chung, có chức năng nghiên cứu, cung cấp thông tin; tổ chức, hƣớng dẫn các hoạt động thông tin - tƣ liệu nhằm đáp ứng các yêu cầu thuộc trách nhiệm Học viện quản lý, đào tạo, bồi dƣỡng”. Về tổ chức: với 38 cán bộ lúc thành lập, Trung tâm có 3 phòng: Phòng Thƣ viện, Phòng Văn kiện và Lƣu trữ tƣ liệu, Phòng Xử lý và Phổ biến tin và một tổ Tổng hợp. Đến năm 1995 sáp nhập Tổ Tổng hợp và Phòng Lƣu trữ thành Phòng Tổng hợp - Lƣu trữ. Tháng 5/1997, sau khi Học viện CTQG Hồ Chí Minh hợp nhất với Viện nghiên cứu chủ nghĩa Mác - Lênin, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, trung tâm Thông tin - Tƣ liệu đƣợc hợp nhất với Viện Thông tin khoa học và có tên gọi là Viện Thông tin khoa học. Khi hợp nhất Viện có 68 cán bộ, đƣợc tổ chức thành 4 phòng chuyên môn: Phòng Tổng hợp - Lƣu trữ, Phòng Thƣ viện, Phòng Xử lý và Phổ biến tin và Phòng Thông tin phục vụ lãnh đạo với đội ngũ cán bộ quản lý của Viện là Viện trƣởng và 3 Phó Viện trƣởng về chức năng nhiệm vụ của Viện đã đƣợc Giám đốc Học viện ra Quyết định số 497 QĐ/HV. Trần Thị Hiền 11 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Ngày 1 tháng 10 năm 2008 theo quyết định Số: 2248/QĐ – HVCT – HCQG quyết đinh đổi tên Viện thông tin khoa học thành Trung tâm Thông tin khoa học nhƣ hiện nay. Thành tích của Trung tâm thể hiện trên toàn bộ các mảng hoạt động chuyên môn: Công tác tạo nguồn đã bổ sung đƣợc một lƣợng sách, tài liệu lớn hơn nhiều so với những năm trƣớc và đảm bảo chất lƣợng. Công tác phục vụ đƣợc đa dạng hóa: phục vụ tại các phòng đọc, phòng mƣợn, cung cấp bản sao, bản gốc, thông tin phục vụ lãnh đạo, phục vụ trực tiếp theo yêu cầu Thông tin ấn phẩm thật đa dạng – Trung tâm đã có ấn phẩm thứ ba đƣợc Bộ Văn hóa Thông tin cấp giấy phép đó là Bản tin Những vấn đề Chính trị - Xã hội. Tổng số các loại ấn phẩm định kỳ và không định kỳ của Trung tâm lên tới 10 loại với các nội dung đa dạng, phong phú và hình thức đƣợc cải tiến. Một thành tựu hết sức đặc biệt trong giai đoạn hiện nay đó là công tác ứng dụng công nghệ thông tin, tin học hóa tƣ liệu. Đƣợc Ban Giám đốc giao nhiệm vụ và chỉ đạo, Bộ Khoa học và Công nghệ tài trợ và sự hợp tác của nhiều cơ quan, Thƣ viện điện tử của Học viện đƣợc hoàn thành. Tuy mới là giai đoạn 2 song đang đi vào hoạt động có hiệu quả. Đồng thời Trung tâm còn đƣợc trang bị một số công nghệ và thiết bị nhƣ mã vạch. Hiện nay, Dự án khả thi cho một Thƣ viện điện tử mở rộng của hệ thống Học viện đang đƣợc xây dựng. Chắc chắn hoạt động thông tin của toàn hệ thống Học viện trong đó có sự đóng góp của Viện Thông tin khoa học sẽ có những bƣớc tiến mạnh mẽ phục vụ cho nhiệm vụ chính trị của Học viện. Nghiên cứu khoa học cũng là công tác đƣợc đẩy mạnh trong giai đoạn này và đƣợc coi là nhiệm vụ hết sức quan trọng sau nhiệm vụ phục vụ. Các mặt họat động khác, kể cả chuyên môn và sinh hoạt hàng ngày Trung tâm luôn là một đơn vị hoàn thành xuất sắc, có phong trào thi đua sôi nổi, có chất lƣợng. Trần Thị Hiền 12 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm 1.2.1 Chức năng của Trung tâm Trung tâm Thông tin khoa học là đơn vị trực thuộc Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh. Trung tâm Thông tin khoa học thực hiện các chức năng: quản lý, bảo đảm các hoạt động thông tin khoa học, tƣ liệu, thƣ viện; nghiên cứu, ứng dụng thông tin khoa học phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học lý luận chính trị - hành chính; làm đầu mối nghiệp vụ thông tin, tƣ liệu, thƣ viện của toàn Học viện; dịch vụ thông tin khoa học. 1.2.2 Nhiệm vụ của Trung tâm 1. Cung cấp thông tin, tƣ liệu phục vụ công tác đào tạo và bồi dƣỡng cán bộ, nghiên cứu khoa học, công tác lãnh đạo, quản lý của Học viện, góp phần phục vụ việc nghiên cứu, hoạch định đƣờng lối, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc. 2. Tổ chức nghiên cứu khoa học về thông tin, thƣ viện và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác thông tin khoa học trong toàn Học viện. Tham mƣu cho Giám đốc Học viện về phát triển và quản lý công tác thông tin khoa học của Học viện. 3. Thu thập, chọn lọc, xử lý, phân loại và phát triển các nguồn tin trong nƣớc và ngoài nƣớc về chủ nghĩa Mác - Lênin, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, các khoa học chính trị, hành chính và các khoa học xã hội - nhân văn; xây dựng ngân hàng tin mạnh bao gồm các loại cơ sở dữ liệu, cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu công tác của lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc, của cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, học viên của Học viện và các đối tƣợng dùng tin khác. 4. Tổ chức biên soạn, biên dịch các tài liệu nƣớc ngoài, xuất bản và phát hành các ấn phẩm thông tin: tạp chí “Thông tin khoa học chính trị - hành chính” (tiếng Việt), tạp chí “Thông tin khoa học” (tiếng Anh), bản tin phục vụ lãnh đạo theo quy định của pháp luật và của Giám đốc Học viện. Trần Thị Hiền 13 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện 5. Quản lý và tổ chức hoạt động của Thƣ viện. Bổ sung tài liệu theo kế hoạch đã duyệt, thực hiện đúng các quy tắc, nghiệp vụ, quy trình hoạt động của Thƣ viện để phục vụ các đối tƣợng dùng tin theo quy định. 6. Quản lý, vận hành, phát triển mạng thông tin điện tử nội bộ và Thƣ viện điện tử. 7. Phát hành các loại sách, báo, tạp chí, tài liệu học tập, nghiên cứu, giảng dạy và tham khảo khác tại Trung tâm, đáp ứng tốt nhu cầu của cán bộ, học viên. Thu, phát, ghi, gỡ, sao, nhân băng ghi âm, ghi hình các hoạt động khoa học, đào tạo và các hoạt động quan trọng khác của Học viện. 8. Tổ chức lƣu trữ và bảo quản thông tin khoa học với các loại hình vật mang tin khác nhau trong Học viện (dạng giấy, CD-ROM, DVD, VCD, vi phim ) theo quy định về lƣu trữ Quốc Gia. 9. Phối hợp tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác thông tin khoa học của các đơn vị trong toàn Học viện; các trƣờng chính trị tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng. 10. Tổ chức hƣớng dẫn các đối tƣợng dùng tin trong Học viện. 11. Tổ chức các dịch vụ thông tin theo quy định của Nhà nƣớc và của Học viện. 12. Hợp tác với các tổ chức trong nƣớc và nƣớc ngoài trên lĩnh vực thông tin khoa học theo quy định của pháp luật và của Giám đốc Học viện. 13. Quản lý, chăm lo xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm về mọi mặt; thực hiện tốt chế độ, chính sách, công tác thi đua - khen thƣởng và kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm theo phân cấp quản lý. Thực hiện phòng và chống tham nhũng, tiêu cực, lãng phí trong đơn vị theo quy định của pháp luật. Quản lý tài chính và tài sản theo phân cấp của Giám đốc Học viện. 14. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao. Trần Thị Hiền 14 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện 1.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của Trung tâm đƣợc phân chia theo sơ đồ sau: GIÁM ĐỐC ĐẢNG UỶ BCH CÔNG ĐÕAN CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Phòng Phòng Tạp chí Tạp Phòng Tổng Quản Thƣ Thông tin chí xử lý hợp – trị viện KH thông và phổ Hành mạng Chính trị - tin KH biến chính hành (Tiếng thông chính Anh) tin Trần Thị Hiền 15 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Trong đó phòng thƣ viện đƣợc phân chia tiếp nhƣ sau: Trƣởng phòng thƣ viện(01) Phó phòng thƣ viện (02) Tổ bổ sung – Tổ bạn đọc Tổ báo - tạp chí biên mục (phục vụ NDT) và thƣ mục P.xử lý P.đọc P.đọc P.đọc P. P. P.báo Quầy kỹ trực tổng sau mƣợn mƣợn tạp phát thuật tuyến hợp đại tổng sách chí hành nghiệp học hợp kinh sách vụ điển 1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật – trang thiết bị Trung tâm đƣợc giao sử dụng 1500m 2 cho một tầng của một toà nhà 3 tầng bao gồm một số phòng chính sau: Hệ thống phòng đọc: * Một phòng đọc tổng hợp: 170m 2 với 80 bàn đọc (trong đó có 56 bàn đọc dạng cabin) để bạn đọc làm việc, đƣợc trang bị hệ thống chiếu sang và điều hoà nhiệt độ. Đây là phòng đọc tài liệu tham khảo và báo tạp chí. * Một phòng đọc tra cứu Sau đại học: diện tích 80m với 40 chỗ ngồi chủ yếu cho cán bộ và học viên sau đại học, nghiên cứu sinh. Đây là phòng đọc kết nối với kho tài liệu (chủ yếu là luận văn, luận án và sách tham khảo). Phòng đọc đƣợc Trần Thị Hiền 16 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện trang bị 6 máy tính (4 máy cho học viên tra cứu, 2 máy cho thủ thƣ). Hệ thống điều hoà và chiếu sáng đầy đủ. * Phòng đọc trực tuyến: có diện tích 80m 2 với 16 bàn đọc gắn máy tính và các thiết bị kèm. Hệ thống kho tàng: * Kho phòng mƣợn sách kinh điển: có diện tích 150m , là nơi lƣu trữ những tài liệu của các nhà sáng lập ra chủ nghĩa Mác Lênin, chủ tịch Hồ Chí Minh và các lãnh tụ của Đảng và Nhà nƣớc ta; các tài liệu văn kiện Đại hội, hội nghị Trung ƣơng Đây là một kho khá đặc thù của Thƣ viện trƣờng chính trị. * Kho sách phòng mƣợn tổng hợp: có diện tích 220m (chia thành 2 phòng), là nơi lƣu trữ các sách tham khảo, giáo trình, sách công cụ tra cứu * Kho sách phòng đọc tổng hợp (nằm ở tầng 2 và tầng 3) có diện tích là 250m , là kho tài liệu phục vụ cho phòng đọc tổng hợp là nơi lƣu trữ đầy đủ nhất tài liệu nghiên cứu, học tập trong Thƣ viện. * Kho tài liệu lƣu trữ: có diện tích là 80m để lƣu trữ các tài liệu nhiều bản sách nhƣ sách kinh điển (Lênin toàn tập) và một số tài liệu khác. * Kho sách sau đại học: với diện tích 90m là kho tài liệu phục vụ cho phòng đọc sau đại học nằm liền kề với phòng đọc sau đại học. Đây là một nơi lƣu trữ tất cả các luận văn, luận án do các học viên cao học va nghiên cứu sinh lƣu chiểu. Hệ thống phòng làm việc nghiệp vụ khác: Là nơi làm việc của cán bộ thƣ viện nhƣ: bổ sung, xử lý kỹ thuật, phát hành báo tạp chí với diện tích khoảng 110m . Trần Thị Hiền 17 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Trang thiết bị: Về cơ bản thƣ viện vẫn hoạt động trên cơ sở là một thƣ viện truyền thống: vốn tài liệu là các sách báo in, đƣợc xếp trên giá. Hệ thống tra cứu vẫn sử dụng tủ phích mục lục, các thao tác phục vụ vẫn thực hiện bằng phƣơng pháp thủ công. Hiện nay mỗi cán bộ thƣ viện đều đƣợc trang bị một máy tính cá nhân. Nằm trong dự án Thƣ viện điện tử, phía Hàn Quốc đã trang bị cho Thƣ viện hạ tầng cơ sở kỹ thuật tƣơng đối hiện đại gồm nhiều máy móc: máy in thẻ bạn đọc, máy quýet, máy scan, máy đóng sách, máy in mã vạch, ổ ghi DVD, CD và các thiết bị văn phòng khác. 1.5 Đặc điểm nguồn lực thông tin của Trung tâm Hoạt động của một trung tâm thông tin – thƣ viện phụ thuộc rất nhiều vào nguồn lực thông tin. Nguồn lực thông tin của một thƣ viện là tập hợp có hệ thống những xuất bản phẩm và những vật mang tin khác nhau. Đối với Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh nguồn lực thông tin có thể đƣợc chia làm 2 nhóm chính: nguồn tin truyền thống và nguồn tin hiện đại. 1.5.1 Đặc điểm nguồn tin truyền thống Bao gồm nguồn thông tin văn bản (sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án): Nguồn lực thông tin của Trung tâm đã đƣợc kế thừa và chọn lọc trong gần 50 năm xây dựng và trƣởng thành và ngày càng phát triển về số lƣợng và chất lƣợng, là nguồn tin chính chiếm tỉ trọng lớn trong vốn tài liệu của Trung tâm. Nguồn tài liệu này đƣợc chia làm 2 loại: tài liệu công bố và tài liệu không công bố.  Tài liệu công bố hay còn gọi là tài liệu xuất bản thƣờng do các nhà xuất bản ấn hành và thƣờng đƣợc đánh chỉ số ISBN hoặc ISSN, đƣợc phân phối qua các kênh phát hành chính thức nhƣ các nhà xuất bản, các công ty, các đại lý phát hành, hiệu sách Hiện nay, ở Trung tâm số lƣợng tài liệu dạng này lên tới hàng trăm ngàn cuốn sách, trung bình mỗi năm Thƣ viện bổ sung khoảng 400 tên sách với gần 4000 cuốn. Tài liệu bổ sung vào chủ yếu là sách chính trị xã hội: sách kinh điển Trần Thị Hiền 18 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Mác, Ănghen, Lê-nin, Hồ Chí Minh, tài liệu của các vị lãnh đạo Đảng, xây dựng Đảng, kinh tế chính trị, luật , các sách văn hoá, giải trí Hiện nay thƣ viện có khoảng 45000 tên tài liệu. Cơ cấu sách: Sách kinh điển chiếm 20% Sách giáo trình chiếm 10% Sách tham khảo chiếm 60% Ngoài ra Trung tâm còn bổ sung một số lƣợng báo tạp chí khá lớn. Trung bình mỗi năm bổ sung:  Báo tiếng Việt 60 loại (từ 1- 2 bản)  Báo chí tiếng Việt: 80 tên tạp chí (từ 1- 2 bản)  Bản tin: là những bản tin thuộc Trung tâm thông tin hoặc các viện trong Học viện ấn hành  Báo tạp chí ngoại văn khoảng gần 60 tên với nhiều thứ tiếng nhƣ: Trung, Nga, Pháp, Anh, Đức  Tài liệu không công bố hay còn gọi là tài liệu “xám”. Hiện nay tài liệu xám của Trung tâm bao gồm: Luận văn cử nhân: 8865 Luận án Thạc sĩ: 11210 Luận án tiến sĩ: 1005 Đề tài nghiên cứu: 1182 1.5.2 Đặc điểm nguồn tin điện tử ( băng từ, CD-ROM, CSDL) Bên cạnh nguồn thông tin truyền thống Trung tâm đã và đang tiếp tục hoàn thiện cơ sở dữ liệu thƣ mục và cơ sở dữ liệu sách thƣ viện dùng cho tra cứu. Trần Thị Hiền 19 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện + CSDLTM: đã lên tới hàng chục ngàn biểu ghi các bài trích báo, tạp chí + CSDL SACHTV: là cơ sở dữ liệu lớn và quan trọng nhất của Thƣ viện. Đây là cơ sở dữ liệu quản lý các luận án thạc sỹ, luận án tiến sỹ, đề tài nghiên cứu đƣợc bảo vệ tại Học viện. + Nguồn tin dạng CD-ROM ở Thƣ viện rất ít, với “Hồ Chí Minh toàn tập”, “Hệ thống văn bản pháp luật có liên quan”, “Tuổi trẻ Việt Nam học tập và làm theo tấm gƣơng đạo đức Hồ Chí Minh” 1.6 Đội ngũ cán bộ Hiện tại đội ngũ cán bộ của Trung tâm gồm 53 ngƣời. Ban lãnh đạo Trung tâm gồm 03 đồng chí: + Phó giáo sƣ, Tiến sĩ Võ Văn Đức, Giám đốc + Tiến sĩ Đặng Lễ Nghi, Phó Giám đốc + Tiến sĩ Lê Văn Toan, Phó Giám đốc - Cán bộ, công chức của Trung tâm: 01 Phó giáo sƣ, Tiến sĩ; 05 Tiến sĩ; 08 Thạc sĩ; 37 cử nhân. 1.7 Vai trò của công tác phục vụ ngƣời dùng tin tại Trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh trực thuộc Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng Cộng sản Việt Nam là trung tâm quốc gia về đào tạo cán bộ và nghiên cứu khoa học về chủ nghĩa Mác – Lênin, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh. Học viện có nhiệm vụ đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý trung, cao cấp của Đảng và Nhà nƣớc. Đào tạo cán bộ khoa học chuyên ngành chính trị, hành chính và các chuyên ngành về khoa học xã hội khác ở bậc đại học, cao học và nghiên cứu sinh. Học viện còn có nhiệm vụ nghiên cứu khoa học về chủ nghĩa Mác – Lênnin, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh về lịch sử xây dựng Đảng và khoa học hành chính để cung cấp luận cứ khoa học cho việc hoàn thiện đƣờng lối, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc. Trần Thị Hiền 20 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Do vậy, Trung tâm Thông tin khoa học của Học viện đóng một vai trò rất quan trọng trong việc góp phần thực hiện các chức năng, nhiệm vụ mà Học viện đề ra. Công tác phục vụ ngƣời dùng tin tại đây luôn đƣợc đặt lên hàng đầu, không những chú trọng vào việc nghiên cứu nhu cầu của ngƣời dùng tin mà còn chú trọng vào việc xây dựng và hoàn thiện hơn nữa công tác phục vụ ngƣời dùng tin. Công tác phục vụ ngƣời dùng tin tại đây không chỉ góp phần thúc đẩy hiệu quả hoạt động của Trung tâm mà nó còn giúp cho Trung tâm hoàn thành tốt vai trò, nhiệm vụ của một “giảng đƣờng thứ hai” tại Học viện. Trần Thị Hiền 21 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƢỜI DÙNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 2.1 Đặc điểm ngƣời dùng tin của Trung tâm Ngƣời dùng tin của Trung tâm bao gồm các cán bộ lãnh đạo quản lý của Học viện, cán bộ nghiên cứu, giảng viên, cán bộ chuyên môn và các học viên của học viện. Ngoài ra Trung tâm còn phục vụ các đối tƣợng ngƣời dùng tin bên ngoài Học viện. Ngƣời dùng tin của Trung tâm chia làm các nhóm: - Nhóm cán bộ nghiên cứu và giảng dạy: Là nhóm ngƣời dùng tin chiếm tỷ lệ cao trong tổng số ngƣời dùng tin của Trung tâm. Công việc nghiên cứu cũng nhƣ các đề tài, dự án đòi hỏi các nhà khoa học phải chủ động tìm tòi những thông tin cần thiết, cập nhật tại các thƣ viện. Dù thuộc nhiều chuyên ngành khác nhau nhƣng nhóm này đều có mối quan tâm đến các vấn đề nhƣ lý luận chính trị và các chuyên ngành khoa học xã hội chuyên sau tại Học viện. Dạng tài liệu “xám” đƣợc đa số ngƣời dùng tin trong nhóm này rất quan tâm, tập trung các công trình nghiên cứu, báo cáo khoa học, thông tin chuyên đề, các kỷ yếu hội nghị, hội thảo. Thông tin dành cho nhóm đối tƣợng này rất đa dạng nhƣng đòi hỏi chuyên sâu để phù hợp với chuyên ngành cũng nhƣ vấn đề mà họ nghiên cứu. Họ luôn yêu cầu đƣợc cung cấp những thông tin mới, cập nhật, đầy đủ và chính xác. Dạng tài liệu mà nhóm ngƣời dùng tin này thƣờng sử dụng ngoài sách, tạp chí, tƣ liệu, họ rất quan tâm đến các thông tin chuyên đề, tài liệu dịch, thông tin trên Internet. Họ cũng rất hay tìm kiếm thông tin trong các dạng tài liệu cấp 2 nhƣ Thƣ mục chuyên đề, Thƣ mục Thông báo sách mới, tài liệu tổng thuật, lƣợc thuật Các tài liệu này giúp đỡ họ nhanh chóng nắm bắt tình hình nghiên cứu trong, ngoài nƣớc và lựa chọn, khai thác thông tin nhanh chóng và thuận tiện. Trần Thị Hiền 22 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện - Nhóm cán bộ quản lý Đặc điểm của nhóm ngƣời dùng tin này là vừa đảm nhiệm chức năng lãnh đạo, quản lý ở các Viện, Vụ vừa trực tiếp tham gia hoặc làm chủ nhiệm các đề tài, dự án, công trình nghiên cứu. Nhóm này chiếm một tỷ lệ không lớn song lại có vai trò hết sức quan trọng vì họ là những ngƣời tổ chức thực hiện các kế hoạch nghiên cứu của cơ quan, góp phần đƣa ra những kiến nghị và những cứ liệu khoa học nhằm góp phần hoạch định các chính sách Để đảm đƣơng nhiệm vụ này, nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ quản lý cần đƣợc cung cấp những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời. Ngoài những thông tin chuyên sâu về chuyên ngành, họ còn cần những thông tin tổng hợp thuộc nhiều lĩnh vực. Thông tin dành cho họ càng cô đọng, súc tích càng tốt nhƣ: Thông tin về hệ thống các văn bản pháp luật, chỉ thị, nghị quyết, chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc về quản lý khoa học. Thông tin về chiến lƣợc phát triển kinh tế - xã hội, về diễn biến chính trị, chính sách ngoại giao, xu hƣớng phát triển nội tại của khu vực, sự phát triển của khu vực trong mối quan hệ với bên ngoài. Thông tin nhanh, có tính dự báo về các vấn đề “nóng” của khu vực nhƣ bản tin Những vấn đề chính trị xã hội, Bản tin lãnh đạo Các thông tin này thƣờng ở dạng đã đƣợc chọn lọc, xử lý, gia cố nhƣ Tin nhanh, Tin tham khảo đặc biệt, Thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận Việc tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin phục vụ cán bộ lãnh đạo, quản lý là một việc làm hết sức quan trọng. Yêu cầu đáp ứng thông tin phải đầy đủ, toàn diện, giúp làm tăng hàm lƣợng khoa học trong các quyết định làm cơ sở để xác định chiến lƣợc phát triển của Học viện đƣợc tốt hơn. - Nhóm cán bộ, công nhân viên trong Học viện Là đội ngũ cán bộ các đơn vị hậu cần. Họ đến tìm tài liệu với nhiều lý do nhƣ để đọc tin tức, nắm bắt tình hình thời sự, truy cập internet, giải trí .Do vậy, nhu cầu thông tin của họ cũng khá đa dạng và phong phú ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Trần Thị Hiền 23 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện - Nhóm học viên Là học viên của các lớp Cao học, nghiên cứu sinh, các lớp cao cấp lý luận chính trị .Khác với học viên ở các trƣờng Đại học, học viên ở Học viện phần lớn đều là những ngƣời có trình độ đại học và trên đại học, trình độ lý luận và có thể là cán bộ lãnh đạo quản lý ở các địa phƣơng. Nhu cầu tin của họ rất đa dạng, phong phú từ những tài liệu chuyên sâu về các ngành, đến các tài liệu tham khảo, các tài liệu giải trí nhƣ tiểu thuyết, thơ . - Nhóm người dùng tin bên ngoài Học viện Là những cán bộ nghiên cứu, giảng viên, học viên từ các trƣờng đại học, các cán bộ khoa học của các ban ngành của cơ quant rung ƣơng và địa phƣơng. Họ đến để nghiên cứu thông tin về lý luận chính trị, lịch sử, xây dựng Đảng Nhu cầu tin của nhóm đối tƣợng này là những tài liệu có tính chất chuyên sâu về các ngành khoa học xã hội và nhân văn, đặc biệt là tài liệu chủ nghĩa MácLênin, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh. 2.2 Các loại hình dịch vụ đang đƣợc tiến hành tại Trung tâm 2.2.1 DỊCH VỤ MIỄN PHÍ 2.2.1.1 Phục vụ bạn đọc tại phòng đọc, phòng mượn tài liệu Làm việc các ngày trong tuần (trừ sáng thứ 4 thƣ viện nghỉ làm nghiệp vụ) Thời gian mở cửa: Sáng: từ 7h30 đến 11h Chiều: từ 13h30 đến 16h30 Phòng đọc tổng hợp (tầng 2) Gồm các loại sách báo, tạp chí trong nƣớc và ngoài nƣớc, luận văn cử nhân. Ký hiệu kho: PD, TC, 1TC, TCL Trần Thị Hiền 24 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Yêu cầu bạn đọc ra vào có thẻ. Đây là phòng đọc mở, giúp cho bạn đọc có thể dễ dàng tìm thấy những tài liệu mình cần. Các tài liệu đƣợc phục vụ ở đây bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau nhƣ các tài liệu khoa học xã hội nhân văn, các tài liệu chính trị đảng, các văn kiện, từ điển Là phòng phục vụ tất cả các đối tƣợng ngƣời dùng tin tại Học viện. Đây là nơi có đầy đủ các loại tài liệu nhất. Tại đây ngƣời dùng tin đƣợc tiếp cận với gần 2 vạn cuốn sách tham khảo ở nhiều chuyên ngành khác nhau, khoảng 2000 cuốn sách tra cứu rất có giá trị nhƣ: từ điển, niên giám thống kê 8865 cuốn luận văn cử nhân của các khoá trƣớc. Đặc biệt tại đây bạn đọc có thể đọc 60 loại báo và 125 loại tạp chí tiếng Việt, 69 loại báo, tạp chí ngoại văn. Tất cả các loại tạp chí hạt nhân, báo Nhân dân và Quân đội nhân dân đều đƣợc thƣ viện đóng lƣu từ nhiều năm nay. Đây thực sự là nguồn tài liệu phục vụ đắc lực cho việc nghiên cứu, giảng dạy, cũng nhƣ học tập của bạn đọc. Phòng phục vụ theo hình thức bán mở (Tất cả các loại báo, tạp chí đều phục vụ theo hình thức kho mở, còn đối với luận văn và sách phòng phục vụ theo hình thức kho kín). Vốn tạp chí tại đây rất phong phú về thể loại. Có thể kể đến nhƣ: + Tạp chí doanh nhân và pháp luật + Tạp chí hoạt động khoa học + Tạp chí hồ sơ và sự kiện + Tạp chí khoa học chính trị + Tạp chí khoa học xã hội + Tạp chí quản lý nhà nƣớc + Tạp chí quốc phòng toàn dân + Tạp chí tài chính Trần Thị Hiền 25 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện + Tạp chí kinh tế và chính trị thế giới + Tạp chí kinh tế dự báo + Tạp chí lao động và công đoàn + Tạp chí thanh tra . Với vốn tài liệu phong phú và hình thức phục vụ trên, hàng năm phòng đọc tổng hợp thu hút khoảng 4000 lƣợt bạn đọc đến đọc tài liệu. lƣợt luân chuyển sách hơn 1000 bản, lƣợt luân chuyển luận văn hơn 4400 bản, lƣợt luân chuyển báo, tạp chí khoảng 12500 bản. Phòng đọc đƣợc tổ chức theo hình thức kho mở do vậy thu hút đƣợc nhiều bạn đọc đến ngoài mục đích nghiên cứu, còn có mục đích giải trí với nhiều loại tạp chí về đời sống xã hội. Tại đây, vốn tài liệu tiếng Việt đƣợc sử dụng là chủ yếu. Tuy nhiên bên cạnh đó tài liệu thuộc các thứ tiếng khác cũng đƣợc sử dụng khá nhiều: Bảng 01: Ngôn ngữ tài liệu ngoài tiếng Việt được sử dụng: Ngôn ngữ Số phiếu Tỷ lệ (%) Tiếng Anh 43 55.12 Tiếng Pháp 06 7.69 Tiếng Nga 01 1.28 Tiếng Trung 02 2.56 Trần Thị Hiền 26 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Biểu đồ 01: Ngôn ngữ ngoài tiếng Việt được sử dụng 60 50 40 55.12% 30 20 10 7.69% 2.56% 1.28% 0 Tiếng Anh Tiếng Pháp Tiếng Trung Tiếng Nga Nhƣ vậy có thể thấy ngoài ngôn ngữ tiếng Việt là chủ yếu thì tiếng Anh cũng là ngôn ngữ đƣợc đông đảo bạn đọc sử dụng (55.12%). Số lƣợng học viên, cán bộ khoa học biết tiếng Anh ngày càng nhiều bởi vì trong những năm gần đây, do yêu cầu đào tạo mà tiếng Anh đƣợc đƣa vào giảng dạy nhiều hơn, học viên có điều kiện tiếp xúc với tiếng Anh nhiều hơn các ngoại ngữ khác. Tiếng Anh đang trở thành xu hƣớng trong hoạt động ngoại giao những năm gần đây. Do vậy, nhu cầu tài liệu về tiếng Anh ngày càng cao. Nắm bắt đƣợc điều này Trung tâm Thông tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh cũng đã có những chính sách bổ sung phù hợp để phục vụ ngƣời dùng tin một cách tốt nhất. Bên cạnh các tài liệu tiếng Việt và tiếng Anh thì tài liệu thuộc các ngôn ngữ khác cũng đƣợc bạn đọc sử dụng nhƣng ít: Tiếng Nga: 1.28% Tiếng Trung: 2.56% Tiếng Pháp: 7.69% Xây dựng kho mở đang trở thành xu hƣớng chung của thƣ viện Việt Nam cũng nhƣ trên thế giới nhằm cung cấp cho ngƣời dùng một cách nhanh nhất và chính xác nhất những thông tin, tài liệu mà họ cần. Tuy nhiên, không phải thƣ viện Trần Thị Hiền 27 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện nào cũng tổ chức và bảo quản kho mở có hiệu quả. Bởi vậy, khi tổ chức kho mở cần phải tính đến những vấn đề nhƣ: - Nhu cầu bạn đọc - Đặc điểm thƣ viện: nhân lực, số lƣợng tài liệu, đặc điểm tài liệu Cụ thể nhƣ sau: Nhu cầu bạn đọc Điều tra nhu cầu bạn đọc. Thống kê lƣợng bạn đọc đến Thƣ viện và lƣợt tài liệu qua một quá trình hoạt động của thƣ viện. Trên cơ sở phân tích nhu cầu bạn đọc, thƣ viện sẽ cân nhắc các loại hình tài liệu cần bổ sung, hình thức phục vụ và có nên tổ chức phòng đọc mở hay không. Ngoài ra, thƣ viện cũng tổ chức các hội nghị bạn đọc, đào tạo ngƣời dùng tin để nhận đƣợc sự cộng tác tốt nhất từ phía bạn đọc. Diện tích kho Kho mở cần một diện tích tƣơng đối rộng nhằm: - Đủ chỗ chứa tài liệu của thƣ viện trong một khoảng thời gian nhất định, ngay cả khi đƣợc bổ sung nhiều tài liệu, tránh phải dồn giãn kho thƣờng xuyên; - Tạo điều kiện thuận tiện cho ngƣời đọc tìm kiếm tài liệu và truy cập tới các dịch vụ của thƣ viện (nhƣ tra cứu máy tính, từ điển, đĩa CD, sao chụp tài liệu, ); - Tạo điều kiện làm việc cho cán bộ; - Đủ chỗ cho sinh viên, cán bộ nghiên cứu, học tập, tham quan Trang thiết bị Trong kho mở, vì lƣợng ngƣời hàng ngày tiếp xúc với tài liệu rất lớn nên tài liệu có nhiều nguy cơ bị xâm hại và mất mát hơn kho đóng. Để bảo quản tài liệu, kho mở phải đƣợc trang bị cổng từ, máy hút bụi, máy điều hoà không khí, máy hút ẩm và camera để quan sát chung. Trần Thị Hiền 28 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Trong kho mở, sách không xếp theo cỡ mà xếp theo ngành khoa học, nên giá kệ phải đƣợc tính toán để xếp đƣợc các loại sách mà không tốn diện tích kho. Việc trừ lại diện tích kho cho sự phát triển tài liệu từng ngành cũng phải đƣợc xem xét dựa vào chính sách và chủ trƣơng bổ sung của thƣ viện. Tổ chức kho Hiệu quả của kho mở phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức kho. Trong kho mở, tài liệu thƣờng đƣợc xếp theo sự phân chia các ngành khoa học của một khung phân loại nhất định. Nếu ngành nào có nhiều tài liệu thì có thể chia nhỏ thêm các đề mục con trên đầu các giá kệ giúp ngƣời đọc dễ tìm tài liệu. Lựa chọn khung phân loại, thống nhất cách định ký hiệu tác giả, sắp xếp tài liệu chính xác, thƣờng xuyên kiểm tra và chấn chỉnh kho là những việc làm mang lại hiệu quả cho kho mở. Cán bộ Thư viện: Có đủ đội ngũ cán bộ có trình độ xử lý tài liệu và phục vụ phòng đọc tại mở. Với phòng đọc mở phục vụ luôn cần ít nhất 2 ngƣời. Tài liệu tại kho mở đƣợc phục vụ trực tiếp nên khó khăn cho khâu quản lý. Bạn đọc có thể cắt, xén, để lẫn lộn hoặc thất thoát tài liệu. Cán bộ thƣ viện phải túc trực thƣờng xuyên, giải đáp và hƣớng dẫn bạn đọc khi có yêu cầu. Họ cũng phải nắm khá vững về bảng phân loại, ký hiệu Cutter để có thể hiểu về vị trí tài liệu và giới thiệu cho bạn đọc. Ngoài ra, vì lƣợng tài liệu bạn đọc dùng cho từng ngày khá lớn nên đòi hỏi cán bộ phải mất nhiều thời gian để sắp xếp cuối ngày. Phòng đọc sau đại học (tầng 2) Gồm kho sách tự chọn, một số loại sách báo, tạp chí trong nƣớc, luận văn thạc sỹ, luận văn tiến sĩ, đề tài khoa học. Ký hiệu kho:LAThS, LATS, ĐTNC, 6W, Trƣớc đây phòng đƣợc mở ra nhằm phục vụ riêng cho đối tƣợng là cán bộ nghiên cứu giảng dạy, học viên cao học và nghiên cứu sinh. Tuy nhiên hiện nay thƣ viện linh động phục vụ tất cả đối tƣợng bạn đọc trong Học viện nhằm phát huy việc sử dụng tối đa nguồn tài liệu hiện có. Trần Thị Hiền 29 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Kho tài liệu phục vụ ở phòng sau đại học hiện có khoảng gần 17000 cuốn sách tham khảo, 568 đề tài nghiên cứu khoa học, 2713 cuốn luận văn thạc sĩ, 839 cuốn luận án tiến sĩ, hơn 20 loại báo tiếng Việt. Bạn đọc thƣờng đến đây tham khảo tài liệu nhiều nhất là thời kỳ chuẩn bị viết luận văn, luận án tốt nghiệp. Phòng phục vụ bạn đọc theo hình thức kho đóng và kho mở: kho đóng đối với tài liệu là luận văn thạc sỹ, luận văn tiến sỹ, đề tài khoa học; kho mở với cách sách tham khảo có ký hiệu 6W, các báo tạp chí Năm học (2008-2009) phòng phục vụ khoảng 3435 lƣợt bạn đọc, 11478 lƣợt tài liệu. Đối với tài liệu đọc tự chọn thì đƣợc sắp xếp theo khung phân loại DDC thuộc các lĩnh vực sau: - 000 tin học, thông tin và tác phẩm tổng quát - 100 triết học và tâm lý học - 150 tâm lý học - 170 đạo đức học - 300 khoa học xã hội, xã hội học và nhân loại học - 320 khoa học chính trị - 330 kinh tế học - 340 luật pháp - 350 hành chính công và khoa học quân sự - 360 các vấn đề xã hội và dịch vụ xã hội - 370 giáo dục - 800 văn học, tu từ học và phê bình văn học - 900 lịch sử Trần Thị Hiền 30 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Khi vào phòng đọc bạn đọc cần tuân thủ một số yêu cầu: - Để túi sách, đồ cá nhân ở ngoài tủ đựng đồ - Trình thẻ tại bàn thủ - Chỉ đƣợc mang 1 quyển tập ghi chép, không mang đồ ăn thức uống vào phòng, ăn mặc lịch sự, gọn gàng và giữ gìn trật tự trong phòng đọc. - Mỗi lƣợt, bạn đọc chỉ đƣợc phép mƣợn 2 tài liệu cho một lần đọc (với tài liệu ở kho kín) - Đọc xong trả tài liệu tại bàn thủ thƣ * Trình tự mượn (cho tài liệu trong kho kín): Sau khi tìm đƣợc tài liệu mình cần và lấy đƣợc ký hiệu sách, bạn đọc phải thực hiện các bƣớc: - Lấy phiếu mƣợn sách và điền đầy đủ các yếu tố: ngày muợn, tên ngƣời mƣợn, lớp học, số thẻ, số ký hiệu của tài liệu - Đặt phiếu mƣợn của mình tại bàn thủ thƣ để làm thủ tục muợn. Để tìm được tài liệu trong kho mở bạn đọc phải xác định đƣợc tài liệu đó thuộc lĩnh vực nào. Ví dụ bạn đọc tìm tài liệu là “Bách khoa thư Hà Nội” thì tài liệu này thuộc lĩnh vực “Lịch sử” ; do đó bạn đọc phải tìm đến ngăn tài liệu có ký hiệu là 900 (lịch sử). Thông thƣờng thƣ viện thƣờng dán nhãn có tên lĩnh vực nên bạn đọc cũng rất dễ tìm. Từ việc có đƣợc các tài liệu mình cần cho đến việc các tài liệu đó đã đáp ứng tốt cho nhu cầu của bản thân chƣa còn tùy thuộc vào nhận xét của mỗi bạn đọc. Trần Thị Hiền 31 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Bảng 02: Mức độ đáp ứng của các tài liệu: Mức độ đáp ứng Số phiếu Tỷ lệ (%) Đáp ứng tốt 41 52.56 Bình thƣờng 35 44.87 Chƣa đáp ứng tốt 02 2.57 Biểu đồ 02: Mức độ đáp ứng của các tài liệu 2.57% Đáp ứng tốt Bình thường 44.87% 52.56% Chưa đáp ứng tốt Nhƣ vậy có thể thấy có đến 44.87% ngƣời dùng tin cảm thấy nhu cầu tin của mình chỉ đƣợc đáp ứng ở mức độ bình thƣờng.Vậy nguyên nhân do đâu”: + Số lƣợng tài liệu ở Trung tâm chƣa đủ để đáp ứng khi mà một tài liệu có quá nhiều bạn đọc yêu cầu, nhất là vào thời gian ôn thi, bảo vệ. + Máy tra cứu số lƣợng còn quá ít, hệ thống mạng đôi khi xảy ra trục trặc làm hạn chế khả năng tìm kiếm đƣợc tài liệu mình cần. + Cách tổ chức sắp xếp của kho mở đôi khi gây khó khăn cho bạn đọc trong việc tìm kiếm, mặt khác do bạn đọc khi vào lấy tài liệu khi trả không trả tại bàn thủ thƣ mà tự ý xếp sách lên giá gây khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu cho những ngƣời sau. 52.26% bạn đọc thấy thỏa mãn nhu cầu tin, đây cũng là tín hiệu đáng mừng để cho Trung tâm có thể nâng cao hơn nữa cách phục vụ cũng nhƣ nâng cao chất Trần Thị Hiền 32 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện lƣợng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin của Trung tâm mình. Hiện nay hầu hết các dịch vụ của Trung tâm đã đƣợc tuyên truyền tới bạn đọc, bên cạnh đó là những hoạt động thu hút ngƣời dùng tin đến với thƣ viện nhƣ: tọa đàm, trao đổi, mở lớp hƣớng dẫn Hiện tại thƣ viện đang chuyển Phòng đọc sau đại học từ hình thức kho đóng sang hình thức kho mở đối với dạng tài liệu là sách. Theo xu hƣớng chung của các thƣ viện, thƣ viện đã lựa chọn bảng phân loại DDC để phân loại tài liệu thay cho bảng phân loại BBK mà thƣ viện đã sử dụng trƣớc đây. Tuy phòng đọc mở chƣa xây dựng hoàn chỉnh nhƣng bƣớc đầu đã thu hút đƣợc nhiều bạn đọc đến sử dụng, vòng quay của sách tăng lên so với trƣớc đây. Trong quá trình xây dựng Phòng đọc mở thƣ viện gặp phải một số khó khăn sau đây: - Diện tích kho còn hẹp sẽ gây khó khăn trong việc bổ sung thêm sách vào phòng đọc mở sau này. - Các trang thiết bị phục vụ cho phòng đọc mở chƣa đƣợc đầu tƣ thoả đáng nhƣ: giá sách chuyên dụng, cổng từ, chỉ từ, camera, phần mềm quản lý Để xây dựng kho mở thƣ viện cần chú ý những vấn đề sau: + Thƣ viện cần bố trí phòng đọc mở có không gian rộng đủ để xếp các giá sách và chỗ bạn đọc ngồi. + Trang bị các giá sách chuyên dụng cho kho mở. - Bạn đọc có thể ra vào tự do trong kho tạo ra những khó khăn nhất định trong việc bảo quản tài liệu, quản lý số lƣợng bạn đọc. - Bạn đọc lấy sách ra sử dụng, trong quá trình lựa chọn bạn đọc rất dễ xếp nhậm vị trí của mỗi cuốn sách. - Tài liệu trong kho mở thông thƣờng đƣợc sắp xếp theo môn loại khoa học mà không theo số đăng ký cá biệt. Chính vì thế không thể kiểm kê theo phƣơng pháp truyền thống là rà soát theo thứ tự sách trên giá để tìm ra vị trí trống. Trần Thị Hiền 33 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Để khắc phục những khó khăn trên thì phòng đọc mở cần phải đƣợc trang bị cơ sở vật chất hiện đại nhƣ: Hệ thống máy tính, máy đọc mã vạch, thanh từ, cổng từ, camera, sử dụng phần mềm có thể quản lý bạn đọc và thống kê tài liệu Bên cạnh đó chúng ta cần phải tuyên truyền, hƣớng dẫn bạn đọc sử dụng kho mở, nâng cao ý thức của bạn đọc khi sử dụng kho mở. Nâng cao trình độ của cán bộ thƣ viện: cán bộ kho mở ngoài năng lực chuyên môn nghiệp vụ (có trình độ tin học, sử dụng thành thạo các bảng phân loại, trong đó có DDC ), còn phải có các kỹ năng quản lý (quản lý cơ sở vật chất, vốn tài liệu, số lƣợng bạn đọc, hoạt động của bạn đọc ). Phòng mượn tổng hợp (tầng 3) Song song với phòng đọc, phòng mƣợn đƣợc xem là một bộ phận quan trọng không thể thiếu trong hoạt động thông tin khoa học. Bạn đọc không phải lúc nào cũng có điều kiện đến thƣ viện đọc sách, báo hoặc tài liệu nghiên cứu. Chính hình thức cho mƣợn về nhà là một giải pháp thuận lợi đối với họ. Họ có thể chủ động nghiên cứu kỹ tài liệu mà họ mƣợn về nhà. Phòng mƣợn tổng hợp gồm các loại sách tham khảo, giáo trình, sách kinh điển, sách văn kiện Ký hiệu kho: W, 1W, 2W ,6W, VL Chỉ áp dụng cho Cán bộ – Giảng viên, học viên chính quy, học viên cao học của trƣờng có đăng ký sử dụng thƣ viện. Bạn đọc khi có yêu cầu mƣợn tài liệu về nhà sẽ ghi vào phiếu yêu cầu mƣợn tài liệu. Trần Thị Hiền 34 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Phiếu yêu cầu THƢ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH PHIẾU YÊU CẦU Họ tên: Đơn vị: Số TT Tên tài liệu Ký hiệu tài liệu Mỗi bạn đọc sẽ có một cuốn theo dõi riêng để mƣợn tài liệu trong đó có ghi các thông tin nhƣ: họ tên, ngày tháng năm sinh, lớp học, quê quán, ngày mƣợn, ngày trả Thủ tục mượn: Xuất trình thẻ học viên Lấy phiếu mƣợn sách và điền đầy đủ các yếu tố: ngày muợn, tên ngƣời mƣợn, lớp học, số thẻ, số ký hiệu của tài liệu. Đăng ký và hoàn tất thủ tục mƣợn tại quầy thủ thƣ. Khi trả sách bạn đọc phải trả đúng thời gian quy định (mỗi lần mƣợn chỉ tối đa 15 ngày). Thời gian mƣợn tài liệu thông thƣờng là 15 ngày, điều này tạo điều kiện rất lớn cho ngƣời dùng tin có thể nghiên cứu tài liệu dễ dàng hơn. Trần Thị Hiền 35 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Việc tạo một cuốn theo dõi riêng cho từng bạn đọc giúp thƣ viện dễ dàng hơn trong việc kiểm soát tài liệu. Kho sách của phòng mƣợn có giới hạn hơn so với vốn sách ở phòng đọc tổng hợp. Tuy ít môn loại hơn nhƣng mỗi tên sách lại đƣợc lƣu giữ nhiều bản hơn. Đây là kho sách lớn gồm hơn 7 vạn bản bới nhiều môn loại: sách tham khảo, sách giáo trình, sách kinh điển, sách văn học. Kho sách đƣợc phục vụ theo hình thức kho đóng. Năm học 2008-2009 phòng mƣợn đã thu hút khoảng 3856 lƣợt bạn đọc, phục vụ 11615 lƣợt tài liệu. Tổ chức theo hình thức kho đóng có ƣu điểm là quản lý và bảo vệ sách (chống thất thoát) đƣợc dễ dàng. Trật tự sách trong kho không bị xáo trộn. Tiết kiệm đƣợc diện tích giá kệ (do dùng sách cùng cỡ xếp cạnh nhau thành từng đợt; không phải dự trữ chỗ cho các sách cùng chủ đề sẽ tiếp tục bổ sung vào kho). Tuy nhiên, ít thụân tiện cho ngƣời đọc, vì họ phải viết phiếu yêu cầu (dựa trên những thông tin hết sức vắn gọn trong tờ phiếu mục lục hay biểu ghi thƣ mục), chờ đợi để nhân viên vào kho lấy sách, mà không có điều kiện xem lƣớt qua nội dung sách để chọn lọc kỹ càng trƣớc khi quyết định mƣợn. Đôi khi lấy sách ra chỉ sử dụng đƣợc một phần rất nhỏ, sau đó lại trả ngay, rất mất thời gian. Hơn nữa, có những tên sách không phản ánh đƣợc chính xác, đầy đủ nội dung của cuốn sách mà phục vụ theo hình thức kho đóng bạn đọc mƣợn tài liệu chủ yếu dựa vào tên sách ghi trong phiếu mục lục, số lƣợng mỗi lần mƣợn lại giới hạn nên bạn đọc nhiều khi mƣợn phải những tài liệu có nội dung chƣa thoả mãn với nhu cầu của mình. Hiện nay, ở các nƣớc Âu Mỹ, ngƣời ta vẫn duy trì hình thức kho đóng để bảo quản sách quý hiếm và có tần số sử dụng thấp. Phòng mượn sách học tập (tầng 1) Gồm các loại sách kinh điển, sách văn kiện, giáo trình Ký hiệu kho: HT Học viện chính trị hành chính quốc gia Hồ Chí Minh là cơ quan nghiên cứu và giảng dạy lý luận chính trị đặc biệt là lý luận Mác- Lênin- tƣ tƣởng Hồ Chí Trần Thị Hiền 36 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Minh. Vì vậy nhu cầu nghiên cứu các loại sách kinh điển của Mác- Ăngghen- Lênin- Hồ Chí Minh là rất lớn. Để đáp ứng đƣợc nhu cầu đó, thƣ viện đã tổ chức ra phòng mƣợn sách kinh điển. Kho sách của phòng không đầy đủ lĩnh vực nhƣ ở phòng mƣợn tổng hợp mà chủ yếu là sách kinh điển của Mác- Ănghen- Lênin- Hồ Chí Minh và các tác phẩm của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc, bên cạnh đó còn có các loại giáo trình phục vụ cho các môn học trong chƣơng trình đào tạo của Học viện. Hiện nay tổng số sách trong kho có khoảng 1500 tên sách với trên 80000 bản, khoảng 1989 lƣợt bạn đọc với khoảng gần 5900 lƣợt tài liệu. So với phòng đọc tổng hợp, phòng đọc sau đại học thì phòng mƣợn sách học tập có lƣợng bạn đọc thấp hơn. Tuy nhiên đây là một phòng quan trọng trong việc đáp ứng tốt nhất cho mọi nhu cầu về sách giáo trình phục vụ cho việc học tập của học viên trong Học viện. Với tính chất là một trƣờng Đảng thì các tài liệu kinh điển nhƣ CacMac và Ăngghen, Lênin toàn tập, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh đóng vai trò chủ đạo trong công tác giảng dạy cũng nhƣ học tập. Do vậy nguồn tài liệu ở đây đƣợc xem là vô cùng quan trọng. Cùng với những nhu cầu về sách, báo giải trí thì những tài liệu học tập luôn là sự lựa chọn và quan tâm hàng đầu của ngƣời dùng tin tại đây. Có thể thấy đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin về các loại tài liệu trong thƣ viện của Học viện thông qua biểu đồ sau: Trần Thị Hiền 37 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Biểu đồ thể hiện các loại tài liệu thường được sử dụng 100 90 80 70 100% 60 50 70% 40 30 35% 20 10 0 Sách Báo, tạp chí Luận án, luận văn, đề tài khoa học Nhƣ vậy có thể thấy nhu cầu về báo, tạp chí của bạn đọc Trung tâm là cao nhất 100%. Có thể hiểu điều này vì ngƣời dùng tin đến với Trung tâm, đến với thƣ viện với mục đích là tìm những thông tin cần thiết để phục vụ cho hoạt động học tập, nghiên cứu và cũng có thể là giải trí của bản thân. Báo, tạp chí là những nguồn tài liệu chứa hầu hết tất cả những thông tin mà bạn đọc cần, tuy nhiên nó không tập trung mà nằm rải rác ở nhiều đầu báo, tạp chí khác nhau. Hiện tại thƣ viện có rất nhiều đầu báo, tạp chí để phục vụ bạn đọc, ví dụ nhƣ: * Báo: - Báo quân đội - Báo nhân dân Trần Thị Hiền 38 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện - Báo tri thức trẻ . * Tạp chí: - Tạp chí xây dựng Đảng - Tạp chí dân vận - Tạp chí phát triển kinh tế - Tạp chí hoạt động khoa học Rõ ràng các lĩnh vực mà báo, tạp chí mang lại cho bạn đọc là vô cùng phong phú. Không chỉ là những thông tin về học tập, nghiên cứu khoa học mà nó còn là các thông tin về đời sống kinh tế, các thông tin thƣơng mại Tiếp theo đó thì luận án, luận văn và đề tài khoa học cũng đƣợc rất nhiều bạn đọc quan tâm. Thông thƣờng vào thời gian gần thi hoặc bảo vệ thì số lƣợng bạn đọc đến mƣợn luận văn, luận án, đề tài khoa học tăng nhanh. Bạn đọc thƣờng có thói quen mƣợn những công trình nghiên cứu từ các năm trƣớc để nghiên cứu và triển khai đề tài của mình cho phù hợp. Tuy nhiên có những thời điểm số lƣợng tài liệu vẫn không đủ để đáp ứng cho nhu cầu của ngƣời dùng tin. Do vậy, hàng năm thƣ viện vẫn rất chú trọng vào việc bổ sung các loại tài liệu thuộc dạng này. Sách ở đây chủ yếu là giáo trình và các sách kinh điển phục vụ cho lĩnh vực học tập. Còn với các sách tham khảo bạn đọc tại Trung tâm thƣờng có thói quen đọc ở phòng đọc mở hoặc photo đem về nhà đọc. Phòng tư liệu khoa học Gồm các văn kiện Đảng, Nhà nƣớc, các tài liệu dịch, tài liệu thống kê, các bài nói bài viết của các nhà lãnh đạo Đảng, Nhà nƣớc Trần Thị Hiền 39 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Đây là các tài liệu quan trọng và có thể là những tài liệu mật không đƣợc tiết lộ ra ngoài, do vậy việc bảo quản các tài liệu này luôn đƣợc chú trọng quan tâm. Phòng đọc trực tuyến Phục vụ khai thác thông tin trên mạng, tra cứu tài liệu của thƣ viện. Phòng đọc trực tuyến, bạn đọc đƣợc tra cứu miễn phí. Tại đây có nối internet thuận tiện cho bạn đọc có thể truy cập vào trang web của Học viện để lấy những thông tin cần thiết. Phòng đƣợc trang bị 16 máy tính tinh thể lỏng đƣợc nối mạng từ máy chủ. Tại đây bạn đọc có thể truy cập Internet, tra cứu miễn phí thông tin tƣ liệu thông qua việc truy cập vào các Webside của Viện thông tin khoa học, của các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nƣớc Hơn nữa tại đây bạn đọc còn có thể trao đổi trực tuyến với nhau thông qua phòng Chat Room của Trung tâm. Yêu cầu bạn đọc phải có một ID và Account riêng mới có thể truy cập. Qua đó bạn đọc có thể nói chuyện, trao đổi với nhau những thông tin cá nhân, công việc . Đây là một ứng dụng rất tốt để khuyến khích bạn đọc đến với Trung tâm: Trần Thị Hiền 40 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Trao đổi trực tuyến: Trần Thị Hiền 41 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện 2.2.1.2 Dịch vụ “hỏi – đáp” thông tin Dịch vụ hỏi đáp trong thƣ viện giúp ngƣời dùng tin trả lời một câu hỏi cụ thể hay một vấn đề nào đó mà họ quan tâm và đặt ra. Cán bộ thƣ viện sẽ trả lời những yêu cầu của ngƣời sử dụng từ những câu hỏi đơn giản nhƣ: “Thƣ viện có tài liệu (sách) về lịch sử nƣớc Anh hay không?” đến những chủ đề nghiên cứu phức tạp nhƣ: “Các nhà truyền giáo có những ảnh hƣởng nào đến sự phát triển chính trị của khu vực Thái Bình Dƣơng?” Nhân viên thƣ viện đƣợc huấn luyện để tìm các câu trả lời cho những loại câu hỏi này và giúp cho ngƣời sử dụng tìm kiếm thông tin mà họ cần, giúp họ giải đáp những thắc mắc mà họ đang tìm câu trả lời. Dịch vụ hỏi đáp thông tin của Thƣ viện trả lời tất cả những câu hỏi, những vƣớng mắc của bạn đọc trong quá trình tìm kiếm thông tin. Dịch vụ hỏi đáp thông tin luôn là một hoạt động đƣợc Thƣ viện quan tâm. Trong những năm qua hoạt động hỏi – đáp thông tin đã thu đƣợc những kết quả khả Trần Thị Hiền 42 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện quan. Thƣ viện sẵn sàng phục vụ các câu hỏi của bạn đọc ở bất kỳ lĩnh vực nào cho phép. Tuy nhiên đôi khi do một số lý do mà hỏi – đáp thông tin chƣa thể đáp ứng ngay nhu cầu cho bạn đọc và hẹn bạn đọc đến lần sau để trả lời. Dịch vụ hỏi đáp thông tin tạo nên nét mới cho mỗi thƣ viện. Tại Thƣ viện Học viện chính trị hành chính quốc gia Hồ Chí Minh thì dịch vụ hỏi đáp thông tin đƣợc đông bảo ngƣời dùng tin sử dụng vì ƣu điểm của nó là nhanh chóng và kịp thời. Bất kỳ thắc mắc nào của ngƣời dùng tin cũng sẽ đƣợc đáp ứng trong phạm vi cho phép. Hoạt động của dịch vụ hỏi đáp thông tin ở đây luôn là một hoạt động đƣợc chú trọng để phát triển. Mặt khác đối tƣợng phục vụ của Trung tâm cũng khác nhiều so với đối tƣợng bạn đọc ở các trƣờng Đại học. Tại đây bạn đọc là các cán bộ nghiên cứu, các học viên cao học, nghiên cứu sinh, hơn nữa còn có các lãnh đạo từ cấp tỉnh đƣợc cử đi học Do vậy việc phục vụ ở đây cũng phải mang một “phong cách khác”. Cán bộ của Trung tâm luôn phải tỏ thái độ nhã nhặn, lịch sự; phải biết cách cƣ xử với những nhóm ngƣời dùng tin khác nhau. 2.2.2 DỊCH VỤ THU PHÍ Dịch vụ thu phí đƣợc thực hiện ở Trung tâm có thể tổng quát ở bảng sau: Làm thẻ bạn đọc ngoài thư viện Đơn vị: VNĐ TT Loại thẻ Giá tiền/thẻ 1 Thẻ đọc 1 ngày 8.000 2 Thẻ đọc 2 tuần 30.000 3 Thẻ đọc 1 tháng 40.000 4 Thẻ đọc 6 tháng 60.000 5 Thẻ đọc 1 năm 100.000 Trần Thị Hiền 43 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Bảng giá dịch vụ thông tin thư viện Đơn vị:VNĐ TT Nội dung Giá tiền 1 Dịch vụ tìm tin theo yêu cầu 10.000Đ/lƣợt tìm +5.000Đ/ trang in 2 Dịch vụ photo tài liệu 2.1 Sách, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu Photo lấy ngay 500Đ/trang A4 Photo hôm sau lấy 400Đ/trang A4 2.2 Tạp chí - Bạn đọc tự tìm 500Đ/trang A4 - Thủ thƣ tìm 500Đ/trang A4 +500Đ/bài tạp chí 3 Dịch vụ đào tạo ngƣời dùng tin: Hƣớng dẫn cách khai thác thông tin trên mạng 5 50.000Đ/1 ngƣời Hƣớng dẫn cách tra cứu tài liệu của thƣ viện bằng phƣơng pháp truyền thống và hiện đại 4 Dịch vụ cung cấp sản phẩm thông tin – thƣ viện - Thƣ mục thông báo sách mới 8.000Đ/cuốn - Thƣ mục trích báo, tạp chí 10.000Đ/cuốn 2.2.2.1 Làm thẻ bạn đọc (Phòng biên tập – tầng 3) Bạn đọc trong thƣ viện yêu cầu phải có thẻ để sử dụng trong quá trình tìm kiếm thông tin. Việc làm thẻ bạn đọc sẽ đƣợc tiến hành nhanh chóng. Bạn đọc sẽ Trần Thị Hiền 44 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện đƣợc hẹn chụp ảnh, sau đó để lại các thông tin cá nhân và sẽ đƣợc hẹn ngày để đến lấy thẻ. Việc làm thẻ thƣ viện giúp cho cán bộ thƣ viện có thể kiểm soát bạn đọc cũng nhƣ những tài liệu đang đƣợc sử dụng. Trung tâm không chỉ làm thẻ cho ngƣời dùng tin là học viên của các lớp trong học viện mà ngƣời dùng tin không thuộc học viện cũng có thể làm thẻ để đọc tài liệu nhƣng mức phí sẽ khác so với học viên trong Trung tâm. Một điểm khác biệt nữa là tại Trung tâm có làm thẻ ngày cho những bạn đọc chƣa làm đuợc thẻ. Có nghĩa là bạn đọc đến Trung tâm nhƣng chƣa có thẻ thì có thể làm thẻ đọc trong ngày để có thể sử dụng tài liệu tại Trung tâm. Nhƣng thẻ đọc ngày chỉ có thể sử dụng cho các phòng đọc mở, không đƣợc mƣợn tài liệu để đem về nhà. Làm thẻ bạn đọc chính là tạo điều kiện và quyền lợi cho ngƣời dùng tin và cũng tạo điều kiện cho cán bộ thƣ viện kiểm soát đƣợc ngƣời dùng tin. Làm thẻ bạn đọc đƣợc tiến hành ở hầu hết tất cả các trung tâm thông tin – thƣ viện. Với Trung tâm thông tin khoa học - Học viện chính trị - hành chính quốc gia Hồ Chí Minh cũng vậy làm thẻ bạn đọc không những mang lại lợi ích cho ngƣời dùng tin đồng thời cũng mang lại một phần kinh phí không nhỏ cho trung tâm. 2.2.2.2 Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI) Cung cấp những thông tin theo chủ đề đã xác định trƣớc (chủ đề do bạn đọc yêu cầu) một cách chủ động và định kỳ tới ngƣời dùng tin. Ƣu điểm của dịch vụ này là tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm thông tin, mức độ bao quát tài liệu đầy đủ, cung cấp kịp thời và thƣờng xuyên thông tin mới nhất phù hợp với yêu cầu ngƣời dùng tin trên cơ sở phản hồi. Là hình thức thông tin cũng đƣợc Trung tâm quan tâm, tổ chức khá đều với nội dung là những vấn đề thời sự về đƣờng lối, chính sách của Đảng, tình hình Trần Thị Hiền 45 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện chính trị - xã hội trong nƣớc và quốc tế, những vấn đề thời sự của lý luận Mac- Lênin, Tƣ tƣởng Hồ Chí Minh Ngƣời dùng tin chuyển tới thƣ viện nhu cầu của họ. Sau khi tiếp nhận nhu cầu của ngƣời dùng tin, cán bộ thƣ viện sẽ chỉnh lý và xây dựng nhu cầu tin (profile) hoặc xây dựng biểu thức tìm tƣơng ứng với mỗi ngƣời dùng tin. Trong quá trình này, giữa cán bộ thƣ viện và ngƣời dùng tin cần tiến hành trao đổi thông tin với nhau để biểu thức tìm đƣợc xây dựng có khả năng phản ánh một cách chính xác nhất nhu cầu của ngƣời dùng tin. So sánh để xác định các tập hợp tƣơng ứng với nhau theo kiểu từng cập giữa mỗi profile và các chỉ số của tài liệu, nhằm chọn ra những thông tin phù hợp với mỗi ngƣời dùng tin. Sau khi chuyển thông tin cho ngƣời dùng tin, cán bộ thƣ viện sẽ thu nhận các thông tin phản hồi của ngƣời dùng tin về hiệu quả của dịch vụ, đánh giá các sản phẩm thông tin mà dịch vụ cung cấp có phù hợp với nhu cầu của ngƣời dùng tin hay không và phù hợp ở mức độ nào. Phổ biến thông tin có chọn lọc vừa đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, vừa có thể điều tra và tìm hiểu những thông tin cần thiết cho việc bổ sung tài liệu và hoàn thiện cơ sở dữ liệu của Trung tâm thông qua các ý kiến phản hồi. Do vậy cần đầu tƣ hơn nữa vào hoạt động này. 2.2.2.3 Dịch vụ tìm tin theo yêu cầu Khi sử dụng dịch vụ này bạn đọc tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức thu thập tài liệu. Bạn đọc chỉ cần đƣa ra nội dung nghiên cứu, thƣ viện sẽ cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, tài liệu về chuyên đề mà bạn đọc đang nghiên cứu. Tùy theo yêu cầu của bạn đọc, thƣ viện sẽ giúp cung cấp cho bạn đọc những thông tin, tài liệu dƣới dạng thƣ mục, tóm tắt hay toàn văn. Phí dịch vụ cho mỗi lần tìm tin theo yêu cầu thƣờng là 5.000VNĐ/ trang in. Trần Thị Hiền 4 6 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Ví dụ bạn đọc muốn tìm một đề tài luận án thạc sỹ nhƣng không nhớ rõ tên tác giả hay tên đề tài thì bạn đọc có thể nói sơ qua về chủ đề. Sau đó cán bộ thƣ viện sẽ định từ khoá và tìm vào trƣờng từ khoá để tìm đƣợc biểu ghi phù hợp với yêu cầu của bạn đọc. Tại thƣ viện đang sử dụng phần mềm CDS/ISIS để tra cứu. Tìm tin theo yêu cầu là dịch vụ hoạt động tích cực của Trung tâm. Ngƣời dùng tin đôi khi không thể tìm thấy tài liệu mình cần trên các phích, phiếu; nhƣng chỉ cần nói yêu cầu mình muốn tìm, cán bộ sẽ định từ khoá và tra ra cho bạn. Tìm tin theo yêu cầu là một dịch vụ đƣợc bạn đọc rất quan tâm và thƣờng xuyên sử dụng vì nó nhanh chóng và chính xác. Đối với thƣ viện việc tìm tin theo yêu cầu đã đáp ứng đƣợc nhiều nhu cầu khác nhau của nhiều đối tƣợng ngƣời dùng tin. Trong tƣơng lai thƣ viện có thể mở rộng dịch vụ triển khai thành loại dịch vụ có giá trị gia tăng. Mọi thành phần ngƣời dùng tin đều đƣợc cung cấp dịch vụ. Nguồn tài liệu đƣợc cung cấp không chỉ có trong thƣ viện, mà còn có ở các Trung tâm – các hệ thống khác. Nếu ngƣời dùng tin có nhu cầu thƣ viện sẽ thực hiện việc mƣợn tài liệu bên ngoài theo hình thức mƣợn liên thƣ viện. 2.2.2.4 Dịch vụ photo tài liệu Khi không có nhiều thời gian đọc tài liệu của thƣ viện, bạn đọc có thể sử dụng dịch vụ photo tài liệu để đƣợc cung cấp bản sao tài liệu gốc mà mình cần mang về nhà nghiên cứu. Thông thƣờng khi có yêu cầu photo tài liệu bạn đọc phải đặt tiền đặt cọc trƣớc, thƣ viện thƣờng tính mỗi một trang photo có giá 400Đ. Đây là dịch vụ không thể thiếu đƣợc bởi nhiều nguyên nhân: - Do số lƣợng bản tài liệu ở Thƣ viện là có hạn do đó không thể cung cấp đủ cho bạn đọc - Có nhiều tài liệu quý không đƣợc mƣợn về nhà do đó quy định chỉ đƣợc photo ở thƣ viện khi có yêu cầu Trần Thị Hiền 47 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện - Để hạn chế việc bạn đọc sử dụng các tài liệu quý hiếm và đang bị hƣ hỏng Thƣ viện phải photo tài liệu cvà phục vụ bản photo cho bạn đọc. 2.2.2.5 Dịch vụ cung cấp các sản phẩm thông tin – thư viện Ngƣời dùng tin của một cơ quan thông tin – thƣ viện luôn mong muốn sẽ đƣợc biết và cung cấp tốt nhất cho bản thân mình những sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm mình đang sử dụng. Do vậy, việc cung cấp các sản phẩm thông tin – thƣ viện đến với ngƣời dùng tin là một việc làm rất cần thiết giúp cho thƣ viện có thể thu hút thêm ngày càng nhiều số lƣợng ngƣời dùng tin đến với cơ quan của mình. Đây cũng là một hình thức “marketing” thông qua nhu cầu của ngƣời dùng tin. Khi đăng ký các dịch vụ này bạn đọc sẽ đƣợc cung cấp các sản phẩm thông tin của thƣ viện (tùy theo yêu cầu của bạn đọc). Ví dụ thƣ mục thông báo sách mới, thƣ mục trích báo tạp chí, cơ sở dữ liệu Thông tin ấn phẩm đƣợc đẩy mạnh, đặc biệt trong khoảng 5 năm nay. Từ chỗ chỉ có ba loại ấn phẩm chính: Thông tin tƣ liệu, Thông tin những vấn đề lý luận phục vụ lãnh đạo, Thông tin chuyên đề và các tài liệu dịch Trung tâm đã thực hiện đa dạng hoá các hình thức thông tin, trong đó có ấn phẩm. Đến nay Viện đã có trên 10 loại ấn phẩm thông tin. Đặc biệt, cuối năm 2003 Bản tin Những vấn đề chính trị – xã hội là Bản tin thứ ba của Trung tâm đƣợc Bộ Văn hoá- Thông tin cấp giấy phép xuất bản, phát hành 1số/tuần. Ấn phẩm của Trung tâm không chỉ phục vụ cho cán bộ giảng dạy, nghiên cứu trong Học viện mà còn phục vụ đến các cấp lãnh đạo các Tỉnh, Thành phố, Ban, Ngành Trung ƣơng, các Hội nghị Trung ƣơng, Hội đồng lý luận Trung ƣơng Các bộ phận phục vụ của Trung tâm làm việc với tinh thần nghiêm túc, liên tục cải tiến phƣơng thức phục vụ, tra cứu, đặc biệt là vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin. Mỗi năm Viện phục vụ gần 30.000 lƣợt ngƣời đọc sách, tƣ liệu và mƣợn sách tài liệu. Đã từ nhiều năm công tác bạn đọc của Trung tâm đƣợc cán bộ giảng dạy, nghiên cứu và học viên khen ngợi. Trần Thị Hiền 48 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện 2.2.2.6 Dịch vụ đào tạo người dùng tin Cung cấp cho ngƣời dùng tin những hiểu biết chung về cơ chế tổ chức, hoạt động thông tin – thƣ viện. Hƣớng dẫn ngƣời dùng tin biết cách khai thác, sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện bằng các phƣơng tiện truyền thống và hiện đại. Ngoài ra Trung tâm còn có phần trợ giúp ngƣời dùng tin rất cụ thể: HƢỚNG DẪN TÌM KIẾM THÔNG TIN TRÊN CÁC ẤN PHẨM Trƣớc khi tìm tin trong “Các ấn phẩm” của Trung tâm một điều rất chú ý đặt ra cho chúng ta là dữ liệu ở đây đƣợc mã hoá theo tiêu chuẩn Unicode, do vậy để tìm kiếm chính xác ta phải sử dụng bộ gõ tiếng việt theo tiêu chuẩn Unicode. Nếu ta sử dụng bộ gõ Vietkey (hiện nay dùng rất phổ biến) thì trƣớc khi gõ từ khoá ta phải quan tâm xem bộ gõ đang để ở chế độ nào. Ví dụ đối với chƣơng trình Vietkey: nếu Vietkey đang xuất hiện ở thanh Taskbar ta nhấn phải chuột vào biểu tƣợng Vietkey và chọn “Bảng mã Unicode”; nếu Vietkey đang ở chế độ “luôn nổi” trên màn hình thì ta nhấn vào chữ “vk” của biểu tƣợng Vietkey rồi chọn “Unicode”. Để Tìm kiếm thông tin trên các ấn phẩm ta lựa chọn mục “Search”, click vào “Chọn mục tìm kiếm” Tiếp theo ta chọn mục “ấn phẩm và tin tức” và nhấn “Go” Trần Thị Hiền 49 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Khi đó màn hình sẽ hiện ra: Gõ thông tin cần tìm kiếm vào mục từ khoá nhƣ hình vè và nhấn “Go” ta đƣợc danh sách liệt kê các mục có liên quan đến thông tin cần tìm kiếm. Nhấn vào từng dòng có màu xanh để xem chi tiết về nội dung của bài đó. Nếu tiếp tục xem các thông tin khác ta nhấn “Back” trên thanh công cụ Standard Button để quay lại mà hình nhƣ trên. Để xem chi tiết các ấn phẩm ta thực hiện theo 1 trong các cách sau: Cách 1: Click vào dòng “Sản phẩm” trong mục “Hoạt động của Viện” và nhấn vào dòng “Các ấn phẩm” hoặc “Lý luận chính trị” tuỳ theo mục đích xem thông tin của chúng ta. Trần Thị Hiền 50 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Lựa chọn một trong các ấn phẩm trên bằng cách nhấn vào biểu tƣợng của ấn phẩm đó. Cách 2: Bên phải của màn hình có một mục liệt kê danh sách tất cả các ấn phẩm. Để xem chi tiết từng ấn phẩm ta nhấn vào dòng chữ của từng ấn phẩm đó. Ví dụ ta nhấn vào ấn phẩm “Thông tin những vấn đề chính trị (phục vụ lãnh đạo)”, khi này màn hình sẽ hiện ra: Từ đây công việc tiếp theo lại tƣơng tự nhƣ cách 1. Trần Thị Hiền 51 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Cách 3: Trên trang chủ của Viện ta kéo thanh cuốn xuống cuối màn hình, ta sẽ nhìn thấy danh sách các ấn phẩm và “Bản tin điện tử lý luận - chính trị” đồng thời mỗi ấn phẩm sẽ hiện ra một số thông tin mới đƣợc cập nhật sớm nhất. Để xem nội dung chi tiết ta nhấn vào dòng chữ xanh ở dƣới tiêu đề của mỗi ấn phẩm. HƢỚNG DẪN TRA CỨU CƠ SỞ DỮ LIỆU MỤC LỤC TRỰC TUYẾN: Cơ sở dữ liệu mục lục trực tuyến là dữ liệu đƣợc định dạng ngôn ngữ tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN-3 nên để tìm kiếm chính xác máy tính của bạn phải đƣợc cài đặt bản Vietkey đầy đủ và sử dụng bộ gõ tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN - 3 nếu không trang tìm kiếm của chúng ta sẽ bị lỗi tìm kiếm nhƣ sau: Trần Thị Hiền 52 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Sau khi đã cài đặt Vietkey xong, chúng ta sẽ vào trang tìm kiếm CSDL để lựa chọn tiếng Việt, vào View\ Encoding\ Vietnamese (Windows) Để Tìm kiếm thông tin trên các ấn phẩm ta lựa chọn mục Search, Click vào “Chọn mục tìm kiếm” Trần Thị Hiền 53 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Tiếp theo ta chọn mục “Cơ sở dữ liệu biên mục” và nhấn “Go” Khi đó màn hình sẽ hiện ra: Ở đây có 6 cơ sở dữ liệu để chúng ta lựa chọn, để lựa chọn tra cứu thông tin về lĩnh vực nào (dân số hay các lĩnh vực khác), theo cách nào (đầy đủ hay rút gọn) thì ta nhấn vào biểu tƣợng đó. Ví dụ ta chọn “cơ sở dữ liệu tích hợp”, khi đó màn hình sẽ hiện ra nhƣ sau Trần Thị Hiền 54 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Để tìm kiếm thông tin, ta có thể gõ bất kể một thông tin cần tìm kiếm vào ô lựa chọn “mọi trƣờng”. Để kết hợp nhiều yêu cầu khác nhau ta chọn từ “và” và các điều kiện đặt ra ở ô tiếp theo. Ví dụ: Ở ô “Mọi trƣờng” ta chọn thông tin về “Hồ Chí Minh”; điều kiện đặt ra tiếp theo ta chọn điều kiện “năm xuất bản” là “1993”; kết hợp với điều kiện “tác giả” là “Nguyễn Văn Linh”; nếu có điều kiện tiếp theo ta có thể chọn tiếp. Để cho ta kết quả tìm kiếm ta nhấn vào nút “Tìm”. Kết quả tìm đƣợc: Trần Thị Hiền 55 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Đào tạo ngƣời dùng tin luôn là một hoạt động đƣợc tất cả các cơ quan thông tin – thƣ viện chú ý và quan tâm phát triển. Đào tạo ngƣời dùng tin cũng chính là nâng cao chất lƣợng phục vụ của thƣ viện mình. Giúp cho ngƣời dùng tin hiểu rõ về thƣ viện của mình cũng chính là giúp cho hoạt động của thƣ viện đƣợc phát triển hơn, số lƣợng tài liệu xoay vòng nhiều hơn 2.2.2.7 Dịch vụ tư vấn, chuyển giao công nghệ, hướng dẫn nghiệp vụ Chia sẻ kinh nghiệm xây dựng thƣ viện, cài đặt phần mềm CDS/ISIS, hƣớng dẫn phân loại, định từ khóa Giúp cho cán bộ thƣ viện nắm vững chuyên môn từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Thƣ viện và của Trung tâm. 2.2.2.8 Dịch vụ phát hành sách (Phòng sách 19/5) Bán các loại sách tham khảo, giáo trình .phục vụ công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập tại thƣ viện. Ngoài ra còn bán các loại sách báo thiếu nhi cho con em cán bộ trong học viện. Sách ở đây bao gồm chủ yếu là các sách kinh điển, giáo trình Hiện tại quầy phát hành sách của Thƣ viện đã cung cấp khá đầy đủ những loại tài liệu mà học viên của Học viện yêu cầu và chủ yếu là sách kinh điển và giáo trình. Tuy nhiên cơ sở vật chất của quầy vẫn còn khá thô sơ, cần phải đƣợc quan tâm phát triển hơn nữa để ngày càng có hiệu quả hơn. Trần Thị Hiền 56 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện CHƢƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG PHỤC VỤ NGƢỜI DÙNG TIN CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC – HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 3.1 Nhận xét 3.1.1 Những mặt đã đạt được Công tác phục vụ: Nhìn chung, trong những năm qua Trung tâm đã không ngừng cải tiến, đổi mới công tác phục vụ bạn đọc. Đối với Thƣ viện đã áp dụng 2 hình thức phục vụ bạn đọc: đọc tại chỗ và mƣợn về nhà thông qua việc tổ chức các phòng phục vụ: Phòng đọc tổng hợp, Phòng đọc sau đại học, Phòng mƣợn tổng hợp, Phòng mƣợn sách kinh điển, Phòng đọc mạng. Với các phòng phục vụ trên, thƣ viện đã thể hiện sự phục vụ có phân biệt đối tƣợng và loại hình tài liệu. Nhờ vậy, chất lƣợng phục vụ cao hơn, thƣ viện đã đáp ứng ngày càng sát nhu cầu bạn đọc. Thời gian mƣợn tài liệu cũng dài hơn so với các trƣờng Đại học tạo điều kiện cho ngƣời dùng tin có thời gian để nghiên cứu, tìm hiểu những thông tin mà mình mong muốn. Một số phòng phục vụ của Trung tâm đƣợc tổ chức theo kho mở tạo điều kiện cho ngƣời dùng tin trực tiếp đƣợc tiếp xúc với tài liệu đã kích thích đƣợc mọi ngƣời đến sử dụng thƣ viện. Trong kho mở, bạn đọc dễ dàng tìm kiếm thông tin theo ý mình hơn do tài liệu đƣợc sắp xếp trên giá theo môn phân loại, lĩnh vực khoa học và nhờ đƣợc sử dụng không hạn chế ngay tại chỗ tất cả các tài liệu của kho. Đặc biệt rất thuận lợi cho học tập và nghiên cứu khi phạm trù nghiên cứu rộng và không rõ ràng. Ví dụ, bạn đọc nghiên cứu về tôn giáo có thể tập trung tìm kiếm trong khu vực giá sách về nội dung này, thay vì tìm kiếm trong mục lục từng tài liệu, ghi vào số đƣa cho thủ thƣ lấy sách. Ngoài ra, nhờ tiếp xúc trực tiếp với kho tài liệu, bạn đọc có cơ hội sử dụng đa dạng và phong phú hơn, với số lƣợng và thời gian nhiều hơn các loại tài liệu. Điều này rất thích hợp khi cần tìm tài liệu tham khảo ở lĩnh vực kiến thức rộng, liên quan với lĩnh vực tri thức khác. Ví dụ nhƣ: Trần Thị Hiền 57 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Lịch sử trong mối liên hệ với địa lý, văn hoá Do đó với hình thức phục vụ kho mở, bạn đọc có cơ hội đƣợc tiếp cận một cách đầy đủ nhất những thông tin về những vấn đề mà mình nghiên cứu. Bảng 03: Số lượt bạn đọc lên thư viện Cƣờng độ lên thƣ viện Số phiếu Tỷ lệ (%) Thƣờng xuyên 49 62.82 Thỉnh thoảng 22 28.21 Hiếm khi 7 8.97 Biểu đồ 03: Mức độ sử dụng thư viện 8.97% Thường xuyên 28.21% 62.82% Thỉnh thoảng Hiếm khi Có thể thấy mức độ sử dụng Thƣ viện của ngƣời dùng tin là khá cao, 62.82% ngƣời dùng tin đƣợc hỏi trả lời là thƣờng xuyên tham gia học tập, nghiên cứu tại thƣ viện. Điều này có thể khẳng định cho chất lƣợng của thƣ viện. Thƣ viện đang từng bƣớc khắc phục những tồn tại hiện có nhất là ở các kho mở để có thể phục vụ tốt nhất cho ngƣời dùng tin. Việc bạn đọc đến với thƣ viện là một yếu tố đánh giá đƣợc toàn bộ các công đoạn trong hoạt động của một cơ quan thông tin – thƣ viện. Ngoài ra, thời gian mƣợn tài liệu có thể nói là khá dài so với các thƣ viện Đại học khác, tạo điều kiện rất lớn cho ngƣời dùng tin và cũng là một yếu tố khuyến khích ngƣời dùng tin đến với Thƣ viện. Trần Thị Hiền 58 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Các dịch vụ hỏi – đáp thông tin, tìm tin theo yêu cầu hay hƣớng dẫn ngƣời dùng tin đều mang lại những hiệu quả nhất định, và hơn hết là đã đem lại niềm tin cho ngƣời dùng tin, khuyến khích ngƣời dùng tin đến với Thƣ viện nói riêng và Trung tâm ngày càng đông hơn. Trong những năm qua Thƣ viện cũng có nhiều hoạt động nhằm hƣớng dẫn ngƣời dùng tin cách sử dụng thƣ viện nhƣ có mở lớp hƣớng dẫn, đƣa phần trợ giúp vào các trang tra cứu trực tuyến. Theo kết quả phỏng vấn trên 6 cán bộ của Trung tâm (chủ yếu là cán bộ phòng Thƣ viện) thì 100% cán bộ ở đây đều cho rằng công tác phục vụ tại Trung tâm đang phát triển theo chiều hƣớng lấy ngƣời dùng tin làm trọng tâm và các dịch vụ đều đƣợc kiểm soát trong chức năng, mục tiêu và nhiệm vụ của Trung tâm mình. Nhƣ vậy có thể thấy đƣợc công tác phục vụ ở đây luôn đƣợc coi trọng. Điều này rất có lợi cho ngƣời dùng tin, một mặt sẽ giúp ngƣời dùng tin có đƣợc những thông tin cần thiết nhất, chính xác nhất và nhanh nhất; mặt khác sẽ giúp Trung tâm có thể điều chỉnh hoạt động của mình một cách khoa học nhất. Bảng 04: Các dịch vụ của Trung tâm đang được sử dụng Dịch vụ Đã sử dụng Tỷ lệ Chƣa sử Tỷ lệ (số phiếu) (%) dụng(số phiếu) (%) Đọc tại chỗ 75 96.15 3 3.85 Mƣợn về nhà 78 100 0 0 Tra cứu thông tin theo 30 38.46 48 61.54 yêu cầu Tra cứu thông tin hỏi 55 70.51 đáp 23 29.49 Tra cứu trực tuyến 67 85.90 11 14.10 Đào tạo ngƣời dùng tin 20 25.64 58 74.36 Các dịch vụ khác 25 32.05 53 67.95 Trần Thị Hiền 59 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Biểu đồ 04: Đánh giá các dịch vụ của Trung tâm 100 94% 90% 90 86% 80 68% 70 65% 64% 58% 60 50 41% Rất tốt Tốt 40 32% 32% 28% Khá 30 20 14% 10% 10 6% 7% 1% 0 4% Đọc tại Mượn Tra cứu Tra cứu Tra cứu Đào tạo Các chỗ về nhà thông thông trực người dịch vụ tin theo tin hỏi tuyến dùng tin khác yêu cầu đáp Qua biểu đồ trên ta có thể thấy đƣợc hầu hết tất cả các dịch vụ tại Trung tâm đã đƣợc bạn đọc sử dụng và đánh giá tốt. Đặc biệt là với dịch vụ đọc tại chỗ và mƣợn về nhà. Đây cũng là hình thức chủ yếu của các thƣ viện truyền thống. Nhƣng bên cạnh đó những dịch vụ nhƣ tra cứu trực tuyến hay tra cứu thông tin theo yêu cầu cũng đƣợc sử dụng khá nhiều. Các dịch vụ khác ở đây nhƣ dịch vụ photo tài liệu, dịch vụ in ấn Đội ngũ cán bộ: Đội ngũ cán bộ đều có trình độ chuyên môn và trình độ về mặt lý luận chính trị. Gần đây số cán bộ làm công tác thông tin – thƣ viện ngày càng đƣợc trẻ hóa. Sự sắp xếp các cán bộ cũng tƣơng đối hợp lý, tạo nhiều thuận lợi trong công tác đặc biệt là khâu xử lý tài liệu. Họ thƣờng xuyên đƣợc bồi dƣỡng về chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học. Đội ngũ cán bộ luôn đƣợc Ban lãnh đạo quan tâm và khích lệ tinh thần làm việc, chủ động sang tạo, không ngừng nâng cao năng lực, trình độ của mình. Tập thể cán bộ luôn cố gắng hết sức mình cho sự phát triển của Trung tâm. Trần Thị Hiền 60 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Đối với bạn đọc thì cán bộ ở đây tận tình và phục vụ rất chu đáo, do vậy bạn đọc cảm thấy thƣ viện rất quen thuộc và do đó kích thích đƣợc bạn đọc đến Thƣ viện thƣờng xuyên hơn. Bảng 05: Đánh giá chất lượng phục vụ của Thư viện Phƣơng pháp phục vụ Số phiếu Tỷ lệ (%) Tốt 49 62.82 Bình thƣờng 27 34.61 Chƣa tốt 02 2.56 Biểu đồ 05: Đánh giá chất lượng phục vụ của Thư viện 2.56% 34.61% Tốt 62.82% Bình thường Chưa tốt Bảng 06: Đánh giá của người dùng tin về thái độ phục vụ của cán bộ thư viện Thái độ phục vụ Số phiếu Tỷ lệ (%) Tốt 52 66.67 Bình thƣờng 23 29.49 Chƣa tốt 03 3.84 Trần Thị Hiền 61 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Biểu đồ 06: Đánh giá của người dùng tin về thái độ phục vụ của cán bộ thư viện 3.84% 29.49% Tốt Bình thường Chưa tốt 66.67% Nhƣ vậy đội ngũ cán bộ của Trung tâm đã thể hiện đƣợc vai trò là cầu nối giữa ngƣời dùng tin với tài liệu. Họ không chỉ là cầu nối mà còn là ngƣời hƣớng dẫn những ngƣời dùng tin biết cách khai thác và sử dụng thông tin một cách tốt nhất. Do vậy, công tác đào tạo cho cán bộ luôn đƣợc Trung tâm chú trọng, thƣờng xuyên đôn đốc nhân viên, có các hình thức khen thƣởng để kích thích hoạt động. Cơ sở vật chất – kỹ thuật Trung tâm đã đƣợc đầu tƣ kinh phí nâng cấp hạ tầng trang thiết bị nhƣ: kệ giá, hệ thống hút bụi, thông gió, điều hòa, bàn ghế Trung tâm đã xây dựng đƣợc một hệ thống cơ sở vật chất tƣơng đối đầy đủ bƣớc đầu đáp ứng nhu cầu ngƣời dùng tin. 3.1.2 Những mặt còn hạn chế Bên cạnh những thành tích đã đạt đƣợc, công tác phục vụ bạn đọc còn có một số hạn chế. Đó là, các phòng phục vụ chƣa mang tính đặc thù rõ nét của từng phòng. Chẳng hạn nhƣ Phòng đọc tổng hợp và Phòng đọc sau đại học đều đƣợc bổ sung sách nghiên cứu, đều có luận văn, báo, tạp chí Phòng mƣợn tổng hợp và Phòng mƣợn sách kinh điển đểu đƣợc bổ sung sách kinh điển, giáo trình Đôi khi Trần Thị Hiền 62 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện còn những thiếu sót trong cách phục vụ, trong việc giải đáp thắc mắc của ngƣời dùng tin. Hiện nay Thƣ viện có rất nhiều kho sách với các chức năng chồng chéo. Tài liệu tại các kho có nhiều ký hiệu phức tạp, không nổi bật đƣợc vị trí lƣu trữ, gây khó hiểu cho bạn đọc. Tài liệu phục vụ đọc tại chỗ có các ký hiệu TC (phòng đọc Tổng hợp) và SĐH (phòng đọc Sau đại học); Tài liệu mƣợn về có các ký hiệu VV (Phòng đọc Tổng hợp) và TL (phòng mƣợn sách học tập). Các ký hiệu xếp giá trên tài liệu thể hiện sự phát triển manh mún khi xây dựng các kho gây khó khăn cho công tác quản lý và hợp thức hoá các kho tàng hiện nay. Việc tổ chức kho mở của thƣ viện đã đƣợc tiến hành tuy nhiên với diện tích các kho không lớn, việc tổ chức kho mở lại rất tốn diện tích nên diện tích phục vụ cho việc đọc tại chỗ là rất hạn chế, không đủ để đáp ứng cho nhu cầu của ngƣời dùng tin. Bên cạnh đó cán bộ kho mở tuy có trình độ ngoại ngữ nhƣng chƣa cao và chủ yếu là tiếng Anh, trong khi vốn tài liệu của kho còn có một lƣợng không ít sách tiếng Pháp, tiếng Nga, vì vậy trong công tác phục vụ còn gặp khó khăn. Dịch vụ photo tài liệu giá còn cao so với giá thị trƣờng đôi khi ngƣời dùng tin còn e ngại. Ngoài ra, Thƣ viện còn có Kho sách Lênin toàn tập, chỉ nhằm lƣu giữ sách “Lênin toàn tập”, chƣa qua xử lý, không đƣa vào phục vụ đọc tại Thƣ viện. Công tác đào tạo ngƣời dùng tin tuy đã thực hiện nhƣng chƣa mang lại kết quả cao: Trần Thị Hiền 63 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Bảng 07: Tham gia vào lớp đào tạo người dùng tin: Chƣa tham gia do: Trung tâm Có tham Chƣa Không có Không cần không tổ gia tham gia thời gian thiết chức Số phiếu 23 55 65 13 0 Tỷ lệ 29.49 70.51 83.33 16.67 0 (%) Nhƣ vậy tỷ lệ tham gia vào lớp đào tạo ngƣời dùng tin của Trung tâm là chƣa cao, nguyên nhân chỉ tập trung vào do không có thời gian và không cần thiết. Vấn đề đặt ra là Trung tâm phải có kế hoạch để làm cho những bạn đọc cảm thấy không cần thiết tham gia lớp đào tạo ngƣời dùng tin nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc hiểu biết các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm để từ đó có thể tìm đƣợc những thông tin bổ ích cho bản thân mình một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất. 3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế Còn tồn tại những hạn chế trên là do những nguyên nhân sau: + Hiện tại nguồn kinh phí và kho tàng chƣa cho phép mở rộng diện tích kho, điều này ảnh hƣởng tới chất lƣợng phục vụ của Trung tâm + Ý thức của bạn đọc chƣa cao trong việc sử dụng kho mở, đôi khi do tâm lý ngại mà bạn đọc có thể trả tài liệu không đúng nơi quy định, mặc dù đã có quy định đọc xong phải trả tại bàn thủ thƣ nhƣng một số bạn đọc vẫn tự ý xếp sách lên giá nhƣng lại không đúng vị trí. + Thƣ viện chƣa có thẻ từ và cổng từ cho kho mở do vậy việc kiểm soát bạn đọc cũng còn gặp nhiều khó khăn. Trần Thị Hiền 64 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện + Nguồn nhân lực cho Trung tâm vẫn chƣa đáp ứng đủ, đặc biệt là phòng thƣ viện với quy định là mỗi phòng phục vụ phải có 2 cán bộ nhƣng hiện tại chỉ có 1 cán bộ phụ trách. + Còn một số cán bộ vẫn chƣa thực sự tận tâm với công việc. 3.2 Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng phục vụ ngƣời dùng tin của Trung tâm 3.2.1 Bổ sung tài liệu một cách hợp lý Nguyên nhân của vấn đề thƣ viện chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu tin cho ngƣời dùng tin có nhiều nhƣng chủ yếu tập trung vào các vấn đề sau: vốn sách báo, tài liệu không phong phú, không đủ đầu sách, cách thức cho mƣợn chƣa hợp lý. Việc bổ sung tài liệu phải dựa trên cơ sở nghiên cứu nhu cầu của bạn đọc. Bổ sung vốn tài liệu là một trong những công việc hàng đầu trong hoạt động của bất cứ một cơ quan thông tin thƣ viện nào. Do vậy chính sách bổ sung tài liệu phải đƣợc quan tâm và thực hiện một có quy chuẩn: + Trên cơ sở, chức năng, nhiệm vụ của mình Trung tâm phải xác lập tính chất và nguồn tin sẽ bổ sung, từ đó đƣa ra những hƣớng bổ sung ƣu tiên và mức độ bổ sung cho từng loại chủ đề, từng chuyên ngành cụ thể. + Thƣ viện phải xác định chính xác cho từng phòng, từng ban về số lƣợng tài liệu cần thiết cho một thời gian cụ thể (một học kỳ, một năm học hoặc một quý), tên các tài liệu, số lƣợng cụ thể mỗi đầu tài liệu. + Đƣa ra các tiêu chí lựa chọn các loại hình tài liệu cụ thể dựa trên nguồn ngân sách bổ sung hàng năm, cân đối hài hoà giữa các loại hình tài liệu (tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử, sách chuyên khảo, xuất bản phẩm định kỳ ) Trần Thị Hiền 65 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện + Đảm bảo tính nhất quán cao và tính liên tục trong các giai đoạn phát triển nguồn tin, tham khảo hoặc cập nhật mọi thông tin liên quan, đa chiều trong khâu bổ sung tài liệu + Thu thập ý kiến từ các chuyên gia, các nhà lãnh đạo có kinh nghiệm để lấy ý kiến về việc bổ sung tài liệu. Ngoài ra cần phải trƣng cầu ý kiến của bạn đọc để việc bổ sung tài liệu đƣợc chính xác hơn và tránh lãng phí do bổ sung tài liệu không đúng yêu cầu. + Cần đa dạng hoá các phòng báo, tạp chí bổ sung nhiều đầu báo tạp chí mới vì hiện nay báo chí đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong phục vụ học tập, nghiên cứu. Thƣ viện cần tìm hiểu cụ thể về nhu cầu các loại báo, tạp chí để có thể đặt mua một cách phù hợp. + Cần thƣờng xuyên kiểm tra để thanh lọc những tại liệu cũ, nát, không hoặc ít sử dụng để lấy diện tích cho việc bổ sung tài liệu mới. Hiện nay kho mƣợn tổng hợp có một lƣợng sách (chủ yếu là truyện ngắn, tiểu thuyết) từ những năm 1973 đã mối mọt, cũ nát. + Bổ sung thêm các tài liệu về văn kiện Đảng, các nghị quyết, công văn của Đảng, Nhà nƣớc, các tài liệu về lịch sử cách mạng, chính trị, các tài liệu về các danh nhân các nhà kiệt xuất. Đây là mảng tài liệu đã đƣợc thƣ viện liên tục bổ sung nhƣng do tính đặc thù của một Học viện mang tính Đảng do vậy vẫn cần phải tăng cƣờng công tác bổ sung các mảng tài liệu này để phục vụ tốt nhất cho ngƣời dùng tin. + Tăng cƣờng các tài liệu tiếng nƣớc ngoài có liên quan đến các chuyên ngành trong Học viện. Hiện tại các tài liệu tiếng nƣớc ngoài ở Trung tâm vẫn còn hạn chế. Trƣớc yêu cầu của việc đào tạo tại Học viện cũng nhƣ nhu cầu của ngƣời dùng tin Thƣ viện cần lên kế hoạch tìm hiểu, bổ sung các tài liệu này một cách hợp lý. Trần Thị Hiền 66 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện + Phối hợp, liên kết chặt chẽ với các cơ quan thông tin thƣ viện trong và ngoài nƣớc để chia sẻ nguồn lực thông tin, mua bán, biếu tặng, trao đổi các tài liệu có giá trị cao. 3.2.2 Đa dạng hoá các loại hình dịch vụ Hiện nay, với số lƣợng nguồn tin của Trung tâm không ngừng gia tăng và nhu cầu đƣợc tiếp cận, đƣợc đáp ứng các yêu cầu tin của ngƣời dùng tin ngày càng phức tạp và đa dạng, việc đa dạng hoá các loại dịch vụ đƣợc xem nhƣ là một giải pháp cấp thiết và hữu hiệu hơn cả. Đa dạng hoá các dịch vụ nhằm tạo ra và cung cấp cho ngƣời dùng tin nhiều hơn các công cụ tìm kiếm, truy cập và kiểm soát đƣợc mọi nguồn tin. Đa dạng hoá ở đây chính là việc phải tạo ra các dịch vụ phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm đồng thời đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Cần phải nâng cao hơn nữa chất lƣợng của các dịch vụ tại Thƣ viện. Để làm đƣợc điều này trƣớc hết thƣ viện phải hoàn thiện các dịch vụ của mình làm sao để đáp ứng tốt nhất cho ngƣời dùng tin. Sau đó, phải có một chiến lƣợc marketing để thu hút bạn đọc tới sử dụng thƣ viện bằng các hình thức khác nhau. Bên cạnh việc đa dạng hóa các loại hình dịch vụ thì việc hƣớng dẫn cho ngƣời dùng tin cách sử dụng các dịch vụ này cũng rất cần thiết Bảng 08: Đánh giá của người dùng tin trong việc sử dụng các dịch vụ của Trung tâm Sử dụng các dịch vụ Số phiếu Tỷ lệ (%) Dễ dàng 20 25.64 Bình thƣờng 53 67.95 Khó khăn 5 6.41 Trần Thị Hiền 67 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Biểu đồ 08: Đánh giá của người dùng tin trong việc sử dụng các dịch vụ của Trung tâm 6.41% 25.64% Dễ dàng 67.95% Bình thường Khó khăn Có tới 53% ngƣời dùng tin đánh giá rằng việc sử dụng các dịch vụ tại đây ở mức bình thƣờng. Nhƣ vậy Trung tâm cần phải tăng cƣờng hơn nữa việc hoàn thiện các hệ thống dịch vụ làm sao đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. 3.2.3 Xây dựng và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị hiện đại. Một trung tâm thông tin – thƣ viện muốn làm tốt công tác hoạt động và nghiệp vụ chuyên môn thì trƣớc hết phải có một cơ sở vật chất ổn định và đầy đủ. Đầy đủ ở đây đƣợc hiểu là phải có trang thiết bị phục vụ cho tất cả các hoạt động một cách tốt nhất. Các trang thiết bị này phải đảm bảo cho cán bộ thƣ viện làm đúng chức năng, đảm bảo cho bạn đọc có thể tiếp cận và sử dụng một cách dễ dàng. Với tốc độ phát triển ngày một nhanh của vốn tài liệu đòi hỏi Thƣ viện cần có một không gian tƣơng xứng. Cần sớm nhanh chóng đƣa các máy móc thiết bị đi vào vận hành. Mở rộng, nâng cấp kho tàng. Đầu tƣ tủ, giá chắc chắn, bền đẹp. Phải có cái nhìn bao quát so với sự bùng nổ về các xuất bản phẩm trên thế giới hiện nay. Dù đã có hệ thống thƣ viện khá tốt nhƣng nhìn chung kết cấu hạ tầng của hệ thống thƣ viện vẫn là thƣ viện truyền thống. Đánh gía về nguồn lực cơ sở vật chất trang thiết bị hiện nay về cơ bản đã đáp ứng đƣợc hoạt động nghiệp vụ cán bộ thƣ viện và nhu cầu của ngƣời dùng tin nhƣ: thiết bị công nghệ thông tin, tin học, môi trƣờng và thiết bị của các phòng đọc, hệ thống tra cứu tìm tin Trần Thị Hiền 68 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Một hệ thống thƣ viện không những phải có sức hấp dẫn của kiến trúc, tạo môi trƣờng văn hóa, trang trí nội thất mang tính nhân văn, mà còn phải có khả năng đáp ứng yêu cầu cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thƣ viện Hiện tại, Trung tâm đang hƣớng tới xây dựng một thƣ viện điện tử hiện đại và đầy đủ, hứa hẹn trong những năm sắp tới sẽ là một trung tâm thông tin khoa học - một thƣ viện điện tử phục vụ tốt nhất cho ngƣời dùng tin tại đây. 3.2.4 Xây dựng chiến lược Marketing các dịch vụ thông tin – thư viện Marketing là một thuật ngữ đƣợc hiểu nhƣ là “tiếp thi”, “quảng cáo”. Nhƣng ở đây xây dựng chiến lƣợc Marketing không chỉ dừng lại ở tiếp thị, quảng cáo mà chính là phải xây dựng một chiến lƣợc hoạt động từ việc đƣa dịch vụ ra phục vụ ngƣời dùng tin cho đến việc thu thập các ý kiến phản hồi để bổ sung và hoàn thiện công tác phục vụ của trung tâm mình. Có nghĩa là: các dịch vụ thƣ viện trƣớc tiên phải đƣợc đƣa ra sử dụng và ngƣời dùng tin phải đƣợc trực tiếp thực hiện; qua đó sẽ lấy phản hồi từ ngƣời dùng tin để tiếp tục chỉnh sửa và hoàn thiện dịch vụ này. Marketing có ƣu điểm là ngƣời dùng tin dễ dàng nhận thấy sự thuận lợi hay khó khăn khi mình đƣợc trực tiếp nhìn, sử dụng Ngoài ra, Marketing cũng có nghĩa là “xây dựng” hình ảnh các dịch vụ của Trung tâm mình bằng nhiều cách khác nhau nhƣ: triển lãm, quảng cáo, giới thiệu, họp báo .Tất cả những điều này sẽ giúp thƣ viện nắm rõ hơn hiệu quả dịch vụ của trung tâm mình và biết rõ hơn mong muốn của ngƣời dùng tin của mình là gì để từ đó có đƣợc những thay đổi cần thiết. Một lý do khác để các thƣ viện phải quan tâm tới marketing là hình ảnh của họ trong mắt bạn đọc- khách hàng. Rất khó có thể tìm thấy trên báo chí hay truyền hình một quảng cáo về thƣ viện, hay rất hiếm khi chúng ta có thể đọc đƣợc ở đâu đó một lời khen về thƣ viện. Các thƣ viện ngày nay cần phải tìm nhiều cách thức hiệu quả hơn để bạn đọc hiểu rõ về mình và từ đó thu hút đƣợc bạn đọc đến thƣ viện. Bạn đọc thƣờng phải tự tìm đến thƣ viện khi họ cần, những đôi khi họ không Trần Thị Hiền 69 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện biết nên đến thƣ viện nào cho thích hợp. Bạn đọc cũng không biết rằng nguồn tin trong thƣ viện hữu ích và có giá trị hơn những nguồn tin khác nhƣ thế nào? Các thƣ viện cần chủ động tìm tới bạn đọc và cho họ biết mình đang có những gì có thể giúp ích cho họ. Cải thiện đƣợc hình ảnh thƣ viện là một nhiệm vụ khó khăn. Chính vì thế, các thƣ viện trong thế giới cạnh tranh cần đến một công cụ đắc lực- “marketing”. Marketing sẽ giúp thƣ viện hiểu đƣợc bạn đọc đang muốn gì, làm thế nào để đáp ứng nhu cầu của họ và làm thế nào để cải thiện mối quan hệ bạn đọc- thủ thƣ. Marketing giúp thƣ viện định vị hình ảnh của mình với ngƣời dùng tin, lãnh đạo các cấp và cả các nhà tài trợ. Hơn thế nữa, marketing không chỉ là một công cụ mà còn là triết lý hoạt động của tổ chức, nó nâng cao trình độ, kỹ năng của thƣ viện viên và làm thay đổi tất cả các hoạt động của thƣ viện theo hƣớng quan tâm tới thị trƣờng. 3.2.5 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ Cán bộ - con ngƣời luôn là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi một cơ quan thông tin – thƣ viện. Hoạt động của thƣ viện, chất lƣợng của Thƣ viện phụ thuộc rất nhiều vào ngƣời cán bộ, đó là một ngƣời yêu nghề, nhiệt huyết, có kiến thức, có tính kiên trì .Do vậy, việc xây dựng đội ngũ cán bộ phải là một vấn đề cần đƣợc quan tâm đích đáng. Cán bộ thƣ viện có vai trò quan trọng trong hoạt động thông tin thƣ viện. Yêu cầu đặt ra với cán bộ thông tin thƣ viện là phải có trình độ ngoại ngữ, có kiến thức văn hoá chung, có hiểu biết sâu về lĩnh vực mà mình phục vụ, nắm bắt và làm chủ công nghệ thông tin ứng dụng trong thƣ viện. Năng lực, trình độ của cán bộ thƣ viện có ảnh hƣởng quyết định đến chất lƣợng của hoạt động thông tin. Với sự bùng nổ của thông tin nhƣ hiện nay, cần phải có một đội ngũ cán bộ thông tin – thƣ viện có khả năng giải quyết những nhiệm vụ phức tạp có liên quan đến việc tìm, phân tích và phổ biến thông tin. Công tác cán bộ bao giờ cũng là vấn đề quan trọng hàng đầu. Trong thời đại của nền kinh tế tri thức, sự phát triển của xã hội phụ thuộc rất lớn vào công nghệ, nhƣng sự quyết định bao giờ cũng là nguồn nhân lực có kỹ thuật cao, có thể khai Trần Thị Hiền 70 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện thác các nguồn tin một cách có hiệu quả. Sự đổi mới và phát triển của hệ thống thƣ viện gắn liền với việc đào tạo đội ngũ cán bộ thƣ viện. Đội ngũ cán bộ thƣ viện phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu: - Có trình độ nghiệp vụ và ngoại ngữ - Có trình độ ứng dụng công nghệ thông tin - Khả năng tƣ duy tổng hợp tri thức - Có sự hiểu biết nhất định về các lĩnh vực của các khoa học - Năng khiếu xử lý thông tin và nghiên cứu khoa học - Có thái độ phục vụ tận tình Cán bộ thƣ viện phải là ngƣời nắm rõ vốn tài liệu của thƣ viện để làm tốt công tác phục vụ của mình, mỗi cán bộ thƣ viện chịu trách nhiệm một mảng tài liệu. Ví dụ: cán bộ kho giáo trình thì chịu trách nhiệm quản lý và cho mƣợn sách giáo trình Cùng với việc đảm bảo về số lƣợng biên chế, việc đảm bảo chất lƣợng lao động thƣ viện cũng cần phải quan tâm. Do vậy, khi bổ sung và truyển dụng Học viện cần tuyển dụng những cán bộ có trình độ đại học về chuyên môn nghiệp vụ thƣ viện, đƣợc đào tạo chính quy tại các trƣờng, cơ sở có uy tín trong và ngoài nƣớc. Cho cán bộ đi đào tạo chuyên môn ở các bậc cao (thạc sỹ, tiến sỹ) trong và ngoài nƣớc. Tại Trung tâm cán bộ thƣ viện hầu hết đã đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành Thông tin - Thƣ viện tại Trƣờng Đại học Văn hoá Hà Nội và Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội. Đặc biệt, vừa qua Trung tâm Thông tin Khoa học đã mở lớp nghiệp vụ “Xây dựng kho mở và khung phân loại DDC”. Qua đó, cán bộ đã đƣợc giới thiệu về những điều kiện xây dựng kho mở, tình hình và xu hƣớng phát triển của Thƣ viện, cách phân loại theo khung phân loại DDC và chỉ số Carter-Deborn. Cán bộ của Trung Tâm cũng đƣợc đi tham quan Trần Thị Hiền 71 Lớp: K51 TT -TV
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thông tin – Thư viện Trung tâm học liệu Thái Nguyên, một trong những cơ quan thông tin thƣ viện xây dựng thành công hệ thống kho mở. 3.2.6 Tăng cường công tác đào tạo người dùng tin Ngƣời dùng tin vừa là khách thể vừa là chủ thể của nguồn tin. Thông tin đƣợc cung cấp kịp thời và chính xác sẽ giúp ngƣời dùng tin rút ngắn đƣợc thời gian và kích thích họ đến sử dụng thƣ viện. Ngƣời dùng tin là một trong bốn yếu tố cấu thành quan trọng của mọi hệ thống thông tin – thƣ viện. Họ là đối tƣợng phục vụ và là ngƣời trực tiếp đánh giá hoạt động của một cơ quan thông tin thƣ viện, là mục tiêu hoạt động của cơ quan đó. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn tồn tại một số thực trạng ngƣời dùng tin chƣa thực sự nắm bắt rõ ràng về các sản phẩm và dịch vụ, cách tra cƣú tài liệu trong thƣ viện Do vậy để thƣ viện có thể hoạt động tốt thì cần phải có biện pháp tuyên truyền, phổ biến, hƣớng dẫn ngƣời dùng tin tiếp cận nguồn tin qua các phƣơng tiện tra cứu của thƣ viện mình. Thƣ viện nên có những biện pháp hỗ trợ và giúp đỡ ngƣời dùng tin bằng cách : mở lớp đào tạo, hƣớng dẫn ngƣời dùng tin kiến thức và kỹ năng tra cứu thông tin trên máy tính, trên mạng thông tin và kỹ năng sử dụng các dịch vụ thông tin hiện đại. In ấn các tài liệu về nội quy sử dụng thƣ viện, kiến thức về các dịch vụ thƣ viện và khả năng cung cấp thông tin, giúp ngƣời dùng tin chủ động lựa còn các hình thức tìm kiếm, tra cứƣ thông tin mình cần. Làm các chỉ dẫn, hƣớng dẫn ngƣời dùng tin cách tra cứu thông tin và sử dụng các dịch vụ thông tin trong thƣ viện. 3.2.7 Tổ chức câu lạc bộ bạn đọc Thƣ viện là nơi thông tin đƣợc tổ chức, nơi dễ dàng tìm thấy thông tin, và nó chỉ có giá trị khi nó có thông tin và có ngƣời biến thông tin trở nên hữu ích. Để làm đƣợc điều đó, thƣ viện cần thay đổi nhận thức trong tiếp cận công chúng. Tại Thụy Điển, Peter Thuvander, một nhà thiết kế và kiến trúc sƣ đã xây dựng dự án thƣ viện trên ô tô buýt (Library bus project) để mở rộng dịch vụ cho mƣợn sách, tìm thông tin qua mạng Tại Philippines, ngƣời ta thực hiện một dự án có tên rất hay là Trần Thị Hiền 72 Lớp: K51 TT -TV