Khóa luận Công tác xây dựng và phát triển kho tài liệu địa chí tại Thư viện Tỉnh Thanh hóa: thực trạng và giải pháp

Nội dung text: Khóa luận Công tác xây dựng và phát triển kho tài liệu địa chí tại Thư viện Tỉnh Thanh hóa: thực trạng và giải pháp

1. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn thầy cô trong khoa và ngoài khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân Văn đã giảng dạy và tận tình giúp đỡ, chỉ bảo, cung cấp những kiến thức khoa học, những kĩ năng cơ bản trong quá trình học tập và nghiên cứu tại trường. Đặc biệt, Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Th.S Nguyễn Thị Trang Nhung đã tận tình hướng dẫn, chỉ dẫn tôi trong suốt quá trình học tập tại trường cũng như trong quá trình thực hiện Khóa luận Tốt nghiệp này. Tôi xin chân thành cảm ơn tới GĐ Thư viện Tỉnh Thanh Hóa và các Cán bộ Thư viện Tỉnh Thanh Hóa, đã tạo điều kiện giúp đỡ tận tình trong quá trình tìm hiểu cà khảo sát thực tế tại Trung tâm. Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong quá trình nghiên cứu, song điều kiện thời gian và khả năng có hạn nên Khóa luận chắc không tránh khởi những thiếu sót. Vì vậy rất mong sự đóng góp của quý thầy cô và các bạn cùng chuyên ngành để được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 08 tháng 02 năm 2012 Sinh viên Vũ Thị Hải Yến Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 1
2. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CBTV Cán bộ thư viện CSDL Cơ sở dữ liệu CNH – HĐH Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa CNTT Công nghệ thông tin CSVC Cơ sở vật chất ĐKCB Đăng kí cá biệt GS Giáo sư KHXH Khoa học xã hội KHTH Khoa học tổng hợp UBND Ủy ban nhân dân TVTH Thư viện Thanh Hóa TS Tiến sỹ Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 2
3. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu 2 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đóng góp thực tiễn của đề tài 3 6. Cấu trúc của khóa luận 3 CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TỈNH THANH HÓA VÀ CÔNG TÁC ĐỊA CHÍ TRONG HOẠT ĐỘNG THƢ VIỆN TỈNH THANH HÓA 4 1.1. Khái quát về Thƣ viện Tỉnh Thanh Hóa 4 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Thư viện Tỉnh Thanh Hóa 4 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Thanh Hóa 5 1.1.2.1. Chức năng 5 1.1.2.2. Nhiệm vụ 5 1.1.3.Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thư viện tỉnh Thanh Hóa 6 1.1.4. Nguồn lực thông tin của Thư viện tỉnh Thanh Hóa 7 1.2. Một số tác động về điều kiện tự nhiên – xã hội tỉnh Thanh Hóa tới công tác địa chí 8 1.3. Vai trò của công tác địa chí trong hoạt động Thƣ viện tỉnh Thanh Hóa 10 1.3.1. Những vấn đề chung về Công tác địa chí 10 1.3.2. Vai trò của công tác xây dựng và phát triển kho tài liệu địa chí trong hoạt động Thư viện Tỉnh Thanh Hóa 12 CHƢƠNG 2. CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN KHO TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƢ VIỆN TỈNH THANH HÓA 15 2.1. Nguồn tƣ liệu địa chí 15 2.2. Đối tƣợng sử dụng tài liệu địa chí 18 2.3. Hoạt động của công tác xây dựng và phát triển kho tài liệu địa chí 20 2.3.1. Tiêu chí lựa chọn tài liệu 21 2.3.2. Công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu địa chí 23 2.3.3. Xử lý tài liệu địa chí 27 Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 3
4. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến 2.3.4. Tổ chức, sắp xếp kho tài liệu địa chí 32 2.3.5. Biện pháp bảo quản kho tài liệu địa chí 34 2.3.6. Tổ chức bộ máy tra cứu 35 2.3.6.1. Xây dựng hệ thống mục lục và hộp phích địa chí 36 2.3.6.2. Kho tài liệu tra cứu địa chí 43 2.3.6.3.Xây dựng cơ sở dữ liệu địa chí 44 2.3.7. Phục vụ thông tin địa chí 45 2.3.7.1. Phục vụ đọc tại chỗ tài liệu địa chí 45 2.3.7.2. Phục vụ thông tin - thư mục địa chí 46 2.3.7.3. Các hình thức tuyền truyền, giới thiệu tài liệu địa chí 50 CHƢƠNG 3. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC ĐỊA CHÍ TẠI TỈNH THANH HÓA 53 3.1. Nhận xét, đánh giá 53 3.1.1. Ưu điểm 53 3.1.2. Nhược điểm 54 3.2. Một số giải pháp nâng cao công tác địa chí tại thƣ viện tỉnh Thanh Hóa 55 3.2.1. Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu địa chí 56 3.2.2. Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin địa chí 57 3.2.3. Tăng cường Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác địa chí 57 3.2.4. Đào tạo nguồn nhân lực 59 3.2.5. Tăng cường cơ sở vật chất cho hoạt động địa chí 59 3.2.6. Phối hợp trong việc xây dựng và phát triển vốn tài liệu địa chí 60 3.2.7. Tăng cường hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin 60 3.2.8. Tiến hành số hóa và dịch thuật tư liệu địa chí Hán Nôm trong kho tài liệu địa chí 61 3.2.9. Tăng cường tuyên truyền, giới thiệu tài liệu địa chí 61 3.2.10. Đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí 61 KẾT LUẬN 63 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 64 Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 4
5. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Nghiên cứu vùng, địa phương đã trở thành mối quan tâm của nhiều quốc gia trên thế giới hiện nay. Trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Nam, mỗi vùng, địa phương giữ một vị trí chiến lược kinh tế, văn hóa xã hội và an ninh quốc phòng. Đất nước ta đang trong thời kỳ hội nhập và mở rộng giao lưu với các nước trên thế giới; tiếp thu những giá trị tinh hoa văn hóa tốt đẹp của nhân loại. Vì vậy, đòi hỏi chúng ta phải biết chọn lọc những giá trị phù hợp với văn hóa và truyền thống của dân tộc mình. Để làm được điều này, đòi hỏi các vùng, miền, địa phương cần bảo tồn và phát huy bản sắc văn hóa riêng của mình. Đây là nhiệm vụ đặt ra cho các Thư viện Tỉnh, Thành phố trong cả nước. Bởi Thư viện Tỉnh, Thành phố là trung tâm văn hóa của một vùng, là nơi tàng trữ, thu thập và phục vụ thông tin cho nhân dân; góp phần nâng cao trình độ dân trí; giáo dục lòng yêu quê hương đất nước; góp phần phát triển văn hóa – kinh tế - xã hội. Công tác địa chí có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ thông tin để giải quyết những công việc đó.Có thể khẳng định rằng công tác địa chí là một hoạt động đặc trưng, tiêu biểu của thư viện tỉnh, thành phố, thể hiện sự khác biệt của nó với các loại hình thư viện khác. Nếu không có công tác địa chí thì mọi công tác tổ chức của thư viện sẽ không hoàn chỉnh. Gần đây, ngày càng có nhiều công trình khoa học nghiên cứu về một địa phương nhất định (toàn diện, hoặc từng mặt), những hoạt động đó rất có ý nghĩa trong việc tìm hiểu, khai thác và phát huy tiềm năng nhiều mặt của địa phương. Quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và sử dụng tài liệu địa chí về địa phương đã chứng minh vai trò: công tác địa chí trong hoạt động của thư viện là cần thiết và có giá trị thực tiễn cao. Thanh Hóa là một vùng đất “địa linh nhân kiệt”, có truyền thống lịch sử, văn hóa lâu đời nên việc thực hiện tốt công tác địa chí sẽ góp phần bảo tồn Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 1
6. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến và phát huy các giá trị văn hóa, tiềm lực kinh tế - chính trị của địa phương. Đó là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Thư viện Tỉnh. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác địa chí trong Thư viện, Thư viện Tỉnh Thanh Hóa từ lâu đã xây dựng và quan tâm phát triển kho tài liệu địa chí, coi công tác địa chí là hoạt đông cơ bản của thư viện. Nghiên cứu về mảng công tác địa chí ở Thư viện Tỉnh, thành phố tuy không còn mới mẻ nhưng vẫn mang tính thời sự và được nhiều người quan tâm. Xuất phát từ những lý do nêu trên, thông qua quá trình khảo sát thực tiễn về kho tài liệu địa chí tại TVTH, tôi đã chọn đề tài: “Công tác xây dựng và phát triển kho tài liệu địa chí tại Thư viện Tỉnh Thanh hóa: thực trạng và giải pháp” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu * Cơ sở lý luận: Khóa luận dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng và đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước ta về văn hóa nói chung và về công tác thông tin – thư viện nói riêng. * Phƣơng pháp nghiên cứu: Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu. - Phương pháp quan sát, khảo sát thực tế tại Thư viện Tỉnh Thanh Hóa. - Phương pháp thống kê. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu * Đối tƣợng nghiên cứu: Kho tài liệu địa chí Thư viện tỉnh Thanh Hóa. * Phạm vi nghiên cứu: Công tác xây dựng và phát triển kho tài liệu địa chí tại Thư viện Tỉnh Thanh Hóa. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 2
7. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu * Mục đích nghiên cứu: - Nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng và phát triển kho tài liệu địa chí tại thư viện tỉnh Thanh Hóa. - Đề xuất các giải pháp nâng cao công tác địa chí tại thư viện tỉnh Thanh Hóa. * Nhiệm vụ nghiên cứu: - Giới thiệu khái quát về TVTH. - Làm sáng tỏ vai trò của công tác địa chí trong hoạt động của TVTH. - Nghiên cứu công tác xây dựng và phát triển kho tài liệu địa chí tại TVTH. - Đưa ra được ưu điểm, nhược điểm và giải pháp để nâng cao công tác địa chí tại TVTH. 5. Đóng góp thực tiễn của đề tài - Kết quả nghiên cứu của khóa luận góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác xây dựng và phát triện kho tài liệu địa chí TVTH. - Khóa luận đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng của công tác địa chí tại TVTH. 6. Cấu trúc của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận gồm 3 phần: Chƣơng 1: Khái quát về Thư viện Tỉnh Thanh Hóa và Công tác địa chí trong hoạt động thông tin thư viện Tỉnh Thanh Hóa. Chƣơng 2: Công tác xây dựng và phát triển kho tài liệu địa chí tại Thư viện Tỉnh Thanh Hóa. Chƣơng 3: Nhận xét, đánh giá và một số giải pháp nâng cao công tác địa chí tại Thư viện Tỉnh Thanh Hóa. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 3
8. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TỈNH THANH HÓA VÀ CÔNG TÁC ĐỊA CHÍ TRONG HOẠT ĐỘNG THƢ VIỆN TỈNH THANH HÓA 1.1. Khái quát về Thƣ viện Tỉnh Thanh Hóa 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Thư viện Tỉnh Thanh Hóa Năm 1956, sau khi hòa bình lập lại, miền Bắc đang trong thời kỳ khôi phục, cải tạo và phát triển kinh tế thì Thư viện tỉnh Thanh Hóa được thành lập 05/03/1956. Ban đầu, với 3000 bản sách, 3 cán bộ chuyên trách, trụ sở chưa có được xếp chung với phòng thể dục thể thao thị xã Thanh Hóa, đóng cạnh Hồ máy đèn (cửa hàng tổng hợp bờ hồ ngày nay). Các hoạt động tuyên truyền, giới thiệu sách báo bắt đầu được triển khai, thu hút được số lượng bạn đọc tham gia khá đông. Năm 1960, Tỉnh ủy Thanh Hóa ra chỉ thị 41/TU nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của Thư viện và vận động phong trào sách báo trong toàn tỉnh. Thực hiện mục tiêu trên, Thư viện đã phát động phong trào tìm hiểu về sách báo và tổ chức xây dựng thư viện kết nghĩa Thanh Hóa – Quảng Nam. Đến năm 1964, kho sách của Thư viện đã lên tới 50.000 bản, thu hút nhiều bạn đọc đến với Thư viện. Các hoạt động tuyên truyền, giới thiệu sách báo được đẩy mạnh, không khí hoạt động ở Thư viện sôi nổi, mạnh mẽ. Năm 1970, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 178/CP công tác Thư viện. Theo đó năm 1971, Ủy ban hành chính Tỉnh Thanh Hóa ra Quyết định chuyển Thư viện Thanh Hóa từ “Thư viện đại chúng” lên “Thư viện Khoa học Tổng hợp”. Vì vậy, Thư viện đã tiến hành bổ sung kho sách và tăng cường thêm phòng địa chí, nhằm đáp ứng sự phát triển kinh tế - xã hội của Tỉnh. Đồng thời, mở các lớp đào tạo trung cấp nghiệp vụ Thư viện để cung cấp cán bộ chuyên môn. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 4
9. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến Sau khi đất nước hoàn toàn thống nhất, ngày 21/01/1976, Thường vụ Tỉnh ủy Thanh Hóa ban hành Nghị quyết 01/TU về việc phát triển sự nghiệp văn hóa – văn nghệ trong giai đoạn mới. Biến Nghị quyết thành hiện thực, Thư viện KHTH Tỉnh đã phối hợp chặt chẽ với phòng văn hóa quần chúng (Ty văn hóa), phát huy sức mạnh tổng hợp, cùng với các cấp, các ngành, dấy lên phong trào đọc sách báo và xây dựng Thư viện xã. Trong những năm 1990, cùng với cả nước chuyển đổi cơ chế mới, Thư viện Thanh Hóa đã chú trọng phát triển các hoạt động tuyên truyền phổ biến như triển lãm, tổ chức đêm thơ nhằm phục vụ cho nhiệm vụ phát triển mới. Từ năm 1996 đến nay, thư viện đã có 23 vạn bản sách, có trụ sở chính tại số 5 – Hàm Đồng – Thành phố Thanh Hóa, với cơ sở vật chất khang trang, ổn định về tổ chức và hoạt động. Năm 1996, Thư viện KHTH Thanh Hóa vinh dự được Chủ tịch nước Việt Nam tặng Huân chương lao động hạng Ba. 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Thanh Hóa 1.1.2.1. Chức năng Thư viện Thanh Hóa là đơn vị trực thuộc Sở Văn hóa – Thể thao và Du lịch Tỉnh có chức năng tàng trữ, thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng các tài liệu xuất bản tại Tỉnh và nói về Tỉnh. 1.1.2.2. Nhiệm vụ - Tổ chức phục vụ bạn đọc và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người đọc sử dụng vốn tài liệu thư viện thông qua các hình thức đọc tại chỗ, mượn về nhà hoặc phục vụ ngoài thư viện phù hợp với nội quy Thư viện. - Tuyên truyền giới thiệu tài liệu bằng các hình thức thông tin – thư mục và hướng dẫn tra cứu, phát huy triệt để nội dung vốn sách báo phục vụ các nhiệm vụ trước mắt và lâu dài của địa phương. - Phục vụ một cách cụ thể và kịp thời những tổ chức nghiên cứu hay sản xuất, tích cực đưa sách báo đến phục vụ kinh tế mới. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 5
10. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến - Là trung tâm tàng trữ sách báo của địa phương, Thư viện Tỉnh có nhiệm vụ: thu thập và tàng trữ các loại sách báo, tài liệu đáp ứng yêu cầu của địa phương về các nhiệm vụ kinh tế, văn hóa, sự nghiệp giáo dục và phục vụ lãnh đạo. - Bổ sung các sách báo, tài liệu có liên quan đến ngành kinh tế, đến đặc điểm và yêu cầu của địa phương. - Thu thập đầy đủ và tàng trữ lâu dài các loại tài liệu địa chí bao gồm các loại tài liệu in, viết tay, các tài liệu Hán Nôm có liên quan đến địa phương. - Bổ sung có chọn lọc những sách báo của nước ngoài có nội dung phù hợp với địa phương, đặc biệt là những sách báo về khoa học kỹ thuật, tài liệu về nông – lâm – ngư nghiệp. 1.1.3.Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thư viện tỉnh Thanh Hóa Hiện nay, Thư viện có tổng số 26 cán bộ, có 24 biên chế chính thức, 2 hợp đồng. Trong đó: - Trình độ cán bộ: 100% cán bộ có trình độ Đại học (trong đó tốt nghiệp Đại học 12 người, các Đại học khác 14 người) - Trình độ ngoại ngữ: 30% biết sử dụng tiếng Pháp, 45% biết sử dụng tiếng Nga, 65% biết sử dụng tiếng Anh. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 6
11. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến Sơ đồ cơ cấu tổ chức thư viện tỉnh Thanh Hóa BAN GIÁM ĐỐC Bộ phận nghiệp vụ Bộ phận hành chính Bộ phận phục vụ - Bổ sung biên mục - Kế toán – tài vụ - Phòng đọc tại chỗ - Xử lý kỹ thuật - Kho quỹ - Phòng mượn về nhà - Công tác địa chí - Hành chính - Phòng đọc báo, tạp chí - Tuyên truyền - Tạp vụ - Phòng đọc tài liệu địa chí - Phong trào cơ sở - Phòng đọc thiếu nhi - Phòng máy - Phòng tra cứu ngoại văn - 1.1.4. Nguồn lực thông tin của Thư viện tỉnh Thanh Hóa Từ vốn sách ít ỏi khi mới thành lập, cho tới nay Thư viện Tỉnh Thanh Hóa có 335.000 bản sách, 270 loại báo và tạp chí. Cơ cấu vốn tài liệu trong thư viện hết sức phong phú với nhiều môn loại khoa học và các loại hình ngôn ngữ như: Việt văn, Nga văn, Pháp văn, Anh văn, Hán Nôm Vốn tài liệu tại thư viện không chỉ đơn thuần là sách, báo, tạp chí mà còn là các sản phẩm công nghệ thông tin như băng từ, đĩa từ, đĩa CD – ROM, Microfilm, đĩa quang - Sách tiếng Việt: có khoảng 19 vạn bản với khoảng 42. 857 tên sách. Được phân chia thành các môn loại sau: Xã hội chính trị (8571 tên sách); Ngoại ngữ (943 tên sách); Khoa học tự nhiên (4285 tên sách); Khoa học kỹ thuật (3857 tên sách); Y học (900 tên sách); Nông nghiệp (686 tên sách); Khoa học xã hội (6514 tên sách); Địa chí (473 tên sách); Tác phẩm văn học (12857 tên sách); Thiếu nhi (3771 tên sách). Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 7
12. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến - Sách nƣớc ngoài: có khoảng 3000 cuốn, trong đó chủ yếu là tiếng Anh (600 cuốn), tiếng Nga (300 cuốn), tiếng Pháp (300 cuốn). - Tài liệu địa chí: có khoảng 6.600 cuốn sách. - Báo, tạp chí: có hơn 200 loại báo, tạp chí. Trong đó, có khoảng 60 loại báo và 145 loại tạp chí. - Tài liệu điện tử: trên 200 ấn phẩm điện tử, gần 40.000 CSDL được cập nhật trên máy tính; 300 đĩa CD và các phần mềm hỗ trợ học tập, sách điện tử. 1.2. Một số tác động về điều kiện tự nhiên – xã hội tỉnh Thanh Hóa tới công tác địa chí Thanh Hóa là một tỉnh nằm ở giữa vùng kinh tế Bắc Trung Bộ, Thanh Hóa có tổng diện tích 11.168km2 và thềm lục địa 18000km2. Phía Bắc giáp Sơn La, Hòa Bình, Ninh Bình, phía Nam giáp Nghệ An , phía Tây giáp Lào, Phía Đông giáp Biển Đông. Thanh Hóa có đường Quốc lộ 1A dài 92km, đường sắt Bắc Nam dài 95km, có cảng Lễ Môn, cảng Nghi Sơn [6, tr.2]. Thanh Hóa có các tài nguyên sau:  Tài nguyên đất: 1.116.800ha, trong đó đất nông nghiệp 236.740ha, đất lâm nghiệp 375.439ha, đất chuyên dùng 55.304, đất ở 19.543ha, đất chưa sử dụng 42.984ha. Trong đó, 60% đất thuận lợi trong lương thực [ 6, tr.4].  Tài nguyên rừng: 405.700ha chiếm 36% tổng diện tích. Trong đó rừng tự nhiên 322.000 ha chiếm 28%, rừng trồng 83.700ha chiếm 7%. Rừng ở đây mang nhiều nét thảm thực vật, tổng trữ lượng gỗ 15,1 triệu m3; luồng 173 triệu cây; tre, nứa vầu 21.300 triệu cây. Rừng còn đang ở dạng tiềm năng chưa được khai thác, sử dụng hợp lý [ 6, tr.7].  Tài nguyên thủy sản: Vùng biển có diện tích khoảng 17.000km2 bằng 1,5 lần đất nổi của Thanh Hóa. Biển có nhiều bãi cá chứa tiềm năng về khai thác. Tổng trữ lượng khai thác hải sản 100 tấn/ năm, khả năng khai thác Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 8
13. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến 40 tấn/ năm. Ngoài ra, trữ lượng tôm biển lớn khoảng 2000 với khả năng khai thác 1200 tấn/ năm. Diện tích nuôi thủy sản nước ngọt khoảng 9.593ha. Có tổng diện tích đồng muối 344ha [6, tr.11].  Tài nguyên khoáng sản: Phong phú và đa dạng gồm: quặng mỏ cromit, sét cao lanh, quặng Canxi, đá ốp lát, đá quý. Tuy nhiên, công tác tìm kiếm thăm dò chưa được nghiên cứu khai thác nên chưa thể đánh giá được đầy đủ tiềm năng khoáng sản [6, tr.15].  Về nhân lực: Thanh Hóa có số dân 3.467.609 người trong đó số người ở độ tuổi lao động là: 1.652.000 người. Trình độ Đại học, Cao đẳng chiếm 1,67%, thiếu trình độ công nhân kỹ thuật [Ủy ban dân tộc, 2010].  Về nhân văn: Thanh Hóa là một trong những cái nôi của dân tộc Việt Nam. Nơi đầu tiên của người Việt cổ - chứa nhiều di tích là của người tiền sử như núi Đọ ( Thiệu Hóa), các công cụ đồ đá ở Quan Yên ( Yên Định), Đa Bút (Vĩnh Lộc) và nhiều di tích lịch sử như Lam Kinh, Thành nhà Hồ, Đền Bà Triệu Tỉnh Thanh Hóa là nơi phát tích của nhiều triều đại phong kiến, nhiều bậc đế vương, anh hùng hào kiệt, danh nho võ tướng, nhân lực dồi dào của cuộc kháng chiến, quê hương Thanh Hóa sản sinh ra nhiều anh hùng dân tộc như: Lê Lợi, Lê Hoàn, Triệu Thị Trinh những nhà văn hóa lớn: Đào Duy Từ, Lê Văn Hưu [6, tr.53]. Đồng thời nơi đây cũng đã sáng tạo ra một kho tàng văn hóa dân gian giàu có, những tác phẩm nghệ thuật bám sâu trong cuộc sống người lao động và đấu tranh của nhân dân Những dấu ấn ấy ngày nay xứng đáng đứng trong kho tàng di sản văn hóa của dân tộc. Với điều kiện tự nhiên cũng như xã hội, địa lý, kinh tế, lịch sử, văn hóa cũng như con người Thanh Hóa đây chính là nguồn tư liệu địa chí quý báu cần được thu thập, bảo quản, lưu giữ để phục vụ cho nghiên cứu, tìm hiểu, nâng cao sự hiểu biết của về địa phương, thúc đẩu cho sự phát triển của địa phương. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 9
14. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến 1.3. Vai trò của công tác địa chí trong hoạt động Thƣ viện tỉnh Thanh Hóa 1.3.1. Những vấn đề chung về Công tác địa chí  Khái niệm Địa chí – địa phƣơng: Khái niệm địa chí với nội dung và ý nghĩa khoa học của nó, được các cuốn từ điển, các nhà nghiên cứu trong và ngoài nước giải thích như sau: Theo “Từ điển Từ nguyên” do Nhà xuất bản Thượng Hải (Trung Quốc) xuất bản năm 1914 thì địa chí là sách ghi chép về địa dư bao gồm hình thể, núi sông, phong tục, sản vật của một vùng đất. Theo “Giản yếu Hán Việt từ điển”, GS. Đào Duy Anh, quan niệm: “địa” là đất, một khu vực trên mặt đất, miền, nơi chốn, địa phương. “Chí” là ghi lấy, bài văn chép, sách biên chép của sự vật, ghi chép. “ Địa chí là sách biên chép dân phong, sản vật, địa thế các địa phương”. Theo từ điển Bách khoa Việt Nam thì địa chí là sách ghi chép, biên soạn về địa dư, phong tục, nhân vật, sản vật hoặc giới thiệu địa lý, địa lý lịch sử, văn hóa của một địa phương. Ngày nay địa chí được hiểu rộng ra là sách chuyên khảo về địa lý, lịch sử kinh tế, văn hoá của một địa phương. Theo GS. Trần Quốc Vượng, địa chí là một loại chuyên khảo về một vùng có lãnh thổ và bản sắc văn hóa xác định. Địa phương: là một phần nhất định của đất nước, được phân chia theo khu vực hành chính – lãnh thổ hiện tại (tỉnh, thành phố)  Tài liệu địa chí: Tài liệu nghiệp vụ do thư viện Quốc gia biên soạn và xuất bản trong “Công tác địa chí của Thư viện Tỉnh có đưa ra khái niệm về nay là thuật ngữ “ tư liệu địa chí”: Tư liệu địa chí có nội dung đề cập đến lịch sử, hiện trình thuộc lĩnh vực của địa phương, các nhân vật lỗi lạc của địa phương và những triển vọng phát triển của nó. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 10
15. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến Trong “Cẩm nang nghề thư viện” của TS. Lê Văn Viết định nghĩa tài liệu địa chí: đó là tất cả các ấn phẩm tài liệu không công bố ( viết tay, đánh máy, đồ họa), các tài liệu nghe nhìn, các vật mang tin đọc máy (băng từ, đĩa compac ) hoàn toàn nói về địa phương, vung đất hoặc có nhiều tin tức (theo khối lượng tri thức) về vùng đó, không phụ thuộc vào loại hình và phương pháp in ấn (sản xuất), số lượng bản, ngôn ngữ, nội dung xuất bản hay chế tạm, xu hướng chính trị và tư tưởng. Tại hội nghị công tác địa chí thư viện Tỉnh, thành phố trong thời kỳ đổi mới được tổ chức tại Phú Yên hai ngày 25 – 26/6, Thư viện Quốc gia Việt Nam có thông báo kết quả hội nghị, trong đó nhắc lại quan điểm thống nhất về tài liệu địa chí là: Tài liệu viết về đất nước con người của địa phương được xuất bản bất cứ đâu trong đất nước và trên thế giới. Tuy nhiên, cho đến nay khái niệm về tài liệu địa chí vẫn chưa được thống nhất. Tóm lại, có thể hiểu tài liệu địa chí là: những tài liệu (xuất bản phẩm) có nội dung nói về địa phương hoặc liên quan đến địa phương, không kể chúng do ai viết, được xuất bản, công bố ở đâu, thời kỳ nào, bằng ngôn ngữ gì.  Khái niệm Công tác địa chí  Theo nghĩa rộng: Công tác địa chí là nghiên cứu toàn diện về địa phương, vùng, khu vực của quốc gia, bao gồm các khâu như: Biên soạn và xuất bản những tài liệu có nội dung liên quan đến địa phương; sưu tầm bổ sung, tập hợp, xử lý, tổ chức, bảo quản và khai thác tài liệu địa chí phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu địa phương; tuyên truyền, phổ biến những kiến thức địa phương cho người dân. Mục đích của nghiên cứu địa phương là tìm ra nét riêng, đặc thù và độc đáo của mỗi vùng đất. Công tác nghiên cứu địa phương chí cho người dân. Mục đích của nghiên cứu địa phương là tìm ra nét riêng, đặc thù của mỗi vùng đất. Công tác nghiên cứu của địa phương không chỉ có ý nghĩa quốc gia mà cả Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 11
16. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến quốc tế, vì thông qua hoạt động này, các địa phương có thể quảng bá về đất nước, quê hương của mình đến với bạn bè khắp thế giới [13, 11.tr ].  Theo nghĩa hẹp: Công tác địa chí trong thư viện là một bộ phận của công tác địa chí, được hình thành dựa trên hoạt động địa chí và công tác thư viện, có nhiệm vụ phát hiện, sưu tầm, thu thập, xử lý, tổ chức và phổ biến rộng rãi vốn tài liệu địa chí và xuất bản phẩm địa phương, khai thác, sử dụng và phổ biến rộng rãi vốn tài liệu này tới các đối tượng bạn đọc, tuyên truyền kiến thức về địa phương thông qua các phương tiện thư viện – thư mục,nghiên cứu khoa học và hướng dẫn phương pháp công tác địa chí cho thư viện địa phương [13, 12.tr]. 1.3.2. Vai trò của công tác xây dựng và phát triển kho tài liệu địa chí trong hoạt động Thư viện Tỉnh Thanh Hóa Tài liệu địa chí là loại tài liệu qúy giá, ghi chép và khắc họa diện mạo các vùng, các địa phương, phản ánh đa dạng các yếu tố về tự nhiên, kinh tế, khoa học, phong tục, tập quán và các truyền thống văn hóa quý báu của địa phương. Tài liệu địa chí là cơ sở để chúng ta kiểm tra, khảo sát, quy hoạch, phân vùng kinh tế để xây dựng và phát triển nền kinh tế, văn hóa của địa phương. Vì vậy, tài liệu địa chí chiếm một vị trí quan trọng trong các hoạt động của Thư viện Tỉnh, Thành phố. Đồng thời, tài liệu này cũng tạo ra sự gắn bó giữa thư viện với địa phương, khẳng định vị trí quan trọng của thư viện địa phương. Chính vì vậy, ngay từ đầu thập niên 70 của thế kỷ XX, Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã ý thức tạo dựng kho sách địa chí độc lập, phục vụ nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội lâu dài của địa phương, đồng thời xác định: đẩy mạnh công tác địa chí chính là phát triển kinh tế, văn hóa địa phương. Công tác địa chí được bắt đầu, duy trì và phát triển chính là thực hiện chức năng và nhiệm vụ của sự nghiệp thư viện trong phạm vi từng địa phương. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 12
17. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến Công tác xây dựng và phát triển kho tài liệu địa chí tại Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã góp phần phục vụ cho cán bộ nghiên cứu và nhân dân trong Tỉnh, góp phần giải quyết những yêu cầu và nhiệm vụ do hoạt động kinh tế, văn hóa – xã hội của Tỉnh đặt ra. Cụ thể: - Đóng vai trò phục vụ cho các chƣơng trình xây dựng và phát triển kinh tế, văn hóa – xã hội, nghệ thuật ở địa phƣơng nhƣ: phân vùng quy hoạch kinh tế, nhận biết và khai thác đúng mức những tiềm năng thiên nhiên, đất nước, con người, bảo vệ môi trường Cung cấp các tư liệu quý giá về địa phương cho các nhà nghiên cứu, cho học viên cao học, sinh viện, học sinh thực hiện các đề tài khoa hoc. Nhiều đề tài xoay quanh các vấn đề lịch sử đã được thực hiện như:“ truyền thuyết về cuộc khởi nghĩa Lam Sơn ở Thanh Hóa”, “Nhân vật nữ trong truyền thuyết dân gian người Việt xứ Thanh - Góp phần cho việc xây dựng, bảo tồn và khai thác các di sản văn hóa địa phƣơng: qua các tài liệu địa chí các nhà nghiên cứu về văn hóa, tín ngưỡng dân gian sẽ có căn cứ để định ra giá trị văn hóa, giúp cho việc công nhận “di tích lịch sử văn hóa” ở mỗi địa phương, hướng con người về với cội nguồn văn hóa. Nhiều đề tài đã được thực hiện đóng góp cho địa phương như: đề: “Tìm hiểu các di tích lịch sử - văn hóa huyện Triệu Sơn, Tỉnh Thanh Hóa”(Nguyễn Hùng Vương, Học viên Cao học K18, Đại học Vinh); “Đặc điểm ca dao xứ Thanh” (Vũ Thị Thanh Nhàn, Học viên Cao học K19, ĐHSPHN); các công trình nghiên cứu: “Ca dao Thanh Hóa” và “ Mường Thanh Hóa” Gần đây nhất, nguồn tư liệu ít ỏi, quý giá tại thư viện Tỉnh Thanh Hóa về “Thành Nhà Hồ” đã góp phần cung cấp cho nước ta hoàn thành hồ sơ đệ trình lên UNESCO công nhận “Thành Nhà Hồ” là di sản văn hóa thế giới - Giáo dục truyền thống địa phƣơng, tình yêu quê hƣơng, đất nƣớc, trách nhiệm nghĩa vụ đối với non sông, với Tổ quốc: Công tác này đã được đẩy mạnh thông qua các cuộc triển làm sách như: “Thanh Hóa với chiến Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 13
18. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến thắng Hàm Rồng”, “Kỉ niệm Bác Hồ về thăm Thanh Hóa” các cuộc thi tìm hiểu về truyền thống của Tỉnh, noi gương các anh hùng lịch sử, có thể kể đến các cuộc thi: “ Chào mừng đại hội Đảng”, “Bác Hồ với Thanh Hóa”, “Tuổi nhỏ anh hùng” Các cuộc thi, triểm lãm sách đã góp phần cho nhân dân địa phương hiểu hơn về truyền thống lịch sử của địa phương cũng như khơi dậy lòng tự hào trong nhân dân. Việc xây dựng và phát triển kho tài liệu địa chí tại Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã góp phần giải quyết những nhiệm vụ kinh tế, văn hóa, xã hội mà Tỉnh đã đặt ra. Đồng thời giáo dục cho nhân dân trong Tỉnh truyền thống văn hóa, tình yêu quê hương, đất nước, trau dồi nhân cách, nuôi dưỡng tâm hồn, là động lực đẩy mạnh các công tác nghiên cứu về địa phương. Vì vậy, cần chú trọng xây dựng, phát triển nguồn tài liệu địa chí – địa phương, để thúc đẩy phát triển kinh tế - văn hóa – xã hội để phục vụ đắc lực cho công cuộc “Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa” ở địa phương cũng như trong cả nước. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 14
19. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến CHƢƠNG 2 CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN KHO TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƢ VIỆN TỈNH THANH HÓA 2.1. Nguồn tƣ liệu địa chí Thanh Hóa là một tỉnh có bề dày lịch sử, văn hóa với nhiề dân tộc sống chung từ xưa tới nay. Ngoài dân tộc Kinh (Việt) chiếm đa số, có các dân tộc an em: Mường, Thái, Thổ, Dao, Khơ Mú, H.Mông. Diện mạo và sắc thái đều chứa trong một kho tài liệu phong phú về địa chí. Từ trước tới nay, Sở Văn hóa Thông tin Thanh Hóa đã có chủ trương sưu tầm, khai thác và phát huy vốn tài liệu qua các đời đưa vào kho sách địa chí. Song so với nhu cầu thực tế và nhu cầu tìm hiểu, sử dụng tài liệu của bạn đọc, cán bộ nghiên cứu thì sự cố gắng nỗ lực Thư viện Tỉnh Thanh Hóa mới chỉ tái hiện được một phần nhỏ. Kho tài liệu địa chí của Thư viện Tỉnh Thanh Hóa được hình thành từ năm 1970 đến nay số lượng tài liệu có trên 15.000 bản, có nhiều dạng như: sách, báo, tạp chí, bản rập văn bia, thư tịch Hán Nôm, tranh ảnh, bản đồ, nhân vật địa phương, xuất bản phẩm địa phương song số lượng tài liệu địa chí vẫn còn nghèo so với thực tế.  Sách tiếng Việt: 8000 bản sách, với 4000 đầu sách. Sách tiếng Viết chiếm phần lớn trong kho tài liệu địa chí, có thể nói số lượng sách chưa phải là nhiều, nhưng có thể nói đây là một kho tài liệu quý giá, đáp ứng được nhu cầu tìm hiểu, nghiên cứu của bạn đọc. Sách tiếng Việt bao gồm: tài liệu chỉ đạo, tài liệu tra cứu, sách địa lý, văn học, nghệ thuật, lịch sử, y tế  Sách ngoại văn: có khoảng 400 tên sách. Sách ngoại văn trong kho tài liệu địa chí TVTH chủ yếu có Pháp văn. Sách Pháp có những tác phẩm như: Irrigations Thanh Hoa (re’seau du Song Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 15
20. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến Chu), Darcheologie du Tonkin Fouilles de Dong Son, Notersurle prechis torique indoihenois  Sách Hán – Nôm: có 400 tên, khoảng 700 bản. Trong đó có nhiều tài liệu Hán – Nôm quý hiếm khảo cứu về địa lý, lịch sử, các nghề truyền thống, phong tục, tập quán  Bản đồ, ảnh: - Bao gồm Ảnh tư liệu về Tỉnh Thanh Hóa nhưng số lượng trong kho rất ít. - Bản đồ có khảng 10 loại như: “bản đồ Hồng Đức”; “bản đồ Hành chính Tỉnh Thanh Hóa”  Báo, tạp chí địa phƣơng: Báo Thanh Hóa, Báo văn hóa thể thao, tạp chí Khoa học Kỹ thuật, tạp chí văn nghệ xứ Thanh  Thƣ tịch cổ: bao gồm có văn bia, sắc phong, hương ước, gia phả, thần tích thần sắc - Văn bia: Trên 20 văn bia dập mang về để lưu trữ tại thư viện. Văn bia giúp các nhà nghiên cứu tìm hiểu phong tục tập quán, vai trò của nhân tài trí thức, truyền thống tôn trọng hiền tài quốc gia, lịch sử chống ngoại xâm: đó là truyền thống anh hùng, nhớ ơn với những người có công với nước, với dân, ca ngợi tình cảm thiêng liêng hào hùng đối với dân tộc, quê hương, đất nước, các văn bia có nội dung ca ngợi công xây dựng đất nước của các vị vua, các văn bia của đình chùa Việt Nam. - Sắc phong: có 120 cái như: tập sắc phong – văn cúng – của dòng họ Lê Thế - Thần tích – thần sắc: có khoảng 10 cái. Thanh Hóa là vùng đất “ địa linh sinh kiệt”, giàu truyền thống yêu nước, anh dũng kiên cường. Khi nhớ về tổ tiên, người dân lại không quên Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 16
21. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến những người anh hùng đã anh dũng hy sinh, chiến đấu vì sự bình yên của họ. Để thỏa nãm nhu cầu đó, nhân dân nhớ công ơn họ bằng việc xây dựng những ngôi đình, ngồi đền, để thờ cúng họ. Thần tích là văn bia ghi chép lại sự tích các thần linh, cùng với ngội đình làng thì đây chính là bằng chứng của tín ngưỡng dân gian. Thần tích – thần sắc có trong kho tài liệu địa chí như: tập thần Quản Gia Đô Bác Trịnh ra Quân khổ thời Cao Biền (Sưu tầm ở Vĩnh Ninh – Vĩnh Lộc); tập thần phả sự tích cổ truyền ở trang Chân Lỡ - Sau đổi Tân Ngữ (Sưu tầm ở Quán Láo, Huyện Yên Định ) - Gia phả - tộc phả: có 30 bản. Đây là một loại hình thư tịch có giá trị: nghiên cứu các nhân vật xưa, là nguồn sử liệu quan trọng, nghiên cứu chế độ tông tộc Gia phả - tộc phả là hình thái thư tịch đặc biệt dùng hình thức biểu phả để ghi chép sự phông diễn thân thế hệ và sự tích nhân vật quan trọng của một gia tộc lấy quan hệ huyết thống là sợi dây xuyên suốt. Hiện nay kho tài liệu địa chí có gia phả của các dòng họ: Nguyễn tộc, đại tộc, tiểu tong, trưởng thứ (gia phả dòng tộc ông Thái úy Dương); Mai tộc gia phả: gia tộc họ Mai (ở xã Thọ Hải, huyện thọ Xuân, Thanh Hóa – bản chép tay) * Nhìn chung, cơ cấu thành phần kho tài liệu địa chí bao gồm: - Sách lịch sử chiếm khoảng: 20%. - Sách văn học chiếm khoảng: 32%. - Sách Chính trị - Xã hội chiếm khoảng: 28%. - Sách Kinh tế chiếm khoảng: 28%. - Các loại tài liệu khác chiếm khoảng: 10%. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 17
22. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến 10% 20% 10% sách lịch sử sách văn học sách CT-XH sách kinh tế 28% các loại sách khác 32% Hình 1: Biểu đồ thể hiện cơ cấu thành phần kho tài địa chí. Qua hơn 40 năm hoạt động và từ hướng đi đúng đắn ban đầu đến nay, kho tài liệu địa chí Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã có một bước tiến dài: Nguồn kinh phí bổ sung được ưu tiên, kho địa chí có 11 giá, 1 tủ phích mục lục, 1 phòng đọc có hơn 20 chỗ ngồi đọc, có trang bị điều hòa. Thường thì mỗi năm có 100 - 120 bạn đọc đăng ký đọc và nghiên cứu, tài liệu đa phần là sinh viên các trường đại học, nghiên cứu sinh, các nhà nghiên cứu từ trung ương đến địa phương và nước ngoài như: Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan. 2.2. Đối tƣợng sử dụng tài liệu địa chí Để có thể phục vụ tốt và đáp ứng được nhu cầu tin của người dùng tin, thư viện tỉnh Thanh Hóa phân loại bạn đọc kho tài liệu địa chí thư viện tỉnh Thanh Hóa có thể chia thành bốn nhóm cơ bản như sau:  Đối tƣợng làm công tác lãnh đạo, quản lý của tỉnh: Đối tượng người dùng tin sử dụng tài liệu địa chí làm công tác lãnh đạo, quản lý ở địa phương muốn đưa ra một quyết định đúng đắn phải nắm được các thông tin địa chí – địa phương. Bởi mỗi một con người, một địa phương có phong tục, tập quán riêng. Đối tượng nhóm này gồm: các cán bộ lãnh đạo địa phương, các nhà hoạch định chiến lược phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, các nhà đầu tư, các Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 18
23. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến doanh nhân. Đối tượng bạn đọc thuộc nhóm này cần tìm hiểu về địa phương, những yếu tố liên quan đến địa phương và các vùng lân cận như: địa lý kinh tế, văn hóa, xã hội Họ cần các thông tin chiến lược có tính dự báo, đầy đủ, cụ thể cũng như những biến động đang diễn ra tại Thanh Hóa. Đối tượng nhóm này quan tâm đến: kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học, các đề tài đã và đang tiến hành, các công trình nghiên cứu chuyên ngành hoặc các chuyên ngành liên quan. Đòi hỏi thông tin tài liệu địa chí được cung cấp phải có nội dung phản ánh toàn diện, đầy đủ, chính xác, cụ thể và kịp thời.  Đối tƣợng làm công tác nghiên cứu khoa học, công tác giảng dạy, học sinh, sinh viên: Đối tượng bạn đọc nhóm này có trình độ học vấn cao, khả năng khai thác thông tin và sử dụng thư viện cao. Họ thường tìm đọc những tài liệu, vấn đề liên quan đến các vấn đề về Thanh Hóa: văn hóa, xã hội, lịch sử Nhu cầu thông tin của nhóm bạn đọc này thường tìm hiểu về đề tài nghiên cứu cụ thể ở những lĩnh vực khác nhau về Thanh Hóa, nhu cầu của họ rất đa dạng, bao trùm nhiều lĩnh vực mà họ quan tâm. Đặc biệt tài liệu hồi cố về địa phương có giá trị rất lớn đối với những người tham gia các đề tài cấp Bộ, cấp Nhà nước về địa phương và với người nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn. Tài liệu xám là một trong những tài liệu họ rất cần, để kế thừa và tránh sự trùng lặp trong nghiên cứu.  Nhân dân trong Tỉnh: Đối tượng người dùng tin là nhân dân trong tỉnh có nhu cầu thông tin địa chí phổ thông, chủ yếu để nâng cao trình độ nhận thức, hiểu biết và giải trí của mình. Bao gồm: nông dân, học sinh, sinh viên, bộ đội, cán bộ hưu trí Trình độ văn hóa ở mức độ trung bình. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 19
24. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến Nhu cầu sử dụng tài liệu địa chỉ của học rất đa dạng, không ổn định, họ có thể đọc tất cả những tài liệu về mọi lĩnh vực nào của địa phương, nhưng không chuyên sâu, thường là những thông tin mang tính chất phổ thông. Nhằm mục đích chủ yếu mở mang tri thức và những vấn đề về địa phương mình đang sống như: sự kiện diễn ra hang ngày trong đời sống xã hội địa phương, những danh lam thắng cảnh, di tích văn hóa, điểm du lịch tại Thanh Hóa. Cán bộ địa chí cần theo dõi, nắm bắt nhu cầu tin của họ để có thể điều chỉnh, định hướng cho đối tượng bạn đọc này nâng cao trách nhiệm với địa phương.  Nhà nghiên cứu địa phƣơng: Đối tượng người dùng tin nghiên cứu địa phương là những chuyên gia muốn nghiên cứu sâu về địa phương hoặc nghiên cứu để có kế hoạch đầu tư phát triển kinh tế, văn hóa – xã hội của Tỉnh. Các nhà nghiên cứu địa phương đóng vai trò quan trọng trong việc khai thác có hiệu quả vốn tài liệu địa chí. Số lượng bạn đọc nhóm này sẽ quyết định đến số lượng sản phẩm địa chí của địa phương.  Đối tƣợng ngoại tỉnh và một số ít bạn đọc nƣớc ngoài: Những tài liệu mà họ sử dụng có thể là những tài liệu tổng quát về tỉnh Thanh Hóa nhằm giúp họ tăng thêm sự hiểu biết về Thanh Hóa. Đối tượng ngoại tỉnh và người nước ngoài chủ yếu là: sinh viên các trường đại học, nghiên cứu sinh, các nhà nghiên cứu trung ương và người nước ngoài như: Nhật bản, Đài Loan, Hàn Quốc. Nhu cầu tin của bạn đọc đối tượng này cũng khá phong phú và đa dạng bao quát tất cả các lĩnh vực như: phong tục, tập quán, lễ hội dân gian truyền thống, các di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh 2.3. Hoạt động của công tác xây dựng và phát triển kho tài liệu địa chí Nói đến Thanh Hóa, tiến sỹ người Pháp tên là Charles Robequain (1938) đã từng viết: “ Thanh Hóa không phải một tỉnh, đó là một xứ” và cái tên xứ Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 20
25. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến Thanh đã đi sâu vào tiềm thức của muôn triệu người dân Thanh Hóa. Nói đến Thanh Hóa, chúng ta nghĩ ngay đến một vùng đất ở đầu phía Bắc miền Trung, vùng đất “địa linh sinh người hào kiệt” vốn có truyền thống lịch sử văn hóa lâu đời, gắn với nền văn hóa Đông Sơn nổi tiếng ngay từ buổi đầu dựng nước. Không những như vậy, nhắc đến xứ Thanh, người ta nhớ ngay đến quê hương của nhiều bậc đế vương trong các triều đại lịch sử: tiền Lê, hậu Lê, chúa Trịnh và chúa Nguyễn. Đồng thời, Thanh Hóa còn là cái nôi sản sinh ra nhiều bậc anh tài hào kiệt như: Lệ Hải bà vương Bà Triệu, Khương Công Phụ, Trần Khát Trân Góp phần tô sắc thắm cho những trang sử hào hùng của dân tộc. Chính vì vậy, ngay từ những thập niên 70 của thế kỷ XX, thư viện tỉnh Thanh Hóa đã ý thức tạo dựng kho sách địa chí độc lập phục vụ nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội lâu dài của địa phương, đồng thời xác định: đẩy mạng công tác địa chí là để phát triển kinh tế, văn hóa của địa phương. Khi mới bắt tay vào xây dựng kho tài địa chí của Thư viện Tỉnh Thanh Hóa vốn sách báo tư liệu địa phương còn rất ít ỏi, số cán bộ chỉ có 1 người. Đến nay Thư viện Tỉnh đã mạnh dạn tổ chức tiến hành sưu tầm, quyên góp, bổ sung và dịch thuật các tài liệu Hán Nôm, tài liệu tiếng Pháp, tạo nên kho sách phong phú, nhằm phục vụ các đối tượng nghiên cứu khác nhau về một Thanh Hóa cội nguồn, tiềm năng. 2.3.1. Tiêu chí lựa chọn tài liệu Dưới đây là một số tiêu chí được căn cứ vào nguyên tắc, tiêu chí chung lựa chọn tài liệu của kho tài liệu địa chí:  Theo ngôn ngữ và loại hình tài liệu: Tất cả các ngôn ngữ và loại hình tài liệu có đề cập viết về Thanh Hóa.  Theo ranh giới địa lý: Khi lựa chọn tài liệu địa chí, lấy ranh giới địa lý – hành chính toàn bộ nội dung nói về Thanh Hóa. Những tài liệu có liên quan đến Thanh Hóa đã Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 21
26. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến từng thay đổi tên gọi nhưng trước nay nhưng vẫn thuộc ranh giới hành chính của địa phương. Những tài liệu có liên quan đến một vùng lãnh thổ rộng lớn gồm nhiều Tỉnh, Thành phố trong đó có Tỉnh, thành phốThanh Hóa.  Theo nội dung đề cập: Theo nội dung đề cập có nghĩa là lựa chọn những tài liệu phải có nội dung đề cập trực tiếp những vấn đề với địa chí đúng tên địa danh, của quê hương đó. - Các tài liệu có nội dung về tất cả hay phần lớn về khía cạnh của Tỉnh Thanh Hóa: có thể là khía cạnh như kinh tế, văn hóa, xã hội đặc biệt chú trọng tới các tài liệu chỉ đạo của Đảng, Nhà nước, Chính phủ đề cập về địa phương. Tài liệu này hết sức quan trọng cho việc nghiên cứu về địa phương, lịch sử, hiện trạng và mục tiêu phát triển kinh tế - văn hóa, xã hội của địa phương. - Các tài liệu đề cập đề cập trực tiếp một khía cạnh nào đó của Thanh Hóa: lịch sử, văn hóa, giáo dục đây là tài liệu chiếm phần lớn trong kho tài liệu địa chí của bất cứ thư viện nào vì vấn đề phản ánh hết sức phong phú, đa dạng: đời sống văn hóa, sản xuất, sinh hoạt hằng ngày - Các tài liệu nói về nhân vật địa phương: Nhân vật địa phương: là những người sinh ra ở địa phương nhưng sống, lập nghiệp, công tác, hoạt động gắn bó mật thiết cả đời người và có những đóng góp cho địa phương. Như vậy, có những nhân vật không phải địa phương của một tỉnh mà nhiều tỉnh, thành phố khác nhau. Chính vì vậy việc tìm kiếm và thu thập tài liệu rất khó khăn và phức tạp. Ngoài ra nhân vật địa phương bao gồm cả những nhân vật mang tính phản diện: cần nghiên cứu để thấy so sánh, đối chiếu và đưa ra những kết luận phù hợp. - Sự kiện địa phương: là những sự kiện hình thành và diễn biến ở địa phương, có ảnh hưởng đến đời sống mọi mặt của địa phương. Tuy nhiên, việc Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 22
27. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến xác định các sự kiện này rất phức tạp. Bởi vì, có những sự kiện mang tính chất chung nhưng ảnh hưởng sâu sắc đến địa phương và ngược lại, có sự kiện riêng của địa phương lại lan rộng tới toàn quốc. - Các tài liệu liên quan tới khoa học tự nhiên: phần lớn các tài liệu có liên quan tới những bộ môn tri thức nghiên cứu các vấn đề trong khía cạnh địa lý. - Các tài liệu có nội dung liên quan gián tiếp tới địa phương: đó là những tài liệu không đề cập đến địa phương nhưng có liên quan đến địa phương thì vẫn được coi là tài liệu địa chí của địa phương đó. 2.3.2. Công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu địa chí Thư viện Tỉnh Thanh Hóa coi việc xây dựng và phát triển kho tài liệu địa chí là một trong những nhiệm vụ cơ bản có tính nền tảng của mình. Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã tiến hành sưu tầm bổ sung tài liệu địa chí từ rất sớm – năm 1971 ngay từ khi phòng địa chí được thành lập. Công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu địa chí là công việc vô cùng khó khăn, bởi tài liệu địa chí thường nằm rải rác nhiều nơi. Tài liệu địa chí ảnh hưởng quy luật gia tăng, số lượng xuất bản phẩm trong nước và phạm vi địa phương ngày càng phong phú. Tài liệu địa chí cũng tuân theo quy luật phân tán thông tin. Trong xu hướng phát triển tài liệu như ngày nay, số lượng ngày càng tăng nhưng thông tin lại bị phân tán. Tài liệu địa chí không tuân theo quy luật lỗi thời, nhất là các tài liệu địa chí thuộc lĩnh vực khoa học xã hội, tài liệu càng cổ thì giá trị của tài liệu càng tăng. Quá trình xây dựng, sưu tầm, bổ sung vốn tài liệu địa chí của Thanh Hóa dựa trên những tiêu chí đã được thống nhất để vận dụng, thông qua các nguyên tắc, quy định như: nguyên tắc tính Đảng, bổ sung có kế hoạch Để xây dựng kho tài liệu địa chí thật hoàn chỉnh, tìm kiếm, bổ sung những tài liệu có hoặc chưa đầy đủ ở trong kho, TVTH không chỉ chú trọng bổ sung những Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 23
28. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến tài liệu địa chí mới xuất bản mà còn đặc biệt chú ý tới những tài liệu từ trước đây.  Bổ sung hiện tại vốn tài liệu địa chí:  Tiếp nhận tài liệu nộp lƣu chiểu ấn phẩm địa phƣơng: Để bổ sung đầy đủ vốn tài liệu địa chí, những ấn phẩm mới xuất bản thì phải sử dụng hợp lý nhiều nguồn bổ sung khác nhau, trong đó nguồn lưu chiểu xuất bản phẩm địa phương giữ vị trí chủ yếu. Vì vậy, nộp lưu chiểu xuất bản phẩm địa phương có tầm quan trọng bậc nhất đối với việc bổ sung tài liệu cho kho tài liệu địa chí. Thông thường thì số lượng tài liệu địa chí nộp qua lưu chiểu chiếm 60% tổng số tài liệu. Chế độ nộp lưu chiểu xuất bản phẩm địa phương đã quy định trong một số văn bản của Nhà nước theo Sắc lệnh 18/SL do chủ tịch Hồ Chí Minh ngày 31/01/1946, thông tư số 83 VHTT/VP của Bộ Văn hóa - Thể thao – Du lịch, đặc biệt là chỉ thị số 79/CP của chính phủ ngày 06/11/1993 có quy định: “Đối với các nhà xuất bản địa phương, các tổ chức, cơ quan nhà nước được phép xuất bản ngoài việc nộp cho Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch còn phải nộp cho Sở Văn hóa Thông tin hai bản. Ngoài ra, các cơ sở in của Trung ương đóng tại địa phương cũng phải nộp cho Sở Văn hóa – Thông tin chuyển cho Thư viện để tăng cường nguồn sách, báo phục vụ tại địa phương”. Theo văn bản này thư viện tỉnh Thanh Hóa đã thu thập được khá nhiều xuất bản phẩm địa phương. Trước những năm 90, Thư viện vẫn nhận lưu chiểu từ ba nhà xuất bản: Nhà xuất bản Thanh Hóa, nhà in Ba Đình – Thanh Hóa và Báo Thanh Hóa. Nhưng hiện nay, Thư viện Tỉnh Thanh Hóa chỉ còn nhận lưu chiểu từ Báo Thanh Hóa và Báo Văn hóa Thông tin Thanh Hóa, vì vậy thư viện chưa có đầy đủ các xuất bản phẩm địa phương. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 24
29. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến  Mua bằng kinh phí bổ sung hàng năm của thƣ viện: Thư viện cũng đã tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu địa chí bằng cách đặt mua của các cơ quan phát hành sách, mua trực tiếp của các nhà xuất bản hoặc các cơ quan khoa học có xuất bản nói về địa phương. Cán bộ bổ sung thực hiện nhiệm vụ này. Khi bổ sung thì cán bộ bổ sung phải nắm rõ được nhu cầu của độc giả địa chí.  Trao đổi, biếu tặng: Tăng cường công tác thông tin trao đổi giữa các kho sách địa chí của thư viện trong khu vực để phát hiện, sao chụp những tài liệu (ảnh, tranh, bản vẽ) có liên quan đến địa phương. Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã và đang tiến hành trao đổi sách báo với các thư viện trong Liên hiệp Thư viện các tỉnh Bắc miền Trung. Trong thời gian qua, Thanh Hóa là một trong bốn địa phương (cùng với Nghệ An, Hà Tĩnh, và Thừa Thiên Huế ) đã làm tốt công tác trao đổi ấn phẩm và xuất bản phẩm địa phương. Tuy nhiên, hoạt động này vẫn chưa thường xuyên, liên tục nên chưa khai thác triệt để các tài liệu hiện có. Thư viện ngoài ra còn được thu nhận thêm được những tài liệu địa chí nhưng số lượng không nhiều: các huyện trong Tỉnh mỗi khi biên soạn địa chí của huyện đều gửi tặng Thư viện tỉnh. Nhiều độc giả tặng thư viện những tài liệu vô cùng quý giá như: “ Bộ báo Thanh Hóa từ năm 1962 – 1985”  Bổ sung hoàn bị vốn tài liệu: Thư viện Tỉnh Thanh Hoá không chỉ chú trọng bổ sung những tài liệu địa chí mới xuất bản mà còn đặc biệt chú ý tới những tài liệu từ trước đây. Thư viện còn sưu tầm hoặc sao chụp lại các tài liệu cổ, quý hiếm có giá trị nghiên cứu lịch sử và địa chí văn hóa làng xã như gia phả, thần phả, văn bia, sắc phong hiện nay còn được lưu giữ nhiều trong nhân dân. Phòng địa chí được hành lập, quy trình hoạt động đảm bảo như một thư viện trong thư viện. Trong kế hoạch kinh phí hàng năm phải ưu tiên (dành Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 25
30. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến riêng) một phần cụ thể để thực hiện bổ sung thường xuyên các tài liệu địa chí. Đặc biệt Thư viện coi trọng việc bổ sung thường xuyên các tài liệu địa chí tạo điều kiện thời gian cho cán bộ chuyên trách chủ động tìm nguồn tài liệu địa chí thông qua thăm dò, qua các thư mục sách báo, trao đổi thông tin để khai thác tài liệu; có thể bằng các hình thức: thuê sao chụp, hoặc chép lại, dịch (các tài liệu Hán Nôm và tiếng Pháp) và đặt mua Thư viện cũng phải có khoản kinh phí khoảng từ 30.000.000đ – 50.000.000đ/ năm cho bổ sung tài liệu địa chí. Phối hợp với Chi hội văn nghệ Dân gian địa phương, các nhà nghiên cứu, các nghệ nhân, đội ngũ hưu trí (am tường về văn hóa), các phòng văn hóa thông tin, Thư viện Huyện, Xã, các cơ quan, trường học, tổ chức phát hiện, sưu tầm, khai thác các tài liệu địa chí theo từng địa bàn, thời gian và có kế hoạch cụ thể, đảm bảo khoa học, hiệu quả. Trong thời gian nhất định, có thể kết hợp khai thác, sưu tầm nhiều loại với việc kiểm tra đối chứng các tài liệu còn chưa xác định nguồn gốc, niên đại trong các kho Sự hợp tác, phối hợp này tận dụng được nhân lực, thời gian và đỡ tốn kém cho thư viện. Công tác sưu tầm, bổ sung của Thư viện Tỉnh Thanh Hóa còn thông qua các thư mục, mục lục ở các thư viện viết về Thanh Hóa: như Thư viện Quốc Gia, Thư viện Viện Thông tin Khoa học Xã hội Thông qua các thư mục sách mới, các chuyên đề về lịch sử, địa lý, danh nhân các xuất bản phẩm dịnh kỳ hoặc không định kỳ. Duy trì công tác trích báo, tạp chí tạo thêm nguồn tài liệu địa chí cho kho (trích những bài viết, nghiên cứu có giá trị từng mặt, từng lĩnh vực về địa phương). Đặt vấn đề với các địa phương, ngành tổ chức biên soạn các loại sách truyền thống, địa chí, lịch sử, danh nhân Dựa vào chủ trương làm sách cấp ủy (hoặc ngành) phát động đông đảo người dân, cán bộ, đoàn thể tham gia sưu tầm, đóng góp tài liệu cho công tác biên soạn, qua đó thẩm định, lựa chọn các tài liệu có giá trị đưa vào kho địa chí. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 26
31. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến Như vậy, sưu tầm và bổ sung vốn tài liệu địa chí của Thư viện Tỉnh Thanh Hóa được thực hiện qua hai phương pháp: bổ sung hiện tại và bổ sung hoàn bị. Thư viện vẫn đang nỗ lực thu thập, bổ sung đầy đủ các tài liệu địa chí cần thiết, ưu tiên những tài liệu quý hiếm để hoàn thiện vốn tài liệu địa chí của mình, giúp cho việc phục vụ các yêu cầu tìm hiểu, nghiên cứu về Thanh Hóa vùng đất “ địa linh nhân kiệt” của bạn đọc một cách nhanh chóng. 2.3.3. Xử lý tài liệu địa chí Kho tài liệu địa chí Thư viện Tỉnh Thanh Hóa có 03 cán bộ: 01 cán bộ sưu tầm, bổ sung; 01 cán bộ biên mục, thông tin thư mục; 01 cán bộ phục vụ và theo dõi các đề tài nghiên cứu khoa học của bạn đọc. Vì vậy, cán bộ biên mục và thông tin thư mục là người phụ trách và chịu trách nhiệm xử lý tài liệu. Quy trình thực hiện được tuân thủ theo các quy trình, quy tắc nghiệp vụ đã đề ra về công tác địa chí tại thư viện. Bao gồm các khâu: - Mô tả tài liệu địa chí. - Phân loại tài liệu địa chí. - Vào sổ ĐKCB của phòng địa chí để quản lý tài sản, và tạo ký hiệu xếp giá theo giá theo số ĐKCB. - Xây dựng CSDL. - In phích. - Xếp tài liệu vào kho  Mô tả tài liêu địa chí ( biên mục tài liệu địa chí): Kho tài liệu địa chí Thư viện Tỉnh Thanh Hóa mô tả tài liệu địa chí theo những yếu tố mô tả nhất định, theo quy định của IFLA, áp dụng mô tả theo tiêu chuẩn Quốc tế ISBD (Internationnal Standard Bibliographic Desciptions), theo thứ tự mô tả trên phích (12,5 x 7,5cm). Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 27
32. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến Quy tắc mô tả tài liệu theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD Tiêu đề mô tả Nhan đề chính = nhan đề song song: Thông tin liên quan đến nhan đề/ Thông tin trách nhiệm.- Thông tin về lần xuất bản.- Nơi xuất bản: Nhà xuất bản, Năm xuất bản.- Khối lượng: Hình bản; Khổ sách + Tài liệu kèm theo.-(Nhan đề tùng thư/ Thông tin về trách nhiệm của tùng thư, ISSN; Số tập) Phụ chú ISBN: Giá tiền, số lượng in *Ví dụ: Mẫu phiếu mô tả tài liệu sách tiếng Việt HOÀNG ANH NHÂN Văn hóa làng và làng văn hóa xứ Thanh.-H.:KHXH, 1996.-108 tr.;19cm.  Phân loại tài liệu địa chí: Từ năm 1970 – 1971, kho tài liệu địa chí Thư viện tỉnh Thanh Hoá về được chia tàm thành 4 mục: Kinh tế, chính trị, văn hóa, lịch sử. Khi có bảng phân loại của Thư viện Quốc gia về địa chí năm 1972 thì Thư viện Tỉnh dựa vào bảng phân loại này để phân loại tài liệu. Tài liệu địa chí ở trong kho được xếp theo môn loại tri thức. Từ năm 1993 đến nay, thư viện sử dụng bảng phân loại của Vụ thư viện – Bộ văn hóa Thể thao và Du lịch do hai tác giả Lê Gia Hội và Nguyễn Hưu Viêm biên soạn: “Bảng phân loại tài liệu địa chí – Dùng cho hệ thống thư viện công cộng”. Trong mục lục phân loại tài liệu địa chí được chia làm 10 lớp chí ký hiệu từ ĐC.1 đến ĐC.0. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 28
33. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến ĐC.1 Tỉnh, thành phố (trực thuộc Trung ương). Thành phố (trực thuộc tỉnh). Các Quận, huyện, thị xã. Chủ tịch Hồ Chí Minh với Đảng bộ và nhân dân tỉnh, thành phố. Đảng và nhà nước với nhân dân trong tỉnh, thành phố. ĐC.2 Đảng bộ tỉnh, thành phố. Các Đảng bộ. Các cơ quan chính quyền và cơ quan quản lý địa phương. Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh tỉnh, thành phố. Tình hình chính trị, xã hội hiện tại của tỉnh, thành phố (từ 30/04/1975 đến nay). ĐC.3 Thiên nhiên và các nguồn tài nguyên thiên nhiên của tỉnh, thành phố. ĐC.4 Kinh tế, thành phố. Kế hoạch hóa nền kinh tê tỉnh, thành phố. ĐC.5 Đời sống khoa học tỉnh, thành phố. Công tác văn hóa, giáo dục của tỉnh, thành phố. Công tác báo chí. ĐC.6 Công tác y tế của tỉnh, thành phố. Công tác bảo vệ sức khỏe cho nhân dân. Công tác thể dục thể thao. ĐC.7 Nghệ thuật. Tỉnh, thành phố trong các tác phẩm nghệ thuật. ĐC.8 Đời sống văn hóa tỉnh, thành phố. Tỉnh thành phố trong các tác phẩm văn hóa. Văn học dân gian. Ngôn ngữ. Thổ ngữ của các dân tộc it người. ĐC.9 Lịch sử tỉnh, thành phố. Đặc điểm nhân chủng. các di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh của tỉnh, thành phố. ĐC.0 Tài liệu về các nhân vật nổi tiếng của tỉnh, thành phố( hộp phích nhân vật). * Ví dụ: tài liệu “Thanh Hóa thế và lực mới trong thế kỷ XXI” có ký hiệu là: ĐC 4 TH. 107. H Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 29
34. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến Tài liệu:“Thanh Hóa thế và lực mới trong thế kỷ XXI” được xếp vào môn loại ĐC.4. Bảng phân loại địa chí không được cập nhật thường xuyên nên tồn tại nhiều bất cập. Tuy nhiên, chưa có bảng chỉnh lý bổ sung nên các thư viện tỉnh, thành phố ở Việt Nam vẫn sử dụng bảng phân loại này. Để phân loại và tổ chức mục lục phân loại. Một số thư viện đã chuyển chữ địa chí thành tên viết tắt của tỉnh, thành phố của mình. Nội dung của các môn loại cũng có sự điều chỉnh cho phù hợp với tỉnh, thành phố của mình. Như Thư viện Hà Nội hiện nay đang sử dụng bảng phân loại này. Ký hiệu địa chí đã được chuyển thành H (chữ viết tắt của từ Hà Nội) từ H1 đến H0.  Định chủ đề, định từ khóa tài liệu địa chí: Để tạo lập nên các hộp phiếu chuyên đề hay mục lục bài trích các tài liệu địa chí. Thư viện đã rất chú trọng đến công tác định chủ đề tài liệu. Công tác định chủ đề tài liệu địa chí cũng tuân theo những quy tắc và phương pháp của định chủ đề tài liệu nói chung. Tuy nhiên, để xây dựng mục lục bài trích, cần phải tiến hành định chủ đề bài trích. Khác với định chủ đề tài liệu là sách thông thường, các bài trích được lựa chọn có chủ đề gắn với những vấn đề liên quan đến địa phương. Để định chủ đề bài trích, cần chú ý đến bài trích và văn bản bài trích. Song song với định chủ đề, công tác định từ khóa tài liệu địa chí cũng được Thư viện đặc biệt quan tâm. Công việc này gắn liền với việc xây dựng các CSDL địa chí. Công tác định từ khóa tài liệu địa chí cũng tuân theo những quy tắc và phương pháp của định từ khóa tài liệu nói chung. Đối với những tài liệu địa chí, có thể lấy thêm từ khóa “địa chí”, tùy theo quy định của từng thư viện. Đối với loại sách viết tổng hợp về lịch sử, văn học, kinh tế, xã hội của một địa phương hay một nước, khi xử lý ngoài những nội dung cơ bản cần Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 30
35. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến thêm từ khóa địa chí đối với loại sách nói về địa phương và quốc chí với loại sách viết về một đất nước. *Ví dụ: cuốn “ Ba Đình Nga Sơn” thì từ khóa được xác định: Địa chí Kháng chiến chống Mỹ Lịch sử Kháng chiến chống Pháp Nga Sơn Nghề thủ công Thanh Hóa Khởi nghĩa Ba Đình  Tóm tắt, chú giải tài liệu địa chí: Để biên soạn được CSDL thư mục địa chí, thư viện tiến hành làm tóm tắt, chú giải tài liệu địa chí theo phương pháp tóm tắt, chú giải thông thường với mục đích giúp người dùng tin không cần đọc chính văn mà vẫn có thể nắm bắt được nội dung của tài liệu địa chí. *Ví dụ: - Cuốn “ Ba Đình Nga Sơn” được tóm tắt như sau: Tóm tắt: Gồm nhiều bài văn, bút ký, thơ ca, bản nhạc và kịch phản ánh gương chiến đấu hy sinh của nhiều thế hệ từ khởi nghĩa Ba Đình, đến kháng chiến chống Pháp và Mỹ, xây dựng chủ nghĩa xã hội ở huyện Nga Sơn Thanh Hoá; giới thiệu mảnh đất, con người cùng một số nghề thủ công truyền thống ở Nga Sơn - Tài liệu Thần phả: “Tư thần Phả cập các lệ tiết tế văn” được tóm tắt như sau: Tóm tắt: Ghi chép bậc tôn thần tên là Hậu Lê, là con thứ của Lê Cốc (Lê Ngọc) có công trấn giữ giặc loạn dưới thời nhà Tùy (603 – 617). Khi mất được bạn tên hiệu là Hiếu Quốc. Nhân dân ở 18 thôn, 9 xã, 2 tổng lập đền thờ thần Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 31
36. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến 2.3.4. Tổ chức, sắp xếp kho tài liệu địa chí Việc thu thập, bổ sung vốn tài liệu địa chí là nhiệm vụ không thể thiếu được trong hoạt động phục vụ tại liệu địa chí của Thư viện Tỉnh Thanh Hóa. Khi Thư viện đã có được vốn tài liệu thì việc tổ chức, sắp xếp vốn tài liệu như thế nào cho khoa học, phù hợp với điều kiện của thư viện giúp bạn đọc sử dụng một cách thuận lợi, triệt để vốn tài liệu có trong kho, hay mục đích cuối cùng là thỏa mãn nhu cầu bạn đọc một cách hiệu quả là điều hết sức quan trọng. Kho tài liệu địa chí là kho đặc trưng nhất của các Thư viện Tỉnh, Thành phố nên cách tổ chức sắp xếp tài liệu cũng mang tính đặc thù. Bởi tài liệu địa chí cũng giống như các tài liệu tham khảo tra cứu khác, là loại nguồn tin giá trị, cần thiết cho người dùng tin nghiên cứu, khai thác những vấn đề lịch sử, văn hóa, xã hội, những tiềm năng đất nước, con người một địa phương. Hiện nay, ở các thư viện tỉnh trong toàn quốc có hai cách tổ chức kho tài liệu địa chí: - Tài liệu địa chí được bảo quản trong kho chung - Tài liệu địa chí được tổ chức trong kho riêng. Nhận thức được tầm quan trọng của vốn tài liệu địa chí, ngay từ đầu những năm 70, Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã tạo lập kho địa chí riêng, độc lập (ngoài kho chính) đề xây dựng vốn tài liệu, tăng cường khâu bảo quản, hoạt động phát huy hết khả năng của vốn sách báo sưu tầm, bổ sung trong kho. Việc tổ chức thành kho riêng không những thỏa mãn nhanh các yêu cầu của bạn đọc mà còn giảm được cường độ lao động của cán bộ phục vụ, tốn ít thời gian tìm kiếm tài liệu. Tổ chức tài liệu địa chí thành một kho riêng biệt sẽ mang lại lợi ích trong bảo quản, trong phục vụ, giúp cán bộ địa chí tích lũy kiến thức hiểu biết về địa phương, nắm vững nội dung kho tài liệu và nhu cầu người dùng tin. Đồng Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 32
37. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến thời Thư viện có điều kiện giới thiệu cho người dùng tin cách tìm kiếm nghiên cứu, mở rộng sâu sang các lĩnh vực khoa học giáp ranh vấn đề đang nghiên cứu. Cán bộ Thư viện dễ dàng tiến hành công tác nghiệp vụ khác như bổ sung hồi cố, biên soạn thư mục địa chí, giới thiệu tài liệu địa chí. Kho tài liệu địa chí hiện có 10 giá sách, một tủ mục lục. Kho được sắp xếp theo bảng phân loại địa chí. Các tài liệu địa chí trong kho được sắp xếp theo phân loại và loại hình tài liệu.  Sắp xếp theo loại hình tài liệu: Các loại tài liệu sách, báo, tạp chí, ảnh, bản đồ được phân thành những khu vực hoặc những giá riêng biệt. Điều này tạo điều kiện cho việc quản lý tài liệu và phục vụ tài liệu hiệu quả và dễ dàng trong việc bảo quản tài liệu.  Sắp xếp theo phân loại: Sau khi tài liệu được sắp xếp xong vị trí của các mục lớn, cán bộ thư viện tiến hành xếp tài liệu theo các môn loại. Trong từng môn loại và tiểu môn loại, sách địa chí được sắp xếp theo thứ tự chữ cái họ, tên tác giả nếu không có tên tác giả thì theo chữ cái tên tài liệu. Đối với các tài liệu nói về nhân vật hoặc tác giả thì sắp xếp theo trật tự trong phích mục lục phân loại địa chí. Tài liệu của nhân vật hoặc tác giả đó viết thì đưa lên trước, sau đó đến tài liệu của nhân vật đó, các tài liệu thư mục nhân vật. Trong các tài liệu của một tác giả thì sách toàn tập tiếng Việt xếp lên trước, sau đó là sách tiếng dân tộc, sách Hán – Nôm, rồi đến sách thuộc chữ cái Latinh (Anh trước, Pháp sau ), cuối cùng là sách ngữ hệ Xlavơ rồi đến các ngôn ngữ khác. Kho địa chí đã thực hiện phục vụ theo kho mở, do đó ngoài số tài liệu có trong kho cũng tiến hành xây dựng các tủ sách bổ trợ tiện cho việc quản lý, theo dõi và phục vụ thao tác nhanh hơn: - Tủ sách lưu chiểu; - Tủ sách nhân vật; Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 33
38. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến - Tủ sách địa chí ( bao gồm các tài liệu “gốc”, các luận văn, các công trình nghiên cứu về địa phương); - Tủ sách Hán Nôm; - Tủ sách tác giả địa phương; - Tủ sách trao đổi; - Báo và tap chí; Để giới thiệu kho sách tới bạn đọc, Thư viện đã tổ chức mục lục phân loại tài liệu địa chí, ô phích, ấn phẩm địa phương (xếp theo năm), ô phích nhân vật chí, ô phích văn bia mục lục chuyên đề bài trích báo, tạp chí. 2.3.5. Biện pháp bảo quản kho tài liệu địa chí Công tác bảo quản nguồn tài liệu địa chí có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Điều này xuất phát từ những đặc trưng của tài liệu địa chí. Từ những kinh nghiệm thực tiễn, cán bộ tại Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã vận dụng công tác bảo quản nguồn tài liệu địa chí, tìm ra những nguyên nhân gây hại cho nguồn tại liệu địa chí. Nguồn tư liệu địa chí sưu tầm được thuộc nhiều loại hình tư liệu khác nhau. Những tài liệu đặc biệt quý hiếm, tài liệu cổ, tài liệu vi phim, vi phiếu. Có rất nhiều yếu tố tác động tới “tuổi thọ” của tài liệu địa chí tại Thư viện Tỉnh Thanh Hóa: Như những tác động bên trong của chính bản thân vật mang tin ( như lượng axit chứa trong giấy, tính chất nhạy cảm ánh sáng của lớp Hanide bạc mang hình ảnh của bức ảnh chụp ); Các tác động bên ngoài như nhiệt đọ ánh sáng, độ ẩm, ô nhiễm không khí, côn trùng phá hoại; Ý thức của bạn đọc kém (viết, tẩy xá, xé tài liệu ) tất cả các nguyên nhân trên đã dẫn đến tình trạng tài liệu bị hư hỏng, giảm tuổi thọ. Nhận thức được tầm quan trọng của việc bảo quản tài liệu địa chí, Thư viện Thanh Hóa đã tuân theo những quy định cơ bản trong công tác bảo quản tài liệu: Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 34
39. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến - Có phòng dành riêng cho tài liệu địa chí thoáng, đủ ánh sáng. - Kho tài liệu địa chí được Thư viện Tỉnh Thanh Hóa được trang bị điều hòa đảm bảo nhiệt độ phù hợp với tài liệu. Ngoài ra kho tài liệu địa chí được trang bị các phương tiện cứu hỏa hiện đại: bình xịt cứu hỏa Có thuốc để khử các loại côn trùng có hại. - Cán bộ phụ trách kho tài liệu địa chí đã thường xuyên làm vệ sinh kho, kiểm tra, phát hiện những hiện tượng tài liệu hư hỏng để có biện pháp xử lý kịp thời như: tiến hành sửa chữa, đóng lại để giữ cho tài liệu luôn trong tình trạng tốt, sẵn sàng phục vụ. - Cán bộ phải thường xuyên theo dõi và hướng dẫn người dùng tin tra tìm tài liệu một cách tận tình để tránh tình trạng mất tài liệu, cán bộ thư viện luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, trân trọng, yêu quý tài liệu. - Tại thư viện giá sách trong kho được được kê cách mặt đất từ 18 – 20cm và đặt vuông góc với cửa sổ để tránh ánh sáng chiếu vào giá, trang bị rèm cho tất cả cửa sổ trong kho và phòng đọc. - Hiện nay thư viện tỉnh Thanh Hóa đã tiến hành số hóa vốn thư tịch cổ Hán– Nôm, để có thể lưu giữ bảo quản tốt vốn tư liệu cổ, quý giá. 2.3.6. Tổ chức bộ máy tra cứu Bộ máy tra cứu địa chí là thành tố quan trọng trong bộ máy tra cứu chung của các thư viện tỉnh, thành phố. Bộ máy tra cứu địa chí tập hợp các loại mục lục, hộp phiếu, các tài liệu tra cứu, các bản thư mục và phương tiện giúp cho người đọc và người dùng tin có thể tra tìm các thông tin địa chí, các tài liệu địa chí và xuất bản phẩm của một địa phương. Để giúp bạn đọc tra cứu tài liệu địa chí phù hợp với nhu cầu tin của mình, Thư viện tỉnh Thanh Hóa đã tổ chức bộ máy tra cứu gồm: - Hệ thống mục lục địa chí - Tài liệu tra cứu địa chí Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 35
40. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến - Tài liệu Thư mục Trong hoạt động của các Thư viện Tỉnh Thanh Hóa, bộ máy tra cứu địa chí đóng vai trò hết sức quan trong. Bộ máy tra cứu địa chí là một công cụ không thể thiếu được đảm bảo cho công tác địa chí có thể thực hiện và tiến hành một cách có hiệu quả. Điều đó được thể hiện: - Bộ máy tra cứu địa chí được tạo lập phản ánh và kiểm soát vốn tài liệu và cũng như các nguồn thông tin địa chí của Thư viện Tỉnh Thanh Hóa. - Đối với cán bộ thư viện, bộ máy tra cứu địa chí có thể giúp cho họ trả lời các câu hỏi của người đọc về các ván đề liên quan đến địa phương, biên soạn các bản thư mục, hoặc thông tin chuyên đề phục vụ cho các nhà nghiên cứu, người hoạch định chính sách và cán bộ lãnh bộ trên địa bàn tỉnh, Thanh Hóa. - Bộ máy tra cứu địa chí là một phương tiện quan trọng tra cứu giúp cho bạn đọc và người dùng tin có thể tra cứu các thông tin về địa phương một cách đầy đủ và hữu hiệu nhất. 2.3.6.1. Xây dựng hệ thống mục lục và hộp phích địa chí Hệ thống mục lục là một thành phần quan trọng của bộ máy tra cứu nói chung. Hệ thống mục lục địa chí - địa phương giúp tra cứu toàn bộ tài liệu nói về địa phương có trong thư viện, giúp bạn đọc tìm thấy những tài liệu mà họ cần đến. Những tài liệu chủ yếu được phản ánh trong mục lục địa chí của thư viện tỉnh Thanh Hóa gồm: - Sách (có nội dung toàn bộ, một phần, từng trang nói về tỉnh Thanh Hóa) . - Các bài trích báo, tạp chí nói về Thanh Hóa. - Các bản sao chụp những tài liệu có nội dung nói về tỉnh Thanh Hóa. Thư viện tỉnh Thanh Hóa tiến hành tổ chức hệ thống mục lục địa chí dựa trên nguyên tắc, phương pháp chung về tổ chức bộ máy tra cứu thư mục, đồng Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 36
41. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến thời xác định rõ phạm vi, giới hạn, loại hình tài liệu đối với tài liệu địa chí. Bao gồm:  Mục lục phân loại địa chí: Thư viện Thanh Hóa xây dựng mục lục phân loại theo bảng phân loại của Vụ thư viện – Bộ Văn hóa – Thông tin do hai tác giả Lê Gia Hội và Nguyễn Hưu Viêm biên soạn: “ Bảng phân loại tài liệu địa chí – Dùng cho hệ thống Thư viện Công cộng”. Trong mục lục phân loại tài liệu địa chí được chia làm 10 lớp chí ký hiệu từ ĐC.1 đến ĐC.0. Mục lục phân loại địa chí là loại mục lục trong đó có các phiếu mô tả tài liệu địa chí được sắp xếp theo các môn ngành tri thức. * Ví dụ: Từ các đề mục lớn lại chia thành đề mục nhỏ. Ở đề mục ĐC.2. được phân: ĐC.2 Đảng bộ tỉnh, thành phố. Các Đảng bộ. Các cơ quan chính quyền và cơ quan quản lý địa phương. Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh tỉnh, thành phố. Tình hình chính trị, xã hội hiện tại của tỉnh, thành phố (từ 30/04/1975 đến nay). ĐC.21. Đảng bộ tỉnh, thành phố. ĐC.211. Đảng bộ tỉnh (tỉnh ủy), Đảng bộ thành phố (thành ủy). Các lần: Đại hội đại biểu Đảng bộ tỉnh, thành phố. Các hội nghị tỉnh ủy, tỉnh ủy ban thường vụ tỉnh ủy, các hội nghị mở rộng của tỉnh ủy và thành ủy. ĐC.212. Đảng bộ các cơ quan dân chính trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy. ĐC.213. Đảng bộ thành phố (trực thuộc tỉnh). ĐC.214. Đảng bộ các Quận (Quận ủy) ĐC.215. Đảng bộ Huyện (Huyện ủy) Đảng bộ các thị xã (thị ủy) Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 37
42. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến ĐC.216. Công tác tư tưởng của Đảng bộ tỉnh, thành phố. Công tác tuyên truyền, giáo dục, học tập trong Đảng, Xây dựng Đảng, công tác tổ chức của Đảng. Tương tự như ĐC.2 các đề mục chính khác cũng được phân thành các đề mục con. * Ví dụ: ĐC.1 Các nghị quyết Trung ương Đảng 1996 -1999 (sách phục vụ thảo luận các C101NG dự thảo văn kiện Đại hội X): Lưu hành nội bộ.-H.: Chính trị quốc gia, 2000.- 347.; 20cm. ĐC.5 HOÀNG ANH NHÂN V115H Văn hóa làng và làng văn hóa xứ Thanh.- H.:KHXH, 1996.-108 tr.;19cm * Ví dụ: Trong mỗi môn loại xếp theo vần chữ cái tên tác phẩm. ĐC.0(91) NGUYỄN DANH PHIỆT H250Q Hồ Quý Ly.-H.: Viện sử học và NXb. VHTT, 1997.-139tr.; 9cm. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 38
43. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến ĐC.0(91) HOA BẰNG L250L Lê Lợi 10 năm kháng chiến.-H.:VHTT, 2000.-168tr.;19cm. Tuy nhiên, việc sử dụng bảng phân loại địa chí này vẫn còn nhiều bất cập: chưa đáp ứng được yêu cầu cần sử dụng và khai thác tài liệu của cán bộ phân loại và bạn đọc về địa phương. Từ thực tiễn đó, bảng phân loại địa chí mới cần sớm được ban hành để đáp ứng được sự phong phú của các tài liệu và tạo nên sự thống nhất trong khâu phân loại giữa các thư viện, đảm bảo tính liên thông và tăng cường nguồn lực thông tin trong toàn quốc.  Hộp phích trích báo – tạp chí địa chí: Các hộp phích trích báo – tạp chí được cán bộ kho tài liệu địa chí thư viện Tỉnh Thanh Hóa tiến hành từ những năm 70 ở các loại báo: Nhân dân, Quân đội, Nông nghiệp, Khoa học Kỹ thuật những loại tài liệu, báo chí nói về địa phương có trong báo, tạp chí trung ương. Loại tài liệu này hết sức cần thiết vì nó có giá trị thông tin kịp thời, cụ thể và khá chi tiết. Là cơ sở để cán bộ thư viện biên soạn thư mục địa chí. *Những tài liệu được trích dẫn ở các báo, tạp chí thường mang nội dung: - Bài nói chuyện phát biểu của Chủ tịch Hồ Chí Minh về các mặt của Tỉnh Thanh Hóa. - Các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng, Chính phủ. Các báo cáo của đơn vị lãnh đạo Đảng, Nhà nước, của các cán bộ liên ngành liên quan tới Tỉnh Thanh Hóa. - Các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng, Ủy ban nhân dân, các văn kiện của các lần đại hội, các báo cao tổng kết về tình hình phát triển kinh tế, văn hóa, khoa học của Tỉnh Thanh Hóa. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 39
44. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến - Bài viết về lịch sử, về danh lam thắng cảnh, phong tục tập quán của Thanh Hóa. - Những sáng tác văn học – nghệ thuật nói về Thanh Hóa. - Bài viết về tấm gương tiêu biểu ở Thanh Hóa. Khi tổ chức hộp phiếu bài trích phải mô tả tài liệu theo quy tắc mô tả bài trích. Hộp phiếu bài trích thường tổ chức dưới dạng hộp phích chuyên đề trong mục lục chủ đề. Việc sắp xếp các tài liệu trích này được tổ chức theo 3 chuyên đề chính: Kinh tế, Chính trị, Văn hóa. Do một số nguyên nhân mà công tác này bị gián đoạn một thời gian (khoảng những năm 1980), đến năm 1990 được triển khai tiếp tục. *Ví dụ: phích trích báo Nhân dân C. 38. QUANG ( Đỗ) Qu. 106 (Đ) Phát triển mạnh nghề thủy sản. Thanh Hóa còn nhiều khả năng nuôi cá.-Nhân dân, 1467, 28 – 8. C.38 Qu. 106 (Đ) C. 425 HỮU ĐỨC H. 566. Đ Cơ khí nhỏ ở Thanh Hóa.- Nhân dân, 1967. 31-7. C.38 H. 566. Đ Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 40
45. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến  Hộp phích nhân vật, văn bia, xuất bản phẩm địa phƣơng:  Hộp phích nhân vật địa phƣơng: Để bổ sung cho mục lục phân loại, Thư viện Tỉnh Thanh Hóa tiến hành lập hộp phích nhân vật, hộp phích phản ánh những tài liệu về các nhân vật nổi tiếng của Thanh Hóa và các tác phẩm của họ. Trong hộp phích nhân vật địa phương thư viện sắp xếp theo thứ tự chữ cái họ tên nhân vật. Ở mỗi nhân vật có chia tài liệu thành từng mục nhỏ: - Thân thế sự nghiệp của nhân vật. - Các tác phẩm của nhân vật viết về địa phương. - Các tác phẩm của nhân vật xuất bản ở địa phương. - Các tác phẩm, tài liệu của các tác giả khác viết về nhân vật. *Ví dụ: C.7 Chơi (Trịnh) CH.462 (T) Thắm tình quân dân. Hoạt cảnh chèo. Thanh Hóa, Ty văn hóa Thông tin, 1966. 14tr. 19cm. C.7 CH 462 (TR) C.7 Tiếng nói hậu phương. Tiết mục phục vụ T.306 sản xuất Đông - Xuân 1967 -1968. Thanh Hóa, Ty văn hóa, 1968. 8tr. 19cm. C.7 T306 Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 41
46. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến  Hộp phích văn bia: Do điều kiện kinh phí eo hẹp, hiện nay thư viện còn nằm dưới dạng “Danh mục các tài liệu chỉ chỗ”. Tài liệu trong hộp phích được xếp theo thứ tự chữ cái tên văn bia. Trên hộp phích được xếp theo thứ tự chữ cái tên văn bia (có cả tên chữ Hán), tác giả, năm dựng, địa điểm, nội dung văn bia. *Ví dụ: Tu Mật Sơn Hiệp trấn Nguyễn hậu mộ bi. (Chữ Hán tên bia) Người biên soạn: Hoàng Tạo, giám sát ngự xử Dựng Tự Đức 22(1869) gần quốc lộ, Sơn Việc, Hạc Bia 2 mặt, khổ: 1,37 x 0,72 m, 24 dòng, 28 chữ. Nội dung: Phía Đông quốc lộ thuộc Mật Sơn có Mộ Bình Ngọc Hầu, dòng Sảng Quốc Công, cử nhân, đi xứ Bắc, quan lại bộ Tham tri Lê Xuân Đình sửa mộ nhà thờ Lê Thượng thư Vĩnh Trị, Nguyễn Mã Đồng Bố vệ, Mai Thám Hoa Anh  Hộp phích xuất bản phẩm địa phƣơng: Hộp phích xuất bản phẩm địa phương phản ánh toàn bộ các xuất bản phẩm địa phương mà thư viện thu thập, gồm nhiều loại hình: Sách, báo, tranh ảnh, bản đồ Nội dung tài liệu có thể nói đến hoặc không nói đến địa phương. Tài liệu trong hộp phiếu được chia theo từng năm (từ năm 1946 đến nay), trong từng năm được xếp theo trật tự chữ cái tên tác giả và tên sách. Ngoài ra, Thư viện Tỉnh Thanh Hóa còn tổ chức “tủ sách trao đổi” phản ánh những tài liệu không có trong thư viện mà có nội dung về Thanh Hóa hiện đang được rải rác ở các cơ quan khác: Cục lưu trữ Trung ương, Phòng lưu trữ Bộ Thủy Lợi, Thư viện Viện Sử Trung ương Các hộp phích mô tả được sắp xếp theo Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 42
47. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến thứ tự chữ cái tên cơ quan lưu trữ. Trong từng cơ quan sắp xếp theo chữ cái tên tài liệu. *Ví dụ: 403 Nghị định của ban Thương vụ Tỉnh ủy về NGH.300 chính sách phát triển kinh tế ngoài Quốc doanh.- Thanh Hóa, 1993;-11tr ; 19cm. 403 NGH . 300 403 Nghị định của Chính phủ về xử phạt vi NGH.300 phạm hành chính trong lĩnh vực Thuế và hướng dẫn thi hành.- Thanh Hóa, 1993.-35tr; 19cm. 403 NGH . 300 2.3.6.2. Kho tài liệu tra cứu địa chí Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã xây dựng được kho tài liệu tra cứu địa chí: - Các tác phẩm, tài liệu chỉ đạo, phương pháp luận nghiên cứu về địa phương. Đó là một số tập và tác phẩm chuyên biệt của Hồ Chủ Tịch nói về địa phương và một số văn kiện của Đảng và Nhà nước nói về Thanh Hóa. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 43
48. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến - Các loại từ điển nhân vật, từ điển ngôn ngữ dân tộc, từ điển giải nghĩa và các từ điển khác có nội dung liên quan tới Thanh Hóa. Các loại lịch địa phương (ngày lễ, kỉ niệm, các công trình lịch sử ). - Các tập bản đồ (hành chính, dân tộc, khí tượng thủy văn ) địa phương và có nói về Thanh Hóa. - Các bản thư mục địa chí, mục lục sách của các cơ quan xuất bản và các nhà in của Thanh Hóa, các mục lục in và thư mục trích báo địa phương. Với nhiều loại hình tra cứu như vậy, bạn đọc đến thư viện tra cứu sẽ có điều kiện sử dụng sách tra cứu và những thư mục địa chí quan trọng nhất mà không cần phải mượn từ kho chính. 2.3.6.3.Xây dựng cơ sở dữ liệu địa chí Năm 1992, Thư viện Quốc Gia Việt Nam đã triển khai “Chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong các Thư viện Công cộng toàn quốc”. Mục tiêu của chương trình này là thu thập các loại tài liệu, dữ kiện, số liệu về địa phương mình để tạo lập vốn tài liệu, CSDL về địa phương, phục vụ nhu cầu thông tin ở địa phương. Vì vậy, đến nay Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã xây dựng CSDL cho toàn bộ tài liệu địa chí và tài liệu địa chí được thể hiện trên các biểu ghi CSDL cho các tài liệu dạng sách: 1.Tác giả. 14. Giá tiền, số bản 2.Tên sách 15. Phụ chú 3.Bổ sung tên sách 22. Tập, tên tập 5.Tác giả 161. Môn loại 6. Người dịch 20. Từ chuẩn. 7. Khu vực tác giả 27Đ 4. Lần xuất bản 27M 8. Nơi xuất bản 27TN Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 44
49. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến 9. Nhà xuất bản 27TC 10. Năm xuất bản 27ĐC 11. Trang, khổ 19. Đặc điểm 12. Tùng thư 21. Tóm tắt. Đây là cấu trúc biểu ghi chung cho các tài liệu dạng sách trong thư viện. Cấu trúc này thực sự chưa phù hợp với tài liệu địa chí (chỉ có trường 27ĐC là ký hiệu riêng dành cho kho địa chí). Vì vậy, thư viện tỉnh Thanh Hóa cần lập một cấu trúc biểu ghi CSDL địa chí mới có nhiều trường dành riêng cho các tài liệu địa chí dạng sách để có thể hoàn thiện hơn. 2.3.7. Phục vụ thông tin địa chí Để có thể đáp ứng được nhu cầu tin của người dùng tin tại kho tài liệu địa chí của Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã tiến hành phục vụ tài liệu địa chí dưới nhiều hình thức: - Phục vụ đọc tại chỗ. - Phục vụ tra cứu thông tin – thư mục tài liệu địa chí. - Tuyên truyền tài liệu địa chí. 2.3.7.1. Phục vụ đọc tại chỗ tài liệu địa chí Hiện nay, Kho tài liệu địa chí Thư viện Tỉnh Thanh Hóa tổ chức phục vụ theo hình thức kho mở và bạn đọc chỉ được sử dụng tài liệu tại chỗ. Bởi tài liệu địa chí là tài liệu đặc biệt, phần lớn là chỉ có một bản. Do cần bảo quản và quản lý để tránh tình trạng mất mát, rách tài liệu. Nên tài liệu địa chí, không được mượn về nhà. Đây có thể nói là một cách làm mới trong công tác tổ chức phục vụ đọc tài liệu địa chí của thư viện. Cùng với phục vụ đọc tài liệu tại chỗ, thư viện tổ chức phục vụ tài liệu theo hình thức kho mở, giúp bạn đọc được trực tiếp tiếp xúc với tài liệu, tự do lựa chọn tài liệu để có thể phù hợp với nhu cầu thông tin của mình, đồng thời Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 45
50. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến bạn đọc có thể này sinh nhu cầu tin mới. Phục vụ theo kho mở giúp cán bộ thư viện có thể nắm bắt được nhu cầu tin của bạn đọc để có thể bổ sung cũng như có kế hoạch phục vụ bạn đọc được tốt hơn. Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức tổ chức phục vụ theo kho mở nhược điểm là bạn đọc sử dụng ý thức kém, để tài liệu không đúng chỗ, lộn xộn. Phục vụ bạn đọc tại chỗ cũng có một số điều bất cập: do nhiều tài liệu địa chí chỉ có 01 bản nên bạn đọc không được mượn về nhà. Trong khi đó dịch vụ sao chụp tài liệu tại thư viện lại hạn chế, không được triển khai tốt, nên nhiều bạn đọc không có thời gian đọc trực tiếp tại thư viện khó có thể sử dụng được tài liệu. Vì vậy, Thư viện Tỉnh Thanh Hóa cần có biện pháp khắc phục tình trạng này. 2.3.7.2. Phục vụ thông tin - thư mục địa chí  Biên soạn thƣ mục địa chí: Các Thư viện Tỉnh, Thành phố rất chú trọng tới công tác biên soạn thư mục địa chí. Với nhiệm vụ tập hợp tài liệu xuất bản phẩm địa phương, tài liệu nghiên cứu về địa phương và tài liệu của các tác giả địa phương, thư mục địa chí là nguồn tài liệu rất quan trọng để nghiên cứu tổng hợp về mọi mặt lịch sử, kinh tế, văn hóa, khoa học của địa phương. Không những giúp bạn đọc nghiên cứu sâu về các đặc điểm kinh tế, văn hóa, góp phần phát hiện những tiềm năng thiên nhiên và con người của địa phương, thư mục địa chí còn có tác dụng lớn trong giáo dục truyền thống, khơi dậy niềm tự hào và tình yêu quê hương của mọi tầng lớp nhân dân. Nhận thấy tầm quan trọng của Thư mục địa chí. Cán bộ Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã chú trọng đến việc biên soạn thư mục địa chí nhằm phục vụ nhu cầu nghiên cứu địa chí của bạn đọc và phục vụ những nhu cầu cấp bách về xây dựng và phát triển kinh tế, văn hóa của Tỉnh Thanh Hóa. Đặc biệt, năm 1996 Thanh Hóa biên soạn cuốn thư mục tổng quát “ Thanh Hóa: thiên Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 46
51. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến nhiên – xã hội- con người”. Đây là cuốn thư mục địa chí có tầm rộng và sâu – dày 1.135 trang, bao gồm 18.954 tài liệu. Bản thư mục này được chia làm 12 chương chính: I. Thanh Hóa trong chiều sâu lịch sử. Sự lãnh đạo, chỉ đạo của Chủ tịch Hồ Chí Minh, Trung ương Đảng, Chính phủ đối với sự nghiệp cách mạng của Đảng bộ và nhân dân các dân tộc trong Tỉnh. II. Sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn bộ của Đảng và chính quyền Tỉnh Thanh Hoá đối với sự nghiệp đấu tranh và xây dựng Thanh Hóa thành một tỉnh giàu mạnh. III. Địa lý tự nhiên, tài nguyên thiên nhiên và địa lý nhân văn. IV. Kinh tế Nông – lâm – ngư – công nghiệp và các kinh tế khác. V. Văn hóa Xã hội. VI. Văn học nghệ thuật. VII. Quốc phòng – an ninh. VIII. Lịch sử Thanh Hóa. IX. Nhân vật Thanh Hóa. X. Miền núi Thanh Hóa. XI. Các chuyên đề lớn về nhân vật lịch sử và về các mặt hoạt động. XII. Văn bia Thanh Hóa. Trong từng mục, các loại tài liệu được sắp xếp theo vần chữ cái La tinh thống nhất theo tiêu đề mô tả. Trong thư mục, các tài liệu được sưu tập theo những dấu hiệu chính: Tên tài liệu – tác giả - các chi tiết về lần xuất bản – ký hiệu nguồn. Riêng những tài liệu quan trọng, hiếm, quý đều có kèm theo trích dẫn, tóm tắt nội dung; các nhân vật có tóm lược tiểu sử. Ngoài phần chính văn, thư mục còn có các bảng tra cứu về nhân vật, sách Hán Nôm, văn bia, lịch sử, bản đồ, tranh ảnh Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 47
52. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến Năm 1997 dựa trên tập thư mục tổng quát “ Thanh Hóa: Thiên nhiên – Xã hội – Con người” lần đầu tiên cuốn “ Địa chí Thanh Hóa”, dày 1.168 trang được xuất bản. Đến năm 2000 trên cơ sở nghiên cứu sâu về địa phương xuất bản tập 1 dày 1.070 trang. Năm 2001 xuất bản tập 2 trên 1000 trang. Năm 2002 -2003 đã hoàn thành trọn bộ “ Sách địa chí Thanh Hóa” có 4000 trang. Dựa trên vốn tài liệu địa chí của địa phương, thư viện Tỉnh đã biên soạn được nhiều thư mục địa chí có giá trị khác. * Ví dụ : - Thư mục khởi nghĩa Ba Đình và phong trào chống Pháp ở Thanh Hóa cuối thế kỷ XIX. - Thư mục “ Từ Đại hội đến Đại hội”. - Tổng thư mục “sách văn học, nghệ thuật Thanh Hóa từ 1974 -1986” - Thư mục Lê lợi và khởi nghĩa Lam Sơn. - Thư mục phục vụ sản xuất có: “đời sống cây lúa”; “chế biến thức ăn gia súc”; “cây khoai tây và cây vụ đông” - Thư mục khoa học kỹ thuật công nghiệp: “Kỹ thuật xây dựng”; “Kỹ thuật tiên tiến trong sản xuất gốm – sứ thủy tinh – vật liệu chịu lửa” Với công tác biên soạn thư mục địa chí, Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã có tác dụng rất lớn trong việc giúp đỡ bạn đọc tìm hiểu, nghiên cứu về địa phương ở tất cả các lĩnh vực. Nhờ có các bản thư mục này mà các đề tài nghiên cứu khoa học, các công trình nghiên cứu của bạn đọc về Thanh Hóa được tiến hành thuận lợi và dễ dàng hơn.  Phục vụ tra cứu thông tin thƣ mục: Phục vụ tra cứu thông tin địa chí là một phần không tách rời trong hoạt động của các Thư viện Khoa học tổng hợp Tỉnh, Thành phố có quan hệ mật thiết tới việc giải quyết các nhiệm vụ khoa học, giáo dục cho nhân dân lao Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 48
53. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến động trong địa phương nhằm thỏa mãn các yêu cầu khác nhau của họ về thông tin thư mục. Chính vì vậy, Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã tiến hành phục vụ tra cứu thông tin thư mục trả lời câu hỏi theo yêu cầu của bạn đọc. Nhằm giải quyết những vấn đề thiết thực nhất phục vụ cho học tập, sản xuất và nghiên cứu khoa học. Bạn đọc đến phòng địa chí thường để tìm tài liệu phục vụ cho vấn đề họ quan tâm, nghiên cứu. Nếu có những vướng mắc, không tự giải quyết được thì bạn đọc sẽ trự tiếp đặt vấn đề tra cứu với bộ phận phòng địa chí. Bạn đọc đến thư viện tỉnh Thanh Hóa thường yêu cầu cán bộ phòng địa chí tra cứu tài liệu địa chí: - Địa giới, địa danh và sự thay đổi của nó trong lịch sử của tỉnh, huyện, xã hay một địa điểm nào đó trong tỉnh Thanh Hóa. - Sự kiện lịch sử, địa điểm, thời gian diễn ra sự kiện địa phương mình. - Tài nguyên thiên nhiên, mỏ khoáng sản, vật liệu xây dựng, địa chất, khí hậu, thời tiết. - Các ngành nghề thủ công truyền thống. - Các di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh. - Lễ hội âm nhạc, múa dân gian, dân ca trong tỉnh về dân tộc thiểu số trong tỉnh Thanh Hóa. - Cây công nghiệp, gia súc, gia cầm, thủy hải sản có giá trị kinh tế cao. Để trả lời các câu hỏi của bạn đọc, cán bộ địa chí phải nắm vững vốn tài liệu địa chí của thư viện mình, có trình độ chuyên môn vững và hiểu sâu sắc về lĩnh vực địa chí. Nhờ thực hiện tốt công tác phục vụ tra cứu thông tin thư mục, Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã phục vụ các công trình nghiên cứu, đề tài đã được công bố xuất bản: “Địa chí Hậu Lộc” (1991); “Địa chí Hoằng Hóa” (1995); “Lịch sử Đảng bộ Thanh Hóa” (1996) Ngoài ra, Thư viện Tỉnh Thanh Hóa còn phục vụ các học giả trong nước và ngoài nước thực hiện các Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 49
54. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến đề tài của mình như: “Trang phục Thái Thương Xuân” – Đại học Tổng Hợp Hà Nội, “ Lê lợi và cuộc khởi nghĩa Lam Sơn” – Uno (Nhật bản), “Nhà Trần Hồ ở Thanh Hóa” – Monoki (Nhật Bản) 2.3.7.3. Các hình thức tuyền truyền, giới thiệu tài liệu địa chí Sau khi bổ sung và tổ chức tài liệu địa chí, thư viện cần triển khai tối đa vốn tài liệu này để phục vụ độc giả có nhu cầu nghiên cứu tìm hiểu về địa phương. Thư viện thường xuyên tuyền truyền, giới thiệu tài liệu nhằm giúp cho bạn đọc hiểu được giá trị, nội dung vốn tài liệu địa chí về ấn phẩm địa phương nhằm thu hút đông đảo bạn đọc đến sử dụng loại tài liệu đặc biệt này. Thư viện tỉnh Thanh Hóa tiến hành các hoạt đông tuyền truyền thông tin địa chí dưới các hình thức như sau: - Trưng bày triển lãm tài liệu địa chí. - Nói chuyện giới thiệu tài liệu địa chí. - Tìm hiểu về địa phương Thanh Hóa. Các hình thức tuyên truyền thông tin địa chí đã góp phần thu hút người dùng tin đến thư viện nhiều hơn. Công tác tuyên truyền giới thiệu vốn tài liệu địa chí có trong thư viện, đồng thời góp phần cho nhân dân trong vùng hiểu thêm về truyền thống, lịch sử văn hóa của địa phương, từ đó giáo dục truyền thống yêu nước, niềm tự hào dân tộc trong nhân dân.  Trƣng bày, triểm lãm tài liệu địa chí: Trưng bày triển làm tài liệu là một hình thức tuyên truyền trực quan và là dịch vụ mang tính chất truyền thống của thư viện và các thiết chế văn hóa tại địa phương. Triển lãm tài liệu giúp bạn đọc được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu để có thể chọn được những tài liệu chính xác, phù hợp với nhu cầu của mình. Hơn nữa hình thức triển lãm tài liệu sẽ hình thành nhu cầu và hứng thú mới của độc giả. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 50
55. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã thường xuyên tổ chức các buổi trưng bày, triển làm tài liệu địa chí theo định kỳ hoặc nhân dịp các ngày lễ, kỉ niệm của địa phương. Tài liệu địa chí trong các cuộc trưng bày, triểm lãm được tập hợp theo từng chủ đề. * Thư viện tỉnh Thanh Hóa tổ chức các buổi trưng bày, triểm lãm sách như: - Triển lãm sách nhân ngày chiến thắng Hàm Rồng (ngày 03 - 04/04/1965) - Triển lãm sách nhân dịp kỉ niệm 600 năm ngày sinh của Lê Lợi (10/09/1965) - Triển làm sách nhân ngày khởi nghĩa Ba Đình – Nga Sơn. - Triển lãm sách nhân dịp kỷ niệm ngày thành lập Thành phố Thanh Hóa (01/05/1994). Ngoài ra thư viện công tổ chức nhiều buổi trưng bày và triển lãm tài liệu nhân các ngày lễ lớn: ngày sinh Chủ Tịch Hồ Chí Minh, Cách mạng tháng Tám, ngày quốc tế Phụ nữ Tuy nhiên, Thư viện Tỉnh Thanh Hóa cần quan tâm trưng bày triển làm các tài liệu: kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật của địa phương. Các cuộc trưng bày, triển lãm cần thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng để thu hút nhân dân địa phương.  Nói chuyện giới thiệu tài liệu địa chí: Thư viện Tỉnh Thanh Hóa thường xuyên tổ chức các cuộc nói chuyện, giới thiệu tài liệu địa chí, phục vụ cho các vấn đề mà địa phương quan tâm hoặc trao đổi, tọa đàm về các tài liệu do tác giả địa phương viết. Các buổi tọa đàm, nói chuyện được tổ chức hàng tháng, hàng quý. Diễn giả được mời nói chuyện, giới thiệu địa chí thường là: các nhà khoa học, các nhà văn, nhà thơ, nhà nghiên cứu lý luận uy tín. Những diễn giả được mời Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 51
56. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến như: nhà văn Lê Lựu, nhà sử học Đặng Hoàng, nhà mỹ học Trương Thìn đã trở nên thuộc, thân thiết với bạn đọc Thư viện Tỉnh Thanh Hóa. Các cuộc nói chuyện giới thiệu tài liệu địa chí tại thư viện tỉnh đã thu hút được nhiều bạn đọc, thư viện trở nên gắn bó hơn với bạn đọc hơn. Bạn đọc thấy thư viện có ý nghĩa hơn.  Thi tìm hiểu về địa phƣơng Thanh Hóa: Cùng với các buổi triển lãm, tuyên truyền, nói chuyện về địa phương. Thư viện Tỉnh Thanh Hóa còn tổ các cuộc thi tìm hiểu về địa phương Thanh Hóa. Các cuộc thi tìm hiểu về địa phương nhằm tuyền truyền tài liệu địa chí cho nhân dân trong Tỉnh, góp phần giáo dục niềm tự hào về quê hương, đặc biệt là truyền thống cách mạng địa phương cho thanh thiếu niên trong tỉnh. Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về địa phương với những chủ đề thiết thực: - Tìm hiểu tuổi nhỏ anh hùng. - Bác Hồ với Thanh Hóa. - Tìm hiểu Đoàn, Đội Các cuộc thi đã thu hút được nhiều người tham gia. Qua các cuộc thi, thư viện đã giúp bạn đọc nói chung, bạn đọc phổ thông nói riêng tăng thêm sự hiểu biết của mình về quá khứ, lịch sừ, truyền thống của địa phương trên cơ sở tìm đọc một số tài liệu để trả lời câu hỏi. Qua các cuộc thi tìm hiểu như vậy Thư viện đã phát hiện ra nhiều tài liệu quý hiếm mà Thư viện chưa có kế hoạch bổ sung, trao đổi. Nhiều nguồn tài liệu chưa được khai thác triệt để ở các thư viện trường học, lực lượng vũ trang Tuyên truyền giới thiệu tư liệu địa chí là công việc hết sức cần thiết, đòi hỏi người cán bộ địa chí phải nắm bắt được yêu cầu địa phương trong từng thời kỳ và hiểu rõ tâm lý độc giả để tổ chức những hình thức sinh động phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác địa chí thư viện. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 52
57. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến CHƢƠNG 3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC ĐỊA CHÍ TẠI TỈNH THANH HÓA 3.1. Nhận xét, đánh giá 3.1.1. Ưu điểm Nhìn chung, kho tài liệu địa chí của Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã phát huy được giá trị của mình. Công tác địa chí ngày càng khẳng định vị trí quan trọng trong hoạt động chung của Thư viện Thanh Hóa, trở thành hoạt động có ý nghĩa thiết thực đối với sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hóa, giáo dục, quốc phòng của Tỉnh Thanh Hóa. Điều này được thể hiện cụ thể như sau: Kho tài liệu địa chí thư viện được chú trọng bổ sung và tổ chức tương đối đầy đủ, toàn diện, chính xác và hợp lý. Kho địa chí được thành lập thành một kho riêng – độc lập để xây dựng vốn tài liệu, tăng cường khâu bảo quản, hoạt động và phát huy hết khả năng của vốn sách báo sưu tầm, bổ sung trong kho. Qua hơn 40 năm hoạt động từ bước đi đúng đắn ban đầu đến nay, phòng địa chí Thư viện Tỉnh Thanh Hóa đã có bước tiến dài: nguồn kinh phí bổ sung được ưu tiên, riêng năm 2006 ngoài chỉ tiêu được phân bổ, Thư viện còn dành 50.000.000đ để sao chụp tài liệu thần tích, thần phả Thanh Hóa, tăng cường thêm vốn sách quý hiếm. Hiện nay, vốn tài liệu địa chí đã lên tới 6.000 tư liệu (Việt, Pháp và Hán Nôm); với nhiều loại hình (sách, báo, tạp chí, tranh, ảnh, bản đồ ) góp phần đắc lực vào việc phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương. Hàng năm thư viện phục vụ 100 – 120 bạn đọc đăng ký đọc và nghiên cứu ở Trung ương, địa phương và người nước ngoài như Nhật bản, Hàn Quốc, Đài Loan. Công tác địa chí Thư viện Thanh Hóa được nhiều nhà nghiên cứu khoa học đánh giá tốt. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 53
58. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến So với trước đây, tổ chức kho sách địa chí ở Thanh Hóa hiện nay có nhiều đổi mới. Bên cạnh Thư viện thực hiện kho tài liệu địa chí theo hình thức kho mở, thì nhiều tài liệu địa chí đã được tiến hành nhân bản, sao bản để hình thành các tủ sách bổ trợ thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi, bảo quản và phục vụ thao tác được nhanh hơn. Để giới thiệu kho sách với bạn đọc, kho địa chí đã tổ chức mục lục phân loại tài liệu địa chí, ô phích, ấn phẩm địa phương (xếp theo năm), ô phích và mục lục chuyên đề trích báo, tạp chí. Thư viện Tỉnh Thanh Hóa Biên soạn thư mục giới thiệu tài liệu qua các cuộc trưng bày, triển lãm sách. Ngoài ra thư viện còn tiến hành biên soạn thư mục chuyên đề, thư mục về vùng, đặc biệt năm 1996 Thư viện Thanh Hóa đã hoàn thành thư mục tổng quát nhằm cung cấp cho bạn đọc hiểu biết một cách có hệ thống về tài liệu địa chí Thư viện Thanh Hóa. Nhờ tài liệu, mà từ năm 1995 – 2006, phòng địa chí đã phục vụ 38 Huyện thị, Thành phố và ngành trong tỉnh biên soạn Lịch sử Đảng bộ như các bộ Địa chí: Lịch sử Đảng bộ Huyện Yên Định, Thiệu Hóa, Thọ Xuân địa chí huyện Hoằng Hóa, Hà Trung, Đông Sơn Để có được những thành công đó phải kể đến sự chỉ đạo đúng đắn của Ban Giám đốc, sự nỗ lực vươn lên của cán bộ phòng địa chí và đồng thời phải kể đến những cộng tác viên tâm huyết với công tác địa chí. 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác địa chí thư viện tỉnh Thanh Hóa còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục như sau: Với sự nỗ lực hết mình trong công tác địa chí nhưng của Thư viện Tỉnh Thanh Hóa mới chỉ đáp ứng được một phần nhỏ nhu cầu nghiên cứu cũng như học tập của bạn đọc. Hiện tại, theo khảo sát điều tra nguồn tài liệu địa chí Thanh Hóa còn nằm nhiều trong nhân dân, trong tủ sách của các nhà nghiên cứu, trong các cơ Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 54
59. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến quan nhà nước Đặc biệt một số lượng lớn tài liệu quý hiếm còn nằm rải rác ở các Thư viện trung ương, các Viện nghiên cứu ở Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và nhiều nơi khác. Chỉ tính riêng thần tích các làng xã Thanh Hóa ở Viện Thông tin Khoa học Xã Hội đã tới 142 bản; địa bạ ở Kho lưu trữ Quốc gia có hơn 200 bản, hương ước của ở Viện Hán Nôm có trên 100 bản. Giá trị và phong phú nhất phải kể đến là số lượng văn bia đã dập, hiện nay được lưu ở Viện Hán Nôm trên 970 bản Các tài liệu địa chí “gốc” như Thanh Hóa tỉnh chí của Nhữ Bá Sỹ (1788 - 1867), Vĩnh Lộc phong thổ chí, Lam Sơn sự tích hiện vẫn còn chưa được bổ sung. Công tác trao đổi ấn phẩm và xuất bản phẩm giữa các Liên hiệp Thư viện Bắc Miền Trung mang lại nhiều hiệu quả, nhưng vẫn chưa được thường xuyên. Công tác tiếp nhận lưu chiểu xuất bản địa phương vẫn thông qua Sở Văn hóa – Thể thao và Du lịch nên gây ra thất thoát. Dịch vụ sao chụp tài liệu tại thư viện chưa tốt, trong khi đó tài liệu đa phần chỉ có một bản không thể cho bạn đọc mượn về nhà mà số lượng bạn đọc không có thời gian đọc trực tiếp tại thư viện khá lớn. Vì thế, hiệu quả sử dụng tài liệu địa chí bị hạn chế. Dù đã cố gắng nhưng công tác địa chí ở Thư viển Tỉnh Thanh Hóa vẫn phải cần nỗ lực nhiều. Số lượng tài liệu vẫn còn nghèo so với thực tế. Điều đó cần phải có nguồn bổ sung thích hợp và bước đi mới. 3.2. Một số giải pháp nâng cao công tác địa chí tại thƣ viện tỉnh Thanh Hóa Nghiên cứu vùng và địa phương đã trở thành mối quan tâm của nhiều quốc gia trên thế giới hiện nay. Trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nươc Việt Nam, mỗi vùng, mỗi địa phương giữ một vị trí chiến lược về kinh tế, văn hóa xã hội và an ninh quốc phòng. Từ khi Đảng và Chính phủ thực hiện chính sách đổi mới, các vùng, địa phương lại càng có điều kiện phát huy tiềm năng Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 55
60. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến và thế mạnh của mình. Để phát huy tiềm năng và thế mạnh về mọi mặt của đia phương như: văn hóa, khoa học, kinh tế nhu cầu về nguồn thông tin ngày càng tăng. Bên cạnh đó, Thanh Hóa là một tỉnh có bề dày lịch sử, văn hóa với nhiều dân tộc chung sống từ xưa đến nay. Ngoài dân tộc Kinh (Việt) chiếm đa số, còn có các dân tộc anh em: Mường, Thái, Thổ, Dao, H’Mông. Diện mạo và sắc thái mỗi dân tộc đều hàm chứa bên trong một kho tài liệu địa chí phong phú và đa dạng. Để có thể đáp ứng nhu cầu nguồn thông tin địa chí phục vụ cho việc phát triển địa phương và phát huy hơn nữa lợi thế vốn văn hóa cha ông, vốn văn hóa của địa phương như tinh thần Nghị quyết Trung ương 5 (khóa VIII ) và tiến trình hội nhập các nền kinh tế thế giới, CNH – HĐH đất nước đòi hỏi. Thì thư viện phải hoàn thành hơn nữa nguồn tài liệu địa chí của mình. Để làm được điều đó, thư viện phải xây dựng những kế hoạch cụ thể để có những bước đi thích hợp trong việc phát triển hơn nữa nguồn tư liệu này. Trên cơ sở khảo sát thực tế, nghiên cứu những yếu tố ảnh hưởng đến nguồn tài liệu địa chí thư viện Thanh Hóa, tôi xin đưa ra những giải pháp cụ thể như sau: 3.2.1. Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu địa chí Để tăng cường vốn tài liệu địa chí cần xây dựng một kế hoạch bổ sung, đảm bảo cơ cấu tài liệu hợp lý. Thư viện cần phải điều tra và xác định rõ các nhu cầu thông tin của, cán bộ lãnh đạo, quản lý tỉnh và các nhu cầu thông tin kinh tế xã hội của họ như cải cách hành chính, quy hoạch đô thị và các vùng sản xuất nông thôn, chuyển đổi cơ cấu kinh tế, các ngành nghề và sản xuất hàng hóa, thị trường lao động, nhu cầu thông tin của doanh nghiệp Đinh hướng chính sách bổ sung tài liệu địa chí cũ và mới bằng các biện pháp tạo nguồn tin mới (về cơ cấu nội dung, loại hình tài liệu và các vật mang tin khác) thích ứng với nhu cầu xã hội, tạo một nguồn lực thông tin chủ động Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 56
61. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến và kịp thời, chú ý kết hợp sử dụng tài liệu sở hữu tại chỗ với các nguồn tài liệu ở nơi khác trên quan điểm mở. Trong kế hoạch kinh phí phải ưu tiên (dành riêng) một phần thích đáng để thực hiện bổ sung thường xuyên các tài liệu địa chí, đặc biệt coi trọng việc mua các tài liệu quý hiếm, tạo thời gian cho cán bộ chuyên trách làm công tác địa chí; có sự chủ động tìm nguồn tài liệu địa chí qua thăm dò, qua các thư mục sách, báo, các cơ quan thông tin - thư viện để khai thác tài liệu bằng cách thuê sao chụp, chép lại, đặt mua hoặc thuê dịch (tài liệu Hán Nôm, Pháp). 3.2.2. Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin địa chí Hiện nay, thư viện tổ chức mục lục phân loại theo “Bảng phân loại tài liệu địa chí – dùng cho Hệ thống Thư viện Công cộng” của Vụ thư viện. Nhưng bảng phân loại không được cập nhật thường xuyên nên còn nhiều bất cập. Thư viện cần điều chỉnh cho phù hợp với tỉnh, thành phố của mình. Cần mở thêm ký hiệu mới cho các mục, tiểu mục. Nếu áp dụng bảng phân loại mới, thư viện cần lập kế hoạch hiệu đính tại hộp phích phân loại cũ cho phù hợp. Thư viện Thanh Hóa xây dựng CSDL dựa trên các biểu ghi CSDL các tài liệu dạng sách: cấu trúc này vẫn chưa phù hợp với tài liệu địa chí, thư viện cần lập một cấu trúc biểu ghi CSDL địa chí có nhiều trường dành riêng cho các tài liệu địa chí dạng sách để hoàn thiện hơn bộ máy tra cứu của mình. 3.2.3. Tăng cường Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác địa chí Tăng cường ứng dụng CNTT trong các cơ quan thông tin - thư viện nói chung và Thư viện Thanh Hóa nói riêng đã trở nên hết sức cấp bách. Hiện nay, với sự phát triển của hệ thống thư viện tự động hóa, nhiều CSDL đã Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 57
62. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến được thiết lập cung cấp thông tin về tài liệu được lưu trữ ở kho tư liệu thư viện và lưu trữ trên thế giới. - Việc ứng dụng CNTT trong phát hiện và thu thập tài liệu địa chí thể hiện ở những điểm sau: + Sử dụng máy tính có hệ thống mạng tra cứu tìm kiếm thông tin về sự tồn tại của tài liệu địa chí. Ứng dụng này mang lại nhiều lợi ích vì không cần phải đi nhiều nơi, không phải tổ chức đội ngũ cộng tác viên quá lớn cũng có thể biết được tài liệu địa chí có ở đâu trên toàn thế giới. Với khả năng của công nghệ ngày nay, khi tìm kiếm được biểu ghi có thể tải biểu ghi đó đưa vào CSDL của mình. + Sử dụng thư viện điện tử để liên lạc, trao đổi, đàm phán để thu tài liệu địa chí khi biết được địa chỉ của chúng. + Trong trường hợp không thu được bản gốc, có thể sử dụng CNTT để thu bản điện tử qua chức năng truyền tệp: Lập danh mục tài liệu (thực chất là biên soạn thư mục địa chí tổng quát mang tính hồi cố); tiếp cận tài liệu địa chí gốc (tài liệu cấp một); lập kế hoạch sao chụp - Ứng dụng CNTT trong khâu bảo quản tài liệu địa chí: để chuyển dạng tài liệu địa chí (sao chép sang CD-ROM, số hóa tài liệu ) - Ứng dụng CNTT trong khâu công tác xử lý và phục vụ: làm thay đổi toàn bộ quá trình xử lý của thư viện truyền thống và có thẻ nói ảnh hưởng tới gần như tất cả các khâu nghiệp vụ của Thư viện nói chung, trong đó có hoạt động địa chí: Đăng ký và quản lý bạn đọc; quản lý sách báo – tạp chí, quản lý công tác biên mục, bổ sung, xây dựng và quản lý CSDL - Tạo lập thư mục điện tử dựa trên công nghệ Web địa chí: giúp người dùng tin có thể trực tiếp truy cập và tra cứu thư mục địa chí qua trang Web của thư viện mình. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 58
63. Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hải Yến 3.2.4. Đào tạo nguồn nhân lực  Đào tạo cán bộ thƣ viện: Với đặc thù riêng của công tác địa chí, CBTV địa chí không thể thiếu những phẩm chất như: kiến thức lịch sử, trình độ ngoại ngữ, khả năng biên tập, khả năng tạo lập các sản phẩm và dịch vụ Vì vậy, Thư viện cần có kế hoạch và chính sách cụ thể để đào tạo CBTV như: - Nâng cao trình độ ngoại ngữ và tin học cho cán bộ địa chí: Việc kỹ năng khai thác hệ thống và các mạng trong nước và quốc tế để bổ sung tài liệu địa chí cho Thư viện mình, làm phong phú vốn tài liệu về địa phương cũng như thỏa mãn nhu cầu thông tin địa chí. - Trong công tác địa chí, ngoại ngữ rất cần cho việc tiếp cận các tài liệu viết về Thanh Hóa như: tài liệu Hán Nôm, Pháp văn do đó cán bộ địa chí cần được đào tạo để có trình độ ngoại ngữ để tiếp cận nhanh chóng nguồn tài liệu địa chí nhiều ngôn ngữ. - Ngoài ra CBTV phải được bồi dưỡng, nâng cao trình độ, thường xuyên thông qua tham gia các lớp tập huấn, các hội thảo về công tác địa chí để có thể nắm bặt được tình hình, xu hướng phát triển chung của công tác địa chí.  Đào tạo ngƣời dùng tin Cán bộ địa chí cần đạo tạo người dùng tin để họ có kiến thức tin học thư viện, để diễn đạt nhu cầu tin của mình. Cán bộ thư viện cần cung cấp cho họ những kỹ năng phương pháp khai thác, sử dụng bộ máy tra cứu đồng thời giáo dục họ ý thức sử dụng và bảo quản tài liệu. 3.2.5. Tăng cường cơ sở vật chất cho hoạt động địa chí Thư viện cần đầu tư thêm CSVC và trang thiết bị cho Thư viện như: đầu tư các loại bàn ghế, tủ mục lục, tủ trưng bầy giới thiệu tài liệu địa chí, giá đựng tài liệu đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật hiện đại. Lớp: K53 Thông tin – Thư viện Trường: ĐHKHXH&NV 59