›

Khóa luận Áp dụng hệ thống quản lí 5S tại công ty cổ phần Tiến Phong

pdf 87 trang thiennha21 21/04/2022 6090
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Áp dụng hệ thống quản lí 5S tại công ty cổ phần Tiến Phong", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_ap_dung_he_thong_quan_li_5s_tai_cong_ty_co_phan_ti.pdf

Nội dung text: Khóa luận Áp dụng hệ thống quản lí 5S tại công ty cổ phần Tiến Phong

  1. ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÍ 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN PHONG NGUYỄN THỊ MƠ Trường Đại học Kinh tế Huế NIÊN KHÓA: 2016 - 2020
  2. ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN PHONG Sinh viên thực hiện: Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Mơ TS Lê Thị Ngọc Anh TrườngLớp: QTKDK50 Đại học Kinh tế Huế Niên Khóa: 2016 – 2020 Huế, tháng 05/ 2020
  3. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành được bài khóa luận này, tôi đã nhận được nhiều sự quan tâm giúp đỡ từ phía nhà trường, gia đình thầy cô, bạn bè và doanh nghiệp. Tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô TS. Lê Thị Ngọc Anh – người đã trực tiếp tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình viết Khóa luận tốt nghiệp. Tôi chân thành cảm ơn quý thầy cô của khoa Quản Trị Kinh Doanh, Trường Đại Học Kinh tế Huế đã tận tình truyền đạt kiến thức trong những năm tôi rèn luyện và học tập tại trường. Tuy nhiên vì kiến thức chuyên môn còn hạn chế và bản thân còn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung của báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận sự góp ý, chỉ bảo thêm của quý thầy cô cùng toàn thể cán bộ, công nhân viên tại các doanh nghiệp để báo cáo này được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc Công Ty cổ phần Tiến Phong, mặc dù số lượng công việc ngày một tăng nhưng các cô chú, anh chị đã cho phép và tạo điều kiện tốt, chỉ bảo nhiệt tình và giúp đỡ để tôi thực tập tại công ty. Cuối cùng kính chúc quý thầy cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp giảng dạy của mình. Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chị trong Công ty Cổ phần Tiến Phong luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc. Xin chân thành cảm ơn! Huế, tháng 05 năm 2020 Sinh viên thực hiện Trường Đại học KinhNguyễn Thị tếMơ Huế SVTH: Nguyễn Thị Mơ i
  4. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CBCNV Cán bộ công nhân viên DN Doanh nghiệp CP Cổ Phần Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Nguyễn Thị Mơ ii
  5. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH, BIỂU MẪU, SƠ ĐỒ Error! Bookmark not defined. PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 2.1. Mục tiêu nghiên cứu chung 2 2.2. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể 2 3. Câu hỏi nghiên cứu 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4.1. Đối tượng nghiên cứu 2 4.2. Phạm vi nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu 3 5.1.1. Dữ liệu thứ cấp 3 5.1.2 Dữ liệu sơ cấp 3 5.2 Phương pháp chọn mẫu và cỡ mẫu 4 5.2.1 Phương pháp chọn mẫu 4 5.2.2 Cỡ mẫu trong nghiên cứu 4 5.3. Phương pháp xử lí dữ liệu 4 6. Kết cấu và nội dung đề tài 5 PHẦN II:Trường NỘI DUNG VÀ KĐạiẾT QUẢ học NGHIÊN Kinh CỨU tế Huế 6 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÍ 5S TRONG DOANH NGHIỆP 6 1.1. Cơ sở lí luận hệ thống quản lí 5S 6 1.1.1. Khái niệm về hệ thống quản lí 5S 6 1.1.2. Lịch sử phát triển của 5S 8 SVTH: Nguyễn Thị Mơ iii
  6. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh 1.1.3. Mục tiêu và tầm quan trọng của 5S trong các doanh nghiệp 9 1.1.4. Mối quan hệ nội bộ giữa 5S 10 1.1.5. Các bước tiến hành 5S 11 1.1.6. Những thuận lợi khi thực hiện 5S 15 1.1.7. Lợi ích cơ bản của 5S 15 1.1.8. Các yếu tố để thực hiện thành công 5S 17 1.2. Kinh nghiệm thực tiễn thực hiện 5S tại một số công ty tại Nhật Bản và Việt Nam. 17 1.3Thang đo nghiên cứu đề xuất. 18 CHƯƠNGII: THỰC TRẠNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN PHONG 20 2.1. Tổng quát về công ty cổ phần Tiến Phong 20 2.1.1. Thông tin khái quát về công ty 20 2.1.2. Các lĩnh vực hoạt động của công ty: 20 2.1.3. Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi 21 2.1.3.1. Tầm nhìn 21 2.1.3.2. Sứ mệnh 21 2.1.3.3. Giá trị cốt lõi 21 2.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần tiến phong 22 2.1.4.1. Sơ đồ bộ máy quản lý 22 2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của ban giám đốc và các phòng ban 22 2.1.5. Đặc điểm về lao động của công ty cổ phần Tiến Phong 24 2.1.6. Đặc điểm về tài chính của công ty cổ phần Tiến Phong 27 2.1.7. QuyTrường trình công nghệ sảnĐại xuất học Kinh tế Huế 29 2.1.8 Hệ thống trang thiết bị máy móc 32 2.1.9 Thiết bị bảo hộ lao động 32 2.2 Thực trạng môi trường làm việc của công ty cổ phần Tiến Phong và sự cần thiết của hệ thống quản lí 5S 32 2.2.1 Hoạt động quản lí chất lượng 32 SVTH: Nguyễn Thị Mơ iv
  7. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh 2.2.2 Thực trạng bố trí mặt bằng các phòng ban của công ty 33 2.2.3 Thực trạng môi trường làm việc tại công ty cổ phần Tiến Phong 34 2.2.3.1 Thực trạng cách thức sắp xếp và quản lí vật dụng của công nhân viên tại công ty. 36 2.2.3.2. Thực trạng công tác vệ sinh 46 2.2.3.3. Thực trạng về thái độ làm việc của nhân viên 49 2.4 Những thuận lợi, khó khăn của công ty khi thực hiện 5S 50 2.4.1 Thuận lợi 50 2.4.2 Khó khăn 52 CHƯƠNG III: THỰC HIỆN ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÍ 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN PHONG VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM 53 3.1 Các bước áp dụng hệ thống quản lí 5S tại công ty cổ phần Tiến Phong 53 3.2. Các bước triển khai thực hiện 5S 54 3.2.1. Bước 1: Thông báo của ban lãnh đạo về việc cam kết thực hiện hệ thống quản lí 5S 54 3.2.2. Bước 2: Thành lập bộ phận phụ trách chương trình 5S 55 3.2.3. Bước 3: Lên kế hoạch thực hiện 5S 55 3.2.4. Bước 4: Thực hiện đào tạo việc quy định trong tổ chức 56 3.2.5. Bước 5: Tiến hành tổng vệ sinh toàn công ty 56 3.2.5.1. Giai đoạn 1: Bắt đầu bằng Seiri 56 3.2.5.2. Thực hiện Seiri, Seiton, Seiso hằng ngày và tạo thói quen trong công việc. 62 3.2.6. Bước 6: Đánh giá định kì 5S 68 PHẨN III. KẾT LUẬN KIẾN NGHỊ 79 1. Kết luậnTrường Đại học Kinh tế Huế 70 2. Kiến nghị. 70 2.1. Kiến nghị đối với nhà nước 70 2.2 Đối với công ty 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 SVTH: Nguyễn Thị Mơ v
  8. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Kết cấu lao động của công ty CP Tiến Phong 25 Bảng 2.2 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2017 -2019 28 Bảng 2.3. Danh sách khách hàng bán hàng 29 Bảng 2.4 Danh sách thiết bị máy móc 32 Bảng 2.5 Danh sách một số thiết bị bảo hộ lao động cấp phát năm 2019 32 Bảng 2.6. Đặc điểm của mẫu nghiên cứu 35 Bảng 2.7 Ý kiến công nhân viên về nơi làm việc đã được sắp xếp thuận tiện công việc hay chưa 36 Bảng 2.8 Ý kiến công nhân viên về nơi làm việc của mình có những vật dụng không cần thiết 37 Bảng 2.9 Những vật dụng không cần thiết ở phòng hành chính 39 Bảng 2.10. Những vật dụng không cần thiết tại nhà máy sản xuất 39 Bảng 2.11 Ý kiến của công nhân viên về việc có thường xuyên sắp xếp nơi làm việc của mình hay không 39 Bảng 2.12. Ý kiến của công nhân viên về việc thường xuyên sắp xếp nơi làm việc mấy lần trong ngày 41 Bảng 2.13. Ý kiến của công nhân viên về các vật dụng tại nơi làm việc 42 Bảng 2.14. Ý kiến của công nhân viên về việc sắp xếp các vật dụng 44 Bảng 2.15. Ý kiến của công nhân viên đối với việc tìm kiếm công cụ khi làm việc 45 Bảng 2.16. Ý kiến của công nhân viên về môi trường nơi làm việc 46 Bảng 2.17. Ý kiến của công nhân viên về việc dọn vệ sinh trong công ty. 48 Bảng 2.18. Thái độ làm việc của nhân viên về môi trường làm việc 49 Bảng 2.19TrườngThái độ của nhân Đại viên học Kinh tế Huế 50 Bảng 3.1 Danh sách vật dụng không cần thiết trong các văn phòng hành chính 60 Bảng 3.2 Danh sách những vật dụng không cần thiết tại nhà máy sản xuất 60 Bảng 3.3 Danh sách các vật dụng cần thiết trong văn phòng 61 Bảng 3.4 Danh sách các vật dụng cần thiết tại xưởng sản xuất 61 Bảng 3.5 Xác định nguồn gốc bụi bẩn 65 SVTH: Nguyễn Thị Mơ vi
  9. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Bảng 3.6 Lịch thực hiện Seiso theo thời gian 66 Bảng 3.7 Ví dụ lịch phân công thực hiện Seiso hàng ngày 67 Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Nguyễn Thị Mơ vii
  10. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1. Mối quan hệ của 5S 10 Sơ đồ 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lí 22 Sơ đồ 2.2. Quy trình sản xuất dăm gỗ 31 Sơ đồ 2.3. Sơ đồ bố trí phòng ban và xưởng sản xuất của công ty Cổ phần Tiến Phong 33 Sơ đồ 3.1 Quá trình tiến hành Seiri 56 Sơ đồ 3.2 Quy trình xử lí vật dụng không cần thiết 58 Sơ đồ 3.3 Quy trình thực hiện Seiton 64 Sơ đồ 3.4 Quy trình thực hiện Seiso 65 DANH MỤC HÌNH VÀ BIỂU MẪU Hình 2.1 Dăm gỗ đang được vận chuyển lên tàu tại cảng Cửa Việt 30 Hình 2.2 Các xe chuyên chở dăm gỗ 30 Hình 2.3 Biểu đồ ý kiến công nhân viên về nơi làm việc đã được sắp xếp thuận tiện công việc hay chưa 36 Hình 2.4 Biểu đồ ý kiến công nhân viên về nơi làm việc của mình có những vật dụng không cần thiết 38 Hình 2.5 Biểu đồ cơ cấu ý kiến của công nhân viên về việc có thường xuyên sắp xếp nơi làm Trườngviệc hay không Đại học Kinh tế Huế .40 Hình 2.6 Biểu đồ ý kiến của công nhân viên về tần suất sắp xếp nơi làm việc trong ngày 41 Hình 2.7 Biểu đồ cơ cấu ý kiến của công nhân viên về các vật dụng tại nơi làm việc .43 Hình 2.8 Biểu đồ cơ cấu ý kiến của công nhân viên về việc sắp xếp các vật dụng 44 SVTH: Nguyễn Thị Mơ viii
  11. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Hình 2.9 Biểu đồ ý kiến của công nhân viên đối với việc tìm kiếm công cụ khi làm việc 45 Hình 2.10 Biểu đồ ý kiến của công nhân viên về môi trường nơi làm việc 47 Hình 3.1 Lãnh đạo kí cam kết thực hiện 5S 53 Hình 3.2 Nội dung thẻ xanh – thẻ đỏ - thẻ vàng 59 Hình 3.2 Nội dung thẻ xanh – thẻ đỏ - thẻ vàng 59 Hình 3.3 Các dụng cụ chuẩn bị cho Seiri 62 Hình 3.4 Một số hình ảnh sắp xếp các vật dụng và hồ sơ 63 Hình 3.5 Thông báo cho khách hàng về việc giữ vệ sinh khu vực nhà máy 66 Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Nguyễn Thị Mơ ix
  12. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài Trong xu thế phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế nước ta hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng trở nên thích nghi hơn với sự sôi động của nền kinh tế thị trường. Đặc biệt, khi Việt Nam gia nhập WTO (11-1-2007), kèm theo sự suy thoái trầm trọng của nền kinh tế thế giới thì sự cạnh tranh và đào thải ngày càng trở nên quyết liệt hơn (Báo cáo thường niên – doanh nghiệp Việt Nam 2008, TS. Phạm Thị Thu Hằng). Mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường phải chọn cho mình một hướng đi cũng như cách quản lí. Thông qua việc xây dựng, áp dụng các biện pháp và các hệ thống quản lí chất lượng trong doanh nghiệp của mình để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và thị thường. Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại thiết bị máy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp. Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển: Nếu làm việc trong môi trường lành mạnh, thoáng đãng, sạch đẹp, tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn. Trên thế giới có nhiều phương pháp quản lí tiên tiến giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất cũng như chất lượng dịch vụ. Trong đó, hệ thống quản lí 5S được xem như là một phương pháp tích cực giúp các doanh nghiệp giữ gìn vệ sinh và bảo vệ môi trường, tạo môi trường làm việc an toàn và thuận tiện (O’Eocha, 2000). 5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản và những năm tiếp theo được lan rộng sang các nước châu Âu, châu Mỹ và châu Á (Lonnie Wilson, 2010). Tại Việt Nam, 5S lần đầu được áp dụng vào năm 1993, ở một công ty Nhật Bản (Vyniko). Hiện nay hệ thống quảnTrường lí 5S đã được ápĐại dụng v àohọc rất nhiều Kinh công ty sản xuấttế ởHuế Việt Nam và đem lại hiệu quả nhất định trong công việc (Wikipedia). Công ty cổ phần Tiến Phong cũng là một công ty thuộc lĩnh vực sản xuất - sản xuất dăm gỗ và buôn bán phụ tùng, máy móc. Là nơi mà công nhân thường xuyên làm việc và tiếp xúc với nhiều loại máy móc, thiết bị và cần có sự đảm bảo về an toàn lao động. Thực hiện 5S trong công ty là một cách nhìn khác trong cách thức quản lí của SVTH: Nguyễn Thị Mơ 1
  13. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh công ty. Hiện tại do quy mô tương đối nhỏ và vẫn còn hạn chế về nguồn nhân lực cũng như chưa có sự đào tạo bài bản về 5S nên công ty chưa áp dụng một hệ thống quản lí chất lượng, cũng như công cụ quản lí chất lượng nào nên đây chính là mô hình mà tôi đưa ra để áp dụng tại công ty cổ phần Tiến Phong nhằm giúp cho hệ thống quản lí chất lượng tại công ty đạt mục tiêu như mong muốn. Được sự đồng ý của ban lãnh đạo công ty, tôi thực hiện áp dụng hệ thống quản lí chất lượng 5S. Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần Tiến Phong tôi nhận thấy điều kiện của công ty cổ phần Tiến Phong có thể thực hiện hệ thống quản lí 5S một cách hiệu quả. Vì vậy tôi quyết định chọn đề tài nghiên cứu: “Áp dụng hệ thống quản lí 5S tại công ty cổ phần Tiến Phong” làm đề tài tốt nghiệp của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu 2.1. Mục tiêu nghiên cứu chung Trên cơ sở nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động, môi trường làm việc của công ty Cổ phần Tiến Phong từ đó đưa ra các điều kiện phù hợp để ứng dụng mô hình 5S vào công ty. 2.2. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể - Hệ thống hóa các lý luận cơ bản về 5S trong các doanh nghiệp. - Phân tích thực trạng hoạt động, môi trường làm việc của công ty cổ phần Tiến Phong khi chưa áp dụng hệ thống quản lí 5S trong sản xuất. - Xác định, đưa ra các phương pháp thích hợp để ứng dụng mô hình 5S vào công ti. - Thực hiện ứng dụng thực tế mô hình 5S tại công ty cổ phần Tiến Phong. 3. Câu hỏi nghiên cứu - Thực trạng môi trường làm việc tại công ty Cổ phần Tiến Phong diễn ra như thế nào? - ỨngTrường dụng thực tế hệ Đại thống quản học lí 5S trongKinh sản xuất tếtại công Huế ti cổ phần Tiến Phong thực hiện như thế nào? - Việc triển khai các hoạt động của mô hình 5S được thực hiện như thế nào? 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu - Cán bộ công nhân viên đang làm việc tại công ty cổ phần Tiến Phong. SVTH: Nguyễn Thị Mơ 2
  14. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh - Các vấn đề liên quan đến thực trạng, môi trường làm việc của công nhân viên tại công ti. - Các vấn đề liên quan đến 5S để áp dụng vào công ty. 4.2. Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: + Nghiên cứu thực trạng hoạt động, môi trường làm việc của công nhân viên tại công ty. + Nghiên cứu các điều kiện thích hợp để ứng dụng vào mô hình 5S tại công ty Cổ phần Tiến Phong. + Ứng dụng mô hình 5S vào công ty qua các bước. - Về không gian: Các nội dung nghiên cứu được tiến hành tại công ty cổ phần Tiến Phong. - Về thời gian: Từ 30/12/2019 – 19/04/2020. - Số liệu thứ cấp được lấy từ giai đoạn 2017-2019. 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu 5.1.1. Dữ liệu thứ cấp Thu thập dữ liệu thứ cấp từ: - Tìm hiểu giáo trình, báo, tài liệu ở thư viện trường đại học kinh tế Huế, tìm kiếm trên internet, các trang web có liên quan - Tài liệu của công ty và các số liệu cơ cấu tổ chức, nhân sự, kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính từ năm 2017-2019 của công ty cổ phần Tiến Phong tại các phòng ban của công ty trong quá trình thực tập. - CácTrường tài liệu liên quan Đại đến hệ thống học quản líKinh 5S tế Huế 5.1.2 Dữ liệu sơ cấp - Được tiến hành điều tra cán bộ công nhân viên tại công ty cổ phần Tiến Phong thông qua phiếu khảo sát và bảng hỏi để thu thập số liệu điều tra thông qua các công cụ phân tích số liệu phù hợp. SVTH: Nguyễn Thị Mơ 3
  15. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh 5.2 Phương pháp chọn mẫu và cỡ mẫu 5.2.1 Phương pháp chọn mẫu - Mẫu được chọn bằng phương pháp chọn mẫu thuận tiện. Các cán bộ, công nhân viên khảo sát được phân theo các cấp, các bộ phận khác nhau để được khảo sát: - Nhân viên bộ phận sản xuất. - Nhân viên hành chính. 5.2.2 Cỡ mẫu trong nghiên cứu - Tiến hành khảo sát toàn bộ công nhân viên để xem thực trạng môi trường làm việc của công ty. Với tổng số phiếu phát ra là 160, sau khi xem xét và loại bỏ những phiếu không hợp lệ còn 150 phiếu. - Thiết kế bảng hỏi: Bảng hỏi được thiết kế với một số câu hỏi để trả lời cho các giả thuyết về môi trường làm việc của công ty Cổ Phần Tiến Phong để đưa ra các phương pháp thích hợp áp dụng mô hình 5S, trong đó đa phần là câu hỏi đóng, và một câu hỏi mở. 5.3. Phương pháp xử lí dữ liệu - Đối với số liệu thứ cấp: Tiến hành phân tích trên các số liệp được cung cấp rồi tổng hợp đưa ra các nhận xét. - Đối với các số liệu sơ cấp: Tiến hành phân tích bằng phương pháp thống kê mô tả, các phương pháp liên quan đến việc thu thập số liệu, tóm tắt, trình bày, tính toán và mô tả những đặc trưng khác nhau để phản ánh một cách tổng quát đối tượng nghiên cứu, tìm ra các đặc điểm của mẫu nghiên cứu. CácTrường nguồn số liệu sau Đại khi đã đư họcợc thu thập Kinhsẽ được tổng tế hợp Huếvà xử lí bằng phần mềm Excel và SPSS + Đối với phần mềm Excel: Sử dụng công cụ Chart để vẽ biểu đồ thể hiện nội dung của kết quả nghiên cứu. + Đối với phần mềm SPSS sử dụng để mã hóa, nhập, phân tích số liệu được thu thập được từ bảng hỏi. SVTH: Nguyễn Thị Mơ 4
  16. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh 6. Kết cấu và nội dung đề tài Đề tài bao gồm 3 phần: Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương I: Cơ sở lí luận và thực tiễn áp dụng hệ thống quản lí 5S trong doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng môi trường làm việc 5S tại công ty cổ phần Tiến Phong. Chương III: Thực hiện áp dụng hệ thống quản lí 5S tại công ty Cổ Phần Tiến Phong và bài học kinh nghiệm. Phần III: Kết luận và kiến nghị Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Nguyễn Thị Mơ 5
  17. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÍ 5S TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Cơ sở lí luận hệ thống quản lí 5S 1.1.1. Khái niệm về hệ thống quản lí 5S - Khái niệm: 5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng). (Ron Fisher, 2008) + Seiri (sàng lọc) Seiri có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây chính là bước đầu tiên các doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S. Nội dung chính trong Seiri là phân loại, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc. Khi xem lại nhà máy hay phòng làm việc của mình, có thể bạn sẽ nhận thấy các vật dụng không được ghi chính xác nơi lưu trữ, nhiều thứ không cần thiết cho công việc nhưng vẫn được lưu giữ lại. Do đó, nhiệm vụ của Seiri chính là là phân loại các các vật dụng cần thiết và các vật dụng không cần thiết, từ đó di dời hoặc thanh lý những vật dụng không cần thiết nhằm tạo nên một môi trường làm việc khoa học. Một trong những cách thông dụng để thực hiện việc “Sàng lọc” là sử dụng “thẻ đỏ”, bất cứ các vật dụng nào không cần thiết cho công việc sẽ được gắn thẻ ngay lập tức. Kết thúc quá trình này người phụ trách mỗi bộ phận có vật dụng gắn thẻ đỏ sẽ xem tại sao nó vẫn ở khu vực của mình. Sau đó là việc đTrườngưa ra quyết định loại Đại bỏ hay tiếphọc tục giữ Kinh vật dụng đó tếtheo cáchHuế nhất định. Với hoạt động trong Seiri, mọi thứ sẽ được phân loại một cách khoa học, từ đó có thể giảm thiểu lãng phí từ việc tìm kiếm và di chuyển, đồng thời tạo nên môi trường làm việc an toàn hơn ). (Ron Fisher, 2008) + Seiton (sắp xếp) Trong tiếng Nhật, Seiton có nghĩa là sắp xếp mọi thứ gọn gàng và có trật tự. Vì vậy, khi du nhập vào Việt Nam, Seiton được gọi là sắp xếp. Sau khi đã loại bỏ các vật SVTH: Nguyễn Thị Mơ 6
  18. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại. Thông thường việc này sẽ bắt đầu bằng việc xem xét công dụng và tần suất sử dụng các vật dụng còn lại, từ đó quyết định nên để chúng gần nhau hay không? Cần để chúng gần hay xa nơi làm việc? Bên cạnh đó, công việc này cũng cần phải thực hiện dựa trên việc phân tích trình tự sao cho giảm thiểu thời gian di chuyển giữa các quá trình trong hệ thống. Ở bước này, các vật dụng cần được xác định vị trí sao cho dễ định vị nhất, theo nguyên tắc quản lý trực quan: “một vị trí cho mỗi vật dụng, mỗi vật dụng có một vị trí duy nhất”. Một điểm cần chú ý khi thực hiện Seiton là các vật dụng nên được đánh số hoặc dán nhãn tên giúp mọi người trong công ty có thể dễ dàng nhận biết và tìm kiếm. Với các hoạt động trong Seiton, môi trường làm việc sẽ trở nên thuận tiện, gọn gàng và thông thoáng hơn, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong công ty.). (Ron Fisher, 2008) + Seiso (sạch sẽ) Seiso có nghĩa là làm vệ sinh và giữ nơi làm việc sạch sẽ. Công việc chính trong phần này là giữ gìn sạch sẽ trong toàn doanh nghiệp. Giữ gìn sạch sẽ được thực hiện thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, và khu vực làm việc. Seiso hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn). Phát động chương trình “5 phút Seiso” cuối mỗi ngày làm việc sẽ giúp cho mọi người thấm nhuần tư tưởng Seiso, duy trì sự sạch sẽ thường xuyên. Vệ sinh không chỉ là để giữ gìn vệ sinh trong công ty mà còn có thể kiểm tra máy móc, thiết bị từ đó phát hiện ra các vấn đề như bụi bẩn trong máy móc, các chỗ lỏng ốc, Nhờ đó, chúng taTrường nhanh chóng tìm raĐại các giải họcpháp cho cácKinh vấn đề đó, tế nâng Huế cao năng suất của máy móc, thiết bị và đảm bảo an toàn trong lao động. Sau khi áp dụng được 3 chữ S đầu tiên, doanh nghiệp sẽ đạt được những kết quả đáng ngạc nhiên, góp phần nâng cao năng suất cũng như lợi nhuận cho doanh nghiệp.(Ron Fisher,2008) + Seiketsu (săn sóc) Seiketsu được dịch sang tiếng Việt là Săn sóc với mục đích là duy trì kết quả và SVTH: Nguyễn Thị Mơ 7
  19. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh các hoạt động trong 3S đầu tiên. Mục tiêu của Seiketsu là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ không phải là phong trào nhất thời. Do vậy, xác định các quá trình cần thiết để đảm bảo tính chính xác là vô cùng cần thiết để duy trì thành quả của các hoạt động trước đó. Bên cạnh đó, các tổ chức, doanh nghiệp nên đưa ra những quy định, nội quy, kế hoạch để có thể kiểm soát và phát triển việc thực hiện 5S. Một điểm quan trọng nữa trong nội dung S4 là các hoạt động kiểm tra, đánh giá các hoạt động mà doanh nghiệp đã thực hiện được, đồng thời tổ chức thi đua cũng giúp nâng cao ý thức của mọi người trong việc thực hành 5S. Bằng việc phát triển Seiketsu, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo các tiêu chuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp (Ron Fisher,2008) + Shitsuke (sẵn sàng) Shitsuke hay Sẵn sàng là hoạt động cuối cùng của 5S. Nó được hiểu là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S. Khi một doanh nghiệp thực hiện các hoạt động Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu một cách thường xuyên và hiệu quả, có thể hiểu rằng doanh nghiệp đó đang duy trì tốt 5S. Tuy nhiên, nếu đơn thuần chỉ thực hiện mà không có sự nâng cấp thì dần dần, hệ thống 5S sẽ đi xuống và không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Như vậy, Sẵn sàng có thể được hiểu là đào tạo mọi người tuân theo thói quan làm việc tốt và giám sát nghiêm ngặt nội quy tại nơi làm việc. Để mọi người có thể sẵn sàng thực hiện 5S, doanh nghiệp cần xây dựng các chương trình đào tạo và thực hành thường xuyên cho nhân viên. Bên cạnh đó, các vị lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp cần là tấm gương cho mọi người làm theo trong việc học tập và thực hành 5S. Như vậy, trong nội dung Shitsuke, việc đào tạo về Shitsuke là điểm quan trọng nhất, giúp các hoạt động 5S được duy trì và phát triểnTrường đến mức cao nhất, Đại từ đó góphọc phần nângKinh cao năng tế suất Huếvà chất lượng sản phẩm. Mục tiêu của việc thực hiện 5S không chỉ là đảm bảo nơi làm việc sạch sẽ ngăn nắp mà còn cắt giảm sự lãng phí trong doanh nghiệp, vì vậy phần tiếp theo sẽ đưa ra định nghĩa về các hoạt động tạo ra giá trị và các hoạt động không tạo ra giá trị và các loại lãng phí nhằm giúp các DN định hình về thế nào là lãng phí. (Ron Fisher, 2008) 1.1.2. Lịch sử phát triển của 5S SVTH: Nguyễn Thị Mơ 8
  20. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Tại Nhật Bản 5S được thực hành trong nhiều năm với ý nghĩa phổ biến là Seiri, Seiton để hỗ trợ cho hoạt động an toàn, chất lượng, hiệu suất, môi trường. Năm 1980, cuốn sách đầu tiên về 5S được xuất bản, từ đó 5S được phổ biến nhanh chóng với ý nghĩa trọn vẹn hơn và đầy đủ, bao gồm: SEIRI (Sàng lọc), SEITON (Sắp xếp), SEISO (Sạch sẽ), SEIKETSU (Săn sóc), SHITSUKE (Sẵn sàng). Tại các công ty phát triển thì 5S được thực hành thường xuyên và duy trì ở mức độ cao. Tại Việt Nam: Ở Việt Nam, 5S lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1993, ở 1 công ty Nhật (Vyniko). Hiện nay, rất nhiều công ty sản xuất ở Việt Nam áp dụng 5S vì có nhiều lợi ích từ 5S như: chỗ làm việc sạch sẽ, gọn gàng, mọi người đều cảm thấy thoải mái, vui vẻ, năng suất lao động cao, hiệu quả tức thời, hiện ra ngay trước mắt, tạo hình ảnh tốt cho công ty. Một ví dụ điển hình của áp dụng hiệu quả 5S ở Việt Nam là công ty CNC VINA. Tại một số cơ quan công sở của Việt Nam áp dụng 5S vào phong trào cơ quan, ví dụ như Sở Ngoại vụ TP. Đà Nẵng. 1.1.3. Mục tiêu và tầm quan trọng của 5S trong các doanh nghiệp Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm: Thực hiện chương trình 5S là cơ sở để thực hiện chương trình cải tiến chất lượng trong công ty, thực hiện cải thiện môi trường làm việc nâng cao hiệu quả làm việc cho công ty, tổ chức. Cải thiện hình ảnh và danh tiếng của công ty trong mắt khách hàng và chính đội ngũ nhân viên trong công ty. XâyTrường dựng tinh thần đồngĐại đội giữa học mọi ng Kinhười. tế Huế Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế. Tăng hiệu quả làm việc nhờ giảm thiểu thời gian chết khi tìm kiếm, chuẩn bị, vận hành và tiến hành công việc. Thời gian thực hiện công việc được rút ngắn và giao sản phẩm đúng hẹn. SVTH: Nguyễn Thị Mơ 9
  21. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Giảm hàng tồn kho do có thể kiểm kê dễ dàng và chính xác hàng hóa trong kho. Nâng cao chất lượng nhờ giảm bụi bặm và hạt kim loại. Máy móc ít hỏng hóc hơn nhờ quy trình kiểm tra Seiso. An toàn lao động được nâng cao khi không có các chướng ngại vật trên lối đi và trên sàn nhà nơi làm việc, cũng như sàn nhà không còn trơn trượt. Giảm chi phí. Khích lệ và nâng cao tinh thần cố gắng của cả công ty. Tầm quan trọng của 5S: 5S là một phương pháp mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp với chi phí thấp lại đơn giản. Hiểu rõ được định nghĩa về 5S cũng như xác định được các loại lãng phí là cơ sở lý luận quan trọng cho các doanh nghiệp bước đầu triển khai áp dụng 5S. Hiện nay 5S phổ biến tại rất nhiều quốc gia trên thế giới và được học giả rất nhiều nước quan tâm. Các nước có nền công nghiệp phát triển như Nhật, Mỹ, Úc và nhiều nước khác đã và đang áp dụng phương pháp hiệu quả này nhằm loại bỏ lãng phí, nâng cao hiệu quả sản xuất. 5S là một phương pháp đơn giản, tốn ít chi phí lại mang lại hiệu quả cao nên 5S đã được nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng để xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ, khoa học .( OSada,1991) 1.1.4. Mối quan hệ nội bộ giữa 5S Seiri TrườngSeiketsu Đại họcshitsuke Kinh tế HuếSeiton Seiso Sơ đồ 1.1. Mối quan hệ của 5S (Nguồn: Hajime SUZUKI. Gobal Consulting, Japan (Tháng 11/2006) SVTH: Nguyễn Thị Mơ 10
  22. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh - Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke trong hệ thống quản lí 5S có mối liên hệ mật thiết với nhau. Khi thực hiện chương trình 5S trước tiên là phải thực hiện Seiri để có thể loại bỏ những vật dụng không cần thiết hoặc dời đi những vật không cần thiết nhưng tần suất sử dụng không cao. - Thực hiện hiệu quả việc Seiri thì công việc tiếp theo của Seiton sẽ được thuận lợi hơn và hiệu quả hơn. Seiton chỉ thực hiện khi Seiri đã thực hiện xong. Seiton thực hiện việc sắp xếp những việc sai khi đã được sàng lọc kĩ càng. - Việc sắp xếp gọn gàng lại là cơ sở cho việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ tại công ty. Việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ và sắp xếp gọn gàng sẽ giúp cho công việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ thuận tiện và hiệu quả hơn. - Sau khi thực hiện xong 3S đầu cần phải thực hiện công việc sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ ở một mức cao hơn và hiệu quả hơn. Vì vậy, phải thực hiện cải tiến 3S đầu, muốn thực hiện nó chúng ta phải tiến hành Seiketsu. - Kết hợp với thực hiện Seiketsu có thể thực hiện Shitsuke cho công ty nhằm tạo ra một thói quen thực hiện 5S trong công ty và liên tục cải tiến nó để dần đưa 5S cải tiến ở mức cao. 1.1.5. Các bước tiến hành 5S Trước tiên, tổ chức cần xác định rõ mục tiêu của việc triển khai 5S. Sau đó tiến hành thành lập Ban 5S. Nên chọn ra mỗi bộ phận có 2 người để cử vào Ban 5S để nếu một người nghỉ thì công việc vẫn được thực hiện. Thành viên được lựa chọn vào Ban 5S phải là những người có tính kỷ luật cao, sát sao trong công việc, có tầm ảnh hưởng đến người khác, khuyến khích là nữ. ĐơnTrường vị nên cử một sốĐại cán bộ quảnhọc lý chủ Kinh chốt trong Bantế 5S Huế tham gia các khóa đào tạo về thực hành 5S của các tổ chức có uy tín. Đồng thời tham khảo các tổ chức tương tự đã triển khai 5S để học hỏi trước khi triển khai tại đơn vị. Bước 2: Quy định chức năng, nhiệm vụ của Ban 5S Chức năng chính của Ban 5S là tuyên truyền về 5S, đào tạo 5S và đánh giá 5S. Được sự đồng thuận và hỗ trợ từ ban lãnh đạo, công ty quyết định Trưởng ban, Phó SVTH: Nguyễn Thị Mơ 11
  23. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh ban, Thư ký, Người giám sát: Một trong các yếu tố để thực hành 5S là sự tham gia của tất cả mọi người đặc biệt là lãnh đạo phải gương mẫu đi đầu, nếu vi phạm cũng xử lý công bằng như các thành viên khác. Vì thế, Trưởng ban sẽ là người rất nghiêm minh, đi đầu trong hoạt động thực hiện 5S. Nhiệm kỳ có thể một năm tùy theo kết quả công việc. Phó ban là người giúp việc cho Trưởng ban trong việc thực thi và giám sát hoạt động triển khai. Thư ký có trách nhiệm tổng kết tình hình thực hiện 5S tại đơn vị và tổng hợp các ý kiến nhận xét, đóng góp một cách trung thực, khách quan. Người giám sát có vai trò rất lớn, phải thường xuyên quan sát, phát hiện những nơi có vấn đề, sai sót và chụp lại làm bằng chứng và lưu trong hồ sơ triển khai 5S. Sau một thời gian, xem lại hồ sơ sẽ thấy sự khác biệt giữa trước và sau cải tiến. Nên dán những tấm ảnh 5S lên bảng tin để tất cả mọi người cùng biết và hỗ trợ nhau cải tiến. Còn lại là các ủy viên có trách nhiệm tuyên truyền, đôn đốc các bộ phận trong đơn vị thực hiện tốt hoạt động 5S. Tất cả các thành viên trong Ban 5S cần nắm rõ vai trò trách nhiệm của mình, hiểu rõ các nguyên tắc 5S để có thể truyền đạt cho các cán bộ nhân viên trong đơn vị. Bước 3: Thông báo và tuyên truyền, đào tạo về 5S trong đơn vị Chính sách và mục tiêu áp dụng 5S cần được thông báo chính thức đến tất cả mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức. Sau đó tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng bá về 5S trong toàn công ty thông qua các biểu ngữ, hình ảnh ở khắp mọi nơi. Ban 5S có thể phối hợp với các chuyên gia bên ngoài mở các lớp đào tạo về 5S để tất cả mọi người cùng nhận thức đúng, nắm rõ quy trình và cách thức triển khai. Lưu ý là 100% cán bộ nhân viên phải tham gia. BưTrườngớc 4: Phát lệnh tổng Đại vệ sinh họctrong toàn Kinh đơn vị tế Huế Lập sơ đồ mặt bằng toàn công ty, kể cả phần bao quanh bên ngoài, quy định khu vực được phân công. Nên chia thành các tổ để dễ theo dõi và quản lý. Mỗi người phụ trách nơi làm việc của mình và có thể kiểm tra chéo lẫn nhau. Các khu vực chung như nhà xe, cầu thang, hành lang, nhà ăn, nhà vệ sinh, cũng phải phân về các tổ cho công bằng. SVTH: Nguyễn Thị Mơ 12
  24. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Ban 5S đề xuất mua các dụng cụ cần thiết để thực hiện 5S như máy ảnh, bảng tin, tủ đồ, giá, chổi lau, và phát cho các tổ. Ban 5S cần hướng dẫn cặn kẽ, khuyến khích tất cả các tổ hăng hái thi đua, đề ra các khẩu hiệu về thực hành 5S. Các tổ nên treo các khẩu hiệu ngay tại tổ mình để chuẩn bị cho ngày tổng vệ sinh. Có thể đưa những tấm gương về 5S như Bác Hồ luôn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp. Phát lệnh tổng vệ sinh trong toàn đơn vị. Đây là bước quan trọng vì nó đánh dấu bước đầu trong việc thực hiện 5S. Ngày tổng vệ sinh phải được tổ chức rầm rộ, khí thế, sôi nổi, tạo sự phấn khởi và thi đua cho mọi người. Yêu cầu tất cả các cán bộ công nhân viên kể cả lãnh đạo cấp cao nhất cũng phải tham gia. Cố gắng để mọi người tham gia với tinh thần tự giác, trách nhiệm và kỷ luật cao. Người phụ trách ảnh cần ghi lại những hình ảnh mọi người làm việc trong ngày đầu tiên này để kịp thời rút kinh nghiệm. Thực hiện Seiri (Sàng lọc) Để thực hiện bước “Sàng lọc”, mỗi bộ phận cần đưa ra các tiêu chí để xác định những loại vật dụng/tài liệu/hồ sơ nào cần loại bỏ. Sau bước sàng lọc sơ bộ, có thể phân loại các vật dụng thành những loại như sau: Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên cần được để thuận tiện cho việc sử dụng và dễ dàng. Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng. Những vật dụng không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý  Khoản vật từng dùng sẽ phân loại thành: - KhoTrườngản vật cần dùng hàngĐạingày học Kinh tế Huế - Khoản vật cần dùng hàng tuần - Khoản vật cần dùng 1 hoặc 2, 3 tháng 1 lần - Khoản vật cần dùng 6 đến 12 tháng 1 lần - Khoản vật cần dùng hơn 1 năm 1 lần. Đối với những vật ít sử dụng ví dụ trên 6 tháng 1 lần thì thì cần cân nhắc dựa vào chi phí bỏ ra của công ty để giữ lại những vật SVTH: Nguyễn Thị Mơ 13
  25. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh này.  Những khoản vật không thường dùng: - Không cần dung và có thể thanh lí ngay. Đối với loại này tổ chức cần có kế hoạch thanh lí. - Các khoản vật chờ thanh lí: Tổ chức cần có trách nhiệm lưu giữ khoản vật này. Thực hiện Seiton (Sắp xếp) Dựa trên nguyên tắc này, từng bộ phận cần thống nhất trong nội bộ hình thức sắp xếp các đồ vật, máy móc, tài liệu sao cho mọi thứ có thể dễ dàng sử dụng. Các đồ vật nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần thiết để có thể dễ dàng nhận biết.  Các lưu ý khi Sắp xếp: - Bố trí các đồ vật tùy theo tần số sử dụng. Tần số sửn dụng càng cao khoản vật càng được bố trí gần nơi làm việc. Tần số sử dụng càng thấp thì càng bố trí xa nơi làm việc. - Khi sắp xếp có thể them các nhãn vào những khoản vật. Ví dụ các khoản vật sử dụng với tần số cao thì đánh số màu sắc khác với khoản vật có tần số sử dụng thấp. - Khi đặt các khoản vật cần lưu ý khoản vật dễ lấy ra, đưa vào, để tiếp cận. - Thông báo quy tắc sắp xếp các khoản vật để các thành viên biết được các khoản vật nào, ở đâu. Thực hiện Seiso (Sạch sẽ) Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua ngày tổng vệ sinh cũng như lịch làm vệ sinh hàng ngày tại nơi làm việc. Luôn kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sạch sẽ, không bị bụi bẩn. Tốt nhất là dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh trước vàTrường sau giờ làm việc, tạoĐại thói quen học ngăn nắpKinh và sạch sẽ. tế Làm Huế thế nào để duy trì sạch đẹp khi đang làm việc. Tuyệt đối không được có suy nghĩ như sẽ dọn lại sau, khi xong công việc, có kiểm tra thì mới sạch sẽ vì như vậy sẽ chỉ theo đuổi sự sạch đẹp trên hình thức, phong trào. Sạch sẽ không chỉ là làm sạch mà còn tìm ra nguyên nhân gây bẩn và tìm cơ cấu phòng ngừa bụi bẩn. SVTH: Nguyễn Thị Mơ 14
  26. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Mọi người cần thể hiện trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc, những người làm vệ sinh ở tooe chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng còn ở khu vực làm việc cá nhân nên để các cá nhân tự phụ trách. Thực hiện Seiketsu (Săn sóc) Yêu cầu của bước này là thực hiện đúng theo qui định các hoạt động Serri – Seiton – Seiso. Nơi làm việc nhờ vậy sẽ trở nên sạch sẽ và ngăn nắp. Để duy trì và nâng cao 5S, nên sử dụng các phương pháp hiệu quả như sau: Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật Tiến hành hoạt động đánh giá 5S Tạo sự thi đua giữa các bộ phận/phòng ban Thực hiện Shitsuke (Sẵn sàng) Việc thực hiện các bước trên một cách tự giác và tạo thành thói quen cũng như văn hoá của toàn tổ chức. Khi đó chúng ta đã đạt được bước Shitsuke - Sẵn sàng. Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban cần gương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S. Mọi nhân viên tuân thủ các qui định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung. Việc rèn luyện ý thức tự giác cần phải có thời gian và cố gắng của mọi thành viên trong tổ chức. (ISO Vietnam, 9001: 2008). 1.1.6. Những thuận lợi khi thực hiện 5S -5S có thể áp dụng với mọi loại hình thức tổ chức và mọi qui mô doanh nghiệp -5S có thể có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kì lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại, dịch vụ. - Triết lí 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết thuật ngữ khó. - Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp nơi làm việc - MôiTrường trường làm việc Đạikhông thể học lúc nào c ũngKinh hoàn hảo. tếKhi đHuếã sạch sẽ rồi có thể sạch sẽ hơn nữa, khi đã gọn rồi bằng cách khác có thể gọn hơn nữa, chính vì thế luôn có thể cải tiến các cách thức theo thời gian để phát huy hiệu quả cao hơn. 1.1.7. Lợi ích cơ bản của 5S 5S là một chương trình nâng cao năng suất phổ biến ở Nhật Bản và dần trở nên phổ biến trên nhiều nước khác nhau trong đó có Việt Nam. Nó bắt nguồn từ truyền SVTH: Nguyễn Thị Mơ 15
  27. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh thống của Nhật Bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ trong phân xưởng người quản lí cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc của tôi”, “máy móc của tôi”, từ đó người lao động sẽ chấp nhận chăm sóc “chiếc máy làm việc của mình”, “chỗ làm việc của mình”, và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất. Khi chương trình 5S thực hiện thành công sẽ đưa lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cụ thể như sau: - Nơi làm việc trở nên nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn. - Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến. - Mọi người trở nên kỉ luật hơn. - Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc. - Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. - Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc của mình. - Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn. - Đẩy mạnh sản xuất. - Nâng cao chất lượng công việc. - Cắt giảm chi phí trong quá trình làm việc. - Giao hàng đúng hẹn. - Thúc đẩy tinh thần làm việc. - Môi trường làm việc an toàn. - Nâng cao uy tín công ty, tăng thêm khách hàng mới, ThTrườngực hiện tốt 5S sẽ đóng Đại góp cho học các yếu tốKinh PQCDSM: tế Huế - Cải tiến năng suất (P – Productivity) - Nâng cao chất lượng (Q – Quality) - Giảm chi phí (C – Cost) - Giao hàng đúng hẹn (D – Dilivery) - Đảm bảo an toàn (S – Safety) SVTH: Nguyễn Thị Mơ 16
  28. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh - Tinh thần làm việc cao (M – Morale) 1.1.8. Các yếu tố để thực hiện thành công 5S - Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện. “Ban lãnh đạo cam kết xây dựng và hỗ trợ các bộ phận, các phòng ban thực hiện tốt các tiêu chuẩn 5S để nhân viên có một môi trường làm việc an toàn, hiệu quả và thuận tiện hơn.” - Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S. - Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người. - Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý. 1.2. Kinh nghiệm thực tiễn thực hiện 5S tại một số công ty tại Nhật Bản và Việt Nam. Mô hình 5S thực tế được áp dụng ở Việt Nam lần đầu tiên vào năm 1993 tại 1 công ty Nhật (Vyniko). Hiện nay, ngày càng có nhiều công ty sản xuất Nhật đầu tư vào Việt Nam nên 5S ngày càng được phổ biến hơn. Và không chỉ ở công ty Nhật mà các công ty, nhà máy Việt Nam cũng bắt đầu hoạt động 5S nhằm cải thiện môi trường làm việc, nâng cao ý thức cho nhân viên mình. Đặc biệt, các cơ quan đoàn thể liên quan đến nhà nước như Bệnh Viện, các cơ quan công sở ở Việt Nam cũng đã và đang ápTrường dụng chương trĐạiình 5S học vào các Kinh phong trào tế trong Huế cơ quan mình. Tuy nhiên, có một số điểm khác nhau đặc trưng giữa các doanh nghiệp làm 5S, do đó có một số đơn vị làm thành công, bên cạnh đó cũng có không ít doanh nghiệp chưa làm tốt, chưa phát huy được hiệu quả của 5S. (Wikipedia) Công ty 100% Nhật Bản: Đây là những công ty được người Nhật đầu tư và phát triển mới, hay những công ty mà công ty mẹ ở Nhật và có trụ sở ở Việt Nam. Đặc SVTH: Nguyễn Thị Mơ 17
  29. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh trưng 5S tại những công ty này là công ty mẹ/quản lý người Nhật đã hiểu được sự cần thiết của 5S và có sẵn những tiêu chuẩn về 5S. Họ tự xây dựng các tiêu chuẩn đó, và nhân viên người Việt tuân theo tiêu chuẩn để thực hiện. Tuy nhiên, cũng có trường hợp các công ty này hiểu về 5S nhưng phía quản lý chưa có một tiêu chuẩn 5S nào, phải nhờ các đơn vị tư vấn 5S ở địa phương đến hỗ trợ. Công ty Việt Nam có liên quan đến Nhật: Đây là những công ty liên doanh với Nhật, hoặc những công ty mà khách hàng trực tiếp là các doanh nghiệp Nhật. Để đảm bảo được chất lượng sản phẩm hay các tiêu chí khác phù hợp với đối tác, họ được đối tác yêu cầu làm 5S (đôi khi tự nhận thấy sự quan trọng của 5S và tự tiến hành). Đặc trưng của hoạt động 5S ở các doanh nghiệp này là thực hiện do yêu cầu từ đối tác nên tinh thần tự giác chưa cao và mức độ ưu tiên cho hoạt động 5S còn thấp. Tất nhiên hoạt động 5S ở đây được thực hiện dựa trên sự chỉ đạo của phía đối tác, đôi khi họ nhờ các đơn vị tư vấn 5S khác đến hỗ trợ. Công ty 100% Việt Nam: Đây là những công ty hoàn toàn chưa biết về 5S cũng như chưa có cơ hội hợp tác với các doanh nghiệp Nhật. Tuy nhiên, qua tìm hiểu, thông tin, họ tiếp xúc được với 5S, nhận thấy những ưu điểm của 5S nên muốn áp dụng vào công ty mình. Đặc trưng của những công ty này là có sự nhiệt tình trong khi thực hiện, tuy nhiên do chưa hiểu rõ về 5S nên khi triển khai gặp nhiều vướng mắc. 1.3 Thang đo nghiên cứu đề xuất. Thông qua một số cơ sở lí thuyết về 5S (của Ron Fisher, 2008), tham khảo từ đề tài “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại các phòng ban chức năng của công ty Cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội”, từ đó hình thành các thang đo nhân tố đánh giá thực trạng môi trường làm việc hiện tại của công ty cổ phần Tiến PhongTrườngđể đưa ra các phương Đại pháp học phù hợp Kinhđể áp dụng mô tế hình Huế 5S tại công ty. SVTH: Nguyễn Thị Mơ 18
  30. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh STT Các thang đo Mã hóa 1 Nơi làm việc có gọn gàng sạch sẽ hay Noi lam viec co gon gang không? sach se khong 2 Nơi làm việc có những vật dụng không Co nhung vat dung khong cần thiết hay không? can thiet khong 3 Nơi làm việc của mình đã bố trí thuận Noi lam viec da bo tri tiện hay chưa? thuan tien chua 4 Có cảm thấy tốn thời gian khi tìm công Cam thay ton thoi gian cụ khi làm việc không? khi tim cong cu khi lam viec khong 5 Có thường xuyên làm vệ sinh nơi làm Co thuong xuyen ve sinh việc hay không? noi lam viec khong 6 Có cảm thấy nơi làm việc có an toàn Noi lam viec co an toan hay không? khong 7 Có tự hào về nơi làm việc của mình hay Co tu hao noi lam viec không? cua minh khong 8 Nếu công ty có quy định về vệ sinh nơi Dong y voi quy dinh moi làm việc thì có đồng ý hay không? khong Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Nguyễn Thị Mơ 19
  31. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh CHƯƠNG II: THỰC TRẠNGMÔI TRƯỜNG LÀMVIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN PHONG 2.1. Tổng quát về công ty cổ phần Tiến Phong 2.1.1. Thông tin khái quát về công ty - Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN PHONG - Tên giao dịch: TIEN PHONG JOINT STOCK COMPANY - Giám đốc: Trần Tiến Dũng - Đại diện pháp luật: Trần Tiến Dũng - Mã số thuế: 3200434232 - Ngày cấp giấy phép: 29/01/2010 - Ngày hoạt động: 15/06/2011 - Địa chỉ: Lâm Xuân, xã Gio Mai, huyện Gio Linh, tỉnh Quảng Trị. - Điện thoại: 0233639888 2.1.2. Các lĩnh vực hoạt động của công ty: Sản xuất đồ gỗ xây dựng Sản xuất dăm gỗ xuất khẩu Bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu - Công ty cổ phần Tiến Phong được thành lập vào ngày 15/06/2011, có ngành nghề sản xuất chính là sản xuất dăm gỗ xuất khẩu, buôn bán các máy móc thiết bị công trình, vật liệu xây dựng dân dụng. San lấp mặt bằng, xây dựng công trình giao thông vận chuyTrườngển hàng hóa, Bên Đại cạnh đó họccông ty cònKinh thực hiện cáctế ho ạHuết động liên doanh, liên kết với các công ty khác. Từ những năm 2003, khi thị trường dăm gỗ trong và ngoài nước phát triển, nhu cầu về dăm gỗ - nguyên liệu giấy tăng cao, công ty cổ phần Tiến Phong đã nhanh chóng tìm ra hướng đi đúng đắn, từng bước phát triển hoạt động kinh doanh của mình, mở rộng thị phần và hợp tác với nhiều công ty và doanh nghiệp trong và ngoài nước. - Qua 9 năm đi vào hoạt động, công ty đã triển khai đào tạo nghề hơn 900 lao SVTH: Nguyễn Thị Mơ 20
  32. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh động, tạo công ăn việc làm cho gần 500 lao động trong đó chủ yếu là lao động khu vực nông thôn. Công ty đã và đang đề ra nhiều chính sách mới cải thiện khả năng kinh doanh, bằng phương hướng phát triển những dịch vụ chiến lược với giá thấp hơn các đối thủ trên thị trường nhưng có cùng chất lượng và không ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Bên cạnh đó, Công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, sản xuất lượng dăm gỗ đạt yêu cầu về số lượng và chất lượng, tạo uy tín trên lĩnh vực thị trường đang hoạt động. 2.1.3. Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi 2.1.3.1. Tầm nhìn Với khát vọng tiên phong trong ngành sản xuất dăm gỗ cùng với chiến lược đầu tư và phát triển bền vững, công ty Cổ phần Tiến Phong phấn đấu trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất dăm gỗ của tỉnh Quảng Trị. - Đến năm 2025, công ty CP Tiến Phong trở thành một trong 3 công ty hàng đầu của tỉnh Quảng Trị trong lĩnh vực sản xuất dăm gỗ. 2.1.3.2. Sứ mệnh Đối với thị trường: Cam kết cung cấp sản phẩm dăm gỗ đạt yêu cầu về chất lượng, đúng yêu cầu về số lượng, uy tín trên thị trường sản xuất dăm gỗ trong và ngoài tỉnh. Đối với nhân viên: Công ty CP Tiến Phong đem lại môi trường làm việc chuyên nghiệp, an toàn và nhân văn; tạo điều kiện và cơ hội phát triển cho toàn nhân viên. Đối với xã hội: Việc sản xuất và cung ứng sản phẩm dăm gỗ của công ty CP Tiến Phong đảm bảo những vấn đề về môi trường, tạo công ăn việc làm cho người dân trong và ngoài tỉnh, nâng cao đời sống, nâng cao giá trị kinh tế cho ngành công nghiệp sản xuấtTrường dăm gỗ. Đại học Kinh tế Huế 2.1.3.3. Giá trị cốt lõi Công ty CP Tiến Phong lấy uy tín làm giá trị chuẩn mực đối với khách hàng và các đối tác. Luôn tuân thủ các quy định của pháp luật, tuân thủ bộ quy tắc ứng xử, nội quy và các quy chế, quy định, quy trình của công ty. Đảm bảo các vấn đề môi trường, an toàn lao động khi khai thác và chế biến dăm gỗ. Không ngừng học hỏi và ứng dụng SVTH: Nguyễn Thị Mơ 21
  33. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh các tiến bộ về khoa học vào Quản trị, vận hành, kĩ thuật, công nghệ, dây chuyền sản xuất để ngày một nâng cao giá trị chất lượng và dịch vụ. 2.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần tiến phong 2.1.4.1. Sơ đồ bộ máy quản lý Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Phòng tài Phòng kế Phòng kĩ Xưởng hành chính - kế hoạch – thuật sản xuất chính – toán kinh nhân sự doanh Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hê hỗ trợ Sơ đồ 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lí Trường Đại học(Nguồn: PhòngKinhhành chính tế nhân Huế sự của công ty) 2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của ban giám đốc và các phòng ban - Giám đốc: Là người đại diện cho toàn bộ công nhân viên của công ty, là người đứng đầu điều hành mọi hoạt động của công ty đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả và là người đại diện trước pháp luật. Nhiệm vụ của giám đốc là xây dựng và thực thi các chiến lược nhằm thúc đẩy sự phát triển và gia tăng lợi nhuận của SVTH: Nguyễn Thị Mơ 22
  34. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh công ty. - Phó giám đốc: Chức năng của Phó giám đốc là giúp Giám đốc quản lý, điều hành hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc. Bên cạnh đó, chủ động triển khai, thực hiện nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động. Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận. Thực hiện quyền điều hành công ty do Giám đốc ủy nhiệm. - Phòng hành chính – nhân sự: làm chức năng văn phòng và tổ chức lao động tiền lương, quản lí quỹ tiền lương, tổ chức thực hiện chính sách đối với người lao động, tiếp nhận, sắp xếp cán bộ công nhân viên trong công ty cho phù hợp với nhu cầu và nhiệm vụ kinh doanh. Theo dõi công tác kỷ luật khen thưởng trong công ty. Tổ chức thực hiện công tác quản lý công văn giấy tờ, công tác văn thư và công tác lưu trữ. Quản lý con dấu và lưu trữ các hồ sơ pháp lý của Công ty. Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện nội quy, quy chế làm việc của cơ quan Công ty. Duy trì trật tự làm việc tại cơ quan Công ty. Kiểm tra giám sát tình hình ban hành các loại công văn của các phòng ban Công ty. Thực hiện nhiệm vụ truyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một cách nhanh chóng, đảm bảo chính xác. - Phòng tài chính – kế toán: quản lí, huy động và sử dụng nguồn vốn của công ty sao cho đúng mục đích và hiệu quả nhất. Phòng kế toán có trách nhiệm ghi chép các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty, xác định kết quả hoạt động kinh doanh của công ty nhằm cung cấp các thông tin cho người quản lí để đưa ra những phương án có lợi nhất cho công ty. Kiểm tra việc sử dụng tài sản, tiền vốn, kiểm tra việc chấp hành các quy định về dự toán, định mức chi phí trong sản xuất kinh doanh. Quản lý chặt chẽ vốn đầu tư cho xây dựng cơ bản và tổ chức thanh quyết toán cácTrường công trình xây dựng Đại cơ bản hohọcàn thành. KinhTổ chức lưu tế trữ tàiHuế liệu kế toán theo quy định. - Phòng kế hoạch – kinh doanh: Phối hợp với đơn vị cấp trên làm việc với các bộ ngành liên quan, chủ đầu tư và các cơ quan liên quan xây dựng định mức, đơn giá, tổng dự toán, giá cả máy các loại thiết bị mới. Phối hợp với đơn vị cấp trên giải quyết các vướng mắc về định mức, đơn giá, cơ chế thanh toán và các chế độ. Tham gia phân SVTH: Nguyễn Thị Mơ 23
  35. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh tích đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Chủ trì soạn thảo và tham gia đàm phán để lãnh đạo Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế. Theo dõi việc thực hiện và thanh lý các hợp đồng đã ký kết. Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình ký kết và triển khai các hợp đồng kinh tế của các đơn vị. Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch giá thành và quản lý các phần chi phí. Đánh giá phân tích tình hình thực hiện, những nguyên nhân ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch. Báo cáo thống kê, báo cáo tình hình thực hiện tháng, quý, năm về giá trị khối lượng. Hỗ trợ, giúp lãnh đạo Công ty tập hợp báo cáo, kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty - Phòng kĩ thuật: Đề xuất điều chỉnh các định mức kinh tế kỹ thuật nhằm tiết kiệm và hạ giá thành sản phẩm. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về thực hiện kế hoạch sản xuất và chất lượng sản phẩm. Chủ động nghiên cứu và tìm cách khắc phục sự cố hỏng hóc máy móc thiết bị. Xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị. Xây dựng quy trình vận hành sản xuất và kiểm tra, giám sát quy trình vận hành máy móc thiết bị. Dự báo và lên kế hoạch các loại vật tư, thiết bị thay thế. Có biện pháp tìm ra những giải pháp cải tiến kỹ thuật, tối ưu hoá dây chuyền, hạn chế các tiêu hao vật tư nguyên liệu, đảm bảo ATLĐ, vệ sinh môi trường. Chủ động nghiên cứu đề ra biện pháp trình Lãnh đạo Công ty giảm thời gian dừng máy, ổn định năng suất, chất lượng sản phẩm. Quản lý thiết bị, theo dõi, trình duyệt phương án sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị theo định kỳ và khi bị hư hỏng. - Xưởng sản xuất: điều hành các ca sản xuất thực hiện hoàn thành kịp thời sản xuất về số lượng, chất lượng theo kế hoạch đã được giao, làm giảm tối đa gỗ thứ phẩm và thảm loại. Phân công và giao nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ, công nhân các ca sản xuất, quảnTrường lý, vận hành dây Đại chuyền máyhọc móc, thiếtKinh bị sản xuất, tế hệ Huế thống xử lý nước thải và các máy móc, công cụ, dụng cụ, phương tiện theo đúng quy trình. Thực hiện nghiêm túc quy trình vận hành, nhận giao ca, ghi chép nhật kí sản xuất, chịu trách nhiệm vệ sinh máy móc thiết bị thường xuyên sạch sẽ. Chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Tổng giám đốc về thực hiện nhiệm vụ đã được Tổng giám đốc giao. 2.1.5. Đặc điểm về lao động của công ty cổ phần Tiến Phong SVTH: Nguyễn Thị Mơ 24
  36. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Bảng 2.1: Kết cấu lao động của công ty CP Tiến Phong (Đơn vị: Người) Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 So sánh So sánh Chỉ tiêu 2017/2018 2018/2019 Số % Số % Số % Số % Số % lượng lượng lượng lượng lượng Tổng số 146 100 151 100 160 100 5 10,34 9 10,60 CBCNV Theo giới tính Nam 101 69,18 103 68,21 110 68,75 2 1,98 7 6,80 Nữ 45 30,82 48 31,79 50 31,25 3 6,67 2 4,17 Theo tính chất Lao động 131 89,73 136 90,07 144 90,00 5 3,82 8 5,88 trực tiếp Lao động 15 10,27 15 9,93 16 10,00 0 0 1 6,67 gián tiếp Theo độ tuổi Từ 18 -25 32 21,92 37 24,5 37 23,12 5 15,62 0 0,00 Từ 25 -35 45 30,82 50 33,11 58 36,25 5 11,11 8 16 Từ 35 - 45 42 28,77 45 29,8 35 21,88 0 0,00 -10 -22,23 Trên 45 27 18,49 19 12,59 30 18,75 -8 -29,63 11 -36,67 Trình độ học vấn Trên đại 0 0,00 0 0,00 2 1,25 0 0,00 2 100 học Trường Đại học Kinh tế Huế Đại 5 3,42 9 5,96 12 7,50 4 80,00 3 25,00 học/cao đẳng Trung cấp 66 45,21 71 47,02 87 54,38 5 7,58 16 18,39 Lao động 74 50,68 70 46,36 57 35,63 -4 -5,41 -13 -22,81 phổ thông SVTH: Nguyễn Thị Mơ 25
  37. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Khác 1 0,68 1 0.66 2 1,25 0 0 1 50,00 (Nguồn: Phònghành chính – nhân sự) Nhận xét: Qua bảng 2.1 ta có thể thấy rằng nhìn chung lao động qua các năm đều tăng, tuy nhiên không có sự biến động lớn giữa các năm nên ta có thể kết luận rằng tình hình về kết cấu lao động của công ty CP Tiến Phong tương đối ổn định. Cụ thể là: - Năm 2017 công ty CP Tiến Phong có tổng số lao động là 146 người, năm 2018 số lao động tăng lên 5 người thành 151 người (10,34%), đến năm 2019 số lao động tăng lên đến 160 người tương ứng tang 9 người (10,6%), so với năm 2018. - Theo đặc tính của ngành sản xuất dăm gỗ số lượng lao động nam thường chiếm tỉ lệ cao hơn lao động nữ do công việc đòi hỏi dùng sức người nhiều. Có thể thấy được số lao động nam trong công ty chiếm tỉ lệ cao hơn gấp nhiều lần so với số lao động nữ. Nhìn chung, cơ cấu lao động của công ty CP Tiến Phong khá ổn định + Năm 2017, số lao động nam của công ty CP Tiến Phong là 101 người chiếm 69,18%. Số lao động nữ là 45 người chiếm 30,82%. + Năm 2018, số lao động nam là 103 người chiếm 68,21% tăng 2 người tương ứng 1,98% so với năm 2017. Số lao động nữ là 48 người chiếm 31,79% tăng 3 người tương ứng với 6,67% so với năm 2017 + Năm 2019, số lao động nam của công ty là 110 người chiếm 68,75%, tăng 7 người tương đương với 6,8% so với năm 2018. Số lao động nữ là 50 người chiếm 31,25% tăng 2 người tương đương với 4,17% so với năm 2018. - Theo tính chất công việc của công CTCP Tiến Phong thì có sự chênh lệch khá lớn giữaTrường số lượng lao động giánĐại tiếp vàhọc lao động Kinh trực tiếp. Do tếđặc thùHuế của công việc và nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty nên số lượng lao động trực tiếp chiếm tỉ lệ cao hơn nhiều so với số lao động gián tiếp. Cụ thể là: + Năm 2017, số lượng lao động trực tiếp là 131 người chiếm 89,73%. Số lao động gián tiếp tại công ty là 15 người chiếm 10,27%. + Năm 2018, số lao động trực tiếp là 136 người chiếm 90,07%, tăng 5 người tương đương với 3,82% so với năm 2017. Số lao động gián tiếp là 15 người chiếm SVTH: Nguyễn Thị Mơ 26
  38. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh 9,93% và không có sự thay đổi. + Năm 2019, số lao động trực tiếp là 144 người chiếm 90%, tăng 8 người tương đương với 5,88% so với năm 2019. Số lao động gián tiếp là 16 người chiếm 10%, tăng 1 người tương đương với 6,67% so với năm 2019. - Theo trình độ chuyên môn. Với đặc điểm của một công ty sản xuất dăm gỗ thì lao động phổ thông chiếm tỉ lệ cao nhất, tuy nhiên nguồn lao động có trình độ cao đẳng, đại học ở công ty cũng tăng qua các năm. Cụ thể là: + Năm 2017, số lượng lao động ở trình độ cao đẳng, đại học là 5 người, chiếm 3,42%. Lao động có trình độ trung cấp là 66 người, chiếm 45,21%. Lao động phổ thông là 74 người, chiếm 50,68%. Lao động khác (trung học cơ sở, ) là 1 người, chiếm 0,68%. Không có lao động trên đại học + Năm 2018, số lao động có trình độ đại học, cao đẳng là 9 người, tăng 4 người tương đương với 80% so với năm 2017, chiếm 5,96%. Lao động có trình độ trung cấp là 71 người chiếm 47,02%, tăng 5 người so với năm 2017 tương đương với 7,58%. Lao động có trình độ phổ thông là 70 người, chiếm 46,36%, giảm so 4 người tương đương với 5,41% so với năm 2017. Lao động khác là 1 người chiếm 0,66% không thay đổi so với năm 2017. + Năm 2019, số lao động trên đại học là 2 người, chiếm 1,25%. Lao động có trình độ đại học, cao đẳng là 12 người, chiếm 7,5% tăng 3 người tương đương với 25% so với năm 2018. Lao động có trình độ trung cấp là 87 người, chiếm 54,38%, tang 16 người tương đương với 18,39% so với năm 2019. Lao động khác là 2 người chiếm 1,25%, tang 1 người tương đương với 50% so với năm 2018. - Theo độ tuổi. Nhìn chung số lao động chủ yếu là từ 25 – 35 tuổi. 2.1.6.TrườngĐặc điểm về tài Đạichính của học công ty cổKinh phần Tiến Phongtế Huế - Cơ cấu về doanh thu SVTH: Nguyễn Thị Mơ 27
  39. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Bảng 2.2. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2017 -2019 (Đơn vị: Tỉ VNĐ) So sánh So sánh 2018/2017 2019/2018 Chỉ tiêu Năm Năm Năm Chênh % Chênh % 2017 2018 2019 lệch lệch Doanh thu 183,523 434,549 560,623 251,026 136,8% 126,549 28,12% Chi phí 181,42 431,01 556,924 249,59 137,58% 125,914 29,21% Lợi nhuận 2,106 3,533 3,699 1,427 67,7% 0,166 4,69% trước thuế (Nguồn: Phòng kế toán) Nhận xét: Nhìn chung ta thấy doanh thu của công ty CP Tiến Phong tăng dần qua hàng năm, cụ thể là: - Năm 2017, doanh thu của công ty là 183,523 VNĐ, chi phí (chi phí lãi vay, chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp, ) là 181,42 tỉ VNĐ. Lợi nhuận trước thuế của công ty là 2,106 tỉ VNĐ. - Năm 2018, doanh thu tăng lên 434,549 tỉ VNĐ, tăng 251,026 tỉ VNĐ tương đương tăng 136,8% so với năm 2017. Trong năm này công ty xây dựng thêm một xưởng sản xuất dăm gỗ nữa nên doanh thu tăng đáng kể. Lợi nhuận cũng tăng 1,427 tỉ VNĐ tương đương tăng 67,7% so với năm 2017. - NămTrường 2019, doanh thu Đại của công học ty là 560,623 Kinh tỉ VNĐ, tếtăng 126,549Huế tỉ VNĐ so với năm 2018 tương đương tăng 28,12% so với năm 2018. Chi phí tăng 125,914 tỉ VNĐ tương đương 29,21% so với năm 2018. Lợi nhuận tăng 0,166 tỉ VNĐ tương đương 4,69% so với năm 2018. Ta có thể thấy rằng tổng doanh thu và lợi nhuận của công ty CP Tiến Phong tăng mạnh qua các năm thể hiện tình hình sản xuất kinh doanh của công ty rất hiệu quả nhờ vào việc đầu tư xây phân xưởng và lắp đặt thêm thiết bị phục vụ cho sản xuất. SVTH: Nguyễn Thị Mơ 28
  40. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh 2.1.7. Quy trình công nghệ sản xuất - Gỗ nguyên liệu cho sản xuất chủ yếu là keo, bạch đàn có độ tuổi 4-5 năm với đường kính đầu nhỏ tối thiểu 4cm. Được tập kết từ 3 nguồn chủ yếu là: Khai thác từ rừng trồng của công ty, thu mua từ rừng trồng của các công ty lâm nghiệp. Bảng 2.3. Danh sách khách hàng bán hàng STT Danh sách khách hàng 1 Công ty TNHH Cảm Giáo 2 Công ty CP Xuất Nhập Khẩu lâm sản Đường Xanh 3 Công ty CP lâm sản An Phú 4 Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Hoàng Phú (Nguồn: Phòng kinh doanh) - Nguyên liệu được xác định khối lượng bằng cân điện tử sau đó được loại bỏ vỏ bằng máy bóc vỏ. - Sau khi bóc vỏ cây gỗ nguyên liệu theo băng chuyền đến máy băm dăm. Tại đây cây gỗ nguyên liệu sẽ được chế biến thành dăm mảnh và dăm mảnh theo băng chuyền đến sàng dăm. - Sàng dăm có nhiệm vụ chọn lọc và phân loại dăm. Dăm tốt, đúng kích thước, đạt yêu cầu sẽ được hệ thống băng tải chuyển đến bãi chứa dăm. Dăm to không đúng kích thước sẽ quay trở lại máy băm dăm để chế biến lại thành kích thước chuẩn và khi đạt yêu cầu sẽ chuyển đến bãi chứa. Mùn rác được đưa ra bãi xử lý. - Các sản phẩm từ các bãi chứa sẽ được vận chuyển, chuyên chở tới chi nhánh Công ty TNHH Ngôi Sao Kinh Tế Quảng Trị và đường thủy (tập trung tại cảng Cửa Việt). Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Nguyễn Thị Mơ 29
  41. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Hình 2.1. Dăm gỗ đang được vận chuyển lên tàu tại cảng Cửa Việt Trường Đại học Kinh tế Huế Hình 2.2. Các xe chuyên chở dăm gỗ SVTH: Nguyễn Thị Mơ 30
  42. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Khai thác, thu mua nguyên liệu gỗ Cân điện tử Máy bóc vỏ Băng tải Bãi chứa dăm Hệ thống băng tải Sàng dăm Máy băm dăm Bãi xử lí Mùn rác Sản phẩm sai quy cách Sơ đồ 2.2. Quy trình sản xuất dăm gỗ Trường Đại học Kinh tế Huế (Nguồn: Phòng kế toán) SVTH: Nguyễn Thị Mơ 31
  43. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh 2.1.8 Hệ thống trang thiết bị máy móc Bảng 2.4 Danh sách thiết bị máy móc STT Tên thiết bị Số lượng ( cái ) 1 Máy bóc vỏ gỗ 8 2 Cale, tua vít 34 3 Máy băm gỗ 11 4 Máy nghiền gỗ 3 5 Máy sàng dăm hình chữ nhật 9 (Nguồn: Phòng kế toán) 2.1.9 Thiết bị bảo hộ lao động Bảng 2.5 Danh sách một số thiết bị bảo hộ lao động cấp phát năm 2019 STT Tên thiết bị Số lượng Đơn vị tính 1 Áo quần bảo hộ 18 Bộ 2 Nón bảo hộ 40 Cái 3 Giày, ủng 21 Đôi 4 Găng tay 13 Đôi 5 Chụp tai chống ồn 11 Cái 6 Khẩu trang chống bụi 91 Cái (Nguồn: Phòng kế toán) 2.2 Thực trạng môi trường làm việc của công ty cổ phần Tiến Phong và sự cần thiết của hệ thống quản lí 5S 2.2.1 Hoạt động quản lí chất lượng Hiện tại công ty CP Tiến Phong chưa có phòng quản lí riêng về chất lượng. tuy nhiên, cácTrường vấn đề liên quan Đại đến chất lhọcượng vẫn Kinhđược kiểm soát tế một Huế cách chặt chẽ. Về chất lượng sản phẩm, đội ngũ công nhân viên hay môi trường làm việc đều được kiểm soát chặt chẽ nhưng dưới góc độ là quản lí chung thuộc quyền quản lí của ban lãnh đạo. Tính cho đến nay, công ty chưa áp dụng bất kì một hệ thống quản lí chất lượng nào. Đó cũng là một hạn chế khi mà công ty bắt đầu áp dụng một hệ thống quản lí chất lượng mới nhất là công ty có quy mô không lớn và đặc biệt là trong ngành sản xuất SVTH: Nguyễn Thị Mơ 32
  44. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh dăm gỗ. Vì vậy , khi triển khai áp dụng mô hình quản lí chất lượng 5S cần phải đi từ những bước đơn giản và dần cải tiến về sau. 2.2.2 Thực trạng bố trí mặt bằng các phòng ban của công ty Phòng bảo Trạm cân Phòng Giám Đốc vệ Phòng giao dịch Phòng Phó Giám Phòng y tế Đốc Phòng đợi Kho để phụ tùng, Phòng hành chính, máy móc nhân sự Phòng kế hoạch, kinh doanh Bãi đỗ xe chở dăm Phòng tài chính, kế gỗ toán Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm Phòng họp Bãi chứa dăm Nhà máy sản Trườngxuất Đại học Kinh tế Huế Sơ đồ 2.3. Sơ đồ bố trí phòng ban và xưởng sản xuất của công ty Cổ phần Tiến Phong SVTH: Nguyễn Thị Mơ 33
  45. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Các phòng ban chức năng của công ty Cổ phần Tiến Phong chia làm 4 phòng làm việc gồm: phòng hành chính nhân sự, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng tài chính kế toán và phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm. Việc bố trí bãi đỗ xe và xưởng sản xuất ra xa khu vực hành chính nhằm giảm sự ô nhiễm tiếng ồn cũng như giảm thiểu các bụi bẩn do việc sản xuất dăm gỗ gây ra. 2.2.3 Thực trạng môi trường làm việc tại công ty cổ phần Tiến Phong. Môi trường làm việc của các phòng ban chức năng công ty cổ phần Tiến Phong cơ bản là một môi trường làm việc phù hợp với các cán bộ công nhân viên. Vấn đề quản lí môi trường làm việc nói chung của công ty vẫn mang tính chất truyền thống. Hiện nay, việc sắp xếp và quản lí công cụ dụng cụ của các phòng ban chức năng trong công ty cũng như là các thành phẩm, nguyên liệu, dụng cụ lao động trong kho bãi vẫn chưa thực sự hợp lí, xuất phát từ thói quen và kinh nghiệm của cá nhân, dẫn tới việc dư thừa những vật dụng không cần thiết, chiếm diện tích và tốn thời gian trong quá trình làm việc. Tôi đã tiến hành khảo sát toàn bộ công nhân viên của công ty để xem thực trạng môi trường làm việc của công ty. Với tổng số phiếu điều tra là 160, sau khi xem xét và loại bỏ những phiếu không hợp lệ còn 150 phiếu. - Đặc điểm của phiếu khảo sát Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Nguyễn Thị Mơ 34
  46. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Bảng 2.6. Đặc điểm của mẫu nghiên cứu Đặc điểm Số lượng (người) Tỉ lệ (%) Giới tính Nam 106 70,7 Nữ 44 29,3 Tổng 150 100 Tuổi Từ 18 -25 38 25,3 Từ 26 - 35 52 34,7 Từ 36 - 45 36 24,0 Trên 45 24 16,0 Tổng 150 100 Thâm niên Dưới 1 năm 16 10,5 Từ 1 - 3 năm 86 56,6 Từ 3 - 5 năm 32 21,1 Trên 5 năm 14 9,2 Tổng 150 100 Vị trí làm việc Nhân viên hành 17 11,5 chính Công nhân trực 100 66,7 tiếp Công nhân vận 27 18,3 chuyển, kĩ thuật Khác (bảo vệ, vệ 6 3,5 Trườngsinh) Đại học Kinh tế Huế Tổng 150 100 (Nguồn: Xử lí SPSS) SVTH: Nguyễn Thị Mơ 35
  47. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh 2.2.3.1 Thực trạng cách thức sắp xếp và quản lí vật dụng của công nhân viên tại công ty. Về cách sắp xếp nơi làm việc. Theo thu thập từ bảng điều tra: Bảng 2.7 Ý kiến công nhân viên về nơi làm việc đã được sắp xếp thuận tiện công việc hay chưa Ý kiến Vị trí làm việc Tổng Nhân viên Công nhân Công nhân Khác Người % hành chính trực tiếp vận chuyển Thuận tiện 14 78 24 4 120 80% Chưa thuận 3 22 3 2 30 20% tiện Tổng 17 100 27 6 150 100% (Nguồn: Xử lí SPSS) 140 120 100 80 60 40 20 0 Chưa thuận Thuận tiện tiện Khác 4 2 Công nhân vận 24 3 chuyển Công nhân trực tiếp 78 22 Nhân viên hành 14 3 Trườngchính Đại học Kinh tế Huế Hình 2.3. Biểu đồ ý kiến công nhân viên về nơi làm việc đã được sắp xếp thuận tiện công việc hay chưa (Nguồn: Xử lí SPSS) Từ kết quả xử lí số liệu và biểu đồ ta thấy: SVTH: Nguyễn Thị Mơ 36
  48. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh + Có 120 ý kiến là cảm thấy nơi làm việc được sắp xếp thuận cho công việc của mọi người, chiếm 80%. Trong đó: Có 14 ý kiến của nhân viên hành chính, 78 ý kiến của công nhân sản xuất trực tiếp, 24 ý kiến của công nhân vận chuyển và 4 ý kiến của bộ phận khác là cảm thấy nơi làm việc được sắp xếp thuận tiện. + Có 25 ý kiếm thấy nơi làm việc chưa thuận tiện cho công việc của mọi người chiếm 20%. Trong đó: Có 3 ý kiến của nhân viên hành chính, 22 ý kiến của công nhân sản xuất trực tiếp, 3 ý kiến của công nhân vận chuyển, 2 ý kiến của công nhân khác cho rằng nơi làm việc chưa sắp xếp thuận tiện. Từ kết quả của khảo sát ta thấy trên thực tế, nơi làm việc của cán bộ công nhân viên chưa thật sự thuận tiện cho công việc của mình. Vì vậy cần tổ chức lại nơi làm việc của công nhân viên để có hiệu quả hơn trong công việc. Những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc. Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: Bảng 2.8 Ý kiến công nhân viên về nơi làm việc của mình có những vật dụng không cần thiết Ý kiến Vị trí làm việc Tổng Nhân viên Công nhân Công nhân Khác Người % hành chính trực tiếp vận chuyển Có 12 52 3 1 68 45,3% Không 5 48 24 5 82 54,7% Tổng 17 100 27 6 150 100% Trường Đại học Kinh tế (NguHuếồn: Xử lí SPSS) SVTH: Nguyễn Thị Mơ 37
  49. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Có Không Khác 1 5 Công nhân vận 3 24 chuyển Công nhân trực tiếp 52 48 Nhân viên hành 12 5 chính Hình 2.4. Biểu đồ ý kiến công nhân viên về nơi làm việc của mình có những vật dụng không cần thiết (Nguồn: Xử lí SPSS) Từ kết quả xử lí số liệu và biểu đồ ta thấy: + Có 68 ý kiến là nơi làm việc có những vật dụng không cần thiết chiếm 45,3%. Trong đó: Có 12 ý kiến của nhân viên hành chính, 52 ý kiến của công nhân sản xuất trực tiếp, 3 ý kiến của công nhân vận chuyển, 1 ý kiến của bộ phận khác cảm thấy nơi làm việc có những vật dụng không cần thiết. + Có 82 ý kiến là nơi làm việc không có những vật dụng không cần thiết chiếm 54,7%. Trong đó: Có 5 ý kiến của nhân viên hành chính, 48 ý kiến của công nhân sản xuất trựcTrường tiếp, 24 ý kiến của Đại công nhân học vận chuyển, Kinh 5 ý kiến tế của Huếbộ phận khác cho rằng nơi làm việc không có vật dụng không cần thiết. Trên thực tế ở mỗi nơi làm việc trong công ty đều có những vật dụng không cần thiết và cần loại bỏ chúng. Đa số những vật dụng không cần thiết đó ở bộ phận hành chính và xưởng sản xuất. Vì vậy, cần có biện pháp để hạn chế tối đa những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc, trả lại không gian làm việc gọn gàng và ngăn nắp. SVTH: Nguyễn Thị Mơ 38
  50. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Bảng 2.9 Những vật dụng không cần thiết ở phòng hành chính STT Tên vật dụng 1 Báo cũ, giấy loại 2 Bút đã không sử dụng nữa 3 Máy in đã hỏng 4 Bình hoa cũ (Nguồn: Tổng hợp từ bảng hỏi) Bảng 2.10. Những vật dụng không cần thiết tại nhà máy sản xuất STT Tên vật dụng 1 Xẻng đã hỏng 2 Ca lê, tua vít, 3 Máy móc cũ (Nguồn: Tổng hợp từ bảng hỏi) Việc sắp xếp nơi làm việc của công nhân viên. Kết quả thu được từ bảng hỏi: Bảng 2.11 Ý kiến của công nhân viên về việc có thường xuyên sắp xếp nơi làm việc của mình hay không. Có thường xuyên Ý kiến Số lượng (người) Tỉ lệ (%) sắp xếp nơi làm Có 133 88,7 việc của mình hay không 17 11,3 không? Tổng 150 100 (Nguồn: Xử lí SPSS) Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Nguyễn Thị Mơ 39
  51. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh 11,3% Có Không 88,7% Hình 2.5. Biểu đồ cơ cấu ý kiến của công nhân viên về việc có thường xuyên sắp xếp nơi làm việc của mình hay không. (Nguồn: Xử lí SPSS) Từ kết quả xử lí số liệu và biểu đồ ta thấy: + Có 133 ý kiến là có thường xuyên sắp xếp nơi làm việc của mình, chiếm 88,7%. + Có 17 ý kiến là không thường xuyên sắp xếp nơi làm việc của mình, chiếm 11,3%. Theo điều tra thì công ty hiện chưa có các quy định nhân viên phải thường xuyên sắp xếp nơi làm việc của mình nhưng dựa trên tính tự giác. Cần có những giải pháp để công nhânTrường viên nâng cao tinh Đại thần tự giáchọc hơn, coiKinh công ty như tế là ngôiHuế nhà thứ hai của mình. Tần suất sắp xếp nơi làm việc của công nhân viên Kết quả thu được từ bảng hỏi: SVTH: Nguyễn Thị Mơ 40
  52. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Bảng 2.12. Ý kiến của công nhân viên về việc thường xuyên sắp xếp nơi làm việc mấy lần trong ngày Ý kiến Vị trí làm việc Tổng Nhân viên Công nhân Công nhân Khác Người % hành chính trực tiếp vận chuyển 1 lần trong 3 18 6 1 28 18,7% ngày 2 lần trong 8 62 15 1 86 57,3% ngày 3 lần trong 4 17 4 0 25 16,7% ngày Trên 3 lần 2 3 2 4 11 7,3% trong ngày Tổng 17 100 27 6 150 100% (Nguồn: Xử lí SPSS) Trường Đại học Kinh tế Huế Hình 2.6. Biểu đồ ý kiến của công nhân viên về tần suất sắp xếp nơi làm việc trong ngày (Nguồn: Xử lí SPSS) SVTH: Nguyễn Thị Mơ 41
  53. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Từ kết quả xử lí số liệu và biểu đồ: + Có 28 ý kiến chọn 1 lần trong ngày chiếm 18,7%. Trong đó: Có 3 ý kiến của bộ phận hành chính, 18 ý kiến của công nhân sản xuất trực tiếp, 6 ý kiến của công nhân vận chuyển và 1 ý kiến của bộ phận khác. + Có 86 ý kiến chọn 2 lần trong ngày chiếm 57,3%. Trong đó: Có 8 ý kiến của nhân viên hành chính, 62 ý kiến của công nhân sản xuất trực tiếp, 15 ý kiến của công nhân vận chuyển, 1 ý kiến của bộ phận khác. + Có 25 ý kiến chọn 3 lần trong ngày chiếm 16,7%. Trong đó: Có 4 ý kiến của nhân viên hành chính, 17 ý kiến của công nhân sản xuất trực tiếp, 4 ý kiến của công nhân vận chuyển và 0 ý kiến của bộ phận khác. + Có 11 ý kiến chọn trên 3 lần trong ngày chiếm 7,3%. Trong đó: Có 2 ý kiến của nhân viên hành chính, 3 ý kiến của công nhân sản xuất trực tiếp, 2 ý kiến của công nhân vận chuyển, 4 ý kiến của bộ phận khác. Trong ngày mọi người đều thực hiện công việc sắp xếp lại nơi làm việc của mình nhưng tỉ lệ sắp xếp nơi làm việc trên 3 lần trong ngày là không cao, chủ yếu là nhân viên của bộ phận khác (nhân viên vệ sinh). Theo quan sát, mọi người sắp xếp nơi làm việc của mình 2 lần trong ngày lúc chuẩn bị ra về buổi sáng và buổi chiều. Và việc sắp xếp này dựa theo tinh thần tự giác. Các vật dụng tại nơi làm việc Kết quả thu được từ bảng hỏi: Bảng 2.13. Ý kiến của công nhân viên về các vật dụng tại nơi làm việc Vật dụng tại nơi Ý kiến Số lượng (người) Tỉ lệ (%) làm việc chủ yếu Vật dụng hàng ngày 109 72,7 là vật Trườngdụng nào Vật dụngĐại hàng họctuần Kinh33 tế Huế22,0 Vật dụng hàng tháng 8 5,3 Tổng 150 100 (Nguồn: Xử lí SPSS) SVTH: Nguyễn Thị Mơ 42
  54. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Hình 2.7 Biểu đồ cơ cấu ý kiến của công nhân viên về các vật dụng tại nơi làm việc (Nguồn: Xử lí SPSS) Từ kết quả xử lí số liệu và biểu đồ cho thấy: + Có 109 người chọn vật dụng hàng ngày chiếm 72,7%. + Có 33 người chọn vật dụng hàng tuần chiếm 22%. + Có 8 người chọn vật dụng hàng tháng chiếm 5,3% Trên thực tế, đa số công nhân viên để những vật dụng hàng ngày tại nơi làm việc của mình, nhưng vẫn còn một số công nhân viên để cả những vật dụng hàng tuần, thậm chí hàng tháng. Việc để những vật dụng có tần suất sử dụng thấp tại nơi làm việc như thế là không cần thiết, cần có những giải pháp thích hợp để loại bỏ những vật dụng khôngTrường sử dụng nhiều tạiĐại nơi làm học việc, tránh Kinh nhầm lẫn, khó tế khăn Huế khi tìm kiếm các công cụ trong quá trình làm việc. Việc sắp xếp các vật dụng. Kết quả thu được từ bảng hỏi: SVTH: Nguyễn Thị Mơ 43
  55. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Bảng 2.14. Ý kiến của công nhân viên về việc sắp xếp các vật dụng Các vật dụng có Ý kiến Số lượng (người) Tỉ lệ (%) được sắp xếp theo Có 134 89,3 tiêu thức nhất định không Không 16 10,7 Tổng 150 100 (Nguồn: Xử lí SPSS) 10,7% Có Không 89,3% Hình 2.8 Biểu đồ cơ cấu ý kiến của công nhân viên về việc sắp xếp các vật dụng (Nguồn: Xử lí Excel) + Có 134 ý kiến cho rằng các vật dụng có sắp xếp theo tiêu thức nhất định chiếm 89,3%. Trường Đại học Kinh tế Huế + Có 16 ý kiến cho rằng các vật dụng không được sắp xếp theo tiêu thức nhất định chiếm 10,7%. Để tiện cho công việc của mình, mọi người thường có những cách sắp xếp các vật dụng sao cho thuận tiện nhất khi cần đến. Ví dụ sắp xếp hồ sơ theo tháng, theo năm. Hiện nay, tại công ty chưa có một quy định nào về việc sắp xếp vật dụng của cán bộ công nhân viên và cũng chưa có những quy định để kiểm soát chúng nên vẫn còn SVTH: Nguyễn Thị Mơ 44
  56. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh tồn tại những hồ sơ, vật dụng, không được sắp xếp theo các tiêu thức nhất định gây khó khăn khi tìm kiếm. Việc tìm kiếm công cụ khi làm việc. Kết quả thu được từ bảng hỏi: Bảng 2.15. Ý kiến của công nhân viên đối với việc tìm kiếm công cụ khi làm việc Ý kiến Vị trí làm việc Tổng Nhân viên Công nhân Công nhân Khác Người % hành chính trực tiếp vận chuyển Tốn thời 14 10 7 1 32 21,3% gian Bình thường 1 64 3 1 71 47,3% Không tốn 2 26 17 4 47 31,3% thời gian Tổng 17 100 27 6 150 100% (Nguồn: Xử lí SPSS) Trường Đại học Kinh tế Huế Hình 2.9 Biểu đồ ý kiến của công nhân viên đối với việc tìm kiếm công cụ khi làm việc SVTH: Nguyễn Thị Mơ 45
  57. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh (Nguồn: Xử lí SPSS) Từ kết quả xử lí số liệu và biểu đồ cho thấy: + Có 32 người cảm thấy tốn thời gian khi tìm kiếm công cụ khi làm việc chiếm 21,3%. Trong đó: Có 14 ý kiến của nhân viên hành chính, 10 ý kiến của công nhân sản xuất trực tiếp, 7 ý kiến của công nhân vận chuyển, 1 ý kiến của bộ phận khác. + Có 71 người cảm thấy bình thường chiếm 47,3%. Trong đó: Có 1 ý kiến của nhân viên hành chính, 64 ý kiến của công nhân sản xuất trực tiếp, 5 ý kiến của công nhân vận chuyển, 1 ý kiến của bộ phận khác. + Có 47 người cảm thấy không thời gian chiếm 31,3%. Trong đó: Có 2 ý kiến của nhân viên hành chính, 26 ý kiến của công nhân sản xuất trực tiếp, 15 ý kiến của công nhân vận chuyển, 4 ý kiến của bộ phận khác. Trên thực tế cho thấy những người cảm thấy tốn thời gian khi tìm kiếm công cụ khi làm việc đa số là nhân viên hành chính 14/17 phiếu, vì trên bàn làm việc của họ có nhiều giấy tờ, hồ sơ và các dụng cụ không cần thiết. 2.2.3.2. Thực trạng công tác vệ sinh Môi trường làm việc Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: Bảng 2.16. Ý kiến của công nhân viên về môi trường nơi làm việc Ý kiến Vị trí làm việc Tổng Nhân viên Công nhân Công nhân Khác Người % hành chính trực tiếp vận chuyển Hợp vệ sinh 11 55 2 3 71 47% Bình thưTrườngờng 1 Đại 33học Kinh18 tế2 Huế54 36,3% Không hợp vệ 5 12 7 1 25 17,7% sinh Tổng 17 100 27 6 150 100 (Nguồn: Xử lí SPSS) SVTH: Nguyễn Thị Mơ 46
  58. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Hình 2.10 Biểu đồ ý kiến của công nhân viên về môi trường nơi làm việc (Nguồn: Xử lí Excel) Từ kết quả xử lí số liệu và biểu đồ cho thấy: + Có 71 ý kiến cho rằng nơi làm việc của mình hợp vệ sinh chiếm 47%. Trong đó: Có 11 ý kiến của nhân viên hành chính, 55 ý kiến của công nhân sản xuất trực tiếp, 2 ý kiến của công nhân vận chuyển, 3 ý kiến của bộ phận khác. + Có 54 ý kiến cho rằng nơi làm việc bình thường chiếm 36,3 %. Trong đó: Có 1 ý kiến của nhân viên hành chính, 33 ý kiến của công nhân sản xuất trực tiếp, 18 ý kiến của công nhân vận chuyển, 2 ý kiến của công nhân khác. + Có 25 ý kiến cho rằng nơi làm việc của mình không hợp vệ sinh chiếm 17,7%. TrongTrường đó: Có 5 ý ki ếnĐại của nhân học viên hành Kinh chính, 12 ý tếkiến Huếcủa công nhân sản xuất trực tiếp, 7 ý kiến của công nhân vận chuyển, 1 ý kiến của bộ phận khác. Trên thực tế cho thấy phần lớn công nhân viên đều cảm thấy nơi làm việc của mình hợp vệ sinh tuy nhiên vẫn còn một số cảm thấy chưa hợp vệ sinh nhất là công nhân ở khu vực xưởng sản xuất vì ở đây thường xuyên tiếp xúc với bụi bẩn, chúng ta có thể dùng phương pháp mới để cải thiện nơi làm việc trở nên hợp vệ sinh và sạch sẽ hơn. SVTH: Nguyễn Thị Mơ 47
  59. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Thời gian dọn vệ sinh của công nhân viên trong công ty. Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: Bảng 2.17. Ý kiến của công nhân viên về việc dọn vệ sinh trong công ty. Ý kiến Số lượng (người) Tỉ lệ (%) Hoạt động vệ sinh Do nhân viên thực hiện 42 28,0 lau chùi bàn ghế, theo lịch phân công của cửa sổ, sàn nhà, công ty thường do ai phụ Mỗi nhân viên trong 86 57,3 trách phòng tự dọn khi vực của mình Nhân viên dọn vệ sinh 22 14,7 của công ty làm Tổng 150 100 Thường xuyên vệ Một lần một ngày 70 46,7 sinh nơi làm việc Hai lần một ngày 61 40,7 mấy lần một ngày Ba lần một ngày 19 12,6 Trên ba lần một ngày 0 0 Tổng 150 100 Thực hiện vệ sinh 3 phút 28 18,4 nơi làm việc trong 5 phút 59 39,3 bao lâu 7 phút 33 22,0 Trên 7 phút 30 20,0 TrườngT ổngĐại học Kinh150 tế Huế100 (Nguồn: Xử lí SPSS) - Từ kết quả ta thấy hoạt động vệ sinh tại công ty do mỗi nhân viên trong phòng tự dọn khi vực của mình chiếm tỉ lệ cao nhất 57,3%. Nhân viên thực hiện theo lịch phân công của công ty phụ trách chiếm tỉ lệ 28%, còn lại là do nhân viê dọn việc sinh của công ty làm. Về cơ bản, công tác dọn vệ sinh của công ty khá tốt, công tác vệ sinh phòng làm việc khu vực hành chính do nhân viên hành chính phụ trách, khu vực ngoài SVTH: Nguyễn Thị Mơ 48
  60. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh hành lang do nhân viên vệ sinh phụ trách, còn lại khu vực xưởng sản xuất do sự quản lí của tổ trưởng tổ sản xuất. Ngoài ra, theo quy định chung của công ty, bộ phận sản xuất sẽ thực hiện dọn vệ sinh vào cuối ngày và các bộ phận khác sẽ có cuộc tổng vệ sinh các phòng ban một tuần một lần vào chiều thứ 7. Việc vệ sinh của các phòng ban thường không được phân công cụ thể mà chỉ thực hiện việc dọn vệ sinh theo sự tự giác của mỗi cá nhân. - Thực tế, việc dọn vệ sinh đa số là từ 1 – 2 lần một ngày. Những người dọn vệ sinh 1 lần một ngày chiếm 46,7%. 2 lần một ngày chiếm 40,7%. 3 lần một ngày chiếm 12,6% và không ai dọn vệ sinh trên 3 lần 1 ngày. Và tất cả mọi người đều dọn vệ sinh nơi làm việc của mình. - Theo kết quả từ bảng hỏi có 28 nhân viên thực hiện vệ sinh trong 3 phút chiếm 18,4%. 33 nhân viên thực hiện vệ sinh 7 phút, chiếm 22%. Có 20 nhân viên dọn vệ sinh trên 7 phút. Đa số mọi người đều thực hiện vệ sinh nơi làm việc của mình là 5 phút chiếm 39,3%. Đây cũng là khoảng thời gian hợp lí để sau này áp dụng cho quy định của công ty. Để tránh trường hợp lãng phí thời gian thừa làm mất năng suất làm việc cũng như quá ít thời gian sẽ khiến nhân viên không thoải mái, trở nên kém hiệu quả khi thực hiện vệ sinh. 2.2.3.3. Thực trạng về thái độ làm việc của nhân viên. Thái độ làm việc của công nhân viên Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: Bảng 2.18. Thái độ làm việc của nhân viên về môi trường làm việc Có tự hào về nơi Ý kiến Số lượng (người) Tỉ lệ (%) làm việc của mình Tự hào 120 80 không TrườngBình thĐạiường học Kinh16 tế Huế10,7 Không tự hào 14 9,3 Tổng 150 100 (Nguồn: Xử lí SPSS) Theo bảng hỏi điều tra thì nhân viên trong công ty CP Tiến Phong có ý thức rất tốt trong công việc tạo môi trường làm việc an toàn và hiệu quả. Có 120 người cảm SVTH: Nguyễn Thị Mơ 49
  61. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh thấy tự hào về nơi làm việc của mình, chiếm 80%. 16 người cảm thấy bình thường chiếm 10,7%. 14 người cảm thấy không tự hào chiếm 9,3%. Theo quan sát và điều tra, những ý kiến cảm thấy chưa thực sự tự hào về nơi làm việc của mình do thấy nơi làm việc chưa thực sự an toàn và thuận tiện, gây những khó khăn khi làm việc đặc biệt là công nhân làm việc nơi sản xuất. Vì vậy, việc áp dụng mô hình 5S vào công ty giúp môi trường làm việc trở nên an toàn, sạch sẽ và thuận tiện hơn cho công nhân viên. Thái độ của nhân viên Bảng 2.19. Thái độ của nhân viên Nếu có quy định Ý kiến Số lượng (người) Tỉ lệ (%) về sàng lọc, sắp Đồng ý 115 76,7 xếp, vệ sinh sạch Bình thường 32 21,3 sẽ thì có thực hiện Không đồng ý 3 2 không Tổng 150 100 (Nguồn: Xử lí SPSS) Trên thực tế, có 115 ý kiến có thái độ hưởng ứng nếu có quy định về sàng lọc, sắp xếp, vệ sinh sạch sẽ thường xuyên nơi làm việc chiếm 76,7%, điều này rất thuận lợi cho việc áp dụng hệ thống quản lí 5S tại công ty. 2.3. Sự cần thiết của hệ thống quản lí 5S đối với công ty cổ phần Tiến Phong. Theo quan sát và điều tra từ bảng hỏi: - Trên thực tế, có rất nhiều thứ không cần thiết và chúng được sắp xếp không gọn gàng cần được sắp xếp và phân loại theo theo một tiêu thức nhất định để mọi người đều có thể dễ dàng sử dụng một cách thuận tiện nhất. - ViTrườngệc chuyển để tìm Đạiđồ vật trong học lúc làm Kinh việc làm m ấttế nhiều Huế thời gian và ảnh hưởng đến năng suất lao động và do bố trí không hợp lí dụng cụ ở nơi làm việc. - Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỉ lệ máy móc hoạt động không cao. - Sàn nhà, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng vẫn còn bám bụi bẩn, ảnh hưởng đến sức khỏe người lao động. SVTH: Nguyễn Thị Mơ 50
  62. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Như đã phân tích môi trường làm việc của công ty có một số hạn chế mà khi thực hiện 5S công ty có thể khắc phục là: - Một số điểm chưa hợp lí gây ra những bất tiện trong công việc của các nhân viên trong phòng tổ chức hành chính. Bất tiện trong việc bố trí máy in khi làm việc. Máy in được bố trí chỉ có 2 cái tại phòng hành chính, kế toán nên khi những phòng khác cần in thì phải qua phòng phòng hành chính, kế toán để in. Việc sắp đặt không hợp lí này gây mất thời gian và không thuận tiện cũng như không linh hoạt trong công việc. Kiến thức về quản lí chất lượng cũng như công cụ 5S đối với công ty hầu như mới mẻ. - Về ý thức của nhân viên, công ty đã được thành lập và tồn tại hơn 9 năm nên có thể thay đổi cách thức quản lí và cải tiến. - Các phòng ban, xưởng sản xuất vẫn còn có những vật dụng không cần thiết, tuy nhiên việc điều tra bảng hỏi là theo ý kiến chủ quan nhưng đó cũng là một hạn chế. - Về công tác vệ sinh cần có những quy định rõ ràng hơn và cụ thể hơn cho công tác này đặc biệt là ở xưởng sản xuất. - Khi áp dụng 5S thì công ty sẽ khắc phục được các hạn chế trên và thông qua hoạt động liên tục cải tiến những mức 5S cao hơn sẽ tạo cho công ty một truyền thống tốt đẹp. Khi thực hiện 5S thành công tại các phòng ban, nhà máy sản xuất có thể mở rộng và triển khai nó ở các cơ sở trực thuộc các đơn vị khác có hiệu quả cao hơn. 2.4 Những thuận lợi, khó khăn của công ty khi thực hiện 5S 2.4.1 Thuận lợi Ban lãnh đạo rất quan tâm đến những vấn đề thay đổi hoạt động của công ty nhằm nângTrường cao chất lượng côngĐại việc. học Kinh tế Huế Thái độ và sự tự giác của các nhân viên trong công ty. Mặc dù chưa có quy định về hoạt động 5S nhưng đa số nhân viên trong công ty đều có ý thức trong công việc và các hoạt động cũng như đa số nhân viên đều cảm thấy tự hào về nơi làm việc của mình. Đội ngũ nhân viên của công ty đa số là những nhân viên trẻ, năng động - đây SVTH: Nguyễn Thị Mơ 51
  63. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh cũng là một lợi thế trong việc tiếp thu những cái mới. Công ty Cổ phần Tiến Phong là công ty chuyên sản xuất dăm gỗ và buôn bán phụ tùng, máy móc nên việc áp dụng mô hình 5S là rất cần thiết vì công nhân làm việc trong môi trường phải tiếp xúc với máy móc thường xuyên. Vì vậy việc áp dụng mô hình 5S sẽ mang lại một môi trường an toàn và thuận tiện hơn cho công nhân viên đặc biệt là công nhân tại xưởng sản xuất. 2.4.2 Khó khăn Do công ty cổ phần Tiến Phong chưa áp dụng một hệ thống quản lí chất lượng nào nên cách tiếp cận với hệ thống quản lí 5S sẽ gặp một số khó khăn. Công ty sẽ phải thực hiện đào tạo từ lãnh đạo cho đến đội ngũ nhân viên có liên quan. Khi thực hiện hệ thống quản lí 5S cần phải có thời gian để mọi người làm quen và thực hiện. Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Nguyễn Thị Mơ 52
  64. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh CHƯƠNG III. THỰC HIỆN ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÍ 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN PHONG VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM 3.1 Các bước áp dụng hệ thống quản lí 5S tại công ty cổ phần Tiến Phong Trên cơ sở nghiên cứu từ khảo sát và tham khảo từ ISO Vietnam 9001:2008, đề xuất các bước áp dụng mô hình 5S tại công ty Cổ phần Tiến Phong. * Giai đoạn chuẩn bị Bước chuẩn bị là bước rất quan trọng trong mọi quá trình triển khai hệ thống quản lí trong công ty. Bước chuẩn bị này quyết định đến sự thành công hay thất bại của mô hình 5S. Trong thực hành 5S, bước chuẩn bị chính là yếu tố then chốt giúp công ty tiếp cận và triển khai các hoạt động 5S. Quá trình chuẩn bị gồm: - Phổ biến để ban lãnh đạo hiểu rõ về lợi ích của hệ thống quản lí 5S. - Lãnh đạo cam kết thực hiện 5S trong tổ chức thông qua việc kí cam kết thực hiện 5S. Trường Đại học Kinh tế Huế Hình 3.1: Lãnh đạo kí cam kết thực hiện 5S SVTH: Nguyễn Thị Mơ 53
  65. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh - Thành lập ban chỉ đạo 5S. - Chỉ định cán bộ trách nhiệm chính v hoạt động 5S. - Tổ chức đào tạo cho những người có trách nhiệm chính và các cán bộ hướng dẫn thực hiện. - Lập kế hoạch 5S. Trong bước chuẩn bị, việc thiết lập ban chỉ đạo 5S và tổ chức đào tạo xây dựng là một trong những nội dung chủ đạo. Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng nhất cho việc thực hiện thành công của việc thực hiện 5S. Việc cam kết này sẽ đảm bảo các nguồn lực trong quá trình thực hiện vì vậy nhóm chỉ đạo 5S cần có sự tham gia của lãnh đạo và đại diện cảu tất cả các phòng ban trong công ty. Bên cạch đó, việc đào tạo lí thuyết cũng như học hỏi kinh nghiệm từ những công ty đã tực hiện 5S sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận 5S dễ dàng hơn. Lập kế hoạch chi tiết: - Dự tính thời gian cho toàn dự án triển khai 5S, đồng thời thiết lập thời gian cụ thể cho từng hoạt động. - Nội dung công việc được xây dựng cho từng phòng ban, từng khu vực. Nội dung công việc càng chi tiết thì việc thực hiện và kiểm soát tiến độ càng dễ dàng hơn. - Chỉ định người trách nhiệm chính cho các hoạt động 5S tại từng bộ phận. Những người chịu trách nhiệm sẽ tuyên truyền, giám sát và điều phối hoạt động trong khu vực mình làm việc. Do vậy, các điều phối viên cần được đào tạo sâu sắc hơn nữa. 3.2. Các bước triển khai thực hiện 5S 3.2.1. Bước 1: Thông báo của ban lãnh đạo về việc cam kết thực hiện hệ thống quản lí 5S ĐâyTrường là hoạt động chính Đại thức tuy họcên truyền Kinhvề hệ thống quảntế líHuế 5S trong tổ chức, doanh nghiệp. Trong quản lí, lãnh đạo là người có ảnh hưởng rất lớn đến ý thức của nhân viên, thông báo chính thức của ban lãnh đạo thể hiện quyết tâm thực hiện hệ thống quản lí 5S trong doanh nghiệp của mình. Vì vậy khuyến khích tinh thần của công nhân viên trong quá trình thực hiện và tham gia trực tiếp các hoạt động 5S cùng với nhân viên, như vậy hệ thống quản lí 5S mới có thể duy trì và phát triển trong công ty. SVTH: Nguyễn Thị Mơ 54
  66. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Để công nhân hiểu rõ hệ thống quản lí 5S, thông báo chính thức của lãnh đạo cần bao gồm các nội dung : - Thông báo chính thức về việc thực hiện hệ thống quản lí 5S. - Trình bày mục tiêu của hệ thống quản lí 5S. - Công bố lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, lập nhóm chịu trách nhiệm đối với từng khu vực. - Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bảng tin - Công ty tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người. 3.2.2. Bước 2: Thành lập bộ phận phụ trách chương trình 5S Lãnh đạo bổ nhiệm ban chỉ đạo thực hiện và chỉ định người có trách nhiệm chính để tiến hành. Giai đoạn này kết thúc khi công ty đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện 5S. Ban chỉ đạo thực hiện 5S có thể là các cán bộ có uy tín đại diện các phòng ban chức năng của công ty hoặc chính ban lãnh đạo của công ty đứng ra tiến hành phong trào này. Trong trường hợp có thể thì bộ phận phụ trách mô hình 5S có thể tách ra một phòng riêng nhưng với điều kiện tiết kiệm diện tích mặt bằng của công ty để kinh doanh thì bộ phận phụ trách 5S nên thực hiện kiêm nhiệm tức là vừa thực hiện chức năng chính ở các phòng ban vừa phụ trách 5S. 3.2.3. Bước 3: Lên kế hoạch thực hiện 5S Sau khi thành lập ban phụ trách thực hiện hệ thống quản lí 5S thì bộ phận này cùng ban lãnh đạo công ty sẽ dựa trên những thực trạng của công ty, mục tiêu hoạt động 5S để đưa ra các kế hoạch thực hiện hệ thống quản lí 5S. Các kế hoạch thực hiện 5S phải hợp lí và phải được thông qua của ban lãnh đạo và các chuyên trách. Thông thường 5S thực hiện theo trình tự SEIRI, SEISO, SEITON, SEIKETSU, SHITSUKE, sau khi Trườngthực hiện 3S đầu có Đại thể kết hợp học với SHITSUKE Kinh từ lúc tế đó. KéHuế hoạch thực hiện 5S phải cụ thể cho từng giai đoạn một với nội dung và tiến độ của từng giai đoạn. Riêng trong giai đoạn khi thực hiện SEIRI cần thiết phải đưa ra các tiêu chuẩn để thực hiện việc sàng lọc những vật dụng cần thiết và không cần thiết. Các tiêu chuẩn để thực hiện việc sàng lọc những đối tượng như giấy tờ, hồ sơ, văn bản, các vật dụng trong quá trình sản xuất dăm gỗ, các vật dụng khác Các quy định vệ sinh sạch sẽ các SVTH: Nguyễn Thị Mơ 55
  67. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh phòng ban 3.2.4. Bước 4: Thực hiện đào tạo việc quy định trong tổ chức Khi kế hoạch triển khai đã được xây dựng công việc đầu tiên thực hiện đó là việc đào tạo cho các nhân viên về các quy định của công ty. Các quy định này có thể được truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp hay có thể là một buổi ngoại khóa. Để các quy định này được đi vào thực tế lãnh đạo công ty triển khai dần từng bước và theo từng giai đoạn thích hợp. Khi các thành viên trong công ty đã nắm được mục tiêu, cách thức tiến trình và các quy định liên quan thì bắt đầu chuyển sang giai đoạn thực thi các công việc cụ thể trong giai đoạn tiếp theo. 3.2.5. Bước 5: Tiến hành tổng vệ sinh toàn công ty Việc tiến hành tổng vệ sinh có thể thực hiện vào các ngày nghỉ hoặc vào ngày làm việc bình thường. Tiến hành tổng vệ sinh giai đoạn thực hiện sau khi các nhân viên đã nắm bắt được các tiêu chuẩn mà ban lãnh đạo công ty sẽ tiến hành theo thứ tự 5S. Thực hiện 5S theo 2 giai đoạn: Giai đoạn 1: Bắt đầu nằng Seiri Giai đoạn 2: Thực hiện Seiri, Seiton, Seiso hàng ngày tạo thành thói quen trong công việc. 3.2.5.1. Giai đoạn 1: Bắt đầu bằng Seiri Chuẩn bị Xây dựng Dọn dẹp Đánh giá Vứt bỏ cho Seiri tiêu chuẩn vật dụng vật dụng những vật cho Seiri không cần không cần dụng thiết thiết không cần thiết TrườngSơ Đại đồ 3.1 Quá học trình ti ếnKinh hành Seiri tế Huế Trong hệ thống quản lí 5S, sàng lọc các vật dụng không cần thiết là tiền đề để thực hiện các bước tiếp theo. Mục đích của sàng lọc là loại bỏ những vật dụng không cần thiết ra khỏi những vật dụng cần thiết, tránh sự xuất hiện của chúng khi không cần đến, nâng cao hệ số sử dụng và hiệu suất không gian làm việc, góp phần cải tiến năng suất. SVTH: Nguyễn Thị Mơ 56
  68. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Trong bước Sàng lọc, cần thực hiện: - Lập tiêu chuẩn loại bỏ những vật dụng không cần thiết. - Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh. - Xác định và phân loại những thứ không cần thiết và loại bỏ chúng. Đánh giá lại những vật dụng không cần thiết nữa nhưng vẫn còn giá trị. Những vật dụng này nên được đánh giá bằng các nhãn gián để dễ phân biệt và theo dõi. Thực hiện công tác sàng lọc cùng với làm tổng vệ sinh 2 lần trong năm nhằm loại bỏ triệt để các vật dụng không cần thiết, tránh lãng phí trong công việc. Đồng thời, việc tìm ra các nguyên nhân dẫn đến sự xuất hiện của các vật dụng dư thừa là rất cần thiết giúp công ty ngăn ngừa sự tái diễn. Trong quá trình thực hiện Seiri có các tiêu chuẩn đánh giá vật cần thiết và vật không cần thiết. Tiêu chuẩn này được xây dựng dựa trên tần suất sử dụng của các vật dụng. Trong xưởng sản xuất dăm gỗ cũng cần phân biệt những vật thường dùng và những vật không thường dùng bằng các nhãn bằng màu khác nhau. Màu đỏ là dấu hiệu của những vật dụng không thường dùng, màu vàng là những vật dụng thường dùng, màu xanh là những vật dụng đã hư hỏng hoặc không dùng nhưng vẫn để tại vị trí cũ. Đối với các vật dụng thường dùng cần có các thứ tự ưu tiên rõ ràng với vật thường dùng nhiều nhất, thứ 2, thứ 3 để thuận tiện cho các bước thực hiện các bước tiếp theo. Đối với các vật dụng không thường dùng đề xuất để chúng vào kho và để một thời gian sau đó xử lí. Kết thúc quá trình Seiri là bản tổng hợp kết quả hoạt động theo danh sách. DựaTrường vào quy trình tri ểnĐại khai thực học hiện 5S củaKinh ISO Vietnam. tế Huế SVTH: Nguyễn Thị Mơ 57
  69. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Danh sách đúng chuẩn theo yêu cầu Tiến hành gắn nhãn màu - Tại sao không sử dụng nữa? Đánh giá và phân loại - Xử lí các vật dụng: bán lại, trả lại, phế liệu, để vào kho chờ xử lí Loại bỏ vật dụng không cần Lập ra danh sách vật dụng không cần thiết thiết. Sơ đồ 3.2 Quy trình xử lí vật dụng không cần thiết Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Nguyễn Thị Mơ 58
  70. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Công ty Cổ phần Tiến Phong Công ty Cổ phần Tiến Phong Số: Số: THÔNG BÁO KHÔNG LOẠI BỎ THÔNG BÁO KHÔNG LOẠI BỎ Tên vật dụng: Tên vật dụng: . Ngày phân loại: Lí do ít sử dụng: Ngày phân loại: . Lí do: Ngày kiểm tra lại: .  Giữ lại chờ ngày hết hạn. Ngày kiểm tra lại:  Loại bỏ. Công ty Cổ phần Tiến Phong Số: . Tên: . Ngày phân loại: Lí do: Ngày kiểm tra lại: . Trường Đại Lo ạihọc bỏ Kinh tế Huế Hình 3.2: Nội dung thẻ xanh – thẻ đỏ - thẻ vàng SVTH: Nguyễn Thị Mơ 59
  71. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Bảng 3.1 Danh sách vật dụng không cần thiết trong các văn phòng hành chính STT Tên vật dụng không cần Đặc điểm Thời gian sử dụng thiết gần nhất 1 Giấy loại Không sử dụng 6 tháng 2 Hồ sơ Cũ 2 năm 3 Các vật dụng văn phòng Không sử dụng 3 tháng phẩm (bút hết mực, túi đựng hồ sơ, ) 4 Bình hoa Cũ 1 năm 5 Sách Cũ 3 tháng 6 Các giấy tờ đã được lưu Không sử dụng 3 tháng giữ 7 Máy in Đã hỏng không sử 6 tháng dụng 8 Báo Cũ 6 tháng 9 Cây cảnh đặt không hợp lí 1 năm trong phòng (Nguồn: Khảo sát thực tế) Bảng 3.2 Danh sách những vật dụng không cần thiết tại nhà máy sản xuất STT Tên vật dụng không cần Đặc điểm Thời gian sử dụng thiết gần nhất 1 Xẻng Đã hỏng 1 năm 2 TrườngCa lê Đại học KinhCũ tế Huế6 tháng 3 Tua vít Cũ 6 tháng 4 Các loại máy móc Đã hỏng không sử dụng 2 năm nữa 5 Máy bóc gỗ Đã hỏng không sử dụng 3 tháng nữa (Nguồn: Khảo sát thực tế) SVTH: Nguyễn Thị Mơ 60
  72. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Bảng 3.3 Danh sách các vật dụng cần thiết trong văn phòng STT Tên vật dụng Đặc điểm Tần suất sử dụng 1 Túi đựng hồ sơ, sổ sách Mới 2 Giá đựng giấy tờ, sổ Cũ sách 3 Tủ đựng giấy tờ, sổ sách Cũ 4 Bàn làm việc Cũ 5 Các thiết bị văn phòng Mới phẩm: bút, thước, giấy note, dập ghim, kẹp hồ sơ 6 Máy tính Cũ 7 Máy in Mới 8 Máy photo Cũ 9 Giấy in Mới 10 Các văn bản Mới 11 Móc treo đồ cá nhân Cũ 12 Bàn tiếp khách Cũ 13 Bình nước Mới 14 Con dấu Mới 15 Ghế ngồi làm việc Cũ (Nguồn: Khảo sát thực tế) Bảng 3.4 Danh sách các vật dụng cần thiết tại xưởng sản xuất STT Tên vật dụng Đặc điểm Tần suất sử dụng 1 Xẻng Mới 2 Cào Cũ 3 TrườngCa lê Đại Chọcũ Kinh tế Huế 4 Máy băn gỗ Mới 5 Máy nghiền gỗ Mới 6 Máy cẩu Cũ 7 Máy múc Cũ 8 Các loại máy móc khác Mới (Nguồn: Khảo sát thực tế) SVTH: Nguyễn Thị Mơ 61
  73. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh Hình 3.3 Các dụng cụ chuẩn bị cho Seiri 3.2.5.2. Thực hiện Seiri, Seiton, Seiso hằng ngày và tạo thói quen trong công việc. Thực hiện Seiri hàng ngày Sau khi thực hiện sàng lọc ban đầu, tiếp tục các hoạt động này nhằm tận dụng được chỗ làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời ban chỉ đạo 5S và lãnh đạo vận động, triển khai cảiTrường tiến địa điểm và phươngĐại pháp học lưu giữ Kinhđể giảm thiểu tế thời Huếgian tìm kiếm, tiết kiệm thời gian khi làm việc. Thực hiện Seiton Sau khi sàng lọc, các hoạt động Seiton sẽ được thực hiện. Seiton có nghĩa là sắp xếp, bố trí các đồ vật cần thiết một cách gọn gàng sao cho dễ lấy. Các nguyên tắc về Seiton bao gồm: - Tuân thủ phương pháp vào trước ra trước (FIFO) để lưu kho các vật dụng. SVTH: Nguyễn Thị Mơ 62
  74. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Ngọc Anh - Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng. - Tất cả vật dụng và vị trí của chúng cần được thể hiện bằng cách ghi nhãn có hệ thống. - Đặt các đồ vật sao cho dễ dàng nhìn thấy, tiết kiệm thời gian tìm kiếm. - Sắp xếp các vật dụng sao cho có thể xử lí, vận chuyển dễ dàng. Đối với các thiết bị văn phòng phẩm của công ty, bố trí một cách hợp lí, phù hợp với tần suất sử dụng để tiết kiệm thời gian di chuyển, lấy trả. Các vật dụng thường xuyên sử dụng nên để gần nơi làm nhất, các vật dụng ít dùng tới thì để xa hơn và những thứ không dùng tới nhưng phải lưu giữ thì cất vào kho riêng của công ty và dán nhãn nhận biết. - Đối với các hồ sơ, hóa đơn, giấy tờ dán nhãn có kí hiệu nhận biết và sắp xếp tiêu thức nhất định ví dụ như theo tháng, theo năm để dễ dàng tra cứu. - Đối với các thiết bị văn phòng phẩm như: bút, dập ghim, giấy in, máy in có quy định sắp xếp chung để thuận tiện cho mọi người sử dụng. Trường Đại học Kinh tế Huế Hình 3.4 Một số hình ảnh sắp xếp các vật dụng và hồ sơ SVTH: Nguyễn Thị Mơ 63