Khóa luận Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH H&T Quốc Tế

Nội dung text: Khóa luận Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH H&T Quốc Tế

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH H&T QUỐC TẾ Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG Giảng viên hướng dẫn : ThS. TRẦN THỊ TRANG Sinh viên thực hiện : LÊ THỊ PHƯƠNG THẢO MSSV: 1054010677 Lớp: 10DQN02 TP. Hồ Chí Minh, 2014
2. i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH H&T QUỐC TẾ Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ NGOẠI THƢƠNG Giảng viên hƣớng dẫn : ThS. TRẦN THỊ TRANG Sinh viên thực hiện : LÊ THỊ PHƢƠNG THẢO MSSV: 1054010677 Lớp: 10DQN02 TP. Hồ Chí Minh, 2014
3. ii LỜI CAM ĐOAN  Tôi xin cam đoan tất cả những gì viết trong bài báo cáo là đúng với sự thật cũng nhƣ quá trình cùng số liệu thực tế về đơn vị công ty mà cá nhân tôi đã thực tập trong thời gian 8 tuần: từ ngày 24 tháng 2 năm 2014 đến ngày 24 tháng 04 năm 2014. Nếu có gì sai trái hoặc không đúng với thực tế tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Chi tiết liên hệ Công ty TNHH H&T Quốc Tế, địa chỉ 319 Đƣờng Nguyễn Thị Nhỏ, Phƣờng 16, Quận 11, TP. Hồ Chí Minh. TP. HCM, ngày 14 tháng 07 năm 2014 Sinh viên thực hiện LÊ THỊ PHƢƠNG THẢO
4. iii LỜI CẢM ƠN Qua 4 năm học tập và rèn luyện dƣới giảng đƣờng Đại học, kết hợp với thời gian thực tập tại Công ty TNHH H&T Quốc Tế, em đã học và đúc kết đƣợc nhiều kiến thức quý báu cho bản thân mình. Chuyên đề này đƣợc hoàn thành là nhờ sự kết hợp giữa lý thuyết đã học và thực tế trong thời gian thực tập. Để em có kiến thức hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này là nhờ sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô Trƣờng Đại học Công Nghệ TP. HCM, sự hƣớng dẫn hết mình của cô Trần Thị Trang và sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trong Công ty TNHH H&T Quốc Tế. Em chân thành cảm ơn:  Qúy thầy cô khoa Quản trị kinh doanh Trƣờng Đại học Công Nghệ TP. HCM  Cô Trần Thị Trang  Ban lãnh đạo và các anh chị phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH H&T Quốc Tế cùng tất cả các anh chị làm việc tại các phòng ban khác đã giúp đỡ, chỉ bảo và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành Chuyên đề này. Và trên hết đó là lòng biết ơn sâu sắc đến gia đình em. Gia đình là động lực vô cùng to lớn, luôn bên cạnh và hỗ trợ cho em trong những lúc khó khăn. Sau cùng em xin chúc quý thầy cô Trƣờng Đại học Công Nghệ TP. HCM, cô Trần Thị Trang cùng các anh chị trong Công ty TNHH H&T Quốc Tế dồi dào sức khỏe và luôn thành công trong cuộc sống. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện LÊ THỊ PHƢƠNG THẢO
5. iv CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên : MSSV : Khoá : 1. Thời gian thực tập 2. Bộ phận thực tập 3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật 4. Kết quả thực tập theo đề tài 5. Nhận xét chung Đơn vị thực tập
6. v NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN  TP. HCM, ngày tháng .năm (Giáo viên hƣớng dẫn)
7. vi MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU: .1 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN .3 1.1 Tổng quan về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu trên thế giới .3 1.1.1 Sự hình thành và phát triển của hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu .3 1.1.2 Phân loại hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu .3 1.1.3 Vai trò hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu đối với kinh tế thế giới 4 1.2 Tổng quan về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu ở Việt Nam .5 1.2.1 Sự hình thành và phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu .6 1.2.2 Vai trò hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu với nền kinh tế VN .5 1.3 Khái quát chung về giao nhận vận tải .6 1.3.1 Định nghĩa về giao nhận, ngƣời giao nhận .6 1.3.2 Phạm vi dịch vụ giao nhận .7 1.3.3 Quyền và nghĩa vụ ngƣời giao nhận .8 1.3.4 Trách nhiệm ngƣời giao nhận .9 1.4 Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại cảng biển 10 1.4.1 Cơ sở pháp lý và nguyên tắc giao nhận hàng hóa XK tại cảng biển 10 1.4.2 Nhiệm vụ các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa xuất khẩu 11 1.5 Phƣơng thức vận chuyển bằng đƣờng biển 13 1.6 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng biển 14 Kết luận chƣơng 1 18 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI H&T QUỐC TẾ VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 19 2.1 Giới thiệu công ty TNHH H&T Quốc Tế 19 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 19 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 19 2.1.3 Cơ cấu tổ chức và lĩnh vực hoạt động 21 2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2010 – 2013 23 2.2 Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng biển tại Công ty H&T Quốc Tế 25 2.2.1 Giá trị giao nhận hàng hóa xuất khẩu 25 2.2.2 Cơ cấu dịch vụ của công ty 26 2.2.3 Mặt hàng giao nhận 27 2.2.4 Thị trƣờng giao nhận hàng hóa xuất khẩu 28 2.2.5 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng biển tại công ty 30 2.2.5.1 Quy trình chung giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển 30 2.2.5.2 Trƣờng hợp lô hàng xuất mũi dao tại Cảng Tân Thuận 36 2.2.6 Đánh giá thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty 40 2.2.6.1 Ƣu điểm 40
8. vii 2.2.6.2 Hạn chế 41 2.2.6.3 Nguyên nhân 42 Kết luận chƣơng 2 46 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH H&T QUỐC TẾ 47 3.1 Định hƣớng phát triển của công ty Quốc Tế 47 3.2 Một số giải pháp đẩy mạnh hoạt dộng giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng biển tại Công Ty TNHH H&T 48 3.2.1 Giải pháp 1: Về cơ cấu dịch vụ 48 3.2.2 Giải pháp 2: Về thị trƣờng giao nhận hàng hóa xuất khẩu 51 3.2.3 Giải pháp 3: Về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu 53 3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng biển tại Công Ty TNHH H&T Quốc Tế 57 3.3.1 Kiến nghị 1: Đối với cơ quan nhà nƣớc 57 3.3.2 Kiến nghị 2: Đới với toàn công ty 58 Kết luận chƣơng 3 57 KẾT LUẬN 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC 62
9. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Diễn giải ADB Ngân hàng phát triển Châu Á AFTA Khu vực mậu dịch tự do Asean APEC Diễn đàn hợp tác Kinh tế Châu Á Thái Bình Dương ASEAN Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á B/L Vận đơn đường biển CIF Tiền hàng, bảo hiểm, cước phí CO Giấy chứng nhận xuất xứ DT Doanh thu ĐVT Đơn vị tính FIATA Liên Đoàn Quốc Tế Các Hiệp Hội Giao Nhận HĐ Hợp đồng HĐKD Hoạt động kinh doanh HH Hàng hóa L/C Thư tín dụng LNST Lợi nhuận sau thuế STT Số thứ tự TNHH Trách nhiệm hữu hạn TP. HCM Thành phố Hồ Chí Minh XK Xuất khẩu XNK Xuất nhập khẩu WB Ngân hàng Thế giới VN Việt Nam WTO Tổ chức Thương mại Thế giới
10. DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH VÀ SƠ ĐỒ STT Số hiệu Tên bảng, biểu đồ, hình ảnh và sơ đồ Trang 1 Bảng 2.1 Cơ cấu trình độ nhân sự của công ty 22 2 Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 23 4 Bảng 2.3 Giá trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển 25 5 Bảng 2.4 Cơ cấu dịch vụ của công ty 2011 - 2013 26 6 Bảng 2.5 Cơ cấu mặt hàng giao nhận đường biển 27 7 Bảng 2.6 Cơ cấu và tỷ trọng DT từ các thị trường xuất khẩu 28 8 Biểu đồ 2.1 Kết quả hoạt động kinh động của công ty 24 9 Biểu đồ 2.2 Cơ cấu thị trường xuất khẩu 2011-2013 29 10 Hình 1.1 Tàu vận chuyển hàng hóa bằng đường biển 13 11 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức hành chính của công ty 21 12 Sơ đồ 2.2 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 30
11. 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Trong thời đại ngày nay, với xu hướng toàn cầu hoá, khu vực hoá đang diễn ra sôi động làm cho nền kinh tế các nước trên thế giới có điều kiện để phát triển nhanh chóng. Thị trường thế giới ngày càng trở nên thống nhất và ranh giới giữa các thị thường nội địa ngày càng trở nên mờ nhạt. Các nước cần có một thị trường rộng lớn để tiêu thụ hàng hoá của họ, làm cho nền sản xuất trong nước không ngừng được mở rộng. Việt Nam đang nổ lực trong quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước để bắt kịp xu thế phát triển của toàn cầu. Với nổ lực của mình, Việt Nam đã từng bước hội nhập vào nền kinh tế Thế Giới bằng cách tham gia vào các tổ chức kinh tế khu vực cũng như toàn cầu như: ASEAN (1995), AFTA (1996), APEC (1998), năm 1992 đã nối lại quan hệ với IMF, WB, ADB, rất nhiều các Hiệp định được ký kết: Hiệp định Việt - Mỹ, Hiệp định Việt - Nhật và đặc biệt năm 2006 chúng ta đã gia nhập WTO. Việc gia nhập các khu vực kinh tế trên thế giới đã mở ra một thời kỳ mới, tạo nhiều cơ hội phát triển cho nền kinh tế nước ta, trong đó có dịch vụ logistics. Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải đóng góp rất lớn trong thu nhập GDP của Việt Nam. Trong buôn bán quốc tế, trên ¾ khối lượng hàng hóa được giao nhận và vận chuyển bằng đường biển. Đặc biệt đối với Việt Nam là một quốc gia có nhiều điều kiện để phát triển vận tải biển: bờ biển dài, có biên giới với Trung Quốc, Lào, Campuchia, hệ thống sông ngòi chằng chịt và hệ thống đường bộ dọc theo đất nước do đó việc phát triển vận tải biển là một sự tất yếu. Cùng với những thuận lợi đó là những thách thức không hề nhỏ cho ngành logistics của nước ta bởi nó còn quá non trẻ so với thế giới, cơ sở vật chất còn nghèo nàn lạc hậu và các doanh nghiệp logistics Việt Nam lại đang chịu sức ép lớn từ các doanh nghiệp nước ngoài. Công ty TNHH H&T Quốc Tế chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận vận chuyển, công ty mới thành lập nên hoạt động kinh doanh còn khá mới mẻ và gặp nhiều thách thức, đứng trước tình hình ấy, cùng với mong muốn đem lại một phần nào sự nghiên cứu và đóng góp cho công ty, em quyết định chọn đề tài “GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH H&T QUỐC TẾ”. Với thời gian thực tập ngắn cộng với kiến thức thực tế còn nhiều hạn chế nên đề tài sẽ
12. 2 không tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được sự đóng góp và giúp đỡ của quý thầy cô để đề tài của em được hoàn thành tốt hơn. 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Đề tài nghiên cứu hướng đến các mục tiêu sau: - Tìm hiểu và đánh giá được tình hình hoạt động của công ty trong thời gian (từ năm 2011-2013). - Tìm thấy điểm mạnh - điểm yếu trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty để hạn chế những điểm yếu và phát huy các điểm mạnh đó. - Phân tích tình hình kinh doanh, chi phí và lợi nhuận của công ty trong các năm 2011-2013 và những nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động của các chỉ tiêu này. Từ đó đưa ra các giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty. 3. ĐỐI TƯỢNG - PHẠM VI NGHIÊN CỨU Chuyên đề sẽ tập trung vào nghiên cứu thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty với các nhân tố tác động đến hoạt động giao nhận tại công ty trong thời gian 3 năm từ 2011 đến năm 2013. 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính: thu thập các số liệu thứ cấp từ các báo cáo của công ty để phân tích thực trạng, tổng hợp các kết luận và dựa vào quá trình tiếp xúc tại công ty, tìm hiểu và đưa ra các giải pháp, kiến nghị thích hợp, có chọn lọc nhất cho công ty. 5. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI Đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển. Chương 2: Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty H&T Quốc Tế. Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH H&T Quốc Tế và một số kiến nghị.
13. 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Tổng quan về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu trên thế giới 1.1.1 Sự hình thành và phát triển của hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu Dịch vụ giao nhận hàng hoá đã có từ lâu đời trên thế giới và theo thời gian nó cũng phát triển tương xứng với vai trò và vị trí của nó đối với nền kinh tế thế giới nói chung và từng quốc gia nói riêng. Cách đây gần 500 năm, năm 1552 hãng giao nhận đầu tiên trên thế giới đã xuất hiện ở Baliday, Thuỵ Sỹ với tên gọi là E.VANSAI. Sau đó cùng với sự phát triển của ngành vận tải quốc tế và thương mại thế giới, ngành giao nhận đã tách rời khỏi vận tải và bán buôn trở thành một ngành kinh doanh độc lập. Vì vậy, sự ra đời của dịch vụ giao nhận là một yêu cầu tất yếu khách quan, chính là sản phẩm của quá trình chuyên môn hoá và phân công lao động. Lúc ban đầu ra đời, ngành giao nhận chỉ làm một số công việc như: xếp dỡ, lưu kho hàng hoá, làm thủ tục giấy tờ, thủ tục thanh toán tiền hàng. Và ngày nay, dịch vụ giao nhận quốc tế còn tổ chức trọn gói cả quá trình lưu thông hàng hoá, cung cấp và đảm bảo đầy đủ các dịch vụ làm gia tăng giá trị hàng hoá như: tư vấn về vận tải, tư vấn về thị trường, cung cấp các dịch vụ hậu mãi. Bên cạnh đó ngành giao nhận quốc tế còn phát triển về hình thức tổ chức và đi đến thống nhất, dần dần hình thành tiếng nói chung cho ngành này trên phạm vi toàn cầu. Việc ra đời Hiệp hội giao nhận như Bỉ, Hà Lan, Mỹ Đặc biệt là Liên Đoàn Quốc Tế Các Hiệp Hội Giao Nhận năm 1962, gọi tắt là FIATA đã đánh dấu vị trí và tầm cỡ, đồng thời đảm bảo tính cạnh tranh lành mạnh của nó. 1.1.2 Phân loại hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu Tuỳ theo từng cách tiếp cận mà ta có các hình thức giao nhận như:  Căn cứ vào phạm vi hoạt động giao nhận ta có: - Giao nhận nội địa. - Giao nhận quốc tế.  Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh ta có: - Giao nhận thuần tuý. - Giao nhận tổng hợp.  Căn cứ vào phương thức vận tải: - Giao nhận hàng hoá bằng đường biển.
14. 4 - Giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không. - Giao nhận hàng hoá bằng đường thuỷ. - Giao nhận hàng hoá bằng đường sắt. - Giao nhận hàng hoá bằng đường ôtô. - Giao nhận hàng hoá bằng đường bưu điện. - Giao nhận hàng hoá bằng đường ống. - Giao nhận hàng hoá bằng đường liên hợp vận tải.  Căn cứ vào tính chất giao hàng: - Giao nhận hàng riêng. - Giao nhận chuyên nghiệp. 1.1.3 Vai trò hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu đối với kinh tế thế giới 1.1.3.1 Thúc đẩy mậu dịch thế giới phát triển Quá trình phân công lao động diễn ra ngày càng sâu sắc thì sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các quốc gia trong nền kinh tế thế giới ngày càng tăng, thúc đẩy quan hệ mậu dịch quốc tế tăng trưởng và phát triển. Trong đó vai trò của giao nhận vận tải không những làm cầu nối cho mậu dịch quốc tế diễn ra, mà còn kích thích thương mại thế giới tăng trưởng và phát triển. Sự phát triển của khoa học kỹ thuật trong hoạt động giao nhận vận tải đã tạo ra chiều hướng mậu dịch quốc tế ngày càng thuận lợi hơn. Đặc biệt với sự ra đời của vận tải đa phương thức, trong đó các tổ chức giao nhận là người điều hành hoạt động này đã mang lại hiệu quả to lớn cho hoạt động thương mại trên thế giới. Với tác động tích cực trên, khẳng định sự phát triển của nghiệp vụ giao nhận sẽ trở thành động lực quan trọng thúc đẩy mậu dịch thế giới phát triển ngày càng đa dạng, phong phú hơn, đồng thời tạo lập môi trường thuận lợi cho tự do thương mại toàn cầu diễn ra nhanh chóng. 1.1.3.2 Góp phần rút ngắn khoảng cách về trình độ phát triển của các quốc gia trong nền kinh tế thế giới Giao nhận vận tải đã tạo lập môi trường thuận lợi và động lực phát triển mậu dịch toàn cầu. Giúp các nước có điều kiện khai thác, tận dụng được lợi thế so sánh của mình, cũng như tiếp nhận được nhiều nguồn lực từ bên ngoài. Từ đó, làm cơ sở phát triển lực lượng sản xuất trong nước.
15. 5 Do đó, giao nhận vận tải đã tác động gián tiếp đến trình độ phát triển của quốc gia. Khi lĩnh vực dịch vụ này phát triển đến trình độ cao thì lượng thời gian cần thiết trong lưu thông hàng hoá diễn ra nhanh chóng hơn, tận dụng được thời cơ kinh doanh quốc tế. Đồng thời các quốc gia trong nền kinh tế thế giới có điều kiện thuận lợi tiếp thu, trao đổi kịp thời những tinh hoa của nhân loại phục vụ cho nền sản xuất trong nước phát triển. 1.2 Tổng quan về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu ở Việt Nam 1.2.1 Sự hình thành và phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu Nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập ở nước ta được hình thành chậm hơn nhiều so với các nước trên thế giới, nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu chỉ được hình thành trong những thập niên gần đây. Năm 1970, bộ ngoại thương đã thành lập lập hai tổ chức giao nhận: - Cục kho vận kiêm tổng công ty giao nhận ngoại thương. - Công ty giao nhận đường bộ. Sau đó năm 1976 thì hai tổ chức này sáp nhập thành một, đó là Công ty Kho vận Ngoại thương (Vietrans). Với cơ chế tập trung bao cấp, đây là đơn vị duy nhất đảm nhận dịch vụ giao nhận hàng hoá ngoại thương từ sự uỷ thác của nhà xuất nhập khẩu. Bước sang cơ chế thị trường dưới sự điều tiết của Nhà nước, ngành giao nhận có điều kiện phát triển về quy mô và số lượng. Tính độc quyền đối với ngành nghề này không còn nữa, nhiều công ty, tổ chức ra đời hoặc tự bản thân chủ hàng đứng ra hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. Tổ chức kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá ngoại thương hiện nay tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau như doanh nghiệp Nhà nước, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty liên doanh liên kết Vì thế ngành giao nhận đã phát triển mạnh về số lượng lẫn chất lượng dịch vụ. Đó chính là quy luật của cạnh tranh mang lại. 1.2.2 Vai trò hoạt động giao nhận hàng hóa XK đối với nền kinh tế Việt Nam 1.2.2.1 Thúc đẩy ngoại thương Việt Nam phát triển Trong xu thế từng nước hội nhập vào mậu dịch tự do khu vực AFTA, APEC và mậu dịch thế giới WTO, vai trò của nền kinh tế đối ngoại hết sức quan trọng đối với sự tăng trưởng và phát triển của nền kinh tế nước ta. Hướng tới đẩy mạnh xuất khẩu tạo nguồn thu ngoại tệ để nhập khẩu máy móc thiết bị phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
16. 6 Bên cạnh vai trò của ngành giao nhận vận tải là điều kiện cần cho hoạt động thương mại xảy ra mà ngành này còn tạo động lực và thời cơ cho hoạt động thương mại Việt Nam phát triển. 1.2.2.2 Thúc đẩy nền sản xuất trong nước phát triển Ngành giao nhận vận tải quốc tế tác động rất lớn đến nền sản xuất trong nước. Kích thích năng lực sản xuất trong nước phát triển trong vai trò người thực hiện phân phối hàng hoá đến các thị trường tiêu dùng rộng lớn trên thế giới. Đồng thời là người thực hiện việc cung ứng các nguồn lực cho hoạt động sản xuất trong điều kiện phân công lao động quốc tế như hiện nay. Nó là nhân tố góp phần đảm bảo tính ổn định và tăng trưởng cho nền sản xuất trong nước, đó chính là bàn tay tiếp sức cho việc nắm bắt cơ hội buôn bán quốc tế. Thông qua đó nền kinh tế nước ta mới có thể giữ vững được tốc độ tăng trưởng và đảm bảo được tính ổn định và bền vững. Tạo được thuận lợi trong quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế, đẩy mạnh xuất khẩu. Bên cạnh đó tính ổn định phát triển nhịp nhàng của nền sản xuất trong nước là điều kiện thuận lợi cho ngành giao nhận vận tải phát triển. 1.2.2.3 Phát triển cơ sở hạ tầng Ngành giao nhận vận tải phát triển tất yếu kéo theo sự phát triển của cơ sở hạ tầng và khoa học kỹ thuật, nhất là cơ sở hạ tầng phục vụ cho vận tải như: hệ thống cầu cảng, sân bay, đường xá từng bước nâng cấp và xây dựng. Đồng thời phương tiện kỹ thuật phục vụ cho việc chuyên chở, bốc dỡ như: tàu biển, xe cẩu, xe nâng, xe chuyên dụng cũng được cơ giới hoá, hiện đại hoá. Vì vậy đòi hỏi phải đẩy mạnh đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng mới có thể đáp ứng tốc độ ngày càng tăng của sản lượng giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. 1.3 Khái quát chung về giao nhận vận tải 1.3.1 Định nghĩa về giao nhận và người giao nhận  Giao nhận Giao nhận vận tải là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối, một khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai mặt chủ yếu của chu trình tái sản xuất xã hội. Giao nhận gắn liền và song hành với quá trình vận tải. Thông qua giao nhận các tác nghiệp vận tải được tiến hành: tập kết hàng hoá, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho,
17. 7 chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ Với nội hàm rộng như vậy, nên có rất nhiều định nghĩa về giao nhận. Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA) về dịch vụ giao nhận, “dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”. Như vậy về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng).  Người giao nhận Người giao nhận là người thực hiện các dịch vụ giao nhận theo sự uỷ thác của khách hàng hoặc người chuyên chở. Nói cách khác, người kinh doanh các dịch vụ giao nhận gọi là người giao nhận. Người giao nhận có thể là chủ hàng, là chủ tàu công ty xếp dỡ hay kho hàng hoặc người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác thực hiện dịch vụ đó. Theo Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận FIATA: “Người giao nhận là người lo toan để hàng hoá được chuyên chở theo hợp đồng uỷ thác và hành động vì lợi ích của người uỷ thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở. Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá ” 1.3.2 Phạm vi dịch vụ giao nhận vận tải 1.3.2.1 Dịch vụ thay mặt người xuất khẩu Người giao nhận với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình (người xuất khẩu) những công việc sau: - Lựa chọn tuyến đường vận tải. - Ðặt/ thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu của người vận tải. - Giao hàng hoá và cấp các chứng từ liên quan. - Nghiên cứu các điều kiện của thư tín dụng (L/C) và các văn bản luật pháp của chính phủ liên quan đến vận chuyển hàng hoá của nước xuất khẩu, nước nhập
18. 8 khẩu, kể cả các quốc gia chuyển tải (transit) hàng hoá, cũng như chuẩn bị các chứng từ cần thiết. - Ðóng gói hàng hoá. - Tư vấn cho người xuất khẩu về tầm quan trọng của bảo hiểm hàng hoá. - Vận chuyển hàng hoá đến cảng, thực hiện các thủ tục về lệ phí ở khu vực giám sát hải quan, cảng vụ, và giao hàng hoá cho người vận tải. - Nhận B/L từ người vận tải, sau đó giao cho người xuất khẩu. - Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá đến cảng đích bằng cách liên hệ với người vận tải hoặc đại lý của người giao nhận ở nước ngoài. - Ghi chú về những mất mát, tổn thất đối với hàng hoá. 1.3.2.2 Dịch vụ thay mặt người nhập khẩu Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá trong trường hợp người nhập khẩu chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển. - Nhận và kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng. - Nhận hàng từ người vận tải. - Chuẩn bị các chứng từ và nộp các lệ phí giám sát hải quan. - Chuẩn bị kho hàng chuyển tải. - Giao hàng hoá cho người nhập khẩu. - Giúp người nhập khẩu trong việc khiếu nại đối với những tổn thất, mất mát của hàng hoá. 1.3.2.3 Các dịch vụ khác Ngoài các dịch vụ kể trên, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng như dịch vụ gom hàng, tư vấn cho khách hàng về thị trường mới, chiến lược xuất khẩu, các điều kiện giao hàng phù hợp, v.v 1.3.3 Quyền và nghĩa vụ người giao nhận Ðiều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây: - Ðược hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác. - Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng. - Quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng.
19. 9 - Sau khi ký kết hợp đồng, nếu xẩy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm. - Trong trường hợp hợp đồng không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý. 1.3.4 Trách nhiệm người giao nhận a. Khi là đại lý của chủ hàng Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về: + Giao hàng không đúng chỉ dẫn. + Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn. + Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan. + Chở hàng đến sai nơi quy định. + Giao hàng cho người không phải là người nhận. + Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng. + Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế. + Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên. b. Khi là người chuyên chở Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình. Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định. Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng. Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (Perfoming Carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - Contracting Carrier). Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ
20. 10 liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bố xếp hay phân phối thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện và người của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở. Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các Công ước quốc tế hoặc các Quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành. 1.4 Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại cảng biển 1.4.1 Cơ sở pháp lý và nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại cảng biển 1.4.1.1 Cơ sở pháp lý Việc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu phải dựa trên cơ sở pháp lý như: các quy phạm pháp luật quốc tế (các công ước về vận đơn, vận tải; công ước về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế ), các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt nam về giao nhận vận tải, các loại hợp đồng và L/C thì mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng xuất nhập khẩu.  Các quy phạm pháp luật quốc tế có thể kể ra như: - Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế. - Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển, ký tại Brussels ngày 25/08/1924. - Nghị định thư sửa đổi Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển (Nghị định thư Visby 1968). - Công ước Liên hiệp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển, 1978.  Nhà nước Việt Nam cũng đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến vận tải, xếp dỡ, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như: - Bộ luật hàng hải 1990. - Luật Hải quan. - Luật thương mại năm 2005. - Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007 Quy định chi tiết Luật Thương mại về điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics và giới hạn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics.
21. 11 1.4.1.2 Nguyên tắc Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại các cảng biển Việt nam như sau: - Việc giao nhận hàng hóa được tiến hành theo các phương thức do các bên lựa chọn, thỏa thuận trong hợp đồng trên cơ sở có lợi nhất. - Nguyên tắc chung là nhận hàng bằng phương thức nào thì giao hàng theo phương thức ấy. - Trách nhiệm giao nhận hàng hóa là của chủ hàng hoặc của người được chủ hàng ủy thác (cảng) với người vận chuyển (tàu). Chủ hàng phải tổ chức giao nhận hàng hóa đảm bảo định mức xếp dỡ của cảng. - Nếu chủ hàng không tự giao nhận được phải ủy thác cho cảng trong việc giao nhận với tàu và giao nhận với chủ hàng nội địa. - Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác nhận quyền được nhận hàng và phải nhận một cách liên tục trong một thời gian nhất định khối lượng hàng hoá ghi trên chứng từ. - Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao, kiện hoặc dấu xi, chì vẫn còn nguyên vẹn và không chịu trách nhiệm về những hư hỏng, mất mát mà người nhận phát hiện ra sau khi đã ký nhận với cảng. - Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện. Trường hợp chủ hàng hoặc người vận chuyển muốn đưa người và phương tiện vào cảng xếp dỡ thì phải được cảng đồng ý và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng. - Cảng có trách nhiệm bảo quản hàng hóa lưu tại kho, bãi cảng theo đúng kỹ thuật và thích hợp với từng vận đơn, từng lô hàng. Nếu phát hiện thấy tổn thất của hàng hóa đang lưu kho bãi, cảng phải báo ngay cho chủ hàng biết, đồng thời áp dụng các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa, hạn chế tổn thất. - Việc xếp dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại cảng thực hiện trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa cảng và chủ hàng hoặc người vận chuyển. 1.4.2 Nhiệm vụ các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa xuất khẩu 1.4.2.1 Nhiệm vụ của cảng - Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa với chủ hàng. - Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác.
22. 12 - Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng. - Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng xuất nhập khẩu. - Tiến trình việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng. - Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ. - Hàng hóa lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng, tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ và nếu cảng không chứng minh được là cảng không có lỗi. 1.4.2.2 Nhiệm vụ của các chủ hàng XNK - Ký kết hợp đồng giao nhận với Cảng trong trường hợp hàng qua cảng. - Tiến hành giao nhận hàng hóa trong trường hợp hàng hóa không qua cảng hoặc tiến hành giao nhận hàng hóa XNK với cảng trong trường hợp hàng qua cảng. - Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hóa với cảng. - Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hóa và tàu. - Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hóa: - Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh. - Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên có liên quan và thanh toán các chi phí cho cảng. 1.4.2.3 Nhiệm vụ của Hải quan - Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện các việc kiểm tra, giám sát kiểm soát Hải quan đối với tàu biển và hàng hóa xuất nhập khẩu. - Đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu. - Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn lậu, gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối, tiền Việt Nam qua cảng biển.
23. 13 1.5 Phương thức vận chuyển bằng đường biển Nguồn: sưu tầm Hình 1.1: Tàu vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Vận tải đường biển là một phương thức vận chuyển ra đời sớm nhất. Khi mà khoa học kỹ thuật chưa phát triển ở trình độ cao, khi con người chưa có khả năng sáng tạo ra những chiếc tàu biển hiện đại có trọng tải lớn và tốc độ nhanh như những chiếc tàu biển đang sử dụng để chuyên chở hàng hoá trong buôn bán quốc tế như ngày nay, thì những ưu thế của đại dương cũng đã được con người tận dụng để thực hiện việc chuyên chở hàng hoá và hành khách giữa các quốc gia trên thế giới với nhau bằng các phương tiện vận tải thô sơ như: tàu thuyền buồm, tàu biển nhỏ chạy bằng động cơ hơi nước. Về đặc điểm kinh tế kỹ thuật, phương thức vận tải đường biển có những ưu thế nổi bật sau: - Nổi bật nhất là cước phí vận chuyển đường biển thấp hơn rất nhiều so với các phương thức vận chuyển. Đây là đặc điểm mà khiến cho phương thức vận tải bằng đường biển được chú trọng nhất trong buôn bán giữa các quốc gia và trở thành chủ đạo trong buôn bán quốc tế. - Vận chuyển bằng đường biển có thể vận chuyển một lượng hàng lớn, khổng lồ mà các phương tiện vận chuyển khác không thể nào vận chuyển được như vậy. - Đồng thời việc tổ chức chuyên chở không bị hạn chế, có thể chuyên chở nhiều lần, nhiều chuyến trong cùng một lúc cho cả lượt đi lẫn lượt về.
24. 14 - Thích hợp vận chuyển hầu hết các loại hàng hoá trong thương mại quốc tế, đặc biệt thích hợp và có hiệu quả là các loại hàng rời có giá trị thấp. - Với phương thức vận tải bằng container ngày càng trở nên thuận lợi, an toàn, nhanh gọn.  Bất cứ vấn đề nào cũng có tính hai mặt của nó, hình thức vận chuyển bằng đường biển cũng không ngoại lệ. Vì thế, phương thức vận tải bằng đường biển cũng có những bất lợi sau: - Tốc độ tàu rất chậm, chậm hơn rất nhiều so với các phương tiện vận tải khác. Vì vậy, trong nhiều trường hợp vận tải biển không đáp ứng được khi hàng hoá có nhu cầu vận chuyển nhanh. - Nó phụ thuộc nhiều vào điều kiện khí hậu, thời tiết, các loại tàu biển thường gặp rất nhiều rủi ro như: mắc cạn, đắm, cháy, mất tích Do vậy trong thương mại quốc tế, để đảm bảo an toàn trong kinh doanh, song song với việc thuê tàu vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu là mua bảo hiểm cho lô hàng. 1.6 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 1.6.1 Các chứng từ trong quá trình giao nhận hàng bằng đường biển Trong quá trình giao nhận hàng xuất khẩu cần những chứng từ sau: - Bảng kê khai hàng hóa xuất khẩu (Cargo list): là chứng từ do chủ hàng gửi cho người giao nhận hoặc các hãng tàu để làm cơ sở cho việc lập vận đơn và Manifest, Cargo List cũng là cơ sở cho việc xếp hàng vào container. - Giấy lưu cước tàu (Booking note): là chứng từ do chủ hàng ký với đại lý hãng tàu khi đã đồng ý điều kiện giao nhận hàng của hãng tàu. Booking Note có giá trị như hợp đồng vận chuyển xác nhận quyền và nghĩa vụ của chủ hàng và người đại lý, trên đó cũng ghi rõ mức cước cho lô hàng đó. - Phiếu đóng gói (Packing list): là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng. - Bảng lược khai hàng hóa (Manifest): là bản lược kê các loại hàng xếp trên tàu để vận chuyển đến các cảng khác nhau do đại lý tại cảng xếp hàng căn cứ vào vận đơn lập nên. - Lệnh cấp container rỗng: là chứng từ hãng tàu cấp cho người gửi hàng dựa trên cơ sở Booking note. Theo lệnh này hãng tàu sẽ cung cấp container rỗng cho chủ hàng để đóng hàng.
25. 15 - Vận đơn dường biển (Bill of lading): là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp. 1.6.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu 1.6.2.1 Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho, lưu bãi của cảng Việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp trong nước) giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu. Bước 1: Giao hàng XK cho cảng - Giao danh mục hàng hoá XK (Cargo List) và đăng ký với phòng điều độ để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ. - Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác liên hệ với phòng thương vụ để ký kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng. - Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng. - Giao hàng vào kho, bãi của cảng. Bước 2: Giao hàng XK cho tàu - Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu. + Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan. + Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận thông báo sẵn sàng (NOR) của tàu. + Giao cho cảng danh mục hàng hoá XK để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ. + Trên cơ sở Cargo List này, thuyền phó phụ trách hàng hoá sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan, Stowage plan) trên tàu. + Ký hợp đồng xếp dỡ với cảng. - Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu. + Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân và người áp tải (nếu cần). + Tiến hành giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện của hải quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Phiếu kiểm đếm (Tally report), cuối ngày phải ghi vào bản báo cáo hàng ngày (Dailly Report), và khi cấp xong một tàu, vào báo cáo sau cùng (Final
26. 16 Report). Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Phiếu kiểm đếm (Tally Sheet). + Khi giao nhận một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy biên lai thuyền phó để lập vận đơn đường biển đã xếp hàng. Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã xếp ghi trong Tally Sheet, cảng sẽ lập bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và cùng ký xác nhận với tàu. Ðây cũng là cơ sở để lập B/L. - Lập bộ chứng từ thanh toán. + Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán, xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng. + Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L, hối phiếu, hoá đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng. - Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá. - Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho. - Tính toán thưởng phạt xếp dỡ (nếu có). 1.6.2.2 Đối với hàng xuất khẩu không lưu kho lưu bãi tại cảng Ðây là hàng hoá XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình chứ không qua các kho của cảng. Từ kho riêng, các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác có thể giao trực tiếp cho tàu. Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng, đưa hàng đến cảng: do các chủ hàng cho tiến hành làm các thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tàu. Chủ hàng ngoại thương phải đăng ký với cảng về mảng, địa điểm, cầu tàu xếp dỡ. Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu. Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng. Tiến hành xếp hàng lên tàu do công nhân của cảng làm, nhân viên giao nhận phải theo dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra, trong đó phải xếp hàng lên tàu và ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện). Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hoá xếp lên tàu (là cơ sở để cấp vận đơn), biên lai phải sạch. Người chuyên chở cấp vận đơn, do chủ hàng lập và đưa thuyền trưởng ký, đóng dấu. Lập bộ chứng
27. 17 từ thanh toán tiền hàng được hợp đồng hoặc L/C quy định. Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần). Tính toán thưởng phạt xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu có). 1.6.2.3 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container Nếu gửi hàng nguyên container (FCL/FCL): Full container load - Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điền vào phiếu lưu khoang tàu (Booking Note) và đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với danh mục hàng XK (Cargo List). - Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn và giao phiếu đóng gói (Packing List) và seal (dấu niêm phong). - Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình. - Chủ hàng mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. - Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container. Chủ hàng điều chỉnh lại Packing List và Cargo List (nếu cần). - Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi chứa container (CY:Container Yard) quy định hoặc hải quan cảng, trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và lấy Mate's Receipt. - Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate's Receipt để đổi lấy vận đơn. Nếu gởi hàng lẻ (LCL/LCL): Less than container load - Chủ hàng gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu. Sau khi Booking Note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng. - Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại trạm hàng lẻ (CFS: Container Freight Station) hoặc ICD. - Các chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hoá và giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu thuyền trưởng cấp vận đơn. - Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến. - Tập hợp bộ chứng từ để thanh toán.
28. 18 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Trong nền kinh tế hội nhập ngày nay, ta không thể phủ nhận rằng nghiệp vụ giao nhận vận tải là một trong những nội dung quan trọng trong một chuỗi các nghệp vụ của quá trình thực hiện một hợp đồng xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Giao nhận hàng hóa là yêu cầu tất yếu trao đổi, mua bán hàng hóa, nó là một khâu không thể thiếu được trong quá trình lưu thông nhằm đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Trong kinh doanh ngoại thương, giao nhận và vận tải hàng hóa càng có vai trò quan trọng, nó ảnh hưởng đến phạm vi mặt hàng, khối lượng và kim ngạch buôn bán của các quốc gia cũng như của các doanh nghiệp. Đối với nước ta hiện nay, trong quá trình hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, cùng với sự tác động của quá trình toàn cầu hóa, tự do hóa thương mại quốc tế, việc phát triển các hoạt động giao nhận vận tải quốc tế càng có một ý nghĩa hết sức quan trọng, góp phần làm cho kinh tế đất nước phát triển nhanh mạnh hòa nhịp cùng xu thế phát triển của thời đại. Qua nghiên cứu toàn bộ chương một, chúng ta có thể rút ra những kết luận chung như sau: Một là: Dịch vụ giao nhận đã ra đời từ rất sớm và ngày càng phát triển mạnh mẽ góp phần thúc đẩy mậu dịch thế giới ngày càng đa dạng, phong phú hơn, đồng thời tạo thuận lợi cho tự do thương mại toàn cầu diễn ra nhanh chóng. Hai là: Hoạt động giao nhận hàng hóa ở nước ta hình thành chậm, nhưng sau đó cũng có sự chuyển biến tích cực và đã thúc đẩy nền kinh tế Việt Nam đi lên. Ba là: Dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế là tất cả những dịch vụ có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa giữa hai quốc gia khác nhau, từ người bán cho đến tay người mua như vận chuyển, đóng gói, bao bì, thủ tục hải quan, lưu kho, xếp dỡ hàng hóa Bốn là: Người giao nhận là người thực hiện các dịch vụ giao nhận theo sự uỷ thác của khách hàng hoặc người chuyên chở. Ngày nay, người giao nhận không chỉ làm các thủ tục hải quan hoặc thuê tàu mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói về toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hoá. Năm là: Việc giao nhận hàng hoá XK phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật quốc tế, Việt Nam; các nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất khẩu và trình tự của hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển.
29. 19 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI H&T QUỐC TẾ 2.1 Giới thiệu công ty TNHH H&T Quốc Tế 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 2.1.1.1 Lịch sử hình thành Sau khi Chính phủ thực hiện chính sách mở cửa nền kinh tế, các thành phần kinh tế trong cả nước đều chuyển sang cơ chế thị trường. Sự giao thương giữa các nước ngày càng phát triển dẫn đến sự đòi hỏi của thị trường về dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu cũng như nhu cầu chuyên chở hàng hoá cũng tăng theo. Nắm bắt được nhu cầu đó, năm 2011 Công Ty TNHH H&T Quốc Tế được thành lập. Công Ty TNHH H&T Quốc Tế được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0310860118 do Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư cấp vào ngày 18/5/2011. Tên giao dịch tiếng việt: Công ty TNHH H&T Quốc Tế Tên giao dịch quốc tế: H&T INTERNATIONAL CO., LTD Mã số thuế: 0310860118 Trụ sở chính: 319 Nguyễn Thị Nhỏ, Phường 16, Quận 11, TP.HCM Điện thoại: 848 39602599 Fax: 848 39602598 2.1.1.2 Quá trình phát triển Quá trình phát triển của công ty sau 4 năm hoạt động đã đạt được như sau: công ty đã mở rộng nhiều lĩnh vực hoạt động hơn, kinh doanh nhiều dịch vụ đa dạng và ngày càng hoàn thiện cơ cấu tổ chức hành chính của công ty. Đến nay, hoạt động kinh doanh của công ty đã ổn định và phát triển qua mỗi năm, uy tín ngày càng được nâng cao, thị trường được mở rộng và hiệu quả kinh doanh ngày càng tăng trưởng mạnh. Hiện nay Công Ty H&T Quốc Tế có hệ thống kho bãi đặt tại quận 7 và phương tiện vận tải tiên tiến khá đầy đủ: 24 chiếc xe tải nhỏ, 7 đầu kéo container 20’, 24 đầu kéo container 40’. 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 2.1.2.1 Chức năng Để có thể thực hiện được những chức năng trên, một số nhiệm vụ được Giám đốc Công ty TNHH H&T Quốc Tế đặt ra như sau:
30. 20  Tiến hành và nhận ủy thác dịch vụ kho vận, giao nhận, vận chuyển hàng hóa, thuê và cho thuê kho bãi, lưu cước các phương tiện vận tải (tàu biển, máy bay, xà lan ) và các dịch vụ khác có liên quan như gom hàng, làm thủ tục Hải Quan, mua bảo hiểm hàng hóa  Tư vấn về các vấn đề giao nhận, vận tải và các vấn đề khác có liên quan.  Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp.  Làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài và trong nước.  Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trong các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, thuê tàu 2.1.2.2 Nhiệm vụ Để có thể thực hiện được những chức năng trên, một số nhiệm vụ được Giám đốc Công ty TNHH H&T Quốc Tế đặt ra như sau:  Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh dịch vụ và các kế hoạch khác có liên quan trong ngắn và dài hạn.  Tự tạo nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh của công ty, đảm bảo tự trang bị, đổi mới và nâng cấp mở rộng cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của đơn vị.  Quản lý và sử dụng nguồn vốn hợp lý cho nhiệm vụ kinh doanh được thực hiện một cách liên tục và có hiệu quả nhất.  Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế - tài chính, quản lý XNK và giao dịch đối ngoại, thực hiện nghiêm chỉnh cam kết trong hợp đồng mà công ty đã ký kết.  Thực hiện các chính sách về cán bộ, chính sách về lao động và tiền lương.
31. 21 2.1.3 Cơ cấu tổ chức hành chính và lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty 2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức BAN GIÁM ĐỐC P. HÀNH CHÍNH P. KINH DOANH P. KẾ TOÁN TÀI – NHÂN SỰ XNK VỤ TỔ NGHIỆP TỔ ĐẠI LÝ TỔ SALES - TỔ KINH VỤ XNK & HÀNG AIR & MARKETING DOANH KHO GIAO NHẬN SEA BÃI & VẬN TẢI HÀNG HÓA HÀNG HÓA Nguồn: Phòng nhân sự Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức hành chính của công ty H&T Quốc Tế 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban  Ban giám đốc: hoạch định các chiến lược ngắn, trung và dài hạn, ra các quyết định và giao công việc cho cấp dưới và chịu trách nhiệm trước ban quản trị.  Phòng hành chính- nhân sự: phụ trách quản lý về nhân sự, tổ chức tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, đề ra nội quy công ty và giám sát việc thực hiện những nội quy này của nhân viên.  Phòng kế toán: phụ trách việc thu chi, thực hiện hoạch toán, tổng hợp và báo cáo tài chính với ban giám đốc.  Phòng Kinh Doanh XNK: chịu trách nhiệm quản lý HĐKD của công ty, quản lý các tổ nghiệp vụ tương ứng với các lĩnh vực hoạt động của công ty.  Tổ nghiệp vụ XNK và giao nhận hàng hóa: là bộ phận quan trọng của công ty, phụ trách thực hiện các công việc giao nhận hàng hóa như: các thủ tục khai báo Hải quan, kiểm hóa, đưa hàng về kho cho khách hàng  Tổ Sales – Marketing: phụ trách khâu tìm kiếm khách hàng, chào bán giá cước vận tải đường biển, đường hàng không, cũng như các dịch vụ Logistics của công ty.  Tổ đại lý hàng Air & Sea: theo dõi lịch tàu, chuyến bay và thông báo cho khách hàng khi cần, chịu trách nhiệm liên hệ với hãng tàu và hãng hàng không trong và ngoài nước để tiến hành việc book tàu, book chuyến bay, ký và phát hành House
32. 22 Bill, House Air, Way Bill cho khách hàng cho hàng xuất, nhận giấy thông báo hàng đến từ hãng vận tải chính, ký và phát hành D/O, AWB gốc đối với hàng nhập.  Tổ kho bãi và vận tải hàng hóa: chịu trách nhiệm quản lý bảo quản hàng hóa trong kho, quản lý đội xe container, hệ thống kho riêng của công ty và tổ chức việc chở hàng cho công ty. 2.1.3.3 Cơ cấu nhân sự của công ty Công ty có khoảng 40 nhân viên không kể đội xe vận chuyển, độ tuổi từ 22 đến 42. Đây là những người đã gắn bó lâu dài với công ty từ những ngày đầu mới thành lập. Công ty có một bộ phận trẻ năng động, sáng tạo trong công việc thúc đẩy phát triển doanh nghiệp. Toàn bộ nhân viên trong công ty đều là những người có trình độ đại học, cao đẳng và trung cấp. Với chính sách tuyển dụng chặt chẽ, đào tạo chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viên công ty đều là những người có năng lực nghiệp vụ, chuyên môn giỏi phù hợp với các vị trí ứng tuyển. Điều này góp phần làm nên thành công của công ty như ngày nay. Bảng 2.1: Cơ cấu trình độ nhân sự của công ty TNHH H&T Quốc Tế ĐVT: người, % Năm 2011 2012 2013 Số Tỷ Số Tỷ Số Tỷ Phân loại lượng trọng lượng trọng lượng trọng Theo độ tuổi 35 100 37 100 37 100 18-30 29 83 30 81 30 81 31-40 4 11 5 13 5 13 31-50 1 3 1 3 1 3 Trên 50 1 3 1 3 1 3 Theo giới tính 35 100 37 100 37 100 Nam 15 43 16 43 17 46 Nữ 20 57 21 57 20 54 Nguồn: Phòng nhân sự Qua bảng số liệu trên, ta thấy lao động trong độ tuổi 18-30 chiếm tỷ trọng cao trên 80% trong các năm, tạo cho công ty một tác phong làm việc năng động, nhạy bén, có thể nắm bắt tình hình và diễn biến thị trường để đáp ứng công việc. Năm 2013 tuổi 31-40 chiếm tỷ trọng 13%, đây là nhóm nhân viên đã làm lâu năm, có nhiều
33. 23 kinh nghiệm giúp công ty trong các vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn sâu rộng và kỹ năng thành thạo. Và chỉ có duy nhất 1 người trên 50 tuổi, đây cũng chính là lãnh đạo cao nhất của công ty. Về mặt giới tính, nam và nữ không có sự chênh lệch nhiêu, năm 2013 nữ chiếm 54%, nam 46%. Hầu hết nữ làm trong bộ phận chứng từ, kế toán, nhân sự là chính, đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ cao. Và nam làm trong các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, những công việc yêu cầu phải có sức khỏe tốt. 2.1.3.4 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty Công ty TNHH H&T Quốc Tế chuyên thực hiện các loại hình dịch vụ: - Dịch vụ chuyển phát nhanh. - Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, đường biển, đường hàng không. - Dịch vụ ủy thác XNK đi các nước. - Dịch vụ vận chuyển hàng công trình, hàng rời. - Dịch vụ Logistics và vận tải nội địa. - Dịch vụ kho bãi. - Dịch vụ thông quan, đóng gói và giao nhận hàng hóa. - Dịch vụ mua bán kinh doanh xuất nhập khẩu. 2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2010 – 2013 2.1.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 2011-2013 ĐVT: triệu VNĐ, % 2012/ 2011 2013/ 2012 Chỉ tiêu 2011 2012 2013 Tuyệt Tương Tuyệt Tương đối đối đối đối Tổng doanh thu 13.771 17.380 22.225 3.609 26,2 4.845 27,9 LN trước thuế 761 976 1.371 214 28,1 395 40,5 LN sau thuế 571 732 1.028 160 28,1 296 40,4 Nguồn: phòng kế toán công ty
34. 24 25000 20000 15000 Tổng DT HHĐKD LN trước thuế 10000 LN sau thuế 5000 0 2011 2012 2013 Biểu đồ 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 2011-2013 Dựa vào bảng 2.2 và biểu đồ 2.1 trên, có thể thấy qua 3 năm doanh thu của công ty tăng đáng kể đặc biệt là năm 2013 tốc độ tăng tương đối là 27,9%, năm 2012 là 26,2%, điều đó cho thấy sự nổ lực hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty luôn biết thích ứng nhanh với những sự thay đổi trong chính sách xuất nhập khẩu của nhà nước, những biến động của thị trường, linh hoạt trong việc phát triển thị trường trong và ngoài nước. Lợi nhuận trước thuế cũng tăng qua các năm, năm 2012 tăng 28,1%, năm 2013 tăng 40,5%. Năm 2012 lợi nhuận sau thuế của công ty tăng chậm, tăng 28,1% bởi năm 2012 là năm còn bị ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu 2011, khó khăn khiến mọi chi phí đều tăng điều này dẫn đến doanh thu 2012 tăng so với 2011 nhưng lợi nhuận sau thuế tăng chậm đến 28,1%. Sang năm 2013 mọi thứ chuyển biến tốt hơn, lợi nhuận sau thuế tăng đến 40,4% có được điều này là nhờ công tác thực hiện các chiến lược nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty đối với các đối thủ cạnh tranh trong ngành, thay đổi phương thức kinh doanh, phát triển dịch vụ trọn gói, tiết kiệm được thời gian và chi phí cho khách hàng. Uy tín và chất lượng của công ty được nâng cao giúp công ty vượt qua những khó khăn của năm 2012 và đạt được một kết quả khả quan vào năm 2013.
35. 25 2.1 Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty H&T Quốc Tế 2.2.1 Giá trị giao nhận hàng hóa xuất khẩu Từ lúc thành lập đến nay, cùng với nỗ lực của công ty cũng như các chính sách có lợi mà nhà nước ban hành, công ty ngày càng phát triển, song song với sự phát triển đó là sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động giao nhận bằng đường biển. Mặc dù gặp không ít khó khăn nhưng công ty cũng đã vựơt qua và đạt được nhiều thành tựu, góp một phần cho sự phát triển đất nước. Bảng 2.3: Giá trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển của công ty Đơn vị tính: Triệu đồng, % 2012/ 2011 2013/ 2012 Chỉ tiêu 2011 2012 2013 Tuyệt Tương Tuyệt Tương đối đối đối đối GTGN công ty 4588 5283 7392 695 15,1 2109 39,9 GTGN đường biển 3210 3793 5410 583 18,1 1617 42,6 GTGN khác 1378 1490 1982 112 8,1 492 33,0 (Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất - Nhập Khẩu) Qua bảng số liệu về giá trị giao nhận từ năm 2011 - 2013 cho thấy tổng giá trị giao nhận tăng dần qua các năm. Năm 2012 tăng so với năm 2011 là 695 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 15,1 %. Giá trị giao nhận năm 2013 cũng tăng so với năm 2012 là 2.109 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 39,9%. Năm 2011 giá trị giao nhận thấp là do ảnh hưởng từ khủng hoảng kinh tế thế giới và lạm phát nên nhu cầu xuất nhập hàng hóa bị giảm khá mạnh, từ đó ảnh hưởng đến vấn đề vận tải của công ty. Do vậy, để lôi kéo và giữ chân khách hàng, công ty đã thay đổi chính sách giá rất nhiều để giữ chân khách hàng. Năm 2013, hoạt động của công ty đã có phần khởi sắc. Nhìn chung, mặc dù sản lượng giao nhận trong vận tải biển chiếm khá cao (hơn 70%) nhưng giá trị giao nhận lại ở mức tương đối vì trong vận tải biển tiền cước và phí giao nhận thường thấp hơn các loại phương thức vận tải khác nhưng khối lượng hàng hóa vận chuyển lại lớn hơn gấp nhiều lần, mặc khác chi phí tăng lên trong khi cước thu lại giảm do cạnh tranh. Ngoài ra nước ta chủ yếu xuất khẩu nông sản, thiết bị, máy móc và nguyên vật liệu ra nước ngoài nên khối lượng hàng hoá là lớn, vì
36. 26 vậy khối lượng hàng hoá do công ty đảm nhận là khá lớn. Nhưng hàng xuất khẩu của Việt Nam chủ yếu bán theo giá FOB nên cước vận tải hầu hết đều do khách hàng trả ở bên nước nhập khẩu, do đó công ty chỉ thu được hoa hồng từ việc làm đại lý và các chi phí phát sinh như: chi phí giao dịch, bến bãi 2.2.2 Cơ cấu dịch vụ của công ty Bảng 2.4: Cơ cấu dịch vụ của công ty 2011 - 2013 ĐVT: triệu VNĐ 2012/ 2011 2013/ 2012 Cơ cấu dịch vụ 2011 2012 2013 Tuyệt Tương Tuyệt Tương đối đối đối đối XNK và giao nhận 4.588 5.283 7.392 695 15,1 2.109 39,9 Đại lý cước tàu 2.068 3.456 4.578 1.388 67,1 1.122 32,4 Khai thác HH 2.897 2.978 3.272 81 2,7 294 9,8 KD kho bãi và 3.789 4.789 6.789 1.000 26,3 2.000 41,7 vận tải HH (Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất - Nhập Khẩu) Qua bảng 2.4 có thể thấy dịch vụ Xuất nhập khẩu và giao nhận đóng góp lớn nhất trong tổng giá trị doanh thu cho công ty. Tỉ trọng dịch vụ ngành này vào năm 2012 tăng đến 15% so với năm 2011, lý giải điều này là do năm 2012 tỉ trọng xuất nhập khẩu tăng cao, nhu cầu của các nước còn mạnh, cùng với các chiến dịch nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty đã thu hút được một lượng khách hàng khá lớn. Đến năm 2013 con số này càng tăng mạnh lên đến 40% tương đương gấp gần 3 lần. Giải thích điều này là năm 2013 kinh tế có những chuyển biến tốt hơn và công ty thực hiện các chiến lược nâng cao khả năng cạnh tranh của đối với các đối thủ cạnh tranh trong ngành, thay đổi phương thức kinh doanh, phát triển dịch vụ trọn gói, tiết kiệm được thời gian và chi phí cho khách hàng. Đóng vị trí quan trọng thứ 2 trong tổng dịch vụ là kinh doanh kho bãi và vận tải hàng hóa, đoán được xu hướng lượng hàng hóa xuất nhập khẩu tăng trong những năm tới, công ty đã mở rộng hệ thống kho bãi và hệ thống xe vận chuyển, công ty không những phục vụ đầy đủ cho lượng hàng của công ty mà còn cho các đại lý,
37. 27 công ty khác thuê mướn trong những lúc không có phương tiện vận tải, hay kho bãi, đến năm 2013 con số này giảm xuống chỉ còn tăng 42%, mặc dù con số này tăng vẫn còn cao, sở dĩ có sự giảm sút về tỉ trọng tăng này một phần là do ảnh hưởng của kinh tế thế giới. Ngược với tình hình của các loại hình dịch vụ trên thì khai thác hàng lại tăng khá chậm 3% vào năm 2012, điều này dễ lý giải vì năm 2012 còn chịu ảnh hưởng nặng nề từ cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2011 và lạm phát, đời sống khó khăn do đó sức mua giảm, hàng hóa ứ đọng, các doanh nghiệp không dám nhập khẩu nhiều loại hàng hóa do đó tỉ trọng tăng chậm. Đến 2013 con số này cải thiện rõ rệt, tỉ trọng tăng 10%; gấp gần 3,5 lần, con số tăng do năm 2013 công ty mở rộng hệ thống kinh doanh, thực hiện các chính sách thu hút khách hàng, các gói cước rẻ, dịch vụ chất lượng. Điều đó đã thu hút lượng lớn và được sự tin cậy của khách hàng. 2.2.3 Mặt hàng giao nhận Vì là một công ty dịch vụ nên hàng giao nhận của H&T Quốc Tế cũng rất đa dạng về chủng loại. Tuy nhiên một số mặt hàng mà công ty thực hiện nghiệp vụ giao nhận chủ yếu đó là: hàng dệt may, nông sản, máy móc thiết bị, linh kiện điện tử Để biết chi tiết hơn về tình hình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty, mặt hàng giao nhận nào là chủ yếu và là thế mạnh của công ty. Chúng ta hãy nghiên cứu thông qua các số liệu và biểu đồ thể hiện giá trị giao nhận của từng mặt hàng cụ thể của công ty ở bảng số liệu sau: Bảng 2.5: Cơ cấu mặt hàng giao nhận đường biển tại công ty H&T Quốc Tế Đơn vị tính: Triệu đồng Năm 2011 2012 2013 Giá Tỷ trọng Giá Tỷ trọng Giá Tỷ trọng Mặt hàng trị (%) trị (%) trị (%) Dệt may 856 26,7 867 22,9 1182 21,8 Máy móc thiết bị 780 24,3 830 21,9 1195 22,1 Nông sản 642 20,0 760 20,0 1056 19,5 Linh kiện điện tử 566 17,6 783 20,6 1025 18,9 Mặt hàng khác 366 11,4 544 14,3 952 17,6 Tổng 3210 100,0 3793 100,0 5410 100,0 (Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất - Nhập Khẩu)
38. 28 Từ bảng số liệu về các mặt hàng giao nhận, ta thấy giá trị của các mặt hàng giao nhận cao nhất vào năm 2013 tương ứng 5410 triệu đồng và thấp nhất vào năm 2011 tương ứng 3210 triệu đồng. Nguyên nhân chủ yếu là do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế năm nên đã ít nhiều ảnh hưởng đến giá trị giao nhận của công ty năm 2011. Tuy nhiên công ty cũng biết tận dụng những thế mạnh của mình, thay đổi phương thức kinh doanh, thực hiện các chính sách thu hút khách hàng cùng với các chính sách có lợi của chính phủ nên đã nhanh chóng phục hồi tốt vào năm 2013. Nhìn chung hàng dệt may chiếm tỷ trọng khá lớn gần trong tổng cơ cấu mặt hàng giao nhận của công ty, năm 2013 chiếm gần 22%, đây là mặt hàng thế mạnh của công ty. Đặc biệt là trong những năm gần đây, hàng dệt may cũng là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của nước ta, không chỉ góp phần mang lại nguồn ngoại tệ cho đất nước mà còn mang lại doanh thu của các công ty vận tải. Các mặt hàng nông sản, máy móc thiết bị, linh kiện điện tử, các mặt hàng khác chiếm tỷ trọng tương đối trong tổng cơ cấu mặt hàng giao nhận, những mặt hàng này cũng góp phần mang lại nguồn thu lớn cho công ty. Tóm lại về cơ cấu mặt hàng giao nhận của công ty khá ổn định và ngày càng có chiều hướng tăng hơn về giá trị và tỷ trọng. 2.2.4 Thị trường giao nhận hàng hóa xuất khẩu Bảng 2.6: Cơ cấu và tỷ trọng DT từ các thị trường xuất khẩu 2011-2013 ĐVT: triệu VNĐ, % 2011 2012 2013 Thị trường Trị giá Tỉ trọng Trị giá Tỉ trọng Trị giá Tỉ trọng Đài Loan 1.425 30 1.622 26 1.650 26 Nhật Bản 835 18 1.485 24 1.513 23 Hàn Quốc 944 20 1.196 19 1.188 18 Indonexia 700 15 644 10 700 11 Malaysia 340 7 544 9 600 9 Thị trường khác 500 11 789 13 800 12 Tổng 4.747 100 6.283 100 6.452 100 (Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất - Nhập Khẩu)
39. 29 Biểu đồ 2.2: Cơ cấu thị trường xuất khẩu 2011-2013 Nhận xét: Theo bảng 2.6 thể hiện thị trường xuất khẩu theo dịch vụ ủy thác của công ty thuộc về các nước nằm trong khu vực Châu Á. Trong đó thị trường đem lại nhiều lợi nhuận cho H&T thông qua dịch vụ mà công ty đã cung cấp trong nước là Nhật Bản, Đài Loan và Hàn Quốc với mặt hàng gỗ, linh kiện, hàng thủ công mỹ nghệ, sản phẩm bằng gốm sứ, nông sản Cụ thể, H&T xuất khẩu ủy thác qua thị trường Nhật Bản luôn chiếm tỷ trọng cao: năm 2011 chiếm 18%, năm 2012 chiếm 24% và năm 2013 chiếm 23%, nguyên nhân của sự gia tăng lợi nhuận vào năm 2012 là do năm 2011 Nhật bản chịu ảnh hưởng nặng nề của sóng thần và động đất, nhu cầu thiết yếu cho cuộc sống như lương thực, thực phẩm, may mặc trở nên hết sức cần thiết, tỷ trọng xuất khẩu vào Nhật Bản tăng. Ngoài ra, Đài Loan và Việt Nam ngày càng mở rộng mối quan hệ làm ăn hợp tác kinh tế và giao lưu buôn bán, kèm theo đó việc Đài Loan gia nhập WTO đã mở ra cánh cửa xuất nhập khẩu dễ dàng hơn. Năm 2011 trị giá chiếm 30% và năm 2013 có giảm nhẹ nhưng vẫn chiếm tỉ trọng cao là 26%. Hàn quốc cũng giảm dần mỗi năm 1%. Bên cạnh đó các nước Indonexia, Malaixia và các thị trường khác tỷ trọng đóng góp nhỏ hơn, nhưng có sự biến động tăng giảm không đồng đều, mức dao động từ (+4)% đến (-4)%. Tỷ trọng doanh thu từ nước Indonexia giảm lý do là ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế khó khăn 2011, chi tiêu người tiêu dùng thu hẹp, tỷ trọng nhập khẩu của Indonexia giảm đáng kể.
40. 30 2.2.5 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty 2.2.5.1 Quy trình chung giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng Bước 2: Hỏi giá/ chào giá cho khách Bước 3: Liên hệ với Hãng tàu để đặt Bước 4: Chuẩn bị chứng từ và hàng Bước 5:Thông quan hàng xuất khẩu Hàng xuất miễn kiểm Hàng xuất kiểm hóa Mở tờ khai Hải quan Mở tờ khai Hải quan Kiểm hóa Trả tờ khai Hải quan Trả tờ khai Hải quan Thanh lí tờ khai Hải quan Thanh lí tờ khai Hải quan Vào sổ tàu Vào sổ tàu Bước 6: Phát hành vận đơn Bước 7: Thực xuất tờ khai Bước 8: Gửi chứng từ cho đại lý nước Bước 9: Lập chứng từ kết toán và lưu Sơ đồ 2.2: Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
41. 31 Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng  Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp (nếu hàng tươi sống, rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh: 20’RF,40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn cont khô: 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”). Cũng như các quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ như: hàng thực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng  Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng thấp và ngược lại.  Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp. Tuy nhiên cũng có một số khách hàng quen sử dụng dịch vụ của một hãng tàu cho hàng hóa của mình thì công ty xét báo giá cước cho khách hàng đó biết.  Thời gian dự kiến xuất hàng để công ty tìm lịch trình tàu chạy phù hợp. Bước 2: Hỏi giá/ chào giá cho khách hàng  Chào giá cho khách hàng: Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tàu, tính toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng. Các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết.  Chấp nhận giá: Nếu giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gởi booking request (yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh. Booking request này xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan: người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng. Bước 3: Liên hệ với các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển  Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chổ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gởi booking confirmation hay còn gọi là lệnh cấp container rỗng. Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng những
42. 32 thông tin cần thiết sau: số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), cảng chuyển tải (port of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (losing time)  Lập booking profile Nhân viên kinh doanh sẽ lập booking profile để kê khai sơ lược thông tin về lô hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp. Những thông tin trên booking profile như sau: Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax Tên hãng tàu Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect) Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan Bước 4: Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu  Chuẩn bị hàng hóa: Bước này công ty không làm mà người xuất khẩu làm.  Chuẩn bị phương tiện vận tải. Nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu (thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lệnh lấy container. Ở bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ gồm: packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng. Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy conttainer rỗng vận chuyển đến kho người xuất khẩu đóng hàng. Sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển container có hàng hạ bãi tại cảng chờ xếp hàng (theo trên booking confirm) và đóng phí hạ container cho cảng vụ .  Chuẩn bị chứng từ khai hải quan: Bao gồm những mặt công tác đảm bảo sẵn sàng để vận chuyển hàng. Yêu cầu của giai đoạn này là: Lô hàng vận chuyển phải phù hợp với lịch giao hàng và hợp đồng, đảm bảo những điều kiện giao nhận vận chuyển và phải thuận tiện để thực hiện các khâu nghiệp vụ khác.
43. 33 Hồ sơ hải quan gồm: + Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu) + Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản chính + Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính + Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính + Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh ngiệp mới xuất khẩu lần đầu) + Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản Nếu mặt hàng xuất khẩu là hàng thực phẩm thì phải đăng lý kiểm dịch, hồ sơ gồm có: + 2 giấy phép đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu của trung tâm đăng ký kiểm dịch thực vật + Hợp đồng ngoại thương ( sao y) + 1 invoice (bản chính) + 1 packing list (bản chính) + Mẫu hàng để kiểm dịch (nếu có) + Vận đơn (vận đơn này sẽ được nộp sau khi tàu chạy để lấy chứng thư) Khi đã chuẩn bị hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ đó đến cơ quan kiểm dịch thực vật để đăng ký kiểm dịch. Nhân viên tiếp nhận sẽ kiểm tra bộ hồ sơ, nếu thấy đầy đủ sẽ ký và đóng dấu vào giấy đăng ký. Khi hàng đã về đến cảng, nhân viên giao nhận sẽ đưa nhân viên kiểm dịch đến vị trí container và tiến hành kiểm tra hàng. Hàng sẽ được cấp chứng thư sau khi đã kiểm tra đạt tiêu chuẩn, chứng thư này là chứng nhận tình trạng của hàng hóa đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm. Bước 5: Thông quan hàng xuất khẩu  Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thông tin về hàng hóa mà công ty thu thập được như: + Hợp đồng thương mại + Invoice + Packing lish
44. 34 Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử «ECUSKD» để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.  Phân luồng hàng hóa có 3 luồng: Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu. Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu. Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa. Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.  Làm thủ tục Hải Quan tại cảng Chia thành 2 trường hợp: Trường hợp 1: Hàng hóa xuất khẩu miễn kiểm (luồng xanh)  Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu  Trả tờ khai  Thanh lý hải quan bãi  Vào sổ tàu hàng xuất Trường hợp 2: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa (luồng đỏ)  Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu  Kiểm hóa hàng xuất  Trả tờ khai  Thanh lý hải quan bãi  Vào sổ tàu hàng xuất
45. 35 Bước 6: Phát hành vận đơn Trường hợp 1: Khách hàng sử dụng dịch vụ quốc tế của công ty Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng. Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng để lập chứng từ hàng xuất. Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ như sau: - Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tất thủ tục xuất hàng hay chưa. - Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhật sắp xếp container lên tàu. - Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn. Trường hợp 2: Khách hàng không sử dụng dịch vụ quốc tế của công ty - Nếu không thì nhân viên giao nhận chuyển bộ hồ sơ (bản sao) cho khách hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu liên quan để yêu cầu cấp vận đơn. Sau khi hàng đã xếp lên tàu, lấy được vận đơn có ký tên đóng dấu của người chuyên chở hoặc đại lý của hộ thì nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai, invoice và B/L đến hải quan cảng xác nhận hàng đã thực xuất. Để doanh nghiệp lấy đó làm cơ sở hoạch toán với các cơ quan (thuế, ngân hàng ). Bước 7: Thực xuất tờ khai Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty. Bộ phận chứng từ sẽ dưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất. Nhân viên giao nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất. Bước 8: Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển: Shipper/ Consignee, tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA (Ngày đi / ngày dự kiến đến), Số vận đơn (HB/L,MB/L), loại vận đơn (surrender, Original, seaway bill ), hợp đồng, invoice, packing list cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến, đính kèm là bản sao HB/L,MB/L. Bước 9: Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ  Lập chứng từ kết toán
46. 36 Dựa vào booking Profile, điều khoản về cước phí là trả trước (freight prepaid) nên nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan (THC, Bill fee, Seal fee ) thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ. Trong trường hợp cước phí trả sau (freight collect) nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn.  Lưu hồ sơ Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và vào sổ người giao nhận phải: Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, người giao nhận sẽ trả chứng từ lại cho khách và công ty cũng lưu lại 1 bộ. Đồng thời, kèm theo đó là 1 bản debit note (1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho công ty). Trên đó gồm: các khoản chi phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các chi phí khác Sau đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với debit note quyết toán với khách hàng. 2.2.5.2 Trường hợp lô hàng xuất mũi dao tại cảng Tân Thuận Công ty TNHH NIDEC TOSOK Việt Nam là khách hàng của công ty TNHH H&T Quốc Tế, công ty TNHH NIDEC TOK Việt Nam thuê dịch vụ công ty TNHH H&T Quốc Tế thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu. Theo hợp đồng xuất khẩu số 47/VNSTEEL/NK2-2014 giữa công ty TNHH NISSAN Thương Mại Thái Lan và công ty TNHH NIDEC TOSOK Việt Nam. Công ty NIDEC TOSOK Việt Nam có nhập một lô hàng mũi dao từ NISSAN nhưng khi nhập về kiểm tra chất lượng thì không giống như chất lượng mà công ty yêu cầu, do đó ủy quyền cho H&T Quốc Tế làm thủ tục xuất trả lô hàng này. Sau đây là các bước thực hiện: Bước 1: Nhân viên chứng từ công ty nhận và kiểm tra bộ chứng từ Nhận và xử lý thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ Loại hàng: mũi dao Cảng đi: HOCHIMINH Cảng đến: BANGKOK, THAILAND
47. 37 Hãng tàu: STARSHIP LEO V.0019S Thời gian dự kiến xuất hàng: Ngày 16 Tháng 3 Năm 2014 Bước 2: Nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với các hãng tàu Để hỏi cước và lịch trình vận chuyển, sau đó nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của hãng tàu, tính toán chi phí và chào giá với khách hàng, sau khi khách hàng chấp nhận giá. Nhân viên sẽ liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ, nhân viên sẽ gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ, hãng tàu sẽ gửi lại booking confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng. Bước 3: Nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu để đổi lệnh lấy container Ở bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ gồm: packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng. Nhân viên giao nhận đến cảng đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và hướng dẫn nhân viên vận chuyển đưa hàng đến container để chất hàng vào. Bước 4: Thông quan hàng xuất khẩu Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử Nhân viên giao nhận dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thông tin về hàng hóa mà công ty thu thập được như: + Hợp đồng thương mại + Invoice + Packing list Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử (ECUSKD2) để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Lô hàng được phân luồng đỏ, số tờ khai: 17282, do đó hàng hóa bị kiểm. Gặp khách hàng để ký xác nhận và lấy các chứng từ liên quan: Bộ chứng từ gồm: Hai bộ hồ sơ nhập và xuất trong đó một bộ gốc để đối chiếu, một bộ sao y để lưu 1 bộ hồ sơ xuất gồm: - Tờ khai hải quan điện tử - Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa
48. 38 - Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy - Phiếu xác nhận giấy đăng ký tàu xuất - Phiếu đóng dỡ hàng container - Invoice / packing list - Lệnh cấp container rỗng - Phiếu kiểm tra chất lượng hàng hóa( SURVEY REPORT ON QUALITY) - Bill of Loading - Sale contract - Công văn xin xuất trả - Giấy giới thiệu của doanh nghiệp 1 bộ hồ sơ nhập gồm: - Tờ khai hải quan điện tử - Thông báo tính thuế - Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ - Invoice / packing list - Bill of loading Bước 5: Làm thủ tục hải quan tại cảng  Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu Nhân viên giao nhận xuất trình bộ hồ sơ khai báo hải quan cho công chức đăng ký tờ khai cùng số tiếp nhận khai báo hải quan từ xa. Bộ hồ sơ đăng ký mở tờ khai gồm có: 1. Bộ tờ khai xuất trả hai bản 2. Bộ chứng từ hàng xuất và bộ chứng từ hàng nhập 3. Công chức hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì không. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay không và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay không. Sau đó, hải quan đóng dấu và chuyển bộ phận kiểm hóa.  Kiểm hóa hàng xuất Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi và rút ruột container. Nhân viên giao nhận xem kết quả phân kiểm để liên lạc với hải quan kiểm hóa.
49. 39 Xuống bãi tìm container tiến hành cắt seal và liên lạc với hải quan kiểm hóa xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa (5%, 10% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu cầu kiểm hóa). Sau đó, nhân viên giao nhận bấm lại seal mới (gồm seal hải quan và hãng tàu) và xin giấy xác nhận seal của bộ phận cắt/bấm seal có đóng dấu xác nhận của bô phận bấm seal ở cảng.  Trả tờ khai Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận 1 tờ khai và giữ lại tờ khai dán tem. Đóng 20.000 lệ phí dán tem theo quy định thuế.  Thanh lý hải quan bãi Nhân viên giao nhận photo tờ khai và đến hải quan thanh lý hàng xuất ở Tân Thuận để thanh lý. Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/seal, tàu/chuyến lên tờ khai gốc. Sau đó, nộp tờ khai (photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lý. Hải quan thanh lý kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc.  Vào sổ tàu hàng xuất Căn cứ vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container, số seal vào ô 28 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu. Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để hải quan vào sổ tàu. Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu. Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng. Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu. Bước 6: Lập chứng từ kế toán Dựa vào booking Profile, điều khoản về cước phí là trả trước (freight prepaid) nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan (Bill fee, Seal fee ) thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ. Bước 7: Quyết toán và lưu hồ sơ Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và vào sổ người giao nhận phải: Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, người giao nhận sẽ trả chứng từ lại cho khách và công ty cũng lưu lại 1 bộ. Đồng thời, kèm theo đó là 1 bản debit note (1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho công ty). Trên đó gồm:
50. 40 các khoản chi phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các chi phí khác Sau đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với debit note quyết toán với khách hàng. 2.2.6 Đánh giá thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa XK của công ty 2.2.6.1 Ưu điểm  Về cơ cấu dịch vụ giao nhận Vì là một công ty dịch vụ nên hàng giao nhận của công ty cũng khá đa dạng về chủng loại. Tuy nhiên một số dịch vụ mà công ty thực hiện nghiệp vụ giao nhận chủ yếu đó là: XNK và giao nhận, khai thác hàng hóa, KD kho bãi  Về thị trường giao nhận Luôn đặt chất lượng dịch vụ, uy tín lên hàng đầu, với phương châm kinh doanh là “uy tín, tận tâm, giá cả cạnh tranh”, công ty đã tạo được lòng tin rất lớn ở khách hàng. Vì vậy khách hàng của công ty đều là những khách hàng lớn, tiềm năng và ngày càng có nhiều khách hàng kí hợp đồng. Trong quá trình hoạt động công ty đã ngày càng vươn ra nhiều thị trường mới. Khu vực Châu Á thì Nhật, Đài Loan là thị trường giao nhận lớn của công ty, ngoài ra các thị trường khác cũng giữ vai trò quan trọng. Các thị trường ở dạng tiềm năng như Indonesia, Malaysia đang dần được khai thác, đầu tư XNK hàng hóa.  Về quy trình giao nhận hàng xuất khẩu Các nhân viên và cả ban lãnh đạo của công ty đều thiết lập được mối quan hệ tốt với các hãng tàu, các đối tác, khách hàng (cả trong và ngoài nước), hải quan và các cơ quan ban ngành có liên quan mang lại sự thuận lợi và trôi chảy cho quá trình giao nhận cũng như hoạt động kinh doanh của công ty, tăng cường được các mối quan hệ làm ăn trong và ngoài nước. Đội xe đã ngày càng được đầu tư, phương tiện vận tải tiên tiến khá đầy đủ: 24 chiếc xe tải nhỏ, 7 đầu kéo container 20’, 24 đầu kéo container 40’. Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình, sáng tạo và ham học hỏi, tiếp thu kiến thức chuyên môn tốt nên thực hiện công việc khá trôi chảy và hoàn thành tốt công việc được giao.  Ngoài các ưu điểm kể trên, ban lãnh đạo công ty luôn theo dõi quá trình làm việc của nhân viên và quy trình giao nhận của lô hàng để giải đáp mọi thắc
51. 41 mắc của khách hàng, khiến nhân viên luôn hài lòng và vững tin làm việc, khách hàng tin tưởng vào uy tín công ty, đặt mối quan hệ lâu dài, đặt hàng trọn gói tại công ty. Cơ sở vật chất khá đầy đủ, môi trường làm việc tốt tạo điều kiện thoải mái cho nhân viên, vị trí thuận lợi khi giao nhận hàng hóa. 2.2.6.2 Hạn chế  Về cơ cấu dịch vụ giao nhận Chất lượng dịch vụ chưa cao, các gói sản phẩm dịch vụ tại công ty đa dạng nhưng vẫn chưa hình thành các dịch vụ cung cấp tron gói cho các doanh nghiệp. Giá dịch vụ tại công ty còn khá cao so với đối thủ. Mức giá không có sự khác biệt giữa các đối tượng khách hàng.  Về thị trường giao nhận Bộ phận Sale & Marketing còn yếu, cạnh tranh với thị trường thấp, chưa có chiến lược hấp dẫn thị trường, khách hàng thu hút chỉ được ở mức trung bình, do đó lượng hàng của công ty cũng khá hạn chế chỉ được ở mức trung bình, do đó lượng hàng xuất của công ty khá hạn chế. Mặc dù hoạt động khá lâu trong ngành vận tải nhưng thị phần của công ty cũng chỉ chiếm một phần nhỏ so với thị trường giao nhận hiện nay.  Về quy trình giao nhận hàng xuất khẩu Trong quá trình làm thủ tục hải quan các nhân viên giao nhận thường gặp một số khó khăn ở một số chứng từ sai lệch với nhau. Có trường hợp thiếu chứng từ cũng như các chứng từ không hợp lệ, làm kéo dài thời gian giao nhận, phát sinh các chi phí không đáng có. Vì nhân viên giao nhận vừa phải lo kiểm tra chứng từ, vừa phải đi làm thủ tục hải quan nên việc giao hàng hóa cho khách hàng diễn ra chậm dẫn tới sẽ bỏ lỡ nhiều lô hàng khác. Một số trường hợp nhân viên chứng từ đã áp mã thuế hoặc cộng tiền thuế sai, do đó gây khó khăn cho người giao nhận, ảnh hưởng tiến trình làm việc. Phương tiện vận tải tuy có nhưng vẫn ít ỏi, chỉ mới đáp ứng được một phần nhu cầu chuyên chở hàng hoá của công ty. Cơ sở vật chất kho bãi và xe vận chuyển còn yếu, điều này ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận, nhiều lúc làm chậm trễ tiến độ giao hàng và chi phí lưu kho khi vào ùa cao điểm, lượng hàng nhiều. Nhân viên thiếu kinh nghiệm trong việc làm hàng, không nắm hết bản chất hàng hóa, không tìm hiểu kỹ nguồn hàng nên thường mắc lỗi: khai sai mã thuế, Hải
52. 42 Quan bắt bẽ, khai lại thủ tục, hoặc giám định lại, gây mất nhiều thời gian, điều này ảnh hưởng đến việc thu hút khách hàng của công ty.  Một số nhược điểm khác Về công tác quản trị: chưa có hệ thống quản trị doanh nghiệp, tầm nhìn hạn chế. Về nhà nước: các chính sách Nhà nước thay đổi liên tục nhất là biểu thuế xuất nhập khẩu nên gây khó khăn cho công ty về cách tính giá dịch vụ và cạnh tranh trên thị trường. Một số chính sách thể chế trong cơ chế quản lý của Nhà nước còn thiếu, chưa cụ thể và chưa nhất quán trong một số lĩnh vực như: tài chính, thuế, hải quan Thủ tục hải quan có cải cách nhưng chưa thông thoáng để rút ngắn thời gian thông quan hàng xuất nhập khẩu, một số chi phí bồi dưỡng ngoài giờ trong các khâu cung ứng dịch vụ không có chứng từ là điều không thể không có trong quá trình giao nhận hàng hoá của công ty. 2.2.6.3 Nguyên nhân  Các nhuyên nhân khách quan  Bối cảnh quốc tế Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển mang tính quốc tế nên nó chịu ảnh hưởng rất lớn từ tình hình quốc tế. Trong thời gian gần đây thế giới có nhiều biến động, cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2008, giá xăng dầu thế giới tăng lên, tình hình lạm phát của nền kinh tế ngày càng tăng nhanh ảnh hưởng đến việc giao thương hàng hóa. Trên thực tế, môi trường kinh doanh của ngành dịch vụ này vẫn tiếp tục được cải thiện và tự do hóa đáng kể. Lý do chính là những ủng hộ tự do hóa vẫn tiếp tục kiên trì tiến hành tự do hóa đơn phương hoặc tham gia đàm phán trong khuôn khổ các diễn đàn hợp tác kinh tế khác như Tổ chức hợp tác và phát triển kinh tế (OECD), Diễn đàn hợp tác kinh tế châu Á Thái Bình Dương (APEC), Hiệp hội các nước Đông Nam Á (ASEAN). Nhờ vậy mà ngành dịch vụ giao nhận mới có được sự phát triển như ngày này và người làm giao nhận có điều kiện tin tưởng vào sự phát triển trong tương lai tới.  Cơ chế quản lý vĩ mô của Nhà nước Cơ chế quản lý của Nhà nước có ảnh hưởng rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty. Nhà nước có những chính sách
53. 43 thông thoáng, rộng mở sẽ thúc đẩy sự phát triển của giao nhận vận tải, ngược lại thì sẽ kiềm hãm sự phát triển của nó. Nhà nước Việt Nam đưa ra những chính sách tạo điều kiện cho hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó tạo ra nguồn hàng cho hoạt động giao nhận như áp dụng mức thuế xuất 0% cho hàng xuất khẩu, đổi mới luật hải quan, luật thuế tiêu thụ đặc biệt, luật thuế VAT, luật thuế xuất nhập khẩu Nhưng không phải chính sách nào của Nhà nước đưa ra cũng có tác dụng tích cực. Chẳng hạn như chính sách hạn chế nhập khẩu bằng cách tăng mức thuế hàng nhập khẩu lên cao khiến cho hàng hóa nhập khẩu giảm nên hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu cũng giảm đi. Thủ tục chứng từ hải quan còn nhiều bất cập, rườm rà, mất nhiều thời gian nên làm tăng chi phí trong việc này lên, gây khó khăn cho công ty trong việc thương lượng giá chi phí với khách hàng.  Biến động thời tiết Sự vận chuyển hàng hóa và làm các dịch vụ để có thể chuyên chở hàng từ người gửi hàng đến người nhận hàng là cách nói khái quát của hoạt đông giao nhận nên nó chịu ảnh hưởng lớn từ các yếu tố thời tiết. Trong quá trình chuyên chở hàng trên biển, nếu thời tiết thuận lợi và không có gì bất trắc ảnh hưởng đến hàng hóa thì hàng sẽ được đưa vào đất liền một cách an toàn. Nhưng ngược lại, nếu trong quá trình chuyên chở hàng hóa mà gặp phải bão lớn, động đất, núi lửa thì nguy cơ hàng hóa bị hư hỏng, tổn thất rất cao. Hay sự thay đổi nhiệt độ giữa hai khu vực địa lý khác nhau cũng làm ảnh hưởng đến hàng hóa như hàng hóa bị hấp hơi, ẩm ướt, hư hỏng do đó phải dùng các container chuyên dụng, phù hợp với tính của hàng hóa để bảo quản hàng hóa tốt nhất. Điều này làm tăng chi phí vận chuyển hàng hóa lên cao.  Đối thủ cạnh tranh Ngành vận tải, buôn bán quốc tế và các dịch vụ giao nhận ngày càng phát triển mạnh mẽ và được mở rộng. Ở Việt Nam hiên này, ngành dịch vụ giao nhận đang phát triển khá mạnh do tính cần thiết của hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, hơn nữa kinh doanh dịch vụ giao nhận không cần nguồn vốn lớn nhưng nếu kinh doanh tốt có hiệu quả thì đem lại lợi nhuận rất cao nên hàng loạt các doanh nghiệp giao nhận mọc lên làm cho môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt và đối thủ cạnh tranh của công ty ngày càng nhiều.
54. 44 Hiện nay ở Việt Nam có khoảng 1500 các doanh nghiệp giao nhận là các doanh nghiệp Nhà nước, công ty cổ phần, liên doanh, công ty tư nhân cùng cạnh tranh với nhau trong lĩnh vực giao nhận. Công ty H&T Quốc Tế là một công ty nhỏ với nguồn vốn ít, đội ngũ nhân viên chưa lành nghề nên việc cạnh tranh với các công ty liên doanh, Nhà nước là một vấn đề rất khó khăn. Môi trường cạnh tranh ngày càng lớn nhưng khả năng thì hạn chế nên nó ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh cũng như doanh thu và lợi nhuận của công ty.  Các nguyên nhân chủ quan  Chính sách của doanh nghiệp Chính sách của doanh nghiệp mang tính lâu dài nhằm thu hút khách hàng mới, quan tâm khách hàng cũ chưa được chú trọng. Các chính sách về dịch vụ khuyến mãi, dịch vụ tư vấn miễn phí, hạ cước phí giao nhận đối với khách hàng quen thuộc mình nhằm thu hút khách hàng mới, giữ chân khách hàng cũ chưa được quan tâm một cách đúng mức. Chính những yếu tố này sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến lượng khách hàng của công ty. Đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều họ luôn đưa ra những chính sách, ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng của họ và nhằm thu hút nhiều khách hàng hơn nữa. Vì vậy, trong tương lai gần nếu công ty không quan tâm hơn nữa đến những chính sách ưu đãi cho khách hàng thì việc mất khách hàng lẻ đương nhiên. Từ đó sẽ ảnh hưởng đến việc kinh doanh, doanh thu của công ty và công ty phải mất một khoản chi phí lớn, thời gian để đi tìm kiếm khách hàng để có thể đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của mình.  Nguồn vốn, cơ sở vật chất Nguồn vốn của công ty nhỏ, cơ sở vật chất như kho bãi, xe tải, xe đầu kéo công ty đều có đủ. Song nguồn vốn nhỏ nên khả năng đầu tư vào cơ sở vật chất phục vụ giao nhận còn nhiều hạn chế, cơ sở vật chất có đủ nhưng còn ít chưa đáp được nhu cầu ngày càng cao về vận chuyển, bảo quản hàng hóa xuất nhập khẩu của khách hàng, lượng hàng hóa giao nhận ngày càng tăng lên như hiện nay. Trong khi đó, các công ty nước ngoài với nguồn vốn lớn nên việc đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh rất cao, thu hút được nhiều khách hàng. Chính vì điều đó làm cho khả năng cạnh tranh của công ty với các doanh nghiệp nước ngoài còn rất thấp nên khả năng thu hút các khách hàng lớn còn nhiều hạn chế.
55. 45  Nguồn nhân lực Từ những phân tích về các hạn chế của công ty thì ta đã thấy được, nguồn nhân lực của công ty còn non trẻ nên trình độ nghiệp vụ của nhân viên công ty còn nhiều hạn chế nên việc thực hiện các đơn hàng lớn và nhất là đối với các công ty nước ngoài thường gặp nhiều khó khăn trong viêc đàm phán, giao dịch và những yêu cầu về chất lượng dịch vụ của họ nên ảnh hưởng đến sự thu hút các khách hàng lớn. Đây là mặt hạn chế của công ty hiện nay đang cần phải khắc phục nhanh. Tuy nhiên, bên cạnh hạn chế đó, công ty có một đội ngũ nhân viên trẻ với tinh thần làm việc hăng say, nhiệt huyết, đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau, luôn cố gắng trong công việc và không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và trình độ anh ngữ của mình với quyết tâm đưa công ty ngày càng phát triển có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn trong tương lai gần nhất.  Chất lượng dịch vụ của công ty Tuy là công ty nhỏ với nguồn vốn không lớn nhưng với phương châm là việc “tất cả vì khách hàng” nên công ty không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ của mình nhằm đáp ứng nhu cầu và luôn làm cho khách hàng hài lòng. Hàng hóa công ty giao nhận luôn được bảo quản cẩn thận trong khó, quá trình làm hàng, thủ tục hải quan luôn đảm bảo đúng thời gian và tính hợp pháp trong việc sử lý các thủ tục xuất khẩu hàng hóa để việc giao nhận hàng hóa được tiến hành một cách nhanh chóng, kịp thời, giảm những chi phí về việc chậm trễ giao hàng hay những chi phí phát sinh khác cho khách hàng, đảm bảo cho việc kinh doanh của khách hàng được đáp ứng một cách kịp thời tạo lòng tin, uy tín được nơi khách hàng. Với chất lượng dịch vụ vốn có và ngày càng được cải thiện, công ty được khách hàng tin tưởng giao phó, số lượng khách hàng quen thuộc ngày càng tăng lên, doanh thu từ hoạt động giao nhận ngày càng được cải thiện.
56. 46 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Trong Chương 2 đã tìm hiểu tổng quan về Công ty TNHH H&T Quốc Tế, bộ máy tổ chức, vai trò chức năng của các phòng ban, các lĩnh vực dịch vụ mà công ty đang có, cùng nhìn lại tình hình hoạt động của công ty trong năm 2011-2013. Qua đó có cái nhìn khái quát về công ty, đánh giá được thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty, thấy được những ưu điểm và hạn chế của công ty về các mặt chính như sau:  Về giá trị giao nhận  Cơ cấu dịch vụ công ty  Mặt hàng giao nhận  Thị trường giao nhận hàng hóa xuất khẩu  Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Từ đó, tìm ra một số nguyên nhân chính đã tác động đến những điều trên, có thể phân thành 2 nguyên nhân chính sau:  Ngyên nhân khách quan  Nguyên nhân chủ quan Nhìn chung, công ty TNHH H&T Quốc Tế là một công ty hoạt động kinh doanh tương đối có hiệu quả, với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chặt chẽ và được điều hành bởi các nhà quản trị có trình độ và nghiệp vụ tốt. Hoạt động sản xuất kinh doanh đã đạt được một số thành tích nhất định. Hơn thế nữa, công ty luôn biết thích ứng nhanh với những sự thay đổi trong chính sách xuất nhập khẩu của nhà nước, những biến động của thị trường, linh hoạt trong việc phát triển thị trường trong và ngoài nước. Nói như vậy không phải để chúng ta sớm tự hài lòng với những kết quả đạt được ở hiện tại mà cần phải tiếp tục nỗ lực cố gắng nhiều hơn nữa trong công việc của mình, nhằm đạt được những kết quả cao hơn. Bởi rằng, trong nền kinh tế thị trường ngày nay, thương trường luôn biến động và thay đổi nếu không có sự chuẩn bị ngay từ trước thì chúng ta có thể nắm chắc thất bại trong tương lai. Nhận định lại toàn bộ hoạt động của công ty giúp ta rút cho mình những bài học quý báu, từ đó đưa ra những biện pháp hữu ích nhằm giúp công ty phát huy được hết những thế mạnh của mình và khắc phục được những khó khăn từ đó đi lên.
57. 47 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH H&T QUỐC TẾ 3.1 Định hướng phát triển của Công ty H&T Quốc Tế  Kế hoạch phát triển ngắn hạn Tìm kiếm và tiếp cận nhiều thị trường tiềm năng, tạo điều kiện để công ty phát triển lâu dài và hiệu quả. Đổi mới và nâng cao thêm chất lượng các dịch vụ để thỏa mãn mọi nhu cầu khách hàng. Thêm các chế độ ưu đãi khách hàng như quan tâm khách hàng cũ, ưu đãi báo giá dịch vụ cho khách hàng mới, hạ giá thành đến mức thấp nhất để thu hút khách hàng nhiều hơn về phía mình nhưng cũng không đánh mất lợi nhuận. Tạo lập một vị thế và thương hiệu dịch vụ riêng trong ngành vận tải và giao nhận hàng hóa XNK. Tìm kiếm thêm các khách hàng mới, đẩy mạnh phát triển phòng Sale&Marketing vì hiện nay phòng Sale vẫn còn rất yếu trong lĩnh vực tìm kiếm khách hàng. Theo định hướng của công ty thì mục tiêu quan trọng nhất hiện nay là đối phó với khủng hoảng kinh tế. Công ty đặt ra mục tiêu là cố giữ vững nhịp độ tăng trưởng như các năm vừa qua, vượt qua giai đoạn khó khăn như hiện nay. Về tài chính công ty luôn theo dõi và xử lý tích cực các công nợ tồn đọng, kiểm toán định kỳ, sử dụng vốn hiệu quả và tiết kiệm, tránh cho khách hàng nợ với các món nợ lớn.  Kế hoạch phát triển trung và dài hạn Tập trung phát triển thế mạnh về dịch vụ vận tải đường biển bằng cách nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ kết hợp tiết kiệm và cắt giảm chi phí. Về dịch vụ vận tải đường hàng không sẽ tiếp tục duy trì lượng hàng chuyển tải, bên cạnh đó cũng triển khai tìm kiếm thêm đại lý cho lượng hàng xuất. Về dịch vụ khai hải quan, giao nhận, chủ trương mở rộng hoạt động chào bán hàng, khai thác tốt kho bãi theo hướng cung cấp dịch vụ trọn gói, tập trung phát triển hệ thông khách hàng lớn, tập trung khai thác khu kho bãi tại TP. HCM.
58. 48 3.2 Một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công Ty TNHH H&T Quốc Tế 3.2.1 Giải pháp 1: Về cơ cấu dịch vụ giao nhận Nâng cao chất lượng dịch vụ, đa dạng hóa cơ cấu dịch vụ. 3.2.1.1 Cơ sở giải pháp Một chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng tốt, làm cho khách hàng hài lòng sẽ đem lại sự tin tưởng của khách hàng sự an tâm rằng hàng hóa của mình sẽ đến tay người nhận một cách an toàn, nhanh chóng, từ đó tạo được uy tín và đem lại rất nhiều mặt thuận lợi cho công ty. Từ khi bước sang kinh tế thị trường thì sự cạnh tranh trên thị trường rất gay gắt, khách hàng đã bắt đầu lựa chọn đối tác mang lại hiệu quả cho mình. Vì vậy, nếu muốn tồn tại và phát triển, phải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, đa dạng hóa cơ cấu dịch vụ để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Mặc khác công ty cũng mong muốn mang lại dịch vụ tốt nhất để đem đến sự hài lòng cho khách hàng. 3.2.1.2 Điều kiện thực hiện giải pháp Là một công ty dịch vụ nên hàng giao nhận của công ty cũng khá đa dạng về chủng loại. Trong quá trình kinh doanh, công ty luôn đảm bảo được phương châm “Uy tín, tận tâm, giá cả cạnh tranh”. Công ty cũng đã có được một lượng khách hàng quen và làm ăn lâu dài với công ty. Công ty luôn quan tâm đến các yêu cầu của khách hàng và giữ mối quan hệ song phương, thường xuyên liên lạc với khách hàng để nắm bắt được các thông tin phản hồi từ khách hàng nhằm đề ra những chính sách hợp lý hơn. Bên cạnh đó, công ty luôn xúc tiến tìm kiếm các khách hàng mới, nâng cao chất lượng quá trình đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng giao nhận vận tải. Trong vấn đề thanh toán công ty luôn được các ngân hàng cũng như các hãng tàu tín nhiệm vì tính chính xác và đúng hạn trong thanh toán. Ngoài ra, nhờ đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ trong công tác giao nhận hàng hóa, sự năng nổ, nhiệt tình của tập thể nhân viên đã giúp cho việc giao nhận hàng hóa của công ty diễn ra nhanh chóng. Chính những yếu tố trên, sẽ góp phần cho công ty thực hiện một số biện pháp dưới đây để công ty có thể nâng cao chất lượng dịch vụ hơn nữa, giúp giữ lượng khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới: - Khi nhận được những thông tin các công ty mới thành lập có nhu cầu xuất hàng thì công ty cần có kế hoạch tiếp cận với khách hàng tạo mối quan hệ gây ấn tượng
59. 49 ban đầu, thể hiện mong muốn hợp tác lâu dài. Sau đó đưa chính sách giá cạnh tranh nhưng hợp lý để có thể ký hợp đồng ngay. - Trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng, nhân viên giao nhận cần phải thực hiện đúng tiến độ cũng như kiểm tra chất lượng hàng hóa phải đảm bảo. - Mọi khiếu nại, thắc mắc của khách hàng thì đội tư vấn của công ty phải phúc đáp và giải quyết thỏa đáng. Thái độ lịch sự, nhã nhặn của nhân viên đối với khách hàng là yều cầu cần thiết phải thực hiện vì khách hàng là thượng đế. - Có chính sách ưu đãi đối với khách hàng, luôn không ngừng tìm kiếm khách hàng mới, nên tổ chức hội thảo giữa công ty với khách hàng nhằm quảng bá thương hiệu, dịch vụ mới tới khách hàng , lắng nghe ý kiến của khách hàng. - Cung cấp cho khách hàng những thông tin về đối tác xuất nhập khẩu, các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương, giải thích cho khách hàng rõ những vấn đề phát sinh tránh rắc rối về sau. - Chăm sóc khách hàng hậu bán hàng: Tư vấn, giúp đỡ các khách hàng khi khách hàng gặp khó khăn. Tạo quan hệ thân thiết với khách hàng thông qua việc: thăm hỏi, quan tâm chia sẻ khi khách hàng gặp khó khăn hay có niềm vui Đây chính là cách quảng cáo hiệu quả nhất và tốn ít chi phí vì có thể duy trì khách hàng cũ và có thêm khách hàng mới thông qua các mối quan hệ và phương thức “truyền miệng”. - Quảng cáo trên mạng Internet: Công ty cần nâng cấp và làm phong phú thêm Website của công ty mình để tạo thu hút khách tham quan và hợp tác. Đồng thời thúc đẩy thêm hình thức hợp tác, liên lạc qua mạng vừa hiệu quả lại tiết kiệm được thời gian và công sức. Chẳng hạn, tạo tài khoản cho những khách hàng thường xuyên và lớn để đưa các thông tin như: ngày hàng đến, khoản nợ và các yêu cầu của khách hàng để khách hàng và công ty tiện thống kê theo dõi  Bên cạnh đó, cũng cần đẩy mạnh cung cấp các gói dịch vụ cho những khách hàng khó tính sẵn sàng chấp nhận giá cao nhưng hiệu quả. Nhân viên công ty cần phải: - Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải khác nhau. Thí dụ kết hợp đường biển - đường hàng không: kiểu này kết hợp được cái” kinh tế” của vận chuyển đường biển với “tốc độ” của hàng không.
60. 50 - Biết tận dụng tối đa thể tích và trọng tải của phương tiện vận tải bằng nghiệp vụ gom hàng. Đồng thời phải có kinh nghiệm trong việc giải quyết vấn đề vướng mắc một cách nhanh nhất, tốt nhất nhằm giảm những chi phí không cần thiết. - Nghiên cứu, cập nhật, áp dụng ngay các chính sách chuyển đổi của nhà nước, Hải quan trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, kịp thời đáp ứng cho khách hàng mọi thông tin kinh tế. - Công ty nên xác định rõ thời gian hợp lý để hoàn thành công việc, theo dõi kết quả dịch vụ, đánh giá của khách hàng. - Ứng dụng triệt để các phương tiện khoa học kỹ thuật vào quy trình thực hiện dịch vụ để tiến hành công việc một cách nhanh chóng với tác phong chuyên nghiệp. - Chăm chú cho dịch vụ door to door, thuyết phục khách hàng sử dụng các dịch vụ như khai báo thuế, làm thủ tục hải quan, dịch vụ trọn gói door to door nhằm giúp cho trình độ nghiệp vụ của nhân viên ngày càng nâng cao, tiếp xúc thực tế được nhiều hơn.  Ngoài ra, để duy trì và củng cố mối quan hệ với khách hàng, nâng cao vị thế cạnh tranh của mình công ty nên có những hoạt động như: - Tư vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương. - Cung cấp những thông tin về đối tác xuất khẩu của khách hàng. - Đưa ra những lời khuyên về những điều khoản trong việc đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại. - Tư vấn việc sử dụng hãng tàu có uy tín, về tuyến đường vận chuyển, những thủ tục liên quan đến việc thông quan cho hàng hóa. Qua đó sẽ làm cho mối quan hệ giữa công ty và khách hàng ngày càng thắt chặt hơn, giúp công ty luôn giữ vững được lượng khách hàng của mình và mở rộng lượng khách hàng mới. 3.2.1.3 Dự kiến kết quả mang lại Mang lại sự thỏa mãn của khách hàng về chất lượng dịch vụ của công ty, mang lại niềm tin cho khách hàng, giữ vững được khách hàng cũ và mở rộng khách hàng mới, khách hàng tiềm năng. Nhờ thu hút khách hàng tiềm năng hơn nên tạo đà cho việc tăng doanh thu trong tương lai.