Khóa luận Công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

77 trang thiennha21 22/04/2022 11960

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_cong_tac_to_chuc_cac_cuoc_hoi_hop_tai_van_phong_co.pdf

Nội dung text: Khóa luận Công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. HOÀNG VĂN THANH Sinh viên thực hiện : NGUYỄN VĂN LONG Mã số sinh viên : 1305QTVD035 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13D HÀ NỘI - 2017
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài khóa luận này, tôi đã nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ của nhiều cá nhân, tổ chức. Với tất cả tình cảm cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến tất cả các cá nhân và tổ chức đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu đề tài. Trước hết tôi xin gửi tới Khoa quản trị văn phòng và tòa thể các cán bộ giảng viên trong Khoa lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn sâu sắc. Đặc biệt hơn nữa, tôi xin chân thành cảm ơn tới Th.s Hoàng Văn Thanh, người đã hướng dẫn tôi trong suốt quá trình làm đề tài khóa luận này. Với sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình chu đáo, đến nay tôi đã có thể hoàn thành xong bài báo cáo tốt nghiệp với đề tài:“ Công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông ”. Tiếp đến tôi xin chân thành cảm ơn đến Trung tâm thông tin thư viện – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cho tôi được sử dụng những kiến thức và tìm kiếm thông tin, cùng các anh,chị và cô chú trong Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đã tạo điều kiện thuận lợi nhất cho tôi trong suốt thời gian thực tập tại Văn phòng. Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên, đề tài này không thể tránh được những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để tôi có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình,phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này. Xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là nội dung nghiên cứu của tôi trong thời gian vừa qua. Những kết quả báo cáo và các số liệu trong đây được thực hiện tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này. Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 6. Giả thuyết nghiên cứu 3 7. Phương pháp nghiên cứu 3 8. Cấu trúc đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP 4 1.1. Khái niệm hội họp 4 1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức các cuộc hội họp 4 1.3. Phân loại các cuộc hội họp 5 1.4. Quy trình tổ chức hội họp 7 1.4.1. Chuẩn bị hội họp 7 1.4.2. Tiến hành hội họp 12 1.4.3. Công việc sau hội họp 14 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 16
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 16 2.1.1. Quá trình hình thành Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông . 16 2.1.2. Giới thiệu khái quát về văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông 21 2.2. Khảo sát công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 25 2.2.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị 28 2.2.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị 30 2.2.2.1. Chuẩn bị nội dung hội nghị 30 2.2.2.2. Xây dựng chương trình nghị sự 31 2.2.2.3. Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời 32 2.2.2.4. Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị 33 2.2.2.5. Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội nghị hội họp 34 2.2.2.6. Công tác thông tin truyền thông 34 2.2.2.7. Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị 35 2.2.2.8. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị 35 2.2.3. Tổ chức điều hành cuộc họp, hội nghị 36 2.2.4. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc 39 2.3. Nhận xét đánh giá về công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 41 2.3.1. Ưu điểm 41 2.3.2. Nhược điểm 42 2.3.3. Nguyên nhân 42
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 44 3.1. Ban hành các văn bản quy định về tổ chức hội nghị, hội họp 44 3.2. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác hội họp 46 3.3. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp 46 3.4. Nâng cao kiến thức nghiệp vụ văn phòng của đội ngũ cán bộ, công nhân viên 48 KẾT LUẬN 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO 51 PHỤ LỤC
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CBNV Cán bộ nhân viên CP Cổ phần HĐLĐ Hợp đồng lao động INTRACOM Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông SXKD Sản xuất kinh doanh
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ở bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải có một bộ phận, đơn vị chuyên lo về công tác thu thập, xử lý, truyền đạt các thông tin trong cơ quan về các nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất cũng như an ninh, an toàn cho toàn cơ quan, đơn vị bộ phận đó được gọi là Văn phòng. Văn phòng có hai chức năng chính đó là chức năng tham mưu, giúp việc và chức năng đảm bảo hậu cần. Những nhiệm vụ cơ bản trong hoạt động của Văn phòng như: Xây dựng và tổ chức chương trình; Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin; Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho lãnh đạo; Xây dựng và củng cố bộ máy Văn phòng; Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại; Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của Văn phòng Trong các nhiệm vụ trên thì công tác tổ chức các cuộc hội họp có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hội họp là một trong những hoạt động thực tiễn diễn ra thường xuyên trong môi trường làm việc, bởi lẽ đây là một trong những kênh trao đổi thông tin trực tiếp trong việc truyền đạt và kiểm soát công việc. Trong thực tế tổ chức các cuộc hội họp tại văn phòng công ty Đầu tư xây dựng hạ tầng vào giao thông vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: Công tác lập kế hoạch chưa lường trước được những tình huống phát sinh, cách sắp xếp vị trí chỗ ngồi của đại biểu chưa được lưu ý quan tâm; cở sở vật chất chưa được đầu tư tương xứng; đội ngũ lễ tân còn hạn chế về nghiệp vụ. Xuất phát từ lý do trên, cùng với việc để tìm hiểu rõ hơn về công tác hội họp tại công ty đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác cuộc họp của công ty. Chính vì vậy tội lựa chọn đề tài “Công tác tổ chức các cuộc hội 1
họp tại Văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông” để làm khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác tổ chức hội họp tại các cơ quan, tổ chức đã được rất nhiều tác giả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu được chia làm hai nguồn chính: một là các giáo trình, lý luận về công tác tổ chức hội nghị tại cơ quan, tổ chức; hai là các đề tài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại một cơ quan, đơn vị cụ thể. 3. Mục tiêu Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức các cuộc họi họp, đề tài nhằm nghiên cứu thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng công ty. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu lý luận về hội họp - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông; - Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện về công tác tổ chức các cuộc hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông; 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông; Phạm vi nghiên cứu: Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp tại Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông; - Về không gian: Công tác tổ chức hội họp của Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông; 2
6. Giả thuyết nghiên cứu Nếu công tác tổ chức các cuộc hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông được nâng cao thì sẽ loại bỏ được những khâu trung gian không cần thiết cũng như công việc được tiến hành một cách thuận lợi giúp cho công ty có thể hiện đại hóa hơn trong công tác văn phòng. 7. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thống kê điều tra khảo sát - Phương pháp so sánh - Phương pháp mô tả - Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp 8. Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo thì nội dung chính của đề tài bao gồm những phần sau: Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông; Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông; Chương 3: Một số giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 3
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP 1.1. Khái niệm hội họp Hội họp là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ, tạo điều kiện để mọi người lao động tham gia vào hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Đồng thời đây cũng là hình thức nhằm thông báo, trao đổi bàn bạc, thảo luận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm. Hội họp là sự tập hợp ở một nơi để làm việc, hoặc tìm ra cách làm việc chung Là cuộc hộp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các nghị quyết hoặc các quyết định. (Nguyễn Thị Kim Thanh, Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng,Nxb Thống kê) Như vậy có thể suy ra rằng khái niệm hội họp hiểu theo cách đơn giản đó là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, trao đổi, đánh giá, hoặc cung cấp thông tin về một vấn đề nào đó, vấn đề này có thể được thồng nhất hoặc không thống nhất sau mỗi lần hội họp. 1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức các cuộc hội họp - Khi cơ quan, tổ chức mở các cuộc Hội họp như “ Hội nghị , cuộc họp (ngoài ra còn có hội họp trao đổi thông tin, hội thảo quốc tế), sẽ giúp thủ trưởng cơ quan đánh giá được tình hình hoạt động của cơ quan trong từng tháng cho đến một năm, để từ đó phát huy những ưu điểm, khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong quá trình hoạt động. Sau đó cùng nhau bàn bạc tìm ra phương án giải quyết để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc và đưa ra 4
phương hướng hoạt động cho năm tới. - Tổ chức các cuộc hội họp là cơ hội để các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan giao lưu, học hỏi lẫn nhau trong quá trình làm việc, nâng cao tinh thần đoàn kết trong nội bộ cơ quan, luôn đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu. - Các cuộc họp là nơi các thành viên trong cơ quan và ngoài cơ quan trao đổi, đóng góp ý về một vấn đề nào đó, giúp cơ quan có được nhiều phương án hoạt động và sau đó sẽ cùng nhau thống nhất một phương án tối ưu nhất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Giúp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được ổn định và bền vững. 1.3. Phân loại các cuộc hội họp Có nhiều căn cứ khác nhau để phân loại các cuộc hội họp trong đó điển hình có một số căn cứ phổ biến sau: Căn cứ vào quy mô: gồm có - Hội nghị Thuộc loại này gồm có + Hội nghị của một ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập + Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề triệu tập + Hội nghị khách hàng + Hội nghị tổng kết năm Các hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều , về khối lượng vừa phải khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung, đầu tư nhiều về kinh phí, việc tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều so với các cuộc hội họp thông thường khác - Cuộc họp Thuộc loại này thường có + Các cuộc họp thường kì của các lãnh đạo cơ quan + Các cuộc họp của các cán bộ nhân viên trong cơ quan 5
+ Các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan với khách ngoài cơ quan + Họp giao ban + Họp giữa lãnh đạo với các quản lý và nhân viên + Họp tham mưu + Họp chuyên môn Đặc điểm chung của cuộc họp là : số lượng tham dự không nhiều, thời gian họp không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ trong cơ quan. Vì vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn bị và kinh phí không lớn. Nội dung cuộc họp thường là những biện pháp công tác hoặc giải quyết các vụ việc cụ thể Căn cứ vào quy trình quản trị - Hội họp bàn bạc ra quyết định - Hội họp phổ biến triển khai nhắm mục đích quán triệt tư tưởng, quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình - Hội họp đôn đốc kiểm tra, nhằm đánh giá kịp thời, triển khai chương trình, kế hoạch công tác. - Hội họp sơ kết , tổng kết nhằm đánh gía, rút kinh nghiệm Căn cứ vào hình thức hội họp - Hội họp chính thức, tổ chức công khau theo quyết định của lãnh đạo - Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp không công khai hoặc mang tính nội bộ, nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật hoặc chưa cần phổ biến rộng rãi. Căn cứ vào mục đích và tính chất của cuộc hội họp - Hội họp trao đổi thông tin - Hội họp triển khai công việc - Hội họp mở rộng dân chủ - Hội họp giải quyết vấn đề 6
1.4. Quy trình tổ chức hội họp 1.4.1. Chuẩn bị hội họp Bước 1: Xác Bước 2: Lập Bước 3: Xây Bước 4: Lập định mục Kế Hoạch dựng Danh sách đích, yêu Chương trình khách mời cầu nghị sự Bước 9: Chuẩn Bước 8: Bước 7 : Bước 6: Bước 5 : bị kinh phí tổ Chuẩn bị ghi Chuẩn bị Chuẩn bị địa Soạn thảo chức biên bản thời gian điểm thử mời Bước 1: Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp,: xác định nội dung , chương trình nghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực hiện nội dung chương trình, xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận. Việc hội họp cần phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung chu đáo. Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn dề sau + Tên buổi họp + Thời gian tham dự hội họp + Thành phần tham dự hội họp + Địa điểm hội họp + Phương tiện kĩ thuật, vật chất phục vụ buổi họp + Nội dung hội họp + Các chương trình khác( tham quan, văn nghệ, chiêu đãi) + Quy định thành phần hội họp. Lập danh sách cụ thể đẻ căn cứ vào đó gửi giấy triệu tập hoặc thư mời hội họp. Khi cần thiết phải gử trước nội dung họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có đến hay không. 7
+ Xác định thời gian hội họp, chuẩn bị phòng họp , bảo đảm đủ bàn ghế . ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo , khẩu hiệu, cờ, hoa nếu có + Chuẩn bị các phương tiện làm việc, tổ chức in ấn tài liệu phục vụ cuộc họp, các trang thiết thị như máy ghi âm, loa đài Bước 2: Lập kế hoạch Tùy theo tính chất, quy mô, mục đích mà cơ quan, tổ chức đặt ra khi tổ chức hội họp việc lập kế hoạch hội nghị có thể được hoặc không được tiến hành hoặc phải có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng. Kế hoạch: là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch Hội họp là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức Hội họp Kế hoạch Hội nghị bao gồm các nội dung cơ bản sau: + Tên Hội họp + Thời gian Hội họp + Địa điểm Hội họp + Thành phần Hội họp + Nội dung Hội họp Bước 3: Xây dựng chương trình nghị sự Chương trình nghị sự Hội họp là một văn bản trình bày lịch trình công việc sẽ được tiến hành tại Hội nghị. Khi xây dựng chương trình nghị sự cán bộ chuyên môn phải xây dựng thành hai mẫu gồm: + Chương trình nghị sự nội bộ: Chỉ thông báo cho Ban tổ chức và những người tham gia điều hành hoặc hỗ trợ trong kỹ thuật điều hành Hội họp + Chương trình nghị sự công khai: Được thông báo cho các đại biểu đến tham gia Hội họp nhằm giúp đại biểu nắm được lịch trình hội nghị và ưu 8
tiên chú ý cho những nội dung mà họ quan tâm. Hai chương trình nghị sự về cơ bản đều phải trình bày các nội dung thông tin sau: + Trình tự vấn đề trình bày (cột số thứ tự). + Nội dung vấn đề. + Thời gian thực hiện từng vấn đề. Bước 4: Lập danh sách khách mời Giấy mời cần có nội dung như người được mời, nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, các giấy tờ caanfmang theo Giaays mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc , kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp trừ trường hợp cuộc họp đột xuất - Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội nghị Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp - Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người tiệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần , số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả - Quản lý đơn vị được mời họp, phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ, đáp ứng và yêu cầu của cuộc họp. - Trường hợp ngườ được triệu tập hoặc được mời là quản lý các bộ phận không thể tham dự cuộc họp thì có thể ủy quyền cho cấp dưới đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay Bước 5: Soạn thảo giấy mời Khái niệm: Giấy mời là một văn bản gửi đến để mời một cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia một sự kiện, vấn đề nào đó. Bao gồm chi tiết về thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện đó. 9
Tùy thuộc vào vị trí của từng đại biểu, tính chất của mối quan hệ và các nghi thức phải tuân thủ sẽ có nhiều mẫu giấy mời khác nhau. Sự trang trọng của giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại biểu về thái độ, sự tôn trọng của cơ quan hay quy mô của chính Hội họp. Thư ký sẽ là người trực tiếp soạn thảo giấy mời. Giấy mời cần đảm bảo các nội dung sau: + Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân mời. + Tên hội họp + Họ và tên chức vụ người được mời. + Thời gian. + Địa điểm. + Yêu cầu. Bước 6: Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội họp Việc lựa chọn địa điểm cho các Hội họp được căn cứ vào tính chất, mục đích của Hội họp, căn cứ vào số lượng và đặc điểm, vị trí của người tham dự, căn cứ vào điều kiện của cơ quan, tổ chức. Địa điểm tổ chức Hội họp có thể là ở trong cơ quan và ngoài cơ quan. Ngoài địa điểm tổ chức hội họp thì Ban tổ chức cần chuẩn bị thêm một địa điểm để dành cho đại biểu, khách mời trước khi vào tham gia Hội họp như khu vực để xe, khu vực vệ sinh, khu vực ăn uống, khu vực nghỉ giải lao. Khi đã lựa chọn được địa điểm tổ chức hội họp thì Ban tổ chức phối hợp với các cán bộ, phòng, ban, đơn vị chuẩn bị hệ thống như âm thanh, ánh sáng để có phương án dự phòng. Sau khi đã chuẩn bị toàn bộ hệ thống và trang thiết bị tại hội trường thì Ban tổ chức cần kiểm lại toàn bộ các hệ thống và trang thiết bị một lần nữa để đảm bảo an toàn trong quá trình Hội họp diễn ra. 10
Bước 7: Chuẩn bị thời gian - Thời gian tiến hành 1 cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây như sau: + Họp tham mưu, tư vấn không quá 1 buổi làm việc + Họp chuyên môn từ 1 buổi làm việc đến 1 ngày trường hợp đối với những dự án lớn, phức tạp thì có hể kéo dài thời gian hơn những cũng không quá 2 ngày + Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày + Họp sơ kết , tổng kết chuyên đề 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề + Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày tùy the tính chất và nội dung của vấn đề Các loại cuộc họp khác thì tùy theo tính chất và nội dung mà bố trí tiến hành hợp lý, nhưng không quá 2 ngày. Bước 8: Chuẩn bị ghi biên bản hội họp Biên bản: là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản Hội họp: là văn bản ghi lại những diễn biến của Hội họp, là bằng chứng để chứng minh cho các sự kiện xảy ra trong Hội họp Công việc ghi biên bản tại Hội họp được giao cho một cá nhân hoặc do Thư ký Văn phòng trực tiếp đảm nhiệm. Để chuẩn bị tốt cho việc ghi biên bản tại Hội họp thì văn phòng cần thực hiện các công việc sau: - Xin ý kiến lãnh đạo về hình thức ghi biên bản Hội họp để giao cho Thư ký Hội họp thực hiện tại Hội nghị. - Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của Thư ký Hội họp - Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ kỹ thuật ghi biên bản 11
như máy tính, máy ghi âm, máy ảnh, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản. - Ngoài ra cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kỹ thuật ghi biên bản Hội họp Bước 9: Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội họp Căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức, đơn vị chủ trì lập một bản dự trù kinh phí các khoản chi tiêu cho Hội họp như kinh phí trang trí hội trường (cờ, hoa, băng rôn, maket ), kinh phí đi lại cho đại biểu, kinh phí khen thưởng Sau khi hoàn thành trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét và phê duyệt nguồn kinh phí để tiến hành việc tổ chức Hội họp 1.4.2. Tiến hành hội họp Bước 1: Đón Bước 2: Bước 3: Giữ Bước 4: Ghi đúng giờ giải tiếp đ ại biểu Điểm danh biên bản đại biểu lao và giờ đọc báo cáo tham luận Bước 1: Đón tiếp đại biểu. Đón tiếp đại biểu là hoạt động đầu tiên diễn ra trong buổi hội nghị của cơ quan, tổ chức. Đây là giai đoạn đầu tiên có khả năng giúp cơ quan thể hiện sự thiện chí của mình đến với các đại biểu, khách mời đến tham dự Hội họp Tuỳ theo số lượng, trình độ và vị trí của từng đại biểu, thì Ban tổ chức có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc đón tiếp đại biểu. + Đối với Hội họp có quy mô nhỏ thì việc đón tiếp có thể được tiếp hành đối với từng đại biểu. Việc đón tiếp đại biểu sẽ giao cho một cá nhân hay một nhóm người trong cơ quan đảm nhiệm. + Đối với Hội họp có quy mô lớn có thể sử dụng băng rô, cờ hoa, khẩu hiệu chào mừng hoặc thông qua diễn văn khai mạc của người dẫn chương trình. 12
Đón tiếp đại biểu đòi hỏi cần phải chu đáo và thận trọng trong từng cử chỉ, tránh ảnh hưởng đến hình ảnh của cơ quan. Bước 2: Điểm danh đại biểu. Việc điểm danh đại biểu giúp cho Ban tổ chức xác định được chính xác số lượng đại biểu chính thức đến tham dự Hội họp. Điều này còn liên quan tới giá trị của các Hội họp Hình thức điểm danh đại biểu trong Hội họp + Sơ đồ vị trí chỗ ngồi. + Thẻ đại biểu. + Đăng ký của trưởng đoàn đại biểu tại ban lễ tân. + Một phiếu đăng ký có mặt bao gồm các nội dung sau: Họ và tên, đơn vị công tác, chức vụ, thời gian Ngoài ra có thể thêm một vài ghi chú để đại biểu biết như thời gian nộp lại phiếu, các thông tin góp ý từ phía đại biểu. Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo tham luận cho đại biểu đọc tham luận. Để đảm bảo giữ đúng giờ giải lao trong quá trình hội nghị diễn ra thì Ban tổ chức nên công khai chương trình nghị sự Hội họp để gửi cho các đại biểu có liên quan. Trong trường hợp chương trình nghị sự có sự thay đổi thì Ban tổ chức phải báo cáo kịp thời cho các đối tượng có liên quan. Giờ giải lao không chỉ giảm căng thẳng của Hội nghị mà còn là bước chuyển tiếp nội dung giữa các chương trình chính vì vầy việc duy trì giờ giải lao là rất cần thiết. Bước 4: Ghi biên bản Người được giao nhiệm vụ ghi biên bản tại hội nghị không nhất thiết là Thư ký Văn phòng. Thư ký cuộc họp có thể là cán bộ, nhân viên của cơ quan, tổ chức. Các yêu cầu đối với việc ghi biên bản: 13
+ Đúng kỹ thuật. + Đúng thể thức. + Phải đảm bảo tính chính xác, trung thực người ghi biên bản phải phản ánh các thông tin, các sự kiện một cách chính xác, không được hư cấu và làm sai lệch nội dung. + Phải có trọng tâm, trọng điểm người ghi biên bản cần xác định những nội dung nào không cần thiết, thông thường các biên bản thường ghi biên cần tóm tắt nội dung chính. Việc ghi biên bản cần tuân thủ các thủ tục sau: + Sau khi ghi xong biên bản phải thông qua lãnh đạo, việc thông qua này cũng phải được ghi vào biên bản. + Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các đối tượng cơ bản có liên quan. + Trường hợp phải gửi biên bản đến một cơ quan khác khi cần thiết thì phải được thủ trưởng cơ quan ghi xác nhận và đóng dấu. Ngoài ra phải gửi kèm theo một công văn. Nếu biên bản có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai. 1.4.3. Công việc sau hội họp Bước 1: Giải Bước 2: Thu thập Bước 3: Lập hồ sơ quy ết các thủ tục, văn bản, giấy tờ, giấy tờ liên quan tài liệu liên quan tới việc tổ chức tới cuộc họp Hội nghị Bước 7: Viết thư Bước 6: Rút Bước 5 Thông Bước 4: Lưu hồ cảm ơn kinh nghiệm tổ báo và triển sơ chức khai kết quả 14
Khi Hội họp kết thúc cần tiến hành thực hiện các công việc sau: + Ban tổ chức phối hợp các phòng ban chức năng giải quyết các giấy tờ, thủ tục liên quan tới kỹ thuật tổ chức Hội họp + Tiến hành thu thập các văn bản hình thành trong quá trình tổ chức hội nghị để phục vụ công tác lập hồ sơ Hội họp + Lập hồ sơ Hội họp, bao gồm toàn bộ văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình tổ chức hội nghị như biên bản Hội nghị, các báo cáo, diễn văn khai mạc, bế mạc + Lưu hồ sơ + Giúp lãnh đạo thông báo và triển khai kết luận của cuộc họp + Tổ chức họp rút kinh nghiệm sau cuộc họp 15
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 2.1.1. Quá trình hình thành Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (INTRACOM) tiền thân là Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị 100% vốn Nhà nước. Chính thức hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần từ năm 2002. Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng như Bằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc-hạnh phúc” nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu 16
cầu về kỹ thuật và mỹ thuật.Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trong thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.Để đi vào hoạt động như các Công ty xây dựng khác Công ty đã “Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị quyết số 51/2001/QH10. Quốc hội ban hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản của Luật xây dựng cơ bản của Luật xây dựng số 16/2003/QH11” Tên công ty: Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Tên giao dịch Quốc tế: Infastructure Investment and Transportations Contruction Joint Stock Company. Tên viết tắt: INTRACOM Trụ sở chính: Tòa nhà Intracom, phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội Điện thoại: + 84 4 37 914 111 Fax: + 84 4 37 914 112 Website: www.intracom.com.vn Facebook: facebook.com/intracom.home Website: www.intracom.com.vn Ngày thành lập: 28/01/2001. Tổng số cán bộ, công nhân viên: 253 người. Trong đó: 3 người đạt trình độ thạc sỹ, 143 người là kỹ sư chuyên môn, 42 người trình độ cử nhân và 65 người trình độ cao đẳng, trung cấp ( theo tổng hợp của Văn phòng năm 2015) Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã và đang đầu tư xây dựng nhiều công trình đóng góp đáng kể vào sự phát triển của các lĩnh vực Kinh tế, chính trị, văn hoá của Thủ đô và cả nước. Công ty từng bước xây dựng thương hiệu, truyền thống; Công ty đã được tặng thưởng nhiều giấy khen, bằng khen của Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội và các cơ quan Bộ ngành khác. 17
a. Cơ cấu tổ chức  Chức năng của Ban lãnh đạo, phòng ban, đơn vị thuộc Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau: Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty. Chế độ quản lý Công ty là chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối 18
ngoại và có hiệu quả sử dụng vốn. Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của Công ty, Văn phòng Công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn Công ty xây dựng các chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng, . Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách. Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện tuyển chọn nhân sự toàn công ty. Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính sách về nhân sự. Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Công ty. Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện. Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm. Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của Công ty. Thông qua hạch toán ở các khoản thu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa xác định kết quả kinh doanh 19
thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời theo dõi cơ cấu vốn. Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công các công trình. Nhìn chung cơ cấu tổ chức của Công ty là đơn giản, các phòng ban có các chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh được tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi. b. Chức năng nhiệm vụ của Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Chức năng của công ty. Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tư xây dựng, kinh doanh bất động sản Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và Nhà nước. Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của Công ty. Các phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của Công ty được thống nhất từ trên xuống dưới. Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là:Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông. Nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty. Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ Công ty. Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế ngoài ra Công ty nhằm đảm bảo thực 20
hiện chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn. Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của Công ty. Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động, theo đúng quy định của pháp luật. Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh. Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công. 2.1.2. Giới thiệu khái quát về văn phòng Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông. a. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. Bao gồm các vị trí sau: 1. Chánh văn phòng 2. Phó Chánh văn phòng 4. Nhân viên Văn thư – Lưu trữ 5. Nhân viên Quản trị 6. Nhân viên Lái xe 7. Nhân viên Lễ tân 8. Nhân viên Pháp chế - ISO 9. Nhân viên truyền thông bên ngoài b. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. Chức năng: - Đề xuất cho Ban lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy hoạt động và công tác tổ chức cán bộ của Công ty. Thực hiện các chế độ chính sách cho 21
người lao động về lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, truyền thông, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân. - Là cầu nối công tác từ Ban giám đốc đến các bộ phận, cá nhân và ngược lại. - Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, duy trì và phát triển môi trường làm việc văn minh, thân thiện và chuyên ngiệp. - Cập nhập, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định của pháp luật này của Phòng (Ban) trong qúa trình thực hiện nhiệm vụ được giao. - Giải quyết quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ Công ty; Công ty với các tổ chức, cá nhân bên ngoài Công ty. Nhiệm vụ: Công tác tổ chức, cán bộ. - Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch SXKD của Công ty. - Chủ trì phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn. - Tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động và tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp. - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp. - Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánh giá công tác nhân sự định kỳ; lập các báo cáo theo quy định. - Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tập thể, đề xuất mức khen thưởng. Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân 22
và tập thể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật của Công ty xem xét quyết định; Theo dõi việc thực hiện khen thưởng kỷ luật của Công ty. Công tác lao động tiền lương. - Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý và sử dụng lao động, cập nhập và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế độ chính sách cho người lao động. Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc về chính sách, chế độ cho người lao động. - Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, HĐLĐ theo quy định của công ty và pháp luật. - Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định của Bộ Luật Lao Động về tiền lương, các khoản phụ cấp, các chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các khoản trợ cấp khác của người lao động. Công tác Quản trị hành chính văn phòng - Tổ chức các cuộc hội họp, hội thảo đối ngoại - Thực hiện công tác Văn thư, Lưu trữ, quản lý công văn, văn bản của các đơn vị có liên quan gửi đến, xử lý các văn bản đi đảm bảo thông tin kịp thời, thông suốt. - Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn, bảo mật, đúng quy định. - Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty. - Các công việc về lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, giải quyết các thủ tục hành chính cho CBNV trong Công ty. - Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, có quan hệ giao dịch đến làm việc với Công ty. - Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ 23
giấc, tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban lãnh đạo Công ty bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế. - Quản lý văn phòng và trang thiết bị văn phòng. - Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Công ty. Công tác truyền thông đối ngoại. - Làm đầu mối xây dựng chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. -Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanh nghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty. - Phối hợp với Ban pháp chế tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn các văn bản pháp luật. - Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin truyền thông nội bộ,đối ngoại, quảng bá hình ảnh thương hiệu, các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đến với khách hàng. - Thu thập, phản ánh đến Ban lãnh đạo các thông tin phản hồi của khách hàng bên ngoài một cách kịp thời chính xác. Quản trị thương hiệu. - Xây dựng, duy trì, quảng bá hình ảnh, thương hiệu của Công ty. - Xây dựng, quản trị trang Web Công ty. - Thiết lập hồ sơ năng lực phục vụ công tác đối nội, đối ngoại của Công ty. Công tác Đoàn thể. - Là đầu mối giúp việc cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc tổ chức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mỗi đoàn thể. Xây dựng các đoàn thể vững mạnh, quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác sản xuất kinh doanh của đơn vị. 24
Công tác pháp lý, Công tác ISO. - Kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng. - Cập nhập, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc vận dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy phạm pháp luật này của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. - Giải quyết các khiếu nại, tranh chấp. - Đầu mối trong quá trình kiểm tra ISO. 2.2. Khảo sát công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Trong hoạt động của các cơ quan, công sở việc tổ chức và điều hành có hiệu quả các cuộc hội họp có vai trò rất quan trọng. Văn phòng công ty là đơn vị thực hiện chức năng giúp việc hậu cần cho tổng công ty, chính vì vậy hầu như tất cả các cuộc họp, hội nghị của công ty, Văn phòng đều đứng ra tổ chức công tác hậu cần. Chính vì vậy, Văn phòng mới có thể thống kê và báo cáo lãnh đạo công ty đầy đủ số lượng cuộc họp và hội nghị của cơ quan, của từng đơn vị trong từng năm. Theo thống kê tại Văn phòng công ty thì từ năm 2013 đến 2016 số lượng các cuộc họp và hội nghị mà Phòng đã tham gia vào công tác chuẩn bị tổ chức như sau: Nội dung Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Các cuộc họp 410 425 420 425 Các hội nghị 113 120 128 136 Các hội thảo 90 80 92 98 Tiếp khách 294 346 428 440 Loại khác 30 42 36 41 Tổng số 937 1013 1104 1140 (Nguồn: Báo cáo công tác hàng năm của Văn phòng công ty) 25
Nhìn chung trong hoạt động của Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông có nhiều hình thức tổ chức hội họp. Mỗi hình thức hội họp có những vai trò và ý nghĩa khác nhau. Trong khuôn khổ bài nghiên cứu này, tôi xin đi sâu nghiên cứu chi tiết về công tác tổ chức Hội nghị của Công ty CP Đầu tư xây dựng hà tầng và giao thông Theo những khảo sát và đánh giá tổng hợp của Văn phòng thì tại công ty phải tiến hành những loại hội nghị sau: Các cuộc họp do Văn phòng công ty chủ trì - Hội nghị ban Lãnh đạo công ty thường kỳ; - Hội nghị giao ban hàng tuần, hàng tháng và tổng kết công tác năm của công ty; - Hội nghị giao ban các công ty và các phòng; - Lãnh đạo công ty, làm việc với Lãnh đạo các công ty đối tác; - Các Hội nghị khác để giải quyết công việc. Các Hội nghị do các phòng ban trong công ty tổ chức - Các đơn vị thuộc công ty tổ chức các Hội nghị do các lãnh đạo tổ chức để giải quyết công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi dơn vị được quy định. - Lãnh đạo các đơn vị có thể chủ trì các Hội nghị, làm việc với đại diện các cơ quan theo ủy quyền của Giám đốc và các Phó giám đốc phụ trách theo quy định tại Quy chế làm việc của công ty Trong phạm vi thẩm quyền của Văn phòng công ty đã đươc quy đinh tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng thì hiện nay Văn phòng phải tổ chức các loại hội nghị sau đây: - Hội nghị khách hàng; - Hội nghị chuyên đề; - Hội nghị khoa học; 26
- Hội nghị tổng kết năm; - Hội nghị cán bộ chủ chốt; - Các loại hội nghị khác khi được Lãnh đạo công ty phân công tổ chức hoặc phối hợp tổ chức với các đơn vị khác thuộc công ty. Trong quá trình khảo sát tại Văn phòng công ty tôi có thống kê được số lượng gần chính xác các hội nghị do Văn phòng tổ chức qua các năm 2013- 2016 như sau: Năm Năm Năm Năm Nội dung 2013 2014 2015 2016 Hội nghị khách hàng 2 2 1 3 Hội nghị tập huấn 5 7 6 8 Hội nghị tổng kết 3 2 5 5 Hội nghị cán bộ chủ chốt 1 1 1 1 Hội nghị khác 30 33 31 34 Tổng cộng 41 45 44 51 (Nguồn: Báo cáo công tác hàng năm của Văn phòng công ty) Như vậy căn cứ vào bảng số liệu này, chúng ta có thể thấy được số lượng các hội nghị do Văn phòng tổ chức trong từng năm là rất lớn. Nếu đem so sánh với bảng số liệu thống kê các loại hội nghị, hội họp của công ty ta có thể tính ra được cơ cấu hội nghị của Văn phòng chiếm bao nhiêu phần trăm trong cơ cấu tổ chức hội nghị của toàn công ty Các cuộc hội nghị hội họp mang tính chất thường xuyên mà thành phần, địa điểm và thời gian tổ chức hội nghị đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhà nước hay đã được quy định tuy nhiên vẫn chưa tiêu chuẩn hóa bằng văn bản của công ty thì việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị là không bắt buộc. Đấy là những Hội nghị giao ban tuần, tháng, năm và các Hội nghị 27
thường niên của Công ty và Văn phòng công ty. 2.2.1. Công tác lập kế hoạch tổ chức hội nghị Việc lập kế hoạch tổ chức Hội nghị có tính chính thức không hề đơn giản mà vô cùng phức tạp và nhiều bước. Để hoàn thiện và cho ra sản phẩm cuối cùng là một bản kế hoạch hoàn chỉnh thông thường cán bộ, nhân viên Văn phòng phải trải qua các bước sau: Bước 1: Chủ trương Lãnh đạo công ty ra chủ trương tổ chức hội nghị hoặc các lãnh đạo các đơn vị đề xuất. Lãnh đạo công ty quyết định tổ chức hội họp. Lãnh đạo công ty căn cứ vào kế hoạch công tác năm của công ty và sự chỉ đạo của đơn vị chủ quản ra chủ trương. Bước 2: Xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức Hội nghị Đơn vị được phân công chủ trì tổ chức hội nghị làm tờ trình ban lãnh đạo công ty về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm và kinh phí để tổ chức hội nghị, phân công nhiệm vụ cho các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung và phục vụ hội nghị. Trường hợp Văn phòng công ty được phân công chủ trì, bộ phận phụ trách xây dựng tờ trình. Chánh Văn phòng căn cứ vào mục tiêu hội nghị mà phân công cho cán bộ, công chức làm tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị. Những người được phân công phụ trách làm tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị phải là những người có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm công tác trong việc lập và tổ chức hội nghị. Bởi lẽ kế hoạch tổ chức hội họp là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề có liên quan đến việc tổ chức cuộc họp. Do đó khi lập kế hoạch tổ chức phải đảm bảo một số yêu cầu nội dung cơ bản sau: 28
- Thể thức văn bản; - Tính khả thi khi triển khai; - Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch; + Thời gian tổ chức Hội nghị + Thành phần hội nghị + Nội dung chính của hội nghị + Kinh phí tổ chức hội nghị ( nếu cuộc họp diễn ra ở quy mô rộng ) + Phân công tổ chức thực hiện Bước 3: Xem xét và phê duyệt tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị - Hội nghị toàn ngành (trường hợp phải xin ý kiến của Tổng giám đốc thì thực hiện theo quy chế làm việc của công ty); - Hội nghị chuyên đề, tập huấn (thuộc lĩnh vực Văn phòng ); - Hội nghị khách hàng; - Hội nghị Lãnh đạo công ty thường kỳ; - Hội nghị giao ban hàng tuần, hàng tháng và tổng kết công tác hàng năm của công ty; - Lãnh đạo công ty làm việc với Lãnh đạo các cơ quan khác - Các Hội nghị khác để giải quyết công việc. Bước 4: Gửi tờ trình đã được phê duyệt cho các đơn vị liên quan Sau khi Lãnh đạo công ty phê duyệt kế hoạch tổ chức hội nghị, cán bộ phụ trách soạn thảo sẽ mang bản kế hoạch tổ chức hội nghị xuống Văn phòng công ty để làm các thủ tục ban hành văn bản và nhân bản kế hoạch theo số lượng các đơn vị tham gia vào quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị để các đơn vị thực hiện cho đúng với tiến độ mà kế hoạch đã đề ra. Bước 5: Phân công công việc Việc thành lập Ban tổ chức không phải là một yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các hội nghị. Tuỳ theo tính chất, nội dung và quy mô của hội nghị mà 29
việc thành lập ban tổ chức hội nghị có thể được hoặc không được chính thức (trên văn bản). Đối với các hội nghị có quy mô nhỏ và mang tính chất thường xuyên thì Chánh Văn phòng công ty, sẽ có công văn phân công công việc cho các đơn vị có liên quan đến hội nghị (đã xác định trong kế hoạch tổ chức hội nghị) để thực hiện theo đúng như tiến độ đã được quy định rõ trong công văn và kế hoạch. Đối với các cuộc hội họp lớn, Chánh Văn phòng sẽ cử cán bộ soạn thảo quyết định thành lập ban tổ chức và các ban, tiểu ban giúp việc tổ chức hội nghị. Việc thành lập ban tổ chức hội nghị thường đi liền với việc phân công công việc phục vụ tổ chức hội nghị. Thông thường cơ cấu tổ chức của một hội nghị bao gồm các thành phần sau: - Tổng/ Phó giám đốc - Trưởng Ban, phụ trách quản lý, chỉ đạo toàn bộ các công việc tổ chức hội nghị; - Chánh Văn phòng - Phó ban, chỉ đạo thực hiện chuẩn bị nội dung hội nghị, cũng như công tác hậu cần của hội nghị; - Lãnh đạo các đơn vị và phòng ban có liên quan đến hội nghị, - Thành viên, tham gia phối hợp với Văn phòng trong tổ chức hội nghị. Ban tổ chức hội nghị họp và phân công nhiệm vụ cho các đơn vị thành viên. Sau khi có quyết định thành lập Ban tổ chức, Trưởng ban tổ chức và các thành viên trong ban tổ chức tiến hành Hội nghị, triển khai nội dung kế hoạch và tiến hành phân công công việc cho các đơn vị. Các công việc được phân công theo đúng chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị nhằm đảm bảo rằng các công việc được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả nhất. 2.2.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị 2.2.2.1. Chuẩn bị nội dung hội nghị a. Đối với hội nghị khách hàng hoặc hội nghị chuyên đề Văn phòng công ty thông báo cho các đơn vị liên quan viết các báo cáo chính, báo cáo 30
tóm tắt và các tài liệu chuẩn bị. Ban Tổ chức nội dung được phân công dự thảo và giám đốc, phó giám đốc phụ trách các lĩnh vực duyệt báo cáo và các tài liệu cần thiết khác. Lãnh đạo các đơn vị và phòng ban được phân công có trách nhiệm kiểm tra kỹ về nội dung, hình thức các báo cáo, tài liệu trước khi trình giám đốc công ty ký duyệt. b. Thời gian trình Lãnh đạo công ty duyệt - Báo cáo chính phải gửi Văn phòng công ty trước hội nghị ít nhất 05 ngày làm việc để kịp hoàn tất các thủ tục trình Lãnh đạo công ty phê duyệt. - Các báo cáo chuyên đề cần Lãnh đạo công ty phụ trách lĩnh vực duyệt phải gửi trước ngày Hội nghị ít nhất 02 ngày làm việc c. Văn phòng công ty có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị dự thảo báo cáo và trình Lãnh đạo công ty đúng thời gian quy định; kịp thời báo cáo Lãnh đạo công ty giải quyết những vấn đề vượt quá khả năng và quyền hạn của đơn vị. d. Đối với các hội nghị chuyên đề tập huấn công tác chuyên môn chỉ đề cập đến một nội dung theo chuyên ngành thì Ban Tổ chức chuẩn bị nội dung theo kế hoạch” Việc chuẩn bị nội dung Hội nghị được giao trực tiếp cho các Ban Tổ chức hội nghị hoặc được giao cho các đơn vị có liên quan đến nội dung hội nghị để chuẩn bị và trình Lãnh đạo công ty duyệt. 2.2.2.2. Xây dựng chương trình nghị sự Chương trình nghị sự hội nghị là một văn bản trình bày các công việc sẽ được tiến hành tại Hội nghị. Do đó chương trình nghị sự cơ bản phải đảm bảo một số yêu cầu sau: - Các vấn đề được sắp xếp theo trình tự hợp lý. Sự kiện nào thực hiện trước, sự kiện nào thực hiện sau, sự kiện nào thì được tiến hành song song với nhau. - Có khả năng hỗ trợ điều hành kiểm soát diễn biến của hội nghị. Trong 31
chương trình nghị sự có sự phân công rõ ràng các vấn đề, và chỉ rõ thời gian cũng như người thực hiện từng vấn đề một, chính vì vậy tạo cho Ban tổ chức hội nghị có thể kiểm soát được tất cả các quy trình công việc được diễn ra theo đúng lịch trình đã định sẵn từ trước. Mặc dù có sự khác biệt về kỹ thuật xây dựng song trong hai bản chương trình nghị sự, về cơ bản phải trình bày các nội dung sau: - Trình bày thứ tự các vấn đề trình bày - Thời gian thực hiện - Nội dung vấn đề 2.2.2.3. Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời Lập danh sách đại biểu Khi lập danh sách, cán bộ phụ trách phải ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị và địa chỉ liên hệ của đại biểu. Việc này nhằm đảm bảo rằng thông về đại biểu được không bị nhầm lẫn,cũng như có bất kỳ sai sót gì trong quá trình thực hiện. Soạn thảo và gửi giấy mời hội nghị Tuy mẫu giấy mời được soạn thảo thành các mẫu khác nhau nhưng một mẫu giấy mời phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau: - Về hình thức của giấy mời - Thể thức của văn bản: Giấy mời phải đảm bảo đầy đủ các thể thức cũng như kỹ thuật trình bày các thể thức phải đúng theo quy định của Nhà nước tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. - Sự trang trọng của giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại biểu về thái độ, sự tôn trọng của cơ quan hay quy mô của cuộc họp. Chất liệu giấy dùng để in giấy mời phải là giấy cứng, không dễ bị nhàu, nát; một số hội nghị tại Bộ có sử dụng giấy bìa cứng, in màu để làm giấy mời cho hội 32
nghị góp phần làm tăng tính trang trọng cho hội nghị. - Về nội dung của giấy mời gồm có các thành phần sau: + Tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân mời. + Tên hội nghị + Họ tên, chức vụ của người được mời + Thời gian tổ chức hội nghị + Địa điểm tổ chức hội nghị + Các yêu cầu hoặc đề xuất với đại biểu khi tham dự hội nghị Sắp xếp bàn ghế, chỗ ngồi trong hội nghị có ý nghĩa rất quan trọng vì nó thể hiện trình độ, sự chu đáo của Ban tổ chức Hội nghị đồng thời gây ấn tượng mạnh mẽ đến người tham dự. Chức vụ cao hơn sẽ có vị trí cao hơn, người có chức vụ cao nhất và quan trọng nhất được xếp vào vị trí trung tâm hội nghị. 2.2.2.4. Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị Địa điểm tổ chức hội nghị đã được xác định sẵn trong Kế hoạch tổ chức hội nghị, Ban tổ chức hội nghị phân công đơn vị cụ thể phụ trách việc chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị sao cho phù hợp với nội dung, tính chất hội nghị. - Khảo sát diện tích hội trường, phòng hội nghị nơi diễn ra hội nghị; lên phương án sắp xếp bàn ghế, chỗ ngồi. - Khảo sát thiết bị kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng và các thiết bị khác. Bộ phận IT chịu trách nhiệm kiểm tra về các thiết bị kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng như: số lượng đèn chiếu sáng, đèn lép, số lượng micro nhỏ để bàn, micro không dây phục vụ phát biểu, hệ thống loa đài có đủ lớn để truyền tải âm thanh không, máy chiều, màn hình chiếu, các phương án hỗ trợ khi có sự cố về điện - Khảo sát nơi ăn, nghỉ cho đại biểu; dự kiến phương án di chuyển của đại biểu trong thời gian diễn ra hội nghị và các yêu cầu khác 33
Dù cho công tác tổ chức hội nghị được diễn ra ở trong hay ngoài cơ quan thì việc chuẩn bị một địa điểm để tổ chức hội nghị bao gồm các nội dung sau: lựa chọn cách sắp xếp bàn ghế phù hợp với mục đích của việc tổ chức hội nghị, việc bố trí các khu vực trong và ngoài hội trường - Sắp xếp bàn ghế, chỗ ngồi trong hội nghị có ý nghĩa rất quan trọng vì nó thể hiện trình độ, sự chu đáo của Ban tổ chức Hội nghị đồng thời gây ấn tượng mạnh mẽ đến người tham dự. Chức vụ cao hơn sẽ có vị trí cao hơn, người có chức vụ cao nhất và quan trọng nhất được xếp vào vị trí trung tâm hội nghị 2.2.2.5. Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội nghị hội họp Công tác trang trí, khánh tiết để tổ chức hội nghị bao gồm: công tác nghi lễ, chuẩn bị sân khấu, lễ đài, tiêu đề, cờ, băng rôn, áp phích. Việc trang trí Hội trường được giao cho Ban Tổ chức tổ chức hội nghị thiết kế và trang trí hội trường sao cho phù hợp với mục đích, tính chất và nội dung của Hội nghị, đặc biệt là việc trang trí sân khấu Hội nghị. - Chuẩn bị thời gian tổ chức hội nghị Thời gian tổ chức hội nghị hội họp dã được xác định trong kế hoạch tổ chức . Thời gian chi tiết đã được xác định tại chương trình nghị sự. 2.2.2.6. Công tác thông tin truyền thông Tùy thuộc vào nội dung, tính chất, mức độ ảnh hưởng đối với xã hội của từng hội nghị, Chánh Văn phòng đề xuất các hình thức, nội dung thông tin tuyên truyền trình giám đốc quyết định. Các hình thức thông tin ở đây có thể là thông qua các phương tiện thông tin truyền thông, thông qua báo đài, thông qua việc dán các ba lô, áp phích quanh công ty. Công tác y tế Căn cứ vào thành phần, đối tượng đại biểu tham dự hội nghị Chánh 34
Văn phòng chỉ đạo xuống phòng quản trj y tế thực hiện việc chăm sóc sức khỏe cho các đại biểu tham dự cuộc họp Phòng Quản trị y tế xây dựng phương án, đảm bảo các điều kiện về công tác y tế, chăm sóc sức khỏe cho đại biểu tham dự hội nghị. 2.2.2.7. Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị Công tác lập dự trù kinh phí cho tổ chức Hội nghị tại Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông không được giao trực tiếp cho một cán bộ nào mà thay vào đó là các đơn vị sẽ tự lập dự toán các khoản cần chi tiêu cho hội nghị sau đó gửi lên phòng Tài chính kế toán để tổng hợp và xuất quỹ chi cho Hội nghị. Thông thường một bản dự trù kinh phí tổ chức hội nghị sẽ có những nội dung chính sau: Số thứ tự nội dung chi; Nội dung chi; Đơn giá;Số lượng;Thành tiền ;Ghi chú Tùy thuộc vào mục đích, nội dung, thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị mà Phòng Tài chính kế toán lựa chọn cách lập dự trù kinh phí cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm. 2.2.2.8. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị Việc ghi biên bản cuộc họp sẽ do thư ký hội nghị đảm nhận tuy nhiên việc chuẩn bị các điều kiện thuận lợi cho Thư ký hội nghị đảm nhận chức vụ lại là trách nhiệm của cán bộ chuẩn bị. Trong giai đoạn này thư ký cần tiến hành những công việc sau: Kiểm tra lại vị trí ngồi của thư ký hội nghị. Thư ký Hội nghị thường được bố trí ngồi ở vị trí bên phải của Đoàn chủ tịch Các phương tiện được chuẩn bị để phục vụ cho quá trình ghi biên bản tổ chức hội nghị như: máy tính, máy ghi âm, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản 35
- Chuẩn bị các yếu tố khác. Bên cạnh việc chuẩn bị nội dung, chương trình, thời gian, địa điểm và lập dự trù kinh phí tổ chức hội nghị thì còn phải chuẩn bị các yếu tố khác cho tổ chức hội nghị như: Công tác chuẩn bị các khu vực ngoài hội trường như nhà để xe, khu vực đăng ký đại biểu và nhận tài liệu, khu vực nghỉ giải lao, khu vực vệ sinh. Ngoài ra còn các công tác Đặt phòng và sắp xếp dịch vụ ăn uống. Trách nhiệm, tinh thần của người tham dự hội nghị: Nghiên cứu tài liệu, văn bản của Hội nghị trước khi đến dự Hội nghị. Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại các Hội nghị và có trách nhiệm phát biểu ý kiến về những vấn đề liên quan. Dự Hội nghị đúng thành phần được mời, đến Hội nghị đúng giờ và tham dự hết thời gian Hội nghị. Chỉ trong trường hợp đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì mới được rồi Hội nghị trước khi kết thúc Hội nghị Soạn thảo kịch bản hội nghị + Số thứ tự công việc + Thời gian thực hiện công việc + Nội dung công việc + Người thực hiện + Lời dẫn Các cán bộ tham gia điều hành, tổ chức hội nghị căn cứ vào kịch bản chương trình hội nghị để tiến hành thứ tự các công việc như đã đề cập đến trong chương trình nghị sự công khai đã phát cho đại biểu. 2.2.3. Tổ chức điều hành cuộc họp, hội nghị Hiện nay tại Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông vẫn chưa có bất kỳ một văn bản nào hướng dẫn về những công việc hay quy trình 36
cụ thể nào được diễn ra trong quá trình tổ chức hội nghị. Mà thay vào đó, Ban Tổ chức tổ chức hội nghị sẽ chủ động thông báo tới các đơn vị có liên quan đến việc điều khiển, điều hành các thiết biết kịch bản chương trình hội nghị để các đơn vị căn cứ vào đó để phối hợp thực hiện công việc để hội nghị được diễn ra một cách thuận lợi và thành công nhất. Bắt đầu cuộc hội họp đưa ra các nội dung: - Mục đích cuộc họp - Thành phần tham dự - Thời gian buổi họp - Các nội dung chi tiết Đón tiếp đại biểu Tùy theo tính chất, quy mô và vị trí của từng đại biểu, Ban Tổ chức hội nghị có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc chào đón đại biểu. Đối với Hội nghị nhỏ, việc chào đón đại biểu có thể được tiến hành đối với từng đại biểu. Những hội nghị nhỏ ở đây có thể hiểu là số lượng đại biểu tham dự hội nghị không vượt quá 30 người. Điểm danh đại biểu Việc điểm đanh đại biểu giúp Ban tổ chức Hội nghị biết được chính xác số lượng đại biểu chính thức đến tham dự Hội nghị. Công tác điểm danh đại biểu tham dự hội nghị có thể sử dụng nhiều hình thức khác nhau như: Sơ đồ vị trí chỗ ngồi, Thẻ hội nghị Ổn định trật tự Sau khi các đại biểu khách mời đã vào Hội trường và ngồi theo đúng theo sự sắp xếp của Ban Tổ chức thì cán bộ được giao nhiệm vụ ổn định chỗ ngồi tiến hành việc nhắc nhở đại biểu là đã đến giờ làm việc yêu cầu các vị đại biểu giữ gìn trật tự. Sau khi hội trường đã ổn định thì các đại biểu cơ quan cấp trên, Lãnh đạo công ty vào hội trường để tiến hành nội dung chương 37
trình Triển khai chương trình Theo chương trình hội nghị đã được người có thẩm quyền phê duyệt, ban tổ chức có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: - Công việc nghi lễ (nếu có); Theo dõi diễn biến hội nghị, giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận. Việc giữ đúng khoảng thời gian trong chương trình nghị sự đã phát cho đại biểu xem trước là một trong những điểm để đánh giá mức độ thành công của hội nghị. Các hội nghị có tính ghi thức thì việc giữ đúng thứ tự các phần đã được công khai trong chương trình nghị sự luôn được đảm bảo diễn ra theo đúng tiến độ. Không có trường hợp nào là diễn ra quá thời gian cho phép. Người chủ trì Hội nghị phải đảm bảo cho các phần trong chương trình hội nghị được diễn ra theo đúng lịch trình đã được thống nhất trong chương trình nghị sự. Phải bắt đầu Hội nghị đúng giờ, phải tiến hành Hội nghị dù có một số người đến trễ. Tuy nhiên có thể linh động chờ đại biểu, khách mời nếu như đại biểu đó có vai trò quan trọng trong Hội nghị, ví dụ như đại diện cơ quan cấp trên cho ý kiến chỉ đạo. Nếu không thể tránh khỏi sự chậm trễ của Hội nghị thì nên ghi nhận điều này vào trong biên bản của Hội nghị cùng với lý do của việc chậm trễ. Người chủ trì Hội nghị có thể linh hoạt trong việc đảm bảo tiến trình của trương trình nghị sự. Ví dụ nếu như người chủ trì Hội nghị cảm thấy tiến độ thực hiện chương trình Hội nghị bị chậm đi, nên có những hành động điều chỉnh thời gian của Hội nghị như : - Thay đổi vị trí và giọng nói như đứng dậy, nói to hơn và nhanh hơn để kích thích những người tham dự hội nghị. Có thể nối một số câu hài hước để tạo tâm lý thoải mái cho các đại biểu tham dự hội nghị, tạo nên bầu không khí thoải mái. 38
- Cân nhắc bỏ đi những mục không quan trọng trong chương trình nhưng phải đảm bảo tất cả những người tham dự hội nghị đồng ý trước khi thực hiện như thế. - Giải quyết vấn đề phát sinh Tùy vào từng tình huống cụ thể xảy ra tại hội nghị mà người chủ trì hội nghị phải linh hoạt xử lý các tình huống sao cho nhanh và gọn, không làm mất quá nhiều thời gian vào việc xử lý các tình huống đó. Trong một số trường hợp, phạm vi thẩm quyền của mình không đủ để giải quyết vấn đề có thể xin ý kiến của Lãnh đạo công ty. - Giám sát, kiểm tra, đôn đốc tình hình thực tế Bố trí thư ký ghi biên bản hội nghị Việc cử thư ký ghi biên bản hội nghị được giao cho Ban Tổ chức hội nghị. Tùy theo tính chất, quy mô mà mức độ phức tập của nội dung hội nghị mà số lượng thư ký hội nghị có thể giao động từ một đến ba người. 2.2.4. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc Sau khi cuộc họp kết thúc, Ban lãnh đạo tiến hành họp rút kinh nghiệm đánh giá kết quả. Trong quá trình diễn ra hội nghị, các cá nhân, đơn vị đã hoàn thành tốt nhiêm vụ của mình chưa. Công tác giao việc và phân công công việc trước, trong và sau hội nghị có gì phải rút kinh nghiệm và chấn chỉnh lại hay khôn. Những bài học được rút ra ở đâu là gì? Ban hành thông báo kết luận hội nghị. Ban Tổ chức Hội nghị chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan dự thảo thông báo kết luận, trình Lãnh đạo công ty phụ trách duyệt nội dung. Sau khi hội nghị kết thúc, Chánh văn phòng công ty có văn bản gửi đến các đơn vị có liên quan dự thảo thông báo kết luận hội nghị, các đơn vị liên quan tiến hành soạn thảo dự thảo thông báo kết luận hội nghị và gửi Phòng Tổng hợp để tổng hợp và soạn thảo một bản thông báo kết luận hoàn thiện trình Lãnh đạo công ty phê duyệt. Sau khi đã có ý kiến 39
đồng ý của Lãnh đạo công ty về nội dung thông báo kết luận, Phòng tổng hợp trình Chánh Văn phòng công ty ký ban hành và gửi tới các đơn vị có liên quan để thực hiện. Tại Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông thì biên bản Hội nghị bao gồm những nội dung chính sau đây: - Người chủ trì và danh sách những người tham dự hội nghị - Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại hội nghị - Ý kiến phát biểu của những người tham dự - Kết luận của chủ tọa và những quyết định được đưa ra tại hội nghị Thời hạn chậm nhất để ban hành thông báo kết luận hội nghị là ba ngày làm việc kể từ ngày hội nghị kết thúc. Các trường hợp đặc biệt khác được thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo công ty. Triển khai kết luận hội nghị. Đơn vị chủ trì hội nghị có trách nhiệm tham mưu, đề xuất với Lãnh đạo công ty phân công các đơn vị có liên quan triển khai nội dung kết luận hội nghị và theo dõi, đôn đốc, tổng hợp các báo cáo kết quả triển khai nội dung. Thanh quyết toán các khoản chi. Đơn vị chủ trì Hội nghị chủ trì phối hợp với Văn phòng công ty hoàn tất thủ tục thanh toán, quyết toán kinh phí dùng cho hội nghị theo quy định hiện hành của nhà nước về quản lý tài chính. Các đơn vị có tài khoản riêng có trách nhiệm hoàn tất thủ tục thanh toán, quyết toán theo quy định. Thời gian quyết toán chậm nhất là 15 ngày làm việc kể từ ngày hội nghị kết thúc. Lập hồ sơ hội nghị. Trong trường hợp Văn phòng công ty là đơn vị chủ trì hội nghị thì các đơn vị trong Văn phòng có trách nhiệm thu thập và lập hồ sơ hội họp. Hồ sơ bao gồm các văn bản như: kế hoạch tổ chức chương trình ; chương trình nghị sự, danh sách khách mời, mẫu giấy mời, dụ trù kinh phí hội 40
nghị, báo cáo tại Hội nghị, biên bản hội nghị, thư cảm ơn, thông báo kết luận hội nghị. Viết thư cảm ơn tới đại biểu đã tham dự hội nghị. ( nếu là hội nghị có quy mô lớn) Các đại biểu có tên trong danh sách đã đăng ký với bàn lễ tân thì sau hội nghị sẽ được ban thư ký tổng hợp lại để gửi thư cám ơn đến các vị đại biểu đã tới dự hội nghị và có những ý kiến tích cực tham gia vào hội nghị. Mong muốn sẽ được gặp lại trong buổi hội nghị gần nhất. 2.3. Nhận xét đánh giá về công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 2.3.1. Ưu điểm - Công tác tổ chức hội nghị tại Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đã thực hiện theo đúng Quy định của Nhà nước về hội nghị hội họp tại Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 05 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định chế độ Hội nghị trong hoạt động của các cơ quan nhà nước. - Đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, được đào tạo từ các trường đại học nổi tiếng trong nước, thậm chí là các trường quốc tế.Điều này đảm bảo cho các công tác chuyên môn được tiến hành theo đúng các quy định của nhà nước. - Văn phòng công ty đã thực hiện rất tốt chức năng tham mưu trong tổ chức các cuộc hội họp đặc biệt là việc tổng hợp các báo cáo của các đơn vị và đề ra những ý tưởng, những giải pháp mới, những nội dung mới có liên quan đến hội nghị. Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp của Văn phòng được chuẩn bị chu đáo, đảm bảo tất các các khâu, các nội dung công việc được kiểm soát và không bị bỏ sót như: trang trí hội trường, in maket, sắp xếp bàn ghế, in ấn tài liệu tất cả các công việc được thực hiện cẩn thận, tỉ mỉ và kiểm tra kỹ lưỡng nhằm hạn chế những rủi ro phát sinh trong quá trình tổ chức hội nghị. 41
- Cơ sở vật chất phục vụ công tác hội họp của Công ty cũng được Lãnh đạo công ty quan tâm đầu tư hiện đại như: tại 02 Hội trường lớn,và các phòng họp cho mỗi tầng, ngoài ra còn có phòng chờ. Bên cạnh đó còn đầu tư các phương tiện hỗ trợ việc ghi biên bản như: máy ghi âm, máy ảnh, máy tính nhằm hỗ trợ tối đa thư ký trong việc ghi biên bản hội họp 2.3.2. Nhược điểm - Công tác lập kế hoạch tổ chức hội họp chưa thể lường trước được những tình huống có thể phát sinh để dự phòng, nên khi xảy ra tình huống phát sinh ngoài ý muốn, các cán bộ nhân viên rất lúng túng, chưa linh hoạt trong việc ứng phó với các tình huống đó. - Cách sắp xếp vị trí chỗ ngồi của các đại biểu, chưa thực sự được quan tâm đúng mức dẫn đến tình trạng hỗn loạn trong hội trường hội nghị khi đại biểu mới vào. - Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác tổ chức hội họp như máy chiếu không cố định và rất ít, không được tiến hành kiểm tra thường xuyên và bảo trì dẫn tới việc trong quá trình hội nghị diễn ra một số thiết bị bị hỏng và bị gián đoạn như: micro, loa, đài , ảnh hưởng đến quá trình hội nghị diễn ra. - Chưa có đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp hoặc có thì số lượng lễ tân là ít so với nhu cầu phục vụ đại biểu tại cuộc họp. Có những cuộc họp, không có lễ tân đón tiếp đại biểu tại cửa, hoặc có những cuộc họp số lượng lễ tân chỉ có 01 người đứng ở cửa để chào và hướng dẫn khách lên hội trường.và phòng họp. 2.3.3. Nguyên nhân Nguyên nhân chủ quan -Lãnh đạo công ty chưa có kế hoạch tập huấn riêng về công tác lễ tân cho các cán bộ chuyên viên của Văn phòng nên trong các hội nghị lớn, có tính nghi thức thì số lượng lễ tân chuyên nghiệp rất hạn chế chưa đáp ứng được 42
yêu cầu phục vụ đại biểu. - Đội ngũ nhân viên trẻ, chưa có kinh nghiệm trong việc tổ chức, điều hành và phối hợp tổ chức hội nghị mà chỉ biết mỗi công việc của mình hoặc chỉ biết chăm chăm vào một nội dung công việc mà không có khả năng quan sát, tư duy mối liên hệ giữa các đơn vị trong tổ chức - Thiết bị kỹ thuật phục vụ hội họp còn hạn chế Nguyên nhân khách quan - Đại biểu khách mời chưa chủ động trong công tác đăng ký đại biểu. Một số đại biểu không tiến hành đăng ký tại khu vực Lễ tân dẫn đến việc Ban Tổ chức khó trong việc kiểm soát số lượng đại biểu. - Các yếu tố về thời tiết, cơ sở vật chất, điện ,phục vụ hội nghị 43
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 3.1. Ban hành các văn bản quy định về tổ chức hội nghị, hội họp - Xây dựng quy chế phối hợp tổ chức hội nghị hội họp Hiện nay việc tổ chức hội nghị tại Văn phòng công ty đang thực hiện chưa có một văn bản quy định hướng dẫn cụ thể. Ngoài các mẫu văn bản tờ trình , phiếu giải quyết công việc, công ty chưa có bất kỳ một văn bản hướng dẫn cụ thể về quy trình tổ chức hội nghị. Chính vì vậy, công ty cần ban hành hệ thống các văn bản hướng dẫn tổ chức các cuộc hội họp đến các đơn vị thuộc công ty nhằm thực hiện thống nhất công tác tổ chức các cuộc hội họp tạo điều kiện cho công tác quản lý được nhanh chóng và thuận tiện hơn. Sau khi đã xây dựng xong dự thảo Quy chế phối hợp tổ chức hội họp của công ty, người được phân công soạn thảo, trình Chánh văn phòng xem xét phần nội dung, và sửa đổi nếu thấy chưa phù hợp, cán bộ mang bản dự thảo về chỉnh sửa, hoàn thiện dự thảo trước khi mang đi trình Lãnh đạo công ty xem xét và phê duyệt vào công văn yêu cầu các đơn vị góp ý, sửa đổi để quy chế được hoàn thiện và hợp lý hơn. Các đơn vị trong công ty tiên hành góp ý, bổ sung để quy chế, có được cái nhìn đa chiều của các đơn vị và gửi về Văn phòng công ty để tổng hợp. Lễ tân tiến hành tổng hợp các ý kiến của các đơn vị và hoàn thiện Quy chế đem trình Lãnh đạo xem xét và phê duyệt ban hành Quy chế này. Thời gian cho việc xây dựng một quy chế thường mất khoảng 3 tháng từ khi bắt đầu soạn thảo cho đến khi ra được bản quyết định ban hành một quy chế hoàn thiện. 44
- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế có liên quan đến việc tổ chức Hội họp Tại Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông hiện nay, ngoài quy chế làm việc của công ty thì chưa có bất cứ một văn bản nào do công ty ban hành để hướng dẫn về quy trình, cũng như các nhiệm vụ công việc cần phải thực hiện trong quá trình tổ chức hội họp. Chính vì vậy, Chánh Văn phòng công ty phải đề xuất với Lãnh đao đưa ra chủ trương xây dựng, ban hành hệ thống các văn bản, hướng dẫn việc tổ chức các cuộc hội họp của công ty. Chánh Văn phòng căn cứ chức năng nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan và căn cứ vào tình hình thực tế tổ chức hội họp của cơ quan đề xuất danh mục văn bản có liên quan đến việc tổ chức hội họp đến Lãnh đạo và việc phân công thực hiện. Chánh Văn phòng có thể tham khảo hệ thống các văn bản có liên quan đến công tác tổ chức hội nghị của một số cơ quan nhà nước có hệ thống văn bản khá hoàn chỉnh về công tác tổ chức hội nghị như Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Bộ Nội Vụ, Bộ Giáo dục và Đào tạo - Triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào quy trình tổ chức hội họp của công ty Phần mềm này sẽ cho ta thấy được các nội dung công việc của các cuộc họp, hội thảo, hội nghị và trách nhiệm của từng đơn vị trong việc thực hiện từng nhiệm vụ được giao. Khi tiến hành lập kế hoạch tổ chức hội họp, đơn vị chủ trì cuộc họp sẽ đến phòng Lễ tân và đăng ký các thông tin có liên quan đến cuộc họp và hội nghị như: thời gian, địa điểm, nội dung, thành phần và phần phân công các nhiệm vụ trước, trong và sau quá trình diễn ra cuộc họp, sau đó được gửi cho các đơn vị có liên quan để biết và thực hiện. Công ty cũng có thể tham khảo việc xây dựng và áp dựng hệ thống quản lý chất lượng của các Bộ như: Bộ Nội vụ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển 45
Nông thôn, Bộ Giáo dục và Đào tạo Đây là những cơ quan đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong tổ chức các cuộc hội họp từ khá sớm, nên đã có kinh nghiệm trong việc xây dựng và triển khai thực hiện đối với các công tác hội họp. (phụ lục số 01 - Văn bản mẫu quy định chế độ hội họp cho công ty ) 3.2. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác hội họp - Đầu tư, mua mới hoặc tiến hành sửa chữa, bảo trì thường xuyên các phương tiện, kỹ thuật phục vụ công tác tổ chức như: micro không dây, micro để bàn, máy chiếu. - Hiện nay công ty chỉ có 02 máy chiếu/08 phòng họp. Số máy chiếu phục vụ hội nghị, họp, tọa đàm, hội thảo quá ít so với số lượng phòng họp mà bộ đang có, máy chiểu chỉ đáp ứng được ¼ các cuộc họp và làm việc nếu như có hôm tất cả các phòng họp đều hoạt động. Công ty cần phải đầu tư mua mới thêm ít nhất 01 bộ máy chiếu rời (có thể di chuyển đi bất cứ đâu cũng được) phục vụ cho công tác hội họp của cơ quan. 3.3. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp Trong quá trình diễn ra các cuộc hội họp, cần ứng dụng công nghệ thông tin như việc đảm bảo đường truyền và các phần mềm tiện ích phục vụ hội nghị, hội thảo trực tuyến của Công ty Giới thiệu một phần mềm về tổ chức hội nghị trực tuyến cho Công ty Giới thiệu phần mềm họp trực tuyến Adobe Connect Adobe Connect là hệ thống cho phép thực hiện a) Họp qua web (web conference), b) Lớp học ảo (Virtual Classroom), c) Chia sẻ bài giảng điện tử eLearning để học trực tuyến, tạo cua học và chương trình học. 46
Hệ thống Adobe Connect do Cục CNTT, Bộ Giáo dục và Đào tạo cài đặt và quản lý, có địa chỉ website là Hiện có nhiều phòng họp ảo khác nhau, tương ứng phần đuôi của địa chỉ khác nhau. Tại một thời điểm, tổng số người có thể nối vào hiện nay là 80 concurent user licenses. Để tham gia một phòng họp hay lớp học, người sử dụng cần biết địa chỉ phòng họp. Thí dụ: là phòng họp đã được giao cho Sở GD&ĐT Yên Bái toàn quyền quản lý. 1. Các tính năng chính - Phát hình video: người giảng bài - Phát tiếng (voice, sound) - Trình chiếu powerpoint - Trình chiếu chia sẻ màn hình các ứng dụng khác, - Trình chiếu chia sẻ màn hình windows, - Cửa sổ trao đổi qua gõ phím (Chatting room) - Thăm dò dư luận, bỏ phiếu (Polling, Vote) - Bảng trắng để vẽ, viết - Truyền tệp (file transfer) - Cộng tác, làm việc chung - Diễn đàn trao đổi - Kiểm tra kiến thức bằng thi trắc nghiệm 2. Ứng dụng của web conference - Họp giao ban • giữa Bộ với các Sở, • giữa Sở với các Phòng • giữa Phòng với các trường quận/huyện. - Tập huấn phần mềm (có thể chia sẻ màn hình phần mềm cần tập 47
huấn). - Giảng bài từ xa, kể cả trong quan hệ quốc tế. - Chia sẻ bài giảng eLearning - Bảo vệ luận án. - Giao lưu giữa các trường trong và ngoài nước. - Quảng cáo giới thiệu sản phẩm. 3. Điều kiện sử dụng: a) Có đường kết nối Internet ADSL. b) Có webcam nếu bạn muốn hiển thị hình ảnh video của mình lên cho mọi người nhìn thấy. c) Có microphone (có thể tích hợp sẵn ở trong webcam như Logitech Quickcam). d) Loa máy tính. Được thông báo địa chỉ web để họp (Cục CNTT cấp). 3.4. Nâng cao kiến thức nghiệp vụ văn phòng của đội ngũ cán bộ, công nhân viên Lãnh đạo công ty phải có kế hoạch tổ chức các lớp tập huấn nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng của các cán bộ trong quá trình thực hiện công việc tại Hội nghị. Tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ lễ tân trong hội nghị, lớp tập huấn về chuẩn bị tổ chức hội nghị; lớp tập huấn về MC hội nghị, thư ký hội nghị. Mỗi hoạt động của đơn vị có thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, có đạt mục tiêu hay không đề phụ thuộc vào con người – chủ thể của mọi hoạt động. Do đó vấn đề hiện nay là phải đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng, có các kỹ năng xã hội cần thiết phục vụ cho công việc của mình. Đặc biệt một nhân viên văn phòng phải đảm nhiệm được tất cả các nhiệm vụ của mọi người, phải tinh tế, chủ động quan sát, học hỏi trong mọi tình huống tại cơ quan, đặc biệt là trong công tác tổ 48
chức hội nghị. Một nhân viên văn phòng “chuẩn”, là có thể thực hiện bất kỳ một nhiệm vụ nào trong việc tổ chức hội nghị như: chọn địa điểm tổ chức hội nghị, trang trí khánh tiết, sắp xếp, bố trí bàn ghế, chỗ ngồi, làm MC, làm lễ tân hội nghị, thậm chí có làm thư ký hội nghị. Như vậy việc đào tạo ra một đội ngũ cán bộ có thể thực hiện chuyên nghiệp tất cả các nghiệp vụ trong tổ chức hội nghị là một vấn đề cần được quan tâm nhiều nhất hiện nay tại Bộ. Mỗi cán bộ nhân viên văn phòng cần nắm vững chuyên môn nghiệp vụ văn phòng, có khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp nhịp nhàng trong công việc với các bộ phận khác để tổ chức hội nghị. Ngoài ra các cán bộ, phải tự nâng cao trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm trong thực hiện các nghiệp vụ tổ chức hội nghị để trở thành một cán bộ văn phòng chuyên nghiệp nhất. 49
KẾT LUẬN Công tác tổ chức các cuộc hội họp được coi là một trong những phương tiện mà nhà quản lý thực hiện, điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Mỗi cuộc họp, hay hội nghị, hội thảo mà công ty tổ chức đều có mục đích khác nhau. - Tổng kết đánh giá công việc, thông báo các nhiệm vụ cần triền khai. + Tổng kết, đánh giá công việc nhằm so sánh giữa kết quả đạt được với mục tiêu đặt ra để chỉ ra các mặt tích cực và những vấn đề còn tồn tại trong công việc. Bên cạnh đó, đề ra các giải pháp để thực hiện công việc đạt hiệu quả cao bằng sự đóng góp, tổng hợp các ý kiến của mọi người trong quá trình diễn ra cuộc họp. + Thông báo các nhiệm vụ cần triển khai: Thông qua các cuộc họp công việc sẽ được thông báo và triển khai nhanh chóng tới các phòng ban trong công ty. - Xây dựng tinh thần đoàn kết: trong quá trình hội họp diễn ra tất cả mọi người trong cơ quan cùng bàn bạc, trao đổi, lắng nghe ý kiến của các thành viên trên cơ sở tôn trọng lẫn nhau tạo nên sự gắn kết, chia sẻ giữa tất cả mọi người. Trong quá trình khảo sát về công tác tổ chức các cuộc hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông được sự giúp đỡ củaKhoa Quản trị văn phòng và các anh chị trong Văn phòng . Qua đó, em đã có thêm những kinh nghiệm quý báu mà không thể học trong sách - vở tất cả những điều đó sẽ là hành trang để phục vụ cho công việc sau này, những thông tin và kinh nghiệm về cách thức tổ chức các cuộc hội họp, và quy trình diễn ra của hội họp từ hội họp giao ban tới hội nghị tổng kết công tác năm và các hội nghị hội họp, hội thảo với quy mô lớn. Qua đây có thể thấy được ban tổ chức là những người luôn có trách nhiệm với công việc, luôn hoàn thành những công việc đúng thời gian, quy trình, là những cán bộ nhân viên có chuyên môn và yêu nghề. 50
TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Trần Thị Thanh Hoài , Quy trình tổ chức Hội nghị trong cơ quan, tổ chức, Liên thông TKVPK2 - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 2. Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy, Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, Nxb Lao động, Thành phố Hồ Chí Minh, 2009.1.- PGS.TS. Vũ Thị Phụng, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2010. 3. Nguyễn Thị Thoa, Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội nghị ở UBND – HĐND huyện Như Thanh –– TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 4. Vũ Thị Kim Thanh, giáo trình Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê 5.Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2009. 6. Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bay văn bản 7. Thông tư 97/2010/TT-BTC Quy định chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập 8. Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 05 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành chế độ hội họp trong hoạt động của cơ quan hành chính 9. Quyết định của Thủ tướng chính phủ số 122/2001/TTg – CP ngày 21 tháng 8 năm 2001 về việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tại Việt Nam 10. Thông tư số 285-TC/VP – 1970 của Bộ Tài chính ngày 22 tháng 9 năm 1970 về việc quy định chế độ, tiêu chuẩn, chỉ tiêu về hội nghị và tiếp 51
khách 11. Quyết định số 693/QĐ-BTP ngày 09 tháng 4 năm 2015 về việc ban hành quy chế tổ chức họp trong hoạt động của cơ quan Bộ Tư pháp 12 .Website Cổng thông tin điện tử Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 52
PHỤ LỤC Phụ lục 1: Văn bản quy định chế độ hội họp trong công ty TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRIỂN NHÀ HÀ NỘI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ HỌP TRONG CÔNG TY (Ban hành kèm theo Quyết định số: ngày tháng nămcủa HĐQT Công ty) Chương I Những quy định chung Điều 1: Phạm vi điều chỉnh 1. Quy định này điều chỉnh việc tổ chức các cuộc họp trong hoạt động quản lý, điều hành Công ty. 2. Phiên họp của các Hội đồng, các Ban khác các Công ty như Hội đồng thẩm định, Hội đồng thi đua Khen thưởng, Ban vệ sinh - An toàn lao động, giao ban điều hành sản xuất hàng ngày ; các buổi hội thảo, toạ đàm khoa học không thuộc phạm vi điều hành của Quy định này. Điều 2: Đối tượng áp dụng: 1. Văn phòng Công ty (Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, các phòng ban). 2. Các đơn vị trực thuộc. Điều 3: Giải thích từ ngữ: Trong quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. Họp là một hình thức của hoạt động quản lý, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo chỉ đạo, điều hành hoạt động thuộc chức năng thẩm quyền theo Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty và quy định của Pháp luật. 2. Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan, đơn vị nghe ý kiến đề xuất và kiến nghị của Giám đốc đơn vị cấp dưới, của các
chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo đúng chức năng, thẩm quyền. 3. Họp giải quyết công việc là cuộc họp của cấp trên với Giám đốc đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới. 4. Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án. 5. Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên. 6. Họp tập huấn triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quản triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội. 7. Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh gía tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị. 8. Họp sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng. 9. Người chủ trì cuộc họp là người có thẩm quyền điều hành cuộc họp, đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp. 10. Người tham gia dự cuộc họp là người được triệu tập, người được mời họp hoặc người đại diện cho cơ quan, đơn vị được mời họp hoặc người được uỷ quyền đi dự cuộc họp. 11. Cuộc họp của HĐQT Công ty là cuộc họp do Chủ tịch hoặc người được uỷ quyền chủ trì để chỉ đạo, giải quyết những công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của HĐQT. 12. Cuộc họp của Tổng giám đốc là cuộc họp do Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc chủ trì để chỉ đạo, điều hành giải quyết những công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng giám đốc. 13. Cuộc họp của Giám đốc đơn vị trực thuộc là cuộc họp do GĐ các đơn vị (Xí ngiệp, Chi nhánh) chủ trì để chỉ đạo, phối hợp giải quyết những công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của lãnh đạo của đơn vị đó. Điều 4: Mục đích: Mục đích của quy định này là nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao về chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, góp phần tích cực
tiếp tục đổi mới nâng cao hiệu lực, hiệu quả chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính. Điều 5: Nguyên tắc tổ chức cuộc họp: 1. Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết. 2. Chỉ tiến hành cuộc họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các quyết định quản lý, điều hành. 3. Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. 4. Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương. 5. Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý. Điều 6: Trách nhiệm trong việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học và công nghệ vào việc đổi mới cuộc họp: Tổng giám đốc Công ty và Giám đốc các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo nghiêm cứu, triển khai ứng dụng khoa học và công nghệ, trước hết là công nghệ thông tin, và việc đổi mới công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành để giảm bớt các cuộc họp; để không ngừng cải tiến nội dung, cách thức tiến hành, nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp. Điều 7: Các trường hợp không tổ chức các cuộc họp: 1. Phổ biến, quán triệt và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm Pháp luật, các văn bản chỉ đạo của cấp trên. 2. Việc sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả 6 tháng thực hiện chương trình, kế hoạch nhiệm vụ công tác hàng năm của Tổng công ty, các đơn vị trực thuộc. 3. Giải quyết những công việc thường xuyên trong tình hình có thiên tai, địch hoạ hoặc tình trạng khẩn cấp. 4. Những việc cụ thể đã được uỷ quyền hoặc phân công, phân cấp rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho tổ chức hoặc cá nhân cấp dưới giải quyết. 5. Tổ chức lấy ý kiến của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị tham gia xây dựng, hoàn thiện các đề án, dự án, trừ trường hợp những đề án, dự án lớn, quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của nhiều cơ quan, đơn vị.
6. Trao đổi thông tin hoặc giao lưu học tập kinh nghiệm giữa các cơ quan, đơn vị. 7. Giải quyết những nội dung công việc mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật hoặc để giải quyết những công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức các cuộc họp, trừ trường hợp những cuộc họp lớn, quan trọng. 8. Những việc đã được Pháp luật quy định giải quyết bằng cách thức khác không cần thiết phải thông qua cuộc họp. Điều 8: Họp của tổ chức Đảng, đoàn thể và các tổ chức khác: Đảng đoàn thể và các tổ chức khác trong Công ty tổ chức theo Điều lệ của tổ chức mình và được bố trí hợp lý phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của Công ty. Chương II Quy trình tổ chức cuộc họp Điều 9: Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp: 1. Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng quý của cơ quan, đơn vị và yêu cầu giải quyết công việc, HĐQT và Tổng giám đốc Công ty chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng quý; phân công trách nhiệm các Phòng chức năng, đơn vị trực thuộc chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến công việc tổ chức các cuộc họp đó. Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng quý phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự. 2. Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp. Khống chế số lượng cuộc họp trong tuần, tháng để dành thời gian giải quyết công việc. Điều 10. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp: 1. Nội dung các cuộc họp phải được Phòng chức năng Công ty, đơn vị phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian. Đơn vị, Phòng chức năng được được phân công chuẩn bị nội dung chính phải chuẩn bị dự thảo biên bản hoặc thông báo kết luận cuộc họp. 2. Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến, kiến nghị tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước bằng văn bản. Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài văn bản chính còn phải chuẩn bị thêm nhiều bản tóm tắt. Điều 11: Giấy mời họp: 1. Giầy mời họp phải cần ghi rõ những nội dung sau đây: a) Người triệu tập và chủ trì.
b) Thành phần tham dự. c) Người được triệu tập, người được mời tham dự. d) Nội dung cuộc họp, thời gian, địa điểm họp. e) Những yêu cầu đối với người được triệu tập, hoặc được mời tham dự. 2. giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 02 ngày làm việc, kèm theo là tầi liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất. Điều 12. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp: 1. Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả. Chỉ những người liên quan trực tiếp được mời đến dự họp, còn đối tượng liên quan gián tiếp được nhận thông báo (hoặc nghị quyết) để nắm bắt thông tin. 2. Trưởng các Phòng ban, Giám đốc các đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, chỉ cử một người có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp. 3. Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là Giám đốc đơn vị không thể tham dự cuộc họp (có lý do chính đáng) thì có thể uỷ quyền cho cấp dưới có đủ khả năng, đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay. 4. Khách mời do người chủ trì quyết định; là đại diện của cơ quan, đơn vị có liên quan nhiều đến công việc được thông tin hoặc cần giải quyết. Điều 13. Thời gian tiến hành cuộc họp: 1. Thời gian tiến hành cuộc họp thuộc các cuộc họp dưới đây được quy định như sau: a) Họp giao ban tuần, tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc; b) Họp sơ kết quý, tổng kết chuyên đề, họp chuyên môn từ 1 buổi đến 1 ngày tuỳ theo tính chất và nội dung của cuộc họp. c) Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày. d) Họp tập huấn tuỳ theo tính chất và nội dung vấn đề, được bố trí chủ yếu vào ngày nghỉ. 2. Các loại cuộc họp khác tuỳ theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng không quá 1 ngày. Điều 14. Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp: 1. Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề và điều kiện hoàn thành cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc.
2. Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bầy tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không được đọc toàn văn tài liệu, văn bản của cuộc họp, không trình bầy toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc họp. 3. Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung chủ yếu vào những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý. 4. ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể hiện được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp. Điều 15. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp: 1. Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình cuộc họp. 2. Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình bầy ý kiến của mình một cách hợp lý. 3. Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra. 4. Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp. 5. Giao trách nhiệm cho Phòng ban, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan. Điều 16. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp: 1. Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp. 2. Chuẩn bị trứơc ý kiến phát biểu tại cuộc họp. 3. Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp. Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc. 4. Trong khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không liên quan đến nội dung cuộc họp. Không gọi hoặc nghe điện thoại di động trong phòng họp. 5. Trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép. 6. Trong trường hợp được cử đi họp thay, thì phải báo cáo kết quả cuộc họp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp. Điều 17. Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp: 1.Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành Biên bản. a) Ngưòi chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp; b) Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;
c) ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp; d) Kết luận của chủ toạ cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp. 2. Chậm nhất là 3 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, phòng chức năng hoặc đơn vị được giao trách nhiệm chính chuẩn bị cuộc họp phải hoàn thành dự thảo thông báo kết luận, chuyển cho văn phòng Công ty để kiểm tra thể thức, ký và gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện. Văn bản thông báo kết luận cuộc họp bao gồm những nội dung chính sau: a) ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp về các vấn đề được đưa ra tại cuộc họp; b) Quyết định của người có thẩm quyền được đưa ra tại cuộc họp về việc giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện, 3. Văn bản thông báo kết luận cuộc họp không thay thế cho việc ra văn bản quy phạm Pháp luật hoặc văn bản cá biệt của thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định quy định của Pháp luật để giải quyết các vấn đề liên quan được quyết định tại cuộc họp. Điều 18: Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp. Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp phải giao cho một cá nhân có thẩm quyền hoặc phòng ban liên quan chịu trách nhiệm. Chương III Các quy định khác Điều 19: Xây dựng chương trình công tác khoa học, hợp lý để giảm bớt việc tổ chức các cuộc họp: 1. Trên cơ sở chức năng, thẩm quyền theo quy định, Tổng giám đốc Công ty, Giám đốc đơn vị trực thuộc có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng chương trình công tác chính hàng năm, hàng quý và hàng tháng của cơ quan mình bảo đảm khoa học, hợp lý. 2. Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính trong việc quản lý, thực hiện chương trình công tác. Chỉ trong trường hợp thật cần thiết thì mới điều chỉnh chương trình công tác. Điều 20: Mối quan hệ giữa tổ chức cuộc họp và giải quyết công vuệc của cá nhân, tổ chức.
1. Cơ quan văn phòng Công ty, đơn vị có quan hệ trực tiếp giải quyết công việc hàng ngày của cá nhân, tổ chức không được vì cuộc họp mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận và xử lý công việc của cá nhân, tổ chức. 2. Tổng giám đốc Công ty, Giám đốc đơn vị trực thuộc không được sử dụng thời gian thực hiện chế độ tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện của công dân theo quy định của Pháp luật để tham dự hoặc chủ trì các cuộc họp. Điều 21: Cấm kết hợp tổ chức cuộc họp vối việc tham quan, nghỉ mát: 1. Không được kết hợp tổ chức cuộc họp với tham quan, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí. 2. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị đứng ra tổ chức triệu tập cuộc họp phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc đã để xẩy ra tình trạng nói trên. Điều 22: Thực hiện chế độ giải quyết công việc để giảm bớt các cuộc họp: - Các công việc có thể giải quyết hàng ngày thì phải giải quyết ngay, không chờ đến cuộc họp để giải quyết. - Lãnh đạo cấp trên đơn vị phải có chương trình kế hoạch để thực hiện chế độ kiểm tra hoạt động của đơn vị cấp dưới trong việc thực hiện các quy định của Pháp luật và các văn bản của cấp trên; trực tiếp chỉ đạo xử lý tại chỗ những công việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền. Điều 23. Kinh phí phục vụ các cuộc họp (hội nghị): Kinh phí phục vụ các cuộc họp theo quy định trong Quy chế Tài chính Công ty và phù hợp với dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp đã được phê duyệt. Chương IV Điều khoản thi hành Điều 24. Trách nhiệm quản lý chế độ họp trong các đơn vị trực thuộc 1. Trách nhiệm của Tổng giám đốc Công ty: a) Xây dựng kế hoạch về tổ chức cuộc họp theo Điều 9 của quy định này; b) Thi hành các biện pháp cải cách, đổi mới sự chỉ đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến và nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp. 2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Công ty: a) Tổ chức thực hiện các quy định về tổ chức cuộc họp của Công ty thuộc phạn vi thẩm quyền được giao; b) Hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc trong việc thực hiện Quy định này. 3. Trách nhiệm của Giám đốc các đơn vị trực thuộc:
a) Xây dựng và ban hành quy định cụ thể về tổ chức các cuộc họp của đơn vị mình; b) Chỉ đạo việc thực hiện các quy định về tổ chức các cuộc họp trong hoạt động của đơn vị; c) Thi hành các biện pháp cải cách, đổi mới sự chỉ đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu qủa các cuộc họp. 4. Trách nhiệm của người đại diện phần vốn Công ty: Người đại diện phần vốn Công ty tại các doanh nghiệp khác căn cứ vào nội dung của quy định này đề nghị HĐQT Công ty ban hành quy định chế độ họp của đơn vị cho phù hợp. 5. Văn phòng cơ quan Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên Công ty: Nghiên cứu, tổ chức vận dụng quy định này để cải tiến và giảm bớt cuộc họp. Điều 25: Hiệu lực thi hành: 1. Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký Quyết định ban hành. 2. Các quy định trước đây về họp trong hoạt động của Công ty và các đơn vị trực thuộc trái với Quy định này đều bỏ./
Phụ lục 02 Tòa nhà Intracom Phúc Diễn
Phụ lục 03 Hội nghị bàn giao và nhận kế hoạch công tác năm
Hội nghị chào mừng ngày thầy thuốc Việt Nam 27/2
Lễ tổng kết cuối năm 2016
Hội nghị khách hàng – Dự án Bệnh viên Đa Khoa Quốc tế Phương Đông
Chương trình hội nghị phật giáo “ Đạo tràng cửu hoa sơn”
Phụ lục 04 Phòng họp tầng 23 Văn phòng công ty
Phụ lục 05 (Mẫu Biên bản của công ty)
(Mẫu giấy mời của công ty )