›

Khóa luận Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

pdf 89 trang thiennha21 22/04/2022 3260
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_cong_tac_soan_thao_va_ban_hanh_van_ban_tai_vien_ha.pdf

Nội dung text: Khóa luận Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

  1. BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ LIÊN Mã số sinh viên : 1305QTVC032 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13C HÀ NỘI - 2017
  2. LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khóa luận này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các cán bộ, nhân viên Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam( sau đây viết là Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam) trong việc thực hiện các nghiệp vụ cũng như thu thập tài liệu để viết khóa luận, đặc biệt là chị Nguyễn Thị Loan, Trưởng phòng Lưu trữ Viện, là người trực tiếp giám sát và phân công công việc cho tôi trong thời gian thực tập. Đồng thời, tôi cũng cám ơn sâu sắc các thầy cô khoa Quản trị Văn phòng đã tận tậm giảng dạy những kiến thức đồng thời tạo cơ hội để tôi thực hành những kiến thức đã học vào thực tế và giúp tôi học hỏi được những kinh nghiệm quý giá. Tôi cũng gửi lời cám ơn chân thành đến ThS Đỗ Thị Thu Huyền, người đã trực tiếp hướng dẫn và góp ý cho tôi hoàn thiện khóa luận này. Trong quá trình thực tập và thực hiện khóa luận, tôi còn gặp nhiều thiếu sót trong kỹ năng thực hiện công việc cũng như trong quá trình tổng hợp những thông tin thu thập được. Kính mong nhận được các góp ý của Quý thầy, cô cũng như các cán bộ tại Viện để bài khóa luận được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn!
  3. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của ThS. Đỗ Thị Thu Huyền. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Ngoài ra, trong khóa luận còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của mình. Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Liên
  4. MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu 7 4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu 7 5. Ý nghĩa của đề tài 8 6. Giả thuyết nghiên cứu 8 7. Kết cấu của đề tài 8 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 10 1.1. Một số khái niệm 10 1.1.1. Khái niệm văn bản 10 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước 11 1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính 12 1.2. Các chức năng của văn bản 13 1.2.1. Chức năng pháp lý 13 1.2.2. Chức năng thông tin 13 1.2.3. Chức năng quản lý 14 1.3. Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản 14 1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền 14 1.3.2. Yêu cầu về nội dung 15 1.3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày 17 1.3.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 18 1.3.5. Yêu cầu về ngôn ngữ 22 Tiểu kết 22
  5. Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM 23 2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 23 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 23 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ. 24 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 26 2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH 29 2.2.1. Phân công trách nhiệm đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 30 2.2.2. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 32 2.2.3. Nhận thức của cán bộ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về công tác soạn thảo, ban hành văn bản. 34 2.2.4. Số lượng văn bản ban hành 38 2.3.3. Thẩm quyền ban hành 39 2.2.3. Nội dung văn bản 41 2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 42 2.2.5. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức 48 2.2.6. Ngôn ngữ trong văn bản 54 2.3. Nhận xét, đánh giá 55 2.3.1. Ưu điểm 55 2.3.2. Nhược điểm 58 2.3.3. Nguyên nhân 62 Tiểu kết: 64 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM 65 3.1. Cơ sở khoa học đề xuất các giải pháp 65
  6. 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 66 3.2.1. Xây dựng và hoàn thiện văn bản quản lý của Viện. 66 3.2.2. Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác văn thư nói chung và soạn thảo, ban hành văn bản nói riêng. 67 3.2.3. Kiểm tra thường xuyên, đột xuất công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 67 3.2.4. Đánh giá chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 69 3.2.5. Lựa chọn đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo, ban hành văn bản. 70 3.2.6. Tiêu chuẩn hoá văn bản (mẫu hóa văn bản) 71 3.2.7. Nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ 72 3.2.8. Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản 72 Tiểu kết: 73 KẾT LUẬN 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 76
  7. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản. Do đó, vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản là rất quan trọng, nếu quan tâm làm tốt công tác này sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Trên thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan sự nghiệp thuộc Chính phủ, thực hiện chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấp những luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch và chính sách phát triển nhanh, bền vững đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện nhiệm vụ tư vấn về chính sách phát triển, đào tạo sau đại học về khoa học xã hội, tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của cả nước( Quy định tại Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 và Nghị định số 217/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2013 sửa đổi bổ sung Nghị định 109/2012/NĐ-CP của Chính phủ). Với chức năng nghiên cứu lý luận cơ bản về khoa học xã hội và nhân văn, với vai trò là cơ quan nghiên cứu khoa học xã hội đầu ngành của cả nước, trong quá trình hoạt động, Viện đã ban hành nhiều loại văn bản: văn bản hành chính, văn bản chuyên môn. Để đảm bảo công tác soạn thảo, ban hành văn 1
  8. bản của Viện đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ trong quản lý; thông tin phục vụ tra cứu, nghiên cứu khoa học được kịp thời, chính xác, trong nhiều năm qua Viện đã có nhiều cố gắng và tích cực đổi mới, thực hiện ngày một hiệu quả hơn nhiệm vụ này. Tuy nhiên, đến nay công tác soạn thảo, ban hành văn bản ở Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam vẫn còn nhiều bất cập, chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của Viện trong tình hình mới. Đó là việc chấp hành các quy định về soạn thảo, ban hành văn bản chưa đầy đủ; việc mẫu hóa văn bản chưa đem lại hiệu quả thực sự; các lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Chính vì vậy, vấn đề đặt ra là cần khảo sát, đánh giá để có cái nhìn tổng quan về thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở Viện; trên cơ sở đó nghiên cứu, đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện, đáp ứng yêu cầu của công tác nghiên cứu khoa học xã hội, nhân văn trong giai đoạn hiện nay. Trên cơ sở những kiến thức được trang bị cũng như những hiểu biết thông qua khảo sát thực tế trong thời gian thực tập tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, tôi đã lựa chọn đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam”. Hy vọng đề tài sẽ cung cấp cho bạn đọc đặc biệt là các bạn sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng những kiến thức mới về một trong những nhiệm vụ cơ bản của nhà quản trị văn phòng, từ đó có thể ứng dụng vào công việc sau này. 2. Lịch sử nghiên cứu Soạn thảo và ban hành văn bản là vấn đề được quan tâm trong nhiểu nghiên cứu với các khía cạnh khác nhau như về kỹ thuật trình bày, hiệu lực và hiệu quả của văn bản trong quản lý. Trong nước, phải kể đến những công trình đã được công bố như: - Hướng dẫn soạn thảo văn bản của tác giả Hoàng Trung Tiếu, NXB 2
  9. Trẻ, năm 1995; - Ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước: sách dùng cho các nhà quản lý lãnh đạo và nghiên cứu, tác giả Nguyễn Thế Quyền, NXB Công an nhân dân, năm 1996; - Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản: pháp quy, hành chính, tư pháp, hợp đồng, tác giả Trần Hà, NXB Trẻ, năm 1996; - Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính của tác giả Lê Văn In, Phạm Hưng. NXB Chính trị quốc gia, năm 1996; - Một số vấn đề về soạn thảo văn bản của tác giả Nguyễn Thế Quyền, NXB Thống kê, năm 1997; - Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước của tác giả Bùi Khắc Việt, NXB Khoa học xã hội, năm 1997; - Kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước: Lý thuyết và mẫu thực tế của tác giả Võ Trí Hảo, NXB Tư pháp, năm 1997; - Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, tác giả Lưu Kiếm Thanh, NXB Thống kê, năm 1999; - Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh đạo của tác giả Nguyễn Văn Thâm, NXB Chính trị Quốc gia, năm 1999; - Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý Nhà nước của tác giả Tạ Hữu Ánh. NXB Chính trị Quốc gia, năm 1999; - Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính Nhà nước của tác giả Lưu Kiếm Thanh. NXB Thống kê 1999 Xuất bản lần thứ 2, có sửa chữa và bổ sung năm 2000; - Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính của nhóm tác giả Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Xuân Lam, Bùi Văn Lự , NXB Chính trị Quốc gia, năm 2000; - Văn bản quản lý Nhà nước và kỹ năng soạn thảo văn bản của nhóm 3
  10. tác giả Đại học Luật Hà Nội, NXB Thống kê, năm 2002; - Chỉ dẫn sử dụng các mẫu văn bản giấy tờ do Thy Anh, Tuấn Dương sưu tầm và biên soạn, NXB Lao động, năm 2004; - Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS. Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia, năm 2005; - Soạn thảo, ban hành văn bản và công tác văn thư của Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm, NXB Văn hóa thông tin, năm 2006; - Mẫu soạn thảo văn bản trong lĩnh vực Hành chính - dân sự của Tác giả Mai An, NXB Lao động xã hội, năm 2007; - Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội( 2009); - Những điều cần biết về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Nguyễn Quang Thi, NXB TP Hồ Chí Minh, năm 2011; - Soạn thảo văn bản hành chính của TS. Ngô Sỹ Trung, NXB Giao thông vận tải, năm 2015; - Giáo trình Văn thư, Triệu Văn Cường chủ biên, NXB Lao động, năm 2016 Những công trình nêu trên đã đề cập một cách có hệ thống và đầy đủ những vấn đề chủ yếu liên quan đến việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản nhà nước như: Thẩm quyền ban hành, vai trò, chức năng của văn bản, trách nhiệm, nhiệm vụ quản lý văn bản trong hoạt động quản lý, quy trình soạn thảo, mẫu hóa văn bản Đây là những công trình được sử dụng làm cơ sở lý luận cho khóa luận. Ngoài ra còn có một số công trình nghiên cứu ở cấp độ Luận án Tiến sĩ như: - Hiệu lực và hiệu quả quản lý văn bản hành chính của Nguyễn Thế Quyền, năm 2004; 4
  11. - Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ trong điều kiện cải cách hành chính. Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Thanh Bình, Học viện Hành chính quốc gia, năm 2006; - Khảo sát, đánh giá việc thực hiện các quy định của Nhà nước, của Viện Khoa học Xã hội Việt Nam về quản lý hành chính và quản lý hành chính trong công tác văn thư và lưu trữ ở Viện Khoa học Xã hội Việt Nam. Nhiệm vụ cấp Bộ do GS.TS Võ Khánh Vinh làm chủ nhiệm, năm 2007; - Hoàn thiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở Bộ Lao động – Thương binh và xã hội đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay. Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Thị Hường, Học viện Hành chính, năm 2010; - Đánh giá công tác ban hành và quản lý văn bản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam. Luận văn thạc sỹ Quản lý Hành chính công của Đỗ Hữu Phương, Học viện Hành chính, năm 2011. Khóa luận tốt nghiệp gồm có các đề tài như: - ” Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường của Bộ Nội vụ” của Phạm Ngọc Huyền, Học viện Hành chính( 2011); - “ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương- Bộ Công thương” Của Phạm Thị Loan, Đại học Nội vụ Hà Nội( 2016) Một số bài viết liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản trên các Tạp chí như: “ Đổi mới và nâng cao chất lượng văn thư- một yêu cầu cấp bách trong cải cách hành chính ở nước ta”, tác giả Nguyễn Quốc Thắng, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 6( 6/2008); Bài viết của Tác giả Nguyễn Trọng Biên “ Một số vấn đề về sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức ở nước ta hiện nay”, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 11( 11/2008) Ở phạm vi ngoài nước, cũng có một số nghiên cứu liên quan đến đề tài 5
  12. này như Quản trị Hành chính Văn phòng của tác giả Mike Harvey( 1996) Cuốn sách này chủ yếu trình bày vai trò của các nghiệp vụ Văn phòng trong đó có soạn thảo và ban hành văn bản với những nguyên tắc lý thuyết và thực hành; Cuốn sách Ngữ pháp văn bản của tác giả O.T. Moskalkaja (1996) nghiên cứu văn bản dưới góc độ ngữ pháp, những nguyên tắc không thể thiếu trong xây dựng văn bản, các yếu tố cấu thành ngữ pháp Nhìn chung, các công trình nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản trình bày khá tổng quan và đa dạng, đề cập đến các nội dung của công tác này từ tầm quan trọng đến các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày, quy trình, thủ tục ban hành văn bản, phân công trách nhiệm soạn thảo . ở những phạm vi và mức độ khác nhau. Đây chính là nguồn tài liệu quan trọng trong quá trình làm bài khóa luận này. Đã có đề tài nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm của ThS. Đỗ Hữu Phương năm 2011( lúc đó Viện có tên gọi là Viện Khoa học Xã hội Việt Nam). Luận văn này nghiên cứu về cả nghiệp vụ soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản. Bài khóa luận tôi thực hiện là sự tiếp thu và kế thừa các nghiên cứu trước và tìm hiểu chuyên sâu thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH từ năm 2014 đến năm 2016 và không trùng lặp với bất kì đề tài nào trước đó. 3.1. Mục tiêu nghiên cứu - Đề tài đi sâu tìm hiểu và làm rõ thực trạng, những mặt đã làm được,những hạn chế và nguyên nhân từ đó đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam. 3.2. Nội dung nghiên cứu Đề tài tập trung vào 3 nội dung chính: - Nghiên cứu cơ sở khoa học của công tác soạn thảo và ban hành văn 6
  13. bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. - Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. - Xây dựng các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện. 3. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chung của khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh và tổng hợp - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý luận và thực tiễn trước đó về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói riêng. - Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: thu thập các thông tin và chọn lọc những thông tin cần thiết. - Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp từ các cán bộ trong Văn phòng về thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được. - Phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi: Sử dụng phiếu hỏi để có cái nhìn khách quan, trung thực hơn về đề tài nghiên cứu. 4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu - Về đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. - Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam từ năm 2014-2016. 7
  14. 5. Ý nghĩa của đề tài - Đề tài cung cấp thông tin làm cơ sở để đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. - Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cho các nghiên cứu sau đó cùng chuyên đề. - Góp phần cải tiến lề lối làm việc của đội ngũ công, viên chức, nâng cao vai trò lãnh đạo của cán bộ cơ quan. 6. Giả thuyết nghiên cứu Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm đã đạt được những thành tựu đáng kể song vẫn còn tồn tại những hạn chế về thể thức văn bản, thủ tục, trình tự ban hành, làm giảm hiệu quả của các quyết định quản lý và tính hợp lý hợp pháp của văn bản. Việc nâng cao chất lựong của công tác này sẽ góp phần không nhỏ vào hoạt động chung của cơ quan. 7. Kết cấu của đề tài Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia làm 3 Chương: Chương 1: Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản Chương này trình bày cơ sở lý luận chung nhất về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, các khái niệm, tầm quan trọng, yêu cầu và quy trình soạn thảo văn bản nói chung để làm nền tảng cho việc khảo sát thực trạng công tác này ở chương sau. Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Trên cơ sở những lý thuyết được trình bày ở chương 1, chương 2 tập trung làm rõ thực trạng của công tác soạn thảo, ban hành văn bản của Viện trên nhiều phương diện với những số liệu thống kê cụ thể. Đưa ra nhận xét, đánh giá về ưu 8
  15. điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Sau khi phân tích thực trạng ở chương 2, trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp thiết thực để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo, ban hành văn bản của Viện. 9
  16. Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm văn bản Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo lĩnh vực cụ thể mà văn bản có nội dung khác nhau và được thể hiện bằng các hình thức khác nhau. Thường đó là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về thể thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục đích nhất định. Trong cuốn “ Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước” của Tác giả Bùi Khắc Việt do Nhà xuất bản khoa học xã hội ấn hành năm 1997 có trình bày khái niệm về văn bản như sau: ” Văn bản là sản phẩm của lời nói, thể hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên văn bản không phải đơn thuần là tổng số từ ngữ, những lời nói trên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình của quá trình, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó”. [50;10] Dưới góc độ ngôn ngữ học, Lê A và Đinh Thanh Huệ đã định nghĩa văn bản như sau: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng chữ viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó” [18; 139] Trong cuốn Tiếng Việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân đề cập” Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là ở dạng viết “.[25; 15] Xem xét dưới góc độ hành chính học, trong sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư, tác giả Vương Đình Quyền nhận định” Văn bản là 10
  17. khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức” [40;57], còn dưới góc độ văn bản học thì ” Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định” [40; 56] Như vậy, theo nghĩa chung nhất thì văn bản là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin. Thông tin trong văn bản là thông tin về các sự vật, hiện tượng, sự kiện sản sinh trong quá trình tự nhiên và xã hội. 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước Theo nghĩa chung nhất Văn bản quản lý Nhà nước là những văn bản dó các cơ quan Nhà nước hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo một trình tự, thủ tục, hình thức luật định, mang tính quyền lực và làm phát sinh các trách nhiệm pháp lý trong quá trình thực hiện. Trong sách” Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh đạo” của Tác giả Nguyễn Văn Thâm đã đưa ra khái niệm” Văn bản quản lý Nhà nước là văn bản thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan Nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước. Văn bản quản lý Nhà nước do cơ quan Nhà nước ban hành và sửa đổi theo Luật định” [46;26] Tác giả Vương Đình Quyền đề cập đến khái niệm Văn bản quản lý Nhà nước trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư như sau” Văn bản quản lý Nhà nước là văn bản mà các cơ quan Nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định”. [40;58] Như vậy, có nhiều cách nhìn nhận khác nhau về khái niệm này. Trong phạm vi khóa luận, Văn bản quản lý Nhà nước được hiểu theo nghĩa chung nhất như đã trình bày ở trên. 11
  18. 1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính Trong cuốn Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, tác giả Nguyễn Minh Phương nhận định: “Văn bản hành chính là những loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản ánh một vấn đề, một công việc nào đó theo quy định của pháp luật”. [36;7] Tác giả Ngô Sỹ Trung khái quát khái niệm này trong cuốn Soạn thảo vản bản hành chính (2015) như sau: “ Văn bản hành chính là các thông tin quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý xã hội”. [48;6] Như vậy có thể hiểu văn bản hành chính là văn bản mang tính thông tin dùng để ghi chép, truyền đạt quyết định quản lý và các thông tin cần thiết khác cho hoạt động quản lý theo đúng thẩm quyền, thể thức và thủ tục luật định. Nói cách khác, văn bản hành chính là phương tiện quan trọng để đảm bảo thông tin trong quản lý và nó phản ánh kết quả của hoạt động quản lý, đồng thời nó truyền đạt ý chí, mệnh lệnh của cấp trên đối với cấp dưới thuộc phạm vi quản lý. Văn bản hành chính là thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan tổ chức với nhau hoặc giữa cơ quan tổ chức với công dân. Văn bản hành chính gồm có 2 loại: - Văn bản hành chính cá biệt: Là phương tiện thể hiện quyết định quản lý do cơ quan có thẩm quyền ban hành nhằm quyết định các vấn đề cụ thể của cơ quan. Các văn bản hành chính cá biệt thường gặp là: Quyết định bổ nhiệm, quyết định nâng bậc lương - Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan Nhà nước như văn bản hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, báo cáo tình hình, trao đổi công việc, theo dõi tình hình thực hiện công việc. 12
  19. Văn bản hành chính thông thường gồm 2 loại chính: + Văn bản có tên loại: Quyết định, quy chế, thông báo, quy định, nội quy, hướng dẫn, đề án, báo cáo, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các loại giấy( giấy giới thiêu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền) , các loại phiếu( phiếu khảo sát, phiếu gửi, phiếu trình) + Văn bản không có tên loại: Công văn 1.2. Các chức năng của Văn bản 1.2.1. Chức năng pháp lý Văn bản là phương tiện ghi chép và truyền đạt các văn bản quy phạm pháp luật và để điều tiết các mối quan hệ xã hội bằng hệ thống luật pháp đã được văn bản hóa, tạo điều kiện phổ biến rộng rãi, đầy đủ, chính xác việc thực thi pháp luật một cách đúng đắn, nghiêm minh và thống nhất. Các thông tin về pháp luật, các quy định của Nhà nước, mối quan hệ và trách nhiệm pháp lý của các cơ quan đều được thể hiện bằng văn bản. Do vậy văn bản là công cụ được sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội, đồng thời cũng là tiếng nói chính thức của cơ quan đó, được thể hiện bằng dấu của cơ quan và chữ ký của người có thẩm quyền. Đó là những bằng chứng đảm bảo cho văn bản ban hành có giá trị pháp lý, tức là có hiệu lực thi hành và trong một số trường hợp có thể dùng làm căn cứ để giải quyết mâu thuẫn, truy cứu trách nhiệm. 1.2.2. Chức năng thông tin Chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất của văn bản, vì trong quá trình quản lý, điều hành và các hoạt động khác của cơ quan, tổ chức thì văn bản là phương tiện truyền tải thông tin quan trọng nhất và phổ biến nhất. Các thông tin văn bản cung cấp có thể là: - Thông tin về đường lối của Đảng, các chính sách, pháp luật của Nhà nước liên quan đến mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của cơ quan 13
  20. - Các thông tin quản lý trong nội bộ tổ chức - Các quyết định quản lý giữa các cơ quan với nhau, hoặc giữa các bộ phận trong cơ quan - Thông tin về các mặt hoạt động của cơ quan. - Thông tin bằng văn bản là thông tin có độ chính xác, tin cậy cao nhất. 1.2.3. Chức năng quản lý Văn bản là phương tiện hữu hiệu trong việc truyền đạt các quyết định quản lý cho cấp dưới một cách thuận lợi và chính xác. Trong công tác quản lý, văn bản được sử dụng vào nhiều mục đích quan trọng như: Truyền đạt các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc thực hiện công việc; báo cáo tình hình lên cấp trên, liên hệ, trao đổi công việc với các cơ quan khác. Trong đó khâu quan trọng nhất là truyền đạt các quyết định quản lý như triển khai các nội dung của chủ trương, chính sách, kế hoạch Các thông tin trong văn bản sẽ làm cơ sở để tổ chức quản lý các hoạt động của cơ quan, tiến hành kiểm tra đôn đốc cũng như đánh giá hiệu quả công việc đồng thời là cơ sở pháp lý để đề ra các quy định đảm bảo tính hiệu quả và tính luật. 1.3. Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản 1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền Mỗi cơ quan tổ chức tham gia quản lý xã hội, trong quá trình tồn tại và phát triển đều phải thực hiện hoạt động hành chính trong nội bộ và với cơ quan tổ chức khác, và các thông tin đó phải được văn bản hóa. Văn bản ban hành phải đảm bảo đúng thẩm quyền về nội dung và thẩm quyền về hình thức. Thẩm quyền về nội dung: Văn bản phải đảm bảo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành theo đúng với văn bản quy 14
  21. định; không có sự chồng chéo, mâu thuẫn chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ quan, bộ phận, cá nhân. Thẩm quyền về hình thức: Văn bản được ban hành đúng thể loại văn bản được quy định với từng loại cơ quan, cá nhân. 1.3.2. Yêu cầu về nội dung Nội dung văn bản là thành phần quan trọng nhất của văn bản. Mỗi loại hình văn bản có nội dung khác nhau song đều phải đảm bảo các yêu cầu cũng như mục đích ban hành, phải đảm bảo phù hợp với chủ trương, quan điểm của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, nhất là đối với văn bản Quy phạm pháp luật( QPPL) ban hành phải đúng thẩm quyền, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất của hệ thống văn bản QPPL, đảm bảo tính thực tiễn, tính lịch sử của văn bản. - Nội dung văn bản ban hành phải có tính mục đích. Mục đích của nội dung văn bản thể hiện ở tính thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tiễn đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với văn bản của cấp trên, có tính khả thi và góp phần hoàn thiện, nâng cao chất lượng của hệ thống văn bản pháp luật. Đây là yêu cầu đòi hỏi tất yếu mà mọi văn bản khi soạn thảo cần thực thi. Vì thực tiễn là cơ sở của chân lý, là tiêu chuẩn của pháp luật, văn bản ban hành phù hợp với thực tiễn sẽ khẳng định tính đúng đắn của văn bản đó. - Nội dung văn bản phải phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức, phải đảm bảo chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, phải đúng thẩm quyền và đảm bảo tính thống nhất, tính chính xác, không làm thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của công dân. Để đáp ứng được yêu cầu này đòi hỏi người tham gia vào công tác soạn thảo văn bản không những phải nắm vững đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước còn phải có tâm đức trong công việc mới có thể thể 15
  22. chế hoá đầy đủ, chính xác và khách quan vào văn bản trong điều kiện nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay. - Nội dung văn bản ban hành phải đảm bảo tính khoa học: tính khoa học của văn bản thể hiện ở chỗ: văn bản có đầy đủ thông tin pháp lý và thông tin từ thực tiễn, các thông tin này phải được xử lý và đảm bảo tính chính xác, logic về nội dung, nhất quán về chủ đề tránh tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các quy định về pháp luật. Tính khoa học của văn bản còn thể hiện ở việc sử dụng ngôn ngữ đại chúng để mọi tầng lớp nhân dân đều hiểu được. Tính khoa học còn thể hiện thông qua việc lựa chọn hình thức văn bản phải phù hợp với từng công việc cụ thể để người soạn thảo trình bày nội dung văn bản cần truyền đạt thuận lợi nhất, tuân thủ pháp luật và các quy định hiện Hành đơn giản, đảm bảo thẩm mỹ mà không vi phạm nguyên tắc. - Nội dung văn bản phải đảm bảo tính phổ thông đại chúng: văn bản khi soạn thảo và ban hành phải đáp ứng với trình độ dân trí, dễ hiểu, dễ nhớ song không làm ảnh hưởng đến tính nghiêm túc chặt chẽ và khoa học của văn bản. Vì sự quản lý của cơ quan, tổ chức nhất là sự quản lý của cơ quan quản lý nhà nước luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân, chính nhân dân là đối tượng thực thi. Tính phổ thông đại chúng giúp cho quần chúng nhân dễ dàng, nhanh chóng nắm bắt chính xác ý đồ của cơ quan ban hành văn bản để từ đó có hành vi đúng đắn thực hiện Tính dân chủ của văn bản chỉ thực sự có được khi: văn bản phản ánh được nguyện vọng của nhân dân, vừa có tính thuyết phục, vừa có tính động viên nhân dân, tạo được không khí lành mạnh trong việc tuân thủ pháp luật và xây dựng đạo đức xã hội trong nhân dân. Các quy định cụ thể trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về quyền lợi, nghĩa vụ của công dân. - Văn bản phải có tính khả thi: tính khả thi là một yêu cầu đối với mọi loại hình văn bản, đồng thời đó cũng là hiệu quả của sự kết hợp đúng đắn và 16
  23. hợp lý các yêu cầu đã nêu trên. Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ, nhanh chóng và hiệu quả, văn bản còn phải hội tụ các điều kiện sau: + Nội dung văn bản đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành. Đây cùng là yêu cầu về kinh tế vì nếu nội dung văn bản ban hành phù hợp với sự phát triển của kinh tế xã hội thì sẽ thúc đẩy xã hội phát triển. Ngược lại nếu văn bản đưa ra các quy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng kinh tế thì không có cơ sở, điều kiện vật chất để thực thi, sẽ làm tổn hại đến uy tín của Nhà nước và tạo điều kiện phát sinh tiêu cực. Nếu văn bản chứa đựng các quy phạm hay mệnh lệnh quá lạc hậu sẽ không kích thích sự năng động, sáng tạo của các chủ thể và làm lãng phí thời gian và tài sản của đất nước. + Nội dung văn bản phải phản ánh được các quy luật kinh tế nhằm đưa các quy định, mệnh lệnh hướng nền kinh tế cũng như toàn bộ xã hội vận động theo đúng các quy luật khách quan. Với các yêu cầu trên ta thấy, khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm để thực hiện các quyền đó; đồng thời phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể. 1.3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày Kỹ thuật trình bày văn bản gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn bản, vị trí các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ được thực hiện theo các quy định sau: - Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính 17
  24. phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Về thể thức bao gồm các thành phần bắt buộc sau: + Quốc hiệu + Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản + Số, ký hiệu văn bản + Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản + Tên loại và trích yếu nội dung văn bản + Nội dung văn bản + Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền + Dấu của cơ quan tổ chức + Nơi nhận Bên cạnh các thành phần thể thức bắt buộc trên, có thể có các thành phần khác tùy thuộc mục đích và nội dung của văn bản như: + Dấu chỉ mức độ khẩn + Dấu chỉ mức độ mật + Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến + Địa chỉ cơ quan; Địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, số Fax, địa chi trang thông tin điện tử + Ký hiệu người đánh máy và số lượng văn bản phát hành + Chỉ dẫn phụ lục kèm theo + Đánh số trang Các yếu tố này sẽ được làm rõ trong phần thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở chương II. 1.3.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 18
  25. Trong sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư, GS Vương Đình Quyền đề cập “ Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các công việc cần thực hiện trong quá trình soạn thảo văn bản. Quy trình soạn thảo văn bản cho phép định hướng từ đầu một cách hợp lý nhất đối với từng cơ quan, từng đơn vị, từng loại văn bản được soạn thảo”. Tác giả Nguyễn Văn Thông đưa ra quy trình này trong cuốn Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước gồm 05 bước sau: + Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa từ đó xác định tên loại văn bản + Xây dựng bản thảo + Thông qua lãnh đạo +Xử lý kỹ thuật về mặt hành chính + Ký và ban hành văn bản Theo quy định của Pháp luật tại Nghị định 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư có điều khoản nói về trình tự của việc xây dựng và ban hành văn bản nói chung gồm các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Giai đoạn này gồm các công việc sau: - Xác định mục đích và định hướng khi xây dựng văn bản + Xác định mục đích ban hành văn bản: Liên quan đến các mục đích như để thông tin, để trao đổi công việc, để giao dịch hoặc báo cáo tình hình hay đặt ra các quy tắc xử sự đối với đối tượng cụ thể - Xác định thẩm quyền ban hành và tính pháp lý của văn bản: Văn bản có thuộc phạm vị chức năng quyền hạn của cơ quan không? Là văn bản có tính pháp lý hay văn bản thông thường, quan hệ giữa cơ quan ban hành với các cơ quan khác? Nội dung có đúng với các văn bản đã ban hành trước đó không? 19
  26. - Xác định hình thức, nội dung, mức độ khẩn mật của văn bản: Khi xác định rõ mục đích soạn thảo, người soạn thảo sẽ dễ dàng xác định được hình thức văn bản, từ đó xác định bố cục nội dung của văn bản và xem xét tính chất của vấn đề soạn thảo để đề xuất với lãnh đạo quyết định mức độ khẩn mật của văn bản. - Thu thập và xử lý thông tin: Để văn bản ban hành được chính xác, thuyết phục, người soạn thảo phải thu thập các thông tin liên quan đến vấn đề được nói đến trong văn bản. Nguồn của thông tin thu thập thường là: + Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên + Văn bản nội bộ cơ quan + Văn bản của cơ quan tổ chức liên quan bên ngoài cơ quan Sau khi thu thập, thông tin này phải được xử lý, sắp xếp để phục vụ tốt nhất cho mục đích ban hành văn bản, tránh trùng thừa, chồng chéo hoặc có nội dung không sát với vấn đề được đề cập trong văn bản. Bước 2: Soạn thảo văn bản - Lập đề cương: Đề cương là bản trình bày những điểm chính, cốt lõi dự kiến thể hiện trong nội dung văn bản. Xây dựng đề cương giúp người soạn thảo chủ động hơn, bố cục văn bản chặt chẽ hơn, tránh bỏ sót các ý quan trọng, - Viết bản thảo: Người soạn thảo dùng lời văn, câu chữ cụ thể hóa các điểm chính đã được xác định trong đề cương. Bám sát để cương để chia bố cục hợp lý, linh hoạt trong sử dụng câu từ, liên kết các đoạn, câu để văn bản thành một thể thống nhất. - Kiểm tra văn bản. Sau khi viết bản thảo, kiểm tra bản thảo về nội dung đã phù hợp với mục đích ban hành, thẩm quyền, vấn đề trọng tâm được trình bày nổi bật. Về hình thức, kiểm tra các thành phần thể thức đã trình này đúng với quy định chưa? Ngôn ngữ sử dụng hợp lý, xúc tích chưa? 20
  27. - Lấy ý kiến cho dự thảo: Người soạn thảo gửi bản thảo đến các đơn vị bộ phận liên quan để lấy ý kiến góp ý. Sau đó, người soạn thảo tổng hợp, nghiên cứu, tiếp thu ý kiến và hoàn thiện dự thảo văn bản. Bước 3: Duyệt và trình ký văn bản Sau khi hoàn thiện dự thảo, người soạn thảo có trách nhiệm trình người phân công soạn thảo để duyệt dự thảo. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước lãnh đạo cơ quan và trước pháp luật. Bộ phận Hành chính( Văn phòng) có trách nhiệm kiểm tra mọi thông tin, kỹ thuật trỉnh bày, thể thức và và có nhiệm vụ hoàn thiện thủ tục ban hành văn bản. Sau khi bộ phận Hành chính duyệt, dự thảo văn bản được chuyển lên người có thẩm quyền ký. Người ký văn bản sẽ duyệt lần cuối trước khi ký. Bước 4 : Ban hành văn bản Sau khi văn bản được ký ban hành, người chịu trách nhiệm soạn thảo chuyển văn bản cho văn thư để hoàn thiện thủ tục ban hành gồm có các công việc: + Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản + Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản + Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản + Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành + Đóng dấu cơ quan + Phát hành văn bản + Lưu văn bản + Theo dõi văn bản phát hành. Như vậy căn cứ theo các văn bản quy phạm pháp luật, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nói chung được thực hiện như đã trình bày ở trên. 21
  28. Tùy tính chất công việc và đặc điểm của từng cơ quan mà quy trình đó có thể thay đổi hoặc thêm/ bớt một vài bước trong đó. 1.3.5. Yêu cầu về ngôn ngữ. Đặc trưng của ngôn ngữ trong văn bản thể hiện ở các yêu cầu sau: - Tính chính xác, rõ ràng: Cách diễn đạt trong câu phải chính xác, dễ hiểu. Cách dùng từ phải nhất quán và đơn nghĩa, câu phải mạch lạc, ngắn gọn và có sự liên kết - Tính phổ thông đại chúng: Tránh dùng các từ ngữ trừu tượng, trong trường hợp có sử dụng phải có sự giải nghĩa rõ ràng, không sử dụng tiếng lóng, tiếng địa phương. - Tính khách quan: Văn bản phải thể hiện được được ý chí khách quan, hạn chế sử dụng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất, không có yếu tố cảm xúc cá nhân. - Tính khuôn mẫu: Văn bản phải trình bày đúng quy định của nhà nước về thể thức, kỹ thuật trình bày. Tính khuôn mẫu cho phép văn bản sử dụng các cấu trúc, thuật ngữ nhiều lần. - Tính trang trọng lịch sự: Sử dụng cách diễn đạt mang tính nghi thức, thể hiện sự tôn trọng; từ ngữ đơn nghĩa, thống nhất; sử dụng các mẫu câu mang tính lịch sự sẵn có. Tiểu kết Chương 1 đề cập đến cơ sở khoa học của công tác soạn thảo và ban hành văn bản, khái quát các khái niệm, chức năng của văn bản, các yêu cầu của công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Từ đó nhận thức tầm quan trọng của công tác này, tính thiết yếu phải nâng cao hiệu quả của soạn thảo và ban hành văn bản đồng thời làm cơ sở để phân tích và đưa ra những nhận xét về thực trạng thực hiện công tác này tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 22
  29. Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM 2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - tên giao dịch quốc tế là Vietnam Academy of Social Sciences - có tiền thân từ Ban nghiên cứu Văn học, Lịch sử và Địa lý (gọi tắt là Ban nghiên cứu Văn - Sử - Địa) được thành lập ngày 02 tháng 12 năm 1953, trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp. Viện có lịch sử ra đời và bề dày hoạt động gắn liền với những bước thăng trầm của lịch sử dân tộc, trải qua các thời kì phát triển với nhiều tên gọi khác nhau: Ủy ban Khoa học Xã hội Việt Nam thuộc Ủy ban khoa học Nhà nước trực thuộc Hội đồng Chính phủ (Sắc lệnh 01/52 ngày 04 tháng 3 năm1959 của Chủ tịch nước); Viện Khoa học Xã hội Việt Nam (Quyết định số 165/TVQH ngày 11 tháng 10 năm 1965 của Quốc hội); Ủy ban Khoa học Xã hội Việt Nam (Quyết định số 47/TVQH ngày 19 tháng 6 năm 1967 của Quốc hội); Viện Khoa học Xã hội Việt Nam (Nghị quyết số 244/NQ-HĐNN ngày 31 tháng 3 năm 1990 của Hội đồng Nhà nước); Trung tâm KHXH và Nhân văn Quốc gia (Quyết định số 23/CP ngày 22 tháng 5 năm 1993 của Thủ tướng Chính phủ); Viện KHXH Việt Nam (Nghị định số 26/2004/NĐ-CP ngày 15 tháng 1 năm 2004 của Chính phủ); Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam( Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ). 23
  30. Như vậy trải qua các giai đoạn lịch sử với các tên gọi khác nhau, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ngày càng phát triển và có những đóng góp to lớn trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học xã hội. 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ. Hiện nay, chức năng, nhiệm vụ của Viện được quy định tại Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 và Nghị định số 217/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 sửa đổi bổ sung nghị định 109/2012/NĐ- CP của Chính phủ. Theo đó, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cơ bản như sau: - Tập trung nghiên cứu về những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội Việt Nam, lý luận kinh nghiệm phát triển của các quốc gia trên thế giới, dự báo xu hướng phát triển chủ yếu trên thế giới và khu vực, đánh giá những tác động nhiều mặt của quá trình toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế đến sự phát triển chung của toàn cầu, khu vực và Việt Nam; nghiên cứu những khía cạnh khoa học xã hội của sự phát triển khoa học và công nghệ và nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, phát triển xã hội dân sự và nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam; nghiên cứu những vấn đề về kinh tế, dân tộc, tôn giáo, lịch sử, văn hóa nhằm phát huy sức mạnh toàn dân tộc trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Cụ thể là: - Nghiên cứu sự phát triển của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, phát triển xã hội dân sự và nền dân chủ xã hội chủ nghĩa. - Nghiên cứu những vấn đề cơ bản và cấp bách về dân tộc, tôn giáo, lịch sử, văn hoá. - Nghiên cứu những vấn đề cơ bản về sự phát triển toàn diện con người Việt Nam. - Nghiên cứu những vấn đề về đổi mới và hoàn thiện hệ thống chính trị, 24
  31. nâng cao năng lực cầm quyền và lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam; hiệu lực, hiệu quả của Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam; từng bước hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam. Những vấn đề cơ bản, toàn diện, có hệ thống về lý thuyết phát triển của Việt Nam dưới tác động của toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế. - Nghiên cứu, điều tra cơ bản, liên ngành về khoa học xã hội, phân tích và dự báo về kinh tế - xã hội. - Tổ chức biên soạn những bộ sách lớn, tiêu biểu cho tinh hoa của trí tuệ Việt Nam và thế giới. - Tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng. - Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; tham gia phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao về khoa học xã hội; tổ chức hợp tác nghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội với các tổ chức quốc tế, các Viện và trường đại học nước ngoài. - Góp ý và phản biện các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách, chương trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp. - Xây dựng hệ thống quốc gia về thông tin khoa học xã hội, phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí. Qua các thời kỳ, với nhiều tên gọi khác nhau, chức năng, nhiệm vụ của Viện được bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần nhằm đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ của mỗi một giai đoạn lịch sử nhất định, nhưng về cơ bản, chức năng, nhiệm vụ chính của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam vẫn không thay đổi. Đó là chức năng nghiên cứu về khoa học xã hội, cung cấp các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chiến lược và chính sách phát triển nhanh, bền vững đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; tổ chức, tư vấn chính sách và đào 25
  32. tạo nguồn nhân lực chất lượng cao về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội trong cả nước. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan hoạt động độc lập, với chức năng, nhiệm vụ, địa vị pháp lý rõ ràng, là một bộ phận cấu thành của tổ chức hệ thống chính trị. Bộ máy làm việc của Viện Hàn lâm được tổ chức chặt chẽ. Cơ cấu tổ chức theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ bao gồm: Lãnh đạo Viện gồm có Chủ tịch Viện và các Phó Chủ tịch Viện. Trong đó Chủ tịch Viện là người đứng đầu và lãnh đạo Viện, chịu trách nhiệm trước Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật về toàn bộ các hoạt động của Viện. Các Phó Chủ tịch giúp Chủ tịch Viện chỉ đạo, điều hành các công việc theo sự phân công của Chủ tịch Viện. Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Viện có 05 cơ quan chuyên môn: Văn phòng; Ban Tổ chức cán bộ; Ban Kế hoạch – Tài chính; Ban Quản lý khoa học; Ban Hợp tác quốc tế với chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan như sau: - Văn phòng: Là cơ quan có tư cách pháp nhân, chức năng tham mưu giúp việc Chủ tịch Viện thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện về các mặt công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất (nhà đất, tài sản), y tế, trật tự an toàn cơ quan; đảm bảo điều kiện làm việc và phối hợp đồng bộ với các cơ quan giúp việc Chủ tịch Viện phối hợp công tác với Văn phòng các Bộ, Ngành và địa phương; chủ tài khoản cấp 3 và chủ đầu tư do Chủ tịch Viện quyết định. - Ban Tổ chức cán bộ: Tham mưu giúp việc Chủ tịch Viện về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức của Viện; xây dựng các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các đơn vị trực 26
  33. thuộc; xây dựng các đề án về công tác cán bộ, công chức của Viện; phân bổ và tổ chức thực hiện kế hoạch biên chế, tiền lương hàng năm; xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Viện; thực hiện công tác thi đua, khen thưởng; thực hiện sơ kết tổng kết về công tác tổ chức cán bộ; phối hợp đồng bộ với các cơ quan giúp việc Chủ tịch. - Ban Kế hoạch-Tài chính: có nhiệm vụ xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn của Viện; xây dựng dự toán ngân sách, tổng hợp, cân đối kế hoạch 5 năm và hàng năm của Viện; tổng hợp và cân đối ngân sách, dự toán ngân sách hàng năm cho các lĩnh vực hoạt động của Viện; thẩm định dự toán và trình duyệt kinh phí thực hiện nhiệm vụ khoa học công nghệ, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, các dự án sử dụng nguồn ngân sách nhà nước; kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch, chấp hành chính sách, chế độ tài chính kế toán, thẩm định khóa luận quyết toán tài chính; quản lý thống nhất các nguồn vốn, kinh phí trong và ngoài ngân sách, nguồn viện trợ nước ngoài; cân đối phân bổ vốn đầu tư xây dựng cơ bản; quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác tạp chí, xuất bản, thông tin tư liệu thư viện; hướng dẫn, kiểm tra, chỉ đạo công tác thống kê lập khóa luận kế hoạch tài chính; quản lý tài sản công tại các đơn vị trực thuộc. - Ban Quản lý khoa học: Tham mưu, tư vấn cho Chủ tịch Viện về xây dựng và thực hiện thống nhất chính sách, chế độ hiện hành về hoạt động khoa học; xây dựng chiến lược dài hạn và kế hoạch nghiên cứu khoa học 5 năm, nghiên cứu trọng điểm; xây dựng kế hoạch nghiên cứu khoa học và dự toán ngân sách hàng năm của các chương trình, đề tài, nhiệm vụ, dự án điều tra; tổ chức xét duyệt đề cương, ký kết hợp đồng khoa học, đánh giá nghiệm thu, thanh lý hợp đồng các chương trình, đề tài, dự án, nhiệm vụ nghiên cứu; hướng dẫn, kiểm tra đánh giá tiến độ kế hoạch nghiên cứu khoa học; hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện những quy định, quy chế quản lý hoạt động khoa học 27
  34. của Nhà nước và của Viện; phối hợp với Ban Kế hoạch-Tài chính thẩm định dự toán kinh phí các chương trình, đề tài, dự án, nhiệm vụ của Viện; phối hợp đồng bộ với cơ quan giúp việc khác thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo của Chủ tịch Viện được kịp thời có hiệu quả. - Ban Hợp tác quốc tế có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch, chương trình và dự án hợp tác quốc tế do Viện thống nhất quản lý; tham mưu, tư vấn cho Chủ tịch về xây dựng, thực hiện chính sách của Nhà nước và quy chế hoạt động hợp tác quốc tế; giúp việc Chủ tịch Viện trong việc quản lý thống nhất các hoạt động hợp tác quốc tế; phối hợp với các Ban chức năng thẩm định nội dung các kế hoạch chương trình và dự án; hướng dẫn tư vấn và phối hợp đồng bộ với các đơn vị thuộc Viện xây dựng và thực hiện các đề tài, dự án khoa học; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện quy chế hợp tác quốc tế của Viện; thiết lập và mở rộng quan hệ với các tổ chức quốc tế, các nhà tài trợ, các cơ quan hợp tác quốc tế của các Bộ, Ngành, địa phương và các tổ chức khoa học trong cả nước. Về các đơn vị thuộc, trực thuộc: Tính đến tháng 11/2016, Viện Hàn lâm có 49 đơn vị thuộc, trực thuộc, trong đó có 32 Viện nghiên cứu đa ngành, chuyên ngành; 5 đơn vị sự nghiệp; 12 tổ chức đoàn thể, các cơ quan chức năng giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm trên các lĩnh vực hoạt động. 05 đơn vị sự nghiệp: Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam; Tạp chí KHXH Việt Nam; Nhà xuất bản KHXH; Nhà xuất bản Từ điển bách khoa; Học viện KHXH. 32 đơn vị nghiên cứu chuyên ngành: Nghiên cứu chuyên sâu về các lĩnh vực khoa học xã hội. Các tổ chức đoàn thể: Đảng ủy Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam; Công đoàn; Đoàn Thanh niên; Hội Cựu chiến binh Các tổ chức đoàn thể này hoạt động tuân theo điều lệ của các đoàn thể. 28
  35. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm KHXK Việt Nam ( Phụ lục số 01 ) Như vậy, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan sự nghiệp trực thuộc Chính phủ. Dựa vào quy định của Luật Tổ chức Chính phủ và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Chính phủ, có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức như đã trình bày cụ thể ở trên. 2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Để đánh giá thực trạng của công tác soạn thảo các loại văn bản, phạm vi đề tài được chọn từ mốc 2014 trở lại đây. Thời điểm này cũng tương ứng với thời điểm Viện tiếp tục thực hiện chương trình cải cách hành chính theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ mà Văn phòng Viện là đơn vị tiên phong. Trong các kế hoạch thực hiện cải cách hành chính, nâng cao chất lượng soạn thảo các loại văn bản được xác định là một trong những nội dung, mục tiêu quan trọng. Đặc biệt từ năm 2014 đến 2016, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam được bầu là đơn vị Khối trưởng Khối thi đua các ngành Khoa học - Văn hóa - Xã hội, là đơn vị tiên phong duy trì nề nếp và nâng cao hiệu quả hoạt động, trao đổi chuyên môn với các cơ quan khác trong Khối. Như vậy đề tài không trùng lặp với đề tài khác và khảo sát các số liệu từ năm 2014- 2016. Trong hoạt động quản lý và điều hành của Viện, công tác soạn thảo văn bản là một nhiệm vụ trọng điểm và mang tính chất thường xuyên, đặc biệt trong giai đoạn tiếp tục đẩy mạnh chương trình cải cách hành chính. Để văn bản ban hành đảm bảo chất lượng, đòi hỏi người làm công tác soạn thảo phải nắm vững và biết cách vận dụng các kiến thức và kỹ năng như: Các yêu cẩu về soạn thảo văn bản, phương pháp thu thập và xử lý thông tin, xây dựng đề cương và bố cục văn bản, kỹ năng sử dụng từ ngữ, cách trình bày văn bản phù hợp với từng thể loại văn bản. Để hiểu đầy đủ bản chất của công tác soạn thảo và ban hành văn bản người ta gọi công tác này là kỹ thuật soạn thảo văn bản 29
  36. hay kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản. 2.2.1. Phân công trách nhiệm đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Trách nhiệm soạn thảo và ban hành văn bản được quy định tại Điều 13 Quy định soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ( Ban hành kèm theo Quyết định 2305/QĐ-KHXH ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam) như sau: *Trách nhiệm của Chủ tịch Viện: - Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định của Viện, của pháp luật về soạn thảo và ban hành văn bản. - Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản đối với các đơn vị trực thuộc, chủ trì hoặc ủy quyền xử lý các vi phạm theo thẩm quyền. - Xem xét và duyệt kinh phí hàng năm cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản. *Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm: - Chánh Văn phòng giúp Chủ tịch Viện trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư nói chung trong đó có công tác soạn thảo và ban hành văn bản, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị trực thuộc Viện. - Chịu trách nhiệm về việc báo cáo thống kê tổng hợp về soạn thảo và ban hành văn bản của Viện Hàn lâm. *Trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc Viện: Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Viện có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Viện về soạn thảo và ban hành văn bản, quy định mẫu văn bản của đơn vị trực thuộc theo công văn số 936/VP-THTTBT ngày 20 tháng 5 năm 2016, chịu trách nhiệm trong đơn vị mình về việc xử lý các vi phạm theo thẩm quyền được giao. - Chịu trách nhiệm về việc báo cáo thống kê tổng hợp về soạn thảo và 30
  37. ban hành văn bản của đơn vị mình cho Văn phòng Viện trước ngày 15 tháng 01 của năm kế tiếp. *Trách nhiệm của cá nhân làm công tác văn thư: Trong quá trình soạn thảo văn bản cũng như giải quyết các công việc liên quan đến công tác này, cá nhân phải thực hiện nghiêm các quy định tại Quy chế Văn thư lưu trữ của Viện và các quy định liên quan khác của Pháp luật và báo cáo tình hình thực hiện cũng như để xuất cấp trên giải quyết các vướng mắc ngoài phạm vi thẩm quyền. Cán bộ phải cập nhật những thay đổi trong các văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản để kịp thời điều chỉnh, có ý kiến đóng góp nâng cao chất lượng văn bản cho cơ quan. *Phân công trách nhiệm theo lĩnh vực hoạt động Trên từng lĩnh vực hoạt động được phân công một cách tương đối rõ ràng, độc lập: - Văn phòng tham mưu giúp Chủ tịch Viện về công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất (nhà đất, tài sản), y tế, trật tự an toàn cơ quan. Thẩm quyền ban hành văn bản của Văn phòng được quy định tại Quyết định số 517/QĐ-KHXH ngày 07 tháng 4 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm): Văn phòng Chủ trì hoặc tham gia soạn thảo các văn bản quản lý của Viện theo sự phân công của Chủ tịch Viện; tổ chức việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Chủ tịch Viện trong toàn Viện theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, rà soát lần cuối về mặt pháp lý các văn bản hành chính mà các đơn vị, các Ban chức năng soạn thảo trình Chủ tịch xem xét, ban hành; góp ý kiến cho dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước gửi đến. - Ban Tổ chức cán bộ giúp Chủ tịch Viện xây dựng các văn bản về: tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức của Viện; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các đơn vị trực thuộc; các vấn đề về biên chế, tiền lương; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của 31
  38. Viện; công tác thi đua, khen thưởng. - Ban Kế hoạch-Tài chính xây dựng các văn bản về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn của Viện; về công tác quản lý tài chính; tài sản của Viện. - Ban Quản lý khoa học tham mưu, tư vấn cho Chủ tịch Viện về hoạt động khoa học; xây dựng văn bản và quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học của Viện. - Ban Hợp tác quốc tế tham mưu, tư vấn cho Chủ tịch Viện về các hoạt động hợp tác quốc tế; giúp việc Chủ tịch Viện trong việc quản lý thống nhất các hoạt động hợp tác quốc tế của Viện; thiết lập và mở rộng quan hệ với các tổ chức quốc tế, các nhà tài trợ, các cơ quan hợp tác quốc tế của các Bộ, Ngành, địa phương và các tổ chức khoa học trong cả nước. Việc phân công trách nhiệm soạn thảo văn bản giúp Chủ tịch Viện theo chức năng, nhiệm vụ của từng ban chức năng như vậy giúp hệ thống văn bản của Viện ban hành đảm bảo tính khoa học, thống nhất, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng văn bản ban hành chồng chéo, trùng lặp nhau trong Viện. Văn bản của các đơn vị, các Ban chức năng soạn thảo trình Chủ tịch Viện trước khi ban hành được Văn phòng Viện rà soát lần cuối về mặt pháp lý đảm bảo tính thống nhất, nhất quán không chỉ trong toàn Viện mà còn với các hệ thống văn bản khác. Văn bản của Viện triển khai các văn bản của Nhà nước, văn bản sau ban hành không trái với văn bản trước đã ban hành. Giữa các văn bản có mối quan hệ hỗ trợ, ràng buộc, phụ thuộc lẫn nhau trong toàn hệ thống theo chiều ngang, dọc, đan xen lẫn nhau theo trật tự nhất định chặt chẽ. 2.2.2. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng, Viện đã thực hiện theo các văn bản quy định của Nhà nước như sau: - Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; 32
  39. - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; - Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; - Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 Của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; - Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000; - Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết việc thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước; - Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước; Việc thực hiện theo các văn bản quy định giúp cho công tác này đi vào nền nếp. Và để thực hiện tốt hơn công tác soạn thảo và ban hành văn bản, Viện đã căn cứ vào “Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức” để xây dựng Quy chế áp dụng trong toàn Viện. Sau các lần sửa đổi, Quy chế văn thư, lưu trữ mới nhất của Viện là Quy chế năm 2016( Ban hành kèm theo Quyết định số 2316/QĐ- KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam). Đồng thời, để cụ thể hóa các nội dung về soạn thảo và ban hành văn bản của Quy chế, Viện đã ban hành Quy định soạn thảo, ban hành văn bản quản lý của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam( Ban hành kèm theo Quyết định số 2305/QĐ – KHXH 33
  40. ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam). Quy chế văn thư lưu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam( Phụ lục 02) Liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản, tại Quyết định số 412/QĐ- KHXH ngày 18 tháng 3 năm 2016, Viện đã Quyết định ban hành Quy chế về vấn đề bảo vệ bí mật Nhà nước tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Như vậy, chỉ trong 2 năm gần đây, Viện đã ban hành 2 Quy chế văn thư, lưu trữ năm 2014 và 2016 với các nội dung ngày càng được quy định cụ thể, điều này cho thấy Viện đã quan tâm đến công tác văn thư lưu trữ nói chung, trong đó có công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Đây là điều kiện quan trọng để nâng cao chất lượng văn bản góp phần vào hiệu quả hoạt động chung của Viện. 2.2.3. Nhận thức của cán bộ Viện Khoa học xã hội Việt Nam về công tác soạn thảo, ban hành văn bản. Năm 2011, tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã có công trình đề cập đến nhận thức của cán bộ Viện về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của ThS Đỗ Hữu Phương, Học viện Hành chính. Trên cơ sở nghiên cứu đã có và xét theo phạm vi đề tài tìm hiểu chuyên sâu về công tác soạn thảo, ban hành văn bản từ năm 2014-2016, dưới sự hướng dẫn của Chánh Văn phòng, tôi đã khảo sát về mức độ nhận thức của cán bộ Viện đối với công tác này bằng phương pháp kết hợp phỏng vấn đối với 22 cán bộ và điều tra bằng phiếu hỏi với 37 cán bộ Viện, đặc biệt là những cán bộ văn thư, lưu trữ- những người trực tiếp và thường xuyên tiếp xúc với văn bản từ các khâu thu thập và xử lý thông tin, soạn thảo cho đến làm thủ tục ban hành. Kết quả khảo sát( 59 cán bộ) như sau: Về số lượng cán bộ được đào tạo về nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản: 34
  41. Bảng 2.1. Số lượng cán bộ được đào tạo về nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản. Nội dung khảo sát Số cán bộ Tỉ lệ ( Trên tổng 59) Được đào tạo về nghiệp vụ soạn thảo, ban 13 22 % hành văn bản tại các trường Đại học, Cao đẳng, và các cơ sở đào tạo khác Đã được tham gia các khóa tập huấn, các 25 42.4% hướng dẫn về soạn thảo và ban hành văn bản Chưa được đào tạo hoặc tham gia các lớp tập 21 35.6% huấn về công tác soạn thảo, ban hành văn bản Về việc biết và thực hiện các quy định của Nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản: Tỉ lệ cán bộ nắm được các quy định của Nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản Nhóm 1 Nhóm 2 Nhóm 3 Chú giải: Nhóm 1- 56.25% có biết 2- 33.41% biết một ít 3- 10.34% không biết 35
  42. Về việc biết và thực hiện các quy định riêng của Viện về công tác soạn thảo và ban hành văn bản: 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Có biết Biết một vài Không biết Ý kiến khác Văn bản Chú giải: Có biết 60% Biết một vài văn bản 27% Không biết 9% Ý kiến khác 4% Từ số liệu trên và qua phỏng vấn một số cán bộ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, ta thấy vấn đề phổ biến các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản đã được quan tâm, bằng chứng là số cán bộ nắm được các quy định của Pháp luật cũng như của Viện về công tác này chiếm trung bình khoảng trên 50% Tuy nhiên so sánh với số lượng cán bộ trong Viện khi đây vẫn là con số chưa nhiều. Thêm vào đó, số lượng văn bản liên quan đến công tác văn thư khá nhiều và liên tục được bổ sung, chi tiết hóa. Vì thế việc cập nhật tất cả văn bản quy định cũng gặp những trở ngại nhất định. Về nhận thức thẩm quyền ban hành văn bản của Viện: Quy chế văn thư, lưu trữ được phổ biến đến tất cả các đơn vị, cá nhân trong Viện và thường xuyên tiếp xúc, xử lý các văn bản chuyên ngành nên các cán bộ của Viện về cơ bản nắm được thẩm quyền ban hành của Viện với 02 36
  43. nhóm chính: Văn bản hành chính, văn bản chuyên môn. Về nhận thức tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản: Trong tổng số cán bộ được khảo sát, có 76.3% cán bộ cho rằng công tác soạn thảo và ban hành văn bản rất quan trọng và cần tiến hành song song với quá trình cải cách hành chính của Viện. Các yếu tố được các cán bộ nhận định là yếu tố tác động đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản là: Nhận thức và trình độ chuyên môn của cán bộ. các văn bản quy định của nhà nước và của Viện, điều kiện cơ sở vật chất và trang thiết bị. Trong đó yếu tố nhận thức và năng lực của cán bộ là yếu tố quan trọng, cần được quan tâm hàng đầu. Về các giải pháp bồi dưỡng, đào tạo cán bộ làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Có 60.4% cán bộ cho rằng việc đào tạo ở các trường chuyên nghiệp rất quan trọng, có thể tạo điều kiện để cán bộ tham gia các khóa tập huấn tại các trường đào tạo chuyên sâu về các nghiệp vụ hành chính như: Học viện Hành chính, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Các phương pháp cũng được đề cập đến là tổ chức các buổi phổ biến các quy định mới về soạn thảo và ban hành văn bản, tiếp tục mẫu hóa chi tiết các loại hình văn bản của Viện, tăng cường công tác kiểm tra cho công tác văn bản nói chung trong đó có soạn thảo và ban hành văn bản. Khảo sát được tiến hành tháng 3/ 2017, những số liệu trên mang tính chất điển hình để đưa ra những nhận xét chung nhất về nhận thức của cán bộ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Nhìn chung, nhận thức của cán bộ so với giai đoạn trước đã được nâng cao, số cán bộ biết và thực hiện các văn bản của pháp luật và của Viện về soạn thảo và ban hành văn bản đã tăng đáng kể. Các cán bộ đã xác định được 37
  44. tầm quan trọng của công tác này trong quá trình hoạt động và tích cực tham gia các khóa tập huấn nâng cao trình độ, kỹ năng soạn thảo văn bản. Hình thức đào tạo cũng ngày càng đa dạng và phù hợp với từng đối tượng cán bộ và thẩm quyền ban hành văn bản của Viện. 2.2.4. Số lượng văn bản ban hành Chỉ tính riêng các loại văn bản của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành( không kể các đơn vị trực thuộc) trong thời gian 03 năm gần đây, số lượng văn bản ban hành cụ thể như sau: Bảng 2.2: Số lượng văn bản ban hành của Viện từ 2014 đến 2016. Đơn vị: Văn bản STT Tên loại văn bản Năm ban hành 2014 2015 2016 1 Quyết định 2324 2454 2486 2 Công văn 2567 2691 2448 3 Hợp đồng 171 290 194 4 Tờ trình 86 90 97 5 Báo cáo 69 77 82 6 Thông báo 45 30 36 7 Giấy mời 48 54 52 8 Giấy giới thiệu 24 20 24 9 Giấy ủy quyền 30 28 35 Tổng 5364 5734 5454 ( Nguồn: Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam) Như vậy, có thể thấy, số lượng văn bản được một năm khá lớn. Vì Viện là cơ quan có chức năng nghiên cứu tất cả các vấn đề thuộc lĩnh vực khoa học xã hội nên phạm vi và nội dung văn bản rất đa dạng. Năm 2015 tăng 370 văn bản, tương đương với 6,9% so với năm 2014; Năm 2016 là năm có số lượng 38
  45. văn bản ban hành ít nhất trong 3 năm, giảm 280 văn bản so với năm 2015 tương đương với 4.9% so với năm 2015 và tương đương 5.2% so với năm 2014. Như vậy, nhìn chung số lượng ban hành mỗi năm có xu hướng tăng so với năm trước. Điều này cho thấy khối lượng công việc của Viện cũng tăng lên nhiều so với năm trước, theo đó số lượng văn bản trao đổi công việc, giao dịch với các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan cũng theo đó mà tăng lên. Điều này càng đòi hỏi hơn nữa việc nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản nói chung và công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng nhằm đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra của Viện và đáp ứng nhu cầu phát triển của ngành Khoa học xã hội. 2.3.3. Thẩm quyền ban hành Các loại văn bản chủ yếu mà Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành trong quá trình hoạt động bao gồm: văn bản hành chính; văn bản chuyên môn. Riêng loại văn bản quy phạm pháp luật, do Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là đơn vị sự nghiệp thuộc Chính phủ, là cơ quan nghiên cứu về khoa học xã hội, không có chức năng quản lý về mặt nhà nước nên Viện không có thẩm quyền ban hành loại văn bản này( Quy định tại Nghị định 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ). Theo Quy chế Văn thư lưu trữ của Viện năm 2016, Viện có thẩm quyền ban hành các loại văn bản sau: * Văn bản hành chính gồm các loại sau: - Quyết định, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công. 39
  46. * Văn bản chuyên ngành: Đây là hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của Viện theo quy định của pháp luật Các loại văn bản thuộc lĩnh vực nghiên cứu khoa học thực hiện theo Quy chế quản lý hoạt động khoa học của Viện Hàn lâm. Cụ thể như sau: - Văn bản thuyết minh, đề xuất các đề tài, chương trình, dự án nghiên cứu khoa học (sau đây gọi chung là đề tài): + Bản đăng ký thực hiện đề tài; + Bản tổng hợp Danh mục đăng ký thực hiện đề tài; + Thuyết minh đề tài; + Lý lịch khoa học của cán bộ tham gia dự tuyển Chủ nhiệm đề tài - Văn bản quản lý khoa học: để quản lý các đề tài, chương trình, dự án nghiên cứu khoa học theo đúng quy định của Nhà nước, Viện đã ban hành các văn bản để quản lý, điều hành hoạt động nghiên cứu khoa học của Viện như: + Quyết định về thành lập Hội đồng xét duyệt đề cương đề tài; + Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu các đề tài; + Hợp đồng khoa học về ký kết các chương trình, dự án hợp tác nghiên cứu khoa học với các cơ quan, tổ chức ở trong nước và các tổ chức quốc tế ở trong nước và ở nước ngoài; + Biên bản họp hội đồng tuyển chọn cá nhân làm chủ nhiệm đề tài; + Biên bản họp hội đồng xét duyệt đề cương (thuyết minh) đề tài; + Biên bản kiểm phiếu của hội đồng xét duyệt đề tài; + Biên bản thanh lý hợp đồng đề tài - Văn bản là các sản phẩm của hoạt động nghiên cứu khoa học như: + Báo cáo chuyên đề; + Báo cáo tổng hợp; + Báo cáo tóm tắt; + Báo cáo kiến nghị; 40
  47. + Báo cáo tiến độ; + Phụ lục - Văn bản về hội thảo, hội nghị khoa học gồm có: Văn bản, tờ trình, kiến nghị đề xuất mở hội thảo; Quyết định cho phép của Đảng và Nhà nước (nếu là hội thảo khoa học quốc tế cấp quốc gia); Quyết định thành lập ban tổ chức và ban điều hành; Lời khai mạc; Báo cáo chính tại hội nghị, báo cáo đề dẫn; Các báo cáo tham luận; Các kiến nghị; Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên; Nghị quyết, biên bản hội nghị; Lời bế mạc; Báo cáo thông báo kết quả hội nghị; Tài liệu khác (ảnh, ghi âm, ghi hình ). Như vậy, các tài liệu chuyên môn của Viện có loại hình phong phú, đa dạng về vật mang tin, nội dung phản ánh các hoạt động nghiên cứu khoa học trên nhiều lĩnh vực: lịch sử, văn hoá, kinh tế - xã hội Bên cạnh việc thực hiện những quy định về thẩm quyền ban hành văn bản theo loại hình văn bản, để đảm bảo về mặt nội dung hệ thống văn bản của Viện được khoa học, thống nhất, Chủ tịch Viện phân công các cơ quan chức năng trong Viện tham mưu, soạn thảo văn bản giúp Chủ tịch Viện trên nguyên tắc cơ quan quản lý lĩnh vực hoạt động nào chịu trách nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch Viện soạn thảo, ban hành văn bản của lĩnh vực hoạt động đó. Như vậy, căn cứ vào các quy định hiện hành của pháp luật, căn cứ vào văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền ban hành văn bản được quy định rất rõ ràng, cụ thể. Việc tuân thủ các quy định về thẩm quyền soạn thảo và ban hành Văn bản của Viện cũng như Văn phòng Viện tạo nên một hệ thống văn bản thống nhất, đồng bộ, thuận lợi cho quản lý và nâng cao hiệu quả công tác hành chính của Viện. 2.2.3. Nội dung văn bản - Nội dung văn bản phù hợp với hình thức văn bản ban hành, phù hợp 41
  48. với nội dung công việc được giao. Mỗi đơn vị chuyên môn trực thuộc Viện nhìn chung đều ban hành văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, nội dung công việc chuyên môn mà đơn vị mình đảm nhiệm. - Nội dung văn bản soạn thảo đều đảm bảo sự chuẩn bị, từ việc thu thập, tổng hợp các tài liệu liên quan đến vấn đề được nói đến trong văn bản để làm căn cứ pháp lý, căn cứ thực tế cho văn bản, các văn bản ban hành đều đáp ứng được mục đích ban hành và thực hiện nhiệm vụ chung của Viện. - Là cơ quan nghiên cứu khoa học, nội dung các văn bản do Viện ban hành đảm bảo chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, phải đúng thẩm quyền và đảm bảo tính thống nhất trong toàn Viện. - Tính khả thi là nội dung được đặc biệt chú trọng trong các văn bản, các văn bản đều bám sát chức năng nhiệm vụ của Viện cũng như nhiệm vụ cấp trên giao và dựa trên những điều kiện thực tế của Viện, các đơn vị và cá nhân. - Nội dung các văn bản được trình bày xúc tích, dễ hiểu, có trích dẫn và giải thích các thuật ngữ khoa học được sử dụng. 2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. Trên cơ sở các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản. Quy trình soạn thảo tại Viện được xác định gồm các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản - Thứ nhất: Căn cứ vào thẩm quyền đã được Chủ tịch Viện phê duyệt, thủ trưởng các đơn vị xác định yêu cầu xây dựng mới hoặc xem xét sửa đổi, bổ sung các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình. - Thứ hai: Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn nảy sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác của Viện. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện được Chính phủ quy định mà xác định yêu cầu xây dựng văn 42
  49. bản theo thẩm quyền để giải quyết công việc. Sau khi xác định yêu cầu đề xuất văn bản, công việc tiếp theo là thu thập và xử lý dữ liệu. Tại bước này chuyên viên phải thu thập nhiều nguồn thông tin: thông tin pháp lý (các quy định của pháp luật) nhằm bảo đảm cho những vấn đề được đề cập trong văn bản soạn thảo, đảm bảo cho nội dung văn bản có cơ sở pháp lý vững chắc, ban hành văn bản phù hợp với pháp luật hiện Hành; thông tin thực tiễn để giúp cho văn bản có tính cụ thể, có khả năng ứng dụng cao để văn bản ban hành phù hợp, sát thực, đáp ứng được yêu cầu của thực tiễn. Trên cơ sở các nguồn thông tin mà chuyên viên cung cấp (qua tiến hành kiểm tra, hệ thống hoá và phân tích thông tin một cách khách quan và khoa học), nếu kiểm định thấy các thông tin đều phù hợp với pháp luật hiện hành, không chồng chéo với các quyết định có liên quan đã ban hành trước đó, Chủ tịch Viện nhất trí hoặc ngược lại, nếu xét thấy không cần thiết sẽ bác bỏ yêu cầu xây dựng văn bản. Như vậy, việc xử lý thông tin đóng vai trò quan trọng, xử lý thông tin tốt là điều kiện để loại bỏ được những thông tin trùng thừa, mâu thuẫn giữa các văn bản, là cơ sở để so sánh chọn lựa những thông tin thích hợp, phù hợp vừa đảm bảo tính hiện hành đồng thời mang được tính dự đoán, dự báo; là cơ sở để đề đưa ra các phương án về dự tính phương tiện, biện pháp, thời gian và thời hạn hiệu lực của văn bản giúp cho việc thực hiện mang tính khả thi cao. Về mức độ khẩn mật của văn bản của Viện được quy định tại các văn bản sau: - Quyết định số 801/2006/QĐ- BCA ngày 28 tháng 6 năm 2006 của Bộ Công an về danh mục bí mật nhà nước độ “Mật” của Viện KHXH Việt Nam. - Quyết định số 143/2006/QĐ-TTg ngày 19 tháng 6 năm 2006 của Thủ 43
  50. tướng Chính phủ về danh mục bí mật nhà nước độ “Tối mật” của Viện KHXH Việt Nam. - Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam( Ban hành kèm theo Quyết định số 2275/QĐ-KHXH ngày 07 tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam) Trong quá trình soạn thảo, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo sẽ căn cứ vào 2 văn bản trên để xác định chính xác hình thức của văn bản. Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo - Lập đề cương Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện trong nội dung văn bản Trên cơ sở những vấn đề được xác định trong mục đích ban hành và phạm vi của văn bản, cán bộ soạn thảo xây dựng đề cương chi tiết( hoặc đề cương sơ thảo) - Lấy ý kiến cho dự thảo: Dự thảo văn bản được đưa ra thảo luận hoặc lấy ý kiến các đơn vị, cá nhân có liên quan. Tuỳ thuộc vào nội dung văn bản là đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo để xác định phạm vi lấy ý kiến. Việc lấy ý kiến tham gia dự thảo văn bản ở Viện được thực hiện thông qua các hình thức sau: Tổ chức họp góp ý( với những văn bản có tính chất quan trọng, vấn đề phức tạp) hoặc lấy ý kiến bằng văn bản. Thủ trưởng đơn vị, cá nhân được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời theo thời hạn ghi trên công văn xin ý kiến( tối đa trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị tham gia ý kiến). Trong trường hợp cần thiết và được sự đồng ý của Chủ tịch Viện Hàn lâm, đơn vị chủ trì soạn thảo có thể đưa ra thời hạn xin ý kiến ngắn hơn thời hạn nêu trên. Quá thời hạn tham gia ý kiến mà đơn vị, cá nhân được hỏi ý kiến không có công văn trả lời thì đơn vị, cá nhân đó được xem là đã nhất trí với nội dung 44
  51. dự thảo. Thủ trưởng đơn vị được hỏi ý kiến chịu trách nhiệm trước chủ tịch Viện Hàn lâm về việc không tham gia hoặc góp ý kiến quá thời hạn đơn vị, cá nhân soạn thảo đưa ra và các phát sinh ( nếu có) liên quan đến nội dung thuộc trách nhiệm quản lý của đơn vị. Trong thời hạn 5 ngày, sau khi tổng hợp các ý kiến tham gia dự thảo, các đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo phải giải trình tiếp thu ý kiến vầ chỉnh sửa dự thảo văn bản để báo cáo chủ tịch viện Hàn lâm về tiến độ, nội dung, những vấn đề phức tạp có nhiều ý kiến khác nhau để xin ý kiến chỉ đạo. Sau khi chỉnh lại dự thảo theo ý kiến tham gia của các bên có liên quan, đơn vị cá nhân sẽ hoàn thiện dự thảo để trình duyệt và giải trình về các nội dung không chỉnh sửa. Đối với văn bản có nội dung bí mật Nhà nước, khi lấy ý kiến đơn vị chủ trì soạn thảo phải xác định rõ phạm vi, đối tượng để lấy ý kiến để đảm bảo tính bí mật cho văn bản. Bước 3: Trình, duyệt dự thảo Đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm trình chủ tịch Viện Hàn lâm ký ban hành văn bản. Hồ sơ trình ký bao gồm: - Tờ trình về dự thảo văn bản - Dự thảo văn bản đã hoàn thiện sau khi tiếp thu các ý kiến đóng góp và sự thẩm định của Văn phòng, phòng Pháp chế. - Bản tổng hợp các ý kiến đóng góp, giải trình việc tiếp thu hoặc không tiếp thu ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân liên quan. - Báo cáo thẩm định của Phòng Pháp chế. - Duyệt thể thức của Văn phòng. - Tài liệu có liên quan( nếu có). Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành - Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và 45
  52. chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, thể thức văn bản, ký nháy/ tắt vào cuối nội dung văn bản sau dấu “ ./.” trước khi trình lãnh đạo Viện hoặc Chánh Văn phòng ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu với các quy định của Viện Hàn lâm và pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật. - Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp chủ tịch Viện tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và ký nháy/ tắt vào vị trí cuối cùng ở “ Nơi nhận”. - Trình ký văn bản: + Văn thư nhận lại văn bản sau khi đã được Chánh Văn phòng kiểm tra, có đủ chữ ký nháy tắt của Thủ trưởng đơn vị và Chánh Văn phòng vào bản thảo của văn bản, trình lãnh đạo Viện ký văn bản hoặc ký nháy tắt vào văn bản trình lãnh đạo Viện. + Đối với văn bản trình lãnh đạo Viện ký, Lãnh đạo đơn vị ký vào phiếu trình giải quyết công việc. Chánh Văn phòng có trách nhiệm trình Chủ tịch Viện ký ban hành văn bản trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ trình ký hoàn thiện. Bước 5: Ban hành và phát hành văn bản + Ban hành các văn bản do chuyên viên của các đơn vị soạn thảo trình Lãnh đạo Viện ký, đã được Văn phòng kiểm tra và đảm bảo về hình thức, kỹ thuật trình bày. Sau khi Lãnh đạo Viện ký văn bản, cán bộ được phân công giải quyết công việc hoặc Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển đến Văn thư Viện để làm thủ tục ban hành. Trong quá trình nhân bản để phát hành, căn cứ vào đối tượng nhận văn bản và số trang của văn bản để nhân bản số lượng văn bản phù hợp, kịp thời, chính xác. + Văn thư có trách nhiệm trả lại 01 bản cho đơn vị chủ trì soạn thảo hoặc cá nhân được chỉ định giải quyết công việc, cùng với Phiếu trình và hồ 46
  53. sơ để lưu hồ sơ công việc của cá nhân đó. - Các bước ban hành và phát hành văn bản: Văn thư Viện thực hiện các công việc dưới đây: + Cấp số văn bản, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản + Đóng dấu toàn bộ các bản của văn bản cần ban hành + Lưu 01 bản gốc tại Văn thư Viện( bản có chữ ký tắt) + Chuyển trả cho đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo 01 bản để lưu hồ sơ công việc. + Để lại Văn phòng những bản cần gửi đi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân. + Văn thư nhập vào hệ thống quản lý văn bản của Viện: Loại văn bản, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, ngày gửi, người ký, nơi nhận, trích yếu nội dung văn bản, đính kèm file văn bản đã scan. - Phát hành văn bản + Sau khi hoàn tất các thủ tục đối với việc ban hành văn bản, Văn phòng có trách nhiệm phát hành + Đối với văn bản gửi đi trong nội bộ cơ quan,văn thư có thể gửi thấy hoặc chuyển trên phần mềm hệ thống Quản lý văn bản. + Đối với văn bản gửi đi tổ chức, cá nhân ở ngoài Viện, Văn thư Viện tiến Hành các thủ tục đóng bì, ghi số trên bì, tên cơ quan đơn vị, địa chỉ nơi nhaanh, ghi các thông tin cần theo dõi vào sổ văn bản đi và làm thủ tục để gửi đi với nhân viên Bưu điện. + Mức độ khẩn mật của văn bản do chuyên viên được phân công xác định đóng trước khi gửi đi, có ý kiến đồng ý của Chủ tịch Viện. - Lưu văn bản + Văn phòng lưu bản gốc của văn bản ban hành và các phụ lục kèm theo( nếu có) 47
  54. + Cán bộ, nhân viên chịu trách nhiệm giải quyết công việc lưu văn bản và hồ sơ công việc. + Hồ sơ khi chưa có yêu cầu nộp lưu vào lưu trữ Viện được giữ lại tại đơn vị soạn thảo hoặc người chịu trách nhiệm soạn thảo. Trên đây là quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, Trên thực tế, tùy thuộc vào nội dung, tính chất công việc và thực tế, các bước này có thể được đơn giản hóa hoặc thêm một số bước nhỏ khác, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo đúng chức năng thẩm quyền và đúng với các quy định khác của pháp luật. 2.2.5. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức Thể thức văn bản là tập hợp rất nhiều các thành phần cấu thành văn bản, gồm có Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số và ký hiệu của văn bản; địa danh ngày tháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung của văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật và các thành phần thể thức khác. Thực hiện đầy đủ các quy định về thể thức văn bản giúp văn bản được thống nhất và chuẩn hóa, nâng cao tính thuyết phục và khả năng thực thi của văn bản trong thực tiễn. Nhất là trong điều kiện hiện nay khi mà tin học được ứng dụng rộng rãi và phổ biến, yêu cầu chuẩn hóa hệ thống văn bản càng đặt ra một cách bức thiết, không chỉ chuẩn hóa trong phạm vi một cơ quan mà còn phải chuẩn hóa liên ngành, chuẩn hóa quốc gia. Mọi khâu liên quan đến thể thức văn bản từ công tác soạn thảo, kiểm duyệt, đến phát hành đều phải được hết sức quan tâm chú ý. Nhìn chung, thể thức văn bản của Viện ngày càng đi vào khuôn mẫu và thống nhất, đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản. Các thành phần thể thức luôn thể hiện theo quy định của từng loại hình văn bản 48
  55. đúng như mẫu ban hành. Đặc biệt là từ năm 2011 đến nay, thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thể thức văn bản của Viện đi vào thống nhất và chi tiết đến từng vấn đề như lề trái, lề phải, cỡ chữ, phông chữ. Mỗi loại văn bản được thể hiện phù hợp với thể thức quy định. Các yếu tố khác như nơi nhận cũng thể hiện đúng quy cách, chức vụ và thẩm quyền ký văn bản được thể hiện phù hợp với từng chức danh như ký thừa lệnh, ký thay, ký thừa ủy quyền .Trong trường hợp văn bản quy phạm pháp luật về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính có sự thay đổi, điều chính thì áp dụng theo văn bản sửa đổi đó. Các thành phần chính của văn bản được trình bày như sau: *Quốc hiệu Quốc hiệu là thành phần biểu thị tên quốc gia và chế độ Nhà nước của quốc gia đó thực thi. Quốc hiệu được trình bày ở dòng đầu góc phải phía trên của văn bản, trình bày bằng phông chữ Times New Roman đứng đậm, cỡ chữ 12-13, tiêu ngữ trình bày bằng phông chữ Times New Roman đứng đậm, cỡ chữ 13-14, bên dưới có đường kẻ nét liền kéo dài hết dòng chữ. Chữ cái đầu các cụm từ trong tiêu ngữ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang. Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do - Hạnh phúc *Tên cơ quan ban hành văn bản Là tên của cơ quan ban hành, ở đây là Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, được trình bày ở dòng đầu tiên của văn bản ở phía bên trái, ngang với dòng Quốc hiệu, phông chức Times New Roman, cỡ chữ 12 đứng đậm, có đường kẻ ngang nét liền. 49
  56. Ví dụ: VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM *Số, ký hiệu của văn bản Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Viện ban hành trong một năm, được đánh số liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 1 cho đến hết ngày 31 tháng 12 của năm. Ký hiệu của văn bản hành chính có tên loại như: Quyết định, khóa luận, tờ trình, thông báo, bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt văn bản và chữ viết tắt của Viện. Ví dụ: Số: 2316/ QĐ-KHXH Ký hiệu công văn của Viện bao gồm chữ viết tắt tên của Viện và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo. Ví dụ: Số 21/ KHXH-VP *Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản Địa danh là nơi cơ quan đóng trụ sở được viết trước ngày tháng năm ban hành văn bản. Phần này được trình bày dưới Quốc hiệu, ngang với phần số ký hiệu văn bản, bằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, in nghiêng. Viện có trụ sở tại Số 1 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội, nên phần ghi địa danh trên văn bản của Viện được ghi là: Hà Nội Ví dụ VIỆN HÀN LÂM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 2316/ QĐ-KHXH Hà Nội, ngày tháng năm 50
  57. *Tên loại và trích yếu nội dung Các văn bản hành chính do Viện ban hành đều phải ghi tên loại( trừ công văn). Tên loại văn bản được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, kiểu chữ đứng đậm, cỡ chữ 14. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ mang tính khái quát nội dung của văn bản đó, được trình bày dưới tên loại văn bản đó, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm. Riêng đối với công văn phần này được trình bày dưới số, ký hiệu của văn bản. Ví dụ QUYẾT ĐỊNH Về việc cử cán bộ đi công tác nước ngoài *Nội dung văn bản Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 tab; khoảng cách giữa các đoạn thường là 6pt. Đối với văn bản có phần viện dẫn căn cứ pháp lý hay căn cứ thực tế cho văn bản phải ghi rõ ràng, đầy đủ số ký hiệu, tên loại, ngày tháng năm ban hành văn bàn, cơ quan ban hành và trích yếu nội dung của văn bản đó.Sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng sử dụng dấu chấm phẩy, đến căn cứ cuối cùng thì đặt dấu chấm. Ví dụ: Tờ trình số 2424/TTr-KHXH ngày 01 tháng 12 năm 2016 có phần viện dẫn căn cứ được trình bày như sau: Căn cứ Luật thi đua, Khen thưởng; Căn cứ Nghị định số 65/2014/NĐ-CP ngày 1/7/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thi đua, Khen thưởng năm 2013. ( Xem thêm tại văn bản số 12 - Phụ lục số 06) 51
  58. Trường hợp nội dung văn bản có” phần, chương” như văn bản Quyết định, Quy chế, Hợp đồng , từ “ phần, chương” và số thứ tự được trình bày trên một dòng riêng, viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, phông chữ Times New Roman. Số thứ tự của phần, chương viết bằng chữ số La Mã. Tiêu đề(tên) của phần, chương được trình bày phía dưới, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm, phông Times New Roman. Ví dụ: Chương II trong Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam( Phụ lục số 05) được trình bày như sau: Chương II NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ Trường hợp văn bản có mục:từ “ mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, căn giữa văn bản, kiểu chữ in thường đứng đậm, cỡ chữ 14. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả rập. Tiêu đề của mục viết bằng kiểu chữ in hoa đứng đậm, cỡ chữ 12-13. Điều: Từ “ điều” , số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm. Số thứ tự của điều viết chữ số Ả rập, sau số thứ tự là dấu chấm. VD: Điều 1 của Quyết định số 412/QĐ-KHXH ngày 18 tháng 3 năm 2016( Văn bản số 02 - Phụ lục số 06) được trình bày như sau: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Kế hoạch công tác năm 2016 của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Khoản, điểm: Thứ tự các khoản, điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự Abc, sau có đóng dấu ngoặc đơn, viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng. *Phần chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày, chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số kèm theo các chữ viết tắt về quyền hạn: 52
  59. Thay mặt(TM), thừa lệnh(TL), ký thay(KT), quyền(Q) , được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm, cỡ chữ 14. Họ tên của người có thẩm quyền ký và học hàm, học vị(nếu có) được trình bày cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm. *Dấu của văn bản Việc đóng dấu văn bản của Văn phòng Viện được thực hiện theo quy định tại Nghị định 110/ NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan và dựa theo Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Viện Văn thư chỉ đóng dấu lên văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền. *Nơi nhận Phần nơi nhận được trình như sau: Từ “ nơi nhận” được trình bày ở một dòng riêng, ngang hàng dòng “ quyền hạn chức vụ của người ký” và sát lề trái, sau là dấu “ :” viết chữ in thường, nghiêng đậm, cỡ chữ 12. Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. Tên mỗi cơ quan, đơn vị, cá nhân được trình bày ở một dòng riêng sau dấu gạch đầu dòng.Dòng cuối cùng là chữ “ Lưu” sau đó là dấu “ :” . Tiếp đó là chữ viết tắt “ VT” ( văn thư), dấu phấy, chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo , cuối cùng là dấu chấm. Ví dụ: Quyết định số 412/QĐ-KHXH ngày 18 tháng 3 năm 2016( Xem thêm văn bản số 02 - Phụ lục số 06) có phần nơi nhận được trình bày như sau: Nơi nhận: - Như điều 3; - Các phó Chủ tịch Viện Hàn lâm( để chỉ đạo); - Lưu: VT, THTTBT-VP. Bên cạnh các thành phần thể thức bắt buộc trên, có thể có các thành phần khác tùy thuộc mục đích và nội dung của văn bản như: 53
  60. + Dấu chỉ mức độ khẩn + Dấu chỉ mức độ mật + Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến + Địa chỉ cơ quan; Địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, số Fax, địa chi trang thông tin điện tử + Ký hiệu người đánh máy và số lượng văn bản phát hành + Chỉ dẫn phụ lục kèm theo + Đánh số trang Các thành phần này được trình bày theo hướng dẫn tại thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 2.2.6. Ngôn ngữ trong văn bản Ngôn ngữ là phương tiện quan trọng hàng đầu để thể hiện nội dung văn bản và ý chí của cấp có thẩm quyền Văn phong, ngôn ngữ sử dụng trong hệ thống văn bản của Viện Hàn lâm Việt Nam có nội dung rõ ràng, mạch lạc, phù hợp với các quy định của pháp luật. Việc dùng từ, đặt câu trong cách hành văn của văn bản ở Viện được quan tâm một cách đặc biệt không chỉ bởi xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của Viện là cơ quan nghiên cứu khoa học đầu ngành của cả nước mà còn do nhu cầu tự thân của các nhà soạn thảo văn bản đa phần cũng là các nhà khoa học hoạt động trong môi trường nghiên cứu khoa học. Đặc trưng nổi bật là cách sử dụng văn phong khoa học với việc diễn đạt ý tưởng một cách chính xác, khách quan. Ngôn ngữ trong văn bản là ngôn ngữ độc nghĩa, không có ẩn ý, ngụ ý, không có hình ảnh, không có tính biểu cảm (mang tính khách quan); Cách trình bày chặt chẽ, cách lập luận logic, trong đó thường sử dụng cách phân tích và tổng hợp (phân tích để đi đến tổng hợp). Diễn đạt ý tứ theo trình tự, logic, ý trước là cơ sở của ý sau, ý sau nhằm 54
  61. minh họa, phát triển ý trước. Nhìn chung, văn phong của Viện mang đậm tính khoa học, tính chính xác, văn bản đem đến cho người đọc chỉ có một cách hiểu duy nhất, không có những cách hiểu, cách giải thích khác nhau. Từ ngữ dùng trong văn bản có nội dung, ý tưởng chính xác, khái niệm được xác lập một cách rõ ràng, cụ thể, mang tính phổ thông. Một nét đặc trưng nữa của ngôn ngữ trong văn bản hành chính của Viện là tính lịch sự, trang nhã và văn minh. Đặc tính này xuất phát từ việc Viện Hàn lâm có mối quan hệ ngoại giao với rất nhiều các tổ chức, các nhà khoa học lớn trong và ngoài nước. Bản thân các nhà soạn thảo văn bản của Viện phần lớn cũng là các nhà nghiên cứu khoa học nên phong cách ngôn ngữ văn phong này còn được duy trì ngay cả trong văn bản ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới, ngay cả những quyết định khiển trách đối với những người phạm lỗi. Đặc tính này cũng là thước đo phản ánh trình độ văn hóa, trình độ văn minh hành chính của cơ quan Viện. Ngoài những đặc trưng nổi bật như tính khoa học, tính lịch sự, phong cách văn phong của Viện còn mang đầy đủ phong cách văn phong hành chính – công vụ Nhiều văn bản đạt trình độ cao cả về nội dung và nghệ thuật biểu hiện. 2.3. Nhận xét, đánh giá 2.3.1. Ưu điểm - Các văn bản ban hành đã thể hiện đúng thẩm quyền của của người ký theo quy định của pháp luật. - Thể thức văn bản đảm bảo đúng Về thể loại văn bản: Quyết định gồm có quyết định bổ nhiệm, quyết định ban hành quy chế, quyết định thành lập cơ cấu tổ chức, thành lập hội đồng, thành lập các ban; Công văn các loại như công văn thừa lệnh chủ tịch 55
  62. Viện gửi các đơn vị trực thuộc, công văn chỉ đạo công việc trong nội bộ văn phòng; Các văn bản ban hành nội bộ như: Các quy chế, quy trình triển khai công việc theo chức năng nhiệm vụ của Văn phòng. Thực hiện đầy đủ các quy định về thể thức văn bản giúp văn bản được thống nhất và chuẩn hóa, nâng cao tính thuyết phục và khả năng thực thi của văn bản trong thực tiễn. Nhất là trong điều kiện hiện nay khi mà tin học được ứng dụng rộng rãi và phổ biến, yêu cầu chuẩn hóa hệ thống văn bản càng đặt ra một cách bức thiết, không chỉ chuẩn hóa trong phạm vi một cơ quan mà còn phải chuẩn hóa liên ngành, chuẩn hóa quốc gia. Mọi khâu liên quan đến thể thức văn bản từ công tác soạn thảo, kiểm duyệt, đến phát hành đều phải được hết sức quan tâm chú ý. Nhìn chung, thể thức văn bản của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ngày càng đi vào khuôn mẫu và thống nhất, đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản. Các thành phần thể thức luôn thể hiện theo quy định của từng loại hình văn bản đúng như mẫu ban hành, thể thức văn bản của Viện đi vào thống nhất và chi tiết đến từng vấn đề như lề trái, lề phải, cỡ chữ, phông chữ. Mỗi loại văn bản được thể hiện phù hợp với thể thức quy định. Các yếu tố khác như nơi nhận cũng thể hiện đúng quy cách, chức vụ và thẩm quyền ký văn bản được thể hiện phù hợp với từng chức danh như ký thừa lệnh, ký thay, ký thừa ủy quyền - Các thông tin đưa vảo sử dụng trong nội dung văn bản soạn thảo đã được xử lý và có độ chính xác, tin cậy - Các thuật ngữ, các ngôn từ của từng loại văn bản đã được cân nhắc, lựa chọn phù hợp, ít có văn bản dùng câu khó hiểu, sáo rỗng. - Nội dung các loại văn bản là đảm bảo, đạt mục đích, yêu cầu công vụ - Năng lực chủ trì, phối hợp hoạt động giữa các đơn vị thuộc Văn phòng và giữa Văn phòng với các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện ngày càng 56
  63. được nâng cao góp phần vào chất lượng của các văn bản được ban hành và đảm bảo tính thống nhất trong Viện. - Việc đánh máy, in sao, phát hành văn bản: Phòng Tổ chức - Hành chính trực thuộc Văn phòng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao là đánh máy, in sao tài liệu của Văn phòng, lãnh đạo Viện, các tổ chức chuyên trách. - Số lượng quyết định các loại, văn bản ban hành dặc biệt là các quy chế, quy định tăng nhiều so với trước. Điều này làm cho việc hướng dẫn thực hiện công việc được cụ thể, rõ ràng, tránh được sự mâu thuẫn, chồng chéo nhiệm vụ, quyền hạn cung như làm căn cứ giải quyết các xung đột, khiếu tố trong cơ quan. - Trong quá trình soạn thảo văn bản, các cán bộ chịu trách nhiệm soạn thảo luôn có ý thức sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả các văn phòng phẩm, sử dụng đi đôi với gìn giữ, bảo quản các trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo. - Viện luôn chú trọng trang bị cơ sở vật chất phục vụ cho công việc. Phòng làm việc được bố trí khoa học, ngăn nắp. Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước là một nội dung rất quan trọng trong chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước nhằm phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Những năm qua Viện đã chú trọng đến công tác áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Viện như: + Tại Văn phòng Viện, hệ thống thông tin quản lý văn bản gồm: quản lý toàn bộ các văn bản đi và đến của cơ quan. Đây là một trong những hệ thống quan trọng nhất phục vụ trực tiếp cho công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Viện đến các đơn vị trực thuộc trong toàn Viện do Văn phòng quản lý. 57
  64. + Hệ thống mạng LAN, Internet, trang Web của Viện: hệ thống này giúp cho cán bộ công chức trong Viện trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan cũng như ra bên ngoài. Hệ thống thư điện tử được sử dụng như một phương tiện để chuyển các báo cáo, mệnh lệnh của Lãnh đạo Viện đến các đơn vị, để trao đổi thông tin và các công việc của các cán bộ công chức trong cơ quan. Để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ này, tháng 10 năm 2010 Viện thành lập Trung tâm ứng dụng công nghệ thông tin, hiện nay Trung tâm đã đi vào hoạt động và từng bước đáp ứng nhiệm vụ tin học hoá trên các mặt hoạt động của Viện, trong đó chủ yếu là công tác văn bản của Viện. - Đã ban hành một số mẫu văn bản của Viện. Văn bản được mẫu hoá sẽ là cơ sở cho các đơn vị vận dụng vào việc soạn thảo, ban hành văn bản đảm bảo tính pháp lý, tính khoa học, tính hiệu quả kinh tế, tạo ra sự thống nhất, nghiêm túc của hệ thống văn bản của Viện. Mẫu hoá văn bản sẽ là biện pháp hữu hiệu nhất để khắc phục tình trạng tuỳ tiện trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản, khắc phục được việc ban hành những văn bản chất lượng thấp, văn bản trùng, thừa gây lãng phí về nhân lực, vật lực cho công tác này ở Viện. Một số mẫu văn bản của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. ( Phụ lục số 04) 2.3.2. Nhược điểm Ngoài những ưu điểm đã nêu trên, công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn một số điểm hạn chế sau: - Về các văn bản quy định: Trong thực tế triển khai thực hiện các nội dung của công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo văn bản nói riêng, các cán bộ văn thư còn vướng mắc, khó khăn do các văn bản quy định, hướng dẫn vẫn còn thiếu, một số văn bản đã ban hành còn chưa đầy đủ, chi tiết và 58
  65. đồng bộ. Các văn bản quy định về chế độ đối với cán bộ làm công tác văn thư còn thiếu. Mặt khác, trong quá trình xây dựng văn bản, việc xác định thứ tự ưu tiên của văn bản vẫn chưa được quan tâm đúng mức trong một số trường hợp dẫn đến trên thực tế có những văn bản thực sự cần thiết lại chưa được ban hành hoặc có văn bản cần ban hành trước nhưng lại ban hành muộn. - Nội dung văn bản: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn tồn tại một số hạn chế về nội dung như: nội dung văn bản chưa đầy đủ, trích dẫn văn bản chưa rõ ràng, chưa có sự cập nhật đầy đủ về các văn bản quy định của pháp luật, của Viện về công tác soạn thảo và ban hành văn bản. - Về thể thức, kỹ thuật trình bày trong soạn thảo văn bản ở Viện còn chưa thống nhất, vẫn có văn bản sai thể thức. Các lỗi thường gặp là lỗi đóng dấu văn bản, lỗi căn lề, trích dẫn văn bản đã hết hiệu lực, trích dẫn chưa đầy đủ về các căn cứ. Sau đây tôi xin trình bày một số lỗi về kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức: + Trích dẫn chưa đầy đủ về văn bản VD: Tờ trình số 2424/TTr-KHXH ngày 01 tháng 12 có phần viện dẫn căn cứ được trình bày như sau: Căn cứ Luật thi đua, Khen thưởng; Căn Nghị định số 65/2014/NĐ-CP ngày 1/7/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thi đua, Khen thưởng năm 2013; Tại căn cứ đầu tiên phải bổ sung năm ban hành của Luật thi đua khen thưởng 2013. Căn cứ thứ hai viết thiếu từ “ cứ” trong “ Căn cứ” và theo quy định phải viết số 0 trước các ngày dưới 10. Như vậy phải viết là “ 01/7/2014”. Đó cũng là căn cứ cuối cùng nên phải kết thúc bằng dấu phẩy chứ không phải dấu chấm phẩy( Xem thêm tại văn bản số 12 - Phụ lục số 06) 59
  66. + Về sử dụng chữ ký nháy trong văn bản: Tại tờ trình số 2424/TTr- KHXH ngày 01 tháng 12 năm 2016 chữ ký nháy duyệt thể thức được trình bày tại dòng kết thúc nội dung chính của văn bản chứ không ở sau dấu “./.” theo quy định( Văn bản số 12 - Phụ lục số 06). + Cỡ chữ của công văn có những đơn vị thay đổi tùy theo số lượng chữ trên một trang văn bản, nên có lúc cỡ chữ to, có lúc nhỏ không đúng và không đẹp. Người đánh máy văn bản có thể là những người chưa hiểu sâu về nghiệp vụ văn thư, do vậy ít chú ý tới kỹ thuật trình bày văn bản. + Quốc hiệu: Còn trường hợp sử dụng dấu cách không chính xác tại dòng “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” sai thể thức trong dấu gạch ngang, phải trình bày là “ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”(Trong Quyết định số 412/QĐ- KHXH ngày 18 tháng 3 năm 2016 của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về việc ban hành kế hoạch công tác năm 2016. Xem tại văn bản số 02 -Phụ lục số 06). + Độ dài đường kẻ ngang nét liền phía dưới tên cơ quan ban hành văn bản cong chưa thống nhất, đường kẻ ngang không phải bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và khoảng cách từ dòng kẻ đến dòng chữ chưa thực sự hợp lý như trong Giấy mời số 151/KHXH-GM ngày 23 tháng 1 năm 2015( Xem Văn bản số 10 - Phụ lục số 06). + Vẫn còn trường hợp dùng không thống nhất các chữ viết tắt trong văn bản. VD: Tờ trình số 1720/Tr- KHXH ngày 24 tháng 8 năm 2016 về việc đề nghị tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Ba cho PGS. TS Trần Khánh. Ở đây Tờ trình viết tắt là “ Tr”, trong các văn bản khác được viết là “ TTr”. + Chưa thống nhất chữ viết hoa trong văn bản: Tại Thông báo số 373/TB-KHXH ngày 27 tháng 2 năm 2015, trích yếu nội dung được viết là “ Mở lớp bồi dưỡng kiến thức phương pháp nghiên cứu 60