›

Khóa luận Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải tại Công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi

pdf 103 trang thiennha21 20/04/2022 9091
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải tại Công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_hoan_thien_quy_trinh_giao_nhan_van_tai_tai_cong_ty.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải tại Công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi

  1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HOÁ CON THOI Ngành: Quản Trị Kinh Doanh Chuyên ngành: Quản Trị Doanh Nghiệp Giảng viên hướng dẫn : ThS. Phạm Thị Kim Dung Sinh viên thực hiện : Nguyễn Đức Lan Nhi MSSV: 0854010232 Lớp: 08DQD1 TP. Hồ Chí Minh, 2012
  2. LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận được thực hiện tại đơn vị công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 8 năm 2012 Nguyễn Đức Lan Nhi i
  3. LỜI CẢM ƠN Qua một thời gian thực tập và làm việc, được sự hỗ trợ của trường, khoa cùng với sự đồng ý của công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi (Shuttle Cargo Services Co.,LTD), em đã có cơ hội tìm hiểu những kiến thức thực tế về chuyên ngành ngoại thương. Em nhận thấy công ty Con Thoi là một trong những công ty có chất lượng dịch vụ tốt. Tham gia vào các công việc của công ty giúp em có them nhiều kinh nghiệm thực tiễn để phục vụ cho công việc sau này. Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám Hiệu cùng toàn thể các thầy cô giảng viên, đặc biệt là các thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ đã tận tình chỉ bảo và truyền đạt cho em những kiến thức quý báu làm nền tảng cho quá trình làm việc của em sau này. Em xin chân thành cảm ơn ThS. Phạm Thị Kim Dung đã dành thời gian tận tình hướng dẫn và góp ý để giúp bài khoá luận của em chính xác và hoạn thiện hơn. Cuối cùng, em xin được gửi lời cảm ơn đến các anh chị trong bộ phận chứng từ cùng toàn thể nhân viên của công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi đã cho em cơ hội được thực tập, làm việc và hoàn thiện chuyên đề khoá luận trong suốt thời gian qua. Kính chúc quý thầy cô và các anh chị sức khỏe, hạnh phúc và thành công! Em xin chân thành cảm ơn! Sinh Viên thực hiện Nguyễn Đức Lan Nhi ii
  4. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên : Nguyễn Đức Lan Nhi MSSV : 0854010232 Khoá : 2008 - 2012 1. Thời gian thực tập 2. Bộ phận thực tập 3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật 4. Kết quả thực tập theo đề tài 5. Nhận xét chung Đơn vị thực tập iii
  5. NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN . TP. HCM, Ngày tháng năm 2012 Giáo viên hướng dẫn iv
  6. MỤC LỤC DANH SÁCH THUẬT NGỮ 1 DANH MỤC CÁC BẢNG 3 DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ 4 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ 5 PHẦN MỞ ĐẦU 6 1. Đặt vấn đề 6 2. Mục đích nghiên cứu 6 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6 4. Phương pháp nghiên cứu 7 5. Kết cấu đề tài 7 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN VẬN TẢI XUẤT NHẬP KHẨU 8 1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN VẬN TẢI XUẤT NHẬP KHẨU 8 1.1.1 Khái niệm hoạt động giao nhận 8 1.1.2 Đặc điểm của hoạt động giao nhận vận tải 8 1.1.3 Yêu cầu của hoạt động giao nhận vận tải 9 1.2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI GIAO NHẬN 10 1.2.1 Khái niệm người giao nhận 10 1.2.2 Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế 10 1.2.3 Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận 12 1.3 NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI BIỂN 13 1.3.1 Các nguyên tắc giao nhận vận tải xuất nhập khẩu 13 1.3.2 Quy trình giao hàng xuất 15 1.3.2.1 Đối với hàng xuất phải lưu kho, bãi của cảng 15 1.3.2.2 Đối với hàng xuất không lưu kho, bãi của cảng 16 1.3.2.3 Đối với hàng xuất đóng trong container 16 1.3.3 Quy trình nhận hàng nhập 18 1.3.3.1 Đối với hàng nhập không lưu kho, bãi của cảng 18 1.3.3.2 Đối với hàng nhập phải lưu kho, bãi của cảng 18 1.3.3.3 Đối với hàng nhập đóng trong container 19 1.4 NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG KHÔNG 20 GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  7. 1.4.1 Quy trình giao hàng xuất 20 1.4.2 Quy trình nhận hàng nhập 21 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HOÁ CON THOI 23 2.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN CÔNG TY 23 2.1.1 Khái quát về công ty 23 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 23 2.2 HÌNH THỨC HOẠT ĐỘNG VÀ PHÁT TRIỂN 24 2.2.1 Hình thức hoạt động 24 2.2.2 Định hướng phát triển công ty 26 2.3 TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 28 2.3.1 Cơ cấu tổ chức quản lý 28 2.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban 29 2.3.3 Tình hình nhân sự tại công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi 31 2.4 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN CỦA CÔNG TY (2009-2011) 34 2.4.1 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2009-2011 34 2.4.2 Phân tích doanh thu theo cơ cấu sản phẩm dịch vụ 36 2.5 SẢN LƯỢNG VÀ DOANH THU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 38 2.6 SẢN LƯỢNG VÀ DOANH THU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 42 2.7 ĐỐI TƯỢNG KHÁCH HÀNG 45 2.7.1 Khách hàng thường xuyên 45 2.7.2 Khách hàng không thường xuyên 46 2.7.3 Khách hàng tiềm năng 46 2.8 THỊ TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY 47 2.9 ĐỐI THỦ CẠNH TRANH 48 2.10 NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN 48 2.10.1 Thuận lợi 48 2.10.2 Khó khăn 49 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HOÁ CON THOI 51 3.1 QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 51 3.1.1 Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu 51 3.1.1.1 Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng 52 GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  8. 3.1.1.2 Tiếp nhận hồ sơ khách hàng 54 3.1.1.3 Thuê tàu, mượn container 56 3.1.1.4 Mở tờ khai Hải quan 57 3.1.1.5 Đưa hàng lên tàu 62 3.1.1.6 Lập bộ hồ sơ gởi nhà nhập khẩu 62 3.1.1.7 Quyết toán 63 3.1.2 Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu 64 3.1.2.1 Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng dịch vụ 64 3.1.2.2 Tiếp nhận hồ sơ khách hàng 65 3.1.2.3 Quy trình nhận hàng hoá nhập khẩu tại công ty công ty Con Thoi 69 3.1.2.4 Nhận hàng 78 3.1.2.5 Quyết toán và hoàn trả hồ sơ cho khách hàng 80 3.2 QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 81 3.2.1 Quy trình xử lý hàng tại văn phòng 81 3.2.2 Trình tự giao hàng xuất khẩu 82 3.2.2.1 Lưu cước với hãng hàng không hoặc với người giao nhận 82 3.2.2.2 Vận chuyển, đóng hàng và giao hàng cho người chuyên chở 82 3.2.2.3 Lập Airway Bill (AWB) 83 3.2.2.4 Thông báo cho người nhận về việc gởi hàng 83 3.2.3 Trình tự nhận hàng nhập khẩu 83 3.2.3.1 Nhận các giấy tờ, chứng từ 84 3.2.3.2 Nhận hàng tại sân bay 84 3.2.3.3 Làm thủ tục Hải quan 84 3.2.3.4 Thanh toán 84 3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HOÁ CON THOI 85 3.3.1 Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận đường biển 85 3.3.1.1 Giải pháp đầu tư, mở rộng hệ thống kho bãi 85 3.3.1.2 Kiến nghị về việc trả tờ khai và kiểm hoá chậm 86 3.3.1.3 Một số giải pháp – kiến nghị bổ sung 86 3.3.1.3.1 Giải pháp rút ngắn thời gian giao hàng 86 3.3.1.3.2 Giải pháp giảm phí dịch vụ hàng lẻ 88 GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  9. 3.3.1.3.3 Giải pháp nguồn nhân lực 89 3.3.1.3.4 Kiến nghị đối với Nhà nước 89 3.3.2 Giải pháp mở rộng thị trường giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không 90 KẾT LUẬN 93 GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  10. DANH SÁCH THUẬT NGỮ A/N – Arrival Notice (Giấy thông báo hàng đến) AWB – Airway Bill (Vận đơn hàng không) B/L – Bill of Lading (Vận tải đơn, Vận đơn đường biển) Booking Note – (Giấy lưu cước, đặt chỗ) C/O – Certificate of Origin (Giấy chứng nhận xuất xứ) Cargo List – (Danh mục hàng hoá xuất khẩu) Cargo plan – Sơ đồ xếp hàng CBM – Cubic Metter (mét khối) CFS – Container Freight Station (Kho gom hàng lẻ) Closing Time – Thời gian quy định Commercial Invoice – (Hoá đơn thương mại) COR – Giấy chứng nhận hư hỏng CY – Container Yard (Bãi chứa container ở cảng) D/O – Delivery order (Lệnh giao hàng) ETA – Estimated Time of Arrival (Ngày giờ dự kiến tàu đến) ETD – Estimate Time of Departure (Ngày khởi hành) FCL – Full Container (hàng nguyên container) FIATA – International Federation of Freight Forwarders Association (Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế) Final Report – (báo cáo chính thức) General Loading Report – Bản tổng kết xếp hàng lên tàu HAWB – House Airway Bill (Vận đơn của người gom hàng) ICD – Inland Container Depot (Cảng thông quan nội địa) L/C – Letter of Credit (Thư tín dụng) LCL – Less Container (hàng lẻ) LR – Letter of Reservation (Thư dự kháng) MAWB – Master Airway bill (Vận đơn chủ) MR – Mate's Receipt (Biên lai thuyền phó ) GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 1 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  11. MTO – Multimodal Transport Operator (Người kinh doanh vận tải đa phương thức) NOR – Noticed of Readiness (Thông báo sẵn sàng làm hàng) Packing List – phiếu đóng gói hàng hóa ROROC – Report on receipt of cargo (Biên bản kết toán giao nhận hàng với tàu) Sales contract – Hợp đồng mua bán hàng hóa Scaling Report – Phiếu cân hàng Tally Sheet – Phiếu kiểm kiện TCS – (Phí lao vụ) THC – Terminal Handling Charge (Phụ phí xếp dỡ tại cảng) VAT – Value added Tax (Thuế giá trị gia tăng) GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 2 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  12. DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 – Cơ cấu vốn góp của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Con Thoi 25 Bảng 2.2 – Tình hình phân bố lao động tại công ty (2009- 2011) 32 Bảng 2.3 – Trình độ và số năm kinh nghiệm của nhân sự trong công ty (2009-2011) 33 Bảng 2.4 – Doanh thu và chi phí của công ty Con Thoi giai đoạn 2009-2011 34 Bảng 2.5 – Báo cáo tài chính công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi 35 Bảng 2.6 – Bảng doanh thu công ty TNHH Con Thoi theo cơ cấu sản phẩm dịch vụ (2009- 2011) 37 Bảng 2.7 – Sản lượng giao nhận và giá trị giao nhận hàng bằng đường biển tại công ty Con Thoi giai đoạn 2009-2011 38 Bảng 2.8 – Thị trường hàng nhập bằng đường biển của công ty giai đoạn 2009-2011 40 Bảng 2.9 – Thị trường hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty (2009-2011) 41 Bảng 2.10 – Sản lượng và doanh thu hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường hàng không giai đoạn 2006 – 2008 42 Bảng 2.11 – Thị trường hàng nhập bằng đường hàng không giai đoạn 2009-2011 43 Bảng 2.12 – Thị trường hàng xuất bằng đường hàng không 44 GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 3 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  13. DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1 – Biểu đồ so sánh doanh thu và chi phí của công ty Con Thoi (2009-2011) 35 Biểu đồ 2.2 – Doanh thu công ty TNHH Con Thoi theo cơ cấu sản phẩm dịch vụ (2009- 2011 37 Biểu đồ 2.3 – Biểu đồ cơ cấu sản lượng hàng xuất khẩu, nhập khẩu tại công ty Con Thoi giai đoạn 2009-2011 39 Biểu đồ 2.4 - Biều đồ cơ cấu doanh thu hàng xuất khẩu, nhập khẩu tại công ty Con Thoi giai đoạn 2009-2011 39 Biểu đồ 2.5 – Biểu đồ biểu diễn thị trường hàng xuất bằng đường hàng không tại công ty Con Thoi (2009-2011) 43 Biểu đồ 2.6 – Biểu đồ biểu diễn thị trường hàng xuất bằng đường hàng không tại công ty Con Thoi (2009-2011) 45 GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 4 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  14. DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 – Bộ máy tổ chức quản lý 28 Sơ đồ 3.1 – Quy trình giao hàng hoá xuất khẩu của công ty Con Thoi 51 Sơ đồ 3.2 – Quy trình khai báo Hải quan điện tử 58 Sơ đồ 3.3 – Quy trình thông quan Hải quan tại cảng 61 Sơ đồ 3.4 – Quy trình nhận hàng hoá nhập khẩu của công ty Con Thoi 69 Sơ đồ 3.5 – Quy trình làm thủ tục Hải quan tại cảng 74 Sơ đồ 3.6 – Quy trình giao hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty Con Thoi 82 Sơ đồ 3.7 – Quy trình nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty Con Thoi 83 GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 5 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  15. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Đặt vấn đề Trong bối cảnh toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, hoạt động ngoại thương được xem là một trong những hoạt động quan trọng để xây dựng đất nước giàu mạnh và phát triển. Và giao nhận hàng hoá là một nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu trong hoạt động ngoại thương, tạo ra những điều kiện cần thiết để đảm bảo hàng hoá xuất khẩu đến thị trường quốc tế kịp thời và giúp hàng nhập khẩu nước ngoài đến tận tay người tiêu dùng trong nước một cách hiệu quả. Trong nền kinh tế thị trường ngày càng tiến dần đến toàn cầu hoá và Việt Nam đã là thành viên của các tổ chức, hiệp hội kinh tế trong khu vực và thế giới (ASEAN, AFTA, APEC, WTO), vì vậy các doanh nghiệp Việt Nam phải bước vào một sân chơi rộng lớn và sôi nổi hơn. Tuy nhiên theo lộ trình đó thì sự cạnh tranh trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng ngày càng gay gắt, khốc liệt hơn khi có thêm sự cạnh tranh của các công ty nước ngoài. Mặc khác, năng lực cạnh tranh của các công ty giao nhận vân tải Việt Nam hiện nay còn rất thấp, chưa có sự thống nhất giữa các khâu trong quy trình nên dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu chưa đáp ứng được hết nhu cầu của thị trường sôi động như hiện nay. Vì vậy để góp phần tạo ra sức cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước với nhau và với các công ty nước ngoài nên em đã tìm hiểu, nghiên cứu và lựa chọn đề tài “HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HOÁ CON THOI”. 2. Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi Phân tích và đánh giá nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải bằng đường biển và hàng không của công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu và trình bày cụ thể quy trình giao nhận xuất nhập khẩu tại công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi. Các số liệu, tài liệu sử dụng trong bài khoá luận được lấy từ công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi từ năm 2009-2011. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 6 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  16. 4. Phương pháp nghiên cứu Thu thập thông tin từ sách báo, các trang web, bài giảng của giảng viên, các số liệu, tài liệu từ các phòng ban tại công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi. Nghiên cứu thêm các văn bản, các chứng từ, các tài liệu liên quan đến quy trình giao nhận xuất nhập khẩu. 5. Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận bài báo cáo gồm 3 chương với các nội dung chủ yếu như sau: Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN VẬN TẢI XUẤT NHẬP KHẨU - Cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận vận tải xuất nhập khẩu - Yêu cầu đối với người giao nhận - Nghiệp vụ giao nhận vận tải biển - Nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng không Chương 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HOÁ CON THOI - Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi - Thực trạng và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi Chương 3: HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HOÁ CON THOI - Thực trạng giao nhận vận tải biển - Thực trạng giao nhận vận tải hàng không - Cơ sở và những vấn đề cần hoàn thiện trong quy trình giao nhận vận tải - Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 7 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  17. Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN VẬN TẢI XUẤT NHẬP KHẨU 1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN VẬN TẢI XUẤT NHẬP KHẨU 1.1.1 Khái niệm hoạt động giao nhận Trong chu trình tái sản xuất xã hội gồm 2 khâu sản xuất và tiêu thụ, mà giao nhận vận tải là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối gồm những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hoá từ nơi gởi hàng (người gởi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Vì vậy giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ. Theo quy tắc mẫu của liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA - International Federation of Freight Forwarders Association) về dịch vụ giao nhận như sau: “bất cứ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”. (Giáo trình vận tải giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu-PGS.TS Hoàng Văn Châu) Theo điều 233 Luật Thương mại : “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục Hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao". Do đó giao nhận vận tải là khâu không thể thiếu, góp phần nối liền sản xuất với tiêu thụ. 1.1.2 Đặc điểm của hoạt động giao nhận vận tải Giao nhận vận tải là một loại hình dịch vụ mà trong đó nó là hàng hoá vô hình nên không có tiêu chuẩn đánh giá đồng nhất, không thể cất giữ trong kho, sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời, chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào cảm nhận của người được phục vụ. Bên cạnh đó giao nhận vận tải có những đặc điểm riêng biệt biệt so với các loại hình dịch vụ khác: GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 8 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  18. Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu - Giao nhận vận tải làm cho hàng hoá di chuyển từ nơi này đến nơi khác nhưng không tác động làm thay đổi hàng hoá. Giao nhận vận tải còn có tác động tích cực góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển và nâng cao đời sống nhân dân. - Có tính chất thụ động: đây là dịch vụ phụ thuộc nhiều vào nhu cầu của khách hàng, quy định của người vận chuyển, các ràng buộc về Pháp luật (Luật xuất nhập khẩu, Luật thương mại, ), thể chế của chính phủ (nước nhập khẩu, nước xuất khẩu, nước thứ ba, ) - Dịch vụ giao nhận còn mang tính thời vụ vì phụ thuộc nhiều vào lượng hàng hoá xuất nhập khẩu, nếu lượng hàng hoá xuất nhập khẩu lớn thì dịch vụ giao nhận sẽ phát triển mạnh và ngược lại. - Ngoài các dịch vụ cơ bản như làm thủ tục, môi giới, lưu cước, người làm dịch vụ giao nhận còn có thể cung cấp các dịch vụ khác như gom hàng, chia hàng, bốc xếp hàng, Vì thế người giao nhận phải có cơ sơ vật chất kỹ thuật cũng như kinh nghiệm để có thể đem đến cho khách hàng dịch vụ tốt nhất. 1.1.3 Yêu cầu của hoạt động giao nhận vận tải Một số yêu cầu của dịch vụ giao nhận bao gồm: - Giao nhận hàng hoá phải có tính nhanh gọn: nhanh gọn thể hiện ở thời gian ngắn hay dài. Người giao nhận cần phải nắm rõ quy trình giao nhận vận tải để có thể lên lịch sắp xếp thời gian, phương tiện hợp lý để có thể tiết kiệm thời gian vận chuyển, kiểm đếm hàng, bốc dỡ, kiểm hoá. Giảm thời gian giao nhận giúp hoàn thành sớm quy trình giao nhận góp phần tiết kiệm thời gian và chi phí. - Giao nhận hàng hoá cần phải chính xác và an toàn: chất lượng dịch vụ thể hiện qua độ chính xác và mức an toàn cho hàng hoá. Trong quy trình giao nhận cần phải đảm bảo đủ số lượng không thiếu hụt, tránh hư hại, tổn thất về hàng hoá để hoàn thành tốt và nâng cao chất lượng dịch vụ. - Giao nhận hàng hoá phải đảm bảo chi phí thấp nhất: Trong tình hình cạnh tranh gay gắt hiện nay, ngoài tính nhanh gọn, chính xác và an toàn cần phải có phí dịch vụ tốt. Người giao nhận cần phải đầu tư, xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị, đội ngũ nhân viên hợp lý để tiện phục vụ cho dịch vụ, góp phần hạ giá thành xuống mức thấp nhất có thể để nâng cao hiệu quả cạnh tranh. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 9 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  19. Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu 1.2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI GIAO NHẬN 1.2.1 Khái niệm người giao nhận Theo FIATA - International Federation of Freight Forwarders Association, “Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác. Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục Hải quan, kiểm hoá”. Còn theo Luật Thương mại Việt Nam thì “người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. Dù ở các nước khác nhau, tên gọi của người giao nhận có khác nhau, nhưng tất cả đều cùng mang một tên chung trong giao dịch quốc tế là “ người giao nhận hàng hóa quốc tế” (international freight forwarder), và cùng làm một dịch vụ tương tự nhau, đó là dịch vụ giao nhận”. Tóm lại, người giao nhận là người thực hiện tất cả các khâu: chuẩn bị chứng từ, giấy tờ, thủ tục để hàng có thể bốc dỡ, lưu kho, bảo quản, chuyên chở, thông quan, quá cảnh, trong việc vận chuyển hàng từ nơi này đến nơi khác. Các khâu, các công đoạn có thể do chính người giao nhận thực hiện hoặc thông qua các forwarder cùng hợp tác để thực hiện hợp đồng nhằm đem lại lợi ích cao nhất cho người uỷ thác. 1.2.2 Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế Trong thương mại quốc tế người giao nhận đã làm các chức năng và công việc của những người sau đây: Môi giới Hải quan Thuở ban đầu, người giao nhận chỉ hoạt động trong nước, nhiệm vụ của người giao nhận lúc bấy giờ là làm thủ tục Hải quan đối với hàng nhập khẩu như một môi giới Hải quan. Sau đó người giao nhận mở rộng hoạt động phục vụ cả hàng xuất khẩu và dành chở hàng trong vận tải quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự uỷ thác của người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu tuỳ thuộc vào hợp đồng mua bán. Trên cơ sở được Nhà Nước cho phép, theo sự uỷ thác của người xuất khẩu, người nhập khẩu, người giao nhận sẽ thay mặt họ để khai báo và làm thủ tục Hải quan như một môi giới Hải quan. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 10 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  20. Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu Đại lý (Agent) Bản chất của đại lý vận tải là hoạt động trung gian giữa người gởi hàng và người vận chuyển. Người giao nhận vận tải sẽ thay mặt người uỷ thác (chủ hàng hoặc người chuyên chở) để thu xếp việc vận tải, giao nhận hàng hoá bao gồm các công việc: nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục Hải quan dựa trên hợp đồng uỷ thác và những thông tin cần thiết mà người uỷ thác đã cung cấp cho đại lý. Ngoài ra đại lý vận tải có thể thực hiện hai hợp đồng vận tải cùng lúc: hợp đồng với chủ tàu và hợp đồng với chủ hàng. Người gom hàng (Cargo consolidator) Trong vận tải hàng hoá bằng container, dịch vụ gom hàng là không thể thiếu. Ở đây người giao nhận sẽ biến lô hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên container (FCL) để tận dụng sức chở cũng như sức chứa của container, sử dụng tốt và có hiệu quả phương tiện vận tải và tiết kiệm chi phí vận tải. Người chuyên chở (Carrier) Người giao nhận với vai trò là người chuyên chở sẽ chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ nơi gởi hàng đến nơi nhận hàng trong trường hợp trực tiếp ký hợp đồng với chủ hàng. Có hai trường hợp là người thầu chuyên chở và người chuyên chở thực tế. Trường hợp ký hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở là người thầu chuyên chở, còn trường hợp trực tiếp chuyên chở là người chuyên chở thực tế. Tuy nhiên trong trường hợp nào cũng phải chịu trách nhiệm về hàng hoá trong suốt hành trình. Lưu kho hàng hoá, lo liệu chuyển tải và tiếp gửi hàng hoá (Transhipment and on Carriage, Warehousing) Khi hàng hoá cần phải lưu kho trước khi xuất khẩu hoặc sau khi nhập khẩu, người giao nhận sẽ dùng phương tiện của mình hoặc thuê của người khác để tiến hành lưu kho và sẽ phân phối hàng (nếu cần). Nếu như hàng hoá phải chuyển tải hoặc quá cảnh, người giao nhận sẽ chuẩn bị thủ tục cần thiết để quá cảnh hoặc tổ chức chuyển tải hàng hoá từ phương tiện này sang phương tiện khác, hoặc giao hàng đến tay người nhận. Người kinh doanh vận tải đa phương thức Theo Công ước của Liên hợp quốc, "MTO là bất kỳ người nào tự mình hoặc thông qua một người khác thay mặt cho mình, ký một hợp đồng vận tải đa phương GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 11 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  21. Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu thức và hoạt động như là một người uỷ thác chứ không phải là một người đại lý hoặc người thay mặt người gửi hàng hay những người chuyên chở tham gia công việc vận tải đa phương thức và đảm nhận trách nhiệm thực hiện hợp đồng". Quy tắc về chứng từ vận tải đa phương thức của Hội nghị Liên hợp quốc về buôn bán và phát triển / Phòng thương mại quốc tế định nghĩa như sau: - "MTO là bất kỳ một hợp đồng vận tải đa phương thức và nhận trách nhiệm thực hiện hợp đồng đó như là một người chuyên chở". - "Người chuyên chở là người thực sự thực hiện hoặc cam kết thực hiện việc chuyên chở hoặc một phần chuyên chở, dù người này với người kinh doanh vận tải đa phương thức có là một hay không". Vì vậy MTO cũng chính là người chuyên chở và vẫn phải chịu trách nhiệm về hàng hoá đối với chủ hàng. 1.2.3 Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận Trong bất kì vai trò nào thì người giao nhận cũng phải chăm sóc chu đáo cho hàng hoá và đáp ứng những vấn đề liên quan đến hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng. Trong Luật thương mại của số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, chương 6 mục 4, điều 235, xin trích dẫn: - “Trừ trường hợp có thoả thuận khác, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistic có các quyền và nghĩa vụ sau đây: Được hưởng thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo cho khách hàng. Khi xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được một phần hoặc toàn bộ những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng để xin chỉ dẫn. Trường hợp không có thoả thuận về thời hạn cụ thể để thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 12 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  22. Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu - Khi thực hiện việc vận chuyển hàng hoá, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistic phải tuân thủ các quy định của Pháp luật và tập quán vận tải.” 1.3 NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI BIỂN 1.3.1 Các nguyên tắc giao nhận vận tải xuất nhập khẩu Cơ sở pháp lý - Các văn bản của Nhà nước Các văn bản, quy phạm pháp luật đó được Nhà nước Việt Nam ban hành khá nhiều để quy định trách nhiệm giao nhận hàng hóa của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. Ví dụ: Bộ luật Hàng hải Việt Nam ngày 30 tháng 6 năm 1990. Quyết định 2073/QĐVT ngày 6 tháng 10 năm 1991 của Bộ Giao thông vận tải về việc ban hành thể lệ bốc dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hóa tại cảng biển Việt Nam. Pháp lệnh Hải quan ngày 20 tháng 2 năm 1990. Nghị định 114/HĐBT ngày 27 tháng 5 năm 1991 của Hội đồng bộ trưởng ban hành quy định cụ thể thủ tục hải quan và lệ phí hải quan. Bộ luật Hàng không dân dụng Việt Nam ngày 26 tháng 12 năm 1991. - Các luật lệ quốc tế (International Law) Các công ước (Conventions), Các định ước (Act), Các hiệp ước (Treaties), Các hiệp định (Agreements), Các nghị định thư (Protocol), Các quy chế (Status) về hợp đồng buôn bán hàng hoá, vận tải, bảo hiểm - Các loại hợp đồng và L/C mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng. - Các tập quán thương mại, hàng hải và luật, tập tục của mỗi nước. Các nguyên tắc chung trong giao nhận vận tải xuất nhập khẩu Quyết định của Bộ Trưởng Bộ Giao Thông Vận Tải Số 2106/QĐ-GTVT Ngày 23 Tháng 8 Năm 1997 Về Việc Ban Hành Thể Lệ Bốc Dỡ, Giao Nhận Và Bảo Quản Hàng Hoá Tại Cảng Biển Việt Nam: - (Điều 4) “Việc bốc dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hoá tại cảng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa cảng với chủ hàng hoặc người vận chuyển hoặc người được ủy thác. Hợp đồng phải được lập theo quy định của Pháp luật.” GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 13 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  23. Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu - (Điều 6) “Việc giao nhận hàng hoá các bên được quyền lựa chọn phương thức có lợi nhất và thoả thuận cụ thể trong hợp đồng. Nguyên tắc chung về giao nhận hàng hoá là nhận bằng phương thức nào thì giao bằng phương thức ấy. Phương thức giao nhận gồm: Giao nhận nguyên bao, kiện, bó, tấm, cây, chiếc. Giao nhận nguyên hầm cặp chì. Giao nhận theo số lượng, trọng lượng, thể tích theo phương thức cân, đo, đếm. Giao nhận theo mớn nước. Giao nhận theo nguyên container niêm chì. Kết hợp các phương thức giao nhận nói trên. Các phương thức giao nhận khác.” - (Điều 9) “Trong trường hợp có hàng hoá phải lưu kho bãi của cảng thì chủ hàng hoặc người được ủy thác phải giao nhận trực tiếp với người vận chuyển đồng thời giao nhận với cảng khối lượng hàng hoá lưu kho bãi cảng. - Nếu người được chủ hàng ủy thác là cảng thì cảng phải thực hiện theo hợp đồng ủy thác đã ký kết với chủ hàng.” - (Điều 11) “Cảng giao hàng cho người nhận hàng theo nguyên tắc: Người nhận hàng phải xuất trình chứng từ hợp lệ xác nhận quyền được nhận hàng và có chứng từ thanh toán các loại cước phí cho cảng. Người nhận hàng phải nhận liên tục trong một thời gian nhất định khối lượng hàng hoá trong một vận đơn hoặc giấy gửi hàng hoặc chứng từ vận chuyển hàng hoá tương đương hoặc một lệnh giao hàng.” - (Điều 14) “Việc bốc dỡ hàng hoá trong phạm vi cảng do cảng tổ chức thực hiện. Trường hợp chủ hàng hoặc người vận chuyển hoặc người được uỷ thác muốn đưa người và phương tiện của mình vào cảng để bốc dỡ hàng hoá thì phải được sự đồng ý của cảng và phải trả các chi phí có liên quan cho cảng theo thoả thuận.” - Ngoài ra còn có những quy tắc cơ bản như việc giao nhận phải đảm bảo định mức xếp dỡ của cảng (Điều 15), hàng thông qua cảng phải có đầy đủ ký mã hiệu (Điều 18), GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 14 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  24. Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu 1.3.2 Quy trình giao hàng xuất 1.3.2.1 Đối với hàng xuất phải lưu kho, bãi của cảng Việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu.  Giao hàng xuất khẩu cho cảng Nhân viên giao nhận sẽ đến hãng tàu để giao danh mục hàng hoá xuất khẩu (Cargo List) và đến phòng điều độ đăng ký việc tổ chức kho bãi và lên phương án xếp dỡ hàng hoá. Tiếp đó nhân viên giao nhận liên hệ với phòng thương vụ để ký hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hoá. Nhân viên giao nhận lấy lệnh nhập kho, thông báo cho Hải quan và kho hàng về việc giao hàng. Cuối cùng người giao nhận sẽ giao hàng hoá cho cảng để nhập vào kho bãi của cảng.  Thủ tục giao hàng xuất khẩu cho tàu - Ở công đoạn trước khi giao hàng cho tàu cần phải chuẩn bị: Làm các thủ tục cần thiết để xuất khẩu: kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục Hải quan, thanh lý hàng và vô sổ tàu. Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵn sàng làm hàng (NOR). Sau đó để tiện cho việc cảng bố trí phương tiện xếp dỡ người giao nhận sẽ giao cho cảng Danh mục hàng hoá xuất khẩu (Cargo List). Trên cơ sở Cargo List này, thuyền phó phụ trách hàng hoá sẽ lên Sơ đồ xếp hàng (Cargo plan). Sau khi hoàn thành các thủ tục trên người giao nhận tiến hành ký hợp đồng xếp dỡ với cảng. - Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu. Vận chuyển hàng từ kho ra cảng, nhận lệnh xếp hàng từ hãng tàu, bố trí xe và công nhân hoặc người áp tải (nếu cần) Sau khi hàng đã ra tới cảng, tiến hành giao hàng cho tàu, công nhân cảng sẽ xếp hàng lên tàu. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện Hải quan. Trong quá trình giao hàng nhân viên giao nhận sẽ kiểm đếm và ghi số lượng hàng giao vào Final Report (báo cáo chính thức). Đồng GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 15 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  25. Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu thời khi đó nhân viên của hãng tàu sẽ kiểm đếm và ghi kết quả và Tally Sheet (phiếu kiểm kiện). Sau đó cảng phải lấy Biên lai thuyền phó (Mate's Receipt) để tiến hành lập vận đơn. Khi hàng đã được xếp lên tàu cảng căn cứ vào số lượng hàng đã xếp ghi trong Tally Sheet (phiếu kiểm kiện) để lập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và ký xác nhận với tàu (cơ sở để lập vận tải đơn). - Lập bộ chứng từ thanh toán Người giao nhận sẽ lập hay lấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán dựa trên hợp đồng mua bán và L/C. Sau đó xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng. Trong bộ chứng từ thanh toán theo phương thức L/C gồm các chứng từ: B/L, hối phiếu, hoá đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng Bên cạnh đó công ty sẽ thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như: chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho, thưởng phạt, xếp dỡ (nếu có). Nếu hàng hoá cần mua bảo hiểm thì sẽ thông báo cho người mua biết. 1.3.2.2 Đối với hàng xuất không lưu kho, bãi của cảng Là hàng hoá xuất khẩu được tập hợp từ các nơi trong nước và có thể để tại kho riêng của mình mà không qua các kho ở cảng. Từ kho riêng mà người giao nhận được người chủ hàng uỷ thác có thể giao hàng trực tiếp cho tàu. Trình tự giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng lưu kho, bãi tại cảng. 1.3.2.3 Đối với hàng xuất đóng trong container  Hàng xuất nguyên container (FCL - Full Container Loading) Công ty giao nhận giao dịch với hãng tàu để xin cấp container đã được thoả thuận về giá cả. Chủ hàng hoặc nhân viên của công ty giao nhận được chủ hàng uỷ thác điền đầy đủ vào Booking Note và đưa cho đại lý hãng tàu hay đại diện để xin ký đặt chỗ với danh mục xuất khẩu. Sau khi hãng tàu ký Booking Note, chủ hàng hoặc nhân GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 16 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  26. Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu viên của công ty giao nhận sẽ được hãng tàu cấp “Lệnh cấp container rỗng” để mượn container, giao Packing List (phiếu đóng gói hàng hóa) và giao Seal. Sau đó người giao nhận lấy container rỗng về địa điểm kho hàng của mình. Chủ hàng hoặc nhân viên của công ty giao nhận được chủ hàng uỷ thác mời đại diện Hải quan đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng hàng xong, nhân viên Hải quan sẽ niêm phong kẹp chì cho container. Người giao nhận sẽ điều chỉnh lại Packing List và Cargo List nếu có sai sót gì. Tiếp theo tiến hành thanh lý hàng và vô sổ tàu. Người giao nhận vận chuyển và giao container cho tàu tại CY quy định hoặc Hải quan cảng trước khi hết thời gian quy định (Closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và lấy Mate's Receipt (biên lai thuyền phó). Khi hàng đã được xếp lên tàu thì người đi gởi hàng xuất sẽ dùng MR - Mate's Receipt (biên lai thuyền phó) để đổi lấy B/L – Bill of Lading (vận đơn).  Hàng lẻ (LCL – Less Container Loading) Người giao nhận gởi giấy đặt chỗ (Booking Note) để cung cấp những thông tin về lô hàng xuất khẩu cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu. Sau khi được chấp nhận Booking Note, người đi gởi hàng xuất và hãng tàu sẽ thoả thuận với nhau về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng hoá. Chủ hàng hoặc nhân viên của công ty giao nhận được chủ hàng uỷ thác sẽ đến kho gom hàng lẻ (CFS- Container Freight Station) hoặc cảng thông quan nội địa (ICD – Inland Container Depot) để giao cho người chuyên chở hàng lẻ cần được xuất khẩu. Sau đó người chuyên chở sẽ đóng hàng vào container dưới sự kiểm tra, kiểm hoá và giám sát của Hải quan. Nếu quá trình đóng hàng không có gì sai sót thì Hải quan sẽ tiến hành niêm phong kẹp chì cho container. Cuối cùng nhân viên giao nhận sẽ yêu cầu cấp vận đơn khi đã hoàn thành thủ tục bốc xếp container. Kết thúc quy trình xuất khẩu người giao nhận sẽ tập hợp bộ chứng từ để thánh toán. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 17 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  27. Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu 1.3.3 Quy trình nhận hàng nhập 1.3.3.1 Đối với hàng nhập không lưu kho, bãi của cảng Chủ hàng hoặc nhân viên của công ty giao nhận được chủ hàng ủy thác sẽ tiến hành dỡ hàng trực tiếp với tàu. Vì vậy người giao nhận phải giao cho cảng một số chứng từ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu một ngày: - Bản lược khai hàng hóa (2 bản) - Sơ đồ xếp hàng - Cargo plan (2 bản) - Chi tiết hầm hàng (2 bản) - Chi tiết về hàng quá khổ, quá tải (nếu có) Người giao nhận sẽ xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu khi tàu cập cảng để nhận hàng từ tàu. Trong quá trình nhận hàng phải lập các chứng từ cần thiết như: - Biên bản giám định hầm tàu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm bảo lưu trách nhiệm của tàu về những tổn thất xảy ra đối với hàng hoá sau này. - Biên bản dỡ hàng (COR) đối với tổn thất rõ rệt - Thư dự kháng (LR – Letter of Reservation) đối với tổn thất không rõ rệt - Biên bản kết toán giao nhận hàng với tàu (ROROC - report on receipt of cargo) - Biên bản giám định - Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập) (nếu có) Sau khi hàng được dỡ khỏi tàu và đem về kho riêng thì người giao nhận sẽ mời Hải quan đến kiểm hoá. Nếu hàng không niêm phong kẹp chì thì người giao nhận phải mời Hải quan áp tải về kho. 1.3.3.2 Đối với hàng nhập phải lưu kho, bãi của cảng Trình tự các bước nhận hàng nhập khẩu gồm các bước sau:  Cảng nhận hàng từ tàu Sau khi hàng được dỡ khỏi tàu người giao nhận sẽ lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận để vận chuyển hàng về kho bãi.  Cảng giao hàng cho các chủ hàng Khi giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) được hãng tàu fax hoặc gửi emai cho công ty, nhân viên giao nhận của công ty sẽ mang giấy thông báo hàng đến, giấy giới thiệu của công ty khách hàng và vận đơn gốc (B/L – Bill of lading) GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 18 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  28. Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu đến hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu để lấy hai bản lệnh giao hàng (D/O – Delivery order) giao cho người nhận hàng. Tiếp theo nhân viên giao nhận sẽ đi nộp phí chứng từ, phí lưu kho, đặt cọc mượn vỏ hoặc tiền đặt cọc vệ sinh container (nếu có), phí xếp dỡ và lấy biên lai. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ đến văn phòng quản lý tàu tại cảng cùng với lệnh giao hàng (D/O), hoá đơn và phiếu đóng gói để ký xác nhận vào lệnh giao hàng và tìm vị trí để hàng. Nhân viên giao nhận mang bộ chứng từ này đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận kho vận sẽ nhận bộ chứng từ từ nhân viên giao nhận và giữ lại một bản lệnh giao hàng (D/O), sau đó sẽ làm 2 phiếu xuất kho giao cho chủ hàng. Để làm thủ tục Hải quan cần phải xuất trình và nộp các giấy tờ: - Tờ khai hàng nhập khẩu - Giấy phép nhập khẩu - Bản kê chi tiết - Lệnh giao hàng của người vận tải - Hợp đồng mua bán ngoại thương - Vận đơn (1 bản chính + 1 bản sao) - Giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất hoặc kiểm dịch (nếu có) - Hoá đơn thương mại Sau khi nộp bộ chứng từ ở quầy tiếp nhận hồ sơ, Hải quan sẽ kiểm tra chứng từ và hàng hoá, tính toán và thông báo thuế. Chủ hàng sẽ xin chứng nhận “Hoàn thành thủ tục Hải quan” khi ký nhận vào giấy thông báo thuế (nộp thuế trong vòng 30 ngày) thì có thể mang hàng ra khỏi cảng và trở về kho riêng. 1.3.3.3 Đối với hàng nhập đóng trong container  Hàng nhập nguyên container (FCL/FCL) Người giao nhận sẽ mang vận đơn gốc, giấy thông báo hàng đến, giấy giới thiệu của cơ quan hoặc giấy uỷ quyền (nếu có) đến hãng tàu sau khi nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice) do hãng tàu fax hoặc gởi mail để lấy lệnh giao hàng (D/O). Sau đó mang lệnh giao hàng đến Hải quan làm thủ tục đăng ký và kiểm hoá. Để thuận tiện nhân viên giao nhận có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 19 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  29. Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu hoặc ICD để Hải quan kiểm tra nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt. Người giao nhận phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng lệnh giao hàng đến văn phòng quản lý tại cảng sau khi hoàn thành thủ tục Hải quan để xác nhận lệnh giao hàng. Sau đó đi lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.  Hàng lẻ (LCL/LCL) Quy trình đối với hàng lẻ cũng khá giống đối với hàng nhập nguyên container. Tuy nhiên người giao nhận phải mang vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy lệnh giao hàng, sau đó nhận hàng tại kho CFS quy định và làm các thủ tục nhận hàng như đối với hàng nhập nguyên container để nhận hàng. 1.4 NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG KHÔNG 1.4.1 Quy trình giao hàng xuất Đại diện chủ hàng tiến hành giao hàng vận chuyển bằng đường hàng không theo các bước sau: Lưu cước với hãng hàng không hoặc với người giao nhận Người giao nhận điền vào Booking Note theo mẫu của hãng hàng không với các thông tin để tiến hành lưu cước với hãng hàng không: - Tên người gởi, người nhận, bên thông báo; - Loại hàng, trọng lượng, số lượng, thể tích; - Tên sân bay đi, tên sân bay đến; - Cước phí và thanh toán. Vận chuyển, đóng hàng và giao hàng cho người chuyên chở Người giao nhận chuẩn bị những giấy tờ cần thiết cho lô hàng để xuất bằng đường hàng không như: packing list, invoice, giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có). Tiếp theo lập phiếu cân hàng (Scaling Report). Sau khi chuẩn bị giấy tờ và cân hàng, người giao nhận tiến hành đóng gói hàng hóa, ghi ký mã hiệu và dán nhãn lên hàng để cung cấp những thông tin cần thiết hỗ trợ cho việc vận chuyển hàng hóa xuất khẩu. Sau đó người giao nhận sẽ làm thủ tục Hải quan để thông quan cho hàng hóa. Cuối cùng giao hàng cho hãng hàng không. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 20 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  30. Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu Lập Airway Bill (AWB) Sau khi hàng hóa đã được xếp xong vào pallet, Igloo hay container, người giao nhận liên hệ với hãng hàng không để nhận và điền các thông tin cần thiết vào AWB. Vì hàng được gởi thông qua người giao nhận nên hãng hàng không sẽ cấp cho người giao nhận Master AWB (MAWB) còn House AWB (HAWB) do người giao nhận cấp khi làm dịch vụ giao hàng. Vận đơn được lập thành 03 bản gốc và các bản sao. Thông báo cho người mua ở nước nhập khẩu Nhân viên công ty giao nhận do chủ hàng ủy thác sẽ cấp cho nhà nhập khẩu một số thông tin cần thiết để có cơ sở chuẩn bị tiến hành nhận hàng: số HAWB/MAWB, người gởi, người nhận, tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, tên sân bay đi, sân bay đến, ngày khởi hành (ETD), ngày dự kiến đến (ETA) Lập bộ chứng từ thanh toán và thanh toán các khoản phí cần thiết Nhân viên giao nhận sẽ thanh toán các khoản phí trong quá trình xuất lô hàng. Nhân viên chứng từ sẽ tập hợp lại bộ chứng từ để gởi lại cho nhà xuất khẩu. Sau khi tính toán công ty giao nhận sẽ thông báo và gởi hóa đơn cho nhà xuất khẩu để thanh toán. 1.4.2 Quy trình nhận hàng nhập Đại diện chủ hàng tiến hành nhận hàng vận chuyển bằng đường hàng không theo các bước sau: Nhận các giấy tờ, chứng từ Nhân viên công ty giao nhận sẽ thay mặt nhà nhập khẩu đến ngân hàng nhận bộ hồ sơ (hóa đơn, packing list, hợp đồng, các giấy chứng nhận ) về nhận hàng nếu nhà nhập khẩu mở L/C cho lô hàng. Bộ chứng từ sẽ được chuyển phát nhanh đến cho người giao nhận nếu nhà nhập khẩu không thanh toán bằng L/C. Người giao nhận sẽ nhận AWB ở hãng hàng không khi có giấy báo hàng đến (Arrival Notice). Nhận hàng tại sân bay Người giao nhận hàng mang chứng minh thư, giấy báo nhận hàng (Arrival Notice), giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu và các chứng từ có liên quan đến lô hàng nhập để nhận hàng ở sân bay. Khi nhận hàng phải kiểm tra hàng hóa, nếu GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 21 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  31. Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải xuất nhập khẩu trường hợp có hư hỏng, đổ vỡ, phải lập biên bản giám định ngay và phải có xác nhận của kho hàng để có cơ sở khiếu nại sau này. Làm thủ tục Hải quan Trước khi làm thủ tục Hải quan nhân viên chứng từ chuẩn bị bộ hồ sơ để đăng ký làm thủ tục Hải quan gồm (thường đăng ký trước một buổi): - Vận đơn hàng không – AWB (bản sao y bản chính hoặc original 2) - Packing list - Commercial invoice - Các giấy tờ liên quan khác của cơ quan quản lý chuyên ngành (nếu có) như: an toàn thực phẩm, kiểm tra chất lượng Nhà Nước, Sau khi xem xét hồ sơ, chứng từ của lô hàng nhập nếu không có gì sai sót, Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra và ký thông báo thuế. Thanh toán các khoản chi phí liên quan Nhân viên giao nhận công ty Con Thoi sẽ thanh toán các phí như : phí lao vụ (phí TCS) và đưa hàng ra khỏi sân bay, chở về kho của nhà nhập khẩu. Sau đó sẽ tổng hợp các khoản phí và báo cho nhà nhập khẩu. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 22 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  32. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HOÁ CON THOI 2.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN CÔNG TY 2.1.1 Khái quát về công ty Tên công ty : Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Con Thoi Tên giao dịch tiếng Anh : Shuttle Cargo Services Co.,LTD Logo : Slogan : Nhanh chóng – Chính xác – An toàn – Tiết kiệm Trụ sở chính : Căn hộ B1 – 22 chung cư cao cấp Cửu Long, 351/31 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh Số điện thoại : (848) 445 2262 – 445 2263 Số fax : (848) 445 2271 Webside : Email : info@shuttlecargo.com.vn Mã số thuế : 0303507046 Giám đốc công ty : Lê Xuân Hữu 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Tiền thân của Công ty TNHH Dịch vụ hàng hóa Con Thoi được phát triển từ công ty TNHH vận tải Bốn Sao, với tên giao dịch tiếng Anh là Four Stars Transfort Co.Ltd. Công ty TNHH Bốn Sao được thành lập vào tháng 06 năm 1999, với trụ sở chính đặt tại 161 Chu Văn An, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh. Qua một số năm hoạt động với những biến đổi về phía công ty nên vào ngày 20 tháng 04 năm 2004 công ty TNHH vận tải Bốn Sao được chuyển thành công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Con Thoi, với số đăng kí kinh doanh là 4102024963 được cấp ngày 20 tháng 09 năm 2004 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp phép. Với ngành nghề kinh doanh chính về dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa trong nước và quốc tế, nghiệp vụ xuất nhập khẩu và khai thuế Hải quan, dịch vụ kho vận. Với xu hướng quốc tế hoá cùng với việc phát triển rất mạnh mẽ của ngành dịch vụ vận tải và ngành chuyển phát nhanh bằng đường hàng không nên từ khi mới GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 23 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  33. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi thành lập công ty đã chú trọng đến việc phát triển ngành giao nhận vận chuyển trong nước và quốc tế bằng đường biển và đường hàng không. Để có thể phát triển các dịch vụ của mình công ty đã liên hệ với nhiều đại lý của những hãng chuyển phát nhanh hàng đầu thế giới như: TNT, DHL, Fedex, T&M và một số hãng chuyển phát nhanh của Việt Nam như: Tasetco, Thành Dương thông qua đó công ty trở thành nhà môi giới chính thức cho các hãng này. Mặt khác, để giúp đỡ các doanh nghiệp trong nước trong việc xuất nhập khẩu hàng hoá, công ty cũng đã đứng ra với vai trò là nhà môi giới, liên hệ với các hãng tàu lớn như: Wanhai, Weixin, ASL, Evergreen Với định hướng phát triển đúng đắn, sự lãnh đạo tài tình cũng như sự nỗ lực làm việc của mỗi thành viên mà chỉ sau 4 năm hoạt động công ty TNHH Dịch vụ hàng hóa Con Thoi đã đạt được những kết quả kinh doanh rất triển vọng. Công ty đã trở thành nơi các doanh nghiệp nghĩ tới khi có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hoá hay chuyển phát nhanh Không chỉ phát triển tại thành phố Hồ Chí Minh mà công ty đã tạo được uy tín với các doanh nghiệp tại một số tỉnh lân cận như Bình Dương, Long An, Đồng Nai, Bình Phước Đây cũng là địa chỉ mà các hãng tàu, các doanh nghiệp chuyển phát nhanh cũng rất quan tâm. 2.2 HÌNH THỨC HOẠT ĐỘNG VÀ PHÁT TRIỂN 2.2.1 Hình thức hoạt động Chủ sở hữu Công ty Con Thoi là công ty TNHH với 100% vốn là của tư nhân góp vào. Với số vốn điều lệ ban đầu là 6 tỷ đồng năm 2004 nên khả năng tài chính của công ty còn hạn chế so với các công ty lớn hoạt động trong cùng lĩnh vực. Đến năm 2011, qua quá trình kinh doanh số vốn điều lệ của công ty lên tới 10 tỷ với cơ cấu vốn pháp định như sau: GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 24 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  34. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi Số vốn góp Tỷ trọng vốn góp STT Tên thành viên (tỷ đồng) (%) 1 Lê Xuân Hữu 5,5 55 2 Hàng Thị Bảo Thanh 2 20 3 Mai Thành Tâm 1 10 4 Nguyễn Thị Ngọc Diệp 0,7 7 5 Nguyễn Hà Thành 0,5 5 6 Nguyễn Hồng Cường 0,3 3 (Nguồn: phòng kế toán) Bảng 2.1 - Cơ cấu vốn góp của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Con Thoi Ngành nghề kinh doanh Là đại lý hãng tàu, đại lý hãng hàng không. Công ty cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế và nội địa, dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước và quốc tế đến bất cứ đâu theo yêu cầu của khách hàng. Các dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng bao gồm: - Giao nhận hàng hoá bằng đường biển (Sea Freight Fowarding) - Giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không (Air Freight Fowarding) - Dịch vụ giao nhận hàng dự án (Handing Project Cargo) - Vận chuyển quốc tế (Utilization of Freight Transportation) - Dịch vụ vận chuyển nội địa và làm thủ tục Hải quan (Trucking and Customs Brokerage) - Dịch vụ giao nhận hàng tận nơi (Door to door Services) - Cung cấp dịch vụ kho vận, kho bãi (Logistics Solutions) - Chuyển phát nhanh toàn cầu (Express and Courier Services Worldwide) Chức năng và nhiệm vụ của công ty  Chức năng - Shuttle Cargo là đại lý chính thức của các nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế lớn nhất thế giới đang hoạt động tại Việt Nam như DHL, TNT, FedEx GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 25 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  35. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi - Shuttle Cargo cũng là đại lý của tất cả các hãng hàng không và hãng tàu lớn trên thế giới hiện đang hoạt động tại thị trường Việt Nam, có thể cung cấp các dịch vụ vận tải hàng hoá đến tất cả các cảng và sân bay chính trên thế giới. - Shuttle Cargo là công ty cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, nhận xuất khẩu uỷ thác cho các đơn vị khác nhằm tạo ra lợi nhuận từ các chi phí, hoa hồng từ các dịch vụ này.  Nhiệm vụ - Công ty có nghĩa vụ đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký. - Công ty phải tự chịu mọi trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của mình. - Thực hiện chính xác và đầy đủ các cam kết đã thoả thuận trong hợp đồng ngoại thương, các hợp đồng kinh tế mà công ty đã ký kết. - Cung cấp các dịch vụ với chất lượng đúng như đã cam kết với khách hàng và không ngừng nghiên cứu, thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của mình. - Nghiên cứu mở rộng thị trường trong và ngoài nước, tìm kiếm thêm khách hàng mới. - Đóng thuế và thực hiện đúng các chế độ, chính sách của Nhà nước. 2.2.2 Định hướng phát triển công ty Quy mô, phạm vi hoạt động của công ty Trên phương diện toàn cầu, công ty có mặt ở hầu hết năm châu lục với hệ thống đại lý tại hơn 100 quốc gia để phục vụ cho hoạt động giao nhận bằng đường biển và đường hàng không. Hiện nay, công ty có một số đại lý ở nước ngoài như: Best Trans & Tranding Hybrid (Nhật Bản), Globus logisys (Ấn Độ), Asian Jade Customs Brokerage (Mỹ), France Cargo Unternational (Pháp), El Negma Shipping (Ả Rập), Lorget Taiwan Limited (Trung Quốc), Đặc biệt hoạt động mạnh ở Singapore, Trung Quốc, Pháp, Ngược lại, công ty cũng làm đại lý cho các công ty giao nhận nước ngoài khi có nhu cầu để làm nhiệm vụ thông báo hàng đến, vận chuyển hàng hóa đến tận tay khách hàng. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 26 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  36. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi Tại Việt Nam, hoạt động chủ yếu là ở miền Nam với trụ sở chính tại TP.HCM (351/31 Nơ Trang Long, phường 13, quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh) và các chi nhánh tại Bình Dương (9/136 thị trấn Bình Đức, xã Bình Hòa, huyện Thuận An, tỉnh Bình Dương), Hà Nội (tòa nhà 8A, ngõ 49, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội), Đà Nẵng (số 3 Đoàn Thị Điểm, quận Hải Châu, TP.Đà Nẵng). Bên cạnh đó công ty có hệ thống đại lý ở 63 tỉnh thành trong cả nước nhằm phục vụ cho các hoạt động giao nhận hàng hóa cũng chuyển phát nhanh. Chiến lược phát triển trong tương lai Là một công ty chuyên kinh doanh cước vận chuyển đường biển và đường hàng không, Shuttle Cargo luôn tìm mọi biện pháp để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng và không ngừng gia tăng của khách hàng cũng như sự phát triển của đối thủ cạnh tranh. Đẩy mạnh lĩnh vực kinh doanh cước vận chuyển đường biển và hàng không, nâng cao chất lượng dịch vụ khai thuế Hải quan. Công ty sẽ không ngừng đẩy mạnh việc khẳng định và nâng cao thương hiệu của công ty thông qua hoạt động Marketing, đặc biệt chú trọng hơn nữa khâu chăm sóc khách hàng của công ty. Ở miền Nam, công ty sẽ phát triển mạng lưới giao nhận ở các tỉnh và tiến tới mục tiêu lớn là mở thêm nhiều chi nhánh hơn ra miền Bắc. Với chiến lược phát triển trong tương lai đã hoạch định rõ ràng, công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi đã và đang từng bước cải tiến, đổi mới phương thức hoạt động kinh doanh để phục vụ tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, phấn đấu để doanh thu tăng 12% mỗi năm trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 27 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  37. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi 2.3 TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 2.3.1 Cơ cấu tổ chức quản lý Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc P.dịch Chuyển P. P.xuất P. kỹ vụ P.kế phát P. Mar nhân nhập thuật khách toán nhanh sự khẩu hàng Kế toán Kế Bp Bp Bp Kế Bp Bp công nợ toán giao kinh chứng toán kinh giao chuyển công nhận doanh từ công doanh nhận phát nợ nợ nhanh XNK Sơ đồ 2.1 - Bộ máy tổ chức quản lý Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, kết hợp đồng thời việc quản lý theo chiều dọc và chiều ngang, giúp cho việc quản lý không bị trở ngại, chồng chéo, tạo được mối quan hệ gắn bó giữa các phòng ban trong tổ chức. Theo sơ đồ này Giám Đốc được sự hỗ trợ, giúp đỡ tích cực của các phòng ban về các quyết định kinh doanh để có hướng đi đúng đắn và chính xác hơn. Từ đó những quyết định từ Giám Đốc sẽ được triển khai thực hiện nhanh chóng, đảm bảo công việc luôn được thực hiện liên tục, nhất quán và rõ ràng, giúp việc kinh doanh của công ty phát triển hiệu quả hơn. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 28 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  38. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi 2.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban Giám Đốc Giữ vai trò điều hành, chịu trách nhiệm chung cho toàn hoạt động của công ty trước Hội đồng thành viên và Pháp luật hiện hành, là người đại diện pháp nhân của công ty trước Pháp Luật. Phó Giám Đốc Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Nhận chỉ tiêu kế hoạch sản xuất của công ty, khai thác nguồn hàng ngoài thị trường. Xây dựng và tổ chức điều hành kế hoạch sản xuất, thực hiện hoàn thành kế hoạch của công ty giao, đồng thời hoàn thành kế hoạch đã đề ra, đảm bảo lợi nhuận và vốn đầu tư của công ty. Ngoài ra, khi Giám Đốc đi vắng sẽ uỷ quyền bàn giao trách nhiệm cho Phó Giám Đốc để giải quyết tất cả các vấn đề của công ty. Phòng kế toán - Tổ chức thực hiện hoạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty. Lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán, ghi sổ các khoản chi thu theo quy định của Nhà Nước và của công ty. - Lập báo cáo kế toán, thống kê phản ánh các số liệu tài chính thông qua các hoạt động phát sinh trong công ty một cách minh bạch, rõ ràng, chính xác. - Lập hóa đơn đòi tiền, kiểm tra, giám sát, xác nhận việc thanh toán của khách hàng và xác nhận đã nhận được tiền. - Thực hiện theo các chính sách, quy định về nghiệp vụ kế toán của Nhà Nước và của công ty. - Trích nộp các tài khoản phải nộp cho Nhà Nước đúng, đủ và kịp thời hạn, theo dõi công nợ phải thu, phải trả một cách chặt chẽ để cân đối thu chi và lợi nhuận của công ty. - Lập báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh trình lên Giám Đốc. Phòng hành chính – nhân sự - Thực hiện các chức năng hành chính văn phòng, hỗ trợ các đơn vị thực hiện nhiệm vụ. - Đề xuất phương thức quản lý phù hợp với sự thay đổi cơ cấu tổ chức. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 29 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  39. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi - Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc và tập hợp báo cáo về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. - Thực hiện công tác văn thư bảo mật trong văn phòng, nhận, phân loại và lưu trữ các văn bản đến. Tra cứu, trích, sao lưu các văn bản, tài liệu. - Quản lý, sử dụng tốt nguồn nhân lực và cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị của công ty. - Xây dựng, kiểm tra, hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện sản xuất kinh doanh. - Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng, trình độ chuyên môn và giải quyết các thắc mắc cho nhân viên về các vấn đề liên quan đến nhân sự. Đảm bảo các quyền lợi mà người lao động được hưởng như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và các quyền lợi khác. - Xây dựng định mức lao động, hình thức trả lương, phương pháp tính cho các bộ phận của công ty. Phòng xuất nhập khẩu  Bộ phận kinh doanh Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, tiếp xúc, gặp gỡ trực tiếp hoặc bằng email giao dịch với khách hàng, cung cấp thông tin, báo giá cước vận chuyển cho khách hàng. Liên hệ với các hãng tàu, đối tác, nhà cung cấp để chào giá cước dịch vụ, xác định khả năng cung ứng dịch vụ, chuẩn bị mọi thủ tục để Giám Đốc ký hợp đồng kinh tế.  Bộ phận giao nhận Chịu trách nhiệm lấy hàng từ khách hàng giao cho người cung cấp. Đảm bảo sao cho lô hàng đi đúng thời gian, địa điểm một cách chính xác, kịp thời mà vẫn đảm bảo được sự an toàn cho lô hàng như đủ trọng lượng, chất lượng bao bì, Nếu hàng là chứng từ thì mọi thông tin bên trong phải đảm bảo không lộ ra bên ngoài. Thực hiện các hoạt động thuộc lĩnh vực giao nhận trong quy trình giao nhận vận tải của công ty.  Bộ phận chứng từ Lưu trữ thông tin về khách hàng, lô hàng. Làm các chứng từ liên quan đến hàng đi, hàng đến như nhập Bill từ nhà cung cấp (Master Bill) và phát hành Bill cho GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 30 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  40. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi khách hàng (House Bill). Thực hiện các hoạt động thuộc lĩnh vực chứng từ trong quy trình giao nhận vận tải của công ty. Phòng chuyển phát nhanh  Bộ phận kinh doanh chuyển phát nhanh (Express Sales) Các nhân viên sales có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng mới để nâng cao doanh thu và lợi nhuận. Đồng thời các nhân viên phải giữ mối quan hệ thân thiết với khách hàng. Tìm đối tác, các nhà cung cấp từ đó đưa ra bảng giá tốt nhất trình Giám Đốc phê duyệt. Nhân viên kinh doanh còn cập nhật kết quả kinh doanh của công ty và có trách nhiệm báo cáo với trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.  Bộ phận giao nhận chuyển phát nhanh Nhận thông tin về lô hàng phát sinh từ bộ phận kinh doanh và chịu trách nhiệm lấy hàng từ khách hàng và giao hàng cho nhà cung cấp dịch vụ. Đảm bảo sao cho lô hàng đi đúng thời gian, địa điểm một cách chính xác kịp thời mà vẫn đảm bảo sự an toàn cho lô hàng.  Bộ phận chăm sóc khách hàng Tiếp nhận thông tin từ khách hàng, chuyển lại cho các bộ phận liên quan. Giải quyết các vấn đề liên quan đến lô hàng, từ đó truyền đạt thông tin liên quan về lô hàng cho khách hàng. Phòng kỹ thuật Bộ phận kỹ thuật có nhiệm vụ tham mưu cho Giám Đốc, phối họp với các phòng ban các lĩnh vực: thiết bị, máy móc, trình duyệt, hệ thống mạng, điện thoại Đảm bảo cho các vấn đề này luôn hoạt động tốt để hỗ trợ cho các phòng ban của cả công ty. Ngoài ra, phòng kỹ thuật còn chịu trách nhiệm bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu, quản lý trang thiết bị, tài sản công ty giao. 2.3.3 Tình hình nhân sự tại công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi Từ năm 2004, sau khi nhận quyết định thành lập công ty, công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi chỉ có 7 cán bộ nhân viên. Đến nay quy mô công ty ngày càng rộng lớn, tổng số cán bộ công nhân viên là 50 người, trong đó cấp quản lý là 12 người chiếm 24%, nhân viên các phòng ban và bộ phận là 38 người chiếm 76%. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 31 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  41. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi Do tính chất đặc thù về chức năng và nhiệm vụ của công ty nên công ty phải đảm bảo đội ngũ lao động trên 35% có trình độ đại học. Cơ cấu lao động của công ty như sau: Cán bộ có trình độ đại học có chuyên ngành ngoại thương: 12 người Cán bộ có trình độ đại học các chuyên ngành khác: 9 người Cán bộ có trình độ cao đẳng: 21 người Cán bộ có trình độ trung cấp: 6 người Lao động phổ thông: 2 người (Nguồn: phòng hành chính công ty TNHH dịch hàng hóa Con Thoi) Phòng ban Năm Năm Năm So sánh 2009 2010 2011 10/09 11/10 Ban giám đốc 3 3 3 0 0 Phòng xuất nhập khẩu 5 7 9 2 2 Phòng kế toán 3 5 5 2 0 Phòng nhân sự 3 3 4 0 1 Phòng chứng từ 2 3 3 1 0 Phòng chuyển phát nhanh 2 5 9 3 4 Nhân viên giao nhận 3 8 12 5 4 Phòng dịch vụ khách hàng 1 2 2 1 0 Phòng IT 2 2 2 0 0 TỔNG CỘNG 24 38 50 14 12 ( Nguồn: Phòng tổ chức nhân sự) Bảng 2.2 - Tình hình phân bố lao động tại công ty (2009- 2011) Qua bảng số liệu cho thấy nguồn nhân lực của công ty có hơn 50 nhân viên và số lượng lao động không ngừng gia tăng qua các năm để phục vụ cho mục tiêu mở rộng thị trường của công ty trong tương lai. Với số lượng nhân viên không ngừng gia tăng chứng tỏ sự phát triển đáng kể của công ty, do số lượng dịch vụ của công ty cung cấp tăng lên nhiều nên công ty phải gia tăng số lượng lao động để có thể cung cấp dịch vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 32 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  42. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Số Số Số Trình độ Tỷ lệ Tỷ lệ Tỷ lệ lượng lượng lượng (%) (%) (%) (người) (người) (người) Trên đại học 3 12,5% 3 7,9% 3 6,0% Đại học 8 33,3% 12 31,6% 18 30,0% Cao đẳng 13 54,2% 18 47,4% 21 46,0% Trung cấp 2 5,3% 6 8,0% THPT 3 7,9% 2 10,0% Tổng cộng 24 100,0% 38 100% 50 100,0% Kinh nghiệm Trên 5 năm 4 16,7% 8 21,1% 15 30,0% Từ 3-5 năm 14 58,3% 23 60,5% 31 62,0% Từ 1-3 năm 6 25,0% 7 18,4% 4 8,0% Tổng cộng 24 100,0% 38 100,0% 50 100,0% ( Nguồn: Phòng tổ chức nhân sự) Bảng 2.3 - Trình độ và số năm kinh nghiệm của nhân sự trong công ty ( 2009- 2011) Công ty Con Thoi kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải nên phần lớn lao động có trình độ từ Cao đẳng trở lên. Trưởng các phòng ban cũng như nhân viên làm việc ở bộ phận chứng từ trong phòng xuất nhập khẩu là những người có trình độ đại học hoặc trên đại học. Đối với nhân viên giao nhận, chuyển phát nhanh do tính chất công việc đơn giản, không đòi hỏi nhiều nghiệp vụ nên công ty tuyển chủ yếu là lao động trung cấp hoặc tốt nghiệp phổ thông. Với nguồn nhân lực có kinh nghiệm và trình độ đã giúp cho công việc trong công ty diễn ra trôi chảy, thuận lợi và hiệu quả hơn. Để có được điều này công ty đã phải rất quan tâm đến trình độ nguồn nhân lực đầu vào, công tác tuyển chọn nhân viên dựa trên tiêu chí tính chất công việc mà ứng viên phải làm để tuyển chọn một cách chính xác, phù hợp với vị trí công việc nhằm đem lại hiệu quả làm việc tối đa. Nhân viên kinh doanh thường xuyên được đào tạo, bổ trợ thêm các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tư vấn, thuyết phục khách hàng, thường xuyên liên lạc, thiết lập GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 33 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  43. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi mối quan hệ với khách hàng với thái độ ân cần chu đáo, thông qua các buổi họp định kỳ hàng tuần, các nhân viên này được hỗ trợ về những khó khăn, các tình huống đặc biệt mà mỗi nhân viên gặp phải sẽ được đưa ra thảo luận, cùng nhau giải quyết. Nhân viên giao nhận, vận chuyển thường xuyên có các cuộc họp với trưởng phòng giao nhận để hỗ trợ cũng như nâng cao ý thức của mỗi nhân viên. Nhân viên chứng từ và nhân viên khai thuế Hải quan của công ty là những người có hiểu biết về nghiệp vụ ngoại thương, hàng hải được công ty tuyển dụng kỹ càng và thường được công ty đào tạo, bồi dưỡng những kiến thức nghiệp vụ, và công ty luôn cập nhật những văn bản Pháp Luật ngoại thương mới để giúp cho nhân viên của công ty thuận tiện hơn trong công việc. Trong thực tế, nhân viên công ty chưa chủ động, nhiệt tình trong công việc, chưa sẵn sàng làm thêm giờ. Công ty vẫn chưa khai thác hiệu quả năng lực làm việc của nhân viên, chưa có chính sách hiệu quả về ưu đãi, bồi dưỡng để giữ nhân viên giỏi, công tác tuyển dụng nhân viên chủ yếu thực hiện đại trà, việc đào tạo huấn luyện nhân viên mới chưa thực hiện tốt. Mặt khác, do phương pháp quản lý của công ty chưa hiệu quả dẫn đến việc chưa có sự gắn kết một cách chặt chẽ thành một khối thống nhất mọi hoạt động trong công ty, vẫn còn sự tách biệt giữa các phòng Sales, phòng xuất nhập khẩu và phòng chuyển phát nhanh. 2.4 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN CỦA CÔNG TY (2009-2011) 2.4.1 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2009-2011 Năm Chỉ tiêu 2009 2010 2011 Doanh thu 40.193.442 42.487.718 45.986.898 Chi phí : 38.090.130 39.408.082 42.487.250 Chi phí giá vốn 35.677.618 36.922.027 39.697.720 Chi phí hoạt động 1.142.190 1.129.259 1.217.616 Chi phí quản lý 1.270.322 1.356.796 1.571.914 ( Nguồn: Phòng kế toán tài chính) Bảng 2.4 - Doanh thu và chi phí của công ty Con Thoi giai đoạn 2009-2011 GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 34 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  44. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi 60000000 50000000 40000000 Doanh thu 30000000 Chi phí 20000000 10000000 0 2009 2010 2011 Biểu đồ 2.1 - Biểu đồ so sánh doanh thu và chi phí của công ty Con Thoi (2009-2011) Tốc độ phát triển (%) Chi tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 10/09 11/10 Tổng doanh thu 40.193.339 42.487.718 45.986.898 105,71 108,24 Tổng chi phí 38.090.130 39.408.082 42.487.250 101,86 107,81 Lợi nhuận trước 2.103.209 3.079.636 3.499.648 146,43 113,64 thuế Thuế thu nhập DN 525.802 769.909 874.912 146,43 113,64 Lợi nhuận sau thuế 1.577.407 2.309.727 2.624.736 146,43 113,64 (Nguồn: báo cáo tài chính công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi) Bảng 2.5 - Báo cáo tài chính công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi Về doanh thu Qua bảng số liệu ta thấy, doanh thu của công ty qua các năm 2009, 2010, 2011 liên tục tăng. Năm 2010 tăng 5,71% so với năm 2009, đến năm 2011 tiếp tục tăng 8,24% so với năm 2010. Doanh thu công ty tăng qua các năm là do công ty liên GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 35 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  45. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi tục có thêm nhiều đối tác mới. Cụ thể là từ 15 khách hàng thân thiết năm 2010 lên đến 40 khách hàng thân thiết năm 2011, chưa kể đến lượt khách hàng vãng lai, khách hàng nhỏ lẻ. Bình quân hàng tháng có khoảng trên 50 lượt khách hàng. Công ty có được những thành tích trên là nhờ hoạt động tích cực hiệu quả của đội ngũ nhân viên đã tạo dựng uy tín và mối quan hệ tốt với khách hàng, làm cho công ty trở thành địa chỉ đầu tiên mà khách hàng nghĩ đến khi họ có nhu cầu về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Về chi phí Trong những năm vừa qua đặc biệt là hai năm 2010 - 2011 công ty đã nỗ lực tiết kiệm chi phí nhằm đối phó với những tác động của cuộc khùng hoảng kinh tế thế giới. Tuy nhiên chi phí vẫn tăng, cụ thể là năm 2010 tăng 1,86% so với năm 2009 và năm 2011 tiếp tục tăng 7,81%. Nguyên nhân là do công ty tăng cường đầu tư trang thiết bị, máy móc cũng như đầu tư tuyển dụng nhân viên giỏi. Bên cạnh đó công ty cũng đầu tư một lượng lớn về việc mở rộng văn phòng. Về lợi nhuận Chi phí hoạt động kinh doanh tăng qua các năm, tuy nhiên tốc độ tăng doanh thu nhanh hơn tăng chi phí, chính vì vậy lợi nhuận của năm sau luôn cao hơn năm trước. Lợi nhuận năm 2010 tăng 53,65% so với năm 2009, năm 2011 lợi nhuận tiếp tục tăng 13,64% so với năm 2010. Tuy nhiên ta thấy rằng lợi nhuận năm 2011 chậm hơn so với năm 2010, bởi vì thời điểm 2010-2011 là thời kỳ có nhiều biến động của kinh tế thế giới diễn ra làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của công ty như: giá cả bất ổn, những ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới vì vậy doanh thu và lợi nhuận của công ty đều bị ảnh hưởng. Đến nửa cuối năm 2011, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty được cải thiện dần. 2.4.2 Phân tích doanh thu theo cơ cấu sản phẩm dịch vụ Với chỉ tiêu và định hướng không ngừng phát triển công ty Con Thoi từ khi thành lập cho đến nay qua 7 năm công ty đã và đang cung cấp 4 loại hình dịch vụ giao nhận cho khách hàng: dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển, giao nhận vận tải bằng đường hàng không, dịch vụ chuyển phát nhanh và dịch vụ khai thuế Hải quan. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 36 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  46. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi (Đvt : nghìn đồng) Dịch vụ Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Tỷ Tỷ Tỷ Giá trị trọng Giá trị trọng Giá trị trọng (%) (%) (%) Giao nhận đường 33.210.704 82,63 32.356.931 76,16 35.874.708 78,01 biển Giao nhận đường 2.140.713 5,33 2.152.076 5,06 2.046.871 4,45 hàng không Khai thuê Hải 864.025 2,15 889.547 2,09 908.349 1,98 quan Chuyển phát 3.977.897 9,89 7.089.164 16,69 7.156.970 15,56 nhanh (Nguồn: phòng kinh doanh tổng hợp) Bảng 2.6 – Bảng doanh thu công ty TNHH Con Thoi theo cơ cấu sản phẩm dịch vụ (2009-2011) 40000000 35874738 35000000 33210588 32365886 30000000 Giao nhận đường biển 25000000 Giao nhận đường hàng 20000000 không Khai thuế Hải quan 15000000 Chuyển phát nhanh 10000000 7089164 7156970 3977897 5000000 2150887 2056758 2260177 864025 889547 908349 0 2009 2010 2011 Biểu đồ 2.2 - Doanh thu công ty TNHH Con Thoi theo cơ cấu sản phẩm dịch vụ (2009-2011) GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 37 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  47. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi Qua bảng số liệu và biểu đồ trên ta thấy nguồn doanh thu của công ty chủ yếu là từ hoạt động giao nhận vận tải bằng đường biển, và nguồn doanh thu đứng thứ hai là dịch vụ chuyển phát nhanh. Giá trị giao nhận của dịch vụ giao nhận bằng đường biển nhìn chung là tăng qua các năm kể từ khi công ty bắt đầu đi vào hoạt động, cụ thể là doanh thu của công ty đạt 33.210.704.000 đồng trong năm 2009, do công ty đã có một lượng khách hàng thường xuyên, quen thuộc. Do ảnh hưởng của nền kinh tế thế giới cùng với sự gia tăng cước vận tải của các hãng tàu dẫn đến doanh thu từ lượng hàng xuất nhập khẩu vào cuối năm 2010 giảm còn 32.356.931.000 đồng. Nhưng đến năm 2011, doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển của công ty tăng mạnh so với 2010 đạt 35.874.708.000 đồng. Giá trị lượng hàng giao nhận bằng đường hàng không tại công ty thấp và khá ổn định, lượng giao nhận vận chuyển chủ yếu là hàng lẻ, hàng mẫu. Năm 2010, doanh thu của công ty đạt 2.152.076.000 đồng tăng 11.363.000 đồng so với năm 2009. Mặc dù các hãng hàng không tại sân bay Tân Sơn Nhất đã cải thiện về chất lượng dịch vụ cũng như gia tăng số chuyến bay nhưng sản lượng hàng hóa nhập khẩu qua đường hàng không vẫn thấp, cụ thể là năm 2011 doanh thu của công ty chỉ đạt 2.046.871.000 đồng. Thực trạng hàng hóa giao nhận vận tải đường hàng không chiếm tỉ lệ thấp không chỉ riêng công ty mà còn là thực trạng chung của các công ty giao nhận vận tải. Nguyên nhân chủ yếu là do cước vận tải hàng không cao nên chỉ sử dụng để vận chuyển những hàng hóa có giá trị cao, những mặt hàng đòi hòi sự gấp rút về thời gian. Mặc khác, công ty cũng chưa chú trọng đầu tư phát triển hoạt động giao nhận vận tải bằng đường hàng không, năng lực còn thấp nên khách hàng chưa tin tưởng nhiều. 2.5 SẢN LƯỢNG VÀ DOANH THU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2009 2010 2011 Chỉ tiêu Đvt Sản lượng % Sản lượng % Sản lượng % Sản lượng Tấn 73.595 38,23 71.855 38,34 76.160 38 hàng xuất Sản lượng Tấn 118.935 61,77 115.545 61,66 124.330 62 hàng nhập Doanh thu Ngàn 11.731.043 40 11.223.751 30 12.705.180 40 GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 38 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  48. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi hàng xuất đồng Doanh thu Ngàn 21.479.661 60 21.133.180 70 23.169.528 60 hàng nhập đồng ( Nguồn phòng kinh doanh xuất nhập khẩu) Bảng 2.7 - Sản lượng giao nhận và giá trị giao nhận hàng bằng đường biển tại công ty Con Thoi giai đoạn 2009-2011 250000 200000 187622 192466 189134 150000 Sản lượng hàng xuất 116522 118051 115416 Sản lượng hàng nhập 100000 Tổng 73718 71100 74415 50000 0 2009 2010 2011 Biểu đồ 2.3 - Biểu đồ cơ cấu sản lượng hàng xuất khẩu, nhập khẩu tại công ty Con Thoi giai đoạn 2009-2011 35000000 30000000 25000000 20000000 Doanh thu hàng xuất Doanh thu hàng nhập 15000000 Tổng 10000000 5000000 0 2009 2010 2011 Biểu đồ 2.4 - Biều đồ cơ cấu doanh thu hàng xuất khẩu, nhập khẩu tại công ty Con Thoi giai đoạn 2009-2011 GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 39 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  49. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi Trong hoạt động dịch vụ này, doanh thu hàng xuất khẩu chiếm tỷ trọng thấp hơn hàng nhập khẩu nhưng doanh thu hàng xuất ngày càng phát triển mạnh về số lượng lẫn tỷ trọng qua các năm: năm 2009 đạt 11.731.043.000 đồng chiếm tỷ trọng 40% nhưng đến năm 2010 có sự sụt giảm về số lượng dẫn đến doanh thu giảm còn 11.223.751.000 đồng nhưng sang năm 2011 lại tăng mạnh đạt 12.705.180.000. Có được kết quả khả quan này là nhờ công ty tích cực đẩy mạnh xuất khẩu hàng sang các nước Châu Âu, Mỹ, Singapore Với đặc điểm Việt Nam là nước nhập siêu nên lượng hàng hoá nhập khẩu chiếm trên 60% về tỷ trọng. Thị trường hàng nhập bằng đường biển (Đvt: nghìn đồng) 2009 2010 2011 Quốc gia GT % GT % GT % JAPAN 9.089.181,11 42,31 9.243.830,15 43,74 9.667.830,97 41,73 TAIWAN 6.869.847,94 32 6.749.714,6 31,94 7.166.528,87 30,93 KOREA 368.854,5 1,72 299.567,87 1,42 601.469,58 2,6 HONG KONG 686.190,02 3,19 380.931,65 1,8 775.817,19 3,35 CHINA 1.088.088,8 5,06 1.078.948,21 5,1 1.353.696,42 5,84 USA 819.487,4 3,82 787.045,86 3,72 838.887,28 3,62 KHÁC 2.588.010,83 11,91 2.593.141.68 12,27 2.765.297,69 11,94 TỔNG CỘNG 21.479.661 100 21.133.180,02 100 23.169.528 100 ( Nguồn: phòng kinh doanh xuất nhập khẩu) Bảng 2.8 - Thị trường hàng nhập bằng đường biển của công ty giai đoạn (2009- 2011) Một cách tổng quát, doanh thu giao nhận hàng hoá nhập khẩu năm 2009 đạt 21.479.661.000 đồng, nhưng đến năm 2010 giảm 346.481.000 đồng. Đến năm 2011 tăng mạnh đạt 23.169.528.000 đồng. Điều này dẫn đến tốc độ tăng doanh thu lẫn lợi nhuận đều tăng mạnh. Để đạt được kết quả khả quan này là nhờ uy tín của công ty Shuttle Cargo trong 7 năm qua và việc cải thiện năng lực cung ứng cũng như những nỗ lực không ngừng tìm kiếm khách hàng của công ty. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 40 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  50. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi Thị trường hàng xuất bằng đường biển (Đvt: nghìn đồng) Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Quốc gia GT % GT % GT % EUROPE 4.444.091,72 37,88 4.620.943,89 41,17 4.308.291,92 33.91 USA 1.573.845,26 13,42 1.282.636,07 11,43 1.226.668,13 9,65 TAIWAN 910.493,8 7,76 889.870,93 7,93 1.322.422,85 10,41 JAPAN 2.140.403,93 18,25 2.230.176,03 19,87 2.294.081,56 18,06 SINGAPORE 1.230.139,14 10,49 1.326.740,93 11,82 1.794.579,58 14,12 THAILAND 322.560,48 2,75 193.491 1,72 462.278,53 3,64 MALAYSIA 213.959,86 1,82 94.666,5 0,84 298.419,38 2,35 PHILIPINES 184.706,9 1,57 65.187,49 0,58 267.725,94 2,11 KHÁC 710.842,06 6,06 520.038,27 4,63 730.712,12 5,75 TỔNG CỘNG 11.731.043,19 100 11.223.751,11 100 12.705.180,01 100 ( Nguồn: phòng kinh doanh xuất nhập khẩu) Bảng 2.9 - Thị trường hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty (2009-2011) Cũng như đối với dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu, doanh thu giao nhận hàng xuất khẩu ở các thị trường chính từ năm 2009 đến 2010 có sự sụt giảm nhưng đến năm 2011 lại tăng mạnh đạt 12.705.180.000 đồng .Trong đó, thị trường giao nhận hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty là Europe (chiếm 33,91% vào năm 2011). Tỷ trọng giao nhận hàng xuất ở các thị trường như Taiwan, Singapore, Đài Loan, Đông Nam Á tăng một cách ngoạn mục trong 3 năm trên, trong khi tỷ trọng ở các thị trường như Mỹ và các thị trường khác lại giảm dần. Có được kết quả này là nhờ công ty đã trở thành đại lý cho một số công ty logistics một số nước trên thế giới (Amerasian Shipping Logistics Corp, Asia Jade Customs Brokerage ). Đây là những thị trường tiềm năng giúp công ty gia tăng doanh thu hàng xuất bằng đường biển. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 41 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  51. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi 2.6 SẢN LƯỢNG VÀ DOANH THU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG Chỉ tiêu 2009 2010 2011 Sản lượng xuất (Tấn) 294 322 289 Sản lượng nhập (Tấn) 137 109 122 Doanh thu 2.140.713 2.152.076 2.046.871 (ngàn đồng) Tỷ lệ gia tăng 100,53% 95,11% ( Nguồn: phòng kinh doanh xuất nhập khẩu) Bảng 2.10 - Sản lượng và doanh thu hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường hàng không giai đoạn 2006 – 2008 Sản lượng cũng như doanh thu hàng vận chuyển bằng đường hàng không của công ty chiếm tỷ lệ khá thấp. Đây cũng là đặc điểm của hàng hoá vận chuyển bằng đường hàng không tại Việt Nam. Nguyên nhân là do cước vận tải bằng đường hàng không khá cao, nên chỉ sử dụng để vận chuyển những mặt hàng có giá trị cao, hàng cần vận chuyển gấp. Lượng hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty năm 2010/2009 không có sự biến động nhiều, đến năm 2011 có một sự sụt giảm đáng kể do tình kinh tế khó khăn. Năng lực giao nhận vận tải bằng đường hàng không của công ty còn yếu và chưa được quan tâm phát triển. Hiện tại công ty chưa có khả năng tự mình đặt chỗ với hãng hàng không, lượng hàng vận chuyển bằng đường hàng không không nhiều, chỉ khoảng vài lô trong một tháng, mặt hàng chủ yếu là hàng mẫu gởi cho đối tác nước ngoài. Do đó, công ty cần tập trung vào việc khai thác, nâng cao chất lượng dịch vụ vận tải bằng đường hàng không. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 42 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  52. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi Thị trường hàng nhập bằng đường hàng không (Đvt: nghìn đồng) 2009 2010 2011 Quốc gia GT % GT % GT % JAPAN 547.300,15 37,6 636.976,52 39,46 511.216,69 35,68 TAIWAN 382.208,2 26,3 416.286,57 25,79 403.586,54 28,17 CHINA 201.251,24 13,83 210.572,04 13,05 180.239,77 12,58 SINGAPORE 94.148,18 6,47 128.206,74 7,94 105.568,22 7,37 KOREA 67.563,64 4,64 83.362,33 5,16 81.375,17 5,68 KHÁC 162.613,43 11,17 138.652,8 8,59 150.823,3 10,53 TỔNG CỘNG 1.455.684,84 100 1.614.057 100 1.432.809,7 100 ( Nguồn: phòng kinh doanh xuất nhập khẩu) Bảng 2.11 – Thị trường hàng nhập bằng đường hàng không giai đoạn 2009-2011 Năm 2009 Năm 2010 11% 9% 5% 5% 38% 7% 8% 39% 13% 13% 26% 26% Năm 2011 10% Japan 6% 36% Taiwan 7% China Singapore 13% Korea Khác 28% Biểu đồ 2.5 – Biểu đồ biểu diễn thị trường hàng xuất bằng đường hàng không tại công ty Con Thoi (2009-2011) GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 43 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  53. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi Thị trường giao nhận hàng nhập bằng đường hàng không của công ty chủ yếu là thị trường châu Á gồm các nước như Nhật Bản, Đài Loan, Trung Quốc Thị trường các nước châu Á chiếm đa số lượng hàng giao nhận vận tải bằng đường hàng không của công ty. Thị trường các nước châu Âu chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ khoảng 11%. Nguyên nhân là do hoạt động giao nhận vận tải bằng đường hàng không tại công ty chưa phát triển, các đối tác của công chủ yếu nhập khẩu từ các nước trong khu vực châu Á. Các mặt hàng nhập tại các thị trường này thường là hàng mẫu, hàng biếu tặng, thiết bị điện tử giá trị cao. Thị trường hàng xuất bằng đường hàng không (Đvt: nghìn đồng) Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Quốc gia GT % GT % GT % JAPAN 206.655,82 30,17 174.659,12 32,46 190.029,56 30,95 TAIWAN 126.707,9 18,50 102.476,34 19,05 122.351,52 19,92 KOREA 33.277,07 4,86 24.719,89 4,59 26.985,73 4,39 SINGAPORE 61.490,96 8,98 50.301,64 9,35 55.567,23 9,05 FRANCE 153.407,4 22,39 109.557,54 20,36 130.128,06 21,19 USA 48.223,52 7,04 33.608,95 6,25 37.951,82 6,18 CANADA 15.548,52 2,27 15.032,96 2,79 12.536,76 2,04 U.K 18.220,89 2,66 16.821,04 3,13 15.654,96 2,55 KHÁC 21.496,09 3,14 10.841,52 2,02 22.855,67 3,72 TỔNG CỘNG 685.028,16 100 538.019 100 614.061,3 100 ( Nguồn: phòng kinh doanh xuất nhập khẩu) Bảng 2.12 – Thị trường hàng xuất bằng đường hàng không GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 44 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  54. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi Năm 2009 Năm 2010 13% 6% 13% 7% 30% 33% 9% 9% 19% 19% 22% 20% Năm 2011 6% 13% Japan France 31% Taiwan 9% Singapore USA 20% Khác 21% Biểu đồ 2.6 – Biểu đồ biểu diễn thị trường hàng xuất bằng đường hàng không tại công ty Con Thoi (2009-2011) Thị trường hàng xuất bằng đường hàng không của công ty cũng chủ yếu xuất sang các quốc gia như Nhật Bản, Đài Loan, trong đó có thêm thị trường Pháp, Singapore. Nói chung, thị trường hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty còn thấp, chưa khai thác được hết các thị trường tiềm năng như châu Âu, châu Mỹ để vận chuyển hàng cao cấp. 2.7 ĐỐI TƯỢNG KHÁCH HÀNG 2.7.1 Khách hàng thường xuyên Hiện tại công ty đang có hợp đồng dài hạn với các công ty lớn như: công ty Tam Hiệp, Wong Kyung Electronic, Shinwah, Hoàn Cầu, Minh Long 2 Đây là những khách hàng thường xuyên của công ty, bằng sự uy tín và chất lượng của dịch vụ, công ty luôn là nhà cung cấp lâu dài cho họ, không cần cập nhật GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 45 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  55. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi giá thường xuyên mà thông qua ký kết hợp đồng dài hạn. Theo khảo sát thực tế cho thấy trung bình một tuần công ty TNHH dịch hàng hóa Con Thoi phải tiến hành làm thủ tục giao nhận hàng 4 lần/khách hàng. Đây chính là tín hiệu khẳng định chất lượng dịch vụ của công ty cũng như mối quan hệ giữa công ty với khách hàng khá tốt. Số lượng hợp đồng dài hạn của công ty ngày càng tăng lên. Mục tiêu phát triển kinh doanh là thường xuyên có được khách hàng mới, đồng thời cũng phải đầu tư nguồn lực để làm hài lòng các khách hàng hiện tại. Vì nếu công ty Con Thoi không có khả năng thoả mãn, duy trì và phát triển nguồn khách hàng hiện tại cuối cùng cũng sẽ gặp khó khăn. Điều này cũng đồng nghĩa với năng lực yếu kém trong quá trình tìm kiếm khách hàng mới. Tóm lại, một trong những yếu tố góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp là sự đầu tư thời gian và nỗ lực nhằm phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại. Đây là chiến lược sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng 50% doanh thu mà không cần tăng ngân sách tiếp thị. 2.7.2 Khách hàng không thường xuyên Đây là những đối tượng khách hàng có nhu cầu bất chợt cho mục đích ngắn hạn như du học sinh gởi quà biếu tặng hay một vài lý do cá nhân nào đó. Những đối tượng này hầu như là tự tìm đến văn phòng công ty để được tư vấn, hỗ trợ và cung cấp dịch vụ. Một vài trường hợp khách hàng biết đến dịch vụ của công ty thông qua người quen giới thiệu. Công ty cần phải thỏa mãn khách hàng bằng những sản phẩm, dịch vụ phù hợp, cộng với các chương trình khuyến mại đúng lúc, xây dựng và phát triển mối quan hệ này dù giá trị mua hàng của họ có cao hay thấp, vì khách hàng rất dễ cảm nhận sự hờ hững và thiếu thành thật. Việc phát triển mối quan hệ với khách hàng đồng nghĩa với việc đối xử với các khách hàng như đối xử với đối tác chiến lược và thể hiện cho họ thấy rằng họ hoàn toàn nhận được sự quan tâm và chú ý từ phía công ty. 2.7.3 Khách hàng tiềm năng Những khách hàng ở TP.HCM có nhu cầu xuất khẩu đi hay nhập khẩu về các lô hàng từ các nước trong khu vực và thế giới. Đây là những nhóm đối tượng khách hàng rất tiềm năng. Trước tình hình hội nhập và mở rộng sản xuất kinh doanh, rất GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 46 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  56. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi nhiều công ty muốn mở rộng thị trường của mình ở các quốc gia khác nhau và cần có một đối tác chuyên nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Các công ty đã làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu này muốn chuyển sang đại lý giao nhận vận tải khác. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh về giá và trước sức ép lợi nhuận đã buộc các công ty phải tìm cho mình một đối tác mới mang lại nhiều lợi thế cạnh tranh hơn. 2.8 THỊ TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY Thị trường trong nước: tập trung chủ yếu ở TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai, Hà Nội và Hải Phòng. Bên cạnh đó công ty cũng hướng đến những khách hàng ở các nơi lân cận như Nha Trang, Đà Nẵng Các thị trường nước ngoài: khu vực Đông Nam Á bao gồm một số nước trong khối ASEAN như Thái Lan, Singapore, Philipines, với các điểm đến chính như Keelung, Taichung, Sin, Manila, Cebu Khu vực Đông Bắc Á: chủ yếu là Hongkong, Trung Quốc, Nhật Bản thông qua các cảng biển chính như Shanghai, Qing Dao, Tokyo Khu vực Châu Âu: khối EU và khu vực Châu Mỹ: Hoa Kỳ, Canada Hiện các công ty giao nhận vận tải của Việt Nam đang hoạt động khá chuyên nghiệp và hiệu quả nhưng trên thực tế mới chỉ đáp ứng được 25% nhu cầu thị trường và chỉ dừng lại ở mức độ cung cấp các dịch vụ đơn lẻ, một số công đoạn của quy trình giao nhận. Qua số liệu điều tra của Viện Nghiên cứu Kinh tế và Phát triển - trường Đại học Kinh tế quốc dân về hoạt động logistics “ở 10 tỉnh, thành phố trong cả nước năm 2011 cho thấy có tới 69,28% ý kiến cho rằng các doanh nghiệp thiếu sự liên kết hợp tác, 54,7% ý kiến cho rằng thiếu đội ngũ nhân viên có tính chuyên nghiệp và có tới 80,26% lao động trong các doanh nghiệp logistics chỉ được đào tạo qua công việc”. Với việc các công ty nước ngoài chiếm tới 75% thị trường và các doanh nghiệp trong nước mới chỉ đáp ứng 25% nhu cầu thị trường điều đó chắc chắn có ảnh hưởng rất lớn đến nền kinh tế Việt Nam. Đó chính là thách thức to lớn mà công ty Con Thoi nói riêng và ngành giao nhận vận tải Việt Nam nói chung đang phải đối đầu hiện nay. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 47 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  57. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi 2.9 ĐỐI THỦ CẠNH TRANH Theo cục thống kê doanh nghiệp, hiện nay trên địa bàn TP.HCM có khoảng 950 doanh nghiệp hoạt động dịch vụ vận chuyển quốc tế và nội địa chủ yếu mua bán cước tàu biển, cước máy bay, đại lý khai Hải quan và dịch vụ xe tải, một số có thực hiện dịch vụ kho vận Vì vậy các công ty không ngừng cạnh tranh về giá cả và chất lượng dịch vụ. Hiện nay, công ty đang phải đối đầu với nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường như: Vina Cargo, Sun VN, VVMN, Gateway, Vinako Forwarding, Vinatrans, Interlink Đây là áp lực thường xuyên và trực tiếp cạnh tranh với công ty để giành lấy những vị thế cạnh tranh nhất định. Các doanh nghiệp trong ngành thường dùng các chiến thuật cạnh tranh về giá cả, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm và gia tăng chất lượng chăm sóc khách hàng. Như vậy chính các đối thủ cạnh tranh hiện tại là lực lượng cạnh tranh quan trọng nhất mà công ty phải đương đầu. Do vậy, bên cạnh việc nâng cao năng lực cạnh tranh thì công ty Con Thoi cần quan tâm đến hoạt động của các đối thủ cạnh tranh để có những phản ứng kịp thời. 2.10 NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN 2.10.1 Thuận lợi Công ty được sự lãnh đạo tài tình của ban Giám Đốc năng động và đầy kinh nghiệm, nhạy bén nắm bắt những thay đổi của thị trường và nhanh chóng đưa ra những biện pháp thích ứng với những sự thay đổi liên tục đó, giúp đáp ứng nhu cầu, đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh. Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt tình am, hiểu kiến thức chuyên môn, có mối quan hệ tốt với khách hàng, không ngừng tìm tòi và học hỏi là lợi thế cạnh tranh cho công ty. Họ luôn hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm cao, góp phần to lớn trong việc nâng cao uy tín cho công ty. Công ty đã trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật tiện nghi, hiện đại phục vụ tốt cho việc hoạt động kinh doanh của công ty. Do chất lượng dịch vụ và hiệu quả hoạt động cao, tên tuổi của công ty đã được khẳng định trên thương trường nên được sự tín nhiệm của nhiều khách hàng GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 48 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  58. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi nội địa và các đối tác nước ngoài. Mối quan hệ rộng rãi của Ban Giám Đốc cùng với khả năng giao tiếp của đội ngũ nhân viên cũng là một lợi thế lớn hỗ trợ cho công tác khai thác đạt hiệu quả cao, đem lại lợi nhuận thường xuyên cho công ty. Nhờ vào đội ngũ nhân viên sales nhiệt tình, khéo léo trong việc tìm kiếm, tư vấn khách hàng nên có nhiều khách hàng quen thuộc và lượng khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển của công ty ngày càng tăng. Bộ phận giao nhận là những nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình và có nhiều kinh nghiệm làm việc ở cảng, nắm vững nghiệp vụ Hải quan, có quan hệ tốt với nhân viên Hải quan và các cơ quan Nhà Nước có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Công ty đã mở rộng thị trường trong và ngoài nước nhờ có mối quan hệ tốt với các ngân hàng và đơn vị chức năng có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu. Cấm vận kinh tế của Mỹ với Việt Nam đã được gỡ bỏ, quan hệ hai bên đã bình thường hóa và đi đến ký kết Hiệp định Thương mại Việt – Mỹ, đã mở ra thị trường tiêu thụ rộng lớn. Nền kinh tế của nước ta đang trong giai đoạn phát triển nhanh, hội nhập mạnh mẽ vào nền kinh tế thế giới : gia nhập ASEAN, APEC, tổ chứa thương mại thế giới WTO, ký các thỏa thuận, Hiệp định hợp tác song phương và đa phương với nhiều quốc gia trên thế giới. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động ngoại thương phát triển, cũng là điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc tìm kiếm thị trường và khách hàng. 2.10.2 Khó khăn Công ty chưa có bộ phận Marketing để hỗ trợ nhân viên Sales trong việc tìm kiếm, thuyết phục khách hàng. Năng lực công ty chưa đủ mạnh nên chưa trực tiếp gom hàng mà phải làm thông qua các đại lý khác. Năng lực tài chính của công ty còn hạn chế. Sự phụ thuộc nhiều vào cơ quan Hải quan, các cơ quan kiểm dịch, chứng nhận. Sự cạnh tranh của nhiều công ty khác hoạt động trong cùng lĩnh vực, đây cũng là một trong những điều gây trở ngại cho công ty. Các đối thủ cạnh tranh mới xuất hiện gần đây xâm nhập vào thị trường đã đúc kết kinh nghiệm từ doanh nghiệp đi GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 49 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  59. Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi trước nên sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức và tiền bạc, có nhiều điều kiện thuận lợi hơn để sữa chữa sai lầm và hoàn thiện công nghệ vận tải. Các công ty mới liên doanh, liên kết với các tổ chức trên thế giới, có nguồn vốn lớn, phương tiện, trình độ kỹ thuật tiên tiến tạo nên thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường vận tải. Chính điều này đã gây nhiều sức ép khá căng thẳng đến mọi hoạt động của công ty. Trước tình hình cạnh tranh gay gắt về thị trường và khách hàng với các đối thủ cạnh tranh đòi hỏi công ty phải luôn có những chính sách phù hợp để giữ khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới. Đồng thời sự cạnh tranh về giá cả hiện nay cũng khiến công ty phải giảm các chi phí dịch vụ để thu hút khách hàng dẫn đến lợi nhuận của công ty sẽ bị ảnh hưởng. Công ty chưa có phương tiện vận tải phải thuê phương tiện vận tải ở bên ngoài làm tăng giá dịch vụ nên khả năng cạnh tranh về giá chưa cao, công ty chưa có một đội xe container thật sự lớn mạnh, cũng chưa có hệ thống kho bãi, buộc phải thuê để lưu kho hàng nên khi nhu cầu vận chuyển của hàng hóa tăng cao, dẫn đến chi phí thuê phương tiện vận tải, kho bãi ở bên ngoài cũng tăng theo làm ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 50 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  60. Chương 3: Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HOÁ CON THOI 3.1 QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 3.1.1 Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng dịch vụ 2 công đoạn Nhận chứng từ từ khách hàng Tiếp nhận hồ sơ khách hàng Kiểm tra bộ chứng từ 2 trường hợp Thuê tàu, mượn Hàng nguyên container (FCL) container Hàng lẻ (LCL) 2 trường hợp Khai Hải quan từ xa Mở tờ khai Hải quan Khai Hải quan điện tử 2 trường hợp Đưa hàng lên tàu Hàng nguyên container (FCL) Hàng lẻ (LCL) Lập bộ hồ sơ gởi nhà nhập khẩu Quyết toán Sơ đồ 3.1 - Quy trình giao hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển của công ty Con Thoi GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 51 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  61. Chương 3: Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải 3.1.1.1 Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng Công tác tìm kiếm khách hàng của công ty do bộ phận kinh doanh đảm nhiệm. Hiện tại bộ phận kinh doanh đang tìm kiếm khách hàng trên 2 kênh chủ yếu đó là: - Trực tuyến: công ty đã có trang web riêng nên sẽ có rất nhiều cách để tìm kiếm khách hàng trực tuyến. Một trong những cách dễ dàng nhất mà công ty áp dụng đó là marketing trực tuyến và quảng cáo trên các trang web có số người truy cập nhiều, trang web chuyên về dịch vụ giao nhận như: www.rongbay.com, www.quangcaosanpham.com, www.1000thuonghieu.com, www.muaban.net. Hình thức quảng cáo trực tuyến này có một ưu điểm rất lớn đó là bạn có thể chủ động đặt mức chi phí hàng tháng cho quảng cáo và kiểm tra hiệu quả quảng cáo. Đây là một hình thức marketing trực tuyến giúp công ty tìm kiếm khách hàng thành công. - Thư trực tiếp: công ty sẽ gửi trực tiếp tới những đối tượng khách hàng mà công ty muốn tiếp cận. Đây là phương tiện hiệu quả để quảng cáo cho những sản phẩm/dịch vụ của công ty, đồng thời cũng là công cụ hiệu quả để công ty tiếp cận các đối tượng khách hàng cụ thể. Công ty sẽ gởi đến khách hàng những dịch vụ mà công ty đang kinh doanh, bảng giá kèm theo cùng những ưu đãi khác. Công ty thuê hay mua bản danh sách địa chỉ, kèm theo đặc điểm khách hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Nhược điểm của loại hình quảng cáo này là khá tốn kém, nếu muốn triển khai một cách chính xác. Từ 2 kênh quảng cáo trên, khách hàng tham khảo và nếu có ý định muốn sử dụng dịch vụ của công ty thì có thể liên lạc qua điện thoại để bộ phận Sales tư vấn và cung cấp thông tin về dịch vụ mà khách hàng cần. Nếu khách hàng đồng ý bộ phận Sales sẽ giữ liên lạc với khách hàng để hỗ trợ cho việc ký kết hợp đồng. Tuỳ vào từng khách hàng, công ty sẽ xác định ký kết hợp đồng ngắn hay dài hạn. Khi khách hàng có nhu cầu sẽ liên hệ với công ty để hai bên thoả thuận và tiến hành ký hợp đồng. Sau khi ký hợp đồng khách hàng sẽ cung cấp cho công ty những thông tin cần thiết về lô hàng cũng như những chứng từ có liên quan đến lô hàng như: hợp đồng ngoại thương, invoice, packing list để bộ phận chứng từ tiến hành kiểm tra GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 52 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  62. Chương 3: Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải thông tin có đầy đủ hay không nếu có thiếu hay sai sót phải báo ngay cho khách hàng để kịp thời bổ sung, sửa chữa. Khi có chứng từ đầy đủ thì tiến hành mở file, lập bộ chứng từ hoàn chỉnh để giao cho bộ phận giao nhận tiến hành nhận hàng cho khách hàng. Và trường hợp cụ thể là thông qua bộ phận Sales của công ty, dựa trên sự thỏa thuận về giá cả dịch vụ, công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Con Thoi và công ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim ký kết hợp đồng dịch vụ để xác nhận rằng Con Thoi phải thực hiện các thủ tục và nghiệp vụ giao nhận khi khách hàng cần nhập một lô hàng. Theo hợp đồng dịch vụ giao nhận nhập khẩu mặt hàng TC GREY BLACK GLOVER. Các phí dịch vụ và thanh toán mà công ty Trần Hà Kim sẽ thanh toán cho Con Thoi để thực hiện toàn bộ quy trình nhập hàng đến kho của công ty như sau: Phí ủy thác xuất khẩu Các phí liên quan như: thuế xuất khẩu, thuế VAT, phí chuyển tiền và các phí giao dịch khác sẽ thanh toán thực chi. - Phí dịch vụ như sau: FCL: 205 USD/ 20’ DC, 360 USD/ 40’ DC LCL: 130 USD/ shipment (khối lượng = 3 cbm: sẽ thêm sao cho thích hợp). - Giá trên bao gồm: Phí làm thủ tục Hải quan Lệ phí Hải quan Chuyển hàng từ nhà kho của khách hàng đến cảng Cát Lái Bốc hàng Nâng hạ container Thuế GTGT Phí giám định (nếu có) Tuy nhiên các số tiền về phí dịch vụ và thanh toán như trên chỉ mang tính chất tham khảo. Trên thực tế thì tùy vào lô hàng sẽ có mức giá khác nhau. Sau đó công ty Con Thoi sẽ tổ chức xuất khẩu lô hàng TC GREY BLACK GLOVER sang TAIWAN. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 53 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  63. Chương 3: Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải Tuy nhiên công ty vẫn chưa tiếp cận hết được các khách hàng tiềm năng do hai kênh tìm kiếm khách hàng của công ty vẫn còn mặt hạn chế: đối với kênh trực tuyến thì bị động trong việc tìm kiếm khách hàng, còn thư trực tuyến thì chỉ nhắm đến số ít khách hàng. 3.1.1.2 Tiếp nhận hồ sơ khách hàng Nhận chứng từ từ khách hàng Việc ký kết hợp đồng giao nhận sẽ do bộ phận sales ký kết với khách hàng, sau khi ký kết hợp đồng giao nhận thì bộ phận sales sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ sang cho bộ phận chứng từ (phòng xuất nhập khẩu) để mở file, sau đó bộ phận giao nhận sẽ nhận bộ chứng từ gốc từ khách hàng. Bộ chứng từ gốc gồm có: - Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales contract): một bản sao - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): một bản chính và một bản sao - Vận tải đơn (B/L): một bản chính và một bản sao - Phiếu đóng gói (Packing List): một bản chính và một bản sao Cụ thể công ty Con Thoi ký hợp đồng với công ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim. Sau khi nhận được bộ chứng từ nhân viên Công ty Con Thoi phải thông báo với công ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim là đã nhận được bộ chứng từ. Kiểm tra bộ chứng từ Bộ phận chứng từ sẽ kiểm tra bộ hồ sơ có phù hợp hay không, nếu bộ chứng từ không hợp lệ hay không trùng khớp thì bộ phận chứng từ sẽ phải báo cho khách hàng để chỉnh sửa kịp thời, vì bộ chứng từ rất quan trọng, đây là căn cứ để nhà nhập khẩu nhận được hàng. Trong thực tế nếu bộ chứng từ chỉ có những lỗi nhỏ hay thiết sót thì nhân viên bộ chứng từ có thể tự sửa đổi cho phù hợp. Để công việc tổ chức dỡ hàng nhanh chóng và thuận lợi, bộ phận chứng từ công ty Con Thoi phải kiểm tra kỹ lưỡng, chính xác của mỗi chứng từ đầy đủ, hợp lệ, đúng thời gian và giữa các chứng từ phải trùng khớp với nhau để tiến hành thông quan cho lô hàng đó. Các chứng từ cần kiểm tra: - Kiểm tra hóa đơn thương mại - Kiểm tra phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List) GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 54 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  64. Chương 3: Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải Trong trường hợp này, công ty Con Thoi sẽ kiểm tra bộ chứng từ của công ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim:  Kiểm tra Packing List Số Invoice: THK0512TCG Nơi đi: HCM, Việt Nam Nơi đến: Taichung, Taiwan Người nhận hàng: GOLDEN SHINE TEXTILE CO.,LTD Tên hàng hoá, khối lượng hàng hoá có trùng khớp với giấy tờ chứng từ khác không để sữa chữa sai sót kịp thời.  Kiểm tra hóa đơn thương mại Số Invoice: THK0512TCG Ngày lập hóa đơn: 17/05/2012 Tên địa chỉ người xuất khẩu: TRAN HA KIM S.C.P CO.,LTD D671, Block 4; Long Binh Ward, Bien Hoa city, Dong Nai Province, Viet Nam Tên địa chỉ người nhập khẩu: GOLDEN SHINE TEXTILE CO.,LTD 545-5, Chung Shan Road, Quingshui Dist, Taichung City, Taiwan Tên tàu chở hàng: VULKAN / V.1206 Tên hàng: TC GREY BLACK GLOVER Xuất xứ: VIỆT NAM Lượng: 8,457.5 kg Tổng giá CIF TAICHUNG, TAIWAN: 11,200 USD Cảng xếp hàng: HOCHIMINH, VIETNAM Cảng dỡ hàng: TAICHUNG, TAIWAN Cảng chuyển tải: KAOHSIUNG Những nội dung trong invoice trùng khớp với hợp đồng ngoại thương, số liệu của hóa đơn và lập hóa đơn trước hoặc trùng ngày giao hàng hợp lý. Nhân viên chứng từ của công ty Con Thoi rất chuyên nghiệp trong viêc xử lý hồ sơ nên khi có sai sót đều được chỉnh sửa kịp thời, thường xuyên cập nhật những thay đổi trong thủ tục làm hồ sơ. Nhưng với khối lượng công việc ngày càng quá tải mà số lượng nhân viên chứng từ của công ty hiện tại chỉ có 2 người khiến cho việc GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 55 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI
  65. Chương 3: Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải xử lý hồ sơ bị chậm trễ điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín của công ty, đôi khi nhân viên phải tăng ca để giải quyết kịp hồ sơ cho khách hàng. 3.1.1.3 Thuê tàu, mượn container Đối với hàng nguyên container (FCL) Sau khi hợp đồng giữa công ty Trần Hà Kim và công ty Con Thoi được thực hiện xong, phía khách hàng sẽ giao toàn bộ hàng hoá cho công ty. Công ty tiến hành xác định khối lượng hàng hoá để thuận tiện cho việc thuê tàu và mượn container để đóng hàng. Nhân viên bộ phận chứng từ từ phía công ty sẽ liên hệ với hãng tàu như HYUNDAI, WANHAI, YANGMING, OOCL, để hỏi và thương lượng giá cước, ngày, giờ tàu chạy. Khi tìm được giá cả thích hợp, nhân viên sẽ đồng ý đặt tàu (book tàu), gởi thư đặt tàu (Booking Note) cho đại diện hãng tàu. Hãng tàu cấp lệnh giao vỏ container cho nhân viên chứng từ. Lệnh giao vỏ container kèm theo giấy giới thiệu do nhân viên chứng từ đưa cho nhân viên giao nhận để đến cảng, bãi trình cho nhân viên hãng tàu. Nhân viên hãng tàu cho số container, đóng dấu lên lệnh và đưa lại cho nhân viên giao nhận để nhận container. Nếu đưa container về kho để tiến hành đóng hàng thì phải đóng tiền cược container, tránh việc container bị mất cắp, hư hỏng, khi không có sự quản lý của hãng tàu. Ngoài ra nhân viên giao nhận của công ty Con Thoi còn phải thuê phương tiện để kéo container về địa điểm đóng hàng. Nhân viên giao nhận vận chuyển container đến cảng giao container cho tàu tại CY quy định trước khi hết thời gian quy định của từng chuyến tàu. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mời nhân viên Hải quan đến để giám sát việc đóng hàng. Khi hàng được đóng xong, nhân viên Hải quan sẽ kiểm tra, niêm phong kẹp chì cho container. Đối với hàng lẻ (LCL) Nhân viên giao nhận gởi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về lô hàng xuất khẩu. Sau khi Booking Note được chấp nhận, nhân viên giao nhận công ty Con Thoi sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng tại CFS hoặc ICD được quy định. GVHD: THS. PHẠM THỊ KIM DUNG 56 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI