›

Khóa luận Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu - Tổng hợp của Văn phòng Viện hàn lâm KHXH Việt Nam

pdf 90 trang thiennha21 22/04/2022 3460
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu - Tổng hợp của Văn phòng Viện hàn lâm KHXH Việt Nam", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_giai_phap_nang_cao_chat_luong_cong_tac_tham_muu_to.pdf

Nội dung text: Khóa luận Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu - Tổng hợp của Văn phòng Viện hàn lâm KHXH Việt Nam

  1. BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN ĐĂNG VIỆT Sinh viên thực hiện : ĐINH THỊ TUYẾT NGÂN Mã số sinh viên : 1305QTVC043 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13C HÀ NỘI - 2017
  2. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: 1. Những nội dung trong khóa luận này là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn của Ths. Nguyễn Đăng Việt; 2. Các nội dung nghiên cứu trong khóa luận là trung thực và chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây; Các số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo; 3. Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Hà Nội, ngày 17 tháng 4 năm 2017 Chủ nhiệm đề tài Đinh Thị Tuyết Ngân
  3. LỜI CẢM ƠN Hoàn thành khóa luận với đề tài “ Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam” đối với tôi là một thành công rất lớn, bên cạnh những nỗ lực của bản thân là sự giúp đỡ của các giảng viên và cơ quan thực tế. Trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu và các phòng, khoa của trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo cơ hội cho tôi học tập tốt trong suốt khóa học. Bên cạnh đó tôi xin cảm ơn các thầy cô khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt là Ths. Nguyễn Đăng Việt là người đã hướng dẫn trong suốt quá trình nghiên cứu, giúp tôi hoàn thành khóa luận. Xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH nói chung, lãnh đạo Văn phòng nói riêng cùng chị Nguyễn Thị Loan – trưởng phòng Lưu trữ của đã rất tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành khóa luận của mình. Tôi xin chúc quý thầy cô, quý Viện thành công trong công việc và cuộc sống. Với những kiến thức còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tiễn, đề tài không tránh khỏi thiếu sót, rất mong được sự thông cảm cũng như sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!
  4. DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Stt Từ viết tắt/ký hiệu Nghĩa của từ 1 KHXH Khoa học xã hội 2 VP Văn phòng 3 CNTT Công nghệ thông tin 4 CTVT Công tác văn thư 5 VB Văn bản 6 VTLT Văn thư lưu trữ 7 CC,VC Công chức, viên chức
  5. MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu 3 4. Phương pháp nghiên cứu 4 5. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu 4 6. Ý nghĩa của đề tài 4 7. Giả thuyết nghiên cứu 5 8. Kết cấu của đề tài 5 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG 6 1.1. Một số khái niệm 6 1.1.1. Khái niệm Văn phòng 6 1.1.2. Tham mưu, tổng hợp 8 1.1.3. Công tác tham mưu, tổng hợp 9 1.2. Vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp 10 1.3. Mối quan hệ giữa tham mưu tổng hợp 11 1.4. Yêu cầu trong tham mưu, tổng hợp 12 1.5. Các nội dung tham mưu của Văn phòng 14 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHXH 19 2.1. Khái quát về viện Hàn lâm KH XH 19 2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển 19
  6. 2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức 19 2.1.2.1. Vị trí và chức năng 20 2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 20 2.1.2.3.Cơ cấu tổ chức 20 2.2. Tổ chức và hoạt động của VP Viện 20 2.2.1. Vị trí, chức năng : 20 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn : 21 2.2.3. Cơ cấu tổ chức 24 2.3. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm 25 2.3.1. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu tổng hợp. 25 2.3.1.1. Công tác tổ chức cán bộ 25 2.3.1.2. Công tác đào tạo, bồi dưỡng 28 2.3.2. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam 30 2.3.2.1. Tham mưu, tổng hợp công tác Tổ chức-Hành chính 30 2.3.2.2. Tổng hợp-Thông tin-Biên tập 44 2.3.2.3. Tham mưu trong công tác pháp chế 46 2.3.2.4. Tham mưu, tổng hợp trong Công tác lưu trữ 47 2.3.2.5. Tham mưu về công tác đảm bảo cơ sở vật chất 49 2.3.2.6. Tham mưu trong Ứng dụng CNTT 50 2.3.2.7. Tham mưu trong Công tác y tế 52 2.3.2.8. Tham mưu, tổng hợp Công tác tài chính-Kế toán 53 2.3.2.9. Tham mưu Công tác bảo vệ trật tự, an ninh 54 2.4. Kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp 55 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHXH 61 3.1. Nhận xét, đánh giá 61
  7. 3.1.1. Ưu điểm 61 3.1.2. Hạn chế 62 3.1.3. Nguyên nhân 64 3.2. Giải pháp 65 3.2.1. Hoàn thiện thể chế quy định về công tác tham mưu, tổng hợp 66 3.1.2. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác tham mưu, tổng hợp 67 3.1.3. Xây dựng đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp 68 3.2.4. Hiện đại hóa Văn phòng đặc biệt trong công tác tham mưu, tổng hợp 70 KẾT LUẬN 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 PHỤ LỤC
  8. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong công cuộc đổi mới đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hòa vào xu thế đó, những năm gần đây, công tác Văn phòng cũng có những bước phát triển phong phú và đa dạng, đáp ứng yêu cầu của xã hội. Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo cơ quan điều hành toàn bộ công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Thực tiễn đã cho thấy, nơi nào công tác văn phòng được quan tâm đúng mức thì nơi đó sự chỉ đạo, điều hành đạt hiệu quả cao và nơi nào lãnh đạo, điều hành hoạt động tích cực, có kinh nghiệm thì nơi đó văn phòng được xây dựng, phát triển tốt. Lãnh đạo có nắm chắc được tình hình hay không, có bao quát được các công việc, tổ chức thực hiện có hiệu quả các chủ trương, chương trình công tác hay không, đều phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức xây dựng và thực hiện nhiệm vụ của VP. Chủ tịch Hồ chí Minh đã khẳng định “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao ”. [32;1] Tham mưu không chỉ là đề xuất chủ trương, giải pháp giúp lãnh đạo quản lý. Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu - tổng hợp, Văn phòng luôn coi trọng và không ngừng nỗ lực, cố gắng thực hiện tốt chức năng tham mưu - tổng hợp giúp lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam thực hiện quyền quyết định và quyền giám sát, giúp Viện tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo các đơn vị triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ. Với phương châm “Kịp thời, chính xác, khoa học và chu đáo” , Văn phòng đã thực 1
  9. hiện nhiều biện pháp nhằm đổi mới nhằm nâng cao chất lượng công tác. Tuy nhiên, trước yêu cầu của công nghiệp hoá, hiện đại hoá, hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, công tác tham mưu, tổng hợp của các văn phòng vẫn còn nhiều mặt hạn chế cần phải được nghiên cứu sâu sắc và có giải pháp khắc phục kịp thời. Trên cơ sở những kiến thức được trang bị cũng như những hiểu biết thông qua khảo sát thực tế tại cơ quan, tôi đã lựa chọn đề tài “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu-tổng hợp của Văn phòng Viện hàn lâm KHXH Việt Nam”. Hy vọng đề tài sẽ cung cấp cho bạn đọc đặc biệt là các bạn sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng những thông tin mới về một trong những chức năng cơ bản của nhà quản trị văn phòng từ đó có thể ứng dụng vào công việc sau này. 2. Lịch sử nghiên cứu Tham mưu, tổng hợp là một trong những đề tài được nhiều tác giả quan tâm, nghiên cứu. Trong phạm vi đề tài, tôi xin kể ra một số công trình nghiên cứu sau: - Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học(2015), Giáo trình Quản trị Văn phòng NXB Đại học Quốc gia Tp.Hồ Chí Minh. - Nguyễn Thành Độ(2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Thống Kê, Hà Nội - Vũ Đình Quyền(2005), Quản trị hành chính văn phòng, tái bản lần thứ 1, NXB Thống Kê, Hà Nội. - Lưu Kiếm Thanh(2009), Nghiệp vụ hành chính văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội. - Lưu Đình Chúc(2006), Giáo trình hành chính văn phòng cơ quan nhà nước, NXB Giáo dục Hà Nội - Nguyễn Minh Phương(2009), Sổ tay công tác Văn phòng, NXB 2
  10. Chính trị quốc gia, Hà Nội. - Vương Thị Kim Thanh(2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB thống kê, Hà Nội. Ngoài ra, đề tài cũng đề cập đến một số công trình nghiên cứu về công tác văn phòng nói chung, và công tác tham mưu, tổng hơp nói riêng, bao gồm: - Văn Tất Thu(2011), Hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. - Cao Thị Thanh Hải(2016) , Nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Đảng ủy Khối các cơ quan TW, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Dương Thị Thu Hà(2016), Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Sở Tư pháp Hà Nội, Internet. Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng hợp tuy nhiên, qua khảo sát tôi xin khẳng định, chưa có công trình nào nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu 3.1. Mục tiêu Đề tài đi sâu tìm hiểu và làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chế yếu kém và nguyên nhân trong công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam. Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của các văn phòng của Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của ban lãnh đạo Viện trong các khối công việc. 3.2. Nội dung nghiên cứu Đề tài tập trung vào 2 nội dung chính: 3
  11. - Đánh giá thực trạng công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam. - Xây dựng hệ thống giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ Viện trong thời gian tới. 4. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chung của khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh và tổng hợp - Phương pháp duy vật biện chứng: Dựa trên quan điểm duy vật biện chứng để tiến hành xem xét, tính toán, luận giải và đánh giá các vấn đề liên quan tới công tác tham mưu, tổng hợp của cơ quan một cách hợp lý. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý luận và thực tiễn trước đó về công tác tham mưu, tổng hợp của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, Viện hàn lâm KHXH Việt Nam nói riêng. - Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: Tác giả thu thập các thông tin và chọn lọc những thông tin cần thiết. - Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp về thực tế công tác tham mưu, tổng hợp tại cơ quan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được. - Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Chỉ tìm hiểu về công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội. 5. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu - Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. - Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Đề tài nghiên cưu và thu thập số liệu, tài liệu của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam từ năm 2012 đên nay. 6. Ý nghĩa của đề tài - Đề tài cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường 4
  12. chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Đồng thời, đưa ra được một số giải pháp có tính khả thi, áp dụng cho cả Viện hàn lâm KHXH Việt Nam và các cơ quan khác. - Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cho các nghiên cứu sau đó cùng chuyên đề. - Góp phần cải tiến lề lối làm việc của đội ngũ công, viên chức, nâng cao vai trò lãnh đạo của cán bộ Văn phòng, cơ quan. 7. Giả thuyết nghiên cứu Công tác tham mưu tổng hợp của VP Viện Hàn lâm vẫn còn một số hạn chế, khắc phục sớm sẽ nâng cao chất lượng công tác này sẽ góp phần vào nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan. 8. Kết cấu của đề tài Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia làm 3 Chương: Chương 1: Lý luận chung về công tác Tham mưu -Tổng hợp Chương 2: Thực trạng Công tác Tham mưu-Tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác Công tác Tham mưu-Tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 5
  13. Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm Văn phòng Ngày nay, hoạt động VP hiện diện trong bất cứ các bộ phận phòng, ban chứ không phải chỉ ở mỗi phòng hành chính quản trị. Các cơ quan đều có các phòng ban khác nhau và mỗi bộ phận đó sẽ có công việc hành chính. Hơn thế, bất cứ cấp quản trị nào, trừ công nhân trực tiếp sản xuất đều phải làm công tác VP và phải làm sao cho hiệu quả. Mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đều phải được lập kế hoạch từ trước và phải có cách thức thực hiện phù hợp, đạt kết quả tối ưu. Công tác VP tưởng chừng đơn giản nhưng nếu không tìm hiểu rõ trong quá trình làm việc có thể dẫn đến sai sót và làm ảnh hưởng đến cơ quan, tổ chức. Ở mỗi góc độ khác nhau, VP được hiểu theo từng nghĩa nhất định. Tuy nhiên, cho đến thời điểm hiện tại, vẫn chưa có khái niệm chung nhất về VP. Tác giả Lê Tân, trong Từ điển Tiếng Việt: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn hành chính trong một cơ quan” [27;847] Cũng có góc nhìn tương tự với tác giả Lê Tân, tác giả Hoàng Phê trong từ điển Tiếng Việt định nghĩa “” VP là bộ phận phụ trách các công việc liên quan đến giấy tờ, VB, cung cấp thông tin và các nghiệp vụ hành chính của một cơ quan” [24;1022] Cũng trong Từ điển Tiếng Việt, tác giả Hoàng Phê có giải thích thêm, “Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (Văn phòng Sở, hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng ). Thời Trung Cổ (1000-1300) 6
  14. văn phòng đã được manh nha hình thành và là nơi mà hầu hết các lá thư của triều đình, các văn bản luật pháp đã được sao chép và lưu giữ” [24;1023]. Mặc dù các quan điểm trên đưa ra là đúng, tuy nhiên chưa phản ánh được một cách đầy đủ về VP. VP được hiểu theo 2 nghĩa cơ bản dưới đây: -Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp tham mưu, trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. -Nghĩa hẹp: VP là trụ sở làm việc của cơ quan đơn vị, là nơi diễn ra hoạt động đối nội, đối nội của cơ quan, đơn vị đó. Cụ thể hơn, đây là nơi làm việc của những người có chức vụ, tầm cỡ nghị sĩ, tổng thống, giám đốc Theo góc độ này, VP được tiếp cận từ 3 phương diện: Tổ chức, chức năng và tính chất: Phương diện tổ chức: VP là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của cơ quan. Phương diện chức năng: VP có chức năng tham mưu, tổng hợp để phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo. Phương diện tính chất: Thông qua thực hiện các nhiệm vụ, VP tiến hành thu tập, cung cấp thông tin (chủ yếu từ các VB) để phục vụ hoạt động quản lý của lãnh đạo. Căn cứ vào chức năng, quy mô và tính chất của cơ quan, hoạt động VP ở mỗi cơ quan sẽ có sự khác nhau về cả mức độ và phạm vi. Đối với các cơ quan, tổ chức lớn, chức năng và nhiệm vụ của Vp càng được nâng cao; với các cơ quan có quy mô nhỏ, bộ máy VP sẽ được thiết kế gọn nhẹ để kiêm nhiệm thêm một số chức năng khác như nhân sự, kế toán Tóm lại, “ Văn phòng là bộ máy, tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là đầu mối thông tin để trợ giúp, phục vụ cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều hành; là bộ phận đảm nhiệm chức năng hậu cần, cơ sở vật chất để phục vụ hoạt động chung của toàn cơ quan” 7
  15. 1.1.2. Tham mưu, tổng hợp Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan đơn vị đạt kết quả cao nhất. Cá nhân làm tham mưu ngày xưa gọi là các quân sư, các mưu sĩ, là những người hiến kế cho nhà vua, cho thủ lĩnh; trong trận mạc, đề ra các kế hoạch tấn công tác chiến. Trong quản trị, tham mưu được hiểu là đưa ra những ý kiến, đóng góp mang tính quyết định để giúp cho các nhà quản trị cấp cao có thể đưa ra những quyết định phù hợp nhất. Có nhiều quan điểm đồng nhất nghĩa của tham mưu, tư vấn. Tuy nhiên, quan điểm này là không đúng. Theo Đại từ điển Tiếng Việt,” Tham mưu là góp ý kiến, giúp người chỉ huy đặt tổ chức thức hiện kế hoạch quân sự”; “Tham mưu là góp ý kiến về chủ trương, kế hoạch và biện pháp cho một người hay một tổ chức” [30; 593] . Theo từ điển thông dụng của trung tâm Từ điển học, “ Tư vấn là góp ý kiến về những vấn đề được hỏi đến nhưng không có quyền quyết định”. Rõ ràng, giữa tham mưu và tư vấn có sự khác biệt về tính chất và mức độ quan trọng. Trong lịch sử, tham mưu được dùng phổ biến trong lĩnh vực quân sự với vai trò nổi bật là đưa ra những mưu kế, sách lược nhằm giúp lãnh đạo, chỉ huy có thông tin làm cơ sở cho những quyết định để giải quyết vấn đề nào đó. Ngày càng có nhiều quan điểm về tham mưu trong đời sống xã hội. Đặc biệt, trong công tác VP tham mưu trở thành một trong những chức năng quan trọng và cơ bản nhất giúp lãnh đạo tổ chức, điều hành và làm tốt vai trò lãnh đạo. 8
  16. Như vậy “ Tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội dung, một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc, công đoạn cụ thể theo mục tiêu, yêu cầu có tính chất chỉ đạo cho người lãnh đạo, người chỉ huy”. Trong hoạt động của VP, muốn công việc đạt hiệu quả cao cần có sự tổng hợp và phân tích thông tin, công việc một cách đầy đủ và chính xác. Theo Từ điển Tiếng Việt “ Tổng hợp là tổ hợp các yếu tố riêng rẽ thành một chỉnh thể” [26; 721]. Tổng hợp được thực hiện ở nhiều lĩnh vực, như tổng hợp thông tin, tổng hợp số liệu Để tổng hợp được cần có nhiều nguồn để có thể có được kết quả chính xác và đầy đủ nhất. Ts. Văn Tất Thu “Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể” [28;125]. Theo quan điểm này, tổng hợp được hiểu là sự thống kê, xâu chuỗi những yếu tố có liên quan đến nhau nhưng lại đang tách rời thành một chỉnh thể thống nhất. Như vậy, “ Tổng hợp là sự tổ hợp, xâu chuỗi các hiện tượng, yếu tố riêng rẽ thành một chỉnh thể thống nhất, có thể bổ trợ cho nhau để hoàn thành mục tiêu chung” 1.1.3. Công tác tham mưu, tổng hợp Theo từ điển Hán Việt của nhóm tác giả Quốc Khánh, Ngọc Thái “công tác được định nghĩa là công việc của nhà nước hoặc đoàn thể giao phó; Công tác là làm việc ở một nơi khác, xa nơi làm việc hiện tại trong một thời gian nhất định; Công tác là làm việc nhà nước, đoàn thể giao cho”. [22;96] Công tác trong hoạt động hành chính được hiểu là toàn bộ hệ thống các công việc cần thực hiện một cách khoa học, theo quy trình cụ thể để thực hiện một nghiệp vụ, một nội dung có tính chất quan trọng như công tác Văn thư- Lưu trữ, Công tác Thi đua-khen thưởng, công tác lễ tân 9
  17. Công tác tham mưu là tổng hợp các công việc, các hoạt động, các biện pháp tiến hành theo một quy trình cụ thể của một tổ chức, một cá nhân có tính chuyên nghiệp, nghề nghiệp theo đúng nguyên tắc của tổ chức, hoạt động đáp ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân cần tham mưu về một chủ trương, nội dung, công việc nhất việc, yêu cầu đã được xác định. Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên quan đến quá trình xâu chuỗi, liên kết, tập hợp các sự vật, hiện tượng, yếu tố riêng lẻ thành tổ hợp chung bằng những phương pháp và kỹ thuật nhất định. 1.2. Vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu có vị trí đặc biệt quan trọng trong lãnh đạo, quản lý và điều hành công việc của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước. Cố nhà nghiên cứu Trần Bạch Đằng đã từng nói “ Cuối cùng rồi có thể có những tham mưu đúng nghĩa như Gia Cát Lượng làm quân sư cho Lưu Bị và có những tham mưu đặc sệt “Thầy dùi kiểu Bàng Hồng”. Nhưng cân nhắc và đưa ra quyết định cuối cùng là người lãnh đạo. Nói cho cùng, không thể không có tham mưu; tuy nhiên cần chọn lọc tham mưu theo hai tiêu chuẩn: đủ kiến thức, đủ trung thực. Trong hoạch định chủ trương, đường lối của Đảng, thể chế, chế độ chính sách, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước và giải quyết các vấn đề quốc gia đại sự đều cần có sự tham mưu, hiến kế của các nhà lãnh đạo quản lý, các nhà nghiên cứu, các nhà khoa học, đặc biệt là sự tham mưu hiến kế của người thầy vĩ đại là nhân dân. Văn phòng các cơ quan, tổ chức có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng. Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng thể hiện ở chỗ nó là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào. Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình 10
  18. thường. Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng còn thể hiện ở chỗ nó có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan. Chức năng tham mưu của văn phòng được khẳng định trong hoạt động thực tế và được quy chế hóa, thể chế hóa trong các VB quan trọng của các cơ quan đảng và nhà nước, cụ thể như: “Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan trực thuộc Ban chấp hành Trung ương Đảng, có chức năng tham mưu giúp Ban chấp hành Trung ương trực tiếp là Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ Chính trị tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Đảng; phối hợp, điều hòa các hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng”. “Văn phòng Quốc hội là cơ quan giúp việc của Quốc hội, có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp và tổ chức phục vụ hoạt động của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các phó Chủ tịch Quốc hội, của Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội” Ngoài ra, chức năng tham mưu của văn phòng bộ, ngành còn được quy định cụ thể trong các quyết định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng. Chức năng tham mưu của văn phòng khác với chức năng tham mưu của các đơn vị chức năng. Đó là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn cuối cùng, giai đoạn quyết định và ở tầm cao hơn, chính xác hơn. Như vậy, công tác VP nói chung, công tác tham mưu, tổng hợp nói riêng có tầm vai trò vô cùng quan trọng, là một trong những yếu tố hàng đầu góp phần vào thành công chung của cơ quan, tổ chức. 1.3. Mối quan hệ giữa tham mưu tổng hợp 11
  19. Trong mọi hoạt động của đời sống xã hội nói chung, các hoạt động quản lý nói riêng, giữa các bộ phận, đơn vị luôn có sự những mối quan hệ nhất định, hay giữa các hoạt động nghiệp vụ phải đảm bảo quy trình trước sau. Có những mối quan hệ hỗ trợ nhau để thực hiện công việc tốt hơn nhưng cũng có không ít mối quan hệ lại gây ra sự khó khăn trong thực hiện công việc. Cùng là chức năng của VP, chính vì vậy giữa tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ không thể tách rời. Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri “ Văn phòng có chức năng tham mưu và chức năng tổng hợp, hai chức năng này có mối quan hệ mật thiết với nhau, những kết quả của tham mưu xuất phát từ các thông tin đầu vào, đầu ra mà VP là đầu mối thu thập, phân tích, tổng hợp”. [30;8] Trong một nghiên cứu khác, nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In cho rằng “Chức năng của VP là tham mưu, nhưng tham mưu mang tính tổng hợp, giúp người lãnh đạo chỉ huy, điều hành chung mọi hoạt động, mọi đơn vị trong cơ quan, làm cho bộ máy tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp chạy đều, vận hành trôi chảy, còn tham mưu của các đơn vị, tổ chức khác trong cơ quan là tham mưu chuyên sâu về nội dung theo từng lĩnh vực”. [23;14] Giữa tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ không thể tách rời mà luôn đi liền, hỗ trợ lẫn nhau, hoạt động tổng hợp là cơ sở để tham mưu, và tham mưu chỉ đạt được kết quả tốt khi tổng hợp được thực hiện đầy đủ, chính xác và kịp thời. Tóm lại, tham mưu ở dạng tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. 1.4. Yêu cầu trong tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng. Để công tác tham mưu của văn phòng đảm bảo chất lượng cần phải tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc sau: Về yêu cầu: 12
  20. Yêu cầu tham mưu: Tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động công vụ, là hoạt động do cấp thừa hành thực hiện, để: nghiên cứu vấn đề, tổ chức thông tin, xây dựng các phương án về việc nên làm, về cách thức và điều kiện thực hiện công việc. Kỹ năng phân tích công việc giúp chuẩn bị nội dung cho công tác tham mưu trong xử lý các vấn đề, giải quyết các hoạt động công vụ. - Tham mưu phải bám sát thực tế, phân tích thực trạng các hoạt động để triển khai thực hiện các chức năng, nhiệm vụ; chỉ ra được các ưu, khuyết điểm, nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm và các giải pháp khắc phục. Đồng thời, phải phân tích kỹ khả năng và điều kiện hiện thực để thực hiện các ý tưởng đã tham mưu, đề xuất. Phải căn cứ vào các luận cứ khoa học đầy đủ, không lồng những mong muốn cá nhân trong tham mưu. - Tham mưu phải trung thực là để đảm bảo cho các phán quyết, kết luận và quyết định của lãnh đạo chính xác. Nếu tham mưu không trung thực sẽ dẫn đến những sai sót trong phán quyết, trong kết luận và quyết định của lãnh đạo, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả quản lý, đến kết quả chỉ đạo, điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan, đơn vị. - Tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo phải đảm bảo đúng pháp luật. Tham mưu sai, trái với các quy định của pháp luật sẽ dẫn đến những hậu quả và tác hại không lường. Sai trong tham mưu, đề xuất có cái sửa được, có cái không sửa được, cái sai chỉ ảnh hưởng đến đơn vị, có cái sai ảnh hưởng đến cơ quan, có cái sai ảnh hưởng đến cả ngành, cả nước. Do đó, cần hiểu thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật. - Tham mưu phải đả bảo tính kịp thời, đầy đủ thông tin. Đồng thời phải căn cứ vào nhu cầu tin của lãnh đạo để tiến hành thu thập, cung cấp thông tin hữu ích, phục vụ hiệu quả cho việc ra quyết định của lãnh đạo. - Đề cao trách nhiệm cá nhân chính là đề cao tư chất và bản lĩnh của người tham mưu, đòi hỏi người tham mưu phải cam kết trước lãnh đạo về tính 13
  21. chính xác của các vấn đề do mình tham mưu, đề xuất. Đề cao trách nhiệm là bổn phận của cá nhân trước sự tin cậy, uỷ thác của lãnh đạo giao cho nhiệm vụ tham mưu. Đề cao trách nhiệm trong tham mưu cũng là để hạn chế những sai lầm, rủi ro không cần thiết có thể xảy ra. 1.5. Các nội dung tham mưu của Văn phòng Các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của VP sẽ được quy định cụ thể trong các VB của từng cơ quan, tổ chức. Các cơ quan khác nhau về qui mô, tính chất và lĩnh vực hoạt động thì chức năng của VP cũng có sự khác nhau, kéo theo sự khác biệt trong một số nội dung tham mưu, tổng hợp. Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng bao gồm một số nội dung cơ bản sau: Thứ nhất, Tham mưu tổ chức nhân sự Đối với các cơ quan, tổ chức không có bộ phận nhân sự riêng, VP sẽ đảm nhiệm chức năng tổ chức bộ máy nhân sự của cơ quan. Nếu có cơ quan có bộ phận nhân sự, VP sẽ tham mưu cho lãnh đạo trong tổ chức đội ngũ nhân sự của VP. Các nội dung liên quan đến nhân sự mà VP tham mưu bao gồm: tuyển dụng nhân sự, tổ chức nhân sự, đào tạo bồi dưỡng, kiểm tra đánh giávà đãi ngộ nhân sự. Đối với hoạt động này, VP có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo các tiêu chí, tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công tác VP. Đồng thời, tham mưu các chương trình đào tạo, bồi dưỡng các cán bộ, công chức đang làm việc. VP sẽ căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm và yêu cầu công việc để phân công nhiệm vụ phù hợp. Thứ hai: Tham mưu xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế làm việc và các chương trình công tác cho lãnh đạo, cơ quan - Các văn phòng có nhiệm vụ tham mưu, giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc của cơ quan, các đơn vị. - Các chương trình làm việc của lãnh đạo cơ quan được thực hiện dưới sự tham mưu văn phòng; các nội dung xây dựng phải đảm bảo đúng nguyên 14
  22. tắc; bao quát, toàn diện, có trọng tâm, trọng điểm, bám sát tình hình thực tiễn của cơ quan; trong thực hiện nếu có phát sinh khó khăn cần kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với từng thời điểm, thời kỳ và đảm bảo đúng thẩm quyền của cơ quan. Các chương trình công tác năm, hàng quý, tháng của cơ quan, lãnh đạo cũng là một trong những nội dung quan trọng mà VP tham mưu, tổng hợp. Ngoài tham mưu, đề xuất xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, VP còn tham mưu, đề xuất xây dựng các quy chế về lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị. Xây dựng quy chế làm việc phải thể hiện được trách nhiệm, quyền hạn và có sự phân công rõ ràng trong từng nhiệm vụ. Thứ ba, Tổ chức thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Thông tin trong hoạt động quản lý là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống đối với môi trường xung quanh Thông tin là nhu cầu thiết yếu của quá trình lãnh đạo. Nói rõ hơn, bản chất của lãnh đạo là sự chuẩn bị, thông qua và thực hiện một chuỗi những quyết định kế tiếp nhau từ những cơ sở thông tin được xử lý. Quyết định lãnh đạo đưa ra dựa trên những thông tin và VP tổng hợp, xử lý và cung cấp. Những thông tin này sẽ cung cấp dữ liệu và là cơ sở để lãnh đạo đưa ra quyết định và kiểm tra việ thực hiện quyết định. Thông tin càng chính xác, đầy đủ thì quyết định đưa ra càng nhanh chóng và đảm bảo được các yêu cầu. Không những thế, tham mưu tổ chức thực hiện thông tin còn góp phần gợi mở suy nghĩ của lãnh đạo và nâng cao hiệu quả quản lý, lãnh đạo. Thứ tư, tham mưu, tổng hợp về công tác soạn thảo và ban hành VB Soạn thảo VB là công việc hằng ngày của các nhân viên VP. Mặc dù là công việc đơn giản song công việc này đòi hỏi phải có tính chính xác cao. Người thực hiện soạn thảo VB cần nắm rõ thẩm quyền ban hành và nhận diện một cách chính xác các loại VB. Đặc biệt, người làm công tác tham mưu cho 15
  23. lãnh đạo nội dung này cần phải nắm rõ các nguyên tắc, yêu cầu, quy trình nghiệp vụ và được đào tạo bài bản về chuyên môn. Có như vậy, tham mưu tổng hợp mới đem lại hiệu quả. Bên cạnh đó, VP cũng tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị ban hành các VB về công tác kiểm tra, rà soát VB. Đồng thời, tham mưu xây dựng các lớp bồi dưỡng về soạn thảo VB để thực hiện nhiệm vụ chính xác, đạt hiệu quả cao. Thứ năm, tham mưu tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức cửa cơ quan, đơn vị nào. Bộ phận làm công tác tham mưu, tổng hợp về công tác VT-LT có nhiệm vụ tham mưu giúp lãnh đạo ban hành các VB quy định về công tác VT-LT trong cơ quan; quản lý thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác VT-LT cho cơ quan và các đơn vị (nếu có). Hàng năm, tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện công tác VT-LT trong cơ quan năm qua và đưa ra phương hướng, kế hoạch hoạt động trong năm tiếp theo. Liên quan đến công tác tổ chức nhân sự làm công tác VT-LT, VP có nhiệm vụ tham mưu với lãnh đạo về tuyển dụng và bố trí sao cho hợp lý. Nhân sự có trình độ, chuyên môn giỏi sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu khoa học, phục vụ tốt công tác tra tìm và sử dụng hiệu quả. Do đó, đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp cần chú trọng vấn đề này để không chỉ nâng cao chất lượng công tác VT-LT mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan. Thứ sáu. Tham mưu về cơ sở vật chất, trang thiết bị Xây dựng cơ sở vật chất có vai trò và vị trí quan trọng trong hoạt động của mọi cơ quan tổ chức. Cơ sở vật chất và trang thiết bị là một trong những 16
  24. yếu tố góp phần vào thành công của tổ chức, là công cụ hỗ trợ đắc lực để đội ngũ cán bộ, nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả, tiết kiệm. Do đó, công tác tham mưu, tổng hợp về cơ sở vật chất là vấn đề cần được quan tâm. Những người làm công tác này cần tham mưu với lãnh đạo để thực hiện tốt công tác xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị để đáp ứng được yêu cầu công việc ngày càng phức tạp và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ. Tuy nhiên, khi tham mưu về công tác này cần thiết phải xem xét ở mức độ cần thiết và tình hình thực tế của cơ quan để tránh lãnh phí. Thứ bảy, Tham mưu thực hiện có hiệu quả công tác quản lý tài chính, tài sản bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cơ quan Tài chính là vấn đề vô cùng nhạy cảm, cần phải có sự quản lý chặt chẽ do đó cần phải chủ động tổng hợp và tham mưu một cách linh hoạt. VP có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cơ quan phân phối và sử dụng nguồn vốn tự có và nguồn ngân sách có trọng điểm và đúng với các nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tránh hiện tượng lãng phí, tham ô công quỹ. Đồng thời, tham mưu giúp lãnh đạo quản lý chi tiêu chặt chẽ, hiệu quả thông qua các quy chế về quản lý, sử dụng tài chính công. Để làm được điều này, cần phải có chế độ kiểm tra, thống kê thường xuyên và rõ ràng. Thứ tám, tham mưu, tổng hợp về các công tác thi đua khen thưởng Đổi mới, nâng cao chất lượng công tác thi đua khen thưởng là một trong những nội dung quan trọng mà các VP cần tham mưu. Để công tác này thật sự có hiệu quả, kích thích được năng lực, sự cống hiến của cá nhân cho cho tổ chức, các VP cần tham mưu cho lãnh đạo cơ quan sửa đổi, bổ sung, ban hành nhiều văn bản, tạo điều kiện thuận lợi để đơn vị triển khai công tác thi đua, khen thưởng phù hợp với quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng và tình hình tại cơ quan, tạo chính sách khuyến khích các cá nhân hướng ứng các phong trào thi đua. Đồng thời VP cũng cần phải đề xuất các 17
  25. biện pháp cụ thể, liên quan đến trực tiếp đến lợi ích của đội ngũ cán bộ, công chức của đơn vị mình để xin ý kiến lãnh đạo xem xét, cho ý kiến. Tiểu kết chương 1. Trong phạm vi Chương 1, tôi đã tiến hành hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp dưới một số khía cạnh bao gồm khái niệm, tầm quan trọng, nguyên tắc, nội dung, mối quan hệ giữa tham mưu, tổng hợp. Tham mưu, tổng hợp là công việc đòi hỏi sự chuyên nghiệp và chính xác cao. Do đó, người làm công tác này muốn làm tốt công tác này trước hết phải hiểu được bản chất, các nguyên tắc khi tham mưu, tổng hợp. Đồng thời, phải căn cứ vào quy mô, tính chất và lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức để lựa chọn nội dung tham mưu, tổng hợp phù hợp, giúp lãnh đạo cơ quan thực hiện tốt chức năng quản lý, điều hành. 18
  26. Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHXH 2.1. Khái quát về viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tiền thân từ Ban nghiên cứu Lịch sử-Địa lý-Văn học (gọi tắt là Ban nghiên cứu Sử-Địa-Văn) được thành lập ngày 02 tháng 12 năm 1953, trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp. Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đã có quá trình phát triển trải qua các thời kỳ với nhiều tên gọi khác nhau, đến ngày 22 tháng 12 năm 2013 viện chính thức mang tên Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là nơi tập trung các nhà khoa học xã hội đầu ngành của cả nước, với trên 2000 người trong đó hơn 700 cán bộ có học hàm giáo sư, phó giáo sư, học vị tiến sỹ khoa học, tiến sỹ, thạc sỹ, thuộc các lĩnh vực khoa học xã hội khác nhau. Cùng với trụ sở nghiên cứu chính là Hà nội, Viện còn có nhiều viện nghiên cứu thành viên được đặt rải rác ở Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh, Buôn Ma Thuột 2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số 109/2012/ NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 22 tháng 2 năm 2013, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.( Xem chi tiết tại Phụ lục số 01) 19
  27. 2.1.2.1. Vị trí và chức năng 2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 2.1.2.3.Cơ cấu tổ chức Viện gồm: 32 đơn vị nhiên cứu chuyên ngành; 04 đơn vị sự nghiệp; 05 đơn vị giúp việc cho Chủ tịch Viện. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Hàn lâm (Xem tại Phụ lục số 02) 2.2. Tổ chức và hoạt động của VP Viện Căn cứ theo Quyết định số 517/QĐ-KHXH ngày 07 tháng 4 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ( Xem tại Phụ lục số 03). Văn phòng Viện được quy định như sau: 2.2.1. Vị trí, chức năng : - Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là tổ chức thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Chủ tịch Viện) trong công tác chỉ đạo, điều hành, tổ chức các hoạt động chung của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Viện Hàn lâm), thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm về các mặt công tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất (nhà đất, tài sản), y tế, quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy, trật tự an toàn cơ quan; bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm, các đơn vị giúp việc chủ tịch Viện và khối văn phòng Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Viện Hàn lâm (sau đây gọi tắt là cơ quan Viện Hàn lâm); làm đầu mối duy trì quan hệ công tác với các cơ quan cấp trên, các Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan khác; bảo đảm thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Viện; tổ chức hoặc tham gia các 20
  28. hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo quy định của pháp luật; chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III và chủ đầu tư dự án do Chủ tịch Viện quyết định. - Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch; được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định của pháp luật. - Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch bằng tiếng Anh là: Administration Office of Vietnam Academy of Social Sciences . 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn : - Tham mưu cho Chủ tịch Viện trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26/12/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam và các lĩnh vực được phân công tại Quyết định này. - Tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch Viện phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác của Viện Hàn lâm, của Lãnh đạo Viện; kiến nghị Chủ tịch Viện những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo thực hiện và giúp việc Chủ tịch Viện trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ở các đơn vị theo các lĩnh vực được phân công. - Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm và các đơn vị trực thuộc. - Chủ trì hoặc phối hợp tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch, đề án, dự thảo các VB quản lý của Viện Hàn lâm theo sự phân công của Chủ tịch Viện. - Tổ chức việc thực hiện các VB quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Chủ tịch Viện trong toàn Viện Hàn lâm theo chức năng, nhiệm 21
  29. vụ của Văn phòng; biên tập, rà soát về mặt pháp lý, thể thức và thủ tục đối với các VB quy phạm do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Chủ tịch Viện xem xét, ban hành; góp ý kiến cho dự thảo các VB quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước gửi đến. - Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổng hợp, sơ kết, tổng kết, chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của Viện Hàn lâm theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm. - Quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mật thông tin, tài liệu của cơ quan Viện Hàn lâm theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu của các đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm. Thực hiện công tác cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin theo phân công của Chủ tich Viện. Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hoạt động của Viện Hàn lâm theo yêu cầu mới của công tác xây dựng chính phủ điện tử. - Chủ trì tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện Hàn lâm, các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Lãnh đạo Viện, thông báo kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện. - Thực hiện công tác xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tại các trụ sở do Văn phòng được giao quản lý; mua sắm tài sản phục vụ hoạt động của cơ quan Viện Hàn lâm; thực hiện một số nhiệm vụ về xây dựng cơ bản theo phân công của Chủ tịch Viện, các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm. - Thực hiện nhiệm vụ Chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III, bảo đảm sử dụng và quản lý theo quy định mọi nguồn kinh phí ngân sách nhà nước được giao, nguồn kinh phí dự án hợp tác với các địa phương, các tổ chức trong 22
  30. nước và ngoài nước và các nguồn kinh phí khác của Viện Hàn lâm giao cho Văn phòng quản lý. - Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc và các trang thiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật trong toàn Viện Hàn lâm theo phân công của Chủ tịch Viện, các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm. - Quản lý, bảo đảm phương tiện đi lại phục vụ yêu cầu công tác của cơ quan Viện Hàn lâm theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm. - Là cơ quan đầu mối tổ chức công tác vệ sinh phòng bệnh, chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong toàn Viện Hàn lâm. - Thực hiện công tác bảo đảm trật tự, an toàn, kỷ luật, kỷ cương và văn hóa công sở tại trụ sở cơ quan do Văn phòng quản lý, thường trực công tác quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy của Viện Hàn lâm. - Quản lý công tác tổ chức, cán bộ, lao động và thi đua khen thưởng của Văn phòng theo sự phân cấp của Chủ tịch Viện. Chủ trì, phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (nếu có), giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc cơ quan Viện Hàn lâm. - Thực hiện các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo các quy định hiện hành của pháp luật và của Viện Hàn lâm. - Tổ chức tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Viện Hàn lâm; là cơ quan đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ công tác giữa Viện Hàn lâm và các cơ quan cấp trên, các Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan khác. 23
  31. - Phối hợp đồng bộ với các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện với tư cách chủ trì hoặc thành viên phối hợp theo Quy chế chủ trì, phối hợp tổ chức và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện, bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý của Chủ tịch Viện kịp thời và có hiệu quả. Văn phòng được yêu cầu các đơn vị thuộc Viện Hàn lâm cung cấp thông tin, số liệu, tài liệu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao. - Quản lý, theo dõi, vận hành, kiểm tra, sửa chữa kịp thời các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động tại các trụ sở làm việc do Văn phòng quản lý. - Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao. 2.2.3. Cơ cấu tổ chức Văn Phòng Viện Hàn lâm KHXH có cơ cấu tổ chức gồm: - Phòng Tổ chức - Hành chính - Phòng Tổng hợp-Thông tin – Biên tập - Phòng pháp chế - Phòng lưu trữ - Phòng tài chính – kế toán - Phòng Lễ tân - Phòng Y tế - Phòng Kỹ thuật - Phòng Quản lý xe - Phòng Bảo vệ - Phòng Cơ sở vật chất - Trung tâm tư vấn và Dịch vụ khoa học (Sơ đồ cơ cấu tổ chức VP-Phụ lục số 04) Bên cạnh những tổ chức nêu trên, tùy theo nhu cầu công tác cụ thể, VP có thể được thành lập thêm các tổ chức giúp việc tạm thời. Việc thành lập, sáp 24
  32. nhập, giải thể các phòng, tổ chức do Chánh VP và Trưởng ban Tổ chức cán bộ đề nghị bằng đề án cụ thể và trình Chủ tịch Viện xem xét, Quyết định. 2.3. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm 2.3.1. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu tổng hợp . 2.3.1.1. Công tác tổ chức cán bộ Công tác tổ chức cán bộ, cụ thể là đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp luôn được VP và lãnh đạo Viện quan tâm, xác định là khâu đột phá nhằm hướng tới mục tiêu chuyên nghiệp và hiện đại. Trong năm 2017, công tác tổ chức cán bộ của VP tiếp tục được điều chỉnh theo hướng siết chặt tuyển dụng, ổn định số lượng biên chế và từng bước nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Việc xem xét các đề xuất khi bổ sung chỉ tiêu biên chế và ký mới hợp đồng lao động được tập thể lãnh đạo thảo luận, đánh giá kỹ lưỡng trên cơ sở bám sát quy hoạch tổng thể và vị trí đề án làm việc của VP. Về số lượng Mặc dù có nhiều biến động về nhân sự nhưng tính đến tháng 3 năm 2017, VP Viện Hàn lâm vẫn giữ vững số lượng so với năm 2016 với tổng 81 cán bộ, viên chức. Bảng 2.1. Bảng thống kê nhân sự của VP Viện Hàn lâm năm 2017 SỐ LƯỢNG STT ĐỐI TƯỢNG TỶ LỆ (%) (người) 1 Làm việc gián tiếp 3 3.7% 2 Làm việc trực tiếp 78 96.3% Tổng 81 100% (Nguồn:Văn phòng) Qua bảng số liệu cho thấy, tỷ lệ cán bộ, công viên chức tham gia làm việc trực tiếp và gián tiếp có sự chênh lệch lớn. Nguyên nhân của sự chênh lệch này là do đặc thù công việc của VP là công tác hành chính, do vậy luôn 25
  33. phải thường trực tại cơ quan để có thể nắm bắt được tình hình hoạt động từ đó thu thập, tổng hợp thông tin và tham mưu cho lãnh đạo Viện trong việc ra các quyết định. Về trình độ đào tạo Hiện tại, VP Viện có 81cán bộ, công, viên chức đã được đào tạo các kỹ năng nghề nghiệp từ hệ chính quy đến bằng nghề. Trình độ đào tạo đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp của VP được thống kê trong bảng dưới đây: Bảng 2.2. Bảng cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ của VP Viện hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017 Số lượng STT Học vị Tỷ lệ (%) Ghi chú (Người) 1 Tiến sĩ 2 2.5% 2 Thạc sĩ 18 22.2 % 3 Cử nhân 22 27.1% 4 Lao động khác 39 48.2 % TỔNG 81 100% (Nguồn: Văn phòng) 26
  34. Biểu đồ 2.1. Cơ cấu trình độ học vấn của đội ngũ TMTH của VP Viện Hàn lâm KHXH Qua bảng số liệu và biểu đồ ta thấy, hầu hết đội ngũ cán bộ, công viên chức làm công tác tham mưu của VP Viện Hàn lâm KHXH đều được đào tạo nghề hoặc đào tạo chính quy. Trong đó, đội ngũ có trình độ trên đại học chiếm tỷ lệ gần 25%, trình độ đại học 27% và các trình độ lao động khác 48,2%. Nguyên nhân là do lãnh đạo Viện rất chú trọng vào yếu tố đầu vào của nguồn nhân lực, các yêu cầu về trình độ của người làm công tác VP tùy vào từng vị trí sẽ có yêu cầu khác nhau. Lãnh đạo cũng hết sức tạo điều kiện để các cán bộ, công chức tham gia các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc. Cơ cấu nhân lực theo giới tính Bảng 2.3. Bảng cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính VP Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam năm 2017 Giới tính Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Nam 38 47% Nữ 43 53% Tổng 81 100% (Nguồn: Văn phòng) Với cơ cấu tổ chức gồm nhiều phòng, có những phòng chỉ có cán bộ nữ như phòng y tế, phòng lưu trữ, lễ tân và có những phòng chỉ có người lao động là nam như phòng cơ sở vật chất, phòng xe, phòng bảo vệ Đây là lí do giữa đội ngũ người lao động nam và nữ có sự chênh lệch không đáng kể. Tuy nhiên, nếu tuyển dụng lao động nữ sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề về thai sản, sức khỏe dễ dẫn đến tình trạng chuyển giao công việc gặp nhiều khó khăn, thậm chí khối lượng công việc bị tồn động. Do đó, với cơ cấu nhân lực có tỷ trọng nhân sự nam lớn hơn được xem là một thuận lợi cho VP trong tổ chức hoạt động và bố trí sắp xếp nhân lực, mang lại môi trường làm việc năng động cho đội ngũ cán bộ, công chức đang công tác Viện. 27
  35. Cơ cấu lao động theo tuổi Bảng 2.4. Bảng cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổi của VP Viện hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017 Đội tuổi Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Dưới 30 14 17.3 Từ 30 – 40 36 44.4 Từ 40 –50 21 26 Trên 50 10 12.4 Tổng 81 100% (Nguồn: Văn phòng) Thông qua bảng số liệu, ta thấy tỷ lệ nhân sự theo nhóm tuổi tại VP Viện đã phản ánh đúng lĩnh vực hoạt động của VP. Với tỷ lệ lao động trong độ tuổi từ 30 đến 40 tuổi chiếm tỷ lệ cao nhất (chiếm 44.4%), đây là đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm và có tính ổn định hơn trong công việc. Trong khi đó nhân sự trong độ tuổi trên 50 tuổi chiếm tỷ lệ thấp nhất (12.4%) đây hầu hết là những người làm chức vụ quản lý cấp cao, sắp nghỉ hưu. Với đội ngũ nhân sự trẻ, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ sẽ giúp cho VP nói riêng, toàn Viện nói chung ngày càng phát triển. Tuy nhiên, tỷ lệ nhân sự trên 50 tuổi mặc dù chiếm tỷ lệ thấp nhất (12.4%) nhưng đây vẫn là con số lớn. Do đó, lãnh đạo Viện cần có giải pháp phù hợp để trẻ hóa đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp để hướng tới mục tiêu lâu dài của cơ quan. 2.3.1.2. Công tác đào tạo, bồi dưỡng Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác tham mưu, tổng hợp ở các cơ quan. Việc đào tạo đạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ là vô cùng cần thiết. Trình độ của cán bộ công tác tham mưu, tổng hợp có tác động trực tiếp đến cách thức tổ chức, quản lý công tác này của cơ quan. 28
  36. Nhận thức được điều này VP Viện Hàn lâm KHXH thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhằm mục đích trang bị và nâng cao kiến thức, năng lực quản lý, kỹ năng điều hành và thực thi nhiệm vụ cho đội ngũ cán bộ, CC,VC VP; xây dựng đội ngũ làm công tác VP chuyên nghiệp, có phẩm chất tốt và đủ năng lực thực hiện nhiệm vụ phục vụ Viện; Xây dựng nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, có năng lực đáp ứng nhu cầu xây dựng và phát triển trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế quốc tế. Các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, CC, VC làm công tác tham mưu, tổng hợp bao gồm: - Tạo điều kiện cho cán bộ, CC,VC tham gia các lớp học bồi dưỡng những kiến thức theo quy định tiêu chuẩn nâng ngạch: cán sự, chuyên viên, chuyên viên chính và chuyên viên cao cấp. - Trang bị kỹ năng nghiệp vụ, kiến thức về văn hóa công sở, tinh thần và trách nhiệm và đạo đức cho cán bộ, CC,VC và người lao động của VP. - Tạo điều kiện để cán bộ, CC, VC có thể tham gia các khóa Bồi dưỡng nghiệp vụ công tác tổ chức quản lý nhà nước, kỹ năng lãnh đạo và quản lý, kiến thức hội nhập quốc tế, ngoại ngữ - Song song với các nhiệm vụ nêu trên, tiếp tục tập trung đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên nghiệp vụ về lĩnh cực văn thư-lưu trữ, tổng hợp- thông tin-biên tập, tài chính-kế toán, lễ tân, kỹ năng giao tiếp cho cán bộ, công chức VP - Phối hợp với Ban tổ chức cán bộ Viện Hàn lâm KHXH có liên quan đến xét chọn và cử học viên tham gia khóa đào tạo trong và ngoài nước theo chương trình đào tạo cán bộ trẻ của Viện Hàn lâm. 29
  37. Bên cạnh việc tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn do Viện hàn lâm tổ chức, VP đã chủ động triển khai các hoạt động tự đào tạo, từng bước nâng cao trình độ, chuyên môn cho đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của VP đã có nhiều chuyển biến tích cực trong những năm gần đây. Hiện tại, Vp có 02 Tiến sĩ, 18 thạc sĩ, 22 cử nhân và 39 người lao động ở các trình độ khác nhau. Không chỉ triển khai công tác đào tạo cán bộ theo quy hoạch đã được phê duyệt, Lãnh đạo VP luôn khuyến khích, tạo điều kiện thuận lợi để công chức, viên chức và người lao động của VP tham gia các chương trình đào tạo thuộc trình độ khác nhau: Đại học, sau đại học, nghiên cứu sinh và các khóa đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn. 2.3.2. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam 2.3.2.1. Tham mưu, tổng hợp công tác Tổ chức-Hành chính 2.3.1.1.1. Tham mưu xây dựng và ban hành chương trình, kế hoạch công tác Việc tham mưu, xây dựng chương trình công tác được xác định là nhiệm vụ quan trọng của VP. VP đã phối hợp chặt chẽ với các đơn vị, các ban, trung tâm thuộc Viện lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nội dung mà lãnh đạo Viên giao phó. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác đảm bảo tính thống nhất trong công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Viện trong tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác năm 2017; Đảm bảo sự phân công, phân nhiệm rõ ràng và phối hợp chặt chẽ đồng bộ giữa các phòng, ban, đơn vị thuộc Viện; Điều tiết và sử dụng một cách hiệu quả nguồn nhân lực để có thể thực hiện thắng lợi các mục tiêu, nhiệm vụ công tác năm của Viện. ; Phát huy tính chủ động, linh hoạt, sẵn sàng ứng phó với những biến động phát sinh trong quá trình 30
  38. triển khai thực hiện các nhiệm vụ Tuy nhiên, tính đến hết tháng 3/2017 Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam vẫn chưa ban hành Kế hoạch công tác năm 2017. Kế hoạch công tác năm 2016 được cụ thể hóa bằng Quyết định số 412/QĐ-KHXH ngày 18/3/2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH về việc ban hành Kế hoạch công tác năm 2016 của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.Với mục tiêu đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành tập trung, thống nhất của lãnh đạo Viện trong quá trình tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác; đảm bảo bám sát các mục tiêu và phương hướng lớn, gắn với quy hoạch định hướng phát triển Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; đảm bảo sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, sự phối hợp chặt, đồng bộ giữa các đơn vị giúp việc Viện trong quá trình triển khai các nhiệm vụ thường xuyên. VP đã tham mưu cho lãnh đạo trong ban hành kế hoạch công tác năm 2016 với các lĩnh vực thuộc chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Theo đó, nhiệm vụ mà đội ngũ tham mưu, tổng hợp của VP được phân công trong kế hoạch công tác năm 2016 của Viện là: - Thực hiện công tác hành chính-Văn thư của Viện Hàn lâm - Tổng hợp, xây dựng kế hoạch công tác năm của Viện Hàn lâm - Giúp việc lãnh đạo Viện trong theo dõi, đôn đốc, tổng hợp báo cáo tiến độ - Tham mưu, giúp việc lãnh đạo Viện tại trong kiểm tra, giám sát việc chấp hành kỷ luật lao động và kỷ cương hành chính - Thẩm định VB về mặt pháp lý đối với các dự thảo vb quản lý của Viện trước khi trình Chủ tịch Viện ký ban hành; tổng hợp đóng góp ý kiến cho dự thảo các vb quy phạm pháp luật do các cơ quan bộ ngành gửi đến Viện; - Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng CNTT tiếp tục triển khai ứng dụng phần mềm quản lý vb và điều hành tác nghiệp giai đoạn 2; 31
  39. - Triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại VP Viện; - Kiểm tra, theo dõi, tiến hành bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa đảm bảo sự vận hành an toàn, ổn định của hệ thống trang thiết bị kỹ thuật do VP quản lý; - Đảm bảo công tác lễ tân phục vụ các hoạt động thường xuyên và các sự kiện lớn trong năm của Viện; - Mua thuốc và dụng cụ y tế, thực hiện công tác vệ sinh phòng bệnh, khám chữa bệnh cho các cán bộ, cc, vc và người lao động của Viện; - Phối hợp với ban chỉ huy quân sự, phòng cháy chữa cháy xây dựng và ban hành kế hoạch về công tác quân sự-phòng cháy chữa cháy. Từ các nhiệm vụ được phân công trong Kế hoạch công tác năm của Viện, để có thể thực hiện đầy đủ, hiệu các nội dung, Chánh VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 316/QĐ-VP ngày 01 tháng 3 năm 2016 về việc ban hành Kế hoạch công tác năm 2016 của VP để cụ thể hóa các nhiệm vụ công tác năm thuộc chuyên môn, nghiệp vụ của VP. Đồng thời làm cơ sở để tổng hợp, tham mưu ban hành kế hoạch năm 2017 đối với các nội dung thuộc lĩnh vực VP quản lý. Theo đó, nhiệm vụ của các phòng, đơn vị, trung tâm thuộc VP bao gồm: - Hoàn thiện hệ thống VB quản lý của VP theo hướng đồng bộ, nâng cao hiệu quả và hiệu lực quản lý; tham mưu giúp việc Chủ tịch Viện trong công tác cải cách hành chính Viện Hàn lâm KHXH. - Tổ chức triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại VP Viện; - Tăng cường ứng dụng CNTT trong các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ trong tâm là khai thác, sử dụng có hiệu quả các tính năng của phần mềm quản lý vb và điều hành tác nghiệp. Chủ động tham mưu, đề xuất với lãnh đạo lộ trình và giải pháp ứng dụng tính năng điều hành tác nghiệp trong công tác chỉ đạo, điều hành Viện. 32
  40. - Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật; công tác ý tế, lễ tân, phòng cháy chữa cháy tại cơ quan để đảm bảo cho hoạt động của đơn vị, cơ quan. Nhằm đảm bảo cho các nhiệm vụ công tác được thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra, định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm lãnh đạo các đơn vị thuộc VP chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc và đánh giá kết quả thực hiện Kế hoạch công tác của đơn vị mình trên cơ sở bám sát kế hoạch công tác năm của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Tại các cuộc họp giao ban của VP, lãnh đạo VP sẽ báo cáo việc tổ chức triển khai thực hiện và kết quả các nhiệm vụ theo đúng Kế hoạch công tác năm. Định kỳ hàng quý (03 tháng/lần) lãnh đạo VP sẽ tổ chức đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch công tác năm 2016 của các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện. Kết quả kiểm tra đánh giá kỳ đối với tiến độ và chất lượng thực hiện các nhiệm vụ công tác năm 2017 của đơn vị sẽ là căn cứ quan trọng phục vụ công tác thi đua, khen thưởng cuối năm của VP Viện. Nhìn chung, Kế hoạch và các nội dung trong Kế hoạch công tác của VP được đánh giá tốt khi có sự phân công cụ thể, quy định rõ trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ. Điều này giúp cho công việc không bị chồng chéo và đạt hiệu quả cao. Hơn nữa, đây là cơ sở để VP có thể tổng hợp, tham mưu các nội dung công tác liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ trong năm 2017. 2.3.1.1.2. Tham mưu ban hành quy chế, nội quy hoạt động Trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào muốn hoạt động hiệu quả cần phải xây dựng và áp dụng hệ thống các nội quy, quy chế vào hoạt động. Việc áp dụng nội quy quy chế có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Nhờ có các nội quy, quy chế cán bộ, công chức làm việc thống nhất, tuân thủ đúng các quy tắc về thời gian, quy trình. Lãnh đạo có cơ sở để kiểm tra, đánh giá dễ dàng và chính xác hơn. Thực hiện chức năng của mình, trong những năm qua, VP đã tham mưu cho lãnh đạo Viện 33
  41. ban hành nhiều nội quy, quy chế bao gồm: Nội quy ra vào cơ quan; Nội quy phòng cháy chữa cháy; Nội quy sử dụng xe công; Quy chế làm việc Các quy chế sau khi ban hành đã góp phần giúp hoạt động của Viện đi vào nề nếp, giúp cán bộ thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ tốt hơn. Để tham mưu, ban hành được các quy chế phù hợp VP đã tổng hợp những ý kiến, đề xuất của các cán bộ, công chức sau đó trình lãnh đạo xem xét. Căn cứ vào mức độ phù hợp, điều kiện khách quan của Viện, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Viện sẽ đưa ra kết luận chung nhất. Trong quá trình tổng hợp, tham mưu lãnh đạo Viện ban hành các quy chế, nội quy, đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp của Vp luôn xác định các căn cứ, quy định của pháp luật, cơ quan cấp trên và thực tiễn cơ quan để tham mưu vừa hợp lý vừa hợp pháp. Biết thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, luôn có sự học hỏi những tiến bộ trong các quy chế, nội quy của các cơ quan, tổ chức khác để giúp Viện ngày càng phát triển. Trước khi trình lãnh đạo ký, VP luôn xây dựng bản thảo, tổ chức lấy ý kiến, tổng hợp sau đó sửa đổi và bổ sung trước khi trình lãnh đạo Viện. Điều này cho thấy, VP luôn chú trọng đến tính chính xác, cẩn thận trong công tác này. Quy trình xây dựng nội quy, quy chế: - Bước 1: Thu thập thông tin: Từ các VB Quy phạm pháp luật, các vb của Chính phủ, các Bộ ngành liên quan và từ thực tế cơ quan. - Bước 2. Xử lý thông tin: Dự thảo nội quy, quy chế - Bước 3. Lấy ý kiến đóng góp - Bước 4. Hoàn thiện, trình lãnh đạo ký - Bước 5. Tổ chức thực hiện nội quy, quy chế Sau khi ban hành, VP có trách nhiệm giám sát thực hiện quy trình thực hiện, nếu phát hiện sai phạm sẽ tiến hành ky luật theo quy định. 34
  42. Việc ban hành nội quy, quy chế góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công nhân viên từ đó nâng cao chất lượng hoạt động. Hơn thế nữa còn tạo ra nét văn hóa riêng của Viện mà không cơ quan nào có được. Tham mưu ban hành quy chế, nội quy hoạt động của Viện đã giúp VP khẳng định sự đa dạng trong tầm nhìn cũng như chuyên môn, nghiệp vụ của mình trong hoạt động chung của cơ quan. 2.3.1.1.3. Tham mưu về công tác soạn thảo văn bản Soạn thảo và ban hành VB là khâu quan trọng của mọi cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động quản lý, từ việc ban hành chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác đến chỉ đạo điều hành thực hiện công việc đều phải thông qua bằng VB. Do vậy, công tác soạn thảo và ban hành VB có tầm quan trọng và các yêu cầu của công tác này đòi hỏi rất cao. Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam là đơn vị tham mưu, giúp việc Chủ tịch Viện, có chức năng giúp Lãnh đạo Viện trong việc tổ chức và ban hành các VB của Viện. Việc nắm vững các yêu cầu, nội dung của công tác soạn thảo, ban hành VB mà cụ thể là thẩm quyền ban hành; thể thức, thể loại VB; văn phong và quy trình ban hành VB là hết sức quan trọng và cần thiết. Điều 9, Quy chế Văn thư, lưu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 2316/ QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 quy định như sau : “Các VB được ban hành Viện Hàn lâm KHXH bao gồm 3 nhóm : - VB hành chính: Quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ. - VB chuyên ngành: các loại VB thuộc lĩnh vực nghiên cứu khoa học thực hiện theo quy chế quản lý khoa học của Viện Hàn lâm. 35
  43. - VB trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế”. [9;9] VP cũng đã tham mưu cho lãnh đạo Viện ban hành VB quy định về công tác soạn thảo VB của cơ quan. Căn cứ theo Quy định về việc soạn thảo, ban hành văn bản quản lý của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam (ban hành kèm theo Quyết định số 2305/QĐ-KHXH ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH) quy trình ban hành văn bản được xác định gồm các bước sau: Bước 1: Soạn thảo Văn bản Căn cứ vào tính chất, nội dung của VB cần sọan thảo, Chủ tịch Viện Hàn lâm giao cho cá nhân hoặc đơn vị chủ trì soạn thảo. Đơn vị soạn thảo có trách nhiệm: Xác định hình thức, nội dung và độ khẩn của vb cần soạn thảo; Thu thập tài liệu, xử lý thông tin có liên quan; Xây dựng kế hoạch soạn thảo; Dự thảo văn bản sau khi có ý kiến của các đơn vị, tổ chức, cá nhân. Phòng pháp chế thuộc Văn phòng có trách nhiệm thẩm định về mặt pháp lý dự thảo vb. Về nội dung: Sự cần thiết phải ban hành văn bản, đối tượng, phạm vi, sự điều chỉnh của dự thảo vb, sự thống nhất của VB, của việc tuân thủ các thủ tục và trình tự sọan thảo vb, sự phù hợp của nội dung với quy định của pháp luật. Kết quả thẩm định phải thể hiện bằng vb và thời hạn tối đa là 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ thẩm định. Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo - Lập đề cương Trên cơ sở những thông tin đã thu thập, tiến hành xây dựng đề cương với các nội dung cốt yếu của VB để dễ dàng triển khai và tránh trường hợp thiếu nội dung như dự kiến ban đầu. - Lấy ý kiến cho dự thảo: Căn cứ vào mức độ quan trọng và phạm vi áp dụng, nội dung của vấn đề, đơn vị chủ trì hoặc cá nhân dự thảo xác định 36
  44. phạm vi lấy ý kiến dự thảo cho phù hợp. Các hình thức lấy ý kiến dự thảo Viện hàn lâm KHXH bao gồm: Tổ chức họp góp ý( với những văn bản có tính chất quan trọng, vấn đề phức tạp) hoặc lấy ý kiến bằng văn bản. Sau khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị và kết quả thẩm định pháp lý, đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo nghiên cứu, tiếp thu ý kiến thẩm định để chỉnh sửa, hoàn thiện dự thảo vb. Nội dung nào không tiếp thu, chỉnh sửa đơn vị soạn thảo cần giải trình bằng vb gửi hồ sơ trình Chủ tịch Viện hàn lâm. Bước 3: Trình, duyệt dự thảo Điều 8, Quy định về việc soạn thảo, ban hành văn bản quản lý của Viện hàn lâm KHXH Việt Nam quy định về trình ký văn bản như sau: “Đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo có trách nhiệm trình chủ tịch Viện hàn lâm ký ban hành văn bản. Hồ sơ trình ký bao gồm: - Tờ trình về dự thảo văn bản - Dự thảo văn bản đã hoàn thiện sau khi tiếp thu các ý kiến đóng góp và sự thẩm định của Văn phòng, phòng pháp chế - Bản tổng hợp các ý kiến đóng góp, giải trình việc tiếp thu hoặc không tiếp thu ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân liên quan - Báo cáo thẩm định của Phòng pháp chế - Duyệt thể thức của Văn phòng - Tài liệu có liên quan( nếu có)”[4;3] Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hanh - Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, thể thức văn bản, ký nháy/ tắt vào cuối nội dung văn bản sau dấu”./.” trước khi trình lãnh đạo Viện hoặc Chánh Văn phòng ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu với các quy định của Viện hàn lâm và pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận vb, quyết định sửa chữa, bổ sung. 37
  45. - Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp chủ tịch Viện tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và ký nháy/ tắt vào vị trí cuối cùng ở” Nơi nhận” - Thẩm quyền ký vb: + Chủ tịch Viện ký các vb cá biệt, quy chế hoạt động của Viện, Quy chế tổ chức và hoạt động của các đơn vị thuộc và trực thuộc Viện, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, khen thưởng. + Chủ tịch Viện Hàn lâm có thể giao cho Phó chủ tịch Viện ký thay các vb thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. + Trong trường hợp đặc biệt, có thể ủy quyền cho Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện Hàn lâm ký thừa ủy quyền. Thừa ủy quyền phải được ủy quyền vb ghi rõ nội dung ủy quyền và thời hạn ủy quyền + Chủ tịch Viện có thể giao cho Chánh Vp, Thủ trưởng các đươn vị ký thừa lệnh một số loại vb. Bước 5. Ban hành văn bản Vb sau khi được người có thẩm quyền ký được chuyển đến Văn thư cơ quan để làm thủ tục ban hành. Cán bộ văn thư căn cứ vào nơi nhận để ban hành đúng số lượng. Tiếp đó, Văn thư có trách nhiệm trả lại 01 bản cho đơn vị chủ trì soạn thảo hoặc cá nhân được chỉ định giải quyết công việc, cùng với Phiếu trình và hồ sơ để lưu hồ sơ công việc của cá nhân đó. VP Viện có trách nhiệm phát hành vb trong thời hạn 02 ngày làm việc. Là một trong những nghiệp vụ cơ bản của VP, những năm gần đây VP đã làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo Viện trong công tác soạn thảo ban hành vb. Dưới đây là bảng thống kê số lượng các loại VB đã ban hành của Viện KHXH Nam trong 3 năm gần đây: 2014, 2015, 2016 38
  46. Bảng 2.5. Thống kê số lượng văn bản STT Tên loại văn bản Năm ban hành 2014 2015 2016 1 Quyết định 2324 2454 2486 2 Công văn 2567 2691 2448 3 Hợp đồng 171 290 194 4 Tờ trình 86 90 97 5 Báo cáo 69 77 82 6 Thông báo 45 30 36 7 Giấy mời 48 54 52 8 Giấy giới thiệu 24 20 24 9 Giấy ủy quyền 30 28 35 Tổng 5364 5734 5454 Nguồn: Văn phòng Các vb ban hành về cơ bản được đánh giá đã thực hiện tốt theo đúng các yêu cầu của thể thức vb, thẩm quyền ban hành, kỹ thuật trình bày, văn phong vb và tuân thủ theo quy trình ban hành vb một cách chặt chẽ. Các Vb đã phản ánh đúng nọi dung, vấn đề cần ban hành VB, các thông ti đưa vào Vb đượ xử lý và tính chính xác cao. Các hình thức VB đã đảm bảo phù hợp với mục đích sử dụng và đúng thẩm quyền ban hành. Cụ thể, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam chỉ ban hành Quyết định, Kế hoạch và không ban hành Nghị định, Chỉ thị. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân mà vb ban hành vẫn còn tồn tại những VB sai sót về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày, văn phong 2.3.1.1.3. Tham mưu tổ chức và quản lý công tác Văn thư Công tác Văn thư là một trong những nội dung vô cùng quan trọng, luôn được nhà nước quan tâm, cụ thể là những VB quy phạm pháp luật của Nhà nước hướng dẫn về công tác văn thư như: Thông tư số 04/2013/TT-BNV 39
  47. ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế VTLT các cơ quan, tổ chức; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 01/07/2016 về quản lý và sử dụng con dấu Nhằm cụ thể hóa các văn bản của nhà nước, từ năm 2001 đến nay Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đã xây dựng các văn bản quản lý cấp Viện Hàn lâm để triển khai các văn bản của Nhà nước đến các đơn vị trực thuộc đảm bảo nguyên tắc: không trái với quy định của Nhà nước, tính đồng bộ, thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam VP đã tham mưu với lãnh đạo Viện ban hành các VB về VT, LT của Viện. Cụ thể, - Quyết định số 2305/QĐ-KHXH ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịch Viện hàn lâm KHXH Việt Nam về việc ban hành Quy định soạn thảo văn bản quản lý của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. - Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về việc ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Viện. - Công văn số 1136/VP-THTTBT ngày 14 tháng 4 năm 2016 của Chánh VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về việc ban hành 1 số mẫu VB. Để công tác văn thư được hoạt động thống nhất, xuyên suốt, cần phải tổ chức đội ngũ cán bộ, cc, vc có chuyên môn, phù hợp với các nội dung công việc. Hiện tại phòng tổ chức - hành chính không có biến động về mặt nhân sự so với năm 2016, số lượng nhân sự đảm bảo phục vụ cho công tác văn thư là 5 cán bộ chuyên trách. Các cán bộ được phân công trách nhiệm, công việc cụ thể, có thể là thực hiện theo cá nhân hoặc phối hợp thực hiện. Các công việc được phân công là các hoạt động nghiệp vụ như: quản lý, giải quyết văn bản đi, đến cơ quan; quản lý và sử dụng cn dấu; soạn thảo văn bản Ứng dụng CNTT vào công tác VT những năm gần đây đã được VP xây dựng và tham mưu nhiều kế hoạch, được lãnh đạo Viện đánh giá cáo. Đối với 40
  48. quản lý VB đi, bên cạnh hình thức quản lý VB truyền thống bằng sổ sách, VP đã tham mưu cho lãnh đạo trong việc áp dụng hệ thống quản lý VB đi đến bằng phần mềm. Tính đến năm 2017 là năm thứ ba VP chính thức đưa vào khai thác, sử dụng phần mềm quản lý VB và điều hành tác nghiệp trên môi trường Internet, tạo bước chuyển biến căn bản về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành của Viện hàn lâm. Hình 2.1: Giao diện hệ thống quản lý văn bản đi Việc chuẩn hóa công tác xử lý VB đến, VB đi thông qua phần mềm điện tử đã góp phần tiết kiệm thời gian và chi phí cơ bản đã khắc phục được hiện tượng chậm, muộn hay thất lạc VB. Mặc dù còn nhiều hạn chế cần tiếp tục được nghiên cứu, khắc phục nhưng việc sử dụng các phần mềm tin học trong công tác quản trị đang trở thành một xu thế tất yếu để hướng tới mục 41
  49. tiêu xây dựng Chính phủ điện tử. Theo số liệu thống kê, tính đến ngày 15/12/2016, Văn phòng đã xử lý, giải quyết kịp thời 2709 VB đến các loại, phát hành 2486 Quyết định và 2448 công văn, 194 hợp đồng đề tài của Viện Hàn lâm. Văn thư cũng đã thực hiện nghiêm chỉnh chế độ kiểm tra, ra soát, yêu cầu các đơn vị, cá nhân phải tuân thủ nghiêm quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày VB theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Hình 2.2. Giao diện hệ thống quản lý vb đến 42
  50. Căn cứ vào nội dung VB đến, Chánh Văn phòng giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết VB đến theo đúng quy định. Văn phòng Viện Hàn lâm có trách nhiệm chỉ đạo, xử lý, kiểm tra các đơn vị, cá nhân trong việc giải quyết VB đến. Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo Viện Hàn lâm về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết VB đến để thông báo cho các đơn vị liên quan. Trưởng phòng tổ chức -hành chính có trách nhiệm kiểm tra việc giao nhận VB, nhắc nhở các đơn vị, các nhân giải quyết VB đúng thời hạn. Văn thư cơ quan lập sổ theo dõi giải quyết những VB của các nơi gửi đến xin ý kiến hoặc có yêu cầu về thời hạn giải quyết. Việc sử dụng và quản lý con dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật và tại Mục 5, Quy chế VT-LT của Viện Hàn lâm KHXH. - Quản lý con dấu: Dấu của đơn vị,cơ quan được giao cho 01 cán bộ văn thư chuyên trách quản lý và sử dụng. Người được giao quản lý, sử dụng con dấu chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị mình. Con dấu phải được quản lý, sử dụng tại phòng là việc. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc quản lý sử dụng con dấu. Con dấu phải được đảm bảo an toàn trong và ngoài giờ làm việc. Cán bộ VT không được phép giao con dấu cho người khác trừ khi được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng không sử dụng được, người được giao quản lý, sử dụng con dấu phải báo cáo với người đứng đầu cơ quan để là thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm báo cáo với công an nơi xảy ra sự việc để lập biên bản. 43
  51. - Sử dụng con dấu: viên chức văn thư được giao cho sử dụng và bảo quản con dấu, phải tự tay đóng dấu vào các văn bản. Chỉ đóng dấu vào các văn bản đứng thể thức và kỹ thuật trình bày và đóng khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Qua quá trình khảo sát thực tế tại VP Viện Hàn lâm KHXH, con dấu của Viện được Bộ phận Văn thư ( Thuộc Phòng Tổ chức-Hành chính) bảo quản và sử dụng hợp pháp và hợp lý. Con dấu được bảo quản cẩn thận trong ngăn tủ có khóa, hết giờ sẽ được bảo quản bằng két sắt. Công tác VT những năm gần đây có những bước chuyển rõ nét về chất lượng, điều này góp phần không nhỏ vào nâng cao hiệu quả công tác VP. Do đó, lãnh đạo Viện, lãnh đạo VP cần có sự quan tâm, đầu tư hơn đến công tác này. 2.3.2.2. Tổng hợp-Thông tin-Biên tập Những năm gần đây, cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là sự bùng nổ của công nghệ thông tin đã tác động tích cực đến mọi mặt của đời sống xã hội, kinh tế, chính trị tạo ra sự phát triển vượt bậc chưa từng có trong lịch sử. Trong một môi trường như vậy, để làm tốt vai trò của mình cũng như nhằm phát triển các công tác tác nghiệp theo kịp với đà phát triển của xã hội, Viện Hàn lâm đã sự quan tâm sâu sát đến công tác VP nhờ đó công tác tổng hợp, thông tin của VP tiếp tục đạt được những thành quả đáng khích lệ. Năng lực tham mưu, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Viện Hàn lâm đã ngày càng được nâng cao. Công tác tổng hợp, xây dựng và giám sát kết quả thực hiện kế hoạch công tác năm 2016 của Viện Hàn lâm đã được VP thực hiện sâu sát, từng bước hoạt động này đi vào nề nếp, góp phần tăng cường kỷ luật và kỷ cương hành chính. Đồng thời, Vp tiếp tục làm tốt vai trò là đơn vị tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Viện Hàn lâm trong tổ chức triển khai một số thỏa thuận hợp tác giữa Viện Hàn lâm với một số cơ quan, bộ, ngành. Chất lượng công tác thông tin, biên tập, tham mưu giúp việc Lãnh đạo viện trong việc tiếp xúc, phát ngôn trước 44
  52. báo chí cũng từng bước khẳng định, góp phần quảng bá hình ảnh của Viện Hàn lâm với bạn bè trong nước và quốc tế. Thông tin mà VP tổng hợp để tham mưu cho lãnh đạo Viện thông qua 4 con đường chủ yếu: Thông qua các cuộc họp, thông qua gặp gỡ trao đổi trực tiếp, thông qua các VB và thông qua các phương tiện công nghệ thông tin. - Hoạt động hội họp ở Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam bao gồm họp giao ban theo định kì và các cuộc họp khác có kế hoạch hoặc đột xuất. Đây là hoạt động được sử dụng thường xuyên Viện Hàn lâm và được xem là một trong những kênh thông tin chính xác. Mặc dù có nhiều hình thức họp, nhưng phổ biến nhất là các cuộc họp giao ban để rà soát, đánh giá tiến độ, chất lượng thực hiện các nhiệm vụ được giao và các khó khăn, vướng mắc khi thực thi công việc đồng thời phân công các nhiệm vụ trong thời gian tới. Họp giao việc đột xuất sau khi lãnh đạo đi họp, đi công tác về và phát sinh nhiệm vụ cần phân công giải quyết. Thông qua các cuộc họp, đội ngũ làm công tác VP sẽ thu thập các thông tin cần thiết để làm cơ sở cho việc tham mưu, góp ý kiến với lãnh đạo Viện trong các nhiệm vụ được giao hoặc được phân công phối hợp với các đơn vị khác thuộc Viện. - Gặp gỡ, trao đổi trực tiếp là hoạt động được trao đổi thông qua lãnh đạo nhằm trao đổi trực tiếp sâu sắc hơn về các vấn đề được bàn tới nhằm thực hiện công việc một cách hiệu quả, hoặc bàn về các công việc. - Thông qua các VB: Đây được xem là nguồn thông tin phổ biến nhất Viện Hàn lâm, thông qua các VB như kế hoạch, quyết định, hướng dẫn lãnh đạo Viện sẽ có sự chỉ đạo, phân công nhiệm vụ cho cấp dưới, trong đó có VP. Ngược lại, căn cứ vào các nội dung trong VB, bộ phận làm công tác tham mưu, tổng hợp sẽ tiến hành thu thập, tổng hợp, xử lý và cung cấp cho lãnh đạo Viện về tiến trình, kết quả đạt được của nhiệm vụ, từ đó đóng góp ý kiến để các nhiệm vụ sau được hoàn thành tốt hơn. 45
  53. - Thông qua các phương tiện công nghệ thông tin: Tại VP Viện, các thiết bị công nghệ thông tin bao gồm: Máy tính, điện thoại bàn, máy photo, máy in thông qua các thiết bị này, các thông tin sẽ được chuyển đi một cách nhanh chóng, giúp công việc được giải quyết kịp thời, tiết kiệm thời gian. 2.3.2.3 Tham mưu trong công tác pháp chế Năm 2016, VP làm tốt công tác tham mưu, giúp việc Ban chỉ đạo cải cách hành chính của Viện hàn lâm, đồng thời giữ vai trò đầu mối trong việc đóng góp và tổng hợp ý kiến đóng góp cho nhiều dự thảo VB quy phạm pháp luật do cơ quan, bộ, ngành gửi đến Viện Hàn lâm. Tính đến tháng 12/2016, Văn phòng đã trình lãnh đạo Viện ký ban hành 5/7 VB quản lý, cụ thể: - Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14/11/2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - Quyết định số 2275/QĐ-KHXH ngày 07/11/2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. - Quyết định số 2576/QĐ-KHXH ngày 15/12/2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành Quy chế về công tác bảo vệ tại trụ sở số 1, Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội - Quyết định số 2598/QĐ-KHXH ngày 16/12/2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH ban hành quy chế quản lý, sử dụng xe ô tô Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. - Quyết định số 2624/QĐ-VP ngày 22/12/2016 của Chánh Văn phòng ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ của VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Bên cạnh đó, VP cũng đóng góp ý kiến và tổng hợp đóng góp ý kiến cho 21 dự thảo VB quản lý của Viện Hàn lâm, 12 dự thảo VB quy phạm pháp luật của các cơ quan, bộ, ngành gửi đến Viện hàn lâm. Ngoài ra, VP cũng đã 46
  54. chủ động tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Viện hàn lâm trong việc giải quyết các vụ việc phức tạp, kéo dài, liên quan tới công tác quản lý trụ sở, quản lý đất của Viện hàn lâm. Điển hình là vụ việc giải quyết tranh chấp hợp đồng kinh tế giữa Viện Hàn lâm với công ty Licogi 19. Vụ việc nhà ở số 16 Phan Huy Chú. 2.3.2.4. Tham mưu, tổng hợp công tác lưu trữ Kho lưu trữ tài liệu của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam có diện tích 2 khoảng 100m được chia thành 2 phòng, thuộc tầng 4 của của dãy nhà B thuộc khuôn viên Viện. Phòng lưu trữ được bố trí cạnh cầu thang thoát nạn, đây là điều kiện thuận lợi khi có sự cố xảy ra. Trang thiết bị để phục vụ công tác bảo quản tài liệu được trang bị đầy đủ, bao gồm : - Giá kệ, cặp, hộp tài liệu - Tủ chống ẩm, máy hút ẩm, máy hút bụi, điều hòa nhiệt độ - Hệ thống báo động và bình chữa cháy - Két sắt để chứa tài liệu mật - Tủ kính để bảo quản và trưng bày tài liệu ảnh Hiện nay, Kho Lưu trữ của VP đang bảo quản hơn 500m giá hồ sơ, tài liệu. 2630 bức ảnh (trong đó 1740 bức ảnh đã được phân loại, sắp xếp), 158 băng ghi âm và 76 âm ghi hình về các hoạt động của Viện KHXH Việt Nam. Đây là kho tài liệu quý để phục vụ cho công tác quản lý. Với chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền được giao bước đầu đã quản lý chặt chẽ, thống nhất toàn bộ hồ sơ tài liệu hiện có trong kho lưu trữ vào cơ sở dữ liệu nhằm đáp ứng mọi yêu cầu của lãnh đạo Viện, các đơn vị chức năng khi có nhu cầu nghiên cứu tài liệu một cách nhanh nhất và hiệu quả, từng bước cập nhật những tài liệu hiện có một cách chính xác các hồ sơ đã chỉnh lý hoàn chỉnh của kho lưu trữ trên cơ sở sử dụng phần mềm tin học của Trung ương vào xây dựng cơ sở dữ liệu. Đồng thời bảo mật và bảo quản an toàn các hồ sơ, tài liệu sau khi đã được cập nhật, đáp ứng yêu cầu quản lý và 47
  55. khai thác đa dạng theo từng phông, từng khoá cũng như trong toàn kho lưu trữ, theo từng tài liệu, từng nội dung cụ thể, theo cụm vấn đề một cách đầy đủ, khoa học, nhanh chóng, chính xác. - Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ chỉnh lý tài liệu của các phòng, ban thuộc Viện được đưa vào kho lưu trữ và đã được tiến hành và thường xuyên theo định kì mỗi năm một lần. - Công tác chỉnh lý những tài liệu còn tồn đọng của khoá trước đã bước đầu được cán bộ lưu trữ tiến hành khảo sát tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị của tài liệu để loại ra khỏi phông những tài liệu không thuộc phông hoặc những tài liệu hết giá trị. - Công tác phục vụ cho khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ: Đã dần đi vào nề nếp, đúng nguyên tắc. Tài liệu lưu trữ được quản lý ở trong kho lưu trữ và phục vụ có hiệu quả cho việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của các đơn vị chức năng. Trên cơ sở phát huy những kết quả đạt được trong năm 2015, công tác lưu trữ của Viện trong năm 2016 có những chuyển biến tích cực. Ý thức, trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ đúng hạn. Tính đến tháng 12 năm 2016, Lưu trữ VP đã thu về được 50 mét giá hồ sơ, nâng tổng số hồ sơ, tài liệu đang bảo quản lên 554 mét giá hồ sơ, tài liệu. Tất cả tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, tuân thủ đúng quy trình bảo quản, giữ gìn an toàn tài liệu. VP cũng đã phục vụ đưa ra khai thác 1871 hồ sơ, tài liệu đáp ứng nhu cầu đa dạng của các đơn vị, tổ chức và cá nhân. Để công tác lưu trữ đạt hiệu quả cao, VP đã và đang từng bước số hóa tài liệu lưu trữ, phối hợp với Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ theo hướng phù hợp với đặc thù của Viện Hàn lâm. 48
  56. Công tác lưu trữ đã đi vào nề nếp và phục vụ hiệu quả cho việc tra tìm, khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công việc. Mặc dù vậy, công tác lưu trữ Viện vẫn còn nhiều bất cập, cụ thể, khối lượng tài liệu chuyển về kho ngày càng nhiều, trong khi đó diện tích kho không đủ. Xét về nguyên tắc, tài liệu không được xếp lên nóc giá, tuy nhiên qua khảo sát thực tế tại kho lưu trữ cho thấy, hầu hết trên các giá, tài liệu đều xếp lên trên cả nóc tủ, điều này gây ra nhiều khó khăn cho công tác khai thác, sử dụng hiệu quả. 2.3.2.5. Tham mưu về công tác đảm bảo cơ sở vật chất Đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ hoạt động nghiên cứu khoa học được coi là một trong những nội dung chủ yếu và quan trọng của mọi cơ quan, tổ chức chứ không phải vấn đề riêng của Viện hàn lâm KHXH. Năm 2016, Văn phòng đã chủ động tham mưu cho Viện triển khai các hạng mục sửa chữa, chống xuống cấp. Nhằm gấp rút chuẩn bị cho việc khởi động dự án xây dựng các khối các Viện nghiên cứu quốc tế tại trụ sở 176 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội. VP đã chủ động hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi để Viện nghiên cứu Châu Âu và Viện Kinh tế Chính trị-Thế giới hoàn tất công tác di chuyển điều kiện làm việc tại trụ sở chính, số 1 Liễu Giai, Ba Đình. Đồng thời, VP cũng tham mưu, giúp việc lãnh đạo Viện trong các hạng mục cải tạo, sửa chữa chống xuống cấp và chỉnh trang trụ sở Viện Hàn lâm thực hiện đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng thi công. Ngoài ra, sau khi hoàn thành thủ tục nghiệm thu đối với dự án “ Hoàn thiện hệ thống PCCC tòa nhà 1B, Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội”, VP đã tổ chức bàn giao và tập huấn cho Viện Thông tin Khoa học xã hội quản lý, vận hành hệ thống PCCC hiện nay. Cùng với việc quản lý trụ sở làm việc, VP đã và đang theo dõi sự vận hành một khối lượng lớn các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ các hoạt động thường xuyên của Viện Hàn lâm. Trên tinh thần chủ động, sáng tạo, đội ngũ cán bộ kỹ thuật viên của VP đã luôn cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được giao, 49
  57. thường xuyên kiểm tra, kịp thời phát hiện và khắc phục sự cố, đảm bảo sự vận hành an toàn của hệ thống thang điện, thang máy, cửa từ, camera, điều hòa và an ninh tại trụ sở chính. Việc mua sắm, cấp phát VP phẩm, công cụ làm việc, xăng dầu phục vụ nhu cầu công tác của các đơn vị trực thuộc Viện được VP thống kê vào sổ rõ ràng, và công khai minh bạch. Thông qua thực tế công tác, VP đã kịp thời tham mưu cho lãnh đạo Viện nhiều giải pháp kỹ thuật nhằm tiết kiệm điện, tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao chất lượng bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị. Đối với các tài sản có giá trị, bị hỏng không thể sử dụng được, VP sẽ tổng hợp và xin ý kiến lãnh đạo để thanh lý theo đúng quy trình, thủ tục. Theo định kì, mỗi quý một lần, VP sẽ tổ chức đoàn đi kiểm kê các trang thiết bị của các phòng, ban, đơn vị thuộc Viện Hàn lâm, sau đó thống kê vào sổ và tổng hợp những thiết bị hỏng hóc để kịp thời sửa chữa và thanh lý, mua mới một số trang thiết bị cần thiết cho giải quyết công việc. VP sẽ có VP gửi lên ban lãnh đạo xin ý kiến, nếu được phê duyệt, lãnh đạo sẽ giao cho VP mua sắm các trang thiết bị cần thiết. 2.3.2.6. Tham mưu trong Ứng dụng CNTT Để bắt kịp với sự bùng nổ của CNTT, VP đã tham mưu với lãnh đạo Viện xây dựng và đưa vào sử dụng các phần mềm tin học. Bên cạnh các phần mềm tin học cơ bản như Microsoft Word, Microsoft Excel Viện Hàn lâm đã có trang thông tin điện tử (websiite) nội bộ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp cán bộ, chuyên viên của VP thực hiện thành thạo tin học văn phòng trong việc thực hiện công việc được giao. Thông qua trang thông tin điện tử và mạng Lan nội bộ, các thông tin được truyền tải đến phòng, ban chính xác đã góp phần nâng cao hiệu quả điều hành của lãnh đạo Viện. Công tác triển khai ứng dụng CNTT cũng được VP quan tâm và có nhiều ý kiến đóng góp với ban lãnh đạo Viện. Với mục tiêu đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của VP Viện, thiết 50
  58. thực hướng tới mục tiêu xây dựng Chính Phủ điện tử Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ngày 26/012/2016 Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 305/QĐ-VP ban hành Kế hoạch Ứng dụng CNTT của Văn phòng Viện giai đoạn 2016-2017. Các nhiệm vụ trọng tâm đối với nội dung này bao gồm: Đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nhân lực CNTT, đảm bảo có đủ nhân lực CNT cho nhu cầu ứng dụng và phát triển CNTT của VP, chú trọng nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ, CC, VC và người lao động thuộc VP; Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng CNTT trong tổ chức, triển khai xây dựng lắp đặt máy chủ của Viện, cải tạo, nâng cấp đường truyền Internet, chỉnh sửa hoàn thành phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp;Tham mưu giúp Chủ tịch Viện tổ chức, triển khai Ứng dụng CNTT trong công tác cải cách hành chính, ứng dụng phần mềm quản lý và điều hành tác nghiệp phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành trong toàn Viện hàn lâm KHXH Việt Nam. Ứng dụng CNTT được triển khai sâu rộng trong hầu hết các đơn vị, phòng ban thuộc và trực thuộc Viện . Đến nay, hầu hết ứng dụng dùng trong công tác hành chính VP như thư tín điện tử, gửi nhận VB, thông tin, phần mềm kế toán phục vụ lãnh đạo đã được cán bộ, chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ của các phòng, ban sử dụng thành thạo mang lại hiệu quả thiết thực, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Công tác triển khai và trao đổi thông tin trên mạng thực sự là nhu cầu không thể thiếu và đã đi vào nề nếp. VP cũng đã tham mưu với lãnh đạo về việc ban hành Quy định việc gửi, nhận VB trên mạng thông tin diện rộng và quản lý, khai thác, bảo vệ, sử dụng mạng CNTT một cách hiệu quả. Công tác ứng dụng CNTT được áp dụng đối với từng cán bộ, chuyên viên ngày càng được nâng cao, mang lại hiệu quả thiết thực góp phần đổi mới lề lối, phương thức làm việc của mỗi cá nhân và nâng cao rõ rệt chất lượng và hiệu quả công tác. Công nghệ thông tin 51
  59. thực sự trở thành phương tiện và là nhu cầu không thể thiếu trong cuộc sống và trong công tác của mỗi cán bộ, chuyên viên Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 2.3.2.7. Công tác y tế Một trong những chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng là tổ chức vệ sinh phòng bệnh, chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ, công chức đang làm việc Viện Hàn lâm. VP đã tham mưu cho lãnh đạo trong công tác kiểm tra sức khỏe và cấp phát thuốc điều trị cho các cán bộ, công chức để có thể đảm bảo sức khỏe, đáp ứng yêu cầu công việc. Cùng với đó, phòng y tế đã tổ chức kiểm tra sức khỏe sinh sản định kì cho các cán bộ, công viên chức nữ và người lao động một cách khoa học, đảm bảo chất lượng. Bên cạnh công tác khám chữa bệnh, VP còn tích cực tuyên truyền, vận động cá nhân, đơn vị thực hiện vệ sinh nơi làm việc, bảo vệ môi trường công sở và giúp việc cho Ban Dân số, Viện Gia đình và Giới trong công tác kế hoạch hóa gia đình. VP cũng đã đề xuất với lãnh đạo Viện trong công tác khen thưởng đối với các cán bộ, công viên chức và người lao động nữ trong công tác kế hoạch hóa gia đình. Cụ thể, sau 60 tháng kể từ khi sinh con thứ 1 vẫn chưa sinh con thứ 2, các cán bộ, công viên chức nữ sẽ được lập danh sách và được khen thưởng 150000/người. Cũng về công tác y tế, được sự phân công của lãnh đạo Viện, Vp tiến hành tổng hợp, thống kê số lượng cán bộ, công viên chức của Viện sau đó phối hợp với Công đoàn viện mua và cấp phát thẻ y tế. Hằng năm, VP sẽ xây dựng các kế hoạch về công tác ý tế, trình lãnh đạo xin ý kiến chỉ đạo, và cuối mỗi quý, mỗi năm sẽ tổng hợp và báo cáo kết quả để lãnh đạo Viện biết và có những sự điều chỉnh kịp thời. Cũng trong năm 2016, Phòng Y tế đã tham mưu, kiến nghị và xin ý kiến lãnh đạo Viện trong tổ chức khám chữa bệnh, cấp phát thuốc và tổ chức hội thảo tuyên truyền về phòng chống bệnh. Cụ thể, Y tế đã làm được những việc sau: 52
  60. - Cấp phát thuốc điều trị các bệnh thông thường như đau vai gáy, nhức đầu, rối loạn tiêu hóa cho gần 900 lượt cán bộ - Khám và điều trị an toàn cho 500 lượt cán bộ, đảm bảo đúng quy chế, chuyên môn. - Tổ chứ 01 buổi nghe nói chuyện chuyên đề về bệnh tai biến mạch máu não, biểu hiện lâm sàng và các biện pháp phòng chống bệnh, chữa bệnh trong cán bộ, Công chức toàn Viện. Đồng thời, Phòng Y tế đã xây dựng vb quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các y bác sĩ VP trong việc cấp phát thuốc và chữa bệnh cho cán bộ, cc, vc. Công tác Y tế trong những năm qua luôn được xem là vấn đề quan trọng, được lãnh đạo Viện quan tâm và chú trọng đến công tác đầu tư trang thiết bị y tế, phục vụ khám chữa bệnh, giúp cho cán bộ, cc, vc có sức khỏe tốt và yến tâm công tác. 2.3.2.8. Công tác tài chính-Kế toán Với vị trí là chủ tài khoản đơn vị, VP được lãnh đạo Viện giao quản lý một khối lượng kinh phí khá lớn, thuộc nhiều nguồn khác nhau, đảm bảo các hoạt động thường xuyên và đột xuất của Viện Hàn lâm. Việc quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí được thực hiện một cách minh bạch, chặt chẽ, tuân thủ đúng quy trình, thủ tục của pháp luật và của Viện. VP cũng thường xuyên đôn đốc, hướng dẫn các cá nhân, đơn vị trong thực hiện Luật Ngân sách Nhà nước, trình tự xây dựng dự toán, hồ sơ tài chính và thực hiện các thủ tục thanh quyết toán. VP đã luôn kịp thời tham mưu cho lãnh đạo Viện trong công tác tài chính và được lãnh đạo Viện ghi nhận. Nhiệm vụ của tài vụ VP rất nặng nề, phải giúp Chánh VP thực hiện kinh phí rất lớn do Chủ tịch Viện giao cho. Phòng tài vụ, được Chủ tịch Viện giao cho quản lý toàn bộ kinh phí phục vụ lãnh đạo Viện, các đoàn thể và 53
  61. các cơ quan chức năng, một số nhiệm vụ, đề tài cấp Bộ; quản lý thu, chi quỹ cơ quan của Viện; làm quyết toán chi BHXH và đăng ký tăng giảm BHXH cho cán bộ khối cơ quan chức năng Với nguồn kinh phí được cấp, VP luôn cố gắng đáp ứng nhu cầu chi tiêu thường xuyên và đột xuất của cơ quan. Việc chi tiêu, thanh toán ngày càng đi vào nề nếp, tất cả các chứng từ chi tiêu đều được Lãnh đạo duyệt đầy đủ, không có tình trạng chứng từ chưa được duyệt mà đã chi. Những năm qua, VP đã nỗ lực trong việc giúp Chủ tịch Viện quản lý và chi tiêu có hiệu quả nguồn kinh phí cơ quan, giúp hoạt động của Viện được thông suốt, không bị gián đoán về mặt tài chính. 2.3.2.9. Công tác bảo vệ trật tự, an ninh Có thể nói , công tác bảo vệ, đảm bảo an toàn, an ninh, trật tự của Viện trong những năm qua luôn được VP tăng cường, củng cố. Do đặc thù của một số cơ quan nghiên cứu khoa học cùng làm việc trong một trụ sở nên số lượng người và phương tiện ô tô, xe máy đi lại rất nhiều. VP đã giúp lãnh đạo Viện kiểm tra, kiểm soát khách ra vào cơ quan thông qua việc cấp phát thẻ từ. Dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo, Vp đã tham mưu giúp lãnh đạo Viện trong việc ban hành các hệ thống giải pháp nhằm tăng cường công tác an ninh, kết hợp tuần tra, kiểm tra sử dụng hệ thống camera giám sát của cơ quan. VP cũng thường xuyên phối hợp với với lực lượng an ninh và lực lượng công an khu vực trong việc đảm bảo an ninh trong các ngày lễ, Tết Bên cạnh chức năng tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch Viện trong công tác đảm bảo trật tự, anh ninh tại số 1, Liễu Giai, Ba Đình, trong năm 2016 VP đã thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao: Thường trực số 1, Liễu Giai ngoài nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát khách đến liên hệ làm việc với các đơn vị còn tiếp nhận, chuyển phát kịp thời, chính xác công văn tài liệu đến các đơn vị 54
  62. đóng tại trụ sở. Nhiệm vụ trông giữ xe máy, xe đạp, ô tô tại cơ quan được thực hiện tốt. 2.4. Kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp Kiểm tra, đánh giá là hoạt động vô cùng quan trọng và diễn ra thường xuyên đối với các mặt hoạt động của Viện Hàn lâm KHXH chứ không phải riêng công tác tham mưu, tổng hợp. Đây là một trong những nội dung được lãnh đạo đặc biệt quan tâm, có như vậy mới kịp thời nắm bắt tình hình và có những giải pháp kịp thời và hiệu quả nhất. Hiện tại, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam vẫn đang đánh giá tiêu các tiêu chí tại Quy định về tiêu chí đánh giá, xếp loại thi đua ban hành kèm theo Quyết định số 1009/QĐ-VP ngay 15 tháng 5 năm 2015 của Chánh VP. Có 2 hình thức đánh giá chất lượng công tác tham mưu tổng hợp bao gồm tự đánh giá và lãnh đạo đánh giá. Cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp sẽ tự đánh giá theo thang điểm và xếp loại mình trong lĩnh vực công tác. Sau đó, lãnh đạo đơn vị sẽ là người tổng hợp, đánh giá lại và lập báo cáo gửi lãnh đạo Viện phê duyệt. Dựa vào báo cáo tổng hợp, lãnh đạo Viện sẽ xem xét và có quyết định khen thưởng các cá nhân có thành tích xuất sắc. Các nội dung đánh giá: Đối với công tác tham mưu, tổng hợp việc kiểm tra đánh giá dựa trên một số tiêu chí: sự kịp thời, phù hợp của các giải pháp đưa ra, sự đầy đủ, chính xác của thông tin khi tổng hợp và cung cấp. Các tiêu chí đánh giá, xếp loại thi đua theo quý bao gồm 4 tiêu chí: - Tiêu chí 1: Thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao. Nội dung cụ thể của tiêu chí này là kết quả tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao, chất lượng, số lượng, tiến độ hoàn thành các nhiệm vụ về chuyên môn nghiệp vụ được giao trong quý. - Tiêu chí 2. Thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước;Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống 55
  63. tham những, kỷ cương, kỷ luật của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam; Chấp hành đúng nội quy, quy chế của Viện, phòng chống các tệ nạn - Tiêu chí 3. Tham gia xây dựng tổ chức Đảng, Đoàn thể quần chúng trong sạch, vững mạnh, tập thể đoàn kết tốt. Đạo đức, tác phong, tinh thần học tập, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Cụ thể: Thực hiện quy định văn minh công sở, phong cách và thái độ làm việc; tinh thần học hỏi, giúp đỡ đồng nghiệp - Tiêu chí 4. Tích cự tham gia các phong trào văn nghệ, thể thao, hoạt động nhân đạo, tù thiện. Chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của VP được thể hiện thông qua các kế hoạch, các chương trình công tác, các đề xuất với lãnh đạo. Các giải pháp mang tính khả thi, tiết kiệm và đem lại hiệu quả cao chứng minh rằng chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp tốt. Ngược lại, các giải pháp, ý kiến VP đưa ra xa rời thực tế, vượt quá khả năng của Viện hay những kế hoạch trình lãnh đạo được hướng dẫn sửa đổi nhưng vẫn mắc sai lầm chứng tỏ công tác này chưa đạt chất lượng. Qua thực tế tại cơ quan, công tác tham mưu, tổng hợp của VP được lãnh đạo đánh giá cao và tin tưởng giao nhiều nhiệm vụ quan trọng. Trong các cuộc họp, lãnh đạo Viện cũng có những sự động viên, khích lệ để đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp có thể hoàn thành tốt hơn nữa những nhiệm vụ mà lãnh đạo Viện giao phó. Quy trình kiểm tra, đánh giá bao gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị đánh giá Bước 1. Chủ tịch Viện ra quyết định về việc tổ chức, kiểm tra đánh giá thực hiện công việc, các phòng , ban, đơn vị thuộc và trực thuộc Viện có trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu có liên quan để phục vụ kiểm tra, đánh giá: 56
  64. - Phiếu tự đánh giá của cán bộ, công viên chức và báo cáo đánh giá đơn vị ở kì trước. Đây là cơ sở để so sánh chất lượng hoàn thành công việc của đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp ở kì trước và kì sau. - Nội quy lao động - Quy trình đánh giá - Phiếu tự đánh giá của cán bộ, công chức làm công tác tham mưu, tổng hợp Bước 2. Lựa chọn và đào tạo người kiểm tra, đánh giá Để quá trình kiểm tra, đánh giá diễn ra đúng quy trình, đảm bảo sự công bằng, minh bạch cần có lực lượng kiểm tra vững về chuyên môn, nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp. Lãnh đạo Viện luôn chú trọng đến chất lượng công việc chung của toàn Viện chứ không riêng công tác Vp cụ thể là công tác tham mưu, tổng hợp. Viện đã tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn về kiểm tra, đánh giá để giúp công tác này được tốt hơn. Lãnh đạo Viện giao cho trưởng các phòng, ban, đơn vị trực tiếp giám sát, kiểm tra và đánh giá chất lượng thực hiện công việc trong đơn vị mình. Sở dĩ giao cho lãnh đạo các đơn vị kiểm tra, đánh giá là hoàn toàn hợp lý, vì họ là những người trực tiếp giao việc và theo sát quá trình thực hiện công việc, do đó họ sẽ nắm được những ưu, nhược điểm trong suốt quá trình từ đó có cách đánh giá khách quan và sát thực tế. Tham mưu, tổng hợp là một trong hai nhóm chức năng cơ bản của VP theo đó, Chánh VP sẽ là người kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác này và tổng hợp, báo cáo lên Chủ tịch Viện. Bước 3. Xây dựng và thỏa thuận về các tiêu chuẩn đánh giá VP được lãnh đạo Viện giao xây dựng các tiêu chí đánh giá: bao gồm một số nội dung cơ bản sau: Thực hiện công việc được giao; Chấp hành chủ trường, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; Tham gia các hoạt động văn hóa, văn nghệ; đạo đức lối sống. Bước 4. Xác định và lực chọn phương pháp, thời gian đánh giá 57
  65. Khi thực hiện công việc này cần phải dự trù những phát sinh không mong muốn và có hệ thống phương án thay thế. Thời gian đánh giá là 10 ngày bao gồm thời chuẩn bị, thời gian thực hiện và thời gian tổng kết, báo cáo. Giai đoạn thực hiện đánh giá Bước 1. Thông báo về chương trình kiểm tra, đánh giá Đây là công việc quan trọng, giúp cho đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp có thể nhớ lại những ưu điểm, hạn chế trong suốt kỳ đánh giá. Thông báo bao gồm thời gian, phương pháp đánh giá để các phòng có thời gian chuẩn bị viết báo cáo về công việc mình thực hiện. Bước 2. Các tập thể, cá nhân tự đánh giá Định kỳ hàng quý, các Phòng, trung tâm thuộc VP tổ chức tự chấm điểm, đánh giá, xếp loại thi đua đối với tập thể và từng cá nhân thuộc đơn vị mình. Kết quả đánh giá được báo cáo bằng văn bản về Thường trực Hội đồng Thi đua Khen thưởng VP (Phòng Tổ chức-Hành chính) trước ngày 10 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Cán bộ, công chức tự đánh giá theo mẫu đánh giá mà phòng cung cấp và nộp lại cho trưởng phòng. Mẫu đánh giá gồm 100 điểm, cán bộ, đánh giá và tự xếp loại. Đối với người đứng đầu các Phòng, Trung tâm thuộc VP chịu trách nhiệm tổ chức chấm điểm, đánh giá và xếp loại thi đua theo quý đối với cấp Phó, viên chức và người lao động thuộc quyền quản lý, đồng thời phải tự đánh giá, xếp loại trước tập thể, tiếp thu ý kiến đóng góp của tập thể. Việc đánh giá, xếp loại của trưởng các Phòng, đơn vị do Chánh VP quyết định trên cơ sở ý kiến đề xuất của Hội đồng Thi đua Khen thưởng VP. (Mẫu phiếu tự đánh giá xem tại Phụ lục 05) Bước 3. Tổng hợp và nộp cho trưởng phòng. Đối với VP Viện Hàn lâm KHXH, cơ cấu tổ chức bao gồm nhiều phòng, bộ phận, dó đó các trưởng phòng, bộ phận sẽ là người đánh giá lại 58