Tiểu luận Tự động hoá hoạt động thông tin - thư viện của Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Hà Nội - Thực trạng và giải pháp

Nội dung text: Tiểu luận Tự động hoá hoạt động thông tin - thư viện của Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Hà Nội - Thực trạng và giải pháp

1. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Khoá luận tốt nghiệp “Tự động hoá hoạt động thông tin - thư viện của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” là công trình nghiên cứu của riêng tôi và không trùng với các đề tài khoá luận tốt nghiệp trƣớc. Khoá luận này đƣợc hoàn thành trên cơ sở những số liệu và dữ liệu mà tôi thu thập đƣợc trong thời gian thực tập tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Hà Nội. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo, thạc sĩ Trần Hữu Huỳnh – ngƣời đã tận tình chỉ bảo, hƣớng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn tới tất cả thầy cô giáo trong Khoa Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội đã giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu. Tôi cũng xin đƣợc gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn thể các cô chú, anh chị - cán bộ của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình thực tập tại đây và thực hiện đề tài này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhƣng do trình độ và thời gian có hạn nên khóa luận của tôi còn nhiều thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để khoá luận tốt nghiệp của tôi đƣợc hoàn thiện hơn nữa. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 05 năm 2009 Sinhviên thực hiện Bùi Thị Linh
2. Danh mục các từ và thuật ngữ viết tắt. AACR2 Anglo – American Cataloguing Rules 2nd ADSL Asymmetric Digital Subscriber Line BBK Bibliotechno – Bibliograficheskaja Klassifikacija CDS/ISIS Phần mềm quản lý thƣ viện. CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu Dublin Core DUBLIN CORE DDC Dewey Decimal Classification ĐHHN Đại học Hà Nội HTML Hyper Text Markup Language IFLA International Federation of Library Asociations and Institutions ISO International Standardization Oganization KHCN Khoa học công nghệ LAN Local Area Network LCC Library Congress Classification MARC 21 Machine Readable Cataloging OCLC Online Computer Library Center QLCL Quản lý chất lƣợng RFID Radio Frequency Identification SGML Standard Generalized Markup Language TĐH Tự động hóa TT – TV Thông tin – Thƣ viện UDC Universal Decimal Classification
3. MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài. 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài. 2 2.1. Mục đích nghiên cứu. 2 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu. 2 3. Tình hình nghiên cứu. 2 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. 3 4.1. Đối tƣợng nghiên cứu. 3 4.2. Phạm vi nghiên cứu. 3 5. Phƣơng pháp nghiên cứu. 3 6. Những đóng góp của đề tài. 4 7. Bố cục của khóa luận. 5 CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC HÀ NỘI 6 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm. 6 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ. 8 1.1.2. Cơ cấu tổ chức. 9 1.1.3. Đội ngũ cán bộ. 10 1.2. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin. 11 1.3. Nguồn thông tin của Trung tâm 12 1.4. Trung tâm TT – TV ĐHHN phục vụ giáo dục - đào tạo và nghiên cứu khoa học trong giai đoạn hiện nay. 14 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỰ ĐỘNG HÓA HOẠT ĐỘNG TT – TV TẠI TRUNG TÂM TT – TV ĐẠI HỌC HÀ NỘI 16 2.1. Khái quát về tự động hoá hoạt động TT – TV 16
4. 2.1.1. Khái niệm tự động hoá hoạt động TT – TV 16 2.1.1.1. Khái niệm tự động hoá. 16 2.1.1.2. Khái niệm tự động hoá hoạt động TT - TV. 16 2.1.2. Tiền đề tự động hoá trong hoạt động thông tin – thƣ viện 17 2.1.2.1. Công nghệ thông tin 17 2.1.2.2. Bùng nổ thông tin và nhu cầu chia sẻ thông tin 18 2.1.2.3. Nhu cầu thông tin 19 2.1.2.4. Sự xuất hiện của các loại tài liệu điện tử 20 2.1.3. Xu hƣớng tự động hóa hoạt động thông tin – thƣ viện 21 2.1.4. Mục tiêu 22 2.1.5. Nội dung của tự động hoá hoạt động TT – TV. 23 2.1.6. Các nguyên tắc tự động hoá. 23 2.2. Mô hình tự động hoá hoạt động TT – TV tại Trung tâm. 24 2.2.1. Nguồn nhân lực 25 2.2.1.1. Cán bộ quản lý 25 2.2.1.2. Cán bộ nghiệp vụ 26 2.2.1.3. Cán bộ quản trị mạng 27 2.2.2. Hạ tầng công nghệ thông tin tại Trung tâm 27 2.2.2.1. Hệ thống hạ tầng mạng và máy tính của Trung tâm 27 2.2.2.2. Phần mềm ứng dụng tại Trung tâm. 30 2.2.2.3. Các trang thiết bị hỗ trợ 39 2.2.3. Nguồn thông tin đƣợc tự động hoá hoạt động TT – TV tại Trung tâm. 44 2.2.3.1. Nguồn tin truyền thống 44 2.2.3.2. Nguồn tin điện tử 45 2.3. Nhận xét quá trình ứng dụng TĐH hoạt động TT – TV tại Trung tâm TT – TV ĐHHN. 47 2.3.1. Những thuận lợi. 47 2.3.2. Những khó khăn. 49
5. CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỰ ĐỘNG HÓA HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƢ VIỆN TẠI TRUNG TÂM TT – TV ĐHHN. 51 3.1. Hoàn thiện hạ tầng cơ sở thông tin 51 3.2. Tiếp tục nghiên cứu, khai thác, sử dụng hiệu quả hệ thống phần mềm quản trị Libol. 51 3.3. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin – thƣ viện. 52 3.4. Xây dựng và phát triển nguồn thông tin điện tử. 54 3.5. Đào tạo đội ngũ ngƣời dùng tin. 55 3.6. Hoàn thiện công tác tổ chức. 55 3.7. Mở rộng quan hệ hợp tác trong và ngoài nƣớc. 56 KẾT LUẬN 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59
6. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài. Ngày nay, công nghệ thông tin và truyền thông phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ đã tác động đến mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội nói chung và trong lĩnh vực thông tin – thƣ viện nói riêng. Đó vừa là cơ hội, vừa là thách thức đối với ngành TT – TV. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu thông tin của con ngƣời đòi hỏi chất lƣợng cao và thông tin ngày càng gia tăng trong xã hội. Đây chính là những thách thức của các trung tâm TT – TV nhằm đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Tự động hoá, hiêṇ đaị hóa công tác thông tin – thƣ viêṇ là xu hƣớ ng tất yếu trong quá trình phát triển của các cơ quan TT – TV và trở thành một cuộc cách mạng làm thay đổi mọi hoạt động của công tác thông tin – thƣ viện từ thủ công sang hiện đại hóa. Chỉ có ứng dụng TĐH và đặc biệt là CNTT, chúng ta mới có thể có những bƣớc vọt nhanh chóng, rút ngắn khoảng cách với các nƣớc trên thế giới, trƣớc mắt là về mặt bằng thông tin tri thức. Nắm bắt đƣợc xu thế chung của thời đại, đồng thời với mô hình hoạt động thƣ viện truyền thống không còn đủ đáp ứng số lƣợng ngƣời dùng đông đảo cũng nhƣ yêu cầu ngày một cao, Trung tâm TT – TV trƣờng Đại học Hà Nội (gọi tắt là Trung tâm) đã tiến hành đầu tƣ xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm hiện đại hóa toàn bộ thƣ viện đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên. Việc ứng dụng TĐH trong hoạt động của Trung tâm là điều cấp thiết, không chỉ để giải quyết đƣợc những bài toán đã nêu ra mà còn là yếu tố đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của thƣ viện, là hợp với xu thế chung trong giai đoạn hiện nay của ngành TT – TV. Trong quá trình thực tập tại Trung tâm, tôi có cơ hội đƣợc tìm hiểu về TĐH hoạt động TT – TV của Trung tâm. Tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Tự động Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 1
7. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh hoá hoạt động thông tin - thư viện của Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” làm khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài. 2.1. Mục đích nghiên cứu. Mục đích của khoá luận khảo sát, đánh giá thực trạng mô hình ứng dụng TĐH hoạt động thông tin – thƣ viện tại Trung tâm, để minh chứng lý luận TĐH, đƣa ra các đề xuất mang tính định hƣớng cho công tác TĐH tại cơ quan này, nhằm góp phần nâng cao, hoàn thiện công tác TĐH hoạt động thông tin – thƣ viện tại Trung tâm. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu. Để thực hiện mục tiêu trên, khoá luận nghiên cứu thực hiện các nhiệm vụ sau: Nhiệm vụ thứ nhất: Đƣa ra khái niệm và nội dung của tự động hoá hoạt động thông tin – thƣ viện. Nhiệm vụ thứ hai: Khảo sát thực trạng công tác tự động hoá tại Trung tâm TT – TV trƣờng ĐHHN. Nhiệm vụ thứ ba: Đề xuất và đƣa ra những giải pháp lựa chọn, áp dụng và triển khai hiệu quả công tác tự động hoá vào thực tiễn hoạt động của Trung tâm TT – TV trƣờng ĐHHN. 3. Tình hình nghiên cứu. Tự động hoá là vấn đề không thể thiếu đối với quá trình phát triển của hoạt động thông tin - thƣ viện hiện nay. Song những nghiên cứu về vấn đề này dƣờng nhƣ còn hạn chế. Hiện trạng vấn đề TĐH thƣ viện hiện nay ở Việt Nam còn nhiều bất cập “Thƣ viện chƣa TĐH hoặc TĐH không triệt để và đồng bộ”- [3,5]. Điều đó có nghĩa là TĐH chỉ diễn ra ở một số khâu nhất định trong hoạt động Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 2
8. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh thƣ viện nhƣ: TĐH trong công tác biên mục, tra cứu, phục vụ bạn đọc hay vấn đề tin học hoá. Bởi thế, các đề tài đã nghiên cứu mới chỉ đề cập đến mức độ đó, chƣa có nhiều đề tài nghiên cứu về một mô hình TĐH thƣ viện cụ thể. Từ việc đƣa ra một mô hình tổng quan ứng dụng công nghệ thông tin, đến vấn đề đầu tƣ hệ thống trang thiết bị hiện đại cho TĐH, cũng nhƣ vấn đề đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu TĐH cho một thƣ viện cụ thể chƣa đƣợc nghiên cứu sâu sắc. Nếu có nghiên cứu chỉ là từng vấn đề một trong toàn bộ hệ thống đó. Trong đề tài này tôi không đi sâu nghiên cứu vào một công đoạn nào của quá trình TĐH ở một thƣ viện mà nghiên cứu toàn bộ chu trình TĐH diễn ra tại một thƣ viện cụ thể (Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội). 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. 4.1. Đối tƣợng nghiên cứu. Vấn đề TĐH tại Trung tâm thông qua công tác thực hiện TĐH của Trung tâm. 4.2. Phạm vi nghiên cứu. Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong công tác tổ chức và hoạt động ứng dụng TĐH của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội trong giai đoạn hiện nay. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu. Trong quá trình thực hiện đề tài đã sử dụng các phƣơng pháp sau: Phương pháp chung: Dựa trên cơ sở nền tảng chủ nghĩa duy vật biện chứng, trên hệ thống các quan điểm của Chủ nghĩa Mác –Lê nin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 3
9. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Phương pháp cụ thể: + Thu thập thông tin: sử dụng 02 phương pháp: - Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu: đọc, phân tích những nghiên cứu của các chuyên gia, các nhà khoa học đã nghiên cứu về vấn đề này, trên cơ sở đó rút ra đƣợc những đánh giá, quan điểm chung. - Phƣơng pháp quan sát: Trong thời gian nghiên cứu thực tế (02 tháng thực tập tại Trung tâm) để đảm bảo tính khách quan trong quá trình thu thập số liệu, quan sát, thống kê là chủ yếu. Phƣơng pháp quan sát đƣợc thực hiện dƣới góc độ là một cán bộ thƣ viện trực tiếp làm việc tại Trung tâm, cũng nhƣ dƣới góc độ là một ngƣời sử dụng thƣ viện. Quan sát chu trình tự động hóa tại Trung tâm, từ khâu bổ sung, biên mục, xử lý, đến khâu phân phối phục vụ bạn đọc, những lợi ích mà ngƣời dùng tin đƣợc hƣởng. Từ đó thống kê những số liệu liên quan đến vấn đề mình nghiên cứu. + Xử lý thông tin: Những tài liệu tôi thu thập đƣợc chủ yếu là qua việc thu thập tài liệu dƣới dạng văn bản cụ thể, hoặc những số liệu thông qua việc thống kê, quan sát. Bởi vậy, xử lý thông tin ở đây chủ yếu là dùng phƣơng pháp xử lý thông tin định tính, tức là: “Thông qua các thông tin đã đƣợc thu thập ngƣời viết xử lý bằng cách: Đƣa ra các phán đoán về bản chất các sự kiện và thể hiện liên hệ lôgích của các sự kiện, các phân hệ trong hệ thống các sự kiện đƣợc xem xét” [2, 2]. 6. Những đóng góp của đề tài. - Về lý luận: Qua tìm hiểu nhằm đƣa ra mô hình tổng quát triển khai công tác TĐH tại Trung tâm TT – TV trƣờng Đại học Hà Nội nói riêng và cơ quan thông tin – thƣ viện nói chung. - Về thực tiễn: Khóa luận tìm hiểu những lợi ích mà công tác tự động hóa mang lại cho hoạt động thông tin – thƣ viện tại Trung tâm. Đồng thời thấy đƣợc những khó khăn tồn tại trong quá trình tiến hành triển khai hoạt động TĐH tại Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 4
10. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Trung tâm. Qua đó giúp cho Trung tâm nói riêng và các cơ quan TT – TV khác nói chung có thêm nhiều kinh nghiệm trong quá trình triển khai hoạt động tự động hóa tại cơ quan mình. 7. Bố cục của khóa luận. Khoá luận đƣợc trình bày ngoài phần lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục các từ viết tắt, nội dung tập trung các vấn đề sau: Chương 1. Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Hà Nội Trình bày: Quá trình hình thành và phát triển, Chức năng nhiệm vụ, Cơ cấu tổ chức, Đội ngũ cán bộ, Nguồn thông tin của Trung tâm, Trung tâm TT – TV phục vụ giáo dục – đào tạo và nghiên cứu khoa học trong giai đoạn hiện nay. Chương 2. Thực trạng TĐH hoạt động thông tin - thư viện tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Hà Nội. Khái quát về tự động hoá hoạt động thông tin – thƣ viện. Mô hình tự động hoá hoạt động thông tin – thƣ viện tại Trung tâm. Đánh giá hiện trạng ứng dụng TĐH trong hoạt động thông tin – thƣ viện tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội. Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả tự động hóa hoạt động thông tin - thư viện tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội. Đƣa ra một số giải pháp từng khía cạnh nội dung của vấn đề TĐH trong hoạt động thông tin – thƣ viện tại Trung tâm, đóng góp trong việc triển khai ứng dụng TĐH vào hoạt động của cơ quan một cách hiệu quả hơn nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của trƣờng Đại học Hà Nội. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 5
11. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh CHƢƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC HÀ NỘI 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm. Hình 1. Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội. Trƣờng Đại học Hà Nội (Đại học Ngoại ngữ trƣớc đây) đƣợc thành lập năm 1959 là cơ sở đào tạo, nghiên cứu ngoại ngữ lớn nhất Việt Nam. Hiện tại, trƣờng có nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu nhiều ngôn ngữ nhƣ: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Đức, tiếng Ý Ngoài đào tạo về ngoại ngữ, trƣờng Đại học Hà Nội còn đào tạo các ngành học khác nhƣ: Quản trị kinh doanh, Khoa học máy tính, Du lịch học, Quốc tế học, Tài chính ngân hàng Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội có lịch sử hình thành và phát triển cùng với lịch sử hình thành và phát triển của trƣờng Đại học Hà Nội trong suốt 50 năm qua. Thời kỳ mới thành lập Trung tâm hoạt động trên Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 6
12. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh cơ sở là một tổ công tác phục vụ tƣ liệu trực thuộc phòng giáo vụ, hoạt động thƣ viện bó hẹp, nghèo nàn. Tài liệu chủ yếu là sách giáo trình, sách tham khảo chuyên ngành nhƣ: tiếng Nga và ngôn ngữ các nƣớc Đông Âu (tiếng Ba Lan, tiếng Tiệp Khắc, tiếng Bungari ). Nguồn tài liệu chủ yếu là sách tài trợ, tặng biếu của các nƣớc trong hệ thống xã hội chủ nghĩa. Năm 1967, trƣớc yêu cầu mở rộng quy mô đào tạo và nâng cao chất lƣợng giảng dạy, trƣờng Đại học Ngoại ngữ Hà Nội đã mở thêm một số chuyên ngành nhƣ: tiếng Anh, tiếng Pháp. Vốn tƣ liệu tăng lên đáng kể, tổ công tác phục vụ thông tin tƣ liệu không thể đáp ứng đƣợc nhu cầu tin và không còn phù hợp. Đến năm 1984, lãnh đạo nhà trƣờng quyết định tách tổ tƣ liệu ra khỏi phòng giáo vụ thành một đơn vị độc lập với tên gọi là: “Thƣ viện trƣờng Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”. Sau khi tách thành đơn vị độc lập, năm 1994 Thƣ viện đã xây dựng mới đƣợc toà nhà 2 tầng, vốn tài liệu ngày càng nhiều đáp ứng đƣợc yêu cầu về tƣ liệu cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trƣờng. Trong quá trình hoạt động, Thƣ viện đã không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới hoàn thiện tổ chức và hoạt động, từng bƣớc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ. Năm 2000, với chƣơng trình đổi mới phƣơng pháp giảng dạy, nâng cao chất lƣợng đào tạo ngoại ngữ ở nƣớc ta trong thời kỳ đổi mới, Ban Giám hiệu trƣờng quyết định sát nhập Thƣ viện với phòng Thông tin và đổi tên thành “Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”. Trung tâm thực hiện dự án nâng cấp hiện đại theo hƣớng mở, bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới WB (World Bank) mức A vốn đầu tƣ 500.000 USD để đầu tƣ nâng cấp cơ sở vật chất - kỹ thuật trụ sở, trang thiết bị. Ngày 5/12/2003, Trung tâm đã đi vào hoạt động tại trụ sở mới và không ngừng hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị. Đặc biệt, năm 2005 Trung tâm đã ứng dụng và triển khai phần mềm quản trị thƣ viện điện tử Libol để nâng cao Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 7
13. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh hiệu quả hoạt động thông tin thƣ viện. Hiện nay, Trung tâm đã đi vào hoạt động ổn định và từng bƣớc hiện đại, ngày càng đóng góp vào sự nghiệp giáo dục đào tạo nguồn nhân lực của trƣờng Đại học Hà Nội nói riêng và của ngành giáo dục đào tạo của nƣớc ta nói chung trong thời kỳ mới. 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ. * Chức năng: Trung tâm có 4 chức năng cơ bản, đó là: + Chức năng thông tin. + Chức năng văn hóa. + Chức năng giáo dục. + Chức năng nghiên cứu. Tuy nhiên, đối với Trung tâm TT – TV trƣờng đại học thì chức năng giáo dục đào tạo quan trọng nhất. Ngoài ra, Trung tâm còn có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin tƣ liệu bằng nhiều hình thức khác nhau. * Nhiệm vụ: + Tham gia đóng góp ý kiến cho Ban Giám hiệu về công tác thông tin tƣ liệu phục vụ cho quá trình đào tạo, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của Nhà trƣờng. + Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tƣ liệu cần thiết tiến hành xử lý, cập nhật dữ liệu đƣa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động. + Tổ chức cơ sở hạ tầng thông tin. + Phục vụ thông tin tƣ liệu cho bạn đọc là giáo viên, cán bộ và sinh viên trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập. + Giới thiệu hƣớng dẫn bạn đọc sử dụng tài liệu mới, giúp ngƣời dùng tin tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin trên mạng. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 8
14. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh + Kết hợp các đơn vị chức năng trong trƣờng hoàn thành tốt công việc đƣợc giao, quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu của Trung tâm. 1.1.2. Cơ cấu tổ chức. Căn cứ Quyết định số 668/ QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trƣởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp về “Quy chế tổ chức và hoạt động của thƣ viện đại học”, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ tổ chức và hoạt động Trung tâm TT – TV Đại học Hà Nội, cơ cấu tổ chức của Trung tâm đƣợc tổ chức gồm Ban giám đốc và các bộ phận sau: + Ban giám đốc: bao gồm 01 giám đốc, 01 phó giám đốc, có nhiệm vụ tổ chức và quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của Trung tâm. + Bộ phận thƣ viện: bao gồm bộ phận nghiệp vụ thƣ viện và bộ phận phục vụ thông tin – thƣ viện. Bộ phận nghiệp vụ thƣ viện có nhiệm vụ bổ sung tài liệu, biên mục, biên tập, sƣu tầm, tìm kiếm thông tin tƣ liệu theo yêu cầu, thanh sát tƣ liệu, quản lý bạn đọc. Bộ phận phục vụ thông tin – thƣ viện có nhiệm vụ phục vụ bạn đọc mƣợn trả tài liệu, hƣớng dẫn tìm kiếm, tra cứu sách báo, tạp chí, băng đĩa. + Bộ phận máy tính: gồm có bộ phận nghiệp vụ kỹ thuật và phục vụ thông tin điện tử có nhiệm vụ quản lý mạng máy tính, phần mềm học ngoại ngữ qua mạng, cơ sở dữ liệu mạng, in ấn, biên tập, sửa chữa, bảo dƣỡng, vận hành thiết bị kỹ thuật. Thực hiện tổ chức lớp tập huấn, hƣớng dẫn ngƣời dùng tin sử dụng thiết bị, đặc biệt là các lớp tập huấn tra cứu tin và khai thác các nguồn tin điện tử trên mạng. + Bộ phận tiếp nhận và trả lời thông tin: có nhiệm vụ giải đáp thắc mắc về vấn đề mất thẻ, làm thẻ, tiền phạt. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 9
15. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh + Bộ phận an ninh giám sát và môi trƣờng: có nhiệm vụ giữ trật tự an ninh, môi trƣờng thƣ viện trong sạch. Ban giám đốc Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận thƣ viện tiếp nhận an ninh mạng máy và trả lời giám sát tính thông tin Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận nghiệp vụ phục vụ kĩ thuật phục vụ thƣ viện Thông tin – nghiệp vụ Thông tin Thƣ viện điện tử Hình 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm. 1.1.3. Đội ngũ cán bộ. Cán bộ giữ một vai trò quan trọng, là một trong bốn yếu tố cầu thành thƣ viện. Nhận thấy đƣợc vai trò, vị trí của cán bộ trong hoạt động TT – TV, Trung tâm rất chú trọng đến chính sách tuyển dụng những cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tin học và ngoại ngữ tốt. Hiện nay, tổng số cán bộ của Trung tâm gồm có 25 cán bộ, trong đó có 01 giám đốc, 01 phó giám đốc, 16 cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành thƣ viện, Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 10
16. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh 04 cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành công nghệ thông tin và điện tử viễn thông (kỹ thuật viên), 03 cán bộ an ninh giám sát và môi trƣờng. Trung tâm với một đội ngũ cán bộ trẻ nhiệt tình, có trình độ nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tự động hóa, hiện đại hoá Trung tâm. Đây là một thuận lợi song cũng là một thách thức trong việc tổ chức các hoạt động TT – TV nhƣ đội ngũ cán bộ trẻ còn thiếu kinh nghiệm trong công việc, để nâng cao hiệu quả hoạt động Trung tâm cần khắc phục khó khăn và phát huy thế mạnh. 1.2. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin. Có thể khái quát các nhóm ngƣời dùng tin chủ yếu của Trung tâm nhƣ sau: Nhóm 1: Sinh viên chính qui. Nhóm 2: Cán bộ, giáo viên. Nhóm 3: Sinh viên dự án và dự án ngắn hạn. Nhóm 4: Học viên cao học và sinh viên tại chức. Nhóm 1: Sinh viên chính qui Đây là nhóm ngƣời dùng tin đông đảo của Trung tâm, nhu cầu thông tin của họ là rất lớn. Họ thƣờng sử dụng thƣ viện với cƣờng độ cao, đặc biệt vào dịp chuẩn bị làm đề tài, thực hiện các công trình nghiên cứu khoa học, bảo vệ khóa luận. Lúc này nhu cầu tin của họ là tài liệu chuyên sâu về chủ đề, tài liệu mang tính thời sự. Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới phƣơng pháp giảng dạy với quan điểm lấy ngƣời học làm trung tâm, nâng cao tính tích cực, chủ động của ngƣời học đã khiến nhóm ngƣời dùng tin này ngày càng có nhiều biến chuyển về phƣơng pháp học tập. Lúc này, Trung tâm Thông tin - Thƣ viện đƣợc xem là “giảng đƣờng thứ hai”, là kênh thông tin quan trọng giúp ngƣời học nắm bắt và làm chủ tri thức. Nhu cầu tự học, tự nghiên cứu đã và đang thu hút đƣợc sự quan tâm của sinh viên. Từ đây cũng đặt ra cho Trung tâm nhiệm vụ và yêu cầu mới. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 11
17. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Nhóm 2: Cán bộ, giáo viên Là những ngƣời thƣờng xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống bài giảng, bài tập và các đề xuất kiến nghị. Đặc điểm nhu cầu tin của họ là vừa mang tính chuyên sâu, vừa mang tính mới. Nhóm 3: Sinh viên dự án và dự án ngắn hạn Đây là nhóm ngƣời dùng tin không thƣờng xuyên của Trung tâm, tuỳ theo các khoá đào tạo ngắn hạn của nhà trƣờng. Nhóm 4: Học viên cao học và sinh viên tại chức Học viên cao học là những ngƣời đã tốt nghiệp đại học, vì vậy ít nhiều có kinh nghiệm. Thông tin dành cho họ có tính chất chuyên sâu, phù hợp với chƣơng trình đào tạo của họ. Đối với sinh viên tại chức, là đối tƣợng ngƣời dùng tƣơng đối nhiều nhƣng không thƣờng xuyên. Họ chủ yếu lên thƣ viện nhiều vào mùa thi, đôi khi họ không chỉ đến để tìm tài liệu mà còn phục vụ nhu cầu giải trí của họ. 1.3. Nguồn thông tin của Trung tâm * Thư viện trung tâm Tầng 1, gồm có các loại tƣ liệu sau: + Tƣ liệu Tiếng Việt: sách cũ và mới nhập, đã biên mục vào máy tính. + Tƣ liệu tra cứu: từ điển bách khoa, từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, từ điển Nho – Phật – Đạo, bách khoa thƣ, almanach, số liệu thống kê bằng các thứ tiếng + Tƣ liệu dành riêng: Luận án, luận văn, công trình nghiên cứu khoa học. + Tƣ liệu tự chọn chƣa biên mục: Sách nhiều thứ tiếng đã xử lý an ninh nhƣng chƣa biên mục vào máy đƣợc tập trung tại mỗi phòng tƣ liệu nhằm đáp ứng nhanh nhất yêu cầu bạn đọc và tiết kiệm không gian tƣ liệu. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 12
18. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Tầng 2, bao gồm: + Tƣ liệu tiếng nƣớc ngoài (Anh, Nga, Pháp, Trung Quốc, Nhật Bản, Đức, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha ), những tài liệu này đƣợc phân theo ngôn ngữ. + Tài liệu nghe nhìn. + Tƣ liệu tự chọn chƣa biên mục: Sách nhiều thứ tiếng đã xử lý an ninh nhƣng chƣa biên mục vào máy đƣợc xếp giá tại các phòng tƣ liệu nhằm đáp ứng nhu cầu của bạn đọc và tiết kiệm không gian tƣ liệu. Tầng 3: Phục vụ thông tin mạng: + Tra cứu thông tin mạng. + Tập huấn và hội thảo. + Cơ sở dữ liệu trực tuyến: Proquest Central. + Các phần mềm dạy và học Tiếng Anh trực tuyến qua mạng. + Cơ sở dữ liệu trên CD – ROM. Tầng 4, bao gồm: + Báo, tạp chí + Dịch vụ nƣớc, café phục vụ bạn đọc tại chỗ. * Vốn tài liệu: Hiện nay Trung tâm đang sở hữu một khối lƣợng vốn tài liệu đa dạng và phong phú. Trung tâm có hơn 39.000 tƣ liệu đã đƣợc xử lý và đƣa ra phục vụ bạn đọc, ngoài ra nguồn tƣ liệu còn đƣợc bổ sung thƣờng kỳ. Với đặc thù là một trƣờng đào tạo chuyên ngành về ngoại ngữ, do vậy phần lớn nguồn tài liệu của Trung tâm là ngoại văn với nhiều thƣ tiếng khác nhau nhƣ: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật, tiếng Ý, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha Ngoài ra còn có nhiều tài liệu giáo trình bằng tiếng Việt để phục vụ cho bạn đọc trong quá trình học tập tiếng nƣớc ngoài. Cụ thể nhƣ sau: + Thống kê theo ngôn ngữ tài liệu: Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 13
19. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh - Đầu ấn phẩm: Tổng số 27.907 - Tỷ lệ đầu ấn phẩm theo ngôn ngữ tài liệu: Tiếng Anh: 63, 22%; Tiếng Việt: 20,65% ; Các thứ tiếng khác: 16,13%. - Bản ấn phẩm: Tổng số 39.724 - Tỷ lệ bản ấn phẩm theo ngôn ngữ tài liệu: Tiếng Anh: 59,28%; Tiếng Việt: 22,30%; Các thứ tiếng khác: 18,42%. + Thống kê theo dạng tài liệu: - Đầu ấn phẩm: Tổng số 27.907 - Tỷ lệ đầu ấn phẩm theo dạng tài liệu:Sách: 69,42% ; Nguồn tin điện tử: 21,11% ; Các loại khác: 9,47% - Bản ấn phẩm: Tổng số 39.724 - Tỷ lệ bản ấn phẩm theo dạng tài liệu: Sách: 75,39% ; Nguồn tin điện tử: 14,44% ; Các loại khác: 10,17% + Cơ sở dữ liệu: Trung tâm đã xây dựng một hệ thống CSDL bao gồm hơn 27.344 biểu ghi đƣợc biên mục chi tiết và hơn 1000 biểu ghi CSDL tra cứu; phấn đấu đạt 90.000 biểu ghi chất lƣợng cao vào năm 2010. Ngoài ra, Trung tâm có cơ sở dữ liệu nƣớc ngoài trực tuyến: Proquest Central ( Trung tâm có hƣớng dẫn cụ thể cho sinh viên trên Website của Trung tâm và trên phòng máy để có thể truy nhập vào CSDL này. 1.4. Trung tâm TT – TV ĐHHN phục vụ giáo dục - đào tạo và nghiên cứu khoa học trong giai đoạn hiện nay. Trƣờng Đại học Hà Nội đã và đang thực hiện quá trình đa ngành hóa các loại hình đào tạo, góp phần quan trọng sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực vừa có trình độ chuyên môn cao, vừa giỏi ngoại ngữ phục vụ các ngành kinh tế mũi nhọn của đất nƣớc và có thể đáp ứng nhu cầu làm việc trong môi trƣờng quốc tế - cũng có nghĩa là vấn đề nâng cao chất lƣợng đào tạo luôn đƣợc đặt lên hàng Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 14
20. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh đầu. Bên cạnh các yếu tố để nâng cao chất lƣợng đào tạo nhƣ: chất lƣợng đội ngũ giảng viên, cơ sở vật chất thì nguồn lực thông tin đƣợc coi là yếu tố vô cùng quan trọng, bởi vì mọi hoạt động nghiên cứu, học tập, giảng dạy của giảng viên cũng nhƣ sinh viên sẽ không đƣợc đáp ứng nếu thiếu đi yếu tố nguồn lực thông tin. Chính vì vậy, phải nói rằng nguồn lực thông tin là nguyên liệu đầu vào không thể thiếu đƣợc trong hoạt động nghiên cứu, học tập của giảng viên và sinh viên trong trƣờng. Hay nói cách khác, Trung tâm TT – TV ĐHHN phục vụ giáo dục – đào tạo và nghiên cứu khoa học. Thông qua việc nghiên cứu tài liệu, ngƣời dùng tin có thể tự nâng cao, bồi dƣỡng thêm kiến thức cho mình, biến quá trình đào tạo của nhà trƣờng thành quá trình tự đào tạo, khắc phục đƣợc lối giảng dạy truyền thụ một chiều. Nguồn thông tin trong Trung tâm đƣợc coi là một nguồn tài nguyên có giá trị đặc biệt đối với việc nghiên cứu KHCN, góp phần giải quyết các vấn đề về thực tiễn cho kinh tế - xã hội đặt ra của ĐHHN. Nguồn tài nguyên này khi đƣợc sử dụng sẽ không bị cạn kiệt mà ngƣợc lại đƣợc tăng lên do bổ sung những thông tin mới. Theo số liệu tính toán cho thấy cứ 40 – 50 năm, tri thức của loài ngƣời đƣợc tăng lên gấp đôi và thời gian của một chu kỳ tăng gấp đôi có xu hƣớng ngắn lại. Vì vậy, việc thu thập, xử lý, khai thác và truyền tải thông tin của Trung tâm (bảo đảm đáp ứng đƣợc đầy đủ các loại hình tài liệu phục vụ cho học tập, nghiên cứu của ngƣời dùng tin trong trƣờng) có tác dụng thúc đẩy và nâng cao hiệu quả nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong trƣờng, đáp ứng đƣợc nguồn nhân lực chất lƣợng cao và nhân tài KHCN cho đất nƣớc trong giai đoạn công nghiệp hóa - hiện đại hóa. Hiện nay, Trung tâm đã phục vụ hơn 10.848 bản sách tiếng Việt, 28.876 bản sách ngoại văn, 998 bản luận văn, luận án và 166 tên tạp chí khác nhau cho bạn đọc Trung tâm, đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của sinh viên và giảng viên trong trƣờng. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 15
21. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG TỰ ĐỘNG HÓA HOẠT ĐỘNG TT – TV TẠI TRUNG TÂM TT – TV ĐẠI HỌC HÀ NỘI 2.1. Khái quát về tự động hoá hoạt động TT – TV 2.1.1. Khái niệm tự động hoá hoạt động TT – TV 2.1.1.1. Khái niệm tự động hoá. Có rất nhiều quan điểm khác nhau về TĐH: - Tự động hoá là một quá trình hết sức quan trọng đối với việc xây dựng, phát triển xã hội nói chung và thƣ viện nói riêng. Nghiên cứu TĐH là vấn đề cần thiết và cấp bách hiện nay. - Theo Đại từ điển tiếng Việt [1]: Tự động hoá là dùng máy móc tự động, rộng rãi trong hoạt động để làm nhiều chức năng điều khiển, kiểm tra trƣớc đây con ngƣời thực hiện. - Tự động hoá là việc sử dụng các hệ thống điều khiển máy móc và các quá trình nhằm thay thế cho hoạt động của con ngƣời. Nó là bƣớc tiếp sau của cơ khí hoá ( 2.1.1.2. Khái niệm tự động hoá hoạt động TT - TV. Hệ thống tự động hóa thƣ viện là một hệ thống máy tính đƣợc thiết kế để tự động hóa các công tác thƣ viện ( Theo từ điển Thƣ viện học và Thông tin học trực tuyến ( Tự động hóa thƣ viện là việc sử dụng các hệ thống máy tính đƣợc thiết kế và hoạt động nhằm thực hiện các công việc mà trƣớc đây đƣợc làm một cách thủ công trong các thƣ viện. [6,16]. Tự động hoá công tác Thông tin - Thƣ viện đƣợc định nghĩa đơn giản là việc ứng dụng công nghệ thông tin, truyền thông và trang thiết bị hiện đại nhằm Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 16
22. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh tăng cường chất lượng và hiệu quả hoạt động thông tin - thư viện. Trong đó ứng dụng công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng nhất trong sự thay đổi về chất và lƣợng của hoạt động thông tin - thƣ viện. [6,16]. Tự động hóa hoạt động TT – TV liên quan đến những yếu tố sau: - Công nghệ thông tin: phần mềm, phần cứng, hạ tầng mạng. - Viễn thông: hệ thống đƣờng truyền. - Trang thiết bị hiện đại: thiết bị số hoá dữ liệu, thiết bị lƣu trữ thông tin, kiểm soát tài liệu. [6,17]. Tự động hóa các hoạt động trong quá trình thu thập, xử lý, lƣu giữ, và cung cấp thông tin (dây chuyền thông tin tƣ liệu): với sự hỗ trợ tích cực của công nghệ thông tin và các phần mềm quản lý thƣ viện tích hợp. [6,6]. 2.1.2. Tiền đề tự động hoá trong hoạt động thông tin – thƣ viện 2.1.2.1. Công nghệ thông tin CNTT ra đời là chìa khóa để giải quyết bài toán về quản lý thông tin. Chính vì vậy chúng ta có thể thấy hoạt động TT – TV ứng dụng rất nhiều thành tựu CNTT. CNTT đóng vai trò là phƣơng tiện để thúc đẩy và thực hiện các nhu cầu tự động hoá trong thƣ viện. Ảnh hƣởng của CNTT đối với ngành TT – TV có thể thấy rõ ở những mặt sau: - Sự phát triển và khả năng cung cấp trực tiếp các nguồn tài nguyên điện tử (tài liệu điện tử). - Sự nổi lên của các hệ thống thông tin dựa trên mạng, cung cấp các tài liệu cấp 1 (toàn văn) hơn là cung cấp các chỉ dẫn: thƣ viện điện tử, thƣ viện số. - Xuất hiện kỹ thuật xử lý máy tính hoá (tự động hoá), nội dung thông tin dựa vào công cụ của tin học. Trong những năm gần đây, các nhà khoa học đã đƣa ra dự báo mƣời điểm sẽ làm thƣ viện thay đổi trong tƣơng lai: Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 17
23. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh 1. Giấy điện tử ( E-paper); 2. Xuất bản điện tử (E-publishing); 3. Hiệu sách điện tử (E-bookshop); 4. Thƣơng mại điện tử (E-Commerce); 5. Truyền hình kỹ thuật số (Digital television); 6. Đào tạo điện tử (E-learning); 7. Đại học điện tử (E-university); 8. Truyền thông (Mobile communication); 9. In ấn theo yêu cầu (Print on demand); 10. Chƣa biết đến (yếu tố tiềm năng). Có thể thấy rằng trong các yếu tố trên luôn có sự ảnh hƣởng trực tiếp của CNTT và chính các yếu tố này là nhân tố quan trọng để thay đổi các cơ quan TT – TV trên nhiều phƣơng diện: phƣơng pháp tổ chức, nguồn tài liệu, phƣơng thức phục vụ [6,18]. 2.1.2.2. Bùng nổ thông tin và nhu cầu chia sẻ thông tin Tri thức của con ngƣời luôn không ngừng đƣợc tạo ra, kéo theo đó là sự xuất hiện không ngừng của các loại xuất bản phầm (in ấn và điện tử). Theo Enghen "Khoa học luôn luôn phát triển tƣơng ứng với khối lƣợng tri thức mà nhân loại đã tích luỹ đƣợc từ các thế hệ trƣớc". Thực tế công tác xuất bản trên thế giới đã chứng minh quy luật này: vào năm 1750 toàn thế giới mới chỉ có 10 tên báo, tạp chí , nhƣng tới năm 1998 đã có tới gần 300.000 tên. Theo thống kê của Ulrich’s Periodicals Directory, một công cụ theo dõi tạp chí lớn nhất trên thế giới: Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 18
24. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh - Lần xuất bản thứ nhất vào năm 1932 ấn phẩm này thống kê đƣợc 6.000 tên tạp chí trên toàn thế giới. - Lần xuất bản thứ 20 vào năm 1981 thống kê đƣợc 96.000 tên tạp chí. - Lần xuất bản thứ 32 năm 1996 đã có tới 165.000 tên tạp chí đƣợc thống kê. Thông tin nhiều nhƣng giá thành không hề giảm, thậm chí còn rất đắt, theo thống kê trên tạp chí Library resource & technical services thì từ năm 1986 đến năm 1996 giá tạp chí tăng 154,8% (khoảng 16%/năm), riêng tạp chí hóa học và vật lý tăng 228% (khoảng 23%/năm). Nghiên cứu của Hiệp hội thƣ viện nghiên cứu Hoa Kỳ (bao gồm 121 thƣ viện khoa học lớn nhất Bắc Mỹ thì từ năm 1986 tới năm 1989 các thƣ viện đã phải chi một khoản kinh phí nhiều hơn 124% nhƣng lại mua đƣợc số lƣợng tạp chí ít hơn 7%. Chính điều này cũng bắt buộc các thƣ viện phải mở rộng “biên giới” với các thƣ viện khác ở trong và ngoài nƣớc, tìm kiếm sự hợp tác trong chia sẻ thông tin, tham gia các hiệp hội, tổ chức để có đƣợc các ƣu đãi về nguồn thông tin và giá cả. Để làm đƣợc điều này, các thƣ viện buộc phải áp dụng tự động hóa cũng nhƣ ứng dụng các thành quả của công nghệ thông tin. [6,19]. 2.1.2.3. Nhu cầu thông tin Nhu cầu thông tin ngày càng tăng, thay đổi cả về lƣợng và chất: - Thay đổi về lƣợng: Đòi hỏi nguồn thông tin nhiều, mang tính tổng hợp, đa diện (phản ánh nhiều khía cạnh về một vấn đề). - Thay đổi về chất: thông tin phải ở dạng có tính định hƣớng trong đánh giá, tổng kết, trả lời đƣợc phần lớn yêu cầu của ngƣời dùng tin khi tiếp cận đến thông tin - Thông tin ở đây dƣới dạng tri thức. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 19
25. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Tính kịp thời cũng là một yếu tố không thể không nhắc đến trong một xã hội điện toán ngày nay, thông tin phải đáp ứng từng giờ, từng phút, thậm chí là từng giây. Với ảnh hƣởng của Internet và mạng viễn thông, giới hạn về địa lý hầu nhƣ không còn nữa, điều này kéo theo đặc tính sử dụng thông tin của ngƣời dùng tin đó là sử dụng thông tin trực tuyến và nguồn tài nguyên điện tử. Những thay đổi này là thách thức rất lớn đối với ngành TT – TV, nếu không tăng cƣờng khả năng thu thập, xử lý, tổng hợp và đa dạng hoá hình thức phục vụ sẽ không đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin bên cạnh đó còn bị ngập chìm trong không gian thông tin rộng lớn. [6,21]. 2.1.2.4. Sự xuất hiện của các loại tài liệu điện tử Với ƣu thế dễ sử dụng, dễ dàng trao đổi và chia sẻ nguồn tin điện tử đang ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong vốn tài liệu của các thƣ viện. Sự phát triển của Internet (đặc biệt là băng thông) và các thiết bị lƣu trữ cũng đang góp phần thúc đẩy sự phát triển của nguồn tin điện tử. Theo thống kê sự phát triển của các tạp chí điện tử cho thấy sự phát triển rất nhanh của các tạp chí điện tử: - Năm 1991: có 110 tạp chí điện tử (TCĐT) - Năm 1994: 440 TCĐT - Năm 1995: 700 TCĐT - Năm 1997: 1.047 TCĐT - Năm 1998: khoảng 5.000 - Năm 2002: khoảng hơn 6.000 - Năm 2005: có thể tất cả tạp chí đều có ở dạng điện tử Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 20
26. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Báo cáo của OCLC vào tháng 3/2003: Năm 2002, 75% tên tạp chí đƣợc xử lý trong Science Citation Index (SCI) đã ở dạng trực tuyến (online). Trong 5 năm tới có thể tất cả các tạp chí khoa học sẽ đƣợc xuất bản ở dạng điện tử. Nhƣ vậy, vấn đề quản lý và truy cập nguồn tin điện tử đã trở thành một vấn đề cần đƣợc nghiên cứu cẩn thận. Các cơ quan TT – TV cần nắm đƣợc xu thế này để có những chiến lƣợc cụ thể thích ứng với sự thay đổi về hình thức lƣu trữ, cũng nhƣ phƣơng thức phục vụ loại hình nguồn tin này. [6,23]. 2.1.3. Xu hƣớng tự động hóa hoạt động thông tin – thƣ viện Xu hướng thống nhất và chuẩn hoá: các cơ quan trong một hệ thống luôn có nhu cầu thống nhất về mặt nghiệp vụ và nguồn dữ liệu nhƣ: sử dụng chung các khổ mẫu biên mục, quy tắc mô tả, bảng phân loại, đề mục chủ đề, chuẩn trao đổi dữ liệu, phƣơng thức trao đổi thông tin. Xu hướng trao đổi - chia sẻ thông tin: Xu hƣớng này bắt nguồn từ yêu cầu thông tin của ngƣời sử dụng mong muốn tiếp nhận đƣợc nguồn tin nhanh chóng và đầy đủ. Các cơ quan thông tin không thể có đầy đủ nguồn lực và tiềm lực thông tin để cung cấp cho ngƣời sử dụng. Cách duy nhất là hợp tác trao đổi chia sẻ thông tin giữa các cơ quan TT – TV. Xu hướng dữ liệu số: với sự phát triển của CNTT và thiết bị lƣu trữ, các tài liệu phi truyền thống: văn bản điện tử, âm thanh, hình ảnh, phim gọi chung là các tài liệu số đã và đang xuất hiện ngày càng nhiều và có ƣu thế vƣợt trội trong việc sử dụng. Tài liệu số là một phần quan trọng trong vốn tài liệu (nguồn lực thông tin) của một cơ quan thông tin – thƣ viện. Các nguồn tài liệu trong thƣ viện dần dần đƣợc lƣu trữ trên hệ thống máy chủ lƣu trữ, thay vì mở rộng kho tàng. Xu hướng dịch vụ trực tuyến: Sự phát triển của Internet đã xuất hiện các nhu cầu khai thác thƣ viện qua mạng. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 21
27. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Xu hướng lấy người đọc làm trung tâm: các cơ quan thông tin - thƣ viện chủ động marketing giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ thông tin của mình giúp cho ngƣời sử dụng hiểu rõ. Đồng thời xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin dựa trên nhu cầu và thói quen sử dụng của họ. Tích cực nghiên cứu và thiết kế các sản phẩm dịch vụ trực tuyến nhằm giúp ngƣời dùng tin có nhiều cơ hội để sử dụng nguồn thông tin có trong thƣ viện. Các xu hƣớng trên đang là yếu tố quan trọng ảnh hƣởng đến hoạt động của các cơ quan TT – TV, buộc các cơ quan TT – TV phải thay đổi và thích ứng với những xu thế phát triển chung không chỉ của ngành mà cả xã hội. [6,15]. 2.1.4. Mục tiêu Mỗi cơ quan TT – TV, trong vấn đề tự động hóa đều vạch ra cho mình những mục tiêu riêng. Mục tiêu tự động hóa trong hoạt động TT – TV cần phải hƣớng tới những vấn đề cơ bản sau: Thứ nhất, tăng cƣờng hiệu quả hoạt động của các cơ quan TT – TV: đáp ứng nhu cầu tin, hiệu quả trong công việc, rút ngắn “thời gian sách chết”, rút ngắn thời gian đáp ứng nhu cầu tin, nhanh chóng trong việc đặt mua, xử lý tài liệu đƣợc rút ngắn. Thứ hai, tiết kiệm thời gian, kinh phí: kho tàng lƣu trữ, bảo quản; xử lý tài liệu nhanh chóng, chính xác; giảm giá thành sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện. Thứ ba, giảm thiểu cƣờng độ lao động, tăng năng suất lao động: các công việc nặng nhọc, đơn điệu, lặp đi lặp lại sẽ đƣợc thay thế bằng máy móc. Các công việc mang tính tổng hợp và phân tích cũng đƣợc thực hiện qua máy tính và phần mềm. Thứ tư, cải thiện chất lƣợng các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện: Không chỉ dừng lại ở cung cấp thông tin ở dạng thƣ mục tiến tới cung cấp thông Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 22
28. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh tin ở dạng tri thức, tăng cƣờng các thông tin có chứa hàm lƣợng nội dung và định hƣớng cho ngƣời dùng. Thứ năm, chia sẻ nguồn lực thông tin: với việc tự động hoá, chuẩn hoá trong việc tổ chức và xây dựng dữ liệu sẽ giúp các cơ quan thông tin -thƣ viện có thể liên thông chia sẻ thông tin, đặc biệt là các nguồn thông tin số hoá có thể trao đổi trực tiếp trên mạng. Thứ sáu, kích thích nhu cầu thông tin: tự động hoá - hiện đại hoá thƣ viện sẽ tạo ra môi trƣờng hoạt động hiện đại, tăng cƣờng nguồn lực thông tin, tăng cƣờng khả năng tiếp cận đến các nguồn tin sẽ tạo đƣợc niềm tin của bạn đọc đến thƣ viện, thúc đẩy nhu cầu sử dụng và khai thác thông tin. 2.1.5. Nội dung của tự động hoá hoạt động TT – TV. Hoạt động TT – TV là một hoạt động có các công việc nghiệp vụ tỷ lệ đƣợc quy trình hoá khá cao. Hầu hết các khâu trong công việc đều đã đƣợc tự động hoá: - Tự động hoá dây truyền thông tin - tƣ liệu: bổ sung, biên mục, tổ chức kho, lƣu thông. - Sử dụng các thông tin dạng điện tử trong thƣ viện. - Truy cập đến các nguồn lực thông tin điện tử ngoài thƣ viện. - Tự động hoá các dịch vụ bạn đọc: phòng đọc máy tính, phòng đọc Multimedia, kho mở. - Báo cáo, thống kê liên quan đến hoạt động của một cơ quan TT – TV: nhu cầu đọc, tần suất phục vụ, kết quả làm việc của thủ thƣ, các tài liệu chết - Tự động hoá công tác hành chính, văn phòng. [6,25]. 2.1.6. Các nguyên tắc tự động hoá. Khi tiến hành TĐH, tin học hoá hoạt động của mình, các cơ quan TT – TV cần xác định một số nguyên tắc cơ bản sau: Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 23
29. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Thứ nhất: Xây dựng mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho quá trình tự động hoá, xây dựng các cơ chế đánh giá, kiểm tra các mục tiêu. Thứ hai: TĐH phải phù hợp với hiện trạng và năng lực hiện có: nhƣ cơ sở vật chất, vốn tài liệu, nguồn nhân lực và “văn hoá” sử dụng tài liệu của bạn đọc. Thứ ba: Cần xây dựng một bài toán tổng thể cho quá trình TĐH, tin học hóa. Để đảm bảo không bị chắp vá, các giai đoạn đầu tƣ ứng dụng phải có tính kế thừa. Thứ tư: Tính đồng bộ thể hiện trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và trang thiết bị; giữa phần cứng và phần mềm, giữa trang thiết bị và cơ sở dữ liệu; giữa trang thiết bị và con ngƣời; giữa phục vụ và an toàn thông tin; giữa các giai đoạn triển khai trong dự án. Thứ năm: Đảm bảo tính hiệu quả nhƣ: năng suất lao động tăng, giảm nhẹ cƣờng độ lao động của ngƣời cán bộ, tần suất phục vụ bạn đọc gia tăng, chất lƣợng dịch vụ đƣợc cải thiện. Thứ sáu: Đảm bảo khả năng liên thông trao đổi với các trung tâm TT – TV trong và ngoài nƣớc, đồng thời cũng là cổng kết nối đến ngƣời dùng tin đến với nguồn tin ngoài thƣ viện. [6,26]. 2.2. Mô hình tự động hoá hoạt động TT – TV tại Trung tâm. Công nghệ thông tin là tập hợp các phƣơng pháp khoa học, các phƣơng tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con ngƣời và xã hội. Hạ tầng công nghệ thông tin là một trong những yếu tố quan trọng để thực hiện ứng dụng TĐH vào hoạt động thông tin - thƣ viện. Trong khi hạ tầng cơ sở thông tin trong nƣớc đang hoàn thiện và từng bƣớc hiện đại hóa hệ thống máy tính, trang thiết bị hiện đại và hệ thống mạng phát triển mạnh mẽ ở các cơ quan thông tin - thƣ viện. Tại Trung tâm Thông tin - Thƣ Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 24
30. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh viện trƣờng Đại học Hà Nội trong suốt thời gian dài từ khi thành lập đến 1994 hạ tầng cơ sở thông tin hầu nhƣ không có gì. Đến 1994 đƣợc sự quan tâm của Ban lãnh đạo trƣờng, Trung tâm đã đƣợc trang bị cơ sở hạ tầng thông tin bắt đầu cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình. Đến năm 2000, Trung tâm bắt đầu ứng dụng phần mềm CDS/ISIS vào hoạt động xây dựng CSDL. Giai đoạn từ 2003 đến nay, Trung tâm đã đƣợc quan tâm của lãnh đạo nhà trƣờng đầu tƣ nâng cấp hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin, nhằm đáp ứng với giai đoạn hiện nay trong xu thế hội nhập và phát triển. Đó chính là những yêu cầu cấp thiết phải tiến hành tự động hóa tại Trung tâm TT – TV Đại học Hà Nội. 2.2.1. Nguồn nhân lực Kroupskaia đã từng nói: “Cán bộ là linh hồn thư viện” và Ths. Nguyễn Minh Hiệp cũng đã từng viết: “Công nghệ và các nguồn tin, bản thân chúng không thể tạo ra được hiệu quả của thư viện hiện đại” [3]. Trong quá trình ứng dụng TĐH hoạt động TT – TV, cán bộ thông tin - thƣ viện luôn đóng vai trò chủ đạo và quyết định, đƣợc thể hiện ở các thao tác quản lý, điều khiển. Quan trọng hơn, họ là ngƣời sử dụng và quản trị hệ thống hiện đại này. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng không thể thiếu của cán bộ thƣ viện, Trung tâm đã rất chú trọng đầu tƣ nguồn nhân lực. 2.2.1.1. Cán bộ quản lý Để hình thành một đội ngũ các nhà quản lý chuyên nghiệp cho Trung tâm cần có một số yêu cầu: có năng lực quản lý một thƣ viện điện tử, hiện đại, biết sử dụng thành thạo các công cụ công nghệ thông tin và công tác thƣ viện. Do đó, Trung tâm cần đào tạo kiến thức quản lý và điều hành một thƣ viện điện tử hiện đại cho cán bộ. Tổ chức hoạt động của một hệ thống thƣ viện trong một trƣờng đại học đa ngành trong thời kỳ tin học hoá, toàn cầu hoá và thông tin Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 25
31. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh tri thức. Công nghệ thông tin và các kỹ năng sử dụng các thiết bị kỹ thuật điện tử phục vụ công tác thông tin - thƣ viện. Trung tâm đã và đang tiến hành: + Tổ chức các khoá huấn luyện, đào tạo ngắn hạn và dài hạn do chuyên gia nƣớc ngoài đảm trách. + Tổ chức đoàn (các nhà quản lý thƣ viện và chuyên viên thƣ viện) đi nghiên cứu, học tập về mô hình thƣ viện hiện đại và hệ thống thƣ viện trung tâm của trƣờng đại học đa ngành, của các trƣờng đại học nƣớc ngoài. 2.2.1.2. Cán bộ nghiệp vụ Để nắm bắt đƣợc sự phát triển của hoạt động thông tin - thƣ viện dƣới tác động của CNTT. Nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ thƣ viện theo hƣớng hiện đại hoá, có kiến thức và khả năng sử dụng công cụ tin học cơ bản, có đủ trình độ ngoại ngữ đáp ứng yêu cầu của công tác thƣ viện, Trung tâm đã tiến hành chƣơng trình đào tạo: + Các kiến thức về nghiệp vụ thƣ viện nhƣ: xây dựng nguồn lực tài nguyên thông tin, xử lý và khai thác thông tin, phân tích hệ thống + Thực hành các ứng dụng CNTT vào công tác thƣ viện. Biện pháp thực hiện: + Thiết kế chƣơng trình, nội dung các khoá đào tạo và huấn luyện (phối hợp với các chuyên gia, các tổ chức trong và ngoài nƣớc). + Chuẩn bị cán bộ cho các khoá đào tạo, huấn luyện (tuyển chọn, chuẩn bị khả năng ngoại ngữ, tin học trƣớc khi tham gia các khoá đào tạo và huấn luyện nghiệp vụ thƣ viện). + Các nhóm đào tạo bao gồm: các giảng viên thuộc các lĩnh vực TT – TV, CNTT, xây dựng chƣơng trình, đề cƣơng, nội dung các môn học để tổ chức các khoá học cho các chuyên viên của Trung tâm. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 26
32. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh 2.2.1.3. Cán bộ quản trị mạng Trang bị những kiến thức và kỹ năng cần thiết để vận hành hệ thống thông tin một cách hiệu quả nhất: + Mạng máy tính và truyền thông dữ liệu (cập nhật lý thuyết và những chuẩn mới) + Kiến trúc chi tiết hệ thống thông tin ĐHHN. + Cài đặt và sử dụng các phần mềm quản trị mạng. + Vận hành và khắc phục sự cố. + Thay đổi và phát triển hệ thống. + Tham dự các khóa đào tạo cơ bản của các hãng cung cấp thiết bị. 2.2.2. Hạ tầng công nghệ thông tin tại Trung tâm 2.2.2.1. Hệ thống hạ tầng mạng và máy tính của Trung tâm Số máy tính toàn Trung tâm là 205 máy tính, bao gồm 05 máy chủ và 200 máy trạm (Phòng tập huấn gồm 80 máy, phòng tra cứu gồm 105 máy, 15 máy nghiệp vụ ở các phòng). + Hệ thống mạng cục bộ (LAN) trong cơ quan TT – TV đƣợc coi là huyết mạch sống. Mọi thông tin trao đổi đều đƣợc thực hiện trên hệ thống mạng này. Trung tâm với hệ thống máy tính hiện đại đã kết nối mạng LAN và mạng Internet, đƣợc lắp đặt tại tất cả các phòng của Trung tâm nhằm đảm bảo thông tin thông suốt trong nội bộ cũng nhƣ khả năng liên kết trao đổi với bên ngoài. Hệ thống mạng LAN tại Trung tâm bao gồm: - Thiết bị kết nối: HUB, Switch. - Dây mạng, card mạng. - Hệ thống máy tính. Hệ thống mạng trong Trung tâm đã đáp ứng các yêu cầu: Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 27
33. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh - Cung cấp đủ băng thông cho nhu cầu sử dụng hiện tại và tƣơng lai: Khi nhu cầu băng thông tăng lên, ví dụ khi có các ứng dụng Multimedia, thì hệ thống mạng có khả năng đáp ứng nhu cầu này. - Hệ thống mạng có thể triển khai mở rộng trong tƣơng lai: Thiết bị kết nối mạng cho phép mở rộng khi có nhu cầu. Khi có nhu cầu tăng số ngƣời sử dụng thì hệ thống mạng không phải thay đổi nhiều mà chỉ cần mở rộng thêm thiết bị kết nối. - Ðảm bảo dễ dàng trong tổ chức và quản lý: Đối với ngƣời quản trị, mạng cục bộ phải đảm bảo dễ tổ chức, vận hành cũng nhƣ thuận tiện trong công việc xác định lỗi và sửa chữa các lỗi. Ngoài ra, thuận tiện trong quản trị. Hệ thống cáp kết nối tuân theo chuẩn kết nối cáp có cấu trúc và đƣợc bảo vệ tránh các hỏng hóc gây ra do lực kéo, do tác động môi trƣờng hoặc do các tác động khác. Hình 3. Mô hình mạng LAN trong Trung tâm Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 28
34. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh + Hệ thống cáp mạng máy tính: Có 3 đƣờng truyền mạng máy tính: gồm 2 đƣờng truyền của VDC 2MB và 1 đƣờng cáp quang FPT băng thông 10 MB. + Hệ thống các thiết bị mạng switch và các thiết bị không dây. + Hệ thống máy chủ: gồm 5 máy: 1 máy chủ Web (Web Libol) chạy trên hệ điều hành Windows XP; 1 máy chủ chứa cơ sở dữ liệu (phần mềm Libol) chạy trên hệ điều hành Unixe; 2 máy chủ Proxy chia, quản lý và kết nối Internet ra ngoài của các máy trạm; 1 máy chủ chứa các cơ sở dữ liệu số hóa và kiêm quản lý hệ thống an ninh thƣ viện. Cụ thể: Máy chủ cơ sở dữ liệu thực hiện chức năng quản trị hệ thống dữ liệu thông tin thƣ viện, là nền tảng cơ sở của hệ thống mạng thƣ viện. Máy chủ đƣợc cài đặt hệ quản lý thƣ viện với đầy đủ các tác nghiệp của một hệ thống thông tin - thƣ viện điện tử hiện đại. Máy chủ cơ sở dữ liệu thực hiện những chức năng cơ bản sau: Chạy hệ quản trị cơ sở dữ liệu với các chức năng cơ bản của tác nghiệp cơ sở dữ liệu và hệ chƣơng trình ứng dụng cung cấp các ứng dụng phục vụ công tác tự động hoá tác nghiệp thƣ viện. Máy chủ dữ liệu số: Do hệ thống thông tin thƣ viện cần lƣu trữ rất nhiều dữ liệu, đặc biệt là trong trƣờng hợp sử dụng module dữ liệu số. Không chỉ lƣu giữ nội dung tóm tắt của các tài liệu và tƣ liệu mà còn lƣu trữ cả thông tin đầy đủ của bản thân tƣ liệu đó. Ngoài các dữ liệu dạng văn bản đƣợc số hoá còn có các file ảnh và dữ liệu audio/video đƣợc số hoá, do vậy lƣợng dữ liệu cần lƣu trữ sẽ rất lớn. Máy chủ dữ liệu số có chức năng: lƣu trữ dữ liệu số, cung cấp dịch vụ trao đổi dữ liệu số. + Hệ thống máy trạm: gồm 200 máy: 105 máy tính có cấu hình CPU 1.8 GHz, RAM 256 MB, HDD 40 GB, màn hình 15 inch; 95 máy tính còn lại có cấu Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 29
35. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh hình CPU 3.0 GHz, RAM 256 MB, HDD 40 GB, màn hình 17 inch, đều chạy trên hệ điều hành Windows XP. Cụ thể: Máy trạm nghiệp vụ: phục vụ công tác của các cán bộ thông tin - thƣ viện nhƣ nghiệp vụ bổ sung, biên mục cũng nhƣ biên tập thông tin. Máy trạm phòng tra cứu thông tin mạng: Sử dụng phục vụ bạn đọc khai thác thông tin trên mạng Internet. Máy trạm quản trị: phục vụ công tác quản trị mạng của cán bộ quản trị thông tin - thƣ viện. Máy trạm tra cứu: phục vụ công tác tra cứu cho bạn đọc hoặc cán bộ thông tin - thƣ viện tra cứu tài liệu thông qua hệ thống OPAC, dựa trên các tiêu chí khác nhau. 2.2.2.2. Phần mềm ứng dụng tại Trung tâm. * Phần mềm hệ thống: sử dụng phần mềm Libol 5.5 của công ty Tinh Vân, bao gồm 9 phân hệ: Phân hệ Bổ sung; Phân hệ Biên mục; Phân hệ Bạn đọc; Phân hệ Quản lý; Phân hệ Mƣợn liên thƣ viện; Phân hệ Ấn phẩm định kỳ; Phân hệ Lƣu thông; Phân hệ Tra cứu trực tuyến OPAC; Phân hệ Thông tin phát hành. Song tại Trung tâm mới ứng dụng 7 phân hệ: Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 30
36. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Hình 4. Giao diện chung của phần mềm Libol 5.5 tại Trung tâm. + Phân hệ Bổ sung: Phân hệ Bổ sung giúp cho Trung tâm có thể quản lý công tác bổ sung hiệu quả, có thể lập đơn đặt hàng, lên danh sách các ấn phẩm đặt mua (có trật tự ƣu tiên), lựa chọn nhà phát hành, các lần giao dịch, theo dõi thời gian giao hàng và lập thƣ khiếu nại nếu diễn ra trễ hoặc không đầy đủ. Đồng thời phân hệ cho phép quản lý bổ sung từ các nguồn khác nhƣ trao đổi tặng phẩm. Hiện nay, Trung tâm đã sử dụng một số chức năng của Phân hệ Bổ sung: - Biên mục sơ lƣợc các tài liệu mới nhập về từ nhiều nguồn khác nhau nhƣ: mua, trao đổi, tặng biếu Trƣớc đây khi chƣa áp dụng phần mềm Libol, thì việc viết nhãn gáy của tài liệu phải thực hiện một cách thủ công, nhƣng từ khi áp dụng phần mềm Libol thì phân hệ Bổ sung giúp Trung tâm in nhãn gáy của tài liệu sách một cách nhanh chóng và chính xác. Cán bộ thƣ viện chỉ cần nhập một số thông tin cần thiết cho Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 31
37. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh ấn phẩm, sau đó hệ thống sẽ cho phép in nhãn gáy. Bên cạnh đó, phân hệ Bổ sung còn cho phép tạo các khuôn dạng nhãn gáy tài liệu khác nhau tùy Trung tâm quy định. - Trung tâm còn áp dụng phân hệ Bổ sung vào việc tạo khuôn dạng đăng ký cá biệt. Đặc biệt còn cho phép Trung tâm in mã vạch cho từng chỉ số cá biệt theo lô, cho phép tự động hóa các quy tắc nghiệp vụ. Nhờ có mã vạch của ấn phẩm, Trung tâm quản lý tốt hơn và thuận tiện trong quá trình mƣợn, trả, lƣu trữ hay thống kê tài liệu. - Kiểm kê sách dễ dàng hơn so với các tính năng xác định ấn phẩm thất lạc hoặc ấn phẩm xếp nhầm vị trí, cũng nhƣ ghi lại số lƣợng và tên ấn phẩm bị mất, thanh lý, hủy. Đồng thời bổ sung thêm mã xếp giá các tài liệu đƣợc đƣa vào kho. - Ngoài ra, Trung tâm còn sử dụng chức năng thống kê và chức năng đơn đặt bổ sung tài liệu thông qua mạng của phân hệ Bổ sung. Tuy nhiên, hiện nay Trung tâm mới chỉ sử dụng chức năng đơn đặt bổ sung tài liệu qua mạng vào việc in đơn đặt, nhƣng vẫn chƣa làm rộng rãi. Mã vạch (Barcode): là sự thể hiện thông tin trong các dạng nhìn thấy trên các bề mặt mà máy móc có thể đọc đƣợc. Thiết bị cho mã vạch: Để hệ thống mã vạch hoạt động đƣợc cần có các thiết bị sau hỗ trợ: Máy quét (đọc) mã vạch; Máy in mã vạch ; Máy tính và phần mềm xử lý dữ liệu. + Phân hệ Biên mục: Sử dụng bản từ khóa của Thƣ viện Quốc gia, định chủ đề Subject Heading. Xử lý (Biên mục) TĐH phần mềm Libol bao gồm cả sách, báo tạp chí, bài trích điện tử theo chuẩn DDC, AACR2, khổ mẫu MARC21 để phù hợp với phần mềm Libol. Hiện nay tại Trung tâm đã ứng dụng hầu hết các tính năng của phân hệ Biên mục, có biên mục gốc và biên mục sao chép: Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 32
38. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh - Biên mục gốc. Đối với Trung tâm biên mục gốc (nhập mới) tiến hành chủ yếu đối với các tài liệu tiếng Việt, ngôn ngữ tƣợng hình (tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc ), ngoài ra còn một số tài liệu ngôn ngữ khác không tìm thấy trong phần mềm Libol và trên mạng. Biên mục gốc đối với các tài liệu thì đòi hỏi cán bộ của Trung tâm cần phải có trình độ nghiệp vụ vững vàng, có trình độ ngoại ngữ tốt. - Biên mục sao chép. Biên mục sao chép thực chất là hình thức biên mục dựa trên việc khai thác kết quả biên mục của các trung tâm thông tin – thƣ viện khác thông qua hệ thống mạng máy tính hoặc thông qua các vật mang tin khác trên đĩa từ, đĩa CD. Sau đó, bổ sung thêm các yếu tố đặc thù của Trung tâm mình vào để tạo nên một biểu ghi mới. Biên mục sao chép tại Trung tâm đƣợc tiến hành đối với tất cả các tài liệu tiếng nƣớc ngoài, đặc biệt là tiếng Anh để đảm bảo biểu ghi chính xác. Trung tâm đã thực hiện tìm kiếm, download, sao chép dữ liệu thông tin thông qua cổng Z39.50, tìm kiếm theo chỉ số ISBN, tác giả, nhan đề tài liệu, từ khóa, tìm trực tiếp tại CSDL trong phần mềm Libol hoặc tiến hành tìm kiếm trên các trang Web của các thƣ viện lớn trên thế giới nhƣ: Thƣ viện Quốc hội Mỹ, Thƣ viện Úc, Thƣ viện Quốc gia Hàn Quốc + Phân hệ Tra cứu trực tuyến OPAC: OPAC là cổng kết nối ngƣời dùng tin với cơ sở dữ liệu của trung tâm TT – TV. Cung cấp khả năng tìm kiếm các biểu thức tìm tin từ đơn giản đến phức tạp cả về các thông tin mô tả lẫn thông tin toàn văn. Khả năng khai thác thông tin bằng công cụ tìm kiếm theo khái niệm của OPAC tạo ra một cuộc cách mạng trong tìm kiếm thông tin. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 33
39. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Tính năng tìm kiếm mạnh và đa dạng: ngƣời dùng có thể tra cứu bất cứ dạng ấn phẩm nào bằng cách đặt ra điều kiện tìm kiếm trên những mẫu đƣợc dựng sẵn hoặc tự chọn với các toán tử logic kết hợp các điều kiện tìm kiếm đó. Tính năng hỗ trợ đa ngữ theo bảng mã và phông chữ Unicode và các kí tự đại diện nhóm: Bạn đọc tra cứu và nhận kết quả hiển thị theo các ngôn ngữ khác nhau. Bạn đọc có thể tra cứu và nhận kết quả hiển thị theo một trong số hơn 100 bảng chữ cái của các ngôn ngữ khác nhau theo chuẩn Unicode, nhƣng với tiếng Việt ngoài bảng mã Unicode, bạn có thể lựa chọn phông TCVN 5712, VNI cho giao diện. Một số dịch vụ tiêu biểu đƣợc cung cấp trên OPAC: Mục lục tra cứu tìm tin trực tuyến; lƣu thông trực tuyến; dịch vụ thông tin trực tuyến; dịch vụ liên thƣ viện; khai thác dữ liệu số trực tuyến, tra cứu liên thƣ viện qua giao thức Z39.50 tại nhiều máy chủ Z39.50 cùng một lúc + Phân hệ Quản lý: Chức năng: - Tạo và cập nhật, quản lý dữ liệu về ngƣời đọc. - Thực hiện kiểm tra việc cho mƣợn và trả sách (check in/check out). - Gia hạn mƣợn tài liệu. - Biết đƣợc tình trạng của mỗi tài liệu trong mọi thời điểm (trong thời gian thực). - Cho ra báo cáo thống kê tình hình đọc của ngƣời đọc. - Cho ra báo cáo thống kê tần suất sử dụng tài liệu. - Tự động in các thông báo đòi sách mƣợn quá hạn, tính tiền phạt giữ sách quá hạn. - Hỗ trợ quản lý việc cho mƣợn giữa các thƣ viện. - Hỗ trợ nhận dạng mã vạch (barcode). - Hệ thống tự kiểm tra (kết hợp hệ thống security và barcode). Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 34
40. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Dữ liệu vào (input) - Thông tin về độc giả: họ tên,số thẻ, địa chỉ,điện thoại, nơi công tác, trình độ văn hoá, ngành nghề đào tạo, - Thông tin về tài liệu mƣợn/trả. - Thời gian mƣợn/trả. Dữ liệu ra (ouput) - Thông tin về tình trạng của một tài liệu trong kho. - Quyết định cho mƣợn hay không cho mƣợn, thời gian có thể mƣợn đƣợc. - Thƣ đòi sách quá hạn. - Thông báo xử lý phạt giữ sách quá hạn. - Thống kê thành phần bạn đọc. - Thống kê tình hình sử dụng kho sách. Cấu trúc các file của module quản lý bạn đọc File thƣ mục File độc giả File index theo tên độc giả File index theo tác giả File index theo tên sách File index theo số thẻ đọc + Phân hệ Lƣu thông (Phục vụ bạn đọc): Với việc áp dụng phần mềm Libol 5.5 trong quá trình lƣu thông Trung tâm hoàn toàn tiến hành tự động hoá: với hình thức phòng đọc mở, bạn đọc chỉ cần xuất trình thẻ cho cán bộ thƣ viện và trực tiếp vào tra cứu tài liệu trên hệ thống máy tính hoặc trực tiếp lấy tài liệu từ trên giá phù hợp với mình mà không cần phải thông qua bất kỳ một hình thức nào khác (mƣợn sách qua phiếu mƣợn). Lƣu thông mƣợn/trả tài liệu: toàn bộ thông tin về mƣợn/trả của bạn đọc đƣợc định danh thông qua mã vạch, kết hợp với phần mềm quản lý thƣ viện, cán Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 35
41. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh bộ thƣ viện không phải làm thủ công ghi lại thông tin mƣợn của bạn đọc, toàn bộ thao tác ghi nhận mƣợn/ trả, nhận dạng đối tƣợng đều đƣợc máy tính xử lý thông qua nhận dạng mã số mã vạch của bạn đọc. Điều này đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin của bạn đọc, không gây khó khăn cho cán bộ trong quá trình phục vụ. Toàn bộ phòng đọc đƣợc kiểm soát bằng hệ thống camera, mã vạch và cổng từ. + Phân hệ Ấn phẩm định kỳ: Phân hệ Ấn phẩm định kỳ đƣợc tách khỏi để phục vụ cho nghiệp vụ quản lý các ấn phẩm lặp lại mang nhiều đặc thù riêng với các mức định kỳ xê dịch từ nhật báo hàng ngày đến các ấn phẩm ra hàng năm nhƣ niên giám Biên mục tổng thể hay hay biên mục từng số chi tiết theo số giúp việc khai thác và tra cứu thông tin có liên quan đến ấn phẩm này đƣợc tiến hành tới từng số, tránh đƣợc biên mục lặp lại. Nội dung của một số (danh mục các bài trích, có thể đính kèm theo toàn văn bằng cách quét và nhận dạng) có thể đƣợc đƣa vào CSDL. Phân hệ này có chức năng: Theo dõi bổ sung; Đóng tập và xếp giá; Quản lý bổ sung. + Phân hệ Bạn đọc: Phân hệ Bạn đọc là công cụ giúp Trung tâm quản lý cộng đồng bạn đọc và tiến hành các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến bạn đọc nhƣ: Cấp thẻ, gia hạn, cắt hiệu lực thẻ. Các ứng dụng Phân hệ Bạn đọc tại Trung tâm: - Quản lý hồ sơ bạn đọc: Các thông tin về bạn đọc nhƣ: ảnh, ngày sinh, trình độ học vấn, địa chỉ liên lạc, tên khóa, tên khoa, tên trƣờng (với bạn đọc là học sinh, sinh viên) cũng nhƣ các thông tin về thẻ nhƣ: số thẻ, loại thẻ, ngày cấp, ngày hết hạn đƣợc cập Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 36
42. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh nhật vào CSDL để phục vụ cho việc tra cứu, thống kê cũng nhƣ in thẻ của Trung tâm. - Khả năng xử lý lô: Với các nghiệp vụ nhƣ gia hạn thẻ, rút hạn thẻ, xóa thẻ rất thuận tiện cho Trung tâm. Bởi Trung tâm thƣờng xuyên cấp thẻ theo đợt với số lƣợng lớn và hạn sử dụng giống nhau (nếu cùng khóa học). Do vậy, khi gia hạn thẻ sẽ rất nhanh bởi khả năng xử lý lô của Phân hệ Bạn đọc. - Phân loại bạn đọc theo nhóm: Tính năng này giúp cho Trung tâm quy định chính sách cụ thể với từng nhóm nhƣ: danh sách những loại ấn phẩm đƣợc mƣợn, hạn định thời gian cho mƣợn ấn phẩm về nhà (7 ngày), mƣợn đọc tại chỗ, số lần gia hạn (1lần), tiền phạt trong trƣờng hợp trả sách chậm thời hạn (1.000 VND/1 ngày), quyền đặt chỗ - Thống kê theo nhiều tiêu chí: Hiện nay, Trung tâm tiến hành các thống kê khác nhau liên quan đến cộng đồng bạn đọc nhƣ: vẽ đồ thị phân loại bạn đọc theo nhóm tuổi, niên khóa, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn thẻ, theo nhóm bạn đọc để từ đó dễ dàng trong việc quản lý bạn đọc. * Phần mềm thư viện điện tử: + Số hóa với Greenstone: Greenstone là một bộ phần mềm hỗ trợ việc xây dựng và phân phối các bộ sƣu tập Thƣ viện số để cung cấp một phƣơng thức mới trong việc tổ chức và xuất bản thông tin trên Internet hoặc trên CD-ROM. + Xây dựng bộ sƣu tập: phần mềm Greenstone sẽ chứa đƣợc nhiều bộ sƣu tập, đƣợc sắp xếp riêng lẻ thông qua sự giống nhau nổi bật, đƣợc duy trì dễ dàng. Ngoài ra, bộ tài liệu còn có thể đƣợc bổ sung và tự động tái tạo lại. Trong hầu hết các bộ tài liệu, các dữ liệu mô tả nhƣ tác giả, tiêu đề, ngày tháng, từ khoá, v.v đều đi kèm với từng tài liệu. Dữ liệu này đƣợc gọi là dữ liệu khóa (metadata). Nhiều bộ sƣu tập chứa cả chỉ mục nội dung của một số loại dữ liệu khoá. Ví dụ, Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 37
43. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh một số bộ sƣu tập, ngƣời dùng có thể tìm kiếm dựa trên chỉ mục về tên tài liệu ( + Biên mục theo Dublin Core, từ khóa, chủ đề. Dublin Core: Khổ mẫu tiêu chuẩn siêu dữ liệu Dublin core là một tập hợp các yếu tố đơn giản, nhƣng hữu hiệu trong việc mô tả một loạt nguồn tin trên mạng. Dublin core gồm 15 yếu tố mà ngữ nghĩa đƣợc xác lập của nhiều chuyên gia. Các yếu tố mô tả trong Dublin core đều không bắt buộc và có thể lặp, ngoài ra còn có một số lƣợng hạn chế các từ hạn định và định ngữ có thể sử dụng để tiếp tục chỉnh sửa ý nghĩa của các yếu tố. Các yếu tố mô tả Dublin Core: 15 yếu tố: - Yếu tố 1: Tiêu đề (Title). - Yếu tố 2: Ngƣời tạo lập (Creator). - Yếu tố 3: Chủ đề (Subject). - Yếu tố 4: Mô tả (Description). - Yếu tố 5: Nhà xuất bản (Publisher). - Yếu tố 6: Ngƣời đóng góp (Contributer). - Yếu tố 7: Thời gian (Date). - Yếu tố 8: Loại dữ liệu (Type). - Yếu tố 9: Khổ mẫu (Format). - Yếu tố 10: Định danh (Indentifier). - Yếu tô 11: Nguồn tài nguyên (Source). - Yếu tố 12: Ngôn ngữ (Language). - Yếu tố 13: Quan hệ (Relation). - Yếu tố 14: Phạm vi (mức độ bao phủ - Coverage). - Yếu tố 15: Bản quyền (Rights). Đặc điểm Dublin Core: - Tạo lập và duy trì biểu ghi một cách dễ dàng. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 38
44. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh - Ngữ nghĩa dễ hiểu. - Phạm vi sử dụng quốc tế rộng lớn với các phiên bản đa ngôn ngữ. - Khả năng mở rộng các yếu tố thuận tiện. - Tra cứu Online. 2.2.2.3. Các trang thiết bị hỗ trợ  Hệ thống kiểm soát: + Camera quan sát: Hệ thống camera quan sát đƣợc dùng hỗ trợ cho hệ thống thiết bị từ, sóng radio để quản lý nguồn tin trong thƣ viện, đặc biệt là với hệ thống kho mở. Các Camera đƣợc đặt tại các kho mở và đƣợc tập trung quản lý tại bàn quản lý. Các hình ảnh thu đƣợc từ hệ thống camera đƣợc truyền về điểm giám sát và đƣợc thiết bị ghi trên các thiết bị chuyên dụng nhằm mục đích an ninh. Hệ thống camera quan sát đƣợc sử dụng để hỗ trợ cho việc giám sát vì mục đích an ninh, hoạt động của các cơ quan và mục đích sử dụng khác Các thiết bị cấu thành hệ thống bao gồm thiết bị ngoại vi (Camera, chân để quay quét, vỏ bảo vệ ngoài trời, giá đỡ ) hệ thống truyền dữ liệu, hình ảnh (cáp đồng trục, cáp quang, ), hệ thống xử lý tín hiệu (thiết bị phân kênh nhiều đƣờng, thiết bị chuyển mạch ma trận - VCM, ), hệ thống ghi hình (thiết bị ghi dùng kỹ thuật tƣơng tự - Time lapse recorder, đa kênh - multi channel recorder, ) Hệ thống thu lại nhờ camera rồi đƣợc gửi đến hệ thống xử lý tín hiệu thông qua hệ thống truyền hình ảnh. Tại đây, tín hiệu hình ảnh, dữ liệu đƣợc xử lý nhờ các thiết bị nhƣ VCM, bộ phân kênh và đƣợc quan sát thông qua các monitor. Việc lƣu trữ hình ảnh ra băng VHS hoặc ổ cứng máy tính HÐ đƣợc thực hiện thông qua các thiết bị ghi hình dùng kỹ thuật tƣơng tự hoặc kỹ thuật số. + Thanh từ: Trung tâm đã thực hiện việc dán thanh từ vào mỗi tài liệu để dễ dàng trong việc quản lý tài liệu khi cho bạn đọc mƣợn/trả tài liệu. Vì khi ngƣời sử dụng mƣợn tài liệu cán bộ thƣ viện phải khử từ tài liệu mới đƣợc đem ra khỏi Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 39
45. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh thƣ viện, khi bạn đọc trả tài liệu cán bộ thƣ viện phải nạp từ cho tài liệu để biết tài liệu đang có trong thƣ viện và bạn đọc khác có thể mƣợn đƣợc. Hình 5. Chỉ từ và thao tác dán chỉ từ cho sách. Việc ứng dụng thanh từ đối với tài liệu đã làm cho Trung tâm dễ dàng trong việc quản lý tài liệu, không bị mất cắp tài liệu và mất dữ liệu. Sử dụng phần mềm Libol 5.5 đã đem lại hiệu quả cao cho công tác thông tin – thƣ viện nói chung và Trung tâm nói riêng. Đây là cách quản lý, phục vụ bạn đọc đơn giản, nhanh chóng không tốn thời gian và không bị thất thoát nguồn tin. Thiết bị khử từ/nhiễm từ ( gồm 2 máy): Dùng để khử từ khi độc giả đã đăng ký mƣợn, sau đó độc giả có thể mang sách ra ngoài; Nhiễm từ để tạo lại hệ thống từ khi sách đƣợc mang trả lại Trung tâm. Thiết bị này làm nhiệm vụ khử từ và tái nhiễm từ cho sách/ CD có dán tattle-tape strip, đƣợc trang bị tại quầy của cán bộ Trung tâm. Khi độc giả đăng ký mƣợn sách với cán bộ, cán bộ sẽ đƣa sách qua thiết bị này để khử từ rồi đƣa cho độc giả. Ngƣợc lại, khi độc giả đem trả sách, cán bộ đƣa sách qua thiết bị này để tái nhiễm từ rồi đƣa vào nơi lƣu trữ, đảm bảo sách không thể bị đem ra ngoài mà không bị cổng từ phát hiện. Thiết bị này có đèn để báo hiệu quá trình khử/ tái nhiễm từ đã hoàn thành. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 40
46. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Thiết bị nhiễm từ cho băng: Thiết bị này làm nhiệm vụ nhiễm từ cho các thiết bị từ nhƣ băng audio/video, cassette có dán tattle-tape strip tại quầy cán bộ Trung tâm. Hình 6. Máy nạp và khử từ Thiết bị khử từ cho băng: Thiết bị này làm nhiệm vụ khử từ cho các băng audio/video cassette có dán tattle-tape strip tại quầy cán bộ Trung tâm. + Cổng từ, gồm 1 cái: Ðảm bảo an toàn cho hệ thống tài liệu là vấn đề quan trọng đối với các kho mở. Hiện nay, một trong những nhiệm vụ của Trung tâm là bảo vệ nguồn tài liệu bằng các thiết bị cổng từ, nhƣng an toàn tuyệt đối với các tài liệu lƣu trữ dƣới dạng từ chẳng hạn nhƣ băng cassette, băng video, đĩa mềm máy tính , đƣợc sử dụng nhiều nhất là cho các tài liệu dạng giấy. Thiết bị đƣợc lắp đặt tại cửa ra/vào của các lƣu thông, kho tài liệu nhằm kiểm soát tài liệu, không cho mang tài liệu ra ngoài thƣ viện khi chƣa đăng ký mƣợn. Hình 7. Một số loại cổng từ Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 41
47. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Hệ thống bảo vệ cổng từ có các đặc điểm quan trọng nhƣ sau: - Bảo vệ tuyệt đối an toàn cho tất cả các tài liệu Thƣ viện đã đƣợc dán băng tattle-tape (thẻ từ) - Phát ra các tín hiệu cảnh báo cả âm thanh và hình ảnh cho phép nhận biết chính xác độc giả nào đã mang qua tài liệu chƣa đƣợc đăng ký mƣợn. - Có bộ đếm tự động ghi nhận và hiển thị lƣu lƣợng ngƣời vào/ ra Thƣ viện. - Cho phép lựa chọn dạng âm thanh cảnh báo. - Có thể kết hợp với hệ thống Video bảo vệ đem lại sự bảo vệ suốt ngày đêm. - Tuân theo các chuẩn UL của Mỹ, CUL của Canada và CE của châu Âu.  Thiết bị phục vụ công nghệ mã vạch: + Máy đọc mã vạch kết nối trực tiếp máy tính: Máy quét mã vạch: Sử dụng trong công tác lƣu thông và quản lý tài liệu tại các phòng chức năng: Quét thẻ bạn đọc; Quét tài liệu; Kiểm kê tự động: gồm có 5 máy. Hình 8. Máy đọc mã vạch. + Máy gom dữ liệu di động: sử dụng trong công tác kiểm kê tài liệu trong kho. Kiểm kê tự động: Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 42
48. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Hình 9. Máy gom dữ liệu di động. + Máy in mã vạch: Sử dụng in mã vạch trên các vật liệu nhƣ giấy, nhựa dán cho tài liệu trong thƣ viện. Hình 10. Máy in mã vạch.  Hệ thống trang thiết bị kỹ thuật khác: + Máy In: bao gồm 6 máy in: 1 máy in laser khổ A3 có chức năng in trực tiếp qua mạng; 2 máy in laser khổ A4 có chức năng in trực tiếp qua mạng; 1 máy in màu khổ A3; 1 máy in thẻ; 1 máy in mã vạch. + Đầu Video, đầu đĩa VCD, DVD: có 4 đầu ghi DVD kỹ thuật số, 2 đầu video thƣờng, 2 máy photocopy tốc độ cao. + Đài nghe băng: có 30 đài nghe cassette, 1 máy sao băng ra 3 băng, 1 máy sao 1 đĩa ra 3 đĩa. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 43
49. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh + Thiết bị quét ảnh – Scanner: Hình 11. Máy scaner. Thiết bị đƣợc sử dụng để chuyển dữ liệu ảnh dạng văn bản hay dạng đồ hoạ vào trong cơ sở dữ liệu số. Trung tâm hiện có 1 máy scanner mới đƣợc đƣa vào sử dụng, đang bắt đầu scan tài liệu trong Trung tâm, bƣớc đầu đã scan đƣợc một số lƣợng luận văn, luận án của Trung tâm. + Ngoài ra, còn có 2 máy hút bụi, 2 tivi 21 inch, 16 cụm máy điều hòa trung tâm. 2.2.3. Nguồn thông tin đƣợc tự động hoá hoạt động TT – TV tại Trung tâm. 2.2.3.1. Nguồn tin truyền thống Hiện nay, Trung tâm TT – TV Đại học Hà Nội đang từng bƣớc TĐH hoạt động TT – TV. Vì thế, tài liệu truyền thống vẫn đang là nguồn thông tin chủ yếu của Trung tâm. Hàng năm, Trung tâm tiến hành bổ sung thêm tài liệu từ nhiều nguồn nhƣ mua, biếu tặng, trao đổi Cụ thể, tài liệu truyền thống hiện có tại Trung tâm: * Sách: Tổng số: 19.374 tên tài liệu, 29.946 số bản tài liệu Trong đó: - Sách tiếng Việt: Tổng số: 6.318 tên tài liệu; 10.848 số bản tài liệu. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 44
50. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh - Sách ngoại văn: Tổng số: 21.589 tên tài liệu; 28.876 số bản tài liệu. * Luận án, luận văn: Tổng số: 486 tên luận văn, luận án; 998 số bản. * Báo, tạp chí: Tổng số: 166 tên tạp chí khác nhau; 33.321 tổng số Số; 50.576 tổng số bản. 2.2.3.2. Nguồn tin điện tử Bên cạnh nguồn tin truyền thống đƣợc kế thừa, Trung tâm cũng đang dần xây dựng nguồn thông tin điện tử. Cụ thể ở đây là các CSDL, đây là phần thiết yếu để tiến hành TĐH hoạt động TT – TV. Đối với hệ thống thƣ viện hiện đại thì các CSDL đóng vai trò tối quan trọng, CSDL không chỉ là bảng chỉ mục mà còn chứa đựng nội dung thông tin, là tiềm lực của một Trung tâm TT – TV. Trong Trung tâm có hệ thống các CSDL sau: CSDL thƣ mục; CSDL dữ kiện; CSDL số, toàn văn; dữ liệu trên Internet; các CSDL trên CD-ROM. Tuy nhiên cần phải có những cách thức, chiến lƣợc cụ thể để xây dựng nguồn CSDL này, tránh tình trạng xây dựng một cách vô tổ chức, không những không tận dựng đƣợc nguồn dữ liệu mà lại tạo ra một “ổ rác” trong kho bảo quản. Trung tâm đã xây dựng một hệ thống CSDL bao gồm hơn 27.344 biểu ghi đƣợc biên mục chi tiết và hơn 1.000 biểu ghi CSDL tra cứu; phấn đấu đạt 90.000 biểu ghi chất lƣợng cao vào năm 2010. Cụ thể các CSDL của Trung tâm : - CSDL sách, bao gồm: các biểu ghi về các tài liệu dạng sách, có hơn 21.324 biểu ghi. Đây là CSDL lớn nhất của Trung tâm. - CSDL báo, tạp chí: gồm gần 1.359 biểu ghi về các loại báo, tạp chí đƣợc lƣu giữ tại Trung tâm. - CSDL các loại băng từ, đĩa CD – ROM: gồm 525 biểu ghi. - CSDL luận văn, luận án: gồm 486 biểu ghi về các tài liệu luận văn, luận án đƣợc bảo vệ tại trƣờng, đƣợc lƣu giữ tại Trung tâm. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 45
51. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh - CSDL bài trích điện tử: gần 5.902 biểu ghi về các tài liệu là bài trích điện tử. - Cơ sở dữ liệu trực tuyến: + ProQuest Central ( là CSDL toàn văn tổng hợp lớn nhất hiện nay. Trung tâm đã mua CSDL này vào tháng 04 năm 2009 của tập đoàn Igroup của Châu Á – Thái Bình Dƣơng hiện đang đặt trụ sở tại Thái Lan. ProQuest Central có hơn 11.250 tạp chí (8.400 tạp chí toàn văn), 479 báo toàn văn và tài liệu không phải là xuất bản phẩm định kỳ: Báo cáo của OxResearch và EIU về 252 quốc gia và khu vực, hơn 600 nguồn học liệu tham khảo (Brookings Papers, OEF, Career Guides, Occupational Outlook Handbook), gần 30.000 luận văn toàn văn, hơn 44.000 Hồ sơ doanh nghiệp (Hoover’s), hơn 3.000 Báo cáo công nghiệp (Snapshots). Chủ đề chính trong ProQuest Central: 160 chuyên ngành, lĩnh vực khác nhau. CSDL chuyên ngành trong ProQuest Central: * Kinh doanh (Business): có CSDL ABI/INFORM complete (bao gồm Accouting & Tax, Banking Information Source, Asian Business & Reference). Hơn 4.000 xuất bản phẩm có tính học thuật về kinh doanh thƣơng mại, với 2.950 tài liệu dạng toàn văn. Các tài liệu hầu hết đƣợc đánh chỉ mục để tăng tính chính xác khi tra cứu. * Y dƣợc (Health): Gồm ProQuest Health & Medical Complete, Nursing & Allied Health Source, Psychology Journals CSDL về y dƣợc có gần 1.400 tài liệu nghiên cứu bệnh lý lâm sàng và sức khỏe cộng đồng, với hơn 1.100 tạp chí toàn văn. Chuyên ngành này bao trùm các chủ đề về điều trị và chăm sóc sức khỏe: y học, miễn dịch học, dƣợc lý, điều dƣỡng, vệ sinh, phẫu thuật * Khoa học công nghệ (Technology): Gồm các CSDL phổ biến nhƣ: ProQuest Computing, Career & Technology, ProQuest Military, Science Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 46
52. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Journals CSDL về khoa học công nghệ có hơn 1.000 nguồn học liệu toàn văn có phạm vi kiến thức rộng trong lĩnh vực công nghệ, đặc biệt về khía cạnh thƣơng mại. * Tài liệu tham khảo chung (General Reference): Gồm các CSDL nổi tiếng: Research Library, Education Journals, CJPI, Canadian Business & Current Affairs với hơn 3.000 tạp chí toàn văn hiển thị dạng file PDF. ProQuest Central tại Trung tâm TT – TV ĐHHN có đƣờng link URL: 2.3. Nhận xét quá trình ứng dụng TĐH hoạt động TT – TV tại Trung tâm TT – TV ĐHHN. 2.3.1. Những thuận lợi. + Gần 50 năm hình thành và phát triển, hiện nay Trung tâm đã xây dựng đƣợc một hệ thống tự động hoá với chất lƣợng cao và không ngừng đẩy mạnh tạo khả năng phát triển lớn mạnh của Trung tâm, góp phần xây dựng Thƣ viện điện tử. Đó cũng là nhờ sự quan tâm chỉ đạo sâu sát của các cấp lãnh đạo nhà trƣờng cũng nhƣ lãnh đạo Trung tâm đối với hoạt động TT – TV nói chung và hoạt động TĐH nói riêng, sự đầu tƣ kinh phí cho cơ sở vật chất và tạo điều kiện cho các cán bộ thƣ viện thƣờng xuyên trau dồi học hỏi thực tế trong và ngoài nƣớc. + Việc ứng dụng TĐH vào hoạt động TT – TV của Trung tâm đã mang lại những kết quả khả quan, giảm bớt đƣợc công sức lao động của cán bộ thông tin - thƣ viện và từng bƣớc đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin tốt hơn. Trung tâm đầu tƣ xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin hiện đại, hình thành hệ thống mạng cục bộ (LAN), kết nối mạng Internet với các đƣờng truyền dữ liệu lớn. Trung tâm đã đƣợc trang bị máy tính với số lƣợng khá lớn, hệ thống máy chủ, máy trạm, trang thiết bị tin học phụ trợ, thiết bị ngoại vi đầy đủ nhƣ: máy in, máy quét, máy Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 47
53. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh photocopy Đây là nền tảng bƣớc đầu cho quá trình tự động hóa, hiện đại hóa tiến tới xây dựng Thƣ viện điện tử của Trung tâm. + Một thuận lợi nữa là thông qua dự án giáo dục đại học, Trung tâm đã đƣợc trang bị phần mềm tích hợp quản trị thƣ viện Libol 5.5, là điều kiện xây dựng CSDL, quản lý tài liệu, phục vụ bạn đọc, thống kê tài liệu Phần mềm đi vào hoạt động ổn định và mang lại nhiều tiện ích cho Trung tâm trong quá trình hoạt động. + Trung tâm có một đội ngũ cán bộ trẻ, nhiệt tình, đƣợc đào tạo bài bản, việc nắm bắt công nghệ mới một cách nhanh chóng, có khả năng ngoại ngữ, tin học. Chính điều này đã tạo ra một lợi thế rất lớn trong công tác tự động hoá của Trung tâm. + Ngoài ra, Trung tâm còn nhận đƣợc sự quan tâm giúp đỡ quý báu của các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nƣớc về kinh phí, trang thiết bị, vốn tài liệu Cán bộ của Trung tâm đƣợc tạo điều kiện đi tham quan học tập và trao đổi chuyên môn nghiệp vụ tại các thƣ viện khác. + Trung tâm có quan hệ hợp tác chặt chẽ với các thƣ viện trong nƣớc và quốc tế: Thƣ viện Quốc gia Việt Nam, Thƣ viện ADS (Australia Development Scholarship pre – Departure Project) của Úc, Thƣ viện Goeth của Đức và các trung tâm ngoại ngữ. Đặc biệt là Trung tâm có quan hệ hợp tác với các Đại sứ quán ở Việt Nam trong hợp tác về đào tạo ngoại ngữ nhƣ: Đại sứ quán Úc, Đại sứ quán Anh, Đại sứ quán Mỹ Trung tâm nhận đƣợc rất nhiều sự giúp đỡ về vốn tài liệu, trao đổi kinh nghiệm, chia sẻ nguồn tin góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm. Từ khi ứng dụng TĐH vào hoạt động thông tin – thƣ viện đã làm thay đổi mọi hoạt động của Trung tâm, tạo điều kiện thuận lợi cho Trung tâm ngày càng phát triển và công tác phục vụ bạn đọc ngày càng tăng lên rõ rệt, giúp cho bạn Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 48
54. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh đọc thỏa mãn nhu cầu về thông tin của mình. Đồng thời giúp cho nhà trƣờng nâng cao chất lƣợng đào tạo và nghiên cứu khoa học. 2.3.2. Những khó khăn. Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi trong quá trình ứng dụng TĐH Trung tâm còn gặp một số khó khăn: + Đây là một mô hình tƣơng đối mới với ngƣời dùng tin sử dụng thƣ viện, do trong quá trình đƣa vào sử dụng việc đào tạo bạn đọc còn chƣa thống nhất, còn bỡ ngỡ. Bởi vậy, việc tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn, hƣớng dẫn ngƣời sử dụng phải có hệ thống và đảm bảo chất lƣợng. + Hệ thống CSDL còn chƣa hoàn chỉnh, do đó trong quá trình sử dụng còn nhiều sự cố. + Trung tâm đã đƣợc nâng cấp, hiện đại hóa trang thiết bị, cơ sở hạ tầng thông tin song hệ thống trang thiết bị còn chƣa hoàn chỉnh, các hệ thống phòng ban còn quá nhỏ so với quy mô phát triển của Trung tâm TT – TV trƣờng ĐHHN – cơ sở đào tạo, nghiên cứu và bồi dƣỡng ngoại ngữ lớn của Việt Nam. Phòng đọc quá ít và diện tích hẹp, bàn ghế ít chƣa đáp ứng đủ nhu cầu bạn đọc, đặc biệt vào mùa thi. + Việc ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thƣ viện Libol 5.5 có 9 phân hệ, nhƣng hiện tại Trung tâm mới chỉ ứng dụng 7 phân hệ. Còn 2 phân hệ mà Trung tâm chƣa ứng dụng là: Phân hệ thông tin phát hành và phân hệ mƣợn liên thƣ viện. Đây là 2 phân hệ rất quan trọng trong hệ thống 9 phân hệ của phần mềm Libol 5.5, đặc biệt là chức năng của phân hệ Mƣợn liên thƣ viện sẽ tin học hóa quá trình lƣu thông ấn phẩm giữa thƣ viện và bạn đọc, cũng nhƣ kết nối các trung tâm thông tin – thƣ viện lại với nhau để chia sẻ nguồn lực thông tin. + Nguồn kinh phí cho Trung tâm phục vụ triển khai các công việc chuyên môn, bổ sung tài liệu chuyên ngành, mua sắm trang thiết bị còn hạn hẹp. Mặc dù Trung tâm đã đƣa ra chính sách bổ sung hợp lý, nhƣng bên cạnh đó vẫn có Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 49
55. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh những hạn chế cần khắc phục nhƣ: bổ sung nguồn tin chƣa sát với chƣơng trình đào tạo, chƣa cập nhật, số lƣợng quá ít, số lƣợng chƣa cân bằng giữa các ngôn ngữ Các điều kiện về hạ tầng cơ sở thông tin nhƣ: hệ thống máy tính và mạng, việc sử dụng phần mềm thƣ viện điện tử đòi hỏi tính liên thông trong môi trƣờng mạng rất cao, hệ thống máy móc phải tƣơng đối hiện đại và đồng bộ. Vì vậy, để đảm bảo chất lƣợng các mặt của Trung tâm đòi hỏi cần có sự đầu tƣ kinh phí từ phía lãnh đạo nhà trƣờng. + Trung tâm có đội ngũ cán bộ trẻ, nhiệt tình, năng động có trình độ nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ tốt, đây là lực lƣợng nòng cốt để đƣa ứng dụng TĐH vào hoạt đông của Trung tâm nhƣ đã nói ở trên, nhƣng bên cạnh đó vấn đề đặt ra là đội ngũ trẻ nên còn thiếu kinh nghiệm trong quá trình xây dựng thƣ viện hiện đại – Thƣ viện điện tử. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 50
56. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỰ ĐỘNG HÓA HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƢ VIỆN TẠI TRUNG TÂM TT – TV ĐHHN. 3.1. Hoàn thiện hạ tầng cơ sở thông tin. Hiện nay, cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trung tâm tƣơng đối đồng bộ và hiện đại. Song Trung tâm cần tăng cƣờng hơn nữa cơ sở vật chất, cần có sự đầu tƣ kinh phí bảo trì hạ tầng cơ sở thông tin đáp ứng nhu cầu đa dạng của ngƣời dùng tin. Mở rộng các điểm truy cập và truy cập thông tin theo dạng số hóa, liên kết mạng trong và ngoài nƣớc. Tích hợp hạ tầng cơ sở thông tin khoa học công nghệ theo hƣớng hội tụ các công nghệ hiện đại. Tiến tới tin học hóa và tự động hóa các quá trình hoạt động thông tin – thƣ viện theo hƣớng số hóa. Trung tâm nên trang bị thêm máy tính, nâng cấp cấu hình máy tính, mở rộng giải thông đƣờng truyền, tăng cƣờng tốc độ đƣờng truyền để khắc phục hiện tƣợng nghẽn mạng. Chú trọng công tác quản trị mạng và xây dựng mạng, tiến tới nối mạng WAN (Wide Area network - mạng diện rộng khu vực) để khai thác nguồn lực thông tin tại các cơ quan thông tin thƣ viện khác. Ngoài ra, Trung tâm cần trang bị máy in đặt tại phòng máy tính, máy photocopy đặt tại các tầng để phục vụ tốt hơn cho bạn đọc. Bên cạnh đó, phát triển trang web của Trung tâm, cập nhật tin tức hơn nữa làm cổng giao tiếp giữa ngƣời sử dụng với đơn vị. Với diện tích phòng đọc chật hẹp hiện nay, Trung tâm cần đề xuất với Ban lãnh đạo nhà trƣờng có biện pháp khắc phục, mở rộng thêm diện tích các phòng. 3.2. Tiếp tục nghiên cứu, khai thác, sử dụng hiệu quả hệ thống phần mềm quản trị Libol. Với tất cả những tiện ích mà phần mềm Libol 5.5 mang lại, đã tạo nên một động lực thúc đẩy rất lớn cho công tác nghiệp vụ thƣ viện của Trung tâm TT – Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 51
57. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh TV Đại học Hà Nội phát triển, có khả năng đáp ứng tốt những yêu cầu trong hoạt động của Trung tâm, nhƣng vẫn có một số điểm còn hạn chế cần khắc phục. Cần phải tiếp tục nghiên cứu, sử dụng hiệu quả hệ thống phần mềm Libol một cách đầy đủ. Đây chính là một yêu cầu cũng nhƣ là nhiệm vụ đặt ra cho Trung tâm TT – TV Đại học Hà Nội nhằm làm chủ công nghệ đƣợc chuyển giao. Nắm vững công nghệ thì mới mong có những bƣớc vận hành và sáng tạo đem lại hiệu quả cho hoạt động thƣ viện một cách tối đa. Trung tâm nên sử dụng hai phân hệ đã mua mà chƣa sử dụng, đó là: phân hệ Thông tin phát hành và phân hệ Mƣợn liên thƣ viện (ILL) để phát huy hết chức năng của phần mềm Libol 5.5. Đặc biệt là đối với phân hệ Mƣợn liên thƣ viện, nếu sử dụng chức năng của phân hệ này giúp Trung tâm trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan thông tin – thƣ viện khác. Bởi hiện nay, các loại hình ấn phẩm gia tăng rất nhanh, bên cạnh đó giá cả của các loại tài liệu cũng tăng lên không ngừng. Do vậy, một cơ quan thông tin – thƣ viện mua toàn bộ các loại tài liệu thì sẽ rất khó khăn về mặt tài chính. Trung tâm cần có kế hoạch liên thông với các cơ quan thông tin – thƣ viện khác để bổ sung và chia sẻ thông tin một cách có hiệu quả, tiết kiệm về tài chính. Đồng thời, Trung tâm phối hợp chặt chẽ với Công ty công nghệ tin học Tinh Vân để hoàn thiện, nâng cấp phần mềm Libol vào hoạt động. Hiện nay phần mềm quản trị thƣ viện Libol đã ra mắt phiên bản 6.0, phiên bản này có thêm nhiều ƣu điểm so với phiên bản 5.5 mà hiện tại Trung tâm đang dùng. Trong tƣơng lai, Trung tâm nên nâng cấp lên phiên bản Libol 6.0 để có thể tận dụng đƣợc những tiện ích mới này, đẩy nhanh quá trình tin học hóa thƣ viện. 3.3. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin – thƣ viện. Việc ứng dụng TĐH vào hoạt động thông tin – thƣ viện của Trung tâm trong giai đoạn hiện nay, đòi hỏi ngƣời cán bộ thƣ viện cần đƣợc cập nhật, phát triển và hoàn thiện những năng lực nhƣ: Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 52
58. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh + Có kiến thức về tin học nâng cao. + Có khả năng sử dụng thành thạo máy tính để khai thác thông tin, đánh giá các trang thiết bị và phần mềm. Xây dựng bảo trì, quản lý và khai thác các nguồn thông tin điện tử. + Xây dựng, sử dụng và kiểm tra việc áp dụng các tiêu chuẩn mô tả thƣ mục, format, sử dụng các mục lục TĐH, cung cấp tài liệu điện tử qua mạng lƣới thông tin, phổ biến kiến thức, kỹ năng cho đồng nghiệp và ngƣời dùng tin về những vấn đề tin học hóa. Liên đoàn thông tin tƣ liệu quốc tế đã đƣa ra yêu cầu đối với cán bộ thông tin thƣ viện: “ họ phải là những ngƣời có bốn phẩm chất cơ bản, đó là chuyên môn hóa, đa năng, dễ thích nghi và nhiệt tình với công việc. Đồng thời phải có kiến thức và kỹ năng về một số kỹ thuật và công nghệ nhƣ: kỹ thuật quản lý (marketing, quản lý ); kỹ thuật truyền thông ( giao tiếp với ngƣời dùng tin, truyền thông với các hệ thống thông tin xuất bản ); công nghệ thông tin (CSDL, CD –ROM, đa phƣơng tiện )” Đào tạo bồi dƣỡng và nâng cao trình độ của cán bộ thông tin – thƣ viện có vị trí quan trọng trong việc ứng dụng tự động hóa vào hoạt động thông tin – thƣ viện, xây dựng một Thƣ viện điện tử. Để có đƣợc hiệu quả khi TĐH hoạt động thông tin – thƣ viện của Trung tâm cần có một đội ngũ cán bộ sử dụng thành thạo các công nghệ tiên tiến. Bởi vậy, Trung tâm cần coi trọng công tác đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ thông tin thƣ viện cả về trình độ tin học cũng nhƣ nâng cao trình độ nghiệp vụ thông tin - thƣ viện và nên đi trƣớc một bƣớc so với việc trang bị máy móc và phần mềm. Trung tâm cần tuyển thêm một số cán bộ trẻ có đủ năng lực để bổ sung cho các khâu nhƣ: Xây dựng CSDL, quản lý và bảo trì nguồn tin điện tử. Đối với cán bộ quản lý: Nâng cao năng lực điều hành thƣ viện hiện đại, nắm đƣợc khả năng ứng dụng TĐH trong hoạt động thông tin thƣ viện trong thời Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 53
59. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh kỳ CNTT hiện nay, tầm bao quát hoạch định chiến lƣợc và xu hƣớng phát triển trong tƣơng lai. Đối với cán bộ thông tin thư viện: Nắm vững CNTT và viễn thông trong hoạt động thông tin thƣ viện, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ theo hƣớng TĐH và hiện đại hóa. Sử dụng thành thạo các phần mềm chuyên dụng phục vụ chuyên môn nghiệp vụ. Nâng cao trình độ ngoại ngữ để thu thập, xử lý, phân tích và tổng hợp thông tin theo hƣớng số hóa. 3.4. Xây dựng và phát triển nguồn thông tin điện tử. Trung tâm cần quan tâm về xây dựng nguồn tin điện tử, bao gồm những tài liệu và nguồn tin đƣợc số hóa và đƣợc lƣu trữ trên các thiết bị nhớ từ tính, hoặc truyền trong các mạng máy tính. Đó là các dạng điện tử của sách, báo, tạp chí đƣợc xử lý bằng kỹ thuật điện tử, đƣa lên trang Web trên mạng nhằm cung cấp thông tin cho mọi đối tƣợng ngƣời dùng tin nhƣ: Bách khoa toàn thƣ, sổ tay tra cứu điện tử, CSDL toàn văn CD-ROM là một thiết bị lƣu trữ thông tin dƣới dạng số và đƣợc sử dụng để lƣu trữ các dữ liệu dƣới nhiều dạng nhƣ: Văn bản, âm thanh, đồ họa, tranh ảnh, hình ảnh động. Công tác khai thác CSDL trên CD-ROM cung cấp cho ngƣời dùng tin tất cả các thế mạnh của công cụ tìm tin, phần mềm dễ cài đặt và tiện sử dụng. Vì thế, Trung tâm nên bổ sung CD-ROM để lƣu trữ nguồn thông tin của Trung tâm. Kết nối với nguồn tin trên mạng Internet để khai thác xây dựng nguồn tin điện tử, giúp ngƣời dùng tin khai thác đƣợc nhiều thông tin bổ ích cho việc học tập, nghiên cứu và nâng cao trình độ. Điện tử hóa các nguồn thông tin dƣới nhiều hình thức khác nhau: CSDL đƣợc lƣu trữ trên các bộ nhớ máy tính, trên mạng và có thể khai thác theo chế độ trực tuyến. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 54
60. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh 3.5. Đào tạo đội ngũ ngƣời dùng tin. Ứng dụng tự động hóa hoạt động thông tin thƣ viện đã ảnh hƣởng rõ rệt đối với ngƣời dùng tin, có những tác động tích cực trong việc phục vụ nhu cầu thông tin, giúp cho ngƣời dùng tin tìm kiếm thông tin phù hợp yêu cầu. Nhƣng đồng thời cũng gây cho bạn đọc những khó khăn: đòi hỏi ngƣời dùng tin phải có thói quen, kỹ năng sử dụng tốt phƣơng tiện kỹ thuật, các hình thức thông tin mới, các CSDL để có thể trực tiếp khai thác thông tin. Vì vậy, cùng với việc nâng cao trình độ cán bộ thông tin thƣ viện, đào tạo ngƣời dùng tin là vấn đề cần thiết. Trung tâm cần tập huấn một cách có hệ thống bạn đọc sử dụng thƣ viện một cách thống nhất và đảm bảo chất lƣợng với mô hình tự động hóa hoạt động TT – TV của Trung tâm. Cụ thể, Trung tâm nên trang bị kiến thức khai thác tìm tin hiện đại thông qua hệ thống máy tính cho cán bộ và sinh viên của trƣờng, nhằm giúp họ thấy đƣợc những ƣu điểm của công cụ tra cứu điện tử và dễ dàng sử dụng các công cụ tra cứu và tài liệu điện tử góp phần nâng cao hiệu quả của công tác phục vụ. Đồng thời nâng cao tính chủ động, sáng tạo trong học tập, nghiên cứu, biến quá trình đào tạo thành quá trình tự đào tạo của cán bộ và sinh viên. Tiến tới họ có kiến thức, kỹ năng trong việc xác định, tìm kiếm, lựa chọn và đánh giá những sản phẩm và dịch vụ thông tin trong và ngoài Trung tâm. Ngoài ra,Trung tâm nên tổ chức các buổi tuyên truyền, giới thiệu sách, triển lãm sách, tổ chức phục vụ sách theo chuyên đề, tƣ vấn cho bạn đọc trong quá trình mƣợn trả tài liệu. Tổ chức hội nghị, hội thảo bạn đọc để thăm dò nắm bắt nhu cầu tin của ngƣời dùng để từ đó có cách thức phục vụ cho phù hợp. 3.6. Hoàn thiện công tác tổ chức. Trung tâm cần bố trí hợp lý, thích hợp nhƣ: Xây dựng hệ thống phòng ban, quy định nhiệm vụ, chức năng, bố trí cán bộ đúng khả năng chuyên môn, mua sắm trang thiết bị phù hợp và kinh tế ; Nghiên cứu nhu cầu tin và phục vụ đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin, lập kế hoạch, đào tạo cán bộ và hƣớng dẫn Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 55
61. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh nghiệp vụ Tổ chức công tác kỹ thuật, nghiệp vụ và công tác hành chính quản trị. Tiến tới tổ chức lao động khoa học trong hoạt động thông tin – thƣ viện, phân công lao động hợp lý, định mức lao động, công tác hành chính quản trị nhằm phát huy năng lực của cán bộ trong các khâu công tác, giúp họ hứng thú với công việc đƣợc giao, nâng cao năng suất lao động. 3.7. Mở rộng quan hệ hợp tác trong và ngoài nƣớc. Hiện nay, sự gia tăng của nhiều loại hình tài liệu gồm tài liệu in ấn và tài liệu điện tử , giá cả của các tài liệu này không ngừng gia tăng. Một cơ quan TT – TV với nguồn ngân sách hạn chế khó có thể bổ sung tất cả loại hình tài liệu có trên thị trƣờng. Vì thế, xu hƣớng của các cơ quan thông tin thƣ viện là mở rộng quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nƣớc trong xu thế hội nhập và phát triển nhằm khắc phục khó khăn về kinh phí. Các biện pháp để tiến hành quan hệ hợp tác phối hợp, chia sẻ nguồn tin: - Xây dựng văn bản quy định về quyền và nghĩa vụ của các đơn vị thành viên khi tiến hành phối hợp, chia sẻ nguồn tin. - Tăng cƣờng việc nối mạng thông tin giữa các đơn vị thành viên để mở ra khả năng khai thác nguồn lực thông tin từ xa, phục vụ nhu cầu của ngƣời dùng tin. - Thực hiện dịch vụ cung cấp tài liệu gốc bằng cách sao chụp tài liệu thông qua sự phối hợp giữa nơi có nhu cầu và nơi có tài liệu. - Nâng cao năng lực tổ chức và xử lý các nguồn thông tin cho các CSDL thông tin thƣ mục. Thống nhất dữ liệu theo khổ mẫu chung nhằm tạo thuận lợi cho việc trao đổi, chia sẻ nguồn tin. Trung tâm cần mở rộng các quan hệ với các thƣ viện trƣờng đại học trong và ngoài nƣớc, trao đổi và học tập kinh nghiệm trong quá trình ứng dụng TĐH hoạt động thông tin – thƣ viện. Với thế mạnh của Trung tâm hiện nay, mở rộng quan hệ hợp tác với các cơ quan tổ chức, các thƣ viện khác để chia sẻ nguồn thông tin. Sử dụng chức năng mƣợn liên thƣ viện thông qua phần mềm thƣ viện Libol để tiện ích quá trình trao đổi nguồn lực thông tin với nhau. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 56
62. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh KẾT LUẬN Tiếp cận với công nghệ thông tin hiện đại là xu thế toàn cầu trong mọi hoạt động của xã hội, trong đó thông tin thƣ viện cũng là một ngành theo xu thế đó. Trung tâm TT – TV Đại học Hà Nội đang nỗ lực hết mình cho phù hợp với xu thế của thời đại. Trải qua gần 50 năm hoạt động, Trung tâm đã trở thành địa chỉ quen thuộc của biết bao thế hệ thầy trò nhà trƣờng và trở thành giảng đƣờng thứ hai của sinh viên trong quá trình học tập, nghiên cứu tại trƣờng. Qua quá trình nghiên cứu và khảo sát, có thể thấy hoạt động tự động hoá tại Trung tâm TT - TV Đại học Hà Nội đƣợc tiến hành tƣơng đối đồng bộ, là một mô hình thực hiện việc TĐH khá đầy đủ về mặt nội dung TĐH với cả hai thành phần tin học và cơ học. Hoạt động TĐH này đã góp phần làm chuyển biến mạnh mẽ về mặt số lƣợng và chất lƣợng đào tạo, nghiên cứu khoa học, quản lý giáo dục của trƣờng Đại học Hà Nội, đặc biệt là việc nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ quản lý, giảng dạy cũng nhƣ tăng cƣờng sử dụng hiệu quả các nguồn lực thông tin. Với sự nỗ lực của cán bộ Trung tâm và sự quan tâm của lãnh đạo nhà trƣờng, Trung tâm đã và đang tiếp tục đẩy mạnh công tác ứng dụng tự động hóa hoạt động TT – TV, phát huy các thế mạnh và khắc phục các mặt tồn tại để phát triển Trung tâm thành một Thƣ viện điện tử trong hệ thống Thƣ viện Việt Nam. Đây là một hƣớng đi đúng đắn và có tính quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của Trung tâm trong việc phục vụ sự nghiệp giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trƣờng Đại học Hà Nội trong thời kỳ đổi mới hiện nay, thúc đẩy sự nghiệp thƣ viện nói riêng và đất nƣớc nói chung trong quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nƣớc. Trên cơ sở thực tế tìm hiểu việc triển khai quá trình tự động hoá tại Trung tâm TT – TV Đại học Hà Nội, tác giả mong muốn bài nghiên cứu của mình có Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 57
63. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh thể đƣa ra một cái nhìn khách quan về hoạt động tự động hóa, đƣa ra các kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của Trung tâm TT - TV Đại học Hà Nội. Thông qua đó chỉ ra những khó khăn gặp phải, những kinh nghiệm trong quá trình triển khai tự động hóa để các thƣ viện khác tham khảo và là bài học quản lý và xây dựng hệ thống thƣ viện tự động hóa tại trung tâm của mình. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 58
64. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Đại từ điển tiếng Việt (2000), Hà Nội. 2. Vũ Cao Đàm (2000), Phương pháp nghiên cứu khoa học, Nxb. Khoa học kỹ thuật, Hà Nội. 3. Nguyễn Minh Hiệp, Xây dựng thư viện theo hướng hiện đại, ĐH KHTN Tp. Hồ Chí Minh, Tp. Hồ Chí Minh. 4. Trần Thị Bích Hồng, Cao Minh Kiểm (2004), Tra cứu thông tin trong hoạt động thư viện thông tin, Đại học văn hóa, Hà Nội. 5. Nguyễn Hữu Hùng (2006), Thông tin từ lý luận đến thực tiễn, Văn hoá Thông tin, Hà Nội. 6. Đỗ Văn Hùng (2006), Tập bài giảng tự động hoá công tác Thông tin – thư viện, Khoa TT – TV, Đại học KHXH&NV, Hà Nội. 7. Cao Minh Kiểm (2000), “Thƣ viện số - định nghĩa và vấn đề”, Tạp chí thông tin – tư liệu, 3, tr.5-11. 8. Võ Công Nam (2005), “Một góc nhìn khác về con đƣờng hiện đại hóa Thƣ viện trong điều kiện Việt Nam”, Tạp chí thông tin – tư liệu, 1, tr.16-19. 9. Đoàn Phan Tân (2001), Thông tin học, Đại học QGHN, Hà Nội. 10. Đoàn Phan Tân (2001), Tin học trong hoạt động Thông tin – Thư viện, Đại học QGHN, Hà Nội. 11. Phạm Văn Thiết (2002), "Một vài nhận xét về chất lƣợng đào tạo chuyên ngành TT – TV", Kỷ yếu Hội thảo khoa học ngành TT – TV, ĐHQG Hà Nội, Hà Nội. 12. Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hóa thông tin, Hà Nội. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 59
65. Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh 13. Greenstone: 14. ProQuest Central: 15. Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội: 17. Từ điển Thƣ viện học và Thông tin học trực tuyến: 18. Từ điển Winkipedia: Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 60