Khóa luận Đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước

105 trang thiennha21 22/04/2022 3580

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_doi_moi_cong_tac_van_phong_cap_bo_tai_bo_khoa_hoc.pdf

Nội dung text: Khóa luận Đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CẤP BỘ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ĐÁP ỨNG NHU CẦU HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN PHÚ THÀNH Sinh viên thực hiện : TẠ THỊ NHẬT LỆ Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1405QTVA026, 2014 – 2018, ĐH.QTVP14A HÀ NỘI - 2018
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. SINH VIÊN Tạ Thị Nhật Lệ
LỜI CẢM ƠN Được sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Phú Thành, tôi đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước”. Với tình cảm và lòng biết ơn chân thành, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới: Các giảng viên Khoa Quản trị văn phòng nói riêng và các giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những kiến thức, kỹ năng cần thiết để tôi thực hiện hoạt động nghiên cứu và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới ThS. Nguyễn Phú Thành – Chánh Văn phòng Đảng – Đoàn thể, cán bộ hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo, định hướng, hỗ trợ và cho tôi những lời khuyên, những bài học kinh nghiệm hữu ích cũng như luôn động viên để tôi có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình. Tôi xin trân trọng cảm ơn các lãnh đạo, cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ nói chung và đặc biệt là cán bộ, công chức Phòng Tổng hợp – nơi tôi trực tiếp thực tập tốt nghiệp đã luôn ủng hộ, cộng tác, giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình khảo sát, thu thập thông tin, tài liệu phục vụ cho đề tài. Mặc dù tôi đã dành nhiều nỗ lực, cố gắng để thực hiện khóa luận, song do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm thực tế chưa có vì vậy không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Kính mong quý thầy cô và những đồng nghiệp góp ý để khóa luận tốt nghiệp của tôi được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn!
BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT S Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ TT 2 CNTT Công nghệ thông tin 1 3 LTH &QTVP Lưu trữ học và Quản trị văn phòng 2 4 NXB Nhà xuất bản 3 5 Văn phòng Bộ Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 4 6 VT, LT Văn thư, lưu trữ 5
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do lựa chọn đề tài 1 2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 2 2.1. Mục tiêu nghiên cứu 2 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 3.1. Đối tượng nghiên cứu 2 3.2. Phạm vi nghiên cứu 3 4. Tổng quan tình hình nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 4 6. Đóng góp mới của đề tài 5 7. Bố cục của đề tài 5 PHẦN NỘI DUNG 6 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 6 1.1. Cơ sở lý luận 6 1.1.1. Cơ sở lý luận về văn phòng 6 1.1.1.1. Khái niệm văn phòng 6 1.1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng 6 1.1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 7 1.1.2. Cơ sở lý luận về đổi mới công tác văn phòng 8 1.1.2.1. Khái niệm đổi mới công tác văn phòng 8 1.1.2.2. Những yêu cầu phải đổi mới công tác văn phòng 9 1.1.2.3. Nội dung đổi mới công tác văn phòng 10 1.1.2.4. Ý nghĩa của đổi mới công tác văn phòng 15 1.2. Cơ sở lý luận 17 1.3. Cơ sở thực tiễn 17 Tiểu kết chương 1 19 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 20
2.1. Khái quát chung về Bộ Khoa học và Công nghệ 20 2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Khoa học và Công nghệ 20 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ 20 2.2. Khái quát chung về Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 22 2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 22 2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 22 2.3. Thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ 23 2.3.1. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng 23 2.3.1.1. Công tác xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch công tác 23 2.3.1.2. Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan 26 2.3.1.3. Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan 35 2.3.1.4. Công tác đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan 40 2.3.2. Tổ chức bộ máy và chất lượng nhân sự làm công tác văn phòng 41 2.3.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng 43 2.3.3.1. Mua sắm, sửa chữa, bổ sung trang thiết bị văn phòng 44 2.3.3.2. Quản lý, theo dõi trang thiết bị kỹ thuật văn phòng 44 2.3.3.3. Thanh lý trang thiết bị kỹ thuật văn phòng 45 Tiểu kết Chương 2 45 CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ĐÁP ỨNG NHU CẦU HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC7 47 3.1. Đánh giá chung về công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ 47 3.1.1. Về ưu điểm 47 3.1.1.1. Về công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng 47 3.1.1.2. Tổ chức bộ máy và chất lượng đội ngũ nhân sự trong văn phòng 52 3.1.1.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng 53 3.1.2. Về hạn chế 53
3.1.2.1. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng 53 3.1.2.2. Tổ chức bộ máy và chất lượng đội ngũ nhân sự trong văn phòng 56 3.1.2.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng 57 3.1.3. Nguyên nhân của các hạn chế 58 3.2. Một số giải pháp nhằm đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước 60 3.2.1. Giải pháp đổi mới về nhận thức 60 3.2.2. Giải pháp đổi mới về thể chế 61 3.2.3. Giải pháp tăng cường ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ văn phòng . 61 3.2.4. Giải pháp về tổ chức bộ máy và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự 63 3.2.5. Giải pháp về đầu tư tài chính, cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng 64 Tiểu kết Chương 3 65 PHẦN KẾT LUẬN 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 PHỤ LỤC 70
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Trong bộ máy hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, văn phòng luôn được đánh giá là bộ phận vô cùng quan trọng, là một “siêu đơn vị” có tầm ảnh hưởng lớn đối với quá trình hoạt động và phát triển của cả cơ quan. Bởi lẽ, văn phòng là trung tâm cung cấp và xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý. Đồng thời, với hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của cơ quan, hoạt động của văn phòng phủ khắp và chi phối đến đến tất cả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Do vậy, công tác quản trị văn phòng được các cơ quan, tổ chức đặc biệt coi trọng. Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang tới gần và xu thế cải cách nền hành chính công đang được đẩy mạnh thực hiện trong những năm gần đây, yêu cầu về đổi mới công tác văn phòng để xây dựng văn phòng hiện đại trở thành một tất yếu được rất nhiều các cơ quan, tổ chức quan tâm và nhanh chóng triển khai thực hiện. Bởi lẽ “Cải cách hành chính phải gắn liền với đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng, thực hiện lộ trình điện tử Chính phủ”1. Như vậy, cải cách hành chính và đổi mới công tác văn phòng mối quan hệ chặt chẽ và tác động mãnh mẽ lẫn nhau. “Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ”[2;1] trong phạm vi cả nước. Đặc biệt, vai trò của Bộ Khoa học và Công nghệ ngày càng khẳng định vì phát triển hoạt động khoa học và công nghệ là nhiệm vụ trọng tâm được Đảng và Nhà nước đặt ra trong giai đoạn phát triển hiện nay, được thể hiện trong Nghị quyết Hội nghị lần thứ 6 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XI (Nghị quyết số 20-NQ/TW) về phát triển khoa học và công nghệ phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa và đặc biệt vai trò của khoa học và công nghệ được thể hiện rõ nét trong các nghị quyết trung ương Khóa XII. Với vai trò đặc biệt quan trọng của mình, trong những năm gần đây, công tác cải cách hành chính trong đó có đổi mới công tác văn phòng được Bộ Khoa học và Công nghệ đặc biệt quan tâm. Chỉ số xếp loại về cải cách hành chính quốc gia của Bộ liên tục được cải thiện: Năm 2014 đứng thứ 192, năm 2015 đứng thứ 173, năm 2016 đứng thứ 34 trên tổng số 19 Bộ, cơ quan ngang Bộ (Chỉ sau Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Bộ Tài chính). Nhằm tổng hợp hệ thống cơ sở khoa học, nâng cao vốn kiến thức chuyên ngành 1 Vũ Đình Khang – Chánh Văn phòng HĐND-UBND thành phố Hải Phòng, Kỷ yếu Hội nghị Khoa Quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 2 Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2014, tr 23 3 Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2015, tr 11 4 Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2016, tr 13 1
cũng như năng lực nghiên cứu khoa học của bản thân về lĩnh vực đổi mới công tác văn phòng; đồng thời nhận thức được tầm quan trọng, tính cấp thiết của công tác này cũng như tìm hiểu rõ hơn về thực trạngcông tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ Khoa học và Công nghệ từ đó đề xuất những giải pháp nhằm đổi mới công tác văn phòng theo hướng hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, vai trò của Văn phòng Bộ và đáp ứng sự đổi mới nhanh chóng cũng như nhưng yêu cầu thực tiễn, tôi quyết định lựa chọn đề tài “Đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước” làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp của mình 2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 2.1. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài này được nghiên cứu nhằm đạt những mục tiêu cơ bản sau đây: - Chứng minh được tầm quan trọng, tính tất yếu và ý nghĩa của đổi mới công tác văn phòng trong xu thế cải cách công tác hành chính hiện nay; - Tính tất yếu của thực tiễn đổi mới công tác văn phòng tại các cơ quan cấp Bộ đặc biệt là Bộ Khoa học và Công nghệ và đề xuất các giải pháp thực tiễn phù hợp; - Nâng cao kiến thức, trình độ của bản thân về công tác quản trị văn phòng cũng như hoạt động nghiên cứu khoa học. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được các mục tiêu kể trên, cần phải thực hiện một số nhiệm vụ sau đây: Thứ nhất, làm sáng tỏ cơ sở khoa học về đổi mới công tác văn phòng; Thứ hai, giới thiệu được vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ và Văn phòng Bộ; Thứ ba, khảo sát thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ; Thứ tư, những nhận xét, đánh giá về công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ và đề xuất một số giải pháp nhằm đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước . 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu các nội dung đổi mới công tác văn phòng cấp bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ với các nội dung sau: Một là, đổi mới các nghiệp vụ văn phòng; Hai là, đổi mới tổ chức bộ máy và chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng; Ba là, đổi mới cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật văn phòng. 2
3.2. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Nghiên cứu nội dung đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ; - Về thời gian: Khóa luận nghiên cứu đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ trong giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2017; - Về nội dung: Khóa luận này tập trung nghiên cứu nội dung đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ trên các phương diện chính bao gồm: đổi mới các nghiệp vụ văn phòng; đổi mới tổ chức bộ máy và chất lượng nhân sự làm công tác văn phòng; đổi mới cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng 4. Tổng quan tình hình nghiên cứu Vấn đề đổi mới công tác văn phòng đã được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu. Tuy nhiên, với đề tài cụ thể của khóa luận, bản thân đã tiếp xúc và nghiên cứu các tài liệu sau đây: - Về các loại sách gồm có: Cuốn “Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và Lưu trữ học” và cuốn “Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ trong thời kì đổi mới” của tác giả Nghiêm Kì Hồng; bài viết “Tổ chức lao động khoa học công tác văn phòng, một nội dung của quản trị văn phòng” của tác giả Xuân Đào trong cuốn “Quản trị văn phòng - lý luận và thực tiễn” của Nguyễn Hữu Tri, Nguyễn Văn Thâm, Đào Xuân Chúc; cuốn“Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” của các tác giả Lưu Kiếm Thanh (Chủ biên), Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc; cuốn “Nghiệp vụ thư kí văn phòng hiện đại kĩ năng xử lý thông tin - giao tiếp và quản lý hồ sơ của thư kí văn phòng: Cấu trúc cơ bản của văn phòng hiện đại” của tác giả Nguyễn Văn Long. Các cuốn sách trên đã đề cập đến đổi mới văn phòng trên một số phương diện như: + Mục tiêu, yêu cầu đổi mới và hiện đại hóa công tác văn phòng; + Sự ra đời của văn phòng hiện đại; + Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng (gồm một số nội dung, trong đó nhấn mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng), Các nội dung đó đều được các tác giả trình bày một cách tổng quan chứ chưa đi sâu nghiên cứu từng nội dung cụ thể. Bên cạnh đó, các tác giả chủ yếu nghiên cứu và đưa ra lý luận về công tác hiện đại hóa văn phòng chứ chưa đề cập nhiều đến thực tiễn đổi mới công tác văn phòng tại các cơ quan, tổ chức và đơn vị cụ thể. Một số tác giả đã nghiên cứu về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hiện đại hóa văn phòng tuy nhiên lại theo hướng biệt lập công tác ứng dụng ấy với các công cụ, phương 3
tiện và nghiệp vụ văn phòng truyền thống. Thế nhưng, điều này lại chưa thực sự phù hợp với hoạt động của văn phòng tại các cơ quan, tổ chức của nước ta trong bối cảnh hiện tại - Các Giáo trình bao gồm: Giáo trình “Quản trị văn phòng” của Trường Văn thư lưu trữ Trung ương I; Giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Nghiêm Kì Hồng; Giáo trình “Quản trị văn phòng” của các tác giả Nguyễn Thành Độ, Th.s Nguyễn Ngọc Diệp, Th.s Trần Phương Hiền; Giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” của Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An. Các giáo trình này đã đề cập những lý luận về văn phòng và công tác văn phòng. Nội dung đổi mới công tác văn phòng còn ít được đề cập hoặc nếu có thì là thông tin đã cũ không còn phù hợp với thực tế hiện nay do các giáo trình đều đã được biên soạn từ lâu còn xã hội thì đang thay đổi không ngừng. - Một số bài viết trong các tạp chí bao gồm: Bài viết “Tài liệu điện tử trong việc hiện đại hóa hành chính nhà nước” của PGS.TS. Triệu Văn Cường đăng trong Tạp chí Nghiên cứu khoa học Nội vụ, số 9 và bài viết “Sứ mệnh của quản trị văn phòng trong bối cảnh hội nhập và phát triển công nghệ” của TS. Nguyễn Văn Hậu đăng trong Tạp chí Quản lý nhà nước, Học viện Hành chính Quốc gia. - Một số công trình nghiên cứu gồm: Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Anh Thư với đề tài “Đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ”; Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội” của Nguyễn Thị Diên. Tác giả Anh thư đã nghiên cứu về đổi mới công tác tổ chức và điều hành văn phòng trong phạm vi toàn Bộ Khoa học và Công nghệ chứ chưa đề cập đến việc đổi mới các nội dung khác trong đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Tác giả Nguyễn Thị Diên nghiên cứu về hiện đại hóa văn phòng ở cơ quan cấp Bộ nhưng chủ yếu là hiện đại hóa trong các nghiệp vụ văn phòng chứ ít đề cập đến các nội dung khác của hiện đại hóa. Vì vậy, trong đề tài khóa luận tốt nghiệp này, tôi sẽ đi sâu nghiên cứu về các vấn đề, nội dung cụ thể trong đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Đồng thời tôi sẽ làm nổi bật sự song hành, kết hợp giữa việc ứng dụng công nghệ thông tin, các phần mềm điện tử với các phương tiện, công cụ và nghiệp vụ văn phòng truyền thống trong hoạt động thực tiễn tại Văn phòng Bộ. 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: được áp dụng trong quá trình khảo sát thực tế về đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ Khoa học và Công nghệ; 4
- Phương pháp phỏng vấn: được áp dụng để phỏng vấn lãnh đạo, công chức, viên chức thuộc Văn phòng Bộ về đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ; - Phương pháp thu thâp,̣ xử lý, tổng hơp̣ các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: các đề án, bài viết, bài báo, sách có liên quan, để kế thừ a các nguồn tài liêụ này. Và thu thâp̣ chính tài liêu,̣ thông tin do Bộ ban hành có liên quan đến đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ; - Phương pháp so sánh, đối chiếu: Áp dụng phương pháp này để so sánh giữa lý luận, thực tiễn và các quy định của nhà nước về đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ; - Phương pháp thống kê: áp dụng phương pháp này nhằm thống kê số lượng cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng, số lượng văn bản được ban hành, tiếp nhận, - Phương pháp phân tích, tổng hơp:̣ Sau khi sử dụng tất cả các phương pháp trên, thì phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp mà tác giả sử dụng triệt để nhằm đánh giá thưc̣ trang̣ công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ, trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp nhằm đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ. 6. Đóng góp mới của đề tài - Bổ sung thêm cho hệ thống cơ sở khoa học về đổi mới công tác văn phòng; - Phản ánh được thực trạng đổi mới công tác văn phòng tại văn phòng cấp Bộ nói chung và Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ nghệ nói riêng; - Đề xuất các giải pháp, kiến nghị để nâng cao hiệu quả đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ Khoa học và Công nghệ. 7. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, thì nội dung chính của khóa luận gồm 3 chương: Chương 1. Cơ sở khoa học về đổi mới công tác văn phòng Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ Chương 3: Đánh giá, đề xuất một số giải nhằm đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước 5
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Cơ sở lý luận về văn phòng 1.1.1.1. Khái niệm văn phòng Văn phòng là một thực thể được hình thành từ lâu, gắn liền với quá trình hình thành, hoạt động và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng có thể được hiểu theo hai cách sau: Theo nghĩa rộng, văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ cán bộ, công chức, nhân viên hoạt động và thực thi nhiệm vụ [10;8]. Theo nghĩa hẹp, Văn phòng là một tổ chức độc lập trong bộ máy cơ quan, có tư cách pháp nhân; là nơi thu thập, xử lý hỗ trợ thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả. [19; 12]. Và ở khóa luận này, văn phòng được tập trung nghiên cứu dưới góc độ là một tổ chức độc lập trong cơ quan. 1.1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nói “Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì cán bộ lãnh đạo giải quyết công việc không đúng”. Qua câu nói đó, ta thấy rõ được vị trí và tầm ảnh hưởng của văn phòng đối với quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc biệt là trong vấn đề thu thập, xử lý thông tin và tham mưu cho lãnh đạo ra quyết định quản lý. Cụ thể, văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo nên chất lượng hoạt động của văn phòng có tác động trực tiếp đến tính chính xác, kịp thời và tính pháp lý của các quyết định quản lý. Hoạt động của văn phòng cũng tác động sâu rộng đến chất lượng, hiệu quả công việc của mọi bộ phận và nhiều cán bộ, nhân viên trong mỗi cơ quan, tổ chức. Đồng thời, văn phòng còn là hình ảnh đại diện của cơ quan trong công tác đối nội, đối ngoại nên ảnh hưởng trực tiếp tới uy tín của cơ quan và của chính nhà lãnh đạo. Đặc biệt trong xu thế cải cách công tác hành chính nhà nước hiện nay, văn phòng có những đóng góp quan trọng trong cải cách thể chế hành chính thể hiện qua hoạt động xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật và cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan, tổ chức [10;11]. 6
1.1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1.1.1.3.1. Chức năng của văn phòng Văn phòng có nhiều chức năng khác nhau nhưng tập trung vào hai chức năng cơ bản sau: Một là chức năng tham mưu tổng hợp. Chức năng này khẳng định vai trò giúp việc của văn phòng đối với lãnh đạo cơ quan trong công tác quản lý, điều hành bộ máy. Đồng thời, thể hiện sự khác biệt về công tác tham mưu của Văn phòng với các đơn vị chuyên môn khác trong cơ quan tổ chức: Tham mưu tổng hợp và tham mưu chuyên ngành. Tham mưu tổng hợp là quá trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn, sắp xếp thông tin để đưa ra những đánh giá khách quan và đề xuất các ý kiến trợ giúp chủ thể quản lý nhằm tạo ra những quyết định quản lý tối ưu. Công tác tham mưu tổng hợp không chỉ là việc tham dự, đề xuất chủ trương, chính sách cho lãnh đạo cơ quan mà còn là việc hướng dẫn và đôn đốc các đơn vị cùng cấp và cấp dưới thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Chức năng tham mưu tổng hợp thể hiện qua các nội dung: Tổ chức xây dựng bộ máy văn phòng; tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế cơ quan; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác; chuẩn bị đề án, dự án; theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác; chuẩn bị tài liệu phục vụ hội họp; đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, Hai là chức năng đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan (chức năng hậu cần). Văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp các trang thiết bị, phương tiện cần thiết phục vụ cho hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức, đồng thời quản lý, theo dõi và bảo đảm các trang thiết bị, phương tiện đó được sử dụng một cách phù hợp và có hiệu quả. Chức năng năng đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan tại các cơ quan cấp Bộ gồm các nội dung: quản lý tài sản của cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước; tổ chức và quản trị công sở; sắp xếp bố trí chỗ làm việc cho đơn vị; đảm bảo cơ sở vật chất và các điều kiện làm việc cho cán bộ, công chức trong cơ quan; chuẩn bị và tổ chức các cuộc giao ban của Lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị của cơ quan, đơn vị, chuyến đi công tác trong và ngoài nước của Lãnh đạo, [17; 27] Tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan là hai chức năng cơ bản, quan trọng nhất và không thể thiếu của văn phòng. Hai chức năng này không tồn tại một cách độc lập mà có mối quan hệ mật thiết và tương hỗ lẫn nhau. Trong đó, tham mưu tổng hợp thể hiện mục đích cần đạt đến của văn phòng, đồng thời cũng định hướng cho chức năng hậu cần, ngược lại, chức năng hậu cần cung cấp các điều kiện cần thiết để văn phòng thực hiện công tác tham mưu tổng hợp 7
đạt hiệu quả cao hơn. Vì vậy, nhà quản trị văn phòng cần chú trọng thực hiện cả hai chức năng này chứ không nên chỉ tập trung vào một trong hai. 1.1.1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng Văn phòng có trách nhiệm thực hiện 14 nhiệm vụ được chia làm 03 nhóm: Nhóm nhiệm vụ về tham mưu tổng hợp: - Xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan; - Tham mưu xây dựng và theo dõi thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan; - Thu thập, xử lý và tổ chức tốt hoạt động thông tin tổng hợp và thực hiện chế độ thông tin báo cáo của cơ quan, tổ chức; - Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và triển khai thực hiện các văn bản pháp luật của cơ quan cấp trên, tổ chức truyền đạt các quyết định của lãnh đạo cho các ngành, các cấp và cơ quan thông tin đại chúng; - Tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về thủ tục pháp lý, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do cơ quan ban hành Nhóm nhiệm vụ về hành chính – tổ chức: - Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ liên quan đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, xử lý thông tin văn bản, tổ chức chu chuyển, lập hồ sơ, sắp xếp văn bàn, giấy tờ hàng ngày và lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong toàn bộ cơ quan và trong phạm vi văn phòng; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại và thư từ, tiếp dân của cơ quan; - Quản lý tổ chức, biên chế, nhân sự của văn phòng; - Giúp lãnh đạo cơ quan lập kế hoạch, triển khai, theo dõi về cải cách hành chính trong phạm vi công sở. Nhóm nhiệm vụ về quản trị hậu cần: - Bố trí, sắp xếp nơi làm việc, mua sắm và quản lý trang thiết bị, phương tiện làm việc, quản lý tài chính, kinh phí của cơ quan, tổ chức, ; - Quản lý công tác tài vụ, kế toán, tài sản của cơ quan; - Bảo đảm điều kiện, phương tiện làm việc; - Chăm lo các dịch vụ y tế, nhà khách, lễ tân, bảo vệ, 1.1.2. Cơ sở lý luận về đổi mới công tác văn phòng 1.1.2.1. Khái niệm đổi mới công tác văn phòng Hiện nay, tuy “đổi mới công tác văn phòng” đã được sử dụng rất nhiều trong các giáo trình, tài liệu, công trình nghiên cứu khoa học nhưng chưa có một khái niệm hoàn chỉnh nào về thuật ngữ này. Để phân tích về khái niệm này, cần nghiên cứu hai nội 8
hàm “đổi mới” và “công tác văn phòng”. “Đổi mới” theo nghĩa động từ được hiểu là thay đổi hoặc làm cho tốt hơn, tiến bộ hơn so với trước, đáp ứng yêu cầu của sự phát triển5. Cũng có thể hiểu thay đổi là thay cách nghĩ, cách làm cũ lạc hậu, lỗi thời, không đáp ứng được nhu cầu phát triển bằng cách nghĩ, cách làm khác, tiến bộ hơn, hợp với quy luật của sự phát triển6. “Công tác văn phòng” theo tác giả là toàn bộ các hoạt động gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật bao gồm các công việc như thu thập, xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, giúp cho hoạt động lãnh đạo, điều hành, quản lý của thủ trưởng cơ quan đạt hiệu quả và đáp ứng mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức Như vậy, theo quan điểm cá nhân, tác giả xin mạnh dạn đưa ra khái niệm “đổi mới công tác văn phòng” như sau: Đổi mới công tác văn phòng là việc thay đổi, phát triển các hoạt động gắn liền với chức năng nhiệm vụ của văn phòng một cách hiệu quả hơn, tối ưu hơn, giúp cho hoạt động lãnh đạo, điều hành, quản lý của thủ trưởng cơ quan đạt hiệu quả tốt hơn và đáp ứng mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức cũng như phù hợp với sự phát triển, tiến bộ của thời đại. 1.1.2.2. Những yêu cầu phải đổi mới công tác văn phòng Như chúng ta đã biết, xã hội ngày càng phát triển theo hướng hiện đại thì vấn đề đổi mới công tác văn phòng cho phù hợp với xu thế phát triển chung là một tất yếu. Nhu cầu đổi mới và hiện đại hóa văn phòng bắt nguồn từ những yêu cầu sau: Thứ nhất, hiện tượng bùng nổ thông tin là yêu cầu mang tính thời đại có ý nghĩa thúc đẩy quá trình hiện đại hóa văn phòng. Hiện tượng này xuất hiện bởi năm yếu tố thời đại sau: Cách mạng khoa học – công nghệ phát triển mạnh mẽ đã sự rút ngắn chu kỳ công nghệ; các quan hệ kinh tế - thương mại hình thành nhanh chóng đã đặt ra yêu cầu bức thiết cho mỗi quốc gia phải mở cửa hội nhập thị trường thế giới và cộng đồng quốc tế; Chính phủ các nước phải tăng cường quản lý nhà nước trong công cuộc phát triển kinh tế - xã hội trong nước và quan hệ kinh tế với các quốc gia khác trên thế giới; vai trò của con người trong quá trình lao động sản xuất ngày càng được đề cao; cuộc cách mạng thông tin cùng với những thành tựu về công nghệ thông tin phát triển với tốc độ chóng mặt. Do đó, yêu cầu nắm bắt, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, cho quản lý trở thành mục tiêu hàng đầu của tất cả cơ quan, tổ chức. Thứ hai, sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở nước ta cùng với 5 Theo từ điển tiếng Việt điện tử 6 Theo bài viết GÓP PHẦN TÌM HIỂU QUAN NIỆM VỀ “ĐỔI MỚI”, “CẢI TỔ”, “CẢI CÁCH” 9
xu thế toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế, xây dựng nền kinh tế tri thức, đặt ra yêu cầu mỗi ngành, mỗi lĩnh vực đều phải đổi mới và hiện đại hóa. Công tác văn phòng cũng không nằm ngoài xu thế đó, cần phải nhanh chóng đổi mới để thích ứng với sự phát triển của xã hội. Thứ ba, công tác văn phòng ở nước ta nhìn chung vẫn còn lạc hậu, tồn tại nhiều yếu kém đòi hỏi cần phải nhanh chóng đổi mới. Cụ thể, những tồn tại, yếu kém đó là: Quan niệm, nhận thức về vai trò, chức năng của văn phòng còn nhiều lệch lạc; quy định pháp luật về công tác văn phòng chưa đầy đủ, thiếu thống nhất; tổ chức và nhân sự văn phòng còn nhiều hạn chế, lề lối làm việc cũng như việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức; nghiệp vụ hành chính văn phòng chưa được thống nhất, còn nhiều thiếu sót; tệ quan liêu giấy tờ còn nặng nề, công tác quản lý tài liệu chưa chuyên nghiệp; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng còn chưa rộng rãi. Những thiếu sót trên cần được khắc phục nhanh chóng và cách duy nhất là đổi mới công tác văn phòng văn phòng [13] 1.1.2.3. Nội dung đổi mới công tác văn phòng 1.1.2.3.1. Đổi mới nhận thức về công tác văn phòng Để đổi mới công tác văn phòng, trước hết cần đổi mới về nhận thức. Bởi lẽ chỉ khi nhận thức đúng đắn thì mới có thể định hướng cho hoạt động có hiệu quả. Trước hết, nhà quản trị văn phòng phải nhận thức đúng đắn rằng đổi mới công tác văn phòng phải được thực hiện đồng bộ và toàn diện. Đổi mới công tác văn phòng không đơn thuần chỉ là đưa các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại vào văn phòng hoặc xây dựng trụ sở rộng lớn với các thiết bị đắt tiền. Thay vào đó, phải đổi mới toàn diện từ nhận thức đến xây dựng tổ chức bộ máy và đội ngũ công chức nhân viên, hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ trong hành chính văn phòng, hiện đại hóa trang thiết bị cũng như môi trường làm việc trong văn phòng, Bên cạnh đó, cần thay đổi nhận thức về vai trò, chức năng của văn phòng. Trên thực tế tại nhiều cơ quan cấp bộ, nhiều cán bộ văn phòng vẫn cho rằng văn phòng chỉ làm những công việc sự vụ, giấy tờ giản đơn và chủ yếu chỉ làm công tác hậu cần. Đó là một nhận thức lệch lạc, cần nhanh chóng thay đổi. Cần xác định trọng tâm của công tác văn phòng là thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp với vai trò tham mưu, giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của toàn bộ bộ máy cơ quan; đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật [12;52]. Đồng thời, tư duy về công tác thu thập, xử lý thông tin cũng cần phải thay đổi. Văn phòng kiểu cũ thường thụ động tổng hợp những tình hình thông tin, số liệu quá khứ nên năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của văn phòng rất thấp. Vì vậy, khi 10
đổi mới, chuyển sang văn phòng hiện đại, cần hướng mọi hoạt động của văn phòng tập trung vào mục tiêu chủ động xử lý thông tin để đón đầu, tiên liệu, dự báo phát triển để giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn và sáng tạo. Việc đổi mới và nhận thức đầy đủ, đúng đắn về công tác văn phòng sẽ góp phần đẩy nhanh quá trình đổi mới, giúp văn phòng thực trở thành một trung tâm xử lý thông tin theo hướng chủ động phục vụ cho hoạt động tổ chức, điều hành của nhà quản lý, trợ giúp lãnh đạo cơ quan ra quyết định quản lý chính xác trong quá trình điều hành tổ chức. 1.1.2.3.2. Đổi mới, hiện đại hóa toàn diện công tác văn phòng Có thể thấy rằng, đổi mới công tác văn phòng phải được thực hiện toàn diện, đầy đủ trên tất cả các phương diện. Bởi lẽ các yếu tố cấu thành công tác văn phòng đều có mối quan hệ chặt chẽ và tác động qua lại lẫn nhau nên nếu chỉ tiến hành đổi mới một yếu tố thì sẽ thiếu tính đồng nhất, gây ra những “khập khiễng”, “rời rạc” trong quá trình hoạt động. Đổi mới công tác văn phòng được thực hiện trên rất nhiều nội dung, trong phạm vi khóa luận tốt nghiệp này, tác giả chỉ tập trung nghiên cứu ba nội dung cốt lõi: Đổi mới các nghiệp vụ văn phòng; đổi mới tổ chức bộ máy và chất lượng làm công tác văn phòng; đổi mới trang thiết bị kỹ thuật văn phòng. a. Đổi mới các nghiệp vụ văn phòng Đổi mới các nghiệp vụ văn phòng là nội dung mang tính chất nền tảng bởi nghiệp vụ văn phòng chính là các hoạt động thực tiễn và quyết định trực tiếp đến kết quả, năng suất của công tác văn phòng. Ngày nay, sự phát triển không ngừng của CNTT đã bổ trợ và tạo ra những thay đổi lớn đối với việc tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ văn phòng. Đồng thời, chính việc ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ văn phòng thay vì sử dụng các phương pháp truyền thống như trước đây đã đặt ra yêu cầu cho các nhà quản trị văn phòng cần thay đổi những văn bản, quy chế và quy trình thực hiện các nghiệp vụ văn phòng cho phù hợp để giảm thiểu tối đa “độ chênh” giữa các quy định với thực tế hoạt động. Hoạt động văn phòng gồm nhiều nghiệp vụ khác nhau, song tại phạm vi khóa luận tốt nghiệp này tác giả tập trung nghiên cứu công tác đổi mới bốn nghiệp vụ cơ bản: công tác xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan; công tác đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan. * Công tác xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác Chương trình kế hoạch công tác là một phương tiện quan trọng để nhà lãnh đạo chủ động quản lý và điều hành các hoạt động của tổ chức, đảm bảo những hoạt động 11
đó được tiến hành theo đúng định hướng và thống nhất với nhau. Vì vậy, hiệu quả hoạt động quản lý chịu ảnh hưởng trực tiếp từ chất lượng của những chương trình, kế hoạch công tác được lập ra. Xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác là một hoạt động cần thiết và được tiến hành thường xuyên trong mọi tổ chức. Công tác này nhằm xác định mục tiêu, phương hướng, cách thức, nguồn lực cần huy động để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể nào đó đồng thời cần theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân được phân công thực hiện nhiệm vụ đúng thời hạn và đạt chất lượng tốt. Trong mỗi cơ quan, tổ chức, Văn phòng là đơn vị trực tiếp tiến hành xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, đồng thời phối hợp với các đơn vị để theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình kế hoạch và thường xuyên báo cáo lãnh đạo cơ quan để có phương án xử lý kịp thời. * Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan Công tác văn thư Có rất quan niệm khác nhau về công tác văn thư và trong khóa luận này, tác giả sử dụng theo khái niệm tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư: “Công tác văn thư gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.” [8; 13] Công tác văn thư là một nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động cung cấp và đảm bảo hệ thống thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý được xuyên suốt. Công tác văn thư được thực hiện thống nhất trên phạm vi toàn bộ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức. Trong đó, công tác văn thư cơ quan được thực hiện bởi bộ phận văn thư chuyên trách tại Văn phòng là bộ phận quan trọng nhất. Công tác văn thư bao gồm các nội dung: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến; quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu. Công tác lưu trữ Hiện nay, có rất nhiều khái niệm về công tác lưu trữ. Tại khóa luận này, tác giả sử dụng khái niệm được đề ra ở Luật Lưu trữ 2011: “Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ.” [11; 46]. Công tác lưu trữ bao gồm các hoạt động nghiệp vụ: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Hiêṇ nay, taị các cơ quan cấp bộ, Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức 12
và quản lý công tác VT, LT. Đây là hoạt động tổ chức, bố trí, sắp xếp các nguồn lực thực hiện công tác VT,LT đồng thời theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở, đào tạo nghiệp vụ, nhằm đảm bảo công tác VT, LT được thực hiện đạt hiệu quả cao nhất. Việc tổ chức, quản lý công tác VT, LT cho cơ quan bao gồm các nội dung sau: - Tổ chứ c thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và xây dưng̣ các văn bản của cơ quan về văn thư, lưu trữ; - Tổ chức bộ máy nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ; - Tổ chức các hoạt động nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác VT, LT. * Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cơ quan Trong Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước đã quy định: “Họp là hình thức của hoạt động quản lý Nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan hành chính Nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật”. Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp là nhiệm vụ thường xuyên trong văn phòng của các cơ quan cấp bộ. Công tác này gồm các nội dung: chuẩn bị tài liệu phục vụ hội họp; công tác chuẩn bị địa điểm, lễ tân, khánh tiết; đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cho các cuộc họp, hội nghị. * Công tác đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan Đối với hoạt động quản lý của các cơ quan cấp bộ, “thông tin là những quy phạm pháp luật và những điều được nhận thức, ghi nhận từ thực tiễn cần được tổ chức thu thập, xử lý để tạo ra cơ sở cho việc lựa chọ phương án hành động, ban hành các quyết định quản lý” [16;32]. Thông tin có mặt ở tất cả các khâu trong hoạt động quản lý, điều hành, là căn cứ quan trọng, cần thiết cho lãnh đạo trong quá trình ra quyết định quản lý và ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của các đơn vị. Văn phòng chính là cầu nối thông tin giữa lãnh đạo với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài cơ quan. Văn phòng có nhiệm vụ thu thập, tiếp nhận và xử lý thông tin có liên quan tới tổ chức và hoạt động của các đơn vị từ nhiều nguồn khác nhau. Để thực hiện công tác này, các bộ phận trong Văn phòng thu thập và xử lý thông tin, sau đó phản hồi lại cho Lãnh đạo Văn phòng qua các kênh như văn bản, báo chí, hội họp. Với vai trò tham mưu tổng hợp, sau khi thu thập phân tích, xử lý thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan và các đơn vị, văn phòng sẽ cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ quan để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành bộ máy. Đồng thời, văn phòng tiếp nhận thông tin quản lý từ lãnh đạo cơ quan và phổ biến, truyền đạt tới các đơn vị, bộ phận liên quan để thực hiện nhiệm nhiệm vụ được giao đúng hạn và hiệu 13
quả. b. Đổi mới chất lượng nhân sự làm công tác văn phòng Trong ba yếu tố cấu thành công tác văn phòng, nhân sự là yếu tố trung tâm, là chủ thể của văn phòng và trong văn phòng hiện đại thì con người được coi trọng hơn bao giờ hết. Có thể nhận thấy sự khác biệt giữa lao động trong văn phòng kiểu cũ và lao động trong văn phòng kiểu mới. Lao động trong văn phòng kiểu cũ thường được coi là loại hình lao động giấy tờ, hành chính mang tính sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm văn phòng ít được quan tâm đào tạo và việc bố trí, sử dụng lao động trong văn phòng thường thiếu ổn định, nhiều khi còn chắp vá, tùy tiện. Ngược lại lao động trong văn phòng kiểu mới là lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ và năng động ngày càng cao. Do đó người lao động cần được đào tạo để đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ chuyên môn, kỹ năng tổ chức công việc, đặc biệt là kĩ năng xử lý thông tin và kỹ năng giao tiếp - ứng xử. Người lao động văn phòng phải thành thạo các nhiệm vụ công tác được giao, dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi, phát triển của thời đại [13]. Để thích ứng và làm việc hiệu quả trong văn phòng hiện đại, đội ngũ nhân sự thực hiện công tác văn phòng phải đảm bảo hai yêu cầu: Một là yêu cầu về mặt năng lực, chuyên môn nghiệp vụ. Nhân sự trong văn phòng hiện đại phải có đủ năng lực để thực hiện chức năng dịch vụ, xử lý thông tin, yểm trợ hành chính, từ khâu thu thập thông tin đầu vào đầy đủ, phù hợp, khoa học qua xử lý đưa đến đầu ra là những thông tin mới, chắt lọc chính xác, kịp thời, giúp cấp quản lý đưa ra quyết định quản lý đúng đắn nhất. Đồng thời, người làm văn phòng phải được đào tạo đa năng, giao nhiệm vụ nào cũng làm được, dễ dàng chuyển đổi công việc, dễ dàng đào tạo để vươn lên vị trí cao hơn. Hai là những yêu cầu về phẩm chất nhằm phản ánh được bản chất mới mà văn phòng hiện đại và các đơn vị sử dụng đòi hỏi ở người lao động văn phòng [14]. Như vậy, để đổi mới công tác văn phòng thì cần lấy việc đổi mới, nâng cao chất lượng nhân sự làm công tác văn phòng làm trọng tâm. Chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng cần phải được cải thiện trên cả ba phương diện: trình độ chuyên môn nghiệp vụ (phải được đào tạo chuyên ngành phù hợp với vị trí việc làm, nếu thiếu cần phải bổ sung, bồi dưỡng ngay); kỹ năng thực hiện công việc (đặc biệt là các kỹ năng mềm về xử lý tình huống, kỹ năng giao tiếp, ứng xử, ) và thái độ trong công việc (về văn hóa, tính trách nhiệm, sáng tạo, nỗ lực hết mình trong công việc). Phải đảm bảo đầy đủ cả ba yếu tố trên thì nhân sự trong văn phòng mới có đủ năng lực để hoàn thành công việc, nhiệm vụ được giao với hiệu quả tốt nhất, đóng góp tích cực và làm chủ công cuộc đổi mới công tác văn phòng. 14
c. Đổi mới trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng Đổi mới và hiện đại hóa trang thiết bị trong văn phòng được coi là nội dung "cách mạng" nhất và là vấn đề được các cơ quan cấp bộ rất quan tâm và đầu tư thực hiện. Bởi Máy móc ngày càng phát triển, trang thiết bị văn phòng ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức phong phú, đa dạng đã hỗ trợ rất tốt cho con người để giảm sức lao động, rút ngắn thời gian làm việc, nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc. Cụ thể, máy tính điện tử được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, tạo thuận lợi cho các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm dữ liệu Các phương tiện kỹ thuật sao chụp, nhân bản tài liệu trước chỉ có máy đánh chữ, máy in thì nay đã có máy photocopy, máy in hiện đại. Các thiết bị kỹ thuật truyền tin, truyền văn bản như telex, fax, internet được sử dụng rộng rãi Những vật dụng thông thường trong văn phòng cũng ngày càng tiện dụng và được bày bán rộng rãi. Ngoài ra công tác đổi mới trang thiết bị kỹ thuật và cơ sở vật chất trongcông tác văn phòng còn thể hiện qua việc xây dựng không gian văn phòng theo hướng mở với những mô hình văn phòng kiểu mới - văn phòng hiện đại như: văn phòng mở, văn phòng điện tử, văn phòng ảo, văn phòng tiện ích, Vì vậy, việc mua sắm trang thiết bị, bố trí nơi làm việc cho nhân viên phải phù hợp với xu hướng hiện đại hóa công tác văn phòng. Quá trình đổi mới này phải được thực hiện một cách đồng bộ trong phạm vi văn phòng để đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả hoạt động. 1.1.2.4. Ý nghĩa của đổi mới công tác văn phòng Trong bối cảnh và xu thế phát triển không ngừng của xã hội hiện đại nói chung và công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước nói riêng, đổi mới công tác văn phòng có ý nghĩa hết sức quan trọng không chỉ đối với hoạt động của riêng văn phòng mà còn đối với hoạt động của toàn cơ quan tổ chức. Trước hết, đổi mới công tác văn phòng góp phần quan trọng vào việc nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động của văn phòng. Với nền tảng là đổi sự mới toàn diện công tác văn phòng với các nội dung: đổi mới về nhận thức; đổi mới các nghiệp vụ văn phòng; đổi mới chất lượng đội ngũ nhân sự; đổi mới trang thiết bị văn phòng, , công tác này đã mang đến một hình ảnh hoàn toàn mới cho văn phòng: hiện đại hơn, tinh gọn hơn, thống nhất hơn và khoa học hơn. Đặc biệt đổi mới công tác văn phòng thông qua ứng dụng CNTT là một bước nhảy lớn giúp cho công tác văn phòng trở nên đơn giản hơn, chuyên nghiệp hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian, sức lao động và chi phí hoạt động. Bên cạnh đó, đổi mới công tác văn phòng giúp cho văn phòng thực hiện tốt hơn hai chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật cho 15
hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nhờ thực hiện ngày càng tốt chức năng tham mưu tổng hợp với vai trò là trung tâm xử lý thông tin và là cầu nối thông tin trong nội bộ cơ quan cũng như với các cơ quan, tổ chức bên ngoài, văn phòng ngày càng có nhiều đóng góp, giúp lãnh đạo cơ quan thực hiện tốt công tác điều hành, quản lý bộ máy. Không chỉ vậy, nhờ thực hiện tốt chức năng hậu cần, văn phòng giúp các đơn vị có được điều kiện hoạt động thuận lợi nhất, hiện đại nhất. Nhờ vậy vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức ngày càng được khẳng định 1.2. Cơ sở pháp lý Để thực hiện đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ trong thực tiễn cần có cơ sở pháp lý để công tác này được định hướng đúng đắn theo các quy định của nhà nước. Cụ thể cơ sở pháp lý là hệ thống các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị và các nội dung liên quan đến đổi mới công tác văn phòng bao gồm các văn bản: Thứ nhất là các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của Bộ Khoa học và Công nghệ, của Văn phòng và các phòng ban thuộc văn phòng bao gồm: - Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01/9/2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ. Trong Nghị định này đã quy định rõ Văn phòng là một đơn vị “cứng” trong cơ cấu tổ chức của cơ quan cấp bộ ; - Nghị định số 95/2017/NĐ-CP ngày 16/8/2017 về của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ. Nghị định đã khẳng định Văn phòng Bộ là một đơn vị trong tổ chức bộ máy của Bộ Khoa học và Công nghệ ; - Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành kèm theo quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22/4/2013 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ. Quy chế này đã quy định đầy đủ vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ; - Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Tổng hợp; Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ chức; Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Lưu trữ; Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Tài vụ, Thứ hai là văn bản quy định về các nghiệp vụ văn phòng: - Công tác VT, LT + Luật số 01/2011/QH13 11/11/2011 về Luật lưu trữ; + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư; + Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 16
+ Nghị định 99/2016/NĐ-CP 01/7/2016 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu; + Thông tư số 04/2013/TT-BNV 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. - Công tác tổ chức hội họp Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/3006 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chế độ hội họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước. - Thứ ba, nhằm cụ thể hóa văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các cơ quan cấp Bộ khác, Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn phòng tại Bộ như: + Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 30/12/2013của Bộ Khoa học và Công nghệ; + Quy chế về Thi đua, Khen thưởng của Văn phòng Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 240/QĐ-VP ngày 05/12/2016 của Chánh Văn phòng Bộ. + Quy chế quản lý và sử dụng phòng họp, phòng tiếp khách và hội trường ban hành kèm theo Quyết định số 728/QĐ-BKHCN ngày 10/4/2015 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ. 1.3. Cơ sở thực tiễn Trên thực tế, nhiều cơ quan cấp bộ đã thực hiện đổi mới công tác văn phòng trong những năm gần đây và đã đạt được những kết quả rất tích cực. Trong khóa luận này, tác giả sẽ trình bày một số kết quả nổi bật về đổi mới công tác văn phòng của Bộ Tài chính – Cơ quan có chỉ số cải cách hành chính đứng top đầu trong các bộ và cơ quan ngang bộ để làm cơ sở thực tiễn cho vấn đề đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Tài chính trong những năm vừa qua đã đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản điều hành. Cụ thể, kể từ năm 2014, Bộ Tài chính đã triển khai sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành - eDocTC theo mô hình tập trung thống nhất tới các đơn vị thuộc Bộ Tài chính. Đến nay phần mềm eDocTC đã cơ bản hoàn thành, đáp ứng tốt yêu cầu quản lý văn bản và điều hành của các cấp Lãnh đạo. Theo số liệu thống kê của Cục Tin học và Thống kê tài chính (đơn vị được giao chủ trì triển khai chương trình eDocTC), 100% cán bộ công chức, viên chức, nhân viên thuộc 24 Vụ/Cục tại cơ quan Bộ Tài đã tham gia vào quy trình luân chuyển, xử lý văn bản trên hệ thống, bao gồm: tạo mới, luân chuyển xử lý, trình phê duyệt, tra cứu, tìm kiếm, văn bản. Nhờ sử dụng phần mềm eDocTC, Bộ Tài chính đã đạt được những bước tiến quan trọng trong công tác cải cách quy trình xử lý văn bản điện tử, 17
dần dần từng bước thay thế luân chuyển xử lý văn bản giấy trong các nghiệp vụ quản lý văn bản đến, đi, tờ trình, quản lý Lịch lãnh đạo, theo dõi chỉ đạo, quản lý hồ sơ, Toàn bộ văn bản đến, văn bản đi, Tờ trình Bộ được lưu trữ điện tử trên chương trình eDocTC, cán bộ, công chức, viên chức có thể dễ dàng, nhanh chóng tìm kiếm, tra cứu các văn bản cần thiết hỗ trợ quá trình xử lý công việc. Việc chuyển văn bản cần xử lý và ý kiến chỉ đạo từ Lãnh đạo đơn vị đến Lãnh đạo phòng/ban, từ Lãnh đạo phòng/ban đến chuyên viên được thực hiện hoàn toàn trên chương trình eDocTC một cách nhanh chóng, độ trễ của thời gian chuyển văn bản từ người chuyển đến người nhận gần như không đáng kể (qua hệ thống trục tích hợp mất 5 phút để gửi văn bản điện tử từ Bộ sang các Tổng cục). Trên chương trình eDocTC, người sử dụng cũng có thể chủ động tra cứu được lịch sử xử lý của văn bản từ lúc văn bản được chuyển đến văn thư đến khi văn bản được xử lý xong. Đặc biệt, với tính năng liên thông văn bản điện tử, chương trình này đã giúp cho việc gửi/ nhận văn bản giữa Bộ Tài chính, các Tổng cục trực thuộc Bộ và các đơn vị tài chính ở địa phương được nhanh chóng, chính xác, kịp thời, an toàn, đồng thời tiết kiệm được thời gian, cũng như các chi phí liên quan như: chi phí in ấn, chi phí photocopy văn bản, cước phí gửi bưu điện, bưu phẩm, góp phần thực hiện tiết kiệm ngân sách nhà nước. Bên cạnh đó, tính năng chữ ký số cũng được tích hợp với chương trình eDocTC để thực hiện ký số trên văn bản đi phát hành điện tử và bước đầu áp dụng thay thế gửi văn bản giấy bằng văn bản điện tử có ký số. Các văn bản điện tử đi do Bộ phát hành đều được ký số và phát hành điện tử tới các đơn vị trong ngành Tài chính (phát hành song song với văn bản giấy). Văn phòng Bộ Tài chính đã phát hành văn bản đi điện tử có áp dụng chữ ký số trên chương trình eDocTC thay cho việc gửi văn bản giấy một số loại văn bản như: Giấy mời họp gửi các đơn vị thuộc Bộ; Văn bản giới thiệu chữ ký; Văn bản phổ biến thông tin; Văn bản quy phạm pháp luật; Các văn bản khác theo sự chỉ đạo của Bộ (theo công văn số 6789/BTC-VP ngày 19/5/2016). Có thể khẳng định rằng, phần mềm quản lý văn bản eDocTC là một trong những phần mềm hoàn chỉnh nhất, tiện ích nhất trong số các phần mềm mà các bộ, cơ quan ngang bộ đang sử dụng. Chính nhờ việc ứng dụng phần mềm này mà hoạt động quản lý văn bản của Bộ Tài chính đã hiện đại hóa, chuyên nghiệp hóa hơn rất nhiều, góp phần đổi mới công tác văn phòng tại Bộ. Với kết quả mà Bộ Tài chính đạt được, có thể thấy vấn đề đổi mới công tác văn phòng cấp bộ là hoàn toàn khả thi. Bộ Khoa học và Công nghệ hoàn toàn có cơ sở để nhanh chóng mới đổi mới công tác văn phòng nhằm tạo ra những chuyển biến tích cực, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ nói riêng và của toàn Bộ Khoa 18
học và Công nghệ nói chung. Tiểu kết chương 1 Từ vấn đề lý luận nêu trên, có thể thấy công tác văn phòng có vai trò đặc biệt quan trong đối với hoạt động và sự phát triển của mỗi cơ quan tổ chức. Trước sự phát triển không ngừng của thời đại đặc biệt là cuộc cách mạng khoa học công nghệ 4.0 với nền tảng là sự bùng nổ thông tin trong thời đại số và xu hướng cải cách nền hành chính nhà nước ngày càng diễn ra sâu rộng, yêu cầu đổi mới công tác văn phòng là một tất yếu và Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ cũng không ngoại lệ. Đổi mới công tác văn phòng theo hướng hiện đại, tích cực nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc là vấn đề lãnh đạo Văn phòng Bộ hết sức quan tâm. Vậy thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ đang diễn ra như thế nào, đã đạt được những thành tựu và còn tồn tại hạn chế gì, nguyên nhân của những hạn chế đó là do đâu, đồng thời có những giải pháp nào để nâng cao hiệu quả đổi mới công tác văn phòng tại đây? Nội dung đó sẽ tiếp tục được nghiên cứu và trình bày tại các chương tiếp theo của khóa luận. 19
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 2.1. Khái quát chung về Bộ Khoa học và Công nghệ 2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Khoa học và Công nghệ Ngày 16 tháng 8 năm 2017, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 95/2017/NĐ- CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ (Phụ lục số 01). Văn bản này có giá trị thay thế cho Nghị định số 20/2013/NĐ-CP được áp dụng trước đó. Tại Điều 1, Chính phủ đã quy định về vị trí và chức năng của Bộ Khoa học và Công nghệ như sau: “Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ, bao gồm: hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo; phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc bộ quản lý theo quy định của pháp luật.” [2; 1] Các nhiệm vụ của Bộ Khoa học và Công nghệ được trình bày đầy đủ tại Điều 2 của Nghị định này (Xem tại Phụ lục số 01). 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ Cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ được quy định cụ thể tại Điều 3 Nghị định số 95/2017/NĐ-CP ngày 16/08/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ, theo đó, Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm 25 đơn vị: 1. Vụ Khoa học Xã hội, Nhân văn và Tự nhiên. 2. Vụ Khoa học và Công nghệ các ngành kinh tế - kỹ thuật. 3. Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ. 4. Vụ Công nghệ cao. 5. Vụ Kế hoạch - Tài chính. 6. Vụ Pháp chế. 7. Vụ Tổ chức cán bộ. 8. Vụ Hợp tác quốc tế. 9. Vụ Thi đua - Khen thưởng. 10. Vụ Phát triển khoa học và công nghệ địa phương. 20
11. Văn phòng Bộ. 12. Thanh tra Bộ. 13. Cục Công tác phía Nam. 14. Cục ứng dụng và Phát triển công nghệ. 15. Cục Năng lượng nguyên tử. 16. Cục Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia. 17. Cục Phát triển thị trường và doanh nghiệp khoa học và công nghệ. 18. Cục An toàn bức xạ và hạt nhân. 19. Cục Sở hữu trí tuệ. 20. Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. 21. Ban Quản lý Khu công nghệ cao Hòa Lạc. 22. Học viện Khoa học, Công nghệ và Đổi mới sáng tạo. 23. Báo Khoa học và Phát triển. 24. Tạp chí Khoa học và Công nghệ Việt Nam. 25. Trung tâm Công nghệ thông tin. 21 đơn vị đầu tiên là các tổ chức hành chính giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước; 04 tổ chức còn lại là các tổ chức sự nghiệp phục vụ quản lý nhà nước của Bộ. Theo Điều 1 Quyết định số 76/QĐ-TTg ngày 16/01/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành danh sách các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ (Phụ lục số 02), có 17 đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, bao gồm: 1. Quỹ phát triển khoa học và công nghệ quốc gia. 2. Quỹ đổi mới công nghệ quốc gia. 3. Viện Năng lượng nguyên tử Việt Nam. 4. Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam - Hàn Quốc. 5. Viện Ứng dụng công nghệ. 6. Viện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ. 7. Viện Khoa học sở hữu trí tuệ. 8. Viện Nghiên cứu và Phát triển vùng. 21
9. Viện Nghiên cứu sáng chế và Khai thác công nghệ. 10. Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển truyền thông khoa học và công nghệ. 11. Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển hội nhập khoa học và công nghệ quốc tế. 12. Văn phòng các Chương trình trọng điểm cấp nhà nước. 13. Văn phòng Công nhận chất lượng. 14. Văn phòng Đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ. 15. Văn phòng các Chương trình khoa học và công nghệ quốc gia. 16. Báo điện tử Tin nhanh Việt Nam (tên viết tắt là VnExpress). 17. Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật. (Sơ đồ tổ chức bộ máy xem tại phụ lục số 03) 2.2. Khái quát chung về Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã được quy định cụ thể tại Điều 1, 2 của Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ ban hành kèm theo Quyết định 886/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ (Phụ lục 4). 2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ “Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ là đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ hoạt động của Bộ; Bộ trưởng điều phối, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế làm việc của Bộ; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân, quản trị, an ninh bảo vệ, quân sự, y tế, tài chính, đầu tư xây dựng, quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động dảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Cơ quan Bộ. Văn phòng Bộ có con dấu riêng, được mở tài khoản kho bạc Nhà nước, để hoạt động và giao dịch theo quy định của pháp luật” [5;1] Với vị trí, chức năng như trên, Văn phòng Bộ được Bộ trường giao thực hiện 13 nhiệm vụ cụ thể (Xem tại phụ lục 4) 2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ Theo Điều 4 Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, Văn phòng Bộ gồm 10 phòng ban chịu trách nhiệm chính về hai nhóm chức năng: 22
Thứ nhất là nhóm chức năng tham mưu tổng hợp, gồm 05 đơn vị: - Phòng Tổng hợp; - Phòng Hành chính – Tổ chức; - Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính; - Phòng Lưu trữ; - Phòng Quản lý đầu tư xây dựng. Thứ hai là nhóm chức năng đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của khối cơ quan Bộ, gồm 05 đơn vị: - Phòng Tài vụ; - Phòng Quản trị - Y tế; - Phòng Lễ tân; - Phòng Quản lý xe; - Ban Quản lý Trụ sở 2 của Bộ. (Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ xem tại phụ lục 05) 2.3. Thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ 2.3.1. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng 2.3.1.1. Công tác xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch công tác 2.3.1.1.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Xây dựng chương trình công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng vì hoạt động này mang tính chất tổng hợp, định hướng cho các chương trình hoạt động của Bộ trong từng năm, từng quý, từng tháng, từng tuần. Trên cơ sở đó, các đơn vị trực thuộc Bộ có kế hoạch tổ chức và chuẩn bị các nguồn lực để thực hiện các chương trình, hoạt động cho phù hợp, cân đối, thống nhất và đúng thời hạn. Xây dựng chương trình công tác là một nhiệm vụ thường xuyên, định kỳ của Văn phòng Bộ. Chánh Văn phòng Bộ là người chịu trách nhiệm chung trước Lãnh đạo Bộ về việc tham gia xây dựng, theo dõi, đôn đốc và báo cáo kết quả thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của Bộ. Thông qua công tác này, Văn phòng Bộ đã khẳng định vai trò tham mưu tổng hợp đối với hoạt động quản lý, điều hành bộ máy của Lãnh đạo Bộ. a. Chương trình, kế hoạch công tác năm 23
Chương trình, kế hoạch công tác năm của Bộ được xây dựng dựa trên các căn cứ: Kế hoạch, chính sách của Nhà nước; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; chương trình, kế hoạch công tác của các năm và kế hoạch công tác hằng năm của Bộ; ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ; bản đăng ký khối lượng công việc của các đơn vị trực thuộc Bộ; thực tiễn yêu cầu công việc; các nguồn lực của Bộ như: tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị, Trên cơ sở đó, Văn phòng Bộ chủ trì phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ có liên quan để xây dựng chương trình công tác năm của Bộ Khoa học và Công nghệ và trình Lãnh đạo Bộ. Quy trình xây dựng cụ thể như sau: - Bước 1: Văn phòng Bộ gửi công văn yêu cầu các đơn vị đăng ký khối lượng công việc. - Bước 2: Xác định mục tiêu công tác năm của Bộ. - Bước 3: Đánh giá lại nguồn lực (nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất, ). - Bước 4: Dự thảo kế hoạch. - Bước 5: Xin ý kiến góp ý dự thảo bằng hình thức họp hoặc gửi công văn đề nghị; - Bước 6: Hoàn thiện dự thảo trình Bộ trưởng phê duyệt. - Bước 7: Làm thủ tục đăng ký văn bản và ban hành. - Bước 8: Thanh kiểm tra, giám sát, báo cáo việc thực hiện kế hoạch. Cụ thể, công tác xây dựng chương trình công tác năm sẽ được tiến hành như sau: Từ ngày 20/12 đến ngày 30/12 hàng năm, Chánh Văn phòng gửi công văn đề nghị các đơn vị trong Bộ cung cấp thông tin về các chương trình lớn, sự kiện tiêu biểu trong năm cần có sự góp mặt của Lãnh đạo Bộ. Trên cơ sở đó, chuyên viên của Phòng Tổng hợp sẽ tiến hành tổng hợp thông tin và liên hệ, trao đổi trực tiếp với các đơn vị để điều chỉnh các chương trình, sự kiện cho phù hợp. Đồng thời, Văn phòng Bộ sẽ lồng ghép vào dự thảo một số nhiệm vụ liên quan đến công tác báo cáo tình hình thực hiện các Văn bản quy phạm pháp luật như các Nghị quyết, Báo cáo, của Chính phủ. Sau khi thống nhất với các đơn vị và Tổ Thư ký Lãnh đạo Bộ để hoàn thiện dự thảo, Văn phòng Bộ sẽ trình Lãnh đạo Bộ. Trong trường hợp Lãnh đạo Bộ yêu cầu điều chỉnh thì Văn phòng Bộ sẽ tham mưu và có những điều chỉnh cần thiết. Sau khi Bộ được Lãnh đạo Bộ phê duyệt, Văn phòng Bộ có nhiệm vụ phát hành và gửi văn bản cho các đơn vị thuộc Bộ. Đồng thời, Bộ phận văn thư sẽ cập nhật bản scan lên phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để các đơn vị và cá nhân thuận lợi theo dõi và điều chỉnh chương trình công tác năm của đơn vị mình sao cho thống nhất, phù hợp thay vì phải trực tiếp sự dụng bản giấy như trước kia. 24
Riêng đối với kế hoạch xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ thì Vụ Pháp chế là đơn vị chủ trì phối hợp với Văn phòng Bộ. Chậm nhất ngày 15/11 hằng năm Vụ Pháp chế phải gửi Văn phòng Bộ danh mục văn bản quy phạm pháp luật cần xây dựng để Văn phòng Bộ phối hợp trao đổi, góp ý cho Vụ Pháp chế để hoàn thiện dự thảo trình Lãnh đạo Bộ ký và gửi Văn phòng Chính phủ để đăng ký vào Chương trình xây dựng văn bản trình Chính phủ. b. Chương trình, kế hoạch công tác quý Chương trình, kế hoạch công tác quý của Bộ được xây dựng căn cứ trên kế hoạch công tác năm, sự chỉ đạo của Bộ trưởng kết hợp với tham khảo thêm ý kiến của các đơn vị để tổng hợp và có những điều chỉnh cần thiết. Văn phòng Bộ phối hợp với Vụ Pháp chế yêu cầu các đơn vị gửi chương trình, kế hoạch công tác và gửi lại chậm nhất ngày 15 của tháng cuối quý. Chậm nhất ngày 20 của tháng cuối quý Văn phòng Bộ và Vụ Pháp chế tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác quý sau của Bộ trình Bộ trưởng xem xét, quyết định. c. Chương trình, kế hoạch công tác tháng Chậm nhất ngày 27 hàng tháng, căn cứ vào Chương trình công tác quý của Bộ kết hợp với tham khảo thêm ý kiến của các đơn vị, Văn phòng Bộ phối hợp với Vụ Pháp chế tổng hợp và có những điều chỉnh cần thiết để trình Bộ trưởng xem xét, quyết định. Đối với chương trình, kế hoạch công tác tháng mà chậm tiến độ thực hiện các đơn vị phải báo cáo cho Bộ trưởng trước ngày 20 hàng tháng. d. Lịch công tác tuần Lịch công tác tuần là loại kế hoạch chi tiết nhất, cung cấp đầy đủ thông tin về thời gian, người thực hiện, nội dung công việc.Theo Quy chế tổ chức hoạt động, Văn phòng Bộ có nhiệm vụ xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Lãnh đạo Bộ. Căn cứ chương trình công tác tháng, sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, thông tin từ Tổ Thư ký lãnh đạo Bộ và các văn bản có bút phê của Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ sẽ rà soát, tổng hợp xây dựng lịch công tác tuần của Lãnh đạo Bộ và cập nhật lên mạng máy tính của Bộ vào chiều thứ 6 hàng tuần, đồng thời gửi các đơn vị trong cuộc họp giao ban tuần để các đơn vị được biết. Khi có sự thay đổi chương trình công tác tuần của Lãnh đạo Bộ, Tổ Thư ký của Lãnh đạo Bộ kịp thời thông báo cho Văn phòng Bộ để nhanh chóng cập nhật thông tin trên mạng máy tính và thông báo cho các đối tượng liên quan biết thông qua hệ thống thư điện tử của Bộ. Việc ứng dụng CNTT trong công tác này giúp cho thông tin về lịch làm việc của Lãnh đạo Bộ đến với các đơn vị nhanh hơn rất nhiều so với phương pháp truyền thống là gửi bản giấy như trước đây. 2.3.1.1.2. Đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác 25
Bên cạnh việc xây dựng thì công tác theo dõi, đôn đốc và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác lại ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thực hiện kế hoạch, chương trình công tác. Việc theo dõi, đôn đốc và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác sẽ góp phần giúp các đơn vị thực hiện nhiệm vụ đúng thời hạn và đạt hiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó, công tác này còn cung cấp những thông tin để Lãnh đạo Bộ kịp thời có những tác động cần thiết tới các đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Hàng tuần, Văn phòng Bộ sẽ tiến hành rà soát thời hạn thực hiện nhiệm vụ và xây dựng bản nhắc việc cũng như đôn đốc các đơn vị vào các cuộc họp giao ban để đảm bảo các đơn vị thực hiện đúng tiến độ. Đồng thời, nhờ ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, Văn phòng Bộ cũng nhanh chóng nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị: nhiệm vụ hoàn thành đúng hạn, quá hạn và chưa hoàn thành từ đó có kế hoạch đôn đốc nhắc nhở. Trong trường hợp các đơn vị gặp khó khăn hoặc không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, Phòng Tổng hợp phải lập tức báo cáo và tham mưu cho Lãnh đạo Bộ để có phương án giải quyết phù hợp. Ứng dụng phần mềm là một bước đột phá lớn đối công tác đôn đốc thực hiện nhiệm vụ bởi lẽ nó giúp cho các chuyên viên của Văn phòng Bộ thu được thông tin một cách bao quát nhanh chóng hơn so với chỉ rà soát, liên hệ để theo dõi bằng phương pháp thủ công. Hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và hàng năm, Thủ trưởng các đơn vị rà soát, thống kê, đánh giá việc thực hiện chương trình công tác của đơn vị gửi Văn phòng Bộ để tổng hợp, báo cáo và tham mưu cho Bộ trưởng đưa ra được phương án xử lý nhanh chóng và hiệu quả. Văn phòng Bộ có nhiệm vụ thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc chuẩn bị các đề án của các đơn vị trực thuộc Bộ để xây dựng báo cáo kết quả thực hiện chương trình công tác của Bộ. Thông qua quá trình xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, Chánh Văn phòng Bộ đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác về tình hình thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị để Lãnh đạo Bộ đưa ra những phương án và quyết định quản lý, điều hành kịp thời. Ngoài ra công tác này cũng giúp Lãnh đạo Văn phòng nắm được đầy đủ thông tin về các hoạt động của từng đơn vị để chỉ đạo các phòng ban thuộc Văn phòng Bộ chủ động đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện, kỹ thuật, địa điểm, để phục cụ cho các hoạt động nhằm thực hiện kế hoạch đề ra với hiệu quả cao. 2.3.1.2. Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan Vai trò chính của Bộ Khoa học và Công nghệ là “thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về khoa học và công nghệ trong phạm vi cả nước” thông qua hệ thống các văn bản, chính sách về KH&CN. Để thực hiện tốt vai trò đó cũng như giúp Lãnh đạo 26
Bộ có những căn cứ đầy đủ và xác đáng để đưa ra quyết định quản lý thì công tác văn thư, lưu trữ phải được chú trọng thực hiện. Tại Bộ Khoa học và Công nghệ “Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Bộ và trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại khối cơ quan Bộ (Văn phòng Bộ và các Vụ chức năng)” [5; 1]. Tuy nhiên, trên thực tế, với khối lượng tài liệu rất lớn phải quản lý thì công tác VT,LT trữ tại đây rất phức tạp, đòi hỏi Lãnh đạo Văn phòng phải tổ chức và quản lý một cách khoa hoc,̣ thống nhất thì mới có thể đảm bảo công tác này được vận hành một cách trơn tru, hiệu quả. Cụ thể, tổ chức và quản lý công tác VT, LT tại Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm các nội dung sau: 2.3.1.2.1. Tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ Căn cứ vào các văn bản quy định của Nhà nước cũng như Quy chế công tác VT, LT của Bộ và khối lượng công việc thực tế phải xử lý, Chánh Văn phòng Bộ đã tham mưu cho Lãnh đạo Bộ thiết lập Phòng Hành chính – Tổ chức và Phòng Lưu trữ để đảm bảo việc thực hiện công tác VT, LT của Bộ, cụ thể: a. Phòng Hành chính – Tổ chức Theo Điều 1 của Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ chức, “Phòng Hành chính – Tổ chức là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ, có chức năng đảm bảo nghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ Khoa học và Công nghệ theo quy định của pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo văn phòng về công tác hành chính, công tác văn thư” [6;2] “Hiện nay, hệ thống văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm: Văn thư chuyên trách của Bộ, Văn thư chuyên trách của các đơn vị được phân cấp quản lý cán bộ và Văn thư kiêm nhiệm của các đơn vị trực thuộc Bộ khác Phòng Hành chính - Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ có Tổ Văn thư thực hiện nhiệm vụ của văn thư chuyên trách của Bộ và Văn phòng Bộ, thực hiện các công việc liên quan đến công tác văn thư do Chánh Văn phòng giao”. Tổ Văn thư bao gồm 05 văn thư chuyên trách của Bộ (Phụ lục số 06) được chia phụ trách 02 mảng công việc chính: Một là quản lý văn bản đi, đóng dấu, nhập dữ liệu phần mềm do Phó Trưởng phòng - chuyên viên Hoàng Thu Hằng và chuyên viên Hoàng Thị Thương chịu trách nhiệm chính. Hai là tiếp nhận, quản lý văn bản đến và nhập vào phần mềm quản lý văn bản do chuyên viên Lê Thị Oánh chịu trách nhiệm chính. Qua quá trình khảo sát, có thể nhận thấy các cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách tại Bộ Khoa học và Công nghệ đều có năng lực, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn nghiệp vụ tương đối cao và được đào tạo với chuyên ngành phù hợp với vị trí công việc hiện tại. 27
Ngoài ra, đối với công tác văn thư của Bộ, ngoài bộ phận Văn thư làm công tác văn thư chuyên trách thì Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ cũng đảm nhận một phần nhiệm vụ này. Cụ thể, đối với những văn bản, bì mật đến chuyển tới Lãnh đạo Bộ sau khi Văn thư cơ quan tiếp nhận sẽ được chuyển thẳng tới Phòng Tổng hợp. Phòng Tổng hợp là đơn vị trực tiếp chuyển giao các văn bản này tới Lãnh đạo Bộ thông qua Tổ Thư ký và thực hiện sao văn bản, trả văn bản cho các đơn vị, scan văn bản và cập nhật trên phần mềm quản lý văn bản. Bên cạnh đó, Phòng Tổng hợp còn là đơn vị tiếp nhận và trả lại phiếu trình sau khi có ý kiến của Lãnh đạo Bộ cho các đơn vị trình phiếu và cập nhật ý kiến của Lãnh đạo Bộ lên phần mềm quản lý văn bản. b. Phòng Lưu trữ Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ hiện hành và giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác VT, LT của Bộ theo quy định của Pháp luật. Cụ thể, các nhiệm vụ của Phòng Lưu trữ được quy định tại Điều 2 Quy chế tổ chức và hoạt động Phòng Lưu trữ [7;2]. Phòng Lưu trữ bao gồm 4 cán bộ trong đó có 01 cán bộ có trình độ thạc sỹ và 03 cán bộ có trình độ cử nhân đại học ứng với 01 Trưởng phòng, 01 chuyên viên và 02 nhân viên hợp đồng (Phụ lục số 06). 2.3.1.2.2. Tổ chứ c thực hiện các văn bản quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ và xây dưng̣ cá c văn bản củ a cơ quan về văn thư, lưu trữ Hiện tại có rất nhiều các văn bản Luật, các Thông tư hướng dẫn Luật, các văn bản quản lý nhà nước khác liên quan đến công tác VT, LT. Ngoài ra, ngày 22/12/2008, Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (ban hành kèm theo Quyết định số 2825/QĐ-BKHCN). Căn cứ vào tình hình hoạt động thực tế có thể thấy công tác VT, LT là một hoạt động vô cùng phức tạp, bao gồm nhiều khâu nghiệp vụ khác nhau, liên quan và đòi hỏi sự phối hợp của nhiều đơn vị, cá nhân. Chính vì vậy, để đảm bảo công tác VT, LT được thực hiện một cách đầy đủ, thống nhất và đúng quy định của Nhà nước và của Bộ, lanh̃ đaọ Văn phòng Bộ có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo Bộ trong việc tổ chứ c thực hiện các văn bản quản lý Nhà nước về VT, LT và xây dưng̣ các văn bản của cơ quan về VT, LT. Để thực hiện nhiệm vụ này, Văn phòng Bộ luôn quan tâm và đẩy mạnh việc cập nhật những thông tin, văn bản mới nhất do Nhà nước ban hành quy định về công tác VT, LT. Bên cạnh đó, Chánh Văn phòng Bộ lập kế hoạch và trình Lãnh đạo Bộ về việc tổ chức các chương trình tập huấn, phổ biến, tuyên truyền rộng rãi các văn bản mới của nhà nước, của Bộ về công tác VT, LT đến các đơn vị trong cơ quan. Hoạt động tập huấn về nghiệp vụ VT, LT là một hoạt động thường kỳ được Văn phòng Bộ tổ chức hàng năm. Gần đây nhất vào tháng 7 năm 2017, Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo việc tổ chức “Lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ” trên cơ sở quy định mới nhất 28
của pháp luật về VT, LT cho hơn 70 cán bộ, nhân viên bao gồm lãnh đạo Văn phòng và các cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị thuộc Bộ tại tỉnh Hải Phòng. Những lớp tập huấn này không chỉ là cơ hội để các cán bộ, công chức, viên chức làm công tác VT, LT được cập nhập và hiểu rõ về các quy định mới của Nhà nước mà còn là điều kiện để họ được trao đổi kinh nghiệm và giao lưu, thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Chính điều đó góp phần nâng cao năng lực, trình độ của nhân sự làm công tác VT, LT đồng thời tạo mạng lưới thống nhất, sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau để nâng cao hiệu quả thực hiện công tác này trong phạm vi toàn Bộ Khoa học và Công nghệ. 2.3.1.2.3. Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác VT, LT a. Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác văn thư Với sự phát triển không ngừng của xã hội hiện đại trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang tiến tới gần mà một trong ba nền tảng chính là hệ thống dữ liệu lớn – Big Data thì việc ứng dụng CNTT trong mọi lĩnh vực có ý nghĩa vô cùng quan trọng đặc biệt là đối với công tác văn thư. Bởi lẽ việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư sẽ tạo ra một mạng lưới thông tin đầy đủ bao gồm hệ thống các loại văn bản đi – đến, đồng thời tạo ra mối liên kết giữa khối dữ liệu của các đơn vị, tổ chức trong và ngoài Bộ. Điều đó sẽ giúp cho công tác tiếp nhận, xử lý các văn bản được nhanh chóng, chính xác và đáp ứng những yêu cầu về thông tin trong quá trình quản lý của Lãnh đạo Bộ một cách tốt nhất. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ là một tất yếu bởi hằng năm văn thư Bộ Khoa học và Công nghệ phải quản lý hệ thống văn bản đi – đến với khối lượng cực kì lớn và có xu thế tăng nhẹ qua các năm (Xem tại biểu đồ 2.1.). Biểu đồ 2.1. Số lượng văn bản đi/đến giai đoạn 2015-2017 Bộ Khoa học và Công nghệ (Đơn vị tính: văn bản) Cụ thể, trong năm 2017, Bộ Khoa học và Công nghệ đã quản lý gần 10000 văn bản đi và hơn 11500 văn bản đến. Trong đó, số lượng văn bản đi bao gồm: 24 văn bản 29
quy phạm pháp luật; 3916 văn bản Quyết định cá biệt; 4466 văn bản hành chính thông thường; khoảng 800 văn bản mật; khoảng 200 văn bản chuyên ngành và khoảng 350 hợp đồng, công hàm, thư công, Về văn bản đến thì Bộ tiếp nhận 11098 văn bản đến trực tiếp gửi tới Bộ (có đóng dấu đến và văn thư Bộ trực tiếp quản lý), ngoài ra còn có khoảng 20000 bì thư được chuyển trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân, khoảng 500 bì mật đến và nhiều đề tài cấp nhà nước, đề tài nghị định thư, được gửi đến vào các đợt tuyển chọn đề tài nghiên cứu khoa học. Có thể thấy, với một số lượng văn bản vô cùng lớn như vậy, nếu chỉ quản lý theo phương pháp thủ công thì sẽ cần một số lượng nhân sự rất lớn (vượt quá số lượng biên chế theo quy định của nhà nước) đồng thời sẽ mất rất nhiều thời gian và chi phí. Không chỉ vậy, nếu quản lý văn bản bằng phương pháp truyền thống thông qua hệ thống sổ sách thì không hệ thống hóa được toàn bộ dữ liệu và dẫn đến tình trạng văn bản rời lẻ, khó kiểm soát và khó tìm kiếm, khai thác sử dụng trong quá trình hoạt động. Do đó, Văn phòng Bộ nhận thấy cần thiết phải tạo lập một phần mềm để quản lý văn bản một cách đầy đủ và khoa học. Vì vậy,Văn phòng Bộ kết hợp cùng Trung tâm CNTT xây dựng và đưa phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc vào sử dụng để phục vụ công tác VT, LT. Hiện tại Bộ đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc Phần mềm này được đưa vào sử dụng từ ngày 01/01/2016 và thay thế cho việc quản lý văn bản trên hệ thống mạng VPNet. Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc là hệ thống được xây dựng đề phục vụ công tác quản lý văn bản, quản lý hồ sơ tài liệu, quản lý công việc, trao đổi thông tin và hỗ trợ điều hành tác nghiệp trực tuyến trên mạng máy tính. Phần mềm này có giao diện rất thân thiện với người dùng, ngoài phần trang chủ và tiện ích thì phần mềm gồm các mục: Văn bản đến; Văn bản đi; Dự thảo – Phiếu trình; Báo cáo; Công việc hồ sơ. Bên trong mỗi mục lại được phân thành từng nhánh dữ liệu nhỏ hơn giúp cho người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin. Phần mềm này cho phép người dùng nhập các trường để đăng ký văn bản cũng như đính kèm bản scan của văn bản để thuận lợi cho nhu cầu tiếp cận văn bản mà không nhất định phải sử dụng bản cứng. Bên cạnh đó, tính năng lọc phép người dùng lọc văn bản từ theo phương thức cơ bản đến nâng cao với nhiều tiêu chí như loại văn bản, cơ quan, số văn bản, Không chỉ vậy phần mềm này còn nâng cao hiệu quả quản lý công việc, tăng tốc độ luân chuyển văn bản, tăng khả năng tìm kiếm, tổng hợp, chia sẻ thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý và các nghiệp vụ chuyên môn. Hiện nay, phần mềm vẫn đang tiếp tục được nghiên cứu và cải tiến để thêm vào những tính năng phù hợp, đáp ứng các yêu cầu ngày càng lớn của công tác VT, LT và nhu cầu sử dụng của cán bộ, công chức, nhân viên thuộc Bộ. Một số hình ảnh về các giao diện của phần mềm này (Phụ lục số 7). 30
Hình 2.1. Trang chủ phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc Hiện tại, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đã phân nhánh tới cấp độ đơn vị. Chẳng hạn khi văn thư Bộ nhận được văn bản chuyển đến vụ CNN, bên cạnh việc chuyển giao văn bản (bản cứng) cho văn thư vụ CNN thì văn thư Bộ scan bản gốc và đăng kí văn bản bằng phần mềm. Bản scan đó sẽ tự động chuyển vào phần văn bản của Vụ CNN. Trong thời gian tới, Văn phòng Bộ kết hợp với Trung tâm CNTT sẽ hướng đến phát triển phần mềm này có tính năng phân cấp đến từng cá nhân. Điều đó sẽ giúp các cá nhân cập nhật được thông tin, văn bản mình phải phụ trách giải quyết một cách nhanh chóng nhất chứ không nhất thiết phải chờ đến khi tiếp nhận bản cứng. Bên cạnh đó, hiện nay hệ thống quản lý văn bản của Bộ Khoa học và Công nghệ sử dụng phần mềm kết nối liên thông mạng quản lý văn bản của Chính phủ. Nhờ đó, Bộ Khoa học và Công nghệ tiếp nhận các văn bản đến từ các bộ, ban, ngành, địa phương thông qua hệ thống mạng quản lý của Chính phủ. Khi văn bản của các cơ quan đó gửi đến Bộ thì ngoài bản cứng được chuyển đến theo đường bưu điện sẽ có bản mềm trực tiếp được chuyển vào hệ thống quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ thông qua hệ thống mạng liên kết này. Ngược lại các văn bản đi của Bộ Khoa học và Công nghệ sẽ được scan và chuyển tới tới Văn phòng Chính phủ, các bộ, ngành, các tổng công ty, các địa phương, Thời điểm hiện tại, hệ thống này đã được áp dụng khoảng 50% và sẽ tiếp tục được nâng cấp, phát triển trong thời gian tới. Công tác ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản tại Bộ Khoa học và Công nghệ đã được thực hiện toàn diện và thống nhất. Không chỉ quản lý văn bản đi, đến mà phần mềm còn quản lý cả Phiếu trình gửi Lãnh đạo Bộ. Theo công văn số 2950/BKHCN-VP ngày 07/9/2017 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ, “từ ngày 15/9/2017, Phiếu trình giải quyết công việc trình Lãnh đạo Bộ qua Văn phòng Bộ được chấp nhận sau khi bản điện tử đã được nộp trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc”. Văn phòng 31
Bộ có trách nhiệm phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin hướng dẫn các đơn vị triển khai thực hiện. Đối với hồ sơ đề án, công việc trình không sử dụng hình thức phiếu trình điện tử, trong thời gian không quá 02 ngày làm việc, Phòng Tổng hợp gửi trả lại đơn vị trình và nêu rõ yêu cầu để thực hiện đúng quy định. Với công tác quản lý phiếu trình, phần mềm này có tình năng cập nhật trạng thái của Phiếu trình: đang chờ phê duyệt; đang xem xét, đã phê duyệt, đã hoàn thành. Điều đó giúp cho đơn vị trình có thể kiểm tra tiến độ xử lý phiếu trình của Lãnh đạo Bộ. Đồng thời, với tính năng đăng kí phiếu trình và nhập bút phê của Lãnh đạo Bộ, phần mềm giúp cho Văn phòng Bộ thuận lợi hơn rất nhiều trong việc quản lý các hồ sơ, công việc sau này. Các chuyên viên của Phòng Tổng hợp khi được phỏng vấn đều khẳng định nhờ việc ứng dụng phần mềm, công tác quản lý phiếu trình đã trở nên rất đơn giản và chặt chẽ và có hệ thống. Tất cả các phiếu trình đều được xác nhận bản cứng, sắp xếp và lưu trữ đầy đủ thông tin để các đơn vị dễ dàng tra cứu khi cần – một điều mà nếu thực hiện theo phương pháp quản lý truyền thống bằng sổ sách trước đây sẽ không thể thực hiện được b.Tổ chức các hoạt động nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ Công tác Lưu trữ là một trong những nghiệp vụ rất được quan tâm trongcông tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Khối lượng tài liệu lưu trữ hàng năm được các đơn vị chuyển vào lưu trữ Bộ là vô cùng lớn (ước tình khoảng trên 100m giá).Việc nghiên cứu và ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ là một tất yếu vì chỉ với 04 cán bộ, nhân viên thì không thể tự thực hiện hết các nghiệp vụ lưu trữ đối với khối tài liệu đó bằng phương pháp thủ công. Hiện nay, Bộ Khoa học và Công nghệ đang ứng dụng phần mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE. Đây là phần mềm của công ty NewSaiGonSoft cho phép người dùng cập nhật các dữ liệu thông tin thông tin về hồ sơ lưu trữ, kho lưu trữ và phục vụ việc tra cứu cho các cá nhân. Trên thực tế, Bộ Khoa học và Công nghệ đã nghiên cứu và ứng dụng CNTT trong các nghiệp vụ: thu thâp,̣ bổ sung tài liêụ lưu trữ, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. - Ứng dụng CNTT trong công tác thu thâp,̣ bổ sung tài liêụ lưu trữ Mỗi năm, Phòng Lưu trữ lập hồ sơ thu thập khoảng 9000 hồ sơ tương ứng với hơn 100 mét tài liệu từ các nguồn khác nhau là các đơn vị trực thuộc Bộ. Công tác này được ứng dụng phần mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE. Phần mềm này cho phép cán bộ lưu trữ nhập thêm các tài liệu và chỉnh sửa tài liệu đã hình thành trước thông qua thanh công cụ “Sửa dữ liệu” và “Nhập dữ liệu”. 32
Hình 2.2. Giao diện ứng dụng NeoARCHIVE trong thu thập tài liệu lưu trữ Sau khi các tài liệu được đưa về lưu trữ cơ quan và chỉnh lý hoàn thiện sẽ được nhập kho bảo quản và được tổ chức, sắp xếp theo mô hình cây phân cấp (kho, kệ, hộp, chuyên đề, hồ sơ ). Tiếp đó, cán bộ văn thư có thể nhập mới các văn bản, tài liệu vào hệ thống hoặc đồng bộ để lấy trực tiếp tài liệu số hóa từ các ứng dụng được tích hợp và lập hồ sơ theo nguyên tắc lưu trữ tại đơn vị - Ứng dụng CNTT trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liêụ lưu trữ Theo báo cáo công tác năm 2017 của Văn phòng Bộ, năm 2017, Phòng Lưu trữ đã tiến hành chỉnh lý khoảng 140 mét tài liệu của các Vụ chuyên ngành, và 15 mét tài liệu tài chính kế toán để đưa vào phục vụ khai thác, sử dụng nâng tổng số tài liệu đã được chỉnh lý lên 920 mét tài liệu và hiện vẫn còn khoảng 300 mét tài liệu hiện vẫn đang được bó gói chờ chỉnh lý. Đối với hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ, do nhân sự của Phòng Lưu trữ chỉ có 04 người nên Phòng không thể trực tiếp thực hiện nghiệp vụ mà phải làm hợp đồng với các công ty chỉnh lý bên ngoài để thực hiện công tác này. Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý hoàn thiện và chuyển đầy đủ lên giá, cán bộ lưu trữ sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý NeoARCHIVE thông qua Thẻ chỉnh lý tài liệu của phần mềm. Thẻ cho phép cán bộ lưu trữ nhập và chỉnh sửa các thẻ tài liệu với các trường như: số thẻ, cặp số, khối, tiêu đề, số tờ, thời gian, giá trị và ghi chú. Đồng thời, thẻ này có thông tin: thẻ gốc cần chỉnh lý, thẻ đã chỉnh lý, chỉnh sửa thẻ đã chỉnh lý, sửa thẻ cần chỉnh lý (Phụ lục số 8). - Ứng dụng CNTT trong thống kê tài liêụ lưu trữ Đối với nghiệp vụ thống kê tài liệu lưu trữ, Bộ Khoa học và Công nghệ đã áp dụng song song cả phương pháp truyền thống và phương pháp hiện đại. Phương pháp truyền thống là sử dụng mục lục hồ sơ (bản giấy) làm công cụ vừa để thống kê và vừa để tra cứu tài liệu. Mục lục hồ sơ này sẽ được xây dựng sau khi chỉnh lý hoàn thiện tài liệu và là căn cứ để cán bộ lưu trữ Bộ nắm bắt được tình hình tài liệu có trong kho Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ còn sử dụng phương pháp thống kê hiện đại dựa vào phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Cụ thể, sau khi hồ sơ được chỉnh lý hoàn chỉnh sẽ được nhập thông tin vào các trường dữ liệu trong phần mềm quản lý trên mạng VPNet và Internet của Bộ do Văn phòng quản lý. Có thể thấy rằng, việc lập mục lục hồ sơ (truyền thống) hay sử dụng phần mềm quản lý (hiện đại) đều có hiệu quả riêng. Việc cập nhật thông tin trên phần mềm sẽ 33
giúp các đơn vị khác thuộc bộ nắm bắt được các tài liệu hiện đang được lưu trữ một cách nhanh chóng, kịp thời. Tuy nhiên, mục lục hồ sơ vẫn luôn là tài liệu gốc và cũng là phương án quản lý dự phòng trong trường hợp phần mềm quản lý gặp vấn đề kĩ thuật. - Ứng dụng CNTT trong xây dựng công cu ̣tra tim̀ tài liêụ lưu trữ Theo kết quả khảo sát, hiện nay, phòng Lưu trữ đã kết hợp với Trung tâm CNTT xây dưng̣ các công cu ̣ tra tìm tài liêụ như cài đăṭ phần mềm quản lý văn bản, thẻ tra tìm tài liêu.̣ Đây là một công cụ tra tìm có giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng. Công cụ này cho phép người dùng chọn danh sách điều kiện sẵn có (trường dữ liệu) mà mình muốn tìm kiếm: tiêu đề tài liệu, tác giả tài liệu, (các trường dữ liệu này đã được thiết lập sẵn) và nhập thông tin vào các trường cụ thể trong phần tìm kiếm để có thể tra cứu tài liệu (Phụ lục số 7). Kết quả tra cứu là những thông tin cơ bản của tài liệu và vị trí hiện tại của tài liệu (hồ sơ số, cặp số, hộp số, giá số, ). Trên cơ sở đó, người tra cứu sẽ dễ dàng tìm kiếm tài liệu. - Trong tổ chứ c khai thác và sử dung̣ tài liêụ lưu trữ Với quy mô cấp Bộ, Phông Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ rất phong phú, đa dạng về cả thành phần và số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Hoạt động khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được tiến hành theo hai phương pháp: trực tiếp và gián tiếp. Đối với phương pháp khai thác trực tiếp, cán bộ, công chức thuộc Bộ phải trực tiếp xuống phòng Lưu trữ để đăng kí khai thác, sử dụng tài liệu. Phương pháp khai thác gián tiếp được áp dụng đối với cán bộ, công chức hoạt động tại các địa điểm xa trụ sở chính của Bộ nên không thể trực tiếp tiếp cận tài liệu lưu trữ chẳng hạn như Cục Công tác phía Nam (địa chỉ: số 31 Hàn Thuyên, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh). Đối với phương pháp gián tiếp thì sau khi đơn vị gửi yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, cán bộ phụ trách ở phòng Lưu trữ sẽ tìm tài liệu và gửi bản fax cho người yêu cầu. Chính nhờ việc áp dụng CNTT thông qua công cụ tra cứu cùng với hỗ trợ đắc lực của nhân viên phụ trách nhằm mà Phòng Lưu trữ đã đáp ứng được nhu cầu khai thác ngày càng cao của cán bộ, công chức, nhân viên. Nhờ việc áp dụng công cụ này mà số lượt khai thác, sử dụng tài liệu trong giai đoạn 2015 – 2017 rất ổn định và có xu hướng tăng sau các năm năm. Cụ thể số lượt thác và sử dụng tài liệu của Bộ Khoa học và Công nghệ được trình bày tại biểu đồ 2.2 34
Biểu đồ 2.2. Số lượt khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2015- 2017 (Đơn vị tính: lượt) - Ứng dụng công nghệ trong công tác bảo quản tài liêụ lưu trữ Hiện nay, tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ sau khi đã được chỉnh lý hoàn thiện đều được bảo quản trong kho lưu trữ với diện tích khoảng trên 300 mét vuông. Tài liệu lưu trữ đều được bảo quản một cách cẩn thận trong các hộp, cặp, giá tài liệu được thiết kế theo tiêu chuẩn do Cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định. Kho lưu trữ cũng được được trang bị các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu như: máy hút ẩm, điều hòa, quạt thông gió, máy hút bụi, hệ thống phòng và chữa cháy, phòng đặc thù chống cháy nổ, Có thể thấy rằng, nhờ ứng dụng CNTT mà các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện một cách hiệu quả, đơn giản và khoa học hơn. Đồng thời, nhờ các phần mềm ứng dụng mà áp lực công việc đối với cán bộ lưu trữ của Bộ đã giảm đi đáng kể. Có thể nói, việc ứng dụng CNTT trong nghiệp vụ lưu trữ đã bước đầu được thực hiện và mang lại những kết quả nhất định. Chắc chắn rằng, hoạt động này sẽ còn tiếp tục được nghiên cứu và phát triển nhiều hơn trong tương lai để nâng cao hiệu suất hoạt động của công tác lưu trữ hơn nữa. 2.3.1.3. Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan Công tác hội họp có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động của Bộ Khoa học và Công nghệ bởi lẽ thông qua hoạt động hội họp, Bộ sẽ tiến hành tổng kết và triển khai các nhiệm vụ cần thực hiện trong từng giai đoạn cụ thể. Là một cơ quan quản lý Nhà nước về lĩnh vực khoa học và công nghệ, Bộ Khoa học và Công nghệ thường xuyên phải tổ chức các chương trình hội họp với phạm vi, hình thức, quy mô và thành phần tham dự khác nhau. Theo Điều 43, 44 Quy chế làm việc của Bộ, Bộ Khoa học và Công nghệ tổ chức các loại hình hội họp sau: - “Các hội nghị do Lãnh đạo Bộ chủ trì: Hội nghị Lãnh đạo Bộ thường kỳ; Hội nghị giao ban Bộ hàng tuần, tháng, tổng kết công tác năm của Bộ; Hội nghị giao ban 35
vùng, giao ban khối; Hội nghị làm việc với lãnh đạo cơ quan Trung ương và lãnh đạo thành phố trực thuộc Trung ương; Hội nghị khác để giải quyết công việc; - Hội nghị do Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chủ trì: Hội nghị để giải quyết công việc chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ; Hội nghị làm việc với đại diện các cơ quan theo ủy quyền của Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách theo quy định tại Quy chế làm việc của Bộ” [4; 24-25]. Đối với các chương trình hội họp do Thủ trưởng các đơn vị chủ trì được tổ chức tại trụ sở Bộ thì thì Văn phòng Bộ chỉ phối hợp chuẩn bị địa điểm, các trang thiết bị cần thiết và hỗ trợ đón tiếp khách mời (nếu cần) còn hầu hết các khâu tổ chức là do các đơn vị tự chuẩn bị và triển khai. Vì vậy, trong phạm vi khóa luận này, tác giả chỉ tập trung trình bày về vai trò của Văn phòng Bộ trong công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì mà cụ thể là các cuộc họp giao ban và các chương trình, hội nghị, sự kiện khác do Lãnh đạo Bộ chủ trì. 2.3.1.3.1. Các cuộc họp giao ban a. Giai đoạn chuẩn bị Các cuộc họp giao ban là hình thức họp mang tính chất thường xuyên mà thành phần, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị đã được quy chuẩn hóa. Chẳng hạn Hội nghị giao ban tuần sẽ được diễn ra vào sáng thứ hai hàng tuần tại Phòng 110 với thành phần gồm: Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Bộ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ , Lãnh đạo một số phòng ban thuộc Văn Phòng Bộ và một số cá nhân khác. Chính vì vậy, Văn phòng Bộ không cần thiết phải xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp giao ban. Về công tác chuẩn bị tài liệu họp, trước mỗi cuộc họp giao ban tuần, giao ban tháng, Chánh Văn phòng Bộ giao cho Phòng Tổng hợp có trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu phục vụ cuộc họp gồm các văn bản: Báo cáo công tác tuần, báo cáo công tác tháng; những vấn đề cần lưu ý thực hiện theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ (bản nhắc việc); lịch công tác của Lãnh đạo Bộ.Đối với cuộc họp giao ban tháng, Phòng Tổng hợp còn soạn thảo và gửi email mời họp đến các cá nhân, đơn vị thuộc thành phần dự họp và gửi tới Phòng Lễ tân và Phòng Quản trị - Y tế để phối hợp chuẩn bị tổ chức. Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo Phòng Lễ tân và Phòng Quản trị - Y tế đảm nhiệm công tác hậu cần phục vụ cho các cuộc họp giao ban. Cụ thể: Phòng Lễ tân có trách nhiệm chuẩn bị địa điểm, nước uống, hoa quả, phục vụ họp; bộ phận Quản trị của Phòng Quản trị - Y tế có trách nhiệm chuẩn bị maket, hệ thống máy móc, âm thanh, ánh sáng phục vụ cho cuộc họp. Riêng đối với cuộc họp giao ban tháng thì từ năm 2015 đến nay, Bộ Khoa học và Công nghệ đã áp dụng hình thức họp trực tuyến. Đối với hình thức họp này, ngoài các khâu chuẩn bị như trên thì bộ phận Quản trị phải chuẩn bị hệ thống 36
mạng và đường truyền phục vụ họp giao ban tại 05 điểm cầu: Trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ (Số 113 Trần Duy Hưng, Hà Nội); Cục Công tác phía Nam; Cục Sở hữu trí tuệ; Cục Thông tin KH&CN; Tổng cục Tiêu chuẩn và Đo lường chất lượng. b. Giai đoạn tiến hành cuộc họp Trong quá trình tiến hành các cuộc họp giao ban, Chánh Văn phòng giao cho Phòng Tổng hợp có trách nhiệm ghi biên bản cuộc họp cũng như ghi chép lại các nội dung, ý kiến mà các Lãnh đạo và các đơn vị phát biểu. (trong trường hợp cần thiết có thể sử dụng thiết bị ghi âm). Bộ phận Quản trị và Lễ tân cử nhân viên túc trực tại cuộc họp để đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật đạt hiệu quả tốt nhất và giải quyết các tình huống phát sinh nếu có. c. Giai đoạn kết thúc cuộc họp Khi kết thúc cuộc họp, Phòng Lễ tân và Quản trị - Y tế dọn dẹp và trả lại địa điểm đúng nguyên trạng. Phòng Tổng hợp phải chỉnh sửa, hoàn thiện Báo cáo công tác của Bộ dựa trên ý kiến của Lãnh đạo Bộ và các đơn vị trong cuộc họp. Văn phòng Bộ sẽ phát hành và đăng tải văn bản lên phầm mềm quản lý văn bản của Bộ để các đơn vị thuận lợi theo dõi. Đối với báo cáo công tác tháng thì Văn phòng Bộ phải gửi Văn phòng Chính phủ để báo cáo. Bên cạnh đó, dựa trên biên bản cuộc họp và các nội dung, ý kiến đã ghi chép lại được trong cuộc họp, Phòng Tổng hợp xây dựng Kết luận giao ban của Lãnh đạo Bộ trình Chánh Văn phòng ký ban hành và gửi các đơn vị được biết và thực hiện. Văn phòng Bộ có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các đơn vị được phân công có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện những nội dung Lãnh đạo Bộ đã kết luận tại các Hội nghị, cuộc họp. Đồng thời, Văn phòng Bộ cũng thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Bộ về kết quả thực hiện kết luận đó. 2.3.1.3.2. Các hội nghị, hội thảo, sự kiện của Bộ do Lãnh đạo Bộ chủ trì Trong năm 2017, Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo các phòng ban phối hợp với các đơn vị chuẩn bị chương trình, nội dung, cơ sở vật chất và tổ chức các Chương trình lớn như: Hội nghị tổng kết công tác ngành KH&CN năm 2016; Lễ ký kết Chương trình phối hợp giưa Bộ Khoa học và Công nghệ và Bộ Công Thương; Tiếp đón Tổng Giám đốc WIPO đến thăm và làm việc tại Bộ Khoa học và Công nghệ; Lễ trao giải thưởng Chất lượng quốc gia và diải thưởng Quốc tế Châu Á – Thái Bình Dương năm 2016; Lễ trao giải thưởng Tạ Quang Bửu, chuỗi sự kiện Ngày Khoa học và Công nghệ Việt Nam 18/5/2017, a. Giai đoạn chuẩn bị tổ chức hội nghị - Lập kế hoạch hội nghị 37
Đối với những hội nghị với quy mô lớn, quan trọng , Văn phòng Bộ giao cho Phòng Tổng hợp lập kế hoạch tổ chức hội nghị, ví dụ: Hội nghị tổng kết công tác năm 2016 và triển khai phương hướng, nhiệm vụ năm 2017. Để có thể xây dựng kế hoạch thì trước đó Chánh Văn phòng Bộ liên hệ với Lãnh đạo các Phòng Ban thuộc Văn phòng để lên kế hoạch tổ chức hội nghị trên các phương diện: tài liệu hội nghị, tài chính, đón tiếp, danh sách, lễ tân, Đồng thời, Lãnh đạo Văn phòng Bộ cũng có cuộc họp với các đơn vị thuộc Bộ để lên kế hoạch phối hợp về công tác khách mời và chuẩn bị các nội dung cho cuộc họp. - Xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị Chánh Văn phòng sẽ phân công cho Phòng Tổng hợp xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị. Cán bộ được phân công là người có trình độ chuyên môn cao và có kinh nghiệm trong công tác lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Khi đã xác định được các nội dung cụ thể như: tên hội nghị, thời gian tổ chức hôi nghị, thành phần tham dự, sẽ tiến hành soạn thảo tờ trình hoàn chỉnh theo đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, trình Chánh Văn phòng ký. Sau khi Lãnh đạo Bộ phê duyệt tờ trình, Chánh Văn phòng Bộ giao Phòng Hành chính làm thủ tục phát hành văn bản và gửi cho các đơn vị có liên quan 20 ngày trước khi diễn ra hội nghị. - Thành lập Ban Tổ chức và phân công công việc Tùy theo tính chất, nội dung, quy mô của hội nghị mà có thể quyết định thành lập Ban Tổ chức hay không. Đối với các hội nghị lớn Chánh Văn phòng Bộ phân công cán bộ soạn thảo quyết định thành lập Ban Tổ chức. Thông thường Ban Tổ chức bao gồm: Bộ trưởng/Thứ trưởng – Trưởng Ban; Chánh Văn phòng – Phó Ban; Thứ trưởng các đơn vị có liên quan – thành viên. - Công tác chuẩn bị khác Chánh Văn phòng sẽ giao cho Phòng Tổng hợp sọan thảo Chương trình nghị sự gồm 02 bản (bản cho khách mời chỉ gồm thông tin về thời gian và nội dung chương trình tương ứng; bản cho Ban Tổ chức gồm thời gian, nội dung chương trình, đơn vị phụ trách, ghi chú, ) (Mẫu chương trình nghị sự: Phụ lục số 9) Đối với những hội nghị do Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm tổ chức, Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo Phòng Tổng hợp xác định các nghi thức, bài phát biểu, trong hội nghị và tổng hợp tham luận nếu có. Đối với việc lập danh sách, soạn thảo và gửi giấy mời hội nghị tùy theo tính chất của hội nghị mà Chánh Văn phòng Bộ giao cho Phòng Hành chính – Tổ chức hoặc Phòng Tổng hợp chịu trách nhiệm. Chẳng hạn như trong giai đoạn chuẩn bị Hội nghị Tổng kết ngành khoa học công nghệ năm 2017 được tổ chức vào ngày 09/01/2018 do Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc chủ trì, Văn phòng Bộ đã chuẩn bị các tài liệu phục vụ Hội nghị, bao gồm: Báo cáo 38
Tổng kết ngành khoa học công nghệ năm 2017 và phương hướng nhiệm vụ năm 2018; danh sách các đại biểu tham dự; giấy mời đại biểu tham dự Hội nghị; chương trình nghị sự của Hội nghị; bài phát biểu của Thủ tướng Chình phủ; bài phát biểu của Bộ trưởng; kịch bản dẫn chương trình. Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ còn phối hợp với các đơn vị phụ trách để tiếp nhận, trao đổi và chỉnh sửa 14 bài Tham luận từ các địa phương và các doanh nghiệp, tổ chức hoạt động trong lĩnh vực KH&CN: tỉnh Thanh Hóa; Tập đoàn Viễn thông quân đội; Học viện Nông nghiệp Việt Nam, Đối với các hội nghị do Văn phòng tổ chức thì việc thiết kế, in maket, áp phích tuyên truyền và chuẩn bị trang thiết bị phục vụ Hội nghị sẽ giao cho Phòng Quản trị thực hiện và phải được Chánh Văn phòng Bộ phê duyệt, đồng ý. Các công việc khác: y tế, dự trù kinh phí, được các đơn vị thực hiện dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ. b. Giai đoạn tổ chức hội nghị Trong quá trình tổ chức Hội nghị, mỗi phòng ban thuộc Văn phòng lại đảm nhận những chức năng khác nhau, trong đó Chánh Văn phòng Bộ là người chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo chung về mọi công tác tổ chức, việc vận hành, điều khiển các thiết bị kỹ thuật và triển khai chương trình hội nghị. Phòng Lễ tân được giao chủ trì công tác đón tiếp đại biểu. Đối với những sự kiện mà số lượng khách mời đông và thuộc nhiều thành phần thì Phòng Lễ tân có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính – Tổ chức và các đơn vị trực thuộc Bộ để đảm bảo công tác đón tiếp khách mời được chu đáo. Phòng Quản trị - Y tế được giao chủ trì đảm bảo điều kiện trang thiết bị, cơ sở vật chất tốt nhất cho hội nghị. Để đảm bảo công tác này, bộ phận Quản trị phải cử người túc trực tại hội nghị và sẵn sàng có phương án xử lý sự cố kỹ thuật. Thông thường cán bộ Phòng Tổng hợp sẽ được phân công làm thư ký hội nghị để theo dõi, ghi chép các thông tin, diễn biến của Hội nghị. Ngoài ra, các đơn vị khách thuộc Văn phòng sẽ chủ động phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ để đảm bảo Hội nghị được diễn ra một cách tốt đẹp nhất. c. Giai đoạn kết thúc hội nghị Sau khi hội nghị kết thúc, Ban Tổ chức tiến hành rút kinh nghiệm, đánh giá kết quả và thông báo kết luận hội nghị. Đơn vị chủ trì hội nghị phối hợp với Văn phòng Bộ hoàn tất thủ tục thanh toán, quyết toán kinh phí dùng cho hội nghị theo quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý tài chính. Trường hợp hội nghị do Văn phòng tổ chức thì Chánh Văn phòng giao cho Trưởng Phòng Tài vụ thực hiện quyết toán các khoản chi tiêu. Ngoài ra, Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo việc viết thư cảm ơn (nếu có) đến các đại biểu tới tham dự. Cuối cùng, các đơn vị trong Văn phòng Bộ có trách 39
nhiệm thu thập, lập hồ sơ hội nghị và báo cáo với Chánh Văn phòng Bộ. 2.3.1.4. Công tác đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan Đối với hoạt động quản lý thì hệ thống thông tin có vai trò quan trọng số một bởi lẽ đó cơ sở để nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định quản lý. Khi thông tin cung cấp sai thì quyết định quản lý sẽ không đúng, ngược lại, khi thông tin được cung cấp nhanh chóng, chính xác, kịp thời thì sẽ là căn cứ để ra các quyết định đúng đắn. Vì lẽ đó, tại Bộ Khoa học và Công nghệ, công tác đảm bảo hệ thống thông tin phục vụ cho công tác tổ chức, điều hành bộ máy của Lãnh đạo Bộ nói riêng và hoạt động của toàn Bộ nói chung là một nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của Văn phòng Bộ. Tại Điều 9 Quy chế hoạt động của Bộ đã khẳng định: “Chánh Văn phòng Bộ là người phát ngôn của Bộ, làm đầu mối cung cấp thông tin về các hoạt động quản lý khoa học và các lĩnh vực khác do Bộ phụ trách, đảm bảo cung cấp chính xác thông tin đầu ra theo đúng chỉ đạo của Bộ trưởng và các quy định của pháp luật Chánh Văn phòng Bộ là đầu mối quan hệ công tác giữa Bộ và Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội và các cơ quan đoàn thể Trung ương khác.” [4;8]. Văn phòng Bộ đóng vai trò là cầu nối thông tin giữa Bộ Khoa học và Công nghệ và các cơ quan, tổ chức khác, đồng thời là cầu nối thông tin giữa Lãnh đạo Bộ và các đơn vị thuộc Bộ. Mọi văn bản, phiếu trình giải quyết công việc trước khi gửi đến Lãnh đạo Bộ đều phải thông qua Văn phòng Bộ để thực hiện công tác tổng hợp. Để đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin về quá trình hoạt động cho Lãnh đạo Bộ làm căn cứ ra quyết định quản lý, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo Bộ trưởng về kết quả thực hiện các công việc được giao. Các báo cáo này phải được gửi qua Văn phòng Bộ theo đúng yêu cầu về nội dung, hình thức và thời hạn để Văn phòng Bộ làm công tác tổng hợp trình Lãnh đạo Bộ. Ngoài ra, để đảm bảo hệ thống thông tin cho hoạt động của Bộ và công tác quản lý, điều hành bộ máy của Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ còn phải thực hiện các nhiệm vụ: - Tổng hợp và cung cấp thông tin hằng ngày cho Lãnh đạo Bộ về các vấn đề đã được giải quyết; - Xây dựng dự thảo và hoàn thiện báo cáo giao ban Lãnh đạo Bộ hàng tuần, hàng tháng, báo cáo sơ kết 6 tháng và tổng kết công tác hằng năm của Bộ; - Tổng hợp và xây dựng báo cáo công tác của Bộ gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và cơ quan Nhà nước cấp trên; - Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các đơn vị phụ trách KH&CN ở địa phương và các cơ quan, tổ chức thuộc sự quản lý của Bộ thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo và tổ chức khai thác thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Bộ trưởng; 40